Scrierea corectă a unui eșantion de scrisoare. Exemplu de scriere a scrisorii de afaceri

O scrisoare oficială este un document care face parte integrantă din comunicarea de afaceri. Cel mai adesea este transmis prin serviciul poștal și servește ca o modalitate specială de schimb de informații.

Noțiuni de bază

Corespondența de afaceri este necesară pentru a rezolva diverse probleme economice sau de producție. Cu ajutorul acestuia, întreprinderile și organizațiile comunică cu mediul extern: parteneri, clienți sau agenții guvernamentale. De obicei, pentru aceasta se folosește o scrisoare de serviciu.

Acesta este denumirea generală pentru un document scris, care poate fi:

• să răspundă la mesajele sau solicitările primite anterior;
• hârtie însoțitoare trimisă destinatarului împreună cu alte documente sau materiale;
• o scrisoare de inițiativă, în cazurile în care o altă metodă de comunicare este imposibilă.

Fiecare dintre opțiunile enumerate are propriile sale caracteristici. Cu toate acestea, există reguli generale în conformitate cu care orice scrisoare oficială este de obicei întocmită. Acest lucru este de înțeles, deoarece tocmai cu corespondența de afaceri, de exemplu, începe cel mai adesea încheierea majorității tranzacțiilor. Un document executat corect poate crea o impresie favorabilă destinatarului despre un viitor posibil partener.

Tipuri de scrisori de afaceri

În funcție de informațiile pe care le conține scrisoarea de notificare, aceasta poate fi:

1. Însoțitor. În cazul în care conține un mesaj care afirmă că există un pachet de aplicații pentru acesta.
2. Pretenţios. Adică exprimă nemulțumirea față de o anumită situație (revendicare).
3. Instructiv. Textul oferă instrucțiuni specifice.
4. Garantat. Expeditorul confirmă îndeplinirea viitoare a obligațiilor prevăzute în document.
5. Informațional. Scrisoarea conține informații care pot fi de interes pentru destinatar.
6. Publicitate. Informațiile sunt furnizate pentru a atrage cooperarea.
7. Scrisoare de notificare. Informații despre evenimente publice.
8. Scrisoare de confirmare. obţinerea anumitor documente sau materiale.
9. O scrisoare de cerere. Textul conține un apel pentru a încuraja destinatarul să ia măsuri.
10. Prin scrisoare de mesaj. În acesta, expeditorul furnizează părților informații specifice de interes comun.

Scopul acestor documente este menținerea legăturilor între organizații sau diviziile sale structurale.

Întocmirea unei scrisori de revendicare

În materie de cooperare, uneori apar situații când una dintre părți, dintr-un motiv sau altul, nu își îndeplinește obligațiile. În acest caz, partenerul trimite mai întâi o scrisoare către contrapartida sa. În ea, el își expune de obicei propunerile pentru eliminarea încălcării drepturilor sale legale. Aceasta este o scrisoare de serviciu. O mostră dintr-un astfel de document poate fi întocmită în mod arbitrar. Trebuie luate în considerare următoarele puncte:

1. trebuie să fie formal și de afaceri, cu o mentalitate de parteneriat.
2. Esența plângerii trebuie exprimată foarte clar.
3. Când prezentați informații, trebuie să operați în mod convingător cu fapte specifice.

Scrisoarea de cerere trebuie să conțină:

• detaliile expeditorului (numele, adresa de retur și numerele de contact);
• informatii complete despre destinatar;
• descrierea circumstanțelor în care s-a produs situația conflictuală;
• referire la normele legale pe care contrapartea le-a încălcat la rândul său;
• cerințe specifice pentru eliminarea încălcării, indicând termenele de implementare a acestora;
• consecinţe care pot apărea dacă partea adversă se sustrage la executarea acestora.

O atenție deosebită trebuie acordată modului în care este compusă scrisoarea oficială. Modelul trebuie proiectat astfel încât intrusul să nu îl perceapă ca pe o amenințare. Trebuie amintit că acesta este doar un memento pentru a respecta legea.

Reguli de proiectare

O atenție deosebită trebuie acordată designului scrisorilor oficiale. Adevărat, legea nu prevede reguli și reglementări stricte în acest sens.

Cu toate acestea, la întocmirea unor astfel de documente, trebuie luate în considerare următoarele puncte obligatorii:

1. Orice scrisoare oficială trebuie scrisă pe antet. Este elaborat în prealabil de specialiștii în managementul biroului și aprobat prin ordin al șefului întreprinderii.

2. Documentul trebuie să conțină anumite detalii:

2.1. Informații despre destinatar și expeditor.

2.2. Numărul de ieșire și data acestei scrisori. Acest lucru este necesar pentru înregistrare.

2.4. Titlu.

2.5. Informații despre prezența oricăror aplicații, indicând numele și numerele acestora.

2.6. Informații despre persoana care a semnat acest document (funcția și numele complet).

3. Scrisoarea ar trebui să abordeze o singură problemă. Având mai multe teme va fi dificilă alegerea unui artist.

4. Informațiile trebuie prezentate cât mai succint posibil, dar clar. Este recomandabil ca textul să nu ocupe mai mult de două pagini.

5. Indicați corect detaliile destinatarului. Dacă vorbim despre o organizație, este necesar să aderăm la următoarea secvență:

5.1. Denumirea companiei (în cazul nominativ).

5.2. Unitate structurală (dacă este necesar).

5.3. Poziția destinatarului (în cazul dativ).

5.4. Inițialele lui.

5.5. Adresa poștală a întreprinderii.

6. Dacă sunt mai mulți destinatari, atunci este indicat mai întâi cel principal și apoi toți ceilalți.

Dacă țineți cont de toate aceste puncte, atunci întocmirea scrisorilor oficiale, în principiu, nu va fi dificilă.

Ordinea prezentării

Pentru ca un document să fie întocmit corect, este necesar să se țină cont de o anumită ordine de prezentare a informațiilor din acesta. De exemplu, puteți lua în considerare opțiunea de a scrie o scrisoare de răspuns profesional. În primul rând, trebuie să rețineți că, conform regulilor de etichetă, trebuie să răspundeți la informații în termen de 24 de ore din momentul în care le primiți. Dacă vorbim despre un mesaj electronic, atunci timpul optim nu va fi mai mare de două ore. În cazurile în care nu este posibil să respectați o astfel de regulă, este mai bine să trimiteți un mesaj adecvat partenerului dvs.

Scrisoarea în sine va consta în esență din două părți:

1. Introductiv. Expeditorul precizează subiectul, motivul și motivele scrisului său. Aici vă puteți referi la reglementări care, prin lege, servesc drept bază pentru a oferi un răspuns. În plus, merită să acordați atenție unor puncte referitoare la situația în cauză. Ele vor ajuta la dezvăluirea esenței problemei.
2. Principal. Această parte își propune să clarifice și să convingă. Textul trebuie să fie clar, concis și concis, iar faptele prezentate trebuie să fie verificate și obiective. Dacă este necesar, acestea pot fi confirmate cu numere reale.

Acest text este de obicei urmat de o listă de aplicații. Documentul se încheie cu semnătura expeditorului. În plus, trebuie să știți să scrieți o scrisoare de notificare pentru a nu jigni destinatarul. În primul rând, este recomandabil să începeți să vă adresați lui cu expresia „Dragă”. În al doilea rând, puteți folosi expresii adverbiale în text, cum ar fi „vă studiem cu atenție propunerile” sau „vă verificați cu atenție comentariile”. O astfel de respectare a etichetei va aduce beneficii doar ambelor părți.

Procedură

Întocmirea scrisorilor oficiale este în sarcina grefierilor, secretarilor sau altor angajați cărora li se atribuie aceste atribuții. Când încep să lucreze, trebuie să respecte o anumită secvență în acțiunile lor. Procesul de elaborare a unui astfel de document trece de obicei prin următoarele etape:

1. Un studiu amănunțit al circumstanțelor acestei probleme. Este necesar să stăpânești pe deplin situația pentru a evalua corect posibilele modalități de a o rezolva.
2. Redactarea unei scrisori. Aici este necesar să se țină cont de toate cerințele de mai sus.
3. Coordonarea textului pregătit. Uneori trebuie editat ținând cont de comentariile managerului. El poate face unele clarificări sau clarificări asupra subiectului.
4. Aprobarea de către supervizorul său.
5. Executarea finală și semnarea documentului.
6. Înregistrarea unei scrisori.
7. Trimiterea corespondenței către destinatar.

Abia după parcurgerea tuturor acestor etape, scrisoarea, ajunsă la destinatar, va putea îndeplini misiunea care i-a fost atribuită.

Reglementări obligatorii

Pentru a emite o scrisoare de serviciu, trebuie să țineți cont de faptul că prima pagină a acesteia trebuie tipărită pe un formular special. În rest, puteți folosi coli A4 goale obișnuite. Aici trebuie să rețineți că câmpul de text în sine are propriile limite: partea de sus și de jos sunt de 2 centimetri, stânga - 3,5 centimetri, dreapta - 1 centimetru. Nu încălcați dimensiunile standard pentru a încadra informațiile pe o singură foaie. Este mai bine să respectați toate regulile și să adăugați doar o pagină suplimentară.

De asemenea, trebuie să tastați textul conform tuturor regulilor:

1. Pentru tipărire, utilizați fontul standard Times New Roman. Este mai bine să nu folosiți alte opțiuni.

2. Dimensiunile fonturilor sunt, de asemenea, reglementate:

• pentru textul principal - 14;
• aranjarea paginilor și marca de execuție - 12.

3. Amplasarea detaliilor se efectuează, de asemenea, în conformitate cu regulile:

• spațiere între linii - 1;
• textul este aliniat „în lățime”;
• cratimele sunt plasate automat;
• distanța de la numărul de înregistrare la antet este de 2 rânduri, iar de la acesta la textul principal - 3.

Respectarea acestor standarde este obligatorie pentru executarea corectă a scrisorilor în scopul corespunzător.

Locația detaliilor

Pentru a compune corect o scrisoare de afaceri standard, trebuie să știți clar unde ar trebui să fie localizate detaliile și componentele acesteia. Răspunsurile la aceste întrebări sunt conținute în GOST R 6.30-2003. Descrie în detaliu forma unei scrisori de serviciu. În esență, acesta este un eșantion în care totalitatea tuturor detaliilor documentului sunt localizate într-un anumit fel. Este necesar pentru a:

1. Unificați procesul de emitere a scrisorilor oficiale (de afaceri).
2. Să fiți capabil să pregătiți central formularele standard în avans, reducând în același timp nevoia de a face o parte din muncă manual.
3. Facilitați și reduceți timpul de căutare vizuală a informațiilor.
4. Extindeți capacitățile de procesare a scrisorilor folosind computere și alte echipamente.

Astfel, pentru o scrisoare de afaceri obișnuită, sunt utilizate 30 de detalii standard, care sunt situate în unsprezece zone obligatorii:

• embleme și stemă;
• autor;
• date sursă;
• titlu;
• declarații;
• destinatar;
• rezoluții;
• text;
• semnături și atașamente;
• aprobări și asigurări;
• semne.

Plasarea informațiilor în anumite sectoare permite specialiștilor să navigheze mai bine în document și facilitează compilarea acestuia de către utilizatorii obișnuiți.

Cerințe primare

Unii manageri cred în mod eronat că corespondența de afaceri poate fi condusă în mod arbitrar, fără a respecta regulile și reglementările. Dar specialiștii care sunt responsabili pentru acest lucru trebuie să cunoască cerințele de bază pentru scrisorile oficiale:

1. Disponibilitatea unui formular special (companie).
2. Utilizarea corectă și plasarea detaliilor.
3. Textul trebuie să fie lizibil și bine editat. Pentru a prezenta esența problemei, este mai bine să acordați preferință propozițiilor simple comune. Trebuie să te exprimi pe scurt, astfel încât fiecare cuvânt să poarte cât mai multe informații.
4. În funcție de tip, documentul trebuie pregătit corespunzător. Scrisoarea poate conține și mai multe aspecte. În acest caz, atunci când prezentați, este necesar să încercați să le combinați.
5. Utilizați corect standardele stabilite pentru tastare.
6. Încercați să vă asigurați că conținutul scrisorii nu conține expresii categorice. Destinatarul poate percepe aceste fraze ca amenințări. Când construiți propoziții, este mai bine să folosiți cuvinte introductive precum „aparent”, „după cum se știe”, „eventual” și „după cum urmează”.

Îndeplinirea acestor cerințe în practică ajută la gestionarea corectă a fluxului de documente în întreprindere.

Conform GOST R 7.0.82013 „Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și publicare. Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții „destinatar” este un detaliu al documentului care conține informații despre destinatarul documentului (clauza 67).

Cerința „Destinatar” este utilizată în scrisorile de afaceri și în informațiile interne și în documentele de referință (rapoarte și memorii, declarații etc.).

Detaliile „Destinatar” includ:

• numele destinatarului (destinatarul scrisorii);
• adresa poștală sau numărul de telefon, numărul de fax, adresa de e-mail.

Destinatarul scrisorii poate fi:

• oficial/mai mulți funcționari;
• organizare;
• unitatea structurală a organizației;
• grup de organizații;
• individual.

DESTINAT – OFICIAL

Conform GOST R 6.30-2003, inițialele sunt scrise înaintea numelui de familie al oricărui oficial. Dacă scrisoarea este trimisă la seful unei agentii guvernamentale, atunci numele organizației este inclus în funcție, numele complet. sunt indicate în cazul dativ, inițialele sunt scrise înaintea numelui:

Dacă scrisoarea este adresată şef al unei organizaţii comerciale, atunci funcția include denumirea organizației indicând forma organizatorică și juridică (în formă completă sau prescurtată), inițialele sunt scrise înaintea prenumelui:

Dacă scrisoarea este adresată șef adjunct, numele organizației este inclus în titlul postului. Numele de familie este indicat în cazul dativ:

Dacă destinatarul documentului este şef al unei unităţi structurale, apoi se indică mai întâi numele organizației în cazul nominativ, apoi în cazul dativ numele funcției persoanei indicând unitatea structurală, de exemplu:

Conform clauzei 5.15 din noul GOST:

• la adresarea unei scrisori unui funcționar, inițialele sunt plasate după nume de familie;
• înaintea numelui de familie este permisă folosirea abrevierii „Domnul.” (Domnul) dacă destinatarul este bărbat, sau „Doamna.” (Doamna) dacă destinatarul este o femeie:

DESTINAT – ORGANIZARE

Dacă scrisoarea este adresată unei organizații, atunci numele acesteia (complet sau prescurtat) este indicat în cazul nominativ:

Când adresați o scrisoare unei organizații, indicați numele complet sau prescurtat, de exemplu:

Adresarea către o organizație este folosită în cazurile în care expeditorul nu știe cine este șeful organizației, numele de familie, inițialele.

DESTINAR - DIVIZIUNEA STRUCTURALA

Documentul poate fi adresat unei unități structurale a organizației. De regulă, această metodă de abordare este posibilă dacă luarea în considerare a problemei căreia îi este dedicată scrisoarea este de competența unității structurale.

Când se adresează un document unei unități structurale a unei organizații, numele organizației este indicat în cazul nominativ în cerința „Destinatar”, mai jos - numele unității structurale în cazul nominativ, de exemplu:

Ce schimbă GOST R 7.0.97-2016? Nimic.

DESTINAT - PERSOANA FIZICA

Înregistrarea detaliilor „Destinatarului” la efectuarea corespondenței cu persoane fizice are propriile sale caracteristici. Mai întâi, indicați numele de familie în cazul dativ, apoi inițialele și apoi adresa poștală:

Ce schimbă GOST R 7.0.97-2016? Nimic.

DESTINATĂ - MAI MULTE ORGANIZAȚII
SAU DIVIZIUNI STRUCTURALE

O scrisoare de afaceri poate avea mai mulți destinatari. GOST R 6.30-2003 stabilește o metodă de formatare generalizată a destinatarilor la trimiterea de scrisori către mai multe organizații omogene sau către mai multe divizii structurale ale unei organizații. Există două opțiuni pentru proiectarea recuzitei aici.

Opțiunea 1: indicați mai mulți destinatari în atributul „Destinatar”. Această opțiune de proiectare este utilizată atunci când scrisoarea este adresată unei organizații sau oficiali (acesta este destinatarul principal) și, pentru informare, unui număr de alte organizații sau oficiali.

Adresarea este oficializată ca de obicei în colțul din dreapta sus ca o listă a detaliilor „Destinatar” pentru fiecare organism/organizație sau unitate structurală a organizației.

În acest caz, numărul total de destinatari nu trebuie să fie mai mare de patru.

Toți destinatarii sunt înscriși pe documentul propriu-zis; cuvântul „Copie” nu este indicat înaintea celui de-al 2-lea, al 3-lea și al 4-lea destinatar.

În acest caz, toate copiile tipărite ale scrisorii sunt semnate ca originale. Fiecare exemplar este sigilat într-un plic separat, pe care este scrisă adresa poștală a unei anumite organizații sau subdiviziuni structurale.

Opțiunea 2: indicați destinatarul în general, dacă trimitem un document către un grup de organizații (șefi de organizații) de același tip sau către divizii structurale (sucursale, reprezentanțe etc.) ale unei organizații:

Dacă numărul destinatarilor este mai mare de patru, se întocmește o listă suplimentară pentru trimiterea scrisorii (lista de corespondență), care indică destinatarii anumiți și adresele acestora. O notă despre aceasta este făcută în atributul „Destinatar”:

Nu există un formular aprobat pentru lista de corespondență a scrisorilor. Forma fișei poate fi fixată în instrucțiunile de gestionare a biroului organizației. De fapt, foaia de corespondență este atributul „Destinatar” transferat pe o foaie separată, ceea ce înseamnă că conținutul său trebuie să corespundă acestui atribut. Detaliul „Destinatar” conține trei blocuri de informații: numele organizației, funcția, parafa și prenume. În lista de corespondență pentru scrisoare, reproducem aceleași blocuri de informații, dar le plasăm pe o linie mai degrabă decât pe partea dreaptă a foii. De asemenea, puteți aranja datele sub formă de tabel. Ordinea destinatarilor poate fi arbitrară, dar este mai bine să le aranjați alfabetic.

Informațiile despre numărul și data scrisorii trimise sunt introduse după înregistrarea acesteia (Exemplul 1).

Toate scrisorile trimise unui grup de destinatari au un singur număr de înregistrare; numărul de intrare pentru toate scrisorile va fi diferit.

Ce schimbă GOST R 7.0.97-2016? Nimic.

AMPLASAREA DETALIILOR „DESTINARUL” PE FORMULAR

Detaliul „Destinatar” se află în partea dreaptă sus a documentului (pe un formular cu detalii unghiulare) sau în dreapta sub detaliile formularului (pe un formular cu detalii longitudinale). Locația cerinței „Destinatar” este afișată în Anexa B la GOST R 6.30-2003:

• pe un formular cu detalii de colt - Exemplul 2;
• pe un formular cu detaliile dispuse longitudinal - Exemplul 3.

Ce schimbă GOST R 7.0.97-2016? Nimic. Atributul „Destinatar” rămâne în același loc.

PROBLEME TEHNICE

• Elementele recuzitei „Destinatar” ar trebui separate prin intervale?

Detaliul „Destinatar” ocupă de obicei mai multe rânduri.

În clauza 6.1 din Recomandările metodologice pentru implementarea GOST R 6.30-2003 (aprobată de Rosarkhiv) se spune că detaliile unui document constând din mai multe rânduri sunt tipărite cu o singură spațiere. Componentele detaliilor „Destinatar”, „Ștampila de aprobare a documentului”, „Marca prezenței unei cereri”, „Ștampila de aprobare a documentului” sunt separate între ele prin spațiere de 1,5-2 rânduri.

O normă similară este cuprinsă în noul GOST R 7.0.97-2016 în secțiunea 3, care stabilește cerințe generale pentru producerea documentelor: „Detaliile multilinie sunt tipărite cu o distanță între rânduri, părțile componente ale detaliilor sunt separate printr-o spațiere suplimentară. ”:

• Cum se aliniază atributul „Destinatar”?

Atributul cu mai multe linii „Destinatar” este proiectat aliniat de-a lungul marginii din stânga a zonei ocupate de atribut sau centrat în raport cu cea mai lungă linie, de exemplu:

În zilele noastre, toată lumea ar trebui să poată scrie scrisori. La urma urmei, acest lucru este inevitabil pentru orice persoană cu studii. Nu toată lumea are talentul de a scrie scrisori. Dar, cunoscând regulile de bază, vă puteți dezvolta capacitatea de a scrie scrisori bune și interesante. Mai ales dacă aceste reguli sunt destul de simple. În acest articol veți învăța cum să scrieți corect scrisorile de afaceri și personale. Să ne uităm la diferitele opțiuni pentru litere și puncte importante în designul lor.

Cum să scrieți corect scrisorile de afaceri

O scrisoare formală sau de afaceri este de obicei destinată menținerii relațiilor de afaceri între firme și angajații sau clienții acestora. O scrisoare de afaceri are multe varietăți. De exemplu:

• Scrisoare de mulțumire
• Scrisoare de recomandare
• Adresă însoțitoare
• Scrisoare de garantie
• Scrisoare către Președinte
• Scrisoare de serviciu
• Mail informativ
• Scrisoare de felicitare
• Scrisoare de cerere
• Scrisoare de plângere
• Scrisoare de invitație

Trimitem în principal cutare sau cutare scrisoare de afaceri către persoane de rang superior sau cu o cerere, de ex. Acestea sunt scrisori clar direcționate trimise cu un scop specific. Scopul este de a se asigura că scrisoarea este înțeleasă corespunzător. De exemplu, decidem cum să scriem corect o scrisoare de mulțumire, astfel încât să se înțeleagă că mulțumim; ne gândim cum să scriem corect scrisorile formale, astfel încât să fie utile, astfel încât să fie corect înțelese de către destinatar. Prin urmare, este foarte important să știi să scrii corect o scrisoare. Puteți găsi o mostră pentru scrierea scrisorilor de afaceri la linkul Șabloane profesionale de scrisori de afaceri.

Mai jos ne vom uita la regulile de bază pentru scrierea scrisorilor de afaceri.

Scrisoarea nu trebuie să fie fără chip

Te-ai întrebat vreodată cum să scrii corect e-mailurile? Căsuța de e-mail a unui om de afaceri este adesea plină cu diferite tipuri de spam. Prima ta prioritate atunci când scrii o scrisoare formală va fi să o faci observată și să nu fie trimisă în dosarul Spam.

În primul rând, ar trebui să faceți întrebări despre compania către care doriți să trimiteți scrisoarea. Trebuie să ai maximum de informații despre partenerul tău. Odată ce detaliile companiei sunt cunoscute, puteți începe să scrieți scrisoarea. Orice om de afaceri va fi mulțumit dacă o scrisoare i se adresează personal, și nu departamentului comercial al companiei în care lucrează, de exemplu. Adresarea numelui destinatarului va demonstra, în primul rând, respectul tău față de persoană și, bineînțeles, îi va evoca emoții pozitive, care pur și simplu nu pot decât să nu-l îndrăgească. La urma urmei, cum poți începe o conversație cu un potențial partener despre propunerile de afaceri dacă nu ți-ai făcut timp să afli despre numele, prenumele și patronimul lui.

Dacă nu ați reușit să aflați numele destinatarului, sub nicio formă nu scrieți: „Uv. gena. director!”, „Uv. comercial dir. companii! Nu există loc pentru astfel de abrevieri într-o scrisoare de afaceri. Cuvinte precum „draga”, „domnule”, „șef de departament”, etc. trebuie scrise integral. Altfel nu se poate vorbi de respect.

Scrisoarea trebuie să aibă un titlu

Titlul este necesar pentru a dezvălui pe scurt conținutul scrisorii. Astfel, destinatarul va putea procesa și sorta scrisoarea fără probleme. Orice organizație oficială primește zeci de scrisori în fiecare zi pe probleme complet diferite. Prin urmare, nu există nicio șansă ca scrisoarea dvs. să i se acorde atenție. Prin urmare, dacă titlul tău conține informații utile, acesta poate fi de interes pentru un potențial partener. Acum înțelegeți de ce este important să scrieți corect scrisorile oficiale?

Cum să faci o impresie bună

Încercați să adăugați o introducere la scrisoarea dvs. care exprimă un compliment destinatarului. De exemplu, cât de fericit ai fi să ai onoarea de a lucra cu o companie atât de bună.

Ce trebuie evitat

Evitați frazele directive

În loc de expresia „Dacă sunteți interesat de oferta noastră, atunci ar trebui să mă contactați telefonic...”, este mai bine să scrieți „Pentru a discuta oferta, aveți posibilitatea să ne contactați telefonic...”. O frază directivă poate întoarce o persoană împotriva ta din punct de vedere psihologic. O astfel de frază poate arăta destinatarului lipsa ta de încredere în sine și aroganță. Iar dacă scrieți o scrisoare de recomandare, corect ar fi să „sugerați” și nu să impuneți, pentru a nu crea impresia că împingeți, nimănui nu va plăcea.

Alege verbele potrivite

Folosește verbe perfecte. De exemplu, creat, completat, realizat, dezvoltat, crescut etc. Însă verbe precum perform, participa, work, produce nu vorbesc despre obținerea de rezultate. Acest lucru este dificil de luat în considerare atunci când scrieți scrisori în limbi străine, așa că interesează-te în prealabil de regulile unei anumite limbi pentru a ști, de exemplu, cum să scrii corect o scrisoare în limba engleză.

Folosiți antet

Utilizarea antetului este necesară chiar dacă trimiteți un e-mail. Ce este un antet? Antetul trebuie să conțină numele companiei dumneavoastră, adresa, telefonul, faxul, sigla companiei și semnătura managerului. Acest punct este important în scrierea corectă a unei scrisori de garanție, pentru că în acest fel arăți că ești deschis și responsabil pentru compania ta.

Trimiteți o scrisoare prin poștă

Când trimiteți o scrisoare de afaceri, este mai bine să renunțați la fax și e-mail. Opțiunea ideală ar fi să trimiți un curier cu o scrisoare pentru ca acesta să o predea personal managerului. Prin urmare, asigurați-vă că aveți grijă de un plic de marcă. Apropo, dacă trimiți acte pentru a obține orice post, nu fi leneș să afli cum să scrii corect o scrisoare de intenție, angajatorul o va aprecia.

Cum să scrii corect scrisorile personale

O scrisoare personală poate fi o scrisoare către un prieten sau o persoană iubită, o scrisoare în engleză către un prieten de corespondență în străinătate, o scrisoare de dragoste sau un e-mail pe o rețea de socializare. Destinatarul va fi întotdeauna încântat să primească scrisoarea dumneavoastră dacă este scrisă corect și interesant. Când comunicați prin corespondență, puteți folosi cuvinte amabile pe care deseori v-ați simțit jenat să le spuneți celor dragi în timpul unei conversații. Scrisorile personale sunt mult mai ușor de scris decât cele oficiale, dar asta nu înseamnă că nu trebuie să știi să scrii o scrisoare unui prieten sau unei persoane dragi.

Respectați destinatarul

Dacă trimiteți o scrisoare prin poștă, nu folosiți o bucată de hârtie ruptă dintr-un caiet pentru text. Alegeți hârtie de bună calitate. Și nu uitați să scrieți adresa corect!

Reguli de baza

Scrisoarea ar trebui să înceapă cu o contestație. Puneți mesajul în mijlocul liniei. Textul principal este scris la 2 cm sub adresa, indentat la aceeași distanță de marginea din stânga a foii. Încercați să mențineți această distanță pe tot parcursul scrisorii. Dacă foaia se epuizează, atunci luați oa doua foaie de hârtie goală. Nu scrie pe ambele fețe ale hârtiei!

Evitați corecțiile

Amintiți-vă că liniile tăiate sau corecțiile vă pot face scrisul să pară extrem de neglijent. Prin urmare, pentru început, nu ar trebui să fiți leneși și să scrieți o ciornă.

Decor

Textul scrisorii trebuie să fie lizibil și nu foarte mic. Folosiți aceeași pastă sau cerneală pe tot parcursul scrisorii. Asigurați-vă că lăsați semnătura la sfârșit. După semnătură, dacă este necesar, plasați un postscript (P.S.). Literele sunt pliate cu textul înăuntru!

După ce a scris scrisoarea

Nu ar trebui să scrieți o scrisoare într-o dispoziție proastă. Dacă emoțiile negative sunt deja pe hârtie, nu trimiteți această scrisoare. Mai bine rescrie-l a doua zi. La urma urmei, a scrie corect o scrisoare de dragoste înseamnă a oferi emoții pozitive plăcute destinatarului și a nu-i strica starea de spirit cu declarații negative.

Scrisorile de cerere sunt o parte integrantă, importantă și necesară a corespondenței de afaceri. Pe de o parte, acestea sunt cereri cu tact și diplomatie pe probleme de actualitate, pe de altă parte, sunt un instrument pentru atingerea anumitor scopuri ale destinatarului. Scopul oricărei scrisori de cerere este de a determina destinatarul să întreprindă anumite acțiuni solicitate de autorul scrisorii. Cum să scrii o scrisoare de cerere pentru a ajunge cât mai aproape de un răspuns pozitiv?

Orice scrisoare de cerere trebuie să conțină o justificare bine gândită și o declarație clară a cererii. În plus, puteți folosi tehnici care măresc eficiența scrisului.

Pasul 1. Pe cine contactați pentru solicitarea dvs.?

Adresați-vă destinatarului personal, de preferință prin prenume și patronim:

„Stimate Ivan Ivanovici!”, „Stimate domnule Ivanov!”

În primul rând, vă veți exprima respectul față de destinatar, iar în al doilea rând, o solicitare adresată unei anumite persoane îi impune responsabilitatea pentru implementarea acesteia. Există situații când o solicitare este adresată unei echipe sau unui grup de oameni. În acest caz, este de asemenea recomandabil să personalizați cât mai mult posibil recursul:

„Dragi colegi!”, „Dragi manageri!”, „Dragi angajați juniori!”, „Dragi angajați HR!”

Pasul 2. De ce mă contactați?

Fă un compliment destinatarului. Făcând un compliment destinatarului, îi răspunzi la întrebarea: „De ce îmi pui această întrebare?” Observați realizările sale trecute sau calitățile personale.

„Ești întotdeauna gata să asculți și să găsești cea mai bună modalitate de a rezolva problema aproape tuturor celor care te contactează. Și, pentru a-ți da credit, ai ajutat o mulțime de oameni.”

„Sunteți un expert de top în domeniu...”

„Ați ajutat mulți oameni să rezolve cele mai dificile probleme din domeniul...”

Această tehnică va permite destinatarului să analizeze cererea mai îndeaproape și să încerce să găsească o oportunitate de a satisface la naiba cu ea.

Un compliment este potrivit atunci când vine vorba de solicitări nestandardizate, când trebuie să cucerești destinatarul, când trebuie să atragi atenția asupra anumitor merite și calități care sunt necesare și importante pentru îndeplinirea cererii tale.

Este foarte important să nu depășiți granița dintre un compliment și o lingușire grosolană. Fi sincer.

Pasul 3. Justificarea cererii

Orice solicitare trebuie să fie justificată cu privire la motivul pentru care faceți această solicitare specială. Introduceți destinatarul în contextul problemei dvs.

În această etapă, trebuie să selectați cele mai importante trei argumente pentru destinatar. Cel mai bine este să construiți argumente după următoarea schemă: puternic - mediu - cel mai puternic.

Solicitările vin în diferite niveluri de complexitate, astfel încât destinatarul nu este întotdeauna interesat să îndeplinească cererile cuiva. El trebuie să fie convins că îndeplinirea cererii are potențiale beneficii:

Interesează destinatarul

Oferă-i să implementezi o oportunitate atractivă pentru el legată de îndeplinirea cererii tale:

„În orice moment, oamenii cu gânduri de afaceri și întreprinzători s-au străduit nu numai să obțină succesul material, ci și să își lase amprenta în istoria patriei lor, să fie amintiți pentru faptele lor bune și să câștige respect.”

« Activitatea de succes a oricărei comunități profesionale este, în primul rând, înțelegerea și sprijinul din partea sindicatelor prietenoase, participarea la evenimente și proiecte comune.».

« Desigur, marele tău obiectiv este un oraș curat și confortabil pentru oameni».

Sau exprimați o problemă care este foarte relevantă în special pentru destinatarul dvs.:

„Tu, în calitate de proprietar înțelept, probabil că ești îngrijorat de plimbările haotice ale copiilor de diferite vârste în locuri nepotrivite, ceea ce duce la creșterea accidentelor rutiere și la creșterea criminalității împotriva copiilor.”

„Departamentul dvs. a primit apeluri mai frecvente cu privire la chestiuni care nu sunt esențiale, ceea ce ocupă mult timp de lucru valoros.”

Arată cum cererea ta poate ajuta la realizarea oportunității:

« Și astăzi, când țara noastră se bazează pe tineret, este greu de găsit o cauză mai necesară, mai sfântă decât a ajuta tinerii și femeile din familii defavorizate. În orașul nostru există cei care oferă deja o astfel de asistență - sub auspiciile primăriei, centrul nostru de caritate „Heritage” funcționează cu donații de la cetățeni, predând adolescenților cu probleme meșteșuguri populare. ».

Sau pentru a rezolva problema:

„Echiparea unor locuri specializate pentru ca copiii de diferite vârste să petreacă timpul va ajuta la reducerea nivelului criminalității copiilor și la minimizarea accidentelor rutiere care implică copii.”

Descrieți semnificația cererii

Atunci când nu există nimic de oferit destinatarului sau în contextul acestei solicitări este nepotrivit, atunci este mai bine să aduceți la curent destinatarul. Aici trebuie să descrieți situația cât de complet este necesar pentru a înțelege relevanța cererii și importanța implementării acesteia. Semnificația cererii trebuie descrisă în așa fel încât să „atingă sufletul”. Dacă cererea nu se încadrează în categoria „sensibil”, atunci trebuie să arătați destinatarului relația cauză-efect, care va asigura că destinatarul îndeplinește cererea.

„De la (data), conform contractului de închiriere nr. X, chiria pentru 1 m2 este de 20 USD. într-o zi. În ultimele trei luni, a existat o scădere a activității comerciale din cauza instabilității economice și a tulburărilor sociale. Profitul mediu din tranzacționare este de 10 USD. pe zi, ceea ce nu este suficient nici măcar pentru a plăti chiria. Dacă nu se iau măsuri, antreprenorii privați vor fi obligați să-și închidă punctele de vânzare cu amănuntul, ceea ce vă poate afecta negativ veniturile.”

Astfel, trebuie să clarificați destinatarului că îndeplinirea cererii implică perspectiva de a primi beneficii materiale sau nemateriale.

Pasul 4. Declarația cererii

Când destinatarul este pregătit, puteți declara cererea reală. Textul cererii ar trebui să fie destul de concis și extrem de clar. În niciun caz nu ar trebui să existe ambiguitate sau subestimare. De exemplu, dacă vorbim despre reducerea chiriei, este important să indicam la ce nivel:

„Vă rugăm să reduceți nivelul chiriei până când situația se va stabiliza la 5 USD. pe m2 pe zi.”

Dacă vorbim de prestarea serviciilor, atunci faceți cererea cât mai precisă, indicând datele dorite, problema prețului etc.:

« Pentru a echipa un atelier de olărit, avem nevoie de un cuptor pentru arderea ceramicii - vă rugăm să ne ajutați să-l achiziționăm. Costul sobei cu instalare este de 998 mii de ruble».

În acest exemplu, nu este complet clar ce fel de ajutor este necesar de la destinatar. Ar fi mai bine să formulați cererea mai precis: „Vă rugăm să ne ajutați să achiziționăm un cuptor pentru arderea ceramicii prin transferul a 333 mii USD în contul bancar al companiei pentru producția și instalarea cuptoarelor.”

Orice ai cere, destinatarul trebuie să știe exact când, ce, cât și la ce preț vrei să primești. O cerere generalizată riscă mai mult refuzul, deoarece destinatarul nu are întotdeauna timpul și dorința de a se ocupa de detalii. În plus, riști să nu obții ceea ce îți dorești transferând inițiativa către destinatar.

De exemplu, antreprenorii privați au scris o scrisoare prin care cer o reducere a chiriei, dar nu au indicat la ce nivel doresc să reducă chiria:

„Vă rugăm să reduceți chiria până când situația se va stabiliza.”

Drept urmare, au primit o reducere a chiriei, dar doar puțin (cu 1% din cea existentă). Astfel, cererea lor a fost admisă, dar a făcut puțin pentru a schimba poziția inițiatorilor scrisorii.

În unele cazuri, textul cererii poate fi îngroșat pentru a-l scoate în evidență în text, dar nu abuzați de această tehnică.

Pasul 5: Rezumați solicitarea dvs.

Repetați solicitarea și subliniați cum va beneficia destinatarul dacă solicitarea este îndeplinită. Solicitarea ar trebui modificată oarecum. Cel mai bine este să construiți o propoziție conform schemei: „Dacă îndepliniți cererea, veți fi fericit”.

„Dacă ne întâlniți la jumătatea drumului și reduceți chiriile până când situația din regiune se va stabiliza, nu numai că veți putea salva peste 150 de locuri de muncă, dar nici nu veți suferi pierderi globale din cauza absenței totale a chiriei.”

Dar pot exista și alte opțiuni:

„Puteți fi siguri că fiecare rublă din donațiile voastre caritabile va merge într-o cauză bună și va ajuta copiii aflați în situații dificile să devină cetățeni demni.”

„Puteți fi siguri că zâmbetul fiecărui copil vă va oferi satisfacție morală din munca voastră grea, iar eforturile și eforturile voastre sunt o investiție în cetățeni demni și fericiți ai viitorului apropiat.”

Principalul lucru este să repeți sensul cererii și beneficiile îndeplinirii acesteia. Beneficiul nu trebuie să fie material. Amintiți-vă că destinatarul este o persoană, iar sentimentele nu îi sunt străine.

EXEMPLU:

A fost		A devenit
„Vă rugăm cu drag, I.I. Ivanov, organizează o întâlnire a solicitanților cu directorul principal al companiei tale. Vă vom fi recunoscători pentru ajutorul dumneavoastră. Cu respect și recunoștință, Director al centrului de ocupare P.P. Petrov"	-	„Dragă Ivan Ivanovici! Compania dumneavoastră participă de câțiva ani la Programul de orientare în carieră pentru solicitanți, ajutându-i să decidă cu privire la alegerea profesiei. În calitate de manager de resurse umane, sunteți interesat de formarea profesioniștilor, iar noi suntem gata să îi ajutăm pe școlari să înceapă să-și formeze maeștri în meseria lor. Astăzi, profesia de manager este una dintre cele mai comune, dar mulți solicitanți nu au o idee clară despre semnificația ei. În acest sens, vă rugăm să organizați o întâlnire a directorului general cu solicitanții în data de 23 martie la ora 15.00 la baza companiei dumneavoastră. Spunendu-le băieților despre secretele profesiei astăzi, puneți bazele pregătirii profesioniștilor adevărați de mâine. Poate că în câțiva ani unul dintre ele va duce compania dumneavoastră la un nou nivel de dezvoltare. Cu respect și recunoștință, Director al centrului de ocupare P.P. Petrov"

Și nu uitați de designul scrisorii - aceasta este „fața” organizației. Dacă inițiatorul scrisorii de cerere este o organizație, atunci o astfel de scrisoare este întocmită pe antet cu semnătura managerului sau a persoanei autorizate. Dacă sunteți o persoană privată, atunci este suficient să respectați normele de bază în aranjarea elementelor literei. Aceste detalii sunt foarte importante din punct de vedere juridic și psihologic pentru destinatar și formarea imaginii corecte a expeditorului.

	-
	-	Trimiteți sute de propuneri, solicitări și alte scrisori de afaceri în fiecare zi, dar nu obțineți rezultatul dorit cu mesajul dvs.? Nu știți cum să reamintiți discret și politicos destinatarului obligațiile sale? Atunci instruirea online vă va ajuta cu siguranță „Abilități de scriere în afaceri”! Puteți trece prin el în orice moment convenabil.	-	-
	-

1. Scrisoarea este tipărită pe hârtie albă sau de culoare deschisă în format A4 (210 x 297 mm) sau A5 (148 x 210 mm).

2. Foaia trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:

20 mm - stânga;

10 mm - dreapta;

20 mm - sus;

20 mm - mai jos.

Data scrisorii este data la care a fost semnată. Data este scrisă cu cifre arabe în succesiunea: ziua lunii, luna, anul. Ziua și luna sunt scrise în două perechi de cifre arabe separate printr-un punct; an - patru cifre arabe.

4. Număr de ieșire.

Numărul de înregistrare (de ieșire) al scrisorii constă în numărul său de serie, care poate fi completat la discreție cu un index (de exemplu, inițialele șefului de direcție). Numărul de înregistrare al unei scrisori compilat în comun de două sau mai multe departamente este format din numerele de înregistrare ale literei fiecăruia dintre aceste departamente, separate printr-o bară oblică.

6. Destinatar

Destinatarul poate fi organizații, diviziile lor structurale, oficiali sau persoane fizice. Când se adresează o scrisoare unui funcționar, inițialele sunt indicate ÎNAINTE de nume. Denumirea organizației și a unității sale structurale este indicată în cazul nominativ.

De exemplu:

SRL „Numele companiei”

Departamentul de planificare

Poziția persoanei căreia i se adresează scrisoarea este indicată în cazul dativ, De exemplu:

către CEO

SRL „Numele companiei”

A.A. Ivanov

SRL „Numele companiei”

Departamentul de planificare

B.B. Petrov

Scrisoarea nu trebuie să conțină mai mult de patru destinatari. Cuvântul „Copie” nu este indicat înaintea celui de-al doilea, al treilea, al patrulea destinatar. Dacă numărul de destinatari este mai mare, se creează o listă de corespondență.

Atributul „Destinatar” poate include o adresă poștală. Elementele adresei poştale sunt indicate în ordinea stabilită prin regulile de prestare a serviciilor poştale.

Când adresați o scrisoare unei organizații, indicați numele acesteia, apoi adresa poștală, De exemplu:

SRL „Numele companiei”

Bulevardul Yaroslavsky, 12, Yaroslavl, 150001

Când adresați o scrisoare unei persoane, indicați numele și parafa destinatarului, apoi adresa poștală, De exemplu:

Sidorov V.V.

Sf. Svobody, 5, apt. 12,

Iaroslavl, 150000

7. Textul scrisorii

Textul scrisorii este redactat sub forma unui tabel, text coerent sau o combinație a acestor structuri.

Coloanele și rândurile tabelului trebuie să aibă anteturi exprimate printr-un substantiv în cazul nominativ. Subtitlurile coloanelor și rândurilor trebuie să fie în concordanță cu titlurile. Dacă tabelul este tipărit pe mai multe pagini, coloanele tabelului trebuie numerotate și numai numerele acestor coloane trebuie tipărite pe paginile ulterioare.

Un text conectat constă de obicei din două părți. Prima parte indică motivele, motivele, scopurile redactării scrisorii, a doua (finală) - decizii, concluzii, solicitări, propuneri, recomandări. Textul poate conține o ultimă parte (de exemplu, o cerere fără explicații).

În textul unei scrisori întocmite pe baza documentelor altor organizații, sunt indicate detaliile acestora: numele documentului, numele organizației - autorul documentului, data documentului, numărul de înregistrare al documentului, titlul la textul.

În scrisoare sunt utilizate următoarele forme de prezentare:

persoana întâi plural ( „vă rugăm să trimiteți”, „trimiteți pentru considerare”);

persoana întâi singular ( „Consider că este necesar”, „vă rog să evidențiați”);

Persoana a treia singular ( „societatea nu se opune”, „Nume” SRL consideră posibil”).

8. Aplicare

Se emite o notă care indică prezența atașamentului menționat în textul scrisorii in felul urmator:

Aplicare: pentru 5 l. in 2 exemplare.

Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate, De exemplu:

Anexă: 1. Contract de închiriere pentru 5 l. in 2 exemplare.

2. Certificat de transfer și acceptare pentru 1 litru. in 2 exemplare.

Dacă cererile sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat.

Dacă la scrisoare este atașat un alt document, care are și un atașament, se emite o notă care indică prezența atașării in felul urmator:

Anexă: scrisoarea Ministerului Afacerilor Interne al Federației Ruse din 05.05.2007 N 02-6/172 și o anexă la aceasta, doar 3 pagini.

Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele specificate în document, atunci este emisă o notă care indică disponibilitatea acesteia in felul urmator:

Aplicare: pentru 3 l. in 5 exemplare. doar la prima adresă.

9. Semnătura

Detaliul „Semnătură” include: titlul funcției persoanei care a semnat scrisoarea (complet dacă scrisoarea nu este întocmită pe antet și prescurtat pentru o scrisoare întocmită pe antet) și o transcriere a semnăturii ( inițiale, prenume), De exemplu:

Atunci când o scrisoare este semnată de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției ocupate, De exemplu:

La semnarea unui document de către mai multe persoane cu poziții egale, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel, De exemplu:

10. Tipăriți

Amprenta sigiliului atestă autenticitatea semnăturii unui funcționar pe documentele care atestă drepturile persoanelor care consemnează fapte legate de fonduri FINANCIARE, precum și pe alte documente FAZĂ certificare a unei semnături autentice.

11. Interpret

Semnul despre executant cuprinde inițialele și prenumele executorului înscrisului și numărul de telefon al acestuia. Un semn despre interpret este plasat pe partea din față sau din spate a ultimei foi a documentului în colțul din stânga jos, De exemplu: