Exemple de lettre d'orthographe correcte. Exemple de rédaction de lettres commerciales

Une lettre de service est un document qui fait partie intégrante de la communication d'entreprise. Le plus souvent, il est transmis par voie postale et sert de moyen privilégié d'échange d'informations.

Concepts de base

La correspondance commerciale est nécessaire pour résoudre divers problèmes économiques ou de production. Avec son aide, les entreprises et les organisations communiquent avec l'environnement extérieur : partenaires, clients ou agences gouvernementales. Habituellement, une lettre de service est utilisée pour cela.

C'est ainsi que l'on appelle génériquement un document écrit, qui peut être :

• en répondant à des messages ou demandes de renseignements précédemment reçus ;
• papier d'accompagnement envoyé au destinataire avec d'autres documents ou matériels ;
• une lettre d'initiative, dans le cas où un autre moyen de communication est impossible.

Chacune des options énumérées a ses propres caractéristiques. Néanmoins, il existe des règles générales selon lesquelles toute lettre de service est généralement rédigée. Cela se comprend, car c'est avec la correspondance commerciale, par exemple, que la conclusion de la plupart des transactions commence le plus souvent. Un document correctement exécuté peut créer une impression favorable sur le destinataire d'un futur partenaire potentiel.

Types de lettres commerciales

Selon les informations que contient la lettre de service, il peut s'agir de :

1. Accompagnement. Dans le cas où il contient un message indiquant qu'il existe un package d'applications pour cela.
2. Réclamer. C'est-à-dire qu'il exprime le mécontentement à l'égard d'une situation particulière (réclamation).
3. Instructif. Certaines directions sont données dans le texte.
4. Garantie. L'expéditeur confirme l'accomplissement à l'avenir des obligations énoncées dans le document.
5. Informationnel. La lettre contient des informations susceptibles d'intéresser le destinataire.
6. Publicité. Des informations pour attirer à la coopération sont fournies.
7. Par lettre de notification. Information sur la conduite d'événements publics.
8. Lettre de confirmation. l'obtention de certains documents ou matériels.
9. Par lettre de demande. Le texte contient un appel pour inciter le destinataire à agir.
10. Par lettre-message. Dans ce document, l'expéditeur fournit des informations spécifiques d'intérêt mutuel pour les parties.

Le but de ces documents est de maintenir des liens entre les organisations ou ses unités structurelles.

Rédaction d'une lettre de réclamation

En matière de coopération, il arrive parfois que des situations surviennent lorsque l'une des parties, pour une raison ou une autre, ne remplit pas ses obligations. Dans ce cas, le partenaire envoie d'abord une lettre à sa contrepartie. En règle générale, il énonce ses propositions pour éliminer la violation de ses droits légaux. Ceci est une lettre de service. Un échantillon d'un tel document peut être compilé arbitrairement. Dans ce cas, les points suivants doivent être pris en compte :

1. doit être formel et pragmatique en mettant l'accent sur le partenariat.
2. L'essence de la revendication doit être exprimée très clairement.
3. Lors de la présentation des informations, vous devez opérer de manière convaincante avec des faits spécifiques.

La lettre de réclamation doit contenir :

• les coordonnées de l'expéditeur (nom, adresse de retour et numéros de téléphone pour la communication) ;
• des informations complètes sur le destinataire ;
• une description des circonstances dans lesquelles la situation de conflit s'est produite ;
• référence à des normes juridiques qui, pour leur part, ont été violées par la contrepartie ;
• des exigences spécifiques pour éliminer la violation avec une indication du calendrier de leur mise en œuvre ;
• les conséquences qui peuvent survenir si la partie adverse se soustrait à leur mise en œuvre.

Une attention particulière doit être portée à la rédaction de la lettre de service. Le gabarit doit être conçu de manière à ce que l'intrus ne le perçoive pas comme une menace. Il faut se rappeler qu'il ne s'agit que d'un rappel légal.

Règles d'inscription

Une attention particulière doit être portée à la conception des lettres de service. Certes, la loi ne prévoit pas de règles et de règlements stricts pour cela.

Malgré cela, lors de l'établissement de tels documents, il est nécessaire de prendre en compte les points obligatoires suivants:

1. Toute lettre de service doit être sur papier à en-tête. Il est élaboré à l'avance par des spécialistes de bureau et approuvé par arrêté du chef d'entreprise.

2. Le document doit contenir certains détails :

2.1. Informations sur le destinataire et l'expéditeur.

2.2. Numéro et date de sortie de cette lettre. Ceci est requis pour l'inscription.

2.4. Titre.

2.5. Informations sur la disponibilité de toutes les applications, en indiquant leurs noms et numéros.

2.6. Informations sur la personne qui a signé ce document (fonction et nom complet).

3. Une seule question doit être considérée dans la lettre. La présence de plusieurs thèmes rendra difficile le choix d'un artiste.

4. Les informations doivent être présentées aussi brièvement mais clairement que possible. Il est souhaitable que le texte n'occupe pas plus de deux pages.

5. Indiquez correctement les coordonnées du destinataire. Si nous parlons d'une organisation, vous devez respecter la séquence suivante :

5.1. Nom de l'entreprise (dans le cas nominatif).

5.2. Unité structurelle (si nécessaire).

5.3. La position du destinataire (au datif).

5.4. Ses initiales.

5.5. L'adresse postale de l'entreprise.

6. S'il y a plusieurs destinataires, le principal est indiqué en premier, puis tous les autres.

Si nous prenons en compte tous ces points, l'enregistrement des lettres de service, en principe, ne sera pas difficile.

Ordre de présentation

Pour que le document soit correctement rédigé, il est nécessaire de prendre en compte une certaine séquence de présentation des informations qu'il contient. Par exemple, vous pouvez envisager la possibilité de rédiger une lettre de réponse de service. Tout d'abord, vous devez vous rappeler que, selon les règles de l'étiquette, vous devez répondre aux informations dans les 24 heures suivant leur réception. Si nous parlons d'un message électronique, le temps optimal ne dépassera pas deux heures. Dans le cas où il n'est pas possible d'adhérer à une telle règle, il est préférable d'envoyer un message approprié au partenaire.

La lettre elle-même, en fait, se composera de deux parties :

1. Introduction. L'expéditeur explique le sujet, la raison et la base de sa rédaction. Ici, vous pouvez vous référer aux actes normatifs qui, selon la loi, servent de base pour fournir une réponse. En outre, il convient de prêter attention à certains points concernant la situation en question. Ils aideront à révéler l'essence du problème.
2. Le principal. Cette partie concerne la clarification et la persuasion. Le texte doit être clair, clair et concis, et les faits présentés doivent être vérifiés et objectifs. Si nécessaire, ils peuvent être confirmés avec des nombres réels.

Ce texte est généralement suivi d'une liste d'annexes. Le document se termine par la signature de l'expéditeur. De plus, vous devez savoir rédiger une lettre de service afin de ne pas offenser le destinataire. Tout d'abord, il est conseillé de commencer à s'adresser à lui avec la phrase "Cher". Deuxièmement, vous pouvez utiliser des adverbes dans le texte tels que « étudier attentivement vos phrases » ou « vérifier attentivement vos commentaires ». Ce genre d'étiquette ne profitera qu'aux deux parties.

Procédure

La rédaction des lettres de service incombe aux commis, secrétaires ou autres employés qui se voient confier ces tâches. Pour se rendre au travail, ils doivent respecter une certaine séquence dans leurs actions. Le processus d'élaboration d'un tel document passe généralement par les étapes suivantes :

1. Étude approfondie des circonstances du problème. Il est nécessaire de s'approprier pleinement la situation afin d'évaluer correctement les voies possibles pour la résoudre.
2. Rédaction d'un projet de lettre. Ici, il est nécessaire de prendre en compte toutes les exigences énoncées ci-dessus.
3. Coordination du texte préparé. Parfois, il doit être édité en tenant compte des commentaires du gestionnaire. Il peut apporter quelques éclaircissements ou éclaircissements sur le sujet.
4. Approbation par son chef.
5. Inscription définitive et signature du document.
6. Enregistrement de la lettre.
7. Envoi de correspondance au destinataire.

Ce n'est qu'après avoir franchi toutes ces étapes que la lettre, parvenue au destinataire, pourra remplir la mission qui lui a été confiée.

Règlement obligatoire

Pour rédiger une lettre de service, il faut tenir compte du fait que sa première page doit être imprimée sur un formulaire spécial. Pour le reste, vous pouvez utiliser des feuilles A4 vierges ordinaires. Ici, vous devez vous rappeler que le champ de texte lui-même a ses propres limites : le haut et le bas mesurent 2 centimètres, la gauche mesure 3,5 cm et la droite 1 centimètre. Vous ne devez pas casser les tailles standard pour faire tenir les informations sur une feuille. Mieux vaut suivre toutes les règles et simplement ajouter une page supplémentaire.

Vous devez également taper le texte selon toutes les règles :

1. Pour l'impression, utilisez la police Times New Roman standard. Il vaut mieux ne pas utiliser d'autres options.

2. Les tailles de police sont également réglementées :

• pour le texte principal - 14;
• disposition des pages et note de performance - 12.

3. Le placement des prérequis est également effectué conformément aux règles :

• interligne - 1;
• l'alignement du texte se fait « en largeur » ;
• les césure sont placées automatiquement ;
• la distance entre le numéro d'enregistrement et le titre est de 2 interlignes et de celui-ci au texte principal - 3.

Le respect de ces normes est obligatoire pour la conception correcte des lettres de nomination appropriées.

Emplacement des prérequis

Pour rédiger correctement une lettre commerciale standard, vous devez savoir clairement où ses détails et ses composants doivent être situés. Les réponses à ces questions sont contenues dans GOST R 6.30-2003. Il décrit en détail la forme de la lettre de service. En fait, il s'agit d'un échantillon dans lequel se situe la totalité de tous les détails du document d'une certaine manière. Il est nécessaire pour :

1. Unifier le processus de formalisation des lettres de service (commerciales).
2. Être capable de préparer de manière centralisée des formulaires standard à l'avance, tout en réduisant le besoin d'effectuer une partie du travail manuellement.
3. Facilitez et raccourcissez la recherche visuelle d'informations.
4. Élargir les possibilités de traitement des lettres à l'aide d'équipements informatiques et autres.

Ainsi, pour une lettre commerciale ordinaire, 30 coordonnées standard sont utilisées, situées dans onze zones obligatoires :

• emblèmes et armoiries;
• l'auteur;
• donnée initiale;
• entête;
• approbation;
• destinataire;
• résolution;
• texte;
• signatures et pièces jointes;
• coordination et assurance;
• Des marques.

Placer des informations dans certains secteurs permet aux spécialistes de mieux naviguer dans le document, et facilite sa rédaction pour les utilisateurs ordinaires.

Exigences primaires

Certains dirigeants pensent à tort que la correspondance commerciale peut être menée de manière arbitraire, sans respecter aucune règle ni aucun règlement. Mais les spécialistes qui en sont responsables doivent connaître les exigences de base pour les lettres officielles :

1. La présence d'un papier à en-tête spécial (de l'entreprise).
2. Utilisation et placement corrects des accessoires.
3. Le texte doit être lisible et bien édité. Pour exprimer l'essence du problème, il vaut mieux privilégier les phrases simples et courantes. Vous devez vous exprimer brièvement, afin que chaque mot soit porteur d'un maximum d'informations.
4. Selon le type, le document doit être rédigé en conséquence. La lettre peut également contenir plusieurs aspects. Dans ce cas, lors de la présentation, vous devez essayer de les combiner.
5. Utiliser correctement les normes établies pour la frappe.
6. Essayez d'éviter les expressions catégoriques dans le contenu de la lettre. Le destinataire peut considérer ces phrases comme des menaces. Lors de la construction de phrases, il est préférable d'utiliser des mots d'introduction tels que "apparemment", "comme on le sait", "possible" et "comme suit".

Le respect de ces exigences dans la pratique aide à maintenir un flux de documents correct dans l'entreprise.

Selon GOST R 7.0.82013 « Système de normes pour l'information, la bibliothéconomie et l'édition. Travail de bureau et archivage. Termes et définitions « le destinataire est le destinataire du document, contenant des informations sur le destinataire du document (article 67).

Le « Destinataire » requis est utilisé dans les lettres commerciales et les documents internes d'information et de référence (rapport et notes de service, relevés, etc.).

Le « destinataire » requis comprend :

• nom du destinataire (destinataire de la lettre);
• adresse postale ou téléphone - numéro de fax, adresse e-mail.

Le destinataire de la lettre peut être :

• fonctionnaire / plusieurs fonctionnaires ;
• organisation;
• unité structurelle de l'organisation;
• groupe d'organisations;
• individuel.

ADRESSE - AGENT

Selon GOST R 6.30-2003, les initiales sont écrites avant le nom de famille de tout fonctionnaire. Si la lettre est envoyée chef d'état, alors le nom de l'organisation est inclus dans le poste, nom complet. sont indiqués au datif, les initiales sont écrites avant le nom :

Si la lettre est adressée à la tête d'une organisation commerciale, alors la fonction comporte le nom de l'organisation avec une indication de la forme organisationnelle et juridique (en toutes lettres ou en abrégé), les initiales sont écrites avant le nom :

Si la lettre est adressée chef adjoint, le titre du poste comprend le nom de l'organisation. Le nom de famille est indiqué au datif :

Si le destinataire du document est chef d'unité structurelle, alors d'abord le nom de l'organisation est indiqué dans le cas nominatif, puis dans le cas datif le nom de la fonction de la personne avec une indication de l'unité structurelle, par exemple :

Selon la clause 5.15 du nouveau GOST :

• lorsqu'on adresse une lettre à un fonctionnaire, les initiales sont placées après le nom de famille ;
• avant le nom de famille, il est permis d'utiliser l'abréviation « M. » (M.), si le destinataire est un homme, ou « Mme. » (Mme), si le destinataire est une femme :

ADRESSE - ORGANISATION

Si la lettre est adressée à une organisation, alors son nom (complet ou abrégé) est indiqué dans le cas nominatif :

Lorsque vous adressez une lettre à une organisation, son nom complet ou abrégé est indiqué, par exemple :

L'adressage à l'organisation est utilisé dans les cas où l'expéditeur ne sait pas qui est le chef de l'organisation, son nom de famille, ses initiales.

ADRESSE - UNITÉ STRUCTURELLE

Le document peut être adressé à l'unité structurelle de l'organisation. En règle générale, ce mode d'adressage est possible si l'examen de la question à laquelle la lettre est consacrée relève de la compétence de l'unité structurelle.

Lorsqu'on adresse un document à une unité structurelle d'une organisation dans la variable « Destinataire », le nom de l'organisation est indiqué dans le cas nominatif, ci-dessous - le nom de l'unité structurelle dans le cas nominatif, par exemple :

Qu'est-ce qui change GOST R 7.0.97-2016 ? Rien.

ADRESSE - INDIVIDUEL

La conception de la variable "Destinataire" lors de la correspondance avec des individus a ses propres particularités. Tout d'abord, le nom de famille est indiqué au datif, puis les initiales et enfin l'adresse postale :

Qu'est-ce qui change GOST R 7.0.97-2016 ? Rien.

ADRESSE - PLUSIEURS ORGANISATIONS
OU UNITÉS STRUCTURELLES

Une lettre commerciale peut avoir plusieurs destinataires. GOST R 6.30-2003 établit une méthode de conception généralisée des destinataires lors de l'envoi de lettres à plusieurs organisations homogènes ou à plusieurs divisions structurelles d'une organisation. Il existe deux options pour la conception des accessoires.

Option 1 : nous indiquons plusieurs destinataires dans l'attribut « Destinataire » lui-même. Cette option de conception est utilisée lorsqu'une lettre est adressée à une organisation ou à un fonctionnaire (il s'agit du destinataire principal) et pour information - à un certain nombre d'autres organisations ou fonctionnaires.

L'adressage est formalisé comme d'habitude dans le coin supérieur droit sous la forme d'une liste des détails du « destinataire » pour chaque organisme / organisation ou unité structurelle de l'organisation.

Dans ce cas, le nombre total de destinataires ne doit pas dépasser quatre.

Tous les destinataires sont inscrits sur le document lui-même, le mot « Copie » avant les 2e, 3e et 4e destinataires n'est pas indiqué.

Dans ce cas, toutes les copies imprimées de la lettre sont signées comme des originaux. Chaque exemplaire est scellé dans une enveloppe séparée, sur laquelle l'adresse postale d'une organisation spécifique ou d'une subdivision structurelle est établie.

Option 2 : nous indiquons le destinataire de manière générale, si nous envoyons un document à un groupe d'organisations (chefs d'organisations) du même type ou à des divisions structurelles (succursales, bureaux de représentation, etc.) d'une organisation :

Si le nombre de destinataires est supérieur à quatre, une liste de diffusion supplémentaire est établie (mailing list), dans laquelle sont indiqués les destinataires spécifiques et leurs adresses. Une note à ce sujet est faite dans la variable "Destinataire":

Il n'y a pas de formulaire de liste de diffusion approuvé. La forme de la feuille peut être fixée dans les instructions de tenue des dossiers de l'organisation. En fait, une liste de diffusion est l'attribut « Destinataire » transféré dans une liste distincte, ce qui signifie que son contenu doit correspondre à cet attribut. Le « Destinataire » requis contient trois blocs d'informations : le nom de l'organisation, la fonction, les initiales et le nom de famille. Dans la liste de diffusion de la lettre, nous reproduisons les mêmes blocs d'informations, mais les plaçons sur une ligne, et non sur le côté droit de la feuille. Vous pouvez également organiser les données sous forme de tableau. L'ordre des destinataires peut être arbitraire, mais il vaut mieux les ranger par ordre alphabétique.

Information sur le numéro de la lettre sortante, la date est saisie après son enregistrement (Exemple 1).

Toutes les lettres envoyées à un groupe de destinataires ont un numéro d'enregistrement sortant, le numéro entrant pour toutes les lettres sera différent.

Qu'est-ce qui change GOST R 7.0.97-2016 ? Rien.

PLACER LES DÉTAILS "ADRESSE" SUR LE FORMULAIRE

La variable « Destinataire » se situe en haut à droite du document (sur un formulaire avec une disposition angulaire des détails) ou à droite sous les détails du formulaire (sur un formulaire avec une disposition longitudinale des détails). L'emplacement de la variable "Destinataire" est indiqué à l'annexe B de GOST R 6.30-2003 :

• sur un papier à en-tête avec une disposition angulaire des prérequis - Exemple 2 ;
• sur un formulaire avec une disposition longitudinale des détails - Exemple 3.

Qu'est-ce qui change GOST R 7.0.97-2016 ? Rien. Le « Destinataire » requis reste au même endroit.

QUESTIONS TECHNIQUES

• Les éléments de l'attribut « Destinataire » doivent-ils être séparés par des intervalles ?

En règle générale, l'attribut « Destinataire » prend plusieurs lignes.

Dans la clause 6.1 des recommandations méthodologiques pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003 (approuvées par Rosarkhiv), il est dit que les détails du document de plusieurs lignes sont imprimés à un interligne. Les éléments constitutifs des conditions requises « Destinataire », « Cachet d'approbation du document », « Marque d'application », « Signature d'approbation du document » sont séparés les uns des autres par un interligne de 1,5-2.

Une norme similaire est contenue dans la nouvelle GOST R 7.0.97-2016 dans la section 3, qui établit des exigences générales pour la production de documents : « Les détails multilignes sont imprimés avec un interligne, les parties constitutives des détails sont séparées par un espacement supplémentaire" :

• Comment aligner la variable « Destinataire » ?

L'attribut « Destinataire » multiligne est tracé avec un alignement le long du bord gauche de la zone occupée par l'attribut, ou centré par rapport à la ligne la plus longue, par exemple :

De nos jours, tout le monde devrait pouvoir écrire des lettres. Après tout, c'est inévitable pour toute personne instruite. Tout le monde n'a pas le talent pour écrire une lettre. Mais connaître les règles de base peut vous aider à développer votre capacité à écrire de bonnes lettres intéressantes. Surtout si les règles sont assez simples. Dans cet article, vous apprendrez à rédiger correctement des lettres professionnelles et personnelles. Analysons les différentes options pour les lettres et les points importants de leur conception.

Comment rédiger correctement des lettres commerciales

Une lettre formelle ou commerciale est généralement conçue pour maintenir des relations commerciales entre les entreprises et leurs employés ou clients. Une lettre commerciale se décline en plusieurs variétés. Par exemple:

• Lettre de remerciement
• Lettre de recommandation
• Lettre de transmission
• Lettre de garantie
• Lettre au Président
• Lettre de service
• Courrier d'information
• lettre de félicitations
• Lettre d'exigence
• Lettre de plainte
• Lettre d'invitation

Nous envoyons principalement telle ou telle lettre commerciale aux personnes ci-dessus ou avec une demande, c'est-à-dire ce sont des lettres clairement dirigées envoyées dans un but précis. Le but est que la lettre soit bien comprise. Par exemple, nous décidons comment rédiger correctement une lettre de remerciement afin de comprendre que nous sommes reconnaissants ; nous réfléchissons à la manière de rédiger correctement une lettre officielle, afin qu'elle soit utile, afin qu'elle soit correctement comprise par le destinataire. Par conséquent, il est très important de savoir comment écrire une lettre correctement. Un exemple de rédaction de lettres commerciales est disponible sur Modèles de lettres commerciales professionnelles.

Ci-dessous, nous passerons en revue les règles de base pour rédiger des lettres commerciales.

La lettre ne doit pas être sans visage

Vous êtes-vous déjà demandé comment rédiger correctement des e-mails ? Le courrier électronique d'un homme d'affaires est très souvent rempli de spams divers. Tout d'abord, votre tâche, lors de la rédaction d'une lettre officielle, sera d'être remarquée et non pas envoyée dans le dossier "Spam".

Pour commencer, vous devez vous renseigner sur l'entreprise où vous souhaitez envoyer votre lettre. Vous devriez avoir un maximum d'informations sur votre partenaire. Une fois que les détails sur l'entreprise sont connus, vous pouvez commencer à rédiger la lettre. Tout homme d'affaires se fera un plaisir si une lettre lui est adressée personnellement, et non au service commercial de l'entreprise dans laquelle il travaille, par exemple. S'adresser au destinataire par son nom démontrera, tout d'abord, votre respect pour la personne et, bien sûr, lui causera des émotions positives, qui ne peuvent tout simplement que le disposer à votre personne. Après tout, comment engager une conversation avec un partenaire potentiel sur des propositions commerciales si vous n'avez pas trouvé le temps de vous renseigner sur son nom, son prénom et son patronyme ?

Si vous n'avez pas pu connaître le nom du destinataire, n'écrivez en aucun cas : « Uv. gène. réalisateur ! "," Uv. commercial réal. entreprises !". Il n'y a pas de place pour de telles abréviations dans une lettre commerciale. Les mots tels que "respecté", "maître", "chef de service", etc., doivent être écrits en toutes lettres. Sinon, il ne peut être question de respect.

La lettre doit avoir un titre

L'en-tête est nécessaire pour révéler brièvement le contenu de la lettre. Ainsi, le destinataire pourra traiter et trier la lettre sans aucun problème. Des dizaines de lettres arrivent chaque jour à n'importe quelle organisation officielle sur des questions complètement différentes. Par conséquent, il est peu probable que votre lettre retienne l'attention. Par conséquent, si votre titre contient des informations utiles, il peut intéresser un partenaire potentiel. Comprenez-vous maintenant pourquoi il est important de rédiger correctement les lettres de service ?

Comment faire bonne impression

Essayez d'ajouter une introduction à votre lettre qui complimente le destinataire. Par exemple, combien vous seriez heureux d'avoir le privilège de travailler avec une si bonne entreprise.

Choses à éviter

Jeter les phrases directives

Au lieu de la phrase "Si vous êtes intéressé par notre offre, alors vous devez me contacter par téléphone..." il est préférable d'écrire "Pour discuter de l'offre, vous avez la possibilité de nous contacter par téléphone...". Une phrase directive peut psychologiquement retourner une personne contre vous. Une telle phrase peut montrer au destinataire votre doute et votre arrogance. Et si vous écrivez une lettre de recommandation, il sera correct d'"offrir" et non d'imposer, afin que vous n'ayez pas l'impression que vous insistez, personne ne l'aimera.

Choisissez des verbes réguliers

Utilisez des verbes parfaits. Par exemple, créé, complété, réalisé, développé, agrandi, etc. Mais les verbes comme nous faisons, participer, travailler, produire ne parlent pas d'atteindre des résultats. Ceci est difficile à prendre en compte dans la rédaction de lettres en langue étrangère, alors demandez au préalable les règles d'une langue particulière afin de savoir, par exemple, comment rédiger correctement une lettre en anglais.

Utiliser du papier à en-tête

L'utilisation de papier à en-tête est obligatoire même si vous envoyez un e-mail. Qu'est-ce que le papier à en-tête ? L'en-tête doit contenir le nom, l'adresse, le téléphone, le fax, le logo de l'entreprise et la signature du responsable de votre entreprise. Ce point est important dans la rédaction correcte de la lettre de garantie, car vous montrez ainsi que vous êtes ouvert et responsable de votre entreprise.

Envoyer une lettre par courrier

Lors de l'envoi d'une lettre commerciale, il est préférable de refuser le fax et l'e-mail. L'option idéale serait d'envoyer un courrier avec une lettre pour la remettre personnellement au gestionnaire. Par conséquent, assurez-vous de prendre soin d'une enveloppe de marque. Soit dit en passant, si vous envoyez des documents pour obtenir un poste, ne soyez pas paresseux pour apprendre à rédiger correctement une lettre de motivation, l'employeur l'appréciera.

Comment écrire correctement des lettres personnelles

Une lettre personnelle peut être une lettre à un ami ou à un être cher, une lettre en anglais à un correspondant à l'étranger, une lettre d'amour ou un e-mail sur un réseau social. Le destinataire sera toujours ravi de votre lettre si elle est écrite correctement et de manière intéressante. Lorsque vous communiquez par correspondance, vous pouvez utiliser des mots chaleureux qui ont souvent hésité à dire à leurs proches lors d'une conversation. Les lettres personnelles sont beaucoup plus faciles à écrire que les lettres officielles, mais cela ne signifie pas que vous n'avez pas besoin de savoir comment écrire correctement une lettre à un ami ou à un être cher.

Respecter le destinataire

Si vous envoyez une lettre par la poste, n'utilisez pas un morceau de papier déchiré d'un cahier pour le texte. Choisissez du papier de bonne qualité. Et n'oubliez pas d'écrire l'adresse correctement !

Règles fondamentales

La lettre doit commencer par un message. Placez l'adresse au milieu de la ligne. Le texte principal est écrit 2 cm en dessous de la référence avec un retrait à la même distance du bord gauche de la feuille. Essayez de maintenir cette distance tout au long de la lettre. Si la feuille est terminée, prenez une deuxième feuille de papier vierge. N'écrivez pas des deux côtés de la feuille !

Éviter les correctifs

N'oubliez pas que les lignes barrées ou les corrections peuvent rendre votre lettre extrêmement bâclée. Par conséquent, pour commencer, vous ne devriez pas être paresseux et rédiger un brouillon.

Inscription

Le texte de la lettre doit être lisible et pas très petit. Utilisez la même pâte ou la même encre tout au long de votre écriture. Assurez-vous de laisser votre signature à la fin. Après la signature, si nécessaire, placez un post-scriptum (P.S.). Les lettres sont pliées avec du texte à l'intérieur !

Après avoir écrit la lettre

N'écrivez pas de lettre de mauvaise humeur. Si les émotions négatives sont déjà sur papier, n'envoyez pas cette lettre. Mieux vaut le réécrire le lendemain. Après tout, écrire une lettre d'amour correctement signifie transmettre des émotions positives agréables au destinataire et ne pas gâcher son humeur avec des déclarations négatives.

Les lettres de demande font partie intégrante, importante et nécessaire de la correspondance commerciale. D'une part, il s'agit d'enquêtes avec tact et diplomatie sur des questions d'actualité, d'autre part, elles constituent un outil permettant d'atteindre certains objectifs du destinataire. Le but de toute commission rogatoire est d'inciter le destinataire à prendre certaines mesures nécessaires à l'auteur de la lettre. Comment rédiger une lettre de demande pour obtenir une réponse aussi positive que possible ?

Toute lettre de demande doit comprendre une justification bien pensée et un énoncé clair de la demande. De plus, vous pouvez utiliser des techniques qui augmentent l'efficacité de la lettre.

Étape 1. À qui postulez-vous ?

Contacter le destinataire personnellement, mieux - par nom et patronyme :

"Cher Ivan Ivanovitch!", "Cher M. Ivanov!"

D'une part, vous exprimez votre respect au destinataire, et d'autre part, une demande adressée à une personne déterminée lui impose la responsabilité de sa mise en œuvre. Il existe des situations où une demande est adressée à une équipe ou à un groupe de personnes. Dans ce cas, il est également conseillé de personnaliser au maximum le recours :

« Chers collègues ! », « Chers managers ! », « Chers collaborateurs juniors ! », « Chers collaborateurs du service RH !

Étape 2. Pourquoi me contactez-vous ?

Complimentez le destinataire. Lorsque vous complimentez le destinataire, vous répondez à sa question : « Pourquoi m'adressez-vous cette question ? Reconnaissez ses réalisations passées ou ses qualités personnelles.

« Vous êtes toujours prêt à écouter et à trouver le meilleur moyen de résoudre le problème de presque tous ceux qui se sont tournés vers vous. Et, je dois vous donner crédit, vous avez beaucoup aidé. »

"Vous êtes l'expert de premier plan dans le domaine ...".

"Vous avez aidé de nombreuses personnes à résoudre les problèmes les plus difficiles sur le terrain...".

Cette technique permettra au destinataire d'examiner de plus près la demande et d'essayer de trouver une opportunité de satisfaire être elle.

Un compliment est approprié lorsqu'il s'agit de demandes non standard, lorsque vous devez convaincre le destinataire, lorsque vous devez faire attention à certains mérites et qualités nécessaires et importants pour répondre à votre demande.

Il est très important de ne pas franchir la ligne entre un compliment et une flatterie grossière. Être sincère.

Étape 3. Justification de la demande

Toute demande doit être motivée quant à la raison pour laquelle vous faites cette demande particulière. Mettez le destinataire dans le contexte de votre problème.

A ce stade, vous devez choisir les trois arguments les plus importants pour le destinataire. Il est préférable d'organiser les arguments selon le schéma : fort - moyen - le plus fort.

Les demandes sont de différents niveaux de difficulté, de sorte que le destinataire n'est pas toujours intéressé à répondre aux demandes de quelqu'un. Il doit être convaincu que répondre à la demande présente des avantages potentiels :

Intéressez le destinataire

Offrez-lui de réaliser une opportunité intéressante pour lui, liée à la réalisation de votre demande :

"De tout temps, les gens d'affaires et entreprenants ont cherché non seulement à atteindre le succès matériel, mais aussi à laisser leur marque dans l'histoire de la patrie, à se souvenir de leurs bonnes actions et à se faire respecter."

« L'activité réussie de toute communauté professionnelle est, avant tout, la compréhension et le soutien d'Unions amies, la participation à des événements et des projets communs».

« Bien sûr, votre grand objectif est une ville propre et confortable pour les gens.».

Ou, exprimez un problème qui est très pertinent pour votre destinataire :

« Vous, en tant que propriétaire avisé de la ville, êtes probablement préoccupé par les promenades désordonnées d'enfants d'âges différents dans des endroits inadaptés, ce qui entraîne des accidents plus fréquents et une augmentation de la délinquance infantile. »

« Votre service a reçu des demandes plus fréquentes pour des problèmes non essentiels, ce qui prend beaucoup de temps de travail inestimable. »

Montrez comment votre demande peut aider à réaliser l'opportunité :

« Et aujourd'hui, alors que notre pays compte sur la jeunesse, il est difficile de trouver une cause plus nécessaire et sainte que d'aider les jeunes hommes et femmes issus de familles défavorisées. Il y a ceux dans notre ville qui fournissent déjà une telle aide - sous les auspices du bureau du maire, notre centre caritatif "Héritage" fonctionne grâce aux dons des citoyens, enseignant aux adolescents difficiles l'artisanat folklorique ».

Ou pour résoudre le problème :

« Équiper des lieux spécialisés pour le passe-temps d'enfants d'âges différents contribuera à réduire le niveau de délinquance infantile et à minimiser les accidents de la route impliquant des enfants. »

Décrivez l'importance de la demande

Lorsqu'il n'y a rien à offrir au destinataire ou dans le cadre de la demande donnée c'est inapproprié, alors il vaut mieux mettre le destinataire au courant. Ici, vous devez décrire la situation aussi complètement qu'il est nécessaire pour comprendre la pertinence de la demande et l'importance de la satisfaire. La signification de la demande doit être décrite de manière à « la prendre pour l'âme ». Si la demande n'appartient pas à la catégorie « sentimentale », vous devez alors montrer au destinataire le lien de causalité, ce qui permettra au destinataire de répondre à la demande.

« A partir du (date), selon le contrat de bail n° X, le loyer pour 1 m 2 est de 20 USD. en un jour. Au cours des trois derniers mois, il y a eu une baisse de l'activité commerciale en raison de l'instabilité économique et des troubles sociaux. Le profit moyen du trading est de 10 $. par jour, ce qui ne suffit même pas pour payer le loyer. Si vous n'agissez pas, les entrepreneurs privés seront contraints de fermer leurs points de vente, ce qui peut affecter négativement vos revenus. »

Ainsi, vous devez indiquer clairement au destinataire que l'accomplissement de la demande comporte la perspective de recevoir des avantages matériels ou immatériels.

Étape 4. Énoncé de la demande

Lorsque le destinataire est prêt, vous pouvez indiquer la demande réelle. Le texte de la demande doit être suffisamment concis et extrêmement clair. En aucun cas, il ne doit contenir d'ambiguïté ou de sous-estimation. Par exemple, si l'on parle d'une baisse de loyer, alors il est important d'indiquer à quel niveau :

« Nous vous demandons de réduire le niveau des loyers jusqu'à ce que la situation se stabilise à 5 USD. par m2 par jour".

S'il s'agit de prestation de services, alors faites la demande la plus précise possible, en indiquant les dates souhaitées, la question du prix, etc. :

« Pour équiper un atelier de poterie, vous avez besoin d'un four pour la cuisson des céramiques - nous vous demandons de nous aider à l'acheter. Le coût du four avec l'installation est de 998 000 roubles.».

Dans cet exemple, il n'est pas tout à fait clair quel type d'assistance est requis de la part du destinataire. Mieux vaut vous demander d'être plus précis : "Nous vous demandons de nous aider dans l'achat d'un four pour la cuisson des céramiques en transférant 333 000 $ sur le compte de l'entreprise pour la production et l'installation de fours."

Quoi que vous demandiez, le destinataire doit savoir exactement quand, quoi, combien et à quel prix vous souhaitez le recevoir. Une demande généralisée risque davantage d'être refusée car le destinataire n'a pas toujours le temps et le désir de s'occuper des détails. De plus, vous courez le risque de ne pas obtenir ce que vous voulez en transférant l'initiative au destinataire.

Par exemple, des entrepreneurs privés ont écrit une lettre demandant une réduction de loyer, mais n'ont pas indiqué à quel niveau ils souhaitent réduire le loyer :

"Nous vous demandons de baisser le niveau des loyers jusqu'à ce que la situation se stabilise."

En conséquence, ils ont reçu une réduction de loyer, mais insignifiante (de 1% du disponible). Ainsi, leur demande a été acceptée, mais peu changé dans la position des initiateurs de la lettre.

Dans certains cas, le texte de la demande peut être surligné en gras pour le faire ressortir dans le texte, mais n'abusez pas de cette technique.

Étape 5. Résumez votre demande.

Répétez votre demande et soulignez comment le destinataire bénéficiera si la demande est satisfaite. La demande devrait être légèrement modifiée. Le meilleur moyen est de construire une phrase selon le schéma : « Si vous répondez à la demande, vous serez heureux.

« Si vous nous rencontrez à mi-chemin et réduisez le loyer pendant un certain temps pendant que la situation dans la région se stabilise, vous pourrez non seulement sauver plus de 150 emplois, mais aussi ne pas subir de pertes globales dues à l'absence totale de loyer. »

Mais il peut y avoir d'autres options :

« Vous pouvez être sûr que chaque rouble de vos dons de bienfaisance ira à une bonne cause et aidera les enfants en difficulté à devenir de dignes citoyens. »

"Vous pouvez être sûr que le sourire de chaque enfant vous donnera une satisfaction morale de votre travail difficile, et vos efforts et vos efforts sont un investissement dans des citoyens dignes et heureux dans un avenir proche."

L'essentiel est de répéter le sens de la demande et les avantages de la remplir. Les avantages n'ont pas à être tangibles. N'oubliez pas que le destinataire est une personne et que les sentiments ne lui sont pas étrangers.

EXEMPLE:

C'était		Est devenu
« Nous vous prions de bien vouloir, II. Ivanov, organisez une rencontre des candidats avec le directeur général de votre entreprise. Nous vous serons reconnaissants de votre aide. Avec respect et gratitude, Directeur de Pôle emploi P.P. Petrov "	-	« Cher Ivan Ivanovitch ! Ce n'est pas la première année que votre entreprise participe au programme d'orientation professionnelle des candidats, l'aidant à faire son choix de profession. En tant que responsable RH, vous êtes intéressé par la formation de professionnels, et nous sommes prêts à aider les écoliers à commencer à former des maîtres de leur métier. Aujourd'hui, le métier de manager est l'un des plus répandus, mais de nombreux candidats n'ont pas une idée précise de sa signification. À cet égard, nous vous demandons d'organiser une réunion du directeur général avec les candidats le 23 mars à 15 heures sur la base de votre entreprise. Après avoir parlé aux gars des secrets de la profession aujourd'hui, vous posez les bases de la formation de vrais professionnels demain. Peut-être que dans quelques années, c'est l'un d'entre eux qui amènera votre entreprise à un nouveau niveau de développement. Avec respect et gratitude, Directeur de Pôle emploi P.P. Petrov "

Et n'oubliez pas la conception de la lettre - c'est le "visage" de l'organisation. Si l'initiateur de la lettre de demande est une organisation, une telle lettre est rédigée sur papier à en-tête avec la signature du responsable ou d'une personne autorisée. S'il s'agit d'un particulier, il suffit de respecter les règles de base dans la disposition des éléments de la lettre. Ces détails sont juridiquement et psychologiquement très importants pour le destinataire et la formation d'une image correcte de l'expéditeur.

	-
	-	Vous envoyez des centaines de propositions commerciales, demandes et autres lettres commerciales chaque jour, mais vous n'obtenez pas le résultat souhaité avec votre message ? Vous ne savez pas comment rappeler gentiment et poliment au destinataire ses obligations ? Alors la formation en ligne vous aidera certainement. « Compétences en rédaction commerciale »! Vous pouvez le parcourir à tout moment.	-	-
	-

1. La lettre est imprimée sur du papier blanc ou de couleur claire au format A4 (210 x 297 mm) ou A5 (148 x 210 mm).

2. La feuille doit avoir au moins des marges :

20 mm - gauche;

10 mm - à droite ;

20 mm - haut;

20 mm - bas.

La date de la lettre est la date de sa signature. La date est établie en chiffres arabes dans l'ordre : jour du mois, mois, année. Le jour du mois et le mois sont tracés avec deux paires de chiffres arabes séparés par un point ; année - en quatre chiffres arabes.

4. Numéro sortant.

Le numéro d'enregistrement (sortant) de la lettre est constitué de son numéro d'ordre, qui peut être complété au gré de l'index (par exemple, les initiales du chef de la direction). Le numéro d'immatriculation d'une lettre rédigée conjointement par deux ou plusieurs services est constitué des numéros d'immatriculation de la lettre de chacun de ces services, séparés par une barre oblique.

6. Destinataire

Le destinataire peut être des organisations, leurs divisions structurelles, des fonctionnaires ou des individus. Lorsqu'on adresse une lettre à un fonctionnaire, les initiales sont indiquées AVANT le nom de famille. Le nom de l'organisation et son unité structurelle sont indiqués dans le cas nominatif.

Par exemple:

LLC "Société" Nom "

Département de la planification

La position de la personne à qui la lettre est adressée est indiquée au datif, par exemple:

au PDG

LLC "Société" Nom "

AA Ivanov

LLC "Société" Nom "

Département de la planification

B.B. Petrov

La lettre ne doit pas contenir plus de quatre destinataires. Le mot "Copier" devant les deuxième, troisième, quatrième destinataires n'est pas indiqué. Si le nombre de destinataires est plus important, une liste de diffusion est constituée.

La variable « Destinataire » peut inclure une adresse postale. Les éléments de l'adresse postale sont indiqués dans l'ordre établi par les règles de prestation des services postaux.

Lorsque vous adressez une lettre à une organisation, indiquez son nom, puis l'adresse postale, par exemple:

LLC "Société" Nom "

Yaroslavsky pr-kt, 12 ans, Yaroslavl, 150001

Lorsque vous adressez une lettre à un particulier, indiquez le nom et les initiales du destinataire, puis l'adresse postale, par exemple:

V.V. Sidorov

st. Svobody, 5 ans, app. 12,

Iaroslavl, 150000

7. Texte de la lettre

Le texte de la lettre est rédigé sous forme de tableau, de texte cohérent, ou sous la forme d'une combinaison de ces structures.

Les colonnes et les lignes du tableau doivent avoir des en-têtes exprimés sous forme de nom au nominatif. Les sous-titres des colonnes et des lignes doivent être cohérents avec les titres. Si le tableau est imprimé sur plus d'une page, les colonnes du tableau doivent être numérotées et seuls les numéros de ces colonnes doivent être imprimés sur les pages suivantes.

Le texte connecté se compose généralement de deux parties. Dans la première partie, indiquez les raisons, les motifs, les objectifs de la rédaction de la lettre, dans la seconde (finale) - décisions, conclusions, demandes, suggestions, recommandations. Le texte peut contenir une dernière partie (par exemple, une demande sans explication).

Dans le texte de la lettre, préparée sur la base de documents d'autres organisations, leurs coordonnées sont indiquées: le nom du document, le nom de l'organisation - l'auteur du document, la date du document, le numéro d'enregistrement de le document, le titre du texte.

Les formes de présentation suivantes sont utilisées dans la lettre :

Première personne du pluriel ( "s'il vous plaît envoyer", "envoyer pour considération");

Première personne du singulier ( « Je considère que cela est nécessaire », « veuillez souligner »);

Troisième personne du singulier ( « la société ne s'y oppose pas », « Titre » LLC le considère possible »).

8. Annexe

Une marque sur la présence d'une pièce jointe nommée dans le texte de la lettre est établie de la manière suivante :

Utilisation : 5 litres. en 2 exemplaires.

Si la lettre comporte une pièce jointe non nommée dans le texte, indiquez alors son nom, le nombre de feuilles et le nombre de copies ; s'il y a plusieurs candidatures, elles sont numérotées, par exemple:

Annexe : 1. Contrat de location pour 5 litres. en 2 exemplaires.

2. Certificat d'acceptation pour 1 litre. en 2 exemplaires.

Si les pièces jointes sont reliées, le nombre de feuilles n'est pas indiqué.

Si un autre document est joint à la lettre, comportant également une pièce jointe, une marque sur la présence d'une pièce jointe est établie de la manière suivante :

Annexe: lettre du ministère de l'Intérieur de la Fédération de Russie du 05.05.2007 N 02-6 / 172 et une annexe à celle-ci, seulement 3 pages.

Si la demande n'est pas envoyée à toutes les adresses indiquées dans le document, alors une marque sur sa présence est établie de la manière suivante :

Annexe : sur 3 l. en 5 exemplaires. uniquement à la première adresse.

9. Signature

Le pré-requis "Signature" comprend : le nom du poste de la personne qui a signé la lettre (en entier, si la lettre n'est pas rédigée sur papier à en-tête, et abrégé - sur une lettre rédigée sur papier à en-tête) et un décryptage du signature (initiales, nom), par exemple:

Lors de la signature d'une lettre par plusieurs fonctionnaires, leurs signatures sont apposées les unes au-dessous des autres dans l'ordre correspondant au poste occupé, par exemple:

Lors de la signature d'un document par plusieurs personnes de position égale, leurs signatures sont placées au même niveau, par exemple:

10. Impression

L'empreinte du sceau atteste l'authenticité de la signature du fonctionnaire sur les documents attestant les droits des personnes fixant des faits relatifs aux fonds FINANCIERS, ainsi que sur d'autres documents ASSURANT la certification d'une signature authentique.

11. Interprète

La marque sur l'interprète comprend les initiales et le nom de famille de l'interprète du document et son numéro de téléphone. La marque sur l'interprète est placée au recto ou au verso de la dernière feuille du document dans le coin inférieur gauche, par exemple: