كايزن في المكتب. الفوضى، وداعا! أو الخطوات الأولى لخسائر المكتب الخالي من التقلبات

31.08.2023

عندما تحاول الشركات تطبيق أساليب التصنيع الخالية من الهدر في المكاتب أو في قطاع الخدمات، يتوقف الكثيرون بمجرد "فتح الباب".

قد تختلف حبكة القصص عما سأصفه أدناه، لكن بشكل عام كل شيء يتبع نفس السيناريو.

أحد الأشخاص في الشركة، مستوحى من أمثلة تحسين الإنتاج، يطرح فكرة "دعونا نفعل ذلك بنفس القدر من الروعة في المكتب!"

مع كل الغناء والرقص، ينظم مدير الموارد البشرية تدريبًا لموظفي المكتب، حيث يتم تعريفهم بأساسيات الرشاقة ويطلب منهم أن يشمروا عن سواعدهم ويبدأوا العمل. يذهب نصف الأشخاص إلى جيمبا المسماة حديثًا "لتنفيذ 5S"، بينما يجلس الآخر لرسم خريطة لتدفق القيمة. الأمور تسير على قدم وساق..

وبعد بضعة أشهر، يسأل أحد المديرين: "حسنا، ما الذي تمكنت من تحقيقه؟"

ردًا على ذلك، تم عرض صفوف منظمة من أقلام الرصاص، ومساحة من الجدران خالية من صور المحفزين ومثبطي التحفيز، مغطاة بأوراق عليها حروف هيروغليفية وسهام غير مفهومة، وثلاثة أو أربعة من المتحمسين المحرومين من النوم، والذين شحذ ضدهم جميع موظفي المكتب حرفيًا أقلامهم. لا يمكن لأحد أن يظهر نتيجة اقتصادية، ويقوم المدير صراحة أو ضمنا بإغلاق المشروع، ونقل موارد لا تقدر بثمن إلى مهام أكثر أهمية. تم الانتهاء من التنفيذ ويعود المكتب للعمل كالمعتاد.

بصراحة، ترتيب مكتبك ليس بالمهمة الصعبة للغاية. وحتى هذا العمل يمكن أن يعطي تأثيرًا لائقًا تمامًا. ومع ذلك، هناك الكثير من التفاصيل في هذه العملية بحيث يكاد يكون من المؤكد أن الشيطان سيخرج منها.

تنظيم النظام في المكتب

نشرت ICSI Publishing كتاب "5S for the Office" للكاتب توم فابريزيو ودون تابينج. كيفية تنظيم مكان عمل فعال." كتاب جيد للبدء في التنفيذ.

يصف هذا الكتاب بتفاصيل كافية عملية تنفيذ العناصر الخمسة في المجال غير الإنتاجي: كيفية إعداد مشروع، وكيفية إجراء تحليل أولي، وما يجب القيام به في مراحل فرز وإزالة الأشياء غير الضرورية (المرحلة 1)، والترتيب العقلاني وتحديد الحدود (2)، والتنظيف والتدقيق (3)، وتوحيد المعلومات وتبادلها (4)، والحفاظ على ما تم تحقيقه وتحسينه (5).

ومع ذلك، عندما يتم تنفيذ مفهوم 5S في أحد المكاتب، فمن المهم جدًا إيجاد توازن بين ما هو معقول. لا يمكن لكل شركة الالتزام بها، وقد يؤدي ذلك إلى عواقب غير سارة. في التقاليد الروسية، يتم وصف ذلك بالمثل "اجعل الأحمق يصلي إلى الله فيكسر جبهته". عندما تحاول شركة غير مستعدة رفع مستوى تنظيمها إلى مستويات لا تصدق على الإطلاق، ينفجر الناس.

"هذا هراء" - في هذه الحالة، سيكون هذا هو البيان الأكثر اعتدالًا في حالة مطالبتك بتعيين جميع الكائنات تمامًا في المراحل الأولى من العمل.

ومع ذلك، غالبًا ما يطالب مبتدئو التصنيع الخالي من الهدر بإزالة كل شيء غير ضروري على الإطلاق، وكل شيء شخصي وكل شيء لا يتعلق بالعمل من مساحة العمل.

في أسوأ السيناريوهات، يمكن أن يؤدي ذلك إلى بدء الموظفين في الاستقالة.

وهذا أمر منطقي، لأن ظروف العمل أصبحت فجأة لا تطاق على الإطلاق. حيث كان بإمكانك تعليق صورة أثناء الإجازة، اليوم يجب أن يكون هناك جدار فارغ. بينما كان يوجد في السابق عشرة أقلام رصاص مشحذ في المنظم لأية مناسبة، اليوم يُسمح باستخدام قلم واحد فقط. والأهم من ذلك أنه لا يمكن لأحد أن يشرح حقًا سبب ضرورة ذلك.

تفسير "كلها خسائر" غير مقبول. ربما لا أحد يجادل حتى في أن أقلام الرصاص الإضافية في حامل القلم الرصاص تعني أموالاً إضافية ضائعة للشركة، ولكن لا يزال الجميع يقاومون بقوة رهيبة. وإذا لم تكن لديك أي فكرة عن سبب حدوث ذلك، فانظر حولك. أثناء قيامك بتخزين الأقلام الإضافية، يضيع الناس ساعات من وقت العمل في عمل لا معنى له على الإطلاق وعديم الفائدة: فهم ينسقون الأوامر مع ستة مديرين لأسابيع، ويهرعون حول الأقسام على أمل تسريع إنجاز العمل على الأقل قليلاً. بناءً على طلب عاجل، يكتبون تقارير متعددة الصفحات لا يقرأها أحد، ويملؤون مئات السجلات والنماذج بدلاً من القيام بعملهم الرئيسي.

وهكذا تبدو دائمًا محاولة تقليل خسائر الشركة عن طريق تقليل عدد الأقلام أو تقديم قاعدة "استخدام الجزء الخلفي من الورقة لطباعة المسودات" سبيليكينز.

إن توفير حزمتين من الورق لعشرة موظفين من فئة "العوالق المكتبية" شهريًا في هذه الحالة يبدو بمثابة استهزاء بالفطرة السليمة.

تدفقات العمل في المكتب

في الإنتاج، كل شيء يتم بشكل أو بآخر "وفقًا للقواعد". قبل تجميع المنتج النهائي، يجب عليك أولا إجراء جميع التفاصيل. ولهذا شراء المواد الخام. وقبل ذلك، تطوير التصميم. في المكتب، كل شيء يسير عادة بشكل عشوائي. أولاً، يُطلب منك إصدار فاتورة، ثم تفكر في مواصفات الخدمة، ثم تبدأ في معرفة مكان الحصول على الموارد والوقت لإكمال ما دفعته بالفعل مقدمًا.

ومن الجيد أن يكون هذا كل شيء.

كل موظف في المكتب، حتى لو بدا وكأنه "عوالق مكتبية"، سيتعين عليه بالتأكيد أن ينمو ليصبح أخطبوطًا، لأنه يقوم بثلاثمائة وسبعة وأربعين وظيفة في نفس الوقت. "والسويدي والحاصد والزمار على الشفاه." بمجرد أن يجلس الشخص لإجراء مكالمات إلى العملاء الأكثر كرهًا، فهو يجمع قوته فقط، وفي هذه اللحظة يأتي زميل من قسم آخر ويطالبه بشكل عاجل بمنحه "خمس دقائق" من الوقت الثمين. وبعد ثلاث ساعات يعود إلى الفنان ويسأل: "حسنًا، ما الذي أخذك إلى هذا الوقت الطويل، لم يكن هناك سوى ساعة عمل هناك؟؟؟"

"لماذا تسحبني كل نصف ساعة؟ لقد أخبرتك أن كل شيء سيكون جاهزًا خلال خمس دقائق!

لا يتناسب عمل معظم موظفي المكاتب مع نموذج تدفقات الإنتاج. ويتم الكشف عن هذا بسرعة عند محاولة رسم خريطة التدفق. لا يوجد تدفق. لكن عليك أن ترسم خريطة. المتحمسون، وخاصة المستوحاة من معلميهم، قادرون على شق طريقهم عبر متاهات المكتب وما زالوا يرسمون عملية إكمال المهام الفردية. ولكن مع التعديلات على حقيقة أن "المهام المماثلة الأخرى يتم تنفيذها بشكل مختلف تمامًا"، "هناك ثلاث فئات من التعقيد"، "فقط بتروفيتش هو الذي يقوم بهذا العمل وفقط عندما يكون حرًا" و "وإذا كان الرئيس في إجازة، إذن" كل شيء يتم بشكل خاطئ تمامًا "اتضح أن . على الأرجح، تصف خريطة تدفق القيمة هذه خريطة تدفق القيمة الكروية في الفراغ في غياب بقية الكون ولا يمكن إلا أن تكون بمثابة فزاعة للأجيال اللاحقة من المجندين تحت شعار: "هذه ليست الطريقة التي يجب أن تفعلها". هذا تحت أي ظرف من الظروف!

ما هو جذر المشاكل

مصدر كل هذه الانفجارات التهديدية لتهيج الموظفين والارتباك التام في التدفقات هو مصدر واحد. ولا أستطيع إلا أن أكرر نفس الشيء: إلى أن يتم تحديد قيمة الأنشطة التي تتم في المكتب، فإن أي جهد لتطبيق أساليب التصنيع الخالية من الهدر سوف يفشل. ليس لأن الأساليب الهزيلة لا تنجح في المكتب أو لا تعمل بدون نقص القيمة. إنهم يعملون. لكنهم يعطون نتيجة لا يريدها أحد. إنه نفس عملية ربط برغي فيليبس باستخدام مفك براغي بسيط: يمكنك ربطه، لكنك ستضيع الكثير من الجهد وعلى الأرجح ستكسر الخيط.

لسوء الحظ، من الصعب جدًا اكتشاف قيمة العديد من المكاتب. بما في ذلك أن قانون باركنسون لمضاعفة القمة الإدارية لا يزال يعمل بلا هوادة حتى في العصر الرقمي. لذلك، من الصعب جدًا اكتشاف أجزاء القيمة التي تم إنشاؤها بواسطة أخطبوطات مكتبية فردية متميزة وجمعها في تدفق واحد. وغالبًا ما يشبه النشاط نفسه تيارًا، بل يشبه دوامة ذات تيارات سفلية قوية يمكن أن يختفي فيها أي شيء.

لعزل عناصر القيمة هذه، ستكون هناك حاجة إلى عدة أساليب غير تافهة، والتي سأتحدث عنها في ندوة مارس ""، بما في ذلك الحديث عن التوحيد القياسي، وكيفية العثور على عناصر القيمة في التدفقات المربكة، حول إدارة مجموعة متنوعة من المكاتب بالكامل المهام، كيف تجذب كل فرد في المكتب إلى جانبك.

ولا تزال أمام الراغبين في المشاركة في الندوة الفرصة... لكن عدد الأماكن المتاحة يتناقص كل يوم ببطء ولكن بلا هوادة. حتى عجلوا.

مدير الجودة، شركة ذات مسؤولية محدودة "روتو فرانك"

إن العالم المعقد بالفعل يتطلب البساطة في كل شيء. بالنسبة لمعظم الناس، تصبح الرغبة في البساطة واضحة عندما يتعلق الأمر بمكان العمل. ومن المثير للدهشة أن شيئا لم يتغير بشكل كبير في هذا الاتجاه لعدة عقود من الزمن، على الرغم من التقنيات المكتبية الثورية تحت شعار الادخار «غير الورقي»، على الرغم من التقدم الهائل في البحوث التنظيمية والإدارية. وكما كانت الحال من قبل، تنمو جبال من المستندات بسرعة مذهلة وشاهقة، والمجلدات التي تحمل عبارة "عاجل!" شاهقة بكل فخر، والملصقات الصفراء التي تحتوي على أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني، والرسوم البيانية، وقوائم المهام، وجميع أنواع وسائط التخزين من أقراص الفيديو الرقمية (DVD) إلى محركات الأقراص المحمولة تومض. USB، هدايا الأعمال، الحلي... لماذا؟

نحاول الإجابة على هذا السؤال في ROTO FRANK. تقنيات التوفير واللين في كل شيء، بما في ذلك المكاتب!

مكان العمل هو أكثر من المكان الذي نعمل فيه. إنه رمز، يشبه إلى حد ما انعكاسًا لمحتوى أفكارنا. ما تحتفظ به في رأسك يتم عرضه بطريقة سحرية على سطح المكتب. المزيد والمزيد من المهام المعقدة التي تصل يومًا بعد يوم على مساحة تتراوح من 1 إلى 2 م 2 تخلق نوعًا من الكولاج المتنوع خارج الروتين اليومي.

ومع ذلك، بمجرد أن تبدأ في محاولة تغيير هذا الكائن الفني بشكل هادف، ستشعر كيف يتغير عملك اليومي ويصبح أسهل.

في الواقع، إنشاء مكتب مرتب أسهل مما تعتقد. يمكن أن يكون هذا مساهمة صغيرة ولكنها مهمة في جودة تجربة عملك.

اختبار ضبط النفس (مدى تنظيم مكان عملك)

هل الأشياء التي تستخدمها يوميا صحيحة في أماكنها؟
توجد على مكتبك المستندات الخاصة بالمهمة التي تعمل عليها بشكل مباشر. الآن؟
هل تعمل فقط مع واحدصندوق الوارد/صينية البريد الوارد؟
هل يضمن عدم تخزين المستندات العاجلة (تاريخ الاستحقاق) في أكوام أو أدراج المستندات حيث يتعين عليك البحث عنها، مما يؤدي إلى إضاعة الوقت؟
هل يضمن نظام التخزين الوسيط الخاص بك للوثائق/المشاريع الحالية إمكانية العثور على أي مستند ضروري في دقيقة واحدة كحد أقصى؟
هل يرجع زملاؤك إلى وثائق عملك في حالة غيابك؟
هل تستخدم قوائم المراجعة التي تجعل عملك أسهل؟
هل تعرف دائمًا مكان وضع هذا المستند أو ذاك؟
هل وضعت قواعد مكتوبة للعمل في المكتب؟
هل يعتبر عملك التكاليف الإدارية جزءًا من الإنتاجية الإجمالية للمؤسسة؟

دعونا نلخص. كم مرة أجبت بـ "نعم"؟

10 مرات - أنت بالفعل منظم جيدًا وتعرف بفضل التقنيات التي حققت هذه النتيجة. العمل معك هو متعة.

7-9 مرات - أنت تعرف كل شيء تقريبًا عن كيفية تنظيم مكتبك أو مساحة عملك. ولكن لا تزال هناك إمكانات، وإدراك أنه يمكنك تحسين الوضع بشكل كبير.

3-6 مرات - أنت، مثل العديد من الآخرين، لديك العديد من الأشياء المختلفة التي يجب عليك التعامل معها في نفس الوقت. ومع ذلك، ستتمكن من رؤية أن هناك فرصة لجعل هذه العملية أكثر كفاءة (جعلها أكثر قيمة).

1-2 مرات - إذا لم تكن قد أولت اهتمامًا كافيًا لتحسين مساحة العمل الخاصة بك ولاحظت المعلومات التالية، فسوف تندهش من التأثير الإيجابي لتطبيق التقنيات والنصائح البسيطة.

هل حصلت على نقاط منخفضة؟ لا تنزعج! من خلال الإجابة على كل سؤال، يمكنك تحديد بالضبط أين توجد إمكانية للتحسين - حيث أجبت بـ "لا"، هناك فرصة للقيام بذلك!

حيث بدأنا في ROTO...

الهدف: وضع خطة للخطوات المتتابعة للتنفيذ.

لكن أولاً، بعض الملاحظات والبديهيات المبنية على نتائج مراقبة الوضع في البداية.

التحسين المستمر غير معروف في المكاتب

"ليس هناك وقت لترتيب الأمور، ولكن كل شخص لديه الوقت للبحث عن الشيء الضروري." هذه هي الممارسة المتبعة في العديد من المكاتب، بما في ذلك مكتبنا في ROTO. في حين أن التحسين والتحسين المستمر في الإنتاج هو روتين يومي طبيعي تمامًا، فإن فهم الحاجة إلى تحسين العمليات الحالية لا يأتي على الفور في المكاتب والمكاتب. الأخطاء التي يسهل ارتكابها، ويصعب اكتشافها، والتي لها عواقب أكثر تكلفة، وقرارات صعبة، هي الأخطاء التي يتم ارتكابها في أغلب الأحيان. خارج نطاقإنتاج.

إمكانات هائلة في المكاتب

ومن الجدير بالذكر أن نصيب الأسد من التحسين يتم تنفيذه في الإنتاج وبدرجة أقل في الإدارة. ومع ذلك، هناك إمكانات هائلة في المكاتب، في حين تم بالفعل إحراز تقدم كبير في ورش المصانع. لذلك، تواصل العديد من الشركات اليوم تقليل الأنشطة المكتبية غير المنتجة وتقليل الخسائر في هذا المجال، مع إنتاج منتجات عالية الجودة لفترة طويلة.

ضرورية للبقاء

حجة أخرى لصالح التغيير.

ولا يخفى على أحد أن العولمة تركت بصماتها في جميع الصناعات، مما أدى إلى تقليل الهدر والخسائر بجميع أشكالها، وهو ما لم يعد اليوم خيارًا، بل شرطًا أساسيًا لضمان بقاء الشركة في سوق تنافسية.

الأنشطة اليومية في العديد من الأعمال

كيف يبدو يوم العمل النموذجي؟ في العديد من المؤسسات هو نفسه تقريبًا:

العمل في المكتب لا ينظمه أي قواعد؛ الجميع يؤدي وظيفته بالطريقة التي يعتقدون أنها صحيحة
الشروط طويلة
هناك "التحويلات" و"الازدحام"؛ إن التدفق الفعال للنشاط يشبه إلى حد كبير التدفق.

ما يقرب من ثلث جميع الخسائر

بناءً على البحث الذي تم إجراؤه على صور ساعات عمل الموظفين وتوزيع عبء العمل خلال النهار، فقد وجد أن ما يقرب من ثلث إجمالي الخسائر في المكاتب وفي كل مكان عمل يستغرق وقتًا للعثور على الوثيقة المطلوبة. نصف الخسائر كلها ناجمة عن سوء تنسيق العمليات، مما يؤدي إلى فترات انتظار طويلة وتوقف العمليات. والباقي هو نشاط مكتبي غير منتج. بعد إجراء بعض الحسابات البسيطة في رؤوسنا، شعرنا بالرعب...

70 يومًا غير منتج في السنة

استنادًا إلى حقيقة أن ما يقرب من 30٪ من وقت العمل، وفقًا لنتائج الأبحاث، ليس منتجًا، يمكنك بسهولة حساب عدد الأيام التي يهدرها كل موظف في العام. وهذا يعني أنه بعد 70 يومًا من سنة العمل، يأتي كل موظف إلى العمل ويقوم بأشياء غير مجدية ويعود إلى المنزل (!).

النظام المستدام

هدفنا الرئيسي هو أنه بمساعدة الأدوات والنصائح الموجودة بين أيدينا، يمكننا الحفاظ على النظام في مكتبنا وفي مكتبنا في جميع الأوقات.

أرقام من الممارسة العالمية

من خلال تطبيق النصائح والتوصيات البسيطة، يمكنك تحقيق النتائج في المستقبل القريب. كيفية تحديد تأثير التنفيذ؟ يمكن قياس التحسينات كميا. يظهر متوسط البيانات الإحصائية من الممارسة:

زيادة في الكفاءة بنسبة 10-20%

تحرير مساحة 20%

تخفيض 40% في وقت البحث

تخفيض بنسبة 25% في المهل الزمنية

آثار في المستقبل

بفضل التغييرات يمكنك تحقيق:

تحسن واضح في رضا الموظفين
تقليل الخطوات الوسيطة التي لا تضيف قيمة في العمليات
تحسين التفاعل الذي يلبي رغبات العملاء
زيادة القدرة التنافسية

ماذا يعني "كايزن"؟

كايزن هي عملية تحسين مستمر في شكل حركة/تطوير متسلسل موجه من خلال خطوات صغيرة. والتدابير المتخذة في هذه العملية سهلة التنفيذ، ولا تتطلب حلولاً أو استثمارات باهظة الثمن في مجال التكنولوجيا الفائقة، كما أن المخاطر متوقعة ومحدودة.

مبادئ كايزن هي بداهة، أولا وقبل كل شيء، تتقن في الإنتاج. والنتائج هي التحسينات، فضلا عن المعرفة حول إمكانية التحسين. من الإنتاج إلى المكاتب... ينبغي اعتماد المبادئ تحت شعار "ما يصلح للإنتاج قد يكون نافعا للإدارة". الأدوات المستخدمة ليست جديدة، فهي تعتمد على البحث عن إمكانات التحسين، ولكن في قطاع المكاتب. بفضل كايزن، تصبح المشكلات التي لم تكن على دراية بها سابقًا شفافة وواضحة. والشيء المميز هو أن الشركة لا تستفيد فقط، بل الموظفين أيضًا: يمكنهم العمل بشكل أسرع وأفضل وأقل إجهادًا، بينما تصبح الشركة أكثر قدرة على المنافسة بفضل هذا.

صعود سلم الكايزن

هدف كايزن في المكتب هو التحسين التدريجي والمستمر.

تتطلب المرحلة الأولى الكثير من الوقت والجهد لتنظيم وتنظيم منطقة عملك (إزالة أي شيء يشتت انتباهك ويتعارض مع تركيزك على المهام الملحة ليس منها).

وفي المرحلة الثانية، يتم وضع "قواعد اللعبة". القواعد تبقي الأمور في نصابها الصحيح. بالإضافة إلى ذلك، حيثما يتم وضع القواعد، لم تعد هناك حاجة لاستعادة النظام باستمرار.

تمثل المرحلة الثالثة النجاح الذي تم تحقيقه بناءً على نتائج المرحلتين الأوليين. ومع ذلك، من السابق لأوانه الاسترخاء، ففي هذه المرحلة، تتطلب العمليات التحسين.

في المرحلة الرابعة، يشارك الموظفون بشكل مكثف في التفكير في التحسينات الممكنة. هنا يعمل الموظفون كخبراء.

مهمة المرحلة الخامسة هي إعطاء التطلعات في البحث عن التحسينات ناقلاً من خلال تحديد الأهداف. ترتبط هذه الأهداف بشكل مباشر بالتطوير الاستراتيجي للشركة. ويساعد تحديد مؤشرات الأداء في هذا السياق على قياس مدى تحقيق الأهداف.

ساحة المعركة واسعة، لذا سأحاول اليوم تسليط الضوء على بعض التوصيات فقط، أو ما يسمى بالنصائح والحيل، كجزء من المرحلة الأولى. وفي الواقع، ما زلنا على حدود الخطوتين الأولى والثانية. وهناك الكثير في المستقبل. لكننا نخصص وقتًا احتياطيًا لضمان قبول الموظفين لكل التفاصيل وإدراكها. لذلك، نحن لا نشارك في سباق المطاردة. يتم قياس تكتيكاتنا التحرك إلى الأمام. لذا، الخطوة الأولى: كن منظمًا ونظيفًا

كيف يمكن للموظف العمل بكفاءة عالية في ظل الفوضى؟

في المنافسة الدولية اليوم، كل دقيقة لها أهميتها.

لا أستطيع أن أفكر في شخص واحد قد يندم على الوقت الذي وفره في القيام بعمله اليومي. تفسير ذلك بسيط: تعكس أكوام الأوراق الموجودة على الطاولة شخصية الشخص - فالمكتب الفارغ يتحدث عن رأس مشرق.

قبل الحفاظ على النظام، عليك أولاً استعادته مرة واحدة على الأقل. وهذا هو هدف المرحلة الأولى. ستقول أنه ليس لديك وقت لذلك (من هذا يمكننا أن نستنتج أنك تفهم بوضوح هيكل يوم عملك، وهو بالفعل الخطوة الأولى نحو التوحيد!). ومع ذلك، حاول الخروج من روتين مكتبك وابدأ بهذه الخطوة الأولى. إن الشيء المذهل في Lean Office هو أن الوقت الذي تقضيه في إجراء التغييرات يؤتي ثماره على الفور لاحقًا. من خلال ترتيب الأشياء وتنظيفها، فإنك تريح نفسك من الحاجة إلى الفوضى في المستقبل، مما يوفر الوقت الثمين من البحث غير الضروري. ربما يبتسم زملاؤك عندما يرون مكتبك ويقولون: "أليس لديك وظيفة؟" لكن انتظر بعض الوقت وسترى هؤلاء الأشخاص أنفسهم يعودون ليسألوا كيف فعلت ذلك.

قبل اتخاذ إجراء حاسم، من الضروري أولا توضيح الوضع الأولي. إن تأثير هذه المرحلة التمهيدية قوي جدًا لدرجة أنه يوصى بشدة باستخدام هذا النهج.

1. التقط صورة للوضع الأولي: مكتبك، بالإضافة إلى مكان العمل بأكمله: عتبات الأرضية والنوافذ، والخزائن المستعملة (بالتفصيل).

تختلف الطريقة التي ترى بها مساحة العمل في الصورة عن الطريقة التي تراها بها عندما تجلس على مكتبك. يتيح لك التصوير الفوتوغرافي رؤية الموقف عن بعد، وهذا "العلاج بالصدمة" مفيد جدًا ويساعد بأفضل طريقة على فتح عينيك على المناطق التي تعاني من مشاكل.

لا تحاول المساومة على زملائك من خلال تقرير مصور. ولم يبدأ هذا الإجراء لتعريض الزملاء للفوضى في أماكن عملهم. تشير الفوضى فقط إلى أن العمليات الحالية ليست مدروسة وموحدة بشكل كامل. أينما ترى تناقضات في الصورة، هناك إمكانية للتحسين. ستوفر الصورة صورة لما يبدو عليه مكان عملك من الخارج. لتعزيز التأثير، يمكنك طباعتها وتعليقها تحت عنوان "هكذا ينظر إلينا عملاؤنا وضيوفنا وزملائنا وموردونا وما إلى ذلك من الخارج".

2. الفرز والتنظيم

بعد تسجيل الحالة الأولية، يصبح الفرز ضروريًا. تخلص من كل الأشياء غير الضرورية. هناك أشياء كثيرة في أدراج المكاتب والخزائن والأرفف التي اعتدت عليها منذ فترة طويلة، ولكن لم يتم استخدامها لفترة طويلة أو لن يتم استخدامها في المستقبل. يجب التخلص من أي شيء غير مستخدم.

إن كمية الوثائق التي تم فرزها وأدراج الورق والأشياء المماثلة الأخرى بعد هذا الإجراء مذهلة.

والنتيجة هي تحرير المساحة والمناطق، وبالتالي تقليل وقت البحث. لا يجب أن تحاول احتضان الضخامة. ابدأ من نقطة البداية في الفضاء واتبعها خطوة بخطوة. على سبيل المثال، مكتبك هو مركز عملك. ابدأ معه. تقول فرضية إدارة الوقت: الموظف على "طاولة فارغة" يعمل بشكل أكثر كفاءة من الموظف "المحمل" (مثل النجار بالطائرة). بجانب الجدول، انتبه إلى المناطق التالية. يوصى باتباع المسار التالي:

مكتب
حاويات قابلة للسحب وأدراج مكتبية
تحت الطاولة على الأرض
في الخزانات العمودية، والخزائن ذات الأدراج، على الرفوف
على عتبات النوافذ والأسطح الأفقية الأخرى

ماذا تفعل إذا لم يكن لديك الوقت الكافي للفرز

قد يحدث أنه لا يوجد وقت كافٍ لفرز جيد لمساحة مكتبك بالكامل في نفس الوقت.

إرفاق الملصقات على الأبواب وترقيمها بالتسلسل. قم بإعداد قائمة بالمهام بناءً على ذلك. قم بتسمية كل مهمة باسم الشخص المسؤول عن إكمالها وتاريخ التسليم. اجعل خطة العمل هذه مرئية لجميع الموظفين. يمكن إزالته عند الانتهاء من جميع الأنشطة.

في هذه الخطة، يمكنك أن ترى على الفور ما تم إنجازه بالفعل وما لا يزال يتعين القيام به.

يمكنك أيضًا التقاط تقرير مصور وإرساله إلى جميع الموظفين. ومن غير المرجح أن يبقى البروتوكول في الذاكرة لفترة طويلة. ومع ذلك، ستكون الملصقات بمثابة نوع من المنارات للتذكير وتكون في الأفق باستمرار.

استخدم طريقة الملاحظة اللاصقة أيضًا إذا كنت تشك في مدى ملاءمة الأشياء أو لا تستطيع اتخاذ قرار نهائي بنفسك. قم بتضمين هذه العناصر في خطة العمل، ومن ثم، في مناقشة مشتركة مع الزملاء المهتمين، قرروا بشكل مشترك مصير هذه الأشياء أو العناصر. اكتب الأحرف الأولى من اسم الموظفين على الملصقات، مما سيسهل للوهلة الأولى تحديد المسؤول عن كائن معين.

3. تدرب على التخلص من الأشياء على أساس الاختبار.

الناس صيادون وجامعون بطبيعتهم. لذلك، عند الاستعداد للتخلي عن الأشياء، قد تنشأ الشكوك - ماذا لو كانت هناك حاجة إليها مرة أخرى... سيكون من المفيد التجربة في هذا الاتجاه قبل اتخاذ إجراءات حاسمة. ضع العناصر والمستندات التي لا تحتاجها في مكان العمل، ولكنك لا ترغب في التخلص منها بعد، في صناديق من الورق المقوى.

يمكن تخزين هذه الصناديق في الأرشيف أو الطابق السفلي أو المستودع. يؤدي هذا إلى تحرير مساحة/مساحة قيمة في منطقة عملك.

قم بإزالة الرفوف الفارغة من مكتبك. وإلا فسوف يتم ملؤهم قريبًا بشيء ما مرة أخرى. لكي لا ننسى محتويات الصناديق، قم بتسميتها على النحو التالي:

كن حذرًا عند تحديد مدى ملاءمة مدة صلاحية الأرشيف.

يرجى وضع علامة على كل مربع برقم تسلسلي. عند إنشاء أرشيف وحزمة، قم بإجراء جرد لما تضعه فيها. من المخزون يمكنك إنشاء قائمة المحتويات. يمكنك إرفاق بروتوكول الأرشيف بكل مربع محدد. يمكنك الاحتفاظ بنسخة في مكان عملك - داخل باب الخزانة، بحيث يمكنك الوصول مباشرة إلى هذه المعلومات إذا لزم الأمر.

4. قم بتحرير مساحة أكبر في مساحة العمل الخاصة بك

يجب تنظيم مساحة العمل من حولك بطريقة تعزز التركيز على حل مهامك اليومية وتحقيق أهدافك. يجب أن تحتوي بيئتك على الأشياء التي تحتاجها يوميًا فقط. ومع ذلك، في كثير من الأحيان، بعد الفرز، يتم اكتشاف وجود أشياء وأشياء وأثاث غير مستخدم وفي الطريق.

يحدث أحيانًا أنه لا يمكنك تحديد الحاجة إلى مستندات معينة في متناول اليد بدقة. يمكنك الوصول بشكل دوري إلى بعض المجلدات، لكنك لا تتذكر أي منها. في كل مرة تنظر فيها إلى المجلد، ضع ملاحظة لاصقة صغيرة على ظهره.

بعد حوالي ثلاثة أشهر، ستظهر صورة يمكنك من خلالها الحكم على المجلدات الأكثر شعبية في عملك. لتجنب إضاعة الوقت في البحث عن الملصقات في كل مرة، ضعها على أحد جدران خزانة الملفات. ستكون هذه النصيحة مفيدة إذا قمت بشكل دوري بأرشفة المجلدات الأقل استخدامًا أو التخلص منها. قم بتعيين تذكير منتظم في التقويم الخاص بك عندما تقرر المجلدات التي تريد إزالتها من مساحة العمل الخاصة بك.

فكرة بديلة: يمكنك إغلاق المجلدات بشريط لاصق. عند الحاجة إلى المجلد، يمكنك تمزيق الشريط. بعد ثلاثة أشهر، ستفهم المجلدات التي يجب أرشفتها: كل المجلدات التي يظل الشريط عليها سليمًا.

تحتوي بعض المكاتب على خزائن أو خزائن غير مستخدمة - غالبًا بحجة أن الأثاث يكلف الكثير من المال. صحيح أن الاستحواذ ينطوي دائمًا على إنفاق المال. إذا كان الأثاث في الممر، فإنه يسبب عمليات بحث غير ضرورية، ويصرف الانتباه عن العمل، مما يؤدي إلى تكاليف أكبر.

تخلص من مثل هذا الأثاث. قم بترتيب الأثاث الضروري فقط وابحث عن استخدام جديد له. تعرض بعض الشركات التقاط الأثاث والأشياء غير المرغوب فيها لموظفيها. حدد المكان الذي ستضع فيه هذه العناصر حتى يمكن إزالتها بحرية.

5. تحسين فرز النفايات

إن ترتيب الأشياء ينطوي دائمًا على الانفصال عن الأشياء غير الضرورية. غالبًا ما يستخدم مكان العمل سلة مهملات واحدة لكل شيء - سواء كان كوبًا من الزبادي أو الورق المجعد.

بدلا من ذلك، تحتاج إلى الحصول على صندوق لإعادة تدوير الورق. يمكنك استخدامه، وإعطائه اسمك، فقط لهذا الغرض. وبالمناسبة، من الأفضل أن يكون لديك مكتب صغير ودرج كبير للأوراق بدلاً من العكس.

وينبغي فرز النفايات الأخرى باستخدام حاوية متعددة الأقسام أو حاويات منفصلة تحمل علامات. يتم تحديد أحجام الحاويات حسب حجم النفايات.

نظرًا لتراكم عدد كبير جدًا من المستندات في الصندوق بمرور الوقت، فمن الضروري تفريغه ليس يوميًا، ولكن أسبوعيًا على الأقل. وأيضًا: إذا كنت بحاجة إلى مستند وضعته في صندوق، فيمكنك إزالته من هناك دون أن يصاب بأذى.

يجب أن يكون صندوق الأوراق ذو شكل وحجم مناسبين حتى لا تتجعد المستندات الموضوعة هناك.

يرجى ملاحظة أنه يجب الحفاظ على فرز النفايات في جميع أنحاء السلسلة بأكملها! كانت هناك حالات تم فيها إجراء الفرز بنجاح في المكاتب، ولكن بحلول المساء، قام الموظفون ببساطة بإلقاء جميع القمامة في واحدخزان.

بالنسبة للمثاليين، يمكنك استخدام أحد أدراج الطاولة/الخزانة كحاوية للأوراق. إنه مفتوح خلال النهار. عندما تستقبل الزوار، يمكنك إغلاقه بحركة واحدة - فهو غير مرئي لأعين المتطفلين.

6. حافظ على منطقة عملك نظيفة ومنظمة.

إذا كنت قد جلبت النظام والنظافة إلى مكان عملك، فأنت بحاجة الآن إلى الحفاظ على هذه الحالة باستمرار.

اجعل من عادة ترتيب مكتبك قبل أن تغادر مكتبك في نهاية اليوم. بهذه الطريقة يمكنك البدء من الصفر في اليوم التالي. خلاف ذلك، تقوم بتجميع المستندات: في اليوم الأول، تبقى 5 أوراق ملقاة، وفي اليوم التالي - خمسة أخرى، وفي اليوم الثالث كنت قد نمت بالفعل كومة من الأوراق. يعد هذا الترتيب في المساء مفيدًا إذا كنت لا تزال في مرحلة التكيف. عندما تتقن التوصيات المتعلقة بالحفاظ على النظام، سترى أنه في نهاية اليوم ليس هناك الكثير مما يجب إعادته إلى طبيعته.

يجب مراقبة الحفاظ على النظافة والنظام بانتظام:

يمكنك استخدام قائمة المراجعة الواردة في البداية، أو تطوير القائمة الخاصة بك وفقًا لاحتياجاتك. هنا يمكنك أيضًا تضمين عناصر التنظيف للطاولات والأدراج والخزائن والمعدات المكتبية والأرضيات والنباتات والمصابيح وحاويات القمامة والمناطق المشتركة وما إلى ذلك.

التنفيذ الناجح

أقترح عليك تجربة هذه التقنيات. ستلاحظ أنه يتم تحرير المزيد والمزيد من الوقت في أنشطتك عندما يحيط بك النظام.

ROTO FRANK هي شركة ألمانية. سيدعمني معظم زملائي الروس في حقيقة أننا نؤمن بشكل متزايد كل يوم بحقيقة المثل الألماني "Ordnung muss sein" (النظام هو رأس كل شيء). وهذا يمنحنا حافزًا للمضي قدمًا نحو إتقان الخطوات التالية للمكتب الخالي من الهدر: تطوير القواعد، وتحسين العمليات الحالية، وإشراك الموظفين كخبراء، وتحديد أهداف التطوير الإستراتيجية وتحديد مؤشرات الأداء.

تحقق جيدًا من نفسك من خلال تطبيق التقنيات المقترحة لك:

هل التقطت صوراً للحالة الأصلية؟
هل قمت بفرز الأشياء غير الضرورية والتخلص منها (واستمر في القيام بذلك بشكل منهجي)؟
هل استخدمت طريقة المذكرة اللاصقة؟
هل جربت طريقة التخلص من الأشياء في وضع الاختبار؟
هل قمت بتحرير مساحة أكبر في منطقة عملك؟
هل قمت بفرز النفايات الورقية في صندوق منفصل؟
هل اعتدت تنظيف مكتبك في نهاية يوم العمل؟

1. الابتكار وتوليد الأفكار:

ما هو جوهر عملية إدارة الفكرة؟ لماذا هذا مهم ومفيد لأي شركة.
الذي يولد أفكارًا جديدة بشكل أساسي.
ما هي نماذج إدارة الأفكار الموجودة؟
كيف يعمل نظام إدارة الأفكار.
كيفية تقييم الفكرة المقترحة.
كيفية تشجيع الموظفين على التوصل إلى المزيد من الأفكار الجيدة لعملك.
الابتكار في مكان العمل: متى ولماذا ومن يحتاج إليه؟ خلق الدافع ليكون مبتكرا.
الإبداع كأساس لتطوير الأفكار المبتكرة في مكان العمل.
ما الذي يحد من الإبداع؟
الحواجز الداخلية: التفكير النمطي. الوعي بالعوائق الداخلية للإبداع وأهمية إضعافها عند حل المشكلات غير القياسية.
"قتلة الأفكار" في عمل المشروع أو كيفية "خنق" فكرة جديدة؟ الوعي بالعوامل البيئية التي تعيق الإبداع والابتكار في المنظمة.
دون المستوى الأمثل في مكان العمل؟ فكرة "الإشارات الضعيفة".
أساليب جديدة وتحسين العمليات في مكان العمل. أدوات توليد الأفكار.
قواعد صياغة المشكلة. فهم فكرة “الإشارات الضعيفة” ودورها في إيجاد حل غير قياسي.
دراسة قواعد صياغة/طرح المشكلة. اكتساب المهارات اللازمة لإيجاد وصياغة مشكلة/دون المستوى الأمثل في مكان العمل.
طريقة "عكس المشكلة". التدريب على مهارة استخدام أسلوب "المشكلة - العكسية" في عملية توليد الأفكار.
طريقة العصف الذهني. فهم معايير جودة توليد الأفكار في المجموعة. تدريب القدرة على توليد الأفكار وفق القواعد والمشاركة البناءة فيها.
كيفية تقييم الأفكار الواعدة؟ طريقة "3 سلة". إنشاء تصنيف للأفكار. تحليل نتائج توليد الأفكار في المجموعة ومجالات تطبيق الأدوات عملياً.
كيف تحافظ على قدراتك الإبداعية الشخصية وتنميها؟ الوعي بكيفية الحفاظ على المرونة في تفكيرك. زيادة الدافع لتطوير إمكاناتك الإبداعية وتطبيق التكنولوجيا في الممارسة العملية.

التفكير الإبداعي والمنطقي.

5 مراحل من العملية الإبداعية.
"نضج" الأفكار.
تقييم واختيار الأفكار.
التحليل النهائي.
كيف "تضخ" عقلك.

الأساليب البرمجية المستخدمة لإدارة الأفكار في المنظمة:

التقنيات التي تحفز توليد الأفكار المبتكرة.
تقنيات جمعها.
أدوات للتعاون في التفكير.
أدوات للحصول على المكافآت.
أدوات لرصد واختيار الأفكار الأكثر إثارة للاهتمام.
أدوات إعداد التقرير.

2. إجراء اجتماع فعال

نموذج (خريطة الطريق) لإدارة الاجتماع الفعال.

منهجية إجراء مختلف أنواع الاجتماعات:

اجتماع - تلخيص.
اجتماع لوضع الخطة للفترة المقبلة.
الاجتماع الإبداعي: تطوير أفكار جديدة (العصف الذهني).
اجتماع الأزمات: تطوير سبل الخروج من المواقف الصعبة.

العوامل المؤثرة في فعالية الاتصالات، دور الاهتمام في عملية الاتصال.

فن الاستماع والفهم: الاستماع النشط والتعاطفي، وخلق الانسجام في التواصل.
مفهوم النزاع، أنواع النزاعات.
القواعد العامة لإجراء نزاع سليم.

تنظيم ومراقبة تنفيذ القرارات المتخذة في الاجتماع.

تقييم فعالية وكفاءة الاجتماع.
محضر الاجتماع: مشاريع القرارات، الصيانة، الإعداد، التوزيع.
قواعد إعداد التقارير للمشاركين.
تنفيذ القرارات ومراقبة تنفيذها.
نماذج اتخاذ القرار الجماعي. فرصهم ومخاطرهم. اختيار النموذج الأمثل.
مسؤولية وإشراك المشاركين في عملية التطوير وصنع القرار. اختيار المستوى "الضروري والكافي".
تحليل القرار المتخذ. مصفوفة المسؤولية.
إضفاء الطابع الرسمي على القرارات.
إسناد المهام إلى فناني الأداء.

3. كايزن و5C:

نظام إنتاج تويوتا (TPS) ومبادئه الإنتاج الهزيل (Lean Production) أو TPS على الطريقة الأمريكية.
كايزن كعنصر أساسي في نظام إنتاج الشركة - الأهداف، المبادئ، المستويات الثلاثة للكايزن، الدورات.
عملية كايزن - تحديد المشكلة، وتحليل البيانات والعثور على السبب الجذري للمشكلة، وتخطيط الإجراءات للقضاء عليها، وتنفيذ الخطة، وتقييم فعالية الإجراءات المتخذة.
مؤشرات أداء كايزن.
فرق كايزن – التكوين والأنشطة والأساليب والأدوات.
ما هو مكتب كايز؟ لماذا من المهم إشراك جميع موظفي الشركة في عملية تحسين العمليات التجارية وكيفية تحقيق ذلك.
لماذا تحتاج إلى تحسين كفاءة العمليات الداخلية.
سلسلة قيمة المنتج. تحليل العمليات الإدارية وتحديد الخسائر.
5C في المكتب. ماذا يعطي إدخال 5C للشركة؟
أدوات 5S: الفرز والتنظيم والحفاظ على النظافة والتوحيد والتحسين والانضباط.
تكنولوجيا التنفيذ. تحديد نطاق تنفيذ أدوات 5C. منهجية تصنيف بنود ومواد العمل. تقنية "Red Label" تطوير قواعد التقييس والتصور والتخطيط في المكتب.
العمل مع الموظفين. زيادة إمكانات الموظف.
7 مبادئ لتدريب الموظفين الفعالين
الجودة المضمنة في العمليات الإدارية. الممارسة في القسم. جمع البيانات ودوائر الجودة.
"5 كايزن" في مكان العمل: تخطيط التحسينات وتنفيذها
خطوات التخطيط لتنفيذ الأفكار على أرض الواقع.
تحسين التخطيط في مكان عملك.

4. إدخال الابتكارات. أساسيات إدارة المشاريع.

إدارة المشاريع – مفاهيم عامة.
فهم مصطلحات المشروع وإدارة المشاريع وعمليات إدارة المشاريع.
أهداف وغايات التحليل المالي والاقتصادي للمشاريع. التعاريف الأساسية.
عمليات تخطيط المشروع.
تنفيذ المشروع والسيطرة عليه.

تاتيانا شوستوفا

يعمل كأخصائي اتصالات تسويقية لشركة أدوية كبيرة. مهتم أيضًا بالاتصالات الداخلية.

تخيل أنك شخص مبدع يحتاج إلى فوضى صغيرة ومريحة وملهمة للعمل بشكل مريح. بحيث تتخلل الملاحظات المهمة بطاقات بريدية جميلة من البلدان التي قضيت فيها إجازة لا تُنسى، أو منشورات من أقرب مقهى، ومن المؤكد أن كوبك القذر المفضل سيقف بجوار الشاشة.

ماذا يمكنك أن تفعل، هذا هو نوع الشخص الذي أنت عليه. النظام المثالي يملك ويقتل كل رغبة في الإبداع، وببساطة ليس لديك وقت لفهم الأوراق. تخيل الآن أنك قد وُضعت فجأة ضمن الإطار الصارم للنظام الياباني الغريب.

ما هو الكايزن

كايزن هي فلسفة يابانية تهدف إلى التحسين المستمر والتغيير نحو الأفضل. كايزن هو ما يمكن تسميته بكلمات بسيطة التصنيع الخالي من الهدر. الكائن المناسب في المكان المناسب بالكمية المناسبة. النظام والفرز والمعايير المقبولة والصيانة والنظافة.

المستندات والمواد ووسائل الإنتاج - يتم تخزين كل هذا وصيانته وتنظيمه بطريقة تمكن أي عامل من العثور بسرعة على كل ما يحتاجه. في الشركات الكبيرة، يتعلق كايزن بعمليات الإنتاج، وبالنسبة للعاملين في المكاتب ينعكس ذلك في بيئة عملهم.

ينطبق هذا على مساحة العمل على محركات أقراص النظام (أسماء الملفات القياسية)، واللوازم المكتبية (مساحة للورق أو خراطيش الطابعة)، وتخزين المستندات (المجلدات الموقعة بطريقة قياسية).

مميزات نظام كايزن

إذا نظرنا إلى كايزن على مستوى الشركة، فسيتبين أن هذا النظام مفيد ومنتج. واسمحوا لي أن أقدم لكم مثالا بسيطا. لقد كنت محظوظًا بما فيه الكفاية للعمل في مصنع كبير حيث تم استخدام الكايزن إلى أقصى حد. على سبيل المثال، أدى اقتراح أحد الموظفين بتحميل أربعة صناديق أخرى على المنصات إلى حقيقة أن التوزيع المناسب للمنتجات جعل من الممكن توفير مبلغ كبير على إيجار المستودع.

أو مثال على استخدام كايزن في . يتم تحديد منطقة تخزين الورق بمقياس. إذا انخفضت كمية الورق إلى نقطة معينة، فقد حان الوقت للتفكير في طلب دفعة جديدة. يساعد هذا على توقع الموقف مسبقًا عندما يكون هناك شيء مفقود.

أما بالنسبة للمساحة الشخصية لعامل المكتب، فيجب أن يكون لديك دائمًا مكتب نظيف. يجب توقيع جميع المجلدات التي تحتوي على المستندات وإعادتها إلى التوحيد.

في هذه الحالة، ستعرف أين وبأي كمية توجد اللوازم المكتبية. أنها مريحة للغاية.

تجربة شخصية في استخدام الكايزن

لقد تعرفت على فلسفة كايزن لأول مرة عندما حصلت على وظيفة في شركة يابانية. في المكتب، يجب أن يكون كل شيء في مكانه، ومميزًا بملصق أخضر. كانت هناك صورة على مكتبي تظهر شاشة ولوحة مفاتيح وفأرة على طاولة فارغة. والتعليق: "هذا هو شكل سطح المكتب الخاص بي في نهاية يوم العمل."

كل شيء سيكون على ما يرام، ولكن في هذا "العقم" بدأت فجأة أفتقد نفسي. كوني شخصًا مبدعًا، فأنا معتاد على إحاطة نفسي بالأشياء التي أحبها. كنت بحاجة إلى "النظام في حالة من الفوضى": تلك الحالة عندما يبدو مكتبك من الخارج مكانًا مزدحمًا، لكنك تعرف بالضبط ما هو مكانه.

بدا لي أن الأمر استغرق الكثير من الوقت لوضع لوازم العمل في أماكنهم. وذات يوم استيقظ احتجاج في روح الفنان المحروم. والآن الكوب المفضل، الذي ليس لديه وقت، مخفي في درج للأغراض الشخصية. وروحي سعيدة بمثل هذا التمرد.

قبل ذلك عملت كمصمم في وكالة إعلانات صغيرة. على مكتبي كانت هناك منشورات لأفلام، وجميع أنواع الصور المضحكة، ووعاء به مكسرات، وحتى كرة مضادة للتوتر، نرتدي عليها بدلة جديدة كل أسبوع، والتي صنعناها من الورق. وكان ذلك جيدًا.

ولكن هل هو حقا جيد؟ لقد استغرق العثور على قطعة ورق مهمة نفس القدر من الوقت تقريبًا الذي استغرقه ترتيب الأمور بشكل مثالي. كان تشتيت انتباه إحدى الصحف التي تحتوي على برجك أمرًا شائعًا، وكان هذا أيضًا مضيعة للوقت.

ما الذي لا يزال يستحق الاختيار؟

كان قراري بسيطًا: لقد اخترت الأفضل بين الطريقتين. لقد قمت بدمج التنظيم والنظام الذي يقدمه كايزن مع رؤيتي وأشياءي المفضلة.

القاعدة الأساسية هي عدم المبالغة في الكايزن أو الفوضى.

في خزاناتي وأدراجي ومستنداتي، كل شيء مرتب وفق نظام واضح. ولكن يوجد دائمًا على مكتبي ركن مخصص للأشياء الملهمة: الرسومات، وزهرة في أصيص، وفيل من تايلاند.

لا تخف من بذل جهد على نفسك وتقسيم الأشياء المهمة إلى أجزاء. بمجرد أن تعتاد عليه قليلاً، ستدرك أنه مريح للغاية. وخصص زاوية منفصلة لفوضىك.

يعتبر كايزن جيدًا حتى تبدأ في قضاء وقت أطول في الشكل بدلاً من المحتوى. الفوضى الخلاقة جيدة حتى تتحول إلى فوضى.

أحضرت ثلاثة أشياء إلى مكان عملي الجديد. أولاً، القدح. ثانيا، كتلة ذات أوراق متقلب قابلة للاستبدال بدلا من مذكرات. ثالثا، زهرة في وعاء، والتي أدعوها بمحبة جورج لنفسي. تكريما لجورج هاريسون. في كل شيء آخر - كايزن كامل.