قم بتكوين نموذج خطاب عمل. قواعد لتجميع خطاب العمل
تحضير خطاب عمل
مهما كان الغرض من خطابات الأعمال ، فهي مكتوبة لتحقيق الهدف المنشود في العمل. لا يتمتع كل موظف في المؤسسة بالكفاءة اللازمة في مجال المراسلات التجارية ؛ مع اتباع نهج غير كفء ، هناك خطر تدمير سمعة الشركة تمامًا بحرف واحد. ولكن إذا كنت تستخدم خدمة تجميع الرسائل في وكالتنا ، فسيكون المرسل إليه بالتأكيد مهتمًا بالتعاون معك.
الغرض من خطابات الأعمال
لا تفقد رسائل العمل أهميتها في حل مشكلات العمل ومهام التسويق. تعتبر المعلومات المكتوبة مناسبة لأنه يمكنك دائمًا الرجوع إليها أو التماسها عند حل المشكلات المثيرة للجدل. يسمح لك النص المكتوب بالتعبير عن الأفكار بشكل أكثر دقة ووضوحًا من الاتصال الشفوي. بالإضافة إلى ذلك ، لا يمكن الاتصال ببعض المستلمين إلا عن طريق إرسال خطاب عمل. وكلما ارتفعت مكانة هذا المرسل إليه ، كلما كان النص أكثر احترافًا. أنواع خطابات العملمتنوعة مثل نطاق العلاقات التجارية. يمكن أن تكون المراسلات التجارية تجارية (الرغبة في إبرام صفقة ، مطالبة ضد طرف الصفقة) وغير تجارية (شكرًا لك ، معلومات ، خطاب ضمان ، خطابات طلب ، دعوات ، تذكيرات ، إلخ) وفقًا للوظيفة ، يتم تمييز رسائل المبادرة وخطابات الرد ، وكذلك الرسائل التي لا تتطلب الرد.
كيف تكتب خطابات العمل.
ميزات هيكل ونص خطاب العمل
خطابات الأعمال لها تركيبة واضحة:
في المقدمة ، تم توضيح الغرض من الخطاب وسببه ، تم إعطاء رابط للمستند الذي كان بمثابة نقطة البداية لهذه الرسالة ؛
يصف الجزء الرئيسي الحالة ، ويقدم تحليلًا للوضع ، والحجج. تعتمد طبيعة الدليل على اتجاه الرسالة: على سبيل المثال ، للإقناع بالحضور إلى مؤتمر ، والاستثمار في مشروع ، وشراء منتج ؛
في الختام ، يتم التوصل إلى استنتاج على أساس ما سبق: العرض ، الطلب ، الرفض ، الرغبة ، إلخ.
قبل نص الرسالة ، يتم دائمًا تقديم نداء مهذب إلى المرسل إليه (على سبيل المثال ، "عزيزي سيرجي ميخائيلوفيتش!") وأيضًا في بداية النص أو في نهايته ، توجد صيغة مجاملة تم وضعها وفقًا للشرائع من المراسلات التجارية. تبدأ صيغ التأدب عادةً على النحو التالي: "أعبر عن امتناني للمساعدة المقدمة ... / امتناني للدعوة ... / الأمل في تعاون مثمر ...". عند كتابة مثل هذه الرسائل ، يتم ملاحظة أسلوب العمل. ميزاته: الإيجاز ، الوضوح ، عدم الغموض ، استخدام المصطلحات ، النبرة المحايدة ، التوحيد.
صعوبات في كتابة خطابات الأعمال
كن على دراية جيدة بالمرسل إليه والمعلومات التي لديه بالفعل عن سؤالك ؛
معرفة قواعد اللغة الروسية وميزات أسلوب العمل: صيغ اللغة ، وقواعد صياغة المقترحات ، وما إلى ذلك ؛
الاستخدام الصحيح والمناسب للمصطلحات ؛
الصواب في مخاطبة المرسل إليه.
كيف تكتب خطابات عمل جيدة.
يمكن أن تساعدك القواميس وعينات من كتابة خطابات العمل في التعامل مع هذه المهمة بنفسك. ولكن إذا لم يكن هناك ما يكفي من الموظف المختص أو الوقت الكافي للتحضير لكتابة خطابات العمل ، فيمكن تقديم هذه الخدمة من قبل وكالة محترفة. سيساعدك المتخصصون في وكالة اتصالات Comagency في تطوير ترويسة ، وجمع المستندات اللازمة لحجة مقنعة ، وتكوين خطاب عمل كفؤ ورائع ، وبالتالي تحسين صورة مؤسستك.
في الوقت الحاضر يجب أن يكون كل شخص قادرًا على كتابة الرسائل. بعد كل شيء ، هذا أمر لا مفر منه لأي شخص لديه تعليم. ليس كل شخص لديه موهبة في كتابة الرسائل. ولكن ، بمعرفة القواعد الأساسية ، يمكنك تطوير القدرة على كتابة رسائل جيدة وممتعة. خاصة إذا كانت هذه القواعد بسيطة للغاية. في هذه المقالة سوف تتعلم كيفية كتابة خطابات العمل والرسائل الشخصية. دعنا نحلل الخيارات المختلفة للرسائل والنقاط المهمة في تصميمها.
كيف تكتب خطابات العمل
عادةً ما يهدف الخطاب الرسمي أو التجاري إلى الحفاظ على علاقة عمل بين الشركات وموظفيها أو عملائها. الكتابة التجارية لديها العديد من الأصناف. علي سبيل المثال:
- شكرا لك رسالة
- خطاب توصية
- خطاب الإحالة
- خطاب الضمان
- رسالة الى الرئيس
- رسالة رسمية
- بريد المعلومات
- خطاب تهنئة
- خطاب الطلب
- رسالة شكوى
- خطاب دعوة
نرسل هذا الخطاب التجاري أو ذاك بشكل أساسي إلى الأشخاص المذكورين أعلاه أو مع طلب ، أي من الواضح أن هذه خطابات موجهة لغرض محدد. الهدف هو فهم الرسالة بشكل مناسب. على سبيل المثال ، نقرر كيفية كتابة رسالة شكر بشكل صحيح حتى يفهموا أننا ممتنون ؛ نفكر في كيفية كتابة رسالة رسمية بشكل صحيح ، بحيث تكون مفيدة ، بحيث يفهمها المرسل إليه بشكل صحيح. لذلك ، من المهم جدًا معرفة كيفية كتابة حرف بشكل صحيح. يمكنك العثور على عينة لكتابة خطابات العمل على رابط قوالب خطابات الأعمال المهنية.
أدناه سنلقي نظرة على القواعد الأساسية لكتابة الرسائل التجارية.
يجب ألا تكون الرسالة مجهولة الهوية
هل تساءلت يومًا عن كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل صحيح؟ غالبًا ما يمتلئ صندوق البريد الإلكتروني الخاص بشخص الأعمال بالعديد من الرسائل غير المرغوب فيها. بادئ ذي بدء ، ستكون مهمتك ، عند كتابة خطاب رسمي ، أن يتم ملاحظتك وعدم إرسالها إلى مجلد البريد العشوائي.
أول شيء يجب فعله هو إجراء استفسارات حول الشركة التي تريد إرسال رسالتك إليها. يجب أن يكون لديك أكبر قدر ممكن من المعلومات عن شريك حياتك. بعد معرفة التفاصيل حول الشركة ، يمكنك البدء في كتابة خطاب. سيسعد أي رجل أعمال إذا تم توجيهه شخصيًا في خطاب ، وليس إلى القسم التجاري للشركة التي يعمل بها ، على سبيل المثال. ستظهر مخاطبة المرسل إليه بالاسم ، أولاً وقبل كل شيء ، احترامك للشخص ، وبالطبع ستثير المشاعر الإيجابية فيه ، والتي لا يمكن إلا أن تقربه من شخصك. بعد كل شيء ، كيف يمكنك بدء محادثة مع شريك محتمل حول مقترحات العمل إذا لم تكن قد قضيت وقتًا في التعرف على اسمه الأخير واسمه الأول وعائلته.
إذا لم تتمكن من معرفة اسم المرسل إليه ، فلا تكتب بأي حال من الأحوال: "Uv. الجين. مدير! "،" Uv. تجاري دير. الشركات! " لا يوجد مكان لمثل هذه الاختصارات في خطاب العمل. كلمات مثل "عزيزي" ، "سيدي" ، "رئيس القسم" ، إلخ ، يجب كتابتها بالكامل. خلاف ذلك ، لا يمكن أن يكون هناك حديث عن الاحترام.
يجب أن يكون للرسالة عنوان
العنوان مطلوب من أجل الكشف بإيجاز عن محتوى الرسالة. لذلك سيتمكن المستلم من معالجة الرسالة وفرزها دون أي مشاكل. تتلقى كل منظمة رسمية عشرات الرسائل كل يوم حول قضايا مختلفة تمامًا. لذلك ، ليس هناك فرصة أن يتم ملاحظة رسالتك. لذلك ، إذا كان لقبك يحتوي على معلومات مفيدة ، فقد يكون ذلك موضع اهتمام لشريك محتمل. أنت الآن تفهم سبب أهمية كتابة الرسائل الرسمية بشكل صحيح؟
كيف تترك انطباع جيد
حاول إضافة مقدمة للرسالة تعبر عن مجاملة للمرسل إليه. على سبيل المثال ، ما مدى سعادتك بالحصول على شرف العمل مع مثل هذه الشركة الجيدة.
ما يجب تجنبه
تجنب العبارات التوجيهية
بدلاً من عبارة "إذا كنت مهتمًا بعرضنا ، فعليك الاتصال بي عبر الهاتف ..." اكتب بشكل أفضل "لمناقشة العرض ، لديك الفرصة للاتصال بنا عبر الهاتف ...". يمكن لعبارة توجيهية أن تحول الشخص ضدك نفسيا. يمكن لمثل هذه العبارة أن تظهر للمرسل إليه شكك في نفسك وغطرستك. وإذا كتبت خطاب توصية ، فسيكون من الصواب "العرض" وليس الفرض ، حتى لا يكون لديك انطباع بأنك تدفع ، فلن يعجبك أحد.
اختر الأفعال الصحيحة
استخدم الأفعال المثالية. على سبيل المثال ، قاموا بإنشاء ، إكمال ، صنع ، تطوير ، زيادة ، إلخ. لكن مثل هذه الأفعال التي نؤديها ، نشارك ، نعمل ، ننتج ، لا تتحدث عن تحقيق النتائج. من الصعب أخذ ذلك في الاعتبار عند كتابة الرسائل بلغة أجنبية ، لذا اسأل مقدمًا عن قواعد لغة معينة لكي تعرف ، على سبيل المثال ، كيفية كتابة حرف إنجليزي بشكل صحيح.
استخدم الورق ذي الرأسية
استخدام الورق ذي الرأسية مطلوب حتى إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا. ما هو ترويسة؟ يجب أن تحتوي الورقة ذات الرأسية على اسم شركتك وعنوانك وهاتفك وفاكسك وشعار الشركة وتوقيع رئيس الشركة. هذه النقطة مهمة في الكتابة الصحيحة لخطاب الضمان ، لأنك بهذه الطريقة تظهر أنك منفتح ومسؤول عن شركتك.
إرسال بريد إلكتروني
عند إرسال خطاب عمل ، من الأفضل رفض الفاكس والبريد الإلكتروني. سيكون الخيار المثالي هو إرسال بريد إلكتروني برسالة بحيث يقوم بتسليمه شخصيًا إلى المدير في يديه. لذلك ، تأكد من رعاية مظروف الشركة. بالمناسبة ، إذا كنت ترسل مستندات للحصول على أي منصب ، فلا تكن كسولًا جدًا لتتعلم كيفية كتابة خطاب تغطية بشكل صحيح ، فسيقدر صاحب العمل ذلك.
كيف تكتب الخطابات الشخصية
يمكن أن تكون الرسالة الشخصية رسالة إلى صديق أو أحد أفراد أسرتك ، أو رسالة بالإنجليزية إلى صديق مراسلة في الخارج ، أو رسالة حب ، أو بريد إلكتروني على إحدى الشبكات الاجتماعية. سوف يسعد المرسل إليه دائمًا برسالتك إذا تمت كتابتها بشكل صحيح وممتع. عند التواصل بالمراسلة ، يمكنك استخدام كلمات دافئة غالبًا ما تكون محرجة لقولها لأحبائك أثناء المحادثة. تعد كتابة الرسائل الشخصية أسهل بكثير من كتابة الرسائل الرسمية ، لكن هذا لا يعني أنك لست بحاجة إلى معرفة كيفية كتابة رسالة إلى صديق أو أحد أفراد أسرتك.
احترم المرسل إليه
إذا كنت ترسل رسالة بالبريد ، فلا تستخدم قطعة ورق ممزقة من دفتر ملاحظات للنص. اختر ورقًا عالي الجودة. ولا تنس كتابة العنوان بشكل صحيح!
القواعد الاساسية
يجب أن تبدأ الرسالة باستئناف. ضع الاستئناف في منتصف الخط. النص الرئيسي مكتوب أسفل الاستئناف بمسافة 2 سم ، مع مسافة بادئة مساوية من الحافة اليسرى للورقة. حاول الحفاظ على هذه المسافة في جميع أنحاء الحرف. إذا انتهت الورقة ، خذ ورقة فارغة ثانية. لا تكتب على جانبي الورقة!
تجنب الإصلاحات
تذكر أن الخطوط أو التصحيحات المتقاطعة يمكن أن تجعل رسالتك تبدو قذرة للغاية. لذلك ، بالنسبة للمبتدئين ، يجب ألا تكون كسولًا جدًا وتكتب مسودة.
تسجيل
يجب أن يكون نص الرسالة مقروءًا وليس صغيرًا جدًا. استخدم نفس الحبر أو الحبر في الحرف بأكمله. تأكد من ترك توقيعك في النهاية. بعد التوقيع ، إذا لزم الأمر ، ضع ملحق (PS). الحروف مطوية في الداخل!
بعد كتابة الخطاب
لا تكتب رسالة في حالة مزاجية سيئة. إذا كانت المشاعر السلبية على الورق بالفعل ، فلا ترسل هذه الرسالة. من الأفضل إعادة كتابته في اليوم التالي. بعد كل شيء ، فإن كتابة رسالة حب بشكل صحيح تعني إيصال مشاعر إيجابية لطيفة إلى المرسل إليه ، وعدم إفساد مزاجه بعبارات سلبية.
يتم تجميع خطابات العمل عند التواصل مع الشركاء في أي مناسبة تقريبًا. يمكن العثور على أمثلة جاهزة وقواعد لتجميع مثل هذه الوثائق في المقالة.
يمكن تعريف خطاب العمل على أنه مستند يتم إرساله نيابة عن الشركة بأكملها إلى شركة أخرى أو رائد أعمال فردي أو فرد (على سبيل المثال ، مستثمر). في الواقع ، أي مراسلات للشركة هي خطابات عمل. الغرض منها مختلف تمامًا:
- حول التعاون.
- التعاون والتفاوض.
- تذكير بضرورة الوفاء بالالتزامات المنصوص عليها في العقد.
- توضيح موقف المرء ، والرد على خطاب مرسل سابقًا ، والعديد من الرسائل الأخرى.
عادة ما يتم وضع المستند على ترويسة الشركة ، ويُسمح بإرساله بالبريد العادي أو البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، إذا كان للشريك أهمية خاصة ، فمن الأفضل طباعته على ورق سميك وعالي الجودة وتسليمه شخصيًا أو بالبريد. يشبه هيكل الرسالة وثيقة عمل نموذجية - يمكنك تمثيلها بشكل تخطيطي بهذه الطريقة.
ما يجب الانتباه إليه عند التجميع
لا توجد قواعد وعينات محددة لمثل هذه الرسائل ، وبالتالي يعتمد هيكلها وحجمها وتصميمها إلى حد كبير على الحالة المحددة. على سبيل المثال ، سيكون خطاب الإشعار موجزًا تمامًا (3-4 فقرات) ، في حين أن توصية الموظف أو اقتراح العمل قد يستغرق أكثر من صفحة واحدة.
ومع ذلك ، هناك بعض القواعد العامة التي يجب الانتباه إليها عند تجميع الورق:
- الوثيقة نفسها ليس لها أي قوة قانونية ، ومع ذلك ، يتم وضعها وفقًا لجميع قواعد التسجيل. يجب أن يتوافق هيكلها وأسلوب عرضها مع المبادئ المقبولة عمومًا لإدارة المستندات الحديثة.
- تُبنى المقترحات بشكل منطقي وبتسلسل واضح. لا توجد انعطافات مزخرفة ومعقدة وعاطفية وحتى أكثر من العامية. النغمة محايدة.
- يتم إجراء العرض التقديمي دائمًا من شخص واحد فقط - إما بصيغة المفرد ، إذا كان النص مكتوبًا مباشرة من الرأس ، أو بصيغة الجمع ، إذا تم تجميعه نيابة عن الشركة بأكملها.
- يتم التحدث عن الغرض المحدد من التجميع والإجراءات المتوقعة من المرسل إليه (إرسال رد ، والنظر في ترشيح موظف ، والموافقة على المفاوضات ، وإرسال مستند ، وما إلى ذلك).
- لا تعكس الورقة المصالح الفردية للرئيس أو غيره من الموظفين ، بل تعكس أهداف الشركة كفريق. إذا كنت بحاجة إلى إنشاء اتصال شخصي ، فمن المستحسن القيام بذلك بشكل مختلف وعدم وضع نفسك كممثل للشركة.
أعلى 5 أخطاء إملائية
يمكن تقسيم الأخطاء إلى مجموعتين كبيرتين - يرتبط بعضها بالكتابة كما هو الحال مع النص (انتهاك المنطق والمفردات ومعايير اللغة الأخرى) ، والبعض الآخر - بما ينتهك آداب العمل المناسبة:
- لا يُسمح بالأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم - يجب دائمًا فحص نص الحرف على الأقل مرة أو مرتين قبل الإرسال.
- انتهاك أسلوب العمل في العرض ، وجود عبارات عاطفية ، التهذيب المفرط أو ، على العكس ، الصرامة.
- نغمة سلبية - حتى التهديدات يجب أن تكتب بدون كلمات غير ضرورية - على سبيل المثال: "نحتفظ بالحق في التقدم للمحكمة في غضون 30 يومًا من تاريخ استلامك لهذه الرسالة."
- الحجم كبير جدًا أو ، على العكس من ذلك ، صغير جدًا. عادة يمكن احتواء النص بأكمله في صفحة أو صفحتين. ومع ذلك ، هذا لا يعني أنك لست بحاجة إلى إحضار جميع المعلومات المهمة إلى شريكك. يمكن نقل البيانات الحجمية والمخططات وأشكال المستندات إلى التطبيقات.
- حرمان المحاور من حق الاختيار. على سبيل المثال ، يجب ألا تكتب: "الرجاء النظر في النسخة النهائية من العقد والموافقة عليها".
عبارات نمطية
يعد استخدام العبارات القياسية المميزة لخطاب العمل في النص ظاهرة طبيعية تمامًا وحتى مرغوبة. فيما يلي قائمة بأكثر الكليشيهات شيوعًا المستخدمة في المواقف المختلفة.
| قارة | العبارة |
| تنويه | أبلغ / لفت انتباهك / أبلغ / أخطر |
| شرح السبب | على أساس / وفقًا لـ / فيما يتعلق / للأغراض / للسبب / لدعم / متابعة |
| طلب | يرجى اتخاذ إجراء / يرجى إبلاغ ، توجيه ، فعل ، تأكيد ... |
| التأكيد | تأكيد / تأكيد / قبول الشروط الخاصة بك / لا تعترض على ... |
| جملة | يوصي / عرض / دعوة / اسأل |
| نحن نضمن | |
| رفض | نحن مضطرون للرفض لسبب ما / نرفض عرضك بسبب ... |
| خاتمة | نسأل بجدية / نأمل في التعاون والتفاهم والمساعدة / نطلب منك العذر والتوجيه والقيام ... |
يعد خطاب العمل أحد أدوات الاتصال الرئيسية في أي عمل تجاري. سيساعد خطاب العمل المكتوب جيدًا في تكوين انطباع إيجابي عن الشركة. ويمكن لرسالة واحدة مكتوبة بشكل سيء أن تقتل سمعتك بالكامل. لقد كتبنا بالفعل عن قواعد المراسلات التجارية ، والآن دعونا نلقي نظرة على أمثلة محددة لخطابات العمل.
عينات خطاب العمل
هناك أنواع عديدة من خطابات العمل - عروض الأعمال ، وخطابات المطالبة ، وخطابات الامتنان ، وخطابات الرفض ، وخطابات الغلاف ، وخطابات الضمان ، والمعلومات ، وما إلى ذلك. مبادئ تجميعها عمليا لا تختلف عن بعضها البعض. انظر مرة أخرى لتجنب الأخطاء.
أمثلة رسالة شكر
مثال على خطاب الضمان
نموذج رسالة الرد
هذا مثال رئيسي لما يمكن أن يبدو عليه خطاب الرفض المهذب:
مثال على رسالة إعلامية
مثال على خطاب الشكوى
أمثلة على الرسائل باللغة الإنجليزية في المراسلات التجارية
لسوء الحظ ، لا يتمتع الجميع بمستوى عالٍ من إتقان اللغة الإنجليزية. وغالبًا ما يكون المديرون ضائعين بعض الشيء عندما يحتاجون إلى كتابة خطاب عمل باللغة الإنجليزية. إذا كان حتى الروس لا يستطيعون دائمًا فهم بعضهم البعض في المراسلات ، فماذا يمكن أن نقول عن لغة أجنبية؟ أفضل طريقة للخروج في هذا الموقف هي البحث عن أحرف متشابهة واستخدام عبارات مناسبة لها في رسالتك. على سبيل المثال ، إليك ثلاثة نماذج من خطابات العمل باللغة الإنجليزية: خطاب شكر للعميل ، ورسالة توضح شروط المعاملة ، ورسالة ردًا على عرض الشراء. يحتوي كل ملف على نسخة من الرسالة باللغة الإنجليزية وترجمتها إلى الروسية.
تنزيل خطاب شكر للعميل باللغة الإنجليزية.
قم بتنزيل الخطاب مع شروط الصفقة باللغة الإنجليزية.
قم بتنزيل خطاب الرد على عرض الشراء باللغة الإنجليزية.
هيكل خطاب العمل
الهيكل الواضح هو خاصية إلزامية لخطاب العمل. سيساعد المستلم على فهم معنى ما هو مكتوب بسرعة وتقليل الوقت لقراءته. يتكون خطاب العمل من الأجزاء الرئيسية التالية:
1. العنوان (موضوع الرسالة).في عنوان الرسالة ، يجب أن تكتب غرضها أو جوهرها المختصر. لا يمكن استخدام عبارات مجردة هنا. يجب أن يكون واضحًا للمرسل إليه بالعنوان وحده ما هو موضوع الرسالة. على سبيل المثال ، "عند تغيير أسعار توريد المنتجات" أو "اقتراح الأعمال للتعاون التجاري مع الشركة XXX".
2. التحية.تعتبر التحية "عزيزي + الاسم الأول عائلته!" تقليدية في خطابات الأعمال. ومع ذلك ، الاسم غير مطلوب. كما يمكنك مخاطبة المرسل إليه من خلال موقعه: "عزيزي السيد المدير!". ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن المعالجة بالاسم تقلل إلى حد ما المسافة النفسية وتؤكد على علاقة العمل الراسخة. إذا كانت الرسالة موجهة إلى مجموعة من الناس ، فيجوز كتابة "السيدات والسادة الأعزاء!" ، "أعزائي الشركاء!" إلخ. يُنظر إلى استخدام الاختصارات "السيد" أو "السيدة" أو الأحرف الأولى على أنها علامة على عدم الاحترام ، لذا حاول تجنب ذلك.
3. بيان الغرض من كتابة الرسالة ، جوهرها ، الفكرة الرئيسية.هذا هو الجزء الرئيسي من الرسالة. هنا تكتب مباشرة عن سبب كتابة الرسالة.
4. اقتراحاتكم لحل هذه المشكلة توصيات وطلبات وشكاوى.غالبًا ما تتضمن خطابات العمل رد فعل معين من المرسل إليه (باستثناء الرسائل الإعلامية البحتة). لذلك ، من المهم ليس فقط وصف المشكلة نفسها ، ولكن أيضًا تقديم خياراتك الخاصة لحلها. إذا كنت تكتب شكوى ، فاطلب اتخاذ الإجراء المناسب ؛ وإذا قدمت عرضًا للتعاون ، فقم بوصف الخيارات الممكنة. باختصار ، يجب ألا يفهم متلقي رسالتك "ماذا" تريد منه فحسب ، بل يجب أن يفهم أيضًا "كيف" تقترح تنفيذه. ثم سيكون خطاب عمل حقيقي.
5. موجز واستنتاجات موجزة.في النهاية ، يمكننا تلخيص كل ما سبق. ومع ذلك ، ليس من الممكن دائمًا القيام بذلك باختصار شديد. في هذه الحالة ، فإن كتابة ما وصفته بالفعل في أول فقرتين في بضع جمل لا يستحق كل هذا العناء. تذكر أن أفضل صديق لرسالة العمل هو الإيجاز. لذلك ، في معظم الحالات ، يكفي أن نحصر أنفسنا في عبارات "أتمنى تعاونًا ناجحًا" ، "أنا في انتظار إجابتك بشأن هذه المسألة" ، وهكذا.
6. التوقيع.يتم توقيع خطاب العمل مع الوظيفة والاسم واللقب للمرسل مع العبارة التقليدية "احترام". الخيارات الأخرى ممكنة أيضًا: "مع أطيب التمنيات" ، "مع خالص الأمنيات لك" ، وما إلى ذلك ، اعتمادًا على قرب جهة الاتصال الخاصة بك مع المستلم. عبارة "الاحترام" هي الأكثر شيوعًا ، لذلك إذا كنت تشك في أنه سيكون من الأنسب الاشتراك ، فاستخدم هذه العبارة ولن تفوتك بالتأكيد.
أيضًا ، لن يكون من الضروري إضافة خيارات اتصال معك إلى التوقيع: عناوين البريد الإلكتروني الأخرى ، وأرقام هواتف العمل ، وسكايب. لا تكمن فائدة ذلك في أن المستلم ، إذا رغب في ذلك ، سيكون قادرًا على الاتصال بك بسرعة بطريقة مناسبة له فحسب ، بل أيضًا في أنه بهذه الطريقة ستظهر انفتاحك واستعدادك للتواصل مع المرسل إليه.
ولا تنس أن الخطاب الرسمي هو أولاً وقبل كل شيء وثيقة. لذلك ، بإهمال قواعد تجميعها ، فإنك تدمر سمعة شركتك ونفسك كمتخصصين بشكل لا رجعة فيه.
تمت كتابة الرسائل منذ زمن سحيق وما زالت تكتب حتى يومنا هذا. إنها بمثابة أداة للتواصل بين الناس ، مما يساعد على توضيح جوهر المحاور ، والذي كان سبب كتابته. في هذه المقالة ، سننظر في عدة أنواع من المراسلات التجارية ونتعلم كيفية كتابة الرسائل التجارية بشكل صحيح.
لتكوين أي خطاب عمل بشكل صحيح ، يجب أن تكون قادرًا على توضيح جوهره وتنظيمه بشكل صحيح. تتم المراسلات التجارية على نماذج معتمدة من الشركة تحمل شعارها وعنوانها. في الزاوية اليمنى العليا ، يتم ملء رأس يتألف من منصب واسم رئيس الشركة المستفيدة. في نهاية الرأس ، يتم كتابة معلومات موجزة عن المرسل. الخطوة التالية في كتابة الخطاب هي كتابة استئناف. يمكن أن يبدو مختلفًا ، اعتمادًا على درجة الإلمام بالمرسل إليه. إذا كنت تعرفه شخصيًا ، فيمكنك مخاطبته على هذا النحو: "عزيزي سيرجي يوريفيتش!". إذا كان المرسل إليه غريبًا ، فقد يبدو الاستئناف على النحو التالي: "عزيزي السيد إيفانوف!". يجب ألا يغيب عن الأذهان أنه في هذه الحالات من غير المقبول اختصار كلمة السيد أو وضع الأحرف الأولى من اسم العائلة واللقب. تتمثل مهمة الديباجة في نقل جوهر الرسالة بشكل موجز. غالبًا ما تتكون من فقرة واحدة. بعد قراءة التمهيد ، يجب أن يفهم المستلم بالفعل محتوى الرسالة بإيجاز. بعد ذلك يبدأ النص الرئيسي الذي يتضمن عدة فقرات. يجب أن يوضح النص بإيجاز أفكارك حول الموقف. من المستحسن ألا يتجاوز النص الرئيسي أربع فقرات. يجب أن تنتهي الرسالة بخاتمة تلخص بإيجاز نتائج الخطاب ، وتضع التاريخ والتوقيع الذي يشير إلى اسم ومكان المرسل. اعتمادًا على سبب كتابة طلب الاستئناف ، يكون من المناسب أحيانًا إنهاءه بالكلمات: "تفضلوا بقبول فائق الاحترام!" ، "مع الأمل في مزيد من التعاون" ، إلخ. أحد أكثر أنواع خطابات الأعمال شيوعًا هو خطاب الضمان. يضمن المؤلف في نصه الرئيسي الوفاء بهذا الوعد أو ذاك ، ويعلن الموعد النهائي للوفاء بالضمانات ويحدد مبلغ الغرامة التي سيتعين عليه دفعها في حالة انتهاك التزامات الضمان.يمكن تحميلها هنا.
تعتبر خطابات الشكر أيضًا أحد أنواع الأعمال ، ولكنها تنتمي بالفعل إلى فئة الأعمال الشخصية. يمكن إصدارها على ترويسة المؤسسة أو بطاقة المعايدة. يجب أن يتضمن النص الرئيسي التهنئة إلى المرسل إليه ، مع الإشارة إلى الحدث الذي كان بمثابة سبب لكتابة الرسالة وإدراج المزايا البارزة للمتلقي.على موقعنا.
حمل هنا.
