كتابة الرسالة الرسمية. قواعد رسائل الأعمال

خطاب الخدمة هو وثيقة جزء لا يتجزأ من الاتصالات التجارية. في معظم الأحيان، يتم نقله عن طريق البريد ويعمل كطريقة خاصة لتبادل المعلومات.

مفاهيم أساسية

هناك حاجة إلى مراسلات الأعمال لحل مختلف القضايا الاقتصادية أو الإنتاجية. بمساعدتها، تتصل المؤسسة والتنظيم بالبيئة الخارجية: الشركاء أو العملاء أو الوكالات الحكومية. عادة ما يتم استخدام خطاب الخدمة لهذا.

إنه عمومي للغاية يسمى وثيقة مكتوبة قد تكون:

• استجابة للرسائل أو الطلبات المستلمة مسبقا؛
• أرسلت ورقة مرفقة إلى المرسل إليه مع مستندات أو مواد أخرى؛
• خطاب المبادرة، في الحالة عندما تكون طريقة مختلفة للتواصل أمر مستحيل.

كل من الخيارات المدرجة لها خصائصها الخاصة. ومع ذلك، هناك قواعد عامة، وفقا لما يتم رسم أي خطاب خدمة عادة. هذا أمر مفهوم، لأنه من مراسلات الأعمال، على سبيل المثال، غالبا ما تبدأ معظم المعاملات في معظم المعاملات. يمكن للوثيقة المنفذة بشكل صحيح إنشاء انطباع إيجابي عن شريك محتمل من المرسل إليه.

أنواع الرسائل التجارية

اعتمادا على المعلومات التي تحتوي على خطاب الخدمة، يمكن أن يكون:

1. مصاحب. في الحالة عندما تحتوي الرسالة على وجود حزمة من التطبيقات.
2. ادعى. وهذا هو، فمن السخط مع هذا الوضع أو هذا الوضع (الشكوى).
3. إرشادي. النص يعطي تعليمات معينة.
4. ضمان. يؤكد المرسل التنفيذ في المستقبل المنصوص عليه في وثيقة الالتزام.
5. معلوماتية. تحتوي الرسالة على معلومات قد تكون المستلم مهتمة.
6. دعاية. يتم توفير المعلومات لجذب التعاون.
7. إشعار الرسالة. معلومات حول عقد الأحداث العامة.
8. رسالة تأكيد. الحصول على بعض الوثائق أو المواد.
9. طلب الرسالة. يحتوي النص على نداء لانطباعات المرسل إليه للعمل.
10. رسالة الرسالة. في ذلك، يقدم المرسل معلومات ملموسة يمثل اهتماما مشتركا للأطراف.

الغرض من هذه الوثائق هو الحفاظ على روابط بين المنظمات أو أقسامها الهيكلية.

تجميع خطاب المطالبة

في أمور التعاون، في بعض الأحيان توجد حالات عندما لا تفي أحد الأطراف بسبب أو آخر بالتزاماتها. في هذه الحالة، يرسل الشريك أولا خطابا إلى الطرف المقابل. في ذلك، يحدد هو، كقاعدة عامة مقترحاتها للقضاء على انتهاك حقوقه المشروعة. هذه خطاب الخدمة. يمكن إجراء عينة من هذه الوثيقة بشكل تعسفي. في الوقت نفسه، من الضروري مراعاة النقاط التالية:

1. يجب أن تكون الأعمال الرسمية مع تركيب شراكة.
2. يجب التعبير عن جوهر الادعاء بشكل واضح للغاية.
3. خلال عرض المعلومات، تحتاج إلى العمل بشكل مقنع مع حقائق محددة.

يجب أن يحتوي خطاب المطالبة على:

• تفاصيل المرسل (الاسم وعنوان العودة والهواتف للاتصال)؛
• معلومات كاملة عن المرسل إليه؛
• وصف الظروف التي وقع فيها وضع الصراع؛
• إشارة إلى المعايير القانونية، والتي من جانبها كسر الطرف المقابل؛
• متطلبات محددة للقضاء على الانتهاكات التي تشير إلى توقيت تنفيذه؛
• العواقب التي قد تحدث إذا كان الجانب الآخر سوف يتهرب من تنفيذها.

يجب إيلاء اهتمام خاص لكيفية وضع خطاب الخدمة. يجب تطوير العينة بحيث لا ينظر فيه انخفاض القيمة كتهديد. يجب أن نتذكر أن هذا مجرد تذكير بمتطلبات الامتثال للشرعية.

أنظمة

يجب إيلاء اهتمام خاص لتسجيل رسائل الخدمة. صحيح أن القانون لا ينص على هذه المعايير والقواعد الصارمة.

على الرغم من ذلك، عند وضع هذه الوثائق، يجب مراعاة اللحظات الإلزامية التالية:

1. يجب إعداد أي خطاب خدمة في النموذج. وهي مصممة مقدما متخصصين في عمل Office وتمت الموافقة عليها حسب ترتيب رأس المؤسسة.

2. يجب أن يحتوي المستند على تفاصيل معينة:

2.1. معلومات حول المستلم والمرسل.

2.2. الرقم الصادر وتاريخ هذه الرسالة. من الضروري التسجيل.

2.4. رأس.

2.5. معلومات حول توافر أي تطبيقات تشير إلى أسماءهم وأرقامهم.

2.6. معلومات حول الشخص الذي توقيع هذا المستند (الموقف والاسم الكامل).

3. سؤال واحد فقط ينبغي النظر في الرسالة. وجود العديد من الموضوعات سيجعل من الصعب اختيار المؤدي.

4. يجب وضع المعلومات لفترة وجيزة للغاية، لكنها واضحة. من المستحسن أن لا يستغرق النص أكثر من صفحتين.

5. تشير بشكل صحيح إلى تفاصيل المستلم. في حالة وجود مؤسسة، يجب عليك اتباع التسلسل التالي:

5.1. اسم الشركة (في القضية الاسمية).

5.2. الوحدة الهيكلية (إذا لزم الأمر).

5.3. موقف المرسل إليه (في الواجبات).

5.4. الأحرف الأولى له.

5.5. عنوان البريد للمؤسسة.

6. في حالة وجود المرسل إليهم إلى حد ما، ثم يشير أولا إلى الرئيسية، ثم جميع الآخرين.

إذا أخذنا في الاعتبار كل هذه اللحظات، فإن تصميم الرسائل الرسمية، من حيث المبدأ، لن يكون صعوبة كبيرة.

ترتيب العرض

لكي يتم وضع المستند بشكل صحيح، من الضروري مراعاة ترتيب معين للعرض فيه. على سبيل المثال، يمكنك التفكير في الخيار كيفية كتابة إجابة خطاب الخدمة. تحتاج أولا إلى تذكر أنه وفقا لقواعد الآداب، من الضروري الاستجابة للمعلومات خلال النهار من تاريخ استلامها. إذا كنا نتحدث عن رسالة إلكترونية، فسيكون الوقت الأمثل أكثر من ساعتين. في حالة عدم إمكانية التمسك بمثل هذه القاعدة، من الأفضل إرسال شريك رسالة مقابلة.

الرسالة نفسها، في جوهرها ستتألف من جزأين:

1. إدخال. يحدد المرسل الموضوع والسبب وأساس كتاباته. هنا يمكنك الرجوع إلى اللوائح التي بموجب القانون بمثابة أساس لتوفير إجابة. بالإضافة إلى ذلك، يجدر الانتباه إلى بعض النقاط فيما يتعلق بالوضع قيد النظر. سوف يساعدون في الكشف عن جوهر السؤال.
2. رئيسي. يهدف هذا الجزء إلى توضيح وإدانة. يجب أن يكون النص واضحا وواضحا وموجزا، ويتم إثبات الحقائق الموضحة وموضوعية. إذا لزم الأمر، يمكن تأكيدها بأرقام حقيقية.

بعد مثل هذا النص، يتم عادة اتباع قائمة التطبيقات. الوثيقة الموقعة بواسطة نهايات المرسل. بالإضافة إلى ذلك، تحتاج إلى معرفة كيفية كتابة خطاب خدمة لعدم الإساءة إلى المرسل إليه. أولا، الاستئناف أنه من المرغوب فيه أن تبدأ بشعبية "عزيزي". ثانيا، من الممكن استخدامها في نص نوع مهم من "دراسة اقتراحاتك بعناية" أو "التحقق من تعليقاتك تماما". إن مراعاة الآداب ستفيد سوى الطرفين فقط.

إجراء

يتم تضمين رسائل الخدمة في واجبات المنتجين أو الأمنيين أو الموظفين الآخرين المكلفين بهذه المسؤوليات. أصبحت للعمل، يجب أن تلتزم بأفعال تسلسل معين. عادة ما يمرر عملية إعداد مثل هذه الوثيقة الخطوات التالية:

1. دراسة دقيقة لظروف هذه القضية. من الضروري امتلاك الطلب بالكامل من أجل تقييم الطرق الممكنة بشكل صحيح لحلها.
2. وضع خطاب الكتابة. من الضروري هنا أن تأخذ في الاعتبار جميع المتطلبات المذكورة أعلاه.
3. تنسيق النص المعد. في بعض الأحيان يجب تحريرها، مع مراعاة تعليقات الرأس. يمكن أن تجعل بعض التوضيحات أو التفسيرات حول هذا الموضوع.
4. موافقة رأسه.
5. التصميم النهائي وتوقيع المستند.
6. تسجيل الحروف.
7. إرسال المراسلات إلى المستلم.

فقط اجتياز كل هذه المراحل، فإن الرسالة، التي تصل إلى المرسل إليه، ستكون قادرة على تحقيق المهمة الموكلة إليها.

اللوائح الإلزامية

لإصدار خطاب الخدمة، من الضروري النظر في أن صفحتها الأولى مطبوعة بالضرورة في نموذج خاص. بالنسبة للباقي، يمكنك استخدام الأوراق النظيفة المعتادة بتنسيق A4. تحتاج هنا هنا إلى أن تتذكر أن حقل النص نفسه يحتوي على حدوده: الجزء العلوي والأقل سنتيمتر، اليسار هو 3.5 سم، يمين 1 سنتيمتر. لا تقطع الأحجام القياسية لتناسب المعلومات الموجودة على ورقة واحدة. من الأفضل أن تمتثل لجميع القواعد وإضافة صفحة إضافية فقط.

يجب عليك أيضا كتابة النص لجميع القواعد:

1. للطباعة، استخدم الخط الروماني الجديد. خيارات أخرى من الأفضل عدم تطبيقها.

2. يتم تنظيم أبعاد الخط أيضا:

• للنص الرئيسي - 14؛
• محاذاة الصفحة وعلامة التنفيذ - 12.

3. يتم وضع موضع التفاصيل أيضا وفقا للقواعد:

• الفاصل بين الصفوف - 1؛
• يتم إنتاج محاذاة النص "العرض"؛
• يتم ضبط التحويلات تلقائيا؛
• المسافة من رقم التسجيل إلى الرأس هي 2 فترات شحن، ومنها إلى النص الرئيسي - 3.

الامتثال لهذه المعايير إلزامية للتصميم الصحيح للرسائل البريدية المناسبة.

متطلبات الموقع

لتجميع خطاب أعمال قياسي بشكل صحيح، من الضروري معرفة مكان ترتيب تفاصيله ومكوناته بوضوح. تحتوي الإجابات على هذه الأسئلة GOST R 6.30-2003. يصف بالتفصيل شكل خطاب الخدمة. في جوهرها، هذه العينة التي توجد فيها مجموعة تفاصيل الوثيقة بطريقة معينة. هناك حاجة إلى:

1. توحيد عملية تسجيل الرسائل الرسمية (الأعمال).
2. يمكنك الحصول على القدرة على إعداد النماذج القياسية بشكل مركزي مقدما، مع تقليل الحاجة إلى أداء جزء من العمل يدويا.
3. سهل وتقليل البحث البصري للحصول على معلومات.
4. قم بتوسيع إمكانية معالجة الحروف باستخدام الحوسبة وغيرها من التقنيات.

لذلك، يتم استخدام 30 تفاصيل قياسية في خطاب العمل المعتاد، والتي تقع في أحد عشر مناطق إلزامية:

• الشعارات ومعطف الأسلحة؛
• مؤلف؛
• مصدر معلومات؛
• رأس
• موافقة؛
• متلقي؛
• قرارات
• نص؛
• التوقيعات والتطبيقات؛
• التنسيق والضمانات؛
• علامات.

يتيح وضع المعلومات في القطاعات في بعض القطاعات متخصصين في الوثيقة، والمستخدمين العاديين يسهلون عملية الرسم.

المتطلبات الأولية

يعتقد بعض المديرين عن خطأ أنه يمكن إجراء مراسلات الأعمال بشكل تعسفي، دون مراقبة أي قواعد وقواعد. لكن الخبراء المسؤولون عن ذلك يجب أن يعرفون المتطلبات الأساسية لخطابات الخدمة:

1. وجود نموذج خاص (الشركات).
2. الاستخدام السليم ووضع التفاصيل.
3. يجب أن يكون النص قابل للقراءة وتحريره جيدا. لتقديم جوهر السؤال، الأفضل الأفضل إعطاء عروض مشتركة بسيطة. من الضروري التعبير عن أنفسهم لفترة وجيزة بحيث يكون لكل كلمة بحد ذاتها الحد الأقصى للمعلومات.
4. اعتمادا على النوع، يجب تزيين المستند وفقا لذلك. قد تحتوي الرسالة أيضا على عدة جوانب. في هذه الحالة، في هذه الحالة، من الضروري محاولة الجمع بينها.
5. الاستخدام الصحيح المعايير المثبتة لمجموعة النص.
6. حاول أن تبقي الرسالة لا توجد تعبيرات قاطعة. قد يعتبر المستلم هذه العبارات تهديدا. عند تصميم المقترحات، من الأفضل استخدام الكلمات التمهيدية مثل "على ما يبدو"، كما تعلمون "،" ربما "و" كما ينبغي ".

إن وفاء هذه المتطلبات في الممارسة العملية يساعد على العمل بشكل صحيح في المؤسسة.

كتبت الرسائل من وقت سحيق واستمر في الكتابة إلى هذا اليوم. أنها بمثابة أداة للتواصل بين الأشخاص الذين يساعدون في ذكر واضح جوهر المحاور، الذي كان سبب كتابته. في هذه المقالة، سننظر في عدة أنواع من المراسلات التجارية وتعلم كيفية رسم رسائل الأعمال بكفاءة.

لتجميع أي خطاب عمل بشكل صحيح، يجب أن تكون قادرا على تحديده بوضوح مع الجوهر والهيكل الصحيح. تتم مراسلات الأعمال على الموافقة عليها من خلال البرامج الثابتة مع شعارها وعنوانها. في الزاوية اليمنى العليا، تمتلئ القبعة، تتكون من موضع واسم رئيس شركة المستلم. في نهاية الغطاء يكتب معلومات موجزة عن المرسل. المرحلة التالية من كتابة كتابة الاستئناف. قد يبدو بشكل مختلف، اعتمادا على درجة التعارف مع المرسل إليه. إذا كنت على دراية به شخصيا، فيمكنك الاتصال به مثل هذا: "عزيزي سيرجي يورييفيتش!". إذا كان المرسل إليه شخص غير مألوف، فقد ينظر النداء على النحو التالي: "عزيزي السيد إيفانوف!". يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه في هذه الحالات أنه غير مقبول للحد من كلمة السيد أو بدلا من اللقب والاسم لوضع الأحرف الأولى. الإبلاغ عن جوهر الرسالة في شكل موجز - مشكلة الديباجة. في معظم الأحيان يتكون من فقرة واحدة. بعد قراءة الديباجة، يجب أن يفهم المستلم بإيجاز محتوى الرسالة. بعد ذلك، يبدأ النص الرئيسي، يشتمل على عدة فقرات. يجب أن يذكر النص أفكارك بإيجاز عن الوضع. من المستحسن أن النص الرئيسي لا يتجاوز أربع فقرات. أكمل الرسالة يجب أن تختتم، حيث تلخص نتائج الرسالة لفترة وجيزة، يتم تعيين التاريخ والتوقيع مع إشارة إلى اسم وموقف المرسل. بناء على مناسبة كتابة الاستئناف، في بعض الأحيان من المناسب إكمالها بكلمات: "بإخلاص!"، "مع الأمل لمزيد من التعاون"، إلخ. أحد الأنواع الشائعة من الحروف التجارية هو خطاب ضمان. في نصها الرئيسي، يضمن صاحب البلاغ تحقيقا للوعد، والتاريخ الأخير لتنفيذ الضمانات ويضع مبلغ العقوبة التي سيتعين عليه دفعها في حالة انتهاك لالتزامات الضمان.

يمكنك التنزيل هنا.

رسائل الشكر هي أيضا واحدة من أنواع الأعمال، ولكن بالفعل من فئة الشخصية. يمكن وضعها على بطاقة فارغة المؤسسة أو بطاقة المعايدة. يجب أن يشمل النص الرئيسي تهانينا للمرسل إليه، مما يشير إلى الحدث الذي خدم كسبب لإعداد الرسالة ونقل الجدارة البارزة للمستلم.

على موقعنا.

غالبا ما يتم وضع الحروف الحروفية لموظف المؤسسة نيابة عن الرأس. أنها تحتوي على معلومات حول أفضل صفات الموظف، وأسسائه وإنجازاته. عادة ما تكون صاحب العمل السابق عادة جاهزا لضمان موظفه أمام صاحب العمل في المستقبل.

حمل هنا.

ليس فقط المنظمات يجب أن تقوم بمراسلات تجارية. عند البحث عن عمل، من الضروري أيضا الامتثال لآكات الأعمال. يجب أن يكون مقدم الطلب قادرا على وضع ملخص بشكل صحيح والرسالة المصاحبة لها في شكل موجز مكتوب لصاحب العمل، يشير إلى مصدر المعلومات حول الشغور المطلوب، واسم مقدم الطلب ورقم هاتفه.

هل تعمل في روسيا أو تستعد للمجيء إلى هنا للعمل؟ ربما من بين عملائك وشركائك هناك الروس؟ أو كنت تعيش فقط في روسيا وأريد أن تشكو من موظفي البنك ... هناك العديد من المواقف التي قد تحتاج إليها لكتابة خطاب رسمي باللغة الروسية. كيف افعلها؟

هيكل ومحتوى خطاب العمل

هيكل ومحتوى خطاب العمل، يبدو لي أنه في جميع البلدان أكثر أو أقل من نفسه. سيكون هناك بالتأكيد الاستئناف ("عزيزي، ميخائيل بتروفيتش!")، النص الرئيسي، عبارة الآداب في نهاية الرسالة ("مع الاحترام") وتوقيع المؤلف. إذا لم يكن هذا رسالة بريد إلكتروني، ولكن خطاب على الورق، فسيكون هناك المزيد:

• اسم الشركة التي يعمل بها المؤلف، تفاصيل الاتصال الخاصة به، العلامة التجارية؛
• اسم الشركة الذي يعمل المرسل إليه، ومعلومات الاتصال الخاصة به، والموقف، والسم اللقب واحتياط المستلم؛
• تاريخ كتابة خطاب (مهم: في روسيا، نكتب أولا الرقم، ثم شهر، ثم سنة)؛
• توقيع مؤلف وشركات الطباعة؛
• قد تكون هناك تفاصيل أخرى (حل، معطف من الأسلحة، ختم السرية، إلخ).

ولكن أين يجب أن تكون كل التفاصيل؟ تم إصلاح ذلك في معيار الدولة الخاص (من 1 يوليو 2018 - معيار حالة جديدة). كما صورت بصريا الهيكل الأساسي لحرف العمل (فقط التفاصيل الرئيسية) في مدونتي.

ما يجب الكتابة في نص الرسالة، أنا متأكد من أنك تعرف بدون لي. ولكن كيف تكتبها باللغة الروسية - سنتحدث عن ذلك بعد ذلك!

عبارات - كليشيهات في رسائل العمل

اللغة في رسائل الأعمال هي دائما موحدة للغاية، واللغة الروسية ليست استثناء هنا. يكفي أن تتعلم الكليشيهات الرئيسية، وتعلم كيفية تكملها بالكلمات الصحيحة - وأنت بالفعل سيد المراسلات التجارية!

يرجى ملاحظة أنه يمكن كتابة الرسالة:
أ) نيابة عن الشركة:
الشركة N. تقارير / شكرا / تدعو، إلخ. - الخيار الأكثر رسمية

ب) نيابة عن جميع الموظفين (نحن):
نحن نعلم، شكرا لك، دعوة.

ج) من نفسه:
نيابة عن الشركة، أبلغني، أنا امتنان، وأنا أدعو. - نيم الخيار الرسمي

والآن دعونا نرى ما اعتمده كليشيهات في مراسلات الأعمال باللغة الروسية.

تحية

1. عزيزي السيد إيفانوف! / عزيزي، السيدة إيفانوفا! - الخيار الأكثر رسمية (حتى تتصل فقط بدرجة كبيرة جدا أو ... إلى الوزير).
2. عزيزي، ميخائيل بتروفيتش! / عزيزي، ماريا بتروفنا! - أيضا أسلوب رسمي جدا. في أغلب الأحيان في رسائل رسمية سنكتب بهذه الطريقة. "سيداتي وسادتي!" - إذا كنا لا نعرف ما هو الاسم الشخص الذي يكتب.
3. هناك خيارات أقل رسمية في المراسلات الإلكترونية: "مرحبا، ميخائيل بتروفيتش!"، "ميخائيل بتروفيتش، مساء الخير!"، "ميخائيل، مرحبا!"وبعد هناك الكثير يعتمد على درجة معارفك مع شخص وموقفه. إذا كنت لا تعرف أي خيار، فهي مفضلة - نسخ نداءها. لكن الشخص الأقدم منك حسب العمر أو هو في وضع أعلى، فمن الأفضل أن تكتب: "عزيزي، ...".

عبارة سائلة في النهاية

• الإصدار الأكثر شيوعا والفوز - " المخلص لك, ...».
• إذا كتبت شركاء، يمكنك الكتابة: " نأمل في مزيد من التعاون», « مع الأمل لمزيد من التعاون" يمكن أن يكون التعاون أكثر "مفيدا للطرفين" و "مثمر".
• يمكن للأشخاص الذين تعرفهم بهم، في رسالة بريد إلكتروني كتابة شيء خلاق من نفسك (بالطبع، إذا لم تكن هذه رسالة رسمية خطيرة).

روابط إلى جهات الاتصال السابقة حول هذا الموضوع

• وفقا ل + ماذا؟: "وفقا للمحادثة الهاتفية"، "وفقا لاتفاقياتنا السابقة"، "وفقا للقانون ...".
• وفقا ل + ماذا؟: "وفقا للمحادثة الهاتفية"، "وفقا للاتفاقيات التي تحققت سابقا"، "وفقا للقانون ...".
• ردا على + ماذا؟: "استجابة لرسالتك"، "ردا على طلبك"، "ردا على نداءك"، إلخ.

سبب

• بسبب + ماذا؟ (ارتفاع أسعار البنزين).
• للسبب + ماذا؟ (ارتفاع أسعار البنزين).
• في ضوء + ماذا؟ (ارتفاع أسعار البنزين).
• نتيجة لذلك، + ماذا؟ (ارتفاع أسعار البنزين).
• بسبب + ماذا؟ (ارتفاع أسعار البنزين).

طلب

• نطلب منك + ماذا تفعل؟ (أرسل عرض تجاري)، أسألك + ماذا تفعل؟ (إرسال عرض تجاري).
• سنكون ممتنين / سنكون ممتنين: "سأكون ممتنا للغاية إذا كنت تعطينا عينات ..."، "سنكون ممتنين للمساعدة في تنظيم الحدث".
• خيارات أقل رسمية: "هل يمكن أن تفعل + ماذا تفعل؟ (أرسل عرض تجاري) "،" كن لطيفا / كن لطيفا + ماذا تفعل؟ (أرسل لنا عرض تجاري). "

نية

• "يسعدنا أن يدعوك ..."، "، شركة N. Rada أبلغكم ...".
• "نحن نعلمك بأن ..."، "نحن نعلمك بذلك ..."، "، تبلغك الشركة N. ذلك ..."، "نيابة عن الشركة، أبلغ ....".
• "نذكرك بذلك ..."، "شركة N. تذكرك بما ...".
• "نحن نرشدك + ماذا؟ (العرض التجاري) "،" إرسال + ماذا؟ (كتالوجات جديدة). "
• جاهز / أوافق + ماذا تفعل؟: "على استعداد لنقدم لك + ماذا؟ (التعاون) "،"، مستعدا لتزويدك + ماذا؟ (معلومات المنتج) "،" الشركة N. توافق على تقدم لك ... "، إلخ.

شكرا

"نشكرك على ..."، "، شركة N. شكرا لك ..."، "نحن نعبر إليك عن امتنانها ..."، "نيابة عن الشركة، أعرب عن امتنانك ..." + ماذا؟ (مساعدة في تنظيم المعرض).

rewouncement.

"أجبر على رفضك + ماذا؟ (في تسليم البضائع) "،" الأسف أخبرك + ماذا؟ (حقيقة أننا أجبرنا على إنهاء العقد).

في أي مكان آخر للعثور على معلومات حول مراسلات الأعمال باللغة الروسية؟

1. جاري الكتابة

في تدفق وثيقة العمل، يتم استخدام تنسيق خطاب الطلب في كثير من الأحيان عندما الحاجة إلى الحصول على موافقة الطرف الثاني أو خدمة معينة منه. عينات جاهزة وأمثلة لحالات مختلفة، وكذلك قواعد إعداد هذه الرسائل ستجد في هذه المقالة.

تطورت تقليد وقواعد تجميع خطاب الطلب حصريا في تدفق المستند العملي - أي على المستوى التشريعي، لا تتم الموافقة على أي أشكال أو تعليمات. ومع ذلك، بشكل عام، يجب اتباع مثل هذه الهيكل:

1. كالعادة، يتم ملء "CAP" أولا، مما يشير إلى الاسم الكامل لمنظمة المرسل مع معلومات الاتصال المقابلة، بالإضافة إلى اسم موظف معين (عادة مدير الشركة) واسم منظمة المستلم وبعد
2. بعد ذلك، يتبع النص نفسه، الذي يتكون من وصف للموقف ومصائد الطلب. يجب أن يكون النص ممكنا ما إذا كانت 1-2 فقرات عادة ما تكون كافية. من المهم تحديد حالتك على وجه التحديد طلبك بشكل لا لبس فيه بحيث يفهم المحاور جيدا جوهر الاستئناف الخاص بك.
3. ثم يتبع التوقيع، فك تشفير التوقيع وتاريخ التجميع.

وبالتالي، يتم وضعه وفقا للخيار القياسي لمثل هذه الوثائق - يتم تقديم النموذج أدناه.

يمكن استخدام العينة النهائية على مثال ذلك.

ملاحظة. الحل لتحديد أو لا تحدد اسم المستند (I.E.، للتسجيل في منتصف "طلب الحرف") يأخذ المرسل نفسه. كقاعدة عامة، هذا ضروري في الحالات التي يتم فيها تعيينها للتأكيد على طبيعة الوثيقة والهدف من أن شركة واحدة تحاول تحقيقها من آخر.

نظرا لأنه في هذه الحالة، نتحدث عن حقيقة أن شركة واحدة تتوقع خدمة معينة أو حتى امتياز من شريكه، بالطبع، لكتابة خطاب، تصميمه وحتى إرساله بجدية للغاية. يمكن أن ينطبح الانطباع أي تفاصيل، لذلك من الأفضل أن تأخذ في الاعتبار الفروق الدقيقة غير معروفة في النظرة الأولى:

1. بادئ ذي بدء، من الأفضل إرسالها بمساعدة البريد المادي - البريد العادي لروسيا أو حتى أفضل مؤسسة خاصة تقدم المراسلات من الباب إلى الباب وأسرع بكثير. غالبا ما ينظر إلى رسالة في شكل إلكتروني أو أكثر تنتقل عن طريق الفاكس أكثر دون بريد مزعج.
2. بالإضافة إلى ذلك، تتيح لك الطريقة المادية لتسجيل الوثيقة (I.E.، كبريد بريدي عادي) تقديم انطباع إيجابي بسبب ورقة أكثر تكلفة، مغلفا، العلامة التجارية وغيرها من وسائل التسجيل.
3. لكتابة النص، يتم تحديد نموذج الشركة دائما - يسمح لك بإعطاء طلب أكثر من المسؤول.
4. في النص، من الأفضل تجنب التفويض الواضح - I.E. الكلمات والتعبيرات المستدامة المستخدمة في بيئة الأعمال. إنهم حرفيا "مجففة" السرد وإنتاج انطباعا سلبيا عموما. يتم استبدالها بسهولة بمزيد من الخيارات الأصلية - على سبيل المثال، "أطلب منك أن تفكر في" آمل أن تفهمك ومساعدتك في حل هذه المسألة ".
5. أخيرا، ككل من الالتزام بتقاليد المراسلات التجارية، أي يفضل أن يكون النص مكتوبا في نمط أعمال رسمي. الانحرافات الغنائية، الهياكل النحوية المعقدة للغاية، يجب ألا تكون العبارات المزدوجة (بالمعنى). يجب العناية بالقبض لتكون من السهل جدا إدراك الرسالة - سواء من حيث التفاهم والنفسي.

مجلس. إذا كنت تستطيع كتابة نص من اليد، فمن الأفضل استخدامه بالضبط بهذه الطريقة. يسمح لك خطاب الكتابة بخط اليد ببرزه في خلفية أي شخص آخر. ومع ذلك، فمن الأفضل أن تكليف الكتابة بأخصائي يمتلك حفلات السخرية.

أصناف

اعتمادا على الوضع المحدد، هناك خيارات فارغة. في الأساس، تتصل الطلبات بالقضايا المالية - على سبيل المثال، توفير الخصومات أو الانخفاض في الدفع للخدمة أو التأخير. يتم تخصيص جزء أصغر من طلبات الحروف لتعزيز أي مشاكل أخرى في حل أي مشاكل أخرى. مناقشة الحالات الأكثر شيوعا والأمثلة الجاهزة للأحرف أدناه.

على تخصيص المال

طلب تخصيص الأموال حتى بالنسبة للأهداف الخيرية هو طلب خطير إلى حد ما. لذلك، عند الاستبعاد، من المهم وصف الوضع على وجه التحديد، من الواضح أيضا الإشارة إلى الأموال المطلوبة، ولسبب ما يستحيل أخذه من مصدر آخر.

عند تجميع، يمكنك أن تأخذ أساس مثل هذه العينة.

من NPO "rainbow"

نائب الجمعية التشريعية

سانت بطرسبرغ Miloshnikov I.N.

عزيزي ايليا نيكولايفيتش! أنت مرحب به من قبل مدير المنظمة غير الهادفة للربح لقوس قزح ". تأسست منظمتنا في عام 2012 وفي جميع هذه السنوات تشارك باستمرار في تقديم المساعدة المالية للأطفال الذين يعانون من شكل حاد من سرطان الدم. الاتجاه الرئيسي لنشاطنا هو شراء الأدوية المناسبة وتنفيذ عمليات معقدة.

كل هذه السنوات، كان المصدر الرئيسي لتمويل نشاطنا هو المشاريع LLC "...". ومع ذلك، في أبريل من عام 2017 الحالي، انخفضت أحجام التمويل بشكل حاد، وفي الوقت الحالي لا يمكننا إجراء الأسهم الخيرية بنفس المقدار.

وفقا لبياناتنا، يجب أن تكون الميزانية السنوية للصندوق، مع مراعاة التبرعات الخاصة، 10 ملايين روبل. وبالتالي، بسبب إنهاء التمويل، من الضروري تغطية الفرق بمبلغ 8 ملايين روبل. سنويا. نأمل في مساعدتكم، لأن إيجاد الرعاة غير ممكن حاليا.

مع خالص التقدير، cvetozar v.k.

حول تسليم البضائع

من المهم إظهار اهتمامك والرغبة في التعاون. لذلك، تحتاج إلى إيجاد الكلمات المناسبة حتى يقوم المحاور بالثقة واعتمدت القرار المناسب. كأساس، يمكنك أن تأخذ مثل هذه العينة.

مدير عام ذ م م "..."

nekrasov n.k.

من مدير الشركة "..."

elizarova v.m.

تحية لك يا نيكولاي كونستانتينوفيتش! في المعرض الإقليمي بشأن الزراعة، التي حدثت في مايو من هذا العام، تهتم شركتنا بعينات المعدات والمعدات التي عرضت على دورتك.

نود أن نبدأ العمل معكم مع تسليم الكثير من السلع المحاكمة (يتم تطبيق القائمة الكاملة بواسطة وثيقة منفصلة لهذه الرسالة). نحن نضمن دفع المدفوعات في الوقت المناسب للسلع والخدمات. نعبر عن الأمل في تعاون طويل ومتبادل المنفعة.

تفاصيل الاتصال لدينا:

مع خالص التقدير، Elizarov v.m.

على توفير الخصم

حاليا، هذا هو نوع شائع إلى حد ما، لأن الظروف الاقتصادية تدهورت في العديد من المصطلحات. كما تظهر التجربة، لإقناع الطرف المقابل في توفير الخصومات جيدة بشكل خاص في مثل هذه الحالات:

• إذا تعاونت الشركات لفترة طويلة، على سبيل المثال، أكثر من عام؛
• إذا تم شراء عدد كبير من البضائع في وقت واحد.

إلى الرئيس التنفيذي

LLC "Avantage" Filippov G.V.

من مدير Veres ذ م م

Alexandrova K.N.

مرحبا، gennady viktorovich. يسرنا أن نلاحظ حقيقة أن شركاتنا تتعاون لأكثر من عامين. نحن نقدر تقديرك للجودة العالية باستمرار خدماتك، وكذلك للمساعدة في حل عدد من القضايا الحالية.

نعتقد أنه ليس سرا لك في العام الماضي الوضع الاقتصادي في سوقنا تدهورت بشكل كبير. لسوء الحظ، في الوقت الحالي، نعرب عن نقص معين في الدخل، وهو مرتبط بانخفاض في الأرباح الفصلية.

فيما يتعلق بهذه الظروف، نأمل في تفهمك واتفاقك في توفير خصم بنسبة 10٪ للخدمات التي سيتم تقديم السنة التقويمية المقبل 2018. بالطبع، مثل هذا الإجراء مؤقت، ونحن ملتزمون بالتعاون الكامل في الظروف المنفعة المتبادلة في حالة استقرار الوضع الاقتصادي.

التحيات، Alexandrov K.N.

حول الحد من الإيجار

في هذه الحالة، ستكون الأساس المنطقي لطلبه تقريبا نفس الشيء كما هو مبين في المثال السابق.

إلى الرئيس التنفيذي

LLC "Avantage" Filippov G.V.

من مدير Veres ذ م م

Alexandrova K.N.

مرحبا، gennady viktorovich. في السنة المالية المنتهية في عام 2016، عانت شركتنا خسائر تجاوزت 10٪ المتوقعة. أجبر على ذكر أن شركتنا لمست الأزمة المالية. يتم التعبير عن ذلك في تقليل تدفق العميل بنسبة 15-20٪ من المالكين.

في هذا الصدد، نأمل في موافقتك على تقديم خصم 10٪ على الإيجار. يرجى ملاحظة أننا مستأجرون كبيرون جدا وفي الوقت نفسه، طوال وقت تعاوننا لمدة خمس سنوات، وليس تأخير دفعة واحدة، وأزمت أيضا جميع شروط العقد الأخرى. ننتقل من هذا التدبير المؤقت، لذلك فهي على استعداد لمواصلة تقديم رسوم كاملة، بمجرد استقرار وضع السوق.

التحيات، Alexandrov K.N.

حول الدفع المؤجل

في هذه الحالة، من المهم أن ندرك أنك لم تقدم حقا في الوقت المحدد وشرح بالتفصيل السبب. بالطبع، تحتاج إلى الإشارة بدقة إلى استحقاق المبلغ بأكمله.

مخرج ذ م م "سفيتار"

vakulov n.yu.

من مدير بارابوليا

aksakova t.g.

مرحبا، عزيزي نيكولاي Yuryevich. في سبتمبر 2017، لم نجعل ما بعد ذلك لخدماتك بمبلغ 100000 روبل. حول استحالة إجراء دفعة، أخبرتك رسميا في الشهر. في الوقت الحالي، اشرح أن الشركة وجدت أموالا للدفع. نطلب منك تقديم أقساط لمدة شهرين: أكتوبر ونوفمبر (500000 روبل).

نحن لا نتخلى عن التزاماتك المالية وديونك ودفع اهتمامكم بحقيقة أنه للجميع طوال 3 سنوات من تعاوننا لم نكشف عن العقد. نأمل في فهمك ونتطلع إلى مزيد من التعاون متبادل المنفعة.

مع خالص التقدير، Aksakov t.g.

يرجى الدفع مقابل شركة أخرى

قد تنشأ هذه الطلبات في الحالات التي ستتولى فيها شركة واحدة تنفيذ الالتزامات المالية لشركة أخرى في ظل ظروف معينة. كمثال، يمكنك استخدام هذا النمط.

الملكية الفكرية شكرا لك.

من IP Inina A.A.

مرحبا، عزيزي Anatoly Konstantinovich. كما تعلمون، لديك مدينون أمامي بمبلغ 100000 روبل. بالنسبة للعام المالي الماضي، كان لدي ديون إلى 3 شركات بمبلغ 50000 روبل. أقترح عليك دفع ديني بالكامل. من جانبي، نضمن توفير أقساط لبقية ديونك لمدة 6 أشهر.

مع الاحترام، Alin A.A.

حول الترويج في حل المشكلة

أخيرا، إذا كنت بحاجة إلى حل بعض الأسئلة المعينة، يمكنك كتابة هذا النص:

IP Nikanorov v.r.

من مدير "القرارات الجيدة"

عبدالوفا v.n.

عزيزي فلاديمير رومانوفيتش، أظهر مؤسسة خيرية تعمل في عطلات رأس السنة الجديدة للأطفال من العائلات الفقيرة. كما أصبحنا معروفا من مصادر مفتوحة، فأنت تنفذ منتجات الحلويات. نطلب منك تنظيم تسليم هدايا رأس السنة الجديدة بمبلغ 1000 قطعة لمدة 20 حدثا.

من جانبنا، نضمن لك التعبير عن امتنانك المكتوب والفم وترك ردود فعل إيجابية في جميع المنظمات، في أمنيتك.

مع الاحترام، عبدالوفا v.m.

أن الأسئلة حول كيف وما يمكن أن تنشأ وسيلة يمكن إنشاؤها وإرسالها إلى المبدأ في المبدأ. ومع ذلك، ليس الجميع مستعدين للبدء فورا في تحقيق هذه المهمة إذا يتعلق الأمر بالرسائل الرسمية، خاصة عندما تتوقع مؤلف الرسالة الحصول على إجابة. سأكشف لك سر صغيرا للمراسلات التجارية أكثر مما هو أكثر صرامة في الطبيعة والأسلوب تم وضع خطاب، وكلما زادت فرص الاستجابة من المستلم. في هذا الدرس، سأقدم عدة عينات من رسائل البريد الإلكتروني التي ينبغي أن تساعد المستخدمين على اتخاذ القرار على أسلوبهم الخاص وتجميع الاستئناف في الطريقة الأكثر كفاءة.

لتبدأ، تحتاج إلى تحديد ما سيتم إنشاء الرسالة التي نقوم بإنشائها. أنا الطلاق جميع الحروف الصادرة لمدة ثلاثة أنواع رئيسية:

• عرض الأعمال
• طلب العمل
• جدة ودية

وفقا لذلك، لجميع الأنواع الثلاثة، لدي فراغات قالب، سواء في شكل ملفات نصية بسيطة وشكل قوالب شحذ في إطار برامج بريدية معينة. دعنا نذهب من أجل كل منهم.

عرض الأعمال

مرحبا (مساء الخير)، [اسم الشخص الذي يناشد يحدث]!

يفضل أن يشير الاسم في أي حرف عند التواصل، لأن الطعن الشخصي يحدد شخصا بطريقة ودية. ومع ذلك، إذا فشل الاسم، فسيكون هناك تحية قالب.

اسمحوا لي أن أقدم انتباهكم إلى خدمة جديدة (منتج جديد) من شركتنا [اسم الشركة].

اسمحوا لي أن أقترح التعاون في مجال [اسم النشاط].

بعد ذلك، صف بإيجاز مزايا عرضك في إصدار السعر أو بعض الخصائص النوعية. الشيء الرئيسي هو عدم المبالغة في ذلك. ميغابايت من النص، وحتى تكملها صور لا معنى لها ساطع تخويف فقط الناس. إذا كان مستلم الرسالة مهتما بعرضك من الأسطر الأولى، فستتصل بك بالتأكيد للحصول على مزيد من المعلومات.

إذا كنت مهتما بجدية، فمن الأمور الفعلية الاتصال بك في الاستئناف الأول، وهذا يعني أنه من المنطقي التفكير في توافره ليس فقط عن طريق البريد الإلكتروني. لن يتم تمديدها لبدء الحسابات في هذه الخدمات ICQ I.سكايب. في بعض الأحيان يكون الشخص أسهل بكثير الاتصال بك على الهاتف المعتاد، إذا كان الرقم، فسيترك بالطبع بحكمة في التوقيع.

فيما تحتاج إلى تكرار عنوان بريدك الإلكتروني الخاص بك في التوقيع، تسأل عما إذا كان يتم إعادة شحنه تلقائيا بواسطة خادم البريد. هناك قاعدة لا تكون المعلومات المفرطة في المراسلات التجارية غير ضرورية أبدا. تخيل الوضع عندما تتلقى رسالتكم شخص ما لا يهتم بالسجن، أو ببساطة غير مؤهلة للإجابة الصحيحة لذلك. يقوم بإعادة إنشاء الرسالة المستلمة إلى مستخدم آخر، ولكن في نفس الوقت لأي سبب من الأسباب، يتم فقد المعلومات حول المرسل الحقيقي من البيانات المضافة تلقائيا، مما يؤدي إلى صعوبة الاتصال بك. ومع ذلك، سيكون الأمر دائما كافيا للنظر في التوقيع لتحديد مؤلف الرسالة وجهات الاتصال الخاصة به الضرورية.

طلب العمل

مرحبا مساء الخير)!

أو إذا كان اسم المرسل إليه معروفا، ثم (عزيزي، [اسم، دواء])!

يرجى تقديم معلومات عن المنتج (الخدمة) [اسم المنتج / الخدمة] مع وصف الخصائص الكاملة والصفات التنافسية.

بناء على القانون الاتحادي للاتحاد الروسي [رقم وتاريخ الوثيقة]، يرجى تقديم معلومات [وصف ضروري للحصول على البيانات].

يمكنك أيضا الاتصال بقيادة خدمة معينة على الإنترنت، عندما تنتهك حقوقك.

فيما يتعلق بانتهاك [رقم النقطة في اتفاقية المستخدم] من اتفاقية المستخدم، أي: "[اقتبس النص الكامل للبند المسمى]"، أطلب منك التحقق من العقوبات المناسبة ضد الأذنب إذا يتعلق الأمر موظفو الخدمة)] [الموقع (اسم الموقع)]. أطلب منك أن تقدم تقريرا عن المراجعة والعقوبات المستحقة إلى [عنوان بريدك الإلكتروني الخاص بك].

جدة ودية

تحية (يوم جيد) (مرحبا)، [اسم الإنسان]!

عند التعامل أولا في نموذج ودود، سيكون المؤشر الجيد هو اكتمال التعامل مع النص. سيشير النص المكتوب بشكل صحيح، إلى اهتمامك المرتفع بالاتصال بالشخص المطلوب وسيؤدي إلى رغبة الاستجابة. لا تنس عدم إطلاق محادثة بعدة أسئلة أساسية.

مثال على خطاب البريد الإلكتروني