حفل توزيع الجوائز: كيفية التنظيم والتسيير. خطط في مجالات مختلفة. ابحث عن نفس اللون
تنظيم الأحداث الكبرى أمر مزعج ولكنه مثير ومفيد. من الجميل أن تنال مديح الضيوف وبطل المناسبة على استعداده الخالي من العيوب. ومع ذلك ، لا يسير كل شيء دائمًا بسلاسة كما نرغب. في هذا المقال سنخبرك بكيفية تجنب الأخطاء والمواقف غير السارة عند التحضير لفعاليات خاصة باستخدام مثال حفل تقديم جائزة دولة من دولة أخرى.
تنسيق التحضير للحدث
هناك ثلاثة خيارات على الأقل ممكنة هنا ، على سبيل المثال:
■ إبرام عقد تسليم مفتاح مع المقاول العام.
■ إبرام العقود مع العديد من المقاولين لحل المشكلات المختلفة.
■ حضّر الحدث بنفسك دون مساعدة وسطاء.
كل خيار له خصائصه ومزاياه وعيوبه.
مقاول واحد: مريح ولكنه خطير
ليس من غير المألوف في المواقف التي تُجبر فيها ظروف معينة على العمل مع مقاول معين ، على سبيل المثال ، العلاقات الودية للمدير ، وتقاليد الشركة ، وما إلى ذلك. في هذه الحالة ، لا يتعين عليك الاختيار - عليك العمل مع أي شخص. ولكن لا ينبغي بأي حال ترك كل شيء للصدفة!
من الضروري التدخل في كل نقطة من البرنامج التدريبي ، وطرح الكثير من الأسئلة والحفاظ بشكل متوازٍ على المصفوفة أو قائمة المهام والمهام لتنظيم الحدث. إنها ليست حقيقة أن مثل هذا المقاول لن ينسى أو يغفل عن أي شيء. تحتاج إلى إبقاء إصبعك على نبض الأحداث طوال الوقت.
الايجابيات
هذا هو الشكل الأكثر ملاءمة للتفاعل والتحكم ، حيث يتم تنفيذ مبدأ "النافذة الواحدة" - يتم حل جميع الأسئلة والمهام من خلال مدير واحد ، وهو المسؤول عن إعداد الحدث من جانب المقاول. يستمر العميل ، أي أنت ، في أداء العمل الحالي بهدوء ، ويتحقق من وقت لآخر فقط من الجداول الزمنية والتقارير الخاصة بالتحضير للاحتفال.
سلبيات
الشكل الأكثر خطورة للعمل به ، بمعنى أنك تضع كل بيضك في سلة واحدة. لا أحد يستطيع أن يضمن أن المقاول سيكون موثوقًا بنسبة 100٪. من المستحيل التنبؤ بكل شيء - يمكنه أن يخذل العميل حتى لأسباب خارجة عن إرادته. وسيكون من الصعب جدًا حل المشكلة ، لأن المقاول ، على الأرجح ، لن يكشف عن جهات اتصال مقاولي الباطن ، وقد لا يكون لدى العميل الوقت لبدء جميع الاستعدادات من جديد.
متعاقدون متعددون: آمنون ولكن مزعجون
المساعدون الشخصيون ذوو الخبرة يطورون اتصالات مفيدة بمرور الوقت. وإنه لأمر رائع أن يكون هناك عدد من الشركات الصغيرة في قائمتك ، والتي أثبتت فعاليتها على مر السنين ، والتي تقدم خدمات عالية الجودة في مجالات ضيقة من النشاط دون تأخير كبير. مع راحة البال ، يمكنك ببساطة توزيع المهام بين المقاولين والتحكم فيها والتنسيق فيما بينهم حسب الحاجة. لكن لهذا ، يجب أن يكون المقاولون موثوقين. خلاف ذلك ، لا يمكن تجنب المشاكل.
الايجابيات
الخيار الأكثر أمانًا للتحضير لحدث ما. من ناحية ، يديك أحرار - المقاولون يشاركون بشكل مباشر في التحضير. من ناحية أخرى ، يسمح لك التحكم الكامل الخاص بك بإبقاء إصبعك على النبض وفي حالة حدوث مشكلة ، قم على الفور باستبدال مقاول بآخر ، دون إبطاء العملية برمتها.
سلبيات
أكثر أنواع العمل "موحلة". يعني وجود عدد كبير من المقاولين الكثير من الأعمال الورقية - عليك إبرام اتفاقية مع كل مقاول ، وطلب الفواتير ، وإرسال استفسارات أخرى ، وإجراء مراسلات مكثفة ، وما إلى ذلك. في حالة وجود مشكلة ، سيكون من الصعب حلها وديا. سيبدأ نقل المسؤولية ، وستتم إثارة مسألة رد الأموال أو استحالة استرداد الأموال المدفوعة ، وما إلى ذلك.
كل شيء بمفردها: بمسؤولية وسرعة وصعبة
يعد الإعداد الذاتي لحدث ما من قبل مدير مساعد دون مساعدة الوسطاء ممارسة شائعة في روسيا. ولهذا السبب - يتم إعادة التأمين على المديرين: فهم يخشون الكشف عن معلومات سرية حول حدث قادم أو يتوقعون مصيدة من منظمات الطرف الثالث التي تقدم المساعدة في التحضير للأحداث. أو ربما يدخرون فقط! بطريقة أو بأخرى ، في هذه الحالة ، يتم اتخاذ قرار بشأن الإعداد المستقل للاحتفال.
الايجابيات
أنت تعرف كل مؤدي بالبصر والاسم. علاوة على ذلك ، هذا هو الخيار الأكثر فعالية من حيث التكلفة - لا داعي للدفع للوسطاء. يمكن حل بعض المشكلات بسرعة وبنقود (مقابل الإيصال) - يتم توفير الوقت الثمين! في حالة التأخير مع أحد فناني الأداء ، يتم حل المشكلة بشكل مباشر وسريع.
سلبيات
الخيار الأكثر صعوبة وإزعاجًا في التحضير لحدث ما ، حيث أن كل مسئولية تقع على عاتقك! إذا تم التخطيط لاحتفال واسع النطاق حقًا ، فأنت تخاطر ببساطة بالغرق في بحر المهام الصغيرة والكبيرة والمهام والأسماء والألقاب والمبالغ والحسابات والتقارير والشيكات. في عملية التحضير ، سيظهر عدد لا يصدق من الأسئلة لجميع فناني الأداء. وإذا اتصلوا بك جميعًا بشكل مباشر ، فهناك احتمال أن تفوتك شيئًا مهمًا للغاية ، أو ، بسبب نقص الخبرة والمعرفة ، تتسلل عبر الأشياء الصغيرة ، والتي بدورها يمكن أن تؤدي إلى تعطيل الكل حدث على طول السلسلة.
الشكل الذي تختاره
إذا كان من الممكن اختيار تنسيق التحضير للحدث ، فاستخدم الفطرة السليمة. أي في وجود مقاول عام متمرس ومسؤول وذو خبرة ، بالطبع ، من المنطقي الاعتماد عليه ونقل كل التحضير للحدث إلى أيدٍ مهنية موثوقة. في هذه الحالة ، يمكنك أن تترك لنفسك مسائل مفاهيمية وتصميمية ومالية ، والتنسيق مع بطل المناسبة ، والتنسيق والتفاعل مع الضيوف ، إلخ.
في حالة عدم وجود المقاول "الخاص بك" ، فمن الأفضل التوقف عند الخيار الثاني واختيار العديد من المؤدين المتميزين ، كل منهم يحقق مهمته في عملية الإعداد.
ومع ذلك ، مع أي خيار ، من المهم بأي حال من الأحوال ترك كل شيء يأخذ مجراه ، وبكل الوسائل تتحكم في أكبر عدد ممكن من الإجراءات في التحضير للحدث ، أو على الأقل أن تكون على دراية بكل ما يحدث!
شكل الاحتفالات
في ظل حدث مسؤول بشكل خاص ، يعني كل شخص شيئًا خاصًا به - اعتمادًا على نمط الحياة ، ودائرة المعارف ، ومجالات الاهتمام ، والنشاط المهني ، وما إلى ذلك. سننظر في الخيارات التالية:
■ فعالية عامة واسعة النطاق بمشاركة الإعلاميين والصحفيين.
■ احتفال خاص صغير (على سبيل المثال ، احتفال عائلي) لشخص إعلامي.
■ حدث خاص واسع النطاق بمشاركة الإعلاميين.
■ لنفكر في حدث عام واسع النطاق بمشاركة الإعلاميين والصحافة على سبيل المثال لتقديم جائزة على مستوى الدولة.
لنفترض أن بطل المناسبة حصل على وسام أو وسام من دولة أخرى ، على سبيل المثال ، لتعزيز العلاقات بين الدول.
في هذه الحالة ، يمكن أن يقع الحدث:
في البلد الذي يقدم الطلب ؛
في سفارة الدولة التي قدمت الجائزة (على أرض الوطن الأم لبطل المناسبة) ؛
في أي مكان آخر مناسب ومناسب للجميع. في هذه الحالة ، يتم تغطية تكاليف تنظيم الحدث من قبل الشخص الذي سيتم تكريمه.
ضع في اعتبارك الخيار عندما ينظم الشخص الحاصل على الجائزة الحدث. تقديم جائزة الدولة حدث مهم ومسئول. يحضر هذا الاحتفال مشاهير ، وغالبًا ما يتم تغطيته في الصحف.
وهذا يعني أن تناول مسألة اختيار موقع لحدث ما ، أو تطوير برنامج ، أو اختيار المقاولين ، أو ضمان السلامة ، إلخ. إنه ضروري بأقصى قدر من الجدية والدقة.
الخطوة الأولى: تطوير المفهوم واختيار الأداء
تبدأ الاستعدادات لحدث واسع النطاق بـ تطوير المفهوم- أفكار حول الشكل الذي يجب أن يبدو عليه.
النقطة الثانية هي سؤال فناني الأداء: من سيكون مسؤولاً عن تنظيم الحدث ، وكيف سيتم الإعداد - بشكل مستقل أو بمساعدة مقاول محترف. لقد ذكرنا بالفعل إيجابيات وسلبيات الخيارات المختلفة أعلاه.
قد يختلف تسلسل الخطوات الإضافية اعتمادًا على عوامل فردية مختلفة.
الخطوة الثانية: اختر مكان وتاريخ ووقت حفل توزيع الجوائز
■ اختيار المكان.عند تنظيم حدث واسع النطاق ، من الضروري اختيار موقع لا يستوعب جميع المشاركين والمدعوين فحسب ، بل يفي أيضًا بمتطلبات معينة: المكانة والجماليات والموقع المناسب وتوافر الخصائص التقنية اللازمة. مثل هذه المواقع مطلوبة دائمًا ، لذلك من المهم الاهتمام بالتأجير مقدمًا.
يجب أن يتوافق المكان مع موضوع الاحتفال. لذلك ، من غير المناسب اختيار ملهى ليلي لتقديم جائزة الدولة.
ضع في اعتبارك ، على سبيل المثال ، القصور والعقارات التاريخية - بالطبع ، تلك المناسبة للأحداث. كقاعدة عامة ، هذه مباني بها العديد من القاعات ، في كل منها يمكنك أن تحتفظ بجزء خاص بك من البرنامج (رسمي ، موسيقي ، بوفيه أو مأدبة ، إلخ) ، بالإضافة إلى موقف سيارات كبير. من الأمثلة على هذه المواقع التاريخية للأحداث واسعة النطاق قصر السفر بتروفسكي في موسكو أو قصر كاترين في سانت بطرسبرغ.
■ اختيار موعد.إذا كان من الممكن اختيار تاريخ حفل توزيع الجوائز بشكل مستقل ، فمن الضروري الاتفاق عليه مع المسؤولين المسؤولين عن التقديم المباشر للجائزة ، ثم مع جميع الضيوف المدعوين رفيعي المستوى.
يُنصح بمراعاة خصوصيات الموقع والظروف الجوية المختارة. إذا كنت تنوي استخدام الشرفة الأرضية أو الشرفة المفتوحة ، فعليك ألا تخطط لحدث لموسم البرد - فمن الأفضل قضاءه في الصيف. خلاف ذلك ، قد يتعطل الحدث حتى بسبب القليل من المطر.
■ اختيار الوقت.عادة ، يتم اختيار وقت بداية الحدث من قبل بطل المناسبة. وكقاعدة عامة ، إنه وقت المساء. ومع ذلك ، إذا كان هذا حفل استقبال رسمي ، فلا تنس أنه وفقًا لقواعد الآداب الدولية ، يبدأ الكوكتيل وطاولة البوفيه من الساعة 17:00 إلى الساعة 18:00 (لا يستمر الكوكتيل أكثر من ساعتين). في الممارسة الدبلوماسية ، هناك أيضًا وجبات غداء (تبدأ من 20:00 إلى 20:30) وعشاء (بدءًا من الساعة 21:00). ومع ذلك ، فإن الخيار الأكثر شيوعًا في الحياة اليومية هو المأدبة. غالبًا ما يكمل البرنامج المسائي. يعتمد وقت البدء في هذه الحالة على مدة البرنامج الترفيهي.
الخطوة 3: ضع برنامج حدث مفصل
من المفترض أنه بحلول هذا الوقت يكون لدى المنظمين بالفعل فكرة عامة عن كيفية الاحتفال - مفهومه. في هذه المرحلة ، لا تحتاج فقط إلى اتخاذ قرار بشأن قائمة مفصلة بالأجزاء الموضوعية من الحدث ، ولكن أيضًا بشأن تسلسلها وتوقيتها.
جزء البروتوكول
أولاً ، عليك الاتفاق مع القنصلية على جزء البروتوكول من الحفل ، مع تحديد النقاط التالية:
كيف بالضبط يجب أن يتم إجراء تقديم الطلب ؛
هل تحتاج إلى معدات خاصة (منبر ، وميكروفونات ، ومرافقة موسيقية ، وما إلى ذلك) ؛
من سيشارك بالضبط في الحفل ؛
إلى متى سيستمر جزء البروتوكول ، وما إلى ذلك.
عندما يتعلق الأمر بحدث سيحضره أشخاص من مختلف الأجناس أو الأعمار أو الجنسيات المختلفة ، يجب أن يكون البرنامج مصممًا وفقًا لخصائصهم الفردية والثقافية. مع وجود عدد كبير من المدعوين ، لن ينجح تنظيم برنامج منفصل لكل ضيف ، لذلك يجب أن تسترشد بمبدأ الأغلبية.
يجب ألا تنسى بأي حال من الأحوال الدولة التي ستقدم الجائزة! حتى لو كان هناك عدد قليل جدًا من الممثلين الحاضرين في هذا الحدث. من الضروري أن تعكس البرنامج بطريقة ما احترام الدولة الصديقة ومواطنيها. خلاف ذلك ، يمكن أن يحدث إحراج دبلوماسي مزعج.
الجزء الترفيهي
قد يبدو برنامج الحدث هكذا.
برنامجحفل توزيع جوائز أماه
19:00 - 20:00 - وصول الضيوف. كوكتيل ترحيبي (في هذا الوقت ، يمكن للضيوف المشي (مع أو بدون جولة إرشادية) عبر القاعات الاحتفالية في القصر).
20: 00-22: 00 - حفل توزيع الجوائز وحفل البيانو.
22: 00-24: 00 - بوفيه (موسيقى مرافقة - جاز رباعي).
يوضح المثال أنه من المهم التفكير في الجزء الثقافي والترفيهي من البرنامج.
لا ينبغي أن يكون الأمر متعبًا ، لأنه في هذه اللحظة مر وقت طويل منذ بداية الحدث - خلف الضيوف الاحتفال الرسمي وانتظار بدايته.
أيضًا ، يجب أن يكون هذا الجزء من المساء "عالميًا" - من المهم إرضاء أذواق جميع الحاضرين. ربما ستكون حفلة موسيقية كلاسيكية أو عرضًا لمغني الأوبرا.
نقطة أخرى مهمة هي التنظيم المختص لجزء المأدبة من الحدث.
يعامل
أولاً ، عليك أن تقرر شكل حفل الغداء أو العشاء. يمكن أن تكون هذه طاولة بوفيه (واقفة) أو مأدبة (مع الجلوس على الطاولات).
■مأدبةعادة ما يتم بشكل أكثر جدية ويتطلب إعدادًا أكثر جدية.
خطة جلوس للضيوفيمكن تكوينها بشكل صحيح فقط مع الأخذ في الاعتبار استجاباتهم للدعوات (ستتم مناقشتها بمزيد من التفصيل). في الواقع ، في حالة حفل استقبال رسمي ، سيتم تقديم خطة جلوس للضيوف مسبقًا مع الإشارة إلى مكانهم على الطاولة.
يمكن وضع مخطط الجلوس في الغرفة حيث يتجمع الضيوف ويتم تقديم المشروبات (أو أمام الغرفة). يتعرف الضيوف على الخطة ، والعثور على مكانهم ، وتحديد أسماء الجيران على اليمين واليسار.
عند التخطيط للجلوس ، يجب أن تأخذ في الاعتبار "أشياء صغيرة" مثل توافق الضيوف الفرديين ، وتواصلهم الاجتماعي والصفات الشخصية الأخرى. يجب مناقشة هذا والاتفاق مع بطل المناسبة. من المهم ألا ننسى: الجلوس الصحيح هو أحد مكونات الاستقبال الناجح.
بطاقات الغلاف.يجب أن تحتوي طاولات المآدب بالتأكيد على بطاقات تغطية - مستطيلات بيضاء صغيرة مصنوعة من ورق سميك مكتوب بخط اليد (عادةً بخط اليد) أو مطبوعة على طابعة أو في دار طباعة ، وأسماء وألقاب جميع المشاركين في حفل الاستقبال.
خدمة الولائم.عند تنظيم مأدبة ، من المهم عدم ارتكاب خطأ اختيار شركة تموين. عادةً ما يكون مديرو الشركة هم من يقترحون الخيار الأفضل لتزيين الطاولات وترتيبها ، وتقديم الأطباق ، وتقديم قائمة الطعام ، والمساعدة في حل جميع مشكلات الخدمة - حتى فيما يتعلق بزي النوادل.
من الضروري مقابلة ممثلين عن الشركة شخصيًا والاطلاع على الخيارات المقترحة "الحية" لإعداد طاولة احتفالية ، واختيار مفارش المائدة ، والمناديل ، وما إلى ذلك ، والتفكير في ترتيب الطاولات (هل هناك مساحة كافية للمرور بين الطاولات ، هل سيكون هناك مساحة للجزء الراقص ، وما إلى ذلك) ، وكذلك بالتأكيد الذوقجميعهم يقدمون أطباق الولائم ويقيمون خدمتهم. على سبيل المثال ، إذا كان الطبق متبلًا بسخاء بالثوم والفلفل ، فلا ينبغي تقديمه في مأدبة. أو إذا كان الطبق مزينًا بطريقة تجعل تناوله غير مريح للغاية ، أو لا يبدو مبهجًا من الناحية الجمالية على الطبق.
من المهم إبلاغ الطهاة بتفضيلات تذوق الطعام للضيوف - قد يكون بعضهم صائمًا أو يتبع نظامًا غذائيًا أو شخصًا يعاني من الحساسية تجاه الطعام أو خطة وجبات خاصة.
تحتاج أيضًا إلى إخبار النوادل مسبقًا أي من الضيوف لا ينبغي أن يحصل على طبق بمكونات معينة.
قائمة الولائم.عندما يتعلق الأمر باختيار قائمة ، يمكنك عادةً الاعتماد على متخصصي شركة التموين في هذا الأمر. ومع ذلك ، من المهم ألا ننسى أنه في وجود الضيوف الأجانب ، يجب أن تكون القائمة دولية. أو ، على عكس المأكولات العالمية ، يمكنك تقديم قائمة من المأكولات الروسية ، وبالتالي التأكيد على النكهة الوطنية. غالبًا ما يتم اختيار هذا الخيار لحفلات الاستقبال المنظمة حصريًا للضيوف الأجانب أو الوفود من البلدان الأخرى.
قائمة مأدبة عالمية لحفل الاستقبال الرسمي
من بين أمور أخرى ، يجب أن يقدم الضيوف بالتأكيد القوائم الشخصية... عادة ما يتم طباعتها مسبقًا في المطبعة.
غالبًا ما يكون كتيبًا صغيرًا ، يتم سرد الأطباق في كل صفحة بشكل منفصل حسب ترتيب ظهورها على الطاولة: المقبلات الباردة ، والسلطات ، والمقبلات الساخنة ، والأطباق الرئيسية ، والأطباق الجانبية ، والحلوى ، والمشروبات.
لراحة الضيوف الأجانب ، يجب ترجمة جميع أسماء الأطباق إلى اللغة المناسبة (على سبيل المثال ، الفرنسية). عادة ما يتم عرض النسخة الروسية من القائمة على الصفحة اليسرى ، والأجنبية على اليمين. أو يمكنك طباعة العدد المطلوب من القوائم بشكل منفصل بلغة وأخرى.
■ بوفيه،كقاعدة عامة ، أقل جدية وإلزامًا ، لكنها أنيقة وفي نفس الوقت خيار الاستقبال الأكثر شيوعًا.
يتم وضع طاولة البوفيه أثناء الوقوف. عادة ما يتم وضع طاولات مستديرة عالية ، حيث يمكن للضيوف الخروج لتناول وجبة خفيفة أو شرب كأس من الشمبانيا ، دون مقاطعة المحادثات الصغيرة. على طاولة البوفيه ، توجد طاولات مع العديد من الوجبات الخفيفة والمشروبات - ما يسمى بالبوفيهات ، أو المحطات - يأتي الضيوف إليها ويختارون طعامهم الخاص.
يجب أن يكون هناك نوادل على طاولة البوفيه في القاعة - يتأكدون من تنظيف طاولات الضيوف وتزويد المحطات بالأطباق. يتنقل النوادل بين الطاولات ، ويقدمون للضيوف شمبانيا مثلجة ومشروبات أخرى.
المرافقة الموسيقية
من المهم مناقشة الدفع مقابل خدماتهم مع الموسيقيين مسبقًا. يمكنك الاتفاق معهم على أنه إذا تأخرت طاولة البوفيه ، فسوف يستمرون في العمل مقابل رسوم إضافية. خيار آخر هو استبدال الموسيقى الحية بالتسجيلات الصوتية في نهاية المساء. في هذه الحالة ، اعتني بالمعدات مقدمًا وحدد المرجع. بعد انتهاء أداء الموسيقيين ، لا ينبغي السماح بأن يسود الصمت في القاعة ويشعر الضيوف بعدم الارتياح.
قائمة بوفيه لحفل استقبال رسمي
الخطوة 4. حدد تكلفة أولية للحدث
الخطوة المهمة التالية هي حساب التكاليف القادمة المرتبطة بالاحتفال. إذا تمت الموافقة على ميزانية الحدث ، فأنت بحاجة إلى مواءمتها. إذا لم تكن هناك ميزانية ، فمن المهم إصلاح وحساب جميع النفقات المحتملة.
يجب أن يكتشف بطل المناسبة بالفعل في هذه المرحلة تكلفة تنظيم الحدث ، بحيث لن تكون هناك مفاجآت لاحقًا عند إصدار الفواتير للدفع.
من المهم الاتفاق مع المدير على الميزانية الأولية للحدث ، كتابةً إن أمكن. للقيام بذلك ، اطلب من المدير أن يرسل لك تأكيدًا عبر البريد الإلكتروني ، أو قم بتوقيع التقدير المطبوع بالتوقيع الشخصي للمدير ، أو ابتكر أي طريقة مناسبة أخرى.
العمل بمبالغ كبيرة من المال هو عمل مسؤول. من الضروري أن يكون لديك تأمين في حالة وجود مطالبات: "وبالنسبة لإيفان إيفانوفيتش ، كان هذا الحدث أرخص بكثير" ، أو "لقد استشرت أنا وعائلتي وقررنا أن التكاليف كانت مبالغ فيها بشكل واضح" ، أو "ماذا ، هل ناقشنا هذا تحديدًا؟ مقدار؟ شيء مكلف للغاية ... "وما إلى ذلك.
ملحوظة!
من المهم أن يكون لديك اتفاقيات واضحة ومفهومة: من يدفع الفواتير ، وبأي شروط وكيف!
يجب أن يكون مفهوما أنه عند تنظيم مثل هذه الأحداث واسعة النطاق ، ينشأ قدر لا يحصى من الإنفاق. بعض النفقات عبارة عن فواتير كبيرة ، على سبيل المثال ، استئجار غرفة ، والبعض الآخر عبارة عن فواتير أصغر ، مثل تزيين القاعة ، والمرافقة الموسيقية.
ولكن سيكون هناك كومة ضخمة من النفقات البسيطة: سيارات الأجرة للضيوف ، توصيل البريد السريع ، وما إلى ذلك ، بالإضافة إلى جزء إلزامي من أي حدث - الإنفاق النقدي. يمكنك الدفع نقدًا مقابل أي شيء - من خدمات المضيف إلى الإكراميات إلى النوادل.
نصائحنا
اكتشف مقدمًا أي فواتير المقاول وأيها يفضل النقد فقط.
تعرف على من وكيف يمكنك إرسال الفواتير للدفع. اكتشف ما إذا كانوا بحاجة إلى الحصول على موافقة شخصية مسبقًا مع المدير الذي تم إصدار الفواتير باسمه ، وما إذا كانت هناك قيود على مبالغ الفواتير ، وما إلى ذلك.
دائما لديك مبلغ معين من النقود!
الخطوة 5: نصمم دعوة ونرسلها
هذه النقطة هي واحدة من النقاط الرئيسية ، على الرغم من أنها شكلية على ما يبدو.
بفضل الردود على الدعوات ، يمكنك التنبؤ بعدد الضيوف - بالطبع ، تقريبًا.
هذا ، بدوره ، مهم عند وضع خطة جلوس لمأدبة ، وطلب الأطعمة والمشروبات ، ووضع الضيوف في القاعة خلال الجزء الرسمي الرئيسي من الحدث ، وتنظيم الانتقالات ، وحجز غرف الفنادق ، وما إلى ذلك.
عند تنظيم أحداث من هذا النوع ، يُنصح بعدم التوفير في الدعوات: يجب أن يكون التصميم وجودة الورق والطباعة في أفضل حالاتها.
يعتبر توقيع جميع الدعوات ممارسة جيدة. بالطبع ، يجب على بطل المناسبة أن يفعل ذلك بيده.
من المناسب أيضًا طلب دعوات مخصصة من المطبعة وعدم إدخال الأسماء يدويًا في حقل فارغ.
إذا أمكن ، يجب تسليم جزء على الأقل من الدعوات ، إن لم يكن شخصيًا ، فمن خلال "الأشخاص" - حراس الأمن أو السائقين أو المديرين المساعدين. عادةً ما تكون هذه هي الطريقة التي يتم بها تسليم الدعوات للضيوف البارزين.
والحقيقة أن هؤلاء قد يكونون أشخاصًا من الحكومة أو الهياكل ، والمدخل الذي لا يكون مفتوحًا للجميع. سيكون من الغريب إرسال ساعي عادي إلى مثل هذه الأماكن! إنها أيضًا فرصة رائعة لإظهار احترامك مرة أخرى.
للتأكد من وصول الدعوات إلى المرسل إليهم ، يمكنك تكرار الرسائل عن طريق إرسالها بالبريد الإلكتروني إلى كل ضيف. من أجل إعداد الدعوات وتوزيعها ومعالجة الردود عليها بأكبر قدر ممكن من السلاسة ، من الضروري القيام بعمل تمهيدي شامل.
يُنصح بتعيين شخص مسؤول عن ذلك يتقن قائمة الضيوف (من الأفضل القيام بذلك بنفسك).
كيفية تحضير الدعوات الشخصية
■ قم بعمل قائمة بالضيوف مع مشرفك. تحقق منه مرة أخرى للتأكد من أنك لم تنس أي شخص.
■ اكتشف كيف يخطط المدير لمخاطبة كل ضيف في الدعوة (البعض - بالاسم وعائلته ، والبعض الآخر - بالاسم فقط ، والثالث - بالعنوان "سيدي العزيز / سيدتي / السيد / السيدة / سيدتي / السيد" ، إلخ) وما إلى ذلك).
■ قم بعمل قائمة بالأسماء لطباعة الدعوات إلى الطابعة.
■ تأكد من معرفة جميع الأشخاص المدرجين من قبل مديرك وتفاصيل الاتصال الخاصة بهم.
■ قم بإنشاء قائمة بالدعوات عبر البريد الإلكتروني. قرر أي من الضيوف سيتلقى دعوة إلى بريدهم الشخصي ، وإلى من يجب إرسالها من خلال المساعد / السكرتير / موظف الاستقبال. يعد ذلك ضروريًا لصياغة الاستئناف بشكل صحيح في خطاب الغلاف (إذا تم إرسال الدعوة في مرفق).
■ استخدم خيار "إعلامي عند استلام الرسالة وقراءتها" لتجنب إزعاج الضيوف المحتملين بمكالمات تسأل عما إذا كانوا قد تلقوا دعوة.
■ قم بعمل قائمة بالعناوين لتسليم الدعوات الورقية. فكر مسبقًا في أي منهم سيتم تسليمه عن طريق خدمة البريد السريع ، وأي منهم سيتم تسليمه بواسطة "الأشخاص". في الحالة الأخيرة ، اعتني بالتمريرات مقدمًا.
■ حدد المدة التي ستستغرقها للاتصال بالضيوف المحتملين لمعرفة قرارهم. اختر من سيفعل ذلك بالضبط ، حيث يمكن أن تكون القائمة ضخمة ، وتكون مسؤولية المحادثة المهذبة ولكن المستمرة أكبر. تأكد من تحديث جهات الاتصال المشار إليها في الدعوة للتعليق: صندوق البريد الإلكتروني "يعمل" ، والهاتف قيد التشغيل ، ويتم التقاط الهاتف.
■ إجراء تغييرات بسرعة على قائمة المدعوين.
■ تأكد من سؤال هؤلاء الضيوف الذين قبلوا الدعوة عما إذا كانوا بحاجة إلى مساعدة ، مثل ترتيب النقل أو الإقامة في مدينة الاحتفال. تحقق مما إذا كانت لديهم طلبات خاصة للطعام في المأدبة ، مع الأخذ في الاعتبار الحساسية الغذائية المحتملة أو أنظمة غذائية معينة (نباتية ، على سبيل المثال) ، إلخ.
■ اكتب برنامج الحدث (النقاط الرئيسية) في الدعوة ، مع الإشارة إلى وقت بدء كل جزء ، وبالطبع ، قواعد اللباس. بالإضافة إلى معلومات إضافية ، مثل هذا الكعب الخنجر قد يُحظر إذا أقيم الحدث في قصر تاريخي (انظر الشريط الجانبي في الصفحة 6).
الخطوة السادسة: نظّم الصحافة
إذا تقرر تغطية الحدث في الصحافة ، فمن الضروري تعيين المسؤولين عن هذا الجزء من التحضير للحدث. عادة ما تكون هذه خدمة العلاقات العامة الخاصة بها ، والتي تحل المهام التالية:
وضع قائمة بالمحررين والصحفيين الذين يفضل حضورهم في الحفل ؛
يكتب بيانًا صحفيًا وينظم مؤتمرًا صحفيًا ؛
يأخذ في الاعتبار عدد الصحفيين المدعوين عند التخطيط لمقاعد الحاضرين في القاعة أثناء الحفل الرسمي ، وكذلك عند طلب المشروبات والوجبات الخفيفة ؛
تتفاعل مع الصحافة في جميع القضايا وتتأكد من أن الصحفيين في حفل الاستقبال لا يزعجون الضيوف وبطل المناسبة ولكن في نفس الوقت يقومون بعملهم دون عوائق.
الخطوة 7: قم بعمل قائمة بالمقاولين
عندما تقرر مع جميع مقدمي الخدمات وموردي السلع والمنتجات ، ناقش شروط التعاون معهم. تأكد من أن جميع المقاولين مسؤولون وموثقون.
من يمكن أن يكون على قائمة المقاولين:
دار الطباعة حيث ستتم طباعة الدعوات وبطاقات الغلاف وبرنامج الأحداث وما إلى ذلك. (لا تنس المصمم!).
خدمة البريد السريع لتسليم الدعوات.
شركة تموين أو طهاة ونوادل محددة.
المنظمة المسؤولة عن المرافقة الموسيقية (عادة ما تكون الموسيقى حية في حفلات الاستقبال على هذا المستوى).
الشركة المسؤولة عن الجزء الترفيهي من البرنامج (بما في ذلك مقدم العرض) ، أو الأفراد الذين يقدمون الخدمات المقابلة.
المترجمون (إذا لزم الأمر).
شركة الزهور المسؤولة عن تزيين المباني.
المرشدين السياحيين. إذا تم اختيار موقع تاريخي للاحتفال ، فقد يكون من المنطقي تقديم جولات خاصة للضيوف. كقاعدة عامة ، إنه ممتع للأجانب.
خدمة مضيفة. الوظيفة الرئيسية للمضيفات هي الترحيب بالضيوف. هنا تحتاج إلى التفكير مسبقًا فيما إذا كانت ستكون شركة تابعة لجهة خارجية أو ما إذا كان سيتولى موظفوهم دور المستقبلين. إذا كان مستوى الضيوف مرتفعًا حقًا ، فإن السؤال عند المدخل إذا كان لديهم دعوات ليس مهذبًا للغاية - فأنت بحاجة إلى معرفة جميع الضيوف عن طريق البصر.
قد لا يتم تقديم خدمات المضيفة بالضرورة من قبل شركة متخصصة - يمكن أن تكون أحد المقاولين ، على سبيل المثال ، شركة تموين. متطلبات مندوبي الخدمة معيارية: المظهر الجميل ، ومعرفة اللغات الأجنبية ، ومعرفة الآداب ، ومقاومة الإجهاد.
المصور / المشغل. بالإضافة إلى الصحافة ، عادةً ما تتم دعوة المصور أو المشغل ، الذي يلتقط صورًا أو مقاطع فيديو للأرشيف الشخصي للحزب المدعو.
شركة نقل تقدم خدمات النقل والفندق الذي يتم إجراء الترتيبات معه لإيواء الضيوف.
متعاقدون آخرون - اعتمادًا على تفاصيل حدث معين.
الخطوة 8: نتفق على متطلبات جميع الأطراف المتعلقة بالحدث
يتعلق الأمر بضمان توافق رغبة العميل مع رؤية المقاول وقدرات الموقع المضيف.
يجب أن تشارك جميع الأطراف في مناقشة النقاط التي يشاركون فيها بطريقة أو بأخرى.
من الناحية المثالية ، من الأفضل عقد معظم الاجتماعات في نفس مكان الحدث بمشاركة ممثل الموقع والمقاول.
من الأسهل بكثير الذهاب مباشرة إلى القاعة للاحتفال ومناقشة ما يلي بشكل مشترك:
هل الغرفة مناسبة ، هل يمكن أن تستوعب جميع الضيوف ، هل من الممكن ترتيب أماكن إضافية ؛
أين ستتواجد الصحافة؟
هل تحتاج زخرفة إضافية؟
المسائل التنظيمية والتقنية: تصميم المسرح ، والميكروفونات ، والصوت ، والضوء ، وغرفة ارتداء الملابس ، والكواليس ، والنص ، والتوقيت ، وما إلى ذلك.
على الفور ، من الأسهل التأكد من أن كل شخص يفهم الآخر بشكل صحيح.
نصيحتنا
في نهاية الاجتماع ، أرسل خطابًا أو محضرًا بنتائج المناقشة إلى جميع المشاركين وتلقي تأكيدًا من الجميع.
الخطوة 9: حدد باستخدام مكبرات صوت لا تُنسى
إنه شكل جيد وتقليد جميل. يمكن أن تكون الهدايا التذكارية التي لا تنسى في مثل هذا الحدث نسخًا مزيفة من الميدالية الممنوحة مع الامتنان للمشاركة نيابة عن بطل المناسبة.
أو يمكن أن تكون ألبومات عالية الجودة حول موضوع يوحد الدولتين.
بدلاً من ذلك ، يمكنك أن تقدم للضيوف كتبًا عن تاريخ المكان الذي يقام فيه الاحتفال ، إذا كان المكان مهمًا.
هناك الكثير من الأفكار. الشيء الرئيسي هو أنه يتطابق مع موضوع الحدث ويبدو غير مزعج.
ليست هناك حاجة لدفع الطرود مع الهدايا التذكارية في أيدي الضيوف - هذه ليست حفلة شركة. يكفي ترتيبها ، على سبيل المثال ، في مكان مخصص بشكل خاص عند المدخل ، بحيث يمكن لمن يرغبون في اختيار هدية تذكارية بأنفسهم.
الخطوة 10: تخطيط جلوس الضيوف خلال الجزء الأكبر من الحدث
لقد تحدثنا بالفعل عن خطة الجلوس ، لكننا سنناقشها لاحقًا. من الواضح أن حدثًا كهذا قد يتطلب خطتي جلوس على الأقل خلال المساء: في حفل توزيع الجوائز الرسمي وفي المأدبة.
يجب الاتفاق على خطتي جلوس الضيوف مع المدير.
قد يكون من بين الضيوف أشخاص يشغلون مناصب حكومية عالية. يجب إعطاؤهم الاهتمام المناسب أثناء الجلوس وطوال المساء.
وينبغي ألا يغيب عن البال أن بعضهم سيرغب في تهنئة بطل المناسبة من المسرح. هذا يعني أنه يجب حجز الصفوف الأولى للراغبين في الأداء.
ملحوظة!
يسمح وضع العديد من الأشخاص لهم بعدم الإبلاغ مسبقًا عن رغبتهم في التحدث علنًا - يمكن أن تكون هذه الرغبة عفوية.
لذلك ، يجب على منظم الحدث أن يبقي إصبعه دائمًا على نبض الأحداث ومحاولة توقعها. من المنطقي أن تسأل القائد عن رأيه حول ما إذا كان بإمكان أي من الضيوف التعبير عن رغبته في تهنئته من المسرح - ووفقًا لهذا ، قم بتخطيط أماكن في القاعة لمثل هؤلاء الأشخاص. يعرف القائد ضيوفه بشكل أفضل - فهو يعرف بشكل أفضل ما إذا كان الضيف يميل إلى إلقاء الخطب ومدى قرب علاقتهم.
يمكنك محاولة تحليل قائمة المدعوين لنفس البحث بشكل مستقل. أو الخيار الأكثر وضوحًا هو الاتصال بمساعدي المباركين المحتملين وتوضيح ما إذا كانت خطط قائدهم تتضمن مثل هذه الرغبة. إذا كان الأمر كذلك ، فحاول معرفة المدة التقريبية للعرض التقديمي. من المهم أن تضع في اعتبارك حتى لا تخرج خطة المساء عن السيطرة.
الخطوة 11: حافظ على سلامة الضيوف
هذا العنصر محدد. يتطلب مستوى الفعالية والمشاركين فيها أن يتم تنظيم الأمن ومداخل الموقع والوصول إلى الاحتفال على أعلى مستوى.
عادة ، يتم احتلال هذه المشكلة بالكامل من قبل خدمة الأمن. ومع ذلك ، من المهم لمنظم الحدث أن يعرف كل التفاصيل من أجل تنسيق تصرفات الضيوف والإجابة على أسئلة المساعدين والأشخاص المقربين الآخرين من المشاركين في الاحتفال.
من المهم أن نفهم هنا أن كل من كبار الشخصيات المشاركين في الحدث سيكون لديهم خدمة أمنية خاصة بهم. سيرغب كل هؤلاء الأشخاص في التواصل شخصيًا مع منظم الاحتفال مسبقًا ومعرفة جميع التفاصيل الفنية والتنظيمية: كيف يتم تأمين الموقع ، وكيف ومن سيتحكم في مدخل المدخل وممر المبنى ، وأين لمغادرة السيارة ، حيث سيكون هناك أمن شخصي ومساعدين ينتظرون قائدهم ، وأين يجلس قائدهم في المساء ومعه ، وجهات اتصال جميع المسؤولين عن تنظيم الحدث ، وما إلى ذلك.
الخطوة 12: تنظيم النقل والإقامة للضيوف
كقاعدة عامة ، يأخذ منظمو الحدث على عاتقهم حل المشكلات المتعلقة بتسليم الضيوف إلى مكان الاحتفال وإقامتهم في الفندق.
هذا ممكن في حالة يكون فيها بطل المناسبة ومعظم الضيوف في مسقط رأسهم ، على سبيل المثال ، موسكو ، وحفل توزيع الجوائز ، لسبب أو لآخر ، تقرر عقده في سانت بطرسبرغ (أو العكس) . وهذا صحيح أيضًا في حالة وصول عدد كبير من الضيوف الأجانب.
في مثل هذه الحالة ، يُنصح بتعيين موظف مسبقًا يكون مسؤولاً بمفرده عن قضايا النقل والإقامة.
يجب التأكد من أن جميع الضيوف الذين يحتاجون إلى خدمات السفر والإقامة يتلقون جهات الاتصال من مسؤول البلد المضيف المسؤول عن هذه الأمور. ونعم ، يجب أن يكون على اتصال 24 ساعة في اليوم.
يجب أن يكون لدى الموظف مستوى من الكفاءة كافٍ لحل معظم المهام والقدرة على التصرف بشكل مستقل. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يتمتع بالسلطة والموارد اللازمة لتقديم المساعدة الفورية للضيوف (على سبيل المثال ، الموافقة على تغيير غرفة في الفندق أو تمديد فترة الإقامة). كل هذه الأسئلة تقنية إلى حد ما ، لكن جودة إقامة الضيف مع الطرف المدعو تعتمد عليها!
كيفية تنظيم نقل وإقامة الضيوف
■ تعرف مسبقًا على من يدفع ثمن السيارات والفندق - الضيوف أنفسهم أم الطرف المدعو.
■ حدد كيفية إجراء الدفع: دفعة لمرة واحدة أو فاتورة واحدة في نهاية الحدث.
■ تعرف مسبقًا على العدد التقريبي للضيوف الذين يحتاجون إلى الخدمات ذات الصلة ، ومع وضع ذلك في الاعتبار ، قم بحجز غرف الفنادق والسيارات مع شركة النقل.
■ فكر في مستوى غرفة الضيوف التي تحتاج إلى حجزها وفئة السيارات التي تطلبها للنقل. قد تحتاج إلى عمل قائمة بمستوى بمستوى.
■ تعرف على كيفية دفع الخدمات الإضافية للضيوف - تمديد فترة الإقامة في الفندق و / أو استخدام النقل ، ورفع مستوى غرفة الفندق ، وطلب خدمات إضافية في الفندق (طباعة المستندات ، وطلب خدمة الغرف ، ودفع ثمن المشروبات والوجبات الخفيفة من البار ، وما إلى ذلك).
■ التأكد من أن الضيوف الأجانب يتم تعيين سائقين لديهم معرفة باللغة ذات الصلة.
■ للتواصل السريع ، قم بتمرير أرقام هواتف السائق إلى الضيوف الذين سيتم مقابلتهم في المطارات ومحطات القطار.
الخطوة 13: النظر في طلبات الضيوف الإضافيين
مع وجود عدد كبير من الضيوف المدعوين ، خاصة إذا كان العديد منهم من الأجانب أو من مدن أخرى ، ستظهر بالتأكيد الكثير من الطلبات والرغبات الإضافية: المساعدة في الحصول على تأشيرات الدخول ، شراء تذاكر القطار أو تذاكر الطيران ، تسجيل الضيف للإجراءات في صالون تجميل ، واختيار أماكن للتسوق ، وتنظيم رحلات فردية ، وما إلى ذلك.
بالطبع ، لا ينبغي رفض أي شيء للضيوف ، ولكن بحلول الوقت الذي يتم فيه تلقي الطلبات ، يجب أن تعرف بوضوح من وكيف سيدفع مقابل ذلك ومن سيتناول هذه المشكلات على وجه التحديد من جانب المنظم.
في الأعداد التالية من المجلة ، سنتحدث عن كيفية تنظيم عيد ميلاد المدير بأشكال مختلفة - حدث غير عام واسع النطاق (بدون تغطية صحفية) وحدث منزلي مغلق (لموظفينا).
السبرينغ رول - السبرينغ رولز ، أو الفطائر الصينية - لفات تشبه لفائف الملفوف في الشكل ، ولكنها تتكون من مكونات مختلفة. كقاعدة عامة ، هذه عبارة عن ورق أرز ومأكولات بحرية ونودلز وخضروات مختلفة.
شربات (الاب. شربات) عبارة عن حلوى مجمدة مصنوعة من شراب السكر وعصير الفاكهة أو المهروس.
عاجلاً أم آجلاً ، يتعين على أي مدير أن يواجه مهمة وضع خطة عمل. حتى لو كان هناك واحد في الرأس ، فإن نقله إلى الورق يصعب أحيانًا. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يكون مطلوبًا معرفة ليس فقط كيفية وضع خطة عمل ، ولكن أيضًا كيفية حمايتها أمام الرؤساء.
خطة العمل - ما هي؟
هذا هو اسم المستند الذي يحدد الأهداف ويصف إجراءات محددة لتحقيقها مع الإشارة إلى الموعد النهائي. بالإضافة إلى ذلك ، فهي تنص بالضرورة على تعريف الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ بعض الإجراءات المحددة.
يمكنك وضع خطة عمل لأحداث معينة أو لفترة عمل معينة للشركة أو قسمها. يمكن أن تكون الأحداث في الحالة العامة لمرة واحدة ومنتظمة ، ومن المعتاد بالنسبة للفئة الأخيرة وضع لوائح للسلوك. على سبيل المثال ، كيف نضع خطة عمل للقضاء على المخالفات التأديبية؟
يتطلب أي مشروع بدأ حديثًا بالضرورة وضع مخطط واضح. هذا بسبب الصعوبات في تنظيم عمل كتلة كبيرة من الناس. لكي يفهم كل موظف مسؤولياته ، فإنه يحتاج إلى تعليمات مفصلة ، تم وضع أسسها في خطة العمل.
هل حقا في حاجة إليها؟
يستغرق هذا النشاط - كتابة خطة - الكثير من الوقت ، وفي بعض الأحيان تظهر أسئلة حول مدى ملاءمتها. يجب أن يكون مفهوما بوضوح أنه من أجل التنفيذ الصحيح لأي عملية ، من الضروري مراعاة كل الأشياء الصغيرة وتوقع المفاجآت المحتملة.
من المهم بشكل خاص أن يكون لديك خطة عمل خاصة بالمنظمة المختصة في الجانب المالي من المسألة. عند ترجمة مشروع مستقبلي إلى لغة الأرقام ، فإنك تواجه الحاجة إلى حساب كل عنصر تكلفة. عند وضع خطة ، من المهم الالتزام بمبادئ الاقتصاد ، لاستخدام الموارد المتاحة بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.
إذا كان الهدف معقدًا ، بما في ذلك مجموعة كاملة من الأنشطة ، فإن عدم وجود خطة مكتوبة ومدروسة جيدًا يمكن أن يؤدي إلى فوضى كاملة. يجب تنفيذ كل مرحلة جديدة من مراحل القضية محليًا ، الأمر الذي سيستغرق وقتًا وجهدًا أكبر بكثير. مع مثل هذا النهج الجزئي للأعمال ، هناك خطر كبير بفقدان الاتجاه العام للنشاط والوقوع في المستنقع في عدد كبير من التفاصيل غير المهمة.
كيف بالضبط يتم تجميعها
كيف تخطط لحدث؟ مع كل التنوع الهائل ، لديهم نفس البنية تقريبًا ويتكونون من عناصر متشابهة ذات مصطلحات متطابقة في المعنى ، والتي تشمل المفاهيم التالية:
- الهدف هو تخطيط الأحداث ، والنتائج الملموسة التي نرغب في تحقيقها. هذا هو أساس الخطة بأكملها.
- الأنشطة نفسها هي تلك الإجراءات التي ينبغي أن تؤدي إلى تحقيق النتائج المتوقعة.
- والنتيجة هي ما نريد تحقيقه بعد الانتهاء من المخطط. يجب التعبير عنها في مؤشرات ملموسة ، تقاس بالأرقام والإنجازات المحددة بوضوح.
- المواعيد النهائية هي الأطر الزمنية التي يجب خلالها الوفاء بجميع الأنشطة المخطط لها. إذا كنا نتحدث عن أحداث متكررة بشكل منتظم ، فينبغي تحديد مدى تكرارها.
- تُفهم الموارد على أنها جميع الأصول المادية والتقنية والنقدية المخصصة لتنفيذ الخطة.
- يشير الأشخاص المسؤولون إلى أولئك الذين يديرون الحدث وهم مسؤولون عن نتائجه. على هذا النحو ، يمكن للموظفين الأفراد أو الأقسام الكاملة للشركة (المنظمة) التصرف.
نقطة مهمة هي تحديد المعايير المشتركة للهدف ، مع مراعاة تنسيق مصالح الإدارات المختلفة والجدوى الاقتصادية.
خطط في مجالات مختلفة
دعونا نفكر في كيفية وضع خطة حدث باستخدام أمثلة محددة.
لنفترض أنك رئيس مؤسسة معينة. كيف يتم وضع خطة عمل لحماية العمال؟
تبدو خوارزمية الإجراءات في هذه الحالة على النحو التالي: يجب على صاحب العمل إنشاء خدمة حماية العمال أو تعيين شخص مسؤول عن هذا العمل. يتم تسجيل كل هذا بأمر مناسب. خطة العمل هي قائمة بما تواجهه المنظمة من احتياجات موضوعية وفقًا لتفاصيل إنتاج معين. في هذه الحالة ، من الضروري مراعاة القدرات التقنية المتاحة.
يتم وضع خطة لسنة محددة ، تعكس التوقيت المقدر لكل نقطة. إنه يسجل بالضرورة أسماء ومناصب هؤلاء الموظفين المسؤولين عن المراحل الفردية. تتم الموافقة على مثل هذه الخطة بموجب اتفاقية جماعية أو اتفاقية حماية العمال ، ويتم اعتمادها كملحق لها.
ماذا تحتوي
يمكن أن تختلف القائمة اختلافًا كبيرًا اعتمادًا على ظروف العمل لمنظمة أو مؤسسة أو مؤسسة معينة. قد تحتوي العناصر المدرجة فيه ، بشكل عام ، على الشكل التالي:
- تقييم ظروف العمل ووضع قائمة بالإجراءات اللازمة بناءً على نتائجه ؛
- تدابير لإعادة المعدات التكنولوجية ؛
- شراء معدات الحماية للموظفين ؛
- التحقق من معدات الحماية والتشوير وتحديثها ؛
- تركيب نظام تحكم آلي ؛
- ميكنة عمليات التنظيف والعمل مع النفايات ، وكذلك معالجة المواد الخطرة والضارة.
- تحديث نظام التهوية ؛
- فحص وتحسين مستوى الإضاءة المطلوب ؛
- تطوير وتركيب معدات تنظيم ترفيه الناس وتوفير مياه الشرب ؛
- شراء معدات الحماية اللازمة وتخزينها ؛
- عقد جلسات إحاطة وتدريب العاملين في مجال السلامة وحماية العمال ؛
- تدريب الناس على تقنيات الإسعافات الأولية ؛
- إجراء الفحوصات الطبية الدورية ، وكذلك الأنشطة الصحية والرياضية للموظفين ، إلخ.
دعونا نعتني بالحفاظ على الطبيعة
مثال آخر هو رسم خطة عمل بيئية. عند تصميم أي كائن وتركيبه ، يعد هذا المستند إلزاميًا ولا يتضمن أرقامًا فحسب ، بل يتضمن أيضًا رسومًا بيانية ومخططات.
يتم تطويره على أساس رسومات الكائن ، والتخطيط التخطيطي للمستوطنة حيث يقع ، والخطط العامة للمؤسسات القريبة. يجب أن تأخذ في الاعتبار متطلبات قانون الحفاظ على الموارد الطبيعية.
كيف نضع خطة عمل للمحافظة على الطبيعة؟ نقاطه الرئيسية هي قائمة الإجراءات ، والغرض منها حماية البيئة ، وقائمة النتائج المتوقعة. يجب أن يتضمن الجزء الأول (الرئيسي) من الخطة العمل لتحديد مستوى الضرر الناجم عن الكائن للطبيعة. علاوة على ذلك - الإجراءات التي يمكن أن تقضي أو تقلل من هذه التأثيرات السلبية.
ماذا تشمل
النقطة الثالثة المهمة هي تقدير مفصل يأخذ في الاعتبار جميع تكاليف تنفيذ الأنشطة المخطط لها. يجب أن يكون المرفق الإلزامي بهذه الوثائق عبارة عن خريطة تخطيطية مع تحديد المناطق المحيطة التي قد تعاني من أنشطة المؤسسة أو نتيجة لحادث محتمل نظريًا.
يتم تحديد الفعالية المقدرة للإجراءات المخطط لها عن طريق تقييمات الخبراء التحليلية التي تحدد تقريبًا درجة التأثيرات الضارة المستقبلية للكائن. يقدم الخبراء أيضًا طرقًا لتقليل السلبية المتوقعة ، والتي يجب أن تنعكس بالتأكيد في الخطة التي يتم وضعها.
هناك فقرة أخرى من الوثيقة مُلزمة بتضمين بيانات محددة حول حساب حجم النفايات الصناعية مع تركيب الكمية المسموح بها وطرق تقليل الانبعاثات.
كيفية وضع خطة عمل للدفاع المدني
إذا كان عليك وضع خطة لإجراءات الدفاع المدني ، فعليك أولاً دراسة تعليمات الإدارة وتوضيح أمر رئيس الدفاع المدني اللوائي. يجب على رئيس المنظمة ، قبل إعداد مثل هذه الوثيقة ، الاتصال بالمفوضية العسكرية ومعرفة البيانات المتعلقة بتزويد المعدات اللازمة والاستنتاجات المعتمدة للحالات المحتملة للكوارث الطبيعية أو الحوادث الخطيرة.
بناءً على هذه الإرشادات ، يجب أن تبدأ في تطوير خطط لمؤسسة أو منظمة معينة. الشرط الرئيسي هو أن تعكس الأنشطة الحقيقية والسليمة علميًا. من الضروري مراعاة الوضع في حالة الاستخدام المحتمل للأسلحة من قبل خصم محتمل ، والذي على أساسه سيكون من الممكن حساب الكمية المطلوبة من الوسائل والقوى المستخدمة للتخلص من العواقب الخطيرة وتحديد الهدف. نشاط العمل.
يجب التفكير بعناية في مجموعة الإجراءات المخططة بالكامل من أجل تحسين إنفاق الجهد والوقت والمال وتجنب الخسائر غير الضرورية في الأشخاص والمعدات.
أين يتم تجميعها
قد تنطبق الخطط على المستشفيات وحالات الطوارئ في المؤسسات والاقتصاد. يمكن أن تكون مرتبطة بالمؤسسات التعليمية أو الثقافة أو الرعاية الصحية. هذه الخطط هي المسؤولة عن حماية السكان في زمن الحرب أو يتم وضعها في حالة وقوع حوادث أو كوارث طبيعية غير متوقعة.
النقطة التالية هي الترتيب وإحضار الكائن إلى الجاهزية مع الإشارة إلى تسلسل تنفيذ كل إجراء من الإجراءات. إذا كنا نتحدث عن وقت السلم ، فيجب التفكير في اتخاذ تدابير ، والغرض منها هو منع حالات الطوارئ ، وكذلك القضاء على عواقب تلك التي حدثت بالفعل.
أن تدرج خطة عمل الدفاع المدني لكل منشأة في قائمة الإجراءات الرئيسية لحماية السكان للعام الحالي. الغرض من هذا التخطيط هو الانتقال المنظم إلى ظروف زمن الحرب ، والتي يجب أن تؤخذ ضرورتها النظرية في الاعتبار من خلال التعريف.
يجب أن تحتوي خطة الدفاع المدني بالضرورة على مؤسسات تتطلب إقامة جماعية للناس فيها. إن الحاجة إلى مثل هذه الخطة تمليها احتمالية وجود تهديدات إرهابية وتهدف إلى زيادة فعالية تدابير الطوارئ وتنظيم عمليات الإنقاذ في حالات الطوارئ.
نذهب إلى مؤسسة طبية وقائية
يتم وضع خطط العمل في مجموعة متنوعة من المجالات. على سبيل المثال ، نظرًا لطبيعة واجباتك الرسمية ، إذا كان عليك وضع خطة لإجراءات التطهير في منشأة طبية ، فيجب عليك أولاً تحليل الموقف بحثًا عن النقاط الرئيسية التي تتطلب اهتمام الإدارة في هذا منطقة معينة.
قد تتكون هذه الخطة من تدابير تنظيمية ، بما في ذلك الخطب والمحاضرات للعاملين في المجال الطبي حول الوقاية من الأمراض المعدية مع تنظيم الاختبارات ، وتنفيذ ومراقبة جودة أعمال التطهير والتعقيم ، والتنظيف العام في كل قسم ، وتحديد الحالات الأمراض المعدية وتنفيذ مجموعة من تدابير مكافحة الأوبئة.
يجب أن تنص الخطة على جولات إدارية لجميع الأقسام من أجل مراقبة الامتثال لنظام الصرف الصحي ، وجدولة إجراءات التطهير والتخلص من الحشرات ، وإجراء الاختبارات المعملية الصحية والميكروبيولوجية اللازمة. يجب أن تتضمن قائمة الإجراءات بالضرورة توفير أو إصلاح أو استبدال المعدات الطبية ، وإدخال طرق جديدة للتعقيم والتطهير. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري التخطيط للتدابير الخاصة بإعداد المباني لموسم التدفئة ، والتطهير المنتظم للهواء ، وتهوية الغرف والامتثال لنظام درجة الحرارة.
يجب توفير إمدادات كافية من الأدوية والمطهرات ، وينبغي إجراء مناقشات وقائية بين المرضى حول الوقاية من الأمراض المعدية والحاجة إلى نمط حياة صحي.
كيف يتم التخطيط للجنة أولياء الأمور على مستوى المدرسة
غالبًا ما يتم تطوير خطط العمل في مجالات الرقابة العامة. كمثال ، ضع في اعتبارك عمل لجنة أولياء الأمور في المدرسة. الغرض من أنشطته هو المشاركة بنشاط في الحياة المدرسية ، ومساعدة أعضاء هيئة التدريس ، وتنظيم الأحداث المختلفة مع الأطفال.
يتم انتخاب لجنة الآباء من قبل الاجتماع العام لفترة تساوي عادة عام دراسي واحد ، ويتعين عليها حل المهام لتحديد احتياجات واهتمامات أطفال المدارس ، وتحديد سبل تحقيقها ، ووضع برنامج مناسب.
كيف تخطط لنشاط مدرسي؟ ما الذي يجب أن تفعله لجنة الوالدين بالضبط؟ قد تتكون القائمة في عقد اجتماعات الأبوة المخطط لها في الفصل مع تشكيل الأصول المدرسية ، وتصميم منصات المعلومات ، والعمل مع الأسر المحرومة الخاضعة للتسجيل داخل المدرسة. في هذه الحالة ، تتمثل مهمة لجنة الآباء في التحدث مع هؤلاء الآباء غير القادرين على توفير السيطرة اللازمة على سلوك الأطفال وتعلمهم.
أشياء لتأخذها بالحسبان
يجب أن تتضمن الخطة جدولة الاجتماعات والوجبات المدرسية والرعاية الصحية والنظافة. قد تتناول مسألة تنظيف المدارس بمشاركة أولياء الأمور ، فضلاً عن تنظيم اجتماعات المائدة المستديرة وأحداث التوجيه المهني واستشارات الوالدين.
يجب أن يتضمن عنصر منفصل بالضرورة إبلاغ قيادة المدرسة بالقرارات التي تتخذها اللجنة والتقدم المحرز في تنفيذها.
كقاعدة عامة ، تتضمن خطة عمل لجنة الآباء قضايا الشهادة النهائية لطلاب المدارس الثانوية ، والاجتماعات مع المعلمين لغرض الاستشارات. من المقرر أيضًا أن يشارك الآباء في الأنشطة اللامنهجية والمسابقات الرياضية في جميع أنحاء المدرسة أو في فصل دراسي فردي.
يمكن أن تكافئ نقطة إضافية الآباء على النجاح في التعليم والمشاركة النشطة في الحياة المدرسية.
تحدثت إيرينا بروكوفييفا ، مديرة العمليات في برنامج الإبداع الثقافي والشراكة بين الاتحاد الأوروبي والشرق ، عن النقاط الرئيسية التي يجب على منظم الحدث الانتباه إليها.
عندما كنت أستعد لحدثي الأول ، تم إخباري بقاعدة "وجه البطة" المضحكة (حكم وجه البطة ). هذا يعني أنه ظاهريًا يجب أن تكون هادئًا ومسالمًا. في الواقع ، أنت تجدف تحت الماء بنشاط لتظل واقفة على قدميها ، لكن لا ينبغي لأحد أن يعرفها. حتى الآن ، أعتبر أن هذه هي القاعدة الأكثر قيمة.
إن تنظيم حدث ليس بالمهمة السهلة ، لكن يمكنني إبراز 10 نقاط رئيسية تحتاج إلى الانتباه إليها حتى يسير كل شيء على ما يرام.
1. تحديد الأهداف والشكل.
يبدو واضحًا ، لكن يجب التعامل مع هذه القضية بشكل نقدي. قم بصياغة هدف محدد قدر الإمكان: هل تريد نقل المعرفة إلى المشاركين ، أو شكر الشركاء ، أو جمع الأموال لمشروع ما أو منح الضيوف متعة جمالية؟ يعتمد شكل الحدث على الإجابة: المفهوم والتوقيت والمدة والأدوار في الفريق وزخرفة القاعة والطعام والصوت.
حاول ألا تتوقف عن التنسيقات التقليدية. انتبه إلى "(ليس) مؤتمرات" ، تنسيق "pecha-heap" ،تيد - تنسيق ، وجبات إفطار ذات طابع خاص ، أحداث عبر الإنترنت ، أنشطة خارجية. الشيء الرئيسي هو أن التنسيق يساهم في تحقيق هدف الحدث.
2. انتبه للتخطيط.
ضع في اعتبارك الخدمات اللوجستية والمحتوى والترويج للحدث من حيث خطتك. قم بإنشاء مستند يمكن للفريق بأكمله الوصول إليه ، حيث يمكن للجميع رؤية مهام بعضهم البعض والصورة الكبيرة. أولاً ، قم بإعداد قائمة بالمهام الرئيسية ، ثم قم بالتفصيل قدر الإمكان في شكل خطوات محددة يجب اتخاذها. من المهم أن تُدرج في الخطة الوقت المستغرق لإكمال المهمة. غالبًا ما يتم التقليل من شأنها ويكون التحضير أبطأ مما تتوقع.
للتخطيط يمكنك استخدامالقوالبمتصفح الجوجل ، برامج مثلأسانا, تريلو, بوديو, جانت برو, فريق العمل... وثيقة عادية لن تفشل أيضا.اكسل.
3. ضع ميزانية للحالات غير المتوقعة.
انظر إلى قائمة المهام وحدد ميزانيتها. من الجدير أيضًا النظر في احتياطيات الطوارئ. على سبيل المثال ، في ممارستي كانت هناك حالة ، في يوم حدث في الهواء الطلق ، بدأت تمطر فجأة. اضطررت إلى تغيير الموقع على وجه السرعة ونقل جميع المعدات والأثاث. من الأفضل التفكير في مثل هذه المواقف مسبقًا والاستعداد لها ماليًا.
بدلا من ذلك ، يمكنك استخداممثل هذا النمطالميزانية ، ولكن يمكنك تكييفها أو الخروج بميزانيتك الخاصة.
4. الشيطان يكمن في التفاصيل.
إذا كنت تريد مفاجأة ضيوفك بسرور ، ففكر في كل شيء بأدق التفاصيل: كيف تسير عملية التسجيل ، ومن يلتقي بالمشاركين ، وبأي شكل ، وما نوع الموسيقى التي يتم تشغيلها ، هل لديك زاوية صورة مثيرة للاهتمام ، وكيف عروضك التقديمية تم تصميمها وكيف يرتدي الفريق ، وكيف تمتلئ فترات الراحة.
على سبيل المثال ، أثناء التسجيل ، يمكن منح المشاركين فرصة حضور ورشة عمل قصيرة أو ممارسة الألعاب أو مشاهدة مقاطع فيديو إعلامية.
حاول أن تفاجئ الناس وتبدعرائع -تأثير يتجاوز توقعاتهم في أكثر الأمور الدنيوية. هذا ما يخلق جو الحدث.
5. تحقق من الموقع وفكر في خطة "ب".
تحقق دائمًا من الموقع شخصيًا في مرحلة اختياره. في أكثر اللحظات غير المتوقعة ، قد يتضح أن مكيف الهواء لا يعمل بشكل جيد في القاعة ، ولا يوجد مرحاض لذوي الاحتياجات الخاصة ، أو أن عرض المدخل لا يسمح بإدخال المعدات إلى الداخل. لذلك ، اختبر هذه اللحظات مسبقًا.
بمجرد أن كنت أستضيف مؤتمرًا لـ 50 مشاركًا ، وبعد ساعة من البداية ، طلب منا صاحب المبنى المغادرة دون إبداء أي سبب. نتيجة لذلك ، عقدنا تدريبًا لمدة ساعة مع المشاركين في حديقة قريبة حتى وجدنا مكانًا جديدًا. يبدو أن هذا الموقف لن يحدث لك ، ولكن من الأفضل أن يكون لديك دائمًا خطة "ب".
6. تحديد مجالات المسؤولية.
من المهم جدًا توزيع المهام بين أعضاء الفريق ، ليس فقط أثناء مرحلة الإعداد ، ولكن أيضًا أثناء الحدث. توزيع مسؤوليات الناس حسب المناطق. على سبيل المثال ، شخص ما مسؤول عن منطقة التسجيل ، شخص ما عن اجتماع المتحدثين ، شخص ما عن المعدات ، شخص لتقديم الطعام ، شخص للتفاعل مع وسائل الإعلام ، إلخ. يجب أن يكون لكل فرد منطقته الخاصة التي يجب مراقبتها في جميع أوقات الحدث.
وزع وثيقة المسؤوليات على الفريق بأكمله حتى يعرف الجميع من الذي يتواصل مع أي قضية.
7. أخبر جمهورك عن الحدث.
لا تقلل من الوقت الذي يستغرقه الترويج لحدثك بنجاح. سيحدد نوع الحدث والجمهور المستهدف والموارد الداخلية والميزانية نهجك التسويقي. عند اختيار شركاء الإعلام ، ركز على أولئك الذين يتواصلون بشكل خاص مع جمهورك. من الأفضل أن يكون لديك عدد قليل من الشركاء ، ولكنهم مستهدفون ، بدلاً من إخبار الجميع تمامًا عن الحدث.
من المهم أيضًا إنشاء رسالة رئيسية واحدة سيتم بثها عبر جميع القنوات. تأكد من أنه ينقل رسالة الحدث بإيجاز ودقة إلى جمهورك.
8. انتبه إلى الخدمة.
تأكد من أن فريقك يتبع قاعدة Duckface Rule. كن لطيفا مع جميع الحاضرين والمتحدثين والشركاء. حاول حل مشكلتهم أو سؤالهم وتلبية التوقعات ، حتى لو شعرت بالتعب وعدم الذهاب وفقًا للخطة. في النهاية ، سيتذكر الناس بالضبط كيف عوملوا ونوع الجو الذي خلقوه ، وليس ما قاله المتحدث من المسرح.
9. قم بإجراء فحص نهائي في اليوم السابق للحدث.
تأكد من إخبار المشاركين بكيفية الوصول إلى الموقع ودعوة جميع الضيوف المهمين وإعداد المواد المطبوعة ومحتوى الصوت والفيديو. تحقق مما إذا كان الجميع يفهم بشكل صحيح مهامهم ومجالات مسؤوليتهم ، وما إذا كانت المباني جاهزة. للقيام بذلك ، قم بعمل قائمة تحقق ، على سبيل المثال ،مثل.
يمكن وضع قوائم تحقق مماثلة للتحقق من الاستعداد في يوم الحدث: هل كل شيء في مكانه ، هل كل شيء يعمل ، هل كل شيء يسير وفقًا للجدول الزمني.
تأكد من طباعة برنامج الحدث ، والسماح لجميع أعضاء الفريق والمتطوعين بالحصول عليه. كما زود الجميع بأرقام الاتصال الرئيسية للتواصل مع بعضهم البعض أو في حالات الطوارئ.
10. اطلب التغذية الراجعة.
من المرجح أن تكون متعبًا وسعيدًا بعد الحدث ، ولكن سيكون من الصعب عليك تقييم كيف سارت الأمور بموضوعية. لذلك ، اطلب من المشاركين إكمال بطاقات النتائج المطبوعة في نهاية الحدث أو النموذج عبر الإنترنت عند العودة إلى المنزل. دعهم يقيموا الجوانب المختلفة: اللوجستيات ، المتحدثون ، المكان وعمل المنظمين. ستساعدك هذه المعلومات على تجنب الأخطاء في المستقبل وتحسين جودة الأحداث الخاصة بك. إذا أمكن ، قم بجمع التعليقات من خلال وسائل التواصل الاجتماعي أو تسجيل ردود الفيديو في نهاية الحدث. سيكون هذا مفيدًا إذا تمت استضافة الحدث مرة أخرى.
مهما كان الحدث الذي تنظمه ، فكن متفائلًا ولا تخاف من المفاجآت ، وحينها سيكون حدثك ناجحًا!
---
إيرينا بروكوفييفا ،مدير عمليات برنامج الشراكة بين الاتحاد الأوروبي والشرق "الثقافة والإبداع" ، مدير مشروع معتمد ( IPMA ، المستوى ج ) ، شارك في تأليف المشروعابدأ 2 اذهب ... عمل على المستويين العالمي والوطني لمنظمة دولية AIESEC ... لدينا خبرة في إقامة الفعاليات بمختلف الأشكال: من التدريبات ليوم واحد إلى المؤتمرات والمهرجانات الدولية.
مرحبا جميعا!
كل شخص في الحياة لديه العديد من اللحظات المرتبطة بالاحتفالات. تعتبر الإجازات بشكل عام هواية رائعة ، لذلك يجب أن تكون ذكيًا بشأن العطلة ، وتأكد من وضع خطة لعقدها.
لنبدأ الآن في وضع خطة مفصلة للاحتفال ، وأول ما يدعو للقلق هو موقع الحدث.
موقع العطلة
اعتمادًا على مكان العطلة ، يجب عليك إجراء التعديلات الخاصة بك على خطة تنظيم العطلة. يمكن تنظيم موقع الاحتفال في أماكن مختلفة.
الخيار الأولهي مساحة مستأجرة أو مقهى أو نادي أو مقهى أو مطعم.
إذا قررت استئجار غرفة ، فعليك أن تناقش على الفور مع أصحابها قضايا الديكور ، والمعدات الموسيقية ، ودي جي ، وقائمة المشروبات والوجبات الخفيفة.
ربما تتناسب شروط وأحكام هذه الخدمات بشكل جيد مع ميزانية الحدث ، وستتولى بقية الاستعدادات.
الخيار الثاني قد تكون الطبيعة مكان الاحتفال. يعد الخروج إلى حدث في الطبيعة ، سواء كان ذلك في الغابة أو على سطح مائي ، ولكن حتى في وسط حقل ، فكرة رائعة.
عند إقامة حدث في الطبيعة ، يجب أن تعتني بالملاجئ في حالة سوء الأحوال الجوية ، يجب أن تفكر أيضًا في مسألة مصدر الطاقة المستقل إذا كنت تخطط لتنظيم عطلة كبيرة.
حسنًا ، الخيار الثالث: يمكنك التخطيط لقضاء عطلة في المنزل ، هذا الخيار مناسب إذا كنت تعيش في منزلك ، أو لديك منزل ريفي. أنا أحب ذلك أكثر من أي شيء ، لأنني أعيش في منزل.
اختر الوقت المناسب
تأكد من حساب بداية الالأحداث. علاوة على ذلك ، عند ضبط الوقت ، ضع في اعتبارك النقاط التالية:
أولا:الراحة للضيوف - هنا ضع في الاعتبار نهاية ساعات العمل ، ووقت التحضير للرحلة إلى العطلة ، والطريق إلى مكان إقامتها.
ثانيا:الظروف التي تعتمد عليها بداية الحدث (في حالة ارتباط العطلة بأي وقت من اليوم)
ثالث:ساعات عمل منظمات النقل ، لأنه ليس كل شخص لديه سيارات ، سيذهب إليك شخص ما بالمواصلات العامة.
عندما يتم التخطيط لوقت بدء العطلة ، تأكد من تحذير جميع الضيوف ، على سبيل المثال ، إرسال أو تسليم الدعوات ، أو مجرد الاتصال بالجميع عبر الهاتف.
حان الوقت الآن لتخطيط ميزانية عطلتك
ميزانية الحدث
تعتمد ميزانية الحدث على العوامل التالية:
1. عدد الضيوف، - بناءً على العدد ، ستختلف تكلفة الأطعمة والمشروبات ، فضلاً عن عدد الهدايا.
2. قائمة العيد- تحتاج إلى التفكير بكفاءة في قائمة العطلات وتعديل الموارد المالية اعتمادًا على نوع الطعام الذي ستقدمه وما ستشربه (إذا أردت).
3. بناءً على برنامج العطلة وتوافر المسابقات وعددها - خطة الإنفاق على الجوائز والهداياللفائزين في هذه المسابقات.
4. تأكد من الخروج ببعض مفاجئةبالنسبة للعطلة ، لا تنسى تضمين تكاليفها.
5. زخرفة الملعبيمكن أن تؤثر أيضًا على ميزانية الحدث.
ستكون الخطوة التالية في وضع خطة لتنظيم عطلة هي:
توزيع الواجبات
عند تحديد المسؤوليات ، يجب أن تختار قيادة،من سيعدل مسار العطلة ويوجهها ، إذا لزم الأمر ، في الاتجاه الصحيح.
يقع على كتفيه أيضًا الالتزام بالامتثال لغريب أنظمةالحدث (وقت المسابقات ، تقديم أطباق معينة ، تصحيح عمل DJ) ، بشكل عام ، يجب اختيار مقدم العرض بشكل معقول ورائع.
قم أيضًا بتعيين مساعدين له من الضيوف ، فقط حذرهم مسبقًا.
تنظيم المرافقة الموسيقية. قم بإعداد الموسيقى اللازمة مسبقًا ، وناقش ما إذا كان المقدم يحتاج إلى أي موسيقى لبرنامج العطلة.
قد يتضح أنك بحاجة إلى مسارات دعم مختلفة أو نوع من الأغاني التي لن يكون لديك وقت للبحث عنها لاحقًا. انظر أيضًا كيف يمكن أن يؤثر على حالتك المزاجية.
بدلاً من ذلك ، يمكنك استئجار DJ ، لكن يجب عليه أيضًا التحدث إلى المضيف قبل يومين من العطلة حتى يكون مستعدًا.
استعن بمصور ، أو اطلب من شخص تعرفه لديه مهارات التصوير أن ينظم جلسة تصوير للعطلة. صدقني ، من الجيد دائمًا النظر إلى الصور الجيدة في المستقبل.
يمكن أيضًا تنظيم تصوير الفيديو للحدث ، لكن هذا ليس لهواة ، غالبًا ما يكون المصور كافيًا.
برمجة
بالتعاون مع المضيف ، قم بتطوير برنامج للعطلة ، وفكر جيدًا في قواعد الحدث.
في برنامج العطلة ، قم بتضمين تفاعل الضيوف مع بعضهم البعض ، على سبيل المثال ، إقامة مسابقات أو مسابقات أو عرض مشاهد مضحكة بشكل عام أو إظهار خيالك أو استخدام الإنترنت. تعال مع مفاجأة للعطلة.
بعد إعداد البرنامج ، قم بتنظيم تفاعل المضيف و DJ والمقدمين المساعدين.
وأخيرًا ، عندما تأتي العطلة ، احتفل بها من كل قلبك ، ولا تصب الكثير من الكحول في نفسك ، وشارك في جميع المسابقات ، ولا تقلق ، يجب الاحتفال بأي حدث على نطاق واسع.
سيتم تذكر عطلة جيدة التنظيم لفترة طويلة ، ومن المستحسن أن تكون هذه مجرد ذكريات جيدة. لذلك ، تأكد من التفكير في تنظيم العطلة القادمة.
في هذا سأختتم ، لا تنس الاشتراك في تحديثات المدونة ، كان مؤلف المدونة معك « » مينكوف سيرجي.
كل التوفيق لقضاء وقت سعيد!
ملاحظة. ألعب القليل من الجيتار ، لذلك أزور YouTube بانتظام بحثًا عن العزف على الجيتار المثير للاهتمام ، والاستماع إلى السحر !!!