Cum să începeți o scrisoare oficială. Cum să scrieți o scrisoare organizației. Scrisoare de stil de afaceri.

Potrivit Asociației Britanice de Marketing Direct, fiecare lire încorporată în marketingul de e-mail în 2015 a adus 38 de lire sterline de profit. Doriți să obțineți aceleași rezultate, dar nu știu Cum de a scrie o scrisoare către client? Apoi utilizați cele mai buneeșantioane scrisori către clienți, Pe care l-am colectat pentru dvs. în această recenzie.

Cum de a scrie o scrisoare către client

Te gândești în mod constant despre clienți, dar nu este reciprocă. Pentru a-ți lua în posesia atenției și înaintea concurenților, trebuie să vă reamintiți în mod regulat. E-mailurile se confruntă perfect cu această sarcină. Potrivit autorilor Blogului Pipedrive, există mai multe trucuri care pot juca favoarea dvs .:

1. Răbdare și încă o dată răbdare. Predarea treptat a cumpărătorului potențial la tranzacție, trimițându-l în mod regulat.
2. Luați în considerare o strategie În trimiterea de scrisori către clienți cu departamentul de marketing, pentru a nu fi prea enervant și nu înfundați cutia clientului prin re-informație.
3. Utilizați sistemul CRM. Ea simplifică partea tehnică a comunicării cu clienții va accelera munca cu poșta.

Sistemul CRM este un program convenabil care ajută la păstrarea înregistrărilor clienților și tranzacțiilor, înregistrează toate apelurile și ajută la organizarea convenabilă corespondența cu clientul. De exemplu, programul se integrează cu serviciul poștal (puteți conecta un număr nelimitat cutii poștale) Și vă permite să salvați povestea corespondenței direct în cardul de contrapartidă. Dacă ați scris client nou, Creați o carte de tranzacție poate fi direct din scrisoarea de intrare.

Și acum cel mai interesant lucru: pentru a trimite o scrisoare de la CRM la client, nici măcar nu trebuie să tastați text. Cu ajutorul designerului de documente, puteți crea un set de scrisori pentru toate ocaziile și le puteți trimite clienților în două clicuri. SalesPccrm în sine va înlocui numele și alte date client în scrisoare. Doriți să știți detalii? Apoi apasa.

Scrisori către clienți: exemple și eșantioane gata făcute

Am făcut o selecțiescrisori de afaceri către cliențipe care le puteți lua pentru eșantion. Va trebui doar să le completați cu detalii.

1. Pentru prima dată scrieți un potențial client? Trimiteți un astfel de mesaj scurt:

Subiectul scrisorii: Poate că sunteți noul nostru client

Buna ziua, [Nume].

noi [informatie scurta despre companie].

Dacă sunteți interesat de dvs., sunt gata să discutăm despre posibilitatea de cooperare. Notificați în ce moment ați fi convenabil să apelați.

[Semnătură]

2. Spuneți clientului potențialului experiență de succes Cooperarea cu concurenții săi:

Subiectul scrisorii: Nu lame în concurenți

Buna ziua, [Nume].

Cu care lucrăm cu succes [Complex x și y] în [domeniu de activitate] deja [atât de mult timp] Și împreună realizate rezultate bune. Familiarizat cu informatii detaliate Poți aici aici. [Link la caz / Review].

Vom fi bucuroși dacă ne alăturăm.

[Semnătură]

3. Dacă ați primit contacte ale potențialilor clienți la evenimentul de afaceri, trimite-leoferta de scrisori Astfel deprobă:

Subiectul scrisorii: Citiți mai multe despre compania noastră

Buna ziua, [Nume].

Sper că ți-a plăcut și asta [eveniment]și aș dori să vă mulțumesc pentru interesul dvs. [Numele companiei].

Eu fac mai multe informații detaliate despre compania noastră. Voi fi bucuros să discutăm toate întrebările dvs. la telefon.

[Semnătură]

Scrisori de reamintire

4. După ceva timp după trimitere scrisori către client cu oferta de servicii Sau informații suplimentare la distanță:

Subiectul scrisorii: Vrei să discutați ceva?

Buna ziua, [Nume].

Sper că ați avut ocazia să citiți litera mea anterioară și să citiți mai mult [Informații suplimentare].

Aveți întrebări sau gânduri în sugestia mea? Voi fi bucuros să le discutăm prin telefon sau la o întâlnire personală. Când vei avea timp pentru asta?

[Semnătură]

5. Dacă puteți afișa eficacitatea ofertei dvs. pe numere, apoi împărtășiți-le scrisori companiilor clienților. Faptele convinge mai bine.

Subiectul scrisorii: Mai multe fapte despre care s-ar putea să nu știți [Numele companiei]

Buna ziua, [Nume].

Te-am trimis recent o scrisoare despre [Numele companiei]și cred că am putea fi de ajutor [compania dvs].

Clienții noștri urmăresc creșterea [Specificați indicatorii]când este folosit [Numele produsului și serviciul]. De asemenea, oferim [Distribuiți despre promoții] și [Menționați alte fraze favorabile].

Dacă doriți să aflați detaliile, vă rugăm să ne anunțați și vom fi de acord cu privire la discuțiile de pe telefon sau la întâlnirea.

Aștept cu nerăbdare un răspuns.

[Semnătură]

6. Oferiți clienților perioada de probă sau eșantioane gratuite. Cumpărătorii sunt mai dispuși să decidă asupra tranzacției, dacă produsul este pre-testat.

Subiectul scrisorii: Cadou pentru compania dvs.

Buna ziua, [Nume].

Cu câteva zile în urmă ți-am trimis informații despre [Numele produsului] Și acum vă sugerez să încercați în acțiune.

Am creat / atașat mai multe login-uri de oaspeți / mostre / vouchere gratuite care pot fi folosite pentru a accesa / primi [Produs sau servicii]. Împărtășiți-le cu colegii dvs. Ar fi interesant să auzim opinia lor.

Voi fi bucuros să discutăm despre totul prin telefon sau la o întâlnire personală. Sunt sigur că vă putem fi cu adevărat utili [Activități].

[Semnătură]

7. Dacă nu sunteți sigur că aveți o corespondență cu un angajat autorizat să negocieze, cereți-i să ajute la atingerea LPR:

Subiectul scrisorii: Sper că mă poți trimite la persoana potrivită

Buna ziua, [Nume].

Cu câteva zile în urmă ți-am trimis o scrisoare despre [Companii sau produse] Și acum mă îndoiesc că adaug la adresa.

Faceți decizii cu privire la întrebarea de interes pentru mine? Dacă nu, ai putea să mă ajuți să contactez angajatul potrivit în compania dvs.?

Aștept răspunsul tău.

8. Folosiți acest text cu privire la client dacă, după întâlnirea cu el, doriți să întrebați planurile sale viitoare:

Subiectul scrisorii: Planurile tale

Buna ziua, [Nume].

Mulțumesc că mi-ai plătit timpul. Acum aș vrea să știu cum vedeți o discuție suplimentară despre întrebarea noastră.

Dacă sunteți încă interesat, atunci vă rugăm să informați despre planurile dvs.

Aștept răspunsul tău.

[Semnătură]

9. După întâlnirea cu clientul, reamintiți-l din următoarele etape ale negocierilor:

Subiectul scrisorii: Planul de acțiune pentru viitorul apropiat

Buna ziua, [Nume].

Vă mulțumim că ați găsit timp - întâlnirea de astăzi a ieșit foarte productivă. Vă reamintim pe scurt ca noi în continuare:

[Data]: Iti voi trimite [Contract / set complet de documente].

[Data]: Mi-ai da comentarii și dorințe.

[Data]: Vom face toate modificările finale și vom abona la un acord.

Dacă aveți nevoie de ceva de discutat înainte de această dată, anunțați-ne.

10. Inventaaceascrisoare către clientDacă la întâlnirea pe care a vrut să o obțină informații suplimentare:

Subiectul scrisorii: Informații despre solicitarea dvs.

Buna ziua, [Nume].

Am fost bucuroși să ne întâlnim personal cu reprezentanții organizației dvs. Am promis că trimiteți informații suplimentare despre [întrebare] - Sunt în dosarul atașat.

Gata să răspundă la orice întrebări. Simțiți-vă liber să mă sunați [număr] în orice moment sau să scrieți la această adresă.

ÎN În ultima vreme E-mailul are un loc tot mai mare în corespondența de afaceri. Avantajele sale sunt evidente: eficiența, disponibilitatea și utilizarea ușoară. Trebuie amintit că corespondența electronică are propriile sale nuanțe.

Obținerea de scrisori

1. verificați e-mailul de cel puțin 2 ori pe zi - dimineața și după prânz. În caz contrar, puteți sări peste munca celorlalți și puteți strânge rezoluția problemelor;
2. dacă a venit o scrisoare, atunci cineva la trimis și din anumite motive a făcut-o. Prin urmare, trebuie citite scrisorile primite. Desigur, spamul nu este luat în considerare aici;
3. dacă sunteți manager, ziua dvs. de afaceri ar trebui să înceapă cu lansarea unui client de poștă electronică care nu este descărcată toată ziua și verifică automat e-mailul. Ajustați livrarea automată / primirea mesajelor cel puțin la fiecare 10 (și mai bune 2 - 3) minute;
4. dacă sunteți foarte ocupat și ați venit o scrisoare, apreciați de la cine, subiectul și conduceți-l prin ochii dvs. - acest lucru vă va ajuta să înțelegeți rapid dacă o scrisoare de răspuns urgent face sau poate aștepta puțin;
5. cel mai ușor I. metoda eficientă Mutați lucrurile și nu colectați taxele de scrisoare - răspundeți imediat la litere. Prin urmare, dacă nu aveți o conversație sau alte activități care nu tolerați întreruperea, răspundeți imediat la litera.

Câmpurile "la", "copie", "copie ascunsă"

Ar trebui să înțelegeți, nu uitați și utilizați corect câmpurile "la", "Copiere" și "Copiere ascunsă". Din aceasta depind de acțiunile dvs. de a primi o scrisoare sau de acțiunea beneficiarului.

1. "La care. Dacă trimiteți o întrebare, așteptați răspunsul de la destinatarul specificat în câmpul "la". Dacă sunteți destinatar, trebuie să răspundeți. Aceasta este, scrisoarea și informațiile conținute în IT sau întrebările sunt adresate direct destinatarului specificat în acest domeniu.
2. "Copie". Destinatarii care stau în acest domeniu primesc o scrisoare de informare sau sunt "martori invitați". Destinatarul în copii nu ar trebui general răspundeți la o scrisoare. Mai mult, considerat politicos dacă există o astfel de nevoie de a începe cu fraza "Îmi pare rău, ce intervine".
3. "Copie ascunsă". Faptul de a trimite o scrisoare către persoana specificată în câmpul "Copie ascunsă" nu va recunoaște beneficiarul principal sau în picioare în copii. De asemenea, acest câmp este folosit pentru trimiterea în masă pentru ca toți destinatarii să nu cunoască agenda dvs. de adresă.

Când răspundeți, nu uitați de butonul "Răspuns la tot" - va salva în copii ale destinatarilor literei inițiale și răspunsul dvs. nu va trece de ele. Îndepărtați destinatarii nedorite sau adăugați alții pot întotdeauna.

Dacă în scrisoarea primită din câmpul "la" de mai mult de două adrese, înseamnă că ambii acești corespondenți sau oricare dintre ele ar trebui să răspundă. Decide cine ar trebui să răspundă. Cu toate acestea, aveți grijă să trimiteți litere care conțin în câmpul "la" mai mult de două adrese: pe o scrisoare trimisă tuturor, riscați să nu primiți un răspuns de la nimeni.

Câmp "subiect"

Nu lăsați acest câmp gol. Oamenii cu care sunteți rescrise pot primi sute de scrisori pe zi și pot folosi acest câmp pentru a evalua rapid importanța conținutului scrisorii.

Subiectul scrisorii ar trebui să reflecte pe scurt subiectul scrisorii. Tip tipărește tipul "Întrebare", "Bună!" Sau anteturile goale dau sau novice sau lipsa abilităților elementare de proprietate asupra corespondenței de afaceri.

"Importanța scrisorii"

Dacă scrisoarea conține informații despre modificările urgente, textul oricărui contract sau alte informații pentru a acorda atenție mai întâi, utilizați importanța "ridicată", aceasta va aloca litera din dosarul Inbox.

• NU UTILIZAȚI ÎN OFTENȚĂ "ÎNREGISTRARE"!
• Scrisoare personală către un corespondent de afaceri sau o scrisoare cu o imagine amuzantă și nu o imagine de afaceri sau o legătură pentru a se căsători cu importanța "scăzută".

Scrierea unui răspuns

1. Începeți cu salutări, este politicos.
2. Vorbiți cu un bărbat în aceeași limbă. Acest lucru nu se referă doar la limba rusă / engleză, ci și forme de text. Un răspuns informal la o scrisoare formală este lipsa de respect pentru respondent și o demonstrație a propriei sale culturi scăzute.
3. Nu utilizați translite, cu excepția plecării literelor de la dispozitive mobile. Dacă clientul dvs. de e-mail nu acceptă codificarea rusă sau răsfățată, atașați textul de răspuns în aplicație.
4. O scrisoare de afaceri trebuie să fie exactă, concretă și concisă.
   • Precizie- Specificați datele exacte referitoare (de exemplu, o dată de întâlnire, o întâlnire de agendă, data și subiectul unei alte litere sau nume de fișier).
   • Concretitate- Din scrisoare ar trebui să fie exact clare ceea ce este necesar de la destinatar.
   • Laconicitate. Cine se gândește clar, el a ieșit clar, iar acest lucru vă vede destinatarul. Prin urmare, nu este necesar să se precizeze pe trei pagini ceea ce ar putea fi scris în trei propoziții. Textul de afaceri laconic nu este uscat, ci economisirea timpului și precizia gândirii.
5. Dacă scrisoarea conține mai multe întrebări, fire sau obiective, structurați-le și separați-le. Solidul "SOAP SWORD" este dificil de citit și puteți săriți, de fapt, întrebarea principală a scrisorii.
6. Referindu-se la cererile stabilite în scrisoarea cât mai precisă posibil. Răspundeți la o solicitare sau o sarcină "Să facem!" Intrare. "Vom face la o astfel de dată", "prin atâtea zile", "după un astfel de eveniment" este un răspuns mai clar și mai precis.
7. Textul nu trebuie să conțină erori! Titlurile nu sunt înfricoșătoare, dar dacă scrieți cuvintele în fiecare scrisoare, devine vizibil foarte rapid și impune o amprentă negativă asupra imaginii unui partener de afaceri.
8. Nu trimiteți niciodată o scrisoare fără a citi ceea ce ați scris! Citiți răspunsul dvs. și asigurați-vă dacă totul este concis, exact, în mod clar, în mod specific, nu conține erori gramaticale. Verificați dacă sunt specificate toate destinatarii necesari dacă sunt stabilite în câmpurile "To" și "Copy". Verificați erorile gramaticale.
9. Cat textul scrisorii originale.
10. Cu citate completă (dacă răspunsul dvs. la toată litera în ansamblu), scrieți textul răspunsului la începutul literei și nu la sfârșit!
11. Dacă răspunsurile dvs. pe elemente, separă cotația cu șirurile goale de sus și de mai jos.

Investiții

1. Nu investiți în scrisori exe, PIF, BAT, COM, formate CMD, SCRS - mulți clienți de poștă electronică sau servere blochează strâns astfel de atașamente, iar destinatarul lor nu le va citi niciodată. Împachetați-le în arhivă (zip, rar) ca în coajă și în această formă de inserție.
2. Normal este considerat a fi expulzat fără a împiedica atașamentele de până la 2-3 megaocteți. Dacă doriți să trimiteți un atașament dimensiune mai mare, Specificați corespondentul, va trece un astfel de fișier prin serverul său sau dacă acesta se va potrivi în căsuța poștală.
3. Se abține de la investițiile de conținut dubios: În primul rând, corespondentul dvs. nu vă poate separa gusturile și, în al doilea rând, puteți oferi probleme la o persoană care lucrează într-o organizație în care se aplică postarea poștală.

Semnatura electronica

1. Prezența sa este utilă (există informațiile dvs. de contact) și aceasta bun tonarătând profesionalismul.
2. Semnătura nu trebuie să depășească 5-6 linii. Ar trebui să includă un număr minim de nume și nume. În plus, este recomandabil să specificați numărul de telefon, adresa de e-mail, numele și adresa fizică a companiei, precum și adresa site-ului său.
3. Au două opțiuni semnatura electronica: Pentru scrisori de inițiativă (proprie) cu deplin sub

Scrisoarea de afaceri trebuie să aibă o structură clară a cărei avantaje sunt:

• salvarea timpului și a timpului destinatarului;
• garanția de citire a scrisorii către destinatar și înțelegerea corectă a esenței sale;
• obținerea unui răspuns inteligibil și clar.

Structura unei scrisori de afaceri

Recurs

Situat în "Antetul" scrisorii și conține poziția și numele destinatarului. Pentru corespondența oficială de afaceri, standardul este considerat "draga", care este scris cu scrisori mari Și în centrul foii. Și apoi o mulțime de opțiuni, în funcție de ceea ce scriu și de cine. Deci, în Rusia este obișnuit să contactați numele și patronimic, în companii cu cultură corporativă occidentală - doar după nume. Dacă cunoașteți personalul personal, puteți contacta acest lucru: "Dragă Andrei Petrovich", nu știu - "Dragă domnul Smirnov". Apropo, în manipularea unei persoane, cuvântul "domnul" pentru a reduce la "domnul" este imposibil. Și în nici un caz nu ar trebui să scrie "Dragă domnul Smirnov A. P.". Fie "Andrei Petrovich" sau "domnul Smirnov".

Dacă nu scrii persoane personale de sânge, reprezentanți ai denominațiilor religioase, președinți și membri ai parlamentelor tari diferiteGândește-te la ce ești norocos. Există formule oficiale pentru ei și pentru fiecare rang - special. Înainte de a trimite un astfel de e-mail, verificați cu atenție dacă recursul selectat corespunde statutului destinatarului. Este mult mai ușor să vă amintiți cum să scrieți un serviceMan: "Dragă tovarășul colonel", chiar dacă acest colonel este o femeie. Dar recursul "Doamnelor și Domnului" este secular și este mai bine să-l folosiți, să spuneți, pentru o invitație de a deschide cabina haine de moda. Dacă vă inviți la o prezentare de afaceri - de exemplu, noi platforme de foraj, apoi pe practica curentă, este folosit comună tuturor apelurilor "Dragă Domn". ÎN acest caz Nu contează că femeile lucrează în această organizație.

Exemplu:

la CEO.
LLC "Concord"
Dobrovolsky Pi.

Dragă Paul Iyich!
sau
Dragă Dobrovolsky!

Preambul

Acesta este primul paragraf al scrisorii, în care scopul său este stabilit, motivul care ți-a determinat să o scrie. După ce a citit preambulul, destinatarul trebuie să înțeleagă esența scrisorii. De exemplu: vă scriu pentru a-mi exprima nemulțumirea cu calitatea materiilor prime pentru producția de mobilier, pe care compania dvs. le furnizează și o contează pe acțiunile dvs. vizate la schimbarea rapidă a celor mai bune și compensate pentru daunele care ne determină.

Exemplu: Pentru luna trecutaDe la al doilea din anul curent, 10-15% din fiecare lot de materie primă este căsătoria. Aceste fapte au fost executate corespunzător de specialiștii companiei noastre. Copiile documentelor sunt atașate la această scrisoare. Pierderile companiei noastre în legătură cu primirea de materii prime defecte sunt de aproximativ 1 milion de ruble. Colaborăm cu LLC "Concord" în ultimii cinci ani și până acum nu avem niciun motiv pentru plângeri. În această situație, insistăm asupra compensației complete a pierderilor noastre. Dacă este necesar, suntem gata să efectuăm o examinare comună a materiilor prime respinse.

Concluzie

Este necesar ca un rezumat al rezultatelor întregii finalizări scrise și logice a scrisorii.

Exemplu: Sunt sigur că vă veți da seama în această situație, iar în viitorul apropiat cooperarea noastră va intra în canalul obișnuit.

Semnătură

Scrisoarea este completată de semnătură (poziția + numele) dependentului, care este precedată de forma politică standard "cu respect". Opțiunile sunt, de asemenea, posibile: "Sincer", "cu speranța de cooperare productivă", "cu recunoștință pentru cooperare" etc. Consider că semnarea scrisorii este de a ține cont de rangul destinatarului și destinatarului. Scrisoarea adresată directorului general ar trebui, de asemenea, să semneze cEO Sau cel puțin adjunctul său. În același timp, semnătura trebuie să respecte decodificarea: situația în care directorul adjunct pune oblic de lângă numele directorului și semnat de numele său este nevalid.

Exemplu: Cu sinceritate, director general al fabricii de mobilier "Zarya" Kiselev a.D.

P.S.

PostScript (P.S.) - Postat la sfârșitul scrisorii după semnătură - este destul de rar folosit în corespondența de afaceri. Ea servește la informarea destinatarului despre un eveniment importantcare sa întâmplat deja după scrierea unei scrisori sau transferați-i informațiile care au o atitudine indirectă față de subiectul scrisorii.

Exemplul 1: P.S. Vă informez că procentul de căsătorie în lotul de materii prime a sosit acum 3 ore, a crescut la 17%!

Exemplul 2: P.S. Șeful departamentului nostru pentru primirea materiilor prime se va întâlni cu experții dvs. la întreprinderea dvs. mâine la ora 14:00.

Aplicații

Aplicațiile reprezintă o adăugire opțională a textului de bază al scrisorii și, prin urmare, sunt emise foi separate - Fiecare aplicație pe foaia sa. Nu există mâini pe scrierea lor.

Rame standard corespondență de afaceri

Notificări

• Informăm această întârziere în expediere ... sa întâmplat în minte ...
• Am pus pe tine să știți că conducerea plantei a decis ...
• Vă informăm că oferta dvs. este acceptată.
• NOTIFICIFICĂȚI NOI ...
• Aducem la informația dvs. că ...
• Noi informăm că, din păcate, nu putem ...

Modele de expresii care explică motivele (cele mai comune fraze la începutul scrisorii de afaceri standard)

În conformitate cu protocolul ...
• Pentru a spori protecția proprietății ...
• Ca răspuns la cererea dvs. ...
• În confirmarea conversației noastre telefonice ...
• În confirmarea acordului nostru ...
• În ordinea asistenței tehnice ...
• Datorită poziției dificile ...
• În legătură cu desfășurarea muncii comune ...
• În conformitate cu scrisoarea clientului ...

Dacă autorul este o persoană juridică, atunci acțiunile sunt transmise:

1. De la o terță parte a singularului, de exemplu:
   • Planta "Zarya" nu obiectează ...
   • Intreprinderea mixtă rusă-engleză "Union K" oferă ...
   • Cooperarea "naivă" garanții ...
2. De la a treia persoană a pluralului, de exemplu: Comitetul Direcției și sindicale al plantei Zarya sunt în mod convingător ...
3. De la prima persoană a pluralului:
   • Vă rog ...
   • Confirm ...
   • Ne informăm ...

Dacă autorul este o față fizică, atunci acțiunile sunt transmise:

1. De la prima persoană a singularului, de exemplu:
   • Pentru informația dumneavoastră…
   • Cere…
   • Te-am pus în faimă ...
2. De la prima persoană a pluralului, de exemplu:
   • Aprobăm ...
   • Am primit telegrama ta ...
   • Felicitări ...
   • Noi sustinem ...

Cerere

• Vă cerem să verificați cursul de lucru ...
• Vă rugăm să luați măsuri ...
• Vă rugăm să informați datele de performanță ...

Trimiterea de documente sau valori materiale

• Vom trimite desenele Adunării de mașini ...
• Trimitem documentele care sunt interesate de parcela inregistrata ...
• Trimitem un contract semnat pe partea noastră ...

confirmarea

• Cu recunoștință, confirmați primirea comenzii dvs. și treceți la împlinirea acestuia ...
• Confirmați primirea de specificații pe ...
• Planta "Zarya" confirmă condițiile pentru furnizarea de echipamente ...

Sentință.

• Vă putem oferi ...
• Vă oferim să cumpărați ...
• Vă putem recomanda ...

Invitație

• Vă invităm să participați la discuția despre proiect ...
• Participați la discuția despre problema ...
• Invităm reprezentantul companiei dvs. să viziteze ...

Refuzul și abaterea ofertei (proiect)

• Ați trimis lista de titluri a listei de titluri pe facilitățile de construcție pentru suma ... Nu putem fi aprobați din următoarele motive.
• Oferta dvs. (proiect) este respinsă din următoarele motive ...

Aducere aminte

• Vă reamintim că, în conformitate cu planul de muncă comună, trebuie ...
• Vă reamintim că în conformitate cu ... Trebuie să ...
• Vă reamintim că datoria dvs. la plată este ...
• Vă reamintim că termenul de acordare a manuscrisului expiră ...

Garanție

• Garanția de plată.
• Garanția timpului de performanță.
• Garanția calității produselor.

Interpretarea propriei dvs. poziție

• Apelurile noastre pe această temă nu au condus la rezultate pozitive.
• Nu există obiecții față de design.
• Nu vă putem furniza bunurile ... în următoarele motive: ...

Interpretarea acțiunilor celeilalte părți

• O astfel de întârziere poate duce ...
• Complet inexplicabil de ce planta ta întârzie expulzarea matrițelor ...
• Promisiunile promisiunilor tale nu sunt executate.

Cuvintele finale

• Sperăm că cererea noastră va fi finalizată.
• Sperăm pentru o cooperare ulterioară.
• Cu dorințe de succes.
• Ne cerem în mod convingător să nu întârziați răspunsul.
• Vă rog să ne cereți scuze pentru o întârziere de răspuns (pentru eroarea presupusă).

Standardele etice ale corespondenței de afaceri

Corespondența de afaceri, ca orice altă formă de interacțiune a oamenilor, se bazează pe Arcul regulilor și normelor etice, cel mai important fiind "corectitudinea și respectul pentru partener". Chiar dacă scopul scrisorii este declarația revendicării, textul său nu trebuie să conțină cuvinte grosiere și expresii incorecte care vă pot ofensa contrapartida. Având în vedere menținerea meritelor destinatarului, vă păstrați astfel pe cont propriu.

• Începeți un mesaj de la stabilirea eșecului. În primul rând, motivația ar trebui să fie setată primit și să precizeze că, în anumite circumstanțe, este posibil să se returneze în considerare;
• impunerea unui rezultat așteptat al întrebării, de exemplu: "Eu cer să studiez și să rezolvăm problema pozitiv" sau "vă rog să aprobați această candidatură"
• Încurajați destinatarul să se grăbească atunci când se ocupă de cuvintele "urgent", "imediat", "în mai mult timp scurt" Mai bine profitați de formulele etichetei "Vă rog să răspundeți la un astfel de număr", "vă voi cere în mod convingător să raportați imediat decizia mea"
• este incompetența de a sugera destinatarului asupra neatenției sale imaginare, injectarea tipului de formulare "Eu propun să studiez cu atenție ..." în textul scrisorii.

Pentru destinatarul scrisorilor de afaceri cu cerințe obligatorii, din punctul de vedere al standardelor etice, sunt:

• refuzul formularului de răspuns în care scrisoarea de solicitare sau scrisoarea este returnată autorului cu informații de răspuns postate pe acestea;
• răspunsul operațional și clar la organizarea-expeditor. O întârziere sau nici un răspuns poate fi considerată ca reticența de a coopera.

În urma standardelor etice menționate mai sus ale corespondenței de afaceri, nu vă vor cere să faceți atașamentul și cu timpul, va deveni mare și obișnuit. Mai mult, vă va oferi o reputație de o persoană tact și chiar va învăța să transformi adversarii aliaților.

Reguli generale pentru a face scrisori de afaceri

În plus față de structură, o altă componentă importantă a competențelor scrisoare de afaceri Este designul său precis.

Informații poștă

Informații poștă - Aceasta este o scrisoare de serviciu care informează destinatarul unei informații oficiale.

Cantitatea de scrisori de informare variază de la un paragraf la mai multe pagini.

De regulă, scrisorile de informare sunt semnate de șeful organizației, iar în cazul unei distribuții în masă (de exemplu, toți clienții companiei) nu pot conține o semnătură manuală. Scrisorile de informații sunt tipice.

O ancheta - scrisoarea de serviciu trimisă pentru a obține informații oficiale sau documente.

În general, solicitările solicită sunt întocmite ca scrisori de solicitări. Anchetele, de regulă, sunt semnate de șeful organizației sau autorizați oficial de un funcționar.

Textul cererii trebuie să conțină rațiunea necesității de a furniza materiale sau informații și cererea efectivă.

Scrisoarea de solicitare necesită o scrisoare de răspuns.

Scrisoare-răspuns

Un răspuns de scrisoare este o scrisoare de serviciu care este compilată ca răspuns la o scrisoare de solicitare sau la cererea de scrisoare.

Răspunsul poate fi negativ (eșec al literei) sau pozitiv.

În textul răspunsului la litere, ar trebui să se utilizeze aceleași limbaj, vocabularul utilizat de autor într-o scrisoare de inițiativă ar trebui utilizat, cu condiția ca cererea scrisă să fie compilată corect în relațiile lingvistice.

Nu ar trebui să fie inclus în textul scrisului-răspunsul la o legătură cu e-mailul primit ("pe scrisoarea dvs. de la _______ № __ ...").

Informațiile despre scrisoarea de inițiativă se face la numărul de înregistrare al răspunsului la litere. În conformitate cu refuzul, este recomandabil să începem cu rațiunea refuzului: "În legătură cu ...", deoarece răspunsul negativ trebuie justificat, Este imposibil să refuzați pur și simplu cererea fără explicații.

Scrisoare de confirmare

O scrisoare de confirmare este o scrisoare de serviciu în care destinatarul confirmă aranjamentele, intențiile, primirea de informații, documentele sau alte materiale etc.

Formula de limbă cheie a acestui tip de litere este: "Confirm (primind documente, un acord preliminar, consimțământ la ...)".

În confirmarea aranjamentului anterior în textul scrisorii, este necesar să se precizeze pe scurt esența sa.

Dacă se confirmă primirea documentelor - acestea ar trebui să le numească, etc. Confirmarea poate ajunge să solicite, dorește, ofertă.

Scrisoarea de scrisori

Scrisoarea de revendicare este o scrisoare de afaceri de inițiativă, a cărei scop este expresia revendicării sau nemulțumirii cu destinatarul.

În concluzie, ar trebui exprimate dorințe sau sugestii specifice pentru corectarea situației.

Scrisoare de garantie

Scrisorile de garanție sunt concepute pentru a oferi garanții scrise pentru a confirma anumite promisiuni sau condiții, intenții sau acțiuni ale autorului (organizarea expeditorului), într-un fel sau altul care afectează interesele destinatarului.

Scrisorile de garanție sunt adresate organizațiilor sau unei persoane separate. Cu toate acestea, cuvântul "garanție" nu poate fi menționat în textul scrisorii, totuși, scrisoarea va rămâne un document care conține o garanție.

Plata poate fi garantată pentru activitatea desfășurată, termenele pentru punerea în aplicare a acesteia, calitatea muncii, calitatea bunurilor, calendarul ofertei sale, plata produselor obținute etc. Aceste aspecte pot compila conținutul unei litere întregi sau Introduceți textul literei ca componentă.

Scrisorile de garanție sunt subliniate natura juridică, care corespund statutului documentelor contractuale. Cel mai adesea, sunt făcute scrisori de garanție pentru a confirma plata.

În acest caz, este obligatoriu să se indice numărul contractului și contul, conform căruia trebuie efectuată plata.

Scrisorile de garanție se disting prin claritate, exactitate și definiție a formulării - deoarece este vorba despre asigurarea unei garanții de garanții în numele și în numele organizației sau ofiţer. Aceasta indică în mod necesar tipul de operațiune care trebuie produsă.

Astfel de scrisori pot începe cu prezentarea esenței garanțiilor oferite de destinatar, de exemplu, garantăm această scrisoare ... ".

În alte cazuri, scrisoarea de garanție poate cuprinde o declarație a motivelor care au determinat intenția autorului de a-și declara disponibilitatea de a furniza destinatarului sau alte garanții. În acest caz, cererea corespunzătoare este formulată în propoziția finală, de exemplu: "Plata Garantarea" sau "Garanția de plată în timp util și de plată".

O caracteristică a acestui tip de litere este disponibilitatea semnăturii autorului (de exemplu, directorului organizației) a semnării ofițerului, în gestionarea directă a cărora sunt aspecte financiare sau alte probleme. Dacă scrisoarea de garanție este trimisă ca obligația de a plăti pentru achiziționarea furnizată de serviciu etc., atunci detaliile băncii ale organizației plătitorului sunt indicate în mod necesar.

Fraza cheie a scrisorii de garanție poate include cuvinte și expresii:

• Garantăm ...
• Garantăm că ...
• Firma "partener" garantează ...
• Vă rugăm să trimiteți la adresa noastră de numerar la livrare (tip de garanție) ...
• Garanția de plată ...
• Noi garantăm ...

rezumat

Rezumatul este tipul de scrisoare de afaceri, care vizează prezentarea maximă și profitabilă a unui specialist pentru angajator.

La elaborarea unui rezumat, o serie de reguli ar trebui să fie clar urmată:

1. Prezent
2. Educaţie
3. experiență de muncă
4. Trebuie să specificați nivelul de salarizare dorit?
5. Este necesar să se indice informații suplimentare Despre mine?
6. Detaliile personale au nevoie?
7. Adaptați rezumatul cerințelor angajatorului
8. Atitudinea față de călătoriile de afaceri
9. Disponibilitatea recomandărilor
10. Scrisoarea de transmisie

Nu există și nu poate fi un rezumat unic pentru toate ocaziile care ar putea fi trimise de toate firmele neschimbate.

De fiecare dată când ar trebui să vă gândiți mai întâi la ce calități vor fi apreciate de către munca noua, și în conformitate cu acestea, modificați rezumatul. Informațiile prezentate în rezumat ar trebui să fie fiabile. Nu lăsați "pete albe" în CV-ul lor.

Și cel mai important - rezumatul ar trebui să fie scurt: nu mai mult de una la una și jumătate. Abilitatea dvs. de a formula în mod clar, pe scurt indicator nivel inalt cultura comună.

Disponibilitatea unei fotografii pe rezumat este binevenită.

1. Confirmarea faptului și a momentării activității în organizație, informații scurte despre pozițiile ocupate și efectuate responsabilități (pentru o scrisoare recomandare de la o persoană privată în acest paragraf, este indicată, pentru care perioadă de timp și în ce capacitate nu știe autorul recomandat). Din lista responsabilităților ar trebui să fie calificări vizibile ale celui recomandat. Dacă recomandările au ocupat diferite poziții, atunci datele de pe posturi și efectuate drepturile oficiale Indicat pentru fiecare interval de timp. Exemplu:Sidorov Vladimir Alexandrovich a lucrat la compania "Vector" din 12 martie 1998 până la 16 martie 2002, inclusiv din 12 martie 1998 până la 16 martie 2002 - ca director al unui departament de comerț și achiziție, din 17 martie 25 noiembrie 2002 - În funcția de director senior al aceluiași departament. Responsabilitățile sale în funcție au reușit să organizeze furnizarea de componente, în calitate de manager senior - în organizarea interacțiunii între furnizorii de componente și producție.
2. O scurtă descriere a calităților profesionale, de afaceri și personale ale succesului recomandat și realizat în timpul lucrărilor din cadrul organizației. Ar trebui să fie abandonată de astfel de cuvinte generale ca fiind fiabile, competente, conștiincioase etc., dar pentru a naviga fapte specificecaracterizarea recomandărilor în ceea ce privește calități profesionale, abilitatea de a face față performanței anumitor sarcini. Vă puteți concentra pe astfel de categorii ca nivel de cunoaștere și de muncă grea în îndeplinirea principalelor responsabilități, abilitatea de a face față sarcinilor non-standard, ingeniozității, inițiativei, învățarea, Abilitatea de a adapta adaptarea în diferite situații, stabilitatea emoțională, calitățile de conducere. Putem acorda o comparație aproximativă a activității recomandate cu activitatea colegilor săi, pentru a indica cele mai importante realizări, proiecte dezvoltate și implementate personal. Exemplu:Software-ul auto-stăpânit, software-ul, în mod independent și de succes, a fost condus efectiv de subordonați și așa mai departe.
3. Cauzele schimbărilor în locul de muncă (părăsirea organizației, trecerea la un alt loc). Poate fi o schimbare în profilul organizației, închiderea unității, schimbările de personal în organizație, o schimbare în loc de reședință etc.
4. Concluzii. O evaluare scurtă și specifică a competenței, calități de afaceri Recomandat, It potențial creativ și oportunități creșterea carierei. Recomandări pentru o anumită poziție sau posturi (în unele cazuri, este recomandabil să specificați gradul în care vă recomandăm o persoană într-o poziție de căutare: necondiționat, puternic, cu unele rezervări, nu recomandăm). Exemplu:Sidorov Vladimir Alexandrovich deține perfect tehnologia ... (are o vastă experiență cu software-ul de server ... sau ... poate funcționa independent cu clienții corporativi... etc.). Cred că domnul Sidorov poate îndeplini în mod eficient responsabilitățile șefului unității, care lucrează în posturile departamentului, șeful adjunct al Departamentului Computational al Enterprise Enterprise.
5. Contactați coordonatele unei persoane care semnează o scrisoare. Acest articol este deosebit de relevant pentru scrisorile consultative alcătuite de persoane fizice, deoarece este posibil ca un nou angajator, citit letterview., dorește să clarifice câteva detalii.

comunicat de presa

Comunicat de presă este un mesaj informațional pentru mass-media a cărei sarcină este de a atrage atenția asupra unui anumit eveniment (care sa întâmplat sau viitoare) pentru a maximiza acest eveniment în mass-media.

Comunicatele de presă sunt întocmite și trimise de serviciile de presă ale companiilor și organizațiilor și au anumite reguli de ortografie:

• În antetul documentului, trebuie indicat cuvântul "comunicat de presă", iar data de distribuire a acesteia a fost aplicată;
• antetul comunicatului de presă trebuie să reflecte în mod clar subiectul său, trimițând un mesaj de informare;
• În detaliu, titlul comunicatului de presă poate fi dezvăluit în subtitlu (în același timp, prezența sa este opțională);
• primul paragraf al unui comunicat de presă trebuie să conțină în mod necesar următoarele informații: Ce, unde și când sa întâmplat (se întâmplă);
• comunicatul de presă nu trebuie să depășească una și jumătate de pagini de text scrise. În același timp, este de dorit să ne limităm la o singură pagină, inclusiv semnătura și poziția goală a organizației;
• comunicat de presă poate include citate de factori de știri - difuzoare responsabile ale organizației;
• comunicat de presă este compilat pe forma organizației;
• În semnătura la comunicat de presă, trebuie specificat numele persoanei de contact, care poate furniza informații suplimentare despre subiectul comunicatului de presă și detaliile sale de contact: telefon (de preferință mobil), e-mail, număr ICQ.

Letter-Felicitări

Formatul "Felicitări" se referă la categoria corespondenței personale de afaceri.

Se întocmește pe o formă de felicitare sau o carte poștală și când este compilată și trebuie să prevaleze creativitate. Aceasta se referă la textul scrisorii și la designul acesteia.

Felicitări pot fi personale (ziua de naștere fericită) sau masă (de exemplu, Anul Nou fericit).

În primul caz, recursul la destinatar trebuie să fie personal - după nume și patronimic; În al doilea caz, poate fi comună, de exemplu, "Dragi prieteni!".

În același timp, în ambele cazuri, expeditorul trebuie să semneze personal un felicitare (o facsimilă este utilizată în transportul de corespondență).

Saluturi personale

Salut masiv

Scrisoare de invitație

Formatul "Invitație" se referă la categoria corespondenței personale de afaceri.

Este întocmit pe o formă oficială sau o carte poștală și are un scop de a notifica destinatarul unora eveniment solemncare este invitat să îl viziteze.

Invitația trebuie să conțină în mod necesar informații despre locul și ora evenimentului, precum și numele său.

În invitație, trebuie specificată o formă acceptabilă de îmbrăcăminte (de exemplu, negru și cravată), precum și numărul de persoane la care este distribuită această invitație.

De regulă, invitația este nominalizată, dar atunci când conduce evenimente de masă, poate fi impersonal.

Invitație personală

Invitație în masă

Scrisoare recunoscătoare

Formatul "recunoștință" se referă la categoria corespondenței de afaceri personale și vizează exprimarea recunoștinței față de destinatar.

De regulă, recunoștința se face pe forma oficială a organizației, dar poate fi încadrată ca o cartelă poștală.

Textul unei scrisori recunoscători este scris într-un stil prietenos cu laconic, cu referire la un eveniment care a determinat expeditorul să-și exprime recunoștința față de destinatar. Dacă se dorește, alte merite ale destinatarului pot fi, de asemenea, listate. Extinderea este certificată de semnătura individuală a expeditorului și, în unele cazuri - organizarea organizației.

Exemplu: Mesajul președintelui prim-ministr al Consiliului Comitetului Consiliului Popular al URSS (25 aprilie 1942) "Sunt foarte recunoscător pentru mesajul dvs. din 23 aprilie. Desigur, vom întâmpina vizita lui Molotov, cu care sunt sigur că putem face o mulțime de muncă utilă. Sunt foarte bucuros că veți găsi posibil să rezolvăm această vizită, pe care sunt sigur că o va fi foarte valoroasă ".

Litere-condoleanțe

Formatul "Condoleance" se referă la categoria corespondenței de afaceri personale și vizează exprimarea empatiei și a sprijinului destinatarului pentru dacă este altfel eveniment trist sau pierdere.

Când scrieți condoleanțe, este foarte important să alegeți corect cuvinte sincerecu adevărat capabil să susțină destinatarul în durerea lui.

În același timp, este important să vă exprimați sentimentele și experiențele cu privire la ceea ce sa întâmplat.

Condolanța este întocmită într-un stil corect restrâns pe o formă oficială sau o carte poștală specială și este atribuită de semnarea personală a expeditorului.

Scrisoare de afaceri - documentul utilizat pentru comunicare, transmiterea informațiilor între cei doi corespondenți, care pot fi locuințe și persoane fizice.

O mulțime de scrisori de afaceri către șeful sau specialistului din biroul activității sale.

Literele de afaceri includ caracteristici, rezumate, recomandări, reamintind scrisori și recunoștință, scrisori - invitații de generare sau prezentare, scrisori de refuz, creanțe, compulsiune etc.

Cum de a scrie o scrisoare de afaceri

• hârtie pentru scrisori de afaceri ar trebui să fie calitate bună, absolut curat, curat circumcis;
• este de dorit ca martorul scrisorii de afaceri să fie cu emblema organizației, numele complet, adresele poștale și telegraf, telefon, fax, adresa de e-mail și detaliile bancare;
• scrisori de afaceri sunt tipărite pe partea facială Foaie, fără bloturi; Toate paginile, cu excepția primelor, sunt numerotate de figurile arabe;
• lățimea câmpului din partea stângă a foii trebuie să fie de cel puțin 2 cm, paragraful începe cu un rând roșu cu o retragere a cinci intervale de la marginea stângă a șirului; Textul este tipărit după o jumătate - două intervale; Este recomandabil să se evite transferul cuvintelor;
• În colțul din dreapta sus al scrisorii de afaceri sub adresa organizării expeditorului, data este, de preferință, pe deplin (de exemplu, 2 ianuarie 2007);
• numele organizației sau numele de familie și adresa persoanei, unde este trimisă scrisoarea de afaceri este aplicată pe partea stângă a foii;
• de mai jos, de la marginea liniei sau în centrul tabelului este scris un recurs politicos; De exemplu, "Dragă Ivan Ivanovich"; După recursul necesită o virgulă, dar adesea pusă semn de exclamareastfel încât următoarea frază să pornească de la un rând roșu și de la litera de capital;
• scrisoarea de afaceri se încheie cu cuvintele de recunoștință pentru cooperare și exprimarea speranțelor pentru continuarea acestuia;
• semnătura este plasată în partea dreapta Foi, după fraza finală de politețe, de exemplu, "respect ...", numele de familie al semnatarului este tipărit sub semnătura sa scrisă de mână;
• rezoluțiile privind toate tipurile de corespondență primite trebuie efectuate de un creion sau pe foi separate; O scrisoare de afaceri este pliată prin textul din interior, iar cele mai importante litere de afaceri nu se flexează, pentru care sunt trimise în plicuri mari dens;
• cererea de telegraf ar trebui să se răspundă în termen de 3 zile, pe o scrisoare de afaceri - 10; În cazul în care cererea necesită o analiză detaliată, atunci în termen de 3 zile ar trebui raportat că scrisoarea de afaceri este luată în considerare și dați răspunsul final în termen de 30 de zile.

• precizia și claritatea prezentării gândurilor - cuvinte scurte, fraze scurteParagrafele scurte
• disponibilitatea maximă a textului pentru înțelegerea, utilizarea unor fraze simple, exprimând cu precizie și unică esența
• adevărul
• corectitudine

O scrisoare de serviciu este un document care este o parte integrantă comunicare de afaceri. Cel mai adesea este transmisă de serviciul poștal și servește metodă specială Informații de schimb.

Noțiuni de bază

Corespondența de afaceri este necesară pentru a rezolva diverse probleme economice sau de producție. Cu ajutorul său, întreprinderea și organizația comunică cu mediul extern: parteneri, clienți sau agenții guvernamentale. De obicei, o scrisoare de serviciu este folosită pentru acest lucru.

Este atât de generalizabil, numit un document scris care poate fi:

• răspuns la mesajele sau cererile primite anterior;
• hârtie însoțitoare trimisă la destinatar împreună cu alte documente sau materiale;
• scrisoare de inițiativă, în cazul în care o modalitate diferită de a comunica este imposibilă.

Fiecare dintre opțiunile enumerate are caracteristici proprii. Totuși există reguli generaleÎn conformitate cu care orice scrisoare de serviciu este de obicei compilată. Acest lucru este de înțeles, deoarece este de la corespondența de afaceri, de exemplu, cel mai adesea începe concluzia celor mai multe tranzacții. Un document executat corespunzător poate crea o impresie favorabilă a unui posibil partener de la destinatar.

Tipuri de scrisori de afaceri

În funcție de informațiile pe care le conține scrisoarea de serviciu, poate fi:

1. Acompaniind. În cazul în care mesajul conține că există un pachet de aplicații.
2. Revendicat. Adică, este nemulțumit de această situație (plângere).
3. Instructiv. Textul oferă anumite instrucțiuni.
4. Garanție. Expeditorul confirmă executarea în viitor stabilită în documentul de angajament.
5. Informațională. Scrisoarea conține informații pe care destinatarul le poate interesa.
6. Publicitate. Sunt furnizate informații pentru a atrage cooperarea.
7. Scrisoare de notificare. Informații despre organizarea de evenimente publice.
8. Scrisoare de confirmare. obținerea anumitor documente sau materiale.
9. Cererea de scrisori. Textul conține un apel la impresiile destinatarului la acțiune.
10. Mesaj de scrisori. În aceasta, expeditorul oferă informații concrete care reprezintă interesul reciproc părților.

Scopul acestor documente este de a menține legăturile dintre organizații sau diviziile sale structurale.

Compilarea unei scrisori de revendicare

În materie de cooperare, uneori există situații în care una dintre părți dintr-un motiv sau altul nu își îndeplinește obligațiile. În acest caz, partenerul trimite mai întâi o scrisoare contrapartidei sale. În aceasta, el, de regulă, subliniază propunerile sale de a elimina încălcarea lui drepturi legale. Aceasta este o scrisoare de serviciu. Un eșantion de un astfel de document poate fi făcut în mod arbitrar. În același timp, este necesar să se ia în considerare următoarele puncte:

1. Trebuie să fie o afacere oficială cu instalarea pentru un parteneriat.
2. Esența cererii trebuie exprimată extrem de clar.
3. În timpul prezentării informațiilor, trebuie să funcționați convingător cu fapte specifice.

ÎN revendicați scrisul Asigurați-vă că ați conținut:

• detalii expeditor (nume, adresă de retur și telefoane pentru comunicare);
• informații complete despre destinatar;
• descrierea circumstanțelor în care a avut loc situația conflictelor;
• link-ul cu normele juridicecare din partea lor a rupt contrapartida;
• cerințe specifice pentru eliminarea încălcărilor care indică calendarul implementării acestora;
• consecințele care pot apărea dacă partea opusă va evita executarea lor.

O atenție deosebită trebuie acordată modul în care este întocmită scrisoarea de serviciu. Eșantionul trebuie dezvoltat astfel încât deprecierea să nu o perceapă ca o amenințare. Trebuie amintit că acest lucru este doar un memento cu cerința de respectare a legalității.

Reguli

O atenție deosebită trebuie acordată înregistrării scrisorilor de servicii. Adevărat, legea nu prevede aceste standarde și reguli stricte.

În ciuda acestui fapt, când se întocmește astfel de documente Trebuie să luați în considerare următoarele momente obligatorii:

1. Orice scrisoare de serviciu trebuie să fie pregătită pe formular. Acesta este proiectat în avans specialiști în funcțiune de birou și este aprobat prin ordinul șefului întreprinderii.

2. Documentul trebuie să conțină anumite detalii:

2.1. Informații despre destinatar și expeditor.

2.2. Numărul și data de ieșire a acestei scrisori. Este necesar pentru înregistrare.

2.4. Antet.

2.5. Informații despre disponibilitatea oricăror aplicații care indică numele și numerele acestora.

2.6. Informații despre persoana semnată acest document (Poziție și numele complet).

(3) Numai o întrebare ar trebui luată în considerare în scrisoare. Prezența mai multor subiecte va face dificilă alegerea interpretului.

4. Informațiile trebuie să fie stabilite extrem de scurt, dar este clar. Este de dorit ca textul să nu dureze mai mult de două pagini.

5. Indicați în mod corespunzător detaliile destinatarului. În cazul în care vine vorba de o organizație, trebuie să urmați următoarea secvență:

5.1. Numele companiei (în cazul nominativ).

5.2. Subdiviziune structurală (daca este necesar).

5.3. Poziția destinatarului (în atribuții).

5.4. Inițialele sale.

5.5. Adresa de poștă a întreprinderii.

6. În cazul în care destinatarii sunt oarecum, mai întâi indică principalul și apoi toate celelalte.

Dacă luăm în considerare toate aceste momente, atunci designul scrisorilor oficiale, în principiu, nu va fi multă dificultate.

Ordinea prezentării

Pentru ca documentul să fie întocmit în mod corespunzător, este necesar să se țină seama de un anumit ordin de prezentare în acesta. De exemplu, puteți lua în considerare opțiunea Cum să scrieți o scrisoare de serviciu-răspuns. Mai întâi trebuie să vă amintiți că, în conformitate cu regulile etichetei, este necesar să răspundeți la informații în timpul zilei de la data primirii acestuia. Dacă vorbim despre un mesaj electronic, atunci ora optimă nu va mai fi mai mult de două ore. În cazul în care aderă la o astfel de regulă nu este posibil, este mai bine să trimiteți un partener un mesaj corespunzător.

Scrisoarea însăși, în esență, va fi formată din două părți:

1. Intrare. Expeditorul stabilește subiectul, motivul și baza scrisului său. Aici vă puteți referi la reglementările care, prin lege, servesc drept bază pentru a oferi un răspuns. În plus, merită acordată atenție unor puncte privind situația în cauză. Ei vor ajuta la dezvăluirea esenței întrebării.
2. Principal. Această parte vizează clarificarea și condamnarea. Textul trebuie să fie clar, clar și concis, iar faptele subliniate sunt dovedite și obiective. Dacă este necesar, ele pot fi confirmate de numere reale.

După un astfel de text, este de obicei urmată o listă de aplicații. Documentul semnat de expeditor se încheie. În plus, trebuie să știți cum să scrieți o scrisoare de serviciu care să nu ofere destinatarului. În primul rând, apelul la acesta este de dorit să începem cu fraza "Dragi". În al doilea rând, este posibil să se folosească în textul tipului lipsită de "examinare cu atenție a sugestiilor" sau "verificați cu atenție comentariile dvs." O astfel de respectare a etichetei va beneficia doar de ambele părți.

Procedură

Elaborarea scrisorilor de servicii este inclusă în atribuțiile producătorilor clerici, a secretarilor sau a altor angajați care au fost încredințați aceste îndatoriri. Devenind pentru muncă, trebuie să adere la acțiunile unei anumite secvențe. Procesul de întocmire a unui astfel de document trece, de obicei, următorii pași:

1. Studiu atent al circumstanțelor această problemă. Trebuie să dețină pe deplin situația pentru a aprecia corect căi posibile Deciziile ei.
2. Elaborarea unei scrisori de scriere. Aici este necesar să se țină cont de toate cerințele de mai sus.
3. Coordonarea textului pregătit. Uneori trebuie editat, ținând cont de comentariile capului. Poate face o clarificare sau explicații pe această temă.
4. Aprobarea de către cap.
5. Proiectarea finală și semnarea documentului.
6. Înregistrarea scrisorilor.
7. Trimiterea corespondenței destinatarului.

Doar trecând toate aceste etape, scrisoarea, ajungând la destinatar, va putea să-și îndeplinească misiunea încredințată.

Regulamentele obligatorii

Pentru a emite o scrisoare de serviciu, este necesar să se considere că prima sa pagină este imprimată în mod necesar pe o formă specială. Pentru restul, puteți utiliza foile de curățare obișnuite din format A4. Aici trebuie să vă amintiți că câmpul de text are granițele sale: partea superioară și cea mai mică sunt de 2 centimetri, stânga este de 3,5 centimetri, dreptul este de 1 centimetru. Nu se rupe dimensiuni standardPentru a se potrivi informațiilor pe o singură coală. Este mai bine să respectați toate regulile și să adăugați doar o pagină suplimentară.

De asemenea, trebuie să tastați textul pentru toate regulile:

1. Pentru a imprima, utilizați font standard de ori noul font roman. Alte opțiuni sunt mai bine să nu se aplice.

2. Dimensiunile fontului sunt, de asemenea, reglementate:

• pentru textul principal - 14;
• alinierea și marcajul pe execuție - 12.

3. Plasarea detaliilor se face și în conformitate cu normele:

• interval între rânduri - 1;
• alinierea textului este produsă "lățime";
• transferurile sunt setate automat;
• distanța de la numărul de înregistrare la antet este de 2 intervale de marfă și de la acesta la textul principal - 3.

Respectarea acestor standarde este necesară pentru designul adecvat Scrisori de destinație corespunzătoare.

Locul de amplasare

Pentru a compila în mod corespunzător o scrisoare de afaceri standard, este necesar să se știe clar unde ar trebui să fie aranjate detaliile și componentele sale. Răspunsurile la aceste întrebări conțin GOST R 6.30-2003. Acesta descrie în detaliu forma scrisorii de serviciu. În esență, acesta este un eșantion în care setul de detalii ale documentului este localizat într-un anumit mod. Este necesar:

1. Unificați procesul de înregistrare a scrisorilor oficiale (de afaceri).
2. Puteți avea capacitatea de a pregăti în avans formularele standard, reducând în același timp necesitatea de a efectua o parte a lucrării manual.
3. Ușor și reduce căutarea vizuală a informațiilor.
4. Extindeți posibilitatea procesării literelor folosind computere și alte tehnici.

Deci, 30 de detalii standard sunt utilizate pentru scrisoarea obișnuită de afaceri, care sunt situate în unsprezece zone obligatorii:

• embleme și stema;
• autor;
• date sursă;
• antet;
• aprobare;
• destinatar;
• rezoluții;
• text;
• semnături și aplicații;
• coordonare și asigurări;
• mărci.

Plasarea informațiilor în anumite sectoare permite specialiștilor să fie mai orientați în document, iar utilizatorii obișnuiți facilitează procesul de întocmire.

Cerințe primare

Unii manageri cred în mod eronat că corespondența de afaceri poate fi efectuată în mod arbitrar, fără a respecta regulile și regulile. Dar experții care sunt responsabili pentru acest lucru ar trebui să cunoască cerințele de bază pentru scrisorile de servicii:

1. Prezența unei forme speciale (corporative).
2. Utilizarea corectă și plasarea detaliilor.
3. Textul trebuie să fie lizibil și bine editat. Pentru a prezenta esența întrebării, preferința este mai bine să oferiți oferte comune simple. Este necesar să se exprime pe scurt, astfel încât fiecare cuvânt să aibă în sine maximul de informații.
4. În funcție de tip, documentul trebuie decorat în consecință. Scrisoarea poate conține, de asemenea, mai multe aspecte. În acest caz, în acest caz, este necesar să încercați să le combinăm.
5. Utilizarea corectă a normelor instalate pentru setul de text.
6. Încercați să păstrați scrisoarea Nu există expresii categorice. Beneficiarul poate considera aceste fraze ca o amenințare. La proiectarea propunerilor, este mai bine să utilizați cuvintele introductive precum "Aparent", "după cum știți", "posibil" și "așa cum ar trebui".

Îndeplinirea acestor cerințe în practică ajută la locul de muncă în mod corespunzător în întreprindere.

Astăzi, aproape totul este folosit în mod activ de către Internet. Dar corespondența de afaceri nu a încetat să fie relevantă și importantă. A fost transferat doar la alte mass-media. Cum de a face și a face o scrisoare de afaceri, va spune publicarea.

Ce poate conține un mesaj de afaceri?

În primul rând, corespondența de afaceri oferă o oportunitate de a face schimb de opinii sau sugestii cu angajații și partenerii de afaceri. Într-o scrisoare, puteți solicita cereri, revendicări și alte gânduri pentru a elimina neînțelegerile între companii. În general, corespondența de afaceri este un fel de corespondență oficială.

Diferențe față de alte litere

Principalele diferențe pot fi reduse la următoarele.

• Prezentare de stilistică.
• Prezența subordonării biroului.
• Vocabular fără o expresie puternică a emoțiilor.
• De regulă, litera nu are mai mult de o pagină.
• Font-ul peste tot textul este același (nu este mic și nu mare).
• De obicei, compilate pe forma oficială a organizației.

Tipuri de scrisori de afaceri

Scrisori la care trebuie să răspundeți:

• Anchetă.
• Petiţie.
• Cerere.
• Sentință.
• Recurs.

Scrisori la care nu trebuie să fie dat răspunsul:

• Informațională.
• Notificarea.
• Acompaniind.
• Garanție.
• Un avertisment.
• Aducere aminte.

Scrisori comerciale. Acestea sunt de obicei necesare pe durata contractului sau să încheie un acord:

• Cerere.
• Răspundeți la cerere.
• Aducere aminte.
• Revendicare.
• Oferi. Această ofertă de a încheia un acord sau de a face o înțelegere.
• Avertizarea necesității de a îndeplini atribuțiile, încetarea acordurilor și așa mai departe.

Scrisori necomerciale:

• Invitație.
• Informând despre ceva.
• Exprimarea recunoștinței.
• Recomandări.
• Cerere.
• Instrucțiuni.
• Scrisoarea de transmisie.
• Expresia condoleanțelor.
• Felicitări pentru orice ocazie.
• Scrisoare de garantie.
• Confirmarea primirii bunurilor, furnizarea de servicii și așa mai departe.

Clasificarea scrisorilor de afaceri pe structură:

• Compilate de un model strict.
• Scrisă în formă liberă.

Specii în funcție de destinație:

• Normal. Trimis la un destinatar.
• Colectiv. A trimis o singură persoană, dar de la mai multe fețe.
• Circular. Selectați mai mulți destinatari.

Formularul de scrisoare este următorul:

• Trimis în plicuri obișnuite de e-mail.
• Prezentate personal.
• Selectate sub formă de fax.
• Regizat de către e-mail.

După cum se poate observa, un mesaj de afaceri poate fi decorat diferit și cu diverse intenții. Dar merită remarcat faptul că, în unele cazuri, este necesar să o scrieți din considerente etice și să nu imprimați pe un computer. Acest lucru se aplică pentru felicitări și condoleanțe.

Părți ale scrisorii

Scrisoarea de afaceri corectă este întotdeauna împărțită în mai multe părți. Aceasta este o introducere, de bază și finală. Și sunt conectate unul cu celălalt logic.

De regulă, partea introductivă conține informații despre circumstanțele care au condus la scrierea unei scrisori. Textul principal este direct conținutul însuși, esența mesajului. În partea finală, rezumă că poate exprima refuzul, consimțământul, cererea și așa mai departe.

Principii de scriere

Orice mesaj de afaceri trebuie să fie scris după cum urmează.

1. Imparţial.
2. Adresă (adică este destinată unei anumite persoane).
3. A susținut.
4. Fiabil.
5. Maxim plin.
6. Toate informațiile din text trebuie să fie relevante în momentul scrierii.

Funcții de stilistică

Regulile de a face o scrisoare de afaceri spun că este necesar să adere la stilistica strictă. Trebuie doar să utilizați aceste instrumente de vorbire care sunt caracteristice documentelor oficiale. Adică, va fi un stil oficial-de afaceri adecvat. Limba ar trebui să difere în următoarele caracteristici.

• Oficial.
• Acuratețea informațiilor.
• Obiectivitate.
• Structura.
• Semnificație, dar scurtă prezentare.

Esența cazului ar trebui să fie supusă unor propoziții scurte simple, făcând focalizarea pe verbe. Nu este nevoie să supraîncărcați textul cu adjective, să aplicați mai puțin cunoscuți și foarte specializați, care ar putea să nu înțeleagă destinatarul. Acest lucru va cauza doar negativ și respingere. Este mai bine să încercați să explicați cuvinte simple, ușor de înțeles, mai multe fapte și specifice. Prezența stilului de afaceri low-informativ și "apoasă" nu permite.

Partea finală nu ar trebui să aducă schimbări inutile și de lungă durată. De asemenea, ofertele ilogice și inconsistente nu vor fi potrivite. Prin urmare, este mai bine să se excludă serios și implicarea. În fiecare paragraf, ar trebui să se reflecte doar un singur gând clar. După finalizarea textului, este mai bine să-l verificați de mai multe ori pe erori prin citirea scrisorii cu voce tare.

Cerințe pentru Blanca.

Conform regulilor scrisorii de afaceri, este mai bine să declare cu privire la forma de marcă a companiei. Următoarele cerințe de bază sunt prezentate.

• În mijlocul formei trebuie să introduceți emblema Federației Ruse dacă întreprinderea este starea.
• Postați o scrisoare pe foaia A4.
• Stânga lăsați câmpul gol (cel puțin 3 centimetri). Acest lucru este necesar deoarece, după un timp, materialele vor fi legate de restul documentelor.
• Cel mai optim font este standardul "Times New Roman", dimensiunea 12 și cu un interval de substring de 1,5-2. Este cel mai bine perceput la citire.
• În antetul scrisorii, trebuie să specificați numele organizației, adresa reală și legală, telefonul și e-mail.

Caracteristicile înregistrării

Dacă au existat mai multe pagini pentru a face o scrisoare de afaceri, trebuie să numerotați, începând cu al doilea. Pentru a face acest lucru, se recomandă utilizarea numerelor arabe. Punctele de lângă numere nu sunt necesare.

Scrisoarea trebuie împărțită în paragrafe și, dacă este necesar, pe subtitlu. Textul nu trebuie să aibă o formă de curent solid, deoarece va fi percepută prost. Paragrafele vor arăta unde se termină și încearcă alte gânduri.

Este important să rețineți că greșelile, curățarea și orice corecții sunt inacceptabile pentru corespondența de afaceri. Ei vor indica analfabetismul și frivulitatea adversarului.

Detalii utilizate

În scrisoare, de regulă, indicați următoarele informații.

1. Numele complet al companiei, și nu doar o abreviere.
2. Număr de telefon, fax, cont bancar și e-mail.
3. Destinatar. Iar numele companiei ar trebui să fie utilizat într-un caz interesat. Dacă trebuie să specificați numele și poziția, se recomandă utilizarea unui caz de datorie. Dacă destinatarul are un titlu sau o diplomă, atunci trebuie indicat înaintea numelui persoanei.

Este important să se observe că fiecare recuzită ar trebui să fie scrisă din majusculă și Șir nou.

Apel într-o scrisoare de afaceri

Mesajul oficial trebuie să fie întotdeauna emis în ton neutru. Aceeași specie trebuie să aibă și să facă apel la destinatar. Frazele de tip "bună după-amiază" vor fi inadecvate. Dacă doriți să salutați, atunci este mai bine să utilizați "Hello" formal. Dar opțiunea cea mai competentă este considerată a face apel prin nume-patronimic. Și nu contează cât de mult este cunoștința cu destinatarul. Scrisoarea nu poate folosi un nume scurt (de exemplu, PTYA, Anya și așa mai departe).

Salvați distanța interpersonală, pentru a arăta respectul pentru o persoană mai în vârstă sau mai mare în funcție de poziție, va ajuta la apel la "dvs.". Cu toate acestea, merită remarcat faptul că în unele companii, dimpotrivă, utilizarea "dvs." atunci când comunicați chiar și într-o scrisoare.

Este demn de remarcat faptul că recursul "Dragă domnul" nu poate fi folosit fără instrucțiunile ulterioare ale numelui acestei persoane. De asemenea, este necesar să se evite abrevieri "domnul", "doamna". Dacă aveți nevoie să contactați grupul de persoană, este permisă să nu specificați numele. Apoi puteți scrie pe scurt: "Dragi domnilor!" În conformitate cu regulile după ce ați contactat numele, ar trebui să puneți întotdeauna un semn de exclamare. De exemplu, o expresie similară într-o scrisoare de afaceri va avea următorul apariție. « Dragă Alexander. Sergeevich! "

În partea finală, puteți utiliza diverse opțiuni. "DIN cele mai bune gânduri"," Cu privire la "," cu speranța de cooperare "și așa mai departe. Aici, apelurile trebuie să fie un ton oficial, dar prietenos.

Înregistrarea părții finale

Scrisoarea este, de asemenea, foarte importantă corect. În partea finală, este necesar să rezumăm rezultatul a ceea ce a fost menționat mai devreme. Cu toate acestea, nu trebuie să întindeți concluziile pe 10 propoziții. Trebuie amintit că laconicitatea și concisitatea sunt evaluate în stilul de afaceri. O limită mai bună la fraze simple. De exemplu, mai multe construcții sunt adecvate în partea finală a corespondenței de afaceri. Scrisorile de afaceri trebuie completate ca fiind corecte și politicoase cât mai mult posibil.

• Vă mulțumim pentru ajutor sau atenție. "Lasă-mă să-mi exprim apreciere ...". "Mulțumesc!"
• Asigurarea destinatarului în ceva. "Ar fi fericit să coopereze cu tine".
• Exprimarea speranței pentru viitor. "Sperăm să primim un răspuns de la dvs. în curând."
• Cereți ceva. "Vom fi recunoscători dacă informăm rezultatele".
• Ne cerem scuze pentru provocarea inconvenientelor. "Ne cerem scuze pentru întârzierea de plată".

Cum să spun la revedere la destinatar

În ciuda faptului că corespondența este de afaceri, într-o scrisoare de afaceri puteți spune la revedere diferit. Pentru a face acest lucru, utilizați așa-numitele fraze de închidere.

De exemplu, pot fi date următoarele opțiuni:

1. Cu stimă.
2. Cu sinceritate.
3. Salutari.
4. Vă doresc succes în munca voastră.
5. Sperăm să continuăm cooperarea.
6. Am fost bucuroși să avem un serviciu.

Pot exista și alte opțiuni. Aici, selecția frazei finale este extrem de gustă.

Punerea semnăturii

În partea de jos a foii, expeditorul trebuie să-și pună semnătura. Dar este extrem de important să se facă corect că documentul va avea o formă oficială.

Trebuie să specificați poziția, inițialele, prenumele și, dimpotrivă, punerea unei semnături. În plus, puteți specifica detaliile de contact (personale adresa electronică sau telefon). Acest lucru va demonstra disponibilitatea beneficiarului de a comunica și a coopera.

Caracteristicile refuzului

De asemenea, este important să știți cum să faceți o scrisoare de afaceri dacă aveți nevoie să vă refuzați ceva. La urma urmei, chiar și negativul voal sau refuzul nu va rămâne neobservat și implică consecințe neplăcute. După aceasta, este imposibil să se bazeze pe o atitudine pozitivă sau cel puțin neutră. Când faceți o scrisoare, nu este nevoie să cedezi emoțiilor. Este mai bine să vă păstrați înăuntru, dacă chiar și destinatarul este foarte enervant. Scrisori de refuz ar trebui să fie întotdeauna recitite de mai multe ori, atentie speciala Inversarea tonului mesajului.

Mesajul nu trebuie să înceapă cu categoric "nu", în orice formă nu este exprimată. În caz contrar, destinatarul va avea impresia că este neinteresantă și nu contează. În primul rând, este mai bine să stabilească explicații convingătoare non-adevărată. Când motivele eșecului vor fi listate pe scurt, puteți merge fără probleme la faptul că acest lucru. În același timp, în funcție de eticheta unei scrisori de afaceri, se recomandă utilizarea textului de tipul următor.

• Din păcate, nu avem ocazia să vă îndeplinim cererea.
• Este sincer rău, dar suntem forțați să vă abandonăm oferta.
• Profund regret, dar nu putem satisface cererea dvs. din următoarele motive.

În mod ideal, la începutul scrisorii, trebuie să stați pe scurt cererea destinatarului. Așa că el va înțelege că, cu propunerea sa, într-adevăr s-au familiarizat, și sigur că o va aprecia.

Caracteristicile de a face un e-mail

Astăzi, oamenii sunt din ce în ce mai interesați de modul în care este scrisă scrisoarea de afaceri dacă trebuie să o trimiteți prin e-mail. Pentru o astfel de corespondență, toate aceleași reguli au fost raportate mai devreme. Cu toate acestea, mesajele electronice de afaceri au propriile caracteristici.

• Autentificarea trebuie să fie solidă și adecvată. De exemplu, [E-mail protejat] – opțiune proastă, dar [E-mail protejat] - Bun.

• Câmpul "temă" este întotdeauna important pentru a umple. Acesta va clarifica ceea ce va fi discutat în mesaj. Dacă scrisoarea este destinată să fie o față necunoscută, titlul trebuie să fie interesant. Dar este important să nu exagerați. Teme în spirit " Oferta speciala Numai acum, "urgent" va provoca doar respingerea. Titlul trebuie să fie alcătuit din 3-5 cuvinte, investit în ele esența mesajului.

• Dacă se efectuează corespondența cu un om nefamiliar, Mai întâi trebuie să-i spui cum a fost recunoscut și ce face compania. Fără o astfel de intrare, mesajul poate lua în considerare spamul și poate elimina imediat.

• Momente importante din text Este mai bine să evidențiezi fonturile îndrăznețe. În același timp, este inacceptabil să utilizați culori diferite.

• Într-o scrisoare de afaceri electronică, nu se poate aplica o "capace". Chiar și în subtitrări și titlul subiectului nu trebuie să fie solid litere mari. Același lucru este valabil și pentru semnele de punctuație duplicate.

• Textul este mai bine să se împartă pe paragrafe, lăsând șirul gol între ele.

• Cea mai scurtă va fi un mesaj, cu atât mai repede va fi reacționat.

• Semnătura ar trebui să fie necesară. Se compune, de obicei, din mai multe linii în e-mailuri, include numele și postul expeditorului, numele companiei, telefonul și adresa site-ului.

• Puteți atașa fișiere text și imagini în literă. Este foarte convenabil, pentru că materiale suplimentareComentariile, explicațiile și descrierile detaliate sunt distrase de esențe. Prin urmare, este mai bine să nu le postați în textul scrisorii, ci în fișierele imbricate.

• Dacă corespondența de afaceri a fost stabilită de mult timp și instalată caldă relația de încredereE-mailul este permis să utilizeze emoticoanele. Ei vor ajuta un pic de "revigorare" și comunicarea de descărcare de gestiune. Dar nu este necesar să le abuzați, dar în litere de hârtie Ele sunt, în general, inacceptabile.

Instrucțiuni de scriere

Compilarea scrisorilor de afaceri poate fi împărțită în mai multe etape.

1. Mai întâi trebuie să specificați destinatarul. Pentru a face acest lucru, în colțul din dreapta sus al formei trebuie să scrieți inițiale, prenume și poziția destinatarului. Dacă destinatarul este o organizație, atunci trebuie specificată adresa legală.

2. Apel la destinatar. Ar trebui plasată mai jos în mijlocul formei. Menționate anterior ce fraze pot fi utilizate. De obicei, apelul arată ca: "Dragă Igor Petrovich!"

3. Mergând un scop. Mai jos de la noua linie trebuie să scrieți gândurile principale, toată esența, menționând cauza recursului. Dacă vorbim despre unele probleme, atunci merită să suferiți opțiunile pentru soluția sa. Dacă aceasta este o propunere de cooperare, atunci este necesar să se explice cum se va întâmpla. Dacă o plângere se reflectă în scrisoare, atunci merită să se solicite măsuri concrete. Într-un cuvânt, destinatarul din text ar trebui să înțeleagă exact ce vrea de la ea.

4. Partea finală. Și în cele din urmă, de la noua linie trebuie să introduceți fraza finală și semnătura.

Scrisoare de mulțumire

Acest eșantion demonstrează ce fel de scrisoare de recunoștință poate avea. Cu toate acestea B. acest exemplu Există un neajuns. În loc de linia "În compania emblematică, a fost posibilă introducerea unei fraze primitoare și a numelor celor care au fost destinate.

O ancheta

Aceasta este o scrisoare de afaceri eșantion. Nu există neajunsuri în ea. Au fost observate toate regulile pentru pregătirea unei scrisori oficiale. Din text devine tot ce a apărut problema și ce trebuie făcut pentru ao rezolva. Mesajul conține toate detaliile de contact, recursul primitoare, fraza finală și semnătura.

Deci, publicația a demonstrat cum să facă scrisorile destinate parteneri de afaceri. Ar trebui făcută corect și competent să nu atingă fața. La urma urmei, viitorul companiei depinde de ea. De asemenea, este important să răspundeți la un mesaj de afaceri la timp. Este permisă efectuarea de trei până la șapte zile de la data primirii scrisorii.

În zilele noastre, toată lumea ar trebui să poată scrie scrisori. La urma urmei, este inevitabilă pentru orice persoană care are educație. Nu toată lumea are scrisul de scriere a talentului. Dar, cunoscând regulile de bază, puteți dezvolta abilitățile pentru compoziția bunului și scrisori interesante. Mai ales dacă aceste reguli sunt destul de simple. În acest articol veți învăța cum să scrieți scrisori de afaceri și personal. Vom analiza diverse opțiuni pentru scrisori și momente importante în designul lor.

Cum de a scrie scrisori de afaceri

Scrisoarea oficială sau de afaceri este de obicei menită să mențină relațiile de afaceri între firme și angajații sau clienții acestora. Scrisoarea de afaceri are o mulțime de soiuri. De exemplu:

• Scrisoare de mulțumire
• Letterview.
• Scrisoarea de transmisie
• Scrisoare de garantie
• Scrisoare către președinte
• Scrisoare de serviciu
• Informații poștă
• Felicit de scrisoare
• Cerința scrisorii
• Scrisoare de reclamație
• Scrisoare de invitație

Aceasta sau scrisoarea de afaceri, am livrat în principal deasupra fețelor sau le-am întrebat, adică. Acestea sunt scrisori direcționate în mod clar trimise pentru un scop specific. Scopul este că scrisoarea este înțeleasă în consecință. De exemplu, decidem cum să scriem scrisoare de mulțumireAșa că înțelegem că mulțumim; Ne gândim cum să scriem corect scrisoare oficialăAstfel încât acestea sunt utile să fie înțelese corect de către destinatar. Prin urmare, este foarte important să știți cum să scrieți corect o scrisoare. Exemplu pentru scrierea scrisorilor de afaceri puteți găsi pe site-urile profesionale de scrisori de scrisori de afaceri.

Mai jos vom examina regulile de bază pentru scrierea scrisorilor de afaceri.

Scrisoarea nu ar trebui să fie fără probleme

V-ați gândit cum să scrieți e-mailuri? Sertar electronic O persoană de afaceri este foarte des umflată cu diverse spamuri. În primul rând, sarcina dvs., atunci când scrieți o scrisoare oficială, va fi să observați și să nu trimiteți la dosarul "Spam".

Pentru a începe, merită să aduceți referințe despre compania în care doriți să trimiteți scrisoarea dvs. Trebuie să aveți informații maxime ale partenerilor. După ce detaliile companiei sunt cunoscute, puteți începe să faceți o scrisoare. DRAGOSTE omul de afaceri Va fi frumos dacă într-o scrisoare îi va fi spus personal, și nu departamentului comercial al companiei în care funcționează, de exemplu. Apel la destinatar după nume va demonstra, în primul rând, respectul față de o persoană și, bineînțeles, îl va face emoții pozitivecare pur și simplu nu va putea să nu-l aranjeze persoanei dvs. La urma urmei, cum puteți începe o conversație cu un partener potențial despre propunerile de afaceri, dacă nu ați găsit timp pentru a afla despre numele său de familie, numele și patronimic.

Dacă nu ați reușit să aflați numele destinatarului, în nici un caz scrieți: "UV. Gena. Director! "," UV. comerţ Dir. Firme! ". Nu există niciun loc într-o scrisoare de afaceri către astfel de reduceri. Astfel de cuvinte ca "respectate", "domnul", "șeful departamentului" etc., trebuie să scrieți complet. În caz contrar, nu putem fi datorați respectului.

Scrisoarea trebuie să aibă un antet

Titlul este necesar pentru a dezvălui pe scurt conținutul scrisorii. Deci, destinatarul va fi capabil să proceseze și să sorteze scrisoarea fără probleme. În orice organizația oficială Zeci de scrisori vin în fiecare zi pe probleme complet diferite. Prin urmare, nu este posibil ca scrisoarea dvs. să acorde atenție. Prin urmare, dacă titlul dvs. va conține informatii utileatunci ar putea fi interesat partener potențial. Acum înțelegeți de ce este important să scrieți corect scrisori oficiale?

Cum să faci o impresie bună

Încercați să adăugați la scrisoarea la aderarea care va exprima un compliment pentru destinatar. De exemplu, cum ați fi bucuroși să aveți onoarea de a coopera cu o astfel de firmă bună.

Ce merită evitată

Refuzați frazele de directivă

În loc de fraza "Dacă sunteți interesat de oferta noastră, atunci ar trebui să mă contactați prin telefon ..." Mai bine scrie "pentru a discuta propoziția Aveți posibilitatea de a ne contacta prin telefon ...". Fraza de direcție poate înființa psihologic o persoană împotriva dvs. O astfel de frază poate arăta destinatarului insecuritatea și aroganța. Și dacă scrieți o scrisoare de recomandare, acesta va fi corect "de oferit", și nu să impuneți că impresia nu este creată că nu vă place, nu-i place pe nimeni.

Alegeți verbele potrivite

Utilizați verbele speciilor perfecte. De exemplu, creat, realizat, realizat, dezvoltat, crescut, etc. Dar astfel de verbe, pe măsură ce realizăm, participăm, lucrăm, producem, nu vorbim despre obținerea rezultatelor. Este greu de luat în considerare în scris scrisori de limbă străină, astfel încât să întrebați în prealabil regulile acestui lucru sau acele limbi să știți, de exemplu, cum să scrieți în mod corespunzător o scrisoare în limba engleză.

Utilizați formularul corporativ

Folosind o formă de marcă aveți nevoie, chiar dacă trimiteți un e-mail. Ce este o formă corporativă? Pe forma de marcă, trebuie indicată numele companiei, adresa, telefonul, faxul, logo-ul companiei și semnătura managerului. Acest moment este important în ortografie corectă Scrisoare de garanție, pentru că deci arată că sunt deschise și responsabile pentru compania dvs.

Trimiteți o scrisoare prin poștă

La trimiterea unei scrisori de afaceri, este mai bine să refuzați faxul și e-mailul. Opțiunea ideală Va trimite un curier cu o scrisoare, astfel încât la înmânat personal la cap în mână. Prin urmare, asigurați-vă că aveți grijă de plicul corporativ. Apropo, dacă trimiteți documente pentru a primi orice poziție, nu fi leneși să aflați cum să scrieți corect scrisoarea de însoțire, angajatorul va aprecia acest lucru.

Cum să scrieți scrisori personale

Scrisoarea personală poate fi o scrisoare către un prieten sau lângă omul, Scrisoare de către limba engleza Tovarăș conform corespondenței în străinătate, scrisoare de dragoste sau e-mail în rețea socială. Destinatarul va fi întotdeauna jucat în scrisoarea dvs. dacă este scris corect și interesant. Comunicarea corespondenței poate fi utilizată frumoase cuvintecare adesea timid să-i spună celor dragi atunci când vorbește. Literele personale scrie mult mai ușor decât oficialul, dar acest lucru nu înseamnă că nu trebuie să știți cum să scrieți o scrisoare unui prieten sau unui iubit.

Respectați destinatarul

Dacă trimiteți o scrisoare prin poștă, atunci nu utilizați blocul de hârtie pentru text, săpături din notebook. Dați preferință pentru hârtie de bună calitate. Și nu uitați să scrieți adresa potrivită!

Reguli fundamentale

Scrisoarea trebuie să înceapă cu recursul. Apelați locul în mijlocul liniei. Textul principal este scris sub frecvența cu 2 cm, cu o indentare la aceeași distanță de marginea stângă a foii. Încercați să reziste la această distanță în întreaga scrisoare. Dacă frunza sa terminat, luați al doilea foaie albă Hârtie. Nu scrieți ambele părți ale foii!

Evitați corecțiile

Amintiți-vă că buclele rândurilor sau corecțiilor pot da scrisoarea dvs. spre viziunea extrem de neclintită. Prin urmare, mai întâi nu trebuie să fie leneș și să scrieți un proiect.

Înregistrare

Textul scrisorii trebuie să fie spart și nu foarte mic. De-a lungul literei, utilizați aceeași pastă sau cerneală. La sfârșit, asigurați-vă că vă lăsați semnătura. După semnătură, dacă este nevoie de acest lucru, plasați PostScript (P.S.). Scrisori Fold Text în interiorul!

După scrierea unei scrisori

Nu scrieți o scrisoare în stare rea de spirit. Dacă emoții negative S-au găsit deja pe hârtie, nu trimit această scrisoare. Este mai bine să-l rescrieți a doua zi. La urma urmei, scrie în mod corespunzător o scrisoare de dragoste, ceea ce înseamnă a oferi o emoție pozitivă plăcută destinatarului și nu își strică starea de spirit cu declarații negative.