Viitoare mamă 

Ceremonia de premiere: Cum să organizezi și să conduci. Planuri în diverse domenii. Găsiți aceeași culoare

Organizarea de evenimente mari este o afacere supărătoare, dar incitantă și plină de satisfacții. Este plăcut să primești laude de la oaspeți și de la eroul ocaziei pentru pregătirea sa impecabilă. Cu toate acestea, nu totul merge întotdeauna atât de bine pe cât ne-am dori. În articol vă vom spune cum să evitați greșelile și situațiile neplăcute atunci când pregătiți evenimente festive, folosind exemplul unei ceremonii de premiere de stat din altă țară.

FORMATUL PREGĂTIREA EVENIMENTULUI

Există cel puțin trei opțiuni aici, de exemplu:

■ încheie un contract la cheie cu un antreprenor general;

■ încheie contracte cu mai mulți contractori care rezolvă diverse sarcini;

■ pregătiți singur evenimentul, fără ajutorul intermediarilor.

Fiecare opțiune are propriile sale caracteristici, avantaje și dezavantaje.

Un singur antreprenor: convenabil, dar periculos

Nu este neobișnuit ca anumite circumstanțe să lucreze cu un anumit antreprenor, de exemplu, relațiile de prietenie ale managerului, tradițiile corporative etc. În acest caz, nu trebuie să alegeți - trebuie să lucrați cu cei care sunt. Dar în niciun caz nu trebuie să lași totul să meargă de la sine!

Este necesar să intervii în fiecare item al programului de instruire, să pui o mulțime de întrebări și să ții în paralel propria matrice sau listă de cazuri și sarcini pentru organizarea evenimentului. Nu este un fapt că un astfel de antreprenor nu va uita sau pierde nimic din vedere. Trebuie să ții tot timpul degetul pe pulsul evenimentelor.

pro

Acesta este cel mai convenabil format pentru interacțiune și control, în care este implementat principiul „o fereastră” - toate problemele și sarcinile sunt rezolvate printr-un singur manager responsabil cu pregătirea evenimentului din partea contractantului. Clientul, adica tu, in acelasi timp, continui cu calm sa faci treaba curenta, doar din cand in cand verificand cu orare si rapoarte cu privire la pregatirea serbarii.

Minusuri

Cel mai periculos format pentru muncă, adică îți pui toate ouăle într-un singur coș. Nimeni nu poate garanta că antreprenorul va fi 100% de încredere. Este imposibil să prezici totul - poate dezamăgi clientul chiar și din motive care nu pot fi controlate. Și va fi foarte dificil să rezolvi problema, deoarece antreprenorul, cel mai probabil, nu va dezvălui contactele subcontractanților săi, iar clientul poate să nu aibă timp să înceapă din nou toată pregătirea.

Contractori multipli: sigur, dar supărător

Asistenții personali cu experiență dezvoltă contacte utile în timp. Și este grozav când pe lista ta există o serie de companii mici dovedite de-a lungul anilor care oferă servicii de calitate în zone înguste fără prea multă întârziere. Cu liniște sufletească, puteți pur și simplu să distribuiți sarcinile între contractori, să le controlați și să vă coordonați între ei, după cum este necesar. Dar pentru aceasta, antreprenorii trebuie să fie de încredere. În caz contrar, problemele nu pot fi evitate.

pro

Cea mai sigură opțiune pentru pregătirea unui eveniment. Pe de o parte, mâinile tale sunt dezlegate - antreprenorii sunt angajați în pregătirea directă. Pe de altă parte, controlul tău total vă permite să țineți degetul pe puls și, în caz de problemă, să înlocuiți rapid un antreprenor cu altul, fără a încetini întregul proces.

Minusuri

Cea mai „noroioasă” opțiune de lucru. Un număr mare de contractori înseamnă o mulțime de documente - trebuie să încheiați un acord cu fiecare contractant, să solicitați facturi, să trimiteți alte solicitări, să efectuați o corespondență extinsă etc. În cazul unei probleme, va fi dificil să o rezolvi pe cale amiabilă. Va începe transferul de responsabilitate, se va pune problema returnării sau imposibilității returnării banilor plătiți etc.

Tot de unul singur: responsabil, prompt, greu

Pregătirea independentă a unui eveniment de către un asistent manager fără ajutorul intermediarilor este o practică comună în Rusia. Și iată de ce - liderii sunt reasigurați: le este frică să dezvăluie informații confidențiale despre evenimentul viitor sau așteaptă un truc murdar de la organizații terțe care ajută la pregătirea evenimentelor. Sau poate economisiți bani! Într-un fel sau altul, în acest caz, se ia o decizie cu privire la pregătirea independentă a sărbătorii.

pro

Îi cunoști pe fiecare interpret după vedere și după nume. În plus, aceasta este opțiunea cea mai rentabilă - nu este nevoie să plătiți intermediari. Unele probleme pot fi rezolvate rapid și pentru numerar (la primire) - se economisește timp prețios! În cazul întârzierilor cu unul dintre interpreți, problema se rezolvă direct și prompt.

Minusuri

Cea mai dificilă și supărătoare opțiune pentru pregătirea unui eveniment, deoarece toată responsabilitatea vă revine! Dacă este planificată o sărbătoare cu adevărat la scară largă, riscați să vă înecați pur și simplu într-o mare de sarcini și sarcini mici și mari, nume și titluri, sume și conturi, rapoarte și cecuri. În procesul de pregătire, va apărea un număr incredibil de întrebări de la absolut toți interpreții. Și dacă toți vă vor contacta direct, există posibilitatea ca fie să pierdeți ceva foarte important, fie, din lipsă de experiență și cunoștințe, să eșuați în fleacuri, care la rândul lor pot duce la perturbarea întregului eveniment de-a lungul lanțului.

Ce format să alegi

Dacă este posibil să alegeți formatul de pregătire a unui eveniment, ghidați-vă de bunul simț. Adică, dacă aveți un antreprenor general dovedit, responsabil și cu experiență, desigur, este logic să vă bazați pe el și să transferați toată pregătirea evenimentului în mâini profesioniste de încredere. În acest caz, puteți lăsa problemele conceptuale, de design și financiare, coordonarea cu eroul ocaziei, coordonarea și interacțiunea cu invitații etc.

În absența „propriului tău” contractant, este mai bine să te oprești la a doua opțiune și să selectezi mai mulți performeri buni, fiecare dintre care își implementează sarcina în procesul de pregătire.

Cu toate acestea, cu orice alegere, este important în niciun caz să lași totul să-și urmeze cursul și prin toate mijloacele să controlezi cât mai multe acțiuni în pregătirea evenimentului, sau măcar să fii la curent cu absolut tot ce se întâmplă!

FORMATUL EVENIMENTELOR DE CELEBRARE

Printr-un eveniment deosebit de responsabil, fiecare înseamnă ceva diferit – în funcție de stilul de viață, cercul de cunoștințe, domeniile de interes, activitățile profesionale etc. Vom lua în considerare următoarele opțiuni:

■ Eveniment public de amploare, cu participarea oamenilor din media și a presei.

■ O mică sărbătoare privată (de exemplu, de familie) pentru o persoană media.

■ Un eveniment privat la scară largă, cu participarea oamenilor din media.

■ Să luăm în considerare un eveniment public la scară largă, cu participarea oamenilor din media și a presei, folosind exemplul unui premiu la nivel de stat.

Să presupunem că eroul ocaziei primește un ordin sau o medalie de către un alt stat, de exemplu, pentru consolidarea relațiilor interstatale.

În acest caz, evenimentul poate avea loc:

În țara care acordă comanda;

În ambasada țării care depune premiul (pe teritoriul statului natal pentru eroul ocaziei);

Orice alt loc potrivit și convenabil. În acest caz, destinatarul va suporta costurile de organizare a evenimentului.

Luați în considerare opțiunea atunci când destinatarul însuși organizează evenimentul. Prezentarea unui premiu de stat este un eveniment important și responsabil. Oameni celebri sunt prezenți la o astfel de sărbătoare și este adesea acoperit în presă.

Aceasta înseamnă că abordarea problemei alegerii locului pentru un eveniment, elaborarea unui program, selectarea contractanților, asigurarea securității etc. nevoie cu maximă seriozitate și grijă.

PASUL 1: DEZVOLTAREA UNUI CONCEPTUL ȘI ALEGEREA PERFORMANTLOR

Pregătirile pentru un eveniment major încep cu Dezvoltarea conceptului- idei despre cum ar trebui să arate.

Al doilea punct - întrebare interpreți: cine va fi responsabil de organizarea evenimentului și modul în care se va desfășura pregătirea - independent sau cu ajutorul unui antreprenor profesionist. Am vorbit deja despre avantajele și dezavantajele diferitelor opțiuni de mai sus.

Secvența pașilor suplimentari poate varia în funcție de diferiți factori individuali.

PASUL 2: ALEGEȚI LOCUL, DATA ȘI ORA CEREMONIEI DE PREMIERE

■ Alegem un loc. Atunci când se organizează un eveniment la scară largă, este necesar să se aleagă un loc care nu numai că va găzdui toți participanții și invitații, dar va îndeplini și anumite cerințe: prestigiu, estetică, locație convenabilă și disponibilitatea caracteristicilor tehnice necesare. Astfel de site-uri sunt întotdeauna la cerere, așa că este important să aveți grijă de închiriere în avans.

Locul ar trebui să corespundă cu tema sărbătorii. Deci, este nepotrivit să alegeți un club de noapte pentru prezentarea unui premiu de stat.

Puteți lua în considerare, de exemplu, conace și moșii istorice - desigur, cele care sunt potrivite pentru evenimente. De regulă, acestea sunt clădiri cu multe săli, fiecare dintre ele poate ține propria parte a programului (oficial, muzical, bufet sau banchet etc.), precum și cu o parcare mare. Exemple de astfel de situri istorice pentru evenimente de amploare sunt Palatul Petrovsky din Moscova sau Palatul Ecaterina din Sankt Petersburg.

■ Alegem o dată. Dacă este posibil să alegeți în mod independent data ceremoniei de premiere, este necesar să o coordonați cu oficialii responsabili de prezentarea directă a premiului și apoi cu toți ceilalți invitați de rang înalt.

Este recomandabil să țineți cont de caracteristicile site-ului selectat și de condițiile meteo. Dacă intenționați să utilizați o verandă sau o terasă deschisă, atunci nu ar trebui să planificați un eveniment pentru sezonul rece - este mai bine să îl organizați vara. În caz contrar, evenimentul poate fi perturbat chiar și din cauza ploii slabe.

■ Noi alegem ora. De obicei, ora de începere a evenimentului este aleasă de eroul ocaziei. Și de obicei este seara. Cu toate acestea, dacă aceasta este o recepție oficială, atunci nu uitați că, conform regulilor internaționale de etichetă, un cocktail și un bufet încep la 17:00-18:00 (un cocktail nu durează mai mult de două ore). În practica diplomatică, există și prânzuri (începând cu orele 20:00-20:30) și cine (începând cu ora 21:00). Cu toate acestea, cea mai comună opțiune în viața de zi cu zi este un banchet. Adesea completează programul serii. Ora de începere în acest caz depinde de durata programului de divertisment.

PASUL 3: DEZVOLVĂM UN PROGRAM DETALIAT DE EVENIMENT

Se presupune că până în acest moment organizatorii au deja o idee generală despre cum ar trebui să meargă sărbătoarea - conceptul ei. În această etapă, este necesar nu numai să decideți asupra unei liste detaliate a părților tematice ale evenimentului, ci și asupra succesiunii și calendarului acestora.

parte de protocol

Mai întâi trebuie să coordonați cu consulatul partea de protocol a ceremoniei, specificând următoarele puncte:

Cum ar trebui mai exact procedura de atribuire a comenzii;

Este nevoie de echipament special (tribună, microfoane, acompaniament muzical etc.);

Cine anume va lua parte la ceremonie;

Cât va dura partea de protocol etc.

Când vine vorba de un eveniment la care vor participa persoane de diferite sexe, vârste sau naționalități diferite, programul trebuie conceput ținând cont de caracteristicile individuale și culturale ale acestora. Cu un număr mare de invitați, organizarea unui program separat pentru fiecare oaspete nu va funcționa, așa că ar trebui să vă ghidați după principiul majorității.

În niciun caz nu trebuie să uitați de țara care depune premiul! Chiar dacă sunt foarte puțini dintre reprezentanții săi prezenți la eveniment. Este absolut necesar să reflectăm cumva în program respectul pentru un stat prieten și cetățenii săi. În caz contrar, poate avea loc o jenă diplomatică neplăcută.

parte de divertisment

Programul evenimentului ar putea arăta astfel:

Programceremonia de premiere amma

19:00-20:00 - Sosirea oaspeților. Cocktail de bun venit (în acest moment, oaspeții se pot plimba (cu sau fără tur) prin sălile principale ale Palatului).

20:00-22:00 - Festivitatea de premiere și concert de pian.

22:00-24:00 - Bufet (acompaniament muzical - cvartet de jazz).

Exemplul arată că este important să ne gândim la partea culturală și de divertisment a programului.

Nu ar trebui să fie plictisitor, pentru că până în acest moment va fi trecut mult timp de la începutul evenimentului - în spatele invitaților se află ceremonia oficială și așteaptă să înceapă.

De asemenea, această parte a serii ar trebui să fie „internațională” – important este să satisfacem gusturile tuturor celor prezenți. Poate că va fi un concert de muzică clasică sau un spectacol al cântăreților de operă.

Un alt punct important este organizarea competentă a părții de banchet a evenimentului.

trata

Mai întâi trebuie să vă decideți asupra formatului prânzului sau cinei de gală. Poate fi un bufet (în picioare) sau un banchet (cu loc la mese).

■Banchet de obicei are loc mai solemn și necesită o pregătire mai serioasă.

Planul locurilor pentru oaspeți pot fi compilate corect doar ținând cont de răspunsurile lor la invitații (vor fi discutate mai târziu). Într-adevăr, în cazul unei recepții oficiale, oaspeților li se va oferi în prealabil un plan de locuri, indicând locul lor la masă.

Planul de locuri poate fi amplasat în holul unde se adună oaspeții și se servesc băuturi (sau în fața intrării în hol). Oaspeții se familiarizează cu planul, își găsesc locul, precizează numele vecinilor din dreapta și din stânga.

Când planificați locurile, va trebui să țineți cont de astfel de „lucruri mărunte” precum compatibilitatea oaspeților individuali, sociabilitatea lor și alte calități personale. Acest lucru trebuie discutat și convenit cu eroul ocaziei. Este important să nu uităm: aranjarea corectă a scaunelor este una dintre componentele unei recepții de succes.

Carduri de acoperire. Pe mesele de banchet trebuie să existe cu siguranță cărți de acoperire - mici dreptunghiuri albe de hârtie groasă cu scris de mână (de obicei caligrafic) sau tipărite pe o imprimantă sau într-o tipografie numele și prenumele tuturor participanților la recepție.

Serviciu de banchet. Atunci când organizați un banchet, este important să nu faceți o greșeală cu alegerea unei firme de catering. De obicei, managerii companiei sunt cei care sugerează cea mai bună variantă pentru decorarea și aranjarea meselor, servirea mâncărurilor, oferirea de meniuri, ajutând la rezolvarea tuturor problemelor de serviciu – chiar și în ceea ce privește uniformele ospătarilor.

Este necesar să vă întâlniți personal cu reprezentanții companiei și să vedeți „în direct” opțiunile propuse pentru aranjarea mesei festive, să alegeți fețe de masă, șervețele etc., să vă gândiți la aranjarea meselor (există suficient spațiu pentru trecerea între mese, va exista să fie spațiu pentru partea de dans etc.), precum și asigurați-vă că gustați toate preparatele de banchet propuse și evaluați servirea acestora. De exemplu, dacă felul de mâncare este asezonat generos cu usturoi și piper, este inacceptabil să îl serviți la un banchet. Sau dacă vasul este conceput în așa fel încât să fie extrem de incomod de mâncat sau nu arată foarte plăcut din punct de vedere estetic pe o farfurie.

Este important să anunțați bucătarii preferințele gastronomice ale oaspeților – unii dintre ei pot fi post, dietă, unii au alergii alimentare sau un plan special de masă.

De asemenea, trebuie să le spuneți în avans ospătărilor care dintre oaspeți nu ar trebui să primească un fel de mâncare cu anumite ingrediente.

Meniu de banchet.În ceea ce privește alegerea meniului, de obicei vă puteți baza pe profesioniștii companiei de catering în această problemă. Cu toate acestea, este important să nu uităm că dacă sunt oaspeți străini, meniul ar trebui să fie internațional. Sau, spre deosebire de cel internațional, puteți oferi un meniu din bucătăria rusească, subliniind astfel aroma națională. Această opțiune este mai des aleasă pentru recepțiile aranjate exclusiv pentru oaspeți străini sau delegații din alte țări.

Meniu internațional pentru banchete pentru recepție oficială



Printre altele, oaspeții trebuie să fie oferiți meniuri personale. De obicei, acestea sunt pretipărite într-o tipografie.

Cel mai adesea, aceasta este o mică broșură, pe fiecare pagină a cărei feluri de mâncare sunt enumerate separat în ordinea apariției lor pe masă: aperitive reci, salate, aperitive calde, feluri principale, garnituri, desert, băuturi.

Pentru confortul oaspeților străini, toate numele felurilor de mâncare trebuie traduse în limba corespunzătoare (de exemplu, franceză). De obicei, versiunea rusă a meniului este prezentată în pagina din stânga, iar cea străină este în dreapta. Sau puteți tipări separat numărul necesar de meniuri într-una și cealaltă limbă.

■ bufet, de regulă, un pic mai puțin solemn și obligător, dar elegant și, în același timp, cea mai comună opțiune de recepție.

Bufetul se ține în picioare. De obicei, sunt amplasate mese rotunde înalte, la care oaspeții pot veni să ia o gură de mâncare sau să bea un pahar de șampanie, fără să ridice privirea de la vorbe mici. La bufet mesele sunt amenajate cu diverse gustări și băuturi - așa-numitele bufete, sau stații - oaspeții vin la ei și își aleg răsfățul.

Trebuie să fie ospătari la bufetul din hol - ei se asigură că mesele de oaspeți sunt curățate, iar stațiile sunt umplute cu vase. Chelnerii merg între mese și oferă oaspeților șampanie rece și alte băuturi.

Acompaniament muzical

Este important să discutăm cu muzicienii în avans problemele plății pentru serviciile lor. Puteți fi de acord cu ei că, dacă bufetul este întârziat, vor continua să lucreze pentru o taxă suplimentară. O altă opțiune este înlocuirea muzicii live cu înregistrări audio la sfârșitul serii. În acest caz, aveți grijă de echipament în avans și selectați repertoriul. Nu trebuie să permitem ca după terminarea spectacolului muzicienilor să fie liniște în sală și oaspeții să se simtă inconfortabil.

Meniu tip bufet pentru receptia oficiala

PASUL 4. FACEM O ESTIMARE PRELIMINARĂ A EVENIMENTULUI

Următorul pas important este calcularea cheltuielilor viitoare asociate sărbătorii. Dacă bugetul evenimentului este aprobat, este necesar să se încadreze în el. Dacă nu există buget, este important să înregistrați și să calculați toate cheltuielile posibile.

Eroul ocaziei ar trebui să afle deja în această etapă cât va costa aproximativ organizarea evenimentului, pentru ca ulterior să nu existe surprize la facturarea plății.

Este important să se înțeleagă cu șeful bugetului preliminar al evenimentului, dacă este posibil în scris. Pentru a face acest lucru, cereți managerului să vă trimită o confirmare prin e-mail, să aprobe devizul tipărit cu semnătura personală a managerului sau gândiți-vă la orice altă modalitate convenabilă.

Lucrul cu sume mari de bani este o afacere responsabilă. Este necesar să aveți o asigurare în caz de daune: „Dar un astfel de eveniment l-a costat pe Ivan Ivanovici mult mai ieftin”, sau „Familia mea și cu mine ne-am consultat și am decis că costurile sunt în mod clar supraprețuri”, sau „Ce, am discutat despre această sumă anume. ? Ceva este prea scump...” și așa mai departe.

Notă!

Este important să avem acorduri clare și de înțeles: cine plătește facturile, în ce condiții și cum!

Trebuie înțeles că atunci când se organizează astfel de evenimente de amploare, apar o sumă nemăsurată de cheltuieli. Unele dintre cheltuieli sunt facturi mari, de exemplu, pentru închirierea unei camere, altele sunt facturi mai mici, precum decorarea sălii, acompaniamentul muzical.

Dar va exista și o grămadă uriașă de cheltuieli minore: un taxi pentru oaspeți, livrare prin curier etc., precum și o parte obligatorie a oricărui eveniment - cheltuielile în numerar. Puteți plăti în numerar pentru orice - de la servicii de gazdă până la bacșișuri pentru ospătari.

Sfatul nostru

Aflați dinainte ce contractori facturează și cine preferă doar numerar.

Aflați cui și în ce sistem trebuie trimise facturile pentru plată. Aflați dacă acestea trebuie să fie preaprobate personal de către managerul în numele căruia sunt emise facturile, dacă există limite la sumele pentru facturare etc.

Aveți întotdeauna o anumită rezervă de numerar!

PASUL 5: EMITEREA ȘI TRIMITEREA INVITAȚIILOR

Acest punct este unul dintre cele cheie, în ciuda aparentei sale formalități.

Datorită răspunsurilor la invitații, puteți prezice numărul de invitați - desigur, aproximativ.

Acest lucru, la rândul său, este important atunci când se elaborează un plan de locuri pentru un banchet, se comandă mâncare și băuturi, se plasează oaspeții în sală în timpul părții oficiale principale a evenimentului, se organizează transferuri, se rezervă camere de hotel etc.

Atunci când organizați evenimente de acest gen, este indicat să nu economisiți pe invitații: calitatea designului, a hârtiei și a tipăririi ar trebui să fie la maximum.

Se consideră bună manieră să semnezi toate invitațiile. Desigur, eroul ocaziei trebuie să facă singur acest lucru.

De asemenea, este indicat să comandați invitații nominale de la tipografie și să nu introduceți numele manual în câmpul gol.

Dacă este posibil, măcar o parte din invitații trebuie să fie livrate, dacă nu personal, atunci prin oamenii „voastre” – paznici, șoferi sau asistenți la cap. De obicei, așa sunt livrate invitațiile oaspeților cu statut înalt.

Cert este că acestea pot fi persoane din guvern sau structuri, a căror intrare este departe de a fi deschisă tuturor. Ar fi ciudat să trimiți un curier obișnuit în astfel de locuri! În plus, aceasta este o oportunitate grozavă de a vă exprima încă o dată respectul.

Pentru o mai mare încredere că invitațiile vor ajunge la destinatarii lor, puteți duplica mesajele trimițându-le prin e-mail fiecărui invitat. Pentru ca pregătirea, distribuirea invitațiilor și procesarea răspunsurilor la acestea să meargă cât mai bine, este necesar să se efectueze o muncă preliminară atentă.

Este recomandabil să numiți o persoană responsabilă pentru aceasta, care navighează liber în lista de invitați (este mai bine să o faceți singur).

Cum să pregătiți invitații personalizate

■ Faceți o listă de invitați cu managerul dumneavoastră. Verificați-l de două ori pentru a vă asigura că nimeni nu a fost uitat.

■ Aflați cum intenționează managerul să se adreseze fiecărui oaspete din invitație (unii după prenumele și al doilea nume, alții numai după prenume, alții prin „Stimate domn/doamnă/domn/doamnă/domn”, etc.) .d.).

■ Faceți o listă de nume pentru a tipări invitațiile la tipografie.

■ Asigurați-vă că cunoașteți toate persoanele enumerate de manager și datele lor de contact.

■ Creați o listă de invitații prin e-mail. Decideți care dintre invitați va primi o invitație prin poștă personală și cine ar trebui să o trimită prin asistent/secretar/recepție. Acest lucru este necesar pentru a formula corect contestația în scrisoarea de intenție (dacă invitația este trimisă ca atașament).

■ Folosiți opțiunea „anunțați-mă când am primit și citit e-mailul” pentru ca potențialii oaspeți să nu fie deranjați de apeluri prin care se întreabă dacă au primit o invitație.

■ Faceți o listă de adrese pentru livrarea invitațiilor pe hârtie. Gândiți-vă dinainte care dintre ele vor fi livrate de serviciul de curierat și care vor fi livrate de oamenii „tău”. În acest din urmă caz, aveți grijă de permise în avans.

■ Decideți cât timp ar fi potrivit să sunați potențialii oaspeți pentru a afla decizia lor. Alege cine anume va face acest lucru, deoarece lista poate fi uriașă, iar responsabilitatea pentru o conversație politicoasă, dar persistentă este și mai mare. Asigurați-vă că contactele de feedback specificate în invitație sunt actualizate: caseta de e-mail „funcționează”, telefonul este pornit, telefonul este ridicat.

■ Efectuați modificări rapide în lista dvs. de invitați.

■ Asigurați-vă că îi întrebați pe acei oaspeți care au acceptat invitația dacă au nevoie de ajutor, cum ar fi organizarea de transport sau cazare în orașul sărbătorii. Întrebați dacă au cereri speciale de mâncare la banchet, ținând cont de eventualele alergii alimentare sau de modele alimentare specifice (vegetarianism, de exemplu) etc.

■ Notează programul evenimentului (punctele principale) în invitație, indicând ora de începere a fiecărei părți și, bineînțeles, codul vestimentar. Pe lângă informații suplimentare, cum ar fi că, dacă evenimentul are loc într-un conac istoric, atunci tocuri stiletto pot fi interzise (vezi bara laterală de la pagina 6).

PASUL 6: ORGANIZAȚI LUCRUL DE PRESA

Dacă se decide acoperirea evenimentului în presă, atunci este necesar să se desemneze responsabili pentru această parte a pregătirii evenimentului. De obicei, acesta este propriul serviciu de PR, care rezolvă următoarele sarcini:

Alcătuiește o listă cu editorii și jurnaliștii a căror prezență la ceremonie este de dorit;

Scrie un comunicat de presă și organizează o conferință de presă;

Ține cont de numărul de jurnaliști invitați la planificarea cazării în sală în cadrul ceremoniei oficiale, precum și la comandarea de băuturi și gustări;

Interactioneaza cu presa pe toate problemele si se asigura ca la receptie jurnalistii sa nu deranjeze invitatii si eroul ocaziei, dar in acelasi timp isi fac treaba fara piedici.

PASUL 7: FACEȚI O LISTĂ DE CONTRACTORI

După ce v-ați decis cu privire la toți furnizorii de servicii și furnizorii de bunuri și produse, discutați cu aceștia termenii de cooperare. Asigurați-vă că toți antreprenorii sunt responsabili și verificați.

Cine poate fi inclus pe lista contractanților:

Tipografie unde vor fi tipărite invitații, cartonașe, program eveniment etc. (nu uitați de designer!).

Serviciu de curierat pentru livrarea invitatiilor.

Firma de catering sau bucatari si ospatari specifici.

Organizația responsabilă de acompaniamentul muzical (la recepțiile de acest nivel, muzica este de obicei live).

Compania responsabilă pentru partea de divertisment a programului (inclusiv prezentatorul) sau persoane care furnizează serviciile aferente.

Traducători (dacă este necesar).

Firma florala responsabila cu decorarea spatiului.

Ghizi turistici. Dacă se alege un loc istoric pentru sărbătoare, atunci ar putea avea sens să le oferim oaspeților tururi private. De regulă, este interesant pentru străini.

Serviciu hostess. Funcția principală a unei gazde este de a primi oaspeții. Aici trebuie să te gândești dinainte dacă va fi o companie terță sau dacă angajații tăi vor prelua rolul de a întâlni oameni. Dacă nivelul oaspeților este cu adevărat ridicat, atunci a întreba la intrare dacă au invitații nu este prea politicos - trebuie să-i cunoști pe toți oaspeții din vedere.

Serviciile de hostess pot să nu fie neapărat furnizate de o companie specializată - poate fi unul dintre contractori, cum ar fi o companie de catering. Cerințele pentru reprezentanții serviciului sunt standard: aspect prezentabil, cunoaștere a limbilor străine, cunoaștere a etichetei, rezistență la stres.

Fotograf/cameraman. Pe lângă presă, un fotograf sau un cameraman este de obicei invitat să facă fotografii sau videoclipuri pentru arhiva personală a petrecerii invitate.

O companie de transport care oferă servicii de transfer și un hotel cu care se fac aranjamente pentru cazarea oaspeților.

Alți contractori - în funcție de specificul unui anumit eveniment.

PASUL 8: ACORDAȚI CERINȚELE TUTUROR PĂRȚILOR LEGATE DE EVENIMENT

Vorbim despre faptul că dorința clientului coincide cu viziunea antreprenorului și cu capacitățile site-ului gazdă.

Toate părțile ar trebui să fie implicate în discuția punctelor la care participă într-un fel sau altul.

În mod ideal, cele mai multe dintre întâlniri sunt cel mai bine organizate în același loc în care va avea loc evenimentul, cu participarea unui reprezentant al acestui șantier și a contractorului.

Este mult mai ușor să mergeți imediat în sală pentru sărbătoare și să discutați împreună:

Camera este potrivită, poate găzdui toți oaspeții, pot fi amenajate locuri suplimentare;

Unde se va afla presa?

Este necesar un spațiu suplimentar?

Probleme organizatorice și tehnice: amenajarea scenei, microfoane, sunet, iluminare, dressing, culise, scenariu, sincronizare etc.

Pe loc este mai ușor să vă asigurați că toată lumea s-a înțeles corect.

Sfatul nostru

La sfârșitul întâlnirii, trimiteți o scrisoare sau un proces-verbal tuturor participanților cu rezultatele discuției și primiți confirmarea tuturor.

PASUL 9: DECIDEȚI SOUVENIRELE MEMORABILE

Acesta este un ton bun și o tradiție frumoasă. Suvenirurile memorabile la un astfel de eveniment pot fi copii false ale medaliei acordate cu recunoștință pentru participare în numele eroului ocaziei.

Sau ar putea fi albume de înaltă calitate pe o temă care unește ambele state.

Alternativ, puteți oferi oaspeților cărți despre istoria locului în care se ține sărbătoarea, dacă locul este semnificativ.

O mulțime de idei. Principalul lucru este că se potrivește cu tema evenimentului și arată discret.

Nu este nevoie să puneți pachete cu suveniruri în mâinile oaspeților - aceasta nu este o petrecere corporativă. Este suficient să le întindeți, de exemplu, într-un loc special amenajat la intrare, astfel încât cei care doresc să își aleagă un suvenir.

PASUL 10: PLANIFICAREA LOCURILOR INVITAȚILOR ÎN TIMPUL PĂRȚII MARI A EVENIMENTULUI

Am vorbit deja despre planul de locuri, dar ne vom opri din nou asupra lui. Este clar că un eveniment ca acesta poate necesita cel puțin două planuri de locuri în timpul serii: la ceremonia oficială de premiere și la banchet.

Ambele planuri de locuri pentru oaspeți trebuie convenite cu șeful.

Printre invitați pot fi persoane care dețin funcții înalte guvernamentale. Ar trebui să li se acorde atenția cuvenită atât în ​​timpul așezării, cât și pe tot parcursul serii.

Trebuie avut în vedere că unii dintre ei vor dori să-l felicite de pe scenă pe eroul ocaziei. Aceasta înseamnă că pentru cei care vor să vorbească, trebuie să rezervați primele rânduri.

Notă!

Statutul multor persoane le permite să nu anunțe în prealabil dorința lor de a vorbi public - o astfel de dorință poate fi spontană.

Prin urmare, organizatorul evenimentului trebuie să fie mereu la curent cu evenimentele și să încerce să le anticipeze. Este logic să-i cereți părerea liderului dacă vreunul dintre invitați ar dori să-l felicite de pe scenă - și, în conformitate cu aceasta, planificați locuri în sală pentru astfel de persoane. Liderul își cunoaște mai bine oaspeții - știe mai bine dacă oaspetele este înclinat să țină discursuri și cât de apropiată este relația lor.

Puteți încerca să analizați independent lista de invitați pentru același studiu. Sau cea mai evidentă variantă este să sunați pe asistenții presupușilor felicitatori și să clarificați dacă există o astfel de dorință în planurile liderului lor. Dacă da, încercați să aflați durata aproximativă a discursului. Acest lucru este important de reținut pentru ca planul de seară să nu scape de sub control.

PASUL 11: GARANTIZAȚI SIGURANȚA

Acest articol este specific. Nivelul evenimentului și al participanților acestuia necesită ca securitatea, intrările în site și accesul la sărbătoare să fie organizate la cel mai înalt nivel.

De obicei, serviciul de securitate este pe deplin implicat în această problemă. Cu toate acestea, este important ca organizatorul evenimentului să cunoască toate detaliile pentru a coordona acțiunile invitaților și pentru a răspunde întrebărilor asistenților și altor apropiați ai participanților la sărbătoare.

Este important de înțeles aici că fiecare dintre VIP-urile care participă la eveniment va avea propriul serviciu de securitate. Toți acești oameni vor dori să comunice personal cu organizatorul sărbătorii în prealabil și să afle toate detaliile tehnice și organizatorice: cum este securizat șantierul, cum și cine va controla intrarea la intrare și trecerea către clădire, unde să lase mașina, unde securitatea personală și asistenții îi vor aștepta liderul, unde și cu cine va sta seara liderul lor, contactele tuturor responsabililor cu organizarea evenimentului etc.

PASUL 12: ORGANIZAM TRANSFER SI CAZARE PENTRU OASPITI

Organizatorii evenimentului, de regulă, iau asupra lor soluționarea problemelor legate de livrarea oaspeților la locul sărbătorii și cazarea acestora într-un hotel.

Acest lucru este posibil într-o situație în care pentru eroul ocaziei și majoritatea celor invitați, orașul natal, de exemplu, este Moscova și, dintr-un motiv sau altul, se decide să țină ceremonia de premiere la Sankt Petersburg (sau vice invers). Și acest lucru este valabil și în cazul sosirii unui număr mare de oaspeți străini.

Într-o astfel de situație, este recomandabil să numiți în prealabil un angajat responsabil exclusiv de transferuri și cazare.

Toți oaspeții care au nevoie de servicii de călătorie și cazare ar trebui să fie asigurați că obțin informațiile de contact ale membrului personalului gazdă responsabil de aceste probleme. Și da, ar trebui să fie de gardă 24 de ore pe zi.

Angajatul trebuie să aibă un nivel de competență suficient pentru a rezolva majoritatea sarcinilor și capacitatea de a acționa independent. În plus, el trebuie să aibă autoritatea și resursele necesare pentru a oferi asistență promptă oaspeților (de exemplu, să aranjeze schimbarea unei camere de hotel sau prelungirea șederii). Toate aceste întrebări sunt mai degrabă tehnice, dar calitatea șederii invitatului la petrecerea de invitare depinde de ele!

Cum se organizează transferul și cazarea oaspeților

■ Aflați dinainte cine plătește pentru mașini și pentru hotel - oaspeții înșiși sau petrecerea invitată.

■ Specificați dacă plata va fi efectuată o singură dată sau în sumă forfetară la sfârșitul evenimentului.

■ Aflați dinainte numărul aproximativ de oaspeți care au nevoie de servicii și, având în vedere acest lucru, rezervați o cameră de hotel și o mașină la o companie de transfer.

■ Gândiți-vă la ce nivel de camere trebuie să rezervați și ce clasă de mașini să comandați pentru transferuri. Este posibil să fie necesar să alcătuiți o listă pe niveluri.

■ Aflați ce schemă va fi utilizată pentru plata serviciilor suplimentare pentru oaspeți - prelungirea șederii la hotel și/sau utilizarea serviciului de transfer, upgrade camerei de hotel, comandarea de servicii suplimentare la hotel (imprimare documente, comanda room service, plata pentru băuturi și gustări de la bar etc.) .d.).

■ Asigurați-vă că oaspeților străini li se atribuie șoferi care vorbesc limba corespunzătoare.

■ Pentru o comunicare rapidă, transmiteți numerele de telefon ale șoferilor oaspeților care vor fi întâlniți în aeroporturi și gări.

PASUL 13: CONFORM CERERILOR SUPLIMENTARE A OASPAȚILOR

Cu un număr mare de invitați, mai ales dacă mulți dintre ei sunt străini sau din alte orașe, cu siguranță vor exista o mulțime de cereri și dorințe suplimentare: ajutor în obținerea vizelor de intrare, achiziționarea biletelor de cale ferată sau de avion, rezervarea unui oaspete pentru proceduri în un salon de înfrumusețare, alegeți locuri pentru cumpărături, organizați excursii individuale etc.

Oaspeților, desigur, nu li se poate refuza nimic, dar până la primirea cererilor, trebuie să știți clar cine și cum va plăti pentru el și cine exact va rezolva aceste probleme din partea organizatorului.

În numerele următoare ale revistei, vom vorbi despre cum să organizați ziua de naștere a unui lider în diferite formate - un eveniment non-public de amploare (fără acoperire de presă) și un eveniment închis la domiciliu (pentru propriul dvs.).

Rulo de primăvară - rulouri de primăvară, sau clătite chinezești - rulouri care seamănă cu sarmale în formă, dar constau din alte ingrediente. De regulă, este hârtie de orez, fructe de mare, tăiței și diverse verdețuri.

Sorbet (fr. sorbet) este un desert congelat făcut din sirop de zahăr și suc sau piure de fructe.

Mai devreme sau mai târziu, orice lider trebuie să facă față sarcinii de a elabora un plan de acțiune. Chiar dacă există unul în cap, transferul lui pe hârtie provoacă uneori dificultăți. În plus, adesea se cere să știi nu doar cum să planifici un eveniment, ci și cum să-l aperi în fața autorităților superioare.

Plan de acțiune - ce este?

Acesta este numele unui document care stabilește obiective și descrie acțiuni specifice pentru a le atinge, indicând termenele limită. În plus, ele prevăd în mod necesar definirea persoanelor responsabile pentru implementarea anumitor acțiuni prescrise.

Puteți întocmi un plan de acțiune pentru anumite evenimente sau pentru o anumită perioadă de lucru a companiei sau a diviziei acesteia. Evenimentele în cazul general pot fi o singură dată și regulate, pentru această din urmă categorie fiind obișnuit să se întocmească regulamente de desfășurare. De exemplu, cum se elaborează un plan de acțiune pentru eliminarea abaterilor disciplinare?

Orice proiect nou început necesită în mod necesar o schemă clară. Acest lucru se datorează dificultăților de organizare a muncii unei mase mari de oameni. Pentru ca fiecare dintre angajați să-și înțeleagă responsabilitățile, au nevoie de o instrucțiune detaliată, ale căror baze sunt stabilite în planul de acțiune.

Chiar este nevoie de el?

Această lecție - scrierea unui plan - necesită mult timp și uneori apar întrebări cu privire la oportunitatea acestuia. Ar trebui să se înțeleagă clar că pentru executarea corectă a oricărui proces, este necesar să se țină cont de toate lucrurile mărunte și să se prevadă posibile surprize.

Este deosebit de important să existe un plan de acțiune pentru organizarea competentă a părții financiare a problemei. Când traduceți un proiect viitor în limbajul numerelor, vă confruntați cu necesitatea de a calcula fiecare element de cheltuială. Atunci când se elaborează un plan, este important să se respecte principiile economiei, să se utilizeze cât mai rațional resursele disponibile.

Dacă scopul este complex, incluzând o întreagă gamă de activități, atunci absența unui plan pre-scris și bine gândit poate duce la un haos complet. Fiecare nouă etapă a cazului va trebui efectuată la nivel local, ceea ce va necesita mult mai mult timp și efort. Cu o abordare atât de fracționată a afacerilor, există un risc mare de a pierde direcția generală a activității și de a fi blocat într-un număr mare de detalii nesemnificative.

Cum exact este compilat

Cum să planifici un eveniment? Cu toată marea lor diversitate, ele au aproximativ aceeași structură și constau din paragrafe similare cu termeni identici, care includ următoarele concepte:

  • Scopul este planificarea activităților ale căror rezultate specifice dorim să le atingem. Aceasta este baza întregului plan.
  • Activitățile în sine includ acele acțiuni care ar trebui să conducă la atingerea rezultatelor așteptate.
  • Rezultatul este ceea ce dorim să obținem după implementarea planului. Ar trebui să fie exprimat în indicatori specifici, măsurați prin cifre și realizări clar definite.
  • Termenele limită sunt intervalele de timp în care trebuie stabilite toate activitățile planificate. Dacă vorbim despre evenimente care se repetă în mod regulat, frecvența acestora ar trebui prescrisă.
  • Prin resurse se intelege toate activele materiale, tehnice, monetare alocate pentru implementarea planului.
  • Persoanele responsabile sunt cele care gestionează evenimentul și sunt responsabile pentru rezultatele acestuia. Ca atare, pot acționa angajați individuali sau divizii întregi ale companiei (organizației).

Un punct important este definirea criteriilor comune pentru obiectiv, ținând cont de coordonarea intereselor diferitelor departamente și de fezabilitate economică.

Planuri în diverse domenii

Luați în considerare cum să întocmiți un plan de eveniment folosind exemple specifice.

Să presupunem că ești șeful unei anumite instituții. Cum se elaborează un plan de acțiune pentru protecția muncii?

Algoritmul acțiunilor în acest caz arată astfel: angajatorul trebuie să creeze un serviciu de protecție a muncii sau să numească o persoană responsabilă pentru această muncă. Toate acestea sunt fixate prin ordinea corespunzătoare. Planul de acțiune este o listă a nevoilor obiectivelor ale organizației în funcție de specificul unei anumite producții. În acest caz, este necesar să se țină cont de posibilitățile tehnice disponibile.

Se întocmește un plan pentru un anumit an, reflectând intervalul de timp estimat pentru fiecare dintre elemente. Acesta trebuie să înregistreze numele și funcțiile acelor angajați care sunt responsabili pentru etapele individuale. Un astfel de plan este aprobat printr-un contract colectiv sau un acord privind protecția muncii, acceptat ca anexă la acesta.

Ce contine

Lista poate varia foarte mult în funcție de condițiile de lucru ale unei anumite organizații, întreprinderi, instituții. Elementele incluse în acesta pot avea, în general, următoarea formă:

  • evaluarea condițiilor de muncă și enumerarea măsurilor necesare pe baza rezultatelor acesteia;
  • măsuri de reechipare tehnologică;
  • achiziționarea de echipamente de protecție pentru angajați;
  • verificarea si modernizarea mijloacelor de protectie si semnalizare;
  • instalarea unui sistem de control automat;
  • mecanizarea proceselor de curățare și management al deșeurilor, precum și prelucrarea substanțelor periculoase și nocive.

  • modernizarea sistemului de ventilație;
  • verificarea si optimizarea nivelului dorit de iluminare;
  • dezvoltarea și instalarea de echipamente pentru organizarea recreerii oamenilor și furnizarea de apă potabilă;
  • dobandirea mijloacelor de protectie necesare si depozitarea acestora;
  • desfasurarea de briefing-uri si instruire a personalului in domeniul securitatii si protectiei muncii;
  • instruirea oamenilor în primul ajutor;
  • efectuarea de controale medicale regulate, precum și de evenimente de sănătate și sportive pentru angajați etc.

Să avem grijă de natură

Un alt exemplu este pregătirea unui plan de acțiune pentru protecția mediului. La proiectarea și ridicarea oricărui obiect, acest document este obligatoriu și include nu numai numere, ci și diagrame și diagrame.

Dezvoltarea sa se bazează pe desenele obiectului, schema schematică a așezării în care se află, planurile generale ale întreprinderilor din apropiere. Acesta trebuie să țină cont de cerințele legii privind conservarea resurselor naturale.

Cum se elaborează un plan de acțiune pentru conservare? Punctele sale principale sunt o listă de acțiuni, al căror scop este protejarea mediului și o listă de rezultate așteptate. Prima parte (principală) a planului ar trebui să includă munca pentru a determina nivelul de daune cauzate de obiect naturii. Mai departe - acțiuni care pot elimina sau minimiza aceste influențe negative.

Ce altceva include

Al treilea punct important este o estimare detaliată care ia în considerare toate costurile implementării activităților planificate. O aplicare obligatorie a acestei documentații ar trebui să fie o hartă-schemă care indică zonele învecinate care pot fi afectate de activitățile întreprinderii sau ca urmare a unui accident teoretic posibil.

Eficacitatea preconizată a acțiunilor planificate este determinată de evaluări analitice ale experților, care determină aproximativ gradul de impact nociv viitor al instalației. Experții oferă și metode de reducere a negativului așteptat, care cu siguranță trebuie să se reflecte în planul în curs de elaborare.

Un alt paragraf al documentului trebuie să conțină date specifice privind calculul volumului deșeurilor industriale cu instalarea cantității admisibile a acestora și modalități de reducere a emisiilor.

Cum se face un plan de acțiune de apărare civilă

Dacă trebuie să elaborați un plan de acțiune de apărare civilă, ar trebui mai întâi să studiați instrucțiunile conducerii și să clarificați ordinul șefului apărării civile raionale. Înainte de a elabora un astfel de document, șeful organizației ar trebui să contacteze comisariatul militar și să afle datele privind furnizarea echipamentelor necesare și concluziile adoptate pentru eventualele cazuri de dezastre naturale sau accidente grave.

Pe baza acestor linii directoare, ar trebui să începeți să dezvoltați planuri pentru o anumită instituție sau organizație. Condiția principală este reflectarea unor evenimente reale și fundamentate științific. Situația ar trebui luată în considerare în cazul unei posibile utilizări a armelor de către un potențial inamic, pe baza căreia se va putea calcula cantitatea necesară de mijloace și forțe utilizate pentru eliminarea consecințelor periculoase și stabilirea activității de muncă a unității. .

Întregul complex de acțiuni planificate trebuie gândit cu atenție pentru a optimiza cheltuirea de efort, timp și bani și pentru a evita pierderile nerezonabile de oameni și echipamente.

Unde sunt compilate?

Planurile se pot referi la spitale, situații de urgență și economie. Acestea pot viza instituții de învățământ, culturale sau de sănătate. Astfel de planuri se ocupă de protecția populației în timp de război sau sunt întocmite în caz de accidente sau dezastre naturale neprevăzute.

Următorul punct este regularitatea și aducerea obiectului la pregătire, indicând succesiunea fiecăreia dintre acțiuni. Dacă vorbim de timp de pace, ar trebui luate măsuri pentru prevenirea situațiilor de urgență, precum și pentru eliminarea consecințelor celor care s-au întâmplat deja.

Planul de lucru pentru apărarea civilă al fiecărei unități ar trebui inclus în lista principalelor măsuri de protecție a populației pentru anul în curs. Scopul unei astfel de planificări este o tranziție organizată la condiții de război, a cărei necesitate teoretică trebuie luată în considerare prin definiție.

Planul de apărare civilă trebuie să aibă neapărat instituții care implică o ședere în masă a oamenilor în ele. Necesitatea unui astfel de plan este dictată de posibilitatea amenințărilor teroriste și are ca scop îmbunătățirea eficacității măsurilor de urgență și organizarea operațiunilor de salvare de urgență.

Mergem la o instituție medicală

Planurile de acțiune sunt elaborate într-o varietate de domenii. Dacă, de exemplu, prin natura atribuțiilor dumneavoastră oficiale, trebuie să întocmiți un plan de măsuri de combatere a dăunătorilor în unitățile sanitare, ar trebui în primul rând să analizați situația pentru punctele cheie care necesită atenția managementului în acest domeniu special.

Un astfel de plan poate consta în măsuri organizatorice, inclusiv discursuri și prelegeri pentru personalul medical privind prevenirea bolilor infecțioase cu organizarea de teste, desfășurarea și controlul calității lucrărilor de dezinfecție și sterilizare, curățenia generală în fiecare dintre departamente, identificarea cazuri de boli infecţioase şi implementarea unui complex de măsuri antiepidemice.

Planul ar trebui să prevadă runde administrative ale tuturor departamentelor pentru a monitoriza respectarea regimului sanitar și igienic, a întocmi un calendar de măsuri de dezinfestare și deratizare și a efectua studiile de laborator sanitare și microbiologice necesare. Lista acțiunilor trebuie să includă în mod necesar furnizarea, repararea sau înlocuirea echipamentului medical, introducerea de noi metode de sterilizare și dezinfecție. În plus, este necesar să se planifice măsuri de pregătire a spațiilor pentru sezonul de încălzire, dezinfecția sistematică a aerului, ventilarea secțiilor și respectarea regimului de temperatură.

Ar trebui asigurată o aprovizionare adecvată de medicamente și dezinfectanți, ar trebui purtate conversații preventive între pacienți despre prevenirea bolilor infecțioase și necesitatea unui stil de viață sănătos.

Cum să întocmești un plan de acțiune pentru comitetul de părinți la nivelul școlii

Planurile de acțiune sunt adesea dezvoltate în zonele de control public. Ca exemplu, luați în considerare activitatea comitetului de părinți a școlii. Scopul activității sale este participarea activă la viața școlară, asistența personalului didactic, organizarea de diverse evenimente cu copiii.

Comitetul de părinte este ales de adunarea generală pentru o perioadă de obicei egală cu un an universitar și va trebui să rezolve problema identificării nevoilor și intereselor școlarilor, stabilirea modalităților de realizare a acestora și elaborarea unui program adecvat.

Cum să faci un plan de acțiune la școală? Ce ar trebui să facă mai exact comitetul de părinte? Lista poate consta în organizarea de întâlniri programate cu părinții în sala de clasă cu formarea unui bun școlar, proiectarea standurilor de informare, lucrul cu familiile disfuncționale supuse înregistrării intrașcolare. În acest caz, sarcina comitetului de părinți este de a discuta cu acei părinți care nu sunt în măsură să ofere controlul necesar asupra comportamentului și învățării copiilor.

Ceea ce nu trebuie uitat

Planul ar trebui să includă programarea întâlnirilor, mesele școlare, îngrijirea medicală și măsurile de igienă. Acesta poate aborda problema subbotnikelor școlare cu implicarea părinților, precum și organizarea de mese rotunde, evenimente de orientare în carieră și consultări cu părinții.

Un punct separat trebuie să includă în mod necesar informarea autorităților școlare cu privire la deciziile luate de comitet și la progresul implementării acestora.

De regulă, planul de acțiune al comitetului de părinți include probleme de certificare finală a elevilor de liceu, întâlniri cu profesorii în scopul consultărilor. Planul încurajează, de asemenea, părinții să participe la activități extracurriculare și la competiții sportive din întreaga școală sau clasă.

Un punct suplimentar poate fi recompensarea părinților pentru succesul în educație și participarea activă la viața școlară.

Irina Prokofieva, Manager de operațiuni al Programului de cultură și creativitate al UE și al Parteneriatului Estic, a vorbit despre punctele cheie cărora organizatorul evenimentului ar trebui să le acorde atenție.

Când îmi pregăteam primul eveniment, mi s-a spus despre regula feței amuzante de rață ( Regula fata de rata ). Aceasta înseamnă că în exterior ar trebui să fii calm și pașnic. De fapt, vâsliți în mod activ sub apă pentru a vă menține pe linia de plutire, dar nimeni nu ar trebui să știe despre asta. Până acum, consider că aceasta este cea mai valoroasă regulă.

Organizarea unui eveniment nu este o sarcină ușoară, dar pot evidenția 10 puncte cheie la care ar trebui să fii atent pentru ca totul să aibă succes.

1. Definiți obiectivele și formatul.

Pare evident, dar această întrebare ar trebui abordată critic. Formulați obiectivul cât mai specific posibil: doriți să transmiteți cunoștințe participanților, să mulțumiți partenerilor, să strângeți bani pentru un proiect sau să aduceți plăcere estetică oaspeților? Formatul evenimentului va depinde de răspuns: concept, timp și durată, roluri în echipă, decorarea sălii, mâncare și sunet.

Încercați să nu vă blocați de formatele tradiționale. Atenție la formatul „(non)conferință”, formatul „pecha-heap”, TED -format, mic dejunuri tematice, evenimente online, evenimente in aer liber. Principalul lucru este că formatul contribuie la atingerea scopului evenimentului.

2. Fii atent la planificare.

În plan, gândiți-vă la logistica, conținutul și promovarea evenimentului. Creați un document care este accesibil întregii echipe, în care toată lumea își poate vedea sarcinile și imaginea de ansamblu. În primul rând, pregătiți o listă cu sarcinile principale și apoi detaliați cât mai mult posibil sub forma pașilor specifici care trebuie să fie efectuati. Este important să specificați în plan timpul necesar pentru finalizarea sarcinii. Este adesea subestimată și pregătirea este mai lentă decât v-ați aștepta.

Pentru planificare, puteți utilizașabloane Google , programe, de exemplu,asana, Trello, Podio, GanttPro, săptămâna echipei. Nici un document obișnuit nu te va dezamăgi. Excela.


3. Buget pentru neprevăzute.

Privește lista sarcinilor tale și reflectă-le în buget. De asemenea, merită să vă gândiți la o rezervă în cazul unor situații neprevăzute. De exemplu, în practica mea a existat un caz când în ziua unui eveniment în aer liber a început brusc să plouă. A trebuit să schimb urgent locația și să transport toate echipamentele și mobilierul. Este mai bine să vă gândiți la astfel de situații din timp și să vă pregătiți financiar pentru ele.

Alternativ, puteți utilizaun astfel de modelbuget, dar îl puteți adapta sau veni cu al tău.

4. Diavolul este în detalii.

Dacă doriți să vă surprindeți oaspeții în mod plăcut, gândiți-vă la toate până la cel mai mic detaliu: cum decurge înregistrarea, cine salută participanții și sub ce formă, ce fel de muzică se aude, dacă aveți un colț foto interesant, cum sunt concepute prezentările dvs. iar echipa este îmbrăcată, cu ce pauze se umplu.

De exemplu, în timpul înregistrării, puteți oferi participanților posibilitatea de a participa la un scurt atelier, de a juca jocuri sau de a viziona videoclipuri informative.

Încercați să surprindeți oamenii și să creați Wow -efect, depășesc așteptările lor în cele mai banale lucruri. Acesta este ceea ce creează atmosfera evenimentului.

5. Verificați locația și gândiți-vă la un plan „B”.

Verificați întotdeauna locația personal în etapa de selecție. În cel mai neașteptat moment, se poate dovedi că aparatul de aer condiționat nu funcționează bine în hol, nu există toaletă pentru persoanele cu nevoi speciale sau lățimea ușii nu permite aducerea echipamentelor în interior. Prin urmare, testați astfel de momente în avans.

Odată am ținut o conferință pentru 50 de participanți, iar la o oră după începere, proprietarul sălii ne-a rugat să plecăm fără a da niciun motiv. Drept urmare, am petrecut o oră de antrenament cu participanții într-un parc din apropiere până am găsit o nouă facilitate. Se pare că această situație nu ți se va întâmpla, dar este mai bine să ai mereu un plan „B”.

6. Distribuiți zonele de responsabilitate.

Este foarte important să distribuiți sarcinile între membrii echipei nu doar în etapa de pregătire, ci și în timpul evenimentului. Împărțiți responsabilitatea oamenilor în zone. De exemplu, cineva este responsabil pentru zona de înregistrare, cineva pentru întâlnirea vorbitorilor, cineva pentru echipament, cineva pentru catering, cineva pentru interacțiunea cu mass-media etc. Fiecare ar trebui să aibă propria zonă, care trebuie controlată pe tot parcursul evenimentului.

Distribuiți un document cu repartizarea responsabilităților întregii echipe, astfel încât toată lumea să știe pe cine să contacteze cu ce întrebare.


7. Spune audienței despre eveniment.

Nu subestimați timpul necesar pentru a promova cu succes un eveniment. Tipul de eveniment, publicul țintă al acestuia, resursele interne și bugetul vor determina abordarea dvs. de marketing. Atunci când alegeți parteneri de informare, concentrați-vă pe cei care comunică în mod specific cu publicul dvs. Este mai bine să ai parteneri puțini, dar țintiți, decât să povestești absolut tuturor despre eveniment.

De asemenea, este important să creați un mesaj cheie care va fi difuzat pe toate canalele. Asigurați-vă că transmite în mod concis și precis ideea evenimentului publicului dvs.

8. Acordați atenție serviciului.

Asigurați-vă că echipa dvs. respectă regula Duck Face. Fiți prietenos cu toți participanții, vorbitorii și partenerii. Încearcă să le rezolvi problema sau întrebarea și să le îndeplinești așteptările, chiar dacă te simți obosit și totul nu decurge conform planului. În cele din urmă, oamenii își vor aminti exact cum au fost tratați și ce fel de atmosferă au creat, și nu ce a spus vorbitorul de pe scenă.

9. Faceți o verificare finală cu o zi înainte de eveniment.

Asigurați-vă că le spuneți participanților cum să ajungă la locație, să invitați toți oaspeții importanți, să pregătească materiale tipărite, conținut audio și video. Verificați dacă toată lumea își înțelege corect sarcinile și domeniile de responsabilitate, dacă sediul este pregătit. Pentru a face acest lucru, faceți o listă de verificare, de exemplu,astfel de.

Liste de verificare similare pot fi, de asemenea, întocmite pentru a verifica pregătirea în ziua evenimentului: totul este la locul său, totul funcționează, totul merge conform programului.

Asigurați-vă că imprimați programul evenimentului, lăsați-l să fie cu toți membrii echipei și voluntarii. De asemenea, oferiți tuturor numerele de contact principale pentru a se contacta unul pe celălalt sau în caz de urgență.

10. Cereți feedback.

Cel mai probabil, după eveniment vei fi obosit și mulțumit, dar îți va fi dificil să evaluezi obiectiv cum a decurs totul. Prin urmare, cereți participanților să completeze fișele de punctaj tipărite la sfârșitul evenimentului sau formularul online când se întorc acasă. Lăsați-i să evalueze diferite aspecte: logistică, difuzoare, locație și munca organizatorilor. Aceste informații vă vor ajuta să evitați greșelile în viitor și să vă îmbunătățiți calitatea evenimentelor. Dacă este posibil, colectați feedback prin intermediul rețelelor sociale sau înregistrați feedback video la sfârșitul evenimentului. Acest lucru va fi util dacă evenimentul dvs. este organizat din nou.

Orice eveniment ai organiza, fii optimist și nu-ți fie frică de surprize, iar atunci evenimentul tău va avea succes!

---

Irina Prokofieva, Manager operațional al Programului de cultură și creativitate al UE și al Parteneriatului Estic, manager de proiect certificat ( IPMA nivelul C ), coautor al proiectului Start2 Go . A lucrat la nivel global și național al unei organizații internaționale AIESEC . Avem experiență în organizarea de evenimente de diferite formate: de la traininguri de o zi la conferințe și festivaluri internaționale.

Bună tuturor!

Fiecare persoană din viață are multe momente asociate cu sărbători. Sărbătorile sunt, în general, o distracție grozavă, așa că ar trebui să abordați sărbătoarea cu înțelepciune și asigurați-vă că ați întocmit un plan pentru aceasta.

Acum să trecem la planificarea detaliată a sărbătorii, iar primul lucru de care să vă faceți griji este locul.

Locul sărbătorii

În funcție de locul vacanței, planul de organizare a vacanței ar trebui ajustat. Locul de desfășurare a sărbătorii poate fi organizat în diferite locuri.

Prima varianta acesta este o locație închiriată, o cafenea, un club, o cafenea sau un restaurant.

Dacă decideți să închiriați o cameră, atunci ar trebui să discutați imediat cu proprietarii acesteia problemele decorațiunii sale, echipamentul muzical, DJ, meniul cu băuturi și gustări.

Poate că condițiile de prestare a acestor servicii se vor încadra bine în bugetul evenimentului, iar de restul pregătirilor te vei ocupa.

A doua varianta pentru locul vacanței poate fi natura. Să mergi la un eveniment în natură, fie că este într-o pădure sau un iaz, fie chiar în mijlocul unui câmp, este o idee grozavă.


Atunci când organizați un eveniment în natură, ar trebui să aveți grijă de adăposturi în caz de vreme rea, merită să luați în considerare și problema alimentării cu energie autonomă dacă intenționați să organizați o vacanță mare.

Ei bine, a treia opțiune: iti poti planifica o vacanta acasa, aceasta optiune este potrivita daca locuiesti in propria casa, sau ai o casa la tara. Îmi place cel mai mult de când locuiesc într-o casă.

Alege momentul potrivit

Asigurați-vă că calculați începutul Evenimente. Vă rugăm să țineți cont de următoarele puncte atunci când programați:

Primul: Comoditate pentru oaspeți - aici luați în considerare sfârșitul orelor de lucru, timpul de pregătire pentru călătoria în vacanță, drumul către locul de desfășurare.

Al doilea: Circumstanțele de care depinde începerea evenimentului (dacă vacanța este legată de orice moment al zilei)

Al treilea: Programul de lucru al organizațiilor de transport, pentru că nu toată lumea are mașini, cineva va merge la tine cu mijloacele de transport în comun.

Când este programată ora de începere a vacanței, asigurați-vă că îi avertizați pe toți oaspeții, de exemplu, trimiteți sau distribuiți invitații sau sunați pe toată lumea la telefon.

Acum este timpul să vă planificați bugetul de vacanță.

Bugetul evenimentului

Bugetul evenimentului depinde de următorii factori:

1. numarul de invitati, — în funcție de număr, costul alimentelor și băuturilor, precum și al numărului de cadouri, vor varia.

2. meniu de sarbatori- trebuie să te gândești corect la meniul de sărbători și să reglezi finanțele în funcție de ce fel de mâncare vei servi și ce vei bea (dacă o faci).

3. În funcție de programul vacanței și de disponibilitatea și numărul de competiții, planificați cheltuielile premii si cadouri câștigătorii acestor concursuri.


4. Asigurați-vă că vii cu câteva surprinde pentru o vacanță, nu uitați să țineți cont de costul acesteia.

5. Decorarea locului de joacă poate afecta și bugetul evenimentului.

Următorul pas în planificarea organizării vacanței va fi:

Repartizarea sarcinilor

Când atribuiți responsabilități, alegeți lider, care va corecta cursul vacanței și o va îndrepta, dacă este necesar, în direcția corectă.

Pe umerii lui va cădea și obligația de a observa o particularitate reguli desfășurarea evenimentului (ora competițiilor, servirea anumitor feluri de mâncare, corectarea muncii DJ-ului) în general, gazda trebuie aleasă sensibil și groovy.

De asemenea, atribuie-i câțiva asistenți dintre oaspeți, doar avertizați-i în avans.


Aranjați acompaniamentul muzical. Pregătiți muzica necesară în avans, discutați dacă gazda are nevoie de muzică pentru programul de vacanță.

Se poate dovedi că aveți nevoie de diferite piese de suport sau de vreo melodie pe care nu veți avea timp să o căutați mai târziu. Vedeți și cum poate afecta starea de spirit.

Alternativ, puteți angaja un DJ, dar ar trebui să discute și cu gazda cu câteva zile înainte de vacanță, pentru a se pregăti.

Angajează un fotograf sau roagă pe cineva cunoscut, care are abilități în fotografie, să organizeze o ședință foto pentru vacanță. Crede-mă, a te uita la fotografii bune în viitor este întotdeauna o plăcere.

Filmările video ale evenimentului pot fi și aranjate, dar asta nu este pentru toată lumea, un fotograf este adesea suficient.

Programare

Împreună cu gazda, elaborați un program pentru sărbătoare, luați în considerare cu atenție regulile evenimentului.

În programul de vacanță, includeți interacțiunea oaspeților între ei, de exemplu, organizarea de concursuri, concursuri, jucarea de scene amuzante, în general, arătați-vă imaginația sau folosiți Internetul. Veniți cu o surpriză pentru sărbători.

După compilarea programului, organizați interacțiunea prezentatorului, DJ-ului și asistenților prezentatorului.


Și, în sfârșit, când a venit sărbătoarea, sărbătorește-o din toată inima, nu turna tone de alcool în tine, participă la toate competițiile, nu-ți face griji, orice eveniment ar trebui sărbătorit la scară largă.

O vacanță bine organizată va fi amintită mult timp și este de dorit ca acestea să fie doar amintiri bune. Prin urmare, asigurați-vă că vă gândiți la organizarea vacanței viitoare.

Închei asta, nu uitați să vă abonați la actualizările blogului, autorul blogului a fost alături de voi « » Menkov Serghei.

Succes sa ai un timp bun!

PS. Cânt puțin la chitară, așa că vizitez în mod regulat Youtube în căutarea unor cântări interesante la chitară, ascult hipnotizant!!!