Kaizen au bureau. Chaos, au revoir ! ou Premiers pas vers un bureau Lean Pertes dues à la variabilité

31.08.2023

Lorsque les entreprises tentent d’appliquer des méthodes de production Lean dans les bureaux ou dans le secteur des services, beaucoup s’arrêtent dès qu’elles « ouvrent la porte ».

L’intrigue des histoires peut différer de ce que je décris ci-dessous, mais en général tout suit le même scénario.

Quelqu’un dans l’entreprise, inspiré par des exemples d’optimisation de la production, apporte l’idée « faisons-le tout aussi cool au bureau ! »

Au milieu des chants et des danses, la directrice des ressources humaines organise une formation pour les employés de bureau, où ils sont initiés aux bases du Lean et invités à retrousser leurs manches et à se mettre au travail. La moitié des gens se rendent au nouveau gemba pour « mettre en œuvre les 5S », l’autre s’assoit pour cartographier la chaîne de valeur. Les choses battent leur plein...

Et après quelques mois, l'un des managers demande : « Eh bien, qu'avez-vous réussi à réaliser ?

En réponse, on lui montre des rangées ordonnées de crayons, un espace de murs dépourvu de photographies de motivateurs et de démotivateurs, recouvert de feuilles avec des hiéroglyphes et des flèches incompréhensibles, et trois ou quatre passionnés privés de sommeil, contre lesquels littéralement tous les employés du bureau se sont aiguisés. leurs stylos-plumes. Personne ne peut montrer un résultat économique et le gestionnaire clôt explicitement ou implicitement le projet, transférant des ressources inestimables vers des tâches plus importantes. La mise en œuvre est terminée et le bureau reprend ses activités habituelles.

Pour être honnête, mettre de l’ordre dans votre bureau n’est pas une tâche très difficile. Et même ce travail peut donner un effet tout à fait décent. Cependant, il y a tellement de détails dans le processus qu’il est presque certain que le diable en émergera.

Organisation de la commande au bureau

ICSI Publishing a publié le livre « 5S for the Office » de Tom Fabrizio et Don Tapping. Comment organiser un lieu de travail efficace. Un bon livre pour commencer la mise en œuvre.

Ce livre décrit de manière suffisamment détaillée le processus de mise en œuvre des 5 dans la sphère non productive : comment préparer un projet, comment réaliser une analyse de départ, que faire aux étapes de tri et d'élimination des choses inutiles (étape 1), agencement rationnel et définition des limites (2), nettoyage et contrôle (3), normalisation et échange d'informations (4), maintien des acquis et amélioration (5).

Cependant, lorsque les 5S sont mis en œuvre dans un bureau, il est très important de trouver un équilibre entre ce qui est raisonnable. Toutes les entreprises ne peuvent pas s’y conformer, ce qui peut entraîner des conséquences désagréables. Dans les traditions russes, cela est décrit par le proverbe « si un imbécile prie Dieu, il se brisera le front ». Lorsqu'une entreprise non préparée tente d'élever le niveau d'organisation à des sommets absolument incroyables, les gens explosent.

"C'est un non-sens" - dans ce cas, ce serait la déclaration la plus douce DANS LE CAS où vous exigez de désigner ABSOLUMENT TOUS les objets dès les premières étapes du travail.

Néanmoins, les néophytes du Lean Manufacturing exigent souvent qu’absolument tout ce qui est superflu, tout ce qui est personnel et tout ce qui n’est pas lié au travail soit retiré de l’espace de travail.

Dans le pire des cas, cela peut conduire les employés à démissionner.

Et c’est logique, car les conditions de travail deviennent soudain totalement insupportables. Là où autrefois on pouvait accrocher une photo de vacances, il devrait aujourd’hui y avoir un mur blanc. Alors qu'auparavant il y avait dix crayons taillés dans l'organiseur pour chaque occasion, aujourd'hui un seul est autorisé. Et surtout, personne ne peut vraiment expliquer pourquoi cela est nécessaire.

L’explication « ce ne sont que des pertes » n’est pas acceptée. Peut-être que personne ne prétend même que des crayons supplémentaires dans un pot à crayons signifient une perte d'argent supplémentaire pour l'entreprise, mais tout le monde résiste avec une force terrible. Et si vous ne savez pas pourquoi cela se produit, regardez autour de vous. Pendant que vous rangez les crayons inutiles, les gens perdent des heures de travail dans des travaux totalement dénués de sens et inutiles : ils coordonnent les commandes avec une demi-douzaine de directeurs pendant des semaines, ils se précipitent dans les départements dans l'espoir d'accélérer au moins un peu l'achèvement des travaux. une commande urgente, ils rédigent des rapports de plusieurs pages que personne ne lit, remplissant des centaines de registres et de formulaires au lieu de faire leur travail principal.

Ainsi, essayer de réduire les pertes d'une entreprise en réduisant le nombre de stylos ou en introduisant une règle « utiliser le dos du papier pour imprimer des brouillons » ressemble toujours à déversements.

Économiser deux paquets de papier par mois pour dix employés de la classe « plancton de bureau » ressemble dans ce cas à une parodie de bon sens.

Flux de travail au bureau

Dans la production, tout se déroule plus ou moins « selon les règles ». Avant d'assembler le produit fini, vous devez d'abord réaliser toutes les pièces. Et pour cela, achetez des matières premières. Et avant cela, développez un design. Au bureau, tout se passe généralement au hasard. On vous demande d’abord de facturer, puis vous réfléchissez aux spécifications du service, puis vous commencez à déterminer où trouver les ressources et le temps nécessaires pour réaliser ce que vous avez déjà payé à l’avance.

Et c'est bien si c'est tout.

Chaque employé de bureau, même s'il apparaît comme un « plancton de bureau », devra certainement devenir une pieuvre, puisqu'il accomplit trois cent quarante-sept travaux en même temps. "Et le Suédois, et le faucheur, et le joueur de cornemuse sur la lèvre." Dès qu'une personne s'assoit pour appeler les clients les plus détestés, elle ne fait que rassembler ses forces, et c'est à ce moment-là qu'un collègue d'un autre service vient et lui demande de toute urgence de lui accorder « cinq minutes » de temps précieux. Et trois heures plus tard, il revient vers l'interprète moussé et lui demande : "Eh bien, qu'est-ce qui t'a pris si longtemps, il n'y avait qu'une heure de travail là-bas ???"

« Pourquoi me tires-tu toutes les demi-heures ? Je te l'ai dit, tout sera prêt dans cinq minutes !

Le travail de la plupart des employés de bureau ne s’inscrit pas dans le paradigme productif des flux. Et cela se révèle rapidement lorsqu’on essaie de dessiner une carte des flux. Il n'y a pas de flux. Mais il faut dessiner une carte. Les passionnés, particulièrement inspirés par leurs professeurs, sont même capables de se frayer un chemin à travers les labyrinthes du bureau tout en dessinant le processus d'accomplissement des tâches individuelles. Mais avec des amendements sur le fait que « d'autres tâches similaires sont exécutées de manière complètement différente », « il existe trois catégories de complexité », « seul Petrovich fait ce travail et seulement lorsqu'il est libre » et « et si le patron est en vacances, alors tout est complètement mal fait "Il s'avère que . Très probablement, une telle carte de flux de valeur décrit une carte de flux de valeur sphérique dans le vide en l'absence du reste de l'univers et ne peut servir que d'épouvantail pour les générations suivantes de recrues sous le slogan : « ce n'est pas comme ça que vous devriez faire ». ceci en aucune circonstance !

Quelle est la racine des problèmes

La source de toutes ces explosions menaçantes d’irritation des employés et de confusion totale dans les flux est une. Et je ne peux que répéter la même chose : tant que la valeur des activités qui se déroulent au bureau n’est pas déterminée, tout effort visant à mettre en œuvre des méthodes de production Lean échouera. Non pas parce que les méthodes Lean ne fonctionnent pas au bureau ou ne fonctionnent pas sans manque de valeur. Ils travaillent. Mais ils donnent un résultat dont personne ne veut. C'est la même chose que serrer une vis Phillips avec un simple tournevis plat : vous pouvez la serrer, mais vous perdrez beaucoup d'efforts et risquez fort de casser le filetage.

Malheureusement, la valeur de nombreux bureaux est très difficile à découvrir. Y compris parce que la loi de Parkinson du doublement du sommet administratif continue de fonctionner inexorablement même à l’ère du numérique. Par conséquent, les éléments de valeur créés par des poulpes de bureau exceptionnels sont très difficiles à détecter et à rassembler en un seul flux. Et l’activité elle-même ne ressemble souvent pas à un ruisseau, mais à un tourbillon aux forts courants sous-jacents dans lequel tout peut disparaître.

Pour isoler ces éléments de valeur, plusieurs méthodes non triviales seront nécessaires, dont je parlerai lors du séminaire de mars " ", notamment parler de standardisation, comment trouver des éléments de valeur dans des flux confus, sur la gestion de toute la variété des bureaux tâches, comment attirer tout le monde au bureau à vos côtés.

Ceux qui souhaitent participer au séminaire ont encore la possibilité de... Mais chaque jour, le nombre de places disponibles diminue lentement mais inexorablement. Alors dépêche-toi.

Directeur Qualité, SARL "ROTO FRANK"

Un monde déjà complexe exige de la simplicité en tout. Pour la plupart des gens, le désir de simplicité devient évident lorsqu’il s’agit du lieu de travail. Il est surprenant que rien n'ait changé de manière significative dans ce sens depuis plusieurs décennies, malgré les technologies de bureau révolutionnaires sous le slogan de l'économie « sans papier », malgré les énormes progrès de la recherche en matière d'organisation et de gestion. Comme auparavant, des montagnes de documents se développent étonnamment rapidement et imposantes, des dossiers avec l'inscription « Urgent ! » se dressant fièrement, des autocollants jaunes avec des numéros de téléphone et des adresses e-mail, des graphiques, des listes de tâches, tous types de supports de stockage, des DVD aux clés USB, qui clignotent. Clé USB, souvenirs d'affaires, bibelots... Pourquoi ?

Chez ROTO FRANK, nous essayons de répondre à cette question. Technologies Thrift et Lean dans tout, y compris les bureaux !

Le lieu de travail est bien plus que l’endroit où nous travaillons. C'est un symbole, quelque chose comme le reflet du contenu de nos pensées. Ce que vous gardez en tête est présenté comme par magie sur votre bureau. Des tâches de plus en plus complexes arrivant jour après jour sur une superficie de 1 à 2 m2 créent une sorte de collage hétéroclite sorti du quotidien.

Cependant, dès que vous commencerez à essayer délibérément de changer cet objet d'art, vous ressentirez à quel point votre travail quotidien change et devient plus facile.

En fait, créer un bureau bien rangé est plus facile que vous ne le pensez. Cela peut constituer une contribution modeste mais significative à la qualité de votre expérience de travail.

Test de maîtrise de soi (dans quelle mesure votre lieu de travail est-il bien organisé)

Les objets que vous utilisez quotidiennement sont-ils à leur place ?
Sur votre bureau se trouvent les documents relatifs à la tâche sur laquelle vous travaillez directement. tout de suite?
Travaillez-vous seulement avec un boîte de réception/bac pour le courrier entrant ?
Est-il garanti que les documents urgents (date d'échéance) ne seront pas stockés dans des piles ou des bacs à documents où vous devrez les rechercher, ce qui vous fera perdre du temps ?
Votre système de stockage intermédiaire pour la documentation/les projets en cours garantit-il que vous puissiez trouver n'importe quel document nécessaire en une minute maximum ?
Vos collègues se réfèrent-ils à votre documentation de travail en cas d'absence ?
Utilisez-vous des listes de contrôle qui facilitent votre travail ?
Savez-vous toujours où placer tel ou tel document ?
Avez-vous établi des règles écrites pour le travail au bureau ?
Votre entreprise considère-t-elle les coûts administratifs comme faisant partie de la productivité globale de l'organisation ?

Résumons. À quelle fréquence avez-vous répondu « oui » ?

10 fois - Vous êtes déjà très bien organisé et savez grâce à quelles techniques vous avez obtenu ce résultat. Travailler avec vous est un plaisir.

7 à 9 fois - Vous savez presque tout sur la façon d'organiser votre bureau ou votre espace de travail. Mais il reste du potentiel, sachant que vous pouvez améliorer considérablement la situation.

3 à 6 fois - Vous, comme beaucoup d'autres, avez entre les mains de nombreuses choses différentes auxquelles vous devez faire face en même temps. Cependant, vous pourrez constater qu’il existe une opportunité de rendre ce processus plus efficace (le rendre plus précieux).

1 à 2 fois - Si vous n'avez pas encore prêté suffisamment d'attention à l'optimisation de votre espace de travail et avez pris note des informations suivantes, vous serez étonné de l'effet positif de l'application de techniques et de conseils simples.

Avez-vous eu des points faibles ? Ne vous inquiétez pas ! En répondant à chaque question, vous identifiez exactement où il y a un potentiel d'amélioration - là où vous avez répondu « non », il y a une chance de le faire !

Où nous avons commencé chez ROTO...

Objectif : élaborer un plan pour les étapes successives de mise en œuvre.

Mais d’abord, quelques notes et axiomes basés sur les résultats du suivi de l’état des lieux au départ.

Amélioration continue inconnue dans les bureaux

"On n'a pas le temps de mettre les choses en ordre, mais chacun a le temps de chercher le nécessaire." C'est la pratique de nombreux bureaux, dont le nôtre chez ROTO. Alors qu'en production, l'amélioration et l'optimisation continues sont une routine quotidienne tout à fait normale, dans les bureaux et les bureaux, la compréhension de la nécessité d'optimiser les processus actuels ne vient pas immédiatement. Les erreurs les plus faciles à commettre, les plus difficiles à détecter, celles qui entraînent les conséquences les plus coûteuses et les décisions difficiles sont celles qui sont le plus souvent commises. au-delà de la portée Production.

Un énorme potentiel dans les bureaux

Il convient de reconnaître que la part du lion de l'optimisation est mise en œuvre dans la production et, dans une moindre mesure, dans l'administration. Cependant, le potentiel est énorme dans les bureaux, tandis que de grands progrès ont déjà été réalisés dans les ateliers d'usine. Par conséquent, de nombreuses entreprises continuent aujourd'hui de réduire les activités de bureau improductives et de réduire les pertes dans ce domaine, tout en produisant des produits de haute qualité pendant une longue période.

Nécessaire à la survie

Un autre argument en faveur du changement.

Ce n’est un secret pour personne que dans tous les secteurs, la mondialisation a laissé des traces, obligeant ainsi à réduire les gaspillages et les pertes sous toutes leurs formes, ce qui n’est pas aujourd’hui une option, mais une condition préalable pour assurer la survie d’une entreprise sur un marché concurrentiel.

Activités quotidiennes dans de nombreuses entreprises

À quoi ressemble une journée de travail type ? Dans de nombreuses entreprises, c'est à peu près la même chose :

le travail au bureau n'est réglementé par aucune règle ; chacun fait son travail comme il l'entend
les termes sont longs
il y a des « détours » et des « embouteillages » ; le flux efficace de l’activité ressemble davantage à un filet d’eau.

Près d'un tiers de toutes les pertes

Sur la base de recherches menées à partir de photographies des horaires de travail des salariés et de la répartition de la charge de travail au cours de la journée, il a été constaté que près d'un tiers de toutes les pertes dans les bureaux et sur chaque lieu de travail mettent du temps à trouver le document requis. La moitié de toutes les pertes sont causées par des processus mal coordonnés, ce qui entraîne de longs délais d'attente et des blocages de processus. Le reste n’est qu’une activité de bureau improductive. Après avoir fait quelques calculs simples dans nos têtes, nous avons été horrifiés...

70 jours improductifs par an

Partant du fait que près de 30 % du temps de travail, selon les résultats de la recherche, n'est pas productif, vous pouvez facilement calculer combien de jours par an chaque employé perd. Cela signifie que 70 jours par an, chaque salarié vient au travail, fait des choses inutiles et rentre chez lui (!).

Ordre durable

Notre objectif principal est qu'avec l'aide des outils et des conseils dont nous disposons, nous puissions maintenir l'ordre sur notre bureau et dans notre bureau à tout moment.

Chiffres de la pratique mondiale

En appliquant des conseils et des recommandations simples, vous pouvez obtenir des résultats dans un avenir proche. Comment déterminer l’effet de la mise en œuvre ? Les améliorations peuvent être quantifiées ; Les données statistiques moyennes de la pratique montrent :

Augmentation de 10 à 20 % de l'efficacité

20 % de libération d'espace

40 % de réduction du temps de recherche

25% de réduction des délais

Effets dans le futur

Grâce aux changements que vous pouvez réaliser :

nette amélioration de la satisfaction des collaborateurs
réduction des étapes intermédiaires sans valeur ajoutée dans les processus
améliorer la réactivité et répondre aux souhaits des clients
accroître la compétitivité

Que signifie « Kaizen » ?

Kaizen est un processus d’amélioration continue sous la forme de mouvements/développements séquentiels dirigés par petites étapes. Les mesures de ce processus sont faciles à mettre en œuvre, ne nécessitent pas de solutions ou d’investissements de haute technologie coûteux et les risques sont prévisibles et limités.

Les principes Kaizen sont a priori d’abord maîtrisés en production. Les résultats sont des améliorations, ainsi qu’une connaissance du potentiel d’amélioration. De la production aux bureaux... Les principes devraient être adoptés sous le slogan « Ce qui est bon pour la production peut aussi être bon pour l'administration ». Les outils utilisés ne sont pas nouveaux, ils reposent sur la recherche de potentiels d'amélioration, mais dans le secteur des bureaux. Grâce au Kaizen, les problèmes dont vous ignoriez auparavant deviennent transparents et évidents. La particularité est que non seulement l'entreprise, mais aussi les employés en profitent : ils peuvent travailler plus vite, mieux et moins stressés, tandis que l'entreprise devient ainsi plus compétitive.

Grimper l'échelle Kaizen

L’objectif du Kaizen au bureau est l’amélioration progressive et continue.

La première étape nécessite beaucoup de temps et d'efforts pour créer de l'ordre et du tri dans votre espace de travail (supprimer tout ce qui détourne votre attention et interfère avec votre concentration sur des tâches urgentes n'en fait pas partie).

Lors de la deuxième étape, les « règles du jeu » sont établies. Les règles maintiennent les choses en ordre. De plus, là où des règles sont établies, il n’est plus nécessaire de rétablir constamment l’ordre.

La troisième étape marque le succès obtenu sur la base des résultats des deux premières. Cependant, il est trop tôt pour se détendre : à ce stade, les processus nécessitent une optimisation.

Lors de la quatrième étape, les collaborateurs sont impliqués plus intensément dans la réflexion sur les améliorations possibles. Ici, les employés agissent comme des experts.

La tâche de la cinquième étape est de donner un vecteur aux aspirations dans la recherche d'améliorations en fixant des objectifs. Ces objectifs sont directement liés au développement stratégique de l'entreprise. Définir des indicateurs de performance dans cette optique permet de mesurer le degré de réalisation des objectifs.

Le champ de bataille est vaste, c'est pourquoi je vais essayer aujourd'hui de souligner uniquement quelques recommandations, les soi-disant trucs et astuces, dans le cadre de la première étape. En fait, nous sommes encore à la frontière entre la première et la deuxième étape. Et il y a bien plus à venir. Mais nous prévoyons du temps avec une réserve pour que chaque détail soit accepté et perçu par les collaborateurs. Nous ne participons donc pas à la course poursuite. Nos tactiques sont un mouvement en avant mesuré. Donc, première étape : s'organiser et nettoyer

Comment un employé peut-il travailler avec une grande efficacité dans le chaos ?

Dans la compétition internationale d'aujourd'hui, chaque minute compte.

Je ne connais personne qui regretterait le temps gagné dans son travail quotidien. L'explication est simple : des piles de papiers sur la table reflètent le caractère d'une personne - un bureau vide parle d'une tête brillante.

Avant de maintenir l'ordre, vous devez d'abord le restaurer au moins une fois. C'est l'objectif de la première étape. Vous direz que vous n’avez pas le temps pour cela (on peut en conclure que vous comprenez bien la structure de votre journée de travail, ce qui est déjà le premier pas vers la standardisation !). Cependant, essayez de sortir de votre routine au bureau et commencez par cette première étape. Ce qu’il y a d’étonnant dans un Lean Office, c’est que le temps passé à apporter des changements est immédiatement récompensé plus tard. En mettant les choses en ordre et en nettoyant, vous vous évitez de vous retrouver dans le chaos à l'avenir, économisant ainsi un temps précieux grâce à des recherches inutiles. Peut-être que vos collègues, voyant votre bureau, souriront et diront : « Vous n'avez pas de travail ? Mais attendez un peu et vous verrez ces mêmes personnes revenir pour vous demander comment vous avez fait.

Avant de prendre des mesures décisives, il est nécessaire de clarifier la situation initiale. L’effet de cette étape d’introduction est si puissant que cette approche est fortement recommandée.

1. Prendre une photo de la situation initiale: votre bureau, ainsi que l'ensemble du lieu de travail : appuis de sol et de fenêtre, armoires usagées (en détail).

La façon dont vous voyez votre espace de travail sur une photo est différente de la façon dont vous le voyez lorsque vous êtes assis à votre bureau. La photographie permet de voir la situation à distance, une telle « thérapie de choc » est très utile et aide au mieux à ouvrir les yeux sur les zones à problèmes.

N'essayez pas de compromettre vos collègues avec un reportage photo. Cette procédure n'a pas été lancée pour exposer les collègues au chaos qui règne sur leur lieu de travail. Le chaos indique seulement que les processus existants ne sont pas entièrement pensés et standardisés. Partout où vous voyez des incohérences sur la photo, il existe un potentiel d’amélioration. La photo donnera une idée de ce à quoi ressemble votre lieu de travail vu de l’extérieur. Pour renforcer l'effet, vous pouvez les imprimer et les accrocher sous la rubrique « Voici comment nos clients, invités, collègues, fournisseurs, etc. nous voient de l'extérieur. »

2. Trier et organiser

Après avoir enregistré l’état initial, un tri est nécessaire. Débarrassez-vous de toutes les choses inutiles. Il y a beaucoup de choses dans les tiroirs, les armoires et les étagères de bureau auxquelles vous êtes habitué depuis longtemps, mais qui n'ont pas été utilisées depuis longtemps ou ne le seront plus à l'avenir. Tout ce qui n'est pas utilisé doit être jeté.

La quantité de documentation triée, de bacs à papier et autres éléments similaires après une telle procédure est incroyable.

Le résultat est une libération d'espace et de zones, et par conséquent une réduction du temps de recherche. Il ne faut pas essayer d'embrasser l'immensité. Partez du point de départ de l’espace et suivez étape par étape. Par exemple, votre bureau est l'épicentre de votre travail. Commencez par lui. Le postulat de la gestion du temps dit : un employé à une « table vide » travaille plus efficacement qu'à une table « chargée » (comme un menuisier avec un avion). À côté du tableau, faites attention aux zones suivantes. Il est recommandé de suivre l'itinéraire suivant :

bureau
conteneurs coulissants et tiroirs de bureau
sous la table par terre
dans les armoires verticales, les commodes, sur les étagères
sur les rebords de fenêtres et autres surfaces horizontales

Que faire si vous n'avez pas assez de temps pour trier

Il peut arriver que vous ne disposiez pas de suffisamment de temps pour effectuer en même temps un tri de bonne qualité dans l’ensemble de votre bureau.

Collez des autocollants sur les portes et numérotez-les dans l'ordre. Faites une liste de tâches sur cette base. Étiquetez chaque tâche avec le nom de la personne responsable de son exécution et une date d'échéance. Rendre ce plan d’action visible à tous les collaborateurs. Il peut être supprimé lorsque toutes les activités sont terminées.

Sur ce plan, vous pouvez immédiatement voir ce qui a déjà été réalisé et ce qui reste à faire.

Vous pouvez également réaliser un reportage photo et l’envoyer à tous les collaborateurs. Il est peu probable que le protocole reste longtemps en mémoire. Cependant, les autocollants serviront de balises de rappel et seront constamment visibles.

Utilisez également la méthode des post-its si vous doutez de l’adéquation des choses ou si vous ne pouvez pas prendre une décision finale par vous-même. Incluez ces éléments dans le plan d'action, puis, lors d'une discussion commune avec des collègues intéressés, décidez conjointement du sort de ces objets ou objets. Écrivez les initiales des salariés sur des autocollants, cela permettra de déterminer plus facilement au premier coup d'œil qui est responsable d'un objet donné.

3. Entraînez-vous à vous débarrasser des objets sur une base test.

Les gens sont des chasseurs et des collectionneurs par nature. Par conséquent, lorsque vous vous préparez à vous séparer des choses, des doutes peuvent surgir : et si elles étaient à nouveau nécessaires... Il sera utile d'expérimenter dans cette direction avant de prendre des mesures décisives. Placez les objets et les documents dont vous n'avez pas besoin sur le lieu de travail, mais dont vous ne souhaitez pas vous débarrasser pour l'instant, dans des boîtes en carton.

Ces boîtes peuvent être stockées dans une archive, une cave ou un entrepôt. Cela libère un espace précieux dans votre zone de travail.

Retirez les étagères vacantes de votre bureau. Sinon, ils seront très bientôt à nouveau remplis de quelque chose. Afin de ne pas oublier le contenu des cartons, étiquetez-les ainsi :

Soyez prudent lorsque vous déterminez la pertinence de la période de validité des archives.

Veuillez marquer chaque boîte avec un numéro de série. Lors de la création d’une archive et d’un packaging, faites un inventaire de ce que vous y placez. À partir de l'inventaire, vous pouvez créer une liste de contenu. Vous pouvez joindre le protocole d'archive à chaque boîte spécifique. Vous pouvez en conserver une copie sur votre lieu de travail - à l'intérieur de la porte de l'armoire, afin de pouvoir accéder directement à ces informations si nécessaire.

4. Libérez plus d'espace dans votre espace de travail

L'espace de travail autour de vous doit être organisé de manière à favoriser la concentration sur la résolution de vos tâches quotidiennes et la réalisation de vos objectifs. Votre environnement ne doit contenir que les éléments dont vous avez besoin quotidiennement. Souvent cependant, après le tri, on découvre la présence de choses, d'objets, de meubles qui ne sont pas utilisés et qui gênent.

Il arrive parfois que vous ne puissiez pas déterminer avec précision la nécessité de certains documents disponibles. Vous accédez périodiquement à certains dossiers, mais vous ne vous souvenez plus lesquels. Chaque fois que vous regardez dans le dossier, placez un petit post-it sur le dos.

Après environ trois mois, une image apparaîtra à partir de laquelle vous pourrez juger quels dossiers sont les plus populaires dans votre travail. Pour éviter de perdre du temps à chercher des autocollants à chaque fois, placez-les sur l'un des murs du classeur. Ce conseil sera utile si vous archivez périodiquement des dossiers moins fréquemment utilisés ou si vous vous en débarrassez. Définissez un rappel régulier dans votre calendrier lorsque vous décidez quels dossiers doivent être supprimés de votre espace de travail.

Idée alternative : vous pouvez sceller les dossiers avec du ruban adhésif. Lorsque le dossier est nécessaire, vous déchirez la bande. Au bout de trois mois, vous comprendrez quels dossiers doivent être archivés : tous ceux sur lesquels la bande reste intacte.

Certains bureaux disposent d'armoires ou d'armoires qui ne sont pas utilisées - souvent sous prétexte que le mobilier coûte très cher. Il est vrai qu’acquérir implique toujours de dépenser de l’argent. Si les meubles se trouvent dans l'allée, provoquent des recherches inutiles, détournent l'attention du travail, cela entraîne des coûts encore plus élevés.

Débarrassez-vous de ces meubles. Disposez uniquement les meubles nécessaires et trouvez-leur une nouvelle utilisation. Certaines entreprises proposent de récupérer les meubles et objets dont leurs employés ne veulent plus. Déterminez un endroit où vous placerez ces objets afin qu’ils puissent être librement retirés.

5. Optimiser le tri des déchets

Mettre les choses en ordre implique toujours de se séparer des choses inutiles. Souvent, le lieu de travail utilise une seule poubelle pour tout, qu'il s'agisse d'un pot de yaourt ou de papier froissé.

Au lieu de cela, vous devez vous procurer une boîte de recyclage de papier. Vous l'utilisez, en lui donnant votre nom, uniquement à cette fin. D’ailleurs, il vaut mieux avoir un petit bureau et un grand tiroir pour les papiers que l’inverse.

Les autres déchets doivent être triés à l'aide d'un conteneur à plusieurs compartiments ou de conteneurs séparés et étiquetés. Les dimensions des conteneurs sont déterminées par le volume des déchets.

Comme trop de documents s’accumulent dans la boîte au fil du temps, il est nécessaire de la vider non pas quotidiennement, mais au moins une fois par semaine. Aussi : si vous avez besoin d’un document que vous avez mis dans une boîte, vous pouvez l’en retirer sans dommage.

La boîte à papiers doit être d'une forme et d'une taille adaptées pour que les documents qui y sont placés ne se froissent pas.

Attention, le tri des déchets doit être maintenu tout au long de la chaîne ! Il y a eu des cas où le tri a été effectué avec succès dans les bureaux, mais le soir, le personnel a simplement jeté toutes les ordures dans un réservoir.

Pour les idéalistes, vous pouvez utiliser l'un des tiroirs de la table/meuble pour un bac à papiers. Il est ouvert pendant la journée. Lorsque vous recevez des visiteurs, vous pouvez le fermer d'un seul mouvement - il n'est pas visible aux regards indiscrets.

6. Gardez votre espace de travail propre et organisé.

Si vous avez apporté de l'ordre et de la propreté sur votre lieu de travail, vous devez désormais maintenir constamment cet état.

Prenez l'habitude de ranger votre bureau avant de quitter votre bureau à la fin de la journée. De cette façon, vous pourrez repartir de zéro le lendemain. Sinon, vous accumulez des documents : le premier jour, il reste 5 feuilles qui traînent, le lendemain - cinq autres, et le troisième jour, vous avez déjà fait pousser une pile de papiers. Ce rangement le soir est utile si vous êtes encore en phase d'adaptation. En maîtrisant les recommandations pour maintenir l’ordre, vous verrez qu’au final il n’y a pas grand chose à ramener à la normale.

Le maintien de la propreté et de l’ordre doit être régulièrement surveillé :

Vous pouvez utiliser la liste de contrôle donnée au début ou développer la vôtre en fonction de vos besoins. Ici, vous pouvez également inclure des articles de nettoyage pour les tables, les tiroirs, les armoires, le matériel de bureau, les sols, les plantes, les lampes, les poubelles, les espaces communs, etc.

Mise en œuvre réussie

Je vous suggère d'essayer ces techniques. Vous remarquerez que de plus en plus de temps se libère dans vos activités lorsque l’ordre vous entoure.

ROTO FRANK est une entreprise allemande. La plupart de mes collègues russes me soutiendront dans le fait que nous croyons chaque jour de plus en plus à la véracité du proverbe allemand « Ordnung muss sein » (L’ordre est à la tête de tout). Cela nous incite à avancer vers la maîtrise des prochaines étapes du Lean Office : élaborer des règles, optimiser les processus existants, impliquer les collaborateurs en tant qu'experts, fixer des objectifs de développement stratégiques et déterminer des indicateurs de performance.

Vérifiez-vous en mettant en œuvre les techniques qui vous sont proposées :

As-tu pris des photos de l'état d'origine ?
Avez-vous fait le tri et vous êtes débarrassé des choses inutiles (et continuez à le faire systématiquement) ?
Avez-vous utilisé la méthode des pense-bêtes ?
Avez-vous essayé la méthode pour vous débarrasser des objets en mode test ?
Avez-vous libéré plus d'espace dans votre espace de travail ?
Avez-vous trié les déchets de papier dans une boîte séparée ?
Avez-vous pris l'habitude de nettoyer votre bureau à la fin de la journée de travail ?

1. Innovation et génération d’idées :

Quelle est l’essence du processus de gestion des idées ? Pourquoi est-ce important et utile pour toute entreprise.
Qui génère principalement de nouvelles idées.
Quels modèles de gestion des idées existent.
Comment fonctionne le système de gestion des idées.
Comment évaluer une idée proposée.
Comment encourager les employés à proposer davantage de bonnes idées pour votre entreprise.
Innovation sur le lieu de travail : quand, pourquoi et qui en a besoin ? Créer la motivation pour être un innovateur.
La créativité comme base pour développer des idées innovantes sur le lieu de travail.
Qu’est-ce qui limite la créativité ?
Barrières internes : penser les stéréotypes. Prise de conscience des barrières internes à la créativité et de l'importance de les affaiblir lors de la résolution de problèmes non standards.
Les « tueurs d'idées » dans le travail de projet ou comment « étouffer » une nouvelle idée ? Sensibilisation aux facteurs environnementaux qui bloquent la créativité et l'innovation dans une organisation.
Sous-optimalité sur le lieu de travail ? L'idée de « signaux faibles ».
Nouvelles approches et optimisation des processus sur le lieu de travail. Outils de génération d’idées.
Règles pour formuler un problème. Comprendre la notion de « signaux faibles » et leur rôle dans la recherche d'une solution non standard.
Étudier les règles de formulation/pose d’un problème. Acquérir les compétences nécessaires pour trouver et formuler un problème/une sous-optimalité sur le lieu de travail.
La méthode « problème-inverse ». Formation à l'utilisation de la méthode « Problème - Inverse » dans le processus de génération d'idées.
Méthode de brainstorming. Comprendre les critères de qualité de la génération d'idées dans un groupe. Former la capacité de générer des idées conformément aux règles et d'y participer de manière constructive.
Comment évaluer les idées prometteuses ? Méthode "3 paniers". Créer une notation d'idées. Analyse des résultats de la génération d'idées dans le groupe et des domaines d'application des outils dans la pratique.
Comment entretenir et développer son potentiel créatif personnel ? Prise de conscience de la manière de rester flexible dans votre réflexion. Motivation croissante pour développer votre potentiel créatif et appliquer la technologie dans la pratique.

Pensée créative et logique.

5 étapes du processus créatif.
"Mûrissement" des idées.
Évaluation et sélection d'idées.
Analyse finale.
Comment « gonfler » votre esprit.

Méthodes logicielles utilisées pour gérer les idées dans une organisation :

Des techniques qui stimulent la génération d’idées innovantes.
Techniques pour les collecter.
Outils de collaboration en matière d’idéation.
Outils pour les récompenses.
Des outils de suivi et de sélection des idées les plus intéressantes.
Outils de préparation de rapports.

2. Mener une réunion efficace

Modèle (feuille de route) pour mener une réunion efficace.

Méthodologie de conduite de différents types de réunions :

réunion - résumé.
réunion pour élaborer un plan pour la prochaine période.
réunion créative : développement de nouvelles idées (brainstorming).
réunion de crise : trouver des voies de sortie de situations difficiles.

Facteurs influençant l'efficacité des communications, le rôle de l'attention dans le processus de communication.

L'art d'être entendu et compris : une écoute active et empathique, créant une harmonie dans la communication.
La notion de litige, les types de litiges.
Règles générales pour mener un litige en bonne et due forme.

Organisation et contrôle de la mise en œuvre des décisions prises en réunion.

Évaluer l’efficacité et l’efficience de la réunion.
Procès-verbal de la réunion : projets de décisions, tenue, préparation, diffusion.
Règles de préparation des rapports pour les participants.
Mise en œuvre des décisions et suivi de l'exécution.
Modèles de prise de décision en groupe. Leurs opportunités et leurs risques. Sélection du modèle optimal.
Responsabilité et implication des participants dans le processus de développement et de prise de décision. Sélection du niveau « nécessaire et suffisant ».
Décomposition de la décision prise. Matrice de responsabilité.
Formalisation des décisions.
Attribuer des tâches aux interprètes.

3. Kaizen et 5C :

Toyota Production System (TPS) et ses principes, lean production (Lean Production) ou TPS à l'américaine.
Kaizen comme élément clé du système de production de l'entreprise - objectifs, principes, trois niveaux de Kaizen, cycles.
Processus Kaizen - identifier un problème, analyser les données et trouver la cause profonde du problème, planifier des actions pour l'éliminer, mettre en œuvre le plan, évaluer l'efficacité des actions entreprises.
Indicateurs de performance Kaizen.
Équipes Kaizen - formation et activités, méthodes et outils.
Qu’est-ce que le bureau Kaize ? Pourquoi est-il important d'impliquer tout le personnel de l'entreprise dans le processus d'amélioration des processus commerciaux et comment y parvenir.
Pourquoi vous devez améliorer l’efficacité des processus internes.
Chaîne de valeur du produit. Analyse des processus administratifs et identification des pertes.
5C au bureau. Qu’apporte l’introduction des 5C à une entreprise ?
Outils 5S : trier, organiser, garder propre, standardiser, améliorer et discipliner.
Technologie de mise en œuvre. Déterminer le périmètre de mise en œuvre des outils 5C. Méthodologie de classification des éléments de travail et des matériaux. Technologie « Label Rouge » Élaboration de règles de normalisation, de visualisation et de planification au bureau.
Travailler avec le personnel. Augmenter le potentiel des employés.
7 principes de formation du personnel efficace.
Qualité intégrée dans les processus administratifs. Pratique dans le département. Collecte de données, cercles de qualité.
« 5 Kaizens » sur le lieu de travail : planifier les améliorations et les mettre en œuvre.
Planifier les étapes pour mettre en œuvre les idées dans la pratique.
Optimisation de la planification sur votre lieu de travail.

4. Introduction d'innovations. Fondamentaux de la gestion de projet.

Gestion de projet - concepts généraux.
Comprendre les termes projet et gestion de projet et processus de gestion de projet.
Buts et objectifs de l'analyse financière et économique des projets. Définitions basiques.
Processus de planification de projet.
Exécution et contrôle du projet.

Tatiana Choustova

Travaille comme spécialiste des communications marketing pour une grande entreprise pharmaceutique. Également intéressé par la communication interne.

Imaginez que vous êtes une personne créative qui a besoin de son propre petit désordre douillet et inspirant pour travailler confortablement. Pour que les notes importantes soient entrecoupées de belles cartes postales des pays où vous avez passé des vacances inoubliables, ou de dépliants du café le plus proche, et que votre tasse sale préférée se trouve sûrement à côté du moniteur.

Que pouvez-vous faire, c’est le genre de personne que vous êtes. L’ordre idéal vous ennuie et tue toute envie de créer, et vous n’avez tout simplement pas le temps de comprendre les papiers. Imaginez maintenant que vous soyez soudainement placé dans le cadre strict du système japonais étrange.

Qu'est-ce que le Kaizen

Kaizen est une philosophie japonaise visant l’amélioration continue et le changement pour le meilleur. Kaizen est ce que l’on peut appeler en termes simples la fabrication au plus juste. Le bon objet au bon endroit dans la bonne quantité. Ordre, tri, normes acceptées, entretien et propreté.

Documents, matériaux, moyens de production, tout cela est stocké, maintenu en ordre et systématisé de manière à ce que tout travailleur puisse trouver rapidement tout ce dont il a besoin. Dans les grandes entreprises, le kaizen concerne les processus de production, et pour les employés de bureau, cela se reflète dans leur environnement de travail.

Cela s'applique à l'espace de travail sur les lecteurs système (noms de fichiers standard), aux fournitures de bureau (espace pour le papier ou les cartouches d'imprimante) et au stockage de documents (dossiers signés de manière standard).

Avantages du système Kaizen

Si l'on considère le Kaizen au niveau de l'entreprise, alors ce système s'avère utile et productif. Laissez-moi vous donner un exemple simple. J'ai eu la chance de travailler dans une grande usine où le Kaizen était utilisé au maximum. Par exemple, la proposition d'un des employés de charger quatre cartons supplémentaires sur des palettes a conduit au fait qu'une bonne distribution des produits a permis d'économiser une somme importante sur le loyer de l'entrepôt.

Ou un exemple d'utilisation du Kaizen dans . La zone de stockage du papier est marquée par une échelle. Si la quantité de papier diminue jusqu’à un certain point, il est temps de penser à commander un nouveau lot. Cela permet d'anticiper à l'avance la situation dans laquelle quelque chose manquera.

Quant à l’espace personnel d’un employé de bureau, vous devez toujours disposer d’un bureau propre. Tous les dossiers contenant des documents doivent être signés et uniformisés.

Dans ce cas, vous saurez où et en quelle quantité se trouvent les fournitures de bureau. C'est très confortable.

Expérience personnelle d'utilisation du Kaizen

J'ai découvert la philosophie Kaizen pour la première fois lorsque j'ai trouvé un emploi dans une entreprise japonaise. Au bureau, chaque chose devait être à sa place, signalée par un autocollant vert. Il y avait une photo sur mon bureau montrant un moniteur, un clavier et une souris posés sur une table vide. Et la légende : « Voici à quoi ressemble mon bureau à la fin de la journée de travail. »

Tout irait bien, mais dans cette « stérilité », j'ai soudain commencé à me manquer. Étant une personne créative, j'ai l'habitude de m'entourer des choses que j'aime. J'avais besoin de « l'ordre dans le chaos » : ce cas où, de l'extérieur, votre bureau semble être un endroit encombré, mais vous savez exactement où se trouve.

Il m'a semblé qu'il fallait beaucoup de temps pour remettre les fournitures de travail à leur place. Et un jour, une protestation s'est réveillée dans l'âme de l'artiste démuni. Et maintenant, la tasse préférée, qui n'a tout simplement pas le temps, est cachée dans un tiroir pour effets personnels. Et mon âme est heureuse d'une telle rébellion.

Avant cela, j'ai travaillé comme designer dans une petite agence de publicité. Sur mon bureau, il y avait des dépliants de films, toutes sortes d'images amusantes, un bol de noix et même une balle anti-stress, sur laquelle on enfilait chaque semaine un nouveau costume, que nous fabriquions en papier. Et c'était bien.

Mais est-ce vraiment si bon ? Il fallait à peu près autant de temps pour trouver un morceau de papier vraiment important que pour mettre les choses en parfait ordre. Se laisser distraire par un journal avec un horoscope qui traînait était une chose courante, et cela aussi faisait perdre du temps.

Qu’est-ce qui vaut encore la peine d’être choisi ?

Ma décision était simple : j’ai choisi la meilleure des deux approches. J'ai combiné la systématisation et l'ordre qu'offre le Kaizen avec ma vision et mes choses préférées.

La règle principale est de ne pas exagérer ni le kaizen ni le désordre.

Dans mes placards, tiroirs et documents, tout est disposé selon un système clair. Mais sur mon bureau, il y a toujours un coin réservé aux choses inspirantes : des dessins, une fleur en pot et un éléphant de Thaïlande.

N'ayez pas peur de faire un effort sur vous-même et de trier les choses importantes. Une fois que vous vous y serez un peu habitué, vous vous rendrez compte que c’est très pratique. Et réservez un coin séparé pour votre désordre.

Kaizen est bon jusqu'à ce que vous commenciez à consacrer plus de temps à la forme qu'au contenu. Le chaos créatif est bon jusqu’à ce qu’il se transforme en chaos.

J'ai apporté trois choses à mon nouveau lieu de travail. Tout d'abord, une tasse. Deuxièmement, un bloc avec des feuilles à carreaux remplaçables au lieu d'un journal. Troisièmement, une fleur dans un pot, que j'appelle affectueusement Georges. En l'honneur de George Harrison. Dans tout le reste - Kaizen complet.