Τελετή απονομής βραβείων: Τρόπος οργάνωσης και συμπεριφοράς. Σχέδια σε διάφορους τομείς. Βρείτε το ίδιο χρώμα

Η διοργάνωση μεγάλων εκδηλώσεων είναι μια δύσκολη επιχείρηση, αλλά συναρπαστική και ανταποδοτική. Είναι ευχάριστο να λαμβάνεις επαίνους από τους καλεσμένους και τον ήρωα της περίστασης για την άψογη προετοιμασία του. Ωστόσο, δεν πάνε όλα πάντα τόσο ομαλά όσο θα θέλαμε. Στο άρθρο θα σας πούμε πώς να αποφύγετε λάθη και δυσάρεστες καταστάσεις κατά την προετοιμασία εορταστικών εκδηλώσεων χρησιμοποιώντας το παράδειγμα μιας κρατικής τελετής βραβείων από άλλη χώρα.

ΜΟΡΦΗ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΤΗΣ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ

Υπάρχουν τουλάχιστον τρεις επιλογές εδώ, για παράδειγμα:

■ σύναψη σύμβασης με το κλειδί στο χέρι με γενικό εργολάβο.

■ συνάπτουν συμβάσεις με πολλούς εργολάβους που επιλύουν διάφορα προβλήματα.

■ προετοιμάστε την εκδήλωση μόνοι σας, χωρίς τη βοήθεια μεσάζοντες.

Κάθε επιλογή έχει τα δικά της χαρακτηριστικά, πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα.

Ένας εργολάβος: βολικός, αλλά επικίνδυνος

Δεν είναι ασυνήθιστο για ορισμένες περιστάσεις να συνεργάζεστε με έναν συγκεκριμένο εργολάβο, για παράδειγμα, φιλικές σχέσεις του διευθυντή, εταιρικές παραδόσεις κ.λπ. Σε αυτή την περίπτωση, δεν χρειάζεται να επιλέξετε - πρέπει να συνεργαστείτε με αυτούς που είναι. Αλλά σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να αφήσετε τα πάντα να πάνε από μόνα τους!

Είναι απαραίτητο να παρέμβετε σε κάθε θέμα του εκπαιδευτικού προγράμματος, να κάνετε πολλές ερωτήσεις και να διατηρήσετε παράλληλα τη δική σας μήτρα ή λίστα περιπτώσεων και εργασιών για την οργάνωση της εκδήλωσης. Δεν είναι γεγονός ότι ένας τέτοιος εργολάβος δεν θα ξεχάσει ή θα χάσει τίποτα από τα μάτια του. Πρέπει να κρατάτε το δάχτυλό σας στον παλμό των γεγονότων όλη την ώρα.

πλεονεκτήματα

Αυτή είναι η πιο βολική μορφή για αλληλεπίδραση και έλεγχο, στην οποία εφαρμόζεται η αρχή του "ένα παράθυρο" - όλα τα ζητήματα και οι εργασίες επιλύονται μέσω ενός διαχειριστή που είναι υπεύθυνος για την προετοιμασία της εκδήλωσης από την πλευρά του αναδόχου. Ο πελάτης, δηλαδή εσείς, ταυτόχρονα, συνεχίζετε ήρεμα να κάνετε την τρέχουσα δουλειά, μόνο από καιρό σε καιρό ελέγχοντας με χρονοδιαγράμματα και αναφορές για την προετοιμασία της γιορτής.

Μειονεκτήματα

Η πιο επικίνδυνη μορφή για δουλειά, που σημαίνει ότι βάζετε όλα τα αυγά σας σε ένα καλάθι. Κανείς δεν μπορεί να εγγυηθεί ότι ο ανάδοχος θα είναι 100% αξιόπιστος. Είναι αδύνατο να προβλέψει κανείς τα πάντα - μπορεί να απογοητεύσει τον πελάτη ακόμα και για λόγους που δεν ελέγχουν τον εαυτό του. Και θα είναι πολύ δύσκολο να λυθεί το πρόβλημα, καθώς ο ανάδοχος, πιθανότατα, δεν θα αποκαλύψει τις επαφές των υπεργολάβων του και ο πελάτης μπορεί να μην έχει χρόνο να ξεκινήσει ξανά όλη την προετοιμασία.

Πολλαπλοί εργολάβοι: ασφαλής αλλά ενοχλητικός

Οι έμπειροι προσωπικοί βοηθοί αναπτύσσουν χρήσιμες επαφές με την πάροδο του χρόνου. Και είναι υπέροχο όταν στη λίστα σας υπάρχουν αρκετές μικρές εταιρείες που έχουν αποδειχθεί όλα αυτά τα χρόνια που παρέχουν ποιοτικές υπηρεσίες σε στενές περιοχές χωρίς μεγάλη καθυστέρηση. Με ήσυχο το μυαλό σας, μπορείτε απλά να κατανείμετε εργασίες μεταξύ των εργολάβων, να τις ελέγχετε και να συντονίζεστε μεταξύ τους, όπως απαιτείται. Αλλά για αυτό, οι εργολάβοι πρέπει να είναι αξιόπιστοι. Διαφορετικά, τα προβλήματα δεν μπορούν να αποφευχθούν.

πλεονεκτήματα

Η πιο ασφαλής επιλογή για την προετοιμασία μιας εκδήλωσης. Από τη μια πλευρά, τα χέρια σας είναι λυμένα - οι εργολάβοι ασχολούνται με την άμεση προετοιμασία. Από την άλλη, ο απόλυτος έλεγχος σας επιτρέπει να κρατάτε το δάχτυλό σας στον παλμό και, σε περίπτωση προβλήματος, να αντικαθιστάτε γρήγορα έναν εργολάβο με έναν άλλο, χωρίς να επιβραδύνει την όλη διαδικασία.

Μειονεκτήματα

Η πιο «λασπώδης» επιλογή εργασίας. Ένας μεγάλος αριθμός εργολάβων σημαίνει πολλή γραφειοκρατία - πρέπει να συνάψετε μια συμφωνία με κάθε εργολάβο, να ζητήσετε τιμολόγια, να στείλετε άλλα αιτήματα, να πραγματοποιήσετε εκτενή αλληλογραφία κ.λπ. Σε περίπτωση προβλήματος, θα είναι δύσκολο να το λύσετε φιλικά. Θα ξεκινήσει η μετάθεση της ευθύνης, θα τεθεί ζήτημα επιστροφής ή αδυναμίας επιστροφής των καταβληθέντων χρημάτων κ.λπ.

Μόνος μου: υπεύθυνα, έγκαιρα, δύσκολα

Η ανεξάρτητη προετοιμασία μιας εκδήλωσης από έναν βοηθό μάνατζερ χωρίς τη βοήθεια μεσάζων είναι μια κοινή πρακτική στη Ρωσία. Και να γιατί - οι ηγέτες είναι αντασφαλισμένοι: φοβούνται να αποκαλύψουν εμπιστευτικές πληροφορίες για την επερχόμενη εκδήλωση ή περιμένουν ένα βρώμικο κόλπο από τρίτους οργανισμούς που βοηθούν στην προετοιμασία εκδηλώσεων. Ή ίσως απλώς εξοικονομήστε χρήματα! Με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, σε αυτή την περίπτωση, λαμβάνεται απόφαση για την ανεξάρτητη προετοιμασία της γιορτής.

πλεονεκτήματα

Γνωρίζετε κάθε ερμηνευτή από το βλέμμα και το όνομα. Επιπλέον, αυτή είναι η πιο οικονομική επιλογή - δεν χρειάζεται να πληρώσετε μεσάζοντες. Ορισμένα ζητήματα μπορούν να επιλυθούν γρήγορα και με μετρητά (κατά την παραλαβή) - εξοικονομείται πολύτιμος χρόνος! Σε περίπτωση καθυστερήσεων με έναν από τους ερμηνευτές, το ζήτημα επιλύεται άμεσα και έγκαιρα.

Μειονεκτήματα

Η πιο δύσκολη και ενοχλητική επιλογή για την προετοιμασία μιας εκδήλωσης, αφού όλη η ευθύνη ανήκει σε εσάς! Εάν σχεδιάζεται μια πραγματικά μεγάλης κλίμακας γιορτή, κινδυνεύετε απλώς να πνιγείτε σε μια θάλασσα μικρών και μεγάλων εργασιών και αναθέσεων, ονομάτων και τίτλων, ποσών και λογαριασμών, εκθέσεων και επιταγών. Κατά τη διαδικασία προετοιμασίας, θα προκύψουν απίστευτα ερωτήματα από όλους τους ερμηνευτές. Και αν όλοι επικοινωνήσουν μαζί σας απευθείας, υπάρχει πιθανότητα είτε να χάσετε κάτι πολύ σημαντικό είτε, λόγω έλλειψης εμπειρίας και γνώσης, να αποτύχετε σε μικροπράγματα, κάτι που με τη σειρά του μπορεί να οδηγήσει στη διακοπή του συνόλου εκδήλωση κατά μήκος της αλυσίδας.

Ποια μορφή να επιλέξετε

Εάν είναι δυνατό να επιλέξετε τη μορφή προετοιμασίας μιας εκδήλωσης, καθοδηγηθείτε από την κοινή λογική. Δηλαδή, εάν έχετε έναν αποδεδειγμένο, υπεύθυνο και έμπειρο γενικό εργολάβο, φυσικά, είναι λογικό να βασιστείτε σε αυτόν και να μεταφέρετε όλη την προετοιμασία της εκδήλωσης σε αξιόπιστα επαγγελματικά χέρια. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να αφήσετε μόνοι σας εννοιολογικά, σχεδιαστικά και οικονομικά ζητήματα, συντονισμό με τον ήρωα της περίστασης, συντονισμό και αλληλεπίδραση με καλεσμένους κ.λπ.

Ελλείψει "δικού σας" αναδόχου, είναι προτιμότερο να σταματήσετε στη δεύτερη επιλογή και να επιλέξετε αρκετούς καλούς ερμηνευτές, καθένας από τους οποίους υλοποιεί το έργο του στη διαδικασία προετοιμασίας.

Ωστόσο, με οποιαδήποτε επιλογή, είναι σημαντικό σε καμία περίπτωση να μην αφήνετε τα πάντα να πάρουν το δρόμο τους και με κάθε τρόπο να ελέγχετε όσο το δυνατόν περισσότερες ενέργειες στην προετοιμασία της εκδήλωσης ή τουλάχιστον να γνωρίζετε απολύτως όλα όσα συμβαίνουν!

ΜΟΡΦΗ ΕΟΡΤΑΣΤΙΚΩΝ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ

Ως ιδιαίτερα υπεύθυνο γεγονός, ο καθένας εννοεί κάτι διαφορετικό - ανάλογα με τον τρόπο ζωής, τον κύκλο γνωριμιών, τους τομείς ενδιαφέροντος, τις επαγγελματικές δραστηριότητες κ.λπ. Θα εξετάσουμε τις ακόλουθες επιλογές:

■ Μεγάλης κλίμακας δημόσια εκδήλωση με τη συμμετοχή ανθρώπων των ΜΜΕ και του Τύπου.

■ Μια μικρή ιδιωτική γιορτή (π.χ. οικογένεια) για άτομο των μέσων ενημέρωσης.

■ Μια ιδιωτική εκδήλωση μεγάλης κλίμακας με τη συμμετοχή ανθρώπων των ΜΜΕ.

■ Ας εξετάσουμε μια μεγάλης κλίμακας δημόσια εκδήλωση με τη συμμετοχή ανθρώπων των μέσων ενημέρωσης και του τύπου χρησιμοποιώντας το παράδειγμα ενός βραβείου σε κρατικό επίπεδο.

Ας υποθέσουμε ότι ο ήρωας της περίστασης έχει απονεμηθεί μια παραγγελία ή μετάλλιο από άλλο κράτος, για παράδειγμα, για την ενίσχυση των διακρατικών σχέσεων.

Στην περίπτωση αυτή, η εκδήλωση μπορεί να πραγματοποιηθεί:

Στη χώρα που απονέμει την παραγγελία·

Στην πρεσβεία της χώρας που απονέμει το βραβείο (στην επικράτεια της πατρίδας για τον ήρωα της περίστασης)·

Οποιοδήποτε άλλο κατάλληλο και βολικό μέρος. Σε αυτή την περίπτωση, ο παραλήπτης θα επιβαρυνθεί με τα έξοδα διοργάνωσης της εκδήλωσης.

Εξετάστε την επιλογή όταν ο ίδιος ο παραλήπτης οργανώνει την εκδήλωση. Η απονομή ενός κρατικού βραβείου είναι ένα σημαντικό και υπεύθυνο γεγονός. Διάσημοι άνθρωποι είναι παρόντες σε μια τέτοια γιορτή, και συχνά καλύπτεται στον Τύπο.

Αυτό σημαίνει ότι η προσέγγιση του θέματος της επιλογής χώρου για μια εκδήλωση, η ανάπτυξη προγράμματος, η επιλογή αναδόχων, η διασφάλιση της ασφάλειας κ.λπ. χρειάζεται με τη μέγιστη σοβαρότητα και προσοχή.

ΒΗΜΑ 1: ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΕΝΝΟΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΛΕΞΤΕ ΕΡΜΗΤΕΡΕΣ

Αρχίζουν οι προετοιμασίες για μια μεγάλη εκδήλωση ανάπτυξη έννοιας- ιδέες για το πώς πρέπει να φαίνεται.

Δεύτερο σημείο - ερώτηση ερμηνευτές: ποιος θα είναι υπεύθυνος για τη διοργάνωση της εκδήλωσης, και πώς θα πραγματοποιηθεί η προετοιμασία - ανεξάρτητα ή με τη βοήθεια επαγγελματία εργολάβου. Έχουμε ήδη μιλήσει για τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα διαφορετικών επιλογών παραπάνω.

Η σειρά των περαιτέρω βημάτων μπορεί να ποικίλλει ανάλογα με διάφορους επιμέρους παράγοντες.

ΒΗΜΑ 2: ΕΠΙΛΕΞΤΕ ΤΟΠΟ, ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ ΩΡΑ ΤΗΣ ΤΕΛΕΤΗΣ ΑΠΟΝΟΜΗΣ

■ Επιλέγουμε ένα μέρος.Κατά τη διοργάνωση μιας εκδήλωσης μεγάλης κλίμακας, είναι απαραίτητο να επιλέξετε έναν χώρο που όχι μόνο θα φιλοξενεί όλους τους συμμετέχοντες και τους προσκεκλημένους, αλλά θα πληροί επίσης ορισμένες απαιτήσεις: κύρος, αισθητική, βολική τοποθεσία και διαθεσιμότητα των απαραίτητων τεχνικών χαρακτηριστικών. Τέτοιες τοποθεσίες είναι πάντα σε ζήτηση, επομένως είναι σημαντικό να φροντίζετε για την ενοικίαση εκ των προτέρων.

Ο χώρος πρέπει να αντιστοιχεί στο θέμα της γιορτής. Άρα, είναι άτοπο να επιλέγεις νυχτερινό κέντρο για την απονομή κρατικού βραβείου.

Μπορείτε να εξετάσετε, για παράδειγμα, ιστορικά αρχοντικά και κτήματα - φυσικά, αυτά που είναι κατάλληλα για εκδηλώσεις. Κατά κανόνα, πρόκειται για κτίρια με πολλές αίθουσες, καθεμία από τις οποίες μπορεί να φιλοξενήσει το δικό της μέρος του προγράμματος (επίσημο, μουσικό, μπουφέ ή συμπόσιο κ.λπ.), καθώς και με μεγάλο χώρο στάθμευσης. Παραδείγματα τέτοιων ιστορικών τοποθεσιών για εκδηλώσεις μεγάλης κλίμακας είναι το παλάτι Petrovsky στη Μόσχα ή το παλάτι της Αικατερίνης στην Αγία Πετρούπολη.

■ Επιλέγουμε ημερομηνία.Εάν είναι δυνατό να επιλέξετε ανεξάρτητα την ημερομηνία της τελετής απονομής, είναι απαραίτητο να συντονιστείτε με τους υπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για την άμεση παρουσίαση του βραβείου και στη συνέχεια με όλους τους άλλους υψηλόβαθμους προσκεκλημένους.

Συνιστάται να λάβετε υπόψη τα χαρακτηριστικά της επιλεγμένης τοποθεσίας και τις καιρικές συνθήκες. Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε μια βεράντα ή μια ανοιχτή βεράντα, τότε δεν πρέπει να προγραμματίσετε μια εκδήλωση για την κρύα εποχή - είναι καλύτερα να την πραγματοποιήσετε το καλοκαίρι. Διαφορετικά, η εκδήλωση μπορεί να διακοπεί ακόμη και λόγω ασθενούς βροχής.

■ Εμείς επιλέγουμε την ώρα.Συνήθως την ώρα έναρξης της εκδήλωσης επιλέγει ο ήρωας της περίστασης. Και συνήθως είναι βράδυ. Ωστόσο, εάν πρόκειται για επίσημη δεξίωση, τότε μην ξεχνάτε ότι, σύμφωνα με τους διεθνείς κανόνες εθιμοτυπίας, ένα κοκτέιλ και ένας μπουφές ξεκινούν στις 17:00-18:00 (ένα κοκτέιλ δεν διαρκεί περισσότερο από δύο ώρες). Στη διπλωματική πρακτική, υπάρχουν επίσης γεύματα (έναρξη 20:00-20:30) και δείπνα (έναρξη 21:00). Ωστόσο, η πιο κοινή επιλογή στην καθημερινή ζωή είναι ένα συμπόσιο. Συχνά ολοκληρώνει το πρόγραμμα της βραδιάς. Η ώρα έναρξης σε αυτή την περίπτωση εξαρτάται από τη διάρκεια του προγράμματος ψυχαγωγίας.

ΒΗΜΑ 3: ΑΝΑΠΤΥΣΟΥΜΕ ΕΝΑ ΑΝΑΛΥΤΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ

Υποτίθεται ότι αυτή τη στιγμή οι διοργανωτές έχουν ήδη μια γενική ιδέα για το πώς πρέπει να πάει η γιορτή - η ιδέα της. Σε αυτό το στάδιο, είναι απαραίτητο όχι μόνο να αποφασίσουμε για μια λεπτομερή λίστα θεματικών τμημάτων της εκδήλωσης, αλλά και για τη σειρά και το χρόνο τους.

μέρος πρωτοκόλλου

Πρώτα πρέπει να συντονίσετε με το προξενείο το πρωτόκολλο της τελετής, προσδιορίζοντας τα ακόλουθα σημεία:

Πώς ακριβώς πρέπει να γίνει η διαδικασία για την ανάθεση της παραγγελίας;

Χρειάζεται ειδικός εξοπλισμός (κερκίδα, μικρόφωνα, μουσική συνοδεία κ.λπ.);

Ποιος ακριβώς θα λάβει μέρος στην τελετή;

Πόσο θα διαρκέσει το μέρος του πρωτοκόλλου κ.λπ.

Όταν πρόκειται για μια εκδήλωση στην οποία θα συμμετάσχουν άτομα διαφορετικών φύλων, ηλικιών ή διαφορετικών εθνικοτήτων, το πρόγραμμα θα πρέπει να σχεδιαστεί λαμβάνοντας υπόψη τα ατομικά και πολιτιστικά χαρακτηριστικά τους. Με μεγάλο αριθμό προσκεκλημένων, η οργάνωση ενός ξεχωριστού προγράμματος για κάθε επισκέπτη δεν θα λειτουργήσει, επομένως θα πρέπει να καθοδηγηθείτε από την αρχή της πλειοψηφίας.

Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να ξεχάσετε τη χώρα που παρουσιάζει το βραβείο! Έστω και αν είναι ελάχιστοι οι εκπρόσωποί της παρόντες στην εκδήλωση. Είναι απολύτως απαραίτητο να αντικατοπτρίζεται με κάποιο τρόπο στο πρόγραμμα ο σεβασμός προς ένα φιλικό κράτος και τους πολίτες του. Διαφορετικά, μπορεί να συμβεί μια δυσάρεστη διπλωματική αμηχανία.

ψυχαγωγικό μέρος

Το πρόγραμμα της εκδήλωσης μπορεί να μοιάζει με αυτό:

Πρόγραμματελετή απονομής amma

19:00-20:00 - Άφιξη καλεσμένων. Κοκτέιλ καλωσορίσματος (αυτή τη στιγμή, οι επισκέπτες μπορούν να περπατήσουν (με ή χωρίς περιήγηση) στις κύριες αίθουσες του Παλατιού).

20:00-22:00 - Τελετή απονομής και συναυλία πιάνου.

22:00-24:00 - Μπουφές (μουσική συνοδεία - κουαρτέτο τζαζ).

Το παράδειγμα δείχνει ότι είναι σημαντικό να σκεφτούμε το πολιτιστικό και ψυχαγωγικό μέρος του προγράμματος.

Δεν πρέπει να είναι κουραστικό, γιατί μέχρι αυτή τη στιγμή θα έχει περάσει πολύς χρόνος από την έναρξη της εκδήλωσης - πίσω από τους καλεσμένους βρίσκεται η επίσημη τελετή και περιμένει να ξεκινήσει.

Επίσης, αυτό το μέρος της βραδιάς θα πρέπει να είναι «διεθνές» - είναι σημαντικό να ικανοποιούνται τα γούστα όλων των παρευρισκομένων. Ίσως θα είναι μια συναυλία κλασικής μουσικής ή μια παράσταση τραγουδιστών της όπερας.

Ένα άλλο σημαντικό σημείο είναι η αρμόδια οργάνωση του συμποσίου μέρους της εκδήλωσης.

θεραπεύω

Πρώτα πρέπει να αποφασίσετε για τη μορφή του εορταστικού γεύματος ή δείπνου. Μπορεί να είναι ένας μπουφές (όρθιος) ή ένα συμπόσιο (με καθίσματα στα τραπέζια).

■Συμπόσιοσυνήθως γίνεται πιο πανηγυρικά και απαιτεί πιο σοβαρή προετοιμασία.

Σχέδιο καθισμάτων για τους επισκέπτεςμπορούν να συνταχθούν σωστά μόνο λαμβάνοντας υπόψη τις απαντήσεις τους στις προσκλήσεις (θα συζητηθούν αργότερα). Πράγματι, σε περίπτωση επίσημης δεξίωσης, στους επισκέπτες θα προσφερθεί εκ των προτέρων ένα πλάνο καθισμάτων, αναφέροντας τη θέση τους στο τραπέζι.

Το σχέδιο καθισμάτων μπορεί να τοποθετηθεί στην αίθουσα όπου συγκεντρώνονται οι επισκέπτες και σερβίρονται ποτά (ή μπροστά από την είσοδο της αίθουσας). Οι καλεσμένοι εξοικειώνονται με το σχέδιο, βρίσκουν τη θέση τους, προσδιορίζουν τα ονόματα των γειτόνων δεξιά και αριστερά.

Όταν σχεδιάζετε καθίσματα, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τέτοια "μικρά πράγματα" όπως η συμβατότητα μεμονωμένων επισκεπτών, η κοινωνικότητά τους και άλλες προσωπικές ιδιότητες. Αυτό πρέπει να συζητηθεί και να συμφωνηθεί με τον ήρωα της περίστασης. Είναι σημαντικό να μην ξεχνάτε: η σωστή διάταξη των καθισμάτων είναι ένα από τα συστατικά μιας επιτυχημένης δεξίωσης.

Κάρτες κάλυψης.Στα τραπέζια του συμποσίου, πρέπει οπωσδήποτε να υπάρχουν εξώφυλλα - μικρά λευκά ορθογώνια από χοντρό χαρτί με χειρόγραφα (συνήθως καλλιγραφική γραφή) ή τυπωμένα σε εκτυπωτή ή σε τυπογραφείο τα ονόματα και τα επώνυμα όλων των συμμετεχόντων στη δεξίωση.

Υπηρεσία συμποσίου.Όταν οργανώνετε ένα συμπόσιο, είναι σημαντικό να μην κάνετε λάθος με την επιλογή μιας εταιρείας catering. Συνήθως, οι υπεύθυνοι της εταιρείας είναι αυτοί που προτείνουν την καλύτερη επιλογή για διακόσμηση και τακτοποίηση τραπεζιών, σερβίρισμα πιάτων, προσφορά μενού, βοηθώντας στην επίλυση όλων των θεμάτων εξυπηρέτησης - ακόμα και σε στολές σερβιτόρων.

Είναι απαραίτητο να συναντηθείτε προσωπικά με εκπροσώπους της εταιρείας και να δείτε "ζωντανά" τις προτεινόμενες επιλογές για το στήσιμο του εορταστικού τραπεζιού, να επιλέξετε τραπεζομάντιλα, χαρτοπετσέτες κ.λπ., να σκεφτείτε τη διάταξη των τραπεζιών (υπάρχει αρκετός χώρος για πέρασμα μεταξύ των τραπεζιών, θα υπάρχει να είναι χώρος για το χορευτικό μέρος κ.λπ.), καθώς και φροντίστε να δοκιμάσετεόλα τα προτεινόμενα πιάτα συμποσίου και αξιολογήστε την εξυπηρέτησή τους. Για παράδειγμα, εάν το πιάτο είναι γενναιόδωρα καρυκευμένο με σκόρδο και πιπέρι, είναι απαράδεκτο να το σερβίρετε σε ένα συμπόσιο. Ή εάν το πιάτο είναι σχεδιασμένο με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι εξαιρετικά άβολο για φαγητό ή δεν φαίνεται πολύ αισθητικά ευχάριστο σε ένα πιάτο.

Είναι σημαντικό να ενημερώσετε τους σεφ για τις γαστρονομικές προτιμήσεις των επισκεπτών - κάποιοι από αυτούς μπορεί να είναι νηστικοί, να κάνουν δίαιτα, κάποιοι να έχουν τροφικές αλλεργίες ή ένα ειδικό πρόγραμμα γευμάτων.

Πρέπει επίσης να πείτε στους σερβιτόρους εκ των προτέρων ποιος από τους καλεσμένους δεν πρέπει να λάβει ένα πιάτο με συγκεκριμένα υλικά.

Μενού συμποσίου.Όσον αφορά την επιλογή του μενού, μπορείτε συνήθως να βασιστείτε στους επαγγελματίες της εταιρείας catering σε αυτό το θέμα. Ωστόσο, είναι σημαντικό να μην ξεχνάμε ότι αν υπάρχουν ξένοι επισκέπτες, το μενού πρέπει να είναι διεθνές. Ή, σε αντίθεση με το διεθνές, μπορείτε να προσφέρετε ένα μενού ρωσικής κουζίνας, δίνοντας έμφαση στην εθνική γεύση. Αυτή η επιλογή επιλέγεται συχνότερα για δεξιώσεις που διοργανώνονται αποκλειστικά για ξένους επισκέπτες ή αντιπροσωπείες από άλλες χώρες.

Διεθνές μενού δεξιώσεων για επίσημη δεξίωση

Μεταξύ άλλων, οι επισκέπτες πρέπει να προσφερθούν προσωπικά μενού. Συνήθως προτυπώνονται σε τυπογραφείο.

Τις περισσότερες φορές, αυτό είναι ένα μικρό φυλλάδιο, σε κάθε σελίδα του οποίου τα πιάτα παρατίθενται χωριστά με τη σειρά εμφάνισής τους στο τραπέζι: κρύα ορεκτικά, σαλάτες, ζεστά ορεκτικά, κύρια πιάτα, συνοδευτικά, επιδόρπιο, ποτά.

Για τη διευκόλυνση των ξένων επισκεπτών, όλα τα ονόματα των πιάτων πρέπει να μεταφραστούν στην κατάλληλη γλώσσα (για παράδειγμα, γαλλικά). Συνήθως η ρωσική έκδοση του μενού παρουσιάζεται στην αριστερή σελίδα και η ξένη είναι στα δεξιά. Ή μπορείτε να εκτυπώσετε τον απαιτούμενο αριθμό μενού ξεχωριστά στη μία και στην άλλη γλώσσα.

■ μπουφές,κατά κανόνα, λίγο λιγότερο επίσημη και υποχρεωτική, αλλά κομψή και ταυτόχρονα η πιο κοινή επιλογή υποδοχής.

Ο μπουφές είναι όρθιος. Συνήθως τοποθετούνται ψηλά στρογγυλά τραπέζια, σε οποιοδήποτε από τα οποία οι επισκέπτες μπορούν να έρθουν για να φάνε κάτι ή να πιουν ένα ποτήρι σαμπάνια, χωρίς να κοιτάζουν ψηλά από κουβέντα. Στα τραπέζια του μπουφέ στρώνονται με διάφορα σνακ και ποτά - τα λεγόμενα μπουφέ, ή σταθμοί - οι επισκέπτες έρχονται κοντά τους και διαλέγουν το κέρασμα τους.

Πρέπει να υπάρχουν σερβιτόροι στον μπουφέ στην αίθουσα - φροντίζουν ώστε τα τραπέζια των επισκεπτών να καθαρίζονται και οι σταθμοί να αναπληρώνονται με πιάτα. Οι σερβιτόροι ταξιδεύουν ανάμεσα στα τραπέζια, προσφέρουν στους επισκέπτες παγωμένη σαμπάνια και άλλα ποτά.

Μουσική συνοδεία

Είναι σημαντικό να συζητήσουμε εκ των προτέρων με τους μουσικούς τα θέματα πληρωμής για τις υπηρεσίες τους. Μπορείτε να συμφωνήσετε μαζί τους ότι αν καθυστερήσει ο μπουφές, θα συνεχίσουν να εργάζονται με επιπλέον χρέωση. Μια άλλη επιλογή είναι να αντικαταστήσετε τη ζωντανή μουσική με ηχογραφήσεις στο τέλος της βραδιάς. Σε αυτή την περίπτωση, φροντίστε εκ των προτέρων τον εξοπλισμό και επιλέξτε το ρεπερτόριο. Δεν πρέπει να επιτρέψουμε αφού τελειώσει η παράσταση των μουσικών να επικρατεί ησυχία στην αίθουσα και οι καλεσμένοι να αισθάνονται άβολα.

Μενού μπουφέ για την επίσημη δεξίωση

ΒΗΜΑ 4. ΚΑΝΟΥΜΕ ΜΙΑ ΠΡΟΚΑΤΑΡΚΤΙΚΗ ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΤΗΣ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ

Το επόμενο σημαντικό βήμα είναι να υπολογίσετε τα επερχόμενα έξοδα που σχετίζονται με τη γιορτή. Εάν εγκριθεί ο προϋπολογισμός της εκδήλωσης, είναι απαραίτητο να ενταχθεί σε αυτόν. Εάν δεν υπάρχει προϋπολογισμός, είναι σημαντικό να καταγράφονται και να υπολογίζονται όλα τα πιθανά έξοδα.

Ο ήρωας της περίστασης θα πρέπει ήδη σε αυτό το στάδιο να μάθει πόσο περίπου θα κοστίσει η οργάνωση της εκδήλωσης, έτσι ώστε αργότερα να μην υπάρχουν εκπλήξεις κατά την τιμολόγηση της πληρωμής.

Είναι σημαντικό να συμφωνήσετε με τον επικεφαλής του προκαταρκτικού προϋπολογισμού της εκδήλωσης, εάν είναι δυνατόν γραπτώς. Για να το κάνετε αυτό, ζητήστε από τον διευθυντή να σας στείλει μια επιβεβαίωση μέσω e-mail, να εγκρίνει την έντυπη εκτίμηση με την προσωπική υπογραφή του διευθυντή ή να σκεφτεί οποιονδήποτε άλλο βολικό τρόπο.

Η εργασία με μεγάλα χρηματικά ποσά είναι μια υπεύθυνη επιχείρηση. Είναι απαραίτητο να έχετε ασφάλιση σε περίπτωση αξιώσεων: "Αλλά μια τέτοια εκδήλωση κόστισε πολύ φθηνότερα στον Ιβάν Ιβάνοβιτς", ή "Η οικογένειά μου και εγώ συμβουλευτήκαμε και αποφασίσαμε ότι το κόστος ήταν σαφώς υπερτιμημένο" ή "Τι, συζητήσαμε αυτό το συγκεκριμένο ποσό ? Κάτι είναι πολύ ακριβό…» και ούτω καθεξής.

Σημείωση!

Είναι σημαντικό να υπάρχουν σαφείς και κατανοητές συμφωνίες: ποιος πληρώνει τους λογαριασμούς, υπό ποιες προϋποθέσεις και πώς!

Πρέπει να γίνει κατανοητό ότι κατά τη διοργάνωση τέτοιων εκδηλώσεων μεγάλης κλίμακας προκύπτουν αμέτρητα έξοδα. Κάποια από τα έξοδα είναι μεγάλοι λογαριασμοί, για παράδειγμα, για ενοικίαση δωματίου, άλλα είναι μικρότεροι λογαριασμοί, όπως διακόσμηση αίθουσας, μουσική συνοδεία.

Θα υπάρχει όμως και ένας τεράστιος σωρός μικροεξόδων: ταξί για καλεσμένους, παράδοση με κούριερ κ.λπ., καθώς και υποχρεωτικό μέρος κάθε εκδήλωσης - δαπάνη μετρητών. Μπορείτε να πληρώσετε σε μετρητά για οτιδήποτε - από υπηρεσίες φιλοξενίας έως φιλοδωρήματα για σερβιτόρους.

Η συμβουλή μας

Μάθετε εκ των προτέρων ποιοι εργολάβοι χρεώνουν και ποιοι προτιμούν μόνο μετρητά.

Μάθετε σε ποιον και με ποιο σύστημα πρέπει να αποστέλλονται τα τιμολόγια για πληρωμή. Μάθετε εάν πρέπει να προεγκριθούν προσωπικά από τον διαχειριστή στο όνομα του οποίου εκδίδονται τα τιμολόγια, εάν υπάρχουν όρια στα ποσά για τιμολόγηση κ.λπ.

Να έχετε πάντα μια συγκεκριμένη προσφορά μετρητών!

ΒΗΜΑ 5: ΕΚΔΟΣΗ ΚΑΙ ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΠΡΟΣΚΛΗΣΕΩΝ

Αυτό το σημείο είναι ένα από τα βασικά, παρά την επισημότητά του.

Χάρη στις απαντήσεις στις προσκλήσεις μπορείτε να προβλέψετε τον αριθμό των καλεσμένων - φυσικά, κατά προσέγγιση.

Αυτό, με τη σειρά του, είναι σημαντικό κατά την κατάρτιση ενός σχεδίου καθισμάτων για ένα συμπόσιο, την παραγγελία φαγητού και ποτών, την τοποθέτηση καλεσμένων στην αίθουσα κατά το κύριο επίσημο μέρος της εκδήλωσης, την οργάνωση μεταφορών, την κράτηση δωματίων σε ξενοδοχείο κ.λπ.

Κατά τη διοργάνωση εκδηλώσεων αυτού του είδους, καλό είναι να μην κάνετε οικονομία στις προσκλήσεις: η ποιότητα του σχεδιασμού, του χαρτιού και της εκτύπωσης θα πρέπει να είναι στα καλύτερά τους.

Θεωρείται καλός τρόπος να υπογράφεις όλες τις προσκλήσεις. Φυσικά, ο ήρωας της περίστασης πρέπει να το κάνει μόνος του.

Επίσης, ενδείκνυται να παραγγείλετε ονομαστικά προσκλητήρια από το τυπογραφείο, και όχι να εισάγετε τα ονόματα με το χέρι στο κενό πεδίο.

Εάν είναι δυνατόν, τουλάχιστον μέρος των προσκλήσεων πρέπει να παραδοθεί, αν όχι προσωπικά, τότε μέσω των «δικών σας» ανθρώπων - φρουρών ασφαλείας, οδηγών ή βοηθών στον επικεφαλής. Συνήθως έτσι παραδίδονται οι προσκλήσεις σε ιδιαίτερα υψηλού επιπέδου επισκέπτες.

Γεγονός είναι ότι αυτά μπορεί να είναι πρόσωπα από την κυβέρνηση ή δομές, η είσοδος των οποίων απέχει πολύ από το να είναι ανοιχτή σε όλους. Θα ήταν περίεργο να στείλουμε έναν απλό κούριερ σε τέτοια μέρη! Επιπλέον, αυτή είναι μια εξαιρετική ευκαιρία να εκφράσετε τον σεβασμό σας για άλλη μια φορά.

Για μεγαλύτερη σιγουριά ότι οι προσκλήσεις θα φτάσουν στους παραλήπτες τους, μπορείτε να αντιγράψετε τα μηνύματα στέλνοντάς τα μέσω e-mail σε κάθε επισκέπτη. Προκειμένου η προετοιμασία, η διανομή των προσκλήσεων και η επεξεργασία των απαντήσεων σε αυτές να προχωρήσουν όσο το δυνατόν πιο ομαλά, είναι απαραίτητο να πραγματοποιηθούν προσεκτικές προκαταρκτικές εργασίες.

Συνιστάται να ορίσετε έναν υπεύθυνο για αυτό, ο οποίος θα περιηγείται ελεύθερα στη λίστα των καλεσμένων (καλύτερα να το κάνετε μόνοι σας).

Πώς να ετοιμάζετε εξατομικευμένες προσκλήσεις

■ Κάντε μια λίστα καλεσμένων με τον διευθυντή σας. Ελέγξτε το ξανά για να βεβαιωθείτε ότι κανείς δεν έχει ξεχαστεί.

■ Μάθετε πώς ο διευθυντής σχεδιάζει να απευθυνθεί σε κάθε επισκέπτη στην πρόσκληση (μερικοί με το μικρό και μεσαίο τους όνομα, άλλοι μόνο με το μικρό τους, άλλοι με το «Αγαπητέ κύριε/κυρία/κύριε/κυρία/κυρία/κύριε» κ.λπ.) .ρε.).

■ Δημιουργήστε μια λίστα με ονόματα για να εκτυπώσετε προσκλήσεις στο τυπογραφείο.

■ Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε όλα τα άτομα που αναφέρονται από τον διευθυντή και τα στοιχεία επικοινωνίας τους.

■ Δημιουργήστε μια λίστα με προσκλήσεις μέσω email. Αποφασίστε ποιος από τους καλεσμένους θα λάβει μια πρόσκληση μέσω προσωπικού ταχυδρομείου και ποιος θα πρέπει να την στείλει μέσω του βοηθού / γραμματέα / υποδοχής. Αυτό είναι απαραίτητο για τη σωστή διατύπωση της προσφυγής στη συνοδευτική επιστολή (εάν η πρόσκληση αποσταλεί ως συνημμένο).

■ Χρησιμοποιήστε την επιλογή "ειδοποίηση όταν έλαβα και διάβασα email", ώστε οι πιθανοί επισκέπτες να μην χρειάζεται να ενοχλούνται από κλήσεις που ρωτούν εάν έχουν λάβει πρόσκληση.

■ Δημιουργήστε μια λίστα με τις διευθύνσεις για την παράδοση χάρτινων προσκλήσεων. Σκεφτείτε εκ των προτέρων ποια από αυτά θα παραδοθούν από την υπηρεσία ταχυμεταφορών και ποια θα παραδοθούν από τους «δικούς σας». Στην τελευταία περίπτωση, φροντίστε τα περάσματα εκ των προτέρων.

■ Αποφασίστε πόσο καιρό θα ήταν σκόπιμο να καλέσετε τους πιθανούς επισκέπτες για να μάθετε την απόφασή τους. Επιλέξτε ποιος ακριβώς θα το κάνει αυτό, καθώς η λίστα μπορεί να είναι τεράστια και η ευθύνη για μια ευγενική αλλά επίμονη συζήτηση είναι ακόμα μεγαλύτερη. Βεβαιωθείτε ότι οι επαφές σχολίων που καθορίζονται στην πρόσκληση είναι ενημερωμένες: η θυρίδα email «λειτουργεί», το τηλέφωνο είναι ενεργοποιημένο, το τηλέφωνο έχει ληφθεί.

■ Κάντε γρήγορες αλλαγές στη λίστα καλεσμένων σας.

■ Φροντίστε να ρωτήσετε όσους καλεσμένους έχουν αποδεχτεί την πρόσκληση εάν χρειάζονται βοήθεια, όπως να κανονίσουν τη μεταφορά ή τη διαμονή στην πόλη της γιορτής. Ρωτήστε εάν έχουν ειδικά αιτήματα για φαγητό στο συμπόσιο, λαμβάνοντας υπόψη πιθανές τροφικές αλλεργίες ή συγκεκριμένα διατροφικά πρότυπα (χορτοφαγία, για παράδειγμα) κ.λπ.

■ Σημειώστε το πρόγραμμα της εκδήλωσης (κύρια σημεία) στην πρόσκληση, αναφέροντας την ώρα έναρξης κάθε μέρους και, φυσικά, τον ενδυματολογικό κώδικα. Καθώς και πρόσθετες πληροφορίες, όπως ότι εάν η εκδήλωση διεξάγεται σε μια ιστορική έπαυλη, τότε οι γόβες στιλέτο ενδέχεται να απαγορεύονται (βλ. πλαϊνή γραμμή στη σελίδα 6).

ΒΗΜΑ 6: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΤΥΠΟΥ

Εάν αποφασιστεί η δημοσιογραφική κάλυψη της εκδήλωσης, τότε είναι απαραίτητο να οριστούν οι υπεύθυνοι για αυτό το μέρος της προετοιμασίας της εκδήλωσης. Συνήθως αυτή είναι η δική της υπηρεσία δημοσίων σχέσεων, η οποία επιλύει τις ακόλουθες εργασίες:

Φτιάχνει έναν κατάλογο συντακτών και δημοσιογράφων των οποίων η παρουσία στην τελετή είναι επιθυμητή.

Συντάσσει δελτίο τύπου και διοργανώνει συνέντευξη τύπου.

Λαμβάνει υπόψη τον αριθμό των προσκεκλημένων δημοσιογράφων κατά τον προγραμματισμό της διαμονής στην αίθουσα κατά τη διάρκεια της επίσημης τελετής, καθώς και κατά την παραγγελία ποτών και σνακ.

Αλληλεπιδρά με τον Τύπο για όλα τα θέματα και φροντίζει στη δεξίωση οι δημοσιογράφοι να μην ενοχλούν τους καλεσμένους και τον ήρωα της περίστασης, αλλά ταυτόχρονα να κάνουν απρόσκοπτα τη δουλειά τους.

ΒΗΜΑ 7: ΚΑΝΤΕ ΜΙΑ ΚΑΤΑΛΟΓΗ ΑΝΑΔΟΧΩΝ

Όταν αποφασίσετε για όλους τους παρόχους υπηρεσιών και τους προμηθευτές αγαθών και προϊόντων, συζητήστε μαζί τους τους όρους συνεργασίας. Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι εργολάβοι είναι υπεύθυνοι και επαληθευμένοι.

Ποιοι μπορούν να συμπεριληφθούν στον κατάλογο των αναδόχων:

Τυπογραφείο όπου θα τυπωθούν προσκλήσεις, εξώφυλλα, πρόγραμμα εκδηλώσεων κ.λπ. (μην ξεχνάτε τον σχεδιαστή!).

Υπηρεσία ταχυμεταφορών για την παράδοση προσκλήσεων.

Εταιρεία catering ή συγκεκριμένοι σεφ και σερβιτόροι.

Ο οργανισμός που είναι υπεύθυνος για τη μουσική συνοδεία (σε δεξιώσεις αυτού του επιπέδου, η μουσική είναι συνήθως ζωντανή).

Η εταιρεία που είναι υπεύθυνη για το ψυχαγωγικό μέρος του προγράμματος (συμπεριλαμβανομένου του παρουσιαστή), ή άτομα που παρέχουν τις σχετικές υπηρεσίες.

Μεταφραστές (αν χρειάζεται).

Floral εταιρεία υπεύθυνη για τη διακόσμηση των χώρων.

Ταξιδιωτικοί οδηγοί. Εάν επιλεγεί ένα ιστορικό μέρος για τη γιορτή, τότε μπορεί να έχει νόημα να προσφέρουμε στους επισκέπτες ιδιωτικές περιηγήσεις. Κατά κανόνα, είναι ενδιαφέρον για τους ξένους.

Υπηρεσία οικοδέσποινας. Η κύρια λειτουργία μιας οικοδέσποινας είναι να καλωσορίζει τους επισκέπτες. Εδώ θα πρέπει να σκεφτείτε εκ των προτέρων εάν θα είναι μια εταιρεία τρίτου μέρους ή αν οι υπάλληλοί σας θα αναλάβουν το ρόλο της συνάντησης ανθρώπων. Εάν το επίπεδο των καλεσμένων είναι πραγματικά υψηλό, τότε το να ρωτάτε στην είσοδο αν έχουν προσκλήσεις δεν είναι πολύ ευγενικό - πρέπει να γνωρίζετε όλους τους καλεσμένους από τη θέα.

Οι υπηρεσίες οικοδέσποινας μπορεί να μην παρέχονται απαραίτητα από μια εξειδικευμένη εταιρεία - μπορεί να είναι ένας από τους ανάδοχους, όπως μια εταιρεία catering. Οι απαιτήσεις για τους αντιπροσώπους υπηρεσιών είναι τυπικές: εμφανίσιμη εμφάνιση, γνώση ξένων γλωσσών, γνώση εθιμοτυπίας, αντοχή στο στρες.

Φωτογράφος / εικονολήπτης. Εκτός από τον Τύπο, ένας φωτογράφος ή οπερατέρ καλείται συνήθως να τραβήξει φωτογραφίες ή βίντεο για το προσωπικό αρχείο του προσκεκλημένου πάρτι.

Μεταφορική εταιρεία που παρέχει υπηρεσίες μεταφοράς και ξενοδοχείο με το οποίο γίνονται ρυθμίσεις για τη διαμονή των επισκεπτών.

Άλλοι εργολάβοι - ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες μιας συγκεκριμένης εκδήλωσης.

ΒΗΜΑ 8: ΣΥΜΦΩΝΗΣΤΕ ΟΙ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΟΛΩΝ ΤΩΝ ΜΕΡΩΝ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΔΗΛΩΣΗ

Μιλάμε για το γεγονός ότι η επιθυμία του πελάτη συμπίπτει με το όραμα του εργολάβου και τις δυνατότητες του host site.

Όλα τα μέρη θα πρέπει να συμμετέχουν στη συζήτηση των σημείων στα οποία συμμετέχουν με τον ένα ή τον άλλο τρόπο.

Ιδανικά, οι περισσότερες συναντήσεις γίνονται καλύτερα στον ίδιο χώρο όπου θα πραγματοποιηθεί η εκδήλωση, με τη συμμετοχή εκπροσώπου αυτού του ιστότοπου και του αναδόχου.

Είναι πολύ πιο εύκολο να πάτε αμέσως στην αίθουσα για τη γιορτή και να συζητήσετε μαζί:

Είναι το δωμάτιο κατάλληλο, μπορεί να φιλοξενήσει όλους τους επισκέπτες, μπορεί να κανονιστούν επιπλέον χώροι;

Πού θα βρίσκεται ο Τύπος;

Απαιτείται πρόσθετη άδεια;

Οργανωτικά και τεχνικά θέματα: σκηνογραφία, μικρόφωνα, ήχος, φωτισμός, καμαρίνι, παρασκήνια, σενάριο, χρονισμός κ.λπ.

Επιτόπου είναι πιο εύκολο να βεβαιωθείτε ότι όλοι καταλαβαίνουν ο ένας τον άλλον σωστά.

Η συμβουλή μας

Στο τέλος της συνάντησης, στείλτε μια επιστολή ή πρακτικά σε όλους τους συμμετέχοντες με τα αποτελέσματα της συζήτησης και λάβετε επιβεβαίωση από όλους.

ΒΗΜΑ 9: ΑΠΟΦΑΣΙΣΤΕ ΓΙΑ ΑΞΕΧΑΣΤΑ ΑΝΑΜΝΗΤΙΚΑ

Αυτός είναι ένας καλός τόνος και μια ωραία παράδοση. Αξιομνημόνευτα αναμνηστικά σε μια τέτοια εκδήλωση μπορεί να είναι ψευδή αντίγραφα του απονεμημένου μεταλλίου με ευγνωμοσύνη για τη συμμετοχή εκ μέρους του ήρωα της περίστασης.

Ή μπορεί να είναι άλμπουμ υψηλής ποιότητας με θέμα που ενώνει και τις δύο πολιτείες.

Εναλλακτικά, μπορείτε να προσφέρετε στους επισκέπτες βιβλία για την ιστορία του τόπου όπου πραγματοποιείται η γιορτή, εάν το μέρος είναι σημαντικό.

Πολλές ιδέες. Το κυριότερο είναι ότι ταιριάζει με το θέμα της εκδήλωσης και φαίνεται διακριτικό.

Δεν χρειάζεται να βάζετε πακέτα με αναμνηστικά στα χέρια των επισκεπτών - αυτό δεν είναι εταιρικό πάρτι. Αρκεί να τα απλώσετε, για παράδειγμα, σε ένα ειδικά καθορισμένο μέρος στην είσοδο, ώστε όσοι επιθυμούν να επιλέξουν ένα αναμνηστικό για τον εαυτό τους.

ΒΗΜΑ 10: ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΤΩΝ ΚΑΘΙΣΜΑΤΩΝ ΤΩΝ ΚΑΛΕΣΜΕΝΩΝ ΚΑΤΑ ΤΟ ΜΕΓΑΛΟ ΜΕΡΟΣ ΤΗΣ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ

Έχουμε ήδη μιλήσει για το πλάνο θέσεων, αλλά θα σταθούμε ξανά σε αυτό. Είναι σαφές ότι σε μια τέτοια εκδήλωση, τα σχέδια θέσεων μπορεί να απαιτούν τουλάχιστον δύο κατά τη διάρκεια της βραδιάς: στην επίσημη τελετή απονομής των βραβείων και στο συμπόσιο.

Και τα δύο σχέδια θέσεων για τους επισκέπτες πρέπει να συμφωνηθούν με τον επικεφαλής.

Ανάμεσα στους καλεσμένους μπορεί να είναι άτομα που κατέχουν υψηλές κυβερνητικές θέσεις. Θα πρέπει να τους δίνεται η δέουσα προσοχή τόσο κατά τη διάρκεια του καθίσματος όσο και κατά τη διάρκεια της βραδιάς.

Πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι ορισμένοι από αυτούς θα θέλουν να συγχαρούν τον ήρωα της περίστασης από τη σκηνή. Αυτό σημαίνει ότι για όσους θέλουν να μιλήσουν, πρέπει να κρατήσουν τις πρώτες σειρές.

Σημείωση!

Η κατάσταση πολλών ατόμων τους επιτρέπει να μην ανακοινώνουν εκ των προτέρων την επιθυμία τους να μιλήσουν δημόσια - μια τέτοια επιθυμία μπορεί να είναι αυθόρμητη.

Ως εκ τούτου, ο διοργανωτής της εκδήλωσης πρέπει να είναι πάντα ενήμερος για τα γεγονότα και να προσπαθεί να τα προβλέψει. Είναι λογικό να ζητήσετε από τον αρχηγό τη γνώμη του σχετικά με το αν κάποιος από τους καλεσμένους θα ήθελε να τον συγχαρεί από τη σκηνή - και σύμφωνα με αυτό, σχεδιάστε θέσεις στην αίθουσα για τέτοια άτομα. Ο ηγέτης γνωρίζει καλύτερα τους καλεσμένους του - ξέρει καλύτερα αν ο καλεσμένος έχει την τάση να κάνει ομιλίες και πόσο στενή είναι η σχέση τους.

Μπορείτε να προσπαθήσετε να αναλύσετε ανεξάρτητα τη λίστα των προσκεκλημένων για την ίδια μελέτη. Ή η πιο προφανής επιλογή είναι να καλέσετε τους βοηθούς των υποτιθέμενων συγχαρητών και να διευκρινίσετε εάν υπάρχει τέτοια επιθυμία στα σχέδια του αρχηγού τους. Εάν ναι, προσπαθήστε να μάθετε την κατά προσέγγιση διάρκεια της ομιλίας. Αυτό είναι σημαντικό να το έχετε υπόψη σας για να μην ξεφύγει το βραδινό σχέδιο.

ΒΗΜΑ 11: ΕΓΓΥΗΣΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ

Αυτό το στοιχείο είναι συγκεκριμένο. Το επίπεδο της εκδήλωσης και των συμμετεχόντων απαιτεί η ασφάλεια, οι είσοδοι στον χώρο και η πρόσβαση στη γιορτή να οργανώνονται στο υψηλότερο επίπεδο.

Συνήθως η υπηρεσία ασφαλείας εμπλέκεται πλήρως σε αυτό το θέμα. Ωστόσο, είναι σημαντικό για τον διοργανωτή της εκδήλωσης να γνωρίζει όλες τις λεπτομέρειες για να συντονίσει τις ενέργειες των καλεσμένων και να απαντήσει στις ερωτήσεις των βοηθών και άλλων στενών συνεργατών των συμμετεχόντων στη γιορτή.

Είναι σημαντικό εδώ να καταλάβουμε ότι καθένας από τους VIP που συμμετέχουν στην εκδήλωση θα έχει τη δική του υπηρεσία ασφαλείας. Όλοι αυτοί οι άνθρωποι θα θέλουν να επικοινωνήσουν προσωπικά με τον διοργανωτή της γιορτής εκ των προτέρων και να μάθουν όλες τις τεχνικές και οργανωτικές λεπτομέρειες: πώς ασφαλίζεται ο χώρος, πώς και ποιος θα ελέγχει την είσοδο στην είσοδο και το πέρασμα στο κτίριο, πού να αφήσουν το αυτοκίνητο, όπου η προσωπική ασφάλεια και οι βοηθοί θα περιμένουν τον αρχηγό τους, πού και με ποιον θα καθίσει ο αρχηγός τους το βράδυ, επαφές όλων των υπευθύνων για τη διοργάνωση της εκδήλωσης κ.λπ.

ΒΗΜΑ 12: ΟΡΓΑΝΩΝΟΥΜΕ ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΚΑΙ ΔΙΑΜΟΝΗ ΓΙΑ ΚΑΛΕΣΜΕΝΟΥΣ

Οι διοργανωτές της εκδήλωσης αναλαμβάνουν κατά κανόνα την επίλυση θεμάτων που σχετίζονται με την παράδοση των καλεσμένων στον χώρο της γιορτής και τη διαμονή τους σε ξενοδοχείο.

Αυτό είναι δυνατό σε μια κατάσταση όπου για τον ήρωα της περίστασης και την πλειονότητα των προσκεκλημένων, η πατρίδα, για παράδειγμα, είναι η Μόσχα, και για τον ένα ή τον άλλο λόγο αποφασίζεται η τελετή απονομής στην Αγία Πετρούπολη (ή αντιπρόεδρος αντίστροφα). Και αυτό ισχύει και σε περίπτωση άφιξης μεγάλου αριθμού ξένων καλεσμένων.

Σε μια τέτοια περίπτωση, είναι σκόπιμο να οριστεί εκ των προτέρων ένας υπάλληλος υπεύθυνος αποκλειστικά για τις μεταφορές και τη διαμονή.

Όλοι οι επισκέπτες που χρειάζονται υπηρεσίες ταξιδιού και διαμονής θα πρέπει να διασφαλίζεται ότι λαμβάνουν τα στοιχεία επικοινωνίας του μέλους του προσωπικού υποδοχής που είναι υπεύθυνο για αυτά τα θέματα. Και ναι, θα έπρεπε να είναι σε ετοιμότητα 24 ώρες το 24ωρο.

Ο εργαζόμενος πρέπει να έχει ένα επίπεδο ικανοτήτων επαρκές για την επίλυση των περισσότερων εργασιών και την ικανότητα να ενεργεί ανεξάρτητα. Επιπλέον, πρέπει να έχει τις απαραίτητες εξουσίες και πόρους για την παροχή άμεσης βοήθειας στους επισκέπτες (για παράδειγμα, να κανονίσει αλλαγή σε δωμάτιο ξενοδοχείου ή παράταση διαμονής). Όλες αυτές οι ερωτήσεις είναι μάλλον τεχνικές, αλλά η ποιότητα της διαμονής του καλεσμένου στο προσκλητήριο πάρτι εξαρτάται από αυτές!

Πώς να οργανώσετε τη μεταφορά και τη διαμονή των επισκεπτών

■ Μάθετε εκ των προτέρων ποιος πληρώνει για τα αυτοκίνητα και το ξενοδοχείο - οι ίδιοι οι επισκέπτες ή το πάρτι που προσκαλεί.

■ Καθορίστε εάν η πληρωμή θα γίνει εφάπαξ ή εφάπαξ στο τέλος της εκδήλωσης.

■ Μάθετε εκ των προτέρων τον κατά προσέγγιση αριθμό των επισκεπτών που χρειάζονται υπηρεσίες και έχοντας αυτό κατά νου, κάντε κράτηση δωματίων και αυτοκινήτων σε ξενοδοχεία σε μια εταιρεία μεταφοράς.

■ Σκεφτείτε τι επίπεδο δωματίων πρέπει να κάνετε κράτηση και ποια κατηγορία αυτοκινήτων να παραγγείλετε για μεταφορές. Ίσως χρειαστεί να συντάξετε μια κλιμακωτή λίστα.

■ Μάθετε ποιο πρόγραμμα θα χρησιμοποιηθεί για την πληρωμή πρόσθετων υπηρεσιών για τους επισκέπτες - επέκταση της διαμονής στο ξενοδοχείο ή/και χρήση της υπηρεσίας μεταφοράς, αναβάθμιση του δωματίου του ξενοδοχείου, παραγγελία πρόσθετων υπηρεσιών στο ξενοδοχείο (εκτύπωση εγγράφων, παραγγελία υπηρεσία δωματίου, πληρωμή για ποτά και σνακ από το μπαρ κ.λπ.) .δ.).

■ Βεβαιωθείτε ότι οι ξένοι επισκέπτες έχουν οριστεί οδηγοί που μιλούν την κατάλληλη γλώσσα.

■ Για γρήγορη επικοινωνία, περάστε τα τηλέφωνα των οδηγών στους επισκέπτες που θα συναντηθούν στα αεροδρόμια και τους σιδηροδρομικούς σταθμούς.

ΒΗΜΑ 13: ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΕΠΙΠΛΕΟΝ ΑΙΤΗΜΑΤΑ ΕΠΙΣΚΕΠΤΩΝ

Με μεγάλο αριθμό προσκεκλημένων, ειδικά αν πολλοί από αυτούς είναι ξένοι ή από άλλες πόλεις, σίγουρα θα υπάρξουν πολλά επιπλέον αιτήματα και επιθυμίες: βοήθεια για την απόκτηση βίζας εισόδου, αγορά σιδηροδρομικών ή αεροπορικών εισιτηρίων, κράτηση επισκέπτη για διαδικασίες σε ένα σαλόνι ομορφιάς, επιλέξτε μέρη για ψώνια, οργανώστε μεμονωμένες εκδρομές κ.λπ.

Οι επισκέπτες, φυσικά, δεν μπορούν να αρνηθούν τίποτα, αλλά μέχρι να ληφθούν τα αιτήματα, πρέπει να γνωρίζετε ξεκάθαρα ποιος και πώς θα πληρώσει για αυτό και ποιος ακριβώς θα επιλύσει αυτά τα ζητήματα από την πλευρά του διοργανωτή.

Στα επόμενα τεύχη του περιοδικού, θα μιλήσουμε για το πώς να οργανώσετε τα γενέθλια ενός ηγέτη σε διαφορετικές μορφές - μια μεγάλης κλίμακας μη δημόσια εκδήλωση (χωρίς κάλυψη από τον Τύπο) και μια εκδήλωση κλειστού σπιτιού (για τη δική σας).

Spring roll - Spring rolls, ή κινέζικα pancakes - rolls που μοιάζουν σε σχήμα ρολά λάχανου, αλλά αποτελούνται από άλλα συστατικά. Κατά κανόνα, είναι ριζόχαρτο, θαλασσινά, χυλοπίτες και διάφορα χόρτα.

Σορμπέ (φρ. σορμπέ) είναι ένα κατεψυγμένο επιδόρπιο που παρασκευάζεται από σιρόπι ζάχαρης και χυμό φρούτων ή πουρέ.

Αργά ή γρήγορα, οποιοσδήποτε ηγέτης πρέπει να αντιμετωπίσει το καθήκον να καταρτίσει ένα σχέδιο δράσης. Ακόμα κι αν υπάρχει στο κεφάλι, η μεταφορά του σε χαρτί μερικές φορές προκαλεί δυσκολίες. Επιπλέον, συχνά απαιτείται να γνωρίζει όχι μόνο πώς να προγραμματίζει μια εκδήλωση, αλλά και πώς να την υπερασπίζεται ενώπιον ανώτερων αρχών.

Σχέδιο δράσης - τι είναι αυτό;

Αυτό είναι το όνομα ενός εγγράφου που θέτει στόχους και περιγράφει συγκεκριμένες ενέργειες για την επίτευξή τους, υποδεικνύοντας προθεσμίες. Επιπλέον, προβλέπουν αναγκαστικά τον καθορισμό των προσώπων που είναι υπεύθυνα για την υλοποίηση ορισμένων προβλεπόμενων ενεργειών.

Μπορείτε να καταρτίσετε ένα σχέδιο δράσης για συγκεκριμένες εκδηλώσεις ή για μια συγκεκριμένη περίοδο εργασίας της εταιρείας ή του τμήματός της. Οι εκδηλώσεις στη γενική περίπτωση μπορεί να είναι εφάπαξ και τακτικές, για την τελευταία κατηγορία συνηθίζεται να συντάσσονται κανονισμοί για τη διεξαγωγή. Για παράδειγμα, πώς να καταρτιστεί ένα σχέδιο δράσης για την εξάλειψη των πειθαρχικών παραβάσεων;

Κάθε έργο που ξεκίνησε πρόσφατα απαιτεί αναγκαστικά ένα σαφές σχέδιο. Αυτό οφείλεται στις δυσκολίες οργάνωσης της εργασίας μιας μεγάλης μάζας ανθρώπων. Για να κατανοήσει ο καθένας από τους εργαζόμενους τις ευθύνες του, χρειάζεται μια λεπτομερή οδηγία, τα θεμέλια της οποίας τίθενται στο σχέδιο δράσης.

Είναι πραγματικά απαραίτητος;

Αυτό το μάθημα - η σύνταξη ενός σχεδίου - παίρνει πολύ χρόνο και μερικές φορές προκύπτουν ερωτήματα ως προς την καταλληλότητά του. Πρέπει να γίνει ξεκάθαρα κατανοητό ότι για τη σωστή εκτέλεση οποιασδήποτε διαδικασίας, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη όλα τα μικρά πράγματα και να προβλεφθούν πιθανές εκπλήξεις.

Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να υπάρχει ένα σχέδιο δράσης για την αρμόδια οργάνωση της οικονομικής πλευράς του θέματος. Όταν μεταφράζετε ένα μελλοντικό έργο στη γλώσσα των αριθμών, αντιμετωπίζετε την ανάγκη να υπολογίσετε κάθε στοιχείο δαπάνης. Κατά την κατάρτιση ενός σχεδίου, είναι σημαντικό να τηρείτε τις αρχές της οικονομίας, να χρησιμοποιείτε τους διαθέσιμους πόρους όσο το δυνατόν πιο ορθολογικά.

Εάν ο στόχος είναι περίπλοκος, συμπεριλαμβανομένου ενός ολόκληρου φάσματος δραστηριοτήτων, τότε η απουσία ενός προκαθορισμένου, καλά μελετημένου σχεδίου μπορεί να οδηγήσει σε πλήρες χάος. Κάθε νέο στάδιο της υπόθεσης θα πρέπει να διεξάγεται τοπικά, κάτι που θα απαιτεί πολύ περισσότερο χρόνο και προσπάθεια. Με μια τέτοια κλασματική προσέγγιση στις επιχειρήσεις, υπάρχει μεγάλος κίνδυνος να χαθεί η γενική κατεύθυνση της δραστηριότητας και να κολλήσουμε σε έναν μεγάλο αριθμό ασήμαντων λεπτομερειών.

Πώς ακριβώς συντάσσεται

Πώς να προγραμματίσετε μια εκδήλωση; Παρά τη μεγάλη τους ποικιλομορφία, έχουν περίπου την ίδια δομή και αποτελούνται από παρόμοιες παραγράφους με πανομοιότυπους όρους, οι οποίες περιλαμβάνουν τις ακόλουθες έννοιες:

• Στόχος είναι ο προγραμματισμός δραστηριοτήτων, τα συγκεκριμένα αποτελέσματα των οποίων θέλουμε να πετύχουμε. Αυτή είναι η βάση όλου του σχεδίου.
• Οι ίδιες οι δραστηριότητες περιλαμβάνουν εκείνες τις ενέργειες που θα πρέπει να οδηγήσουν στην επίτευξη των αναμενόμενων αποτελεσμάτων.
• Το αποτέλεσμα είναι αυτό που θέλουμε να πετύχουμε μετά την υλοποίηση του προγραμματισμένου. Θα πρέπει να εκφράζεται σε συγκεκριμένους δείκτες, μετρούμενους με αριθμούς και σαφώς καθορισμένα επιτεύγματα.
• Οι προθεσμίες είναι τα χρονικά πλαίσια μέσα στα οποία πρέπει να τεθούν όλες οι προγραμματισμένες δραστηριότητες. Εάν μιλάμε για συμβάντα που επαναλαμβάνονται τακτικά, θα πρέπει να συνταγογραφείται η συχνότητά τους.
• Ως πόροι νοούνται όλα τα υλικά, τεχνικά, νομισματικά περιουσιακά στοιχεία που διατίθενται για την υλοποίηση του σχεδίου.
• Υπεύθυνοι είναι αυτοί που διαχειρίζονται την εκδήλωση και είναι υπεύθυνοι για τα αποτελέσματά της. Ως εκ τούτου, μπορούν να ενεργήσουν μεμονωμένοι υπάλληλοι ή ολόκληρα τμήματα της εταιρείας (οργανισμού).

Ένα σημαντικό σημείο είναι ο καθορισμός κοινών κριτηρίων για τον στόχο, λαμβάνοντας υπόψη τον συντονισμό των συμφερόντων των διαφορετικών τμημάτων και την οικονομική σκοπιμότητα.

Σχέδια σε διάφορους τομείς

Σκεφτείτε πώς να καταρτίσετε ένα σχέδιο εκδήλωσης χρησιμοποιώντας συγκεκριμένα παραδείγματα.

Ας υποθέσουμε ότι είστε επικεφαλής ενός συγκεκριμένου ιδρύματος. Πώς να καταρτίσετε ένα σχέδιο δράσης για την προστασία της εργασίας;

Ο αλγόριθμος ενεργειών σε αυτήν την περίπτωση μοιάζει με αυτό: ο εργοδότης πρέπει να δημιουργήσει μια υπηρεσία προστασίας της εργασίας ή να ορίσει ένα άτομο υπεύθυνο για αυτήν την εργασία. Όλα αυτά διορθώνονται με την αντίστοιχη σειρά. Το σχέδιο δράσης είναι μια λίστα με τις αντικειμενικές ανάγκες του οργανισμού σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες μιας συγκεκριμένης παραγωγής. Σε αυτή την περίπτωση, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη οι διαθέσιμες τεχνικές δυνατότητες.

Καταρτίζεται ένα σχέδιο για ένα συγκεκριμένο έτος, το οποίο αντικατοπτρίζει το εκτιμώμενο χρονικό πλαίσιο για κάθε ένα από τα στοιχεία. Πρέπει να καταγράφει τα ονόματα και τις θέσεις των υπαλλήλων που είναι υπεύθυνοι για επιμέρους στάδια. Ένα τέτοιο σχέδιο εγκρίνεται με συλλογική σύμβαση ή σύμβαση για την προστασία της εργασίας, που γίνεται αποδεκτό ως παράρτημα αυτής.

Τι περιέχει

Ο κατάλογος μπορεί να ποικίλλει σημαντικά ανάλογα με τις συνθήκες εργασίας ενός συγκεκριμένου οργανισμού, επιχείρησης, ιδρύματος. Τα στοιχεία που περιλαμβάνονται σε αυτό μπορούν γενικά να έχουν την ακόλουθη μορφή:

• αξιολόγηση των συνθηκών εργασίας και κατάλογος των απαραίτητων μέτρων με βάση τα αποτελέσματά της·
• μέτρα για τεχνολογικό επανεξοπλισμό·
• αγορά προστατευτικού εξοπλισμού για τους εργαζόμενους ·
• επαλήθευση και εκσυγχρονισμός των μέσων προστασίας και σηματοδότησης·
• εγκατάσταση αυτοματοποιημένου συστήματος ελέγχου·
• μηχανοποίηση διαδικασιών καθαρισμού και διαχείρισης απορριμμάτων, καθώς και επεξεργασίας επικίνδυνων και επιβλαβών ουσιών.

• εκσυγχρονισμός του συστήματος εξαερισμού ·
• έλεγχος και βελτιστοποίηση του επιθυμητού επιπέδου φωτισμού.
• ανάπτυξη και εγκατάσταση εξοπλισμού για την οργάνωση της ψυχαγωγίας των ανθρώπων και την παροχή πόσιμου νερού.
• την απόκτηση των απαραίτητων μέσων προστασίας και την αποθήκευσή τους·
• διεξαγωγή ενημερώσεων και εκπαίδευση του προσωπικού σε θέματα ασφάλειας και προστασίας της εργασίας·
• εκπαίδευση ατόμων στις πρώτες βοήθειες·
• διενέργεια τακτικών ιατρικών εξετάσεων, καθώς και υγειονομικών και αθλητικών εκδηλώσεων για τους εργαζόμενους κ.λπ.

Ας φροντίσουμε τη φύση

Ένα άλλο παράδειγμα είναι η προετοιμασία ενός σχεδίου δράσης για την προστασία του περιβάλλοντος. Κατά το σχεδιασμό και την ανέγερση οποιουδήποτε αντικειμένου, αυτό το έγγραφο είναι υποχρεωτικό και περιλαμβάνει όχι μόνο αριθμούς, αλλά και διαγράμματα και διαγράμματα.

Η ανάπτυξή του βασίζεται στα σχέδια του αντικειμένου, τη σχηματική διάταξη του οικισμού όπου βρίσκεται, τα γενικά σχέδια γειτονικών επιχειρήσεων. Πρέπει να λάβει υπόψη τις απαιτήσεις του νόμου για τη διατήρηση των φυσικών πόρων.

Πώς να καταρτίσετε ένα σχέδιο δράσης για τη διατήρηση; Τα κύρια σημεία του είναι ένας κατάλογος δράσεων, σκοπός των οποίων είναι η προστασία του περιβάλλοντος, και ένας κατάλογος με τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Το πρώτο (κύριο) μέρος του σχεδίου θα πρέπει να περιλαμβάνει εργασίες για τον προσδιορισμό του επιπέδου βλάβης που προκαλεί το αντικείμενο στη φύση. Περαιτέρω - ενέργειες που μπορούν να εξαλείψουν ή να ελαχιστοποιήσουν αυτές τις αρνητικές επιρροές.

Τι άλλο περιλαμβάνει

Το τρίτο σημαντικό σημείο είναι μια λεπτομερής εκτίμηση που λαμβάνει υπόψη όλο το κόστος υλοποίησης των προγραμματισμένων δραστηριοτήτων. Μια υποχρεωτική εφαρμογή αυτής της τεκμηρίωσης θα πρέπει να είναι ένα σχέδιο χάρτη που να δείχνει τις γύρω περιοχές που μπορεί να επηρεαστούν από τις δραστηριότητες της επιχείρησης ή ως αποτέλεσμα θεωρητικά πιθανού ατυχήματος.

Η αναμενόμενη αποτελεσματικότητα των σχεδιαζόμενων ενεργειών καθορίζεται από αναλυτικές εκτιμήσεις εμπειρογνωμόνων, οι οποίες καθορίζουν κατά προσέγγιση τον βαθμό των μελλοντικών επιζήμιων επιπτώσεων της εγκατάστασης. Οι ειδικοί προσφέρουν επίσης μεθόδους μείωσης του αναμενόμενου αρνητικού, το οποίο σίγουρα πρέπει να αντικατοπτρίζεται στο σχέδιο που εκπονείται.

Μια άλλη παράγραφος του εγγράφου πρέπει να περιέχει συγκεκριμένα στοιχεία για τον υπολογισμό του όγκου των βιομηχανικών αποβλήτων με την εγκατάσταση της επιτρεπόμενης ποσότητας τους και τρόπους μείωσης των εκπομπών.

Πώς να κάνετε ένα σχέδιο δράσης πολιτικής άμυνας

Εάν πρέπει να αναπτύξετε ένα σχέδιο δράσης πολιτικής άμυνας, θα πρέπει πρώτα να μελετήσετε τις οδηγίες της ηγεσίας και να διευκρινίσετε τη σειρά του επικεφαλής της περιφέρειας πολιτικής άμυνας. Πριν από την ανάπτυξη ενός τέτοιου εγγράφου, ο επικεφαλής του οργανισμού θα πρέπει να επικοινωνήσει με τη στρατιωτική επιτροπεία και να μάθει τα δεδομένα σχετικά με την προμήθεια του απαραίτητου εξοπλισμού και τα συμπεράσματα που υιοθετήθηκαν για πιθανές περιπτώσεις φυσικών καταστροφών ή σοβαρών ατυχημάτων.

Με βάση αυτές τις οδηγίες, θα πρέπει να αρχίσετε να αναπτύσσετε σχέδια για ένα συγκεκριμένο ίδρυμα ή οργανισμό. Βασική προϋπόθεση είναι η αντανάκλαση πραγματικών και επιστημονικά τεκμηριωμένων γεγονότων. Η κατάσταση θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη σε περίπτωση πιθανής χρήσης όπλων από δυνητικό εχθρό, βάσει της οποίας θα είναι δυνατός ο υπολογισμός της απαραίτητης ποσότητας μέσων και δυνάμεων που χρησιμοποιούνται για την εξάλειψη των επικίνδυνων συνεπειών και τον καθορισμό της εργασιακής δραστηριότητας της εγκατάστασης .

Ολόκληρο το σύνολο των προγραμματισμένων ενεργειών πρέπει να μελετηθεί προσεκτικά προκειμένου να βελτιστοποιηθεί η δαπάνη προσπάθειας, χρόνου και χρήματος και να αποφευχθούν οι αδικαιολόγητες απώλειες ανθρώπων και εξοπλισμού.

Πού συντάσσονται;

Τα σχέδια μπορεί να αναφέρονται σε νοσοκομεία, καταστάσεις έκτακτης ανάγκης και την οικονομία. Μπορούν να αφορούν εκπαιδευτικά, πολιτιστικά ή υγειονομικά ιδρύματα. Τέτοια σχέδια είναι επιφορτισμένα με την προστασία του πληθυσμού σε καιρό πολέμου ή καταρτίζονται σε περίπτωση ατυχημάτων ή απρόβλεπτων φυσικών καταστροφών.

Το επόμενο σημείο είναι η κανονικότητα και η ετοιμότητα του αντικειμένου, υποδεικνύοντας τη σειρά καθεμιάς από τις ενέργειες. Αν μιλάμε για καιρό ειρήνης, θα πρέπει να ληφθούν μέτρα για την πρόληψη έκτακτων αναγκών, καθώς και για την εξάλειψη των συνεπειών αυτών που έχουν ήδη συμβεί.

Το σχέδιο εργασίας για την πολιτική άμυνα κάθε εγκατάστασης θα πρέπει να συμπεριληφθεί στον κατάλογο των κύριων μέτρων για την προστασία του πληθυσμού για το τρέχον έτος. Ο σκοπός ενός τέτοιου σχεδιασμού είναι μια οργανωμένη μετάβαση σε συνθήκες πολέμου, η θεωρητική αναγκαιότητα της οποίας πρέπει να λαμβάνεται εξ ορισμού υπόψη.

Το σχέδιο πολιτικής άμυνας πρέπει απαραίτητα να έχει θεσμούς που να συνεπάγονται μαζική παραμονή ανθρώπων σε αυτά. Η ανάγκη για ένα τέτοιο σχέδιο υπαγορεύεται από την πιθανότητα τρομοκρατικών απειλών και αποσκοπεί στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των μέτρων έκτακτης ανάγκης και στην οργάνωση επιχειρήσεων έκτακτης ανάγκης διάσωσης.

Πηγαίνουμε σε ιατρικό ίδρυμα

Τα σχέδια δράσης καταρτίζονται σε διάφορους τομείς. Εάν, για παράδειγμα, λόγω της φύσης των επίσημων καθηκόντων σας, πρέπει να καταρτίσετε ένα σχέδιο για μέτρα καταπολέμησης παρασίτων σε εγκαταστάσεις υγείας, θα πρέπει πρώτα απ' όλα να αναλύσετε την κατάσταση για βασικά σημεία που απαιτούν την προσοχή της διαχείρισης στον συγκεκριμένο τομέα.

Ένα τέτοιο σχέδιο μπορεί να αποτελείται από οργανωτικά μέτρα, συμπεριλαμβανομένων ομιλιών και διαλέξεων για το ιατρικό προσωπικό για την πρόληψη μολυσματικών ασθενειών με την οργάνωση δοκιμών, τη διεξαγωγή και τον ποιοτικό έλεγχο των εργασιών απολύμανσης και αποστείρωσης, τον γενικό καθαρισμό σε κάθε τμήμα, την αναγνώριση κρουσμάτων μολυσματικών ασθενειών και την εφαρμογή ενός συνόλου αντιεπιδημικών μέτρων.

Το σχέδιο θα πρέπει να προβλέπει διοικητικούς γύρους όλων των τμημάτων για την παρακολούθηση της τήρησης του υγειονομικού και υγειονομικού καθεστώτος, την κατάρτιση χρονοδιαγράμματος μέτρων απεντόμωσης και απορρόφησης και τη διεξαγωγή των απαραίτητων υγειονομικών και μικροβιολογικών εργαστηριακών μελετών. Ο κατάλογος των ενεργειών πρέπει απαραίτητα να περιλαμβάνει την παροχή, επισκευή ή αντικατάσταση ιατρικού εξοπλισμού, την εισαγωγή νέων μεθόδων αποστείρωσης και απολύμανσης. Επιπλέον, είναι απαραίτητο να σχεδιαστούν μέτρα για την προετοιμασία των χώρων για την περίοδο θέρμανσης, συστηματική απολύμανση αέρα, αερισμό των θαλάμων και συμμόρφωση με το καθεστώς θερμοκρασίας.

Θα πρέπει να παρέχεται επαρκής προμήθεια φαρμάκων και απολυμαντικών, θα πρέπει να γίνονται προληπτικές συνομιλίες μεταξύ των ασθενών σχετικά με την πρόληψη των μολυσματικών ασθενειών και την ανάγκη για έναν υγιεινό τρόπο ζωής.

Πώς να καταρτίσετε ένα σχέδιο δράσης για την επιτροπή γονέων σε όλο το σχολείο

Σχέδια δράσης αναπτύσσονται συχνά σε τομείς δημόσιου ελέγχου. Ως παράδειγμα, εξετάστε το έργο της επιτροπής γονέων του σχολείου. Σκοπός της δραστηριότητάς του είναι η ενεργή συμμετοχή στη σχολική ζωή, η βοήθεια στο διδακτικό προσωπικό, η διοργάνωση διαφόρων εκδηλώσεων με παιδιά.

Η γονική επιτροπή εκλέγεται από τη γενική συνέλευση για περίοδο συνήθως ίση με ένα ακαδημαϊκό έτος και θα πρέπει να λύσει το πρόβλημα του εντοπισμού των αναγκών και των συμφερόντων των μαθητών, του καθορισμού τρόπων επίτευξής τους και της κατάρτισης κατάλληλου προγράμματος.

Πώς να φτιάξετε ένα σχέδιο δράσης στο σχολείο; Τι ακριβώς πρέπει να κάνει η γονική επιτροπή; Ο κατάλογος μπορεί να αποτελείται από τη διεξαγωγή προγραμματισμένων συναντήσεων γονέων στην τάξη με τη δημιουργία σχολικού περιουσιακού στοιχείου, το σχεδιασμό περιπτέρων πληροφοριών, την εργασία με δυσλειτουργικές οικογένειες που υπόκεινται σε ενδοσχολική εγγραφή. Στην περίπτωση αυτή, το καθήκον της επιτροπής γονέων είναι να μιλήσει με εκείνους τους γονείς που δεν είναι σε θέση να παρέχουν τον απαραίτητο έλεγχο στη συμπεριφορά και τη μάθηση των παιδιών.

Τι δεν πρέπει να ξεχαστεί

Το σχέδιο θα πρέπει να περιλαμβάνει προγραμματισμό συναντήσεων, σχολικά γεύματα, ιατρική περίθαλψη και μέτρα υγιεινής. Μπορεί να αντιμετωπίσει το θέμα των σχολικών υπομποτνικ με τη συμμετοχή γονέων, καθώς και τη διοργάνωση στρογγυλών τραπεζιών, εκδηλώσεων επαγγελματικού προσανατολισμού και διαβουλεύσεων με γονείς.

Ένα ξεχωριστό θέμα πρέπει να περιλαμβάνει απαραιτήτως την ενημέρωση των σχολικών αρχών για τις αποφάσεις που έλαβε η επιτροπή και την πρόοδο της υλοποίησής τους.

Κατά κανόνα το σχέδιο δράσης της γονικής επιτροπής περιλαμβάνει θέματα τελικής πιστοποίησης μαθητών Λυκείου, συναντήσεις με εκπαιδευτικούς με σκοπό διαβουλεύσεις. Το σχέδιο ενθαρρύνει επίσης τους γονείς να συμμετέχουν σε εξωσχολικές δραστηριότητες και αθλητικούς αγώνες σε όλο το σχολείο ή την τάξη.

Ένα επιπλέον σημείο μπορεί να είναι η επιβράβευση των γονέων για την επιτυχία στην εκπαίδευση και την ενεργό συμμετοχή στη σχολική ζωή.

Η Irina Prokofieva, Υπεύθυνη Επιχειρήσεων του Προγράμματος Πολιτισμού και Δημιουργικότητας της ΕΕ και της Ανατολικής Εταιρικής Σχέσης, μίλησε για τα βασικά σημεία στα οποία πρέπει να προσέξει ο διοργανωτής της εκδήλωσης.

Όταν ετοίμαζα την πρώτη μου εκδήλωση, μου είπαν για τον κανόνα του αστείου duck face (Ο κανόνας του Duck Face ). Αυτό σημαίνει ότι εξωτερικά θα πρέπει να είστε ήρεμοι και ειρηνικοί. Στην πραγματικότητα, κάνετε κωπηλασία κάτω από το νερό για να διατηρήσετε τον εαυτό σας στη ζωή, αλλά κανείς δεν πρέπει να το γνωρίζει. Μέχρι τώρα, αυτό τον θεωρώ τον πιο πολύτιμο κανόνα.

Η διοργάνωση μιας εκδήλωσης δεν είναι εύκολη υπόθεση, αλλά μπορώ να επισημάνω 10 βασικά σημεία που πρέπει να προσέξεις για να είναι όλα επιτυχημένα.

1. Καθορίστε στόχους και μορφή.

Φαίνεται προφανές, αλλά αυτό το ερώτημα πρέπει να προσεγγιστεί κριτικά. Διατυπώστε τον στόχο όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα: θέλετε να μεταδώσετε τη γνώση στους συμμετέχοντες, να ευχαριστήσετε τους συνεργάτες, να συγκεντρώσετε χρήματα για ένα έργο ή να προσφέρετε αισθητική απόλαυση στους επισκέπτες; Η μορφή της εκδήλωσης θα εξαρτηθεί από την απάντηση: έννοια, χρόνος και διάρκεια, ρόλοι στην ομάδα, διακόσμηση αίθουσας, φαγητό και ήχος.

Προσπαθήστε να μην κολλάτε σε παραδοσιακές μορφές. Δώστε προσοχή στη μορφή «(μη) διάσκεψης», στη μορφή «pecha-heap»,ΑΠΛΩΝΩ ΧΟΡΤΑ -μορφή, θεματικά πρωινά, διαδικτυακές εκδηλώσεις, υπαίθριες εκδηλώσεις. Το κύριο πράγμα είναι ότι η μορφή συμβάλλει στην επίτευξη του στόχου της εκδήλωσης.

2. Δώστε προσοχή στον προγραμματισμό.

Στο σχέδιο, σκεφτείτε τα logistics, το περιεχόμενο και την προώθηση της εκδήλωσης. Δημιουργήστε ένα έγγραφο που είναι προσβάσιμο σε όλη την ομάδα, όπου όλοι μπορούν να δουν ο ένας τις εργασίες του άλλου και τη μεγάλη εικόνα. Αρχικά, ετοιμάστε μια λίστα με τις κύριες εργασίες και, στη συνέχεια, λεπτομέρεια όσο το δυνατόν περισσότερο με τη μορφή συγκεκριμένων βημάτων που πρέπει να γίνουν. Είναι σημαντικό να προσδιορίσετε στο σχέδιο τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση της εργασίας. Συχνά υποτιμάται και η προετοιμασία είναι πιο αργή από όσο θα περίμενες.

Για προγραμματισμό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετεπρότυπα Google , προγράμματα, για παράδειγμα,asana, Trello, Podio, GanttPro, ομαδική εβδομάδα. Ένα κανονικό έγγραφο δεν θα σας απογοητεύσει επίσης.Προέχω.

3. Προϋπολογισμός για απρόοπτα.

Δείτε τη λίστα των εργασιών σας και αντικατοπτρίστε τις στον προϋπολογισμό. Αξίζει επίσης να σκεφτείτε μια ρεζέρβα σε περίπτωση απρόβλεπτων καταστάσεων. Για παράδειγμα, στο ιατρείο μου υπήρχε περίπτωση όταν την ημέρα μιας υπαίθριας εκδήλωσης άρχισε ξαφνικά να βρέχει. Έπρεπε να αλλάξω επειγόντως τοποθεσία και να μεταφέρω όλο τον εξοπλισμό και τα έπιπλα. Είναι καλύτερα να σκεφτείτε τέτοιες καταστάσεις εκ των προτέρων και να προετοιμαστείτε για αυτές οικονομικά.

Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετεένα τέτοιο μοτίβοπροϋπολογισμό, αλλά μπορείτε να τον προσαρμόσετε ή να βρείτε το δικό σας.

4. Ο διάβολος βρίσκεται στις λεπτομέρειες.

Εάν θέλετε να εκπλήξετε ευχάριστα τους καλεσμένους σας, σκεφτείτε τα πάντα με την παραμικρή λεπτομέρεια: πώς γίνεται η εγγραφή, ποιος χαιρετίζει τους συμμετέχοντες και σε ποια μορφή, τι είδους μουσική παίζει, αν έχετε μια ενδιαφέρουσα γωνιά φωτογραφιών, πώς σχεδιάζονται οι παρουσιάσεις σας και ντυμένη η ομάδα, τι διαλείμματα γεμίζουν.

Για παράδειγμα, κατά την εγγραφή, μπορείτε να παρέχετε στους συμμετέχοντες την ευκαιρία να παρακολουθήσουν ένα σύντομο εργαστήριο, να παίξουν παιχνίδια ή να παρακολουθήσουν ενημερωτικά βίντεο.

Προσπαθήστε να εκπλήξετε τους ανθρώπους και να δημιουργήσετεΟυάου -επίδραση, ξεπερνούν τις προσδοκίες τους στα πιο κοσμικά πράγματα. Αυτό είναι που δημιουργεί την ατμόσφαιρα της εκδήλωσης.

5. Ελέγξτε την τοποθεσία και σκεφτείτε ένα σχέδιο «Β».

Ελέγχετε πάντα την τοποθεσία προσωπικά στο στάδιο της επιλογής της. Στην πιο απροσδόκητη στιγμή, μπορεί να αποδειχθεί ότι το κλιματιστικό δεν λειτουργεί καλά στην αίθουσα, δεν υπάρχει τουαλέτα για άτομα με ειδικές ανάγκες ή το πλάτος της πόρτας δεν επιτρέπει την εισαγωγή εξοπλισμού μέσα. Επομένως, δοκιμάστε τέτοιες στιγμές εκ των προτέρων.

Κάποτε έκανα ένα συνέδριο για 50 συμμετέχοντες και μια ώρα μετά την έναρξη, ο ιδιοκτήτης του δωματίου μας ζήτησε να φύγουμε χωρίς να αναφέρουμε κανένα λόγο. Ως αποτέλεσμα, περάσαμε μια ώρα εκπαίδευση με συμμετέχοντες σε ένα κοντινό πάρκο μέχρι να βρούμε μια νέα εγκατάσταση. Φαίνεται ότι αυτή η κατάσταση δεν θα συμβεί σε εσάς, αλλά είναι καλύτερα να έχετε πάντα ένα σχέδιο «Β».

6. Κατανομή των περιοχών ευθύνης.

Είναι πολύ σημαντικό να κατανέμονται οι εργασίες μεταξύ των μελών της ομάδας όχι μόνο στο στάδιο της προετοιμασίας, αλλά και κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Χωρίστε την ευθύνη των ανθρώπων σε ζώνες. Για παράδειγμα, κάποιος είναι υπεύθυνος για την περιοχή εγγραφής, κάποιος για τους ομιλητές συναντήσεων, κάποιος για τον εξοπλισμό, κάποιος για την εστίαση, κάποιος για την αλληλεπίδραση με τα μέσα, κ.λπ. Ο καθένας πρέπει να έχει τη δική του ζώνη, η οποία πρέπει να ελέγχεται σε όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης.

Διανείμετε ένα έγγραφο με την κατανομή των ευθυνών σε ολόκληρη την ομάδα, ώστε όλοι να γνωρίζουν με ποιον να επικοινωνήσουν με ποια ερώτηση.

7. Πείτε στο κοινό σας για την εκδήλωση.

Μην υποτιμάτε τον χρόνο που χρειάζεται για να προωθήσετε με επιτυχία μια εκδήλωση. Ο τύπος της εκδήλωσης, το κοινό-στόχος της, οι εσωτερικοί πόροι και ο προϋπολογισμός θα καθορίσουν την προσέγγισή σας στο μάρκετινγκ. Όταν επιλέγετε συνεργάτες πληροφόρησης, εστιάστε σε αυτούς που επικοινωνούν συγκεκριμένα με το κοινό σας. Είναι καλύτερο να έχετε λίγους συνεργάτες, αλλά στοχευμένους, παρά να πείτε σε όλους για την εκδήλωση.

Είναι επίσης σημαντικό να δημιουργήσετε ένα βασικό μήνυμα που θα μεταδίδεται σε όλα τα κανάλια. Βεβαιωθείτε ότι μεταφέρει συνοπτικά και με ακρίβεια την ιδέα της εκδήλωσης στο κοινό σας.

8. Προσοχή στο σέρβις.

Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας ακολουθεί τον κανόνα του Duck Face. Να είστε φιλικοί με όλους τους συμμετέχοντες, τους ομιλητές και τους συνεργάτες. Προσπαθήστε να λύσετε το πρόβλημα ή την απορία τους και να ανταποκριθείτε στις προσδοκίες τους, ακόμα κι αν νιώθετε κουρασμένοι και όλα δεν πάνε σύμφωνα με το σχέδιο. Τελικά, οι άνθρωποι θα θυμούνται ακριβώς πώς τους φέρθηκαν και τι είδους ατμόσφαιρα δημιούργησαν, και όχι τι είπε ο ομιλητής από τη σκηνή.

9. Κάντε έναν τελικό έλεγχο την προηγούμενη ημέρα της εκδήλωσης.

Φροντίστε να πείτε στους συμμετέχοντες πώς να φτάσουν στην τοποθεσία, να προσκαλέσετε όλους τους σημαντικούς καλεσμένους, να προετοιμάσετε έντυπο υλικό, περιεχόμενο ήχου και βίντεο. Ελέγξτε εάν όλοι κατανοούν σωστά τα καθήκοντά τους και τους τομείς ευθύνης τους, εάν οι εγκαταστάσεις είναι έτοιμες. Για να το κάνετε αυτό, κάντε μια λίστα ελέγχου, για παράδειγμα,τέτοιος.

Παρόμοιες λίστες ελέγχου μπορούν επίσης να καταρτιστούν για τον έλεγχο της ετοιμότητας την ημέρα του συμβάντος: είναι όλα στη θέση τους, λειτουργούν όλα, πάνε όλα σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα.

Φροντίστε να εκτυπώσετε το πρόγραμμα της εκδήλωσης, αφήστε το να είναι με όλα τα μέλη της ομάδας και τους εθελοντές. Επίσης, δώστε σε όλους τους κύριους αριθμούς επικοινωνίας για να επικοινωνήσουν μεταξύ τους ή σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

10. Ζητήστε ανατροφοδότηση.

Πιθανότατα, μετά το συμβάν θα είστε κουρασμένοι και ικανοποιημένοι, αλλά θα σας είναι δύσκολο να αξιολογήσετε αντικειμενικά πώς πήγαν όλα. Επομένως, ζητήστε από τους παρευρισκόμενους να συμπληρώσουν τις εκτυπωμένες κάρτες βαθμολογίας στο τέλος της εκδήλωσης ή την ηλεκτρονική φόρμα όταν επιστρέψουν στο σπίτι. Αφήστε τους να αξιολογήσουν διαφορετικές πτυχές: υλικοτεχνική υποστήριξη, ομιλητές, χώρο και το έργο των διοργανωτών. Αυτές οι πληροφορίες θα σας βοηθήσουν να αποφύγετε λάθη στο μέλλον και να βελτιώσετε την ποιότητα των εκδηλώσεών σας. Εάν είναι δυνατόν, συλλέξτε σχόλια μέσω των μέσων κοινωνικής δικτύωσης ή καταγράψτε σχόλια βίντεο στο τέλος της εκδήλωσης. Αυτό θα σας φανεί χρήσιμο εάν η εκδήλωσή σας διοργανωθεί ξανά.

Όποια εκδήλωση κι αν διοργανώσετε, να είστε αισιόδοξοι και να μην φοβάστε τις εκπλήξεις και τότε η εκδήλωσή σας θα έχει επιτυχία!

---

Ιρίνα Προκόφιεβα,Επιχειρησιακός Διευθυντής του Προγράμματος Πολιτισμού και Δημιουργικότητας της ΕΕ και της Ανατολικής Εταιρικής Σχέσης, πιστοποιημένος διευθυντής έργου ( IPMA επίπεδο Γ ), συν-συγγραφέας του έργου Start2 Go . Εργάστηκε σε παγκόσμιο και εθνικό επίπεδο ενός διεθνούς οργανισμού AIESEC . Έχουμε εμπειρία στη διοργάνωση εκδηλώσεων διαφόρων μορφών: από μονοήμερες εκπαιδεύσεις έως διεθνή συνέδρια και φεστιβάλ.

Γεια σε όλους!

Κάθε άνθρωπος στη ζωή έχει πολλές στιγμές που συνδέονται με γιορτές. Οι διακοπές είναι γενικά μια εξαιρετική διασκέδαση, επομένως θα πρέπει να προσεγγίσετε τη γιορτή με σύνεση και να είστε βέβαιος να καταρτίσετε ένα σχέδιο για αυτήν.

Τώρα ας πάμε στον λεπτομερή προγραμματισμό της γιορτής και το πρώτο πράγμα που πρέπει να ανησυχείτε είναι ο χώρος.

Τόπος διεξαγωγής των διακοπών

Ανάλογα με τον τόπο διεξαγωγής των διακοπών, θα πρέπει να προσαρμόζεται το σχέδιο οργάνωσης των διακοπών. Ο χώρος για τη γιορτή μπορεί να οργανωθεί σε διαφορετικά μέρη.

Πρώτη επιλογήΠρόκειται για έναν ενοικιαζόμενο χώρο, ένα καφέ, ένα κλαμπ, ένα καφέ ή ένα εστιατόριο.

Εάν αποφασίσετε να νοικιάσετε δωμάτιο, τότε θα πρέπει να συζητήσετε άμεσα με τους ιδιοκτήτες του τα θέματα της διακόσμησης, του μουσικού εξοπλισμού, του DJ, του μενού με ποτά και σνακ.

Ίσως οι συνθήκες για την παροχή αυτών των υπηρεσιών να ταιριάζουν καλά στον προϋπολογισμό της εκδήλωσης και εσείς θα αναλάβετε την υπόλοιπη προετοιμασία.

Η δεύτερη επιλογή για τον τόπο των διακοπών μπορεί να είναι η φύση. Το να πάτε σε μια εκδήλωση στη φύση, είτε είναι σε δάσος ή λιμνούλα, ή ακόμα και στη μέση ενός χωραφιού, είναι μια υπέροχη ιδέα.

Όταν πραγματοποιείτε μια εκδήλωση στη φύση, θα πρέπει να φροντίζετε τα καταφύγια σε περίπτωση κακοκαιρίας, αξίζει επίσης να εξετάσετε το θέμα της αυτόνομης παροχής ρεύματος εάν σκοπεύετε να οργανώσετε μεγάλες διακοπές.

Λοιπόν, η τρίτη επιλογή: μπορείτε να προγραμματίσετε διακοπές στο σπίτι, αυτή η επιλογή είναι κατάλληλη εάν ζείτε στο δικό σας σπίτι ή έχετε εξοχική κατοικία. Μου αρέσει περισσότερο αφού μένω σε σπίτι.

Επιλέξτε την κατάλληλη στιγμή

Φροντίστε να υπολογίσετε έναρξη τουΕκδηλώσεις. Λάβετε υπόψη τα ακόλουθα σημεία κατά τον προγραμματισμό:

Πρώτα:Ευκολία για τους επισκέπτες - εδώ λάβετε υπόψη το τέλος των ωρών εργασίας, τον χρόνο προετοιμασίας για το ταξίδι στις διακοπές, τον δρόμο προς τον χώρο.

Δεύτερος:Περιστάσεις από τις οποίες εξαρτάται η έναρξη της εκδήλωσης (σε περίπτωση που η αργία συνδέεται με οποιαδήποτε ώρα της ημέρας)

Τρίτος:Ώρες λειτουργίας συγκοινωνιακών οργανισμών, επειδή δεν έχουν όλοι αυτοκίνητα, κάποιος θα σας πάει με τα μέσα μαζικής μεταφοράς.

Όταν είναι προγραμματισμένη η ώρα έναρξης των διακοπών, φροντίστε να προειδοποιήσετε όλους τους καλεσμένους, για παράδειγμα, στείλτε ή διανείμετε προσκλήσεις ή απλώς καλέστε όλους στο τηλέφωνο.

Τώρα ήρθε η ώρα να προγραμματίσετε τον προϋπολογισμό των διακοπών σας.

Προϋπολογισμός εκδήλωσης

Ο προϋπολογισμός της εκδήλωσης εξαρτάται από τους ακόλουθους παράγοντες:

1. αριθμός των καλεσμένων, — με βάση τον αριθμό, το κόστος φαγητού και ποτών, καθώς και ο αριθμός των δώρων, θα ποικίλλει.

2. μενού διακοπών- πρέπει να σκεφτείτε σωστά το μενού των διακοπών και να προσαρμόσετε τα οικονομικά ανάλογα με το είδος του φαγητού που θα σερβίρετε και τι θα πιείτε (αν θέλετε).

3. Με βάση το πρόγραμμα των διακοπών και τη διαθεσιμότητα και τον αριθμό των διαγωνισμών, προγραμματίστε δαπάνες για βραβεία και δώρατους νικητές αυτών των διαγωνισμών.

4. Φροντίστε να καταλήξετε σε μερικά έκπληξηγια διακοπές, μην ξεχάσετε να λάβετε υπόψη το κόστος τους.

5. Διακόσμηση παιδικής χαράςμπορεί επίσης να επηρεάσει τον προϋπολογισμό της εκδήλωσης.

Το επόμενο βήμα στον προγραμματισμό της οργάνωσης των διακοπών θα είναι:

Κατανομή καθηκόντων

Κατά την ανάθεση ευθυνών, επιλέξτε ηγέτης,που θα διορθώσει την πορεία της αργίας και θα την κατευθύνει, αν χρειαστεί, προς τη σωστή κατεύθυνση.

Στους ώμους του θα πέσει και η υποχρέωση να παρατηρήσει ένα ιδιόρρυθμο Κανονισμοίδιεξαγωγή της εκδήλωσης (η ώρα των διαγωνισμών, το σερβίρισμα ορισμένων πιάτων, η διόρθωση της δουλειάς του DJ) γενικά, ο οικοδεσπότης πρέπει να επιλέγεται λογικός και groovy.

Επίσης, αναθέστε του δύο βοηθούς από τους καλεσμένους, απλώς προειδοποιήστε τους εκ των προτέρων.

Διασκευή μουσικής συνοδείας. Προετοιμάστε την απαραίτητη μουσική εκ των προτέρων, συζητήστε εάν ο οικοδεσπότης χρειάζεται μουσική για το πρόγραμμα των διακοπών.

Μπορεί να αποδειχθεί ότι χρειάζεστε διάφορα backing κομμάτια ή κάποιο τραγούδι που δεν θα έχετε χρόνο να ψάξετε αργότερα. Δείτε επίσης πώς μπορεί να επηρεάσει τη διάθεση.

Εναλλακτικά, μπορείτε να προσλάβετε έναν DJ, αλλά θα πρέπει να μιλήσει και με τον οικοδεσπότη μια-δυο μέρες πριν τις διακοπές για να προετοιμαστεί.

Προσλάβετε έναν φωτογράφο ή ζητήστε από κάποιον γνωστό σας που έχει δεξιότητες φωτογραφίας να κανονίσει μια φωτογράφηση για τις διακοπές. Πιστέψτε με, το να βλέπεις καλές φωτογραφίες στο μέλλον είναι πάντα ευχαρίστηση.

Μπορεί επίσης να κανονιστεί βιντεοσκόπηση της εκδήλωσης, αλλά αυτό δεν είναι για όλους, συχνά αρκεί ένας φωτογράφος.

Προγραμματισμός

Μαζί με τον οικοδεσπότη, αναπτύξτε ένα πρόγραμμα για τη γιορτή, εξετάστε προσεκτικά τους κανόνες για την εκδήλωση.

Στο πρόγραμμα των διακοπών, συμπεριλάβετε την αλληλεπίδραση των επισκεπτών μεταξύ τους, για παράδειγμα, διεξαγωγή διαγωνισμών, διαγωνισμών, αναπαραγωγή αστείων σκηνών, γενικά, δείξτε τη φαντασία σας ή χρησιμοποιήστε το Διαδίκτυο. Ελάτε με μια έκπληξη για τις γιορτές.

Μετά τη σύνταξη του προγράμματος, οργανώστε την αλληλεπίδραση του παρουσιαστή, του DJ και των βοηθών του παρουσιαστή.

Και τέλος, όταν έρθει η γιορτή, τότε γιορτάστε τις με όλη σας την καρδιά, μην ρίχνετε τόνους αλκοόλ στον εαυτό σας, συμμετέχετε σε όλους τους διαγωνισμούς, μην ανησυχείτε, κάθε εκδήλωση πρέπει να γιορτάζεται σε μεγάλη κλίμακα.

Οι καλά οργανωμένες διακοπές θα θυμούνται για μεγάλο χρονικό διάστημα και είναι επιθυμητό αυτές να είναι μόνο καλές αναμνήσεις. Επομένως, φροντίστε να σκεφτείτε την οργάνωση των επερχόμενων διακοπών.

Συμπεραίνω αυτό, μην ξεχάσετε να εγγραφείτε σε ενημερώσεις ιστολογίου, ο συγγραφέας του ιστολογίου ήταν μαζί σας « » Μένκοφ Σεργκέι.

Καλή τύχη να περνάτε καλά!

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Παίζω λίγο κιθάρα, οπότε επισκέπτομαι τακτικά το Youtube αναζητώντας ενδιαφέρον να παίζω κιθάρα, ακούω μαγευτικά!!!