Aksidente 

Duke shkruar letrën zyrtare. Rregullat për letra biznesi

Një letër shërbimi është një dokument që është një pjesë integrale e komunikimit të biznesit. Më shpesh, ajo transmetohet me postë dhe shërben si një mënyrë e veçantë për të shkëmbyer informacion.

Konceptet themelore

Korrespondenca e biznesit është e nevojshme për të zgjidhur çështje të ndryshme ekonomike ose të prodhimit. Me ndihmën e saj, ndërmarrja dhe organizata komunikojnë me mjedisin e jashtëm: partnerët, klientët ose agjencitë qeveritare. Zakonisht përdoret një letër shërbimi për këtë.

Është aq e përgjithshme e quajtur një dokument me shkrim që mund të jetë:

  • përgjigje ndaj mesazheve ose kërkesave të marra më parë;
  • letër shoqëruese i dërgoi të adresuarit së bashku me dokumente ose materiale të tjera;
  • letra e iniciativës, në rastin kur një mënyrë tjetër për të komunikuar është e pamundur.

Secila nga opsionet e listuara ka karakteristikat e veta. Megjithatë, ekzistojnë rregulla të përgjithshme, në përputhje me të cilën zakonisht përdoret një letër shërbimi. Kjo është e kuptueshme, sepse është nga korrespondenca e biznesit, për shembull, më së shpeshti përfundimi i shumicës së transaksioneve fillon. Një dokument i ekzekutuar siç duhet mund të krijojë një përshtypje të favorshme për një partner të mundshëm nga adresuesi.

Llojet e letrave të biznesit

Varësisht nga informacioni që përmban letra e shërbimit, mund të jetë:

  1. Shoqëruese. Në rastin kur mesazhi përmban se ka një paketë aplikimesh.
  2. Pohoi. Kjo është, është pakënaqësi me këtë ose atë situatë (ankesë).
  3. Instruktiv. Teksti jep udhëzime të caktuara.
  4. Garanci. Dërguesi konfirmon ekzekutimin në të ardhmen e përcaktuar në dokumentin e angazhimit.
  5. Informative. Letra përmban informacione që marrësi mund të jetë i interesuar.
  6. Reklamat. Informacioni ofrohet për të tërhequr bashkëpunimin.
  7. Njoftimi i letrës. Informacion në lidhje me mbajtjen e ngjarjeve publike.
  8. Leter konfirmimi. Marrja e dokumenteve ose materialeve të caktuara.
  9. Kërkesa e letrës. Teksti përmban një apel për përshtypjet e adresuesit për veprim.
  10. Mesazhi i letrës. Në të, dërguesi siguron informacion konkret që përfaqëson interes të përbashkët për palët.

Qëllimi i këtyre dokumenteve është të mbajë lidhje ndërmjet organizatave ose ndarjeve të saj strukturore.

Përpilimi i një letre kërkese

Në çështjet e bashkëpunimit ndonjëherë ekzistojnë situata kur një nga palët për një arsye ose një tjetër nuk i përmbush detyrimet e tij. Në këtë rast, partneri i parë i dërgon një letër në palën e saj. Në të, ai, si rregull, përshkruan propozimet e tij për të eliminuar shkeljen e të drejtave të tij legjitime. Kjo është një letër shërbimi. Një mostër e një dokumenti të tillë mund të bëhet në mënyrë arbitrare. Në të njëjtën kohë është e nevojshme të merret parasysh pikat e mëposhtme:

  1. Duhet të jetë biznes zyrtar me instalimin për një partneritet.
  2. Thelbi i kërkesës duhet të shprehet jashtëzakonisht qartë.
  3. Gjatë prezantimit të informacionit, ju duhet të veproni bindshëm me fakte specifike.

Letra e kërkesës duhet të përmbajë:

  • detajet e dërguesit (emri, adresa e kthimit dhe telefonat për komunikim);
  • informacion të plotë për të adresuarit;
  • përshkrimin e rrethanave në të cilat ndodhi situata e konfliktit;
  • referenca në normat ligjore, të cilat për pjesën e saj theu palën tjetër;
  • kërkesa specifike për eliminimin e shkeljeve që tregojnë kohën e zbatimit të tyre;
  • pasojat që mund të ndodhin nëse pala e kundërt do të shmangë ekzekutimin e tyre.

Vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet asaj se si është hartuar letra e shërbimit. Mostra duhet të zhvillohet në mënyrë që zhvlerësimi të mos e perceptojë atë si një kërcënim. Duhet të mbahet mend se kjo është vetëm një kujtesë me kërkesën e pajtueshmërisë me ligjshmërinë.

Rregullor

Vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet regjistrimit të letrave të shërbimit. Vërtetë, ligji nuk parashikon që këto standarde dhe rregulla të rrepta.

Përkundër kësaj, kur hartimi i dokumenteve të tilla, duhet të merren parasysh momentet e detyrueshme të mëposhtme:

1. Çdo letër shërbimi duhet të përgatitet në formë. Ajo është projektuar paraprakisht specialistë në punën e zyrës dhe është miratuar me urdhër të kreut të ndërmarrjes.

2. Dokumenti duhet të përmbajë detaje të caktuara:

2.1. Informacion rreth marrësit dhe dërguesit.

2.2. Numri i largimit dhe data e kësaj letre. Është e nevojshme për regjistrim.

2.4. Header.

2.5. Informacion në lidhje me disponueshmërinë e çdo aplikacioni që tregon emrat dhe numrat e tyre.

2.6. Informacion rreth personit që nënshkruan këtë dokument (pozicioni dhe emri i plotë).

3. Vetëm një pyetje duhet të konsiderohet në letër. Prania e disa temave do ta bëjë të vështirë zgjedhjen e interpretuesit.

4. Informacioni duhet të vendoset në mënyrë të jashtëzakonshme, por është e qartë. Është e dëshirueshme që teksti të marrë jo më shumë se dy faqe.

5. Tregoni siç duhet detajet e marrësit. Në rast se bëhet fjalë për një organizatë, duhet të ndiqni rendin e mëposhtëm:

5.1. Emri i kompanisë (në rastin nominues).

5.2. Njësia strukturore (nëse është e nevojshme).

5.3. Pozicioni i adresuesit (në detyra).

5.4. Inicialet e tij.

5.5. Adresa e postës së ndërmarrjes.

6. Në rast se adresat janë disi, atëherë së pari tregon kryesore, dhe pastaj të gjithë të tjerët.

Nëse marrim parasysh të gjitha këto momente, atëherë dizajni i letrave zyrtare, në parim, nuk do të jetë shumë vështirësi.

Rendi i prezantimit

Në mënyrë që dokumenti të hartohet siç duhet, është e nevojshme të merret parasysh një rend i caktuar i prezantimit në të. Për shembull, mund të konsideroni mundësinë se si të shkruani një përgjigje të shërbimit-përgjigje. Së pari ju duhet të mbani mend se, sipas rregullave të etiketës, është e nevojshme t'i përgjigjeni informacionit gjatë ditës nga data e pranimit të tij. Nëse po flasim për një mesazh elektronik, atëherë koha optimale do të jetë jo më shumë se dy orë. Në rastin kur aderon në një rregull të tillë nuk është e mundur, është më mirë të dërgoni një partner një mesazh korrespondues.

Vetë letrën, në thelb, do të përbëhet nga dy pjesë:

  1. Input. Dërguesi përcakton subjektin, arsyen dhe bazën e shkrimit të tij. Këtu ju mund t'i referoheni rregulloreve që me ligj shërbejnë si bazë për të siguruar një përgjigje. Përveç kësaj, ia vlen të kushtohet vëmendje për disa pika në lidhje me situatën në shqyrtim. Ata do të ndihmojnë për të zbuluar thelbin e pyetjes.
  2. Kryesore. Kjo pjesë ka për qëllim sqarimin dhe dënimin. Teksti duhet të jetë i qartë, i qartë dhe konciz, dhe faktet e përshkruara janë të vërtetuara dhe objektive. Nëse është e nevojshme, ato mund të konfirmohen nga numrat realë.

Pas një teksti të tillë, zakonisht ndiqet një listë e aplikacioneve. Dokumenti i nënshkruar nga dërguesi përfundon. Përveç kësaj, ju duhet të dini se si të shkruani një letër shërbimi për të mos ofenduar adresuesin. Së pari, apeli për të është e dëshirueshme për të filluar me shprehjen "të dashur". Së dyti, është e mundur të përdoret në tekstin e llojit të pakujdesshëm të "shqyrtimit me kujdes të sugjerimeve tuaja" ose "kontrolloni tërësisht komentet tuaja". Një respekt i tillë i etiketës do të përfitojë vetëm të dyja palët.

Procedurë

Hartimi i letrave të shërbimit përfshihet në detyrat e prodhuesve klerikë, sekretarëve ose punonjësve të tjerë që i janë besuar këto detyra. Duke u bërë për punë, ata duhet t'i përmbahen veprimeve të një sekuence të caktuar. Procesi i hartimit të një dokumenti të tillë zakonisht kalon hapat e mëposhtëm:

  1. Studimi i kujdesshëm i rrethanave të kësaj çështjeje. Është e nevojshme për të zotëruar plotësisht situatën në mënyrë që të vlerësojmë saktë mënyrat e mundshme për ta zgjidhur atë.
  2. Duke hartuar një letër të shkrimit. Këtu është e nevojshme të merren parasysh të gjitha kërkesat e mësipërme.
  3. Koordinimi i tekstit të përgatitur. Ndonjëherë duhet të redaktohet, duke marrë parasysh komentet e kokës. Mund të bëjë disa sqarime ose sqarime në këtë temë.
  4. Miratim nga koka e tij.
  5. Dizajni përfundimtar dhe nënshkrimi i dokumentit.
  6. Regjistrimi i letrave.
  7. Dërgimi i korrespondencës tek marrësi.

Vetëm kalimi i të gjitha këtyre fazave, letra, duke arritur të adresuarit, do të jetë në gjendje të përmbushë misionin e besuar për të.

Rregulloret e detyrueshme

Për të nxjerrë një letër shërbimi, është e nevojshme të konsiderohet se faqja e saj e parë është shtypur domosdoshmërisht në një formë të veçantë. Për pjesën tjetër, ju mund të përdorni fletët e zakonshme të pastra të formatit A4. Këtu ju duhet të mbani mend se vetë fusha e tekstit ka kufijtë e saj: në krye dhe më të ulët janë 2 centimetra, e majta është 3.5 centimetra, e drejta është 1 centimetër. Mos thyej madhësitë standarde për të përshtatur informacionin në një fletë. Është më mirë të pajtoheni me të gjitha rregullat dhe thjesht të shtoni një faqe shtesë.

Ju gjithashtu duhet të shkruani tekstin për të gjitha rregullat:

1. Për të printuar, përdorni Font Standard Times New Roman. Mundësi të tjera janë më të mira për të mos aplikuar.

2. Dimensionet e shkronjave gjithashtu rregullohen:

  • për tekstin kryesor - 14;
  • faqja e faqeve dhe shënimi në ekzekutim - 12.

3. Vendosja e detajeve bëhet gjithashtu në përputhje me rregullat:

  • interval midis rreshtave - 1;
  • shtrirja e tekstit prodhohet "gjerësi";
  • transferet vendosen automatikisht;
  • distanca nga numri i regjistrimit në kokë është 2 intervale të ngarkesës, dhe prej saj në tekstin kryesor - 3.

Pajtueshmëria me këto norma është e detyrueshme për hartimin e saktë të emaileve të duhura.

Kërkesat e vendndodhjes

Për të hartuar siç duhet një letër standarde të biznesit, është e nevojshme të dihet qartë se ku duhet të rregullohen detajet dhe komponentët e saj. Përgjigjet për këto pyetje përmban GOST R 6.30-2003. Ajo përshkruan në detaje formën e letrës së shërbimit. Në thelb, kjo është një mostër në të cilën grupi i të gjitha detajeve të dokumenteve është e vendosur në një mënyrë të caktuar. Është e nevojshme për të:

  1. Unifikoni procesin e regjistrimit të letrave zyrtare (biznesi).
  2. Ju mund të keni aftësinë për të përgatitur në mënyrë qendrore formularët standardë paraprakisht, duke reduktuar nevojën për të kryer një pjesë të punës me dorë.
  3. Lehtë dhe për të zvogëluar kërkimin vizual për informacion.
  4. Zgjeroni mundësinë e përpunimit të letrave duke përdorur informatikë dhe teknika të tjera.

Pra, 30 detaje standarde përdoren për letrën e zakonshme të biznesit, të cilat ndodhen në njëmbëdhjetë zona të detyrueshme:

  • emblemat dhe stemat;
  • autori;
  • të dhënat e burimit;
  • header;
  • miratim;
  • marrësi;
  • rezolutat;
  • tekst;
  • nënshkrime dhe aplikacione;
  • koordinim dhe siguri;
  • shenjat.

Vendosja e informacionit në sektorë të caktuar lejon specialistët të orientohen më mirë në dokument, dhe përdoruesit e zakonshëm lehtësojnë procesin e hartimit.

Kërkesat kryesore

Disa menaxherë besojnë gabimisht se korrespondenca e biznesit mund të kryhet në mënyrë arbitrare, pa vëzhguar ndonjë rregull dhe rregullore. Por ekspertët që janë përgjegjës për këtë duhet të dinë kërkesat themelore për shkronjat e shërbimit:

  1. Prania e një forme të veçantë (korporative).
  2. Përdorimi i duhur dhe vendosja e detajeve.
  3. Teksti duhet të jetë i lexueshëm dhe i redaktuar. Për të paraqitur thelbin e pyetjes, preferenca është më e mirë për të dhënë oferta të thjeshta të zakonshme. Është e nevojshme të shprehësh veten shkurtimisht në mënyrë që çdo fjalë të ketë në vetvete maksimumin e informacionit.
  4. Në varësi të llojit, dokumenti duhet të dekorohet në përputhje me rrethanat. Letra gjithashtu mund të përmbajë disa aspekte. Në këtë rast, në këtë rast, është e nevojshme të përpiqeni t'i kombinoni ato.
  5. Përdorimi i duhur i normave të instaluara për grupin e tekstit.
  6. Mundohuni të mbani letrën jo ka pasur shprehje kategorike. Marrësi mund t'i kushtojë këto fraza si një kërcënim. Kur dizajnoni propozime, është më mirë të përdorni fjalët hyrëse si "me sa duket", "siç e dini", "ndoshta" dhe "siç duhet".

Përmbushja e këtyre kërkesave në praktikë ndihmon për të punuar si duhet në ndërmarrje.

Letrat shkruan nga kohra të lashta dhe vazhdojnë të shkruajnë në këtë ditë. Ato shërbejnë si një mjet për të komunikuar mes njerëzve që ndihmojnë në mënyrë të besueshme thelbin thelbin e bashkëbiseduesit, i cili ishte arsyeja për të shkruar atë. Në këtë artikull, ne do të shqyrtojmë disa lloje të korrespondencës së biznesit dhe të mësojmë se si të hartojmë me kompetencë letra biznesi.

Për të përpiluar siç duhet çdo letër biznesi, duhet të jeni në gjendje ta tregoni qartë atë me thelbin dhe strukturën e saktë. Korrespondenca e biznesit kryhet në aprovuar nga firmware me logon dhe adresën e vet. Në këndin e sipërm të djathtë, një kapelë është e mbushur, e përbërë nga pozicioni dhe emri i kreut të kompanisë së marrësit. Në fund të CAP shkruan një informacion të shkurtër për dërguesin. Faza tjetër e shkrimit të shkrimit të ankesës. Mund të tingëllojë ndryshe, varësisht nga shkalla e njohjes me të adresuarit. Nëse jeni të njohur me të personalisht, ju mund ta kontaktoni atë si kjo: "Të nderuar Sergej Yuryevich!". Nëse adresuesi është një person i panjohur, ankesa mund të duket si më poshtë: "I nderuar z. Ivanov!". Duhet të kihet parasysh se në këto raste është e papranueshme të zvogëlohet fjala z. Ose në vend të mbiemrit dhe emrit për të vënë inicialet. Raportoni thelbin e letrës në formë të shkurtër - problemi i preambulës. Më shpesh ai përbëhet nga një paragraf. Pas leximit të preambulës, marrësi duhet të kuptojë shkurtimisht përmbajtjen e letrës. Pas kësaj, fillon teksti kryesor, duke përbërë disa paragrafë. Teksti duhet të përcaktojë ndjeshëm mendimet tuaja në lidhje me situatën. Është e dëshirueshme që teksti kryesor nuk kalon katër paragrafë. Plotësoni letrën duhet të përfundojë, ku rezultatet e letrës përmblidhen shkurtimisht, data dhe nënshkrimi përcaktohet me një tregues të emrit dhe pozitës së dërguesit. Në varësi të rastit të shkrimit të ankesës, nganjëherë është e përshtatshme për ta përfunduar atë me fjalët: "Sinqerisht!", "Me shpresë për bashkëpunim të mëtejshëm", etj. Një nga llojet e zakonshme të letrave të biznesit është një letër garancie. Në tekstin e tij kryesor, autori garanton një përmbushje të një premtimi, datën përfundimtare të ekzekutimit të garancive dhe përcakton shumën e dënimit që ai do të duhet të paguajë në rast të shkeljes së detyrimeve të garancisë.

Ju mund të shkarkoni këtu.

Letrat e Falenderimeve janë gjithashtu një nga llojet e biznesit, por tashmë nga kategoria e personale. Ato mund të hartohen në ndërmarrjen bosh ose kartën e përshëndetjes. Teksti kryesor duhet të përfshijë urime për të adresuarit, duke treguar ngjarjen që ka shërbyer si arsye për përgatitjen e letrës dhe transferimin e meritës së shquar të marrësit.

Në faqen tonë të internetit.

Letrat e shkronjave janë më shpesh të hartuara për punonjësin e ndërmarrjes në emër të kokës. Ato përmbajnë informacion në lidhje me cilësitë më të mira të punonjësit, meritat dhe arritjet e tij. Zakonisht në letra të tilla punëdhënësi i mëparshëm është i gatshëm të garantojë punonjësin e tij para punëdhënësit të ardhshëm.

Shkarko këtu.

Jo vetëm që organizatat duhet të kryejnë një korrespondencë biznesi. Kur kërkojmë punë, është gjithashtu e nevojshme të pajtoheni me etikën e biznesit. Aplikuesi duhet të jetë në gjendje të hartojë në mënyrë korrekte një përmbledhje dhe letrën shoqëruese për atë në të cilën në formë të shkurtër është shkruar tek punëdhënësi, tregon burimin e informacionit në lidhje me vendin e punës, emrin e aplikantit dhe numrin e telefonit të tij.

A punoni në Rusi apo jeni duke u përgatitur për të ardhur këtu për të punuar? Ndoshta në mesin e klientëve dhe partnerëve tuaj ka rusë? Ose ju jetoni vetëm në Rusi dhe doni të ankoheni për punonjësit e bankës ... Ka shumë situata kur mund të keni nevojë të shkruani një letër zyrtare në rusisht. Si ta bëni?

Struktura dhe përmbajtja e letrës së biznesit

Struktura dhe përmbajtja e letrës së biznesit, më duket se në të gjitha vendet janë më shumë ose më pak se të njëjta. Nuk do të jetë patjetër ankesa ("e dashur, Mikhail Petrovich!"), Teksti kryesor, fraza etiketë në fund të letrës ("me respekt") dhe nënshkrimin e autorit. Nëse kjo nuk është një email, por një letër në letër, atëherë do të ketë më shumë:

  • emri i kompanisë në të cilën punon autori, detajet e kontaktit, markën tregtare;
  • emri i kompanisë në të cilën punon i adresuari, informacionet e kontaktit, pozicionin, mbiemrin dhe inicialet e marrësit;
  • data kur një letër është shkruar (e rëndësishme: në Rusi ne shkruajmë së pari numrin, pastaj një muaj, pastaj vit);
  • nënshkrimi i kompanive të autorit dhe shtypjes;
  • mund të ketë detaje të tjera (rezolutë, stemë, një vulë konfidencialiteti, etj.).
Por ku duhet të vendosen detaje? Kjo është fikse në standardin e posaçëm të shtetit (nga 1 korriku 2018 - një standard i ri shtetëror). Unë gjithashtu portretizoi vizualisht strukturën themelore të letrës së biznesit (vetëm detajet kryesore) në blogun tim.

Çfarë duhet të shkruani në tekstin e letrës, unë jam i sigurt që ju e dini pa mua. Por si ta shkruani atë në rusisht - ne do të flasim për këtë tjetër!

Frazat-klishe në letra biznesi

Gjuha në letrat e biznesit është gjithmonë shumë e standardizuar, dhe gjuha ruse nuk është një përjashtim këtu. Mjafton të mësoni klishet kryesore, të mësoni t'i plotësoni ato me fjalët e duhura - dhe jeni tashmë një mjeshtër i korrespondencës së biznesit!

Ju lutem vini re se letra mund të shkruhet:
a) Në emër të kompanisë:
Kompania N. Raportet / Faleminderit / fton, etj. - opsioni më formal

B) në emër të të gjithë punonjësve (ne):
Ne informojmë, faleminderit, ftoni.

C) nga vetja:
Në emër të kompanisë, më informoni, unë jam mirënjohje, unë ftoj. - Neame opsioni formal

Dhe tani le të shohim se çfarë klishe të miratuar në korrespondencën e biznesit në rusisht.

Përshëndetje

  1. I dashur, z. Ivanov! / I dashur, znj. Ivanova! - Opsioni më formal (kështu që ju kontaktoni vetëm një shef shumë të madh ose ... tek ministri).
  2. I dashur, Mikhail Petrovich! / I dashur, Maria Petrovna! - Gjithashtu një stil shumë formal. Më shpesh në letrat zyrtare ne do të shkruajmë në këtë mënyrë. "Zonja dhe zoterinj!" - Nëse nuk e dimë se çfarë është emri një person i cili po shkruan.
  3. Ka mundësi më pak formale në korrespondencën elektronike: "Përshëndetje, Mikhail Petrovich!", "Mikhail Petrovich, pasdite e mirë!", "Mikhail, hello!". Ka shumë varet nga shkalla e njohjes suaj me një person dhe pozitën e tij. Nëse nuk e dini se cili opsion është i preferuar - kopjoni apelin e tij. Por një person i cili është më i vjetër se ju sipas moshës ose është në një pozicion më të lartë, është më mirë të shkruani: "I dashur, ...".
Fraza e lëngshme në fund
  • Versioni më i zakonshëm dhe i favorizuar - " Juaji me besnikëri, ...».
  • Nëse shkruani partnerë, mund të shkruani: " Ne shpresojmë për bashkëpunim të mëtejshëm», « Me shpresë për bashkëpunim të mëtejshëm" Më shumë bashkëpunim mund të jetë "reciprokisht i dobishëm" dhe "i frytshëm".
  • Njerëzit me të cilët jeni të njohur me të, në një email mund të shkruani diçka krijuese nga vetja (natyrisht, nëse kjo nuk është një letër serioze).
Lidhje me kontaktet e mëparshme në temën
  • Sipas + çfarë?: "Sipas bisedës telefonike", "sipas marrëveshjeve tona të mëparshme", "sipas ligjit ...".
  • Në përputhje me + çfarë?: "Në përputhje me bisedën telefonike", "në përputhje me marrëveshjet e arritura më parë", "në përputhje me ligjin ...".
  • Në përgjigje të + çfarë?: "Në përgjigje të letrës suaj", "në përgjigje të kërkesës suaj", "në përgjigje të ankesës suaj", etj.
Shkak
  • Për shkak të + çfarë? (rritja e çmimeve të benzinës).
  • Për arsye + çfarë? (rritja e çmimeve të benzinës).
  • Duke pasur parasysh + çfarë? (rritja e çmimeve të benzinës).
  • Si rezultat, + çfarë? (rritja e çmimeve të benzinës).
  • Për shkak të + çfarë? (rritja e çmimeve të benzinës).
Kërkesë
  • Ne ju kërkojmë + çfarë të bëni? (Dërgo një ofertë tregtare), unë ju kërkoj + çfarë të bëni? (Dërgoni një ofertë komerciale).
  • Ne do të jemi mirënjohës / ne do të jemi mirënjohës: "Unë do të jem shumë mirënjohës nëse na jepni mostra ...", "Ne do të jemi mirënjohës për ndihmë në organizimin e ngjarjes".
  • Më pak opsione formale: "A mund të keni + çfarë të bëni? (Dërgoni një ofertë tregtare) "," Jini të mirë / të jetë i mirë + çfarë të bëni? (Na dërgoni një ofertë komerciale). "
Qëllim
  • "Ne jemi të kënaqur t'ju ftojmë ...", "Kompania N. Rada ju informon ...".
  • "Ne ju informojmë se ...", "Ne ju informojmë se ...", "Kompania N. ju informon se ...", "Në emër të kompanisë, unë informoj ....".
  • "Ne ju kujtojmë se ...", "Kompania N. ju kujton atë ...".
  • "Ne ju udhëzojmë + çfarë? (Ofertë komerciale) "," dërgoni + çfarë? (Katalogë të rinj). "
  • Gati / pajtohen + çfarë të bëni?: "Gati për t'ju ofruar + çfarë? (Bashkëpunimi) "," Gati për t'ju siguruar + çfarë? (Informacioni i Produktit) "," Kompania N. Pajtohem për t'ju ofruar ... ", etj.
Faleminderit

"Ne ju falënderojmë për ...", "Kompania N. Faleminderit për ...", "Ne ju shprehim për mirënjohje për ...", "Në emër të kompanisë, unë shpreh mirënjohjen tuaj për ..." + Çfarë? (Ndihmoni në organizimin e ekspozitës).

Heq dorë nga

"I detyruar të refuzojë + çfarë? (në shpërndarjen e mallrave) "," keqardhje ju them + çfarë? (Fakti që ne jemi të detyruar të përfundojmë kontratën).

Ku tjetër për të gjetur informacion rreth korrespondencës së biznesit në rusisht?

  1. Shkrim

Në rrjedhën e dokumenteve të biznesit, formati i letrës së kërkesës përdoret shumë shpesh kur nevoja për të marrë pëlqimin e palës së dytë ose një shërbim të caktuar prej saj. Mostrat e gatshme dhe shembuj për situata të ndryshme, si dhe rregullat për përgatitjen e letrave të tilla që do të gjeni në këtë artikull.

Tradita dhe rregullat për hartimin e një letre kërkese janë zhvilluar ekskluzivisht në rrjedhën praktike të dokumenteve - I.E. Në nivelin legjislativ, çdo formë ose udhëzime nuk miratohen. Megjithatë, në përgjithësi, një strukturë e tillë duhet të ndiqet:

  1. Si zakonisht, "CAP" është plotësuar së pari, gjë që tregon emrin e plotë të organizatës së dërguesit me informacionin përkatës të kontaktit, si dhe emrin e një punonjësi të caktuar (zakonisht drejtor i kompanisë) dhe emri i organizatës së marrësit .
  2. Tjetra, vetë teksti ndjek, i cili përbëhet nga një përshkrim të situatës dhe arsyetimin e kërkesës. Teksti duhet të jetë i mundur nëse 1-2 paragrafët zakonisht janë të mjaftueshme. Është e rëndësishme për të përcaktuar në mënyrë specifike dhe pa mëdyshje kërkesën tuaj në mënyrë që bashkëbiseduesi të kuptojë mirë thelbin e ankesës suaj.
  3. Pastaj ndjek nënshkrimin, dekodimin e nënshkrimit dhe datën e përpilimit.

Kështu, është hartuar sipas opsionit standard për dokumente të tilla - forma është dhënë më poshtë.

Mostra e përfunduar mund të përdoret në shembullin e kësaj.

SHËNIM. Zgjidhja për të specifikuar ose jo specifikimin e emrit të dokumentit (i.E., për t'u regjistruar në mes "kërkesën e letrës") e merr vetë dërguesin. Si rregull, kjo është e nevojshme në rastet kur ajo emërohet për të theksuar natyrën e dokumentit dhe qëllimin që një kompani po përpiqet të arrijë nga një tjetër.

Që në këtë rast po flasim për faktin se një kompani pret një shërbim të caktuar ose edhe një koncesion nga partneri i tij, natyrisht, për të shkruar një letër, dizajnin e saj dhe madje për ta dërguar atë shumë seriozisht. Një përshtypje mund të prodhojë ndonjë detaj, kështu që është më mirë të marrësh parasysh nuancat që janë edhe të keqen në shikim të parë:

  1. Para së gjithash, është më mirë të dërgoni me ndihmën e postës fizike - postë të zakonshme të Rusisë ose edhe më të mirë një organizatë private që sjell korrespondencë nga dera në derë dhe shumë më shpejt. Një mesazh në formë elektronike ose më të transmetuarit me faks shpesh perceptohet më shumë pa spam.
  2. Përveç kësaj, mënyra fizike e regjistrimit të dokumentit (I.E., si postare e zakonshme postare) ju lejon të bëni një përshtypje të favorshme për shkak të letrës më të shtrenjtë, zarf, markë dhe mjete të tjera të regjistrimit.
  3. Për të shkruar tekstin, forma e korporatës është zgjedhur gjithmonë - kjo ju lejon të jepni një kërkesë më shumë se zyrtari.
  4. Në tekst është më mirë për të shmangur eksplicite offselaamism - i.e. Fjalë të qëndrueshme dhe shprehje që përdoren në mjedisin e biznesit. Ata fjalë për fjalë "tharë" transmetimin dhe prodhojnë një përshtypje përgjithësisht negative. Ato zëvendësohen lehtësisht nga opsionet më origjinale - për shembull, "Unë ju kërkoj të konsideroni" në "Unë shpresoj për mirëkuptimin dhe ndihmën tuaj në zgjidhjen e kësaj çështjeje".
  5. Së fundi, është në tërësi për t'iu përmbajtur traditave të korrespondencës së biznesit, i.e. Teksti preferohet në një stil biznesi zyrtar. Devijimet lyrike, strukturat sintaktike shumë komplekse, frazat e dyfishta (në kuptim) nuk duhet të jenë. Duhet të kujdeset për bashkëbiseduesin të jetë shumë i lehtë për të perceptuar mesazhin - si në aspektin e të kuptuarit dhe psikologjikisht.

Këshilli. Nëse mund të shkruani tekst nga dora, është më mirë të përdorni pikërisht në këtë mënyrë. Letra e shkruar me dorë ju lejon të theksoni atë kundër sfondit të të gjithë të tjerëve. Megjithatë, është më mirë të besosh shkrimin nga një specialist i cili zotëron pritjet e kaligrafisë.

Varietete

Në varësi të situatës specifike, ka mundësi boshe. Në thelb, kërkesat kanë të bëjnë me çështjet financiare - për shembull, sigurimi i zbritjeve, rënia e pagesës për shërbimin ose vonesën. Një pjesë më e vogël e kërkesave të letrave është e përkushtuar për të promovuar ndonjë çështje tjetër në zgjidhjen e ndonjë çështje tjetër. Rastet më të zakonshme dhe shembujt e gatshëm të letrave diskutohen më poshtë.

Në ndarjen e parave

Kërkesa për alokimin e parave edhe për qëllimet e bamirësisë është një kërkesë mjaft serioze. Prandaj, kur të hartohet, është e rëndësishme që në mënyrë specifike të përshkruhet situata dhe është gjithashtu e qartë për të treguar se cilat janë paraja, dhe për çfarë arsye ata janë të pamundur të marrin nga një burim tjetër.

Kur përpiloni, ju mund të merrni bazën e një mostre të tillë.

Nga OJF-të "Rainbow"

Zëvendës i Kuvendit Legjislativ

shën Petersburg Miloshnikov i.n.

I dashur Ilya Nikolaevich! Ju jeni të mirëpritur nga drejtori i organizatës jofitimprurëse të ylberit ". Organizata jonë u themelua në vitin 2012 dhe gjatë gjithë këtyre viteve është e angazhuar vazhdimisht në ofrimin e ndihmës financiare për fëmijët që vuajnë nga forma e mprehtë e leuçemisë. Drejtimi kryesor i aktivitetit tonë është blerja e barnave të përshtatshme dhe kryerja e operacioneve komplekse.

Të gjitha këto vite, burimi kryesor i financimit të aktivitetit tonë ishte ndërmarrja LLC "...". Megjithatë, në prill të rrymës 2017, vëllimet e financimit ranë ndjeshëm, dhe për momentin nuk mund të kryejmë aksione bamirëse në të njëjtën sasi.

Sipas të dhënave tona, buxheti vjetor i fondit, duke marrë parasysh donacionet private, duhet të jetë 10 milionë rubla. Kështu, për shkak të ndërprerjes së financimit, është e nevojshme për të mbuluar ndryshimin në shumën prej 8 milion rubla. çdo vit. Ne shpresojmë për ndihmën tuaj, pasi gjetja e sponsorëve nuk janë aktualisht të mundshme.

Sinqerisht, Cvetozar V.K.

Për dorëzimin e mallrave

Është e rëndësishme të demonstroni interesin tuaj dhe dëshirën për të bashkëpunuar. Prandaj, ju duhet të gjeni fjalët e duhura në mënyrë që bashkëbiseduesi të bëjë besim dhe të miratojë vendimin e duhur. Si një bazë, ju mund të merrni një mostër të tillë.

Drejtori i Përgjithshëm i LLC "..."

Nekrasov n.k.

Nga drejtori i kompanisë "..."

Elizarova v.m.

Përshëndetje për ju, Nikolai Konstantinovich! Në ekspozitën rajonale në bujqësi, e cila u zhvillua në maj të këtij viti, kompania jonë është e interesuar për mostrat e pajisjeve dhe pajisjeve që janë ofruar nga ana juaj.

Ne do të donim të fillojmë të punojmë me ju me shpërndarjen e një gjyqi shumë mallrash (lista e plotë aplikohet me një dokument të veçantë në këtë letër). Ne garantojmë pagesën në kohë të pagesave për mallra dhe shërbime. Ne shprehim shpresë për një bashkëpunim të gjatë dhe reciprokisht të dobishëm.

Detajet tona të kontaktit:

Sinqerisht, Elizarov V.M.

Në sigurimin e zbritjes

Aktualisht, ky është një lloj mjaft i zakonshëm, pasi kushtet ekonomike janë përkeqësuar në shumë terma. Siç tregon përvoja, për të bindur kundërpartin në dhënien e zbritjeve është veçanërisht e mirë në raste të tilla:

  • nëse kompanitë bashkëpunojnë për një kohë të gjatë, për shembull, më shumë se një vit;
  • nëse një numër i madh i mallrave blihen menjëherë.

për CEO

LLC "Avantage" Filippov G.V.

Nga drejtori i Veres LLC

Alexandrova k.n.

Përshëndetje, Gennady Viktorovich. Ne jemi të kënaqur të theksojmë faktin se kompanitë tona kanë bashkëpunuar për më shumë se 2 vjet. Ne e vlerësojmë vlerësimin tuaj për cilësinë vazhdimisht të lartë të shërbimeve tuaja, si dhe për të ndihmuar në zgjidhjen e një numri të çështjeve aktuale.

Ne besojmë se nuk është një sekret për ju se gjatë vitit të kaluar situata ekonomike në tregun tonë të tregut u përkeqësua ndjeshëm. Për fat të keq, në momentin që përjetojmë një mungesë të caktuar të të ardhurave, e cila lidhet me një rënie në fitim tremujor.

Në lidhje me këto rrethana, ne shpresojmë për mirëkuptimin dhe marrëveshjen tuaj në sigurimin e një zbritje prej 10% për shërbimet që do të bëhen të ardhshëm 2018 vit kalendarik. Natyrisht, një masë e tillë është e përkohshme dhe ne jemi të përkushtuar për bashkëpunim të plotë në kushte të dobishme reciproke në rast se stabilizimi i situatës ekonomike.

Përshëndetje, Alexandrov K.n.

Rreth reduktimit të qirasë

Në këtë rast, arsyetimi për kërkesën e tij do të jetë përafërsisht i njëjtë me atë të konsideruar në shembullin e mëparshëm.

për CEO

LLC "Avantage" Filippov G.V.

Nga drejtori i Veres LLC

Alexandrova k.n.

Përshëndetje, Gennady Viktorovich. Në vitin fiskal përfundoi në vitin 2016, kompania jonë pësoi humbje që tejkaluan 10% të pritur. Është e detyruar të deklarojë se kompania jonë preku krizën financiare. Kjo shprehet në reduktimin e rrjedhës së klientit me 15-20% të pronarëve.

Në këtë drejtim, ne shpresojmë që miratimi juaj të sigurojë një zbritje prej 10% me qira. Ju lutem vini re se ne jemi qiramarrës mjaft të mëdhenj dhe në të njëjtën kohë, për të gjithë kohën e bashkëpunimit tonë pesëvjeçar, jo një vonesë të vetme të pagesës, dhe gjithashtu plotësojnë të gjitha kushtet e tjera të kontratës. Ne vazhdojmë nga ajo masë e përkohshme, kështu që ata janë të gatshëm të vazhdojnë të bëjnë një tarifë të plotë, sapo të stabilizohet situata e tregut.

Përshëndetje, Alexandrov K.n.

Rreth pagesës së shtyrë

Në këtë rast, është e rëndësishme të pranoni se me të vërtetë nuk e keni bërë pagesën në kohë dhe shpjegoni në detaje arsyen. Natyrisht, ju duhet të tregoni me saktësi pjekurinë e të gjithë shumës.

Drejtori LLC "Svetodar"

Vakulov n.yu.

Nga drejtori i Parabolisë

Aksakova T.G.

Përshëndetje, i dashur Nikolai Yuryevich. Në shtator 2017, ne nuk e bëmë të ardhshëm për shërbimet tuaja në shumën prej 100,000 rubla. Mbi pamundësinë për të bërë një pagesë, ne ju njoftuam zyrtarisht për muajin. Për momentin, shpjegoni se kompania gjeti fonde për pagesë. Ne ju kërkojmë të jepni këste për dy muaj: tetor dhe nëntor (500,000 rubla).

Ne nuk i shmangim detyrimet dhe borxhin tuaj financiar dhe i kushtojmë vëmendjen faktit se për të gjitha 3 vitet e bashkëpunimit tonë nuk kemi thyer kurrë kontratën. Ne shpresojmë për të kuptuarit tuaj dhe presim të bashkëpunimit të mëtejshëm reciprokisht të dobishëm.

Sinqerisht, Aksakov T.G.

Ju lutemi të paguani për një kompani tjetër

Këto kërkesa mund të lindin në rastet kur një kompani do të marrë përsipër përmbushjen e detyrimeve financiare të një kompanie tjetër në kushte të caktuara. Si shembull, ju mund të përdorni një model të tillë.

IP faleminderit për A.K.

nga IP Inina A.A.

Përshëndetje, i dashur Anatoli Konstantinovich. Siç e dini, ju keni borxh para meje në shumën prej 100,000 rubla. Për vitin e kaluar fiskal, unë gjithashtu kisha një borxh për 3 kompani në shumën prej 50,000 rubla. Unë sugjeroj që ju të paguani borxhin tim në mënyrë të plotë. Nga ana ime, ne garantojmë sigurimin e kësteve për pjesën tjetër të borxhit tuaj për një periudhë prej 6 muajsh.

Me respekt, Alin A.a.

Rreth promovimit në zgjidhjen e çështjes

Së fundi, nëse keni nevojë të zgjidhni një pyetje të veçantë, ju mund të shkruani këtë tekst:

IP Nikanorov v.r.

Nga drejtori i "vendimeve të mira"

Abdulova v.n.

I dashur Vladimir Romanovich, unë drejtoj një organizatë bamirëse që është e angazhuar në festat e Vitit të Ri për fëmijët nga familjet e varfra. Ndërsa u bëmë të njohur nga burime të hapura, po zbatoni produktet e ëmbëlsirave. Ne ju kërkojmë të organizoni shpërndarjen e dhuratave të Vitit të Ri në shumën prej 1000 copë për 20 ngjarje.

Për pjesën tonë, ne ju garantojmë të shprehni mirënjohjen tuaj të shkruar dhe me gojë dhe të lini reagime pozitive në të gjitha organizatat, në dëshirën tuaj.

Me respekt, Abdulova V.M.

Kjo pyetje rreth asaj se si dhe çfarë mjeti mund të krijohen dhe të dërgohen për të lindur në parim nuk duhet. Megjithatë, jo të gjithë janë të gatshëm të fillojnë menjëherë të përmbushin këtë detyrë nëse bëhet fjalë për letrat zyrtare, veçanërisht kur autori i letrës pret të marrë një përgjigje. Unë do t'ju zbuloj një sekret të vogël të korrespondencës së biznesit sesa është më e rreptë në natyrë dhe stili është hartuar një letër, aq më e madhe është shanset për një përgjigje nga marrësi. Në këtë mësim, unë do të jap disa mostra të postës elektronike që duhet të ndihmojnë përdoruesit të vendosin mbi stilin e tyre dhe të përpilojnë më tej ankesat në mënyrën më kompetente.

Për të filluar, ju duhet të vendosni se çfarë do të krijohet letra që ne krijojmë. Unë divorcoj të gjitha letrat që dalin për tre lloje kryesore:

  • Oferta e biznesit
  • Kërkesa e Biznesit
  • Apel miqësor

Prandaj, për të tre llojet, unë kam boshllëqet e modelit, si në formën e skedarëve të thjeshtë të tekstit dhe formën e modeleve të mprehta nën programe të caktuara postare. Le të shkojmë në mënyrë që secili prej tyre.

Oferta e biznesit

Përshëndetje (mirë pasdite), [emri i personit që apelon po ndodh]!

Emri preferohet të tregohet në çdo letër kur komunikon, sepse ankesa personale vendos një person në një mënyrë miqësore. Megjithatë, nëse emri është dështuar, do të ketë një përshëndetje template.

Më lejoni të paraqes vëmendjen tuaj një shërbim të ri (produkt të ri) nga kompania jonë [emri i kompanisë].

Më lejoni të sugjeroj bashkëpunim në fushën e [emrit të aktivitetit].

Tjetra, përshkruani shkurtimisht avantazhet e ofertës suaj në versionin e çmimeve, ose disa karakteristika cilësore. Gjëja kryesore nuk është të teproj. Megabajt të tekstit, dhe madje të plotësohen me fotografi të ndritshme të pakuptimta vetëm i largojnë njerëzit. Nëse marrësi i letrës është i interesuar në ofertën tuaj nga linjat e para, me siguri do t'ju kontaktojë për më shumë informacion.

Nëse jeni të interesuar seriozisht, në mënyrë që njerëzit e nevojshëm të të kontaktoj në apelin e parë, domethënë, ka kuptim të mendoni për disponueshmërinë jo vetëm me email. Nuk do të zgjatet për të filluar llogaritë në këto shërbime si ICQ I.Skype. Ndonjëherë një person është shumë më i lehtë për t'ju kontakuar në telefonin e zakonshëm, nëse numri është i tillë, natyrisht do të mbetet me maturi në nënshkrimin.

Për atë që ju duhet për të kopjuar adresën tuaj e-mail në nënshkrimin, ju pyetni nëse automatikisht rimbushet nga serveri i postës. Ekziston një rregull për të cilën informacioni i tepërt në korrespondencën e biznesit nuk është kurrë e panevojshme. Imagjinoni situatën kur letra juaj merr një person është potencialisht i interesuar për dënimin, ose thjesht nuk është kompetent për përgjigjen e saktë për të. Ai rikrijon mesazhin e marrë për një përdorues tjetër, por në të njëjtën kohë për çfarëdo arsye, informacioni për dërguesin e vërtetë humbet nga të dhënat e shtuara automatikisht, gjë që çon në vështirësi në kontakt me ju. Megjithatë, gjithmonë do të jetë e mjaftueshme për të parë nënshkrimin për të identifikuar autorin e letrës dhe kontaktet e saj të nevojshme.

Kërkesa e Biznesit

Pershendetje Mirembrema)!

Ose nëse emri i adresuar është i njohur, atëherë (I dashur, [emër, patronim))!

Ju lutemi jepni informacion mbi produktin (shërbimi) [emri i produktit / shërbimit] me një përshkrim të karakteristikave të plota dhe cilësive konkurruese.

Bazuar në ligjin federal të Federatës Ruse [numri dhe data e dokumentit], ju lutemi jepni informacion [përshkruani të nevojshme për marrjen e të dhënave].

Ju gjithashtu mund të kontaktoni udhëheqjen e një shërbimi të caktuar në internet, kur shkelni të drejtat tuaja.

Në lidhje me shkeljen e [numrit të pikës në marrëveshjen e përdoruesit] të marrëveshjes së përdoruesit, domethënë: "[citoj tekstin e plotë të artikullit të emëruar]", unë ju kërkoj të kontrolloni dhe të merrni sanksionet e duhura kundër fajit [përgjegjës (përgjegjës ( Nëse është fjala për punonjësit e shërbimit)] [Site (Emri i Faqes)]. Unë ju kërkoj të raportoni për rishikimin dhe sanksionet e imputuara në [adresën tuaj të postës elektronike].

Apel miqësor

Përshëndetje (ditë e mirë) (hello), [emri njerëzor]!

Kur të trajtoni së pari në një formë miqësore, treguesi i mirë do të jetë plotësia e trajtimit të tekstit tuaj. Teksti volumetrik i saktë, do të tregojë interesin tuaj të lartë në kontakt me personin e dëshiruar dhe do të shkaktojë dëshirën e përgjigjes. Mos harroni të lëshoni një bisedë me disa pyetje primare.

Një shembull i një letre elektronike