Przyszła matka 

Ceremonia wręczenia nagród: Jak zorganizować i przeprowadzić. Plany w różnych obszarach. Znajdź ten sam kolor

Organizacja dużych imprez to biznes kłopotliwy, ale ekscytujący i satysfakcjonujący. Miło jest otrzymać pochwałę od gości i bohatera okazji za jego nienaganne przygotowanie. Jednak nie zawsze wszystko idzie tak gładko, jak byśmy tego chcieli. W artykule podpowiemy, jak uniknąć błędów i nieprzyjemnych sytuacji podczas przygotowywania imprez świątecznych na przykładzie ceremonii wręczenia nagród państwowych z innego kraju.

FORMAT PRZYGOTOWANIA WYDARZENIA

Są tu co najmniej trzy opcje, na przykład:

■ zawrzeć umowę „pod klucz” z generalnym wykonawcą;

■ zawierać umowy z kilkoma wykonawcami rozwiązującymi różne problemy;

■ sam przygotuj wydarzenie, bez pomocy pośredników.

Każda opcja ma swoje własne cechy, zalety i wady.

Jeden wykonawca: wygodny, ale niebezpieczny

Nierzadko zdarza się, że pewne okoliczności współpracują z określonym kontrahentem, na przykład przyjazne relacje menedżera, tradycje korporacyjne itp. W tym przypadku nie musisz wybierać – musisz pracować z tymi, którzy są. Ale w żadnym wypadku nie pozwól, aby wszystko poszło samo!

Należy interweniować w każdy punkt programu szkoleniowego, zadawać wiele pytań i równolegle prowadzić własną macierz lub listę spraw i zadań do organizacji wydarzenia. Nie jest faktem, że taki wykonawca niczego nie zapomni ani nie straci z oczu. Cały czas trzeba trzymać rękę na pulsie wydarzeń.

plusy

To najwygodniejszy format interakcji i kontroli, w którym realizowana jest zasada „jednego okna” – wszystkie sprawy i zadania rozwiązywane są przez jednego kierownika odpowiedzialnego za przygotowanie wydarzenia po stronie wykonawcy. Klient, czyli Ty jednocześnie spokojnie kontynuujesz bieżącą pracę, tylko od czasu do czasu sprawdzając harmonogramy i raporty dotyczące przygotowania uroczystości.

Minusy

Najbardziej niebezpieczny format do pracy, co oznacza, że ​​wkładasz wszystkie jajka do jednego koszyka. Nikt nie może zagwarantować, że wykonawca będzie w 100% wiarygodny. Nie da się wszystkiego przewidzieć – może zawieść klienta nawet z przyczyn od niego niezależnych. A rozwiązanie problemu będzie bardzo trudne, ponieważ wykonawca najprawdopodobniej nie ujawni kontaktów swoich podwykonawców, a klient może nie mieć czasu na ponowne rozpoczęcie wszystkich przygotowań.

Wielu wykonawców: bezpieczni, ale kłopotliwi

Doświadczeni asystenci osobiści z czasem nawiązują przydatne kontakty. I to świetnie, gdy na Twojej liście znajduje się kilka sprawdzonych przez lata małych firm, które bez większych opóźnień świadczą wysokiej jakości usługi w wąskich obszarach. Ze spokojem możesz po prostu rozdzielać zadania między wykonawców, kontrolować ich i koordynować ze sobą w razie potrzeby. Ale do tego wykonawcy muszą być wiarygodni. W przeciwnym razie problemów nie da się uniknąć.

plusy

Najbezpieczniejsza opcja przygotowania imprezy. Z jednej strony masz rozwiązane ręce - wykonawcy zajmują się bezpośrednim przygotowaniem. Z drugiej strony pełna kontrola pozwala trzymać rękę na pulsie i w razie problemu szybko wymienić jednego kontrahenta na drugiego, nie spowalniając całego procesu.

Minusy

Najbardziej „zabłocona” opcja pracy. Duża liczba kontrahentów to dużo papierkowej roboty – z każdym kontrahentem trzeba zawrzeć umowę, żądać faktur, wysyłać inne prośby, prowadzić obszerną korespondencję itp. W przypadku problemu trudno będzie go polubownie rozwiązać. Rozpocznie się przenoszenie odpowiedzialności, poruszona zostanie kwestia zwrotu lub niemożności zwrotu wpłaconych pieniędzy itp.

Wszystko sama: odpowiedzialnie, szybko, z trudem

Samodzielne przygotowanie wydarzenia przez zastępcę kierownika bez pomocy pośredników to powszechna praktyka w Rosji. A oto dlaczego – liderzy są reasekurowani: boją się ujawnienia poufnych informacji o nadchodzącym wydarzeniu lub czekają na brudną sztuczkę od organizacji zewnętrznych, które pomagają w przygotowaniu wydarzeń. A może po prostu zaoszczędź pieniądze! Tak czy inaczej, w tym przypadku podejmowana jest decyzja o niezależnym przygotowaniu uroczystości.

plusy

Znasz każdego wykonawcę z widzenia i po imieniu. Co więcej, jest to najbardziej opłacalna opcja - nie trzeba płacić pośrednikom. Niektóre problemy można rozwiązać szybko i za gotówką (przy odbiorze) - oszczędzasz cenny czas! W przypadku opóźnień u jednego z wykonawców problem jest rozwiązywany bezpośrednio i szybko.

Minusy

Najtrudniejsza i najbardziej kłopotliwa opcja przygotowania imprezy, ponieważ cała odpowiedzialność spoczywa na Tobie! Jeśli planowane jest świętowanie na naprawdę dużą skalę, ryzykujesz po prostu utonięcie w morzu małych i dużych zadań i zadań, imion i tytułów, kwot i rachunków, raportów i czeków. W trakcie przygotowań od absolutnie wszystkich wykonawców pojawi się niesamowita liczba pytań. A jeśli wszyscy skontaktują się z Tobą bezpośrednio, jest szansa, że ​​albo coś bardzo ważnego przegapisz, albo z powodu braku doświadczenia i wiedzy popełnisz błąd w drobiazgach, co z kolei może doprowadzić do zakłócenie całego wydarzenia w łańcuchu.

Jaki format wybrać

Jeśli istnieje możliwość wyboru formatu przygotowania wydarzenia, kieruj się zdrowym rozsądkiem. Oznacza to, że jeśli masz sprawdzonego, odpowiedzialnego i doświadczonego generalnego wykonawcę, to oczywiście logiczne jest na nim polegać i całe przygotowanie imprezy oddać w rzetelne, profesjonalne ręce. W takim przypadku możesz zostawić sobie kwestie koncepcyjne, projektowe i finansowe, koordynację z bohaterem okazji, koordynację i interakcję z gośćmi itp.

W przypadku braku „swojego” kontrahenta lepiej zatrzymać się przy drugiej opcji i wybrać kilku dobrych wykonawców, z których każdy realizuje swoje zadanie w procesie przygotowania.

Jednak przy każdym wyborze ważne jest, aby w żadnym wypadku nie pozwolić, aby wszystko potoczyło się po swojemu i za wszelką cenę kontrolować jak najwięcej działań w przygotowaniu wydarzenia, a przynajmniej mieć świadomość absolutnie wszystkiego, co się dzieje!

FORMAT WYDARZEŃ OBCHODOWYCH

Przez szczególnie odpowiedzialne wydarzenie każdy ma na myśli coś innego – w zależności od stylu życia, kręgu znajomych, zainteresowań, aktywności zawodowej itp. Rozważymy następujące opcje:

■ Wydarzenie publiczne na dużą skalę z udziałem ludzi mediów i prasy.

■ Mała, prywatna uroczystość (np. rodzinna) dla osoby medialnej.

■ Impreza prywatna na dużą skalę z udziałem ludzi mediów.

■ Rozważmy wydarzenie publiczne na dużą skalę z udziałem ludzi mediów i prasy na przykładzie nagrody państwowej.

Załóżmy, że bohater tej okazji otrzymuje order lub medal od innego państwa, na przykład za wzmocnienie stosunków międzypaństwowych.

W takim przypadku wydarzenie może odbyć się:

W kraju, który przyznaje zamówienie;

W ambasadzie kraju wręczającego nagrodę (na terytorium państwa ojczystego dla bohatera okazji);

Każde inne odpowiednie i dogodne miejsce. W takim przypadku odbiorca ponosi koszty organizacji imprezy.

Rozważ opcję, gdy odbiorca sam organizuje wydarzenie. Wręczenie nagrody państwowej to ważne i odpowiedzialne wydarzenie. Na takiej uroczystości są obecni sławni ludzie i często jest to omawiane w prasie.

Oznacza to podejście do kwestii wyboru miejsca na wydarzenie, opracowania programu, wyboru wykonawców, zapewnienia bezpieczeństwa itp. potrzebować z najwyższą powagą i troską.

KROK 1: OPRACOWANIE KONCEPCJI I WYBÓR WYKONAWCÓW

Przygotowania do ważnego wydarzenia zaczynają się od Rozwój koncepcji- pomysły jak to powinno wyglądać.

Drugi punkt - pytanie wykonawcy: kto będzie odpowiedzialny za organizację wydarzenia i jak będzie przebiegać przygotowania - samodzielnie lub z pomocą profesjonalnego wykonawcy. Rozmawialiśmy już o zaletach i wadach różnych opcji powyżej.

Kolejność dalszych kroków może się różnić w zależności od różnych indywidualnych czynników.

KROK 2: WYBIERZ MIEJSCE, TERMIN I GODZINĘ CEREMONI UDZIELENIA ZGŁOSZEŃ

■ Wybieramy miejsce. Organizując wydarzenie na dużą skalę, należy wybrać miejsce, które nie tylko pomieści wszystkich uczestników i zaproszonych, ale również spełni określone wymagania: prestiż, estetykę, dogodną lokalizację i dostępność niezbędnych parametrów technicznych. Takie strony są zawsze poszukiwane, dlatego ważne jest, aby z wyprzedzeniem zadbać o wynajem.

Miejsce powinno odpowiadać tematyce obchodów. Dlatego niewłaściwe jest wybieranie klubu nocnego do wręczenia nagrody państwowej.

Można rozważyć np. zabytkowe dwory i posiadłości – oczywiście takie, które nadają się na imprezy. Z reguły są to budynki z wieloma salami, z których każda może pomieścić swoją część programu (oficjalną, muzyczną, bufetową lub bankietową itp.), a także z dużym parkingiem. Przykładami takich miejsc historycznych dla wydarzeń na dużą skalę są Pałac Pietrowski w Moskwie lub Pałac Katarzyny w Petersburgu.

■ Wybieramy termin. Jeśli istnieje możliwość samodzielnego wyboru terminu ceremonii wręczenia nagrody, konieczne jest uzgodnienie jej z urzędnikami odpowiedzialnymi za bezpośrednie wręczenie nagrody, a następnie z wszystkimi innymi zaproszonymi gośćmi wysokiej rangi.

Wskazane jest uwzględnienie cech wybranego miejsca i warunków pogodowych. Jeśli planujesz korzystać z werandy lub otwartego tarasu, nie powinieneś planować imprezy na zimę - lepiej trzymać ją latem. W przeciwnym razie impreza może zostać zakłócona nawet z powodu lekkiego deszczu.

■ Wybieramy czas. Zazwyczaj czas rozpoczęcia wydarzenia wybiera bohater okazji. I to zwykle wieczorem. Jeśli jednak jest to oficjalne przyjęcie, to nie zapominaj, że zgodnie z międzynarodowymi zasadami etykiety koktajl i bufet zaczynają się o 17:00-18:00 (koktajl trwa nie dłużej niż dwie godziny). W praktyce dyplomatycznej są też obiady (od 20:00-20:30) i kolacje (od 21:00). Jednak najczęstszą opcją w życiu codziennym jest bankiet. Często kończy program wieczoru. Czas rozpoczęcia w tym przypadku zależy od czasu trwania programu rozrywkowego.

KROK 3: OPRACOWUJEMY SZCZEGÓŁOWY PROGRAM WYDARZENIA

Zakłada się, że do tego czasu organizatorzy mają już ogólne wyobrażenie o tym, jak powinna przebiegać uroczystość – jej koncept. Na tym etapie konieczne jest nie tylko ustalenie szczegółowej listy części tematycznych wydarzenia, ale także ich kolejność i harmonogram.

część protokołu

Najpierw należy uzgodnić z konsulatem część protokolarną ceremonii, określając następujące punkty:

Jak dokładnie powinna przebiegać procedura udzielenia zamówienia;

Czy potrzebny jest specjalny sprzęt (trybuna, mikrofony, akompaniament muzyczny itp.);

Kto dokładnie weźmie udział w ceremonii;

Jak długo potrwa część protokołu itp.

Jeśli chodzi o wydarzenie, w którym wezmą udział osoby różnej płci, w różnym wieku lub różnej narodowości, program powinien być opracowany z uwzględnieniem ich cech indywidualnych i kulturowych. Przy dużej liczbie zaproszonych zorganizowanie osobnego programu dla każdego gościa nie zadziała, dlatego należy kierować się zasadą większości.

W żadnym wypadku nie należy zapominać o kraju wręczającym nagrodę! Nawet jeśli na imprezie jest bardzo niewielu jej przedstawicieli. Niezbędne jest odzwierciedlenie w programie jakoś szacunku dla przyjaznego państwa i jego obywateli. W przeciwnym razie może dojść do nieprzyjemnego wstydu dyplomatycznego.

część rozrywkowa

Program wydarzenia może wyglądać tak:

Programceremonia wręczenia ammy

19:00-20:00 - Przybycie gości. Koktajl powitalny (w tym czasie goście mogą spacerować (z wycieczką lub bez) po głównych salach Pałacu).

20:00-22:00 - Wręczenie nagród i koncert fortepianowy.

22:00-24:00 - Bufet (akompaniament muzyczny - kwartet jazzowy).

Przykład pokazuje, że ważne jest przemyślenie części kulturalnej i rozrywkowej programu.

Nie powinno to być żmudne, bo do tego czasu minie już sporo czasu od początku imprezy - za gośćmi czeka oficjalna uroczystość i czekanie na jej rozpoczęcie.

Również ta część wieczoru powinna być „międzynarodowa” – ważne jest, aby zaspokoić gusta wszystkich obecnych. Być może będzie to koncert muzyki klasycznej lub występ śpiewaków operowych.

Kolejnym ważnym punktem jest kompetentna organizacja części bankietowej imprezy.

leczyć

Najpierw musisz zdecydować o formacie uroczystego lunchu lub kolacji. Może to być bufet (stojący) lub bankiet (z miejscami do siedzenia przy stołach).

■Bankiet zwykle odbywa się bardziej uroczyście i wymaga poważniejszego przygotowania.

Plan miejsc dla gości mogą być poprawnie skompilowane tylko z uwzględnieniem ich odpowiedzi na zaproszenia (zostaną one omówione później). Rzeczywiście, w przypadku oficjalnego przyjęcia goście otrzymają z wyprzedzeniem plan miejsc siedzących, wskazujący ich miejsce przy stole.

Plan miejsc siedzących można umieścić w holu, w którym gromadzą się goście i serwowane są napoje (lub przed wejściem do holu). Goście zapoznają się z planem, odnajdują swoje miejsce, wymieniają nazwiska sąsiadów z prawej i lewej strony.

Planując miejsca siedzące, będziesz musiał wziąć pod uwagę takie „drobiazgi”, jak zgodność poszczególnych gości, ich towarzyskość i inne cechy osobiste. To musi być omówione i uzgodnione z bohaterem okazji. Ważne jest, aby nie zapomnieć: prawidłowe ustawienie siedzeń to jeden z elementów udanego przyjęcia.

Karty okładek. Na stołach bankietowych z pewnością nie może zabraknąć okładek – małych białych prostokątów z grubego papieru z odręcznym (najczęściej kaligraficznym pismem) lub wydrukowanym na drukarce lub w drukarni imionami i nazwiskami wszystkich uczestników przyjęcia.

Obsługa bankietowa. Przy organizacji bankietu ważne jest, aby nie pomylić się z wyborem firmy cateringowej. Zwykle to menedżerowie firmy proponują najlepszą opcję dekoracji i aranżacji stołów, serwowania potraw, oferowania menu, pomocy w rozwiązaniu wszelkich problemów serwisowych – nawet w odniesieniu do strojów kelnerskich.

Trzeba osobiście spotkać się z przedstawicielami firmy i zobaczyć „na żywo” proponowane opcje świątecznego nakrycia stołu, wybrać obrusy, serwetki itp., przemyśleć ułożenie stołów (czy jest wystarczająco dużo miejsca na przejście między stołami, czy będzie być miejscem na część taneczną itp.), a także koniecznie spróbuj wszystkie proponowane dania bankietowe i ocenić ich podanie. Na przykład, jeśli danie jest obficie doprawione czosnkiem i pieprzem, niedopuszczalne jest podawanie go na bankiecie. Lub jeśli danie jest zaprojektowane w taki sposób, że jest wyjątkowo niewygodne w jedzeniu lub nie wygląda zbyt estetycznie na talerzu.

Ważne jest, aby szefowie kuchni znali preferencje kulinarne gości – niektórzy z nich mogą być na czczo, na diecie, niektórzy mają alergie pokarmowe lub mają specjalny plan posiłków.

Należy również poinformować kelnerów z wyprzedzeniem, który z gości nie powinien otrzymać dania z określonymi składnikami.

Menu bankietowe. Jeśli chodzi o wybór menu, zazwyczaj można w tej kwestii liczyć na fachowców firmy cateringowej. Należy jednak pamiętać, że jeśli są goście zagraniczni, menu powinno być międzynarodowe. Lub, w przeciwieństwie do międzynarodowej, możesz zaoferować menu kuchni rosyjskiej, podkreślając w ten sposób narodowy smak. Ta opcja jest częściej wybierana w przypadku przyjęć organizowanych wyłącznie dla gości zagranicznych lub delegacji z innych krajów.

Międzynarodowe menu bankietowe na oficjalne przyjęcie



Między innymi należy zaoferować gościom osobiste menu. Zazwyczaj są one wstępnie drukowane w drukarni.

Najczęściej jest to mała broszura, na każdej stronie której dania są osobno wymienione w kolejności ich pojawienia się na stole: zimne przekąski, sałatki, gorące przekąski, dania główne, przystawki, desery, napoje.

Dla wygody gości zagranicznych wszystkie nazwy dań muszą być przetłumaczone na odpowiedni język (np. francuski). Zazwyczaj rosyjska wersja menu jest prezentowana na lewej stronie, a obca po prawej. Możesz też wydrukować wymaganą liczbę menu osobno w jednym i drugim języku.

■ bufet, z reguły nieco mniej uroczysta i uczynna, ale elegancka i zarazem najczęstsza opcja przyjęcia.

Bufet odbywa się na stojąco. Zazwyczaj ustawiane są wysokie okrągłe stoły, do których goście mogą podejść, aby coś przekąsić lub wypić kieliszek szampana, nie odrywając wzroku od small talku. Przy bufetach stoły ustawione są z różnymi przekąskami i napojami – tzw. bufety, czyli stacje – goście podchodzą do nich i wybierają swój smakołyk.

W bufecie w holu muszą być kelnerzy - dbają o to, aby stoły gości zostały posprzątane, a stacje uzupełnione naczyniami. Między stolikami krzątają się kelnerzy, którzy częstują gości schłodzonym szampanem i innymi drinkami.

Akompaniament muzyczny

Ważne jest wcześniejsze omówienie z muzykami kwestii płatności za ich usługi. Możesz zgodzić się z nimi, że jeśli bufet się opóźni, będą nadal pracować za dodatkową opłatą. Inną opcją jest zastąpienie muzyki na żywo nagraniami audio pod koniec wieczoru. W takim przypadku należy wcześniej zadbać o sprzęt i wybrać repertuar. Nie możemy dopuścić, aby po zakończeniu występu muzyków na sali zapadła cisza i goście poczuli się nieswojo.

Menu w formie bufetu na oficjalne przyjęcie

KROK 4. DOKONUJEMY WSTĘPNEJ WYCENY ZDARZENIA

Kolejnym ważnym krokiem jest obliczenie nadchodzących wydatków związanych z obchodami. Jeśli budżet imprezy zostanie zatwierdzony, należy się do niego zmieścić. Jeśli nie ma budżetu, ważne jest ewidencjonowanie i obliczanie wszystkich możliwych wydatków.

Bohater okazji powinien już na tym etapie dowiedzieć się, ile w przybliżeniu będzie kosztować organizacja imprezy, aby później nie było niespodzianek przy rozliczeniu płatności.

Ważne jest, aby uzgodnić z kierownikiem wstępny budżet imprezy, w miarę możliwości pisemnie. Aby to zrobić, poproś kierownika o przesłanie potwierdzenia przez e-mail, potwierdź wydrukowany kosztorys osobistym podpisem kierownika lub wymyśl inny dogodny sposób.

Praca z dużymi sumami pieniędzy to odpowiedzialny biznes. Konieczne jest posiadanie ubezpieczenia na wypadek roszczeń: „Ale takie wydarzenie kosztowało Iwana Iwanowicza znacznie taniej” lub „Moja rodzina i ja konsultowaliśmy się i zdecydowaliśmy, że koszty są wyraźnie zawyżone” lub „Co, rozmawialiśmy o tej konkretnej kwocie ? Coś jest za drogie…” i tak dalej.

Notatka!

Ważne jest, aby mieć jasne i zrozumiałe umowy: kto płaci rachunki, na jakich warunkach iw jaki sposób!

Należy rozumieć, że przy organizacji tak dużych wydarzeń powstaje niepoliczalna kwota wydatków. Niektóre wydatki to duże rachunki, na przykład za wynajem pokoju, inne to mniejsze rachunki, takie jak dekoracja sali, akompaniament muzyczny.

Ale nie zabraknie też ogromnej sterty drobnych wydatków: taksówka dla gości, dostawa kurierem itp., a także obowiązkowa część każdej imprezy - wydawanie gotówki. Możesz zapłacić gotówką za wszystko - od usług gospodarza po napiwki dla kelnerów.

Nasza rada

Dowiedz się wcześniej, którzy kontrahenci wystawiają rachunki, a którzy wolą tylko gotówkę.

Dowiedz się do kogo iw jakim schemacie należy przesyłać do zapłaty faktury. Dowiedz się, czy muszą być wstępnie zatwierdzone osobiście przez kierownika, na którego nazwisko wystawiane są faktury, czy istnieją limity kwot do fakturowania itp.

Zawsze miej przy sobie pewną ilość gotówki!

KROK 5: WYSTAWIANIE I WYSYŁANIE ZAPROSZEŃ

Ten punkt jest jednym z kluczowych, mimo pozornej formalności.

To dzięki odpowiedziom na zaproszenia można przewidzieć liczbę gości – oczywiście w przybliżeniu.

To z kolei ma znaczenie przy sporządzaniu planu miejsc na bankiet, zamawianiu posiłków i napojów, umieszczaniu gości na sali podczas głównej części oficjalnej imprezy, organizacji transferów, rezerwacji pokoi hotelowych itp.

Przy organizacji tego typu wydarzeń warto nie oszczędzać na zaproszeniach: projekt, papier i jakość druku powinny być jak najlepsze.

Podpisywanie wszystkich zaproszeń jest uważane za dobre maniery. Oczywiście bohater okazji musi to zrobić sam.

Wskazane jest również zamawianie imiennych zaproszeń w drukarni, a nie wpisywanie odręcznie imion w pustym polu.

Jeśli to możliwe, przynajmniej część zaproszeń musi być dostarczona, jeśli nie osobiście, to przez „swoich” ludzi – ochroniarzy, kierowców czy asystentów szefa. Zazwyczaj w ten sposób dostarczane są zaproszenia do szczególnie gości o wysokim statusie.

Faktem jest, że mogą to być osoby z rządu lub struktur, do których wejście nie jest otwarte dla wszystkich. Dziwnie byłoby wysłać w takie miejsca zwykłego kuriera! Ponadto jest to świetna okazja, aby jeszcze raz wyrazić szacunek.

Dla większej pewności, że zaproszenia dotrą do odbiorców, możesz powielać wiadomości wysyłając je e-mailem do każdego gościa. Aby przygotowanie, dystrybucja zaproszeń i przetwarzanie odpowiedzi na nie przebiegły jak najsprawniej, konieczne jest przeprowadzenie starannych prac wstępnych.

Wskazane jest wyznaczenie osoby za nią odpowiedzialnej, która swobodnie porusza się po liście gości (lepiej zrobić to samemu).

Jak przygotować spersonalizowane zaproszenia

■ Zrób listę gości ze swoim przełożonym. Sprawdź to dwukrotnie, aby upewnić się, że nikt nie został zapomniany.

■ Dowiedz się, jak kierownik planuje zwracać się do każdego gościa na zaproszeniu (niektórzy posługują się imieniem i drugim imieniem, inni tylko imionami, inni „Szanowny Panie/Pani/Pan/Pani/Pani/Monsieur” itp.) .d.).

■ Sporządź listę nazwisk do wydrukowania zaproszeń w drukarni.

■ Upewnij się, że znasz wszystkie osoby wymienione przez kierownika i ich dane kontaktowe.

■ Zrób listę zaproszeń e-mail. Zdecyduj, który z gości otrzyma zaproszenie pocztą osobistą, a kto powinien je wysłać za pośrednictwem asystenta/sekretarza/recepcji. Jest to niezbędne do prawidłowego sformułowania odwołania w liście motywacyjnym (jeśli zaproszenie jest wysyłane jako załącznik).

■ Użyj opcji „powiadom mnie o otrzymaniu i przeczytaniu wiadomości e-mail”, aby potencjalni goście nie musieli martwić się telefonami z pytaniem, czy otrzymali zaproszenie.

■ Sporządź listę adresów do dostarczania papierowych zaproszeń. Zastanów się z wyprzedzeniem, które z nich dostarczy firma kurierska, a które dostarczą „Twoje” osoby. W tym drugim przypadku zadbaj o przepustki z wyprzedzeniem.

■ Zdecyduj, jak długo byłoby właściwe zadzwonić do potencjalnych gości, aby dowiedzieć się o ich decyzji. Wybierz, kto dokładnie to zrobi, ponieważ lista może być ogromna, a odpowiedzialność za uprzejmą, ale wytrwałą rozmowę jest jeszcze większa. Upewnij się, że podane w zaproszeniu kontakty zwrotne są aktualne: skrzynka e-mail „działa”, telefon włączony, telefon podniesiony.

■ Wprowadź szybkie zmiany na liście gości.

■ Zapytaj gości, którzy przyjęli zaproszenie, czy potrzebują pomocy, takiej jak zorganizowanie transportu lub zakwaterowania w mieście, w którym odbywa się uroczystość. Zapytaj, czy mają specjalne prośby o jedzenie na bankiecie, biorąc pod uwagę możliwe alergie pokarmowe lub specyficzne wzorce żywieniowe (na przykład wegetarianizm) itp.

■ Zapisz program wydarzenia (główne punkty) w zaproszeniu, podając czas rozpoczęcia każdej części i oczywiście dress code. Oprócz dodatkowych informacji, takich jak to, że jeśli wydarzenie odbywa się w zabytkowej rezydencji, szpilki mogą być zabronione (patrz pasek boczny na stronie 6).

KROK 6: ZORGANIZUJ PRACĘ PRASY

Jeśli postanowiono opisać wydarzenie w prasie, konieczne jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za tę część przygotowania wydarzenia. Zwykle jest to własna usługa PR, która rozwiązuje następujące zadania:

sporządza listę redaktorów i dziennikarzy, których obecność na uroczystości jest pożądana;

Pisze informację prasową i organizuje konferencję prasową;

Uwzględnia liczbę zaproszonych dziennikarzy przy planowaniu noclegu w hali podczas oficjalnej uroczystości, a także przy zamawianiu napojów i przekąsek;

Współpracuje z prasą we wszystkich sprawach i dba o to, aby na przyjęciu dziennikarze nie przeszkadzali gościom i bohaterowi okazji, ale jednocześnie wykonywali swoją pracę bez przeszkód.

KROK 7: ZRÓB LISTĘ KONTRAHENTÓW

Kiedy już zdecydowałeś się na wszystkich usługodawców oraz dostawców towarów i produktów, przedyskutuj z nimi warunki współpracy. Upewnij się, że wszyscy wykonawcy są odpowiedzialni i zweryfikowani.

Kto może znaleźć się na liście wykonawców:

Drukarnia, w której wydrukowane zostaną zaproszenia, okładki, program wydarzeń itp. (nie zapomnij projektanta!).

Usługa kurierska w zakresie dostarczania zaproszeń.

Firma cateringowa lub konkretni szefowie kuchni i kelnerzy.

Organizacja odpowiedzialna za akompaniament muzyczny (na przyjęciach tego poziomu muzyka jest zwykle na żywo).

Firma odpowiedzialna za część rozrywkową programu (w tym prezenter) lub osoby świadczące powiązane usługi.

Tłumacze (w razie potrzeby).

Firma florystyczna odpowiedzialna za dekorację lokalu.

Przewodnik. Jeśli na uroczystość zostanie wybrane miejsce historyczne, sensowne może być zaoferowanie gościom prywatnych wycieczek. Z reguły jest interesujący dla obcokrajowców.

Obsługa hostessy. Główną funkcją hostessy jest witanie gości. Tutaj trzeba zawczasu zastanowić się, czy będzie to firma zewnętrzna, czy też Twoi pracownicy przyjmą rolę spotkań z ludźmi. Jeśli poziom gości jest naprawdę wysoki, to pytanie przy wejściu, czy mają zaproszenia, nie jest zbyt uprzejme - wszystkich gości trzeba znać z widzenia.

Usługi hostess niekoniecznie muszą być świadczone przez wyspecjalizowaną firmę – może to być jeden z wykonawców, np. firma cateringowa. Wymagania stawiane przedstawicielom serwisu są standardowe: reprezentacyjny wygląd, znajomość języków obcych, znajomość etykiety, odporność na stres.

Fotograf/kamerzysta. Oprócz prasy, fotograf lub kamerzysta jest zwykle zapraszany do robienia zdjęć lub filmów do osobistego archiwum zapraszającej imprezy.

Firma transportowa świadcząca usługi transferowe oraz hotel, z którym poczynione są ustalenia dotyczące zakwaterowania gości.

Inni wykonawcy - w zależności od specyfiki konkretnego wydarzenia.

KROK 8: UZGODNIJ WYMAGANIA WSZYSTKICH STRON ZWIĄZANYCH Z WYDARZENIEM

Mówimy o tym, że chęć klienta pokrywa się z wizją wykonawcy i możliwościami gospodarza strony.

Wszystkie strony powinny być zaangażowane w dyskusję na temat punktów, w których uczestniczą w taki czy inny sposób.

Najlepiej byłoby, gdyby większość spotkań odbyła się w tym samym miejscu, w którym odbędzie się wydarzenie, z udziałem przedstawiciela tego obiektu i wykonawcy.

O wiele łatwiej jest od razu udać się do sali na uroczystość i wspólnie dyskutować:

Czy pokój jest odpowiedni, czy może pomieścić wszystkich gości, czy można zorganizować dodatkowe miejsca;

Gdzie będzie znajdować się prasa?

Czy wymagane jest dodatkowe zezwolenie?

Zagadnienia organizacyjne i techniczne: scenografia, mikrofony, dźwięk, oświetlenie, garderoba, backstage, scenariusz, timing itp.

Na miejscu łatwiej jest upewnić się, że wszyscy dobrze się rozumieją.

Nasza rada

Na zakończenie spotkania wyślij list lub protokół do wszystkich uczestników z wynikami dyskusji i otrzymaj potwierdzenie od wszystkich.

KROK 9: Zdecyduj się na niezapomniane pamiątki

To dobry ton i miła tradycja. Niezapomnianymi pamiątkami na takiej imprezie mogą być fikcyjne kopie nagrodzonego medalu z wdzięcznością za udział w imieniu bohatera okazji.

Albo mogą to być wysokiej jakości albumy na temat, który łączy oba państwa.

Alternatywnie możesz zaoferować gościom książki o historii miejsca, w którym odbywa się uroczystość, jeśli miejsce jest znaczące.

Wiele pomysłów. Najważniejsze, że pasuje do tematu imprezy i wygląda dyskretnie.

Nie trzeba oddawać w ręce gości paczek z pamiątkami - to nie jest impreza firmowa. Wystarczy rozłożyć je np. w specjalnie wyznaczonym miejscu przy wejściu, aby chętni mogli wybrać dla siebie pamiątkę.

KROK 10: PLANOWANIE MIEJSC GOŚCI PODCZAS WIELKIEJ CZĘŚCI IMPREZY

Rozmawialiśmy już o planie miejsc siedzących, ale zajmiemy się tym ponownie. Oczywiste jest, że na takim wydarzeniu plany miejsc siedzących mogą wymagać co najmniej dwóch podczas wieczoru: podczas oficjalnej ceremonii wręczenia nagród i na bankiecie.

Oba plany miejsc dla gości muszą być uzgodnione z kierownikiem.

Wśród gości mogą być osoby zajmujące wysokie stanowiska rządowe. Należy im poświęcić należytą uwagę zarówno podczas siedzenia, jak i przez cały wieczór.

Trzeba mieć na uwadze, że część z nich będzie chciała pogratulować bohaterowi okazji ze sceny. Oznacza to, że dla tych, którzy chcą mówić, musisz zarezerwować pierwsze rzędy.

Notatka!

Status wielu osób pozwala im nie ogłaszać z góry chęci wypowiadania się publicznie – taka chęć może być spontaniczna.

Dlatego organizator imprezy musi zawsze być na bieżąco z wydarzeniami i starać się je przewidywać. Warto zapytać prowadzącego o zdanie, czy któryś z gości nie chciałby mu pogratulować ze sceny - i zgodnie z tym zaplanuj miejsca w sali dla takich osób. Lider lepiej zna swoich gości – wie lepiej, czy gość ma skłonność do przemawiania i jak bliski jest ich związek.

Możesz spróbować samodzielnie przeanalizować listę zaproszonych do tego samego badania. Lub najbardziej oczywistą opcją jest wezwanie asystentów rzekomych gratulatorów i wyjaśnienie, czy w planach ich przywódcy jest takie pragnienie. Jeśli tak, spróbuj ustalić przybliżony czas trwania przemówienia. Należy o tym pamiętać, aby wieczorny plan nie wymknął się spod kontroli.

KROK 11: GWARANCJA BEZPIECZEŃSTWA

Ta pozycja jest specyficzna. Poziom imprezy i jej uczestników wymaga, aby ochrona, wejścia na teren oraz dostęp do uroczystości były zorganizowane na najwyższym poziomie.

Zwykle w ten problem w pełni angażuje się służba bezpieczeństwa. Jednak ważne jest, aby organizator wydarzenia znał wszystkie szczegóły, aby koordynować działania gości i odpowiadać na pytania asystentów i innych bliskich współpracowników uczestników uroczystości.

Ważne jest, aby zrozumieć, że każdy z VIPów biorących udział w wydarzeniu będzie miał własną ochronę. Wszystkie te osoby będą chciały osobiście skontaktować się wcześniej z organizatorem uroczystości i poznać wszystkie szczegóły techniczne i organizacyjne: jak zabezpieczony jest teren, jak i kto będzie kontrolował wejście do wejścia i przejście do budynku, gdzie opuścić samochód, gdzie na lidera będzie czekać ochrona osobista i asystenci, gdzie i z kim lider zasiądzie wieczorem, kontakty wszystkich osób odpowiedzialnych za organizację imprezy itp.

KROK 12: ORGANIZUJEMY TRANSFER I ZAKWATEROWANIE DLA GOŚCI

Organizatorzy wydarzenia z reguły biorą na siebie rozwiązanie kwestii związanych z dowozem gości na miejsce uroczystości i ich zakwaterowaniem w hotelu.

Jest to możliwe w sytuacji, gdy dla bohatera okazji i większości zaproszonych rodzinnym miastem jest np. Moskwa i z tego czy innego powodu postanowiono zorganizować ceremonię wręczenia nagród w Petersburgu (lub nawzajem). Dotyczy to również przybycia dużej liczby gości zagranicznych.

W takiej sytuacji wskazane jest wcześniejsze wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego wyłącznie za transfery i zakwaterowanie.

Wszyscy goście potrzebujący usług związanych z podróżą i zakwaterowaniem powinni uzyskać dane kontaktowe pracownika przyjmującego odpowiedzialnego za te sprawy. I tak, powinien być pod telefonem 24 godziny na dobę.

Pracownik musi posiadać poziom kompetencji wystarczający do rozwiązania większości zadań oraz umiejętność samodzielnego działania. Ponadto musi posiadać niezbędne uprawnienia i zasoby, aby zapewnić szybką pomoc gościom (na przykład zorganizować zmianę pokoju hotelowego lub przedłużenie pobytu). Wszystkie te pytania są dość techniczne, ale od nich zależy jakość pobytu gościa na przyjęciu!

Jak zorganizować transfer i zakwaterowanie gości?

■ Dowiedz się wcześniej, kto płaci za samochody i hotel – sami goście czy zapraszający.

■ Określ, czy płatność zostanie dokonana jednorazowo, czy w formie ryczałtu na koniec wydarzenia.

■ Ustal z wyprzedzeniem przybliżoną liczbę gości, którzy potrzebują usług, i mając to na uwadze, zarezerwuj pokoje hotelowe i samochody w firmie transferowej.

■ Zastanów się, jaki poziom pokoi gościnnych musisz zarezerwować i jaką klasę samochodów zamówić do przesiadek. Może być konieczne skompilowanie listy warstwowej.

■ Dowiedz się, jaki schemat zostanie wykorzystany do opłacenia dodatkowych usług dla gości – przedłużenia pobytu w hotelu i/lub skorzystania z usługi wahadłowej, modernizacji pokoju hotelowego, zamówienia dodatkowych usług w hotelu (drukowanie dokumentów, zamawianie room service, płacenie za napoje i przekąski z baru itp. .d.).

■ Upewnij się, że goście zagraniczni mają przydzieleni kierowcy mówiący w odpowiednim języku.

■ W celu szybkiej komunikacji przekaż numery telefonów kierowców gościom, którzy będą odbierani na lotniskach i dworcach kolejowych.

KROK 13: WEDŁUG DODATKOWYCH WNIOSKÓW GOŚCI

Przy dużej liczbie zaproszonych gości, zwłaszcza jeśli wielu z nich to obcokrajowcy lub z innych miast, z pewnością pojawi się wiele dodatkowych próśb i życzeń: pomoc w uzyskaniu wiz wjazdowych, zakup biletów kolejowych lub lotniczych, rezerwacja gościa na zabiegi w salon kosmetyczny, wybrać miejsca na zakupy, zorganizować indywidualne wycieczki itp.

Gościom oczywiście nie można niczego odmówić, ale do czasu wpłynięcia wniosków trzeba jasno wiedzieć, kto i jak za to zapłaci i kto dokładnie rozwiąże te kwestie ze strony organizatora.

W kolejnych numerach magazynu porozmawiamy o tym, jak zorganizować urodziny lidera w różnych formatach - impreza niepubliczna na dużą skalę (bez doniesień prasowych) i zamknięta impreza domowa (na własna).

Sajgonki - sajgonki, czyli chińskie naleśniki - bułeczki przypominające kształtem gołąbki, ale składające się z innych składników. Z reguły jest to papier ryżowy, owoce morza, makaron i różne warzywa.

Sorbet (fr. sorbet) to mrożony deser zrobiony z syropu cukrowego i soku owocowego lub puree.

Wcześniej czy później każdy menedżer musi stanąć przed zadaniem sporządzenia planu działania. Nawet jeśli ktoś istnieje w głowie, przeniesienie go na papier czasami sprawia trudności. Ponadto często wymagana jest wiedza nie tylko o tym, jak zaplanować wydarzenie, ale także jak go bronić przed wyższymi władzami.

Plan działania – co to jest?

To nazwa dokumentu, który wyznacza cele i opisuje konkretne działania do ich osiągnięcia, wskazując terminy. Ponadto nieodzownie zawierają definicję osób odpowiedzialnych za realizację określonych nakazanych działań.

Możesz sporządzić plan działania na konkretne wydarzenia lub na określony okres pracy firmy lub jej oddziału. Imprezy w ogólnym przypadku mogą być jednorazowe i regularne, dla tej ostatniej kategorii zwyczajowo ustala się regulamin organizacji. Na przykład, jak sporządzić plan działania w celu wyeliminowania naruszeń dyscyplinarnych?

Każdy nowo rozpoczęty projekt koniecznie wymaga jasnego schematu. Wynika to z trudności w organizowaniu pracy dużej masy ludzi. Aby każdy z pracowników rozumiał swoje obowiązki, potrzebuje szczegółowej instrukcji, której podstawy określa plan działania.

Czy naprawdę jest potrzebny?

Ta lekcja – pisanie planu – zajmuje dużo czasu, a czasem pojawiają się pytania co do jego stosowności. Należy wyraźnie zrozumieć, że do prawidłowego wykonania dowolnego procesu należy wziąć pod uwagę wszystkie drobiazgi i przewidzieć możliwe niespodzianki.

Szczególnie ważne jest posiadanie planu działania dla właściwej organizacji strony finansowej sprawy. Tłumacząc przyszły projekt na język liczb, stajesz przed koniecznością obliczenia każdej pozycji wydatkowej. Przy sporządzaniu planu ważne jest przestrzeganie zasad ekonomii, jak najbardziej racjonalne wykorzystanie dostępnych zasobów.

Jeśli cel jest złożony, obejmujący cały szereg działań, to brak wcześniej napisanego, przemyślanego planu może doprowadzić do całkowitego chaosu. Każdy nowy etap sprawy będzie musiał być realizowany lokalnie, co zajmie znacznie więcej czasu i wysiłku. Przy tak ułamkowym podejściu do biznesu istnieje duże ryzyko zagubienia ogólnego kierunku działania i ugrzęźnięcia w dużej liczbie nieistotnych szczegółów.

Jak dokładnie jest skompilowany

Jak zaplanować wydarzenie? Mimo całej swojej wielkiej różnorodności mają w przybliżeniu taką samą strukturę i składają się z podobnych akapitów z identycznymi terminami, które obejmują następujące pojęcia:

  • Celem jest zaplanowanie działań, których konkretne rezultaty chcemy osiągnąć. To jest podstawa całego planu.
  • Same działania obejmują te działania, które powinny prowadzić do osiągnięcia oczekiwanych rezultatów.
  • Efektem jest to, co chcemy osiągnąć po zrealizowaniu zaplanowanych. Powinna być wyrażona konkretnymi wskaźnikami, mierzonymi liczbami i jasno określonymi osiągnięciami.
  • Terminy to ramy czasowe, w których należy ułożyć wszystkie zaplanowane działania. Jeśli mówimy o regularnie powtarzających się wydarzeniach, należy przepisać ich częstotliwość.
  • Przez zasoby rozumie się wszelkie środki materialne, techniczne, pieniężne przeznaczone na realizację planu.
  • Odpowiedzialni są ci, którzy zarządzają wydarzeniem i odpowiadają za jego wyniki. W związku z tym mogą działać poszczególni pracownicy lub całe oddziały firmy (organizacji).

Ważnym punktem jest określenie wspólnych kryteriów celu, biorąc pod uwagę koordynację interesów różnych działów i wykonalność ekonomiczną.

Plany w różnych obszarach

Zastanów się, jak sporządzić plan wydarzenia na konkretnych przykładach.

Załóżmy, że jesteś szefem pewnej instytucji. Jak sporządzić plan działania na rzecz ochrony pracy?

Algorytm działań w tym przypadku wygląda tak: pracodawca musi stworzyć służbę ochrony pracy lub wyznaczyć osobę odpowiedzialną za tę pracę. Wszystko to ustala odpowiednia kolejność. Plan działania to lista tego, czego organizacja doświadcza celowych potrzeb zgodnie ze specyfiką konkretnej produkcji. W takim przypadku należy wziąć pod uwagę dostępne możliwości techniczne.

Sporządzany jest plan na konkretny rok, odzwierciedlający szacowane ramy czasowe dla każdej z pozycji. Musi rejestrować nazwiska i stanowiska pracowników odpowiedzialnych za poszczególne etapy. Taki plan jest zatwierdzony przez układ zbiorowy lub umowę o ochronie pracy, zaakceptowaną jako załącznik do niego.

Co zawiera

Lista może się znacznie różnić w zależności od warunków pracy danej organizacji, przedsiębiorstwa, instytucji. Elementy w nim zawarte mogą ogólnie mieć następującą postać:

  • ocena warunków pracy i zestawienie niezbędnych środków na podstawie jej wyników;
  • środki na ponowne wyposażenie technologiczne;
  • zakup sprzętu ochronnego dla pracowników;
  • weryfikacja i modernizacja środków ochrony i sygnalizacji;
  • instalacja zautomatyzowanego systemu sterowania;
  • mechanizacja procesów oczyszczania i gospodarowania odpadami oraz przetwarzanie substancji niebezpiecznych i szkodliwych.

  • modernizacja systemu wentylacji;
  • sprawdzenie i zoptymalizowanie pożądanego poziomu oświetlenia;
  • opracowanie i instalacja sprzętu do organizowania wypoczynku ludzi i dostarczania wody pitnej;
  • nabycie niezbędnych środków ochrony i ich przechowywanie;
  • prowadzenie odpraw i szkoleń personelu w zakresie bezpieczeństwa i ochrony pracy;
  • szkolenie osób w zakresie udzielania pierwszej pomocy;
  • przeprowadzanie regularnych badań lekarskich, imprez zdrowotnych, sportowych dla pracowników itp.

Zadbajmy o przyrodę

Innym przykładem jest przygotowanie planu działań na rzecz ochrony środowiska. Podczas projektowania i budowy dowolnego obiektu dokument ten jest obowiązkowy i zawiera nie tylko liczby, ale także schematy i schematy.

Jego opracowanie opiera się na rysunkach obiektu, schematycznym układzie osady, w której się znajduje, ogólnych planach pobliskich przedsiębiorstw. Musi uwzględniać wymogi prawa o ochronie zasobów naturalnych.

Jak sporządzić plan działań ochronnych? Jej głównymi punktami są spis działań, których celem jest ochrona środowiska oraz spis oczekiwanych rezultatów. Pierwsza (główna) część planu powinna obejmować prace mające na celu określenie poziomu szkód wyrządzonych przez obiekt w przyrodzie. Dalej - działania, które mogą wyeliminować lub zminimalizować te negatywne wpływy.

Co jeszcze zawiera

Trzecim ważnym punktem jest szczegółowe oszacowanie uwzględniające wszystkie koszty realizacji zaplanowanych działań. Obowiązkowym zastosowaniem tej dokumentacji powinna być mapa z zaznaczeniem okolic, które mogą ucierpieć z powodu działalności przedsiębiorstwa lub w wyniku teoretycznie możliwego wypadku.

Oczekiwaną skuteczność planowanych działań określają analityczne oceny eksperckie, które z grubsza określają stopień przyszłego szkodliwego oddziaływania obiektu. Eksperci proponują również sposoby na ograniczenie oczekiwanego negatywu, co z pewnością musi znaleźć odzwierciedlenie w przygotowywanym planie.

Kolejny paragraf dokumentu musi zawierać szczegółowe dane dotyczące obliczania objętości odpadów przemysłowych wraz z instalacją ich dopuszczalnej ilości i sposobów redukcji emisji.

Jak zrobić plan działań obrony cywilnej

Jeśli musisz opracować plan działania obrony cywilnej, powinieneś najpierw zapoznać się z instrukcjami kierownictwa i wyjaśnić polecenie szefa okręgowej obrony cywilnej. Przed opracowaniem takiego dokumentu szef organizacji powinien skontaktować się z komisariatem wojskowym i poznać dane dotyczące dostawy niezbędnego sprzętu oraz wnioski przyjęte w przypadku ewentualnych klęsk żywiołowych lub poważnych wypadków.

W oparciu o te wytyczne powinieneś zacząć opracowywać plany dla konkretnej instytucji lub organizacji. Głównym warunkiem jest odzwierciedlenie rzeczywistych i uzasadnionych naukowo wydarzeń. Sytuację należy wziąć pod uwagę w przypadku ewentualnego użycia broni przez potencjalnego wroga, na podstawie którego będzie można obliczyć niezbędną ilość środków i sił użytych do wyeliminowania niebezpiecznych konsekwencji i ustalenia aktywności roboczej obiektu .

Cały kompleks planowanych działań musi być dokładnie przemyślany, aby zoptymalizować nakłady pracy, czasu i pieniędzy oraz uniknąć nieuzasadnionych strat ludzi i sprzętu.

Gdzie są kompilowane?

Plany mogą dotyczyć szpitali, sytuacji kryzysowych i gospodarki. Mogą dotyczyć instytucji edukacyjnych, kulturalnych czy zdrowotnych. Takie plany mają na celu ochronę ludności w czasie wojny lub są sporządzane na wypadek wypadków lub nieprzewidzianych klęsk żywiołowych.

Kolejny punkt to regularność i doprowadzenie obiektu do gotowości, wskazujące kolejność każdego z działań. Jeśli mówimy o czasie pokoju, należy podjąć działania zapobiegające sytuacjom kryzysowym, a także eliminujące konsekwencje tych, które już się wydarzyły.

Plan pracy w zakresie obrony cywilnej każdego obiektu powinien znaleźć się na liście głównych środków ochrony ludności na bieżący rok. Celem takiego planowania jest zorganizowane przejście do warunków wojennych, których teoretyczna konieczność musi być uwzględniona z definicji.

Plan obrony cywilnej musi koniecznie mieć instytucje, które zakładają masowy pobyt w nich ludzi. Potrzeba takiego planu podyktowana jest możliwością wystąpienia zagrożeń terrorystycznych i ma na celu poprawę skuteczności działań ratowniczych oraz organizacji akcji ratowniczych.

Jedziemy do placówki medycznej

Plany działania są opracowywane w różnych obszarach. Jeżeli np. z natury swoich obowiązków służbowych musisz sporządzić plan środków zwalczania szkodników w placówkach służby zdrowia, powinieneś w pierwszej kolejności przeanalizować sytuację pod kątem kluczowych punktów, które wymagają uwagi kierownictwa w tym konkretnym obszarze.

Plan taki może obejmować działania organizacyjne, w tym wystąpienia i prelekcje dla personelu medycznego dotyczące profilaktyki chorób zakaźnych wraz z organizacją badań, prowadzeniem i kontrolą jakości prac dezynfekcyjnych i sterylizacyjnych, generalnym sprzątaniem w każdym z oddziałów, identyfikacją przypadki chorób zakaźnych i wdrożenie kompleksu środków przeciwepidemicznych.

Plan powinien przewidywać obchody administracyjne wszystkich wydziałów w celu monitorowania przestrzegania reżimu sanitarno-higienicznego, opracowania harmonogramu środków dezynsekcji i deratyzacji oraz przeprowadzenia niezbędnych sanitarnych i mikrobiologicznych badań laboratoryjnych. Lista działań musi koniecznie obejmować dostarczenie, naprawę lub wymianę sprzętu medycznego, wprowadzenie nowych metod sterylizacji i dezynfekcji. Ponadto konieczne jest zaplanowanie działań mających na celu przygotowanie pomieszczeń do sezonu grzewczego, systematyczna dezynfekcja powietrza, wentylacja oddziałów i przestrzeganie reżimu temperaturowego.

Należy zapewnić odpowiednią podaż leków i środków dezynfekujących, wśród pacjentów należy prowadzić rozmowy profilaktyczne na temat zapobiegania chorobom zakaźnym i konieczności prowadzenia zdrowego stylu życia.

Jak sporządzić plan działania dla ogólnoszkolnego komitetu rodzicielskiego?

Plany działania są często opracowywane w obszarach kontroli publicznej. Jako przykład rozważ pracę szkolnego komitetu rodzicielskiego. Celem jego działalności jest aktywny udział w życiu szkoły, pomoc kadrze pedagogicznej, organizacja różnego rodzaju imprez z dziećmi.

Komisja rodzicielska wybierana jest przez walne zgromadzenie na okres zwykle równy jednemu rokowi akademickiemu i będzie musiała rozwiązać problem rozpoznania potrzeb i zainteresowań uczniów, ustalenia sposobów ich realizacji i opracowania odpowiedniego programu.

Jak zrobić plan działania w szkole? Co dokładnie powinien zrobić komitet macierzysty? Lista może polegać na przeprowadzaniu zaplanowanych spotkań rodziców w klasie z utworzeniem zasobu szkolnego, projektowaniu stoisk informacyjnych, pracy z rodzinami dysfunkcyjnymi podlegającymi rejestracji wewnątrzszkolnej. W takim przypadku zadaniem komitetu rodzicielskiego jest rozmowa z tymi rodzicami, którzy nie są w stanie zapewnić niezbędnej kontroli nad zachowaniem i uczeniem się dzieci.

O czym nie należy zapominać

Plan powinien obejmować planowanie spotkań, posiłków szkolnych, opiekę medyczną i środki higieny. Może zająć się kwestią subbotników szkolnych z udziałem rodziców, a także organizacją okrągłych stołów, poradnictwa zawodowego i konsultacji z rodzicami.

Odrębny punkt musi koniecznie obejmować informowanie władz szkoły o decyzjach podjętych przez komisję i postępach w ich realizacji.

Co do zasady plan działania komisji rodzicielskiej obejmuje kwestie poświadczenia maturalnego uczniów szkół ponadgimnazjalnych, spotkania z nauczycielami w celu konsultacji. Plan zachęca również rodziców do udziału w zajęciach pozalekcyjnych i zawodach sportowych w całej szkole lub klasie.

Dodatkowym punktem może być nagradzanie rodziców za sukcesy w nauce i aktywny udział w życiu szkoły.

Irina Prokofieva, Operations Manager Programu Kultura i Kreatywność UE i Partnerstwa Wschodniego, opowiedziała o kluczowych punktach, na które organizator wydarzenia powinien zwrócić uwagę.

Kiedy przygotowywałem swoje pierwsze wydarzenie, powiedziano mi o zasadzie śmiesznej kaczuszki ( Zasada kaczej twarzy ). Oznacza to, że na zewnątrz powinieneś być spokojny i spokojny. W rzeczywistości aktywnie wiosłujesz pod wodą z nogami, aby utrzymać się na powierzchni, ale nikt nie powinien o tym wiedzieć. Do tej pory uważam to za najcenniejszą zasadę.

Organizacja wydarzenia nie jest łatwym zadaniem, ale mogę wskazać 10 kluczowych punktów, na które należy zwrócić uwagę, aby wszystko się udało.

1. Zdefiniuj cele i format.

Wydaje się to oczywiste, ale do tego pytania należy podejść krytycznie. Sformułuj cel jak najdokładniej: chcesz przekazać uczestnikom wiedzę, podziękować partnerom, zebrać pieniądze na projekt, czy sprawić gościom estetyczną przyjemność? Forma wydarzenia będzie zależeć od odpowiedzi: koncepcja, czas i czas trwania, role w zespole, dekoracja sali, jedzenie i dźwięk.

Staraj się nie wiązać z tradycyjnymi formatami. Zwróć uwagę na „(nie)konferencję”, format „pecha-heap”, PRZETRZĄSAĆ -formatowe, śniadania tematyczne, eventy online, imprezy plenerowe. Najważniejsze, że format przyczynia się do osiągnięcia celu wydarzenia.

2. Zwróć uwagę na planowanie.

W planie przemyśl logistykę, treść i promocję wydarzenia. Utwórz dokument, który będzie dostępny dla całego zespołu, w którym wszyscy będą mogli zobaczyć swoje zadania i ogólny obraz. Najpierw przygotuj listę głównych zadań, a następnie uszczegółow jak najwięcej w postaci konkretnych kroków, które należy wykonać. Ważne jest, aby w planie określić czas potrzebny na wykonanie zadania. Często jest niedoceniany, a przygotowanie jest wolniejsze niż można by się spodziewać.

Do planowania możesz użyćszablony Google , programy np.asana, Trello, Podio, GanttPro, tydzień zespołowy. Zwykły dokument też Cię nie zawiedzie. przewyższać.


3. Budżet na nieprzewidziane okoliczności.

Spójrz na listę swoich zadań i uwzględnij je w budżecie. Warto też pomyśleć o rezerwie na wypadek nieprzewidzianych sytuacji. Na przykład w mojej praktyce był taki przypadek, że w dniu imprezy plenerowej nagle zaczęło padać. Musiałem pilnie zmienić lokalizację i przetransportować cały sprzęt i meble. Lepiej zawczasu przemyśleć takie sytuacje i przygotować się na nie finansowo.

Alternatywnie możesz użyćtaki wzórbudżet, ale możesz go dostosować lub wymyślić własny.

4. Diabeł tkwi w szczegółach.

Jeśli chcesz mile zaskoczyć swoich gości, zastanów się nad wszystkim w najdrobniejszych szczegółach: jak przebiega rejestracja, kto i w jakiej formie spotyka się z uczestnikami, jaka muzyka gra, czy masz ciekawy kącik fotograficzny, jak zaprojektowano Twoje prezentacje i drużyna jest ubrana, czym są wypełnione przerwy.

Na przykład podczas rejestracji możesz zapewnić uczestnikom możliwość wzięcia udziału w krótkim warsztacie, zagrania w gry lub obejrzenia filmów informacyjnych.

Staraj się zaskakiwać ludzi i tworzyć wow -efekt, przekraczają ich oczekiwania w najbardziej przyziemnych rzeczach. To właśnie tworzy atmosferę wydarzenia.

5. Sprawdź lokalizację i wymyśl plan „B”.

Zawsze sprawdzaj lokalizację osobiście na etapie jej wyboru. W najbardziej nieoczekiwanym momencie może się okazać, że klimatyzator nie działa dobrze w przedpokoju, nie ma toalety dla osób o specjalnych potrzebach lub szerokość drzwi nie pozwala na wniesienie sprzętu do środka. Dlatego przetestuj takie chwile z wyprzedzeniem.

Kiedyś zorganizowałem konferencję na 50 uczestników, a godzinę po rozpoczęciu, właściciel sali poprosił nas o opuszczenie bez podania przyczyny. W efekcie spędziliśmy z uczestnikami godzinny trening w pobliskim parku, aż znaleźliśmy nowy obiekt. Wygląda na to, że taka sytuacja ci się nie przydarzy, ale lepiej zawsze mieć plan „B”.

6. Rozdziel obszary odpowiedzialności.

Bardzo ważne jest rozdzielenie zadań pomiędzy członków zespołu nie tylko na etapie przygotowań, ale również w trakcie wydarzenia. Podziel odpowiedzialność ludzi na strefy. Na przykład ktoś jest odpowiedzialny za strefę rejestracji, ktoś za mówców spotkań, ktoś za sprzęt, ktoś za catering, ktoś za interakcję z mediami itp. Każdy powinien mieć własną strefę, którą należy kontrolować przez cały czas trwania imprezy.

Roześlij dokument z podziałem obowiązków na cały zespół, aby każdy wiedział, z kim się kontaktować z jakim pytaniem.


7. Poinformuj odbiorców o wydarzeniu.

Nie lekceważ czasu potrzebnego na skuteczną promocję wydarzenia. Rodzaj wydarzenia, jego grupa docelowa, zasoby wewnętrzne i budżet określą Twoje podejście marketingowe. Wybierając partnerów informacyjnych, skup się na tych, którzy komunikują się konkretnie z Twoimi odbiorcami. Lepiej mieć kilku partnerów, ale ukierunkowanych, niż opowiadać o wydarzeniu absolutnie wszystkim.

Ważne jest również, aby stworzyć jeden kluczowy przekaz, który będzie nadawany we wszystkich kanałach. Upewnij się, że zwięźle i dokładnie przekazuje widzom ideę wydarzenia.

8. Zwróć uwagę na usługę.

Upewnij się, że twoja drużyna przestrzega zasady kaczej twarzy. Bądź przyjazny dla wszystkich uczestników, prelegentów i partnerów. Postaraj się rozwiązać ich problem lub pytanie i spełnić ich oczekiwania, nawet jeśli czujesz się zmęczony i nie wszystko idzie zgodnie z planem. Ostatecznie ludzie będą pamiętać dokładnie, jak byli traktowani i jaką atmosferę stworzyli, a nie to, co mówił mówca ze sceny.

9. Dokonaj ostatecznego sprawdzenia na dzień przed wydarzeniem.

Koniecznie powiedz uczestnikom, jak dotrzeć na miejsce, zaproś wszystkich ważnych gości, przygotuj materiały drukowane, materiały audio i wideo. Sprawdź, czy wszyscy dobrze rozumieją swoje zadania i zakresy odpowiedzialności, czy lokal jest gotowy. Aby to zrobić, sporządź listę kontrolną, na przykładtaki.

Podobne listy kontrolne można również sporządzić w celu sprawdzenia gotowości w dniu wydarzenia: czy wszystko jest na swoim miejscu, czy wszystko działa, czy wszystko przebiega zgodnie z harmonogramem.

Koniecznie wydrukuj program wydarzenia, niech będzie ze wszystkimi członkami zespołu i wolontariuszami. Daj również wszystkim główne numery kontaktowe, aby kontaktować się ze sobą lub w nagłych wypadkach.

10. Poproś o informację zwrotną.

Najprawdopodobniej po imprezie będziesz zmęczony i zadowolony, ale trudno ci będzie obiektywnie ocenić, jak wszystko poszło. Dlatego poproś uczestników o wypełnienie wydrukowanych kart wyników na koniec wydarzenia lub formularza online po powrocie do domu. Niech ocenią różne aspekty: logistykę, prelegentów, miejsce i pracę organizatorów. Te informacje pomogą Ci uniknąć błędów w przyszłości i poprawią jakość Twoich wydarzeń. Jeśli to możliwe, zbierz informacje zwrotne za pośrednictwem mediów społecznościowych lub nagraj informacje zwrotne na wideo po zakończeniu wydarzenia. Przyda się to, jeśli Twoje wydarzenie zostanie ponownie zorganizowane.

Niezależnie od tego, jakie wydarzenie organizujesz, bądź optymistą i nie bój się niespodzianek, a wtedy Twoje wydarzenie odniesie sukces!

---

Irina Prokofiewa, Kierownik Operacyjny Programu Kultura i Kreatywność UE i Partnerstwa Wschodniego, certyfikowany kierownik projektu ( IPMA poziom C ), współautor projektu Start2 Idź . Pracował na poziomie globalnym i krajowym organizacji międzynarodowej AIESEC . Mamy doświadczenie w organizacji wydarzeń o różnych formatach: od jednodniowych szkoleń po międzynarodowe konferencje i festiwale.

Cześć wszystkim!

Każda osoba w życiu ma wiele momentów związanych ze świętowaniem. Święta są ogólnie świetną rozrywką, dlatego należy mądrze podejść do uroczystości i sporządzić jej plan.

Przejdźmy teraz do szczegółowego planowania uroczystości, a pierwszą rzeczą, o którą należy się martwić, jest miejsce.

Miejsce święta

W zależności od miejsca wakacji należy dostosować plan organizacji wakacji. Miejsce uroczystości można zorganizować w różnych miejscach.

Pierwsza opcja to wynajmowany lokal, kawiarnia, klub, kawiarnia lub restauracja.

Decydując się na wynajęcie pokoju, należy od razu przedyskutować z jego właścicielami kwestie wystroju, sprzętu muzycznego, DJ-a, menu z napojami i przekąskami.

Być może warunki świadczenia tych usług dobrze wpasują się w budżet imprezy, a Ty zajmiesz się resztą przygotowań.

Druga opcja ponieważ miejscem wakacji może być natura. Wyjazd na imprezę w naturze, czy to w lesie, stawie, czy nawet na środku pola, to świetny pomysł.


Organizując imprezę na łonie natury warto zadbać o wiaty na wypadek złej pogody, warto też zastanowić się nad kwestią autonomicznego zasilania, jeśli planujecie zorganizować duże wakacje.

Cóż, trzecia opcja: możesz zaplanować wakacje w domu, ta opcja jest odpowiednia, jeśli mieszkasz we własnym domu lub masz dom na wsi. Lubię to najbardziej, bo mieszkam w domu.

Wybierz odpowiedni czas

Pamiętaj, aby obliczyć początek Wydarzenia. Podczas planowania pamiętaj o następujących kwestiach:

Pierwszy: Wygoda dla gości - tutaj weź pod uwagę koniec godzin pracy, czas na przygotowanie się do wyjazdu na wakacje, drogę na miejsce.

Drugi: Okoliczności, od których zależy rozpoczęcie imprezy (jeśli święto związane jest z jakąkolwiek porą dnia)

Trzeci: Godziny pracy organizacji transportowych, bo nie każdy ma samochody, ktoś pojedzie do Ciebie komunikacją miejską.

Kiedy zaplanowana jest godzina rozpoczęcia wakacji, pamiętaj, aby ostrzec wszystkich gości, na przykład wyślij lub rozdaj zaproszenia lub po prostu zadzwoń do wszystkich przez telefon.

Teraz nadszedł czas na zaplanowanie wakacyjnego budżetu.

Budżet wydarzenia

Budżet imprezy uzależniony jest od następujących czynników:

1. Liczba gości, — w zależności od liczby, koszt jedzenia i napojów, a także liczba prezentów będzie się różnić.

2. menu świąteczne- musisz poprawnie przemyśleć menu wakacji i dostosować finanse w zależności od rodzaju jedzenia, które podasz i co będziesz pić (jeśli to zrobisz).

3. Na podstawie programu wakacji oraz dostępności i liczby konkursów zaplanuj wydatki na nagrody i upominki zwycięzców tych konkursów.


4. Pamiętaj, aby coś wymyślić niespodzianka na wakacje nie zapomnij wziąć pod uwagę kosztów.

5. Dekoracja placu zabaw może również wpłynąć na budżet imprezy.

Kolejnym krokiem w planowaniu organizacji wakacji będzie:

Podział obowiązków

Przydzielając obowiązki, wybierz lider, kto poprawi przebieg wakacji i w razie potrzeby skieruje je we właściwym kierunku.

Na jego barki spadnie też obowiązek obserwowania osobliwego przepisy prawne organizując imprezę (czas zawodów, serwowanie niektórych dań, poprawianie pracy DJ-a) ogólnie rzecz biorąc, gospodarz musi być wybrany rozsądnie i odlotowo.

Przydziel mu także kilku asystentów od gości, po prostu ich uprzedzaj.


Zaaranżuj akompaniament muzyczny. Przygotuj wcześniej niezbędną muzykę, omów, czy gospodarz potrzebuje muzyki do programu wakacyjnego.

Może się okazać, że potrzebujesz różnych podkładów lub jakiejś piosenki, której później nie będziesz miał czasu szukać. Zobacz także, jak może wpływać na nastrój.

Alternatywnie można wynająć DJ-a, ale powinien on również porozmawiać z gospodarzem na kilka dni przed wakacjami, aby się przygotował.

Zatrudnij fotografa lub poproś kogoś, kogo znasz, kto ma umiejętności fotograficzne, aby zorganizował sesję zdjęciową na wakacje. Uwierz mi, oglądanie dobrych zdjęć w przyszłości to zawsze przyjemność.

Można również zorganizować wideofilmowanie wydarzenia, ale to nie jest dla wszystkich, często wystarczy fotograf.

Programowanie

Wspólnie z gospodarzem opracuj program uroczystości, dokładnie przemyśl zasady wydarzenia.

W programie wakacyjnym uwzględnij interakcję gości ze sobą, na przykład organizowanie konkursów, konkursów, odgrywanie zabawnych scen, ogólnie pokazuj swoją wyobraźnię lub korzystaj z Internetu. Wymyśl niespodziankę na święta.

Po skompilowaniu programu zorganizuj interakcję prezentera, DJ-a i asystentów prezentera.


I wreszcie, gdy nadejdzie święto, świętuj je z duszą, nie wlewaj w siebie ton alkoholu, bierz udział we wszystkich konkursach, nie martw się, każde wydarzenie powinno być celebrowane z rozmachem.

Dobrze zorganizowane wakacje zapadną w pamięci na długo, a pożądane jest, aby były to tylko dobre wspomnienia. Dlatego zastanów się nad organizacją nadchodzących wakacji.

Dochodzę do wniosku, nie zapomnij zasubskrybować aktualizacji bloga, autor bloga był z tobą « » Mieńkow Siergiej.

Powodzenia i miłej zabawy!

PS. Trochę gram na gitarze, więc regularnie odwiedzam Youtube w poszukiwaniu ciekawej gry na gitarze, słucham hipnotyzująco!!!