Përgatitja e një letre biznesi

Cilido qoftë qëllimi i letrave të biznesit, ato janë shkruar për të arritur qëllimin e dëshiruar në biznes. Jo çdo punonjës i organizatës ka kompetencën e duhur në fushën e korrespondencës së biznesit; me një qasje të paaftë, ekziston rreziku i prishjes së plotë të reputacionit të kompanisë me një shkronjë. Por nëse përdorni shërbimin e përpilimit të një letre në agjencinë tonë, adresuesi me siguri do të jetë i interesuar të bashkëpunojë me ju.

Qëllimi i letrave të biznesit

Letrat e biznesit nuk e humbasin rëndësinë e tyre në zgjidhjen e çështjeve të punës dhe detyrave të marketingut. Informacioni me shkrim është i përshtatshëm sepse gjithmonë mund t'i ktheheni ose t'i drejtoheni kur zgjidhni çështje të diskutueshme. Teksti i shkruar ju lejon të artikuloni mendimet më koncize dhe më qartë sesa komunikimi me gojë. Përveç kësaj, disa marrës mund të kontaktohen vetëm duke dërguar një letër biznesi. Dhe sa më i lartë të jetë statusi i këtij adresuesi, aq më profesionalisht duhet të kompozohet teksti. Llojet e letrave të biznesit aq i larmishëm sa edhe shtrirja e marrëdhënieve të biznesit. Korrespondenca e biznesit mund të jetë komerciale (dëshira për të lidhur një marrëveshje, një pretendim kundër palës në transaksion) dhe jo-tregtare (faleminderit, informacione, letra garancie, letra kërkese, ftesa, kujtime, etj.) Sipas funksionalitetit , dallohen letrat e nismës dhe letrat e përgjigjes, si dhe mesazhet që nuk kërkojnë përgjigje.

Si të shkruani letra biznesi.

Karakteristikat e strukturës dhe tekstit të një letre biznesi

Letrat e biznesit kanë një përbërje të qartë:

Në hyrje, tregohet qëllimi dhe arsyeja e letrës, jepet një lidhje me dokumentin që shërbeu si pikënisje për këtë mesazh;

Pjesa kryesore përshkruan gjendjen e punëve, jep një analizë të situatës dhe argumente. Natyra e provave varet nga drejtimi i letrës: për shembull, për të bindur për të ardhur në një konferencë, për të investuar në një projekt, për të blerë një produkt;

Si përfundim, një përfundim nxirret në bazë të sa më sipër: ofertë, kërkesë, refuzim, dëshirë, etj.

Para tekstit të letrës, gjithmonë vendoset një apel i sjellshëm për adresuesin (Për shembull, "I dashur Sergey Mikhailovich!") Dhe gjithashtu në fillim ose në fund të tekstit ekziston një formulë mirësjelljeje e hartuar sipas kanuneve të korrespondencës së biznesit. Formulat e mirësjelljes zakonisht fillojnë kështu: “Shpreh mirënjohjen time për ndihmën e dhënë ... / mirënjohje për ftesën ... / shpresoj për bashkëpunim të frytshëm ... ". Kur shkruani letra të tilla, vërehet një stil biznesi. Veçoritë e tij: konciziteti, qartësia, paqartësia, përdorimi i termave, toni neutral, standardizimi.

Vështirësi në shkrimin e letrave të biznesit

Jini mirë të vetëdijshëm për adresuesin dhe informacionin që ai tashmë ka në pyetjen tuaj;

Njohja e rregullave të gjuhës ruse dhe tiparet e stilit të biznesit: formulat gjuhësore, rregullat për hartimin e propozimeve, etj.;

Përdorimi korrekt dhe i duhur i terminologjisë;

Korrektësia në adresimin e adresuesit.

Si të shkruani letra të mira biznesi.

Fjalorët, mostrat e shkrimit të letrave të biznesit mund t'ju ndihmojnë të përballoni këtë detyrë vetë. Por nëse nuk ka punonjës kompetent ose kohë të mjaftueshme për t'u përgatitur për shkrimin e letrave të biznesit, ky shërbim mund të ofrohet nga një agjenci profesionale. Specialistët e agjencisë së komunikimit Comagency do t'ju ndihmojnë të krijoni një kokë letre, të mbledhni dokumentet e nevojshme për një argument bindës, të hartoni një letër biznesi kompetente dhe të paraqitshme, duke përmirësuar kështu imazhin e organizatës suaj.

Në ditët e sotme të gjithë duhet të jenë në gjendje të shkruajnë letra. Në fund të fundit, kjo është e pashmangshme për çdo person që ka një arsim. Jo të gjithë kanë talent për të shkruar letra. Por, duke ditur rregullat themelore, ju mund të zhvilloni aftësinë për të kompozuar letra të mira dhe interesante. Sidomos nëse këto rregulla janë mjaft të thjeshta. Në këtë artikull, do të mësoni se si të shkruani letra biznesi dhe ato personale. Le të analizojmë opsionet e ndryshme për shkronjat dhe pikat e rëndësishme në hartimin e tyre.

Si të shkruani letra biznesi

Një letër zyrtare ose biznesi zakonisht synon të mbajë një marrëdhënie biznesi midis firmave dhe punonjësve ose klientëve të tyre. Shkrimi i biznesit ka shumë lloje. Për shembull:

• Letër falenderimi
• leter rekomandimi
• Letër përcjellëse
• Leter garancie
• Letër Presidentit
• letër zyrtare
• Postë informacioni
• letër urimi
• letër kërkesë
• Leter ankese
• Ftese

Ne kryesisht dërgojmë këtë apo atë letër biznesi personave të lartpërmendur ose me kërkesë, d.m.th. Këto janë letra të drejtuara qartë të dërguara me një qëllim specifik. Qëllimi është që letra të kuptohet siç duhet. Për shembull, ne vendosim se si të shkruajmë saktë një letër falënderimi në mënyrë që ata të kuptojnë se ne jemi mirënjohës; ne mendojmë se si të shkruajmë saktë një letër zyrtare, në mënyrë që ato të jenë të dobishme, në mënyrë që të kuptohen saktë nga adresuesi. Prandaj, është shumë e rëndësishme të dini se si të shkruani saktë një letër. Mund të gjeni një mostër për të shkruar letra biznesi në lidhjen Modele të letrave profesionale të biznesit.

Më poshtë do të shikojmë rregullat themelore për shkrimin e letrave të biznesit.

Letra nuk duhet të jetë pa fytyrë

A keni menduar ndonjëherë se si të shkruani email në mënyrë korrekte? Kutia hyrëse e emailit të një personi biznesi shpesh është e mbushur me spam të ndryshëm. Para së gjithash, detyra juaj, kur shkruani një letër zyrtare, do të jetë që të vihet re dhe të mos dërgohet në dosjen Spam.

Gjëja e parë që duhet të bëni është të bëni pyetje për kompaninë ku dëshironi të dërgoni letrën tuaj. Duhet të keni sa më shumë informacion për partnerin tuaj. Pasi të njihen detajet për kompaninë, mund të filloni të shkruani një letër. Çdo person biznesi do të jetë i kënaqur nëse në një letër i drejtohet personalisht, dhe jo departamentit tregtar të kompanisë në të cilën ai punon, për shembull. Drejtimi i adresuesit me emër do të tregojë, para së gjithash, respektin tuaj për personin dhe, natyrisht, do të shkaktojë tek ai emocione pozitive, të cilat thjesht nuk mund ta bëjnë atë të dashur për personin tuaj. Në fund të fundit, si mund të filloni një bisedë me një partner të mundshëm për propozimet e biznesit nëse nuk keni marrë kohë për të mësuar mbi mbiemrin, emrin dhe patronimin e tij.

Nëse nuk keni mundur të zbuloni emrin e adresuesit, në asnjë rast mos shkruani: “Uv. gjen. drejtor!”, “Uv. komerciale dir. firmat!" Nuk ka vend për shkurtesa të tilla në një letër biznesi. Fjalët si "i dashur", "zotëri", "shefi i departamentit" etj., duhet të shkruhen të plota. Përndryshe, nuk mund të flitet për respekt.

Letra duhet të ketë një titull

Titulli është i nevojshëm për të zbuluar shkurtimisht përmbajtjen e letrës. Kështu që marrësi do të jetë në gjendje të përpunojë dhe renditë letrën pa asnjë problem. Çdo organizatë zyrtare merr dhjetëra letra çdo ditë për çështje krejtësisht të ndryshme. Prandaj, nuk ka asnjë shans që letra juaj të vihet re. Prandaj, nëse titulli juaj përmban informacione të dobishme, atëherë ky mund të jetë me interes për një partner të mundshëm. Tani e kuptoni pse është e rëndësishme të shkruani saktë letrat zyrtare?

Si të lini një përshtypje të mirë

Përpiquni t'i shtoni letrës një hyrje që do t'i shprehte një kompliment adresuesit. Për shembull, sa i lumtur do të ishit të kishit nderin të punonit me një firmë kaq të mirë.

Çfarë duhet shmangur

Shmangni frazat udhëzuese

Në vend të shprehjes "Nëse jeni të interesuar për ofertën tonë, atëherë duhet të më kontaktoni me telefon ..." më mirë shkruani "Për të diskutuar ofertën, keni mundësinë të na kontaktoni me telefon ...". Një frazë udhëzuese mund ta kthejë psikologjikisht një person kundër jush. Një frazë e tillë mund t'i tregojë adresuesit vetëdyshimin dhe arrogancën tuaj. Dhe nëse shkruani një letër rekomandimi, do të ishte e drejtë të "ofroni", dhe jo të impononi, në mënyrë që të mos keni përshtypjen se po shtyni, askush nuk do t'i pëlqejë.

Zgjidhni foljet e duhura

Përdorni foljet e përsosura. Për shembull, ata krijuan, përfunduan, bënë, zhvilluan, rritën etj. Por foljet si ne kryejmë, marrim pjesë, punojmë, prodhojmë, nuk flasin për arritje. Është e vështirë të merret parasysh kjo kur shkruani shkronja në një gjuhë të huaj, prandaj pyesni paraprakisht për rregullat e një gjuhe të caktuar në mënyrë që të dini, për shembull, si të shkruani saktë një shkronjë angleze.

Përdorni letra me letra

Përdorimi i letrës është i nevojshëm edhe nëse po dërgoni një email. Çfarë është një kokë letrash? Fletë letre duhet të përmbajë emrin e kompanisë suaj, adresën, telefonin, faksin, logon e kompanisë dhe nënshkrimin e drejtuesit. Kjo pikë është e rëndësishme në shkrimin e saktë të një letre garancie, sepse në këtë mënyrë ju tregoni se jeni të hapur dhe përgjegjës për kompaninë tuaj.

Dërgoni një letër me postë

Kur dërgoni një letër biznesi, është më mirë të refuzoni faksin dhe postën elektronike. Opsioni ideal do të ishte dërgimi i një korrieri me një letër në mënyrë që ai t'ia dorëzonte personalisht menaxherit në duar. Prandaj, sigurohuni që të kujdeseni për zarfin e korporatës. Nga rruga, nëse dërgoni dokumente për të marrë ndonjë pozicion, mos u bëni shumë dembel për të mësuar se si të shkruani saktë një letër motivimi, punëdhënësi do ta vlerësojë atë.

Si të shkruani letra personale

Një letër personale mund të jetë një letër për një mik ose një të dashur, një letër në anglisht për një mik të stilolapsit jashtë vendit, një letër dashurie ose një email në një rrjet social. Marrësi do të jetë gjithmonë i kënaqur me letrën tuaj nëse është shkruar saktë dhe me interes. Kur komunikoni me korrespondencë, mund të përdorni fjalë të ngrohta që shpesh janë të sikletshme t'u thoni të dashurve tuaj gjatë një bisede. Letrat personale janë shumë më të lehta për t'u shkruar sesa ato zyrtare, por kjo nuk do të thotë që ju nuk keni nevojë të dini se si t'i shkruani një letër një miku ose të dashurit tuaj.

Respektoni adresuesin

Nëse po dërgoni një letër me postë, atëherë mos përdorni një copë letre të grisur nga një fletore për tekst. Zgjidhni letër me cilësi të mirë. Dhe mos harroni të shkruani adresën saktë!

Rregullat themelore

Letra duhet të fillojë me një apel. Vendoseni ankesën në mes të rreshtit. Teksti kryesor është shkruar 2 cm poshtë ankesës, i futur në të njëjtën distancë nga skaji i majtë i fletës. Mundohuni ta ruani këtë distancë gjatë gjithë letrës. Nëse fleta ka mbaruar, atëherë merrni një fletë të dytë bosh letre. Mos shkruani në të dyja anët e fletës!

Shmangni rregullimet

Mos harroni se vijat e kryqëzuara ose korrigjimet mund ta bëjnë letrën tuaj të duket jashtëzakonisht e ngadaltë. Prandaj, për fillestarët, nuk duhet të jeni shumë dembel dhe të shkruani një draft.

Dekor

Teksti i letrës duhet të jetë i lexueshëm dhe jo shumë i vogël. Përdorni të njëjtën bojë ose bojë gjatë gjithë letrës. Sigurohuni që të lini nënshkrimin tuaj në fund. Pas nënshkrimit, nëse është e nevojshme, vendosni një passhkrim (P.S.). Shkronjat janë tekst të palosur brenda!

Pas shkrimit të një letre

Mos shkruani një letër me humor të keq. Nëse emocionet negative janë tashmë në letër, mos e dërgoni këtë letër. Më mirë ta rishkruani të nesërmen. Në fund të fundit, të shkruani saktë një letër dashurie do të thotë t'i jepni adresuesit emocione të këndshme pozitive dhe të mos prishni disponimin e tij me deklarata negative.

Letrat e biznesit përpilohen kur komunikoni me partnerët në pothuajse çdo rast. Shembuj dhe rregulla të gatshme për përpilimin e dokumenteve të tilla mund të gjenden në artikull.

Një letër biznesi mund të përkufizohet si një dokument që i dërgohet në emër të të gjithë kompanisë një kompanie tjetër, sipërmarrësi individual ose individi (për shembull, një investitor). Në fakt, çdo korrespondencë e kompanisë është letra biznesi. Qëllimi i tyre është shumë i ndryshëm:

1. në lidhje me bashkëpunimin.
2. bashkëpunimi, negocimi.
3. Një kujtesë për nevojën për të përmbushur detyrimet sipas kontratës.
4. Sqarim i pozicionit të dikujt, përgjigje ndaj një letre të dërguar më parë dhe shumë të tjera.

Dokumenti zakonisht përpilohet në letrën e kompanisë, lejohet ta dërgoni atë me postë të rregullt ose me postë elektronike. Megjithatë, nëse partneri është i një rëndësie të veçantë, preferohet të printohet në letër të trashë dhe cilësore dhe të dorëzohet personalisht ose me korrier. Struktura e letrës i ngjan një dokumenti tipik biznesi - ju mund ta përfaqësoni atë në mënyrë skematike në këtë mënyrë.

Çfarë duhet t'i kushtoni vëmendje gjatë përpilimit

Nuk ka rregulla dhe mostra specifike të shkronjave të tilla, prandaj struktura, vëllimi dhe dizajni i tyre varen kryesisht nga rasti specifik. Për shembull, një letër njoftimi do të jetë mjaft koncize (3-4 paragrafë), ndërsa një rekomandim punonjësi ose një propozim biznesi mund të marrë më shumë se një faqe.

Megjithatë, ka disa rregulla të përgjithshme që duhet t'u kushtoni vëmendje kur përpiloni letrën:

1. Vetë dokumenti nuk ka ndonjë fuqi ligjore, megjithatë, ai është hartuar në përputhje me të gjitha rregullat e regjistrimit. Struktura e tij, stili i paraqitjes duhet të përputhet me parimet e pranuara përgjithësisht të menaxhimit modern të dokumenteve.
2. Propozimet ndërtohen në mënyrë logjike, në një sekuencë të qartë. Nuk ka kthesa të zbukuruara, komplekse, emocionale dhe aq më tepër bisedore. Toni është neutral.
3. Prezantimi kryhet gjithmonë vetëm nga 1 person - ose në njëjës, nëse teksti është shkruar drejtpërdrejt nga kreu, ose në shumës, nëse është përpiluar në emër të të gjithë kompanisë.
4. Thuhet qëllimi specifik i përpilimit dhe veprimet e pritshme të adresuesit (dërgoni një përgjigje, merrni parasysh kandidaturën e një punonjësi, pranoni negociatat, dërgoni një dokument, etj.).
5. Punimi nuk pasqyron interesat individuale të drejtuesit ose punonjësve të tjerë, por qëllimet e kompanisë si ekip. Nëse keni nevojë të krijoni një kontakt personal, këshillohet ta bëni ndryshe dhe të mos pozicionoheni si përfaqësues i kompanisë.

TOP 5 gabimet drejtshkrimore

Gabimet mund të ndahen në 2 grupe të mëdha - disa shoqërohen me shkrim si me tekst (shkelje e logjikës, fjalorit dhe normave të tjera gjuhësore), të tjera - me shkelje të etikës së duhur të biznesit:

1. Nuk lejohen gabimet drejtshkrimore, pikësimi - teksti i letrës duhet të kontrollohet gjithmonë të paktën 1-2 herë përpara se të dërgohet.
2. Shkelje e stilit të prezantimit të biznesit, prania e frazave emocionale, mirësjellje e tepruar ose, anasjelltas, rreptësi.
3. Toni negativ - edhe kërcënimet duhet të shkruhen pa fjalë të panevojshme - për shembull: "Ne rezervojmë të drejtën t'i drejtohemi gjykatës brenda 30 ditëve nga data e marrjes së kësaj letre."
4. Vëllimi shumë i madh ose, anasjelltas, shumë i vogël. Zakonisht i gjithë teksti mund të futet në 1-2 faqe. Megjithatë, kjo nuk do të thotë se nuk keni nevojë t'i sillni të gjitha informacionet e rëndësishme partnerit tuaj. Të dhënat vëllimore, diagramet, format e dokumenteve mund të transferohen në aplikacione.
5. Heqja e bashkëbiseduesit nga e drejta për të zgjedhur. Për shembull, nuk duhet të shkruani: "Ju lutemi konsideroni dhe miratoni versionin përfundimtar të kontratës."

Fraza tipike të modelit

Përdorimi i frazave standarde karakteristike për fjalimin e biznesit në tekst është një fenomen krejtësisht normal dhe madje i dëshirueshëm. Më poshtë është një listë e klisheve më të zakonshme të përdorura në situata të ndryshme.

situatë	fraza
njoftim	Informoni / Sillni në vëmendjen tuaj / Informoni / Njoftoni
shpjegimi i arsyes	Në bazë të / Në përputhje me / Në lidhje me / Për qëllimet e / Për arsye / Në mbështetje të / Në zbatim
kërkesë	Ju lutemi ndërmerrni veprime / Ju lutemi informoni, drejtoni, bëni, konfirmoni ...
konfirmimin	Konfirmoni / Siguroni / Pranoni kushtet tuaja / Mos kundërshtoni ...
fjali	Rekomandoni / Ofroni / Ftoni / Pyetni
	Ne garantojmë
refuzimi	Ne jemi të detyruar të refuzojmë për një arsye / Ne refuzojmë ofertën tuaj për shkak të ...
përfundimi	Ne kërkojmë me zell / Shpresojmë për bashkëpunim, mirëkuptim, ndihmë / Ju kërkojmë të justifikoni, drejtoni, bëni ...

Një letër biznesi është një nga mjetet kryesore të komunikimit në çdo biznes. Një letër biznesi e shkruar mirë do të ndihmojë në krijimin e një përshtypjeje pozitive për kompaninë. Dhe një letër e shkruar keq mund të vrasë gjithë reputacionin tuaj. Ne kemi shkruar tashmë për rregullat e korrespondencës së biznesit, tani le të shohim shembuj specifikë të letrave të biznesit.

mostrat e letrave të biznesit

Ka shumë lloje letrash biznesi - propozime biznesi, letra pretendimi, letra mirënjohjeje, letra refuzimi, letra motivuese, letra garancie, informacione etj. Parimet e përpilimit të tyre praktikisht nuk ndryshojnë nga njëri-tjetri. Shikoni përsëri për të shmangur gabimet.

Shembuj të letrave të falenderimit

Shembull i një letre garancie

Shembull i letrës së përgjigjes

Ky është një shembull kryesor se si mund të duket një letër e sjellshme refuzimi:

Një shembull i një letre informacioni

Shembull i letrës së ankesës

Shembuj letrash në anglisht në korrespondencën e biznesit

Fatkeqësisht, jo të gjithë kanë një nivel të lartë të aftësisë angleze. Dhe shpesh menaxherët humbasin pak kur duhet të shkruajnë një letër biznesi në anglisht. Nëse edhe në rusët njerëzit nuk mund ta kuptojnë gjithmonë njëri-tjetrin në korrespondencë, atëherë çfarë mund të themi për një gjuhë të huaj? Mënyra më e mirë për të dalë në këtë situatë është të kërkoni për shkronja të ngjashme dhe të përdorni fraza që janë të përshtatshme prej tyre në letrën tuaj. Për shembull, këtu janë tre shembuj të letrave të biznesit në anglisht: një letër mirënjohjeje për klientin, një letër që sqaron kushtet e transaksionit dhe një letër në përgjigje të një oferte blerjeje. Çdo skedar përmban një version të letrës në anglisht dhe përkthimin e saj në rusisht.
Shkarkoni një letër mirënjohjeje për klientin në anglisht.
Shkarkoni letrën me kushtet e marrëveshjes në anglisht.
Shkarkoni një letër përgjigjeje për një ofertë blerjeje në anglisht.

Struktura e një letre biznesi

Një strukturë e qartë është një karakteristikë e detyrueshme e një letre biznesi. Do ta ndihmojë marrësin të kuptojë shpejt kuptimin e asaj që është shkruar dhe të zvogëlojë kohën për ta lexuar atë. Një letër biznesi përbëhet nga pjesët kryesore të mëposhtme:

1. Titulli (lënda e letrës). Në titullin e letrës, duhet të shkruani qëllimin ose thelbin e saj të shkurtër. Këtu nuk mund të përdoren fraza abstrakte. Duhet të jetë e qartë për adresuesin vetëm nga titulli se për çfarë bëhet fjalë letra. Për shembull, "Për ndryshimin e çmimeve për furnizimin e produkteve" ose "Propozim biznesi për bashkëpunim tregtar me kompaninë XXX".

2. Përshëndetje. Përshëndetja "I dashur + Emri patronimik!" konsiderohet tradicionale në letrat e biznesit. Sidoqoftë, emri nuk kërkohet. Ju mund t'i drejtoheni adresuesit edhe përmes pozicionit të tij: “I nderuar zoti drejtor!”. Megjithatë, kini parasysh se adresimi me emër ul disi distancën psikologjike dhe thekson marrëdhënien e vendosur mirë të biznesit. Nëse letra i drejtohet një grupi njerëzish, atëherë lejohet të shkruhet "Të dashur zonja dhe zotërinj!", "Të dashur partnerë!" e kështu me radhë. Përdorimi i shkurtesave "Mr", "Ms" ose inicialet perceptohet si një shenjë mosrespektimi, ndaj përpiquni ta shmangni atë.

3. Një deklaratë e qëllimit të shkrimit të një letre, thelbi i saj, ideja kryesore. Kjo është pjesa kryesore e letrës. Këtu ju shkruani drejtpërdrejt për arsyen e shkrimit të letrës.

4. Sugjerimet tuaja për zgjidhjen e këtij problemi, rekomandime, kërkesa, ankesa. Letrat e biznesit pothuajse gjithmonë përfshijnë një reagim të caktuar të adresuesit (përveç letrave thjesht informative). Prandaj, është e rëndësishme të përshkruani jo vetëm vetë problemin, por edhe të ofroni opsionet tuaja për zgjidhjen e tij. Nëse jeni duke shkruar një ankesë, atëherë kërkoni të ndërmerrni veprimet e duhura; nëse bëni një ofertë bashkëpunimi, atëherë përshkruani opsionet e tij të mundshme. Me një fjalë, marrësi i letrës suaj duhet jo vetëm të kuptojë "çfarë" dëshironi prej tij, por edhe të kuptojë "si" ju propozoni ta zbatoni atë. Atëherë do të jetë një letër e vërtetë biznesi.

5. Përmbledhje e shkurtër dhe përfundime. Në fund, ne mund të përmbledhim të gjitha sa më sipër. Sidoqoftë, nuk është gjithmonë e mundur ta bëni këtë shumë shkurt. Në këtë rast, nuk ia vlen të shkruash me disa fjali atë që përshkruat tashmë në dy paragrafët e parë. Mos harroni se miku më i mirë i një letre biznesi është shkurtësia. Prandaj, në shumicën e rasteve, mjafton të kufizohemi në frazat "Shpresoj për bashkëpunim të suksesshëm", "Pres përgjigjen tuaj për këtë çështje" etj.

6. Nënshkrimi. Një letër biznesi nënshkruhet me pozicionin, emrin dhe mbiemrin e dërguesit me shprehjen tradicionale "Me respekt". Opsione të tjera janë gjithashtu të mundshme: "Me dëshirat më të mira", "Sinqerisht tuajat" dhe kështu me radhë, në varësi të afërsisë së kontaktit tuaj me marrësin. Shprehja "Me respekt" është më universale, kështu që nëse dyshoni se si do të ishte më e përshtatshme të abonoheni, atëherë përdorni këtë frazë dhe padyshim nuk do të humbisni.

Gjithashtu, nuk do të ishte e tepërt të shtoni opsione kontakti me ju në nënshkrim: adresa të tjera emaili, numra telefoni pune, skype. Përfitimi i kësaj nuk është vetëm se marrësi, nëse dëshiron, do të jetë në gjendje t'ju kontaktojë shpejt në një mënyrë të përshtatshme, por edhe se në këtë mënyrë ju do të demonstroni hapjen dhe gatishmërinë tuaj për të komunikuar me adresuesin.

Dhe mos harroni se një letër zyrtare është para së gjithash një dokument. Prandaj, duke neglizhuar rregullat për përpilimin e tij, ju prishni në mënyrë të pakthyeshme reputacionin e kompanisë suaj dhe veten si specialist.

Letrat janë shkruar që nga kohra të lashta dhe vazhdojnë të shkruhen edhe sot e kësaj dite. Ato shërbejnë si një mjet komunikimi midis njerëzve, duke ndihmuar në shprehjen e kuptueshme të thelbit të bashkëbiseduesit, që ishte arsyeja e shkrimit të tij. Në këtë artikull, ne do të shqyrtojmë disa lloje të korrespondencës së biznesit dhe do të mësojmë se si të shkruajmë saktë letrat e biznesit.

Për të hartuar saktë çdo letër biznesi, duhet të jeni në gjendje të shprehni qartë thelbin e saj dhe ta strukturoni saktë. Korrespondenca e biznesit kryhet në formularë të miratuar nga kompania me logon dhe adresën e saj. Në këndin e sipërm të djathtë, plotësohet një titull, i përbërë nga pozicioni dhe emri i drejtuesit të kompanisë marrëse. Në fund të titullit, shkruhet një informacion i shkurtër për dërguesin. Hapi tjetër për të shkruar një letër është shkrimi i një apeli. Mund të tingëllojë ndryshe, në varësi të shkallës së familjaritetit me adresuesin. Nëse e njihni personalisht, atëherë mund t'i drejtoheni kështu: "I dashur Sergey Yuryevich!". Nëse adresuesi është i huaj, ankesa mund të duket kështu: “I nderuar zoti Ivanov!”. Duhet pasur parasysh se në këto raste është e papranueshme shkurtimi i fjalës mister ose vendosja e inicialeve në vend të mbiemrit dhe emrit. Për të përcjellë thelbin e letrës në një formë koncize është detyra e preambulës. Më shpesh ai përbëhet nga një paragraf. Pas leximit të preambulës, marrësi duhet ta kuptojë shkurtimisht përmbajtjen e letrës. Pas tij fillon teksti kryesor, i cili përfshin disa paragrafë. Teksti duhet të shprehë në mënyrë koncize mendimet tuaja për situatën. Është e dëshirueshme që teksti kryesor të mos kalojë katër paragrafë. Letra duhet të përfundojë me një përfundim, i cili përmbledh shkurtimisht rezultatet e letrës, vendos datën dhe nënshkrimin duke treguar emrin dhe pozicionin e dërguesit. Në varësi të arsyes së shkrimit të ankesës, ndonjëherë është e udhës që të mbyllet me fjalët: "Sinqerisht juaji!", "Me shpresë për bashkëpunim të mëtejshëm" etj. Një nga llojet e zakonshme të letrave të biznesit është një letër garancie. Në tekstin e tij kryesor, autori garanton përmbushjen e këtij apo atij premtimi, shpall afatin e përmbushjes së garancive dhe përcakton masën e gjobës që do të duhet të paguajë në rast të shkeljes së detyrimeve të garancisë.

Mund të shkarkohet këtu.

Një nga llojet e biznesit janë edhe letrat falenderuese, por tashmë nga kategoria e atyre personale. Ato mund të lëshohen në letrën me letra të ndërmarrjes ose në një kartolinë urimi. Teksti kryesor duhet të përfshijë urimet për adresuesin, duke treguar ngjarjen që shërbeu si arsye për të shkruar letrën dhe duke renditur meritat e jashtëzakonshme të marrësit.

Në faqen tonë të internetit.

Letrat e rekomandimit më së shpeshti përpilohen për një punonjës të një ndërmarrje në emër të drejtuesit. Ato përmbajnë informacione për cilësitë më të mira të punonjësit, meritat dhe arritjet e tij. Zakonisht, në letra të tilla, punëdhënësi i mëparshëm është i gatshëm të garantojë për punonjësin e tij punëdhënësit të ardhshëm.

Shkarkoni këtu.

Jo vetëm organizatat duhet të kryejnë korrespondencë biznesi. Kur kërkoni punë, duhet të respektoni edhe etiketën e biznesit. Aplikanti duhet të jetë në gjendje të hartojë saktë një CV dhe një letër motivuese për të, në të cilën shkruhet një apel për punëdhënësin në një formë të shkurtër, burimi i informacionit për vendin e lirë të dëshiruar, emrin e aplikantit dhe numrin e tij të telefonit janë treguar.