კაიზენი ოფისში. ქაოსი, ნახვამდის! ან პირველი ნაბიჯები მჭლე ოფისისკენ ზარალი ცვალებადობის გამო

31.08.2023

როდესაც კომპანიები ცდილობენ გამოიყენონ მჭლე წარმოების მეთოდები ოფისებში ან სერვისის სექტორში, ბევრი ჩერდება, როგორც კი „გააღებს კარს“.

სიუჟეტების სიუჟეტი შეიძლება განსხვავდებოდეს იმისგან, რასაც ქვემოთ აღვწერ, მაგრამ ზოგადად ყველაფერი იგივე სცენარს მიჰყვება.

ვიღაც კომპანიაში, შთაგონებული წარმოების ოპტიმიზაციის მაგალითებით, მოაქვს იდეა "მოდით გავაკეთოთ ეს ისეთივე მაგარი ოფისში!"

მთელი სიმღერითა და ცეკვით, HR დირექტორი აწყობს ტრენინგს ოფისის თანამშრომლებისთვის, სადაც ისინი ეცნობიან მჭლეობის საფუძვლებს და სთხოვენ აეშვათ ხელები და შეუდგეთ საქმეს. ხალხის ნახევარი მიდის ახლად დასახელებულ გემბაზე „5S-ის განსახორციელებლად“, მეორე ზის ღირებულების ნაკადის გამოსათვლელად. საქმეები გაჩაღდა...

და რამდენიმე თვის შემდეგ, ერთ-ერთი მენეჯერი ეკითხება: "აბა, რისი მიღწევა მოახერხე?"

საპასუხოდ, მას აჩვენებენ ფანქრების მოწესრიგებულ რიგებს, მოტივატორებისა და დემოტივატორების ფოტოებისგან მოშორებულ კედელს, გაუგებარი იეროგლიფებითა და ისრებით დაფარული ფურცლებით და სამი-ოთხი ძილისმომჭრელ ენთუზიასტს, რომელთა წინააღმდეგ ფაქტიურად ყველა ოფისის თანამშრომელი ამახვილებს სიმკვეთრეს. მათი შადრევანი კალმები. ვერავინ აჩვენებს ეკონომიკურ შედეგს და მენეჯერი აშკარად ან ირიბად ხურავს პროექტს, გადასცემს ფასდაუდებელ რესურსებს უფრო მნიშვნელოვან ამოცანებზე. განხორციელება დასრულებულია და ოფისი უბრუნდება ჩვეულ რეჟიმში მუშაობას.

მართალი გითხრათ, თქვენი ოფისის მოწესრიგება არც ისე რთული საქმეა. და ამ ნამუშევარსაც კი შეუძლია საკმაოდ ღირსეული ეფექტის მიცემა. თუმცა, ამ პროცესში იმდენი დეტალია, რომ ეშმაკი თითქმის დარწმუნებულია, რომ მათგან აღმოცენდება.

წესრიგის ორგანიზება ოფისში

ICSI Publishing-მა გამოსცა ტომ ფაბრიციოსა და დონ ტეპინგის წიგნი „5S ოფისისთვის“. როგორ მოვაწყოთ ეფექტური სამუშაო ადგილი“. კარგი წიგნია განხორციელების დასაწყებად.

ეს წიგნი საკმარისად დეტალურად აღწერს არასაწარმოო სფეროში 5-ების განხორციელების პროცესს: როგორ მოვამზადოთ პროექტი, როგორ ჩავატაროთ საწყისი ანალიზი, რა გავაკეთოთ არასაჭირო ნივთების დახარისხებისა და მოცილების ეტაპებზე (სტადია 1), რაციონალური მოწყობა. და საზღვრების განსაზღვრა (2), გაწმენდა და შემოწმება (3), სტანდარტიზაცია და ინფორმაციის გაცვლა (4), მიღწეულის შენარჩუნება და გაუმჯობესება (5).

თუმცა, როდესაც 5S ხორციელდება ოფისში, ძალიან მნიშვნელოვანია ბალანსის პოვნა გონივრულს შორის. ყველა კომპანიას არ შეუძლია შეასრულოს იგი და ამან შეიძლება გამოიწვიოს უსიამოვნო შედეგები. რუსულ ტრადიციებში ეს აღწერილია ანდაზაში: „სულელს ევედრე ღმერთს, ის შუბლს გატყდება“. როდესაც მოუმზადებელი კომპანია ცდილობს ორგანიზაციის დონის ამაღლებას აბსოლუტურად წარმოუდგენელ სიმაღლეებზე, ხალხი ფეთქავს.

”ეს სისულელეა” - ამ შემთხვევაში, ეს იქნება ყველაზე რბილი განცხადება იმ შემთხვევაში, თუ თქვენ მოითხოვთ აბსოლუტურად ყველა ობიექტის დანიშვნას მუშაობის პირველ ეტაპზე.

მიუხედავად ამისა, მჭლე წარმოების ნეოფიტები ხშირად ითხოვენ, რომ სამუშაო ადგილიდან ამოღებულ იქნეს აბსოლუტურად ყველაფერი ზედმეტი, ყველაფერი პირადი და ყველაფერი, რაც არ არის დაკავშირებული სამუშაოსთან.

უარეს შემთხვევაში, ამან შეიძლება გამოიწვიოს თანამშრომლებმა სამსახურიდან გათავისუფლება.

და ეს ლოგიკურია, რადგან სამუშაო პირობები უცებ სრულიად აუტანელი ხდება. იქ, სადაც ოდესღაც შვებულების ფოტოს დაკიდება შეიძლებოდა, დღეს ცარიელი კედელი უნდა იყოს. სადაც ადრე ორგანიზატორში ნებისმიერი შემთხვევისთვის ათი ბასრი ფანქარი იყო, დღეს მხოლოდ ერთია დაშვებული. და რაც მთავარია, ვერავინ ხსნის, რატომ არის ეს აუცილებელი.

განმარტება "ეს ყველაფერი დანაკარგია" არ მიიღება. შესაძლოა, არც არავინ ამტკიცებს, რომ ფანქრის დამჭერში ზედმეტი ფანქრები კომპანიისთვის დამატებით ფულს ნიშნავს, მაგრამ მაინც ყველა საშინელი ძალით ეწინააღმდეგება. და თუ წარმოდგენა არ გაქვთ, რატომ ხდება ეს, მიმოიხედე გარშემო. სანამ დამატებით ფანქრებს აშორებთ, ადამიანები კარგავენ სამუშაო საათებს სრულიად უაზრო და უსარგებლო სამუშაოზე: კვირების განმავლობაში კოორდინაციას უწევენ ბრძანებებს ნახევარ ათეულ დირექტორთან, ჩქარობენ განყოფილებებს იმ იმედით, რომ ოდნავ მაინც დააჩქარებენ დასრულებას. გადაუდებელი ბრძანებით, ისინი წერენ მრავალგვერდიან მოხსენებებს, რომლებსაც არავინ კითხულობს, ისინი ავსებენ ასობით ჟურნალს და ფორმას იმის ნაცვლად, რომ აკეთონ მთავარი საქმე.

ასე რომ, კომპანიის ზარალის შემცირების მცდელობა კალმების რაოდენობის შემცირებით ან „გამოიყენე ქაღალდის უკანა ნაწილი ნახაზების დასაბეჭდად“ წესის შემოღებით ყოველთვის ასე გამოიყურება. სპილიკინს.

თვეში ორი შეკვრა ქაღალდის შენახვა „ოფისის პლანქტონის“ კლასის ათი თანამშრომლისთვის ამ შემთხვევაში საღი აზრის დაცინვას ჰგავს.

სამუშაოები ოფისში მიმდინარეობს

წარმოებაში, ყველაფერი მეტ-ნაკლებად "წესების მიხედვით" არის. მზა პროდუქტის აწყობამდე, ჯერ უნდა გააკეთოთ ყველა ნაწილი. და ამისათვის იყიდეთ ნედლეული. მანამდე კი შეიმუშავეთ დიზაინი. ოფისში, როგორც წესი, ყველაფერი შემთხვევით ხდება. ჯერ გთხოვენ ინვოისს, შემდეგ ფიქრობთ სერვისის სპეციფიკაციაზე, შემდეგ კი იწყებთ იმის გარკვევას, თუ სად უნდა მიიღოთ რესურსი და დრო, რომ დაასრულოთ ის, რაც უკვე გადაიხადეთ წინასწარ.

და კარგია, თუ ეს ყველაფერია.

თითოეული ოფისის თანამშრომელი, თუნდაც ის აღმოჩნდეს, რომ ის არის "ოფისის პლანქტონი", აუცილებლად უნდა გაიზარდოს რვაფეხად, რადგან ის ერთდროულად ასრულებს სამას ორმოცდაშვიდ სამუშაოს. ”და შვედი, და მკაველი, და პიპერი ტუჩზე.” როგორც კი ადამიანი ჯდება და დაურეკავს ყველაზე საძულველ კლიენტებს, ის მხოლოდ ძალას იკრებს და სწორედ ამ დროს მოდის სხვა განყოფილების კოლეგა და სასწრაფოდ ითხოვს მისთვის ძვირფასი დროის „ხუთი წუთის“ მიცემას. და სამი საათის შემდეგ ის უბრუნდება გახურებულ შემსრულებელს და ეკითხება: "აბა, რა დაგჭირდათ ამდენი, იქ მხოლოდ ერთი საათის სამუშაო იყო?"

„რატომ მიზიდავთ ყოველ ნახევარ საათში? გითხარი, ხუთ წუთში ყველაფერი მზად იქნება!“

ოფისის თანამშრომლების უმეტესობის მუშაობა არ ჯდება ნაკადების წარმოების პარადიგმაში. და ეს სწრაფად ვლინდება ნაკადის რუკის შედგენისას. ნაკადი არ არის. მაგრამ თქვენ უნდა დახაზოთ რუკა. ენთუზიასტებს, განსაკუთრებით მათი მასწავლებლების შთაგონებით, შეუძლიათ საოფისე ლაბირინთებშიც კი გაივლონ გზა და მაინც დახაზონ ინდივიდუალური ამოცანების შესრულების პროცესი. მაგრამ ცვლილებებით, რომ "სხვა მსგავსი დავალებები სრულიად განსხვავებულად სრულდება", "სირთულის სამი კატეგორიაა", "ამ საქმეს მხოლოდ პეტროვიჩი აკეთებს და მხოლოდ მაშინ, როდესაც ის თავისუფალია" და "და თუ ბოსი შვებულებაშია, მაშინ ყველაფერი კეთდება სრულიად არასწორად“ გამოდის, რომ . დიდი ალბათობით, ასეთი ღირებულების ნაკადის რუკა აღწერს სფერული მნიშვნელობის ნაკადის რუკას ვაკუუმში, დანარჩენი სამყაროს არარსებობის პირობებში და შეიძლება მხოლოდ საშინელება იყოს რეკრუტების შემდგომი თაობებისთვის, ლოზუნგით: „ასე არ უნდა მოიქცე. ეს ნებისმიერ შემთხვევაში!”

რა არის პრობლემების საფუძველი

თანამშრომლების გაღიზიანებისა და ნაკადების სრული დაბნეულობის ყველა ამ მუქარის აფეთქების წყარო ერთია. და შემიძლია მხოლოდ იგივე გავიმეორო: სანამ ოფისში მიმდინარე აქტივობების ღირებულება არ დადგინდება, მჭლე წარმოების მეთოდების დანერგვის ნებისმიერი მცდელობა წარუმატებელი იქნება. არა იმიტომ, რომ მჭლე მეთოდები არ მუშაობს ოფისში ან არ მუშაობს ღირებულების ნაკლებობის გარეშე. Ისინი მუშაობენ. მაგრამ ისინი იძლევიან შედეგს, რომელიც არავის სურს. ეს იგივეა, რაც ფილიპსის ხრახნის დაჭიმვა უბრალო ჭრილიანი ხრახნიანით: შეგიძლიათ მისი დაჭიმვა, მაგრამ დიდ ძალისხმევას დაკარგავთ და, სავარაუდოდ, ძაფს გატეხავთ.

სამწუხაროდ, ბევრი ოფისის ღირებულების აღმოჩენა ძალიან რთულია. მათ შორის, იმის გამო, რომ პარკინსონის კანონი ადმინისტრაციული უმაღლესი დონის გაორმაგების შესახებ აგრძელებს შეუქცევად მოქმედებას ციფრულ ეპოქაშიც კი. მაშასადამე, ცალკეული გამორჩეული საოფისე რვაფეხების მიერ შექმნილი ღირებულების ბიტები ძალიან რთულია ამოცნობა და ერთ ნაკადში შეგროვება. და თავად აქტივობა ხშირად წააგავს არა ნაკადს, არამედ მორევს ძლიერი მიწისქვეშა დინებით, რომელშიც ყველაფერი შეიძლება გაქრეს.

ღირებულების ამ ელემენტების იზოლირებისთვის საჭირო იქნება რამდენიმე არატრივიალური მეთოდი, რაზეც მე ვისაუბრებ მარტის სემინარზე " ", მათ შორის საუბარი სტანდარტიზაციაზე, როგორ მოვძებნოთ ღირებულების ელემენტები დამაბნეველ ნაკადებში, ოფისის მთელი მრავალფეროვნების მართვაზე. ამოცანები, როგორ მიიზიდოთ ყველა ოფისში თქვენს მხარეს.

სემინარში მონაწილეობის მსურველებს ჯერ კიდევ აქვთ შესაძლებლობა... მაგრამ ყოველ დღე ხელმისაწვდომი ადგილების რაოდენობა ნელა, მაგრამ განუწყვეტლივ მცირდება. ასე რომ იჩქარეთ.

ხარისხის დირექტორი, შპს "ROTO FRANK"

ისედაც რთული სამყარო ყველაფერში სიმარტივეს მოითხოვს. ადამიანების უმეტესობისთვის სიმარტივის სურვილი ცხადი ხდება, როდესაც საქმე სამუშაო ადგილს ეხება. გასაკვირია, რომ ამ მიმართულებით მნიშვნელოვნად არაფერი შეცვლილა რამდენიმე ათწლეულის განმავლობაში, მიუხედავად რევოლუციური საოფისე ტექნოლოგიებისა, „უქაღალდის“ დაზოგვის ლოზუნგით, მიუხედავად ორგანიზაციული და მენეჯმენტის კვლევებში უზარმაზარი პროგრესისა. როგორც ადრე, დოკუმენტების მთები საოცრად სწრაფად და მაღლა იზრდებიან, საქაღალდეები წარწერით „გადაუდებელი!“ ამაყად მაღლა იწევს, ყვითელი სტიკერები ტელეფონის ნომრებითა და ელექტრონული ფოსტის მისამართებით, სქემებით, ამოცანების სიებით, ყველა სახის შესანახი მედიიდან DVD-დან ფლეშ დრაივებამდე ციმციმებს. USB, ბიზნეს სუვენირები, წვრილმანები... რატომ?

ამ კითხვაზე პასუხის გაცემას ROTO FRANK-ში ვცდილობთ. Thrift და Lean ტექნოლოგიები ყველაფერში, მათ შორის ოფისებში!

სამუშაო ადგილი უფრო მეტია, ვიდრე ჩვენ ვმუშაობთ. ეს არის სიმბოლო, რაღაც ჩვენი აზრების შინაარსის ასახვა. ის, რასაც თავში ინახავთ, ჯადოსნურად არის წარმოდგენილი თქვენს სამუშაო მაგიდაზე. უფრო და უფრო რთული ამოცანები, რომლებიც ყოველდღიურად მოდის 1-დან 2 მ 2 ფართობზე, ქმნის ერთგვარ ჭრელ კოლაჟს ყოველდღიური რუტინიდან.

თუმცა, როგორც კი დაიწყებთ მიზანმიმართულად ცდილობთ შეცვალოთ ეს ხელოვნების ობიექტი, იგრძნობთ, როგორ იცვლება და გაადვილდება თქვენი ყოველდღიური სამუშაო.

სინამდვილეში, მოწესრიგებული ოფისის შექმნა უფრო ადვილია, ვიდრე ფიქრობთ. ეს შეიძლება იყოს მცირე, მაგრამ მნიშვნელოვანი წვლილი თქვენი სამუშაო გამოცდილების ხარისხში.

თვითკონტროლის ტესტი (რამდენად კარგად არის ორგანიზებული თქვენი სამუშაო ადგილი)

ნივთები, რომლებსაც ყოველდღიურად იყენებთ, თავის ადგილზეა?
თქვენს მაგიდაზე არის დოკუმენტები იმ ამოცანისთვის, რომელზეც უშუალოდ მუშაობთ. ეხლა?
მხოლოდ მუშაობ ერთთანშემომავალი/უჯრა შემომავალი ფოსტისთვის?
გარანტირებულია თუ არა, რომ გადაუდებელი (ვადის გასვლის თარიღი) დოკუმენტები არ ინახება დასტაში ან დოკუმენტების უჯრებში, სადაც უნდა მოძებნოთ ისინი, კარგავთ დროს?
უზრუნველყოფს თქვენი შუალედური შენახვის სისტემა მიმდინარე დოკუმენტაციის/პროექტებისთვის, რომ თქვენ შეგიძლიათ იპოვოთ ნებისმიერი საჭირო დოკუმენტი მაქსიმუმ ერთ წუთში?
თქვენი კოლეგები თქვენი არყოფნის შემთხვევაში მიმართავენ თქვენს სამუშაო დოკუმენტაციას?
იყენებთ თუ არა საკონტროლო სიებს, რომლებიც აადვილებს თქვენს მუშაობას?
ყოველთვის იცით სად განათავსოთ ესა თუ ის დოკუმენტი?
დაადგინეთ თუ არა ოფისში მუშაობის წერილობითი წესები?
განიხილავს თუ არა თქვენი ბიზნესი ადმინისტრაციულ ხარჯებს ორგანიზაციის მთლიანი პროდუქტიულობის ნაწილად?

შევაჯამოთ. რამდენად ხშირად უპასუხეთ "დიახ"?

10-ჯერ - უკვე ძალიან კარგად ხართ ორგანიზებული და იცით, რომელი ტექნიკის წყალობით მიაღწიეთ ამ შედეგს. თქვენთან მუშაობა სიამოვნებაა.

7-9 ჯერ - თქვენ იცით თითქმის ყველაფერი იმის შესახებ, თუ როგორ მოაწყოთ თქვენი მაგიდა ან სამუშაო ადგილი. მაგრამ არსებობს პოტენციალი, რომლის გაცნობიერებაც შეგიძლიათ მნიშვნელოვნად გააუმჯობესოთ სიტუაცია.

3-6 ჯერ - თქვენ, ისევე როგორც ბევრ სხვას, ხელზე გაქვთ მრავალი განსხვავებული რამ, რომელსაც ერთდროულად უნდა გაუმკლავდეთ. თუმცა, თქვენ შეძლებთ დაინახოთ, რომ არსებობს შესაძლებლობა, გახადოთ ეს პროცესი უფრო ეფექტური (გახადოთ ის უფრო ღირებული).

1-2 ჯერ - თუ ჯერ არ მიგიქცევიათ საკმარისი ყურადღება სამუშაო სივრცის ოპტიმიზაციაზე და გაითვალისწინეთ შემდეგი ინფორმაცია, გაოცდებით მარტივი ტექნიკისა და რჩევების გამოყენების დადებითი ეფექტით.

დაბალი ქულები აიღე? არ ინერვიულო! თითოეულ კითხვაზე პასუხის გაცემით, თქვენ ზუსტად განსაზღვრავთ, სად არის გაუმჯობესების პოტენციალი - სადაც თქვენ უპასუხეთ "არა", არის ამის გაკეთების შანსი!

სად დავიწყეთ ROTO-ში...

მიზანი: განხორციელების თანმიმდევრული ნაბიჯების გეგმის შემუშავება.

მაგრამ პირველ რიგში, რამდენიმე შენიშვნა და აქსიომა, რომელიც დაფუძნებულია დასაწყისში მდგომარეობის მონიტორინგის შედეგებზე.

მუდმივი გაუმჯობესება უცნობია ოფისებში

”დრო არ არის ნივთების მოწესრიგებისთვის, მაგრამ ყველას აქვს დრო, რომ მოძებნოს საჭირო.” ეს არის მრავალი ოფისის პრაქტიკა, მათ შორის ჩვენი ROTO-ში. მიუხედავად იმისა, რომ წარმოებაში, უწყვეტი გაუმჯობესება და ოპტიმიზაცია არის აბსოლუტურად ნორმალური ყოველდღიური რუტინა, ბიუროებსა და ოფისებში მიმდინარე პროცესების ოპტიმიზაციის აუცილებლობის გაგება დაუყოვნებლივ არ ხდება. შეცდომები, რომლებიც ყველაზე ადვილი დასაშვებია, ყველაზე რთული აღმოსაჩენი, ყველაზე ძვირადღირებული შედეგებით და რთული გადაწყვეტილებებით არის ყველაზე ხშირად დაშვებული. ფარგლებს მიღმაწარმოება.

დიდი პოტენციალი ოფისებში

აღსანიშნავია, რომ ოპტიმიზაციის ლომის წილი ხორციელდება წარმოებაში და ნაკლებად ადმინისტრაციაში. თუმცა, ოფისებში უზარმაზარი პოტენციალია, მაშინ როცა დიდი პროგრესი უკვე მიღწეულია ქარხნის სახელოსნოებში. აქედან გამომდინარე, დღეს ბევრი კომპანია აგრძელებს არაპროდუქტიული საოფისე საქმიანობის შემცირებას და ამ სფეროში ზარალის შემცირებას, ხოლო მაღალი ხარისხის პროდუქციას დიდი ხნის განმავლობაში აწარმოებს.

გადარჩენისთვის აუცილებელია

კიდევ ერთი არგუმენტი ცვლილების სასარგებლოდ.

საიდუმლო არ არის, რომ ყველა ინდუსტრიაში გლობალიზაციამ დატოვა თავისი კვალი, რითაც აიძულა შეამციროს ნარჩენები და დანაკარგები ყველა ფორმით, რაც დღეს არ არის ვარიანტი, მაგრამ წინაპირობაა კომპანიის გადარჩენის უზრუნველსაყოფად კონკურენტულ ბაზარზე.

ყოველდღიური საქმიანობა ბევრ ბიზნესში

როგორ გამოიყურება ჩვეულებრივი სამუშაო დღე? ბევრ საწარმოში დაახლოებით იგივეა:

ოფისში მუშაობა არ რეგულირდება რაიმე წესით; ყველა აკეთებს თავის საქმეს ისე, როგორც ფიქრობს სწორად
ვადები გრძელია
არის „შემოვლები“ და „გაჭედვა“; აქტივობის ეფექტური ნაკადი უფრო ჰგავს წვეთს.

ყველა დანაკარგის თითქმის მესამედი

თანამშრომლების სამუშაო საათების ფოტოებზე და დღის განმავლობაში დატვირთვის განაწილებაზე ჩატარებული კვლევის საფუძველზე დადგინდა, რომ ოფისებში და თითოეულ სამუშაო ადგილზე ყველა დანაკარგის თითქმის მესამედს დრო სჭირდება საჭირო დოკუმენტის მოსაძებნად. ყველა დანაკარგის ნახევარი გამოწვეულია ცუდად კოორდინირებული პროცესებით, რაც იწვევს ხანგრძლივი ლოდინის დროს და პროცესის შეჩერებას. დანარჩენი არაპროდუქტიული საოფისე საქმიანობაა. ჩვენს თავში მარტივი გამოთვლების გაკეთების შემდეგ, საშინლად დავრჩით...

წელიწადში 70 არაპროდუქტიული დღე

გამომდინარე იქიდან, რომ სამუშაო დროის თითქმის 30%, კვლევის შედეგების მიხედვით, არ არის პროდუქტიული, შეგიძლიათ მარტივად გამოთვალოთ წელიწადში რამდენ დღეს ხარჯავს თითოეული თანამშრომელი. ეს ნიშნავს, რომ სამუშაო წლიდან 70 დღე ყოველი თანამშრომელი მოდის სამსახურში, აკეთებს უსარგებლო საქმეებს და მიდის სახლში (!).

მდგრადი წესრიგი

ჩვენი მთავარი მიზანია, რომ ჩვენს ხელთ არსებული ხელსაწყოებისა და რჩევების დახმარებით, ჩვენ ყოველთვის შევინარჩუნოთ წესრიგი ჩვენს სამუშაო მაგიდაზე და ოფისში.

ფიგურები მსოფლიო პრაქტიკიდან

მარტივი რჩევებისა და რეკომენდაციების გამოყენებით, შეგიძლიათ მიაღწიოთ შედეგებს უახლოეს მომავალში. როგორ განვსაზღვროთ განხორციელების ეფექტი? გაუმჯობესება შეიძლება რაოდენობრივად განისაზღვროს; პრაქტიკის საშუალო სტატისტიკური მონაცემები აჩვენებს:

ეფექტურობის 10-20%-ით მატება

20% სივრცის გათავისუფლება

ძიების დროის 40%-იანი შემცირება

25%-ით შემცირების ვადები

ეფექტები მომავალში

ცვლილებების წყალობით შეგიძლიათ მიაღწიოთ:

თანამშრომლების კმაყოფილების აშკარა გაუმჯობესება
პროცესებში შუალედური, არადამატებული ღირებულების საფეხურების შემცირება
რეაქტიულობის გაუმჯობესება, რომელიც აკმაყოფილებს მომხმარებლის სურვილებს
კონკურენტუნარიანობის გაზრდა

რას ნიშნავს "კაიზენი"?

კაიზენი არის უწყვეტი გაუმჯობესების პროცესი მიმართული თანმიმდევრული მოძრაობის/განვითარების სახით მცირე ნაბიჯებით. ამ პროცესში ღონისძიებები მარტივი განსახორციელებელია, არ საჭიროებს ძვირადღირებულ მაღალტექნოლოგიურ გადაწყვეტილებებს ან ინვესტიციებს, რისკები კი განჭვრეტადი და შეზღუდულია.

კაიზენის პრინციპები აპრიორია, პირველ რიგში, წარმოებაში. შედეგები არის გაუმჯობესება, ისევე როგორც ცოდნა გაუმჯობესების პოტენციალის შესახებ. წარმოებიდან ოფისებამდე... პრინციპები უნდა იქნას მიღებული ლოზუნგით „რაც კარგია წარმოებისთვის, შეიძლება კარგი იყოს ადმინისტრაციისთვისაც“. გამოყენებული ინსტრუმენტები ახალი არ არის, ისინი ეფუძნება გაუმჯობესების პოტენციალის ძიებას, მაგრამ საოფისე სექტორში. კაიზენის წყალობით, პრობლემები, რომლებიც აქამდე არ იცოდით, გამჭვირვალე და აშკარა ხდება. განსაკუთრებული ის არის, რომ არა მხოლოდ კომპანია სარგებლობს, არამედ თანამშრომლებიც: მათ შეუძლიათ მუშაობა უფრო სწრაფად, უკეთესად და ნაკლები სტრესით, ხოლო კომპანია უფრო კონკურენტუნარიანი ხდება ამის წყალობით.

კაიზენის კიბეზე ასვლა

კაიზენის მიზანი ოფისში ეტაპობრივი და უწყვეტი გაუმჯობესებაა.

პირველი ეტაპი მოითხოვს დიდ დროსა და ძალისხმევას, რათა შეიქმნას წესრიგი და დალაგდეს თქვენს სამუშაო ზონაში (არის ამოღება, რაც თქვენს ყურადღებას ფანტავს და ხელს უშლის თქვენს ყურადღებას დავალებების შესრულებაზე, არ არის ერთ-ერთი მათგანი).

მეორე ეტაპზე დგინდება „თამაშის წესები“. წესები წესრიგში ინახავს. გარდა ამისა, სადაც დადგენილია წესები, აღარ არის საჭირო მუდმივად წესრიგის აღდგენა.

მესამე ეტაპი აღნიშნავს პირველი ორის შედეგების საფუძველზე მიღწეულ წარმატებას. თუმცა, მოდუნება ჯერ ადრეა, ამ ეტაპზე პროცესები ოპტიმიზაციას მოითხოვს.

მეოთხე ეტაპზე თანამშრომლები უფრო ინტენსიურად არიან ჩართულნი შესაძლო გაუმჯობესებაზე ფიქრში. აქ თანამშრომლები მოქმედებენ როგორც ექსპერტები.

მეხუთე ეტაპის ამოცანაა გაუმჯობესების ძიებაში მისწრაფებების მიცემა ვექტორი მიზნების დასახვით. ეს მიზნები პირდაპირ კავშირშია კომპანიის სტრატეგიულ განვითარებასთან. ამ თვალსაზრისით შესრულების ინდიკატორების განსაზღვრა დაგეხმარებათ გაზომოთ მიზნების მიღწევის ხარისხი.

ბრძოლის ველი უზარმაზარია, ამიტომ დღეს შევეცდები გამოვყო მხოლოდ რამდენიმე რეკომენდაცია, ეგრეთ წოდებული რჩევები და ხრიკები, როგორც პირველი ეტაპის ნაწილი. ფაქტობრივად, ჯერ კიდევ პირველი და მეორე საფეხურის საზღვარზე ვართ. და წინ კიდევ ბევრია. მაგრამ ჩვენ გამოვყოფთ დროს რეზერვით, რათა უზრუნველვყოთ, რომ ყველა დეტალი იყოს მიღებული და აღქმული თანამშრომლების მიერ. ამიტომ, ჩვენ არ ვმონაწილეობთ დევნაში. ჩვენი ტაქტიკა არის გაზომილი წინსვლა. Ისე, პირველი ნაბიჯი: მოწესრიგდით და გაწმინდეთ

როგორ შეუძლია თანამშრომელს მაღალი ეფექტურობით მუშაობა ქაოსში?

დღევანდელ საერთაშორისო შეჯიბრში ყოველი წუთი მნიშვნელოვანია.

მე ვერ ვიფიქრებ ერთ ადამიანზე, რომელიც ინანიებს დაზოგულ დროს ყოველდღიურ საქმეს. ამის ახსნა მარტივია: მაგიდაზე ქაღალდების დასტა ასახავს ადამიანის ხასიათს - ცარიელი მაგიდა საუბრობს ნათელ თავზე.

წესრიგის შენარჩუნებამდე, ჯერ ერთხელ მაინც უნდა აღადგინოთ იგი. ეს არის პირველი ეტაპის მიზანი. თქვენ იტყვით, რომ ამის დრო არ გაქვთ (აქედან შეგვიძლია დავასკვნათ, რომ ნათლად გესმით თქვენი სამუშაო დღის სტრუქტურა, რაც უკვე პირველი ნაბიჯია სტანდარტიზაციისკენ!). თუმცა, შეეცადეთ გამოხვიდეთ თქვენი საოფისე რუტინიდან და დაიწყოთ პირველი ნაბიჯით. Lean Office-ის გასაოცარი ის არის, რომ ცვლილებების შეტანაზე დახარჯული დრო დაუყოვნებლივ ანაზღაურდება. ნივთების მოწესრიგებითა და დასუფთავებით თქვენ თავს იხსნით მომავალში ქაოსში ყოფნის აუცილებლობისგან, დაზოგავთ ძვირფას დროს ზედმეტი ძიებისგან. შესაძლოა, თქვენი კოლეგები, როცა დაინახავენ თქვენს მაგიდას, გაიღიმებენ და იტყვიან: „სამუშაო არ გაქვს?“ მაგრამ დაელოდეთ ცოტა ხანს და ნახავთ, რომ იგივე ხალხი დაბრუნდება და გკითხავთ, როგორ გააკეთეთ ეს.

გადამწყვეტი მოქმედების დაწყებამდე აუცილებელია პირველადი სიტუაციის გარკვევა. ამ შესავალი ეტაპის ეფექტი იმდენად ძლიერია, რომ ეს მიდგომა რეკომენდირებულია.

1. გადაიღეთ საწყისი სიტუაცია: თქვენი მაგიდა, ისევე როგორც მთელი სამუშაო ადგილი: იატაკი და ფანჯრის რაფები, მეორადი კარადები (დეტალურად).

როგორ ხედავთ თქვენს სამუშაო ადგილს ფოტოზე, განსხვავდება იმისგან, თუ როგორ ხედავთ მას, როდესაც ზიხართ თქვენს მაგიდასთან. ფოტოგრაფია საშუალებას გაძლევთ დაინახოთ სიტუაცია შორიდან, ასეთი „შოკური თერაპია“ ძალიან სასარგებლოა და საუკეთესოდ გეხმარებათ თვალების გახელაში პრობლემურ ადგილებში.

ნუ ეცდებით თქვენი კოლეგების კომპრომისს ფოტორეპორტაჟით. ეს პროცედურა არ დაწყებულა კოლეგების სამუშაო ადგილებზე არსებული ქაოსის გამოსავლენად. ქაოსი მხოლოდ იმაზე მიუთითებს, რომ არსებული პროცესები ბოლომდე არ არის გააზრებული და სტანდარტიზებული. სადაც არ უნდა ხედავთ შეუსაბამობას ფოტოში, არსებობს გაუმჯობესების პოტენციალი. ფოტო ასახავს სურათს, თუ როგორ გამოიყურება თქვენი სამუშაო ადგილი გარედან. ეფექტის გასაძლიერებლად შეგიძლიათ ამობეჭდოთ და ჩამოკიდოთ სათაურით „ასე გვიყურებენ ჩვენი კლიენტები, სტუმრები, კოლეგები, მომწოდებლები და ა.შ. გარედან“.

2. დახარისხება და ორგანიზება

საწყისი მდგომარეობის ჩაწერის შემდეგ აუცილებელია დახარისხება. მოიშორეთ ყველა არასაჭირო რამ. მაგიდის უჯრებში, კარადებსა და თაროებში ბევრი რამ არის, რასაც დიდი ხანია მიჩვეული ხართ, მაგრამ დიდი ხანია არ იყენებთ ან არც მომავალში გამოიყენებთ. ყველაფერი, რაც არ არის გამოყენებული, უნდა განადგურდეს.

ასეთი პროცედურის შემდეგ დახარისხებული დოკუმენტაციის, ქაღალდის უჯრების და სხვა მსგავსი ნივთების რაოდენობა გასაოცარია.

შედეგი ათავისუფლებს სივრცეს და ტერიტორიებს და შემდგომში მცირდება ძიების დრო. არ უნდა ცდილობდე უსაზღვროების ათვისებას. დაიწყეთ სივრცის საწყისი წერტილიდან და მიჰყევით ნაბიჯ-ნაბიჯ. მაგალითად, თქვენი სამუშაო მაგიდა არის თქვენი მუშაობის ეპიცენტრი. დაიწყეთ მასთან. დროის მენეჯმენტის პოსტულატი ამბობს: „ცარიელ მაგიდასთან“ თანამშრომელი უფრო ეფექტურად მუშაობს, ვიდრე „დატვირთულზე“ (როგორც დურგალი თვითმფრინავით). მაგიდის გვერდით ყურადღება მიაქციეთ შემდეგ სფეროებს. რეკომენდებულია შემდეგი მარშრუტის გავლა:

მაგიდა
გასაშლელი კონტეინერები და მაგიდის უჯრები
მაგიდის ქვეშ იატაკზე
ვერტიკალურ კარადებში, კომოდებში, თაროებზე
ფანჯრის რაფებზე და სხვა ჰორიზონტალურ ზედაპირებზე

რა უნდა გააკეთოთ, თუ არ გაქვთ საკმარისი დრო დასალაგებლად

შეიძლება მოხდეს, რომ არ იყოს საკმარისი დრო თქვენი მთელი საოფისე ფართის კარგი ხარისხის დახარისხებისთვის ერთდროულად.

მიამაგრეთ სტიკერები კარებზე და დანომრეთ თანმიმდევრობით. ამის საფუძველზე შეადგინეთ დავალებების სია. დაასახელეთ თითოეული დავალება იმ პირის სახელით, რომელიც პასუხისმგებელია მის შესრულებაზე და ვადის ამოწურვაზე. გახადეთ ეს სამოქმედო გეგმა ხილული ყველა თანამშრომლისთვის. მისი ამოღება შესაძლებელია, როდესაც ყველა აქტივობა დასრულდება.

ამ გეგმაზე, თქვენ შეგიძლიათ დაუყოვნებლივ ნახოთ ის, რაც უკვე დასრულდა და რა რჩება გასაკეთებელი.

თქვენ ასევე შეგიძლიათ გადაიღოთ ფოტორეპორტაჟი და გაუგზავნოთ იგი ყველა თანამშრომელს. ნაკლებად სავარაუდოა, რომ პროტოკოლი დიდხანს დარჩება მეხსიერებაში. თუმცა, სტიკერები იქნება ერთგვარი შუქურები შეხსენებებისთვის და მუდმივად არიან მხედველობაში.

გამოიყენეთ წებოვანი შენიშვნების მეთოდი ასევე, თუ ეჭვი გეპარებათ ნივთების ვარგისიანობაში ან არ შეგიძლიათ საბოლოო გადაწყვეტილების მიღება დამოუკიდებლად. ჩართეთ ეს პუნქტები სამოქმედო გეგმაში, შემდეგ კი დაინტერესებულ კოლეგებთან ერთობლივი განხილვისას ერთობლივად გადაწყვიტეთ ამ ობიექტების ან ნივთების ბედი. სტიკერებზე დაწერეთ თანამშრომლების ინიციალები, ამით გაადვილებთ ერთი შეხედვით განსაზღვროთ ვინ არის პასუხისმგებელი მოცემულ ობიექტზე.

3. ივარჯიშეთ საგნების მოშორებაში ტესტის საფუძველზე.

ადამიანები ბუნებით მონადირეები და კოლექციონერები არიან. ამიტომ, საგნებთან განშორების მომზადებისას შეიძლება გაჩნდეს ეჭვები – რა მოხდება, თუ ისევ საჭირო იქნება... სასარგებლო იქნება ამ მიმართულებით ექსპერიმენტების ჩატარება, სანამ გადამწყვეტ მოქმედებას მიიღებთ. მუყაოს კოლოფებში მოათავსეთ ნივთები და დოკუმენტები, რომლებიც არ არის საჭირო სამუშაო ადგილზე, მაგრამ რომელთა მოშორება ჯერაც არ გსურთ.

ეს ყუთები შეიძლება ინახებოდეს არქივში, სარდაფში ან საწყობში. ეს ათავისუფლებს ძვირფას ადგილს/სივრცეს თქვენს სამუშაო ზონაში.

ამოიღეთ თავისუფალი თაროები თქვენი ოფისიდან. თორემ ძალიან მალე ისევ რაღაცით გაივსებიან. იმისათვის, რომ არ დაივიწყოთ ყუთების შიგთავსი, დაასახელეთ ისინი შემდეგნაირად:

ფრთხილად იყავით არქივის მოქმედების ვადის მიზანშეწონილობის განსაზღვრისას.

გთხოვთ, მონიშნოთ თითოეული უჯრა სერიული ნომრით. არქივისა და შეფუთვის შექმნისას, გააკეთეთ ინვენტარიზაცია, თუ რას განათავსებთ მათში. ინვენტარიდან შეგიძლიათ შექმნათ შიგთავსის სია. თქვენ შეგიძლიათ დაურთოთ საარქივო პროტოკოლი თითოეულ კონკრეტულ ველს. თქვენ შეგიძლიათ შეინახოთ ასლი თქვენს სამუშაო ადგილზე - კაბინეტის კარის შიგნით, რათა საჭიროების შემთხვევაში გქონდეთ პირდაპირი წვდომა ამ ინფორმაციაზე.

4. გაათავისუფლეთ მეტი სივრცე თქვენს სამუშაო სივრცეში

თქვენს ირგვლივ სამუშაო სივრცე ისე უნდა იყოს ორგანიზებული, რომ ხელი შეუწყოს კონცენტრაციას თქვენი ყოველდღიური ამოცანების გადაჭრასა და მიზნების მიღწევაზე. თქვენი გარემო უნდა შეიცავდეს მხოლოდ იმ ნივთებს, რაც ყოველდღიურად გჭირდებათ. თუმცა, ხშირად, დახარისხების შემდეგ, აღმოჩენილია ნივთების, საგნების, ავეჯის არსებობა, რომლებიც არ გამოიყენება და გზაშია.

ზოგჯერ ისეც ხდება, რომ ზუსტად ვერ განსაზღვრავთ ხელთ არსებული გარკვეული დოკუმენტების საჭიროებას. თქვენ პერიოდულად შედიხართ ზოგიერთ საქაღალდეში, მაგრამ არ გახსოვთ რომელი. ყოველ ჯერზე, როცა საქაღალდეში ჩახედავთ, დადეთ პატარა წებოვანი ჩანაწერი ხერხემალზე.

დაახლოებით სამი თვის შემდეგ გამოჩნდება სურათი, საიდანაც შეგიძლიათ განსაჯოთ რომელი საქაღალდეებია ყველაზე პოპულარული თქვენს ნამუშევარში. იმისათვის, რომ არ დაკარგოთ დრო ყოველ ჯერზე სტიკერების ძებნაში, მოათავსეთ ისინი საქაღალდის ერთ-ერთ კედელზე. ეს რჩევა გამოგადგებათ, თუ პერიოდულად დაარქივებთ ნაკლებად ხშირად გამოყენებულ საქაღალდეებს ან მოიშორებთ მათ. დააყენეთ რეგულარული შეხსენება თქვენს კალენდარში, როდესაც გადაწყვეტთ, რომელი საქაღალდეები უნდა წაშალოთ სამუშაო სივრციდან.

ალტერნატიული იდეა: შეგიძლიათ საქაღალდეები დალუქოთ ლენტით. როდესაც საქაღალდე საჭიროა, თქვენ წყვეტთ ფირს. სამი თვის შემდეგ გაიგებთ, რომელი საქაღალდეები უნდა იყოს დაარქივებული: ყველა ის, რომელზედაც ლენტი ხელუხლებელი რჩება.

ზოგიერთ ოფისს აქვს კაბინეტები ან კარადები, რომლებიც არ გამოიყენება - ხშირად არგუმენტით, რომ ავეჯი ძვირი ჯდება. მართალია, შეძენა ყოველთვის თანხის დახარჯვას გულისხმობს. თუ ავეჯი დერეფანშია, იწვევს ზედმეტ ჩხრეკას, ყურადღებას აშორებს სამუშაოს, ეს კიდევ უფრო დიდ ხარჯებს იწვევს.

მოიშორეთ ასეთი ავეჯი. დაალაგეთ მხოლოდ საჭირო ავეჯი და იპოვეთ ახალი გამოყენება. ზოგიერთი ბიზნესი გვთავაზობს თანამშრომლებისთვის არასასურველი ავეჯის და ნივთების შერჩევას. განსაზღვრეთ ადგილი, სადაც მოათავსებთ ასეთ ნივთებს, რათა თავისუფლად მოიხსნას.

5. ნარჩენების დახარისხების ოპტიმიზაცია

ნივთების მოწესრიგება ყოველთვის გულისხმობს არასაჭირო ნივთებთან განშორებას. ხშირად სამუშაო ადგილი ყველაფერში იყენებს ერთ ნაგვის ურნას - იქნება ეს იოგურტის ჭიქა თუ დაქუცმაცებული ქაღალდი.

ამის ნაცვლად, თქვენ უნდა მიიღოთ ქაღალდის გადამუშავების ყუთი. თქვენ იყენებთ მას, აძლევთ მას თქვენს სახელს, მხოლოდ ამ მიზნით. სხვათა შორის, უმჯობესია გქონდეთ პატარა მაგიდა და დიდი უჯრა საბუთებისთვის, ვიდრე პირიქით.

სხვა ნარჩენების დახარისხება უნდა მოხდეს მრავალ განყოფილებიანი კონტეინერის ან ცალკე, ეტიკეტირებული კონტეინერების გამოყენებით. კონტეინერების ზომები განისაზღვრება ნარჩენების მოცულობით.

ვინაიდან დროთა განმავლობაში ყუთში ძალიან ბევრი დოკუმენტი გროვდება, მისი დაცლა აუცილებელია არა ყოველდღიურად, არამედ ყოველკვირეულად მაინც. ასევე: თუ თქვენ გჭირდებათ დოკუმენტი, რომელიც ჩადეთ ყუთში, შეგიძლიათ ამოიღოთ იგი იქიდან უვნებლად.

ქაღალდების ყუთი უნდა იყოს შესაფერისი ფორმისა და ზომის, რათა იქ მოთავსებული დოკუმენტები არ გაიჭედეს.

გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ ნარჩენების დახარისხება უნდა შენარჩუნდეს მთელი ჯაჭვის განმავლობაში! იყო შემთხვევები, როდესაც დახარისხება წარმატებით განხორციელდა ოფისებში, თუმცა საღამოს თანამშრომლებმა უბრალოდ გადაყარეს მთელი ნაგავი. ერთიტანკი.

იდეალისტებისთვის შეგიძლიათ გამოიყენოთ მაგიდის/კარადის ერთ-ერთი უჯრა ქაღალდების კონტეინერისთვის. ის ღიაა დღისით. როდესაც სტუმრებს მიიღებთ, შეგიძლიათ დახუროთ ერთი მოძრაობით - ის არ ჩანს ცნობისმოყვარე თვალებისთვის.

6. შეინახეთ სამუშაო ადგილი სუფთა და მოწესრიგებული.

თუ თქვენს სამუშაო ადგილზე წესრიგი და სისუფთავე შემოიტანეთ, ახლა ეს მდგომარეობა მუდმივად უნდა შეინარჩუნოთ.

ჩვევად აქციეთ თქვენი მაგიდის დალაგება, სანამ სამუშაო მაგიდას დატოვებთ დღის ბოლოს. ამ გზით თქვენ შეგიძლიათ დაიწყოთ ნულიდან მეორე დღეს. წინააღმდეგ შემთხვევაში, თქვენ აგროვებთ საბუთებს: პირველ დღეს 5 ფურცელი დევს, მეორე დღეს - კიდევ ხუთი, ხოლო მესამე დღეს უკვე გაზარდეთ ქაღალდების დასტა. საღამოობით ეს დალაგება სასარგებლოა, თუ ჯერ კიდევ ადაპტაციის ეტაპზე ხართ. როცა დაეუფლებით რეკომენდაციებს წესრიგის შესანარჩუნებლად, დაინახავთ, რომ დღის ბოლოს ბევრი არაფერია, რაც ნორმალურად დაბრუნებას მოუწევს.

სისუფთავისა და წესრიგის დაცვა რეგულარულად უნდა იყოს მონიტორინგი:

თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ დასაწყისში მოცემული ჩამონათვალი, ან განავითაროთ თქვენი საკუთარი საჭიროებების მიხედვით. აქ ასევე შეგიძლიათ შეიტანოთ მაგიდების, უჯრების, კარადების, საოფისე ტექნიკის, იატაკის, მცენარეების, ნათურების, ნაგვის კონტეინერების, საერთო ტერიტორიების და ა.შ.

წარმატებული განხორციელება

გირჩევთ სცადოთ ეს ტექნიკა. თქვენ შეამჩნევთ, რომ უფრო და უფრო მეტი დრო იხსნება თქვენს საქმიანობაში, როდესაც წესრიგი თქვენს გარშემოა.

ROTO FRANK არის გერმანული კომპანია. ჩემი რუსი კოლეგების უმეტესობა მხარს დამიჭერს იმაში, რომ ყოველდღიურად უფრო და უფრო გვჯერა გერმანული ანდაზის „Ordnung muss sein“ (წესრიგი ყველაფრის სათავე) ჭეშმარიტების. ეს გვაძლევს სტიმულს გადავიდეთ Lean Office-ის შემდეგი ნაბიჯების ათვისებაზე: წესების შემუშავება, არსებული პროცესების ოპტიმიზაცია, თანამშრომლების ექსპერტებად ჩართვა, სტრატეგიული განვითარების მიზნების დასახვა და შესრულების ინდიკატორების განსაზღვრა.

გადაამოწმეთ საკუთარი თავი თქვენთვის შემოთავაზებული ტექნიკის განხორციელებით:

ორიგინალური მდგომარეობის სურათები გადაიღე?
დაალაგეთ და განთავისუფლდით არასაჭირო ნივთებისგან (და სისტემატურად განაგრძეთ ასე)?
იყენებდით წებოვანი შენიშვნის მეთოდს?
სატესტო რეჟიმში ნივთების მოშორების მეთოდი სცადეთ?
გაათავისუფლეთ მეტი სივრცე თქვენს სამუშაო ზონაში?
დაალაგეთ ქაღალდის ნარჩენები ცალკე ყუთში?
მიაქციეთ თუ არა ჩვევას სამუშაო დღის ბოლოს სამუშაო მაგიდის გასუფთავება?

1. ინოვაციები და იდეების გენერირება:

რა არის იდეის მართვის პროცესის არსი? რატომ არის ეს მნიშვნელოვანი და სასარგებლო ნებისმიერი კომპანიისთვის.
ვინც ძირითადად ახალ იდეებს გამოიმუშავებს.
იდეების მართვის რა მოდელები არსებობს.
როგორ მუშაობს იდეების მართვის სისტემა.
როგორ შევაფასოთ შემოთავაზებული იდეა.
როგორ წაახალისოთ თანამშრომლები, მოიფიქრონ მეტი კარგი იდეები თქვენი ბიზნესისთვის.
ინოვაცია სამუშაო ადგილზე: როდის, რატომ და ვის სჭირდება ეს? ინოვატორის მოტივაციის შექმნა.
კრეატიულობა, როგორც სამუშაო ადგილზე ინოვაციური იდეების განვითარების საფუძველი.
რა ზღუდავს შემოქმედებითობას?
შიდა ბარიერები: აზროვნების სტერეოტიპები. შემოქმედებითობის შიდა ბარიერების გაცნობიერება და მათი შესუსტების მნიშვნელობა არასტანდარტული პრობლემების გადაჭრისას.
„იდეების მკვლელები“ საპროექტო მუშაობაში თუ როგორ „ჩაახრჩო“ ახალი იდეა? გარემო ფაქტორების გაცნობიერება, რომლებიც ბლოკავს ორგანიზაციაში შემოქმედებითობას და ინოვაციას.
არაოპტიმალური სამუშაო ადგილზე? "სუსტი სიგნალების" იდეა.
ახალი მიდგომები და პროცესების ოპტიმიზაცია სამუშაო ადგილზე. იდეების გენერირების ინსტრუმენტები.
პრობლემის ჩამოყალიბების წესები. "სუსტი სიგნალების" იდეის გაგება და მათი როლი არასტანდარტული გადაწყვეტის პოვნაში.
პრობლემის ჩამოყალიბების/დასმის წესების შესწავლა. სამუშაო ადგილზე პრობლემის/არაოპტიმალურობის პოვნისა და ჩამოყალიბების უნარ-ჩვევების მოპოვება.
მეთოდი "პრობლემა-უკუ". იდეების გენერირების პროცესში „პრობლემა – უკუ“ მეთოდის გამოყენების უნარ-ჩვევის სწავლება.
ტვინის შტორმის მეთოდი. ჯგუფში იდეის გენერირების ხარისხის კრიტერიუმების გააზრება. წესების დაცვით იდეების გენერირებისა და მასში კონსტრუქციული მონაწილეების უნარის სწავლება.
როგორ შევაფასოთ პერსპექტიული იდეები? "3 კალათის" მეთოდი. იდეების რეიტინგის შექმნა. ჯგუფში იდეების გენერირების შედეგების ანალიზი და ინსტრუმენტების პრაქტიკაში გამოყენების სფეროები.
როგორ შევინარჩუნოთ და განავითაროთ თქვენი პირადი შემოქმედებითი პოტენციალი? იმის ცოდნა, თუ როგორ უნდა დარჩე მოქნილი აზროვნებაში. თქვენი შემოქმედებითი პოტენციალის განვითარებისა და ტექნოლოგიების პრაქტიკაში გამოყენების მოტივაციის გაზრდა.

კრეატიული და ლოგიკური აზროვნება.

შემოქმედებითი პროცესის 5 ეტაპი.
იდეების „მომწიფება“.
იდეების შეფასება და შერჩევა.
საბოლოო ანალიზი.
როგორ „გააბეროთ“ თქვენი გონება.

პროგრამული მეთოდები, რომლებიც გამოიყენება ორგანიზაციაში იდეების მართვისთვის:

ტექნიკა, რომელიც ასტიმულირებს ინოვაციური იდეების წარმოქმნას.
მათი შეგროვების ტექნიკა.
იდეების თანამშრომლობის ინსტრუმენტები.
ინსტრუმენტები ჯილდოსთვის.
ინსტრუმენტები მონიტორინგისა და ყველაზე საინტერესო იდეების შერჩევისთვის.
მოხსენების მომზადების ინსტრუმენტები.

2. ეფექტური შეხვედრის ჩატარება

მოდელი (საგზაო რუკა) ეფექტური შეხვედრის ჩატარებისთვის.

სხვადასხვა ტიპის შეხვედრების ჩატარების მეთოდოლოგია:

შეხვედრა - შეჯამება.
შეხვედრა მომავალი პერიოდის გეგმის შესაქმნელად.
შემოქმედებითი შეხვედრა: ახალი იდეების განვითარება (ბრენშტორმინგი).
კრიზისული შეხვედრა: რთული სიტუაციებიდან გამოსავლის შემუშავება.

კომუნიკაციების ეფექტურობაზე მოქმედი ფაქტორები, ყურადღების როლი კომუნიკაციის პროცესში.

მოსმენისა და გაგების ხელოვნება: აქტიური და ემპათიური მოსმენა, ჰარმონიის შექმნა კომუნიკაციაში.
დავის ცნება, დავის სახეები.
დავის სათანადო წარმოების ზოგადი წესები.

სხდომაზე მიღებული გადაწყვეტილებების ორგანიზება და შესრულების კონტროლი.

შეხვედრის ეფექტურობისა და ეფექტურობის შეფასება.
სხდომის ოქმი: გადაწყვეტილებების პროექტები, მოვლა, მომზადება, განაწილება.
მონაწილეთათვის მოხსენებების მომზადების წესები.
გადაწყვეტილებების იმპლემენტაცია და აღსრულების მონიტორინგი.
ჯგუფური გადაწყვეტილების მიღების მოდელები. მათი შესაძლებლობები და რისკები. ოპტიმალური მოდელის შერჩევა.
მონაწილეთა პასუხისმგებლობა და ჩართულობა განვითარებისა და გადაწყვეტილების მიღების პროცესში. „აუცილებელი და საკმარისი“ დონის შერჩევა.
მიღებული გადაწყვეტილების დაშლა. პასუხისმგებლობის მატრიცა.
გადაწყვეტილებების ფორმალიზაცია.
შემსრულებლებისთვის დავალებების მიცემა.

3. კაიზენი და 5C:

ტოიოტას წარმოების სისტემა (TPS) და მისი პრინციპები, მჭლე წარმოება (Lean Production) ან TPS ამერიკულ სტილში.
კაიზენი, როგორც კომპანიის წარმოების სისტემის ძირითადი ელემენტი - მიზნები, პრინციპები, კაიზენის სამი დონე, ციკლები.
კაიზენის პროცესი - პრობლემის იდენტიფიცირება, მონაცემების ანალიზი და პრობლემის ძირეული მიზეზის პოვნა, მის აღმოსაფხვრელად ქმედებების დაგეგმვა, გეგმის განხორციელება, განხორციელებული ქმედებების ეფექტურობის შეფასება.
კაიზენის შესრულების ინდიკატორები.
კაიზენის გუნდები - ფორმირება და აქტივობები, მეთოდები და ინსტრუმენტები.
რა არის Kaize Office? რატომ არის მნიშვნელოვანი კომპანიის მთელი პერსონალის ჩართვა ბიზნეს პროცესების გაუმჯობესების პროცესში და როგორ მივაღწიოთ ამას.
რატომ გჭირდებათ შიდა პროცესების ეფექტურობის გაუმჯობესება.
პროდუქტის ღირებულების ჯაჭვი. ადმინისტრაციული პროცესების ანალიზი და ზარალის იდენტიფიცირება.
ოფისში 5C. რას აძლევს კომპანიას 5C-ის დანერგვა?
5S ინსტრუმენტები: დახარისხება, ორგანიზება, სისუფთავის შენარჩუნება, სტანდარტიზაცია, გაუმჯობესება და დისციპლინა.
განხორციელების ტექნოლოგია. 5C ინსტრუმენტების განხორციელების ფარგლების განსაზღვრა. სამუშაო ნივთებისა და მასალების კლასიფიკაციის მეთოდოლოგია. “Red Label” ტექნოლოგია ოფისში სტანდარტიზაციის, ვიზუალიზაციისა და დაგეგმვის წესების შემუშავება.
იმუშავეთ პერსონალთან. თანამშრომლების პოტენციალის გაზრდა.
ეფექტური კადრების მომზადების 7 პრინციპი.
ჩაშენებული ხარისხი ადმინისტრაციულ პროცესებში. ივარჯიშე განყოფილებაში. მონაცემთა შეგროვება, ხარისხის წრეები.
"5 კაიზენი" სამუშაო ადგილზე: გაუმჯობესების დაგეგმვა და მათი განხორციელება.
იდეების პრაქტიკაში განსახორციელებლად ნაბიჯების დაგეგმვა.
დაგეგმეთ ოპტიმიზაცია თქვენს სამუშაო ადგილზე.

4. ინოვაციების დანერგვა. პროექტის მენეჯმენტის საფუძვლები.

პროექტის მენეჯმენტი – ზოგადი ცნებები.
ტერმინების გააზრება პროექტი და პროექტის მენეჯმენტი და პროექტის მართვის პროცესები.
პროექტების ფინანსური და ეკონომიკური ანალიზის მიზნები და ამოცანები. ძირითადი განმარტებები.
პროექტის დაგეგმვის პროცესები.
პროექტის შესრულება და კონტროლი.

ტატიანა შუსტოვა

მუშაობს მსხვილ ფარმაცევტულ კომპანიაში მარკეტინგული კომუნიკაციების სპეციალისტად. ასევე დაინტერესებულია შიდა კომუნიკაციებით.

წარმოიდგინეთ, რომ თქვენ ხართ შემოქმედებითი ადამიანი, რომელსაც სჭირდება საკუთარი პატარა, მყუდრო, შთამაგონებელი არეულობა კომფორტულად მუშაობისთვის. ისე, რომ მნიშვნელოვანი ნოტები იკვეთება ლამაზი ღია ბარათებით იმ ქვეყნებიდან, სადაც გაატარეთ დაუვიწყარი შვებულება, ან ფლაერები უახლოესი კაფედან და თქვენი საყვარელი ბინძური ფინჯანი აუცილებლად დადგება მონიტორის გვერდით.

რა შეგიძლია გააკეთო, ასეთი ადამიანი ხარ. იდეალური წესრიგი მოგბეზრდებათ და კლავს შექმნის ყოველგვარ სურვილს და უბრალოდ დრო არ გრჩება საბუთების გასაგებად. ახლა წარმოიდგინეთ, რომ თქვენ მოულოდნელად მოთავსებულნი ხართ უცნაური იაპონური სისტემის მკაცრ ჩარჩოებში.

რა არის კაიზენი

კაიზენი არის იაპონური ფილოსოფია, რომელიც მიზნად ისახავს მუდმივ გაუმჯობესებას და უკეთესობისკენ შეცვლას. კაიზენი არის ის, რასაც მარტივი სიტყვებით შეიძლება ეწოდოს მჭლე წარმოება. სწორი ობიექტი სწორ ადგილას სწორ რაოდენობაში. შეკვეთა, დახარისხება, მიღებული სტანდარტები, მოვლა და სისუფთავე.

დოკუმენტები, მასალები, წარმოების საშუალებები - ეს ყველაფერი ინახება, მოწესრიგებულია და სისტემატიზებულია ისე, რომ ნებისმიერ მუშაკს შეუძლია სწრაფად იპოვოს ყველაფერი, რაც მას სჭირდება. დიდ კომპანიებში კაიზენი ეხება წარმოების პროცესებს, ხოლო ოფისის მუშაკებისთვის ეს აისახება მათ სამუშაო გარემოში.

ეს ეხება სამუშაო სივრცეს სისტემის დისკებზე (ფაილის სტანდარტული სახელები), საოფისე მარაგები (ქაღალდის ან პრინტერის კარტრიჯებისთვის ადგილი) და დოკუმენტების შენახვას (საქაღალდეები ხელმოწერილია სტანდარტული გზით).

კაიზენის სისტემის უპირატესობები

თუ განვიხილავთ კაიზენს კომპანიის დონეზე, მაშინ ეს სისტემა გამოდის სასარგებლო და პროდუქტიული. მარტივ მაგალითს მოგიყვან. გამიმართლა, რომ მემუშავა დიდ ქარხანაში, სადაც კაიზენს მაქსიმალურად იყენებდნენ. მაგალითად, ერთ-ერთი თანამშრომლის წინადადებამ, რომ კიდევ ოთხი ყუთი ჩაეტარებინა პლატაზე, განაპირობა ის, რომ პროდუქციის სწორად განაწილებამ შესაძლებელი გახადა მნიშვნელოვანი თანხის დაზოგვა საწყობის ქირაზე.

ან კაიზენის გამოყენების მაგალითი. ქაღალდის შესანახი ადგილი მონიშნულია სასწორით. თუ ქაღალდის რაოდენობა გარკვეულ მომენტამდე მცირდება, მაშინ დროა ვიფიქროთ ახალი სერიის შეკვეთაზე. ეს ხელს უწყობს სიტუაციის წინასწარ განჭვრეტას, როდესაც რაღაც აკლია.

რაც შეეხება ოფისის თანამშრომლის პირად სივრცეს, ყოველთვის სუფთა მაგიდა უნდა გქონდეთ. ყველა საქაღალდე დოკუმენტებით უნდა იყოს ხელმოწერილი და ერთგვაროვანი.

ამ შემთხვევაში თქვენ გეცოდინებათ სად და რა რაოდენობითაა განთავსებული საოფისე მარაგი. ძალიან კომფორტულია.

პირადი გამოცდილება კაიზენის გამოყენებით

კაიზენის ფილოსოფიას პირველად მაშინ შევხვდი, როცა იაპონურ კომპანიაში სამსახური მივიღე. ოფისში ყველაფერი თავის ადგილზე უნდა ყოფილიყო, მწვანე სტიკერით მონიშნული. ჩემს მაგიდაზე იყო ფოტოსურათი, სადაც ნაჩვენები იყო მონიტორი, კლავიატურა და მაუსი, რომლებიც ცარიელ მაგიდაზე დგანან. და წარწერა: "აი, როგორ გამოიყურება ჩემი სამუშაო სამუშაო დღის ბოლოს."

ყველაფერი კარგად იქნებოდა, მაგრამ ამ "სტერილურობაში" უცებ დავიწყე საკუთარი თავის მონატრება. როგორც კრეატიული ადამიანი, მე მიჩვეული ვარ გარშემო მყოფი ნივთებით, რაც მიყვარს. მე მჭირდებოდა „წესრიგი ქაოსში“: ის შემთხვევა, როცა გარედან შენი მაგიდა არეულ ადგილს ჰგავს, მაგრამ ზუსტად იცი, სად არის.

მომეჩვენა, რომ სამუშაო ნივთების თავის ადგილზე დადებას დიდი დრო დასჭირდა. და ერთ მშვენიერ დღეს პროტესტმა გაიღვიძა დაცლილ ხელოვანს სულში. ახლა კი საყვარელი ფინჯანი, რომელსაც დრო უბრალოდ არ აქვს, პირადი ნივთების უჯრაშია დამალული. და ჩემი სული ბედნიერია ასეთი აჯანყებისგან.

მანამდე პატარა სარეკლამო სააგენტოში დიზაინერად ვმუშაობდი. ჩემს მაგიდაზე იდო ფილმის ფლაერები, ყველანაირი სახალისო სურათი, თასი თხილით და სტრესის საწინააღმდეგო ბურთიც კი, რომელზეც ყოველ კვირას იცვამდნენ ახალ კოსტუმს, რომელსაც ქაღალდისგან ვაკეთებდით. და ეს კარგი იყო.

მაგრამ მართლა ასე კარგია? დაახლოებით იგივე დრო დასჭირდა მართლაც მნიშვნელოვანი ფურცლის პოვნას, როგორც ნივთების სრულყოფილ წესრიგში მოყვანას. ჰოროსკოპის მქონე გაზეთიდან ყურადღების გაფანტვა ჩვეულებრივი რამ იყო და ეს ასევე დროის დაკარგვა იყო.

რისი არჩევა მაინც ღირს?

ჩემი გადაწყვეტილება მარტივი იყო: ორი მიდგომიდან საუკეთესო ავირჩიე. მე გავაერთიანე სისტემატიზაცია და წესრიგი, რომელსაც კაიზენი გვთავაზობს ჩემს ხედვასა და საყვარელ ნივთებს.

მთავარი წესი ისაა, რომ არ გადააჭარბოთ არც კაიზენს და არც არეულობას.

ჩემს კარადებში, უჯრებში და დოკუმენტებში ყველაფერი მკაფიო სისტემით არის ასახული. მაგრამ ჩემს მაგიდაზე ყოველთვის არის კუთხე, რომელიც განკუთვნილია შთამაგონებელი ნივთებისთვის: ნახატები, ქოთნის ყვავილი და სპილო ტაილანდიდან.

ნუ შეგეშინდებათ საკუთარ თავზე ძალისხმევის და მნიშვნელოვანი ნივთების ნაწილებად დაყოფა. ცოტას რომ შეეჩვევი, მიხვდები, რომ ძალიან მოსახერხებელია. და გამოყავით ცალკე კუთხე თქვენი არეულობისთვის.

კაიზენი კარგია მანამ, სანამ ფორმაზე მეტ დროს დახარჯავთ, ვიდრე შინაარსს. შემოქმედებითი ქაოსი კარგია მანამ, სანამ არ გადაიქცევა ქაოსში.

ჩემს ახალ სამუშაო ადგილზე სამი რამ მოვიტანე. პირველ რიგში, ჭიქა. მეორეც, ბლოკი დღიურის ნაცვლად შესაცვლელი ჩექმიანი ფოთლებით. მესამე, ყვავილი ქოთანში, რომელსაც სიყვარულით ვეძახი საკუთარ თავს გიორგის. ჯორჯ ჰარისონის პატივსაცემად. სხვა ყველაფერში - სრული კაიზენი.