Mostra e saktë e shkronjës drejtshkrimore. Shembull i shkrimit të letrës së biznesit

Një letër shërbimi është një dokument që është pjesë integrale e komunikimit të biznesit. Më shpesh, ai transmetohet me shërbimin postar dhe shërben si një mënyrë e veçantë e shkëmbimit të informacionit.

Konceptet bazë

Korrespondenca e biznesit është e nevojshme për të zgjidhur çështje të ndryshme ekonomike ose të prodhimit. Me ndihmën e tij, ndërmarrjet dhe organizatat komunikojnë me mjedisin e jashtëm: partnerët, klientët ose agjencitë qeveritare. Zakonisht një letër shërbimi përdoret për këtë.

Kështu quhet përgjithësisht një dokument i shkruar, i cili mund të jetë:

• duke iu përgjigjur mesazheve ose pyetjeve të marra më parë;
• letra shoqëruese dërguar adresuesit së bashku me dokumente ose materiale të tjera;
• një letër iniciative, në rastin kur një mënyrë tjetër komunikimi është e pamundur.

Secila prej opsioneve të listuara ka karakteristikat e veta. Sidoqoftë, ekzistojnë rregulla të përgjithshme sipas të cilave zakonisht hartohet çdo letër shërbimi. Kjo është e kuptueshme, sepse është me korrespondencën e biznesit, për shembull, që më së shpeshti fillon përfundimi i shumicës së transaksioneve. Një dokument i ekzekutuar siç duhet mund të krijojë një përshtypje të favorshme për adresuesin e një partneri të mundshëm të ardhshëm.

Llojet e letrave të biznesit

Në varësi të informacionit që përmban letra e shërbimit, mund të jetë:

1. shoqërues. Në rastin kur përmban një mesazh se ka një paketë aplikacionesh për të.
2. Kerkese. Kjo do të thotë, shpreh pakënaqësi për një situatë (pretendim) të caktuar.
3. Instruktive. Ka udhëzime të caktuara të dhëna në tekst.
4. Garancia. Dërguesi konfirmon përmbushjen në të ardhmen të detyrimeve të përcaktuara në dokument.
5. Informative. Letra përmban informacione që mund t'i interesojnë adresuesit.
6. Reklamim. Ofrohet informacion për tërheqjen e bashkëpunimit.
7. Me letër njoftimi. Informacion në lidhje me zhvillimin e ngjarjeve publike.
8. Leter konfirmimi. marrjen e dokumenteve ose materialeve të caktuara.
9. Me letër kërkesë. Teksti përmban një apel për të nxitur adresuesin në veprim.
10. Me letër-mesazh. Në të, dërguesi ofron informacion specifik me interes të ndërsjellë për palët.

Qëllimi i këtyre dokumenteve është ruajtja e lidhjeve ndërmjet organizatave ose njësive strukturore të tyre.

Hartimi i një letre pretendimi

Në çështjet e bashkëpunimit, ndonjëherë lindin situata kur njëra nga palët, për një arsye ose një tjetër, nuk i përmbush detyrimet e saj. Në këtë rast, ortaku fillimisht i dërgon një letër palës së tij. Në të, ai, si rregull, parashtron propozimet e tij për të eliminuar shkeljen e të drejtave të tij ligjore. Kjo është një letër shërbimi. Një mostër e një dokumenti të tillë mund të përpilohet në mënyrë arbitrare. Në këtë rast, pikat e mëposhtme duhet të merren parasysh:

1. duhet të jetë formal dhe afarist me fokus në partneritet.
2. Thelbi i pretendimit duhet të shprehet shumë qartë.
3. Gjatë prezantimit të informacionit, duhet të veproni bindshëm me fakte specifike.

Letra e kërkesës duhet të përmbajë:

• detajet e dërguesit (emri, adresa e kthimit dhe numrat e telefonit për komunikim);
• informacion të plotë për adresuesin;
• një përshkrim të rrethanave në të cilat ka ndodhur situata e konfliktit;
• referencë ndaj normave ligjore që nga ana e tyre janë shkelur nga pala tjetër;
• kërkesat specifike për të eliminuar shkeljen me një tregues të kohës së zbatimit të tyre;
• pasojat që mund të ndodhin nëse pala kundërshtare i shmanget zbatimit të tyre.

Vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet mënyrës se si hartohet letra e shërbimit. Shablloni duhet të jetë i dizajnuar në mënyrë që ndërhyrësi të mos e perceptojë atë si një kërcënim. Duhet mbajtur mend se ky është vetëm një kujtesë ligjore.

Rregullat e regjistrimit

Vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet hartimit të letrave të shërbimit. Vërtetë, ligji nuk parashikon ndonjë rregull dhe rregullore strikte për këtë.

Përkundër kësaj, kur hartoni dokumente të tilla, është e nevojshme të merren parasysh pikat e mëposhtme të detyrueshme:

1. Çdo letër shërbimi duhet të jetë në kokë. Ai zhvillohet paraprakisht nga specialistë nëpunës dhe miratohet me urdhër të drejtuesit të ndërmarrjes.

2. Dokumenti duhet të përmbajë disa detaje:

2.1. Informacion rreth marrësit dhe dërguesit.

2.2. Numri i daljes dhe data e kësaj letre. Kjo kërkohet për regjistrim.

2.4. Titulli.

2.5. Informacion në lidhje me disponueshmërinë e çdo aplikacioni, duke treguar emrat dhe numrat e tyre.

2.6. Informacion rreth personit që ka nënshkruar këtë dokument (pozicioni dhe emri i plotë).

3. Vetëm një pyetje duhet të merret parasysh në letër. Prania e disa temave do ta bëjë të vështirë zgjedhjen e një artisti.

4. Informacioni duhet të paraqitet sa më shkurt, por sa më qartë që të jetë e mundur. Është e dëshirueshme që teksti të zërë jo më shumë se dy faqe.

5. Tregoni saktë detajet e marrësit. Nëse po flasim për një organizatë, duhet t'i përmbaheni sekuencës së mëposhtme:

5.1. Emri i kompanisë (në rastin nominativ).

5.2. Njësia strukturore (nëse është e nevojshme).

5.3. Pozita e adresuesit (në rasën dhanore).

5.4. Inicialet e tij.

5.5. Adresa postare e kompanisë.

6. Nëse ka disa adresues, atëherë së pari tregohet kryesori dhe më pas të gjithë të tjerët.

Nëse marrim parasysh të gjitha këto pika, atëherë regjistrimi i letrave të shërbimit, në parim, nuk do të jetë i vështirë.

Rendi i prezantimit

Në mënyrë që dokumenti të hartohet saktë, është e nevojshme të merret parasysh një sekuencë e caktuar e paraqitjes së informacionit në të. Si shembull, mund të merrni parasysh opsionin se si të shkruani një letër përgjigjeje. Së pari, duhet të mbani mend se, sipas rregullave të mirësjelljes, duhet t'i përgjigjeni informacionit brenda 24 orëve nga momenti i marrjes së tij. Nëse po flasim për një mesazh elektronik, atëherë koha optimale do të jetë jo më shumë se dy orë. Në rastin kur nuk është e mundur t'i përmbaheni një rregulli të tillë, është më mirë t'i dërgoni një mesazh të përshtatshëm partnerit.

Vetë letra, në fakt, do të përbëhet nga dy pjesë:

1. hyrëse. Dërguesi shpjegon temën, arsyen dhe bazën e shkrimit të tij. Këtu mund t'i referoheni akteve normative, të cilat, sipas ligjit, shërbejnë si bazë për dhënien e përgjigjes. Përveç kësaj, ia vlen t'i kushtohet vëmendje disa pikave në lidhje me situatën në fjalë. Ata do të ndihmojnë për të zbuluar thelbin e çështjes.
2. Kryesorja. Kjo pjesë ka të bëjë me sqarimin dhe bindjen. Teksti duhet të jetë i qartë, i qartë dhe konciz, dhe faktet e paraqitura duhet të jenë të verifikuara dhe objektive. Nëse është e nevojshme, ato mund të konfirmohen me numra realë.

Ky tekst zakonisht pasohet nga një listë shtojcash. Dokumenti përfundon me nënshkrimin e dërguesit. Për më tepër, duhet të dini se si të shkruani një letër shërbimi në mënyrë që të mos ofendoni adresuesin. Së pari, këshillohet që të filloni t'i drejtoheni me shprehjen "I dashur". Së dyti, mund të përdorni ndajfolje në tekst si "studioni me kujdes fjalitë tuaja" ose "kontrolloni me kujdes komentet tuaja". Ky lloj etikete do të përfitojë vetëm nga të dyja palët.

Procedura

Shkrimi i letrave të shërbimit është përgjegjësi e nëpunësve, sekretarëve ose punonjësve të tjerë të cilëve u janë besuar këto detyra. Duke hyrë në punë, ata duhet t'i përmbahen një sekuence të caktuar në veprimet e tyre. Procesi i hartimit të një dokumenti të tillë zakonisht kalon nëpër fazat e mëposhtme:

1. Studimi i plotë i rrethanave të çështjes. Është e nevojshme të zotëroni plotësisht situatën në mënyrë që të vlerësoni saktë mënyrat e mundshme për zgjidhjen e saj.
2. Hartimi i një draft letre. Këtu është e nevojshme të merren parasysh të gjitha kërkesat e përcaktuara më lart.
3. Koordinimi i tekstit të përgatitur. Ndonjëherë duhet të redaktohet duke marrë parasysh komentet e menaxherit. Ai mund të bëjë disa sqarime apo sqarime mbi temën.
4. Miratimi nga kreu i saj.
5. Regjistrimi përfundimtar dhe nënshkrimi i dokumentit.
6. Regjistrimi i letrës.
7. Dërgimi i korrespondencës te marrësi.

Vetëm pasi të ketë kaluar nëpër të gjitha këto faza, letra, duke arritur tek adresuesi, do të mund të përmbushë misionin që i është besuar.

Rregullore e detyrueshme

Për të hartuar një letër shërbimi, është e nevojshme të merret parasysh që faqja e parë e saj duhet të shtypet në një formular të veçantë. Për pjesën tjetër, mund të përdorni fletë të zakonshme bosh A4. Këtu duhet të mbani mend se vetë fusha e tekstit ka kufijtë e vet: pjesa e sipërme dhe e poshtme janë 2 centimetra, e majta është 3,5 centimetra dhe e djathta është 1 centimetër. Ju nuk duhet të thyeni madhësitë standarde për të vendosur informacionin në një fletë. Më mirë të ndiqni të gjitha rregullat dhe thjesht shtoni një faqe shtesë.

Ju gjithashtu duhet të shkruani tekstin sipas të gjitha rregullave:

1. Për printim, përdorni fontin standard Times New Roman. Është më mirë të mos përdorni opsione të tjera.

2. Madhësitë e shkronjave janë gjithashtu të rregulluara:

• për tekstin kryesor - 14;
• rregullimi i faqeve dhe shenja e performancës - 12.

3. Vendosja e rekuiziteve kryhet gjithashtu sipas rregullave:

• ndarja e rreshtave - 1;
• rreshtimi i tekstit bëhet "në gjerësi";
• vizat vendosen automatikisht;
• distanca nga numri i regjistrimit në titull është 2 rreshta, dhe nga ai në tekstin kryesor - 3.

Pajtueshmëria me këto standarde është e detyrueshme për hartimin e saktë të letrave të takimit të duhur.

Vendndodhja e kushteve

Për të hartuar saktë një letër standarde biznesi, duhet të dini qartë se ku duhet të vendosen detajet dhe përbërësit e saj. Përgjigjet për këto pyetje përmbahen në GOST R 6.30-2003. Ai përshkruan në detaje formën e letrës së shërbimit. Në fakt, ky është një mostër në të cilën tërësia e të gjitha detajeve të dokumentit ndodhet në një mënyrë të caktuar. Është e nevojshme për të:

1. Të unifikojë procesin e zyrtarizimit të letrave të shërbimit (biznesit).
2. Të jetë në gjendje të përgatis paraprakisht formularët standardë në mënyrë qendrore, duke reduktuar nevojën për të bërë disa nga punët me dorë.
3. Lehtësoni dhe shkurtoni kërkimin vizual për informacion.
4. Zgjeroni mundësitë e përpunimit të letrave duke përdorur kompjuterë dhe pajisje të tjera.

Pra, për një letër të zakonshme biznesi, përdoren 30 detaje standarde, të cilat ndodhen në njëmbëdhjetë zona të detyrueshme:

• emblema dhe stema;
• autori;
• të dhënat fillestare;
• kokë;
• miratimi;
• adresuesi;
• rezolucioni;
• teksti;
• nënshkrimet dhe bashkëngjitjet;
• koordinim dhe siguri;
• shenjat.

Vendosja e informacionit në sektorë të caktuar i lejon specialistët të lundrojnë më mirë në dokument dhe e bën më të lehtë për përdoruesit e zakonshëm hartimin e tij.

Kërkesat primare

Disa drejtues gabimisht besojnë se korrespondenca e biznesit mund të kryhet në mënyrë arbitrare, pa respektuar ndonjë rregull dhe rregullore. Por specialistët që janë përgjegjës për këtë duhet të dinë kërkesat themelore për letrat zyrtare:

1. Prania e një letre të veçantë (kompani).
2. Përdorimi dhe vendosja e saktë e mbështetësve.
3. Teksti duhet të jetë i lexueshëm dhe i redaktuar mirë. Për të shprehur thelbin e çështjes, është më mirë t'i jepet përparësi fjalive të thjeshta dhe të zakonshme. Ju duhet të shpreheni shkurtimisht, në mënyrë që çdo fjalë të ketë informacion maksimal.
4. Në varësi të llojit, dokumenti duhet të hartohet në përputhje me rrethanat. Letra mund të përmbajë gjithashtu disa aspekte. Në këtë rast, gjatë prezantimit, duhet të përpiqeni t'i kombinoni ato.
5. Përdorni saktë normat e vendosura për shtypjen.
6. Mundohuni të shmangni shprehjet kategorike në përmbajtjen e letrës. Marrësi mund t'i shohë këto fraza si kërcënime. Kur ndërtoni fjali, është më mirë të përdorni fjalë hyrëse si "me sa duket", "siç dihet", "e mundur" dhe "si më poshtë".

Plotësimi i këtyre kërkesave në praktikë ndihmon në ruajtjen e rrjedhës së saktë të dokumenteve në ndërmarrje.

Sipas GOST R 7.0.82013 "Sistemi i standardeve për informacion, bibliotekari dhe botim. Punë në zyrë dhe arkivim. Termat dhe përkufizimet "Marrësi është kërkesa e dokumentit, që përmban informacione për marrësin e dokumentit (klauzola 67).

"Adresuesi" i kërkuar përdoret në letrat e biznesit dhe informacionin e brendshëm dhe dokumentet e referencës (raportet dhe shënimet e shërbimit, deklaratat, etj.).

"Adresuesi" i kërkuar përfshin:

• emri i adresuesit (marrësi i letrës);
• adresa postare ose telefoni - numri i faksit, adresa e postës elektronike.

Marrësi i letrës mund të jetë:

• zyrtar / disa zyrtarë;
• organizimi;
• njësia strukturore e organizatës;
• grup organizatash;
• individual.

ADRESA – OFER

Sipas GOST R 6.30-2003, inicialet shkruhen përpara mbiemrit të çdo zyrtari. Nëse letra dërgohet kreut të organit shtetëror, atëherë në pozicion përfshihet emri i organizatës, emri i plotë. tregohen në rasën dhanore, inicialet shkruhen para mbiemrit:

Nëse letra adresohet tek drejtuesi i një organizate tregtare, atëherë pozicioni përfshin emrin e organizatës me një tregues të formës organizative dhe ligjore (në formë të plotë ose të shkurtuar), inicialet shkruhen para mbiemrit:

Nëse letra adresohet nënkryetari, titulli i pozicionit përfshin emrin e organizatës. Mbiemri tregohet në rasën dhanore:

Nëse adresuesi i dokumentit është kreu i njësisë strukturore, atëherë së pari tregohet emri i organizatës në rastin nominativ, pastaj në rastin dativ emri i pozicionit të personit me një tregues të njësisë strukturore, për shembull:

Sipas pikës 5.15 të GOST-it të ri:

• kur i drejtohet një letre një zyrtari, inicialet vendosen pas mbiemrit;
• para mbiemrit lejohet përdorimi i shkurtesës "Z." (Z.), nëse adresuesi është burrë, ose "Zonja" (Zonja), nëse adresuesi është grua:

ADRESA - ORGANIZATA

Nëse letra i drejtohet një organizate, atëherë emri i saj (i plotë ose i shkurtuar) tregohet në rastin nominal:

Kur i drejtohet një letre një organizate, tregohet emri i plotë ose i shkurtuar, për shembull:

Adresimi në organizatë përdoret në rastet kur dërguesi nuk e di se kush është drejtuesi i organizatës, mbiemri i tij, inicialet.

ADRESA – NJËSIA STRUKTURORE

Dokumenti mund t'i drejtohet njësisë strukturore të organizatës. Si rregull, kjo metodë e adresimit është e mundur nëse shqyrtimi i çështjes së cilës i kushtohet letra është në kompetencën e njësisë strukturore.

Kur i drejtohet një dokumenti një njësie strukturore të një organizate në variablin "Adresuesi", emri i organizatës tregohet në rastin nominativ, më poshtë - emri i njësisë strukturore në rastin nominal, për shembull:

Çfarë ndryshon GOST R 7.0.97-2016? asgjë.

ADRESA – INDIVIDUALE

Dizajni i ndryshores "Adresuesi" gjatë kryerjes së korrespondencës me individë ka veçoritë e veta. Së pari, mbiemri tregohet në rasën dhanore, pastaj inicialet dhe më pas adresa postare:

Çfarë ndryshon GOST R 7.0.97-2016? asgjë.

ADRESA - DISA ORGANIZATA
OSE NJËSITË STRUKTURORE

Një letër biznesi mund të ketë disa adresues. GOST R 6.30-2003 përcakton një metodë për hartimin e përgjithësuar të adresuesve kur dërgoni letra në disa organizata homogjene ose në disa divizione strukturore të një organizate. Ekzistojnë dy mundësi për hartimin e mbështetësve.

Opsioni 1: ne tregojmë disa adresues në vetë atributin "Adresuesi". Ky opsion i projektimit përdoret kur një letër i drejtohet një organizate ose një zyrtari (ky është adresuesi kryesor) dhe për informacion - një numri organizatash ose zyrtarësh të tjerë.

Adresimi zyrtarizohet si zakonisht në këndin e sipërm djathtas si një listë e detajeve të "Adresuesit" për çdo organ/organizatë ose njësi strukturore të organizatës.

Në këtë rast, numri i përgjithshëm i adresuesve nuk duhet të jetë më shumë se katër.

Të gjithë adresuesit janë hartuar në vetë dokumentin, fjala "Kopje" para adresuesve të 2-të, 3-të dhe 4-të nuk tregohet.

Në këtë rast, të gjitha kopjet e printuara të letrës nënshkruhen si origjinale. Çdo kopje mbyllet në një zarf të veçantë, mbi të cilin është hartuar adresa postare e një organizate ose nënndarjeje strukturore specifike.

Opsioni 2: ne tregojmë adresuesin në një mënyrë të përgjithshme, nëse i dërgojmë një dokument një grupi organizatash (drejtues të organizatave) të të njëjtit lloj ose në njësitë strukturore (degë, zyra përfaqësuese, etj.) të një organizate:

Nëse numri i adresuesve është më shumë se katër, hartohet një listë postare shtesë (lista postare), në të cilën tregohen marrës të veçantë dhe adresat e tyre. Një shënim për këtë bëhet në variablin "Adresuesi":

Nuk ka asnjë formular të miratuar të listës së postimeve. Forma e fletës mund të fiksohet në udhëzimet e mbajtjes së të dhënave të organizatës. Në fakt, një listë postare është atributi "Adresuesi" i transferuar në një listë të veçantë, që do të thotë se përmbajtja e saj duhet të korrespondojë me këtë atribut. "Adresuesi" i kërkuar përmban tre blloqe informacioni: emrin e organizatës, pozicionin, inicialet dhe mbiemrin. Në listën e postimeve për letrën, ne riprodhojmë të njëjtat blloqe informacioni, por i vendosim në një rresht dhe jo në anën e djathtë të fletës. Ju gjithashtu mund t'i rregulloni të dhënat në formën e një tabele. Renditja e adresuesve mund të jetë arbitrare, por është më mirë t'i rregulloni ato në mënyrë alfabetike.

Informacioni për numrin e letrës dalëse, datën futet pas regjistrimit të saj (Shembulli 1).

Të gjitha letrat e dërguara një grupi adresuesish kanë një numër regjistrimi në dalje, numri hyrës për të gjitha letrat do të jetë i ndryshëm.

Çfarë ndryshon GOST R 7.0.97-2016? asgjë.

VENDOSJA E DETAJEVE "ADRESA" NË FORMULAR

Atributi "Adresuesi" ndodhet në pjesën e sipërme djathtas të dokumentit (në një formular me një rregullim këndor të detajeve) ose në të djathtë nën detajet e formularit (në një formular me një rregullim gjatësor të detajeve). Vendndodhja e ndryshores "Adresuesi" tregohet në Shtojcën B të GOST R 6.30-2003:

• në një kokë me letra me një rregullim këndor të kërkesave - Shembulli 2;
• në një formular me një rregullim gjatësor të detajeve - Shembulli 3.

Çfarë ndryshon GOST R 7.0.97-2016? asgjë. "Adresuesi" i kërkuar mbetet në të njëjtin vend.

PYETJE TEKNIKE

• A duhet të ndahen elementët e atributit "Adresuesi" me intervale?

Atributi "Adresuesi", si rregull, merr disa rreshta.

Në pikën 6.1 të Rekomandimeve Metodologjike për zbatimin e GOST R 6.30-2003 (miratuar nga Rosarkhiv) thuhet se detajet e dokumentit nga disa rreshta shtypen në një distancë prej një rreshti. Pjesët përbërëse të rekuizitave "Adresuesi", "Vula e miratimit të dokumentit", "Shenja e aplikimit", "Nënshkrimi i miratimit të dokumentit" ndahen nga njëra-tjetra me hapësirë ​​1,5-2 rreshtash.

Një normë e ngjashme përmbahet në GOST R 7.0.97-2016 të ri në seksionin 3, i cili përcakton kërkesat e përgjithshme për prodhimin e dokumenteve: "Detajet me shumë rreshta shtypen me një distancë rreshti, pjesët përbërëse të detajeve ndahen nga një hapësirë ​​shtesë":

• Si të rreshtoni variablin "Adresuesi"?

Atributi me shumë rreshta "Adresuesi" është hartuar me shtrirje përgjatë kufirit të majtë të zonës së zënë nga atributi, ose i përqendruar në lidhje me vijën më të gjatë, për shembull:

Në ditët e sotme, të gjithë duhet të jenë në gjendje të shkruajnë letra. Në fund të fundit, kjo është e pashmangshme për çdo person me arsim. Jo të gjithë kanë talent për të shkruar një letër. Por njohja e rregullave bazë mund t'ju ndihmojë të zhvilloni aftësinë tuaj për të shkruar letra të mira dhe interesante. Sidomos nëse rregullat janë mjaft të thjeshta. Në këtë artikull, do të mësoni se si të shkruani saktë letrat e biznesit dhe personale. Le të analizojmë opsionet e ndryshme për shkronjat dhe pikat e rëndësishme në hartimin e tyre.

Si të shkruani saktë letrat e biznesit

Një letër zyrtare ose biznesi zakonisht është krijuar për të ruajtur marrëdhëniet e biznesit midis firmave dhe punonjësve ose klientëve të tyre. Një letër biznesi vjen në shumë lloje. Për shembull:

• Letër falenderimi
• Letër reference
• Letër përcjellëse
• Leter garancie
• Letër Presidentit
• Letër shërbimi
• Postë informacioni
• Letër urimi
• Letër e kërkesës
• Leter ankese
• Ftese

Ne kryesisht dërgojmë këtë apo atë letër biznesi personave të mësipërm ose me një kërkesë, d.m.th. ato janë letra të drejtuara qartë të dërguara me një qëllim të caktuar. Qëllimi është që letra të kuptohet siç duhet. Për shembull, ne vendosim se si të shkruajmë saktë një letër falënderimi në mënyrë që të kuptojmë se jemi mirënjohës; ne mendojmë se si të shkruajmë saktë një letër zyrtare, në mënyrë që ato të jenë të dobishme, në mënyrë që të kuptohen saktë nga adresuesi. Prandaj, është shumë e rëndësishme të dini se si të shkruani saktë një letër. Një mostër për shkrimin e letrave të biznesit mund të gjendet në Modelet Profesionale të Letrave të Biznesit.

Më poshtë do të shqyrtojmë rregullat bazë për shkrimin e letrave të biznesit.

Letra nuk duhet të jetë pa fytyrë

A keni menduar ndonjëherë se si të shkruani email në mënyrë korrekte? E-mail-i i një personi biznesi shpesh është plot me spam të ndryshëm. Para së gjithash, detyra juaj, kur shkruani një letër zyrtare, do të jetë që të vini re dhe të mos dërgoheni në dosjen "Spam".

Si fillim, duhet të pyesni për kompaninë ku dëshironi të dërgoni letrën tuaj. Duhet të keni informacion maksimal për partnerin tuaj. Pasi të dihen detajet për kompaninë, mund të filloni të hartoni letrën. Çdo person biznesi do të jetë i kënaqur nëse një letër i drejtohet atij personalisht, dhe jo departamentit tregtar të kompanisë në të cilën ai punon, për shembull. T'i drejtoheni adresuesit me emër do të tregojë, para së gjithash, respektin tuaj për personin dhe, natyrisht, do t'i shkaktojë atij emocione pozitive, të cilat thjesht nuk mund ta disponojnë atë ndaj personit tuaj. Në fund të fundit, si mund të filloni një bisedë me një partner të mundshëm për propozimet e biznesit nëse nuk keni gjetur kohë për të mësuar mbi mbiemrin, emrin dhe patronimin e tij?

Nëse nuk mund ta mësoni emrin e adresuesit, në asnjë rast mos shkruani: “Uv. gjen. drejtor! "," Uv. komerciale dir. firmat!”. Nuk ka vend për shkurtesa të tilla në një letër biznesi. Fjalët si "i respektuar", "mjeshtër", "përgjegjës departamenti" etj., duhet të shkruhen të plota. Përndryshe, nuk mund të bëhet fjalë për respekt.

Letra duhet të ketë një titull

Titulli është i nevojshëm për të zbuluar shkurtimisht përmbajtjen e letrës. Kështu që marrësi do të jetë në gjendje të përpunojë dhe renditë letrën pa asnjë problem. Çdo ditë çdo organizate zyrtare i vijnë dhjetëra letra për çështje krejtësisht të ndryshme. Prandaj, nuk ka gjasa që letrës suaj t'i kushtohet vëmendje. Prandaj, nëse titulli juaj përmban informacione të dobishme, atëherë mund të interesojë një partner të mundshëm. Tani e kuptoni pse është e rëndësishme të shkruani saktë letrat e shërbimit?

Si të lini një përshtypje të mirë

Provoni të shtoni një hyrje në letrën tuaj që komplimenton marrësin. Për shembull, sa i lumtur do të ishit të kishit privilegjin të punoni me një firmë kaq të mirë.

Gjërat që duhen shmangur

Hidhni frazat direktive

Në vend të shprehjes "Nëse jeni të interesuar për ofertën tonë, atëherë duhet të më kontaktoni me telefon ..." është më mirë të shkruani "Për të diskutuar ofertën, keni mundësinë të na kontaktoni me telefon ...". Një frazë udhëzuese mund ta kthejë psikologjikisht një person kundër jush. Një frazë e tillë mund t'i tregojë adresuesit vetëdyshimin dhe arrogancën tuaj. Dhe nëse shkruani një letër rekomandimi, do të jetë e saktë të "ofroni", dhe jo të impononi, që të mos ju krijohet përshtypja se po shtypni, askush nuk do t'i pëlqejë.

Zgjidhni foljet e rregullta

Përdorni foljet e përsosura. Për shembull, krijuar, përfunduar, bërë, zhvilluar, zgjeruar, etj. Por foljet si ne bëjmë, marrim pjesë, punojmë, prodhojmë nuk flasin për arritje. Kjo është e vështirë të merret parasysh në shkrimin e letrave në gjuhë të huaj, prandaj pyesni paraprakisht rregullat e një gjuhe të caktuar në mënyrë që të dini, për shembull, si të shkruani saktë një shkronjë angleze.

Përdorni letra me letra

Përdorimi i letrës me letra kërkohet edhe nëse po dërgoni një email. Çfarë është letra me letra? Fletë letre duhet të përmbajë emrin e kompanisë suaj, adresën, telefonin, faksin, logon e kompanisë dhe nënshkrimin e menaxherit. Kjo pikë është e rëndësishme në shkrimin e saktë të letrës së garancisë, sepse në këtë mënyrë ju tregoni se jeni të hapur dhe përgjegjës për kompaninë tuaj.

Dërgoni një letër me postë

Kur dërgoni një letër biznesi, është më mirë të refuzoni faksin dhe postën elektronike. Opsioni ideal do të ishte dërgimi i një korrieri me një letër për t'ia dorëzuar personalisht menaxherit. Prandaj, sigurohuni që të kujdeseni për një zarf të markës. Nga rruga, nëse po dërgoni dokumente për të marrë ndonjë pozicion, mos u bëni dembel të mësoni se si të shkruani saktë një letër motivimi, punëdhënësi do ta vlerësojë atë.

Si të shkruani saktë letrat personale

Një letër personale mund të jetë një letër për një mik ose një të dashur, një letër në anglisht për një mik të stilolapsit jashtë shtetit, një letër dashurie ose një email në një rrjet social. Marrësi do të jetë gjithmonë i kënaqur me letrën tuaj nëse është shkruar saktë dhe me interes. Kur komunikoni me korrespondencë, mund të përdorni fjalë të ngrohta që shpesh hezitonin t'u thoshin të dashurve të tyre gjatë një bisede. Letrat personale janë shumë më të lehta për t'u shkruar sesa letrat zyrtare, por kjo nuk do të thotë se nuk keni nevojë të dini se si t'i shkruani saktë një letër një miku ose të dashurit tuaj.

Respektoni adresuesin

Nëse po dërgoni një letër me postë, atëherë mos përdorni një copëz letre të grisur nga një fletore për tekstin. Zgjidhni letër me cilësi të mirë. Dhe mos harroni të shkruani adresën saktë!

Rregullat themelore

Letra duhet të fillojë me një mesazh. Vendosni adresën në mes të rreshtit. Teksti kryesor është shkruar 2 cm poshtë referencës me një dhëmbëzim në të njëjtën distancë nga skaji i majtë i fletës. Mundohuni ta ruani këtë distancë gjatë gjithë letrës. Nëse fleta ka mbaruar, atëherë merrni një fletë të dytë bosh letre. Mos shkruani në të dyja anët e fletës!

Shmangni rregullimet

Mos harroni se vijat e kryqëzuara ose korrigjimet mund ta bëjnë letrën tuaj të duket jashtëzakonisht e çrregullt. Prandaj, për fillim, nuk duhet të jeni dembel dhe të shkruani një draft.

Regjistrimi

Teksti i letrës duhet të jetë i lexueshëm dhe jo shumë i vogël. Përdorni të njëjtën paste ose bojë gjatë gjithë shkrimit tuaj. Sigurohuni që të lini nënshkrimin tuaj në fund. Pas nënshkrimit, nëse është e nevojshme, vendosni një passhkrim (P.S.). Letrat janë palosur me tekst brenda!

Pas shkrimit të letrës

Mos shkruani një letër me humor të keq. Nëse emocionet negative janë tashmë në letër, mos e dërgoni këtë letër. Më mirë ta rishkruani të nesërmen. Në fund të fundit, të shkruani saktë një letër dashurie do të thotë t'i jepni adresuesit emocione të këndshme pozitive dhe të mos prishni disponimin e tij me deklarata negative.

Letrat e kërkesës janë një pjesë integrale, e rëndësishme dhe e nevojshme e korrespondencës së biznesit. Nga njëra anë, këto janë hetime me takt dhe diplomatike për çështje aktuale, nga ana tjetër, janë një mjet për arritjen e qëllimeve të caktuara të adresuesit. Qëllimi i çdo letre kërkese është të shtyjë adresuesin të ndërmarrë veprime të caktuara të nevojshme për autorin e letrës. Si të shkruani një letër kërkese për t'i afruar sa më shumë një përgjigje pozitive?

Çdo letër kërkese duhet të përbëhet nga një arsyetim i mirëmenduar dhe një deklaratë e qartë e kërkesës. Përveç kësaj, ju mund të përdorni teknika që rrisin efektivitetin e letrës.

Hapi 1. Për kë po aplikoni?

Kontaktoni personalisht adresuesin, më mirë - me emër dhe patronim:

"I dashur Ivan Ivanovich!", "I dashur zoti Ivanov!"

Së pari, ju shprehni respektin tuaj ndaj adresuesit dhe së dyti, një kërkesë drejtuar një personi specifik i ngarkon atij përgjegjësinë për zbatimin e saj. Ka situata kur një kërkesë i drejtohet një ekipi ose grupi njerëzish. Në këtë rast, këshillohet gjithashtu të personalizoni ankesën sa më shumë që të jetë e mundur:

"Të dashur kolegë!", "Të dashur menaxherë!", "Të dashur punonjës të rinj!", "Të dashur punonjës të departamentit të personelit!"

Hapi 2. Pse po më kontaktoni?

Komplimentoni marrësin. Kur e komplimentoni adresuesin, po i përgjigjeni pyetjes së tij: "Pse po ma drejtoni mua këtë pyetje?" Njihni arritjet e tij të së kaluarës ose cilësitë personale.

“Ju jeni gjithmonë gati për të dëgjuar dhe për të gjetur mënyrën më të mirë për të zgjidhur problemin e pothuajse të gjithëve që iu drejtuan. Dhe, më duhet t'ju jap meritë, keni ndihmuar shumë."

"Ju jeni eksperti kryesor në këtë fushë ...".

"Ju keni ndihmuar shumë njerëz për të zgjidhur çështjet më të vështira në terren ...".

Kjo teknikë do t'i lejojë adresuesit të shikojë më nga afër kërkesën dhe të përpiqet të gjejë një mundësi për ta kënaqur të jetë ajo.

Një kompliment është i përshtatshëm kur bëhet fjalë për kërkesa jo standarde, kur duhet të fitoni mbi adresuesin, kur duhet t'i kushtoni vëmendje disa meritave dhe cilësive që janë të nevojshme dhe të rëndësishme për të përmbushur kërkesën tuaj.

Është shumë e rëndësishme të mos kaloni kufirin midis një komplimenti dhe lajkave të vrazhda. Jini të sinqertë.

Hapi 3. Arsyetimi i kërkesës

Çdo kërkesë duhet të arsyetohet se pse po e bëni këtë kërkesë të veçantë. Vendosni adresuesin në kontekstin e problemit tuaj.

Në këtë fazë, ju duhet të zgjidhni tre argumentet më me peshë për adresuesin. Është mirë që argumentet të renditen sipas skemës: i fortë - i mesëm - më i fortë.

Kërkesat janë të niveleve të ndryshme të vështirësisë, kështu që adresuesi nuk është gjithmonë i interesuar të përmbushë kërkesat e dikujt. Ai duhet të bindet se përmbushja e kërkesës ka përfitime të mundshme:

Interesoni adresuesin

Ofroni për të realizuar një mundësi tërheqëse për të, lidhur me përmbushjen e kërkesës suaj:

"Në çdo kohë, njerëzit afarist, sipërmarrës janë përpjekur jo vetëm të arrijnë sukses material, por edhe të lënë gjurmë në historinë e Atdheut, të kujtohen për vepra të mira dhe të fitojnë respekt."

« Veprimtaria e suksesshme e çdo komuniteti profesional është, para së gjithash, mirëkuptimi dhe mbështetja nga sindikatat miqësore, pjesëmarrja në ngjarje dhe projekte të përbashkëta.».

« Sigurisht, qëllimi juaj i madh është një qytet i pastër dhe i rehatshëm për njerëzit.».

Ose, shprehni një problem që është shumë i rëndësishëm për adresuesin tuaj:

“Ju si një pronar i mençur i qytetit, ndoshta jeni të shqetësuar për shëtitjet e çrregullta të fëmijëve të moshave të ndryshme në vende të papërshtatshme, gjë që çon në aksidente më të shpeshta dhe rritje të krimit të fëmijëve.

“Departamenti juaj ka marrë kërkesa më të shpeshta për çështje jo thelbësore, gjë që kërkon shumë kohë të paçmueshme pune”.

Tregoni se si kërkesa juaj mund të ndihmojë në realizimin e mundësisë:

« Dhe sot, kur vendi ynë mbështetet te të rinjtë, është e vështirë të gjesh një kauzë më të nevojshme, më të shenjtë sesa të ndihmosh të rinjtë dhe të rejat nga familjet e pafavorizuara. Në qytetin tonë ka nga ata që tashmë po ofrojnë një ndihmë të tillë - nën kujdesin e zyrës së kryetarit të bashkisë, qendra jonë bamirëse "Trashëgimia" funksionon me donacione nga qytetarët, duke u mësuar adoleshentëve të vështirë zanatet popullore. ».

Ose për të zgjidhur problemin:

“Pajisja e vendeve të specializuara për argëtimin e fëmijëve të moshave të ndryshme do të ndihmojë në uljen e nivelit të krimit të fëmijëve dhe minimizimin e aksidenteve rrugore me fëmijë”.

Përshkruani rëndësinë e kërkesës

Kur nuk ka asgjë për t'i ofruar adresuesit ose në kontekstin e kërkesës së dhënë është e papërshtatshme, atëherë është më mirë të përditësoni adresuesin. Këtu ju duhet ta përshkruani situatën aq plotësisht sa është e nevojshme për të kuptuar rëndësinë e kërkesës dhe rëndësinë e përmbushjes së saj. Rëndësia e kërkesës duhet të përshkruhet në atë mënyrë që të "marrë për shpirt". Nëse kërkesa nuk i përket kategorisë "sentimentale", atëherë duhet t'i tregoni adresuesit marrëdhënien shkakësore, e cila do t'i lejojë adresuesit të përmbushë kërkesën.

“Nga (data), sipas kontratës së qirasë nr.X, qiraja për 1 m 2 është 20 USD. në një ditë. Gjatë tre muajve të fundit, ka pasur një rënie të aktivitetit tregtar për shkak të paqëndrueshmërisë ekonomike dhe trazirave sociale. Fitimi mesatar nga tregtimi është 10 dollarë. në ditë, e cila nuk mjafton as për të paguar qiranë. Nëse nuk merrni masa, atëherë sipërmarrësit privatë do të detyrohen të mbyllin pikat e tyre, gjë që mund të ndikojë negativisht në të ardhurat tuaja”.

Pra, duhet t'i bëni të qartë adresuesit se përmbushja e kërkesës mbart perspektivën e përfitimit material ose jomaterial.

Hapi 4. Deklarata e kërkesës

Kur adresuesi të jetë gati, ju mund të deklaroni kërkesën aktuale. Teksti i kërkesës duhet të jetë mjaft konciz dhe jashtëzakonisht i qartë. Në asnjë rast nuk duhet të ketë paqartësi apo nënvlerësim në të. Për shembull, nëse po flasim për një ulje të qirasë, atëherë është e rëndësishme të tregoni se në çfarë niveli:

“Ju kërkojmë të ulni nivelin e qirasë deri në stabilizimin e situatës në 5 USD. për m2 në ditë”.

Nëse po flasim për ofrimin e shërbimeve, atëherë bëni kërkesën sa më specifike që të jetë e mundur, duke treguar datat e dëshiruara, çështjen e çmimit, etj.:

« Për të pajisur një punishte qeramike, ju nevojitet një furrë për pjekjen e qeramikës - ju kërkojmë të na ndihmoni në blerjen e saj. Kostoja e furrës me instalimin është 998 mijë rubla.».

Në këtë shembull, nuk është plotësisht e qartë se çfarë lloj ndihme kërkohet nga adresuesi. Më mirë t'ju kërkoj të jeni më specifik: “Ju kërkojmë të na ndihmoni në blerjen e një furre për pjekjen e qeramikës duke transferuar 333 mijë dollarë në llogarinë e kompanisë për prodhimin dhe instalimin e furrave.

Çfarëdo që të kërkoni, adresuesi duhet të dijë saktësisht se kur, çfarë, sa dhe me çfarë çmimi dëshironi të merrni. Një kërkesë e përgjithësuar është më e rrezikuar të refuzohet sepse adresuesi nuk ka gjithmonë kohë dhe dëshirë të merret me detajet. Përveç kësaj, ju rrezikoni të mos merrni atë që dëshironi duke transferuar iniciativën te adresuesi.

Për shembull, sipërmarrësit privatë shkruan një letër duke kërkuar uljen e qirasë, por nuk treguan se deri në çfarë niveli duan të ulin qiranë:

“Kërkojmë uljen e qirasë deri në stabilizimin e situatës.

Si rezultat, ata morën një ulje të qirasë, por të parëndësishme (me 1% të asaj në dispozicion). Kështu, kërkesa e tyre u pranua, por pak ndryshoi në qëndrimin e nismëtarëve të letrës.

Në disa raste, teksti i kërkesës mund të theksohet me shkronja të zeza për ta bërë atë të dallohet në tekst, por mos e teproni me këtë teknikë.

Hapi 5. Përmblidhni kërkesën tuaj.

Përsëriteni kërkesën tuaj dhe theksoni se si do të përfitojë adresuesi nëse kërkesa përmbushet. Kërkesa duhet të modifikohet pak. Mënyra më e mirë është të ndërtoni një fjali sipas skemës: "Nëse përmbushni kërkesën, do të jeni të lumtur".

“Nëse na takoni përgjysmë dhe ulni qiranë për një kohë, ndërkohë që situata në rajon stabilizohet, do të jeni në gjendje jo vetëm të kurseni më shumë se 150 vende pune, por as të mos keni humbje globale për shkak të mungesës së plotë të qirasë.

Por mund të ketë mundësi të tjera:

"Ju mund të jeni i sigurt se çdo rubla e donacioneve tuaja bamirëse do të shkojë për një kauzë të mirë dhe do t'i ndihmojë fëmijët në një situatë të vështirë të rriten në qytetarë të denjë."

“Të jeni të sigurt se buzëqeshja e çdo fëmije do t'ju japë kënaqësi morale nga puna juaj e vështirë dhe përpjekjet dhe përpjekjet tuaja janë një investim për qytetarë të denjë dhe të lumtur të së ardhmes së afërt.

Gjëja kryesore është të përsërisni kuptimin e kërkesës dhe përfitimet e përmbushjes së saj. Përfitimet nuk duhet të jenë të prekshme. Mos harroni se adresuesi është një person dhe ndjenjat nuk janë të huaja për të.

SHEMBULL:

Ishte		Është bërë
“Ju lusim me mirësi, II. Ivanov, organizoni një takim të aplikantëve me menaxherin e përgjithshëm të kompanisë suaj. Ne do të jemi mirënjohës për ndihmën tuaj. Me respekt dhe mirënjohje, Drejtor i Qendrës së Punësimit P.P. Petrov "	-	“I dashur Ivan Ivanovich! Nuk është viti i parë që kompania juaj merr pjesë në Programin e Udhëzimit për Karrierën e Aplikantëve, duke i ndihmuar ata të bëjnë zgjedhjen e tyre të profesionit. Si menaxher i burimeve njerëzore, ju jeni të interesuar të trajnoni profesionistë dhe ne jemi të gatshëm t'i ndihmojmë nxënësit e shkollave të fillojnë të trajnojnë mjeshtra të zanatit të tyre. Sot, profesioni i menaxherit është një nga më të përhapurit, por shumë aplikantë nuk e kanë të qartë kuptimin e tij. Në lidhje me këtë, ju kërkojmë të organizoni një takim të menaxherit të përgjithshëm me aplikantët më 23 mars në orën 15.00 në bazë të kompanisë suaj. Pasi u keni thënë djemve për sekretet e profesionit sot, ju po vendosni themelet për trajnimin e profesionistëve të vërtetë nesër. Ndoshta, në pak vite, është një prej tyre që do ta sjellë kompaninë tuaj në një nivel të ri zhvillimi. Me respekt dhe mirënjohje, Drejtor i Qendrës së Punësimit P.P. Petrov "

Dhe mos harroni për hartimin e letrës - kjo është "fytyra" e organizatës. Nëse iniciatori i letrës së kërkesës është një organizatë, atëherë një letër e tillë hartohet në kokë me nënshkrimin e drejtuesit ose të një personi të autorizuar. Nëse një person privat, atëherë mjafton të respektohen rregullat themelore në rregullimin e elementeve të letrës. Këto detaje janë ligjërisht dhe psikologjikisht shumë të rëndësishme për adresuesin dhe formimin e imazhit të saktë të dërguesit.

	-
	-	Dërgoni qindra propozime biznesi, kërkesa dhe letra të tjera biznesi çdo ditë, por nuk merrni rezultatin e dëshiruar me mesazhin tuaj? Nuk dini si t'i kujtoni me butësi dhe edukatë adresuesit detyrimet e tij? Atëherë trajnimi në internet sigurisht që do t'ju ndihmojë. "Shkathtësitë e të shkruarit në biznes"! Ju mund ta kaloni atë në çdo kohë të përshtatshme.	-	-
	-

1. Letra printohet në letër të bardhë ose me ngjyrë të çelur në A4 (210 x 297 mm) ose A5 (148 x 210 mm).

2. Fleta duhet të ketë të paktën kufij:

20 mm - majtas;

10 mm - djathtas;

20 mm - sipër;

20 mm - fundi.

Data e letrës është data e nënshkrimit të saj. Data është hartuar me numra arabë në sekuencën: dita e muajit, muaji, viti. Dita e muajit dhe muaji vizatohen me dy palë numra arabë të ndarë me një pikë; viti - me katër numra arabë.

4. Numri në dalje.

Numri i regjistrimit (dalës) i letrës përbëhet nga numri i tij serial, i cili mund të plotësohet sipas gjykimit të indeksit (për shembull, inicialet e kreut të drejtimit). Numri i regjistrimit të një letre të hartuar bashkërisht nga dy ose më shumë departamente përbëhet nga numrat e regjistrimit të shkronjës së secilit prej këtyre departamenteve, të ndarë me një të pjerrët.

6. Adresa

Marrësi mund të jetë organizata, divizionet e tyre strukturore, zyrtarë ose individë. Kur i drejtohet një letre një zyrtari, inicialet tregohen PARA mbiemrit. Emri i organizatës dhe njësia e saj strukturore tregohet në rastin nominativ.

Për shembull:

LLC "Emri i Kompanisë" "

Departamenti i planifikimit

Pozicioni i personit të cilit i drejtohet letra tregohet në rasën dhanore, Për shembull:

te CEO

LLC "Emri i Kompanisë" "

A.A. Ivanov

LLC "Emri i Kompanisë" "

Departamenti i planifikimit

B. B. Petrov

Letra nuk duhet të përmbajë më shumë se katër adresues. Fjala "Kopje" para adresuesve të dytë, të tretë, të katërt nuk tregohet. Nëse numri i adresuesve është më i madh, krijohet një listë postare.

Ndryshorja "Adresuesi" mund të përfshijë një adresë postare. Elementet e adresës postare tregohen në sekuencën e përcaktuar nga rregullat për ofrimin e shërbimeve postare.

Kur i drejtoni një letër një organizate, tregoni emrin e saj, pastaj adresën postare, Për shembull:

LLC "Emri i Kompanisë" "

Perspektiva e Yaroslavl, 12, Yaroslavl, 150001

Kur i drejtoni një letër një individi, tregoni emrin dhe inicialet e marrësit, pastaj adresën postare, Për shembull:

V.V. Sidorov

rr. Svobody, 5, apt. 12,

Yaroslavl, 150000

7. Teksti i letrës

Teksti i letrës është hartuar në formën e një tabele, teksti koherent ose në formën e një kombinimi të këtyre strukturave.

Kolonat dhe rreshtat e tabelës duhet të kenë titujt e shprehur si emër në rasën emërore. Nëntitujt e kolonave dhe rreshtave duhet të jenë në përputhje me titujt. Nëse tabela printohet në më shumë se një faqe, kolonat e tabelës duhet të numërohen dhe vetëm numrat e këtyre kolonave duhet të shtypen në faqet në vijim.

Teksti i lidhur zakonisht përbëhet nga dy pjesë. Në pjesën e parë, tregoni arsyet, arsyet, qëllimet e përpilimit të letrës, në të dytën (përfundimtare) - vendimet, përfundimet, kërkesat, sugjerimet, rekomandimet. Teksti mund të përmbajë një pjesë përfundimtare (për shembull, një kërkesë pa shpjegim).

Në tekstin e letrës, të përgatitur në bazë të dokumenteve të organizatave të tjera, tregohen detajet e tyre: emri i dokumentit, emri i organizatës - autori i dokumentit, data e dokumentit, numri i regjistrimit të dokumentin, titullin e tekstit.

Në letër përdoren format e mëposhtme të prezantimit:

Veta e parë shumës ( "ju lutem dërgoni", "dërgoni për shqyrtim");

Veta e parë njëjës ( "Unë e konsideroj të nevojshme", "ju lutem nënvizoni");

Veta e tretë njëjës ( “Shoqëria nuk kundërshton”, e konsideron të mundur “Title” LLC”).

8. Shtojca

Përpilohet një shenjë për praninë e një shtojce të emërtuar në tekstin e letrës në mënyrën e mëposhtme:

Përdorimi: 5 litra. në 2 kopje.

Nëse letra ka një shtojcë që nuk përmendet në tekst, atëherë tregoni emrin e saj, numrin e fletëve dhe numrin e kopjeve; nëse ka disa aplikacione, ato janë të numëruara, Për shembull:

Shtojca: 1. Marrëveshje qiraje për 5 litra. në 2 kopje.

2. Certifikatë pranimi për 1 litër. në 2 kopje.

Nëse bashkëngjitjet janë të lidhura, atëherë numri i fletëve nuk tregohet.

Nëse letrës i bashkëngjitet një dokument tjetër, i cili gjithashtu ka një bashkëngjitje, hartohet një shenjë për praninë e një bashkëngjitjeje. në mënyrën e mëposhtme:

Shtojca: letra e Ministrisë së Punëve të Brendshme të Federatës Ruse e datës 05.05.2007 N 02-6 / 172 dhe një shtojcë e saj, vetëm 3 faqe.

Nëse aplikacioni nuk dërgohet në të gjitha adresat e treguara në dokument, atëherë hartohet një shenjë për praninë e tij në mënyrën e mëposhtme:

Shtojca: në 3 l. në 5 kopje. vetëm në adresën e parë.

9. Nënshkrimi

Kërkesa e "Nënshkrimit" përfshin: emrin e pozitës së personit që ka nënshkruar letrën (e plotë, nëse letra nuk është hartuar në një kokë, dhe e shkurtuar - në një letër të hartuar në një kokë letre) dhe një deshifrim të nënshkrimi (inicialet, mbiemri), Për shembull:

Kur nënshkruhet një letër nga disa zyrtarë, nënshkrimet e tyre vendosen njëra poshtë tjetrës në sekuencën që korrespondon me pozicionin e mbajtur. Për shembull:

Kur nënshkruhet një dokument nga disa persona me pozicione të barabarta, nënshkrimet e tyre vendosen në të njëjtin nivel. Për shembull:

10. Shtypje

Grumbullimi i vulës vërteton vërtetësinë e nënshkrimit të zyrtarit në dokumentet që vërtetojnë të drejtat e personave që fiksojnë fakte në lidhje me fondet FINANCIARE, si dhe në dokumente të tjera që vërtetojnë një nënshkrim të vërtetë.

11. Interpretues

Shenja për interpretuesin përfshin inicialet dhe mbiemrin e ekzekutuesit të dokumentit dhe numrin e tij të telefonit. Shenja për interpretuesin vendoset në anën e përparme ose të pasme të fletës së fundit të dokumentit në këndin e poshtëm të majtë, Për shembull: