Jak wybrać termin spotkania. Metodologia wyboru czasu i miejsca negocjacji Etykieta spotkań biznesowych i negocjacji. Jak przygotować salę konferencyjną

24.08.2023

Negocjacje są kluczową częścią każdego partnerstwa biznesowego. Dalsza praca z klientem lub dostawcą w dużej mierze zależy od jakości prowadzonych negocjacji i to właśnie na tym etapie ustalane są główne warunki współpracy.

Z psychologicznego punktu widzenia każdy z nas jest wyjątkową jednostką. Mamy własną pozycję życiową, poglądy i preferencje. To samo dotyczy osoby będącej kontrahentem w procesie transakcyjnym. Dyrektor, menadżer, finansista i inni urzędnicy reprezentują konkretną firmę, która potrzebuje określonych warunków. Z kolei klient prywatny jest zainteresowany konkretnym produktem w określonej ilości. Osoby, z którymi będziesz negocjować, potrzebują konkretów – to ważne. Ale wraz z tym istnieją standardowe techniki negocjacyjne. Można je potraktować jako swego rodzaju szablon, w dobrym tego słowa znaczeniu. Zasady te powstają w oparciu o takie czynniki, jak etyka biznesu i psychoanaliza, więc ich skuteczność nie może być kwestionowana.

Zatem zasady udanych negocjacji obejmują następujące punkty:

Przygotowanie. Musisz jasno zrozumieć cel negocjacji jeszcze przed ich rozpoczęciem. Idealnie byłoby podzielić ten cel na trzy punkty: planowany wynik, akceptowalny i niepożądany. Dla każdego z nich konieczne jest posiadanie własnej strategii zachowania, która jest wdrażana jeszcze przed osiągnięciem wyniku. Załóżmy, że widzisz, że rozmowa zmierza w złym kierunku i nie możesz dojść do wspólnego mianownika ze swoim rozmówcą. Stosuj techniki, które dadzą Ci szansę wyjścia z sytuacji.
Wydajność. Już na początku rozmowy wyjaśnij partnerowi kim jesteś, dla jakiej firmy działasz i w jakim celu zaprosiłeś go na tę rozmowę. Pomoże to uniknąć wielu pytań w przyszłości. Nieformalne odosobnienie ma sens, jeśli naprawdę wiesz, jak komunikować się na abstrakcyjne tematy. Jeśli rozmowa „o pogodzie” będzie prowadzona w stopniu nieszczerym, będzie to tylko szkodliwe, ponieważ będzie stratą czasu. Czego wielu biznesmenom po prostu brakuje. Lepiej przejść od razu do rzeczy.
Zrozumienie. Oczywiście w trakcie negocjacji trzeba przede wszystkim bronić swoich interesów. Ale nie zaszkodzi spojrzeć na rozmowę z punktu widzenia drugiej osoby. Pomoże Ci to lepiej zrozumieć, jakie zalety swojej oferty możesz dla niego podkreślić. Wiedz, jak słuchać i poznać stanowisko innej osoby.
Otoczenie i wygląd (w przypadku negocjacji „na żywo”). Zadbaj o to, aby negocjacje odbywały się w odpowiednim miejscu, w którym nikt nie będzie Ci przeszkadzał. Jeśli jest to biuro, jego wyposażenie powinno mieć charakter biznesowy. Zamknij drzwi (ale ich nie zamykaj) i upewnij się, że nikt Ci nie przeszkadza. Jeśli jest to kawiarnia, spróbuj wybrać przytulny lokal. Nie zapraszaj do udziału w negocjacjach osób, których obecność nie jest wymagana. Kontroluj czas negocjacji, nie zwlekaj z nimi, ale też nie patrz na zegarek co 5 minut, to oznaka złych manier i braku zainteresowania transakcją. Jeśli chodzi o wygląd, musi być schludny. Organizujesz spotkanie biznesowe i musisz wyglądać jak należy.

Uczciwie warto zauważyć, że w tej kwestii wszystko jest czysto indywidualne. Często ludzie promując swój produkt lub usługę kreują dla siebie taki wygląd, że ich rozmówca w pierwszej chwili nie jest w stanie zrozumieć, z kim w ogóle rozmawia. Dzięki temu możesz grać pierwsze skrzypce w komunikacji biznesowej, a druga strona poświęci czas na poznanie Ciebie jako osoby. Ale tutaj na cienkim. Ważne, żeby nie przesadzić, bo... Nadmierna ekspresja stylu może również dać zupełnie odwrotny skutek - osoba początkowo nie będzie postrzegać Cię jako poważnego partnera.

Pozytywny charakter rozmowy. Zarówno Ty, jak i Twój rozmówca jesteście zainteresowani obustronnie korzystną współpracą. To dobrze, prawda? Pokaż swoje pozytywne nastawienie. Ale nie za pomocą „dyżurnego” uśmiechu czy pochlebstw, ale po to, by emocje były szczere. O perspektywach współpracy rozmawiaj z wyczuciem, z błyskiem w oczach. Jeśli nie będziesz uchylać się, bardzo łatwo będzie utrzymać taki ton. Ale jednocześnie zachowaj dystans. Być może w przyszłości ty i twój rozmówca zostaniecie najlepszymi przyjaciółmi, ale w tej chwili jesteście przedstawicielami różnych partii biznesowych, z których każda broni własnych interesów.
Jednoznaczność. Jeśli mówimy o partnerstwie finansowym, warunkach płatności za towar itp. punktów, konieczne jest, aby wszystkie zostały jasno określone, a następnie zapisane w umowie i nie podlegały podwójnej interpretacji. Nie należy oczywiście podpisywać dokumentu od razu. Dlaczego – patrz uwaga powyżej tego punktu.
Najważniejsze są szczegóły. Nie zrozumiałeś, co oznaczało to lub inne zdanie z ust partnera? Nie bądź leniwy, aby zadać mu wyjaśniające pytanie. Wątpliwości, niepewność itp. uczucia należy albo potwierdzić, albo rozwiać. W tym przypadku najlepszym sposobem są pytania wyjaśniające.
Utrzymać równowagę. Pomiędzy „dobrym i złym policjantem”. Kolejny ważny czynnik wpływający na sposób negocjowania współpracy. Tutaj, podobnie jak w bitwie, najsilniejszy nie jest ten, który atakuje, ale ten, który przyjmuje cios. Musisz bronić swoich pozycji nie poprzez odmowy, spory i inne negatywne emocje. Ważne jest, aby wykazać się profesjonalizmem. A wtedy partner będzie bardziej lojalny wobec zaproponowanych przez Ciebie warunków.
Dotrzymaj słowa. Skoro testujemy naszego partnera na uczciwość i rzetelność, możemy być pewni, że on zrobi to samo. Obiecuj tylko to, co możesz zagwarantować. Dotrzymaj swoich obietnic. Dokładniej, nawet nie obietnice, ale zobowiązania wynikające z przyszłej umowy. W przeciwnym razie grozi Ci nie tylko odpowiedzialność moralna, ale także administracyjna (a czasem karna). Poza tym to twoja reputacja. Nie pozwól, żeby stała jej się krzywda.
Właściwy koniec rozmowy. Po negocjacjach strony muszą osiągnąć wspólny wynik. Może to być kompromis, wstępne porozumienie, a czasami kategoryczny spór stron między sobą. Negocjacji nie można jednak pozostawić bez zakończenia. Nawet jeśli byłyby one tylko jednym z etapów, po którym odbędą się kolejne spotkania, rozmowy czy korespondencja. Traktuj je tak, jakbyś czytał rozdział, z którego musisz wyciągnąć wnioski. I oczywiście przestrzegaj podstawowej grzeczności. Uściśnij dłoń tej osoby (jeśli jest to mężczyzna), uśmiechnij się do kobiety i życz jej miłego dnia. Zrób to niezależnie od wyniku rozmowy.

WAŻNY! Wynik negocjacji nie oznacza, że decyzja została podjęta. Decyzję o współpracy należy podjąć dopiero po przemyśleniu jej w spokojnej atmosferze, przedyskutowaniu ze współpracownikami wszystkiego, o czym rozmawialiście podczas negocjacji. Zwłaszcza jeśli rozmówca zaoferował Ci możliwości współpracy, o których wcześniej nie myślałeś. Musisz dokładnie przeanalizować tę propozycję i zrozumieć, czy podane warunki Ci odpowiadają. Może warto poszukać pułapek. Aby ułatwić zrozumienie, rób notatki podczas negocjacji. Jeśli zgodzisz się na układ już w trakcie rozmowy, możesz stać się ofiarą osobowości o silnej charyzmie, przez co będziesz zdezorientowany.

Jak negocjować z klientem?

Powyższe zalecenia dotyczyły negocjacji w ogóle. Przyjrzyjmy się teraz kilku punktom dotyczącym tego, jaką linią się kierować, komunikując się z osobą, której chcesz coś sprzedać. Nie ma znaczenia, czy jest to nabywca hurtowy, czy klient detaliczny. Dla nas jest on przede wszystkim kupującym.

Dowiedz się, czego potrzebuje klient. Jaki produkt, w jakiej objętości, do jakich celów (pamiętaj o szczegółach). Po otrzymaniu tej informacji daj znać danej osobie, że możesz zrealizować jej prośby.
Opisz zalety produktu. Najlepiej z liczbami. O ile składników jest bogatszych niż jego skład, ile razy ten produkt pomoże Ci zaoszczędzić itp. Dzięki temu będziesz mógł uzasadnić cenę, jaką chcesz otrzymać za produkt.

WAŻNY! Musisz przede wszystkim zrozumieć wszystkie zalety siebie. Tylko wtedy będziesz mógł je uzasadnić i przekazać kupującemu.

Jeśli cena nie odpowiada klientowi, nie narzekaj na tym, że koszt taki wynika z kosztów produkcji, logistyki i innych pozycji kosztowych. Kupujący nie jest tym zainteresowany. Lepiej jeszcze raz podkreślić, jakie korzyści czerpie z przejęcia. Najlepiej finansowe. Jeśli rzeczywiście takie istnieją, dana osoba chętnie zapłaci Ci jednorazowo, aby zaoszczędzić w przyszłości. W niektórych przypadkach możesz zaoferować rabat i specjalne warunki. Które dokładnie – oblicz z góry, a także wielkość rabatów.

Korzyści mogą obejmować:

darmowa wysyłka przy zakupie określonej ilości;
możliwość zakupu towaru na raty;
dodatkowe bonusy (3 produkty w cenie 2 itd.).

Istnieje wiele opcji, najważniejsze jest to, że są one ekonomicznie wykonalne dla Ciebie. Jeśli kupujący poprosi o nierealistyczną zniżkę, nie bój się mu odmówić. Jednocześnie uzasadnij swoją odmowę, powiedz, że takie warunki są dla Ciebie po prostu nieopłacalne. I zaproponuj alternatywę.

RADA: Przykłady udanych negocjacji pokazują, jak istotne są porównania przy wyrażaniu cen. „Ta książka kosztuje tyle samo, co 10 filiżanek kawy”, „Miesięczna opłata za samochód równa się trzem kolacjom w restauracji” itp.

Najważniejsze, żeby nie zaczynać rozmowy od kosztów. Najpierw zapoznaj kupującego z produktem (lub ogólnym asortymentem), wypisz jego zalety, a następnie grzecznie, ale pewnie podaj cenę. Zaufanie to ważna kwestia. Jeśli klient zobaczy, że się wahasz, na pewno zacznie się targować. Wymawiaj numer z taką samą pewnością, jak wymawiasz swoje imię. Podczas negocjacji, jeśli do nich dochodzi, skorzystaj z tego, co powiedziano na początku tego akapitu. Ale nie spiesz się z udzieleniem rabatu, jeśli klient mówi o tym, „jakie to drogie”. Być może po prostu czeka, aż opowiesz mu, dlaczego przedmiot jest wart tyle, ile chcesz za niego.

Nie rozpaczaj, jeśli dana osoba odmówi zakupu. Być może musi po prostu poczekać do wypłaty lub poznać warunki i ceny konkurencji (szczególnie ważne dla klientów hurtowych). Zostaw swoje dane kontaktowe i grzecznie powiedz, że jeśli coś się wydarzy, zawsze chętnie podejmiesz współpracę.

Trudny klient – kim on jest?

Tak, istnieje taka odrębna kategoria kupujących. Wiele osób ich nie lubi, ale to właśnie oni pomagają sprzedawcom zrozumieć słabe strony ich biznesu. Stanowią wyzwanie, które należy podjąć, i przeszkodę, którą należy pokonać. Ponadto sami klienci dzielą się na:

wredni ludzie;

W komunikacji z takimi ludźmi najważniejsze jest, aby nie ulegać prowokacjom. Zachowaj spokój i pewność siebie. Nieuprzejmość oznacza brak innych argumentów, a kiedy ktoś zda sobie sprawę, że krzyki i oskarżenia przez ciebie nie przejdą, sam się wycofa. I cała jego negatywność pozostanie z nim. A może to po prostu emocje, którym należy pozwolić się wyładować. Jeśli dana osoba jest niezadowolona z ceny lub wyglądu produktu, zgódź się z nią, używając wzorców wypowiedzi typu „Tak, z pewnością masz rację, ale pozwól, że doprecyzuję…”. A potem, pomimo emocji, spróbuj mu pomóc.

ludzie nieśmiali i niezdecydowani;

Taka osoba z reguły nie jest pewna siebie i swojego wyboru. Dręczą go wątpliwości, które trzeba rozwiać. Utrzymuj go, rozwijaj lub wręcz przeciwnie, zawężaj listę możliwości zakupu. W tym miejscu podwójnie ważne jest podkreślenie wszystkich zalet produktu. Jeśli ktoś chce skonsultować się z żoną lub szefem, zaoferuj swoją pomoc w tej sprawie.

„mądrzy chłopaki”

Klient chce pokazać, że zna Twój produkt lepiej niż Ty. Cóż, w tym przypadku możesz zagrać w jego grę. Pokaż, jak bardzo podziwiasz jego kompetencje, nie używaj ostrych zastrzeżeń, jeśli krytykuje produkt, a jedynie przedstaw alternatywne argumenty. Najważniejsze jest tutaj znalezienie kompromisu. A zdrowa dyskusja zawsze przynosi korzyści obu stronom.

Jak negocjować przez telefon?

Na początek wyjaśnijmy, że każda poważna transakcja wymaga osobistego spotkania. Udane rozmowy telefoniczne to tylko jeden z etapów współpracy. Ale ten etap jest również bardzo ważny. Porozmawiajmy o nim.

Klient dzwoni pierwszy

To już oznacza, że ma problem, który należy rozwiązać. Osoba znalazła Twoje kontakty, wybrała numer i czekała na odpowiedź. Tutaj Twoim zadaniem jest grzecznie go przywitać, przedstawić się i dowiedzieć się o problemie. Zwiększy to pewien stopień zaufania, gdy klient zrozumie, że po drugiej stronie linii znajduje się również prawdziwa osoba i menedżer robota. Nie zawiedź jego oczekiwań. Ale jednocześnie daj szansę przekonać się o swoim profesjonalizmie, ponieważ dzwoniący nie zawsze jest ekspertem w dziedzinie towarów lub usług, w sprawie których faktycznie Cię wezwał. Poznając jego preferencje, jasno i zwięźle wyraź je własnymi słowami i daj klientowi możliwość wyrażenia zgody. A potem złóż ofertę i umów się na spotkanie.

Najpierw zadzwoń

W takim przypadku pierwszym priorytetem jest sprawdzenie, czy dana osoba ma czas na rozmowę. Jeśli nie, zapytaj, kiedy możesz oddzwonić, ponieważ w tej chwili zajęty rozmówca, jeśli się nie rozłączy, raczej nie zwróci wystarczającej uwagi na Twoją propozycję.

Pozostała część skryptu komunikacji z klientem wygląda standardowo:

Przedstaw się;
Poznaj potrzeby swojego rozmówcy, w razie potrzeby doprecyzuj je;
Składanie oferty;
Umawiasz się na spotkanie.

Dla każdego konkretnego obszaru wybierane są indywidualne niuanse.

Jeżeli Twój produkt lub usługa skierowana jest do przedstawicieli biznesu, a nie klientów korporacyjnych, dowiedz się od swojego rozmówcy, kto w firmie jest upoważniony do odpowiadania na propozycje podobne do Twojej i skontaktuj się z tą osobą. A potem postępuj zgodnie z ustalonym schematem: zdefiniowanie problemu – Twoje rozwiązanie – kwestie cenowe – potwierdzenie zainteresowania. I wykorzystaj niezbędne techniki marketingowe – przekazuj informacje o rabatach i innych korzystnych warunkach.

W praktyce prowadzenie takich rozmów telefonicznych wygląda następująco (przykład):

– Dzień dobry, nazywam się…, jestem przedstawicielem firmy…, zajmujemy się sprzedażą artykułów papierniczych. Masz czas na rozmowę?
- Tak, słucham cię.
– Powiedz mi, czy używasz formularzy do drukowania dokumentów podatkowych?
- Tak, używamy tego.
– Czy zatem zakup takich dokumentów jest dla Pana ważny?
- Tak, zgadza się, co chcesz zaoferować?
– Nasza firma będzie zainteresowana współpracą w zakresie dostarczania dla Państwa takich formularzy. Jesteśmy gotowi omówić indywidualną politykę cenową i warunki współpracy.

Wtedy rozmowa potoczy się sama, jeśli dana osoba będzie naprawdę zainteresowana Twoją propozycją. W przypadku odmowy spróbuj poznać przyczynę i zaproponować alternatywną opcję współpracy. Nie wstydź się zadawać pytań i zachęcaj rozmówcę do przekazywania informacji zwrotnych. Tylko w ten sposób można zbudować konstruktywny dialog.

Aby prowadzić negocjacje, nie trzeba mieć wrodzonego talentu, nadludzkich zdolności ani szczególnego opanowania. Każdy może odnieść sukces w zawieraniu transakcji. To prawda, pod warunkiem, że będzie przestrzegał kilku prostych, ale skutecznych zasad.

Właściwym tonem negocjacji jest dialog

Twój podwładny żąda podwyżki, dostawca odmawia dostarczenia towaru na czas, bank nie udzieli Ci kredytu. Marzysz o wyjeździe do Bretanii, a Twoje dzieci marzą o wyjeździe na Ibizę. Chcesz uzyskać rabat na zakup domu, o którym od dawna marzyłeś... Rzadko zdarzają się dni, kiedy nie musisz negocjować zarówno zawodowo, jak i prywatnie. Nawet jeśli negocjacje stanowią znaczną część Twojej pracy, nadal wymagają dużo wysiłku. Źle prowadzone negocjacje mogą doprowadzić do sytuacji krytycznej, w której stawką jest wszystko. I odwrotnie, jeśli umiejętnie manipulujesz ich kursem, może to stać się Twoją bronią w każdej sytuacji.

Aby osiągnąć dobre rezultaty, należy przede wszystkim pozbyć się wielkiego błędnego przekonania, że negocjacje i gorące debaty to to samo. Nie ma bardziej bezużytecznego spotkania niż takie, podczas którego każda ze stron obstaje przy swoim i za wszelką cenę stara się udowodnić, że ma rację. Takie negocjacje niewątpliwie nie zadowolą niczyjego ego. Właściwym tonem negocjacji jest dialog.

Możesz łatwo zyskać przewagę nad przeciwnikiem, jeśli potrafisz go zrozumieć i wpłynąć na niego. Ale w tym celu musisz nauczyć się uważnie słuchać. "Łatwo powiedzieć!" - niektórzy z Was będą sprzeciwiać się. Co jednak zrobić, gdy sytuacja jest konfliktowa, stawka wysoka, a nerwy napięte do granic możliwości? Odpowiedź jest prosta: przygotuj się do negocjacji z wyprzedzeniem. Przebywając w spokojnym otoczeniu, przemyśl to dokładnie – pomoże Ci to lepiej się opanować i zakończyć negocjacje z optymalnym skutkiem. Nie lekceważ opinii ekspertów, którzy uważają, że wynik negocjacji w 50% zależy od jakości ich przygotowania.

Przygotowanie do negocjacji

1. Określ swoje cele: swoje i przeciwnika. Punktem wyjścia wszelkich negocjacji jest określenie pożądanych celów i rozdzielenie ich według ważności. Rozważ akceptowalne koncesje i procedurę ich udzielania, ustal jasne granice dla pozytywnego wyniku swoich spraw. Kiedy już określisz swoje priorytety, spróbuj postawić się w sytuacji swojego partnera w negocjacjach. Zadaj sobie pytanie, jakie porozumienie (idealnie) chciałbyś osiągnąć, będąc na miejscu przeciwnika, na jakie ustępstwa byś się zgodził. Spróbuj wyznaczyć pole możliwych manewrów.

Aby znaleźć odpowiedzi na te pytania, wykorzystaj ludzką tendencję do ukrywania informacji, które ich dotyczą. Jak mawiają Japończycy: „Jeśli chcesz informacji handlowych, zapytaj o to inżyniera; jeśli potrzebujesz informacji technicznych, skontaktuj się z ekonomistą.” Co więcej, osoby, które przed Tobą musiały kontaktować się z Twoim przeciwnikiem (byli pracownicy, klienci, konkurenci, sekretarka itp.) mogą Ci się przydać.

Aby osiągnąć maksymalną możliwą korzyść, nie ograniczaj swoich działań do szukania celów drugiej strony. Dobrze byłoby wcześniej dowiedzieć się, jakie doświadczenie zawodowe, charakter, temperament, wykształcenie posiada Twój przeciwnik. Te szczegóły pozwolą Ci znaleźć odpowiednie podejście do osoby, z którą będziesz miał do czynienia.

Niezbędna ostrożność: nie przekraczaj swoich granic. Nie musisz zmieniać się w Jamesa Bonda ani naruszać prywatności. Na koniec nie zapominaj, że otrzymane informacje będą dotyczyć plotek, opinii i wrażeń innych osób. wszystko to możesz wyjaśnić dopiero podczas negocjacji.

2. Dokonaj wyboru: pokonaj przeciwnika lub zyskaj obopólne korzyści. Określ, jaki rodzaj negocjacji rozważasz: „wygrać za wszelką cenę” czy „zawrzeć korzystną dla obu stron umowę”? Pierwsza opcja zakłada całkowite zwycięstwo nad przeciwnikiem, druga - zaspokojenie interesów obu stron.

Wybór zależy od równowagi sił stron, czasu trwania nadchodzącej relacji, roli innych osób w realizacji umowy. Zatem dla pierwszego przypadku charakterystyczne są nierówność sił, krótkotrwały kontrakt czy jednorazowy charakter transakcji. Przykładowo klienta chcącego kupić samochód interesuje „dobra”, niska cena, a nie moralna satysfakcja sprzedającego. Jednak bardzo często „przelanie” krwi przeciwnika jest ryzykowne, gdyż pewnego dnia być może będziesz musiał ponownie rozprawić się z tą osobą, a równowaga sił może się zmienić. Wtedy trudno będzie Ci doradzić cokolwiek, co mogłoby uratować sytuację. Dlatego jeśli skupiasz się na planach długoterminowych, pamiętaj o korzyściach w obie strony.

3. Przemyśl różne scenariusze. W kolejnym etapie spróbuj przewidzieć możliwe warianty przebiegu negocjacji i w konsekwencji ich wynik. Od tego momentu Twoi przeciwnicy a priori mają dokładne pojęcie, na jakie ustępstwa są skłonni pójść. Musisz przygotować się na każdy scenariusz negocjacji i dostosować do każdego z nich swoje argumenty i możliwe odwroty.

Zacznij od zidentyfikowania kluczowych dla Twojego partnera punktów, wokół których będą toczyć się negocjacje. Weź pod uwagę każdy najdrobniejszy szczegół. Istnieje duża szansa, że nie będziesz gotowy na kolejny atak przeciwnika.

Psychologicznie należy przygotować się na trzy sytuacje – ciężką, umiarkowaną i łagodną – aby nie pomylić się w żadnym z tych przypadków. Na przykład nie trać inicjatywy, jeśli negocjacje staną się trudne, ponieważ początkowo spodziewałeś się łatwego wyniku. I odwrotnie, nie idź na niepotrzebne ustępstwa wobec zaskakująco podatnego przeciwnika. Jednym słowem negocjacje, podobnie jak gra w szachy, są sztuką wymagającą umiejętności przewidywania i dostosowywania się do każdej sytuacji.

4. Wybierz dokładne słowa. Na tym etapie określiłeś już swój cel. Ale to nie wystarczy. Nie zapominaj, że negocjujesz z żywą osobą. Abyś został poprawnie zrozumiany, podawaj argumenty w języku słuchacza. Aby pokonać psychologiczną barierę komunikacji, konieczne jest zrozumienie osobowości przeciwnika. Do jakiego typu psychologicznego należy: afektywny, racjonalny czy aktywny?

Typ uczuciowy potrzebuje miłości i zrozumienia. W aspekcie relacji międzyludzkich zajmuje pozycję dominującą. Aby go do czegoś przekonać, przygotuj ciepłą przemowę, używając wyrażeń przekazujących uczucia (sprawiać przyjemność, czuć się dobrze itp.). W rozmowie częściej używaj metafor, przykładów i porównań.

Racjonalista natomiast odrzuca wszelkie przejawy uczuć. Jest przyzwyczajony do rozumowania, myślenia, wyciągania wniosków. Komunikując się z nim, zamień czarujący uśmiech na solidną dokumentację wyposażoną w logiczne argumenty. Miejmy więcej definicji i liczb.

I wreszcie trzeci typ „działa” w sposób rzeczowy. Jest bardzo dominujący i uwielbia dominować. Nie ma sensu przekonywać go długą przemową. Bądź konkretny i wspieraj swoją rozmowę faktami, działaniami i stwierdzeniami. Pamiętaj, aby dać mu znać, że dialog z Tobą nie umniejsza jego cech biznesowych.

Jeżeli nie da się wcześniej poznać głównych cech psychologicznych przeciwnika, spróbuj je przeanalizować bezpośrednio w trakcie spotkania, uważnie go obserwując i słuchając. Czy jest nieprzeniknione? Następnie w rozmowie należy przyjąć ton neutralny, trochę „podkolorowany” uczuciami, trochę racjonalnością i efektywnością. To „hybrydowe” rozwiązanie ma także zastosowanie w negocjacjach zespołowych, w których występują różne typy osobowości.

Wreszcie, niezależnie od odbiorców, przygotuj się na łatwe znalezienie, sformułowanie i szybkie przedstawienie argumentów. Według ekspertów wiadomość zapada w pamięć dopiero po trzeciej wypowiedzi.

Kolejna wskazówka to mówić prosto i bezpośrednio: „Dobra przemowa obejmuje dobry początek, dobre zakończenie i minimum słów pomiędzy”.

5. Najważniejsze jest wygląd, a słowa przychodzą później. Zebrałeś już wszystkie argumenty, ale musisz jeszcze sprawić, aby przeciwnik chciał Cię wysłuchać. Nie należy zatem wygłaszać swoich argumentów monotonnym tonem, a co gorsza szeptem lub drżącym głosem. Mów wytrenowanym głosem, wyraźnie wymawiając słowa, dbaj o intonację, tempo i styl mówienia. Dobry mówca podczas mówienia posługuje się także językiem migowym. Kiedy mówca patrzy słuchaczowi w oczy, nie tylko okazuje mu swoją szczerość, ale także podtrzymuje jego uwagę. Zarówno wygląd, jak i wyraz twarzy powinny odpowiadać sytuacji. Dodatkowo precyzyjne gesty znacznie zwiększają siłę perswazji. Ponadto nie należy siedzieć ze skrzyżowanymi rękami i nogami. Zdaniem ekspertów, w języku symboli taką postawę można interpretować jako wrogość lub brak pewności siebie. Jeśli to możliwe, nie zbliżaj się zbytnio do drugiej osoby – może to zostać odebrane jako wrogi atak. Przyjmij „spokojną” pozę: usiądź wygodnie na krześle, połóż stopy całkowicie na podłodze i trzymaj ręce wolne. Unikaj gwałtownych gestów związanych z manifestacją silnych emocji.

6. Znajdź czas na próbę. Jeśli uważasz, że nie będziesz w stanie używać języka migowego jako uzupełnienia swojej mowy, poeksperymentuj wcześniej przed kamerą, współpracownikami lub członkami rodziny. To „szkolenie” to dobry sposób na pokonanie strachu przed publicznością i zdobycie pewności siebie. Jeśli twój przeciwnik próbuje cię zmylić lub zastraszyć, spróbuj tego: postaw się w jego sytuacji i pomyśl o zastrzeżeniach, jakie mógłby przedstawić twoim argumentom, a także o uczuciach, jakie może odczuwać w odpowiedzi na twoje zachowanie. Będziesz miał wrażenie, że go „rozwiązałeś” i zrozumiałeś. Nie powinieneś jednak zbytnio angażować się w swoją rolę podczas negocjacji – często prowadzi to do zaniedbania własnych interesów.

W przeddzień negocjacji nie zaszkodzi odbyć próbę generalną, aby upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem. Jest to szczególnie przydatne, gdy negocjujesz zespołowo: w tym czasie możesz znaleźć i wyeliminować nieporozumienia istniejące w grupie.

7. Miejsce negocjacji jest niezwykle ważne. Organizacja miejsca spotkania ma ogromne znaczenie. Czy udało się Państwu zadbać o to, aby negocjacje odbyły się na Państwa terenie? Użyj tego, aby stworzyć pożądany ton w atmosferze psychologicznej, którą ustaliłeś.

Jeśli priorytetowo traktujesz dialog, unikaj ostrego oświetlenia, które może wzbudzić agresję u przeciwnika i preferuj okrągły stół – symbol gościnności. Podczas spotkania twarzą w twarz usiądź przeciwnika naprzeciwko siebie, jeśli to możliwe przy prostokątnym stole.

Czy będziesz negocjował na obcym terytorium? Bądź ostrożny. Dość często przeciwnik siedzi niewygodnie, na przykład na niskim krześle, a ponadto przed jasnym światłem. Cel jest jasny – zaniepokoić przeciwnika i podważyć zaufanie. Dlatego jeśli lokalizacja Ci nie odpowiada, odmów spotkania. Pokrzyżuj plany przeciwnika, ustawiając swoją drużynę ramię w ramię jako blok lub rozprosz go w „szerachach wroga”. Lub umieść go bliżej rogów stołu, aby podkreślić chęć kontrolowania sytuacji.

8. Nie ufaj wyglądowi przeciwnika. Doskonale władasz argumentami, emocjami, głosem i gestami. Wiesz, co zrobić, aby pokonać przeciwnika. Wszystko, co musisz zrobić, to działać. Jedyne wezwanie: naucz się dostosowywać do otaczającej sytuacji.

Najlepsi negocjatorzy powiedzą, że każdy proces negocjacji jest wyjątkowy, a każdy przeciwnik wyjątkowy. Jeśli podczas przygotowań do negocjacji wybrałeś broń, nadal musisz ją wypolerować na blask, odkrywając pułapki przeciwnika, które mogą przybierać różne formy. Czy Twój przeciwnik ciągle chwali Twoich konkurentów? Bez wątpienia jest to próba oczernienia Cię. Opieraj się na faktach i liczbach. Czy stawia Ci warunek: „wszystko albo nic”? Najczęściej jest to blef. Zignoruj to ultimatum. Czy po każdej otrzymanej koncesji stawiane są Państwu nowe żądania? Aby położyć kres tym roszczeniom, powiedz, że to zmienia wszystko i podważ wcześniejsze ustępstwa. Czy Twój przeciwnik żąda nieuzasadnionej ceny? Jego celem jest zmylenie Cię i zapewnienie sobie większego pola manewru. Nie okazuj rozczarowania i zamiast przyjmować postawę obronną, spokojnie zapytaj, skąd on pochodzi. Podczas negocjacji nauczysz się dostrzegać i neutralizować metody zastraszania i inne sztuczki przeciwnika.

9. Kompromis. Podczas negocjacji trzeba umieć osiągnąć kompromis. Koncesje, mimo ich kolosalnego znaczenia strategicznego, nie powinny być zbyt łatwe. To zmniejsza ich znaczenie. Co więcej, jeśli pójdziesz na ustępstwa nieadekwatne do sytuacji, zaoferujesz je za wcześnie lub za późno, możesz skomplikować drogę do porozumienia. Zawsze zaczynaj od ustępstw, które są dla Ciebie nieistotne, dokładnie oceniając postęp negocjacji. Bądź ostrożny – małe ustępstwa mogą na dłuższą metę stać się bardzo duże. Jeśli to możliwe, spróbuj zaoferować coś, co kosztuje Cię niewiele lub nic, ale robi różnicę dla przeciwnika. Być może usatysfakcjonowany tym nie będzie prosił o więcej. Ważne jest także to, aby swoje ustępstwa formułować bardzo precyzyjnie, tak aby w oczach przeciwnika nie brzmiały one jak wygrana bitwa. I na koniec, nigdy nie zapominaj o złotej zasadzie: każdemu ustępstwu musi towarzyszyć jakaś rekompensata, w przeciwnym razie wkrótce przestaniesz być traktowany z szacunkiem.

10. Nie wyciągaj pochopnych wniosków. Nie kończ pochopnie negocjacji. Zakończenie negocjacji to najniebezpieczniejszy moment. Zmęczenie otwiera drogę do ostatecznych machinacji przeciwnika. Powołując się na fakt, że czas ucieka, wróg żąda, abyście natychmiast i zdecydowanie poczynili ostateczne ustępstwa, przedstawiając je jako błahe, ale w istocie ważne? Bądź kategoryczny. Spokojnym i autorytatywnym tonem powiedz, że nie zamierzasz przyznać się do niczego więcej. Jeśli to konieczne, powtórz tę czynność jeszcze raz i wyjaśnij, że nie będziesz dalej omawiać tej sytuacji. Nie wysuwaj żadnych nowych argumentów i nie próbuj tłumaczyć, że nie akceptujesz stanowiska przeciwnika. Czy Twoje działania nie przyniosły żadnego efektu? Grozić rezygnacją z poprzedniego koncesji – często przynosi to pożądany efekt. Jednak ten środek należy stosować z dużą ostrożnością. Niepożądane jest budowanie sobie reputacji kapryśnego partnera. Przygotuj się także na to, że druga strona może zadać ostateczny cios, odmawiając podpisania umowy do czasu rozstrzygnięcia sporu. Natychmiast odmów dalszych negocjacji i zażądaj kolejnego spotkania. To samo można zrobić, jeśli negocjacje jeszcze się nie zakończyły. Będziesz miał wtedy czas na przemyślenie wszystkiego w spokojnym otoczeniu. Z nowymi siłami będziesz mógł wznowić negocjacje. Tak czy inaczej, nigdy nie podejmuj pochopnych decyzji.

Natasza DUO

Spotkania i negocjacje są integralną częścią życia. Tak czy inaczej, czasami musisz wchodzić w interakcje i negocjować z ludźmi. Jakość negocjacji jest szczególnie ważna w biznesie, po którym dochodzi do zawierania umów, zawierania transakcji, podejmowania decyzji o wzajemnie korzystnej współpracy itp. Aby zwiększyć skuteczność negocjacji, możesz skorzystać z kalendarza księżycowego. Kalendarz księżycowy powie Ci, jak znak zodiaku (zmienia się co dwa do trzech dni) może wpłynąć na wynik negocjacji.

„Negocjacje ogniowe”: Księżyc w Baranie, Lwie i Strzelcu

Księżyc w Baranie– czas, w którym wiele decyzji podejmowanych jest pod wpływem impulsu i zawieranych jest najwięcej ryzykownych transakcji. Dla tych, którzy nie lubią podejmować ryzyka, nie ma potrzeby się spieszyć.

Księżyc w Lwie- królowa luksusu i dobrobytu. Okres sprzyja negocjacjom dotyczącym wszystkiego, co jasne, duże i prestiżowe. Negocjacje zakończą się sukcesem z osobami reprezentatywnymi i autorytatywnymi, a także z tymi, którzy mają korzystne powiązania lub władzę w dowolnej dziedzinie.

Księżyc w Strzelcu– negocjacyjnie w niczym nie ustępuje Księżycowi w Lwie. Dlatego negocjacje z wpływowymi osobami będą skuteczne. Negocjacje z Księżycem w Strzelcu wiążą się jednak z pułapką. W tej chwili ludzie szybko realizują zyski, ale poziom oczekiwań może być dość wysoki. Powodem jest to, że Strzelec jest ośrodkiem idealizmu i optymizmu, czasem nadmiernego.

„Negocjacje lotnicze”: Księżyc w Bliźniętach, Wadze, Wodniku

Księżyc w Bliźniętach– sprzyjający negocjacjom każdego rodzaju. Pomaga ludziom znaleźć wspólny język, nawet przez telefon.
Bliźnięta to jednak znak zmienny, zmieniają się okoliczności, opinie, zainteresowania... Warto więc w tym okresie wstrzymać się z zawieraniem poważnych, długoterminowych umów. Możliwe są zmiany w umowie.

Księżyc w Wadze– szansa na zrobienie jak najkorzystniejszego wrażenia, szybkie przekonanie, zachwycenie pomysłami i podjęcie wspólnej decyzji. Świetny czas na negocjacje, a także na wszelkiego rodzaju prezentacje. To także dobry czas na naprawę zniszczonych relacji.

Księżyc w Wodniku- dobry moment na komunikację, ale jeśli chodzi o negocjacje, ich temat nie powinien być zbyt powszechny. Wodnik jest oznaką kreatywności i oryginalności, dlatego łączy ludzi kreatywnych o szerokich poglądach i niekonwencjonalnym myśleniu, a nie ludzi pragmatycznych, żyjących bez oderwania od rzeczywistości.

„Ziemskie Negocjacje”: Księżyc w Byku, Pannie i Koziorożcu

Księżyc w Byku– najlepszy czas na negocjacje, jeśli strony kierują się wyłącznie zdrowym rozsądkiem. Drugim warunkiem skutecznych negocjacji w tym okresie jest długoterminowa perspektywa i rzetelność. Negocjacje oparte na wątpliwych korzyściach, powierzchowności, frywolności, złudzeniach, braku konkretów przy omawianiu problemów - wszystko to zmniejsza skuteczność negocjacji z Księżycem w Byku.

Księżyc w Pannie– prowokuje najdłuższe negocjacje, podczas których omawiane są najdrobniejsze szczegóły. W tym czasie ludzie są mniej podatni na sugestie i złudzenia, bardziej spostrzegawczy, uważny, a nawet wybredny. Należy unikać zamieszania i zamieszania, a także wyeliminować powierzchowne podejście do biznesu.

Księżyc w Koziorożcu- płodny czas na negocjacje pomiędzy ludźmi z natury racjonalnymi i praktycznymi, a także ambitnymi i ambitnymi. Nie jest to jednak odpowiedni czas na eksperymenty i szokowanie, gdyż Koziorożec jest oznaką konserwatyzmu. Szczególnie nie toleruje hackerstwa i nieprofesjonalizmu. Dlatego skuteczność negocjacji w dużej mierze zależy od tego, jak dobrze uczestnicy rozumieją temat.

„Negocjacje wodne”: Księżyc w Raku, Skorpionie i Rybach

Księżyc w Raku- to jest Księżyc w swojej siedzibie. Wpływa przede wszystkim na psychikę, wpływając bardziej na uczucia niż na umysł. W tym okresie podczas rozmów, dyskusji i negocjacji ujawnia się aspekt szczerości, wzrasta także potrzeba zaufania i wzajemnego zrozumienia. Ponieważ jednak w świecie biznesu takie cechy jak wrażliwość i sentymentalizm nie są mile widziane, nawet najdłuższe i najprzyjemniejsze negocjacje mogą okazać się całkowicie bezowocne. Ponadto Księżyc w Raku powoduje, że jesteś ostrożny i zwiększa niepokój o możliwość popełnienia błędu.

Księżyc w Skorpionie prowokuje trudne negocjacje, podczas których ludzie mówią mało, ale za to na temat, częściej upierają się przy swoim i niechętnie idą na ustępstwa. Kiedy Księżyc znajduje się w Skorpionie, nie powinieneś reagować na możliwe nieprawidłowe ataki z żadnej strony, ponieważ w tym czasie wzrasta poziom konfliktu. Negocjacje będą przebiegać sprawniej, jeśli ludzie poczują, że przyniosą im korzyści. Ogólnie rzecz biorąc, wiele zależy od wzajemnego zainteresowania partnerów biznesowych.

Księżyc w Rybach- jest to „czarny koń” negocjacji, czyli nie da się przewidzieć ich dokładnego wyniku, a także wyników współpracy (jeśli umowa została zawarta pod Księżycem w Rybach). Warto przygotować się na niepewność. A dla niektórych negocjatorów jest to czas złudzeń i nieporozumień, a ryzyko bycia oszukanym wzrasta.

Negocjacje to dialog pomiędzy równymi partnerami, a nie narzucanie własnego stanowiska. Negocjatorzy muszą być gotowi na kompromis, dostrzegać i szanować punkt widzenia innej osoby oraz argumentować rozsądnie, a nie narzucać swoją opinię. Innymi słowy, musisz naśladować etykieta negocjacyjna i zasady protokołu handlowego. Znajomość i przestrzeganie zasad etykiety podczas spotkań biznesowych i negocjacji pomaga nawiązać konstruktywną dyskusję, skupić się na rozwiązywaniu problemów zawodowych i zminimalizować stres emocjonalny – informuje Dyrektor Generalny.

Etykieta negocjacyjna. Zasady przygotowania

Negocjacje, w przeciwieństwie do spotkania biznesowego, kończą się podpisaniem umowy lub przynajmniej protokołu intencyjnego. Dlatego do negocjacji trzeba się solidnie przygotować, zastanawiając się nie tylko nad ich treścią, ale także zapleczem organizacyjnym. Co więcej, jeśli dobór argumentów zależy od Twojej wiedzy i umiejętności, to o oprawie organizacyjnej spotkania decydują zasady etykiety negocjacji biznesowych. Wystarczy znać te zasady.

Zasada 1. Konsultacje wstępne. Planowanie negocjacji ma sens tylko wtedy, gdy obie strony są zainteresowane współpracą. Dlatego przede wszystkim trzeba poznać cele partnerów i określić temat dyskusji. Wstępne konsultacje pomogą Ci znaleźć obszar skrzyżowania zainteresowań. Kiedy już będziesz przekonany, że Twoi partnerzy są w zasadzie gotowi do współpracy z Tobą, rozpocznij przygotowania do negocjacji. Możesz powierzyć to zadanie specjalnej grupie ds. protokołów (duże firmy mają nawet stałe działy protokołów).

Zasada 2. Czas spotkania. Ustalając termin, kieruj się przewidywanym czasem trwania negocjacji. Zwykle wygodnie jest wybrać poranek - godzinę 10 lub 11. Jeśli wydarzenie rozpoczęło się rano, powinno zostać zakończone nie później niż 17-18 godzin. Psychologowie i fizjolodzy zalecają prowadzenie negocjacji we wtorek, środę i czwartek, ponieważ te dni są szczytem aktywności psychicznej i fizjologicznej człowieka.

Zasada 3. Miejsce spotkania. Poważni ludzie biznesu prowadzący negocjacje w biurze. Sauny i restauracje nie są najlepszym miejscem do podejmowania decyzji. W restauracji można uczcić pomyślne zakończenie negocjacji lub umówić się na spotkanie biznesowe w celu podtrzymania partnerstwa i wyjaśnienia wzajemnych interesów – ale nic więcej.

Negocjacje mogą odbywać się w Twoim biurze lub z partnerami – obie opcje mają zalety i wady. Porozumiewanie się na własnym terenie jest łatwiejsze i spokojniejsze – zupełnie jak gra na własnym boisku w sporcie. Jednak w tym przypadku nie da się uniknąć kłopotów organizacyjnych. Z drugiej strony stres psychiczny jest większy na boisku zagranicznym. Jeśli firmy współpracują ze sobą od dłuższego czasu i regularnie prowadzą negocjacje, możesz zastosować się do kolejności: dziś my przyjedziemy do Ciebie, a jutro Ty do nas. Zdarza się również, że lepiej zaplanować wydarzenie na neutralnym terenie. Jest to przydatne w szczególności, gdy:

partnerzy są w bardzo napiętych stosunkach i żaden z nich nie chce dać drugiemu nawet takiej przewagi, jak ich dziedzina;
konieczne jest zapewnienie maksymalnego parytetu w negocjacjach, aby obie strony były na równych warunkach;
negocjacje mają charakter poufny, a biura zarówno jednego, jak i drugiego partnera nie są wyposażone w żadne techniczne środki ochrony informacji.

Zasada 4. Skład delegacji. Liczba negocjatorów po każdej stronie i ich poziom stanowisk powinny być w przybliżeniu takie same. Szefem delegacji jest pracownik, który podejmuje ostateczną decyzję zarówno co do przedmiotu negocjacji, jak i zgodności z zatwierdzoną procedurą. Zwykle na czele delegacji stoi szef firmy, ale zdarzają się wyjątki. Na przykład, jeśli specjalista lepiej radzi sobie z technikami negocjacyjnymi lub jeśli dyrektor został mianowany niedawno i nie zrozumiał jeszcze dostatecznie sytuacji, wówczas delegacją może kierować inna osoba. W takim przypadku wszelkie uprawnienia na czas trwania negocjacji i cała odpowiedzialność za podejmowanie decyzji spoczywają na szefie delegacji, o czym dyrektor generalny musi pamiętać. Przedstawiciele firmy muszą bezwzględnie podporządkować się decyzjom szefa delegacji. Dużym błędem jest wszczynanie sporu podczas negocjacji lub kwestionowanie decyzji menedżera.

Zasada 5. Dokumenty i ulotki. Projekty wszelkich decyzji, umów i porozumień należy przygotować z wyprzedzeniem. Należy pamiętać, że w tytule takich dokumentów musi znajdować się słowo „projekt”. Zastanów się z wyprzedzeniem, jakie materiały informacyjne mogą przydać się podczas negocjacji. Ważne informacje powinny być pod ręką we właściwym czasie. Uczestnicy nie powinni być zmuszani do czekania, aż sekretarz znajdzie niezbędne dokumenty lub zadzwoni do osoby posiadającej wymagane informacje. Materiały drukowane należy przygotować w wystarczającej ilości i w tej samej konfiguracji dla wszystkich uczestników. Wymówki w rodzaju „został dla Ciebie egzemplarz niskiej jakości” są obraźliwe.

Ponadto warto z wyprzedzeniem zebrać informacje o partnerach biorących udział w negocjacjach, przede wszystkim o Dyrektorze Generalnym. Kiedy wiesz o swoim partnerze wszystko lub prawie wszystko, łatwiej jest wpłynąć na wynik spotkania. Przydatna może być każda informacja – zarówno o upodobaniach kulinarnych Dyrektora Generalnego, jak i o tym, jaką książkę ostatnio czytał.

Upewnij się, że wszyscy członkowie Twojej delegacji posiadają wystarczającą liczbę wizytówek.

Zasada 6. Pamiątki dla partnerów. W razie potrzeby możesz przygotować drobne upominki dla negocjatorów. Pamiątki nie powinny być nieporęczne ani drogie. Warto zaopatrzyć je w symbole firmowe. Dyrektor Generalny otrzymuje prezenty inne niż wszystkie i z reguły cenniejsze. Dobrą formą jest uprzedzenie partnerów o przygotowanych pamiątkach (za pośrednictwem grup protokolarnych lub działów), aby nie znaleźli się w niezręcznej sytuacji z powodu niemożności okazania wzajemnej uprzejmości.

Wpajane 7. Etykieta negocjacyjna i dress code Mężczyźni powinni podczas negocjacji nosić ciemne garnitury i jasne koszule. Krawat nie powinien być kolorowy ani wielobarwny. Lepiej zdecydować się na ciemny krawat w średniej wielkości jasne kropki lub ukośne jasne paski. Buty - klasyczne czarne buty ze sznurowadłami (Oxfordy); Z elementów dekoracyjnych dozwolony jest jedynie szew oddzielający czubek buta. Niedopuszczalne jest obuwie lakierowane lub wykonane ze skór zwierząt egzotycznych (krokodyle, węże, strusie).

Najlepszym strojem dla kobiet biorących udział w negocjacjach jest ciemny garnitur (marynarka ze spódnicą lub sukienką). Oprócz garnituru lepiej wybrać lekką bluzkę o kroju koszuli, przezroczyste rajstopy w cielistym kolorze i czarne czółenka na niskim obcasie (3-5 cm) z minimalnym wystrojem. Krawat męski, niezależnie od tego, jak modny jest, nie powinien być noszony przez kobietę na tego typu wydarzeniach – to niepisana zasada świata biznesu. Dopuszczalne jest kilka dekoracji, surowych i dyskretnych. Kolczyki typu cygańskiego i wszelkie bransoletki są wykluczone.

Etykieta negocjacyjna

Powinieneś przybyć punktualnie na negocjacje. Spóźnienie jest naruszeniem etykiety negocjacyjnej; może to zostać odebrane jako brak szacunku dla drugiej strony, a nawet jako zniewaga. Jeśli Twoja delegacja została opóźniona z przyczyn nieprzewidzianych, należy przeprosić. Jeżeli spóźnisz się więcej niż 15 minut, Dyrektor Generalny strony przyjmującej ma pełne prawo zlecić negocjacje asystentom lub odmówić spotkania w tym dniu.

Spotkanie z gośćmi. Jeśli stroną przyjmującą jest Twoja firma, to o wyznaczonej godzinie wszyscy członkowie Twojej delegacji muszą zebrać się w pełnym składzie w sali konferencyjnej. Gości wita pracownik niebiorący udziału w wydarzeniu. Eskortuje ich do sali konferencyjnej. Jako pierwszy wita się i przedstawia szef delegacji goszczącej, następnie szef delegacji gościnnej. Następnie szef delegacji-gospodarza zaprasza wszystkich do zajęcia miejsc.

Układ miejsc negocjatorów. Szef delegacji gospodarzy zajmuje swoje miejsce jako pierwszy. Pozostali siedzą zgodnie z umieszczonymi znakami. Jest to jedna z najpopularniejszych opcji siedzenia. Delegacje siedzą naprzeciw siebie, każda zajmując swój (długi) bok stołu. W tym przypadku Dyrektorzy Generalni znajdują się pośrodku, naprzeciw siebie. Drugi najważniejszy pracownik siedzi po prawej stronie szefa delegacji, trzeci po lewej, czwarty po prawej, piąty po lewej, piąty itd. Eksperci i tłumacze ustni uczestniczący w spotkaniu, ale niebędący jego częścią negocjatorów znajdują się po lewej stronie, nieco za głową delegacji. Pragnę zaznaczyć, że niezastosowanie się do ustalonego przez właścicieli miejsca i zasiadanie na cudzym miejscu jest uważane za niestosowne. Tylko George W. Bush mógł sobie na to pozwolić, gdy był prezydentem Stanów Zjednoczonych. Na jednym ze szczytów G8 bezceremonialnie zasiadł obok kanclerz Niemiec Angeli Merkel, zajmując miejsce brytyjskiego premiera Gordona Browna. Wysiłki organizatorów, którzy próbowali zwrócić uwagę Busha na okładkę, spełzły na niczym. Udawał, że nie rozumie, czego od niego chcą, co bardzo bawiło społeczność światową.

Wymiana wizytówek. Gdy wszyscy zajmą miejsca, szef gospodarzy przedstawia członków swojej delegacji (niezależnie od tego, czy negocjatorzy się znają, czy nie). Następnie szef delegacji wizytującej przedstawia swój zespół. Jeżeli na negocjacjach uczestniczy mniej niż dziesięć osób, uczestnicy wymieniają się wizytówkami. Każda osoba przekazuje swoją wizytówkę partnerowi siedzącemu naprzeciw. Powstałą kartę można włożyć do kieszeni na piersi marynarki lub umieścić przed sobą, aby móc wyjaśnić imię partnera, jeśli zdarzy się, że je zapomnisz. Jest to szczególnie wygodne, gdy podczas negocjacji nie używa się znaków pionowych, ale karty leżące. Jeśli negocjatorów jest wielu, wymiana wizytówek przy stole jest niewłaściwa. W takim przypadku każdy uczestnik musi posiadać pełną listę członków delegacji partnera (z nazwiskami, imionami i nazwiskami oraz patronimikami, stanowiskami). Członkowie delegacji będą mieli możliwość wymiany wizytówek później, w przerwie lub na zakończenie spotkania.

Rozpoczęcie negocjacji. Negocjacje rozpoczyna Dyrektor Generalny strony przyjmującej. Dba także o to, aby podczas wydarzenia nie było długich przerw. Zapadła cisza może zostać odebrana przez gości jako sygnał, że spotkanie dobiega końca. Nie należy od razu rozpoczynać tematu negocjacji. Najpierw trzeba zamienić kilka zdań na abstrakcyjny temat: o pogodzie, o wzajemnie korzystnej współpracy w przeszłości. Tematy, które mogą powodować nieporozumienia (religia, polityka, preferencje sportowe, cechy narodowe), należy wykluczyć ze wstępnej rozmowy. Następnie szef delegacji-gospodarza sugeruje przejście do tematu negocjacji. Dyrektor Generalny może delegować głos innym członkom swojej delegacji, a także ekspertom i doradcom. Nie ma zwyczaju przerywania występów partnerów.

Przerwy w trakcie spotkania. Podczas negocjacji telefony komórkowe powinny być wyłączone. Wszystkie przerwy (np. lunch) należy zaplanować z wyprzedzeniem. Aby nie przeszkadzać zgromadzonym, na drzwiach można zawiesić ostrzeżenie „Nie wchodź!”. Negocjacje trwają.” Sekretarz ma prawo wejść wyłącznie na prośbę szefa delegacji goszczącej. Jeżeli na sali pojawi się osoba z zewnątrz, przewodniczący delegacji strony przyjmującej ma obowiązek zażądać jej natychmiastowego opuszczenia.

Nagrywanie rozmowy. Rejestrowanie negocjacji jest powszechną praktyką w biznesie. Odbywa się to na różne sposoby: niektórzy sporządzają protokoły ręcznie, inni piszą je na komputerze, a jeszcze inni nagrywają przemówienia na dyktafonie. Aby jednak rozpocząć nagrywanie, należy powiadomić obie strony i uzyskać ich zgodę. Zarówno pracownik techniczny, jak i członek delegacji może nagrywać negocjacje.

Zakończenie negocjacji. Pod koniec spotkania musisz rozładować atmosferę. W tym celu możesz na przykład poprosić uczestników o zdjęcie kurtek. Z inicjatywą taką może wystąpić jedynie przewodniczący delegacji strony przyjmującej. Do czasu zakończenia oficjalnej, protokolarnej części wydarzenia (i rozpoczęcia zdjęć) nie należy składać takiej oferty. Inicjatywa zakończenia negocjacji pozostaje w gestii szefa gościnnej delegacji. Negocjacje z reguły kończą się przyjęciem decyzji, która jest udokumentowana. Dokument podpisuje upoważniona osoba (lub osoby) w imieniu każdej ze stron, po czym oboje partnerzy otrzymują własny egzemplarz dokumentu. Po spotkaniu sporządzany jest protokół, który można przesłać drugiej stronie do akceptacji. Porozumień zawartych podczas negocjacji – zarówno pisemnych, jak i ustnych – należy bezwzględnie przestrzegać, gdyż główną zasadą etykiety biznesowej jest dotrzymywanie słowa.

Na zakończenie imprezy będzie możliwość wymiany pamiątek. Otrzymane prezenty nie są rozpakowywane i sprawdzane.

Negocjacje nie zawsze kończą się pomyślnie dla obu stron. Czasami uczestnicy spotkań decydują się na odroczenie podpisania umowy, aby lepiej przemyśleć warunki lub konsekwencje umowy. W takim przypadku należy omówić ze swoimi partnerami termin kolejnej rundy negocjacji. Jeśli okaże się, że nie uda się osiągnąć porozumienia ani teraz, ani później, nie należy stawiać ultimatum ani wychodzić trzaskając drzwiami. Przewodniczący delegacji wizytującej powinien po prostu ogłosić, że różnica zdań jest zbyt duża, podziękować im za wspólną pracę, pożegnać się i odejść ze swoimi podwładnymi.

Nie co godzinę w miejscu pracy człowiek jest w tej samej formie fizycznej: są wzloty i upadki energii, chce się spać, a wszystko to wpływa na skuteczność komunikacji ze współpracownikami i partnerami. Nasz nastrój, nawet czas i miejsce spotkania biznesowego mogą mieć wpływ na jego wynik.

Wybór najlepszej pory dnia i dnia tygodnia to pierwszy krok do sukcesu

negocjacje biznesowe. Każdy człowiek żyje według własnego zegara metabolicznego. Są „skowronki”, które wstają wraz ze wschodem słońca i potrafią „przesunąć całe góry” już o dziesiątej rano. Są też „sowy”, których krzywa biorytmu pod koniec podnosi się dzień. Wstają bliżej południa, a pracują długo po północy, w porze, gdy „skowronki” w połowie dnia tracą prędkość i starają się całować poduszkę. Chociaż większość ludzi nie należy całkowicie do tych dwóch kategorii, to jednak „skowronki” i „nocne sowy” wykorzystują największą część zmian biorytmicznych. Warto zatem poznać biorytmy swoje dobowe i biorytmy partnera i uwzględnić je planując spotkanie biznesowe. W poniedziałek po niedzielnym relaksie ludzie potrzebują czasu, aby wejść w rytm pracy. Ale ponieważ tydzień dopiero się zaczyna, najlepszym dniem na planowanie spotkań jest poniedziałek. Spotkania dotyczące ważniejszych problemów można rozpocząć także w poniedziałek około południa, planując zakończyć sprawę do końca tygodnia.

We wtorek organizm pracuje na pełnych obrotach, dlatego można śmiało planować ważne spotkania w tym dniu. Nie powinniśmy jednak zapominać, że we wtorek ludzka psychika jest nieco „podekscytowana”, zwiększa się pobudliwość i wyraźniej manifestują się agresywne cechy charakteru. Dlatego wszelkie kontrowersyjne sprawy i negocjacje lepiej odłożyć na inny dzień, a także podejmować decyzje wymagające taktu, łagodności i uległości.

W środę mamy szansę konstruktywnie rozwiązać wiele problemów, a aktywny rytm pracy sprzyja dobremu nastrojowi. W tym dniu myśl działa szybko i dokładnie. Nie ma więc potrzeby tracić chwili na rozwiązanie problemów na dużą skalę. Jeśli w tym tygodniu są rzeczy do zrobienia, od których zależy powodzenie

Twoje umiejętności komunikacyjne, umiejętność nawiązywania kontaktów biznesowych i osobistych -

zaplanuj je na czwartek. W tym dniu łatwo nawiązują się nowe znajomości, negocjacje handlowe, spotkania z przyjaciółmi i znajomymi kończą się sukcesem. Ludzie chętniej się komunikują, są gotowi słuchać i rozumieć się nawzajem.

W piątek zwykle występuje nieco zwiększona wrażliwość emocjonalna, dlatego u osób niepohamowanych mogą wystąpić załamania. Ten dzień zwykle nie daje nieoczekiwanych powodów do dodatkowego stresu myślowego. Pod koniec piątkowych spotkań ludzie od razu nie mogą się zdecydować, co dalej robić. Lepiej więc nie zaczynać i nie rozwiązywać poważnych spraw w piątek. Spotkania, podczas których możliwe są nieprzyjemne informacje lub krytyka tej czy innej strony, są szczególnie niepożądane w piątki. W przeciwnym razie w weekend doniesienia zarosną plotkami i przesadami, tak że wznowienie spotkań i negocjacji w przyszłym tygodniu będzie naznaczone bardziej złym nastrojem niż chęcią naprawienia popełnionych błędów.

Prowadzenie kluczowych negocjacji na początku tygodnia, przed lunchem lub przed powrotem do domu, daje negocjatorom przerwę i szansę na ochłonięcie, zanim ponownie się zobaczą. Mają też szansę zebrać siły i do końca tygodnia znów poczuć się normalnie.

Maksymalna podatność zależy od odżywiania. Gdy zbliża się pora posiłku, mimowolnie pojawiają się dwie rzeczy. Po pierwsze, spada poziom cukru we krwi. Osoba odczuwa utratę sił i chęć jedzenia. Trudno oderwać się od myśli o jedzeniu. Również nastrój nie sprzyja koncentracji. Poczucie głodu czyni człowieka nieszczęśliwym. Około jedenastej organizm już musi się zregenerować, chociaż do lunchu pozostało jeszcze kilka godzin. Jeśli niepokoi Cię pora spotkania, to w przerwie pomiędzy spotkaniami warto coś zjeść, napić się kawy lub herbaty. Dzięki dużej energii doda Ci to energii i zachwyci Twoich gości.

Nie ma potrzeby umawiania się na spotkanie bezpośrednio po obiedzie. Pośpiech przy obiedzie nie pomaga rozwiązać poważnych problemów. Nie zaszkodzi dowiedzieć się, kiedy Twoi rozmówcy zwykle wracają z lunchu. Planując popołudniowe spotkanie, dodaj do tego czasu kolejne pół godziny.

Miejsce spotkań podczas negocjacji może znacząco wpłynąć na ich skuteczność. Spotkanie w Twoim biurze lub biurze stanowi wyzwanie dla osoby, która czuje się wzmocniona; stwarza zagrożenie dla niewystarczająco potężnej osoby; to plus dla klienta, który chce mieć pewność, że masz siłę przyczynić się do pozytywnego rozwiązania jego problemu.

Wizyta w biurze partnera pokazuje, że go szanujesz. Jeśli jesteś starszy od swojego partnera, daje ci to dodatkową władzę. Odwiedzanie miejsc pracy innych ludzi daje szansę zrozumienia, jak postrzegają oni swoją siłę i jakie wrażenie chcą wywrzeć na innych. Jeśli pójdziesz do czyjegoś biura jako równy sobie, to tam jesteś zrobiłbym podnieś poziom swojego partnera.

Jeśli jesteś menadżerem odwiedzającym biuro swojego pracownika, jest tu element niezwykłości, gdyż pracownikom nie często zdarza się taki zaszczyt. Umawiając się na spotkanie z podwładnym w jego biurze, rób to tak, jakbyś mówił m.in.: „Jeśli mi pozwolisz, to ja Do Przyjdę jutro o dwunastej, żeby coś omówić.

Środowiskiem sprzyjającym tworzeniu atmosfery biznesowej może być neutralna przestrzeń, np. sala konferencyjna lub inne pomieszczenie pozbawione różnic indywidualnych. Neutralne terytorium przydaje się, gdy chcesz skupić się na biznesie, a nie na autopromocji. Wadą spotkań w sali konferencyjnej jest to, że są zbyt bezosobowe.Jeśli negocjacje tutaj są opóźnione lub skomplikowane, to trzeba sporo wysiłku, aby atmosfera spotkania była w jakiś sposób cieplejsza.

Jeszcze przed umówieniem się na spotkanie warto dokładniej dowiedzieć się, ile ono będzie trwało. Nie zmartwij się, jeśli Twój partner ma bardzo napięty grafik, bądź elastyczny, ale pamiętaj, że nie tylko w ciągu dnia powinien być wystarczająco dużo czasu na przedstawienie stanowisk obu stron, ale także na dyskusję i odpowiedzi na pytania.

Jeśli mówimy o temacie znanym obu stronom, to przedstawienie problemu można skrócić, ale tak, aby było jasne, że nie zostanie naruszona interes ogólny. Jeśli spotkanie będzie skomplikowane, być może nie powinieneś wdawać się w szczegóły. Nakreśl najważniejsze rzeczy, które mogą zainteresować Twojego partnera i musisz zadbać o to, aby informacje wzbudziły pozytywne oczekiwania, aby partner nie zaczął skupiać się na odmowie. W tym celu nie na miejscu byłoby użycie następujących wyrażeń: „pewne przemyślenia na ten temat mogą Cię zainteresować”, „wiąże się to z uzyskaniem dodatkowego zysku”. Różnica pomiędzy spotkaniami „tete a tet” a... grupy to poziom intensywności komunikacji. Kiedy spotykamy się samotnie, jest określony czas na refleksję. Spotkanie dwojga ludzi pozostających w kontakcie biznesowym wiąże się ze stresem. Dużą zaletą rozmowy twarzą w twarz w porównaniu z dyskusją grupową jest to, że każdy uczestnik ma możliwość skupienia się na pomysłach i podtekstach partnera.

Ludzie mają tendencję do zamykania się w sobie, jeśli pomysł nie jest ich autorstwa. Przed wyrażeniem swojego punktu widzenia musisz upewnić się, że poprawnie zrozumiałeś pomysł partnera, a w tym celu musisz uważnie słuchać jego słów i nie rozpraszać się własnymi myślami. Często zdarza się, że zaczynając wyrażać partnerowi myśli, o których myślałeś od dawna, uciekasz się do tupotu, a twój partner nie ma czasu na zrozumienie istoty sprawy.