Buduća majka 

Ceremonija dodjele nagrada: Kako organizirati i provoditi. Planovi u raznim oblastima. Pronađite istu boju

Organizacija velikih događaja je problematičan posao, ali uzbudljiv i isplativ. Prijatno je dobiti pohvale gostiju i junaka prilike za besprekornu pripremu. Međutim, ne ide uvijek sve tako glatko kako bismo željeli. U članku ćemo vam reći kako izbjeći greške i neugodne situacije prilikom pripreme svečanih događaja na primjeru dodjele državnih nagrada iz druge zemlje.

FORMAT PRIPREME DOGAĐAJA

Ovdje postoje najmanje tri opcije, na primjer:

■ zaključiti ugovor po sistemu ključ u ruke sa generalnim izvođačem;

■ sklopiti ugovore sa više izvođača koji rješavaju različite probleme;

■ sami pripremite događaj, bez pomoći posrednika.

Svaka opcija ima svoje karakteristike, prednosti i nedostatke.

Jedan izvođač radova: zgodno, ali opasno

Nije neuobičajeno da se u određenim okolnostima radi sa određenim izvođačem, na primjer, prijateljski odnosi menadžera, korporativne tradicije itd. U ovom slučaju, ne morate birati – morate raditi sa onima koji jesu. Ali ni u kom slučaju ne treba pustiti da sve prođe samo od sebe!

Potrebno je intervenisati u svakoj tački programa obuke, postavljati mnogo pitanja i paralelno voditi svoju matricu ili listu slučajeva i zadataka za organizaciju događaja. Nije činjenica da takav izvođač ništa neće zaboraviti ili izgubiti iz vida. Morate cijelo vrijeme držati prst na pulsu događaja.

pros

Ovo je najpogodniji format za interakciju i kontrolu, u kojem je implementiran princip "jednog prozora" - sva pitanja i zadaci rješavaju se preko jednog menadžera odgovornog za pripremu događaja od strane izvođača. Kupac, odnosno Vi, istovremeno mirno nastavlja da obavlja tekući posao, samo s vremena na vrijeme provjerava rasporede i izvještaje o pripremi proslave.

Minusi

Najopasniji format za posao, što znači da stavljate sva jaja u jednu korpu. Niko ne može garantovati da će izvođač radova biti 100% pouzdan. Nemoguće je sve predvidjeti - on može iznevjeriti kupca čak i iz razloga van njegove kontrole. I bit će vrlo teško riješiti problem, jer izvođač, najvjerovatnije, neće otkriti kontakte svojih podizvođača, a kupac možda neće imati vremena da ponovo započne sve pripreme.

Više izvođača: sigurno, ali problematično

Iskusni personalni asistenti vremenom razvijaju korisne kontakte. I sjajno je kada se na vašoj listi nalazi niz malih kompanija dokazanih godinama koje pružaju kvalitetne usluge u uskim područjima bez većeg odlaganja. Mirno možete jednostavno raspodijeliti zadatke među izvođačima, kontrolirati ih i međusobno koordinirati po potrebi. Ali za to izvođači moraju biti pouzdani. U suprotnom, problemi se ne mogu izbjeći.

pros

Najsigurnija opcija za pripremu događaja. S jedne strane, ruke su vam odvezane - izvođači se bave direktnom pripremom. S druge strane, vaša potpuna kontrola vam omogućava da držite prst na pulsu i, u slučaju problema, brzo zamijenite jednog izvođača drugim, bez usporavanja cijelog procesa.

Minusi

Najmutnija opcija rada. Veliki broj izvođača znači mnogo papirologije - potrebno je zaključiti ugovor sa svakim izvođačem, zatražiti fakture, poslati druge zahtjeve, voditi opsežnu korespondenciju itd. U slučaju problema bit će teško riješiti ga mirnim putem. Počeće prebacivanje odgovornosti, postavlja se pitanje vraćanja ili nemogućnosti vraćanja uplaćenog novca itd.

Sve sam: odgovorno, brzo, teško

Nezavisna priprema događaja od strane pomoćnika menadžera bez pomoći posrednika je uobičajena praksa u Rusiji. I evo zašto - lideri su osigurani: boje se odavanja povjerljivih informacija o predstojećem događaju ili čekaju prljavi trik od trećih organizacija koje pomažu u pripremi događaja. Ili možda samo uštedite novac! Na ovaj ili onaj način, u ovom slučaju se donosi odluka o samostalnoj pripremi proslave.

pros

Svakog izvođača poznajete iz viđenja i po imenu. Štoviše, ovo je najisplativija opcija - nema potrebe za plaćanjem posrednika. Neki problemi se mogu brzo riješiti i za gotovinu (po primitku) - štedi se dragocjeno vrijeme! U slučaju kašnjenja sa jednim od izvođača, problem se rješava direktno i promptno.

Minusi

Najteža i najteža opcija za pripremu događaja, jer je sva odgovornost na vama! Ako se planira zaista velika proslava, rizikujete da se jednostavno utopite u moru malih i velikih zadataka i zadataka, imena i titula, iznosa i računa, izvještaja i čekova. U procesu pripreme pojaviće se nevjerovatan broj pitanja od apsolutno svih izvođača. A ako vam se svi oni direktno obrate, postoji mogućnost da ili propustite nešto veoma važno, ili da zbog nedostatka iskustva i znanja propadnete u sitnicama, što opet može dovesti do poremećaja cjelokupnog događaj duž lanca.

Koji format odabrati

Ako je moguće odabrati format pripreme događaja, vodite se zdravim razumom. Odnosno, ako imate dokazanog, odgovornog i iskusnog generalnog izvođača, naravno, logično je da se oslonite na njega i svu pripremu događaja prebacite u pouzdane profesionalne ruke. U tom slučaju možete prepustiti sebi konceptualne, dizajnerske i financijske probleme, koordinaciju s junakom prilike, koordinaciju i interakciju s gostima itd.

U nedostatku "tvog" izvođača, bolje je zaustaviti se na drugoj opciji i odabrati nekoliko dobrih izvođača, od kojih svaki provodi svoj zadatak u procesu pripreme.

Međutim, pri svakom izboru, ni u kom slučaju nije važno pustiti da sve ide svojim tokom i nikako kontrolirati što više radnji u pripremi događaja, ili barem biti svjestan apsolutno svega što se dešava!

FORMAT PROSLAVE

Pod posebno odgovornim događajem svako podrazumeva nešto drugačije - zavisno od stila života, kruga poznanika, oblasti interesovanja, profesionalnih aktivnosti itd. Razmotrit ćemo sljedeće opcije:

■ Veliki javni događaj uz učešće medija i štampe.

■ Mala privatna proslava (npr. porodična) za medijsku osobu.

■ Veliki privatni događaj uz učešće medijskih ljudi.

■ Razmotrimo veliki javni događaj uz učešće medija i štampe na primjeru državne nagrade.

Pretpostavimo da je junak ove prilike nagrađen ordenom ili medaljom od strane druge države, na primjer, za jačanje međudržavnih odnosa.

U ovom slučaju, događaj se može održati:

U zemlji koja dodjeljuje orden;

U ambasadi zemlje koja uručuje nagradu (na teritoriji matične države za junaka prilike);

Bilo koje drugo pogodno i pogodno mjesto. U tom slučaju, primalac će snositi troškove organizacije događaja.

Razmotrite opciju kada primalac sam organizuje događaj. Dodjela državne nagrade važan je i odgovoran događaj. Na takvoj proslavi su prisutne poznate ličnosti, o čemu se često govori u štampi.

To znači da pristupiti pitanju izbora mjesta održavanja događaja, izradi programa, odabiru izvođača, osiguravanju sigurnosti itd. potrebno s najvećom ozbiljnošću i pažnjom.

KORAK 1: RAZVOJ KONCEPTA I BIR IZVOĐAČA

Pripreme za veliki događaj počinju sa razvoj koncepta- ideje kako bi to trebalo da izgleda.

Druga tačka - pitanje izvođači: ko će biti odgovoran za organizaciju događaja i kako će se priprema odvijati - samostalno ili uz pomoć profesionalnog izvođača. Gore smo već govorili o prednostima i nedostacima različitih opcija.

Redoslijed daljnjih koraka može varirati ovisno o različitim individualnim faktorima.

KORAK 2: ODABERITE MJESTO, DATUM I VRIJEME DODELE NAGRADA

■ Mi biramo mesto. Prilikom organizacije velikog događaja potrebno je odabrati prostor koji ne samo da će primiti sve sudionike i uzvanike, već će zadovoljiti i određene zahtjeve: prestiž, estetiku, pogodnu lokaciju i dostupnost potrebnih tehničkih karakteristika. Takve lokacije su uvijek tražene, pa je važno unaprijed voditi računa o iznajmljivanju.

Mjesto treba odgovarati temi proslave. Dakle, neprimjereno je birati noćni klub za dodjelu državne nagrade.

Možete uzeti u obzir, na primjer, povijesne palače i imanja - naravno, one koji su prikladni za događaje. Po pravilu se radi o objektima sa mnogo sala, od kojih svaka može imati svoj deo programa (zvanični, muzički, bife ili banket, itd.), kao i sa velikim parkingom. Primeri takvih istorijskih mesta za događaje velikih razmera su palata Petrovski u Moskvi ili Katarininska palata u Sankt Peterburgu.

■ Biramo datum. Ukoliko je moguće samostalno odabrati datum ceremonije dodjele, potrebno je to usaglasiti sa službenicima odgovornim za neposredno uručenje nagrade, a potom i sa svim ostalim visokim pozvanim gostima.

Preporučljivo je uzeti u obzir karakteristike odabranog mjesta i vremenske uvjete. Ako planirate koristiti verandu ili otvorenu terasu, onda ne biste trebali planirati događaj za hladnu sezonu - bolje je održati ga ljeti. U suprotnom, događaj može biti poremećen čak i zbog slabe kiše.

■ Mi biramo vrijeme. Obično vrijeme početka događaja bira junak događaja. A to je obično uveče. Međutim, ako je ovo službeni prijem, onda ne zaboravite da, prema međunarodnim pravilima etiketa, koktel i bife počinju u 17:00-18:00 (koktel ne traje duže od dva sata). U diplomatskoj praksi postoje i ručkovi (sa početkom u 20:00-20:30) i večere (sa početkom u 21:00). Međutim, najčešća opcija u svakodnevnom životu je banket. Često završava večernji program. Vrijeme početka u ovom slučaju ovisi o trajanju zabavnog programa.

KORAK 3: RAZVIJAMO DETALJAN PROGRAM DOGAĐAJA

Pretpostavlja se da do tada organizatori već imaju generalnu ideju ​​kako bi proslava trebala teći - njen koncept. U ovoj fazi potrebno je ne samo odlučiti o detaljnoj listi tematskih dijelova događaja, već i o njihovom slijedu i vremenu.

protokolarni dio

Prvo morate usaglasiti s konzulatom protokolarni dio ceremonije, navodeći sljedeće točke:

Kako tačno treba da bude procedura za dodelu naloga;

Da li je potrebna posebna oprema (tribina, mikrofoni, muzička pratnja, itd.);

Ko će tačno učestvovati u ceremoniji;

Koliko će trajati protokolarni dio itd.

Kada je u pitanju događaj kojem će prisustvovati osobe različitog pola, uzrasta ili nacionalnosti, program treba osmisliti uzimajući u obzir njihove individualne i kulturološke karakteristike. Uz veliki broj pozvanih, organiziranje posebnog programa za svakog gosta neće uspjeti, pa se treba voditi principom većine.

Ni u kom slučaju ne zaboravite na državu koja dodjeljuje nagradu! Čak i ako je vrlo malo njenih predstavnika prisutnih na događaju. Apsolutno je potrebno na neki način odraziti u programu poštovanje prijateljske države i njenih građana. U suprotnom može doći do neprijatne diplomatske sramote.

zabavni dio

Program događaja bi mogao izgledati ovako:

Programamma ceremonija dodjele nagrada

19:00-20:00 - Dolazak gostiju. Koktel dobrodošlice (u ovom trenutku gosti mogu prošetati (sa obilaskom ili bez) glavnim salama Palate).

20:00-22:00 - Dodjela nagrada i klavirski koncert.

22:00-24:00 - švedski sto (muzička pratnja - jazz kvartet).

Primjer pokazuje da je važno razmisliti o kulturnom i zabavnom dijelu programa.

Ne bi trebalo biti zamorno, jer će do tada proći dosta vremena od početka manifestacije - iza gostiju je zvanična ceremonija i čeka se da počne.

Takođe, ovaj deo večeri treba da bude „međunarodni“ – važno je zadovoljiti ukuse svih prisutnih. Možda će to biti koncert klasične muzike ili nastup operskih pjevača.

Još jedna važna stvar je kompetentna organizacija banketnog dijela događaja.

tretirati

Prvo morate odlučiti o formatu svečanog ručka ili večere. Može biti švedski sto (stajaći) ili banket (sa sjedenjem za stolovima).

■Banket obično se odvija svečanije i zahtijeva ozbiljniju pripremu.

Raspored sjedenja za goste mogu se ispravno sastaviti samo uzimajući u obzir njihove odgovore na pozive (o njima će biti riječi kasnije). Zaista, u slučaju zvaničnog prijema, gostima će biti ponuđen raspored sedenja unapred, navodeći njihovo mesto za stolom.

Raspored sedenja se može postaviti u salu gde se gosti okupljaju i poslužuje piće (ili ispred ulaza u salu). Gosti se upoznaju sa planom, pronađu svoje mjesto, navedu imena susjeda s desne i lijeve strane.

Prilikom planiranja sjedenja, morat ćete uzeti u obzir takve "sitnice" kao što su kompatibilnost pojedinih gostiju, njihova društvenost i druge lične kvalitete. O tome se mora razgovarati i dogovoriti sa junakom prilike. Važno je ne zaboraviti: pravilan raspored sjedenja jedna je od komponenti uspješnog prijema.

Naslovne kartice. Na banketnim stolovima svakako moraju biti naslovne kartice - mali bijeli pravokutnici od debelog papira sa ispisanim rukom (najčešće kaligrafskim rukopisom) ili ispisanim na štampaču ili u štampariji imenima i prezimenima svih učesnika prijema.

Banket usluga. Prilikom organizacije banketa važno je ne pogriješiti s izborom ugostiteljske kuće. Obično su menadžeri kompanije ti koji predlažu najbolju opciju za uređenje i aranžiranje stolova, serviranje jela, ponudu jelovnika, pomažu u rješavanju svih problema s uslugom - čak i u pogledu uniformi konobara.

Potrebno je lično se sastati sa predstavnicima kompanije i videti "uživo" predložene opcije za svečanu postavu stola, odabrati stolnjake, salvete i sl., razmisliti o rasporedu stolova (da li ima dovoljno prostora za prolaz između stolova, hoće li biti prostor za plesni dio itd.), kao i obavezno probajte sva predložena jela za bankete i ocijenite njihovo posluživanje. Na primjer, ako je jelo obilno začinjeno bijelim lukom i biberom, neprihvatljivo je poslužiti ga na banketu. Ili ako je jelo dizajnirano tako da je izuzetno nezgodno za jelo, ili ne izgleda baš estetski na tanjuru.

Važno je da kuhare upoznate sa gastronomskim preferencijama gostiju - neki od njih mogu postiti, na dijeti, neki imaju alergije na hranu ili poseban plan obroka.

Također, morate unaprijed reći konobarima koji od gostiju ne bi trebao dobiti jelo sa određenim sastojcima.

Banket meni.Što se tiče izbora menija, po ovom pitanju najčešće se možete osloniti na profesionalce ugostiteljske kompanije. Međutim, važno je ne zaboraviti da ako ima stranih gostiju, meni treba biti internacionalan. Ili, za razliku od internacionalne, možete ponuditi jelovnik ruske kuhinje, naglašavajući na taj način nacionalni okus. Ova opcija se češće bira za prijeme koji se organizuju isključivo za strane goste ili delegacije iz drugih zemalja.

Banket internacionalni meni za službeni prijem



Između ostalog, gostima se mora ponuditi lični meniji. Obično se prethodno štampaju u štampariji.

Najčešće je to mala brošura, na čijoj su stranici jela posebno navedena po redoslijedu pojavljivanja na stolu: hladna predjela, salate, topla predjela, glavna jela, prilozi, deserti, pića.

Radi pogodnosti stranih gostiju, svi nazivi jela moraju biti prevedeni na odgovarajući jezik (na primjer, francuski). Obično je ruska verzija menija prikazana na lijevoj strani, a strana na desnoj. Ili možete odštampati potreban broj menija odvojeno na jednom i drugom jeziku.

■ bife, u pravilu, malo manje svečana i uslužna, ali elegantna i ujedno najčešća opcija prijema.

Bife se održava stojeći. Obično su postavljeni visoki okrugli stolovi na koje gosti mogu prići da pojedu ili popiju čašu šampanjca, ne podižući pogled od pričanja. Za švedskim stolovima postavljeni su razni grickalice i pića - takozvani bifei, ili stanice - gosti prilaze do njih i biraju svoju poslasticu.

Za bifeom u sali moraju biti konobari - oni brinu da se stolovi za goste čiste, a stanice popune posuđem. Konobari se motaju između stolova, nude gostima rashlađeni šampanjac i druga pića.

Muzička pratnja

Važno je unaprijed razgovarati sa muzičarima o pitanjima plaćanja njihovih usluga. Možete se dogovoriti s njima da će, ako švedski sto kasni, nastaviti raditi uz doplatu. Druga opcija je da se živa muzika zameni audio snimcima na kraju večeri. U tom slučaju unaprijed se pobrinite za opremu i odaberite repertoar. Ne smemo dozvoliti da po završetku nastupa muzičara u sali zavlada tišina i da se gosti osećaju neprijatno.

Bife meni za službeni prijem

KORAK 4. PRAVIMO PRELIMINARNU PROCJENU DOGAĐAJA

Sljedeći važan korak je izračunavanje nadolazećih troškova vezanih za proslavu. Ako je budžet događaja odobren, potrebno je u njega uklopiti. Ako nema budžeta, važno je evidentirati i obračunati sve moguće troškove.

Junak prilike već u ovoj fazi treba da sazna koliko će otprilike koštati organizacija događaja, kako kasnije ne bi bilo iznenađenja prilikom naplate.

Važno je da se dogovorite sa voditeljem preliminarnog budžeta događaja, ako je moguće u pisanom obliku. Da biste to učinili, zamolite menadžera da vam pošalje potvrdu e-poštom, potvrdi odštampanu procjenu ličnim potpisom menadžera ili smislite bilo koji drugi pogodan način.

Rad sa velikim sumama novca je odgovoran posao. Neophodno je imati osiguranje u slučaju potraživanja: „Ali takav događaj koštao je Ivana Ivanoviča mnogo jeftinije“, ili „Moja porodica i ja smo se konsultovali i odlučili da su troškovi očigledno preskupi“, ili „Šta, jesmo li razgovarali o ovom konkretnom iznosu ? Nešto je preskupo…” i tako dalje.

Bilješka!

Važno je imati jasne i razumljive dogovore: ko plaća račune, pod kojim uslovima i kako!

Mora se shvatiti da pri organizaciji ovako velikih događaja nastaju nebrojeni troškovi. Neki od troškova su veliki računi, na primjer, za iznajmljivanje sobe, drugi su manji računi, kao što je uređenje sale, muzička pratnja.

Ali bit će tu i ogromna gomila sitnih troškova: taksi za goste, dostava kurirskom službom itd., kao i obavezan dio svakog događaja - gotovinsko trošenje. U gotovini možete platiti sve - od usluga domaćina do napojnica za konobare.

Naš savjet

Unaprijed saznajte koji izvođači polažu račune, a tko preferira samo gotovinu.

Saznajte kome i po kojoj šemi treba slati fakture na plaćanje. Saznajte da li ih treba unaprijed odobriti lično menadžer na čije ime se izdaju računi, da li postoje ograničenja u iznosima za fakturisanje itd.

Uvijek imajte određenu zalihu gotovine!

KORAK 5: IZDAVANJE I SLANJE POZIVA

Ova tačka je jedna od ključnih, uprkos naizgled formalnosti.

Zahvaljujući odgovorima na pozive možete predvidjeti broj gostiju – naravno, otprilike.

Ovo je, pak, važno pri izradi rasporeda sjedenja za banket, naručivanju hrane i pića, smještaju gostiju u salu tokom glavnog službenog dijela događaja, organizaciji transfera, rezervaciji hotelskih soba itd.

Prilikom organiziranja događaja ove vrste preporučljivo je ne štedjeti na pozivnicama: dizajn, papir i kvalitet štampe trebaju biti najbolji.

Smatra se dobrim manirom potpisati sve pozive. Naravno, junak prilike to mora učiniti sam.

Takođe je prikladno naručiti imenske pozivnice iz štamparije, a ne upisivati ​​imena rukom u prazno polje.

Ako je moguće, barem dio poziva mora biti dostavljen, ako ne lično, onda preko "vaših" ljudi - zaštitara, vozača ili pomoćnika šefa. Obično se na ovaj način dostavljaju pozivnice gostima posebno visokog statusa.

Činjenica je da to mogu biti osobe iz vlasti ili struktura čiji je ulaz daleko od toga da je svima otvoren. Bilo bi čudno poslati običnog kurira na takva mjesta! Osim toga, ovo je odlična prilika da još jednom izrazite svoje poštovanje.

Za veće povjerenje da će pozivnice stići do svojih primatelja, možete duplicirati poruke tako što ćete ih poslati e-mailom svakom gostu. Kako bi priprema, distribucija poziva i obrada odgovora na njih protekla što je moguće lakše, potrebno je pažljivo obaviti predradnje.

Preporučljivo je imenovati osobu odgovornu za to, koja se slobodno kreće po listi gostiju (bolje je to učiniti sami).

Kako pripremiti personalizirane pozivnice

■ Napravite listu gostiju sa svojim menadžerom. Još jednom provjerite da niko nije zaboravljen.

■ Saznajte kako menadžer planira da se obraća svakom gostu na pozivnici (neki po imenu i srednjem imenu, drugi samo po imenu, treći po „Poštovani gospodine/gospođo/gospođo/gospođo/gospođo/gospodo” itd.) .d.).

■ Napravite listu imena za štampanje pozivnica u štampariji.

■ Uvjerite se da znate sve osobe koje je naveo menadžer i njihove kontakt podatke.

■ Napravite listu e-mail pozivnica. Odlučite ko će od gostiju dobiti pozivnicu ličnom poštom, a ko će je poslati preko pomoćnika/sekretarice/recepcije. Ovo je neophodno kako bi se žalba pravilno formulisala u propratnom pismu (ako se poziv šalje kao prilog).

■ Koristite opciju "obavijesti me kada primim i pročitam e-poštu" kako potencijalne goste ne bi uznemiravali pozivi s pitanjem da li su primili pozivnicu.

■ Napravite listu adresa za dostavu pozivnica u papiru. Razmislite unaprijed koje će od njih dostaviti kurirska služba, a koje će dostaviti „vaši“ ljudi. U potonjem slučaju, pobrinite se za propusnice unaprijed.

■ Odlučite koliko dugo bi bilo prikladno zvati potencijalne goste da saznate njihovu odluku. Odaberite ko će to tačno uraditi, jer lista može biti ogromna, a odgovornost za pristojan, ali uporan razgovor još veća. Uvjerite se da su kontakti za povratne informacije navedeni u pozivu ažurirani: e-mail sandučić „radi“, telefon je uključen, telefon je podignut.

■ Učinite brze promjene u vašoj listi gostiju.

■ Obavezno pitajte one goste koji su prihvatili poziv da li im je potrebna pomoć, kao što je organizovanje prevoza ili smeštaja u gradu proslave. Pitajte da li imaju posebne zahtjeve za hranom na banketu, uzimajući u obzir moguće alergije na hranu ili specifične obrasce ishrane (vegetarijanstvo, na primjer) itd.

■ Zapišite program događaja (glavne tačke) u pozivnici, navodeći vrijeme početka svakog dijela i, naravno, dress code. Kao i dodatne informacije, kao što je da ako se događaj održava u istorijskoj vili, štikle mogu biti zabranjene (pogledajte bočnu traku na stranici 6).

KORAK 6: ORGANIZUJTE RAD ŠTAMPE

Ukoliko se odluči da se događaj proprati u štampi, onda je potrebno imenovati odgovorne za ovaj dio pripreme događaja. Obično je to vlastita PR služba koja rješava sljedeće zadatke:

Sastavlja listu urednika i novinara čije je prisustvo na svečanosti poželjno;

Piše saopštenje za štampu i organizuje konferenciju za štampu;

Uzima u obzir broj pozvanih novinara prilikom planiranja smještaja u sali tokom službene ceremonije, kao i prilikom naručivanja pića i grickalica;

On je u kontaktu sa novinarima po svim pitanjima i brine se da na prijemu novinari ne smetaju gostima i junaku prigode, ali da pritom nesmetano rade svoj posao.

KORAK 7: NAPRAVITE LISTU IZVOĐAČA RADOVA

Kada se odlučite za sve pružaoce usluga i dobavljače robe i proizvoda, razgovarajte o uslovima saradnje sa njima. Provjerite jesu li svi izvođači odgovorni i provjereni.

Ko se može uvrstiti na listu izvođača:

Štamparija u kojoj će se štampati pozivnice, naslovne karte, program događaja itd. (ne zaboravite dizajnera!).

Kurirska služba za dostavu pozivnica.

Ketering kompanija ili određeni kuhari i konobari.

Organizacija zadužena za muzičku pratnju (na prijemima ovog nivoa muzika je obično živa).

Kompanija odgovorna za zabavni dio programa (uključujući voditelja) ili pojedinci koji pružaju povezane usluge.

Prevodioci (ako su potrebni).

Cvjetna kompanija odgovorna za uređenje prostorija.

Turistički vodiči. Ako se za proslavu odabere istorijsko mjesto, onda bi možda imalo smisla ponuditi gostima privatne ture. Po pravilu je interesantan strancima.

Usluga hostesa. Glavna funkcija domaćice je da dočekuje goste. Ovdje morate unaprijed razmisliti da li će to biti kompanija treće strane ili će vaši zaposlenici preuzeti ulogu upoznavanja ljudi. Ako je nivo gostiju zaista visok, onda pitati na ulazu da li imaju pozivnice nije previše pristojno - sve goste morate poznavati iz viđenja.

Usluge hostesa ne mora nužno pružati specijalizovana kompanija - to može biti jedan od izvođača, kao što je ugostiteljska kompanija. Uslovi za predstavnike servisa su standardni: reprezentativan izgled, znanje stranih jezika, poznavanje bontona, otpornost na stres.

Fotograf/snimatelj. Osim novinara, fotograf ili snimatelj se obično poziva da snimi fotografije ili video zapise za ličnu arhivu strane koja poziva.

Transportna kompanija koja pruža usluge transfera i hotel sa kojim se dogovaraju smještaj gostiju.

Ostali izvođači - ovisno o specifičnostima određenog događaja.

KORAK 8: DOGOVORITE ZAHTJEVE SVIH STRANA U VEZI SA DOGAĐAJEM

Govorimo o tome da se želja naručioca poklapa sa vizijom izvođača i mogućnostima lokacije domaćina.

Sve strane treba da budu uključene u raspravu o tačkama u kojima učestvuju na ovaj ili onaj način.

U idealnom slučaju, većinu sastanaka je najbolje održati na istom mjestu gdje će se događaj održati, uz učešće predstavnika ove lokacije i izvođača radova.

Mnogo je lakše odmah otići u salu na proslavu i razgovarati zajedno:

Da li je soba prikladna, da li može primiti sve goste, mogu li se urediti dodatna mjesta;

Gdje će se nalaziti štampa?

Da li je potrebno dodatno odobrenje?

Organizaciona i tehnička pitanja: dizajn scene, mikrofoni, zvuk, osvetljenje, svlačionica, bekstejdž, scenario, tajming itd.

Na licu mjesta je lakše uvjeriti se da su se svi dobro razumjeli.

Naš savjet

Na kraju sastanka pošaljite pismo ili zapisnik svim učesnicima sa rezultatima diskusije i primite potvrdu od svih.

KORAK 9: ODLUČITE SE ZA SUVENIRE ZA UPOTREBU

Ovo je dobar ton i lijepa tradicija. Nezaboravni suveniri na ovakvoj manifestaciji mogu biti lažne kopije dodijeljene medalje uz zahvalnost za učešće u ime junaka događaja.

Ili bi to mogli biti visokokvalitetni albumi na temu koja ujedinjuje obje države.

Alternativno, gostima možete ponuditi knjige o istoriji mjesta gdje se održava proslava, ako je mjesto značajno.

Puno ideja. Glavna stvar je da odgovara temi događaja i da izgleda nenametljivo.

Nema potrebe da stavljate pakete sa suvenirima u ruke gostiju - ovo nije korporativna zabava. Dovoljno ih je raširiti, na primjer, na posebno određenom mjestu na ulazu, kako bi oni koji žele mogli sami izabrati suvenir.

KORAK 10: PLANIRANJE SJEDEĆA GOSTIJU TOKOM VELIKOG DIJELA DOGAĐAJA

O rasporedu sedenja smo već govorili, ali ćemo se još jednom zadržati. Jasno je da na takvom događaju raspored sedenja može zahtevati najmanje dva u toku večeri: na zvaničnoj ceremoniji dodele nagrada i na banketu.

Oba plana sedenja za goste moraju biti dogovorena sa šefom.

Među gostima mogu biti i osobe na visokim državnim funkcijama. Treba im posvetiti dužnu pažnju kako tokom sedenja tako i tokom cele večeri.

Mora se imati na umu da će neki od njih poželjeti da čestitaju junaku prilike sa bine. To znači da za one koji žele da govore, morate rezervisati prve redove.

Bilješka!

Status mnogih osoba im omogućava da ne najavljuju unaprijed svoju želju da govore javno - takva želja može biti spontana.

Stoga organizator događaja mora uvijek biti u toku sa dešavanjima i nastojati ih predvidjeti. Ima smisla pitati voditelja za mišljenje o tome da li bi neko od gostiju želio da mu čestita sa bine - i u skladu s tim planirati mjesta u sali za takve osobe. Vođa bolje poznaje svoje goste - on bolje zna da li je gost sklon govoru i koliko je njihov odnos blizak.

Možete pokušati samostalno analizirati listu pozvanih za istu studiju. Ili je najočitija opcija da pozovete pomoćnike navodnih čestitara i razjasnite postoji li takva želja u planovima njihovog vođe. Ako jeste, pokušajte saznati približno trajanje govora. Ovo je važno imati na umu kako večernji plan ne bi izmakao kontroli.

KORAK 11: JAMČITE SIGURNOST

Ova stavka je specifična. Nivo događaja i njegovih učesnika zahteva da obezbeđenje, ulazi na mesto i pristup proslavi budu organizovani na najvišem nivou.

Obično je služba sigurnosti u potpunosti uključena u ovo pitanje. Međutim, važno je da organizator događaja zna sve detalje kako bi koordinirao postupanje gostiju i odgovarao na pitanja asistenata i drugih bliskih saradnika učesnika proslave.

Ovdje je važno shvatiti da će svaka od VIP osoba koje učestvuju u događaju imati svoju službu obezbjeđenja. Svi ovi ljudi će želeti da unapred lično komuniciraju sa organizatorom proslave i saznaju sve tehničke i organizacione detalje: kako je obezbeđena lokacija, kako i ko će kontrolisati ulaz na ulaz i prolaz u zgradu, gde da napuste automobil, gde će lično obezbeđenje i pomoćnici čekati svog vođu, gde i sa kim će njihov vođa sedeti uveče, kontakti svih odgovornih za organizaciju događaja itd.

KORAK 12: ORGANIZUJEMO TRANSFER I SMJEŠTAJ ZA GOSTE

Organizatori manifestacije, po pravilu, preuzimaju na sebe rješavanje pitanja u vezi sa dopremanjem gostiju na mjesto proslave i njihovim smještajem u hotel.

To je moguće u situaciji kada je za junaka prilike i većinu pozvanih rodni grad, na primjer, Moskva, a iz ovog ili onog razloga odlučeno je da se dodjela nagrada održi u Sankt Peterburgu (ili vice. obrnuto). A to vrijedi iu slučaju dolaska velikog broja stranih gostiju.

U takvoj situaciji preporučljivo je unaprijed odrediti djelatnika koji će biti odgovoran isključivo za transfere i smještaj.

Svim gostima kojima su potrebne usluge putovanja i smještaja potrebno je osigurati da dobiju kontakt podatke člana osoblja domaćina koji je odgovoran za ova pitanja. I da, trebao bi biti dežuran 24 sata dnevno.

Zaposleni mora imati nivo kompetencije dovoljan za rješavanje većine zadataka i sposobnost samostalnog djelovanja. Osim toga, mora imati potrebna ovlaštenja i resurse za pružanje hitne pomoći gostima (na primjer, organizirati promjenu u hotelskoj sobi ili produžiti boravak). Sva ova pitanja su prilično tehnička, ali od njih zavisi kvalitet boravka gosta na zabavi koja ga poziva!

Kako organizirati transfer i smještaj gostiju

■ Unaprijed saznajte ko plaća automobile i hotel - sami gosti ili strana koja vas poziva.

■ Navedite da li će plaćanje biti izvršeno jednokratno ili u paušalnom iznosu na kraju događaja.

■ Unaprijed saznajte približan broj gostiju kojima su potrebne usluge i s tim u vidu rezervirajte hotelske sobe i automobile kod prijevozničke kompanije.

■ Razmislite koji nivo soba za goste trebate rezervisati i koju klasu automobila naručiti za transfere. Možda ćete morati sastaviti višeslojnu listu.

■ Saznajte koja će se šema koristiti za plaćanje dodatnih usluga za goste - produženje boravka u hotelu i/ili korištenje shuttle usluge, nadogradnja hotelske sobe, naručivanje dodatnih usluga u hotelu (štampanje dokumenata, naručivanje usluga u sobi, plaćanje pića i grickalica iz bara itd.) .d.).

■ Postarajte se da stranim gostima budu dodijeljeni vozači koji govore odgovarajući jezik.

■ Za brzu komunikaciju, proslijedite brojeve telefona vozača gostima koje će dočekati na aerodromima i željezničkim stanicama.

KORAK 13: PREMA DODATNIM ZAHTJEVIMA GOSTIJU

Uz veliki broj pozvanih gostiju, pogotovo ako su mnogi od njih stranci ili iz drugih gradova, sigurno će biti dosta dodatnih zahtjeva i želja: pomoć u dobijanju ulaznih viza, kupovina željezničkih ili avionskih karata, rezervacija gosta za procedure u kozmetički salon, biraju mesta za kupovinu, organizuju individualne izlete itd.

Gostima se, naravno, ne može ništa uskratiti, ali do prijema zahtjeva morate jasno znati ko će i kako to platiti i ko će tačno rješavati ta pitanja od strane organizatora.

U narednim brojevima časopisa govorit ćemo o tome kako organizirati rođendan lidera u različitim formatima - veliki događaj koji nije javni (bez medijskog izvještavanja) i događaj zatvorenog doma (za svoj).

Spring rol - prolećne rolnice, ili kineske palačinke - kiflice koje po obliku podsećaju na rolnice, ali se sastoje od drugih sastojaka. U pravilu je to rižin papir, morski plodovi, rezanci i razno zelje.

Sorbet (fr. sorbet) je smrznuti desert napravljen od šećernog sirupa i voćnog soka ili pirea.

Prije ili kasnije, svaki vođa mora se suočiti sa zadatkom izrade akcionog plana. Čak i ako postoji u glavi, prenošenje na papir ponekad izaziva poteškoće. Osim toga, često se traži da znate ne samo kako planirati događaj, već i kako ga odbraniti pred višim vlastima.

Akcioni plan - šta je to?

Ovo je naziv dokumenta koji postavlja ciljeve i opisuje konkretne radnje za njihovo postizanje, navodeći rokove. Osim toga, nužno predviđaju i definiciju odgovornih lica za provođenje određenih propisanih radnji.

Možete izraditi akcioni plan za određene događaje ili za određeni period rada kompanije ili njenog odjeljenja. Manifestacije u opštem slučaju mogu biti jednokratne i redovne, za ovu drugu kategoriju uobičajeno je sačiniti pravilnik o održavanju. Na primjer, kako napraviti akcioni plan za otklanjanje disciplinskih prekršaja?

Svaki novozapočeti projekat nužno zahtijeva jasnu shemu. To je zbog poteškoća u organizaciji rada velike mase ljudi. Da bi svaki od zaposlenih shvatio svoje odgovornosti, potrebno mu je detaljno uputstvo, čije su osnove postavljene u akcionom planu.

Da li je zaista potreban?

Ova lekcija – pisanje plana – oduzima dosta vremena, a ponekad se postavljaju pitanja o njenoj prikladnosti. Treba jasno shvatiti da je za ispravno izvođenje bilo kojeg procesa potrebno uzeti u obzir sve sitnice i predvidjeti moguća iznenađenja.

Posebno je važno imati akcioni plan za kompetentnu organizaciju finansijske strane stvari. Prilikom prevođenja budućeg projekta na jezik brojeva, suočeni ste s potrebom da izračunate svaku stavku troškova. Prilikom izrade plana važno je pridržavati se principa ekonomičnosti, što racionalnije koristiti raspoložive resurse.

Ako je cilj složen, uključujući čitav niz aktivnosti, onda izostanak unaprijed napisanog, dobro osmišljenog plana može dovesti do potpunog haosa. Svaka nova faza slučaja morat će se provoditi lokalno, što će zahtijevati mnogo više vremena i truda. Sa ovako frakcijskim pristupom poslovanju, postoji veliki rizik da se izgubi opći smjer aktivnosti i da se zaglavi u velikom broju beznačajnih detalja.

Kako je tačno sastavljeno

Kako planirati događaj? Uz svu svoju veliku raznolikost, oni imaju približno istu strukturu i sastoje se od sličnih paragrafa sa identičnim terminima, koji uključuju sljedeće koncepte:

  • Cilj je planiranje aktivnosti čije konkretne rezultate želimo postići. Ovo je osnova cijelog plana.
  • Same aktivnosti uključuju one radnje koje treba da dovedu do postizanja očekivanih rezultata.
  • Rezultat je ono što želimo postići nakon realizacije zacrtanog. Trebalo bi da bude izraženo u konkretnim pokazateljima, mjereno brojkama i jasno definisanim postignućima.
  • Rokovi su vremenski okviri u kojima treba položiti sve planirane aktivnosti. Ako je riječ o događajima koji se redovno ponavljaju, potrebno je propisati njihovu učestalost.
  • Pod resursima se podrazumijevaju sva materijalna, tehnička, novčana sredstva dodijeljena za realizaciju plana.
  • Odgovorne osobe su one koje upravljaju događajem i odgovorne su za njegove rezultate. Kao takvi mogu djelovati pojedini zaposleni ili cijeli odjeli kompanije (organizacije).

Važna tačka je definisanje zajedničkih kriterijuma za cilj, uzimajući u obzir koordinaciju interesa različitih resora i ekonomsku izvodljivost.

Planovi u raznim oblastima

Razmislite kako sastaviti plan događaja koristeći konkretne primjere.

Pretpostavimo da ste na čelu određene institucije. Kako sastaviti akcioni plan zaštite na radu?

Algoritam radnji u ovom slučaju izgleda ovako: poslodavac mora stvoriti službu zaštite rada ili imenovati osobu odgovornu za ovaj posao. Sve je to fiksirano odgovarajućim redom. Akcioni plan je lista onoga što organizacija doživljava objektivnim potrebama prema specifičnostima određene proizvodnje. U tom slučaju potrebno je uzeti u obzir raspoložive tehničke mogućnosti.

Plan se sastavlja za određenu godinu, odražavajući procijenjeni vremenski okvir za svaku od stavki. Mora evidentirati imena i položaje onih zaposlenih koji su odgovorni za pojedine faze. Takav plan se odobrava kolektivnim ugovorom ili ugovorom o zaštiti na radu, koji se prihvata kao aneks.

Šta sadrži

Lista može uvelike varirati u zavisnosti od uslova rada određene organizacije, preduzeća, institucije. Stavke uključene u njega općenito mogu biti sljedećeg oblika:

  • procjenu uslova rada i navođenje potrebnih mjera na osnovu njenih rezultata;
  • mjere za tehnološko preopremanje;
  • nabavka zaštitne opreme za zaposlene;
  • verifikacija i modernizacija sredstava zaštite i signalizacije;
  • ugradnja automatiziranog sistema upravljanja;
  • mehanizacija procesa čišćenja i upravljanja otpadom, kao i prerada opasnih i štetnih materija.

  • modernizacija ventilacionog sistema;
  • provjera i optimizacija željenog nivoa osvjetljenja;
  • razvoj i ugradnja opreme za organizovanje rekreacije ljudi i obezbeđivanje pijaće vode;
  • nabavku potrebnih sredstava zaštite i njihovo skladištenje;
  • provođenje brifinga i obuke osoblja iz oblasti bezbjednosti i zaštite na radu;
  • obuka ljudi u pružanju prve pomoći;
  • obavljanje redovnih zdravstvenih pregleda, kao i zdravstvenih i sportskih priredbi zaposlenih i dr.

Vodimo računa o prirodi

Drugi primjer je izrada akcionog plana za zaštitu životne sredine. Prilikom projektovanja i postavljanja bilo kojeg objekta ovaj dokument je obavezan i uključuje ne samo brojeve, već i dijagrame i dijagrame.

Njegov razvoj se zasniva na crtežima objekta, šematskom rasporedu naselja u kojem se nalazi, generalnim planovima obližnjih preduzeća. Mora uzeti u obzir zahtjeve zakona o očuvanju prirodnih resursa.

Kako sastaviti akcioni plan očuvanja? Njegove glavne tačke su lista akcija čija je svrha zaštita životne sredine i lista očekivanih rezultata. Prvi (glavni) dio plana treba da obuhvati rad na utvrđivanju stepena štete koju objekt uzrokuje prirodi. Dalje - radnje koje mogu eliminisati ili minimizirati ove negativne utjecaje.

Šta još uključuje

Treća važna tačka je detaljna procjena koja uzima u obzir sve troškove realizacije planiranih aktivnosti. Obavezna primena ove dokumentacije treba da bude mapa-šema koja ukazuje na okolna područja koja mogu biti pogođena aktivnostima preduzeća ili kao rezultat teoretski moguće nesreće.

Očekivana efikasnost planiranih radnji utvrđuje se analitičkim stručnim procjenama, kojima se okvirno utvrđuje stepen budućeg štetnog uticaja objekta. Stručnjaci nude i metode za smanjenje očekivanog negativnog, što se svakako mora odraziti na plan koji se izrađuje.

Drugi paragraf dokumenta mora sadržavati konkretne podatke o proračunu zapremine industrijskog otpada sa ugradnjom njihove dozvoljene količine i načinima smanjenja emisija.

Kako napraviti akcioni plan civilne odbrane

Ako morate izraditi akcioni plan civilne zaštite, prvo treba proučiti upute rukovodstva i pojasniti naredbu načelnika okružne civilne zaštite. Prije izrade takvog dokumenta, šef organizacije treba kontaktirati vojni komesarijat i saznati podatke o nabavci potrebne opreme i donesene zaključke za moguće slučajeve prirodnih katastrofa ili ozbiljnih nesreća.

Na osnovu ovih smjernica, trebali biste početi razvijati planove za određenu instituciju ili organizaciju. Glavni uslov je odraz stvarnih i naučno potkrijepljenih događaja. Situaciju treba uzeti u obzir u slučaju moguće upotrebe oružja od strane potencijalnog neprijatelja, na osnovu čega će biti moguće izračunati potrebnu količinu sredstava i snaga za otklanjanje opasnih posljedica i utvrđivanje radne aktivnosti objekta. .

Cijeli kompleks planiranih akcija mora biti pažljivo osmišljen kako bi se optimizirao utrošak truda, vremena i novca i izbjegli nerazumni gubici ljudi i opreme.

Gdje su oni sastavljeni?

Planovi se mogu odnositi na bolnice, hitne situacije i privredu. Mogu se odnositi na obrazovne, kulturne ili zdravstvene ustanove. Takvi planovi su zaduženi za zaštitu stanovništva u ratu ili se izrađuju u slučaju nesreća ili nepredviđenih prirodnih katastrofa.

Sljedeća točka je pravilnost i dovođenje objekta u pripravnost, što ukazuje na redoslijed svake od radnji. Ako je riječ o mirnodopskom vremenu, treba poduzeti mjere kako bi se spriječile vanredne situacije, kao i otklonile posljedice onih koje su se već desile.

Plan rada civilne zaštite svakog objekta treba da bude uključen u listu glavnih mjera zaštite stanovništva za tekuću godinu. Svrha ovakvog planiranja je organizovani prelazak na ratne uslove, čija se teorijska neophodnost mora po definiciji uzeti u obzir.

Plan civilne zaštite mora nužno imati institucije koje podrazumijevaju masovni boravak ljudi u njima. Potreba za ovakvim planom diktirana je mogućnošću terorističkih prijetnji i usmjerena je na poboljšanje efikasnosti hitnih mjera i organizacije hitnih spasilačkih operacija.

Idemo u zdravstvenu ustanovu

Akcioni planovi se izrađuju u različitim oblastima. Ako, na primjer, po prirodi svojih službenih dužnosti, morate izraditi plan mjera suzbijanja štetočina u zdravstvenim ustanovama, prije svega treba analizirati situaciju za ključne tačke koje zahtijevaju pažnju menadžmenta u ovoj oblasti.

Takav plan može se sastojati od organizacionih mjera, uključujući govore i predavanja za medicinsko osoblje o prevenciji zaraznih bolesti uz organizovanje testova, provođenje i kontrolu kvaliteta dezinfekcijskih i sterilizacijskih radova, generalno čišćenje u svakom od odjeljenja, identifikaciju slučajeva zaraznih bolesti i provođenje kompleksa protivepidemijskih mjera.

Plan treba da predvidi administrativne obilaske svih odjela radi praćenja poštivanja sanitarno-higijenskog režima, izrade plana mjera za dezinsekciju i deratizaciju, te sprovede potrebne sanitarne i mikrobiološke laboratorijske studije. Popis radnji mora obavezno uključivati ​​nabavku, popravku ili zamjenu medicinske opreme, uvođenje novih metoda sterilizacije i dezinfekcije. Osim toga, potrebno je planirati mjere za pripremu prostorija za grijnu sezonu, sistematsku dezinfekciju zraka, ventilaciju odjeljenja i poštovanje temperaturnog režima.

Treba obezbijediti adekvatnu snabdijevanje lijekovima i dezinficijensima, voditi preventivne razgovore među pacijentima o prevenciji zaraznih bolesti i potrebi zdravog načina života.

Kako sastaviti akcioni plan za roditeljski odbor u cijeloj školi

Akcioni planovi se često izrađuju u oblastima javne kontrole. Kao primjer, razmotrite rad školskog roditeljskog odbora. Svrha njegovog djelovanja je aktivno učešće u životu škole, pomoć nastavnom osoblju, organizacija raznih događaja sa djecom.

Roditeljski odbor bira skupština na period koji je obično jednak jednoj akademskoj godini, a moraće da rešava probleme utvrđivanja potreba i interesovanja učenika, utvrđivanja načina za njihovo ostvarivanje i izrade odgovarajućeg programa.

Kako napraviti akcioni plan u školi? Šta tačno roditeljski odbor treba da uradi? Lista se može sastojati od održavanja zakazanih roditeljskih sastanaka u učionici sa formiranjem školskog aktiva, dizajniranja informativnih štandova, rada sa nefunkcionalnim porodicama koje podliježu unutarškolskoj registraciji. U ovom slučaju, zadatak roditeljskog odbora je da razgovara sa onim roditeljima koji nisu u mogućnosti da obezbede neophodnu kontrolu nad ponašanjem i učenjem dece.

Šta ne treba zaboraviti

Plan treba da sadrži zakazivanje sastanaka, školske obroke, medicinsku negu i higijenske mere. Može se baviti pitanjem školskih subotnika uz uključivanje roditelja, kao i organizacijom okruglih stolova, događaja za karijerno vođenje i roditeljskih konsultacija.

Posebna stavka mora obavezno uključivati ​​obavještavanje školskih vlasti o odlukama koje je komisija donijela io toku njihove implementacije.

Akcioni plan roditeljskog odbora po pravilu uključuje pitanja završne certifikacije srednjoškolaca, sastanke sa nastavnicima radi konsultacija. Plan također potiče roditelje da učestvuju u vannastavnim aktivnostima i sportskim takmičenjima u cijeloj školi ili razredu.

Dodatni poen može biti nagrađivanje roditelja za uspjeh u obrazovanju i aktivno učešće u školskom životu.

Irina Prokofjeva, operativni menadžer Programa za kulturu i kreativnost EU i Istočnog partnerstva, govorila je o ključnim tačkama na koje organizator događaja treba da obrati pažnju.

Kada sam pripremao svoj prvi događaj, rekli su mi za pravilo smiješnog lica patke ( Pravilo Duck Face ). To znači da spolja treba da budete mirni i mirni. U stvari, vi aktivno veslate pod vodom kako biste se održali na površini, ali niko ne bi trebao znati za to. Do sada ovo smatram najvrednijim pravilom.

Organizacija događaja nije lak zadatak, ali mogu izdvojiti 10 ključnih tačaka na koje treba obratiti pažnju kako bi sve bilo uspješno.

1. Definirajte ciljeve i format.

Čini se očiglednim, ali ovom pitanju treba pristupiti kritički. Formulirajte cilj što je moguće konkretnije: želite li prenijeti znanje učesnicima, zahvaliti partnerima, prikupiti novac za projekat ili donijeti estetski užitak gostima? Format događaja zavisiće od odgovora: koncept, vreme i trajanje, uloge u timu, dekoracija sale, hrana i zvuk.

Pokušajte da se ne zaglavite u tradicionalnim formatima. Obratite pažnju na "(ne)konferenciju", "pecha-heap" format, TED -format, tematski doručci, online događaji, događaji na otvorenom. Glavna stvar je da format doprinosi postizanju cilja događaja.

2. Obratite pažnju na planiranje.

U planu razmislite o logistici, sadržaju i promociji događaja. Napravite dokument koji je dostupan cijelom timu, gdje svi mogu vidjeti zadatke jedni drugima i širu sliku. Prvo pripremite listu glavnih zadataka, a zatim detaljno opišite što je više moguće u obliku konkretnih koraka koje treba uraditi. U planu je važno navesti vrijeme potrebno za završetak zadatka. Često se potcjenjuje i priprema je sporija nego što biste očekivali.

Za planiranje možete koristitišabloni Google , programi, npr.asana, Trello, Podio, GanttPro, teamweek. Ni običan dokument vas neće iznevjeriti. Excel.


3. Budžet za nepredviđene troškove.

Pogledajte listu svojih zadataka i odrazite ih u budžet. Također je vrijedno razmišljati o rezervi u slučaju nepredviđenih situacija. Na primjer, u mojoj praksi bio je slučaj kada je na dan događaja na otvorenom iznenada počela kiša. Morao sam hitno promijeniti lokaciju i prevesti svu opremu i namještaj. Bolje je unaprijed razmisliti o takvim situacijama i pripremiti se za njih finansijski.

Alternativno, možete koristititakav obrazacbudžet, ali ga možete prilagoditi ili smisliti svoj.

4. Đavo je u detaljima.

Ako želite ugodno iznenaditi svoje goste, razmislite o svemu do najsitnijih detalja: kako teče registracija, ko i u kojoj formi pozdravlja učesnike, kakva muzika svira, da li imate zanimljiv kutak za fotografije, kako su osmišljene vaše prezentacije a ekipa je obučena, čime su ispunjene pauze.

Na primjer, prilikom registracije možete pružiti učesnicima priliku da prisustvuju kratkoj radionici, igraju igrice ili gledaju informativne video zapise.

Pokušajte da iznenadite ljude i stvorite wow -efekt, prevazilaze njihova očekivanja u najobičnijim stvarima. To je ono što stvara atmosferu događaja.

5. Provjerite lokaciju i smislite plan "B".

Uvijek provjerite lokaciju lično u fazi njenog odabira. U najneočekivanijem trenutku može se ispostaviti da klima-uređaj ne radi dobro u hodniku, da nema toaleta za osobe sa posebnim potrebama ili širina vrata ne dozvoljava unošenje opreme. Stoga unaprijed testirajte takve trenutke.

Jednom sam održao konferenciju za 50 učesnika, a sat vremena nakon početka, vlasnik sobe nas je zamolio da izađemo bez ikakvog razloga. Kao rezultat toga, proveli smo sat vremena trenirajući sa učesnicima u obližnjem parku dok nismo pronašli novi objekat. Čini se da vam se ova situacija neće dogoditi, ali bolje je uvijek imati plan "B".

6. Podijelite područja odgovornosti.

Veoma je važno rasporediti zadatke između članova tima ne samo u fazi pripreme, već i tokom događaja. Podijelite odgovornost ljudi na zone. Na primjer, neko je odgovoran za područje registracije, neko za govornike za sastanke, neko za opremu, neko za ketering, neko za interakciju sa medijima itd. Svako treba da ima svoju zonu, koja se mora kontrolisati tokom celog događaja.

Podijelite dokument sa raspodjelom odgovornosti cijelom timu kako bi svi znali kome se obratiti s kojim pitanjem.


7. Recite publici o događaju.

Nemojte podcijeniti vrijeme koje je potrebno za uspješnu promociju događaja. Vrsta događaja, njegova ciljna publika, interni resursi i budžet će odrediti vaš marketinški pristup. Prilikom odabira informacionih partnera, fokusirajte se na one koji komuniciraju posebno s vašom publikom. Bolje je imati nekoliko partnera, ali ciljanih, nego pričati apsolutno svima o događaju.

Također je važno kreirati jednu ključnu poruku koja će se emitovati na svim kanalima. Pobrinite se da sažeto i precizno prenese ideju događaja vašoj publici.

8. Obratite pažnju na uslugu.

Uvjerite se da vaš tim slijedi pravilo Duck Face. Budite ljubazni prema svim učesnicima, govornicima i partnerima. Pokušajte riješiti njihov problem ili pitanje i ispuniti njihova očekivanja, čak i ako se osjećate umorno i sve ne ide po planu. Na kraju, ljudi će se tačno sjetiti kako su tretirani i kakvu su atmosferu stvorili, a ne šta je govornik rekao sa bine.

9. Uradite završnu provjeru dan prije događaja.

Obavezno recite učesnicima kako da dođu do lokacije, pozovite sve važne goste, pripremite štampani materijal, audio i video sadržaj. Provjerite da li svi pravilno razumiju svoje zadatke i područja odgovornosti, da li su prostorije spremne. Da biste to učinili, napravite kontrolnu listu, npr.takav.

Slične kontrolne liste mogu se sastaviti i za provjeru spremnosti na dan događaja: da li je sve na svom mjestu, da li sve radi, da li sve ide prema rasporedu.

Obavezno odštampajte program događaja, neka bude sa svim članovima tima i volonterima. Također dajte svima glavne kontakt brojeve da kontaktiraju jedni druge ili u hitnim slučajevima.

10. Zatražite povratne informacije.

Najvjerovatnije ćete nakon događaja biti umorni i zadovoljni, ali će vam biti teško objektivno procijeniti kako je sve prošlo. Stoga, zamolite učesnike da popune štampane bodovne kartice na kraju događaja ili online formular kada se vrate kući. Neka procijene različite aspekte: logistiku, govornike, mjesto i rad organizatora. Ove informacije će vam pomoći da izbjegnete greške u budućnosti i poboljšate kvalitet vaših događaja. Ako je moguće, prikupite povratne informacije putem društvenih mreža ili snimite video povratne informacije na kraju događaja. Ovo će vam dobro doći ako se vaš događaj ponovo organizuje.

Koji god događaj da organizujete, budite optimistični i ne plašite se iznenađenja i tada će vaš događaj biti uspešan!

---

Irina Prokofjeva, Operativni menadžer programa za kulturu i kreativnost EU i Istočnog partnerstva, sertifikovani menadžer projekta ( IPMA nivo C ), koautor projekta Start2 Go . Radio na globalnom i nacionalnom nivou međunarodne organizacije AIESEC . Imamo iskustvo u održavanju događaja različitih formata: od jednodnevnih treninga do međunarodnih konferencija i festivala.

Zdravo svima!

Svaka osoba u životu ima mnogo trenutaka povezanih sa proslavama. Praznici su generalno odlična zabava, pa treba mudro pristupiti proslavi i obavezno izraditi plan za to.

Idemo sada na detaljno planiranje proslave, a prvo o čemu treba brinuti je mjesto održavanja.

Mesto održavanja praznika

U zavisnosti od mesta održavanja praznika, potrebno je prilagoditi plan organizacije praznika. Mjesto održavanja proslave može se organizovati na različitim mjestima.

Prva opcija ovo je iznajmljeni prostor, kafić, klub, kafić ili restoran.

Ako odlučite da iznajmite sobu, odmah sa vlasnicima treba da razgovarate o pitanjima njenog uređenja, muzičke opreme, DJ-a, menija sa pićem i grickalicama.

Možda će se uslovi za pružanje ovih usluga dobro uklopiti u budžet događaja, a vi ćete se pobrinuti za ostale pripreme.

Druga opcija jer mjesto odmora može biti priroda. Odlazak na događaj u prirodi, bilo da se radi o šumi ili bari, ili čak usred polja, odlična je ideja.


Prilikom održavanja događaja u prirodi, trebali biste se pobrinuti za skloništa u slučaju lošeg vremena, također je vrijedno razmotriti pitanje autonomnog napajanja ako planirate organizirati veliki odmor.

Pa, treća opcija: možete planirati odmor kod kuće, ova opcija je prikladna ako živite u vlastitoj kući ili imate seosku kuću. Najviše mi se sviđa pošto živim u kući.

Odaberite pravo vrijeme

Obavezno izračunajte početak Događaji. Imajte na umu sljedeće tačke prilikom zakazivanja:

prvo: Pogodnost za goste - ovdje se uzima u obzir kraj radnog vremena, vrijeme pripreme za put na odmor, put do mjesta održavanja.

Sekunda: Okolnosti od kojih zavisi početak događaja (ako je praznik vezan za bilo koje doba dana)

Treće: Radno vreme transportnih organizacija, jer nemaju svi automobile, neko ce do vas ici gradskim prevozom.

Kada je zakazano vrijeme početka praznika, obavezno upozorite sve goste, na primjer, pošaljite ili podijelite pozivnice ili jednostavno nazovite sve na telefon.

Sada je vrijeme da planirate budžet za odmor.

Budžet događaja

Budžet događaja zavisi od sledećih faktora:

1. broj gostiju, — ovisno o broju, cijena hrane i pića, kao i broj poklona, ​​će varirati.

2. praznični meni- potrebno je da pravilno osmislite praznični meni i prilagodite finansije u zavisnosti od toga kakvu hranu ćete služiti i šta ćete piti (ako jeste).

3. Na osnovu programa praznika i dostupnosti i broja takmičenja planirati potrošnju na nagrade i pokloni pobjednici ovih takmičenja.


4. Obavezno smislite neke iznenađenje za odmor, ne zaboravite uzeti u obzir troškove.

5. Dekoracija igrališta takođe može uticati na budžet događaja.

Sljedeći korak u planiranju organizacije praznika bit će:

Raspodjela dužnosti

Kada dodjeljujete odgovornosti, izaberite vođa, koji će ispraviti tok praznika i usmjeriti ga, ako je potrebno, u pravom smjeru.

Na njegova će ramena pasti i obaveza da promatra neobičnu pravila održavanje manifestacije (vreme takmičenja, serviranje određenih jela, ispravljanje rada DJ-a) generalno, domaćin mora biti izabran razumno i veselo.

Dodijelite mu i par pomoćnika od gostiju, samo ih unaprijed upozorite.


Organizujte muzičku pratnju. Pripremite potrebnu muziku unapred, dogovorite se da li je domaćinu potrebna muzika za praznični program.

Može se ispostaviti da su vam potrebne razne podloge ili neka pjesma koju kasnije nećete imati vremena tražiti. Pogledajte i kako može uticati na raspoloženje.

Alternativno, možete unajmiti DJ-a, ali i on treba da razgovara sa domaćinom par dana prije praznika da se pripremi.

Unajmite fotografa ili zamolite nekoga koga poznajete koji ima fotografske vještine da dogovori fotografisanje za praznik. Vjerujte mi, gledati dobre fotografije u budućnosti uvijek je zadovoljstvo.

Može se dogovoriti i video snimanje događaja, ali to nije za svakoga, često je dovoljan fotograf.

Programiranje

Zajedno sa domaćinom izradite program za proslavu, pažljivo razmotrite pravila događaja.

U praznični program uključite međusobnu interakciju gostiju, na primjer, održavanje takmičenja, takmičenja, igranje smiješnih scena, općenito, pokažite svoju maštu ili koristite internet. Smislite iznenađenje za praznike.

Nakon sastavljanja programa, organizirajte interakciju voditelja, DJ-a i asistenata voditelja.


I konačno, kada dođe praznik, onda ga proslavite svim srcem, ne sipajte tone alkohola u sebe, učestvujte u svim takmičenjima, ne brinite, bilo koji događaj treba proslaviti na veliko.

Dobro organizovan odmor dugo će se pamtiti, a poželjno je da to budu samo lepe uspomene. Stoga svakako razmislite o organizaciji predstojećeg praznika.

Ovo zaključujem, ne zaboravite se pretplatiti na ažuriranja bloga, autor bloga je bio sa vama « » Menkov Sergey.

Sretno, dobro se provedi!

PS. Pomalo sviram gitaru, pa redovno posjećujem Youtube u potrazi za zanimljivim sviranjem gitare, slušam očaravajuće!!!