Zeitmanagement oder Zeitmanagement – ​​was es ist, Expertenempfehlungen, wie man alles verwaltet. Zeitmanagement für einen Manager: effektive Techniken

Einführung

Theoretische Grundlagen des Zeitmanagements

1 Das Wesen und die Prinzipien des Zeitmanagements

2 Gründe, Zeitmanagement zu nutzen

3 Moderne Zeitmanagementtechniken

Analyse inländischer Ansätze zum Zeitmanagementsystem

1 Einführung des Zeitmanagements im Unternehmen

2 Zeitmanagement in Russland

Bewertung und Verbesserung des Zeitmanagementsystems im Unternehmen

1 Allgemeine Merkmale des analysierten Unternehmens

2 Bewertung des Zeitmanagementsystems im Unternehmen

3 Verbesserung des Zeitmanagementsystems

Abschluss

Einführung

Unter modernen Bedingungen ist Zeitmanagement ein wesentlicher Bestandteil der Aktivitäten eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Unter Zeitmanagement versteht man die Technologie zur Organisation der Zeit und zur Steigerung der Effizienz ihrer Nutzung.

Unter Zeitmanagement versteht man die bewusste Kontrolle über die Zeit, die für bestimmte Aktivitäten aufgewendet wird, und zwar auf eine Art und Weise, die gezielt die Effizienz und Produktivität steigert. Das Zeitmanagement kann durch eine Reihe von Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken unterstützt werden, die zur Erreichung bestimmter Aufgaben, Projekte und Ziele eingesetzt werden. Dieses Set umfasst eine breite Palette von Aktivitäten, nämlich: Planung, Zuweisung, Zielsetzung, Delegation, Zeitanalyse, Überwachung, Organisation, Auflistung und Priorisierung. Anfangs wurde Management nur geschäftlichen oder beruflichen Aktivitäten zugeordnet, im Laufe der Zeit erweiterte sich der Begriff jedoch auch auf persönliche Aktivitäten auf derselben Grundlage. Ein Zeitmanagementsystem ist eine Kombination aus Prozessen, Werkzeugen, Techniken und Methoden. Im Allgemeinen ist Zeitmanagement eine Notwendigkeit bei der Entwicklung jedes Projekts, da es die Fertigstellungszeit und den Umfang des Projekts bestimmt.

Ziel der vorgestellten Arbeit ist es, Zeitmanagement als Zeitmanagementsystem zu betrachten. Die Aufgaben in der Arbeit sind folgende:

Betrachtung des Konzepts und der Funktionen des Zeitmanagements;

Merkmale moderner Zeitmanagementtechniken;

Identifizierung der Merkmale der Implementierung von Zeitmanagement in Unternehmen;

Analyse der Anwendung einer erfolgreichen Implementierung des Zeitmanagements in russischen Unternehmen;

Identifizierung von Merkmalen des Einsatzes von Zeitmanagement in den Aktivitäten von Megafon OJSC.

Gegenstand der Arbeit ist das Zeitmanagement. Gegenstand der Arbeit sind die Besonderheiten der Anwendung von Zeitmanagement in den Aktivitäten einer Organisation.

Der Aufbau der Arbeit umfasst eine Einleitung, drei Kapitel, ein Fazit und ein Literaturverzeichnis.

Das erste Kapitel stellt das Wesen und die Prinzipien des Zeitmanagements vor, definiert moderne Zeitmanagementtechniken und begründet die Notwendigkeit, Zeitmanagement in den Aktivitäten eines Unternehmens einzusetzen.

Das zweite Kapitel identifiziert die Merkmale der Implementierung von Zeitmanagement in Organisationen und analysiert erfolgreiche Ansätze für das Zeitmanagement in russischen Unternehmen.

Das dritte und letzte Kapitel bietet eine allgemeine Beschreibung des analysierten Unternehmens, eine Bewertung des Zeitmanagementsystems von OJSC Megafon und zeigt Richtungen zur Verbesserung des Zeitmanagementsystems des untersuchten Unternehmens auf.

1. Theoretische Grundlagen des Zeitmanagements

.1 Das Wesen und die Prinzipien des Zeitmanagements

„Zeitmanagement (Zeitmanagement) ist ein interdisziplinäres Teilgebiet von Wissenschaft und Praxis, das sich der Erforschung von Problemen und Methoden zur Optimierung der Zeitkosten in verschiedenen Bereichen der beruflichen Tätigkeit widmet.“ Zeitmanagement – ​​aus dem Englischen übersetzt bedeutet „Zeitmanagement“. Die Aufgabe des Zeitmanagements besteht darin, die Nutzung der Zeit (sowohl beruflicher als auch privater Zeit) des Tages und der Woche so zu organisieren, dass Zeit für alle wichtigen Dinge bleibt. Unter Zeitmanagement versteht man die Abrechnung und betriebliche Zeitplanung.

Grundprinzipien des Zeitmanagements.

Sorgfältiges selbstständiges Arbeiten. Nur in Eigenregie kann ein Manager ein qualitativ hochwertiges und effektives System zur Zeiteinteilung entwickeln. Diese wichtige Arbeit kann nicht einem Berater oder einer Sekretärin anvertraut werden. Nur der Manager selbst kann die passende Lösung auswählen und sie entsprechend seinen Bedürfnissen umbauen.

Individualität der Lösung. Bei der Gestaltung der persönlichen Zeit kommt es nicht auf allgemeine Regeln an, sondern auf den individuellen Stil, den die Führungskraft für sich findet. Wenn es für ihn angenehm ist, bietet es maximale Wirksamkeit. Wir sollten uns lieber auf jene Methoden konzentrieren, die es uns ermöglichen, auch unter unsicheren Bedingungen zu navigieren. Daher ist es wichtig, Parameter wie das Temperament einer Person, sensorische Vorlieben, den Biorhythmus ihres Körpers, Arbeitsziele usw. zu bestimmen.

Die Notwendigkeit, die eigene Wirksamkeit zu verfolgen. Mithilfe des Timings können Sie Momente unverzeihlicher Zeitverschwendung erkennen und deren verborgene Reserven entdecken. Bei der Analyse der gewonnenen Daten empfiehlt es sich, das Erreichte mit dem maximal Möglichen zu vergleichen und nicht das Erreichte mit dem Geplanten, wie es bei westlichen Zeitmanagement-Technologien der Fall ist. Das Hauptergebnis der Zeitmessung ist jedoch die Entstehung einer gewissen Fähigkeit, Ihre Wirksamkeit ständig unabhängig zu überwachen. Wenn Sie Ihre eigene Zeit über mehrere Wochen hinweg verfolgen, entwickelt sich eine besondere Art der Aufmerksamkeit für die Zeit, und der Leiter beginnt, seine Handlungen völlig anders zu betrachten.

Effizienzorientiertes Denken. Eine direkte Änderung des Denkens ist von größter Bedeutung. Wer gelernt hat, ineffektive Prozesse zu erkennen und zu verbessern und dabei nach Optimierung und Effizienzsteigerung strebt, ist in der Lage, bestehende Methoden anzuwenden, sie an seine Bedürfnisse anzupassen oder eigene zu entwickeln. Und die sehr technischen Methoden zur Organisation von Zeit und persönlicher Arbeit und deren direkte Umsetzung im Leben sind genau eine Frage der Technologie. Sobald eine Bewusstseinsveränderung stattgefunden hat, beginnt sie bei jeder Art von Aktivität zu wirken und Früchte zu tragen.

Erreichbarkeit und Unerschöpflichkeit der Effizienzreserven. Ein Grundprinzip, mit dem kein technologisches Problem vergleichbar ist. Ausgehend von der Annahme, dass die Reserven an Effizienz, Weiterentwicklung und Selbstverbesserung nicht nur realistisch erreichbar, sondern potenziell unerschöpflich sind, sind die Suche nach der richtigen Lösung und die Entwicklung der notwendigen Methode rein taktische und offensichtlich lösbare Themen.

1.2 Gründe für den Einsatz von Zeitmanagement

Die persönliche Zeiteinteilung sollte über mehrere Arbeitstage, vielleicht sogar Wochen erfolgen, um Ihren Arbeitsstil zu analysieren und die Gründe für die auftretenden Zeitengpässe aufzudecken. Besorgniserregende Symptome eines bevorstehenden Auftretens vorübergehender Probleme können an den folgenden Anzeichen erkannt werden:

Mangelnde Prioritäten bei der Erledigung von Dingen (Lösen kleinerer Aufgaben bei gleichzeitiger regelmäßiger Neuplanung der Hauptaufgaben);

Eile bei der Erledigung großer Aufgaben (häufig verursacht durch verspäteten Arbeitsbeginn);

Ein großer Fluss an Routineaufgaben aller Art (die Gefahr, in Kleinigkeiten zu ertrinken);

Unzeitiges Studium der Geschäftskorrespondenz (aktuelle Dokumentation);

Arbeiten Sie abends und am Wochenende (während der Bürozeiten ist nicht genügend Zeit);

Ständige Arbeit für Ihre Kollegen oder Untergebenen erledigen (es scheint, dass dies schneller oder zuverlässiger geht);

Arbeiten außerhalb Ihres Profils (ineffektive Nutzung von Möglichkeiten);

Ständige Arbeitsunterbrechungen (endlose Telefonate und Besucheransturm);

Klärung von Informationen, ständiges Nachfragen (Schwierigkeit, Informationen aufgrund von Müdigkeit wahrzunehmen).

Nach der Zeitmessung ist es notwendig, alle Arten von Aktivitäten zu analysieren, an denen die Person teilgenommen hat. Dazu können Sie Tabellen zur Verteilung der Arbeitsbereiche im Verhältnis zum Zeitaufwand – real und theoretisch erreichbar – nutzen und eine Liste der Hindernisse erstellen.

Eine weitere Analyse kann aus der Sicht zweier Positionen durchgeführt werden: positiv und negativ, d.h. Identifizieren Sie Stärken und Schwächen, um erstere rational zu nutzen und letztere zu vermeiden.

„Zeitfresser“ Durch eine detaillierte Analyse der wesentlichen Zeitfresser können Sie Ihren Arbeitsprozess besser steuern und Ablenkungen vermeiden. Die Hauptgründe, die uns dazu zwingen, Zeit zu verschwenden, sind bekannt:

Telefonanrufe nehmen zu Recht einen hohen Stellenwert ein, stören die Arbeitsstimmung und hindern Sie daran, sich auf das Geschäftliche zu konzentrieren. Mit der weit verbreiteten Nutzung von Mobiltelefonen ist das Problem global geworden.

Besucher, die ins Büro kommen, lenken stärker ab als Telefone, weil sie nicht ignoriert oder parallel zu anderen Arbeiten erledigt werden können.

Schlecht organisierter Informationsaustausch zwischen den Abteilungen.

Probleme mit Computerausrüstung und Bürogeräten.

Änderung der von Kollegen auferlegten Arbeitsreihenfolge.

Mangelnde organisatorische Planung. Dist

Unfähigkeit, anderen Menschen zuzuhören.

Unbefriedigende Organisationsstruktur.

Verwirrung in der Post. Dies ist besonders relevant für Manager, deren Korrespondenz nicht rechtzeitig erfolgt oder den Sekretariatsfilter zur Bestimmung der Wichtigkeit von Briefen nicht durchläuft.

Fehler korrigieren, die hätten vermieden werden können. Fehler werden durch die gleiche Eile, Unaufmerksamkeit, Arbeitsunlust usw. verursacht.

Unentschlossenheit in geschäftlichen Angelegenheiten.

Schlecht organisierte und koordinierte Besprechungen und Planungssitzungen.

Ablenkungen am Arbeitsplatz. Eine riesige Liste von Kleinigkeiten, je nach den Besonderheiten der Persönlichkeit jedes Menschen.

Übermäßige Bürokratie.

Nutzlose Diskussionen über Ihre Arbeit und die Arbeit anderer. Und nur leeres Geschwätz.

1.3 Moderne Zeitmanagementtechniken

Ein Ziel setzen. Bei der Zielsetzung geht es darum, persönliche Ziele zu analysieren und zu formulieren. Das Ziel beschreibt das Endergebnis und gibt Klarheit darüber, in welche Richtung es gehen soll. Das Setzen von Zielen ist ein vorübergehender Prozess, denn... Wenn bestimmte Parameter geändert werden, erfolgt die erforderliche Anpassung.

„Um Erfolg zu haben, müssen Sie die richtigen Ziele wählen. Zwischenstufen helfen Ihnen, auf dem richtigen Weg zu bleiben. Es empfiehlt sich, im Vorfeld eine Bestandsaufnahme der persönlichen Ressourcen und Mittel zur Zielerreichung durchzuführen, um herauszufinden, welche Ihrer Stärken gefördert werden müssen und an welchen Schwächen Sie arbeiten müssen, um Ihr Potenzial weiterzuentwickeln.“

Das Ziel muss klar, präzise und verständlich sein. Für die spätere Planung ist die konkrete Formulierung praktischer Ziele wichtig. Bei der Festlegung langfristiger Ziele darf man sich nicht zu viel vornehmen.

) Nicht nur die Dinge richtig machen, sondern auch die richtigen Dinge tun;

) Nicht nur Probleme lösen, sondern auch kreative Perspektiven schaffen;

) Nicht so sehr, um Gelder zu sparen, sondern um deren Verwendung zu optimieren;

) Nicht nur Schulden begleichen, sondern auch Ergebnisse erzielen;

) Nicht nur die Kosten senken, sondern auch den Gewinn steigern.

Klassische Planung. Klassische Methodik zur Entwicklung von Plänen und alternativen Aktivitäten. Es bedeutet, sich auf die Umsetzung von Zielen vorzubereiten und Zeit zu organisieren. Wie die Praxis zeigt, reduzieren Minuten, die für die Planung aufgewendet werden, die Stunden, die für die direkte Umsetzung aufgewendet werden müssen, was letztendlich zu einer Zeitersparnis insgesamt führt.

Um seine Aufgaben ordnungsgemäß wahrzunehmen und seine Ziele zu erreichen, muss ein Manager sein Zeitbudget klar verstehen. Es gibt mehrere grundlegende Planungsregeln:

Bei der Tagesplanung ist es besser, 40 % der Arbeitszeit frei zu lassen. Diese. 60 % – geplante Zeit, 20 % – unvorhergesehene Zeit, 20 % – spontane Zeit.

Dokumentieren Sie die aufgewendete Zeit und geben Sie an, wie und wofür sie verloren gegangen ist, damit Sie eine Vorstellung davon haben, wie sie aufgewendet wurde.

Um alle Aufgaben zusammenzuführen, müssen Sie eine Vorstellung von den anstehenden Aufgaben haben und diese nach dem Grad der Dringlichkeit einteilen.

Erstellen Sie realistische Pläne nur mit dem Aufgabenvolumen, das Sie bewältigen können.

Lernen Sie, das Arbeitstempo und die Menge an Informationen zu bestimmen, die für die Fertigstellung erforderlich sind.

Wenn es bei Ihrer Arbeit regelmäßig zu Störungen in Form dringender, spontan auftretender Angelegenheiten kommt, planen Sie in Ihrem Plan Zeit für die Lösung dieser Angelegenheiten ein.

Der Versuch, ein großes Arbeitsvolumen zu erledigen und sich auf einzelne unwichtige Dinge zu konzentrieren, führt dazu, dass am Ende des Tages die Hauptprobleme ungelöst bleiben. Eine Priorität festzulegen bedeutet, den gesamten Aufgabenfluss nach Wichtigkeitsgrad zu unterteilen, ihnen Priorität, Zweitrangigkeit usw. zuzuordnen. Bedeutungen.

„Goldene“ Proportionen der Zeitplanung. Die Zeitplanung basiert auf bestimmten Grundsätzen. Eine der bekanntesten wurde vom italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto formuliert. Es ist auf eine rationelle Zeitnutzung ausgelegt und besagt: „Betrachtet man alle Arbeitsfunktionen unter dem Gesichtspunkt ihrer Effizienz, so stellt sich heraus, dass 80 Prozent der Endergebnisse nur in 20 Prozent erreicht werden.“ die aufgewendete Zeit, während die restlichen 20 Prozent des Ergebnisses 80 Prozent der Arbeitszeit in Anspruch nehmen.“ . Im Arbeitsalltag bedeutet das, dass man sich nicht zuerst mit den einfachsten, interessantesten oder am wenigsten zeitaufwändigen Aufgaben befassen sollte. Bei der Planung ist es notwendig, zunächst lebenswichtige Probleme zu lösen und erst dann zahlreiche sekundäre.

Die konsequente Anwendung des Pareto-Prinzips hilft dabei, die Technik der Analyse der Komplexität von ABC-Problemen in der Praxis anzuwenden. Es basiert auf der Einteilung des gesamten Aufgabenspektrums in drei Gruppen.

A. Die wichtigsten Aufgaben – machen etwa 15 Prozent der Gesamtzahl aller Aufgaben und Angelegenheiten aus. Der Selbstwert dieser Aufgaben (Zielerreichung) beträgt etwa 65 Prozent.

B. Wichtige Aufgaben machen durchschnittlich 20 Prozent der Gesamtzahl der Fälle aus, und die Wichtigkeit dieser Aufgabenkategorie beträgt ebenfalls 20 Prozent.

B. Weniger wichtige und nicht wesentliche Aufgaben machen im Gegenteil 65 Prozent der Gesamtzahl der Aufgaben aus, haben aber einen kleinen Anteil (etwa 15 Prozent der gesamten „Kosten“).

Die Technologie zur Problemanalyse nach dem ABC-Prinzip kann wie folgt durchgeführt werden:

Erstellen Sie eine Liste aller anstehenden Aufgaben im relevanten Zeitraum (Tag, Monat, Quartal, Jahr).

Systematisieren Sie Aufgaben nach ihrem Wichtigkeitsgrad und legen Sie die Reihenfolge der Aufgaben entsprechend ihrem „Kosten“ der Aktivität fest.

Nummerieren Sie die Aufgaben.

a) die ersten 15 Prozent aller der Kategorie A zugeordneten Aufgaben unterliegen keiner Neuzuweisung;

b) die nächsten 20 Prozent sind Aufgaben der Kategorie B;

c) die restlichen 65 Prozent sind Aufgaben der Kategorie B.

Überprüfen Sie den Zeitplan noch einmal, um sicherzustellen, dass das zugewiesene Zeitbudget dem Wert der Aufgaben entspricht: 65 Prozent der geplanten Zeit entfallen auf Aufgabe A; 20 Prozent der geplanten Zeit entfallen auf Aufgaben B; 15 Prozent der geplanten Zeit entfallen auf Aufgaben B.

Nehmen Sie entsprechende Anpassungen vor und konzentrieren Sie den Plan auf Aufgaben A.

Bewerten Sie die Aufgaben B und C im Hinblick auf die Möglichkeit ihrer Delegation.

Delegation von Befugnissen. „Die allgemeine Bedeutung von Delegation besteht darin, Aufgaben an Untergebene oder Kollegen zu delegieren. Viele Manager, die sich für erfahren und effizient halten, ziehen es vor, Dinge selbst zu tun, die sie anderen Mitarbeitern anvertrauen könnten, und verweisen auf die Unerfahrenheit, mangelnde Bildung und Inkompetenz ihrer Untergebenen. Dieses Phänomen deutet eher auf einen Mangel an Erfahrung in der Delegation von Befugnissen und die Unfähigkeit, Mitarbeiter in den erforderlichen Funktionen auszubilden, als auf die hohen Verdienste eines Managers hin.

Die Hauptvorteile der Delegation:

Der Manager hat mehr Zeit für wichtigere Aufgaben;

Nutzung und Entwicklung beruflicher Kenntnisse und Fähigkeiten der Mitarbeiter;

Förderung der Entwicklung von Fähigkeiten, Unabhängigkeit und Kompetenz der Untergebenen;

Positiver Einfluss auf die Mitarbeitermotivation.

Um richtig zu delegieren, müssen Sie die folgenden Regeln einhalten:

Geeignete Mitarbeiter auswählen;

Verantwortungsbereiche verteilen;

Koordinieren Sie die Umsetzung der zugewiesenen Aufgaben;

Untergebene anregen und beraten;

Überwachen Sie den Arbeitsprozess und die Ergebnisse.

Bewerten Sie Ihre Mitarbeiter;

Unterdrücken Sie Versuche einer umgekehrten oder nachfolgenden Delegation.

Es ist notwendig, Routinearbeiten, Fachtätigkeiten, private Belange und Vorarbeiten zu delegieren. Die Übertragung von Aufgaben oder Tätigkeiten kann über einen längeren Zeitraum erfolgen oder auf einmalige Einsätze beschränkt sein. Der Manager delegiert in keinem Fall seine Führungsfunktionen, risikoreichen Aufgaben und Managementverantwortungen.

Ergebnisse überwachen und Ziele anpassen. Die Ergebniskontrolle dient der Optimierung des Arbeitsprozesses und umfasst drei Aufgaben:

Den physischen Zustand verstehen. Bringt die Planung Ergebnisse, trägt sie zum Komfort bei?

Vergleich des Geplanten mit dem maximal Möglichen. Es ist notwendig, Aktivitäten regelmäßig zu analysieren, Momente des Zeitverlusts zu identifizieren und Störungsprotokolle zu erstellen;

Anpassung basierend auf festgestellten Abweichungen. Es ist notwendig, Pläne noch einmal zu überprüfen und zu ändern, wenn sie sich als undurchführbar erweisen oder das Ziel nicht fristgerecht erreichen.

Es gibt einen Unterschied zwischen der Überwachung der Arbeitsergebnisse und der Überwachung spezifischer Aufgaben; weder das eine noch das andere sollte vernachlässigt werden.

Unter Zeitmanagement versteht man also die Abrechnung und betriebliche Planung von Zeit. Die Aufgabe des Zeitmanagements besteht darin, die Nutzung der Zeit (sowohl beruflicher als auch privater Zeit) des Tages und der Woche zu organisieren, um Zeit für alle wichtigen Dinge zu haben. Grundprinzipien des Zeitmanagements: sorgfältiges selbstständiges Arbeiten, individuelle Entscheidungsfindung, die Notwendigkeit, die eigene Wirksamkeit zu verfolgen, auf Effizienz, Erreichbarkeit und unerschöpfliche Effizienzreserven ausgerichtetes Denken. Alarmierende Symptome für das drohende Auftreten vorübergehender Probleme können anhand bestimmter Anzeichen erkannt und die Ursachen für „Zeitsinken“ identifiziert werden.

2. Analyse inländischer und ausländischer Ansätze zum Zeitmanagementsystem

.1 Einführung des Zeitmanagements im Unternehmen

Dass die Zeit rational verwaltet werden muss, ist heute selbstverständlich. Jeder ist mit Zeitmangel oder völligem Fehlen konfrontiert – von untergeordneten Managern bis hin zu Managern und Geschäftsinhabern.

Bis vor Kurzem wurde Zeitmanagement hauptsächlich in Bezug auf eine einzelne Person betrachtet. Das heißt, jeder Spezialist kann nach eigenem Ermessen Zeitmanagementmethoden für seine Zeit anwenden.

Der neueste Trend ist die Einführung eines Zeitmanagementsystems in Unternehmen (Corporate Time Management). Zeitmanagement ist eine neue Richtung im Unternehmensmanagement. In den meisten russischen Organisationen denkt das Management nicht darüber nach, mit welchen Tätigkeiten ihre Untergebenen während des Arbeitstages Zeit verbringen oder wie sie ihre Arbeit im Rahmen ihrer beruflichen Verantwortung organisieren.

Es ist ganz natürlich, dass der Chef eines Unternehmens oder seine Schlüsselmitarbeiter die Aufgabe, Zeitmanagement umzusetzen, nicht alleine bewältigen können. Dabei greifen sie in der Regel auf die Hilfe von Zeitmanagement-Spezialisten zurück. Und es ist ganz natürlich, dass Nachfrage Angebot schafft.

Daher beträgt die Dauer von Kursen und Schulungen zum Thema Zeitmanagement 2 bis 10 Tage und die Kosten betragen 5.000 Rubel. bis zu 25 Tausend Rubel. Auch die angebotenen Programme sind unterschiedlich: Dazu gehören „Zeitmanagementkurse für Spitzenbeamte“, die in Form eines Seminars durchgeführt werden, und Kurse für einfache Mitarbeiter. Es gibt Technologien zur Einführung des Zeitmanagements in Unternehmen.

Allen diesen Kursen ist eines gemeinsam: Sie basieren alle auf westlichen Technologien und entsprechen nicht immer der russischen Realität. Darüber hinaus sind die meisten Seminare und Schulungen zum Thema Zeitmanagement individueller Natur, d. h. es handelt sich eher um persönliches Zeitmanagement als um betriebliches Zeitmanagement.

Beim vergleichenden Zeitmanagement sind unserer Meinung nach drei Bereiche zu unterscheiden:

Durch die Verwendung von MS Outlook können Sie beispielsweise bei der Übermittlung der erforderlichen Informationen erheblich Zeit sparen. Dies geschieht aufgrund der Fähigkeit, den Kern des Problems prägnanter und klarer zu formulieren. Schriftliche Informationen werden schneller und genauer wahrgenommen als mündlich übermittelte Informationen.

Darüber hinaus wird es im Kommunikationsprozess mithilfe der Informationstechnologie möglich, bei der Übermittlung von Informationen erheblich Zeit zu sparen. Dies ist auf die fehlende Notwendigkeit zurückzuführen, von Büro zu Büro oder von einer Organisation zur anderen zu wechseln.

Dank vorhandener Vorlagen und Symbole, die Phrasen ersetzen, die Elemente höflicher Kommunikation sind, können Sie bei der Übermittlung von Informationen über das Internet auch viel Zeit bei der persönlichen Kommunikation sparen.

Im Allgemeinen ist das betriebliche Zeitmanagement eines Unternehmens ein System von Regeln und Normen für die Interaktion der Mitarbeiter in einem Unternehmen, Regeln und Mechanismen für den Informationsaustausch. In vielerlei Hinsicht dupliziert ein solches Zeitmanagement den Kommunikationsprozess in einem Unternehmen. Und dementsprechend ist es schwierig, es auf eine völlig neue Richtung im Bereich der Unternehmensführung zurückzuführen.

Der Einsatz von Techniken zur Verbesserung der Kommunikation und Optimierung des Kommunikationsprozesses in einem Unternehmen im Rahmen des Zeitmanagements ermöglicht eine größere organisatorische und wirtschaftliche Wirkung.

Eines der Hauptprobleme in diesem Bereich des Zeitmanagements ist die relativ geringe Anzahl von Mitarbeitern, die zu einer Gruppe von Personen mit identischen Aufgaben zusammengefasst werden können, und eine relativ große Anzahl solcher Gruppen in einem Unternehmen. Um die Zeitarbeit jeder Gruppe von Spezialisten zu optimieren, ist es daher notwendig, Empfehlungen und Zeitmanagementtechniken zu entwickeln, die nur für diese Gruppe von Spezialisten gelten. In der Regel machen Zeitmanagement-Spezialisten dies entweder einfach nicht und nutzen lieber kollektive Seminare und Schulungen auf Basis individueller Zeitmanagement-Techniken, oder die Leistung, ein Zeitmanagementsystem für jeden einzelnen Unternehmensbereich zu erstellen, ist recht kostspielig.

Dabei ist zu beachten, dass in der Regel nicht alle Abteilungen eines Unternehmens die Einführung eines Zeitmanagementsystems benötigen. Das Problem des Zeitmanagements entsteht dort, wo es eine Alternative zur Nutzung gibt. In den Abteilungen des Unternehmens, in denen Mitarbeiter monotone mechanische Arbeit verrichten, besteht die Notwendigkeit, die physiologischen und psychologischen Fähigkeiten einer Person bei der Ausführung eines bestimmten Handlungsalgorithmus unter den bestehenden Bedingungen der Schwere und Intensität der Arbeit zu untersuchen.

Es ist oft ungerechtfertigt zu sagen, dass Führungsprozesse im Unternehmen nicht durchgeführt werden und die Mitarbeiter kein Interesse an einer möglichst schnellen und qualitativ hochwertigen Erfüllung ihrer Amtspflichten haben. Dies liegt daran, dass jeder Mitarbeiter seine eigenen Aufgabenbereiche hat, die in Stellenbeschreibungen und einem Arbeitsvertrag festgelegt sind. Im Arbeitsvertrag ist in der Regel auch festgelegt, wie viele Stunden er pro Tag und wie viele Tage er pro Woche arbeiten muss. Das heißt, es gibt einen bestimmten Arbeitsaufwand (im Arbeitsvertrag festgelegte Verantwortlichkeiten) und Zeit für die Erledigung (im Arbeitsvertrag festgelegte Arbeitszeiten und -pläne).

Bei der Entwicklung von Programmen für Seminare und Schulungen zum Thema Zeitmanagement wird den physiologischen Eigenschaften eines Menschen sowie den Bedingungen der Schwere und Intensität der Arbeit in der Regel nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt.

Das individuelle Zeitmanagement führender Spezialisten stellt im Wesentlichen das individuelle Zeitmanagement einer Führungskraft und einer Person dar. Diese Richtung ist derzeit im Hinblick auf die praktische Anwendung am weitesten entwickelt und effektiv.

Generell ist das betriebliche Zeitmanagement ein recht vielversprechender Bereich der Unternehmensführung, auch wenn es derzeit noch viele Schwierigkeiten bei der praktischen Umsetzung gibt. Bei der Ermittlung der Notwendigkeit der Einführung eines betrieblichen Zeitmanagements und des Umfangs seiner Anwendung in einem bestimmten Unternehmen sollte man:

in welchen Abteilungen (bzw. für welche Stelleneinheiten) die Einführung eines Zeitmanagements sinnvoll ist;

Welchen wirtschaftlichen und organisatorischen Effekt wird die Einführung betrieblicher Zeitwirtschaft in einem Unternehmen erzielen? Das heißt, wir sprechen über das Verhältnis von Kosten und erzielten Ergebnissen;

Wie groß ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Wirkung der Einführung eines betrieblichen Zeitmanagementsystems in einem Unternehmen lange genug anhält, um den wirtschaftlichen und organisatorischen Effekt zum Tragen zu bringen?

Das betriebliche Zeitmanagementsystem muss für jedes Unternehmen individuell entwickelt werden und alle drei Bereiche des betrieblichen Zeitmanagements vereinen: betriebliches Zeitmanagement, betriebliches Zeitmanagement einzelner Abteilungen und individuelles Zeitmanagement führender Spezialisten. Darüber hinaus sollte sich das betriebliche Zeitmanagement einzelner Abteilungen in manchen Fällen eher an den physiologischen Eigenschaften einer Person und den Bedingungen der Schwere und Intensität der Arbeit orientieren als am Prozess der kompetenten Zeitverteilung.

2.2 Zeitmanagement in Russland

Heutzutage ist es kaum möglich, ein russisches Unternehmen zu finden, dessen Management sich nicht mit der Frage der Steigerung seiner Wettbewerbsfähigkeit beschäftigt. Um dieses Problem zu lösen, ist ein enormer Arbeitsaufwand zur Optimierung aller Geschäftsprozesse erforderlich: von Forschung und Entwicklung bis hin zur Logistik. Dies ist jedoch eine langwierige und schwierige Aufgabe, weshalb viele Unternehmen in Russland es vorziehen, die Arbeitseffizienz mit geringem Aufwand zu steigern. Zum Beispiel durch Zeitmanagement. Allerdings hat das „klassische“ Zeitmanagement bereits Schwierigkeiten, die Aufgaben zu bewältigen, die das moderne Business an es stellt. „Es ist kein Allheilmittel mehr für alle Managementmängel. In den letzten fünf Jahren hat sich in diesem Bereich nichts grundsätzlich Neues getan und das Interesse am Zeitmanagement lässt spürbar nach“, bemerkt Pavel Bezruchko, Geschäftsführer von ECOPSY Consulting. - Um ihre Effizienz zu steigern, beschäftigen sich moderne Unternehmen vor allem mit der Optimierung von Geschäftsprozessen. Vor dem Hintergrund dieser Maßnahmen bleibt Zeitmanagement sinnvoll, aber eher eine zusätzliche Fähigkeit: Das Ausmaß des Zeitgewinns ist gering.“

Eine gängige Praxis in russischen Unternehmen ist die Situation, dass ein Manager auf „freiwillig-obligatorischer“ Basis ein Buch über Zeitmanagement, das ihm gefällt, an seine Untergebenen verteilt oder den einen oder anderen „fortgeschrittenen“ Organisator empfiehlt. Der Geschäftsführer des Jekaterinburger Unternehmens Bank24.ru, Boris Dyakonov, interessierte sich vor etwa drei Jahren für die Idee des Zeitmanagements, als er Miteigentümer einer kleinen Bank wurde. „Vieles von dem, was ich gelesen habe, habe ich umgesetzt“, sagt er. - Organisation von Vorträgen zum Thema Zeitmanagement in der Bank, Einführung von Meeting-Standards und Verbesserung der Kommunikationskultur. Zunächst stießen die Neuerungen auf Widerstand, da sich die Vorlesungen über Wochenenden erstreckten. Bankmitarbeiter betrachteten die Idee, ihnen Zeitersparnis beizubringen, als eine weitere Laune des Managements.“ Doch später wurde Bank24.ru dank der Beharrlichkeit der Spitzenmanager des Unternehmens, die deutlich machten, dass sie Menschen schätzen, die wissen, wie man Zeit spart, zu einem der ersten russischen Kreditinstitute, das die Qualitätsmanagementnormen ISO 9001:2000 einführte.

Konsequenz und Konsequenz bei der Lösung der gestellten Aufgaben sind ein notwendiges Element bei der Umsetzung jedes Personalmotivationsprogramms. Normalerweise lässt die anfängliche Aufregung nach der Verteilung „guter Bücher“ nach etwa einem Monat nach. „Die Einführung einer Idee in ein Team erfordert zwingende Kontrolle“, bestätigt Mikhail Molokanov, Präsident des Business Coaches Club. - Und die standardmäßige Kontrolle ist mit zusätzlichen Kosten verbunden. Genau das ist der Hauptgrund für das Fehlen eines systematischen Ansatzes zum Zeitmanagement in heimischen Unternehmen.“

Der Generaldirektor der Unternehmensgruppe MC-Bauchemie-Russia, Alexander Mondrus, löste mit Hilfe des Zeitmanagements ein konkretes Problem – er entfernte eine Reihe von Komponenten aus dem Arbeitsprozess, die die wichtigsten „Zeitfresser“ waren. Ein einfaches Beispiel: Alle Telefongespräche innerhalb seiner Organisation beginnen jetzt mit der Frage „Fühlen Sie sich wohl beim Sprechen?“ Dadurch können beide Gesprächspartner wertvolle Minuten sparen. „Seitdem sind mehrere Jahre vergangen. Die meisten Mitarbeiter, die die Ausbildung abgeschlossen haben, blieben anschließend im Unternehmen, sagt Alexander Mondrus. „Für Neueinsteiger stellen wir Materialien zum Thema zur Verfügung und vermitteln grundlegende Fähigkeiten im Umgang mit der Zeit.“

„Wer sich einmal Zeitmanagementfähigkeiten angeeignet hat, muss nur von Zeit zu Zeit sein Gedächtnis auffrischen“, sagt Gleb Arkhangelsky, CEO von Organization of Time.<#"justify">„Der Grundgedanke des Zeitmanagements besteht darin, dass man zunächst verstehen muss, was man will und warum man es braucht, und erst dann darüber nachdenken muss, wie man es erreicht“, sagt Mikhail Molokanov. - Die auffälligsten Neuerungen im Bereich Zeitmanagement zeigen sich in letzter Zeit gerade in der Frage der Zielsetzung. Nach meinen Beobachtungen vergeben russische Unternehmen oft und sehr bereitwillig Fristen und Verantwortlichkeiten, nehmen sich aber gleichzeitig nicht genügend Zeit, den Mitarbeiter darüber zu informieren, was genau zu tun ist und warum.“ Dadurch werden die Arbeiten termingerecht abgeschlossen, erweisen sich aber für niemanden als nutzlos.

„Früher habe ich die nächste Aufgabe stillschweigend in ein Notizbuch geschrieben, weil ich unnötige Fragen stellte oder, in der Fachsprache, Ziele klarstellte, als eine Tätigkeit galt, die mir keine Ehre machte“, gesteht einer der Wimm-Bill -Dann Manager, der an der Unternehmensuniversität ausgebildet wurde. „Außerdem habe ich meine Unzufriedenheit darüber zum Ausdruck gebracht, dass mir zu viele als „dringend“ gekennzeichnete Aufgaben nur mir selbst überlassen wurden.“ Heutzutage erwartet dieser Manager nicht nur eine klare Aufgabenformulierung vom Chef, sondern klärt auch, welche davon in jedem bestimmten Zeitraum am wichtigsten sind, und baut so ein Prioritätensystem für sich auf. Da auch der Vorgesetzte dieses Managers eine entsprechende Ausbildung absolviert hat, ist er verständnisvoll und geduldig mit den neuen Anforderungen seines Untergebenen.

„Die Bildung eines einheitlichen Informationsfelds und von Managementtools ist die Hauptleistung unserer Schulungsprogramme“, glaubt Natalya Bekker, Leiterin des Projekts „Internes Wissensmanagement“ in der Personalabteilung von Wimm-Bill-Dann. „Die Erwartungen der Studierenden beziehen sich in erster Linie auf den Erwerb neuer Kenntnisse und Fähigkeiten, die sie zur effektiven Lösung beruflicher Probleme benötigen, sowie auf die Systematisierung der in Schule und Institut erworbenen Grundkenntnisse und Ideen.“ Mit einer ernsthaften und durchdachten Herangehensweise an das Zeitmanagement regt es Sie zum Nachdenken über scheinbar einfache Fragen an, deren Antworten manchmal verblüffend sind. Mit einfachen Rechenoperationen lässt sich beispielsweise berechnen, wie viele Stunden ein Mensch bereits gelebt hat und noch leben muss, beispielsweise bis zur Rente. Oder versuchen Sie, für sich selbst klarer zu definieren, was in Ihrem Leben Alltag ist und was wirklich wichtig ist.

Zeitmanagement ist eine sehr universelle Fähigkeit, die im Großen und Ganzen keine kulturellen Grenzen kennt. Sowohl westliche als auch russische Trainingsprogramme verwenden heute hauptsächlich native westliche Technologien: Zielsetzung nach SMART, Priorisierung nach der Eisenhower-Methode, dem Pareto-Prinzip usw. (obwohl es russischen Forschern auch gelungen ist, einen eigenen Beitrag zur TM-Theorie zu leisten).

Die traditionelle Form der Schulung zum Thema Arbeitszeitmanagement ist eine zweitägige Schulung. Studierende solcher Studiengänge sind in der Regel Führungskräfte der mittleren und unteren Ebene (Backoffice, Vertrieb, Produktion etc.). Während des Trainings beherrschen die Teilnehmer die grundlegenden Werkzeuge der Priorisierung und Planung, versuchen sie in verschiedenen Situationen anzuwenden und verfeinern ihre Fähigkeiten in Spielen und Übungen. Obwohl TM selbst keine nationalen Besonderheiten aufweist, werden für Russen, die es studieren, mehrere verwandte Kurse angeboten. „Eines der Themen, die dem Zeitmanagement nahe stehen, ist die Stressbewältigung“, sagt Pavel Bezruchko. „Es ist äußerst wichtig und nützlich, da das russische Geschäftsumfeld im Allgemeinen viel volatiler und stressiger ist als das westliche.“

Während Schulungen zum Thema Verbesserung der allgemeinen Führungskultur in russischen Unternehmen bereits weit verbreitet sind, schenken Führungskräfte den Themen Selbstorganisation der Mitarbeiter immer noch nicht die gebührende Aufmerksamkeit. Viele von ihnen glauben – und vielleicht völlig zu Recht –, dass die persönliche Organisation des Managers sein eigenes Problem ist. TM geht davon aus, dass jeder Mitarbeiter die Möglichkeit haben sollte, Zeit nicht nur in die Arbeit, sondern auch in seine persönlichen Ziele zu investieren: Selbstentwicklung, Freizeit, Gesundheit, Familie. Nur dann wird diese Person zufrieden und effektiv sein. Es ist unwahrscheinlich, dass das Unternehmen Probleme dieser Art lösen kann – dies liegt ausschließlich in der Verantwortung der Mitarbeiter selbst. „Es ist unmöglich, nur die Arbeitszeiten zu verwalten. Wenn ein Unternehmen die TM-Prinzipien bei seinen Mitarbeitern einführt, muss es wohl oder übel ihre persönliche Zeit in Anspruch nehmen. Aber dann fallen mir Assoziationen mit Wehrpflichtigen, Gefangenen, Sektierern ein ...“, sagt Michail Molokanow.

Darüber hinaus stellt sich in der Praxis häufig heraus, dass die Arbeitszeit einiger Fachkräfte nicht planbar ist, während bei anderen die Einsparungen durch TM minimal sind. Beispielsweise führte Mainstream, eine Tochtergesellschaft von ECOPSY Consulting, eine Studie unter den Mitarbeitern mehrerer seiner Kunden durch. Die Ergebnisse dieser Schnellbefragung zeigten, dass es den Mitarbeitern der untersuchten Unternehmen gelingt, nicht mehr als die Hälfte ihrer Zeit tatsächlich einzuplanen, oft sogar nicht mehr als 30 %. Unter Bedingungen sich dynamisch ändernder Prioritäten, einem permanenten Informationsmangel und dem Mangel an sogenannten Managern. Helikopterblick (wörtlich „Blick aus dem Helikopter“ – Blick von oben auf die Situation, Verständnis ihrer Antriebsmechanismen und inneren Zusammenhänge, die im Alltag nicht sichtbar sind) funktionieren herkömmliche Planungstools nicht. Aus diesem Grund empfehlen erfahrene Zeitmanagement-Spezialisten, bis zu 40 % Ihrer Arbeitszeit für die Lösung unvorhergesehener Aufgaben zu reservieren und nur die restlichen 60 % direkt zu verwalten. Allerdings schaffen es nicht alle Mitarbeiter, auch nur 60 % zu planen. Wenn wir also über die Arbeit im Helpdesk-Modus sprechen, also über die Lösung von Hilfsaufgaben, zum Beispiel Sekretariatsaufgaben, dann kommt man in diesem Fall zumindest irgendwie nicht mehr als 30 - 40 % der Zeit zurecht. Dieses Verhältnis ist typisch für viele Spezialgebiete sowie für einige kundenorientierte Unternehmen im Allgemeinen – zum Beispiel die Maklertätigkeit. Und was raten Sie einem PR-Mitarbeiter wirklich, wenn er eine so wichtige Empfehlung für das Zeitmanagement hat, E-Mails nur zu bestimmten Zeiten zu lesen? Es ist schwer vorstellbar, dass ein PR-Manager sich daran halten würde, denn auf diese Weise würden ihm die Informationen entzogen, die ihm helfen, effektiv zu sein. Wenn er nicht rechtzeitig auf eine Bitte um eine dringende Stellungnahme reagiert, riskiert er einen Imageverlust des Unternehmens. Und zu reagieren bedeutet, den Zeitplan zu verschieben und vom Plan abzuweichen. „Man darf nicht vergessen, dass der Mensch kein Computer, sondern ein Wesen mit eigenen biologischen Rhythmen ist“, fügt Valeria Silina, Leiterin für PR und Marketing der Holding Rosinter Restaurants, hinzu. - Manche Menschen sind morgens effektiv, während andere erst abends mit maximaler Effizienz arbeiten können. Es ist klar, dass solche Nuancen innerhalb eines großen Unternehmens nicht berücksichtigt werden können.“

Sergei Trofimov, Direktor für Unternehmensfinanzierung bei Meridian Capital Management, bezweifelt, dass ein TM-Berater einem erfahrenen Manager sagen kann, wie er mindestens 5-10 % Zeit sparen kann. „Die Hauptbotschaft des Zeitmanagements: ‚Zeit ist eine Ressource, die verwaltet werden kann‘, ist sehr zutreffend“, stellt er fest. - Allerdings werde ich 80 % der Informationen zu TM im Internet finden und an mich anpassen. Warum brauche ich die anderen 20 %, nämlich das Charisma und die Stimmung des Beraters?“

Viele versierte Experten sind davon überzeugt, dass jeder auf die Notwendigkeit kommen sollte, die Theorie des Zeitmanagements selbst zu studieren. Jeder Versuch, sich mit Gewalt in ein Thema einzumischen, insbesondere auf der Ebene eines gesamten Unternehmens, hat den Beigeschmack von Totalitarismus. Ein anderes und schmerzhaftes Problem sind Menschen in kreativen Berufen, die vehement gegen jede Einschränkung ihrer Freiheit protestieren. Gleichzeitig benötigen „Macher“ ebenso wie Vertreter der „Handwerkswerkstatt“ die Fähigkeit, ihre Zeit effektiv zu nutzen. „Das Ergebnis einer solchen „Freiheit“ ist oft die Nichteinhaltung von Verpflichtungen und Projektfristen, was zu Unzufriedenheit beim Rest des Teams führt“, sagt Maria Timirbaeva, Mitinhaberin von BBPG und Chefredakteurin von Restaurant-Business-Magazin. „Zeitmanagementfähigkeiten ruinieren nicht die Inspiration, aber sie ermöglichen den Mitarbeitern, Lebenssituationen realistischer einzuschätzen.“ Ein kreativer Mensch wird als kreativ bezeichnet, weil er die Nutzung verfügbarer nützlicher Informationen intelligent angehen und auf der Grundlage von Büchern, Veröffentlichungen in den Medien und vor allem seiner Lebens- und Berufserfahrung ein eigenes, zu ihm persönlich passendes Planungssystem erstellen kann.

„Die meisten der heutigen klugen Wirtschaftsführer haben ohne Schulung oder Seminare ein optimales Arbeitsregime für sich entwickelt“, sagt Igor Minevich, Inhaber des Unternehmens Stolichny Vkus. - Nehmen wir zum Beispiel Andrei Bilzho oder Arkady Novikov – ihre Aktivitäten können nicht vereinheitlicht und ihre Projekte nicht rationalisiert werden. Wenn Anna Achmatowa einen Zeitmanagementkurs besucht hätte, hätten wir dann noch einen Gedichtband mehr?“

„Jedes Unternehmen ist eine Gemeinschaft von Menschen mit unterschiedlicher Intelligenz und Lebenserfahrung, deren Wirksamkeit oft vom Charisma und Talent der Führungskraft abhängt“, fügt Minevich hinzu. - Nur um wirklich effektive Spezialisten herum entsteht ein Geschäftsumfeld, es entstehen kluge Leute und Projekte. Wie Mitarbeiter eine solche Effizienz erreichen, ist ihre eigene Sache.“

Und tatsächlich: Wer auch nur ein populäres Buch zum Thema Zeitmanagement durchblättert, dem fällt auf, wie sehr „alltäglich“ die darin enthaltenen Ratschläge sind. Um sie mit größtmöglicher Wirkung anzuwenden, ist es für den Mitarbeiter sinnvoller, sie selbst zu „erreichen“. Es reicht beispielsweise nicht aus, über die Benutzerfreundlichkeit des elektronischen Planers zu lesen, der in die meisten modernen Geschäftstelefone integriert ist. Diese Informationen sind offensichtlich und für den Fall von geringem Nutzen. Sobald sich jemand jedoch einmal mit einem einfachen Programm vertraut gemacht hat, wird er sofort viel weniger „vergesslich“ und seine Kollegen beneiden ihn. Einfache Pragmatik und keine Angst vor Neuem. Und was hat Zeitmanagement damit zu tun?“

Viele der heute beliebten Zeitmanagement-Technologien wurden bereits in den 1970er Jahren in Westeuropa und den Vereinigten Staaten entwickelt. Es wäre jedoch ein Fehler, Zeitmanagement als eine zu 100 % westliche Technologie zu betrachten. Die heimische Schule der wissenschaftlichen Organisation von Arbeit und persönlicher Zeit (NOT) kann sich einer Reihe eigener Errungenschaften rühmen, die in der westlichen Wissenschaft keine Entsprechung haben. Einer der „Väter“ des wissenschaftlichen Managements, Frank Gilbreth, sagte nach der Lektüre der Veröffentlichungen des Central Labor Institute (CIT): „Russen haben ein tieferes Verständnis für Zeitmanagement als wir.“

Den Anstoß für die Entwicklung von NOT in Russland gaben die Entwicklungen zweier der prominentesten Vertreter der heimischen Managementwissenschaft zu Beginn des letzten Jahrhunderts. Damit widerlegte der Direktor des CIT, Alexey Gastev, als erster einen der häufigsten Einwände gegen die wissenschaftliche Organisation des Arbeitsprozesses, wonach diese mit kreativem Denken unvereinbar sei. Seiner Meinung nach tragen die Standardisierung von Handlungen und die Entwicklung des Automatismus dazu bei, dass „nervöse Energie für immer neue Initiativreize freigesetzt wird und die Kraft des Einzelnen ins Unendliche gesteigert wird.“

Platon Kerzhentsev, der Anführer der „Zeit“-Bewegung, setzte sich als Hauptziel seiner Organisation die Reduzierung ineffektiver Zeitkosten. Die Bewegung selbst begann 1923 mit einem Artikel in der Zeitung Prawda, der Daten über die unverzeihliche Verschwendung von Produktionszeit bei Hauptversammlungen lieferte. Insbesondere wurde ein Fall beschrieben, bei dem die Gesamtwartezeit einer Vielzahl qualifizierter Mitarbeiter einer Flugzeugfabrik auf einen Redner von den anwesenden amerikanischen Spezialisten als ausreichend für den Bau mehrerer Flugzeuge eingeschätzt wurde.

Die zweite Popularitätswelle des Zeitmanagements in unserem Land begann mit der Veröffentlichung von Daniil Granins Buch „This Strange Life“ in den frühen 1970er Jahren. Darin brachte er als erster russischer Forscher die Idee der Zeitmessung als Grundlage eines persönlichen Zeitmanagementsystems zum Ausdruck und stellte auch seine Theorie der „Budgetierung“ von Zeit vor – ein viel flexibleres Instrument als die traditionelle westliche Planung.

Der neueste Trend ist daher die Einführung eines Zeitmanagementsystems in Unternehmen (Corporate Time Management). Zeitmanagement ist eine neue Richtung im Unternehmensmanagement.

betriebliches Zeitmanagement des Unternehmens;

betriebliches Zeitmanagement einzelner Abteilungen;

individuelles Zeitmanagement führender Spezialisten.

Das betriebliche Zeitmanagement eines Unternehmens konzentriert sich in erster Linie auf die Bildung eines effektiven Interaktionssystems zwischen Abteilungen und Beamten des Unternehmens. Es beinhaltet die weit verbreitete Nutzung lokaler Netzwerke und Informationstechnologien im Kommunikationsprozess.

Daher wird der Einsatz eines betrieblichen Zeitmanagementsystems in einem Unternehmen nur dann effektiv sein, wenn ein integrierter Ansatz für den Zeitmanagementprozess in einer einzelnen Organisation vorliegt

3. Bewertung und Verbesserung des Zeitmanagementsystems bei Megafon OJSC

.1 Allgemeine Merkmale des analysierten Unternehmens

Zeitmanagement-Megaphon

Die offene Aktiengesellschaft Megafon wurde 2002 gegründet.

Name der Organisation: OJSC Megafon.

Juristische Adresse: 115035, Moskau, Kadashevskaya-Damm, 30

Das Hauptziel von Megafon OJSC ist:

Bereitstellung von Mobilfunkdiensten (GSM<#"justify">MegaFon ist in allen 83 Teilgebieten der Russischen Föderation tätig<#"justify">Zu den Beamten gehören:

Generaldirektor - Tavrin Ivan Vladimirovich

Direktor der Internen Revision - Zheimo Yuri Antonovich

Direktor für Öffentlichkeitsarbeit: Lidov Petr Alekseevich

Personalleiterin - Likhova Irina Borisovna

Hauptbuchhalterin - Strelkina Lyubov Nikolaevna

MegaFon ist einer der drei größten Mobilfunkbetreiber in Russland und bietet in ganz Russland ein umfassendes Spektrum an Mobilfunkdiensten an. Im Juni 2010 erwarb MegaFon 100 % der Anteile von Synterra, was es ermöglichte, die eigene Netzwerkinfrastruktur zu stärken und seine Position auf den Märkten für Fernkommunikation, festen und mobilen Breitband-Internetzugang sowie konvergente Dienste zu stärken. Die Zahl der aktiven Abonnenten des Unternehmens übersteigt 62 Millionen. Die Attraktivität der Marke MegaFon erklärt sich jedoch nicht nur aus ihrem Versorgungsgebiet, das in Russland seinesgleichen sucht. Getreu dem Slogan „Die Zukunft hängt von Ihnen ab“ versucht das Unternehmen stets einen Schritt voraus zu sein – gegenüber dem Markt, der Konkurrenz und den Kundenwünschen.

MegaFon hat traditionell die fortschrittlichsten Technologien implementiert. Das Unternehmen war einst der erste gesamtrussische Mobilfunkbetreiber des GSM 900/1800-Standards. Und heute ist MegaFon das erste Unternehmen in Russland, das den kommerziellen Betrieb eines Netzwerks der neuen Generation, 3G, im vielversprechendsten Kommunikationsstandard UMTS aufnimmt und das mobile Internet zu einem bequemen und effektiven Werkzeug für Benutzer macht. Dies ermöglichte es uns, sowohl bei der Anzahl der Nutzer von Netzen der dritten Generation als auch beim Umsatzvolumen der darin verkauften Dienste führend zu werden.

Der Ausbau von Netzen der dritten Generation wird für das Unternehmen in absehbarer Zukunft Priorität haben. Gleichzeitig steht MegaFon nicht still und beherrscht neue Technologien: Im Jahr 2010 wurde das drahtlose Datennetz der vierten Generation (4G), das mit dem LTE-Protokoll arbeitet, erfolgreich getestet. Im November 2010 implementierte MegaFon als erster Betreiber in Russland in seinem Netzwerk die Unterstützung der innovativen HD-Voice-Technologie, die eine qualitativ hochwertige Sprachübertragung ermöglicht und die Klangklarheit deutlich erhöht.

Der von MegaFon im Laufe der Betriebsjahre gewonnene Sicherheitsspielraum und die äußerst konservative Politik des Finanzmanagements und der Kreditaufnahme ermöglichten es dem Unternehmen, nicht nur den Höhepunkt der Finanzkrise souverän zu überstehen, sondern auch seine Position am Markt durch die Reaktion auf Neues zu stärken Herausforderungen.

Im Jahr 2010 wurde MegaFon laut den Ergebnissen der Volksabstimmung „Marke Nr. 1 in Russland 2010“ zum Gewinner in der Kategorie „Mobilfunkbetreiber“ und der CEO von MegaFon, Tavrin Ivan Vladimirovich, wurde als bester Telekommunikationsführer ausgezeichnet Unternehmen in Russland in den jährlichen TOP-1000 russischen Managern.“

3.2 Bewertung des OJSC-ZeitmanagementsystemsMegaphon

Laut Analysten und Betreibern selbst ist der Mobilfunkmarkt einer der am schnellsten wachsenden in Russland. Gleichzeitig ist der Wettbewerb darin, wie es sich für einen entwickelten Markt gehört, sehr hoch: Die Hauptakteure liegen in der Regel Kopf an Kopf und man kann sich daher nicht das geringste Zugeständnis machen. Sie sollten keine einzige Gelegenheit verpassen, zumindest in gewisser Weise effektiver und besser zu sein als andere. Sie müssen Ressourcen finden, die Sie verwalten können, um Ergebnisse zu erzielen, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein und die Zeit zu kontrollieren.

Die Unternehmensleitung kam zu der Einsicht, dass es notwendig sei, die Ressource Zeit so effizient wie möglich zu nutzen. Diese Ressource muss in erster Linie auf die Erreichung der Unternehmensziele ausgerichtet sein. Der Leiter von Megafon OJSC und der Firma Organization of Time führte mehrere bemerkenswerte Projekte durch, führte Schulungen und Beratungen durch, um TM-Ideen in Organisationen einzuführen.

„Die Zeit lässt sich nicht alleine bewältigen.“ Diese Methoden wurden vom Firmenchef vor allem unter dem Gesichtspunkt seines persönlichen Zeitmanagements betrachtet. Jeden Tag steht eine Führungskraft vor vielen Aufgaben. Daher betrachtete der Manager TM speziell als auf ihn selbst anwendbar, da es sowohl persönliche Angelegenheiten als auch Unternehmensangelegenheiten gibt, die Zeit erfordern. Und erst später, als mit der Implementierung dieses Systems begonnen wurde, wurde klar, dass es notwendig war, Probleme gemeinsam mit dem gesamten Arbeitspersonal zu lösen.

Daher ist es für einen Manager sehr wichtig, seine Zeit zu kontrollieren – und gleichzeitig das Zeitsystem seiner Kollegen zu verwalten. Bei der Organisation von Besprechungen, Meetings oder Konferenzen muss der Vorgesetzte vorab wissen, welche Pläne seine Untergebenen haben, damit die gemeinsame Arbeit so koordiniert werden kann, dass sich die Prozesse nicht überschneiden. Umgekehrt sollten Mitarbeiter, wenn sie ihren Tag planen, den Kalender des Vorgesetzten sehen und sich darauf beziehen. Es ist ein Axiom: Wenn Sie Ihre Zeit effektiv verwalten wollen, können Sie dies nur erreichen, wenn Ihre Kollegen genauso effektiv mit Ihnen interagieren.

Das Unternehmen Megafon nutzt Microsoft Exchange Server und verwaltet Kalender in Outlook. Jetzt kann der Manager sehen, wo sich die Kollegen befinden und wo sie in den nächsten drei Monaten sein werden, und kann ein Treffen mit ihnen planen. Zeit ist eine Kategorie, in der man alleine nicht zurechtkommt, alle müssen gemeinsam handeln.

Kontrolle der Bestellungen. Damit das Zeitwirtschaftssystem unternehmensweit funktioniert, war es zunächst notwendig, in der Geschäftsleitung des Managers ein Auftragsverwaltungssystem in Outlook einzurichten. Heute verfügt das Unternehmen über ein klares Weisungs- und Kontrollsystem. Die Anweisungen werden mündlich, per E-Mail oder auf Papier erteilt und sind in einer einzigen Liste zusammengefasst, die zur Fristverfolgung dient. Wenn etwas nicht rechtzeitig erledigt wird, erhält der Manager Benachrichtigungen und auf dieser Grundlage fordert das Sekretariat zusätzliche Informationen darüber an, warum der Fehler aufgetreten ist. Als nächstes erstattet der Darsteller dem Management Bericht und es wird eine Entscheidung getroffen: entweder einen neuen Termin festlegen oder etwas anderes tun. Hauptsache, keine einzige Bestellung geht verloren oder wird vergessen – denn sie ist unter Kontrolle, was sehr wichtig ist.

Der nächste Schritt nach der Etablierung eines Auftragsüberwachungssystems ist die Einführung einheitlicher Zeitmanagementstandards im Unternehmen. Auf dem Exchange-Server gespeicherte Kalender und Aufgaben wurden mit mobilen Endgeräten synchronisiert. Beispielsweise muss ein Manager eine Besprechung planen. Er nimmt seinen Kommunikator, schaut auf die Zahlen, findet ein „Fenster“ – und ruft die Zeit an. Diese Informationen werden sofort an den Exchange-Server weitergeleitet. Wenn der Manager keine Besprechung anberaumt, plant die Sekretärin sie in freier Zeit, und der Manager sieht diese Aktualisierung in seinem Kalender und weiß bereits, wann und mit wem er sich treffen muss. Dementsprechend können Sie Ihre Untergebenen anweisen, Materialien für dieses Treffen vorzubereiten. Auf diese Weise wird keine Zeit verschwendet. Alles ist klar, alles ist geplant, die Zeit jedes Einzelnen wird so effizient wie möglich genutzt. Und das Wichtigste: Alle Informationen werden auf dem Server gespeichert. Während sich früher E-Mails auf privaten Laptops ansammelten und versehentlich gelöscht werden konnten, befindet sich jetzt alles an einem Ort, auf dem Exchange-Server. Das bedeutet, dass die E-Mail nicht verloren geht – sie ist zu einem vollwertigen Dokument geworden.

Dieses Managementmodell lässt sich wie folgt veranschaulichen:

Der Vorgesetzte verteilt die Aufgaben auf die Untergebenen, setzt Prioritäten und teilt sie in Projekte auf. Das bedeutet, dass Sie nicht alles im Kopf behalten müssen; Änderungen werden einfach durchgeführt und es gibt zu jedem Zeitpunkt eine aktuelle Version des Geschehens.

Abbildung 1 – Modell des Aufgabenstatus-Änderungsprotokolls

Bei Bedarf sieht der Manager sowohl den Fortschritt der Projektarbeit als auch die Arbeitsbelastung eines bestimmten Mitarbeiters klar. Dadurch wird für alle Beteiligten, insbesondere aber für die Führungskraft, eine deutliche Zeitersparnis erzielt und die Arbeitseffizienz gesteigert.

Abbildung 2 – Modell des Aufgabenänderungsprotokolls

Einmal eingegebene Informationen können mehrfach verwendet werden. Zum Beispiel in einer Form – um den Fortschritt der Projektarbeit zu ermitteln, in einer anderen – um die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu analysieren, in der dritten – um Berichte über das Projekt zu erstellen.

Abbildung 3 – Modell des Aufgabenänderungsprotokolls

Dadurch wird der Zeitaufwand für unproduktive Arbeit reduziert und es bleiben mehr Ressourcen für das Projekt selbst übrig.

Die Einführung einfacher Regelungen zur Eingabe und Darstellung von Informationen zu einem Projekt sowie einer vom System im Laufe der Arbeit automatisch gesammelten Historie ermöglichen einen einfachen Mitarbeiterwechsel zwischen Aufgaben, eine Reduzierung oder Erhöhung der Anzahl der Ausführenden.

Mit einem solchen Managementsystem verteilt Megafon die Arbeitszeit der Führungskräfte und Mitarbeiter des Unternehmens am effektivsten.

3.3 Verbesserung des OJSC-ZeitmanagementsystemsMegaphon

Bei Megafon tauchen unerwartete Fragen und Probleme auf, die den Zeitplan stören, wichtige Arbeiten stören und Sie dazu zwingen, die Konzentration zu verlieren und sich von ihnen ablenken zu lassen. Für jeden von ihnen bietet der Autor mehrere Lösungen an. Dabei handelt es sich nicht nur um eine Notfallreaktion, sondern um proaktive Maßnahmen, die im Vorfeld durchgeführt werden müssen, um spätere Überraschungen erfolgreich bewältigen zu können.

Anrufe. Es ist notwendig, eine schnelle Kategorisierung dieser Anrufe zu entwickeln. Damit Sie von den ersten Sekunden an wissen, welches Skript Sie auf den „Eingehenden“ anwenden müssen. Nachfolgend bieten wir eine Reihe von Kategorien eingehender Anrufe und Reaktionsszenarien an.

Persönliche Anrufe

Bitten Sie um ein kurzes Wort

Bitten Sie um einen Rückruf zu einem anderen Zeitpunkt

Planen Sie Zeit für persönliche Anrufe ein und weisen Sie alle Angehörigen darauf hin, während der vorgesehenen Zeitfenster anzurufen.

Richten Sie einen Anrufbeantworter ein

Professionelle Anrufe

A. Anrufe vom Management

Satz: „Entschuldigung, ich spreche gerade mit einem Kunden.“

Satz: „Ich rede über Ferngespräche“

Idee: Ein Anrufbeantworter übernimmt Stoßzeiten aus dem Terminplan und meldet diese per Sprache oder Text (SMS, E-Mail, ICQ)! Technisch machbar.

Als Antwort auf den Anruf wird eine SMS gesendet, wenn Sie zurückrufen können. Um diesen Schritt wirtschaftlich zu gestalten, sollten Sie zunächst SMS-Antwortvorlagen konfigurieren. Anrufe von Kollegen

Anruf verschieben

Verstehen Sie schnell den Kern des Themas und verschieben Sie das Gespräch auf einen anderen Zeitpunkt

Legen Sie Bereiche für die Kommunikation fest (wann ist die beste Zeit, Sie anzurufen)

Vorgeschlagene Optionen: zwei Fenster morgens und abends

Erfordern eine strukturierte Darstellung des Wesentlichen. Anrufe von Kunden

Fordern Sie einen Rückruf an: „Sie rufen die Behörden auf den Teppich …“

Strukturiert zuhören, schnell reagieren

„Ich verstehe die Aufgabe, ich rufe Sie zu diesem und jenem Zeitpunkt zurück ...“

Nehmen Sie den Anruf entgegen, notieren Sie ihn im Eingangsformular und leiten Sie ihn an eine autorisierte Person weiter

Plötzlich kommt ein Mann. Dies ist das häufigste Problem in Großraumbüros. Wenn jeder, der nicht beschäftigt ist und sich langweilt, ständig von seinen Nachbarn oder den Sitznachbarn abgelenkt wird. Besucher, die unerwartet und unerwartet eintreffen, verringern ebenfalls die Arbeitseffizienz. Auf diese „Zeitdiebe“ lassen sich die folgenden Lösungszweige anwenden.

Plötzlich kommt ein Mann (Besucher).

Belegungsindikatoren: Fahnen, Schilder, Kappen usw.

Machen Sie einen roten Knopf, wenn Sie ihn drücken, klingelt das Telefon in einer Minute und Sie müssen dringend gehen!

Erstellen Sie ein Gästezimmer, in dem sich eine Minibibliothek und eine Videothek befinden, damit der Besucher nutzbringend warten kann

Am Eingang wird ein Fragenkatalog ausgefüllt. Eine Art Kundenfragebogen, in dem er notiert, was er mitgebracht hat. Die Formalisierung von Fragen beschleunigt die Kommunikation

Neuausrichtung seiner Tätigkeit in Ihre Richtung, auf Ihre Ziele

Weiterleitung zu einer anderen Person: „Manager im Dienst“, „Bereichsleiter“

Geben Sie auf der Visitenkarte die Büroöffnungszeiten an: von... bis... Dadurch wird der Besuch zu ungünstigen Zeiten eingeschränkt

Empfangszeiten (Mehrkanaltelefon für einfachen Zugang):

Kombinieren Sie Meetings mit Mittagessen. Geschäftsessen, „Reisen zum Mittagessen“

Organisieren Sie einen Ort für offene Besprechungen im Unternehmen (Besprechungsräume).

Interne Probleme. Dieser Abschnitt enthält horizontale und vertikale Aufgabentrenner. Das heißt, wir sprechen über Vorgesetzte, Untergebene und Kollegen. Das Unternehmen Megafon hat eine Tradition außerplanmäßiger Besprechungen und Sitzungen mit „strategischen Besprechungen“ und 15-minütigen Fragen, die sich über Stunden hinziehen. Bei einem regelmäßigen, unregelmäßigen Zeitplan sinkt die Arbeitsproduktivität und es ist fast unmöglich, das Geplante zu erreichen.

Für den Manager war ein „Schnelltreffen“ anberaumt.

Nehmen Sie telefonisch an einer Besprechung teil

Führen Sie eine Besprechung im Stehen durch. Die Firma Beeline verfügt beispielsweise über einen Besprechungsraum ohne Stühle. Mit dieser Organisation werden alle Probleme zeitnah gelöst. Es besteht keine Lust, mit der Mistgabel durch das Wasser zu fahren, denn jeder möchte schnell raus, zu angenehmeren Bedingungen.

Erstellen Sie eine Liste von Besprechungen, die nicht durch Flyer gelöst werden können. Das Ergebnis: ein Protokoll der Sitzungen, gegenüber jeder Sitzung eine Liste der zu lösenden Probleme.

Segmentieren Sie die Zeit des Meetings. Stellen Sie Zeitmarken, Schrittmacher, in Form eines Timers für 10-15 Minuten ein. Überprüfen Sie jeden Zeitraum anhand der Agenda, um den Fortschritt auf dem Weg zum Ziel zu beschleunigen.

Vereinbaren Sie das Format der Treffen. Bei der Firma PPE Group hängen beispielsweise Plakate an den Wänden: „10 Sitzungsregeln“. Dies hilft den Besprechungsteilnehmern, sich an festgelegte Verfahren zu halten, was zu einer qualitativ hochwertigen und schnellen Lösung von Problemen führt.

Im Unternehmenshandbuch sollte angegeben werden, dass die Tagesordnung für die Sitzung spätestens 24 Stunden vor Beginn der Sitzung übermittelt wird. Per Definition verschwinden „Überraschungstreffen“ und Sie haben 24 Stunden Zeit, sich darauf vorzubereiten.

Führen Sie eine Besprechungsschutzregel ein. Beschreiben Sie, wann Sie das Recht haben, „eine Besprechungseinladung abzulehnen“.

Führen Sie Protokolle und führen Sie Besprechungen entsprechend dem Protokoll durch. In diesem Fall muss es einen Leiter geben, der die Regeln der aufgeworfenen Fragen überwacht.

Halten Sie die Besprechung vor dem Mittagessen ab: In diesem Fall ist jeder Teilnehmer bestrebt, konstruktiv zu sprechen, da eine Verzögerung zu einem späten Mittagessen und einem kürzeren Mittagessen führt.

Außerplanmäßige Anordnung des Managements (Eingriff des Managements)

Organisieren Sie einen Referenten, der in bestimmten Fenstern Anweisungen des Managers an Untergebene verteilt

Geben Sie der Führungskraft Feedback in Form einer Schulung darüber, wozu außerplanmäßige „Zucken“ der Mitarbeiter führen

Erhalten Sie von Ihrem Vorgesetzten ein „Verantwortungsintervall“. Der Zeitraum, in dem der Vorgesetzte die Arbeit des Mitarbeiters nicht beeinträchtigt. Beispielsweise wurde einem Mitarbeiter morgens eine Aufgabenliste ausgehändigt und abends die Qualität der Erledigung überprüft. In diesem Fall entspricht das Verantwortungsintervall einem Arbeitstag, also 8 Stunden. Wenn Sie Aufgaben am Montag festlegen und diese am Freitag überprüfen, beträgt das Verantwortungsintervall eine Woche.

Geräteausfall. Das Unternehmen Megafon verfügt über ein komplexes System, daher besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass es scheitert. Da der moderne Lebensrhythmus es nicht zulässt, auf die Technologie zu verzichten, muss man auf Misserfolge vorbereitet sein. In diesem Teil werden Lösungen für diese kleineren und größeren technischen Probleme beschrieben.

Geräteausfälle

Erstellen Sie einen Zeitplan für die Überwachung der Geräte (regelmäßige technische Inspektion).

Anleitung zur Fehlerbehebung

Im Büro sollte immer eine Ersatzdruckerpatrone vorhanden sein.

Denken Sie darüber nach, Funktionen zu duplizieren (Scanner, Kopierer, Digitalkamera).

Führen Sie Übungen durch und üben Sie Notfallsituationen

Erstellen Sie kognitive Karten. Beschreibung der Infrastruktur im Büroradius. Wo kann ich etwas zum Ausdrucken usw. kaufen?

Bauen Sie eine positive Kommunikation mit Ihren Nachbarn auf, auf deren Hilfe Sie im Notfall zurückgreifen können

„Mail kommt nicht an“

Halten Sie eine Reserve in Form von kostenlosen Servern bereit. Empfohlen: mail.ru, yandex.ru

Richten Sie Ihren E-Mail-Client für den schnellen Zugriff auf kürzlich gesendete E-Mails ein

Persönliche Probleme. In diesem Abschnitt werden persönliche Gründe für „unerwartete“ Störungen des Arbeitsplans aufgeführt. Dazu gehören Staus, Probleme mit dem Körpertonus, Eingriffe in die Familie und Naturkatastrophen. Dies ist heute das am wenigsten entwickelte Segment der Zeitverlustprävention. Daher sind wir bereit, jede Ihrer neuen Entscheidungen, die im Folgenden nicht beschrieben werden, zu akzeptieren und zu berücksichtigen. Fundstücke können an folgende Adresse geschickt werden: [email protected] mit einem Hinweis im Betreff: „Diebe der Zeit“

Eine gute Lösung sind parallele Aktivitäten

Führen Sie eine Reihe kurzer Anrufe durch

Mit freien Händen eine Reihe langer Anrufe tätigen

Hören Sie sich Audiokurse an: Wirtschaft, Fremdsprachen usw.

Hören Sie Hörbücher

Erfordert Kenntnisse über den Verkehrsfluss. Um wie viel Uhr gibt es Staus, Umleitungsmöglichkeiten. Planen Sie Fahrten in verkehrsfreien Zeiten

Lernen Sie den Umgang mit Webcams. Die Durchführung virtueller Meetings statt Reisen ist viel günstiger

Um Staus am Morgen (vor der Arbeit) zu vermeiden, können Sie früh aufstehen, bevor der Stau beginnt

Nutzen Sie eine „gemischte“ Transportmethode in der Stadt

Wenn Sie etwas bringen/abgeben müssen und nicht unbedingt persönliche Anwesenheit benötigen, können Sie einen Kurierdienst nutzen

Plötzliche persönliche Probleme mit sich selbst (Krankheit, Unwohlsein)

Halten Sie einen Mitarbeiter über das Projekt auf dem Laufenden. Arbeiten Sie zu zweit (Cluster-Modell)

Bieten Sie die Möglichkeit zum „virtuellen Arbeiten, Homeoffice“

Nehmen Sie regelmäßig Vitamine ein, schlafen Sie ausreichend und bewegen Sie sich körperlich.

Invasion von Verwandten und/oder Freunden

Besprechen Sie mit Ihren Lieben Situationen, in denen es sich lohnt anzurufen und wann es besser ist zu warten

Machen Sie deutlich, was dringend und was wichtig ist.

Treffen Sie mit dem Hotel eine Vereinbarung darüber, wohin sie gebracht werden sollen

Teilweise Teilnahme an der Kommunikation mit ihnen, Weiterleitung an andere zur Lösung von Problemen. Teilnahme mit anderen Ressourcen als der Zeit

Um eine detaillierte Analyse des Managementsystems von Megafon OJSC durchzuführen, identifizierte der Autor in der Arbeit die Vor- und Nachteile des Zeitmanagements und analysierte die Funktionen des Unternehmensmanagers. Die Analyse der Führungsstruktur ergab, dass sie modernen Anforderungen entspricht, d.h. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter sind klar verteilt, die Gruppierung der einzelnen Abteilungen sowie die Grundsätze ihrer Führung sind festgelegt.

Darüber hinaus untersuchte die Arbeit die Outbook-Methode im Zeitmanagement zur Analyse der Umgebung.

Abschluss

Unter Zeitmanagement versteht man die Abrechnung und betriebliche Zeitplanung. Die Aufgabe des Zeitmanagements besteht darin, die Nutzung der Zeit (sowohl beruflicher als auch privater Zeit) des Tages und der Woche zu organisieren, um Zeit für alle wichtigen Dinge zu haben. Grundprinzipien des Zeitmanagements: sorgfältiges selbstständiges Arbeiten, individuelle Entscheidungsfindung, die Notwendigkeit, die eigene Wirksamkeit zu verfolgen, auf Effizienz, Erreichbarkeit und unerschöpfliche Effizienzreserven ausgerichtetes Denken. Alarmierende Symptome für das drohende Auftreten vorübergehender Probleme können anhand bestimmter Anzeichen erkannt und die Ursachen für „Zeitsinken“ identifiziert werden.

Moderne Zeitmanagementtechniken: Zielsetzung, klassische Planung, „goldene“ Proportionen der Zeitplanung (Pareto-Prinzip), Delegation von Befugnissen, Ergebnisüberwachung und Zielanpassung. Durch die Untersuchung der Ursachen von Zeitproblemen und den Einsatz grundlegender Zeitmanagementtechniken kann ein Manager qualitativ hochwertige und schnelle Ergebnisse erzielen.

Der neueste Trend ist die Einführung eines Zeitmanagementsystems in Unternehmen (Corporate Time Management). Zeitmanagement ist eine neue Richtung im Unternehmensmanagement.

Im betrieblichen Zeitmanagement gibt es drei Bereiche:

betriebliches Zeitmanagement des Unternehmens;

betriebliches Zeitmanagement einzelner Abteilungen;

individuelles Zeitmanagement führender Spezialisten.

Das betriebliche Zeitmanagement eines Unternehmens konzentriert sich in erster Linie auf die Bildung eines effektiven Interaktionssystems zwischen Abteilungen und Beamten des Unternehmens. Es beinhaltet die weit verbreitete Nutzung lokaler Netzwerke und Informationstechnologien im Kommunikationsprozess.

Daher wird der Einsatz eines betrieblichen Zeitmanagementsystems in einem Unternehmen nur dann effektiv sein, wenn ein integrierter Ansatz für den Zeitmanagementprozess in einer einzelnen Organisation vorliegt

Das Zeitmanagement in der Russischen Föderation ist auf allen Ebenen, vom einzelnen Unternehmen bis zur Gesellschaft als Ganzes, noch weit von den Parametern der Globalisierung entfernt. Jetzt diskutieren führende Manager aktiv über die Möglichkeiten, Zeitmanagement in Russland nach dem Prinzip eines der westlichen „Modelle“ zu entwickeln. Ohne Berücksichtigung unserer nationalen Mentalität und historischer Unterschiede in Theorie und Praxis des Managements kann jedoch keine einzige Methode der Zeitnutzung rational auf russische Verhältnisse angewendet werden.

Um eine detaillierte Analyse des Managementsystems von OJSC Megafon durchzuführen, identifizierte der Autor die Vor- und Nachteile des Zeitmanagements und analysierte die Funktionen des Unternehmensleiters. Die Analyse der Führungsstruktur ergab, dass sie modernen Anforderungen entspricht, d.h. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter sind klar verteilt, die Gruppierung der einzelnen Abteilungen sowie die Grundsätze ihrer Führung sind festgelegt.

Anhand des Einsatzes von Zeitmanagementmethoden im Unternehmen wurde eine Bewertung der Führungsorganisation des untersuchten Unternehmens durchgeführt.

Darüber hinaus untersuchte die Arbeit die Outbook-Methode im Zeitmanagement zur Analyse der Umgebung.

Für Führungskräfte ist Zeit immer eine knappe Ressource. Unternehmen stellen für zusätzliche Zeit kein gesondertes Budget zur Verfügung und es kann auch nicht wie bei Computerspielen hinzugerechnet werden. Welche typischen Fehler machen große Regisseure bei der Planung ihrer Arbeitszeit? Worauf sollten Sie mehr achten und auf welche Zeitmanagementtechniken sollten Sie komplett verzichten?

Warum ist die Zeit immer knapp?

Jede Führungskraft ist täglich mit einer Reihe von Problemen und Aufgaben konfrontiert, die Aufmerksamkeit erfordern. Unvorhergesehene Begegnungen und Ereignisse gesellen sich zu den alltäglichen Sorgen, die erst in letzter Minute bekannt gegeben werden. Besprechungen dauern länger als ursprünglich geplant und Mitarbeiter stellen Fragen, die für die Diskussion nicht relevant sind. All dies kann als Besonderheit der Arbeit einer Person in einer Führungsposition bezeichnet werden. Dies bedeutet jedoch höchstwahrscheinlich, dass bei der Planung ein großer Fehler gemacht wurde.

Wie Forscher der Harvard Business School herausfanden, „verbringt der durchschnittliche Manager jede dritte Arbeitsstunde damit, unerwartete Aufgaben zu erledigen und an ungeplanten Ereignissen teilzunehmen.“ So fallen in einer Woche 13 Arbeitsstunden an, die zunächst nicht im Terminkalender enthalten waren und die Lösung anderer Probleme auf unbestimmte Zeit verschoben.

Es gibt mehrere Techniken, die dazu führen, dass der Erfolg sowohl des Unternehmens als Ganzes als auch seines Leiters sinkt. Kevin Kruse, Bestsellerautor zum Thema Zeitmanagement und Präsident von Kru Research, bezeichnet das Führen von To-Do-Listen als unwirksam, da das Scheitern einer Aufgabe zu Frustration und damit zu einer verminderten Motivation führt. Auch Besprechungen mit vielen Mitarbeitern gelten als unproduktiv, was zu einer Verlängerung der Diskussionszeit führt. Management-Guru Peter Drucker weist in seinen Büchern unter anderem auf den Mangel an freier Zeit für die Lösung von Problemen und die Selbstentwicklung des Managers sowie auf Misstrauen oder Unwilligkeit hin, einige der Probleme zu delegieren, mit denen sich der Manager befassen muss, die er aber nicht lösen kann kann von einem anderen Mitarbeiter besser erledigt werden.

Effizienz vs. Zeitmanagement

Alles, was ein Manager übersieht, führt zu einem Planungsfehler. Dieser Begriff wurde bereits 1979 von Daniel Kaniman und Amos Tversky eingeführt („Intuitive Vorhersage: Vorurteile und Korrekturverfahren“). Wissenschaftler sind zu dem Schluss gekommen, dass unsere Erwartungen manchmal zu optimistisch sind und frühere Erfahrungen bei der Lösung eines ähnlichen Problems nicht berücksichtigen sowie die Zeit unterschätzen.

Noch frühere Meinungen über Zeit und ihre Nutzung wurden 1955 auf den Seiten der Zeitschrift The Economist geäußert. Cyril Northcock Parkinson schrieb ein satirisches Stück, das später „Parkinsons Gesetz“ genannt wurde. Es heißt, dass „die Arbeit die dafür vorgesehene Zeit ausfüllt“. Das heißt, wenn Sie bereit Einen Brief schreiben oder eine Stunde lang in sozialen Netzwerken und E-Mails surfen bedeutet genau so lange Sie müssen diese Aufgaben erledigen. Der Arbeitsaufwand hängt in diesem Fall nicht von der Anzahl der Mitarbeiter ab, die ihn ausführen. Eine Reduzierung der Zeit für diese Art von Tätigkeit um 6-7 % wird jedoch keinen wesentlichen Einfluss auf die Arbeitsqualität haben.

„Arbeit füllt die dafür vorgesehene Zeit aus.“ Das heißt, wenn Sie bereit Eine Stunde lang einen Brief schreiben oder in sozialen Netzwerken und E-Mails surfen bedeutet genau so lange es wird von dir verschwinden.

Auch eine andere Studie von Harvard-Wissenschaftlern spricht über die Zeit, die für die Arbeit aufgewendet wird. Es hat sich gezeigt, dass die Zeit, die man mit der Arbeit verbringt, keine so große Rolle spielt. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine Führungskraft drei, zwölf oder mehr Stunden im Büro verbringt. Viel wichtiger für die Produktivität des Unternehmens ist es, wenn die Führungskraft sich bestmöglich auf das Wesentliche einlässt und sorgfältiger mit den Aufgaben umgeht.

Eine ähnliche Idee äußert Cal Newport in seinem Buch „Deep Work“. Newport schreibt, dass Zeitmanagement im Allgemeinen nicht so wichtig sei, insbesondere bei Routinearbeiten. Viel wichtiger ist es, die Prioritäten richtig zu setzen. Immersives Arbeiten ermöglicht es Ihnen, sich auf bestimmte (und sogar unmittelbare) Aufgaben zu konzentrieren und gleichzeitig im Hinblick auf den festgelegten Zeitplan flexibel zu bleiben und diesen weiterhin einzuhalten.

So verwalten Sie Ihre Zeit als Führungskraft

Die Fähigkeit, die Zeit für Direktoren und Manager zu verwalten, ist immer ein zweischneidiges Schwert. Es ist offensichtlich, dass es eine bestimmte und erschöpfbare Zeitspanne gibt; es ist auch klar, dass je höher die Führungsposition ist, desto weniger Zeit wird für die Erledigung der Aufgaben aufgewendet, an denen die Führungskraft selbst direkt beteiligt ist. Wie Peter Drucker in seinem Buch „The Effective Leader“ schreibt, haben Topmanager selten 25 % ihrer Gesamtzeit für wichtige Aufgaben, die sich direkt auf den Erfolg des Unternehmens auswirken. Wofür die restlichen 75 % ausgegeben werden, wird aus der Bandbreite der Probleme von Managern deutlich, die einige Absätze oben beschrieben wurden. Aber die Frage ist nicht, wie man alles in einem Viertel der Arbeitszeit schafft. Die Hauptfrage ist, wie man es effektiver nutzen kann.

Eine Technik, die Ihnen helfen kann, Ihre Zeit besser zu verwalten, ist die Zeitanalyse. Wie Peter Drucker anmerkt, muss der Direktor hierfür nicht alle vergangenen Besprechungen und erledigten Aufgaben selbstständig protokollieren, diese Arbeit kann eine Sekretärin oder ein persönlicher Assistent übernehmen. Die Analyse der Arbeitszeitaufzeichnungen wird zu einer fruchtbareren Verteilung der Aufgaben bei der Umsetzung zukünftiger Pläne führen, da die tatsächlich für die Arbeit aufgewendete Zeit nicht immer so verteilt ist, wie wir annehmen. Oft gibt es eine sehr große Diskrepanz.

So organisieren Sie die Zeit effektiv

Nach einer fruchtbaren Analyse der Zeit müssen Sie verstehen, wie Sie diese füllen können. Kevin Cruz hat mehr als 800 Unternehmer und Direktoren interviewt und herausgefunden, dass die effektivste Technik darin besteht, die Zeit für die Erledigung spezifischer und ungeplanter Aufgaben strikt zu begrenzen. So stellten leitende Manager fest, dass sie bei ihrer Arbeit 15-Minuten-Blöcke zur Erledigung von Aufgaben (Versenden von Briefen, Geschäftsanrufen usw.) verwenden, einen Zeitplan mit streng festgelegter Zeit (30 Minuten für ein wöchentliches Meeting, 20 Minuten für das Durchsehen von E-Mails, 10 Minuten pro Anruf). Laut Peter Drucker ist eine starre Zeiteinteilung nicht so effektiv. Er spricht von einem längeren Zeitraum, in dem die Lösung des Problems systematischer erfolgt, nämlich in 90 Minuten. Auch Kevin Cruz schreibt etwa 90 Minuten, nennt aber 25 und 60 Minuten konzentriertes Arbeiten, gefolgt von einer Pause, ebenso effektiv. Es sind diese temporären Bereiche, die es Ihnen ermöglichen, sich bei der Ausführung einer Aufgabe nicht zu langweilen.

Darüber hinaus beschreibt Kevin Cruz im Buch „15 Secrets of Time Management. Wie erfolgreiche Menschen es schaffen, alles zu schaffen“ ( 15 Geheimnisse erfolgreicher Menschen über Zeitmanagement) empfiehlt, wichtige Aufgaben am Morgen zu planen, wenn die Produktivität höher ist, und auch geplante Pufferzeit für außerplanmäßige Besprechungen einzuplanen und Pläne nicht abzusagen, sondern neu zu planen. Cruz empfiehlt, Ihrem Morgenritual noch mindestens 60 Minuten Zeit zu widmen: Früh aufstehen, gesund frühstücken, Sport treiben, Nachrichten schauen oder Podcasts anhören, die Ihnen dabei helfen, sich zu verbessern.

1. Womit kann ich aufhören?

2. Was kann ich delegieren?

3. Was kann ich anders machen?

Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen in Zukunft, sich von einigen Aufgaben zu entlasten, deren Scheitern nicht zu einer Verschlechterung der Leistung führt oder die ein Untergebener oder Sie selbst besser erledigen können.

Die Vermeidung langwieriger Besprechungen und die Reduzierung der Teilnehmerzahl tragen zur Verbesserung der Managerproduktivität bei. Durch den Ausschluss „zusätzlicher“ Mitarbeiter aus der Diskussion wird deren Qualität deutlich gesteigert. Ebenso wichtig ist die Regelmäßigkeit der Treffen. In monatlichen Meetings wird ein Teamplan für die nächsten vier Wochen erstellt und in täglichen Kurzmeetings werden die aktuellen Aufgaben festgelegt, auf die man sich heute konzentrieren sollte. Auf diese Weise wird der Fokus der Aufmerksamkeit des Teams auf einen bestimmten Arbeitstag verteilt und die Gesamtproduktivität und Effizienz von Mitarbeitern und Führungskräften steigt.

Sie können nicht einfach jede Technik einzeln erlernen. Jedes Geheimnis der Effektivität eines Managers beruht auf Einstellungen und Gewohnheiten, deren Befolgung dabei hilft, Arbeitsrituale strukturierter zu planen.

Mit einer vollständigen Liste nützlicher Gewohnheiten einer effektiven Führungskraft können Sie mit deren Umsetzung in unserem Zeitmanagementkurs beginnen.

Grüße! Jeder weiß, dass der Begriff „Zeitmanagement“ wörtlich übersetzt „Zeitmanagement“ bedeutet. Das ist aber nicht ganz richtig – schließlich weiß der Mensch noch nicht, wie er mit der Zeit umgeht. Aber wir können unsere Angelegenheiten (und nicht nur die beruflichen) unter Berücksichtigung der Zeitbeschränkungen effektiv verwalten!

Produktivität ist das, was erfolgreiche Menschen von allen anderen unterscheidet. Im Laufe seines Lebens malte Nicholas Roerich 7.000 Gemälde und 30 Bücher und bereiste die halbe Welt. Wie geben Sie Ihre unersetzliche und wertvollste Ressource aus?

Meiner Meinung nach besteht Zeitmanagement aus einer Reihe von Tricks und Techniken, die es leicht machen, die eigene Faulheit zu täuschen. Ich biete persönlich erprobte Zeitmanagement-Tools!

Der Name ist sicherlich lustig, aber die Methode ist ziemlich ernst. 🙂 Für maximale Konzentration wird das Pomodoro-Werkzeug benötigt. Meiner Meinung nach ist dies eine der effektivsten Möglichkeiten, jede Arbeit in kurzer Zeit zu erledigen.

Was ist der Punkt?

• Formulieren Sie klar und deutlich die Aufgabe, an der Sie arbeiten werden
• Stellen Sie einen Timer (evtl. in Form einer Tomate) auf genau 25 Minuten
• Arbeiten Sie ohne Ablenkung, bis der Signalton ertönt
• Machen Sie eine kurze Pause von 4-5 Minuten
• Fahren Sie mit dem nächsten 25-Minuten-Abschnitt fort
• Machen Sie nach jeder sechsten Etappe eine lange Pause von 15-20 Minuten

Das Tool eignet sich hervorragend zur Lösung einer Aufgabe, auf die Sie sich voll konzentrieren müssen: einen Bericht schreiben, ein Website-Design-Layout erstellen, Texte aus dem Englischen übersetzen.

Prioritätsplanung

Die Methode basiert auf der Eisenhower-Matrix, von der ich spreche. Es ist ein Quadrant aus vier Quadraten mit zwei Achsen. Die Matrix ist horizontal in „dringend“ und „nicht dringend“ und vertikal in „wichtig“ und „nicht wichtig“ unterteilt.

Jeder Aufgabe wird anhand von zwei Kriterien (Dringlichkeit und Wichtigkeit) eine Priorität zugewiesen. Es kann nur vier Optionen geben: A, B, C, D.

Wie nutzt die Prioritätsplanungsmethode die Eisenhower-Matrix?

1. Notieren Sie aktuelle Aufgaben in den Spalten A, B, C, D
2. Wir erledigen die Aufgaben „A“ (falls vorhanden). Eine ordnungsgemäße Planung legt nahe, dass es so wenige „dringende und wichtige“ Dinge wie möglich geben sollte. Aufgaben der Kategorie „A“ können den ganzen Tag über spontan auftreten! Daher muss die Zeit dafür im Voraus reserviert werden.
3. Delegieren Sie Aufgaben aus dem „C“-Quadrat (dringend, aber unwichtig) an jemand anderen. Ein klassisches Beispiel: Ein Unternehmensleiter delegiert häufig Aufgaben wie „Reinigung abholen“, „Restaurantreservierungen vornehmen“ oder „Flugtickets buchen“ an einen persönlichen Assistenten.
4. Beginnen Sie mit der Erledigung von Aufgaben ab dem „B“-Quadrat (wichtig, aber nicht dringend). Dies sind die wichtigsten Dinge, die maximale Zeit und Mühe erfordern.
5. Aufgaben aus Feld „D“ (nicht dringend und nicht wichtig) können nach allen anderen erledigt oder ganz ignoriert werden. Oder nutzen Sie es als letzten Ausweg als kurze Pause während des Tages.

Alpen-Methode

Eines der einfachsten und anschaulichsten Zeitmanagement-Tools zur Planung Ihres Arbeitstages.

• Erstellen einer Aufgabenliste
• Prioritäten setzen
• Wir berechnen für jede Aufgabe die benötigte Zeit und den Gesamtzeitbedarf
• Wir reduzieren die Gesamtzahl auf 60 % des gesamten Tages
• Wir delegieren alles, was delegierbar ist, an andere.
• Am Ende des Tages überwachen wir die Fertigstellung und übertragen alles Unerfüllte auf den nächsten Tag

Schwab-Methode

Charles Schwab, Präsident von Bethlehem Steel, zahlte der Beraterin Ivy Lee einst 25.000 US-Dollar für die Entwicklung dieser Planungsmethode.

Wie wendet man die Schwab-Methode an?

• Schreiben Sie die wichtigsten Aufgaben auf
• Bestimmen Sie die Reihenfolge und nummerieren Sie sie
• Wir arbeiten an der Lösung von Problemen in einer vorgegebenen Reihenfolge
• Nachdem wir eine Aufgabe bearbeitet haben, prüfen wir, ob neue hinzugekommen sind und ob sich die Prioritäten zugunsten anderer verschoben haben
• Neue Dinge zur Liste hinzufügen und dabei die Priorität respektieren
• Wir arbeiten weiterhin an Aufgaben, deren Bedeutung abnimmt

Nachdem ich eine Reihe von Planungstechniken und -tools an mir selbst getestet hatte, wurde mir klar, dass nicht alles so einfach ist. Einige Techniken haben bei mir absolut nicht funktioniert. Andere lieferten erstaunliche Ergebnisse, aber... nicht sofort. Übrigens bietet Gleb Arkhangelsky in seinem Buch eine Reihe von Arbeitswerkzeugen an „Zeitfahrt. Wie man Zeit zum Leben und Arbeiten hat“.

• Wählen Sie einen Planer für sich

Wenn Ihr Tag nicht zu hektisch ist (oder Sie keine Gadgets mögen), dann ist ein normales Notizbuch aus Papier die ideale Option. Wenn Sie ständig am Computer arbeiten, reicht ein praktischer elektronischer Planer aus. Wenn Sie sich ein Leben ohne Gadgets nicht vorstellen können, dann sind Anwendungen für Smartphones und Tablets die besten Helfer.

• Planen Sie Ihren Tag im Voraus

Es ist besser, den nächsten Tag am Vorabend zu planen, als am Morgen des „Berichtstages“. Das Gleiche gilt für die Pläne für die Woche. Es empfiehlt sich, sie am Sonntagabend und nicht am Montag zuzubereiten.

• Bedenken Sie höhere Gewalt

Zuvor habe ich immer wieder den gleichen Fehler gemacht: Ich habe einen Zeitplan erstellt, in dem die Dinge ohne ein einziges „Fenster“ nacheinander abliefen. Innerhalb einer Woche wurde mir klar, dass das ständige Leben in einem Zustand der Deadline ein sicherer Weg zur Neurose ist.

Erstens konnten einige Dinge nicht in die Zeit gepresst werden, die ich ihnen gewidmet habe. Zweitens tauchten im Laufe des Tages neue Aufgaben auf, die im Zeitplan nicht berücksichtigt waren. Drittens kam es immer ein paar Mal pro Woche zu höherer Gewalt: ein Reifenschaden, ein schrecklicher Stau auf dem Weg zu einem Meeting oder ein Freund, der um Hilfe bei einer Reparatur bat. Solche unvorhergesehenen Ereignisse nehmen in der Regel viel Zeit in Anspruch und zwingen Sie, Ihre Tagespläne radikal zu überdenken.

Fazit: Fenster jeden Tag wegen höherer Gewalt verlassen. Wenn nichts „Unplanmäßiges“ passiert ist, kann Zeit für Folgendes aufgewendet werden:

• Ausruhen
• Dinge aus der Kategorie „für später“.

Übrigens wollte ich Ihnen schon lange von einem so nützlichen Tool wie „Dinge für später“ erzählen. Legen Sie in Ihrem Planungsnotizbuch (oder elektronischen Planer) eine separate Seite frei.

Dort schreiben wir alle „nicht dringenden“ Angelegenheiten auf, zu denen wir nie kommen. Wir teilen sie gleich in drei Kategorien ein: „bis zu einer Stunde“, „zwei bis drei Stunden“ und „halber Tag“. Zum Beispiel: „Ordnen Sie Ihre Wohnungs- und Kommunalrechnungen für das vergangene Jahr“, „Gehen Sie zur Vorsorgeuntersuchung zum Zahnarzt“ und „Kaufen und ersetzen Sie einen Wasserhahn in der Küche.“

Sobald unerwartet ein Fenster in Ihrem Terminkalender auftaucht: Öffnen Sie Ihre To-Do-Liste „für später“ und wählen Sie etwas aus, das zu Ihrer Stimmung passt. In nur sechs Monaten können Sie ohne Anstrengung ALLES wiederholen, was sich über Jahre angesammelt hat!

Welche Zeitmanagement-Tools nutzen Sie? Abonnieren Sie Updates und teilen Sie Links zu neuen Beiträgen mit Ihren Freunden in sozialen Netzwerken!

Zeitmanagement für einen Manager – warum wird es benötigt, wie kann es bei der Erfüllung der täglichen Arbeitsaufgaben helfen? Je höher die Position einer Person, desto größer das Aufgabenspektrum – Kontrolle über Untergebene, Kommunikation mit Kunden, Steuerprüfungen, Verfassen von Berichten. Unternehmer und Manager machen oft Überstunden und verspüren ständig Zeitmangel.

Wie finde ich zusätzliche Zeit und lerne, alles zu tun? Diesem Thema ist dieser Artikel gewidmet; mittlerweile ist eine eigene Wissenschaft entstanden – das Zeitmanagement, basierend auf Psychologie, Ökonomie, Soziologie und Personalarbeit. Es wurden Prinzipien entwickelt, die zu Klassikern geworden sind, und es tauchen neue Autoren auf, die ihre eigenen Methoden anbieten. Schauen wir uns die wichtigsten Empfehlungen an.

Es ist wichtig zu wissen! Eine verminderte Sehkraft führt zur Blindheit!

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Nach sorgfältiger Prüfung haben wir beschlossen, Sie darauf aufmerksam zu machen ...

Das Zeitmanagement des Managers umfasst die folgenden Schritte:

• Lernen Sie, sich und Ihre Mitarbeiter zu motivieren, zugewiesene Aufgaben zu erledigen. Dies gilt insbesondere für komplexe Aufgaben;
• Zielsetzung – die Fähigkeit, langfristige und kurzfristige Ziele richtig zu setzen;
• Planung innerhalb eines Zeitrahmens – für ein Jahr, einen Monat, einen Tag. Erstellen eines Aktionsplans für jeden Arbeitstag;
• Priorisierung bei der Erledigung von Aufgaben, Mobilität und Bereitschaft zur Aufgabenveränderung, Lösungsansätze;
• Arbeiten mit Informationen – es ist wichtig zu lernen, wie man die zur Lösung strategischer und operativer Probleme erforderlichen Informationen findet, speichert und verwendet, damit sie immer gefunden werden können;
• Bekämpfung von Zeitfressern – Suche nach Zeitverlusten, Kontrolle der Verteilung von Zeitressourcen, Minimierung unangemessener Handlungen;
• Die Fähigkeit zur Erholung – richtige Erholung ist der Schlüssel zu erfolgreicher Aktivität!

Schauen wir uns diese Schritte genauer an und kommen wir einer effektiven Aktivität und Kontrolle über unser Leben näher, denn es geht nicht nur um die Arbeit, sondern auch um Familie, Interessen und Freunde. Und die Verfügbarkeit von Zeit für andere Lebensbereiche hängt von der richtigen Organisation des Arbeitsprozesses ab.

Erfolgreiche Motivation

Motivation ist für eine Person notwendig, um jede Arbeit auszuführen. Sinnlosigkeit, Interesse und Angst führen zu Verzögerungen bei der Erledigung von Aufgaben. Im Zeitmanagement empfiehlt es sich, den Arbeitstag mit der unangenehmsten Aktion zu beginnen. Es ist wichtig, sich zu motivieren, einen Anruf zu tätigen, einen Brief zu schreiben oder einen Bericht zu schreiben, der notwendig ist, aber keine Lust dazu besteht. Wie kann man sich zum Handeln anregen?

Das Wichtigste bei der Arbeit ist, mit der Schauspielerei zu beginnen, den ersten Schritt zu machen. Eine Arbeitsmoral wird dabei helfen. „Anker“ dienen als Motivation zum Handeln. Jeder Mensch hat sein eigenes Ritual – Morgenkaffee am Schreibtisch, eine Zigarette vor Arbeitsbeginn, unterwegs inspirierende Musik hören, einen Arbeitsplan in ein Tagebuch schreiben.

Die Erstellung von Ankern ist sehr individuell, sie kann mit Schul- und Studienjahren in Verbindung gebracht werden, in denen es notwendig war, sich auf das Lernen einzustimmen. Sie bewirken einen besonderen emotionalen Zustand, Kampfbereitschaft – Aktivierung innerer Reserven, Konzentration der Aufmerksamkeit.

Die meisten Probleme lassen sich in wenigen Minuten lösen; Sie müssen lediglich das Problem festlegen, Lösungsoptionen durchdenken, die am besten geeignete Lösung auswählen und diese umsetzen. Wenn die Aufgabe umfangreich ist, empfiehlt es sich, sie in Teile und Punkte zu unterteilen und nach und nach zu erledigen – von einfach bis komplex.

Sie können sich wie in der Kindheit mit der Methode der Ermutigung oder Bestrafung motivieren, indem Sie sich versprechen, auf dem Heimweg etwas zu kaufen, wenn Sie alle Aufgaben schnell bewältigen, oder am Ende der Woche ein Treffen mit Freunden vereinbaren. Dies ist für kleine komplexe Probleme gedacht. Der Hauptanreiz besteht natürlich darin, eine Karriere aufzubauen, das Einkommen zu steigern und den Status zu verbessern.

Sie müssen klar verstehen, warum Sie diese Aufgabe erledigen müssen, welches Ergebnis Sie erzielen werden, es tun und vergessen und sich ruhig anderen Themen zuwenden.

Für zusätzliche Motivation sorgen auch die Fristen für die Erledigung einer Aufgabe; man muss sich immer zeitlich begrenzen, um zum Handeln anzuregen, und Aufgaben klar stellen.

Ziele setzen

Das Zeitmanagement eines Managers ist ohne das Setzen von Zielen unmöglich. Ziele sind ein Blick in die Zukunft, ein gewünschtes Ergebnis, sie bestimmen den Grund für Handlungen, warum eine Person eine bestimmte Arbeit ausführt. Ziele helfen dabei, Richtlinien, Zielvorgaben und Anreize für Anstrengungen festzulegen.

Sie müssen lernen, die richtigen Ziele zu setzen. Vergleichen wir die Antworten verschiedener Manager nach ihren funktionalen Verantwortlichkeiten:

• Erledige deine Aufgaben richtig. / Setzen Sie sich die richtigen Ziele.
• Finden Sie Lösungen für Probleme. / Kreativität einsetzen, Alternativen suchen.
• Sparen Sie Ressourcen. / Optimieren Sie die Verteilung materieller Ressourcen.
• Funktioniert wie es soll. / Erreiche deine Ziele.
• Reduzieren Sie die Kosten. / Rentabilität steigern.

Wie wir sehen, setzen sich Manager bei gleichen Verantwortlichkeiten unterschiedliche Ziele und erzielen unterschiedliche Ergebnisse. Die zweite Option beinhaltet eine produktivere Arbeitsweise. Ziele können strategischer Natur sein – die Ziele der Arbeit der Organisation, langfristige Ziele und taktische – zu einem bestimmten Zeitpunkt existierende Ziele.

Jeder Leiter und Manager entwickelt seine eigenen Ziele, übermittelt Informationen an seine Untergebenen und die Arbeit der gesamten Organisation hängt von der Richtigkeit der Zieldefinition ab. Es ist sehr wichtig, sich die Zeit zu nehmen, die Hauptziele zu identifizieren, die zu Wohlstand und Erfolg führen, sowie Wege zu finden, um die „Sterne“ zu erreichen. Wenn Sie Ihre Ziele kennen und danach streben, können Sie Ihre ganze Kraft und Energie auf wichtige Aufgaben konzentrieren und vermeiden, Ihre Energie zu verschwenden.

Ziele werden nach folgendem Schema festgelegt:Wünsche – Chancen – Ziele.

Oftmals übersteigen Wünsche die Möglichkeiten, die Umstände erlauben es nicht, sofort Ergebnisse zu erzielen, man muss abwägen, äußere und innere Hindernisse berücksichtigen, sie überwinden und nach einer Kompromisslösung suchen.

Ein wichtiger Punkt ist, dass Ziele spezifisch sein müssen und über Volumen- und Zeitindikatoren verfügen müssen.

Zeitmanagement des Managers: Planung

Nachdem wir uns Ziele gesetzt haben, gehen wir zur Planung über. Wie ebnen wir den Weg von der aktuellen Situation zur gewünschten? Ein Plan ist ein System von Maßnahmen, das uns im Geschäftsleben zu einem Ziel führt – Gewinn, Erfolg und Ruhm der Organisation.

Die Planung kann in verschiedenen Bereichen erfolgen – Organisationsentwicklung, Vertrieb, persönliche Erfolge. Wenn eine Person den Wunsch nach persönlicher Weiterentwicklung hat, ein Plan für berufliches Wachstum und Karriereaufbau erstellt wurde, dann besteht auch die Motivation zum Handeln.

Die Planung soll dabei helfen, Zeit zu sparen und diese richtig zu nutzen.

Es gibt zwei Planungskriterien:

• Maximal (rational) – Zeit finden, wichtige Lebensaufgaben zu erledigen.
• Minimal – um die gewünschten Ergebnisse mit minimalen Fristen und Zeitverlust zu erzielen.

Zur Planung gehört die Vorbereitung auf die Umsetzung gewünschter Leistungen und die richtige Einteilung der Zeitfenster.

Jeder Mensch muss sein Leben planen, sonst fließt es mit dem Strom, ohne dass sich etwas zum Besseren ändert. Der Manager muss seine persönliche Zeit planen, Wege zur Zielerreichung festlegen, Ziele und Leistungskriterien für die Mitarbeiter festlegen.

Sie müssen lernen, einen langfristigen Plan zu erstellen – für 5 Jahre, für ein Jahr und für den nächsten Monat. Es ist interessant, dass zu Sowjetzeiten häufig der Begriff „Fünfjahresplan“ verwendet wurde. Warum gerade dieser Zeitraum? Da 5 Jahre ein günstiger Zeitraum für die mittelfristige Planung sind, zeigt sich in einer vergleichenden Analyse ein klares Ergebnis.

Wenn Sie langfristige Pläne haben, können Sie Aufgaben in kleinere Zeiträume unterteilen und so das Endergebnis anstreben. Heutzutage weisen Unternehmen ihren Mitarbeitern Aufgaben häufig vierteljährlich und monatlich zu, was als taktische Planung bezeichnet wird.

Zeitmanagement des Managers auf minimale Weise - Planung des Arbeitstages. Naturgemäß wächst die Anzahl der Aufgaben proportional zur Organisation und es nimmt viel Zeit in Anspruch, alle Probleme zu lösen.

Um die Lösung aktueller Probleme zu vereinfachen, werden folgende Empfehlungen angeboten:

Nutzen Sie für die Planung die Alps-Methode

Es umfasst die folgende Abfolge von Aktionen:

1. Schreibaufgaben;
2. Bestimmung der Ausführungszeit;
3. Zeitreserve (im Verhältnis 60:40);
4. Prioritäten festlegen, Aufgaben neu zuweisen;
5. Kontrolle der Umsetzung (Abrechnung dessen, was nicht getan wurde).

Beim Verfassen eines Plans empfiehlt es sich, Abkürzungen zu verwenden, um die Arbeit zu systematisieren und in Blöcke zu unterteilen. Sie können schreiben: V – Besuche, D – Delegation, K – Kontrolle, P – in Bearbeitung, PC – Reisen und Geschäftsreisen, T – Telefon, H – Lesen, Schulung.

Gegenüber jedem Punkt wird eine Aufgabe (Ergebnis) geschrieben und die Fertigstellungszeit angegeben, um die Aufgabe zu präzisieren und unnötige Zeitverschwendung zu vermeiden.

Die Zeitreserve geht davon aus, dass bei einem 10-Stunden-Tag 6 Stunden Arbeit eingeplant sind, bei einem 8-Stunden-Tag – für 5 Stunden, der Rest muss verteilt oder umgeplant werden. Es kommt immer wieder zu unvorhergesehenen Besprechungen, Kommunikationen und Unterbrechungen; niemand hat es jemals geschafft, seinen Tag zu 100 % nach Plan zu nutzen.

Der vierte Punkt hilft Ihnen, den Plan anzupassen, um das gewünschte Zeitniveau zu erreichen – wir setzen Prioritäten, verteilen die Arbeit. Den Tag abschließen – Überwachung der Erledigung von Aufgaben durch Untergebene und der eigenen Arbeit, Erstellung eines Plans für den nächsten Tag, Neuplanung von Aufgaben, die aus bestimmten Gründen nicht stattgefunden haben und für deren vollständige Erledigung keine Zeit war.

So beantworten Sie die folgenden Interviewfragen: Wie verwalten Sie Ihre Zeit? Wie planen Sie Ihren Arbeitstag? Welche Techniken und Methoden nutzen Sie bei der Planung? Geben Sie Beispiele dafür, wie Sie Zeitmanagementfähigkeiten nutzen, um eine Aufgabe erfolgreich abzuschließen.

Alle Antworten auf diese Fragen erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist Zeitmanagement?

Zeiteinteilung- Dies ist eine Reihe von Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten, dank derer eine Person weiß, wie sie Prioritäten setzt, ihre Zeit genau plant und dadurch ihre persönliche Produktivität bei der Organisation ihrer Arbeitszeit steigert.

„Solange Sie Ihre Zeit nicht verwalten können, können Sie nichts anderes verwalten.“ Peter Drucker

1. Perfektionismus
2. Prokrastination
3. Mangel an Wissen
4. Mangel an notwendigen Werkzeugen und Ressourcen

1. Perfektionismus macht es sehr schwierig, Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Viele Menschen glauben, dass diese Qualität eine Stärke ist, aber der ständige Wunsch nach Perfektion und die Unzufriedenheit mit den erzielten Ergebnissen sind einer der Gründe für die ineffektive Nutzung der Zeit. Indem Sie Möglichkeiten finden, das „reale“ Ergebnis anstelle des „idealen“ zu akzeptieren, sparen Sie erhebliche Ressourcen für andere Dinge. Es gibt den Ausdruck: „Perfektionismus ist böse“, natürlich ist das alles recht relativ und in jeder einzelnen Situation kann dieses Persönlichkeitsmerkmal anders bewertet werden, allerdings zweifellos im Rahmen des Zeitmanagements: Perfektionismus ist BÖSE!

2. Prokrastination- Ständiges Aufschieben von Dingen auf später, mangelnde Bereitschaft, bestimmte Aufgaben zu erfüllen. Das Wort „MORGEN“ dominiert den Wortschatz zögernder Mitarbeiter. Steve Jobs sagte sehr treffend über solche Menschen: „Der Arme, Erfolglose, Unglückliche und Ungesunde ist derjenige, der oft das Wort „morgen“ verwendet.

Ich kann Sie nicht vor Perfektionismus und Prokrastination bewahren; mein Ziel ist es, Wissen zu vermitteln, die besten Techniken und Methoden bereitzustellen und Ihnen Ressourcen und Werkzeuge zur Beherrschung von Zeitmanagementfähigkeiten vorzustellen. Ob Sie die erhaltenen Informationen nutzen oder nicht – es hängt einzig und allein von Ihrem Wunsch ab. Nach dem Lesen dieses Artikels werden Sie jedoch nie mehr derselbe sein.

Zunächst schlage ich vor, dass Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten ermitteln. Passieren

Kognitive Dissonanz liegt einerseits darin, dass wir die Zeit als solche nicht kontrollieren können. Schließlich ist es Zeit, die wir nicht kontrollieren können, und es scheint, dass es die Zeit ist, die uns kontrolliert, und nicht wir sie. Wir sind es gewohnt, Zeit als etwas Ewiges und Grenzenloses wahrzunehmen. Es scheint, als gäbe es immer viel davon. Andererseits ist Zeit eine der wertvollsten Ressourcen, die wir alle haben. Es ist wichtig zu verstehen, dass die Zeit ihre eigenen Grenzen hat. Jeder Tag ist ein Gefäß mit einer bestimmten Kapazität, das Sie mit Dingen füllen, die Sie tun können. Sie können es mit nutzlosen Dingen füllen, oder Sie können es mit Dingen füllen, die für Ihre Aufgaben funktionieren und Sie zu Ihrem endgültigen Ziel führen.

Wir können uns selbst kontrollieren, wie wir unseren Tag planen und wie wir unsere Arbeitszeit verbringen. Der intelligente, produktive und wirtschaftliche Umgang mit dieser Ressource ist ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterbeurteilung.

Zeiteffizienz kann auf zwei Arten erreicht werden:

1. Erzielen Sie aussagekräftige Ergebnisse, indem Sie Zeit sparen. Das bedeutet, dass Sie wissen, wie Sie eine Aufgabe in kürzester Zeit erledigen können.
2. Eine effektive Arbeitszeitplanung reduziert die Anzahl und den Umfang Ihrer Aufgaben.

In diesem Artikel habe ich einen Überblick über die sechs besten Zeitmanagementtechniken zusammengestellt. Mit ihrer Hilfe können Sie lernen, Ihre vorrangigen Aufgaben täglich zu planen und zu steuern.

Wie lernt man, seine Zeit zu verwalten?

6 beste Zeitmanagement-Methoden:

1. Pareto-Prinzip
2. Eisenhower-Matrix
3. Gedächniskarten
4. Franklins Pyramide
5. ABCD-Methode
6. Iss zuerst den Frosch

1. Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip besagt, dass ein kleiner Teil der Ursachen, Anstrengungen und Investitionen für einen großen Teil der Ergebnisse verantwortlich ist. Dieses Prinzip wurde 1897 vom italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto formuliert und seitdem durch quantitative Forschung in verschiedenen Lebensbereichen bestätigt:

20 % des Aufwands führen zu 80 % der Ergebnisse

Das Pareto-Prinzip im Bereich Zeitmanagement lässt sich wie folgt formulieren: Etwa 20 % Aufwand und Zeit reichen aus, um 80 % des Ergebnisses zu erzielen.
Wie genau bestimmen Sie, welcher Aufwand ausreicht, um ein gutes Ergebnis zu erzielen? Stellen Sie sich vor, Sie suchen in einem Buch nach Antworten auf Fragen, die Sie interessieren. Nach dem betrachteten Prinzip finden Sie 80 % der benötigten Informationen in 20 % des Textes. Wenn Sie genau wissen, was Sie interessiert, können Sie das Buch schnell durchblättern und nur einzelne Seiten sorgfältig lesen. Auf diese Weise sparen Sie 80 % Ihrer Zeit.

2. Eisenhower-Matrix

Dies ist heute wahrscheinlich das bekannteste Zeitmanagementkonzept, das es Ihnen ermöglicht, Prioritäten zu setzen. Mit dieser Technik, deren Entwicklung dem amerikanischen General Dwight Eisenhower zugeschrieben wird, können Sie Dinge sowohl nach ihrer Dringlichkeit als auch nach ihrer Wichtigkeit sortieren. Jeder versteht, dass in einem Zeitraum nur eine begrenzte Anzahl von Aufgaben erledigt werden kann. Manchmal, ohne die Arbeit zu beeinträchtigen, nur einer. Und jedes Mal müssen wir uns entscheiden: WELCHES GENAU? Der amerikanische Präsident Dwight Eisenhower gliederte seine Angelegenheiten bei der Planung seiner Angelegenheiten in mehrere wichtige Kategorien.
Gemäß der sogenannten Eisenhower-Matrix ist es notwendig, jeden Fall in einen der vier im Diagramm angegebenen Typen einzuordnen.

Eisenhower-Matrix

Die Bedeutung einer Aufgabe wird dadurch bestimmt, wie stark sich das Ergebnis ihrer Umsetzung auf Ihr Unternehmen auswirkt. Und die Dringlichkeit wird durch zwei Faktoren gleichzeitig bestimmt: Erstens, wie schnell diese Aufgabe erledigt werden muss, und zweitens, ob die Erledigung dieser Aufgabe an ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit gebunden ist. Wichtigkeit und Dringlichkeit zusammengenommen beeinflussen die Festlegung von Prioritäten.

Schauen wir uns genauer an, welche Fälle in jeden der vier Typen eingeteilt werden können.

Typ I: „wichtig und dringend.“
Hierbei handelt es sich um Angelegenheiten, die, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden, Ihrem Unternehmen erheblichen Schaden zufügen (z. B. die Erneuerung von Lizenzen, die Einreichung von Steuererklärungen usw.). Ein gewisser Anteil solcher Fälle wird unweigerlich im Leben eines jeden Menschen auftreten. Allerdings können viele Krisen durch eine vorherige Vorbereitung (Angelegenheiten vom Typ II – „wichtig, aber nicht dringend“) verhindert werden (zum Beispiel durch das Studium der Rechtswissenschaften, den Aufbau guter Beziehungen zu einflussreichen Personen).

Dabei kann es sich auch um Projekte mit Deadline oder einen Notfall handeln. Zum Beispiel wegen gesundheitlicher Probleme einen Arzt aufsuchen, einen Artikel innerhalb einer strengen Frist bei einer Zeitschrift einreichen oder einen Bericht über die Ergebnisse einer Studie verfassen. Wir haben hier keine Wahl. Die Arbeit dieser Gruppe muss erledigt werden, Punkt. Ansonsten kommt es zu ernsthaften Problemen.

Typ II: „wichtig, aber nicht dringend.“
Dies sind Dinge, die auf die Zukunft ausgerichtet sind: Ausbildung, Studium vielversprechender Bereiche der Geschäftsentwicklung, Verbesserung der Ausrüstung, Wiederherstellung von Gesundheit und Leistungsfähigkeit. Aktionen, die zu Ihrem strategischen Ziel führen. Lernen Sie beispielsweise eine Fremdsprache, um in einer anderen, vielversprechenderen Organisation zu arbeiten. Es geht auch darum, Problemen vorzubeugen und sich körperlich fit zu halten. Leider vernachlässigen wir solche Angelegenheiten oft und schieben ihre Lösung auf die lange Bank. Die Folge ist, dass die Sprache nie gelernt wird, die Einkommen nicht wachsen, sondern sinken, die Gesundheit gefährdet ist. Diese Angelegenheiten haben eine interessante Besonderheit: Wenn sie längere Zeit vernachlässigt werden, werden sie wichtig – dringend. Denn wer nicht mindestens einmal im Jahr zum Zahnarzt geht, wird früher oder später einen dringenden Besuch bei ihm unumgänglich machen.

Typ III: „nicht wichtig, aber dringend.“
Viele dieser Dinge bereichern Ihr Leben nicht wirklich. Wir machen sie nur, weil sie uns passieren (ein langes Telefongespräch oder das Studium einer Anzeige, die per Post kommt), oder aus Gewohnheit (Besuch von Ausstellungen, wo es nichts Neues mehr gibt). Es ist genau diese alltägliche Routine, die viel Zeit und Energie in Anspruch nimmt.

Typ IV: „nicht wichtig und nicht dringend.“
Dies sind alle Arten von Möglichkeiten, „die Zeit totzuschlagen“: Alkoholmissbrauch, „leichtes Lesen“, Filme schauen usw. Wir greifen oft darauf zurück, wenn uns die Kraft für produktive Arbeit fehlt (nicht zu verwechseln mit echter Ruhe). und Kommunikation mit geliebten Menschen und Freunden – sehr wichtige Dinge.) Dies ist eine „Motte“, die unsere Zeit frisst.

Wenn Sie den Erfolg Ihres Unternehmens anstreben, versuchen Sie zunächst, die Dinge zu erreichen, die Sie als „wichtig“ identifiziert haben – zuerst die „Dringenden“ (Typ I) und dann die „Nicht Dringenden“ (Typ II). Die verbleibende Zeit kann Angelegenheiten gewidmet werden, die „dringend, aber nicht wichtig“ sind (Typ III).
Es muss betont werden, dass der Großteil der Arbeitszeit eines Arbeitnehmers für „wichtige, aber nicht dringende“ Angelegenheiten aufgewendet werden sollte (Typ II). Dann werden viele Krisensituationen verhindert und die Entstehung neuer Geschäftsentwicklungsmöglichkeiten wird für Sie nicht mehr unerwartet sein.

Wenn Sie dieses System zum Priorisieren zum ersten Mal verwenden, möchten Sie wahrscheinlich viele dieser Elemente als „wichtig“ kategorisieren. Mit zunehmender Erfahrung werden Sie jedoch beginnen, die Bedeutung einer bestimmten Angelegenheit genauer einzuschätzen. Es wird einige Zeit dauern, den Umgang mit dem Priorisierungssystem zu erlernen. Wo kann ich das bekommen? Höchstwahrscheinlich werden Sie die Arbeit zur Beherrschung von Zeitmanagementtechniken als „wichtig, aber nicht dringend“ einstufen.
Im übertragenen Sinne von Stephen Covey (Autor des internationalen Bestsellers „Die sieben Gewohnheiten hochwirksamer Menschen“) muss man Zeit finden, um „die Säge zu schärfen“, dann geht die Vorbereitung des Brennholzes schneller.

Gleichnis

Ein gewisser Mann sah im Wald einen Holzfäller, der mit großer Mühe mit einer völlig stumpfen Axt einen Baum fällte. Der Mann fragte ihn:
- Liebling, warum schärfest du nicht deine Axt?
- Ich habe keine Zeit, eine Axt zu schärfen - ich muss hacken! - Der Holzfäller stöhnte...

Daher müssen Sie „freiwillig“ eine gewisse Zeit für die Planung Ihrer Aktivitäten einplanen und sich weigern, weniger wichtige Dinge zu tun. Wenn Ihnen dies gelingt, können Sie Ihre neuen Fähigkeiten nutzen, um beim nächsten Mal noch mehr Zeit zu gewinnen und diese zum Lernen zu nutzen. Durch Ihre Entschlossenheit, Ihre Arbeitseffizienz zu verbessern, gewinnen Sie nach und nach Zeit für die Entwicklung Ihrer persönlichen Produktivität.

Kriterien für die Priorisierung
Normalerweise berücksichtigen wir bei der Beurteilung der Wichtigkeit einer bestimmten Aufgabe zunächst die Dinge als wichtig, die dringend (oder „gestern“) erledigt werden müssen. Die Anhäufung unerfüllter Aufgaben und Versprechen bereitet Ihrem Unternehmen Probleme und löst auch bei Ihnen persönlich unangenehme Gefühle aus. Es sind diese „dringenden“ Angelegenheiten, mit denen wir uns zuerst befassen. Bei der Erstellung einer To-do-Liste und der Festlegung der Reihenfolge, in der sie erledigt werden sollen, sollte jedoch nicht nur die Dringlichkeit ausschlaggebend sein.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass das Erledigen (oder Unterlassen) vieler dringender Dinge zwar keine großen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hat, es aber viele nicht dringende Dinge gibt, die den Grundstein für den zukünftigen Erfolg legen können. Daher ist es notwendig, neben der Dringlichkeit auch zu berücksichtigen, wie stark sich diese oder jene Angelegenheit auf den Erfolg des Unternehmens auswirkt, d. h. ihre Bedeutung zu ermitteln und zu berücksichtigen.

3. Mindmaps

Dies ist die Entwicklung von Tony Buzan – einem berühmten Schriftsteller, Dozenten und Berater für Intelligenz, Lernpsychologie und Denkprobleme. Es gibt auch Übersetzungen des Ausdrucks „Mind Maps“ als „Mental Maps“, „Mental Maps“, „Mind Maps“.

Gedächniskarten ist eine Methode, die Ihnen Folgendes ermöglicht:

Informationen effektiv strukturieren und verarbeiten;
Denken Sie daran, Ihr kreatives und intellektuelles Potenzial zu nutzen.

Dies ist ein sehr schönes Werkzeug zum Lösen von Problemen wie Präsentationen halten, Entscheidungen treffen, Zeit planen, große Informationsmengen auswendig lernen, Brainstorming, Selbstanalyse, Entwicklung komplexer Projekte, persönliches Training, Entwicklung usw.

Einsatzgebiete:
1. Präsentationen:
Sie geben in kürzerer Zeit mehr Informationen weiter, während Sie besser verstanden und im Gedächtnis bleiben;
Durchführung von Geschäftstreffen und Verhandlungen.

2. Planung:
Zeitmanagement: Plan für den Tag, die Woche, den Monat, das Jahr...;
Entwicklung komplexer Projekte, neuer Unternehmen...

3. Brainstorming:
Generierung neuer Ideen, Kreativität;
kollektive Lösung komplexer Probleme.

4. Entscheidungsfindung:
eine klare Vorstellung aller Vor- und Nachteile;
eine ausgewogenere und durchdachtere Entscheidung.

4. Franklins Pyramide

Dabei handelt es sich um ein vorgefertigtes Planungssystem, das Ihnen hilft, Ihre Zeit richtig zu verwalten und Ihre Ziele zu erreichen. Benjamin Franklin (1706–1790) – Amerikaner. bewässert Aktivist B. Franklin zeichnete sich durch eine fantastische Arbeitsfähigkeit und einen einzigartigen Sinn für Zielstrebigkeit aus. Im Alter von zwanzig Jahren schmiedete er einen Plan, um seine Ziele für den Rest seines Lebens zu erreichen. Sein ganzes Leben lang folgte er diesem Plan und plante jeden Tag klar. Sein Plan zur Erreichung seiner Ziele heißt „Franklin-Pyramide“ und sieht in etwa so aus:

1. Das Fundament der Pyramide sind die wichtigsten Lebenswerte. Man könnte sagen, dass dies die Antwort auf die Frage ist: „Mit welcher Mission sind Sie auf diese Welt gekommen?“ Was möchtest du aus dem Leben herausholen? Welche Spuren auf der Erde möchten Sie hinterlassen? Es gibt die Meinung, dass nicht einmal 1 % der Menschen auf dem Planeten ernsthaft darüber nachdenken würden. Mit anderen Worten, dies ist ein Richtungsvektor für Ihren Traum.

2. Basierend auf Lebenswerten setzt sich jeder ein globales Ziel. Wer möchte er in diesem Leben werden, was hat er vor?

3. Ein Masterplan zur Zielerreichung ist die Festlegung konkreter Zwischenziele auf dem Weg zur Erreichung eines globalen Ziels.

4. Ein Plan für drei, fünf Jahre wird als langfristig bezeichnet. Hier ist es wichtig, die genauen Fristen festzulegen.

5. Ein Plan für einen Monat und dann für eine Woche ist ein kurzfristiger Plan. Je durchdachter es ist, je öfter Sie es analysieren und anpassen, desto effektiver wird die Arbeit sein.

6. Der letzte Punkt im Hinblick auf das Erreichen von Zielen ist ein Plan für jeden Tag.

5. ABCD-Methode

Die ABCD-Methode ist eine effektive Möglichkeit, Aufgaben zu priorisieren, die Sie jeden Tag nutzen können. Diese Methode ist einfach und so effektiv, dass sie Sie bei regelmäßiger und kompetenter Anwendung in den Rang der produktivsten und produktivsten Menschen in Ihrem Tätigkeitsbereich erheben kann.
Die Stärke der Methode liegt in ihrer Einfachheit. So funktioniert das. Sie erstellen zunächst eine Liste mit allem, was Sie am kommenden Tag erledigen müssen. Denken Sie auf Papier.
Danach setzen Sie vor jeden Punkt Ihrer Liste den Buchstaben A, B, C, D oder D.

Problemtyp „A“ ist definiert als das, was zu einem bestimmten Zeitpunkt am wichtigsten ist, etwas, das Sie tun müssen, sonst riskieren Sie schwerwiegende Folgen. Eine Aufgabe vom Typ A könnte darin bestehen, einen wichtigen Kunden zu besuchen oder einen Bericht für Ihren Chef zu schreiben. Diese Aufgaben stellen die echten, reifen „Frösche“ Ihres Lebens dar.
Wenn Sie mehr als eine „A“-Aufgabe vor sich haben, ordnen Sie diese nach Priorität ein, indem Sie sie mit A-1, A-2, A-3 usw. beschriften. Aufgabe A-1 ist der größte und hässlichste „Frosch“ von allen sie alle. mit denen du klarkommen musst.

Problemtyp „B“ ist als das definiert, was Sie tun sollten. Dennoch sind die Folgen im Falle der Umsetzung oder Nichteinhaltung recht gering. Solche Aufgaben sind nichts anderes als „Kaulquappen“ in Ihrem Leben. Das bedeutet, dass jemand unzufrieden ist oder benachteiligt wird, wenn Sie nicht die entsprechende Arbeit erledigen, aber auf jeden Fall ist die Wichtigkeit dieser Aufgaben nicht annähernd so wichtig wie Aufgaben vom Typ „A“. Ein Anruf wegen einer weniger dringenden Angelegenheit oder das Durchgehen eines E-Mail-Rückstands könnte den Kern einer Aufgabe vom Typ B ausmachen.
Die Regel, die Sie befolgen sollten, lautet: Beginnen Sie niemals mit einer Aufgabe vom Typ B, während Sie noch eine Aufgabe vom Typ A unvollendet haben. Lassen Sie sich niemals von den „Kaulquappen“ ablenken, während der große „Frosch“ darauf wartet, gefressen zu werden!

Problemtyp „B“ wird als etwas definiert, das wunderbar zu tun wäre, von dem aber keine Konsequenzen zu erwarten sind, egal ob man es tut oder nicht. Eine Aufgabe vom Typ B könnte darin bestehen, einen Freund anzurufen, eine Tasse Kaffee zu trinken, mit einem Kollegen zu Mittag zu essen oder während der Arbeitszeit ein persönliches Geschäft zu erledigen. Solche „Ereignisse“ haben absolut keinen Einfluss auf Ihre Arbeit.

Problemtyp „G“ wird als Arbeit geschätzt, die man jemand anderem zuweisen kann. In diesem Fall gilt die Regel, dass Sie alles, was sie können, an andere delegieren und so Zeit für sich selbst gewinnen sollten, um die Typ-A-Aufgaben zu erledigen, die Sie und nur Sie erledigen können.

Problemtyp „D“ stellt einen Job dar, der komplett von Ihrer To-Do-Liste gestrichen werden kann. Dies kann eine Aufgabe sein, die früher wichtig war, jetzt aber nicht mehr relevant ist, sowohl für Sie als auch für andere. Oft handelt es sich dabei um Arbeiten, die man Tag für Tag erledigt, sei es aus Gewohnheit oder weil man Freude daran hat.

Nachdem Sie sich beworben haben ABCD-Methode Mit der Aufnahme in Ihre tägliche To-Do-Liste haben Sie Ihre Arbeit vollständig organisiert und die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass wichtigere Aufgaben schneller erledigt werden.

Die wichtigste Voraussetzung dafür, dass die ABCD-Methode bei Ihnen wirklich funktioniert, ist die Einhaltung der folgenden Anforderung: Beginnen Sie unverzüglich mit der Aufgabe A-1 und bearbeiten Sie diese dann, bis sie vollständig abgeschlossen ist. Nutzen Sie Ihre Willenskraft, um die für Sie aktuell wichtigste Aufgabe zu beginnen und weiterzuarbeiten. Schnappen Sie sich Ihren größten „Frosch“ und „essen“ Sie ihn, ohne anzuhalten, bis zum letzten Bissen.
Die Fähigkeit, Ihre To-Do-Liste für den Tag zu analysieren und Aufgabe A-1 hervorzuheben, dient als Ausgangspunkt für wirklich große Erfolge bei Ihren Aktivitäten, steigert Ihr Selbstwertgefühl, erfüllt Sie mit Selbstachtung und einem Gefühl von stolz auf deine Leistungen.
Wenn Sie sich angewöhnen, sich voll und ganz auf Ihre wichtigste Aufgabe zu konzentrieren, nämlich Aufgabe A-1 – also auf das Essen Ihres Haupt-„Frosches“ – werden Sie lernen, doppelt oder sogar dreifach so viel zu tun wie die Menschen um Sie herum Du.

6. Iss zuerst den Frosch

Übergang vom Schwierigen zum Leichten

Sie haben wahrscheinlich schon einmal die Frage gehört: „Wie würden Sie einen Elefanten essen?“ Die Antwort lautet natürlich „Stück für Stück“. Wie würden Sie Ihren größten und fiesesten „Frosch“ essen? Auf die gleiche Weise: Sie würden es in bestimmte Schritt-für-Schritt-Aktionen unterteilen und von vorne beginnen.

Beginnen Sie Ihren Arbeitstag mit der schwierigsten Aufgabe und erledigen Sie sie so schnell wie möglich. Es wird Ihnen helfen zu erkennen, dass Sie noch viel zu tun haben und die Zeit Ihres Arbeitstages begrenzt ist. Das Schwierigste zuerst zu tun, wird Ihnen ein großes Gefühl der Zufriedenheit verschaffen. Wenden Sie diese Regel jeden Tag an und Sie werden sehen, wie viel Energie Sie bekommen und wie effizient Ihr Arbeitstag verläuft. Wenn Sie eine problematische Aufgabe ständig auf das Ende des Tages verschieben, bedeutet dies, dass Sie den ganzen Tag über über diese Aufgabe nachdenken und sich dadurch nicht auf andere Aufgaben konzentrieren können! Iss zuerst den Frosch und dann Stück für Stück den Elefanten!

Zeitplanungstools

Planen Sie jeden Tag im Voraus.
Durch Planung bewegen wir uns
die Zukunft in die Gegenwart und dadurch haben wir
Gelegenheit, etwas zu tun
betreffe ihn schon jetzt

Alan Lakin

Hauptgenerationen von „Planern“
Die heute bekannten Technologien und Mittel zur Arbeitszeitgestaltung lassen sich in mehrere Generationen einteilen – die Unterschiede liegen hier in den Prinzipien der Informationserfassung und der Nutzungstechnik.

Bis ins 20. Jahrhundert erfolgte die Arbeitszeitplanung mit primitiven Methoden: Memos, To-Do-Listen etc. Zu Beginn des letzten Jahrhunderts verbreiteten sich mit der Entwicklung der Wirtschaft auch neue Tools, die es einem Manager leichter machten Zeit planen.
Die Idee, einen Haushaltskalender für die Büroarbeit zu adaptieren, entstand im 19. Jahrhundert und verwirklichte sich 1870 in Form eines Tischkalenders. Für jeden Tag wurde eine Seite des Kalenders zugewiesen, auf der Datum, Tag, Monat und Jahr angegeben waren. Durch den freien Platz für Notizen war es möglich, die notwendigen Notizen zu machen: Verhandlungen, Besprechungen, Ausgaben, Besprechungen. Seit fast einem Jahrhundert ist der Tischkalender das wichtigste Zeitplanungstool für Manager.

Das Ergebnis der Verbesserung des Tischkalenders war der Termin- und Wochenplaner. Ein Tagebuch ist ein fortlaufender Loseblattkalender in Form eines praktischen Notizblocks in verschiedenen Formaten. Sie können das Tagebuch zu Besprechungen und auf Geschäftsreisen mitnehmen.
Als noch praktischer für den Manager erwies sich das Wochenjournal, in dem es möglich war, die Arbeitswoche und den Arbeitstag zu planen, die Umsetzung der erfassten Aufgaben zu überwachen, die aufgewendete Zeit zu analysieren (da eine stündliche Aufschlüsselung des Arbeitstages erschien) und vieles mehr schnell nach Informationen suchen (schließlich waren diese jetzt in 52 Wochen und nicht in 365 Tage gruppiert). In den 80er Jahren ersetzten Wochenkalender praktisch die Tischkalender und verbreiteten sich so weit, dass sie zu einem Bestandteil des Geschäftsstils von Unternehmen wurden.

Die Designidee, Kalender, Notizblock und Telefonbuch in einem praktischen Werkzeug zu vereinen, wurde bereits 1921 in Form eines „Organizers“ (vom englischen Organizer) erfolgreich verwirklicht. Die spätere Verbesserung des Instruments erfolgte durch Änderung des Formats, des Designs, der Papierqualität und der äußeren Dekoration. Dabei wurden Informationsspeicher und technische Mittel (Kalender, Notizblock, Adress- und Telefonbuch, Visitenkartenhalter, Stift, Mikrorechner) in einem Tool vereint. Gleichzeitig fehlte eine klare Klassifizierung und Systematisierung der Aufzeichnungen.

Der berühmte „Zeitmanager“ wurde 1975 in Dänemark entwickelt. Es setzte die Idee einer gezielten Planung persönlicher Ergebnisse auf der Grundlage eines Standardklassifikators von Funktionen („Schlüsselaufgaben“) und Technologie zur Umsetzung globaler Ereignisse („Elefantenaufgaben“) um. Gleichzeitig erwies sich der Einsatz eines „Zeitmanagers“ nur für von Natur aus organisierte und disziplinierte Menschen als akzeptabel und erforderte zudem einen erheblichen finanziellen Aufwand für Schulung und Akquise.
Dennoch ist der Name dieser Art von „Organisatoren“ – „Zeitmanager“ – ein Begriff geworden und bezeichnet heute einen allgemeinen Ansatz zur aktiven Nutzung der Managementressource Zeit.

Die Entwicklung des wissenschaftlichen und technischen Fortschritts hat in den letzten Jahrzehnten zur Schaffung grundlegend neuer elektronischer Zeitplanungstools aus technologischer Sicht geführt: ein elektronisches Notizbuch, verschiedene Serviceprogramme für PCs, Mobiltelefone, Smartphones usw.

Die besten modernen Zeitmanagement-Technologien:

1.Trello ist eine kostenlose Webanwendung zur Verwaltung von Projekten in kleinen Gruppen. Mit Trello können Sie produktiver und kollaborativer arbeiten. Trello sind die Tafeln, Listen und Karten, mit denen Sie Projekte auf unterhaltsame, flexible und leicht zu ändernde Weise organisieren und priorisieren können.

2. Evernote – ein Webdienst und eine Software zum Erstellen und Speichern von Notizen. Die Notiz kann ein formatierter Text, eine ganze Webseite, ein Foto, eine Audiodatei oder eine handschriftliche Notiz sein. Notizen können auch Anhänge anderer Dateitypen enthalten. Notizen können in Notizbüchern sortiert, beschriftet, bearbeitet und exportiert werden.