كيفية اختيار وقت للاجتماع. منهجية اختيار الزمان والمكان للمفاوضات آداب اجتماعات العمل والمفاوضات. كيفية تجهيز قاعة الاجتماعات

التفاوض جزء مهم من أي شراكة تجارية. يعتمد العمل الإضافي مع العميل أو المورد إلى حد كبير على جودة المفاوضات، وفي هذه المرحلة يتم تحديد الشروط الأساسية للتعاون.

من وجهة نظر نفسية، كل واحد منا هو فرد فريد من نوعه. لدينا موقف حياتنا ووجهات نظرنا وتفضيلاتنا. وينطبق الشيء نفسه على الشخص باعتباره الطرف المقابل في عملية المعاملة. يمثل المدير والمدير والممول وغيرهم من المسؤولين شركة معينة تحتاج إلى شروط معينة. ويهتم العميل الخاص بدوره بمنتج معين بكمية معينة. يحتاج الأشخاص الذين ستتفاوض معهم إلى تفاصيل محددة - وهذا أمر مهم. ولكن إلى جانب ذلك، هناك تقنيات تفاوض قياسية. يمكن اعتبارها نوعًا من القالب بالمعنى الجيد للكلمة. يتم تشكيل هذه القواعد على أساس عوامل مثل أخلاقيات العمل والتحليل النفسي، لذلك لا يمكن التشكيك في فعاليتها.

لذا فإن قواعد المفاوضات الناجحة تشمل النقاط التالية:

1. تحضير.يجب أن تفهم بوضوح الغرض من المفاوضات حتى قبل أن تبدأ. من الناحية المثالية، قم بتقسيم هذا الهدف إلى ثلاث نقاط: النتيجة المخططة، المقبولة وغير المرغوب فيها. لكل منهم، من الضروري أن يكون لديك استراتيجية سلوك خاصة بها، والتي يتم تنفيذها حتى قبل تحقيق النتيجة. لنفترض أنك ترى أن المحادثة تسير في الاتجاه الخاطئ، ولا يمكنك التوصل إلى قاسم مشترك مع محاورك. استخدم التقنيات التي ستمنحك الفرصة للخروج من الموقف.
2. أداء.في بداية المحادثة، وضح لشريكك من أنت، وما هي الشركة التي تتصرف بها، ولأي غرض دعوته إلى هذه المحادثة. وهذا سوف يساعد على تجنب العديد من الأسئلة في المستقبل. يعد الخلوة غير الرسمية أمرًا منطقيًا إذا كنت تعرف حقًا كيفية التواصل حول مواضيع مجردة. إذا كان الحديث "عن الطقس" غير صادق، فلن يكون هناك سوى ضرر، لأنه سيكون مضيعة للوقت. وهو ما يفتقر إليه العديد من رجال الأعمال ببساطة. من الأفضل أن ندخل مباشرة في صلب الموضوع.
3. فهم.بالطبع، أثناء عملية التفاوض، يجب عليك الدفاع عن مصالحك أولاً. لكن لن يضر النظر إلى المحادثة من وجهة نظر الشخص الآخر. سيساعدك هذا على فهم مزايا عرضك بشكل أفضل والتي يمكنك إبرازها له. تعرف على كيفية الاستماع وسماع موقف شخص آخر.
4. الحاشية والمظهر (للمفاوضات "الحية").تأكد من أن المفاوضات تجري في مكان مناسب، حيث لن يزعجك أحد. إذا كان هذا مكتبًا، فيجب أن تكون أثاثاته شبيهة بالأعمال التجارية. أغلق الباب (لكن لا تقفله) وتأكد من عدم إزعاجك من قبل أحد. إذا كان هذا مقهى، فحاول اختيار مؤسسة مريحة. لا تقم بدعوة الأشخاص الذين لا يشترط حضورهم للمشاركة في المفاوضات. تحكم في وقت المفاوضات، فلا تؤخرها، ولكن أيضاً لا تنظر إلى ساعتك كل 5 دقائق، فهذا دليل على سوء أخلاقك وعدم اهتمامك بالصفقة. أما المظهر فيجب أن يكون أنيقا. أنت تستضيف اجتماع عمل وتحتاج إلى إلقاء نظرة على الجزء الخاص به.

في الإنصاف، تجدر الإشارة إلى أن كل شيء فردي بحت في هذه النقطة. في كثير من الأحيان، يقوم الأشخاص، عند الترويج لمنتجهم أو خدمتهم، بإنشاء مثل هذا المظهر لأن محاورهم في البداية لا يستطيع فهم من يتحدث معه. وهذا يجعل من الممكن أن تلعب دور الكمان الأول فيما يتعلق بالاتصالات التجارية، بينما يخصص الطرف الآخر وقتًا لدراستك كشخص. ولكن هنا على واحدة رقيقة. ومن المهم عدم المبالغة في ذلك، لأنه... يمكن أن يؤدي التعبير المفرط في الأسلوب أيضًا إلى نتيجة معاكسة تمامًا - فلن يراك الشخص في البداية كشريك جاد.

1. الطبيعة الإيجابية للمحادثة.أنت ومحاورك مهتمان بالتعاون متبادل المنفعة. هذا جيد، أليس كذلك؟ أظهر موقفك الإيجابي. ولكن ليس بمساعدة ابتسامة أو تملق "في الخدمة"، ولكن حتى تكون المشاعر صادقة. تحدث عن آفاق التعاون بمشاعر وبريق في عينيك. إذا لم يراوغ، فسيكون من السهل جدًا الحفاظ على مثل هذه النغمة. لكن في نفس الوقت حافظ على مسافة بينك وبينه. ربما في المستقبل، ستصبح أنت ومحاورك أفضل الأصدقاء، ولكن في الوقت الحالي أنت ممثل لأطراف أعمال مختلفة، كل منها يدافع عن مصالحه الخاصة.
2. عدم الغموض.إذا كنا نتحدث عن الشراكة المالية، وشروط الدفع مقابل البضائع، وما إلى ذلك. النقاط، فمن الضروري أن يتم ذكرها جميعها بشكل واضح، ومن ثم توضيحها في العقد وعدم إخضاعها لتفسير مزدوج. بطبيعة الحال، لا ينبغي عليك التوقيع على الوثيقة على الفور. لماذا - انظر الملاحظة فوق هذه النقطة.
3. الشيء الرئيسي هو التفاصيل.لم تفهم ماذا تعني هذه العبارة أو تلك من فم شريكك؟ لا تتكاسل في طرح سؤال توضيحي عليه. الشكوك وعدم اليقين وما إلى ذلك. يجب إما تأكيد المشاعر أو تبديدها. إن توضيح الأسئلة في هذه الحالة هو أفضل طريقة.
4. المحافظة على التوازن.بين "الشرطي الصالح والشر". عامل مهم آخر حول كيفية التفاوض على التعاون. هنا، كما في المعركة، الأقوى ليس من يهاجم، بل من يتلقى الضربة. أنت بحاجة للدفاع عن مواقفك ليس من خلال الرفض والنزاعات والسلبية الأخرى. من المهم إظهار الاحتراف. ومن ثم سيكون الشريك أكثر ولاءً للشروط التي تقترحها.
5. احتفظ بكلمتك.وبما أننا نختبر شريكنا من حيث الصدق والنزاهة، فيمكننا التأكد من أنه سيفعل الشيء نفسه. وعد فقط بما يمكنك ضمانه. حافظ على وعودك. بتعبير أدق، ليس حتى الوعود، بل الالتزامات بموجب اتفاق مستقبلي. وإلا فإنك لن تواجه المسؤولية الأخلاقية فحسب، بل أيضًا المسؤولية الإدارية (وأحيانًا الجنائية). بالإضافة إلى ذلك، إنها سمعتك. لا تدع لها أن تتأذى.
6. نهاية المختصة للمحادثة.وبعد المفاوضات، يجب على الأطراف التوصل إلى نتيجة مشتركة. قد يكون هذا بمثابة حل وسط أو اتفاق مبدئي أو في بعض الأحيان خلاف قاطع بين الأطراف مع بعضهم البعض. ولكن لا يمكن ترك المفاوضات دون أن تنتهي. حتى لو كانت مجرد مرحلة من المراحل، سيكون لك بعدها لقاءات أو محادثات أو مراسلات أخرى. عاملهم وكأنك تقرأ فصلاً تحتاج إلى استخلاص نتيجة منه. وبطبيعة الحال، مراقبة المداراة الأساسية. صافح الشخص (إذا كان رجلاً)، وابتسم للسيدة، وتمنى لها يومًا سعيدًا. افعل ذلك بغض النظر عن نتيجة المحادثة.

مهم! نتائج المفاوضات لا تعني أنه تم اتخاذ القرار. لا ينبغي إصدار الحكم على التعاون إلا بعد التفكير فيه في جو هادئ، ومناقشة كل ما تحدثت عنه خلال المفاوضات مع زملائك. خاصة إذا عرض عليك المحاور خيارات للتعاون لم تفكر فيها من قبل. تحتاج إلى تحليل هذا الاقتراح بعناية وفهم ما إذا كانت الشروط المذكورة تناسبك. قد يكون من المفيد البحث عن المزالق. لتسهيل الفهم، قم بتدوين الملاحظات أثناء المفاوضات. إذا وافقت على صفقة أثناء المحادثة نفسها، فمن الممكن أن تصبح ضحية لشخصية تتمتع بكاريزما قوية، مما يجعلك في حيرة من أمرك.

كيفية التفاوض مع العميل؟

تنطبق التوصيات المذكورة أعلاه على المفاوضات بشكل عام. الآن دعونا نلقي نظرة على بعض النقاط المتعلقة بالخط الذي يجب اتباعه عند التواصل مع الشخص الذي تريد بيع شيء ما له. لا يهم ما إذا كان مشتري الجملة أو عميل التجزئة. بالنسبة لنا، هو أولاً وقبل كل شيء مشتري.

1. معرفة ما يحتاجه العميل.أي منتج وبأي حجم ولأي أغراض (تذكر التفاصيل). بعد تلقي هذه المعلومات أعلم الشخص أنه بإمكانك تنفيذ طلباته.
2. وصف فوائد المنتج.ويفضل مع الأرقام. كم عدد المكونات الأكثر ثراءً من تركيبته، وكم مرة سيساعدك هذا المنتج على التوفير، وما إلى ذلك. سيسمح لك ذلك بتبرير السعر الذي تريد الحصول عليه مقابل المنتج.

مهم! يجب أن تفهم كل المزايا بنفسك أولاً. عندها فقط ستتمكن من تبريرها ونقلها إلى المشتري.

1. إذا كان السعر لا يناسب العميل، فلا تشتكيعلى حقيقة أن هذه التكلفة ترجع إلى تكاليف الإنتاج والخدمات اللوجستية وبنود النفقات الأخرى. المشتري غير مهتم بهذا. من الأفضل التأكيد مرة أخرى على الفوائد التي يتلقاها من عملية الاستحواذ. ويفضل المالية. إذا كان هناك أي شيء بالفعل، فسوف يدفع لك الشخص بكل سرور مرة واحدة من أجل الادخار في المستقبل. في بعض الحالات، يمكنك تقديم خصم وشروط خاصة. أي منها بالضبط – احسب مقدمًا، وكذلك حجم الخصومات.

قد تشمل الفوائد ما يلي:

• شحن مجاني عند شراء مبلغ معين؛
• إمكانية شراء البضائع بالتقسيط.
• مكافآت إضافية (3 منتجات بسعر منتجين، وما إلى ذلك).

هناك الكثير من الخيارات، الشيء الرئيسي هو أنها مجدية اقتصاديًا بالنسبة لك. إذا طلب المشتري خصمًا غير واقعي، فلا تخف من رفضه. في الوقت نفسه، قم بتبرير رفضك، قل أن هذه الشروط غير مربحة لك ببساطة. وتقديم البديل.

نصيحة:توضح أمثلة المفاوضات الناجحة أهمية المقارنات عند التعبير عن الأسعار. "هذا الكتاب يكلف نفس سعر 10 فناجين من القهوة"، "دفعة السيارة الشهرية تساوي ثلاث وجبات عشاء في مطعم"، وما إلى ذلك.

الشيء الرئيسي هو عدم بدء المحادثة بالتكلفة. أولاً، قم بتعريف المشتري بالمنتج (أو المجموعة العامة)، وقم بإدراج مزاياه، ثم أعلن عن السعر بأدب ولكن بثقة. الثقة هي نقطة مهمة. إذا رأى العميل أنك تتردد، فسيبدأ بالتأكيد المساومة. انطق الرقم بثقة كما تنطق اسمك. عند المساومة، إذا حدثت، استخدم ما قيل في بداية هذه الفقرة. لكن لا تتسرع في إجراء الخصم نفسه إذا تحدث العميل عن "مدى تكلفته". ربما يكون في انتظارك لتخبريه عن سبب قيمة العنصر الذي تريده مقابله.

1. لا تيأسإذا رفض الشخص الشراء. ربما يحتاج فقط إلى الانتظار حتى يوم الدفع أو معرفة شروط وأسعار منافسيك (مهم بشكل خاص لعملاء الجملة). اترك معلومات الاتصال الخاصة بك وقل بأدب أنه إذا حدث أي شيء، فسوف تكون دائمًا سعيدًا بالتعاون.

العميل الصعب - من هو؟

نعم، هناك فئة منفصلة من المشترين. كثير من الناس لا يحبونهم، ولكن هؤلاء هم الأشخاص الذين يساعدون البائعين على فهم نقاط الضعف في أعمالهم. إنها تمثل تحديًا يجب قبوله وعائقًا يجب التغلب عليه. علاوة على ذلك، ينقسم هؤلاء العملاء أنفسهم إلى:

• الناس وقحا.

عند التواصل مع هؤلاء الأشخاص، فإن الشيء الرئيسي هو عدم الاستئصال للاستفزازات. كن هادئًا وواثقًا. الوقاحة تعني غياب الحجج الأخرى، وعندما يدرك الإنسان أن الصراخ والاتهامات لن تصل إليك، فإنه سيتراجع من تلقاء نفسه. وكل سلبياته ستبقى معه. أو ربما تكون هذه مجرد مشاعر يجب السماح لها بالتسرب. إذا كان الشخص غير راضٍ عن سعر المنتج أو مظهره، اتفق معه باستخدام أنماط الكلام مثل "نعم، أنت على حق بالتأكيد، ولكن دعني أوضح...". وبعد ذلك، على الرغم من عواطفك، حاول مساعدته.

• الناس خجولون وغير حاسمين.

مثل هذا الشخص، كقاعدة عامة، غير واثق من نفسه وفي اختياره. تطارده الشكوك التي تحتاج إلى تسويتها. احتفظ بها أو قم بتوسيعها أو على العكس من ذلك تضييق قائمة خيارات الشراء. من المهم هنا التأكيد على جميع مزايا المنتج. إذا أراد الشخص التشاور مع زوجته أو رئيسه في العمل، فاعرض مساعدتك في هذا الشأن.

• "الرجال الأذكياء"

يريد العميل إثبات أنه يعرف منتجك أفضل منك. حسنا، في هذه الحالة يمكنك أن تلعب لعبته. أظهر مدى إعجابك بكفاءته، ولا تستخدم الاعتراضات القاسية إذا انتقد المنتج، ولكن قدم فقط الحجج البديلة. الشيء الرئيسي هنا هو إيجاد حل وسط. والمناقشة الصحية دائمًا تفيد كلا الجانبين.

كيفية التفاوض على الهاتف؟

أولا، دعونا نوضح أن أي صفقة جدية تتطلب لقاء شخصي. المحادثات الهاتفية الناجحة ليست سوى واحدة من مراحل التعاون. لكن هذه المرحلة مهمة جدًا أيضًا. دعونا نتحدث عنه.

يتصل العميل أولاً

هذا يعني بالفعل أن لديه مشكلة تحتاج إلى حل. عثر هذا الشخص على جهات الاتصال الخاصة بك، واتصل بالرقم، وانتظر الرد. مهمتك هنا هي أن تحييه بأدب، وتقدم نفسك، وتتعرف على المشكلة. سيعزز هذا قدرًا معينًا من الثقة عندما يفهم العميل أن هناك أيضًا شخصًا حقيقيًا على الطرف الآخر من الخط ومديرًا آليًا. لا تخيب توقعاته. ولكن في الوقت نفسه، امنح الفرصة للاقتناع باحترافيتك، حيث أن المتصل ليس دائمًا خبيرًا في مجال السلع أو الخدمات التي اتصل بك بالفعل من أجلها. بعد أن تعلمت عن تفضيلاته، عبر عنها بوضوح وإيجاز بكلماتك الخاصة وامنح العميل الفرصة للاتفاق معك. ومن ثم تقديم عرض وترتيب لقاء.

اتصل أولا

في هذه الحالة، الأولوية الأولى هي معرفة ما إذا كان لدى الشخص الوقت للتحدث. إذا لم يكن الأمر كذلك، فاسأل متى يمكنك معاودة الاتصال، لأنه في الوقت الحالي، إذا لم يغلق الخط، فمن غير المرجح أن يولي اهتماما كافيا لاقتراحك.

يبدو باقي البرنامج النصي للاتصال بالعميل قياسيًا:

• عرفنى بنفسك؛
• تعرف على احتياجات محاورك، ووضحها إذا لزم الأمر؛
• بجعل محاولة؛
• قمت بتحديد موعد.

يتم اختيار الفروق الدقيقة الفردية لكل منطقة محددة.

إذا كان منتجك أو خدمتك مخصصًا لممثلي الأعمال وليس لعملاء الشركات، فاكتشف من محاورك الشخص المخول في الشركة بالرد على المقترحات المشابهة لاقتراحاتك واتصل بهذا الشخص. ومن ثم اتبع النمط المقرر: تحديد المشكلة – الحل الخاص بك لها – قضايا التسعير – تأكيد الاهتمام. واستخدم تقنيات التسويق اللازمة - قدم معلومات حول الخصومات والشروط المواتية الأخرى.

من الناحية العملية، يبدو إجراء مثل هذه المحادثات الهاتفية كما يلي (مثال):

– مساء الخير، اسمي...، أنا مندوب الشركة...، نبيع القرطاسية. هل لديك وقت للتحدث؟
- نعم، أنا أستمع إليك.
– أخبرني، هل تستخدم النماذج لطباعة المستندات الضريبية؟
- نعم نستخدمه.
– إذًا، هل من المهم بالنسبة لك شراء مثل هذه المستندات؟
- نعم هذا صحيح، ماذا تريد أن تقدم؟
– شركتنا سوف تكون مهتمة بالتعاون في توفير مثل هذه النماذج لكم. نحن على استعداد لمناقشة سياسات التسعير الفردية وشروط التعاون.

ثم ستستمر المحادثة من تلقاء نفسها إذا كان الشخص مهتمًا حقًا باقتراحك. في حالة الرفض، حاول معرفة السبب وتقديم خيار بديل للتعاون. لا تخجل من طرح الأسئلة وشجع محاورك على تقديم الملاحظات. هذه هي الطريقة الوحيدة التي يمكنك من خلالها بناء حوار بناء.

لإجراء المفاوضات، لا تحتاج إلى موهبة فطرية أو قدرات خارقة أو أي رباطة جأش خاصة. يمكن لأي شخص أن ينجح في إغلاق الصفقات. صحيح، بشرط أن يتبع بعض القواعد البسيطة والفعالة.

إن النغمة الصحيحة للمفاوضات هي الحوار

يطلب مرؤوسك زيادة في الراتب، ويرفض المورد الخاص بك تسليم البضائع في الوقت المحدد، ولن يصدر لك البنك قرضًا. أنت تحلم بالذهاب إلى بريتاني، ويحلم أطفالك بالذهاب إلى إيبيزا. تريد الحصول على خصم عند شراء المنزل الذي طالما حلمت به... نادرًا ما تمر أيام لا تحتاج فيها إلى التفاوض على الصعيدين المهني والشخصي. حتى لو كانت المفاوضات تشكل جزءا كبيرا من عملك، فإنها لا تزال تتطلب الكثير من الجهد. يمكن أن تؤدي المفاوضات التي تتم إدارتها بشكل سيء إلى موقف حرج حيث يكون كل شيء على المحك. وعلى العكس من ذلك، إذا تعاملت بمهارة مع مسارها، فقد يصبح هذا سلاحك في أي موقف.

لتحقيق نتائج جيدة، من الضروري، أولا وقبل كل شيء، التخلص من الاعتقاد الخاطئ الكبير بأن المفاوضات والمناقشات الساخنة هي نفس الشيء. ليس هناك لقاء عديم الفائدة أكثر من لقاء يقف فيه كل طرف على موقفه ويحاول إثبات نفسه على حق بأي ثمن. ولا شك أن مثل هذه المفاوضات لن ترضي غرور أحد. إن النغمة الصحيحة للمفاوضات هي الحوار.

يمكنك بسهولة أن تكتسب ميزة على خصمك إذا تمكنت من فهمه والتأثير عليه. ولكن لهذا عليك أن تتعلم الاستماع بعناية. "من السهل القول!" - البعض منكم سوف يعترض. ولكن ماذا تفعل عندما يكون الوضع متضاربا، والمخاطر كبيرة والأعصاب متوترة إلى أقصى الحدود؟ الجواب بسيط: الاستعداد للمفاوضات مقدما. أثناء وجودك في بيئة هادئة، فكر في الأمر بعناية - سيساعدك ذلك على التحكم في نفسك بشكل أفضل وإنهاء المفاوضات بالنتائج المثالية. ولا تهمل رأي الخبراء الذين يرون أن نتائج المفاوضات تعتمد بنسبة 50% على جودة التحضير لها.

التحضير للمفاوضات

1. حدد أهدافك: أهدافك وأهداف خصمك.إن نقطة البداية لأي تفاوض هي تحديد الأهداف المرجوة وتوزيعها حسب الأهمية. فكر في التنازلات المقبولة وإجراءات تقديمها، ضع حدودًا واضحة للحصول على نتيجة إيجابية لشؤونك. بمجرد تحديد أولوياتك، حاول أن تضع نفسك مكان شريكك في التفاوض. اسأل نفسك ما هو نوع الاتفاق (المثالي) الذي ترغب في التوصل إليه لو كنت في مكان خصمك، وما هي التنازلات التي ستوافق عليها. حاول تحديد المجال للمناورات المحتملة.

للعثور على إجابات لهذه الأسئلة، استفد من ميل الأشخاص إلى حجب المعلومات التي تؤثر عليهم. وكما يقول اليابانيون: “إذا أردت معلومة تجارية فاسأل عنها مهندساً؛ إذا كنت بحاجة إلى معلومات فنية، اتصل بخبير اقتصادي. علاوة على ذلك، فإن الأشخاص الذين اضطروا إلى الاتصال بخصمك قبلك (الموظفون السابقون، العملاء، المنافسون، السكرتير، وما إلى ذلك) قد يكونون مفيدين لك.

لتحقيق أقصى فائدة ممكنة، لا تقصر أفعالك على مجرد البحث عن أهداف الطرف الآخر. سيكون من الجيد أن تعرف مسبقًا نوع الخبرة العملية والشخصية والمزاج والتعليم الذي يتمتع به خصمك. ستسمح لك هذه التفاصيل بالعثور على النهج الصحيح تجاه الشخص الذي ستتعامل معه.

الحذر اللازم: لا تتجاوز حدودك. لا حاجة للتحول إلى جيمس بوند أو انتهاك الخصوصية. وأخيرًا، لا تنس أن المعلومات الواردة ستتعلق بشائعات وآراء وانطباعات أشخاص آخرين. لا يمكنك توضيح كل هذا إلا أثناء المفاوضات.

2. قم بالاختيار: هزيمة خصمك أو الحصول على منفعة متبادلة. حدد نوع المفاوضات التي تفكر فيها: "الفوز بأي ثمن" أو "إبرام صفقة متبادلة المنفعة"؟ الخيار الأول يعني النصر الكامل على الخصم، والثاني - رضا مصالح الجانبين.

يعتمد الاختيار على توازن القوى بين الأطراف، وعلى مدة العلاقة القادمة، وعلى دور الأشخاص الآخرين في تنفيذ الاتفاقية. وبالتالي، فإن عدم المساواة في السلطة، أو العقد قصير الأجل أو طبيعة المعاملة لمرة واحدة هي أمور نموذجية بالنسبة للحالة الأولى. على سبيل المثال، يهتم العميل الذي يرغب في شراء سيارة بسعر "جيد" ومنخفض، وليس بالرضا الأخلاقي للبائع. ولكن في كثير من الأحيان يكون "سفك" دماء الخصم أمرًا محفوفًا بالمخاطر، لأنه قد يتعين عليك يومًا ما التعامل مع هذا الشخص مرة أخرى، وقد يتغير ميزان القوى. عندها سيكون من الصعب عليك أن تنصح بأي شيء لإنقاذ الموقف. لذلك، إذا كنت تركز على الخطط طويلة المدى، فتذكر الفوائد ذات الاتجاهين.

3. فكر في سيناريوهات مختلفة. في المرحلة التالية، حاول التنبؤ بالخيارات المحتملة لمسار المفاوضات، ونتيجة لذلك، نتائجها. من هذه اللحظة فصاعداً، سيكون لدى خصومك مسبقاً فكرة دقيقة عن التنازلات التي هم على استعداد لتقديمها. أنت بحاجة إلى الاستعداد لأي سيناريو للتفاوض وتخصيص حججك والتراجعات المحتملة لكل منها.

ابدأ بتحديد النقاط الرئيسية لشريكك والتي ستدور حولها المفاوضات. النظر في كل التفاصيل الصغيرة. هناك احتمال كبير أنك قد لا تكون مستعدًا للهجوم التالي لخصمك.

ومن الناحية النفسية ينبغي الاستعداد لثلاث حالات - شديدة، ومتوسطة، وخفيفة - حتى لا يتم الخلط في أي من هذه الحالات. على سبيل المثال، لا تفقد المبادرة إذا أصبحت المفاوضات صعبة، لأنك في البداية كنت تتوقع نتيجة سهلة. وعلى العكس من ذلك، لا تقدم تنازلات غير ضرورية لخصم مرن بشكل مدهش. باختصار، المفاوضات، مثل لعب الشطرنج، هي فن يتطلب القدرة على توقع أي موقف والتكيف معه.

4. اختر الكلمات الدقيقة.في هذه المرحلة، قمت بالفعل بتحديد هدفك. لكن هذا لا يكفى. لا تنس أنك تتفاوض مع شخص حي. ولكي يتم فهمك بشكل صحيح، قدم الحجج بلغة المستمع. ومن أجل التغلب على الحاجز النفسي للتواصل، من الضروري فهم شخصية الخصم. وإلى أي نوع نفسي ينتمي: عاطفي أم عقلاني أم فاعل؟

النوع العاطفي يحتاج إلى الحب والتفاهم. في جانب العلاقات الإنسانية، فهو يحتل مكانة مهيمنة. لإقناعه بشيء ما، قم بإعداد خطاب دافئ باستخدام العبارات التي تنقل المشاعر (لإضفاء المتعة، والشعور بالرضا، وما إلى ذلك). في المحادثة، استخدم الاستعارات والأمثلة والمقارنات في كثير من الأحيان.

وعلى العكس من ذلك فإن العقلاني يرفض أي مظهر من مظاهر المشاعر. لقد اعتاد على التفكير والتفكير واستخلاص النتائج. عند التواصل معه استبدلي الابتسامة الساحرة بملف قوي مزود بالحجج المنطقية. دعونا نحصل على المزيد من التعاريف والأرقام.

وأخيرًا، النوع الثالث "يعمل" بطريقة عملية. إنه متسلط للغاية ويحب السيطرة. لا فائدة من إقناعه بالكلام المطول. كن محددًا وادعم محادثتك بالحقائق والأفعال والبيانات. تأكد من إخباره أن الحوار معك لا ينتقص من صفاته التجارية.

إذا كان من المستحيل معرفة السمات النفسية الرئيسية لخصمك مقدما، فحاول تحليلها مباشرة أثناء الاجتماع، ومراقبته بعناية والاستماع إليه. هل هو غير قابل للاختراق؟ ثم في المحادثة عليك أن تتخذ نبرة محايدة، "ملونة" قليلاً بالمشاعر، وقليلًا بالعقلانية والكفاءة. ينطبق هذا الحل "الهجين" أيضًا على مفاوضات الفريق حيث توجد أنواع مختلفة من الشخصيات.

أخيرًا، بغض النظر عن جمهورك، كن مستعدًا لتسهيل العثور على حججك وتوضيحها وسرعة تقديمها. وفقا للخبراء، يتم تذكر الرسالة جيدا فقط بعد النطق الثالث.

نصيحة أخرى هي التحدث ببساطة ومباشرة: "الخطاب الجيد يتضمن بداية جيدة، ونهاية جيدة، والحد الأدنى من الكلمات بينهما."

5. الشيء الرئيسي هو المظهر، والكلمات تأتي لاحقا.لقد قمت بالفعل بتجميع جميع الحجج، لكنك لا تزال بحاجة إلى جعل خصمك يرغب في الاستماع إليك. لذلك، لا يجب أن تقدم حججك بنبرة رتيبة، أو الأسوأ من ذلك، بصوت هامس أو مرتجف. تحدث بصوت مدرب جيدًا، ونطق الكلمات بوضوح، واهتم بنبرة الصوت ووتيرة الكلام وأسلوبه. يستخدم المتحدث الجيد أيضًا لغة الإشارة عند التحدث. عندما ينظر المتحدث إلى عيني المستمع، فهو لا يُظهر له صدقه فحسب، بل يحافظ أيضًا على انتباهه. يجب أن يتوافق المظهر وتعبيرات الوجه مع الموقف. بالإضافة إلى ذلك، فإن الإيماءات الدقيقة تزيد بشكل كبير من قوة الإقناع. بالإضافة إلى ذلك، يجب ألا تجلس وذراعيك وساقيك متقاطعتين. ووفقا للخبراء، في لغة الرموز، يمكن تفسير مثل هذا الموقف على أنه عداء أو عدم ثقة. إذا أمكن، لا تقترب كثيرًا من شخص آخر - فقد يُنظر إلى ذلك على أنه هجوم عدائي. استخدم وضعية "سلمية": اجلس بشكل مريح على كرسي، وضع قدميك بالكامل على الأرض، وحافظ على يديك حرتين. تجنب الإيماءات العنيفة المرتبطة بإظهار المشاعر القوية.

6. ابحث عن وقت للتمرين. إذا كنت تعتقد أنك لن تكون قادرًا على استخدام لغة الإشارة لتكملة كلامك، قم بالتجربة مسبقًا أمام الكاميرا أو زملاء العمل أو أفراد الأسرة. يعد هذا "التدريب" طريقة جيدة للتغلب على الخوف من الجمهور واكتساب الثقة. إذا كان خصمك يحاول إرباكك أو تخويفك، فجرّب ما يلي: ضع نفسك مكانه وفكر في الاعتراضات التي قد يقدمها على حججك، وكذلك في المشاعر التي قد يشعر بها ردًا على سلوكك. سيكون لديك انطباع بأنك "حلتها" وفهمتها. لكن لا ينبغي عليك أن تنخرط كثيرًا في دورك أثناء المفاوضات - فغالبًا ما يؤدي ذلك إلى إهمال اهتماماتك الخاصة.

عشية المفاوضات، لن يضر إجراء بروفة للتأكد من أن كل شيء يسير وفقًا للخطة. وهذا مفيد بشكل خاص عندما تتفاوض كفريق: خلال هذا الوقت يمكنك العثور على الخلافات الموجودة داخل المجموعة والقضاء عليها.

7. موقع المفاوضات مهم للغاية.تنظيم مكان الاجتماع له أهمية كبيرة. هل تمكنت من ضمان إجراء المفاوضات على أراضيك؟ استخدم هذا لإنشاء النغمة المطلوبة في الجو النفسي الذي أنشأته.

إذا أعطيت الأولوية للحوار، فتجنب الإضاءة القاسية التي يمكن أن تجعل خصمك عدوانيًا، وأعط الأفضلية لطاولة مستديرة - رمزًا للضيافة. عندما تقابل خصمك وجهًا لوجه، أجلس خصمك مقابلك، إن أمكن، على طاولة مستطيلة.

هل ستتفاوض على أرض أجنبية؟ كن حذرا. في كثير من الأحيان، يجلس الخصم بشكل غير مريح، على سبيل المثال، في كرسي منخفض، وعلاوة على ذلك، أمام ضوء ساطع. الهدف واضح: زعزعة استقرار الخصم وتقويض الثقة. لذلك، إذا كان الموقع لا يناسبك، ارفض الاجتماع. قم بإحباط خطط خصمك من خلال وضع فريقك جنبًا إلى جنب ككتلة، أو قم بتوزيعهم في "صفوف العدو". أو ضعه بالقرب من زوايا الطاولة للتأكيد على رغبتك في السيطرة على الوضع.

8. لا تثق بمظهر خصمك.لديك سيطرة ممتازة على الحجج والعواطف والصوت والإيماءات. أنت تعرف ما يجب عليك فعله للتغلب على خصمك. كل ما عليك فعله هو التصرف. النداء الوحيد: تعلم التكيف مع الوضع المحيط.

سيقول أفضل المفاوضين إن كل عملية تفاوض هي عملية خاصة وكل خصم فريد من نوعه. إذا اخترت سلاحًا عند التحضير للمفاوضات، فلا تزال بحاجة إلى صقله حتى يلمع، وكشف أفخاخ خصمك، والتي يمكن أن تتخذ أشكالًا مختلفة. هل يمدح خصمك منافسيك باستمرار؟ هذه بلا شك محاولة لتشويهك. باري بالحقائق والأرقام. هل يعطيك الشرط: "كل شيء أو لا شيء"؟ في الغالب إنها خدعة. تجاهل هذا الإنذار. بعد حصولك على كل امتياز، هل تطرح عليك مطالب جديدة؟ ولوضع حد لهذه المزاعم، قل إن هذا يغير كل شيء، وتساءل عن التنازلات السابقة. هل يطلب خصمك سعرًا غير معقول؟ هدفه هو إرباكك وإعطاء نفسه مساحة أكبر للمناورة. لا تظهر خيبة الأمل، وبدلاً من اتخاذ موقف دفاعي، اسأله بهدوء من أين أتى. أثناء المفاوضات، سوف تتعلم ملاحظة وتحييد أساليب التخويف وغيرها من الحيل لخصمك.

9. التسوية. عند التفاوض، يجب أن تكون قادرًا على التوصل إلى حل وسط. إن التنازلات، على الرغم من أهميتها الاستراتيجية الهائلة، لا ينبغي أن تكون سهلة للغاية. وهذا يقلل من أهميتها. علاوة على ذلك، إذا قدمت تنازلات غير مناسبة للموقف، أو قدمتها مبكرًا جدًا أو متأخرًا جدًا، فقد يؤدي ذلك إلى تعقيد الطريق للتوصل إلى اتفاق. ابدأ دائمًا بالتنازلات غير المهمة بالنسبة لك، وقم بتقييم تقدم المفاوضات بعناية. كن حذرًا، فالتنازلات الصغيرة يمكن أن تصبح كبيرة جدًا على المدى الطويل. إذا كان ذلك ممكنًا، حاول أن تقدم شيئًا لا يكلفك سوى القليل أو لا شيء، ولكنه يحدث فرقًا لخصمك. ربما، راضيا عن ذلك، لن يطلب المزيد. من المهم أيضًا صياغة تنازلاتك بدقة شديدة حتى لا تبدو وكأنها معركة منتصرة لخصمك. وأخيرًا، لا تنس أبدًا القاعدة الذهبية: كل تنازل يجب أن يكون مصحوبًا ببعض التعويض، وإلا فسوف تتوقف قريبًا عن معاملتك باحترام.

10. لا تقفز إلى الاستنتاجات.لا تنهي المفاوضات على عجل. إن اختتام المفاوضات هو اللحظة الأكثر خطورة. التعب يفتح الطريق أمام مكائد الخصم النهائية. مستشهداً بحقيقة أن الوقت ينفد، يطالبكم العدو بتقديم تنازل نهائي على الفور وبشكل حاسم، معتبراً إياه تافهاً، ولكنه مهم في الواقع؟ كن قاطعا. بنبرة هادئة وموثوقة، قل أنك لن تتنازل عن أي شيء آخر. كرر ذلك مرة أخرى إذا لزم الأمر، وأوضح أنك لن تناقش هذا الموقف أكثر من ذلك. لا تطرح أي حجج جديدة أو تحاول توضيح أنك لا تقبل موقف خصمك. هل أفعالك لم يكن لها أي تأثير؟ التهديد بالتراجع عن تنازل سابق - وهذا غالبًا ما يكون له التأثير المطلوب. ومع ذلك، يجب استخدام هذا العلاج بحذر شديد. من غير المرغوب فيه أن تصنع لنفسك سمعة كشريك متقلب. استعد أيضًا لاحتمال أن يوجه الطرف الآخر الضربة القاضية برفض التوقيع على الاتفاقية حتى يتم حل النزاع. رفض على الفور إجراء المزيد من المفاوضات والمطالبة بعقد اجتماع آخر. ويمكن فعل الشيء نفسه إذا لم تنته المفاوضات بعد. ثم سيكون لديك الوقت للتفكير في كل شيء في بيئة هادئة. وبقوة جديدة، ستتمكنون من استئناف المفاوضات. مهما كان الأمر، لا تتخذ قرارات متهورة أبدًا.

ناتاشا ديو

الاجتماعات والمفاوضات جزء لا يتجزأ من الحياة. بطريقة أو بأخرى، عليك التفاعل والتفاوض مع الناس بشأن بعض القضايا. إن جودة المفاوضات مهمة بشكل خاص في مجال الأعمال التجارية، وبعد ذلك يتم إبرام العقود، وإجراء المعاملات، واتخاذ القرارات بشأن التعاون متبادل المنفعة، وما إلى ذلك. لزيادة فعالية المفاوضات، يمكنك استخدام التقويم القمري. سيخبرك التقويم القمري كيف يمكن لعلامة البروج (التي تتغير كل يومين إلى ثلاثة أيام) أن تؤثر على نتائج المفاوضات.

"مفاوضات النار": القمر في الحمل والأسد والقوس

القمر في برج الحمل– الوقت الذي يتم فيه اتخاذ العديد من القرارات تحت تأثير الاندفاع، ويتم فيه إبرام أكبر عدد من المعاملات الخطرة. بالنسبة لأولئك الذين لا يحبون المخاطرة، ليست هناك حاجة للاندفاع.

القمر في برج الأسد- ملكة الرفاهية والرخاء. هذه الفترة مواتية للمفاوضات بشأن أي شيء مشرق أو واسع النطاق أو مرموق. ستكون المفاوضات ناجحة مع الأشخاص الممثلين والموثوقين، وكذلك مع أولئك الذين لديهم علاقات مفيدة أو سلطة في أي مجال.

القمر في برج القوس- من حيث المفاوضات فهو ليس بأي حال من الأحوال أدنى من القمر في برج الأسد. لذلك فإن المفاوضات مع الأشخاص المؤثرين ستكون فعالة. ومع ذلك، هناك مأزق في التفاوض مع القمر في برج القوس. في هذا الوقت، يسارع الناس إلى تحقيق الأرباح، لكن مستوى التوقعات قد يكون مرتفعًا إلى حد ما. والسبب هو أن برج القوس هو مركز المثالية والتفاؤل، والمفرط أحياناً.

"المفاوضات الجوية": القمر في الجوزاء، الميزان، الدلو

القمر في الجوزاء– مواتية للمفاوضات من أي نوع. يساعد الأشخاص في العثور على لغة مشتركة، حتى عبر الهاتف.
ومع ذلك، الجوزاء علامة قابلة للتغيير، والظروف والآراء والمصالح تتغير... لذلك خلال هذه الفترة، يستحق تأجيل إبرام صفقات جادة طويلة الأجل. التغييرات في العقد ممكنة.

القمر في برج الميزان- فرصة لترك الانطباع الأكثر إيجابية، والفوز بسرعة، وأسر أفكارك والتوصل إلى قرار مشترك. وقت رائع للمفاوضات، وكذلك لأي نوع من العروض التقديمية. وهذا أيضًا هو الوقت المناسب لإصلاح العلاقات التالفة.

القمر في برج الدلو- وقت جيد للتواصل، أما بالنسبة للمفاوضات فلا ينبغي أن يكون موضوعها شائعا جدا. برج الدلو علامة الإبداع والأصالة، لذلك فهو يربط الأشخاص المبدعين ذوي وجهات النظر الواسعة والتفكير غير التقليدي بدلاً من الأشخاص الواقعيين الذين يعيشون دون انفصال عن الواقع.

"المفاوضات الأرضية": القمر في برج الثور والعذراء والجدي

القمر في برج الثور– أفضل وقت للمفاوضات إذا كانت الأطراف المعنية تسترشد فقط بالفطرة السليمة. الشرط الثاني للمفاوضات الفعالة في هذه الفترة هو المنظور طويل المدى والموثوقية. المفاوضات المبنية على بعض الفوائد المشكوك فيها، والسطحية، والعبث، والأوهام، وعدم وجود تفاصيل عند مناقشة القضايا - كل هذا يقلل من فعالية المفاوضات مع القمر في برج الثور.

القمر في برج العذراء- يثير أطول المفاوضات، يتم خلالها مناقشة أصغر التفاصيل والتفاصيل. في هذا الوقت، يكون الناس أقل عرضة للاقتراحات والأوهام، وأكثر التزاما وانتباها وحتى انتقائيا. يجب عليك تجنب الضجة والارتباك، وكذلك القضاء على النهج السطحي للعمل.

القمر في برج الجدي- وقت خصب للمفاوضات بين الأشخاص الذين هم عقلانيون وعمليون بطبيعتهم، وكذلك طموحون وطموحون. ومع ذلك، هذا ليس الوقت المناسب للتجارب والصدمة، لأن الجدي هو علامة على المحافظة. إنه بشكل خاص لا يتسامح مع الاختراق وعدم الاحتراف. ولذلك، فإن فعالية المفاوضات تعتمد إلى حد كبير على مدى فهم المشاركين للموضوع.

"مفاوضات المياه": القمر في السرطان والعقرب والحوت

القمر في برج السرطان- هذا هو القمر في مسكنه. وهو يؤثر في المقام الأول على علم النفس، ويؤثر على المشاعر أكثر من العقل. خلال هذه الفترة، يتجلى جانب الصدق خلال المحادثات والمناقشات والمفاوضات، وتزداد الحاجة إلى الثقة والتفاهم المتبادل. ولكن بما أن صفات مثل الحساسية والعاطفة غير مرحب بها في عالم الأعمال، فحتى أطول المفاوضات وأكثرها متعة قد يتبين أنها غير مثمرة على الإطلاق. إضافة إلى ذلك فإن القمر في برج السرطان يجعلك حذراً ويزيد من قلقك من إمكانية ارتكاب خطأ ما.

القمر في برج العقربيثير مفاوضات صعبة، عندما يقول الناس القليل، ولكن في صلب الموضوع، غالباً ما يصرون على مفاوضاتهم الخاصة ويترددون في تقديم تنازلات. عندما يكون القمر في برج العقرب، لا ينبغي عليك الرد على الهجمات غير الصحيحة المحتملة من أي جانب، لأنه في هذا الوقت يزداد مستوى الصراع. سوف تسير المفاوضات بشكل أكثر سلاسة عندما يشعر الناس أن هناك فائدة جيدة لأنفسهم. بشكل عام، يتم تحديد الكثير من خلال مصلحة شركاء الأعمال في بعضهم البعض.

القمر في برج الحوت- هذا هو "الحصان الأسود" من حيث المفاوضات، أي أنه من المستحيل التنبؤ بنتائجها الدقيقة، وكذلك نتائج التعاون (إذا تم إبرام الاتفاقية تحت القمر في برج الحوت). الأمر يستحق الاستعداد لعدم اليقين. وبالنسبة لبعض المفاوضين، هذا وقت الأوهام والمفاهيم الخاطئة، وتزداد مخاطر التعرض للخداع.

المفاوضات هي حوار بين شركاء متساوين، وليس فرض موقف خاص. يجب أن يكون المفاوضون مستعدين للتوصل إلى حل وسط، وفهم وجهة نظر شخص آخر واحترامها، والجادل بالعقل بدلاً من فرض آرائهم. وبعبارة أخرى، عليك أن تتبع آداب التفاوضوقواعد بروتوكول الأعمال. تساعد المعرفة والالتزام بقواعد آداب اجتماعات العمل والمفاوضات على إقامة مناقشة بناءة والتركيز على حل المشكلات المهنية وتقليل التوتر العاطفي، وفقًا لما ذكره المدير العام.

آداب التفاوض. قواعد التحضير

تنتهي المفاوضات، على عكس اجتماع العمل، بتوقيع اتفاقية أو على الأقل بروتوكول نوايا. ولهذا السبب تحتاج إلى الاستعداد للمفاوضات بشكل كامل، والتفكير ليس فقط في محتواها، ولكن أيضًا في الدعم التنظيمي. علاوة على ذلك، إذا كان اختيار الحجج يعتمد على معرفتك وقدراتك، فسيتم تحديد الدعم التنظيمي للاجتماع مسبقا من خلال قواعد آداب المفاوضات التجارية. تحتاج فقط إلى معرفة هذه القواعد.

القاعدة 1. المشاورات الأولية.ومن المنطقي جدولة المفاوضات فقط إذا كان الطرفان مهتمين بالتعاون. لذلك، أولا وقبل كل شيء، تحتاج إلى معرفة أهداف الشركاء وتحديد موضوع المناقشة. ستساعدك المشاورات الأولية في العثور على منطقة تقاطع الاهتمامات. عندما تقتنع بأن شركائك مستعدون من حيث المبدأ للعمل معك، ابدأ في إعداد المفاوضات. يمكنك إسناد هذه المهمة إلى مجموعة بروتوكولات خاصة (حتى أن الشركات الكبيرة لديها أقسام بروتوكول دائمة).

القاعدة 2. وقت الاجتماع.عند تحديد الوقت، انطلق من المدة المتوقعة للمفاوضات. عادة ما يكون من المناسب اختيار الصباح - الساعة 10 أو 11 صباحًا. إذا بدأ الحدث في الصباح، فيجب إكماله في موعد لا يتجاوز 17-18 ساعة. يوصي علماء النفس وعلماء وظائف الأعضاء بإجراء مفاوضات يوم الثلاثاء والأربعاء والخميس، لأن هذه الأيام هي ذروة النشاط العقلي والفسيولوجي للشخص.

القاعدة 3. مكان الاجتماع.رجال الأعمال الجادون يعقدون مفاوضات في مكتب. حمامات البخار والمطاعم ليست أفضل الأماكن لاتخاذ القرارات. في المطعم، يمكنك الاحتفال بإكمال المفاوضات بنجاح أو ترتيب اجتماع عمل للحفاظ على الشراكات وتوضيح المصالح المشتركة - ولكن لا شيء أكثر من ذلك.

يمكن إجراء المفاوضات إما في مكتبك أو مع شركائك - كلا الخيارين لهما إيجابيات وسلبيات. يعد التواصل في منطقتك أسهل وأكثر هدوءًا - تمامًا مثل اللعب في مجال الرياضة الخاص بك. ومع ذلك، في هذه الحالة لا يمكنك تجنب المتاعب التنظيمية. ومن ناحية أخرى فإن الضغط النفسي يكون أعلى في الملاعب الأجنبية. إذا كانت الشركات تتعاون لفترة طويلة وتجري مفاوضات بانتظام، فيمكنك اتباع الترتيب: اليوم نأتي إليك، وغدا تأتي إلينا. يحدث أيضًا أنه من الأفضل جدولة حدث ما على منطقة محايدة. وهذا مفيد بشكل خاص عندما:

• الشركاء في علاقة متوترة للغاية ولا أحد منهم يريد أن يمنح الآخر حتى ميزة مثل مجاله؛
• ومن الضروري ضمان أقصى قدر من التكافؤ في المفاوضات بحيث يكون الطرفان على قدم المساواة؛
• من المقرر أن تكون المفاوضات سرية، ومكاتب كل من الشريكين غير مجهزة بأي وسيلة تقنية لحماية المعلومات.

القاعدة 4. تكوين الوفد.وينبغي أن يكون عدد المفاوضين من كل جانب ومستوى وظائفهم متساويا تقريبا. رئيس الوفد هو الموظف الذي يتخذ القرار النهائي بشأن موضوع المفاوضات والامتثال للإجراء المعتمد. وعادة ما يرأس الوفد رئيس الشركة، ولكن هناك استثناءات. على سبيل المثال، إذا كان أحد المتخصصين أفضل في تقنيات التفاوض أو إذا تم تعيين المدير مؤخرًا ولم يفهم الموقف بشكل كافٍ بعد، فيمكن لشخص آخر أن يقود الوفد. في هذه الحالة، تقع جميع الصلاحيات طوال مدة المفاوضات وكل مسؤولية اتخاذ القرارات على عاتق رئيس الوفد، وعلى المدير العام أن يتذكر ذلك. يجب على ممثلي الشركة الالتزام دون أدنى شك بقرارات رئيس الوفد. من الخطأ الكبير أن تبدأ نزاعًا فيما بينك أثناء المفاوضات أو تشكك في قرار المدير.

القاعدة 5. الوثائق والنشرات.يجب إعداد مسودات جميع القرارات والعقود والاتفاقيات مسبقًا. يرجى ملاحظة أن عنوان هذه المستندات يجب أن يتضمن كلمة "مشروع". فكر مسبقًا في المواد الإعلامية التي قد تكون مفيدة أثناء المفاوضات. يجب أن تكون المعلومات المهمة في متناول اليد في الوقت المناسب. لا ينبغي إجبار المشاركين على الانتظار حتى يجد السكرتير المستندات اللازمة أو يتصل بالشخص ليزوده بالمعلومات المطلوبة. ينبغي إعداد المواد المطبوعة بكميات كافية وبنفس التكوين لجميع المشاركين. الأعذار مثل "هناك نسخة منخفضة الجودة متبقية لك" تعتبر مهينة.

بالإضافة إلى ذلك، من المنطقي جمع المعلومات مقدما حول الشركاء المشاركين في المفاوضات، أولا وقبل كل شيء، عن المدير العام. عندما تعرف كل شيء أو كل شيء تقريبًا عن شريكك، يصبح من الأسهل التأثير على نتيجة الاجتماع. يمكن أن تكون أي معلومات مفيدة - سواء فيما يتعلق بتفضيلات الطهي للمدير العام أو حول الكتاب الذي قرأه مؤخرًا.

تأكد من أن جميع أعضاء وفدك لديهم عدد كاف من بطاقات العمل.

القاعدة 6. الهدايا التذكارية للشركاء.إذا رغبت في ذلك، يمكنك إعداد هدايا صغيرة للمفاوضين. لا ينبغي أن تكون الهدايا التذكارية ضخمة أو باهظة الثمن. من المفيد تزويدهم برموز الشركة. يتلقى المدير العام هدايا مختلفة عن الآخرين، وعادة ما تكون أكثر قيمة. من الجيد تحذير شركائك بشأن الهدايا التذكارية المعدة (من خلال مجموعات أو أقسام البروتوكول) حتى لا يجدوا أنفسهم في موقف حرج بسبب عدم القدرة على إظهار المجاملة المتبادلة.

غرس 7. آداب التفاوض وقواعد اللباسيجب على الرجال ارتداء بدلات داكنة وقمصان فاتحة اللون أثناء المفاوضات. يجب ألا تكون ربطة العنق ملونة أو متعددة الألوان. من الأفضل اختيار ربطة عنق داكنة ذات نقاط منقطة فاتحة متوسطة الحجم أو خطوط فاتحة قطرية. الأحذية - أحذية سوداء كلاسيكية بأربطة (أوكسفورد)؛ من العناصر الزخرفية، يسمح فقط التماس الذي يفصل بين إصبع الحذاء. الأحذية الجلدية الحاصلة على براءة اختراع أو الأحذية المصنوعة من جلود الحيوانات الغريبة (التماسيح والثعابين والنعام) غير مقبولة.

أفضل الملابس للنساء المشاركات في المفاوضات هي بدلة عمل داكنة (سترة مع تنورة أو فستان). بالإضافة إلى البدلة، من الأفضل اختيار بلوزة ذات قصة قميص خفيفة، وجوارب شفافة بلون اللحم، وحذاء أسود بكعب منخفض (3-5 سم) مع الحد الأدنى من الديكور. ربطة عنق الرجل، مهما كانت عصرية، لا ينبغي للمرأة أن ترتديها في مثل هذه الأحداث - فهذه قاعدة غير مكتوبة في عالم الأعمال. يُسمح ببعض الأوسمة الصارمة والسرية. يتم استبعاد الأقراط مثل الأقراط الغجرية وأي أساور.

آداب التفاوض

يجب أن تصل في الوقت المحدد للمفاوضات.التأخر هو انتهاك لآداب التفاوض؛ ويمكن اعتباره عدم احترام للطرف الآخر أو حتى إهانة. إذا تأخر وفدكم لفترة قصيرة لأسباب غير متوقعة، فيجب تقديم اعتذار. إذا تأخرت أكثر من 15 دقيقة، فإن للمدير العام للطرف المستقبل كل الحق في تفويض المفاوضات إلى المساعدين أو رفض الاجتماع في ذلك اليوم.

لقاء مع الضيوف.إذا كانت شركتك هي الطرف المتلقي، فيجب بحلول الوقت المحدد أن يجتمع جميع أعضاء وفدك بالكامل في غرفة الاجتماعات. يتم الترحيب بالضيوف من قبل أحد الموظفين غير المشاركين في الحدث. يرافقهم إلى غرفة الاجتماعات. ورئيس الوفد المضيف هو أول من يلقي التحية والتعريف بنفسه، ثم رئيس الوفد الضيف. بعد ذلك يدعو رئيس الوفد المضيف الجميع إلى الجلوس في مقاعدهم.

ترتيبات جلوس المفاوضين.يأخذ رئيس الوفد المضيف مقعده أولا. ويجلس الباقون حسب اللافتات الموضوعة. هذا هو أحد خيارات الجلوس الأكثر شيوعًا. تجلس الوفود مقابل بعضها البعض، ويحتل كل منها جانبه (الطويل) من الطاولة. في هذه الحالة، يقع المديرون العامون في المركز مقابل بعضهم البعض. ويجلس الموظف الثاني الأكثر أهمية على يمين رئيس الوفد، والثالث على اليسار، والرابع على اليمين، والخامس على اليسار، والخامس، الخ. الخبراء والمترجمون المشاركون في الاجتماع ولكن ليس جزء منه المفاوضون، يقعون على اليسار وخلف رئيس الوفد قليلاً. أود أن أشير إلى أن عدم اتباع ترتيبات الجلوس المحددة من قبل أصحابها والجلوس في مكان شخص آخر يعتبر من سوء الأخلاق. وكان جورج دبليو بوش وحده هو القادر على تحمل هذه التكاليف عندما كان رئيساً للولايات المتحدة. وفي إحدى قمم مجموعة الثماني، جلس بشكل غير رسمي إلى جانب المستشارة الألمانية أنجيلا ميركل، ليحل محل رئيس الوزراء البريطاني جوردون براون. ولم تسفر جهود المنظمين، الذين حاولوا لفت انتباه بوش إلى بطاقة الغلاف، عن أي شيء. لقد تظاهر بأنه لم يفهم ما يريدون منه، وهذا أمتع المجتمع العالمي بشكل كبير.

تبادل بطاقات العمل.بعد أن يأخذ الجميع مقاعدهم، يقوم رئيس الطرف المضيف بتقديم أعضاء وفده (بغض النظر عما إذا كان المفاوضون يعرفون بعضهم البعض أم لا). ثم قام رئيس الوفد الزائر بالتعريف بفريقه. إذا كان هناك أقل من عشرة أشخاص حاضرين في المفاوضات، فإن المشاركين يتبادلون بطاقات العمل. يقوم كل شخص بتمرير بطاقة العمل الخاصة به إلى الشريك الجالس في الجهة المقابلة. يمكن وضع البطاقة الناتجة في جيب صدر سترتك أو وضعها أمامك حتى تتمكن من توضيح اسم شريكك إذا نسيته. يعد هذا مناسبًا بشكل خاص عندما لا يتم استخدام العلامات العمودية، ولكن يتم استخدام بطاقات الاستلقاء لترتيبات الجلوس في المفاوضات. إذا كان المفاوضون كثيرا، فمن غير المناسب تبادل بطاقات العمل على الطاولة. في هذه الحالة، يجب أن يكون لدى كل مشارك قائمة كاملة بأعضاء وفد الشريك (مع الأسماء الأخيرة والأسماء الكاملة والعائلية والمناصب). وستتاح لأعضاء الوفود فرصة تبادل بطاقات العمل في وقت لاحق، أثناء الاستراحة أو في نهاية الاجتماع.

بدء المفاوضات. يبدأ المدير العام للطرف المستقبل المفاوضات. كما أنه يتأكد من عدم وجود فترات توقف طويلة أثناء الحدث. قد ينظر الضيوف إلى الصمت الذي أعقب ذلك على أنه إشارة إلى انتهاء الاجتماع. لا يجب أن تبدأ موضوع المفاوضات فورًا. أولا، تحتاج إلى تبادل بعض العبارات حول موضوع مجرد: حول الطقس، حول التعاون متبادل المنفعة في الماضي. يجب استبعاد المواضيع التي يمكن أن تسبب الخلاف (الدين، السياسة، التفضيلات الرياضية، الخصائص الوطنية) من المحادثة الأولية. بعد ذلك يقترح رئيس الوفد المضيف الانتقال إلى موضوع المفاوضات. ويجوز للمدير العام أن يفوض الكلمة لأعضاء آخرين في وفده، فضلاً عن الخبراء والمستشارين. ليس من المعتاد مقاطعة أداء الشركاء.

فواصل خلال الاجتماع.يجب إغلاق الهواتف المحمولة أثناء المفاوضات. يجب التخطيط لجميع فترات الراحة (مثل الغداء) مسبقًا. ولمنع إزعاج المتجمعين، يمكن تعليق تحذير على الباب: "لا تدخل!". المفاوضات جارية." ولا يحق للسكرتير الدخول إلا بناء على طلب رئيس الوفد المضيف. وفي حالة ظهور شخص غريب في الغرفة، يجب على رئيس وفد الطرف المستقبل أن يطلب منه المغادرة فوراً.

تسجيل المحادثة.من الممارسات الشائعة في مجال الأعمال تسجيل المفاوضات. ويتم ذلك بطرق مختلفة: يقوم البعض بإعداد البروتوكولات يدويًا، والبعض الآخر يكتبها على الكمبيوتر، والبعض الآخر يسجل الخطب على مسجل الصوت. ولكن لبدء التسجيل، عليك إخطار الطرفين والحصول على موافقتهما. يمكن لكل من الموظف الفني وعضو الوفد تسجيل المفاوضات.

استكمال المفاوضات.بحلول نهاية الاجتماع، تحتاج إلى نزع فتيل الجو. للقيام بذلك، يمكنك، على سبيل المثال، دعوة المشاركين لخلع ستراتهم. ولا يمكن أن تتم هذه المبادرة إلا من قبل رئيس وفد الطرف المستقبل. وإلى أن ينتهي الجزء البروتوكولي الرسمي من الحدث (ويبدأ التصوير)، لا ينبغي تقديم مثل هذا العرض. ومبادرة إنهاء المفاوضات تبقى مع رئيس الوفد الضيف. وكقاعدة عامة، تنتهي المفاوضات باعتماد قرار موثق. يتم توقيع الوثيقة من قبل شخص مفوض (أو أشخاص) نيابة عن كل طرف، وبعد ذلك يتم منح كلا الشريكين نسخة خاصة بهما من الوثيقة. بعد الاجتماع يتم إعداد تقرير يمكن إرساله إلى الطرف الآخر للموافقة عليه. يجب مراعاة الاتفاقيات التي تم التوصل إليها أثناء المفاوضات - المكتوبة والشفوية - بدقة، لأن المبدأ الرئيسي لآداب العمل هو الحفاظ على كلمتك.

وفي نهاية الحدث يمكنك تبادل الهدايا التذكارية.لا يتم فك الهدايا المستلمة أو فحصها.

المفاوضات لا تنتهي دائمًا بشكل مرضٍ لكلا الطرفين. في بعض الأحيان يقرر المشاركون في الاجتماع تأجيل التوقيع على اتفاقية من أجل النظر بشكل أفضل في شروطهم أو عواقب الصفقة. في هذه الحالة، عليك مناقشة موعد الجولة التالية من المفاوضات مع شركائك. إذا أصبح من الواضح أنه لن يكون من الممكن التوصل إلى اتفاق سواء الآن أو لاحقًا، فلا ينبغي عليك إصدار إنذارات نهائية أو الخروج بإغلاق الباب. يجب على رئيس الوفد الزائر أن يعلن ببساطة أن الاختلاف في الرأي كبير جدًا، وأن يشكرهم على عملهم المشترك، ويودعهم ويغادر مع مرؤوسيهم.

ليس كل ساعة في مكان عمله، يكون الشخص في نفس الشكل المادي: هناك تقلبات في الطاقة، وتريد النوم، وكل هذا يؤثر على فعالية التواصل مع الزملاء والشركاء. مزاجنا، وحتى وقت ومكان اجتماع العمل يمكن أن يؤثر على نتائجه.

اختيار أفضل وقت من اليوم ويوم من أيام الأسبوع هو الخطوة الأولى للنجاح

المفاوضات التجارية. كل شخص يعيش وفقا لساعته الأيضية الخاصة به. هناك "القبرات" التي تشرق مع شروق الشمس وتكون قادرة على "تحريك جبال بأكملها" بحلول الساعة العاشرة صباحًا. وهناك "البوم" الذي يرتفع منحنى إيقاعه الحيوي نحو النهاية يوم.يقتربون من الظهر، ويعملون لفترة طويلة بعد منتصف الليل، في الوقت الذي تفقد فيه «القبرات» سرعتها مع منتصف النهار وتجتهد في تقبيل الوسادة. على الرغم من أن غالبية الناس لا ينتمون بالكامل إلى هاتين الفئتين، إلا أن "القبرات" و"البوم الليلي" يستخدمان الجزء الأكبر من التغيرات الإيقاعية الحيوية. لذلك، يُنصح بمعرفة كل من إيقاعك الحيوي اليومي والإيقاع الحيوي لشريكك، وأخذ ذلك في الاعتبار عند جدولة اجتماع عمل. في يوم الاثنين، يحتاج الناس إلى وقت للتواصل مع إيقاع العمل بعد استرخاء يوم الأحد. ولكن بما أن الأسبوع قد بدأ للتو، فإن يوم الاثنين هو أفضل يوم لجدولة الاجتماعات. يمكن أيضًا أن تبدأ الاجتماعات حول المشكلات الرئيسية يوم الاثنين، في وقت الغداء تقريبًا، مع التخطيط لاستكمال الأمر بحلول نهاية الأسبوع.

يوم الثلاثاء، يعمل الجسم بكامل طاقته، حتى تتمكن من التخطيط بأمان لاجتماعات مهمة في هذا اليوم. ومع ذلك، لا ينبغي لنا أن ننسى أن النفس البشرية "متحمس" إلى حد ما يوم الثلاثاء، وتزداد الإثارة، وتتجلى سمات الشخصية العدوانية بشكل أكثر وضوحًا. لذلك، من الأفضل تأجيل كل الأمور والمفاوضات الخلافية إلى يوم آخر، وكذلك اتخاذ القرارات التي تتطلب اللباقة واللطف والامتثال.

يوم الأربعاء لدينا فرصة لحل العديد من المشاكل بشكل بناء، ويساهم إيقاع العمل النشط في خلق مزاج جيد. في هذا اليوم، يعمل الفكر بسرعة وبدقة. لذلك ليست هناك حاجة لتفويت الفرصة لحل المشاكل واسعة النطاق. إذا كانت هناك أشياء يجب القيام بها هذا الأسبوع، فإن نجاحها يعتمد عليها

مهارات الاتصال لديك، والقدرة على إقامة اتصالات تجارية وشخصية -

جدولتهم ليوم الخميس. في هذا اليوم، يتم التعرف بسهولة على معارف جديدة، وتنجح المفاوضات التجارية والاجتماعات مع الأصدقاء والمعارف. الناس أكثر استعدادًا للتواصل ومستعدون للاستماع وفهم بعضهم البعض.

يوم الجمعة، عادة ما يكون هناك زيادة طفيفة في الحساسية العاطفية، لذلك قد يكون لدى الأشخاص غير المقيدين انهيارات. عادة لا يقدم هذا اليوم أسبابًا غير متوقعة لضغوط فكرية إضافية. وفي نهاية اجتماعات الجمعة، لا يستطيع الناس على الفور معرفة ما يجب عليهم فعله بعد ذلك. لذا من الأفضل عدم البدء أو حل الأمور الجادة يوم الجمعة. الاجتماعات التي من الممكن أن تكون فيها معلومات أو انتقادات غير سارة لجانب أو آخر غير مرغوب فيها بشكل خاص في أيام الجمعة. وإلا فإن الأخبار سوف تمتلئ خلال عطلة نهاية الأسبوع بالشائعات والمبالغات، بحيث يتسم استئناف الاجتماعات والمفاوضات الأسبوع المقبل بمزاج سيئ أكثر من الرغبة في تصحيح الأخطاء التي ارتكبت.

إن إجراء مفاوضات حاسمة في الأيام الأولى من الأسبوع، قبل الغداء أو قبل العودة إلى المنزل، يمنح المفاوضين استراحة وفرصة للتهدئة قبل أن يروا بعضهم البعض مرة أخرى. لديهم أيضًا فرصة لتجميع قوتهم والشعور بأنهم طبيعيون مرة أخرى بحلول نهاية الأسبوع.

تعتمد الحساسية القصوى على التغذية. مع اقتراب موعد تناول الطعام، يحدث أمران لا إراديًا. أولاً، تنخفض مستويات السكر في الدم. يشعر الشخص بفقدان القوة والرغبة في تناول الطعام. من الصعب صرف انتباهك عن الأفكار المتعلقة بالطعام. كما أن الحالة المزاجية لا تساهم في التركيز. الشعور بالجوع يجعل الناس غير سعداء. بحلول الساعة الحادية عشرة تقريبًا، يحتاج الجسم بالفعل إلى إعادة الشحن، على الرغم من أنه لا يزال هناك بضع ساعات قبل الغداء. إذا كان وقت الاجتماع يزعجك، فمن المستحسن في الفترة الفاصلة بين الاجتماعات تناول شيء ما أو شرب كوب من القهوة أو الشاي. مع الكثير من الطاقة، سوف ينشطك هذا ويحبب ضيوفك إليك.

ليست هناك حاجة لتحديد موعد للاجتماع مباشرة بعد الغداء. التسرع في تناول وجبة الغداء لا يساعد في حل المشاكل الخطيرة. لن يضر معرفة متى يعود محاوروك عادةً من الغداء. أضف نصف ساعة أخرى إلى هذا الوقت عند جدولة اجتماع بعد الظهر.

يمكن لمكان اجتماع المفاوضات أن يؤثر بشكل كبير على فعاليتها. إن الاجتماع في مكتبك أو مكتبك يتحدى الشخص الذي يشعر بالتمكين؛ يخلق تهديدا لشخص غير قوي بما فيه الكفاية؛ تعد ميزة إضافية للعميل الذي يريد أن يكون واثقًا من قوتك للمساهمة في حل إيجابي لمشكلته.

زيارة مكتب شريكك تظهر احترامك له. إذا كنت أكبر من شريك حياتك، فهذا يمنحك سلطة إضافية. توفر زيارة أماكن عمل الآخرين فرصة لفهم كيفية إدراكهم لقوتهم والانطباع الذي يريدون تركه على الآخرين. إذا ذهبت إلى مكتب شخص آخر على قدم المساواة، فأنت هنا كانرفع مستوى شريك حياتك.

إذا كنت مديرًا يزور مكتب موظفك، فهناك عنصر غير عادي هنا، حيث لا يحصل الموظفون في كثير من الأحيان على مثل هذا الشرف. عند الترتيب للقاء مع أحد مرؤوسيك في مكتبه، افعل ذلك كما لو كنت تقول، من بين أمور أخرى: "إذا سمحت لي، سأفعل" لسآتي غدًا في الساعة الثانية عشرة لمناقشة شيء ما. "

يمكن أن تكون البيئة المواتية لخلق جو عمل منطقة محايدة، مثل قاعة المؤتمرات أو غرفة أخرى دون أي فروق فردية. تعتبر المنطقة المحايدة مفيدة عندما تريد التركيز على الأعمال التجارية بدلاً من الترويج الذاتي. إن عيب الاجتماعات في قاعة المؤتمرات هو أنها تكون غير شخصية إلى حد كبير. فإذا تأخرت المفاوضات هنا أو تعقيدتها، فسوف يتطلب الأمر بذل الكثير من الجهد لجعل جو الاجتماع أكثر دفئاً إلى حد ما.

حتى قبل تحديد موعد للاجتماع، من المستحسن أن تعرف بدقة أكبر المدة التي سيستغرقها. لا تنزعج إذا كان شريكك لديه جدول أعمال مزدحم للغاية، كن مرنًا، لكن تذكر أنه يجب أن يكون هناك ما يكفي من الوقت ليس فقط ليوم واحد لعرض مواقف الجانبين، ولكن أيضًا للمناقشة والإجابة على الأسئلة.

وإذا كنا نتحدث عن موضوع معروف لدى الطرفين فيمكن اختصار عرض المشكلة، ولكن حتى يكون واضحاً عدم الإضرار بالمصلحة العامة. إذا كان الاجتماع سيكون معقدًا، فربما لا ينبغي عليك الخوض في الكثير من التفاصيل. حدد الشيء الرئيسي الذي يمكن أن يثير اهتمام شريكك، ويجب أن تسعى جاهدة للتأكد من أن المعلومات تشكل توقعات إيجابية، حتى لا يبدأ الشريك في التركيز على الرفض. ولهذا الغرض، لن يكون من غير المناسب استخدام العبارات التالية: "بعض الأفكار حول هذا الأمر قد تهمك"، "هذا يتعلق بالحصول على ربح إضافي". الفرق بين اجتماعات "tete a tet" و... المجموعات هي مستوى شدة الاتصال. عند الاجتماع بمفردك، هناك حد زمني للتفكير. إن اللقاء بين شخصين يتفاعلان في العمل أمر محفوف بالتوتر. الميزة الكبيرة للمحادثة وجهاً لوجه، بدلاً من المناقشة الجماعية، هي أن كل مشارك لديه الفرصة للتركيز على أفكار شريكه والنص الفرعي.

يميل الناس إلى الانسحاب من أنفسهم إذا لم تكن الفكرة ملكهم. قبل التعبير عن وجهة نظرك، عليك التأكد من أنك فهمت فكرة شريكك بشكل صحيح، ولهذا عليك الاستماع بعناية إلى كلماته، وعدم تشتيت انتباهك بأفكارك الخاصة. غالبًا ما يحدث ذلك، بعد أن بدأت في التعبير لشريكك عن الأفكار التي كنت تفكر فيها لفترة طويلة، فإنك تلجأ إلى الطقطق، وليس لدى شريكك الوقت الكافي لفهم جوهر الأمر.