Бизнес захидлын жишээ зохиох. Бизнесийн захидал эмхэтгэх дүрэм
Бизнесийн захидал бэлтгэх
Бизнесийн захидлууд ямар ч зорилготой байсан ч бизнест хүссэн зорилгодоо хүрэхийн тулд бичдэг. Байгууллагын ажилтан бүр бизнесийн захидал харилцааны чиглэлээр зохих ур чадвар эзэмшдэггүй, чадваргүй хандлага нь компанийн нэр хүндийг нэг үсгээр бүрэн сүйтгэх эрсдэлтэй байдаг. Гэхдээ хэрэв та манай агентлагт захидал эмхэтгэх үйлчилгээг ашигладаг бол хүлээн авагч тантай хамтран ажиллах сонирхолтой байх нь дамжиггүй.
Бизнес захидлын зорилго
Бизнесийн захидал нь ажлын асуудал, маркетингийн даалгавруудыг шийдвэрлэхэд хамааралтай байдлаа алддаггүй. Мэдээллийг бичгээр авах нь тохиромжтой, учир нь та маргаантай асуудлыг шийдвэрлэхдээ түүнд буцаж очих эсвэл давж заалдах боломжтой. Бичсэн бичвэр нь аман ярианаас илүү товч бөгөөд тодорхой бодлоо илэрхийлэх боломжийг олгодог. Үүнээс гадна, зарим хүлээн авагчид зөвхөн бизнесийн захидал илгээх замаар холбогдох боломжтой. Энэ хаягийн статус өндөр байх тусам текстийг илүү мэргэжлийн түвшинд бичих ёстой. Бизнесийн захидлын төрлүүдбизнесийн харилцааны хамрах хүрээтэй адил олон янз. Ажил хэргийн захидал харилцаа нь арилжааны (гэрээ байгуулах хүсэл, хэлцэлд оролцогчийн эсрэг нэхэмжлэл) болон арилжааны бус (баярлалаа, мэдээлэл, баталгааны захидал, хүсэлтийн захидал, урилга, санамж гэх мэт) байж болно. санаачлагын захидал, хариу захидал, түүнчлэн хариу өгөх шаардлагагүй мессежийг ялгадаг.
Бизнесийн захидал хэрхэн бичих вэ.
Бизнес захидлын бүтэц, текстийн онцлог
Бизнесийн захидал нь тодорхой найрлагатай байдаг:
Оршил хэсэгт захидлын зорилго, шалтгааныг зааж өгсөн бөгөөд энэ мессежийн эхлэл болсон баримт бичгийн холбоосыг өгсөн болно;
Үндсэн хэсэг нь нөхцөл байдлыг тайлбарлаж, нөхцөл байдлын дүн шинжилгээ, аргументуудыг багтаасан болно. Нотлох баримтын шинж чанар нь захидлын чиглэлээс хамаарна: жишээлбэл, чуулганд ирэх, төсөлд хөрөнгө оруулах, бүтээгдэхүүн худалдан авахыг итгүүлэх;
Дүгнэж хэлэхэд, дээр дурдсан зүйлс дээр үндэслэн дүгнэлт гаргадаг: санал, хүсэлт, татгалзах, хүсэл гэх мэт.
Захидлын текстийн өмнө хүлээн авагчид эелдэг ханддаг (Жишээ нь, "Эрхэм хүндэт Сергей Михайлович!") Мөн текстийн эхэнд эсвэл төгсгөлд хууль тогтоомжийн дагуу боловсруулсан эелдэг томъёолол байдаг. бизнесийн захидал харилцааны. Эелдэг байдлын томъёолол ихэвчлэн ингэж эхэлдэг: "Би тусламж үзүүлсэнд талархаж байгаагаа илэрхийлж байна ... / урилгад талархаж байна ... / үр дүнтэй хамтын ажиллагаанд найдаж байна ... ". Ийм захидал бичихдээ бизнесийн хэв маяг ажиглагддаг. Үүний онцлог: товч, тодорхой, хоёрдмол утгагүй, нэр томъёоны хэрэглээ, төвийг сахисан өнгө аяс, стандартчилал.
Бизнесийн захидал бичихэд бэрхшээлтэй байдаг
Хүлээн авагч болон таны асуудлаар түүнд байгаа мэдээллийг сайтар мэдэж байх;
Орос хэлний дүрэм, бизнесийн хэв маягийн онцлог шинж чанаруудын талаархи мэдлэг: хэлний томъёо, санал боловсруулах дүрэм гэх мэт;
Нэр томьёог зөв, зохистой ашиглах;
Хүлээн авагчид хандах зөв байдал.
Хэрхэн сайн бизнесийн захидал бичих вэ.
Толь бичиг, бизнесийн захидал бичих дээжүүд нь энэ ажлыг бие даан даван туулахад тань тусална. Гэхдээ ажил хэргийн захидал бичихэд бэлтгэх хангалттай чадварлаг ажилтан эсвэл цаг хугацаа байхгүй бол энэ үйлчилгээг мэргэжлийн байгууллага үзүүлж болно. Комагентийн харилцааны агентлагийн мэргэжилтнүүд албан бичгийн хэвлэмэл хуудас боловсруулах, үнэмшилтэй аргумент гаргахад шаардлагатай бичиг баримтыг цуглуулах, чадварлаг, харагдахуйц бизнесийн захидал бичих, ингэснээр байгууллагынхаа имижийг сайжруулахад туслах болно.
Өнөө үед хүн бүр захидал бичих чадвартай байх ёстой. Эцсийн эцэст энэ нь боловсролтой хүн бүрийн хувьд зайлшгүй юм. Захидал бичих авьяас хүн болгонд байдаггүй. Гэхдээ үндсэн дүрмийг мэдсэнээр та сайн, сонирхолтой захидал бичих чадварыг хөгжүүлж чадна. Ялангуяа эдгээр дүрмүүд нь маш энгийн бол. Энэ нийтлэлээс та бизнесийн болон хувийн захидал хэрхэн бичих талаар сурах болно. Захидлын янз бүрийн сонголтууд болон тэдгээрийн дизайны чухал цэгүүдэд дүн шинжилгээ хийцгээе.
Бизнесийн захидал хэрхэн бичих вэ
Албан ёсны эсвэл бизнесийн захидал нь ихэвчлэн пүүсүүд болон тэдний ажилчид эсвэл үйлчлүүлэгчдийн хоорондын бизнесийн харилцааг хадгалахад зориулагдсан байдаг. Бизнесийн зохиол нь маш олон төрөлтэй. Жишээлбэл:
- Баярлалаа захидал
- зөвлөмжийн захидал
- Дамжуулах захидал
- Батлан даалтын бичиг
- Ерөнхийлөгчид илгээсэн захидал
- албан бичиг
- Мэдээллийн шуудан
- баяр хүргэсэн захидал
- шаардах бичиг
- Гомдлын захидал
- Урилга бичиг
Бид голчлон дээр дурдсан хүмүүст эсвэл хүсэлтийн дагуу энэ эсвэл өөр бизнесийн захидал илгээдэг. Эдгээр нь тодорхой зорилготой илгээсэн захидал юм. Зорилго нь захидлыг зөв ойлгох явдал юм. Жишээлбэл, бид талархалтай байгаагаа ойлгохын тулд талархлын захидал хэрхэн зөв бичихээ шийддэг; Бид албан бичгийг хэрхэн зөв бичих талаар боддог бөгөөд ингэснээр тэдгээр нь хэрэгцээтэй байх бөгөөд ингэснээр тэдгээрийг хүлээн авагчид зөв ойлгох болно. Тиймээс захидал хэрхэн зөв бичихийг мэдэх нь маш чухал юм. Бизнес захидал бичих дээжийг мэргэжлийн бизнесийн захидлын загваруудын холбоосоос олж болно.
Доор бид бизнесийн захидал бичих үндсэн дүрмийг авч үзэх болно.
Захидал нүүр царайгүй байх ёсгүй
Та имэйлээ хэрхэн зөв бичих талаар бодож байсан уу? Бизнес эрхлэгчийн цахим шуудангийн хайрцаг ихэвчлэн янз бүрийн спамаар дүүрдэг. Юуны өмнө, албан бичиг бичихдээ таны даалгавар бол анзаарагдах бөгөөд Спам хавтас руу илгээгдэхгүй.
Хамгийн эхний хийх зүйл бол захидал илгээхийг хүссэн компанийхаа талаар лавлагаа авах явдал юм. Та хамтрагчийнхаа талаар аль болох их мэдээлэлтэй байх ёстой. Компанийн талаарх дэлгэрэнгүй мэдээлэл тодорхой болсны дараа та захидал бичиж эхлэх боломжтой. Аливаа бизнес эрхэлдэг хүн захидалдаа түүний ажилладаг компанийн арилжааны хэлтэст бус харин биечлэн хандвал сэтгэл хангалуун байх болно. Хүлээн авагч руу нэрээр нь хандах нь юуны түрүүнд тухайн хүнийг хүндэлж байгаагаа харуулах бөгөөд мэдээжийн хэрэг түүнд эерэг сэтгэл хөдлөлийг төрүүлэх бөгөөд энэ нь түүнийг таны хүнд таалагдахаас өөр аргагүй юм. Эцсийн эцэст, хэрэв та түүний овог, овог нэр, овог нэрийн талаар олж мэдэхэд цаг зав гаргаагүй бол боломжит түнштэйгээ бизнесийн саналын талаар хэрхэн яриа эхлүүлэх вэ?
Хэрэв та хүлээн авагчийн нэрийг олж чадаагүй бол ямар ч тохиолдолд "Ув. ген. захирал!”, “Ув. арилжааны найруулагч. пүүсүүд!" Бизнесийн захидалд ийм товчлолын газар байдаггүй. "Эрхэм", "эрхэм", "тэнхимийн дарга" гэх мэт үгсийг бүрэн бичнэ. Тэгэхгүй бол хүндэтгэлийн тухай яриа ч байж болохгүй.
Захидал нь гарчигтай байх ёстой
Захидлын агуулгыг товч танилцуулахын тулд гарчиг хэрэгтэй. Тиймээс хүлээн авагч нь захидлыг ямар ч асуудалгүйгээр боловсруулж, ангилах боломжтой болно. Албан байгууллага болгонд шал өөр асуудлаар өдөр бүр олон арван захидал ирдэг. Тиймээс таны захидал анзаарагдах магадлал байхгүй. Тиймээс, хэрэв таны гарчиг хэрэгтэй мэдээлэл агуулсан бол энэ нь боломжит түншийн сонирхлыг татах болно. Албан бичгийг зөв бичих нь яагаад чухал болохыг та одоо ойлгож байна уу?
Хэрхэн сайхан сэтгэгдэл төрүүлэх вэ
Захидалдаа хүлээн авагчид магтаал илэрхийлсэн танилцуулга оруулахыг хичээ. Жишээлбэл, та ийм сайн пүүстэй хамтран ажиллах нэр төрийн хэрэг гарвал ямар их баяртай байх бол.
Юунаас зайлсхийх вэ
Зааварчилгааны хэллэгээс зайлсхий
"Хэрэв та манай саналыг сонирхож байгаа бол надтай утсаар холбоо бариарай ..." гэсэн хэллэгийн оронд "Саналыг хэлэлцэхийн тулд бидэнтэй утсаар холбогдох боломжтой ..." гэж бичээрэй. Зааварчилгааны хэллэг нь хүнийг сэтгэлзүйн хувьд таны эсрэг болгож чадна. Ийм хэллэг нь хүлээн авагчид таны өөртөө эргэлзэж, бардам зантай байгааг харуулж чадна. Хэрэв та зөвлөмжийн захидал бичвэл "санал болгох" нь зөв бөгөөд тулгаж байгаа мэт сэтгэгдэл төрүүлэхгүйн тулд тулгах биш, хэнд ч таалагдахгүй.
Зөв үйл үгсийг сонго
Төгс төгөлдөр үйл үгсийг ашигла. Жишээлбэл, тэд бүтээсэн, дуусгасан, хийсэн, хөгжүүлсэн, нэмэгдүүлсэн гэх мэт. Гэхдээ бид гүйцэтгэдэг, оролцдог, бид ажилладаг, үйлдвэрлэдэг, үр дүнд хүрэх тухай ярьдаггүй. Гадаад хэлээр захидал бичихдээ үүнийг анхаарч үзэх нь хэцүү байдаг тул жишээлбэл, англи үсгийг хэрхэн зөв бичихийг мэдэхийн тулд тухайн хэлний дүрмийн талаар урьдчилан асуугаарай.
Хэвлэмэл хуудас ашиглах
Та имэйл илгээж байгаа ч гэсэн хэвлэмэл хуудас ашиглах шаардлагатай. Хэвлэмэл хуудас гэж юу вэ? Хэвлэмэл хуудсанд танай компанийн нэр, хаяг, утас, факс, компанийн лого, даргын гарын үсэг байх ёстой. Батлан даалтын захидлыг зөв бичихэд энэ зүйл чухал ач холбогдолтой бөгөөд ингэснээр та компанидаа нээлттэй, хариуцлагатай гэдгээ харуулж байна.
Захиа шуудангаар илгээнэ үү
Бизнесийн захидал илгээхдээ факс, цахим шуудангаас татгалзах нь дээр. Хамгийн тохиромжтой сонголт бол шуудан зөөгчийг гартаа менежерт нь биечлэн өгөхийн тулд захидал илгээх явдал юм. Тиймээс, байгууллагын дугтуйнд анхаарал тавихаа мартуузай. Дашрамд хэлэхэд, хэрэв та ямар нэгэн албан тушаалд орохын тулд бичиг баримтаа илгээвэл, хамгаалах захидал хэрхэн зөв бичиж сурахаас залхуурах хэрэггүй, ажил олгогч үүнийг талархах болно.
Хувийн захидал хэрхэн бичих вэ
Хувийн захидал нь найздаа эсвэл хайртай хүндээ илгээсэн захидал, гадаадад байгаа үзэг нэгтдээ бичсэн англи хэл дээрх захидал, хайрын захидал, нийгмийн сүлжээн дэх имэйл байж болно. Хэрэв захидал зөв, сонирхолтой бичигдсэн бол хүлээн авагч таны захидалд үргэлж баяртай байх болно. Захидал харилцааны үеэр та ойр дотны хүмүүстээ хэлэхээс ичмээр халуун дулаан үгсийг ашиглаж болно. Хувийн захидал бичих нь албан ёсны захидлуудаас хамаагүй хялбар боловч энэ нь та найздаа эсвэл хайртай хүндээ захидал хэрхэн бичихээ мэдэх шаардлагагүй гэсэн үг биш юм.
Хүлээн авагчийг хүндэл
Хэрэв та шуудангаар захидал илгээж байгаа бол тэмдэглэлийн дэвтэрээс урагдсан цаасыг текст болгон ашиглаж болохгүй. Сайн чанарын цаас сонгох. Мөн хаягаа зөв бичихээ бүү мартаарай!
Үндсэн дүрмүүд
Захидал нь давж заалдах хүсэлтээр эхлэх ёстой. Давж заалдах хүсэлтийг шугамын дунд байрлуулна. Үндсэн текстийг давж заалдах хүсэлтийн доор 2 см зайд бичсэн бөгөөд хуудасны зүүн ирмэгээс ижил зайд доголтой байна. Захидлын туршид энэ зайг хадгалахыг хичээ. Хэрэв хуудас дууссан бол хоёр дахь хоосон хуудас аваарай. Хуудасны хоёр тал дээр бичиж болохгүй!
Засвараас зайлсхий
Хийсэн зураас эсвэл залруулга нь таны захидлыг маш бүдүүлэг харагдуулдаг гэдгийг санаарай. Тиймээс, эхлэгчдэд та хэтэрхий залхуу байж, ноорог бичих ёсгүй.
Бүртгэл
Захидлын текст нь гаргацтай байх ёстой бөгөөд маш жижиг биш байх ёстой. Бүх үсгийн туршид ижил бэх эсвэл бэх хэрэглэнэ. Төгсгөлд нь гарын үсгээ үлдээхээ мартуузай. Гарын үсэг зурсны дараа шаардлагатай бол бичлэгийг байрлуул (P.S.). Үсгүүдийг дотор нь нугалсан текст байна!
Захидал бичсэний дараа
Муухай сэтгэлээр захидал бичиж болохгүй. Хэрэв сөрөг сэтгэл хөдлөлүүд аль хэдийн цаасан дээр байгаа бол энэ захидлыг бүү илгээ. Маргааш нь дахин бичсэн нь дээр. Эцсийн эцэст хайрын захиаг зөв бичих нь хүлээн авагчид таатай эерэг сэтгэл хөдлөлийг хүргэж, түүний сэтгэл санааг сөрөг мэдэгдлээр сүйтгэхгүй гэсэн үг юм.
Бараг ямар ч тохиолдолд түншүүдтэйгээ харилцахдаа бизнесийн захидлуудыг эмхэтгэдэг. Ийм баримт бичгийг бүрдүүлэх бэлэн жишээ, дүрмийг нийтлэлээс олж болно.
Бизнес захидлыг бүхэл бүтэн компанийн нэрийн өмнөөс өөр компани, хувиараа бизнес эрхлэгч эсвэл хувь хүнд (жишээлбэл, хөрөнгө оруулагч) илгээсэн баримт бичиг гэж тодорхойлж болно. Үнэн хэрэгтээ компанийн аливаа захидал харилцаа нь бизнесийн захидал юм. Тэдний зорилго нь маш өөр:
- хамтын ажиллагааны талаар.
- хамтын ажиллагаа, хэлэлцээр.
- Гэрээнд заасан үүргээ биелүүлэх шаардлагатайг сануулж байна.
- Өөрийнхөө байр суурийг тодруулах, өмнө нь илгээсэн захидлын хариу болон бусад олон зүйл.
Баримт бичгийг ихэвчлэн компанийн хэвлэмэл хуудас дээр боловсруулдаг бөгөөд үүнийг ердийн шуудан эсвэл цахим шуудангаар илгээхийг зөвшөөрдөг. Гэсэн хэдий ч хэрэв түнш нь онцгой ач холбогдолтой бол өндөр чанартай, зузаан цаасан дээр хэвлэж, биечлэн эсвэл шуудангаар хүлээлгэн өгөх нь дээр. Захидлын бүтэц нь ердийн бизнесийн баримт бичгийг санагдуулдаг - та үүнийг ийм байдлаар схемээр дүрсэлж болно.
Эмхэтгэхдээ юуг анхаарах вэ
Ийм үсгийн тодорхой дүрэм, дээж байдаггүй тул тэдгээрийн бүтэц, хэмжээ, дизайн нь тухайн тохиолдлоос ихээхэн хамаардаг. Жишээлбэл, мэдэгдлийн захидал нь нэлээд товч (3-4 догол мөр) байх бөгөөд ажилтны зөвлөмж эсвэл бизнесийн санал нь нэг хуудаснаас илүү байж болно.
Гэсэн хэдий ч баримт бичгийг бүрдүүлэхдээ анхаарах ёстой хэд хэдэн ерөнхий дүрмүүд байдаг:
- Баримт бичиг нь өөрөө ямар ч хууль ёсны хүчингүй боловч бүртгэлийн бүх дүрмийн дагуу боловсруулагдсан болно. Түүний бүтэц, танилцуулгын хэв маяг нь орчин үеийн баримт бичгийн менежментийн нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн зарчимд нийцсэн байх ёстой.
- Саналуудыг логикоор, тодорхой дарааллаар бүтээдэг. Гоёмсог, ээдрээтэй, сэтгэл хөдлөм, түүнээс ч илүү ярианы эргэлтүүд байдаггүй. Өнгө нь төвийг сахисан.
- Танилцуулга нь зөвхөн 1 хүнээс явагддаг - хэрэв текстийг толгойноос нь шууд бичсэн бол ганц тоогоор, эсвэл бүхэл бүтэн компанийн нэрийн өмнөөс эмхэтгэсэн бол олон тоогоор хийдэг.
- Эмхэтгэлийн тодорхой зорилго, хүлээн авагчийн хүлээгдэж буй үйлдлүүдийг (хариу илгээх, ажилтны нэр дэвшүүлэх асуудлыг авч үзэх, хэлэлцээр хийхийг зөвшөөрөх, баримт бичиг илгээх гэх мэт) ярьдаг.
- Уг баримт бичиг нь дарга болон бусад ажилчдын хувийн ашиг сонирхлыг бус харин компанийн хамт олны зорилгыг тусгасан болно. Хэрэв та хувийн харилцаа холбоо тогтоох шаардлагатай бол үүнийг өөрөөр хийх нь зүйтэй бөгөөд өөрийгөө компанийн төлөөлөгчөөр байрлуулахгүй байхыг зөвлөж байна.
Үг үсгийн ТОП 5 алдаа
Алдааг 2 том бүлэгт хувааж болно - зарим нь тексттэй адил бичихтэй холбоотой (логик, үгсийн сан болон бусад хэлний хэм хэмжээг зөрчсөн), бусад нь бизнесийн зохистой ёс зүйг зөрчсөнтэй холбоотой:
- Үг үсгийн болон цэг таслалын алдаа гаргахыг хориглоно - захидлын текстийг илгээхээсээ өмнө дор хаяж 1-2 удаа шалгаж байх ёстой.
- Бизнесийн танилцуулгын хэв маягийг зөрчих, сэтгэл хөдлөлийн үг хэллэг, хэт эелдэг байдал, эсвэл эсрэгээрээ хатуу байдал.
- Сөрөг аялгуу - тэр ч байтугай аюул заналхийллийг шаардлагагүй үггүйгээр бичих ёстой - жишээлбэл: "Бид энэ захидлыг хүлээн авснаас хойш 30 хоногийн дотор шүүхэд хандах эрхтэй."
- Хэт том, эсвэл эсрэгээр, хэт бага хэмжээ. Ихэвчлэн текстийг бүхэлд нь 1-2 хуудсанд багтааж болно. Гэсэн хэдий ч энэ нь та бүх чухал мэдээллийг хамтрагчдаа авчрах шаардлагагүй гэсэн үг биш юм. Хэмжээний өгөгдөл, диаграмм, баримт бичгийн хэлбэрийг програм руу шилжүүлж болно.
- Ярилцагчийг сонгох эрхийг хасах. Жишээлбэл, та "Гэрээний эцсийн хувилбарыг авч үзэж, батална уу" гэж бичиж болохгүй.
Ердийн хэв маягийн хэллэгүүд
Текстэд бизнесийн ярианы шинж чанартай стандарт хэллэгийг ашиглах нь туйлын хэвийн, бүр хүсүүштэй үзэгдэл юм. Янз бүрийн нөхцөл байдалд хэрэглэгддэг хамгийн түгээмэл клишегуудын жагсаалтыг доор харуулав.
| нөхцөл байдал | хэллэг |
| мэдэгдэл | Мэдээлэх/Таны анхаарлыг татах/мэдээлэх/мэдэх |
| шалтгааны тайлбар | үндэслэлээр / дагуу / холбогдуулан / зорилгоор / Шалтгаанаар / Дэмждэг / дагуу. |
| хүсэлт | Арга хэмжээ авна уу / Мэдэх, чиглүүлэх, хийх, баталгаажуулах ... |
| баталгаажуулалт | Баталгаажуулах / Баталгаажуулах / Нөхцөлөө хүлээн зөвшөөрөх / Эсэргүүцэхгүй байх ... |
| өгүүлбэр | Санал болгох / Санал болгох / Урих / Асуух |
| Бид баталгаа өгнө | |
| татгалзах | Бид ямар нэг шалтгаанаар татгалзахаас өөр аргагүйд хүрсэн / Бид таны саналаас... |
| дүгнэлт | Бид чин сэтгэлээсээ гуйж байна / Хамтран ажиллах, ойлголцол, туслалцаа үзүүлнэ гэдэгт найдаж байна / Бид таныг уучлах, чиглүүлэх, хийхийг хүсч байна ... |
Бизнес захидал бол аливаа бизнесийн харилцааны гол хэрэгслүүдийн нэг юм. Сайн бичсэн бизнесийн захидал нь компанийн талаар эерэг сэтгэгдэл төрүүлэхэд тусална. Нэг муу бичсэн захидал таны нэр хүндийг бүхэлд нь устгаж чадна. Бид бизнесийн захидлын дүрмийн талаар аль хэдийн бичсэн байгаа, одоо бизнесийн захидлын тодорхой жишээг авч үзье.
бизнесийн захидлын дээж
Бизнесийн санал, нэхэмжлэлийн захидал, талархлын захидал, татгалзсан захидал, хамгаалах захидал, баталгааны захидал, мэдээлэл гэх мэт олон төрлийн бизнесийн захидал байдаг. Тэдний эмхэтгэлийн зарчим нь бие биенээсээ бараг ялгаатай биш юм. Алдаа гаргахгүйн тулд дахин хараарай.
Баярлалаа захидлын жишээ
Батлан даалтын захидлын жишээ
Хариултын захидлын жишээ
Энэ бол эелдэг татгалзсан захидал ямар байж болохыг харуулсан тод жишээ юм.
Мэдээллийн захидлын жишээ
Гомдлын захидлын жишээ
Бизнесийн захидал харилцааны англи хэл дээрх захидлын жишээ
Харамсалтай нь хүн бүр англи хэлний өндөр түвшний мэдлэгтэй байдаггүй. Мөн ихэвчлэн менежерүүд англи хэл дээр бизнесийн захидал бичих шаардлагатай үед бага зэрэг төөрөлддөг. Орост ч гэсэн хүмүүс захидал харилцааны хувьд бие биенээ үргэлж ойлгодоггүй бол гадаад хэлний талаар юу хэлэх вэ? Энэ нөхцөл байдлаас гарах хамгийн сайн арга бол ижил төстэй үсгүүдийг хайж, захидалдаа тэдгээрээс тохирох хэллэгийг ашиглах явдал юм. Жишээлбэл, англи хэл дээрх бизнесийн захидлын гурван жишээг энд үзүүлэв: үйлчлүүлэгчид талархал илэрхийлсэн захидал, гүйлгээний нөхцөлийг тодруулсан захидал, худалдан авалтын саналын хариу захидал. Файл бүр нь англи хэл дээрх захидлын хувилбар, орос хэл дээрх орчуулгыг агуулна.
Үйлчлүүлэгчид талархлын захидлыг англи хэл дээр татаж авах.
Хэлэлцээрийн нөхцөл бүхий захидлыг англи хэл дээр татаж авна уу.
Худалдан авах саналд хариулах захидлыг англи хэл дээр татаж аваарай.
Бизнесийн захидлын бүтэц
Тодорхой бүтэц нь бизнесийн захидлын заавал байх ёстой шинж чанар юм. Энэ нь хүлээн авагчид бичсэн зүйлийн утгыг хурдан ойлгож, унших хугацааг багасгахад тусална. Бизнесийн захидал дараахь үндсэн хэсгүүдээс бүрдэнэ.
1. Гарчиг (захидлын сэдэв).Захидлын гарчигт та түүний товч зорилго, мөн чанарыг бичих хэрэгтэй. Энд хийсвэр хэллэг ашиглах боломжгүй. Захидал нь юуны тухай байгаа нь зөвхөн гарчигаар л хаяг хүлээн авагчид ойлгомжтой байх ёстой. Тухайлбал, "Бүтээгдэхүүн нийлүүлэх үнийг өөрчлөх тухай" эсвэл "ХХХ компанитай худалдааны хамтын ажиллагааны бизнесийн санал".
2. Мэндчилгээ."Эрхэм хүндэт + овог нэр!" Мэндчилгээг бизнесийн захидалд уламжлалт гэж үздэг. Гэсэн хэдий ч нэр өгөх шаардлагагүй. Та мөн хаяг хүлээн авагчид байр сууриа илэрхийлж болно: "Эрхэм ноён захирал!". Гэсэн хэдий ч нэрээр нь ярих нь сэтгэлзүйн зайг бага зэрэг багасгаж, сайн тогтсон бизнесийн харилцааг онцолж байгааг санаарай. Хэрэв захидал нь хэсэг бүлэг хүмүүст зориулагдсан бол "Эрхэм ноёд хатагтай нар аа!", "Эрхэм хүндэт түншүүд ээ!" гэж бичихийг зөвшөөрнө. гэх мэт. "Ноён", "Хатагтай" гэсэн товчлол эсвэл эхний үсгийг ашиглах нь үл хүндэтгэсэн шинж тэмдэг гэж ойлгогддог тул үүнээс зайлсхийхийг хичээ.
3. Захидал бичих зорилго, түүний мөн чанар, гол санааг илэрхийлсэн мэдэгдэл.Энэ бол захидлын гол хэсэг юм. Энд та захидал бичих болсон шалтгаанаа шууд бичдэг.
4. Энэ асуудлыг шийдвэрлэх талаар та бүхний санал, зөвлөмж, хүсэлт, гомдол.Бизнесийн захидал нь бараг үргэлж хүлээн авагчийн тодорхой хариу үйлдэлтэй байдаг (цэвэр мэдээллийн захидлуудаас бусад). Тиймээс зөвхөн асуудлыг өөрөө тайлбарлахаас гадна түүнийг шийдвэрлэх өөрийн сонголтыг санал болгох нь чухал юм. Хэрэв та гомдол бичиж байгаа бол зохих арга хэмжээ авахыг хүснэ үү, хэрэв та хамтран ажиллах санал тавьсан бол түүний боломжит хувилбаруудыг тайлбарлана уу. Нэг үгээр бол таны захидлыг хүлээн авагч та түүнээс "юу" хүсч байгаагаа ойлгохоос гадна "хэрхэн" хэрэгжүүлэхийг санал болгож байгааг ойлгох ёстой. Тэгвэл жинхэнэ ажил хэргийн захидал болно.
5. Товч хураангуй, дүгнэлт.Эцсийн эцэст бид дээр дурдсан бүх зүйлийг нэгтгэн дүгнэж болно. Гэсэн хэдий ч үүнийг маш товчоор хийх нь үргэлж боломжгүй байдаг. Энэ тохиолдолд эхний хоёр догол мөрөнд тайлбарласан зүйлээ цөөн хэдэн өгүүлбэрээр бичих нь үнэ цэнэтэй зүйл биш юм. Бизнесийн захидлын хамгийн сайн найз бол товчлол гэдгийг санаарай. Тиймээс ихэнх тохиолдолд "Амжилттай хамтран ажиллана гэж найдаж байна", "Би энэ асуудлаар таны хариултыг хүлээж байна" гэх мэт хэллэгээр хязгаарлагдахад хангалттай.
6. Гарын үсэг.Бизнесийн захидалд илгээгчийн албан тушаал, нэр, овог нэр, уламжлалт хэллэгээр "Хүндэтгэсэн" гэсэн гарын үсэг зурдаг. Хүлээн авагчтай харилцах харилцаанаас хамааран "Сайн сайхныг хүсье", "Хүндэтгэсэн" гэх мэт бусад сонголтуудыг хийх боломжтой. "Хүндэтгэсэн" гэсэн хэллэг нь хамгийн түгээмэл бөгөөд хэрвээ бүртгүүлэх нь илүү тохиромжтой гэж эргэлзэж байвал энэ хэллэгийг ашигла, та алдахгүй нь гарцаагүй.
Мөн гарын үсэг зурахдаа тантай холбоо барих сонголтыг нэмэх нь илүүц байх болно: бусад имэйл хаяг, ажлын утасны дугаар, скайп. Үүний давуу тал нь хүлээн авагч нь хэрэв хүсвэл өөрт нь тохиромжтой байдлаар тантай хурдан холбоо барих боломжтой төдийгүй, ингэснээр та хүлээн авагчтай харилцахдаа нээлттэй, бэлэн гэдгээ харуулах болно.
Албан бичиг бол юуны түрүүнд баримт бичиг гэдгийг мартаж болохгүй. Тиймээс, үүнийг эмхэтгэх дүрмийг үл тоомсорлож, та компанийхаа нэр хүндийг болон өөрийгөө мэргэжилтний хувьд эргэлт буцалтгүй сүйтгэж байна.
Захидал эрт дээр үеэс бичигдсэн бөгөөд өнөөг хүртэл бичигдсэн хэвээр байна. Тэд хүмүүсийн хоорондын харилцааны хэрэгсэл болж, ярилцагчийн мөн чанарыг ойлгомжтойгоор илэрхийлэхэд тусалдаг бөгөөд энэ нь үүнийг бичих шалтгаан болсон юм. Энэ нийтлэлд бид хэд хэдэн төрлийн бизнесийн захидал харилцааны талаар авч үзэх бөгөөд бизнесийн захидлыг хэрхэн зөв бичих талаар сурах болно.
Аливаа бизнесийн захидлыг зөв зохиохын тулд түүний мөн чанарыг тодорхой илэрхийлж, зөв бүтэцтэй байх хэрэгтэй. Бизнесийн захидал харилцааг өөрийн лого, хаяг бүхий компаниас баталсан маягтын дагуу явуулдаг. Баруун дээд буланд хүлээн авагч компанийн даргын албан тушаал, нэрээс бүрдсэн толгой хэсгийг бөглөнө. Гарчигны төгсгөлд илгээгчийн тухай товч мэдээллийг бичсэн болно. Захидал бичих дараагийн алхам бол давж заалдах өргөдөл бичих явдал юм. Энэ нь хүлээн авагчтай танилцах түвшингээс хамааран өөр өөр сонсогдож болно. Хэрэв та түүнийг биечлэн таньдаг бол түүнд "Эрхэм Сергей Юрьевич!" гэж хандаж болно. Хэрэв хаяг хүлээн авагч нь танихгүй хүн байвал давж заалдах хүсэлт нь "Эрхэм ноён Иванов!" Эдгээр тохиолдолд ноён үгийг товчлох, овог, нэрийн оронд эхний үсгийг бичих нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй гэдгийг санах нь зүйтэй. Захидлын мөн чанарыг товч хэлбэрээр илэрхийлэх нь оршил хэсгийн даалгавар юм. Ихэнхдээ энэ нь нэг догол мөрөөс бүрддэг. Оршил хэсгийг уншсаны дараа хүлээн авагч захидлын агуулгыг аль хэдийн товч ойлгох ёстой. Үүний дараа хэд хэдэн догол мөр агуулсан үндсэн бичвэр эхэлнэ. Текст нь нөхцөл байдлын талаархи таны бодлыг товч тодорхой илэрхийлэх ёстой. Үндсэн бичвэр нь дөрвөн догол мөрөөс хэтрэхгүй байх нь зүйтэй юм. Захидал нь захидлын үр дүнг товч нэгтгэн дүгнэж, илгээгчийн нэр, албан тушаалыг харуулсан огноо, гарын үсэг зурсан дүгнэлтээр төгсөх ёстой. Давж заалдах хүсэлтийг бичих болсон шалтгаанаас хамааран заримдаа "Та бүхнийг чин сэтгэлээсээ!", "Цаашид хамтран ажиллана гэдэгт найдаж байна" гэх мэт үгсээр дуусгах нь зүйтэй. Бизнес захидлын нийтлэг төрлүүдийн нэг бол баталгааны захидал юм. Зохиогч үндсэн бичвэртээ энэ эсвэл тэр амлалтаа биелүүлэхийг баталгаажуулж, баталгааг биелүүлэх эцсийн хугацааг зарлаж, баталгааны үүргээ зөрчсөн тохиолдолд төлөх торгуулийн хэмжээг тогтоодог.Эндээс татаж авах боломжтой.
Талархлын захидал нь бизнесийн нэг хэлбэр боловч хувийн гэсэн ангилалд багтдаг. Тэдгээрийг аж ахуйн нэгжийн хэвлэмэл хуудас эсвэл мэндчилгээний хуудас дээр гаргаж болно. Үндсэн бичвэрт захидал бичих шалтгаан болсон үйл явдлыг зааж, хүлээн авагчийн онцгой гавьяаг жагсааж, хүлээн авагчид баяр хүргэсэн байх ёстой.Манай вэбсайт дээр.
Эндээс татаж авна уу.
