सही वर्तनी पत्र नमूना। नमूना व्यापार पत्र लेखन
एक सेवा पत्र एक दस्तावेज है जो व्यावसायिक संचार का एक अभिन्न अंग है। सबसे अधिक बार, यह डाक सेवा द्वारा प्रेषित होता है और सूचनाओं के आदान-प्रदान के एक विशेष तरीके के रूप में कार्य करता है।
मूल अवधारणा
विभिन्न आर्थिक या उत्पादन मुद्दों को हल करने के लिए व्यावसायिक पत्राचार की आवश्यकता होती है। इसकी मदद से, उद्यम और संगठन बाहरी वातावरण के साथ संवाद करते हैं: भागीदार, ग्राहक या सरकारी एजेंसियां। आमतौर पर इसके लिए एक सेवा पत्र का उपयोग किया जाता है।
इस प्रकार एक लिखित दस्तावेज़ को सामान्य रूप से कहा जाता है, जो हो सकता है:
- पहले प्राप्त संदेशों या पूछताछ का जवाब देकर;
- साथ में अन्य दस्तावेजों या सामग्रियों के साथ पतेदार को भेजा गया कागज;
- एक पहल पत्र, उस स्थिति में जब संचार का दूसरा तरीका असंभव है।
सूचीबद्ध विकल्पों में से प्रत्येक की अपनी विशेषताएं हैं। फिर भी, सामान्य नियम हैं जिनके अनुसार कोई भी सेवा पत्र आमतौर पर तैयार किया जाता है। यह समझ में आता है, क्योंकि यह व्यापार पत्राचार के साथ है, उदाहरण के लिए, अधिकांश लेनदेन का निष्कर्ष सबसे अधिक बार शुरू होता है। एक उचित रूप से निष्पादित दस्तावेज़ संभावित भावी भागीदार के अभिभाषक पर एक अनुकूल प्रभाव पैदा कर सकता है।
व्यावसायिक पत्रों के प्रकार
सेवा पत्र में निहित जानकारी के आधार पर, यह हो सकता है:
- साथ में। मामले में जब इसमें एक संदेश होता है कि इसके लिए अनुप्रयोगों का एक पैकेज है।
- दावा। यानी यह किसी विशेष स्थिति (दावा) पर असंतोष व्यक्त करता है।
- शिक्षाप्रद। पाठ में कुछ निर्देश दिए गए हैं।
- वारंटी। प्रेषक दस्तावेज़ में निर्धारित दायित्वों के भविष्य में पूर्ति की पुष्टि करता है।
- सूचनात्मक। पत्र में ऐसी जानकारी होती है जो प्राप्तकर्ता को रूचि दे सकती है।
- विज्ञापन। सहयोग को आकर्षित करने के लिए जानकारी प्रदान की गई है।
- अधिसूचना पत्र द्वारा। सार्वजनिक कार्यक्रमों के संचालन के बारे में जानकारी।
- पुष्टिकरण पत्र। कुछ दस्तावेज या सामग्री प्राप्त करना।
- अनुरोध पत्र द्वारा। पाठ में अभिभाषक को कार्रवाई के लिए प्रेरित करने की अपील है।
- पत्र-संदेश द्वारा। इसमें प्रेषक पक्षों को पारस्परिक हित की विशिष्ट जानकारी प्रदान करता है।
इन दस्तावेजों का उद्देश्य संगठनों या इसकी संरचनात्मक इकाइयों के बीच संबंध बनाए रखना है।
दावा पत्र तैयार करना
सहयोग के मामलों में, कभी-कभी ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जब एक पक्ष, किसी न किसी कारण से, अपने दायित्वों को पूरा नहीं करता है। इस मामले में, भागीदार पहले अपने प्रतिपक्ष को एक पत्र भेजता है। इसमें, वह, एक नियम के रूप में, अपने कानूनी अधिकारों के उल्लंघन को खत्म करने के लिए अपने प्रस्तावों को निर्धारित करता है। यह एक सेवा पत्र है। ऐसे दस्तावेज़ का एक नमूना मनमाने ढंग से संकलित किया जा सकता है। इस मामले में, निम्नलिखित बिंदुओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए:
- साझेदारी पर ध्यान देने के साथ औपचारिक और व्यावसायिक होना चाहिए।
- दावे का सार बहुत स्पष्ट रूप से व्यक्त किया जाना चाहिए।
- सूचना की प्रस्तुति के दौरान, आपको विशिष्ट तथ्यों के साथ दृढ़तापूर्वक कार्य करने की आवश्यकता होती है।
दावा पत्र में शामिल होना चाहिए:
- प्रेषक का विवरण (नाम, वापसी का पता और संचार के लिए टेलीफोन नंबर);
- प्राप्तकर्ता के बारे में पूरी जानकारी;
- उन परिस्थितियों का विवरण जिनमें संघर्ष की स्थिति उत्पन्न हुई;
- कानूनी मानदंडों के संदर्भ में, उनके हिस्से के लिए, प्रतिपक्ष द्वारा उल्लंघन किया गया था;
- उनके कार्यान्वयन के समय के संकेत के साथ उल्लंघन को खत्म करने के लिए विशिष्ट आवश्यकताएं;
- यदि विरोधी पक्ष उनके कार्यान्वयन से बचता है तो परिणाम हो सकते हैं।
सेवा पत्र कैसे तैयार किया जाता है, इस पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। टेम्प्लेट को डिज़ाइन किया जाना चाहिए ताकि घुसपैठिए इसे खतरे के रूप में न देखें। यह याद रखना चाहिए कि यह सिर्फ एक कानूनी अनुस्मारक है।
पंजीकरण नियम
सेवा पत्रों के डिजाइन पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। सच है, कानून इसके लिए किसी सख्त नियम और कानून का प्रावधान नहीं करता है।
इसके बावजूद, ऐसे दस्तावेजों को तैयार करते समय, निम्नलिखित अनिवार्य बिंदुओं को ध्यान में रखना आवश्यक है:
1. कोई भी सेवा पत्र लेटरहेड पर होना चाहिए। यह लिपिक विशेषज्ञों द्वारा अग्रिम रूप से विकसित किया गया है और उद्यम के प्रमुख के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया है।
2. दस्तावेज़ में कुछ विवरण होने चाहिए:
2.1. प्राप्तकर्ता और प्रेषक के बारे में जानकारी।
2.2. इस पत्र का आउटगोइंग नंबर और तारीख। यह पंजीकरण के लिए आवश्यक है।
2.4. शीर्षक।
2.5. किसी भी आवेदन की उपलब्धता के बारे में जानकारी, उनके नाम और संख्या का संकेत।
2.6. इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी (स्थिति और पूरा नाम)।
3. पत्र में केवल एक प्रश्न पर विचार किया जाना चाहिए। कई विषयों की उपस्थिति से कलाकार को चुनना मुश्किल हो जाएगा।
4. सूचना को यथासंभव संक्षिप्त लेकिन स्पष्ट रूप से प्रस्तुत किया जाना चाहिए। यह वांछनीय है कि पाठ दो पृष्ठों से अधिक नहीं होना चाहिए।
5. प्राप्तकर्ता के विवरण को सही ढंग से इंगित करें। यदि हम किसी संगठन के बारे में बात कर रहे हैं, तो आपको निम्नलिखित क्रम का पालन करना होगा:
5.1. कंपनी का नाम (नाममात्र मामले में)।
5.2. संरचनात्मक इकाई (यदि आवश्यक हो)।
5.3. प्राप्तकर्ता की स्थिति (मूल मामले में)।
5.4. उनके आद्याक्षर।
5.5. कंपनी का डाक पता।
6. यदि कई पते हैं, तो पहले मुख्य को इंगित किया जाता है, और फिर अन्य सभी को।
यदि हम इन सभी बिंदुओं को ध्यान में रखते हैं, तो सेवा पत्रों का पंजीकरण, सिद्धांत रूप में, मुश्किल नहीं होगा।
प्रस्तुति का क्रम
दस्तावेज़ को सही ढंग से तैयार करने के लिए, इसमें सूचना की प्रस्तुति के एक निश्चित अनुक्रम को ध्यान में रखना आवश्यक है। एक उदाहरण के रूप में, आप इस विकल्प पर विचार कर सकते हैं कि उत्तर का सेवा पत्र कैसे लिखा जाए। सबसे पहले, आपको यह याद रखने की आवश्यकता है कि शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, आपको सूचना प्राप्त होने के 24 घंटे के भीतर प्रतिक्रिया देनी होगी। अगर हम इलेक्ट्रॉनिक संदेश के बारे में बात कर रहे हैं, तो इष्टतम समय दो घंटे से अधिक नहीं होगा। ऐसे मामले में जब इस तरह के नियम का पालन करना संभव नहीं है, तो बेहतर है कि साथी को एक उपयुक्त संदेश भेजा जाए।
वास्तव में, पत्र में दो भाग होंगे:
- परिचयात्मक। प्रेषक इसे लिखने का विषय, कारण और आधार बताता है। यहां आप नियामक कृत्यों का उल्लेख कर सकते हैं, जो कानून के अनुसार प्रतिक्रिया प्रदान करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं। इसके अलावा, यह विचाराधीन स्थिति के संबंध में कुछ बिंदुओं पर ध्यान देने योग्य है। वे मुद्दे के सार को प्रकट करने में मदद करेंगे।
- मुख्य वाला। यह हिस्सा स्पष्टीकरण और अनुनय के बारे में है। पाठ स्पष्ट, स्पष्ट और संक्षिप्त होना चाहिए, और प्रस्तुत तथ्यों को सत्यापित और उद्देश्यपूर्ण होना चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो वास्तविक संख्याओं से उनकी पुष्टि की जा सकती है।
इस पाठ के बाद आमतौर पर अनुलग्नकों की सूची होती है। दस्तावेज़ प्रेषक के हस्ताक्षर के साथ समाप्त होता है। इसके अलावा, आपको यह जानना होगा कि सेवा पत्र कैसे लिखना है ताकि पता करने वाले को नाराज न करें। सबसे पहले, उसे "प्रिय" वाक्यांश के साथ संबोधित करना शुरू करना उचित है। दूसरे, आप पाठ में क्रियाविशेषणों का उपयोग कर सकते हैं जैसे "अपने वाक्यों का ध्यानपूर्वक अध्ययन करना" या "अपनी टिप्पणियों की सावधानीपूर्वक जाँच करना।" इस तरह के शिष्टाचार से दोनों पक्षों को ही फायदा होगा।
प्रक्रिया
सेवा पत्र लिखना क्लर्कों, सचिवों या अन्य कर्मचारियों की जिम्मेदारी है जिन्हें ये कर्तव्य सौंपे गए हैं। काम पर जाने के लिए, उन्हें अपने कार्यों में एक निश्चित क्रम का पालन करना चाहिए। इस तरह के दस्तावेज़ को तैयार करने की प्रक्रिया आमतौर पर निम्नलिखित चरणों से गुजरती है:
- मामले की परिस्थितियों का गहन अध्ययन। इसे हल करने के संभावित तरीकों का सही आकलन करने के लिए स्थिति को पूरी तरह से अपनाना आवश्यक है।
- एक मसौदा पत्र तैयार करना। यहां ऊपर बताई गई सभी आवश्यकताओं को ध्यान में रखना आवश्यक है।
- तैयार पाठ का समन्वय। कभी-कभी इसे प्रबंधक की टिप्पणियों को ध्यान में रखते हुए संपादित करना पड़ता है। वह इस विषय पर कुछ स्पष्टीकरण या स्पष्टीकरण दे सकता है।
- इसके प्रमुख द्वारा अनुमोदन।
- दस्तावेज़ का अंतिम पंजीकरण और हस्ताक्षर।
- पत्र का पंजीकरण।
- प्राप्तकर्ता को पत्राचार भेजना।
इन सभी चरणों से गुजरने के बाद ही पत्र, प्राप्तकर्ता तक पहुंचने के बाद, उसे सौंपे गए मिशन को पूरा करने में सक्षम होगा।
अनिवार्य विनियमन
सेवा पत्र तैयार करने के लिए, यह ध्यान रखना आवश्यक है कि इसका पहला पृष्ठ एक विशेष रूप में मुद्रित होना चाहिए। बाकी के लिए, आप साधारण खाली A4 शीट का उपयोग कर सकते हैं। यहां आपको यह याद रखने की आवश्यकता है कि टेक्स्ट फ़ील्ड की अपनी सीमाएँ हैं: ऊपर और नीचे 2 सेंटीमीटर, बाएँ 3.5 सेंटीमीटर और दाएँ 1 सेंटीमीटर हैं। जानकारी को एक शीट पर फिट करने के लिए आपको मानक आकारों को नहीं तोड़ना चाहिए। सभी नियमों का पालन करना और केवल एक अतिरिक्त पृष्ठ जोड़ना बेहतर है।
आपको सभी नियमों के अनुसार टेक्स्ट भी टाइप करना होगा:
1. मुद्रण के लिए, मानक टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट का उपयोग करें। अन्य विकल्पों का उपयोग न करना बेहतर है।
2. फ़ॉन्ट आकार भी विनियमित होते हैं:
- मुख्य पाठ के लिए - 14;
- पेज अरेंजमेंट और परफॉर्मेंस मार्क - 12.
3. आवश्यक वस्तुओं की नियुक्ति भी नियमों के अनुसार की जाती है:
- लाइन रिक्ति - 1;
- पाठ का संरेखण "चौड़ाई में" बनाया गया है;
- हाइफ़नेशन स्वचालित रूप से रखे जाते हैं;
- पंजीकरण संख्या से शीर्षक तक की दूरी 2 पंक्ति रिक्ति है, और इससे मुख्य पाठ तक - 3.
उपयुक्त नियुक्ति के पत्रों के सही डिजाइन के लिए इन मानकों का अनुपालन अनिवार्य है।
आवश्यकता का स्थान
एक मानक व्यावसायिक पत्र को सही ढंग से लिखने के लिए, आपको स्पष्ट रूप से यह जानना होगा कि इसके विवरण और घटक कहाँ स्थित होने चाहिए। इन सवालों के जवाब GOST R 6.30-2003 में निहित हैं। यह सेवा पत्र के रूप का विस्तार से वर्णन करता है। वास्तव में, यह एक नमूना है जिसमें दस्तावेज़ के सभी विवरणों की समग्रता एक निश्चित तरीके से स्थित होती है। इसके लिए आवश्यक है:
- सेवा (व्यवसाय) पत्रों को औपचारिक रूप देने की प्रक्रिया को एकीकृत करना।
- मैन्युअल रूप से कुछ काम करने की आवश्यकता को कम करते हुए, मानक रूपों को पहले से केंद्रीय रूप से तैयार करने में सक्षम हो।
- जानकारी के लिए दृश्य खोज को सुगम और छोटा करें।
- कंप्यूटिंग और अन्य उपकरणों का उपयोग करके पत्रों को संसाधित करने की संभावनाओं का विस्तार करें।
तो, एक सामान्य व्यावसायिक पत्र के लिए, 30 मानक विवरण का उपयोग किया जाता है, जो ग्यारह अनिवार्य क्षेत्रों में स्थित हैं:
- प्रतीक और हथियारों का कोट;
- लेखक;
- आरंभिक डेटा;
- शीर्ष लेख;
- अनुमोदन;
- पता करने वाला;
- संकल्प;
- मूलपाठ;
- हस्ताक्षर और संलग्नक;
- समन्वय और आश्वासन;
- निशान।
कुछ क्षेत्रों में जानकारी रखने से विशेषज्ञ दस्तावेज़ को बेहतर ढंग से नेविगेट कर सकते हैं, और सामान्य उपयोगकर्ताओं के लिए इसे बनाना आसान बनाता है।
प्राथमिक आवश्यकताएं
कुछ अधिकारी गलती से मानते हैं कि बिना किसी नियम और विनियमों का पालन किए, मनमाने ढंग से व्यावसायिक पत्राचार किया जा सकता है। लेकिन इसके लिए जिम्मेदार विशेषज्ञों को आधिकारिक पत्रों के लिए बुनियादी आवश्यकताओं को जानना चाहिए:
- एक विशेष (कंपनी) लेटरहेड की उपस्थिति।
- प्रॉप्स का सही उपयोग और प्लेसमेंट।
- पाठ पठनीय और अच्छी तरह से संपादित होना चाहिए। मुद्दे के सार को व्यक्त करने के लिए, सरल, सामान्य वाक्यों को वरीयता देना बेहतर है। आपको अपने आप को संक्षेप में व्यक्त करने की आवश्यकता है, ताकि प्रत्येक शब्द में अधिकतम जानकारी हो।
- प्रकार के आधार पर, दस्तावेज़ को तदनुसार तैयार किया जाना चाहिए। पत्र में कई पहलू भी हो सकते हैं। इस मामले में, प्रस्तुत करते समय, आपको उन्हें संयोजित करने का प्रयास करना चाहिए।
- टाइपिंग के लिए स्थापित मानदंडों का सही ढंग से उपयोग करें।
- पत्र की सामग्री में स्पष्ट अभिव्यक्तियों से बचने की कोशिश करें। प्राप्तकर्ता इन वाक्यांशों को खतरों के रूप में देख सकता है। वाक्यों का निर्माण करते समय, "स्पष्ट रूप से", "जैसा जाना जाता है", "संभव" और "निम्नानुसार" जैसे प्रारंभिक शब्दों का उपयोग करना बेहतर होता है।
व्यवहार में इन आवश्यकताओं की पूर्ति उद्यम में सही दस्तावेज़ प्रवाह को बनाए रखने में मदद करती है।
GOST R 7.0.82013 के अनुसार "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएं "पताकर्ता दस्तावेज़ की अपेक्षित है, जिसमें दस्तावेज़ के प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी शामिल है (खंड 67)।
अपेक्षित "एड्रेसी" का उपयोग व्यावसायिक पत्रों और आंतरिक जानकारी और संदर्भ दस्तावेजों (रिपोर्ट और सेवा नोट, बयान, आदि) में किया जाता है।
अपेक्षित "पताकर्ता" में शामिल हैं:
- प्राप्तकर्ता का नाम (पत्र प्राप्त करने वाला);
- डाक पता या टेलीफोन - फैक्स नंबर, ई-मेल पता।
पत्र का प्राप्तकर्ता हो सकता है:
- आधिकारिक / कई अधिकारी;
- संगठन;
- संगठन की संरचनात्मक इकाई;
- संगठनों का समूह;
- व्यक्ति।
पता - अधिकारी
GOST R 6.30-2003 के अनुसार, आद्याक्षर किसी भी अधिकारी के उपनाम से पहले लिखे जाते हैं। अगर पत्र भेजा जाता है राज्य निकाय के प्रमुख, तो संगठन का नाम स्थिति में शामिल है, पूरा नाम। मूल मामले में इंगित किए गए हैं, आद्याक्षर उपनाम से पहले लिखे गए हैं:
यदि पत्र संबोधित है एक वाणिज्यिक संगठन के प्रमुख के लिए, तो स्थिति में संगठनात्मक और कानूनी रूप (पूर्ण या संक्षिप्त रूप में) के संकेत के साथ संगठन का नाम शामिल होता है, आद्याक्षर उपनाम से पहले लिखा जाता है:
यदि पत्र संबोधित है उप प्रधान, पद के शीर्षक में संगठन का नाम शामिल है। उपनाम को मूल मामले में दर्शाया गया है:
यदि दस्तावेज़ का पताकर्ता है संरचनात्मक इकाई के प्रमुख, फिर पहले संगठन का नाम नाममात्र के मामले में इंगित किया जाता है, फिर मूल मामले में संरचनात्मक इकाई के संकेत के साथ व्यक्ति की स्थिति का नाम, उदाहरण के लिए:
नए GOST के खंड 5.15 के अनुसार:
- एक अधिकारी को एक पत्र को संबोधित करते समय, उपनाम के बाद आद्याक्षर रखा जाता है;
- उपनाम से पहले, संक्षिप्त नाम "श्री" (श्रीमान) का उपयोग करने की अनुमति है, यदि पता करने वाला एक पुरुष है, या "श्रीमती" (श्रीमती), यदि पताकर्ता एक महिला है:
पता - संगठन
यदि पत्र किसी संगठन को संबोधित है, तो उसका नाम (पूर्ण या संक्षिप्त) नाममात्र के मामले में दर्शाया गया है:
किसी संगठन को पत्र को संबोधित करते समय, उसका पूरा या संक्षिप्त नाम इंगित किया जाता है, उदाहरण के लिए:
संगठन को संबोधित करने का उपयोग उन मामलों में किया जाता है जब प्रेषक को यह नहीं पता होता है कि संगठन का प्रमुख कौन है, उसका उपनाम, आद्याक्षर।
पता - संरचनात्मक इकाई
दस्तावेज़ को संगठन की संरचनात्मक इकाई को संबोधित किया जा सकता है। एक नियम के रूप में, संबोधित करने का यह तरीका संभव है यदि उस मुद्दे पर विचार जिस पर पत्र समर्पित है, संरचनात्मक इकाई की क्षमता के भीतर है।
"एड्रेसी" चर में किसी संगठन की संरचनात्मक इकाई को एक दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, संगठन का नाम नाममात्र मामले में इंगित किया जाता है, नीचे - नाममात्र मामले में संरचनात्मक इकाई का नाम, उदाहरण के लिए:
GOST R 7.0.97-2016 में क्या परिवर्तन होता है?कुछ भी तो नहीं।
पता - व्यक्ति
व्यक्तियों के साथ पत्राचार करते समय "पताकर्ता" चर के डिजाइन की अपनी विशेषताएं हैं। सबसे पहले, उपनाम को मूल मामले में दर्शाया गया है, फिर आद्याक्षर और फिर डाक पता:
GOST R 7.0.97-2016 में क्या परिवर्तन होता है?कुछ भी तो नहीं।
पता - कई संगठन
या संरचनात्मक इकाइयाँ
एक व्यावसायिक पत्र में कई पते हो सकते हैं। GOST R 6.30-2003 कई सजातीय संगठनों या एक संगठन के कई संरचनात्मक विभागों को पत्र भेजते समय अभिभाषकों के सामान्यीकृत डिजाइन के लिए एक विधि स्थापित करता है। प्रॉप्स के डिजाइन के लिए दो विकल्प हैं।
विकल्प 1: हम "पताकर्ता" विशेषता में ही कई पतेदारों को इंगित करते हैं।इस डिज़ाइन विकल्प का उपयोग तब किया जाता है जब कोई पत्र किसी संगठन या अधिकारी को संबोधित किया जाता है (यह मुख्य पताकर्ता है) और जानकारी के लिए - कई अन्य संगठनों या अधिकारियों को।
प्रत्येक निकाय / संगठन या संगठन की संरचनात्मक इकाई के लिए "पताकर्ता" विवरण की सूची के रूप में ऊपरी दाएं कोने में हमेशा की तरह संबोधित करना औपचारिक है।
इस मामले में, अभिभाषकों की कुल संख्या चार से अधिक नहीं होनी चाहिए।
सभी पतेदारों को दस्तावेज़ पर ही तैयार किया जाता है, दूसरे, तीसरे और चौथे पते से पहले "कॉपी" शब्द का संकेत नहीं दिया जाता है।
इस मामले में, पत्र की सभी मुद्रित प्रतियों को मूल के रूप में हस्ताक्षरित किया जाता है। प्रत्येक प्रति को एक अलग लिफाफे में सील कर दिया जाता है, जिस पर किसी विशिष्ट संगठन या संरचनात्मक उपखंड का डाक पता तैयार किया जाता है।
विकल्प 2: हम प्राप्तकर्ता को सामान्य तरीके से इंगित करते हैं,यदि हम एक ही प्रकार के संगठनों के समूह (संगठनों के प्रमुखों) को या एक संगठन के संरचनात्मक प्रभागों (शाखाओं, प्रतिनिधि कार्यालयों, आदि) को एक दस्तावेज़ भेजते हैं:
यदि पता करने वालों की संख्या चार से अधिक है, तो एक अतिरिक्त मेलिंग सूची (मेलिंग सूची) तैयार की जाती है, जिसमें विशिष्ट प्राप्तकर्ता और उनके पते इंगित किए जाते हैं। इसके बारे में एक नोट "पताकर्ता" चर में बनाया गया है:
कोई स्वीकृत मेलिंग सूची प्रपत्र नहीं है। शीट का रूप संगठन के रिकॉर्ड रखने के निर्देशों में तय किया जा सकता है। वास्तव में, एक मेलिंग सूची एक अलग सूची में स्थानांतरित "पताकर्ता" विशेषता है, जिसका अर्थ है कि इसकी सामग्री इस विशेषता के अनुरूप होनी चाहिए। अपेक्षित "एड्रेसी" में तीन सूचना ब्लॉक होते हैं: संगठन का नाम, स्थिति, आद्याक्षर और उपनाम। पत्र के लिए मेलिंग सूची में, हम सूचना के समान ब्लॉकों को पुन: पेश करते हैं, लेकिन उन्हें एक पंक्ति में रखते हैं, न कि शीट के दाईं ओर। आप आँकड़ों को तालिका के रूप में भी व्यवस्थित कर सकते हैं। अभिभाषकों का क्रम मनमाना हो सकता है, लेकिन उन्हें वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करना बेहतर है।
निवर्तमान पत्र संख्या के बारे में जानकारी, इसके पंजीकरण के बाद तिथि दर्ज की जाती है (उदाहरण 1)।
अभिभाषकों के समूह को भेजे गए सभी पत्रों में एक आउटगोइंग पंजीकरण संख्या होती है, सभी पत्रों के लिए आने वाली संख्या अलग-अलग होगी।
GOST R 7.0.97-2016 में क्या परिवर्तन होता है?कुछ भी तो नहीं।
प्रपत्र पर विवरण "पता" रखना
"एड्रेसी" विशेषता दस्तावेज़ के ऊपरी दाहिने हिस्से में (विवरण की कोणीय व्यवस्था के साथ एक फॉर्म पर) या फॉर्म विवरण के नीचे दाईं ओर (विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ एक फॉर्म पर) स्थित है। "पताकर्ता" चर का स्थान परिशिष्ट बी में गोस्ट आर 6.30-2003 में दिखाया गया है:
- आवश्यक वस्तुओं की कोणीय व्यवस्था के साथ एक लेटरहेड पर - उदाहरण 2;
- विवरण की एक अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ एक फॉर्म पर - उदाहरण 3.
GOST R 7.0.97-2016 में क्या परिवर्तन होता है?कुछ भी तो नहीं। अपेक्षित "पताकर्ता" एक ही स्थान पर रहता है।
तकनीकी प्रश्न
- क्या "पताकर्ता" विशेषता के तत्वों को अंतराल से अलग किया जाना चाहिए?
"पताकर्ता" विशेषता, एक नियम के रूप में, कई पंक्तियों को लेती है।
GOST R 6.30-2003 (रोसारखिव द्वारा अनुमोदित) के कार्यान्वयन के लिए कार्यप्रणाली अनुशंसाओं के खंड 6.1 में कहा गया है कि कई पंक्तियों से दस्तावेज़ विवरण एक पंक्ति रिक्ति पर मुद्रित किए जाते हैं। आवश्यक "पता", "दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट", "आवेदन चिह्न", "दस्तावेज़ अनुमोदन हस्ताक्षर" के घटक भागों को 1.5-2 लाइन रिक्ति द्वारा एक दूसरे से अलग किया जाता है।
एक समान मानदंड नए GOST R 7.0.97-2016 में खंड 3 में निहित है, जो दस्तावेजों के उत्पादन के लिए सामान्य आवश्यकताओं को स्थापित करता है: "बहु-पंक्ति विवरण एक पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित होते हैं, विवरण के घटक भागों को अलग किया जाता है एक अतिरिक्त रिक्ति":
- "पताकर्ता" चर को कैसे संरेखित करें?
बहु-पंक्ति "एड्रेसी" विशेषता विशेषता के कब्जे वाले क्षेत्र की बाईं सीमा के साथ संरेखण के साथ तैयार की गई है, या सबसे लंबी रेखा के सापेक्ष केंद्रित है, उदाहरण के लिए:
आजकल, सभी को पत्र लिखने में सक्षम होना चाहिए। आखिरकार, किसी भी शिक्षित व्यक्ति के लिए यह अपरिहार्य है। पत्र लिखने का हुनर हर किसी में नहीं होता। लेकिन बुनियादी नियमों को जानने से आपको अच्छे और दिलचस्प पत्र लिखने की क्षमता विकसित करने में मदद मिल सकती है। खासकर अगर नियम काफी सरल हैं। इस लेख में, आप सीखेंगे कि व्यावसायिक और व्यक्तिगत पत्रों को सही तरीके से कैसे लिखा जाए। आइए अक्षरों के विभिन्न विकल्पों और उनके डिजाइन में महत्वपूर्ण बिंदुओं का विश्लेषण करें।
बिजनेस लेटर को सही तरीके से कैसे लिखें
एक औपचारिक या व्यावसायिक पत्र आमतौर पर फर्मों और उनके कर्मचारियों या ग्राहकों के बीच व्यावसायिक संबंध बनाए रखने के लिए डिज़ाइन किया गया है। एक व्यावसायिक पत्र कई किस्मों में आता है। उदाहरण के लिए:
- धन्यवाद पत्र
- संदर्भ पत्र
- संप्रेक्षण पत्र
- प्रत्याभूत के पत्र
- राष्ट्रपति को पत्र
- सेवा पत्र
- सूचना मेल
- बधाई पत्र
- आवश्यकता का पत्र
- शिकायत पत्र
- निमंत्रण पत्र
हम मुख्य रूप से यह या वह व्यावसायिक पत्र उपरोक्त व्यक्तियों को या अनुरोध के साथ भेजते हैं, अर्थात। वे स्पष्ट रूप से निर्देशित पत्र हैं जो एक विशिष्ट उद्देश्य से भेजे गए हैं। लक्ष्य यह है कि पत्र को ठीक से समझा जाए। उदाहरण के लिए, हम तय करते हैं कि धन्यवाद पत्र को सही तरीके से कैसे लिखा जाए ताकि हम समझ सकें कि हम आभारी हैं; हम सोचते हैं कि आधिकारिक पत्र को सही तरीके से कैसे लिखा जाए, ताकि वे उपयोगी हों, ताकि उन्हें पता करने वाले द्वारा सही ढंग से समझा जा सके। इसलिए यह जानना बहुत जरूरी है कि किसी पत्र को सही तरीके से कैसे लिखा जाए। व्यावसायिक पत्र लिखने के लिए एक नमूना व्यावसायिक व्यावसायिक पत्र टेम्पलेट्स पर पाया जा सकता है।
नीचे हम व्यावसायिक पत्र लिखने के बुनियादी नियमों के बारे में जानेंगे।
पत्र फेसलेस नहीं होना चाहिए
क्या आपने कभी सोचा है कि ईमेल को सही तरीके से कैसे लिखा जाता है? एक व्यवसायी का ई-मेल अक्सर विभिन्न स्पैम से भरा होता है। सबसे पहले, आपका कार्य, आधिकारिक पत्र लिखते समय, ध्यान दिया जाएगा और "स्पैम" फ़ोल्डर में नहीं भेजा जाएगा।
शुरुआत के लिए, आपको उस कंपनी के बारे में पूछताछ करनी चाहिए जहां आप अपना पत्र भेजना चाहते हैं। आपको अपने पार्टनर के बारे में ज्यादा से ज्यादा जानकारी होनी चाहिए। कंपनी के बारे में विवरण ज्ञात होने के बाद, आप पत्र लिखना शुरू कर सकते हैं। कोई भी व्यवसायी व्यक्ति प्रसन्न होगा यदि कोई पत्र उसे व्यक्तिगत रूप से संबोधित किया जाता है, न कि उस कंपनी के वाणिज्यिक विभाग को जिसमें वह काम करता है, उदाहरण के लिए। नाम से संबोधित करने वाले को संबोधित करना, सबसे पहले, व्यक्ति के प्रति आपके सम्मान को प्रदर्शित करेगा और निश्चित रूप से, उसे सकारात्मक भावनाओं का कारण बनेगा, जो उसे आपके व्यक्ति के लिए बस नहीं कर सकता है। आखिरकार, आप एक संभावित भागीदार के साथ व्यावसायिक प्रस्तावों के बारे में बातचीत कैसे शुरू कर सकते हैं यदि आपको उसके अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक के बारे में जानने का समय नहीं मिला है?
यदि आपको पता करने वाले का नाम नहीं पता है, तो किसी भी स्थिति में यह न लिखें: “उव। जीन निर्देशक! "," यूवी। व्यावसायिक डीआईआर। फर्म! "। व्यावसायिक पत्र में ऐसे संक्षिप्ताक्षरों के लिए कोई स्थान नहीं है। "आदरणीय", "मास्टर", "विभागाध्यक्ष", आदि जैसे शब्द पूर्ण रूप से लिखे जाने चाहिए। नहीं तो सम्मान का सवाल ही नहीं उठता।
पत्र का शीर्षक होना चाहिए
पत्र की सामग्री को संक्षेप में प्रकट करने के लिए शीर्षक की आवश्यकता है। तो प्राप्तकर्ता बिना किसी समस्या के पत्र को संसाधित और सॉर्ट करने में सक्षम होगा। किसी भी सरकारी संस्था को रोजाना दर्जनों पत्र अलग-अलग मुद्दों पर आते हैं। इसलिए, इस बात की कोई संभावना नहीं है कि आपके पत्र पर ध्यान दिया जाएगा। इसलिए, यदि आपके शीर्षक में उपयोगी जानकारी है, तो यह एक संभावित भागीदार को रुचिकर बना सकता है। अब क्या आप समझ गए हैं कि सेवा पत्रों को सही ढंग से लिखना क्यों जरूरी है?
एक अच्छा प्रभाव कैसे बनाएं
अपने पत्र में एक परिचय जोड़ने का प्रयास करें जो प्राप्तकर्ता की प्रशंसा करता है। उदाहरण के लिए, इतनी अच्छी फर्म के साथ काम करने का सौभाग्य पाकर आपको कितनी खुशी होगी।
बचने के लिए चीजें
निर्देशात्मक वाक्यांशों को त्यागें
वाक्यांश के बजाय "यदि आप हमारे प्रस्ताव में रुचि रखते हैं, तो आपको मुझसे फोन पर संपर्क करना चाहिए ..." लिखना बेहतर है "प्रस्ताव पर चर्चा करने के लिए, आपके पास फोन द्वारा हमसे संपर्क करने का अवसर है ..."। एक निर्देशात्मक वाक्यांश मनोवैज्ञानिक रूप से किसी व्यक्ति को आपके खिलाफ कर सकता है। ऐसा वाक्यांश संबोधित करने वाले को आपका आत्म-संदेह और अहंकार दिखा सकता है। और यदि आप अनुशंसा पत्र लिखते हैं, तो "प्रस्ताव" करना सही होगा, न कि थोपना, ताकि आपको यह आभास न हो कि आप दबाव डाल रहे हैं, कोई भी इसे पसंद नहीं करेगा।
नियमित क्रिया चुनें
पूर्ण क्रियाओं का प्रयोग करें। उदाहरण के लिए, निर्मित, पूर्ण, निर्मित, विकसित, बढ़ा हुआ, आदि। लेकिन क्रिया जैसे हम करते हैं, भाग लेते हैं, काम करते हैं, उत्पादन करते हैं, परिणाम प्राप्त करने की बात नहीं करते हैं। विदेशी भाषा के अक्षरों को लिखने में इसे ध्यान में रखना मुश्किल है, इसलिए किसी विशेष भाषा के नियमों को जानने के लिए पहले से पूछें, उदाहरण के लिए, अंग्रेजी अक्षर को सही तरीके से कैसे लिखना है।
लेटरहेड का प्रयोग करें
लेटरहेड का उपयोग आवश्यक है, भले ही आप ईमेल भेज रहे हों। लेटरहेड क्या है? लेटरहेड में आपकी कंपनी का नाम, पता, टेलीफोन, फैक्स, कंपनी का लोगो और प्रबंधक के हस्ताक्षर होने चाहिए। गारंटी पत्र के सही लेखन में यह बिंदु महत्वपूर्ण है, क्योंकि इस तरह आप दिखाते हैं कि आप अपनी कंपनी के लिए खुले और जिम्मेदार हैं।
मेल द्वारा एक पत्र भेजें
व्यावसायिक पत्र भेजते समय, फैक्स और ई-मेल को मना करना बेहतर होता है। प्रबंधक को व्यक्तिगत रूप से सौंपने के लिए एक पत्र के साथ एक कूरियर भेजना आदर्श विकल्प होगा। इसलिए ब्रांडेड लिफाफे का ध्यान जरूर रखें। वैसे, यदि आप किसी पद को प्राप्त करने के लिए दस्तावेज भेज रहे हैं, तो यह जानने में आलस्य न करें कि एक कवर पत्र को सही तरीके से कैसे लिखा जाए, नियोक्ता इसकी सराहना करेगा।
व्यक्तिगत पत्रों को सही तरीके से कैसे लिखें
एक व्यक्तिगत पत्र किसी मित्र या प्रियजन को एक पत्र, विदेश में एक पेन-पाल को अंग्रेजी में एक पत्र, एक प्रेम पत्र, या एक सामाजिक नेटवर्क पर एक ईमेल हो सकता है। अगर यह सही और दिलचस्प तरीके से लिखा गया है तो पता करने वाला हमेशा आपके पत्र से प्रसन्न होगा। पत्राचार द्वारा संचार करते समय, आप गर्म शब्दों का उपयोग कर सकते हैं जो बातचीत के दौरान अपने प्रियजनों से कहने में अक्सर झिझकते थे। आधिकारिक पत्रों की तुलना में व्यक्तिगत पत्र लिखना बहुत आसान है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको यह जानने की जरूरत नहीं है कि किसी मित्र या प्रियजन को सही तरीके से पत्र कैसे लिखा जाए।
संबोधित करने वाले का सम्मान करें
यदि आप डाक द्वारा पत्र भेज रहे हैं, तो पाठ के लिए एक नोटबुक से फटे कागज के स्क्रैप का उपयोग न करें। अच्छी क्वालिटी का पेपर चुनें। और पता सही लिखना न भूलें!
मौलिक नियम
पत्र एक संदेश से शुरू होना चाहिए। पते को लाइन के बीच में रखें। शीट के बाएं किनारे से समान दूरी पर एक इंडेंट के साथ मुख्य पाठ संदर्भ के नीचे 2 सेमी लिखा जाता है। इस दूरी को पूरे पत्र में बनाए रखने का प्रयास करें। यदि शीट खत्म हो गई है, तो कागज की दूसरी खाली शीट लें। शीट के दोनों ओर मत लिखो!
फिक्स से बचें
याद रखें कि पार की गई रेखाएं या सुधार आपके पत्र को बेहद टेढ़ा बना सकते हैं। इसलिए, शुरुआत के लिए, आपको आलसी नहीं होना चाहिए और एक मसौदा लिखना चाहिए।
पंजीकरण
पत्र का पाठ सुपाठ्य होना चाहिए और बहुत छोटा नहीं होना चाहिए। अपने पूरे लेखन में एक ही पेस्ट या स्याही का प्रयोग करें। अंत में अपना हस्ताक्षर अवश्य छोड़ें। हस्ताक्षर के बाद, यदि आवश्यक हो, एक पोस्टस्क्रिप्ट (पी.एस.) रखें। पत्र अंदर पाठ के साथ मुड़े हुए हैं!
पत्र लिखने के बाद
बुरे मूड में पत्र न लिखें। यदि नकारात्मक भावनाएं पहले से ही कागज पर हैं, तो इस पत्र को न भेजें। अगले दिन इसे फिर से लिखना बेहतर है। आखिरकार, प्रेम पत्र को सही ढंग से लिखने का अर्थ है, प्राप्तकर्ता को सुखद सकारात्मक भावनाएं देना, और नकारात्मक बयानों के साथ उसके मूड को खराब नहीं करना।
अनुरोध पत्र व्यापार पत्राचार का एक अभिन्न, महत्वपूर्ण और आवश्यक हिस्सा हैं। एक ओर, ये समसामयिक मुद्दों पर चतुराईपूर्ण और कूटनीतिक पूछताछ हैं, दूसरी ओर, ये प्राप्तकर्ता के कुछ लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक उपकरण हैं। अनुरोध के किसी भी पत्र का उद्देश्य पत्र के लेखक के लिए आवश्यक कुछ कार्रवाई करने के लिए प्राप्तकर्ता को प्रेरित करना है। यथासंभव सकारात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए आप अनुरोध पत्र कैसे लिखते हैं?
अनुरोध के किसी भी पत्र में एक सुविचारित तर्क और अनुरोध का स्पष्ट विवरण होना चाहिए। इसके अलावा, आप उन तकनीकों का उपयोग कर सकते हैं जो पत्र की प्रभावशीलता को बढ़ाती हैं।
चरण 1. आप किसके लिए आवेदन कर रहे हैं?
व्यक्तिगत रूप से पता करने वाले से संपर्क करें, बेहतर - नाम और संरक्षक से:
"प्रिय इवान इवानोविच!", "प्रिय श्री इवानोव!"
सबसे पहले, आप प्राप्तकर्ता के प्रति अपना सम्मान व्यक्त करते हैं, और दूसरी बात, किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित अनुरोध उस पर इसके कार्यान्वयन की जिम्मेदारी डालता है। ऐसी स्थितियां होती हैं जब किसी टीम या लोगों के समूह को अनुरोध संबोधित किया जाता है। इस मामले में, अपील को यथासंभव निजीकृत करने की भी सलाह दी जाती है:
"प्रिय साथियों!", "प्रिय प्रबंधकों!", "प्रिय कनिष्ठ कर्मचारी!", "मानव संसाधन विभाग के प्रिय कर्मचारी!"
चरण 2. आप मुझसे संपर्क क्यों कर रहे हैं?
प्राप्तकर्ता की तारीफ करें। जब आप अभिभाषक की प्रशंसा करते हैं, तो आप उसके प्रश्न का उत्तर दे रहे होते हैं: "आप इस प्रश्न को मुझसे क्यों संबोधित कर रहे हैं?" उसकी पिछली उपलब्धियों या व्यक्तिगत गुणों को पहचानें।
"आप हमेशा सुनने के लिए तैयार रहते हैं और लगभग हर किसी की समस्या को हल करने का सबसे अच्छा तरीका ढूंढते हैं जो आपकी ओर मुड़ता है। और, मुझे आपको श्रेय देना चाहिए, आपने बहुत मदद की।"
"आप क्षेत्र के अग्रणी विशेषज्ञ हैं ..."।
"आपने कई लोगों को क्षेत्र में सबसे कठिन मुद्दों को हल करने में मदद की है ..."।
यह तकनीक प्राप्तकर्ता को अनुरोध पर करीब से नज़र डालने और संतुष्ट करने का अवसर खोजने का प्रयास करने की अनुमति देगी उसके हो।
जब गैर-मानक अनुरोधों की बात आती है, जब आपको प्राप्तकर्ता पर जीत हासिल करने की आवश्यकता होती है, जब आपको कुछ गुणों और गुणों पर ध्यान देने की आवश्यकता होती है, जो आपके अनुरोध को पूरा करने के लिए आवश्यक और महत्वपूर्ण हैं, तो एक तारीफ उपयुक्त है।
यह बहुत महत्वपूर्ण है कि तारीफ और असभ्य चापलूसी के बीच की रेखा को पार न करें। समझदार बने।
चरण 3. अनुरोध का औचित्य
किसी भी अनुरोध को उचित ठहराया जाना चाहिए कि आप यह विशेष अनुरोध क्यों कर रहे हैं। प्राप्तकर्ता को अपनी समस्या के संदर्भ में रखें।
इस स्तर पर, आपको प्राप्तकर्ता के लिए तीन सबसे महत्वपूर्ण तर्क चुनने होंगे। योजना के अनुसार तर्कों को व्यवस्थित करना सबसे अच्छा है: मजबूत - मध्यम - सबसे मजबूत।
अनुरोध विभिन्न कठिनाई स्तरों के होते हैं, इसलिए प्राप्तकर्ता हमेशा किसी के अनुरोधों को पूरा करने में रुचि नहीं रखता है। उसे आश्वस्त होना चाहिए कि अनुरोध को पूरा करने के संभावित लाभ हैं:
पता करने वाले की दिलचस्पी लें
अपने अनुरोध की पूर्ति से संबंधित, उसके लिए कुछ आकर्षक अवसर का एहसास करने की पेशकश करें:
"हर समय, व्यवसायी, उद्यमी लोगों ने न केवल भौतिक सफलता प्राप्त करने, बल्कि मातृभूमि के इतिहास में अपनी छाप छोड़ने, अच्छे कामों के लिए याद किए जाने और सम्मान हासिल करने की मांग की है।"
« किसी भी पेशेवर समुदाय की सफल गतिविधि, सबसे पहले, मित्र संघों से समझ और समर्थन, संयुक्त कार्यक्रमों और परियोजनाओं में भागीदारी है».
« बेशक, आपका बड़ा लक्ष्य लोगों के लिए एक स्वच्छ और आरामदायक शहर है।».
या, ऐसी समस्या के बारे में बात करें जो आपके प्राप्तकर्ता के लिए बहुत प्रासंगिक हो:
"आप, शहर के एक बुद्धिमान स्वामी के रूप में, अनुपयुक्त स्थानों पर अलग-अलग उम्र के बच्चों के अव्यवस्थित चलने के बारे में चिंतित हैं, जिससे अक्सर दुर्घटनाएं होती हैं और बाल अपराध में वृद्धि होती है।"
"आपके विभाग को गैर-महत्वपूर्ण मुद्दों के लिए अधिक बार अनुरोध प्राप्त हुए हैं, जिसमें बहुत अधिक अमूल्य कार्य समय लगता है।"
दिखाएँ कि आपका अनुरोध अवसर का एहसास करने में कैसे मदद कर सकता है:
« और आज, जब हमारा देश युवाओं पर निर्भर है, वंचित परिवारों के युवा पुरुषों और महिलाओं की मदद करने से ज्यादा आवश्यक, पवित्र कारण खोजना मुश्किल है। हमारे शहर में ऐसे लोग हैं जो पहले से ही ऐसी सहायता प्रदान कर रहे हैं - महापौर कार्यालय के तत्वावधान में, हमारा धर्मार्थ केंद्र "विरासत" नागरिकों से दान पर संचालित होता है, कठिन किशोरों को लोक शिल्प सिखाता है ».
या समस्या को हल करने के लिए:
"विभिन्न उम्र के बच्चों के मनोरंजन के लिए विशेष स्थान तैयार करने से बाल अपराध के स्तर को कम करने और बच्चों से जुड़े सड़क दुर्घटनाओं को कम करने में मदद मिलेगी।"
अनुरोध के महत्व का वर्णन करें
जब प्राप्तकर्ता को देने के लिए कुछ भी नहीं है या दिए गए अनुरोध के संदर्भ में यह अनुपयुक्त है, तो बेहतर है कि प्राप्तकर्ता को अद्यतित रखा जाए। यहां आपको स्थिति का पूरी तरह से वर्णन करने की आवश्यकता है क्योंकि अनुरोध की प्रासंगिकता और इसे पूरा करने के महत्व को समझना आवश्यक है। अनुरोध के महत्व को इस तरह से वर्णित किया जाना चाहिए कि "इसे आत्मा के लिए ले लो।" यदि अनुरोध "भावुक" की श्रेणी से संबंधित नहीं है, तो आपको पता करने वाले को कारण संबंध दिखाना होगा, जो प्राप्तकर्ता को अनुरोध को पूरा करने की अनुमति देगा।
"(तारीख) से, लीज एग्रीमेंट नंबर X के अनुसार, 1 m 2 का किराया 20 USD है। एक दिन में। पिछले तीन महीनों में आर्थिक अस्थिरता और सामाजिक अशांति के कारण व्यापारिक गतिविधियों में गिरावट आई है। ट्रेडिंग से औसत लाभ $ 10 है। प्रति दिन, जो किराया देने के लिए भी पर्याप्त नहीं है। यदि आप कार्रवाई नहीं करते हैं, तो निजी उद्यमियों को अपने आउटलेट बंद करने के लिए मजबूर किया जाएगा, जिससे आपकी आय पर नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है।"
इस प्रकार, आपको प्राप्तकर्ता को यह स्पष्ट करना चाहिए कि अनुरोध की पूर्ति सामग्री या गैर-भौतिक लाभ प्राप्त करने की संभावना को वहन करती है।
चरण 4. अनुरोध का विवरण
जब प्राप्तकर्ता तैयार हो जाता है, तो आप वास्तविक अनुरोध बता सकते हैं। अनुरोध का पाठ पर्याप्त रूप से संक्षिप्त और अत्यंत स्पष्ट होना चाहिए। किसी भी मामले में इसमें अस्पष्टता या ख़ामोशी नहीं होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि हम किराए में कमी की बात कर रहे हैं, तो यह इंगित करना महत्वपूर्ण है कि किस स्तर पर:
"हम आपको किराए के स्तर को कम करने के लिए कहते हैं जब तक कि स्थिति 5 अमरीकी डालर तक स्थिर न हो जाए। प्रति एम 2 प्रति दिन "।
यदि हम सेवाओं के प्रावधान के बारे में बात कर रहे हैं, तो अनुरोध को यथासंभव विशिष्ट बनाएं, वांछित तिथियों, मूल्य मुद्दे, आदि का संकेत दें:
« मिट्टी के बर्तनों की कार्यशाला को सुसज्जित करने के लिए, आपको सिरेमिक जलाने के लिए एक भट्ठा चाहिए - हम आपसे इसे खरीदने में हमारी मदद करने के लिए कहते हैं। स्थापना के साथ भट्ठी की लागत 998 हजार रूबल है।».
इस उदाहरण में, यह पूरी तरह से स्पष्ट नहीं है कि प्राप्तकर्ता से किस प्रकार की सहायता की आवश्यकता है। आपसे अधिक विशिष्ट होने के लिए कहना बेहतर है: "हम आपसे भट्टों के उत्पादन और स्थापना के लिए कंपनी के खाते में 333 हजार डॉलर स्थानांतरित करके सिरेमिक फायरिंग के लिए एक भट्ठा खरीदने में हमारी मदद करने के लिए कहते हैं।"
आप जो कुछ भी मांगते हैं, उसे पता होना चाहिए कि आप कब, क्या, कितना और किस कीमत पर प्राप्त करना चाहते हैं। एक सामान्यीकृत अनुरोध के अस्वीकृत होने का जोखिम अधिक होता है क्योंकि प्राप्तकर्ता के पास विवरण से निपटने के लिए हमेशा समय और इच्छा नहीं होती है। इसके अलावा, आप पहल को संबोधित करने वाले को स्थानांतरित करके जो चाहते हैं उसे प्राप्त नहीं करने का जोखिम उठाते हैं।
उदाहरण के लिए, निजी उद्यमियों ने किराए में कमी के लिए एक पत्र लिखा, लेकिन यह नहीं बताया कि वे किस स्तर तक किराए को कम करना चाहते हैं:
"हम आपको स्थिति स्थिर होने तक किराए के स्तर को कम करने के लिए कहते हैं।"
नतीजतन, उन्हें किराए में कमी मिली, लेकिन महत्वहीन (उपलब्ध एक के 1% से)। इस प्रकार, उनके अनुरोध को स्वीकार कर लिया गया, लेकिन पत्र के आरंभकर्ताओं की स्थिति में थोड़ा बदलाव आया।
कुछ मामलों में, अनुरोध के टेक्स्ट को टेक्स्ट में अलग दिखने के लिए बोल्ड में हाइलाइट किया जा सकता है, लेकिन इस तकनीक का अत्यधिक उपयोग न करें।
चरण 5. अपने अनुरोध को सारांशित करें।
अपने अनुरोध को दोहराएं और जोर दें कि अनुरोध पूरा होने पर प्राप्तकर्ता को कैसे लाभ होगा। अनुरोध को थोड़ा संशोधित किया जाना चाहिए। योजना के अनुसार वाक्य बनाने का सबसे अच्छा तरीका है: "यदि आप अनुरोध पूरा करते हैं, तो आप खुश होंगे।"
"यदि आप हमसे आधे रास्ते में मिलते हैं और कुछ समय के लिए किराए को कम करते हैं, जबकि क्षेत्र में स्थिति स्थिर हो जाती है, तो आप न केवल 150 से अधिक नौकरियों को बचाने में सक्षम होंगे, बल्कि किराए के पूर्ण अभाव के कारण वैश्विक नुकसान भी नहीं उठा पाएंगे।"
लेकिन अन्य विकल्प भी हो सकते हैं:
"आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके धर्मार्थ दान का प्रत्येक रूबल एक अच्छे कारण के लिए जाएगा और एक कठिन परिस्थिति में बच्चों को योग्य नागरिक बनने में मदद करेगा।"
"आप सुनिश्चित हो सकते हैं कि हर बच्चे की मुस्कान आपको आपके कठिन परिश्रम से नैतिक संतुष्टि देगी, और आपके प्रयास और प्रयास निकट भविष्य के योग्य और खुशहाल नागरिकों में एक निवेश हैं।"
मुख्य बात अनुरोध के अर्थ और इसे पूरा करने के लाभों को दोहराना है। लाभ मूर्त होने की जरूरत नहीं है। याद रखें कि प्राप्तकर्ता एक व्यक्ति है, और भावनाएं उसके लिए विदेशी नहीं हैं।
उदाहरण:
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यह था |
हो गयी है |
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"हम आपसे विनम्र निवेदन करते हैं, II। इवानोव, अपनी कंपनी के महाप्रबंधक के साथ आवेदकों की एक बैठक की व्यवस्था करें। हम आपकी सहायता के लिए आभारी रहेंगे। सम्मान और कृतज्ञता के साथ, रोजगार केंद्र निदेशक पी.पी. पेट्रोव " |
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"प्रिय इवान इवानोविच! यह पहला वर्ष नहीं है जब आपकी कंपनी आवेदक कैरियर मार्गदर्शन कार्यक्रम में भाग ले रही है, जिससे उन्हें अपने पेशे का चुनाव करने में मदद मिल रही है। एक मानव संसाधन प्रबंधक के रूप में, आप पेशेवरों को प्रशिक्षित करने में रुचि रखते हैं, और हम स्कूली बच्चों को उनके शिल्प के उस्तादों को प्रशिक्षित करने में मदद करने के लिए तैयार हैं। आज, एक प्रबंधक का पेशा सबसे व्यापक में से एक है, लेकिन कई आवेदकों को इसके अर्थ का स्पष्ट विचार नहीं है। इस संबंध में, हम आपसे अपनी कंपनी के आधार पर 23 मार्च को 15.00 बजे आवेदकों के साथ महाप्रबंधक की बैठक की व्यवस्था करने के लिए कहते हैं। आज लोगों को पेशे के रहस्यों के बारे में बताने के बाद, आप कल असली पेशेवरों के प्रशिक्षण की नींव रख रहे हैं। शायद, कुछ वर्षों में, यह उनमें से एक है जो आपकी कंपनी को विकास के एक नए स्तर पर लाएगा। सम्मान और कृतज्ञता के साथ, रोजगार केंद्र निदेशक पी.पी. पेट्रोव " |
और पत्र के डिजाइन के बारे में मत भूलना - यह संगठन का "चेहरा" है। यदि अनुरोध पत्र का आरंभकर्ता एक संगठन है, तो ऐसा पत्र लेटरहेड पर प्रमुख या अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर के साथ तैयार किया जाता है। यदि कोई निजी व्यक्ति है, तो पत्र के तत्वों की व्यवस्था में बुनियादी नियमों का पालन करना पर्याप्त है। ये विवरण कानूनी और मनोवैज्ञानिक रूप से प्राप्तकर्ता और प्रेषक की सही छवि के निर्माण के लिए बहुत महत्वपूर्ण हैं।
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- | हर दिन सैकड़ों व्यावसायिक प्रस्ताव, अनुरोध और अन्य व्यावसायिक पत्र भेजना, लेकिन आपके संदेश के साथ वांछित परिणाम नहीं मिल रहा है? पता नहीं कैसे धीरे और विनम्रता से अपने दायित्वों की याद दिलाने के लिए? तब ऑनलाइन प्रशिक्षण निश्चित रूप से आपकी मदद करेगा। "व्यापार लेखन कौशल"! आप किसी भी सुविधाजनक समय पर इसके माध्यम से जा सकते हैं। | - | - |
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1. पत्र सफेद या हल्के रंग के कागज पर A4 (210 x 297 मिमी) या A5 (148 x 210 मिमी) में मुद्रित होता है।
2. शीट में कम से कम मार्जिन होना चाहिए:
20 मिमी - बाएं;
10 मिमी - दाएं;
20 मिमी - शीर्ष;
20 मिमी - नीचे।
पत्र की तारीख उसके हस्ताक्षर की तारीख है। तारीख को अरबी अंकों में इस क्रम में तैयार किया गया है: महीने का दिन, महीना, साल। महीने और महीने का दिन अरबी अंकों के दो जोड़े के साथ एक बिंदु से अलग किया जाता है; वर्ष - चार अरबी अंकों में।
4. आउटगोइंग नंबर।
पत्र के पंजीकरण (आउटगोइंग) संख्या में इसकी क्रम संख्या होती है, जिसे सूचकांक के विवेक पर पूरक किया जा सकता है (उदाहरण के लिए, दिशा के प्रमुख के आद्याक्षर)। दो या दो से अधिक विभागों द्वारा संयुक्त रूप से तैयार किए गए पत्र की पंजीकरण संख्या में इन विभागों में से प्रत्येक के पत्र की पंजीकरण संख्या होती है, जो एक स्लैश द्वारा अलग की जाती है।
6. पता करने वाला:
पता करने वाला संगठन, उनके संरचनात्मक विभाग, अधिकारी या व्यक्ति हो सकते हैं। किसी अधिकारी को पत्र को संबोधित करते समय, आद्याक्षर उपनाम से पहले इंगित किए जाते हैं। नाममात्र मामले में संगठन का नाम और इसकी संरचनात्मक इकाई का संकेत दिया गया है।
उदाहरण के लिए:
एलएलसी "कंपनी" का नाम "
योजना विभाग
जिस व्यक्ति को पत्र संबोधित किया गया है, उसकी स्थिति मूल मामले में इंगित की गई है, उदाहरण के लिए:
सीईओ के लिए
एलएलसी "कंपनी" का नाम "
ए.ए. इवानोव
एलएलसी "कंपनी" का नाम "
योजना विभाग
बी. बी. पेत्रोव
पत्र में चार से अधिक अभिभाषक नहीं होने चाहिए। दूसरे, तीसरे, चौथे पते के पहले "कॉपी" शब्द का संकेत नहीं दिया गया है। यदि पता करने वालों की संख्या अधिक है, तो एक मेलिंग सूची बनाई जाती है।
"पताकर्ता" चर में एक डाक पता शामिल हो सकता है। डाक पते के तत्वों को डाक सेवाओं के प्रावधान के लिए नियमों द्वारा स्थापित अनुक्रम में दर्शाया गया है।
किसी संगठन को पत्र को संबोधित करते समय उसका नाम, फिर डाक का पता, उदाहरण के लिए:
एलएलसी "कंपनी" का नाम "
यारोस्लाव्स्की पीआर-केटी, 12, यारोस्लाव, 150001
किसी व्यक्ति को पत्र को संबोधित करते समय, प्राप्तकर्ता का नाम और आद्याक्षर, फिर डाक का पता, उदाहरण के लिए:
वी.वी. सिदोरोव
अनुसूचित जनजाति। स्वोबॉडी, 5, उपयुक्त। 12,
यारोस्लाव, 150000
7. पत्र का पाठ
पत्र का पाठ एक तालिका, सुसंगत पाठ या इन संरचनाओं के संयोजन के रूप में तैयार किया गया है।
तालिका के स्तंभों और पंक्तियों में नाममात्र के मामले में संज्ञा के रूप में व्यक्त किए गए शीर्षक होने चाहिए। कॉलम और रो सबहेडिंग हेडिंग के अनुरूप होने चाहिए। यदि तालिका एक से अधिक पृष्ठों पर मुद्रित है, तो तालिका के स्तंभों को क्रमांकित किया जाना चाहिए और केवल इन स्तंभों की संख्याएँ निम्नलिखित पृष्ठों पर मुद्रित की जानी चाहिए।
कनेक्टेड टेक्स्ट में आमतौर पर दो भाग होते हैं। पहले भाग में, कारण, आधार, पत्र तैयार करने के उद्देश्य, दूसरे (अंतिम) में - निर्णय, निष्कर्ष, अनुरोध, सुझाव, सिफारिशें इंगित करें। पाठ में एक अंतिम भाग हो सकता है (उदाहरण के लिए, स्पष्टीकरण के बिना अनुरोध)।
अन्य संगठनों के दस्तावेजों के आधार पर तैयार किए गए पत्र के पाठ में, उनके विवरण का संकेत दिया गया है: दस्तावेज़ का नाम, संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक, दस्तावेज़ की तारीख, पंजीकरण संख्या दस्तावेज़, पाठ का शीर्षक।
प्रस्तुति के निम्नलिखित रूपों का प्रयोग पत्र में किया जाता है:
पहला व्यक्ति बहुवचन ( "कृपया भेजें", "विचार के लिए भेजें");
पहला व्यक्ति एकवचन ( "मैं इसे आवश्यक समझता हूं", "कृपया हाइलाइट करें");
अन्य पुरुष एकवचन ( "समाज आपत्ति नहीं करता", "शीर्षक" एलएलसी इसे संभव मानता है ").
8. परिशिष्ट
पत्र के पाठ में नामित अनुलग्नक की उपस्थिति पर एक चिह्न तैयार किया जाता है इस अनुसार:
आवेदन: 5 लीटर। 2 प्रतियों में।
यदि पत्र में कोई अनुलग्नक है जिसका नाम पाठ में नहीं है, तो उसका नाम, शीटों की संख्या और प्रतियों की संख्या इंगित करें; यदि कई अनुप्रयोग हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाता है, उदाहरण के लिए:
परिशिष्ट: 1. 5 लीटर के लिए पट्टा समझौता। 2 प्रतियों में।
2. 1 लीटर के लिए स्वीकृति प्रमाण पत्र। 2 प्रतियों में।
यदि संलग्नक बाध्य हैं, तो चादरों की संख्या इंगित नहीं की जाती है।
यदि पत्र के साथ कोई अन्य दस्तावेज संलग्न है, जिसमें संलग्नक भी है, तो अनुलग्नक की उपस्थिति पर एक चिह्न तैयार किया जाता है इस अनुसार:
परिशिष्ट: रूसी संघ के आंतरिक मामलों के मंत्रालय का पत्र 05.05.2007 एन 02-6 / 172 और इसके लिए एक परिशिष्ट, केवल 3 पृष्ठ।
यदि दस्तावेज़ में इंगित सभी पतों पर आवेदन नहीं भेजा जाता है, तो इसकी उपस्थिति पर एक निशान तैयार किया जाता है इस अनुसार:
परिशिष्ट: 3 एल पर। 5 प्रतियों में। केवल पहले पते पर।
9. हस्ताक्षर
अपेक्षित "हस्ताक्षर" में शामिल हैं: पत्र पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम (पूर्ण, यदि पत्र एक लेटरहेड पर नहीं बनाया गया है, और संक्षिप्त - एक लेटरहेड पर तैयार किए गए पत्र पर) और एक डिक्रिप्शन हस्ताक्षर (प्रारंभिक, उपनाम), उदाहरण के लिए:
कई अधिकारियों द्वारा एक पत्र पर हस्ताक्षर करते समय, उनके हस्ताक्षर एक दूसरे के नीचे आयोजित स्थिति के अनुरूप क्रम में रखे जाते हैं, उदाहरण के लिए:
समान पदों के कई व्यक्तियों द्वारा किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते समय, उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं, उदाहरण के लिए:
10. छपाई
मुहर की छाप वित्तीय निधियों से संबंधित तथ्यों को ठीक करने वाले व्यक्तियों के अधिकारों को प्रमाणित करने वाले दस्तावेजों पर अधिकारी के हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को प्रमाणित करती है, साथ ही वास्तविक हस्ताक्षर का प्रमाणीकरण प्रदान करने वाले अन्य दस्तावेजों पर भी।
11. कलाकार
कलाकार के बारे में चिह्न में दस्तावेज़ के कलाकार के आद्याक्षर और उपनाम और उसका फोन नंबर शामिल है। कलाकार के बारे में चिह्न निचले बाएँ कोने में दस्तावेज़ की अंतिम शीट के आगे या पीछे की ओर रखा गया है, उदाहरण के लिए: