Написання офіційного листа. Правила оформлення ділового листа
Службовий лист - це документ, який є невід'ємною частиною ділового спілкування. Найчастіше він передається за допомогою поштового зв'язку і служить особливим способом обміну інформацією.
Основні поняття
Ділове листування потрібна для вирішення різних господарських або виробничих питань. З її допомогою підприємства і організації здійснюють зв'язок із зовнішнім оточенням: партнерами, клієнтами або державними структурами. Зазвичай для цього використовується службовий лист.
Саме так узагальнено називається письмовий документ, який може бути:
- відповіддю на раніше отримані повідомлення або запити;
- супровідної папером, що спрямовується адресату разом з іншими документами або матеріалами;
- ініціативним листом, в разі коли інший спосіб спілкування неможливий.
Кожен з перерахованих варіантів має свої особливості. Проте існують загальні правила, відповідно до яких зазвичай складається будь-який службовий лист. Це і зрозуміло, адже саме з ділової переписки, наприклад, найчастіше починається висновок більшості угод. А правильно оформлений документ може створити у адресата сприятливе враження про майбутнє можливого партнера.
Види ділових листів
Залежно від тієї інформації, яку містить в собі службовий лист, воно може бути:
- Супровідним. У разі коли містить у собі повідомлення про те, що до нього є пакет додатків.
- Претензійних. Тобто в ньому виражене невдоволення тією чи іншою ситуацією (претензія).
- Інструктивним. У тексті дані певні вказівки.
- Гарантійним. Відправник підтверджує виконання в майбутньому викладених в документі зобов'язань.
- Інформаційним. Лист містить відомості, які можуть зацікавити адресата.
- Рекламним. Надається інформація для залучення до співпраці.
- Листом-повідомленням. Відомості про проведення публічних заходів.
- Листом-підтвердженням. отримання тих чи інших документів або матеріалів.
- Листом-проханням. У тексті міститься звернення на спонукання адресата до дії.
- Листом-повідомленням. У ньому відправник надає конкретну інформацію, що представляє взаємний інтерес для сторін.
Метою цих документів є підтримка зв'язків між організаціями або його структурними підрозділами.
Складання претензійного листа
У питаннях співпраці часом виникають ситуації, коли одна зі сторін по тим чи іншим причинам не виконує взяті на себе зобов'язання. У цьому випадку партнер спочатку направляє своєму контрагенту лист. У ньому він, як правило, викладає свої пропозиції щодо усунення порушення його законних прав. Це і є службовий лист. Зразок такого документа можна скласти довільно. При цьому необхідно врахувати наступні моменти:
- повинен бути офіційно-діловим з установкою на партнерство.
- Суть претензії повинна бути виражена гранично чітко.
- Під час викладу інформації потрібно переконливо оперувати конкретними фактами.
У претензійній листі обов'язково повинні міститися:
- реквізити відправника (найменування, зворотну адресу і телефони для зв'язку);
- повна інформація про адресата;
- опис обставин, при яких сталася конфліктна ситуація;
- посилання на правові норми, які зі свого боку порушив контрагент;
- конкретні вимоги про усунення порушення з зазначенням термінів їх виконання;
- наслідки, які можуть настати, якщо противна сторона ухилиться від їх виконання.
Особливу увагу потрібно звернути на те, як складено службовий лист. Зразок необхідно розробити так, щоб порушник не сприймав його як загрозу. Необхідно пам'ятати, що це всього лише нагадування з вимогою дотримання законності.
Правила оформлення
Особливу увагу необхідно звертати на оформлення службових листів. Правда, законом не передбачено для цього якихось строгих норм і правил.
Незважаючи на це, при складанні подібних документів необхідно враховувати такі обов'язкові моменти:
1. Будь-яке службовий лист має бути складено на бланку. Він розробляється заздалегідь фахівцями з діловодства і затверджується наказом керівника підприємства.
2. Документ повинен містити певні реквізити:
2.1. Інформація про одержувача і відправника.
2.2. Вихідний номер і дата цього листа. Це потрібно для реєстрації.
2.4. Заголовок.
2.5. Відомості про наявність будь-яких додатків із зазначенням їх найменувань і номерів.
2.6. Інформація про особу, яка підписала цей документ (посада і П.І.Б.).
3. У листі повинен розглядатися тільки одне питання. Наявність кількох тем ускладнить вибір виконавця.
4. Інформацію необхідно викладати гранично коротко, але зрозуміло. Бажано, щоб текст займав не більше двох сторінок.
5. Правильно вказувати реквізити отримувача. У разі якщо мова йде про організацію, необхідно дотримуватися такої послідовності:
5.1. Назва фірми (в називному відмінку).
5.2. Структурний підрозділ (при необхідності).
5.3. Посада адресата (в давальному відмінку).
5.4. Його ініціали.
5.5. Поштова адреса підприємства.
6. У разі якщо адресатів кілька, то спочатку вказується основний, а потім всі інші.
Якщо врахувати всі ці моменти, то оформлення службових листів, в принципі, не складе особливих труднощів.
порядок викладу
Щоб документ був правильно складений, необхідно врахувати певну черговість викладу в ньому інформації. Для прикладу можна розглянути варіант, як написати службовий лист-відповідь. Для початку необхідно запам'ятати, що, за правилами етикету, реагувати на інформацію треба протягом доби з моменту її отримання. Якщо ж мова йде про електронний повідомленні, то оптимальний час складе не більше двох годин. У разі, коли дотримуватися такого правила не представляється можливим, краще направити партнеру відповідне повідомлення.
Сам лист, по суті, буде складатися з двох частин:
- Вступна. Відправник викладає тему, причину і підстави його написання. Тут можна послатися на нормативні акти, які за законом є підставою для надання відповіді. Крім того, варто звернути увагу на деякі моменти, що стосуються даної ситуації. Вони допоможуть розкрити суть питання.
- Основна. Ця частина направлена \u200b\u200bна роз'яснення і переконання. Текст повинен бути чітким, ясним і лаконічним, а викладені факти - перевіреними і об'єктивними. При необхідності їх можна підтвердити реальними цифрами.
Після такого тексту зазвичай йде перелік додатків. Закінчується документ підписом відправника. Крім цього, треба знати, як написати службовий лист, щоб не образити адресата. По-перше, звернення до нього бажано починати з фрази «Шановний». По-друге, можна використовувати в тексті дієприслівникові обороти типу «уважно вивчивши Ваші пропозиції» або «ретельно перевіривши Ваші зауваження». Подібне дотримання етикету піде тільки на користь обом сторонам.
Порядок дій
Складання службових листів входить в обов'язки діловодів, секретарів або інших співробітників, на яких покладено ці обов'язки. Беручись за роботу, вони повинні дотримуватися в своїх діях певної послідовності. Процес складання такого документа зазвичай проходить наступні етапи:
- Ретельне вивчення обставин даного питання. Необхідно повністю володіти ситуацією, щоб правильно оцінити можливі шляхи її вирішення.
- Складання проекту листа. Тут необхідно врахувати всі викладені вище вимоги.
- Узгодження підготовленого тексту. Іноді його доводиться редагувати з урахуванням зауважень керівника. Він може внести якісь уточнення або роз'яснення по темі.
- Затвердження його керівником.
- Остаточне оформлення і підписання документа.
- Реєстрація листи.
- Відправка кореспонденції одержувачу.
Тільки пройшовши всі ці етапи, лист, досягнувши адресата, зможе виконати покладену на нього місію.
обов'язковий регламент
Щоб оформити службовий лист, необхідно врахувати, що перша його сторінка обов'язково друкується на спеціальному бланку. Для інших можна використовувати звичайні чисті аркуші формату А4. Тут потрібно пам'ятати, що саме текстове поле має свої межі: верхнє і нижнє становлять 2 сантиметри, ліве - 3,5 см, праве - 1 сантиметр. Не варто порушувати стандартні розміри, щоб вмістити інформацію на одному аркуші. Краще дотриматися всіх норм і просто додати додаткову сторінку.
Набирати текст треба також за всіма правилами:
1. Для друкування слід використовувати стандартний шрифт Times New Roman. Інші варіанти краще не застосовувати.
2. Розміри шрифту теж регламентовані:
- для основного тексту - 14;
- розстановка сторінок і відмітка про виконання - 12.
3. Розміщення реквізитів теж проводиться відповідно до правил:
- інтервал між рядками - 1;
- вирівнювання тексту проводиться «по ширині»;
- переноси розставляються автоматично;
- відстань від реєстраційного номера до заголовка становить 2 міжрядкових інтервалу, а від нього до основного тексту - 3.
Дотримання цих норм є обов'язковим для правильного оформлення листів відповідного призначення.
Розташування реквізитів
Щоб правильно скласти стандартне діловий лист, необхідно чітко знати, де повинні бути розташовані його реквізити і складові частини. Відповіді на ці питання містить в собі ГОСТ Р 6.30-2003. У ньому детально змальований формуляр службового листа. По суті, це зразок, в якому сукупність всіх реквізитів документа розташована певним чином. Він потрібен для того, щоб:
- Уніфікувати сам процес оформлення службових (ділових) листів.
- Мати можливість заздалегідь централізовано заготовити стандартні бланки, зменшуючи при цьому необхідність виконувати частину роботи вручну.
- Полегшити і скоротити за часом візуальний пошук інформації.
- Розширити можливості обробки листів за допомогою обчислювальної та іншої техніки.
Так, для звичайного ділового листа використовується 30 стандартних реквізитів, які розташовані в одинадцяти обов'язкових зонах:
- емблеми та герба;
- автора;
- вихідних даних;
- заголовка;
- затвердження;
- адресата;
- резолюції;
- тексту;
- підписів і додатків;
- узгодження і запевнення;
- відміток.
Розміщення інформації в певних секторах дає можливість фахівцям краще орієнтуватися в документі, а звичайним користувачам полегшує процес його складання.
Основні вимоги
Деякі керівники помилково вважають, що ділове листування можна вести довільно, не дотримуючись жодних норм і правил. Але фахівці, які несуть за це відповідальність, повинні знати основні вимоги до службових листів:
- Наявність спеціального (фірмового) бланка.
- Правильне використання і розміщення реквізитів.
- Текст повинен бути читабельним і добре відредагованим. Для викладу суті питання перевагу краще віддавати простим поширеним пропозицій. Висловлюватися треба коротко, щоб кожне слово несло в собі максимум інформації.
- Залежно від виду, документ повинен бути оформлений відповідним чином. У листі також може мати декілька аспектів. В цьому випадку при викладі необхідно постаратися їх об'єднати.
- Правильно використовувати норми, встановлені для набору тексту.
- Намагатися, щоб в зміст листа не було категоричних виразів. Одержувач може розцінити ці фрази як загрози. При конструюванні пропозицій краще скористатися вступними словами типу «мабуть», «як відомо», «можливо» і «як слід».
Виконання цих вимог на практиці допомагає правильно вести документообіг на підприємстві.
Листи писали споконвіку і продовжують писати донині. Вони служать інструментом спілкування між людьми, що допомагає дохідливо викласти суть співрозмовнику, яка і стала приводом його написання. У цій статті ми будемо розглядати декілька видів ділового листування і дізнаємося, як грамотно складати ділові листи.
Щоб правильно скласти будь-який діловий лист, потрібно вміти чітко викладати його суть і правильно структурувати. Ділове листування ведеться на затверджених фірмою бланках з власним логотипом і адресою. У правому верхньому куті заповнюється шапка, що складається з посади і імені керівника фірми-одержувача. В кінці шапки пишеться коротка інформація про відправника. Наступним етапом складання листа йде написання звернення. Воно може звучати по-різному, в залежності від ступеня знайомства з адресатом. Якщо ви знайомі з ним особисто, то можна до нього звернутися так: "Шановний Сергію Юрійовичу!". Якщо адресат незнайомий чоловік, звернення може виглядати наступним чином: "Шановний пане Іванов!". Потрібно мати на увазі, що в цих випадках неприйнятно скорочувати слово пан або замість прізвища та імені ставити ініціали. Повідомляти суть листа в короткій формі - завдання преамбули. Найчастіше вона складається з одного абзацу. Прочитавши преамбулу, одержувач вже повинен коротко зрозуміти зміст листа. Після неї починається основний текст, що містить у собі кілька абзаців. Текст повинен лаконічно висловлювати ваші думки з приводу ситуації. Бажано, щоб основний текст не перевищував чотирьох абзаців. Завершувати лист повинен висновок, де коротко підбиваються підсумки листи, ставиться дата і підпис із зазначенням ПІБ та посади відправника. Залежно від приводу написання звернення, іноді його доречно закінчити словами: "Щиро Ваш!", "З надією на подальшу співпрацю" і т.п. Одним з поширених видів ділових листів є гарантійний лист. У його основному тексті автор гарантує виконання того чи іншого обіцянки, оголошує кінцеву дату виконання гарантій і встановлює суму неустойки, яку йому доведеться виплатити в разі порушення гарантійних зобов'язань.Можна завантажити тут.
Листи подяки також є одним з видів ділових, але вже з розряду особистих. Вони можуть оформлятися на бланку підприємства або вітальній листівці. Основний текст повинен включати в себе привітання адресата, із зазначенням події, яка стала приводом складання листа і перерахування видатних заслуг одержувача.На нашому сайті.
Завантажити тут.
Ви працюєте в Росії або готуєтеся приїхати сюди на роботу? Може бути, серед ваших клієнтів і партнерів є росіяни? Або ж ви просто живете в Росії і хочете поскаржитися на співробітників банку ... Є безліч ситуацій, коли вам може знадобитися написати офіційного листа на російській мові. Як же це правильно зробити?
Структура і зміст ділового листа
Структура і зміст ділового листа, мені здається, у всіх країнах більш-менш однакові. Там обов'язково буде звернення ( «Шановний, Михайло Петрович!»), Основний текст, етикетні фраза в кінці листа ( «З повагою») і підпис автора. Якщо це не електронного листа, а лист на папері, тоді там будуть ще:
- назва компанії, в якій працює автор, її контактні дані, товарний знак;
- назва компанії, в якій працює адресат, її контактні дані, посада, прізвище та ініціали адресата;
- дата, коли було написано лист (важливо: в Росії ми пишемо спочатку число, потім місяць, потім рік);
- підпис автора і друк компанії;
- можуть бути і інші реквізити (резолюція, герб, відмітка про конфіденційність і т.д.).
Що написати в тексті листа, впевнена, ви знаєте і без мене. А ось як написати це по-російськи - про це ми і поговоримо далі!
Фрази-кліше в ділових листах
Мова в ділових листах завжди дуже стандартизований, і російську мову тут не виняток. Досить вивчити основні кліше, навчитися доповнювати їх потрібними словами - і ви вже майстер ділового листування!
Зверніть увагу, що лист можна написати:
а) від імені компанії:
Компанія N. повідомляє / дякує / запрошує і т.д. - самий формальний варіант
Б) від імені всіх співробітників (ми):
Повідомляємо, дякуємо, запрошуємо.
В) від себе:
Від імені компанії, повідомляю, висловлюю подяку, запрошую. - найменш формальний варіант
А тепер подивимося, які кліше прийняті в діловому листуванні російською мовою.
Привітання
- Шановний, пане Іванов! / Шановна, пані Іванова! - самий формальний варіант (так ви звернетеся тільки до дуже великого начальника або ... до міністра).
- Шановний, Михайло Петрович! / Шановна, Марія Петрівна! - теж дуже формальний стиль. Найчастіше в офіційних листах ми пишемо саме так. "Шановні панове!" - якщо ми не знаємо, як звуть людину, якій пишемо.
- В електронному листуванні допустимі менш формальні варіанти: «Здрастуйте, Михайло Петрович!», «Михайло Петрович, добрий день!», «Михайло, здрастуйте!». Тут багато що залежить від ступеня вашого знайомства з людиною і його посади. Якщо не знаєте, який варіант віддати перевагу - скопіюйте його звернення. Але людині, яка старше вас за віком або знаходиться на більш високій посаді, краще написати: «Шановний, ...».
- Найпоширеніший і безпрограшний варіант - « З повагою, ...».
- Якщо пишете партнерам можна написати: « Сподіваємося на подальшу співпрацю», « З надією на подальшу співпрацю». Ще співробітництво може бути «взаємовигідним» і «плідним».
- Людям, з якими ви добре знайомі, в електронному листі можете написати і що-небудь творче від себе (звичайно ж, якщо це не серйозне формальний лист).
- Згідно + чому?: «Згідно телефонної розмови», «згідно з нашим попереднім домовленостям», «відповідно до закону ...».
- Відповідно до + ніж?: «Відповідно до телефонною розмовою», «відповідно до раніше досягнутих домовленостей», «відповідно до закону ...».
- У відповідь на + що?: «У відповідь на Ваш лист», «у відповідь на Ваше прохання», «у відповідь на Ваше звернення» і т.п.
- У зв'язку з + ніж? (Зростанням цін на бензин).
- Унаслідок + чого? (Зростання цін на бензин).
- З огляду на + чого? (Зростання цін на бензин).
- В результаті + чого? (Зростання цін на бензин).
- Внаслідок + чого? (Зростання цін на бензин).
- Просимо Вас + що зробити? (Вислати комерційну пропозицію), прошу Вас + що зробити? (Вислати комерційну пропозицію).
- Будемо вдячні / Будемо вдячні: «Буду дуже Вам вдячний, якщо Ви надасте нам зразки ...», «Будемо вдячні за допомогу в організації заходу».
- Менш формальні варіанти: «Не могли б Ви + що зробити? (Вислати комерційну пропозицію) »,« Будьте люб'язні / будьте ласкаві + що зробіть? (Надішліть нам комерційну пропозицію) ».
- «Ради запросити Вас ...», «Компанія N. рада повідомити Вам ...».
- «Повідомляємо Вам, що ...», «Інформуємо Вас про те, що ...», «Компанія N. інформує вас про те, що ...», «Від імені компанії, повідомляю ....».
- «Нагадуємо про те, що ...», «Компанія N. нагадує Вам про те, що ...».
- «Направляємо Вам + що? (Комерційну пропозицію) »,« Надсилаємо + що? (Нові каталоги) ».
- Чи готові / Чи згодні + що зробити ?: «Чи готові запропонувати Вам + що? (Співпраця) »,« Ми надамо + що? (Інформацію про продукт) »,« Компанія N. згодна запропонувати Вам ... »і т.д.
«Ми вдячні вам за ...», «компанія N. дякує Вам за ...», «висловлюємо Вам вдячність за ...», «від імені компанії, висловлюю Вам подяку за ...» + що? (Допомога в організації виставки).
відмова
«Змушені відмовити Вам + в чому? (В поставці товару) »,« З жалем повідомляємо Вам + про що? (Про те, що ми змушені розірвати договір).
Де ще знайти інформацію про ділове листування російською мовою?
- Письмовник
У діловому документообігу формат листа-прохання використовується дуже часто, коли виникає необхідність отримати згоду другої сторони або певну послугу від неї. Готові зразки і приклади з різних ситуацій, а також правила складання подібних листів ви знайдете в цій статті.
Традиція і правила складання листа-прохання склалися виключно в практичному документообіг - тобто на законодавчому рівні не затверджено будь-яких бланків чи інструкцій. Проте, в загальному вигляді слід дотримуватися такої структури:
- Як завжди, спочатку заповнюється «шапка», в якій вказується повна назва організації-відправника з відповідними контактними даними, а також ім'я конкретного співробітника (зазвичай директора компанії) і назва організації-одержувача.
- Далі слід сам текст, який складається з опису ситуації і обґрунтування прохання. Текст повинен бути по можливості коротким - зазвичай досить 1-2 абзаців. Важливо конкретно і однозначно викласти своє прохання, щоб співрозмовник добре розумів суть вашого звернення.
- Потім слід підпис, ініціали та прізвище і дата складання.
Таким чином, оформляється воно за стандартним для таких документів варіанту - бланк наводиться нижче.
Готовий зразок можна використовувати на прикладі такого.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Рішення вказувати або не вказувати назву документа (тобто прописати посередині «Лист-прохання») приймає сам відправник. Як правило, це необхідно в тих випадках, якщо доречно підкреслити характер документа і мета, яку одна компанія намагається домогтися від іншої.
Оскільки в даному випадку мова йде про те, що одна компанія розраховує на деяку послугу або навіть поступку з боку свого партнера, зрозуміло, до написання листа, його оформлення і навіть до відправки слід поставитися дуже серйозно. Враження може призвести будь-яка деталь, тому краще врахувати навіть малозначні на перший погляд нюанси:
- Перш за все, краще відправити його за допомогою фізичної пошти - звичайною Пошти Росії або ще краща за приватну організації, яка доставляє кореспонденцію від дверей до дверей і набагато швидше. Повідомлення в електронному вигляді або тим більше передане за допомогою факсу часто сприймається більш безлико, як спам.
- До того ж фізичний спосіб оформлення документа (тобто як звичайне поштове відправлення) дозволяє зробити сприятливе враження за рахунок більш дорогого паперу, конверта, марки та інших засобів оформлення.
- Для написання тексту завжди вибирається фірмовий бланк - це дозволяє надати прохання більше офіційності.
- У тексті краще уникати явних канцеляризмів - тобто стійких слів і виразів, які прийнято використовувати в діловому середовищі. Вони буквально «сушать» оповідання і виробляють в цілому негативне враження. Їх легко замінити більш оригінальними варіантами - наприклад, «Прошу Вас розглянути» на «Сподіваюся на Ваше розуміння і сприяння у вирішенні цього питання».
- Нарешті, варто в цілому дотримуватися традицій ділового листування, тобто текст переважно пишеться в офіційно-діловому стилі. Ліричних відступів, занадто складних синтаксичних конструкцій, двояких (за змістом) фраз бути не повинно. Слід подбати про те, щоб співрозмовнику було дуже легко сприймати повідомлення - як в плані розуміння, так і психологічно.
ПОРАДА. Якщо є можливість написати текст від руки, краще скористатися саме таким способом. Рукописний лист дозволяє виділити його на тлі всіх інших. Однак краще довірити написання фахівця, який володіє прийомами каліграфії.
різновиди
Залежно від конкретної ситуації існують свої варіанти листів. В основному прохання стосуються фінансових питань - наприклад, надання знижки, зниження оплати за послугу або відстрочка. Менша частина листів-прохань присвячена сприянню у вирішенні будь-яких інших питань. Найбільш поширені випадки і готові приклади листів розглянуті далі.
Про виділення коштів
Прохання про виділення грошей навіть на благодійні цілі - досить серйозний запит. Тому при складанні важливо гранично конкретно описати ситуацію і до того ж зрозуміло вказати, на що саме потрібні гроші, і з якої причини їх неможливо взяти з іншого джерела.
При складанні можна взяти за основу такий зразок.
Від НКО «Веселка»
Депутату Законодавчих Зборів
м Санкт-Петербурга Мілошнікову І.М.
Шановний Ілля Миколайович! Вас вітає директор некомерційної організації Веселка ». Наша організація була заснована в 2012 році і протягом усіх цих років безперервно займається наданням фінансової допомоги дітям, які страждають на гострі форми лейкемії. Основний напрямок нашої діяльності - закупівля відповідних лікарських засобів і проведення складних операцій.
Всі ці роки основним джерелом фінансування нашої діяльності було підприємство ТОВ «...». Однак у квітні поточного 2017 року обсяги фінансування різко скоротилися, і в даний момент ми не можемо здійснювати благодійні акції в тому ж обсязі.
За нашими даними, щорічний бюджет фонду з урахуванням приватних пожертвувань повинен становити 10 млн руб. Таким чином, в зв'язку з припиненням фінансування необхідно покрити різницю в сумі 8 млн руб. щорічно. Ми сподіваємося на ваше сприяння, оскільки знайти спонсорів зараз не представляється можливим.
З повагою, Cветозаров В.К.
Про поставку товару
Тут важливо продемонструвати свою зацікавленість і бажання співпрацювати. Тому потрібно знайти правильні слова, щоб співрозмовник перейнявся довірою і прийняв відповідне рішення. За основу можна взяти такий зразок.
Генеральному директору ТОВ «...»
Некрасову Н.К.
Від директора компанії ТОВ «...»
Єлізарова В.М.
Вітаю Вас, Микола Костянтинович! На регіональній виставці по сільському господарству, яка проходила в травні цього року, наша компанія зацікавилася зразками техніки і обладнання, які були запропоновані з вашого боку.
Ми б хотіли розпочати співпрацю з Вами з поставки пробної партії товару (повний список докладаємо окремим документом до цього листа). Гарантуємо своєчасне проведення платежів за товари та послуги. Висловлюємо надію на тривалий і взаємовигідне співробітництво.
Наші контактні дані:
З повагою, Єлізаров В.М.
Про надання знижки
В даний час Це досить поширений тип, оскільки економічні умови по багатьом показником погіршилися. Як показує досвід, переконати контрагента в наданні знижки виходить Особливо добре в таких випадках:
- якщо компанії співпрацюють досить давно, наприклад, більше року;
- якщо купується відразу велику кількість товару.
Генеральному директору
ТОВ «Авантаж» Філіппову Г.В.
Від директора ТОВ «Верес»
Александрова К.М.
Привіт, Геннадій Вікторович. Ми раді відзначити той факт, що наші компанії співпрацюють вже більше 2 років. Висловлюємо Вам вдячність за незмінно високу якість ваших послуг, а також за сприяння у вирішенні ряду поточних питань.
Вважаємо, для Вас не секрет, що за останній рік економічна ситуація в нашій ринковій ніші значно погіршився. На жаль, в даний момент ми відчуваємо певну нестачу доходів, що пов'язано зі зниженням квартального прибутку.
У зв'язку з цими обставинами Ми сподіваємося на Ваше розуміння і згода в наданні знижки в розмірі 10% на послуги, які будуть надані в наступному 2018 календарному році. Зрозуміло, що такий захід має тимчасовий характер, і ми налаштовані на повноцінну співпрацю на взаємовигідних умовах в разі стабілізації економічної ситуації.
З повагою, Александров К. М.
Про зниження орендної плати
В даному випадку обгрунтування свого прохання в листі буде приблизно таким же, як було розглянуто в попередньому прикладі.
Генеральному директору
ТОВ «Авантаж» Філіппову Г.В.
Від директора ТОВ «Верес»
Александрова К.М.
Привіт, Геннадій Вікторович. У завершився в 2016 фінансовому році наша компанія зазнала збитків, які перевищили очікувані на 10%. Змушені констатувати, що нашу компанію торкнулася фінансова криза. Це виражається в зниження клієнтського потоку на 15-20% власників.
У зв'язку з цим ми сподіваємося на Вашу згоду надати знижку на орендну плату на 10%. Звертаю увагу, що ми є досить великими орендарями і разом з тим за весь час нашого п'ятирічного співробітництва не допустили жодної затримки платежу, а також заповнювали всі інші умови договору. Ми виходимо з того, дана міра тимчасова, тому готові продовжувати вносити плату в повному обсязі, як тільки ситуація на ринку стабілізується.
З повагою, Александров К. М.
Про відстрочку платежу
В даному випадку важливо визнати, що ви дійсно не зробили оплату вчасно і детально пояснити причину. Зрозуміло, потрібно точно вказати терміни погашення всієї суми.
Директору ТОВ «Грузодар»
Вакулова Н.Ю.
Від директора ТОВ «парабола»
Аксакова Т.Г.
Вітаю Вас, шановний Микола Юрійович. У вересні 2017 роки ми не внесли чергову за ваші послуги в сумі 100000 крб. Про неможливість здійснення платежу ми офіційно повідомляли вас за місяць. На даний момент пояснюємо, що компанія знайшла кошти для виплати. Ми просимо вас надати розстрочку на два місяці: жовтень і листопад (по 50000 рублів).
Від своїх фінансових зобов'язань і заборгованості ми не ухиляємося і звертаємо вашу увагу на те, за всі 3 роки нашої співпраці ми жодного разу не порушували договору. Сподіваємося на Ваше розуміння і розраховуємо на подальшу взаємовигідну співпрацю.
З повагою, Аксаков Т.Г.
Прохання сплатити за іншу компанію
Такі прохання можуть виникнути в тих випадках, коли одна компанія візьметься за виконання фінансових зобов'язань іншої фірми на певних умовах. Як приклад можна використовувати такий шаблон.
ІП Благодарову А.К.
від ІП Ініна А.А.
Вітаю Вас, шановний Анатолію Костянтиновичу. Як відомо у вас існує заборгованість переді мною в сумі 100000 крб. За минулий фінансовий рік у мене також з'явився борг перед 3 компанії в сумі 50000 руб. Пропоную вам оплатити мою заборгованість в повному обсязі. Зі свого боку гарантую надання розстрочки на весь залишок вашого боргу на термін 6 місяців.
З повагою, Інін А.А.
Про сприяння у вирішенні питання
Нарешті, якщо потрібно вирішити якесь конкретне питання, можна написати такий текст:
ІП Никанорова В.Р.
Від директора ТОВ «Добрі рішення»
Абдулова В.Н.
Шановний Володимире Романовичу, я очолюю благодійну організацію, яка займається проведенням новорічних свят для дітей з малозабезпечених сімей. Як нам стало відомо з відкритих джерел, ви реалізуєте кондитерську продукцію. Ми просимо Вас організувати поставку новорічних подарунків в кількості 1000 штук для проведення 20 заходів.
Зі свого боку гарантуємо висловити вам письмову і усну подяку і залишити позитивні відгуки у всіх організаціях, за Вашим бажанням.
З повагою, Абдулова В.М.
Те питань з приводу того як і якими засобами можна створити і відправити виникнути в принципі не повинно. Однак не всі готові відразу приступити до виконання цього завдання якщо справа стосується офіційних листів, особливо коли автор листа очікує отримати на нього відповідь. Відкрию Вам маленький секрет ділового листування, чим суворіше за своїм характером і стилем складено лист, тим більше шансів на відповідну реакцію з боку одержувача. У цьому уроці я приведу декілька зразків електронних листів, які повинні допомогти користувачам визначитися зі своїм власним стилем і надалі складати звернення найбільш грамотним чином.
Для початку, потрібно визначитися якого характеру буде створюване нами лист. Я підрозділяю всі вихідні листи на три основних види:
- Ділову пропозицію
- Діловий запит
- дружнє звернення
Відповідно для всіх трьох типів у мене є шаблонні заготовки, як в звичайному текстовому файлі, так і вигляді шаблонів, заточених під певні поштові програми. Перейдемо по порядку до кожного з них.
Ділову пропозицію
Привіт (Добрий день), [ім'я людини, до якого відбувається звернення]!
Ім'я бажано вказувати в будь-якому листі при спілкуванні, тому як особисте звернення налаштовує людину на дружній лад. Втім, якщо імені дізнатися так і не вдалося, досить буде шаблонного вітання.
Дозвольте представити Вашій увазі нову послугу (новий продукт) від нашої компанії [найменування компанії].
Дозвольте запропонувати співпрацю в сфері [найменування сфери діяльності].
Далі коротко описуєте переваги вашої пропозиції в ціновому варіанті, або якихось якісних характеристиках. Головне не перестаратися. Мегабайти тексту, та ще й доповнені яскравими безглуздими картинками тільки відлякують людей. Якщо одержувач листа зацікавиться Вашою пропозицією з перших рядків, то обов'язково зв'яжеться з Вами для додаткової інформації.
Якщо Ви всерйоз зацікавлені, щоб потрібні люди зв'язувалися з Вами при першому ж зверненні, то є сенс подумати про доступність не тільки по електронній пошті. Не зайвим буде завести акаунти в таких сервісах як ICQ іSkype. Іноді людині набагато простіше зв'язатися з Вами по звичайному телефону, якщо номер такого, звичайно буде завбачливо залишений вами в підпису.
Для чого потрібно дублювати власний e-mail адресу в підпису, запитаєте ви, якщо такий автоматично переправляється поштовим сервером. Тут діє правило, за яким зайва інформація в діловому листуванні ніколи не буває непотрібною. Уявімо ситуацію, коли Ваш лист отримує людина потенційно який не зацікавлений в пропозиції, або просто не компетентний для коректної відповіді на нього. Він переправляє отримане повідомлення іншому користувачеві, але при цьому з яких-небудь причин інформація про справжній відправника втрачається з автоматично доданих даних, що призводить до утруднення зв'язатися з Вами. Однак завжди достатньо буде поглянути на підпис, щоб визначити автора листа і його необхідні контакти.
Діловий запит
Здрастуйте добрий день)!
Або, якщо відомо ім'я адресата, то (Шановний, [Ім'я, По батькові])!
Прошу надати інформацію про товар (послугу) [найменування товару / послуги] з описом повних характеристик і конкурентних якостей.
На підставі Федерального закону РФ [номер і дата документа], прошу надати відомості [описуєте необхідні для отримання дані].
Можна також звернеться до керівництва того чи іншого сервісу в Інтернеті, при порушенні Ваших прав.
У зв'язку з порушенням пункту [номер пункту в призначеному для користувача угоді] користувальницької угоди, а саме: "[цитуєте повний текст названого пункту]", прошу провести перевірку і прийняти відповідні санкції відносно винного [відповідального (якщо мова йде про співробітників сервісу)] особи [сайту (найменування сайту)]. Про результати перевірки та поставлений санкції прошу повідомити за адресою [власну адресу електронної пошти].
дружнє звернення
Вітаю (Доброго времени суток) (Привіт), [ім'я людини]!
При першому зверненні в дружній формі, хорошим показником буде повнота Вашого текстового звернення. Коректно написаний, об'ємний текст вкаже на Вашу високу зацікавленість в контакті з потрібним особою і викличе бажання відповідного звернення. Не забудьте розв'язати бесіду кількома первинними питаннями.