Remise des prix : comment s'organiser et se dérouler. Des projets dans divers domaines. Trouver la même couleur
L'organisation d'événements majeurs est difficile, mais passionnante et enrichissante. C'est agréable de recevoir les éloges des invités et du héros de l'occasion pour sa préparation impeccable. Cependant, tout ne se passe pas toujours aussi bien que nous le souhaiterions. Dans cet article, nous vous expliquerons comment éviter les erreurs et les situations désagréables lors de la préparation d'événements spéciaux en utilisant l'exemple de la cérémonie de remise d'un prix d'État d'un autre pays.
FORMAT DE PRÉPARATION DE L'ÉVÉNEMENT
Au moins trois options sont possibles ici, par exemple :
■ conclure un contrat clé en main avec l'entrepreneur général ;
■ conclure des contrats avec plusieurs entrepreneurs résolvant divers problèmes ;
■ préparez vous-même l'événement, sans l'aide d'intermédiaires.
Chaque option a ses propres caractéristiques, avantages et inconvénients.
Un entrepreneur : pratique mais dangereux
Il n'est pas rare que des situations où certaines circonstances soient obligées de travailler avec un certain entrepreneur, par exemple, les relations amicales du gestionnaire, les traditions de l'entreprise, etc. Dans ce cas, vous n'avez pas à choisir - vous devez travailler avec qui que ce soit. Mais en aucun cas, tout ne doit être laissé au hasard !
Il est nécessaire d'intervenir à chaque point du programme de formation, de poser beaucoup de questions et de garder en parallèle votre matrice ou liste de to-do's et de tâches pour l'organisation de l'événement. Ce n'est pas un fait qu'un tel entrepreneur n'oubliera ou ne perdra rien de vue. Vous devez garder le doigt sur le pouls des événements tout le temps.
avantages
Il s'agit du format le plus pratique pour l'interaction et le contrôle, dans lequel le principe du « fenêtre unique » est mis en œuvre - toutes les questions et tâches sont résolues par un seul responsable qui est responsable de la préparation de l'événement de la part du contractant. Le client, c'est-à-dire vous, continue calmement à faire le travail en cours, en vérifiant de temps en temps les horaires et les rapports sur la préparation de la célébration.
Inconvénients
Le format le plus dangereux à utiliser, ce qui signifie que vous mettez tous vos œufs dans le même panier. Personne ne peut garantir que l'entrepreneur sera fiable à 100 %. Il est impossible de tout prévoir - il peut laisser tomber le client même pour des raisons indépendantes de sa volonté. Et il sera très difficile de résoudre le problème, car l'entrepreneur ne divulguera probablement pas les contacts de ses sous-traitants et le client n'aura peut-être pas le temps de recommencer tous les préparatifs.
Plusieurs sous-traitants : sûr mais gênant
Les assistants personnels expérimentés développent des contacts utiles au fil du temps. Et c'est formidable quand sur votre liste il y a un certain nombre de petites entreprises, éprouvées au fil des ans, qui fournissent des services de qualité dans des domaines d'activité étroits sans trop de retard. En toute tranquillité d'esprit, vous pouvez simplement répartir les tâches entre les sous-traitants, les contrôler et les coordonner entre eux selon les besoins. Mais pour cela, les entrepreneurs doivent être fiables. Sinon, les problèmes ne peuvent être évités.
avantages
L'option la plus sûre pour préparer un événement. D'une part, vous avez les mains libres - les entrepreneurs sont directement impliqués dans la préparation. D'autre part, votre contrôle total vous permet de garder le doigt sur le pouls et en cas de problème, de remplacer rapidement un entrepreneur par un autre, sans ralentir tout le processus.
Inconvénients
La variante de travail la plus "boueuse". Un grand nombre d'entrepreneurs signifie beaucoup de paperasse - vous devez conclure un accord avec chaque entrepreneur, demander des factures, envoyer d'autres demandes, effectuer une correspondance approfondie, etc. En cas de problème, il sera difficile de le résoudre à l'amiable. Le transfert de responsabilité commencera, la question du remboursement ou de l'impossibilité de rembourser l'argent versé sera soulevée, etc.
Toute seule : de manière responsable, rapide, difficile
L'auto-préparation d'un événement par un directeur adjoint sans l'aide d'intermédiaires est une pratique courante en Russie. Et c'est pourquoi - les managers sont réassurés : ils ont peur de divulguer des informations confidentielles sur un événement à venir ou s'attendent à une astuce de la part d'organismes tiers qui les aident à préparer des événements. Ou peut-être qu'ils économisent tout simplement ! D'une manière ou d'une autre, dans ce cas, une décision est prise sur la préparation indépendante de la célébration.
avantages
Vous connaissez chaque artiste de vue et de nom. De plus, c'est l'option la plus rentable - pas besoin de payer des intermédiaires. Certains problèmes peuvent être résolus rapidement et en espèces (contre reçu) - un temps précieux est économisé ! En cas de retard avec l'un des interprètes, le problème est résolu directement et rapidement.
Inconvénients
L'option la plus difficile et la plus gênante pour préparer un événement, puisque toute la responsabilité vous incombe ! Si une célébration vraiment à grande échelle est prévue, vous risquez simplement de vous noyer dans la mer de tâches et de missions petites et grandes, de noms et de titres, de montants et de comptes, de rapports et de contrôles. Au cours du processus de préparation, un nombre incroyable de questions se poseront pour absolument tous les artistes. Et si tous vous contactent directement, il est possible que vous manquiez quelque chose de très important ou, en raison d'un manque d'expérience et de connaissances, que vous passiez à travers les petites choses, ce qui à son tour peut conduire à la perturbation de l'ensemble. événement le long de la chaîne.
Quel format choisir
S'il est possible de choisir le format de la préparation de l'événement, faites preuve de bon sens. C'est-à-dire qu'en présence d'un entrepreneur général éprouvé, responsable et expérimenté, il est bien sûr logique de s'appuyer sur lui et de transférer toute la préparation de l'événement entre des mains professionnelles fiables. Dans ce cas, vous pouvez laisser à vous-même les problèmes conceptuels, de design et financiers, la coordination avec le héros de l'occasion, la coordination et l'interaction avec les invités, etc.
En l'absence de "votre" entrepreneur, il vaut mieux s'arrêter à la deuxième option et choisir plusieurs artistes solides, chacun réalisant sa tâche dans le processus de préparation.
Cependant, quel que soit le choix, il est important en aucun cas de laisser tout suivre son cours et par tous les moyens de maîtriser le plus d'actions possible dans la préparation de l'événement, ou, du moins, d'être au courant d'absolument tout ce qui se passe !
FORMAT DES CÉLÉBRATIONS
Dans le cadre d'un événement particulièrement responsable, chacun a son sens - selon le mode de vie, le cercle de connaissances, les centres d'intérêt, l'activité professionnelle, etc. Nous considérerons les options suivantes :
■ Un événement grand public avec la participation de personnalités médiatiques et de la presse.
■ Une petite fête privée (par exemple, une fête de famille) pour une personne des médias.
■ Événement privé de grande envergure avec la participation de gens des médias.
■ Considérons un événement public à grande échelle avec la participation de personnes des médias et de la presse sur l'exemple de la remise d'un prix au niveau de l'État.
Disons que le héros de l'occasion reçoit un ordre ou une médaille d'un autre État, par exemple, pour le renforcement des relations interétatiques.
Dans ce cas, l'événement peut avoir lieu :
Dans le pays qui présente la commande ;
À l'ambassade du pays remettant le prix (sur le territoire de l'État d'origine pour le héros de l'occasion);
Dans tout autre endroit convenable et convenable pour tout le monde. Dans ce cas, les frais d'organisation de l'événement sont à la charge de la personne à attribuer.
Envisagez l'option lorsque la personne récompensée organise l'événement. La remise du prix d'État est un événement important et responsable. Des personnes célèbres sont présentes à une telle célébration, et elle est souvent couverte par la presse.
Cela signifie qu'aborder la question du choix d'un site pour un événement, de l'élaboration d'un programme, de la sélection des entrepreneurs, de la sécurité, etc. c'est nécessaire avec le plus grand sérieux et minutie.
ÉTAPE 1 : DÉVELOPPEMENT DU CONCEPT ET SÉLECTION DES INTERVENANTS
Les préparatifs d'un événement à grande échelle commencent par développement de concept- des idées sur la façon dont il devrait ressembler.
Le deuxième point est question interprètes: qui sera responsable de l'organisation de l'événement, et comment la préparation sera effectuée - indépendamment ou avec l'aide d'un entrepreneur professionnel. Nous avons déjà mentionné les avantages et les inconvénients des différentes options ci-dessus.
La séquence des étapes supplémentaires peut varier en fonction de divers facteurs individuels.
ÉTAPE 2 : CHOISISSEZ LE LIEU, LA DATE ET L'HEURE DE LA CÉRÉMONIE DE REMISE DES PRIX
■ Choisir un endroit. Lors de l'organisation d'un événement de grande envergure, il est nécessaire de choisir un site qui non seulement accueillera tous les participants et invités, mais répondra également à certaines exigences : prestige, esthétique, emplacement pratique et disponibilité des caractéristiques techniques nécessaires. De tels sites sont toujours en demande, il est donc important de prendre soin de louer à l'avance.
Le lieu doit correspondre au thème de la célébration. Ainsi, il est inapproprié de choisir une boîte de nuit pour la remise d'un prix d'État.
Considérez, par exemple, les manoirs et domaines historiques - bien sûr, ceux qui conviennent aux événements. En règle générale, ce sont des bâtiments avec de nombreuses salles, dans chacune desquelles vous pouvez organiser votre propre partie du programme (officiel, musique, buffet ou banquet, etc.), ainsi qu'un grand parking. Des exemples de tels sites historiques pour des événements à grande échelle sont le Palais des voyages Petrovsky à Moscou ou le Palais Catherine à Saint-Pétersbourg.
■ Choisir une date. S'il est possible de choisir indépendamment la date de la cérémonie de remise des prix, il est nécessaire d'en convenir avec les responsables de la remise directe du prix, puis avec tous les autres invités de haut rang.
Il est conseillé de prendre en compte les particularités du site choisi et les conditions météorologiques. Si vous avez l'intention d'utiliser une véranda ou une terrasse ouverte, vous ne devez pas planifier d'événement pour la saison froide - il est préférable de le passer en été. Dans le cas contraire, l'événement peut être perturbé même en raison d'un peu de pluie.
■ Choisir l'heure. Habituellement, l'heure du début de l'événement est choisie par le héros de l'occasion. Et en règle générale, c'est l'heure du soir. Cependant, s'il s'agit d'une réception officielle, n'oubliez pas que, selon les règles de l'étiquette internationales, un cocktail et une table de buffet commencent à 17h00-18h00 (un cocktail ne dure pas plus de deux heures). Dans la pratique diplomatique, il y a aussi des déjeuners (à partir de 20h-20h30) et des dîners (à partir de 21h00). Cependant, l'option la plus courante dans la vie quotidienne est un banquet. Il complète souvent le programme du soir. L'heure de début dans ce cas dépend de la durée du programme de divertissement.
ÉTAPE 3 : DÉVELOPPER UN PROGRAMME D'ÉVÉNEMENT DÉTAILLÉ
On suppose qu'à ce stade, les organisateurs ont déjà une idée générale de la manière dont la célébration devrait se dérouler - son concept. À ce stade, vous devez non seulement décider d'une liste détaillée des parties thématiques de l'événement, mais également de leur séquence et de leur calendrier.
Partie protocole
Tout d'abord, vous devez vous mettre d'accord avec le consulat sur la partie protocolaire de la cérémonie, en précisant les points suivants :
Comment exactement doit se dérouler la procédure de présentation de la commande ;
Avez-vous besoin d'un équipement spécial (tribune, micros, accompagnement musical, etc.);
Qui exactement participera à la cérémonie ?
Combien de temps durera la partie protocole, etc.
Lorsqu'il s'agit d'un événement auquel participeront des personnes de sexes, d'âges ou de nationalités différents, le programme doit être adapté à leurs caractéristiques individuelles et culturelles. Avec un grand nombre d'invités, organiser un programme séparé pour chaque invité ne fonctionnera pas, vous devez donc être guidé par le principe de la majorité.
En aucun cas, vous ne devez oublier le pays qui remet le prix ! Même s'il y a très peu de représentants présents à l'événement. Il est impératif de refléter d'une manière ou d'une autre dans le programme le respect d'un État ami et de ses citoyens. Sinon, une gêne diplomatique désagréable peut avoir lieu.
Partie divertissement
Le programme de l'événement peut ressembler à ceci.
Programmecérémonie de remise des prix amma
19h00-20h00 - Arrivée des invités. Cocktail de bienvenue (à cette occasion, les invités peuvent se promener (avec ou sans visite guidée) dans les salles d'apparat du Palais).
20h-22h - Remise des prix et concert de piano.
22h-24h - Buffet (accompagnement musical - quatuor de jazz).
L'exemple montre qu'il est important de réfléchir à la partie culturelle et ludique du programme.
Cela ne devrait pas être fatiguant, car à ce moment-là, beaucoup de temps s'est écoulé depuis le début de l'événement - derrière les invités se trouvent la cérémonie officielle et attendent son début.
Aussi, cette partie de la soirée doit être « internationale » - il est important de satisfaire les goûts de toutes les personnes présentes. Ce sera peut-être un concert de musique classique ou une représentation de chanteurs d'opéra.
Un autre point important est l'organisation compétente de la partie banquet de l'événement.
Traiter
Tout d'abord, vous devez décider du format du déjeuner ou du dîner de gala. Cela peut être une table de buffet (tenue debout) ou un banquet (avec des sièges à table).
■Banquet se déroule généralement de manière plus solennelle et nécessite une préparation plus sérieuse.
Plan de salle pour les invités peuvent être correctement composés uniquement en tenant compte de leurs réponses aux invitations (elles seront discutées plus loin). En effet, dans le cas d'une réception officielle, les convives se verront proposer à l'avance un plan de salle avec indication de leur place à table.
Le plan de salle peut être placé dans la salle où les invités se réunissent et les boissons sont servies (ou devant la salle). Les invités prennent connaissance du plan, trouvent leur place, précisent les noms des voisins à droite et à gauche.
Lors de la planification des sièges, vous devrez prendre en compte des "petites choses" telles que la compatibilité des invités individuels, leur sociabilité et d'autres qualités personnelles. Cela doit être discuté et convenu avec le héros de l'occasion. Il ne faut pas l'oublier : une bonne assise est l'une des composantes d'une réception réussie.
Cartes de couverture. Les tables de banquet doivent certainement avoir des cartes de couverture - de petits rectangles blancs en papier épais avec des inscriptions manuscrites (généralement calligraphiques) ou imprimées sur une imprimante ou dans une imprimerie, les noms et prénoms de tous les participants à la réception.
Service banquet. Lors de l'organisation d'un banquet, il est important de ne pas commettre l'erreur de choisir une entreprise de restauration. Habituellement, ce sont les chefs d'entreprise qui suggèrent la meilleure option pour décorer et organiser les tables, servir les plats, proposer un menu, aider à résoudre tous les problèmes de service - même en ce qui concerne l'uniforme des serveurs.
Il faut rencontrer personnellement les représentants de l'entreprise et voir "en direct" les options proposées pour une table de fête, choisir des nappes, des serviettes, etc., réfléchir à la disposition des tables (y a-t-il suffisamment d'espace pour un passage entre les tables , y aura-t-il de la place pour la partie de danse, etc.), et certainement goûter tous ont proposé des plats de banquet et évalué leur service. Par exemple, si un plat est généreusement assaisonné d'ail et de poivre, il ne doit pas être servi lors d'un banquet. Ou si le plat est décoré de telle manière qu'il est extrêmement gênant de le manger, ou qu'il n'a pas l'air très esthétique dans l'assiette.
Il est important d'informer les chefs des préférences gastronomiques des invités - certains d'entre eux peuvent être à jeun, suivre un régime, une personne souffrant d'allergies alimentaires ou un plan de repas spécial.
Vous devez également indiquer aux serveurs à l'avance lequel des invités ne devrait pas recevoir un plat avec certains ingrédients.
Carte des banquets. Lorsqu'il s'agit de choisir un menu, vous pouvez généralement vous fier aux professionnels de l'entreprise de restauration en la matière. Cependant, il ne faut pas oublier qu'en présence d'invités étrangers, le menu doit être international. Ou, contrairement à la cuisine internationale, vous pouvez proposer un menu de cuisine russe, soulignant ainsi la saveur nationale. Cette option est souvent choisie pour les réceptions organisées exclusivement pour des invités étrangers ou des délégations d'autres pays.
Menu international de banquet pour la réception officielle
Entre autres choses, les clients doivent absolument offrir menus personnels... Habituellement, ils sont imprimés à l'avance dans une imprimerie.
Le plus souvent il s'agit d'une petite brochure, sur chaque page de laquelle les plats sont répertoriés séparément dans l'ordre de leur apparition sur la table : entrées froides, salades, entrées chaudes, plats principaux, accompagnements, dessert, boissons.
Pour la commodité des invités étrangers, tous les noms de plats doivent être traduits dans la langue appropriée (par exemple, le français). Habituellement, la version russe du menu est présentée sur la page de gauche et la version étrangère est sur la droite. Ou vous pouvez imprimer le nombre requis de menus séparément dans l'une et l'autre langue.
■ Buffet, en règle générale, un peu moins solennel et obligeant, mais élégant et en même temps l'option de réception la plus courante.
La table du buffet est tenue debout. Habituellement, des tables rondes hautes sont placées, auxquelles les invités peuvent venir prendre une collation ou boire un verre de champagne, sans interrompre les petites conversations. À la table du buffet, des tables avec diverses collations et boissons sont dressées - les soi-disant buffets ou stations - les invités s'approchent d'eux et choisissent leur propre friandise.
Il doit y avoir des serveurs à la table du buffet dans le hall - ils s'assurent que les tables des invités sont nettoyées et que les stations sont réapprovisionnées en vaisselle. Les serveurs sillonnent entre les tables, offrent aux invités du champagne frais et d'autres boissons.
Accompagnement musical
Il est important de discuter à l'avance du paiement de leurs services avec les musiciens. Vous pouvez convenir avec eux que si la table du buffet est retardée, ils continueront à travailler moyennant un supplément. Une autre option consiste à remplacer la musique live par des enregistrements audio en fin de soirée. Dans ce cas, prenez soin de l'équipement à l'avance et sélectionnez le répertoire. Une fois la performance des musiciens terminée, il ne devrait pas être permis que le silence tombe dans la salle et que les invités se sentent mal à l'aise.
Menu buffet pour une réception officielle
ÉTAPE 4. ÉTABLIR UN COT PRÉLIMINAIRE DE L'ÉVÉNEMENT
La prochaine étape importante consiste à calculer les coûts à venir associés à la célébration. Si le budget de l'événement est approuvé, vous devez vous y adapter. S'il n'y a pas de budget, il est important de fixer et de calculer toutes les dépenses possibles.
Le héros de l'occasion devrait déjà à ce stade savoir combien il en coûtera pour organiser l'événement, de sorte que plus tard il n'y aura pas de surprises lors de la facturation du paiement.
Il est important de convenir avec le gestionnaire du budget préliminaire de l'événement, si possible par écrit. Pour ce faire, demandez au gestionnaire de vous envoyer une confirmation par e-mail, de signer le devis imprimé avec la signature personnelle du gestionnaire ou de proposer toute autre méthode pratique.
Travailler avec de grosses sommes d'argent est une entreprise responsable. Il est nécessaire d'avoir une assurance en cas de sinistre : « Et pour Ivan Ivanovitch, un tel événement était beaucoup moins cher », ou « Ma famille et moi nous sommes consultés et avons décidé que les coûts étaient clairement surestimés », ou « Quoi, avons-nous discuté de ce particulier montant? Quelque chose de trop cher... "et ainsi de suite.
Noter!
Il est important d'avoir des accords clairs et compréhensibles : qui paie les factures, à quelles conditions et comment !
Il faut comprendre que lors de l'organisation d'événements de cette envergure, un montant incalculable de dépenses survient. Certaines dépenses sont de grosses factures, par exemple pour la location d'une chambre, d'autres sont de plus petites factures, comme pour la décoration d'une salle, l'accompagnement musical.
Mais il y aura un énorme tas de dépenses mineures: taxi pour les invités, livraison par coursier, etc., ainsi qu'une partie obligatoire de tout événement - les dépenses en espèces. Vous pouvez payer en espèces pour n'importe quoi - des services de l'hôte aux pourboires en passant par les serveurs.
Nos conseils
Découvrez à l'avance quel entrepreneur facture et lequel préfère les espèces uniquement.
Découvrez à qui et comment vous devez envoyer les factures pour paiement. Renseignez-vous s'ils doivent être pré-approuvés en personne auprès du gestionnaire au nom duquel les factures sont émises, s'il y a des limites sur les montants à facturer, etc.
Ayez toujours une certaine somme d'argent !
ÉTAPE 5 : NOUS CONCEVONS ET ENVOYONS UNE INVITATION
Ce point est l'un des principaux, malgré son apparente formalité.
C'est grâce aux réponses aux invitations que vous pouvez prévoir le nombre d'invités - bien sûr, approximativement.
Ceci, à son tour, est important lors de l'élaboration d'un plan de salle pour un banquet, de la commande de nourriture et de boissons, de la mise en place des invités dans le hall pendant la partie officielle principale de l'événement, de l'organisation des transferts, de la réservation des chambres d'hôtel, etc.
Lors de l'organisation d'événements de ce genre, il est conseillé de ne pas économiser sur les invitations : la conception, la qualité du papier et l'impression doivent être optimales.
Il est considéré comme une bonne pratique de signer toutes les invitations. Bien sûr, le héros de l'occasion doit le faire de sa propre main.
Il convient également de commander des invitations personnalisées auprès de l'imprimerie, et de ne pas saisir les noms à la main dans un champ vide.
Si possible, au moins une partie des invitations doit être livrée, sinon personnellement, du moins par l'intermédiaire de « leurs » personnes - agents de sécurité, chauffeurs ou directeurs adjoints. C'est généralement ainsi que les invitations sont envoyées aux invités de marque.
Le fait est qu'il peut s'agir de personnes du gouvernement ou de structures dont l'entrée n'est pas ouverte à tout le monde. Il serait étrange d'envoyer un courrier ordinaire dans de tels endroits ! C'est aussi une excellente occasion de montrer votre respect une fois de plus.
Pour vous assurer que les invitations parviennent à leurs destinataires, vous pouvez dupliquer les messages en les envoyant par e-mail à chaque invité. Pour que la préparation, la distribution des invitations et le traitement des réponses à celles-ci se déroulent le mieux possible, il est nécessaire d'effectuer un travail préliminaire approfondi.
Il est conseillé de désigner un responsable qui maîtrise parfaitement la liste des invités (il est préférable de le faire vous-même).
Comment préparer des invitations personnalisées
■ Faites une liste d'invités avec votre superviseur. Vérifiez-le pour vous assurer que vous n'avez oublié personne.
■ Découvrez comment le responsable envisage de s'adresser à chaque invité dans l'invitation (certains - par nom et patronyme, d'autres - uniquement par nom, et le troisième - avec l'adresse « Cher Monsieur / Madame / Monsieur / Madame / Madame / Monsieur », etc.) etc.).
■ Faites une liste de noms pour imprimer les invitations sur l'imprimante.
■ Assurez-vous de connaître toutes les personnes répertoriées par votre responsable et leurs coordonnées.
■ Créez une liste d'invitations par courrier électronique. Décidez lequel des invités recevra une invitation sur son courrier personnel et à qui elle doit être envoyée par l'intermédiaire de l'assistant / secrétaire / réceptionniste. Ceci est nécessaire afin de formuler correctement l'appel dans la lettre de motivation (si l'invitation est envoyée en pièce jointe).
■ Utilisez l'option « me prévenir lorsque j'ai reçu et lu la lettre » pour éviter de déranger les invités potentiels avec des appels leur demandant s'ils ont reçu une invitation.
■ Faites une liste d'adresses pour la livraison des invitations papier. Pensez à l'avance lequel d'entre eux sera livré par le service de messagerie et lequel - par "votre" peuple. Dans ce dernier cas, soignez les laissez-passer à l'avance.
■ Décidez combien de temps il faudra pour appeler les invités potentiels pour connaître leur décision. Choisissez qui le fera exactement, car la liste peut être énorme et la responsabilité d'une conversation polie mais persistante est encore plus grande. Assurez-vous que les contacts indiqués dans l'invitation à donner votre avis sont à jour : la boîte e-mail « fonctionne », le téléphone est allumé, le téléphone est en train d'être décroché.
■ Apportez rapidement des modifications à la liste des invités.
■ Assurez-vous de demander aux invités qui ont accepté l'invitation s'ils ont besoin d'aide, par exemple pour organiser un transfert ou un hébergement dans la ville de la célébration. Vérifiez s'ils ont des demandes spéciales de nourriture au banquet, en tenant compte d'éventuelles allergies alimentaires ou de systèmes nutritionnels spécifiques (végétarisme, par exemple), etc.
■ Notez le programme de l'événement (principaux points) dans l'invitation, en indiquant l'heure de début de chaque partie et, bien sûr, le dress code. De plus, des informations supplémentaires, telles que le fait que les talons aiguilles peuvent être interdits si l'événement se déroule dans un manoir historique (voir encadré à la page 6).
ÉTAPE 6 : ORGANISER LA PRESSE
S'il est décidé de couvrir l'événement dans la presse, il est alors nécessaire de désigner les responsables de cette partie de la préparation de l'événement. Il s'agit généralement de son propre service de relations publiques, qui résout les tâches suivantes :
établit une liste des rédacteurs en chef et des journalistes dont la présence à la cérémonie est souhaitable ;
Rédige un communiqué de presse et organise une conférence de presse;
Prend en compte le nombre de journalistes invités lors de la planification des places assises des personnes présentes dans la salle lors de la cérémonie officielle, ainsi que lors de la commande de boissons et de collations ;
Elle interagit avec la presse sur toutes les questions et s'assure qu'à la réception, les journalistes ne dérangent pas les invités et le héros de l'occasion, mais en même temps ils font leur travail sans entrave.
ÉTAPE 7 : FAIRE UNE LISTE DES ENTREPRENEURS
Lorsque vous avez décidé avec tous les prestataires de services et fournisseurs de biens et de produits, discutez des conditions de coopération avec eux. Assurez-vous que tous les entrepreneurs sont responsables et vérifiés.
Qui peut figurer sur la liste des entrepreneurs :
L'imprimerie où seront imprimés les invitations, les cartes de couverture, le programme de l'événement, etc. (n'oubliez pas le créateur !).
Service de messagerie pour la livraison des invitations.
Entreprise de restauration ou chefs et serveurs spécifiques.
L'organisme responsable de l'accompagnement musical (dans les réceptions de ce niveau, la musique est généralement en direct).
La société en charge de la partie divertissement du programme (y compris le présentateur), ou les personnes physiques fournissant les services correspondants.
Traducteurs (si nécessaire).
Entreprise de fleuriste en charge de la décoration des lieux.
Guides touristiques. Si un site historique est choisi pour la célébration, il peut être judicieux d'offrir aux invités des visites privées. En règle générale, il est intéressant pour les étrangers.
Service d'hôtesse. La fonction principale des hôtesses est d'accueillir les invités. Ici, vous devez penser à l'avance s'il s'agira d'une entreprise tierce ou si le rôle des hôtesses sera repris par leurs employés. Si le nombre d'invités est vraiment élevé, alors demander à l'entrée s'ils ont des invitations n'est pas trop poli - vous devez connaître tous les invités de vue.
Les services d'hôtesse ne sont pas nécessairement fournis par une entreprise spécialisée - il peut s'agir de l'un des sous-traitants, par exemple une entreprise de restauration. Les exigences pour les représentants de service sont standard : apparence présentable, connaissance des langues étrangères, connaissance de l'étiquette, résistance au stress.
Photographe / opérateur. En plus de la presse, un photographe ou un opérateur est généralement invité, qui prendra des photographies ou des vidéos pour les archives personnelles de l'invitant.
Une société de transport qui fournit des services de transfert et un hôtel avec lequel des dispositions sont prises pour l'hébergement des invités.
Autres entrepreneurs - en fonction des spécificités d'un événement particulier.
ÉTAPE 8 : NOUS ACCORDONS LES EXIGENCES DE TOUTES LES PARTIES RELATIVES À L'ÉVÉNEMENT
Il s'agit de faire coïncider le désir du client avec la vision de l'entrepreneur et les capacités du site d'accueil.
Toutes les parties devraient être impliquées dans la discussion des points auxquels elles participent d'une manière ou d'une autre.
Idéalement, il est préférable que la plupart des réunions se tiennent dans le même lieu que l'événement avec la participation du représentant du site et de l'entrepreneur.
Il est beaucoup plus facile d'aller directement à la salle pour la célébration et de discuter ensemble :
La chambre est-elle adaptée, peut-elle accueillir tous les invités, est-il possible d'aménager des places supplémentaires ?
Où sera située la presse ;
Avez-vous besoin d'une décoration supplémentaire ?
Problèmes organisationnels et techniques : scénographie, micros, son, lumière, loge, backstage, scénario, timing, etc.
Sur place, il est plus facile de s'assurer que tout le monde s'est bien compris.
Nos conseils
À la fin de la réunion, envoyez une lettre ou un procès-verbal avec les résultats de la discussion à tous les participants et recevez la confirmation de chacun.
ÉTAPE 9 : DÉTERMINEZ AVEC DES SOUVENIRS MÉMORABLES
C'est une bonne forme et une belle tradition. Les souvenirs mémorables d'un tel événement peuvent être de fausses copies de la médaille décernée avec gratitude pour la participation au nom du héros de l'occasion.
Ou il pourrait s'agir d'albums de haute qualité sur un thème qui unit les deux États.
Alternativement, vous pouvez offrir des livres d'hôtes sur l'histoire du lieu où se déroule la célébration, si le lieu est significatif.
Il y a beaucoup d'idées. L'essentiel est qu'il corresponde au thème de l'événement et qu'il soit discret.
Il n'est pas nécessaire de mettre des paquets de souvenirs entre les mains des invités - ce n'est pas une fête d'entreprise. Il suffit de les disposer, par exemple, dans un endroit spécialement désigné à l'entrée, pour que ceux qui le souhaitent puissent choisir eux-mêmes un souvenir.
ÉTAPE 10 : PLANIFIER LA PLACE DES INVITÉS PENDANT LA GRANDE PARTIE DE L'ÉVÉNEMENT
Nous avons déjà parlé du plan de salle, mais nous y reviendrons plus tard. Il est clair qu'un événement comme celui-ci peut nécessiter au moins deux plans de salle au cours de la soirée : lors de la cérémonie officielle de remise des prix et lors du banquet.
Les deux plans de sièges pour les invités doivent être convenus avec le gestionnaire.
Parmi les invités, il peut y avoir des personnes occupant des postes gouvernementaux élevés. Ils doivent faire l'objet d'une attention appropriée à la fois pendant la séance et tout au long de la soirée.
Il ne faut pas oublier que certains d'entre eux voudront féliciter le héros de l'occasion depuis la scène. Cela signifie que les premières rangées doivent être réservées à ceux qui souhaitent se produire.
Noter!
Le statut de nombreuses personnes leur permet de ne pas informer à l'avance de leur désir de parler en public - un tel désir peut être spontané.
Par conséquent, l'organisateur de l'événement doit toujours garder le doigt sur le pouls des événements et essayer de les anticiper. Il est logique de demander au leader son avis pour savoir si l'un des invités peut exprimer le désir de le féliciter depuis la scène - et conformément à cela, prévoyez des places dans la salle pour ces personnes. Le leader connaît mieux ses invités - il sait mieux si l'invité est enclin à prononcer des discours et à quel point leur relation est étroite.
Vous pouvez essayer d'analyser indépendamment la liste des invités pour la même recherche. Ou l'option la plus évidente est d'appeler les assistants des futurs félicitateurs et de préciser si les plans de leur chef incluent un tel désir. Si oui, essayez de connaître la durée approximative de la présentation. Ceci est important à garder à l'esprit afin que le plan de la soirée ne dégénère pas.
ÉTAPE 11 : MAINTENIR LA SÉCURITÉ DES INVITÉS
Cet article est spécifique. Le niveau de l'événement et de ses participants exige que la sécurité, les entrées sur le site et l'accès à la célébration soient organisés au plus haut niveau.
Habituellement, cette question est entièrement occupée par le service de sécurité. Cependant, il est important que l'organisateur de l'événement connaisse tous les détails afin de coordonner les actions des invités et de répondre aux questions des assistants et autres personnes proches des participants de la célébration.
Il est important de comprendre ici que chacun des VIP participant à l'événement aura son propre service de sécurité. Toutes ces personnes voudront communiquer personnellement à l'avance avec l'organisateur de la fête et connaître tous les détails techniques et organisationnels : comment le site est sécurisé, comment et qui contrôlera l'entrée à l'entrée et le passage au bâtiment, où pour laisser la voiture, où il y aura une sécurité personnelle et des assistants en attente de leur chef, où et avec qui leur chef siégera le soir, les contacts de tous les responsables de l'organisation de l'événement, etc.
ÉTAPE 12 : ORGANISER LE TRANSFERT ET L'HÉBERGEMENT DES INVITÉS
En règle générale, les organisateurs de l'événement se chargent de résoudre les problèmes liés à la livraison des invités sur le lieu de la célébration et à leur hébergement à l'hôtel.
Cela est possible dans une situation où le héros de l'occasion et la plupart des invités sont leur ville natale, par exemple Moscou, et la cérémonie de remise des prix, pour une raison ou une autre, est décidée à se tenir à Saint-Pétersbourg (ou vice versa) . Et cela est également vrai en cas d'arrivée d'un grand nombre d'invités étrangers.
Dans une telle situation, il est conseillé de nommer à l'avance un employé qui est seul responsable des questions de transferts et d'hébergement.
Il convient de veiller à ce que tous les invités qui ont besoin de services de voyage et d'hébergement reçoivent les contacts du responsable du pays hôte qui est responsable de ces questions. Et oui, il doit être en contact 24h/24.
L'employé doit avoir un niveau de compétence suffisant pour résoudre la plupart des tâches et la capacité d'agir de manière autonome. De plus, il doit disposer de l'autorité et des ressources nécessaires pour fournir une assistance rapide aux clients (par exemple, accepter de changer de chambre d'hôtel ou de prolonger un séjour). Toutes ces questions sont plutôt techniques, mais la qualité du séjour de l'invité avec l'invitant en dépend !
Comment organiser le transfert et l'hébergement des invités
■ Découvrez à l'avance qui paie les voitures et l'hôtel - les invités eux-mêmes ou l'invitant.
■ Précisez le mode de paiement : paiement unique ou facture unique à la fin de l'événement.
■ Renseignez-vous à l'avance sur le nombre approximatif de clients qui ont besoin des services correspondants et, dans cet esprit, réservez des chambres d'hôtel et des voitures auprès de la société de transfert.
■ Réfléchissez au niveau de chambre que vous devez réserver et à la catégorie de voitures à commander pour les transferts. Vous devrez peut-être faire une liste niveau par niveau.
■ Découvrez comment les services supplémentaires seront payés pour les clients - prolongation du séjour à l'hôtel et/ou utilisation du transfert, augmentation du niveau de la chambre d'hôtel, commande de services supplémentaires à l'hôtel (impression de documents, commande de service en chambre, paiement de boissons et collations du bar, etc.) etc.).
■ Assurez-vous que les invités étrangers se voient attribuer des chauffeurs maîtrisant la langue appropriée.
■ Pour une communication rapide, transmettez les numéros de téléphone du chauffeur aux invités qui seront accueillis dans les aéroports et les gares.
ÉTAPE 13 : CONSIDÉRER LES DEMANDES SUPPLÉMENTAIRES DES INVITÉS
Avec un grand nombre d'invités, surtout si beaucoup d'entre eux sont étrangers ou originaires d'autres villes, de nombreuses demandes et souhaits supplémentaires surgiront sûrement : aide à l'obtention de visas d'entrée, achat de billets de train ou d'avion, enregistrement d'un invité pour des démarches dans un salon de beauté, choisir des lieux de shopping, organiser des excursions individuelles, etc.
Les invités, bien sûr, ne doivent rien se voir refuser, mais au moment où les demandes sont reçues, vous devez savoir clairement qui et comment les paiera et qui s'occupera spécifiquement de ces problèmes de la part de l'organisateur.
Dans les prochains numéros du magazine, nous parlerons de la façon d'organiser l'anniversaire d'un manager sous différents formats - un événement non public à grande échelle (sans couverture médiatique) et un événement à domicile fermé (pour notre propre peuple).
Rouleaux de printemps - rouleaux de printemps ou crêpes chinoises - rouleaux qui ressemblent à des rouleaux de chou, mais se composent d'ingrédients différents. En règle générale, ce sont du papier de riz, des fruits de mer, des nouilles et divers légumes verts.
Sorbet (fr. sorbet) est un dessert glacé à base de sirop de sucre et de jus ou purée de fruits.
Tôt ou tard, tout gestionnaire doit faire face à la tâche d'élaborer un plan d'action. Même s'il y en a un dans la tête, le transférer sur papier est parfois difficile. De plus, il est souvent nécessaire de savoir non seulement comment élaborer un plan d'action, mais aussi comment le protéger devant ses supérieurs.
Plan d'action - qu'est-ce que c'est ?
C'est le nom d'un document qui fixe des objectifs et décrit des actions spécifiques pour les atteindre avec une indication de la date limite. En outre, elles prévoient nécessairement la définition des personnes chargées de la mise en œuvre de certaines actions prescrites.
Vous pouvez établir un plan d'action pour des événements spécifiques ou pour une période de travail particulière de l'entreprise ou de sa division. Les événements dans le cas général peuvent être ponctuels et réguliers, pour la dernière catégorie il est d'usage d'établir des règles de conduite. Par exemple, comment élaborer un plan d'action pour éliminer les manquements disciplinaires ?
Tout projet nouvellement lancé nécessite nécessairement l'élaboration d'un schéma clair. Cela est dû aux difficultés d'organisation du travail d'une grande masse de personnes. Pour que chacun des collaborateurs comprenne ses responsabilités, il a besoin d'une instruction détaillée dont les fondements sont posés dans le plan d'action.
En avez-vous vraiment besoin?
Cette activité - la rédaction d'un plan - prend beaucoup de temps et des questions se posent parfois quant à son opportunité. Il faut bien comprendre que pour la bonne exécution de tout processus, il est nécessaire de prendre en compte toutes les petites choses et de prévoir les éventuelles surprises.
Il est particulièrement important d'avoir un plan d'action pour l'organisation compétente de l'aspect financier de la question. Lors de la traduction d'un futur projet dans le langage des nombres, vous êtes confronté à la nécessité de calculer chaque élément de coût. Lors de l'élaboration d'un plan, il est important de respecter les principes d'économie, d'utiliser les ressources disponibles le plus efficacement possible.
Si l'objectif est complexe, comprenant toute une gamme d'activités, alors l'absence d'un plan écrit et bien pensé peut conduire au chaos complet. Chaque nouvelle étape du dossier devra être réalisée localement, ce qui demandera beaucoup plus de temps et d'efforts. Avec une approche aussi fractionnée des affaires, le risque est grand de perdre le sens général de l'activité et de s'enliser dans un grand nombre de détails sans importance.
Comment exactement est-il compilé
Comment planifier un événement? Avec toute leur grande variété, ils ont approximativement la même structure et se composent d'éléments similaires avec des termes identiques dans le sens, qui incluent les concepts suivants :
- L'objectif est la planification d'événements dont nous souhaitons obtenir les résultats concrets. C'est la base de tout le plan.
- Les activités elles-mêmes sont les actions qui doivent conduire à l'atteinte des résultats escomptés.
- Le résultat est ce que nous voulons atteindre après avoir terminé le plan. Elle doit être exprimée en indicateurs concrets, mesurés en nombre et en réalisations clairement définies.
- Les échéances sont les délais dans lesquels toutes les activités planifiées doivent être respectées. S'il s'agit d'événements récurrents réguliers, leur fréquence doit être prescrite.
- Les ressources s'entendent comme l'ensemble des actifs matériels, techniques, monétaires alloués à la mise en œuvre du plan.
- Les personnes responsables font référence à ceux qui gèrent l'événement et sont responsables de ses résultats. À ce titre, des employés individuels ou des divisions entières de l'entreprise (organisation) peuvent agir.
Un point important est la définition de critères communs pour l'objectif, en tenant compte de la coordination des intérêts des différents départements et de la faisabilité économique.
Des projets dans divers domaines
Voyons comment élaborer un plan d'événement à l'aide d'exemples spécifiques.
Disons que vous êtes à la tête d'une certaine institution. Comment élaborer un plan d'action pour la protection du travail ?
L'algorithme des actions dans ce cas ressemble à ceci: l'employeur doit créer un service de protection du travail ou nommer une personne responsable de ce travail. Tout cela est enregistré par un ordre approprié. Le plan d'action est une liste de ce que l'organisation éprouve des besoins objectifs selon les spécificités d'une production particulière. Dans ce cas, il est nécessaire de prendre en compte les capacités techniques disponibles.
Un plan est établi pour une année précise, reflétant le calendrier estimé pour chacun des points. Il enregistre nécessairement les noms et les postes des employés qui sont responsables des différentes étapes. Un tel plan est approuvé par une convention collective ou un accord sur la protection du travail, adopté en annexe à celui-ci.
Que contient-il
La liste peut varier considérablement en fonction des conditions de travail d'une organisation, d'une entreprise, d'une institution particulière. Les éléments qui y sont inclus peuvent, en général, avoir la forme suivante :
- évaluation des conditions de travail et liste des mesures nécessaires en fonction de ses résultats ;
- mesures de rééquipement technologique;
- achat d'équipements de protection pour les employés;
- vérification et modernisation des équipements de protection et de signalisation ;
- installation d'un système de contrôle automatisé;
- la mécanisation des processus de nettoyage et du travail avec les déchets, ainsi que le traitement des substances dangereuses et nocives.
- modernisation du système de ventilation;
- vérifier et optimiser le niveau d'éclairage requis ;
- développement et installation d'équipements pour l'organisation des loisirs des personnes et l'approvisionnement en eau potable;
- l'achat des équipements de protection nécessaires et leur stockage ;
- organiser des séances d'information et former le personnel à la sécurité et à la protection du travail ;
- former les gens aux techniques de premiers secours;
- la réalisation d'examens médicaux réguliers, ainsi que des activités de santé et de sport pour les employés, etc.
Prenons soin de la conservation de la nature
Un autre exemple est l'élaboration d'un plan d'action environnemental. Lors de la conception et du montage de tout objet, ce document est obligatoire et comprend non seulement des chiffres, mais également des schémas et des schémas.
Son développement est réalisé sur la base des dessins de l'objet, du schéma de l'implantation où il se trouve, des plans généraux des entreprises voisines. Il doit tenir compte des exigences de la loi sur la préservation des ressources naturelles.
Comment élaborer un plan d'action pour la conservation de la nature ? Ses principaux points sont une liste d'actions, dont le but est de protéger l'environnement, et une liste de résultats attendus. La première (principale) partie du plan devrait inclure des travaux visant à déterminer le niveau de dommage causé par l'objet à la nature. De plus - des actions qui peuvent éliminer ou minimiser ces influences négatives.
Que comprend-il d'autre
Le troisième point important est un devis détaillé qui prend en compte tous les coûts de mise en œuvre des activités prévues. Une pièce jointe obligatoire à cette documentation devrait être une carte schématique avec la désignation des zones environnantes qui peuvent souffrir des activités de l'entreprise ou à la suite d'un accident théoriquement possible.
L'efficacité estimée des actions envisagées est déterminée au moyen d'expertises analytiques qui déterminent approximativement le degré de nuisances futures de l'objet. Les experts proposent également des méthodes pour réduire la négativité attendue, qui doit certainement se refléter dans le plan en cours d'élaboration.
Un autre paragraphe du document est obligé de contenir des données spécifiques sur le calcul du volume de déchets industriels avec l'installation de leur quantité admissible et les moyens de réduire les émissions.
Comment élaborer un plan d'action pour la protection civile
Si vous devez élaborer un plan de mesures de protection civile, vous devez d'abord étudier les instructions de la direction et clarifier l'ordre du chef de la protection civile de district. Le chef de l'organisation, avant d'élaborer un tel document, doit contacter le commissariat militaire et connaître les données sur la fourniture des équipements nécessaires et les conclusions adoptées pour d'éventuels cas de catastrophes naturelles ou d'accidents graves.
Sur la base de ces directives, vous devriez commencer à développer des plans pour une institution ou une organisation spécifique. La condition principale est de refléter des activités réelles et scientifiquement fondées. Il est nécessaire de prendre en compte la situation en cas d'utilisation possible d'armes par un adversaire potentiel, sur la base de laquelle il sera possible de calculer la quantité requise de moyens et de forces utilisées pour éliminer les conséquences dangereuses et établir la activité de travail.
L'ensemble des actions planifiées doit être soigneusement pensé afin d'optimiser les dépenses d'efforts, de temps et d'argent et d'éviter les pertes inutiles de personnes et d'équipements.
Où sont-ils compilés
Les plans peuvent s'appliquer aux hôpitaux, aux situations d'urgence des entreprises et à l'économie. Ils peuvent être liés aux établissements d'enseignement, à la culture ou aux soins de santé. De tels plans sont chargés de protéger la population en temps de guerre ou sont élaborés en cas d'accidents ou de catastrophes naturelles imprévues.
Le point suivant est l'ordre et la préparation de l'objet avec une indication de la séquence d'exécution de chacune des actions. Si l'on parle de temps de paix, il faudrait envisager des mesures dont le but est de prévenir les urgences, ainsi que d'éliminer les conséquences de celles qui se sont déjà produites.
Le plan de travail de la protection civile pour chaque installation doit être inclus dans la liste des principales mesures de protection de la population pour l'année en cours. Le but d'une telle planification est une transition ordonnée dans des conditions de guerre, dont la nécessité théorique doit être prise en compte par définition.
Un plan de protection civile doit nécessairement comporter des institutions qui impliquent un séjour massif de personnes. La nécessité d'un tel plan est dictée par la possibilité de menaces terroristes et vise à accroître l'efficacité des mesures d'urgence et l'organisation des opérations de sauvetage d'urgence.
Nous allons dans un établissement médical et prophylactique
Des plans d'action sont élaborés dans des domaines très variés. Si, par exemple, en raison de la nature de vos fonctions officielles, vous devez établir un plan de mesures de désinsectisation dans un établissement médical, vous devez d'abord analyser la situation pour les points clés qui nécessitent l'attention de la direction dans ce zone particulière.
Un tel plan peut consister en des mesures d'organisation, comprenant des discours et des conférences pour le personnel médical sur la prévention des maladies infectieuses avec l'organisation de tests, la réalisation et le contrôle de la qualité des travaux de désinfection et de stérilisation, le nettoyage général dans chacun des services, l'identification des cas des maladies infectieuses et la mise en œuvre d'un ensemble de mesures anti-épidémiques.
Le plan devrait prévoir des tournées administratives de toutes les divisions afin de contrôler le respect du régime sanitaire et hygiénique, de programmer des mesures de désinsectisation et de dératisation et de procéder aux tests de laboratoire sanitaires et microbiologiques nécessaires. La liste des actions doit obligatoirement inclure la fourniture, la réparation ou le remplacement de matériel médical, l'introduction de nouvelles méthodes de stérilisation et de désinfection. De plus, il est nécessaire de prévoir des mesures pour la préparation des locaux pour la saison de chauffage, la désinfection systématique de l'air, la ventilation des chambres et le respect du régime de température.
Un approvisionnement adéquat en médicaments et désinfectants doit être fourni, des discussions préventives entre les patients sur la prévention des maladies infectieuses et la nécessité d'un mode de vie sain doivent être organisées.
Comment planifier un comité de parents à l'échelle de l'école
Les plans d'action sont souvent élaborés dans les domaines de la surveillance publique. À titre d'exemple, considérons le travail du comité de parents de l'école. Le but de ses activités est de participer activement à la vie de l'école, d'aider le personnel enseignant et d'organiser divers événements avec les enfants.
Le comité de parents est élu par l'assemblée générale pour une période généralement égale à une année scolaire, et il doit résoudre des tâches pour identifier les besoins et les intérêts des écoliers, déterminer les moyens de les atteindre et élaborer un programme approprié.
Comment planifier une activité scolaire? Que doit faire exactement un comité de parents? La liste peut consister à animer des réunions de parentalité planifiées dans la classe avec la constitution du patrimoine scolaire, la conception de stands d'information, le travail avec les familles défavorisées sous réserve d'inscription intra-scolaire. Dans ce cas, la tâche du comité de parents est de discuter avec ceux des parents qui ne sont pas en mesure d'assurer le contrôle nécessaire sur le comportement et l'apprentissage des enfants.
Choses à garder à l'esprit
Le plan devrait inclure la programmation des réunions, les repas scolaires, les soins de santé et l'hygiène. Il peut aborder la question du nettoyage des écoles avec la participation des parents, ainsi que l'organisation de tables rondes, d'événements d'orientation professionnelle et de consultations parentales.
Un point distinct doit nécessairement inclure l'information de la direction de l'école sur les décisions prises par le comité et l'état d'avancement de leur mise en œuvre.
En règle générale, le plan d'action du comité de parents comprend des questions de certification finale des élèves du secondaire, des rencontres avec les enseignants à des fins de consultation. Il est également prévu que les parents participent à des activités parascolaires et à des compétitions sportives dans toute l'école ou dans une classe individuelle.
Un point supplémentaire peut être de récompenser les parents pour leur réussite scolaire et leur participation active à la vie scolaire.
Irina Prokofieva, responsable des opérations du programme Culture et créativité UE-Partenariat oriental, a évoqué les points clés auxquels l'organisateur de l'événement devrait prêter attention.
Quand je préparais mon premier événement, on m'a parlé de la drôle de règle "Duck Face" ( La règle du visage de canard ). Cela signifie qu'extérieurement, vous devez être calme et paisible. En fait, vous pagayez activement sous l'eau pour rester à flot, mais personne ne devrait le savoir. Jusqu'à présent, je considère que c'est la règle la plus valable.
Organiser un événement n'est pas une tâche facile, mais je peux souligner 10 points clés auxquels vous devez prêter attention pour que tout se passe bien.
1. Déterminez les objectifs et le format.
Cela semble évident, mais cette question doit être abordée de manière critique. Formulez un objectif le plus précis possible : vous souhaitez transmettre un savoir aux participants, remercier des partenaires, récolter des fonds pour un projet ou faire plaisir à des invités ? Le format de l'événement dépendra de la réponse : concept, timing et durée, rôles dans l'équipe, décoration de la salle, nourriture et son.
Essayez de ne pas vous attarder sur les formats traditionnels. Attention aux "(pas) conférences", au format "pecha-heap", TED -format, petits déjeuners à thème, événements en ligne, activités de plein air. L'essentiel est que le format contribue à la réalisation de l'objectif de l'événement.
2. Faites attention à la planification.
Considérez la logistique, le contenu et la promotion de l'événement en fonction de votre plan. Créez un document accessible à toute l'équipe, dans lequel chacun peut voir les tâches de chacun et la vue d'ensemble. Tout d'abord, préparez une liste des tâches principales, puis détaillez autant que possible sous la forme d'étapes spécifiques qui doivent être prises. Il est important d'inclure dans le plan le temps qu'il faut pour terminer la tâche. Elle est souvent sous-estimée et la préparation est plus lente que prévu.
Pour la planification, vous pouvez utilisermodèles Google , des programmes tels queAsana, Trello, podium, GanttPro, Semaine d'équipe... Un document ordinaire n'échouera pas non plus. Exceller.
3. Faites un budget pour les situations imprévues.
Regardez votre liste de tâches et budgétisez-les. Il convient également de considérer les réserves pour éventualités. Par exemple, dans ma pratique, il y a eu un cas où, le jour d'un événement en plein air, il a soudainement commencé à pleuvoir. J'ai dû changer d'emplacement en urgence et transporter tout le matériel et le mobilier. Il est préférable de réfléchir à de telles situations à l'avance et de s'y préparer financièrement.
Alternativement, vous pouvez utiliserun tel modèlebudget, mais vous pouvez l'adapter ou créer le vôtre.
4. Le diable est dans les détails.
Si vous voulez surprendre agréablement vos invités, réfléchissez à tout dans les moindres détails : comment se passe l'inscription, qui rencontre les participants et sous quelle forme, quel genre de musique joue, avez-vous un angle photo intéressant, comment vos présentations sont conçues et comment l'équipe est habillée, comment les pauses sont remplies.
Par exemple, lors de l'inscription, les participants peuvent avoir la possibilité d'assister à un court atelier, de jouer à des jeux ou de regarder des vidéos informatives.
Essayez de surprendre les gens et de créer Wow -effet, dépasser leurs attentes dans les choses les plus banales. C'est ce qui crée l'atmosphère de l'événement.
5. Vérifiez l'emplacement et réfléchissez à un plan « B ».
Vérifiez toujours personnellement l'emplacement au stade de sa sélection. Au moment le plus inattendu, il peut s'avérer que le climatiseur ne fonctionne pas bien dans le hall, qu'il n'y a pas de toilettes pour les personnes ayant des besoins spéciaux ou que la largeur de la porte ne permet pas de faire entrer l'équipement à l'intérieur. Par conséquent, testez ces moments à l'avance.
Une fois que j'animais une conférence pour 50 participants, et une heure après le début, le propriétaire des lieux nous a demandé de partir sans donner de raison. En conséquence, nous avons organisé une formation d'une heure avec les participants dans un parc voisin jusqu'à ce que nous trouvions un nouveau local. Il semble que cette situation ne vous arrivera pas, mais il vaut mieux toujours avoir un plan « B ».
6. Attribuez des domaines de responsabilité.
Il est très important de répartir les tâches entre les membres de l'équipe, non seulement pendant la phase de préparation, mais aussi pendant l'événement. Répartir les responsabilités des personnes par zones. Par exemple, quelqu'un est responsable de la zone d'inscription, quelqu'un pour la réunion des intervenants, quelqu'un pour l'équipement, quelqu'un pour la restauration, quelqu'un pour l'interaction avec les médias, etc. Chacun devrait avoir sa propre zone qui doit être surveillée à tout moment de l'événement.
Distribuez le document de responsabilités à toute l'équipe afin que chacun sache qui contacter pour quel problème.
7. Informez votre public de l'événement.
Ne sous-estimez pas le temps qu'il faut pour réussir la promotion de votre événement. Le type d'événement, son public cible, ses ressources internes et son budget détermineront votre approche marketing. Lorsque vous choisissez des partenaires médias, concentrez-vous sur ceux qui communiquent spécifiquement avec votre public. Il vaut mieux avoir peu de partenaires, mais ciblés, que de parler de l'événement à tout le monde.
Il est également important de créer un message clé qui sera diffusé sur tous les canaux. Assurez-vous qu'il transmet de manière concise et précise le message de l'événement à votre public.
8. Faites attention au service.
Assurez-vous que votre équipe respecte la règle Duckface. Soyez gentil avec tous les participants, conférenciers et partenaires. Essayez de résoudre son problème ou sa question et de répondre à ses attentes, même si vous vous sentez fatigué et que vous ne vous conformez pas au plan. En fin de compte, les gens se souviendront exactement de la façon dont ils ont été traités et de l'atmosphère qu'ils ont créée, et non de ce que l'orateur disait depuis la scène.
9. Faites une dernière vérification la veille de l'événement.
Assurez-vous de dire aux participants comment se rendre sur les lieux, invitez tous les invités importants, préparez les documents imprimés, le contenu audio et vidéo. Vérifiez si chacun comprend correctement ses tâches et ses domaines de responsabilité, si les locaux sont prêts. Pour ce faire, faites une liste de contrôle, par exemple,tel.
Des listes de contrôle similaires peuvent être établies pour vérifier l'état de préparation le jour de l'événement : tout est-il en place, tout fonctionne-t-il, tout se passe-t-il conformément au calendrier.
Assurez-vous d'imprimer le programme de l'événement, laissez tous les membres de l'équipe et les bénévoles l'avoir. Fournissez également à chacun les principaux numéros de contact pour communiquer entre eux ou en cas d'urgence.
10. Demandez des commentaires.
Vous serez probablement fatigué et heureux après l'événement, mais il vous sera difficile d'évaluer objectivement comment cela s'est passé. Par conséquent, demandez aux participants de remplir les cartes de pointage imprimées à la fin de l'événement ou le formulaire en ligne à leur retour chez eux. Laissez-les évaluer différents aspects : la logistique, les intervenants, le lieu et le travail des organisateurs. Ces informations vous aideront à éviter les erreurs à l'avenir et à améliorer la qualité de vos événements. Si possible, recueillez des commentaires via les médias sociaux ou enregistrez les réponses vidéo à la fin de l'événement. Cela vous sera utile si votre événement est à nouveau organisé.
Quel que soit l'événement que vous organisez, soyez optimiste et n'ayez pas peur des surprises, et alors votre événement sera un succès !
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Irina Prokofieva, Responsable des opérations du programme de partenariat UE-Est "Culture et créativité", chef de projet certifié ( IPMA, niveau C ), co-auteur du projet Start2 Go ... A travaillé aux niveaux mondial et national d'une organisation internationale AIESEC ... Nous avons de l'expérience dans l'organisation d'événements de différents formats : des formations d'une journée aux conférences et festivals internationaux.
Bonjour tout le monde!
Chaque personne dans la vie a de nombreux moments associés aux célébrations. Les vacances sont généralement un excellent passe-temps, vous devez donc être intelligent au sujet des vacances et vous assurer d'élaborer un plan pour leur tenue.
Commençons maintenant à dresser un plan détaillé de la célébration, et la première chose à se soucier est le lieu de l'événement.
Lieu de vacances
Selon le lieu des vacances, vous devez faire vos propres ajustements au plan d'organisation des vacances. Le lieu de la célébration peut être organisé dans différents endroits.
Première option c'est un espace loué, un café, un club, un café ou un restaurant.
Si vous décidez de louer une salle, alors vous devez immédiatement discuter avec ses propriétaires des problèmes de sa décoration, de son équipement musical, d'un DJ, d'un menu avec boissons et collations.
Peut-être que les termes et conditions de ces services s'intégreront bien dans le budget de l'événement, et vous vous occuperez du reste des préparatifs.
La deuxième option la nature peut être le lieu de la célébration. Sortir à un événement dans la nature, que ce soit en forêt ou sur un plan d'eau, mais même au milieu d'un champ, est une excellente idée.
Lors de la tenue d'un événement dans la nature, vous devez vous occuper des abris en cas de mauvais temps, vous devez également penser à la question de l'alimentation autonome si vous prévoyez d'organiser de grandes vacances.
Eh bien, la troisième option: vous pouvez planifier des vacances à la maison, cette option convient si vous vivez dans votre propre maison ou si vous avez une maison de campagne. Je l'aime plus que tout, puisque je vis dans une maison.
Choisissez le bon moment
Assurez-vous de calculer début de la activité. De plus, lors du réglage de l'heure, tenez compte des points suivants :
D'abord: Commodité pour les clients - tenez compte ici de la fin des heures de travail, du temps de préparation du voyage pour les vacances, du chemin vers le lieu de sa détention.
Seconde: Les circonstances dont dépend le début de l'événement (dans le cas où le jour férié est lié à n'importe quel moment de la journée)
Troisième: Horaires d'ouverture des organismes de transport, car tout le monde n'a pas de voiture, quelqu'un viendra vous voir en transports en commun.
Lorsque l'heure de début des vacances est planifiée, assurez-vous d'avertir tous les invités, par exemple, envoyez ou livrez des invitations, ou appelez simplement tout le monde par téléphone.
Il est maintenant temps de planifier votre budget de vacances
Budget événementiel
Le budget de l'événement dépend des facteurs suivants :
1. nombre d'invités, - en fonction du nombre, le coût de la nourriture et des boissons, ainsi que le nombre de cadeaux, variera.
2. menu de vacances- vous devez réfléchir avec compétence au menu des fêtes et ajuster les finances en fonction du type de nourriture que vous servirez et de ce que vous boirez (si vous le souhaitez).
3. En fonction du programme des vacances, de la disponibilité et du nombre de concours - prévoyez les dépenses pour prix et cadeaux aux gagnants de ces concours.
4. Assurez-vous de proposer des surprendre pour les vacances, n'oubliez pas d'en inclure les frais.
5. Décoration de l'aire de jeux peut également affecter le budget de l'événement.
La prochaine étape de l'élaboration d'un plan d'organisation des vacances sera :
Répartition des tâches
Lors de l'attribution des responsabilités, vous devez choisir premier, qui ajustera le déroulement des vacances et l'orientera, si nécessaire, dans la bonne direction.
Sur ses épaules retombera également l'obligation de se conformer à une règlements l'événement (l'heure des concours, le service de certains plats, la correction du travail du DJ), en général, le présentateur doit être choisi sensé et groovy.
Attribuez-lui également quelques assistants parmi les invités, prévenez-les simplement à l'avance.
Organiser un accompagnement musical. Préparez la musique nécessaire à l'avance, discutez si le présentateur a besoin de musique pour le programme des vacances.
Il se peut que vous ayez besoin de diverses pistes d'accompagnement ou d'un type de chanson que vous n'aurez pas le temps de rechercher plus tard. Voyez également comment cela peut affecter votre humeur.
Alternativement, vous pouvez engager un DJ, mais il devrait également parler à l'hôte quelques jours avant les vacances afin qu'il soit prêt.
Engagez un photographe ou demandez à quelqu'un que vous connaissez avec des compétences en photographie d'organiser une séance photo des vacances. Croyez-moi, il est toujours agréable de regarder à travers de bonnes photos à l'avenir.
Un tournage vidéo de l'événement peut également être organisé, mais ce n'est pas pour un amateur, souvent un photographe suffit.
La programmation
Avec l'hôte, élaborez un programme pour les vacances, réfléchissez bien aux règles de l'événement.
Dans le programme de vacances, incluez l'interaction des invités les uns avec les autres, par exemple, organiser des concours, des compétitions, jouer des scènes amusantes, en général, montrer votre imagination ou utiliser Internet. Venez avec une surprise pour les vacances.
Après avoir configuré le programme, organisez l'interaction de l'hôte, du DJ et des assistants présentateurs.
Et enfin, quand les vacances sont arrivées, alors célébrez-les de tout votre cœur, ne vous versez pas des tonnes d'alcool en vous, participez à toutes les compétitions, ne vous inquiétez pas, tout événement doit être célébré à grande échelle.
Des vacances bien organisées resteront longtemps dans les mémoires, et il est souhaitable que ce ne soient que de bons souvenirs. Par conséquent, assurez-vous de réfléchir à l'organisation des vacances à venir.
Sur ce je terminerai, n'oubliez pas de vous abonner aux mises à jour du blog, l'auteur du blog était avec vous « » Menkov Sergueï.
Tout le meilleur pour passer un bon moment!
PS. Je joue un peu de guitare, donc je visite régulièrement Youtube à la recherche de jeu de guitare intéressant, écoute envoûtante !!!