Скласти ділового листа зразок. Правила складання ділового листа
Підготовка ділового листа
З якими метою не складалися б ділові листи, пишуться вони для досягнення бажаної мети в бізнесі. Не будь-який співробітник організації має належну компетентність у галузі ділового листування, при невмілому підході є ризик і зовсім зіпсувати репутацію фірми одним листом. Натомість, якщо скористатися послугою складання листа в нашому агентстві, адресат напевно зацікавиться співпрацею з вами.
Призначення ділових листів
Ділові листи не втрачають актуальності у вирішенні робочих питань та маркетингових завдань. Інформація, оформлена письмово, зручна тим, що до неї завжди можна повернутися або апелювати під час вирішення спірних питань. Письмовий текст дозволяє більш ємно і чітко формулювати думки, ніж усне спілкування. До того ж, з деякими адресатами є можливість зв'язатися лише за допомогою надсилання ділового листа. І чим вищий статус цього адресата, тим професійніший має бути складений текст. Види ділових листівтак само різноманітні, як і сфера ділових відносин. Ділове листування може бути комерційною (бажання укласти угоду, претензія до сторони угоди) та некомерційної (подячне, інформаційне, гарантійне лист, листи-прохання, -запрошення, -нагадування і т. д.) По функціоналу розрізняють ініціативні листи та листи-відповіді, а також повідомлення, що не вимагають реакції у відповідь.
Як правильно писати ділові листи
Особливості структури та тексту ділового листа
Ділові листи мають чітку композицію:
У вступі вказуються мета та причина листа, дається посилання на документ, що послужив відправною точкою для цього листа;
У більшості описується стан справ, дається аналіз ситуації, аргументація. Характер доказів залежить від спрямованості листа: наприклад, переконати прийти конференцію, вкласти інвестиції у проект, придбати товар;
У висновку робиться висновок на підставі вищесказаного: пропозиція, прохання, відмова, побажання тощо.
Перед текстом листа завжди розміщують ввічливе звернення до адресата (Наприклад, «Шановний Сергію Михайловичу!») А також на початку або наприкінці тексту присутня формула ввічливості, що складається за канонами ділового листування. Формули ввічливості зазвичай починаються так: «Висловлюю вдячність за надану допомогу… / подяку за запрошення… / надію на плідну співпрацю…». При написанні такого роду листів дотримується ділового стилю. Його особливості: лаконічність, ясність, однозначність, терміни, нейтральний тон, стандартизованість.
Проблеми у складанні ділових листів
Бути добре обізнаним про адресаті і тієї інформації, якою він уже володіє з вашого питання;
Знання правил російської мови та особливостей ділового стилю: мовних формул, правил складання речень та ін.;
Правильне та доречне використання термінології;
Коректність у зверненні до адресата.
Як грамотно писати ділові листи
Словники, зразки складання ділових листів можуть допомогти вам впоратися із цим завданням самотужки. Але якщо немає достатньо компетентного співробітника або часу для підготовки до складання ділових листів, цю послугу може надати професійне агентство. Фахівці комунікаційної агенції Comagency допоможуть вам розробити фірмовий бланк, зібрати необхідні документи для переконливої аргументації, скласти грамотний та презентабельний діловий лист, покращуючи тим самим імідж вашої організації.
У наш час кожен має вміти писати листи. Адже це є неминучим для будь-якої людини, яка має освіту. Не всі мають талант написання листа. Але, знаючи основні правила, можна розвинути у собі змогу твору хороших і цікавих листів. Особливо якщо ці правила досить прості. У цій статті ви дізнаєтесь, як правильно писати ділові листи та особисті. Розберемо різні варіанти листів та важливі моменти у їх оформленні.
Як правильно писати листи ділові
Офіційний або діловий лист зазвичай призначений для підтримки ділових відносин між фірмами та їх співробітниками чи клієнтами. Діловий лист має багато різновидів. Наприклад:
- Лист подяки
- Рекомендаційний лист
- Супровідний лист
- Гарантійний лист
- Лист президенту
- Службовий лист
- Інформаційний лист
- Вітальний лист
- Лист вимога
- Лист скарга
- Лист запрошення
Те чи інше ділове листи ми переважно відправляємо вище поставленим особам чи з проханням, тобто. це чітко надіслані листи, що надсилаються з певною метою. Ціль полягає в тому, щоб лист був зрозумілий відповідним чином. Наприклад, ми вирішуємо, як правильно писати лист подяки, щоб зрозуміли, що ми дякуємо; ми думаємо про те, як правильно писати офіційний лист, щоб вони були корисні, щоб вони були правильно зрозумілі адресатом. Тому дуже важливо знати, як правильно писати листа. Зразок для написання ділових листів ви можете знайти за посиланням Професійні шаблони ділових листів.
Нижче ми розглянемо основні правила написання ділових листів.
Лист не повинен бути безликим
Чи замислювалися Ви, як правильно писати електронні листи? Електронний ящик ділової людини часто переповнений різним спамом. Насамперед ваше завдання, при написанні офіційного листа, полягатиме в тому, щоб його помітили і не відправили до папки «Спам».
Для початку варто навести довідки про компанію, куди ви бажаєте надіслати свій лист. Ви повинні мати максимальну інформацію про партнера. Після того, як подробиці про компанію будуть відомі, можна розпочинати складання листа. Будь-якій діловій людині буде приємно, якщо в листі до нього звернуться особисто, а не до комерційного відділу фірми, в якій він працює, наприклад. Звернення до адресата на ім'я продемонструє, перш за все, вашу повагу до людини і, звичайно ж, викличе у неї позитивні емоції, що просто не зможе не розташувати її до вашої персони. Адже як можна почати розмову з потенційним партнером про ділові пропозиції, якщо ви не знайшли часу для того, щоб дізнатися про його прізвище, ім'я та по батькові.
Якщо вам не вдалося дізнатися ім'я адресата, у жодному разі не пишіть: «Ув. ген. директор!», «Ув. комерч. дір. фірми!». У діловому листі таких скорочень місця немає. Такі слова, як "шановний", "пан", "начальник відділу" і т.д., потрібно писати повністю. Інакше про повагу ніякої мови не може бути.
Лист повинен мати заголовок
Заголовок потрібен для того, щоб коротко розкрити зміст листа. Так одержувач зможе без проблем обробити та відсортувати лист. У будь-яку офіційну організацію щодня приходять десятки листів з різних питань. Тому немає ймовірності, що на вашого листа звернуть увагу. Тому, якщо ваш заголовок міститиме корисну інформацію, то це може зацікавити потенційного партнера. Тепер знаєте, чому важливо правильно писати службові листи?
Як справити гарне враження
Спробуйте додати до листа вступ, який виражатиме комплімент до адресата. Наприклад, як ви були б раді мати честь співпрацювати з такою гарною фірмою.
Чого варто уникати
Відмовтеся від директивних фраз
Замість фрази «Якщо ви зацікавлені в нашому реченні, то вам слід зв'язатися зі мною по телефону…» краще напишіть «Для обговорення пропозиції у вас є можливість зв'язатися з нами по телефону…». Директивна фраза може психологічно настроїти людину проти вас. Така фраза може показати адресату вашу невпевненість у собі і зарозумілість. А якщо Ви пишіть рекомендаційний лист, правильно буде саме "пропонувати", а не нав'язувати, щоб не склалося враження, що Ви тиснете, це нікому не сподобається.
Вибирайте правильні дієслова
Використовуйте дієслова досконалого вигляду. Наприклад, створили, виконали, зробили, розробили, збільшили тощо. Але такі дієслова, як виконуємо, беремо участь, працюємо, виробляємо, не говорять про досягнення результатів. Це складно врахувати в написанні іншомовних листів, тому заздалегідь поцікавтеся правилами тієї чи іншої мови, щоб знати, наприклад, як правильно написати англійський лист.
Використовуйте фірмовий бланк
Використання фірмового бланка необхідне навіть якщо ви надсилаєте листа електронною поштою. Що таке фірмовий бланк? На фірмовому бланку має бути зазначена назва вашої фірми, адреса, телефон, факс, емблема фірми та підпис керівника. Цей момент важливий у правильному написанні гарантійного листа, адже Ви в такий спосіб показуєте, що відкриті та відповідаєте за свою фірму.
Надішліть лист поштою
При надсиланні ділового листа краще відмовитися від факсу та e-mail. Ідеальним варіантом буде відправити кур'єра з листом, щоб той вручив його особисто керівникові до рук. Тому обов'язково подбайте про фірмовий конверт. До речі, якщо ви надсилаєте документи для отримання будь-якої посади, не полінуйтеся дізнатися, як правильно писати супровідний лист, роботодавець це оцінить.
Як правильно писати листи особисті
Особистим листом може стати лист другу або близької людини, лист англійською мовою товаришу з листування за кордоном, любовний лист або електронний лист у соціальній мережі. Адресат завжди зрадіє вашому листу, якщо він буде написаний правильно та цікаво. Спілкуючись з листування можна використати теплі слова, які часто соромилися сказати своїм близьким під час розмови. Особисті листи писати набагато легше, ніж офіційні, але це не означає, що не треба знати, як правильно писати лист до другої чи коханої людини.
Поважайте адресата
Якщо ви надсилаєте лист поштою, не використовуйте для тексту клаптик паперу, вирваний із зошита. Віддайте перевагу паперу гарної якості. І не забудьте правильно написати адресу!
Основні правила
Лист має починатися із звернення. Зверніть увагу на середину рядка. Головний текст пишеться нижче звернення на 2 см з відступом на таку саму відстань від лівого краю листа. Намагайтеся витримати цю відстань у всьому листі. Якщо лист закінчився, візьміть другий чистий аркуш паперу. Не списуйте обидві сторони аркуша!
Уникайте виправлень
Пам'ятайте, що закреслені рядки або виправлення можуть надати вашому листу вкрай неохайний вигляд. Тому для початку варто не полінуватися і написати чернетку.
Оформлення
Текст листа має бути розбірливим та не дуже дрібним. Протягом усього листа використовуйте ту саму пасту або чорнило. Наприкінці обов'язково залиште свій підпис. Після підпису, якщо необхідно, помістіть постскриптум (PS). Листи складають текстом усередину!
Після написання листа
Не варто писати листа у поганому настрої. Якщо ж негативні емоції вже опинилися на папері, не надсилайте цього листа. Краще перепишіть його наступного дня. Адже правильно написати любовний лист, отже, доставити адресату приємні позитивні емоції, а не зіпсувати його настрій негативними висловлюваннями.
Ділові листи складаються під час спілкування з партнерами практично з будь-якого приводу. Готові приклади та правила складання таких документів можна знайти у статті.
Діловий лист можна визначити як документ, який надсилається від імені всієї компанії на адресу іншої компанії, ІП або приватної особи (наприклад, інвестора). По суті будь-яка кореспонденція компанії – це ділові листи. Їхнє призначення саме різне:
- про співпрацю.
- співробітництва, ведення переговорів.
- Нагадування про необхідність виконання зобов'язань за договором.
- Роз'яснення своєї позиції, відповідь на раніше надісланий лист та багато інших.
Документ зазвичай складається на фірмовому бланку компанії, допускається надіслати його звичайною або електронною поштою. Однак якщо партнер має особливе значення, бажано роздрукувати його на якісному, щільному папері та вручити особисто або з кур'єром. По структурі лист нагадує типовий діловий документ - схематично можна його уявити в такий спосіб.
На що звернути увагу при складанні
Конкретних правил та зразків таких листів не існує, тому їх структура, обсяг та оформлення багато в чому залежать від конкретного випадку. Наприклад, лист-повідомлення буде досить лаконічним (3-4 абзаци), а рекомендація співробітника або ділова пропозиція можуть зайняти не одну сторінку.
Однак є й кілька загальних правил, на які варто звернути увагу при складанні паперу:
- Сам собою документ не має будь-якої юридичної сили, однак складається за всіма правилами оформлення. Його структура, стиль викладу мають відповідати загальноприйнятим принципам сучасного документообігу.
- Пропозиції будуються логічно, у чіткій послідовності. Витіюваті, складні, емоційні і тим більше просторічні звороти відсутні. Тональність нейтральна.
- Виклад завжди ведеться тільки від 1 особи - або в однині, якщо текст пишеться безпосередньо від керівника, або у множині, якщо він складається від імені всієї компанії.
- Промовляється конкретна мета складання та очікувані дії адресата (направити відповідь, розглянути кандидатуру співробітника, погодитись на переговори, надіслати документ тощо).
- Папір відбиває не індивідуальні інтереси керівника чи інших співробітників, а цілі компанії як колективу. Якщо необхідно налагодити особистий контакт, доцільно зробити це по-іншому і не позиціонувати себе представником компанії.
ТОП 5 помилок під час написання
Помилки можна розділити на 2 великі групи – одні пов'язані з листом як із текстом (порушення логіки, лексики, інших мовних норм), інші – з порушенням власне ділового етикету:
- Орфографічні, пунктуаційні помилки не допускаються – текст листа завжди потрібно перевірити хоча б 1-2 рази перед відправкою.
- Порушення ділового стилю викладу, наявність емоційних фраз, зайва ввічливість чи, навпаки, строгість.
- Негативна тональність – навіть погрози необхідно прописувати без зайвих слів – наприклад: «Залишаємо за собою право звернутися до суду у 30-денний строк від дня отримання Вами цього листа».
- Надмірно великий або, навпаки, занадто маленький об'єм. Зазвичай, весь текст можна помістити в 1-2 сторінки. Однак це не означає, що партнеру не потрібно доводити всю важливу інформацію. Об'ємні дані, схеми, бланки документів можна винести у програми.
- Позбавлення співрозмовника права вибору. Наприклад, не слід писати: «Просимо розглянути та затвердити остаточний варіант договору».
Типові фрази-шаблони
Використання в тексті стандартних фраз, властивих діловому мовленню – цілком нормальне і навіть бажане явище. Нижче наводиться список найбільш поширених кліше, що застосовуються у різних ситуаціях.
| ситуація | фраза |
| повідомлення | Повідомляємо/Доводимо до Вашої інформації/Інформуємо/Повідомляємо |
| пояснення причини, мотиву | На підставі/Відповідно/У зв'язку/З метою/З причин/У підтвердження/На виконання |
| прохання | Прошу вжити заходів/Прошу повідомити, направити, зробити, підтвердити… |
| підтвердження | Підтверджуємо/Запевняємо/Приймаємо Ваші умови/Не заперечуємо проти… |
| речення | Рекомендуємо/Пропонуємо/Запрошуємо/Просимо |
| Гарантуємо | |
| відмова | Вимушені відмовити через/Відхиляємо Вашу пропозицію у зв'язку з… |
| висновок | Переконливо просимо/Сподіваємось на співпрацю, розуміння, сприяння/Просимо вибачити, направити, зробити… |
Діловий лист – це один із головних інструментів спілкування у будь-якому бізнесі. Правильно складений діловий лист допоможе створити позитивне враження про компанію. А один неписьменно написаний лист здатний вбити вашу репутацію. Про правила ділового листування ми вже писали, тепер давайте подивимося на конкретні приклади ділових листів.
Зразки ділових листів
Типів ділових листів багато - ділові пропозиції, листи-претензії, листи-подяки, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, інформаційні тощо. Принципи їх складання мало відрізняються друг від друга. Подивіться ще раз на , щоб не допускати помилок.
Приклади листів подяки
Приклад гарантійного листа
Зразок листа-відповіді
Це наочний приклад того, яким може бути ввічливий лист, який містить відмову:
Приклад інформаційного листа
Приклад листа-претензії
Приклади листів англійською у діловому листуванні
Високий рівень володіння англійською мовою мають, на жаль, не всі. І часто менеджери дещо губляться, коли їм потрібно написати діловий лист англійською мовою. Якщо навіть російською люди у листуванні не завжди можуть зрозуміти один одного, то що тоді говорити про іноземну мову? Найкращим виходом у цій ситуації буде пошук схожих листів та вживання у своєму листі відповідних із них фраз. Ось для прикладу три зразки ділових листів англійською мовою: лист-подяка клієнту, лист із з'ясуванням умов угоди та лист-відповідь на пропозицію про покупку. У кожному файлі представлений варіант листа англійською та його переклад російською.
Завантажити лист-подяку клієнту англійською.
Завантажити лист з умовами угоди англійською.
Завантажити лист-відповідь на пропозицію про покупку англійською.
Структура ділового листа
Чітка структура – це обов'язкова характеристика ділового листа. Вона допоможе одержувачу швидше зрозуміти зміст написаного та зменшити час на його прочитання. Ділове лист складається з таких основних частин:
1. Заголовок (тема листа).У заголовку листа слід писати його коротку мету чи суть. Тут не можна використати якісь абстрактні фрази. Адресату по одному лише заголовку має бути ясно, про що лист. Наприклад, "Про зміну цін на постачання продукції" або "Ділова пропозиція про торгівельну співпрацю з компанією XXX".
2. Вітання.Традиційним у ділових листах вважається привітання «Шановний + Ім'я По батькові!». Проте використовувати ім'я не обов'язково. Можна також звернутися до адресата через його посаду: «Шановний пане директоре!». Проте, врахуйте, що звернення на ім'я дещо зменшує психологічну дистанцію та підкреслює налагодженість ділових відносин. Якщо лист адресується групі осіб, то допустимо писати «Шановні пані та панове!», «Шановні партнери!» і так далі. Використання скорочень «м-н», «м-жа» або ініціалів сприймається як прояв неповаги, тому намагайтеся цього уникати.
3. Виклад мети написання листа, його суті, головної думки.Це основна частина листа. Тут ви пишете безпосередньо про причину написання листа.
4. Ваші пропозиції щодо вирішення даної проблеми, рекомендації, прохання, скарги.Ділові листи майже завжди припускають певну реакцію адресата (крім суто інформативних листів). Тому важливо описувати як саму проблему, а й пропонувати свої варіанти її вирішення. Якщо ви пишете скаргу, то попросіть вжити відповідних заходів, якщо пропонуєте співпрацю, то опишіть її можливі варіанти. Словом, одержувач вашого листа повинен не тільки зрозуміти «що» ви від нього хочете, але й зрозуміти, «як» ви пропонуєте це здійснити. Тоді це буде справжнім діловим листом.
5. Короткий результат та висновки.Наприкінці можна підбити підсумок всього вищесказаного. Проте зробити це дуже коротко не завжди вдається. У такому разі, писати в кілька речень те, що ви і так описали в перших двох абзацах, не варто. Пам'ятайте, що найкращий друг ділового листа – це стислість. Тому в більшості випадків достатньо обмежитися фразами «Сподіваюся на успішну співпрацю», «Чекаю на Вашу відповідь з цього питання» і так далі.
6. Підпис.Підписується діловий лист посадою, ім'ям та прізвищем відправника із традиційною фразою «З повагою». Можливі й інші варіанти: «З найкращими побажаннями», «Щира Ваша» і так далі, залежно від близькості вашого контакту з одержувачем. Фраза «З повагою» є найуніверсальнішою, тому якщо сумніваєтеся, як доречніше підписатися, то використовуйте цю фразу і точно не промахнетесь.
Також не зайвим буде додати підпис варіанти контактів з вами: інші email-адреси, робочі номери телефону, skype. Користь цього не тільки в тому, що одержувач при бажанні зможе швидко зв'язатися з вами зручним для нього способом, а й у тому, що ви продемонструєте свою відкритість і готовність до спілкування з адресатом.
І не забувайте, що офіційний лист – це насамперед документ. Тому нехтуючи правилами його складання, ви безповоротно губите репутацію своєї компанії та себе як фахівця.
Листи писали споконвіку і продовжують писати до цього дня. Вони є інструментом спілкування між людьми, що допомагає дохідливо викласти суть співрозмовнику, яка й стала приводом його написання. У цій статті ми розглядатимемо кілька видів ділового листування і дізнаємося, як грамотно складати ділові листи.
Щоб правильно скласти будь-який діловий лист, потрібно вміти чітко викладати його суть та правильно структурувати. Ділове листування ведеться на затверджених фірмою бланках із власним логотипом та адресою. У правому верхньому кутку заповнюється шапка, що складається з посади та імені керівника фірми-одержувача. Наприкінці шапки пишеться коротка інформація про відправника. Наступним етапом складання листа йде написання звернення. Воно може звучати по-різному залежно від ступеня знайомства з адресатом. Якщо ви знайомі з ним особисто, то можна до нього звернутися так: Шановний Сергію Юрійовичу! Якщо адресат є незнайомою людиною, звернення може виглядати так: “Шановний пане Іванов!”. Потрібно мати на увазі, що в цих випадках неприйнятно скорочувати слово пан або замість прізвища та імені ставити ініціали. Повідомляти суть листа у короткій формі – завдання преамбули. Найчастіше вона складається з одного абзацу. Прочитавши преамбулу, одержувач вже має коротко зрозуміти зміст листа. Після неї починається основний текст, що містить кілька абзаців. Текст повинен лаконічно викладати ваші думки щодо ситуації. Бажано, щоб основний текст не перевищував чотирьох абзаців. Завершувати лист має висновок, де коротко підбиваються підсумки листа, ставиться дата та підпис із зазначенням ПІБ та посади відправника. Залежно від приводу написання звернення, іноді його доречно закінчити словами: "Щиро Ваш!", "З надією на подальшу співпрацю" тощо. Одним з найпоширеніших видів ділових листів є гарантійний лист. У його основному тексті автор гарантує виконання тієї чи іншої обіцянки, оголошує кінцеву дату виконання гарантій та встановлює суму неустойки, яку доведеться виплатити у разі порушення гарантійних зобов'язань.Можна скачати тут.
Подячі листи також є одним із видів ділових, але вже з розряду особистих. Вони можуть оформлятися на бланку підприємства або на вітальній листівці. Основний текст повинен включати привітання адресата, із зазначенням події, що послужив приводом складання листа і перерахування видатних заслуг одержувача.На нашому сайті.
Завантажити тут.
