Διαχείριση χρόνου ή διαχείριση χρόνου - τι είναι, συστάσεις ειδικών για το πώς να διαχειριστείτε τα πάντα. Διαχείριση χρόνου για έναν μάνατζερ: αποτελεσματικές τεχνικές

Εισαγωγή

Θεωρητικά θεμέλια διαχείρισης χρόνου

1 Η ουσία και οι αρχές της διαχείρισης χρόνου

2 Λόγοι για να χρησιμοποιήσετε τη διαχείριση χρόνου

3 Σύγχρονες τεχνικές διαχείρισης χρόνου

Ανάλυση εγχώριων προσεγγίσεων στο σύστημα διαχείρισης χρόνου

1 Εισαγωγή της διαχείρισης χρόνου στην εταιρεία

2 Διαχείριση χρόνου στη Ρωσία

Αξιολόγηση και βελτίωση του συστήματος διαχείρισης χρόνου στην εταιρεία

1 Γενικά χαρακτηριστικά της αναλυόμενης επιχείρησης

2 Αξιολόγηση του συστήματος διαχείρισης χρόνου στην εταιρεία

3 Βελτίωση του συστήματος διαχείρισης χρόνου

συμπέρασμα

Εισαγωγή

Στις σύγχρονες συνθήκες, η διαχείριση χρόνου αποτελεί αναπόσπαστο μέρος των δραστηριοτήτων κάθε επιτυχημένης εταιρείας. Η διαχείριση χρόνου αναφέρεται στην τεχνολογία οργάνωσης του χρόνου και αύξησης της αποτελεσματικότητας χρήσης του.

Η διαχείριση χρόνου είναι η πράξη ή η διαδικασία άσκησης συνειδητού ελέγχου του χρόνου που αφιερώνεται σε συγκεκριμένες δραστηριότητες με τρόπο που αυξάνει συγκεκριμένα την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα. Η διαχείριση χρόνου μπορεί να βοηθηθεί από μια σειρά από δεξιότητες, εργαλεία και τεχνικές που χρησιμοποιούνται για την επίτευξη συγκεκριμένων εργασιών, έργων και στόχων. Αυτό το σετ περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα δραστηριοτήτων, συγκεκριμένα: προγραμματισμό, κατανομή, καθορισμό στόχων, ανάθεση, ανάλυση χρόνου, παρακολούθηση, οργάνωση, λίστα και ιεράρχηση. Αρχικά, η διαχείριση αποδόθηκε μόνο σε επιχειρηματικές ή εργασιακές δραστηριότητες, αλλά με την πάροδο του χρόνου ο όρος επεκτάθηκε για να συμπεριλάβει προσωπικές δραστηριότητες με την ίδια βάση. Ένα σύστημα διαχείρισης χρόνου είναι ένας συνδυασμός διαδικασιών, εργαλείων, τεχνικών και μεθόδων. Γενικά, η διαχείριση χρόνου είναι μια αναγκαιότητα στην ανάπτυξη οποιουδήποτε έργου καθώς καθορίζει τον χρόνο ολοκλήρωσης του έργου και το εύρος του.

Σκοπός της παρούσας εργασίας είναι να θεωρήσει τη διαχείριση χρόνου ως σύστημα διαχείρισης χρόνου. Οι εργασίες στην εργασία είναι οι εξής:

εξέταση της έννοιας και των λειτουργιών της διαχείρισης χρόνου·

χαρακτηριστικά των σύγχρονων τεχνικών διαχείρισης χρόνου?

τον προσδιορισμό των χαρακτηριστικών της εφαρμογής διαχείρισης χρόνου στις εταιρείες·

ανάλυση της εφαρμογής της επιτυχούς εφαρμογής της διαχείρισης χρόνου σε ρωσικές εταιρείες.

αναγνώριση χαρακτηριστικών της χρήσης της διαχείρισης χρόνου στις δραστηριότητες της Megafon OJSC.

Αντικείμενο της εργασίας είναι η διαχείριση χρόνου. Αντικείμενο της εργασίας είναι οι ιδιαιτερότητες εφαρμογής της διαχείρισης χρόνου στις δραστηριότητες ενός οργανισμού.

Η δομή της εργασίας περιλαμβάνει μια εισαγωγή, τρία κεφάλαια, ένα συμπέρασμα και έναν κατάλογο παραπομπών.

Το πρώτο κεφάλαιο παρουσιάζει την ουσία και τις αρχές της διαχείρισης χρόνου, ορίζει τις σύγχρονες τεχνικές διαχείρισης χρόνου και τεκμηριώνει την ανάγκη χρήσης της διαχείρισης χρόνου στις δραστηριότητες μιας επιχείρησης.

Το δεύτερο κεφάλαιο προσδιορίζει τα χαρακτηριστικά της εφαρμογής της διαχείρισης χρόνου σε οργανισμούς και αναλύει επιτυχημένες προσεγγίσεις διαχείρισης χρόνου σε ρωσικές εταιρείες.

Το τρίτο και τελευταίο κεφάλαιο παρέχει μια γενική περιγραφή της επιχείρησης που αναλύθηκε, παρέχει μια αξιολόγηση του συστήματος διαχείρισης χρόνου της OJSC Megafon και προσδιορίζει οδηγίες για τη βελτίωση του συστήματος διαχείρισης χρόνου της υπό μελέτη επιχείρησης.

1. Θεωρητικά θεμέλια διαχείρισης χρόνου

.1 Η ουσία και οι αρχές της διαχείρισης χρόνου

"Η διαχείριση χρόνου (Time Management) είναι ένα διεπιστημονικό τμήμα της επιστήμης και της πρακτικής αφιερωμένο στη μελέτη προβλημάτων και μεθόδων για τη βελτιστοποίηση του κόστους χρόνου σε διάφορους τομείς επαγγελματικής δραστηριότητας." Διαχείριση χρόνου - μεταφρασμένο από τα αγγλικά σημαίνει "διαχείριση χρόνου". Το καθήκον της διαχείρισης χρόνου είναι να οργανώσει τη χρήση του χρόνου (τόσο της δουλειάς όσο και του προσωπικού) της ημέρας και της εβδομάδας με τέτοιο τρόπο ώστε να έχει χρόνο να κάνει όλα τα πιο σημαντικά πράγματα. Η διαχείριση χρόνου είναι ο λογιστικός και λειτουργικός σχεδιασμός του χρόνου.

Βασικές αρχές διαχείρισης χρόνου.

Επίπονη ανεξάρτητη εργασία. Ένας διευθυντής μπορεί μόνο να αναπτύξει ένα υψηλής ποιότητας, αποτελεσματικό σύστημα για την οργάνωση του χρόνου του μόνος του. Αυτή η σημαντική εργασία δεν μπορεί να ανατεθεί σε σύμβουλο ή γραμματέα. Μόνο ο ίδιος ο διαχειριστής μπορεί να επιλέξει την κατάλληλη λύση και να την ξαναφτιάξει για να ταιριάζει στις ανάγκες του.

Η ατομικότητα της λύσης. Στην οργάνωση του προσωπικού χρόνου, δεν είναι οι γενικοί κανόνες που είναι σημαντικοί, αλλά το ατομικό στυλ που βρίσκει ο διευθυντής για τον εαυτό του. Αν του είναι άνετο, δίνει μέγιστη αποτελεσματικότητα. Θα πρέπει μάλλον να επικεντρωθούμε σε εκείνες τις μεθόδους που μας επιτρέπουν να πλοηγούμαστε ακόμη και σε συνθήκες αβεβαιότητας. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να προσδιοριστούν παραμέτρους όπως η ιδιοσυγκρασία ενός ατόμου, οι αισθητηριακές προτιμήσεις, οι βιορυθμοί του σώματός του, οι στόχοι εργασίας κ.λπ.

Η ανάγκη να παρακολουθείτε την αποτελεσματικότητά σας. Χρησιμοποιώντας τον συγχρονισμό, μπορείτε να εντοπίσετε στιγμές ασυγχώρητης σπατάλης χρόνου και να ανακαλύψετε τα κρυμμένα αποθέματά του. Κατά την ανάλυση των δεδομένων που λαμβάνονται, συνιστάται η χρήση της μεθόδου σύγκρισης αυτού που επιτεύχθηκε με το μέγιστο δυνατό και όχι αυτού που επιτεύχθηκε με αυτό που σχεδιάστηκε, όπως γίνεται στις δυτικές τεχνολογίες διαχείρισης χρόνου. Αλλά το κύριο αποτέλεσμα της χρήσης της χρονομέτρησης είναι η εμφάνιση μιας συγκεκριμένης ικανότητας να παρακολουθείτε συνεχώς ανεξάρτητα την αποτελεσματικότητά σας. Η παρακολούθηση του χρόνου σας για αρκετές εβδομάδες αναπτύσσει ένα ιδιαίτερο είδος προσοχής στον χρόνο και ο ηγέτης αρχίζει να βλέπει τις ενέργειές του εντελώς διαφορετικά.

Σκέψη προσανατολισμένη στην αποτελεσματικότητα. Η άμεση αλλαγή στη σκέψη είναι πρωταρχικής σημασίας. Ένα άτομο που έχει μάθει να εντοπίζει αναποτελεσματικές διαδικασίες και να τις βελτιώνει, προσπαθώντας να βελτιστοποιήσει και να αυξήσει την αποτελεσματικότητα, είναι σε θέση να εφαρμόσει υπάρχουσες μεθόδους, να τις προσαρμόσει στις ανάγκες του ή να αναπτύξει τις δικές του. Και οι πολύ τεχνικές μέθοδοι οργάνωσης του χρόνου και της προσωπικής εργασίας και η άμεση εφαρμογή τους στη ζωή είναι ακριβώς θέμα τεχνολογίας. Μόλις συμβεί μια αλλαγή στη συνείδηση, αρχίζει να λειτουργεί και να αποδίδει καρπούς σε οποιοδήποτε είδος δραστηριότητας.

Επίτευξη και ανεξάντλητο αποθεμάτων αποτελεσματικότητας. Μια θεμελιώδης αρχή, δίπλα στην οποία δεν μπορεί να συγκριθεί κανένα τεχνολογικό ζήτημα. Με βάση την υπόθεση ότι τα αποθέματα αποτελεσματικότητας, ανάπτυξης και αυτοβελτίωσης δεν είναι μόνο ρεαλιστικά επιτεύξιμα, αλλά και δυνητικά ανεξάντλητα, η αναζήτηση της απαραίτητης λύσης και η ανάπτυξη της απαραίτητης μεθόδου είναι καθαρά τακτικά ζητήματα και προφανώς επιλύσιμα.

1.2 Λόγοι για τη χρήση της διαχείρισης χρόνου

Ο χρονισμός του προσωπικού χρόνου θα πρέπει να πραγματοποιείται σε αρκετές εργάσιμες ημέρες, ίσως και εβδομάδες, προκειμένου να αναλυθεί ο τρόπος εργασίας σας και να αποκαλυφθούν οι λόγοι για τις ελλείψεις χρόνου που προκύπτουν. Τα ανησυχητικά συμπτώματα της επικείμενης εμφάνισης προσωρινών προβλημάτων μπορούν να αναγνωριστούν από τα ακόλουθα σημεία:

Έλλειψη προτεραιοτήτων κατά την εκτέλεση πραγμάτων (επίλυση δευτερευουσών εργασιών ενώ τακτικά αναπρογραμματίζει τις κύριες).

Βιασύνη κατά την ολοκλήρωση μεγάλων εργασιών (συχνά προκαλείται από καθυστερημένη έναρξη της εργασίας σε αυτές).

Μεγάλη ροή όλων των ειδών εργασιών ρουτίνας (κίνδυνος πνιγμού σε μικροπράγματα).

Μη έγκαιρη μελέτη της επαγγελματικής αλληλογραφίας (τρέχουσα τεκμηρίωση).

Εργασία τα βράδια και τα Σαββατοκύριακα (δεν υπάρχει αρκετός χρόνος κατά τις ώρες γραφείου).

Κάνετε συνεχώς δουλειά για τους συναδέλφους ή τους υφισταμένους σας (φαίνεται ότι αυτό θα είναι πιο γρήγορο ή πιο αξιόπιστο).

Εργασία εκτός του προφίλ σας (αναποτελεσματική χρήση ευκαιριών).

Συνεχείς διακοπές στην εργασία (ατελείωτα τηλεφωνήματα και εισροή επισκεπτών).

Διευκρίνιση πληροφοριών, συνεχή ερώτηση ξανά (δυσκολία αντίληψης πληροφοριών ως αποτέλεσμα κόπωσης).

Μετά το χρονοδιάγραμμα, είναι απαραίτητο να αναλυθούν όλα τα είδη δραστηριοτήτων στις οποίες συμμετείχε το άτομο. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πίνακες σχετικά με την κατανομή των περιοχών εργασίας σε σχέση με το κόστος χρόνου - πραγματικό και θεωρητικά εφικτό, και να συντάξετε μια λίστα με εμπόδια.

Περαιτέρω ανάλυση μπορεί να πραγματοποιηθεί από την άποψη δύο θέσεων: θετικής και αρνητικής, δηλ. να εντοπίσετε τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία για να χρησιμοποιήσετε ορθολογικά τα πρώτα και να αποφύγετε τα δεύτερα.

"Time Sinkers" Διεξάγοντας μια λεπτομερή ανάλυση των κύριων ροών, μπορείτε να ελέγξετε καλύτερα τη διαδικασία εργασίας σας και να αποφύγετε περισπασμούς. Αναγνωρίζονται οι κύριοι λόγοι που μας αναγκάζουν να χάνουμε χρόνο:

Οι τηλεφωνικές κλήσεις δικαιωματικά είναι υπερήφανες, διαταράσσουν τη διάθεση για δουλειά και εμποδίζοντάς σας να συγκεντρωθείτε στις δουλειές σας. Με την ευρεία χρήση των κινητών τηλεφώνων, το πρόβλημα έχει γίνει παγκόσμιο.

Οι επισκέπτες που έρχονται στο γραφείο αποσπούν περισσότερο την προσοχή από τα τηλέφωνα, γιατί δεν μπορούν να αγνοηθούν ή να γίνουν παράλληλα με άλλες εργασίες.

Κακή οργάνωση ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ των τμημάτων.

Προβλήματα με εξοπλισμό πληροφορικής και εξοπλισμό γραφείου.

Αλλαγή της σειράς εργασίας που επιβάλλεται από συναδέλφους.

Έλλειψη οργανωτικού σχεδιασμού. Dist

Αδυναμία ακρόασης άλλων ανθρώπων.

Μη ικανοποιητική οργανωτική δομή.

Σύγχυση στο ταχυδρομείο. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για διευθυντές των οποίων η αλληλογραφία είναι άκαιρη ή δεν περνά από το φίλτρο γραμματείας για τον προσδιορισμό της σημασίας των επιστολών.

Διόρθωση λαθών που θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί. Τα λάθη προκαλούνται από την ίδια βιασύνη, απροσεξία, απροθυμία για εργασία κ.λπ.

Αναποφασιστικότητα σε επαγγελματικά θέματα.

Κακώς οργανωμένες και συντονισμένες συναντήσεις και συνεδρίες προγραμματισμού.

Περισπασμοί στο χώρο εργασίας. Ένας τεράστιος κατάλογος μικρών πραγμάτων σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες της προσωπικότητας του καθενός.

Υπερβολική γραφειοκρατία γραφείου.

Άχρηστες συζητήσεις για τη δουλειά σου και των άλλων. Και μόνο κενή φλυαρία.

1.3 Σύγχρονες τεχνικές διαχείρισης χρόνου

Θέτοντας έναν στόχο. Ο καθορισμός στόχων περιλαμβάνει την ανάλυση και τη διαμόρφωση προσωπικών στόχων. Ο στόχος περιγράφει το τελικό αποτέλεσμα και δίνει σαφήνεια σχετικά με την κατεύθυνση που πρέπει να κινηθεί. Ο καθορισμός στόχων είναι μια προσωρινή διαδικασία, γιατί... Όταν αλλάζουν ορισμένες παράμετροι, πραγματοποιείται η απαραίτητη προσαρμογή.

«Για να επιτύχετε την επιτυχία, πρέπει να επιλέξετε τους σωστούς στόχους· τα ενδιάμεσα στάδια θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε στο σωστό δρόμο. Συνιστάται να κάνετε εκ των προτέρων ένα μητρώο προσωπικών πόρων και μέσων για την επίτευξη των στόχων, προκειμένου να μάθετε ποια από τα δυνατά σας σημεία πρέπει να ενθαρρυνθούν και ποιες αδυναμίες να εργαστείτε για να αναπτύξετε περαιτέρω τις δυνατότητές σας».

Ο στόχος πρέπει να είναι σαφής, ακριβής και κατανοητός. Η συγκεκριμένη διατύπωση πρακτικών στόχων είναι σημαντική για τον μετέπειτα προγραμματισμό. Όταν βάζεις μακροπρόθεσμους στόχους, δεν μπορείς να αναλάβεις πάρα πολλά.

) Όχι μόνο να κάνετε τα πράγματα σωστά, αλλά και να κάνετε τα σωστά πράγματα.

) Όχι απλώς λύνουν προβλήματα, αλλά δημιουργούν και δημιουργικές προοπτικές.

) Όχι τόσο για την εξοικονόμηση κεφαλαίων όσο για τη βελτιστοποίηση της χρήσης τους.

) Όχι απλώς εκπλήρωση των χρεών, αλλά και επίτευξη αποτελεσμάτων.

) Όχι μόνο μειώνουν το κόστος, αλλά αυξάνουν και τα κέρδη.

Κλασικός σχεδιασμός. Κλασική μεθοδολογία για την ανάπτυξη σχεδίων και εναλλακτικών δραστηριοτήτων. Σημαίνει προετοιμασία για την υλοποίηση των στόχων και οργάνωση χρόνου. Όπως δείχνει η πρακτική εμπειρία, τα λεπτά που αφιερώνονται στον προγραμματισμό μειώνουν τις ώρες που δαπανώνται για άμεση υλοποίηση, οδηγώντας τελικά σε συνολική εξοικονόμηση χρόνου.

Για να εκτελεί σωστά τις λειτουργίες του και να επιτύχει τους στόχους του, ένας μάνατζερ πρέπει να κατανοήσει ξεκάθαρα τον προϋπολογισμό του χρόνου του. Υπάρχουν αρκετοί βασικοί κανόνες σχεδιασμού:

Όταν προγραμματίζετε την ημέρα σας, είναι προτιμότερο να αφήνετε το 40% του χρόνου εργασίας σας ελεύθερο. Εκείνοι. 60% - προγραμματισμένος χρόνος, 20% - απρόβλεπτος χρόνος, 20% - αυθόρμητος χρόνος.

Τεκμηριώστε τον χρόνο που δαπανήθηκε, υποδεικνύοντας πώς και σε τι χάθηκε, ώστε να έχετε μια ιδέα για το πώς δαπανήθηκε.

Για να συγκεντρώσετε όλες τις εργασίες, πρέπει να έχετε μια ιδέα για τις επερχόμενες εργασίες και να τις χωρίσετε ανάλογα με τον βαθμό επείγουσας ανάγκης.

Δημιουργήστε ρεαλιστικά σχέδια μόνο με τον όγκο των εργασιών που μπορείτε να χειριστείτε.

Μάθετε να προσδιορίζετε τον ρυθμό εργασίας και τον όγκο των πληροφοριών που απαιτούνται για την ολοκλήρωσή της.

Εάν εμφανίζονται τακτικά παρεμβολές στην εργασία σας με τη μορφή επειγόντων, αυθόρμητων θεμάτων, δώστε χρόνο στο σχέδιό σας για την επίλυση τέτοιων θεμάτων.

Η προσπάθεια να ολοκληρώσετε μεγάλο όγκο εργασίας και να σκορπίσετε τις προσπάθειές σας σε ξεχωριστά ασήμαντα θέματα οδηγεί στο γεγονός ότι στο τέλος της ημέρας τα κύρια προβλήματα παραμένουν άλυτα. Ο καθορισμός προτεραιότητας σημαίνει διαίρεση ολόκληρης της ροής των εργασιών κατά βαθμό σπουδαιότητας, δίνοντάς τους προτεραιότητα, δευτερεύουσα κ.λπ. νοήματα.

«Χρυσές» αναλογίες χρόνου προγραμματισμού. Ο προγραμματισμός του χρόνου βασίζεται σε ορισμένες αρχές. Ένα από τα πιο διάσημα διατυπώθηκε από τον Ιταλό οικονομολόγο Βιλφρέντο Παρέτο. Έχει σχεδιαστεί για την ορθολογική χρήση του χρόνου και αναφέρει: «Εάν όλες οι λειτουργίες εργασίας ληφθούν υπόψη από την άποψη του κριτηρίου της αποτελεσματικότητάς τους, τότε θα αποδειχθεί ότι το 80 τοις εκατό των τελικών αποτελεσμάτων επιτυγχάνονται μόνο στο 20 τοις εκατό ο χρόνος που δαπανάται, ενώ το υπόλοιπο 20 τοις εκατό του αποτελέσματος απορροφά το 80 τοις εκατό του χρόνου εργασίας.» . Στην καθημερινή εργασία, αυτό σημαίνει ότι δεν πρέπει να αναλαμβάνετε πρώτα τις πιο εύκολες, ενδιαφέρουσες ή λιγότερο χρονοβόρες εργασίες. Κατά τον προγραμματισμό, είναι απαραίτητο να λυθούν πρώτα ζωτικά προβλήματα και μόνο μετά πολλά δευτερεύοντα.

Η συνεπής εφαρμογή της αρχής Pareto βοηθά στην πρακτική χρήση της τεχνικής της ανάλυσης της πολυπλοκότητας των προβλημάτων ABC. Βασίζεται στη διαίρεση ολόκληρου του πεδίου των εργασιών σε τρεις ομάδες.

Α. Οι πιο σημαντικές εργασίες - αποτελούν περίπου το 15 τοις εκατό του συνολικού αριθμού όλων των εργασιών και υποθέσεων. Η αυτοεκτίμηση αυτών των εργασιών (η επίτευξη του στόχου) είναι περίπου 65 τοις εκατό.

Β. Οι σημαντικές εργασίες αντιπροσωπεύουν κατά μέσο όρο το 20 τοις εκατό του συνολικού αριθμού των υποθέσεων και η σημασία αυτής της κατηγορίας εργασιών είναι επίσης 20 τοις εκατό.

Β. Οι λιγότερο σημαντικές και μη βασικές εργασίες, αντίθετα, αποτελούν το 65 τοις εκατό του συνολικού αριθμού εργασιών, αλλά έχουν μικρό μερίδιο (περίπου 15 τοις εκατό του συνολικού «κόστους»).

Η τεχνολογία για την ανάλυση προβλημάτων χρησιμοποιώντας την αρχή ABC μπορεί να πραγματοποιηθεί ως εξής:

Κάντε μια λίστα με όλες τις επερχόμενες εργασίες στη σχετική χρονική περίοδο (ημέρα, μήνας, τρίμηνο, έτος).

Συστηματοποιήστε τις εργασίες ανάλογα με το βαθμό σπουδαιότητάς τους, καθορίστε τη σειρά των εργασιών σύμφωνα με το «κόστος» της δραστηριότητάς τους.

Αριθμήστε τις εργασίες.

α) το πρώτο 15 τοις εκατό όλων των εργασιών που ταξινομούνται ως Κατηγορία Α δεν υπόκεινται σε νέα ανάθεση·

β) το επόμενο 20 τοις εκατό είναι καθήκοντα της κατηγορίας Β.

γ) το υπόλοιπο 65 τοις εκατό είναι καθήκοντα της κατηγορίας Β.

Ελέγξτε ξανά το χρονοδιάγραμμα για να βεβαιωθείτε ότι ο κατανεμημένος προϋπολογισμός χρόνου αντιστοιχεί στην αξία των εργασιών: Το 65 τοις εκατό του προγραμματισμένου χρόνου είναι η εργασία Α. Το 20 τοις εκατό του προγραμματισμένου χρόνου είναι εργασίες Β. Το 15 τοις εκατό του προγραμματισμένου χρόνου είναι εργασίες Β.

Κάντε τις κατάλληλες προσαρμογές, εστιάζοντας το σχέδιο στις εργασίες Α.

Αξιολογήστε τις εργασίες Β και Γ από την άποψη της δυνατότητας ανάθεσής τους.

Ανάθεση αρμοδιοτήτων. «Η γενική έννοια της ανάθεσης είναι να αναθέτεις καθήκοντα σε υφισταμένους ή συναδέλφους. Πολλοί διευθυντές, που θεωρούν τους εαυτούς τους έμπειρους και αποτελεσματικούς, προτιμούν να κάνουν μόνοι τους πράγματα που θα μπορούσαν να εμπιστευτούν σε άλλους υπαλλήλους, επικαλούμενοι την απειρία, την έλλειψη εκπαίδευσης και την ανικανότητα των υφισταμένων τους. Αυτό το φαινόμενο υποδηλώνει, μάλλον, έλλειψη εμπειρίας στην ανάθεση εξουσίας και αδυναμία εκπαίδευσης του προσωπικού στις απαραίτητες λειτουργίες, παρά τα υψηλά προσόντα ενός διευθυντή.

Τα κύρια πλεονεκτήματα της ανάθεσης:

Ο διευθυντής έχει περισσότερο χρόνο για πιο σημαντικές εργασίες.

Χρήση και ανάπτυξη επαγγελματικών γνώσεων και δεξιοτήτων των εργαζομένων.

Τόνωση της ανάπτυξης ικανοτήτων, της ανεξαρτησίας και των ικανοτήτων των υφισταμένων.

Θετική επίδραση στα κίνητρα των εργαζομένων.

Για να αναθέσετε σωστά, πρέπει να τηρείτε τους ακόλουθους κανόνες:

Επιλέξτε κατάλληλους υπαλλήλους.

Κατανομή περιοχών ευθύνης.

Συντονίζει την υλοποίηση των καθηκόντων που έχουν ανατεθεί·

Διεγείρει και συμβουλεύει τους υφισταμένους.

Παρακολούθηση της διαδικασίας εργασίας και των αποτελεσμάτων.

Αξιολογήστε τους υπαλλήλους σας.

Καταργήστε τις προσπάθειες για αντίστροφη ή επακόλουθη ανάθεση.

Είναι απαραίτητο να αναθέσετε εργασίες ρουτίνας, εξειδικευμένες δραστηριότητες, ιδιωτικά θέματα και προπαρασκευαστικές εργασίες. Η μεταφορά εργασιών ή δραστηριοτήτων μπορεί να πραγματοποιηθεί για μεγάλο χρονικό διάστημα ή να περιοριστεί σε εφάπαξ αναθέσεις. Ο διευθυντής δεν αναθέτει σε καμία περίπτωση τα διευθυντικά του καθήκοντα, τα καθήκοντα υψηλού κινδύνου και τις διαχειριστικές του ευθύνες.

Παρακολούθηση αποτελεσμάτων και προσαρμογή στόχων. Ο έλεγχος αποτελεσμάτων χρησιμεύει για τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας εργασίας· καλύπτει τρεις εργασίες:

Κατανόηση της φυσικής κατάστασης. Ο προγραμματισμός φέρνει αποτελέσματα, συμβάλλει στην άνεση;

Σύγκριση του προγραμματισμένου με το μέγιστο δυνατό. Είναι απαραίτητο να αναλύονται τακτικά οι δραστηριότητες, να εντοπίζονται στιγμές απώλειας χρόνου και να συντάσσονται φύλλα παρεμβολών.

Προσαρμογή βάσει διαπιστωμένων αποκλίσεων. Είναι απαραίτητο να επανελέγξετε τα σχέδια και να τα αλλάξετε εάν αποδειχθούν ανέφικτα ή δεν επιτρέπουν την επίτευξη του στόχου εντός της προθεσμίας.

Υπάρχει μια διάκριση μεταξύ της παρακολούθησης των αποτελεσμάτων της εργασίας και της παρακολούθησης συγκεκριμένων καθηκόντων· ούτε το ένα ούτε το άλλο δεν πρέπει να παραμελείται.

Έτσι, η διαχείριση χρόνου είναι ο λογιστικός και λειτουργικός σχεδιασμός του χρόνου. Το καθήκον της διαχείρισης χρόνου είναι να οργανώσει τη χρήση του χρόνου (τόσο της δουλειάς όσο και του προσωπικού) της ημέρας και της εβδομάδας για να έχει χρόνο να κάνει όλα τα πιο σημαντικά πράγματα. Βασικές αρχές διαχείρισης χρόνου: επίπονη ανεξάρτητη εργασία, ατομική λήψη αποφάσεων, ανάγκη παρακολούθησης της αποτελεσματικότητάς του, σκέψη με στόχο την αποδοτικότητα, επιτεύξιμα και ανεξάντλητα αποθέματα αποτελεσματικότητας. Τα ανησυχητικά συμπτώματα της επικείμενης εμφάνισης προσωρινών προβλημάτων μπορούν να εντοπιστούν από ορισμένα σημάδια και μπορούν να εντοπιστούν οι αιτίες των «χρονικών καταβυθίσεων».

2. Ανάλυση εγχώριων και ξένων προσεγγίσεων στο σύστημα διαχείρισης χρόνου

.1 Εισαγωγή της διαχείρισης χρόνου στην εταιρεία

Το γεγονός ότι ο χρόνος χρειάζεται ορθολογική διαχείριση είναι ένα προφανές γεγονός σήμερα. Όλοι αντιμετωπίζουν την έλλειψη χρόνου ή την πλήρη απουσία του - από διευθυντές χαμηλού επιπέδου μέχρι διευθυντές και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων.

Μέχρι πρόσφατα, η διαχείριση χρόνου θεωρούνταν κυρίως σε σχέση με ένα μεμονωμένο άτομο. Δηλαδή, κάθε ειδικός, κατά την κρίση του, μπορεί να εφαρμόσει μεθόδους διαχείρισης χρόνου όσον αφορά τον χρόνο του.

Η τελευταία τάση ήταν η εισαγωγή ενός συστήματος διαχείρισης χρόνου στις επιχειρήσεις (εταιρική διαχείριση χρόνου). Η διαχείριση χρόνου είναι μια νέα κατεύθυνση στη διαχείριση επιχειρήσεων. Στους περισσότερους ρωσικούς οργανισμούς, η διοίκηση δεν σκέφτεται για ποιες ενέργειες αφιερώνουν χρόνο οι υφιστάμενοι τους κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας ή πώς οργανώνουν την εργασία τους στο πλαίσιο των εργασιακών τους ευθυνών.

Είναι πολύ φυσικό ο επικεφαλής μιας επιχείρησης ή οι βασικοί υπάλληλοί του να μην είναι σε θέση να αντεπεξέλθουν μόνοι τους στο έργο της εφαρμογής διαχείρισης χρόνου. Κατά κανόνα, καταφεύγουν στη βοήθεια ειδικών διαχείρισης χρόνου. Και είναι απολύτως φυσικό η ζήτηση να δημιουργεί προσφορά.

Έτσι, η διάρκεια των μαθημάτων και των εκπαιδεύσεων για τη διαχείριση χρόνου κυμαίνεται από 2 έως 10 ημέρες και το κόστος είναι από 5 χιλιάδες ρούβλια. έως 25 χιλιάδες ρούβλια. Τα προγράμματα που προσφέρονται είναι επίσης διαφορετικά: αυτά περιλαμβάνουν «Μαθήματα διαχείρισης χρόνου για ανώτατους αξιωματούχους», που διεξάγονται με τη μορφή σεμιναρίου, και μαθήματα για απλούς υπαλλήλους. Υπάρχουν τεχνολογίες για την εισαγωγή της διαχείρισης χρόνου στις επιχειρήσεις.

Όλα αυτά τα μαθήματα έχουν ένα κοινό χαρακτηριστικό - όλα βασίζονται σε δυτικές τεχνολογίες και δεν συσχετίζονται πάντα με τη ρωσική πραγματικότητα. Επιπλέον, ο κύριος όγκος των σεμιναρίων και των εκπαιδεύσεων σχετικά με τη διαχείριση χρόνου είναι ατομικής φύσης, δηλαδή είναι πιο πιθανό να μιλάμε για προσωπική διαχείριση χρόνου παρά για εταιρική διαχείριση χρόνου.

Όσον αφορά τη συγκριτική διαχείριση του χρόνου, κατά τη γνώμη μας, πρέπει να διακριθούν τρεις τομείς:

Για παράδειγμα, η χρήση του MS Outlook σάς επιτρέπει να εξοικονομήσετε σημαντικά χρόνο στη διαδικασία μεταφοράς των απαραίτητων πληροφοριών. Αυτό συμβαίνει λόγω της ικανότητας πιο συνοπτικής και σαφούς διατύπωσης της ουσίας του προβλήματος. Οι γραπτές πληροφορίες γίνονται αντιληπτές πιο γρήγορα και με μεγαλύτερη ακρίβεια από τις πληροφορίες που κοινοποιούνται προφορικά.

Επιπλέον, στη διαδικασία επικοινωνίας με χρήση τεχνολογίας πληροφοριών, καθίσταται δυνατή η σημαντική εξοικονόμηση χρόνου στη διαδικασία μετάδοσης πληροφοριών. Αυτό οφείλεται στην έλλειψη ανάγκης να μετακινηθείτε από γραφείο σε γραφείο ή από έναν οργανισμό στον άλλο.

Μπορείτε επίσης να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο στην προσωπική επικοινωνία κατά τη διαδικασία μετάδοσης πληροφοριών μέσω του Διαδικτύου, χάρη στα υπάρχοντα πρότυπα και σύμβολα που αντικαθιστούν φράσεις που αποτελούν στοιχεία ευγενικής επικοινωνίας.

Γενικά, η εταιρική διαχείριση χρόνου μιας επιχείρησης είναι ένα σύστημα κανόνων και κανόνων για την αλληλεπίδραση των εργαζομένων σε μια επιχείρηση, κανόνων και μηχανισμών για την ανταλλαγή πληροφοριών. Με πολλούς τρόπους, μια τέτοια διαχείριση χρόνου αντιγράφει τη διαδικασία επικοινωνίας σε μια επιχείρηση. Και κατά συνέπεια, είναι δύσκολο να αποδοθεί σε μια εντελώς νέα κατεύθυνση στον τομέα της διοίκησης επιχειρήσεων.

Η χρήση τεχνικών για τη βελτίωση των επικοινωνιών και τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας επικοινωνίας σε μια επιχείρηση στο πλαίσιο της διαχείρισης χρόνου θα επιτρέψει την επίτευξη μεγαλύτερου οργανωτικού και οικονομικού αποτελέσματος.

Ένα από τα κύρια προβλήματα σε αυτόν τον τομέα διαχείρισης χρόνου είναι ο σχετικά μικρός αριθμός εργαζομένων που μπορούν να συνδυαστούν σε μια ομάδα ατόμων που εκτελούν ίδια καθήκοντα και ένας αρκετά μεγάλος αριθμός τέτοιων ομάδων σε μια επιχείρηση. Έτσι, για τη βελτιστοποίηση του χρόνου εργασίας κάθε ομάδας ειδικών, είναι απαραίτητο να αναπτυχθούν συστάσεις και τεχνικές διαχείρισης χρόνου που είναι μοναδικές μόνο για αυτήν την ομάδα ειδικών. Κατά κανόνα, οι ειδικοί διαχείρισης χρόνου είτε απλά δεν το κάνουν αυτό, προτιμώντας να χρησιμοποιούν συλλογικά σεμινάρια και εκπαιδεύσεις που βασίζονται σε μεμονωμένες τεχνικές διαχείρισης χρόνου, είτε η υπηρεσία δημιουργίας συστήματος διαχείρισης χρόνου για κάθε μεμονωμένο τμήμα μιας επιχείρησης είναι αρκετά δαπανηρή.

Θα πρέπει να σημειωθεί ότι, κατά κανόνα, δεν χρειάζεται όλα τα τμήματα μιας επιχείρησης να εφαρμόζουν ένα σύστημα διαχείρισης χρόνου. Το πρόβλημα της διαχείρισης του χρόνου προκύπτει όπου υπάρχει εναλλακτική λύση στη χρήση του. Σε εκείνα τα τμήματα της επιχείρησης όπου οι εργαζόμενοι εκτελούν μονότονη μηχανική εργασία, προκύπτει η ανάγκη μελέτης των φυσιολογικών και ψυχολογικών ικανοτήτων ενός ατόμου στην εκτέλεση ενός δεδομένου αλγόριθμου ενεργειών υπό τις υπάρχουσες συνθήκες σοβαρότητας και έντασης εργασίας.

Συχνά είναι αδικαιολόγητο να πούμε ότι οι διαδικασίες διαχείρισης στην επιχείρηση δεν πραγματοποιούνται και οι εργαζόμενοι δεν ενδιαφέρονται για την ταχύτερη και ποιοτική εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων τους. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι κάθε εργαζόμενος έχει τις δικές του ευθύνες εργασίας, που καθορίζονται σε περιγραφές θέσεων εργασίας και σε σύμβαση εργασίας. Η σύμβαση εργασίας επίσης, κατά κανόνα, ορίζει τον αριθμό των ωρών που πρέπει να εργάζεται την ημέρα και τον αριθμό των ημερών που πρέπει να εργάζεται την εβδομάδα. Δηλαδή, υπάρχει συγκεκριμένος όγκος εργασίας (ευθύνες που καθορίζονται στη σύμβαση εργασίας) και χρόνος για την ολοκλήρωσή του (ωράριο και ωράριο που καθορίζονται στη σύμβαση εργασίας).

Κατά κανόνα, κατά την ανάπτυξη προγραμμάτων για σεμινάρια και εκπαιδεύσεις σχετικά με τη διαχείριση του χρόνου, δεν δίνεται αρκετή προσοχή στα φυσιολογικά χαρακτηριστικά ενός ατόμου και στις συνθήκες της σοβαρότητας και της έντασης της εργασίας.

Όσο για την ατομική διαχείριση χρόνου κορυφαίων ειδικών, στην ουσία αντιπροσωπεύει την ατομική διαχείριση χρόνου ενός διευθυντή και ενός ατόμου. Αυτή η κατεύθυνση είναι σήμερα η πιο ανεπτυγμένη και αποτελεσματική από την άποψη της πρακτικής χρήσης.

Γενικά, η εταιρική διαχείριση χρόνου είναι ένας αρκετά πολλά υποσχόμενος τομέας στη διαχείριση επιχειρήσεων, αν και σήμερα υπάρχουν πολλές δυσκολίες στην εφαρμογή της στην πράξη. Κατά τον προσδιορισμό της ανάγκης για την εισαγωγή της εταιρικής διαχείρισης χρόνου και του πεδίου εφαρμογής της σε μια συγκεκριμένη επιχείρηση, θα πρέπει:

σε ποια τμήματα (ή για ποιες μονάδες εργασίας) συνιστάται η εισαγωγή της διαχείρισης χρόνου.

τι οικονομικό και οργανωτικό αποτέλεσμα θα έχει η εφαρμογή της εταιρικής διαχείρισης χρόνου σε μια επιχείρηση; Δηλαδή, μιλάμε για την αναλογία κόστους και επιτευχθέντων αποτελεσμάτων.

Ποια είναι η πιθανότητα το αποτέλεσμα της εισαγωγής ενός εταιρικού συστήματος διαχείρισης χρόνου σε μια επιχείρηση να είναι αρκετά μεγάλο ώστε να επιτρέψει την εμφάνιση του οικονομικού και οργανωτικού αποτελέσματος;

Το εταιρικό σύστημα διαχείρισης χρόνου πρέπει να αναπτύσσεται ξεχωριστά για κάθε επιχείρηση και πρέπει να συνδυάζει και τους τρεις τομείς της εταιρικής διαχείρισης χρόνου: εταιρική διαχείριση χρόνου, εταιρική διαχείριση χρόνου μεμονωμένων τμημάτων και ατομική διαχείριση χρόνου κορυφαίων ειδικών. Επιπλέον, η εταιρική διαχείριση χρόνου των επιμέρους τμημάτων σε ορισμένες περιπτώσεις θα πρέπει μάλλον να βασίζεται στα φυσιολογικά χαρακτηριστικά ενός ατόμου και στις συνθήκες της σοβαρότητας και της έντασης της εργασίας παρά στη διαδικασία της κατάλληλης κατανομής του χρόνου.

2.2 Διαχείριση χρόνου στη Ρωσία

Σήμερα είναι δύσκολο να βρεθεί μια ρωσική εταιρεία της οποίας η διοίκηση δεν θα ασχολείται με το ζήτημα της αύξησης της ανταγωνιστικότητάς της. Για να λυθεί αυτό το πρόβλημα, είναι απαραίτητο να γίνει τεράστια εργασία για τη βελτιστοποίηση όλων των επιχειρηματικών διαδικασιών: από την Ε&Α έως την εφοδιαστική. Ωστόσο, αυτό είναι ένα μακρύ και δύσκολο έργο, και ως εκ τούτου πολλές εταιρείες στη Ρωσία προτιμούν να αυξήσουν την αποδοτικότητα της εργασίας με μικρό κόστος. Για παράδειγμα, μέσω της διαχείρισης χρόνου. Ωστόσο, η «κλασική» διαχείριση χρόνου δυσκολεύεται ήδη να αντιμετωπίσει τα καθήκοντα που της θέτει η σύγχρονη επιχείρηση. «Δεν είναι πανάκεια για όλα τα διοικητικά προβλήματα. Τα τελευταία πέντε χρόνια, τίποτα ουσιαστικά νέο δεν έχει συμβεί σε αυτόν τον τομέα και το ενδιαφέρον για τη διαχείριση χρόνου μειώνεται αισθητά», σημειώνει ο Pavel Bezruchko, εκτελεστικός διευθυντής της ECOPSY Consulting. - Για να αυξήσουν την αποτελεσματικότητά τους, οι σύγχρονες εταιρείες ασχολούνται κυρίως με τη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Στο πλαίσιο αυτών των μέτρων, η διαχείριση χρόνου παραμένει χρήσιμη, αλλά μάλλον μια πρόσθετη ικανότητα: η κλίμακα του κέρδους χρόνου είναι μικρή».

Μια κοινή πρακτική στις ρωσικές εταιρείες είναι μια κατάσταση όπου ένας διευθυντής, σε «εθελοντική-υποχρεωτική» βάση, διανέμει στους υφισταμένους του κάποιο βιβλίο που του αρέσει σχετικά με τη διαχείριση χρόνου ή προτείνει έναν ή τον άλλο «προχωρημένο» διοργανωτή. Ο εκτελεστικός διευθυντής της εταιρείας Bank24.ru στο Yekaterinburg, Boris Dyakonov, ενδιαφέρθηκε για την ιδέα της διαχείρισης χρόνου πριν από περίπου τρία χρόνια, όταν έγινε συνιδιοκτήτης μιας μικρής τράπεζας. «Εφάρμοσα πολλά από αυτά που διάβασα», λέει. - Οργάνωσε διαλέξεις για τη διαχείριση του χρόνου στην τράπεζα, εισήγαγε την τήρηση προτύπων και βελτίωσε την κουλτούρα της επικοινωνίας. Στην αρχή, οι καινοτομίες ήταν αντίθετες, επειδή οι διαλέξεις κάλυπταν τα Σαββατοκύριακα. Οι υπάλληλοι της τράπεζας θεώρησαν ότι η ιδέα να τους διδάξουν την εξοικονόμηση χρόνου ήταν απλώς μια άλλη ιδιοτροπία της διοίκησης». Αλλά στη συνέχεια, χάρη στην επιμονή των κορυφαίων αξιωματούχων της εταιρείας, οι οποίοι κατέστησαν σαφές ότι εκτιμούν τους ανθρώπους που ξέρουν πώς να εξοικονομούν χρόνο, το Bank24.ru έγινε ένα από τα πρώτα ρωσικά πιστωτικά ιδρύματα που εισήγαγε πρότυπα διαχείρισης ποιότητας ISO 9001:2000.

Η ακαμψία και η συνέπεια στην επίλυση των ανατεθέντων εργασιών είναι απαραίτητο στοιχείο για την εφαρμογή οποιουδήποτε προγράμματος κινήτρων προσωπικού. Συνήθως, ο αρχικός ενθουσιασμός μετά τη διανομή των «καλών βιβλίων» εξαφανίζεται μετά από ένα μήνα περίπου. «Η εισαγωγή οποιασδήποτε ιδέας σε μια ομάδα απαιτεί υποχρεωτικό έλεγχο», επιβεβαιώνει ο Mikhail Molokanov, πρόεδρος του Business Coaches Club. - Και ο έλεγχος από προεπιλογή συνεπάγεται πρόσθετο κόστος. Αυτός είναι ακριβώς ο κύριος λόγος για την έλλειψη συστηματικής προσέγγισης στη διαχείριση χρόνου στις εγχώριες εταιρείες».

Ο γενικός διευθυντής του ομίλου εταιρειών MC-Bauchemie-Russia, Alexander Mondrus, έλυσε ένα συγκεκριμένο πρόβλημα με τη βοήθεια της διαχείρισης χρόνου - αφαίρεσε μια σειρά από στοιχεία από τη διαδικασία εργασίας που ήταν οι κύριοι «τρώγων» του χρόνου. Ένα απλό παράδειγμα: όλες οι τηλεφωνικές συνομιλίες εντός του οργανισμού του ξεκινούν τώρα με την ερώτηση "είσαι άνετα να μιλάς;" Αυτό επιτρέπει και στους δύο συνομιλητές να εξοικονομούν πολύτιμα λεπτά. «Έχουν περάσει αρκετά χρόνια από τότε. Οι περισσότεροι από τους υπαλλήλους που ολοκλήρωσαν την εκπαίδευση στη συνέχεια παρέμειναν στην εταιρεία, λέει ο Alexander Mondrus. "Για τους νεοφερμένους, παρέχουμε υλικό για το θέμα και ενσταλάσσουμε θεμελιώδεις δεξιότητες στην εργασία με το χρόνο."

«Όσοι έχουν κάποτε υιοθετήσει δεξιότητες διαχείρισης χρόνου χρειάζεται μόνο να ανανεώνουν τη μνήμη τους από καιρό σε καιρό», λέει ο Gleb Arkhangelsky, Διευθύνων Σύμβουλος της Organisation of Time.<#"justify">«Η κύρια ιδέα της διαχείρισης χρόνου είναι ότι πρέπει πρώτα να καταλάβετε τι θέλετε και γιατί το χρειάζεστε και μόνο μετά να σκεφτείτε πώς να το πετύχετε», λέει ο Mikhail Molokanov. - Πρόσφατα, οι πιο αξιοσημείωτες καινοτομίες στον τομέα της διαχείρισης χρόνου εμφανίζονται ακριβώς στο θέμα του καθορισμού στόχων. Σύμφωνα με τις παρατηρήσεις μου, οι ρωσικές εταιρείες συχνά και πολύ εύκολα ορίζουν προθεσμίες και ευθύνες, αλλά ταυτόχρονα δεν αφιερώνουν αρκετό χρόνο για να μεταφέρουν πληροφορίες στον εργαζόμενο σχετικά με το τι ακριβώς πρέπει να γίνει και γιατί». Ως αποτέλεσμα, η εργασία ολοκληρώνεται εγκαίρως, αλλά αποδεικνύεται ότι δεν ωφελεί κανέναν.

«Προηγουμένως, όταν λάμβανα την επόμενη εργασία, την έγραψα σιωπηλά σε ένα σημειωματάριο, επειδή το να κάνω περιττές ερωτήσεις ή, σε επαγγελματική γλώσσα, η διευκρίνιση στόχων θεωρούνταν δραστηριότητα που δεν μου έκανε καμία τιμή», παραδέχεται ένας από τους Wimm-Bill. -Dann managers, ο οποίος εκπαιδεύτηκε στο πανεπιστήμιο της εταιρικής εταιρείας. «Επιπλέον, εξέφρασα τη δυσαρέσκειά μου για το γεγονός ότι πάρα πολλά καθήκοντα με την ένδειξη «επείγουσα» έπεφταν πάνω μου μόνο για τον εαυτό μου». Σήμερα, αυτός ο διευθυντής όχι μόνο επιδιώκει μια σαφή διατύπωση εργασιών από το αφεντικό, αλλά διευκρινίζει επίσης ποιο από αυτά είναι το πιο σημαντικό σε κάθε συγκεκριμένη χρονική περίοδο, χτίζοντας έτσι ένα σύστημα προτεραιοτήτων για τον εαυτό του. Δεδομένου ότι το αφεντικό αυτού του μάνατζερ έχει επίσης παρακολουθήσει την κατάλληλη εκπαίδευση, είναι κατανοητός και υπομονετικός με τις νέες απαιτήσεις του υφισταμένου του.

«Η διαμόρφωση ενός ενιαίου πεδίου πληροφοριών και εργαλείων διαχείρισης είναι το κύριο επίτευγμα των εκπαιδευτικών μας προγραμμάτων», πιστεύει η Natalya Bekker, υπεύθυνη του έργου «Internal Knowledge Management» στο τμήμα HR της Wimm-Bill-Dann. «Οι προσδοκίες των μαθητών σχετίζονται κυρίως με την απόκτηση νέων γνώσεων και δεξιοτήτων που είναι απαραίτητες για την αποτελεσματική επίλυση επαγγελματικών προβλημάτων, καθώς και τη συστηματοποίηση των βασικών γνώσεων και ιδεών που αποκτήθηκαν στο σχολείο και το ινστιτούτο». Με μια σοβαρή και στοχαστική προσέγγιση στη διαχείριση του χρόνου, σας κάνει να σκεφτείτε φαινομενικά απλές ερωτήσεις, οι απαντήσεις στις οποίες μερικές φορές είναι εκπληκτικές. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας απλές αριθμητικές πράξεις, μπορείτε να υπολογίσετε τον αριθμό των ωρών που έχει ήδη ζήσει ένα άτομο και που πρέπει να ζήσει, για παράδειγμα, μέχρι τη συνταξιοδότηση. Ή προσπαθήστε να ορίσετε πιο ξεκάθαρα για τον εαυτό σας τι είναι η καθημερινή ρουτίνα στη ζωή σας και τι είναι πραγματικά σημαντικό.

Η διαχείριση χρόνου είναι μια πολύ καθολική δεξιότητα που, σε γενικές γραμμές, δεν έχει πολιτιστικά όρια. Τόσο τα δυτικά όσο και τα ρωσικά εκπαιδευτικά προγράμματα χρησιμοποιούν πλέον κυρίως εγγενείς δυτικές τεχνολογίες: καθορισμός στόχων σύμφωνα με το SMART, ιεράρχηση σύμφωνα με τη μέθοδο Eisenhower, την αρχή Pareto, κ.λπ.

Η παραδοσιακή μορφή εκπαίδευσης στις δεξιότητες διαχείρισης χρόνου εργασίας είναι μια διήμερη εκπαίδευση. Οι μαθητές τέτοιων προγραμμάτων, κατά κανόνα, είναι διευθυντές μεσαίου και κατώτερου επιπέδου (back office, τμήμα πωλήσεων, παραγωγή κ.λπ.). Κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης, οι συμμετέχοντες κατακτούν τα βασικά εργαλεία ιεράρχησης και προγραμματισμού, προσπαθούν να τα εφαρμόσουν σε διάφορες καταστάσεις, ακονίζοντας τις δεξιότητές τους σε παιχνίδια και ασκήσεις. Ωστόσο, παρά το γεγονός ότι το ίδιο το ΤΜ δεν έχει εθνικά χαρακτηριστικά, προσφέρονται αρκετά σχετικά μαθήματα στους Ρώσους που το σπουδάζουν. «Ένα από τα θέματα κοντά στη διαχείριση του χρόνου είναι η διαχείριση του άγχους», λέει ο Pavel Bezruchko. «Είναι εξαιρετικά σημαντικό και χρήσιμο, αφού γενικά το ρωσικό επιχειρηματικό περιβάλλον είναι πολύ πιο ασταθές και πιεστικό από το δυτικό».

Ενώ οι εκπαιδεύσεις σχετικά με το θέμα της βελτίωσης της γενικής κουλτούρας διαχείρισης έχουν ήδη γίνει αρκετά συνηθισμένες στις ρωσικές εταιρείες, οι διευθυντές εξακολουθούν να μην δίνουν τη δέουσα προσοχή στα ζητήματα της αυτοοργάνωσης των εργαζομένων. Πολλοί από αυτούς -και ίσως πολύ σωστά- πιστεύουν ότι η προσωπική οργάνωση του μάνατζερ είναι δικό του πρόβλημα. Η TM υποθέτει ότι κάθε εργαζόμενος πρέπει να έχει την ευκαιρία να επενδύσει χρόνο όχι μόνο στην εργασία, αλλά και στους προσωπικούς του στόχους: αυτοανάπτυξη, ελεύθερος χρόνος, υγεία, οικογένεια. Μόνο τότε αυτό το άτομο θα είναι ικανοποιημένο και αποτελεσματικό. Η εταιρεία είναι απίθανο να είναι σε θέση να επιλύσει ζητήματα αυτής της φύσης - αυτό είναι εξ ολοκλήρου προνόμιο των ίδιων των εργαζομένων. «Είναι αδύνατο να διαχειριστείς μόνο τις ώρες εργασίας. Εάν μια εταιρεία εισαγάγει τις αρχές της ΤΜ στους υπαλλήλους της, τότε, θέλοντας και μη, θα πρέπει να αδράξει τον προσωπικό τους χρόνο. Αλλά τότε έρχονται στο μυαλό οι συνειρμοί με στρατεύσιμους στρατιώτες, κρατούμενους, σεχταριστές...», λέει ο Μιχαήλ Μολοκάνοφ.

Επιπλέον, στην πράξη αποδεικνύεται συχνά ότι ο χρόνος εργασίας ορισμένων ειδικών δεν μπορεί να προγραμματιστεί, ενώ για άλλους η εξοικονόμηση που προκύπτει από την ΤΜ είναι ελάχιστη. Για παράδειγμα, η Mainstream, θυγατρική της ECOPSY Consulting, διεξήγαγε μια μελέτη μεταξύ του προσωπικού ορισμένων πελατών της. Τα αποτελέσματα αυτής της γρήγορης έρευνας έδειξαν ότι οι εργαζόμενοι των εταιρειών που μελετήθηκαν καταφέρνουν να προγραμματίζουν στην πραγματικότητα όχι περισσότερο από το μισό του χρόνου τους και συχνά όχι περισσότερο από το 30%. Σε συνθήκες δυναμικά μεταβαλλόμενων προτεραιοτήτων, μόνιμης έλλειψης ενημέρωσης και έλλειψης λεγόμενων μάνατζερ. Προβολή ελικοπτέρου (κυριολεκτικά "θέα από ελικόπτερο" - μια ματιά στην κατάσταση από ψηλά, κατανοώντας τους μηχανισμούς οδήγησης και τις εσωτερικές συνδέσεις που δεν είναι ορατές στην καθημερινή ρουτίνα) τα παραδοσιακά εργαλεία σχεδιασμού δεν λειτουργούν. Για αυτόν τον λόγο, οι έμπειροι ειδικοί στη διαχείριση χρόνου συνιστούν να κρατάτε έως και 40% του χρόνου εργασίας σας για την επίλυση απρόβλεπτων εργασιών και να διαχειρίζεστε απευθείας μόνο το υπόλοιπο 60%. Ωστόσο, δεν καταφέρνουν όλοι οι εργαζόμενοι να προγραμματίσουν ούτε το 60%. Έτσι, αν μιλάμε για εργασία σε λειτουργία γραφείου βοήθειας, δηλαδή για επίλυση βοηθητικών, για παράδειγμα, εργασιών γραμματείας, τότε σε αυτήν την περίπτωση μπορείτε τουλάχιστον να διαχειριστείτε με κάποιο τρόπο όχι περισσότερο από το 30 - 40% του χρόνου. Αυτή η αναλογία είναι χαρακτηριστική για πολλές ειδικότητες, καθώς και για ορισμένες πελατοκεντρικές επιχειρήσεις γενικά - για παράδειγμα, μεσιτείες. Και αλήθεια, τι λέτε σε ένα άτομο δημοσίων σχέσεων να κάνει με μια τόσο σημαντική σύσταση για τη διαχείριση του χρόνου όπως η ανάγνωση email μόνο συγκεκριμένες ώρες; Είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς έναν υπεύθυνο δημοσίων σχέσεων που θα το τηρούσε, γιατί με αυτόν τον τρόπο θα στερούνταν τις πληροφορίες που τον βοηθούν να είναι αποτελεσματικός. Αποτυγχάνοντας να ανταποκριθεί έγκαιρα σε ένα αίτημα για επείγον σχόλιο, κινδυνεύει να χάσει την εικόνα της εταιρείας. Και το να αντιδράς σημαίνει να αναβάλεις το πρόγραμμά σου και να παρεκκλίνεις από το σχέδιο. «Είναι σημαντικό να μην ξεχνάμε ότι ένα άτομο δεν είναι υπολογιστής, αλλά ένα πλάσμα με τους δικούς του βιολογικούς ρυθμούς», προσθέτει η Valeria Silina, διευθύντρια δημοσίων σχέσεων και μάρκετινγκ της εταιρείας Rosinter Restaurants. - Μερικοί άνθρωποι είναι αποτελεσματικοί το πρωί, ενώ άλλοι μπορούν να εργαστούν με μέγιστη αποτελεσματικότητα μόνο το βράδυ. Είναι σαφές ότι τέτοιες αποχρώσεις δεν μπορούν να ληφθούν υπόψη σε μια μεγάλη εταιρεία».

Ο Διευθυντής Εταιρικών Οικονομικών της Meridian Capital Management Sergei Trofimov αμφιβάλλει ότι ένας σύμβουλος TM θα είναι σε θέση να πει σε έναν έμπειρο διευθυντή πώς να εξοικονομήσει χρόνο τουλάχιστον κατά 5-10%. «Το κύριο μήνυμα της διαχείρισης χρόνου, «ο χρόνος είναι ένας πόρος που μπορεί να διαχειριστεί», είναι πολύ ακριβές», σημειώνει. - Ωστόσο, θα βρω το 80% των πληροφοριών για το ΤΜ στο Διαδίκτυο και θα τις προσαρμόσω στον εαυτό μου. Γιατί χρειάζομαι το άλλο 20%, που είναι το χάρισμα και η διάθεση του συμβούλου;»

Πολλοί καταξιωμένοι ειδικοί είναι πεπεισμένοι ότι ο καθένας πρέπει να φτάσει στην ανάγκη να μελετήσει τη θεωρία της διαχείρισης του χρόνου μόνος του. Οποιεσδήποτε απόπειρες βίαιης βουτιάς σε ένα θέμα, ειδικά στην κλίμακα μιας ολόκληρης εταιρείας, μυρίζουν ολοκληρωτισμό. Ένα ξεχωριστό και επίπονο θέμα είναι οι άνθρωποι των δημιουργικών επαγγελμάτων που διαμαρτύρονται έντονα για τυχόν περιορισμούς στην ελευθερία τους. Ταυτόχρονα, οι «δημιουργοί» χρειάζονται την ικανότητα να χρησιμοποιούν αποτελεσματικά το χρόνο τους όχι λιγότερο από τους εκπροσώπους του εργαστηρίου «χειροτεχνίας». «Το αποτέλεσμα μιας τέτοιας «ελευθερίας» είναι συχνά η μη συμμόρφωση με τις υποχρεώσεις και τις προθεσμίες του έργου, κάτι που οδηγεί σε δυσαρέσκεια από την πλευρά της υπόλοιπης ομάδας», λέει η Maria Timirbaeva, συνιδιοκτήτρια του BBPG και αρχισυντάκτρια του Περιοδικό Restaurant Business. «Οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου δεν θα καταστρέψουν την έμπνευση, αλλά θα επιτρέψουν στους εργαζόμενους να αξιολογήσουν τις καταστάσεις της ζωής πιο ρεαλιστικά». Ένας δημιουργικός άνθρωπος ονομάζεται δημιουργικός γιατί μπορεί να προσεγγίσει έξυπνα τη χρήση των διαθέσιμων χρήσιμων πληροφοριών και να δημιουργήσει, με βάση βιβλία, δημοσιεύσεις στα μέσα ενημέρωσης και -κυρίως- τη ζωή και την επαγγελματική του εμπειρία, το δικό του σύστημα προγραμματισμού που του ταιριάζει προσωπικά.

«Οι περισσότεροι από τους σημερινούς έξυπνους ηγέτες των επιχειρήσεων έχουν αναπτύξει ένα βέλτιστο καθεστώς εργασίας για τον εαυτό τους χωρίς καμία εκπαίδευση ή σεμινάριο», λέει ο Igor Minevich, ιδιοκτήτης της εταιρείας Stolichny Vkus. - Πάρτε, για παράδειγμα, τον Andrei Bilzho ή τον Arkady Novikov - οι δραστηριότητές τους δεν μπορούν να ενοποιηθούν και τα έργα τους δεν μπορούν να εξορθολογιστούν. Αν η Άννα Αχμάτοβα είχε παρακολουθήσει ένα μάθημα διαχείρισης χρόνου, θα είχαμε έναν ακόμη τόμο ποίησης;»

«Κάθε εταιρεία είναι μια κοινότητα ανθρώπων με διαφορετικά επίπεδα νοημοσύνης και εμπειρίας ζωής, η αποτελεσματικότητα της δουλειάς των οποίων εξαρτάται συχνά από το χάρισμα και το ταλέντο του ηγέτη», προσθέτει ο Minevich. - Μόνο γύρω από πραγματικά αποτελεσματικούς ειδικούς δημιουργείται ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, εμφανίζονται έξυπνοι άνθρωποι και έργα. Το πώς οι εργαζόμενοι επιτυγχάνουν τέτοια αποτελεσματικότητα είναι δική τους υπόθεση».

Και πράγματι: αν ρίξετε μια ματιά σε οποιοδήποτε δημοφιλές βιβλίο για τη διαχείριση του χρόνου, θα εντυπωσιαστείτε από την εξαιρετικά «καθημερινή» φύση των συμβουλών που δίνονται σε αυτό. Για να τα εφαρμόσει με τον μεγαλύτερο αντίκτυπο, θα είναι πιο χρήσιμο για τον εργαζόμενο να τα «αγγίξει» ο ίδιος. Για παράδειγμα, δεν αρκεί να διαβάσετε για την ευκολία χρήσης του ηλεκτρονικού σχεδιασμού που είναι ενσωματωμένος στα περισσότερα σύγχρονα επαγγελματικά τηλέφωνα. Αυτές οι πληροφορίες είναι προφανείς και ελάχιστα χρήσιμες για την υπόθεση. Ωστόσο, από τη στιγμή που ένα άτομο καταπιαστεί με ένα απλό πρόγραμμα μια φορά, θα γίνει αμέσως πολύ λιγότερο «ξεχασιάρης» για να ζηλέψουν οι συνάδελφοί του. Απλή πραγματολογία και έλλειψη φόβου για κάτι νέο. Και τι σχέση έχει με αυτό η διαχείριση χρόνου;».

Πολλές από τις σημερινές δημοφιλείς τεχνολογίες διαχείρισης χρόνου αναπτύχθηκαν στη δεκαετία του 1970 στη Δυτική Ευρώπη και στις Ηνωμένες Πολιτείες. Ωστόσο, θα ήταν λάθος να αντιληφθούμε τη διαχείριση χρόνου ως 100% δυτική τεχνολογία. Η εγχώρια σχολή επιστημονικής οργάνωσης εργασίας και προσωπικού χρόνου (ΔΕΝ) μπορεί να καυχηθεί για μια σειρά από δικά της επιτεύγματα που δεν έχουν ανάλογα στη δυτική επιστήμη. Ένας από τους «πατέρες» της επιστημονικής διαχείρισης, ο Frank Gilbreth, έχοντας διαβάσει τις δημοσιεύσεις του Κεντρικού Ινστιτούτου Εργασίας (CIT), είπε: «Οι Ρώσοι έχουν μια βαθύτερη κατανόηση της διαχείρισης του χρόνου από εμάς».

Το έναυσμα για την ανάπτυξη του NOT στη Ρωσία δόθηκε από τις εξελίξεις δύο από τους πιο εξέχοντες εκπροσώπους της εγχώριας διοικητικής επιστήμης στις αρχές του περασμένου αιώνα. Έτσι, ο διευθυντής του CIT, Alexey Gastev, ήταν ο πρώτος που διέψευσε μια από τις πιο συνηθισμένες ενστάσεις για την επιστημονική οργάνωση της διαδικασίας εργασίας, σύμφωνα με την οποία είναι ασυμβίβαστη με τη δημιουργική σκέψη. Κατά τη γνώμη του, η τυποποίηση των ενεργειών και η ανάπτυξη του αυτοματισμού συμβάλλουν στο γεγονός ότι «η νευρική ενέργεια απελευθερώνεται για όλο και περισσότερα νέα ερεθίσματα πρωτοβουλίας, αυξάνοντας τη δύναμη του ατόμου στο άπειρο».

Ο Πλάτων Κερζέντσεφ, ο ηγέτης του κινήματος «Χρόνος», έθεσε τον κύριο στόχο της οργάνωσής του να μειώσει το αναποτελεσματικό κόστος χρόνου. Το ίδιο το κίνημα ξεκίνησε το 1923 με ένα άρθρο στην εφημερίδα Pravda, το οποίο παρείχε στοιχεία για την ασυγχώρητη σπατάλη χρόνου παραγωγής στις γενικές συνελεύσεις. Συγκεκριμένα, περιέγραψε μια περίπτωση κατά την οποία ο συνολικός χρόνος αναμονής για ένα ηχείο από μεγάλο αριθμό ειδικευμένων υπαλλήλων εργοστασίου αεροσκαφών εκτιμήθηκε από τους παρόντες Αμερικανούς ειδικούς ως επαρκής για την κατασκευή πολλών αεροπλάνων.

Το δεύτερο κύμα δημοτικότητας της διαχείρισης χρόνου στη χώρα μας ξεκίνησε με τη δημοσίευση του βιβλίου του Daniil Granin «This Strange Life» στις αρχές της δεκαετίας του 1970. Σε αυτό, ήταν ο πρώτος Ρώσος ερευνητής που εξέφρασε την ιδέα της χρονομέτρησης ως βάσης ενός προσωπικού συστήματος διαχείρισης χρόνου και παρουσίασε επίσης τη θεωρία του για τον «προϋπολογισμό» του χρόνου - ένα πολύ πιο ευέλικτο εργαλείο από τον παραδοσιακό δυτικό σχεδιασμό.

Έτσι, η τελευταία τάση ήταν η εισαγωγή ενός συστήματος διαχείρισης χρόνου στις επιχειρήσεις (εταιρική διαχείριση χρόνου). Η διαχείριση χρόνου είναι μια νέα κατεύθυνση στη διαχείριση επιχειρήσεων.

εταιρική διαχείριση χρόνου της επιχείρησης·

εταιρική διαχείριση χρόνου μεμονωμένων τμημάτων·

ατομική διαχείριση χρόνου κορυφαίων ειδικών.

Η εταιρική διαχείριση χρόνου μιας επιχείρησης επικεντρώνεται, πρώτα απ 'όλα, στη διαμόρφωση ενός αποτελεσματικού συστήματος αλληλεπίδρασης μεταξύ των τμημάτων και των υπαλλήλων της επιχείρησης. Περιλαμβάνει την ευρεία χρήση τοπικών δικτύων και τεχνολογιών πληροφοριών στη διαδικασία επικοινωνίας.

Έτσι, η χρήση ενός εταιρικού συστήματος διαχείρισης χρόνου σε μια επιχείρηση θα είναι αποτελεσματική μόνο στην περίπτωση μιας ολοκληρωμένης προσέγγισης στη διαδικασία διαχείρισης χρόνου σε έναν μόνο οργανισμό

3. Αξιολόγηση και βελτίωση του συστήματος διαχείρισης χρόνου στη Megafon OJSC

.1 Γενικά χαρακτηριστικά της αναλυόμενης επιχείρησης

Μεγάφωνο διαχείρισης χρόνου

Η ανοιχτή μετοχική εταιρεία Megafon δημιουργήθηκε το 2002.

Όνομα οργανισμού: OJSC Megafon.

Νομική διεύθυνση: 115035, Μόσχα, ανάχωμα Kadashevskaya, 30

Ο κύριος στόχος της Megafon OJSC είναι:

παροχή υπηρεσιών κινητής τηλεφωνίας (GSM<#"justify">Το MegaFon λειτουργεί και στις 83 συνιστώσες οντότητες της Ρωσικής Ομοσπονδίας<#"justify">Στους υπαλλήλους περιλαμβάνονται:

Γενικός Διευθυντής - Tavrin Ivan Vladimirovich

Διευθυντής Εσωτερικού Ελέγχου - Zheimo Yuri Antonovich

Διευθυντής Δημοσίων Σχέσεων - Lidov Petr Alekseevich

Διευθύντρια Ανθρώπινου Δυναμικού - Likhova Irina Borisovna

Προϊστάμενος Λογιστής - Strelkina Lyubov Nikolaevna

Η MegaFon είναι ένας από τους τρεις μεγαλύτερους παρόχους κινητής τηλεφωνίας στη Ρωσία, παρέχοντας ένα πλήρες φάσμα υπηρεσιών κινητής επικοινωνίας σε ολόκληρη τη Ρωσία. Τον Ιούνιο του 2010, η MegaFon απέκτησε το 100% των μετοχών της Synterra, γεγονός που κατέστησε δυνατή την ενίσχυση της δικής της υποδομής δικτύου και την ενίσχυση της θέσης της στις αγορές τηλεπικοινωνιών μεγάλων αποστάσεων, σταθερής και κινητής ευρυζωνικής πρόσβασης στο Διαδίκτυο, καθώς και σύγκλισης υπηρεσιών. Ο αριθμός των ενεργών συνδρομητών της εταιρείας ξεπερνά τα 62 εκατομμύρια. Ωστόσο, η ελκυστικότητα της μάρκας MegaFon εξηγείται όχι μόνο από την περιοχή κάλυψής της, η οποία δεν έχει ανάλογα στη Ρωσία. Συνεχίζοντας το σλόγκαν «Το μέλλον εξαρτάται από εσάς», η εταιρεία προσπαθεί πάντα να είναι ένα βήμα μπροστά - από την αγορά, τους ανταγωνιστές και τις επιθυμίες των πελατών.

Το MegaFon εφαρμόζει παραδοσιακά τις πιο προηγμένες τεχνολογίες. Κάποτε, η εταιρεία έγινε ο πρώτος πανρωσικός φορέας κινητής τηλεφωνίας του προτύπου GSM 900/1800. Και σήμερα η MegaFon είναι η πρώτη εταιρεία στη Ρωσία που ξεκίνησε την εμπορική λειτουργία ενός δικτύου νέας γενιάς, 3G, στο πιο πολλά υποσχόμενο πρότυπο επικοινωνίας UMTS, καθιστώντας το κινητό Διαδίκτυο ένα βολικό και αποτελεσματικό εργαλείο για τους χρήστες. Αυτό μας επέτρεψε να γίνουμε ηγέτες στον αριθμό των χρηστών δικτύων τρίτης γενιάς, καθώς και στον όγκο των εσόδων από τις υπηρεσίες που πωλούνται σε αυτά.

Η ανάπτυξη δικτύων τρίτης γενιάς θα αποτελέσει προτεραιότητα για την εταιρεία στο άμεσο μέλλον. Ταυτόχρονα, το MegaFon δεν μένει ακίνητο, κατακτώντας τις νέες τεχνολογίες: το 2010, δοκιμάστηκε με επιτυχία το ασύρματο δίκτυο δεδομένων τέταρτης γενιάς (4G) που λειτουργεί χρησιμοποιώντας το πρωτόκολλο LTE. Τον Νοέμβριο του 2010, η MegaFon έγινε ο πρώτος πάροχος στη Ρωσία που εφάρμοσε στο δίκτυό της υποστήριξη για την καινοτόμο τεχνολογία HD-Voice, η οποία παρέχει υψηλής ποιότητας μετάδοση φωνής και αυξάνει σημαντικά τη διαύγεια του ήχου.

Το περιθώριο ασφαλείας που απέκτησε η MegaFon με τα χρόνια λειτουργίας και η εξαιρετικά συντηρητική πολιτική οικονομικής διαχείρισης και δανεισμού επέτρεψαν στην εταιρεία όχι μόνο να επιβιώσει με σιγουριά στην κορύφωση της οικονομικής κρίσης, αλλά και να ενισχύσει τη θέση της στην αγορά ανταποκρινόμενη σε νέα προκλήσεις.

Το 2010, η MegaFon αναδείχθηκε νικητής στην κατηγορία "Cellular Operator" σύμφωνα με τα αποτελέσματα της λαϊκής ψηφοφορίας "Brand No. εταιρείες στη Ρωσία στο ετήσιο TOP-1000 Ρώσοι μάνατζερ».

3.2 Αξιολόγηση του συστήματος διαχείρισης χρόνου OJSCΜεγάφωνο

Σύμφωνα με τους ίδιους τους αναλυτές και τους φορείς εκμετάλλευσης, η αγορά κινητής τηλεφωνίας είναι μία από τις ταχύτερα αναπτυσσόμενες στη Ρωσία. Ταυτόχρονα, ο ανταγωνισμός σε αυτό, όπως αρμόζει σε μια ανεπτυγμένη αγορά, είναι πολύ υψηλός: οι κύριοι παίκτες, κατά κανόνα, είναι ο λαιμός και ο λαιμός, και επομένως δεν μπορείτε να κάνετε την παραμικρή παραχώρηση. Δεν πρέπει να χάσετε ούτε μια ευκαιρία για να είστε τουλάχιστον κατά κάποιο τρόπο πιο αποτελεσματικοί και καλύτεροι από τους άλλους. Πρέπει να βρείτε πόρους που μπορείτε να διαχειριστείτε για να επιτύχετε αποτελέσματα, να είστε μπροστά από τους ανταγωνιστές και να ελέγξετε τον χρόνο.

Η διοίκηση της εταιρείας κατέληξε στο συμπέρασμα ότι ήταν απαραίτητο να χρησιμοποιηθεί ο πόρος - χρόνος - όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά. Αυτός ο πόρος πρέπει να κατευθύνεται πρωτίστως στην επίτευξη των στόχων της εταιρείας. Ο επικεφαλής της Megafon OJSC και η εταιρεία Organisation of Time πραγματοποίησαν αρκετά αξιόλογα έργα, πραγματοποίησαν εκπαιδεύσεις και διαβουλεύσεις προκειμένου να εισαγάγουν ιδέες TM σε οργανισμούς.

«Ο χρόνος δεν μπορεί να διαχειριστεί μόνος». Αυτές οι μέθοδοι εξετάστηκαν κατά κύριο λόγο από τον επικεφαλής της εταιρείας από την άποψη της προσωπικής του διαχείρισης χρόνου. Κάθε μέρα ένας ηγέτης αντιμετωπίζει πολλά καθήκοντα. Ως εκ τούτου, ο διαχειριστής θεώρησε ότι η TM εφαρμόζεται συγκεκριμένα στον εαυτό του, επειδή υπάρχουν τόσο προσωπικά όσο και εταιρικά θέματα που απαιτούν χρόνο. Και μόνο αργότερα, όταν άρχισε η εφαρμογή αυτού του συστήματος, κατέστη σαφές ότι ήταν απαραίτητο να λυθούν προβλήματα μαζί με ολόκληρο το εργατικό προσωπικό.

Επομένως, είναι πολύ σημαντικό για έναν μάνατζερ να ελέγχει τον χρόνο του - και ταυτόχρονα να διαχειρίζεται το σύστημα χρόνου των συναδέλφων του. Κατά τη διοργάνωση οποιωνδήποτε συναντήσεων, συναντήσεων ή συνεδρίων, ο διευθυντής πρέπει να γνωρίζει εκ των προτέρων ποια σχέδια έχουν οι υφισταμένοι του, έτσι ώστε η κοινή εργασία να μπορεί να συντονιστεί έτσι ώστε οι διαδικασίες να μην επικαλύπτονται μεταξύ τους. Αντίθετα, όταν οι εργαζόμενοι προγραμματίζουν την ημέρα τους, θα πρέπει να βλέπουν και να σχετίζονται με το ημερολόγιο του διευθυντή. Είναι ένα αξίωμα: αν θέλετε να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τον χρόνο σας, μπορείτε να το πετύχετε μόνο εάν οι συνάδελφοί σας αλληλεπιδράσουν μαζί σας εξίσου αποτελεσματικά.

Η εταιρεία Megafon χρησιμοποιεί Microsoft Exchange Server και διατηρεί ημερολόγια στο Outlook. Τώρα ο διευθυντής μπορεί να δει πού βρίσκονται οι συνάδελφοι και πού θα είναι τους επόμενους τρεις μήνες και μπορεί να προγραμματίσει μια συνάντηση μαζί τους. Ο χρόνος είναι μια κατηγορία που δεν μπορεί κανείς να διαχειριστεί μόνος του, πρέπει να δράσουν όλοι μαζί.

Έλεγχος παραγγελιών. Για να λειτουργήσει το σύστημα διαχείρισης χρόνου σε όλη την εταιρεία, ήταν απαραίτητο πρώτα απ 'όλα να δημιουργηθεί ένα σύστημα διαχείρισης παραγγελιών στο Outlook στη διαχείριση υποθέσεων του διευθυντή. Σήμερα η εταιρεία διαθέτει ένα σαφές σύστημα οδηγιών και ελέγχου. Οι οδηγίες δίνονται προφορικά, μέσω email ή σε χαρτί και όλες περιλαμβάνονται σε μια ενιαία λίστα, η οποία χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση των προθεσμιών. Εάν κάτι δεν ολοκληρωθεί εγκαίρως, ο διαχειριστής λαμβάνει ειδοποιήσεις και με βάση αυτές, η γραμματεία ζητά πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το γιατί συνέβη η αποτυχία. Στη συνέχεια, ο εκτελεστής αναφέρεται στη διοίκηση και λαμβάνεται μια απόφαση: είτε αναπρογραμματίστε είτε κάντε κάτι άλλο. Το κυριότερο είναι να μην χαθεί ούτε να ξεχαστεί ούτε μια παραγγελία - γιατί είναι υπό έλεγχο, κάτι που είναι πολύ σημαντικό.

Το επόμενο βήμα μετά τη δημιουργία ενός συστήματος παρακολούθησης παραγγελιών είναι η εισαγωγή ενιαίων προτύπων διαχείρισης χρόνου στην εταιρεία. Τα ημερολόγια και οι εργασίες που ήταν αποθηκευμένες στον διακομιστή Exchange συγχρονίστηκαν με τερματικά κινητής τηλεφωνίας. Για παράδειγμα, ένας διευθυντής πρέπει να προγραμματίσει μια συνάντηση. Παίρνει την επικοινωνία του, κοιτάζει τους αριθμούς, βρίσκει ένα "παράθυρο" - και καλεί την ώρα. Αυτές οι πληροφορίες θα μεταβούν αμέσως στον διακομιστή Exchange. Εάν μια συνάντηση δεν έχει προγραμματιστεί από τον διευθυντή, τότε ο γραμματέας την προγραμματίζει, επιλέγοντας ελεύθερο χρόνο και ο διευθυντής βλέπει αυτήν την ενημέρωση στο ημερολόγιό του και ξέρει ήδη πότε και με ποιον να συναντηθεί. Αντίστοιχα, μπορείτε να δώσετε εντολή στους υφισταμένους σας να προετοιμάσουν υλικά για αυτή τη συνάντηση. Έτσι δεν χάνεται χρόνος. Όλα είναι ξεκάθαρα, όλα είναι προγραμματισμένα, ο χρόνος κάθε ατόμου χρησιμοποιείται όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά. Και το πιο σημαντικό, όλες οι πληροφορίες αποθηκεύονται στον διακομιστή. Εάν προηγουμένως η αλληλογραφία είχε συσσωρευτεί σε προσωπικούς φορητούς υπολογιστές και μπορούσε να διαγραφεί κατά λάθος, τώρα όλα βρίσκονται σε ένα μέρος, στον διακομιστή Exchange. Αυτό σημαίνει ότι το email δεν θα χαθεί - έχει γίνει ένα πλήρες έγγραφο.

Αυτό το μοντέλο διαχείρισης μπορεί να απεικονιστεί:

Ο διευθυντής κατανέμει τα καθήκοντα μεταξύ των υφισταμένων, θέτοντας προτεραιότητες και διαιρώντας τες σε έργα. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να κρατάτε τα πάντα στο μυαλό σας. Οι τροποποιήσεις πραγματοποιούνται απλά και σε κάθε στιγμή υπάρχει μια ενημερωμένη έκδοση του τι συμβαίνει.

Εικόνα 1 - Μοντέλο αρχείου καταγραφής αλλαγής κατάστασης εργασιών

Εάν είναι απαραίτητο, ο διευθυντής βλέπει ξεκάθαρα τόσο την πρόοδο της εργασίας στο έργο όσο και τον φόρτο εργασίας ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου. Ως αποτέλεσμα, εξοικονομείται σημαντικά χρόνος για όλα τα μέρη, αλλά κυρίως για τον διευθυντή, και αυξάνεται η αποδοτικότητα της εργασίας.

Εικόνα 2 - Μοντέλο αρχείου καταγραφής αλλαγής εργασιών

Μόλις εισαχθούν, οι πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν πολλές φορές. Για παράδειγμα, σε μια μορφή - για τον προσδιορισμό της προόδου της εργασίας στο έργο, σε μια άλλη - για την ανάλυση του φόρτου εργασίας των εργαζομένων, στην τρίτη - για την προετοιμασία εκθέσεων για το έργο.

Εικόνα 3 - Μοντέλο αρχείου καταγραφής αλλαγής εργασιών

Ως αποτέλεσμα, ο χρόνος που δαπανάται για μη παραγωγική εργασία μειώνεται και περισσότεροι πόροι παραμένουν για το ίδιο το έργο.

Η εισαγωγή απλών κανονισμών για την εισαγωγή και παρουσίαση πληροφοριών σε ένα έργο, καθώς και το ιστορικό που συσσωρεύεται αυτόματα από το σύστημα κατά τη διάρκεια της εργασίας, διευκολύνουν την εναλλαγή εργαζομένων μεταξύ εργασιών, μειώνουν ή αυξάνουν τον αριθμό των εκτελεστών.

Η Megafon, χρησιμοποιώντας ένα τέτοιο σύστημα διαχείρισης, κατανέμει πιο αποτελεσματικά τον χρόνο εργασίας των διευθυντών και των εργαζομένων της εταιρείας.

3.3 Βελτίωση του συστήματος διαχείρισης χρόνου OJSCΜεγάφωνο

Στο Megafon προκύπτουν απρόσμενες ερωτήσεις και προβλήματα που διαταράσσουν το πρόγραμμα, διαταράσσουν σημαντικές εργασίες και σε αναγκάζουν να χάσεις τη συγκέντρωση και να αποσπαστείς από αυτά. Για καθένα από αυτά, ο συγγραφέας προσφέρει διάφορες λύσεις. Ταυτόχρονα, δεν είναι απλώς μια αντίδραση έκτακτης ανάγκης, αλλά προληπτικές διαδικασίες που πρέπει να διεξαχθούν εκ των προτέρων για να αντιμετωπίσετε με επιτυχία τις εκπλήξεις αργότερα.

Τηλεφωνικές κλήσεις. Είναι απαραίτητο να αναπτυχθεί μια γρήγορη κατηγοριοποίηση αυτών των κλήσεων. Για να ξέρετε αμέσως, από τα πρώτα δευτερόλεπτα, ποιο σενάριο να εφαρμόσετε στα "εισερχόμενα". Παρακάτω προσφέρουμε μια σειρά από κατηγορίες εισερχόμενων κλήσεων και σεναρίων απόκρισης.

Προσωπικές κλήσεις

Ζητήστε να μιλήσετε σύντομα

Ζητήστε να καλέσετε ξανά κάποια άλλη στιγμή

Αφιερώστε χρόνο για προσωπικές κλήσεις και προειδοποιήστε όλα τα αγαπημένα σας πρόσωπα να καλούν κατά τη διάρκεια των παρεχόμενων παραθύρων.

Ρυθμίστε έναν αυτόματο τηλεφωνητή

Επαγγελματικές κλήσεις

ΕΝΑ. Κλήσεις από τη Διοίκηση

Φράση: "Συγγνώμη, μιλάω με έναν πελάτη αυτήν τη στιγμή."

Φράση: «Μιλάω για μεγάλη απόσταση»

Ιδέα: ένας τηλεφωνητής παίρνει πολυάσχολες περιόδους από το πρόγραμμα και το αναφέρει φωνητικά ή γραπτά (SMS, e-mail, ICQ)! Τεχνικά εφικτό.

Ως απόκριση στην κλήση, αποστέλλεται ένα SMS όταν μπορείτε να καλέσετε ξανά. Για να κάνετε αυτή την κίνηση οικονομική, θα πρέπει πρώτα να διαμορφώσετε τα πρότυπα απόκρισης SMS. Κλήσεις από συναδέλφους

Αναβολή κλήσης

Κατανοήστε γρήγορα την ουσία του θέματος και προγραμματίστε ξανά τη συζήτηση για άλλη στιγμή

Καθορίστε περιοχές επικοινωνίας (πότε είναι η καλύτερη ώρα να σας καλέσουμε)

Προτεινόμενες επιλογές, δύο παράθυρα το πρωί και το βράδυ

Απαιτήστε μια δομημένη παρουσίαση της ουσίας. Κλήσεις από πελάτες

Κάντε ένα αίτημα για να καλέσετε πίσω: "καλούν τις αρχές στο χαλί..."

Ακούστε με δομημένο τρόπο, απαντήστε γρήγορα

«Καταλαβαίνω το έργο, θα σε καλέσω ξανά τέτοια ώρα…»

Λάβετε την κλήση, καταγράφοντας την στην εισερχόμενη φόρμα και μεταφέρετέ την σε εξουσιοδοτημένο άτομο

Ξαφνικά έρχεται ένας άντρας. Αυτό είναι το πιο κοινό πρόβλημα σε ανοιχτά γραφεία. Όταν όλοι όσοι δεν είναι απασχολημένοι και που βαριούνται αποσπώνται συνεχώς από τους γείτονές τους ή τους ανθρώπους που κάθονται δίπλα τους. Οι επισκέπτες που φτάνουν απροσδόκητα και απροσδόκητα μειώνουν επίσης την αποδοτικότητα της εργασίας. Είναι δυνατό να εφαρμοστούν οι παρακάτω κλάδοι λύσεων σε αυτούς τους «κλέφτες χρόνου».

Ξαφνικά έρχεται ένας άντρας (επισκέπτης).

Ενδείξεις πληρότητας: σημαίες, πινακίδες, καπάκια κ.λπ.

Κάντε ένα κόκκινο κουμπί, όταν το πατήσετε, χτυπάει το τηλέφωνο σε ένα λεπτό και πρέπει να φύγετε επειγόντως!

Δημιουργήστε ένα δωμάτιο επισκεπτών όπου βρίσκεται μια μίνι βιβλιοθήκη και βιβλιοθήκη βίντεο, έτσι ώστε ο επισκέπτης να μπορεί να περιμένει με όφελος

Στην είσοδο συμπληρώνεται λίστα ερωτήσεων. Κάποιο είδος ερωτηματολογίου πελατών στο οποίο σημειώνει τι ήρθε. Η επισημοποίηση των ερωτήσεων επιταχύνει την επικοινωνία

Αναπροσανατολίζοντας τη δραστηριότητά του προς την κατεύθυνση σας, προς τους στόχους σας

Ανακατεύθυνση σε άλλο άτομο: "διευθυντής σε υπηρεσία", "διαχειριστής χώρου"

Στην επαγγελματική κάρτα, σημειώστε τις ώρες λειτουργίας του γραφείου: από... έως..., περιορίζοντας έτσι τους επισκέπτες σε άβολες ώρες

Πρόγραμμα υποδοχής (τηλέφωνο πολλαπλών καναλιών για εύκολη πρόσβαση):

Συνδυάστε τις συναντήσεις με το μεσημεριανό γεύμα. Επαγγελματικά γεύματα, "ταξίδι για μεσημεριανό γεύμα"

Οργανώστε ένα μέρος για ανοιχτές συναντήσεις στην εταιρεία (αίθουσες συνεδριάσεων)

Εσωτερικά προβλήματα. Αυτή η ενότητα περιέχει οριζόντιους και κάθετους διακόπτες εργασιών. Δηλαδή θα μιλήσουμε για ανώτερους, υφισταμένους και συναδέλφους. Η εταιρεία Megafon έχει παράδοση σε μη προγραμματισμένες συναντήσεις και συνεδρίες «στρατηγικών συναντήσεων» και ερωτήσεων 15 λεπτών που διαρκούν για ώρες. Με ένα τακτικό, ακανόνιστο πρόγραμμα, η παραγωγικότητα της εργασίας μειώνεται και είναι σχεδόν αδύνατο να πραγματοποιηθεί αυτό που είχε προγραμματιστεί.

Ο μάνατζερ είχε προγραμματιστεί για μια «έγκαιρη συνάντηση».

Συμμετοχή σε συνάντηση τηλεφωνικά

Διεξαγωγή συνεδρίασης όρθιοι. Για παράδειγμα, η εταιρεία Beeline έχει μια αίθουσα συσκέψεων χωρίς καρέκλες. Με αυτόν τον οργανισμό, όλα τα ζητήματα επιλύονται άμεσα. Δεν υπάρχει καμία επιθυμία να οδηγήσετε ένα πιρούνι μέσα στο νερό, αφού όλοι θέλουν να φύγουν γρήγορα, σε πιο άνετες συνθήκες.

Αναπτύξτε μια λίστα συναντήσεων που δεν επιλύονται με φυλλάδια. Το αποτέλεσμα: ένα μητρώο συναντήσεων, απέναντι από κάθε μία από τις οποίες υπάρχει μια λίστα με ζητήματα που επιλύονται.

Διαχωρίστε την ώρα της συνάντησης. Ρυθμίστε χρονικούς δείκτες, βηματοδότες, σε μορφή χρονοδιακόπτη για 10-15 λεπτά. Ελέγξτε κάθε χρονική περίοδο με την ατζέντα για να επιταχύνετε την πρόοδο προς τον στόχο.

Συμφωνήστε για τη μορφή των συναντήσεων. Για παράδειγμα, στην εταιρεία PPE Group υπάρχουν αφίσες στους τοίχους: «10 Κανόνες Συνεδριάσεων». Αυτό βοηθά τους συμμετέχοντες στη συνάντηση να τηρούν τις καθιερωμένες διαδικασίες, ενθαρρύνοντας την υψηλή ποιότητα και τη γρήγορη επίλυση των θεμάτων.

Θα πρέπει να αναφέρεται στο εταιρικό εγχειρίδιο ότι η ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης αποστέλλεται το αργότερο 24 ώρες πριν από την ώρα έναρξης της συνεδρίασης. Εξ ορισμού, οι «συσκέψεις έκπληξη» εξαφανίζονται και έχετε 24 ώρες για να προετοιμαστείτε για αυτές.

Εισαγάγετε έναν κανόνα προστασίας συσκέψεων. Περιγράψτε πότε έχετε το δικαίωμα να "απορρίψετε μια πρόσκληση σε συνάντηση"

Κρατήστε πρακτικά και πραγματοποιήστε συνεδριάσεις σύμφωνα με τα πρακτικά. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να υπάρχει ένας ηγέτης που να παρακολουθεί τους κανόνες των θεμάτων που τίθενται.

Πραγματοποιήστε τη συνάντηση πριν από το μεσημεριανό γεύμα: σε αυτή την περίπτωση, κάθε συμμετέχων προσπαθεί να μιλήσει εποικοδομητικά, καθώς μια καθυστέρηση έχει ως αποτέλεσμα ένα γεύμα αργά και ένα μικρότερο γεύμα.

Μη προγραμματισμένη παραγγελία από τη διοίκηση (παρέμβαση από τη διοίκηση)

Οργανώστε έναν Αναφορά που διανέμει οδηγίες από τον διευθυντή σε υφισταμένους σε ορισμένα παράθυρα

Δώστε στον διευθυντή ανατροφοδότηση με τη μορφή εκπαίδευσης σχετικά με το τι οδηγούν οι απρογραμμάτιστες «σπάσεις» του προσωπικού

Λάβετε ένα "διάστημα ευθύνης" από τον διευθυντή σας. Η χρονική περίοδος κατά την οποία ο διευθυντής δεν παρεμβαίνει στην εργασία του υπαλλήλου. Για παράδειγμα, το πρωί δόθηκε σε έναν υπάλληλο μια λίστα εργασιών και το βράδυ ελέγχθηκε η ποιότητα ολοκλήρωσης. Στην περίπτωση αυτή, το διάστημα ευθύνης είναι ίσο με μια εργάσιμη ημέρα, 8 ώρες. Εάν ορίσετε εργασίες τη Δευτέρα και τις ελέγξετε την Παρασκευή, τότε το διάστημα ευθύνης είναι μια εβδομάδα.

Αστοχία εξοπλισμού. Η εταιρεία Megafon έχει ένα πολύπλοκο σύστημα, επομένως υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να αποτύχει. Λόγω του γεγονότος ότι ο σύγχρονος ρυθμός ζωής δεν επιτρέπει σε κάποιον να εγκαταλείψει την τεχνολογία, πρέπει να είναι προετοιμασμένος για αποτυχίες. Οι λύσεις σε αυτά τα μικρά και μεγάλα τεχνικά προβλήματα περιγράφονται σε αυτό το μέρος.

Βλάβες εξοπλισμού

Να συντάξει χρονοδιάγραμμα για τον εξοπλισμό παρακολούθησης (τακτικός τεχνικός έλεγχος).

Οδηγίες αντιμετώπισης προβλημάτων

Πρέπει να υπάρχει πάντα μια εφεδρική κασέτα εκτυπωτή στο γραφείο.

Σκεφτείτε τις λειτουργίες αντιγραφής (σαρωτής, φωτοτυπικό, ψηφιακή κάμερα).

Διεξάγετε ασκήσεις και εξασκηθείτε σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης

Δημιουργήστε γνωστικούς χάρτες. Περιγραφή της υποδομής εντός της ακτίνας του γραφείου. Πού μπορώ να αγοράσω κάτι για εκτύπωση κ.λπ.

Δημιουργήστε θετική επικοινωνία με τους γείτονες, τη βοήθεια των οποίων μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης

"Το ταχυδρομείο δεν φτάνει"

Διατηρήστε αποθεματικό με τη μορφή δωρεάν διακομιστών. Συνιστάται: mail.ru, yandex.ru

Ρυθμίστε το πρόγραμμα-πελάτη email σας για γρήγορη πρόσβαση στα πρόσφατα σταλμένα email

Προσωπικά προβλήματα. Αυτή η ενότητα περιέχει προσωπικούς λόγους για «απροσδόκητες» διακοπές στο πρόγραμμα εργασίας. Αυτό περιλαμβάνει κυκλοφοριακή συμφόρηση, προβλήματα με τον τόνο του σώματος, εισβολή συγγενών και φυσικές καταστροφές. Αυτό είναι το λιγότερο ανεπτυγμένο τμήμα πρόληψης απώλειας χρόνου σήμερα. Ως εκ τούτου, είμαστε έτοιμοι να δεχτούμε και να εξετάσουμε κάθε νέα σας απόφαση που δεν περιγράφεται παρακάτω. Τα ευρήματα μπορούν να σταλούν στη διεύθυνση: [email προστατευμένο]με σημείωση στο θέμα: «Κλέφτες του χρόνου»

Μια καλή λύση είναι οι παράλληλες δραστηριότητες

Πραγματοποιήστε μια σειρά σύντομων κλήσεων

Χρησιμοποιώντας ελεύθερα χέρια για να πραγματοποιήσετε μια σειρά από μεγάλες κλήσεις

Ακούστε μαθήματα ήχου: επιχειρήσεις, ξένες γλώσσες κ.λπ.

Ακούστε ηχητικά βιβλία

Απαιτεί γνώση της ροής της κυκλοφορίας. Τι ώρα υπάρχει μποτιλιάρισμα, επιλογές παράκαμψης. Προγραμματίστε ταξίδια σε ώρες χωρίς κίνηση

Μάθετε να χρησιμοποιείτε κάμερες web. Η διεξαγωγή εικονικών συναντήσεων αντί για ταξίδια είναι πολύ φθηνότερη

Για να αποφύγετε την κυκλοφοριακή συμφόρηση το πρωί (πριν από τη δουλειά) - μπορείτε να σηκωθείτε νωρίς πριν ξεκινήσει η κυκλοφοριακή συμφόρηση

Χρησιμοποιήστε μια «μικτή» μέθοδο μεταφοράς στην πόλη

Εάν πρέπει να φέρετε/πετάξετε κάτι και δεν απαιτείται απαραίτητα προσωπική παρουσία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία ταχυμεταφορών

Ξαφνικά προσωπικά προβλήματα με τον εαυτό του (αρρώστησε, αδιαθεσία)

Κρατήστε έναν υπάλληλο ενημερωμένο για το έργο. Εργασία σε ζευγάρια (μοντέλο συμπλέγματος)

Παρέχετε τη δυνατότητα «εικονικής εργασίας, γραφείου στο σπίτι»

Λαμβάνετε τακτικά βιταμίνες, κοιμάστε αρκετά και ασχοληθείτε με σωματική δραστηριότητα.

Εισβολή συγγενών ή/και φίλων

Συζητήστε με τα αγαπημένα σας πρόσωπα καταστάσεις που αξίζει να τηλεφωνήσετε και πότε είναι καλύτερο να περιμένετε

Υποδείξτε ξεκάθαρα τι είναι επείγον και τι είναι σημαντικό.

Κάντε συμφωνία με το ξενοδοχείο: πού να τα μετακινήσετε

Μερική συμμετοχή στην επικοινωνία μαζί τους, ανακατεύθυνση σε άλλους για επίλυση προβλημάτων. Συμμετοχή με άλλους πόρους εκτός του χρόνου

Έτσι, προκειμένου να διεξαχθεί μια λεπτομερής ανάλυση του συστήματος διαχείρισης της Megafon OJSC, ο συγγραφέας στο έργο εντόπισε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της διαχείρισης χρόνου και ανέλυσε τις λειτουργίες του διευθυντή της εταιρείας. Η ανάλυση της δομής διαχείρισης έδειξε ότι πληροί τις σύγχρονες απαιτήσεις, δηλ. Τα καθήκοντα και οι ευθύνες των εργαζομένων κατανέμονται με σαφήνεια, περιγράφεται το σχήμα ομαδοποίησης για μεμονωμένα τμήματα και οι αρχές της διαχείρισής τους.

Επιπλέον, η εργασία εξέτασε τη μέθοδο Outbook στη διαχείριση χρόνου για την ανάλυση του περιβάλλοντος.

συμπέρασμα

Η διαχείριση χρόνου είναι ο λογιστικός και λειτουργικός σχεδιασμός του χρόνου. Το καθήκον της διαχείρισης χρόνου είναι να οργανώσει τη χρήση του χρόνου (τόσο της δουλειάς όσο και του προσωπικού) της ημέρας και της εβδομάδας για να έχει χρόνο να κάνει όλα τα πιο σημαντικά πράγματα. Βασικές αρχές διαχείρισης χρόνου: επίπονη ανεξάρτητη εργασία, ατομική λήψη αποφάσεων, ανάγκη παρακολούθησης της αποτελεσματικότητάς του, σκέψη με στόχο την αποδοτικότητα, επιτεύξιμα και ανεξάντλητα αποθέματα αποτελεσματικότητας. Τα ανησυχητικά συμπτώματα της επικείμενης εμφάνισης προσωρινών προβλημάτων μπορούν να εντοπιστούν από ορισμένα σημάδια και μπορούν να εντοπιστούν οι αιτίες των «χρονικών καταβυθίσεων».

Σύγχρονες τεχνικές διαχείρισης χρόνου: καθορισμός στόχων, κλασικός προγραμματισμός, «χρυσές» αναλογίες προγραμματισμού χρόνου (αρχή Pareto), ανάθεση εξουσίας, παρακολούθηση αποτελεσμάτων και προσαρμογή στόχων. Μελετώντας τις αιτίες των προβλημάτων χρόνου και χρησιμοποιώντας βασικές τεχνικές διαχείρισης χρόνου, ένας διευθυντής θα είναι σε θέση να επιτύχει αποτελέσματα υψηλής ποιότητας και γρήγορα.

Η τελευταία τάση ήταν η εισαγωγή ενός συστήματος διαχείρισης χρόνου στις επιχειρήσεις (εταιρική διαχείριση χρόνου). Η διαχείριση χρόνου είναι μια νέα κατεύθυνση στη διαχείριση επιχειρήσεων.

Υπάρχουν τρεις τομείς στην εταιρική διαχείριση χρόνου:

εταιρική διαχείριση χρόνου της επιχείρησης·

εταιρική διαχείριση χρόνου μεμονωμένων τμημάτων·

ατομική διαχείριση χρόνου κορυφαίων ειδικών.

Η εταιρική διαχείριση χρόνου μιας επιχείρησης επικεντρώνεται, πρώτα απ 'όλα, στη διαμόρφωση ενός αποτελεσματικού συστήματος αλληλεπίδρασης μεταξύ των τμημάτων και των υπαλλήλων της επιχείρησης. Περιλαμβάνει την ευρεία χρήση τοπικών δικτύων και τεχνολογιών πληροφοριών στη διαδικασία επικοινωνίας.

Έτσι, η χρήση ενός εταιρικού συστήματος διαχείρισης χρόνου σε μια επιχείρηση θα είναι αποτελεσματική μόνο στην περίπτωση μιας ολοκληρωμένης προσέγγισης στη διαδικασία διαχείρισης χρόνου σε έναν μόνο οργανισμό

Η διαχείριση του χρόνου στη Ρωσική Ομοσπονδία απέχει ακόμα πολύ από τις παραμέτρους που θέτει η παγκοσμιοποίηση σε όλα τα επίπεδα: από μια μεμονωμένη εταιρεία έως την κοινωνία ως σύνολο. Τώρα κορυφαίοι διευθυντές συζητούν ενεργά τις δυνατότητες ανάπτυξης της διαχείρισης χρόνου στη Ρωσία σύμφωνα με την αρχή ενός από τα δυτικά «μοντέλα». Ωστόσο, χωρίς να λάβουμε υπόψη την εθνική μας νοοτροπία, τις ιστορικές διαφορές στη θεωρία και την πρακτική της διαχείρισης, ούτε μία μέθοδος χρήσης του χρόνου δεν μπορεί να εφαρμοστεί ορθολογικά στις ρωσικές συνθήκες.

Προκειμένου να διεξαχθεί μια λεπτομερής ανάλυση του συστήματος διαχείρισης της OJSC Megafon, ο συγγραφέας εντόπισε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της διαχείρισης χρόνου και ανέλυσε τις λειτουργίες του διευθυντή της εταιρείας. Η ανάλυση της δομής διαχείρισης έδειξε ότι πληροί τις σύγχρονες απαιτήσεις, δηλ. Τα καθήκοντα και οι ευθύνες των εργαζομένων κατανέμονται με σαφήνεια, περιγράφεται το σχήμα ομαδοποίησης για μεμονωμένα τμήματα και οι αρχές της διαχείρισής τους.

Πραγματοποιήθηκε αξιολόγηση του οργανισμού διαχείρισης στην υπό μελέτη επιχείρηση με βάση τη χρήση μεθόδων διαχείρισης χρόνου από την εταιρεία.

Επιπλέον, η εργασία εξέτασε τη μέθοδο Outbook στη διαχείριση χρόνου για την ανάλυση του περιβάλλοντος.

Για τους διευθυντές, ο χρόνος είναι πάντα ένας σπάνιος πόρος. Οι εταιρείες δεν διαθέτουν ειδικό προϋπολογισμό για επιπλέον χρόνο και δεν μπορεί να προστεθεί όπως στα παιχνίδια υπολογιστή. Ποια τυπικά λάθη κάνουν οι μεγάλοι σκηνοθέτες κατά τον προγραμματισμό του χρόνου εργασίας τους; Σε τι πρέπει να δώσετε περισσότερη προσοχή και ποιες τεχνικές διαχείρισης χρόνου πρέπει να εγκαταλείψετε εντελώς;

Γιατί ο χρόνος είναι πάντα σε έλλειψη;

Κάθε ηγέτης αντιμετωπίζει καθημερινά μια σειρά από προβλήματα και εργασίες που απαιτούν προσοχή. Στον απλό καθημερινό κύκλο των ανησυχιών προστίθενται απρόβλεπτες συναντήσεις και γεγονότα, οι ειδοποιήσεις για τις οποίες έρχονται την τελευταία στιγμή. Οι συναντήσεις διαρκούν περισσότερο από τον αρχικό προγραμματισμό και οι εργαζόμενοι κάνουν ερωτήσεις που δεν σχετίζονται με τη συζήτηση. Όλα αυτά μπορούν να ονομαστούν οι ιδιαιτερότητες της εργασίας ενός ατόμου σε ηγετική θέση. Ωστόσο, αυτό πιθανότατα σημαίνει ότι έγινε μεγάλος λάθος υπολογισμός στον προγραμματισμό.

Όπως διαπίστωσαν οι ερευνητές του Harvard Business School, «ο μέσος διευθυντής ξοδεύει μία στις τρεις ώρες εργασίας ολοκληρώνοντας απροσδόκητες εργασίες και παρακολουθώντας απρογραμμάτιστα γεγονότα». Έτσι, σε μια εβδομάδα συσσωρεύονται 13 ώρες εργασίας, που αρχικά δεν περιλαμβάνονταν στο ημερολόγιο, και που ανέβαλαν επ' αόριστον την επίλυση άλλων θεμάτων.

Υπάρχουν αρκετές τεχνικές που οδηγούν σε μείωση της επιτυχίας τόσο της εταιρείας στο σύνολό της όσο και του ηγέτη της. Ο Kevin Kruse, συγγραφέας με τις μεγαλύτερες πωλήσεις στη διαχείριση χρόνου και πρόεδρος της Kru Research, αποκαλεί τη διατήρηση των λιστών υποχρεώσεων αναποτελεσματική, επειδή η αποτυχία να ολοκληρώσετε ένα αντικείμενο οδηγεί σε απογοήτευση και, ως αποτέλεσμα, μειωμένο κίνητρο. Οι συναντήσεις στις οποίες συμμετέχει μεγάλος αριθμός εργαζομένων θεωρούνται επίσης μη παραγωγικές, γεγονός που οδηγεί σε αύξηση του χρόνου συζήτησης. Μεταξύ άλλων προβλημάτων στα βιβλία του, ο γκουρού της διαχείρισης Peter Drucker σημειώνει την έλλειψη ελεύθερου χρόνου για την επίλυση προβλημάτων και την αυτο-ανάπτυξη του διευθυντή, καθώς και τη δυσπιστία ή την απροθυμία να αναθέσει ορισμένα από τα ζητήματα που έχει να αντιμετωπίσει ο διευθυντής, αλλά τα οποία μπορεί να εκτελεστεί καλύτερα από άλλον υπάλληλο.

Αποτελεσματικότητα VS Διαχείριση χρόνου

Οτιδήποτε παραλείπει ένας διευθυντής οδηγεί σε λάθος προγραμματισμού. Αυτός ο όρος εισήχθη το 1979 από τους Daniel Kaniman και Amos Tversky («Διαισθητική πρόβλεψη: προκαταλήψεις και διορθωτικές διαδικασίες»). Οι επιστήμονες έχουν καταλήξει στο συμπέρασμα ότι μερικές φορές οι προσδοκίες μας είναι υπερβολικά αισιόδοξες και δεν λαμβάνουν υπόψη την προηγούμενη εμπειρία στην επίλυση παρόμοιου προβλήματος, καθώς και την υποτίμηση του χρόνου.

Ακόμη παλαιότερες απόψεις για το χρόνο και τη χρήση του εκφράστηκαν στις σελίδες του περιοδικού The Economist το 1955. Ο Cyril Northcock Parkinson έγραψε ένα σατιρικό κομμάτι που αργότερα ονομάστηκε «Νόμος του Πάρκινσον». Λέει ότι «η εργασία γεμίζει τον χρόνο που της αναλογεί». Δηλαδή αν εσύ έτοιμοςη σύνταξη επιστολής ή η περιήγηση σε κοινωνικά δίκτυα και email για μια ώρα σημαίνει ακριβώς τόσο καιρόθα σας πάρει για να ολοκληρώσετε αυτές τις εργασίες. Ο όγκος της εργασίας σε αυτή την περίπτωση δεν εξαρτάται από τον αριθμό των εργαζομένων που την εκτελούν. Αλλά η μείωση του χρόνου για αυτό το είδος δραστηριότητας κατά 6-7% δεν θα επηρεάσει σημαντικά την ποιότητα της εργασίας.

«Η εργασία γεμίζει τον χρόνο που της δίνεται». Δηλαδή αν εσύ έτοιμοςη σύνταξη μιας επιστολής ή η περιήγηση σε κοινωνικά δίκτυα και email, για μια ώρα σημαίνει ακριβώς τόσο καιρόθα φύγει μακριά σου.

Μια άλλη μελέτη επιστημόνων του Χάρβαρντ μιλά επίσης για το χρόνο που αφιερώνεται στην εργασία. Έδειξε ότι ο χρόνος που αφιερώνεις στη δουλειά δεν έχει τόση σημασία. Δεν έχει σημασία αν ένας διευθυντής ξοδεύει τρεις, 12 ή περισσότερες ώρες στο γραφείο. Είναι πολύ πιο σημαντικό για την παραγωγικότητα της εταιρείας όταν ο διευθυντής μπαίνει στην ουσία όσο το δυνατόν καλύτερα και αντιμετωπίζει τις εργασίες πιο προσεκτικά.

Μια παρόμοια ιδέα εκφράζεται από τον Cal Newport στο βιβλίο του «Deep Work». Ο Newport γράφει ότι η διαχείριση του χρόνου γενικά δεν είναι τόσο σημαντική, ειδικά στην εργασία ρουτίνας. Είναι πολύ πιο σημαντικό να θέτεις σωστά τις προτεραιότητές σου. Η καθηλωτική εργασία σάς επιτρέπει να επικεντρωθείτε σε συγκεκριμένες (και ακόμη και άμεσες) εργασίες και ταυτόχρονα να παραμείνετε ευέλικτοι σε σχέση με το καθιερωμένο χρονοδιάγραμμα, συνεχίζοντας να το τηρείτε.

Πώς να διαχειριστείτε τον χρόνο σας ως ηγέτης

Η ικανότητα διαχείρισης χρόνου για διευθυντές και μάνατζερ είναι πάντα δίκοπο μαχαίρι. Είναι προφανές ότι υπάρχει ένας συγκεκριμένος και εξαντλητικός χρόνος· είναι επίσης σαφές ότι όσο υψηλότερη είναι η ηγετική θέση, τόσο λιγότερος χρόνος δαπανάται για την ολοκλήρωση εκείνων των εργασιών στις οποίες εμπλέκεται άμεσα ο ίδιος ο διευθυντής. Όπως γράφει ο Peter Drucker στο βιβλίο του The Effective Leader, τα κορυφαία στελέχη σπάνια έχουν το 25% του συνολικού χρόνου τους να αφιερώσουν σε σημαντικά καθήκοντα που επηρεάζουν άμεσα την επιτυχία της εταιρείας. Το σε τι δαπανάται το υπόλοιπο 75% είναι ξεκάθαρο από το φάσμα των προβλημάτων των διευθυντών, που περιγράφηκαν μερικές παραγράφους παραπάνω. Αλλά το ερώτημα δεν είναι πώς να κάνουμε τα πάντα στο ένα τέταρτο του χρόνου εργασίας. Το κύριο ερώτημα είναι πώς να το χρησιμοποιήσετε πιο αποτελεσματικά;

Μια τεχνική που μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε καλύτερα τον χρόνο σας είναι η ανάλυση χρόνου. Όπως σημειώνει ο Peter Drucker, για αυτό ο διευθυντής δεν χρειάζεται να καταγράφει ανεξάρτητα όλες τις προηγούμενες συναντήσεις και τις ολοκληρωμένες εργασίες· αυτή η εργασία μπορεί να γίνει από γραμματέα ή προσωπικό βοηθό. Η ανάλυση των αρχείων του χρόνου που δαπανάται θα οδηγήσει σε μια πιο γόνιμη κατανομή των εργασιών για την υλοποίηση μελλοντικών σχεδίων, καθώς ο πραγματικός χρόνος που δαπανάται στην εργασία δεν κατανέμεται πάντα όπως υποθέτουμε. Συχνά υπάρχει μια πολύ μεγάλη απόκλιση.

Πώς να οργανώσετε αποτελεσματικά τον χρόνο

Μετά από μια γόνιμη ανάλυση του χρόνου, πρέπει να καταλάβετε πώς να το γεμίσετε. Ο Kevin Cruz πήρε συνέντευξη από περισσότερους από 800 επιχειρηματίες και διευθυντές και διαπίστωσε ότι η πιο αποτελεσματική τεχνική είναι να περιοριστεί αυστηρά ο χρόνος για την ολοκλήρωση συγκεκριμένων και απρογραμμάτιστων εργασιών. Έτσι, τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη σημείωσαν ότι χρησιμοποιούν στην εργασία τους μπλοκ 15 λεπτών για να ολοκληρώσουν εργασίες (αποστολή επιστολών, επαγγελματικές κλήσεις κ.λπ.), ένα πρόγραμμα με αυστηρά καθορισμένο χρόνο (30 λεπτά για μια εβδομαδιαία συνάντηση, 20 λεπτά για έλεγχο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , 10 λεπτά ανά τηλεφώνημα). Σύμφωνα με τον Peter Drucker, η άκαμπτη διαίρεση του χρόνου δεν είναι τόσο αποτελεσματική. Μιλά για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα κατά το οποίο η λύση του προβλήματος γίνεται πιο συστηματικά, δηλαδή σε 90 λεπτά. Ο Kevin Cruz γράφει επίσης περίπου 90 λεπτά, αλλά καλεί 25 και 60 λεπτά συγκεντρωμένης εργασίας, ακολουθούμενα από ένα διάλειμμα, εξίσου αποτελεσματικά. Είναι αυτοί οι προσωρινοί τομείς που σας επιτρέπουν να μην βαρεθείτε ενώ εκτελείτε μια εργασία.

Επιπλέον, ο Kevin Cruz στο βιβλίο «15 Secrets of Time Management. Πόσο επιτυχημένοι άνθρωποι καταφέρνουν να κάνουν τα πάντα» ( 15 Secrets of Successful People Know About Time Management) συνιστά να προγραμματίζετε σημαντικές εργασίες το πρωί, όταν η παραγωγικότητα είναι υψηλότερη, και επίσης να αφήνετε τον προγραμματισμένο χρόνο αποθήκευσης για μη προγραμματισμένες συναντήσεις και να μην ακυρώνετε, αλλά να προγραμματίζετε εκ νέου σχέδια. Ο Κρουζ συμβουλεύει να αφιερώσετε τουλάχιστον άλλα 60 λεπτά στο πρωινό σας τελετουργικό: να ξυπνάτε νωρίς, να τρώτε ένα υγιεινό πρωινό, να γυμνάζεστε, να παρακολουθείτε ειδήσεις ή να ακούτε podcast που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τον εαυτό σας.

1. Τι μπορώ να σταματήσω να κάνω;

2. Τι μπορώ να αναθέσω;

3. Τι μπορώ να κάνω διαφορετικά;

Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα βοηθήσουν στο μέλλον να απαλλαγείτε από ορισμένες από τις εργασίες, η αποτυχία των οποίων δεν θα οδηγήσει σε επιδείνωση της απόδοσης ή τις οποίες ένας υφιστάμενος ή εσείς οι ίδιοι μπορείτε να εκτελέσετε καλύτερα.

Η αποφυγή μακρών συναντήσεων και η μείωση του αριθμού των συμμετεχόντων θα συμβάλει στη βελτίωση της παραγωγικότητας του διευθυντή. Αποκλείοντας «έξτρα» εργαζόμενους από τη συζήτηση, η ποιότητά του θα αυξηθεί σημαντικά. Η τακτική των συναντήσεων είναι εξίσου σημαντική. Απαιτούνται μηνιαίες συναντήσεις για τη δημιουργία ενός ομαδικού πλάνου για τις επόμενες τέσσερις εβδομάδες και οι καθημερινές σύντομες συναντήσεις καθορίζουν τις τρέχουσες εργασίες στις οποίες θα πρέπει να επικεντρωθείτε σήμερα. Με αυτόν τον τρόπο κατανέμεται η εστίαση της προσοχής της ομάδας σε μια συγκεκριμένη εργάσιμη ημέρα και αυξάνεται η συνολική παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητα εργαζομένων και διευθυντών.

Δεν μπορείτε απλά να μάθετε κάθε τεχνική ξεχωριστά. Οποιοδήποτε από τα μυστικά της αποτελεσματικότητας ενός μάνατζερ βασίζεται σε συμπεριφορές και συνήθειες, οι οποίες ακολουθούν τον σχεδιασμό των τελετουργιών εργασίας με πιο δομημένο τρόπο.

Με μια πλήρη λίστα με χρήσιμες συνήθειες ενός αποτελεσματικού ηγέτη, μπορείτε να αρχίσετε να τις εφαρμόζετε στο μάθημα διαχείρισης χρόνου.

Χαιρετίσματα! Όλοι γνωρίζουν ότι ο όρος «διαχείριση χρόνου» μεταφράζεται κυριολεκτικά ως «διαχείριση χρόνου». Αλλά αυτό δεν είναι απολύτως σωστό - τελικά, ένα άτομο δεν ξέρει ακόμα πώς να διαχειρίζεται το χρόνο. Μπορούμε όμως να διαχειριστούμε αποτελεσματικά τις υποθέσεις μας (και όχι μόνο τις εργασιακές) λαμβάνοντας υπόψη τους χρονικούς περιορισμούς!

Η παραγωγικότητα είναι αυτό που διαχωρίζει τους επιτυχημένους ανθρώπους από όλους τους άλλους. Κατά τη διάρκεια της ζωής του, ο Nicholas Roerich ζωγράφισε 7.000 πίνακες και 30 βιβλία και ταξίδεψε τον μισό κόσμο. Πώς ξοδεύετε τον αναντικατάστατο και πιο πολύτιμο πόρο σας;

Κατά τη γνώμη μου, η διαχείριση του χρόνου είναι ένα σύνολο από κόλπα και τεχνικές που διευκολύνουν να εξαπατήσετε τη δική σας τεμπελιά. Προσφέρω προσωπικά αποδεδειγμένα εργαλεία διαχείρισης χρόνου!

Το όνομα είναι σίγουρα αστείο, αλλά η μέθοδος είναι αρκετά σοβαρή. 🙂 Το εργαλείο Pomodoro είναι απαραίτητο για μέγιστη συγκέντρωση. Κατά τη γνώμη μου, αυτός είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να ολοκληρώσετε οποιαδήποτε εργασία σε σύντομο χρονικό διάστημα.

Ποιο ειναι το νοημα?

• Διατυπώστε ξεκάθαρα την εργασία στην οποία θα εργαστείτε
• Ρυθμίστε ένα χρονόμετρο (πιθανόν σε μορφή ντομάτας) για ακριβώς 25 λεπτά
• Εργαστείτε χωρίς περισπασμούς μέχρι το ηχητικό σήμα
• Κάντε ένα μικρό διάλειμμα 4-5 λεπτών
• Προχωρήστε στο επόμενο τμήμα των 25 λεπτών
• Μετά από κάθε έκτο στάδιο, κάντε ένα μεγάλο διάλειμμα 15-20 λεπτών

Το εργαλείο είναι εξαιρετικό για την επίλυση μιας εργασίας στην οποία πρέπει να επικεντρωθείτε πλήρως: σύνταξη αναφοράς, δημιουργία διάταξης σχεδίασης ιστότοπου, μετάφραση κειμένου από τα αγγλικά.

Προγραμματισμός προτεραιότητας

Η μέθοδος βασίζεται στον πίνακα του Αϊζενχάουερ, για τον οποίο μιλάω. Είναι ένα τεταρτημόριο τεσσάρων τετραγώνων με δύο άξονες. Ο πίνακας χωρίζεται οριζόντια σε "επείγον" και "μη επείγον" και κάθετα σε "σημαντικό" και "μη σημαντικό".

Σε κάθε εργασία ανατίθεται μια προτεραιότητα με βάση δύο κριτήρια (επείγον και σπουδαιότητα). Μπορεί να υπάρχουν μόνο τέσσερις επιλογές: Α, Β, Γ, Δ.

Πώς χρησιμοποιεί η μέθοδος προγραμματισμού προτεραιότητας τον πίνακα Eisenhower;

1. Καταγράψτε τις τρέχουσες εργασίες στις στήλες A, B, C, D
2. Ολοκληρώνουμε τις εργασίες «Α» (εάν υπάρχουν). Ο σωστός προγραμματισμός υποδηλώνει ότι θα πρέπει να υπάρχουν όσο το δυνατόν λιγότερα «επείγοντα και σημαντικά» πράγματα. Οι εργασίες της κατηγορίας «Α» μπορούν να εμφανίζονται αυθόρμητα κατά τη διάρκεια της ημέρας! Ως εκ τούτου, ο χρόνος για αυτούς πρέπει να είναι δεσμευμένος εκ των προτέρων.
3. Αναθέστε εργασίες από το τετράγωνο «C» (επείγουσες αλλά ασήμαντες) σε κάποιον άλλο. Ένα κλασικό παράδειγμα: ένας διευθυντής εταιρείας συχνά αναθέτει σε έναν προσωπικό βοηθό εργασίες όπως «παραλαβή στεγνού καθαρίσματος», «κάνουν κρατήσεις σε εστιατόρια» ή «κράτηση αεροπορικών εισιτηρίων».
4. Ξεκινήστε να ολοκληρώνετε εργασίες από το τετράγωνο «Β» (σημαντικό, αλλά όχι επείγον). Αυτά είναι τα κύρια πράγματα που απαιτούν μέγιστο χρόνο και προσπάθεια.
5. Εργασίες από το τετράγωνο "D" (όχι επείγουσες και μη σημαντικές) μπορούν να ολοκληρωθούν μετά από όλες τις άλλες ή να αγνοηθούν εντελώς. Ή, ως έσχατη λύση, χρησιμοποιήστε το ως σύντομη ανάπαυση κατά τη διάρκεια της ημέρας.

Μέθοδος των Άλπεων

Ένα από τα πιο απλά και οπτικά εργαλεία διαχείρισης χρόνου για τον προγραμματισμό της εργάσιμης ημέρας σας.

• Δημιουργία λίστας εργασιών
• Καθορισμός προτεραιοτήτων
• Υπολογίζουμε το χρόνο για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας και τη συνολική απαίτηση χρόνου
• Μειώνουμε τον συνολικό αριθμό στο 60% της όλης ημέρας
• Αναθέτουμε σε άλλους ό,τι μπορεί να ανατεθεί.
• Στο τέλος της ημέρας, παρακολουθούμε την ολοκλήρωση και μεταφέρουμε όλα τα ανεκπλήρωτα στην επόμενη μέρα

Μέθοδος Schwab

Ο πρόεδρος της Bethlehem Steel, Charles Schwab, πλήρωσε κάποτε στον σύμβουλο Ivy Lee 25.000 δολάρια για να δημιουργήσει αυτήν τη μέθοδο σχεδιασμού.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο Schwab;

• Καταγράψτε τις πιο σημαντικές εργασίες
• Να προσδιορίσετε την ακολουθία και να τις αριθμήσετε
• Εργαζόμαστε για την επίλυση προβλημάτων με μια δεδομένη σειρά
• Έχοντας ολοκληρώσει την εργασία σε μια εργασία, ελέγχουμε αν έχουν εμφανιστεί νέες και αν οι προτεραιότητες έχουν μετατοπιστεί υπέρ άλλων
• Προσθέτοντας νέα πράγματα στη λίστα, σεβόμενοι την προτεραιότητα
• Συνεχίζουμε να εργαζόμαστε σε εργασίες καθώς η σημασία τους μειώνεται

Έχοντας δοκιμάσει ένα σωρό τεχνικές και εργαλεία προγραμματισμού στον εαυτό μου, συνειδητοποίησα ότι όλα δεν είναι τόσο απλά. Κάποιες τεχνικές δεν λειτούργησαν καθόλου για μένα. Άλλοι έδωσαν εκπληκτικά αποτελέσματα, αλλά... όχι αμέσως. Παρεμπιπτόντως, ο Gleb Arkhangelsky προσφέρει ένα σωρό εργαλεία εργασίας στο βιβλίο του «Οδήγηση στο χρόνο. Πώς να έχεις χρόνο να ζεις και να δουλεύεις».

• Επιλέξτε έναν σχεδιαστή για τον εαυτό σας

Εάν η μέρα σας δεν είναι πολύ απασχολημένη (ή δεν σας αρέσουν τα gadget), τότε η ιδανική επιλογή είναι ένα κανονικό χάρτινο σημειωματάριο. Εάν εργάζεστε συνεχώς σε έναν υπολογιστή, ένας βολικός ηλεκτρονικός προγραμματιστής θα το κάνει. Λοιπόν, αν δεν μπορείτε να φανταστείτε τη ζωή σας χωρίς gadget, τότε οι καλύτεροι βοηθοί είναι οι εφαρμογές για smartphone και tablet.

• Προγραμματίστε την ημέρα σας εκ των προτέρων

Είναι καλύτερα να προγραμματίσετε την επόμενη μέρα το προηγούμενο βράδυ, παρά το πρωί της ημέρας «αναφοράς». Το ίδιο μπορεί να ειπωθεί για τα σχέδια για την εβδομάδα. Καλό είναι να τα ετοιμάζετε Κυριακή βράδυ και όχι Δευτέρα.

• Σκεφτείτε την ανωτέρα βία

Προηγουμένως, έκανα επίμονα το ίδιο λάθος: δημιούργησα ένα πρόγραμμα όπου τα πράγματα πήγαιναν το ένα μετά το άλλο χωρίς ούτε ένα «παράθυρο». Μέσα σε μια εβδομάδα, συνειδητοποίησα ότι το να ζεις συνεχώς σε μια κατάσταση προθεσμίας είναι ένας σίγουρος δρόμος προς τη νεύρωση.

Πρώτον, ορισμένα πράγματα δεν μπορούσαν να συμπιεστούν στον χρόνο που τους διέθεσα. Δεύτερον, κατά τη διάρκεια της ημέρας εμφανίστηκαν νέες εργασίες που δεν ελήφθησαν υπόψη στο πρόγραμμα. Τρίτον, η ανωτέρα βία συνέβαινε πάντα μερικές φορές την εβδομάδα: ένα τρύπημα ελαστικού, ένα τρομερό μποτιλιάρισμα στο δρόμο για μια συνάντηση ή ένας φίλος ζήτησε βοήθεια για επισκευή. Τέτοια απρόβλεπτα θέματα, κατά κανόνα, καταλαμβάνουν πολύ χρόνο και σας αναγκάζουν να αναθεωρήσετε ριζικά τα σχέδιά σας για την ημέρα.

Συμπέρασμα: αφήστε τα παράθυρα για ανωτέρα βία κάθε μέρα. Εάν δεν συνέβη τίποτα "απρογραμματισμένο", μπορεί να αφιερωθεί χρόνος σε:

• Υπόλοιπο
• Πράγματα από την κατηγορία "για αργότερα".

Παρεμπιπτόντως, ήθελα από καιρό να σας πω για ένα τόσο χρήσιμο εργαλείο όπως "πράγματα για αργότερα". Στο σημειωματάριο προγραμματισμού (ή στον ηλεκτρονικό προγραμματιστή), αφιερώστε μια ξεχωριστή σελίδα.

Εκεί καταγράφουμε όλα τα «μη επείγοντα» θέματα που δεν τα καταφέρνουμε ποτέ. Τα χωρίζουμε αμέσως σε τρεις κατηγορίες: «έως μία ώρα», «δύο έως τρεις ώρες» και «μισή μέρα». Για παράδειγμα: «τακτοποιήστε τους λογαριασμούς στέγασης και κοινόχρηστων υπηρεσιών για το προηγούμενο έτος», «επισκεφτείτε τον οδοντίατρο για προληπτική εξέταση» και «αγοράστε και αντικαταστήστε μια βρύση στην κουζίνα».

Μόλις εμφανιστεί ένα παράθυρο απροσδόκητα στο πρόγραμμά σας: ανοίξτε τη λίστα εργασιών σας «για αργότερα» και επιλέξτε κάτι που ταιριάζει στη διάθεσή σας. Σε μόλις έξι μήνες, μπορείτε, χωρίς να κουράζεστε, να ξανακάνετε ΟΛΑ ΟΛΑ που έχουν συσσωρευτεί εδώ και χρόνια!

Ποια εργαλεία διαχείρισης χρόνου χρησιμοποιείτε; Εγγραφείτε σε ενημερώσεις και μοιραστείτε συνδέσμους για νέες αναρτήσεις με τους φίλους σας στα κοινωνικά δίκτυα!

Διαχείριση χρόνου για έναν διευθυντή - γιατί χρειάζεται, πώς μπορεί να βοηθήσει στην εκτέλεση καθημερινών εργασιακών καθηκόντων; Όσο υψηλότερη είναι η θέση ενός ατόμου, τόσο μεγαλύτερο είναι το εύρος των ευθυνών - έλεγχος στους υφισταμένους, επικοινωνία με πελάτες, φορολογικοί έλεγχοι, σύνταξη εκθέσεων. Οι επιχειρηματίες και οι διευθυντές συχνά εργάζονται υπερωρίες και αισθάνονται συνεχώς έλλειψη χρόνου.

Πώς να βρείτε επιπλέον χρόνο και να μάθετε να κάνετε τα πάντα; Αυτό το άρθρο είναι αφιερωμένο σε αυτό το θέμα· τώρα έχει προκύψει μια ξεχωριστή επιστήμη - διαχείριση χρόνου, βασισμένη στην ψυχολογία, τα οικονομικά, την κοινωνιολογία και την εργασία προσωπικού. Έχουν αναπτυχθεί αρχές που έχουν γίνει κλασικές και εμφανίζονται νέοι συγγραφείς που προσφέρουν τις δικές τους μεθόδους. Ας δούμε τις κύριες συστάσεις.

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε! Η μειωμένη όραση οδηγεί σε τύφλωση!

Για τη διόρθωση και την αποκατάσταση της όρασης χωρίς χειρουργική επέμβαση, οι αναγνώστες μας χρησιμοποιούν το όλο και πιο δημοφιλές ΙΣΡΑΗΛΙΚΗ OPTIVITION - το καλύτερο προϊόν, τώρα διαθέσιμο για μόνο 99 ρούβλια!
Αφού το εξετάσαμε προσεκτικά, αποφασίσαμε να το προσφέρουμε στην προσοχή σας...

Η διαχείριση χρόνου του διευθυντή περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:

• Μάθετε να παρακινείτε τον εαυτό σας και τους υπαλλήλους σας να ολοκληρώσουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για πολύπλοκα προβλήματα.
• Ορισμός στόχων - η ικανότητα να θέτει σωστά μακροπρόθεσμους και βραχυπρόθεσμους στόχους.
• Σχεδιασμός μέσα σε ένα χρονικό πλαίσιο - για ένα χρόνο, ένα μήνα, μια μέρα. Κατάρτιση σχεδίου δράσης για κάθε εργάσιμη ημέρα.
• Προτεραιότητα στην ολοκλήρωση των εργασιών, κινητικότητα και ετοιμότητα για αλλαγή εργασιών, προσεγγίσεις για λύση.
• Εργασία με πληροφορίες - είναι σημαντικό να μάθετε πώς να βρίσκετε τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την επίλυση στρατηγικών και επιχειρησιακών προβλημάτων, να τις αποθηκεύετε, να τις χρησιμοποιείτε ώστε να μπορείτε να τις βρίσκετε πάντα.
• Καταπολέμηση της σπατάλης χρόνου - αναζήτηση για διαρροές χρόνου, έλεγχος της κατανομής των πόρων χρόνου, ελαχιστοποίηση παράλογων ενεργειών.
• Η ικανότητα ανάκτησης - η σωστή ανάπαυση είναι το κλειδί για την επιτυχημένη δραστηριότητα!

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε αυτά τα βήματα και ας έρθουμε πιο κοντά στην αποτελεσματική δραστηριότητα και τον έλεγχο της ζωής μας, γιατί δεν είναι μόνο δουλειά, υπάρχει και οικογένεια, ενδιαφέροντα και φίλοι. Και η διαθεσιμότητα χρόνου για άλλους τομείς της ζωής εξαρτάται από τη σωστή οργάνωση της εργασιακής διαδικασίας.

Επιτυχημένο κίνητρο

Το κίνητρο είναι απαραίτητο για ένα άτομο για να εκτελέσει οποιαδήποτε εργασία. Η έλλειψη νοήματος, ενδιαφέροντος και φόβος οδηγούν σε καθυστερήσεις στην ολοκλήρωση των εργασιών. Στη διαχείριση χρόνου, προτείνεται η έναρξη της εργάσιμης ημέρας με την πιο δυσάρεστη ενέργεια. Είναι σημαντικό να παρακινήσετε τον εαυτό σας να κάνει μια κλήση, να γράψει μια επιστολή ή μια αναφορά που είναι απαραίτητη, αλλά δεν υπάρχει καμία επιθυμία να το κάνετε. Πώς να παρακινήσετε τον εαυτό σας στη δράση;

Το πιο σημαντικό πράγμα στη δουλειά είναι να ξεκινήσεις την υποκριτική, να κάνεις το πρώτο βήμα. Το να έχετε μια εργασιακή ηθική θα σας βοηθήσει σε αυτό. Οι «άγκυρες» χρησιμεύουν ως κίνητρο για δράση. Κάθε άτομο έχει το δικό του τελετουργικό - πρωινό καφέ στο γραφείο του, ένα τσιγάρο πριν ξεκινήσει τη δουλειά, να ακούει εμπνευσμένη μουσική στο δρόμο, να γράφει ένα σχέδιο εργασίας σε ένα ημερολόγιο.

Η δημιουργία άγκυρων είναι πολύ ατομική, μπορεί να συσχετιστεί με σχολικά και φοιτητικά χρόνια, όταν ήταν απαραίτητο να συντονιστείτε για τη μελέτη. Προκαλούν ιδιαίτερη συναισθηματική κατάσταση, ετοιμότητα για μάχη - ενεργοποίηση εσωτερικών αποθεμάτων, συγκέντρωση προσοχής.

Τα περισσότερα προβλήματα μπορούν να λυθούν σε λίγα λεπτά, απλά πρέπει να ρυθμίσετε το πρόβλημα, να σκεφτείτε τις επιλογές λύσης, να επιλέξετε την καταλληλότερη και να την εφαρμόσετε. Εάν η εργασία είναι ογκώδης, συνιστάται να τη χωρίσετε σε μέρη, σημεία και να την ολοκληρώσετε σταδιακά - από απλό σε σύνθετο.

Μπορείτε να παρακινήσετε τον εαυτό σας χρησιμοποιώντας τη μέθοδο της ενθάρρυνσης ή της τιμωρίας, όπως στην παιδική ηλικία, υποσχόμενοι στον εαυτό σας να αγοράσετε κάτι στο δρόμο για το σπίτι, εάν αντεπεξέλθετε γρήγορα σε όλες τις εργασίες ή να κανονίσετε μια συνάντηση με φίλους στο τέλος της εβδομάδας. Αυτό είναι για μικρά σύνθετα ζητήματα. Φυσικά, το κύριο κίνητρο είναι να χτίσετε μια καριέρα, να αυξήσετε το εισόδημα και να βελτιώσετε την κατάσταση.

Πρέπει να κατανοήσετε ξεκάθαρα γιατί πρέπει να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία, ποιο αποτέλεσμα θα έχετε, να το κάνετε και να το ξεχάσετε και να μεταβείτε ήρεμα σε άλλα θέματα.

Το κίνητρο προστίθεται επίσης από τις προθεσμίες για την ολοκλήρωση μιας εργασίας· πρέπει πάντα να περιορίζετε τον εαυτό σας έγκαιρα για να τονώσετε τη δράση και να ορίζετε σαφώς τις εργασίες.

Θέτοντας στόχους

Η διαχείριση χρόνου ενός μάνατζερ είναι αδύνατη χωρίς να θέτει στόχους. Οι στόχοι είναι μια ματιά στο μέλλον, ένα επιθυμητό αποτέλεσμα, καθορίζουν τον λόγο για πράξεις, γιατί ένα άτομο κάνει μια συγκεκριμένη δουλειά. Οι στόχοι βοηθούν στον καθορισμό κατευθυντήριων γραμμών, σημείων φιλοδοξίας και προσέλκυσης προσπάθειας.

Πρέπει να μάθετε πώς να βάζετε τους σωστούς στόχους. Ας συγκρίνουμε τις απαντήσεις διαφορετικών διευθυντών ανάλογα με τις λειτουργικές τους αρμοδιότητες:

• Ολοκληρώστε σωστά τις εργασίες σας. / Βάλτε τους σωστούς στόχους.
• Βρείτε λύσεις σε ζητήματα. / Χρησιμοποιήστε τη δημιουργικότητα, αναζητήστε εναλλακτικές.
• Εξοικονομήστε πόρους. / Βελτιστοποίηση της κατανομής των υλικών πόρων.
• Δουλέψτε όπως πρέπει. / Πέτυχε τους στόχους σου.
• Μειώστε τα έξοδα. / Αύξηση κερδοφορίας.

Όπως βλέπουμε, με τις ίδιες ευθύνες, οι μάνατζερ θέτουν διαφορετικούς στόχους, επιτυγχάνοντας διαφορετικά αποτελέσματα. Η δεύτερη επιλογή περιλαμβάνει μια πιο παραγωγική προσέγγιση στην εργασία. Οι στόχοι μπορεί να είναι στρατηγικοί - οι στόχοι της εργασίας του οργανισμού, μακροπρόθεσμοι στόχοι και τακτικοί - που υπάρχουν σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή.

Κάθε ηγέτης και διευθυντής αναπτύσσει τους δικούς του στόχους, μεταφέρει πληροφορίες στους υφισταμένους του και το έργο του οργανισμού στο σύνολό του εξαρτάται από την ορθότητα του καθορισμού των στόχων. Είναι πολύ σημαντικό να αφιερώσετε χρόνο για να εντοπίσετε τους κύριους στόχους που οδηγούν στην ευημερία και την επιτυχία, καθώς και τρόπους για να φτάσετε στα «αστέρια». Η γνώση των στόχων σας και η προσπάθεια για αυτούς σας επιτρέπει να συγκεντρώνετε όλες τις προσπάθειες και την ενέργειά σας σε σημαντικές εργασίες, αποφεύγοντας να σπαταλάτε την ενέργειά σας.

Οι στόχοι τίθενται σύμφωνα με το ακόλουθο σχήμα:Επιθυμίες – ευκαιρίες – γκολ.

Συχνά οι επιθυμίες υπερβαίνουν τις πιθανότητες, οι περιστάσεις δεν σας επιτρέπουν να έχετε άμεσα αποτελέσματα, είναι απαραίτητο να ισορροπήσετε, να λάβετε υπόψη εξωτερικά και εσωτερικά εμπόδια, να τα ξεπεράσετε και να αναζητήσετε μια συμβιβαστική λύση.

Ένα σημαντικό σημείο είναι ότι οι στόχοι πρέπει να είναι συγκεκριμένοι, να έχουν δείκτες όγκου και χρόνου.

Διαχείριση χρόνου διαχειριστή: προγραμματισμός

Αφού θέσουμε στόχους, προχωράμε στον προγραμματισμό, πώς να ανοίξουμε το δρόμο από την τρέχουσα κατάσταση στην επιθυμητή; Ένα σχέδιο είναι ένα σύστημα ενεργειών που μας οδηγεί σε έναν στόχο, στην επιχείρηση - το κέρδος, η επιτυχία και η φήμη του οργανισμού.

Ο προγραμματισμός μπορεί να είναι σε διάφορους τομείς - οργανωτική ανάπτυξη, πωλήσεις, προσωπικά επιτεύγματα. Εάν ένα άτομο έχει επιθυμία για προσωπική ανάπτυξη, έχει δημιουργηθεί ένα σχέδιο για επαγγελματική ανάπτυξη, οικοδόμηση καριέρας, τότε υπάρχει και κίνητρο για δράση.

Ο προγραμματισμός έχει σχεδιαστεί για να βοηθήσει στην εξοικονόμηση χρόνου και στη σωστή χρήση του.

Υπάρχουν δύο κριτήρια σχεδιασμού:

• Μέγιστο (ορθολογικό) - βρείτε χρόνο για να ολοκληρώσετε σημαντικές εργασίες της ζωής.
• Minimal - για να επιτύχετε τα απαιτούμενα αποτελέσματα με ελάχιστες προθεσμίες και απώλεια χρόνου.

Ο προγραμματισμός περιλαμβάνει προετοιμασία για την υλοποίηση των επιθυμητών επιτευγμάτων και τη σωστή κατανομή των χρονικών πλαισίων.

Κάθε άνθρωπος πρέπει να σχεδιάζει τη ζωή του, διαφορετικά θα πάει με τη ροή χωρίς αλλαγές προς το καλύτερο. Ο διευθυντής πρέπει να προγραμματίσει τον προσωπικό του χρόνο, τρόπους επίτευξης στόχων, να θέσει στόχους και κριτήρια επίτευξης για τους υπαλλήλους.

Πρέπει να μάθετε πώς να κάνετε ένα μακροπρόθεσμο σχέδιο - από 5 χρόνια, για ένα χρόνο και για τον επόμενο μήνα. Είναι ενδιαφέρον ότι στη σοβιετική εποχή χρησιμοποιήθηκε συχνά ο όρος «πενταετές σχέδιο», γιατί αυτή τη συγκεκριμένη περίοδο; Επειδή τα 5 χρόνια είναι μια βολική περίοδος για μεσοπρόθεσμο προγραμματισμό, δείχνει ένα σαφές αποτέλεσμα σε μια συγκριτική ανάλυση.

Έχοντας μακροπρόθεσμα σχέδια, μπορείτε να αναλύσετε τις εργασίες σε μικρότερες περιόδους, επιδιώκοντας το τελικό αποτέλεσμα. Στις μέρες μας, οι οργανισμοί συχνά αναθέτουν καθήκοντα στους υπαλλήλους ανά τρίμηνο και μήνα, κάτι που ονομάζεται τακτικός προγραμματισμός.

Διαχείριση χρόνου διαχειριστή με ελάχιστο τρόπο - προγραμματισμός της εργάσιμης ημέρας. Φυσικά, ο αριθμός των εργασιών αυξάνεται ανάλογα με τον οργανισμό και χρειάζεται πολύς χρόνος για να λυθούν όλα τα προβλήματα.

Για την απλούστευση της επίλυσης των τρεχόντων ζητημάτων, προσφέρονται οι ακόλουθες συστάσεις:

Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο των Άλπεων για προγραμματισμό

Περιλαμβάνει την ακόλουθη σειρά ενεργειών:

1. γραπτές εργασίες?
2. προσδιορισμός του χρόνου εκτέλεσης·
3. αποθεματικό χρόνου (σε αναλογία 60:40).
4. Καθορισμός προτεραιοτήτων, εκ νέου ανάθεση καθηκόντων.
5. έλεγχος της υλοποίησης (λογιστική για όσα δεν έχουν γίνει).

Κατά τη σύνταξη ενός σχεδίου, συνιστάται η χρήση συντομογραφιών, οι οποίες θα σας επιτρέψουν να συστηματοποιήσετε την εργασία και να τη χωρίσετε σε μπλοκ. Μπορείτε να γράψετε: V - επισκέψεις, D - αντιπροσωπεία, K - έλεγχος, P - σε εξέλιξη, PC - ταξίδια και επαγγελματικά ταξίδια, T - τηλέφωνο, H - ανάγνωση, εκπαίδευση.

Απέναντι από κάθε στοιχείο, γράφεται μια εργασία (αποτέλεσμα) και υποδεικνύεται ο χρόνος ολοκλήρωσης για να προσδιοριστεί η εργασία και να αποφευχθεί η περιττή απώλεια χρόνου.

Το αποθεματικό χρόνου προϋποθέτει ότι με μια εργάσιμη ημέρα 10 ωρών, η εργασία προγραμματίζεται για 6 ώρες, με μια ημέρα 8 ωρών - για 5 ώρες, το υπόλοιπο πρέπει να διανεμηθεί ή να επαναπρογραμματιστεί. Πάντα προκύπτουν απρόβλεπτες συναντήσεις, επικοινωνίες και διακοπές· κανείς δεν κατάφερε ποτέ να χρησιμοποιήσει την ημέρα του 100% σύμφωνα με το σχέδιο.

Το τέταρτο σημείο θα σας βοηθήσει να προσαρμόσετε το σχέδιο για να φτάσετε στο επιθυμητό επίπεδο όσον αφορά τον χρόνο που αφιερώνετε - θέτουμε προτεραιότητες, κατανέμουμε την εργασία. Ολοκλήρωση της ημέρας - παρακολούθηση της ολοκλήρωσης των εργασιών από τους υφισταμένους και τη δική του εργασία, κατάρτιση σχεδίου για την επόμενη μέρα, επαναπρογραμματισμός εργασιών που δεν πραγματοποιήθηκαν για συγκεκριμένους λόγους και δεν είχαν χρόνο να ολοκληρωθούν πλήρως.

Πώς να απαντήσετε στις παρακάτω ερωτήσεις συνέντευξης: Πώς διαχειρίζεστε το χρόνο σας; Πώς σχεδιάζετε την εργάσιμη ημέρα σας; Ποιες τεχνικές και μεθόδους χρησιμοποιείτε στο σχεδιασμό; Δώστε παραδείγματα για το πώς χρησιμοποιείτε τις δεξιότητες διαχείρισης χρόνου για να ολοκληρώσετε με επιτυχία μια εργασία.

Θα μάθετε όλες τις απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις διαβάζοντας αυτό το άρθρο.

Τι είναι η διαχείριση χρόνου;

Διαχείριση χρόνου- αυτό είναι ένα σύνολο γνώσεων, δεξιοτήτων και ικανοτήτων, χάρη στις οποίες ένα άτομο ξέρει πώς να θέτει προτεραιότητες, σχεδιάζει με ακρίβεια το χρόνο του, αυξάνοντας έτσι την προσωπική του παραγωγικότητα στην οργάνωση του χρόνου εργασίας του.

«Μέχρι να μπορέσεις να διαχειριστείς τον χρόνο σου, δεν μπορείς να διαχειριστείς τίποτα άλλο», Peter Drucker

1. Τελειομανία
2. Αναβλητικότητα
3. Έλλειψη γνώσης
4. Έλλειψη απαραίτητων εργαλείων και πόρων

1. Τελειομανίακαθιστά πολύ δύσκολη την έγκαιρη ολοκλήρωση των εργασιών. Πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι αυτή η ιδιότητα είναι δύναμη, αλλά η συνεχής επιθυμία για τελειότητα και η δυσαρέσκεια με τα αποτελέσματα που επιτυγχάνονται είναι ένας από τους λόγους για την αναποτελεσματική χρήση του χρόνου. Βρίσκοντας ευκαιρίες να αποδεχτείτε το «πραγματικό» αποτέλεσμα αντί για το «ιδανικό», εξοικονομείτε σημαντικούς πόρους για άλλα πράγματα. Υπάρχει μια έκφραση: "η τελειομανία είναι κακό", φυσικά, όλα αυτά είναι αρκετά σχετικά και σε κάθε μεμονωμένη κατάσταση αυτό το χαρακτηριστικό της προσωπικότητας μπορεί να εκτιμηθεί διαφορετικά, ωστόσο, αναμφίβολα στο πλαίσιο της διαχείρισης του χρόνου: η τελειομανία είναι ΚΑΚΟ!

2. Αναβλητικότητα- συνεχής αναβολή πραγμάτων για αργότερα, απροθυμία εκτέλεσης ορισμένων καθηκόντων. Η λέξη «ΑΥΡΙΟ» κυριαρχεί στο λεξιλόγιο των αναβλητικών υπαλλήλων. Ο Steve Jobs είπε πολύ καλά για τέτοιους ανθρώπους: «Ο φτωχός, ο αποτυχημένος, ο δυστυχισμένος και ο ανθυγιεινός είναι αυτός που χρησιμοποιεί συχνά τη λέξη «αύριο».

Δεν μπορώ να σας σώσω από την τελειομανία και την αναβλητικότητα· στόχος μου είναι να δώσω γνώσεις, να παρέχω τις καλύτερες τεχνικές και μεθόδους και να σας παρουσιάσω πόρους και εργαλεία για να κατακτήσετε τις δεξιότητες διαχείρισης χρόνου. Είτε χρησιμοποιείτε τις πληροφορίες που λάβατε είτε όχι - όλα εξαρτώνται αποκλειστικά από την επιθυμία σας. Ωστόσο, αφού διαβάσετε αυτό το άρθρο, δεν θα είστε ποτέ οι ίδιοι.

Αρχικά, σας προτείνω να καθορίσετε τις δεξιότητές σας στη διαχείριση χρόνου. Πέρασμα

Η γνωστική ασυμφωνία έγκειται στο γεγονός ότι αφενός δεν μπορούμε να ελέγξουμε τον χρόνο ως τέτοιο. Άλλωστε, είναι καιρός που δεν μπορούμε να ελέγξουμε και φαίνεται ότι είναι ο χρόνος που μας ελέγχει και όχι εμείς τον ελέγχουμε. Έχουμε συνηθίσει να αντιλαμβανόμαστε τον χρόνο ως κάτι αιώνιο και απεριόριστο. Φαίνεται ότι υπάρχει πάντα πολύ. Από την άλλη πλευρά, ο χρόνος είναι ένας από τους πιο πολύτιμους πόρους που έχουμε όλοι. Είναι σημαντικό να καταλάβετε ότι ο χρόνος έχει τα δικά του όρια, κάθε μέρα είναι ένα σκάφος συγκεκριμένης χωρητικότητας που γεμίζετε με πράγματα να κάνετε. Μπορείτε να το γεμίσετε με άχρηστα πράγματα ή μπορείτε να το γεμίσετε με πράγματα που λειτουργούν για τις εργασίες σας και σας οδηγούν στον τελικό στόχο σας.

Μπορούμε να ελέγξουμε τον εαυτό μας, πώς προγραμματίζουμε την ημέρα μας και πώς περνάμε τον χρόνο εργασίας μας. Η έξυπνη, παραγωγική και οικονομική χρήση αυτού του πόρου είναι ένα σημαντικό μέρος της αξιολόγησης ενός εργαζομένου.

Η απόδοση χρόνου μπορεί να επιτευχθεί με δύο τρόπους:

1. Επιτύχετε ουσιαστικά αποτελέσματα εξοικονομώντας χρόνο. Αυτό σημαίνει ότι ξέρετε πώς να επιτύχετε μια εργασία σε ελάχιστο χρόνο.
2. Ο αποτελεσματικός προγραμματισμός του χρόνου εργασίας θα μειώσει τον αριθμό και τον όγκο των εργασιών που εκτελείτε.

Σε αυτό το άρθρο, έχω συντάξει μια σύνοψη των έξι καλύτερων τεχνικών διαχείρισης χρόνου. Με τη βοήθειά τους, μπορείτε να μάθετε να σχεδιάζετε και να ελέγχετε τις εργασίες προτεραιότητας σας σε καθημερινή βάση.

Πώς να μάθετε να διαχειρίζεστε τον χρόνο σας;

6 καλύτερες μέθοδοι διαχείρισης χρόνου:

1. Αρχή Pareto
2. Μήτρα του Αϊζενχάουερ
3. Νους χάρτες
4. Η πυραμίδα του Φράνκλιν
5. Μέθοδος ABCD
6. Φάε πρώτα τον βάτραχο

1. Αρχή Pareto

Η Αρχή Pareto δηλώνει ότι ένα μικρό ποσοστό των αιτιών, των προσπαθειών και των επενδύσεων ευθύνεται για ένα μεγάλο μέρος των αποτελεσμάτων. Αυτή η αρχή διατυπώθηκε από τον Ιταλό οικονομολόγο Vilfredo Pareto το 1897 και έκτοτε επιβεβαιώθηκε από ποσοτική έρευνα σε διάφορους τομείς της ζωής:

Το 20% της προσπάθειας παράγει το 80% των αποτελεσμάτων

Η αρχή Pareto στον τομέα της διαχείρισης χρόνου μπορεί να διατυπωθεί ως εξής: περίπου το 20% της προσπάθειας και του χρόνου είναι αρκετό για να έχετε το 80% του αποτελέσματος.
Πώς ακριβώς προσδιορίζετε ποια προσπάθεια είναι αρκετή για να λάβετε ένα καλό αποτέλεσμα; Φανταστείτε ότι αναζητάτε απαντήσεις σε ερωτήσεις που σας ενδιαφέρουν σε ένα βιβλίο. Σύμφωνα με την υπό εξέταση αρχή, θα βρείτε το 80% των πληροφοριών που χρειάζεστε στο 20% του κειμένου. Εάν γνωρίζετε ακριβώς τι σας ενδιαφέρει, μπορείτε να ξεφυλλίσετε γρήγορα το βιβλίο και να διαβάσετε προσεκτικά μόνο μεμονωμένες σελίδες. Έτσι θα εξοικονομήσετε το 80% του χρόνου σας.

2. Μήτρα Αϊζενχάουερ

Αυτή είναι ίσως η πιο διάσημη ιδέα διαχείρισης χρόνου σήμερα, η οποία σας επιτρέπει να θέσετε προτεραιότητες. Αυτή η τεχνική, η δημιουργία της οποίας αποδίδεται στον Αμερικανό Στρατηγό Ντουάιτ Αϊζενχάουερ, σας επιτρέπει να ταξινομήσετε τα πράγματα τόσο με βάση τον επείγοντα χαρακτήρα τους όσο και με τη σημασία τους. Όλοι καταλαβαίνουν ότι μόνο ένας περιορισμένος αριθμός εργασιών μπορεί να ολοκληρωθεί σε μία χρονική περίοδο. Μερικές φορές, χωρίς συμβιβασμούς στο έργο, μόνο ένα. Και κάθε φορά πρέπει να αποφασίζουμε, ΠΟΙΑ ΑΚΡΙΒΩΣ; Ο Αμερικανός πρόεδρος Ντουάιτ Αϊζενχάουερ συνήθιζε να οργανώνει τις υποθέσεις του σε πολλές σημαντικές κατηγορίες όταν σχεδίαζε τις υποθέσεις του.
Σύμφωνα με τον λεγόμενο πίνακα Eisenhower, είναι απαραίτητο να ταξινομηθεί κάθε περίπτωση σε έναν από τους τέσσερις τύπους που υποδεικνύονται στο διάγραμμα.

Μήτρα του Αϊζενχάουερ

Η σημασία μιας εργασίας καθορίζεται από το πόσο επηρεάζει την επιχείρησή σας το αποτέλεσμα της υλοποίησής της. Και ο επείγων χαρακτήρας καθορίζεται από δύο παράγοντες ταυτόχρονα: πρώτον, πόσο γρήγορα πρέπει να ολοκληρωθεί αυτή η εργασία και, δεύτερον, εάν η ολοκλήρωση αυτής της εργασίας συνδέεται με μια συγκεκριμένη ημερομηνία και συγκεκριμένη ώρα. Η σημασία και ο επείγων χαρακτήρας, εξεταζόμενοι μαζί, επηρεάζουν τον καθορισμό των προτεραιοτήτων.

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε ποιες περιπτώσεις μπορούν να ταξινομηθούν σε καθέναν από τους τέσσερις τύπους.

Τύπος Ι: «σημαντικό και επείγον».
Πρόκειται για θέματα που, εάν δεν ολοκληρωθούν εγκαίρως, θα προκαλέσουν σημαντική ζημιά στην επιχείρησή σας (για παράδειγμα, ανανέωση αδειών, υποβολή φορολογικών δηλώσεων κ.λπ.). Ένα ορισμένο μερίδιο τέτοιων περιπτώσεων θα υπάρχει αναπόφευκτα στη ζωή κάθε ανθρώπου. Ωστόσο, με την εκ των προτέρων προετοιμασία (ο Τύπος ΙΙ έχει θέματα - «σημαντικές αλλά όχι επείγουσες»), πολλές κρίσεις μπορούν να αποφευχθούν (για παράδειγμα, μελετώντας τη νομοθεσία, αναπτύσσοντας καλές σχέσεις με άτομα με επιρροή).

Αυτά μπορεί επίσης να είναι έργα με προθεσμία ή έκτακτη ανάγκη. Για παράδειγμα, επίσκεψη σε γιατρό λόγω προβλημάτων υγείας, υποβολή ενός άρθρου σε ένα περιοδικό εντός αυστηρής προθεσμίας ή συμπλήρωση μιας αναφοράς σχετικά με τα αποτελέσματα μιας μελέτης. Δεν έχουμε επιλογή εδώ. Η δουλειά αυτής της ομάδας πρέπει να γίνει, τελεία. Διαφορετικά θα υπάρξουν σοβαρά προβλήματα.

Τύπος II: «σημαντικό αλλά όχι επείγον».
Αυτά είναι πράγματα που επικεντρώνονται στο μέλλον: εκπαίδευση, μελέτη πολλά υποσχόμενων τομέων επιχειρηματικής ανάπτυξης, βελτίωση εξοπλισμού, αποκατάσταση της υγείας και της απόδοσης. Δράσεις που οδηγούν στον στρατηγικό σας στόχο. Για παράδειγμα, μάθετε μια ξένη γλώσσα για να μετακομίσετε για να εργαστείτε σε έναν άλλο, πιο πολλά υποσχόμενο οργανισμό. Έχει επίσης να κάνει με την πρόληψη προβλημάτων – να διατηρείτε τον εαυτό σας σε καλή φυσική κατάσταση. Δυστυχώς, συχνά παραμελούμε τέτοια ζητήματα και βάζουμε την επίλυσή τους σε δεύτερη μοίρα. Ως αποτέλεσμα, η γλώσσα δεν μαθαίνεται ποτέ, τα εισοδήματα δεν αυξάνονται, αλλά μειώνονται, η υγεία βρίσκεται σε κίνδυνο. Αυτά τα θέματα έχουν ένα ενδιαφέρον χαρακτηριστικό - αν παραμεληθούν για μεγάλο χρονικό διάστημα, τότε γίνονται Σημαντικά - Επείγοντα. Εξάλλου, αν δεν πάτε στον οδοντίατρο τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, αργά ή γρήγορα μια επείγουσα επίσκεψη σε αυτόν θα γίνει αναπόφευκτη.

Τύπος III: «όχι σημαντικό, αλλά επείγον».
Πολλά από αυτά τα πράγματα στην πραγματικότητα δεν προσθέτουν μεγάλη αξία στη ζωή σας. Τους κάνουμε μόνο επειδή μας συμβαίνουν (μια μεγάλη τηλεφωνική συνομιλία ή μελέτη μιας διαφήμισης που έρχεται ταχυδρομικώς), ή από συνήθεια (επισκεψιμότητα εκθέσεων όπου δεν υπάρχει τίποτα καινούργιο πια). Είναι ακριβώς η ίδια καθημερινή ρουτίνα που καταναλώνει πολύ χρόνο και ενέργεια.

Τύπος IV: «όχι σημαντικό και όχι επείγον».
Αυτοί είναι όλων των ειδών οι τρόποι για να «σκοτώσεις το χρόνο»: κατάχρηση αλκοόλ, «ελαφριά ανάγνωση», παρακολούθηση ταινιών κ.λπ. Συχνά καταφεύγουμε σε αυτό όταν δεν έχουμε τη δύναμη για παραγωγική εργασία (δεν πρέπει να συγχέεται με την πραγματική ανάπαυση και επικοινωνία με αγαπημένα πρόσωπα και φίλους - πολύ σημαντικά θέματα) Αυτός είναι ένας «σκόρος» που τρώει τον χρόνο μας.

Καθώς προσπαθείτε για την επιτυχία της επιχείρησής σας, προσπαθείτε πρώτα να ολοκληρώσετε τα πράγματα που έχετε προσδιορίσει ως «σημαντικά»—πρώτα τα «επείγοντα» (Τύπου Ι) και μετά τα «μη επείγοντα» (Τύπου ΙΙ). Ο χρόνος που απομένει μπορεί να αφιερωθεί σε θέματα που είναι «επείγοντα αλλά όχι σημαντικά» (τύπος III).
Πρέπει να τονιστεί ότι το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου εργασίας ενός εργαζομένου πρέπει να δαπανάται σε θέματα «σημαντικά, αλλά όχι επείγοντα» (τύπου II). Τότε θα αποτραπούν πολλές καταστάσεις κρίσης και η εμφάνιση νέων ευκαιριών επιχειρηματικής ανάπτυξης δεν θα είναι πλέον απροσδόκητη για εσάς.

Όταν αρχίσετε να χρησιμοποιείτε αυτό το σύστημα για την ιεράρχηση προτεραιοτήτων, πιθανότατα θα θέλετε να κατηγοριοποιήσετε πολλά από αυτά τα στοιχεία ως "σημαντικά". Ωστόσο, καθώς αποκτάτε εμπειρία, θα αρχίσετε να αξιολογείτε με μεγαλύτερη ακρίβεια τη σημασία ενός συγκεκριμένου θέματος. Θα χρειαστεί λίγος χρόνος για να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το σύστημα ιεράρχησης προτεραιοτήτων. Πού μπορώ να το πάρω; Πιθανότατα, θα ταξινομήσετε το έργο της κατάκτησης τεχνικών διαχείρισης χρόνου ως "σημαντικό, αλλά όχι επείγον".
Στη μεταφορική έκφραση του Stephen Covey (συγγραφέας του διεθνούς μπεστ σέλερ "The Seven Habits of Highly Effective People"), πρέπει να βρείτε χρόνο για να "ακονίσετε το πριόνι", τότε η προετοιμασία των καυσόξυλων θα πάει πιο γρήγορα.

Παραβολή

Κάποιος άντρας είδε έναν ξυλοκόπο στο δάσος, να κόβει με μεγάλη δυσκολία ένα δέντρο με ένα εντελώς αμβλύ τσεκούρι. Ο άντρας τον ρώτησε:
- Αγαπητέ, γιατί δεν ακονίζεις το τσεκούρι σου;
- Δεν έχω χρόνο να ακονίσω ένα τσεκούρι - πρέπει να ψιλοκόψω! - βόγκηξε ο ξυλοκόπος...

Ως εκ τούτου, πρέπει να διαθέσετε «εθελοντικά» ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για τον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων σας, αρνούμενοι να κάνετε λιγότερο σημαντικά πράγματα. Εάν μπορείτε να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις νέες σας δεξιότητες για να ελευθερώσετε ακόμη περισσότερο χρόνο την επόμενη φορά και να το χρησιμοποιήσετε για να μάθετε περισσότερα. Έτσι, μέσω της αποφασιστικότητάς σας να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα της εργασίας σας, θα ελευθερώσετε σταδιακά χρόνο για να αναπτύξετε την προσωπική σας παραγωγικότητα.

Κριτήρια ιεράρχησης προτεραιοτήτων
Συνήθως, όταν αξιολογούμε τη σημασία μιας συγκεκριμένης εργασίας, θεωρούμε σημαντικά, πρώτα απ 'όλα, εκείνα τα πράγματα που πρέπει να γίνουν επειγόντως (ή «χθες»). Η συσσώρευση ανεκπλήρωτων εργασιών και υποσχέσεων δημιουργεί προβλήματα στην εταιρεία σας και επίσης δημιουργεί δυσάρεστα συναισθήματα για εσάς προσωπικά. Αυτά τα «επείγοντα» ζητήματα προσπαθούμε να αντιμετωπίσουμε πρώτα. Αλλά η επείγουσα ανάγκη δεν πρέπει να είναι ο μόνος παράγοντας κατά τη σύνταξη μιας λίστας υποχρεώσεων και τον καθορισμό της σειράς με την οποία πρέπει να ολοκληρωθούν.
Η εμπειρία έχει δείξει ότι ενώ το να κάνετε (ή να μην κάνετε) πολλά επείγοντα πράγματα δεν θα επηρεάσουν πολύ την επιχείρησή σας, υπάρχουν πολλά μη επείγοντα πράγματα που μπορούν να θέσουν τα θεμέλια για μελλοντική επιτυχία. Επομένως, εκτός από το επείγον, είναι απαραίτητο να εξεταστεί πόσο επηρεάζει αυτό ή το άλλο θέμα στην επιτυχία της επιχείρησης, δηλαδή να προσδιοριστεί και να ληφθεί υπόψη η σημασία της.

3. Νοητικοί χάρτες

Αυτή είναι η εξέλιξη του Tony Buzan - ενός διάσημου συγγραφέα, λέκτορα και συμβούλου για τη νοημοσύνη, την ψυχολογία της μάθησης και τα προβλήματα της σκέψης. Υπάρχουν επίσης τέτοιες μεταφράσεις της φράσης "Mind maps" όπως "Mental maps", "Mental maps", "Mind maps".

Νους χάρτεςείναι μια μέθοδος που σας επιτρέπει:

Αποτελεσματική δομή και επεξεργασία πληροφοριών.
σκεφτείτε χρησιμοποιώντας τις δημιουργικές και πνευματικές σας δυνατότητες.

Αυτό είναι ένα πολύ όμορφο εργαλείο για την επίλυση προβλημάτων όπως παρουσιάσεις, λήψη αποφάσεων, προγραμματισμός του χρόνου σας, απομνημόνευση μεγάλων ποσοτήτων πληροφοριών, καταιγισμός ιδεών, αυτοανάλυση, ανάπτυξη σύνθετων έργων, προσωπική εκπαίδευση, ανάπτυξη κ.λπ.

Τομείς χρήσης:
1. Παρουσιάσεις:
σε λιγότερο χρόνο δίνεις περισσότερες πληροφορίες, ενώ σε καταλαβαίνουν και θυμούνται καλύτερα.
διεξαγωγή επιχειρηματικών συναντήσεων και διαπραγματεύσεων.

2. Προγραμματισμός:
διαχείριση χρόνου: σχέδιο για την ημέρα, την εβδομάδα, τον μήνα, το έτος...
ανάπτυξη σύνθετων έργων, νέες επιχειρήσεις...

3. Καταιγισμός ιδεών:
Δημιουργία νέων ιδεών, δημιουργικότητα.
συλλογική επίλυση πολύπλοκων προβλημάτων.

4. Λήψη αποφάσεων:
ένα σαφές όραμα για όλα τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα.
μια πιο ισορροπημένη και στοχαστική απόφαση.

4. Η πυραμίδα του Φράνκλιν

Αυτό είναι ένα έτοιμο σύστημα προγραμματισμού που σας βοηθά να διαχειριστείτε σωστά τον χρόνο σας και να πετύχετε τους στόχους σας. Benjamin Franklin (1706-1790) - Αμερικανός. αρδευόμενος ακτιβιστής Ο B. Franklin διέκρινε μια φανταστική ικανότητα για εργασία και μια μοναδική αίσθηση του σκοπού. Σε ηλικία είκοσι ετών, έκανε ένα σχέδιο για να πετύχει τους στόχους του για το υπόλοιπο της ζωής του. Σε όλη του τη ζωή ακολουθούσε αυτό το σχέδιο, σχεδιάζοντας ξεκάθαρα κάθε μέρα. Το σχέδιό του για την επίτευξη των στόχων του ονομάζεται «Πυραμίδα Φράνκλιν» και μοιάζει κάπως έτσι:

1. Το θεμέλιο της πυραμίδας είναι οι κύριες αξίες της ζωής. Θα μπορούσατε να πείτε ότι αυτή είναι η απάντηση στην ερώτηση: «Με ποια αποστολή ήρθατε σε αυτόν τον κόσμο;» Τι θέλεις να πάρεις από τη ζωή; Τι σημάδι στη Γη θέλετε να αφήσετε πίσω σας; Υπάρχει η άποψη ότι δεν υπάρχει ούτε το 1% των ανθρώπων που ζουν στον πλανήτη που θα το σκεφτόταν σοβαρά. Με άλλα λόγια, αυτό είναι ένας φορέας κατεύθυνσης προς το όνειρό σας.

2. Με βάση τις αξίες ζωής, ο καθένας θέτει έναν παγκόσμιο στόχο για τον εαυτό του. Ποιος θέλει να γίνει σε αυτή τη ζωή, τι σκοπεύει να πετύχει;

3. Ένα γενικό σχέδιο για την επίτευξη στόχων είναι ο καθορισμός συγκεκριμένων ενδιάμεσων στόχων στο δρόμο για την επίτευξη ενός παγκόσμιου στόχου.

4. Ένα σχέδιο για ένα τρία, πέντε χρόνια ονομάζεται μακροπρόθεσμο. Εδώ είναι σημαντικό να καθοριστούν οι ακριβείς προθεσμίες.

5. Ένα πλάνο για ένα μήνα και μετά μια εβδομάδα είναι ένα βραχυπρόθεσμο σχέδιο. Όσο πιο στοχαστικό είναι, όσο πιο συχνά το αναλύετε και το προσαρμόζετε, τόσο πιο αποτελεσματική θα είναι η εργασία.

6. Το τελευταίο σημείο όσον αφορά την επίτευξη των στόχων είναι ένα πλάνο για κάθε μέρα.

5. Μέθοδος ABCD

Η μέθοδος ABCD είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να δώσετε προτεραιότητα σε εργασίες που μπορείτε να χρησιμοποιείτε καθημερινά. Αυτή η μέθοδος είναι απλή και τόσο αποτελεσματική που μπορεί, εάν χρησιμοποιείται τακτικά και σωστά, να σας ανεβάσει στην τάξη των πιο παραγωγικών και παραγωγικών ανθρώπων στον τομέα δραστηριότητάς σας.
Η δύναμη της μεθόδου είναι η απλότητά της. Ετσι δουλευει. Ξεκινάς φτιάχνοντας μια λίστα με όλα όσα έχεις να κάνεις την επόμενη μέρα. Σκεφτείτε στα χαρτιά.
Μετά από αυτό, βάζετε το γράμμα A, B, C, D ή D μπροστά από κάθε στοιχείο της λίστας σας.

Τύπος προβλήματος "Α"ορίζεται ως το πράγμα που έχει τη μεγαλύτερη σημασία σε ένα δεδομένο στάδιο, κάτι που πρέπει να κάνετε ή να κινδυνεύετε με σοβαρές συνέπειες. Μια εργασία τύπου Α μπορεί να είναι η επίσκεψη σε έναν σημαντικό πελάτη ή η σύνταξη μιας αναφοράς για το αφεντικό σας. Αυτές οι εργασίες αντιπροσωπεύουν τους πραγματικούς, ώριμους «βατράχους» της ζωής σας.
Εάν έχετε μπροστά σας περισσότερες από μία εργασίες «A», τις κατατάσσετε σε προτεραιότητα δίνοντάς τους ετικέτα A-1, A-2, A-3, κ.λπ. Το Task A-1 είναι ο μεγαλύτερος και πιο άσχημος «βάτραχος» του όλα αυτά.που πρέπει να αντιμετωπίσεις.

Πρόβλημα τύπου "Β"ορίζεται ως αυτό που πρέπει να κάνετε. Ωστόσο, οι συνέπειες, σε περίπτωση εφαρμογής ή μη συμμόρφωσής του, είναι αρκετά ήπιες. Τέτοιες εργασίες δεν είναι τίποτα περισσότερο από «γυρίνους» στη ζωή σας. Αυτό σημαίνει ότι εάν δεν κάνετε την κατάλληλη δουλειά, κάποιος θα είναι δυσαρεστημένος ή θα τεθεί σε μειονεκτική θέση, αλλά σε κάθε περίπτωση, το επίπεδο σημασίας αυτών των εργασιών δεν είναι κοντά στο επίπεδο των εργασιών του τύπου «Α». Η πραγματοποίηση μιας κλήσης για ένα λιγότερο επείγον θέμα ή η διέλευση ενός συσσωρευμένου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να αποτελεί την ουσία μιας εργασίας τύπου Β.
Ο κανόνας που πρέπει να ακολουθήσετε είναι: μην ξεκινάτε ποτέ μια εργασία Τύπου Β ενώ εξακολουθείτε να έχετε μια εργασία Α ημιτελή. Ποτέ μην αφήνετε τους «γυρίνους» να σας αποσπούν την προσοχή ενώ ο μεγάλος «βάτραχος» περιμένει τη μοίρα του να φαγωθεί!

Πρόβλημα τύπου "Β"ορίζεται ως κάτι που θα ήταν υπέροχο να κάνετε, αλλά από το οποίο δεν πρέπει να αναμένονται συνέπειες είτε το κάνετε είτε όχι. Μια εργασία τύπου Β θα μπορούσε να είναι να τηλεφωνήσετε σε έναν φίλο, να πιείτε ένα φλιτζάνι καφέ, να γευματίσετε με έναν συνάδελφο ή να κάνετε κάποια προσωπική δουλειά κατά τις ώρες εργασίας. Αυτού του είδους οι «εκδηλώσεις» δεν έχουν καμία απολύτως επίδραση στη δουλειά σας.

Τύπος προβλήματος "G"εκτιμάται ως εργασία που μπορείτε να αναθέσετε σε κάποιον άλλο. Ο κανόνας σε αυτήν την περίπτωση είναι ότι θα πρέπει να αναθέσετε σε άλλους ό,τι μπορούν, ελευθερώνοντας έτσι χρόνο για τον εαυτό σας για να κάνετε τις εργασίες τύπου Α που εσείς και μόνο εσείς μπορείτε να ολοκληρώσετε.

Τύπος προβλήματος "D"αντιπροσωπεύει μια εργασία που μπορεί να αφαιρεθεί εντελώς από τη λίστα υποχρεώσεων σας. Αυτό μπορεί να είναι μια εργασία που ήταν προηγουμένως σημαντική, αλλά τώρα δεν είναι πλέον σχετική, τόσο για εσάς όσο και για τους άλλους. Συχνά αυτή είναι δουλειά που κάνετε μέρα με τη μέρα, είτε από συνήθεια είτε επειδή βρίσκετε ευχαρίστηση να την κάνετε.

Αφού υποβάλετε αίτηση Μέθοδος ABCDστην καθημερινή σας λίστα υποχρεώσεων, έχετε οργανώσει πλήρως την εργασία σας και έχετε προετοιμάσει τη βάση για πιο σημαντικές εργασίες που θα ολοκληρωθούν πιο γρήγορα.

Η πιο σημαντική προϋπόθεση για να λειτουργήσει πραγματικά η μέθοδος ABCD για εσάς είναι να συμμορφωθείτε με την ακόλουθη απαίτηση: ξεκινήστε την εργασία A-1 χωρίς καθυστέρηση και στη συνέχεια εργαστείτε σε αυτήν μέχρι να ολοκληρωθεί πλήρως.Χρησιμοποιήστε τη δύναμη της θέλησής σας για να ξεκινήσετε και να συνεχίσετε να εργάζεστε στο πιο σημαντικό έργο για εσάς αυτή τη στιγμή. Πιάσε τον μεγαλύτερο «βάτραχο» σου και «φάε» τον χωρίς να σταματήσεις μέχρι την τελευταία μπουκιά.
Η ικανότητα να αναλύετε τη λίστα εργασιών σας για την ημέρα και να επισημάνετε την εργασία Α-1 θα χρησιμεύσει ως αφετηρία για την επίτευξη πραγματικά μεγάλης επιτυχίας στις δραστηριότητές σας, θα αυξήσει την αυτοεκτίμησή σας, θα σας γεμίσει με αυτοσεβασμό και αίσθηση περηφάνια για τα επιτεύγματά σου.
Όταν αποκτήσετε τη συνήθεια να συγκεντρώνεστε πλήρως στο πιο σημαντικό σας έργο, δηλαδή στην εργασία Α-1 - με άλλα λόγια, στο να φάτε τον κύριο «βάτραχο» σας - θα μάθετε να κάνετε δύο φορές, ή και τριπλά, όσο οι άνθρωποι γύρω σας. εσείς.

6. Φάε πρώτα τον βάτραχο

Μετάβαση από το δύσκολο στο εύκολο

Πιθανότατα έχετε ακούσει αυτήν την ερώτηση: "Πώς θα φάτε έναν ελέφαντα;" Η απάντηση, φυσικά, είναι «κομμάτι-κομμάτι». Πώς θα έφαγες τον μεγαλύτερο και πιο άσχημο «βάτραχο» σου; Με τον ίδιο τρόπο: θα το χωρίζατε σε συγκεκριμένες ενέργειες βήμα προς βήμα και θα ξεκινούσατε από την πρώτη κιόλας στιγμή.

Ξεκινήστε την εργάσιμη μέρα σας με την πιο δύσκολη εργασία και ολοκληρώστε την όσο πιο γρήγορα μπορείτε. Θα σας βοηθήσει να συνειδητοποιήσετε ότι έχετε ακόμα πολλά να κάνετε και ότι ο χρόνος στη εργάσιμη ημέρα σας είναι περιορισμένος. Κάνοντας το πιο δύσκολο πράγμα πρώτα θα σας δώσει μια τεράστια αίσθηση ικανοποίησης. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον κανόνα κάθε μέρα και θα δείτε πόση ενέργεια παίρνετε και πόσο αποτελεσματικά περνάει η εργάσιμη ημέρα σας. Το να αναβάλλετε συνεχώς μια προβληματική εργασία μέχρι το τέλος της ημέρας σημαίνει ότι θα συνεχίσετε να σκέφτεστε αυτήν την εργασία όλη μέρα και αυτό θα σας εμποδίσει να εστιάσετε σε άλλες εργασίες! Φάτε πρώτα τον βάτραχο και μετά συνεχίστε να φάτε τον ελέφαντα κομμάτι-κομμάτι!

Εργαλεία προγραμματισμού χρόνου

Προγραμματίστε κάθε μέρα σας εκ των προτέρων.
Μέσα από τον προγραμματισμό κινούμαστε
το μέλλον στο παρόν και ως εκ τούτου έχουμε
ευκαιρία να κάνουμε κάτι
σχετικά με αυτόν ήδη τώρα

Άλαν Λάκιν

Κύριες γενιές «σχεδιαστών»
Οι τεχνολογίες και τα μέσα οργάνωσης του χρόνου εργασίας που είναι γνωστά σήμερα μπορούν να χωριστούν σε πολλές γενιές - οι διαφορές εδώ είναι στις αρχές της καταγραφής πληροφοριών και στην τεχνολογία χρήσης.

Μέχρι τον 20ο αιώνα, ο προγραμματισμός του χρόνου εργασίας γινόταν με πρωτόγονες μεθόδους: υπομνήματα, λίστες υποχρεώσεων κ.λπ. Στις αρχές του περασμένου αιώνα, μαζί με την ανάπτυξη των επιχειρήσεων, διαδόθηκαν ευρέως νέα εργαλεία που διευκόλυναν έναν μάνατζερ για να προγραμματίσετε το χρόνο.
Η ιδέα της προσαρμογής ενός οικιακού ημερολογίου για εργασίες γραφείου προέκυψε τον 19ο αιώνα και υλοποιήθηκε με τη μορφή ημερολογίου γραφείου το 1870. Για κάθε ημέρα, κατανεμήθηκε μία σελίδα του ημερολογίου, στην οποία αναγραφόταν η ημερομηνία, η ημέρα, ο μήνας και το έτος. Έχοντας ελεύθερο χώρο για σημειώσεις κατέστησε δυνατή τη λήψη των απαραίτητων σημειώσεων: διαπραγματεύσεις, συναντήσεις, έξοδα, συναντήσεις. Για σχεδόν έναν αιώνα, το ημερολόγιο γραφείου ήταν το κύριο εργαλείο προγραμματισμού χρόνου για τους διευθυντές.

Το αποτέλεσμα της βελτίωσης του ημερολογίου γραφείου ήταν το ημερολόγιο και ο εβδομαδιαίος προγραμματιστής. Το ημερολόγιο είναι ένα συνεχές ημερολόγιο με χαλαρά φύλλα με τη μορφή ενός βολικού σημειωματάριου διαφορετικών μορφών. Θα μπορούσατε να πάρετε το ημερολόγιο μαζί σας σε συναντήσεις και σε επαγγελματικά ταξίδια.
Το εβδομαδιαίο ημερολόγιο αποδείχθηκε ακόμη πιο βολικό για τον διευθυντή, στο οποίο ήταν δυνατό να προγραμματιστεί η εργάσιμη εβδομάδα και η ημέρα, να παρακολουθηθεί η εκτέλεση των εγγεγραμμένων εργασιών, να αναλυθεί ο χρόνος που δαπανήθηκε (αφού εμφανίστηκε μια ωριαία ανάλυση της εργάσιμης ημέρας), περισσότερα γρήγορη αναζήτηση πληροφοριών (εξάλλου, τώρα ομαδοποιήθηκε σε 52 εβδομάδες και όχι σε 365 ημέρες). Στη δεκαετία του '80, τα εβδομαδιαία ημερολόγια αντικατέστησαν ουσιαστικά τα επιτραπέζια ημερολόγια και έγιναν τόσο διαδεδομένα που έγιναν στοιχείο του επιχειρηματικού στυλ των επιχειρήσεων.

Η σχεδιαστική ιδέα του συνδυασμού ημερολογίου, σημειωματάριου και τηλεφωνικού καταλόγου σε ένα βολικό εργαλείο υλοποιήθηκε με επιτυχία το 1921 με τη μορφή ενός «διοργανωτή» (από τον αγγλικό διοργανωτή). Η επακόλουθη βελτίωση του οργάνου πραγματοποιήθηκε αλλάζοντας τη μορφή, το σχέδιο, την ποιότητα του χαρτιού και την εξωτερική διακόσμηση. Εδώ, συσκευές αποθήκευσης πληροφοριών και τεχνικά μέσα (ημερολόγιο, σημειωματάριο, διεύθυνση και τηλεφωνικός κατάλογος, θήκη επαγγελματικών καρτών, στυλό, μικροϋπολογιστής) συνδυάστηκαν σε ένα εργαλείο. Ταυτόχρονα, δεν υπήρχε σαφής ταξινόμηση και συστηματοποίηση των αρχείων.

Ο διάσημος "time manager" δημιουργήθηκε στη Δανία το 1975. Εφάρμοσε την ιδέα του στοχευμένου σχεδιασμού των προσωπικών αποτελεσμάτων με βάση έναν τυπικό ταξινομητή συναρτήσεων («βασικά καθήκοντα») και τεχνολογία για την υλοποίηση παγκόσμιων γεγονότων («ελεφαντικές εργασίες»). Ταυτόχρονα, η χρήση ενός «διαχειριστή χρόνου» αποδείχθηκε αποδεκτή μόνο για άτομα που ήταν οργανωμένα και πειθαρχημένα από τη φύση τους και απαιτούσε επίσης σημαντικά οικονομικά έξοδα για εκπαίδευση και απόκτηση.
Ωστόσο, το όνομα αυτού του τύπου «διοργανωτή» - «διαχειριστής χρόνου» - έχει γίνει μια οικιακή λέξη και σήμερα υποδηλώνει μια γενική προσέγγιση για την ενεργό χρήση του χρόνου ως πόρου διαχείρισης.

Η ανάπτυξη της επιστημονικής και τεχνικής προόδου τις τελευταίες δεκαετίες οδήγησε στη δημιουργία θεμελιωδώς νέων ηλεκτρονικών εργαλείων προγραμματισμού χρόνου από τεχνολογική άποψη: ηλεκτρονικό σημειωματάριο, διάφορα προγράμματα υπηρεσιών για Η/Υ, κινητά τηλέφωνα, smartphone κ.λπ.

Οι καλύτερες σύγχρονες τεχνολογίες διαχείρισης χρόνου:

Το 1.Trello είναι μια δωρεάν διαδικτυακή εφαρμογή για τη διαχείριση έργων σε μικρές ομάδες. Το Trello σας επιτρέπει να είστε παραγωγικοί και πιο συνεργάσιμοι. Το Trello είναι οι πίνακες, οι λίστες και οι κάρτες που σας επιτρέπουν να οργανώνετε και να ιεραρχείτε έργα με διασκεδαστικό, ευέλικτο και εύκολο στην αλλαγή τρόπο.

2. Evernote - μια διαδικτυακή υπηρεσία και ένα σύνολο λογισμικού για τη δημιουργία και την αποθήκευση σημειώσεων. Η σημείωση μπορεί να είναι ένα κομμάτι μορφοποιημένου κειμένου, μια ολόκληρη ιστοσελίδα, μια φωτογραφία, ένα αρχείο ήχου ή μια χειρόγραφη σημείωση. Οι σημειώσεις μπορεί επίσης να περιέχουν συνημμένα άλλων τύπων αρχείων. Οι σημειώσεις μπορούν να ταξινομηθούν σε σημειωματάρια, να επισημανθούν, να επεξεργαστούν και να εξαχθούν.