Documents pour l'enregistrement du mariage avec un citoyen. Enregistrement du mariage avec un étranger en Russie et à l'étranger. Informations générales sur les mariages avec des citoyens étrangers

03.03.2020

Tout employé de l'organisation, lorsqu'il est envoyé en voyage d'affaires, doit collecter certains documents à des fins de déclaration. Les documents de déclaration de voyage doivent être rédigés clairement selon les règles afin qu'ils puissent être acceptés. Cet article vous aidera à résoudre ce problème.

La déclaration est nécessaire dans toute entreprise liée au travail. Surtout si c'est un voyage d'affaires.

Les documents de déclaration pour les voyages d'affaires sont la première chose dont doit se préoccuper un employé envoyé en voyage d'affaires. Mais pour bien comprendre ce problème, vous devez clairement comprendre ce qu'est un voyage d'affaires. Donc, cela signifie le voyage d'un employé à la demande de son employeur. Il est délivré par arrêté et comporte des délais clairement précisés. Le but d'un tel voyage est l'exécution par un employé responsable d'une certaine tâche. De plus, un voyage d'affaires n'implique pas de réduction, d'augmentation de salaire ou de perte d'emploi. Les documents de déclaration comprennent les documents relatifs à un voyage d'affaires (ses divers aspects).

Étant donné que toute cette entreprise implique certains coûts pour les besoins de l'employé, afin qu'ils soient indemnisés, des pièces justificatives appropriées sont nécessaires. Ces documents confirmant les dépenses du travailleur détaché sont récupérés par celui-ci tout au long du voyage. Le début d'un voyage de travail est l'heure et la date de départ de l'employé. Par exemple, il peut s'agir de l'heure de départ d'un train ou d'un bus. La fin est l'heure et la date d'arrivée de l'employé.

Le remboursement des dépenses effectuées par la personne détachée est régi par la législation du travail de la Fédération de Russie. Le remboursement comprend les dépenses suivantes :

payer les déplacements en véhicules;
location de logements;
tous les frais supplémentaires pouvant survenir en raison du fait de vivre en dehors de votre lieu de résidence permanente. Ces dépenses peuvent être appelées indemnités journalières ou indemnités de terrain ;
toutes les dépenses effectuées par un employé avec l'autorisation de son employeur.

Le respect des conditions de rémunération, conformément au code du travail, ne s'effectue que sur présentation de certains documents déclaratifs. De plus, leur échantillon doit être entièrement observé. Quels documents comptables sont nécessaires pour confirmer l'existence des dépenses, vous pouvez vous renseigner auprès d'un employé du service comptable ou de votre employeur direct.

Il convient de rappeler que toutes les conditions d'un voyage de travail (qui peut voyager, durée et autres subtilités) doivent être stipulées par une convention collective, d'autres accords séparés, ainsi que certaines réglementations locales.

Voyons maintenant quels documents sont considérés comme des documents de voyage. Ces documents comprennent la documentation selon laquelle l'employé est envoyé en voyage d'affaires. Ceux-ci inclus:

De plus, cette liste peut inclure un rapport de voyage d'affaires, qui est établi par un employé de l'entreprise après son retour de voyage. Cela comprend l'affectation du travail, qui est compilée par le chef du département.

Il est à noter que depuis fin 2014 (29 décembre), le gouvernement a supprimé l'exigence jusqu'alors pertinente de délivrance d'une attestation de déplacement, ainsi que d'une affectation de poste. Ils sont maintenant facultatifs et sont facultatifs. Dans le même temps, le rapport préalable est resté un document obligatoire. Avant de remplir, vous devez étudier attentivement l'échantillon, car. cela doit être fait dans un ordre strict. Tous les documents confirmant le fait que l'employé a engagé des dépenses spécifiques doivent être joints au rapport.

Si le rapport préalable a été émis de manière incorrecte ou incorrecte, il ne sera pas possible de rembourser les frais correspondants. De plus, ce rapport ne peut pas être pris en compte lors de la préparation de la documentation fiscale et inclus dans l'assiette fiscale.

La documentation interne d'un voyage d'affaires comprend une affectation professionnelle, une commande et un rapport de voyage d'affaires. Par conséquent, ils sont considérés comme facultatifs pour la comptabilisation des frais de déplacement engagés par une personne.

Par conséquent, lors d'un voyage d'affaires, l'employé doit avoir les documents de déclaration suivants pris sur le lieu de travail :

affectation de services. Il doit contenir des informations sur l'employé. Nom complet, position et autres données, ainsi que le lieu du voyage d'affaires, son horaire, ses raisons. Le nom de la société qui couvre toutes les dépenses doit également être noté ici ;
certificat de voyage. Les informations sur le début et la fin du voyage sont saisies ici. Le certificat doit être certifié par le sceau de l'organisation. Sur sa base, le paiement des dépenses quotidiennes est effectué. Il n'est pas délivré s'il est nécessaire de voyager à l'étranger ou au retour d'un voyage d'affaires le même jour.

A son retour, le salarié établit et remet un rapport préalable. Il n'est rempli qu'en un seul exemplaire et remis au service comptable.

Dans ce rapport, avant de partir en voyage d'affaires, vous devez indiquer les montants approximatifs qui sont allés pour l'hébergement et le transport. Au retour de celui-ci, le montant remis au salarié est comparé au montant des dépenses effectivement engagées par lui. Dans une situation où le montant émis avant le voyage n'a pas été entièrement dépensé, l'employé remet le solde au caissier. Pour ce faire, vous avez besoin d'un bon de caisse de dépenses, sur la base duquel le remboursement a lieu.

De plus, après son retour, l'employé s'engage à soumettre non seulement un rapport préalable, mais également une attestation de voyage. De plus, vous devez soumettre des documents confirmant le montant des dépenses engagées par l'employé.

Les rapports de voyage d'affaires comprennent :

tous les titres de transport achetés pour le transport ;
un document autorisé à confirmer l'hébergement dans un hôtel. Cela indique le nombre de jours qu'une personne a passés dans un hôtel, ainsi que le montant du paiement pour l'hébergement;
impression des appels effectués sur les affaires de l'organisation.

Tous les chèques qui ont été payés par le salarié pour certaines prestations incluses dans le voyage d'affaires, il doit les additionner et les joindre au rapport préalable à son retour. N'oubliez pas qu'ils doivent avoir un aspect normal et lisible. Ne les froissez pas, puis repassez-les. Les reçus ne doivent pas avoir de taches de nourriture ou de frottements. informations dont il sera impossible de lire. Ces chèques ne seront pas acceptés par le service comptable et vous ne recevrez pas l'indemnité exigée par la loi.

Les dépenses quotidiennes sont payées selon le certificat de voyage. Le montant de l'indemnité journalière est déterminé en fonction des actes locaux de l'entreprise. De plus, leur taille peut être déterminée par la convention collective. Dans le même temps, le montant maximum et minimum des paiements n'est pas limité, mais est déterminé indépendamment par l'organisation elle-même. Ainsi, le montant de l'indemnité journalière pour un voyage d'affaires à l'étranger sera environ 3 fois plus élevé que dans le pays.

Les indemnités journalières, qui sont définies par la loi comme la norme (700 roubles pour les voyages d'affaires à l'intérieur du pays et 2 500 roubles à l'étranger), ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Si l'organisation fixe le montant des paiements au-dessus de la barre établie par la loi, ils sont alors soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.

Si une personne au cours d'un voyage d'affaires peut retourner quotidiennement à son lieu de résidence permanente, elle n'a pas droit à l'indemnité journalière.

Il ne faut pas oublier que tous les documents de déclaration de voyage doivent être remplis correctement, car le moindre écart par rapport au modèle établi et unifié peut entraîner l'impossibilité pour l'employé de recevoir le remboursement de ses frais de voyage.

Si l'employé est revenu d'un voyage d'affaires et n'a pas entièrement terminé la mission de travail reçue, l'employeur a le droit de réduire son salaire moyen, de ne pas verser d'indemnités journalières et d'autres paiements à l'employé. Si l'échec de la tâche n'était pas dû à la mauvaise performance de l'employé (par exemple, en raison d'un cas de force majeure, de la part d'une autre organisation), l'employeur n'applique pas de pénalités à l'employé.

Ainsi, afin d'accomplir correctement la tâche officielle, ainsi que de recevoir une compensation due par la loi pour les dépenses connexes, il est nécessaire de savoir clairement quels documents de déclaration de voyage doivent être délivrés. N'oubliez pas que le remplissage correct et précis de la documentation vous permettra de récupérer facilement l'argent dépensé lors d'un voyage d'affaires.

Vidéo "Documents de voyage"

Après avoir visionné le dossier, vous découvrirez quelles sont les caractéristiques du traitement des documents liés à un voyage d'affaires.

Toute tâche confiée à un employé implique la remise de rapports sur sa mise en œuvre. Et un voyage d'affaires dans une autre localité dans ce cas ne fait pas exception. Lorsqu'il quitte la ville avec une mission précise de la direction, l'employé doit s'assurer qu'à son retour il a avec lui les documents comptables de déplacement. Cette règle est obligatoire pour tous les employés de l'entreprise.

Documents requis pour un voyage d'affaires

La spécificité de nombreuses organisations (entreprises) prévoit une communication constante avec les partenaires. Mais beaucoup d'entre eux sont souvent situés en dehors de la localité donnée. Par conséquent, certains employés sont obligés de se déplacer dans une autre ville pour résoudre d'importants problèmes de production.

Afin de confirmer l'achèvement d'une mission spécifique à l'arrivée, ils doivent émettre les documents comptables appropriés pour le voyage. Ce n'est qu'après cela que le service comptable pourra payer aux employés les dépenses engagées pendant la période d'exécution de la tâche officielle. La liste des salariés autorisés à voyager en déplacement professionnel, ainsi que la durée et les autres modalités du déplacement, sont généralement précisées par certains accords, diverses réglementations locales ou une convention collective. Dans tous les cas, lorsqu'il part en voyage, le salarié doit avoir avec lui :

Certificat de commande. Bien qu'il soit officiellement aboli depuis 2015, de nombreuses entreprises l'utilisent encore à l'ancienne.
Ordre correspondant de la tête.
Mission de service.

Ce sont les principales pour les déplacements professionnels, sans lesquelles tout déplacement d'un salarié n'aura aucun fondement.

Paiement des voyages d'affaires

Le service comptable effectue des calculs avec les employés pour les tâches terminées par étapes. Tout d'abord, avant de partir, le salarié reçoit une avance dont le montant est calculé sur la base des normes en vigueur. Ces fonds sont fournis pour les déplacements, le logement, les frais supplémentaires liés à la vie (indemnités journalières) et d'autres besoins autorisés par l'employeur. Le paiement final est effectué après que l'employé a retourné les documents comptables remplis pour l'indemnité de déplacement. Ils doivent contenir :

une note de frais répertoriant tous les frais encourus ;
une note de service dans le cas où un employé devait utiliser son propre moyen de transport ou le louer pour le travail.

Parallèlement au rapport préalable, il est également nécessaire de présenter au service comptable un certificat de voyage, qui doit contenir les marques des entreprises que l'employé a visitées dans l'exercice de la tâche officielle qui lui a été confiée. doit correspondre à ce qui a été initialement spécifié dans la commande. Si, en cas de besoin de production, une visite d'entreprises situées dans d'autres localités était requise, alors ce fait devrait être noté dans le rapport de voyage.

Période de voyage d'affaires

Pour partir en voyage d'affaires, un employé reçoit deux documents principaux (une commande et une attestation de voyage), qui, en principe, se dupliquent. Les deux contiennent des informations sur la destination et le moment du voyage.

Le premier jour d'un voyage d'affaires est le départ d'un employé d'un lieu de travail permanent. La date de départ est indiquée sur le ticket du véhicule utilisé (bus, train, avion). De plus, le compte à rebours de la journée est composé jusqu'à 24 heures. Plus tard, les jours suivants sont déjà comptés. Ceci doit être pris en compte lors de l'achat des billets. Le dernier jour est déterminé par la date de retour également indiquée sur le billet. Jusqu'en 2015, le calcul était effectué sur la base des informations notées dans l'attestation de déplacement. Mais après l'entrée en vigueur du décret de la Fédération de Russie n ° 1595 du 29 décembre 2014, pour confirmer le départ, il suffit qu'un employé présente des documents comptables de voyage sous forme de billets de voyage. Ce sont eux qui serviront de justificatifs de la période de déplacement professionnel, sur la base desquels le service comptable versera alors au salarié des « per diems » (frais supplémentaires liés à la vie). Ces fonds sont destinés à nourrir une personne absente de son domicile dans le cadre de l'exercice de fonctions officielles au nom de la direction. C'est peut-être pour cette raison que ces coûts sont parfois appelés «indemnités de terrain», qui sont calculées sur la base des normes approuvées par le gouvernement russe.

Logement loué

En voyage d'affaires, de nombreux employés réservent à l'avance des chambres d'hôtel. Cela leur garantit la possibilité d'y habiter dès leur arrivée. Mais parfois, il n'est pas possible d'utiliser un tel service en raison du manque de places libres, ou l'employé a préféré résoudre ce problème sur place. Dans ce cas, il devra se contenter d'un logement en location. Cette option est également possible.

À son retour, il devra indiquer cette circonstance lorsqu'il remplira les documents de déclaration des frais de déplacement. Pour vivre dans un appartement, il recevra une indemnité dont le montant est approuvé par une disposition distincte. Le montant total sera composé du paiement journalier multiplié par le nombre de jours passés en voyage d'affaires. Dans certains cas, la direction de l'entreprise loue un appartement dans la localité où ses employés se rendent le plus souvent pour résoudre des problèmes de production. Cela simplifie grandement la question du logement pour le travailleur. Il est légitimement situé dans une chambre louée, sans y dépenser son propre argent. Par conséquent, à son retour, l'entreprise n'a rien à lui verser.

Remboursement des dépenses

De retour chez lui, le salarié peut compter sur le remboursement des dépenses engagées par lui lors de son séjour en voyage d'affaires. Parfois, ils sont même sans commune mesure avec les coûts réels. Cela peut arriver s'il n'a pas soumis de pièces justificatives au service comptable ou s'il a arbitrairement dépassé de manière injustifiée les normes maximales autorisées. Dans ce cas, l'employé devra s'adresser personnellement à la direction. Que faut-il inclure dans les documents de voyage ? Un exemple de rapport de dépenses final est une liste de toutes les dépenses financières d'un employé.

En règle générale, le remboursement est soumis à :

Indemnité journalière dont le montant dépend du nombre de jours passés en déplacement professionnel. Ils sont confirmés par des titres de transport ou une attestation de déplacement. En Russie, des taux de salaire uniformes autorisés ont été établis, conformément auxquels un employé a droit à 700 roubles par jour (à l'intérieur du pays) et 2500 (lorsqu'il voyage à l'étranger).
Les frais de transport sont confirmés par les billets originaux achetés à la billetterie.
Frais de subsistance. Le remboursement s'effectue sur la base des chèques et factures remis.

Le salarié pourra percevoir la différence entre l'acompte et le montant effectivement dépensé lors du calcul des salaires du mois en cours.

Hébergement à l'hôtel

En partant pour des raisons officielles, l'employé résout généralement divers problèmes importants pour l'entreprise. Beaucoup d'entre eux ne peuvent pas être résolus en un jour. Et étant dans une autre ville, il a besoin de passer la nuit quelque part. L'option la plus simple est un hôtel. Là, tout visiteur peut trouver tout ce dont vous avez besoin pour rester.

Quels sont les documents de déclaration de l'hôtel pour les déplacements ? Il s'agit généralement d'un reçu (facture) pour le paiement des services d'hébergement. Il s'agit d'un formulaire 3D, qui reflète les informations suivantes :

détails de l'hôtel;
nom du document, numéro et date de son exécution;
données sur le visiteur (nom complet avec indication du pays de résidence, données du passeport, adresse d'enregistrement et date d'arrivée) ;
calcul du coût de la vie avec TVA attribuée ;
sceau de la société.

Avec la facture, un chèque de banque doit être remis au service comptable, qui est émis au même endroit, à l'hôtel, après le paiement. Il vaudra preuve des frais à rembourser. Des services supplémentaires (réservation, café, laverie, parking, connexion téléphonique, transfert à l'aéroport et autres) peuvent également être inclus dans la note. Mais ils ne sont payés que s'ils sont prévus par la convention collective de l'entreprise, ou avec l'autorisation personnelle de la direction.

Partir en voyage d'affaires est Départà un endroit éloigné de la base principale de travail. Un employé est envoyé en voyage d'affaires ordre du directeur de l'organisation.

Dans quels cas devient-il nécessaire

Une documentation correctement exécutée est extrêmement importante pour tout voyage d'affaires, elle doit être conforme aux exigences de la législation de la Fédération de Russie. Si auparavant, le paquet de documents pour un employé détaché comprenait une attestation de déplacement, une affectation et un rapport de travail, alors depuis 2016, le paquet comprend une documentation complètement différente.

Ainsi, désormais, un voyage d'affaires lié à l'exercice de fonctions officielles comprend :

Ainsi, dans le cas où le voyage entre dans la catégorie des voyages d'affaires, il est nécessaire d'exécuter correctement tous les documents nécessaires. Cela est nécessaire pour s'assurer que toutes les dépenses encourues par l'employé pendant le voyage sont justifié et avait confirmations pertinentes.

Toute organisation a le droit de propres règles concernant la documentation requise pour les voyages d'affaires. Le nombre et les formes des documents requis sont prescrits dans l'acte local de l'organisation.

Rédaction d'une commande

La commande est en fait ordre du directeur d'envoyer l'un des employés en voyage d'affaires. En règle générale, chaque organisation a son propre formulaire de commande développé et approuvé, ou vous pouvez utiliser le formulaire unifié T-9 (T-9a, s'il s'agit d'un voyage d'affaires pour plusieurs employés).

La commande doit mentionner :

Nom complet, poste, division de l'employé ;
où va le salarié ?
Dates de voyage;
but du voyage.

Il faut aussi préciser base de la commande, il peut s'agir d'une affectation de travail si elle est compilée par l'employeur. Dans les cas où la tâche officielle n'est pas utilisée, le numéro du contrat avec la contrepartie ou les détails d'autres documents peuvent servir de base.

Si vous devez donner de l'argent à un employé avant un voyage d'affaires, utilisez rapport préalable. Le document est rempli dans un formulaire et soumis au service comptable.

Un formulaire rempli est un document qui indique les montants approximatifs requis pour le voyage d'affaires d'un employé (hébergement, déplacement). A son retour, le salarié doit établir un procès-verbal et fournir tous les justificatifs de dépenses.

Si les dépenses dépassent le montant émis dans le cadre du rapport et que l'employé dispose de pièces justificatives pour le dépassement, il reçoit alors les fonds qu'il a dépensés sur ses fonds personnels.

Si les dépenses en voyage d'affaires sont inférieures à celles émises dans le rapport, l'employé est obligé de payer le solde des fonds à la caisse. Toutes les pièces justificatives sont jointes au formulaire de rapport, le rapport préalable est certifié par le chef comptable et le responsable et soumis au service comptable.

Selon l'article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employé est indemnisé pour le coût de la location d'un logement, l'indemnité journalière, les frais supplémentaires liés au séjour dans une autre localité et les dépenses convenues avec la direction.

Mise en forme dans la feuille de calcul

Les jours que l'employé a passés en voyage d'affaires sont marqués dans le bulletin avec la lettre "À", mais le nombre d'heures n'est pas enregistré, puisque le salarié conserve son salaire moyen pendant cette période.

Si le voyage d'affaires tombe un week-end / jour férié, le bulletin est rédigé "K-V", et ce jour est payable au double du tarif. Dans le même temps, il est important de se rappeler qu'un employé peut travailler un jour de congé avec son consentement et sur la base de l'ordre du chef.

note

Une note de service est établie s'il n'y a pas d'autres documents confirmant les dépenses. Dans ce cas, la note est faite marque sur l'organisation où l'employé est envoyé, l'heure de son arrivée et de son départ. Ce document confirme le fait du séjour du salarié sur place, fixant la date et l'heure d'arrivée et de retour.

Requis dans deux cas:

Si un employé part en voyage d'affaires dans un véhicule personnel ou de location ;
Si l'employé n'a pas de confirmation du fait du transport et de l'hébergement.

formulaire mémo non réglementé par la loi, l'entreprise doit donc développer elle-même le moule. L'employé remplit un formulaire mémo au retour d'un voyage d'affaires.

Documents justificatifs de l'hôtel

À partir du 21.10.2015, le séjour temporaire lors d'un voyage d'affaires est possible uniquement lors de la signature d'un accord, dans lequel le coût et les conditions de séjour (en jours) doivent être prescrits.

Les pièces justificatives seront un chèque de banque et une facture de paiement des prestations.

Liste pour une organisation budgétaire

Selon la loi, l'employeur est tenu de payer à l'employé le coût de la location d'un logement lors d'un voyage d'affaires. Afin d'économiser de l'argent, les institutions budgétaires compensent les logements selon les normes minimales. En règle générale, ce n'est pas plus de 2000 roubles. par jour.

Pour recevoir ces fonds, l'employé doit délivrer des documents confirmant les coûts(attestation confirmée par un chèque de banque). Les documents doivent avoir nécessairement indiqués : nom du titre de paiement, série et numéro, nom de l'organisme, signatures et cachets.

Le reçu doit être imprimé à l'aide d'un système automatique et contenir les notes nécessaires. Le paiement a lieu le jour de paiement suivant. Le paiement du logement locatif peut être effectué avant le départ, à l'avance.

Le paiement de l'hébergement à l'hôtel se réfère à sous-section 212 "Autres paiements" conformément à la nomenclature budgétaire.

Appartement de service et location à des proches

En accord avec l'employeur, le salarié peut louer un appartement ou une chambre. Dans ce cas, la pièce justificative sera contrat de bail et reçu du propriétaire.

Si l'entreprise loue indépendamment un appartement pour ses employés, il est logique de conclure contrat à long terme avec le propriétaire. Dans ce cas, pour le salarié détaché, la confirmation sera Acte. Il est important de noter le fait du paiement dans l'acte, sinon on considérera que l'employé n'a engagé aucune dépense.

Si le salarié souhaitait séjourner chez des proches lors d'un déplacement professionnel, la pièce justificative pourra être note ou certificat. Il est important que la durée du séjour et la confirmation de l'hôte y soient écrites.

Dans ce cas, le formulaire de confirmation n'est pas réglementé.

Procédure de paiement pour le logement avec des exemples

Si l'employeur a payé la chambre d'hôtel par virement bancaire, l'employé ne l'inclut pas dans le rapport préalable.

Lorsque le paiement des prestations hôtelières est effectué par virement bancaire, le montant ne correspond pas au compte 71.

Exemple: employé Ivanov A.A. a été envoyé en voyage d'affaires pendant trois jours. Le coût de l'hôtel pour cette période était de 6000 roubles. L'organisation a payé l'hébergement de l'employé par virement bancaire sur le compte de l'hôtel.

Les écritures comptables sont les suivantes:

Dt 76(60) Kt 51- paiement de l'hôtel - 6000 roubles.
Dt 26(20.44) Kt 76(60)- après l'approbation du rapport préalable, lorsque l'employé paie lui-même l'hôtel et joint les documents pertinents au rapport - 6 000 roubles.

Exemple: Ivanov A.A. a été envoyé en voyage d'affaires et a reçu une somme comptable pour payer l'hébergement à l'hôtel d'un montant de 6 000 roubles.

Câblage :

Dt 20 Kt 71- frais de subsistance radiés - 4920 roubles.
Dt 19 Kt 71- TVA attribuée - 1080 roubles.
Dt 68 Ct 19- TVA déductible - 1080 roubles.

Comptabilité avec écritures

L'employé reçoit des fonds pour les frais de voyage dans le cadre du rapport (après le voyage, il établit un rapport préalable pour ce montant)

Dt 71 Kt 50 - Espèces émises pour un rapport.

Si l'employé a un montant inutilisé.

Dt 50 Kt 71 - Contribution à la caisse du montant comptable non utilisé.

S'il y a eu un dépassement de dépenses et que l'employé a dépensé des fonds personnels, après l'approbation du rapport préalable, l'employé reçoit le montant qu'il a dépensé.

Dt 71 Kt 50 - le montant a été émis, le dépassement du montant comptable.

Les frais de déplacement professionnel sont imputés sur des comptes comptables en fonction de l'objet du déplacement. Si la TVA est imputée sur les dépenses (en présence de SFFC), alors le montant de la taxe peut être imputé au compte 19 et envoyé en déduction.

Il arrive que l'employeur ne puisse pas rembourser les dépenses de l'employé et soit obligé de retenir le montant sur le salaire (il est important que plus de 20% ne puissent pas être retenus). Ou l'employé paie le montant par l'intermédiaire du caissier.

Dt 70 Kt 71- Montant déduit du salaire.
Dt 50 Kt 71- le montant entré en caisse.

rapport d'impôt

Le plafond des indemnités journalières en 2018 était 700 roubles pour les voyages d'affaires en Russie, 2500 roubles - pour l'étranger. Tous les montants supérieurs à la limite sont soumis à la déduction de l'impôt sur le revenu des particuliers. La même limite est fixée pour le paiement des primes d'assurance.

Les entreprises opérant sous le régime fiscal simplifié calculent les indemnités de déplacement selon le régime général et les acceptent comme des dépenses. Les dépenses STS sont calculées à la date du paiement.

Si l'employé a dépassé les fonds, ce montant est inscrit dans le grand livre des revenus et des dépenses au moment où le montant est indemnisé à l'employé.

Dans le cas d'un entrepreneur individuel sans salariés au régime fiscal simplifié : un entrepreneur ne peut pas prendre en compte les frais de déplacement pour ses déplacements, car un déplacement professionnel est un déplacement d'un salarié sur ordre de l'employeur, et l'employeur n'a pas de entrepreneur.

Voir cette vidéo pour plus d'informations sur le voyage.

Après le voyage d'affaires, l'employé est tenu de confirmer le coût de la location du logement. Voyons quels documents comptables sont requis pour l'hébergement à l'hôtel et comment ils doivent être délivrés.

L'activité de l'employé peut être associée à la nécessité d'un voyage d'affaires dans une autre localité, où il faudra un certain temps pour travailler et vivre. Conformément au décret n ° 749 "Sur les particularités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires", l'employé reçoit de l'argent à l'avance, pour lequel, bien sûr, il devra se présenter ultérieurement. C'est pour cela que des documents déclaratifs d'hébergement hôtelier seront exigés pour confirmer la validité des frais de déplacement, dans ce cas, pour payer le loyer du logement : une chambre d'hôtel, d'autres locaux loués.

Réglementation législative

V Article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie Il est stipulé qu'un travailleur détaché a droit à une indemnisation des frais de location d'un logement. La procédure et le montant de l'indemnisation sont établis par la convention collective de l'entreprise ou d'autres réglementations locales. La décision n'apporte aucune précision à ce sujet.

Ainsi, le législateur permet à l'administration de l'organisation de résoudre de manière indépendante la question des documents que l'employé doit fournir à l'appui des dépenses engagées. Dans le même temps, il convient de garder à l'esprit que sur la base de ces documents, l'entreprise devra déclarer au bureau des impôts sur l'impôt sur le revenu et confirmer le caractère professionnel des dépenses (l'organisation peut prendre en compte les frais de déplacement lorsque calcul de l'impôt sur le revenu).

Le paiement de l'hébergement lors d'un voyage d'affaires dans une organisation budgétaire est effectué conformément aux réglementations gouvernementales, car dans ce cas, les activités de l'institution sont financées par le budget fédéral. En règle générale, certaines limites de coûts pour les hôtels sont fixées (pas plus de 2000 à 3500 roubles), car les organisations budgétaires économisent de l'argent et tiennent des registres de coûts stricts.

En outre, la décision sur les voyages d'affaires stipule que si le salarié a la possibilité de retourner quotidiennement du travail dans une autre localité au lieu de résidence permanente, les frais d'hôtel et de logement ne sont pas remboursés. Cette question est résolue dans chaque cas à l'avance individuellement en accord avec le responsable. Le paiement de l'hébergement à l'hôtel lors d'un voyage d'affaires par un employé doit être effectué avec beaucoup de soin, car ces dépenses devront être justifiées, il faut s'en souvenir.

Où un salarié peut-il habiter ?

La personne détachée a le droit d'organiser un logement dans une autre ville et de choisir :

hôtel, hôtel;
appartement de service;
appartement loué;
logement chez des proches.

Dans ce dernier cas, bien sûr, il n'y a pas de frais, donc l'avance doit être restituée.

Quels documents le salarié doit-il fournir ?

Documents de déclaration des frais de déplacement pour le paiement de l'hébergement :

facture d'hôtel. Un reçu de paiement des services doit être fourni, c'est ce document qui confirme la réception des fonds à la caisse ou au compte. Dans la facture, il est nécessaire d'indiquer les coordonnées de l'hôtel en toutes lettres, le nom, prénom et patronyme du résident, le coût de la chambre, l'heure du check-in et du check-out. Le sceau et la signature sur un tel formulaire sont requis. Des services supplémentaires fournis par l'hôtel peuvent également être payés, à l'exception des frais de service dans un restaurant ou un bar, le service d'étage, l'utilisation des installations de bien-être et les dépenses similaires que le gestionnaire est peu susceptible de reconnaître comme nécessaires, sauf accord préalable. Ainsi, un voyageur d'affaires peut acheter des produits chers dans un mini-bar, par exemple, mais uniquement à ses propres frais ;
un contrat de location d'appartement, un acte de prestation de services et un reçu ;
dans le cas de la fourniture d'un appartement de service, en règle générale, les fonds sont transférés par l'employeur sous une forme autre qu'en espèces.

Le paiement d'un hôtel lors d'un voyage d'affaires peut être effectué en espèces ou non, il est préférable de convenir à l'avance de la méthode de calcul et des dépenses supplémentaires avec le responsable pour s'assurer qu'il existe des preuves appropriées. Les documents de déclaration pour vivre dans un appartement quotidien sont acceptables, par exemple, si un citoyen a changé de lieu de résidence.

Un voyage d'affaires est un voyage d'un employé sur ordre de son employeur, lié à la résolution de problèmes de production dans un autre domaine. Lors du déplacement professionnel, le salarié engage certaines dépenses que l'employeur paie en présence des justificatifs nécessaires. Notre article vous indiquera quels documents de déclaration d'hébergement en déplacement professionnel sont fournis par le salarié pour confirmer et rembourser ses dépenses.

Documents de déclaration de voyage d'affaires

L'organisation détermine de manière indépendante la procédure de remboursement des frais de voyage de ses employés, en la prescrivant dans une loi locale, mais sur la base de la législation en vigueur de la Fédération de Russie (article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie). Cela s'applique également à l'obligation de documenter le coût du logement pour les employés détachés.

Avant le voyage, l'employé reçoit à l'avance à la caisse de l'entreprise le montant d'argent nécessaire au voyage - frais de déplacement. Ils comprennent : le paiement des frais de déplacement vers et depuis le lieu du voyage d'affaires, les frais de logement d'un employé en voyage d'affaires, l'indemnité journalière et toute autre dépense supplémentaire convenue avec l'employeur.

Après avoir terminé la tâche et être revenu, l'employé doit préparer un rapport préalable dans les 3 jours ouvrables et y joindre tous les documents de rapport nécessaires pour le voyage, confirmant l'hébergement sur le lieu du voyage d'affaires, les frais de voyage et autres engagés dans le cadre du voyage d'affaires (clause 26 Règlement approuvé par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n ° 749). Le rapport préalable indique, entre autres : Nom complet employé, la date d'émission et le montant de l'acompte qu'il a reçu pour le voyage d'affaires, le montant des fonds effectivement dépensés par l'employé, une liste de tous les documents confirmant les dépenses engagées pendant le voyage d'affaires.

Depuis 2015, aucun permis de voyage n'est requis. Désormais, la durée de séjour effective d'un employé en voyage d'affaires est généralement déterminée sur la base des documents de voyage (y compris électroniques) pour les trains, les avions, les bus et les autres modes de transport. S'il n'y a pas de billets pour une raison quelconque (par exemple, perdus), la durée du séjour de l'employé en voyage d'affaires est calculée sur la base de documents confirmant la location d'un logement sur le lieu de sa conduite (article 7 du Règlement , approuvé par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n ° 749) .

Documents de déclaration pour l'hébergement à l'hôtel

Lorsqu'un employé détaché loue une chambre d'hôtel, le paiement de l'hôtel lors d'un voyage d'affaires doit être confirmé par un reçu de caisse ou un autre document établi sur un formulaire de responsabilité strict (clause 28 du règlement, approuvée par décret du gouvernement de la Russie Fédération du 09.10.2015 n° 1085). De plus, en tant que document de déclaration pour l'hébergement hôtelier, il est nécessaire de joindre un accord sur la prestation de services hôteliers conclu par un employé. Le contrat doit contenir les informations suivantes :

nom de l'organisation (ou de l'entrepreneur individuel) fournissant des services hôteliers, informations sur l'enregistrement par l'État,
coordonnées du destinataire des prestations hôtelières - nom et prénom salarié détaché,
des informations sur la chambre d'hôtel et son coût,
la durée du séjour du salarié à l'hôtel,
signatures des parties.

Documents de déclaration pour vivre dans un appartement

Avec l'accord de l'employeur, un salarié envoyé en voyage d'affaires ne peut pas louer une chambre d'hôtel, mais un appartement ou une chambre dans un appartement privé ordinaire. Comment doit-il prouver ses frais de subsistance dans ce cas ?

Dans tous les cas, le coût de la location d'un logement doit être confirmé par un contrat de location écrit pour le logement. Le contrat doit contenir la durée du bail et son coût, il est également nécessaire de joindre une copie du document sur la propriété du particulier à l'appartement. Si le paiement de l'hébergement à l'hôtel lors d'un voyage d'affaires s'accompagne de la délivrance d'un reçu de caisse ou d'un formulaire de déclaration strict, le paiement à un particulier - le propriétaire de l'appartement, effectué en espèces, est confirmé par son reçu d'argent.

Dans le cas où la recherche d'une option de logement convenable a été effectuée avec l'aide d'intermédiaires - agents immobiliers, alors pour rembourser le coût de leurs services, vous aurez besoin de: un accord avec une agence immobilière, des actes de travail effectués, chèques et reçus confirmant le paiement.

Paiement de l'hébergement lors d'un voyage d'affaires dans une organisation budgétaire

Quant à la procédure de confirmation des frais de subsistance lors d'un voyage d'affaires pour les employés de l'État, elle est en général similaire à ce qui précède. Ces organisations mènent, en règle générale, des activités à but non lucratif, recevant des fonds de budgets de différents niveaux, donc la seule nuance dans ce cas sera d'indiquer la source de financement dans l'ordre d'envoyer un employé en voyage d'affaires .