Incydenty 

Napisanie formalnego listu. Zasady pisania listu biznesowego

List biznesowy to dokument stanowiący integralną część komunikacji biznesowej. Najczęściej jest przesyłany pocztą i służy jako szczególny sposób wymiany informacji.

Podstawowe koncepcje

Korespondencja biznesowa jest potrzebna do rozwiązywania różnych problemów ekonomicznych czy produkcyjnych. Za jego pomocą przedsiębiorstwa i organizacje komunikują się z otoczeniem zewnętrznym: partnerami, klientami czy agencjami rządowymi. Zwykle używa się do tego listu biznesowego.

Tak ogólnie nazywa się dokument pisemny, który może mieć postać:

  • odpowiedź na wcześniej otrzymane wiadomości lub prośby;
  • dokument towarzyszący przesłany do adresata wraz z innymi dokumentami lub materiałami;
  • list inicjujący, w przypadku gdy inny sposób komunikacji jest niemożliwy.

Każda z tych opcji ma swoją własną charakterystykę. Niemniej jednak istnieją ogólne zasady, zgodnie z którymi zwykle sporządza się każde pismo urzędowe. Jest to zrozumiałe, bo to właśnie od np. korespondencji biznesowej najczęściej rozpoczyna się zawieranie większości transakcji. A właściwie wykonany dokument może wywrzeć na adresacie pozytywne wrażenie na temat przyszłego potencjalnego partnera.

Rodzaje listów biznesowych

W zależności od informacji zawartych w oficjalnym piśmie może to być:

  1. Towarzyszący. W przypadku, gdy zawiera komunikat, że istnieje dla niego pakiet aplikacji.
  2. Pretensjonalny. Oznacza to, że wyraża niezadowolenie z określonej sytuacji (roszczenia).
  3. Pouczający. Tekst zawiera szczegółowe wskazówki.
  4. Gwarancja. Nadawca potwierdza spełnienie w przyszłości obowiązków określonych w dokumencie.
  5. Informacyjny. Pismo zawiera informacje, które mogą zainteresować adresata.
  6. Reklama. Dostarczane informacje mają na celu przyciągnięcie współpracy.
  7. Powiadomienie. Informacje o organizacji imprez publicznych.
  8. List potwierdzający. otrzymanie określonych dokumentów lub materiałów.
  9. List polecający. Tekst zawiera apel zachęcający adresata do działania.
  10. Wiadomość listowa. W nim nadawca podaje konkretne informacje będące przedmiotem wspólnego zainteresowania stron.

Celem tych dokumentów jest utrzymanie powiązań między organizacjami lub ich jednostkami strukturalnymi.

Sporządzanie pisma roszczeniowego

W sprawach współpracy zdarzają się sytuacje, w których jedna ze stron z tego czy innego powodu nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań. W takim przypadku partner najpierw wysyła list do swojego kontrahenta. W nim z reguły przedstawia swoje propozycje wyeliminowania naruszenia jego praw. To jest oficjalny list. Próbkę takiego dokumentu można zestawić dowolnie. Czyniąc to, należy wziąć pod uwagę następujące punkty:

  1. powinna być formalna i biznesowa w kontekście partnerstwa.
  2. Istota roszczenia musi być wyrażona bardzo wyraźnie.
  3. Przedstawiając informacje, trzeba przekonująco operować konkretnymi faktami.

List reklamacyjny musi zawierać:

  • dane nadawcy (imię i nazwisko, adres zwrotny i numery telefonów);
  • pełne informacje o adresacie;
  • opis okoliczności, w których doszło do sytuacji konfliktowej;
  • odniesienie do norm prawnych, które kontrahent naruszył ze swojej strony;
  • szczegółowe wymagania w celu wyeliminowania naruszenia ze wskazaniem terminów ich realizacji;
  • konsekwencje, które mogą wystąpić, jeśli strona przeciwna uchyla się od ich egzekucji.

Szczególną uwagę należy zwrócić na układ pisma urzędowego. Próbka musi być tak zaprojektowana, aby intruz nie odebrał jej jako zagrożenia. Należy pamiętać, że jest to tylko przypomnienie z wymogiem przestrzegania prawa.

Zasady projektowania

Szczególną uwagę należy zwrócić na projekt pism urzędowych. To prawda, że ​​prawo nie przewiduje żadnych ścisłych zasad i przepisów.

Mimo to przy opracowywaniu takich dokumentów należy wziąć pod uwagę następujące obowiązkowe punkty:

1. Każdy list biznesowy musi być napisany na papierze firmowym. Jest opracowywany z wyprzedzeniem przez specjalistów ds. Zarządzania biurem i zatwierdzany na polecenie kierownika przedsiębiorstwa.

2. Dokument musi zawierać pewne szczegóły:

2.1. Informacje o odbiorcy i nadawcy.

2.2. Numer i data wysłania listu. Jest to wymagane do rejestracji.

2.4. Tytuł.

2.5. Informacje o obecności jakichkolwiek aplikacji, ze wskazaniem ich nazw i numerów.

2.6. Informacje o osobie, która podpisała ten dokument (stanowisko i imię i nazwisko).

3. Pismo powinno dotyczyć tylko jednego zagadnienia. Obecność kilku tematów utrudni wybór artysty.

4. Informacje muszą być podane jak najkrócej, ale jasno. Pożądane jest, aby tekst nie zajmował więcej niż dwie strony.

5. Prawidłowo wskaż dane odbiorcy. W przypadku organizacji należy przestrzegać następującej kolejności:

5.1. Nazwa firmy (w mianowniku).

5.2. Jednostka strukturalna (jeśli to konieczne).

5.3. Stanowisko adresata (w przypadku celownika).

5.4. Jego inicjały.

5.5. Adres pocztowy firmy.

6. Jeśli jest kilku odbiorców, najpierw wskazany jest główny, a następnie wszyscy pozostali.

Jeśli weźmiesz pod uwagę wszystkie te punkty, projektowanie pism urzędowych w zasadzie nie będzie trudne.

Kolejność prezentacji

Aby dokument był prawidłowo sporządzony, należy wziąć pod uwagę pewną sekwencję prezentacji w nim informacji. Na przykład możesz rozważyć opcję napisania odpowiedzi na list serwisowy. Najpierw musisz pamiętać, że zgodnie z zasadami etykiety, na informację musisz odpowiedzieć w ciągu jednego dnia od jej otrzymania. Jeśli mówimy o e-mailu, optymalny czas wyniesie nie więcej niż dwie godziny. W przypadku, gdy nie jest możliwe przestrzeganie takiej zasady, lepiej wysłać odpowiednią wiadomość do partnera.

Sam list będzie się składał z dwóch części:

  1. Wprowadzający. Nadawca określa temat, powód i powody napisania. Tutaj możesz zapoznać się z regulaminem, który z mocy prawa stanowi podstawę udzielenia odpowiedzi. Ponadto warto zwrócić uwagę na kilka punktów dotyczących rozważanej sytuacji. Pomogą odkryć istotę problemu.
  2. Główny. Ta część ma na celu wyjaśnienie i perswazję. Tekst powinien być jasny, zwięzły i zwięzły, a przedstawione fakty zweryfikowane i obiektywne. W razie potrzeby można je potwierdzić liczbami rzeczywistymi.

Po tym tekście zwykle znajduje się lista załączników. Dokument kończy się podpisem nadawcy. Ponadto musisz wiedzieć, jak napisać list biznesowy, aby nie urazić adresata. Po pierwsze, warto zacząć zwracać się do niego zwrotem „Kochanie”. Po drugie, możesz użyć w tekście zwrotów przysłówkowych, takich jak „dokładne przestudiowanie twoich propozycji” lub „dokładne sprawdzenie komentarzy”. Takie przestrzeganie etykiety przyniesie korzyści tylko obu stronom.

Procedura

Kompilacja pism urzędowych jest obowiązkiem urzędników, sekretarek lub innych pracowników, którym powierzono te obowiązki. Wchodząc do pracy, muszą przestrzegać określonej kolejności w swoich działaniach. Proces kompilacji takiego dokumentu zazwyczaj składa się z następujących kroków:

  1. Staranne zbadanie okoliczności tego problemu. Konieczne jest pełne opanowanie sytuacji, aby poprawnie ocenić możliwe sposoby jej rozwiązania.
  2. Sporządzanie pisma. Tutaj należy wziąć pod uwagę wszystkie powyższe wymagania.
  3. Koordynacja przygotowanego tekstu. Czasem trzeba go zredagować z uwzględnieniem uwag kierownika. Może dokonać pewnych wyjaśnień lub wyjaśnień na ten temat.
  4. zatwierdzenie przez jego kierownika.
  5. Finalizacja i podpisanie dokumentu.
  6. Rejestracja listowa.
  7. Wysyłanie poczty do odbiorcy.

Dopiero po przejściu wszystkich tych etapów list, który dotarł do adresata, będzie mógł wypełnić przypisaną mu misję.

Obowiązkowa regulacja

Aby wystawić list serwisowy, musisz wziąć pod uwagę, że jego pierwsza strona musi być wydrukowana na specjalnym formularzu. Do reszty możesz użyć zwykłych czystych arkuszy A4. Tutaj musisz pamiętać, że samo pole tekstowe ma swoje własne granice: góra i dół mają 2 centymetry, lewe 3,5 centymetra, prawe 1 centymetr. Nie należy łamać standardowych rozmiarów, aby zmieścić informacje na jednym arkuszu. Lepiej przestrzegać wszystkich zasad i po prostu dodać dodatkową stronę.

Musisz również wpisać tekst zgodnie ze wszystkimi zasadami:

1. Do drukowania użyj standardowej czcionki Times New Roman. Lepiej nie używać innych opcji.

2. Rozmiary czcionek są również regulowane:

  • za tekst główny - 14;
  • układ strony i znak wykonania - 12.

3. Umieszczanie detali odbywa się również zgodnie z zasadami:

  • odstęp między wierszami - 1;
  • wyrównanie tekstu odbywa się „na szerokość”;
  • przelewy są dokonywane automatycznie;
  • odległość od numeru rejestracyjnego do tytułu to 2 odstępy między wierszami, a od niego do tekstu głównego - 3.

Przestrzeganie tych zasad jest obowiązkowe dla prawidłowego zaprojektowania liter w odpowiednim celu.

Lokalizacja rekwizytów

Aby poprawnie skomponować standardowy list biznesowy, musisz jasno wiedzieć, gdzie powinny znajdować się jego szczegóły i komponenty. Odpowiedzi na te pytania zawarte są w GOST R 6.30-2003. Nakreśla szczegółowo formę listu biznesowego. W rzeczywistości jest to próbka, w której w określony sposób znajduje się całość wszystkich szczegółów dokumentu. Jest potrzebny w celu:

  1. Ujednolicenie procesu wydawania pism urzędowych (biznesowych).
  2. Umiejętność centralnego przygotowania z wyprzedzeniem standardowych formularzy, przy jednoczesnym ograniczeniu konieczności wykonywania niektórych prac ręcznie.
  3. Ułatwić i skrócić czas wizualnego wyszukiwania informacji.
  4. Poszerz możliwości przetwarzania listów przy pomocy komputera i innego sprzętu.

Tak więc w przypadku zwykłego listu biznesowego stosuje się 30 standardowych danych, które znajdują się w jedenastu obowiązkowych strefach:

  • emblematy i emblematy;
  • autor;
  • Wstępne dane;
  • tytuł;
  • twierdzenia;
  • adresat;
  • postanowienia;
  • tekst;
  • podpisy i wnioski;
  • aprobaty i zapewnienia;
  • znaki.

Umieszczanie informacji w określonych sektorach pozwala specjalistom lepiej poruszać się po dokumencie, a zwykli użytkownicy ułatwiają proces jego kompilacji.

Wymagania podstawowe

Niektórzy menedżerowie błędnie uważają, że korespondencję biznesową można prowadzić arbitralnie, bez przestrzegania jakichkolwiek zasad i przepisów. Ale specjaliści, którzy są za to odpowiedzialni, powinni znać podstawowe wymagania dotyczące pism urzędowych:

  1. Obecność specjalnego (firmowego) papieru firmowego.
  2. Właściwe użycie i rozmieszczenie rekwizytów.
  3. Tekst powinien być czytelny i dobrze zredagowany. Aby określić istotę problemu, lepiej dać pierwszeństwo prostym, pospolitym zdaniom. Konieczne jest krótkie wyjaśnienie, aby każde słowo zawierało maksimum informacji.
  4. W zależności od typu dokument musi być odpowiednio sformatowany. List może również zawierać kilka aspektów. W takim przypadku podczas prezentacji należy spróbować je połączyć.
  5. Prawidłowo używaj norm ustalonych dla pisania.
  6. Staraj się nie być kategorycznym w treści listu. Odbiorca może uznać te frazy za groźby. Przy konstruowaniu zdań lepiej jest używać słów wprowadzających, takich jak „najwyraźniej”, „jak wiadomo”, „możliwe” i „tak jak powinno być”.

Spełnienie tych wymagań w praktyce pomaga w prawidłowym zarządzaniu przepływem pracy w przedsiębiorstwie.

Listy pisane były od niepamiętnych czasów i pisane są do dziś. Służą jako narzędzie komunikacji między ludźmi, pomagają w zrozumiały sposób określić istotę rozmówcy, która była powodem jej napisania. W tym artykule rozważymy kilka rodzajów korespondencji biznesowej i dowiemy się, jak poprawnie pisać listy biznesowe.

Aby poprawnie skomponować dowolny list biznesowy, musisz umieć jasno określić jego istotę i poprawnie go ustrukturyzować. Korespondencja handlowa prowadzona jest na zatwierdzonych przez firmę formularzach z własnym logo i adresem. W prawym górnym rogu wypełniany jest nagłówek składający się ze stanowiska i nazwiska szefa firmy odbiorcy. Na końcu nagłówka znajduje się krótka informacja o nadawcy. Kolejnym krokiem w pisaniu listu jest napisanie apelu. Może brzmieć różnie, w zależności od stopnia zażyłości z adresatem. Jeśli znasz go osobiście, możesz zwrócić się do niego tak: „Drogi Siergiej Juriewicz!”. Jeśli adresatem jest obcy, apel może wyglądać tak: „Drogi Panie Iwanow!”. Należy pamiętać, że w takich przypadkach niedopuszczalne jest skracanie słowa pan lub umieszczanie inicjałów zamiast nazwiska i imienia. Zadaniem preambuły jest przekazanie istoty listu w zwięzłej formie. Najczęściej składa się z jednego akapitu. Po przeczytaniu preambuły odbiorca powinien już pokrótce zrozumieć treść listu. Po nim zaczyna się tekst główny, który zawiera kilka akapitów. Tekst powinien zwięźle przedstawiać Twoje przemyślenia na temat sytuacji. Pożądane jest, aby tekst główny nie przekraczał czterech akapitów. Pismo powinno kończyć się wnioskiem, w którym krótko podsumowuje wyniki pisma, umieszcza datę i podpis wskazując nazwisko i stanowisko nadawcy. W zależności od powodu napisania apelu, czasem wypada zakończyć go słowami: „Z poważaniem!”, „Z nadzieją na dalszą współpracę” itp. Jednym z powszechnych rodzajów listów biznesowych jest list gwarancyjny. W głównym tekście autor gwarantuje wykonanie tej lub innej obietnicy, ogłasza termin realizacji gwarancji oraz ustala wysokość kary, jaką będzie musiał zapłacić w przypadku naruszenia zobowiązań gwarancyjnych.

Można pobrać tutaj.

Listy z podziękowaniami to także jeden z rodzajów działalności, ale już z kategorii osobistych. Mogą być wydawane na papierze firmowym przedsiębiorstwa lub na kartce z życzeniami. Tekst główny powinien zawierać gratulacje dla adresata, ze wskazaniem zdarzenia, które posłużyło za przyczynę napisania listu oraz wyszczególnieniem wybitnych zasług adresata.

Na naszej stronie internetowej.

Listy polecające są najczęściej sporządzane dla pracownika przedsiębiorstwa w imieniu kierownika. Zawierają informacje o najlepszych cechach pracownika, jego zasługach i osiągnięciach. Zwykle w takich pismach poprzedni pracodawca gotów jest poręczyć za swojego pracownika przyszłemu pracodawcy.

Pobierz tutaj.

Nie tylko organizacje muszą prowadzić korespondencję biznesową. Szukając pracy, należy również przestrzegać etykiety biznesowej. Wnioskodawca musi być w stanie poprawnie skomponować CV i list towarzyszący, w którym odwołanie do pracodawcy jest napisane w krótkiej formie, wskazane jest źródło informacji o pożądanym wakacie, nazwisko kandydata i jego numer telefonu.

Pracujesz w Rosji, czy przygotowujesz się do przyjazdu tutaj do pracy? Może wśród Twoich klientów i partnerów są Rosjanie? Albo po prostu mieszkasz w Rosji i chcesz poskarżyć się na pracowników banku... Jest wiele sytuacji, w których będziesz musiał napisać oficjalny list w języku rosyjskim. Jak to zrobić dobrze?

Struktura i treść listu biznesowego

Wydaje mi się, że struktura i treść listu biznesowego jest mniej więcej taka sama we wszystkich krajach. Na pewno będzie apel („Drogi, Michaił Pietrowicz!”), Tekst główny, fraza etykiety na końcu listu („Z szacunkiem”) i podpis autora. Jeśli to nie e-mail, ale list na papierze, to będzie więcej:

  • nazwa firmy, w której pracuje autor, jej dane kontaktowe, znak towarowy;
  • nazwa firmy, w której adresat pracuje, jej dane kontaktowe, stanowisko, nazwisko i inicjały adresata;
  • data napisania listu (ważne: w Rosji najpierw piszemy datę, potem miesiąc, potem rok);
  • podpis autora i pieczęć firmy;
  • mogą występować inne szczegóły (uchwała, herb, znak poufności itp.).
Ale gdzie powinien znajdować się każdy rekwizyt? Jest to ustalone w specjalnym standardzie stanowym (od 1 lipca 2018 r. - nowy standard stanowy). Na moim blogu zobrazowałem też wizualnie podstawową strukturę listu biznesowego (tylko główne szczegóły).

Co napisać w tekście listu, na pewno wiesz beze mnie. Ale jak to napisać po rosyjsku - porozmawiamy o tym dalej!

Frazy frazesów w listach biznesowych

Język w pismach biznesowych jest zawsze bardzo ustandaryzowany, a rosyjski nie jest wyjątkiem. Wystarczy poznać podstawowe frazesy, nauczyć się uzupełniać je właściwymi słowami – a już jesteś mistrzem korespondencji biznesowej!

Należy pamiętać, że list można napisać:
a) w imieniu firmy:
Firma N. informuje / dziękuje / zaprasza itp. - najbardziej formalny

B) w imieniu wszystkich pracowników (my):
Informujemy, dziękujemy, zapraszamy.

B) na własną rękę
W imieniu firmy informuję, wyrażam wdzięczność, zapraszam. - najmniej wersja formalna

A teraz zobaczmy, jakie frazesy są akceptowane w korespondencji biznesowej w języku rosyjskim.

Pozdrowienia

  1. Szanowny Panie Iwanow! / Droga Pani Ivanova!- najbardziej formalna opcja (a więc zwracasz się tylko do bardzo dużego szefa lub… ministra).
  2. Drogi Michaił Pietrowicz! / Droga Mario Pietrowna!- również bardzo formalny styl. Najczęściej w pismach urzędowych piszemy w ten sposób. Szanowni Państwo! - jeśli nie znamy nazwiska osoby, do której piszemy.
  3. W korespondencji elektronicznej dopuszcza się mniej formalne opcje: „Cześć, Michaił Pietrowicz!”, „Michaił Pietrowicz, dzień dobry!”, „Michaił, cześć!”. Wiele zależy od stopnia znajomości osoby i jej stanowiska. Jeśli nie wiesz, którą opcję wybrać, skopiuj jego odwołanie. Ale osobie starszej od ciebie lub na wyższej pozycji lepiej napisać: „Kochanie, ...”.
Etykieta fraza na końcu
  • Najpopularniejszą i korzystną dla wszystkich opcją jest „ Z poważaniem, ...».
  • Jeśli piszesz do partnerów, możesz napisać: „ Czekamy na dalszą współpracę», « Czekamy na dalszą współpracę”. Współpraca może być również „obustronnie korzystna” i „owocna”.
  • Do osób, które dobrze znasz, możesz napisać od siebie coś kreatywnego w e-mailu (oczywiście, jeśli nie jest to poważny, formalny list).
Linki do poprzednich kontaktów na ten temat
  • Według + do czego?: „według rozmowy telefonicznej”, „według naszych wcześniejszych umów”, „według prawa…”.
  • Według + co?: „zgodnie z rozmową telefoniczną”, „zgodnie z wcześniej zawartymi umowami”, „zgodnie z prawem…”.
  • W odpowiedzi na + co?: „W odpowiedzi na Twój list”, „w odpowiedzi na Twoją prośbę”, „w odpowiedzi na Twoje odwołanie” itp.
Przyczyna
  • W związku z czym? (rosnące ceny benzyny).
  • Z powodu + co? (wzrost cen benzyny).
  • Ze względu na + co? (wzrost cen benzyny).
  • W rezultacie + co? (wzrost cen benzyny).
  • Z powodu czego? (wzrost cen benzyny).
Wniosek
  • Proszę + co robić? (wyślij ofertę handlową), pytam + co robić? (wyślij ofertę handlową).
  • Będziemy wdzięczni / Będziemy wdzięczni: „Będę bardzo wdzięczny, jeśli dostarczysz nam próbki…”, „Będziemy wdzięczni za pomoc w organizacji wydarzenia”.
  • Mniej formalne opcje: „Czy mógłbyś + coś zrobić? (wyślij ofertę handlową)”, „Bądź miły / bądź miły + co zrobisz? (prześlij nam ofertę handlową).
Zamiar
  • „Z przyjemnością zapraszamy…”, „Firma N. z przyjemnością informuje…”.
  • „Informujemy, że…”, „Informujemy, że…”, „Firma N. informuje, że…”, „W imieniu firmy informuję…”.
  • „Przypominamy, że…”, „Firma N. przypomina, że…”.
  • „Wysyłam ci + co? (oferta handlowa)”, „Wysyłamy + co? (nowe katalogi).
  • Gotowy / Zgadzam się + co robić?: „Gotowy do zaoferowania + co? (współpraca)”, „Gotowy do świadczenia + co? (informacje o produkcie)”, „Firma N. zgadza się zaoferować…” itp.
Wdzięczność

„Dziękuję za...”, „firma N. dziękuje za...”, „dziękuję za...”, „w imieniu firmy dziękuję za...” + co? (pomoc w organizacji wystawy).

Odmowa

„Zmuszony ci odmówić + co? (w dostawie towaru)”, „Z przykrością informujemy + o czym? (że jesteśmy zmuszeni wypowiedzieć umowę).

Gdzie jeszcze znajdę informacje o korespondencji biznesowej w języku rosyjskim?

  1. Lister

W obiegu biznesowym format listu z żądaniem jest bardzo często stosowany, gdy konieczne jest uzyskanie zgody drugiej strony lub określonej usługi od niej. Gotowe próbki i przykłady do różnych sytuacji, a także zasady pisania takich listów znajdziesz w tym artykule.

Tradycja i zasady pisania zapytania ofertowego rozwinęły się wyłącznie w praktycznym zarządzaniu dokumentami – tj. na poziomie legislacyjnym nie zostały zatwierdzone żadne formularze ani instrukcje. Generalnie jednak należy przestrzegać następującej struktury:

  1. Jak zwykle najpierw wypełniany jest „nagłówek”, który wskazuje pełną nazwę organizacji wysyłającej wraz z odpowiednimi danymi kontaktowymi, a także imię i nazwisko konkretnego pracownika (zwykle dyrektora firmy) oraz imię i nazwisko odbiorcy organizacja.
  2. Po nim następuje sam tekst, na który składa się opis sytuacji i uzasadnienie wniosku. Tekst powinien być jak najkrótszy – zwykle wystarczą 1-2 akapity. Ważne jest, aby konkretnie i jednoznacznie sformułować swoją prośbę, aby rozmówca dobrze zrozumiał istotę Twojego odwołania.
  3. Po tym następuje podpis, transkrypcja podpisu i data kompilacji.

Jest więc sporządzony zgodnie ze standardową wersją dla takich dokumentów - formularz znajduje się poniżej.

Jako przykład można użyć gotowej próbki.

UWAGA. Decyzję o wskazaniu lub niewskazaniu nazwy dokumentu (tj. wpisanie w środku „List z zapytaniem”) podejmuje sam nadawca. Z reguły jest to konieczne w przypadkach, w których należy podkreślić charakter dokumentu i cel, który jedna firma stara się osiągnąć od innej.

Skoro w tym przypadku mówimy o tym, że jedna firma liczy na jakąś usługę lub nawet ustępstwo ze strony partnera, to oczywiście pisanie listu, formatowanie, a nawet wysyłanie należy traktować bardzo poważnie. Każdy szczegół może zrobić wrażenie, dlatego lepiej wziąć pod uwagę nawet niuanse, które na pierwszy rzut oka są nieistotne:

  1. Przede wszystkim lepiej wysłać ją pocztą fizyczną - zwykłą Pocztą Rosyjską lub jeszcze lepiej prywatną organizacją, która dostarcza korespondencję od drzwi do drzwi i to znacznie szybciej. Wiadomość w formie elektronicznej, a tym bardziej przesłana faksem, jest często postrzegana bardziej bezosobowo jako spam.
  2. Ponadto fizyczny sposób wystawienia dokumentu (tj. jako zwykła przesyłka pocztowa) pozwala na wywarcie pozytywnego wrażenia dzięki droższemu papierowi, kopercie, znaczkowi i innym sposobom rejestracji.
  3. Do napisania tekstu zawsze wybierany jest papier firmowy - pozwala to na nadanie wniosku większej formalności.
  4. W tekście lepiej unikać oczywistych biurokratyzmów – tj. zestaw słów i wyrażeń, które są powszechnie używane w środowisku biznesowym. Dosłownie „osuszają” historię i robią ogólnie negatywne wrażenie. Można je łatwo zastąpić bardziej oryginalnymi opcjami - na przykład „Proszę o rozważenie” do „Mam nadzieję na zrozumienie i pomoc w rozwiązaniu tego problemu”.
  5. Na koniec warto trzymać się tradycji korespondencji biznesowej w ogóle, tj. tekst jest napisany głównie w formalnym stylu biznesowym. Dygresje liryczne, zbyt złożone konstrukcje składniowe, podwójne (w znaczeniu) frazy nie powinny być. Należy zadbać o to, aby rozmówca bardzo łatwo odebrał przekaz – zarówno pod kątem rozumienia, jak i psychologicznego.

RADA. Jeśli można napisać tekst ręcznie, lepiej skorzystać z tej metody. Odręcznie napisany list pozwala odróżnić go od tła wszystkich innych. Lepiej jednak powierzyć pisanie specjaliście znającemu techniki kaligrafii.

Odmiany

W zależności od konkretnej sytuacji istnieją różne rodzaje listów. Większość próśb dotyczy kwestii finansowych, takich jak rabat, obniżenie opłaty za usługę czy odroczenie. Mniejsza część wezwań poświęcona jest pomocy w rozwiązaniu wszelkich innych spraw. Poniżej omówiono najczęstsze przypadki i gotowe przykłady listów.

O alokacji środków

Prośba o pieniądze, nawet na cele charytatywne, to dość poważna prośba. Dlatego przy sporządzaniu ważne jest, aby jak najdokładniej opisać sytuację, a ponadto wyraźnie wskazać, na co dokładnie potrzebne są pieniądze i z jakiego powodu nie można ich pobrać z innego źródła.

Podczas kompilacji możesz wziąć taką próbkę jako podstawę.

Od organizacji pozarządowej „Tęcza”

Członek Zgromadzenia Ustawodawczego

Petersburg Miłosznikow I.N.

Drogi Ilji Nikołajewiczu! Witamy w dyrektorze organizacji non-profit Raduga.” Nasza organizacja powstała w 2012 roku i przez te wszystkie lata nieprzerwanie udziela pomocy finansowej dzieciom chorym na ostre formy białaczki. Głównym kierunkiem naszej działalności jest zakup odpowiednich leków oraz realizacja złożonych operacji.

Przez te wszystkie lata głównym źródłem finansowania naszej działalności było przedsiębiorstwo Sp. z oo „…”. Jednak w kwietniu bieżącego 2017 r. wielkość finansowania gwałtownie spadła i na chwilę obecną nie możemy prowadzić akcji charytatywnych w takiej samej wielkości.

Według naszych danych roczny budżet funduszu, uwzględniający darowizny prywatne, powinien wynosić 10 mln rubli. Tym samym w związku z zakończeniem finansowania konieczne jest pokrycie różnicy w wysokości 8 mln rubli. rocznie. Cieszymy się na Twoją współpracę, ponieważ w tej chwili nie ma możliwości znalezienia sponsorów.

Z poważaniem Svetozarov V.K.

O dostawie towarów

Tutaj ważne jest, aby wykazać zainteresowanie i chęć współpracy. Dlatego musisz znaleźć odpowiednie słowa, aby rozmówca był nasycony zaufaniem i podjął odpowiednią decyzję. Jako podstawę możesz pobrać taką próbkę.

Dyrektor Generalny LLC „…”

Niekrasow N.K.

Od dyrektora spółki LLC „…”

Elizarova V.M.

Pozdrowienia, Nikołaj Konstantinowicz! Na regionalnej wystawie rolniczej, która odbyła się w maju br., nasza firma zainteresowała się oferowanymi przez Państwa próbkami maszyn i urządzeń.

Chcielibyśmy rozpocząć z Państwem współpracę od dostawy próbnej partii towaru (pełny wykaz stanowi osobny dokument do niniejszego pisma). Gwarantujemy terminowe płatności za towary i usługi. Liczymy na długą i obopólnie korzystną współpracę.

Nasze dane kontaktowe:

Z poważaniem Elizarov V.M.

O zniżce

Obecnie jest to dość powszechny typ, ponieważ warunki ekonomiczne uległy pogorszeniu na wiele sposobów. Jak pokazuje doświadczenie, przekonanie kontrahenta do udzielenia rabatu jest szczególnie dobre w takich przypadkach:

  • jeśli firmy współpracują od dłuższego czasu, np. ponad rok;
  • w przypadku jednoczesnego zakupu dużej ilości towaru.

do CEO

Avantage LLC Filippov G.V.

Od dyrektora Veres LLC

Aleksandrowa K.N.

Witam, Giennadij Wiktorowicz. Miło nam odnotować fakt, że nasze firmy współpracują już ponad 2 lata. Wyrażamy Państwu wdzięczność za niezmiennie wysoką jakość świadczonych przez Państwa usług, a także za pomoc w rozwiązaniu szeregu bieżących spraw.

Uważamy, że nie jest dla Państwa tajemnicą, że w ciągu ostatniego roku sytuacja gospodarcza w naszej niszy rynkowej znacznie się pogorszyła. Niestety w tej chwili odczuwamy pewien brak dochodów, co wiąże się ze spadkiem zysku kwartalnego.

W związku z tymi okolicznościami liczymy na Państwa zrozumienie i zgodę na udzielenie 10% rabatu na usługi, które będą świadczone w kolejnym roku kalendarzowym 2018. Oczywiście taki środek ma charakter tymczasowy i zobowiązujemy się do pełnej współpracy na obopólnie korzystnych warunkach w przypadku ustabilizowania się sytuacji gospodarczej.

Z poważaniem Aleksandrow K.N.

O obniżce czynszu

W takim przypadku uzasadnienie Twojej prośby w liście będzie w przybliżeniu takie samo, jak omówione w poprzednim przykładzie.

do CEO

Avantage LLC Filippov G.V.

Od dyrektora Veres LLC

Aleksandrowa K.N.

Witam, Giennadij Wiktorowicz. W roku finansowym zakończonym 2016 nasza firma poniosła straty, które przewyższyły oczekiwania o 10%. Jesteśmy zmuszeni stwierdzić, że nasza firma została dotknięta kryzysem finansowym. Przekłada się to na spadek przepływu klientów o 15-20% właścicieli.

W związku z tym liczymy na Państwa zgodę na udzielenie 10% rabatu na czynsz. Zwracam uwagę, że jesteśmy dość dużymi najemcami, a jednocześnie przez cały okres naszej pięcioletniej współpracy nie dopuszczaliśmy ani jednej zwłoki w płatności, a także wypełniliśmy wszystkie pozostałe warunki Umowa. Wychodzimy z tego, że środek ten ma charakter tymczasowy, dlatego jesteśmy gotowi do dalszego uiszczania opłaty w pełnej wysokości, gdy tylko sytuacja na rynku się ustabilizuje.

Z poważaniem Aleksandrow K.N.

O odroczonej płatności

W takim przypadku ważne jest, aby potwierdzić, że naprawdę nie dokonałeś płatności na czas i szczegółowo wyjaśnić przyczynę. Oczywiście trzeba dokładnie określić warunki spłaty całej kwoty.

Dyrektor LLC „Gruzodar”

Vakulov N.Yu.

Od Dyrektora Parabolia LLC

Aksakova T.G.

Witam, drogi Nikołaju Juriewiczu. We wrześniu 2017 r. nie dokonaliśmy kolejnej płatności za Twoje usługi w wysokości 100 000 rubli. Oficjalnie powiadomiliśmy Cię o braku możliwości dokonania płatności z miesięcznym wyprzedzeniem. W tej chwili wyjaśniamy, że firma znalazła środki na wypłatę. Prosimy o podanie planu ratalnego na dwa miesiące: październik i listopad (po 50 000 rubli).

Nie stronimy od naszych zobowiązań finansowych i długów oraz zwracamy uwagę na to, że przez wszystkie 3 lata naszej współpracy nigdy nie naruszyliśmy umowy. Mamy nadzieję na zrozumienie i czekamy na dalszą obopólnie korzystną współpracę.

Z poważaniem Aksakov T.G.

Proszę zapłacić za inną firmę

Takie żądania mogą pojawić się w przypadkach, gdy jedna firma zobowiązuje się do wypełnienia zobowiązań finansowych innej firmy pod pewnymi warunkami. Jako przykład możesz użyć tego szablonu.

IP Blagodarow A.K.

z IP Inina A.A.

Witam, drogi Anatolij Konstantinowicz. Jak wiesz, masz wobec mnie dług w wysokości 100 000 rubli. W minionym roku obrotowym miałem też dług w 3 firmach na kwotę 50 000 rubli. Proponuję spłacić mój dług w całości. Ze swojej strony gwarantuję spłatę rat na całe saldo Twojego zadłużenia przez okres 6 miesięcy.

Z poważaniem, Inin AA

O pomocy w rozwiązaniu problemu

Na koniec, jeśli potrzebujesz rozwiązać konkretny problem, możesz napisać następujący tekst:

IP Nikanorow W.R.

Od dyrektora Good Solutions LLC

Abdulova V.N.

Drogi Władimirze Romanowiczu, jestem szefem organizacji charytatywnej, która organizuje święta noworoczne dla dzieci z rodzin o niskich dochodach. Jak dowiedzieliśmy się z otwartych źródeł, sprzedajecie wyroby cukiernicze. Prosimy o zorganizowanie dostawy prezentów sylwestrowych w ilości 1000 sztuk na 20 imprez.

Ze swojej strony gwarantujemy, że wyrazimy Ci pisemną i ustną wdzięczność oraz pozostawimy pozytywne opinie we wszystkich organizacjach, zgodnie z Twoimi życzeniami.

Z poważaniem Abdulova V.M.

Wtedy pytania o to, jak i za pomocą jakich środków można tworzyć i wysyłać, w zasadzie nie powinny pojawiać się. Jednak nie wszyscy są gotowi do natychmiastowego rozpoczęcia tego zadania, jeśli chodzi o pisma urzędowe, zwłaszcza gdy autor listu oczekuje na odpowiedź. Powiem Wam mały sekret korespondencji biznesowej, im ostrzejszy charakter i styl listu, tym większe szanse na odpowiedź od adresata. W tym samouczku podam kilka przykładowych wiadomości e-mail, które powinny pomóc użytkownikom w rozwijaniu własnego stylu i pisaniu najbardziej piśmiennych wiadomości w przyszłości.

Najpierw musisz zdecydować, jaką postacią będzie tworzona przez nas litera. Wszystkie e-maile wychodzące dzielę na trzy główne typy:

  • Oferta biznesowa
  • prośba biznesowa
  • przyjazne traktowanie

W związku z tym dla wszystkich trzech typów mam puste szablony, zarówno w postaci prostych plików tekstowych, jak i szablonów dostosowanych do określonych programów pocztowych. Przejdźmy do każdego z nich w kolejności.

Oferta biznesowa

Witam (dzień dobry), [imię adresata]!

Wskazane jest, aby podczas komunikacji wskazać imię i nazwisko w dowolnym liście, ponieważ osobisty apel wprowadza osobę w przyjazny nastrój. Jeśli jednak nie udało się znaleźć nazwy, wystarczy szablon powitalny.

Pozwól, że przedstawię Ci nową usługę (nowy produkt) naszej firmy [nazwa firmy].

Zaproponuję współpracę w zakresie [nazwa dziedziny działalności].

Następnie krótko opisz zalety swojej oferty pod względem ceny lub niektórych cech jakościowych. Najważniejsze, żeby nie przesadzać. Megabajty tekstu, a nawet uzupełnione jasnymi, pozbawionymi znaczenia obrazkami, tylko odstraszają ludzi. Jeśli odbiorca listu jest zainteresowany Twoją ofertą z pierwszych linii, na pewno skontaktuje się z Tobą w celu uzyskania dodatkowych informacji.

Jeśli poważnie myślisz o tym, by odpowiednie osoby skontaktowały się z Tobą za pierwszym razem, warto pomyśleć o ułatwieniach dostępu nie tylko w przypadku poczty e-mail. Nie będzie zbędne tworzenie kont w usługach takich jak: ICQ iSkype. Czasami o wiele łatwiej jest osobie skontaktować się z Tobą przez zwykły telefon, jeśli oczywiście numer taki zostanie przez Ciebie przezornie zostawiony w podpisie.

Po co w podpisie duplikować własny adres e-mail, pytasz, czy jest on automatycznie przekazywany przez serwer pocztowy. Istnieje zasada, zgodnie z którą nadmiar informacji w korespondencji biznesowej nigdy nie jest niepotrzebny. Wyobraźmy sobie sytuację, w której Twój list trafia do osoby, która potencjalnie nie jest zainteresowana propozycją lub po prostu nie jest kompetentna do poprawnej odpowiedzi. Przekazuje otrzymaną wiadomość innemu użytkownikowi, ale z jakiegoś powodu z automatycznie dodanych danych ginie informacja o prawdziwym nadawcy, co utrudnia kontakt z Tobą. Jednak zawsze wystarczy spojrzeć na podpis, aby ustalić autora listu i jego niezbędne kontakty.

prośba biznesowa

Witam dobry wieczór)!

Lub, jeśli nazwisko odbiorcy jest znane, to (Szanowni Państwo, [Imię, Patronim])!

Prosimy o podanie informacji o produkcie (usłudze) [nazwa produktu/usługi] wraz z opisem pełnej charakterystyki i cech konkurencyjnych.

Na podstawie ustawy federalnej Federacji Rosyjskiej [numer i data dokumentu] proszę o podanie informacji [opisz dane niezbędne do uzyskania].

Możesz również skontaktować się z kierownictwem konkretnej usługi w Internecie, w przypadku naruszenia Twoich praw.

W związku z naruszeniem paragrafu [numer paragrafu w Umowie z Użytkownikiem] Umowy z Użytkownikiem, a mianowicie: „[zacytuj pełny tekst wymienionego paragrafu]”, proszę o sprawdzenie i nałożenie odpowiednich sankcji na winnych [odpowiedzialnych ( jeśli mówimy o pracownikach serwisu)] osoba [miejsce (nazwa zakładu)]. Proszę o zgłaszanie wyników kontroli i nałożonych sankcji na [mój własny adres e-mail].

przyjazne traktowanie

Pozdrowienia (Dzień dobry) (Cześć), [imię osoby]!

Kiedy pierwszy raz skontaktujesz się w przyjazny sposób, dobrym wyznacznikiem będzie kompletność Twojej wiadomości tekstowej. Prawidłowo napisany, obszerny tekst wskaże Twoje duże zainteresowanie skontaktowaniem się z właściwą osobą i wywoła chęć odpowiedzi. Nie zapomnij rozpocząć rozmowy od kilku wstępnych pytań.

Przykład e-maila