Gestion du temps ou gestion du temps - qu'est-ce que c'est, des recommandations d'experts sur la façon de tout gérer. Gestion du temps pour un manager : des techniques efficaces
Introduction
Fondements théoriques de la gestion du temps
1 L'essence et les principes de la gestion du temps
2 raisons d'utiliser la gestion du temps
3 techniques modernes de gestion du temps
Analyse des approches nationales du système de gestion du temps
1 Introduction de la gestion du temps dans l'entreprise
2 Gestion du temps en Russie
Évaluer et améliorer le système de gestion du temps dans l'entreprise
1 Caractéristiques générales de l'entreprise analysée
2 Évaluation du système de gestion du temps dans l'entreprise
3 Améliorer le système de gestion du temps
Conclusion
Introduction
Dans les conditions modernes, la gestion du temps fait partie intégrante des activités de toute entreprise prospère. La gestion du temps fait référence à la technologie permettant d'organiser le temps et d'augmenter l'efficacité de son utilisation.
La gestion du temps est l'acte ou le processus consistant à exercer un contrôle conscient sur le temps consacré à des activités spécifiques d'une manière qui augmente spécifiquement l'efficacité et la productivité. La gestion du temps peut être facilitée par un certain nombre de compétences, d'outils et de techniques utilisés pour accomplir des tâches, des projets et des objectifs spécifiques. Cet ensemble comprend un large éventail d'activités, à savoir : la planification, l'allocation, la définition d'objectifs, la délégation, l'analyse du temps, le suivi, l'organisation, la liste et la priorisation. Initialement, la gestion était attribuée uniquement aux activités commerciales ou professionnelles, mais au fil du temps, le terme s'est élargi pour inclure les activités personnelles sur la même base. Un système de gestion du temps est une combinaison de processus, d'outils, de techniques et de méthodes. Généralement, la gestion du temps est une nécessité dans le développement de tout projet car elle détermine le délai et la portée du projet.
Le but du travail présenté est de considérer la gestion du temps comme un système de gestion du temps. Les tâches du travail sont les suivantes :
prise en compte du concept et des fonctions de la gestion du temps ;
caractéristiques des techniques modernes de gestion du temps ;
identifier les caractéristiques de la mise en œuvre de la gestion du temps dans les entreprises ;
analyse de l'application d'une mise en œuvre réussie de la gestion du temps dans les entreprises russes ;
identification des caractéristiques de l'utilisation de la gestion du temps dans les activités de Megafon OJSC.
L'objet du travail est la gestion du temps. Le sujet du travail porte sur les particularités de l'application de la gestion du temps dans les activités d'une organisation.
La structure de l'ouvrage comprend une introduction, trois chapitres, une conclusion et une liste de références.
Le premier chapitre présente l'essence et les principes de la gestion du temps, définit les techniques modernes de gestion du temps et justifie la nécessité d'utiliser la gestion du temps dans les activités d'une entreprise.
Le deuxième chapitre identifie les caractéristiques de la mise en œuvre de la gestion du temps dans les organisations et analyse les approches réussies de la gestion du temps dans les entreprises russes.
Le troisième et dernier chapitre fournit une description générale de l'entreprise analysée, fournit une évaluation du système de gestion du temps d'OJSC Megafon et identifie des orientations pour améliorer le système de gestion du temps de l'entreprise étudiée.
1. Fondements théoriques de la gestion du temps
.1 L'essence et les principes de la gestion du temps
«La gestion du temps (Time Management) est une section interdisciplinaire de la science et de la pratique consacrée à l'étude des problèmes et des méthodes d'optimisation des coûts du temps dans divers domaines d'activité professionnelle.» Gestion du temps - traduit de l'anglais signifie « gestion du temps ». La tâche de la gestion du temps est d'organiser l'utilisation du temps (à la fois professionnel et personnel) de la journée et de la semaine de manière à avoir le temps de faire toutes les choses les plus importantes. La gestion du temps est la planification comptable et opérationnelle du temps.
Principes de base de la gestion du temps.
Travail indépendant minutieux. Un manager ne peut développer que par lui-même un système d'organisation de son temps efficace et de qualité. Ce travail important ne peut être confié à un consultant ou à une secrétaire. Seul le manager lui-même peut choisir la solution adaptée et la reconstruire selon ses besoins.
Individualité de la solution. Dans l'organisation du temps personnel, ce ne sont pas les règles générales qui sont importantes, mais le style individuel que le manager trouve lui-même. Si c'est confortable pour lui, cela donne une efficacité maximale. Nous devrions plutôt nous concentrer sur les méthodes qui nous permettent de naviguer même dans des conditions d'incertitude. Par conséquent, il est important de déterminer des paramètres tels que le tempérament d’une personne, ses préférences sensorielles, ses biorythmes corporels, ses objectifs de travail, etc.
La nécessité de suivre votre propre efficacité. Grâce au timing, vous pouvez identifier les moments de perte de temps impardonnable et découvrir ses réserves cachées. Lors de l'analyse des données obtenues, il est recommandé d'utiliser la méthode de comparaison de ce qui a été réalisé avec le maximum possible, et non de ce qui a été réalisé avec ce qui était prévu, comme cela se fait dans les technologies occidentales de gestion du temps. Mais le principal résultat de l'utilisation du chronométrage est l'émergence d'une certaine capacité à surveiller en permanence et de manière indépendante votre efficacité. Suivre son temps pendant plusieurs semaines développe une attention particulière au temps et le leader commence à regarder ses actions d'une manière complètement différente.
Pensée axée sur l’efficacité. Un changement direct de pensée est primordial. Une personne qui a appris à identifier les processus inefficaces et à les améliorer, en s'efforçant d'optimiser et d'augmenter l'efficacité, est capable d'appliquer les méthodes existantes, de les personnaliser en fonction de ses besoins ou de développer les siennes. Et les méthodes très techniques d'organisation du temps et du travail personnel et leur mise en œuvre directe dans la vie sont précisément une question de technologie. Une fois qu’un changement de conscience s’est produit, il commence à fonctionner et à porter ses fruits dans tout type d’activité.
Réalisabilité et inépuisabilité des réserves d'efficacité. Un principe fondamental, auquel aucune problématique technologique ne peut être comparée. Partant de l’hypothèse que les réserves d’efficacité, de développement et d’auto-amélioration sont non seulement réalisables de manière réaliste, mais aussi potentiellement inépuisables, la recherche de la solution nécessaire et le développement de la méthode nécessaire sont des questions purement tactiques et évidemment résolubles.
1.2 Raisons d'utiliser la gestion du temps
Le chronométrage du temps personnel doit être effectué sur plusieurs jours ouvrables, voire semaines, afin d'analyser votre style de travail et de révéler les raisons des manques de temps qui surviennent. Les symptômes alarmants de l'apparition imminente de problèmes temporaires peuvent être identifiés par les signes suivants :
Manque de priorités dans l'exécution des choses (résoudre des tâches mineures tout en reprogrammant régulièrement les principales) ;
Hâte lors de l'exécution de tâches volumineuses (souvent causées par un début tardif des travaux sur celles-ci) ;
Un flux important de tâches routinières en tout genre (risque de se noyer dans des bagatelles) ;
Étude intempestive de la correspondance commerciale (documentation à jour) ;
Travailler le soir et le week-end (il n'y a pas assez de temps pendant les heures de bureau) ;
Travailler constamment pour vos collègues ou subordonnés (il semble que ce sera plus rapide ou plus fiable) ;
Travailler en dehors de votre profil (utilisation inefficace des opportunités) ;
Interruptions continues du travail (appels téléphoniques interminables et afflux de visiteurs) ;
Clarification de l'information, remise en question constante (difficulté à percevoir l'information à cause de la fatigue).
Après le chronométrage, il est nécessaire d'analyser tous les types d'activités auxquelles la personne a participé. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des tableaux de répartition des domaines de travail par rapport aux coûts de temps - réels et théoriquement réalisables, et dresser une liste d'obstacles.
Une analyse plus approfondie peut être effectuée du point de vue de deux positions : positive et négative, c'est-à-dire identifier les forces et les faiblesses pour utiliser rationnellement les premières et éviter les secondes.
"Les plombs du temps" En effectuant une analyse détaillée des principales pertes de temps, vous pouvez mieux contrôler votre processus de travail et éviter les distractions. Les principales raisons qui nous obligent à perdre du temps sont reconnues :
Les appels téléphoniques occupent à juste titre une place de choix, perturbant l'ambiance de travail et vous empêchant de vous concentrer sur vos affaires. Avec la généralisation des téléphones portables, le problème est devenu mondial.
Les visiteurs qui viennent au bureau sont plus distrayants que les téléphones, car ils ne peuvent pas être ignorés ou effectués en parallèle avec d'autres travaux.
Échange d'informations mal organisé entre les services.
Problèmes avec le matériel informatique et le matériel de bureau.
Changer l'ordre de travail imposé par les collègues.
Manque de planification organisationnelle. Dist.
Incapacité d'écouter les autres.
Structure organisationnelle insatisfaisante.
Confusion dans le courrier. Ceci est particulièrement pertinent pour les managers dont la correspondance est inopportune ou ne passe pas par le filtre du secrétariat pour déterminer l'importance des lettres.
Corriger des erreurs qui auraient pu être évitées. Les erreurs sont causées par la même précipitation, l'inattention, la réticence à travailler, etc.
Indécision en matière commerciale.
Réunions et séances de planification mal organisées et coordonnées.
Distractions sur le lieu de travail. Une gigantesque liste de petites choses selon les spécificités de la personnalité de chacun.
Une bureaucratie de bureau excessive.
Discussions inutiles sur votre travail et celui des autres. Et juste des bavardages vides.
1.3 Techniques modernes de gestion du temps
Fixer un objectif. L'établissement d'objectifs implique d'analyser et de définir des objectifs personnels. L’objectif décrit le résultat final et précise la direction à prendre. Fixer des objectifs est un processus temporaire, car... Lorsque certains paramètres sont modifiés, l'ajustement nécessaire se produit.
« Pour réussir, vous devez choisir les bons objectifs ; les étapes intermédiaires vous aideront à rester sur la bonne voie. Il est conseillé de dresser au préalable un registre des ressources personnelles et des moyens pour atteindre les objectifs afin de savoir lesquelles de vos forces doivent être encouragées et sur quelles faiblesses travailler pour développer davantage votre potentiel.
L’objectif doit être clair, précis et compréhensible. La formulation spécifique d’objectifs pratiques est importante pour la planification ultérieure. Lorsque vous fixez des objectifs à long terme, vous ne pouvez pas en faire trop.
) Non seulement faites les choses bien, mais faites aussi les bonnes choses ;
) Non seulement résoudre des problèmes, mais également créer des perspectives créatives ;
) Pas tant pour économiser des fonds que pour optimiser leur utilisation ;
) Non seulement remplir ses dettes, mais aussi obtenir des résultats ;
) Non seulement réduire les coûts, mais augmenter également les bénéfices.
Planification classique. Méthodologie classique pour élaborer des plans et des activités alternatives. Cela signifie se préparer à la mise en œuvre des objectifs et organiser le temps. Comme le montre l’expérience pratique, les minutes consacrées à la planification réduisent les heures consacrées à la mise en œuvre directe, ce qui conduit finalement à un gain de temps global.
Afin de bien remplir ses fonctions et d’atteindre ses objectifs, un manager doit bien comprendre son budget temps. Il existe plusieurs règles de planification de base :
Lors de la planification de votre journée, il est préférable de laisser 40 % de votre temps de travail libre. Ceux. 60% - temps planifié, 20% - temps imprévu, 20% - temps spontané.
Documentez le temps passé, en indiquant comment et sur quoi il a été perdu, afin que vous ayez une idée de la façon dont il a été dépensé.
Pour regrouper toutes les tâches, il faut avoir une idée des tâches à venir et les répartir selon le degré d'urgence.
Créez des plans réalistes uniquement avec le volume de tâches que vous pouvez gérer.
Apprenez à déterminer le rythme de travail et la quantité d'informations nécessaires pour le réaliser.
Si des interférences surviennent régulièrement dans votre travail sous la forme de problèmes urgents survenant spontanément, prévoyez du temps dans votre plan pour résoudre ces problèmes.
Essayer d'accomplir un grand volume de travail et disperser vos efforts sur des questions distinctes sans importance conduit au fait qu'en fin de compte, les principaux problèmes restent non résolus. Fixer une priorité signifie diviser l'ensemble du flux de tâches par degré d'importance, en leur donnant la priorité, le secondaire, etc. significations.
Des proportions « en or » de planification du temps. La planification du temps est basée sur certains principes. L’une des plus célèbres a été formulée par l’économiste italien Vilfredo Pareto. Il est conçu pour une utilisation rationnelle du temps et déclare : « Si toutes les fonctions de travail sont considérées du point de vue du critère de leur efficacité, il s'avérera que 80 pour cent des résultats finaux sont obtenus dans seulement 20 pour cent des tâches. le temps passé, tandis que les 20 pour cent restants du résultat absorbent 80 pour cent du temps de travail. Dans le travail quotidien, cela signifie que vous ne devez pas vous attaquer en premier aux tâches les plus faciles, les plus intéressantes ou les moins chronophages. Lors de la planification, il est nécessaire de résoudre d'abord les problèmes vitaux, puis ensuite de nombreux problèmes secondaires.
L'application cohérente du principe de Pareto permet d'utiliser dans la pratique la technique d'analyse de la complexité des problèmes ABC. Il repose sur la division de l'ensemble des tâches en trois groupes.
A. Les tâches les plus importantes représentent environ 15 pour cent du nombre total de toutes les tâches et affaires. L'estime de soi de ces tâches (atteindre l'objectif) est d'environ 65 pour cent.
B. Les tâches importantes représentent en moyenne 20 pour cent du nombre total de cas, et l'importance de cette catégorie de tâches est également de 20 pour cent.
B. Les tâches moins importantes et non essentielles, au contraire, représentent 65 pour cent du nombre total de tâches, mais ont une petite part (environ 15 pour cent du « coût » total).
La technologie d'analyse des problèmes selon le principe ABC peut être réalisée comme suit :
Faites une liste de toutes les tâches à venir dans la période concernée (jour, mois, trimestre, année).
Systématiser les tâches selon leur degré d'importance, établir l'ordre des tâches en fonction de leur « coût » d'activité.
Numérotez les tâches.
a) les premiers 15 pour cent de toutes les tâches classées dans la catégorie A ne sont pas sujets à réaffectation ;
b) les 20 pour cent suivants sont des tâches de catégorie B ;
c) les 65 pour cent restants sont des tâches de catégorie B.
Vérifiez à nouveau le plan de temps pour vous assurer que le budget temps alloué correspond à la valeur des tâches : 65 % du temps prévu est la tâche A ; 20 pour cent du temps prévu sont consacrés aux tâches B ; 15 pour cent du temps prévu sont consacrés aux tâches B.
Effectuez les ajustements appropriés, en concentrant le plan sur les tâches A.
Évaluer les tâches B et C du point de vue de la possibilité de leur délégation.
Délégation de pouvoirs. « Le sens général de la délégation est de déléguer des tâches à ses subordonnés ou collègues. De nombreux managers, qui se considèrent expérimentés et efficaces, préfèrent faire eux-mêmes des choses qu'ils pourraient confier à d'autres employés, invoquant l'inexpérience, le manque d'éducation et l'incompétence de leurs subordonnés. Ce phénomène indique plutôt un manque d'expérience dans la délégation de pouvoirs et une incapacité à former le personnel aux fonctions nécessaires, plutôt que les hauts mérites d'un manager.
Les principaux avantages de la délégation :
Le manager dispose de plus de temps pour des tâches plus importantes ;
Utilisation et développement des connaissances et compétences professionnelles des salariés ;
Stimuler le développement des capacités, de l'indépendance et des compétences des subordonnés ;
Impact positif sur la motivation des collaborateurs.
Pour déléguer correctement, vous devez respecter les règles suivantes :
Sélectionner les employés appropriés ;
Répartir les domaines de responsabilité ;
Coordonner la mise en œuvre des tâches assignées ;
Stimuler et conseiller les subordonnés ;
Surveiller le processus de travail et les résultats ;
Évaluez vos employés;
Supprimez les tentatives d’inversion ou de délégation ultérieure.
Il est nécessaire de déléguer les travaux courants, les activités spécialisées, les questions privées et les travaux préparatoires. Le transfert de tâches ou d'activités peut être réalisé pour une longue période ou limité à des missions ponctuelles. Le dirigeant ne délègue en aucun cas ses fonctions managériales, ses tâches à risque et ses responsabilités de gestion.
Suivi des résultats et ajustement des objectifs. Le contrôle des résultats sert à optimiser le processus de travail ; il couvre trois tâches :
Comprendre l'état physique. La planification apporte-t-elle des résultats, contribue-t-elle au confort ?
Comparaison de ce qui était prévu avec le maximum possible. Il est nécessaire d'analyser régulièrement les activités, d'identifier les moments de perte de temps et d'établir des fiches d'interférences ;
Ajustement en fonction des écarts constatés. Il est nécessaire de revérifier les plans et de les modifier s'ils s'avèrent irréalisables ou ne permettent pas d'atteindre l'objectif dans les délais.
Il existe une distinction entre le suivi des résultats du travail et le suivi de tâches spécifiques ; ni l'un ni l'autre ne doivent être négligés.
Ainsi, la gestion du temps est la planification comptable et opérationnelle du temps. La tâche de la gestion du temps est d'organiser l'utilisation du temps (à la fois professionnel et personnel) de la journée et de la semaine afin d'avoir le temps de faire toutes les choses les plus importantes. Principes de base de la gestion du temps : travail indépendant minutieux, prise de décision individuelle, nécessité de suivre sa propre efficacité, réflexion axée sur l'efficacité, la réalisabilité et des réserves d'efficacité inépuisables. Les symptômes alarmants de l'apparition imminente de problèmes temporaires peuvent être identifiés par certains signes et les causes des « pertes de temps » peuvent être identifiées.
2. Analyse des approches nationales et étrangères du système de gestion du temps
.1 Introduction de la gestion du temps dans l'entreprise
La nécessité de gérer le temps de manière rationnelle est aujourd’hui une évidence. Tout le monde est confronté au manque de temps ou à son absence totale - des managers de bas niveau aux managers et propriétaires d'entreprise.
Jusqu’à récemment, la gestion du temps était principalement considérée par rapport à une personne individuelle. C'est-à-dire que chaque spécialiste, à sa discrétion, peut appliquer des méthodes de gestion du temps concernant son temps.
La dernière tendance a été l'introduction d'un système de gestion du temps dans les entreprises (corporate time management). La gestion du temps est une nouvelle direction dans la gestion d'entreprise. Dans la plupart des organisations russes, la direction ne réfléchit pas aux actions auxquelles ses subordonnés consacrent du temps au cours de la journée de travail ni à la manière dont ils organisent leur travail dans le cadre de leurs responsabilités professionnelles.
Il est tout à fait naturel que le chef d'entreprise ou ses collaborateurs clés ne soient pas en mesure de faire face seuls à la tâche de mise en œuvre de la gestion du temps. En règle générale, ils ont recours à l'aide de spécialistes de la gestion du temps. Et c’est tout naturellement que la demande crée l’offre.
Ainsi, la durée des cours et des formations sur la gestion du temps varie de 2 à 10 jours et leur coût est de 5 000 roubles. jusqu'à 25 000 roubles. Les programmes proposés sont également différents : il s'agit notamment de « Cours de gestion du temps pour hauts fonctionnaires », dispensés sous forme de séminaire, et de cours pour les employés ordinaires. Il existe des technologies pour introduire la gestion du temps dans les entreprises.
Tous ces cours ont un point commun : ils sont tous basés sur les technologies occidentales et ne sont pas toujours en corrélation avec la réalité russe. De plus, la plupart des séminaires et formations sur la gestion du temps sont de nature individuelle, c'est-à-dire que nous parlons plus probablement de gestion du temps personnel que de gestion du temps en entreprise.
Quant à la gestion comparée du temps, il convient selon nous de distinguer trois domaines :
Par exemple, l'utilisation de MS Outlook vous permet de gagner considérablement du temps dans le processus de transfert des informations nécessaires. Cela se produit grâce à la capacité de formuler de manière plus concise et plus claire l'essence du problème. Les informations écrites sont perçues plus rapidement et avec plus de précision que les informations communiquées oralement.
De plus, dans le processus de communication utilisant les technologies de l'information, il devient possible de gagner considérablement du temps dans le processus de transmission des informations. Cela est dû au fait qu’il n’est pas nécessaire de se déplacer d’un bureau à l’autre ou d’une organisation à une autre.
Vous pouvez également gagner beaucoup de temps sur la communication personnelle lors du processus de transmission d'informations via Internet, grâce aux modèles et symboles existants qui remplacent les phrases qui sont des éléments de communication polie.
En général, la gestion du temps d'entreprise d'une entreprise est un système de règles et de normes pour l'interaction des employés dans une entreprise, de règles et de mécanismes d'échange d'informations. À bien des égards, une telle gestion du temps fait double emploi avec le processus de communication dans une entreprise. Et par conséquent, il est difficile de l'attribuer à une direction complètement nouvelle dans le domaine de la gestion d'entreprise.
L'utilisation de techniques pour améliorer les communications et optimiser le processus de communication dans une entreprise dans le cadre de la gestion du temps permettra d'obtenir un plus grand effet organisationnel et économique.
L'un des principaux problèmes dans ce domaine de la gestion du temps est le nombre relativement faible d'employés qui peuvent être regroupés en un groupe de personnes effectuant des tâches identiques, et un nombre assez important de ces groupes dans une même entreprise. Ainsi, pour optimiser le temps de travail de chaque groupe de spécialistes, il est nécessaire d'élaborer des recommandations et des techniques de gestion du temps uniques à ce groupe de spécialistes. En règle générale, soit les spécialistes de la gestion du temps ne le font tout simplement pas, préférant utiliser des séminaires et des formations collectifs basés sur des techniques individuelles de gestion du temps, soit le service de création d'un système de gestion du temps pour chaque division individuelle d'une entreprise est assez coûteux.
Il convient de noter qu'en règle générale, tous les départements d'une entreprise n'ont pas besoin de mettre en œuvre un système de gestion du temps. Le problème de la gestion du temps se pose là où il existe une alternative à son utilisation. Dans les départements de l'entreprise où les employés effectuent un travail mécanique monotone, il est nécessaire d'étudier les capacités physiologiques et psychologiques d'une personne à exécuter un algorithme d'actions donné dans les conditions existantes de sévérité et d'intensité de travail.
Il est souvent injustifié de dire que les processus de gestion de l'entreprise ne sont pas respectés et que les employés ne sont pas intéressés par l'exercice rapide et de haute qualité de leurs fonctions officielles. Cela est dû au fait que chaque employé a ses propres responsabilités professionnelles, fixées dans des descriptions de poste et un contrat de travail. Le contrat de travail précise également, en règle générale, le nombre d'heures qu'il doit travailler par jour et le nombre de jours qu'il doit travailler par semaine. C'est-à-dire qu'il y a une certaine quantité de travail (responsabilités fixées dans le contrat de travail) et du temps pour l'accomplir (horaires et horaires de travail fixés dans le contrat de travail).
En règle générale, lors de l'élaboration de programmes de séminaires et de formations sur la gestion du temps, on n'accorde pas suffisamment d'attention aux caractéristiques physiologiques d'une personne et aux conditions de sévérité et d'intensité du travail.
Quant à la gestion individuelle du temps des principaux spécialistes, elle représente essentiellement la gestion individuelle du temps d'un manager et d'une personne. Cette direction est actuellement la plus développée et la plus efficace du point de vue de l'utilisation pratique.
En général, la gestion du temps en entreprise est un domaine assez prometteur dans la gestion d'entreprise, même si son application dans la pratique rencontre actuellement de nombreuses difficultés. Lors de la détermination de la nécessité d'introduire une gestion du temps en entreprise et de la portée de son application dans une entreprise particulière, il convient de :
dans quels départements (ou pour quelles unités d'emploi) l'introduction de la gestion du temps est conseillée ;
quel effet économique et organisationnel la mise en œuvre de la gestion du temps d'entreprise dans une entreprise produira-t-elle ? C'est-à-dire que nous parlons du rapport entre les coûts et les résultats obtenus ;
Quelle est la probabilité que l’effet de l’introduction d’un système de gestion du temps dans une entreprise soit suffisamment long pour permettre à l’effet économique et organisationnel de se manifester ?
Le système de gestion du temps d'entreprise doit être développé individuellement pour chaque entreprise et doit combiner les trois domaines de la gestion du temps d'entreprise : la gestion du temps d'entreprise, la gestion du temps d'entreprise des départements individuels et la gestion du temps individuelle des principaux spécialistes. De plus, la gestion du temps d'entreprise des départements individuels devrait dans certains cas être basée plutôt sur les caractéristiques physiologiques d'une personne et les conditions de gravité et d'intensité du travail que sur le processus de répartition compétente du temps.
2.2 Gestion du temps en Russie
Aujourd'hui, il est difficilement possible de trouver une entreprise russe dont la direction ne se préoccuperait pas de l'augmentation de sa compétitivité. Pour résoudre ce problème, il est nécessaire de réaliser un travail considérable pour optimiser tous les processus métiers : de la R&D à la logistique. Cependant, il s'agit d'une tâche longue et difficile et c'est pourquoi de nombreuses entreprises en Russie préfèrent augmenter l'efficacité du travail à peu de frais. Par exemple, grâce à la gestion du temps. Cependant, la gestion du temps « classique » a déjà du mal à faire face aux tâches que lui imposent les entreprises modernes. « Cela cesse d’être une panacée à tous les maux du management. Au cours des cinq dernières années, rien de fondamentalement nouveau ne s'est produit dans ce domaine et l'intérêt pour la gestion du temps diminue sensiblement », note Pavel Bezruchko, directeur exécutif d'ECOPSY Consulting. - Pour accroître leur efficacité, les entreprises modernes s'engagent principalement à optimiser leurs processus commerciaux. Dans le contexte de ces mesures, la gestion du temps reste utile, mais plutôt une compétence supplémentaire : le gain de temps est faible.
Une pratique courante dans les entreprises russes est une situation dans laquelle un manager, sur une base « volontaire-obligatoire », distribue à ses subordonnés un livre qu'il aime sur la gestion du temps ou recommande l'un ou l'autre organisateur « avancé ». Le directeur exécutif de la société Bank24.ru d'Ekaterinbourg, Boris Dyakonov, s'est intéressé à l'idée de la gestion du temps il y a environ trois ans, lorsqu'il est devenu copropriétaire d'une petite banque. «J'ai mis en œuvre une grande partie de ce que j'ai lu», dit-il. - Organisé des conférences sur la gestion du temps à la banque, introduit des normes de respect et amélioré la culture de la communication. Au début, les innovations ont été contestées car les cours couvraient les week-ends. Les employés de banque considéraient l’idée de leur apprendre à gagner du temps comme un simple caprice de gestion.» Mais par la suite, grâce à la persévérance des hauts responsables de l'entreprise, qui ont clairement indiqué qu'ils valorisent les personnes qui savent gagner du temps, Bank24.ru est devenue l'une des premières institutions de crédit russes à introduire les normes de gestion de la qualité ISO 9001 : 2000.
La rigidité et la cohérence dans la résolution des tâches assignées sont un élément nécessaire à la mise en œuvre de tout programme de motivation du personnel. Habituellement, l’enthousiasme initial après la distribution des « bons livres » s’estompe au bout d’un mois environ. « L'introduction de toute idée dans une équipe nécessite un contrôle obligatoire », confirme Mikhaïl Molokanov, président du Business Coaches Club. - Et le contrôle par défaut implique des coûts supplémentaires. C’est précisément la principale raison de l’absence d’une approche systématique de la gestion du temps dans les entreprises nationales.»
Le directeur général du groupe d'entreprises MC-Bauchemie-Russia, Alexander Mondrus, a résolu un problème spécifique à l'aide de la gestion du temps : il a supprimé du processus de travail un certain nombre de composants qui étaient les principaux « mangeurs » de temps. Un exemple simple : toutes les conversations téléphoniques au sein de son organisation commencent désormais par la question « êtes-vous à l’aise pour parler ? Cela permet aux deux interlocuteurs de gagner de précieuses minutes. « Plusieurs années se sont écoulées depuis. La plupart des salariés ayant suivi la formation sont ensuite restés dans l'entreprise, explique Alexander Mondrus. « Pour les nouveaux arrivants, nous fournissons du matériel sur le sujet et inculquons les compétences fondamentales pour travailler avec le temps. »
«Ceux qui ont déjà adopté des compétences en gestion du temps n'ont besoin que de se rafraîchir la mémoire de temps en temps», explique Gleb Arkhangelsky, PDG d'Organisation of Time.<#"justify">"L'idée principale de la gestion du temps est que vous devez d'abord comprendre ce que vous voulez et pourquoi vous en avez besoin, puis réfléchir ensuite à la manière d'y parvenir", explique Mikhaïl Molokanov. - Récemment, les innovations les plus notables dans le domaine de la gestion du temps apparaissent précisément dans la question de la fixation d'objectifs. D’après mes observations, les entreprises russes attribuent souvent et très facilement des délais et des responsabilités, mais en même temps ne consacrent pas suffisamment de temps à transmettre aux employés des informations sur ce qui doit être fait exactement et pourquoi. En conséquence, les travaux sont terminés à temps, mais s'avèrent ne servir à personne.
"Auparavant, lorsque je recevais la tâche suivante, je l'écrivais en silence dans un cahier, car poser des questions inutiles ou, en langage professionnel, clarifier des objectifs était considéré comme une activité qui ne me faisait aucun honneur", admet l'un des Wimm-Bill. -Dann managers, formés à l'université d'entreprise. "En outre, j'ai exprimé mon mécontentement face au fait que trop de tâches marquées comme "urgentes" étaient confiées à moi-même." Aujourd'hui, ce manager cherche non seulement une formulation claire des tâches de la part du patron, mais précise également laquelle d'entre elles est la plus importante à chaque période de temps spécifique, se construisant ainsi un système de priorités. Le patron de ce manager ayant également suivi une formation appropriée, il se montre compréhensif et patient face aux nouvelles exigences de son subordonné.
"La formation d'un champ d'information et d'outils de gestion unifiés est la principale réussite de nos programmes de formation", estime Natalya Bekker, responsable du projet "Gestion interne des connaissances" au sein du service RH de Wimm-Bill-Dann. "Les attentes des étudiants sont principalement liées à l'acquisition de nouvelles connaissances et compétences nécessaires pour résoudre efficacement des problèmes professionnels, ainsi qu'à la systématisation des connaissances et idées de base acquises à l'école et à l'institut." Avec une approche sérieuse et réfléchie de la gestion du temps, cela vous fait réfléchir à des questions apparemment simples, dont les réponses sont parfois étonnantes. Par exemple, à l'aide d'opérations arithmétiques simples, vous pouvez calculer le nombre d'heures qu'une personne a déjà vécues et qu'il lui reste encore à vivre, par exemple jusqu'à la retraite. Ou essayez de définir plus clairement par vous-même ce qui fait partie de la routine quotidienne de votre vie et ce qui est vraiment important.
La gestion du temps est une compétence très universelle qui, dans l’ensemble, n’a pas de frontières culturelles. Les programmes de formation occidentaux et russes utilisent désormais principalement des technologies occidentales natives : fixation d'objectifs selon SMART, priorisation selon la méthode d'Eisenhower, le principe de Pareto, etc. (même si les chercheurs russes ont également réussi à apporter leur propre contribution à la théorie de la MT.
La forme traditionnelle de formation aux compétences en gestion du temps de travail est une formation de deux jours. En règle générale, les étudiants de ces programmes sont des managers de niveau intermédiaire et inférieur (back-office, service commercial, production, etc.). Au cours de la formation, les participants maîtrisent les outils de base de priorisation et de planification, tentent de les appliquer dans diverses situations, perfectionnant leurs compétences grâce à des jeux et des exercices. Cependant, malgré le fait que la MT elle-même ne présente pas de caractéristiques nationales, plusieurs cours connexes sont proposés aux Russes qui l'étudient. «L'un des sujets proches de la gestion du temps est la gestion du stress», explique Pavel Bezruchko. "C'est extrêmement important et utile, car en général, l'environnement commercial russe est beaucoup plus volatile et stressant que celui occidental."
Alors que les formations sur le thème de l'amélioration de la culture générale de gestion sont déjà devenues monnaie courante dans les entreprises russes, les managers ne prêtent toujours pas l'attention voulue aux questions d'auto-organisation des salariés. Beaucoup d'entre eux - et peut-être à juste titre - estiment que l'organisation personnelle du manager est son propre problème. TM suppose que chaque employé doit avoir la possibilité d'investir du temps non seulement dans le travail, mais aussi dans ses objectifs personnels : développement personnel, loisirs, santé, famille. Ce n’est qu’alors que cette personne sera satisfaite et efficace. Il est peu probable que l'entreprise soit en mesure de résoudre des problèmes de cette nature - c'est entièrement la prérogative des salariés eux-mêmes. « Il est impossible de gérer uniquement les horaires de travail. Si une entreprise introduit les principes de la MT auprès de ses salariés, alors, bon gré mal gré, elle devra s'emparer de leur temps personnel. Mais on pense alors à des associations avec des conscrits, des prisonniers, des sectaires... », explique Mikhaïl Molokanov.
De plus, dans la pratique, il s'avère souvent que le temps de travail de certains spécialistes ne peut pas être planifié, tandis que pour d'autres, les économies résultant de la MT sont minimes. Par exemple, Mainstream, filiale d'ECOPSY Consulting, a mené une étude auprès du personnel de plusieurs de ses clients. Les résultats de cette enquête rapide ont montré que les salariés des entreprises étudiées ne parviennent en réalité à planifier que la moitié de leur temps, et souvent pas plus de 30 %. Dans des conditions d'évolution dynamique des priorités, de manque constant d'informations et de manque de soi-disant managers. vue d'hélicoptère (littéralement « vue depuis un hélicoptère » - un regard sur la situation d'en haut, comprenant ses mécanismes d'entraînement et ses connexions internes qui ne sont pas visibles dans la routine quotidienne), les outils de planification traditionnels ne fonctionnent pas. C'est pour cette raison que les spécialistes expérimentés de la gestion du temps recommandent de réserver jusqu'à 40 % de votre temps de travail à la résolution de tâches imprévues, et de gérer directement uniquement les 60 % restants. Cependant, tous les employés ne parviennent pas à planifier même 60 %. Ainsi, si nous parlons de travailler en mode helpdesk, c'est-à-dire de résoudre des tâches auxiliaires, par exemple de secrétariat, alors dans ce cas, vous ne pouvez au moins gérer d'une manière ou d'une autre pas plus de 30 à 40 % du temps. Ce ratio est typique de nombreuses spécialités, ainsi que de certaines entreprises orientées client en général, par exemple le courtage. Et vraiment, que dites-vous à un responsable des relations publiques de faire avec une recommandation aussi importante en matière de gestion du temps que de lire ses e-mails uniquement à certaines heures ? Il est difficile d’imaginer un responsable des relations publiques qui y adhérerait, car il serait ainsi privé des informations qui l’aident à être efficace. En ne répondant pas à temps à une demande de commentaires urgents, il risque de perdre l'image de l'entreprise. Et réagir, c'est reporter son emploi du temps et s'écarter du plan. "Il est important de ne pas oublier qu'une personne n'est pas un ordinateur, mais une créature avec ses propres rythmes biologiques", ajoute Valeria Silina, directrice des relations publiques et du marketing de la holding Rosinter Restaurants. - Certaines personnes sont efficaces le matin, tandis que d'autres ne peuvent travailler avec une efficacité maximale que le soir. Il est clair que de telles nuances ne peuvent pas être prises en compte au sein d’une grande entreprise.»
Sergei Trofimov, directeur du financement d'entreprise chez Meridian Capital Management, doute qu'un consultant en TM soit capable d'expliquer à un manager expérimenté comment gagner du temps d'au moins 5 à 10 %. « Le message principal de la gestion du temps, « le temps est une ressource qui peut être gérée », est très précis », note-t-il. - Cependant, je trouverai 80 % des informations sur la MT sur Internet et je les adapterai à moi-même. Pourquoi ai-je besoin des 20 % restants, qui correspondent au charisme et à l’humeur du consultant ?
De nombreux experts accomplis sont convaincus que chacun devrait en venir à la nécessité d'étudier par lui-même la théorie de la gestion du temps. Toute tentative d’aborder avec force un sujet, surtout à l’échelle d’une entreprise entière, sent le totalitarisme. Un problème distinct et douloureux est celui des personnes exerçant des professions créatives qui protestent vigoureusement contre toute restriction de leur liberté. Dans le même temps, les « créateurs » ont besoin de la capacité d'utiliser efficacement leur temps, tout autant que les représentants de l'atelier « artisanat ». « Le résultat d'une telle « liberté » est souvent le non-respect des obligations et des délais du projet, ce qui conduit au mécontentement du reste de l'équipe », explique Maria Timirbaeva, copropriétaire de BBPG et rédactrice en chef de Revue d'affaires de restauration. "Les compétences en gestion du temps ne gâcheront pas l'inspiration, mais elles permettront aux employés d'évaluer les situations de la vie de manière plus réaliste." Une personne créative est dite créative car elle peut aborder intelligemment l'utilisation des informations utiles disponibles et créer, sur la base de livres, de publications dans les médias et - surtout - de sa vie et de son expérience professionnelle, son propre système de planification qui lui convient personnellement.
«La plupart des chefs d'entreprise brillants d'aujourd'hui ont développé pour eux-mêmes un régime de travail optimal sans aucune formation ni séminaire», explique Igor Minevich, propriétaire de la société Stolichny Vkus. - Prenez, par exemple, Andrei Bilzho ou Arkady Novikov - leurs activités ne peuvent pas être unifiées et leurs projets ne peuvent pas être rationalisés. Si Anna Akhmatova avait suivi un cours de gestion du temps, aurions-nous un volume de poésie de plus ?
« Chaque entreprise est une communauté de personnes avec différents niveaux d'intelligence et d'expérience de vie, dont l'efficacité du travail dépend souvent du charisme et du talent du leader », ajoute Minevich. - Ce n'est qu'autour de spécialistes vraiment efficaces qu'un environnement commercial se forme, des personnes et des projets brillants apparaissent. La manière dont les employés parviennent à une telle efficacité est leur propre affaire.
Et en effet : si vous parcourez ne serait-ce qu'un ouvrage populaire sur la gestion du temps, vous serez frappé par le caractère très « quotidien » des conseils qui y sont donnés. Pour les appliquer avec le plus grand impact, il sera plus utile que le collaborateur les « atteigne » lui-même. Par exemple, il ne suffit pas de se renseigner sur la facilité d’utilisation du planificateur électronique intégré à la plupart des téléphones professionnels modernes. Cette information est évidente et de peu d’utilité pour l’affaire. Cependant, une fois qu'une personne maîtrise une fois un programme simple, elle deviendra immédiatement beaucoup moins « oublieuse », ce qui fait l'envie de ses collègues. Pragmatique simple et absence de peur de quelque chose de nouveau. Et qu’est-ce que la gestion du temps a à voir là-dedans ?
La plupart des technologies de gestion du temps les plus populaires aujourd'hui ont été développées dans les années 1970 en Europe occidentale et aux États-Unis. Cependant, ce serait une erreur de percevoir la gestion du temps comme une technologie 100 % occidentale. L'école nationale d'organisation scientifique du travail et du temps personnel (NOT) peut se vanter d'un certain nombre de ses propres réalisations qui n'ont pas d'analogue dans la science occidentale. L'un des « pères » de la gestion scientifique, Frank Gilbreth, après avoir lu les publications de l'Institut central du travail (CIT), a déclaré : « Les Russes ont une compréhension plus profonde que nous de la gestion du temps ».
L'impulsion pour le développement du NOT en Russie a été donnée par les développements de deux des représentants les plus éminents de la science de gestion nationale au début du siècle dernier. Ainsi, le directeur du CIT, Alexeï Gastev, a été le premier à réfuter l'une des objections les plus courantes à l'organisation scientifique du processus de travail, selon laquelle elle est incompatible avec la pensée créatrice. Selon lui, la standardisation des actions et le développement de l'automatisme contribuent au fait que « l'énergie nerveuse est libérée pour de plus en plus de nouveaux stimuli d'initiative, augmentant le pouvoir de l'individu à l'infini ».
Platon Kerzhentsev, le leader du mouvement « Temps », a fixé l'objectif principal de son organisation : réduire les coûts de temps inefficaces. Le mouvement lui-même a commencé en 1923 avec un article dans le journal Pravda, qui fournissait des données sur la perte impardonnable de temps de production lors des assemblées générales. Il décrit notamment un cas où le temps d'attente total pour un orateur par un grand nombre d'employés qualifiés d'une usine aéronautique a été estimé par les spécialistes américains présents comme suffisant pour construire plusieurs avions.
La deuxième vague de popularité de la gestion du temps dans notre pays a commencé avec la publication du livre de Daniil Granin « Cette vie étrange » au début des années 1970. Dans ce document, il a été le premier chercheur russe à exprimer l'idée du chronométrage comme base d'un système de gestion du temps personnel, et a également présenté sa théorie de la « budgétisation » du temps - un outil beaucoup plus flexible que la planification occidentale traditionnelle.
Ainsi, la dernière tendance a été l'introduction d'un système de gestion du temps dans les entreprises (corporate time management). La gestion du temps est une nouvelle direction dans la gestion d'entreprise.
gestion du temps d'entreprise de l'entreprise;
gestion du temps d'entreprise de différents départements ;
gestion individuelle du temps des principaux spécialistes.
La gestion du temps d'entreprise d'une entreprise se concentre avant tout sur la formation d'un système efficace d'interaction entre les départements et les responsables de l'entreprise. Cela implique l'utilisation généralisée des réseaux locaux et des technologies de l'information dans le processus de communication.
Ainsi, l'utilisation d'un système de gestion du temps d'entreprise dans une entreprise ne sera efficace que dans le cas d'une approche intégrée du processus de gestion du temps dans une seule organisation.
3. Évaluation et amélioration du système de gestion du temps chez Megafon OJSC
.1 Caractéristiques générales de l'entreprise analysée
mégaphone de gestion du temps
La société anonyme Megafon a été créée en 2002.
Nom de l'organisation : OJSC Megafon.
Adresse légale : 115035, Moscou, quai Kadashevskaya, 30
L'objectif principal de Megafon OJSC est :
fourniture de services cellulaires (GSM<#"justify">MegaFon opère dans les 83 entités constitutives de la Fédération de Russie<#"justify">Les fonctionnaires comprennent :
Directeur général - Tavrin Ivan Vladimirovitch
Directeur de l'audit interne - Zheimo Yuri Antonovich
Directeur des relations publiques - Lidov Petr Alekseevich
Directrice des ressources humaines - Likhova Irina Borisovna
Chef comptable - Strelkina Lyubov Nikolaevna
MegaFon est l'un des trois plus grands opérateurs de téléphonie mobile en Russie, proposant une gamme complète de services de communication mobile dans toute la Russie. En juin 2010, MegaFon a acquis 100 % des actions de Synterra, ce qui a permis de renforcer sa propre infrastructure de réseau et de renforcer sa position sur les marchés des communications longue distance, de l'accès Internet haut débit fixe et mobile, ainsi que des services convergents. Le nombre d'abonnés actifs de l'entreprise dépasse les 62 millions. Cependant, l'attractivité de la marque MegaFon ne s'explique pas seulement par sa zone de couverture, qui n'a pas d'analogue en Russie. Fidèle au slogan « L'avenir dépend de vous », l'entreprise essaie toujours d'avoir une longueur d'avance sur le marché, les concurrents et les désirs des clients.
MegaFon a traditionnellement mis en œuvre les technologies les plus avancées. À une certaine époque, la société est devenue le premier opérateur cellulaire panrusse conforme à la norme GSM 900/1800. Et aujourd'hui, MegaFon est la première entreprise en Russie à lancer l'exploitation commerciale d'un réseau de nouvelle génération, 3G, dans la norme de communication la plus prometteuse UMTS, faisant de l'Internet mobile un outil pratique et efficace pour les utilisateurs. Cela nous a permis de devenir leaders en nombre d'utilisateurs de réseaux de troisième génération, ainsi qu'en volume de revenus provenant des services qui y sont vendus.
Le développement de réseaux de troisième génération sera une priorité pour l'entreprise dans un avenir proche. Dans le même temps, MegaFon ne reste pas immobile, maîtrisant les nouvelles technologies : en 2010, le réseau de données sans fil de quatrième génération (4G), fonctionnant selon le protocole LTE, a été testé avec succès. En novembre 2010, MegaFon est devenu le premier opérateur en Russie à mettre en œuvre dans son réseau la technologie innovante HD-Voice, qui offre une transmission vocale de haute qualité et augmente considérablement la clarté du son.
La marge de sécurité acquise par MegaFon au fil des années d'activité et la politique extrêmement conservatrice de gestion financière et d'emprunt ont permis à l'entreprise non seulement de survivre en toute confiance au pic de la crise financière, mais également de renforcer sa position sur le marché en répondant aux nouveaux défis.
En 2010, MegaFon est devenu le gagnant dans la catégorie « Opérateur cellulaire » selon les résultats du vote populaire « Marque n°1 en Russie 2010 », et le PDG de MegaFon, Tavrin Ivan Vladimirovitch, a été reconnu comme le meilleur leader des télécommunications. entreprises en Russie dans le TOP 1000 annuel des managers russes.
3.2 Évaluation du système de gestion du temps de l'OJSCMégaphone
Selon les analystes et les opérateurs eux-mêmes, le marché des communications cellulaires est l'un des plus dynamiques en Russie. Dans le même temps, la concurrence, comme il sied à un marché développé, est très forte : les principaux acteurs, en règle générale, sont au coude à coude, et vous ne pouvez donc pas vous accorder la moindre concession. Vous ne devriez pas manquer une seule occasion d’être au moins d’une manière ou d’une autre plus efficace et meilleur que les autres. Vous devez trouver des ressources que vous pouvez gérer afin d'obtenir des résultats, de garder une longueur d'avance sur vos concurrents et de contrôler le temps.
La direction de l'entreprise a compris qu'il était nécessaire d'utiliser la ressource - le temps - aussi efficacement que possible. Cette ressource doit être orientée principalement vers l'atteinte des objectifs de l'entreprise. Le chef de Megafon OJSC et de la société Organization of Time a réalisé plusieurs projets notables, mené des formations et des consultations afin d'introduire les idées de MT dans les organisations.
"Le temps ne peut pas être géré seul." Ces méthodes étaient avant tout envisagées par le chef d'entreprise du point de vue de sa gestion personnelle du temps. Chaque jour, un leader est confronté à de nombreuses tâches. Par conséquent, le manager considérait la MT spécifiquement comme s'appliquant à lui-même, car il y a des questions à la fois personnelles et d'entreprise qui nécessitent du temps. Et ce n'est que plus tard, lorsque la mise en œuvre de ce système a commencé, qu'il est devenu évident qu'il était nécessaire de résoudre les problèmes avec l'ensemble du personnel.
Il est donc très important pour un manager de contrôler son temps - et en même temps de gérer le système horaire de ses collègues. Lors de l'organisation de réunions, réunions ou conférences, le manager doit connaître à l'avance les projets de ses subordonnés, afin que le travail en commun puisse être coordonné afin que les processus ne se chevauchent pas. À l’inverse, lorsque les employés planifient leur journée, ils doivent consulter le calendrier du manager et s’y rapporter. C'est un axiome : si vous souhaitez gérer efficacement votre temps, vous n'y parviendrez que si vos collègues interagissent avec vous tout aussi efficacement.
La société Megafon utilise Microsoft Exchange Server et gère des calendriers dans Outlook. Le manager peut désormais voir où se trouvent ses collègues et où ils seront au cours des trois prochains mois, et peut planifier une réunion avec eux. Le temps est une catégorie où on ne peut pas gérer seul, chacun doit agir ensemble.
Contrôle des commandes. Pour que le système de gestion du temps fonctionne dans toute l’entreprise, il a fallu tout d’abord mettre en place un système de gestion des commandes sous Outlook dans la gestion des affaires du manager. Aujourd'hui, l'entreprise dispose d'un système clair d'instructions et de contrôle. Les instructions sont données oralement, par courrier électronique ou sur papier, et toutes sont regroupées dans une liste unique, qui permet de suivre les délais. Si quelque chose n'est pas terminé à temps, le responsable reçoit des notifications et, sur la base de celles-ci, le secrétariat demande des informations supplémentaires sur la raison de l'échec. Ensuite, l'interprète rend compte à la direction et une décision est prise : soit reprogrammer, soit faire autre chose. L'essentiel est qu'aucune commande ne soit perdue ou oubliée - car elle est sous contrôle, ce qui est très important.
La prochaine étape après la mise en place d'un système de suivi des commandes est l'introduction de normes uniformes de gestion du temps dans l'entreprise. Les calendriers et les tâches stockés sur le serveur Exchange étaient synchronisés avec les terminaux mobiles. Par exemple, un responsable doit planifier une réunion. Il prend son communicateur, regarde les chiffres, trouve une « fenêtre » – et donne l'heure. Ces informations seront immédiatement transmises au serveur Exchange. Si une réunion n'est pas programmée par le manager, alors le secrétaire la planifie en choisissant du temps libre, et le manager voit cette mise à jour dans son calendrier et sait déjà quand et avec qui se rencontrer. En conséquence, vous pouvez demander à vos subordonnés de préparer le matériel pour cette réunion. De cette façon, le temps n’est pas perdu. Tout est clair, tout est programmé, le temps de chacun est utilisé au mieux. Et surtout, toutes les informations sont stockées sur le serveur. Si auparavant le courrier s'accumulait sur les ordinateurs portables personnels et pouvait être accidentellement supprimé, tout se trouve désormais au même endroit, sur le serveur Exchange. Cela signifie que l'e-mail ne sera pas perdu : il est devenu un document à part entière.
Ce modèle de gestion peut être illustré :
Le manager répartit les tâches entre ses subordonnés, fixe des priorités et les divise en projets. Cela signifie qu’il n’est pas nécessaire de tout garder en tête ; les modifications sont effectuées simplement et il existe à chaque instant une version mise à jour de ce qui se passe.
Figure 1 - Modèle de journal des modifications de l'état des tâches
Si nécessaire, le manager voit clairement à la fois l'avancement des travaux sur le projet et la charge de travail d'un employé en particulier. En conséquence, le temps est considérablement gagné pour toutes les parties, mais surtout pour le manager, et l'efficacité du travail augmente.
Figure 2 – Modèle de journal des modifications de tâches
Une fois saisies, les informations peuvent être utilisées plusieurs fois. Par exemple, sous une forme - pour déterminer l'avancement des travaux sur le projet, sous une autre - pour analyser la charge de travail des employés, sous la troisième - pour préparer des rapports sur le projet.
Figure 3 – Modèle de journal des modifications de tâches
En conséquence, le temps consacré au travail improductif est réduit et davantage de ressources restent pour le projet lui-même.
L'introduction de règles simples pour la saisie et la présentation des informations sur un projet, ainsi qu'un historique automatiquement accumulé par le système au cours du travail, facilitent le basculement des employés entre les tâches, réduisent ou augmentent le nombre d'intervenants.
Megafon, utilisant un tel système de gestion, répartit le plus efficacement possible le temps de travail des managers et des salariés de l’entreprise.
3.3 Améliorer le système de gestion du temps de l'OJSCMégaphone
Chez Megafon, des questions et des problèmes inattendus surviennent qui perturbent le calendrier, perturbent un travail important et vous obligent à perdre votre concentration et à vous laisser distraire. Pour chacun d'eux, l'auteur propose plusieurs solutions. Dans le même temps, il ne s’agit pas seulement d’une intervention d’urgence, mais de procédures proactives qui doivent être mises en œuvre à l’avance afin de pouvoir faire face avec succès aux surprises ultérieures.
Appels téléphoniques. Il est nécessaire de développer une catégorisation rapide de ces appels. Pour que vous sachiez tout de suite, dès les premières secondes, quel script appliquer au « entrant ». Nous proposons ci-dessous un certain nombre de catégories d’appels entrants et de scénarios de réponse.
Appels personnels
Demandez à parler brièvement
Demander à rappeler à un autre moment
Prévoyez du temps pour les appels personnels et avertissez tous vos proches d’appeler pendant les fenêtres prévues.
Configurer un répondeur
Appels professionnels
UN. Appels de la direction
Phrase : « Désolé, je parle à un client en ce moment. »
Phrase : « Je parle à distance »
Idée : un répondeur prend les périodes chargées du planning et le signale par voix ou SMS (SMS, e-mail, ICQ) ! Techniquement faisable.
En réponse à l'appel, un SMS est envoyé lorsque vous pouvez rappeler. Pour rendre cette démarche économique, vous devez d'abord configurer des modèles de réponse SMS. Appels de collègues
Reporter l'appel
Comprenez rapidement l'essence du sujet et reprogrammez la conversation à un autre moment
Désignez des zones de communication (quel est le meilleur moment pour vous appeler)
Options suggérées, deux fenêtres le matin et le soir
Exiger une présentation structurée de l’essence. Appels de clients
Faites une demande de rappel : « ils appellent les autorités au tapis... »
Écouter de manière structurée, répondre rapidement
« Je comprends la tâche, je vous rappelle à telle heure… »
Recevez l'appel, enregistrez-le sur le formulaire entrant et transférez-le à une personne autorisée
Soudain, un homme arrive. C’est le problème le plus courant dans les bureaux ouverts. Quand tous ceux qui ne sont pas occupés et qui s'ennuient sont constamment distraits par leurs voisins ou les personnes assises à côté d'eux. Les visiteurs qui arrivent de manière inattendue et inattendue réduisent également l'efficacité du travail. Il est possible d'appliquer les branches de solutions suivantes à ces « voleurs de temps ».
Soudain, un homme (visiteur) arrive
Indicateurs d'occupation : drapeaux, panneaux, casquettes, etc.
Faites un bouton rouge, lorsque vous appuyez dessus, le téléphone sonne en une minute et vous devez partir de toute urgence !
Créer une chambre d'hôtes où se trouvent une mini bibliothèque et une vidéothèque, afin que le visiteur puisse attendre avec bénéfice
A l'entrée, une liste de questions est remplie. Une sorte de questionnaire client dans lequel il note ce qu'il a apporté. Formaliser les questions accélère la communication
Réorienter son activité dans votre sens, vers vos objectifs
Redirection vers une autre personne : « responsable de garde », « responsable d'espace »
Sur la carte de visite, indiquez les horaires d'ouverture du bureau : de... à... Limitant ainsi les visiteurs aux horaires inopportuns
Horaires d'accueil (téléphone multicanal pour un accès facilité) :
Combinez réunions et déjeuner. Déjeuners d'affaires, « voyager pour déjeuner »
Organiser un lieu de réunions ouvertes dans l'entreprise (salles de réunion)
Problèmes internes. Cette section contient des séparateurs de tâches horizontaux et verticaux. Autrement dit, nous parlerons de supérieurs, de subordonnés et de collègues. La société Megafon a une tradition de réunions imprévues et de séances de « réunions stratégiques » et de questions de 15 minutes qui durent des heures. Avec un horaire régulier et irrégulier, la productivité du travail diminue et il est presque impossible de réaliser ce qui était prévu.
Le responsable était prévu pour une « réunion instantanée ».
Participer à une réunion par téléphone
Tenir une réunion debout. Par exemple, la société Beeline dispose d’une salle de réunion sans chaises. Avec cette organisation, tous les problèmes sont résolus rapidement. Il n'y a aucune envie de conduire une fourche sur l'eau, puisque tout le monde veut partir rapidement, vers des conditions plus confortables.
Élaborez une liste des réunions qui ne sont pas résolues par des dépliants. Le résultat : un registre des réunions, en face de chacune d'entre elles se trouve une liste de questions en cours de résolution.
Segmentez l’heure de la réunion. Réglez des marqueurs de temps, des stimulateurs cardiaques, sous la forme d'une minuterie pendant 10 à 15 minutes. Vérifiez chaque période de temps avec l'agenda pour accélérer la progression vers l'objectif.
Convenez du format des réunions. Par exemple, dans la société PPE Group, il y a des affiches sur les murs : « 10 règles de réunion ». Cela aide les participants à la réunion à adhérer aux procédures établies, stimulant ainsi une résolution rapide et de haute qualité des problèmes.
Il convient de préciser dans le manuel d'entreprise que l'ordre du jour de la réunion est envoyé au plus tard 24 heures avant l'heure de début de la réunion. Par définition, les « réunions surprises » disparaissent et vous avez 24 heures pour vous y préparer.
Introduire une règle de protection des réunions. Décrivez quand vous avez le droit de « refuser une invitation à une réunion »
Rédiger des procès-verbaux et diriger les réunions conformément au procès-verbal. Dans ce cas, il doit y avoir un leader qui veille aux règles des questions soulevées.
Tenir la réunion avant le déjeuner : dans ce cas, chaque participant s'efforce de s'exprimer de manière constructive, car un retard entraîne un déjeuner tardif et un déjeuner plus court.
Commande imprévue de la direction (interférence de la direction)
Organiser un Référent qui diffuse les instructions du manager aux subordonnés dans certaines fenêtres
Donner au manager un feedback sous forme de formation sur les conséquences des « contractions » imprévues du personnel.
Recevez un « intervalle de responsabilité » de votre manager. La période pendant laquelle le gestionnaire n’interfère pas avec le travail de l’employé. Par exemple, le matin, un employé recevait une liste de tâches et le soir, la qualité de son exécution était vérifiée. Dans ce cas, l'intervalle de responsabilité est égal à une journée ouvrable, soit 8 heures. Si vous définissez des tâches le lundi et les vérifiez vendredi, l'intervalle de responsabilité est d'une semaine.
Panne d'équipement. La société Megafon dispose d'un système complexe, il y a donc une forte probabilité qu'il échoue. Étant donné que le rythme de vie moderne ne permet pas d'abandonner la technologie, il faut se préparer aux échecs. Les solutions à ces problèmes techniques mineurs et majeurs sont décrites dans cette partie.
Pannes d'équipement
Etablir un planning de suivi des équipements (contrôle technique régulier).
Instructions de dépannage
Il devrait toujours y avoir une cartouche d'imprimante de rechange au bureau.
Pensez aux fonctions de duplication (scanner, copieur, appareil photo numérique).
Effectuer des exercices et pratiquer des situations d’urgence
Créez des cartes cognitives. Description de l'infrastructure dans le rayon des bureaux. Où puis-je acheter quelque chose à imprimer, etc.
Établissez une communication positive avec les voisins, dont vous pouvez utiliser l’aide en cas d’urgence
"Le courrier n'arrive pas"
Disposez d'une réserve sous forme de serveurs gratuits. Recommandé : mail.ru, yandex.ru
Configurez votre client de messagerie pour un accès rapide aux e-mails récemment envoyés
Problèmes personnels. Cette section contient des raisons personnelles de perturbations « inattendues » de l'horaire de travail. Cela inclut les embouteillages, les problèmes de tonus corporel, l'invasion de proches et les catastrophes naturelles. Il s’agit aujourd’hui du segment le moins développé de la prévention des pertes de temps. Par conséquent, nous sommes prêts à accepter et à considérer chacune de vos nouvelles décisions non décrites ci-dessous. Les trouvailles peuvent être envoyées à : [email protégé] avec une note dans le sujet : « Voleurs de temps »
Une bonne solution est les activités parallèles
Effectuer une série d'appels courts
Utiliser les mains libres pour passer une série de longs appels
Écoutez des cours audio : commerce, langues étrangères, etc.
Écouter des livres audio
Nécessite une connaissance de la circulation. À quelle heure y a-t-il des embouteillages, des options de détour. Planifiez vos déplacements pendant les périodes sans circulation
Apprenez à utiliser les webcams. Organiser des réunions virtuelles au lieu de voyager coûte beaucoup moins cher
Pour éviter les embouteillages le matin (avant le travail) - vous pouvez vous lever tôt avant le début des embouteillages
Utiliser un mode de transport « mixte » en ville
Si vous devez apporter/déposer quelque chose et que cela ne nécessite pas nécessairement une présence personnelle, vous pouvez utiliser un service de messagerie.
Problèmes personnels soudains avec soi-même (tombé malade, malade)
Tenez un employé au courant du projet. Travailler en binôme (modèle cluster)
Offrir la possibilité de « travail virtuel, bureau à domicile »
Prenez régulièrement des vitamines, dormez suffisamment et pratiquez une activité physique.
Invasion de parents et/ou amis
Discutez avec vos proches des situations où cela vaut la peine d'appeler et quand il vaut mieux attendre
Indiquez clairement ce qui est urgent et ce qui est important.
Avoir un accord avec l'hôtel : où les déplacer
Participation partielle à la communication avec eux, redirection vers d'autres pour résoudre les problèmes. Participation avec des ressources autres que le temps
Ainsi, afin de procéder à une analyse détaillée du système de gestion de Megafon OJSC, l'auteur de l'ouvrage a identifié les avantages et les inconvénients de la gestion du temps et analysé les fonctions du chef d'entreprise. L'analyse de la structure de gestion a montré qu'elle répond aux exigences modernes, c'est-à-dire les devoirs et responsabilités des employés sont clairement répartis, le schéma de regroupement des différents départements et les principes de leur gestion sont définis.
De plus, les travaux ont examiné la méthode Outbook dans la gestion du temps pour analyser l'environnement.
Conclusion
La gestion du temps est la planification comptable et opérationnelle du temps. La tâche de la gestion du temps est d'organiser l'utilisation du temps (à la fois professionnel et personnel) de la journée et de la semaine afin d'avoir le temps de faire toutes les choses les plus importantes. Principes de base de la gestion du temps : travail indépendant minutieux, prise de décision individuelle, nécessité de suivre sa propre efficacité, réflexion axée sur l'efficacité, la réalisabilité et des réserves d'efficacité inépuisables. Les symptômes alarmants de l'apparition imminente de problèmes temporaires peuvent être identifiés par certains signes et les causes des « pertes de temps » peuvent être identifiées.
Techniques modernes de gestion du temps : définition d'objectifs, planification classique, proportions « en or » de planification du temps (principe de Pareto), délégation d'autorité, suivi des résultats et ajustement des objectifs. En étudiant les causes des problèmes de temps et en utilisant des techniques de base de gestion du temps, un manager sera en mesure d'obtenir des résultats rapides et de haute qualité.
La dernière tendance a été l'introduction d'un système de gestion du temps dans les entreprises (corporate time management). La gestion du temps est une nouvelle direction dans la gestion d'entreprise.
Il existe trois domaines dans la gestion du temps en entreprise :
gestion du temps d'entreprise de l'entreprise;
gestion du temps d'entreprise de différents départements ;
gestion individuelle du temps des principaux spécialistes.
La gestion du temps d'entreprise d'une entreprise se concentre avant tout sur la formation d'un système efficace d'interaction entre les départements et les responsables de l'entreprise. Cela implique l'utilisation généralisée des réseaux locaux et des technologies de l'information dans le processus de communication.
Ainsi, l'utilisation d'un système de gestion du temps d'entreprise dans une entreprise ne sera efficace que dans le cas d'une approche intégrée du processus de gestion du temps dans une seule organisation.
La gestion du temps en Fédération de Russie est encore loin des paramètres fixés par la mondialisation à tous les niveaux : de l'entreprise individuelle à la société dans son ensemble. Aujourd'hui, les principaux managers discutent activement des possibilités de développer la gestion du temps en Russie selon le principe de l'un des « modèles » occidentaux. Cependant, sans tenir compte de notre mentalité nationale et des différences historiques dans la théorie et la pratique de la gestion, aucune méthode d'utilisation du temps ne peut être appliquée rationnellement aux conditions russes.
Afin de procéder à une analyse détaillée du système de gestion d'OJSC Megafon, l'auteur a identifié les avantages et les inconvénients de la gestion du temps et analysé les fonctions du dirigeant de l'entreprise. L'analyse de la structure de gestion a montré qu'elle répond aux exigences modernes, c'est-à-dire les devoirs et responsabilités des employés sont clairement répartis, le schéma de regroupement des différents départements et les principes de leur gestion sont définis.
Une évaluation de l'organisation de gestion de l'entreprise étudiée a été réalisée sur la base de l'utilisation par l'entreprise de méthodes de gestion du temps.
De plus, les travaux ont examiné la méthode Outbook dans la gestion du temps pour analyser l'environnement.
Pour les managers, le temps est toujours une ressource rare. Les entreprises n'allouent pas de budget spécial pour le temps supplémentaire, et celui-ci ne peut pas être ajouté comme dans les jeux informatiques. Quelles erreurs typiques les grands réalisateurs commettent-ils lors de la planification de leur temps de travail ? À quoi devriez-vous prêter plus d’attention et quelles techniques de gestion du temps devriez-vous abandonner complètement ?
Pourquoi le temps manque-t-il toujours ?
Chaque leader est quotidiennement confronté à une série de problèmes et de tâches qui nécessitent une attention particulière. Au simple cercle quotidien des soucis s'ajoutent des réunions et des événements imprévus, dont les notifications arrivent à la dernière minute. Les réunions durent plus longtemps que prévu initialement et les employés posent des questions qui ne sont pas pertinentes pour la discussion. Tout cela peut être appelé les spécificités du travail d’une personne occupant un poste de direction. Cependant, cela signifie très probablement qu’une erreur de calcul majeure a été commise lors de la planification.
Comme l’ont découvert les chercheurs de la Harvard Business School, « le manager moyen consacre une heure sur trois à accomplir des tâches inattendues et à assister à des événements imprévus ». Ainsi, en une semaine, 13 heures de travail s'accumulent, qui n'étaient pas initialement inscrites à l'agenda, et qui ont reporté indéfiniment la résolution d'autres problèmes.
Il existe plusieurs techniques qui conduisent à une diminution du succès de l'entreprise dans son ensemble et de son dirigeant. Kevin Kruse, auteur à succès sur la gestion du temps et président de Kru Research, considère que tenir des listes de tâches est inefficace, car le fait de ne pas terminer un élément entraîne de la frustration et, par conséquent, une diminution de la motivation. Les réunions impliquant un grand nombre de collaborateurs sont également considérées comme improductives, ce qui entraîne une augmentation du temps de discussion. Entre autres problèmes dans ses livres, le gourou du management Peter Drucker note le manque de temps libre pour résoudre les problèmes et le développement personnel du manager, ainsi que la méfiance ou la réticence à déléguer certaines des questions auxquelles le manager doit faire face, mais qui peut être mieux exécuté par un autre employé.
Efficacité VS Gestion du temps
Tout ce qu'un manager oublie entraîne une erreur de planification. Ce terme a été introduit en 1979 par Daniel Kaniman et Amos Tversky (« Prédiction intuitive : biais et procédures correctives »). Les scientifiques sont arrivés à la conclusion que nos attentes sont parfois trop optimistes et ne prennent pas en compte l'expérience antérieure dans la résolution d'un problème similaire, ainsi qu'une sous-estimation du temps.
Des opinions encore plus anciennes sur le temps et son utilisation ont été exprimées dans les pages du magazine The Economist en 1955. Cyril Northcock Parkinson a écrit un article satirique qui fut plus tard intitulé « La loi de Parkinson ». Il dit que « le travail remplit le temps qui lui est imparti ». Autrement dit, si vous prêtécrire une lettre ou naviguer sur les réseaux sociaux et envoyer des e-mails pendant une heure signifie exactement aussi longtemps il vous faudra pour accomplir ces tâches. La quantité de travail dans ce cas ne dépend pas du nombre d'employés qui l'effectuent. Mais réduire de 6 à 7 % le temps consacré à ce type d'activité n'affectera pas de manière significative la qualité du travail.
« Le travail remplit le temps qui lui est imparti. » Autrement dit, si vous prêtécrire une lettre, ou parcourir les réseaux sociaux et les e-mails pendant une heure signifie exactement aussi longtemps cela vous éloignera.
Une autre étude réalisée par des scientifiques de Harvard parle également du temps consacré au travail. Cela a montré que le temps que vous passez à travailler n’a pas beaucoup d’importance. Peu importe qu’un manager passe trois, 12 heures ou plus au bureau. Il est bien plus important pour la productivité de l'entreprise que le manager aille au mieux dans l'essentiel et traite les tâches avec plus de soin.
Une idée similaire est exprimée par Cal Newport dans son livre « Deep Work ». Newport écrit que la gestion du temps en général n'est pas si importante, surtout dans le travail de routine. Il est bien plus important de définir correctement vos priorités. Le travail immersif permet de se concentrer sur des tâches spécifiques (et même immédiates) tout en restant flexible par rapport au planning établi, en continuant à le respecter.
Comment gérer votre temps en tant que leader
La capacité à gérer le temps des administrateurs et des managers est toujours une arme à double tranchant. Il est évident qu'il existe un certain temps épuisable ; il est également clair que plus le poste de direction est élevé, moins on consacre de temps à l'accomplissement des tâches dans lesquelles le manager lui-même est directement impliqué. Comme l’écrit Peter Drucker dans son livre The Effective Leader, les top managers ont rarement 25 % de leur temps total à consacrer à des tâches importantes qui affectent directement le succès de l’entreprise. La manière dont sont dépensés les 75 % restants ressort clairement de l'éventail des problèmes des managers, décrits quelques paragraphes ci-dessus. Mais la question n’est pas de savoir comment tout faire en un quart du temps de travail. La principale question est de savoir comment l’utiliser plus efficacement ?
L’analyse du temps est une technique qui peut vous aider à mieux gérer votre temps. Comme le note Peter Drucker, pour cela, le directeur n'a pas besoin d'enregistrer de manière indépendante toutes les réunions passées et les tâches accomplies : ce travail peut être effectué par une secrétaire ou un assistant personnel. L'analyse des enregistrements du temps passé conduira à une répartition plus fructueuse des tâches pour la mise en œuvre des plans futurs, puisque le temps réel consacré au travail n'est pas toujours réparti comme nous le supposons. Il y a souvent un écart très important.
Comment organiser efficacement son temps
Après une analyse fructueuse du temps, il faut comprendre comment le remplir. Kevin Cruz a interrogé plus de 800 entrepreneurs et dirigeants et a découvert que la technique la plus efficace consiste à limiter strictement le temps nécessaire à l'exécution de tâches spécifiques et imprévues. Ainsi, les cadres supérieurs ont noté qu'ils utilisent dans leur travail des blocs de 15 minutes pour accomplir des tâches (envoi de lettres, appels professionnels, etc.), un horaire à horaire strictement fixe (30 minutes pour une réunion hebdomadaire, 20 minutes pour consulter des emails, 10 minutes par appel téléphonique). Selon Peter Drucker, une division rigide du temps n’est pas aussi efficace. Il parle d'une période de temps plus longue pendant laquelle la solution du problème s'effectue de manière plus systématique, à savoir en 90 minutes. Kevin Cruz écrit également environ 90 minutes, mais qualifie de tout aussi efficaces 25 et 60 minutes de travail concentré, suivies d'une pause. Ce sont ces zones temporaires qui permettent de ne pas s'ennuyer en effectuant une tâche.
De plus, Kevin Cruz dans le livre « 15 Secrets of Time Management. Comment les gens qui réussissent parviennent à tout faire » ( 15 secrets des personnes qui réussissent connaissent la gestion du temps) recommande de planifier les tâches importantes le matin, lorsque la productivité est plus élevée, et également de laisser du temps tampon prévu pour les réunions non planifiées et de ne pas annuler, mais de reprogrammer les plans. Cruz conseille de consacrer au moins 60 minutes supplémentaires à votre rituel matinal : vous lever tôt, prendre un petit-déjeuner sain, faire de l'exercice, regarder les informations ou écouter des podcasts qui vous aideront à vous améliorer.
1. Que puis-je arrêter de faire ?
2. Que puis-je déléguer ?
3. Que puis-je faire différemment ?
Les réponses à ces questions vous aideront à l'avenir à vous soulager de certaines tâches dont l'échec n'entraînera pas une détérioration des performances ou qu'un subordonné ou vous-même pourrez mieux accomplir.
Éviter les longues réunions et réduire le nombre de participants contribuera à améliorer la productivité des managers. En excluant les salariés « supplémentaires » de la discussion, sa qualité augmentera considérablement. La régularité des réunions est tout aussi importante. Des réunions mensuelles sont nécessaires pour créer un plan d'équipe pour les quatre prochaines semaines, et de courtes réunions quotidiennes déterminent les tâches en cours sur lesquelles se concentrer aujourd'hui. De cette manière, l'attention de l'équipe sur une journée de travail spécifique est répartie et la productivité et l'efficacité globales des employés et des managers augmentent.
Vous ne pouvez pas simplement apprendre chaque technique séparément. Tous les secrets de l’efficacité d’un manager reposent sur des attitudes et des habitudes, qui permettent de planifier les rituels de travail de manière plus structurée.
Avec une liste complète des habitudes utiles d'un leader efficace, vous pouvez commencer à les mettre en œuvre dans notre cours de gestion du temps.
Salutations! Tout le monde sait que le terme « gestion du temps » se traduit littéralement par « gestion du temps ». Mais ce n'est pas tout à fait exact - après tout, une personne ne sait pas encore gérer son temps. Mais nous pouvons gérer efficacement nos affaires (et pas seulement professionnelles) en tenant compte des contraintes de temps !
La productivité est ce qui différencie les personnes qui réussissent des autres. Au cours de sa vie, Nicholas Roerich a peint 7 000 tableaux et 30 livres et a parcouru la moitié du monde. Comment dépensez-vous votre ressource irremplaçable et la plus précieuse ?
À mon avis, la gestion du temps est un ensemble d’astuces et de techniques qui permettent de tromper facilement sa propre paresse. Je propose des outils de gestion du temps personnellement éprouvés !
Le nom est certes drôle, mais la méthode est assez sérieuse. 🙂 L'outil Pomodoro est nécessaire pour une concentration maximale. À mon avis, c'est l'un des moyens les plus efficaces de terminer n'importe quel travail en peu de temps.
À quoi ça sert?
- Formulez clairement la tâche sur laquelle vous allez travailler
- Réglez une minuterie (éventuellement en forme de tomate) sur exactement 25 minutes
- Travaillez sans distraction jusqu'au bip
- Faites une courte pause de 4 à 5 minutes
- Passer au segment suivant de 25 minutes
- Après chaque sixième étape, faites une longue pause de 15 à 20 minutes
L'outil est idéal pour résoudre une tâche sur laquelle vous devez vous concentrer pleinement : rédiger un rapport, créer une mise en page de conception de site Web, traduire du texte depuis l'anglais.
Planification prioritaire
La méthode est basée sur la matrice d'Eisenhower dont je parle. C'est un quadrant de quatre carrés à deux axes. La matrice est divisée horizontalement en « urgent » et « non urgent », et verticalement en « important » et « pas important ».
Chaque tâche se voit attribuer une priorité basée sur deux critères (urgence et importance). Il ne peut y avoir que quatre options : A, B, C, D.
Comment la méthode de planification des priorités utilise-t-elle la matrice d'Eisenhower ?
- Notez les tâches en cours dans les colonnes A, B, C, D
- Nous effectuons les tâches « A » (s'il y en a). Une bonne planification suggère qu’il devrait y avoir le moins de choses « urgentes et importantes » possible. Les tâches de catégorie « A » peuvent apparaître spontanément tout au long de la journée ! Par conséquent, leur temps doit être réservé à l’avance.
- Déléguez les tâches de la case « C » (urgentes mais sans importance) à quelqu'un d'autre. Un exemple classique : un chef d’entreprise délègue souvent à un assistant personnel des tâches telles que « récupérer le pressing », « faire des réservations de restaurant » ou « réserver des billets d’avion ».
- Commencez à accomplir les tâches à partir de la case « B » (importantes, mais pas urgentes). Ce sont les principales choses qui nécessitent un maximum de temps et d’efforts.
- Les tâches de la case « D » (non urgentes et sans importance) peuvent être complétées après toutes les autres ou complètement ignorées. Ou, en dernier recours, utilisez-le comme un court repos pendant la journée.
Méthode des Alpes
L'un des outils de gestion du temps les plus simples et les plus visuels pour planifier votre journée de travail.
- Faire une liste de tâches
- Fixer des priorités
- Nous calculons le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche et le temps total requis
- Nous réduisons le nombre total à 60% de la journée entière
- Nous déléguons à d'autres tout ce qui peut être délégué.
- En fin de journée, nous surveillons l'achèvement et transférons tout ce qui n'est pas réalisé au lendemain
Méthode Schwab
Le président de Bethlehem Steel, Charles Schwab, a déjà payé 25 000 $ à la consultante Ivy Lee pour créer cette méthode de planification.
Comment utiliser la méthode Schwab ?
- Notez les tâches les plus importantes
- Déterminer la séquence et les numéroter
- Nous travaillons à résoudre des problèmes dans un ordre donné
- Après avoir fini de travailler sur une tâche, nous vérifions si de nouvelles sont apparues et si les priorités ont changé en faveur des autres
- Ajouter de nouvelles choses à la liste, en respectant la priorité
- Nous continuons à travailler sur les tâches à mesure que leur importance diminue
Après avoir testé sur moi-même un tas de techniques et d'outils de planification, j'ai réalisé que tout n'est pas si simple. Certaines techniques n’ont absolument pas fonctionné pour moi. D'autres ont donné des résultats étonnants, mais... pas tout de suite. D'ailleurs, Gleb Arkhangelsky propose un tas d'outils de travail dans son livre « Conduite dans le temps. Comment avoir le temps de vivre et de travailler".
- Choisissez un planificateur pour vous-même
Si votre journée n'est pas trop chargée (ou si vous n'aimez pas les gadgets), alors l'option idéale est un cahier papier ordinaire. Si vous travaillez constamment devant un ordinateur, un planificateur électronique pratique fera l'affaire. Eh bien, si vous ne pouvez pas imaginer votre vie sans gadgets, alors les meilleures aides sont les applications pour smartphones et tablettes.
- Planifiez votre journée à l'avance
Il est préférable de planifier le lendemain la veille plutôt que le matin du jour du « reporting ». On peut en dire autant des projets de la semaine. Il est conseillé de les préparer le dimanche soir et non le lundi.
- Considérez la force majeure
Auparavant, je faisais constamment la même erreur : je créais un planning où les choses se succédaient sans une seule « fenêtre ». En une semaine, j’ai réalisé que vivre constamment dans un état de délais était un chemin sûr vers la névrose.
Premièrement, certaines choses n'ont pas pu être intégrées dans le temps que je leur avais alloué. Deuxièmement, au cours de la journée, de nouvelles tâches sont apparues qui n'étaient pas prises en compte dans le planning. Troisièmement, la force majeure se produisait toujours quelques fois par semaine : une crevaison d'un pneu, un terrible embouteillage sur le chemin d'une réunion ou un ami demandant de l'aide pour une réparation. En règle générale, de tels imprévus prennent beaucoup de temps et vous obligent à reconsidérer radicalement vos projets de la journée.
Conclusion : laissez les fenêtres pour force majeure tous les jours. Si rien d’« imprévu » ne s’est produit, du temps peut être consacré à :
- Repos
- Choses de la catégorie « pour plus tard »
À propos, j'ai longtemps voulu vous parler d'un outil aussi utile que « des choses pour plus tard ». Dans votre cahier de planification (ou agenda électronique), réservez une page distincte.
Nous y notons toutes les questions « non urgentes » auxquelles nous n’abordons jamais. Nous les divisons immédiatement en trois catégories : « jusqu'à une heure », « deux à trois heures » et « une demi-journée ». Par exemple : « mettre de l'ordre dans vos factures de logement et de services communaux pour l'année écoulée », « consulter le dentiste pour un examen préventif » et « acheter et remplacer un robinet dans la cuisine ».
Dès qu'une fenêtre apparaît de manière inattendue dans votre planning : ouvrez votre liste de tâches « pour plus tard » et choisissez quelque chose selon votre humeur. En six mois seulement, vous pouvez, sans effort, refaire TOUT ce qui a été accumulé depuis des années !
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Gestion du temps pour un manager : pourquoi est-elle nécessaire, comment peut-elle aider à accomplir les tâches quotidiennes ? Plus le poste d'une personne est élevé, plus l'éventail des responsabilités est grand - contrôle des subordonnés, communication avec les clients, contrôles fiscaux, rédaction de rapports. Les entrepreneurs et les managers font souvent des heures supplémentaires et ressentent constamment un manque de temps.
Comment trouver du temps supplémentaire et apprendre à tout faire ? Cet article est consacré à cette question ; aujourd'hui, une science distincte est apparue : la gestion du temps, basée sur la psychologie, l'économie, la sociologie et le travail du personnel. Des principes ont été développés qui sont devenus classiques, et de nouveaux auteurs apparaissent, proposant leurs propres méthodes. Regardons les principales recommandations.
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La gestion du temps du manager implique les étapes suivantes :
- Apprenez à vous motiver, vous et vos employés, pour accomplir les tâches assignées. Cela est particulièrement vrai pour les tâches complexes ;
- Fixation d'objectifs - la capacité de fixer correctement des objectifs à long terme et à court terme ;
- Planification dans un délai - pour un an, un mois, un jour. Élaborer un plan d'action pour chaque journée de travail ;
- Priorisation dans l'accomplissement des tâches, mobilité et volonté de changer de tâches, approches de solution ;
- Travailler avec l'information - il est important d'apprendre à trouver les informations nécessaires pour résoudre des problèmes stratégiques et opérationnels, à les stocker, à les utiliser de manière à ce qu'elles puissent toujours être trouvées ;
- Combattre les pertes de temps - rechercher les fuites de temps, contrôler la répartition des ressources en temps, minimiser les actions déraisonnables ;
- La capacité de récupérer - un bon repos est la clé d'une activité réussie !
Examinons ces étapes de plus près et rapprochons-nous d’une activité efficace et d’un contrôle sur nos vies, car il ne s’agit pas seulement du travail, il y a aussi la famille, les intérêts et les amis. Et la disponibilité de temps pour d'autres domaines de la vie dépend de la bonne organisation du processus de travail.
Motivation réussie
La motivation est nécessaire pour qu'une personne puisse effectuer n'importe quel travail. Le manque de sens, d’intérêt et de peur entraînent des retards dans l’exécution des tâches. En matière de gestion du temps, il est recommandé de commencer la journée de travail par l’action la plus désagréable. Il est important de se motiver pour passer un appel, rédiger une lettre ou un rapport qui est nécessaire, mais il n'y a aucune envie de le faire. Comment se stimuler à l’action ?
La chose la plus importante dans le travail est de commencer à agir, de faire le premier pas. Avoir une éthique de travail y contribuera. Les « ancres » servent de motivation à l’action. Chaque personne a son propre rituel : un café le matin à son bureau, une cigarette avant de commencer le travail, écouter de la musique inspirante en chemin, rédiger un plan de travail dans un journal.
La création d'ancres est très individuelle, elle peut être associée aux années scolaires et étudiantes, où il fallait se mettre à l'écoute pour étudier. Ils provoquent un état émotionnel particulier, une préparation au combat - activation des réserves internes, concentration de l'attention.
La plupart des problèmes peuvent être résolus en quelques minutes ; il vous suffit de définir le problème, de réfléchir aux options de solution, de choisir celle qui convient le mieux et de la mettre en œuvre. Si la tâche est volumineuse, il est recommandé de la diviser en parties, en points et de la compléter progressivement - du simple au complexe.
Vous pouvez vous motiver en utilisant la méthode de l'encouragement ou de la punition, comme dans l'enfance, en vous promettant d'acheter quelque chose sur le chemin du retour, si vous accomplissez toutes les tâches rapidement, ou d'organiser une rencontre avec des amis à la fin de la semaine. Ceci concerne les petits problèmes complexes. Bien entendu, la principale incitation est de bâtir une carrière, d’augmenter ses revenus et d’améliorer son statut.
Vous devez clairement comprendre pourquoi vous devez accomplir cette tâche, quel résultat vous obtiendrez, faites-le et oubliez-le, et passez calmement à d'autres problèmes.
La motivation s'ajoute également aux délais de réalisation d'une tâche : il faut toujours se limiter dans le temps pour stimuler l'action, et définir clairement les tâches.
Fixer des objectifs
La gestion du temps d'un manager est impossible sans se fixer des objectifs. Les objectifs sont un regard vers l'avenir, un résultat souhaité, ils déterminent la raison des actions, pourquoi une personne effectue un certain travail. Les objectifs aident à établir des lignes directrices, des points d’aspiration et à attirer des efforts.
Vous devez apprendre à vous fixer les bons objectifs. Comparons les réponses des différents managers selon leurs responsabilités fonctionnelles :
- Effectuez vos tâches correctement. / Fixez-vous les bons objectifs.
- Trouver des solutions aux problèmes. / Faites preuve de créativité, cherchez des alternatives.
- Économisez des ressources. / Optimiser la répartition des ressources matérielles.
- Fonctionne comme il se doit. / Atteint tes objectifs.
- Réduisez les dépenses. / Augmenter la rentabilité.
Comme on le voit, avec les mêmes responsabilités, les managers se fixent des objectifs différents, obtenant des résultats différents. La deuxième option implique une approche du travail plus productive. Les objectifs peuvent être stratégiques - les buts du travail de l'organisation, les objectifs à long terme et tactiques - existant à un moment précis.
Chaque leader et manager développe ses propres objectifs, transmet des informations à ses subordonnés et le travail de l'organisation dans son ensemble dépend de l'exactitude de la définition des objectifs. Il est très important de prendre le temps d’identifier les principaux objectifs qui mènent à la prospérité et au succès, ainsi que les moyens d’atteindre les « étoiles ». Connaître vos objectifs et vous efforcer de les atteindre vous permet de concentrer tous vos efforts et votre énergie sur des tâches importantes, évitant ainsi de gaspiller votre énergie.
Les objectifs sont fixés selon le schéma suivant :Désirs – opportunités – objectifs.
Souvent les désirs dépassent les possibilités, les circonstances ne permettent pas d'obtenir immédiatement des résultats, il faut équilibrer, prendre en compte les obstacles externes et internes, les surmonter et rechercher une solution de compromis.
Un point important est que les objectifs doivent être spécifiques, avoir des indicateurs de volume et de temps.
Gestion du temps du manager : planification
Après avoir fixé des objectifs, on passe à la planification, comment ouvrir la voie de la situation actuelle à celle souhaitée ? Un plan est un système d'actions qui nous mène à un objectif en affaires : générer du profit, du succès et de la renommée de l'organisation.
La planification peut concerner divers domaines : développement organisationnel, ventes, réalisations personnelles. Si une personne a un désir de développement personnel, un plan a été créé pour évoluer professionnellement, construire une carrière, alors il y a aussi une motivation pour agir.
La planification est conçue pour permettre de gagner du temps et de l'utiliser correctement.
Il existe deux critères de planification :
- Maximum (rationnel) - trouvez le temps d'accomplir des tâches importantes de la vie.
- Minimal - pour obtenir les résultats requis dans des délais et une perte de temps minimes.
La planification comprend la préparation à la mise en œuvre des réalisations souhaitées et la répartition correcte des délais.
Chaque personne doit planifier sa vie, sinon elle suivra le courant sans changement pour le mieux. Le manager doit planifier son temps personnel, les moyens d'atteindre ses objectifs, fixer des objectifs et des critères de réussite pour les employés.
Vous devez apprendre à élaborer un plan à long terme - à partir de 5 ans, pour un an et pour le mois suivant. Il est intéressant de noter qu’à l’époque soviétique, le terme « plan quinquennal » était souvent utilisé ; pourquoi cette période particulière ? Étant donné que 5 ans est une période propice à la planification à moyen terme, cela montre un résultat clair dans une analyse comparative.
Ayant des plans à long terme, vous pouvez diviser les tâches en périodes plus petites, en vous efforçant d'obtenir le résultat final. De nos jours, les organisations attribuent souvent des tâches aux employés par trimestre et par mois, ce que l'on appelle la planification tactique.
Gestion du temps du manager de manière minimale - planification de la journée de travail. Naturellement, le nombre de tâches augmente proportionnellement à l’organisation et il faut beaucoup de temps pour résoudre tous les problèmes.
Pour simplifier la solution des problèmes actuels, les recommandations suivantes sont proposées :
Utiliser la méthode Alpes pour la planification
Il comprend la séquence d'actions suivante :
- tâches d'écriture;
- détermination du délai d'exécution ;
- réserve de temps (dans un rapport de 60:40) ;
- déterminer les priorités, réaffecter les tâches ;
- contrôle de la mise en œuvre (comptabilisation de ce qui n'a pas été fait).
Lors de la rédaction d'un plan, il est recommandé d'utiliser des abréviations, ce qui permettra de systématiser le travail et de le diviser en blocs. Vous pouvez écrire : V - visites, D - délégation, K - contrôle, P - en cours, PC - déplacements et déplacements professionnels, T - téléphone, H - lecture, formation.
En face de chaque élément, une tâche (résultat) est inscrite, et le temps de réalisation est indiqué pour préciser la tâche et éviter une perte de temps inutile.
La réserve de temps suppose qu'avec une journée de travail de 10 heures, le travail est prévu pendant 6 heures, avec une journée de 8 heures - pendant 5 heures, le reste doit être réparti ou reprogrammé. Des réunions, des communications et des interruptions imprévues surviennent toujours ; personne n'a jamais réussi à profiter de sa journée à 100 % comme prévu.
Le quatrième point vous aidera à ajuster le plan afin d'atteindre le niveau souhaité en termes de temps passé - nous fixons les priorités, répartissons le travail. Terminer la journée - surveiller l'achèvement des tâches par les subordonnés et son propre travail, établir un plan pour le lendemain, reprogrammer les tâches qui n'ont pas eu lieu pour certaines raisons et qui n'ont pas eu le temps d'être entièrement achevées.
Comment répondre aux questions d'entretien suivantes : Comment gérez-vous votre temps ? Comment planifiez-vous votre journée de travail ? Quelles techniques et méthodes utilisez-vous dans la planification ? Donnez des exemples de la façon dont vous utilisez vos compétences en gestion du temps pour mener à bien une tâche.
Vous découvrirez toutes les réponses à ces questions en lisant cet article.
Qu’est-ce que la gestion du temps ?
Gestion du temps- il s'agit d'un ensemble de connaissances, de compétences et d'aptitudes, grâce auxquelles une personne sait fixer des priorités, planifier avec précision son temps, augmentant ainsi sa productivité personnelle dans l'organisation de son temps de travail.
" Tant que vous ne pouvez pas gérer votre temps, vous ne pouvez rien gérer d'autre. " Peter Drucker
- Perfectionnisme
- Procrastination
- Manque de connaissances
- Manque d’outils et de ressources nécessaires
1. Perfectionnisme il est très difficile d’accomplir les tâches à temps. Beaucoup de gens croient que cette qualité est une force, mais c'est le désir constant de perfection et l'insatisfaction des résultats obtenus qui sont l'une des raisons de l'utilisation inefficace du temps. En trouvant des opportunités d’accepter le résultat « réel » au lieu du résultat « idéal », vous économisez des ressources importantes pour d’autres choses. Il existe une expression : « le perfectionnisme est le mal », bien sûr, tout cela est assez relatif et dans chaque situation individuelle cette caractéristique de la personnalité peut être évaluée différemment, cependant, sans doute dans le cadre de la gestion du temps : le perfectionnisme est le MAL !
2. Procrastination- report constant des choses à plus tard, refus d'accomplir certaines tâches. Le mot « DEMAIN » domine le vocabulaire des salariés procrastinés. Steve Jobs a très bien dit à propos de ces personnes : « Les pauvres, ceux qui échouent, qui sont malheureux et en mauvaise santé sont ceux qui utilisent souvent le mot « demain ».
Je ne peux pas vous sauver du perfectionnisme et de la procrastination ; mon objectif est de transmettre des connaissances, de vous fournir les meilleures techniques et méthodes, et de vous présenter des ressources et des outils pour maîtriser les compétences en gestion du temps. Que vous utilisiez ou non les informations reçues, tout dépend uniquement de votre désir. Cependant, après avoir lu cet article, vous ne serez plus jamais le même.
Tout d’abord, je vous suggère de déterminer vos compétences en gestion du temps. Passer
La dissonance cognitive réside dans le fait que, d’une part, nous ne pouvons pas contrôler le temps en tant que tel. Après tout, c’est le temps que nous ne pouvons pas contrôler et il semble que c’est le temps qui nous contrôle, et non nous le contrôlons. Nous sommes habitués à percevoir le temps comme quelque chose d’éternel et d’infini. On dirait qu'il y en a toujours beaucoup. D’un autre côté, le temps est l’une des ressources les plus précieuses dont nous disposons tous. Il est important de comprendre que le temps a ses propres limites, que chaque jour est un vaisseau d'une certaine capacité que l'on remplit de choses à faire. Vous pouvez le remplir de choses inutiles, ou vous pouvez le remplir de choses qui fonctionnent pour vos tâches et vous mènent à votre objectif final.
Nous pouvons nous contrôler, contrôler la façon dont nous planifions notre journée et comment nous passons notre temps de travail. L'utilisation intelligente, productive et économique de cette ressource constitue un élément important de l'évaluation d'un employé.
L'efficacité du temps peut être obtenue de deux manières:
- Obtenez des résultats significatifs en gagnant du temps. Cela signifie que vous savez comment réaliser une tâche en un minimum de temps.
- Une planification efficace du temps de travail réduira le nombre et le volume des tâches que vous effectuez.
Dans cet article, j'ai compilé un résumé des six meilleures techniques de gestion du temps. Avec leur aide, vous pourrez apprendre à planifier et contrôler vos tâches prioritaires au quotidien.
Comment apprendre à gérer son temps ?
6 meilleures méthodes de gestion du temps :
- Principe de Pareto
- Matrice d'Eisenhower
- Les cartes mentales
- La pyramide de Franklin
- Méthode ABCD
- Mangez d'abord la grenouille
1. Principe de Pareto
Le principe de Pareto stipule qu’une petite proportion des causes, des efforts et des investissements sont responsables d’une grande partie des résultats. Ce principe a été formulé par l'économiste italien Vilfredo Pareto en 1897 et a depuis été confirmé par des recherches quantitatives dans divers domaines de la vie :
20% d'effort produit 80% de résultats
Le principe de Pareto dans le domaine de la gestion du temps peut être formulé comme suit : environ 20 % d'efforts et de temps suffisent pour obtenir 80 % du résultat.
Comment déterminez-vous exactement quel effort il suffit de déployer pour obtenir un bon résultat ? Imaginez que vous cherchez des réponses à des questions qui vous intéressent dans un livre. Selon le principe considéré, vous trouverez 80 % des informations dont vous avez besoin dans 20 % du texte. Si vous savez exactement ce qui vous intéresse, vous pouvez feuilleter rapidement le livre et lire attentivement uniquement les pages individuelles. De cette façon, vous économiserez 80% de votre temps.
2. Matrice d'Eisenhower
C’est probablement le concept de gestion du temps le plus connu aujourd’hui, qui permet d’établir des priorités. Cette technique, dont la création est attribuée au général américain Dwight Eisenhower, permet de trier les choses selon leur urgence et leur importance. Tout le monde comprend que seul un nombre limité de tâches peut être accompli en une seule période. Parfois, sans compromettre le travail, un seul. Et à chaque fois nous devons décider, QUOI EXACTEMENT ? Le président américain Dwight Eisenhower avait l'habitude d'organiser ses affaires en plusieurs catégories importantes lors de la planification de ses affaires.
Conformément à la matrice dite d'Eisenhower, il est nécessaire de classer chaque cas dans l'un des quatre types indiqués dans le diagramme.
Matrice d'Eisenhower
L'importance d'une tâche est déterminée par la mesure dans laquelle le résultat de sa mise en œuvre affecte votre entreprise. Et l'urgence est déterminée à la fois par deux facteurs : premièrement, la rapidité avec laquelle cette tâche doit être accomplie, et deuxièmement, si l'achèvement de cette tâche est lié à une date et une heure précises. C’est l’importance et l’urgence, considérées ensemble, qui influencent l’établissement des priorités.
Examinons de plus près quels cas peuvent être classés dans chacun des quatre types.
Type I : « important et urgent ».
Ce sont des questions qui, si elles ne sont pas terminées à temps, entraîneront des dommages importants à votre entreprise (par exemple, le renouvellement des licences, la production des déclarations fiscales, etc.). Un certain nombre de tels cas seront inévitablement présents dans la vie de chaque personne. Cependant, avec une préparation préalable (questions de type II – « importantes mais pas urgentes »), de nombreuses crises peuvent être évitées (par exemple, en étudiant le droit, en développant de bonnes relations avec des personnes influentes).
Il peut également s'agir de projets avec un délai ou une urgence. Par exemple, consulter un médecin en raison de problèmes de santé, soumettre un article à une revue dans un délai strict ou rédiger un rapport sur les résultats d'une étude. Nous n'avons pas le choix ici. Le travail de ce groupe doit être fait, point final. Sinon, il y aura de sérieux problèmes.
Type II : « important mais pas urgent ».
Ce sont des choses tournées vers l'avenir : se former, étudier les domaines porteurs de développement commercial, améliorer les équipements, restaurer la santé et la performance. Actions qui mènent à votre objectif stratégique. Par exemple, apprenez une langue étrangère afin de pouvoir travailler dans une autre organisation plus prometteuse. Il s’agit aussi de prévenir les problèmes, de rester en bonne forme physique. Malheureusement, nous négligeons souvent ces questions et mettons leur résolution au second plan. En conséquence, la langue n'est jamais apprise, les revenus n'augmentent pas mais diminuent, la santé est en jeu. Ces questions ont une caractéristique intéressante - si elles sont négligées pendant longtemps, elles deviennent alors importantes - urgentes. Après tout, si vous n’allez pas chez le dentiste au moins une fois par an, tôt ou tard, une visite urgente chez lui deviendra inévitable.
Type III : « pas important, mais urgent ».
Beaucoup de ces choses n’ajoutent pas beaucoup de valeur à votre vie. Nous les faisons uniquement parce que cela nous arrive (une longue conversation téléphonique ou l'étude d'une annonce qui nous arrive par courrier), ou par habitude (visiter des expositions où il n'y a plus rien de nouveau). C’est juste cette même routine quotidienne qui prend beaucoup de notre temps et de notre énergie.
Type IV : « pas important et pas urgent ».
Ce sont toutes sortes de façons de « tuer le temps » : abus d'alcool, « lecture légère », regarder des films, etc. On y recourt souvent lorsqu'on n'a plus la force pour un travail productif (à ne pas confondre avec un vrai repos et la communication avec nos proches et nos amis - des questions très importantes). C'est un « papillon de nuit » qui dévore notre temps.
Alors que vous vous efforcez de réussir votre entreprise, vous essayez d’abord d’accomplir les choses que vous avez identifiées comme « importantes » : d’abord les « urgentes » (Type I), puis les « non urgentes » (Type II). Le temps restant peut être consacré à des questions « urgentes mais non importantes » (type III).
Il convient de souligner que la majeure partie du temps de travail d’un salarié doit être consacrée à des questions « importantes, mais non urgentes » (type II). De nombreuses situations de crise seront ainsi évitées et l'émergence de nouvelles opportunités de développement commercial ne sera plus inattendue pour vous.
Lorsque vous commencerez à utiliser ce système pour établir des priorités, vous souhaiterez probablement classer bon nombre de ces éléments comme « importants ». Cependant, à mesure que vous acquerrez de l’expérience, vous commencerez à évaluer plus précisément l’importance d’un sujet particulier. Il faudra un certain temps pour apprendre à utiliser le système de priorisation. Où peux-je le recevoir? Très probablement, vous classerez le travail de maîtrise des techniques de gestion du temps comme « important, mais pas urgent ».
Selon l'expression figurative de Stephen Covey (auteur du best-seller international « Les sept habitudes des personnes hautement efficaces »), il faut trouver le temps « d'affûter la scie », la préparation du bois de chauffage ira alors plus vite.
Parabole
Un certain homme a vu un bûcheron dans la forêt, abattant avec beaucoup de difficulté un arbre avec une hache complètement émoussée. L'homme lui demanda :
- Cher, pourquoi n'aiguises-tu pas ta hache ?
- Je n'ai pas le temps d'aiguiser une hache - je dois la couper ! - gémit le bûcheron...
Par conséquent, vous devez consacrer « volontairement » un certain temps à la planification de vos activités, en refusant de faire des choses moins importantes. Si vous y parvenez, vous pouvez utiliser vos nouvelles compétences pour libérer encore plus de temps la prochaine fois et l'utiliser pour en apprendre davantage. Ainsi, grâce à votre détermination à améliorer votre efficacité au travail, vous libérerez progressivement du temps pour développer votre productivité personnelle.
Critères de priorisation
Habituellement, lors de l'évaluation de l'importance d'une tâche particulière, nous considérons comme importantes, en premier lieu, les choses qui doivent être faites de toute urgence (ou « hier »). L’accumulation de tâches et de promesses non tenues crée des problèmes pour votre entreprise et crée également des sentiments désagréables pour vous personnellement. Ce sont ces questions « urgentes » que nous nous efforçons de traiter en premier. Mais l’urgence ne devrait pas être le seul facteur lors de la rédaction d’une liste de tâches et de la détermination de l’ordre dans lequel elles doivent être complétées.
L'expérience a montré que même si faire (ou ne pas faire) de nombreuses choses urgentes n'aura pas beaucoup d'impact sur votre entreprise, il existe de nombreuses choses non urgentes qui peuvent jeter les bases d'un succès futur. Par conséquent, en plus de l'urgence, il est nécessaire de considérer dans quelle mesure telle ou telle question affecte le succès de l'entreprise, c'est-à-dire de déterminer et de prendre en compte son importance.
3. Cartes mentales
C'est le développement de Tony Buzan - un célèbre écrivain, conférencier et consultant sur l'intelligence, la psychologie de l'apprentissage et les problèmes de pensée. Il existe également des traductions de l'expression « cartes mentales » telles que « cartes mentales », « cartes mentales », « cartes mentales ».
Les cartes mentales est une méthode qui permet de :
Structurer et traiter efficacement les informations ;
pensez à utiliser votre potentiel créatif et intellectuel.
C'est un très bel outil pour résoudre des problèmes tels que faire des présentations, prendre des décisions, planifier son temps, mémoriser de grandes quantités d'informations, brainstorming, auto-analyse, développer des projets complexes, formation personnelle, développement, etc. 
Domaines d'utilisation :
1. Présentations :
en moins de temps, vous donnez plus d'informations, tout en étant mieux compris et mémorisé ;
tenir des réunions d'affaires et des négociations.
2. Planification :
gestion du temps : planification de la journée, de la semaine, du mois, de l'année... ;
développement de projets complexes, de nouvelles activités...
3. Remue-méninges :
génération de nouvelles idées, créativité;
solution collective de problèmes complexes.
4. Prise de décision :
une vision claire de tous les avantages et inconvénients ;
une décision plus équilibrée et réfléchie.
4. La pyramide de Franklin
Il s'agit d'un système de planification prêt à l'emploi qui vous aide à gérer correctement votre temps et à atteindre vos objectifs. Benjamin Franklin (1706-1790) - Américain. arrosé activiste B. Franklin se distinguait par une fantastique capacité de travail et un sens unique du but. À l’âge de vingt ans, il a élaboré un plan pour atteindre ses objectifs pour le reste de sa vie. Tout au long de sa vie, il a suivi ce plan, planifiant clairement chaque jour. Son plan pour atteindre ses objectifs s’appelle la « Pyramide de Franklin » et ressemble à ceci : 
1. Le fondement de la pyramide est constitué des principales valeurs de la vie. On pourrait dire que c’est la réponse à la question : « Avec quelle mission êtes-vous venu dans ce monde ? » Que veux-tu retirer de la vie ? Quelle marque souhaitez-vous laisser sur Terre ? Il existe une opinion selon laquelle il n'y a même pas 1% des habitants de la planète qui y réfléchiraient sérieusement. Autrement dit, c’est un vecteur d’orientation vers votre rêve.
2. Sur la base des valeurs de la vie, chacun se fixe un objectif global. Qui veut-il devenir dans cette vie, que compte-t-il réaliser ?
3. Un plan directeur pour atteindre les objectifs est la fixation d'objectifs intermédiaires spécifiques sur la voie de la réalisation d'un objectif mondial.
4. Un plan sur trois ou cinq ans est appelé à long terme. Ici, il est important de déterminer les délais exacts.
5. Un plan pour un mois puis une semaine est un plan à court terme. Plus il est réfléchi, plus vous l’analysez et l’ajustez souvent, plus le travail sera efficace.
6. Le dernier point en termes d'atteinte des objectifs est un plan pour chaque jour.
5. Méthode ABCD
La méthode ABCD est un moyen efficace de prioriser les tâches que vous pouvez utiliser au quotidien. Cette méthode est simple et si efficace qu'elle peut, si elle est utilisée régulièrement et avec compétence, vous élever au rang des personnes les plus productives et productives dans votre domaine d'activité.
La force de la méthode réside dans sa simplicité. Voici comment cela fonctionne. Vous commencez par faire une liste de tout ce que vous avez à faire dans la journée à venir. Pensez sur papier.
Après cela, vous placez la lettre A, B, C, D ou D devant chaque élément de votre liste.
Type de problème "A" est défini comme la chose la plus importante à un moment donné, quelque chose que vous devez faire sous peine de conséquences graves. Une tâche de type A peut consister à rendre visite à un client important ou à rédiger un rapport pour votre patron. Ces tâches représentent les véritables « grenouilles » matures de votre vie.
Si vous avez plusieurs tâches « A » devant vous, vous les classez par priorité en les étiquetant A-1, A-2, A-3, etc. La tâche A-1 est la « grenouille » la plus grosse et la plus laide de toutes. tous... avec lesquels vous devez faire face.
Problème de type "B" est défini comme celui que vous devriez faire. Néanmoins, les conséquences, en cas de mise en œuvre ou de non-respect, sont assez légères. De telles tâches ne sont rien de plus que des « têtards » dans votre vie. Cela signifie que si vous ne faites pas le travail approprié, quelqu'un sera insatisfait ou désavantagé, mais dans tous les cas, le niveau d'importance de ces tâches n'est pas proche du niveau des tâches de type « A ». Passer un appel concernant un problème moins urgent ou consulter un arriéré de courriers électroniques peut constituer l'essence même d'une tâche de type B.
La règle à suivre est la suivante : ne démarrez jamais une tâche de type B alors qu’il vous reste encore une tâche A inachevée. Ne laissez jamais les « têtards » vous distraire pendant que la grosse « grenouille » attend son sort : être mangée !
Problème de type "B" est défini comme quelque chose qui serait merveilleux à faire, mais dont aucune conséquence ne devrait être attendue, que vous le fassiez ou non. Une tâche de type B peut consister à appeler un ami, prendre une tasse de café, déjeuner avec un collègue ou s'occuper de certaines affaires personnelles pendant les heures de travail. Ce genre d’« événements » n’a absolument aucun impact sur votre travail.
Type de problème "G" est valorisé comme un travail que vous pouvez déléguer à quelqu’un d’autre. La règle dans ce cas est que vous devez déléguer aux autres tout ce qu’ils peuvent, vous libérant ainsi du temps pour effectuer les tâches de type A que vous et vous seul pouvez accomplir.
Problème de type "D" représente un travail qui peut être complètement supprimé de votre liste de tâches. Il s’agit peut-être d’une tâche qui était auparavant importante, mais qui n’est plus pertinente, ni pour vous ni pour les autres. Il s’agit souvent d’un travail que l’on fait jour après jour, soit par habitude, soit parce que l’on prend plaisir à le faire.
Après avoir postulé Méthode ABCDà votre liste de tâches quotidiennes, vous avez complètement organisé votre travail et préparé le terrain pour que des tâches plus importantes soient accomplies plus rapidement.
La condition la plus importante pour que la méthode ABCD fonctionne réellement pour vous est de respecter l’exigence suivante : commencez sans tarder la tâche A-1 puis travaillez-y jusqu'à ce qu'elle soit complètement terminée. Utilisez votre volonté pour commencer et continuer à travailler sur la tâche la plus importante pour vous en ce moment. Prenez votre plus grosse « grenouille » et « mangez-la » sans vous arrêter jusqu’à la toute dernière bouchée.
La capacité d'analyser votre liste de choses à faire pour la journée et de mettre en évidence la tâche A-1 servira de point de départ pour obtenir un véritable succès dans vos activités, augmentera votre estime de soi, vous remplira de respect de soi et d'un sentiment d'appartenance. fierté de vos réalisations.
Lorsque vous prendrez l'habitude de vous concentrer pleinement sur votre tâche la plus importante, c'est-à-dire la tâche A-1 - en d'autres termes, manger votre principale « grenouille » - vous apprendrez à en faire deux, voire trois, autant que les gens autour. toi.
6. Mangez d'abord la grenouille
Transition du difficile au facile
Vous avez probablement entendu cette question : « Comment mangeriez-vous un éléphant ? La réponse, bien sûr, est « pièce par pièce ». Comment mangeriez-vous votre « grenouille » la plus grosse et la plus méchante ? De la même manière : vous le décomposeriez en actions spécifiques, étape par étape, et commenceriez par le tout premier.
Commencez votre journée de travail avec la tâche la plus difficile et terminez-la le plus rapidement possible. Cela vous aidera à réaliser que vous avez encore beaucoup à faire et que le temps de votre journée de travail est limité. Faire d’abord la chose la plus difficile vous procurera un immense sentiment de satisfaction. Utilisez cette règle tous les jours et vous verrez combien d'énergie vous obtenez et avec quelle efficacité votre journée de travail se déroule. Remettre constamment une tâche problématique à la fin de la journée signifie que vous penserez encore à cette tâche toute la journée, ce qui vous empêchera de vous concentrer sur d'autres tâches ! Mangez d'abord la grenouille, puis mangez l'éléphant morceau par morceau !
Outils de planification du temps
Planifiez votre quotidien à l’avance.
Grâce à la planification, nous avançons
le futur dans le présent et ainsi nous avons
opportunité de faire quelque chose
le concernant déjà maintenant
Alan Lakin
Principales générations de « planificateurs »
Les technologies et moyens d'organisation du temps de travail connus aujourd'hui peuvent être divisés en plusieurs générations - les différences résident ici dans les principes d'enregistrement des informations et la technologie d'utilisation.
Jusqu'au XXe siècle, la planification du temps de travail était réalisée à l'aide de méthodes primitives : mémos, listes de tâches, etc. Au début du siècle dernier, parallèlement au développement de l'entreprise, de nouveaux outils se sont généralisés qui facilitaient la tâche du manager. pour planifier le temps.
L'idée d'adapter un calendrier domestique au travail de bureau est née au XIXe siècle et s'est concrétisée sous la forme d'un calendrier de bureau en 1870. Pour chaque jour, une page du calendrier était attribuée, sur laquelle étaient indiqués la date, le jour, le mois et l'année. Disposer d'un espace libre pour les notes permettait de prendre les notes nécessaires : négociations, réunions, dépenses, réunions. Depuis près d’un siècle, le calendrier de bureau est le principal outil de planification du temps des managers.
Le résultat de l’amélioration du calendrier de bureau a été l’agenda et le planificateur hebdomadaire. Un agenda est un calendrier continu à feuilles mobiles se présentant sous la forme d'un bloc-notes pratique de différents formats. Vous pouvez emporter l'agenda avec vous lors de réunions et de voyages d'affaires.
Le journal hebdomadaire s'est avéré encore plus pratique pour le manager, dans lequel il était possible de planifier la semaine et la journée de travail, de suivre l'exécution des tâches enregistrées, d'analyser le temps passé (puisqu'une répartition horaire de la journée de travail est apparue), plus rechercher rapidement des informations (après tout, elles étaient désormais regroupées en 52 semaines, et non plus 365 jours). Dans les années 80, les calendriers hebdomadaires ont pratiquement remplacé les calendriers de bureau et sont devenus si répandus qu'ils sont devenus un élément du style commercial des entreprises.
L'idée de conception consistant à combiner un calendrier, un bloc-notes et un annuaire téléphonique en un seul outil pratique s'est matérialisée avec succès en 1921 sous la forme d'un « organisateur » (de l'organisateur anglais). L'amélioration ultérieure de l'instrument a été réalisée en modifiant le format, le design, la qualité du papier et la décoration extérieure. Ici, les dispositifs de stockage d'informations et les moyens techniques (calendrier, bloc-notes, annuaire téléphonique et d'adresses, porte-cartes de visite, stylo, microcalculatrice) ont été combinés en un seul outil. Dans le même temps, il n’existait pas de classification ni de systématisation claire des dossiers.
Le célèbre « time manager » a été créé au Danemark en 1975. Il a mis en œuvre l'idée d'une planification ciblée des résultats personnels basée sur un classificateur standard de fonctions (« tâches clés ») et une technologie de mise en œuvre d'événements mondiaux (« tâches d'éléphant »). Dans le même temps, le recours à un « gestionnaire de temps » s'est avéré acceptable uniquement pour des personnes organisées et disciplinées par nature, et a également nécessité des dépenses financières importantes pour la formation et l'acquisition.
Néanmoins, le nom de ce type d'« organisateur » – « gestionnaire du temps » – est devenu un mot familier et désigne aujourd'hui une approche générale de l'utilisation active du temps comme ressource de gestion.
Le développement du progrès scientifique et technique au cours des dernières décennies a conduit à la création d'outils électroniques de planification du temps fondamentalement nouveaux d'un point de vue technologique : un cahier électronique, divers programmes de service pour PC, téléphones portables, smartphones, etc.
Les meilleures technologies modernes de gestion du temps :
1.Trello est une application web gratuite permettant de gérer des projets en petits groupes. Trello vous permet d'être productif et plus collaboratif. Trello regroupe des tableaux, des listes et des cartes qui vous permettent d'organiser et de hiérarchiser les projets de manière amusante, flexible et facile à modifier.
2. Evernote - un service Web et un ensemble de logiciels permettant de créer et de stocker des notes. La note peut être un morceau de texte formaté, une page Web entière, une photographie, un fichier audio ou une note manuscrite. Les notes peuvent également contenir des pièces jointes d'autres types de fichiers. Les notes peuvent être triées dans des blocs-notes, étiquetées, modifiées et exportées.