आधिकारिक पत्र लिखना। व्यापार पत्र डिजाइन नियम

एक सेवा पत्र एक दस्तावेज है जो व्यावसायिक संचार का एक अभिन्न अंग है। सबसे अधिक बार, यह डाक सेवा द्वारा प्रेषित होता है और सूचनाओं के आदान-प्रदान के एक विशेष तरीके के रूप में कार्य करता है।

बुनियादी अवधारणाओं

विभिन्न आर्थिक या उत्पादन मुद्दों को हल करने के लिए व्यावसायिक पत्राचार की आवश्यकता होती है। इसकी मदद से, उद्यम और संगठन बाहरी वातावरण के साथ संवाद करते हैं: भागीदार, ग्राहक या सरकारी एजेंसियां। आमतौर पर इसके लिए एक सेवा पत्र का उपयोग किया जाता है।

इस प्रकार एक लिखित दस्तावेज़ को सामान्य रूप से कहा जाता है, जो हो सकता है:

• पहले प्राप्त संदेशों या पूछताछ का जवाब देकर;
• साथ में अन्य दस्तावेजों या सामग्रियों के साथ पतेदार को भेजा गया कागज;
• एक पहल पत्र, उस स्थिति में जब संचार का दूसरा तरीका असंभव है।

सूचीबद्ध विकल्पों में से प्रत्येक की अपनी विशेषताएं हैं। फिर भी, सामान्य नियम हैं जिनके अनुसार कोई भी सेवा पत्र आमतौर पर तैयार किया जाता है। यह समझ में आता है, क्योंकि यह व्यापार पत्राचार के साथ है, उदाहरण के लिए, अधिकांश लेनदेन का निष्कर्ष सबसे अधिक बार शुरू होता है। एक उचित रूप से निष्पादित दस्तावेज़ संभावित भावी भागीदार के अभिभाषक पर एक अनुकूल प्रभाव पैदा कर सकता है।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

सेवा पत्र में निहित जानकारी के आधार पर, यह हो सकता है:

1. साथ में। मामले में जब इसमें एक संदेश होता है कि इसके लिए अनुप्रयोगों का एक पैकेज है।
2. दावा। यानी यह किसी विशेष स्थिति (दावा) पर असंतोष व्यक्त करता है।
3. शिक्षाप्रद। पाठ में कुछ निर्देश दिए गए हैं।
4. वारंटी। प्रेषक दस्तावेज़ में निर्धारित दायित्वों के भविष्य में पूर्ति की पुष्टि करता है।
5. सूचनात्मक। पत्र में ऐसी जानकारी होती है जो प्राप्तकर्ता को रूचि दे सकती है।
6. विज्ञापन। सहयोग को आकर्षित करने के लिए जानकारी प्रदान की गई है।
7. अधिसूचना पत्र द्वारा। सार्वजनिक कार्यक्रमों के संचालन के बारे में जानकारी।
8. पुष्टिकरण पत्र। कुछ दस्तावेज या सामग्री प्राप्त करना।
9. अनुरोध पत्र द्वारा। पाठ में अभिभाषक को कार्रवाई के लिए प्रेरित करने की अपील है।
10. पत्र-संदेश द्वारा। इसमें प्रेषक पक्षों को पारस्परिक हित की विशिष्ट जानकारी प्रदान करता है।

इन दस्तावेजों का उद्देश्य संगठनों या इसकी संरचनात्मक इकाइयों के बीच संबंध बनाए रखना है।

दावा पत्र तैयार करना

सहयोग के मामलों में, कभी-कभी ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जब एक पक्ष, किसी न किसी कारण से, अपने दायित्वों को पूरा नहीं करता है। इस मामले में, भागीदार पहले अपने प्रतिपक्ष को एक पत्र भेजता है। इसमें, वह, एक नियम के रूप में, अपने कानूनी अधिकारों के उल्लंघन को खत्म करने के लिए अपने प्रस्तावों को निर्धारित करता है। यह एक सेवा पत्र है। ऐसे दस्तावेज़ का एक नमूना मनमाने ढंग से संकलित किया जा सकता है। इस मामले में, निम्नलिखित बिंदुओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

1. साझेदारी पर ध्यान देने के साथ औपचारिक और व्यावसायिक होना चाहिए।
2. दावे का सार बहुत स्पष्ट रूप से व्यक्त किया जाना चाहिए।
3. सूचना की प्रस्तुति के दौरान, आपको विशिष्ट तथ्यों के साथ दृढ़तापूर्वक कार्य करने की आवश्यकता होती है।

दावा पत्र में शामिल होना चाहिए:

• प्रेषक का विवरण (नाम, वापसी का पता और संचार के लिए टेलीफोन नंबर);
• प्राप्तकर्ता के बारे में पूरी जानकारी;
• उन परिस्थितियों का विवरण जिनमें संघर्ष की स्थिति उत्पन्न हुई;
• कानूनी मानदंडों के संदर्भ में, उनके हिस्से के लिए, प्रतिपक्ष द्वारा उल्लंघन किया गया था;
• उनके कार्यान्वयन के समय के संकेत के साथ उल्लंघन को खत्म करने के लिए विशिष्ट आवश्यकताएं;
• यदि विरोधी पक्ष उनके कार्यान्वयन से बचता है तो परिणाम हो सकते हैं।

सेवा पत्र कैसे तैयार किया जाता है, इस पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। टेम्प्लेट को डिज़ाइन किया जाना चाहिए ताकि घुसपैठिए इसे खतरे के रूप में न देखें। यह याद रखना चाहिए कि यह सिर्फ एक कानूनी अनुस्मारक है।

पंजीकरण नियम

सेवा पत्रों के डिजाइन पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। सच है, कानून इसके लिए किसी सख्त नियम और कानून का प्रावधान नहीं करता है।

इसके बावजूद, ऐसे दस्तावेजों को तैयार करते समय, निम्नलिखित अनिवार्य बिंदुओं को ध्यान में रखना आवश्यक है:

1. कोई भी सेवा पत्र लेटरहेड पर होना चाहिए। यह लिपिक विशेषज्ञों द्वारा अग्रिम रूप से विकसित किया गया है और उद्यम के प्रमुख के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया है।

2. दस्तावेज़ में कुछ विवरण होने चाहिए:

2.1. प्राप्तकर्ता और प्रेषक के बारे में जानकारी।

2.2. इस पत्र का आउटगोइंग नंबर और तारीख। यह पंजीकरण के लिए आवश्यक है।

2.4. शीर्षक।

2.5. किसी भी आवेदन की उपलब्धता के बारे में जानकारी, उनके नाम और संख्या का संकेत।

2.6. इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी (स्थिति और पूरा नाम)।

3. पत्र में केवल एक प्रश्न पर विचार किया जाना चाहिए। कई विषयों की उपस्थिति से कलाकार को चुनना मुश्किल हो जाएगा।

4. सूचना को यथासंभव संक्षिप्त लेकिन स्पष्ट रूप से प्रस्तुत किया जाना चाहिए। यह वांछनीय है कि पाठ दो पृष्ठों से अधिक नहीं होना चाहिए।

5. प्राप्तकर्ता के विवरण को सही ढंग से इंगित करें। यदि हम किसी संगठन के बारे में बात कर रहे हैं, तो आपको निम्नलिखित क्रम का पालन करना होगा:

5.1. कंपनी का नाम (नाममात्र मामले में)।

5.2. संरचनात्मक इकाई (यदि आवश्यक हो)।

5.3. प्राप्तकर्ता की स्थिति (मूल मामले में)।

5.4. उनके आद्याक्षर।

5.5. कंपनी का डाक पता।

6. यदि कई पते हैं, तो पहले मुख्य को इंगित किया जाता है, और फिर अन्य सभी को।

यदि हम इन सभी बिंदुओं को ध्यान में रखते हैं, तो सेवा पत्रों का पंजीकरण, सिद्धांत रूप में, मुश्किल नहीं होगा।

प्रस्तुति का क्रम

दस्तावेज़ को सही ढंग से तैयार करने के लिए, इसमें सूचना की प्रस्तुति के एक निश्चित अनुक्रम को ध्यान में रखना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, आप इस विकल्प पर विचार कर सकते हैं कि प्रतिक्रिया का सेवा पत्र कैसे लिखा जाए। सबसे पहले, आपको यह याद रखने की आवश्यकता है कि शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, आपको सूचना प्राप्त होने के 24 घंटे के भीतर प्रतिक्रिया देनी होगी। अगर हम इलेक्ट्रॉनिक संदेश के बारे में बात कर रहे हैं, तो इष्टतम समय दो घंटे से अधिक नहीं होगा। ऐसे मामले में जब इस तरह के नियम का पालन करना संभव नहीं है, तो बेहतर है कि साथी को एक उपयुक्त संदेश भेजा जाए।

वास्तव में, पत्र में दो भाग होंगे:

1. परिचयात्मक। प्रेषक इसे लिखने का विषय, कारण और आधार बताता है। यहां आप नियामक कृत्यों का उल्लेख कर सकते हैं, जो कानून के अनुसार प्रतिक्रिया प्रदान करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं। इसके अलावा, यह विचाराधीन स्थिति के संबंध में कुछ बिंदुओं पर ध्यान देने योग्य है। वे मुद्दे के सार को प्रकट करने में मदद करेंगे।
2. मुख्य वाला। यह हिस्सा स्पष्टीकरण और अनुनय के बारे में है। पाठ स्पष्ट, स्पष्ट और संक्षिप्त होना चाहिए, और प्रस्तुत तथ्यों को सत्यापित और उद्देश्यपूर्ण होना चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो वास्तविक संख्याओं से उनकी पुष्टि की जा सकती है।

इस पाठ के बाद आमतौर पर अनुलग्नकों की सूची होती है। दस्तावेज़ प्रेषक के हस्ताक्षर के साथ समाप्त होता है। इसके अलावा, आपको यह जानना होगा कि सेवा पत्र कैसे लिखना है ताकि पता करने वाले को नाराज न करें। सबसे पहले, उसे "प्रिय" वाक्यांश के साथ संबोधित करना शुरू करना उचित है। दूसरे, आप पाठ में क्रियाविशेषणों का उपयोग कर सकते हैं जैसे "अपने वाक्यों का ध्यानपूर्वक अध्ययन करना" या "अपनी टिप्पणियों की सावधानीपूर्वक जाँच करना।" इस तरह के शिष्टाचार से दोनों पक्षों को ही फायदा होगा।

प्रक्रिया

सेवा पत्र लिखना क्लर्कों, सचिवों या अन्य कर्मचारियों की जिम्मेदारी है जिन्हें ये कर्तव्य सौंपे गए हैं। काम पर जाने के लिए, उन्हें अपने कार्यों में एक निश्चित क्रम का पालन करना चाहिए। इस तरह के दस्तावेज़ को तैयार करने की प्रक्रिया आमतौर पर निम्नलिखित चरणों से गुजरती है:

1. मामले की परिस्थितियों का गहन अध्ययन। इसे हल करने के संभावित तरीकों का सही आकलन करने के लिए स्थिति को पूरी तरह से अपनाना आवश्यक है।
2. एक मसौदा पत्र तैयार करना। यहां ऊपर बताई गई सभी आवश्यकताओं को ध्यान में रखना आवश्यक है।
3. तैयार पाठ का समन्वय। कभी-कभी इसे प्रबंधक की टिप्पणियों को ध्यान में रखते हुए संपादित करना पड़ता है। वह इस विषय पर कुछ स्पष्टीकरण या स्पष्टीकरण दे सकता है।
4. इसके प्रमुख द्वारा अनुमोदन।
5. दस्तावेज़ का अंतिम पंजीकरण और हस्ताक्षर।
6. पत्र का पंजीकरण।
7. प्राप्तकर्ता को पत्राचार भेजना।

इन सभी चरणों से गुजरने के बाद ही पत्र, प्राप्तकर्ता तक पहुंचने के बाद, उसे सौंपे गए मिशन को पूरा करने में सक्षम होगा।

अनिवार्य विनियमन

सेवा पत्र तैयार करने के लिए, यह ध्यान रखना आवश्यक है कि इसका पहला पृष्ठ एक विशेष रूप में मुद्रित होना चाहिए। बाकी के लिए, आप साधारण खाली A4 शीट का उपयोग कर सकते हैं। यहां आपको यह याद रखने की आवश्यकता है कि टेक्स्ट फ़ील्ड की अपनी सीमाएँ हैं: ऊपर और नीचे 2 सेंटीमीटर, बाएँ 3.5 सेंटीमीटर और दाएँ 1 सेंटीमीटर हैं। जानकारी को एक शीट पर फिट करने के लिए आपको मानक आकारों को नहीं तोड़ना चाहिए। सभी नियमों का पालन करना और केवल एक अतिरिक्त पृष्ठ जोड़ना बेहतर है।

आपको सभी नियमों के अनुसार टेक्स्ट भी टाइप करना होगा:

1. मुद्रण के लिए, मानक टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट का उपयोग करें। अन्य विकल्पों का उपयोग न करना बेहतर है।

2. फ़ॉन्ट आकार भी विनियमित होते हैं:

• मुख्य पाठ के लिए - 14;
• पेज अरेंजमेंट और परफॉर्मेंस मार्क - 12.

3. आवश्यक वस्तुओं की नियुक्ति भी नियमों के अनुसार की जाती है:

• लाइन रिक्ति - 1;
• पाठ का संरेखण "चौड़ाई में" बनाया गया है;
• हाइफ़नेशन स्वचालित रूप से रखे जाते हैं;
• पंजीकरण संख्या से शीर्षक तक की दूरी 2 पंक्ति रिक्ति है, और इससे मुख्य पाठ तक - 3.

उपयुक्त नियुक्ति के पत्रों के सही डिजाइन के लिए इन मानकों का अनुपालन अनिवार्य है।

आवश्यकता का स्थान

एक मानक व्यावसायिक पत्र को सही ढंग से लिखने के लिए, आपको स्पष्ट रूप से यह जानना होगा कि इसके विवरण और घटक कहाँ स्थित होने चाहिए। इन सवालों के जवाब GOST R 6.30-2003 में निहित हैं। यह सेवा पत्र के रूप का विस्तार से वर्णन करता है। वास्तव में, यह एक नमूना है जिसमें दस्तावेज़ के सभी विवरणों की समग्रता एक निश्चित तरीके से स्थित होती है। इसके लिए आवश्यक है:

1. सेवा (व्यवसाय) पत्रों को औपचारिक रूप देने की प्रक्रिया को एकीकृत करना।
2. मैन्युअल रूप से कुछ काम करने की आवश्यकता को कम करते हुए, मानक रूपों को पहले से केंद्रीय रूप से तैयार करने में सक्षम हो।
3. जानकारी के लिए दृश्य खोज को सुगम और छोटा करें।
4. कंप्यूटिंग और अन्य उपकरणों का उपयोग करके पत्रों को संसाधित करने की संभावनाओं का विस्तार करें।

तो, एक सामान्य व्यावसायिक पत्र के लिए, 30 मानक विवरण का उपयोग किया जाता है, जो ग्यारह अनिवार्य क्षेत्रों में स्थित हैं:

• प्रतीक और हथियारों का कोट;
• लेखक;
• प्रारंभिक आंकड़े;
• शीर्ष लेख;
• अनुमोदन;
• पता करने वाला;
• संकल्प;
• मूलपाठ;
• हस्ताक्षर और संलग्नक;
• समन्वय और आश्वासन;
• निशान।

कुछ क्षेत्रों में जानकारी रखने से विशेषज्ञ दस्तावेज़ को बेहतर ढंग से नेविगेट कर सकते हैं, और सामान्य उपयोगकर्ताओं के लिए इसे बनाना आसान बनाता है।

प्राथमिक आवश्यकताएं

कुछ अधिकारी गलती से मानते हैं कि बिना किसी नियम और विनियमों का पालन किए, मनमाने ढंग से व्यावसायिक पत्राचार किया जा सकता है। लेकिन इसके लिए जिम्मेदार विशेषज्ञों को आधिकारिक पत्रों के लिए बुनियादी आवश्यकताओं को जानना चाहिए:

1. एक विशेष (कंपनी) लेटरहेड की उपस्थिति।
2. प्रॉप्स का सही उपयोग और प्लेसमेंट।
3. पाठ पठनीय और अच्छी तरह से संपादित होना चाहिए। मुद्दे के सार को व्यक्त करने के लिए, सरल, सामान्य वाक्यों को वरीयता देना बेहतर है। आपको अपने आप को संक्षेप में व्यक्त करने की आवश्यकता है, ताकि प्रत्येक शब्द में अधिकतम जानकारी हो।
4. प्रकार के आधार पर, दस्तावेज़ को तदनुसार तैयार किया जाना चाहिए। पत्र में कई पहलू भी हो सकते हैं। इस मामले में, प्रस्तुत करते समय, आपको उन्हें संयोजित करने का प्रयास करना चाहिए।
5. टाइपिंग के लिए स्थापित मानदंडों का सही ढंग से उपयोग करें।
6. पत्र की सामग्री में स्पष्ट अभिव्यक्तियों से बचने की कोशिश करें। प्राप्तकर्ता इन वाक्यांशों को खतरों के रूप में देख सकता है। वाक्यों का निर्माण करते समय, "स्पष्ट रूप से", "जैसा जाना जाता है", "संभव" और "निम्नानुसार" जैसे प्रारंभिक शब्दों का उपयोग करना बेहतर होता है।

व्यवहार में इन आवश्यकताओं की पूर्ति उद्यम में सही दस्तावेज़ प्रवाह को बनाए रखने में मदद करती है।

पत्र अनादि काल से लिखे गए हैं और आज भी लिखे जा रहे हैं। वे लोगों के बीच संचार के लिए एक उपकरण के रूप में काम करते हैं, वार्ताकार के सार को स्पष्ट रूप से बताने में मदद करते हैं, जो इसे लिखने का कारण था। इस लेख में, हम कई प्रकार के व्यावसायिक पत्राचारों को देखेंगे और सीखेंगे कि व्यावसायिक पत्रों को सही तरीके से कैसे लिखा जाए।

किसी भी व्यावसायिक पत्र को सही ढंग से लिखने के लिए, आपको इसके सार और ठीक से संरचना को स्पष्ट रूप से बताने में सक्षम होना चाहिए। व्यावसायिक पत्राचार कंपनी द्वारा अपने स्वयं के लोगो और पते के साथ अनुमोदित प्रपत्रों पर किया जाता है। ऊपरी दाएं कोने में, प्राप्तकर्ता कंपनी के प्रमुख की स्थिति और नाम से युक्त हेडर भरें। हेडर के अंत में प्रेषक के बारे में संक्षिप्त जानकारी लिखी जाती है। पत्र लिखने का अगला चरण अपील लिखना है। यह अलग लग सकता है, यह पता करने वाले के साथ परिचित होने की डिग्री पर निर्भर करता है। यदि आप उसे व्यक्तिगत रूप से जानते हैं, तो आप उसे इस तरह संबोधित कर सकते हैं: "प्रिय सर्गेई यूरीविच!" यदि प्राप्तकर्ता एक अजनबी है, तो अपील इस तरह दिख सकती है: "प्रिय श्री इवानोव!" यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि इन मामलों में "भगवान" शब्द को छोटा करना या उपनाम और पहले नाम के बजाय आद्याक्षर रखना अस्वीकार्य है। पत्र के सार को संक्षिप्त रूप में संप्रेषित करना प्रस्तावना का कार्य है। अक्सर इसमें एक पैराग्राफ होता है। प्रस्तावना को पढ़ने के बाद, प्राप्तकर्ता को पहले से ही पत्र की सामग्री की एक संक्षिप्त समझ होनी चाहिए। इसके बाद, मुख्य पाठ शुरू होता है, जिसमें कई पैराग्राफ होते हैं। पाठ को स्थिति के बारे में आपके विचारों को संक्षेप में बताना चाहिए। यह वांछनीय है कि मुख्य पाठ चार अनुच्छेदों से अधिक न हो। पत्र को एक निष्कर्ष के साथ पूरा किया जाना चाहिए, जहां पत्र के परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है, तारीख और हस्ताक्षर जोड़े जाते हैं जो प्रेषक के नाम और स्थिति को दर्शाते हैं। अपील लिखने के कारण के आधार पर, कभी-कभी इसे शब्दों के साथ समाप्त करना उचित होता है: "ईमानदारी से आपका!", "आगे सहयोग की आशा के साथ", आदि। सबसे आम प्रकार के व्यावसायिक पत्रों में से एक गारंटी पत्र है। अपने मुख्य पाठ में, लेखक एक या किसी अन्य वादे की पूर्ति की गारंटी देता है, गारंटी के प्रदर्शन के लिए समय सीमा की घोषणा करता है और वारंटी दायित्वों के उल्लंघन के मामले में जब्ती की राशि निर्धारित करता है।

आप द्वारा इसे यहां पर डाउनलोड किया जा सकता है।

धन्यवाद पत्र भी व्यवसाय के प्रकारों में से एक हैं, लेकिन व्यक्तिगत श्रेणी से। उन्हें कंपनी के लेटरहेड या ग्रीटिंग कार्ड पर जारी किया जा सकता है। मुख्य पाठ में अभिभाषक की बधाई शामिल होनी चाहिए, जो उस घटना का संकेत देती है जिसने पत्र और प्राप्तकर्ता की उत्कृष्ट सेवाओं को प्रेरित किया।

हमारी वेबसाइट पर।

एक प्रबंधक की ओर से एक उद्यम के एक कर्मचारी के लिए सिफारिश के पत्र सबसे अधिक बार तैयार किए जाते हैं। इनमें कर्मचारी के सर्वोत्तम गुणों, उसकी खूबियों और उपलब्धियों के बारे में जानकारी होती है। आमतौर पर, ऐसे पत्रों में, पिछला नियोक्ता अपने कर्मचारी को भविष्य के नियोक्ता को प्रमाणित करने के लिए तैयार होता है।

यहाँ डाउनलोड करें।

अपने व्यावसायिक पत्राचार में संगठन अकेले नहीं हैं। नौकरी की तलाश करते समय, आपको व्यावसायिक शिष्टाचार का भी पालन करना चाहिए। आवेदक को एक फिर से शुरू और एक कवर पत्र को सही ढंग से तैयार करने में सक्षम होना चाहिए, जिसमें नियोक्ता के लिए एक अपील संक्षिप्त रूप में लिखी गई है, वांछित रिक्ति के बारे में जानकारी का स्रोत, आवेदक का नाम और उसका फोन नंबर इंगित किया गया है।

क्या आप रूस में काम करते हैं या आप यहां काम करने की तैयारी कर रहे हैं? हो सकता है कि आपके ग्राहकों और भागीदारों में रूसी हों? या आप सिर्फ रूस में रहते हैं और बैंक कर्मचारियों के बारे में शिकायत करना चाहते हैं ... ऐसी कई स्थितियां हैं जब आपको रूसी में आधिकारिक पत्र लिखने की आवश्यकता हो सकती है। यह सही तरीके से कैसे किया जा सकता है?

एक व्यावसायिक पत्र की संरचना और सामग्री

एक व्यावसायिक पत्र की संरचना और सामग्री, मुझे ऐसा लगता है, कमोबेश सभी देशों में समान है। निश्चित रूप से एक अपील होगी ("प्रिय, मिखाइल पेट्रोविच!"), मुख्य पाठ, पत्र के अंत में शिष्टाचार वाक्यांश ("ईमानदारी से") और लेखक के हस्ताक्षर। यदि यह एक ईमेल नहीं है, बल्कि कागज पर एक पत्र है, तो और भी बहुत कुछ होगा:

• उस कंपनी का नाम जिसमें लेखक काम करता है, उसका संपर्क विवरण, ट्रेडमार्क;
• कंपनी का नाम जिसमें पताकर्ता काम करता है, उसका संपर्क विवरण, स्थिति, उपनाम और पता करने वाले के आद्याक्षर;
• वह तारीख जब पत्र लिखा गया था (महत्वपूर्ण: रूस में हम पहले नंबर लिखते हैं, फिर महीना, फिर वर्ष);
• लेखक के हस्ताक्षर और कंपनी की मुहर;
• अन्य विवरण (संकल्प, हथियारों का कोट, गोपनीयता चिह्न, आदि) हो सकते हैं।

लेकिन प्रत्येक सहारा कहाँ स्थित होना चाहिए? यह एक विशेष राज्य मानक (1 जुलाई, 2018 से - एक नया राज्य मानक) में दर्ज किया गया है। मैंने अपने ब्लॉग में एक व्यावसायिक पत्र की मूल संरचना (केवल मूल विवरण) को भी स्पष्ट रूप से दर्शाया है।

मुझे यकीन है कि आप जानते हैं कि मेरे बिना पत्र के पाठ में क्या लिखना है। लेकिन इसे रूसी में कैसे लिखें - हम इसके बारे में आगे बात करेंगे!

व्यावसायिक पत्रों में क्लिच वाक्यांश

व्यावसायिक पत्रों में भाषा हमेशा बहुत मानकीकृत होती है, और रूसी कोई अपवाद नहीं है। बुनियादी क्लिच सीखने के लिए पर्याप्त है, उन्हें आवश्यक शब्दों के साथ पूरक करना सीखें - और आप पहले से ही व्यावसायिक पत्राचार के स्वामी हैं!

कृपया ध्यान दें कि एक पत्र लिखा जा सकता है:
ए) कंपनी की ओर से:
कंपनी एन. सूचित/धन्यवाद/आमंत्रण आदि। - सबसे औपचारिक संस्करण

बी) सभी कर्मचारियों की ओर से (हम):
हम सूचित करते हैं, धन्यवाद, आमंत्रित करते हैं।

सी) खुद से:
कंपनी की ओर से, मैं आपको सूचित करता हूं, मैं अपना आभार व्यक्त करता हूं, मैं आपको आमंत्रित करता हूं। - कम से कम औपचारिक संस्करण

अब देखते हैं कि रूसी में व्यावसायिक पत्राचार में कौन से क्लिच स्वीकार किए जाते हैं।

अभिवादन

1. प्रिय श्री इवानोव! / प्रिय, श्रीमती इवानोवा!- सबसे औपचारिक विकल्प (इस तरह आप केवल एक बहुत बड़े बॉस या ... एक मंत्री के पास जाते हैं)।
2. प्रिय मिखाइल पेट्रोविच! / प्रिय मारिया पेत्रोव्ना!यह भी एक बहुत ही औपचारिक शैली है। अक्सर हम आधिकारिक पत्रों में इस तरह लिखते हैं। "देवियो और सज्जनों!" - अगर हम उस व्यक्ति का नाम नहीं जानते हैं जिसे हम लिख रहे हैं।
3. ई-मेल में, कम औपचारिक विकल्प स्वीकार्य हैं: "नमस्ते, मिखाइल पेट्रोविच!", "मिखाइल पेट्रोविच, शुभ दोपहर!", "मिखाइल, हैलो!"... बहुत कुछ उस व्यक्ति के साथ आपके परिचित की डिग्री और उसकी स्थिति पर निर्भर करता है। यदि आप नहीं जानते कि कौन सा विकल्प पसंद करना है, तो इसकी अपील को कॉपी करें। लेकिन जो व्यक्ति आपसे उम्र में बड़ा है या उच्च पद पर है, उसके लिए यह लिखना बेहतर है: "प्रिय, ..."।

अंत में शिष्टाचार वाक्यांश

• सबसे आम और सुरक्षित विकल्प है " भवदीय, ...».
• यदि आप भागीदारों को लिखते हैं, तो आप लिख सकते हैं: " हम आगे सहयोग की आशा करते हैं।», « आगे सहयोग के लिए तत्पर". साथ ही, सहयोग "परस्पर लाभकारी" और "फलदायी" हो सकता है।
• जिन लोगों को आप अच्छी तरह से जानते हैं, उनके लिए आप ईमेल में अपने बारे में कुछ रचनात्मक लिख सकते हैं (जब तक कि यह एक गंभीर औपचारिक ईमेल न हो, निश्चित रूप से)।

विषय पर पिछले संपर्कों के लिंक

• + के अनुसार क्या?: "टेलीफोन पर बातचीत के अनुसार", "हमारे पिछले समझौतों के अनुसार", "कानून के अनुसार ..."।
• + के अनुसार क्या?: "एक टेलीफोन वार्तालाप के अनुसार", "पहले से किए गए समझौतों के अनुसार", "कानून के अनुसार ..."।
• + क्या के जवाब में?: "आपके पत्र के जवाब में", "आपके अनुरोध के जवाब में", "आपकी अपील के जवाब में", आदि।

वजह

• + के संबंध में क्या? (गैसोलीन की बढ़ती कीमतों)।
• + किस कारण से? (गैसोलीन की बढ़ती कीमतों)।
• + क्या देखते हुए? (गैसोलीन की बढ़ती कीमतों)।
• परिणामस्वरूप, + किसका? (गैसोलीन की बढ़ती कीमतों)।
• परिणामस्वरूप + किस बात का? (गैसोलीन की बढ़ती कीमतों)।

प्रार्थना

• हम आपसे पूछते हैं + क्या करना है? (एक वाणिज्यिक प्रस्ताव भेजें), मैं आपसे पूछता हूं + क्या करना है? (एक वाणिज्यिक प्रस्ताव भेजें)।
• हम आभारी होंगे / हम आभारी होंगे: "यदि आप हमें नमूने प्रदान करते हैं तो मैं बहुत आभारी रहूंगा ...", "हम आयोजन के आयोजन में आपकी मदद के लिए आभारी होंगे।"
• कम औपचारिक विकल्प: “क्या आप + क्या कर सकते हैं? (एक वाणिज्यिक प्रस्ताव भेजें) "," दयालु बनें / कृपया + आप क्या करते हैं? (हमें एक वाणिज्यिक प्रस्ताव भेजें)"।

का इरादा

• "हमें आपको आमंत्रित करते हुए खुशी हो रही है ...", "कंपनी एन। आपको सूचित करते हुए खुशी हो रही है ..."।
• "हम आपको सूचित करते हैं कि ...", "हम आपको सूचित करते हैं कि ...", "कंपनी एन आपको सूचित करता है कि ...", "कंपनी की ओर से, मैं सूचित करता हूं ..."।
• "हम आपको याद दिलाते हैं कि ...", "कंपनी एन। आपको याद दिलाता है कि ..."।
• "हम आपको भेजते हैं + क्या? (वाणिज्यिक प्रस्ताव) "," हम भेजते हैं + क्या? (नई कैटलॉग) "।
• तैयार / सहमत + क्या करना है ?: "आपको पेश करने के लिए तैयार + क्या? (सहयोग) "," आपको प्रदान करने के लिए तैयार + क्या? (उत्पाद जानकारी) "," एन आपको पेशकश करने के लिए सहमत है ... ", आदि।

कृतज्ञता

"थैंक यू फॉर ...", "कंपनी एन। थैंक यू फॉर ...", "हम आपके लिए आभार व्यक्त करते हैं ...", "कंपनी की ओर से, मैं आपके लिए अपना आभार व्यक्त करता हूं .. ।" + क्या? (प्रदर्शनी के आयोजन में सहायता)।

इनकार

"हम आपको मना करने के लिए मजबूर हैं + क्या? (माल की डिलीवरी में) "," हमें आपको सूचित करते हुए खेद है + किस बारे में? (कि हम अनुबंध को समाप्त करने के लिए बाध्य हैं)।

मुझे रूसी में व्यावसायिक पत्राचार के बारे में और कहां से जानकारी मिल सकती है?

1. लेखक

व्यावसायिक दस्तावेज़ प्रवाह में, अनुरोध पत्र प्रारूप का उपयोग अक्सर तब किया जाता है जब दूसरे पक्ष की सहमति या उससे एक निश्चित सेवा प्राप्त करना आवश्यक हो जाता है। इस लेख में आपको विभिन्न स्थितियों के लिए तैयार नमूने और उदाहरण मिलेंगे, साथ ही ऐसे पत्र लिखने के नियम भी मिलेंगे।

अनुरोध पत्र तैयार करने की परंपरा और नियम विशेष रूप से व्यावहारिक कार्यप्रवाह में विकसित हुए हैं - अर्थात। विधायी स्तर पर किसी भी प्रपत्र या निर्देश को मंजूरी नहीं दी गई है। हालाँकि, सामान्य शब्दों में, निम्नलिखित संरचना का पालन किया जाना चाहिए:

1. हमेशा की तरह, पहले "हेडर" भरें, जो संबंधित संपर्क विवरण के साथ भेजने वाले संगठन का पूरा नाम, साथ ही एक विशिष्ट कर्मचारी (आमतौर पर कंपनी के निदेशक) का नाम और प्राप्त करने वाले संगठन का नाम इंगित करता है। .
2. इस प्रकार पाठ ही है, जिसमें स्थिति का विवरण और अनुरोध का औचित्य शामिल है। पाठ जितना संभव हो उतना छोटा होना चाहिए - आमतौर पर 1-2 पैराग्राफ पर्याप्त होते हैं। आपके अनुरोध को विशेष रूप से और स्पष्ट रूप से बताना महत्वपूर्ण है ताकि वार्ताकार आपकी अपील के सार को अच्छी तरह से समझ सके।
3. इसके बाद हस्ताक्षर, हस्ताक्षर का डिक्रिप्शन और संकलन की तारीख आती है।

इस प्रकार, यह ऐसे दस्तावेजों के लिए मानक विकल्प के अनुसार तैयार किया गया है - फॉर्म नीचे दिया गया है।

एक उदाहरण के रूप में तैयार किए गए नमूने का उपयोग किया जा सकता है।

ध्यान दें। दस्तावेज़ के नाम को इंगित करने या न करने का निर्णय (अर्थात बीच में "अनुरोध पत्र" लिखना) प्रेषक द्वारा किया जाता है। एक नियम के रूप में, यह उन मामलों में आवश्यक है जहां दस्तावेज़ की प्रकृति और उस उद्देश्य पर जोर देना उचित है जिसे एक कंपनी दूसरे से प्राप्त करने का प्रयास कर रही है।

चूंकि इस मामले में हम इस तथ्य के बारे में बात कर रहे हैं कि एक कंपनी किसी सेवा पर भरोसा कर रही है या यहां तक ​​​​कि अपने साथी से रियायत भी, एक पत्र लिखना, इसकी डिजाइन और यहां तक ​​​​कि भेजने को भी बहुत गंभीरता से लिया जाना चाहिए। कोई भी विवरण एक छाप बना सकता है, इसलिए यह भी बेहतर है कि मामूली बारीकियों को भी ध्यान में रखा जाए:

1. सबसे पहले, इसे भौतिक मेल का उपयोग करके भेजना बेहतर है - नियमित रूसी पोस्ट या इससे भी बेहतर एक निजी संगठन जो पत्राचार को डोर-टू-डोर और बहुत तेजी से वितरित करता है। इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक संदेश, या इससे भी अधिक फैक्स द्वारा भेजा गया, अक्सर स्पैम की तरह अधिक अवैयक्तिक रूप से माना जाता है।
2. इसके अलावा, दस्तावेज़ को दस्तावेज करने का भौतिक तरीका (यानी, एक नियमित डाक वस्तु की तरह) आपको अधिक महंगे कागज, लिफाफा, टिकट और सजावट के अन्य साधनों के कारण अनुकूल प्रभाव बनाने की अनुमति देता है।
3. पाठ लिखने के लिए, हमेशा एक लेटरहेड चुना जाता है - यह आपको अनुरोध को अधिक औपचारिकता देने की अनुमति देता है।
4. पाठ में स्पष्ट लिपिकवाद से बचना बेहतर है - अर्थात। स्थिर शब्द और भाव जो आमतौर पर व्यावसायिक वातावरण में उपयोग किए जाते हैं। वे सचमुच कहानी को "सूख" देते हैं और एक समग्र नकारात्मक प्रभाव डालते हैं। उन्हें अधिक मूल विकल्पों के साथ बदलना आसान है - उदाहरण के लिए, "मैं आपसे विचार करने के लिए कहता हूं" से "मैं इस मुद्दे को हल करने में आपकी समझ और सहायता की आशा करता हूं।"
5. अंत में, यह आमतौर पर व्यावसायिक पत्राचार की परंपराओं का पालन करने के लायक है, अर्थात। पाठ मुख्य रूप से एक आधिकारिक व्यावसायिक शैली में लिखा गया है। कोई गेय विषयांतर, बहुत जटिल वाक्य रचना, या दो (अर्थ के संदर्भ में) वाक्यांश नहीं होने चाहिए। वार्ताकार के लिए संदेश को समझना बहुत आसान बनाने के लिए ध्यान रखा जाना चाहिए - दोनों समझ और मनोवैज्ञानिक रूप से।

सलाह। यदि पाठ को हाथ से लिखना संभव है, तो इस पद्धति का उपयोग करना बेहतर है। हस्तलिखित लिपि इसे बाकियों से अलग बनाती है। हालांकि, लेखन को किसी ऐसे विशेषज्ञ को सौंपना बेहतर है जो सुलेख की तकनीकों को जानता हो।

किस्मों

विशिष्ट स्थिति के आधार पर, अक्षरों के प्रकार होते हैं। अधिकांश अनुरोध वित्तीय मामलों के बारे में हैं - उदाहरण के लिए, छूट, किसी सेवा के लिए भुगतान में कमी या आस्थगन। अनुरोध पत्र का सबसे छोटा हिस्सा किसी भी अन्य मुद्दों को हल करने में सहायता के लिए समर्पित है। सबसे आम मामलों और पत्रों के तैयार उदाहरणों पर नीचे चर्चा की गई है।

धन के आवंटन पर

दान मांगना, यहां तक ​​कि धर्मार्थ उद्देश्यों के लिए भी, एक बहुत ही गंभीर अनुरोध है। इसलिए, ड्राइंग करते समय, स्थिति का यथासंभव सटीक वर्णन करना महत्वपूर्ण है और, इसके अलावा, यह इंगित करना स्पष्ट है कि वास्तव में धन की क्या आवश्यकता है, और किस कारण से इसे किसी अन्य स्रोत से लेना असंभव है।

संकलन करते समय, आप इस तरह के नमूने को आधार के रूप में ले सकते हैं।

एनजीओ "रादुगा" से

विधान सभा के उप

सेंट पीटर्सबर्ग मिलोशनिकोव आई.एन.

प्रिय इल्या निकोलाइविच! गैर-लाभकारी संगठन रेनबो के निदेशक द्वारा आपका स्वागत है।" हमारे संगठन की स्थापना 2012 में हुई थी और इन वर्षों में ल्यूकेमिया के तीव्र रूपों से पीड़ित बच्चों को लगातार वित्तीय सहायता प्रदान कर रहा है। हमारी गतिविधि की मुख्य दिशा उपयुक्त दवाओं की खरीद और जटिल संचालन है।

इन सभी वर्षों में, हमारी गतिविधियों के लिए वित्तपोषण का मुख्य स्रोत कंपनी एलएलसी "..." थी। हालांकि, इस 2017 के अप्रैल में, फंडिंग की मात्रा में तेजी से गिरावट आई, और फिलहाल हम एक ही मात्रा में धर्मार्थ कार्यक्रम नहीं कर सकते हैं।

हमारे आंकड़ों के अनुसार, निजी दान को ध्यान में रखते हुए फंड का वार्षिक बजट 10 मिलियन रूबल होना चाहिए। इस प्रकार, वित्तपोषण की समाप्ति के संबंध में, 8 मिलियन रूबल की राशि के अंतर को कवर करना आवश्यक है। सालाना। हम आपकी सहायता की आशा करते हैं, क्योंकि इस समय प्रायोजक ढूंढना संभव नहीं है।

सादर, वी.के. श्वेतोज़ारोव

माल की डिलीवरी के बारे में

यहां आपकी रुचि और सहयोग करने की इच्छा प्रदर्शित करना महत्वपूर्ण है। इसलिए, आपको सही शब्दों को खोजने की जरूरत है ताकि वार्ताकार विश्वास से ओत-प्रोत हो और उचित निर्णय ले सके। आप इस तरह के नमूने को आधार के रूप में ले सकते हैं।

एलएलसी के सामान्य निदेशक "..."

नेक्रासोव एन.के.

कंपनी के निदेशक से "..."

एलिज़ारोवा वी.एम.

नमस्ते, निकोलाई कोन्स्टेंटिनोविच! इस साल मई में हुई कृषि पर क्षेत्रीय प्रदर्शनी में, हमारी कंपनी आपके द्वारा पेश किए गए मशीनरी और उपकरणों के नमूनों में दिलचस्पी लेने लगी।

हम माल के एक परीक्षण बैच की डिलीवरी के साथ आपके साथ सहयोग शुरू करना चाहते हैं (इस पत्र के लिए एक अलग दस्तावेज़ के रूप में एक पूरी सूची संलग्न है)। हम वस्तुओं और सेवाओं के लिए समय पर भुगतान की गारंटी देते हैं। हम दीर्घकालिक और पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग के लिए अपनी आशा व्यक्त करते हैं।

हमारे संपर्क विवरण:

आदरपूर्वक तुम्हारा, वी.एम. एलिज़ारोव

छूट के बारे में

वर्तमान में, यह काफी सामान्य प्रकार है, क्योंकि आर्थिक स्थितियाँ कई तरह से बिगड़ चुकी हैं। अनुभव से पता चलता है कि प्रतिपक्ष को छूट प्रदान करने के लिए राजी करना ऐसे मामलों में विशेष रूप से अच्छा है:

• यदि कंपनियां लंबे समय से सहयोग कर रही हैं, उदाहरण के लिए, एक वर्ष से अधिक समय से;
• अगर एक बार में बड़ी मात्रा में सामान खरीदा जाता है।

सीईओ के लिए

एलएलसी "अवांटेज" फिलिप्पोव जी.वी.

एलएलसी "वेरेस" के निदेशक से

अलेक्जेंड्रोवा के.एन.

हैलो, गेन्नेडी विक्टरोविच। हमें यह जानकर प्रसन्नता हो रही है कि हमारी कंपनियां 2 वर्षों से अधिक समय से सहयोग कर रही हैं। हम आपकी सेवाओं की लगातार उच्च गुणवत्ता के साथ-साथ कई मौजूदा मुद्दों को हल करने में सहायता के लिए आपका आभार व्यक्त करते हैं।

हम मानते हैं कि यह आपके लिए कोई रहस्य नहीं है कि पिछले एक साल में हमारे बाजार में आर्थिक स्थिति काफी खराब हो गई है। दुर्भाग्य से, इस समय हम आय की एक निश्चित कमी का अनुभव कर रहे हैं, जो तिमाही मुनाफे में कमी के साथ जुड़ा हुआ है।

इन परिस्थितियों के संबंध में, हम अगले 2018 कैलेंडर वर्ष में प्रदान की जाने वाली सेवाओं पर 10% छूट के प्रावधान में आपकी समझ और सहमति की आशा करते हैं। बेशक, ऐसा उपाय अस्थायी प्रकृति का है, और हम आर्थिक स्थिति के स्थिरीकरण के मामले में पारस्परिक रूप से लाभप्रद शर्तों पर पूर्ण सहयोग के लिए प्रतिबद्ध हैं।

आदरपूर्वक तुम्हारा, के.एन. अलेक्जेंड्रोव

किराए में कमी

इस मामले में, पत्र में आपके अनुरोध का औचित्य लगभग वही होगा जिसकी चर्चा पिछले उदाहरण में की गई थी।

सीईओ के लिए

एलएलसी "अवांटेज" फिलिप्पोव जी.वी.

एलएलसी "वेरेस" के निदेशक से

अलेक्जेंड्रोवा के.एन.

हैलो, गेन्नेडी विक्टरोविच। 2016 में समाप्त हुए वित्तीय वर्ष में, हमारी कंपनी को नुकसान हुआ जो उम्मीद से 10% अधिक था। हमें यह कहने के लिए मजबूर किया जाता है कि हमारी कंपनी वित्तीय संकट से प्रभावित हुई है। यह 15-20% मालिकों द्वारा ग्राहक प्रवाह में कमी में परिलक्षित होता है।

इस संबंध में, हम आशा करते हैं कि आपका अनुबंध किराए पर 10% की छूट प्रदान करेगा। मैं इस तथ्य पर आपका ध्यान आकर्षित करना चाहता हूं कि हम काफी बड़े किरायेदार हैं, और साथ ही, हमारे पांच साल के सहयोग की पूरी अवधि में, हमने भुगतान में एक भी देरी नहीं स्वीकार की, और सभी को भी भर दिया अनुबंध की अन्य शर्तें। हम इस धारणा से आगे बढ़ते हैं कि यह उपाय अस्थायी है, इसलिए बाजार की स्थिति स्थिर होते ही हम शुल्क का पूरा भुगतान जारी रखने के लिए तैयार हैं।

आदरपूर्वक तुम्हारा, के.एन. अलेक्जेंड्रोव

आस्थगित भुगतान के बारे में

इस मामले में, यह स्वीकार करना महत्वपूर्ण है कि आपने वास्तव में समय पर भुगतान पूरा नहीं किया और इसका कारण विस्तार से बताएं। बेशक, आपको पूरी राशि की परिपक्वता को सटीक रूप से इंगित करने की आवश्यकता है।

LLC "Gruzodar" के निदेशक

वाकुलोव एन.यू.

एलएलसी "परबोलिया" के निदेशक से

अक्साकोवा टी.जी.

हैलो, प्रिय निकोलाई यूरीविच। सितंबर 2017 में, हमने आपकी सेवाओं के लिए 100,000 रूबल की राशि का एक और भुगतान नहीं किया। हमने आपको आधिकारिक तौर पर एक महीने पहले भुगतान करने की असंभवता के बारे में सूचित किया है। फिलहाल, हम बताते हैं कि कंपनी को भुगतान करने के लिए धन मिल गया है। हम आपको दो महीनों के लिए एक किस्त योजना प्रदान करने के लिए कहते हैं: अक्टूबर और नवंबर (प्रत्येक में 50,000 रूबल)।

हम अपने वित्तीय दायित्वों और ऋणों से कतराते नहीं हैं और इस तथ्य पर आपका ध्यान आकर्षित करते हैं कि हमारे सहयोग के सभी 3 वर्षों के लिए, हमने कभी भी अनुबंध का उल्लंघन नहीं किया है। हम आपकी समझ की आशा करते हैं और आगे पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग की आशा करते हैं।

आदरपूर्वक आपका, टी.जी. अक्साकोव

कृपया किसी अन्य कंपनी के लिए भुगतान करें

ऐसे अनुरोध उन मामलों में उत्पन्न हो सकते हैं जहां एक कंपनी कुछ शर्तों के तहत दूसरी कंपनी के वित्तीय दायित्वों को पूरा करने का वचन देती है। इस टेम्पलेट को एक उदाहरण के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है।

एसपी ब्लागोदारोव ए.के.

व्यक्तिगत उद्यमी इनिना ए.ए.

हैलो, प्रिय अनातोली कोन्स्टेंटिनोविच। जैसा कि आप जानते हैं, आपके ऊपर 100,000 रूबल की राशि का कर्ज है। पिछले वित्तीय वर्ष में, मेरे पास 50,000 रूबल की राशि में 3 कंपनियों का कर्ज भी था। मेरा सुझाव है कि आप मेरे कर्ज का पूरा भुगतान करें। अपने हिस्से के लिए, मैं आपके ऋण की संपूर्ण शेष राशि के लिए 6 महीने की अवधि के लिए एक किस्त योजना के प्रावधान की गारंटी देता हूं।

आदरपूर्वक आपका, ए.ए. इनिन

समस्या को हल करने में सहायता पर

अंत में, यदि आपको किसी विशिष्ट समस्या को हल करने की आवश्यकता है, तो आप निम्न पाठ लिख सकते हैं:

आईपी ​​निकानोरोव वी.आर.

गुड सॉल्यूशंस एलएलसी के निदेशक की ओर से

अब्दुलोवा वी.एन.

प्रिय व्लादिमीर रोमानोविच, मैं एक धर्मार्थ संगठन का प्रमुख हूं जो गरीब परिवारों के बच्चों के लिए नए साल की छुट्टियों का आयोजन करता है। जैसा कि हमने खुले स्रोतों से सीखा, आप कन्फेक्शनरी उत्पाद बेचते हैं। हम आपसे 20 आयोजनों के लिए 1000 नए साल के उपहारों की आपूर्ति की व्यवस्था करने के लिए कहते हैं।

हमारे हिस्से के लिए, हम आपके अनुरोध पर लिखित और मौखिक कृतज्ञता व्यक्त करने और सभी संगठनों में सकारात्मक प्रतिक्रिया छोड़ने की गारंटी देते हैं।

आदरपूर्वक आपका, वी.एम. अब्दुलोवा

सिद्धांत रूप में, आप कैसे और किस माध्यम से बना और भेज सकते हैं, इस बारे में प्रश्न नहीं उठना चाहिए। हालांकि, औपचारिक पत्रों की बात आने पर हर कोई तुरंत इस कार्य को शुरू करने के लिए तैयार नहीं होता है, खासकर जब पत्र के लेखक को इसका उत्तर मिलने की उम्मीद होती है। मैं आपको व्यावसायिक पत्राचार का एक छोटा सा रहस्य बताऊंगा, पत्र के चरित्र और शैली में जितना सख्त होगा, प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की संभावना उतनी ही अधिक होगी। इस ट्यूटोरियल में, मैं आपको कुछ नमूना ईमेल दिखाऊंगा जो उपयोगकर्ताओं को अपनी शैली को परिभाषित करने और भविष्य में सबसे सक्षम तरीके से संदेश लिखने में मदद करेंगे।

सबसे पहले, आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि हमारे द्वारा किस प्रकार का पत्र बनाया जाएगा। मैं सभी आउटगोइंग ईमेल को तीन मुख्य प्रकारों में वर्गीकृत करता हूं:

• व्यावसाहिक प्रस्ताव
• व्यापार जांच
• दोस्ताना पता

तदनुसार, सभी तीन प्रकारों के लिए, मेरे पास टेम्प्लेट टेम्प्लेट हैं, दोनों साधारण टेक्स्ट फ़ाइलों के रूप में, और टेम्प्लेट के रूप में, कुछ मेल प्रोग्राम के लिए तेज किए गए हैं। आइए क्रम में उनमें से प्रत्येक पर चलते हैं।

व्यावसाहिक प्रस्ताव

नमस्ते (शुभ दोपहर), [उस व्यक्ति का नाम जिसे संबोधित किया जाना है]!

संवाद करते समय किसी भी पत्र में नाम इंगित करने की सलाह दी जाती है, क्योंकि एक व्यक्तिगत अपील एक व्यक्ति को मैत्रीपूर्ण तरीके से स्थापित करती है। हालाँकि, यदि नाम का पता लगाना संभव नहीं था, तो एक सूत्रबद्ध अभिवादन पर्याप्त होगा।

मैं आपके ध्यान में हमारी कंपनी [कंपनी का नाम] से एक नई सेवा (नया उत्पाद) पेश करता हूं।

मुझे [गतिविधि के क्षेत्र का नाम] के क्षेत्र में सहयोग प्रदान करने दें।

इसके बाद, कीमत, या कुछ गुणवत्ता विशेषताओं के संदर्भ में अपने ऑफ़र के लाभों का संक्षेप में वर्णन करें। मुख्य बात यह ज़्यादा नहीं है। मेगाबाइट टेक्स्ट, और यहां तक ​​कि उज्ज्वल, अर्थहीन चित्रों द्वारा पूरक, केवल लोगों को डराता है। यदि पत्र प्राप्त करने वाला पहली पंक्तियों से आपके प्रस्ताव में रुचि रखता है, तो वह निश्चित रूप से अतिरिक्त जानकारी के लिए आपसे संपर्क करेगा।

यदि आप पहले संपर्क में आपसे संपर्क करने वाले सही लोगों में गंभीरता से रुचि रखते हैं, तो न केवल ई-मेल द्वारा पहुंच के बारे में सोचना समझ में आता है। जैसी सेवाओं में खाते बनाना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा आईसीक्यू औरस्काइप। कभी-कभी किसी व्यक्ति के लिए नियमित फोन द्वारा आपसे संपर्क करना बहुत आसान होता है, यदि हस्ताक्षर में आपके द्वारा इस तरह की संख्या, निश्चित रूप से, विवेकपूर्ण रूप से छोड़ी जाएगी।

आपको हस्ताक्षर में अपना खुद का ई-मेल पता डुप्लिकेट करने की आवश्यकता क्यों है, आप पूछते हैं, अगर यह मेल सर्वर द्वारा स्वचालित रूप से अग्रेषित किया जाता है। यहां नियम यह है कि व्यावसायिक पत्राचार में अनावश्यक जानकारी कभी भी अनावश्यक नहीं होती है। ऐसी स्थिति की कल्पना करें जब आपका पत्र किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा प्राप्त किया जाता है जो संभावित रूप से प्रस्ताव में रूचि नहीं रखता है, या इसके सही उत्तर के लिए सक्षम नहीं है। यह प्राप्त संदेश को किसी अन्य उपयोगकर्ता को अग्रेषित करता है, लेकिन साथ ही, किसी कारण से, वास्तविक प्रेषक के बारे में जानकारी स्वचालित रूप से जोड़े गए डेटा से खो जाती है, जिससे आपसे संपर्क करना मुश्किल हो जाता है। हालांकि, पत्र के लेखक और उसके आवश्यक संपर्कों को निर्धारित करने के लिए हस्ताक्षर को देखने के लिए हमेशा पर्याप्त होगा।

व्यापार जांच

नमस्ते नमस्कार)!

या, यदि प्राप्तकर्ता का नाम ज्ञात है, तो (प्रिय, [नाम, संरक्षक])!

मैं आपसे उत्पाद (सेवा) [उत्पाद / सेवा का नाम] के बारे में पूरी विशेषताओं और प्रतिस्पर्धी गुणों के विवरण के साथ जानकारी प्रदान करने के लिए कहता हूं।

रूसी संघ के संघीय कानून [संख्या और दस्तावेज़ की तारीख] के आधार पर, कृपया जानकारी प्रदान करें [प्राप्त करने के लिए आवश्यक डेटा का वर्णन करें]।

यदि आपके अधिकारों का उल्लंघन होता है तो आप इंटरनेट पर किसी विशेष सेवा के प्रबंधन का भी उल्लेख कर सकते हैं।

उपयोगकर्ता समझौते के खंड [उपयोगकर्ता समझौते में खंड संख्या] के उल्लंघन के संबंध में, अर्थात्: "[नामित खंड का पूरा पाठ उद्धृत करें]", मैं आपको दोषियों के खिलाफ जांच करने और उचित प्रतिबंध लेने के लिए कहता हूं [जिम्मेदार ( अगर हम सेवा कर्मचारियों के बारे में बात कर रहे हैं)] व्यक्ति [साइट (साइट का नाम)]। कृपया सत्यापन और लगाए गए प्रतिबंधों के परिणामों की रिपोर्ट [आपके अपने ई-मेल पते] पर करें।

दोस्ताना पता

नमस्ते (शुभ दिन) (नमस्कार) [व्यक्ति का नाम]!

दोस्ताना तरीके से पहले संपर्क में, आपके टेक्स्ट संदेश की पूर्णता एक अच्छा संकेतक होगी। सही ढंग से लिखा गया, बड़ा पाठ सही व्यक्ति के संपर्क में आपकी उच्च रुचि को इंगित करेगा और प्रतिक्रिया की इच्छा जगाएगा। कुछ प्राथमिक प्रश्नों के साथ बातचीत की शुरुआत करना याद रखें।

नमूना ईमेल