올바른 철자 샘플입니다. 샘플 비즈니스 레터 쓰기

서비스 서신은 비즈니스 커뮤니케이션의 필수 부분인 문서입니다. 대부분 우편 서비스를 통해 전송되며 정보를 교환하는 특별한 방법으로 사용됩니다.

기본 개념

다양한 경제 또는 생산 문제를 해결하려면 비즈니스 통신이 필요합니다. 이를 통해 기업 및 조직은 파트너, 고객 또는 정부 기관과 같은 외부 환경과 통신합니다. 일반적으로 서비스 레터가 사용됩니다.

서면 문서를 일반적으로 호출하는 방법은 다음과 같습니다.

• 이전에 받은 메시지 또는 문의에 응답하여
• 다른 문서 또는 자료와 함께 수취인에게 발송되는 첨부 서류;
• 이니셔티브 서신, 다른 의사 소통 방법이 불가능한 경우.

나열된 각 옵션에는 고유한 특성이 있습니다. 그럼에도 불구하고 서비스 서신이 일반적으로 작성되는 일반적인 규칙이 있습니다. 예를 들어, 대부분의 거래의 결론이 가장 자주 시작되는 것은 비즈니스 서신과 관련되어 있기 때문에 이것은 이해할 수 있습니다. 적절하게 실행된 문서는 잠재적인 미래 파트너의 수취인에게 호의적인 인상을 줄 수 있습니다.

비즈니스 서신의 종류

서비스 서신에 포함된 정보에 따라 다음과 같을 수 있습니다.

1. 따르는. 응용 프로그램 패키지가 있다는 메시지가 포함된 경우.
2. 주장하다. 즉, 특정한 상황(클레임)에 대한 불만을 표현합니다.
3. 교훈적. 본문에 특정 지시 사항이 있습니다.
4. 보증. 발신인은 문서에 명시된 의무의 향후 이행을 확인합니다.
5. 정보 제공. 편지에는 수취인이 관심을 가질 만한 정보가 포함되어 있습니다.
6. 광고하는. 협력 유치를 위한 정보를 제공합니다.
7. 통지서로. 공개 행사 실시에 관한 정보.
8. 확인서. 특정 문서 또는 자료 입수.
9. 요청서로. 이 텍스트에는 수취인을 행동으로 유도하는 호소가 포함되어 있습니다.
10. 문자 메시지로. 그것에서 보낸 사람은 당사자에게 상호 관심의 특정 정보를 제공합니다.

이 문서의 목적은 조직 또는 해당 구조 단위 간의 연결을 유지하는 것입니다.

청구서 작성

협력 문제에서 때때로 당사자 중 하나가 이런저런 이유로 의무를 이행하지 않는 상황이 발생합니다. 이 경우 파트너는 먼저 상대방에게 편지를 보냅니다. 그것에서 그는 원칙적으로 자신의 법적 권리 침해를 제거하기위한 제안을 제시합니다. 서비스 레터입니다. 그러한 문서의 샘플은 임의로 컴파일할 수 있습니다. 이 경우 다음 사항을 고려해야 합니다.

1. 파트너십에 중점을 둔 형식적이고 비즈니스적이어야 합니다.
2. 주장의 본질은 매우 명확하게 표현되어야 합니다.
3. 정보를 제공하는 동안 특정 사실을 사용하여 설득력 있게 작업해야 합니다.

청구서에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 발신인의 세부정보(이름, 반송 주소 및 통신용 전화번호)
• 수취인에 대한 완전한 정보;
• 충돌 상황이 발생한 상황에 대한 설명
• 상대방이 위반한 법적 규범에 대한 언급
• 구현 시점을 표시하여 위반을 제거하기위한 특정 요구 사항;
• 상대방이 이행을 회피할 경우 발생할 수 있는 결과.

서비스 서신을 작성하는 방법에 특별한주의를 기울여야합니다. 템플릿은 침입자가 위협으로 인식하지 않도록 설계해야 합니다. 이것은 단지 법적 알림임을 기억해야 합니다.

등록 규칙

서비스 서신의 디자인에 특별한 주의를 기울여야 합니다. 사실, 법은 이에 대한 엄격한 규칙과 규정을 제공하지 않습니다.

그럼에도 불구하고 그러한 문서를 작성할 때 다음 필수 사항을 고려해야합니다.

1. 모든 서비스 서신은 레터헤드에 있어야 합니다. 사무 전문가가 미리 개발하고 기업 책임자의 명령으로 승인합니다.

2. 문서에는 다음과 같은 특정 세부 정보가 포함되어야 합니다.

2.1. 받는 사람과 보낸 사람에 대한 정보입니다.

2.2. 이 편지의 발신 번호와 날짜. 이것은 등록에 필요합니다.

2.4. 제목.

2.5. 이름과 번호를 나타내는 모든 응용 프로그램의 가용성에 대한 정보.

2.6. 이 문서에 서명한 사람에 대한 정보(직위 및 성명).

3. 편지에는 단 하나의 질문만 고려되어야 합니다. 여러 테마가 있으면 아티스트를 선택하기가 어렵습니다.

4. 정보는 간략하지만 가능한 한 명확하게 제시되어야 합니다. 텍스트는 2페이지를 넘지 않는 것이 좋습니다.

5. 수령인의 세부 사항을 올바르게 표시하십시오. 조직에 대해 이야기하는 경우 다음 순서를 따라야 합니다.

5.1. 회사 이름(명목상의 경우).

5.2. 구조 단위(필요한 경우).

5.3. 수취인의 위치(날짜의 경우).

5.4. 그의 이니셜.

5.5. 회사의 우편 주소입니다.

6. 수신자가 여러 개인 경우 주요 수신자가 먼저 표시된 다음 다른 모든 수신자가 표시됩니다.

이 모든 사항을 고려하면 원칙적으로 서비스 서신을 등록하는 것이 어렵지 않습니다.

발표 순서

문서를 올바르게 작성하려면 문서에 있는 특정 정보 표시 순서를 고려해야 합니다. 예를 들어, 서비스 응답 서신을 작성하는 방법에 대한 옵션을 고려할 수 있습니다. 첫째, 에티켓 규칙에 따라 정보를받은 순간부터 24 시간 이내에 응답해야 함을 기억해야합니다. 우리가 전자 메시지에 대해 이야기하고 있다면 최적의 시간은 2시간을 넘지 않을 것입니다. 그러한 규칙을 준수 할 수없는 경우 파트너에게 적절한 메시지를 보내는 것이 좋습니다.

실제로 편지 자체는 두 부분으로 구성됩니다.

1. 입문. 보낸 사람은 제목, 이유 및 작성 근거를 설명합니다. 여기에서 법에 따라 응답 제공의 기초 역할을하는 규범 적 행위를 참조 할 수 있습니다. 또한 문제의 상황과 관련하여 몇 가지 사항에주의를 기울일 가치가 있습니다. 그들은 문제의 본질을 밝히는 데 도움이 될 것입니다.
2. 주요. 이 부분은 설명과 설득에 관한 것입니다. 텍스트는 명확하고 명확하며 간결해야 하며 제시된 사실이 검증되고 객관적이어야 합니다. 필요한 경우 실수로 확인할 수 있습니다.

이 텍스트 뒤에는 일반적으로 부록 목록이 옵니다. 문서는 보낸 사람의 서명으로 끝납니다. 또한 수취인을 화나게하지 않도록 서비스 편지를 작성하는 방법을 알아야합니다. 먼저 "Dear"라는 문구로 그에게 인사를 시작하는 것이 좋습니다. 둘째, "조심스럽게 문장을 공부하다"나 "조심스럽게 네 의견을 확인하다"와 같은 부사를 텍스트에서 사용할 수 있습니다. 이러한 에티켓은 양 당사자에게만 이익이 됩니다.

절차

서비스 서신을 작성하는 것은 이러한 임무를 맡은 서기, 비서 또는 기타 직원의 책임입니다. 일하기 시작하면 행동의 특정 순서를 따라야합니다. 이러한 문서를 작성하는 프로세스는 일반적으로 다음 단계를 거칩니다.

1. 문제의 상황에 대한 철저한 연구. 가능한 해결 방법을 올바르게 평가하려면 상황을 완전히 소유해야 합니다.
2. 초안 작성. 여기에서 위에 명시된 모든 요구 사항을 고려해야합니다.
3. 준비된 텍스트의 조정. 때로는 관리자의 의견을 고려하여 편집해야 합니다. 그는 주제에 대해 몇 가지 설명이나 설명을 할 수 있습니다.
4. 머리의 승인.
5. 문서의 최종 등록 및 서명.
6. 편지 등록.
7. 수신자에게 서신을 보냅니다.

이 모든 과정을 거쳐야 비로소 수취인에게 도달한 편지는 그에게 맡겨진 사명을 완수할 수 있을 것이다.

의무규정

서비스 서신을 작성하려면 첫 페이지를 특수 양식에 인쇄해야 한다는 점을 고려해야 합니다. 나머지는 일반 빈 A4 용지를 사용할 수 있습니다. 여기에서 텍스트 필드 자체에 자체 경계가 있음을 기억해야 합니다. 위쪽과 아래쪽은 2cm, 왼쪽은 3.5cm, 오른쪽은 1cm입니다. 한 장에 정보를 담기 위해 표준 크기를 깨뜨리면 안 됩니다. 모든 규칙을 따르고 추가 페이지를 추가하는 것이 좋습니다.

또한 모든 규칙에 따라 텍스트를 입력해야 합니다.

1. 인쇄 시 표준 Times New Roman 글꼴을 사용합니다. 다른 옵션을 사용하지 않는 것이 좋습니다.

2. 글꼴 크기도 규제됩니다.

• 본문의 경우 - 14;
• 페이지 배열 및 퍼포먼스 마크 - 12.

3. 필수품 배치도 규칙에 따라 수행됩니다.

• 줄 간격 - 1;
• 텍스트 정렬은 "너비로" 이루어집니다.
• 하이픈 넣기는 자동으로 배치됩니다.
• 등록 번호에서 표제까지의 거리는 2 줄 간격이며 본문에서 본문까지의 거리는 3입니다.

이러한 표준을 준수하는 것은 적절한 임명의 올바른 디자인을 위해 필수적입니다.

필수품의 위치

표준 비즈니스 서신을 올바르게 작성하려면 세부 정보와 구성 요소가 어디에 있어야 하는지 명확하게 알아야 합니다. 이 질문에 대한 답변은 GOST R 6.30-2003에 포함되어 있습니다. 서비스 레터의 형식에 대해 자세히 설명합니다. 실제로 이것은 문서의 모든 세부 사항의 전체가 특정 방식으로 위치하는 샘플입니다. 다음을 위해 필요합니다.

1. 서비스(비즈니스) 서신을 공식화하는 프로세스를 통합합니다.
2. 일부 작업을 수동으로 수행해야 하는 필요성을 줄이면서 미리 표준 양식을 중앙에서 준비할 수 있습니다.
3. 정보에 대한 시각적 검색을 촉진하고 단축합니다.
4. 컴퓨팅 및 기타 장비를 사용하여 문자를 처리할 수 있는 가능성을 확장합니다.

따라서 일반 비즈니스 서신의 경우 11개의 필수 영역에 있는 30개의 표준 세부 정보가 사용됩니다.

• 엠블럼 및 문장;
• 저자;
• 초기 데이터;
• 헤더;
• 승인;
• 수신인;
• 해결;
• 텍스트;
• 서명 및 첨부 파일
• 조정 및 보증;
• 점수.

특정 분야에 정보를 배치하면 전문가가 문서를 더 잘 탐색할 수 있고 일반 사용자가 더 쉽게 작성할 수 있습니다.

기본 요구 사항

일부 경영진은 비즈니스 통신이 규칙과 규정을 준수하지 않고 임의적인 방식으로 수행될 수 있다고 잘못 생각합니다. 그러나 이것을 담당하는 전문가는 공식 서신에 대한 기본 요구 사항을 알고 있어야 합니다.

1. 특별한 (회사) 레터 헤드의 존재.
2. 소품의 올바른 사용과 배치.
3. 텍스트는 읽기 쉽고 잘 편집되어야 합니다. 문제의 본질을 표현하려면 간단하고 일반적인 문장을 선호하는 것이 좋습니다. 각 단어가 최대한의 정보를 전달할 수 있도록 간략하게 자신을 표현해야 합니다.
4. 유형에 따라 문서를 그에 따라 작성해야 합니다. 편지에는 여러 측면이 포함될 수도 있습니다. 이 경우 발표할 때 조합을 시도해야 합니다.
5. 타이핑에 대해 설정된 규범을 올바르게 사용하십시오.
6. 편지 내용에서 범주형 표현을 피하십시오. 수신자는 이러한 문구를 위협으로 볼 수 있습니다. 문장을 구성할 때는 "겉으로 보기에", "알려진 대로", "가능하다", "다음과 같이"와 같은 도입어를 사용하는 것이 좋습니다.

실제로 이러한 요구 사항을 충족하면 기업에서 올바른 문서 흐름을 유지하는 데 도움이 됩니다.

GOST R 7.0.82013에 따르면 "정보, 사서 및 출판에 대한 표준 시스템. 사무 및 보관. 용어 및 정의 "수취인은 문서의 수신자에 대한 정보를 포함하는 문서의 필수 요소입니다(67조).

필수 "수취인"은 비즈니스 서신 및 내부 정보 및 참조 문서(보고서 및 서비스 노트, 명세서 등)에 사용됩니다.

필수 "수취인"에는 다음이 포함됩니다.

• 수취인의 이름(서신을 받는 사람);
• 우편 주소 또는 전화 - 팩스 번호, 이메일 주소.

편지의 수신자는 다음과 같습니다.

• 공무원 / 여러 공무원;
• 조직;
• 조직의 구조 단위;
• 조직 그룹;
• 개인.

주소 - 임원

GOST R 6.30-2003에 따르면 이니셜은 공무원의 성 앞에 씁니다. 편지를 보낸 경우 국가 원수, 조직의 이름이 직위, 전체 이름에 포함됩니다. 날짜의 경우에는 이니셜이 성 앞에 쓰여집니다.

편지를 받는 경우 상업 단체의 수장에게, 그 위치에는 조직 및 법적 형식(전체 또는 약어 형식)이 표시된 조직 이름이 포함되며 이니셜은 성 앞에 씁니다.

편지를 받는 경우 차장, 직책의 제목에는 조직의 이름이 포함됩니다. 성은 날짜의 경우에 표시됩니다.

문서의 수신자가 다음과 같은 경우 구조 단위 책임자, 그런 다음 먼저 조직의 이름이 명목상의 경우에 표시된 다음 날짜의 경우 구조 단위가 표시된 사람의 직위 이름입니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

새로운 GOST의 5.15절에 따르면:

• 공무원에게 편지를 보낼 때 이니셜은 성 뒤에 둡니다.
• 성 앞에 수취인이 남성인 경우 약어 "Mr."(Mr.)을 사용하고, 수취인이 여성인 경우 "Mrs."(Mrs.)를 사용할 수 있습니다.

주소 - 조직

편지가 조직으로 보내지면 해당 이름(전체 또는 약어)이 명목상의 경우에 표시됩니다.

조직에 편지를 보낼 때 전체 또는 약어 이름이 표시됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

조직에 대한 주소 지정은 보낸 사람이 조직의 책임자, 성, 이니셜을 모르는 경우에 사용됩니다.

주소 - 구조 단위

문서는 조직의 구조 단위로 주소를 지정할 수 있습니다. 일반적으로 이 주소 지정 방법은 서신이 다루어지는 문제에 대한 고려가 구조 단위의 권한 범위 내에 있는 경우 가능합니다.

"수취인"변수에서 조직의 구조 단위에 문서의 주소를 지정할 때 조직의 이름은 아래의 지명 사례에 표시됩니다. 예를 들어 다음과 같이 지명 사례의 구조 단위 이름입니다.

GOST R 7.0.97-2016의 변경 사항은 무엇입니까?아무것도.

주소 - 개인

개인과의 통신을 수행할 때 "수취인" 변수의 디자인에는 고유한 특성이 있습니다. 먼저 성은 날짜 대소문자에 표시되고 그 다음 이니셜과 우편 주소가 표시됩니다.

GOST R 7.0.97-2016의 변경 사항은 무엇입니까?아무것도.

주소 - 여러 조직
또는 구조 단위

비즈니스 서신에는 여러 수신자가 있을 수 있습니다. GOST R 6.30-2003은 여러 동질 조직 또는 한 조직의 여러 구조 부서에 편지를 보낼 때 일반화된 수취인 설계 방법을 설정합니다. 소품 디자인에는 두 가지 옵션이 있습니다.

옵션 1: "주소" 속성 자체에 여러 주소를 표시합니다.이 디자인 옵션은 편지가 조직이나 공무원(주 수신자)에게 전달되고 정보를 위해 여러 다른 조직이나 공무원에게 전달될 때 사용됩니다.

주소 지정은 각 기관/조직 또는 조직의 구조 단위에 대한 "수취인" 세부 정보 목록으로 오른쪽 상단 모서리에 평소와 같이 형식화됩니다.

이 경우 수신자의 총 수는 4명을 초과할 수 없습니다.

모든 수취인은 문서 자체에 작성되며 두 번째, 세 번째 및 네 번째 수취인 앞에 "복사"라는 단어가 표시되지 않습니다.

이 경우 모든 인쇄본은 원본으로 서명됩니다. 각 사본은 특정 조직 또는 구조적 세분화의 우편 주소가 작성된 별도의 봉투에 봉인됩니다.

옵션 2: 일반적으로 수취인을 나타냅니다.동일한 유형의 조직 그룹(조직 책임자) 또는 한 조직의 구조적 부서(지점, 대표 사무소 등)에 문서를 보내는 경우:

수신자가 4명 이상일 경우, 특정 수신자와 그 주소가 표시되는 추가 메일링 리스트(메일링 리스트)를 작성합니다. 이에 대한 메모는 "Addressee" 변수에 작성됩니다.

승인된 메일링 리스트 양식이 없습니다. 시트의 형식은 조직의 기록 보관 지침에서 수정할 수 있습니다. 사실, 메일링 리스트는 별도의 리스트로 전송된 "수취인" 속성이며, 이는 그 내용이 이 속성과 일치해야 함을 의미합니다. 필수 "수취인"에는 조직 이름, 직위, 이니셜 및 성의 세 가지 정보 블록이 포함됩니다. 편지의 메일링 리스트에서 우리는 동일한 정보 블록을 재생산하지만 시트의 오른쪽이 아니라 한 줄에 배치합니다. 데이터를 테이블 형식으로 정렬할 수도 있습니다. 수신인의 순서는 임의적일 수 있지만 알파벳순으로 정렬하는 것이 좋습니다.

발신 문자 번호, 날짜에 대한 정보는 등록 후 입력됩니다(예제 1).

한 그룹의 수신자에게 보내는 모든 편지에는 하나의 발신 등록 번호가 있으며 모든 편지의 수신 번호는 다릅니다.

GOST R 7.0.97-2016의 변경 사항은 무엇입니까?아무것도.

양식에 "주소" 세부사항 기재

"Addressee" 변수는 문서의 오른쪽 상단(각도의 세부 사항 배열이 있는 양식) 또는 양식 세부 정보 아래의 오른쪽(세부 사항의 세로 배열이 있는 양식)에 있습니다. "Addressee" 변수의 위치는 GOST R 6.30-2003의 부록 B에 나와 있습니다.

• 필수 요소의 각진 배열이 있는 레터헤드에 - 예 2;
• 세부 사항의 세로 배열이 있는 양식 - 예 3.

GOST R 7.0.97-2016의 변경 사항은 무엇입니까?아무것도. 필수 "수취인"은 같은 위치에 유지됩니다.

기술적인 질문

• "Addressee" 속성의 요소를 간격으로 구분해야 합니까?

"Addressee" 속성은 일반적으로 여러 줄을 사용합니다.

GOST R 6.30-2003(Rosarkhiv 승인) 구현을 위한 방법론적 권장 사항의 6.1절에서 여러 줄의 문서 세부 정보가 한 줄 간격으로 인쇄된다고 합니다. 필수 구성요소인 "수취인", "문서승인스탬프", "신청마크", "문서승인 서명"을 1.5-2줄 간격으로 구분합니다.

유사한 규범이 섹션 3의 새로운 GOST R 7.0.97-2016에 포함되어 있으며 문서 생산에 대한 일반 요구 사항을 설정합니다. "여러 줄 세부 사항은 한 줄 간격으로 인쇄되고 세부 사항의 구성 요소는 추가 간격":

• "Addressee" 변수를 정렬하는 방법은 무엇입니까?

여러 줄로 된 "Addressee" 속성은 속성이 차지하는 영역의 왼쪽 경계선을 따라 정렬되거나 가장 긴 줄을 기준으로 가운데 정렬됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

요즘은 누구나 편지를 쓸 수 있어야 합니다. 결국 이것은 교육을 받은 사람이라면 누구나 피할 ​​수 없는 일입니다. 모든 사람이 편지 쓰기에 재능이 있는 것은 아닙니다. 그러나 기본 규칙을 아는 것은 훌륭하고 흥미로운 편지를 쓰는 능력을 개발하는 데 도움이 될 수 있습니다. 특히 규칙이 충분히 간단한 경우. 이 기사에서는 비즈니스 및 개인 편지를 올바르게 작성하는 방법을 배웁니다. 글자에 대한 다양한 옵션과 디자인의 중요 사항을 분석해 보겠습니다.

비즈니스 편지를 올바르게 작성하는 방법

공식 또는 비즈니스 서신은 일반적으로 회사와 직원 또는 고객 간의 비즈니스 관계를 유지하도록 설계되었습니다. 비즈니스 서신은 여러 종류가 있습니다. 예를 들어:

• 감사 편지
• 추천서
• 전송 편지
• 보증서
• 대통령에게 보내는 편지
• 서비스 레터
• 정보 메일
• 축하 편지
• 요구서
• 항의 편지
• 초청장

우리는 주로 위의 사람들에게 또는 요청과 함께 이 또는 그 비즈니스 서신을 보냅니다. 그들은 특정한 목적을 가지고 보내진 분명히 지시된 편지입니다. 목적은 편지를 적절하게 이해하는 것입니다. 예를 들어, 감사 편지를 올바르게 쓰는 방법을 결정하여 감사하다는 것을 이해합니다. 우리는 공식 서신을 올바르게 작성하여 유용하고 수신자가 올바르게 이해할 수 있도록 생각합니다. 따라서 편지를 올바르게 쓰는 방법을 아는 것이 매우 중요합니다. 비즈니스 레터 작성을 위한 샘플은 Professional Business Letter Templates에서 찾을 수 있습니다.

아래에서는 비즈니스 레터 작성에 대한 기본 규칙을 살펴보겠습니다.

편지는 얼굴이 없어야합니다

이메일을 올바르게 작성하는 방법이 궁금하신가요? 비즈니스 담당자의 이메일에는 다양한 스팸이 가득 차 있는 경우가 많습니다. 우선, 공식 서신을 작성할 때 귀하의 작업은 "스팸" 폴더로 전송되지 않고 주목받게 될 것입니다.

먼저 편지를 보낼 회사에 대해 문의해야 합니다. 당신은 당신의 파트너에 대한 최대한의 정보를 가지고 있어야 합니다. 회사에 대한 세부 사항을 알게 된 후 편지 작성을 시작할 수 있습니다. 예를 들어, 그가 일하는 회사의 상업 부서가 아닌 개인적으로 편지를 받으면 모든 사업가는 기뻐할 것입니다. 수취인의 이름을 부르는 것은 무엇보다도 그 사람에 대한 당신의 존경심을 보여줄 것이고, 물론 그에게 긍정적인 감정을 불러일으킬 것입니다. 결국, 그의 성, 이름 및 애칭에 대해 알아볼 시간이 없다면 비즈니스 제안에 대해 잠재적인 파트너와 어떻게 대화를 시작할 수 있습니까?

수취인의 이름을 찾을 수 없는 경우 어떤 경우에도 다음과 같이 쓰지 마십시오. “Uv. 유전자. 감독!","Uv. 광고 디렉토리 기업! ". 비즈니스 서신에는 그러한 약어가 들어갈 자리가 없습니다. "존경하다", ​​"주인공", "부서장" 등의 단어는 반드시 완전하게 기재하여야 한다. 그렇지 않으면 존경의 문제가 있을 수 없습니다.

편지에는 제목이 있어야 합니다.

제목은 편지의 내용을 간략하게 나타내기 위해 필요합니다. 따라서 받는 사람은 문제 없이 편지를 처리하고 분류할 수 있습니다. 완전히 다른 문제에 대해 공식 조직에 매일 수십 통의 편지가 옵니다. 따라서 귀하의 편지가 주목을 받을 가능성은 없습니다. 따라서 헤드라인에 유용한 정보가 포함되어 있으면 잠재적인 파트너가 관심을 가질 수 있습니다. 이제 서비스 레터를 올바르게 작성하는 것이 중요한 이유를 이해했습니까?

좋은 인상을 주는 방법

받는 사람을 칭찬하는 서문을 편지에 추가해 보십시오. 예를 들어, 그러한 좋은 회사와 함께 일할 수 있는 특권을 갖게 된다면 얼마나 기쁠까요?

피해야 할 것들

지시어 구문 폐기

"우리 제안에 관심이 있으시면 전화로 연락해야합니다 ..."라는 문구 대신 "제안을 논의하려면 전화로 연락 할 수있는 기회가 있습니다 ..."라고 쓰는 것이 좋습니다. 지시적인 문구는 심리적으로 사람을 당신에게 불리하게 만들 수 있습니다. 그러한 문구는 상대방에게 당신의 자기 의심과 오만함을 보여줄 수 있습니다. 그리고 추천서를 작성하면 "제안"하고 부과하지 않는 것이 정확하므로 압박감을 느끼지 않으면 아무도 좋아하지 않을 것입니다.

일반 동사를 선택하십시오

완료 동사를 사용하십시오. 예를 들어, 생성, 완성, 제작, 개발, 확대 등. 그러나 we do, 참여, 작업, 생산과 같은 동사는 결과 달성에 대해 말하지 않습니다. 이것은 외국어 글자를 쓸 때 고려하기 어려우므로 특정 언어의 규칙을 미리 물어보고 예를 들어 영어 글자를 올바르게 쓰는 방법을 알고 있어야 합니다.

레터헤드 사용

이메일을 보내더라도 레터헤드 사용은 필수입니다. 레터헤드란? 레터헤드에는 회사 이름, 주소, 전화, 팩스, 회사 로고 및 관리자 서명이 포함되어야 합니다. 이 점은 보증서의 올바른 작성에서 중요합니다. 이렇게 하면 귀하가 회사에 대해 개방적이고 책임이 있음을 보여주기 때문입니다.

우편으로 편지 보내기

업무용 편지를 보낼 때는 팩스와 이메일을 거부하는 것이 좋습니다. 이상적인 옵션은 편지와 함께 택배를 보내 관리자에게 직접 전달하는 것입니다. 따라서 브랜드 봉투를 잘 관리하십시오. 그건 그렇고, 어떤 직위를 얻기 위해 문서를 보내는 경우 커버 레터를 올바르게 작성하는 방법을 배우는 데 게으르지 마십시오. 고용주는 그것을 높이 평가할 것입니다.

개인 편지를 올바르게 쓰는 방법

개인 편지는 친구나 사랑하는 사람에게 보내는 편지, 해외 펜팔에게 보내는 영어 편지, 연애 편지, 소셜 네트워크의 이메일이 될 수 있습니다. 편지가 정확하고 흥미롭게 작성되면 수신자는 항상 귀하의 편지에 기뻐할 것입니다. 서신으로 의사 소통을 할 때 대화 중에 사랑하는 사람에게 자주 주저했던 따뜻한 말을 사용할 수 있습니다. 개인적인 편지는 공적인 편지보다 쓰기가 훨씬 쉽지만, 그렇다고 해서 친구나 사랑하는 사람에게 편지를 올바르게 쓰는 방법을 알 필요가 없다는 것은 아닙니다.

수취인을 존중하십시오

우편으로 편지를 보내는 경우 공책에서 찢어진 종이 조각을 텍스트에 사용하지 마십시오. 좋은 품질의 용지를 선택하십시오. 그리고 주소를 정확하게 쓰는 것 잊지 마세요!

기본 규칙

편지는 메시지로 시작해야 합니다. 줄 중간에 주소를 입력합니다. 본문은 시트의 왼쪽 가장자리에서 같은 거리에 들여쓰기를 사용하여 참조 아래 2cm에 기록됩니다. 편지 전체에서 이 거리를 유지하십시오. 시트가 끝나면 두 번째 빈 종이를 가져옵니다. 시트의 양면에 쓰지 마십시오!

수정 피하기

줄을 그어 놓거나 수정하면 편지가 매우 엉성해 보일 수 있습니다. 따라서 처음에는 게으르지 않고 초안을 작성해서는 안됩니다.

등록

편지의 텍스트는 읽을 수 있어야 하며 너무 작아서는 안 됩니다. 글 전체에 동일한 페이스트 또는 잉크를 사용하십시오. 마지막에 서명을 꼭 남겨주세요. 서명 후 필요한 경우 추신(P.S.)을 붙입니다. 글자 안에 텍스트가 접혀 있습니다!

편지를 쓴 후

기분 나쁘게 편지 쓰지 마세요. 부정적인 감정이 이미 종이에 있다면 이 편지를 보내지 마십시오. 다음날 다시 작성하는 것이 좋습니다. 결국, 러브 레터를 올바르게 쓴다는 것은 받는 사람에게 유쾌하고 긍정적인 감정을 전달하고 부정적인 말로 기분을 망치지 않는 것을 의미합니다.

요청 편지는 비즈니스 서신의 필수적이고 중요하며 필요한 부분입니다. 한편으로는 현안에 대한 재치 있고 외교적인 질문이며, 다른 한편으로는 수신자의 특정 목표를 달성하기 위한 도구입니다. 요청 서신의 목적은 수취인이 서신 작성자에게 필요한 특정 조치를 취하도록 유도하는 것입니다. 가능한 한 긍정적 인 응답에 가까워지기 위해 요청 편지를 작성하는 방법은 무엇입니까?

모든 요청 편지는 잘 생각한 근거와 요청에 대한 명확한 설명으로 구성되어야 합니다. 또한 편지의 효율성을 높이는 기술을 사용할 수 있습니다.

1단계. 누구에게 지원합니까?

이름과 애칭으로 수취인에게 개인적으로 더 잘 연락하십시오.

"친애하는 이반 이바노비치!", "친애하는 이바노프 씨!"

첫째, 당신은 수취인에게 존경을 표하고, 둘째, 특정 사람에게 전달된 요청은 그에게 구현에 대한 책임을 부과합니다. 요청이 팀이나 사람들의 그룹에 전달되는 상황이 있습니다. 이 경우 이의 제기를 최대한 개인화하는 것이 좋습니다.

"친애하는 동료 여러분!", "관리자 여러분!", "후배 여러분!", "인사부 직원 여러분!"

2단계. 저에게 연락하는 이유는 무엇입니까?

받는 사람을 칭찬합니다. 상대방을 칭찬할 때 "왜 나에게 이 질문을 하는 겁니까?"라는 질문에 답하는 것입니다. 그의 과거 성취 또는 개인적인 자질을 인정하십시오.

“당신은 항상 당신에게 의지한 거의 모든 사람의 문제를 경청하고 가장 좋은 방법을 찾을 준비가 되어 있습니다. 그리고 공로를 인정해야 하는데 많은 도움이 됐다"고 말했다.

"당신은 이 분야의 최고 전문가입니다...".

"당신은 현장에서 가장 어려운 문제를 해결하기 위해 많은 사람들을 도왔습니다 ...".

이 기술을 사용하면 수취인이 요청을 자세히 살펴보고 만족할 수 있는 기회를 찾으려고 할 수 있습니다. 그녀가 되십시오.

칭찬은 비표준 요청에 관해서, 수취인을 설득해야 할 때, 요청을 이행하는 데 필요하고 중요한 특정 장점과 자질에주의를 기울여야 할 때 적절합니다.

칭찬과 무례한 아첨 사이의 선을 넘지 않는 것이 매우 중요합니다. 성실하십시오.

3단계. 요청의 정당성

모든 요청은 귀하가 이 특정 요청을 하는 이유에 대해 정당화되어야 합니다. 문제의 맥락에 수취인을 넣으십시오.

이 단계에서 수신자에게 가장 중요한 세 가지 주장을 선택해야 합니다. 강한 - 중간 - 가장 강한 계획에 따라 인수를 정렬하는 것이 가장 좋습니다.

요청의 난이도 수준이 다르기 때문에 받는 사람이 항상 누군가의 요청을 이행하는 데 관심이 있는 것은 아닙니다. 그는 요청을 이행하면 잠재적인 이점이 있음을 확신해야 합니다.

수취인의 관심을 가져라

귀하의 요청 이행과 관련하여 그에게 매력적인 기회를 제공하십시오.

"항상 사업적이고 진취적인 사람들은 물질적 성공을 달성할 뿐만 아니라 조국의 역사에 흔적을 남기고 선행으로 기억되며 존경을 받기 위해 노력했습니다."

« 모든 전문 커뮤니티의 성공적인 활동은 무엇보다도 우호적인 노동 조합의 이해와 지원, 공동 행사 및 프로젝트 참여입니다.».

« 물론 당신의 큰 목표는 사람들을 위한 깨끗하고 편안한 도시입니다.».

또는 수취인과 매우 관련이 있는 문제를 다음과 같이 말하십시오.

"당신은 도시의 현명한 주인으로서 아마도 더 빈번한 사고와 아동 범죄 증가로 이어지는 부적절한 장소에서 다른 연령대의 아이들이 무질서하게 걷는 것에 대해 걱정하고있을 것입니다."

"귀하의 부서는 귀중한 작업 시간을 많이 차지하는 비핵심 문제에 대한 요청을 더 자주 받았습니다."

귀하의 요청이 기회를 실현하는 데 어떻게 도움이 되는지 보여주십시오.

« 그리고 오늘날 우리나라가 청년에 의존할 때 불우한 가정의 청년들을 돕는 것보다 더 필요하고 성스러운 일을 찾기가 어렵습니다. 우리 시에는 이미 그러한 지원을 제공하는 사람들이 있습니다. 시장 사무실의 후원 하에 우리 Heritage 자선 센터는 어려운 십대들에게 민속 공예를 가르치는 마을 사람들의 기부금으로 운영됩니다. ».

또는 문제를 해결하려면:

"다양한 연령대의 어린이들이 즐길 수 있는 전문 공간을 마련하면 어린이 범죄율을 낮추고 어린이 교통사고를 최소화하는 데 도움이 될 것입니다."

요청의 중요성 설명

수취인에게 제공할 것이 없거나 주어진 요청의 맥락에서 부적절한 경우 수취인을 최신 상태로 유지하는 것이 좋습니다. 여기에서 요청의 관련성과 요청 이행의 중요성을 이해하는 데 필요한 만큼 상황을 충분히 설명해야 합니다. 요청의 중요성은 "영혼을 위해 가져가라"는 방식으로 설명되어야 합니다. 요청이 "감상적" 범주에 속하지 않는 경우 수취인에게 인과 관계를 표시해야 수취인이 요청을 이행할 수 있습니다.

“(날짜)부터 임대차계약서 X호에 따르면 1㎡당 임대료는 20달러입니다. 하루에. 지난 3개월 동안 경제 불안과 사회적 불안으로 거래 활동이 감소했습니다. 거래의 평균 이익은 $ 10입니다. 하루에 월세를 내기에도 턱없이 부족하다. 조치를 취하지 않으면 개인 기업가가 매장을 폐쇄해야 하므로 소득에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다."

따라서 수취인에게 요청을 이행하면 물질적 또는 비물질적 혜택을 받을 가능성이 있음을 분명히 해야 합니다.

4단계. 요청 진술서

수취인이 준비되면 실제 요청을 진술할 수 있습니다. 요청의 텍스트는 충분히 간결하고 매우 명확해야 합니다. 어떠한 경우에도 그 내용에 모호함이나 과소평가가 있어서는 안 됩니다. 예를 들어 임대료 인하에 대해 이야기하는 경우 다음 수준을 나타내는 것이 중요합니다.

“상황이 5달러로 안정될 때까지 임대료를 낮추시기 바랍니다. 하루 m2당 ".

서비스 제공에 대해 이야기하는 경우 원하는 날짜, 가격 문제 등을 표시하여 가능한 한 구체적으로 요청하십시오.

« 도자기 공방을 갖추기 위해서는 도자기를 굽는 가마가 필요합니다. 구매에 도움이 되셨으면 합니다. 설치로 용광로 비용은 998,000 루블입니다.».

이 예에서는 수취인에게 어떤 종류의 지원이 필요한지 완전히 명확하지 않습니다. 더 구체적으로 요청하는 것이 좋습니다. "가마 제작 및 설치를 위해 회사 계좌로 333,000달러를 이체하여 도자기 소성용 가마 구입에 도움을 주시길 부탁드립니다."

당신이 무엇을 요구하든 상대방은 당신이 언제, 무엇을, 얼마, 얼마에 받기를 원하는지 정확히 알고 있어야 합니다. 일반화된 요청은 거부될 위험이 더 높습니다. 수취인이 항상 세부 사항을 처리할 시간과 열망이 있는 것은 아닙니다. 또한 이니셔티브를 수취인에게 이전하여 원하는 것을 얻지 못할 위험이 있습니다.

예를 들어, 민간 기업가는 임대료 인하를 요청하는 편지를 썼지만 임대료를 어느 수준까지 낮추고 싶은지는 나타내지 않았습니다.

상황이 안정될 때까지 임대료 수준을 낮춰달라"고 당부했다.

결과적으로 임대료가 줄어들었지만 미미했습니다(사용 가능한 금액의 1%). 따라서 그들의 요청은 승인되었지만 서한을 개시한 사람들의 입장은 거의 바뀌지 않았습니다.

경우에 따라 요청 텍스트를 굵게 강조 표시하여 텍스트에서 눈에 띄게 만들 수 있지만 이 기술을 남용하지 마십시오.

5단계. 요청을 요약합니다.

귀하의 요청을 반복하고 요청이 이행될 경우 수취인이 어떤 이점을 얻을 것인지 강조하십시오. 요청을 약간 수정해야 합니다. 가장 좋은 방법은 "요청을 이행하면 행복할 것입니다."라는 계획에 따라 문장을 구성하는 것입니다.

"우리를 중간에 만나서 지역 상황이 안정되는 동안 잠시 임대료를 낮추면 150개 이상의 일자리를 구할 수 있을 뿐만 아니라 임대료의 완전한 부재로 인한 글로벌 손실도 겪지 않을 것입니다."

그러나 다른 옵션이 있을 수 있습니다.

“여러분의 자선 기부금의 모든 루블이 좋은 일에 쓰이고 어려운 상황에 있는 아이들이 합당한 시민으로 성장하는 데 도움이 될 것이라고 확신할 수 있습니다.”

"모든 어린이의 미소가 당신의 힘든 일에서 도덕적 만족을 줄 것이고 당신의 노력과 노력은 가까운 미래의 가치 있고 행복한 시민을 위한 투자라고 확신할 수 있습니다."

가장 중요한 것은 요청의 의미와 이행의 이점을 반복하는 것입니다. 이점이 가시적일 필요는 없습니다. 수취인은 사람이며 감정은 그에게 외계인이 아님을 기억하십시오.

예시:

그것은		되었다
"부탁드립니다, II. Ivanov, 귀사의 총책임자와 지원자 회의를 주선하십시오. 도움을 주시면 감사하겠습니다. 존경과 감사의 마음으로 고용센터장 P.P. 페트로프 "	-	“친애하는 이반 이바노비치! 귀하의 회사가 지원자 진로 지도 프로그램에 참여하여 직업 선택을 도운 것은 이번이 처음이 아닙니다. HR 관리자로서 귀하는 전문가 교육에 관심이 많으며, 우리는 학생들이 기술의 마스터를 교육하기 시작할 수 있도록 도울 준비가 되어 있습니다. 오늘날 관리자라는 직업은 가장 널리 퍼져있는 직업 중 하나이지만 많은 지원자가 그 의미에 대해 명확하게 알지 못합니다. 이와 관련하여 3월 23일 15시 귀사를 기준으로 총지배인과 지원자 간담회를 주선해주시기를 부탁드립니다. 오늘 사람들에게 직업의 비밀에 대해 이야기했다면 내일 진정한 전문가를 양성하기 위한 토대를 마련하는 것입니다. 아마도 몇 년 안에 당신의 회사를 새로운 발전 수준으로 끌어올릴 사람 중 하나일 것입니다. 존경과 감사의 마음으로 고용센터장 P.P. 페트로프 "

그리고 편지의 디자인을 잊지 마십시오. 이것은 조직의 "얼굴"입니다. 요청 편지의 개시자가 조직인 경우 그러한 편지는 머리 또는 권한 있는 사람의 서명으로 편지지에 작성됩니다. 사적인 사람이라면 편지 요소 배열의 기본 규칙을 준수하는 것으로 충분합니다. 이러한 세부 사항은 수신자와 발신자의 올바른 이미지 형성에 법적, 심리적으로 매우 중요합니다.

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	-	매일 수백 개의 비즈니스 제안, 요청 및 기타 비즈니스 서신을 보내지만 원하는 결과를 얻지 못하셨습니까? 수취인에게 자신의 의무를 부드럽고 정중하게 상기시키는 방법을 모르십니까? 그러면 온라인 교육이 확실히 도움이 될 것입니다. "비즈니스 글쓰기 능력"! 편리한 시간에 통과할 수 있습니다.	-	-
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1. A4(210 x 297 mm) 또는 A5(148 x 210 mm) 크기의 흰색 또는 밝은 색 용지에 편지를 인쇄합니다.

2. 시트에는 최소한 여백이 있어야 합니다.

20mm - 왼쪽;

10mm - 오른쪽;

20mm - 상단;

20mm - 바닥.

편지의 날짜는 서명 날짜입니다. 날짜는 월, 월, 연도의 순서로 아라비아 숫자로 작성됩니다. 날짜와 월은 점으로 구분된 두 쌍의 아라비아 숫자로 표시됩니다. 연도 - 4개의 아라비아 숫자로 표시됩니다.

4. 발신 번호.

편지의 등록(발신) 번호는 일련 번호로 구성되며 색인의 재량에 따라 보완될 수 있습니다(예: 방향 머리의 이니셜). 둘 이상의 부서에서 공동으로 작성한 문자의 등록 번호는 슬래시로 구분된 각 부서의 문자 등록 번호로 구성됩니다.

6. 수취인

수취인은 조직, 구조적 부서, 공무원 또는 개인이 될 수 있습니다. 공직자에게 편지를 보낼 때 성 앞에 이니셜을 표시합니다. 조직의 이름과 구조 단위는 명목상의 경우에 표시됩니다.

예를 들어:

LLC "회사" 이름 "

계획 부서

편지를 받는 사람의 위치는 날짜 표시줄에 표시되며, 예를 들어:

CEO에게

LLC "회사" 이름 "

A.A. 이바노프

LLC "회사" 이름 "

계획 부서

비.비. 페트로프

편지는 4명 이상의 수신자를 포함할 수 없습니다. 두 번째, 세 번째, 네 번째 주소 앞의 "복사"라는 단어는 표시되지 않습니다. 받는 사람의 수가 많으면 메일링 리스트가 형성됩니다.

"Addressee" 변수에는 우편 주소가 포함될 수 있습니다. 우편 주소의 요소는 우편 서비스 제공 규칙에 의해 설정된 순서로 표시됩니다.

조직에 편지를 보낼 때 이름을 표시한 다음 우편 주소, 예를 들어:

LLC "회사" 이름 "

Yaroslavsky pr-kt, 12, 야로슬라블, 150001

개인에게 편지를 보낼 때는 받는 사람의 이름과 이니셜, 우편 주소, 예를 들어:

V.V. 시도로프

성. 스보바디, 5세, apt. 12,

야로슬라블, 150000

7. 편지의 텍스트

편지의 텍스트는 테이블, 일관된 텍스트 또는 이러한 구조의 조합 형태로 작성됩니다.

표의 열과 행에는 주격의 경우 명사로 표현되는 표제가 있어야 합니다. 열 및 행 부제목은 제목과 일치해야 합니다. 표가 한 페이지 이상에 인쇄되는 경우 표의 열에 번호를 매기고 다음 페이지에는 이 열의 번호만 인쇄해야 합니다.

연결된 텍스트는 일반적으로 두 부분으로 구성됩니다. 첫 번째 부분에서는 결정, 결론, 요청, 제안, 권장 사항과 같은 두 번째 부분(최종)에서 편지 작성의 이유, 근거, 목적을 표시합니다. 텍스트는 하나의 마지막 부분을 포함할 수 있습니다(예: 설명 없는 요청).

다른 조직의 문서를 기반으로 준비된 서신의 텍스트에는 문서 이름, 조직 이름-문서 작성자, 문서 날짜, 등록 번호와 같은 세부 정보가 표시됩니다. 문서, 텍스트의 제목.

편지에는 다음과 같은 프레젠테이션 형식이 사용됩니다.

1인칭 복수( "보내주세요", "검토를 위해 보내주세요");

1인칭 단수( "필요하다고 생각합니다", "강조표시해주세요");

3인칭 단수( "사회는 반대하지 않는다", "Title" LLC는 그것이 가능하다고 생각한다 ").

8. 부록

편지의 텍스트에 이름이 붙은 첨부 파일이 있는지에 대한 표시가 작성됩니다. 다음과 같은 방법으로:

적용: 5리터. 2부로.

편지에 텍스트에 이름이 지정되지 않은 첨부 파일이 있으면 이름, 시트 수 및 사본 수를 표시하십시오. 여러 응용 프로그램이 있는 경우 번호가 매겨집니다. 예를 들어:

부록: 1. 5리터 임대 계약. 2부로.

2. 1리터에 대한 승인 증명서. 2부로.

첨부 파일이 제본된 경우 매수가 표시되지 않습니다.

편지에 다른 문서가 첨부되어 있고 첨부 파일이있는 경우 첨부 파일이 있음에 대한 표시가 작성됩니다. 다음과 같은 방법으로:

부록: 2007년 5월 5일 러시아 연방 내무부 서신 N 02-6 / 172 및 부록, 단 3페이지.

신청서가 문서에 표시된 모든 주소로 보내지지 않으면 그 존재에 대한 표시가 작성됩니다 다음과 같은 방법으로:

부록: 3리터에. 5권으로. 첫 번째 주소로만.

9. 서명

"서명" 요건에는 다음이 포함됩니다: 편지에 서명한 사람의 이름(서신이 레터헤드에 작성되지 않은 경우 전체, 약어 - 레터헤드에 작성된 편지) 및 암호 해독 서명(이니셜, 성), 예를 들어:

여러 관리가 서한에 서명할 때, 그들의 서명은 직위에 해당하는 순서대로 다른 하나 아래에 놓입니다. 예를 들어:

동등한 지위에 있는 여러 사람이 문서에 서명할 때, 그들의 서명은 같은 수준에 놓이고, 예를 들어:

10. 인쇄

인감 날인은 FINANCIAL 기금과 관련된 사실을 정정하는 자의 권리를 증명하는 문서 및 진정성을 제공하는 기타 문서에 공무원 서명의 진정성을 증명합니다.

11. 출연자

출연자에 대한 표시에는 문서의 출연자의 이니셜과 성 및 전화 번호가 포함됩니다. 수행자에 대한 마크는 왼쪽 하단 모서리에 있는 문서의 마지막 시트의 앞면 또는 뒷면에 배치되며, 예를 들어: