Preisverleihung: Organisation und Durchführung. Pläne in verschiedenen Bereichen. Finden Sie die gleiche Farbe

Die Organisation von Großveranstaltungen ist ein mühsames Geschäft, aber aufregend und lohnend. Es ist schön, Lob von den Gästen und dem Helden des Anlasses für seine tadellose Vorbereitung zu erhalten. Allerdings läuft nicht immer alles so reibungslos, wie wir es uns wünschen. Wie Sie Fehler und unangenehme Situationen bei der Vorbereitung festlicher Veranstaltungen vermeiden, verraten wir Ihnen im Artikel am Beispiel einer staatlichen Siegerehrung aus einem anderen Land.

FORMAT DER VORBEREITUNG DER VERANSTALTUNG

Hier gibt es zum Beispiel mindestens drei Möglichkeiten:

■ einen Turnkey-Vertrag mit einem Generalunternehmer abschließen;

■ Verträge mit mehreren Auftragnehmern zur Lösung verschiedener Probleme abschließen;

■ Bereiten Sie die Veranstaltung selbst vor, ohne die Hilfe von Vermittlern.

Jede Option hat ihre eigenen Eigenschaften, Vor- und Nachteile.

Ein Auftragnehmer: bequem, aber gefährlich

Es ist nicht ungewöhnlich, dass bestimmte Umstände mit einem bestimmten Auftragnehmer zusammenarbeiten, z. B. freundschaftliche Beziehungen des Managers, Unternehmenstraditionen usw. In diesem Fall müssen Sie sich nicht entscheiden – Sie müssen mit denen arbeiten, die es sind. Aber auf keinen Fall alles von alleine gehen lassen!

Es ist notwendig, in jeden Punkt des Schulungsprogramms einzugreifen, viele Fragen zu stellen und parallel dazu Ihre eigene Matrix oder Liste von Fällen und Aufgaben für die Organisation der Veranstaltung zu führen. Es ist keine Tatsache, dass ein solcher Auftragnehmer nichts vergisst oder aus den Augen verliert. Sie müssen immer am Puls der Zeit bleiben.

Vorteile

Dies ist das bequemste Format für Interaktion und Kontrolle, das das Prinzip "ein Fenster" umsetzt - alle Probleme und Aufgaben werden von einem Manager gelöst, der für die Vorbereitung der Veranstaltung auf Seiten des Auftragnehmers verantwortlich ist. Der Kunde, also Sie, erledigen gleichzeitig in Ruhe die laufende Arbeit, überprüfen nur von Zeit zu Zeit Zeitpläne und Berichte über die Vorbereitung der Feier.

Minuspunkte

Das gefährlichste Format für die Arbeit, was bedeutet, dass Sie alle Eier in einen Korb legen. Niemand kann garantieren, dass der Auftragnehmer zu 100 % zuverlässig ist. Es ist unmöglich, alles vorherzusagen – er kann den Kunden auch aus Gründen, die außerhalb seiner Kontrolle liegen, im Stich lassen. Und es wird sehr schwierig sein, das Problem zu lösen, da der Auftragnehmer höchstwahrscheinlich die Kontakte seiner Subunternehmer nicht offenlegt und der Kunde möglicherweise keine Zeit hat, die gesamte Vorbereitung erneut zu starten.

Mehrere Auftragnehmer: sicher, aber lästig

Erfahrene persönliche Assistenten bauen mit der Zeit nützliche Kontakte auf. Und es ist großartig, wenn sich auf Ihrer Liste eine Reihe von kleinen Unternehmen befinden, die sich im Laufe der Jahre bewährt haben und ohne große Verzögerung qualitativ hochwertige Dienstleistungen in engen Bereichen anbieten. Sorgenfrei können Sie Aufgaben einfach zwischen Auftragnehmern verteilen, kontrollieren und bei Bedarf miteinander koordinieren. Aber dafür müssen Auftragnehmer zuverlässig sein. Andernfalls lassen sich Probleme nicht vermeiden.

Vorteile

Die sicherste Möglichkeit, eine Veranstaltung vorzubereiten. Einerseits sind Ihnen die Hände frei - Auftragnehmer sind mit der direkten Vorbereitung beschäftigt. Andererseits ermöglicht Ihnen Ihre vollständige Kontrolle, am Puls der Zeit zu bleiben und im Falle eines Problems schnell einen Auftragnehmer durch einen anderen zu ersetzen, ohne den gesamten Prozess zu verlangsamen.

Minuspunkte

Die "schlammigste" Arbeitsoption. Eine große Anzahl von Auftragnehmern bedeutet viel Papierkram – Sie müssen mit jedem Auftragnehmer einen Vertrag abschließen, Rechnungen anfordern, andere Anfragen senden, umfangreiche Korrespondenz führen usw. Im Falle eines Problems wird es schwierig sein, es einvernehmlich zu lösen. Die Verantwortungsverschiebung wird beginnen, die Frage der Rückgabe oder Unmöglichkeit der Rückgabe des gezahlten Geldes usw. wird aufgeworfen.

Ganz alleine: verantwortungsvoll, zeitnah, mühsam

Die unabhängige Vorbereitung einer Veranstaltung durch einen stellvertretenden Manager ohne die Hilfe von Vermittlern ist in Russland gängige Praxis. Und hier ist der Grund – die Führungskräfte sind rückversichert: Sie haben Angst, vertrauliche Informationen über die bevorstehende Veranstaltung preiszugeben, oder sie warten auf einen schmutzigen Trick von Drittorganisationen, die bei der Vorbereitung von Veranstaltungen helfen. Oder vielleicht einfach Geld sparen! Auf die eine oder andere Weise wird in diesem Fall über die unabhängige Vorbereitung der Feier entschieden.

Vorteile

Sie kennen jeden Darsteller vom Sehen und mit Namen. Darüber hinaus ist dies die kostengünstigste Option – es müssen keine Vermittler bezahlt werden. Einige Probleme können schnell und gegen Barzahlung (nach Erhalt) gelöst werden - wertvolle Zeit wird gespart! Bei Verzögerungen bei einem der Darsteller wird das Problem direkt und zeitnah gelöst.

Minuspunkte

Die schwierigste und mühseligste Möglichkeit, eine Veranstaltung vorzubereiten, da alle Verantwortung bei Ihnen liegt! Wenn eine wirklich große Feier geplant ist, riskieren Sie, in einem Meer aus kleinen und großen Aufgaben und Aufträgen, Namen und Titeln, Beträgen und Konten, Berichten und Schecks einfach zu ertrinken. Während der Vorbereitung werden unglaublich viele Fragen von absolut allen Darstellern auftauchen. Und wenn sich alle direkt bei Ihnen melden, besteht die Möglichkeit, dass Sie entweder etwas sehr Wichtiges verpassen oder mangels Erfahrung und Wissen an Kleinigkeiten scheitern, was wiederum zur Störung des Ganzen führen kann Ereignis entlang der Kette.

Welches Format zu wählen

Wenn es möglich ist, das Format für die Vorbereitung einer Veranstaltung zu wählen, lassen Sie sich vom gesunden Menschenverstand leiten. Das heißt, wenn Sie einen ausgewiesenen, verantwortungsbewussten und erfahrenen Generalunternehmer haben, ist es natürlich logisch, sich auf ihn zu verlassen und die gesamte Vorbereitung der Veranstaltung in zuverlässige professionelle Hände zu legen. In diesem Fall können Sie konzeptionelle, gestalterische und finanzielle Fragen, die Koordination mit dem Helden des Anlasses, die Koordination und Interaktion mit den Gästen usw. sich selbst überlassen.

In Ermangelung „Ihres“ Auftragnehmers ist es besser, bei der zweiten Option aufzuhören und mehrere gute Leistungsträger auszuwählen, von denen jeder seine Aufgabe im Vorbereitungsprozess umsetzt.

Wichtig ist aber bei jeder Wahl, auf keinen Fall alles seinen Lauf nehmen zu lassen und auf jeden Fall so viele Aktionen wie möglich in der Vorbereitung des Events zu kontrollieren oder zumindest über alles Bescheid zu wissen, was passiert!

FORMAT VON FEIERVERANSTALTUNGEN

Unter einer besonders verantwortungsvollen Veranstaltung versteht jeder etwas anderes – je nach Lebensstil, Bekanntenkreis, Interessensgebieten, beruflichen Tätigkeiten etc. Wir werden die folgenden Optionen prüfen:

■ Große öffentliche Veranstaltung mit Beteiligung von Medienschaffenden und der Presse.

■ Eine kleine private Feier (z. B. Familie) für eine Medienperson.

■ Eine private Großveranstaltung mit Beteiligung von Medienschaffenden.

■ Betrachten wir eine großangelegte öffentliche Veranstaltung mit Beteiligung von Medienschaffenden und der Presse am Beispiel eines Landespreises.

Angenommen, der Held des Anlasses erhält von einem anderen Staat einen Orden oder eine Medaille, beispielsweise für die Stärkung der zwischenstaatlichen Beziehungen.

In diesem Fall kann die Veranstaltung stattfinden:

In dem Land, das den Auftrag erteilt;

In der Botschaft des Landes, das den Preis überreicht (auf dem Territorium des Heimatstaates für den Helden des Anlasses);

Jeder andere geeignete und bequeme Ort. In diesem Fall trägt der Empfänger die Kosten für die Organisation der Veranstaltung.

Erwägen Sie die Option, wenn der Empfänger selbst die Veranstaltung organisiert. Die Verleihung eines Staatspreises ist ein wichtiges und verantwortungsvolles Ereignis. Berühmte Persönlichkeiten sind bei einer solchen Feier anwesend, und es wird oft in der Presse darüber berichtet.

Das bedeutet, dass die Herangehensweise an die Auswahl eines Veranstaltungsortes, die Entwicklung eines Programms, die Auswahl von Auftragnehmern, die Gewährleistung der Sicherheit usw. mit größter Ernsthaftigkeit und Sorgfalt.

SCHRITT 1: KONZEPT ENTWICKELN UND DARSTELLER AUSWÄHLEN

Die Vorbereitungen für ein Großereignis beginnen mit Konzeptentwicklung- Ideen, wie es aussehen soll.

Zweiter Punkt - Frage Darsteller: Wer ist für die Organisation der Veranstaltung verantwortlich und wie wird die Vorbereitung durchgeführt – unabhängig oder mit Hilfe eines professionellen Auftragnehmers? Wir haben oben bereits über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Optionen gesprochen.

Die Reihenfolge der weiteren Schritte kann in Abhängigkeit von verschiedenen individuellen Faktoren variieren.

SCHRITT 2: WÄHLEN SIE ORT, DATUM UND UHRZEIT DER PREISVERLEIHUNG

■ Wir wählen einen Ort. Bei der Organisation einer Großveranstaltung ist es notwendig, einen Veranstaltungsort zu wählen, der nicht nur allen Teilnehmern und Eingeladenen Platz bietet, sondern auch bestimmte Anforderungen erfüllt: Prestige, Ästhetik, günstige Lage und Verfügbarkeit der erforderlichen technischen Eigenschaften. Solche Standorte sind immer gefragt, daher ist es wichtig, sich im Voraus um die Anmietung zu kümmern.

Der Ort sollte dem Thema der Feier entsprechen. Daher ist es unangemessen, einen Nachtclub für die Verleihung eines Staatspreises auszuwählen.

Denken Sie zum Beispiel an historische Herrenhäuser und Gutshöfe – natürlich solche, die sich für Veranstaltungen eignen. In der Regel handelt es sich um Gebäude mit vielen Sälen, von denen jeder seinen eigenen Programmteil (offiziell, musikalisch, Buffet oder Bankett usw.) abhalten kann, sowie mit einem großen Parkplatz. Beispiele für solche historischen Veranstaltungsorte für Großveranstaltungen sind der Petrowski-Palast in Moskau oder der Katharinenpalast in St. Petersburg.

■ Wir wählen ein Datum. Ist eine eigenständige Wahl des Termins der Preisverleihung möglich, ist eine Abstimmung mit den für die direkte Verleihung zuständigen Beamten und anschließend mit allen weiteren hochrangigen geladenen Gästen erforderlich.

Es ist ratsam, die Eigenschaften des ausgewählten Standorts und die Wetterbedingungen zu berücksichtigen. Wenn Sie planen, eine Veranda oder eine offene Terrasse zu nutzen, dann sollten Sie eine Veranstaltung nicht für die kalte Jahreszeit planen, sondern besser im Sommer durchführen. Andernfalls kann es schon bei leichtem Regen zu einer Unterbrechung der Veranstaltung kommen.

■ Wir wählen die Zeit. Normalerweise wird die Startzeit der Veranstaltung vom Helden des Anlasses gewählt. Und das meistens abends. Wenn dies jedoch ein offizieller Empfang ist, vergessen Sie nicht, dass der Cocktail und das Buffet gemäß den internationalen Regeln der Etikette um 17:00 bis 18:00 Uhr beginnen (der Cocktail dauert nicht länger als zwei Stunden). In der diplomatischen Praxis gibt es auch Mittagessen (ab 20:00-20:30 Uhr) und Abendessen (ab 21:00 Uhr). Die häufigste Option im Alltag ist jedoch ein Bankett. Oft rundet er das Programm des Abends ab. Die Startzeit richtet sich in diesem Fall nach der Dauer des Unterhaltungsprogramms.

SCHRITT 3: WIR ENTWICKELN EIN DETAILLIERTES VERANSTALTUNGSPROGRAMM

Es wird davon ausgegangen, dass die Organisatoren zu diesem Zeitpunkt bereits eine ungefähre Vorstellung davon haben, wie die Feier ablaufen soll – ihr Konzept. In dieser Phase ist nicht nur eine detaillierte Liste der thematischen Teile der Veranstaltung festzulegen, sondern auch deren Ablauf und Zeiteinteilung.

Protokollteil

Zuerst müssen Sie mit dem Konsulat den protokollarischen Teil der Zeremonie abstimmen und dabei folgende Punkte angeben:

Wie genau soll das Verfahren zur Auftragsvergabe aussehen;

Wird spezielles Equipment benötigt (Tribüne, Mikrofone, musikalische Begleitung etc.);

Wer genau wird an der Zeremonie teilnehmen;

Wie lange dauert der Protokollteil etc.

Wenn es sich um eine Veranstaltung handelt, die von Menschen unterschiedlichen Geschlechts, Alters oder verschiedener Nationalitäten besucht wird, sollte das Programm unter Berücksichtigung ihrer individuellen und kulturellen Besonderheiten gestaltet werden. Bei einer großen Anzahl an Eingeladenen wird es nicht funktionieren, für jeden Gast ein separates Programm zu organisieren, daher sollten Sie sich am Mehrheitsprinzip orientieren.

Vergessen Sie auf keinen Fall das preisgebende Land! Auch wenn nur sehr wenige ihrer Vertreter bei der Veranstaltung anwesend sind. Es ist absolut notwendig, im Programm irgendwie den Respekt vor einem befreundeten Staat und seinen Bürgern widerzuspiegeln. Andernfalls kann es zu einer unangenehmen diplomatischen Verlegenheit kommen.

Unterhaltungsteil

Das Veranstaltungsprogramm könnte wie folgt aussehen:

ProgrammAmma-Preisverleihung

19:00-20:00 - Ankunft der Gäste. Begrüßungscocktail (zu dieser Zeit können Gäste (mit oder ohne Führung) durch die Haupthallen des Palastes spazieren).

20:00-22:00 - Preisverleihung und Klavierkonzert.

22:00-24:00 - Buffet (musikalische Begleitung - Jazzquartett).

Das Beispiel zeigt, dass es wichtig ist, den Kultur- und Unterhaltungsteil des Programms zu überdenken.

Es sollte nicht langweilig werden, denn bis zu diesem Moment wird seit Beginn der Veranstaltung viel Zeit vergangen sein – hinter den Gästen steht die offizielle Zeremonie und wartet darauf, dass sie beginnt.

Auch dieser Teil des Abends soll „international“ sein – es gilt, den Geschmack aller Anwesenden zu treffen. Vielleicht wird es ein Konzert mit klassischer Musik oder eine Aufführung von Opernsängern.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die kompetente Organisation des Bankettteils der Veranstaltung.

behandeln

Zuerst müssen Sie sich für das Format des Gala-Mittag- oder Abendessens entscheiden. Es kann ein Buffet (stehend) oder ein Bankett (mit Bestuhlung an den Tischen) sein.

■Bankett findet normalerweise feierlicher statt und erfordert eine ernsthaftere Vorbereitung.

Sitzplan für Gäste können nur unter Berücksichtigung ihrer Antworten auf Einladungen korrekt zusammengestellt werden (sie werden später besprochen). Im Falle eines offiziellen Empfangs wird den Gästen tatsächlich im Voraus ein Sitzplan angeboten, der ihren Platz am Tisch anzeigt.

Der Bestuhlungsplan kann im Saal aufgestellt werden, wo die Gäste zusammenkommen und Getränke serviert werden (oder vor dem Eingang zum Saal). Die Gäste machen sich mit dem Plan vertraut, finden ihren Platz, geben die Namen der Nachbarn rechts und links an.

Bei der Planung der Bestuhlung müssen Sie solche „Kleinigkeiten“ wie die Verträglichkeit der einzelnen Gäste, ihre Geselligkeit und andere persönliche Eigenschaften berücksichtigen. Dies muss mit dem Helden des Anlasses besprochen und vereinbart werden. Wichtig ist, nicht zu vergessen: Die richtige Sitzordnung ist einer der Bestandteile eines gelungenen Empfangs.

Deckkarten. Auf Banketttischen müssen auf jeden Fall Deckkarten vorhanden sein - kleine weiße Rechtecke aus dickem Papier mit handschriftlicher (normalerweise kalligraphischer Handschrift) oder auf einem Drucker oder in einer Druckerei gedruckten Vor- und Nachnamen aller Teilnehmer des Empfangs.

Bankettservice. Bei der Organisation eines Banketts ist es wichtig, bei der Wahl eines Cateringunternehmens keinen Fehler zu machen. Normalerweise sind es die Manager des Unternehmens, die die beste Option vorschlagen, um Tische zu dekorieren und zu arrangieren, Gerichte zu servieren, Menüs anzubieten und dabei zu helfen, alle Serviceprobleme zu lösen - sogar in Bezug auf Kellneruniformen.

Необходимо лично встретиться с представителями компании и увидеть «вживую» предлагаемые варианты праздничной сервировки стола, выбрать скатерти, салфетки и др., продумать расстановку столов (достаточно ли места для прохода между столами, останется ли пространство для танцевальной части и т.д.), und auch Unbedingt probieren alle vorgeschlagenen Bankettgerichte und bewerten deren Servieren. Wenn das Gericht beispielsweise großzügig mit Knoblauch und Pfeffer gewürzt ist, ist es nicht akzeptabel, es bei einem Bankett zu servieren. Oder wenn das Gericht so gestaltet ist, dass es äußerst unbequem zu essen ist oder es auf einem Teller nicht sehr ästhetisch aussieht.

Es ist wichtig, die Köche über die gastronomischen Vorlieben der Gäste zu informieren – einige von ihnen mögen fasten, Diät halten, einige haben Lebensmittelallergien oder einen speziellen Speiseplan.

Außerdem müssen Sie den Kellnern vorher mitteilen, welche Gäste ein Gericht mit bestimmten Zutaten nicht erhalten sollen.

Bankett-Menü. Bei der Wahl des Menüs können Sie sich in dieser Angelegenheit in der Regel auf die Profis des Cateringunternehmens verlassen. Es ist jedoch wichtig, nicht zu vergessen, dass die Speisekarte bei ausländischen Gästen international sein sollte. Oder Sie bieten im Gegensatz zur internationalen Küche ein Menü der russischen Küche an und betonen so den nationalen Geschmack. Diese Option wird häufiger für Empfänge gewählt, die ausschließlich für ausländische Gäste oder Delegationen aus anderen Ländern veranstaltet werden.

Internationales Bankettmenü für den offiziellen Empfang

Unter anderem müssen Gäste angeboten werden persönliche Menüs. Normalerweise werden sie in einer Druckerei vorgedruckt.

Meist handelt es sich dabei um eine kleine Broschüre, auf der auf jeder Seite die Gerichte einzeln in der Reihenfolge ihres Erscheinens auf dem Tisch aufgelistet sind: kalte Vorspeisen, Salate, warme Vorspeisen, Hauptgerichte, Beilagen, Dessert, Getränke.

Für ausländische Gäste müssen alle Namen von Gerichten in die entsprechende Sprache (z. B. Französisch) übersetzt werden. Normalerweise wird die russische Version des Menüs auf der linken Seite und die ausländische auf der rechten Seite angezeigt. Oder Sie drucken die benötigte Anzahl Speisekarten separat in der einen und der anderen Sprache aus.

■ Buffet, in der Regel etwas weniger feierlich und zuvorkommend, aber elegant und gleichzeitig die häufigste Empfangsoption.

Das Buffet wird im Stehen gehalten. Normalerweise werden hohe runde Tische aufgestellt, an denen die Gäste etwas essen oder ein Glas Champagner trinken können, ohne vom Smalltalk aufzusehen. An den Buffettischen sind gedeckte Tische mit verschiedenen Snacks und Getränken – die sogenannten Buffets oder Stationen – herangekommen und wählen ihre Leckerei aus.

Am Buffettisch in der Halle müssen Kellner sein - sie sorgen dafür, dass die Gästetische gereinigt und die Stationen mit Geschirr aufgefüllt werden. Kellner pendeln zwischen den Tischen, bieten den Gästen gekühlten Sekt und andere Getränke an.

Musikalische Begleitung

Es ist wichtig, mit den Musikern im Voraus die Fragen der Bezahlung ihrer Dienste zu besprechen. Sie können mit ihnen vereinbaren, dass sie bei Verspätung des Buffets gegen Aufpreis weiterarbeiten. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Live-Musik am Ende des Abends durch Audioaufnahmen zu ersetzen. Kümmern Sie sich in diesem Fall vorab um die Ausstattung und wählen Sie das Repertoire aus. Wir dürfen nicht zulassen, dass nach dem Auftritt der Musiker Stille im Saal herrscht und die Gäste sich unwohl fühlen.

Buffetmenü für den offiziellen Empfang

SCHRITT 4. WIR MACHEN EINE VORLÄUFIGE SCHÄTZUNG DES EREIGNISSES

Der nächste wichtige Schritt ist die Berechnung der anstehenden Kosten im Zusammenhang mit der Feier. Wenn das Budget der Veranstaltung genehmigt wird, muss es hineinpassen. Wenn kein Budget vorhanden ist, ist es wichtig, alle möglichen Ausgaben zu erfassen und zu berechnen.

Der Held des Anlasses sollte sich bereits zu diesem Zeitpunkt darüber informieren, wie viel die Organisation der Veranstaltung ungefähr kosten wird, damit es später bei der Abrechnung keine Überraschungen gibt.

Wichtig ist, mit dem Leiter das vorläufige Budget der Veranstaltung möglichst schriftlich abzustimmen. Bitten Sie dazu den Manager, Ihnen eine Bestätigung per E-Mail zu senden, bestätigen Sie den ausgedruckten Kostenvoranschlag mit der persönlichen Unterschrift des Managers oder denken Sie an eine andere bequeme Möglichkeit.

Mit großen Geldsummen zu arbeiten ist ein verantwortungsvolles Geschäft. Im Schadensfall ist eine Versicherung erforderlich: „Aber so ein Ereignis hat Ivan Ivanovich viel billiger gekostet“ oder „Meine Familie und ich haben uns beraten und entschieden, dass die Kosten eindeutig überteuert sind“ oder „Was, haben wir diesen bestimmten Betrag besprochen? ? Etwas ist zu teuer …“ und so weiter.

Beachten Sie!

Wichtig sind klare und nachvollziehbare Vereinbarungen: Wer zahlt die Rechnungen, zu welchen Konditionen und wie!

Es muss klar sein, dass bei der Organisation solcher Großveranstaltungen unzählige Kosten entstehen. Bei den Ausgaben handelt es sich teils um große Rechnungen, zB für die Anmietung eines Zimmers, teils um kleinere Rechnungen, wie zB Saaldekoration, Musikbegleitung.

Aber es wird auch einen riesigen Haufen kleinerer Ausgaben geben: ein Taxi für Gäste, Kurierlieferung usw. sowie ein obligatorischer Bestandteil jeder Veranstaltung - Barausgaben. Sie können alles bar bezahlen – von Gastgeberleistungen bis hin zu Trinkgeldern für Kellner.

Unser Rat

Informieren Sie sich vorab, welche Auftragnehmer abrechnen und wer nur Barzahlung bevorzugt.

Finden Sie heraus, an wen und unter welchem ​​Schema Rechnungen zur Zahlung gesendet werden sollen. Finden Sie heraus, ob sie von dem Manager, in dessen Namen die Rechnungen ausgestellt werden, vorab persönlich genehmigt werden müssen, ob es Begrenzungen für die Rechnungsbeträge gibt usw.

Immer einen gewissen Vorrat an Bargeld haben!

SCHRITT 5: EINLADUNGEN AUSSTELLEN UND VERSENDEN

Dieser Punkt ist trotz seiner scheinbaren Formalität einer der wichtigsten.

Dank der Antworten auf Einladungen können Sie die Anzahl der Gäste vorhersagen - natürlich ungefähr.

Dies wiederum ist wichtig bei der Erstellung eines Sitzplans für ein Bankett, der Bestellung von Speisen und Getränken, der Platzierung der Gäste im Saal während des offiziellen Hauptteils der Veranstaltung, der Organisation von Transfers, der Buchung von Hotelzimmern usw.

Bei der Organisation von Veranstaltungen dieser Art ist es ratsam, nicht an Einladungen zu sparen: Design, Papier und Druckqualität sollten optimal sein.

Es gehört zum guten Ton, alle Einladungen zu unterschreiben. Natürlich muss der Held des Anlasses dies selbst tun.

Es ist auch sinnvoll, Namenseinladungen bei der Druckerei zu bestellen und die Namen nicht handschriftlich in das leere Feld einzutragen.

Wenn möglich, muss zumindest ein Teil der Einladungen zugestellt werden, wenn nicht persönlich, dann durch „Ihre“ Leute – Wachleute, Fahrer oder Assistenten an die Spitze. Normalerweise werden Einladungen an besonders hochrangige Gäste auf diese Weise zugestellt.

Tatsache ist, dass dies Personen aus der Regierung oder Strukturen sein können, deren Zugang bei weitem nicht jedem offen steht. Es wäre seltsam, einen gewöhnlichen Kurier an solche Orte zu schicken! Darüber hinaus ist dies eine großartige Gelegenheit, Ihren Respekt noch einmal auszudrücken.

Für mehr Sicherheit, dass die Einladungen ihre Empfänger erreichen, können Sie die Nachrichten duplizieren, indem Sie sie per E-Mail an jeden Gast senden. Damit die Vorbereitung, der Versand der Einladungen und die Bearbeitung der Antworten darauf möglichst reibungslos ablaufen, bedarf es einer sorgfältigen Vorarbeit.

Es ist ratsam, dafür einen Verantwortlichen zu ernennen, der frei durch die Gästeliste navigiert (besser selber machen).

So bereiten Sie personalisierte Einladungen vor

■ Erstellen Sie mit Ihrem Vorgesetzten eine Gästeliste. Überprüfen Sie es noch einmal, um sicherzustellen, dass niemand vergessen wurde.

■ Finden Sie heraus, wie der Manager jeden Gast auf der Einladung ansprechen will (einige mit Vor- und Nachnamen, andere nur mit Vornamen, andere mit „Sehr geehrte Damen und Herren/Herr/Frau/Madame/Monsieur“ usw.) .D.).

■ Erstellen Sie eine Liste mit Namen, um Einladungen in der Druckerei zu drucken.

■ Stellen Sie sicher, dass Sie alle vom Manager aufgelisteten Personen und ihre Kontaktdaten kennen.

■ Erstellen Sie eine Liste mit E-Mail-Einladungen. Entscheiden Sie, welcher der Gäste eine Einladung per persönlicher Post erhält und wer sie über die Assistentin / das Sekretariat / den Empfang versenden soll. Dies ist notwendig, um den Einspruch im Anschreiben korrekt zu formulieren (sofern die Einladung als Anhang verschickt wird).

■ Verwenden Sie die Option „Benachrichtigen, wenn ich eine E-Mail erhalten und gelesen habe“, damit potenzielle Gäste nicht mit Anrufen belästigt werden müssen, in denen gefragt wird, ob sie eine Einladung erhalten haben.

■ Erstellen Sie eine Liste mit Adressen für die Zustellung von Papiereinladungen. Überlegen Sie im Voraus, welche davon vom Kurierdienst und welche von „Ihren“ Leuten geliefert werden. Kümmern Sie sich im letzteren Fall im Voraus um die Pässe.

■ Entscheiden Sie, wie lange es angemessen wäre, potenzielle Gäste anzurufen, um ihre Entscheidung zu erfahren. Wählen Sie aus, wer genau dies tun wird, da die Liste riesig sein kann und die Verantwortung für ein höfliches, aber beharrliches Gespräch noch größer ist. Stellen Sie sicher, dass die in der Einladung angegebenen Feedback-Kontakte aktuell sind: Das E-Mail-Postfach „funktioniert“, das Telefon ist eingeschaltet, der Hörer wird abgehoben.

■ Nehmen Sie schnelle Änderungen an Ihrer Gästeliste vor.

■ Fragen Sie unbedingt die Gäste, die die Einladung angenommen haben, ob sie Hilfe benötigen, z. B. bei der Organisation des Transports oder der Unterkunft in der Stadt der Feier. Fragen Sie, ob sie besondere Essenswünsche für das Bankett haben, berücksichtigen Sie mögliche Nahrungsmittelallergien oder spezielle Ernährungsgewohnheiten (z. B. Vegetarismus) usw.

■ Schreiben Sie das Programm der Veranstaltung (Schwerpunkte) in die Einladung, geben Sie die Startzeit der einzelnen Teile und natürlich den Dresscode an. Neben zusätzlichen Informationen, wie z. B. wenn die Veranstaltung in einem historischen Herrenhaus stattfindet, können Stöckelschuhe verboten sein (siehe Kasten auf Seite 6).

SCHRITT 6: PRESSEARBEIT ORGANISIEREN

Wenn beschlossen wird, über die Veranstaltung in der Presse zu berichten, müssen die Verantwortlichen für diesen Teil der Vorbereitung der Veranstaltung benannt werden. Meist handelt es sich dabei um einen eigenen PR-Dienst, der folgende Aufgaben löst:

Erstellt eine Liste von Redakteuren und Journalisten, deren Anwesenheit bei der Zeremonie erwünscht ist;

Verfasst eine Pressemitteilung und organisiert eine Pressekonferenz;

berücksichtigt die Anzahl der eingeladenen Journalisten bei der Planung der Unterbringung im Saal während des offiziellen Festakts sowie bei der Bestellung von Getränken und Snacks;

Er interagiert mit der Presse in allen Fragen und sorgt dafür, dass die Journalisten beim Empfang die Gäste und den Helden des Anlasses nicht stören, aber gleichzeitig ihre Arbeit ungehindert erledigen.

SCHRITT 7: ERSTELLEN SIE EINE LISTE DER AUFTRAGNEHMER

Wenn Sie sich für alle Dienstleister und Lieferanten von Waren und Produkten entschieden haben, besprechen Sie mit ihnen die Bedingungen der Zusammenarbeit. Stellen Sie sicher, dass alle Auftragnehmer verantwortlich und verifiziert sind.

Wer kann in die Liste der Auftragnehmer aufgenommen werden:

Druckerei, in der Einladungen, Begleitkarten, Veranstaltungsprogramm usw. gedruckt werden. (Designer nicht vergessen!).

Kurierdienst für die Zustellung von Einladungen.

Catering-Unternehmen oder bestimmte Köche und Kellner.

Die Organisation, die für die musikalische Begleitung zuständig ist (bei Empfängen dieser Stufe ist die Musik normalerweise live).

Das Unternehmen, das für den Unterhaltungsteil des Programms verantwortlich ist (einschließlich des Moderators), oder Einzelpersonen, die die damit verbundenen Dienstleistungen erbringen.

Übersetzer (falls erforderlich).

Blumenfirma, die für die Dekoration der Räumlichkeiten verantwortlich ist.

Reiseführer. Wird für die Feier ein historischer Ort gewählt, kann es sinnvoll sein, den Gästen private Führungen anzubieten. In der Regel ist es für Ausländer interessant.

Hostess-Service. Die Hauptaufgabe einer Hostess ist der Empfang von Gästen. Hier gilt es vorab zu überlegen, ob es sich um ein Drittunternehmen handelt oder ob Ihre Mitarbeiter die Rolle des Begegnungspartners übernehmen. Wenn die Anzahl der Gäste sehr hoch ist, ist es nicht zu höflich, am Eingang zu fragen, ob sie Einladungen haben - Sie müssen alle Gäste vom Sehen kennen.

Hostess-Dienste müssen nicht unbedingt von einem spezialisierten Unternehmen erbracht werden – es kann sich um einen der Auftragnehmer handeln, z. B. ein Catering-Unternehmen. Anforderungen an Servicemitarbeiter sind Standard: repräsentatives Erscheinungsbild, Fremdsprachenkenntnisse, Umgangsformen, Stressresistenz.

Fotograf / Kameramann. Neben der Presse wird in der Regel ein Fotograf oder Kameramann eingeladen, um Fotos oder Videos für das persönliche Archiv der Einladenden zu machen.

Ein Transportunternehmen, das Transferdienste anbietet, und ein Hotel, mit dem die Unterbringung der Gäste vereinbart wird.

Andere Auftragnehmer – abhängig von den Besonderheiten einer bestimmten Veranstaltung.

SCHRITT 8: VEREINBAREN SIE DIE ANFORDERUNGEN ALLER MIT DER VERANSTALTUNG VERBUNDENEN PARTEIEN

Wir sprechen davon, dass der Wunsch des Kunden mit der Vision des Auftragnehmers und den Fähigkeiten des Host-Standorts übereinstimmt.

Alle Parteien sollten in die Diskussion der Punkte einbezogen werden, an denen sie auf die eine oder andere Weise beteiligt sind.

Idealerweise finden die meisten Sitzungen am selben Ort statt, an dem die Veranstaltung stattfinden wird, unter Teilnahme eines Vertreters dieses Standorts und des Auftragnehmers.

Viel einfacher ist es, gleich zur Feier in den Saal zu gehen und gemeinsam zu besprechen:

Ist das Zimmer geeignet, kann es alle Gäste aufnehmen, können zusätzliche Plätze organisiert werden;

Wo wird die Presse stehen?

Ist eine zusätzliche Freigabe erforderlich?

Organisatorische und technische Fragen: Bühnenbild, Mikrofone, Ton, Licht, Garderobe, Backstage, Drehbuch, Timing etc.

Vor Ort ist es einfacher sicherzustellen, dass sich alle richtig verstanden haben.

Unser Rat

Senden Sie am Ende des Meetings einen Brief oder ein Protokoll mit den Ergebnissen der Diskussion an alle Teilnehmer und erhalten Sie von allen eine Bestätigung.

SCHRITT 9: ENTSCHEIDEN SIE SICH FÜR UNVERGESSLICHE SOUVENIRS

Das ist ein guter Ton und eine schöne Tradition. Denkwürdige Souvenirs bei einer solchen Veranstaltung können Scheinkopien der verliehenen Medaille mit Dankbarkeit für die Teilnahme im Namen des Helden des Anlasses sein.

Oder es könnten hochwertige Alben zu einem Thema sein, das beide Staaten vereint.

Alternativ können Sie den Gästen Bücher über die Geschichte des Ortes anbieten, an dem die Feier stattfindet, wenn der Ort von Bedeutung ist.

Viele Ideen. Hauptsache es passt zum Thema der Veranstaltung und wirkt unaufdringlich.

Keine Notwendigkeit, den Gästen Pakete mit Souvenirs in die Hand zu geben - dies ist keine Firmenfeier. Es reicht aus, sie zum Beispiel an einer speziell dafür vorgesehenen Stelle am Eingang auszubreiten, damit diejenigen, die möchten, ein Souvenir für sich selbst auswählen können.

SCHRITT 10: PLANUNG DER SITZPLATZIERUNG DER GÄSTE WÄHREND DES GROSSEN TEILS DER VERANSTALTUNG

Wir haben bereits über den Sitzplan gesprochen, aber wir werden noch einmal darauf eingehen. Es ist klar, dass bei einer solchen Veranstaltung mindestens zwei Sitzplätze für den Abend erforderlich sind: bei der offiziellen Preisverleihung und beim Bankett.

Beide Bestuhlungspläne für Gäste sind mit der Leitung abzustimmen.

Unter den Gästen können Personen sein, die hohe Regierungsämter innehaben. Ihnen sollte sowohl beim Sitzen als auch während des Abends gebührende Aufmerksamkeit geschenkt werden.

Es muss bedacht werden, dass einige von ihnen dem Helden des Anlasses von der Bühne aus gratulieren möchten. Das bedeutet, dass Sie für diejenigen, die sprechen möchten, die ersten Reihen reservieren müssen.

Beachten Sie!

Der Status vieler Personen erlaubt es ihnen, ihren Wunsch, öffentlich zu sprechen, nicht im Voraus anzukündigen – ein solcher Wunsch kann spontan sein.

Daher muss der Organisator der Veranstaltung immer auf dem Laufenden bleiben und versuchen, diese zu antizipieren. Es ist sinnvoll, den Leiter nach seiner Meinung zu fragen, ob einer der Gäste ihm vielleicht von der Bühne aus gratulieren möchte – und dementsprechend Plätze im Saal für solche Personen einzuplanen. Der Anführer kennt seine Gäste besser – er weiß besser, ob der Gast zu Reden neigt und wie eng die Beziehung zueinander ist.

Sie können versuchen, die Liste der eingeladenen Personen für dieselbe Studie unabhängig zu analysieren. Oder die naheliegendste Möglichkeit ist, die Assistenten der angeblichen Gratulanten anzurufen und zu klären, ob ein solcher Wunsch in den Plänen ihres Anführers steckt. Wenn ja, versuchen Sie die ungefähre Dauer der Rede herauszufinden. Das gilt es zu beachten, damit die Abendplanung nicht aus dem Ruder läuft.

SCHRITT 11: SICHERHEIT GEWÄHRLEISTEN

Dieser Artikel ist spezifisch. Das Niveau der Veranstaltung und ihrer Teilnehmer erfordert, dass Sicherheit, Eingänge zum Gelände und Zugang zur Feier auf höchstem Niveau organisiert werden.

Normalerweise ist der Sicherheitsdienst in dieser Angelegenheit voll involviert. Für den Organisator der Veranstaltung ist es jedoch wichtig, alle Details zu kennen, um die Aktionen der Gäste zu koordinieren und die Fragen von Assistenten und anderen engen Mitarbeitern der Teilnehmer an der Feier zu beantworten.

Es ist wichtig zu verstehen, dass jeder der an der Veranstaltung teilnehmenden VIPs seinen eigenen Sicherheitsdienst hat. All diese Personen werden vorab persönlich mit dem Organisator der Feier kommunizieren und alle technischen und organisatorischen Details erfahren wollen: wie das Gelände gesichert ist, wie und wer den Eingang zum Eingang und den Durchgang zum Gebäude kontrolliert, wo um das Auto zu verlassen, wo Sicherheitspersonal und Helfer auf ihren Leiter warten, wo und mit wem ihr Leiter am Abend sitzen wird, Kontakte aller Verantwortlichen für die Organisation der Veranstaltung usw.

SCHRITT 12: WIR ORGANISIEREN TRANSFER UND UNTERKUNFT FÜR DIE GÄSTE

Die Organisatoren der Veranstaltung übernehmen in der Regel die Lösung von Fragen im Zusammenhang mit der Zustellung der Gäste zum Veranstaltungsort und ihrer Unterbringung in einem Hotel.

Dies ist in einer Situation möglich, in der für den Helden des Anlasses und die Mehrheit der Eingeladenen beispielsweise Moskau die Heimatstadt ist und aus dem einen oder anderen Grund beschlossen wird, die Preisverleihung in St. Petersburg (oder vice versa) abzuhalten umgekehrt). Dies gilt auch bei der Ankunft einer großen Anzahl ausländischer Gäste.

In einer solchen Situation ist es ratsam, im Voraus einen Mitarbeiter zu ernennen, der ausschließlich für Transfers und Unterkunft zuständig ist.

Alle Gäste, die Reise- und Unterkunftsleistungen benötigen, sollten sicherstellen, dass sie die Kontaktdaten des für diese Angelegenheiten zuständigen Mitarbeiters des Gastgebers erhalten. Und ja, er sollte 24 Stunden am Tag erreichbar sein.

Der Mitarbeiter muss über ein ausreichendes Maß an Kompetenz verfügen, um die meisten Aufgaben zu lösen, und die Fähigkeit, selbstständig zu handeln. Darüber hinaus muss er über die erforderlichen Befugnisse und Ressourcen verfügen, um Gästen unverzüglich Hilfe leisten zu können (z. B. einen Hotelzimmerwechsel oder eine Verlängerung des Aufenthalts veranlassen). All diese Fragen sind eher technischer Art, aber die Qualität des Aufenthalts des Gastes auf der einladenden Party hängt von ihnen ab!

Wie man den Transfer und die Unterbringung der Gäste organisiert

■ Informieren Sie sich vorab, wer die Autos und das Hotel bezahlt – die Gäste selbst oder die einladende Gesellschaft.

■ Legen Sie fest, ob die Zahlung einmalig oder pauschal am Ende der Veranstaltung erfolgen soll.

■ Informieren Sie sich im Voraus über die ungefähre Anzahl der Gäste, die Dienstleistungen benötigen, und buchen Sie in diesem Sinne ein Hotelzimmer und ein Auto bei einem Transferunternehmen.

■ Überlegen Sie, welche Zimmerkategorie Sie buchen müssen und welche Wagenklasse Sie für den Transfer bestellen müssen. Möglicherweise müssen Sie eine abgestufte Liste erstellen.

■ Finden Sie heraus, mit welchem ​​Schema zusätzliche Dienstleistungen für Gäste bezahlt werden – Verlängerung des Aufenthalts im Hotel und / oder Nutzung des Shuttleservices, Upgrade des Hotelzimmers, Bestellung zusätzlicher Dienstleistungen im Hotel (Dokumente drucken, Zimmerservice bestellen, bezahlen für Getränke und Snacks von der Bar etc.) .d.).

■ Stellen Sie sicher, dass ausländischen Gästen Fahrer zugeteilt werden, die die entsprechende Sprache sprechen.

■ Geben Sie für eine schnelle Kommunikation die Telefonnummern der Fahrer an die Gäste weiter, die an den Flughäfen und Bahnhöfen abgeholt werden.

SCHRITT 13: NACH ZUSÄTZLICHEN GASTWÜNSCHEN

Bei einer großen Anzahl geladener Gäste, insbesondere wenn viele davon Ausländer oder aus anderen Städten sind, kommen sicherlich viele zusätzliche Anfragen und Wünsche hinzu: Hilfe bei der Beschaffung von Einreisevisa, Kauf von Bahn- oder Flugtickets, Buchung eines Gastes für Verfahren einen Schönheitssalon, Einkaufsmöglichkeiten auswählen, individuelle Ausflüge organisieren usw.

Den Gästen kann natürlich nichts vorenthalten werden, aber bis zum Eingang der Anfragen müssen Sie genau wissen, wer und wie dafür bezahlen wird und wer genau diese Probleme seitens des Veranstalters lösen wird.

In den nächsten Ausgaben des Magazins werden wir darüber sprechen, wie man den Geburtstag einer Führungskraft in verschiedenen Formaten organisiert – eine groß angelegte nicht öffentliche Veranstaltung (ohne Berichterstattung in der Presse) und eine geschlossene Heimveranstaltung (für Sie selbst).

Frühlingsrolle - Frühlingsrollen oder chinesische Pfannkuchen - Rollen, die in ihrer Form Kohlrouladen ähneln, aber aus anderen Zutaten bestehen. In der Regel handelt es sich um Reispapier, Meeresfrüchte, Nudeln und verschiedene Gemüsesorten.

Sorbet (fr. Sorbet) ist ein gefrorenes Dessert aus Zuckersirup und Fruchtsaft oder -püree.

Früher oder später muss sich jede Führungskraft der Aufgabe stellen, einen Aktionsplan zu erstellen. Selbst wenn eine im Kopf existiert, bereitet die Übertragung auf Papier manchmal Schwierigkeiten. Darüber hinaus ist es oft erforderlich, nicht nur zu wissen, wie man eine Veranstaltung plant, sondern auch, wie man sie vor höheren Behörden verteidigt.

Aktionsplan – was ist das?

Dies ist der Name eines Dokuments, das Ziele festlegt und spezifische Maßnahmen zu deren Erreichung unter Angabe von Fristen beschreibt. Darüber hinaus sehen sie notwendigerweise die Definition von Personen vor, die für die Durchführung bestimmter vorgeschriebener Maßnahmen verantwortlich sind.

Sie können einen Aktionsplan für bestimmte Ereignisse oder für einen bestimmten Zeitraum der Arbeit des Unternehmens oder seiner Abteilung erstellen. Veranstaltungen im allgemeinen Fall können einmalig und regelmäßig sein, für die letztere Kategorie ist es üblich, eine Durchführungsordnung zu erlassen. Wie erstellt man beispielsweise einen Aktionsplan zur Beseitigung von Disziplinarverstößen?

Jedes neu gestartete Projekt erfordert zwangsläufig ein klares Schema. Dies liegt an den Schwierigkeiten, die Arbeit einer großen Masse von Menschen zu organisieren. Damit jeder Mitarbeiter seine Verantwortung versteht, braucht er eine ausführliche Unterweisung, deren Grundlagen im Aktionsplan festgelegt sind.

Wird er wirklich gebraucht?

Diese Lektion – das Schreiben eines Plans – nimmt viel Zeit in Anspruch, und manchmal stellen sich Fragen hinsichtlich ihrer Angemessenheit. Es sollte klar sein, dass es für die korrekte Ausführung eines Prozesses notwendig ist, alle kleinen Dinge zu berücksichtigen und mögliche Überraschungen vorherzusehen.

Besonders wichtig ist ein Aktionsplan für die kompetente Organisation der finanziellen Seite der Angelegenheit. Wenn Sie ein zukünftiges Projekt in die Sprache der Zahlen übersetzen, stehen Sie vor der Notwendigkeit, jeden Ausgabenposten zu berechnen. Bei der Erstellung eines Plans ist es wichtig, die Grundsätze der Sparsamkeit einzuhalten, um die verfügbaren Ressourcen so rationell wie möglich einzusetzen.

Wenn das Ziel komplex ist und eine ganze Reihe von Aktivitäten umfasst, kann das Fehlen eines vorgefertigten, gut durchdachten Plans zu einem kompletten Chaos führen. Jede neue Phase des Falls muss vor Ort durchgeführt werden, was viel mehr Zeit und Mühe erfordert. Bei einer solchen fraktionierten Herangehensweise an das Geschäft besteht ein hohes Risiko, die allgemeine Richtung der Aktivitäten zu verlieren und sich in einer Vielzahl unbedeutender Details zu verzetteln.

Wie genau ist es zusammengestellt

Wie plane ich eine Veranstaltung? Bei aller Vielfalt sind sie in etwa gleich aufgebaut und bestehen aus ähnlichen Absätzen mit identischen Begriffen, die folgende Begriffe beinhalten:

• Ziel ist die Planung von Aktivitäten, deren konkrete Ergebnisse wir erreichen wollen. Dies ist die Grundlage des gesamten Plans.
• Die Aktivitäten selbst umfassen diejenigen Aktionen, die zum Erreichen der erwarteten Ergebnisse führen sollen.
• Das Ergebnis ist das, was wir nach der Umsetzung des Geplanten erreichen wollen. Sie sollte in konkreten Indikatoren ausgedrückt werden, gemessen an Zahlen und klar definierten Leistungen.
• Deadlines sind die Zeitrahmen, in denen alle geplanten Aktivitäten liegen sollten. Wenn es sich um regelmäßig wiederkehrende Ereignisse handelt, sollte deren Häufigkeit vorgeschrieben werden.
• Unter Ressourcen werden alle materiellen, technischen und monetären Vermögenswerte verstanden, die für die Umsetzung des Plans bereitgestellt werden.
• Verantwortliche Personen sind diejenigen, die die Veranstaltung leiten und für ihre Ergebnisse verantwortlich sind. Als solche können einzelne Mitarbeiter oder ganze Bereiche des Unternehmens (Organisation) agieren.

Ein wichtiger Punkt ist die Definition gemeinsamer Kriterien für das Ziel unter Berücksichtigung der Abstimmung der Interessen unterschiedlicher Fachbereiche und der wirtschaftlichen Machbarkeit.

Pläne in verschiedenen Bereichen

Überlegen Sie anhand konkreter Beispiele, wie Sie einen Veranstaltungsplan erstellen.

Angenommen, Sie sind Leiter einer bestimmten Institution. Wie erstellt man einen Aktionsplan für den Arbeitsschutz?

Der Aktionsalgorithmus sieht in diesem Fall folgendermaßen aus: Der Arbeitgeber muss einen Arbeitsschutzdienst einrichten oder eine für diese Arbeit verantwortliche Person ernennen. All dies wird durch die entsprechende Bestellung festgelegt. Der Aktionsplan ist eine Liste der objektiven Bedürfnisse der Organisation gemäß den Besonderheiten einer bestimmten Produktion. Dabei sind die vorhandenen technischen Möglichkeiten zu berücksichtigen.

Für ein bestimmtes Jahr wird ein Plan erstellt, der den geschätzten Zeitrahmen für jeden der Punkte widerspiegelt. Es muss die Namen und Funktionen der Mitarbeiter festhalten, die für einzelne Arbeitsschritte verantwortlich sind. Ein solcher Plan wird durch einen Tarifvertrag oder eine Vereinbarung zum Arbeitsschutz genehmigt, die als Anhang akzeptiert wird.

Was enthält es

Die Liste kann je nach den Arbeitsbedingungen einer bestimmten Organisation, eines Unternehmens oder einer Institution stark variieren. Darin enthaltene Artikel können im Allgemeinen die folgende Form haben:

• Bewertung der Arbeitsbedingungen und Auflistung der erforderlichen Maßnahmen aufgrund der Ergebnisse;
• Maßnahmen zur technologischen Umrüstung;
• Kauf von Schutzausrüstung für Mitarbeiter;
• Überprüfung und Modernisierung von Schutz- und Signalmitteln;
• Installation eines automatisierten Kontrollsystems;
• Mechanisierung von Reinigungs- und Entsorgungsprozessen sowie die Verarbeitung von gefährlichen und schädlichen Stoffen.

• Modernisierung des Lüftungssystems;
• Überprüfung und Optimierung des gewünschten Beleuchtungsniveaus;
• Entwicklung und Installation von Ausrüstungen für die Organisation der Freizeitgestaltung und die Bereitstellung von Trinkwasser;
• Beschaffung der notwendigen Schutzmittel und deren Aufbewahrung;
• Durchführung von Einweisungen und Schulungen von Personal in Bezug auf Sicherheit und Arbeitsschutz;
• Ausbildung von Menschen in Erster Hilfe;
• Durchführung regelmäßiger ärztlicher Untersuchungen sowie Gesundheits- und Sportveranstaltungen für Mitarbeiter etc.

Kümmern wir uns um die Natur

Ein weiteres Beispiel ist die Erstellung eines Aktionsplans zum Umweltschutz. Beim Entwerfen und Errichten eines Objekts ist dieses Dokument obligatorisch und enthält nicht nur Zahlen, sondern auch Diagramme und Diagramme.

Seine Entwicklung basiert auf den Zeichnungen des Objekts, dem schematischen Grundriss der Siedlung, in der es sich befindet, den allgemeinen Plänen der nahe gelegenen Unternehmen. Dabei sind die Anforderungen des Naturschutzgesetzes zu berücksichtigen.

Wie erstellt man einen Naturschutz-Aktionsplan? Seine Hauptpunkte sind eine Liste von Maßnahmen, deren Zweck der Schutz der Umwelt ist, und eine Liste der erwarteten Ergebnisse. Der erste (Haupt-)Teil des Plans sollte Arbeiten zur Bestimmung des Ausmaßes der Schäden umfassen, die durch das Objekt für die Natur verursacht werden. Weiter - Maßnahmen, die diese negativen Auswirkungen beseitigen oder minimieren können.

Was gehört noch dazu

Der dritte wichtige Punkt ist eine detaillierte Schätzung, die alle Kosten für die Umsetzung der geplanten Aktivitäten berücksichtigt. Eine obligatorische Anwendung dieser Dokumentation sollte ein Kartenschema sein, das die umliegenden Gebiete anzeigt, die von den Aktivitäten des Unternehmens oder als Folge eines theoretisch möglichen Unfalls betroffen sein können.

Die voraussichtliche Wirksamkeit der geplanten Maßnahmen wird durch analytische Sachverständigengutachten ermittelt, die näherungsweise den Grad der zukünftigen Beeinträchtigung durch die Anlage bestimmen. Experten bieten auch Methoden an, um das erwartete Negativ zu reduzieren, was sich auf jeden Fall in dem zu erstellenden Plan widerspiegeln muss.

Ein weiterer Absatz des Dokuments muss spezifische Daten zur Berechnung des Volumens von Industrieabfällen mit der Installation ihrer zulässigen Menge und Möglichkeiten zur Reduzierung von Emissionen enthalten.

So erstellen Sie einen Zivilschutz-Aktionsplan

Wenn Sie einen Zivilschutz-Maßnahmenplan entwickeln müssen, sollten Sie zunächst die Weisungen der Führung studieren und den Auftrag des Leiters des Kreis-Zivilschutzes klären. Vor der Ausarbeitung eines solchen Dokuments sollte sich der Leiter der Organisation an das Militärkommissariat wenden und die Daten über die Lieferung der erforderlichen Ausrüstung und die Schlussfolgerungen für mögliche Fälle von Naturkatastrophen oder schweren Unfällen einholen.

Basierend auf diesen Richtlinien sollten Sie mit der Entwicklung von Plänen für eine bestimmte Institution oder Organisation beginnen. Die Hauptbedingung ist die Reflexion realer und wissenschaftlich fundierter Ereignisse. Die Situation sollte im Falle eines möglichen Waffeneinsatzes durch einen potenziellen Feind berücksichtigt werden, auf dessen Grundlage die Berechnung der erforderlichen Mittel und Kräfte zur Beseitigung gefährlicher Folgen und zur Feststellung der Arbeitstätigkeit der Einrichtung möglich ist .

Der gesamte Komplex geplanter Maßnahmen muss sorgfältig durchdacht werden, um den Arbeits-, Zeit- und Geldaufwand zu optimieren und unangemessene Verluste an Personal und Ausrüstung zu vermeiden.

Wo werden sie zusammengestellt?

Die Pläne können sich auf Krankenhäuser, Notfallsituationen und die Wirtschaft beziehen. Sie können Bildungs-, Kultur- oder Gesundheitseinrichtungen betreffen. Solche Pläne dienen dem Schutz der Bevölkerung in Kriegszeiten oder werden bei Unfällen oder unvorhergesehenen Naturkatastrophen erstellt.

Der nächste Punkt ist die Regelmäßigkeit und das Bereitstellen des Objekts, das die Reihenfolge der einzelnen Aktionen angibt. Wenn wir über Friedenszeiten sprechen, sollten Maßnahmen ergriffen werden, um Notsituationen zu verhindern und die Folgen bereits eingetretener Situationen zu beseitigen.

Der Arbeitsplan für den Zivilschutz jeder Einrichtung sollte in die Liste der wichtigsten Maßnahmen zum Schutz der Bevölkerung für das laufende Jahr aufgenommen werden. Zweck einer solchen Planung ist ein geordneter Übergang in den Krieg, dessen theoretischer Notwendigkeit per Definition Rechnung zu tragen ist.

Der Zivilschutzplan muss notwendigerweise Institutionen haben, die einen Massenaufenthalt von Menschen in ihnen implizieren. Die Notwendigkeit eines solchen Plans ergibt sich aus der Möglichkeit terroristischer Bedrohungen und zielt darauf ab, die Wirksamkeit von Notfallmaßnahmen und die Organisation von Notfallrettungsaktionen zu verbessern.

Wir gehen zu einer medizinischen Einrichtung

Aktionspläne werden in verschiedenen Bereichen erstellt. Wenn Sie z. B. aufgrund Ihrer dienstlichen Aufgaben einen Plan für Schädlingsbekämpfungsmaßnahmen in Gesundheitseinrichtungen erstellen müssen, sollten Sie zunächst die Situation auf Eckpunkte analysieren, die die Aufmerksamkeit der Leitung in diesem speziellen Bereich erfordern.

Ein solcher Plan kann aus organisatorischen Maßnahmen bestehen, einschließlich Reden und Vorträgen für medizinisches Personal zur Prävention von Infektionskrankheiten mit der Organisation von Tests, der Durchführung und Qualitätskontrolle von Desinfektions- und Sterilisationsarbeiten, der allgemeinen Reinigung in jeder der Abteilungen, der Identifizierung von Fälle von Infektionskrankheiten und die Umsetzung eines Komplexes von Anti-Epidemie-Maßnahmen.

Der Plan sollte Verwaltungsrundgänge aller Abteilungen vorsehen, um die Einhaltung des Hygiene- und Hygieneregimes zu überwachen, einen Maßnahmenplan zur Entwesung und Deratisierung zu erstellen und die erforderlichen hygienischen und mikrobiologischen Laboruntersuchungen durchzuführen. Die Liste der Maßnahmen muss unbedingt die Bereitstellung, Reparatur oder den Austausch medizinischer Geräte sowie die Einführung neuer Sterilisations- und Desinfektionsmethoden umfassen. Darüber hinaus müssen Maßnahmen zur Vorbereitung der Räumlichkeiten auf die Heizperiode, systematische Luftdesinfektion, Belüftung der Stationen und Einhaltung des Temperaturregimes geplant werden.

Eine ausreichende Versorgung mit Medikamenten und Desinfektionsmitteln sollte gewährleistet sein, präventive Patientengespräche über die Prävention von Infektionskrankheiten und die Notwendigkeit einer gesunden Lebensweise geführt werden.

Wie erstellt man einen Aktionsplan für das schulweite Elternkomitee?

Aktionspläne werden oft in Bereichen der öffentlichen Kontrolle entwickelt. Betrachten Sie als Beispiel die Arbeit des Schulelternausschusses. Der Zweck seiner Tätigkeit ist die aktive Teilnahme am Schulleben, die Unterstützung des Lehrpersonals, die Organisation verschiedener Veranstaltungen mit Kindern.

Der Elternbeirat wird von der Mitgliederversammlung für die Dauer von in der Regel einem Schuljahr gewählt und soll das Problem lösen, die Bedürfnisse und Interessen der Schüler zu ermitteln, Wege zu ihrer Verwirklichung zu bestimmen und ein entsprechendes Programm aufzustellen.

Wie erstelle ich einen Aktionsplan in der Schule? Was genau sollte der Elternbeirat tun? Die Liste kann darin bestehen, geplante Elterntreffen im Klassenzimmer mit der Bildung eines Schulvermögens abzuhalten, Informationsstände zu entwerfen und mit dysfunktionalen Familien zu arbeiten, die einer innerschulischen Registrierung unterliegen. In diesem Fall besteht die Aufgabe des Elternausschusses darin, mit denjenigen Eltern zu sprechen, die nicht in der Lage sind, die erforderliche Kontrolle über das Verhalten und Lernen von Kindern zu gewährleisten.

Was nicht vergessen werden darf

Der Plan sollte die Planung von Treffen, Schulessen, medizinischer Versorgung und Hygienemaßnahmen beinhalten. Es kann sich mit der Frage der schulischen Subbotniks unter Einbeziehung der Eltern sowie mit der Organisation von Gesprächsrunden, Berufsberatungsveranstaltungen und Elternberatungen befassen.

Ein gesonderter Punkt muss unbedingt die Unterrichtung der Schulbehörde über die Beschlüsse des Ausschusses und den Stand ihrer Umsetzung beinhalten.

Der Aktionsplan des Elternausschusses beinhaltet in der Regel Fragen der Abschlusszeugnisse von Gymnasiasten, Treffen mit Lehrkräften zwecks Beratung. Der Plan ermutigt die Eltern auch, an außerschulischen Aktivitäten und Sportwettkämpfen in der Schule oder Klasse teilzunehmen.

Ein weiterer Punkt kann die Belohnung von Eltern für Bildungserfolg und aktive Teilnahme am Schulleben sein.

Irina Prokofieva, Operations Manager des Kultur- und Kreativitätsprogramms der EU und der Östlichen Partnerschaft, sprach über die wichtigsten Punkte, auf die der Organisator der Veranstaltung achten sollte.

Als ich meine erste Veranstaltung vorbereitete, wurde mir von der lustigen Entengesichtsregel erzählt ( Die Duckface-Regel ). Das bedeutet, dass Sie nach außen ruhig und friedlich sein sollten. Tatsächlich paddeln Sie aktiv unter Wasser, um sich über Wasser zu halten, aber niemand sollte davon wissen. Bis jetzt halte ich dies für die wertvollste Regel.

Die Organisation einer Veranstaltung ist keine leichte Aufgabe, aber ich kann 10 Schlüsselpunkte hervorheben, auf die Sie achten müssen, damit alles erfolgreich ist.

1. Definieren Sie Ziele und Format.

Es scheint naheliegend, aber diese Frage sollte kritisch angegangen werden. Formulieren Sie das Ziel möglichst konkret: Sie wollen den Teilnehmern Wissen vermitteln, sich bei Partnern bedanken, Geld für ein Projekt sammeln oder Gästen ästhetische Freude bereiten? Von der Antwort hängt das Format der Veranstaltung ab: Konzept, Zeit und Dauer, Rollen im Team, Saaldekoration, Food und Sound.

Versuchen Sie, nicht an traditionellen Formaten hängen zu bleiben. Achten Sie auf die „(Nicht-)Konferenz“, das „Pecha-Haufen“-Format, TED -Format, Themenfrühstücke, Online-Events, Outdoor-Events. Hauptsache, das Format trägt zur Erreichung des Veranstaltungsziels bei.

2. Achten Sie auf die Planung.

Denken Sie im Plan über die Logistik, den Inhalt und die Werbung der Veranstaltung nach. Erstellen Sie ein Dokument, das für das gesamte Team zugänglich ist, in dem jeder die Aufgaben des anderen und das Gesamtbild sehen kann. Bereiten Sie zuerst eine Liste der Hauptaufgaben vor und dann so detailliert wie möglich in Form spezifischer Schritte, die ausgeführt werden müssen. Es ist wichtig, im Plan die Zeit anzugeben, die für die Erledigung der Aufgabe erforderlich ist. Es wird oft unterschätzt und die Zubereitung geht langsamer als man erwarten würde.

Für die Planung können Sie verwendenVorlagen Google , Programme, zum BeispielAsanas, Trello, Podio, GanttPro, Teamwoche. Auch ein normales Dokument lässt Sie nicht im Stich. Excel.

3. Budget für unvorhergesehene Ausgaben.

Sehen Sie sich die Liste Ihrer Aufgaben an und spiegeln Sie diese im Budget wider. Denken Sie auch an eine Reserve für unvorhergesehene Situationen. In meiner Praxis gab es zum Beispiel einen Fall, als es am Tag einer Outdoor-Veranstaltung plötzlich anfing zu regnen. Ich musste dringend den Ort wechseln und alle Geräte und Möbel transportieren. Es ist besser, solche Situationen im Voraus zu überdenken und sich finanziell darauf vorzubereiten.

Alternativ können Sie verwendenso ein MusterBudget, aber Sie können es anpassen oder sich ein eigenes ausdenken.

4. Der Teufel steckt im Detail.

Wenn Sie Ihre Gäste angenehm überraschen wollen, überlegen Sie sich alles bis ins kleinste Detail: wie die Anmeldung abläuft, wer die Teilnehmer in welcher Form begrüßt, welche Art von Musik spielt, ob Sie eine interessante Fotoecke haben, wie Ihre Präsentationen gestaltet sind und das Team ist angezogen, womit Pausen gefüllt sind.

Während der Registrierung können Sie den Teilnehmern beispielsweise die Möglichkeit geben, an einem kurzen Workshop teilzunehmen, Spiele zu spielen oder informative Videos anzusehen.

Versuchen Sie, Menschen zu überraschen und zu kreieren Beeindruckend -Effekt, ihre Erwartungen in den banalsten Dingen übertreffen. Das macht die Atmosphäre der Veranstaltung aus.

5. Überprüfen Sie den Standort und denken Sie sich einen Plan „B“ aus.

Überprüfen Sie den Standort immer persönlich in der Phase seiner Auswahl. Im unerwartetsten Moment kann sich herausstellen, dass die Klimaanlage im Flur nicht gut funktioniert, es keine Toilette für Menschen mit besonderen Bedürfnissen gibt oder die Breite der Tür den Transport von Ausrüstung nicht zulässt. Testen Sie solche Momente daher vorab.

Einmal habe ich eine Konferenz mit 50 Teilnehmern veranstaltet, und eine Stunde nach Beginn bat uns der Besitzer des Raums, ohne Erklärung zu gehen. Infolgedessen verbrachten wir eine Stunde mit den Teilnehmern in einem nahe gelegenen Park, bis wir eine neue Einrichtung fanden. Es scheint, dass Ihnen diese Situation nicht passieren wird, aber es ist besser, immer einen Plan "B" zu haben.

6. Verantwortungsbereiche verteilen.

Es ist sehr wichtig, die Aufgaben nicht nur in der Vorbereitungsphase, sondern auch während der Veranstaltung zwischen den Teammitgliedern zu verteilen. Teilen Sie die Verantwortung der Menschen in Zonen ein. Zum Beispiel ist jemand für den Registrierungsbereich zuständig, jemand für die Besprechung der Redner, jemand für die Ausrüstung, jemand für das Catering, jemand für die Interaktion mit den Medien usw. Jeder sollte seine eigene Zone haben, die während der gesamten Veranstaltung kontrolliert werden muss.

Verteilen Sie ein Dokument mit der Verteilung der Verantwortlichkeiten an das gesamte Team, damit jeder weiß, an wen er sich mit welcher Frage wenden kann.

7. Erzählen Sie Ihrem Publikum von der Veranstaltung.

Unterschätzen Sie nicht die Zeit, die es braucht, um erfolgreich für eine Veranstaltung zu werben. Die Art der Veranstaltung, ihre Zielgruppe, interne Ressourcen und das Budget bestimmen Ihren Marketingansatz. Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl von Informationspartnern auf diejenigen, die gezielt mit Ihrem Publikum kommunizieren. Es ist besser, wenige Partner zu haben, aber dafür gezielte, als absolut allen von der Veranstaltung zu erzählen.

Es ist auch wichtig, eine Schlüsselbotschaft zu erstellen, die über alle Kanäle verbreitet wird. Stellen Sie sicher, dass es Ihrem Publikum die Idee der Veranstaltung prägnant und genau vermittelt.

8. Achten Sie auf den Service.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Duck Face-Regel befolgt. Seien Sie freundlich zu allen Teilnehmern, Referenten und Partnern. Versuchen Sie, ihr Problem oder ihre Frage zu lösen und ihre Erwartungen zu erfüllen, auch wenn Sie müde sind und nicht alles nach Plan läuft. Letztendlich werden sich die Menschen genau daran erinnern, wie sie behandelt wurden und welche Atmosphäre sie geschaffen haben, und nicht, was der Redner von der Bühne gesagt hat.

9. Machen Sie einen letzten Check am Tag vor der Veranstaltung.

Stellen Sie sicher, dass Sie den Teilnehmern sagen, wie sie zum Veranstaltungsort kommen, alle wichtigen Gäste einladen, Druckmaterialien, Audio- und Videoinhalte vorbereiten. Überprüfen Sie, ob jeder seine Aufgaben und Verantwortungsbereiche richtig versteht, ob die Räumlichkeiten bereit sind. Erstellen Sie dazu eine Checkliste, z.eine solche.

Ähnliche Checklisten können erstellt werden, um die Bereitschaft am Tag der Veranstaltung zu überprüfen: Ist alles vorhanden, funktioniert alles, läuft alles nach Plan.

Drucken Sie unbedingt das Programm der Veranstaltung aus und geben Sie es an alle Teammitglieder und Freiwilligen weiter. Geben Sie allen auch die wichtigsten Kontaktnummern, um sich gegenseitig oder in Notfällen zu kontaktieren.

10. Bitten Sie um Feedback.

Höchstwahrscheinlich werden Sie nach der Veranstaltung müde und zufrieden sein, aber es wird Ihnen schwer fallen, objektiv zu beurteilen, wie alles gelaufen ist. Bitten Sie die Teilnehmer daher, die gedruckten Scorecards am Ende der Veranstaltung oder das Online-Formular auszufüllen, wenn sie nach Hause zurückkehren. Lassen Sie sie verschiedene Aspekte bewerten: Logistik, Referenten, Veranstaltungsort und die Arbeit der Organisatoren. Diese Informationen helfen Ihnen, Fehler in Zukunft zu vermeiden und die Qualität Ihrer Veranstaltungen zu verbessern. Sammeln Sie nach Möglichkeit Feedback über soziale Medien oder nehmen Sie am Ende der Veranstaltung Video-Feedback auf. Dies ist praktisch, wenn Ihre Veranstaltung erneut organisiert wird.

Welche Veranstaltung Sie auch organisieren, seien Sie optimistisch und haben Sie keine Angst vor Überraschungen, dann wird Ihre Veranstaltung ein Erfolg!

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Irina Prokofieva, Operational Manager des Kultur- und Kreativitätsprogramms der EU und der Östlichen Partnerschaft, zertifizierter Projektmanager ( IPMA-Level C ), Co-Autor des Projekts Start2 Los . Arbeitete auf globaler und nationaler Ebene einer internationalen Organisation AIESEC . Wir haben Erfahrung in der Durchführung von Veranstaltungen verschiedener Formate: von eintägigen Schulungen bis hin zu internationalen Konferenzen und Festivals.

Hallo zusammen!

Jeder Mensch im Leben hat viele Momente, die mit Feiern verbunden sind. Feiertage sind im Allgemeinen ein toller Zeitvertreib, also sollten Sie die Feier mit Bedacht angehen und einen Plan dafür erstellen.

Kommen wir nun zur detaillierten Planung der Feier, und das erste, worüber Sie sich Gedanken machen müssen, ist der Veranstaltungsort.

Ort des Urlaubs

Je nach Ort des Urlaubs sollte der Plan für die Organisation des Urlaubs angepasst werden. Der Ort für die Feier kann an verschiedenen Orten organisiert werden.

Erste Wahl dies ist ein gemietetes Lokal, ein Café, ein Club, ein Café oder ein Restaurant.

Wenn Sie sich entscheiden, einen Raum zu mieten, sollten Sie sofort mit den Eigentümern die Fragen der Dekoration, der Musikausstattung, des DJs, des Menüs mit Getränken und Snacks besprechen.

Vielleicht passen die Bedingungen für die Bereitstellung dieser Dienstleistungen gut in das Budget der Veranstaltung, und Sie kümmern sich um die restliche Vorbereitung.

Die zweite Möglichkeit denn der Ort des Urlaubs kann die Natur sein. Zu einer Veranstaltung in der Natur zu gehen, sei es in einem Wald oder einem Teich oder sogar mitten auf einem Feld, ist eine großartige Idee.

Wenn Sie eine Veranstaltung in der Natur durchführen, sollten Sie sich bei schlechtem Wetter um Unterstände kümmern, es lohnt sich auch, das Thema der autonomen Stromversorgung zu berücksichtigen, wenn Sie einen großen Urlaub planen.

Nun, die dritte Option: Sie können einen Urlaub zu Hause planen, diese Option ist geeignet, wenn Sie in Ihrem eigenen Haus wohnen oder ein Landhaus haben. Ich mag es am meisten, da ich in einem Haus lebe.

Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt

Unbedingt rechnen Beginn der Veranstaltungen. Bitte beachten Sie bei der Terminplanung folgende Punkte:

Zuerst: Komfort für die Gäste - berücksichtigen Sie hier das Ende der Arbeitszeit, die Vorbereitungszeit für die Reise in den Urlaub, den Weg zum Veranstaltungsort.

Sekunde: Umstände, von denen der Beginn der Veranstaltung abhängt (falls der Feiertag an eine beliebige Tageszeit gebunden ist)

Dritter: Arbeitszeiten von Verkehrsorganisationen, da nicht jeder ein Auto hat, fährt jemand mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu Ihnen.

Wenn der Beginn des Urlaubs feststeht, warnen Sie beispielsweise alle Gäste, verschicken oder verteilen Sie Einladungen oder rufen Sie einfach alle an.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihr Urlaubsbudget zu planen.

Veranstaltungsbudget

Das Budget der Veranstaltung hängt von folgenden Faktoren ab:

1. Anzahl der Gäste, — Je nach Anzahl variieren die Kosten für Speisen und Getränke sowie die Anzahl der Geschenke.

2. Urlaubsmenü- Sie müssen das Menü des Urlaubs richtig überdenken und die Finanzen anpassen, je nachdem, welche Art von Essen Sie servieren und was Sie trinken werden (wenn Sie so wollen).

3. Planen Sie die Ausgaben auf der Grundlage des Urlaubsprogramms und der Verfügbarkeit und Anzahl der Wettbewerbe Preise und Geschenke die Gewinner dieser Wettbewerbe.

4. Stellen Sie sicher, dass Sie sich etwas einfallen lassen Überraschung Vergessen Sie für einen Urlaub nicht, die Kosten dafür zu berücksichtigen.

5. Spielplatzdekoration können sich auch auf das Budget der Veranstaltung auswirken.

Der nächste Schritt bei der Planung der Urlaubsorganisation wird sein:

Aufgabenverteilung

Wählen Sie bei der Zuweisung von Verantwortlichkeiten aus Führer, der den Urlaubsverlauf korrigiert und gegebenenfalls in die richtige Richtung lenkt.

Auf seine Schultern wird auch die Pflicht fallen, eine Besonderheit zu beachten Vorschriften Die Durchführung der Veranstaltung (Wettkampfzeit, Servieren bestimmter Speisen, Korrigieren der Arbeit des DJs) im Allgemeinen muss der Gastgeber vernünftig und fetzig gewählt werden.

Weisen Sie ihm auch ein paar Assistenten von den Gästen zu, warnen Sie sie einfach im Voraus.

Musikalische Begleitung organisieren. Bereiten Sie die notwendige Musik vor, besprechen Sie, ob der Gastgeber Musik für das Ferienprogramm benötigt.

Es kann sich herausstellen, dass Sie verschiedene Backing-Tracks oder einen Song benötigen, für den Sie später keine Zeit mehr haben werden. Sehen Sie auch, wie es die Stimmung beeinflussen kann.

Alternativ können Sie einen DJ engagieren, aber er sollte auch ein paar Tage vor dem Urlaub mit dem Gastgeber sprechen, damit er sich vorbereitet.

Engagieren Sie einen Fotografen oder fragen Sie jemanden, den Sie kennen und der über fotografische Fähigkeiten verfügt, um ein Fotoshooting für den Urlaub zu arrangieren. Glauben Sie mir, gute Fotos sind in Zukunft immer eine Freude.

Videoaufnahmen der Veranstaltung können auch arrangiert werden, aber das ist nicht jedermanns Sache, oft reicht ein Fotograf aus.

Programmierung

Entwickeln Sie gemeinsam mit dem Gastgeber ein Programm für die Feier, berücksichtigen Sie sorgfältig die Regeln für die Veranstaltung.

Beziehen Sie in das Urlaubsprogramm die Interaktion der Gäste mit ein, z. B. das Abhalten von Wettbewerben, Wettbewerben, das Spielen lustiger Szenen, im Allgemeinen, zeigen Sie Ihre Fantasie oder nutzen Sie das Internet. Lassen Sie sich für die Feiertage eine Überraschung einfallen.

Organisieren Sie nach der Zusammenstellung des Programms das Zusammenspiel von Moderator, DJ und Assistenten des Moderators.

Und schließlich, wenn der Feiertag gekommen ist, dann feiern Sie ihn von ganzem Herzen, gießen Sie nicht tonnenweise Alkohol in sich hinein, nehmen Sie an allen Wettbewerben teil, machen Sie sich keine Sorgen, jedes Ereignis sollte im großen Stil gefeiert werden.

Ein gut organisierter Urlaub wird lange in Erinnerung bleiben, und es ist wünschenswert, dass dies nur gute Erinnerungen sind. Denken Sie daher unbedingt über die Organisation des bevorstehenden Urlaubs nach.

Ich schließe daraus, vergessen Sie nicht, Blog-Updates zu abonnieren, der Autor des Blogs war bei Ihnen « » Menkow Sergej.

Viel Glück, lass es dir gut gehen!

PS. Ich spiele ein wenig Gitarre, also besuche ich regelmäßig Youtube auf der Suche nach interessantem Gitarrenspiel, höre faszinierend zu!!!