Նամակի ճիշտ ուղղագրություն. Բիզնես նամակի նմուշ

Բիզնես նամակը փաստաթուղթ է, որը բիզնես հաղորդակցության անբաժանելի մասն է: Ամենից հաճախ այն փոխանցվում է փոստով և ծառայում է որպես տեղեկատվության փոխանակման հատուկ միջոց։

Հիմնական հասկացություններ

Տարբեր տնտեսական կամ արտադրական հարցեր լուծելու համար անհրաժեշտ է գործարար նամակագրություն։ Նրա օգնությամբ ձեռնարկություններն ու կազմակերպությունները շփվում են արտաքին միջավայրի հետ՝ գործընկերների, հաճախորդների կամ պետական ​​կառույցների հետ: Սովորաբար դրա համար օգտագործվում է բիզնես նամակ:

Այսպես են սովորաբար կոչվում գրավոր փաստաթուղթը, որը կարող է լինել.

• պատասխանել նախկինում ստացված հաղորդագրություններին կամ հարցումներին.
• հասցեատիրոջն ուղարկված ուղեկցող թուղթ՝ այլ փաստաթղթերի կամ նյութերի հետ միասին.
• նախաձեռնող նամակ, այն դեպքում, երբ անհնար է կապի այլ ճանապարհ։

Այս տարբերակներից յուրաքանչյուրն ունի իր առանձնահատկությունները: Այնուամենայնիվ, կան ընդհանուր կանոններ, որոնց համաձայն սովորաբար կազմվում է ցանկացած պաշտոնական նամակ։ Սա հասկանալի է, քանի որ, օրինակ, բիզնես նամակագրությամբ է, որ ամենից հաճախ սկսվում է գործարքների մեծ մասի կնքումը։ Իսկ ճիշտ կազմված փաստաթուղթը կարող է բարենպաստ տպավորություն ստեղծել հասցեատիրոջ համար ապագա պոտենցիալ գործընկերոջ մասին։

Գործնական նամակների տեսակները

Կախված այն տեղեկատվությունից, որը պարունակում է պաշտոնական նամակը, այն կարող է լինել.

1. Ուղեկցող. Այն դեպքում, երբ այն պարունակում է հաղորդագրություն, որ դրա համար կա հավելվածի փաթեթ։
2. Հավակնոտ. Այսինքն՝ արտահայտում է դժգոհություն կոնկրետ իրավիճակից (պահանջից)։
3. Ուսուցողական. Տեքստը տալիս է կոնկրետ ուղեցույց:
4. Երաշխիք. Ուղարկողը հաստատում է հետագայում փաստաթղթում նշված պարտավորությունների կատարումը:
5. Տեղեկատվական. Նամակը պարունակում է տեղեկատվություն, որը կարող է հետաքրքրել հասցեատիրոջը:
6. Գովազդ. Համագործակցություն ներգրավելու համար տրամադրվում է տեղեկատվություն։
7. Ծանուցման նամակ. Տեղեկատվություն հանրային միջոցառումների անցկացման մասին.
8. Հաստատման նամակ. որոշակի փաստաթղթերի կամ նյութերի ստացում.
9. Հարցման նամակ. Տեքստը պարունակում է կոչ՝ հասցեատիրոջը քայլեր ձեռնարկելու խրախուսման համար:
10. Նամակ-հաղորդագրություն. Դրանում ուղարկողը ներկայացնում է կողմերին փոխադարձ հետաքրքրություն ներկայացնող կոնկրետ տեղեկատվություն։

Այս փաստաթղթերի նպատակը կազմակերպությունների կամ դրանց կառուցվածքային ստորաբաժանումների միջև կապերի պահպանումն է:

Հայցադիմումի կազմում

Համագործակցության հարցերում երբեմն առաջանում են իրավիճակներ, երբ կողմերից մեկն այս կամ այն ​​պատճառով չի կատարում իր պարտավորությունները։ Այս դեպքում գործընկերը նախ նամակ է ուղարկում իր գործընկերոջը: Դրանում նա, որպես կանոն, ներկայացնում է իր օրինական իրավունքների խախտումը վերացնելու իր առաջարկները։ Սա պաշտոնական նամակն է։ Նման փաստաթղթի նմուշը կարող է կամայականորեն կազմվել: Դա անելիս պետք է հաշվի առնել հետևյալ կետերը.

1. պետք է լինի պաշտոնական և գործնական՝ գործընկերային միջավայրով:
2. Պահանջի էությունը պետք է շատ հստակ արտահայտվի։
3. Տեղեկատվություն ներկայացնելիս պետք է համոզիչ գործել կոնկրետ փաստերով։

Հայցի նամակը պետք է պարունակի.

• ուղարկողի տվյալները (անունը, վերադարձի հասցեն և հեռախոսահամարները);
• ամբողջական տեղեկատվություն հասցեատիրոջ մասին;
• այն հանգամանքների նկարագրությունը, որոնցում տեղի է ունեցել կոնֆլիկտային իրավիճակը.
• հղում իրավական նորմերին, որոնք կոնտրագենտն իր կողմից խախտել է.
• խախտումը վերացնելու հատուկ պահանջներ՝ նշելով դրանց կատարման ժամկետները.
• հետևանքներ, որոնք կարող են առաջանալ, եթե հակառակ կողմը խուսափի դրանց կատարումից։

Առանձնահատուկ ուշադրություն պետք է դարձնել, թե ինչպես է կազմվում պաշտոնական նամակը։ Նմուշը պետք է նախագծված լինի այնպես, որ ներխուժողը այն չընկալի որպես սպառնալիք: Պետք է հիշել, որ սա ընդամենը հիշեցում է՝ օրենքին համապատասխանելու պահանջով։

Դիզայնի կանոններ

Հատուկ ուշադրություն պետք է դարձնել պաշտոնական նամակների ձևավորմանը: Ճիշտ է, օրենքը դրա համար չի նախատեսում խիստ կանոններ և կանոններ։

Չնայած դրան, նման փաստաթղթեր կազմելիս պետք է հաշվի առնել հետևյալ պարտադիր կետերը.

1. Ցանկացած գործնական նամակ պետք է գրված լինի բլանկի վրա: Այն նախապես մշակվում է գրասենյակի կառավարման մասնագետների կողմից և հաստատվում ձեռնարկության ղեկավարի հրամանով։

2. Փաստաթուղթը պետք է պարունակի որոշակի մանրամասներ.

2.1. Տեղեկություններ ստացողի և ուղարկողի մասին:

2.2. Այս նամակի ելքային համարը և ամսաթիվը: Սա պահանջվում է գրանցման համար:

2.4. Կոչում.

2.5. Տեղեկատվություն ցանկացած հավելվածի առկայության մասին՝ նշելով դրանց անունները և համարները:

2.6. Տեղեկություններ այս փաստաթուղթը ստորագրած անձի մասին (պաշտոնը և լրիվ անվանումը):

3. Նամակը պետք է անդրադառնա միայն մեկ խնդրի. Մի քանի թեմաների առկայությունը կդժվարացնի արտիստի ընտրությունը։

4. Տեղեկությունը պետք է նշվի հնարավորինս կարճ, բայց հստակ: Ցանկալի է, որ տեքստը տեւի ոչ ավելի, քան երկու էջ։

5. Ճիշտ նշեք ստացողի տվյալները։ Կազմակերպության դեպքում պետք է հետևել հետևյալ հաջորդականությանը.

5.1. Կազմակերպության անվանումը (անվանական դեպքում).

5.2. Կառուցվածքային միավոր (անհրաժեշտության դեպքում):

5.3. Հասցեատիրոջ պաշտոնը (դատիվ դեպքում).

5.4. Նրա սկզբնատառերը.

5.5. Ընկերության փոստային հասցեն.

6. Եթե ստացողները մի քանիսն են, ապա նախ նշվում է գլխավորը, իսկ հետո՝ բոլորը։

Եթե ​​հաշվի առնեք այս բոլոր կետերը, ապա պաշտոնական նամակների ձևավորումը, սկզբունքորեն, դժվար չի լինի:

Ներկայացման կարգը

Որպեսզի փաստաթուղթը ճիշտ կազմվի, անհրաժեշտ է հաշվի առնել դրանում տեղեկատվության ներկայացման որոշակի հաջորդականություն: Օրինակ, կարող եք դիտարկել տարբերակը, թե ինչպես գրել ծառայության նամակ-պատասխան: Նախ պետք է հիշել, որ վարվելակարգի կանոնների համաձայն, դուք պետք է արձագանքեք տեղեկատվությանը ստանալու պահից մեկ օրվա ընթացքում։ Եթե ​​մենք խոսում ենք էլփոստի մասին, ապա օպտիմալ ժամանակը կլինի ոչ ավելի, քան երկու ժամ: Այն դեպքում, երբ հնարավոր չէ հավատարիմ մնալ նման կանոնին, ավելի լավ է համապատասխան հաղորդագրություն ուղարկել զուգընկերոջը։

Նամակն ինքնին, ըստ էության, բաղկացած է լինելու երկու մասից.

1. Ներածական. Ուղարկողը նշում է այն գրելու թեման, պատճառը և պատճառները: Այստեղ կարող եք անդրադառնալ այն կարգավորումներին, որոնք օրենքով հիմք են հանդիսանում պատասխան տալու համար։ Բացի այդ, արժե ուշադրություն դարձնել դիտարկվող իրավիճակի հետ կապված որոշ կետերի վրա։ Նրանք կօգնեն բացահայտել հարցի էությունը։
2. Հիմնական. Այս մասը միտված է պարզաբանելուն ու համոզելուն։ Տեքստը պետք է լինի պարզ, հակիրճ և հակիրճ, իսկ ներկայացված փաստերը՝ ստուգված և օբյեկտիվ։ Անհրաժեշտության դեպքում դրանք կարող են հաստատվել իրական թվերով։

Այս տեքստին սովորաբար հաջորդում է հավելվածների ցանկը: Փաստաթուղթը ավարտվում է ուղարկողի ստորագրությամբ: Բացի այդ, դուք պետք է իմանաք, թե ինչպես գրել գործնական նամակ, որպեսզի չվիրավորեք հասցեատիրոջը: Նախ՝ նրան խորհուրդ է տրվում սկսել «Հարգելի՛» արտահայտությամբ։ Երկրորդ, դուք կարող եք տեքստում օգտագործել մակդիրային արտահայտություններ, ինչպիսիք են «ուշադիր ուսումնասիրել ձեր առաջարկները» կամ «ուշադիր ստուգել ձեր մեկնաբանությունները»: Էթիկետի նման պահպանումը միայն օգուտ կբերի երկու կողմերին:

Ընթացակարգը

Պաշտոնական նամակներ կազմելը պատասխանատու է գործավարների, քարտուղարների կամ այլ աշխատողների, որոնց վրա դրված են այդ պարտականությունները: Աշխատանքի անցնելով՝ նրանք պետք է իրենց գործողություններում պահպանեն որոշակի հաջորդականություն։ Նման փաստաթուղթ կազմելու գործընթացը սովորաբար անցնում է հետևյալ քայլերով.

1. Այս հարցի հանգամանքների մանրակրկիտ ուսումնասիրություն: Անհրաժեշտ է լիովին տիրապետել իրավիճակին՝ դրա լուծման հնարավոր ուղիները ճիշտ գնահատելու համար։
2. Նամակ կազմելը. Այստեղ անհրաժեշտ է հաշվի առնել վերը նշված բոլոր պահանջները։
3. Պատրաստված տեքստի համակարգում. Երբեմն այն պետք է խմբագրվի՝ հաշվի առնելով մենեջերի մեկնաբանությունները։ Թեմայի շուրջ կարող է որոշակի պարզաբանումներ կամ պարզաբանումներ անել։
4. հաստատում իր մենեջերի կողմից:
5. Փաստաթղթի վերջնականացում և ստորագրում:
6. Նամակի գրանցում.
7. Փոստի ուղարկում ստացողին:

Այս բոլոր փուլերն անցնելուց հետո միայն նամակը, հասնելով հասցեատիրոջը, կկարողանա կատարել իրեն վերապահված առաքելությունը։

Պարտադիր կարգավորում

Ծառայողական նամակ տրամադրելու համար պետք է հաշվի առնել, որ դրա առաջին էջը պետք է տպված լինի հատուկ ձևաթղթի վրա։ Մնացածի համար կարող եք օգտագործել սովորական A4 դատարկ թերթիկներ: Այստեղ պետք է հիշել, որ տեքստային դաշտն ինքնին ունի իր սահմանները՝ վերևից և ներքևից 2 սանտիմետր են, ձախը՝ 3,5 սանտիմետր, աջը՝ 1 սանտիմետր։ Դուք չպետք է խախտեք ստանդարտ չափսերը՝ մեկ թերթիկի վրա տեղեկատվությունը տեղավորելու համար: Ավելի լավ է հետևել բոլոր կանոններին և պարզապես ավելացնել լրացուցիչ էջ:

Դուք նաև պետք է մուտքագրեք տեքստ բոլոր կանոնների համաձայն.

1. Տպագրության համար օգտագործեք Times New Roman ստանդարտ տառատեսակը: Ավելի լավ է չօգտագործել այլ տարբերակներ։

2. Տառատեսակի չափերը նույնպես կարգավորվում են.

• հիմնական տեքստի համար - 14;
• էջերի դասավորություն և կատարման նշան - 12.

3. Մանրամասների տեղադրումն իրականացվում է նաև կանոններով.

• տողերի տարածություն - 1;
• տեքստի հավասարեցումը կատարվում է «լայնությամբ»;
• փոխանցումները կատարվում են ավտոմատ կերպով.
• գրանցման համարից մինչև վերնագիր հեռավորությունը 2 տող է, իսկ դրանից մինչև հիմնական տեքստ՝ 3:

Այս կանոններին համապատասխանելը պարտադիր է համապատասխան նպատակով տառերի ճիշտ ձևավորման համար:

Հենարանների գտնվելու վայրը

Ստանդարտ բիզնես նամակը ճիշտ կազմելու համար դուք պետք է հստակ իմանաք, թե որտեղ պետք է տեղակայվեն դրա մանրամասները և բաղադրիչները: Այս հարցերի պատասխանները պարունակվում են ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003 թ. Այն մանրամասն ուրվագծում է գործնական նամակի ձևը: Փաստորեն, սա նմուշ է, որում փաստաթղթի բոլոր մանրամասների ամբողջությունը գտնվում է որոշակի ձևով: Այն անհրաժեշտ է, որպեսզի.

1. Միավորել պաշտոնական (գործարար) նամակների տրամադրման գործընթացը.
2. Կարողանալ կենտրոնացված կերպով պատրաստել ստանդարտ ձևաթղթերը՝ միաժամանակ նվազեցնելով որոշ աշխատանքների ձեռքով կատարելու անհրաժեշտությունը:
3. Հեշտացնել և նվազեցնել տեղեկատվության տեսողական որոնման ժամանակը:
4. Ընդլայնել տառերի մշակման հնարավորությունները համակարգչային և այլ սարքավորումների օգնությամբ։

Այսպիսով, սովորական բիզնես նամակի համար օգտագործվում են 30 ստանդարտ մանրամասներ, որոնք տեղակայված են տասնմեկ պարտադիր գոտիներում.

• խորհրդանիշներ և խորհրդանիշներ;
• հեղինակ;
• նախնական տվյալներ;
• կոչում;
• պնդումներ;
• հասցեատեր;
• բանաձեւեր;
• տեքստ;
• ստորագրություններ և դիմումներ;
• հաստատումներ և երաշխիքներ;
• նշաններ.

Որոշ ոլորտներում տեղեկատվության տեղադրումը թույլ է տալիս մասնագետներին ավելի լավ կողմնորոշվել փաստաթղթում, իսկ սովորական օգտատերերը հեշտացնում են դրա կազմման գործընթացը:

Առաջնային պահանջներ

Որոշ մենեջերներ սխալմամբ կարծում են, որ գործարար նամակագրությունը կարող է իրականացվել կամայականորեն՝ առանց որևէ կանոնների և կանոնների պահպանման։ Բայց դրա համար պատասխանատու մասնագետները պետք է իմանան պաշտոնական նամակների հիմնական պահանջները.

1. Հատուկ (ընկերության) բլանկի առկայությունը.
2. Հենարանների ճիշտ օգտագործում և տեղադրում:
3. Տեքստը պետք է լինի ընթեռնելի և լավ խմբագրված: Հարցի էությունը նշելու համար ավելի լավ է նախապատվությունը տալ սովորական սովորական նախադասություններին։ Անհրաժեշտ է համառոտ բացատրել, որպեսզի յուրաքանչյուր բառ կրի առավելագույն տեղեկատվություն։
4. Կախված տեսակից, փաստաթուղթը պետք է համապատասխան ձևաչափված լինի: Նամակը կարող է պարունակել նաև մի քանի ասպեկտներ. Այս դեպքում ներկայացնելիս անհրաժեշտ է փորձել դրանք համատեղել։
5. Ճիշտ օգտագործեք մուտքագրման համար սահմանված նորմերը.
6. Աշխատեք կատեգորիկ չլինել նամակի բովանդակության մեջ։ Ստացողը կարող է այս արտահայտությունները համարել սպառնալիք: Նախադասություններ կառուցելիս ավելի լավ է օգտագործել ներածական բառեր, ինչպիսիք են «ըստ երևույթին», «ինչպես հայտնի է», «հնարավոր է» և «ինչպես պետք է լինի»:

Այս պահանջների կատարումը գործնականում օգնում է ճիշտ կառավարել ձեռնարկությունում աշխատանքային հոսքը:

Համաձայն ԳՕՍՏ Ռ 7.0.82013 «Տեղեկատվության, գրադարանավարության և հրատարակչության ստանդարտների համակարգ. Գրասենյակային աշխատանք և արխիվացում։ Տերմիններ և սահմանումներ» հասցեատերը փաստաթղթի ստացողի մասին տեղեկատվություն պարունակող փաստաթղթի հատկանիշն է (կետ 67):

Պահանջվող «Ստացողը» օգտագործվում է աշխատանքային նամակներում և ներքին տեղեկատվության և տեղեկատու փաստաթղթերում (հաշվետվություններ և հուշագրեր, հայտարարություններ և այլն):

Պահանջվող «Հասցեն» ներառում է.

• հասցեատիրոջ (նամակ ստացողի) անունը.
• փոստային հասցե կամ հեռախոսահամար՝ ֆաքս, էլ.

Նամակի ստացողը կարող է լինել.

• պաշտոնյա / մի քանի պաշտոնյաներ;
• կազմակերպություն;
• կազմակերպության կառուցվածքային ստորաբաժանում;
• կազմակերպությունների խումբ;
• անհատական.

ՀԱՍՑՈՂ – ՊԱՇՏՈՆԱԿԱՆ

Համաձայն ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003, սկզբնատառերը գրվում են ցանկացած պաշտոնյայի ազգանունից առաջ: Եթե ​​նամակն ուղարկվի կառավարական գործակալության ղեկավար, ապա պաշտոնում ներառվում է կազմակերպության անվանումը, լրիվ անվանումը։ Դատական ​​դեպքում նշվում են, ազգանունից առաջ սկզբնատառերը գրվում են.

Եթե ​​նամակը հասցեագրված է ձեռնարկատիրական կազմակերպության ղեկավար, այնուհետև պաշտոնը ներառում է կազմակերպության անվանումը՝ նշելով իրավական ձևը (լրիվ կամ կրճատ ձևով), ազգանունից առաջ գրվում են սկզբնատառերը.

Եթե ​​նամակը հասցեագրված է պետի տեղակալ, պաշտոնի անվանումը ներառում է կազմակերպության անվանումը. Ազգանունը նշվում է տատիվ դեպքում.

Եթե ​​փաստաթղթի ստացողն է կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավար, այնուհետև սկզբում նշվում է կազմակերպության անվանումը անվանական դեպքում, ապա դասական դեպքում՝ կառուցվածքային միավորը նշող անձի պաշտոնի անվանումը, օրինակ.

Համաձայն նոր ԳՕՍՏ-ի 5.15-րդ կետի.

• Պաշտոնյային նամակ ուղղելիս ազգանունից հետո դրվում են սկզբնատառերը.
• Ազգանունից առաջ թույլատրվում է օգտագործել «պարոն» (պարոն) հապավումը, եթե հասցեատերը տղամարդ է, կամ «տիկին» (տիկին), եթե հասցեատերը կին է.

ՀԱՍՑԵՈՐ - ԿԱԶՄԱԿԵՐՊՈՒԹՅՈՒՆ

Եթե ​​նամակն ուղղված է կազմակերպությանը, ապա անվանական դեպքում նշվում է նրա անվանումը (լրիվ կամ կրճատ).

Կազմակերպությանը նամակ ուղղելիս նշվում է նրա լրիվ կամ կրճատ անվանումը, օրինակ.

Կազմակերպության հասցեագրումն օգտագործվում է այն դեպքերում, երբ ուղարկողը չգիտի, թե ով է կազմակերպության ղեկավարը, նրա ազգանունը, սկզբնատառերը:

ՀԱՍՑՈՂ - ԿԱՌՈՒՑՎԱԾՔԱՅԻՆ ՄԻԱՎՈՐ

Փաստաթուղթը կարող է հասցեագրվել կազմակերպության կառուցվածքային ստորաբաժանմանը: Որպես կանոն, հասցեագրման այս մեթոդը հնարավոր է, եթե այն հարցի քննարկումը, որին նվիրված է նամակը, գտնվում է կառուցվածքային ստորաբաժանման իրավասության մեջ:

Փաստաթուղթը կազմակերպության կառուցվածքային ստորաբաժանումին դիմելիս «Հասցեատեր» ռեկվիզիտում նշվում է անվանական դեպքում կազմակերպության անվանումը, իսկ ստորև՝ անվանական դեպքում կառուցվածքային ստորաբաժանման անվանումը, օրինակ.

Ինչ է փոխվում ԳՕՍՏ Ռ 7.0.97-2016 թ.Ոչինչ։

ՀԱՍՑՈՂ - ԱՆՀԱՏԱԿԱՆ

Ֆիզիկական անձանց հետ նամակագրություն վարելիս «Հասցե» ռեկվիզիտի ձևավորումն ունի իր առանձնահատկությունները: Սկզբում նշվում է ազգանունը, ապա սկզբնատառերը, ապա փոստային հասցեն.

Ինչ է փոխվում ԳՕՍՏ Ռ 7.0.97-2016 թ.Ոչինչ։

ՀԱՍՑԵՎ - ԲԱԶՄԱԿԱՆ ԿԱԶՄԱԿԵՐՊՈՒԹՅՈՒՆՆԵՐ
ԿԱՄ ԿԱՌՈՒՑՎԱԾՔԱՅԻՆ ՄԻԱՎՈՐՆԵՐ

Գործնական նամակը կարող է ունենալ բազմաթիվ հասցեատերեր: ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003-ը սահմանում է հասցեատերերի ընդհանրացված ձևավորման մեթոդ մի քանի միատարր կազմակերպություններին կամ մեկ կազմակերպության մի քանի կառուցվածքային ստորաբաժանումներին նամակներ ուղարկելիս: Հենարանները զարդարելու երկու տարբերակ կա.

Տարբերակ 1. «Հասցե» հատկանիշում նշեք մի քանի հասցեատեր:Դիզայնի այս տարբերակը օգտագործվում է, երբ նամակն ուղղված է կազմակերպությանը կամ պաշտոնյային (սա հիմնական հասցեատերն է), իսկ տեղեկատվության համար՝ մի շարք այլ կազմակերպությունների կամ պաշտոնյաների:

Հասցեագրումն իրականացվում է ինչպես միշտ վերևի աջ անկյունում՝ որպես կազմակերպության յուրաքանչյուր մարմնի/կազմակերպության կամ կառուցվածքային ստորաբաժանման «Հասցեի» մանրամասների ցանկ:

Այս դեպքում ստացողների ընդհանուր թիվը չպետք է լինի չորսից ավելի:

Բոլոր հասցեատերերը կազմված են հենց փաստաթղթի վրա, 2-րդ, 3-րդ և 4-րդ հասցեատերերից առաջ «Պատճեն» բառը նշված չէ:

Այս դեպքում նամակի բոլոր տպագիր օրինակները ստորագրված են որպես բնօրինակներ: Յուրաքանչյուր օրինակ կնքվում է առանձին ծրարով, որի վրա տրվում է որոշակի կազմակերպության կամ կառուցվածքային ստորաբաժանման փոստային հասցեն:

Տարբերակ 2. ընդհանուր առմամբ նշեք հասցեատիրոջը,եթե մենք փաստաթուղթ ենք ուղարկում նույն տեսակի կազմակերպությունների խմբին (կազմակերպությունների ղեկավարներին) կամ մեկ կազմակերպության կառուցվածքային ստորաբաժանումներին (մասնաճյուղեր, ներկայացուցչություններ և այլն).

Եթե ​​ստացողների թիվը այս դեպքում չորսից ավելի է, նամակը ուղարկելու համար կազմվում է լրացուցիչ ցուցակ (փոստային ցուցակ), որտեղ նշվում են կոնկրետ հասցեատերեր և նրանց հասցեները։ Այս մասին նշված է «Հասցե» հաղորդագրության մեջ.

Չկա հաստատված փոստային ցուցակի ձև: Թերթի ձևը կարող է ամրագրվել կազմակերպության գրասենյակային աշխատանքի հրահանգներում: Փաստորեն, փոստային ցուցակը «Հասցե» հատկանիշն է, որը փոխանցվել է առանձին թերթիկ, ինչը նշանակում է, որ դրա բովանդակությունը պետք է համապատասխանի այս հատկանիշին: «Հասցե» հատկանիշում կա երեք տեղեկատվական բլոկ՝ կազմակերպության անվանումը, պաշտոնը, սկզբնատառերը և ազգանունը: Նամակի փոստային ցուցակում մենք վերարտադրում ենք նույն տեղեկատվական բլոկները, բայց դրանք տեղադրում ենք տողում, և ոչ թե թերթի աջ կողմում: Տվյալները կարող եք դասավորել նաև աղյուսակի տեսքով։ Ստացողների կարգը կարող է լինել կամայական, բայց ավելի լավ է դասավորել այբբենական կարգով:

Ելից նամակի համարի, ամսաթվի մասին տեղեկատվությունը մուտքագրվում է դրա գրանցումից հետո (Օրինակ 1):

Ստացողների խմբին ուղարկված բոլոր նամակներն ունեն մեկ ելքային գրանցման համար, բոլոր նամակների համար մուտքային համարը տարբեր կլինի:

Ինչ է փոխվում ԳՕՍՏ Ռ 7.0.97-2016 թ.Ոչինչ։

ՁԵՎԻ ՎՐԱ «ՀԱՍՑԵՎԱԾ» ՄԱՆՐԱՄԱՍՆԵՐԸ ՏԵՂԱԴՐԵԼՈՎ

«Ստացող» հատկանիշը գտնվում է փաստաթղթի վերին աջ մասում (դետալների անկյունային դասավորությամբ ձևաթղթի վրա) կամ ձևի մանրամասների տակ՝ աջ կողմում (դետալների երկայնական դասավորությամբ ձևաթղթի վրա): Պահանջվող «Հասցեի» գտնվելու վայրը ներկայացված է ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003-ի Հավելված Բ-ում.

• մանրամասների անկյունային դասավորությամբ ձևաթղթի վրա - Օրինակ 2;
• դետալների երկայնական դասավորությամբ ձևաթղթի վրա - Օրինակ 3.

Ինչ է փոխվում ԳՕՍՏ Ռ 7.0.97-2016 թ.Ոչինչ։ Պահանջվող «Ստացողը» մնում է նույն տեղում։

ՏԵԽՆԻԿԱԿԱՆ ՀԱՐՑԵՐ

• Հնարավո՞ր է «Հասցե» հատկանիշի տարրերն ընդմիջումներով առանձնացնել:

«Հասցե» հատկանիշը, որպես կանոն, մի քանի տող է զբաղեցնում։

ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003-ի կատարման ուղեցույցի 6.1 կետում (հաստատված է Դաշնային արխիվի կողմից) ասվում է, որ մի քանի տողից փաստաթղթի մանրամասները տպագրվում են մեկ տողով: «Ստացող», «Փաստաթղթի հաստատման նշան», «Հավելված», «Փաստաթղթի հաստատման նշան» մանրամասների բաղադրիչները միմյանցից բաժանված են 1,5-2 տողերի միջակայքով:

Նմանատիպ կանոնը պարունակում է նոր ԳՕՍՏ Ռ 7.0.97-2016 3-րդ բաժնում, որը սահմանում է փաստաթղթերի արտադրության ընդհանուր պահանջներ. լրացուցիչ տարածություն»:

• Ինչպե՞ս հավասարեցնել «Նպատակակետ» հատկանիշը:

«Ստացող» բազմագիծ հատկանիշը նախագծված է ատրիբուտի կողմից զբաղեցրած գոտու ձախ եզրի երկայնքով կամ ամենաերկար գծի նկատմամբ կենտրոնացած հավասարեցմամբ, օրինակ.

Մեր օրերում բոլորը պետք է կարողանան նամակներ գրել։ Ի վերջո, դա անխուսափելի է կրթություն ունեցող ցանկացած մարդու համար։ Ոչ բոլորն ունեն նամակներ գրելու տաղանդ: Բայց, իմանալով հիմնական կանոնները, դուք կարող եք զարգացնել լավ և հետաքրքիր տառեր կազմելու ունակությունը: Հատկապես, եթե այս կանոնները բավականին պարզ են: Այս հոդվածում դուք կսովորեք, թե ինչպես գրել գործնական և անձնական նամակներ: Եկեք վերլուծենք տառերի տարբեր տարբերակները և դրանց ձևավորման կարևոր կետերը:

Ինչպես գրել բիզնես նամակներ

Պաշտոնական կամ գործնական նամակը սովորաբար նախատեսված է ընկերությունների և նրանց աշխատակիցների կամ հաճախորդների միջև գործարար հարաբերություններ պահպանելու համար: Բիզնես գրելը շատ բազմազան է: Օրինակ:

• Շնորհակալական նամակ
• երաշխավորագիր
• Փոխանցող նամակ
• Երաշխիքային նամակ
• Նամակ նախագահին
• պաշտոնական նամակ
• Տեղեկատվական փոստ
• շնորհավորական նամակ
• պահանջագիր
• Բողոք նամակ
• Հրավեր նամակ

Մենք հիմնականում այս կամ այն ​​գործնական նամակն ենք ուղարկում վերը նշված անձանց կամ խնդրանքով, այսինքն. Սրանք հստակ ուղղորդված նամակներ են, որոնք ուղարկվել են հատուկ նպատակով: Նպատակն այն է, որ նամակը ճիշտ ընկալվի: Օրինակ, մենք որոշում ենք, թե ինչպես ճիշտ գրել շնորհակալական նամակ, որպեսզի նրանք հասկանան, որ մենք շնորհակալ ենք. մենք մտածում ենք, թե ինչպես ճիշտ գրել պաշտոնական նամակը, որպեսզի դրանք օգտակար լինեն, որպեսզի հասցեատիրոջ կողմից ճիշտ հասկանան։ Հետեւաբար, շատ կարեւոր է իմանալ, թե ինչպես ճիշտ գրել նամակը: Գործնական նամակներ գրելու նմուշ կարող եք գտնել Պրոֆեսիոնալ բիզնես նամակների ձևանմուշներ հղումով։

Ստորև մենք կանդրադառնանք բիզնես նամակներ գրելու հիմնական կանոններին:

Նամակը չպետք է լինի անդեմ

Երբևէ մտածե՞լ եք, թե ինչպես ճիշտ գրել նամակներ: Գործարար անձի էլփոստի փոստարկղը հաճախ լցված է տարբեր սպամով: Նախևառաջ, պաշտոնական նամակ գրելիս ձեր խնդիրն այն է, որ ձեզ ուշադրություն դարձնեն և չուղարկեն «Սպամ» թղթապանակ:

Առաջին բանը, որ պետք է անել, հարցումներ կատարելն է այն ընկերության մասին, որտեղ ցանկանում եք ուղարկել ձեր նամակը: Դուք պետք է հնարավորինս շատ տեղեկություններ ունենաք ձեր զուգընկերոջ մասին։ Ընկերության մասին մանրամասները իմանալուց հետո կարող եք սկսել նամակ գրել։ Ցանկացած գործարար մարդ գոհ կլինի, եթե նամակը հասցեագրվի անձամբ իրեն, այլ ոչ թե այն ընկերության կոմերցիոն ստորաբաժանմանը, որտեղ նա աշխատում է, օրինակ։ Հասցեատիրոջը անունով դիմելը առաջին հերթին կցուցաբերի ձեր հարգանքը անձի նկատմամբ և, իհարկե, նրա մեջ դրական հույզեր կառաջացնի, որոնք պարզապես չեն կարող նրան չսիրել ձեր անձին: Ի վերջո, ինչպե՞ս կարող եք զրույց սկսել պոտենցիալ գործընկերոջ հետ բիզնես առաջարկների մասին, եթե ժամանակ չեք հատկացրել իմանալու նրա ազգանունը, անունը և հայրանունը:

Եթե ​​չեք կարողացել պարզել հասցեատիրոջ անունը, ոչ մի դեպքում գրեք՝ «Uv. գեն. տնօրեն!», «Uv. կոմերցիոն ռեժ. ֆիրմաներ!" Գործնական նամակում նման հապավումների տեղ չկա։ «Հարգելի», «պարոն», «բաժնի վարիչ» և այլն բառերը պետք է ամբողջությամբ գրվեն: Հակառակ դեպքում հարգանքի մասին խոսք լինել չի կարող։

Նամակը պետք է վերնագիր ունենա

Նամակի բովանդակությունը հակիրճ պարզելու համար անհրաժեշտ է վերնագիրը։ Այսպիսով, ստացողը կկարողանա առանց որևէ խնդրի մշակել և տեսակավորել նամակը: Յուրաքանչյուր պաշտոնական կազմակերպություն ամեն օր տասնյակ նամակներ է ստանում բոլորովին այլ հարցերի վերաբերյալ։ Հետեւաբար, ոչ մի հնարավորություն չկա, որ ձեր նամակը նկատվի։ Հետևաբար, եթե ձեր վերնագիրը պարունակում է օգտակար տեղեկատվություն, ապա դա կարող է հետաքրքրել պոտենցիալ գործընկերոջը: Հիմա հասկանում եք, թե ինչու է կարևոր պաշտոնական նամակները ճիշտ գրել:

Ինչպես լավ տպավորություն թողնել

Փորձեք նամակին ներածություն ավելացնել, որը հաճոյախոսություն կհայտնի հասցեատիրոջը: Օրինակ, որքան ուրախ կլինեք, որ պատիվ կունենաք աշխատել նման լավ ֆիրմայի հետ:

Ինչից պետք է խուսափել

Խուսափեք հրահանգիչ արտահայտություններից

«Եթե ձեզ հետաքրքրում է մեր առաջարկը, ապա պետք է կապվեք ինձ հետ հեռախոսով…» արտահայտության փոխարեն ավելի լավ է գրեք «Առաջարկը քննարկելու համար դուք հնարավորություն ունեք կապվել մեզ հետ հեռախոսով…»: Ուղղորդող արտահայտությունը կարող է հոգեբանորեն շրջել մարդուն ձեր դեմ։ Նման արտահայտությունը հասցեատիրոջը կարող է ցույց տալ ձեր ինքնավստահությունն ու ամբարտավանությունը։ Իսկ եթե երաշխավորագիր ես գրում, ճիշտ կլինի «առաջարկես», այլ ոչ թե պարտադրես, որպեսզի տպավորություն չստեղծվի, թե դրդում ես, ոչ մեկին դա դուր չի գա։

Ընտրեք ճիշտ բայերը

Օգտագործեք կատարյալ բայեր: Օրինակ՝ ստեղծեցին, ավարտեցին, սարքեցին, զարգացրին, ավելացրին և այլն։ Բայց այնպիսի բայերը, երբ կատարում ենք, մասնակցում ենք, աշխատում ենք, արտադրում ենք, արդյունքի հասնելու մասին չեն խոսում։ Դժվար է դա հաշվի առնել օտար լեզվով տառեր գրելիս, ուստի նախապես հարցրեք որոշակի լեզվի կանոնների մասին, որպեսզի իմանաք, օրինակ, ինչպես ճիշտ գրել անգլերեն տառը:

Օգտագործեք բլանկ

Բլանկի օգտագործումը պարտադիր է, նույնիսկ եթե նամակ եք ուղարկում: Ի՞նչ է բլանկը: Բլանագիրը պետք է պարունակի ձեր ընկերության անվանումը, հասցեն, հեռախոսը, ֆաքսը, ընկերության լոգոն և ղեկավարի ստորագրությունը: Երաշխիքային նամակը ճիշտ գրելու համար այս պահը կարևոր է, քանի որ դրանով դուք ցույց եք տալիս, որ բաց եք և պատասխանատու ձեր ընկերության համար։

Նամակ ուղարկել փոստով

Գործնական նամակ ուղարկելիս ավելի լավ է հրաժարվել ֆաքսից և էլ. Իդեալական տարբերակը կլինի նամակով սուրհանդակ ուղարկելը, որպեսզի նա անձամբ հանձնի այն մենեջերին՝ ձեռքին: Հետեւաբար, համոզվեք, որ հոգ տանել կորպորատիվ ծրարի մասին: Ի դեպ, եթե փաստաթղթեր եք ուղարկում որևէ պաշտոն ստանալու համար, մի ծուլացեք սովորել, թե ինչպես ճիշտ գրել ուղեկցող նամակ, գործատուն դա կգնահատի։

Ինչպես գրել անձնական նամակներ

Անձնական նամակը կարող է լինել նամակ ընկերոջը կամ սիրելիին, անգլերեն լեզվով նամակ արտասահմանում գտնվող գրչընկերոջը, սիրային նամակ կամ էլ-նամակ սոցիալական ցանցում: Հասցեատերը միշտ կուրախանա ձեր նամակով, եթե այն գրված է ճիշտ և հետաքրքիր։ Նամակագրությամբ շփվելիս կարող եք օգտագործել ջերմ խոսքեր, որոնք հաճախ ամոթալի է ասել ձեր սիրելիներին զրույցի ընթացքում: Անձնական նամակները շատ ավելի հեշտ է գրել, քան պաշտոնականը, բայց դա չի նշանակում, որ դուք կարիք չունեք, թե ինչպես նամակ գրել ընկերոջը կամ սիրելիին:

Հարգեք հասցեատիրոջը

Եթե ​​նամակ եք ուղարկում փոստով, ապա տեքստի համար մի օգտագործեք նոթատետրից պոկված թուղթ։ Ընտրեք լավ որակի թուղթ: Եվ մի մոռացեք գրել հասցեն ճիշտ!

Հիմնական կանոններ

Նամակը պետք է սկսվի բողոքարկումով: Տեղադրեք բողոքարկումը տողի մեջտեղում: Հիմնական տեքստը գրված է բողոքից 2 սմ ներքև՝ թերթի ձախ եզրից նույն հեռավորության վրա կտրված: Փորձեք պահպանել այս հեռավորությունը նամակի ողջ ընթացքում: Եթե ​​թերթիկը ավարտված է, ապա վերցրեք երկրորդ դատարկ թերթիկը: Մի գրեք թերթիկի երկու կողմերում:

Խուսափեք ուղղումներից

Հիշեք, որ խաչած տողերը կամ ուղղումները կարող են ձեր նամակին չափազանց անփույթ տեսք տալ: Հետևաբար, սկզբի համար պետք չէ չափազանց ծույլ լինել և նախագիծ գրել:

Գրանցում

Նամակի տեքստը պետք է լինի ընթեռնելի և ոչ շատ փոքր։ Օգտագործեք նույն թանաքը կամ թանաքը ամբողջ նամակում: Անպայման թողեք ձեր ստորագրությունը վերջում։ Ստորագրությունից հետո անհրաժեշտության դեպքում տեղադրել հետգրություն (P.S.): Նամակները ծալված են տեքստի ներսում:

Նամակ գրելուց հետո

Նամակ մի գրիր վատ տրամադրությամբ. Եթե ​​բացասական հույզերն արդեն թղթի վրա են, մի ուղարկեք այս նամակը։ Ավելի լավ է վերաշարադրեք այն հաջորդ օրը: Ի վերջո, սիրային նամակ գրելը ճիշտ է նշանակում հաճելի դրական հույզեր հասցնել հասցեատիրոջը, այլ ոչ թե փչացնել նրա տրամադրությունը բացասական հայտարարություններով։

Հարցման նամակները գործարար նամակագրության անբաժանելի, կարևոր և անհրաժեշտ մասն են: Սրանք մի կողմից նրբանկատ ու դիվանագիտական ​​խնդրանքներ են ընթացիկ հարցերի վերաբերյալ, մյուս կողմից՝ գործիք հասցեատիրոջ որոշակի նպատակներին հասնելու համար։ Ցանկացած խնդրագրի նպատակն է խրախուսել հասցեատիրոջը նամակի հեղինակի համար անհրաժեշտ որոշակի գործողություններ ձեռնարկել: Ինչպե՞ս գրել հարցում, որպեսզի հնարավորինս մոտենաք դրական պատասխանին:

Ցանկացած հարցման նամակ պետք է ներառի լավ մտածված հիմնավորում և խնդրանքի հստակ հայտարարություն: Բացի այդ, դուք կարող եք օգտագործել տեխնիկա, որը բարձրացնում է գրելու արդյունավետությունը:

Քայլ 1. Ո՞ւմ եք հարցնում:

Անձամբ դիմեք հասցեատիրոջը, ավելի լավ է՝ անունով և հայրանունով.

«Հարգելի Իվան Իվանովիչ», «Հարգելի պարոն Իվանով»։

Նախ՝ դուք ձեր հարգանքն եք հայտնում հասցեատիրոջը, և երկրորդ՝ կոնկրետ անձին ուղղված խնդրանքը նրա վրա է դնում դրա իրականացման պատասխանատվությունը։ Կան իրավիճակներ, երբ հարցումն ուղղված է թիմին կամ մարդկանց խմբին: Այս դեպքում նույնպես ցանկալի է հնարավորինս անհատականացնել բողոքարկումը.

«Հարգելի գործընկերներ», «Հարգելի մենեջերներ», «Հարգելի կրտսեր աշխատակիցներ», «Հարգելի անձնակազմի սպաներ»:

Քայլ 2. Ինչո՞ւ եք կապվում ինձ հետ:

Գովաբանեք ստացողին: Հասցեատիրոջը հաճոյախոսություն անելով՝ պատասխանում եք նրա հարցին. «Ինչո՞ւ եք ինձ այս հարցն ուղղում»։ Ուշադրություն դարձրեք նրա անցյալի ձեռքբերումներին կամ անձնական հատկություններին:

«Դուք միշտ պատրաստ եք լսելու և գտնելու լավագույն միջոցը՝ լուծելու գրեթե բոլորի խնդիրը, ով դիմել է ձեզ։ Եվ ես պետք է արժանին մատուցեմ ձեզ, դուք շատ օգնեցիք»։

«Դուք ոլորտի առաջատար փորձագետն եք...»։

«Դուք շատերին օգնել եք լուծելու ոլորտում ամենադժվար խնդիրները…»:

Այս տեխնիկան թույլ կտա հասցեատիրոջը ավելի մոտիկից նայել խնդրանքը և փորձել գտնել այն բավարարելու հնարավորություն: ջախջախիր նրան:

Հաճոյախոսությունը տեղին է, երբ խոսքը վերաբերում է ոչ ստանդարտ խնդրանքներին, երբ պետք է գրավել հասցեատիրոջը, երբ պետք է ուշադրություն դարձնել որոշակի արժանիքների և որակների վրա, որոնք անհրաժեշտ և կարևոր են ձեր խնդրանքը կատարելու համար:

Շատ կարևոր է չհատել հաճոյախոսության և կոպիտ շողոքորթության սահմանը։ Եղեք անկեղծ.

Քայլ 3. Հարցման հիմնավորում

Ցանկացած հարցում պետք է հիմնավորված լինի, թե ինչու եք կատարում այս կոնկրետ հարցումը: Մուտքագրեք հասցեատիրոջը ձեր խնդրի համատեքստում:

Այս փուլում դուք պետք է ընտրեք երեք առավել կարևոր փաստարկներ հասցեատիրոջ համար: Լավագույնն այն է, որ հիմնավորեք փաստարկները ըստ սխեմայի՝ ուժեղ - միջին - ամենաուժեղ:

Հարցումները գալիս են բարդության տարբեր մակարդակներում, ուստի հասցեատերը միշտ չէ, որ շահագրգռված է կատարել որևէ մեկի խնդրանքը: Նա պետք է համոզված լինի, որ խնդրանքը կատարելը պոտենցիալ օգուտ է բերում.

Հետաքրքրիր հասցեատիրոջը

Առաջարկեք նրա համար մի քանի գրավիչ հնարավորություն իրականացնել՝ կապված ձեր խնդրանքի կատարման հետ.

«Բոլոր ժամանակներում գործարար, նախաձեռնող մարդիկ ձգտել են ոչ միայն նյութական հաջողությունների հասնել, այլև իրենց հետքը թողնել հայրենիքի պատմության մեջ, հիշվել բարի գործերով, հարգանք շահել»։

« Ցանկացած մասնագիտական ​​հանրության հաջող գործունեությունն առաջին հերթին բարեկամ Միությունների ըմբռնումն ու աջակցությունն է, համատեղ միջոցառումներին ու նախագծերին մասնակցելը։».

« Իհարկե, ձեր մեծ նպատակը մարդկանց համար մաքուր և հարմարավետ քաղաքն է».

Կամ բարձրաձայնեք խնդիր, որը շատ կարևոր է ձեր հասցեատիրոջ համար.

«Քեզ՝ որպես քաղաքի իմաստուն սեփականատեր, հավանաբար անհանգստացնում է տարբեր տարիքի երեխաների պատահական զբոսանքները դրա համար ոչ պիտանի վայրերում, ինչը հանգեցնում է ավելի հաճախակի պատահարների և անչափահասների հանցագործության աճի»։

«Ձեր բաժին զանգերի աճ է գրանցվել ոչ հիմնական հարցերի շուրջ, ինչը շատ անգնահատելի աշխատանքային ժամանակ է խլում»:

Ցույց տվեք, թե ինչպես ձեր խնդրանքը կարող է օգնել իրականացնել հնարավորությունը.

« Եվ այսօր, երբ մեր երկիրը հույսը դնում է երիտասարդների վրա, դժվար է գտնել ավելի անհրաժեշտ, սուրբ գործ, քան անգործունակ ընտանիքների երիտասարդներին ու աղջիկներին օգնելը։ Մեր քաղաքում կան այնպիսիք, ովքեր արդեն իսկ նման օգնություն են ցուցաբերում. քաղաքապետարանի հովանավորությամբ մեր «Ժառանգություն» բարեգործական կենտրոնը գործում է քաղաքաբնակների նվիրատվություններով, որը դժվարին պատանիներին ժողովրդական արհեստներ է սովորեցնում։ ».

Կամ լուծել խնդիրը.

«Տարբեր տարիքի երեխաների ժամանցի համար մասնագիտացված վայրերի սարքավորումը կօգնի նվազեցնել անչափահասների հանցագործության մակարդակը և նվազագույնի հասցնել երեխաների մասնակցությամբ ճանապարհատրանսպորտային պատահարները»:

Նկարագրեք խնդրանքի նշանակությունը

Երբ հասցեատիրոջը առաջարկելու ոչինչ չկա կամ այս խնդրանքի համատեքստում դա տեղին չէ, ավելի լավ է հասցեատիրոջը արդիացնել: Այստեղ դուք պետք է նկարագրեք իրավիճակը այնքան լիարժեք, որքան անհրաժեշտ է՝ հասկանալու խնդրանքի արդիականությունը և դրա իրականացման կարևորությունը: Խնդրանքի նշանակությունը պետք է նկարագրվի այնպես, որ այն «հոգին վերցնի»։ Եթե ​​հարցումը չի պատկանում «հոգեհարազատ» կատեգորիային, ապա պետք է հասցեատիրոջը ցույց տալ պատճառահետևանքային հարաբերությունները, որոնք կապահովեն հասցեատիրոջ կողմից խնդրանքի կատարումը։

«(ամսաթվից) թիվ X վարձակալության պայմանագրով 1 մ 2-ի վարձավճարը կազմում է 20 ք.մ. մեկ օրում. Վերջին երեք ամիսների ընթացքում տնտեսական անկայունության և սոցիալական անկարգությունների պատճառով գրանցվել է առևտրային ակտիվության անկում։ Առևտրից ստացված միջին շահույթը $10 է: օրական, ինչը չի բավականացնում անգամ վարձավճարը վճարելու համար։ Եթե ​​քայլեր չձեռնարկվեն, ապա անհատ ձեռներեցները ստիպված կլինեն փակել իրենց կետերը, ինչը կարող է բացասաբար ազդել ձեր եկամուտների վրա»։

Այսպիսով, դուք պետք է հասկացնեք հասցեատիրոջը, որ պահանջի կատարումը կրում է նյութական կամ ոչ նյութական օգուտներ ստանալու հեռանկար:

Քայլ 4 Հայտարարություն

Երբ հասցեատերը պատրաստ է, դուք կարող եք նշել փաստացի հարցումը: Հարցման տեքստը պետք է լինի բավականաչափ հակիրճ և չափազանց պարզ: Այն ոչ մի դեպքում չպետք է պարունակի երկիմաստություն կամ թերագնահատում։ Օրինակ, եթե մենք խոսում ենք վարձավճարների նվազեցման մասին, ապա պետք է նշել, թե ինչ մակարդակի.

«Խնդրում ենք իջեցնել վարձավճարների մակարդակը, քանի դեռ վիճակը կայունացել է մինչև 5 ԱՄՆ դոլար։ մեկ մ2 օրական.

Եթե ​​մենք խոսում ենք ծառայությունների մատուցման մասին, ապա հնարավորինս նշեք հարցումը՝ նշելով ցանկալի ժամկետները, գնի հարցը և այլն.

« Կավագործության արտադրամասը սարքավորելու համար ձեզ անհրաժեշտ է կերամիկա թրծելու վառարան. խնդրում ենք ձեզ օգնել մեզ այն ձեռք բերելու հարցում: Տեղադրմամբ վառարանի արժեքը 998 հազար ռուբլի է».

Այս օրինակում լիովին պարզ չէ, թե ինչ օգնություն է պահանջվում հասցեատիրոջից: Ավելի լավ է ավելի կոնկրետ լինել. «Խնդրում ենք օգնել կերամիկայի թրծման վառարան ձեռք բերելու հարցում՝ 333 հազար ԱՄՆ դոլար փոխանցելով վառարանների արտադրության և տեղադրման ընկերության հաշվարկային հաշվին։

Ինչ էլ որ խնդրեք, ստացողը պետք է հստակ իմանա, թե երբ, ինչ, որքան և ինչ գնով եք ուզում ստանալ: Ընդհանրացված հարցումն ավելի շատ մերժման վտանգի տակ է, քանի որ հասցեատերը ոչ միշտ է ունենում մանրամասներով զբաղվելու ժամանակ և ցանկություն։ Բացի այդ, դուք ռիսկի եք դիմում չստանալ ձեր ուզածը՝ նախաձեռնությունը հասցեատիրոջը փոխանցելով։

Օրինակ՝ անհատ ձեռներեցները նամակ են գրել՝ խնդրելով նվազեցնել վարձավճարը, սակայն չեն նշել, թե ինչ մակարդակի են ցանկանում իջեցնել վարձավճարը.

«Խնդրում ենք իջեցնել վարձավճարների մակարդակը, քանի դեռ իրավիճակը կայունացել է».

Արդյունքում նրանք ստացել են վարձավճարի իջեցում, բայց աննշան (գործողից 1%-ով)։ Այսպիսով, նրանց խնդրանքը բավարարվել է, սակայն նամակը նախաձեռնողների դիրքորոշումը քիչ է փոխվել։

Որոշ դեպքերում հարցումի տեքստը կարելի է համարձակ դարձնել, որպեսզի այն առանձնանա տեքստում, բայց մի չարաշահեք այս տեխնիկան:

Քայլ 5. Ամփոփեք ձեր խնդրանքը:

Կրկնեք ձեր խնդրանքը և ընդգծեք, թե ինչ օգուտ կստանա հասցեատերը, եթե խնդրանքը կատարվի: Հարցումը պետք է մի փոքր փոփոխվի: Լավագույնն այն է, որ նախադասությունը կառուցվի ըստ սխեմայի. «Եթե կատարես խնդրանքը, ուրեմն երջանիկ կլինես»:

«Եթե մեզ հետ գնաք և մի որոշ ժամանակ իջեցնեք վարձավճարը, մինչև իրավիճակը տարածաշրջանում կայունանա, ապա ոչ միայն կկարողանաք փրկել ավելի քան 150 աշխատատեղ, այլև գլոբալ կորուստներ չեք կրի վարձավճարի իսպառ բացակայության պատճառով։ »

Բայց կարող են լինել այլ տարբերակներ.

«Վստահ եղեք, որ ձեր բարեգործական նվիրատվությունների յուրաքանչյուր ռուբլին կուղղվի բարի գործին և կօգնի դժվարին իրավիճակում հայտնված երեխաներին մեծանալ արժանի քաղաքացիներ»:

«Կարող եք վստահ լինել, որ յուրաքանչյուր երեխայի ժպիտը ձեզ բարոյական բավարարվածություն կպարգևի ձեր դժվարին աշխատանքից, իսկ ձեր ջանքերն ու ջանքերը ներդրում են մոտ ապագայի արժանի ու երջանիկ քաղաքացիների համար։

Հիմնական բանը կրկնել խնդրանքի իմաստը և դրա իրականացման առավելությունները: Պարտադիր չէ, որ օգուտը նյութական լինի։ Հիշեք, որ հասցեատերը մարդ է, և զգացմունքները նրան խորթ չեն։

ՕՐԻՆԱԿ:

Դա եղել է		Այն դարձավ
«Մենք սիրով խնդրում ենք ձեզ, Ի.Ի. Իվանով, կազմակերպեք դիմորդների հանդիպում ձեր ընկերության գլխավոր մենեջերի հետ: Մենք երախտապարտ կլինենք ձեր օգնության համար: Հարգանքով և երախտագիտությամբ, Զբաղվածության կենտրոնի տնօրեն Պ.Պ. Պետրով»	-	«Հարգելի Իվան Իվանովիչ: Ձեր ընկերությունը արդեն մի քանի տարի է, ինչ մասնակցում է Դիմորդների Կարիերայի ուղղորդման ծրագրին` օգնելով նրանց մասնագիտություն ընտրել: Դուք՝ որպես կադրերի մենեջեր, շահագրգռված եք մասնագետներ պատրաստելով, և մենք պատրաստ ենք օգնել դպրոցականներին՝ սկսելու իրենց արհեստի վարպետներ պատրաստել։ Մինչ օրս մենեջերի մասնագիտությունը ամենատարածվածներից է, բայց շատ դիմորդներ հստակ պատկերացում չունեն դրա իմաստի մասին: Այս կապակցությամբ խնդրում ենք մարտի 23-ին ժամը 15.00-ին ձեր ընկերության բազայում կազմակերպել գլխավոր տնօրենի հանդիպում դիմորդների հետ։ Այսօր տղաներին պատմելով մասնագիտության գաղտնիքների մասին՝ դուք վաղն իսկական մասնագետներ պատրաստելու հիմք եք դնում։ Հավանաբար մի քանի տարի հետո դրանցից մեկը ձեր ընկերությունը զարգացման նոր մակարդակի կհասցնի: Հարգանքով և երախտագիտությամբ, Զբաղվածության կենտրոնի տնօրեն Պ.Պ. Պետրով»

Եվ մի մոռացեք նամակի դիզայնի մասին՝ սա է կազմակերպության «դեմքը»։ Եթե ​​հարցումը նախաձեռնողը կազմակերպություն է, ապա այդպիսի գրությունը կազմվում է բլանկի վրա՝ ստորագրված ղեկավարի կամ լիազորված անձի կողմից: Եթե ​​մասնավոր անձ, ապա բավական է պահպանել հիմնական նորմերը նամակի տարրերի դասավորության մեջ։ Այս մանրամասները իրավաբանորեն և հոգեբանորեն շատ կարևոր են հասցեատիրոջ և ուղարկողի ճիշտ կերպարի ձևավորման համար։

	-
	-	Ամեն օր հարյուրավոր վաճառքի առաջարկներ, հարցումներ և այլ բիզնես նամակներ ուղարկե՞լ, բայց չստանալ ձեր ուզած հաղորդագրությունը: Չգիտե՞ք ինչպես աննկատ և քաղաքավարի կերպով հիշեցնել հասցեատիրոջը իր պարտավորությունների մասին: Ապա առցանց թրեյնինգը ձեզ անպայման կօգնի։ «Բիզնես գրելու հմտություններ»! Դուք կարող եք անցնել դրա միջով ցանկացած հարմար ժամանակ:	-	-
	-

1. Նամակը տպագրվում է A4 (210 x 297 մմ) կամ A5 (148 x 210 մմ) ձևաչափի սպիտակ կամ բաց գույնի թղթի վրա:

2. Թերթը պետք է ունենա առնվազն.

20 մմ - ձախ;

10 մմ - աջ;

20 մմ - վերև;

20 մմ - ավելի ցածր:

Նամակի ամսաթիվը ստորագրման ամսաթիվն է: Ամսաթիվը գրվում է արաբական թվերով հաջորդականությամբ՝ ամսվա օր, ամիս, տարի: Ամսվա օրը և ամիսը կազմվում են երկու զույգ արաբական թվերով, որոնք բաժանված են կետով. տարի - չորս արաբական թվանշան:

4. Ելքային համարը.

Նամակի գրանցման (ելից) համարը բաղկացած է նրա հերթական համարից, որը ձեր հայեցողությամբ կարող է համալրվել ինդեքսով (օրինակ՝ բաժնի պետի սկզբնատառերը)։ Երկու կամ ավելի ստորաբաժանումների կողմից համատեղ կազմված նամակի գրանցման համարը բաղկացած է այդ բաժիններից յուրաքանչյուրի նամակի գրանցման համարներից՝ բաժանված կտրվածքով:

6. Հասցեատեր

Հասցեատերը կարող են լինել կազմակերպությունները, դրանց կառուցվածքային ստորաբաժանումները, պաշտոնյաները կամ անհատները: Պաշտոնյային նամակով դիմելիս ազգանունից ԱՌԱՋ նշվում են սկզբնատառերը։ Անվանական դեպքում նշվում է կազմակերպության և նրա կառուցվածքային ստորաբաժանման անվանումը:

Օրինակ:

ՍՊԸ «Ընկերության» անվանումը»

պլանավորման բաժին

Դատիվի դեպքում նշվում է այն անձի պաշտոնը, ում հասցեագրված է նամակը. օրինակ:

գործադիր տնօրենին

ՍՊԸ «Ընկերության» անվանումը»

Ա.Ա. Իվանովը

ՍՊԸ «Ընկերության» անվանումը»

պլանավորման բաժին

Բ.Բ. Պետրովը

Նամակը չպետք է պարունակի չորսից ավելի հասցեատեր: Երկրորդ, երրորդ, չորրորդ հասցեատերերից առաջ «Պատճեն» բառը նշված չէ։ Ավելի մեծ թվով ստացողների հետ նրանք կազմում են նամակների փոստային ցուցակ:

Պահանջվող «Հասցեն» կարող է ներառել փոստային հասցե: Փոստային հասցեի տարրերը նշվում են փոստային ծառայությունների մատուցման կանոններով սահմանված հաջորդականությամբ:

Կազմակերպությանը նամակ ուղղելիս նշեք նրա անունը, այնուհետև փոստային հասցեն, օրինակ:

ՍՊԸ «Ընկերության» անվանումը»

Yaroslavsky pr-kt, 12, Yaroslavl, 150001

Ֆիզիկական անձին նամակ ուղղելիս նշեք ստացողի անունը և սկզբնատառերը, այնուհետև փոստային հասցեն. օրինակ:

Սիդորով Վ.Վ.

սբ. Սվոբոդի, դ.5, բն. 12,

Յարոսլավլ, 150000

7. Նամակի տեքստ

Նամակի տեքստը կազմվում է աղյուսակի, համահունչ տեքստի կամ այդ կառույցների համակցության տեսքով։

Աղյուսակի սյունակները և տողերը պետք է ունենան անվանական գործով գոյականով արտահայտված վերնագրեր: Սյունակների և տողերի ենթավերնագրերը պետք է համապատասխանեն վերնագրերին: Եթե ​​աղյուսակը տպագրված է մեկից ավելի էջի վրա, ապա աղյուսակի սյունակները պետք է համարակալված լինեն և միայն այս սյունակների համարները պետք է տպվեն հաջորդ էջերում:

Կապակցված տեքստը սովորաբար բաղկացած է երկու մասից: Առաջին մասում նշվում են նամակը գրելու պատճառները, հիմքերը, նպատակները, երկրորդում (վերջնականում)՝ որոշումներ, եզրակացություններ, խնդրանքներ, առաջարկություններ, առաջարկություններ։ Տեքստը կարող է պարունակել մեկ վերջնական մաս (օրինակ՝ հարցում առանց բացատրության):

Այլ կազմակերպությունների փաստաթղթերի հիման վրա պատրաստված նամակի տեքստում նշվում են դրանց մանրամասները՝ փաստաթղթի անվանումը, կազմակերպության անվանումը՝ փաստաթղթի հեղինակ, փաստաթղթի ամսաթիվը, գրանցման համարը. փաստաթուղթ, վերնագիր դեպի տեքստ:

Նամակում օգտագործվում են ներկայացման հետևյալ ձևերը.

Առաջին դեմք հոգնակի ( «խնդրում եմ ուղարկել», «ուղարկել քննարկման»);

Առաջին դեմք եզակի ( «Հարկ եմ համարում», «Խնդրում եմ առանձնացնել».);

Երրորդ դեմք եզակի ( «Հասարակությունը չի առարկում», «Նեյմ» ՍՊԸ-ն հնարավոր է համարում».).

8. Դիմում

Նամակի տեքստում նշված դիմումի առկայության նշում է կազմվում հետևյալ կերպ.

Կիրառումը՝ 5 լիտրի համար։ 2 օրինակով։

Եթե ​​նամակն ունի տեքստում չնշված հավելված, ապա նշեք դրա անունը, թերթերի քանակը և պատճենների քանակը. եթե կան մի քանի դիմումներ, դրանք համարակալված են, օրինակ:

Հավելված՝ 1. Վարձակալության պայմանագիր 5լ. 2 օրինակով։

2. Ընդունման-փոխանցման վկայական 1լ. 2 օրինակով։

Եթե ​​դիմումները փակված են, ապա թերթերի քանակը նշված չէ:

Եթե ​​նամակին կցվում է մեկ այլ փաստաթուղթ, որն ունի նաև կից, ապա գրություն է կազմվում հավելվածի առկայության մասին. հետևյալ կերպ.

Հավելված՝ Ռուսաստանի Դաշնության Ներքին գործերի նախարարության 05.05.2007թ. N 02-6 / 172 նամակ և դրան կից հավելված՝ ընդամենը 3 թերթ:

Եթե ​​դիմումը չի ուղարկվում փաստաթղթում նշված բոլոր հասցեներով, ապա դրա առկայության մասին նշում է տրվում հետևյալ կերպ.

Կիրառումը՝ 3 լիտրի համար։ 5 օրինակով։ միայն առաջին հասցեով։

9. Ստորագրություն

Պահանջվող «Ստորագրության» կազմը ներառում է. ստորագրությունը (անունը, ազգանունը), օրինակ:

Մի քանի պաշտոնատար անձանց կողմից նամակ ստորագրելիս նրանց ստորագրությունները դրվում են մեկը մյուսի տակ՝ զբաղեցրած պաշտոնին համապատասխան հաջորդականությամբ. օրինակ:

Երբ փաստաթուղթը ստորագրվում է հավասար պաշտոններ զբաղեցնող մի քանի անձանց կողմից, նրանց ստորագրությունները դրվում են նույն մակարդակի վրա. օրինակ:

10. Տպել

Կնիքի դրոշմը հավաստում է պաշտոնատար անձի ստորագրության իսկությունը ՖԻՆԱՆՍԱԿԱՆ միջոցների հետ կապված փաստեր ամրագրող անձանց իրավունքները հավաստող փաստաթղթերի, ինչպես նաև այլ փաստաթղթերի վրա, որոնք ապահովում են իսկական ստորագրության վավերացում:

11. Կատարող

Կատարողի մասին նշումը ներառում է փաստաթղթի կատարողի սկզբնատառերը և ազգանունը և նրա հեռախոսահամարը: Կատարողի մասին նշում է դրվում փաստաթղթի վերջին թերթի առջևի կամ հետևի մասում, ներքևի ձախ անկյունում, օրինակ: