समय प्रबंधन या समय प्रबंधन - यह क्या है, सब कुछ कैसे प्रबंधित करें, इस पर विशेषज्ञ की सिफारिशें। एक प्रबंधक के लिए समय प्रबंधन: प्रभावी तकनीकें

परिचय

समय प्रबंधन की सैद्धांतिक नींव

1 समय प्रबंधन का सार और सिद्धांत

समय प्रबंधन का उपयोग करने के 2 कारण

3 आधुनिक समय प्रबंधन तकनीकें

समय प्रबंधन प्रणाली के लिए घरेलू दृष्टिकोण का विश्लेषण

1 कंपनी में समय प्रबंधन का परिचय

2 रूस में समय प्रबंधन

कंपनी में समय प्रबंधन प्रणाली का आकलन और सुधार करना

1 विश्लेषित उद्यम की सामान्य विशेषताएँ

2 कंपनी में समय प्रबंधन प्रणाली का मूल्यांकन

3 समय प्रबंधन प्रणाली में सुधार करना

निष्कर्ष

परिचय

आधुनिक परिस्थितियों में, समय प्रबंधन किसी भी सफल कंपनी की गतिविधियों का एक अभिन्न अंग है। समय प्रबंधन से तात्पर्य समय को व्यवस्थित करने और उसके उपयोग की दक्षता बढ़ाने की तकनीक से है।

समय प्रबंधन विशिष्ट गतिविधियों पर खर्च किए गए समय की मात्रा पर सचेत नियंत्रण रखने का कार्य या प्रक्रिया है जिससे विशेष रूप से दक्षता और उत्पादकता बढ़ती है। विशिष्ट कार्यों, परियोजनाओं और लक्ष्यों को पूरा करने के लिए उपयोग किए जाने वाले कई कौशल, उपकरण और तकनीकों से समय प्रबंधन में मदद मिल सकती है। इस सेट में गतिविधियों की एक विस्तृत श्रृंखला शामिल है, अर्थात्: योजना, आवंटन, लक्ष्य निर्धारण, प्रतिनिधिमंडल, समय विश्लेषण, निगरानी, ​​आयोजन, सूची बनाना और प्राथमिकता देना। प्रारंभ में, प्रबंधन का श्रेय केवल व्यावसायिक या कार्य गतिविधियों को दिया जाता था, लेकिन समय के साथ इस शब्द का विस्तार उसी आधार पर व्यक्तिगत गतिविधियों को भी शामिल करने के लिए किया गया। समय प्रबंधन प्रणाली प्रक्रियाओं, उपकरणों, तकनीकों और विधियों का एक संयोजन है। आम तौर पर, किसी भी परियोजना के विकास में समय प्रबंधन एक आवश्यकता है क्योंकि यह परियोजना के पूरा होने का समय और दायरा निर्धारित करता है।

प्रस्तुत कार्य का उद्देश्य समय प्रबंधन को समय प्रबंधन प्रणाली के रूप में मानना ​​है। कार्य में कार्य निम्नलिखित हैं:

समय प्रबंधन की अवधारणा और कार्यों पर विचार;

आधुनिक समय प्रबंधन तकनीकों की विशेषताएं;

कंपनियों में समय प्रबंधन लागू करने की विशेषताओं की पहचान करना;

रूसी कंपनियों में समय प्रबंधन के सफल कार्यान्वयन के अनुप्रयोग का विश्लेषण;

मेगफॉन ओजेएससी की गतिविधियों में समय प्रबंधन के उपयोग की विशेषताओं की पहचान।

कार्य का उद्देश्य समय प्रबंधन है। कार्य का विषय किसी संगठन की गतिविधियों में समय प्रबंधन लागू करने की ख़ासियत है।

कार्य की संरचना में एक परिचय, तीन अध्याय, एक निष्कर्ष और संदर्भों की एक सूची शामिल है।

पहला अध्याय समय प्रबंधन के सार और सिद्धांतों को प्रस्तुत करता है, आधुनिक समय प्रबंधन तकनीकों को परिभाषित करता है और किसी उद्यम की गतिविधियों में समय प्रबंधन का उपयोग करने की आवश्यकता को प्रमाणित करता है।

दूसरा अध्याय संगठनों में समय प्रबंधन को लागू करने की विशेषताओं की पहचान करता है और रूसी कंपनियों में समय प्रबंधन के सफल दृष्टिकोण का विश्लेषण करता है।

तीसरा और अंतिम अध्याय विश्लेषित उद्यम का सामान्य विवरण प्रदान करता है, ओजेएससी मेगफॉन की समय प्रबंधन प्रणाली का मूल्यांकन प्रदान करता है, और अध्ययन के तहत उद्यम की समय प्रबंधन प्रणाली में सुधार के लिए दिशाओं की पहचान करता है।

1. समय प्रबंधन की सैद्धांतिक नींव

.1 समय प्रबंधन का सार और सिद्धांत

"समय प्रबंधन (टाइम मैनेजमेंट) विज्ञान और अभ्यास का एक अंतःविषय अनुभाग है जो पेशेवर गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों में समय लागत को अनुकूलित करने के लिए समस्याओं और तरीकों के अध्ययन के लिए समर्पित है।" समय प्रबंधन - अंग्रेजी से अनुवादित का अर्थ है "समय प्रबंधन"। समय प्रबंधन का कार्य दिन और सप्ताह के समय (कार्य और व्यक्तिगत समय दोनों) के उपयोग को इस तरह व्यवस्थित करना है कि सभी सबसे महत्वपूर्ण काम करने के लिए समय मिल सके। समय प्रबंधन समय का लेखा-जोखा एवं परिचालन नियोजन है।

समय प्रबंधन के बुनियादी सिद्धांत.

श्रमसाध्य स्वतंत्र कार्य। एक प्रबंधक केवल अपने समय को व्यवस्थित करने के लिए एक उच्च गुणवत्ता वाली, प्रभावी प्रणाली विकसित कर सकता है। यह महत्वपूर्ण कार्य किसी सलाहकार या सचिव को नहीं सौंपा जा सकता। केवल प्रबंधक ही उचित समाधान चुन सकता है और अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप उसका पुनर्निर्माण कर सकता है।

समाधान की वैयक्तिकता. व्यक्तिगत समय को व्यवस्थित करने में, सामान्य नियम महत्वपूर्ण नहीं हैं, बल्कि वह व्यक्तिगत शैली है जो प्रबंधक अपने लिए खोजता है। यदि यह उसके लिए आरामदायक है, तो यह अधिकतम प्रभावशीलता देता है। हमें उन तरीकों पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए जो हमें अनिश्चितता की स्थिति में भी नेविगेट करने की अनुमति देते हैं। इसलिए, किसी व्यक्ति के स्वभाव, संवेदी प्राथमिकताएं, उसके शरीर की बायोरिदम, कार्य लक्ष्य आदि जैसे मापदंडों को निर्धारित करना महत्वपूर्ण है।

अपनी स्वयं की प्रभावशीलता पर नज़र रखने की आवश्यकता। समय का उपयोग करके, आप समय की अक्षम्य बर्बादी के क्षणों की पहचान कर सकते हैं और इसके छिपे हुए भंडार की खोज कर सकते हैं। प्राप्त आंकड़ों का विश्लेषण करते समय, जो हासिल किया गया था उसकी तुलना अधिकतम संभव के साथ करने की सिफारिश की जाती है, न कि जो योजना बनाई गई थी उससे क्या हासिल किया गया, जैसा कि पश्चिमी समय प्रबंधन प्रौद्योगिकियों में किया जाता है। लेकिन टाइमकीपिंग का उपयोग करने का मुख्य परिणाम आपकी प्रभावशीलता की लगातार स्वतंत्र रूप से निगरानी करने की एक निश्चित क्षमता का उद्भव है। कई हफ्तों तक अपने समय पर नज़र रखने से समय के प्रति एक विशेष प्रकार का ध्यान विकसित होता है, और नेता अपने कार्यों को पूरी तरह से अलग तरीके से देखना शुरू कर देता है।

दक्षता-उन्मुख सोच. सोच में सीधा परिवर्तन सर्वोपरि है। एक व्यक्ति जिसने अप्रभावी प्रक्रियाओं की पहचान करना और उनमें सुधार करना सीख लिया है, दक्षता को अनुकूलित करने और बढ़ाने का प्रयास कर रहा है, वह मौजूदा तरीकों को लागू करने, उन्हें अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप अनुकूलित करने या अपना खुद का विकास करने में सक्षम है। और समय और व्यक्तिगत कार्य को व्यवस्थित करने और जीवन में उनके प्रत्यक्ष कार्यान्वयन की बहुत ही तकनीकी विधियाँ बिल्कुल प्रौद्योगिकी का विषय हैं। एक बार जब चेतना में परिवर्तन आ जाता है, तो वह काम करना शुरू कर देती है और किसी भी प्रकार की गतिविधि में फल देने लगती है।

दक्षता भंडार की प्राप्यता और अक्षयता। एक मौलिक सिद्धांत, जिसके आगे किसी भी तकनीकी मुद्दे की तुलना नहीं की जा सकती। इस धारणा के आधार पर कि दक्षता, विकास और आत्म-सुधार के भंडार न केवल यथार्थवादी रूप से प्राप्त करने योग्य हैं, बल्कि संभावित रूप से अटूट भी हैं, सही समाधान की खोज और आवश्यक पद्धति का विकास पूरी तरह से सामरिक और स्पष्ट रूप से हल करने योग्य मुद्दे हैं।

1.2 समय प्रबंधन का उपयोग करने के कारण

आपकी कार्यशैली का विश्लेषण करने और समय की कमी के कारणों को प्रकट करने के लिए व्यक्तिगत समय का समय कई कार्य दिवसों, शायद हफ्तों में तय किया जाना चाहिए। अस्थायी समस्याओं के आसन्न उद्भव के खतरनाक लक्षणों को निम्नलिखित संकेतों से पहचाना जा सकता है:

काम करते समय प्राथमिकताओं का अभाव (मुख्य कार्यों को नियमित रूप से पुनर्निर्धारित करते हुए छोटे कार्यों को हल करना);

बड़े कार्यों को पूरा करते समय जल्दबाजी (अक्सर उन पर काम देर से शुरू होने के कारण होता है);

सभी प्रकार के नियमित कार्यों का एक बड़ा प्रवाह (छोटी-छोटी बातों में डूबने का जोखिम);

व्यावसायिक पत्राचार का असामयिक अध्ययन (वर्तमान दस्तावेज़ीकरण);

शाम और सप्ताहांत में काम करें (कार्यालय समय के दौरान पर्याप्त समय नहीं है);

अपने सहकर्मियों या अधीनस्थों के लिए लगातार काम करना (ऐसा लगता है कि यह तेज़ या अधिक विश्वसनीय होगा);

अपनी प्रोफ़ाइल से बाहर काम करना (अवसरों का अप्रभावी उपयोग);

काम में लगातार रुकावटें (अंतहीन फोन कॉल और आगंतुकों का आना);

जानकारी का स्पष्टीकरण, लगातार दोबारा पूछना (थकान के परिणामस्वरूप जानकारी समझने में कठिनाई)।

समय निर्धारण के बाद उन सभी प्रकार की गतिविधियों का विश्लेषण करना आवश्यक है जिनमें व्यक्ति ने भाग लिया था। ऐसा करने के लिए, आप समय की लागत के सापेक्ष कार्य के क्षेत्रों के वितरण पर तालिकाओं का उपयोग कर सकते हैं - वास्तविक और सैद्धांतिक रूप से प्राप्त करने योग्य, और बाधाओं की एक सूची तैयार कर सकते हैं।

आगे का विश्लेषण दो स्थितियों के दृष्टिकोण से किया जा सकता है: सकारात्मक और नकारात्मक, यानी। पहले का तर्कसंगत रूप से उपयोग करने और बाद वाले से बचने के लिए ताकत और कमजोरियों की पहचान करें।

"टाइम सिंकर्स" मुख्य टाइम सिंक का विस्तृत विश्लेषण करके, आप अपनी कार्य प्रक्रिया को बेहतर ढंग से नियंत्रित कर सकते हैं और विकर्षणों से बच सकते हैं। हमें समय बर्बाद करने के लिए मजबूर करने वाले मुख्य कारण पहचाने जाते हैं:

फ़ोन कॉल उचित रूप से स्थान का गौरव लेते हैं, काम के मूड को बाधित करते हैं और आपको व्यवसाय पर ध्यान केंद्रित करने से रोकते हैं। सेल फोन के व्यापक उपयोग के साथ, समस्या वैश्विक हो गई है।

कार्यालय में आने वाले आगंतुक टेलीफोन की तुलना में अधिक ध्यान भटकाने वाले होते हैं, क्योंकि उन्हें नज़रअंदाज नहीं किया जा सकता या उन्हें अन्य कार्यों के समानांतर नहीं किया जा सकता।

विभागों के बीच सूचनाओं का खराब व्यवस्थित आदान-प्रदान।

कंप्यूटर उपकरण और कार्यालय उपकरण के साथ समस्याएँ।

सहकर्मियों द्वारा थोपे गए कार्य के क्रम को बदलना।

संगठनात्मक योजना का अभाव. जिला

दूसरे लोगों की बात सुनने में असमर्थता.

असंतोषजनक संगठनात्मक संरचना.

मेल में भ्रम. यह उन प्रबंधकों के लिए विशेष रूप से प्रासंगिक है जिनका पत्राचार असामयिक है या पत्रों के महत्व को निर्धारित करने के लिए सचिवीय फ़िल्टर से नहीं गुजरता है।

उन त्रुटियों को सुधारना जिनसे बचा जा सकता था। त्रुटियाँ उसी जल्दबाजी, असावधानी, कार्य के प्रति अनिच्छा आदि के कारण होती हैं।

व्यावसायिक मामलों में अनिर्णय की स्थिति रहेगी।

ख़राब तरीके से आयोजित और समन्वित बैठकें और योजना सत्र।

कार्यस्थल में विघ्न। प्रत्येक व्यक्ति के व्यक्तित्व की विशेषताओं के अनुसार छोटी-छोटी चीज़ों की एक विशाल सूची।

अत्यधिक कार्यालय नौकरशाही.

अपने काम और दूसरों के काम के बारे में बेकार की चर्चा. और बस खोखली बकवास।

1.3 आधुनिक समय प्रबंधन तकनीकें

लक्ष्य निर्धारित करना. लक्ष्य निर्धारण में व्यक्तिगत लक्ष्यों का विश्लेषण और निर्माण शामिल है। लक्ष्य अंतिम परिणाम का वर्णन करता है और किस दिशा में आगे बढ़ना है इसके बारे में स्पष्टता देता है। लक्ष्य निर्धारित करना एक अस्थायी प्रक्रिया है, क्योंकि... जब कुछ पैरामीटर बदले जाते हैं, तो आवश्यक समायोजन होता है।

“सफलता प्राप्त करने के लिए, आपको सही लक्ष्य चुनने की आवश्यकता है; मध्यवर्ती चरण आपको सही रास्ते पर बने रहने में मदद करेंगे। यह सलाह दी जाती है कि लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए व्यक्तिगत संसाधनों और साधनों का एक रजिस्टर पहले से ही बना लें ताकि यह पता लगाया जा सके कि आपकी क्षमता को और विकसित करने के लिए आपकी किन शक्तियों को प्रोत्साहित करने की आवश्यकता है और किन कमजोरियों पर काम करना है।

लक्ष्य स्पष्ट, सटीक और समझने योग्य होना चाहिए। बाद की योजना के लिए व्यावहारिक लक्ष्यों का विशिष्ट सूत्रीकरण महत्वपूर्ण है। दीर्घकालिक लक्ष्य निर्धारित करते समय, आप बहुत अधिक कार्यभार नहीं ले सकते।

) न केवल चीजें सही करें, बल्कि सही चीजें भी करें;

) न केवल समस्याओं का समाधान करें, बल्कि रचनात्मक संभावनाएं भी बनाएं;

) धन बचाने के लिए इतना नहीं जितना कि उनके उपयोग को अनुकूलित करने के लिए;

) न केवल कर्ज पूरा करें, बल्कि परिणाम भी प्राप्त करें;

) न केवल लागत कम होगी, बल्कि मुनाफा भी बढ़ेगा।

क्लासिक योजना. योजनाओं और वैकल्पिक गतिविधियों के विकास के लिए शास्त्रीय पद्धति। इसका अर्थ है लक्ष्यों के कार्यान्वयन के लिए तैयारी करना और समय को व्यवस्थित करना। जैसा कि व्यावहारिक अनुभव से पता चलता है, योजना पर खर्च किए गए मिनट प्रत्यक्ष कार्यान्वयन पर खर्च किए गए घंटों को कम कर देते हैं, जिससे अंततः समग्र समय की बचत होती है।

अपने कार्यों को ठीक से करने और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए, एक प्रबंधक को अपने समय बजट को स्पष्ट रूप से समझना चाहिए। कई बुनियादी नियोजन नियम हैं:

अपने दिन की योजना बनाते समय, अपने कामकाजी समय का 40% खाली छोड़ना बेहतर है। वे। 60% - नियोजित समय, 20% - अप्रत्याशित समय, 20% - सहज समय।

बिताए गए समय का दस्तावेजीकरण करें, जिसमें यह दर्शाया जाए कि यह कैसे और किस मद में खोया गया, ताकि आपको पता चल सके कि यह कैसे खर्च किया गया।

सभी कार्यों को एक साथ लाने के लिए, आपको आगामी कार्यों का अंदाजा होना चाहिए और उन्हें तात्कालिकता की डिग्री के अनुसार विभाजित करना होगा।

केवल उन कार्यों की मात्रा के साथ यथार्थवादी योजनाएँ बनाएँ जिन्हें आप संभाल सकते हैं।

कार्य की गति और उसे पूरा करने के लिए आवश्यक जानकारी की मात्रा निर्धारित करना सीखें।

यदि आपके काम में अत्यावश्यक, स्वतःस्फूर्त रूप से उठने वाले मामलों के रूप में नियमित रूप से हस्तक्षेप उत्पन्न होता है, तो ऐसे मामलों को हल करने के लिए अपनी योजना में समय प्रदान करें।

बड़ी मात्रा में काम पूरा करने की कोशिश करना और अपने प्रयासों को अलग-अलग महत्वहीन मामलों पर बिखेरना इस तथ्य की ओर ले जाता है कि दिन के अंत में मुख्य समस्याएं अनसुलझी रह जाती हैं। प्राथमिकता निर्धारित करने का अर्थ है कार्यों के संपूर्ण प्रवाह को महत्व की डिग्री के आधार पर विभाजित करना, उन्हें प्राथमिकता, गौण, आदि देना। अर्थ.

समय नियोजन का "सुनहरा" अनुपात। समय नियोजन कुछ सिद्धांतों पर आधारित है। सबसे प्रसिद्ध में से एक इतालवी अर्थशास्त्री विल्फ्रेडो पेरेटो द्वारा तैयार किया गया था। इसे समय के तर्कसंगत उपयोग के लिए डिज़ाइन किया गया है और कहा गया है: "यदि सभी कार्य कार्यों को उनकी दक्षता की कसौटी के दृष्टिकोण से माना जाता है, तो यह पता चलेगा कि 80 प्रतिशत अंतिम परिणाम केवल 20 प्रतिशत में ही प्राप्त होते हैं।" समय व्यतीत होता है, जबकि शेष 20 प्रतिशत परिणाम 80 प्रतिशत कार्य समय को अवशोषित करता है। रोजमर्रा के काम में, इसका मतलब यह है कि आपको सबसे आसान, सबसे दिलचस्प या कम समय लेने वाले काम पहले नहीं करने चाहिए। योजना बनाते समय, पहले महत्वपूर्ण समस्याओं को हल करना आवश्यक है, और उसके बाद ही कई माध्यमिक समस्याओं को हल करना आवश्यक है।

पेरेटो सिद्धांत का लगातार अनुप्रयोग एबीसी समस्याओं की जटिलता का विश्लेषण करने की तकनीक का अभ्यास में उपयोग करने में मदद करता है। यह कार्यों के संपूर्ण दायरे को तीन समूहों में विभाजित करने पर आधारित है।

ए. सबसे महत्वपूर्ण कार्य - सभी कार्यों और मामलों की कुल संख्या का लगभग 15 प्रतिशत बनाते हैं। इन कार्यों का आत्म-मूल्य (लक्ष्य प्राप्त करना) लगभग 65 प्रतिशत है।

बी. महत्वपूर्ण कार्य कुल मामलों की संख्या का औसतन 20 प्रतिशत है, और इस श्रेणी के कार्यों का महत्व भी 20 प्रतिशत है।

बी. इसके विपरीत, कम महत्वपूर्ण और गैर-आवश्यक कार्य, कार्यों की कुल संख्या का 65 प्रतिशत बनाते हैं, लेकिन उनका एक छोटा सा हिस्सा होता है (कुल "लागत" का लगभग 15 प्रतिशत)।

एबीसी सिद्धांत का उपयोग करके समस्याओं का विश्लेषण करने की तकनीक निम्नानुसार की जा सकती है:

संबंधित समयावधि (दिन, माह, तिमाही, वर्ष) में आने वाले सभी कार्यों की एक सूची बनाएं।

कार्यों को उनके महत्व की डिग्री के अनुसार व्यवस्थित करें, उनकी गतिविधि की "लागत" के अनुसार कार्यों का क्रम स्थापित करें।

कार्यों को क्रमांकित करें।

ए) श्रेणी ए के रूप में वर्गीकृत सभी कार्यों में से पहले 15 प्रतिशत पुन: असाइनमेंट के अधीन नहीं हैं;

बी) अगले 20 प्रतिशत श्रेणी बी के कार्य हैं;

ग) शेष 65 प्रतिशत श्रेणी बी के कार्य हैं।

यह सुनिश्चित करने के लिए समय योजना की दोबारा जांच करें कि आवंटित समय बजट कार्यों के मूल्य से मेल खाता है: नियोजित समय का 65 प्रतिशत कार्य ए है; नियोजित समय का 20 प्रतिशत कार्य बी है; नियोजित समय का 15 प्रतिशत कार्य बी है।

योजना को कार्य ए पर केंद्रित करते हुए उचित समायोजन करें।

कार्य बी और सी का मूल्यांकन उनके प्रत्यायोजन की संभावना के दृष्टिकोण से करें।

शक्तियों का प्रत्यायोजन. “प्रतिनिधिमंडल का सामान्य अर्थ अपने अधीनस्थों या सहकर्मियों को कार्य सौंपना है। कई प्रबंधक, जो खुद को अनुभवी और कुशल मानते हैं, अपने अधीनस्थों की अनुभवहीनता, शिक्षा की कमी और अक्षमता का हवाला देते हुए, वे काम खुद करना पसंद करते हैं जिन्हें वे अन्य कर्मचारियों को सौंप सकते हैं। यह घटना एक प्रबंधक की उच्च योग्यताओं के बजाय अधिकार सौंपने में अनुभव की कमी और आवश्यक कार्यों में कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने में असमर्थता को इंगित करती है।

प्रतिनिधिमंडल के मुख्य लाभ:

प्रबंधक के पास अधिक महत्वपूर्ण कार्यों के लिए अधिक समय होता है;

कर्मचारियों के पेशेवर ज्ञान और कौशल का उपयोग और विकास;

अधीनस्थों की क्षमताओं, स्वतंत्रता और क्षमता के विकास को प्रोत्साहित करना;

कर्मचारी प्रेरणा पर सकारात्मक प्रभाव.

सही ढंग से प्रत्यायोजित करने के लिए, आपको निम्नलिखित नियमों का पालन करना होगा:

उपयुक्त कर्मचारियों का चयन करें;

जिम्मेदारी के क्षेत्र वितरित करें;

सौंपे गए कार्यों के कार्यान्वयन का समन्वय करें;

अधीनस्थों को प्रोत्साहित करना और सलाह देना;

कार्य प्रक्रिया और परिणामों की निगरानी करें;

अपने कर्मचारियों का मूल्यांकन करें;

रिवर्स या बाद के प्रतिनिधिमंडल के प्रयासों को रोकें।

नियमित कार्य, विशिष्ट गतिविधियाँ, निजी मुद्दे और प्रारंभिक कार्य सौंपना आवश्यक है। कार्यों या गतिविधियों का स्थानांतरण लंबी अवधि के लिए किया जा सकता है या एक बार के कार्यों तक सीमित किया जा सकता है। प्रबंधक किसी भी परिस्थिति में अपने प्रबंधकीय कार्यों, उच्च जोखिम वाले कार्यों और प्रबंधन जिम्मेदारियों को नहीं सौंपता है।

परिणामों की निगरानी करना और लक्ष्यों को समायोजित करना। परिणाम नियंत्रण कार्य प्रक्रिया को अनुकूलित करने का कार्य करता है; इसमें तीन कार्य शामिल हैं:

भौतिक स्थिति को समझना. क्या योजना परिणाम लाती है, क्या यह आराम में योगदान देती है;

जो योजना बनाई गई थी उसकी अधिकतम संभव के साथ तुलना। गतिविधियों का नियमित रूप से विश्लेषण करना, समय की हानि के क्षणों की पहचान करना और हस्तक्षेप पत्रक तैयार करना आवश्यक है;

स्थापित विचलनों के आधार पर समायोजन। योजनाओं की दोबारा जांच करना और यदि वे अव्यवहार्य साबित होती हैं या समय सीमा तक लक्ष्य प्राप्त नहीं होने देती हैं तो उन्हें बदलना आवश्यक है।

श्रम परिणामों की निगरानी और विशिष्ट कार्यों की निगरानी के बीच अंतर है; न तो किसी को और न ही दूसरे को उपेक्षित किया जाना चाहिए।

इस प्रकार, समय प्रबंधन समय का लेखा-जोखा एवं परिचालन नियोजन है। समय प्रबंधन का कार्य दिन और सप्ताह के समय (कार्य और व्यक्तिगत समय दोनों) के उपयोग को व्यवस्थित करना है ताकि सभी सबसे महत्वपूर्ण चीजों को करने के लिए समय मिल सके। समय प्रबंधन के बुनियादी सिद्धांत: श्रमसाध्य स्वतंत्र कार्य, व्यक्तिगत निर्णय लेना, स्वयं की प्रभावशीलता को ट्रैक करने की आवश्यकता, दक्षता, साध्यता और अटूट दक्षता भंडार के उद्देश्य से सोच। अस्थायी समस्याओं की आसन्न घटना के खतरनाक लक्षणों को कुछ संकेतों द्वारा पहचाना जा सकता है और "समय डूबने" के कारणों की पहचान की जा सकती है।

2. समय प्रबंधन प्रणाली के लिए घरेलू और विदेशी दृष्टिकोण का विश्लेषण

.1 कंपनी में समय प्रबंधन का परिचय

यह तथ्य कि समय को तर्कसंगत ढंग से प्रबंधित करने की आवश्यकता है, आज एक स्पष्ट तथ्य है। निम्न स्तर के प्रबंधकों से लेकर प्रबंधकों और व्यवसाय मालिकों तक - हर किसी को समय की कमी या इसकी पूर्ण अनुपस्थिति का सामना करना पड़ता है।

हाल तक, समय प्रबंधन को मुख्य रूप से किसी व्यक्ति विशेष के संबंध में माना जाता था। अर्थात् प्रत्येक विशेषज्ञ अपने विवेक से अपने समय के संबंध में समय प्रबंधन के तरीके लागू कर सकता है।

नवीनतम प्रवृत्ति उद्यमों में समय प्रबंधन प्रणाली (कॉर्पोरेट समय प्रबंधन) की शुरूआत है। उद्यम प्रबंधन में समय प्रबंधन एक नई दिशा है। अधिकांश रूसी संगठनों में, प्रबंधन इस बारे में नहीं सोचता है कि उनके अधीनस्थ कार्य दिवस के दौरान किन कार्यों पर समय बिताते हैं, या वे अपनी नौकरी की जिम्मेदारियों के ढांचे के भीतर अपने काम को कैसे व्यवस्थित करते हैं।

यह बिल्कुल स्वाभाविक है कि किसी उद्यम का प्रमुख या उसके प्रमुख कर्मचारी स्वयं समय प्रबंधन को लागू करने के कार्य का सामना करने में सक्षम नहीं हैं। एक नियम के रूप में, वे समय प्रबंधन विशेषज्ञों की मदद का सहारा लेते हैं। और यह बिल्कुल स्वाभाविक है कि मांग आपूर्ति पैदा करती है।

इस प्रकार, समय प्रबंधन पर पाठ्यक्रमों और प्रशिक्षणों की अवधि 2 से 10 दिनों तक होती है, और लागत 5 हजार रूबल से होती है। 25 हजार रूबल तक। प्रस्तावित कार्यक्रम भी भिन्न हैं: इनमें "शीर्ष अधिकारियों के लिए समय प्रबंधन पाठ्यक्रम", एक सेमिनार के रूप में आयोजित, और सामान्य कर्मचारियों के लिए पाठ्यक्रम शामिल हैं। उद्यमों में समय प्रबंधन शुरू करने की प्रौद्योगिकियाँ मौजूद हैं।

इन सभी पाठ्यक्रमों में एक बात समान है - ये सभी पश्चिमी प्रौद्योगिकियों पर आधारित हैं और हमेशा रूसी वास्तविकता से संबंधित नहीं होते हैं। इसके अलावा, समय प्रबंधन पर अधिकांश सेमिनार और प्रशिक्षण प्रकृति में व्यक्तिगत हैं, अर्थात, हम कॉर्पोरेट समय प्रबंधन की तुलना में व्यक्तिगत समय प्रबंधन के बारे में अधिक बात कर रहे हैं।

तुलनात्मक समय प्रबंधन के लिए, हमारी राय में, तीन क्षेत्रों को प्रतिष्ठित किया जाना चाहिए:

उदाहरण के लिए, एमएस आउटलुक का उपयोग करने से आप आवश्यक जानकारी स्थानांतरित करने की प्रक्रिया में महत्वपूर्ण रूप से समय बचा सकते हैं। यह समस्या के सार को अधिक संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से तैयार करने की क्षमता के कारण होता है। लिखित जानकारी मौखिक रूप से संप्रेषित जानकारी की तुलना में अधिक तेजी से और अधिक सटीक रूप से समझी जाती है।

इसके अलावा, सूचना प्रौद्योगिकी का उपयोग करके संचार की प्रक्रिया में, सूचना प्रसारित करने की प्रक्रिया में समय की महत्वपूर्ण बचत करना संभव हो जाता है। ऐसा एक कार्यालय से दूसरे कार्यालय, या एक संगठन से दूसरे संगठन में जाने की आवश्यकता की कमी के कारण होता है।

आप इंटरनेट के माध्यम से सूचना प्रसारित करने की प्रक्रिया में व्यक्तिगत संचार पर काफी समय बचा सकते हैं, मौजूदा टेम्पलेट्स और प्रतीकों के लिए धन्यवाद जो उन वाक्यांशों को प्रतिस्थापित करते हैं जो विनम्र संचार के तत्व हैं।

सामान्य तौर पर, किसी उद्यम का कॉर्पोरेट समय प्रबंधन किसी उद्यम में कर्मचारियों की बातचीत के लिए नियमों और मानदंडों, सूचनाओं के आदान-प्रदान के लिए नियमों और तंत्रों की एक प्रणाली है। कई मायनों में, ऐसा समय प्रबंधन किसी उद्यम में संचार प्रक्रिया की नकल करता है। और तदनुसार, उद्यम प्रबंधन के क्षेत्र में इसे पूरी तरह से नई दिशा देना मुश्किल है।

समय प्रबंधन के ढांचे के भीतर किसी उद्यम में संचार में सुधार और संचार प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लिए तकनीकों का उपयोग अधिक संगठनात्मक और आर्थिक प्रभाव प्राप्त करने की अनुमति देगा।

समय प्रबंधन के इस क्षेत्र में मुख्य समस्याओं में से एक कर्मचारियों की अपेक्षाकृत कम संख्या है जिन्हें समान कर्तव्यों का पालन करने वाले लोगों के समूह में जोड़ा जा सकता है, और एक उद्यम में ऐसे समूहों की काफी बड़ी संख्या है। इस प्रकार, विशेषज्ञों के प्रत्येक समूह के समय के काम को अनुकूलित करने के लिए, ऐसी सिफारिशें और समय प्रबंधन तकनीक विकसित करना आवश्यक है जो केवल विशेषज्ञों के इस समूह के लिए अद्वितीय हों। एक नियम के रूप में, समय प्रबंधन विशेषज्ञ या तो ऐसा नहीं करते हैं, व्यक्तिगत समय प्रबंधन तकनीकों के आधार पर सामूहिक सेमिनार और प्रशिक्षण का उपयोग करना पसंद करते हैं, या किसी उद्यम के प्रत्येक व्यक्तिगत प्रभाग के लिए समय प्रबंधन प्रणाली बनाने की सेवा काफी महंगी है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि, एक नियम के रूप में, किसी उद्यम के सभी विभागों को समय प्रबंधन प्रणाली लागू करने की आवश्यकता नहीं होती है। समय प्रबंधन की समस्या वहां उत्पन्न होती है जहां इसके उपयोग का कोई विकल्प होता है। उद्यम के उन विभागों में जहां कर्मचारी नीरस यांत्रिक कार्य करते हैं, काम की गंभीरता और तीव्रता की मौजूदा स्थितियों के तहत कार्यों के दिए गए एल्गोरिदम को करने में किसी व्यक्ति की शारीरिक और मनोवैज्ञानिक क्षमताओं का अध्ययन करने की आवश्यकता उत्पन्न होती है।

यह कहना अक्सर अनुचित होता है कि उद्यम में प्रबंधन प्रक्रियाएं नहीं की जाती हैं और कर्मचारी अपने आधिकारिक कर्तव्यों के सबसे तेज़, उच्च-गुणवत्ता वाले प्रदर्शन में रुचि नहीं रखते हैं। यह इस तथ्य के कारण है कि प्रत्येक कर्मचारी की अपनी नौकरी जिम्मेदारियां होती हैं, जो नौकरी विवरण और रोजगार अनुबंध में तय होती हैं। रोज़गार अनुबंध, एक नियम के रूप में, यह भी निर्धारित करता है कि उसे प्रति दिन कितने घंटे काम करना होगा और प्रति सप्ताह कितने दिन काम करना होगा। यानी, काम की एक निश्चित मात्रा (रोजगार अनुबंध में तय जिम्मेदारियां) और उसे पूरा करने का समय (रोजगार अनुबंध में तय काम के घंटे और कार्यक्रम) होता है।

एक नियम के रूप में, समय प्रबंधन पर सेमिनार और प्रशिक्षण के लिए कार्यक्रम विकसित करते समय, किसी व्यक्ति की शारीरिक विशेषताओं और काम की गंभीरता और तीव्रता की स्थितियों पर पर्याप्त ध्यान नहीं दिया जाता है।

जहां तक ​​प्रमुख विशेषज्ञों के व्यक्तिगत समय प्रबंधन का सवाल है, संक्षेप में, यह एक प्रबंधक और एक व्यक्ति के व्यक्तिगत समय प्रबंधन का प्रतिनिधित्व करता है। व्यावहारिक उपयोग की दृष्टि से यह दिशा वर्तमान में सर्वाधिक विकसित एवं प्रभावी है।

सामान्य तौर पर, कॉर्पोरेट समय प्रबंधन उद्यम प्रबंधन में एक काफी आशाजनक क्षेत्र है, हालांकि इसे व्यवहार में लागू करने में वर्तमान में कई कठिनाइयां हैं। कॉर्पोरेट समय प्रबंधन की शुरूआत की आवश्यकता और किसी विशेष उद्यम में इसके आवेदन के दायरे का निर्धारण करते समय, किसी को यह करना चाहिए:

किन विभागों में (या किन कार्य इकाइयों के लिए) समय प्रबंधन की शुरूआत उचित है;

किसी उद्यम में कॉर्पोरेट समय प्रबंधन के कार्यान्वयन से क्या आर्थिक और संगठनात्मक प्रभाव प्राप्त होगा? यानी हम लागत और प्राप्त परिणामों के अनुपात के बारे में बात कर रहे हैं;

क्या संभावना है कि किसी उद्यम में कॉर्पोरेट समय प्रबंधन प्रणाली को लागू करने का प्रभाव इतना लंबा होगा कि आर्थिक और संगठनात्मक प्रभाव स्वयं प्रकट हो सके?

कॉर्पोरेट समय प्रबंधन प्रणाली को प्रत्येक उद्यम के लिए व्यक्तिगत रूप से विकसित किया जाना चाहिए और कॉर्पोरेट समय प्रबंधन के सभी तीन क्षेत्रों को संयोजित करना चाहिए: उद्यम समय प्रबंधन, व्यक्तिगत विभागों का कॉर्पोरेट समय प्रबंधन और अग्रणी विशेषज्ञों का व्यक्तिगत समय प्रबंधन। इसके अलावा, कुछ मामलों में व्यक्तिगत विभागों का कॉर्पोरेट समय प्रबंधन सक्षम समय वितरण की प्रक्रिया के बजाय किसी व्यक्ति की शारीरिक विशेषताओं और काम की गंभीरता और तीव्रता की स्थितियों पर आधारित होना चाहिए।

2.2 रूस में समय प्रबंधन

आज ऐसी रूसी कंपनी ढूंढना शायद ही संभव है जिसका प्रबंधन अपनी प्रतिस्पर्धात्मकता बढ़ाने के मुद्दे से चिंतित न हो। इस समस्या को हल करने के लिए, सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए भारी मात्रा में काम करना आवश्यक है: अनुसंधान एवं विकास से लेकर लॉजिस्टिक्स तक। हालाँकि, यह एक लंबा और कठिन काम है, और इसलिए रूस में कई कंपनियां कम खर्च के साथ कार्य कुशलता बढ़ाना पसंद करती हैं। उदाहरण के लिए, समय प्रबंधन के माध्यम से। हालाँकि, "शास्त्रीय" समय प्रबंधन को पहले से ही आधुनिक व्यवसाय द्वारा सौंपे गए कार्यों से निपटने में कठिनाई हो रही है। “यह सभी प्रबंधकीय समस्याओं के लिए रामबाण नहीं रह गया है। पिछले पांच वर्षों में, इस क्षेत्र में मौलिक रूप से कुछ भी नया नहीं हुआ है, और समय प्रबंधन में रुचि काफ़ी कम हो रही है, ”ईकोप्सी कंसल्टिंग के कार्यकारी निदेशक पावेल बेज्रुचको कहते हैं। - अपनी दक्षता बढ़ाने के लिए, आधुनिक कंपनियां मुख्य रूप से व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने में लगी हुई हैं। इन उपायों की पृष्ठभूमि में, समय प्रबंधन उपयोगी है, बल्कि एक अतिरिक्त कौशल है: समय लाभ का पैमाना छोटा है।

रूसी कंपनियों में एक आम प्रथा ऐसी स्थिति है जहां एक प्रबंधक, "स्वैच्छिक-अनिवार्य" आधार पर, अपने अधीनस्थों के बीच समय प्रबंधन पर अपनी पसंद की कोई किताब वितरित करता है या एक या किसी अन्य "उन्नत" आयोजक की सिफारिश करता है। येकातेरिनबर्ग कंपनी Bank24.ru के कार्यकारी निदेशक, बोरिस डायकोनोव को लगभग तीन साल पहले समय प्रबंधन के विचार में दिलचस्पी हो गई, जब वह एक छोटे बैंक के सह-मालिक बन गए। वह कहते हैं, ''मैंने जो पढ़ा, उसमें से बहुत कुछ लागू किया।'' - बैंक में समय प्रबंधन पर व्याख्यान आयोजित किए, बैठक मानकों की शुरुआत की और संचार की संस्कृति में सुधार किया। सबसे पहले, नवाचारों का विरोध किया गया, क्योंकि व्याख्यान सप्ताहांत को कवर करते थे। बैंक कर्मचारियों ने उन्हें समय की बचत सिखाने के विचार को सिर्फ एक और प्रबंधन सनक माना। लेकिन बाद में, कंपनी के शीर्ष अधिकारियों की दृढ़ता के लिए धन्यवाद, जिन्होंने यह स्पष्ट कर दिया कि वे उन लोगों को महत्व देते हैं जो समय बचाना जानते हैं, Bank24.ru ISO 9001:2000 गुणवत्ता प्रबंधन मानकों को पेश करने वाले पहले रूसी क्रेडिट संस्थानों में से एक बन गया।

सौंपे गए कार्यों को हल करने में कठोरता और निरंतरता किसी भी कार्मिक प्रेरणा कार्यक्रम के कार्यान्वयन में एक आवश्यक तत्व है। आमतौर पर, "अच्छी पुस्तकों" के वितरण के बाद का शुरुआती उत्साह लगभग एक महीने के बाद ख़त्म हो जाता है। बिजनेस कोच क्लब के अध्यक्ष मिखाइल मोलोकानोव पुष्टि करते हैं, "टीम में किसी भी विचार के परिचय के लिए अनिवार्य नियंत्रण की आवश्यकता होती है।" - और डिफ़ॉल्ट रूप से नियंत्रण में अतिरिक्त लागत शामिल होती है। घरेलू कंपनियों में समय प्रबंधन के लिए व्यवस्थित दृष्टिकोण की कमी का यही मुख्य कारण है।

एमसी-बाउकेमी-रूस समूह की कंपनियों के महानिदेशक, अलेक्जेंडर मोंड्रस ने समय प्रबंधन की मदद से एक विशिष्ट समस्या का समाधान किया - उन्होंने कार्य प्रक्रिया से कई घटकों को हटा दिया जो समय के मुख्य "खाने वाले" थे। एक सरल उदाहरण: उनके संगठन के भीतर सभी टेलीफोन वार्तालाप अब इस प्रश्न से शुरू होते हैं "क्या आप बात करने में सहज हैं?" इससे दोनों वार्ताकारों को बहुमूल्य मिनट बचाने की अनुमति मिलती है। “तब से कई साल बीत चुके हैं। अलेक्जेंडर मोंड्रस का कहना है कि प्रशिक्षण पूरा करने वाले अधिकांश कर्मचारी कंपनी में ही बने रहे। "नए लोगों के लिए, हम विषय पर सामग्री प्रदान करते हैं और समय के साथ काम करने में मौलिक कौशल विकसित करते हैं।"

ऑर्गेनाइज़ेशन ऑफ़ टाइम के सीईओ ग्लीब आर्कान्जेल्स्की कहते हैं, "जिन्होंने एक बार समय प्रबंधन कौशल अपना लिया है, उन्हें केवल समय-समय पर अपनी याददाश्त को ताज़ा करने की ज़रूरत है।"<#"justify">मिखाइल मोलोकानोव कहते हैं, "समय प्रबंधन का मुख्य विचार यह है कि आपको पहले यह समझना होगा कि आप क्या चाहते हैं और आपको इसकी आवश्यकता क्यों है, और उसके बाद ही सोचें कि इसे कैसे प्राप्त किया जाए।" - हाल ही में, समय प्रबंधन के क्षेत्र में सबसे अधिक ध्यान देने योग्य नवाचार लक्ष्य निर्धारण के मुद्दे में दिखाई देते हैं। मेरी टिप्पणियों के अनुसार, रूसी कंपनियां अक्सर और बहुत आसानी से समय सीमा और जिम्मेदारियां सौंपती हैं, लेकिन साथ ही कर्मचारी को यह जानकारी देने में पर्याप्त समय नहीं बिताती हैं कि वास्तव में क्या करने की आवश्यकता है और क्यों। नतीजा यह होता है कि काम तो समय पर पूरा हो जाता है, लेकिन किसी के काम नहीं आता।

"पहले, अगला कार्य प्राप्त करते समय, मैं चुपचाप इसे एक नोटबुक में लिख लेता था, क्योंकि अनावश्यक प्रश्न पूछना या, पेशेवर भाषा में, लक्ष्यों को स्पष्ट करना एक ऐसी गतिविधि मानी जाती थी जिससे मुझे कोई सम्मान नहीं मिलता था," विम-बिल में से एक ने स्वीकार किया -डैन प्रबंधक, जिन्हें कॉर्पोरेट कंपनी विश्वविद्यालय में प्रशिक्षित किया गया था। "इसके अलावा, मैंने इस तथ्य पर अपना असंतोष व्यक्त किया कि "अत्यावश्यक" के रूप में चिह्नित बहुत से कार्य केवल मुझ पर ही डाले जा रहे थे।" आज, यह प्रबंधक न केवल बॉस से कार्यों का स्पष्ट सूत्रीकरण चाहता है, बल्कि यह भी स्पष्ट करता है कि प्रत्येक विशिष्ट अवधि में उनमें से कौन सा सबसे महत्वपूर्ण है, इस प्रकार वह अपने लिए प्राथमिकताओं की एक प्रणाली का निर्माण करता है। चूँकि इस प्रबंधक के बॉस ने भी उचित प्रशिक्षण प्राप्त किया है, वह अपने अधीनस्थ की नई माँगों को समझने वाला और धैर्यवान है।

विम्म-बिल-डैन के मानव संसाधन विभाग में "आंतरिक ज्ञान प्रबंधन" परियोजना के प्रबंधक नताल्या बेकर का मानना ​​है, "एकीकृत सूचना क्षेत्र और प्रबंधन उपकरण का गठन हमारे प्रशिक्षण कार्यक्रमों की मुख्य उपलब्धि है।" "छात्रों की अपेक्षाएँ मुख्य रूप से व्यावसायिक समस्याओं को प्रभावी ढंग से हल करने के लिए आवश्यक नए ज्ञान और कौशल के अधिग्रहण के साथ-साथ स्कूल और संस्थान में प्राप्त बुनियादी ज्ञान और विचारों के व्यवस्थितकरण से संबंधित हैं।" समय प्रबंधन के प्रति गंभीर और विचारशील दृष्टिकोण के साथ, यह आपको सरल प्रतीत होने वाले प्रश्नों के बारे में सोचने पर मजबूर करता है, जिनके उत्तर कभी-कभी आश्चर्यजनक होते हैं। उदाहरण के लिए, सरल अंकगणितीय संक्रियाओं का उपयोग करके, आप गणना कर सकते हैं कि कोई व्यक्ति कितने घंटे जी चुका है और उसे अभी भी जीवित रहना है, उदाहरण के लिए, सेवानिवृत्ति तक। या अपने लिए अधिक स्पष्ट रूप से परिभाषित करने का प्रयास करें कि आपके जीवन में रोजमर्रा की दिनचर्या क्या है और वास्तव में क्या महत्वपूर्ण है।

समय प्रबंधन एक बहुत ही सार्वभौमिक कौशल है, जिसकी कुल मिलाकर कोई सांस्कृतिक सीमा नहीं है। पश्चिमी और रूसी दोनों प्रशिक्षण कार्यक्रम अब मुख्य रूप से देशी पश्चिमी प्रौद्योगिकियों का उपयोग करते हैं: स्मार्ट के अनुसार लक्ष्य निर्धारित करना, आइजनहावर विधि, पेरेटो सिद्धांत आदि के अनुसार प्राथमिकता देना (हालांकि रूसी शोधकर्ता भी टीएम के सिद्धांत में अपना योगदान देने में कामयाब रहे।

कार्य समय प्रबंधन कौशल में प्रशिक्षण का पारंपरिक रूप दो दिवसीय प्रशिक्षण है। ऐसे कार्यक्रमों के छात्र, एक नियम के रूप में, मध्य और निचले स्तर के प्रबंधक (बैक ऑफिस, बिक्री विभाग, उत्पादन, आदि) होते हैं। प्रशिक्षण के दौरान, प्रतिभागी प्राथमिकता निर्धारण और योजना के बुनियादी उपकरणों में महारत हासिल करते हैं, उन्हें विभिन्न स्थितियों में लागू करने का प्रयास करते हैं, खेल और अभ्यास में अपने कौशल को निखारते हैं। हालाँकि, इस तथ्य के बावजूद कि टीएम में स्वयं राष्ट्रीय विशेषताएं नहीं हैं, इसका अध्ययन करने वाले रूसियों को कई संबंधित पाठ्यक्रम पेश किए जाते हैं। पावेल बेज्रुचको कहते हैं, "समय प्रबंधन के करीब के विषयों में से एक तनाव प्रबंधन है।" "यह अत्यंत महत्वपूर्ण और उपयोगी है, क्योंकि सामान्य तौर पर रूसी कारोबारी माहौल पश्चिमी की तुलना में बहुत अधिक अस्थिर और तनावपूर्ण है।"

जबकि रूसी कंपनियों में सामान्य प्रबंधन संस्कृति में सुधार के विषय पर प्रशिक्षण पहले से ही काफी आम हो गया है, प्रबंधक अभी भी कर्मचारियों के स्व-संगठन के मुद्दों पर उचित ध्यान नहीं देते हैं। उनमें से कई - और शायद बिल्कुल सही भी - मानते हैं कि प्रबंधक का व्यक्तिगत संगठन उसकी अपनी समस्या है। टीएम मानता है कि प्रत्येक कर्मचारी को न केवल काम में, बल्कि अपने व्यक्तिगत लक्ष्यों में भी समय निवेश करने का अवसर मिलना चाहिए: आत्म-विकास, अवकाश, स्वास्थ्य, परिवार। तभी यह व्यक्ति संतुष्ट एवं प्रभावी होगा। कंपनी के इस प्रकृति के मुद्दों को हल करने में सक्षम होने की संभावना नहीं है - यह पूरी तरह से स्वयं कर्मचारियों का विशेषाधिकार है। “केवल काम के घंटों का प्रबंधन करना असंभव है। यदि कोई कंपनी अपने कर्मचारियों के बीच टीएम के सिद्धांतों का परिचय देती है, तो, अनजाने में, उसे उनका निजी समय जब्त करना होगा। लेकिन फिर सिपाही सैनिकों, कैदियों, संप्रदायवादियों के साथ संबंध दिमाग में आते हैं...," मिखाइल मोलोकानोव कहते हैं।

इसके अलावा, व्यवहार में अक्सर यह पता चलता है कि कुछ विशेषज्ञों के कार्य समय की योजना नहीं बनाई जा सकती है, जबकि अन्य के लिए टीएम से होने वाली बचत न्यूनतम होती है। उदाहरण के लिए, ECOPSY कंसल्टिंग की सहायक कंपनी मेनस्ट्रीम ने अपने कई ग्राहकों के कर्मियों के बीच एक अध्ययन किया। इस त्वरित सर्वेक्षण के नतीजों से पता चला कि अध्ययन की गई कंपनियों के कर्मचारी वास्तव में अपने आधे से अधिक समय की योजना नहीं बनाते हैं, और अक्सर 30% से अधिक नहीं। गतिशील रूप से बदलती प्राथमिकताओं की स्थितियों में, जानकारी की स्थायी कमी और तथाकथित प्रबंधकों की कमी। हेलीकॉप्टर दृश्य (शाब्दिक रूप से "हेलीकॉप्टर से दृश्य" - ऊपर से स्थिति पर एक नज़र, इसके ड्राइविंग तंत्र और आंतरिक कनेक्शन को समझना जो रोजमर्रा की दिनचर्या में दिखाई नहीं देते हैं) पारंपरिक नियोजन उपकरण काम नहीं करते हैं। यही कारण है कि अनुभवी समय प्रबंधन विशेषज्ञ अप्रत्याशित कार्यों को हल करने के लिए आपके कामकाजी समय का 40% तक आरक्षित करने और शेष 60% को सीधे प्रबंधित करने की सलाह देते हैं। हालाँकि, सभी कर्मचारी 60% भी योजना नहीं बना पाते हैं। इसलिए, अगर हम हेल्प-डेस्क मोड में काम करने के बारे में बात करते हैं, यानी, सहायक, उदाहरण के लिए, सचिवीय कार्यों को हल करने के बारे में, तो इस मामले में आप कम से कम किसी तरह 30 - 40% से अधिक समय का प्रबंधन नहीं कर सकते हैं। यह अनुपात कई विशिष्टताओं के साथ-साथ सामान्य रूप से कुछ ग्राहक-उन्मुख व्यवसायों के लिए विशिष्ट है - उदाहरण के लिए, ब्रोकरेज। और वास्तव में, आप एक पीआर व्यक्ति को समय प्रबंधन के लिए केवल कुछ घंटों में ईमेल पढ़ने जैसी महत्वपूर्ण सिफारिश के साथ क्या करने के लिए कहते हैं? ऐसे जनसंपर्क प्रबंधक की कल्पना करना मुश्किल है जो इसका पालन करेगा, क्योंकि इस तरह वह उस जानकारी से वंचित रह जाएगा जो उसे प्रभावी होने में मदद करती है। तत्काल टिप्पणी के अनुरोध का समय पर जवाब देने में विफल रहने से, वह कंपनी की छवि खोने का जोखिम उठाता है। और प्रतिक्रिया करने का अर्थ है अपने कार्यक्रम को स्थगित करना और योजना से भटकना। "यह भूलना महत्वपूर्ण नहीं है कि एक व्यक्ति एक कंप्यूटर नहीं है, बल्कि अपनी जैविक लय वाला एक प्राणी है," रोसिंटर रेस्तरां होल्डिंग के पीआर और मार्केटिंग निदेशक वेलेरिया सिलिना कहते हैं। - कुछ लोग सुबह के समय प्रभावी होते हैं, जबकि अन्य केवल शाम को ही अधिकतम दक्षता के साथ काम कर पाते हैं। यह स्पष्ट है कि एक बड़ी कंपनी के भीतर ऐसी बारीकियों को ध्यान में नहीं रखा जा सकता है।

मेरिडियन कैपिटल मैनेजमेंट में कॉरपोरेट फाइनेंस के निदेशक सर्गेई ट्रोफिमोव को संदेह है कि एक टीएम सलाहकार एक अनुभवी प्रबंधक को यह बताने में सक्षम होगा कि कम से कम 5-10% समय कैसे बचाया जाए। उन्होंने कहा, "समय प्रबंधन का मुख्य संदेश, 'समय एक संसाधन है जिसे प्रबंधित किया जा सकता है' बहुत सटीक है।" - हालाँकि, मैं टीएम की 80% जानकारी इंटरनेट पर पा लूँगा और उसे अपने अनुसार ढाल लूँगा। मुझे अन्य 20% की आवश्यकता क्यों है, जो सलाहकार का करिश्मा और मनोदशा है?

कई निपुण विशेषज्ञ इस बात से सहमत हैं कि हर किसी को समय प्रबंधन के सिद्धांत का स्वयं अध्ययन करने की आवश्यकता आनी चाहिए। किसी भी विषय में जबरदस्ती गोता लगाने का कोई भी प्रयास, विशेष रूप से पूरी कंपनी के पैमाने पर, अधिनायकवाद की बू आती है। एक अलग और दर्दनाक मुद्दा रचनात्मक पेशे के लोगों का है जो अपनी स्वतंत्रता पर किसी भी प्रतिबंध का कड़ा विरोध करते हैं। साथ ही, "निर्माताओं" को "हस्तशिल्प" कार्यशाला के प्रतिनिधियों से कम नहीं, अपने समय का प्रभावी ढंग से उपयोग करने की क्षमता की आवश्यकता होती है। बीबीपीजी की सह-मालिक और प्रधान संपादक मारिया तिमिरबायेवा कहती हैं, "इस तरह की "स्वतंत्रता" का परिणाम अक्सर दायित्वों और परियोजना की समय-सीमाओं का अनुपालन न करना होता है, जिससे टीम के बाकी सदस्यों में असंतोष होता है।" रेस्तरां बिजनेस पत्रिका. "समय प्रबंधन कौशल प्रेरणा को बर्बाद नहीं करेंगे, लेकिन वे कर्मचारियों को जीवन स्थितियों का अधिक यथार्थवादी आकलन करने की अनुमति देंगे।" एक रचनात्मक व्यक्ति को रचनात्मक कहा जाता है क्योंकि वह बुद्धिमानी से उपलब्ध उपयोगी जानकारी का उपयोग कर सकता है और पुस्तकों, मीडिया में प्रकाशनों और - सबसे महत्वपूर्ण रूप से - अपने जीवन और पेशेवर अनुभव, अपनी स्वयं की योजना प्रणाली के आधार पर निर्माण कर सकता है जो उसके लिए व्यक्तिगत रूप से उपयुक्त है।

स्टोलिच्नी वीकस कंपनी के मालिक इगोर मिनेविच कहते हैं, "आज के अधिकांश प्रतिभाशाली बिजनेस लीडरों ने बिना किसी प्रशिक्षण या सेमिनार के अपने लिए एक इष्टतम कामकाजी व्यवस्था विकसित की है।" - उदाहरण के लिए, आंद्रेई बिल्ज़ो या अर्कडी नोविकोव को लें - उनकी गतिविधियों को एकीकृत नहीं किया जा सकता है, और उनकी परियोजनाओं को सुव्यवस्थित नहीं किया जा सकता है। यदि अन्ना अख्मातोवा ने समय प्रबंधन पाठ्यक्रम में भाग लिया होता, तो क्या हमारे पास कविता का एक और खंड होता?"

मिनेविच कहते हैं, "प्रत्येक कंपनी विभिन्न स्तरों की बुद्धि और जीवन अनुभव वाले लोगों का एक समुदाय है, जिनके काम की प्रभावशीलता अक्सर नेता के करिश्मे और प्रतिभा पर निर्भर करती है।" - केवल वास्तव में प्रभावी विशेषज्ञों के आसपास ही कारोबारी माहौल बनता है, प्रतिभाशाली लोग और परियोजनाएं सामने आती हैं। कर्मचारी ऐसी दक्षता कैसे हासिल करते हैं यह उनका अपना मामला है।

और वास्तव में: यदि आप समय प्रबंधन पर किसी भी लोकप्रिय पुस्तक को सरसरी तौर पर पढ़ते हैं, तो आप उसमें दी गई सलाह की अत्यधिक "रोज़मर्रा" प्रकृति से आश्चर्यचकित हो जाएंगे। उन्हें सबसे बड़े प्रभाव के साथ लागू करने के लिए, कर्मचारी के लिए स्वयं उन तक "पहुंचना" अधिक उपयोगी होगा। उदाहरण के लिए, अधिकांश आधुनिक व्यावसायिक फ़ोनों में निर्मित इलेक्ट्रॉनिक प्लानर के उपयोग में आसानी के बारे में पढ़ना पर्याप्त नहीं है। यह जानकारी स्पष्ट है और मामले के लिए बहुत कम उपयोगी है। हालाँकि, एक बार जब कोई व्यक्ति एक साधारण कार्यक्रम से परिचित हो जाता है, तो वह तुरंत अपने सहयोगियों की ईर्ष्या के कारण बहुत कम "भुलक्कड़" हो जाएगा। सरल व्यावहारिकता और कुछ नया करने के डर की कमी। और समय प्रबंधन का इससे क्या लेना-देना है?”

आज की कई लोकप्रिय समय प्रबंधन तकनीकों का विकास 1970 के दशक में पश्चिमी यूरोप और संयुक्त राज्य अमेरिका में किया गया था। हालाँकि, समय प्रबंधन को 100% पश्चिमी तकनीक मानना ​​एक गलती होगी। कार्य और व्यक्तिगत समय के वैज्ञानिक संगठन का घरेलू स्कूल (एनओटी) अपनी कई उपलब्धियों का दावा कर सकता है जिनका पश्चिमी विज्ञान में कोई एनालॉग नहीं है। वैज्ञानिक प्रबंधन के "पिताओं" में से एक, फ्रैंक गिलब्रेथ ने केंद्रीय श्रम संस्थान (सीआईटी) के प्रकाशनों को पढ़ने के बाद कहा: "रूसियों को समय प्रबंधन की हमारी तुलना में अधिक गहरी समझ है।"

रूस में एनओटी के विकास को प्रोत्साहन पिछली शताब्दी की शुरुआत में घरेलू प्रबंधन विज्ञान के दो सबसे प्रमुख प्रतिनिधियों के विकास द्वारा दिया गया था। इस प्रकार, सीआईटी के निदेशक, एलेक्सी गस्टेव, कार्य प्रक्रिया के वैज्ञानिक संगठन पर सबसे आम आपत्तियों में से एक का खंडन करने वाले पहले व्यक्ति थे, जिसके अनुसार यह रचनात्मक सोच के साथ असंगत है। उनकी राय में, कार्यों का मानकीकरण और स्वचालितता का विकास इस तथ्य में योगदान देता है कि "अधिक से अधिक नई पहल उत्तेजनाओं के लिए तंत्रिका ऊर्जा को मुक्त किया जाता है, जिससे व्यक्ति की शक्ति अनंत तक बढ़ जाती है।"

"टाइम" आंदोलन के नेता प्लैटन केर्जेंटसेव ने अपने संगठन का मुख्य लक्ष्य अप्रभावी समय लागत को कम करना निर्धारित किया। यह आंदोलन 1923 में समाचार पत्र प्रावदा में एक लेख के साथ शुरू हुआ, जिसमें आम बैठकों में उत्पादन समय की अक्षम्य बर्बादी पर डेटा प्रदान किया गया था। विशेष रूप से, इसमें एक ऐसे मामले का वर्णन किया गया है जब एक विमान कारखाने के बड़ी संख्या में योग्य कर्मचारियों द्वारा स्पीकर के लिए कुल प्रतीक्षा समय का मूल्यांकन उपस्थित अमेरिकी विशेषज्ञों द्वारा कई हवाई जहाज बनाने के लिए पर्याप्त के रूप में किया गया था।

हमारे देश में समय प्रबंधन की लोकप्रियता की दूसरी लहर 1970 के दशक की शुरुआत में डेनियल ग्रैनिन की पुस्तक "दिस स्ट्रेंज लाइफ" के प्रकाशन के साथ शुरू हुई। इसमें, वह व्यक्तिगत समय प्रबंधन प्रणाली के आधार के रूप में टाइमकीपिंग के विचार को आवाज देने वाले पहले रूसी शोधकर्ता थे, और "बजट" समय के अपने सिद्धांत को भी प्रस्तुत किया - पारंपरिक पश्चिमी योजना की तुलना में बहुत अधिक लचीला उपकरण।

तो, नवीनतम प्रवृत्ति उद्यमों में समय प्रबंधन प्रणाली (कॉर्पोरेट समय प्रबंधन) की शुरूआत रही है। उद्यम प्रबंधन में समय प्रबंधन एक नई दिशा है।

उद्यम का कॉर्पोरेट समय प्रबंधन;

व्यक्तिगत विभागों का कॉर्पोरेट समय प्रबंधन;

प्रमुख विशेषज्ञों का व्यक्तिगत समय प्रबंधन।

किसी उद्यम का कॉर्पोरेट समय प्रबंधन, सबसे पहले, उद्यम के विभागों और अधिकारियों के बीच बातचीत की एक प्रभावी प्रणाली के निर्माण पर केंद्रित है। इसमें संचार प्रक्रिया में स्थानीय नेटवर्क और सूचना प्रौद्योगिकियों का व्यापक उपयोग शामिल है।

इस प्रकार, किसी उद्यम में कॉर्पोरेट समय प्रबंधन प्रणाली का उपयोग केवल एक ही संगठन में समय प्रबंधन प्रक्रिया के लिए एक एकीकृत दृष्टिकोण के मामले में प्रभावी होगा।

3. मेगफॉन ओजेएससी में समय प्रबंधन प्रणाली का मूल्यांकन और सुधार

.1 विश्लेषित उद्यम की सामान्य विशेषताएँ

समय प्रबंधन मेगाफोन

ओपन ज्वाइंट स्टॉक कंपनी मेगफॉन 2002 में बनाई गई थी।

संगठन का नाम: ओजेएससी मेगफॉन।

कानूनी पता: 115035, मॉस्को, कदशेव्स्काया तटबंध, 30

मेगफॉन OJSC का मुख्य लक्ष्य है:

सेलुलर सेवाओं का प्रावधान (जीएसएम)।<#"justify">मेगाफोन रूसी संघ के सभी 83 घटक संस्थाओं में संचालित होता है<#"justify">अधिकारियों में शामिल हैं:

जनरल डायरेक्टर - टैवरिन इवान व्लादिमीरोविच

आंतरिक लेखापरीक्षा निदेशक - ज़ीमो यूरी एंटोनोविच

जनसंपर्क निदेशक - लिडोव पेट्र अलेक्सेविच

मानव संसाधन निदेशक - लिखोवा इरीना बोरिसोव्ना

मुख्य लेखाकार - स्ट्रेलकिना हुसोव निकोलायेवना

मेगाफोन रूस के तीन सबसे बड़े मोबाइल ऑपरेटरों में से एक है, जो पूरे रूस में मोबाइल संचार सेवाओं की पूरी श्रृंखला प्रदान करता है। जून 2010 में, मेगाफोन ने सिंटेर्रा के 100% शेयर हासिल कर लिए, जिससे अपने स्वयं के नेटवर्क बुनियादी ढांचे को मजबूत करना और लंबी दूरी के संचार, फिक्स्ड और मोबाइल ब्रॉडबैंड इंटरनेट एक्सेस के साथ-साथ अभिसरण सेवाओं के बाजारों में अपनी स्थिति मजबूत करना संभव हो गया। कंपनी के सक्रिय ग्राहकों की संख्या 62 मिलियन से अधिक है। हालाँकि, मेगाफोन ब्रांड के आकर्षण को न केवल इसके कवरेज क्षेत्र द्वारा समझाया गया है, जिसका रूस में कोई एनालॉग नहीं है। "भविष्य आप पर निर्भर करता है" के नारे पर खरा उतरते हुए कंपनी हमेशा बाजार, प्रतिस्पर्धियों और ग्राहकों की इच्छाओं से एक कदम आगे रहने की कोशिश करती है।

मेगाफोन ने परंपरागत रूप से सबसे उन्नत प्रौद्योगिकियों को लागू किया है। एक समय में, कंपनी GSM 900/1800 मानक की पहली अखिल रूसी सेलुलर ऑपरेटर बन गई। और आज मेगाफोन रूस की पहली कंपनी है जिसने सबसे आशाजनक संचार मानक यूएमटीएस में नई पीढ़ी के नेटवर्क, 3जी का व्यावसायिक संचालन शुरू किया है, जिससे मोबाइल इंटरनेट उपयोगकर्ताओं के लिए एक सुविधाजनक और प्रभावी उपकरण बन गया है। इसने हमें तीसरी पीढ़ी के नेटवर्क के उपयोगकर्ताओं की संख्या के साथ-साथ उनमें बेची जाने वाली सेवाओं से राजस्व की मात्रा में अग्रणी बनने की अनुमति दी।

निकट भविष्य में तीसरी पीढ़ी के नेटवर्क का विकास कंपनी की प्राथमिकता होगी। उसी समय, मेगाफोन अभी भी खड़ा नहीं है, नई प्रौद्योगिकियों में महारत हासिल कर रहा है: 2010 में, एलटीई प्रोटोकॉल का उपयोग करके संचालित होने वाली चौथी पीढ़ी (4 जी) वायरलेस डेटा नेटवर्क का सफलतापूर्वक परीक्षण किया गया था। नवंबर 2010 में, मेगफॉन रूस में नवीन एचडी-वॉयस तकनीक के लिए अपने नेटवर्क समर्थन को लागू करने वाला पहला ऑपरेटर बन गया, जो उच्च गुणवत्ता वाला वॉयस ट्रांसमिशन प्रदान करता है और ध्वनि स्पष्टता में काफी वृद्धि करता है।

संचालन के वर्षों में मेगाफॉन द्वारा प्राप्त सुरक्षा मार्जिन और वित्तीय प्रबंधन और उधार लेने की अत्यंत रूढ़िवादी नीति ने कंपनी को न केवल वित्तीय संकट के चरम पर आत्मविश्वास से जीवित रहने की अनुमति दी, बल्कि नई प्रतिक्रिया देकर बाजार में अपनी स्थिति भी मजबूत की। चुनौतियाँ।

2010 में, मेगाफोन लोकप्रिय वोट "रूस 2010 में ब्रांड नंबर 1" के परिणामों के अनुसार "सेलुलर ऑपरेटर" श्रेणी में विजेता बन गया, और मेगाफोन के सीईओ, टैवरिन इवान व्लादिमीरोविच को दूरसंचार के सर्वश्रेष्ठ नेता के रूप में पहचाना गया। वार्षिक TOP-1000 रूसी प्रबंधकों में रूस की कंपनियाँ।"

3.2 ओजेएससी समय प्रबंधन प्रणाली का मूल्यांकनदूर तक शब्द ले जाने का एक प्रकार का यंत्र

स्वयं विश्लेषकों और ऑपरेटरों के अनुसार, सेलुलर संचार बाजार रूस में सबसे तेजी से बढ़ने वाले बाजारों में से एक है। साथ ही, इसमें प्रतिस्पर्धा, जैसा कि एक विकसित बाजार में होता है, बहुत अधिक है: मुख्य खिलाड़ी, एक नियम के रूप में, गर्दन और गर्दन हैं, और इसलिए आप खुद को थोड़ी सी भी रियायत नहीं दे सकते। आपको कम से कम किसी तरह से दूसरों से अधिक प्रभावी और बेहतर होने का एक भी अवसर नहीं चूकना चाहिए। आपको ऐसे संसाधन ढूंढने होंगे जिनका प्रबंधन आप परिणाम प्राप्त करने, प्रतिस्पर्धियों से आगे रहने और समय को नियंत्रित करने के लिए कर सकें।

कंपनी के प्रबंधन को यह समझ में आया कि संसाधन - समय - का यथासंभव कुशलतापूर्वक उपयोग करना आवश्यक है। इस संसाधन को मुख्य रूप से कंपनी के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए निर्देशित किया जाना चाहिए। मेगफॉन ओजेएससी और ऑर्गनाइजेशन ऑफ टाइम कंपनी के प्रमुख ने संगठनों में टीएम विचारों को पेश करने के लिए कई उल्लेखनीय परियोजनाएं बनाईं, प्रशिक्षण और परामर्श आयोजित किए।

“समय को अकेले प्रबंधित नहीं किया जा सकता।” इन तरीकों पर मुख्य रूप से कंपनी के प्रमुख द्वारा अपने व्यक्तिगत समय प्रबंधन के दृष्टिकोण से विचार किया गया था। हर दिन एक नेता को कई कार्यों का सामना करना पड़ता है। इसलिए, प्रबंधक ने टीएम को विशेष रूप से खुद पर लागू माना, क्योंकि व्यक्तिगत मामले और कंपनी के मामले दोनों हैं जिनके लिए समय की आवश्यकता होती है। और केवल बाद में, जब इस प्रणाली का कार्यान्वयन शुरू हुआ, तो यह स्पष्ट हो गया कि पूरे कामकाजी कर्मचारियों के साथ मिलकर समस्याओं को हल करना आवश्यक था।

इसलिए, एक प्रबंधक के लिए अपने समय को नियंत्रित करना और साथ ही अपने सहयोगियों की समय प्रणाली को प्रबंधित करना बहुत महत्वपूर्ण है। किसी भी बैठक, बैठक या सम्मेलन का आयोजन करते समय, प्रबंधक को पहले से पता होना चाहिए कि उसके अधीनस्थों के पास क्या योजनाएँ हैं, ताकि संयुक्त कार्य को समन्वित किया जा सके ताकि प्रक्रियाएँ एक-दूसरे पर ओवरलैप न हों। इसके विपरीत, जब कर्मचारी अपने दिन की योजना बनाते हैं, तो उन्हें प्रबंधक के कैलेंडर को देखना चाहिए और उससे जुड़ना चाहिए। यह एक सिद्धांत है: यदि आप अपना समय प्रभावी ढंग से प्रबंधित करना चाहते हैं, तो आप इसे केवल तभी प्राप्त कर सकते हैं जब आपके सहकर्मी आपके साथ प्रभावी ढंग से बातचीत करेंगे।

मेगफॉन कंपनी माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर का उपयोग करती है और आउटलुक में कैलेंडर बनाए रखती है। अब प्रबंधक देख सकता है कि सहकर्मी कहाँ हैं और अगले तीन महीनों में कहाँ होंगे, और उनके साथ बैठक की योजना बना सकते हैं। समय एक ऐसी श्रेणी है जहां कोई अकेले प्रबंधन नहीं कर सकता, सभी को मिलकर काम करना होगा।

आदेशों का नियंत्रण. समय प्रबंधन प्रणाली को पूरी कंपनी में काम करने के लिए, सबसे पहले प्रबंधक के मामलों के प्रबंधन में आउटलुक में एक ऑर्डर प्रबंधन प्रणाली स्थापित करना आवश्यक था। आज कंपनी के पास निर्देशों और नियंत्रण की एक स्पष्ट प्रणाली है। निर्देश मौखिक रूप से, ई-मेल द्वारा या कागज पर दिए जाते हैं, और सभी एक ही सूची में आते हैं, जिसका उपयोग समय सीमा को ट्रैक करने के लिए किया जाता है। यदि कुछ समय पर पूरा नहीं होता है, तो प्रबंधक को सूचनाएं प्राप्त होती हैं, और उनके आधार पर, सचिवालय विफलता क्यों हुई, इसके बारे में अतिरिक्त जानकारी का अनुरोध करता है। इसके बाद, कलाकार प्रबंधन को रिपोर्ट करता है, और निर्णय लिया जाता है: या तो पुनर्निर्धारित करें या कुछ और करें। मुख्य बात यह है कि एक भी ऑर्डर गुम या भुलाया न जाए - क्योंकि यह नियंत्रण में है, जो बहुत महत्वपूर्ण है।

आदेशों की निगरानी के लिए एक प्रणाली स्थापित करने के बाद अगला कदम कंपनी में समान समय प्रबंधन मानकों की शुरूआत है। एक्सचेंज सर्वर पर संग्रहीत कैलेंडर और कार्य मोबाइल टर्मिनलों के साथ सिंक्रनाइज़ किए गए थे। उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक को एक मीटिंग शेड्यूल करने की आवश्यकता होती है। वह अपना कम्युनिकेटर लेता है, संख्याओं को देखता है, एक "विंडो" ढूंढता है - और समय बताता है। यह जानकारी तुरंत एक्सचेंज सर्वर पर चली जाएगी। यदि प्रबंधक द्वारा कोई बैठक निर्धारित नहीं की जाती है, तो सचिव खाली समय चुनकर इसकी योजना बनाता है, और प्रबंधक इस अपडेट को अपने कैलेंडर में देखता है और पहले से ही जानता है कि कब और किससे मिलना है। तदनुसार, आप अपने अधीनस्थों को इस बैठक के लिए सामग्री तैयार करने का निर्देश दे सकते हैं। इस तरह समय बर्बाद नहीं होता. सब कुछ स्पष्ट है, सब कुछ निर्धारित है, प्रत्येक व्यक्ति का समय यथासंभव कुशलतापूर्वक उपयोग किया जाता है। और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि सारी जानकारी सर्वर पर संग्रहीत होती है। यदि पहले मेल व्यक्तिगत लैपटॉप में जमा हो जाता था और गलती से हटाया जा सकता था, तो अब सब कुछ एक ही स्थान पर, एक्सचेंज सर्वर पर है। इसका मतलब है कि ईमेल गुम नहीं होगा - यह एक पूर्ण दस्तावेज़ बन गया है।

इस प्रबंधन मॉडल को चित्रित किया जा सकता है:

प्रबंधक अधीनस्थों के बीच कार्यों को वितरित करता है, प्राथमिकताएँ निर्धारित करता है और उन्हें परियोजनाओं में विभाजित करता है। इसका मतलब यह है कि हर चीज़ को अपने दिमाग में रखने की कोई ज़रूरत नहीं है; संशोधन सरलता से किए जाते हैं और समय के प्रत्येक क्षण में जो हो रहा है उसका एक अद्यतन संस्करण होता है।

चित्र 1 - कार्य स्थिति परिवर्तन लॉग का मॉडल

यदि आवश्यक हो, तो प्रबंधक परियोजना पर काम की प्रगति और किसी विशेष कर्मचारी के कार्यभार दोनों को स्पष्ट रूप से देखता है। परिणामस्वरूप, सभी पक्षों के लिए, विशेष रूप से प्रबंधक के लिए समय की काफी बचत होती है, और कार्यकुशलता बढ़ जाती है।

चित्र 2 - कार्य परिवर्तन लॉग मॉडल

एक बार दर्ज की गई जानकारी का कई बार उपयोग किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, एक रूप में - परियोजना पर कार्य की प्रगति निर्धारित करना, दूसरे में - कर्मचारियों के कार्यभार का विश्लेषण करना, तीसरे में - परियोजना पर रिपोर्ट तैयार करना।

चित्र 3 - कार्य परिवर्तन लॉग मॉडल

परिणामस्वरूप, अनुत्पादक श्रम पर खर्च होने वाला समय कम हो जाता है, और परियोजना के लिए अधिक संसाधन बच जाते हैं।

किसी प्रोजेक्ट पर जानकारी दर्ज करने और प्रस्तुत करने के लिए सरल नियमों की शुरूआत, साथ ही काम के दौरान सिस्टम द्वारा स्वचालित रूप से एकत्रित इतिहास, कर्मचारियों को कार्यों के बीच स्विच करना, कलाकारों की संख्या को कम करना या बढ़ाना आसान बनाता है।

मेगफॉन, ऐसी प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करके, कंपनी के प्रबंधकों और कर्मचारियों के कार्य समय को सबसे प्रभावी ढंग से वितरित करता है।

3.3 ओजेएससी समय प्रबंधन प्रणाली में सुधारदूर तक शब्द ले जाने का एक प्रकार का यंत्र

मेगफॉन में, अप्रत्याशित प्रश्न और समस्याएं उत्पन्न होती हैं जो शेड्यूल को बाधित करती हैं, महत्वपूर्ण कार्य को बाधित करती हैं, और आपको एकाग्रता खोने और उनसे विचलित होने के लिए मजबूर करती हैं। उनमें से प्रत्येक के लिए, लेखक कई समाधान प्रस्तुत करता है। साथ ही, यह केवल एक आपातकालीन प्रतिक्रिया नहीं है, बल्कि सक्रिय प्रक्रियाएं हैं जिन्हें बाद में आश्चर्य से सफलतापूर्वक निपटने के लिए पहले से ही पूरा करने की आवश्यकता है।

फोन कॉल। इन कॉलों का त्वरित वर्गीकरण विकसित करना आवश्यक है। ताकि आप पहले सेकंड से तुरंत जान सकें कि "इनकमिंग" पर कौन सी स्क्रिप्ट लागू करनी है। नीचे हम इनकमिंग कॉल और प्रतिक्रिया परिदृश्यों की कई श्रेणियां प्रदान करते हैं।

व्यक्तिगत कॉल

संक्षेप में बोलने के लिए कहें

किसी अन्य समय वापस कॉल करने के लिए कहें

व्यक्तिगत कॉल के लिए समय अलग रखें, और सभी प्रियजनों को दी गई विंडो के दौरान कॉल करने की चेतावनी दें।

उत्तर देने वाली मशीन स्थापित करें

पेशेवर कॉल

एक। प्रबंधन से कॉल

वाक्यांश: "क्षमा करें, मैं अभी एक ग्राहक से बात कर रहा हूं।"

वाक्यांश: "मैं लंबी दूरी की बात कर रहा हूँ"

विचार: एक उत्तर देने वाली मशीन शेड्यूल से व्यस्त अवधि लेती है और आवाज या पाठ (एसएमएस, ई-मेल, आईसीक्यू) द्वारा इसकी रिपोर्ट करती है! तकनीकी रूप से किए जाने योग्य।

कॉल के जवाब में, जब आप वापस कॉल कर सकते हैं तो एक एसएमएस भेजा जाता है। इस कदम को किफायती बनाने के लिए, आपको सबसे पहले एसएमएस प्रतिक्रिया टेम्पलेट कॉन्फ़िगर करना चाहिए। सहकर्मियों से कॉल

कॉल स्थगित करें

विषय के सार को तुरंत समझें और बातचीत को दूसरी बार के लिए पुनर्निर्धारित करें

संचार के लिए क्षेत्र निर्दिष्ट करें (आपको कॉल करने का सबसे अच्छा समय कब है)

सुझाए गए विकल्प, सुबह और शाम दो विंडो

सार की एक संरचित प्रस्तुति की आवश्यकता है। ग्राहकों से कॉल

वापस बुलाने का अनुरोध करें: "वे अधिकारियों को कालीन पर बुला रहे हैं..."

संरचित तरीके से सुनें, तुरंत प्रतिक्रिया दें

"मैं काम समझता हूं, मैं तुम्हें अमुक समय पर वापस बुला लूंगा..."

कॉल प्राप्त करें, इसे आने वाले फॉर्म पर रिकॉर्ड करें और इसे अधिकृत व्यक्ति को स्थानांतरित करें

अचानक एक आदमी आता है. खुले कार्यालयों में यह सबसे आम समस्या है। जब हर कोई जो व्यस्त नहीं है और जो ऊब गया है, लगातार अपने पड़ोसियों या उनके बगल में बैठे लोगों द्वारा विचलित होता है। अप्रत्याशित एवं अप्रत्याशित रूप से आने वाले आगंतुक भी कार्यकुशलता को कम करते हैं। इन "समय चुराने वालों" के लिए समाधान की निम्नलिखित शाखाओं को लागू करना संभव है।

अचानक एक आदमी (आगंतुक) आता है

अधिभोग संकेतक: झंडे, संकेत, टोपी, आदि।

एक लाल बटन बनाएं, जब आप इसे दबाते हैं, तो एक मिनट में फोन बजता है और आपको तत्काल जाने की आवश्यकता होती है!

एक अतिथि कक्ष बनाएं जहां एक मिनी लाइब्रेरी और वीडियो लाइब्रेरी स्थित हो, ताकि आगंतुक लाभ के साथ प्रतीक्षा कर सकें

प्रवेश द्वार पर प्रश्नों की एक सूची भरी जाती है। किसी प्रकार की ग्राहक प्रश्नावली जिसमें वह नोट करता है कि वह क्या लेकर आया है। प्रश्नों को औपचारिक बनाने से संचार में तेजी आती है

उसकी गतिविधि को आपकी दिशा में, आपके लक्ष्यों की ओर पुनः उन्मुख करना

किसी अन्य व्यक्ति पर पुनर्निर्देशित करें: "ड्यूटी पर प्रबंधक", "अंतरिक्ष प्रबंधक"

व्यवसाय कार्ड पर, कार्यालय खुलने का समय बताएं: से... तक... इस प्रकार, असुविधाजनक समय पर आगंतुकों को सीमित किया जाता है

रिसेप्शन शेड्यूल (आसान पहुंच के लिए मल्टी-चैनल टेलीफोन):

दोपहर के भोजन के साथ बैठकें जोड़ें। बिजनेस लंच, "दोपहर के भोजन के लिए यात्रा"

कंपनी में खुली बैठकों के लिए जगह व्यवस्थित करें (बैठक कक्ष)

आंतरिक समस्याएँ. इस अनुभाग में क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर कार्य ब्रेकर हैं। यानी हम वरिष्ठों, अधीनस्थों और सहकर्मियों के बारे में बात करेंगे। मेगफॉन कंपनी में अनिर्धारित बैठकों और "रणनीतिक बैठकों" के सत्रों और 15 मिनट के सवालों की परंपरा है जो घंटों तक खिंचते हैं। नियमित, अनियमित कार्यक्रम के साथ, कार्य उत्पादकता कम हो जाती है और जो योजना बनाई गई थी उसे पूरा करना लगभग असंभव है।

प्रबंधक को "स्नैप मीटिंग" के लिए निर्धारित किया गया था।

फ़ोन द्वारा मीटिंग में भाग लें

खड़े होकर बैठक करें. उदाहरण के लिए, Beeline कंपनी का एक बैठक कक्ष है जिसमें कोई कुर्सियाँ नहीं हैं। इस संस्था से सभी समस्याओं का त्वरित समाधान किया जाता है। पानी में पिचकारी चलाने की कोई इच्छा नहीं है, क्योंकि हर कोई जल्दी से, अधिक आरामदायक परिस्थितियों में जाना चाहता है।

उन बैठकों की एक सूची विकसित करें जिनका समाधान फ़्लायर्स द्वारा नहीं किया जाता है। परिणाम: बैठकों का एक रजिस्टर, जिनमें से प्रत्येक के सामने हल किए जा रहे मुद्दों की एक सूची है।

बैठक का समय विभाजित करें। 10-15 मिनट के लिए टाइमर के रूप में टाइम मार्कर, पेसमेकर सेट करें। लक्ष्य की ओर प्रगति में तेजी लाने के लिए एजेंडे के साथ समय की प्रत्येक अवधि की जाँच करें।

बैठकों के प्रारूप पर सहमति. उदाहरण के लिए, पीपीई ग्रुप कंपनी में दीवारों पर पोस्टर हैं: "बैठक के 10 नियम।" इससे बैठक में भाग लेने वालों को स्थापित प्रक्रियाओं का पालन करने में मदद मिलती है, जिससे मुद्दों के उच्च-गुणवत्ता और त्वरित समाधान को बढ़ावा मिलता है।

कॉर्पोरेट मैनुअल में यह बताया जाना चाहिए कि बैठक का एजेंडा बैठक शुरू होने के समय से 24 घंटे पहले भेजा जाता है। परिभाषा के अनुसार, "आश्चर्यजनक बैठकें" गायब हो जाती हैं और आपके पास उनकी तैयारी के लिए 24 घंटे होते हैं।

मीटिंग सुरक्षा नियम का परिचय दें. वर्णन करें कि आपके पास "मीटिंग आमंत्रण को अस्वीकार करने" का अधिकार कब है

मिनट लें और मिनट के अनुसार बैठकें आयोजित करें। इस मामले में, एक ऐसा नेता होना चाहिए जो उठाए गए मुद्दों के नियमों की निगरानी करे।

दोपहर के भोजन से पहले बैठक आयोजित करें: इस मामले में, प्रत्येक प्रतिभागी रचनात्मक रूप से बोलने का प्रयास करता है, क्योंकि देरी के परिणामस्वरूप देर से दोपहर का भोजन और कम समय का दोपहर का भोजन होता है।

प्रबंधन से अनिर्धारित आदेश (प्रबंधन से हस्तक्षेप)

एक रेफ़रेंट को व्यवस्थित करें जो प्रबंधक से अधीनस्थों को कुछ विंडो में निर्देश वितरित करता है

प्रबंधक को प्रशिक्षण के रूप में फीडबैक दें कि कर्मचारियों की अनिर्धारित "झंझट" का क्या परिणाम होता है

अपने प्रबंधक से "जिम्मेदारी अंतराल" प्राप्त करें। समय की वह अवधि जिसके दौरान प्रबंधक कर्मचारी के काम में हस्तक्षेप नहीं करता है। उदाहरण के लिए, सुबह एक कर्मचारी को कार्यों की एक सूची दी गई और शाम को पूरा होने की गुणवत्ता की जाँच की गई। इस मामले में, जिम्मेदारी अंतराल एक कार्य दिवस, 8 घंटे के बराबर है। यदि आप सोमवार को कार्य निर्धारित करते हैं और शुक्रवार को उनकी जाँच करते हैं, तो जिम्मेदारी अंतराल एक सप्ताह है।

उपकरण विफलता। मेगफॉन कंपनी के पास एक जटिल प्रणाली है, इसलिए इस बात की बहुत अधिक संभावना है कि यह विफल हो जाएगी। इस तथ्य के कारण कि जीवन की आधुनिक गति किसी को प्रौद्योगिकी छोड़ने की अनुमति नहीं देती है, व्यक्ति को असफलताओं के लिए तैयार रहना चाहिए। इस भाग में इन छोटी-बड़ी तकनीकी समस्याओं का समाधान बताया गया है।

उपकरण विफलता

निगरानी उपकरण (नियमित तकनीकी निरीक्षण) के लिए एक कार्यक्रम बनाएं।

समस्या निवारण निर्देश

ऑफिस में हमेशा एक अतिरिक्त प्रिंटर कार्ट्रिज रहना चाहिए।

डुप्लिकेटिंग फ़ंक्शंस (स्कैनर, कॉपियर, डिजिटल कैमरा) पर विचार करें।

अभ्यास आयोजित करें और आपातकालीन स्थितियों का अभ्यास करें

संज्ञानात्मक मानचित्र बनाएं. कार्यालय के दायरे में बुनियादी ढांचे का विवरण। मैं प्रिंट करने के लिए कुछ कहां से खरीद सकता हूं, आदि।

पड़ोसियों के साथ सकारात्मक संवाद स्थापित करें, जिनकी मदद आप आपातकालीन स्थिति में ले सकते हैं

"मेल नहीं आया"

मुफ़्त सर्वर के रूप में एक रिज़र्व रखें। अनुशंसित: mail.ru, yandex.ru

हाल ही में भेजे गए ईमेल तक त्वरित पहुंच के लिए अपना ईमेल क्लाइंट सेट करें

व्यक्तिगत समस्याएं। इस अनुभाग में कार्य शेड्यूल में "अप्रत्याशित" व्यवधानों के व्यक्तिगत कारण शामिल हैं। इसमें ट्रैफिक जाम, शारीरिक टोन की समस्याएं, रिश्तेदारों का आक्रमण और प्राकृतिक आपदाएं शामिल हैं। यह आज समय हानि की रोकथाम का सबसे कम विकसित खंड है। इसलिए, हम नीचे वर्णित आपके प्रत्येक नए निर्णय को स्वीकार करने और उस पर विचार करने के लिए तैयार हैं। खोजें यहां भेजी जा सकती हैं: [ईमेल सुरक्षित]विषय में एक नोट के साथ: "समय के चोर"

एक अच्छा समाधान समानांतर गतिविधियाँ हैं

छोटी-छोटी कॉलों की एक शृंखला बनाएं

लंबी कॉलों की शृंखला बनाने के लिए खाली हाथों का उपयोग करना

ऑडियो पाठ्यक्रम सुनें: व्यवसाय, विदेशी भाषाएँ, आदि।

ऑडियोबुक्स सुनें

यातायात प्रवाह का ज्ञान आवश्यक है। ट्रैफिक जाम किस समय है, घूमकर जाने के विकल्प। ट्रैफ़िक-मुक्त समय के दौरान यात्रा की योजना बनाएं

वेबकैम का उपयोग करना सीखें. यात्रा के बजाय वर्चुअल मीटिंग आयोजित करना बहुत सस्ता है

सुबह ट्रैफिक जाम से बचने के लिए (काम से पहले) - आप ट्रैफिक जाम शुरू होने से पहले जल्दी उठ सकते हैं

शहर के चारों ओर परिवहन की "मिश्रित" पद्धति का उपयोग करें

यदि आपको कुछ लाने/छोड़ने की आवश्यकता है और व्यक्तिगत उपस्थिति की आवश्यकता नहीं है, तो आप कूरियर सेवा का उपयोग कर सकते हैं

स्वयं के साथ अचानक व्यक्तिगत समस्याएँ (बीमार पड़ना, अस्वस्थ होना)

एक कर्मचारी को प्रोजेक्ट के बारे में अपडेट रखें। जोड़ियों में काम करें (क्लस्टर मॉडल)

"आभासी कार्य, गृह कार्यालय" की संभावना प्रदान करें

नियमित रूप से विटामिन लें, पर्याप्त नींद लें और शारीरिक गतिविधि में संलग्न रहें।

रिश्तेदारों और/या दोस्तों का आक्रमण

प्रियजनों के साथ उन स्थितियों पर चर्चा करें जब कॉल करना उचित हो और जब इंतजार करना बेहतर हो

स्पष्ट रूप से बताएं कि क्या अत्यावश्यक है और क्या महत्वपूर्ण है।

होटल के साथ एक समझौता करें: उन्हें कहाँ ले जाना है

उनके साथ संचार में आंशिक भागीदारी, समस्याओं को हल करने के लिए दूसरों को पुनर्निर्देशन। समय के अलावा अन्य संसाधनों के साथ भागीदारी

इसलिए, मेगफॉन ओजेएससी की प्रबंधन प्रणाली का विस्तृत विश्लेषण करने के लिए, लेखक ने काम में समय प्रबंधन के फायदे और नुकसान की पहचान की और कंपनी के प्रबंधक के कार्यों का विश्लेषण किया। प्रबंधन संरचना के विश्लेषण से पता चला कि यह आधुनिक आवश्यकताओं को पूरा करता है, अर्थात। कर्मचारियों के कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से वितरित किया जाता है, व्यक्तिगत विभागों के लिए समूह योजना और उनके प्रबंधन के सिद्धांतों की रूपरेखा तैयार की जाती है।

इसके अलावा, कार्य ने पर्यावरण का विश्लेषण करने के लिए समय प्रबंधन में आउटबुक पद्धति की जांच की।

निष्कर्ष

समय प्रबंधन समय का लेखा-जोखा एवं परिचालन नियोजन है। समय प्रबंधन का कार्य दिन और सप्ताह के समय (कार्य और व्यक्तिगत समय दोनों) के उपयोग को व्यवस्थित करना है ताकि सभी सबसे महत्वपूर्ण चीजों को करने के लिए समय मिल सके। समय प्रबंधन के बुनियादी सिद्धांत: श्रमसाध्य स्वतंत्र कार्य, व्यक्तिगत निर्णय लेना, स्वयं की प्रभावशीलता को ट्रैक करने की आवश्यकता, दक्षता, साध्यता और अटूट दक्षता भंडार के उद्देश्य से सोच। अस्थायी समस्याओं की आसन्न घटना के खतरनाक लक्षणों को कुछ संकेतों द्वारा पहचाना जा सकता है और "समय डूबने" के कारणों की पहचान की जा सकती है।

आधुनिक समय प्रबंधन तकनीकें: लक्ष्य निर्धारण, शास्त्रीय योजना, समय नियोजन का "सुनहरा" अनुपात (पेरेटो सिद्धांत), अधिकार का प्रतिनिधिमंडल, परिणामों की निगरानी और लक्ष्यों का समायोजन। समय की समस्याओं के कारणों का अध्ययन करके और बुनियादी समय प्रबंधन तकनीकों का उपयोग करके, एक प्रबंधक उच्च-गुणवत्ता और त्वरित परिणाम प्राप्त करने में सक्षम होगा।

नवीनतम प्रवृत्ति उद्यमों में समय प्रबंधन प्रणाली (कॉर्पोरेट समय प्रबंधन) की शुरूआत है। उद्यम प्रबंधन में समय प्रबंधन एक नई दिशा है।

कॉर्पोरेट समय प्रबंधन में तीन क्षेत्र हैं:

उद्यम का कॉर्पोरेट समय प्रबंधन;

व्यक्तिगत विभागों का कॉर्पोरेट समय प्रबंधन;

प्रमुख विशेषज्ञों का व्यक्तिगत समय प्रबंधन।

किसी उद्यम का कॉर्पोरेट समय प्रबंधन, सबसे पहले, उद्यम के विभागों और अधिकारियों के बीच बातचीत की एक प्रभावी प्रणाली के निर्माण पर केंद्रित है। इसमें संचार प्रक्रिया में स्थानीय नेटवर्क और सूचना प्रौद्योगिकियों का व्यापक उपयोग शामिल है।

इस प्रकार, किसी उद्यम में कॉर्पोरेट समय प्रबंधन प्रणाली का उपयोग केवल एक ही संगठन में समय प्रबंधन प्रक्रिया के लिए एक एकीकृत दृष्टिकोण के मामले में प्रभावी होगा।

रूसी संघ में समय प्रबंधन अभी भी सभी स्तरों पर वैश्वीकरण द्वारा निर्धारित मापदंडों से बहुत दूर है: एक व्यक्तिगत कंपनी से लेकर समग्र रूप से समाज तक। अब अग्रणी प्रबंधक पश्चिमी "मॉडल" में से एक के सिद्धांत के अनुसार रूस में समय प्रबंधन विकसित करने की संभावनाओं पर सक्रिय रूप से चर्चा कर रहे हैं। हालाँकि, हमारी राष्ट्रीय मानसिकता, प्रबंधन के सिद्धांत और व्यवहार में ऐतिहासिक अंतर को ध्यान में रखे बिना, समय का उपयोग करने का एक भी तरीका रूसी परिस्थितियों में तर्कसंगत रूप से लागू नहीं किया जा सकता है।

ओजेएससी मेगफॉन की प्रबंधन प्रणाली का विस्तृत विश्लेषण करने के लिए, लेखक ने समय प्रबंधन के फायदे और नुकसान की पहचान की और कंपनी के प्रबंधक के कार्यों का विश्लेषण किया। प्रबंधन संरचना के विश्लेषण से पता चला कि यह आधुनिक आवश्यकताओं को पूरा करता है, अर्थात। कर्मचारियों के कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से वितरित किया जाता है, व्यक्तिगत विभागों के लिए समूह योजना और उनके प्रबंधन के सिद्धांतों की रूपरेखा तैयार की जाती है।

कंपनी द्वारा समय प्रबंधन विधियों के उपयोग के आधार पर अध्ययन के तहत उद्यम में प्रबंधन संगठन का मूल्यांकन किया गया था।

इसके अलावा, कार्य ने पर्यावरण का विश्लेषण करने के लिए समय प्रबंधन में आउटबुक पद्धति की जांच की।

प्रबंधकों के लिए, समय हमेशा एक दुर्लभ संसाधन होता है। कंपनियां अतिरिक्त समय के लिए कोई विशेष बजट आवंटित नहीं करती हैं, और इसे कंप्यूटर गेम की तरह जोड़ा नहीं जा सकता है। अपने कार्य समय की योजना बनाते समय प्रमुख निर्देशक कौन सी सामान्य गलतियाँ करते हैं? आपको किस पर अधिक ध्यान देना चाहिए और किन समय प्रबंधन तकनीकों को पूरी तरह से त्याग देना चाहिए?

समय हमेशा कम आपूर्ति में क्यों होता है?

प्रत्येक नेता को प्रतिदिन अनेक प्रकार की समस्याओं और कार्यों का सामना करना पड़ता है जिन पर ध्यान देने की आवश्यकता होती है। चिंताओं के साधारण दैनिक चक्र में अप्रत्याशित बैठकें और घटनाएं भी जुड़ जाती हैं, जिनकी सूचनाएं अंतिम समय में आती हैं। बैठकें मूल योजना से अधिक समय लेती हैं, और कर्मचारी ऐसे प्रश्न पूछते हैं जो चर्चा के लिए प्रासंगिक नहीं होते हैं। यह सब नेतृत्व की स्थिति में किसी व्यक्ति के कार्य की विशिष्टताएँ कही जा सकती हैं। हालाँकि, इसका सबसे अधिक अर्थ यह है कि योजना में एक बड़ा गलत अनुमान लगाया गया था।

जैसा कि हार्वर्ड बिजनेस स्कूल के शोधकर्ताओं ने पाया, "औसत प्रबंधक काम के तीन घंटों में से एक अप्रत्याशित कार्यों को पूरा करने और अनियोजित घटनाओं में भाग लेने में खर्च करता है।" इस प्रकार, एक सप्ताह में, काम के 13 घंटे जमा हो जाते हैं, जिन्हें शुरू में डायरी में शामिल नहीं किया गया था, और जिसने अन्य मुद्दों के समाधान को अनिश्चित काल के लिए स्थगित कर दिया था।

ऐसी कई तकनीकें हैं जिनसे समग्र रूप से कंपनी और उसके नेता दोनों की सफलता में कमी आती है। समय प्रबंधन पर सबसे ज्यादा बिकने वाले लेखक और क्रू रिसर्च के अध्यक्ष केविन क्रूस, कार्यों की सूची बनाए रखने को अप्रभावी कहते हैं क्योंकि किसी आइटम को पूरा करने में विफलता से निराशा होती है और परिणामस्वरूप, प्रेरणा में कमी आती है। बड़ी संख्या में कर्मचारियों वाली बैठकें भी अनुत्पादक मानी जाती हैं, जिससे चर्चा का समय बढ़ जाता है। अपनी पुस्तकों में अन्य समस्याओं के अलावा, प्रबंधन गुरु पीटर ड्रकर ने समस्याओं को हल करने और प्रबंधक के आत्म-विकास के लिए खाली समय की कमी के साथ-साथ कुछ ऐसे मुद्दों को सौंपने के लिए अविश्वास या अनिच्छा पर ध्यान दिया है, जिनसे प्रबंधक को निपटना पड़ता है, लेकिन जो किसी अन्य कर्मचारी द्वारा बेहतर प्रदर्शन किया जा सकता है।

दक्षता बनाम समय प्रबंधन

प्रबंधक जिस भी चीज़ को भूल जाता है, उससे नियोजन संबंधी त्रुटि हो जाती है। यह शब्द 1979 में डैनियल कनिमन और अमोस टावर्सकी ("सहज भविष्यवाणी: पूर्वाग्रह और सुधारात्मक प्रक्रियाएं") द्वारा पेश किया गया था। वैज्ञानिक इस निष्कर्ष पर पहुंचे हैं कि कभी-कभी हमारी उम्मीदें अत्यधिक आशावादी होती हैं और समान समस्या को हल करने में पिछले अनुभव को ध्यान में नहीं रखते हैं, साथ ही समय को भी कम आंकते हैं।

समय और उसके उपयोग के बारे में पहले भी राय 1955 में द इकोनॉमिस्ट पत्रिका के पन्नों में व्यक्त की गई थी। सिरिल नॉर्थकॉक पार्किंसन ने एक व्यंग्यपूर्ण लेख लिखा जिसे बाद में "पार्किंसंस लॉ" कहा गया। यह कहता है कि "काम आवंटित समय को पूरा करता है।" अर्थात यदि आप तैयारएक पत्र लिखना या एक घंटे तक सोशल नेटवर्क और ईमेल ब्राउज़ करना मतलब है बिल्कुल उतना ही लंबाइन कार्यों को पूरा करने में आपको समय लगेगा। इस मामले में काम की मात्रा इसे करने वाले कर्मचारियों की संख्या पर निर्भर नहीं करती है। लेकिन इस प्रकार की गतिविधि के लिए समय को 6-7% कम करने से काम की गुणवत्ता पर कोई खास असर नहीं पड़ेगा।

"काम उसके लिए आवंटित समय को पूरा करता है।" अर्थात यदि आप तैयारएक घंटे तक पत्र लिखना, या सोशल नेटवर्क और ईमेल ब्राउज़ करना मतलब है बिल्कुल उतना ही लंबायह आपसे दूर चला जाएगा.

हार्वर्ड के वैज्ञानिकों का एक अन्य अध्ययन भी काम पर बिताए गए समय के बारे में बताता है। इससे पता चला कि आप काम करने में जो समय बिताते हैं, वह उतना मायने नहीं रखता। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कोई प्रबंधक कार्यालय में तीन, 12 या अधिक घंटे बिताता है। कंपनी की उत्पादकता के लिए यह बहुत अधिक महत्वपूर्ण है जब प्रबंधक जितना संभव हो सके सार में उतरता है और कार्यों को अधिक सावधानी से करता है।

इसी तरह का विचार कैल न्यूपोर्ट ने अपनी पुस्तक "डीप वर्क" में व्यक्त किया है। न्यूपोर्ट लिखते हैं कि सामान्य तौर पर समय प्रबंधन उतना महत्वपूर्ण नहीं है, खासकर नियमित काम में। अपनी प्राथमिकताओं को सही ढंग से निर्धारित करना कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। तल्लीनतापूर्ण कार्य आपको विशिष्ट (और यहां तक ​​कि तत्काल) कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है और साथ ही स्थापित कार्यक्रम के संबंध में लचीला बने रहने के साथ-साथ उसका पालन करना भी जारी रखता है।

एक नेता के रूप में अपना समय कैसे प्रबंधित करें?

निदेशकों और प्रबंधकों के लिए समय प्रबंधन करने की क्षमता हमेशा दोधारी तलवार होती है। यह स्पष्ट है कि समय की एक निश्चित और संपूर्ण मात्रा होती है; यह भी स्पष्ट है कि नेतृत्व की स्थिति जितनी ऊँची होती है, उन कार्यों को पूरा करने में उतना ही कम समय खर्च होता है जिसमें प्रबंधक स्वयं सीधे तौर पर शामिल होता है। जैसा कि पीटर ड्रकर ने अपनी पुस्तक द इफेक्टिव लीडर में लिखा है, शीर्ष प्रबंधकों के पास शायद ही कभी अपने कुल समय का 25% महत्वपूर्ण कार्यों को समर्पित करने के लिए होता है जो सीधे कंपनी की सफलता को प्रभावित करते हैं। शेष 75% किस चीज़ पर खर्च किया जाता है यह प्रबंधकों की समस्याओं की श्रेणी से स्पष्ट है, जिनका वर्णन ऊपर कुछ पैराग्राफ में किया गया था। लेकिन सवाल यह नहीं है कि कामकाजी समय के एक चौथाई हिस्से में सब कुछ कैसे किया जाए। मुख्य प्रश्न यह है कि इसका अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे किया जाए?

एक तकनीक जो आपके समय को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने में आपकी मदद कर सकती है वह है समय विश्लेषण। जैसा कि पीटर ड्रकर कहते हैं, इसके लिए निदेशक को सभी पिछली बैठकों और पूर्ण किए गए कार्यों को स्वतंत्र रूप से रिकॉर्ड करने की आवश्यकता नहीं है; यह काम एक सचिव या निजी सहायक द्वारा किया जा सकता है। खर्च किए गए समय के रिकॉर्ड का विश्लेषण करने से भविष्य की योजनाओं के कार्यान्वयन के लिए कार्यों का अधिक उपयोगी वितरण हो सकेगा, क्योंकि काम पर खर्च किया गया वास्तविक समय हमेशा वितरित नहीं होता है जैसा कि हम मानते हैं। अक्सर बहुत बड़ी विसंगति होती है.

समय को प्रभावी ढंग से कैसे व्यवस्थित करें?

समय के सार्थक विश्लेषण के बाद, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि इसे कैसे भरना है। केविन क्रूज़ ने 800 से अधिक उद्यमियों और निदेशकों का साक्षात्कार लिया और पाया कि सबसे प्रभावी तकनीक विशिष्ट और अनियोजित कार्यों को पूरा करने के लिए समय को सख्ती से सीमित करना है। इस प्रकार, वरिष्ठ प्रबंधकों ने नोट किया कि वे अपने काम में कार्यों को पूरा करने के लिए 15-मिनट के ब्लॉक का उपयोग करते हैं (पत्र भेजना, व्यावसायिक कॉल इत्यादि), कड़ाई से निश्चित समय के साथ एक शेड्यूल (साप्ताहिक बैठक के लिए 30 मिनट, ईमेल की समीक्षा के लिए 20 मिनट, 10) प्रति फ़ोन कॉल मिनट)। पीटर ड्रकर के अनुसार समय का कठोर विभाजन इतना प्रभावी नहीं है। वह एक लंबी अवधि के बारे में बात करते हैं जिसके दौरान समस्या का समाधान अधिक व्यवस्थित रूप से होता है, अर्थात 90 मिनट में। केविन क्रूज़ भी 90 मिनट के बारे में लिखते हैं, लेकिन 25 और 60 मिनट के केंद्रित काम और उसके बाद ब्रेक को भी उतना ही प्रभावी बताते हैं। ये अस्थायी क्षेत्र ही हैं जो आपको किसी कार्य को करते समय ऊबने नहीं देते हैं।

इसके अलावा, केविन क्रूज़ ने "समय प्रबंधन के 15 रहस्य" पुस्तक में। कितने सफल लोग सब कुछ करने में सफल हो जाते हैं” ( समय प्रबंधन के बारे में सफल लोगों के 15 रहस्य जानें) सुबह में महत्वपूर्ण कार्यों को शेड्यूल करने की सिफारिश करता है, जब उत्पादकता अधिक होती है, और अनिर्धारित बैठकों के लिए नियोजित बफर समय भी छोड़ देता है और योजनाओं को रद्द नहीं करता है, बल्कि पुनर्निर्धारित करता है। क्रूज़ आपकी सुबह की दिनचर्या में कम से कम 60 मिनट और लगाने की सलाह देते हैं: जल्दी उठना, स्वस्थ नाश्ता करना, व्यायाम करना, समाचार देखना या पॉडकास्ट सुनना जो आपको खुद को बेहतर बनाने में मदद करेंगे।

1. मैं क्या करना बंद कर सकता हूँ?

2. मैं क्या प्रत्यायोजित कर सकता हूँ?

3. मैं अलग तरीके से क्या कर सकता हूं?

इन सवालों के जवाब भविष्य में आपको कुछ ऐसे कार्यों से मुक्ति दिलाने में मदद करेंगे, जिनके विफल होने से प्रदर्शन में गिरावट नहीं होगी या जिन्हें कोई अधीनस्थ या आप स्वयं बेहतर प्रदर्शन कर सकते हैं।

लंबी बैठकों से बचने और प्रतिभागियों की संख्या कम करने से प्रबंधक उत्पादकता में सुधार करने में मदद मिलेगी। "अतिरिक्त" कर्मचारियों को चर्चा से बाहर करने से इसकी गुणवत्ता में काफी वृद्धि होगी। बैठकों की नियमितता भी उतनी ही महत्वपूर्ण है। अगले चार हफ्तों के लिए टीम योजना बनाने के लिए मासिक बैठकों की आवश्यकता होती है, और दैनिक छोटी बैठकें वर्तमान कार्यों को निर्धारित करती हैं जिन पर आज ध्यान केंद्रित किया जाना चाहिए। इस तरह, एक विशिष्ट कार्यदिवस पर टीम का ध्यान केंद्रित होता है और कर्मचारियों और प्रबंधकों की समग्र उत्पादकता और दक्षता बढ़ जाती है।

आप प्रत्येक तकनीक को अलग-अलग नहीं सीख सकते। एक प्रबंधक की प्रभावशीलता का कोई भी रहस्य दृष्टिकोण और आदतों पर आधारित होता है, जिसका पालन करने से कार्य अनुष्ठानों को अधिक संरचित तरीके से योजना बनाने में मदद मिलती है।

एक प्रभावी नेता की उपयोगी आदतों की पूरी सूची के साथ, आप उन्हें हमारे समय प्रबंधन पाठ्यक्रम में लागू करना शुरू कर सकते हैं।

अभिवादन! हर कोई जानता है कि "समय प्रबंधन" शब्द का शाब्दिक अर्थ "समय प्रबंधन" है। लेकिन यह पूरी तरह से सही नहीं है - आखिरकार, एक व्यक्ति अभी भी नहीं जानता कि समय का प्रबंधन कैसे किया जाए। लेकिन हम समय की कमी को ध्यान में रखते हुए अपने मामलों (और न केवल कामकाजी मामलों) को प्रभावी ढंग से प्रबंधित कर सकते हैं!

उत्पादकता ही सफल लोगों को बाकियों से अलग करती है। अपने जीवन के दौरान, निकोलस रोएरिच ने 7,000 पेंटिंग और 30 किताबें बनाईं और आधी दुनिया की यात्रा की। आप अपना अपूरणीय और सबसे मूल्यवान संसाधन कैसे खर्च करते हैं?

मेरी राय में, समय प्रबंधन युक्तियों और तकनीकों का एक सेट है जो आपके आलस्य को धोखा देना आसान बनाता है। मैं व्यक्तिगत रूप से सिद्ध समय प्रबंधन उपकरण प्रदान करता हूँ!

नाम जरूर अजीब है, लेकिन तरीका काफी गंभीर है. 🙂 अधिकतम एकाग्रता के लिए पोमोडोरो उपकरण की आवश्यकता है। मेरी राय में किसी भी काम को कम समय में पूरा करने का यह सबसे प्रभावी तरीकों में से एक है।

क्या बात है?

• जिस कार्य पर आप काम करेंगे उसे स्पष्ट रूप से तैयार करें
• ठीक 25 मिनट के लिए एक टाइमर (संभवतः टमाटर के रूप में) सेट करें
• बीप बजने तक बिना ध्यान भटकाए काम करें
• 4-5 मिनट का छोटा ब्रेक लें
• अगले 25 मिनट के खंड पर आगे बढ़ें
• हर छठे चरण के बाद 15-20 मिनट का लंबा ब्रेक लें

यह टूल उस कार्य को हल करने के लिए बहुत अच्छा है जिस पर आपको पूरी तरह से ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है: एक रिपोर्ट लिखना, एक वेबसाइट डिज़ाइन लेआउट बनाना, अंग्रेजी से पाठ का अनुवाद करना।

प्राथमिकता निर्धारण

यह विधि आइजनहावर मैट्रिक्स पर आधारित है, जिसके बारे में मैं बात कर रहा हूं। यह दो अक्षों वाले चार वर्गों का एक चतुर्थांश है। मैट्रिक्स को क्षैतिज रूप से "अत्यावश्यक" और "अत्यावश्यक नहीं", और लंबवत रूप से "महत्वपूर्ण" और "महत्वपूर्ण नहीं" में विभाजित किया गया है।

प्रत्येक कार्य को दो मानदंडों (तात्कालिकता और महत्व) के आधार पर प्राथमिकता दी जाती है। केवल चार विकल्प हो सकते हैं: ए, बी, सी, डी।

प्राथमिकता शेड्यूलिंग विधि आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग कैसे करती है?

1. वर्तमान कार्यों को कॉलम ए, बी, सी, डी में लिखें
2. हम कार्य "ए" (यदि कोई हो) पूरा करते हैं। उचित नियोजन से पता चलता है कि यथासंभव कम "अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण" चीजें होनी चाहिए। श्रेणी "ए" कार्य पूरे दिन अनायास प्रकट हो सकते हैं! इसलिए उनके लिए पहले से ही समय आरक्षित कर लेना चाहिए.
3. "सी" वर्ग से कार्य (अत्यावश्यक लेकिन महत्वहीन) किसी और को सौंपें। एक उत्कृष्ट उदाहरण: एक कंपनी प्रबंधक अक्सर एक निजी सहायक को "ड्राई क्लीनिंग लेना," "रेस्तरां आरक्षण करना," या "हवाई जहाज के टिकट बुक करना" जैसे कार्य सौंपता है।
4. "बी" वर्ग से कार्य पूरा करना शुरू करें (महत्वपूर्ण, लेकिन अत्यावश्यक नहीं)। ये मुख्य चीजें हैं जिनके लिए अधिकतम समय और प्रयास की आवश्यकता होती है।
5. वर्ग "डी" से कार्य (अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण नहीं) अन्य सभी के बाद पूरा किया जा सकता है या पूरी तरह से अनदेखा किया जा सकता है। या, अंतिम उपाय के रूप में, इसे दिन के दौरान थोड़े आराम के रूप में उपयोग करें।

आल्प्स विधि

अपने कार्य दिवस की योजना बनाने के लिए सबसे सरल और सबसे दृश्य समय प्रबंधन उपकरणों में से एक।

• कार्यों की सूची बनाना
• सेटिंग प्राथमिकताओं
• हम प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए समय और कुल समय की आवश्यकता की गणना करते हैं
• हम पूरे दिन की कुल संख्या को घटाकर 60% कर देते हैं
• हम दूसरों को वह सब कुछ सौंपते हैं जो सौंपा जा सकता है।
• दिन के अंत में, हम पूरा होने की निगरानी करते हैं और जो कुछ अधूरा रह गया है उसे अगले दिन के लिए स्थानांतरित कर देते हैं

श्वाब विधि

बेथलहम स्टील के अध्यक्ष चार्ल्स श्वाब ने एक बार इस योजना पद्धति को बनाने के लिए सलाहकार आइवी ली को $25,000 का भुगतान किया था।

श्वाब पद्धति का उपयोग कैसे करें?

• सबसे महत्वपूर्ण कार्य लिखिए
• क्रम निर्धारित करें और उन्हें क्रमांकित करें
• हम एक निश्चित क्रम में समस्याओं को सुलझाने पर काम करते हैं
• एक कार्य पर काम पूरा करने के बाद, हम जाँचते हैं कि क्या नए सामने आए हैं और क्या प्राथमिकताएँ दूसरों के पक्ष में स्थानांतरित हो गई हैं
• प्राथमिकता का सम्मान करते हुए सूची में नई चीजें जोड़ना
• हम कार्यों पर काम करना जारी रखते हैं क्योंकि उनका महत्व कम हो जाता है

स्वयं पर ढेर सारी नियोजन तकनीकों और उपकरणों का परीक्षण करने के बाद, मुझे एहसास हुआ कि सब कुछ इतना सरल नहीं है। कुछ तकनीकें मेरे लिए बिल्कुल काम नहीं आईं। दूसरों ने आश्चर्यजनक परिणाम दिए, लेकिन... तुरंत नहीं। वैसे, ग्लीब आर्कान्जेल्स्की ने अपनी पुस्तक में काम करने वाले उपकरणों का एक समूह पेश किया है “समय ड्राइव। रहने और काम करने के लिए समय कैसे निकालें".

• अपने लिए एक योजनाकार चुनें

यदि आपका दिन बहुत व्यस्त नहीं है (या आपको गैजेट पसंद नहीं हैं), तो आदर्श विकल्प एक नियमित पेपर नोटबुक है। यदि आप लगातार कंप्यूटर पर काम करते हैं, तो एक सुविधाजनक इलेक्ट्रॉनिक प्लानर काम करेगा। ठीक है, यदि आप गैजेट के बिना अपने जीवन की कल्पना नहीं कर सकते हैं, तो सबसे अच्छे सहायक स्मार्टफोन और टैबलेट के लिए एप्लिकेशन हैं।

• अपने दिन की योजना पहले से बनाएं

"रिपोर्टिंग" वाले दिन की सुबह के बजाय एक रात पहले अगले दिन की योजना बनाना बेहतर है। सप्ताह की योजनाओं के बारे में भी यही कहा जा सकता है। इन्हें सोमवार की बजाय रविवार की शाम को तैयार करने की सलाह दी जाती है.

• अप्रत्याशित घटना पर विचार करें

पहले, मैंने लगातार वही गलती की: मैंने एक शेड्यूल बनाया जहां चीजें एक भी "विंडो" के बिना एक के बाद एक चलती रहीं। एक सप्ताह के भीतर, मुझे एहसास हुआ कि लगातार समय सीमा की स्थिति में रहना न्यूरोसिस का एक निश्चित रास्ता है।

सबसे पहले, कुछ चीज़ों को मेरे द्वारा आवंटित समय में शामिल नहीं किया जा सका। दूसरे, दिन के दौरान नए कार्य सामने आए जिन्हें शेड्यूल में शामिल नहीं किया गया था। तीसरा, अप्रत्याशित घटना हमेशा सप्ताह में कुछ बार होती है: टायर पंचर, मीटिंग के रास्ते में भयानक ट्रैफिक जाम, या किसी दोस्त ने मरम्मत के लिए मदद मांगी। इस तरह के अप्रत्याशित मामले, एक नियम के रूप में, बहुत समय लेते हैं और आपको दिन के लिए अपनी योजनाओं पर मौलिक रूप से पुनर्विचार करने के लिए मजबूर करते हैं।

निष्कर्ष: हर दिन अप्रत्याशित घटना के लिए खिड़कियाँ छोड़ें। यदि कुछ भी "अनिर्धारित" नहीं हुआ, तो समय इस पर खर्च किया जा सकता है:

• आराम
• "बाद के लिए" श्रेणी की चीज़ें

वैसे, मैं लंबे समय से आपको "बाद के लिए चीजें" जैसे उपयोगी टूल के बारे में बताना चाहता था। अपनी योजना नोटबुक (या इलेक्ट्रॉनिक प्लानर) में, एक अलग पृष्ठ रखें।

वहां हम उन सभी "गैर-जरूरी" मामलों को लिखते हैं जिनके बारे में हमें कभी पता नहीं चलता। हम उन्हें तुरंत तीन श्रेणियों में विभाजित करते हैं: "एक घंटे तक," "दो से तीन घंटे," और "आधा दिन।" उदाहरण के लिए: "पिछले वर्ष के लिए अपने आवास और सांप्रदायिक सेवाओं के बिल ठीक करें," "निवारक जांच के लिए दंत चिकित्सक के पास जाएं," और "रसोई में एक नल खरीदें और बदलें।"

जैसे ही आपके शेड्यूल में अप्रत्याशित रूप से एक विंडो दिखाई दे: अपनी कार्य सूची "बाद के लिए" खोलें और अपने मूड के अनुरूप कुछ चुनें। केवल छह महीनों में, आप बिना तनाव के वह सब कुछ दोबारा कर सकते हैं जो वर्षों से जमा हो रहा है!

आप कौन से समय प्रबंधन उपकरण का उपयोग करते हैं? अपडेट की सदस्यता लें और सोशल नेटवर्क पर अपने दोस्तों के साथ ताज़ा पोस्ट के लिंक साझा करें!

एक प्रबंधक के लिए समय प्रबंधन - इसकी आवश्यकता क्यों है, यह दैनिक कार्य कर्तव्यों को पूरा करने में कैसे मदद कर सकता है? किसी व्यक्ति का पद जितना ऊँचा होगा, ज़िम्मेदारियों की सीमा भी उतनी ही अधिक होगी - अधीनस्थों पर नियंत्रण, ग्राहकों के साथ संचार, टैक्स ऑडिट, रिपोर्ट लिखना। उद्यमी और प्रबंधक अक्सर ओवरटाइम काम करते हैं और लगातार समय की कमी महसूस करते हैं।

अतिरिक्त समय कैसे निकालें और सब कुछ करना कैसे सीखें? यह लेख इसी मुद्दे के लिए समर्पित है; अब एक अलग विज्ञान सामने आया है - समय प्रबंधन, जो मनोविज्ञान, अर्थशास्त्र, समाजशास्त्र और कार्मिक कार्य पर आधारित है। सिद्धांत विकसित किए गए हैं जो क्लासिक बन गए हैं, और नए लेखक सामने आ रहे हैं, जो अपने तरीके पेश कर रहे हैं। आइए मुख्य सिफ़ारिशों पर नज़र डालें।

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इसकी सावधानीपूर्वक समीक्षा करने के बाद, हमने इसे आपके ध्यान में लाने का निर्णय लिया...

प्रबंधक समय प्रबंधन में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

• सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए स्वयं और अपने कर्मचारियों को प्रेरित करना सीखें। यह जटिल कार्यों के लिए विशेष रूप से सच है;
• लक्ष्य निर्धारण - दीर्घकालिक और अल्पकालिक लक्ष्यों को सही ढंग से निर्धारित करने की क्षमता;
• एक समय सीमा के भीतर योजना बनाना - एक वर्ष, एक महीने, एक दिन के लिए। प्रत्येक कार्य दिवस के लिए एक कार्य योजना तैयार करना;
• कार्यों को पूरा करने में प्राथमिकता, कार्यों को बदलने के लिए गतिशीलता और तत्परता, समाधान के दृष्टिकोण;
• जानकारी के साथ काम करना - यह सीखना महत्वपूर्ण है कि रणनीतिक और परिचालन समस्याओं को हल करने के लिए आवश्यक जानकारी कैसे प्राप्त करें, इसे संग्रहीत करें, इसका उपयोग करें ताकि इसे हमेशा पाया जा सके;
• समय बर्बाद करने वालों का मुकाबला करना - समय लीक की खोज करना, समय संसाधनों के वितरण को नियंत्रित करना, अनुचित कार्यों को कम करना;
• स्वस्थ होने की क्षमता - उचित आराम सफल गतिविधि की कुंजी है!

आइए इन चरणों पर करीब से नज़र डालें और प्रभावी गतिविधि और अपने जीवन पर नियंत्रण के करीब आएं, क्योंकि इसमें सिर्फ काम नहीं है, इसमें परिवार, रुचियां और दोस्त भी शामिल हैं। और जीवन के अन्य क्षेत्रों के लिए समय की उपलब्धता कार्य प्रक्रिया के सही संगठन पर निर्भर करती है।

सफल प्रेरणा

किसी भी कार्य को करने के लिए व्यक्ति को प्रेरणा की आवश्यकता होती है। अर्थ की कमी, रुचि और भय के कारण कार्यों को पूरा करने में देरी होती है। समय प्रबंधन में, कार्य दिवस की शुरुआत सबसे अप्रिय कार्य से करने की अनुशंसा की जाती है। स्वयं को कॉल करने, पत्र लिखने या रिपोर्ट करने के लिए प्रेरित करना महत्वपूर्ण है जो आवश्यक है, लेकिन करने की कोई इच्छा नहीं है। अपने आप को कार्रवाई के लिए कैसे प्रेरित करें?

काम में सबसे महत्वपूर्ण बात है अभिनय शुरू करना, पहला कदम उठाना। कार्य नीति अपनाने से इसमें मदद मिलेगी। "एंकर" कार्रवाई के लिए प्रेरणा के रूप में कार्य करते हैं। प्रत्येक व्यक्ति का अपना अनुष्ठान होता है - अपनी मेज पर सुबह की कॉफी, काम शुरू करने से पहले एक सिगरेट, रास्ते में प्रेरक संगीत सुनना, एक डायरी में कार्य योजना लिखना।

एंकरों का निर्माण बहुत ही व्यक्तिगत है, इसे स्कूल और छात्र वर्षों से जोड़ा जा सकता है, जब अध्ययन के लिए ट्यून करना आवश्यक था। वे एक विशेष भावनात्मक स्थिति, युद्ध के लिए तत्परता - आंतरिक भंडार की सक्रियता, ध्यान की एकाग्रता का कारण बनते हैं।

अधिकांश समस्याओं को कुछ मिनटों में हल किया जा सकता है; आपको बस समस्या निर्धारित करनी है, समाधान विकल्पों पर विचार करना है, सबसे उपयुक्त विकल्प चुनना है और उसे लागू करना है। यदि कार्य बड़ा है, तो इसे भागों, बिंदुओं में विभाजित करने और धीरे-धीरे इसे पूरा करने की सिफारिश की जाती है - सरल से जटिल तक।

आप प्रोत्साहन या दंड की विधि का उपयोग करके खुद को प्रेरित कर सकते हैं, जैसे कि बचपन में, अपने आप से घर जाते समय कुछ खरीदने का वादा करना, यदि आप सभी कार्यों को जल्दी से पूरा कर लेते हैं, या सप्ताह के अंत में दोस्तों के साथ बैठक की व्यवस्था करना। यह छोटे जटिल मुद्दों के लिए है. बेशक, मुख्य प्रोत्साहन करियर बनाना, आय बढ़ाना और स्थिति में सुधार करना है।

आपको स्पष्ट रूप से समझने की आवश्यकता है कि आपको इस कार्य को पूरा करने की आवश्यकता क्यों है, आपको क्या परिणाम मिलेगा, इसे करें और इसे भूल जाएं, और शांति से अन्य मुद्दों पर स्विच करें।

किसी कार्य को पूरा करने की समय-सीमा से प्रेरणा भी जुड़ जाती है; आपको कार्रवाई को प्रोत्साहित करने और स्पष्ट रूप से कार्य निर्धारित करने के लिए हमेशा अपने आप को समय तक सीमित रखना चाहिए।

लक्ष्यों का समायोजन

लक्ष्य निर्धारित किए बिना एक प्रबंधक का समय प्रबंधन असंभव है। लक्ष्य भविष्य पर एक नज़र है, एक वांछित परिणाम है, वे कार्यों का कारण निर्धारित करते हैं, एक व्यक्ति एक निश्चित कार्य क्यों करता है। लक्ष्य दिशानिर्देश, आकांक्षा के बिंदु और प्रयास के आकर्षण को निर्धारित करने में मदद करते हैं।

आपको यह सीखना होगा कि सही लक्ष्य कैसे निर्धारित करें। आइए विभिन्न प्रबंधकों के उत्तरों की उनकी कार्यात्मक जिम्मेदारियों के अनुसार तुलना करें:

• अपने कार्यों को सही ढंग से पूरा करें. / सही लक्ष्य निर्धारित करें.
• मुद्दों का समाधान खोजें. / रचनात्मकता का प्रयोग करें, विकल्पों की तलाश करें।
• संसाधन बचाएं. / भौतिक संसाधनों के वितरण का अनुकूलन करें।
• जैसा होना चाहिए वैसा ही काम करें. / अपने लक्ष्यों को प्राप्त कीजिए।
• खर्च कम करें. / लाभप्रदता बढ़ाएँ.

जैसा कि हम देखते हैं, समान जिम्मेदारियों के साथ, प्रबंधक अलग-अलग लक्ष्य निर्धारित करते हैं, अलग-अलग परिणाम प्राप्त करते हैं। दूसरे विकल्प में काम के प्रति अधिक उत्पादक दृष्टिकोण शामिल है। लक्ष्य रणनीतिक हो सकते हैं - संगठन के कार्य के लक्ष्य, दीर्घकालिक उद्देश्य और सामरिक - समय में एक विशिष्ट बिंदु पर विद्यमान।

प्रत्येक नेता और प्रबंधक अपने स्वयं के लक्ष्य विकसित करते हैं, अपने अधीनस्थों को जानकारी देते हैं, और समग्र रूप से संगठन का कार्य लक्ष्यों को परिभाषित करने की शुद्धता पर निर्भर करता है। समृद्धि और सफलता की ओर ले जाने वाले मुख्य लक्ष्यों के साथ-साथ "सितारों" तक पहुंचने के तरीकों की पहचान करने के लिए समय निकालना बहुत महत्वपूर्ण है। अपने लक्ष्यों को जानने और उनके लिए प्रयास करने से आप अपनी ऊर्जा बर्बाद होने से बचते हुए अपने सभी प्रयासों और ऊर्जा को महत्वपूर्ण कार्यों पर केंद्रित कर सकते हैं।

लक्ष्य निम्नलिखित योजना के अनुसार निर्धारित किए गए हैं:इच्छाएँ - अवसर - लक्ष्य।

अक्सर इच्छाएँ संभावनाओं से अधिक होती हैं, परिस्थितियाँ आपको तुरंत परिणाम प्राप्त करने की अनुमति नहीं देती हैं, संतुलन बनाना, बाहरी और आंतरिक बाधाओं को ध्यान में रखना, उन्हें दूर करना और समझौता समाधान की तलाश करना आवश्यक है।

एक महत्वपूर्ण बात यह है कि लक्ष्य विशिष्ट होने चाहिए, मात्रा और समय संकेतक होने चाहिए।

प्रबंधक का समय प्रबंधन: योजना बनाना

लक्ष्य निर्धारित करने के बाद, हम योजना बनाने की ओर बढ़ते हैं कि वर्तमान स्थिति से इच्छित स्थिति तक का मार्ग कैसे प्रशस्त किया जाए? योजना कार्यों की एक प्रणाली है जो हमें व्यवसाय में एक लक्ष्य की ओर ले जाती है - लाभ कमाना, संगठन की सफलता और प्रसिद्धि।

योजना विभिन्न क्षेत्रों में हो सकती है - संगठनात्मक विकास, बिक्री, व्यक्तिगत उपलब्धियाँ। यदि किसी व्यक्ति में व्यक्तिगत विकास की इच्छा है, पेशेवर विकास और करियर निर्माण की योजना बनाई गई है, तो कार्य करने की प्रेरणा भी होती है।

योजना समय बचाने और उसका सही उपयोग करने में मदद करने के लिए बनाई गई है।

दो नियोजन मानदंड हैं:

• अधिकतम (तर्कसंगत) - महत्वपूर्ण जीवन कार्यों को पूरा करने के लिए समय निकालें।
• न्यूनतम - न्यूनतम समय सीमा और समय की हानि के साथ आवश्यक परिणाम प्राप्त करना।

योजना में वांछित उपलब्धियों के कार्यान्वयन की तैयारी और समय-सीमा का सही आवंटन शामिल है।

प्रत्येक व्यक्ति को अपने जीवन की योजना बनानी चाहिए, अन्यथा यह बेहतरी के लिए बदलाव किए बिना प्रवाह के साथ बह जाएगा। प्रबंधक को अपने व्यक्तिगत समय, लक्ष्यों को प्राप्त करने के तरीकों, कर्मचारियों के लिए लक्ष्य और उपलब्धि मानदंड निर्धारित करने की योजना बनाने की आवश्यकता है।

आपको यह सीखना होगा कि दीर्घकालिक योजना कैसे बनाई जाए - 5 साल से, एक साल के लिए और अगले महीने के लिए। यह दिलचस्प है कि सोवियत काल में "पंचवर्षीय योजना" शब्द का प्रयोग अक्सर किया जाता था; यह विशेष अवधि क्यों? चूँकि मध्यम अवधि की योजना बनाने के लिए 5 वर्ष एक सुविधाजनक अवधि है, तुलनात्मक विश्लेषण में यह स्पष्ट परिणाम दिखाता है।

दीर्घकालिक योजनाएँ होने पर, आप अंतिम परिणाम के लिए प्रयास करते हुए कार्यों को छोटी-छोटी अवधियों में विभाजित कर सकते हैं। आजकल, संगठन अक्सर कर्मचारियों को तिमाही और महीने के हिसाब से कार्य सौंपते हैं, जिसे सामरिक योजना कहा जाता है।

न्यूनतम तरीके से प्रबंधक का समय प्रबंधन - कार्य दिवस की योजना बनाना। स्वाभाविक रूप से, संगठन के अनुपात में कार्यों की संख्या बढ़ती है और सभी समस्याओं को हल करने में बहुत समय लगता है।

वर्तमान मुद्दों के समाधान को सरल बनाने के लिए, निम्नलिखित सिफारिशें पेश की जाती हैं:

योजना बनाने के लिए आल्प्स विधि का प्रयोग करें

इसमें क्रियाओं का निम्नलिखित क्रम शामिल है:

1. लेखन कार्य;
2. निष्पादन समय का निर्धारण;
3. समय आरक्षित (60:40 के अनुपात में);
4. प्राथमिकताएँ निर्धारित करना, कार्य पुनः सौंपना;
5. कार्यान्वयन का नियंत्रण (जो नहीं किया गया उसका लेखा-जोखा)।

योजना लिखते समय, संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है, जो आपको कार्य को व्यवस्थित करने और इसे ब्लॉकों में विभाजित करने की अनुमति देगा। आप लिख सकते हैं: वी - दौरे, डी - प्रतिनिधिमंडल, के - नियंत्रण, पी - प्रगति पर, पीसी - यात्राएं और व्यापार यात्राएं, टी - टेलीफोन, एच - पढ़ना, प्रशिक्षण।

प्रत्येक आइटम के सामने, एक कार्य (परिणाम) लिखा होता है, और कार्य को निर्दिष्ट करने और समय की अनावश्यक बर्बादी से बचने के लिए पूरा होने का समय दर्शाया जाता है।

समय आरक्षित मानता है कि 10-घंटे के कार्य दिवस के साथ, 6 घंटे के लिए काम की योजना बनाई जाती है, 8-घंटे के दिन के साथ - 5 घंटे के लिए, बाकी को वितरित या पुनर्निर्धारित किया जाना चाहिए। अप्रत्याशित बैठकें, संचार और रुकावटें हमेशा उत्पन्न होती हैं; कोई भी कभी भी योजना के अनुसार अपने दिन का 100% उपयोग करने में कामयाब नहीं हुआ है।

चौथा बिंदु आपको खर्च किए गए समय के संदर्भ में वांछित स्तर तक पहुंचने के लिए योजना को समायोजित करने में मदद करेगा - हम प्राथमिकताएं निर्धारित करते हैं, काम वितरित करते हैं। दिन पूरा करना - अधीनस्थों द्वारा कार्यों के पूरा होने और स्वयं के कार्य की निगरानी करना, अगले दिन के लिए एक योजना तैयार करना, उन कार्यों को पुनर्निर्धारित करना जो कुछ कारणों से नहीं हुए और जिनके पूरी तरह से पूरा होने का समय नहीं था।

निम्नलिखित साक्षात्कार प्रश्नों का उत्तर कैसे दें: आप अपना समय कैसे प्रबंधित करते हैं? आप अपने कार्य दिवस की योजना कैसे बनाते हैं? योजना बनाने में आप किन तकनीकों और विधियों का उपयोग करते हैं? उदाहरण दीजिए कि आप किसी कार्य को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए समय प्रबंधन कौशल का उपयोग कैसे करते हैं।

इस लेख को पढ़कर आपको इन सभी सवालों के जवाब मिल जाएंगे।

समय प्रबंधन क्या है?

समय प्रबंधन- यह ज्ञान, कौशल और क्षमताओं का एक सेट है, जिसकी बदौलत एक व्यक्ति प्राथमिकताएं निर्धारित करना जानता है, अपने समय की सटीक योजना बनाता है, जिससे उसके कार्य समय को व्यवस्थित करने में उसकी व्यक्तिगत उत्पादकता बढ़ती है।

"जब तक आप अपना समय प्रबंधित नहीं कर सकते, आप किसी और चीज़ का प्रबंधन नहीं कर सकते।" पीटर ड्रकर

1. परिपूर्णतावाद
2. टालमटोल
3. ज्ञान की कमी
4. आवश्यक उपकरणों एवं संसाधनों का अभाव

1. पूर्णतावादकार्यों को समय पर पूरा करना बहुत कठिन हो जाता है। बहुत से लोग मानते हैं कि यह गुण एक ताकत है, लेकिन यह पूर्णता की निरंतर इच्छा और प्राप्त परिणामों से असंतोष है जो समय के अप्रभावी उपयोग के कारणों में से एक है। "आदर्श" के बजाय "वास्तविक" परिणाम को स्वीकार करने के अवसर ढूंढ़कर, आप अन्य चीज़ों के लिए महत्वपूर्ण संसाधन बचाते हैं। एक अभिव्यक्ति है: "पूर्णतावाद बुराई है," बेशक, यह सब काफी सापेक्ष है और प्रत्येक व्यक्तिगत स्थिति में इस व्यक्तित्व विशेषता का अलग-अलग मूल्यांकन किया जा सकता है, हालांकि, निस्संदेह समय प्रबंधन के ढांचे के भीतर: पूर्णतावाद बुराई है!

2. टालमटोल- चीजों को लगातार बाद तक के लिए टालना, कुछ कर्तव्यों को पूरा करने की अनिच्छा। टालमटोल करने वाले कर्मचारियों की शब्दावली में "कल" ​​​​शब्द हावी है। स्टीव जॉब्स ने ऐसे लोगों के बारे में बहुत अच्छी बात कही है: “गरीब, असफल, दुखी और अस्वस्थ वह है जो अक्सर “कल” शब्द का उपयोग करता है।

मैं आपको पूर्णतावाद और विलंब से नहीं बचा सकता; मेरा लक्ष्य ज्ञान देना, सर्वोत्तम तकनीक और तरीके प्रदान करना और समय प्रबंधन कौशल में महारत हासिल करने के लिए संसाधनों और उपकरणों से आपका परिचय कराना है। आप प्राप्त जानकारी का उपयोग करते हैं या नहीं - यह सब पूरी तरह से आपकी इच्छा पर निर्भर करता है। हालाँकि, इस लेख को पढ़ने के बाद, आप कभी भी पहले जैसे नहीं रहेंगे।

सबसे पहले, मेरा सुझाव है कि आप अपना समय प्रबंधन कौशल निर्धारित करें। उत्तीर्ण

संज्ञानात्मक असंगति इस तथ्य में निहित है कि एक ओर, हम समय को नियंत्रित नहीं कर सकते हैं। आख़िरकार, यह समय है जिसे हम नियंत्रित नहीं कर सकते हैं और ऐसा लगता है कि यह समय है जो हमें नियंत्रित करता है, न कि हम इसे नियंत्रित करते हैं। हम समय को शाश्वत और असीमित मानने के आदी हैं। ऐसा लगता है जैसे इसमें हमेशा बहुत कुछ होता है। दूसरी ओर, समय हम सभी के पास मौजूद सबसे मूल्यवान संसाधनों में से एक है। यह समझना महत्वपूर्ण है कि समय की अपनी सीमाएं होती हैं, हर दिन एक निश्चित क्षमता का एक बर्तन है जिसे आप करने के लिए चीजों से भरते हैं। आप इसे बेकार चीजों से भर सकते हैं, या आप इसे उन चीजों से भर सकते हैं जो आपके कार्यों के लिए काम करती हैं और आपको आपके अंतिम लक्ष्य तक ले जाती हैं।

हम स्वयं को नियंत्रित कर सकते हैं कि हम अपने दिन की योजना कैसे बनाते हैं और अपना कार्य समय कैसे व्यतीत करते हैं। इस संसाधन का बुद्धिमानीपूर्ण, उत्पादक और किफायती उपयोग किसी कर्मचारी के मूल्यांकन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।

समय दक्षता दो तरीकों से हासिल की जा सकती है:

1. समय बचाकर सार्थक परिणाम प्राप्त करें। इसका मतलब है कि आप जानते हैं कि किसी कार्य को कम से कम समय में कैसे पूरा किया जाए।
2. कार्य समय की प्रभावी योजना से आपके द्वारा किए जाने वाले कार्यों की संख्या और मात्रा कम हो जाएगी।

इस लेख में, मैंने छह सर्वोत्तम समय प्रबंधन तकनीकों का सारांश संकलित किया है। उनकी मदद से आप दैनिक आधार पर अपने प्राथमिकता वाले कार्यों की योजना बनाना और उन्हें नियंत्रित करना सीख सकते हैं।

अपने समय का प्रबंधन करना कैसे सीखें?

6 सर्वोत्तम समय प्रबंधन विधियाँ:

1. पेरेटो सिद्धांत
2. आइजनहावर मैट्रिक्स
3. दिमागी मानचित्र
4. फ्रैंकलिन का पिरामिड
5. एबीसीडी विधि
6. पहले मेढक खाओ

1. पेरेटो सिद्धांत

पेरेटो सिद्धांत कहता है कि कारणों, प्रयासों और निवेशों का एक छोटा सा हिस्सा परिणामों के बड़े हिस्से के लिए जिम्मेदार होता है। यह सिद्धांत 1897 में इतालवी अर्थशास्त्री विल्फ्रेडो पेरेटो द्वारा तैयार किया गया था और तब से जीवन के विभिन्न क्षेत्रों में मात्रात्मक अनुसंधान द्वारा इसकी पुष्टि की गई है:

20% प्रयास से 80% परिणाम मिलते हैं

समय प्रबंधन के क्षेत्र में पेरेटो सिद्धांत को निम्नानुसार तैयार किया जा सकता है: लगभग 20% प्रयास और समय 80% परिणाम प्राप्त करने के लिए पर्याप्त है।
आप वास्तव में यह कैसे निर्धारित करते हैं कि अच्छा परिणाम प्राप्त करने के लिए कितना प्रयास करना पर्याप्त है? कल्पना करें कि आप किसी पुस्तक में उन प्रश्नों के उत्तर ढूंढ रहे हैं जिनमें आपकी रुचि है। विचाराधीन सिद्धांत के अनुसार, आपको पाठ के 20% में 80% जानकारी मिल जाएगी। यदि आप ठीक-ठीक जानते हैं कि आपकी रुचि किस चीज़ में है, तो आप तुरंत पुस्तक पलट सकते हैं और केवल अलग-अलग पृष्ठों को ध्यान से पढ़ सकते हैं। इस तरह आपका 80% समय बचेगा।

2. आइजनहावर मैट्रिक्स

यह संभवतः आज की सबसे प्रसिद्ध समय प्रबंधन अवधारणा है, जो आपको प्राथमिकताएँ निर्धारित करने की अनुमति देती है। यह तकनीक, जिसके निर्माण का श्रेय अमेरिकी जनरल ड्वाइट आइजनहावर को दिया जाता है, आपको चीजों को उनकी तात्कालिकता और उनके महत्व दोनों के आधार पर क्रमबद्ध करने की अनुमति देती है। हर कोई समझता है कि एक समय में सीमित संख्या में ही कार्य पूरे किये जा सकते हैं। कभी-कभी, काम से समझौता किए बिना, केवल एक ही। और हर बार हमें निर्णय लेना होता है, वास्तव में कौन सा? अमेरिकी राष्ट्रपति ड्वाइट आइजनहावर अपने मामलों की योजना बनाते समय अपने मामलों को कई महत्वपूर्ण श्रेणियों में व्यवस्थित करते थे।
तथाकथित आइजनहावर मैट्रिक्स के अनुसार, प्रत्येक मामले को आरेख में दर्शाए गए चार प्रकारों में से एक में वर्गीकृत करना आवश्यक है।

आइजनहावर मैट्रिक्स

किसी कार्य का महत्व इस बात से निर्धारित होता है कि उसके कार्यान्वयन का परिणाम आपके व्यवसाय को कितना प्रभावित करता है। और तात्कालिकता एक ही समय में दो कारकों द्वारा निर्धारित की जाती है: पहला, यह कार्य कितनी जल्दी पूरा किया जाना चाहिए, और दूसरा, क्या इस कार्य का पूरा होना किसी विशिष्ट तिथि और विशिष्ट समय से जुड़ा है। यह महत्व और तात्कालिकता है, जिसे एक साथ माना जाता है, जो प्राथमिकताओं के निर्धारण को प्रभावित करता है।

आइए इस पर करीब से नज़र डालें कि किन मामलों को चार प्रकारों में से प्रत्येक में वर्गीकृत किया जा सकता है।

टाइप I: "महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक।"
ये ऐसे मामले हैं, जिन्हें यदि समय पर पूरा नहीं किया गया, तो आपके व्यवसाय को महत्वपूर्ण नुकसान होगा (उदाहरण के लिए, लाइसेंस नवीनीकृत करना, कर रिपोर्ट दाखिल करना आदि)। ऐसे मामलों का एक निश्चित हिस्सा अनिवार्य रूप से प्रत्येक व्यक्ति के जीवन में मौजूद होगा। हालाँकि, अग्रिम तैयारी के साथ (प्रकार II मायने रखता है - "महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी नहीं"), कई संकटों को रोका जा सकता है (उदाहरण के लिए, कानून का अध्ययन करके, प्रभावशाली लोगों के साथ अच्छे संबंध विकसित करके)।

ये समय सीमा या आपातकालीन स्थिति वाली परियोजनाएँ भी हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, स्वास्थ्य समस्याओं के कारण डॉक्टर के पास जाना, किसी पत्रिका में एक सख्त समय सीमा के भीतर एक लेख जमा करना, या किसी अध्ययन के परिणामों पर एक रिपोर्ट पूरा करना। हमारे पास यहां कोई विकल्प नहीं है. इस समूह का कार्य तो होना ही चाहिए, अवधि. अन्यथा गंभीर समस्याएँ होंगी।

प्रकार II: "महत्वपूर्ण लेकिन अत्यावश्यक नहीं।"
ये ऐसी चीजें हैं जो भविष्य पर केंद्रित हैं: प्रशिक्षण, व्यवसाय विकास के आशाजनक क्षेत्रों का अध्ययन, उपकरणों में सुधार, स्वास्थ्य और प्रदर्शन को बहाल करना। ऐसी कार्रवाइयाँ जो आपके रणनीतिक लक्ष्य तक ले जाती हैं। उदाहरण के लिए, किसी अन्य, अधिक आशाजनक संगठन में काम करने के लिए एक विदेशी भाषा सीखें। यह समस्याओं को रोकने के बारे में भी है - अपने आप को अच्छे शारीरिक आकार में बनाए रखना। दुर्भाग्यवश, हम अक्सर ऐसे मामलों की उपेक्षा कर देते हैं और उनके समाधान को ठंडे बस्ते में डाल देते हैं। परिणामस्वरूप, भाषा कभी नहीं सीखी जाती, आय बढ़ती नहीं बल्कि घटती है, स्वास्थ्य ख़तरे में रहता है। इन मामलों की एक दिलचस्प विशेषता है - यदि इन्हें लंबे समय तक उपेक्षित किया जाता है, तो वे महत्वपूर्ण - अत्यावश्यक हो जाते हैं। आख़िरकार, यदि आप वर्ष में कम से कम एक बार दंत चिकित्सक के पास नहीं जाते हैं, तो देर-सबेर उसके पास तत्काल जाना अपरिहार्य हो जाएगा।

प्रकार III: "महत्वपूर्ण नहीं, लेकिन अत्यावश्यक।"
इनमें से कई चीज़ें वास्तव में आपके जीवन में कोई खास मूल्य नहीं जोड़ती हैं। हम उन्हें केवल इसलिए करते हैं क्योंकि वे हमारे साथ होते हैं (एक लंबी टेलीफोन बातचीत या मेल में आने वाले किसी विज्ञापन का अध्ययन करना), या आदत से बाहर (प्रदर्शनियों का दौरा करना जहां अब कुछ भी नया नहीं है)। यह वही रोजमर्रा की दिनचर्या है जिसमें हमारा बहुत सारा समय और ऊर्जा खर्च होती है।

प्रकार IV: "महत्वपूर्ण नहीं और अत्यावश्यक नहीं।"
ये "समय बर्बाद करने" के सभी प्रकार के तरीके हैं: शराब का दुरुपयोग, "हल्का पढ़ना", फिल्में देखना आदि। हम अक्सर इसका सहारा लेते हैं जब हमारे पास उत्पादक कार्य के लिए ताकत नहीं बची होती है (वास्तविक आराम के साथ भ्रमित न हों) और प्रियजनों और दोस्तों के साथ संचार - बहुत महत्वपूर्ण मामले)। यह एक "पतंगा" है जो हमारा समय खा रहा है।

जैसे ही आप अपने व्यवसाय की सफलता के लिए प्रयास करते हैं, आप सबसे पहले उन चीजों को पूरा करने का प्रयास करते हैं जिन्हें आपने "महत्वपूर्ण" के रूप में पहचाना है - पहले "अत्यावश्यक" (प्रकार I) और फिर "गैर-जरूरी" (प्रकार II)। शेष समय उन मामलों के लिए समर्पित किया जा सकता है जो "अत्यावश्यक हैं लेकिन महत्वपूर्ण नहीं हैं" (प्रकार III)।
इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि किसी कर्मचारी के कामकाजी समय का बड़ा हिस्सा "महत्वपूर्ण, लेकिन अत्यावश्यक नहीं" (प्रकार II) मामलों पर खर्च किया जाना चाहिए। तब कई संकट स्थितियों को रोका जा सकेगा, और नए व्यवसाय विकास के अवसरों का उद्भव आपके लिए अप्रत्याशित नहीं रहेगा।

जब आप पहली बार प्राथमिकता देने के लिए इस प्रणाली का उपयोग करना शुरू करेंगे, तो आप संभवतः इनमें से कई वस्तुओं को "महत्वपूर्ण" के रूप में वर्गीकृत करना चाहेंगे। हालाँकि, जैसे-जैसे आप अनुभव प्राप्त करते हैं, आप किसी विशेष मामले के महत्व का अधिक सटीक आकलन करना शुरू कर देंगे। प्राथमिकता निर्धारण प्रणाली का उपयोग कैसे करें यह सीखने में कुछ समय लगेगा। वो मुझे कहां मिल सकते हैं? सबसे अधिक संभावना है, आप समय प्रबंधन तकनीकों में महारत हासिल करने के काम को "महत्वपूर्ण, लेकिन अत्यावश्यक नहीं" के रूप में वर्गीकृत करेंगे।
स्टीफन कोवे (अंतर्राष्ट्रीय बेस्टसेलर "द सेवन हैबिट्स ऑफ हाईली इफेक्टिव पीपल" के लेखक) की आलंकारिक अभिव्यक्ति में, आपको "आरी को तेज करने" के लिए समय निकालने की जरूरत है, फिर जलाऊ लकड़ी की तैयारी तेजी से होगी।

दृष्टांत

एक आदमी ने जंगल में एक लकड़हारे को देखा, जो बड़ी मुश्किल से पूरी तरह कुंद कुल्हाड़ी से एक पेड़ काट रहा था। उस आदमी ने उससे पूछा:
-प्रिय, तुम अपनी कुल्हाड़ी तेज़ क्यों नहीं कर लेते?
- मेरे पास कुल्हाड़ी तेज करने का समय नहीं है - मुझे काटना है! - लकड़हारा कराह उठा...

इसलिए, आपको किसी भी कम महत्वपूर्ण कार्य को करने से इनकार करते हुए, अपनी गतिविधियों की योजना बनाने के लिए "स्वेच्छा से" एक निश्चित समय आवंटित करने की आवश्यकता है। यदि आप ऐसा कर सकते हैं, तो आप अगली बार और भी अधिक समय खाली करने के लिए अपने नए कौशल का उपयोग कर सकते हैं और इसका उपयोग अधिक सीखने के लिए कर सकते हैं। इसलिए, अपनी कार्यकुशलता में सुधार करने के दृढ़ संकल्प के माध्यम से, आप धीरे-धीरे अपनी व्यक्तिगत उत्पादकता विकसित करने के लिए समय खाली कर देंगे।

प्राथमिकता देने के लिए मानदंड
आमतौर पर, किसी विशेष कार्य के महत्व का आकलन करते समय, हम सबसे पहले उन चीजों को महत्वपूर्ण मानते हैं जिन्हें तत्काल (या "कल") करने की आवश्यकता होती है। अधूरे कार्यों और वादों का संचय आपकी कंपनी के लिए समस्याएँ पैदा करता है और व्यक्तिगत रूप से आपके लिए अप्रिय भावनाएँ भी पैदा करता है। ये वे "अत्यावश्यक" मामले हैं जिनसे हम पहले निपटने का प्रयास करते हैं। लेकिन कार्यों की सूची लिखते समय और उन्हें पूरा करने का क्रम निर्धारित करते समय तात्कालिकता ही एकमात्र कारक नहीं होनी चाहिए।
अनुभव से पता चला है कि कई जरूरी चीजें करने (या न करने) से आपके व्यवसाय पर ज्यादा असर नहीं पड़ेगा, लेकिन कई गैर-जरूरी चीजें हैं जो भविष्य की सफलता की नींव रख सकती हैं। इसलिए, तात्कालिकता के अलावा, यह विचार करना आवश्यक है कि यह या वह मामला व्यवसाय की सफलता को कितना प्रभावित करता है, अर्थात इसके महत्व को निर्धारित करना और ध्यान में रखना।

3. मन के नक्शे

यह टोनी बुज़ान का विकास है - एक प्रसिद्ध लेखक, व्याख्याता और बुद्धि, सीखने के मनोविज्ञान और सोच की समस्याओं पर सलाहकार। "माइंड मैप्स" वाक्यांश के "मानसिक मानचित्र", "मानसिक मानचित्र", "माइंड मैप्स" जैसे अनुवाद भी हैं।

दिमागी मानचित्रएक ऐसी विधि है जो आपको इसकी अनुमति देती है:

जानकारी को प्रभावी ढंग से संरचना और संसाधित करना;
अपनी रचनात्मक और बौद्धिक क्षमता का उपयोग करके सोचें।

यह प्रेजेंटेशन देने, निर्णय लेने, अपने समय की योजना बनाने, बड़ी मात्रा में जानकारी याद रखने, विचार-मंथन, आत्म-विश्लेषण, जटिल परियोजनाओं को विकसित करने, व्यक्तिगत प्रशिक्षण, विकास आदि जैसी समस्याओं को हल करने के लिए एक बहुत ही सुंदर उपकरण है।

उपयोग के क्षेत्र:
1. प्रस्तुतियाँ:
कम समय में आप अधिक जानकारी देते हैं, जबकि आपको बेहतर ढंग से समझा और याद किया जाता है;
व्यावसायिक बैठकें और बातचीत आयोजित करना।

2. योजना:
समय प्रबंधन: दिन, सप्ताह, माह, वर्ष के लिए योजना बनाएं...;
जटिल परियोजनाओं, नए व्यवसायों का विकास...

3. विचार-मंथन:
नए विचारों, रचनात्मकता का सृजन;
जटिल समस्याओं का सामूहिक समाधान.

4. निर्णय लेना:
सभी पक्ष-विपक्ष की स्पष्ट दृष्टि;
एक अधिक संतुलित और विचारशील निर्णय.

4. फ्रैंकलिन का पिरामिड

यह एक तैयार योजना प्रणाली है जो आपको अपना समय सही ढंग से प्रबंधित करने और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करती है। बेंजामिन फ्रैंकलिन (1706-1790) - अमेरिकी। पानी पिलाया कार्यकर्ता बी. फ्रैंकलिन काम करने की शानदार क्षमता और उद्देश्य की अद्वितीय भावना से प्रतिष्ठित थे। बीस वर्ष की उम्र में उन्होंने शेष जीवन के लिए अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने की योजना बनाई। अपने पूरे जीवन में उन्होंने इस योजना का पालन किया, स्पष्ट रूप से हर दिन की योजना बनाई। अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने की उनकी योजना को "फ्रैंकलिन पिरामिड" कहा जाता है और यह कुछ इस तरह दिखती है:

1. पिरामिड की नींव मुख्य जीवन मूल्य हैं। आप कह सकते हैं कि यह इस प्रश्न का उत्तर है: "आप इस दुनिया में किस मिशन के साथ आए थे?" आप जीवन से क्या पाना चाहते हैं? आप पृथ्वी पर कौन सा निशान अपने पीछे छोड़ना चाहते हैं? एक राय है कि ग्रह पर रहने वाले 1% लोग भी ऐसे नहीं हैं जो इस बारे में गंभीरता से सोचेंगे। दूसरे शब्दों में, यह आपके सपने की ओर दिशा का एक वेक्टर है।

2. जीवन मूल्यों के आधार पर हर कोई अपने लिए एक वैश्विक लक्ष्य निर्धारित करता है। वह इस जीवन में कौन बनना चाहता है, क्या हासिल करने की उसकी योजना है?

3. लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक मास्टर प्लान वैश्विक लक्ष्य प्राप्त करने के रास्ते पर विशिष्ट मध्यवर्ती लक्ष्यों का निर्धारण है।

4. एक तीन, पांच वर्ष की योजना दीर्घकालिक कहलाती है। यहां सटीक समय सीमा निर्धारित करना महत्वपूर्ण है।

5. एक माह और फिर एक सप्ताह की योजना एक अल्पकालिक योजना है। यह जितना अधिक विचारशील होगा, जितनी अधिक बार आप इसका विश्लेषण और समायोजन करेंगे, कार्य उतना ही अधिक प्रभावी होगा।

6. लक्ष्य प्राप्ति के संदर्भ में अंतिम बिंदु हर दिन के लिए एक योजना है।

5. एबीसीडी विधि

एबीसीडी पद्धति कार्यों को प्राथमिकता देने का एक प्रभावी तरीका है जिसका उपयोग आप हर दिन कर सकते हैं। यह विधि सरल और इतनी प्रभावी है कि यदि इसे नियमित और सक्षमता से उपयोग किया जाए, तो यह आपको आपके गतिविधि क्षेत्र में सबसे अधिक उत्पादक और उत्पादक लोगों की श्रेणी में पहुंचा सकती है।
विधि की ताकत इसकी सरलता है. यह ऐसे काम करता है। आप आने वाले दिन में आपको जो कुछ भी करना है उसकी एक सूची बनाकर शुरुआत करें। कागज पर सोचो.
उसके बाद, आप अपनी सूची में प्रत्येक आइटम के सामने A, B, C, D या D अक्षर रखें।

समस्या प्रकार "ए"इसे उस चीज़ के रूप में परिभाषित किया गया है जो किसी दिए गए चरण में सबसे अधिक महत्वपूर्ण है, कुछ ऐसा जिसे आपको करना चाहिए या गंभीर परिणाम भुगतने का जोखिम उठाना चाहिए। एक प्रकार का कार्य किसी महत्वपूर्ण ग्राहक से मिलना या अपने बॉस के लिए रिपोर्ट लिखना हो सकता है। ये कार्य आपके जीवन के वास्तविक, परिपक्व "मेंढकों" का प्रतिनिधित्व करते हैं।
यदि आपके सामने एक से अधिक "ए" कार्य हैं, तो आप उन्हें ए-1, ए-2, ए-3 आदि लेबल करके प्राथमिकता में रखते हैं। कार्य ए-1 सबसे बड़ा और सबसे बदसूरत "मेंढक" है। वे सभी। जिनसे तुम्हें निपटना है।

समस्या प्रकार "बी"इसे इस रूप में परिभाषित किया गया है कि आपको क्या करना चाहिए। फिर भी, इसके कार्यान्वयन या गैर-अनुपालन की स्थिति में परिणाम काफी हल्के होते हैं। ऐसे कार्य आपके जीवन में "टैडपोल" से अधिक कुछ नहीं हैं। इसका मतलब यह है कि यदि आप उचित कार्य नहीं करते हैं, तो कोई व्यक्ति असंतुष्ट होगा या नुकसान में पड़ेगा, लेकिन किसी भी स्थिति में, इन कार्यों के महत्व का स्तर "ए" प्रकार के कार्यों के स्तर के करीब नहीं है। किसी कम जरूरी मामले के बारे में कॉल करना या ईमेल के बैकलॉग से गुजरना टाइप बी कार्य का सार हो सकता है।
आपको जिस नियम का पालन करना चाहिए वह यह है: जब आपके पास अभी भी A कार्य अधूरा रह गया हो तो टाइप B कार्य शुरू न करें। जब बड़ा "मेंढक" खाए जाने के अपने भाग्य का इंतजार कर रहा हो तो कभी भी "टैडपोल" को अपना ध्यान भटकने न दें!

समस्या प्रकार "बी"इसे ऐसी चीज़ के रूप में परिभाषित किया गया है जिसे करना अद्भुत होगा, लेकिन चाहे आप इसे करें या न करें, इससे किसी परिणाम की उम्मीद नहीं की जानी चाहिए। टाइप बी कार्य में किसी मित्र को बुलाना, एक कप कॉफी लेना, किसी सहकर्मी के साथ दोपहर का भोजन करना या काम के घंटों के दौरान कुछ निजी व्यवसाय करना शामिल हो सकता है। इस प्रकार की "घटनाओं" का आपके काम पर बिल्कुल कोई प्रभाव नहीं पड़ता है।

समस्या प्रकार "जी"उस कार्य को महत्व दिया जाता है जिसे आप किसी और को सौंप सकते हैं। इस मामले में नियम यह है कि आपको दूसरों को वह सब कुछ सौंप देना चाहिए जो वे कर सकते हैं, जिससे ए प्रकार के कार्यों को करने के लिए आपके पास समय बचेगा जिन्हें आप और केवल आप ही कर सकते हैं।

समस्या प्रकार "डी"यह एक ऐसे काम का प्रतिनिधित्व करता है जिसे आपकी कार्य सूची से पूरी तरह से हटाया जा सकता है। यह एक ऐसा कार्य हो सकता है जो पहले महत्वपूर्ण था, लेकिन अब आपके और दूसरों दोनों के लिए प्रासंगिक नहीं रह गया है। अक्सर यह वह काम होता है जिसे आप या तो आदत से मजबूर होकर या इसलिए करते हैं क्योंकि इसे करने में आपको आनंद मिलता है।

आपके आवेदन करने के बाद एबीसीडी विधिअपनी दैनिक कार्यों की सूची में, आपने अपना काम पूरी तरह से व्यवस्थित कर लिया है और अधिक महत्वपूर्ण कार्यों को तेजी से पूरा करने के लिए मंच तैयार कर लिया है।

एबीसीडी विधि वास्तव में आपके लिए काम करे इसके लिए सबसे महत्वपूर्ण शर्त निम्नलिखित आवश्यकता का अनुपालन करना है: कार्य A-1 को बिना देर किए शुरू करें और तब तक उस पर काम करें जब तक कि वह पूरी तरह पूरा न हो जाए।इस समय आपके लिए सबसे महत्वपूर्ण कार्य शुरू करने और उस पर काम जारी रखने के लिए अपनी इच्छाशक्ति का उपयोग करें। अपने सबसे बड़े "मेंढक" को पकड़ें और अंतिम काटने तक बिना रुके उसे "खाएं"।
दिन के लिए आपके कार्यों की सूची का विश्लेषण करने और कार्य A-1 को उजागर करने की क्षमता आपकी गतिविधियों में वास्तव में बड़ी सफलता प्राप्त करने के लिए शुरुआती बिंदु के रूप में काम करेगी, आपके आत्म-सम्मान को बढ़ाएगी, आपको आत्म-सम्मान और भावना से भर देगी। अपनी उपलब्धियों पर गर्व है.
जब आप अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्य, यानी कार्य A-1 - दूसरे शब्दों में, अपने मुख्य "मेंढक" को खाने पर पूरी तरह से ध्यान केंद्रित करने की आदत डाल लेते हैं - तो आप अपने आस-पास के लोगों की तुलना में दोगुना या तिगुना करना सीख जाएंगे। आप।

6. सबसे पहले मेढक खाओ

कठिन से आसान की ओर संक्रमण

आपने शायद यह प्रश्न सुना होगा: "आप हाथी को कैसे खायेंगे?" निःसंदेह, इसका उत्तर "टुकड़ा-टुकड़ा" है। आप अपना सबसे बड़ा और गंदा "मेंढक" कैसे खायेंगे? उसी तरीके से: आप इसे विशिष्ट चरण-दर-चरण क्रियाओं में विभाजित करेंगे और सबसे पहले से शुरू करेंगे।

अपने कार्यदिवस की शुरुआत सबसे कठिन कार्य से करें और जितनी जल्दी हो सके उसे पूरा करें। इससे आपको यह एहसास करने में मदद मिलेगी कि आपको अभी भी बहुत कुछ करना है और आपके कार्य दिवस में समय सीमित है। सबसे कठिन काम पहले करने से आपको अत्यधिक संतुष्टि मिलेगी। हर दिन इस नियम का प्रयोग करें और आप देखेंगे कि आपको कितनी ऊर्जा मिलती है और आपका कार्य दिवस कितनी कुशलता से बीतता है। किसी समस्याग्रस्त कार्य को लगातार दिन के अंत तक टालने का मतलब है कि आप पूरे दिन इस कार्य के बारे में ही सोचते रहेंगे, और यह आपको अन्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने से रोकेगा! पहले मेंढक खाओ और फिर हाथी को टुकड़े-टुकड़े करके खाने के लिए आगे बढ़ो!

समय नियोजन उपकरण

अपने हर दिन की पहले से योजना बनाएं।
योजना बनाकर हम चलते हैं
भविष्य को वर्तमान में और इस प्रकार हमारे पास है
कुछ करने का अवसर
उसके बारे में अब पहले से ही

एलन लाकिन

"योजनाकारों" की मुख्य पीढ़ियाँ
आज ज्ञात कामकाजी समय को व्यवस्थित करने की प्रौद्योगिकियों और साधनों को कई पीढ़ियों में विभाजित किया जा सकता है - यहां अंतर जानकारी दर्ज करने के सिद्धांतों और उपयोग की तकनीक में हैं।

20वीं शताब्दी तक, कार्य समय की योजना आदिम तरीकों का उपयोग करके की जाती थी: मेमो, टू-डू सूचियाँ, आदि। पिछली शताब्दी की शुरुआत में, व्यवसाय के विकास के साथ-साथ, नए उपकरण व्यापक हो गए जिससे प्रबंधक के लिए काम आसान हो गया। समय की योजना बनाना.
कार्यालय के काम के लिए घरेलू कैलेंडर को अपनाने का विचार 19वीं सदी में आया और 1870 में डेस्क कैलेंडर के रूप में साकार हुआ। प्रत्येक दिन के लिए, कैलेंडर का एक पृष्ठ आवंटित किया गया था, जिस पर तारीख, दिन, महीना और वर्ष दर्शाया गया था। नोट्स के लिए खाली जगह होने से आवश्यक नोट्स लेना संभव हो गया: बातचीत, बैठकें, खर्च, बैठकें। लगभग एक शताब्दी से, डेस्क कैलेंडर प्रबंधकों के लिए मुख्य समय नियोजन उपकरण रहा है।

डेस्क कैलेंडर में सुधार का परिणाम डायरी और साप्ताहिक योजनाकार था। डायरी विभिन्न प्रारूपों के सुविधाजनक नोटपैड के रूप में एक ढीला-ढाला, निरंतर कैलेंडर है। आप बैठकों और व्यावसायिक यात्राओं पर डायरी अपने साथ ले जा सकते हैं।
साप्ताहिक पत्रिका प्रबंधक के लिए और भी अधिक सुविधाजनक साबित हुई, जिसमें कार्य सप्ताह और दिन की योजना बनाना, रिकॉर्ड किए गए कार्यों के कार्यान्वयन की निगरानी करना, खर्च किए गए समय का विश्लेषण करना (कार्य दिवस का प्रति घंटा विवरण सामने आने के बाद से), और भी बहुत कुछ संभव था। जानकारी के लिए तुरंत खोज करें (आखिरकार, इसे अब 52 सप्ताहों में समूहीकृत किया गया था, न कि 365 दिनों में)। 80 के दशक में, साप्ताहिक कैलेंडर ने व्यावहारिक रूप से डेस्क कैलेंडर की जगह ले ली और वे इतने व्यापक हो गए कि वे उद्यमों की व्यावसायिक शैली का एक तत्व बन गए।

एक कैलेंडर, नोटपैड और टेलीफोन बुक को एक सुविधाजनक उपकरण में संयोजित करने का डिज़ाइन विचार 1921 में एक "आयोजक" (अंग्रेजी आयोजक से) के रूप में सफलतापूर्वक साकार हुआ। इसके बाद प्रारूप, डिज़ाइन, कागज़ की गुणवत्ता और बाहरी सजावट को बदलकर उपकरण में सुधार किया गया। यहां सूचना भंडारण उपकरणों और तकनीकी साधनों (कैलेंडर, नोटपैड, पता और टेलीफोन बुक, बिजनेस कार्ड धारक, पेन, माइक्रोकैलकुलेटर) को एक उपकरण में संयोजित किया गया था। साथ ही, अभिलेखों का कोई स्पष्ट वर्गीकरण और व्यवस्थितकरण नहीं था।

प्रसिद्ध "टाइम मैनेजर" 1975 में डेनमार्क में बनाया गया था। इसने वैश्विक घटनाओं ("हाथी कार्यों") को लागू करने के लिए कार्यों के मानक वर्गीकरणकर्ता ("मुख्य कार्य") और प्रौद्योगिकी के आधार पर व्यक्तिगत परिणामों की लक्षित योजना के विचार को लागू किया। साथ ही, "समय प्रबंधक" का उपयोग केवल उन लोगों के लिए स्वीकार्य साबित हुआ जो स्वभाव से संगठित और अनुशासित थे, और प्रशिक्षण और अधिग्रहण के लिए महत्वपूर्ण वित्तीय व्यय की भी आवश्यकता थी।
फिर भी, इस प्रकार के "आयोजक" का नाम - "समय प्रबंधक" - एक घरेलू शब्द बन गया है और आज प्रबंधन संसाधन के रूप में समय के सक्रिय उपयोग के लिए एक सामान्य दृष्टिकोण को दर्शाता है।

हाल के दशकों में वैज्ञानिक और तकनीकी प्रगति के विकास ने तकनीकी दृष्टिकोण से मौलिक रूप से नए इलेक्ट्रॉनिक समय नियोजन उपकरणों का निर्माण किया है: एक इलेक्ट्रॉनिक नोटबुक, पीसी, मोबाइल फोन, स्मार्टफोन आदि के लिए विभिन्न सेवा कार्यक्रम।

सर्वोत्तम आधुनिक समय प्रबंधन प्रौद्योगिकियाँ:

1.ट्रेलो छोटे समूहों में परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए एक निःशुल्क वेब एप्लिकेशन है। ट्रेलो आपको उत्पादक और अधिक सहयोगी बनने की अनुमति देता है। ट्रेलो बोर्ड, सूचियाँ और कार्ड हैं जो आपको मज़ेदार, लचीले और आसानी से बदलने वाले तरीके से परियोजनाओं को व्यवस्थित और प्राथमिकता देने देते हैं।

2. एवरनोट - नोट्स बनाने और संग्रहीत करने के लिए एक वेब सेवा और सॉफ्टवेयर का सेट। नोट स्वरूपित पाठ का एक टुकड़ा, एक संपूर्ण वेब पेज, एक तस्वीर, एक ऑडियो फ़ाइल या एक हस्तलिखित नोट हो सकता है। नोट्स में अन्य फ़ाइल प्रकारों के अनुलग्नक भी हो सकते हैं। नोट्स को नोटबुक में क्रमबद्ध किया जा सकता है, लेबल किया जा सकता है, संपादित किया जा सकता है और निर्यात किया जा सकता है।