시간 관리 또는 시간 관리 - 모든 것을 관리하는 방법에 대한 전문가 권장 사항입니다. 관리자를 위한 시간 관리: 효과적인 기술

13.10.2023

소개

시간 관리의 이론적 기초

1 시간 관리의 본질과 원칙

시간 관리를 사용하는 2가지 이유

3 현대적인 시간 관리 기술

시간 관리 시스템에 대한 국내 접근 방식 분석

1 회사에 시간 관리 도입

2 러시아의 시간 관리

회사의 시간 관리 시스템 평가 및 개선

1 분석된 기업의 일반적인 특성

2 회사의 시간 관리 시스템 평가

3 시간관리 시스템 개선

결론

소개

현대 상황에서 시간 관리는 성공적인 회사 활동의 필수적인 부분입니다. 시간관리란 시간을 정리하고 그 활용의 효율성을 높이는 기술을 말한다.

시간 관리는 효율성과 생산성을 특별히 높이는 방식으로 특정 활동에 소요되는 시간을 의식적으로 통제하는 행위 또는 프로세스입니다. 시간 관리는 특정 작업, 프로젝트 및 목표를 달성하는 데 사용되는 다양한 기술, 도구 및 기법을 통해 도움을 받을 수 있습니다. 이 세트에는 계획, 할당, 목표 설정, 위임, 시간 분석, 모니터링, 구성, 나열 및 우선 순위 지정과 같은 광범위한 활동이 포함됩니다. 처음에는 경영이라는 용어가 사업이나 업무 활동에만 귀속되었지만, 시간이 지나면서 동일한 기반의 개인 활동까지 포함하도록 용어가 확장되었습니다. 시간 관리 시스템은 프로세스, 도구, 기술 및 방법의 조합입니다. 일반적으로 시간 관리는 프로젝트 완료 시간과 범위를 결정하므로 모든 프로젝트 개발에 필수적입니다.

제시된 작업의 목적은 시간 관리를 시간 관리 시스템으로 고려하는 것입니다. 작업에서 수행되는 작업은 다음과 같습니다.

시간 관리의 개념과 기능을 고려합니다.

현대 시간 관리 기술의 특징;

회사에서 시간 관리를 구현하는 기능을 식별합니다.

러시아 기업의 성공적인 시간 관리 구현 적용 분석

Megafon OJSC 활동에서 시간 관리 사용 기능 식별.

작업의 목적은 시간 관리입니다. 작업의 주제는 조직 활동에 시간 관리를 적용하는 특성입니다.

작품의 구조는 서론, 세 장, 결론, 참고문헌 목록으로 구성됩니다.

첫 번째 장에서는 시간 관리의 본질과 원칙을 제시하고 현대적인 시간 관리 기술을 정의하며 기업 활동에서 시간 관리를 사용해야 할 필요성을 입증합니다.

두 번째 장에서는 조직의 시간 관리 구현 기능을 식별하고 러시아 기업의 성공적인 시간 관리 접근 방식을 분석합니다.

세 번째이자 마지막 장에서는 분석된 기업에 대한 일반적인 설명을 제공하고 OJSC Megafon의 시간 관리 시스템에 대한 평가를 제공하며 연구 중인 기업의 시간 관리 시스템 개선 방향을 식별합니다.

1. 시간관리의 이론적 기초

.1 시간 관리의 본질과 원칙

"시간 관리(시간 관리)는 다양한 전문 활동 영역에서 시간 비용을 최적화하기 위한 문제 및 방법 연구에 전념하는 과학 및 실습의 학제간 섹션입니다." 시간 관리 - 영어로 번역하면 "시간 관리"를 의미합니다. 시간 관리의 임무는 가장 중요한 모든 일을 할 시간을 가질 수 있도록 하루와 일주일의 시간 사용(업무 시간과 개인 시간 모두)을 구성하는 것입니다. 시간 관리는 시간의 회계 및 운영 계획입니다.

시간 관리의 기본 원칙.

힘든 독립적 작업. 관리자는 자신의 시간을 스스로 정리할 수 있는 고품질의 효과적인 시스템만 개발할 수 있습니다. 이 중요한 업무는 컨설턴트나 비서에게 맡길 수 없습니다. 관리자만이 적절한 솔루션을 선택하고 자신의 필요에 맞게 다시 구축할 수 있습니다.

솔루션의 개성. 개인 시간을 정리할 때 중요한 것은 일반적인 규칙이 아니라 관리자가 스스로 찾는 개인의 스타일입니다. 그에게 편안하다면 최대의 효과를 얻을 수 있습니다. 오히려 우리는 불확실한 상황에서도 탐색할 수 있는 방법에 집중해야 합니다. 따라서 사람의 기질, 감각 선호도, 신체의 생체 리듬, 작업 목표 등과 같은 매개 변수를 결정하는 것이 중요합니다.

자신의 효율성을 추적할 필요가 있습니다. 타이밍을 사용하면 용서할 수 없는 시간 낭비의 순간을 식별하고 숨겨진 여유 공간을 발견할 수 있습니다. 얻은 데이터를 분석할 때는 서양의 시간 관리 기술에서와 같이 달성한 것과 계획한 것을 비교하는 것이 아니라 가능한 최대치로 달성한 것을 비교하는 방법을 사용하는 것이 좋습니다. 그러나 시간 기록 사용의 주요 결과는 효율성을 지속적으로 독립적으로 모니터링할 수 있는 특정 능력의 출현입니다. 몇 주 동안 자신의 시간을 추적하면 시간에 대한 특별한 주의력이 발달하고 관리자는 자신의 행동을 완전히 다르게 보기 시작합니다.

효율성 지향적 사고. 사고의 직접적인 변화가 가장 중요합니다. 비효율적인 프로세스를 식별하고 개선하는 방법을 배우고 효율성을 최적화하고 높이기 위해 노력하는 사람은 기존 방법을 적용하고 필요에 맞게 사용자 정의하거나 자신만의 방법을 개발할 수 있습니다. 그리고 시간과 개인 작업을 구성하는 매우 기술적 인 방법과 삶의 직접적인 구현은 바로 기술의 문제입니다. 의식의 변화가 발생하면 모든 유형의 활동에서 작동하고 열매를 맺기 시작합니다.

효율성 보유량의 달성 가능성 및 무진장성. 기술적 문제와 비교할 수 없는 기본 원칙입니다. 효율성, 개발 및 자기 개선의 예비가 현실적으로 달성 가능할 뿐만 아니라 잠재적으로 무궁무진하다는 가정을 바탕으로 필요한 솔루션을 찾고 필요한 방법을 개발하는 것은 순전히 전술적 문제이며 분명히 해결 가능합니다.

1.2 시간관리를 사용하는 이유

귀하의 작업 스타일을 분석하고 발생하는 시간 부족의 이유를 밝히기 위해 개인 시간의 타이밍을 며칠, 아마도 몇 주에 걸쳐 수행해야 합니다. 일시적인 문제의 임박한 출현에 대한 놀라운 증상은 다음 징후로 식별할 수 있습니다.

일을 할 때 우선순위가 부족합니다(주요 작업 일정을 정기적으로 변경하면서 사소한 작업을 해결함).

대규모 작업을 완료할 때 서두르는 경우(종종 작업 시작이 늦어서 발생함)

모든 종류의 일상적인 작업의 대규모 흐름(사소한 일에 익사할 위험)

비즈니스 서신에 대한 시기적절한 연구(현재 문서)

저녁 및 주말 근무(근무시간에는 시간이 부족함)

동료나 부하 직원을 위해 끊임없이 일합니다(이것이 더 빠르고 안정적일 것으로 보입니다).

프로필 외부에서 작업(기회를 비효율적으로 사용)

지속적인 업무 중단(끊임없는 전화 통화 및 방문객 유입)

정보를 명확하게 하고 계속해서 다시 묻습니다(피로로 인해 정보를 인식하기 어려움).

타이밍을 맞춘 후에는 그 사람이 참여한 모든 유형의 활동을 분석해야 합니다. 이를 위해 실제 및 이론적으로 달성 가능한 시간 비용과 관련된 작업 영역 분포에 대한 표를 사용하고 장애물 목록을 작성할 수 있습니다.

긍정적인 측면과 부정적인 측면, 즉 두 가지 입장의 관점에서 추가 분석을 수행할 수 있습니다. 전자를 합리적으로 사용하고 후자를 피하기 위해 강점과 약점을 식별합니다.

"타임 싱커" 주요 시간 낭비에 대한 자세한 분석을 수행하면 작업 프로세스를 더 잘 제어하고 방해 요소를 피할 수 있습니다. 우리가 시간을 낭비하게 만드는 주요 이유는 다음과 같습니다.

전화 통화는 당연히 자부심을 갖고 업무 분위기를 방해하고 업무에 집중하지 못하게 합니다. 휴대전화의 광범위한 사용으로 인해 문제는 전 세계적으로 확산되었습니다.

사무실에 오는 방문객은 전화보다 더 주의를 산만하게 합니다. 무시할 수 없거나 다른 업무와 병행할 수 없기 때문입니다.

부서 간 정보 교환이 제대로 조직되지 않았습니다.

컴퓨터 장비 및 사무 장비에 문제가 있습니다.

동료가 부과하는 작업 순서를 변경합니다.

조직 계획이 부족합니다. 거리

다른 사람의 말을 듣지 못합니다.

만족스럽지 못한 조직 구조.

메일이 혼란스럽습니다. 이는 서신이 시기적절하지 않거나 편지의 중요성을 결정하기 위한 비서 필터를 통과하지 못하는 관리자에게 특히 적합합니다.

피할 수 있었던 오류를 수정합니다. 오류는 동일한 성급함, 부주의, 작업 꺼림 등으로 인해 발생합니다.

사업 문제에 있어서 우유부단함.

제대로 조직되지 않고 조율된 회의 및 계획 세션.

직장에서의 방해 요소. 각 개인의 성격에 따른 작은 것들의 거대한 목록입니다.

과도한 사무실 관료주의.

당신의 일과 다른 사람의 일에 대한 쓸데없는 토론. 그리고 그냥 빈 잡담.

1.3 현대적인 시간 관리 기술

목표 설정. 목표 설정에는 개인적인 목표를 분석하고 형성하는 것이 포함됩니다. 목표는 최종 결과를 설명하고 어떤 방향으로 나아갈 것인지 명확하게 해줍니다. 목표 설정은 일시적인 과정이기 때문에... 특정 매개변수가 변경되면 필요한 조정이 수행됩니다.

“성공하려면 올바른 목표를 선택해야 합니다. 중간 단계는 올바른 길을 유지하는 데 도움이 됩니다. 자신의 잠재력을 더욱 발전시키기 위해 어떤 강점을 강화해야 하는지, 어떤 약점을 보완해야 하는지 알아내기 위해 목표 달성을 위한 개인 자원 및 수단을 미리 등록하는 것이 좋습니다.”

목표는 명확하고 정확하며 이해 가능해야 합니다. 실제 목표를 구체적으로 수립하는 것은 후속 계획에 중요합니다. 장기 목표를 설정할 때 너무 많은 것을 떠맡아서는 안 됩니다.

) 옳은 일을 할 뿐만 아니라 옳은 일도 행합니다.

) 문제 해결뿐만 아니라 창의적인 전망도 창출합니다.

) 사용을 최적화하기 위해 자금을 절약하는 것이 아닙니다.

) 부채를 이행할 뿐만 아니라 결과도 달성합니다.

) 비용을 절감할 뿐만 아니라 수익도 증대시킵니다.

클래식 기획. 계획 및 대안 활동 개발을 위한 고전적 방법론. 이는 목표 이행을 준비하고 시간을 정리하는 것을 의미합니다. 실제 경험에서 알 수 있듯이 계획에 소요되는 시간은 직접 구현에 소요되는 시간을 줄여 궁극적으로 전체 시간을 절약합니다.

자신의 기능을 제대로 수행하고 목표를 달성하기 위해 관리자는 자신의 시간 예산을 명확하게 이해해야 합니다. 몇 가지 기본 계획 규칙이 있습니다.

하루를 계획할 때 근무 시간의 40%를 비워두는 것이 좋습니다. 저것들. 60% - 계획된 시간, 20% - 예상치 못한 시간, 20% - 즉흥적인 시간.

잃어버린 시간을 문서화하여 잃어버린 방법과 내용을 표시하여 어떻게 보냈는지 알 수 있습니다.

모든 작업을 하나로 모으려면 앞으로 있을 작업에 대한 아이디어를 갖고 긴급도에 따라 나누어야 합니다.

자신이 처리할 수 있는 작업량으로만 현실적인 계획을 세우세요.

작업 속도와 작업을 완료하는 데 필요한 정보의 양을 결정하는 방법을 알아보세요.

긴급하고 자발적으로 발생하는 문제의 형태로 귀하의 업무에 간섭이 정기적으로 발생하는 경우, 그러한 문제를 해결하기 위한 계획에 시간을 확보하십시오.

많은 양의 작업을 완료하고 중요하지 않은 별도의 문제에 노력을 분산시키려고 하면 결국 주요 문제가 해결되지 않은 채 남아 있다는 사실로 이어집니다. 우선순위를 설정한다는 것은 작업의 전체 흐름을 중요도에 따라 나누어 우선순위, 보조 등을 부여하는 것을 의미합니다. 의미.

시간 계획의 "황금"비율. 시간 계획은 특정 원칙을 기반으로 합니다. 가장 유명한 것 중 하나는 이탈리아 경제학자 빌프레도 파레토(Vilfredo Pareto)가 공식화한 것입니다. 이는 시간을 합리적으로 사용하도록 설계되었으며 다음과 같이 명시되어 있습니다. “모든 작업 기능을 효율성 기준의 관점에서 고려하면 최종 결과의 80%가 단 20%에서만 달성되는 것으로 나타납니다. 소요된 시간은 작업 시간의 80%를 차지하는 반면 나머지 20%의 결과는 80%를 차지합니다.” . 일상 업무에서 이는 가장 쉽고, 가장 흥미롭고, 시간이 가장 적게 소요되는 작업을 먼저 수행해서는 안 된다는 것을 의미합니다. 계획할 때 중요한 문제를 먼저 해결한 다음 수많은 보조 문제를 해결해야 합니다.

파레토 원리를 일관되게 적용하면 실제로 ABC 문제의 복잡성을 분석하는 기술을 사용하는 데 도움이 됩니다. 전체 작업 범위를 세 그룹으로 나누는 것을 기반으로합니다.

A. 가장 중요한 업무 - 전체 업무 수의 약 15%를 차지합니다. 이러한 작업의 자기 가치(목표 달성)는 약 65%입니다.

나. 중요업무는 전체 건수의 평균 20%를 차지하며, 이 업무의 중요도도 20%이다.

B. 반대로 덜 중요하고 필수적이지 않은 작업은 전체 작업 수의 65%를 차지하지만 그 비중은 적습니다(전체 "비용"의 약 15%).

ABC 원리를 활용한 문제 분석 기술은 다음과 같이 구현될 수 있습니다.

해당 기간(일, 월, 분기, 연도)에 예정된 모든 작업의 목록을 만드세요.

중요도에 따라 작업을 체계화하고 활동 "비용"에 따라 작업 순서를 설정합니다.

작업에 번호를 매깁니다.

a) 카테고리 A로 분류된 모든 업무의 처음 15%는 재할당 대상이 아닙니다.

b) 다음 20%는 카테고리 B의 작업입니다.

c) 나머지 65%는 카테고리 B의 작업입니다.

할당된 시간 예산이 작업의 가치와 일치하는지 확인하기 위해 시간 계획을 다시 확인하세요. 계획된 시간의 65%는 작업 A입니다. 계획된 시간의 20%는 작업 B입니다. 계획된 시간의 15%는 작업 B입니다.

작업 A에 계획을 집중하여 적절하게 조정합니다.

위임 가능성의 관점에서 작업 B와 C를 평가합니다.

권한 위임. “위임의 일반적인 의미는 부하 직원이나 동료에게 업무를 위임하는 것입니다. 자신이 경험이 많고 효율적이라고 생각하는 많은 관리자들은 부하 직원의 경험 부족, 교육 부족, 무능함을 이유로 다른 직원에게 맡길 수 있는 일을 스스로 수행하는 것을 선호합니다. 이러한 현상은 오히려 관리자의 높은 장점보다는 권한 위임 경험이 부족하고 필요한 기능에 대해 직원을 교육하지 못함을 나타냅니다.

위임의 주요 이점:

관리자는 더 중요한 작업에 더 많은 시간을 할애합니다.

직원의 전문 지식과 기술의 사용 및 개발

부하 직원의 능력, 독립성 및 역량 개발을 자극합니다.

직원 동기 부여에 긍정적인 영향을 미칩니다.

올바르게 위임하려면 다음 규칙을 준수해야 합니다.

적합한 직원을 선택합니다.

책임 영역을 분배합니다.

할당된 작업의 구현을 조정합니다.

부하 직원을 자극하고 조언합니다.

작업 프로세스 및 결과를 모니터링합니다.

직원을 평가하십시오.

역위임 또는 후속 위임 시도를 억제합니다.

일상적인 업무, 전문적인 활동, 개인적인 문제 및 준비 업무를 위임하는 것이 필요합니다. 작업이나 활동의 이전은 장기간 수행되거나 일회성 할당으로 제한될 수 있습니다. 관리자는 어떠한 경우에도 자신의 관리 기능, 고위험 업무 및 관리 책임을 위임하지 않습니다.

결과를 모니터링하고 목표를 조정합니다. 결과 관리는 작업 프로세스를 최적화하는 역할을 하며 다음 세 가지 작업을 다룹니다.

물리적 상태를 이해합니다. 계획이 결과를 가져오는가, 편안함에 기여하는가?

가능한 최대치로 계획된 것을 비교합니다. 정기적으로 활동을 분석하고 시간 손실 순간을 식별하며 간섭 시트를 작성하는 것이 필요합니다.

설정된 편차를 기반으로 조정합니다. 계획을 다시 확인하고 기한 내에 목표를 달성할 수 없거나 목표를 달성할 수 없는 것으로 판명되면 변경해야 합니다.

노동 결과 모니터링과 특정 작업 모니터링에는 차이가 있으며 둘 중 하나를 무시해서는 안됩니다.

따라서 시간 관리는 시간의 회계 및 운영 계획입니다. 시간 관리의 임무는 가장 중요한 모든 일을 할 시간을 갖기 위해 하루와 일주일의 시간 사용(업무 시간과 개인 시간 모두)을 구성하는 것입니다. 시간 관리의 기본 원칙: 힘든 독립적 작업, 개별 의사 결정, 자신의 효율성을 추적할 필요성, 효율성을 목표로 하는 사고, 달성 가능성 및 무한한 효율성 보유. 일시적인 문제의 임박한 발생에 대한 놀라운 증상은 특정 징후로 식별할 수 있으며 "시간 싱크"의 원인을 식별할 수 있습니다.

2. 시간관리 시스템에 대한 국내외 접근 분석

.1 회사의 시간 관리 도입

시간을 합리적으로 관리해야 한다는 사실은 오늘날 당연한 사실이다. 하급 관리자부터 관리자 및 사업주에 이르기까지 모든 사람은 시간이 부족하거나 완전히 부재합니다.

최근까지 시간관리는 개인을 중심으로 주로 고려되었습니다. 즉, 각 전문가는 자신의 재량에 따라 자신의 시간에 대한 시간 관리 방법을 적용할 수 있습니다.

최근의 추세는 기업에서 시간 관리 시스템(기업 시간 관리)을 도입하는 것입니다. 시간 관리는 기업 관리의 새로운 방향입니다. 대부분의 러시아 조직에서 경영진은 부하 직원이 근무일 동안 어떤 행동에 시간을 소비하는지 또는 직무 책임의 틀 내에서 업무를 어떻게 구성하는지 생각하지 않습니다.

기업의 수장이나 핵심 직원이 스스로 시간 관리를 구현하는 작업에 대처할 수없는 것은 당연합니다. 일반적으로 그들은 시간 관리 전문가의 도움을 받습니다. 그리고 수요가 공급을 창출하는 것은 당연한 일입니다.

따라서 시간 관리에 대한 과정 및 교육 기간은 2 ~ 10 일이며 비용은 5,000 루블입니다. 최대 25,000 루블. 제공되는 프로그램도 다양하다. 세미나 형식으로 진행되는 '최고위직 시간관리 강좌'와 일반 직원을 위한 강좌 등이 있다. 기업에 시간 관리를 도입하는 기술이 있습니다.

이 모든 과정에는 한 가지 공통점이 있습니다. 모두 서구 기술을 기반으로 하며 항상 러시아 현실과 관련이 있는 것은 아닙니다. 또한 시간 관리에 관한 대부분의 세미나 및 교육은 본질적으로 개인입니다. 즉, 기업 시간 관리보다 개인 시간 관리에 대해 이야기할 가능성이 더 높습니다.

비교 시간 관리에 관해서는 세 가지 영역을 구별해야 한다고 생각합니다.

예를 들어, MS Outlook을 사용하면 필요한 정보를 전송하는 과정에서 시간을 크게 절약할 수 있습니다. 이는 문제의 본질을 보다 간결하고 명확하게 공식화하는 능력 때문에 발생합니다. 서면 정보는 구두로 전달된 정보보다 더 빠르고 정확하게 인식됩니다.

또한, 정보기술을 활용한 의사소통 과정에서는 정보를 전달하는 과정에서 시간을 대폭 절약하는 것이 가능해진다. 이는 사무실에서 사무실로, 또는 한 조직에서 다른 조직으로 이동할 필요가 없기 때문입니다.

또한 정중한 의사소통의 요소인 문구를 대체하는 기존 템플릿과 기호 덕분에 인터넷을 통해 정보를 전송하는 과정에서 개인적인 의사소통에 소요되는 시간을 상당히 절약할 수 있습니다.

일반적으로 기업의 기업 시간 관리는 기업 내 직원 상호 작용에 대한 규칙 및 규범 시스템, 정보 교환을 위한 규칙 및 메커니즘입니다. 여러 면에서 이러한 시간 관리는 기업의 커뮤니케이션 프로세스를 복제합니다. 따라서 이를 기업 경영 분야에서 완전히 새로운 방향으로 돌리는 것은 어렵습니다.

시간 관리 프레임워크 내에서 기업의 커뮤니케이션을 개선하고 커뮤니케이션 프로세스를 최적화하는 기술을 사용하면 더 큰 조직적, 경제적 효과를 얻을 수 있습니다.

이 시간 관리 영역의 주요 문제 중 하나는 동일한 업무를 수행하는 사람들 그룹으로 결합할 수 있는 상대적으로 적은 수의 직원과 한 기업에서 상당히 많은 수의 그룹이라는 것입니다. 따라서 각 전문가 그룹의 시간 작업을 최적화하려면 해당 전문가 그룹에만 고유한 권장 사항 및 시간 관리 기술을 개발해야 합니다. 일반적으로 시간 관리 전문가는 이를 수행하지 않고 개별 시간 관리 기술을 기반으로 한 집단 세미나 및 교육을 선호하거나 기업의 각 개별 부서에 대한 시간 관리 시스템을 만드는 서비스가 상당히 비쌉니다.

원칙적으로 기업의 모든 부서가 시간 관리 시스템을 구현할 필요는 없다는 점에 유의해야 합니다. 시간 관리의 문제는 그것을 사용하는 것에 대한 대안이 있는 곳에서 발생합니다. 직원이 단조로운 기계 작업을 수행하는 기업 부서에서는 기존 작업의 심각도 및 강도 조건 하에서 특정 작업 알고리즘을 수행하는 사람의 생리적, 심리적 능력을 연구해야 할 필요성이 발생합니다.

기업의 관리 프로세스가 수행되지 않고 직원이 공식 직무를 가장 빠르고 고품질로 수행하는 데 관심이 없다고 말하는 것은 종종 부당합니다. 이는 각 직원이 자신의 직무 책임을 갖고 있으며 직무 설명과 고용 계약에 명시되어 있기 때문입니다. 또한 고용계약에는 원칙적으로 하루에 근무해야 하는 시간과 주당 근무해야 하는 일수도 명시되어 있습니다. 즉, 일정량의 업무량(고용계약에 정해진 책임)과 이를 완료하는 데 걸리는 시간(고용계약에 정해진 근무시간 및 일정)이 있습니다.

일반적으로 시간 관리에 대한 세미나 및 교육 프로그램을 개발할 때 사람의 생리적 특성과 작업의 심각도 및 강도 조건에 충분한 관심을 기울이지 않습니다.

주요 전문가의 개별 시간 관리는 본질적으로 관리자와 개인의 개별 시간 관리를 나타냅니다. 이 방향은 현재 실제 사용의 관점에서 가장 개발되고 효과적입니다.

일반적으로 기업 시간 관리는 기업 관리에서 상당히 유망한 영역이지만 현재 실제로 적용하는 데는 많은 어려움이 있습니다. 특정 기업에서 기업 시간 관리 도입의 필요성과 적용 범위를 결정할 때 다음을 수행해야 합니다.

시간 관리 도입이 권장되는 부서(또는 직무 단위)

기업에서 기업 시간 관리를 구현하면 어떤 경제적, 조직적 효과를 얻을 수 있습니까? 즉, 우리는 얻은 비용과 결과의 비율에 대해 이야기하고 있습니다.

기업에서 기업 시간 관리 시스템을 구현하는 효과가 경제적, 조직적 효과가 나타날 수 있을 만큼 오랫동안 지속될 가능성은 얼마나 됩니까?

기업 시간 관리 시스템은 기업별로 개별적으로 개발되어야 하며 기업 시간 관리의 세 가지 영역, 즉 기업 시간 관리, 개별 부서의 기업 시간 관리, 주요 전문가의 개별 시간 관리를 모두 결합해야 합니다. 또한, 경우에 따라 개별 부서의 기업 시간 관리는 유능한 시간 분배 프로세스보다는 사람의 생리적 특성과 작업의 심각도 및 강도 조건을 기반으로 해야 합니다.

2.2 러시아의 시간 관리

오늘날 경영진이 경쟁력 향상 문제에 관심을 두지 않는 러시아 회사를 찾는 것은 거의 불가능합니다. 이 문제를 해결하려면 R&D부터 물류까지 모든 비즈니스 프로세스를 최적화하기 위한 엄청난 노력이 필요합니다. 그러나 이것은 길고 어려운 작업이므로 러시아의 많은 기업은 적은 비용으로 작업 효율성을 높이는 것을 선호합니다. 예를 들어 시간 관리를 통해. 그러나 "고전적인" 시간 관리는 이미 현대 비즈니스에서 제시하는 작업을 처리하는 데 어려움을 겪고 있습니다. “그것은 더 이상 모든 경영상의 문제에 대한 만병통치약이 아닙니다. 지난 5년 동안 이 분야에서는 근본적으로 새로운 일이 전혀 일어나지 않았으며 시간 관리에 대한 관심이 눈에 띄게 감소하고 있습니다.”라고 ECOPSY Consulting의 전무이사인 Pavel Bezruchko는 말합니다. - 효율성을 높이기 위해 현대 기업은 주로 비즈니스 프로세스 최적화에 참여하고 있습니다. 이러한 조치를 통해 시간 관리는 여전히 유용하지만 오히려 추가 기술입니다. 시간 이득의 규모는 작습니다.”

러시아 회사의 일반적인 관행은 관리자가 "자발적 의무"에 따라 부하 직원에게 시간 관리에 관해 좋아하는 책을 배포하거나 "고급"조직자를 추천하는 상황입니다. 예카테린부르크 회사 Bank24.ru의 전무 이사인 Boris Dyakonov는 약 3년 전 작은 은행의 공동 소유주가 되면서 시간 관리 아이디어에 관심을 갖게 되었습니다. “나는 읽은 내용을 많이 구현했습니다.”라고 그는 말합니다. - 은행 시간관리 강의, 회의기준 도입, 소통문화 개선 등을 진행하였습니다. 처음에는 강의가 주말에만 진행된다는 이유로 혁신에 반대했습니다. 은행 직원들은 시간 절약을 가르치는 것이 또 다른 경영진의 변덕일 뿐이라고 생각했습니다.” 그러나 이후 시간을 절약하는 방법을 아는 사람을 소중히 여긴다는 점을 분명히 한 회사 최고 관리들의 끈기 덕분에 Bank24.ru는 ISO 9001:2000 품질 관리 표준을 도입한 러시아 최초의 신용 기관 중 하나가 되었습니다.

할당된 작업을 해결하는 데 있어 엄격함과 일관성은 모든 직원 동기 부여 프로그램 실행에 필요한 요소입니다. 보통 '좋은 책'이 배포된 후 처음의 설렘은 한 달쯤 지나면 사라진다. Business Coaches Club의 회장인 Mikhail Molokanov는 “어떤 아이디어를 팀에 도입하려면 강제적인 통제가 필요합니다.”라고 말했습니다. - 기본적으로 제어에는 추가 비용이 발생합니다. 이것이 바로 국내 기업에서 시간 관리에 대한 체계적인 접근 방식이 부족한 주된 이유입니다.”

MC-Bauchemie-Russia 회사 그룹의 총책임자 Alexander Mondrus는 시간 관리를 통해 특정 문제를 해결했습니다. 그는 작업 프로세스에서 시간을 "먹는" 주요 요소인 여러 구성 요소를 제거했습니다. 간단한 예: 조직 내의 모든 전화 대화는 이제 "말하기 편하십니까?"라는 질문으로 시작됩니다. 이를 통해 두 대담자가 귀중한 시간을 절약할 수 있습니다. “그로부터 몇 년이 흘렀습니다. 교육을 이수한 대부분의 직원은 이후에도 회사에 남아있었다고 Alexander Mondrus는 말합니다. “신입생들에게는 주제에 관한 자료를 제공하고 시간을 활용하는 기본적인 기술을 심어줍니다.”

Organization of Time의 CEO인 Gleb Arkhangelsky는 “한 번 시간 관리 기술을 익힌 사람들은 때때로 기억을 되살리기만 하면 됩니다.”라고 말합니다.<#"justify">"시간 관리의 주요 아이디어는 먼저 원하는 것이 무엇인지, 왜 필요한지 이해한 다음 이를 달성하는 방법에 대해 생각해야 한다는 것입니다."라고 Mikhail Molokanov는 말합니다. - 최근 시간 관리 분야에서 가장 눈에 띄는 혁신은 바로 목표 설정 문제에서 나타납니다. 제가 관찰한 바에 따르면, 러시아 기업들은 기한과 책임을 매우 쉽게 지정하는 경우가 많지만, 동시에 직원에게 정확히 수행해야 할 작업과 그 이유에 대한 정보를 전달하는 데 충분한 시간을 소비하지 않습니다.” 결과적으로 작업은 제 시간에 완료되었지만 누구에게도 쓸모가 없는 것으로 판명되었습니다.

Wimm-Bill 중 한 명은 "이전에는 다음 작업을 받을 때 불필요한 질문을 하거나 전문 용어로 목표를 명확히 하는 것이 나에게 아무런 명예도 없는 활동으로 간주되었기 때문에 묵묵히 노트에 적었습니다."라고 인정했습니다. - 기업대학에서 교육을 받은 댄 매니저들. 또 “또한 ‘긴급’으로 표시된 업무가 너무 많아서 나에게만 맡겨지는 것에 대한 불만을 표명했다”고 밝혔다. 오늘날 이 관리자는 상사로부터 업무에 대한 명확한 공식화를 구할 뿐만 아니라 각 특정 기간에 어떤 업무가 가장 중요한지 명확히 하여 스스로 우선순위 시스템을 구축합니다. 이 관리자의 상사도 적절한 교육을 받았기 때문에 부하 직원의 새로운 요구를 이해하고 인내심을 갖고 있습니다.

Wimm-Bill-Dann HR 부서의 "내부 지식 관리" 프로젝트 관리자인 Natalya Bekker는 "통일된 정보 필드와 관리 도구의 형성은 우리 교육 프로그램의 주요 성과입니다."라고 말합니다. “학생들의 기대는 주로 전문적인 문제를 효과적으로 해결하는 데 필요한 새로운 지식과 기술을 습득하는 것뿐만 아니라 학교와 학원에서 습득한 기본 지식과 아이디어를 체계화하는 것과 관련이 있습니다.” 시간 관리에 대한 진지하고 사려 깊은 접근 방식을 통해 겉으로는 단순해 보이는 질문에 대해 생각하게 만들고, 때로는 놀라운 대답을 하게 됩니다. 예를 들어, 간단한 산술 연산을 사용하여 사람이 이미 살았던 시간과 은퇴할 때까지 아직 살아야 하는 시간을 계산할 수 있습니다. 아니면 당신의 삶에서 일상적인 일과가 무엇이고 진정으로 중요한 것이 무엇인지 스스로 더 명확하게 정의하려고 노력하십시오.

시간 관리는 문화적 경계가 없는 매우 보편적인 기술입니다. 이제 서양과 러시아의 훈련 프로그램은 모두 SMART에 따라 목표 설정, 아이젠하워 방법, 파레토 원칙에 따른 우선순위 지정 등 서양 고유의 기술을 주로 사용합니다. (그러나 러시아 연구자들도 초월명상 이론에 기여했습니다.

작업 시간 관리 기술에 대한 전통적인 교육 형태는 2일 교육입니다. 이러한 프로그램의 학생은 원칙적으로 중간 및 하위 관리자(백 오피스, 영업 부서, 생산 등)입니다. 훈련 중에 참가자들은 우선 순위 지정 및 계획의 기본 도구를 숙지하고 이를 다양한 상황에 적용하며 게임 및 연습 기술을 연마합니다. 그러나 초월명상 자체가 국가적 특성을 갖고 있지 않음에도 불구하고 초월명상을 연구하는 러시아인에게는 여러 관련 강좌가 제공됩니다. Pavel Bezruchko는 "시간 관리와 관련된 주제 중 하나는 스트레스 관리입니다."라고 말합니다. "일반적으로 러시아의 비즈니스 환경은 서구의 비즈니스 환경보다 훨씬 더 불안정하고 스트레스가 많기 때문에 이는 매우 중요하고 유용합니다."

일반 경영 문화 개선 주제에 대한 교육은 이미 러시아 기업에서 매우 보편화되었지만 관리자는 여전히 직원의 자기 조직 문제에 충분한 관심을 기울이지 않습니다. 그들 중 다수는 관리자의 개인 조직이 그 자신의 문제라고 믿고 있습니다. TM은 모든 직원이 업무뿐만 아니라 자기 개발, 여가, 건강, 가족과 같은 개인적인 목표에도 시간을 투자할 수 있는 기회를 가져야 한다고 가정합니다. 그래야만 이 사람이 만족하고 효과적이 될 것입니다. 회사는 이러한 성격의 문제를 해결할 수 없을 것 같습니다. 이는 전적으로 직원 자신의 특권입니다. “근무시간만 관리하는 것은 불가능해요. 회사가 직원들에게 TM 원칙을 도입한다면, 무작정 개인적인 시간을 보내야 할 것입니다. 하지만 징집병, 수감자, 종파주의자와의 연관성이 떠오릅니다...”라고 Mikhail Molokanov는 말합니다.

또한 실제로 일부 전문가의 근무 시간을 계획할 수 없는 반면 다른 전문가의 경우 TM으로 인한 비용 절감 효과가 미미한 경우가 종종 있습니다. 예를 들어, ECOPSY Consulting의 자회사인 Mainstream은 여러 고객의 직원을 대상으로 연구를 수행했습니다. 이 간단한 설문조사 결과에 따르면, 조사 대상 기업의 직원들은 실제로 업무 시간의 절반 이하, 종종 30% 이하의 계획을 세우는 것으로 나타났습니다. 동적으로 변화하는 우선순위의 상황에서는 정보가 영구적으로 부족하고 소위 관리자가 부족합니다. 헬리콥터 보기(문자 그대로 "헬리콥터에서 보기" - 위에서 상황을 살펴보고 일상 생활에서는 볼 수 없는 운전 메커니즘과 내부 연결을 이해함) 기존 계획 도구는 작동하지 않습니다. 그렇기 때문에 경험이 풍부한 시간 관리 전문가들은 업무 시간의 최대 40%를 예상치 못한 작업을 해결하는 데 할당하고 나머지 60%만 직접 관리할 것을 권장합니다. 그러나 모든 직원이 60%도 계획을 세우는 것은 아닙니다. 따라서 헬프 데스크 모드에서의 작업, 즉 비서 업무와 같은 보조 작업 해결에 대해 이야기하면이 경우 적어도 시간의 30-40 % 이하를 관리할 수 있습니다. 이 비율은 많은 전문 분야뿐만 아니라 일반적으로 일부 고객 중심 비즈니스(예: 중개업)에서도 일반적입니다. 그리고 실제로 특정 시간에만 이메일을 읽는 것과 같은 시간 관리에 대한 중요한 권장 사항을 PR 담당자에게 어떻게 하라고 말합니까? 이를 고수할 홍보 관리자를 상상하기는 어렵습니다. 왜냐하면 이렇게 하면 자신의 효율성을 높이는 데 도움이 되는 정보를 박탈당하게 되기 때문입니다. 긴급 의견 요청에 제때 응답하지 않으면 회사 이미지가 손상될 위험이 있습니다. 그리고 반응한다는 것은 일정을 연기하고 계획에서 벗어나는 것을 의미합니다. Rosinter 레스토랑의 홍보 및 마케팅 이사인 Valeria Silina는 "사람은 컴퓨터가 아니라 자체 생물학적 리듬을 가진 생물이라는 사실을 잊지 않는 것이 중요합니다."라고 덧붙입니다. - 어떤 사람들은 아침에 효과적인 반면, 어떤 사람들은 저녁에만 최대의 효율성을 발휘할 수 있습니다. 대기업 내에서는 그러한 뉘앙스를 고려할 수 없다는 것이 분명합니다.”

Meridian Capital Management의 기업 재무 이사 Sergei Trofimov는 TM 컨설턴트가 숙련된 관리자에게 시간을 최소 5~10% 절약하는 방법을 알려줄 수 있을지 의심합니다. "시간 관리의 주요 메시지인 '시간은 관리할 수 있는 자원입니다.'는 매우 정확합니다."라고 그는 말합니다. - 단, TM에 관한 정보의 80%는 인터넷에서 찾아보고 내 자신에게 맞게 조정하겠습니다. 컨설턴트의 카리스마와 기분인 나머지 20%가 왜 나에게 필요한가?”

많은 숙련된 전문가들은 모든 사람이 스스로 시간 관리 이론을 공부해야 한다고 확신합니다. 특히 회사 전체의 규모에서 특정 주제에 대해 강제적으로 접근하려는 시도는 전체주의적인 느낌을 줍니다. 별개의 고통스러운 문제는 자유에 대한 제한에 강력하게 항의하는 창의적인 직업을 가진 사람들입니다. 동시에 "창작자"는 "수공예품" 워크숍의 대표자 못지않게 자신의 시간을 효과적으로 사용할 수 있는 능력이 필요합니다. BBPG의 공동 소유자이자 편집장인 Maria Timirbaeva는 "이러한 "자유"의 결과는 종종 의무 및 프로젝트 기한을 준수하지 않는 것이며 이는 나머지 팀의 불만으로 이어집니다. 레스토랑 비즈니스 매거진. "시간 관리 기술은 영감을 망치지는 않지만 직원들이 삶의 상황을 보다 현실적으로 평가할 수 있게 해줄 것입니다." 창의적인 사람은 사용 가능한 유용한 정보의 사용에 지능적으로 접근하고 책, 미디어 출판물, 가장 중요한 것은 자신의 삶과 직업적 경험, 개인적으로 적합한 계획 시스템을 기반으로 만들 수 있기 때문에 창의적이라고 불립니다.

Stolichny Vkus 회사의 소유주인 Igor Minevich는 "오늘날의 뛰어난 비즈니스 리더 대부분은 교육이나 세미나 없이 스스로 최적의 업무 체제를 개발했습니다."라고 말합니다. -예를 들어 Andrei Bilzho 또는 Arkady Novikov를 생각해보십시오. 그들의 활동은 통합될 수 없으며 프로젝트는 간소화될 수 없습니다. Anna Akhmatova가 시간 관리 과정을 수강했다면 시 한 권을 더 갖게 될까요?”

"모든 회사는 다양한 수준의 지능과 삶의 경험을 가진 사람들의 커뮤니티입니다. 업무의 효율성은 종종 리더의 카리스마와 재능에 따라 달라집니다."라고 Minevich는 덧붙입니다. - 진정으로 유능한 전문가를 중심으로만 비즈니스 환경이 형성되고, 똑똑한 사람들과 프로젝트가 나타납니다. 직원들이 그러한 효율성을 어떻게 달성하는지는 각자의 몫입니다.”

그리고 실제로, 시간 관리에 관한 인기 있는 책을 훑어본다면 그 책에 나오는 조언의 매우 "일상적인" 성격에 놀라게 될 것입니다. 이를 가장 큰 영향으로 적용하려면 직원이 직접 "도달"하는 것이 더 유용할 것입니다. 예를 들어, 대부분의 최신 업무용 전화기에 내장된 전자수첩의 사용 편의성에 대해 읽는 것만으로는 충분하지 않습니다. 이 정보는 명백하며 사건에 거의 쓸모가 없습니다. 그러나 일단 간단한 프로그램을 한 번 익히면 동료들의 부러움을 덜 잊어버릴 것입니다. 단순한 화용론과 새로운 것에 대한 두려움이 부족합니다. 그리고 시간 관리가 그것과 무슨 관련이 있습니까?”

오늘날 인기 있는 시간 관리 기술 중 다수는 1970년대 서유럽과 미국에서 개발되었습니다. 그러나 시간관리를 100% 서양의 기술이라고 생각하는 것은 착각이다. 업무 및 개인 시간의 과학적 조직 (NOT)에 대한 국내 학교는 서구 과학과 유사하지 않은 수많은 자체 성과를 자랑할 수 있습니다. 중앙노동연구소(CIT)의 출판물을 읽은 프랭크 길브레스(Frank Gilbreth)는 과학 관리의 “아버지” 중 한 명으로 이렇게 말했습니다. “러시아인들은 시간 관리에 대해 우리보다 더 깊이 이해하고 있습니다.”

러시아에서 NOT 개발의 원동력은 지난 세기 초 국내 경영 과학의 가장 저명한 대표자 두 사람의 발전에 의해 주어졌습니다. 따라서 CIT 책임자인 Alexey Gastev는 작업 프로세스의 과학적 조직에 대한 가장 일반적인 반대 중 하나를 처음으로 반박했으며, 이에 따라 창의적 사고와 양립할 수 없습니다. 그의 생각에, 행동의 표준화와 자동화의 발전은 "신경 에너지가 점점 더 많은 새로운 주도적 자극에 해방되어 개인의 힘을 무한대로 증가시킨다"는 사실에 기여합니다.

"시간" 운동의 리더인 Platon Kerzhentsev는 비효율적인 시간 비용을 줄이는 것을 조직의 주요 목표로 설정했습니다. 운동 자체는 1923년 총회에서 용서할 수 없는 생산 시간 낭비에 대한 데이터를 제공한 Pravda 신문의 기사로 시작되었습니다. 특히, 항공기 공장의 자격을 갖춘 다수의 직원이 연사를 기다리는 총 대기 시간이 참석한 미국 전문가에 의해 여러 대의 비행기를 제작하기에 충분하다고 평가한 사례를 설명했습니다.

우리나라에서 시간 관리의 두 번째 인기 물결은 1970년대 초 다닐 그라닌(Daniil Granin)의 책 "This Strange Life"의 출판과 함께 시작되었습니다. 여기에서 그는 개인 시간 관리 시스템의 기초로서 시간 관리에 대한 아이디어를 표명한 최초의 러시아 연구원이었으며 전통적인 서구 계획보다 훨씬 더 유연한 도구인 "예산" 시간 이론을 제시했습니다.

그래서 최근 기업에서는 시간관리시스템(기업시간관리)을 도입하는 추세입니다. 시간 관리는 기업 관리의 새로운 방향입니다.

기업의 기업 시간 관리;

개별 부서의 기업 시간 관리;

주요 전문가의 개별 시간 관리.

기업의 기업 시간 관리는 무엇보다도 기업 부서와 공무원 간의 효과적인 상호 작용 시스템을 형성하는 데 중점을 둡니다. 이는 통신 과정에서 로컬 네트워크와 정보 기술의 광범위한 사용을 포함합니다.

따라서 기업에서 기업 시간 관리 시스템을 사용하는 것은 단일 조직의 시간 관리 프로세스에 대한 통합 접근 방식의 경우에만 효과적입니다.

3. Megafon OJSC의 시간 관리 시스템 평가 및 개선

.1 분석된 기업의 일반적인 특성

시간 관리 메가폰

공개 합자 회사인 Megafon은 2002년에 설립되었습니다.

조직명: OJSC Megafon.

법적 주소: 115035, Moscow, Kadashevskaya 제방, 30

Megafon OJSC의 주요 목표는 다음과 같습니다.

셀룰러 서비스 제공(GSM<#"justify">MegaFon은 러시아 연방의 83개 구성 주체 모두에서 운영됩니다.<#"justify">공무원에는 다음이 포함됩니다.

총감독 - Tavrin Ivan Vladimirovich

내부 감사 이사 - Zheimo Yuri Antonovich

홍보 이사 - Lidov Petr Alekseevich

HR 이사 - Likhova Irina Borisovna

수석 회계사 - Strelkina Lyubov Nikolaevna

MegaFon은 러시아 3대 이동통신사 중 하나로서 러시아 전역에 걸쳐 광범위한 이동통신 서비스를 제공합니다. 2010년 6월 MegaFon은 Synterra의 지분 100%를 인수하여 자체 네트워크 인프라를 강화하고 장거리 통신, 유선 및 모바일 광대역 인터넷 액세스, 융합 서비스 시장에서의 입지를 강화할 수 있었습니다. 회사의 활성 가입자 수는 6,200만명을 초과합니다. 그러나 MegaFon 브랜드의 매력은 러시아에는 유사하지 않은 적용 범위로만 설명되는 것이 아닙니다. "미래는 당신에게 달려있다"라는 슬로건에 걸맞게 회사는 항상 시장, 경쟁사, 고객 요구 사항보다 한발 앞서려고 노력합니다.

MegaFon은 전통적으로 가장 진보된 기술을 구현해 왔습니다. 한때 이 회사는 GSM 900/1800 표준을 적용한 최초의 러시아 전체 셀룰러 사업자가 되었습니다. 그리고 오늘날 MegaFon은 가장 유망한 통신 표준 UMTS에서 차세대 네트워크인 3G의 상업적 운영을 시작한 러시아 최초의 회사로, 모바일 인터넷을 사용자에게 편리하고 효과적인 도구로 만들고 있습니다. 이를 통해 우리는 3세대 네트워크 사용자 수와 해당 네트워크에서 판매되는 서비스 수익 규모 측면에서 선두주자가 될 수 있었습니다.

3세대 네트워크 개발은 가까운 미래에 회사의 우선순위가 될 것입니다. 동시에 MegaFon은 새로운 기술을 습득하면서 가만히 있지 않습니다. 2010년에는 LTE 프로토콜을 사용하여 작동하는 4세대(4G) 무선 데이터 네트워크가 성공적으로 테스트되었습니다. 2010년 11월 MegaFon은 고품질 음성 전송을 제공하고 사운드 선명도를 크게 향상시키는 혁신적인 HD-Voice 기술에 대한 네트워크 지원을 구현한 러시아 최초의 사업자가 되었습니다.

MegaFon이 수년간 운영하면서 확보한 안전 마진과 극도로 보수적인 재무 관리 및 차입 정책을 통해 회사는 금융 위기의 정점에서 자신 있게 살아남을 수 있었을 뿐만 아니라 새로운 변화에 대응하여 시장에서의 입지를 강화할 수 있었습니다. 도전.

2010년 MegaFon은 인기투표 "Brand No. 1 in Russia 2010" 결과에 따라 "Cellular Operator" 부문에서 우승했으며 MegaFon의 CEO인 Tavrin Ivan Vladimirovich는 통신 분야 최고의 리더로 선정되었습니다. 연간 TOP-1000 러시아 관리자 중 러시아 기업입니다."

3.2 OJSC 시간 관리 시스템 평가메가폰

분석가와 운영자에 따르면 이동통신 시장은 러시아에서 가장 빠르게 성장하는 시장 중 하나입니다. 동시에 선진 시장에 걸맞게 경쟁은 매우 높습니다. 주요 플레이어는 일반적으로 목과 목이므로 자신에게 약간의 양보를 줄 수 없습니다. 적어도 어떤 면에서는 다른 사람보다 더 효과적이고 더 나은 사람이 될 수 있는 단 한 번의 기회도 놓치지 마세요. 결과를 달성하고, 경쟁사보다 앞서고, 시간을 제어하려면 관리할 수 있는 리소스를 찾아야 합니다.

회사 경영진은 자원(시간)을 최대한 효율적으로 사용해야 한다는 점을 이해하게 되었습니다. 이 자원은 주로 회사의 목표를 달성하는 데 사용되어야 합니다. Megafon OJSC의 대표와 Organization of Time 회사는 TM 아이디어를 조직에 도입하기 위해 몇 가지 주목할만한 프로젝트를 만들고 교육과 상담을 실시했습니다.

“시간은 혼자서는 관리할 수 없습니다.” 이러한 방법은 주로 개인 시간 관리의 관점에서 회사 장이 고려했습니다. 리더는 매일 많은 과제에 직면합니다. 따라서 관리자는 개인 문제와 회사 문제 모두 시간이 필요한 문제이기 때문에 TM을 자신에게 적용되는 것으로 구체적으로 고려했습니다. 그리고 나중에야 이 시스템의 구현이 시작되었을 때 전체 직원과 함께 문제를 해결해야 한다는 것이 분명해졌습니다.

따라서 관리자가 자신의 시간을 관리하는 동시에 동료의 시간 체계를 관리하는 것은 매우 중요합니다. 회의, 회의 또는 회의를 조직할 때 관리자는 부하 직원이 어떤 계획을 가지고 있는지 미리 알아야 프로세스가 서로 겹치지 않도록 공동 작업을 조정할 수 있습니다. 반대로, 직원들이 하루 일정을 계획할 때 관리자의 달력을 보고 관련시켜야 합니다. 이는 공리입니다. 시간을 효과적으로 관리하려면 동료가 귀하와 효과적으로 상호 작용할 때만 이를 달성할 수 있습니다.

Megafon 회사는 Microsoft Exchange Server를 사용하고 Outlook에서 일정을 유지 관리합니다. 이제 관리자는 동료들이 현재 어디에 있는지, 향후 3개월 동안 어디에 있을 것인지를 확인하고 그들과의 회의를 계획할 수 있습니다. 시간은 혼자서는 관리할 수 없고 모두가 함께 행동해야 하는 범주입니다.

주문 통제. 시간관리 시스템이 전사적으로 작동하기 위해서는 우선 관리자 업무관리에서 아웃룩에 주문관리 시스템을 구축하는 것이 필요했습니다. 오늘날 회사는 명확한 지시 및 통제 시스템을 갖추고 있습니다. 지침은 구두, 이메일 또는 종이로 제공되며 모두 마감일을 추적하는 데 사용되는 단일 목록에 포함됩니다. 제 시간에 완료되지 않은 작업이 있으면 관리자는 알림을 받고 이를 기반으로 사무국에서 실패 이유에 대한 추가 정보를 요청합니다. 다음으로 수행자는 경영진에 보고하고 일정을 변경하거나 다른 작업을 수행할지 결정합니다. 가장 중요한 것은 단일 주문이 손실되거나 잊혀지지 않는다는 것입니다. 왜냐하면 주문이 통제되고 있기 때문에 매우 중요합니다.

주문 모니터링 시스템을 구축한 후 다음 단계는 회사에 통일된 시간 관리 표준을 도입하는 것입니다. Exchange 서버에 저장된 캘린더와 작업이 모바일 단말기와 동기화되었습니다. 예를 들어, 관리자는 회의 일정을 잡아야 합니다. 그는 커뮤니케이터를 들고 숫자를 살펴보고 "창문"을 찾아 시간을 부릅니다. 이 정보는 즉시 Exchange 서버로 이동됩니다. 관리자가 회의를 예약하지 않은 경우 비서는 자유 시간을 선택하여 회의를 계획하고 관리자는 자신의 달력에서 이 업데이트를 보고 언제 누구와 만날지 이미 알고 있습니다. 따라서 부하 직원에게 이 회의에 필요한 자료를 준비하도록 지시할 수 있습니다. 이렇게 하면 시간이 낭비되지 않습니다. 모든 것이 명확하고 모든 것이 예정되어 있으며 각 사람의 시간은 최대한 효율적으로 사용됩니다. 그리고 가장 중요한 것은 모든 정보가 서버에 저장된다는 것입니다. 이전에 개인 노트북에 메일이 쌓여 실수로 삭제될 수 있었던 경우 이제 모든 것이 Exchange 서버의 한 곳에 있습니다. 즉, 이메일은 손실되지 않으며 완전한 문서가 됩니다.

이 관리 모델은 다음과 같이 설명할 수 있습니다.

관리자는 부하 직원에게 작업을 분배하고 우선 순위를 설정하고 이를 프로젝트로 나눕니다. 이는 모든 것을 머릿속에 담아둘 필요가 없다는 것을 의미합니다. 수정은 간단하게 수행되며 매 순간 무슨 일이 일어나고 있는지에 대한 최신 버전이 있습니다.

그림 1 - 작업 상태 변경 로그 모델

필요한 경우 관리자는 프로젝트 작업 진행 상황과 특정 직원의 작업량을 명확하게 확인합니다. 결과적으로 모든 당사자, 특히 관리자의 시간이 크게 절약되고 업무 효율성이 향상됩니다.

그림 2 - 작업 변경 로그 모델

한번 입력된 정보는 여러 번 사용될 수 있습니다. 예를 들어, 한 형식에서는 프로젝트 작업 진행 상황을 결정하고, 다른 형식에서는 직원의 작업량을 분석하고, 세 번째 형식에서는 프로젝트에 대한 보고서를 준비합니다.

그림 3 - 작업 변경 로그 모델

결과적으로 비생산적인 노동에 소비되는 시간이 줄어들고 프로젝트 자체에 더 많은 자원이 남습니다.

프로젝트에 대한 정보 입력 및 제시를 위한 간단한 규정 도입과 업무 진행 중 시스템에 자동으로 축적되는 이력을 도입하여 업무간 전환, 수행자 수의 증감이 용이해졌습니다.

Megafon은 이러한 관리 시스템을 사용하여 회사 관리자와 직원의 근무 시간을 가장 효과적으로 분배합니다.

3.3 OJSC 시간 관리 시스템 개선메가폰

Megafon에서는 예상치 못한 질문과 문제가 발생하여 일정을 방해하고 중요한 업무를 방해하며 집중력을 잃고 주의가 산만해집니다. 각각에 대해 저자는 몇 가지 솔루션을 제공합니다. 동시에, 이는 단순한 긴급 대응이 아니라, 향후 예상치 못한 상황에 성공적으로 대처하기 위해 사전에 수행해야 하는 사전 조치적인 절차입니다.

전화 통화. 이러한 호출을 빠르게 분류하는 것이 필요합니다. "수신"에 적용할 스크립트를 처음 몇 초부터 즉시 알 수 있습니다. 아래에서는 수신 통화 및 응답 시나리오의 다양한 범주를 제공합니다.

개인 통화

짧게 말해달라고 요청하기

나중에 다시 전화해 달라고 요청하세요.

개인적인 통화를 위한 시간을 따로 마련하고, 사랑하는 모든 사람에게 제공된 시간 동안 전화하도록 경고하십시오.

자동 응답기 설정

전문적인 통화

ㅏ. 경영진으로부터의 전화

문구: "죄송합니다. 지금 고객과 통화 중입니다."

문구: "나는 장거리 통화 중입니다."

아이디어: 자동 응답기는 일정 중 바쁜 시간을 활용하여 이를 음성이나 문자(SMS, 이메일, ICQ)로 보고합니다! 기술적으로 가능합니다.

통화에 대한 응답으로 다시 전화할 수 있을 때 SMS가 전송됩니다. 이러한 이동을 경제적으로 수행하려면 먼저 SMS 응답 템플릿을 구성해야 합니다. 동료로부터의 전화

통화 연기

주제의 본질을 빠르게 이해하고 대화 일정을 다른 시간으로 변경

의사소통을 위한 구역 지정(전화하기 가장 좋은 시간은 언제입니까?)

제안 옵션, 아침과 저녁에 두 개의 창

본질에 대한 구조화된 표현이 필요합니다. 고객으로부터의 전화

다시 전화해 달라고 요청하세요. "그들이 당국을 카펫으로 부르고 있습니다..."

체계적으로 듣고 신속하게 응답하십시오.

"일은 알겠습니다. 언제쯤 다시 전화하겠습니다..."

전화를 받고 수신 양식에 녹음하여 권한 있는 사람에게 전달합니다.

갑자기 한 남자가 온다. 이는 개방형 사무실에서 가장 흔히 발생하는 문제입니다. 바쁘지 않고 지루한 모든 사람이 이웃이나 옆에 앉아 있는 사람들로 인해 끊임없이 주의가 산만해질 때. 예상치 못한, 예상치 못한 방문으로 인해 업무 효율성도 저하됩니다. 이러한 "시간 도둑"에는 다음과 같은 솔루션을 적용할 수 있습니다.

갑자기 한 남자(방문자)가 도착한다

점유 표시기: 깃발, 표지판, 모자 등

빨간색 버튼을 만드세요. 누르면 1분 뒤에 전화벨이 울리고 급히 떠나야 해요!

방문자가 유익하게 기다릴 수 있도록 미니 도서관과 비디오 도서관이 있는 객실을 만듭니다.

입구에는 질문 목록이 작성되어 있습니다. 그가 무엇을 가지고 왔는지 기록하는 일종의 고객 설문지입니다. 질문을 형식화하면 의사소통 속도가 빨라집니다

당신의 목표를 향해 당신의 방향으로 그의 활동 방향을 바꾸십시오.

다른 사람에게 리디렉션: "당직 관리자", "공간 관리자"

명함에 사무실 영업 시간을 표시하십시오: ~ ~ ~... 따라서 불편한 시간에 방문객을 제한합니다.

접수 일정(쉬운 접속을 위한 다채널 전화):

회의와 점심 식사를 결합하세요. 비즈니스 점심, “점심 여행”

사내 공개회의 장소(회의실) 마련

내부 문제. 이 섹션에는 수평 및 수직 작업 분리기가 포함되어 있습니다. 즉, 상사, 부하, 동료에 대해 이야기하겠습니다. Megafon 회사에는 예정되지 않은 회의와 "전략적 회의" 세션 및 15분 동안의 질문이 몇 시간 동안 지속되는 전통이 있습니다. 규칙적이고 불규칙한 일정으로 인해 업무 생산성이 저하되고 계획한 일을 달성하는 것이 거의 불가능합니다.

매니저는 '간단한 미팅'을 하기로 예정되어 있었습니다.

전화로 회의에 참여

서서 회의를 진행합니다. 예를 들어 Beeline 회사에는 의자가 없는 회의실이 있습니다. 이 조직을 사용하면 모든 문제가 즉시 해결됩니다. 모두가 더 편안한 조건으로 빨리 떠나기를 원하기 때문에 갈퀴를 물 위로 운전하고 싶지 않습니다.

전단지로 해결되지 않는 회의 목록을 작성하십시오. 결과: 회의 목록이 작성되고 각 회의 반대편에는 해결 중인 문제 목록이 표시됩니다.

회의 시간을 분할합니다. 타이머 형태로 시간 표시, 맥박 조정기를 10-15분 동안 설정합니다. 목표를 향한 진행 속도를 높이려면 각 기간을 의제와 함께 확인하세요.

회의 형식에 동의합니다. 예를 들어, PPE 그룹 회사의 벽에는 "10가지 회의 규칙"이라는 포스터가 붙어 있습니다. 이를 통해 회의 참가자는 확립된 절차를 준수하고 고품질의 신속한 문제 해결을 촉진할 수 있습니다.

회의 안건은 회의 시작 24시간 전까지 발송된다는 점을 회사 매뉴얼에 명시해야 합니다. 정의에 따르면 "깜짝 회의"는 사라지고 24시간 동안 이를 준비할 수 있습니다.

모임 보호 규칙을 도입하세요. "회의 초대를 거절"할 수 있는 권리가 언제 있는지 설명하세요.

회의록을 작성하고 회의록에 따라 회의를 진행하세요. 이 경우 제기된 문제의 규칙을 모니터링하는 리더가 있어야 합니다.

점심 식사 전에 회의를 개최합니다. 이 경우 지연으로 인해 점심 시간이 늦어지고 점심 시간이 짧아지므로 각 참가자는 건설적으로 말하려고 노력합니다.

경영진의 예정되지 않은 주문(경영진의 간섭)

특정 창에서 관리자의 지시를 부하 직원에게 전달하는 참조 대상을 구성합니다.

직원의 예상치 못한 "경직"이 어떤 결과를 초래하는지에 대한 교육 형태로 관리자에게 피드백을 제공합니다.

관리자로부터 "책임 간격"을 받습니다. 관리자가 직원의 업무를 방해하지 않는 기간. 예를 들어, 아침에는 직원에게 작업 목록이 제공되고 저녁에는 완료 품질이 확인되었습니다. 이 경우 책임 간격은 근무일 8시간과 같습니다. 월요일에 작업을 설정하고 금요일에 확인하면 책임 간격은 일주일입니다.

장비 고장. Megafon사는 시스템이 복잡해서 실패할 확률이 높습니다. 현대적인 삶의 속도에서는 기술을 포기할 수 없기 때문에 실패에 대비해야 합니다. 이 부분에서는 이러한 사소하고 중대한 기술적 문제에 대한 해결 방법을 설명합니다.

장비 고장

장비 모니터링 일정(정기 기술 점검)을 작성합니다.

문제 해결 지침

사무실에는 항상 예비 프린터 카트리지가 있어야 합니다.

기능 복사(스캐너, 복사기, 디지털 카메라)를 생각해보세요..

훈련 실시 및 비상 상황 연습

인지 지도를 만듭니다. 사무실 반경 내의 인프라에 대한 설명입니다. 인쇄할 물건 등을 어디서 구입할 수 있나요?

비상시 도움을 받을 수 있는 이웃과 긍정적인 의사소통을 구축합니다.

"메일이 도착하지 않아요"

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개인적인 문제. 이 섹션에는 업무 일정이 "예기치 않게" 중단되는 개인적인 이유가 포함되어 있습니다. 여기에는 교통 체증, 신체 톤 문제, 친척 침입 및 자연 재해가 포함됩니다. 이것은 오늘날 시간 손실 방지 분야에서 가장 덜 개발된 부분입니다. 따라서 우리는 아래에 설명되지 않은 귀하의 새로운 결정을 각각 받아들이고 고려할 준비가 되어 있습니다. 찾은 내용은 다음 주소로 보낼 수 있습니다. [이메일 보호됨]제목에 "시간의 도둑"이라는 메모가 있음

좋은 해결책은 병렬 활동입니다.

일련의 짧은 통화를 해보세요

자유로운 손을 사용하여 일련의 긴 통화를 걸기

오디오 강좌 듣기: 비즈니스, 외국어 등

오디오북 듣기

교통 흐름에 대한 지식이 필요합니다. 교통 체증이 있는 시간, 우회 옵션이 있는 시간은 언제입니까? 교통이 혼잡하지 않은 시간에 여행을 계획하세요

웹캠 사용법을 배우십시오. 여행하는 대신 가상 회의를 진행하는 것이 훨씬 저렴합니다.

아침(출근 전)에 교통 정체를 피하려면 교통 정체가 시작되기 전에 일찍 일어나세요.

도시 주변에서는 "혼합" 교통수단을 이용하세요

물건을 가져오거나 내려야 하고 직접 방문할 필요가 없는 경우 택배 서비스를 이용할 수 있습니다.

갑작스러운 개인적인 문제(병에 걸리거나 몸이 안 좋아짐)

한 직원에게 프로젝트에 대한 최신 정보를 제공하세요. 쌍으로 작업(클러스터 모델)

“가상근무, 홈오피스” 가능성 제공

정기적으로 비타민을 섭취하고, 충분한 수면을 취하고, 신체 활동을 하십시오.

친척 및/또는 친구의 침입

전화할 가치가 있는 상황과 기다리는 것이 더 좋은 상황에 대해 사랑하는 사람들과 토론하십시오.

무엇이 긴급하고 무엇이 중요한지 명확하게 표시하세요.

호텔과 합의하세요: 어디로 옮길지

그들과의 의사소통에 부분적으로 참여하고 문제 해결을 위해 다른 사람들에게 방향을 전환합니다. 시간 이외의 자원으로 참여

그래서 본 논문의 저자는 Megafon OJSC의 관리 시스템을 자세히 분석하기 위해 시간 관리의 장점과 단점을 파악하고 회사 관리자의 기능을 분석했습니다. 관리 구조 분석에 따르면 현대적인 요구 사항을 충족하는 것으로 나타났습니다. 직원의 의무와 책임이 명확하게 분배되고, 개별 부서의 그룹화 계획과 관리 원칙이 설명됩니다.

또한 시간관리에 있어서 Outbook 방식을 검토하여 환경을 분석하였다.

결론

시간 관리는 시간의 회계 및 운영 계획입니다. 시간 관리의 임무는 가장 중요한 모든 일을 할 시간을 갖기 위해 하루와 일주일의 시간 사용(업무 시간과 개인 시간 모두)을 구성하는 것입니다. 시간 관리의 기본 원칙: 힘든 독립적 작업, 개별 의사 결정, 자신의 효율성을 추적할 필요성, 효율성을 목표로 하는 사고, 달성 가능성 및 무한한 효율성 보유. 일시적인 문제의 임박한 발생에 대한 놀라운 증상은 특정 징후로 식별할 수 있으며 "시간 싱크"의 원인을 식별할 수 있습니다.

현대적인 시간 관리 기술: 목표 설정, 고전적 계획, 시간 계획의 "황금" 비율(파레토 원칙), 권한 위임, 결과 모니터링 및 목표 조정. 시간 문제의 원인을 연구하고 기본적인 시간 관리 기법을 활용함으로써 관리자는 고품질의 빠른 결과를 얻을 수 있습니다.

최근의 추세는 기업에서 시간 관리 시스템(기업 시간 관리)을 도입하는 것입니다. 시간 관리는 기업 관리의 새로운 방향입니다.

기업 시간 관리에는 세 가지 영역이 있습니다.

기업의 기업 시간 관리;

개별 부서의 기업 시간 관리;

주요 전문가의 개별 시간 관리.

따라서 기업에서 기업 시간 관리 시스템을 사용하는 것은 단일 조직의 시간 관리 프로세스에 대한 통합 접근 방식의 경우에만 효과적입니다.

러시아 연방의 시간 관리는 개별 회사에서 사회 전체에 이르기까지 모든 수준에서 세계화에 의해 설정된 매개변수와는 여전히 거리가 멀습니다. 이제 주요 관리자들은 서구 "모델" 중 하나의 원칙에 따라 러시아에서 시간 관리 개발 가능성에 대해 적극적으로 논의하고 있습니다. 그러나 우리의 국가적 사고 방식, 경영 이론 및 실천의 역사적 차이를 고려하지 않고 시간을 사용하는 단일 방법은 러시아 상황에 합리적으로 적용될 수 없습니다.

저자는 OJSC Megafon의 관리 시스템을 자세히 분석하기 위해 시간 관리의 장점과 단점을 파악하고 회사 관리자의 기능을 분석했습니다. 관리 구조 분석에 따르면 현대적인 요구 사항을 충족하는 것으로 나타났습니다. 직원의 의무와 책임이 명확하게 분배되고, 개별 부서의 그룹화 계획과 관리 원칙이 설명됩니다.

연구 대상 기업의 관리 조직에 대한 평가는 회사의 시간 관리 방법 사용을 기반으로 수행되었습니다.

또한 시간관리에 있어서 Outbook 방식을 검토하여 환경을 분석하였다.

관리자에게 시간은 항상 부족한 자원입니다. 회사에서는 추가 시간을 위해 특별한 예산을 할당하지 않으며 컴퓨터 게임처럼 추가할 수도 없습니다. 주요 이사들이 근무 시간을 계획할 때 저지르는 전형적인 실수는 무엇입니까? 무엇에 더 주의를 기울여야 하며, 어떤 시간 관리 기술을 완전히 버려야 할까요?

왜 시간은 항상 부족합니까?

모든 리더는 매일 주의가 필요한 다양한 문제와 업무에 직면합니다. 예상치 못한 회의와 이벤트가 단순한 일상의 걱정거리에 추가되고 마지막 순간에 알림이 전송됩니다. 회의는 원래 계획보다 오래 걸리고, 직원들은 토론과 관련 없는 질문을 합니다. 이 모든 것은 리더십 위치에서 개인의 업무의 세부 사항이라고 할 수 있습니다. 그러나 이는 계획에서 심각한 계산 착오가 발생했음을 의미할 가능성이 높습니다.

하버드 비즈니스 스쿨(Harvard Business School) 연구자들은 “일반적인 관리자는 업무 시간 3시간 중 1시간을 예상치 못한 작업을 완료하고 계획되지 않은 행사에 참석하는 데 소비합니다.”라고 밝혔습니다. 따라서 일주일 만에 13시간의 작업이 누적되어 처음에는 일기에 포함되지 않았고 다른 문제의 해결도 무기한 연기되었습니다.

회사 전체와 리더 모두의 성공을 감소시키는 몇 가지 기술이 있습니다. 시간 관리에 관한 베스트셀러 작가이자 Kru Research의 사장인 Kevin Kruse는 항목을 완료하지 못하면 좌절감을 느끼고 결과적으로 동기가 감소하기 때문에 해야 할 일 목록을 유지하는 것이 비효율적이라고 말합니다. 다수의 직원이 참여하는 회의도 비생산적인 것으로 간주되어 토론 시간이 늘어납니다. 그의 책에 나오는 다른 문제들 중에서, 경영 전문가인 피터 드러커(Peter Drucker)는 관리자의 문제 해결과 자기 계발을 위한 자유 시간의 부족, 관리자가 처리해야 하는 일부 문제를 위임하는 것을 불신하거나 꺼리는 점을 지적합니다. 다른 직원이 더 잘 수행할 수 있습니다.

효율성 VS 시간 관리

관리자가 놓치는 모든 것은 계획 오류로 이어집니다. 이 용어는 1979년 Daniel Kaniman과 Amos Tversky("직관적 예측: 편향 및 수정 절차")에 의해 도입되었습니다. 과학자들은 때때로 우리의 기대가 지나치게 낙관적이며 유사한 문제를 해결하는 데 있어 이전 경험을 고려하지 않고 시간을 과소평가한다는 결론에 도달했습니다.

시간과 그 사용에 대한 초기 의견은 1955년 The Economist 잡지의 페이지에 표현되었습니다. 시릴 노스콕 파킨슨(Cyril Northcock Parkinson)은 나중에 "파킨슨의 법칙"이라고 불리는 풍자적인 글을 썼습니다. “일은 할당된 시간을 채워준다”고 합니다. 즉, 만약 당신이 준비가 된한 시간 동안 편지를 쓰거나 소셜 네트워크와 이메일을 탐색하는 것은 정확히 그 정도로 길다이러한 작업을 완료하는 데 시간이 걸립니다. 이 경우 작업량은 작업을 수행하는 직원 수에 따라 달라지지 않습니다. 그러나 이러한 유형의 활동 시간을 6~7% 단축해도 작업 품질에는 큰 영향을 미치지 않습니다.

“일은 할당된 시간을 채워줍니다.” 즉, 만약 당신이 준비가 된한 시간 동안 편지를 쓰거나 소셜 네트워크와 이메일을 검색하는 것은 정확히 그 정도로 길다그것은 당신에게서 사라질 것입니다.

하버드 과학자들의 또 다른 연구에서도 업무에 소요되는 시간에 대해 설명합니다. 그것은 당신이 일하는 시간이 그다지 중요하지 않다는 것을 보여주었습니다. 관리자가 사무실에서 3시간, 12시간, 그 이상을 보내는지는 중요하지 않습니다. 관리자가 본질에 최대한 파고들어 업무를 세심하게 처리하는 것이 회사의 생산성에 훨씬 더 중요합니다.

칼 뉴포트(Cal Newport)도 그의 저서 “Deep Work”에서 비슷한 생각을 표현했습니다. Newport는 일반적으로 시간 관리는 특히 일상적인 작업에서는 그다지 중요하지 않다고 썼습니다. 우선 순위를 올바르게 설정하는 것이 훨씬 더 중요합니다. 몰입형 작업을 통해 특정(심지어 즉각적인) 작업에 집중하는 동시에 설정된 일정에 따라 유연성을 유지하면서 계속해서 이를 준수할 수 있습니다.

리더로서 시간을 관리하는 방법

이사와 관리자의 시간 관리 능력은 항상 양날의 검입니다. 일정하고 지칠 수 있는 시간이 있다는 것은 분명하며, 리더십 위치가 높을수록 관리자 자신이 직접 참여하는 작업을 완료하는 데 소요되는 시간이 줄어든다는 것도 분명합니다. 피터 드러커(Peter Drucker)가 자신의 저서 The Effective Leader에서 썼듯이, 최고 관리자들은 회사의 성공에 직접적인 영향을 미치는 중요한 업무에 전체 시간의 25%를 투자하는 경우가 거의 없습니다. 나머지 75%가 무엇에 사용되는지는 위에서 몇 단락에서 설명한 관리자의 문제 범위에서 분명합니다. 그러나 문제는 근무 시간의 4분의 1 안에 모든 일을 어떻게 처리하느냐가 아닙니다. 주요 질문은 그것을 더 효과적으로 사용하는 방법입니다.

시간을 더 잘 관리하는 데 도움이 되는 한 가지 기술은 시간 분석입니다. Peter Drucker가 지적했듯이, 이를 위해 책임자는 과거의 모든 회의와 완료된 작업을 독립적으로 기록할 필요가 없으며 이 작업은 비서나 개인 비서가 수행할 수 있습니다. 소요된 시간 기록을 분석하면 실제 작업에 소요된 시간이 우리가 가정한 대로 항상 분배되는 것은 아니기 때문에 향후 계획 구현을 위한 작업을 보다 효율적으로 분배할 수 있습니다. 종종 매우 큰 불일치가 발생합니다.

시간을 효율적으로 정리하는 방법

시간을 효과적으로 분석한 후에는 시간을 채우는 방법을 이해해야 합니다. Kevin Cruz는 800명 이상의 기업가 및 이사를 인터뷰한 결과 가장 효과적인 기술은 구체적이고 계획되지 않은 작업을 완료하는 데 소요되는 시간을 엄격하게 제한하는 것임을 발견했습니다. 따라서 고위 관리자들은 작업 완료(편지 보내기, 비즈니스 전화 등)에 15분 블록을 사용하고 엄격하게 고정된 시간(주별 회의 30분, 이메일 검토 20분, 10분)을 사용한다고 언급했습니다. 전화 통화당 분). 피터 드러커(Peter Drucker)에 따르면 엄격한 시간 분할은 그리 효과적이지 않습니다. 그는 문제 해결이 보다 체계적으로 이루어지는 더 긴 시간, 즉 90분에 대해 이야기합니다. 케빈 크루즈(Kevin Cruz)도 90분 정도 글을 쓰지만 25분과 60분 동안 집중해서 작업하고 휴식을 취하는 것도 마찬가지로 효과적입니다. 작업을 수행하는 동안 지루함을 방지하는 것은 이러한 임시 영역입니다.

또한, 케빈 크루즈(Kevin Cruz)는 “시간 관리의 15가지 비밀”이라는 책에서 이렇게 말했습니다. 성공한 사람들은 어떻게 모든 일을 해내는가”( 성공하는 사람들이 아는 시간 관리의 15가지 비결)에서는 중요한 업무를 생산성이 더 높은 오전에 예약하고, 예정되지 않은 회의를 위해 계획된 여유 시간을 남겨 두고, 계획을 취소하지 않고 일정을 다시 잡을 것을 권장합니다. Cruz는 아침 의식에 최소 60분을 더 할애하라고 조언합니다. 일찍 일어나기, 건강한 아침 식사하기, 운동하기, 뉴스 시청하기, 자신의 발전에 도움이 되는 팟캐스트 듣기 등입니다.

1. 무엇을 그만둘 수 있나요?

2. 무엇을 위임할 수 있나요?

3. 무엇을 다르게 할 수 있나요?

이러한 질문에 대한 답은 미래에 일부 작업에서 벗어나는 데 도움이 될 것입니다. 그 작업의 실패는 성능 저하로 이어지지 않거나 부하 직원이나 귀하 자신이 더 잘 수행할 수 있습니다.

긴 회의를 피하고 참가자 수를 줄이는 것은 관리자 생산성 향상에 도움이 됩니다. "추가" 직원을 논의에서 제외함으로써 품질이 크게 향상됩니다. 정기적인 회의도 마찬가지로 중요합니다. 앞으로 4주간의 팀 계획을 세우기 위해서는 월별 회의가 필요하며, 매일의 짧은 회의를 통해 오늘 집중해야 할 현재 업무를 결정합니다. 이러한 방식으로 특정 근무일에 대한 팀의 관심 집중이 분산되고 직원과 관리자의 전반적인 생산성과 효율성이 향상됩니다.

각 기술을 따로 배울 수는 없습니다. 관리자의 효율성에 대한 모든 비결은 태도와 습관에 기반을 두고 있으며, 이는 보다 체계적인 방식으로 업무 의식을 계획하는 데 도움이 됩니다.

효과적인 리더의 유용한 습관 전체 목록을 통해 시간 관리 과정에서 이를 구현해 볼 수 있습니다.

인사말! "시간 관리"라는 용어가 문자 그대로 "시간 관리"로 번역된다는 것은 누구나 알고 있습니다. 그러나 이것은 완전히 정확하지 않습니다. 결국 사람은 시간을 관리하는 방법을 아직 모릅니다. 하지만 우리는 시간 제약을 고려하여 업무(업무뿐만 아니라)를 효과적으로 관리할 수 있습니다!

생산성은 성공한 사람들을 다른 사람들과 구별하는 요소입니다. 니콜라스 뢰리히(Nicholas Roerich)는 평생 동안 7,000점의 그림과 30권의 책을 그렸으며 세계의 절반을 여행했습니다. 대체할 수 없는 가장 귀중한 자원을 어떻게 사용하시나요?

제 생각에는 시간 관리는 자신의 게으름을 쉽게 속일 수 있는 일련의 요령과 기술입니다. 개인적으로 검증된 시간 관리 도구를 제공합니다!

이름은 확실히 웃기지만 방법은 꽤 진지합니다. 🙂 최대 집중력을 위해서는 Pomodoro 도구가 필요합니다. 제 생각에는 이것이 짧은 시간에 모든 작업을 완료하는 가장 효과적인 방법 중 하나입니다.

점은 무엇인가?

수행할 작업을 명확하게 공식화하십시오.
타이머(아마도 토마토 형태)를 정확히 25분으로 설정하세요.
삐 소리가 날 때까지 방해받지 않고 작업하세요
4~5분 정도 짧은 휴식을 취하세요.
다음 25분 구간으로 진행
6단계마다 15~20분간 긴 휴식을 취하세요.

이 도구는 보고서 작성, 웹 사이트 디자인 레이아웃 만들기, 영어 텍스트 번역 등 완전히 집중해야 하는 작업을 해결하는 데 적합합니다.

우선순위 예약

이 방법은 제가 얘기하고 있는 아이젠하워 행렬을 기반으로 합니다. 2개의 축이 있는 4개의 정사각형으로 구성된 사분면입니다. 매트릭스는 가로로 '긴급'과 '긴급하지 않음'으로, 세로로 '중요'와 '중요하지 않음'으로 구분된다.

각 작업에는 두 가지 기준(긴급성과 중요성)에 따라 우선순위가 할당됩니다. A, B, C, D의 네 가지 옵션만 있을 수 있습니다.

우선순위 스케줄링 방법은 아이젠하워 매트릭스를 어떻게 사용합니까?

A, B, C, D열에 현재 작업을 기록하세요.
"A" 작업(있는 경우)을 완료합니다. 적절한 계획을 세우려면 "긴급하고 중요한" 일이 가능한 한 적어야 합니다. 카테고리 "A" 작업은 하루 종일 자연스럽게 나타날 수 있습니다! 그러므로 사전에 시간을 예약해야 합니다.
"C" 사각형(긴급하지만 중요하지 않음)의 작업을 다른 사람에게 위임하세요. 전형적인 예: 회사 관리자는 종종 "드라이클리닝 픽업", "레스토랑 예약" 또는 "비행기 티켓 예약"과 같은 개인 비서 업무를 위임합니다.
"B" 칸부터 작업 완료를 시작하세요(중요하지만 긴급하지는 않음). 이것은 최대의 시간과 노력이 필요한 주요 사항입니다.
사각형 "D"(긴급하지도 않고 중요하지도 않은)의 작업은 다른 모든 작업 후에 완료되거나 완전히 무시될 수 있습니다. 또는 최후의 수단으로 낮 동안 잠시 휴식을 취하는 용도로 사용하세요.

알프스 방식

근무일 계획을 위한 가장 간단하고 시각적인 시간 관리 도구 중 하나입니다.

작업 목록 만들기
우선순위 설정
각 작업을 완료하는 데 걸리는 시간과 총 소요 시간을 계산합니다.
총 인원을 하루 전체의 60%로 줄입니다.
우리는 위임할 수 있는 모든 것을 다른 사람에게 위임합니다.
하루가 끝나면 완료 여부를 모니터링하고 이행되지 않은 모든 항목을 다음 날로 이관합니다.

슈왑 방법

Bethlehem Steel의 Charles Schwab 사장은 컨설턴트 Ivy Lee에게 이 계획 방법을 만들기 위해 25,000달러를 지불한 적이 있습니다.

Schwab 방법을 사용하는 방법은 무엇입니까?

가장 중요한 업무를 적어보세요
순서를 정하고 번호를 매긴다
우리는 주어진 순서대로 문제를 해결하기 위해 노력합니다.
하나의 작업을 마친 후 새로운 작업이 나타났는지, 다른 작업에 유리하게 우선순위가 바뀌었는지 확인합니다.
우선순위를 존중하면서 목록에 새로운 것을 추가합니다.
중요성이 감소함에 따라 작업을 계속 수행합니다.

여러 가지 계획 기술과 도구를 직접 테스트해 본 결과 모든 것이 그렇게 간단하지 않다는 것을 깨달았습니다. 일부 기술은 나에게 전혀 효과가 없었습니다. 다른 사람들은 놀라운 결과를 냈지만... 당장은 아닙니다. 그건 그렇고, Gleb Arkhangelsky는 그의 책에서 다양한 작업 도구를 제공합니다. “타임 드라이브. 살고 일할 시간을 갖는 방법 ".

플래너를 직접 선택하세요

하루가 너무 바쁘지 않다면(또는 기기를 좋아하지 않는다면) 이상적인 선택은 일반 종이 노트입니다. 컴퓨터에서 지속적으로 작업하는 경우 편리한 전자 플래너가 가능합니다. 글쎄요, 기기 없는 삶을 상상할 수 없다면 최고의 도우미는 스마트폰과 태블릿용 애플리케이션입니다.

하루를 미리 계획하세요

보고하는 날 아침보다는 전날 밤에 다음날 계획을 세우는 것이 좋다. 이번 주 계획에 대해서도 마찬가지입니다. 월요일이 아닌 일요일 저녁에 준비하는 것이 좋습니다.

불가항력을 고려하십시오

이전에 나는 계속해서 같은 실수를 저질렀습니다. 단일 "창"없이 일이 차례로 진행되는 일정을 만들었습니다. 일주일 만에 나는 끊임없이 마감에 쫓기는 상태로 살아가는 것이 노이로제에 이르는 확실한 길임을 깨달았다.

첫째, 내가 할당한 시간 안에 어떤 것들은 짜낼 수 없었습니다. 둘째, 낮에는 일정에 고려되지 않은 새로운 작업이 나타났습니다. 셋째, 불가항력은 항상 일주일에 두 번씩 발생했습니다. 타이어 펑크, 회의로가는 길에 끔찍한 교통 체증, 친구가 수리에 대한 도움을 요청했습니다. 일반적으로 이러한 예상치 못한 문제는 많은 시간을 소비하고 그날의 계획을 근본적으로 재고하도록 강요합니다.

결론: 불가항력에 대비해 매일 창구를 남겨두세요. "예정되지 않은" 일이 발생하지 않으면 다음 작업에 시간을 투자할 수 있습니다.

나머지
"나중을 위해" 카테고리에 속하는 항목

그건 그렇고, 나는 오랫동안 "나중을 위한 것"과 같은 유용한 도구에 대해 이야기하고 싶었습니다. 계획수첩(또는 전자계획서)에 별도의 페이지를 따로 마련하세요.

거기에는 우리가 결코 처리하지 못하는 "긴급하지 않은" 모든 문제를 기록합니다. 우리는 즉시 이를 “최대 1시간”, “2~3시간”, “반나절”의 세 가지 범주로 나눕니다. 예를 들어, "지난 1년간의 주택 및 공동 서비스 청구서 정리", "예방 검진을 위해 치과 방문", "주방 수도꼭지 구입 및 교체" 등이 있습니다.

일정에 예기치 않게 창이 나타나면 "나중을 위해" 할 일 목록을 열고 기분에 맞는 항목을 선택하세요. 단 6개월 만에 수년 동안 쌓아온 모든 것을 힘들이지 않고 다시 실행할 수 있습니다!

어떤 시간 관리 도구를 사용하시나요? 업데이트를 구독하고 소셜 네트워크에서 친구들과 새로운 게시물에 대한 링크를 공유하세요!

관리자의 시간 관리 - 왜 필요하며 일상 업무 수행에 어떻게 도움이 될 수 있습니까? 개인의 직위가 높을수록 부하직원에 대한 통제, 고객과의 의사소통, 세무조사, 보고서 작성 등 책임 범위가 더 커집니다. 기업가와 관리자는 종종 초과 근무를 하며 끊임없이 시간 부족을 느낍니다.

추가 시간을 찾고 모든 것을 배우는 방법은 무엇입니까? 이 기사는 이 문제를 다루고 있으며 이제 심리학, 경제학, 사회학 및 인사 업무를 기반으로 한 시간 관리라는 별도의 과학이 등장했습니다. 고전이 된 원리가 개발되었고, 자신만의 방법을 제시하는 새로운 작가들이 등장하고 있습니다. 주요 권장사항을 살펴보겠습니다.

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관리자 시간 관리에는 다음 단계가 포함됩니다.

자신과 직원이 할당된 작업을 완료하도록 동기를 부여하는 방법을 알아보세요. 이는 복잡한 문제의 경우 특히 그렇습니다.
목표 설정 - 장기 및 단기 목표를 올바르게 설정하는 능력
1년, 한 달, 하루 동안의 일정 내에서 계획을 세우세요. 각 근무일에 대한 실행 계획을 작성합니다.
작업 완료의 우선 순위, 작업 변경에 대한 이동성 및 준비 상태, 솔루션 접근 방식
정보 작업 - 전략 및 운영 문제를 해결하는 데 필요한 정보를 찾고, 저장하고, 항상 찾을 수 있도록 사용하는 방법을 배우는 것이 중요합니다.
시간 낭비 방지 - 시간 누출 검색, 시간 자원 분배 제어, 불합리한 조치 최소화
회복 능력 - 적절한 휴식이 성공적인 활동의 열쇠입니다!

이러한 단계를 자세히 살펴보고 효과적인 활동과 우리 삶에 대한 통제에 더 가까이 다가갑시다. 왜냐하면 그것은 일뿐만 아니라 가족, 관심사, 친구도 있기 때문입니다. 그리고 다른 삶의 영역에 대한 시간의 가용성은 작업 프로세스의 올바른 구성에 달려 있습니다.

성공적인 동기 부여

사람이 어떤 일을 수행하려면 동기가 필요합니다. 의미, 관심, 두려움이 부족하면 작업 완료가 지연됩니다. 시간 관리에서는 가장 불쾌한 행동으로 근무일을 시작하는 것이 좋습니다. 전화를 걸고, 필요한 편지나 보고서를 쓰도록 스스로 동기를 부여하는 것이 중요하지만 하고 싶은 마음이 없습니다. 행동하도록 자신을 자극하는 방법은 무엇입니까?

일에서 가장 중요한 것은 연기를 시작하고 첫발을 내딛는 것입니다. 직업 윤리를 갖는 것이 도움이 될 것입니다. "앵커"는 행동에 대한 동기를 부여합니다. 각 사람은 자신의 의식을 가지고 있습니다. 책상에서 모닝 커피를 마시고, 일을 시작하기 전에 담배를 피우고, 도중에 감동적인 음악을 듣고, 일기에 작업 계획을 작성합니다.

앵커 생성은 매우 개별적이며 공부를 위해 조정이 필요한 학교 및 학생 시절과 연관될 수 있습니다. 그들은 특별한 감정 상태, 전투 준비 상태, 내부 예비 활성화, 주의 집중을 유발합니다.

대부분의 문제는 몇 분 안에 해결될 수 있습니다. 문제를 설정하고 솔루션 옵션을 생각한 후 가장 적합한 솔루션을 선택하고 구현하기만 하면 됩니다. 작업이 방대하다면 간단한 것부터 복잡한 것까지 여러 부분으로 나누고 점차적으로 완료하는 것이 좋습니다.

어린 시절처럼 격려나 처벌의 방법을 사용하여 자신에게 동기를 부여할 수 있으며, 집에 가는 길에 물건을 사겠다고 약속하거나, 모든 일을 빨리 처리하거나, 주말에 친구들과의 만남을 주선한다면 스스로에게 동기를 부여할 수 있습니다. 이는 작고 복잡한 문제에 대한 것입니다. 물론, 주요 인센티브는 경력을 쌓고, 수입을 늘리고, 지위를 향상시키는 것입니다.

이 작업을 완료해야 하는 이유, 어떤 결과를 얻게 될지 명확하게 이해하고, 수행하고 잊어버리고, 침착하게 다른 문제로 전환해야 합니다.

작업 완료 기한에 따라 동기 부여도 추가되므로 항상 행동을 자극하기 위해 시간을 제한하고 작업을 명확하게 설정해야 합니다.

목표 설정

관리자의 시간 관리는 목표 설정 없이는 불가능합니다. 목표는 미래에 대한 전망, 원하는 결과이며 행동 이유, 사람이 특정 작업을 수행하는 이유를 결정합니다. 목표는 지침, 열망 지점 및 노력의 매력을 설정하는 데 도움이 됩니다.

올바른 목표를 설정하는 방법을 배워야 합니다. 기능적 책임에 따라 다양한 관리자의 답변을 비교해 보겠습니다.

작업을 올바르게 완료하십시오. / 올바른 목표를 설정하세요.
문제에 대한 해결책을 찾으십시오. / 창의력을 발휘하고 대안을 찾아보세요.
자원을 절약하세요. / 물질적 자원의 분배를 최적화합니다.
제대로 작동하십시오. / 목표를 달성하세요.
비용을 절감하세요. / 수익성을 높입니다.

보시다시피 동일한 책임을 맡은 관리자는 서로 다른 목표를 설정하여 서로 다른 결과를 얻습니다. 두 번째 옵션에는 보다 생산적인 업무 접근 방식이 포함됩니다. 목표는 특정 시점에 존재하는 전략적(조직 작업의 목표, 장기 목표 및 전술적)일 수 있습니다.

각 리더와 관리자는 자신의 목표를 개발하고 부하 직원에게 정보를 전달하며 조직 전체의 업무는 목표 정의의 정확성에 달려 있습니다. 번영과 성공으로 이어지는 주요 목표와 "별"에 도달하는 방법을 파악하는 데 시간을 투자하는 것이 매우 중요합니다. 목표를 알고 이를 위해 노력하면 에너지 낭비를 피하면서 중요한 작업에 모든 노력과 에너지를 집중할 수 있습니다.

목표는 다음 구성표에 따라 설정됩니다.욕구 - 기회 - 목표.

욕망이 가능성을 초과하는 경우가 많으며 상황으로 인해 즉시 결과를 얻을 수 없으므로 균형을 맞추고 외부 및 내부 장애물을 고려하고 이를 극복하고 타협 솔루션을 찾아야 합니다.

중요한 점은 목표가 구체적이어야 하고 양과 시간 지표가 있어야 한다는 것입니다.

관리자의 시간 관리: 계획

목표를 설정한 후 현재 상황에서 원하는 상황으로 나아가는 방법을 계획하는 단계로 넘어갑니다. 계획은 비즈니스 목표, 즉 조직의 이익, 성공 및 명성을 창출하는 행동 시스템입니다.

계획은 조직 개발, 판매, 개인 성과 등 다양한 영역에서 이루어질 수 있습니다. 개인 발전에 대한 욕구가 있고 전문적인 성장 및 경력 구축을 위한 계획이 수립되어 있으면 행동할 동기도 있습니다.

계획은 시간을 절약하고 올바르게 사용하도록 설계되었습니다.

계획 기준에는 두 가지가 있습니다.

최대(합리적) - 중요한 인생 작업을 완료할 시간을 찾습니다.
최소 - 최소한의 마감일과 시간 손실로 필요한 결과를 달성합니다.

계획에는 원하는 성취를 구현하기 위한 준비와 시간 프레임의 올바른 할당이 포함됩니다.

모든 사람은 자신의 삶을 계획해야 합니다. 그렇지 않으면 더 나은 방향으로 변화 없이 흐름을 따라갈 것입니다. 관리자는 개인 시간, 목표 달성 방법을 계획하고 직원을 위한 목표 및 달성 기준을 설정해야 합니다.

5년, 1년, 다음 달까지 장기 계획을 세우는 방법을 배워야 합니다. 흥미로운 점은 소련 시대에 "5개년 계획"이라는 용어가 자주 사용되었는데, 왜 이 기간을 지정했습니까? 5년은 중기적으로 계획을 세우기에 편리한 기간이기 때문에 비교분석에서 분명한 결과를 보여준다.

장기적인 계획을 세우면 작업을 더 작은 기간으로 나누어 최종 결과를 위해 노력할 수 있습니다. 요즘 조직에서는 분기별, 월별로 직원에게 작업을 할당하는 경우가 많습니다. 이를 전술적 계획이라고 합니다.

최소한의 방법으로 관리자의 시간 관리 - 근무일 계획. 당연히 조직에 비례하여 업무량이 늘어나고, 모든 문제를 해결하는데 많은 시간이 소요됩니다.

현재 문제의 해결을 단순화하기 위해 다음 권장 사항이 제공됩니다.

계획에 알프스 방식을 사용하세요

여기에는 다음과 같은 일련의 작업이 포함됩니다.

글쓰기 과제;
실행 시간 결정;
시간 여유(60:40 비율)
우선순위 결정, 작업 재할당;
구현 통제(완료되지 않은 사항에 대한 설명)

계획을 작성할 때 작업을 체계화하고 블록으로 나눌 수 있는 약어를 사용하는 것이 좋습니다. V - 방문, D - 위임, K - 통제, P - 진행 중, PC - 여행 및 출장, T - 전화, H - 독서, 교육 등을 쓸 수 있습니다.

각 항목의 반대편에는 작업(결과)이 기록되며, 완료 시간이 표시되어 작업을 구체화하고 불필요한 시간 낭비를 방지합니다.

시간 예약은 하루 10시간 근무를 기준으로 6시간 작업을 계획하고 하루 8시간 작업을 계획하고 5시간 동안 나머지 시간을 분배하거나 일정을 변경해야 한다고 가정합니다. 예상치 못한 회의, 커뮤니케이션, 방해는 항상 발생하며 누구도 계획대로 하루를 100% 활용하지 못했습니다.

네 번째 요점은 소요 시간 측면에서 원하는 수준에 도달하기 위해 계획을 조정하는 데 도움이 될 것입니다. 우선 순위를 설정하고 작업을 배포합니다. 하루 완료 - 부하 직원과 자신의 작업 완료를 모니터링하고, 다음날 계획을 세우고, 특정 이유로 발생하지 않았고 완전히 완료할 시간이 없었던 작업 일정을 조정합니다.

다음 인터뷰 질문에 대답하는 방법: 시간을 어떻게 관리합니까? 하루 일과를 어떻게 계획하시나요? 계획을 세울 때 어떤 기술과 방법을 사용합니까? 작업을 성공적으로 완료하기 위해 시간 관리 기술을 사용하는 방법의 예를 들어보세요.

이 기사를 읽으면 이러한 질문에 대한 모든 답을 찾을 수 있습니다.

시간 관리란 무엇입니까?

시간 관리-이것은 사람이 우선 순위를 설정하는 방법을 알고 시간을 정확하게 계획하여 근무 시간을 구성하는 데있어 개인 생산성을 높이는 일련의 지식, 기술 및 능력입니다.

“시간을 관리할 수 있을 때까지는 다른 어떤 것도 관리할 수 없습니다.” 피터 드러커

완벽주의
미루는 습관
지식 부족
필요한 도구와 자원 부족

1. 완벽주의시간 내에 작업을 완료하는 것이 매우 어렵습니다. 많은 사람들은 이러한 특성이 강점이라고 믿지만, 시간을 비효율적으로 사용하는 이유 중 하나는 완벽함에 대한 끊임없는 욕구와 얻은 결과에 대한 불만입니다. "이상적인" 결과 대신 "실제" 결과를 받아들일 기회를 찾음으로써 다른 일을 위해 상당한 자원을 절약할 수 있습니다. 물론 "완벽주의는 악하다"라는 표현이 있습니다. 이 모든 것은 상당히 상대적이며 각 개별 상황에서 이 성격 특성은 의심할 여지 없이 시간 관리의 틀 내에서 다르게 평가될 수 있습니다. 완벽주의는 사악합니다!

2. 미루는 습관-나중까지 일을 지속적으로 연기하고 특정 임무를 수행하기를 꺼립니다. “내일”이라는 단어는 미루는 직원들의 어휘를 지배합니다. 스티브 잡스는 그런 사람들에 대해 아주 잘 말했습니다. “가난하고, 실패하고, 불행하고, 건강하지 못한 사람들은 “내일”이라는 단어를 자주 사용하는 사람들입니다.

나는 당신을 완벽주의와 미루는 습관으로부터 구원할 수 없습니다; 나의 목표는 지식을 제공하고 최고의 기술과 방법을 제공하며 시간 관리 기술을 습득하기 위한 자원과 도구를 소개하는 것입니다. 받은 정보의 사용 여부는 전적으로 귀하의 희망에 달려 있습니다. 하지만 이 글을 읽고 나면 당신은 결코 예전과 같지 않을 것입니다.

먼저, 시간 관리 능력을 판단하는 것이 좋습니다. 통과하다

인지 부조화는 한편으로는 우리가 시간을 그 자체로 통제할 수 없다는 사실에 있습니다. 결국 우리가 통제할 수 없는 시간이 있고, 우리를 통제하는 것은 우리가 통제하는 것이 아니라 시간인 것 같습니다. 우리는 시간을 영원하고 무한한 것으로 인식하는 데 익숙합니다. 항상 양이 많은 것 같아요. 반면에 시간은 우리 모두가 가지고 있는 가장 귀중한 자원 중 하나입니다. 시간에는 고유한 경계가 있으며 매일은 할 일로 채우는 특정 용량의 그릇이라는 것을 이해하는 것이 중요합니다. 쓸모없는 것들로 채울 수도 있고, 자신의 업무에 효과가 있고 최종 목표를 향해 나아가게 해주는 것들로 채울 수도 있습니다.

우리는 자신을 통제하고 하루를 계획하는 방법과 근무 시간을 보내는 방법을 통제할 수 있습니다. 이 자원을 지능적이고 생산적이며 경제적으로 사용하는 것은 직원 평가의 중요한 부분입니다.

시간 효율성은 두 가지 방법으로 달성할 수 있습니다.:

시간을 절약하여 의미 있는 결과를 얻으세요. 이는 최소한의 시간 내에 작업을 완료하는 방법을 알고 있음을 의미합니다.
작업 시간을 효과적으로 계획하면 수행하는 작업의 수와 양이 줄어듭니다.

이 기사에서 나는 6가지 최고의 시간 관리 기술을 요약했습니다. 도움을 받으면 매일 우선순위 작업을 계획하고 제어하는 방법을 배울 수 있습니다.

시간 관리 방법을 배우는 방법은 무엇입니까?

6가지 최고의 시간 관리 방법:

파레토 원리
아이젠하워 매트릭스
마인드맵
프랭클린의 피라미드
방법 방법
개구리를 먼저 먹어라

1. 파레토 원리

파레토 법칙은 작은 원인, 노력, 투자가 결과의 큰 부분을 차지한다는 것을 말합니다. 이 원칙은 이탈리아 경제학자 빌프레도 파레토(Vilfredo Pareto)가 1897년에 공식화한 이후 삶의 다양한 영역에 대한 정량적 연구를 통해 확인되었습니다.

20%의 노력이 80%의 결과를 낳는다

시간 관리 분야의 파레토 원리는 다음과 같이 공식화될 수 있습니다. 약 20%의 노력과 시간이 80%의 결과를 얻기에 충분합니다.
좋은 결과를 얻기 위해 어느 정도의 노력이 필요한지 정확히 어떻게 결정합니까? 당신이 책에서 관심 있는 질문에 대한 답을 찾고 있다고 상상해 보십시오. 고려 중인 원칙에 따르면 텍스트의 20%에서 필요한 정보의 80%를 찾을 수 있습니다. 관심 있는 내용을 정확히 알고 있다면 책을 빠르게 넘기고 개별 페이지만 주의 깊게 읽을 수 있습니다. 이렇게 하면 시간의 80%를 절약할 수 있습니다.

2. 아이젠하워 매트릭스

이것은 아마도 오늘날 가장 유명한 시간 관리 개념일 것입니다. 이를 통해 우선순위를 정할 수 있습니다. 미국 장군 드와이트 아이젠하워(Dwight Eisenhower)가 창안한 이 기술을 사용하면 긴급성과 중요성에 따라 사물을 분류할 수 있습니다. 한 시간에 제한된 수의 작업만 완료할 수 있다는 것은 누구나 알고 있습니다. 때로는 작업을 손상시키지 않고 하나만. 그리고 결정을 내려야 할 때마다 정확히 무엇을 선택해야 할까요? 미국 대통령 드와이트 아이젠하워는 자신의 업무를 계획할 때 자신의 업무를 몇 가지 중요한 범주로 정리하곤 했습니다.
소위 아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix)에 따라 각 사례를 다이어그램에 표시된 네 가지 유형 중 하나로 분류해야 합니다.

아이젠하워 매트릭스

작업의 중요성은 작업 구현 결과가 비즈니스에 얼마나 영향을 미치는지에 따라 결정됩니다. 그리고 긴급성은 동시에 두 가지 요소에 의해 결정됩니다. 첫째, 이 작업을 얼마나 빨리 완료해야 하는지, 둘째, 이 작업 완료가 특정 날짜 및 특정 시간에 묶여 있는지 여부입니다. 우선순위 설정에 영향을 미치는 것은 함께 고려되는 중요성과 긴급성입니다.

네 가지 유형별로 어떤 사례를 분류할 수 있는지 자세히 살펴보겠습니다.

유형 I: “중요하고 긴급한 일”
이는 기한 내에 완료되지 않을 경우 귀하의 사업에 심각한 피해를 가져올 수 있는 문제입니다(예: 면허 갱신, 세금 신고서 제출 등). 그러한 경우의 일정 부분은 필연적으로 모든 사람의 삶에 나타날 것입니다. 그러나 사전 준비(유형 II 문제 - "중요하지만 긴급하지 않음")를 통해 많은 위기를 예방할 수 있습니다(예: 법률 연구, 영향력 있는 사람들과 좋은 관계 개발).

마감일이 있거나 긴급 상황이 있는 프로젝트일 수도 있습니다. 예를 들어, 건강 문제로 인해 의사를 방문하거나, 엄격한 마감일까지 저널에 논문을 제출하거나, 연구 결과에 대한 보고서를 작성하는 경우 등이 있습니다. 여기서는 선택의 여지가 없습니다. 이 그룹의 작업은 완료되어야 합니다. 그렇지 않으면 심각한 문제가 발생할 것입니다.

유형 II: “중요하지만 긴급하지는 않습니다.”
교육, 유망한 사업 개발 분야 연구, 장비 개선, 건강 및 성과 회복 등 미래에 초점을 맞춘 것들이 있습니다. 전략적 목표로 이어지는 행동. 예를 들어, 더 유망한 다른 조직에서 일하기 위해 외국어를 배우십시오. 이는 또한 문제를 예방하는 것이기도 합니다. 자신의 신체 상태를 건강하게 유지하는 것입니다. 불행하게도 우리는 종종 그러한 문제를 무시하고 그 해결책을 미뤄두는 경우가 많습니다. 결과적으로 언어를 배우지 못하고 소득이 증가하지 않지만 감소하고 건강이 위태로워지며 이러한 문제는 흥미로운 특징을 가지고 있습니다. 결국, 적어도 일년에 한 번 치과에 가지 않으면 조만간 긴급 방문이 불가피해질 것입니다.

유형 III: “중요하지는 않지만 긴급함.”
이러한 것 중 상당수는 실제로 당신의 삶에 많은 가치를 추가하지 않습니다. 우리는 그러한 일이 우리에게 일어났기 때문에(긴 전화 통화나 우편으로 오는 광고를 공부하는 경우) 또는 습관적으로(더 이상 새로운 것이 없는 전시회 방문)서만 그렇게 합니다. 그것은 우리의 시간과 에너지를 많이 소모하는 똑같은 일상일 뿐입니다.

유형 IV: “중요하지도 않고 긴급하지도 않음.”
이것은 "시간 보내기"를 위한 모든 종류의 방법입니다: 알코올 남용, "가벼운 독서", 영화 감상 등. 우리는 생산적인 일을 할 힘이 남아 있지 않을 때 종종 이 방법을 사용합니다(진정한 휴식과 혼동하지 마십시오). 사랑하는 사람 및 친구와의 의사 소통은 매우 중요한 문제입니다.) 이것은 우리 시간을 먹는 "나방"입니다.

비즈니스의 성공을 위해 노력할 때 먼저 "중요"하다고 확인한 일을 먼저 달성하려고 노력합니다. 먼저 "긴급한" 일(유형 I)과 "비긴급"(유형 II)을 수행합니다. 남은 시간은 “긴급하지만 중요하지 않은” 문제에 전념할 수 있습니다(유형 III).
직원의 근무 시간 중 대부분은 "중요하지만 긴급하지 않은" 문제에 소비되어야 한다는 점을 강조해야 합니다(유형 II). 그러면 많은 위기 상황이 예방될 것이며 새로운 비즈니스 개발 기회의 출현은 더 이상 예상치 못한 일이 아닐 것입니다.

우선순위 지정을 위해 이 시스템을 처음 사용하기 시작하면 이러한 항목 중 다수를 "중요"로 분류하고 싶을 것입니다. 그러나 경험이 쌓이면 특정 문제의 중요성을 더 정확하게 평가하기 시작할 것입니다. 우선순위 시스템을 사용하는 방법을 배우려면 시간이 좀 걸립니다. 어디서 구할 수 있나요? 아마도 당신은 시간 관리 기술을 익히는 작업을 "중요하지만 긴급하지는 않은 작업"으로 분류할 것입니다.
Stephen Covey (국제 베스트셀러 "성공하는 사람들의 일곱 가지 습관"의 저자)의 비유적인 표현에서 "톱을 날카롭게"할 시간을 찾아야 장작 준비가 더 빨라질 것입니다.

우화

어떤 남자가 숲속에서 완전히 무딘 도끼로 나무를 자르는 데 큰 어려움을 겪는 나무꾼을 보았습니다. 그 사람은 그에게 이렇게 물었습니다.
- 얘야, 도끼를 갈는 게 어때?
- 도끼를 갈 시간이 없어요 - 잘라야 해요! - 나무꾼이 신음했어요...

따라서 덜 중요한 일을 거부하고 활동을 계획하는 데 일정 시간을 "자발적으로" 할당해야 합니다. 이렇게 할 수 있다면 새로운 기술을 사용하여 다음 번에 더 많은 시간을 확보하고 더 많은 것을 배우는 데 사용할 수 있습니다. 따라서 업무 효율성을 향상하겠다는 결심을 통해 개인 생산성을 개발할 수 있는 시간을 점차 확보하게 될 것입니다.

우선순위 기준
일반적으로 특정 작업의 중요성을 평가할 때 우리는 우선 긴급하게(또는 "어제") 수행해야 하는 작업을 중요하게 고려합니다. 이행되지 않은 업무와 약속이 쌓이면 회사에 문제가 생기고 개인적으로도 불쾌한 감정이 생깁니다. 우리가 가장 먼저 처리하려고 노력하는 것은 이러한 "긴급" 문제입니다. 그러나 할 일 목록을 작성하고 완료해야 하는 순서를 결정할 때 긴급성이 유일한 요소가 되어서는 안 됩니다.
경험에 따르면 긴급한 일을 많이 하거나 하지 않으면 비즈니스에 큰 영향을 미치지 않지만, 미래의 성공을 위한 기반을 마련할 수 있는 긴급하지 않은 일이 많이 있습니다. 따라서 긴급성 외에도 이 문제나 저 문제가 비즈니스의 성공에 얼마나 영향을 미치는지, 즉 그 중요성을 결정하고 고려하는 것이 필요합니다.

3. 마인드맵

이것은 지능, 학습 심리학 및 사고 문제에 관한 유명한 작가이자 강사이자 컨설턴트 인 Tony Buzan의 발전입니다. "마인드 맵"이라는 문구를 "멘탈 맵", "멘탈 맵", "마인드 맵"으로 번역하는 경우도 있습니다.

마인드맵다음을 수행할 수 있는 방법입니다.

정보를 효과적으로 구조화하고 처리합니다.
당신의 창의적이고 지적 잠재력을 활용하여 생각하십시오.

이는 프레젠테이션 제공, 의사 결정, 시간 계획, 많은 양의 정보 암기, 브레인스토밍, 자기 분석, 복잡한 프로젝트 개발, 개인 교육, 개발 등과 같은 문제를 해결하는 데 매우 아름다운 도구입니다.

사용 분야:
1. 프리젠테이션:
더 짧은 시간에 더 많은 정보를 제공하고 더 잘 이해되고 기억됩니다.
비즈니스 회의 및 협상을 개최합니다.

2. 계획:
시간 관리: 일, 주, 월, 년...을 계획합니다.
복잡한 프로젝트 개발, 새로운 사업...

3. 브레인스토밍:
새로운 아이디어의 창출, 창의성;
복잡한 문제의 집단적 해결.

4. 의사결정:
모든 장단점에 대한 명확한 비전;
보다 균형 있고 사려 깊은 결정.

4. 프랭클린의 피라미드

이것은 시간을 올바르게 관리하고 목표를 달성하는 데 도움이 되는 기성 계획 시스템입니다. 벤자민 프랭클린(1706-1790) - 미국인. 물을 주다 활동가 B. 프랭클린은 환상적인 업무 능력과 독특한 목적 의식으로 구별되었습니다. 스무 살이 된 그는 남은 생애 동안 목표를 달성하기 위한 계획을 세웠습니다. 평생 동안 그는 이 계획을 따랐으며 매일 명확하게 계획했습니다. 그의 목표 달성을 위한 그의 계획은 "프랭클린 피라미드"라고 불리며 다음과 같습니다.

1. 피라미드의 기초는 주요 삶의 가치입니다. 이것이 “당신은 어떤 사명을 가지고 이 세상에 왔습니까?”라는 질문에 대한 답이라고 할 수 있습니다. 인생에서 무엇을 얻고 싶나요? 당신은 지구상에 어떤 흔적을 남기고 싶나요? 이 문제를 심각하게 생각하는 사람은 지구상에 사는 사람 중 1%도 되지 않는다는 의견이 있습니다. 즉, 이것은 당신의 꿈을 향한 방향의 벡터입니다.

2. 삶의 가치에 따라 모든 사람은 스스로 글로벌 목표를 설정합니다. 그는 이생에서 누가 되고 싶고, 무엇을 성취할 계획인가요?

3. 목표 달성을 위한 마스터 플랜은 글로벌 목표 달성을 위한 구체적인 중간 목표를 고정하는 것입니다.

4. 3년, 5년 단위의 계획을 장기라고 합니다. 여기서 정확한 마감일을 결정하는 것이 중요합니다.

5. 한 달 계획, 일주일 계획은 단기 계획이다. 사려 깊고 자주 분석하고 조정할수록 작업의 효율성이 높아집니다.

6. 목표 달성의 마지막 포인트는 매일의 계획입니다.

5. ABCD 방법

ABCD 방법은 매일 사용할 수 있는 작업의 우선순위를 지정하는 효과적인 방법입니다. 이 방법은 간단하고 효과적이므로 정기적으로 유능하게 사용하면 활동 분야에서 가장 생산적이고 생산적인 사람들의 순위를 높일 수 있습니다.
이 방법의 강점은 단순성에 있습니다. 작동 방식은 다음과 같습니다. 내일 해야 할 모든 일의 목록을 작성하는 것부터 시작합니다. 종이에 생각해보세요.
그런 다음 목록의 각 항목 앞에 문자 A, B, C, D 또는 D를 넣습니다.

문제 유형 "A"주어진 단계에서 가장 중요한 일, 즉 수행해야 하거나 심각한 결과를 감수해야 하는 일로 정의됩니다. 유형 A 작업에는 중요한 고객을 방문하거나 상사에게 보고서를 작성하는 것이 포함될 수 있습니다. 이러한 작업은 당신의 삶의 실제적이고 성숙한 "개구리"를 나타냅니다.
앞에 "A" 작업이 두 개 이상 있으면 A-1, A-2, A-3 등으로 라벨을 지정하여 우선 순위를 매깁니다. 작업 A-1은 가장 크고 추악한 "개구리"입니다. 모두 당신이 처리해야 할 것입니다.

문제 유형 "B"해야 할 일로 정의되어 있습니다. 그럼에도 불구하고, 이를 구현하거나 준수하지 않는 경우의 결과는 매우 경미합니다. 그러한 일은 당신의 인생에서 "올챙이"에 지나지 않습니다. 즉, 적절한 작업을 수행하지 않으면 누군가가 불만족하거나 불이익을 당하게 되지만, 어쨌든 이러한 작업의 중요성 수준은 "A" 유형의 작업 수준에 가깝지 않습니다. 덜 긴급한 문제에 대해 전화를 걸거나 밀린 이메일을 처리하는 것이 유형 B 작업의 핵심일 수 있습니다.
따라야 할 규칙은 A 작업이 아직 끝나지 않은 상태에서 B 유형 작업을 시작하지 않는 것입니다. 큰 “개구리”가 잡아먹힐 운명을 기다리고 있는 동안 “올챙이” 때문에 주의가 산만해지지 않도록 하십시오!

문제 유형 "B"하면 멋진 일이지만, 그것을 하든 안 하든 결과가 전혀 예상되지 않는 일로 정의됩니다. B 유형 작업에는 친구에게 전화하기, 커피 한 잔 마시기, 동료와 점심 먹기, 근무 시간 중에 개인적인 용무 보기 등이 있습니다. 이러한 종류의 "이벤트"는 작업에 전혀 영향을 미치지 않습니다.

문제 유형 "G"다른 사람에게 위임할 수 있는 일로 평가됩니다. 이 경우 규칙은 다른 사람이 할 수 있는 모든 것을 다른 사람에게 위임하여 자신만이 할 수 있는 유형 A 작업을 수행할 수 있는 시간을 확보해야 한다는 것입니다.

문제 유형 "D"할 일 목록에서 완전히 제거할 수 있는 작업을 나타냅니다. 이는 이전에는 중요했지만 이제는 귀하와 다른 사람 모두에게 더 이상 관련이 없는 작업일 수 있습니다. 종종 이것은 습관적으로 또는 그 일을 하는 데 즐거움을 느끼기 때문에 매일 하는 일입니다.

신청하신 후 방법 방법일일 할 일 목록에 추가하여 작업을 완벽하게 정리하고 더 중요한 작업을 더 빨리 완료할 수 있는 기반을 마련했습니다.

ABCD 방법이 실제로 작동하기 위한 가장 중요한 조건은 다음 요구 사항을 준수하는 것입니다. A-1 작업을 지체 없이 시작하고 완전히 완료될 때까지 작업하세요.의지력을 사용하여 현재 가장 중요한 작업을 시작하고 계속하십시오. 가장 큰 "개구리"를 잡고 마지막 한 입까지 멈추지 않고 "먹습니다".
오늘의 할 일 목록을 분석하고 A-1 작업을 강조하는 능력은 활동에서 진정으로 큰 성공을 거두기 위한 출발점이 될 것이며, 자존감을 높이고, 자존심과 자신감을 채워줄 것입니다. 당신의 성취에 자부심을 가지세요.
가장 중요한 작업, 즉 작업 A-1, 즉 주요 "개구리"를 먹는 일에 완전히 집중하는 습관을 들이면 주변 사람들보다 두 배, 심지어 세 배까지 하는 법을 배우게 됩니다. 너.

6. 개구리를 먼저 먹어라

어려운 것에서 쉬운 것으로 전환

아마도 "코끼리를 어떻게 먹겠습니까?"라는 질문을 들어본 적이 있을 것입니다. 물론 대답은 "조각 하나하나"이다. 가장 크고 가장 불쾌한 “개구리”를 어떻게 먹겠습니까? 같은 방식으로 특정 단계별 작업으로 나누고 처음부터 시작합니다.

가장 어려운 작업으로 하루를 시작하고 최대한 빨리 완료하세요. 아직 할 일이 많고 근무 시간이 제한되어 있다는 사실을 깨닫는 데 도움이 될 것입니다. 가장 어려운 일을 먼저 해내는 것은 큰 만족감을 줄 것입니다. 매일 이 규칙을 사용하면 얼마나 많은 에너지를 얻고 하루가 얼마나 효율적으로 진행되는지 확인할 수 있습니다. 문제가 있는 작업을 하루가 끝날 때까지 계속 미루는 것은 하루 종일 이 작업에 대해 계속 생각하게 된다는 것을 의미하며, 이로 인해 다른 작업에 집중할 수 없게 됩니다! 개구리를 먼저 먹고 나서 코끼리를 하나씩 먹어보세요!

시간 계획 도구

매일매일을 미리 계획하세요.
계획을 통해 우리는 움직인다
미래를 현재로, 그로 인해 우리는
뭔가를 할 수 있는 기회
그 사람에 관해서는 이미 지금

앨런 라킨

'기획자'의 주요 세대
오늘날 알려진 근무 시간 구성 기술과 수단은 여러 세대로 나눌 수 있습니다. 여기서 차이점은 정보 기록 원칙과 사용 기술에 있습니다.

20세기까지 근무 시간 계획은 메모, 할 일 목록 등 원시적인 방법을 사용하여 수행되었습니다. 지난 세기 초에는 비즈니스 발전과 함께 관리자가 더 쉽게 작업할 수 있는 새로운 도구가 널리 보급되었습니다. 시간을 계획하기 위해.
가계 달력을 사무용으로 활용하려는 아이디어는 19세기에 생겨나 1870년에 탁상 달력의 형태로 구체화되었습니다. 매일 달력의 한 페이지가 할당되어 날짜, 일, 월 및 연도가 표시되었습니다. 메모를 위한 여유 공간이 있어 협상, 회의, 비용, 회의 등 필요한 메모를 작성할 수 있습니다. 거의 한 세기 동안 책상 달력은 관리자의 주요 시간 계획 도구였습니다.

탁상달력을 개선한 결과 다이어리와 주간 플래너가 탄생했습니다. 일기는 다양한 형식의 편리한 메모장 형태로 되어 있는 낱장 형식의 연속 달력입니다. 회의나 출장에도 일기장을 가지고 다닐 수 있습니다.
주간 일지는 관리자에게 훨씬 더 편리하다는 것이 밝혀졌습니다. 작업 요일과 요일을 계획하고, 기록된 작업의 구현을 모니터링하고, 소요 시간을 분석합니다(근무일의 시간별 분석이 나타나기 때문에). 빠르게 정보를 검색해보세요(결국 이제는 365일이 아닌 52주로 묶였습니다). 80년대에는 주간 달력이 사실상 탁상 달력을 대체했고 널리 보급되어 기업 비즈니스 스타일의 요소가 되었습니다.

달력, 메모장, 전화번호부를 하나의 편리한 도구로 결합한다는 디자인 아이디어는 1921년에 "주최자"(영어 주최자)의 형태로 성공적으로 구체화되었습니다. 형식, 디자인, 종이 품질 및 외부 장식을 변경하여 악기의 후속 개선이 수행되었습니다. 여기에는 정보 저장 장치와 기술적 수단(달력, 메모장, 주소 및 전화번호부, 명함지갑, 펜, 마이크로계산기)이 하나의 도구로 결합되었습니다. 동시에, 기록의 명확한 분류와 체계화가 이루어지지 않았습니다.

유명한 "타임 매니저"는 1975년 덴마크에서 만들어졌습니다. 표준 기능 분류자("핵심 작업")와 글로벌 이벤트 구현을 위한 기술("코끼리 작업")을 기반으로 개인 결과의 목표 계획 아이디어를 구현했습니다. 동시에, "시간 관리자"의 사용은 본질적으로 조직화되고 규율이 있고 훈련 및 습득을 위해 상당한 재정적 비용이 필요한 사람들에게만 허용되는 것으로 나타났습니다.
그럼에도 불구하고 이러한 유형의 "주최자", 즉 "시간 관리자"의 이름은 일상적인 단어가 되었으며 오늘날 관리 자원으로 시간을 적극적으로 사용하는 일반적인 접근 방식을 나타냅니다.

최근 수십 년 동안의 과학 및 기술 발전으로 인해 전자 노트북, PC, 휴대폰, 스마트폰 등을 위한 다양한 서비스 프로그램 등 기술적인 관점에서 근본적으로 새로운 전자 시간 계획 도구가 탄생하게 되었습니다.

최고의 현대 시간 관리 기술:

1.Trello는 소규모 그룹의 프로젝트를 관리하기 위한 무료 웹 애플리케이션입니다. Trello를 사용하면 생산성을 높이고 더욱 협업할 수 있습니다. Trello는 재미있고 유연하며 변경하기 쉬운 방식으로 프로젝트를 구성하고 우선순위를 지정할 수 있는 보드, 목록 및 카드입니다.

2. Evernote - 노트를 생성하고 저장하기 위한 웹 서비스 및 소프트웨어 세트입니다. 메모는 서식이 지정된 텍스트, 전체 웹 페이지, 사진, 오디오 파일 또는 손으로 쓴 메모일 수 있습니다. 메모에는 다른 파일 형식의 첨부 파일이 포함될 수도 있습니다. 메모는 노트북으로 정렬하고, 라벨을 지정하고, 편집하고, 내보낼 수 있습니다.