Міжнародний день секретаря на рік. Міжнародний день секретаря. Про професію секретаря

День діловода - як проходить робочий день професіоналів і коли відзначають професійне свято діловодів та секретарів. Чим діловод відрізняється від секретаря?

День діловода - коли відзначається свято

У Росії та Україні немає офіційно встановленого професійного свята - Дня діловода, і часто на підприємствах День діловода відзначається в день реєстрації підприємства або в день підписання наказу про створення відділу діловодства на підприємстві.

Як проходить робочий день діловода

День діловода триває як звичайний робочий день у всіх службовців – з 9:00 до 18:00, з перервою на обід о 13:00 до 14:00. Звичайно, бувають винятки у вигляді авралів через помилки та невміння вищим керівництвом планувати свою роботу, але: не поспішайте додому о 18:00, якщо вас просять допомогти. Це віддасться сторицею.

По-перше, ви завжди можете розраховувати на те, що вас відпустять до стоматолога або по інших справах у робочий час, тому не треба скупитися на свій особистий час після 18:00. Як казав один із начальників: "Можете взагалі на роботу не ходити, але якщо мені щось знадобиться ..."

В організаціях, де можна встановити прийомний час для відвідувачів, прийом вхідної кореспонденції - листів, заяв, прийом відвідувачів у канцелярії планується на першу половину дня. У першу половину дня кореспонденція, що входить, і реєструється - вноситься в загальну базу даних на підприємстві.

О 12:00 усі прийняті за ранок документи зареєстровані та передаються на розгляд керівнику. З 12:00 до обідньої перерви о 13:00 у відділі діловодства зазвичай підчищають хвости вчорашнього дня, готують організаційно-розпорядчі документи - друкують тексти наказів або розпоряджень, готують огляди для керівника.

Після закінчення обідньої перерви діловоди знову приступають до роботи і займаються у другій половині дня так званим "закриттям" листів - з усіх відділів діловоду приносять інформацію про те, яким чином виконано або задоволене те чи інше звернення до організації. Діловод вносить у базу даних посилання інформацію про виконання документа - і в такий спосіб документ вважається відпрацьованим і закритим. До обов'язків діловода входить підтримувати базу даних про всі документи організації в актуальному стані.

План роботи діловода

Робота діловода безпосередньо залежить від зовнішніх факторів - і будується на тому, що події, які необхідно відобразити у діяльності підприємства, відбуваються незаплановано. Ви не можете чітко сказати, що вам доведеться робити завтра. Але загальний план роботи таки має бути - це допомагає уникати нагромадження зайвих доручень від керівництва.

Раз на тиждень

Раз на тиждень - зазвичай у п'ятницю вранці - готується і здається у організацію план роботи на наступний тиждень. Частково це пережитки радянського минулого, але: підготовку плану можна використовувати для PR-компанії – себе особисто та свого відділу діловодства. Акцентуючи увагу на сильних сторонах вашого відділу у діловодстві, ви рано чи пізно досягнете будь-яких запланованих цілей на професійній арені.

Раз на місяць

Часто до обов'язків діловода входить стенографування засідань колегіальних органів - різноманітних порад, комісій etc. Заможна фірма може дозволити для цього запросити стенографістів, результатом роботи яких буде підготовка стенограми засідання. На підставі цієї стенограми співробітник відділу діловодства готує протокол засідання, виписки з якого після закінчення засідання розсилаються безпосереднім виконавцям та замовникам, розгляд заявок яких піднімався під час засідання.

Раз на рік

Один-два рази на рік на підприємствах практикують запрошення студентів вишів для проходження виробничоїпрактики . Хочеться порадити студентам:Постарайтеся максимально використати цей шанс і ознайомитися з роботою досвідчених діловодів, ознайомитися з професією в цілому, вникайте у всі нюанси їхньої роботи.

Як правило, вам будуть доручати невеликі завдання, щоб розвантажити своїх співробітників - зате це дасть вам право розпитати діловодів про все, що вам цікаво.

Використовуйте свій шанс отримати роботу в цій організації – обов'язково підготуйте своє резюме, нехай навіть воно складається з однієї вищої освіти, ваших навичок та контактів, та залиште її керівнику практики. Якщо ви добре виявили себе при виконанні доручень – не сумнівайтеся, вас запам'ятають. Зараз популярно залучати співробітників з боку у разі авралу – ваша допомога в майбутньому може виявитися дуже доречною, і вам обов'язково зателефонують.

Обов'язки діловода

До обов'язків діловода входить: прийом та реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, реєстрація наказів або розпоряджень по підприємству, підготовка протоколів засідань колегіальних органів та підготовка виписок із протоколів заявникам. За відсутності архіваріуса для підприємства в обов'язки діловода входить архівування документів.

Чим відрізняється діловод від секретаря

Діловод, звичайно ж, стоїть на щабель вище за важливістю в організації, ніж секретар, оскільки діловод займається документообігом організації в цілому, а не тільки документообігом керівника. Все одно всі документи в організації, так чи інакше проходять через керівника, але заносить їх керівнику - секретар. Тому і секретар - більш наближена особа до керівника, ніж діловод.

Проте грамотний керівник завжди оцінить, якщо служба діловодства з його підприємстві добре виконує свою роботу.

Курси діловодства

Курси діловодства часто дають загальне поняття про діловодство, але вони можуть закохати вас у професію діловода, а можуть - і відвернути, це справа особистого смаку. На курсах діловодства викладають основи діловодства, знайомлять з типовою інструкцією з діловодства, із законодавством у сфері діловодства, навчають навичкам швидкісного друкування наосліп (до речі, дуже корисна навичка, яка послужить вам добру службу), а також навчають етиці та правилам проведення ділових переговорів.

Професійні навички діловода

Уважність, посидючість, увага до деталей, відповідальність, старанність, любов до роботи з документами, педантичність, спокійне ставлення до того, що у роботі діловода необхідно чітко дотримуватися інструкцій.

Міжнародний день секретаря та День адміністративного працівника святкують у квітні, у середу останнього повного тижня місяця, професійне свято День секретаря у Росії відзначають у вересні, дата та число у 2016 році.

Вона мила і приваблива,

Розумна, коректна та уважна,

Вирішить у момент будь-яке питання,

Тільки-но натякне їй бос.

Фігурка тендітна, як деревце,

Але бос завжди сподівається

На її силу та вміння,

Щоб видворити з приміщення

Непотрібних ходоків-прохачів

І настрої шкідників.

Її значимість непомітна,

А вірність справі беззавітна,

Ось чому сьогодні бос

Букет ромашок їй приніс.

У світі є багато професійних свят. Це день вчителя, день працівників торгівлі, і день залізничника. Кожна професія має свій особливий день і своє законне свято. Звісно ж, така важлива професія, як секретар, теж має мати свій святковий день.

День секретаря 2017 року дата, число, коли відзначають

Історія дня секретаря

Родоначальниками цього свята стали невгамовні американці. Був у них публіцист Гаррі Клемфусс, який за своє життя багато зробив для популяризації праці офісних працівників та зміни їхнього статусу в очах громадськості. Він працював у Dictaphone Corporation і вважав секретарів людьми, які заслуговують на визнання та пошану, домагався заохочення їхньої праці.

Саме Гаррі Клемфусс виступив ініціатором проголошення першого Національного Тижня Секретарів. Він помер у віці 88 років у Хілтонському Меморіальному Госпіталі. Про це оголосив його брат Річард Клемфусс.

В Америці ім'я свого «ангела-охоронця» знає будь-який офісний працівник, ставлять у приклад, його згадують у вітальних промовах та у доповідях, навіть збираються ставити йому пам'ятник, що особливо приємно його дружині, дочці та двом онукам.

День адміністративного працівника

Відзначати День професійних адміністративних працівників розпочали з 1952 року. Світова громадськість цей день святкує у квітні, у середу останнього повного тижня місяця. У Росії його відзначають у вересні.

Професія секретаря

Декому здається, обов'язки секретарів більш ніж скромні - відповідай на дзвінки та каву начальнику заварюй. Усього діл-то! Хто так думає, той дуже помиляється.

Секретар не просто людина, яка сидить у приймальні, відповідає на дзвінки і створює проблеми непрошеним відвідувачам, секретар - це жива записник начальника, яка не просто зафіксує якусь подію, а й нагадає про неї вічно зайнятому керівнику, погодить усі нюанси його ділових зустрічей. , А часто від дрібниць залежить успіх укладання угоди або підписання контракту!

Нині у секретарів обов'язків багато. Якщо це секретар-офіс-менеджер, то на нього покладено координацію роботи відділів, ведення документації, роботу з кур'єрською службою, відповідальність за своєчасну доставку документів за місцем призначення.

Якщо це секретар-референт, він ще й стежить, як співробітники виконують розпорядження шефа, готує шефу доповіді для виступів, редагує виробничі записки і так далі, і так далі.

Вимоги до секретаря зараз висуваються досить високі. Хто думає, що це лише фігура моделі та зовнішність красуні, знову помиляється. У багатьох офісах секретар повинен мати вищу освіту та знати кілька мов.

З приводу зовнішності точних критеріїв немає, тут може зіграти роль не стільки краса, скільки чарівність, привітність та вміння поставити розмовну мову, хоча від особистих пріоритетів керівника вибір також залежить.

Щодо віку теж немає точних рамок. Можна лише відзначити (невблаганна статистика говорить), що у фірмах солідніше молодих секретарок зустріти важко. Тут віковий ценз секретаря від 30 років і більше. У фірмах простіше на цій посаді найчастіше працюють дівчата віком від 20 років.

А ось до зовнішнього вигляду секретаря, так званого дрес-коду, вимоги існують майже у всіх фірмах та офісах. Одяг секретаря повинен бути не тільки чистим і акуратним, але й задовольняти світовим стандартам, бути непомітним, не викликає.

Спідниці мають бути в міру короткими, блузки в міру відкритими та в міру прозорими. Макіяж теж повинен бути помірним, нігті на руках нормальної довжини (у багатьох офісах довжина нігтів не повинна перевищувати 3 мм від пальця), кілець та прикрас теж має бути в міру.

Не для кого не секрет, що про стосунки секретарок та їхніх босів ходить багато різних історій. Скільки в них правди, а скільки вигадки – це особиста справа кожної конкретної людини. Але те, що у секретарок та їхніх керівників виробничі відносини можуть плавно перейти до сімейних, це факт.

Так трапилося з Мариною та Анатолієм Кінах, з Лучано Паваротті та Ніколеттою Мантовані. Навіть мультимільярдер Білл Гейтс не встояв перед чарівністю та професіоналізмом своєї секретарки Мілінди і зробив її законною мультимільярдеркою.

Але незалежно від своїх особистих стосунків до секретарки, у день її законного професійного свята керівнику належить привітати свою помічницю, побажати їй творчих успіхів, а щоб їй надалі працювалося ще краще, зробити маленький презент.

Секретар – це співробітник, якого не представляє своєї діяльності жоден начальник. Впоратися з великим обсягом документації, встановити графік ділових зустрічей та багато інших важливих обов'язків лягають на плечі однієї людини.

Історія

День секретаря – не офіційне свято, яке було створено у 2005 році завдяки активній групі секретарів з великих міст РФ. Крім того, всім своїм колективом підтримку їм надав журнал Секрет@рь.RU.

Це цікаво знати:

1. У Стародавньому Римі «секретарями» називали довірених осіб, які зберігають таємниці.
2. Секретарі жінки з'явилися з відкриттям друкарської машинки в 1880-х роках, і вже до закінчення Першої світової війни чоловіки в цій професії зустрічалися вкрай рідко.
3. Незважаючи на те, що позначити основу професії і складно, вважається, що в Росії – це 27 лютого 1720 року. Проте, ще в 15 столітті були люди, в обов'язки яких входило стежити за документами та вести записи.
4. Утворенням самої професії особистого секретаря ми повинні Петру I, який звів її до окремого чину 1840, а працювати секретарі почали у начальства наймасштабніших заводів того часу.

В 1868 відкрилися професійні заняття для секретарів, які проходили в Харкові, а з 1884 випускалося 8 різноманітних видань, присвячених секретарській справі. Були популярні курси, де фахівці ділилися досвідом та покращували свою кваліфікацію.

Популярність посаду секретаря почала набирати у ХІХ столітті, але це тривало недовго, й у 1925 року секретарів прирівнювали до посильним. Новий виток популярності професія здобула у 70-ті роки 20-го століття. Сьогодні в РФ секретар – перспективна та популярна професія, яка налічує близько мільйона представників.

Традиції

Ця професія потрапила до п'ятірки популярних професій у всьому світі. У кожній державі існує свій День секретаря, але є також свято міжнародного рівня.

Оскільки своє професійне свято секретарі проводять на робочому місці, то цього дня начальство намагається їх не дуже завантажувати роботою. Також секретарям видають різні премії та пам'ятні подарунки, а в деяких компаніях завершенням робочого дня стає святковий бенкет або фуршет, присвячений усім секретарям фірми.

Святкування Дня секретаря випадає на середу останнього повного тижня квітня

(Фото: kristian sekulic, Shutterstock)

Міжнародний день секретаря (Secretary's Day) або у більш офіційному варіанті День професійних адміністративних працівників(Administrative Professionals Day) почали відзначати в США в 1952, завдяки зусиллям нью-йоркського публіциста Гаррі Клемфусса (Harry F. Klemfuss). Традиційно цей день проходить у рамках Тижня професійних адміністративних працівників (Administrative Professionals Week), який також став у США традиційним. Свято відзначається щорічно у середу останнього повного тижня квітня.

У 1952 році «адміністративний тиждень» припав на перший тиждень червня і називався Національним тижнем секретарів (National Secretaries Week), а середа цього тижня була названа Національним днем ​​секретаря (National Secretaries Day). Спонсором нового професійного свята виступила Національна Асоціація секретарів (National Secretaries Association) за підтримки деяких корпорацій.

(Фото: UnaPhoto, Shutterstock)

Наразі адміністративні працівники — це не лише секретарі. 1955 року Національний тиждень секретарів перемістили на останній тиждень квітня. 1981 року назву Тижня змінили на Тиждень професійних секретарських працівників (Professional Secretaries Week), а 2000 року — Тиждень професійних адміністративних працівників. Зараз це свято відзначають не лише секретарі, а й усі ті, від кого залежить робота офісу – це помічники директора, офіс-менеджери, асистенти, референти, спіч-райтери, стенографісти. А також фахівці, які ведуть діловодство, що асистують президентам та керівникам фірм та підприємств. До речі, за деякими оцінками, ця професія входить до п'ятірки найпопулярніших у світі. І в даний час адміністративні працівники — це не тільки секретарі, до обов'язків яких належить лише прийом телефонних дзвінків і планування робочого графіка шефа, це фахівці високої кваліфікації та досвіду, від яких багато в чому залежить успіх бізнесу.

Цікаво, що Тиждень професійних адміністративних працівників (APW) є зареєстрованою торговою маркою, що належить Міжнародній асоціації адміністративних працівників (International Association of Administrative Professionals). А у своє професійне свято всі секретарі та особисті помічники отримують від своїх керівників вітання, пам'ятні подарунки та навіть премії. До того ж у низці компаній існує традиція влаштовувати на честь секретарів банкети та фуршети, а боси намагаються якнайменше навантажувати підлеглих у цей день.

Деякі країни відзначають національні Дні секретарів: Австралія - ​​першої п'ятниці травня; Пакистан - у третю середу квітня; Зімбабве - у першу середу вересня.

У Росії День секретаря відзначається третьої п'ятниці вересня.

Зараз це свято не лише секретарів, а й усіх тих, від кого залежить робота офісу – це помічники директора, офіс-менеджери, помічники, референти, спічрайтери, стенографісти. А також фахівці, які ведуть діловодство, що асистують президентам та керівникам фірм та підприємств. За деякими оцінками, ця професія входить до п'ятірки найбільш затребуваних у світі.

В даний час адміністративні працівники - це не тільки секретарі, до обов'язків яких входить лише прийом телефонних дзвінків і планування робочого графіка шефа, це фахівці високої кваліфікації та досвіду, від яких багато в чому залежить успіх бізнесу.

Також сьогодні відзначають День учасників ліквідації наслідків радіаційних аварій та катастрофі пам'яті жертв цих аварій та катастроф. Він з'явився в офіційному календарі російських пам'ятних дат через 26 років після аварії, сумнозвісної на весь світ - 26 квітня 1986 року стався вибух на четвертому енергоблоці Чорнобильської атомної електростанції. В результаті був повністю зруйнований реактор, у навколишнє середовище потрапила величезна кількість радіоактивних речовин. Хмара, що утворилася, рознесла радіонукліди здебільшого території Європи та Радянського Союзу. Безпосередньо під час вибуху загинула одна людина, ще одна померла вранці. Проте згодом у 134 співробітників Чорнобильської АЕС та рятувальних команд розвинулася променева хвороба, і 28 із них померли протягом наступних місяців.

Сьогодні, віддаючи данину пам'яті жертвам радіаційних аварій та катастроф та шану ветеранам Чорнобиля, а також усім, хто брав участь у ліквідації наслідків нещасних випадків, пов'язаних із радіацією, по всій країні відбуваються різноманітні пам'ятні заходи, мітинги та акції.

Щорічно 26 квітня відзначається Міжнародний день інтелектуальної власності. Дата обрана не випадково: саме цього дня, 26 квітня, 1970 року набула чинності міжнародна Конвенція, згідно з якою було засновано «Всесвітню організацію інтелектуальної власності» (ВОІВ). Щороку «День інтелектуальної власності» присвячується якійсь окремій темі.

20 років томуцього дня в нашій країні «Російським медичним товариством» було засновано орден «За милосердя та зцілення». Їм нагороджуються за особливі заслуги перед вітчизняною охороною здоров'я, а вручення відбувається з благословення Священноначалія Російської православної церкви. Орден «За милосердя та зцілення» є восьмикінцевою зіркою, в якій на медальйоні фініфт'ю відбитий покровитель лікарів і всемилостивий цілитель - Пантелеймон.