Kaizen în birou. Haos, la revedere! sau Primii pași către un birou Lean Pierderi din cauza variabilității

31.08.2023

Atunci când companiile încearcă să aplice metode de producție lean în birouri sau în sectorul serviciilor, multe se opresc de îndată ce „deschid ușa”.

Intriga poveștilor poate diferi de ceea ce descriu mai jos, dar în general totul urmează același scenariu.

Cineva din companie, inspirat de exemple de optimizare a producției, aduce ideea „hai să o facem la fel de cool la birou!”

Cu tot cântând și dansând, directorul HR organizează un training pentru angajații de birou, în care aceștia sunt familiarizați cu elementele de bază ale lean-ului și sunt rugați să-și sufle mânecile și să se apuce de treabă. Jumătate dintre oameni merg la nou-numitul gemba pentru a „implementa 5S”, celălalt se așează pentru a mapa fluxul de valoare. Lucrurile sunt în plină desfășurare...

Și după câteva luni, unul dintre manageri întreabă: „Ei bine, ce ați reușit să realizați?”

Ca răspuns, i se arată rânduri ordonate de creioane, un spațiu de pereți fără fotografii ale motivatorilor și demotivatorilor, acoperit cu foi cu hieroglife și săgeți de neînțeles, și trei sau patru pasionați de somn, împotriva cărora toți angajații biroului s-au ascuțit. stilourile lor. Nimeni nu poate arăta un rezultat economic, iar managerul închide explicit sau implicit proiectul, transferând resurse inestimabile către sarcini mai importante. Implementarea este finalizată, iar biroul revine la afaceri ca de obicei.

Să vă puneți în ordine biroul nu este o sarcină foarte dificilă, să fiu sincer. Și chiar și această muncă poate da un efect destul de decent. Cu toate acestea, există atât de multe detalii în proces încât diavolul este aproape sigur că va ieși din ele.

Organizarea ordinii în birou

Editura ICSI a publicat cartea „5S for the Office” de Tom Fabrizio și Don Tapping. Cum să organizezi un loc de muncă eficient.” O carte bună pentru a începe implementarea.

Această carte descrie suficient de detaliat procesul de implementare a 5-urilor în sfera non-producție: cum să pregătiți un proiect, cum să efectuați o analiză de pornire, ce să faceți în etapele de sortare și eliminare a lucrurilor inutile (etapa 1), aranjare rațională și definirea granițelor (2), curățarea și verificarea (3) , standardizarea și schimbul de informații (4), menținerea a ceea ce s-a realizat și îmbunătățirea (5).

Cu toate acestea, atunci când 5S este implementat într-un birou, este foarte important să găsiți un echilibru între ceea ce este rezonabil. Nu orice companie se poate conforma acestuia și acest lucru poate duce la consecințe neplăcute. În tradițiile ruse, acest lucru este descris de proverbul „fă-l pe nebun să se roage lui Dumnezeu, el își va rupe fruntea”. Când o companie nepregătită încearcă să ridice nivelul de organizare la înălțimi absolut incredibile, oamenii explodează.

„Aceasta este o prostie” - în acest caz, aceasta ar fi cea mai blândă afirmație ÎN CAZUL în care cereți să desemnați ABSOLUT TOATE obiectele chiar în primele etape ale muncii.

Cu toate acestea, neofiții lean manufacturing cer adesea ca absolut tot ceea ce este de prisos, tot ceea ce este personal și tot ce nu are legătură cu munca să fie eliminat din spațiul de lucru.

În cel mai rău caz, acest lucru poate duce la angajații să înceapă să renunțe.

Și acest lucru este logic, deoarece condițiile de muncă devin brusc complet insuportabile. Acolo unde odată puteai agăța o fotografie de vacanță, astăzi ar trebui să existe un perete gol. Acolo unde înainte existau zece creioane ascuțite în organizator pentru orice ocazie, astăzi este permis doar unul. Și, cel mai important, nimeni nu poate explica cu adevărat de ce este necesar acest lucru.

Explicația „toate sunt pierderi” nu este acceptată. Poate că nimeni nici măcar nu argumentează că creioanele suplimentare într-un suport pentru creion înseamnă bani în plus pentru companie, dar totuși toată lumea rezistă cu o forță teribilă. Și dacă nu ai idee de ce se întâmplă asta, uită-te în jur. În timp ce puneți deoparte creioanele suplimentare, oamenii pierd ore de lucru în muncă complet lipsită de sens și inutil: coordonează comenzi cu o jumătate de duzină de directori timp de săptămâni, se grăbesc prin departamente în speranța de a grăbi măcar puțin finalizarea o comandă urgentă, ei scriu rapoarte de mai multe pagini pe care nimeni nu le citește, completând sute de jurnale și formulare în loc să-și facă treaba principală.

Prin urmare, încercarea de a reduce pierderile unei companii prin reducerea numărului de pixuri sau introducerea unei reguli „folosește spatele hârtiei pentru a tipări ciorne” arată întotdeauna ca spillikins.

Economisirea a două pachete de hârtie pentru zece angajați din clasa „plancton de birou” pe lună în acest caz arată ca o batjocură a bunului simț.

Fluxul de lucru la birou

În producție, totul este mai mult sau mai puțin „conform regulilor”. Înainte de a asambla produsul finit, trebuie mai întâi să faceți toate piesele. Și pentru asta, cumpărați materii prime. Și înainte de asta, dezvoltați un design. La birou, totul merge de obicei la întâmplare. Mai întâi vi se cere să facturați, apoi vă gândiți la specificația serviciului și apoi începeți să vă dați seama de unde să obțineți resursele și timpul pentru a finaliza ceea ce ați plătit deja în avans.

Și e bine dacă asta e tot.

Fiecare angajat de birou, chiar dacă pare a fi „plancton de birou”, va trebui cu siguranță să devină o caracatiță, deoarece face trei sute patruzeci și șapte de locuri de muncă în același timp. „Și suedezul, și secerătorul și cârmuitorul pe buză.” De îndată ce o persoană se așează să sune către cei mai urâți clienți, tocmai își strânge puterile și tocmai în acest moment vine un coleg dintr-un alt departament și îi cere urgent să-i acorde „cinci minute” de timp prețios. Și trei ore mai târziu, se întoarce la interpretul împodobit și îl întreabă: „Ei bine, ce ți-a luat atât de mult, a fost doar o oră de muncă acolo?”

„De ce mă tragi la fiecare jumătate de oră? Ți-am spus, totul va fi gata în cinci minute!”

Munca majorității angajaților de birou nu se încadrează în paradigma de producție a fluxurilor. Și acest lucru este dezvăluit rapid atunci când încercați să desenați o hartă a fluxului. Nu există flux. Dar trebuie să desenezi o hartă. Entuziaștii, inspirați în special de profesorii lor, sunt chiar capabili să-și croiască drum prin labirinturile birourilor și să deseneze în continuare procesul de îndeplinire a sarcinilor individuale. Dar cu amendamente la faptul că „alte sarcini similare sunt îndeplinite complet diferit”, „există trei categorii de complexitate”, „numai Petrovici face această muncă și numai când este liber” și „și dacă șeful este în vacanță, atunci totul este făcut complet greșit „Se pare că . Cel mai probabil, o astfel de hartă a fluxului valoric descrie o hartă a fluxului valoric sferic în vid în absența restului universului și poate servi doar ca o sperietoare pentru generațiile ulterioare de recruți sub sloganul: „Nu așa ar trebui să faci. asta în orice împrejurare!”

Care este rădăcina problemelor

Sursa tuturor acestor explozii amenințătoare de iritare a angajaților și confuzie totală în fluxuri este una. Și nu pot decât să repet același lucru: până nu se va determina valoarea activităților care se desfășoară în birou, orice efort de implementare a metodelor de lean manufacturing va eșua. Nu pentru că metodele lean nu funcționează la birou sau nu funcționează fără lipsă de valoare. Ei lucreaza. Dar dau un rezultat pe care nimeni nu-l dorește. Este același lucru cu strângerea unui șurub Phillips cu o șurubelniță simplă: îl puteți strânge, dar veți pierde mult efort și, cel mai probabil, veți rupe firul.

Din păcate, valoarea multor birouri este foarte greu de descoperit. Inclusiv pentru că legea Parkinson de dublare a vârfului administrativ continuă să funcționeze inexorabil chiar și în era digitală. Prin urmare, bucățile de valoare care sunt create de caracatițe de birou remarcabile sunt foarte greu de detectat și colectat într-un singur flux. Iar activitatea în sine seamănă adesea nu cu un pârâu, ci cu un vârtej cu curenți puternici în care orice poate dispărea.

Pentru a izola aceste elemente de valoare vor fi necesare mai multe metode non-triviale, despre care voi vorbi la seminarul din martie " ", inclusiv despre standardizare, cum să găsim elemente de valoare în fluxuri confuze, despre gestionarea întregii varietăți de birou. sarcini, cum atrageți pe toți cei din birou de partea dvs.

Cei care doresc să participe la seminar mai au ocazia să... Dar în fiecare zi numărul locurilor disponibile scade lent, dar inexorabil. Așa că grăbește-te.

Director calitate, SRL „ROTO FRANK”

O lume deja complexă necesită simplitate în toate. Pentru majoritatea oamenilor, dorința de simplitate devine clară atunci când vine vorba de locul de muncă. Este surprinzător că nimic nu s-a schimbat semnificativ în această direcție timp de câteva decenii, în ciuda tehnologiilor de birou revoluționare sub sloganul economiilor „fără hârtie”, în ciuda progresului enorm în cercetarea organizațională și de management. La fel ca și înainte, munți de documente cresc uimitor de rapid și falnic, dosare cu inscripția „Urgent!”, care se ridică cu mândrie, autocolante galbene cu numere de telefon și adrese de e-mail, diagrame, liste de sarcini, toate tipurile de medii de stocare, de la DVD-uri la unități flash. USB, suveniruri de afaceri, bibelouri... De ce?

Încercăm să răspundem la această întrebare la ROTO FRANK. Tehnologii Thrift și Lean în orice, inclusiv în birouri!

Locul de muncă este mai mult decât locul unde lucrăm. Este un simbol, ceva ca o reflectare a conținutului gândurilor noastre. Ceea ce păstrați în cap este prezentat magic pe desktop. Sarcini din ce în ce mai complexe care ajung zi de zi pe o suprafață de 1 până la 2 m 2 creează un fel de colaj pestriț din rutina de zi cu zi.

Cu toate acestea, de îndată ce începi să încerci intenționat să schimbi acest obiect de artă, vei simți cum munca ta zilnică se schimbă și devine mai ușoară.

De fapt, a crea un birou ordonat este mai ușor decât crezi. Aceasta poate fi o contribuție mică, dar semnificativă, la calitatea experienței dvs. de muncă.

Test de autocontrol (cât de bine organizat este locul de muncă)

Lucrurile pe care le folosești zilnic sunt chiar la locul lor?
Pe biroul tău sunt documentele pentru sarcina la care lucrezi direct. chiar acum?
Lucrezi doar cu unul inbox/tava pentru mesajele primite?
Este garantat că documentele urgente (data scadentă) nu sunt depozitate în stive sau tăvi pentru documente unde trebuie să le căutați, pierzând timp?
Sistemul dumneavoastră intermediar de stocare pentru documentația/proiectele curente vă asigură că puteți găsi orice document necesar în maximum un minut?
Colegii dumneavoastră se referă la documentația dumneavoastră de muncă în caz de absență?
Folosiți liste de verificare care vă ușurează munca?
Știți întotdeauna unde să plasați acest document sau acela?
Ai stabilit reguli scrise pentru lucrul la birou?
Afacerea dumneavoastră consideră costurile administrative ca parte a productivității generale a organizației?

Să rezumam. Cât de des ai răspuns „da”?

De 10 ori - Ești deja foarte bine organizat și știi datorită căror tehnici ai obținut acest rezultat. Să lucrez cu tine este o plăcere.

De 7-9 ori - Știți aproape totul despre cum să vă organizați biroul sau spațiul de lucru. Dar rămâne un potențial, realizând care poți îmbunătăți semnificativ situația.

De 3-6 ori - Tu, ca mulți alții, ai multe lucruri diferite pe mâini, cărora trebuie să le faci față în același timp. Cu toate acestea, veți putea vedea că există o oportunitate de a face acest proces mai eficient (faceți-l mai valoros).

De 1-2 ori - Dacă nu ați acordat încă suficientă atenție optimizării spațiului de lucru și luați notă de următoarele informații, veți fi uimit de efectul pozitiv al aplicării unor tehnici și sfaturi simple.

Ai primit puncte mici? Nu fi suparat! Răspunzând la fiecare întrebare, identifici exact unde există potențialul de îmbunătățire - acolo unde ai răspuns „nu”, există șansa să o faci!

De unde am început la ROTO...

Scop: elaborarea unui plan pentru etapele succesive de implementare.

Dar mai întâi, câteva note și axiome bazate pe rezultatele monitorizării stării de fapt la început.

Îmbunătățirea continuă necunoscută în birouri

„Nu există timp pentru a pune lucrurile în ordine, dar toată lumea are timp să caute ceea ce este necesar.” Aceasta este practica multor birouri, inclusiv a noastră la ROTO. În timp ce în producție, îmbunătățirea și optimizarea continuă este o rutină zilnică absolut normală, în birouri și birouri înțelegerea necesității de a optimiza procesele curente nu vine imediat. Greșelile care sunt cel mai ușor de făcut, cel mai greu de detectat, cu cele mai costisitoare consecințe și decizii dificile sunt cele mai des luate. dincolo de domeniul de aplicare Productie.

Potențial uriaș în birouri

Merită să recunoaștem că cea mai mare parte a optimizării este implementată în producție și într-o măsură mai mică în administrare. Cu toate acestea, există un potențial enorm în birouri, în timp ce s-au făcut deja progrese mari în atelierele fabricilor. Prin urmare, multe companii de astăzi continuă să reducă activitățile neproductive de birou și să reducă pierderile în acest domeniu, producând în același timp produse de înaltă calitate pentru o lungă perioadă de timp.

Necesar pentru supraviețuire

Un alt argument în favoarea schimbării.

Nu este un secret pentru nimeni că, în toate industriile, globalizarea și-a lăsat amprenta, forțând astfel reducerea deșeurilor și a pierderilor sub toate formele lor, ceea ce astăzi nu este o opțiune, ci o condiție prealabilă pentru a asigura supraviețuirea unei companii pe o piață competitivă.

Activități zilnice în multe afaceri

Cum arată o zi obișnuită de muncă? În multe întreprinderi este aproximativ același:

munca la birou nu este reglementată de nicio regulă; fiecare își face treaba așa cum crede că este corect
termenii sunt lungi
există „ocoliri” și „aglomerație”; fluxul eficient al activității seamănă mai mult cu un filtru.

Aproape o treime din toate pierderile

Pe baza cercetărilor efectuate pe fotografiile orelor de lucru ale angajaților și distribuția volumului de muncă în timpul zilei, s-a constatat că aproape o treime din toate pierderile din birouri și de la fiecare loc de muncă necesită timp pentru a găsi documentul solicitat. Jumătate din toate pierderile sunt cauzate de procese prost coordonate, ceea ce duce la timpi lungi de așteptare și blocaje de proces. Restul este activitate neproductivă de birou. După ce ne-am făcut niște calcule simple în cap, am fost îngroziți...

70 de zile neproductive pe an

Pe baza faptului că aproape 30% din timpul de lucru, conform rezultatelor cercetării, nu este productiv, puteți calcula cu ușurință câte zile pe an irosește fiecare angajat. Asta înseamnă că 70 de zile din an de lucru, fiecare angajat vine la muncă, face lucruri inutile și pleacă acasă (!).

Ordine durabilă

Scopul nostru principal este ca, cu ajutorul instrumentelor și sfaturilor care sunt în mâinile noastre, să putem menține ordinea pe biroul nostru și în biroul nostru în orice moment.

Cifre din practica mondială

Aplicând sfaturi și recomandări simple, puteți obține rezultate în viitorul apropiat. Cum se determină efectul implementării? Îmbunătățirile pot fi cuantificate; Datele statistice medii din practică arată:

Creștere cu 10-20% a eficienței

20% eliberare de spațiu

Reducere cu 40% a timpului de căutare

Reducere cu 25% a timpilor de livrare

Efecte în viitor

Datorită modificărilor pe care le puteți realiza:

îmbunătățirea clară a satisfacției angajaților
reducerea etapelor intermediare, fără valoare adăugată, în procese
îmbunătățirea reactivității care satisface dorințele clienților
creșterea competitivității

Ce înseamnă „kaizen”?

Kaizen este un proces de îmbunătățire continuă sub formă de mișcare/dezvoltare secvențială direcționată prin pași mici. Măsurile din acest proces sunt ușor de implementat, nu necesită soluții sau investiții de înaltă tehnologie costisitoare, iar riscurile sunt previzibile și limitate.

Principiile Kaizen sunt a priori, în primul rând, stăpânite în producție. Rezultatele sunt îmbunătățiri, precum și cunoștințe despre potențialul de îmbunătățire. De la producție la birouri... Principiile ar trebui adoptate sub sloganul „Ce este bun pentru producție poate fi și bun pentru administrație”. Instrumentele folosite nu sunt noi, ele se bazează pe căutarea potențialului de îmbunătățire, ci în sectorul birourilor. Datorită kaizen, problemele de care nu erai conștient anterior devin transparente și evidente. Lucrul special este că beneficiază nu doar compania, ci și angajații: pot lucra mai repede, mai bine și mai puțin stresați, în timp ce compania devine mai competitivă datorită acestui lucru.

Urcând pe Scara Kaizen

Scopul kaizen în birou este îmbunătățirea treptată și continuă.

Prima etapă necesită mult timp și efort pentru a crea ordine și sortare în zona dvs. de lucru (înlăturarea a tot ceea ce vă distrage atenția și interferează cu concentrarea asupra sarcinilor urgente nu este una dintre ele).

În a doua etapă, sunt stabilite „regulile jocului”. Regulile țin lucrurile în ordine. În plus, acolo unde sunt stabilite reguli, nu mai este nevoie de restabilirea constantă a ordinii.

A treia etapă marchează succesul obținut pe baza rezultatelor primelor două. Cu toate acestea, este prea devreme pentru a vă relaxa; în această etapă, procesele necesită optimizare.

La a patra etapă, angajații sunt implicați mai intens în gândirea la posibile îmbunătățiri. Aici angajații acționează ca experți.

Sarcina etapei a cincea este de a oferi un vector aspirațiilor în căutarea îmbunătățirilor prin stabilirea de obiective. Aceste obiective sunt direct legate de dezvoltarea strategică a companiei. Definirea indicatorilor de performanță în acest sens ajută la măsurarea gradului în care obiectivele sunt atinse.

Câmpul de luptă este vast, așa că astăzi voi încerca să evidențiez doar câteva recomandări, așa-numitele tips & tricks, ca parte a primei etape. De fapt, suntem încă la granița primului și al doilea pas. Și mai sunt multe de urmat. Dar alocăm timp cu o rezervă pentru a ne asigura că fiecare detaliu este acceptat și perceput de către angajați. Prin urmare, nu participăm la cursa de urmărire. Tactica noastră este măsurată mișcarea înainte. Asa de, primul pas: organizați-vă și curățați

Cum poate un angajat să lucreze cu eficiență ridicată în haos?

În competiția internațională de astăzi, fiecare minut contează.

Nu mă pot gândi la o singură persoană care să regrete timpul economisit când își face munca zilnică. Explicația pentru aceasta este simplă: teancurile de hârtie de pe masă reflectă caracterul unei persoane - un birou gol vorbește despre un cap strălucitor.

Înainte de a menține ordinea, trebuie mai întâi să o restabiliți cel puțin o dată. Acesta este scopul primei etape. Veți spune că nu aveți timp pentru asta (din aceasta putem concluziona că înțelegeți clar structura zilei dvs. de lucru, care este deja primul pas către standardizare!). Cu toate acestea, încearcă să ieși din rutina ta de la birou și să începi cu acest prim pas. Lucrul uimitor despre un Lean Office este că timpul petrecut pentru a face modificări se plătește imediat mai târziu. Punând lucrurile în ordine și curățând, vă scutiți de nevoia de a fi în haos în viitor, economisind timp prețios de la căutări inutile. Poate că colegii tăi, văzându-ți biroul, vor zâmbi și vor spune: „Nu ai un loc de muncă?” Dar așteptați puțin și veți vedea aceleași persoane care se întorc să vă întrebe cum ați făcut-o.

Înainte de a lua măsuri decisive, este necesar să clarificăm mai întâi situația inițială. Efectul acestei etape introductive este atât de puternic încât această abordare este foarte recomandată.

1. Faceți o fotografie a situației inițiale: biroul dvs., precum și întregul loc de muncă: podea și pervaze, dulapuri uzate (în detaliu).

Modul în care vă vedeți spațiul de lucru într-o fotografie este diferit de modul în care îl vedeți atunci când stați la birou. Fotografia vă permite să vedeți situația de la distanță; o astfel de „terapie de șoc” este foarte utilă și ajută în cel mai bun mod să vă deschideți ochii asupra zonelor cu probleme.

Nu încercați să vă compromiteți colegii cu un reportaj foto. Această procedură nu a fost începută pentru a-i expune pe colegi la haosul de la locurile lor de muncă. Haosul indică doar faptul că procesele existente nu sunt pe deplin gândite și standardizate. Oriunde vezi neconcordanțe în fotografie, există potențial de îmbunătățire. Fotografia va oferi o imagine a modului în care arată locul de muncă din exterior. Pentru a spori efectul, le puteți imprima și le puteți agăța sub titlul „Așa ne văd clienții, oaspeții, colegii, furnizorii etc. din exterior.”

2. Sortați și organizați

După ce ați înregistrat starea inițială, sortarea este necesară. Scapa de toate lucrurile inutile. Sunt multe lucruri în sertarele biroului, dulapuri și rafturi cu care te-ai obișnuit de mult, dar care nu au mai fost folosite de multă vreme sau nu vor mai fi folosite în viitor. Orice nu este folosit trebuie aruncat.

Cantitatea de documentație sortată, tăvi de hârtie și alte lucruri similare după o astfel de procedură este uimitoare.

Rezultatul este eliberarea de spațiu și zone și, ulterior, reducerea timpului de căutare. Nu ar trebui să încerci să îmbrățișezi imensitatea. Începeți de la punctul de pornire al spațiului și urmați pas cu pas. De exemplu, biroul tău este epicentrul muncii tale. Începe cu el. Postulatul managementului timpului spune: un angajat la o „masă goală” lucrează mai eficient decât la una „încărcat” (ca un tâmplar cu avionul). Lângă tabel, acordați atenție următoarelor zone. Se recomandă să urmați următorul traseu:

birou
containere extractibile și sertare de birou
sub masa de pe podea
în dulapuri verticale, comode, pe rafturi
pe pervazuri și alte suprafețe orizontale

Ce să faci dacă nu ai timp suficient pentru a sorta

Se poate întâmpla să nu existe timp suficient pentru o sortare de bună calitate a întregului spațiu de birou în același timp.

Atașați autocolante pe uși și numerotați-le succesiv. Faceți o listă de sarcini pe baza acesteia. Etichetați fiecare sarcină cu numele persoanei responsabile de finalizarea ei și o dată limită. Faceți acest plan de acțiune vizibil pentru toți angajații. Poate fi eliminat când toate activitățile sunt finalizate.

Pe acest plan, puteți vedea imediat ce a fost deja finalizat și ce rămâne de făcut.

De asemenea, puteți face un reportaj foto și îl puteți trimite tuturor angajaților. Este puțin probabil ca protocolul să rămână în memorie pentru o perioadă lungă de timp. Cu toate acestea, autocolantele vor servi ca un fel de faruri pentru mementouri și sunt în mod constant la vedere.

Utilizați metoda note lipicioase și dacă vă îndoiți de potrivirea lucrurilor sau nu puteți lua o decizie finală pe cont propriu. Includeți aceste elemente în planul de acțiune și apoi, într-o discuție comună cu colegii interesați, decideți împreună soarta acestor obiecte sau elemente. Scrieți inițialele angajaților pe autocolante, acest lucru va face mai ușor să determinați la prima vedere cine este responsabil pentru un anumit obiect.

3. Exersează să scapi de lucruri pe bază de test.

Oamenii sunt vânători și colecționari prin natura lor. Prin urmare, atunci când vă pregătiți să vă despărțiți de lucruri, pot apărea îndoieli - dacă sunt necesare din nou... Va fi util să experimentați în această direcție înainte de a lua măsuri decisive. Pune obiectele și documentele care nu sunt necesare la locul de muncă, dar de care nu ai vrea să scapi încă, în cutii de carton.

Aceste cutii pot fi depozitate într-o arhivă, subsol sau depozit. Acest lucru eliberează zonă/spațiu valoros în zona dvs. de lucru.

Scoateți rafturile libere din biroul dvs. În caz contrar, foarte curând vor fi din nou umpluți cu ceva. Pentru a nu uita de conținutul cutiilor, etichetați-le după cum urmează:

Aveți grijă atunci când determinați oportunitatea perioadei de valabilitate a arhivei.

Vă rugăm să marcați fiecare casetă cu un număr de serie. Când creați o arhivă și un ambalaj, faceți un inventar a ceea ce plasați în ele. Din inventar puteți crea o listă de conținut. Puteți atașa protocolul de arhivă la fiecare cutie specifică. Puteți păstra o copie la locul de muncă - în interiorul ușii dulapului, astfel încât să aveți acces direct la aceste informații dacă este necesar.

4. Eliberați mai mult spațiu în spațiul dvs. de lucru

Spațiul de lucru din jurul tău ar trebui să fie organizat astfel încât să promoveze concentrarea asupra rezolvării sarcinilor tale zilnice și atingerii obiectivelor tale. Mediul tău ar trebui să conțină doar acele lucruri de care ai nevoie zilnic. Deseori însă, după sortare, se descoperă prezența lucrurilor, obiectelor, mobilierului care nu este folosit și care se află în cale.

Uneori se întâmplă că nu puteți determina cu exactitate necesitatea anumitor documente la îndemână. Accesați periodic unele foldere, dar nu vă amintiți care dintre ele. De fiecare dată când te uiți în dosar, plasează o mică notă lipicioasă pe cotor.

După aproximativ trei luni, va apărea o imagine din care poți judeca care dosare sunt cele mai populare în munca ta. Pentru a evita pierderea timpului căutând autocolante de fiecare dată, așezați-le pe unul dintre pereții dulapului. Acest sfat va fi util dacă arhivați periodic foldere utilizate mai puțin frecvent sau scăpați de ele. Setați un memento regulat în calendar când decideți ce foldere trebuie eliminate din spațiul de lucru.

Idee alternativă: puteți sigila dosarele cu bandă adezivă. Când este nevoie de folder, rupeți banda. După trei luni, veți înțelege ce foldere trebuie arhivate: toate cele pe care banda rămâne intactă.

Unele birouri au dulapuri sau dulapuri care nu sunt folosite – adesea cu argumentul ca mobila costa foarte multi bani. Este adevărat că achiziția implică întotdeauna cheltuirea banilor. Dacă mobilierul este pe culoar, provoacă căutări inutile, distrage atenția de la muncă, acest lucru duce la costuri și mai mari.

Scapă de astfel de mobilier. Aranjați doar mobilierul necesar și găsiți-i o nouă utilizare. Unele companii oferă să ridice mobilier și obiecte nedorite pentru angajații lor. Stabiliți un loc unde veți plasa astfel de articole, astfel încât să poată fi îndepărtate liber.

5. Optimizați sortarea deșeurilor

A pune lucrurile în ordine implică întotdeauna despărțirea de lucruri inutile. Adesea, locul de muncă folosește un coș de gunoi pentru orice - fie că este o ceașcă de iaurt sau hârtie mototolită.

În schimb, trebuie să obțineți o cutie de reciclare a hârtiei. Îl folosești, dându-i numele tău, doar în acest scop. Apropo, este mai bine să ai un birou mic și un sertar mare pentru hârtie decât invers.

Alte deșeuri trebuie sortate folosind un container cu mai multe compartimente sau containere separate, etichetate. Dimensiunile containerelor sunt determinate de volumul deșeurilor.

Deoarece în cutie se acumulează prea multe documente în timp, este necesar să o golești nu zilnic, ci cel puțin săptămânal. De asemenea: dacă ai nevoie de un document pe care îl pui într-o cutie, îl poți scoate de acolo nevătămat.

Cutia pentru hartii trebuie sa aiba o forma si o dimensiune potrivita, astfel incat documentele asezate acolo sa nu se sifoneze.

Vă rugăm să rețineți că sortarea deșeurilor trebuie menținută pe tot parcursul lanțului! Au existat cazuri în care sortarea a fost efectuată cu succes în birouri, totuși, până seara, personalul pur și simplu a aruncat tot gunoiul în unu rezervor.

Pentru idealisti, poti folosi unul dintre sertarele mesei/dulapului pentru un recipient pentru hartii. Este deschis în timpul zilei. Când primiți vizitatori, îl puteți închide cu o singură mișcare - nu este vizibil pentru ochii curioșilor.

6. Păstrați-vă zona de lucru curată și organizată.

Dacă ai adus ordine și curățenie la locul tău de muncă, acum trebuie să menții constant această stare.

Fă-ți un obicei să-ți aranjezi biroul înainte de a-ți părăsi biroul la sfârșitul zilei. Astfel poți începe de la zero a doua zi. În caz contrar, acumulezi documente: în prima zi au rămas 5 foi întinse, a doua zi - alte cinci, iar în a treia zi ai crescut deja un teanc de hârtie. Această aranjare seara este utilă dacă ești încă în faza de adaptare. Pe măsură ce stăpâniți recomandările pentru menținerea ordinii, veți vedea că la sfârșitul zilei nu sunt multe care să fie readuse la normal.

Menținerea curățeniei și ordinii ar trebui monitorizate în mod regulat:

Puteți folosi lista de verificare dată la început sau puteți dezvolta propria dvs. în funcție de nevoile dvs. Aici puteți include și articole de curățenie pentru mese, sertare, dulapuri, echipamente de birou, podele, plante, lămpi, containere de gunoi, zone comune etc.

Implementare cu succes

Vă sugerez să încercați aceste tehnici. Vei observa că tot mai mult timp este eliberat în activitățile tale atunci când ordinea te înconjoară.

ROTO FRANK este o companie germană. Cei mai mulți dintre colegii mei ruși mă vor sprijini prin faptul că în fiecare zi credem din ce în ce mai mult în adevărul proverbului german „Ordnung muss sein” (Ordinea este capul tuturor). Acest lucru ne oferă un stimulent pentru a merge spre stăpânirea următorilor pași ai Lean Office: dezvoltarea regulilor, optimizarea proceselor existente, implicarea angajaților ca experți, stabilirea obiectivelor strategice de dezvoltare și determinarea indicatorilor de performanță.

Verificați-vă de două ori prin implementarea tehnicilor care vi se sugerează:

Ai facut poze cu starea initiala?
Ați sortat și ați scăpat de lucrurile inutile (și continuați să faceți acest lucru sistematic)?
Ați folosit metoda notelor lipicioase?
Ați încercat metoda de a scăpa de lucruri în modul de testare?
Ai eliberat mai mult spațiu în zona ta de lucru?
Ați sortat deșeurile de hârtie într-o cutie separată?
Ți-ai făcut un obicei să-ți cureți biroul la sfârșitul zilei de lucru?

1. Inovație și generare de idei:

Care este esența procesului de management al ideilor? De ce este acest lucru important și util pentru orice companie.
Care generează în principal idei noi.
Ce modele de management al ideilor există.
Cum funcționează sistemul de management al ideilor.
Cum se evaluează o idee propusă.
Cum să încurajezi angajații să vină cu mai multe idei bune pentru afacerea ta.
Inovația la locul de muncă: când, de ce și cine are nevoie de ea? Crearea motivației pentru a fi un inovator.
Creativitatea ca bază pentru dezvoltarea ideilor inovatoare la locul de muncă.
Ce limitează creativitatea?
Bariere interne: stereotipuri de gândire. Conștientizarea barierelor interne din calea creativității și a importanței slăbirii acestora atunci când se rezolvă probleme non-standard.
„Ucigașii de idei” în munca de proiect sau cum să „înăbuși” o idee nouă? Conștientizarea factorilor de mediu care blochează creativitatea și inovația într-o organizație.
Suboptimalitate la locul de muncă? Ideea de „semnale slabe”.
Noi abordări și optimizarea proceselor la locul de muncă. Instrumente de generare a ideilor.
Reguli pentru formularea unei probleme. Înțelegerea ideii de „semnale slabe” și rolul lor în găsirea unei soluții non-standard.
Studierea regulilor de formulare/punerea unei probleme. Dobândirea abilităților de a găsi și formula o problemă/suboptimalitate la locul de muncă.
Metoda „problemă inversă”. Formarea deprinderii de utilizare a metodei „Problemă - Revers” în procesul de generare a ideilor.
Metoda de brainstorming. Înțelegerea criteriilor pentru calitatea generării ideilor într-un grup. Formarea capacității de a genera idei în conformitate cu regulile și de a fi participanți constructivi la aceasta.
Cum să evaluezi ideile promițătoare? Metoda „3 coșuri”. Crearea unui rating de idei. Analiza rezultatelor generării de idei în grup și domeniile de aplicare a instrumentelor în practică.
Cum să vă mențineți și să vă dezvoltați potențialul creativ personal? Conștientizarea modului de a rămâne flexibil în gândirea ta. Creșterea motivației de a-ți dezvolta potențialul creativ și de a aplica tehnologia în practică.

Gândire creativă și logică.

5 etape ale procesului creativ.
„Coacerea” ideilor.
Evaluarea și selecția ideilor.
Analiza finală.
Cum să-ți „pumpezi” mintea.

Metode software utilizate pentru gestionarea ideilor într-o organizație:

Tehnici care stimulează generarea de idei inovatoare.
Tehnici de colectare a acestora.
Instrumente pentru colaborarea ideatică.
Instrumente pentru recompense.
Instrumente pentru monitorizarea și selectarea celor mai interesante idei.
Instrumente de pregătire a rapoartelor.

2. Realizarea unei întâlniri eficiente

Model (foaia de parcurs) pentru desfășurarea unei întâlniri eficiente.

Metodologie de desfășurare a diferitelor tipuri de întâlniri:

întâlnire – rezumat.
întâlnire pentru a construi un plan pentru perioada următoare.
întâlnire creativă: dezvoltarea de idei noi (brainstorming).
întâlnire de criză: dezvoltarea căilor de ieșire din situații dificile.

Factorii care influențează eficacitatea comunicării, rolul atenției în procesul de comunicare.

Arta de a fi auzit și înțeles: ascultare activă și empatică, crearea armoniei în comunicare.
Conceptul de dispută, tipuri de dispute.
Reguli generale pentru desfășurarea unei dispute adecvate.

Organizarea și controlul punerii în aplicare a deciziilor luate în cadrul ședinței.

Evaluarea eficacității și eficienței întâlnirii.
Proces-verbal al ședinței: proiecte de hotărâri, menținere, pregătire, distribuire.
Reguli pentru întocmirea rapoartelor pentru participanți.
Implementarea deciziilor si monitorizarea executiei.
Modele de luare a deciziilor în grup. Oportunitățile și riscurile lor. Alegerea modelului optim.
Responsabilitatea și implicarea participanților în procesul de dezvoltare și luare a deciziilor. Selectarea nivelului „necesar și suficient”.
Descompunerea deciziei luate. Matricea de responsabilitate.
Formalizarea deciziilor.
Atribuirea sarcinilor executanților.

3. Kaizen și 5C:

Toyota Production System (TPS) și principiile sale, lean production (Lean Production) sau TPS în stil american.
Kaizen ca element cheie al sistemului de producție al companiei - obiective, principii, trei niveluri de kaizen, cicluri.
Procesul Kaizen - identificarea unei probleme, analiza datelor și găsirea cauzei principale a problemei, planificarea acțiunilor pentru eliminarea acesteia, implementarea planului, evaluarea eficacității acțiunilor întreprinse.
Indicatori de performanță Kaizen.
Echipe Kaizen - formare și activități, metode și instrumente.
Ce este Kaize Office? De ce este importantă implicarea întregului personal al companiei în procesul de îmbunătățire a proceselor de afaceri și cum se poate realiza acest lucru.
De ce trebuie să îmbunătățiți eficiența proceselor interne.
Lanțul valoric al produsului. Analiza proceselor administrative și identificarea pierderilor.
5C la birou. Ce oferă introducerea 5C unei companii?
Instrumente 5S: sortare, organizare, păstrare curată, standardizare, îmbunătățire și disciplină.
Tehnologia de implementare. Determinarea domeniului de implementare a instrumentelor 5C. Metodologie de clasificare a articolelor și materialelor de lucru. Tehnologia „Red Label” Dezvoltarea regulilor de standardizare, vizualizare și planificare în birou.
Lucrați cu personalul. Creșterea potențialului angajaților.
7 principii de formare a personalului eficient.
Calitate încorporată în procesele administrative. Practică în catedră. Colectarea datelor, cercuri de calitate.
„5 kaizens” la locul de muncă: planificarea îmbunătățirilor și implementarea acestora.
Planificarea pașilor pentru implementarea ideilor în practică.
Optimizarea planificarii la locul tau de munca.

4. Introducerea de inovații. Fundamentele managementului de proiect.

Managementul proiectelor - concepte generale.
Înțelegerea termenilor proiect și management de proiect și procese de management de proiect.
Scopurile și obiectivele analizei financiare și economice a proiectelor. Definiții de bază.
Procesele de planificare a proiectelor.
Execuția și controlul proiectelor.

Tatiana Shustova

Lucrează ca specialist în comunicare de marketing pentru o mare companie farmaceutică. Interesat și de comunicarea internă.

Imaginați-vă că sunteți o persoană creativă care are nevoie de propria sa mizerie mică, confortabilă și inspiratoare pentru a lucra confortabil. Așa că notele importante sunt presărate cu cărți poștale frumoase din țările în care ai petrecut o vacanță de neuitat, sau fluturași de la cea mai apropiată cafenea, iar cana ta murdară preferată va sta cu siguranță lângă monitor.

Ce poți face, ăsta e genul de persoană care ești. Ordinea ideală te plictisește și omoară orice dorință de a crea și pur și simplu nu ai timp să înțelegi hârtiile. Acum imaginați-vă că sunteți plasat brusc în cadrul strict al sistemului japonez ciudat.

Ce este Kaizen

Kaizen este o filozofie japoneză care vizează îmbunătățirea continuă și schimbarea în bine. Kaizen este ceea ce, în cuvinte simple, poate fi numit manufacturing slab. Obiectul potrivit în locul potrivit în cantitatea potrivită. Comanda, sortarea, standardele acceptate, intretinerea si curatenia.

Documente, materiale, mijloace de producție - toate acestea sunt depozitate, întreținute în ordine și sistematizate în așa fel încât orice muncitor să găsească rapid tot ce are nevoie. În companiile mari, kaizen se referă la procesele de producție, iar pentru lucrătorii de birou se reflectă în mediul lor de lucru.

Acest lucru se aplică spațiului de lucru de pe unitățile de sistem (nume de fișiere standard), rechizitelor de birou (spațiu pentru hârtie sau cartușe de imprimantă) și stocarea documentelor (dosare semnate într-un mod standard).

Avantajele sistemului Kaizen

Dacă luăm în considerare kaizen la nivel de companie, atunci acest sistem se dovedește a fi util și productiv. Permiteți-mi să vă dau un exemplu simplu. Am avut norocul să lucrez într-o fabrică mare în care kaizen era folosit la maximum. De exemplu, propunerea unuia dintre angajați de a încărca încă patru cutii pe paleți a dus la faptul că distribuirea corectă a produselor a făcut posibilă economisirea unei sume semnificative la chiria depozitului.

Sau un exemplu de utilizare a kaizen în . Zona de depozitare a hârtiei este marcată cu o scară. Dacă cantitatea de hârtie scade până la un anumit punct, atunci este timpul să vă gândiți la comanda unui nou lot. Acest lucru ajută la anticiparea din timp a situației în care ceva va lipsi.

În ceea ce privește spațiul personal al unui angajat de birou, ar trebui să aveți întotdeauna un birou curat. Toate dosarele cu documente trebuie semnate și aduse la uniformitate.

În acest caz, veți ști unde și în ce cantitate se află rechizitele de birou. Este foarte confortabil.

Experiență personală folosind kaizen

Prima dată am întâlnit filozofia Kaizen când m-am angajat la o companie japoneză. La birou, fiecare lucru trebuia să fie la locul lui, marcat cu un autocolant verde. Pe biroul meu era o fotografie care arăta un monitor, o tastatură și un mouse stând pe o masă goală. Și legenda: „Așa arată desktopul meu la sfârșitul zilei de lucru.”

Totul ar fi bine, dar în această „sterilitate” am început brusc să îmi lipsească. Fiind o persoană creativă, sunt obișnuită să mă înconjoare cu lucrurile pe care le iubesc. Aveam nevoie de „ordine în haos”: acel caz când din exterior biroul tău pare un loc aglomerat, dar știi exact ce este unde.

Mi s-a părut că a fost nevoie de mult timp pentru a pune rechizitele de lucru la locul lor. Și într-o zi s-a trezit un protest în sufletul artistului defavorizat. Și acum cana preferată, care pur și simplu nu are timp, este ascunsă într-un sertar pentru lucrurile personale. Și sufletul meu este fericit de o asemenea răzvrătire.

Înainte de asta, am lucrat ca designer într-o mică agenție de publicitate. Pe biroul meu erau pliante de filme, tot felul de poze haioase, un bol cu nuci, ba chiar si o minge antistres, pe care se punea in fiecare saptamana cate un costum nou, pe care il faceam din hartie. Și asta a fost bine.

Dar este chiar atât de bun? A fost nevoie de aproximativ aceeași perioadă de timp pentru a găsi o bucată de hârtie cu adevărat importantă ca și pentru a pune lucrurile în ordine perfectă. A fi distras de un ziar cu un horoscop întins era un lucru obișnuit, iar asta pierdea și timpul.

Ce mai merită să fie ales?

Decizia mea a fost simplă: am ales cea mai bună dintre cele două abordări. Am combinat sistematizarea și ordinea pe care le oferă kaizen cu viziunea și lucrurile mele preferate.

Regula principală este să nu exagerezi nici cu kaizen, nici cu dezordinea.

În dulapurile, sertarele și documentele mele, totul este aranjat după un sistem clar. Dar pe biroul meu există întotdeauna un colț rezervat lucrurilor inspiratoare: desene, o floare în ghiveci și un elefant din Thailanda.

Nu-ți fie teamă să faci un efort asupra ta și să trimiți lucrurile importante în bucăți. Odată ce te obișnuiești puțin, vei realiza că este foarte convenabil. Și pune deoparte un colț separat pentru mizerie.

Kaizen este bun până când începi să petreci mai mult timp pe formă decât pe conținut. Haosul creativ este bun până când se transformă în haos.

Am adus trei lucruri la noul meu loc de muncă. În primul rând, o cană. În al doilea rând, un bloc cu frunze în carouri înlocuibile în loc de jurnal. În al treilea rând, o floare într-un ghiveci, pe care o numesc cu drag George pentru mine. În onoarea lui George Harrison. În orice altceva - kaizen complet.