Kaizen u kancelariji. Haos, doviđenja! ili Prvi koraci ka Lean Office Gubici zbog varijabilnosti

31.08.2023

Kada kompanije pokušaju primijeniti metode vitke proizvodnje u uredima ili u uslužnom sektoru, mnoge prestaju čim „otvore vrata“.

Radnja priča može se razlikovati od onoga što opisujem u nastavku, ali općenito sve ide po istom scenariju.

Neko u kompaniji, inspirisan primerima optimizacije proizvodnje, donosi ideju „hajde da to uradimo isto tako kul u kancelariji!“

Uz svo pjevanje i ples, direktor ljudskih resursa organizuje obuku za kancelarijske službenike, gdje ih upoznaju sa osnovama lean-a i traže da zasuču rukave i prionu poslu. Polovina ljudi odlazi u novoimenovanu gembu da „implementira 5S“, a druga sjeda da mapira tok vrijednosti. Stvari su u punom jeku...

I nakon par mjeseci jedan od menadžera pita: „Pa, šta ste uspjeli postići?“

Kao odgovor, pokazuju mu sređeni redovi olovaka, prostor zidova očišćen od fotografija motivatora i demotivatora, prekrivenih listovima sa nerazumljivim hijeroglifima i strelicama, i tri-četiri neispavana entuzijasta, protiv kojih su se bukvalno svi službenici izoštrili. njihova nalivpera. Niko ne može pokazati ekonomski rezultat, a menadžer eksplicitno ili implicitno zatvara projekat, prebacujući neprocjenjive resurse na važnije zadatke. Implementacija je završena i kancelarija se vraća uobičajenom poslu.

Iskreno rečeno, dovođenje u red vaše kancelarije nije težak zadatak. Čak i ovaj rad može dati sasvim pristojan učinak. Međutim, u tom procesu ima toliko detalja da će đavo gotovo sigurno izaći iz njih.

Organizacija reda u kancelariji

ICSI Publishing objavila je knjigu “5S for the Office” autora Toma Fabrizia i Dona Tappinga. Kako organizovati efikasno radno mesto." Dobra knjiga za početak implementacije.

Ova knjiga dovoljno detaljno opisuje proces implementacije 5s u neproizvodnoj sferi: kako pripremiti projekat, kako provesti početnu analizu, šta učiniti u fazama sortiranja i uklanjanja nepotrebnih stvari (faza 1), racionalno uređenje i definisanje granica (2), čišćenje i provjera (3) , standardizacija i razmjena informacija (4), održavanje postignutog i poboljšanje (5).

Međutim, kada se 5S implementira u uredu, vrlo je važno pronaći ravnotežu između onoga što je razumno. Ne može ga se pridržavati svaka kompanija i to može dovesti do neugodnih posljedica. U ruskim predanjima to je opisano poslovicom „napravi budalu da se moli Bogu, razbiće mu čelo“. Kada nespremna kompanija pokuša da podigne nivo organizacije do apsolutno neverovatnih visina, ljudi eksplodiraju.

“Ovo je besmislica” - u ovom slučaju, ovo bi bila najblaža izjava U SLUČAJU da zahtijevate da označite APSOLUTNO SVE objekte u prvim fazama rada.

Ipak, početnici vitke proizvodnje često zahtijevaju da se iz radnog prostora ukloni apsolutno sve suvišno, sve lično i sve što nije vezano za posao.

U najgorem slučaju, to može dovesti do toga da zaposleni počnu da daju otkaz.

I to je logično, jer uslovi rada odjednom postaju potpuno nepodnošljivi. Gdje ste nekada mogli okačiti fotografiju sa odmora, danas bi trebao biti prazan zid. Dok je ranije u organizatoru bilo deset naoštrenih olovaka za bilo koju priliku, danas je dozvoljena samo jedna. I što je najvažnije, niko zaista ne može objasniti zašto je to potrebno.

Objašnjenje "sve su gubici" se ne prihvata. Možda niko i ne spori da dodatne olovke u držaču za olovke znače dodatni potrošeni novac za kompaniju, ali ipak se svi opiru strašnom silom. A ako nemate pojma zašto se to dešava, pogledajte okolo. Dok odlažete suvišne olovke, ljudi gube sate radnog vremena na potpuno besmislene i beskorisne poslove: tjednima koordiniraju naloge s pola tuceta direktora, jure po odjelima u nadi da će barem malo ubrzati završetak radova. hitna narudžba, pišu izvještaje na više stranica koje niko ne čita, popunjavaju stotine dnevnika i formulara umjesto da rade svoj glavni posao.

I tako pokušaj da smanjite gubitke kompanije smanjenjem broja olovaka ili uvođenjem pravila "koristite poleđinu papira za štampanje nacrta" uvijek izgleda kao spillikins.

Ušteda dva paketa papira za deset zaposlenih u klasi „kancelarijski plankton“ mjesečno u ovom slučaju izgleda kao ruganje zdravom razumu.

Rad teče u kancelariji

U proizvodnji je sve manje-više „po pravilima“. Prije sastavljanja gotovog proizvoda, prvo morate napraviti sve dijelove. A za to kupujte sirovine. A prije toga izradite dizajn. U kancelariji obično sve ide slučajno. Prvo se od vas traži da fakturišete, zatim razmišljate o specifikaciji usluge, a onda počinjete da smišljate gde da nabavite sredstva i vreme da završite ono što ste već platili unapred.

I dobro je ako je to sve.

Svaki kancelarijski službenik, čak i ako se čini da je “kancelarijski plankton”, definitivno će morati izrasti u hobotnicu, budući da istovremeno radi tristo četrdeset sedam poslova. „I Šveđanin, i žetelac, i svirač na usnama.” Čim čovjek sjedne da telefonira najomraženijim klijentima, on tek skuplja snagu, a u tom trenutku dolazi kolega iz drugog odjela i hitno traži da mu daju “pet minuta” dragocjenog vremena. I tri sata kasnije vraća se zapjenjenom izvođaču i pita: „Pa šta ti je toliko trebalo, tamo je bilo samo sat vremena rada???“

„Zašto me vučeš svakih pola sata? Rekao sam ti, sve će biti spremno za pet minuta!”

Rad većine kancelarijskih službenika ne uklapa se u proizvodnu paradigmu tokova. A to se brzo otkriva kada pokušavate nacrtati kartu toka. Nema protoka. Ali morate nacrtati kartu. Entuzijasti, posebno inspirisani svojim nastavnicima, čak su u stanju da prožvakaju svoj put kroz uredske lavirinte i još uvijek crtaju proces izvršavanja pojedinačnih zadataka. Ali uz amandmane na činjenicu da se „drugi slični zadaci obavljaju potpuno drugačije“, „postoje tri kategorije složenosti“, „samo Petrović radi ovaj posao i samo kada je slobodan“ i „a ako je šef na odmoru, onda sve je urađeno potpuno pogrešno "Ispostavilo se da . Najvjerovatnije, takva mapa toka vrijednosti opisuje sferičnu mapu toka vrijednosti u vakuumu u odsustvu ostatka svemira i može poslužiti samo kao strašilo za naredne generacije regruta pod sloganom: „Ovako ne treba raditi ovo pod bilo kojim okolnostima!”

Šta je koren problema

Izvor svih ovih prijetećih eksplozija iritacije zaposlenih i potpune konfuzije u tokovima je jedan. I mogu samo ponoviti istu stvar: dok se ne utvrdi vrijednost aktivnosti koje se odvijaju u kancelariji, svaki pokušaj da se implementiraju metode vitke proizvodnje neće uspjeti. Ne zato što lean metode ne funkcionišu u kancelariji ili ne rade bez nedostatka vrednosti. Oni rade. Ali daju rezultat koji niko ne želi. To je isto kao i zatezanje Phillips šrafa jednostavnim šrafcigerom: možete ga zategnuti, ali ćete izgubiti mnogo truda i najvjerovatnije prekinuti navoj.

Nažalost, vrijednost mnogih ureda je vrlo teško otkriti. Uključujući i zato što Parkinsonov zakon udvostručavanja administrativnog vrha neumoljivo djeluje čak iu digitalnoj eri. Stoga je dijelove vrijednosti koje stvaraju pojedinačne izvanredne kancelarijske hobotnice vrlo teško otkriti i prikupiti u jedan tok. A sama aktivnost često ne liči na potok, već na vrtlog s jakim podvodnim strujama u kojem sve može nestati.

Za izolaciju ovih elemenata vrijednosti bit će potrebno nekoliko netrivijalnih metoda o kojima ću govoriti na martovskom seminaru " ", uključujući razgovor o standardizaciji, kako pronaći elemente vrijednosti u zbunjujućim tokovima, o upravljanju čitavom raznolikošću ureda zadataka, kako privući sve u kancelariji na svoju stranu.

Oni koji žele da učestvuju na seminaru i dalje imaju priliku da... Ali svakim danom se broj raspoloživih mjesta polako ali neumoljivo smanjuje. Zato požurite.

Direktor kvaliteta, DOO "ROTO FRANK"

Već složen svijet zahtijeva jednostavnost u svemu. Za većinu ljudi želja za jednostavnošću postaje jasna kada je u pitanju radno mjesto. Iznenađujuće je da se već nekoliko decenija ništa bitno nije promenilo u ovom pravcu, uprkos revolucionarnim kancelarijskim tehnologijama pod sloganom uštede „bez papira“, uprkos ogromnom napretku u istraživanju organizacije i menadžmenta. Kao i prije, planine dokumenata rastu zadivljujuće brzo i visoko, fascikle s natpisom „Hitno!“ koje se ponosno izdižu, žute naljepnice s brojevima telefona i email adresa, grafikoni, liste zadataka, sve vrste medija za pohranu od DVD-a do fleš diskova trepere. USB, poslovni suveniri, sitnice... Zašto?

Na ovo pitanje pokušavamo odgovoriti u ROTO FRANK-u. Štedljivost i Lean tehnologije u svemu, uključujući i urede!

Radno mjesto je više od mjesta gdje radimo. To je simbol, nešto poput odraza sadržaja naših misli. Ono što držite u glavi magično je predstavljeno na vašem desktopu. Sve složeniji zadaci koji iz dana u dan pristižu na površinu od 1 do 2 m 2 stvaraju neku vrstu šarolikog kolaža iz svakodnevne rutine.

Međutim, čim počnete namjerno pokušavati promijeniti ovaj umjetnički objekt, osjetit ćete kako se vaš svakodnevni rad mijenja i postaje lakši.

U stvari, kreiranje urednog ureda je lakše nego što mislite. Ovo može biti mali, ali značajan doprinos kvaliteti vašeg radnog iskustva.

Test samokontrole (koliko je dobro organizovano vaše radno mesto)

Jesu li stvari koje svakodnevno koristite na svojim mjestima?
Na vašem stolu su dokumenti za zadatak na kojem direktno radite. upravo sada?
Samo radite sa jednim inbox/tray za dolaznu poštu?
Da li je zagarantovano da hitni dokumenti (datum dospijeća) nisu pohranjeni u hrpe ili fioke za dokumente gdje ih morate tražiti, gubeći vrijeme?
Da li vaš sistem srednjeg skladištenja za tekuću dokumentaciju/projekte osigurava da možete pronaći bilo koji neophodan dokument za najviše jednu minutu?
Da li se kolege pozivaju na vašu radnu dokumentaciju u slučaju vašeg odsustva?
Koristite li kontrolne liste koje vam olakšavaju rad?
Znate li uvijek gdje smjestiti ovaj ili onaj dokument?
Da li ste uspostavili pisana pravila za rad u kancelariji?
Da li vaše poslovanje smatra administrativne troškove dijelom ukupne produktivnosti organizacije?

Hajde da sumiramo. Koliko često ste odgovorili sa "da"?

10 puta - Već ste veoma dobro organizovani i znate zahvaljujući kojim tehnikama ste postigli ovaj rezultat. Raditi sa vama je zadovoljstvo.

7-9 puta - Znate skoro sve o tome kako da organizujete svoj sto ili radni prostor. Ali ostaje potencijal, shvativši koji možete značajno poboljšati situaciju.

3-6 puta - Vi, kao i mnogi drugi, imate mnogo različitih stvari na rukama sa kojima morate da se nosite u isto vreme. Međutim, moći ćete vidjeti da postoji prilika da ovaj proces učinite efikasnijim (učinite ga vrednijim).

1-2 puta - Ako još niste posvetili dovoljno pažnje optimizaciji radnog prostora i uzeli u obzir sljedeće informacije, oduševit ćete se pozitivnim efektom primjene jednostavnih tehnika i savjeta.

Jeste li dobili niske bodove? Ne ljuti se! Odgovarajući na svako pitanje, tačno identifikujete gde postoji potencijal za poboljšanje – tamo gde ste odgovorili „ne“, postoji šansa da to učinite!

Odakle smo počeli u ROTO...

Cilj: izraditi plan za uzastopne korake za implementaciju.

Ali prvo, nekoliko napomena i aksioma na osnovu rezultata praćenja stanja na početku.

Kontinuirano poboljšanje nepoznato u uredima

“Nema vremena da se stvari dovedu u red, ali svako ima vremena da traži ono što je potrebno.” To je praksa mnogih ureda, uključujući i našu u ROTO-u. Dok je u proizvodnji kontinuirano usavršavanje i optimizacija apsolutno normalna svakodnevna rutina, u biroima i uredima razumijevanje potrebe za optimizacijom tekućih procesa ne dolazi odmah. Greške koje je najlakše napraviti, najteže otkriti, sa najskupljim posljedicama i teškim odlukama su one koje se najčešće donose. izvan okvira Proizvodnja.

Ogroman potencijal u kancelarijama

Vrijedi priznati da se najveći dio optimizacije implementira u proizvodnji iu manjoj mjeri u administraciji. Međutim, u kancelarijama postoji ogroman potencijal, dok je u fabričkim radionicama već napravljen veliki napredak. Stoga mnoge kompanije danas nastavljaju da smanjuju neproduktivne kancelarijske aktivnosti i smanjuju gubitke u ovoj oblasti, a da pritom proizvode visokokvalitetne proizvode dugo vremena.

Neophodan za opstanak

Još jedan argument u korist promjena.

Nije tajna da je u svim industrijama globalizacija ostavila traga, prinudivši tako smanjenje otpada i gubitaka u svim njihovim oblicima, što danas nije opcija, već preduslov za opstanak kompanije na konkurentnom tržištu.

Svakodnevne aktivnosti u mnogim poslovima

Kako izgleda tipičan radni dan? U mnogim preduzećima je otprilike isto:

rad u kancelariji nije regulisan nikakvim pravilima; svako radi svoj posao onako kako misli da je ispravno
rokovi su dugi
postoje „zaobilaznice“ i „zagušenja“; efikasan tok aktivnosti više liči na curenje.

Skoro trećina svih gubitaka

Na osnovu istraživanja sprovedenog na fotografijama radnog vremena zaposlenih i rasporedu opterećenja tokom dana, ustanovljeno je da je skoro trećini svih gubitaka u kancelarijama i na svakom radnom mestu potrebno vreme da se pronađe traženi dokument. Polovinu svih gubitaka uzrokuju loše koordinirani procesi, što rezultira dugim vremenima čekanja i zastojima procesa. Ostalo je neproduktivna kancelarijska aktivnost. Nakon nekoliko jednostavnih proračuna u našim glavama, bili smo užasnuti...

70 neproduktivnih dana u godini

Na osnovu činjenice da skoro 30% radnog vremena, prema rezultatima istraživanja, nije produktivno, lako možete izračunati koliko dana u godini svaki zaposleni gubi. To znači da 70 dana van radne godine svaki zaposleni dolazi na posao, radi beskorisne stvari i odlazi kući (!).

Održivi poredak

Naš glavni cilj je da uz pomoć alata i savjeta koji su u našim rukama, u svakom trenutku možemo održavati red na svom stolu i u našoj kancelariji.

Brojke iz svjetske prakse

Primjenom jednostavnih savjeta i preporuka možete postići rezultate u bliskoj budućnosti. Kako odrediti efekat implementacije? Poboljšanja se mogu kvantificirati; Prosječni statistički podaci iz prakse pokazuju:

10-20% povećanje efikasnosti

20% oslobađanja prostora

40% smanjenje vremena pretraživanja

25% smanjenje vremena isporuke

Efekti u budućnosti

Zahvaljujući promjenama koje možete postići:

jasno poboljšanje zadovoljstva zaposlenih
smanjenje srednjih koraka bez dodane vrijednosti u procesima
poboljšanje reaktivnosti koja zadovoljava želje kupaca
povećanje konkurentnosti

Šta znači "kaizen"?

Kaizen je proces kontinuiranog poboljšanja u obliku usmjerenog sekvencijalnog kretanja/razvoja kroz male korake. Mjere u ovom procesu su jednostavne za implementaciju, ne zahtijevaju skupa visokotehnološka rješenja ili ulaganja, a rizici su predvidljivi i ograničeni.

Kaizen principi se a priori, prije svega, savladavaju u proizvodnji. Rezultati su poboljšanja, kao i znanje o potencijalima za poboljšanje. Od proizvodnje do ureda... Principe treba usvojiti pod sloganom „Ono što je dobro za proizvodnju može biti dobro i za administraciju“. Alati koji se koriste nisu novi, bazirani su na traženju potencijala za poboljšanje, ali u kancelarijskom sektoru. Zahvaljujući kaizenu, problemi kojih ranije niste bili svjesni postaju transparentni i očigledni. Posebnost je što koristi ne samo kompanija, već i zaposleni: oni mogu raditi brže, bolje i manje pod stresom, a kompanija zahvaljujući tome postaje konkurentnija.

Penjanje na Kaizen merdevine

Cilj kaizena u kancelariji je postepeno i kontinuirano poboljšanje.

Prva faza zahtijeva puno vremena i truda za stvaranje reda i sortiranja unutar vašeg radnog područja (uklanjanje svega što vam odvlači pažnju i ometa vašu koncentraciju na hitnim zadacima nije jedna od njih).

U drugoj fazi se uspostavljaju „pravila igre“. Pravila drže stvari u redu. Osim toga, tamo gdje su uspostavljena pravila, više nema potrebe za stalnim uspostavljanjem reda.

Treća faza označava uspjeh postignut na osnovu rezultata prve dvije. Međutim, prerano je za opuštanje; u ovoj fazi procesi zahtijevaju optimizaciju.

U četvrtoj fazi zaposleni su intenzivnije uključeni u razmišljanje o mogućim poboljšanjima. Ovdje zaposleni djeluju kao stručnjaci.

Zadatak pete faze je da težnjama u potrazi za poboljšanjima da vektor postavljanjem ciljeva. Ovi ciljevi su direktno povezani sa strateškim razvojem kompanije. Definisanje indikatora učinka u ovom smislu pomaže u mjerenju stepena do kojeg su ciljevi postignuti.

Bojno polje je ogromno, pa ću danas pokušati da istaknem samo neke preporuke, takozvane tips & tricks, kao dio prve faze. Zapravo, još smo na granici prvog i drugog koraka. A ima još mnogo toga. Ali vrijeme dodjeljujemo s rezervom kako bismo osigurali da zaposlenici prihvate i percipiraju svaki detalj. Stoga ne učestvujemo u trci potere. Naša taktika je odmjereno kretanje naprijed. dakle, prvi korak: organizujte se i očistite

Kako zaposlenik može raditi sa visokom efikasnošću u haosu?

U današnjem međunarodnom takmičenju svaka minuta je važna.

Ne mogu se sjetiti nijedne osobe koja bi požalila ušteđeno vrijeme pri obavljanju svakodnevnih poslova. Objašnjenje za ovo je jednostavno: hrpe papira na stolu odražavaju karakter osobe - prazan stol govori o sjajnoj glavi.

Prije održavanja reda, morate ga barem jednom vratiti. To je cilj prve faze. Reći ćete da za to nemate vremena (iz ovoga možemo zaključiti da jasno razumijete strukturu svog radnog dana, što je već prvi korak ka standardizaciji!). Međutim, pokušajte napustiti svoju kancelarijsku rutinu i počnite s ovim prvim korakom. Nevjerovatna stvar kod Lean Office-a je da se vrijeme provedeno u izmjenama odmah kasnije isplati. Dovođenjem stvari u red i čišćenjem oslobađate se potrebe da budete u haosu u budućnosti, štedeći dragocjeno vrijeme od nepotrebnog traženja. Možda će se vaše kolege, kad vide vaš sto, naceriti i reći: "Zar nemaš posao?" Ali pričekajte malo i vidjećete da se ti isti ljudi vraćaju da pitaju kako ste to uradili.

Prije preduzimanja odlučnih radnji, potrebno je prvo razjasniti početnu situaciju. Učinak ove uvodne faze je toliko snažan da se ovaj pristup toplo preporučuje.

1. Fotografirajte početnu situaciju: Vaš radni sto, kao i cijelo radno mjesto: podne i prozorske klupice, polovni ormari (detaljno).

Način na koji vidite svoj radni prostor na fotografiji razlikuje se od onoga kako ga vidite kada sjedite za stolom. Fotografija vam omogućava da sagledate situaciju iz daljine; takva “šok terapija” je vrlo korisna i pomaže na najbolji način da otvorite oči na problematična područja.

Ne pokušavajte da kompromitujete svoje kolege foto reportažom. Ova procedura nije pokrenuta kako bi se kolege izložile haosu na radnim mjestima. Haos samo ukazuje da postojeći procesi nisu u potpunosti osmišljeni i standardizovani. Gdje god vidite nedosljednosti na fotografiji, postoji potencijal za poboljšanje. Fotografija će pružiti sliku kako vaše radno mjesto izgleda spolja. Da biste pojačali efekat, možete ih odštampati i okačiti pod naslovom „Ovako nas naši klijenti, gosti, kolege, dobavljači itd. vide izvana“.

2. Sortirajte i organizirajte

Nakon što snimite početno stanje, potrebno je sortiranje. Riješite se svih nepotrebnih stvari. Mnogo je stvari u ladicama, ormarićima i policama na koje ste odavno navikli, a koje se dugo nisu koristile ili se neće koristiti u budućnosti. Sve što se ne koristi mora se odbaciti.

Količina sređene dokumentacije, fioka za papir i drugih sličnih stvari nakon ovakvog postupka je nevjerovatna.

Rezultat je oslobađanje prostora i površina, a time i smanjenje vremena pretraživanja. Ne bi trebalo da pokušavate da prihvatite neizmernost. Počnite od početne tačke prostora i pratite korak po korak. Na primjer, vaš stol je epicentar vašeg posla. Počni s njim. Postulat upravljanja vremenom kaže: zaposleni za „praznim stolom” radi efikasnije nego za „natovarenim” (kao stolar sa avionom). Pored tabele obratite pažnju na sljedeća područja. Preporučljivo je slijediti sljedeću rutu:

stol
kontejneri na izvlačenje i ladice stola
ispod stola na podu
u vertikalnim ormarima, komodama, na policama
na prozorskim daskama i drugim horizontalnim površinama

Šta učiniti ako nemate dovoljno vremena za sortiranje

Može se dogoditi da nema dovoljno vremena za kvalitetno sortiranje cjelokupnog poslovnog prostora u isto vrijeme.

Pričvrstite naljepnice na vrata i numerirajte ih redom. Na osnovu toga napravite listu zadataka. Označite svaki zadatak imenom osobe odgovorne za njegovo izvršenje i datumom dospijeća. Neka ovaj akcioni plan bude vidljiv svim zaposlenima. Može se ukloniti kada se sve aktivnosti završe.

Na ovom planu se odmah vidi šta je već završeno, a šta ostaje da se uradi.

Također možete napraviti foto izvještaj i poslati ga svim zaposlenima. Malo je vjerovatno da će protokol ostati u memoriji dugo vremena. Međutim, naljepnice će služiti kao neka vrsta svjetionika za podsjetnike i stalno su na vidiku.

Koristite metodu ljepljivih bilješki i ako sumnjate u prikladnost stvari ili ne možete sami donijeti konačnu odluku. Uključite ove stavke u akcioni plan, a zatim, u zajedničkoj raspravi sa zainteresovanim kolegama, zajednički odlučite o sudbini ovih predmeta ili predmeta. Na naljepnicama napišite inicijale zaposlenih, tako ćete na prvi pogled lakše odrediti ko je odgovoran za dati objekat.

3. Vježbajte da se riješite stvari na osnovu testa.

Ljudi su po prirodi lovci i kolekcionari. Stoga, kada se pripremate za rastanak sa stvarima, mogu se pojaviti sumnje - šta ako su ponovo potrebne... Bit će korisno eksperimentirati u tom smjeru prije nego što preduzmete odlučnu akciju. Stavite u kartonske kutije predmete i dokumente koji nisu potrebni na radnom mjestu, ali kojih se još ne biste željeli riješiti.

Ove kutije se mogu čuvati u arhivi, podrumu ili magacinu. Ovo oslobađa vrijedan prostor/prostor u vašem radnom području.

Uklonite prazne police iz vaše kancelarije. U suprotnom, vrlo brzo će se ponovo napuniti nečim. Kako ne biste zaboravili na sadržaj kutija, označite ih na sljedeći način:

Budite pažljivi pri određivanju prikladnosti roka važenja arhive.

Označite svaku kutiju serijskim brojem. Kada kreirate arhivu i ambalažu, napravite inventar onoga što stavljate u njih. Iz inventara možete kreirati listu sadržaja. Protokol arhive možete priložiti svakom posebnom kutiju. Kopiju možete zadržati na svom radnom mjestu - na unutrašnjoj strani vrata ormarića, tako da možete imati direktan pristup ovim informacijama ako je potrebno.

4. Oslobodite više prostora u svom radnom prostoru

Radni prostor oko vas treba biti organiziran na način da promovira koncentraciju na rješavanje vaših svakodnevnih zadataka i postizanje vaših ciljeva. Vaše okruženje treba da sadrži samo one stvari koje su vam svakodnevno potrebne. Često se, međutim, nakon sortiranja otkrije prisustvo stvari, predmeta, namještaja koji se ne koristi i koji je na putu.

Ponekad se desi da ne možete precizno odrediti potrebu za određenim dokumentima. Povremeno pristupate nekim folderima, ali se ne sjećate kojim. Svaki put kada pogledate u fasciklu, stavite malu ceduljicu na kičmu.

Nakon otprilike tri mjeseca pojavit će se slika po kojoj možete ocijeniti koji su folderi najpopularniji u vašem radu. Kako biste izbjegli svaki put gubljenje vremena na traženje naljepnica, postavite ih na jedan od zidova ormarića za arhiviranje. Ovaj savjet će vam biti od koristi ako povremeno arhivirate rjeđe korištene mape ili ih se riješite. Postavite redovni podsjetnik u svom kalendaru kada odlučite koje fascikle treba ukloniti iz vašeg radnog prostora.

Alternativna ideja: fascikle možete zalijepiti trakom. Kada je fascikla potrebna, pokidate traku. Nakon tri mjeseca shvatit ćete koje mape treba arhivirati: sve one na kojima je traka ostala netaknuta.

Neke kancelarije imaju ormare ili ormare koji se ne koriste - često uz argument da namještaj košta puno novca. Istina je da akvizicija uvijek uključuje trošenje novca. Ako je namještaj u prolazu, uzrokuje nepotrebna pretraživanja, odvlači pažnju od posla, to rezultira još većim troškovima.

Riješite se takvog namještaja. Rasporedite samo potreban namještaj i pronađite mu novu namjenu. Neke kompanije nude preuzimanje neželjenog namještaja i predmeta za svoje zaposlenike. Odredite mjesto gdje ćete postaviti takve predmete kako bi se mogli slobodno ukloniti.

5. Optimizirajte sortiranje otpada

Dovođenje stvari u red uvijek uključuje rastanak sa nepotrebnim stvarima. Često se na radnom mjestu koristi jedna kanta za smeće za sve – bilo da je to šolja za jogurt ili zgužvani papir.

Umjesto toga, morate nabaviti kutiju za reciklažu papira. Koristite ga, dajući mu svoje ime, samo u tu svrhu. Inače, bolje je imati mali sto i veliku fioku za papire nego obrnuto.

Ostali otpad treba sortirati pomoću kontejnera s više odjeljaka ili odvojenih, označenih kontejnera. Veličine kontejnera određuju se zapreminom otpada.

Budući da se vremenom u kutiji nakuplja previše dokumenata, potrebno ga je prazniti ne svakodnevno, već barem jednom sedmično. Takođe: ako vam je potreban dokument koji stavite u kutiju, možete ga izvaditi neoštećenog odatle.

Kutija za papire mora biti odgovarajućeg oblika i veličine kako se dokumenti koji se u nju ne bi gužvali.

Imajte na umu da se sortiranje otpada mora održavati kroz cijeli lanac! Bilo je slučajeva da je sortiranje uspješno obavljeno u kancelarijama, međutim, do večeri je osoblje jednostavno bacilo svo smeće u jedan tank.

Za idealiste, jednu od ladica stola/ormarića možete koristiti za posudu za papire. Otvoren je tokom dana. Kada primite posjetitelje, možete ga zatvoriti jednim pokretom - nije vidljivo znatiželjnim očima.

6. Održavajte svoj radni prostor čistim i organiziranim.

Ako ste uveli red i čistoću na svoje radno mjesto, sada morate stalno održavati ovo stanje.

Neka vam postane navika da pospremate svoj radni sto pre nego što napustite radni sto na kraju dana. Na ovaj način možete početi od nule sljedećeg dana. U suprotnom, gomilate dokumente: prvog dana vam je ostalo 5 listova, sutradan - još pet, a trećeg dana vam je već narasla hrpa papira. Ovo pospremanje uveče je korisno ako ste još u fazi adaptacije. Kako savladavate preporuke za održavanje reda, vidjet ćete da na kraju dana nema mnogo toga što se mora vratiti u normalu.

Održavanje čistoće i reda treba redovno pratiti:

Možete koristiti kontrolnu listu datu na početku ili izraditi vlastitu u skladu sa svojim potrebama. Ovdje možete uključiti i sredstva za čišćenje stolova, ladica, ormara, kancelarijske opreme, podova, biljaka, lampi, kontejnera za smeće, zajedničkih prostora itd.

Uspješna implementacija

Predlažem da isprobate ove tehnike. Primijetit ćete da se sve više vremena oslobađa u vašim aktivnostima kada vas okružuje red.

ROTO FRANK je njemačka kompanija. Većina mojih ruskih kolega će me podržati u činjenici da svakim danom sve više vjerujemo u istinitost njemačke poslovice „Ordnung muss sein“ (Red je glava svega). To nam daje poticaj da krenemo ka savladavanju sljedećih koraka Lean Officea: razvoj pravila, optimizacija postojećih procesa, uključivanje zaposlenika kao stručnjaka, postavljanje strateških razvojnih ciljeva i određivanje indikatora učinka.

Još jednom se provjeri primjenom tehnika koje su ti predložene:

Jeste li slikali u originalnom stanju?
Jeste li razvrstali i riješili se nepotrebnih stvari (i to nastavljate sistematski)?
Jeste li koristili metodu ljepljivih bilješki?
Jeste li isprobali metodu da se riješite stvari u test modu?
Jeste li oslobodili više prostora u svom radnom prostoru?
Jeste li razvrstali papirni otpad u posebnu kutiju?
Da li vam je postala navika da pospremate svoj radni sto na kraju radnog dana?

1. Inovacija i generiranje ideja:

Šta je suština procesa upravljanja idejama? Zašto je ovo važno i korisno za svaku kompaniju.
Koji uglavnom generiše nove ideje.
Koji modeli upravljanja idejama postoje.
Kako funkcioniše sistem upravljanja idejama.
Kako ocijeniti predloženu ideju.
Kako ohrabriti zaposlenike da smisle više dobrih ideja za vaše poslovanje.
Inovacija na radnom mjestu: kada, zašto i kome je potrebna? Stvaranje motivacije da budete inovator.
Kreativnost kao osnova za razvoj inovativnih ideja na radnom mjestu.
Šta ograničava kreativnost?
Unutrašnje barijere: stereotipi razmišljanja. Svest o unutrašnjim preprekama kreativnosti i važnosti njihovog slabljenja pri rešavanju nestandardnih problema.
“Ubice ideja” u projektnom radu ili kako “ugušiti” novu ideju? Svijest o faktorima okoline koji blokiraju kreativnost i inovativnost u organizaciji.
Suboptimalnost na radnom mestu? Ideja o "slabim signalima".
Novi pristupi i optimizacija procesa na radnom mjestu. Alati za generiranje ideja.
Pravila za formulisanje problema. Razumijevanje ideje „slabih signala“ i njihove uloge u pronalaženju nestandardnog rješenja.
Proučavanje pravila za formulisanje/postavljanje problema. Stjecanje vještina za pronalaženje i formuliranje problema/suboptimalnosti na radnom mjestu.
Metoda "problem-obrnuti". Osposobljavanje vještine korištenja metode “Problem – obrnuto” u procesu generiranja ideja.
Brainstorming metoda. Razumevanje kriterijuma za kvalitet generisanja ideja u grupi. Osposobljavanje sposobnosti generisanja ideja u skladu sa pravilima i konstruktivnog učesnika u tome.
Kako procijeniti obećavajuće ideje? Metoda "3 korpe". Kreiranje rejtinga ideja. Analiza rezultata generiranja ideja u grupi i područja primjene alata u praksi.
Kako održati i razviti svoj lični kreativni potencijal? Svijest o tome kako ostati fleksibilan u svom razmišljanju. Povećanje motivacije za razvoj vašeg kreativnog potencijala i primjenu tehnologije u praksi.

Kreativno i logičko razmišljanje.

5 faza kreativnog procesa.
"Sazrevanje" ideja.
Evaluacija i odabir ideja.
Konačna analiza.
Kako "napumpati" svoj um.

Softverske metode koje se koriste za upravljanje idejama u organizaciji:

Tehnike koje stimulišu generisanje inovativnih ideja.
Tehnike njihovog sakupljanja.
Alati za saradnju ideja.
Alati za nagrade.
Alati za praćenje i odabir najzanimljivijih ideja.
Alati za pripremu izvještaja.

2. Održavanje efikasnog sastanka

Model (mapa puta) za vođenje efikasnog sastanka.

Metodologija za vođenje različitih vrsta sastanaka:

sastanak - sumiranje.
sastanak radi izrade plana za naredni period.
kreativni sastanak: razvoj novih ideja (brainstorming).
krizni sastanak: razvijanje izlaza iz teških situacija.

Faktori koji utiču na efikasnost komunikacije, uloga pažnje u komunikacijskom procesu.

Umijeće biti saslušan i shvaćen: aktivno i empatično slušanje, stvaranje sklada u komunikaciji.
Pojam spora, vrste sporova.
Opšta pravila za vođenje pravilnog spora.

Organizacija i kontrola provođenja odluka donesenih na sjednici.

Procjena efektivnosti i efikasnosti sastanka.
Zapisnik sa sastanka: nacrti odluka, održavanje, priprema, distribucija.
Pravila za pripremu izvještaja za učesnike.
Sprovođenje odluka i praćenje izvršenja.
Modeli grupnog odlučivanja. Njihove mogućnosti i rizici. Odabir optimalnog modela.
Odgovornost i uključenost učesnika u proces razvoja i donošenja odluka. Odabir nivoa „potreban i dovoljan“.
Dekompozicija donesene odluke. Matrica odgovornosti.
Formalizacija odluka.
Dodjela zadataka izvođačima.

3. Kaizen i 5C:

Toyota Production System (TPS) i njegovi principi, lean proizvodnja (Lean Production) ili TPS u američkom stilu.
Kaizen kao ključni element proizvodnog sistema kompanije - ciljevi, principi, tri nivoa kaizena, ciklusi.
Kaizen proces - identifikacija problema, analiza podataka i pronalaženje osnovnog uzroka problema, planiranje akcija za njegovo otklanjanje, implementacija plana, evaluacija efektivnosti preduzetih akcija.
Kaizen indikatori učinka.
Kaizen timovi - formiranje i aktivnosti, metode i alati.
Šta je Kaize Office? Zašto je važno uključiti svo osoblje kompanije u proces unapređenja poslovnih procesa i kako to postići.
Zašto trebate poboljšati efikasnost internih procesa.
Lanac vrijednosti proizvoda. Analiza administrativnih procesa i identifikacija gubitaka.
5C u kancelariji. Šta uvođenje 5C daje kompaniji?
5S alati: sortiranje, organiziranje, održavanje čistoće, standardizacija, poboljšanje i disciplina.
Tehnologija implementacije. Određivanje obima implementacije 5C alata. Metodologija razvrstavanja radnih predmeta i materijala. Tehnologija “Red Label” Razvoj pravila za standardizaciju, vizualizaciju i planiranje u kancelariji.
Rad sa osobljem. Povećanje potencijala zaposlenih.
7 principa obuke efektivnog osoblja.
Ugrađeni kvalitet u administrativne procese. Vežbajte na odeljenju. Prikupljanje podataka, krugovi kvaliteta.
“5 kaizena” na radnom mjestu: planiranje poboljšanja i njihova implementacija.
Planiranje koraka za implementaciju ideja u praksi.
Planiranje optimizacije na vašem radnom mjestu.

4. Uvođenje inovacija. Osnove upravljanja projektima.

Upravljanje projektima - opći koncepti.
Razumijevanje pojmova upravljanje projektima i projektima i procesi upravljanja projektima.
Ciljevi i zadaci finansijske i ekonomske analize projekata. Osnovne definicije.
Procesi planiranja projekta.
Izvođenje i kontrola projekta.

Tatjana Šustova

Radi kao stručnjak za marketinške komunikacije u velikoj farmaceutskoj kompaniji. Takođe zainteresovan za interne komunikacije.

Zamislite da ste kreativna osoba kojoj je potreban vlastiti mali, udoban, inspirativan nered da bi udobno radila. Tako da su važne beleške ispresecane prelepim razglednicama iz zemalja u kojima ste proveli nezaboravan odmor ili letcima iz najbližeg kafića, a vaša omiljena prljava šolja sigurno stoji pored monitora.

Šta možeš, takva si osoba. Idealan poredak vam dosadi i ubija svaku želju za stvaranjem, a vi jednostavno nemate vremena da razumete papire. Sada zamislite da ste odjednom stavljeni u stroge okvire čudnog japanskog sistema.

Šta je Kaizen

Kaizen je japanska filozofija usmjerena na kontinuirano poboljšanje i promjenu na bolje. Kaizen je ono što se jednostavnim riječima može nazvati lean proizvodnjom. Pravi predmet na pravom mjestu u pravoj količini. Red, sortiranje, prihvaćeni standardi, održavanje i čistoća.

Dokumenti, materijali, sredstva za proizvodnju - sve se to čuva, održava uredno i sistematizovano na način da svaki radnik može brzo pronaći sve što mu je potrebno. U velikim kompanijama, kaizen se odnosi na proizvodne procese, a za kancelarijske radnike se ogleda u njihovom radnom okruženju.

Ovo se odnosi na radni prostor na sistemskim diskovima (standardni nazivi datoteka), kancelarijski materijal (prostor za papir ili kertridže za štampač) i skladište dokumenata (fascikle potpisane na standardni način).

Prednosti Kaizen sistema

Ako uzmemo u obzir kaizen na nivou kompanije, onda se ovaj sistem ispostavlja korisnim i produktivnim. Daću vam jednostavan primjer. Imao sam sreću da radim u velikoj fabrici gde se kaizen maksimalno koristio. Primjerice, prijedlog jednog od zaposlenika da utovari još četiri kutije na palete doveo je do toga da je pravilna distribucija proizvoda omogućila značajnu uštedu na zakupu skladišta.

Ili primjer korištenja kaizena u . Prostor za skladištenje papira je označen skalom. Ako se količina papira smanji do određene točke, onda je vrijeme da razmislite o naručivanju nove serije. Ovo pomaže da se unaprijed predvidi situacija kada će nešto nedostajati.

Što se tiče ličnog prostora kancelarijskog radnika, uvek treba da imate čist radni sto. Sve fascikle sa dokumentima moraju biti potpisane i ujednačene.

U tom slučaju ćete znati gdje se iu kojoj količini nalazi kancelarijski materijal. Veoma je udoban.

Lično iskustvo korištenja kaizena

Prvi put sam se susreo sa Kaizen filozofijom kada sam dobio posao u japanskoj kompaniji. U kancelariji je svaka stvar morala biti na svom mjestu, označena zelenom naljepnicom. Na mom stolu je bila fotografija na kojoj su monitor, tastatura i miš stajali na praznom stolu. I natpis: "Ovako izgleda moj desktop na kraju radnog dana."

Sve bi bilo u redu, ali u ovoj „sterilnosti“ sam odjednom počeo da nedostajem. Kao kreativna osoba, navikao sam da se okružujem stvarima koje volim. Trebao mi je „red u haosu“: onaj slučaj kada vam se stol izvana čini kao pretrpano mjesto, ali znate tačno šta je gdje.

Činilo mi se da je trebalo dosta vremena da se radni pribor stavi na njihova mjesta. I jednog dana probudio se protest u duši uskraćenog umjetnika. A sada je omiljena šolja, koja jednostavno nema vremena, skrivena u fioci za lične stvari. I moja duša je srećna od takve pobune.

Prije toga radio sam kao dizajner u maloj reklamnoj agenciji. Na mom stolu su bili filmski flajeri, razne smiješne slike, činija s orasima, pa čak i antistres lopta na koju se svake sedmice stavljalo novo odijelo koje smo pravili od papira. I to je bilo dobro.

Ali da li je zaista tako dobro? Bilo je potrebno otprilike isto vrijeme da se pronađe zaista važan komad papira kao da se stvari dovedu u savršeni red. Ometanje u novinama sa horoskopom je bila uobičajena stvar, a to je i gubitak vremena.

Šta još vrijedi izabrati?

Moja odluka je bila jednostavna: izabrao sam najbolji od dva pristupa. Kombinirala sam sistematizaciju i red koji nudi kaizen sa svojom vizijom i omiljenim stvarima.

Glavno pravilo je ne pretjerivati ni u kaizenu ni u neredu.

U mojim ormarima, fiokama i dokumentima sve je raspoređeno po jasnom sistemu. Ali na mom stolu uvijek postoji kutak rezerviran za inspirativne stvari: crteže, cvijet u saksiji i slona sa Tajlanda.

Nemojte se plašiti da se potrudite i razvrstate važne stvari u komade. Kada se malo naviknete, shvatićete da je veoma zgodno. I odvojite poseban kutak za svoj nered.

Kaizen je dobar dok ne počnete trošiti više vremena na formu nego na sadržaj. Kreativni haos je dobar dok se jednostavno ne pretvori u haos.

Donio sam tri stvari na svoje novo radno mjesto. Prvo, šolja. Drugo, blok sa zamjenjivim kariranim listovima umjesto dnevnika. Treće, cvijet u saksiji, koji s ljubavlju zovem George u sebi. U čast Džordža Harisona. U svemu ostalom - potpuni kaizen.