إدارة الوقت أو إدارة الوقت - ما هي توصيات الخبراء حول كيفية إدارة كل شيء. إدارة الوقت للمدير: تقنيات فعالة

مقدمة

الأسس النظرية لإدارة الوقت

1 جوهر ومبادئ إدارة الوقت

2 أسباب استخدام إدارة الوقت

3 التقنيات الحديثة لإدارة الوقت

تحليل النهج المحلي لنظام إدارة الوقت

1 مقدمة عن إدارة الوقت في الشركة

2 إدارة الوقت في روسيا

تقييم وتحسين نظام إدارة الوقت في الشركة

1 الخصائص العامة للمؤسسة التي تم تحليلها

2 تقييم نظام إدارة الوقت في الشركة

3 تحسين نظام إدارة الوقت

خاتمة

مقدمة

في الظروف الحديثة، تعد إدارة الوقت جزءًا لا يتجزأ من أنشطة أي شركة ناجحة. تشير إدارة الوقت إلى تقنية تنظيم الوقت وزيادة كفاءة استخدامه.

إدارة الوقت هي فعل أو عملية ممارسة السيطرة الواعية على مقدار الوقت الذي يقضيه في أنشطة محددة بطريقة تزيد من الكفاءة والإنتاجية على وجه التحديد. يمكن المساعدة في إدارة الوقت من خلال عدد من المهارات والأدوات والتقنيات المستخدمة لإنجاز مهام ومشاريع وأهداف محددة. وتشمل هذه المجموعة مجموعة واسعة من الأنشطة، وهي: التخطيط والتخصيص وتحديد الأهداف والتفويض وتحليل الوقت والمراقبة والتنظيم والإدراج وتحديد الأولويات. في البداية، كانت الإدارة تنسب فقط إلى الأعمال التجارية أو أنشطة العمل، ولكن مع مرور الوقت توسع المصطلح ليشمل الأنشطة الشخصية بنفس الأساس. نظام إدارة الوقت هو مزيج من العمليات والأدوات والتقنيات والأساليب. بشكل عام، تعد إدارة الوقت ضرورة في تطوير أي مشروع لأنها تحدد وقت إنجاز المشروع ونطاقه.

الغرض من العمل المقدم هو اعتبار إدارة الوقت بمثابة نظام لإدارة الوقت. المهام في العمل هي التالية:

النظر في مفهوم ووظائف إدارة الوقت؛

خصائص تقنيات إدارة الوقت الحديثة؛

التعرف على ميزات تطبيق إدارة الوقت في الشركات؛

تحليل تطبيق التنفيذ الناجح لإدارة الوقت في الشركات الروسية؛

تحديد ميزات استخدام إدارة الوقت في أنشطة Megafon OJSC.

الهدف من العمل هو إدارة الوقت. موضوع العمل هو خصوصيات تطبيق إدارة الوقت في أنشطة المنظمة.

يتضمن هيكل العمل مقدمة وثلاثة فصول وخاتمة وقائمة المراجع.

يعرض الفصل الأول جوهر ومبادئ إدارة الوقت، ويحدد التقنيات الحديثة لإدارة الوقت ويؤكد الحاجة إلى استخدام إدارة الوقت في أنشطة المؤسسة.

ويحدد الفصل الثاني ميزات تنفيذ إدارة الوقت في المنظمات ويحلل الأساليب الناجحة لإدارة الوقت في الشركات الروسية.

يقدم الفصل الثالث والأخير وصفًا عامًا للمؤسسة التي تم تحليلها، ويقدم تقييمًا لنظام إدارة الوقت لشركة OJSC Megafon، ويحدد الاتجاهات لتحسين نظام إدارة الوقت للمؤسسة قيد الدراسة.

1. الأسس النظرية لإدارة الوقت

.1 جوهر ومبادئ إدارة الوقت

"إدارة الوقت (إدارة الوقت) هي قسم متعدد التخصصات من العلوم والممارسة مخصص لدراسة المشكلات وطرق تحسين تكاليف الوقت في مختلف مجالات النشاط المهني." إدارة الوقت - مترجمة من الإنجليزية تعني "إدارة الوقت". تتمثل مهمة إدارة الوقت في تنظيم استخدام الوقت (سواء العمل أو الوقت الشخصي) لليوم والأسبوع بطريقة توفر الوقت للقيام بكل الأشياء الأكثر أهمية. إدارة الوقت هي التخطيط المحاسبي والتشغيلي للوقت.

المبادئ الأساسية لإدارة الوقت.

عمل مستقل شاق. لا يمكن للمدير إلا أن يطور نظامًا فعالاً وعالي الجودة لتنظيم وقته بمفرده. لا يمكن أن يعهد بهذا العمل المهم إلى مستشار أو سكرتير. المدير وحده هو الذي يمكنه اختيار الحل المناسب وإعادة بنائه ليناسب احتياجاته.

فردية الحل. في تنظيم الوقت الشخصي، ليست القواعد العامة هي المهمة، بل الأسلوب الفردي الذي يجده المدير لنفسه. إذا كان مريحا بالنسبة له، فإنه يعطي أقصى قدر من الفعالية. وعلينا أن نركز بدلاً من ذلك على تلك الأساليب التي تسمح لنا بالتنقل حتى في ظروف عدم اليقين. لذلك، من المهم تحديد معايير مثل مزاج الشخص، والتفضيلات الحسية، والإيقاعات الحيوية لجسمه، وأهداف العمل، وما إلى ذلك.

الحاجة إلى تتبع فعاليتك. وباستخدام التوقيت، يمكنك التعرف على لحظات ضياع الوقت التي لا تغتفر، واكتشاف احتياطياتها المخفية. عند تحليل البيانات التي تم الحصول عليها، يوصى باستخدام طريقة مقارنة ما تم تحقيقه بأقصى ما يمكن، وليس ما تم تحقيقه بما تم التخطيط له، كما يتم في تقنيات إدارة الوقت الغربية. لكن النتيجة الرئيسية لاستخدام ضبط الوقت هي ظهور قدرة معينة على مراقبة فعاليتك بشكل مستقل باستمرار. إن تتبع وقتك لعدة أسابيع يطور نوعًا خاصًا من الاهتمام بالوقت، ويبدأ المدير في النظر إلى أفعاله بشكل مختلف تمامًا.

التفكير الموجه نحو الكفاءة. التغيير المباشر في التفكير أمر بالغ الأهمية. الشخص الذي تعلم تحديد العمليات غير الفعالة وتحسينها، ويسعى جاهداً لتحسين الكفاءة وزيادتها، قادر على تطبيق الأساليب الحالية، أو تخصيصها لتناسب احتياجاته، أو تطوير أساليبه الخاصة. والأساليب الفنية لتنظيم الوقت والعمل الشخصي وتنفيذها المباشر في الحياة هي على وجه التحديد مسألة تقنية. بمجرد حدوث تغيير في الوعي، فإنه يبدأ في العمل ويؤتي ثماره في أي نوع من النشاط.

إمكانية التحقيق وعدم استنفاد احتياطيات الكفاءة. مبدأ أساسي لا يمكن مقارنة أي قضية تكنولوجية به. بناءً على افتراض أن احتياطيات الكفاءة والتطوير والتحسين الذاتي ليست فقط قابلة للتحقيق بشكل واقعي، ولكنها أيضًا لا تنضب، فإن البحث عن الحل الضروري وتطوير الطريقة اللازمة هي قضايا تكتيكية بحتة ومن الواضح أنها قابلة للحل.

1.2 أسباب استخدام إدارة الوقت

يجب أن يتم توقيت الوقت الشخصي على مدار عدة أيام عمل، وربما أسابيع، من أجل تحليل أسلوب عملك والكشف عن أسباب ضيق الوقت الذي ينشأ. يمكن التعرف على الأعراض المزعجة للظهور الوشيك لمشاكل مؤقتة من خلال العلامات التالية:

عدم وجود أولويات عند القيام بالأشياء (حل المهام الصغيرة مع إعادة جدولة المهام الرئيسية بانتظام)؛

التسرع عند إنجاز المهام الكبيرة (غالبًا ما يكون سببه التأخر في بدء العمل عليها)؛

تدفق كبير لجميع أنواع المهام الروتينية (خطر الغرق في تفاهات)؛

دراسة المراسلات التجارية في الوقت المناسب (الوثائق الحالية)؛

العمل في المساء وعطلات نهاية الأسبوع (لا يوجد وقت كاف خلال ساعات العمل)؛

القيام باستمرار بالعمل لصالح زملائك أو مرؤوسيك (يبدو أن هذا سيكون أسرع أو أكثر موثوقية)؛

العمل خارج ملفك الشخصي (الاستخدام غير الفعال للفرص)؛

الانقطاعات المستمرة في العمل (المكالمات الهاتفية التي لا نهاية لها وتدفق الزوار)؛

توضيح المعلومات، والسؤال المستمر مرة أخرى (صعوبة في إدراك المعلومات نتيجة التعب).

بعد التوقيت، من الضروري تحليل جميع أنواع الأنشطة التي شارك فيها الشخص. للقيام بذلك، يمكنك استخدام الجداول الخاصة بتوزيع مجالات العمل بالنسبة لتكاليف الوقت - الحقيقية والقابلة للتحقيق نظريًا، ووضع قائمة بالعقبات.

يمكن إجراء مزيد من التحليل من وجهة نظر موقفين: إيجابي وسلبي، أي. تحديد نقاط القوة والضعف لاستخدام الأول بشكل عقلاني وتجنب الأخير.

"غواصو الوقت" ومن خلال إجراء تحليل تفصيلي لمصادر الوقت الرئيسية، يمكنك التحكم بشكل أفضل في عملية عملك وتجنب الانحرافات. أهم الأسباب التي تجبرنا على إضاعة الوقت نتعرف عليها:

تحتل المكالمات الهاتفية مكان الصدارة بحق، حيث تعطل مزاج العمل وتمنعك من التركيز على العمل. ومع انتشار استخدام الهواتف المحمولة، أصبحت المشكلة عالمية.

إن الزوار القادمين إلى المكتب أكثر تشتيتًا من الهواتف، لأنه لا يمكن تجاهلها أو القيام بها بالتوازي مع أعمال أخرى.

سوء تنظيم تبادل المعلومات بين الإدارات.

مشاكل مع أجهزة الكمبيوتر والمعدات المكتبية.

تغيير ترتيب العمل الذي يفرضه الزملاء.

عدم وجود التخطيط التنظيمي. حي

- عدم القدرة على الاستماع إلى الآخرين.

هيكل تنظيمي غير مرضي.

ارتباك في البريد. وهذا مهم بشكل خاص للمديرين الذين تكون مراسلاتهم في غير وقتها أو لا تمر عبر مرشح السكرتارية لتحديد أهمية الرسائل.

تصحيح الأخطاء التي كان من الممكن تجنبها. تحدث الأخطاء بسبب نفس التسرع وعدم الانتباه والتردد في العمل وما إلى ذلك.

التردد في الأمور التجارية.

الاجتماعات وجلسات التخطيط سيئة التنظيم والتنسيق.

الانحرافات في مكان العمل. قائمة ضخمة من الأشياء الصغيرة وفقًا لخصائص شخصية كل شخص.

البيروقراطية المكتبية المفرطة.

مناقشات غير مجدية حول عملك وعمل الآخرين. ومجرد ثرثرة فارغة.

1.3 التقنيات الحديثة لإدارة الوقت

تحديد الهدف. يتضمن تحديد الأهداف تحليل وتشكيل الأهداف الشخصية. يصف الهدف النتيجة النهائية ويعطي وضوحًا بشأن الاتجاه الذي يجب التحرك فيه. تحديد الأهداف هي عملية مؤقتة، لأن... عندما يتم تغيير معلمات معينة، يحدث التعديل اللازم.

"لكي تحقق النجاح عليك أن تختار الأهداف الصحيحة، فالمراحل المتوسطة ستساعدك على البقاء على الطريق الصحيح. يُنصح بإجراء سجل للموارد الشخصية ووسائل تحقيق الأهداف مسبقًا من أجل معرفة نقاط القوة لديك التي تحتاج إلى التشجيع ونقاط الضعف التي يجب العمل عليها لتطوير إمكاناتك بشكل أكبر.

يجب أن يكون الهدف واضحًا ودقيقًا ومفهومًا. إن الصياغة المحددة للأهداف العملية مهمة للتخطيط اللاحق. عند تحديد أهداف طويلة المدى، لا يمكنك تحمل الكثير.

) لا تفعل الأشياء بشكل صحيح فحسب، بل افعل الأشياء الصحيحة أيضًا؛

) ليس فقط حل المشكلات، ولكن أيضًا خلق آفاق إبداعية؛

) ليس لتوفير الأموال بقدر ما هو لتحسين استخدامها؛

) ليس فقط الوفاء بالديون، ولكن أيضًا تحقيق النتائج؛

) ليس فقط خفض التكاليف، ولكن أيضا زيادة الأرباح.

التخطيط الكلاسيكي. المنهجية الكلاسيكية لوضع الخطط والأنشطة البديلة. ويعني الاستعداد لتنفيذ الأهداف وتنظيم الوقت. وكما تظهر التجربة العملية، فإن الدقائق التي يتم قضاؤها في التخطيط تقلل من الساعات التي يتم قضاؤها في التنفيذ المباشر، مما يؤدي في النهاية إلى توفير الوقت بشكل عام.

من أجل أداء وظائفه بشكل صحيح وتحقيق أهدافه، يجب على المدير أن يفهم بوضوح ميزانيته الزمنية. هناك العديد من قواعد التخطيط الأساسية:

عند التخطيط ليومك، من الأفضل أن تترك 40% من وقت عملك خاليًا. أولئك. 60%- وقت مخطط له، 20%- وقت غير متوقع، 20%- وقت عفوي.

قم بتوثيق الوقت الذي قضيته، مع الإشارة إلى كيفية ضياعه وعلى ماذا، حتى تكون لديك فكرة عن كيفية إنفاقه.

لتجميع كل المهام معًا، يجب أن تكون لديك فكرة عن المهام القادمة وتقسيمها حسب درجة الإلحاح.

قم بإنشاء خطط واقعية فقط بحجم المهام التي يمكنك التعامل معها.

تعلم كيفية تحديد وتيرة العمل وكمية المعلومات اللازمة لإنجازه.

إذا حدث تدخل بشكل منتظم في عملك على شكل أمور عاجلة تنشأ بشكل عفوي، قم بتوفير الوقت في خطتك لحل مثل هذه الأمور.

إن محاولة إكمال حجم كبير من العمل وتشتيت جهودك في أمور منفصلة غير مهمة يؤدي إلى حقيقة أن المشكلات الرئيسية تظل في نهاية اليوم دون حل. تحديد الأولوية يعني تقسيم التدفق الكامل للمهام حسب درجة الأهمية، وإعطائها الأولوية، والثانوية، وما إلى ذلك. المعاني.

النسب "الذهبية" لتخطيط الوقت. يعتمد تخطيط الوقت على مبادئ معينة. واحدة من أشهرها صاغها الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو. وهو مصمم للاستخدام الرشيد للوقت وينص على ما يلي: "إذا تم النظر في جميع وظائف العمل من وجهة نظر معيار كفاءتها، فسيتبين أن 80 بالمائة من النتائج النهائية يتم تحقيقها في 20 بالمائة فقط من العمل". الوقت الذي يقضيه، في حين أن الـ 20 في المائة المتبقية من النتيجة تمتص 80 في المائة من وقت العمل. في العمل اليومي، هذا يعني أنه لا ينبغي عليك تولي المهام الأسهل أو الأكثر إثارة للاهتمام أو الأقل استهلاكًا للوقت أولاً. عند التخطيط، من الضروري حل المشكلات الحيوية أولا، وبعد ذلك فقط العديد من المشكلات الثانوية.

يساعد التطبيق المتسق لمبدأ باريتو على الاستخدام العملي لتقنية تحليل تعقيد مشاكل ABC. يعتمد على تقسيم نطاق المهام بالكامل إلى ثلاث مجموعات.

أ. أهم المهام - تشكل ما يقرب من 15 في المئة من العدد الإجمالي لجميع المهام والشؤون. وتبلغ القيمة الذاتية لهذه المهام (تحقيق الهدف) حوالي 65 بالمائة.

ب. تمثل المهام الهامة ما متوسطه 20 بالمائة من إجمالي عدد الحالات، كما تبلغ أهمية هذه الفئة من المهام 20 بالمائة أيضًا.

ب. المهام الأقل أهمية وغير الأساسية، على العكس من ذلك، تشكل 65 بالمائة من إجمالي عدد المهام، ولكن لها حصة صغيرة (حوالي 15 بالمائة من إجمالي "التكلفة").

يمكن تنفيذ تقنية تحليل المشكلات باستخدام مبدأ ABC على النحو التالي:

قم بعمل قائمة بجميع المهام القادمة في الفترة الزمنية ذات الصلة (اليوم، الشهر، الربع، السنة).

قم بتنظيم المهام وفقًا لدرجة أهميتها، وحدد ترتيب المهام وفقًا لـ "تكلفة" نشاطها.

ترقيم المهام.

أ) أول 15% من جميع المهام المصنفة ضمن الفئة (أ) لا تخضع لإعادة التكليف؛

ب) العشرين في المائة التالية هي مهام الفئة ب؛

ج) الـ 65 بالمائة المتبقية هي مهام من الفئة ب.

تحقق مرة أخرى من الخطة الزمنية للتأكد من أن الميزانية الزمنية المخصصة تتوافق مع قيمة المهام: 65 بالمائة من الوقت المخطط هو المهمة أ؛ 20 بالمائة من الوقت المخطط هو المهام ب؛ 15 بالمائة من الوقت المخطط هو المهام ب.

قم بإجراء التعديلات المناسبة، مع تركيز الخطة على المهام أ.

قم بتقييم المهام B وC من وجهة نظر إمكانية تفويضها.

تفويض الصلاحيات. "المعنى العام للتفويض هو تفويض المهام إلى مرؤوسيك أو زملائك. يفضل العديد من المديرين، الذين يعتبرون أنفسهم من ذوي الخبرة والكفاءة، القيام بالأشياء بأنفسهم التي يمكن أن يعهدوا بها إلى موظفين آخرين، مشيرين إلى قلة الخبرة ونقص التعليم وعدم كفاءة مرؤوسيهم. وتشير هذه الظاهرة بالأحرى إلى نقص الخبرة في تفويض السلطة وعدم القدرة على تدريب الموظفين على المهام الضرورية، وليس إلى المزايا العالية للمدير.

المزايا الرئيسية للتفويض:

لدى المدير المزيد من الوقت للقيام بمهام أكثر أهمية؛

استخدام وتطوير المعرفة والمهارات المهنية للموظفين؛

تحفيز تنمية القدرات والاستقلالية والكفاءة لدى المرؤوسين؛

التأثير الإيجابي على تحفيز الموظفين.

للتفويض بشكل صحيح، يجب عليك الالتزام بالقواعد التالية:

اختيار الموظفين المناسبين؛

توزيع مجالات المسؤولية؛

تنسيق تنفيذ المهام المعينة؛

تحفيز وتقديم المشورة للمرؤوسين؛

مراقبة سير العمل والنتائج؛

تقييم موظفيك؛

منع محاولات التفويض العكسي أو اللاحق.

من الضروري تفويض العمل الروتيني والأنشطة المتخصصة والقضايا الخاصة والأعمال التحضيرية. يمكن أن يتم نقل المهام أو الأنشطة لفترة طويلة أو يقتصر على مهام لمرة واحدة. لا يقوم المدير تحت أي ظرف من الظروف بتفويض مهامه الإدارية والمهام عالية المخاطر ومسؤوليات الإدارة.

مراقبة النتائج وتعديل الأهداف. تعمل مراقبة النتائج على تحسين سير العمل، وتغطي ثلاث مهام:

فهم الحالة المادية. هل يؤدي التخطيط إلى نتائج، وهل يساهم في الراحة؟

مقارنة ما تم التخطيط له بأقصى قدر ممكن. من الضروري تحليل الأنشطة بانتظام، وتحديد لحظات ضياع الوقت، وإعداد أوراق التداخل؛

التعديل على أساس الانحرافات المحددة. من الضروري التحقق مرة أخرى من الخطط وتغييرها إذا تبين أنها غير مجدية أو لا تسمح بتحقيق الهدف بحلول الموعد النهائي.

هناك فرق بين مراقبة نتائج العمل ومراقبة مهام محددة، ولا ينبغي إهمال أي منهما أو الآخر.

وبالتالي فإن إدارة الوقت هي التخطيط المحاسبي والتشغيلي للوقت. تتمثل مهمة إدارة الوقت في تنظيم استخدام الوقت (سواء العمل أو الوقت الشخصي) لليوم والأسبوع من أجل الحصول على الوقت للقيام بكل الأشياء الأكثر أهمية. المبادئ الأساسية لإدارة الوقت: العمل المستقل المضني، واتخاذ القرارات الفردية، والحاجة إلى تتبع فعاليته، والتفكير الذي يهدف إلى الكفاءة، وإمكانية الإنجاز، واحتياطيات الكفاءة التي لا تنضب. يمكن التعرف على الأعراض المزعجة لحدوث وشيك لمشاكل مؤقتة من خلال علامات معينة ويمكن التعرف على أسباب "مضيع الوقت".

2. تحليل المقاربات المحلية والأجنبية لنظام إدارة الوقت

.1 مقدمة عن إدارة الوقت في الشركة

حقيقة أن الوقت يحتاج إلى إدارة عقلانية هي حقيقة واضحة اليوم. يواجه الجميع ضيق الوقت أو غيابه التام - بدءًا من المديرين ذوي المستوى المنخفض وحتى المديرين وأصحاب الأعمال.

حتى وقت قريب، كانت إدارة الوقت تُعتبر بشكل أساسي مرتبطة بالفرد. أي أن كل متخصص، حسب تقديره الخاص، يمكنه تطبيق أساليب إدارة الوقت فيما يتعلق بوقته.

وكان الاتجاه الأخير هو إدخال نظام إدارة الوقت في المؤسسات (إدارة وقت الشركة). إدارة الوقت هي اتجاه جديد في إدارة المؤسسات. في معظم المنظمات الروسية، لا تفكر الإدارة في الإجراءات التي يقضيها مرؤوسوها خلال يوم العمل، أو كيفية تنظيم عملهم في إطار مسؤولياتهم الوظيفية.

من الطبيعي أن يكون رئيس المؤسسة أو موظفيه الرئيسيين غير قادرين على التعامل مع مهمة تنفيذ إدارة الوقت بمفردهم. كقاعدة عامة، يلجأون إلى مساعدة المتخصصين في إدارة الوقت. ومن الطبيعي أن يؤدي الطلب إلى خلق العرض.

وبالتالي، فإن مدة الدورات التدريبية والتدريبات على إدارة الوقت تتراوح من 2 إلى 10 أيام، والتكلفة من 5 آلاف روبل. ما يصل إلى 25 ألف روبل. البرامج المقدمة مختلفة أيضًا: فهي تشمل "دورات إدارة الوقت لكبار المسؤولين"، والتي يتم إجراؤها على شكل ندوة، ودورات للموظفين العاديين. هناك تقنيات لإدخال إدارة الوقت في المؤسسات.

تشترك كل هذه الدورات في شيء واحد - فهي تعتمد جميعها على التقنيات الغربية ولا ترتبط دائمًا بالواقع الروسي. بالإضافة إلى ذلك، فإن الجزء الأكبر من الندوات والدورات التدريبية حول إدارة الوقت هي شخصية فردية، أي أننا نتحدث على الأرجح عن إدارة الوقت الشخصية أكثر من إدارة وقت الشركة.

أما بالنسبة لإدارة الوقت المقارنة فنرى أنه ينبغي التمييز بين ثلاثة مجالات:

على سبيل المثال، يتيح لك استخدام MS Outlook توفير الوقت بشكل كبير في عملية نقل المعلومات الضرورية. يحدث هذا بسبب القدرة على صياغة جوهر المشكلة بشكل أكثر إيجازًا ووضوحًا. يتم إدراك المعلومات المكتوبة بشكل أسرع وأكثر دقة من المعلومات المنقولة شفهياً.

بالإضافة إلى ذلك، في عملية الاتصال باستخدام تكنولوجيا المعلومات، يصبح من الممكن توفير الوقت بشكل كبير في عملية نقل المعلومات. ويرجع ذلك إلى عدم الحاجة إلى الانتقال من مكتب إلى آخر، أو من منظمة إلى أخرى.

يمكنك أيضًا توفير الكثير من الوقت في التواصل الشخصي أثناء عملية نقل المعلومات عبر الإنترنت، وذلك بفضل القوالب والرموز الموجودة التي تحل محل العبارات التي تعد عناصر التواصل المهذب.

بشكل عام، إدارة وقت الشركة في المؤسسة هي نظام من القواعد والمعايير لتفاعل الموظفين في المؤسسة وقواعد وآليات تبادل المعلومات. في نواحٍ عديدة، تكرر إدارة الوقت هذه عملية الاتصال في المؤسسة. وعليه فمن الصعب أن نعزوه إلى اتجاه جديد تماما في مجال إدارة المؤسسات.

إن استخدام تقنيات تحسين الاتصالات وتحسين عملية الاتصال في المؤسسة في إطار إدارة الوقت سيسمح بتحقيق تأثير تنظيمي واقتصادي أكبر.

إحدى المشاكل الرئيسية في هذا المجال من إدارة الوقت هي العدد الصغير نسبيًا من الموظفين الذين يمكن دمجهم في مجموعة من الأشخاص الذين يؤدون واجبات متطابقة، وعدد كبير إلى حد ما من هذه المجموعات في مؤسسة واحدة. وبالتالي، لتحسين وقت العمل لكل مجموعة من المتخصصين، من الضروري تطوير توصيات وتقنيات إدارة الوقت التي تنفرد بها هذه المجموعة من المتخصصين فقط. كقاعدة عامة، فإن المتخصصين في إدارة الوقت إما ببساطة لا يفعلون ذلك، ويفضلون استخدام الندوات والدورات التدريبية الجماعية بناء على تقنيات إدارة الوقت الفردية، أو خدمة إنشاء نظام إدارة الوقت لكل قسم فردي من المؤسسة مكلفة للغاية.

تجدر الإشارة إلى أنه، كقاعدة عامة، لا تحتاج جميع أقسام المؤسسة إلى تنفيذ نظام إدارة الوقت. تنشأ مشكلة إدارة الوقت عندما يكون هناك بديل لاستخدامه. في أقسام المؤسسة التي يقوم فيها الموظفون بعمل ميكانيكي رتيب، تنشأ الحاجة إلى دراسة القدرات الفسيولوجية والنفسية للشخص في أداء خوارزمية معينة من الإجراءات في ظل الظروف الحالية لشدة وكثافة العمل.

غالبًا ما يكون من غير المبرر القول بأن عمليات الإدارة في المؤسسة لا يتم تنفيذها وأن الموظفين غير مهتمين بالأداء الأسرع والأعلى جودة لواجباتهم الرسمية. ويرجع ذلك إلى حقيقة أن كل موظف لديه مسؤولياته الوظيفية المحددة في التوصيف الوظيفي وعقد العمل. وينص عقد العمل أيضًا، كقاعدة عامة، على عدد الساعات التي يجب أن يعملها يوميًا وعدد الأيام التي يجب أن يعملها في الأسبوع. أي أن هناك قدرًا معينًا من العمل (مسؤوليات محددة في عقد العمل) ووقتًا لإنجازه (ساعات العمل والجدول الزمني المحدد في عقد العمل).

كقاعدة عامة، عند تطوير برامج الندوات والدورات التدريبية حول إدارة الوقت، لا يتم إيلاء اهتمام كاف للخصائص الفسيولوجية للشخص وظروف شدة وكثافة العمل.

أما بالنسبة لإدارة الوقت الفردي لكبار المتخصصين، فهي في جوهرها تمثل إدارة الوقت الفردية للمدير والشخص. يعد هذا الاتجاه حاليًا هو الأكثر تطورًا وفعالية من وجهة نظر الاستخدام العملي.

بشكل عام، تعد إدارة الوقت في الشركات مجالًا واعدًا إلى حد ما في إدارة المؤسسات، على الرغم من وجود العديد من الصعوبات حاليًا في تطبيقها عمليًا. عند تحديد الحاجة إلى إدخال إدارة الوقت في الشركات ونطاق تطبيقها في مؤسسة معينة، ينبغي للمرء ما يلي:

في أي الأقسام (أو في أي وحدة عمل) يُنصح بإدخال إدارة الوقت؛

ما هو الأثر الاقتصادي والتنظيمي الذي سيحققه تطبيق إدارة الوقت في المؤسسة؟ أي أننا نتحدث عن نسبة التكاليف إلى النتائج التي تم الحصول عليها؛

ما هو احتمال أن يكون تأثير إدخال نظام إدارة الوقت المؤسسي في المؤسسة طويلًا بما يكفي للسماح للتأثير الاقتصادي والتنظيمي بالظهور؟

يجب تطوير نظام إدارة وقت الشركة بشكل فردي لكل مؤسسة ويجب أن يجمع بين المجالات الثلاثة لإدارة وقت الشركة: إدارة وقت المؤسسة، وإدارة وقت الشركة للأقسام الفردية وإدارة الوقت الفردي لكبار المتخصصين. علاوة على ذلك، يجب أن تعتمد إدارة وقت الشركات للأقسام الفردية في بعض الحالات على الخصائص الفسيولوجية للشخص وظروف شدة العمل وكثافته، بدلا من عملية توزيع الوقت المختصة.

2.2 إدارة الوقت في روسيا

من الصعب اليوم العثور على شركة روسية لا تهتم إدارتها بمسألة زيادة قدرتها التنافسية. لحل هذه المشكلة، من الضروري القيام بقدر هائل من العمل لتحسين جميع العمليات التجارية: من البحث والتطوير إلى الخدمات اللوجستية. ومع ذلك، فهذه مهمة طويلة وصعبة، وبالتالي تفضل العديد من الشركات في روسيا زيادة كفاءة العمل بتكلفة قليلة. على سبيل المثال، من خلال إدارة الوقت. ومع ذلك، فإن إدارة الوقت "الكلاسيكية" تواجه بالفعل صعوبة في التعامل مع المهام التي تفرضها عليها الأعمال الحديثة. "لم يعد بمثابة الدواء الشافي لجميع العلل الإدارية. "على مدى السنوات الخمس الماضية، لم يحدث شيء جديد بشكل أساسي في هذا المجال، والاهتمام بإدارة الوقت يتراجع بشكل ملحوظ"، يقول بافيل بيزروتشكو، المدير التنفيذي لشركة ECOPSY Consulting. - لزيادة كفاءتها، تعمل الشركات الحديثة في المقام الأول على تحسين العمليات التجارية. وعلى خلفية هذه التدابير، تظل إدارة الوقت مفيدة، بل هي مهارة إضافية: حجم كسب الوقت صغير.

من الممارسات الشائعة في الشركات الروسية الموقف الذي يقوم فيه المدير، على أساس "طوعي-إجباري"، بتوزيع بعض الكتب التي يحبها حول إدارة الوقت بين مرؤوسيه أو يوصي بمنظم "متقدم" أو آخر. أصبح المدير التنفيذي لشركة يكاترينبرج Bank24.ru، بوريس دياكونوف، مهتمًا بفكرة إدارة الوقت منذ حوالي ثلاث سنوات، عندما أصبح مالكًا مشاركًا لبنك صغير. ويقول: "لقد نفذت الكثير مما قرأته". - تنظيم محاضرات حول إدارة الوقت في البنك، والتعريف بمعايير الوفاء، وتحسين ثقافة التواصل. في البداية، تم معارضة الابتكارات، لأن المحاضرات غطت عطلات نهاية الأسبوع. واعتبر موظفو البنك فكرة تعليمهم توفير الوقت مجرد نزوة إدارية أخرى. ولكن في وقت لاحق، وبفضل إصرار كبار المسؤولين في الشركة، الذين أوضحوا أنهم يقدرون الأشخاص الذين يعرفون كيفية توفير الوقت، أصبحت Bank24.ru واحدة من أولى مؤسسات الائتمان الروسية التي تقدم معايير إدارة الجودة ISO 9001: 2000.

تعد الصرامة والاتساق في حل المهام المعينة عنصرًا ضروريًا في تنفيذ أي برنامج لتحفيز الموظفين. عادة، تتلاشى الإثارة الأولية بعد توزيع "الكتب الجيدة" بعد حوالي شهر. يؤكد ميخائيل مولوكانوف، رئيس نادي مدربي الأعمال، أن "إدخال أي فكرة إلى الفريق يتطلب رقابة إلزامية". - والتحكم بشكل افتراضي ينطوي على تكاليف إضافية. وهذا هو بالضبط السبب الرئيسي لعدم وجود نهج منظم لإدارة الوقت في الشركات المحلية.

قام المدير العام لمجموعة شركات MC-Bauchemie-روسيا، ألكسندر موندروس، بحل مشكلة محددة بمساعدة إدارة الوقت - حيث قام بإزالة عدد من المكونات من عملية العمل التي كانت "أكلة" الوقت الرئيسية. مثال بسيط: جميع المحادثات الهاتفية داخل مؤسسته تبدأ الآن بالسؤال "هل أنت مرتاح في التحدث؟" وهذا يسمح لكلا المحاورين بتوفير دقائق ثمينة. "لقد مرت عدة سنوات منذ ذلك الحين. يقول ألكسندر موندروس إن معظم الموظفين الذين أكملوا التدريب بقوا في الشركة. "بالنسبة للوافدين الجدد، نقدم مواد حول هذا الموضوع ونغرس المهارات الأساسية في التعامل مع الوقت."

يقول جليب أرخانجيلسكي، الرئيس التنفيذي لمنظمة الوقت: "أولئك الذين تبنوا مهارات إدارة الوقت يحتاجون فقط إلى تحديث ذاكرتهم من وقت لآخر".<#"justify">يقول ميخائيل مولوكانوف: "الفكرة الرئيسية لإدارة الوقت هي أنك تحتاج أولاً إلى فهم ما تريد ولماذا تحتاجه، وبعد ذلك فقط تفكر في كيفية تحقيقه". - في الآونة الأخيرة، تظهر أبرز الابتكارات في مجال إدارة الوقت على وجه التحديد في مسألة تحديد الأهداف. وفقًا لملاحظاتي، غالبًا ما تحدد الشركات الروسية المواعيد النهائية والمسؤوليات بسهولة شديدة، لكنها في الوقت نفسه لا تقضي وقتًا كافيًا في نقل المعلومات إلى الموظف حول ما يجب القيام به بالضبط ولماذا. ونتيجة لذلك، يتم الانتهاء من العمل في الوقت المحدد، ولكن تبين أنه لا يوجد أي فائدة لأي شخص.

"في السابق، عندما تلقيت المهمة التالية، كنت أكتبها بصمت في دفتر ملاحظات، لأن طرح أسئلة غير ضرورية أو، بلغة احترافية، توضيح الأهداف كان يعتبر نشاطًا لم يشرفني بأي حال من الأحوال،" يعترف أحد أعضاء Wimm-Bill - مديرو دان الذين تم تدريبهم في جامعة الشركات الشركة. "بالإضافة إلى ذلك، أعربت عن عدم رضاي عن حقيقة أن الكثير من المهام التي تم تصنيفها على أنها "عاجلة" تم إلقاؤها على عاتقي فقط." اليوم، لا يسعى هذا المدير إلى صياغة واضحة للمهام من رئيسه فحسب، بل يوضح أيضًا أي منها هو الأكثر أهمية في كل فترة زمنية محددة، وبالتالي بناء نظام الأولويات لنفسه. وبما أن رئيس هذا المدير قد خضع أيضًا للتدريب المناسب، فهو متفهم وصبور للمتطلبات الجديدة لمرؤوسيه.

"إن تشكيل مجال معلومات موحد وأدوات الإدارة هو الإنجاز الرئيسي لبرامجنا التدريبية"، كما تعتقد ناتاليا بيكر، مديرة مشروع "إدارة المعرفة الداخلية" في قسم الموارد البشرية في Wimm-Bill-Dann. "ترتبط توقعات الطلاب في المقام الأول باكتساب المعرفة والمهارات الجديدة اللازمة لهم لحل المشكلات المهنية بشكل فعال، فضلاً عن تنظيم المعرفة والأفكار الأساسية المكتسبة في المدرسة والمعهد." مع اتباع نهج جاد ومدروس لإدارة الوقت، فإنه يجعلك تفكر في أسئلة تبدو بسيطة، والتي تكون الإجابات عليها مذهلة في بعض الأحيان. على سبيل المثال، باستخدام عمليات حسابية بسيطة، يمكنك حساب عدد الساعات التي عاشها الشخص بالفعل والتي لا يزال يتعين عليه أن يعيشها، على سبيل المثال، حتى التقاعد. أو حاول أن تحدد لنفسك بشكل أكثر وضوحًا ما هو الروتين اليومي في حياتك وما هو مهم حقًا.

تعد إدارة الوقت مهارة عالمية للغاية، وليس لها حدود ثقافية إلى حد كبير. تستخدم كل من برامج التدريب الغربية والروسية الآن التقنيات الغربية المحلية بشكل أساسي: تحديد الأهداف وفقًا لـ SMART، وتحديد الأولويات وفقًا لطريقة أيزنهاور، ومبدأ باريتو، وما إلى ذلك (على الرغم من أن الباحثين الروس تمكنوا أيضًا من تقديم مساهمتهم الخاصة في نظرية TM).

الشكل التقليدي للتدريب على مهارات إدارة وقت العمل هو تدريب لمدة يومين. طلاب مثل هذه البرامج، كقاعدة عامة، هم مديرو المستوى المتوسط ​​والأدنى (المكتب الخلفي، قسم المبيعات، الإنتاج، وما إلى ذلك). أثناء التدريب، يتقن المشاركون الأدوات الأساسية لتحديد الأولويات والتخطيط، ويحاولون تطبيقها في مواقف مختلفة، وصقل مهاراتهم في الألعاب والتمارين. ومع ذلك، على الرغم من حقيقة أن TM نفسها ليس لها خصائص وطنية، يتم تقديم العديد من الدورات ذات الصلة للروس الذين يدرسونها. يقول بافيل بيزروتشكو: "أحد المواضيع القريبة من إدارة الوقت هو إدارة التوتر". "إنه أمر مهم ومفيد للغاية، لأن بيئة الأعمال الروسية بشكل عام أكثر تقلبا وإرهاقا من البيئة الغربية."

في حين أن التدريبات حول موضوع تحسين ثقافة الإدارة العامة أصبحت بالفعل شائعة جدًا في الشركات الروسية، إلا أن المديرين ما زالوا لا يولون الاهتمام الواجب لقضايا التنظيم الذاتي للموظفين. يعتقد الكثير منهم - وربما على حق تمامًا - أن التنظيم الشخصي للمدير هو مشكلته الخاصة. تفترض TM أن كل موظف يجب أن تتاح له الفرصة لاستثمار الوقت ليس فقط في العمل، ولكن أيضًا في أهدافه الشخصية: التطوير الذاتي، والترفيه، والصحة، والأسرة. عندها فقط سيكون هذا الشخص راضيًا وفعالًا. من غير المرجح أن تكون الشركة قادرة على حل المشكلات من هذا النوع - فهذا من صلاحيات الموظفين أنفسهم تمامًا. "من المستحيل إدارة ساعات العمل فقط. إذا قامت إحدى الشركات بإدخال مبادئ TM بين موظفيها، فسوف يتعين عليها، طوعًا أو كرها، اغتنام وقتهم الشخصي. ولكن بعد ذلك يتبادر إلى الذهن الارتباط بالجنود المجندين والسجناء والطائفيين..."، كما يقول ميخائيل مولوكانوف.

بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما يتبين من الناحية العملية أن وقت عمل بعض المتخصصين لا يمكن التخطيط له، بينما بالنسبة للآخرين فإن المدخرات الناتجة عن TM تكون ضئيلة. على سبيل المثال، أجرت شركة Mainstream، وهي شركة تابعة لشركة ECOPSY Consulting، دراسة بين موظفي عدد من عملائها. وأظهرت نتائج هذا الاستطلاع السريع أن موظفي الشركات التي شملتها الدراسة تمكنوا فعلياً من التخطيط لما لا يزيد عن نصف وقتهم، وفي كثير من الأحيان لا يزيد عن 30%. في ظروف الأولويات المتغيرة ديناميكيا، النقص الدائم في المعلومات ونقص ما يسمى بالمديرين. عرض طائرة هليكوبتر (حرفيا "منظر من طائرة هليكوبتر" - نظرة على الوضع من أعلى، وفهم آليات القيادة والوصلات الداخلية غير المرئية في الروتين اليومي) أدوات التخطيط التقليدية لا تعمل. ولهذا السبب يوصي المتخصصون ذوو الخبرة في إدارة الوقت بتخصيص ما يصل إلى 40% من وقت عملك لحل المهام غير المتوقعة، وإدارة الـ 60% المتبقية فقط بشكل مباشر. ومع ذلك، ليس كل الموظفين قادرين على التخطيط حتى 60٪. لذلك، إذا تحدثنا عن العمل في وضع مكتب المساعدة، أي حول حل المهام المساعدة، على سبيل المثال، مهام السكرتارية، ففي هذه الحالة، يمكنك على الأقل إدارة ما لا يزيد عن 30 إلى 40٪ من الوقت. هذه النسبة نموذجية بالنسبة للعديد من التخصصات، وكذلك بالنسبة لبعض الشركات الموجهة نحو العملاء بشكل عام - على سبيل المثال، الوساطة. وفي الواقع، ماذا تقول لموظف العلاقات العامة أن يفعل مع توصية مهمة لإدارة الوقت مثل قراءة البريد الإلكتروني في ساعات معينة فقط؟ ومن الصعب أن نتصور مدير علاقات عامة يلتزم بها، لأنه بهذه الطريقة سيحرم من المعلومات التي تساعده على أن يكون فعالا. ومن خلال عدم الاستجابة في الوقت المناسب لطلب التعليق العاجل، فإنه يخاطر بخسارة صورة الشركة. والرد يعني تأجيل جدولك والانحراف عن الخطة. تضيف فاليريا سيلينا، مديرة العلاقات العامة والتسويق في شركة مطاعم روزنتر القابضة: "من المهم ألا ننسى أن الإنسان ليس جهاز كمبيوتر، بل هو مخلوق له إيقاعاته البيولوجية الخاصة". - يكون بعض الأشخاص فعالين في الصباح، بينما لا يستطيع البعض الآخر العمل بأقصى قدر من الكفاءة إلا في المساء. ومن الواضح أنه لا يمكن أخذ مثل هذه الفروق الدقيقة في الاعتبار داخل شركة كبيرة."

يشك مدير تمويل الشركات في Meridian Capital Management سيرجي تروفيموف في أن مستشار TM سيكون قادرًا على إخبار مدير ذي خبرة بكيفية توفير الوقت بنسبة 5-10٪ على الأقل. ويشير إلى أن "الرسالة الرئيسية لإدارة الوقت، وهي أن "الوقت مورد يمكن إدارته"، هي رسالة دقيقة للغاية". - ومع ذلك، سأجد 80% من المعلومات المتعلقة بذاكرة الترجمة على الإنترنت وأكيفها بنفسي. لماذا أحتاج إلى الـ 20% الأخرى، وهي كاريزما المستشار ومزاجه؟

العديد من الخبراء البارزين مقتنعون بأنه يجب على الجميع أن يتوصلوا إلى ضرورة دراسة نظرية إدارة الوقت بأنفسهم. إن أي محاولات للغوص بقوة في موضوع ما، خاصة على مستوى شركة بأكملها، تنم عن الشمولية. قضية منفصلة ومؤلمة هي أصحاب المهن الإبداعية الذين يحتجون بشدة على أي قيود على حريتهم. في الوقت نفسه، يحتاج "المبدعون" إلى القدرة على استخدام وقتهم بشكل فعال بما لا يقل عن ممثلي ورشة "الحرف اليدوية". تقول ماريا تيميربايفا، الشريكة في ملكية BBPG ورئيسة تحرير مجلة "إن نتيجة هذه "الحرية" غالبًا ما تكون عدم الامتثال للالتزامات والمواعيد النهائية للمشروع، مما يؤدي إلى عدم الرضا من جانب بقية أعضاء الفريق". مجلة أعمال المطاعم. "مهارات إدارة الوقت لن تفسد الإلهام، لكنها ستسمح للموظفين بتقييم مواقف الحياة بشكل أكثر واقعية." يُطلق على الشخص المبدع اسم مبدع لأنه يمكنه التعامل بذكاء مع استخدام المعلومات المفيدة المتاحة وإنشاء نظام التخطيط الخاص به الذي يناسبه شخصيًا بناءً على الكتب والمنشورات في وسائل الإعلام - والأهم من ذلك - حياته وخبرته المهنية.

يقول إيغور مينيفيتش، صاحب شركة Stolichny Vkus: "لقد طور معظم قادة الأعمال اللامعين اليوم نظام عمل مثالي لأنفسهم دون أي تدريب أو ندوات". - خذ على سبيل المثال أندريه بيلتشو أو أركادي نوفيكوف - لا يمكن توحيد أنشطتهما ولا يمكن تبسيط مشاريعهما. لو كانت آنا أخماتوفا قد حضرت دورة في إدارة الوقت، فهل سيكون لدينا ديوان شعري آخر؟

ويضيف مينيفيتش: "كل شركة عبارة عن مجتمع من الأشخاص ذوي مستويات مختلفة من الذكاء والخبرة الحياتية، وغالبًا ما تعتمد فعالية عملهم على كاريزما القائد وموهبته". - فقط حول المتخصصين الفعالين حقًا تتشكل بيئة عمل ويظهر الأشخاص والمشاريع اللامعة. إن كيفية تحقيق الموظفين لهذه الكفاءة هي أعمالهم الخاصة."

وبالفعل: إذا قمت بتصفح أي كتاب مشهور عن إدارة الوقت، فسوف تذهلك الطبيعة "اليوميية" للغاية للنصيحة المقدمة فيه. لتطبيقها بأكبر قدر من التأثير، سيكون الموظف أكثر فائدة "للوصول" إليهم بنفسه. على سبيل المثال، لا يكفي أن تقرأ عن سهولة استخدام المخطط الإلكتروني المدمج في معظم هواتف العمل الحديثة. هذه المعلومات واضحة وقليلة الفائدة لهذه القضية. ومع ذلك، بمجرد أن يتقن الشخص برنامجًا بسيطًا مرة واحدة، فإنه سيصبح على الفور أقل "نسيانًا" لحسد زملائه. البراغماتية البسيطة وعدم الخوف من شيء جديد. وما علاقة إدارة الوقت بالموضوع؟

تم تطوير العديد من تقنيات إدارة الوقت الشائعة اليوم في السبعينيات في أوروبا الغربية والولايات المتحدة. ومع ذلك، سيكون من الخطأ اعتبار إدارة الوقت تكنولوجيا غربية 100%. يمكن للمدرسة المحلية للتنظيم العلمي للعمل والوقت الشخصي (NOT) أن تتباهى بعدد من إنجازاتها الخاصة التي ليس لها نظائرها في العلوم الغربية. قال أحد "آباء" الإدارة العلمية، فرانك جيلبريث، بعد قراءة منشورات معهد العمل المركزي (CIT): "الروس لديهم فهم أعمق لإدارة الوقت منا".

تم إعطاء الدافع لتطوير NOT في روسيا من خلال تطورات اثنين من أبرز ممثلي علوم الإدارة المحلية في بداية القرن الماضي. وهكذا، كان مدير CIT، أليكسي غاستيف، أول من دحض أحد الاعتراضات الأكثر شيوعًا على التنظيم العلمي لعملية العمل، والذي بموجبه يتعارض مع التفكير الإبداعي. في رأيه، يساهم توحيد الإجراءات وتطوير الأتمتة في حقيقة أن "الطاقة العصبية يتم تحريرها لجميع المحفزات الجديدة والجديدة للمبادرة، مما يزيد من قوة الفرد إلى ما لا نهاية".

حدد بلاتون كيرجينتسيف، زعيم حركة "الزمن"، الهدف الرئيسي لمنظمته وهو تقليل تكاليف الوقت غير الفعالة. بدأت الحركة نفسها في عام 1923 بمقال في صحيفة برافدا، والذي قدم بيانات عن الهدر الذي لا يغتفر لوقت الإنتاج في الاجتماعات العامة. على وجه الخصوص، وصفت حالة تم فيها تقييم إجمالي وقت الانتظار للمتحدث من قبل عدد كبير من الموظفين المؤهلين في مصنع طائرات من قبل المتخصصين الأمريكيين الحاضرين على أنه كافٍ لبناء عدة طائرات.

بدأت الموجة الثانية من شعبية إدارة الوقت في بلادنا بنشر كتاب دانييل جرانين "هذه الحياة الغريبة" في أوائل السبعينيات. وفيه، كان أول باحث روسي يعبر عن فكرة ضبط الوقت كأساس لنظام إدارة الوقت الشخصي، كما قدم نظريته حول "موازنة" الوقت - وهي أداة أكثر مرونة بكثير من التخطيط الغربي التقليدي.

لذلك، كان الاتجاه الأخير هو إدخال نظام إدارة الوقت في المؤسسات (إدارة وقت الشركة). إدارة الوقت هي اتجاه جديد في إدارة المؤسسات.

إدارة الوقت للشركات في المؤسسة؛

إدارة الوقت المؤسسي للإدارات الفردية؛

إدارة الوقت الفردي لكبار المتخصصين.

تركز إدارة وقت الشركة في المقام الأول على تشكيل نظام فعال للتفاعل بين الإدارات والمسؤولين في المؤسسة. وهو ينطوي على الاستخدام الواسع النطاق للشبكات المحلية وتقنيات المعلومات في عملية الاتصال.

وبالتالي، فإن استخدام نظام إدارة الوقت المؤسسي في المؤسسة لن يكون فعالاً إلا في حالة وجود نهج متكامل لعملية إدارة الوقت في منظمة واحدة

3. تقييم وتحسين نظام إدارة الوقت في شركة Megafon OJSC

.1 الخصائص العامة للمؤسسة التي تم تحليلها

إدارة الوقت مكبر الصوت

تم إنشاء شركة المساهمة المفتوحة Megafon في عام 2002.

اسم المنظمة: OJSC Megafon.

العنوان القانوني: 115035، موسكو، جسر كاداشيفسكايا، 30

الهدف الرئيسي لشركة Megafon OJSC هو:

توفير الخدمات الخلوية (GSM<#"justify">تعمل MegaFon في جميع الكيانات المكونة للاتحاد الروسي البالغ عددها 83<#"justify">ومن بين المسؤولين:

المدير العام - تافرين إيفان فلاديميروفيتش

مدير التدقيق الداخلي - زهايمو يوري أنتونوفيتش

مدير العلاقات العامة - ليدوف بيتر ألكسيفيتش

مديرة الموارد البشرية - ليخوفا إيرينا بوريسوفنا

كبير المحاسبين - ستريلكينا ليوبوف نيكولاييفنا

MegaFon هي واحدة من أكبر ثلاث شركات للهاتف المحمول في روسيا، حيث توفر مجموعة كاملة من خدمات الاتصالات المتنقلة في جميع أنحاء روسيا. في يونيو 2010، استحوذت شركة MegaFon على 100% من أسهم شركة Synterra، مما جعل من الممكن تعزيز البنية التحتية لشبكتها الخاصة وتعزيز مكانتها في أسواق الاتصالات بعيدة المدى، والوصول إلى الإنترنت ذات النطاق العريض الثابت والمتنقل، فضلاً عن الخدمات المتقاربة. عدد المشتركين النشطين في الشركة يتجاوز 62 مليون. ومع ذلك، يتم تفسير جاذبية العلامة التجارية MegaFon ليس فقط من خلال منطقة تغطيتها، والتي لا يوجد لها نظائرها في روسيا. من خلال الارتقاء إلى شعار "المستقبل يعتمد عليك"، تحاول الشركة دائمًا أن تكون متقدمة بخطوة - عن السوق والمنافسين ورغبات العملاء.

قامت MegaFon تقليديًا بتطبيق أحدث التقنيات. في وقت واحد، أصبحت الشركة أول مشغل خلوي روسي بالكامل لمعيار GSM 900/1800. واليوم تعد MegaFon أول شركة في روسيا تطلق التشغيل التجاري لشبكة الجيل الجديد 3G، وفقًا لمعايير الاتصالات الواعدة UMTS، مما يجعل الإنترنت عبر الهاتف المحمول أداة مريحة وفعالة للمستخدمين. هذا سمح لنا بأن نصبح قادة في عدد مستخدمي شبكات الجيل الثالث، وكذلك في حجم الإيرادات من الخدمات المباعة فيها.

وسيكون تطوير شبكات الجيل الثالث من أولويات الشركة في المستقبل المنظور. في الوقت نفسه، لا يقف MegaFon ساكنا، ويتقن التقنيات الجديدة: في عام 2010، تم اختبار شبكة البيانات اللاسلكية من الجيل الرابع (4G) التي تعمل باستخدام بروتوكول LTE بنجاح. في نوفمبر 2010، أصبحت MegaFon أول مشغل في روسيا يقوم بتنفيذ دعم شبكتها لتقنية HD-Voice المبتكرة، والتي توفر نقلًا صوتيًا عالي الجودة وتزيد من وضوح الصوت بشكل كبير.

هامش الأمان الذي اكتسبته شركة MegaFon على مدار سنوات التشغيل والسياسة المحافظة للغاية للإدارة المالية والاقتراض سمح للشركة ليس فقط بالبقاء بثقة في ذروة الأزمة المالية، ولكن أيضًا بتعزيز مكانتها في السوق من خلال الاستجابة للتحديات الجديدة. التحديات.

في عام 2010، أصبحت MegaFon هي الفائزة في فئة "المشغل الخلوي" وفقًا لنتائج التصويت الشعبي "العلامة التجارية رقم 1 في روسيا 2010"، وتم الاعتراف بالرئيس التنفيذي لشركة MegaFon، تافرين إيفان فلاديميروفيتش، كأفضل قائد في مجال الاتصالات. الشركات في روسيا في قائمة أفضل 1000 مدير روسي سنوية."

3.2 تقييم نظام إدارة الوقت في OJSCمكبر الصوت

وفقًا للمحللين والمشغلين أنفسهم، يعد سوق الاتصالات الخلوية من أسرع الأسواق نموًا في روسيا. في الوقت نفسه، فإن المنافسة فيها، كما يليق بالسوق المتقدمة، مرتفعة للغاية: اللاعبون الرئيسيون، كقاعدة عامة، هم الرقبة والرقبة، وبالتالي لا يمكنك منح نفسك أدنى تنازل. يجب ألا تفوت فرصة واحدة لتكون على الأقل بطريقة ما أكثر فعالية وأفضل من غيرها. أنت بحاجة إلى العثور على الموارد التي يمكنك إدارتها من أجل تحقيق النتائج، والتقدم على المنافسين، والتحكم في الوقت.

توصلت إدارة الشركة إلى أنه من الضروري استخدام الموارد - الوقت - بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. يجب أن يتم توجيه هذا المورد في المقام الأول لتحقيق أهداف الشركة. قام رئيس شركة Megafon OJSC وشركة Organization of Time بتنفيذ العديد من المشاريع البارزة، وأجرى دورات تدريبية ومشاورات من أجل تقديم أفكار TM إلى المؤسسات.

"لا يمكن إدارة الوقت بمفردنا." تم أخذ هذه الأساليب في الاعتبار في المقام الأول من قبل رئيس الشركة من وجهة نظر إدارة وقته الشخصية. كل يوم يواجه القائد العديد من المهام. لذلك، اعتبر المدير أن TM تنطبق على نفسه على وجه التحديد، لأن هناك أمورًا شخصية وأمور الشركة تتطلب وقتًا. وفي وقت لاحق فقط، عندما بدأ تنفيذ هذا النظام، أصبح من الواضح أنه من الضروري حل المشاكل مع طاقم العمل بأكمله.

لذلك، من المهم جدًا أن يتحكم المدير في وقته - وفي نفس الوقت يدير النظام الزمني لزملائه. عند تنظيم أي اجتماعات أو اجتماعات أو مؤتمرات، يجب على المدير أن يعرف مسبقاً ما هي الخطط التي لدى مرؤوسيه، حتى يمكن تنسيق العمل المشترك بحيث لا تتداخل العمليات مع بعضها البعض. وعلى العكس من ذلك، عندما يخطط الموظفون ليومهم، يجب عليهم رؤية تقويم المدير والارتباط به. إنها بديهية: إذا كنت تريد إدارة وقتك بفعالية، فلن تتمكن من تحقيق ذلك إلا إذا تفاعل زملائك معك بنفس الفعالية.

تستخدم شركة Megafon Microsoft Exchange Server وتحتفظ بالتقويمات في Outlook. يستطيع المدير الآن معرفة مكان تواجد الزملاء وأين سيكونون خلال الأشهر الثلاثة المقبلة، ويمكنه التخطيط لعقد اجتماع معهم. الوقت فئة لا يمكن للمرء إدارتها بمفرده، بل يجب على الجميع العمل معًا.

السيطرة على الأوامر. لكي يعمل نظام إدارة الوقت في جميع أنحاء الشركة، كان من الضروري أولاً إعداد نظام إدارة الطلبات في Outlook في إدارة شؤون المدير. اليوم لدى الشركة نظام واضح للتعليمات والرقابة. يتم تقديم التعليمات شفهيًا، عن طريق البريد الإلكتروني أو على الورق، وتقع جميعها في قائمة واحدة، تُستخدم لتتبع المواعيد النهائية. إذا لم يتم إكمال شيء ما في الوقت المحدد، يتلقى المدير إخطارات، وبناءً عليها، تطلب الأمانة معلومات إضافية حول سبب حدوث الفشل. بعد ذلك، يقدم المؤدي تقاريره إلى الإدارة، ويتم اتخاذ القرار: إما إعادة الجدولة أو القيام بشيء آخر. الشيء الرئيسي هو عدم فقدان أو نسيان أي أمر - لأنه تحت السيطرة، وهو أمر مهم للغاية.

الخطوة التالية بعد إنشاء نظام لمراقبة الأوامر هي إدخال معايير موحدة لإدارة الوقت في الشركة. تمت مزامنة التقويمات والمهام المخزنة على خادم Exchange مع المحطات الطرفية المتنقلة. على سبيل المثال، يحتاج المدير إلى جدولة اجتماع. يأخذ جهاز الاتصال الخاص به، وينظر إلى الأرقام، ويجد "نافذة" - ويتصل بالوقت. ستنتقل هذه المعلومات على الفور إلى خادم Exchange. إذا لم يتم جدولة الاجتماع من قبل المدير، فإن السكرتير يخطط له عن طريق اختيار وقت الفراغ، ويرى المدير هذا التحديث في تقويمه ويعرف بالفعل متى ومع من سيجتمع. وبناء على ذلك، يمكنك توجيه مرؤوسيك لإعداد المواد اللازمة لهذا الاجتماع. وبهذه الطريقة، لا يضيع الوقت. كل شيء واضح، كل شيء مجدول، ويتم استخدام وقت كل شخص بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. والأهم من ذلك، يتم تخزين كافة المعلومات على الخادم. إذا تراكم البريد سابقًا في أجهزة الكمبيوتر المحمولة الشخصية وكان من الممكن حذفه عن طريق الخطأ، أصبح كل شيء الآن في مكان واحد، على خادم Exchange. وهذا يعني أن البريد الإلكتروني لن يضيع - لقد أصبح مستندًا كاملاً.

يمكن توضيح نموذج الإدارة هذا:

يقوم المدير بتوزيع المهام بين المرؤوسين، وتحديد الأولويات وتقسيمها إلى مشاريع. هذا يعني أنه ليست هناك حاجة للاحتفاظ بكل شيء في رأسك؛ يتم إجراء التعديلات ببساطة وفي كل لحظة توجد نسخة محدثة لما يحدث.

الشكل 1 - نموذج سجل تغيير حالة المهمة

إذا لزم الأمر، يرى المدير بوضوح تقدم العمل في المشروع وعبء العمل لموظف معين. ونتيجة لذلك، يتم توفير الوقت بشكل كبير لجميع الأطراف، وخاصة للمدير، وتزداد كفاءة العمل.

الشكل 2 - نموذج سجل تغيير المهمة

بمجرد إدخالها، يمكن استخدام المعلومات عدة مرات. على سبيل المثال، في شكل واحد - لتحديد تقدم العمل في المشروع، في شكل آخر - لتحليل عبء عمل الموظفين، في الثالث - لإعداد تقارير عن المشروع.

الشكل 3 - نموذج سجل تغيير المهمة

ونتيجة لذلك، يتم تقليل الوقت الذي يتم إنفاقه على العمالة غير المنتجة، ويتبقى المزيد من الموارد للمشروع نفسه.

إن إدخال لوائح بسيطة لإدخال المعلومات وتقديمها حول المشروع، بالإضافة إلى السجل المتراكم تلقائيًا بواسطة النظام أثناء العمل، يجعل من السهل تبديل الموظفين بين المهام، أو تقليل أو زيادة عدد فناني الأداء.

تقوم Megafon، باستخدام نظام الإدارة هذا، بتوزيع وقت العمل لمديري الشركة وموظفيها بشكل أكثر فعالية.

3.3 تحسين نظام إدارة الوقت في OJSCمكبر الصوت

في Megafon، تظهر أسئلة ومشاكل غير متوقعة تعطل الجدول الزمني وتعطل العمل المهم وتجبرك على فقدان التركيز والتشتت بها. لكل منهم، يقدم المؤلف عدة حلول. وفي الوقت نفسه، لا يقتصر الأمر على الاستجابة لحالات الطوارئ فحسب، بل يتعلق بإجراءات استباقية يجب تنفيذها مسبقًا من أجل التعامل بنجاح مع المفاجآت لاحقًا.

اتصالات هاتفية. ومن الضروري تطوير تصنيف سريع لهذه المكالمات. حتى تعرف على الفور، منذ الثواني الأولى، أي نص يجب تطبيقه على "الوارد". نقدم أدناه عددًا من فئات المكالمات الواردة وسيناريوهات الاستجابة.

المكالمات الشخصية

اطلب التحدث لفترة وجيزة

اطلب معاودة الاتصال في وقت آخر

خصص وقتًا للمكالمات الشخصية، ونبه جميع أحبائك إلى الاتصال أثناء النوافذ المتوفرة.

قم بإعداد جهاز الرد الآلي

المكالمات المهنية

أ. مكالمات من الإدارة

العبارة: "عذرًا، أنا أتحدث إلى عميل الآن."

العبارة: "أنا أتحدث عن بعد"

الفكرة: يأخذ جهاز الرد الآلي فترات مزدحمة من الجدول ويقوم بالإبلاغ عن ذلك عن طريق الصوت أو الرسائل النصية (SMS، البريد الإلكتروني، ICQ)! ممكن من الناحية الفنية.

ردًا على المكالمة، يتم إرسال رسالة نصية قصيرة (SMS) عندما يمكنك معاودة الاتصال. لجعل هذه الخطوة اقتصادية، يجب عليك أولاً تكوين قوالب استجابة الرسائل القصيرة. مكالمات من الزملاء

تأجيل المكالمة

افهم بسرعة جوهر الموضوع وأعد جدولة المحادثة لوقت آخر

حدد مناطق للتواصل (متى يكون أفضل وقت للاتصال بك)

الخيارات المقترحة نافذتان في الصباح والمساء

تتطلب عرضًا منظمًا للجوهر. مكالمات من العملاء

قم بتقديم طلب لمعاودة الاتصال: "إنهم ينادون السلطات بالسجادة ..."

استمع بطريقة منظمة، واستجب بسرعة

"لقد فهمت المهمة، سأتصل بك مرة أخرى في وقت كذا وكذا..."

استقبال المكالمة وتسجيلها في النموذج الوارد وتحويلها إلى الشخص المخول

فجأة يأتي رجل. هذه هي المشكلة الأكثر شيوعًا في المكاتب المفتوحة. عندما يكون كل شخص غير مشغول ويشعر بالملل يصرف انتباه جيرانه أو الأشخاص الذين يجلسون بجانبه باستمرار. الزوار الذين يصلون بشكل غير متوقع وغير متوقع يقللون أيضًا من كفاءة العمل. من الممكن تطبيق الفروع التالية من الحلول على هؤلاء "سارقي الوقت".

وفجأة يصل رجل (زائر).

مؤشرات الإشغال: الأعلام واللافتات والقبعات وما إلى ذلك.

اصنع زرًا أحمر، عندما تضغط عليه يرن الهاتف بعد دقيقة وتحتاج إلى المغادرة بشكل عاجل!

إنشاء غرفة ضيوف حيث توجد مكتبة صغيرة ومكتبة فيديو، حتى يتمكن الزائر من الانتظار للاستفادة

عند المدخل يتم ملء قائمة الأسئلة. نوع من استبيان العميل الذي يشير فيه إلى ما جاء به. إضفاء الطابع الرسمي على الأسئلة يسرع التواصل

إعادة توجيه نشاطه في اتجاهك نحو أهدافك

إعادة التوجيه إلى شخص آخر: "المدير المناوب"، "مدير الفضاء"

على بطاقة العمل، أشر إلى ساعات عمل المكتب: من... إلى... وبالتالي الحد من عدد الزوار في الأوقات غير المناسبة

جدول الاستقبال (هاتف متعدد القنوات لسهولة الوصول):

اجمع بين الاجتماعات والغداء. غداء عمل، "السفر لتناول طعام الغداء"

تنظيم مكان للاجتماعات المفتوحة في الشركة (قاعات الاجتماعات)

مشاكل داخلية. يحتوي هذا القسم على قواطع المهام الأفقية والرأسية. أي أننا سنتحدث عن الرؤساء والمرؤوسين والزملاء. لدى شركة Megafon تقليد الاجتماعات غير المجدولة وجلسات "الاجتماعات الإستراتيجية" والأسئلة لمدة 15 دقيقة والتي تستمر لساعات. مع وجود جدول زمني منتظم وغير منتظم، تنخفض إنتاجية العمل ويكاد يكون من المستحيل إنجاز ما تم التخطيط له.

تم تحديد موعد للمدير لعقد "اجتماع سريع".

المشاركة في الاجتماع عبر الهاتف

عقد اجتماع واقفا. على سبيل المثال، لدى شركة Beeline قاعة اجتماعات بدون كراسي. مع هذه المنظمة، يتم حل جميع المشكلات على الفور. ليست هناك رغبة في قيادة مذراة عبر الماء، لأن الجميع يريد المغادرة بسرعة، إلى ظروف أكثر راحة.

قم بإعداد قائمة بالاجتماعات التي لم يتم حلها بواسطة النشرات. النتيجة: سجل الاجتماعات، مقابل كل منها قائمة القضايا التي يجري حلها.

تقسيم وقت الاجتماع. ضبط علامات الوقت، وأجهزة تنظيم ضربات القلب، على شكل مؤقت لمدة 10-15 دقيقة. تحقق من كل فترة زمنية مع جدول الأعمال لتسريع التقدم نحو الهدف.

الاتفاق على شكل الاجتماعات. على سبيل المثال، في شركة PPE Group توجد ملصقات على الجدران: "10 قواعد للاجتماعات". وهذا يساعد المشاركين في الاجتماع على الالتزام بالإجراءات المعمول بها، مما يحفز على حل المشكلات بسرعة عالية الجودة.

يجب أن يذكر في دليل الشركة أنه يتم إرسال جدول أعمال الاجتماع في موعد لا يتجاوز 24 ساعة قبل وقت بدء الاجتماع. بحكم التعريف، تختفي "الاجتماعات المفاجئة" ويكون أمامك 24 ساعة للتحضير لها.

تقديم قاعدة حماية الاجتماع. صف متى يحق لك "رفض دعوة الاجتماع"

قم بتدوين المحاضر وعقد الاجتماعات وفقًا للمحضر. وفي هذه الحالة لا بد من وجود قائد يراقب قواعد القضايا المطروحة.

عقد الاجتماع قبل الغداء: في هذه الحالة، يسعى كل مشارك إلى التحدث بشكل بناء، لأن التأخير يؤدي إلى غداء متأخر وغداء أقصر.

أمر غير مجدول من الإدارة (تدخل من الإدارة)

تنظيم مرجع يقوم بتوزيع التعليمات من المدير إلى المرؤوسين في نوافذ معينة

قدم تعليقات للمدير في شكل تدريب على ما تؤدي إليه "التشنجات" غير المجدولة للموظفين

احصل على "فترة المسؤولية" من مديرك. الفترة الزمنية التي لا يتدخل خلالها المدير في عمل الموظف. على سبيل المثال، في الصباح تم إعطاء الموظف قائمة بالمهام وفي المساء تم التحقق من جودة الإنجاز. في هذه الحالة، الفاصل الزمني للمسؤولية يساوي يوم عمل، 8 ساعات. إذا قمت بتعيين المهام يوم الاثنين والتحقق منها يوم الجمعة، فإن الفاصل الزمني للمسؤولية هو أسبوع.

تعطل المعدات. لدى شركة Megafon نظام معقد، لذلك هناك احتمال كبير بالفشل. نظرا لحقيقة أن وتيرة الحياة الحديثة لا تسمح بالتخلي عن التكنولوجيا، فمن الضروري الاستعداد للفشل. يتم وصف حلول هذه المشاكل التقنية البسيطة والكبيرة في هذا الجزء.

أعطال المعدات

وضع جدول زمني لمعدات المراقبة (الفحص الفني الدوري).

تعليمات استكشاف الأخطاء وإصلاحها

يجب أن تكون هناك دائمًا خرطوشة طابعة احتياطية في المكتب.

فكر في تكرار الوظائف (الماسح الضوئي، الناسخة، الكاميرا الرقمية).

إجراء التدريبات والتدرب على حالات الطوارئ

إنشاء الخرائط المعرفية. وصف البنية التحتية داخل دائرة نصف قطرها المكتب. أين يمكنني شراء شيء للطباعة، الخ.

قم بإنشاء تواصل إيجابي مع الجيران، الذين يمكنك الاستفادة من مساعدتهم في حالة الطوارئ

"البريد لا يصل"

لديك احتياطي في شكل خوادم مجانية. الموصى بها: mail.ru، yandex.ru

قم بإعداد برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك للوصول السريع إلى رسائل البريد الإلكتروني المرسلة مؤخرًا

مشاكل شخصية. يحتوي هذا القسم على الأسباب الشخصية للاضطرابات "غير المتوقعة" في جدول العمل. وهذا يشمل الاختناقات المرورية ومشاكل لون الجسم وغزو الأقارب والكوارث الطبيعية. هذا هو الجزء الأقل تطورًا في مجال منع ضياع الوقت اليوم. ولذلك، نحن على استعداد لقبول ودراسة كل قرار من قراراتك الجديدة غير الموضحة أدناه. يمكن إرسال الاكتشافات إلى: [البريد الإلكتروني محمي]مع ملاحظة في الموضوع: "لصوص الوقت"

الحل الجيد هو الأنشطة الموازية

قم بإجراء سلسلة من المكالمات القصيرة

استخدام الأيدي الحرة لإجراء سلسلة من المكالمات الطويلة

استمع إلى الدورات الصوتية: الأعمال، اللغات الأجنبية، إلخ.

استمع إلى الكتب الصوتية

يتطلب معرفة تدفق حركة المرور. في أي وقت هناك اختناقات مرورية وخيارات التفافية. خطط للرحلات خلال الأوقات الخالية من حركة المرور

تعلم كيفية استخدام كاميرات الويب. يعد إجراء اجتماعات افتراضية بدلاً من السفر أرخص بكثير

لتجنب الاختناقات المرورية في الصباح (قبل العمل) - يمكنك الاستيقاظ مبكراً قبل بدء الاختناقات المرورية

استخدم وسيلة نقل "مختلطة" في جميع أنحاء المدينة

إذا كنت بحاجة إلى إحضار/إسقاط شيء ما ولا يتطلب بالضرورة الحضور الشخصي، فيمكنك استخدام خدمة البريد السريع

مشاكل شخصية مفاجئة مع نفسه (مرض، توعك)

إبقاء موظف واحد على علم بالمشروع. العمل في أزواج (النموذج العنقودي)

توفير إمكانية “العمل الافتراضي، المكتب المنزلي”

تناول الفيتامينات بانتظام، واحصل على قسط كافٍ من النوم، ومارس النشاط البدني.

غزو ​​الأقارب و/أو الأصدقاء

ناقش مع أحبائك المواقف التي تستحق الاتصال بها ومتى يكون من الأفضل الانتظار

أشر بوضوح إلى ما هو عاجل وما هو مهم.

لديك اتفاق مع الفندق: مكان نقلهم

المشاركة الجزئية في التواصل معهم، وإعادة التوجيه للآخرين لحل المشكلات. المشاركة بموارد أخرى غير الوقت

لذلك، من أجل إجراء تحليل مفصل لنظام إدارة Megafon OJSC، حدد المؤلف في عمله مزايا وعيوب إدارة الوقت وقام بتحليل وظائف مدير الشركة. أظهر تحليل الهيكل الإداري أنه يلبي المتطلبات الحديثة، أي. يتم توزيع واجبات ومسؤوليات الموظفين بشكل واضح، ويتم تحديد مخطط التجميع للأقسام الفردية ومبادئ إدارتها.

بالإضافة إلى ذلك تناول العمل أسلوب Outbook في إدارة الوقت لتحليل البيئة.

خاتمة

إدارة الوقت هي التخطيط المحاسبي والتشغيلي للوقت. تتمثل مهمة إدارة الوقت في تنظيم استخدام الوقت (سواء العمل أو الوقت الشخصي) لليوم والأسبوع من أجل الحصول على الوقت للقيام بكل الأشياء الأكثر أهمية. المبادئ الأساسية لإدارة الوقت: العمل المستقل المضني، واتخاذ القرارات الفردية، والحاجة إلى تتبع فعاليته، والتفكير الذي يهدف إلى الكفاءة، وإمكانية الإنجاز، واحتياطيات الكفاءة التي لا تنضب. يمكن التعرف على الأعراض المزعجة لحدوث وشيك لمشاكل مؤقتة من خلال علامات معينة ويمكن التعرف على أسباب "مضيع الوقت".

تقنيات إدارة الوقت الحديثة: تحديد الأهداف، التخطيط الكلاسيكي، النسب “الذهبية” لتخطيط الوقت (مبدأ باريتو)، تفويض السلطات، مراقبة النتائج وتعديل الأهداف. ومن خلال دراسة أسباب مشاكل الوقت واستخدام تقنيات إدارة الوقت الأساسية، سيتمكن المدير من تحقيق نتائج عالية الجودة وسريعة.

وكان الاتجاه الأخير هو إدخال نظام إدارة الوقت في المؤسسات (إدارة وقت الشركة). إدارة الوقت هي اتجاه جديد في إدارة المؤسسات.

هناك ثلاثة مجالات في إدارة الوقت في الشركات:

إدارة الوقت للشركات في المؤسسة؛

إدارة الوقت المؤسسي للإدارات الفردية؛

إدارة الوقت الفردي لكبار المتخصصين.

تركز إدارة وقت الشركة في المقام الأول على تشكيل نظام فعال للتفاعل بين الإدارات والمسؤولين في المؤسسة. وهو ينطوي على الاستخدام الواسع النطاق للشبكات المحلية وتقنيات المعلومات في عملية الاتصال.

وبالتالي، فإن استخدام نظام إدارة الوقت المؤسسي في المؤسسة لن يكون فعالاً إلا في حالة وجود نهج متكامل لعملية إدارة الوقت في منظمة واحدة

لا تزال إدارة الوقت في الاتحاد الروسي بعيدة عن المعايير التي حددتها العولمة على جميع المستويات: من شركة فردية إلى المجتمع ككل. الآن يناقش كبار المديرين بنشاط إمكانيات تطوير إدارة الوقت في روسيا وفقًا لمبدأ أحد "النماذج" الغربية. ومع ذلك، دون مراعاة عقليتنا الوطنية، والاختلافات التاريخية في نظرية وممارسة الإدارة، لا يمكن تطبيق أي طريقة لاستخدام الوقت بعقلانية على الظروف الروسية.

من أجل إجراء تحليل مفصل لنظام إدارة OJSC Megafon، حدد المؤلف مزايا وعيوب إدارة الوقت وقام بتحليل وظائف مدير الشركة. أظهر تحليل الهيكل الإداري أنه يلبي المتطلبات الحديثة، أي. يتم توزيع واجبات ومسؤوليات الموظفين بشكل واضح، ويتم تحديد مخطط التجميع للأقسام الفردية ومبادئ إدارتها.

تم إجراء تقييم للتنظيم الإداري في المؤسسة قيد الدراسة على أساس استخدام الشركة لأساليب إدارة الوقت.

بالإضافة إلى ذلك تناول العمل أسلوب Outbook في إدارة الوقت لتحليل البيئة.

بالنسبة للمديرين، الوقت دائمًا هو مورد نادر. لا تخصص الشركات ميزانية خاصة للوقت الإضافي، ولا يمكن إضافته كما في ألعاب الكمبيوتر. ما هي الأخطاء النموذجية التي يرتكبها كبار المديرين عند التخطيط لوقت عملهم؟ ما الذي يجب عليك الاهتمام به أكثر، وما هي أساليب إدارة الوقت التي يجب عليك التخلي عنها تمامًا؟

لماذا يكون الوقت دائما ناقصا؟

يواجه كل قائد يومياً مجموعة من المشاكل والمهام التي تتطلب الاهتمام. تتم إضافة الاجتماعات والأحداث غير المتوقعة إلى دائرة المخاوف اليومية البسيطة، والتي تأتي الإخطارات بشأنها في اللحظة الأخيرة. تستغرق الاجتماعات وقتًا أطول مما كان مخططًا له في الأصل، ويطرح الموظفون أسئلة لا علاقة لها بالمناقشة. كل هذا يمكن أن يسمى تفاصيل عمل الشخص في منصب قيادي. ومع ذلك، فإن هذا يعني على الأرجح أنه حدث خطأ كبير في التقدير في التخطيط.

وكما وجد الباحثون في كلية هارفارد للأعمال، فإن "المدير العادي يقضي ساعة واحدة من كل ثلاث ساعات من العمل في إكمال المهام غير المتوقعة وحضور الأحداث غير المخطط لها". وهكذا، في الأسبوع، تتراكم 13 ساعة من العمل، والتي لم يتم تضمينها في البداية في اليوميات، والتي أدت إلى تأجيل حل القضايا الأخرى إلى أجل غير مسمى.

هناك العديد من التقنيات التي تؤدي إلى انخفاض نجاح الشركة ككل وقائدها. يصف كيفن كروس، المؤلف الأكثر مبيعًا في مجال إدارة الوقت ورئيس شركة Kru Research، الاحتفاظ بقوائم المهام بأنه غير فعال لأن الفشل في إكمال عنصر ما يؤدي إلى الإحباط، ونتيجة لذلك، انخفاض الحافز. كما تعتبر الاجتماعات التي يشارك فيها عدد كبير من الموظفين غير منتجة، مما يؤدي إلى زيادة وقت المناقشة. ومن بين المشكلات الأخرى التي وردت في كتبه، يشير خبير الإدارة بيتر دراكر إلى قلة وقت الفراغ لحل المشكلات والتطوير الذاتي للمدير، فضلاً عن عدم الثقة أو الإحجام عن تفويض بعض القضايا التي يتعين على المدير التعامل معها، ولكن يمكن أن يؤديها موظف آخر بشكل أفضل.

الكفاءة مقابل إدارة الوقت

أي شيء يفتقده المدير يؤدي إلى خطأ في التخطيط. تم تقديم هذا المصطلح في عام 1979 من قبل دانييل كانيمان وآموس تفيرسكي ("التنبؤ البديهي: التحيزات والإجراءات التصحيحية"). توصل العلماء إلى استنتاج مفاده أنه في بعض الأحيان تكون توقعاتنا مفرطة في التفاؤل ولا تأخذ في الاعتبار الخبرة السابقة في حل مشكلة مماثلة، فضلاً عن التقليل من الوقت.

وحتى الآراء السابقة حول الوقت واستخدامه تم التعبير عنها على صفحات مجلة الإيكونوميست في عام 1955. كتب سيريل نورثكوك باركينسون مقالًا ساخرًا أطلق عليه فيما بعد "قانون باركنسون". تقول أن "العمل يملأ الوقت المخصص له". وهذا هو، إذا كنت مستعدكتابة رسالة أو تصفح الشبكات الاجتماعية والبريد الإلكتروني لمدة ساعة يعني بالضبط هذا الوقت الطويلسوف يأخذك لإكمال هذه المهام. حجم العمل في هذه الحالة لا يعتمد على عدد الموظفين الذين يقومون به. لكن تقليل الوقت المخصص لهذا النوع من النشاط بنسبة 6-7% لن يؤثر بشكل كبير على جودة العمل.

"العمل يملأ الوقت المخصص له." وهذا هو، إذا كنت مستعدكتابة رسالة، أو تصفح شبكات التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني لمدة ساعة يعني بالضبط هذا الوقت الطويلسوف يذهب بعيدا عنك.

تتحدث دراسة أخرى أجراها علماء جامعة هارفارد أيضًا عن الوقت الذي يقضيه في العمل. لقد أظهر أن الوقت الذي تقضيه في العمل لا يهم كثيرًا. لا يهم ما إذا كان المدير يقضي ثلاث أو 12 ساعة أو أكثر في المكتب. يكون الأمر أكثر أهمية بالنسبة لإنتاجية الشركة عندما يصل المدير إلى الجوهر بأفضل شكل ممكن ويتعامل مع المهام بعناية أكبر.

وقد عبر عن فكرة مماثلة كال نيوبورت في كتابه "العمل العميق". يكتب نيوبورت أن إدارة الوقت بشكل عام ليست بهذه الأهمية، خاصة في العمل الروتيني. من الأهم بكثير أن تحدد أولوياتك بشكل صحيح. يتيح لك العمل الشامل التركيز على مهام محددة (وحتى فورية) وفي نفس الوقت تظل مرنة فيما يتعلق بالجدول الزمني المحدد، والاستمرار في الالتزام به.

كيف تدير وقتك كقائد

إن القدرة على إدارة الوقت للمديرين والمديرين هي دائمًا سيف ذو حدين. ومن الواضح أن هناك قدرا معينا ومرهقا من الوقت، ومن الواضح أيضا أنه كلما ارتفع منصب القيادة، قل الوقت الذي يقضيه في إنجاز تلك المهام التي يشارك فيها المدير نفسه بشكل مباشر. وكما كتب بيتر دراكر في كتابه "القائد الفعال"، فإن كبار المديرين نادراً ما يكون لديهم 25% من إجمالي وقتهم لتكريس المهام الهامة التي تؤثر بشكل مباشر على نجاح الشركة. ما يتم إنفاق الـ 75٪ المتبقية عليه واضح من مجموعة مشاكل المديرين، والتي تم وصفها في بضع فقرات أعلاه. لكن السؤال ليس كيفية القيام بكل شيء في ربع وقت العمل. والسؤال الرئيسي هو كيفية استخدامه بشكل أكثر فعالية؟

إحدى التقنيات التي يمكن أن تساعدك على إدارة وقتك بشكل أفضل هي تحليل الوقت. كما يلاحظ بيتر دراكر، لا يحتاج المدير إلى تسجيل جميع الاجتماعات السابقة والمهام المكتملة بشكل مستقل، يمكن أن يتم هذا العمل من قبل سكرتير أو مساعد شخصي. سيؤدي تحليل سجلات الوقت المستغرق إلى توزيع أكثر فائدة للمهام لتنفيذ الخطط المستقبلية، حيث أن الوقت الفعلي المستغرق في العمل لا يتم توزيعه دائمًا كما نفترض. غالبًا ما يكون هناك تناقض كبير جدًا.

كيفية تنظيم الوقت بشكل فعال

بعد تحليل مثمر للوقت، عليك أن تفهم كيفية ملؤه. أجرى كيفن كروز مقابلات مع أكثر من 800 من رواد الأعمال والمديرين، ووجد أن الأسلوب الأكثر فعالية هو تحديد الوقت بشكل صارم لإنجاز مهام محددة وغير مخطط لها. وهكذا، لاحظ كبار المديرين أنهم يستخدمون في عملهم فترات مدتها 15 دقيقة لإنجاز المهام (إرسال الرسائل، ومكالمات العمل، وما إلى ذلك)، وجدول زمني محدد بدقة (30 دقيقة للاجتماع الأسبوعي، و20 دقيقة لمراجعة رسائل البريد الإلكتروني، و10 دقائق). دقيقة لكل مكالمة هاتفية). وفقاً لبيتر دراكر، فإن التقسيم الصارم للوقت ليس فعالاً. يتحدث عن فترة زمنية أطول يتم خلالها حل المشكلة بشكل أكثر منهجية، أي في 90 دقيقة. يكتب كيفن كروز أيضًا حوالي 90 دقيقة، لكنه يستدعي 25 و60 دقيقة من العمل المركّز، تليها استراحة، بنفس الفعالية. هذه المناطق المؤقتة هي التي تسمح لك بعدم الشعور بالملل أثناء أداء المهمة.

بالإضافة إلى ذلك، ذكر كيفن كروز في كتاب “15 سرًا لإدارة الوقت”. كيف يتمكن الأشخاص الناجحون من القيام بكل شيء "( 15 سرًا يعرفه الأشخاص الناجحون عن إدارة الوقت) يوصي بجدولة المهام المهمة في الصباح، عندما تكون الإنتاجية أعلى، وكذلك ترك الوقت العازل المخطط للاجتماعات غير المجدولة وعدم إلغاء الخطط، ولكن إعادة جدولتها. ينصح كروز بتخصيص 60 دقيقة أخرى على الأقل لطقوسك الصباحية: الاستيقاظ مبكرًا، تناول وجبة فطور صحية، ممارسة الرياضة، مشاهدة الأخبار أو الاستماع إلى ملفات البودكاست التي ستساعدك على تحسين نفسك.

1. ما الذي يمكنني التوقف عن فعله؟

2. ما الذي يمكنني تفويضه؟

3. ما الذي يمكنني فعله بشكل مختلف؟

ستساعد الإجابات على هذه الأسئلة في المستقبل على تخليص نفسك من بعض المهام التي لن يؤدي فشلها إلى تدهور الأداء أو التي يمكن لأحد المرؤوسين أو أنت نفسك القيام بها بشكل أفضل.

سيساعد تجنب الاجتماعات المطولة وتقليل عدد المشاركين على تحسين إنتاجية المدير. من خلال استبعاد الموظفين "الإضافيين" من المناقشة، ستزداد جودتها بشكل كبير. إن انتظام الاجتماعات لا يقل أهمية. هناك حاجة إلى اجتماعات شهرية لوضع خطة الفريق للأسابيع الأربعة القادمة، وتحدد الاجتماعات القصيرة اليومية المهام الحالية التي يجب التركيز عليها اليوم. وبهذه الطريقة، يتم توزيع تركيز انتباه الفريق على يوم عمل محدد وتزداد الإنتاجية والكفاءة الإجمالية للموظفين والمديرين.

لا يمكنك تعلم كل تقنية على حدة. يعتمد أي من أسرار فعالية المدير على المواقف والعادات، والتي يساعد اتباعها في تخطيط طقوس العمل بطريقة أكثر تنظيماً.

من خلال القائمة الكاملة للعادات المفيدة للقائد الفعال، يمكنك البدء في تنفيذها في دورتنا التدريبية لإدارة الوقت.

تحيات! يعلم الجميع أن مصطلح "إدارة الوقت" يُترجم حرفياً إلى "إدارة الوقت". ولكن هذا ليس صحيحا تماما - بعد كل شيء، لا يعرف الشخص بعد كيفية إدارة الوقت. لكن يمكننا إدارة شؤوننا بفعالية (وليس شؤون العمل فقط) مع مراعاة ضيق الوقت!

الإنتاجية هي ما يميز الأشخاص الناجحين عن أي شخص آخر. رسم نيكولاس رويريتش خلال حياته 7000 لوحة و30 كتابًا وسافر حول نصف العالم. كيف تنفق مواردك التي لا يمكن تعويضها والأكثر قيمة؟

في رأيي، إدارة الوقت هي مجموعة من الحيل والتقنيات التي تجعل من السهل خداع كسلك. أقدم أدوات إدارة الوقت التي أثبتت جدواها شخصيًا!

الاسم مضحك بالتأكيد، لكن الطريقة خطيرة للغاية. 🙂 هناك حاجة إلى أداة البومودورو لتحقيق أقصى قدر من التركيز. في رأيي، هذه إحدى أكثر الطرق فعالية لإنجاز أي عمل في وقت قصير.

ما هي النقطة؟

• قم بصياغة المهمة التي ستعمل عليها بوضوح
• اضبط مؤقتًا (ربما على شكل طماطم) لمدة 25 دقيقة بالضبط
• العمل دون تشتيت انتباهك حتى سماع الصافرة
• خذ استراحة قصيرة لمدة 4-5 دقائق
• انتقل إلى الجزء التالي لمدة 25 دقيقة
• بعد كل مرحلة سادسة، خذ استراحة طويلة لمدة 15-20 دقيقة

تعتبر الأداة رائعة لحل مهمة واحدة تحتاج إلى التركيز عليها بشكل كامل: كتابة تقرير، وإنشاء تخطيط تصميم موقع ويب، وترجمة النص من الإنجليزية.

جدولة الأولوية

تعتمد الطريقة على مصفوفة أيزنهاور التي أتحدث عنها. وهو عبارة عن ربع من أربعة مربعات ذات محورين. وتنقسم المصفوفة أفقياً إلى "عاجل" و"غير عاجل"، وعمودياً إلى "هام" و"غير مهم".

يتم تعيين أولوية لكل مهمة بناءً على معيارين (الإلحاح والأهمية). يمكن أن يكون هناك أربعة خيارات فقط: أ، ب، ج، د.

كيف تستخدم طريقة جدولة الأولويات مصفوفة أيزنهاور؟

1. اكتب المهام الحالية في الأعمدة A، B، C، D
2. نكمل المهام "أ" (إن وجدت). يشير التخطيط السليم إلى أنه يجب أن يكون هناك أقل عدد ممكن من الأشياء "العاجلة والمهمة". يمكن أن تظهر مهام الفئة "أ" تلقائيًا على مدار اليوم! لذلك يجب حجز الوقت لهم مسبقًا.
3. تفويض المهام من المربع "C" (عاجل ولكن غير مهم) إلى شخص آخر. مثال كلاسيكي: غالبًا ما يقوم مدير الشركة بتفويض مهام مساعد شخصي مثل "استلام التنظيف الجاف" أو "إجراء حجوزات المطاعم" أو "حجز تذاكر الطائرة".
4. ابدأ بإكمال المهام من المربع "ب" (مهم ولكن ليس عاجلاً). هذه هي الأشياء الرئيسية التي تتطلب أقصى قدر من الوقت والجهد.
5. يمكن إكمال المهام من المربع "D" (غير العاجلة وغير المهمة) بعد كل المهام الأخرى أو تجاهلها تمامًا. أو، كحل أخير، استخدمه كاستراحة قصيرة خلال النهار.

طريقة جبال الألب

واحدة من أبسط أدوات إدارة الوقت وأكثرها وضوحًا للتخطيط ليوم عملك.

• إعداد قائمة المهام
• تحديد الأولويات
• نقوم بحساب الوقت اللازم لإكمال كل مهمة وإجمالي الوقت المطلوب
• نقوم بتقليل العدد الإجمالي إلى 60٪ من اليوم بأكمله
• نحن نفوض للآخرين كل ما يمكن تفويضه.
• وفي نهاية اليوم، نقوم بمراقبة الإنجاز ونقل كل ما لم يتم إنجازه إلى اليوم التالي

طريقة شواب

قام رئيس شركة Bethlehem Steel، تشارلز شواب، بدفع مبلغ 25000 دولار للمستشار آيفي لي ذات مرة لإنشاء طريقة التخطيط هذه.

كيفية استخدام طريقة شواب؟

• اكتب أهم المهام
• تحديد التسلسل وترقيمها
• نحن نعمل على حل المشاكل في تسلسل معين
• بعد الانتهاء من العمل في مهمة واحدة، نتحقق مما إذا كانت هناك مهام جديدة وما إذا كانت الأولويات قد تحولت لصالح الآخرين
• إضافة أشياء جديدة إلى القائمة، مع احترام الأولوية
• نواصل العمل على المهام حيث تقل أهميتها

بعد أن اختبرت مجموعة من تقنيات وأدوات التخطيط على نفسي، أدركت أن كل شيء ليس بهذه البساطة. بعض التقنيات لم تنجح معي على الإطلاق. وأعطى آخرون نتائج مذهلة، ولكن... ليس على الفور. بالمناسبة، يقدم Gleb Arkhangelsky في كتابه مجموعة من أدوات العمل ”محرك الوقت. كيف يكون لديك الوقت للعيش والعمل".

• اختر مخططًا لنفسك

إذا لم يكن يومك مشغولا للغاية (أو كنت لا تحب الأدوات الذكية)، فإن الخيار المثالي هو دفتر ملاحظات ورقي عادي. إذا كنت تعمل باستمرار على جهاز كمبيوتر، فإن المخطط الإلكتروني المناسب سيفي بالغرض. حسنًا، إذا كنت لا تستطيع تخيل حياتك بدون الأدوات الذكية، فإن أفضل المساعدين هم تطبيقات الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية.

• خطط ليومك مقدما

ومن الأفضل التخطيط لليوم التالي في الليلة السابقة، وليس في صباح يوم "التقرير". ويمكن قول الشيء نفسه عن خطط الأسبوع. ومن المستحسن تحضيرها مساء الأحد وليس يوم الاثنين.

• النظر في القوة القاهرة

في السابق، كنت أرتكب نفس الخطأ بإصرار: لقد أنشأت جدولًا زمنيًا حيث سارت الأمور الواحدة تلو الأخرى دون "نافذة" واحدة. في غضون أسبوع، أدركت أن العيش باستمرار في حالة الموعد النهائي هو طريق أكيد للعصاب.

أولاً، بعض الأشياء لا يمكن حصرها في الوقت الذي خصصته لها. ثانيا، خلال النهار ظهرت مهام جديدة لم تؤخذ في الاعتبار في الجدول. ثالثًا، كانت القوة القاهرة تحدث دائمًا عدة مرات في الأسبوع: ثقب في الإطارات، أو ازدحام مروري رهيب في الطريق إلى اجتماع، أو طلب أحد الأصدقاء المساعدة في الإصلاح. عادةً ما تستغرق مثل هذه الأمور غير المتوقعة الكثير من الوقت وتجبرك على إعادة النظر بشكل جذري في خططك لهذا اليوم.

الخلاصة: ترك النوافذ للقوة القاهرة كل يوم. إذا لم يحدث أي شيء "غير مجدول"، فيمكن قضاء الوقت في:

• استراحة
• أشياء من فئة "لوقت لاحق".

بالمناسبة، أردت منذ فترة طويلة أن أخبركم عن أداة مفيدة مثل "الأشياء لوقت لاحق". في دفتر التخطيط الخاص بك (أو المخطط الإلكتروني)، خصص صفحة منفصلة جانبًا.

هناك نكتب جميع الأمور "غير العاجلة" التي لم نتطرق إليها أبدًا. نقسمهم على الفور إلى ثلاث فئات: "ما يصل إلى ساعة واحدة"، و"ساعتين إلى ثلاث ساعات"، و"نصف يوم". على سبيل المثال: "قم بترتيب فواتير الإسكان والخدمات المجتمعية للعام الماضي"، و"قم بزيارة طبيب الأسنان لإجراء فحص وقائي"، و"شراء صنبور في المطبخ واستبداله".

بمجرد ظهور نافذة بشكل غير متوقع في جدولك: افتح قائمة المهام الخاصة بك "لوقت لاحق" واختر شيئًا يناسب حالتك المزاجية. في ستة أشهر فقط، يمكنك، دون إجهاد، إعادة كل ما تراكم لسنوات!

ما هي أدوات إدارة الوقت التي تستخدمها؟ اشترك في التحديثات وشارك الروابط للمشاركات الجديدة مع أصدقائك على الشبكات الاجتماعية!

إدارة الوقت للمدير - لماذا هو مطلوب وكيف يمكن أن يساعد في أداء واجبات العمل اليومية؟ كلما ارتفع منصب الشخص، زاد نطاق المسؤوليات - السيطرة على المرؤوسين، والتواصل مع العملاء، والتدقيق الضريبي، وكتابة التقارير. غالبًا ما يعمل رواد الأعمال والمديرون لساعات إضافية ويشعرون دائمًا بضيق الوقت.

كيف تجد وقتًا إضافيًا وتتعلم القيام بكل شيء؟ هذه المقالة مخصصة لهذه المسألة، والآن ظهر علم منفصل - إدارة الوقت، على أساس علم النفس والاقتصاد وعلم الاجتماع وعمل الموظفين. لقد تم تطوير مبادئ أصبحت كلاسيكية، ويظهر مؤلفون جدد يقدمون أساليبهم الخاصة. دعونا نلقي نظرة على التوصيات الرئيسية.

من المهم أن تعرف! ضعف البصر يؤدي إلى العمى!

لتصحيح واستعادة الرؤية دون جراحة، يستخدم قراؤنا شعبية متزايدة الخيار الإسرائيلي - أفضل منتج، متوفر الآن مقابل 99 روبل فقط!
وبعد أن اطلعنا عليه بعناية، قررنا أن نعرضه على سيادتكم...

تتضمن إدارة وقت المدير الخطوات التالية:

• تعلم كيفية تحفيز نفسك وموظفيك لإكمال المهام المعينة لهم. وهذا ينطبق بشكل خاص على المشاكل المعقدة؛
• تحديد الأهداف - القدرة على تحديد الأهداف طويلة المدى وقصيرة المدى بشكل صحيح؛
• التخطيط ضمن إطار زمني – لمدة سنة، شهر، يوم. وضع خطة عمل لكل يوم عمل؛
• تحديد الأولويات في إكمال المهام، والتنقل والاستعداد لتغيير المهام، وأساليب الحل؛
• العمل مع المعلومات - من المهم معرفة كيفية العثور على المعلومات اللازمة لحل المشكلات الاستراتيجية والتشغيلية، وتخزينها، واستخدامها بحيث يمكن العثور عليها دائمًا؛
• مكافحة هدر الوقت - البحث عن تسربات الوقت، والتحكم في توزيع موارد الوقت، والتقليل من التصرفات غير المعقولة؛
• القدرة على التعافي - الراحة المناسبة هي مفتاح النشاط الناجح!

دعونا نلقي نظرة فاحصة على هذه الخطوات ونقترب أكثر من النشاط الفعال والسيطرة على حياتنا، لأن الأمر لا يقتصر على العمل فحسب، بل هناك أيضًا العائلة والاهتمامات والأصدقاء. ويعتمد توفر الوقت لمجالات الحياة الأخرى على التنظيم الصحيح لعملية العمل.

الدافع الناجح

الدافع ضروري لأي شخص لأداء أي عمل. يؤدي الافتقار إلى المعنى والاهتمام والخوف إلى التأخير في إكمال المهام. في إدارة الوقت، يوصى ببدء يوم العمل بأكثر الإجراءات غير السارة. من المهم تحفيز نفسك لإجراء مكالمة أو كتابة خطاب أو تقرير ضروري، ولكن لا توجد رغبة في القيام بذلك. كيف تحفز نفسك على العمل؟

أهم شيء في العمل هو البدء بالتمثيل، واتخاذ الخطوة الأولى. وجود أخلاقيات العمل سيساعد في هذا. "المراسي" بمثابة الدافع للعمل. كل شخص لديه طقوسه الخاصة - قهوة الصباح على مكتبه، سيجارة قبل بدء العمل، والاستماع إلى الموسيقى الملهمة في الطريق، وكتابة خطة العمل في مذكرات.

يعد إنشاء المراسي أمرًا فرديًا للغاية، ويمكن أن يرتبط بسنوات الدراسة والطلاب، عندما كان من الضروري ضبط الدراسة. إنها تسبب حالة عاطفية خاصة، والاستعداد للمعركة - تفعيل الاحتياطيات الداخلية، وتركيز الاهتمام.

يمكن حل معظم المشكلات في بضع دقائق، كل ما عليك فعله هو تحديد المشكلة والتفكير في خيارات الحل واختيار الحل الأنسب وتنفيذه. إذا كانت المهمة ضخمة، فمن المستحسن تقسيمها إلى أجزاء ونقاط وإكمالها تدريجياً - من البسيط إلى المعقد.

يمكنك تحفيز نفسك باستخدام أسلوب التشجيع أو العقاب، كما في مرحلة الطفولة، وعد نفسك بشراء شيء ما في طريقك إلى المنزل، إذا قمت بإنجاز جميع المهام بسرعة، أو ترتيب لقاء مع الأصدقاء في نهاية الأسبوع. هذا بالنسبة للقضايا الصغيرة المعقدة. وبطبيعة الحال، فإن الحافز الرئيسي هو بناء مهنة، وزيادة الدخل، وتحسين الوضع.

عليك أن تفهم بوضوح سبب حاجتك إلى إكمال هذه المهمة، والنتيجة التي ستحصل عليها، والقيام بها ونسيانها، والتحول بهدوء إلى مشكلات أخرى.

يتم إضافة الدافع أيضًا من خلال المواعيد النهائية لإكمال المهمة، يجب عليك دائمًا تحديد الوقت المناسب لتحفيز العمل وتحديد المهام بوضوح.

يضع اهداف

إدارة وقت المدير أمر مستحيل دون تحديد الأهداف. الأهداف هي نظرة إلى المستقبل، والنتيجة المرجوة، فهي تحدد سبب الإجراءات، ولماذا يقوم الشخص بعمل معين. تساعد الأهداف في تحديد المبادئ التوجيهية ونقاط الطموح وجاذبية الجهد.

عليك أن تتعلم كيفية تحديد الأهداف الصحيحة. دعونا نقارن إجابات المديرين المختلفين وفقًا لمسؤولياتهم الوظيفية:

• أكمل مهامك بشكل صحيح. / تحديد الأهداف الصحيحة.
• البحث عن حلول للقضايا. / استخدم الإبداع، وابحث عن البدائل.
• حفظ الموارد. / تحسين توزيع الموارد المادية.
• العمل كما ينبغي. / حقق اهدافك.
• تقليل النفقات. / زيادة الربحية.

كما نرى، مع نفس المسؤوليات، يحدد المديرون أهدافًا مختلفة، ويحصلون على نتائج مختلفة. يتضمن الخيار الثاني اتباع نهج أكثر إنتاجية في العمل. يمكن أن تكون الأهداف استراتيجية – أهداف عمل المنظمة، وأهداف طويلة المدى وتكتيكية – موجودة في نقطة زمنية محددة.

يقوم كل قائد ومدير بتطوير أهدافه الخاصة، وينقل المعلومات إلى مرؤوسيه، وعمل المنظمة ككل يعتمد على صحة تحديد الأهداف. ومن المهم جدًا تخصيص الوقت الكافي لتحديد الأهداف الرئيسية التي تؤدي إلى الرخاء والنجاح، وكذلك طرق الوصول إلى "النجوم". إن معرفة أهدافك والسعي لتحقيقها يسمح لك بتركيز كل جهودك وطاقتك على المهام المهمة، وتجنب إهدار طاقتك.

ويتم تحديد الأهداف وفق المخطط التالي:الرغبات - الفرص - الأهداف.

في كثير من الأحيان تتجاوز الرغبات الاحتمالات، ولا تسمح الظروف بالحصول على النتائج على الفور، فمن الضروري تحقيق التوازن، ومراعاة العقبات الخارجية والداخلية، والتغلب عليها، والبحث عن حل وسط.

النقطة المهمة هي أن الأهداف يجب أن تكون محددة ولها مؤشرات الحجم والوقت.

إدارة وقت المدير: التخطيط

بعد تحديد الأهداف ننتقل إلى التخطيط، فكيف نمهد الطريق من الوضع الحالي إلى الوضع المنشود؟ الخطة هي نظام من الإجراءات يقودنا إلى هدف في العمل - تحقيق الربح والنجاح والشهرة للمنظمة.

يمكن أن يكون التخطيط في مجالات مختلفة - التطوير التنظيمي والمبيعات والإنجازات الشخصية. إذا كان لدى الشخص رغبة في التطوير الشخصي، فقد تم إنشاء خطة للنمو المهني والبناء الوظيفي، فهناك أيضًا دافع للعمل.

تم تصميم التخطيط للمساعدة في توفير الوقت واستخدامه بشكل صحيح.

هناك معياران للتخطيط:

• الحد الأقصى (العقلاني) - ابحث عن الوقت لإكمال مهام الحياة المهمة.
• الحد الأدنى - لتحقيق النتائج المطلوبة بأقل المواعيد النهائية وضياع الوقت.

يشمل التخطيط الإعداد لتنفيذ الإنجازات المرغوبة والتخصيص الصحيح للأطر الزمنية.

يجب على كل إنسان أن يخطط لحياته، وإلا فإنها ستسير مع التيار دون تغيير نحو الأفضل. يحتاج المدير إلى تخطيط وقته الشخصي وطرق تحقيق الأهداف وتحديد الأهداف ومعايير الإنجاز للموظفين.

عليك أن تتعلم كيفية وضع خطة طويلة المدى - من 5 سنوات، لمدة عام، وللشهر التالي. ومن المثير للاهتمام أنه في العهد السوفييتي كان مصطلح "الخطة الخمسية" يستخدم في كثير من الأحيان، لماذا هذه الفترة بالذات؟ ولأن الخمس سنوات هي فترة مناسبة للتخطيط على المدى المتوسط، فإنها تظهر نتيجة واضحة في التحليل المقارن.

بوجود خطط طويلة المدى، يمكنك تقسيم المهام إلى فترات أصغر، والسعي لتحقيق النتيجة النهائية. في الوقت الحاضر، غالبًا ما تقوم المؤسسات بتعيين المهام للموظفين على أساس ربع سنوي وشهري، وهو ما يسمى التخطيط التكتيكي.

إدارة وقت المدير بأبسط الطرق – التخطيط ليوم العمل. وبطبيعة الحال، فإن عدد المهام ينمو بما يتناسب مع المنظمة ويستغرق حل جميع المشاكل الكثير من الوقت.

لتبسيط حل المشكلات الحالية، يتم تقديم التوصيات التالية:

استخدم طريقة جبال الألب للتخطيط

يتضمن تسلسل الإجراءات التالي:

1. مهام الكتابة؛
2. تحديد وقت التنفيذ؛
3. احتياطي الوقت (بنسبة 60:40)؛
4. تحديد الأولويات، وإعادة توزيع المهام؛
5. مراقبة التنفيذ (محاسبة ما لم يتم إنجازه).

عند كتابة الخطة، يوصى باستخدام الاختصارات، مما سيسمح لك بتنظيم العمل وتقسيمه إلى كتل. يمكنك الكتابة: V - الزيارات، D - التفويض، K - التحكم، P - قيد التقدم، الكمبيوتر الشخصي - الرحلات ورحلات العمل، T - الهاتف، H - القراءة، التدريب.

مقابل كل عنصر تتم كتابة مهمة (نتيجة)، ويشار إلى وقت الانتهاء لتحديد المهمة وتجنب إهدار الوقت غير الضروري.

يفترض الاحتياطي الزمني أنه مع يوم عمل مكون من 10 ساعات، يتم التخطيط للعمل لمدة 6 ساعات، مع يوم عمل مكون من 8 ساعات - لمدة 5 ساعات، يجب توزيع الباقي أو إعادة جدولته. تنشأ دائمًا اجتماعات واتصالات وانقطاعات غير متوقعة، ولم يتمكن أحد على الإطلاق من استخدام يومه بنسبة 100% وفقًا للخطة.

النقطة الرابعة ستساعدك على تعديل الخطة للوصول إلى المستوى المطلوب من حيث الوقت المستغرق - نحدد الأولويات ونوزع العمل. إكمال اليوم - مراقبة إكمال المرؤوسين للمهام وعملهم، ووضع خطة لليوم التالي، وإعادة جدولة المهام التي لم تتم لأسباب معينة ولم يكن لديهم الوقت لإكمالها بالكامل.

كيف تجيب على أسئلة المقابلة التالية: كيف تدير وقتك؟ كيف تخطط ليوم عملك؟ ما التقنيات والأساليب التي تستخدمها في التخطيط؟ أعط أمثلة على كيفية استخدام مهارات إدارة الوقت لإكمال المهمة بنجاح.

ستجد كل الإجابات على هذه الأسئلة من خلال قراءة هذا المقال.

ما هي إدارة الوقت؟

إدارة الوقت- هذه مجموعة من المعارف والمهارات والقدرات التي بفضلها يعرف الإنسان كيفية تحديد الأولويات، والتخطيط الدقيق لوقته، وبالتالي زيادة إنتاجيته الشخصية في تنظيم وقت عمله.

"إلى أن تتمكن من إدارة وقتك، لن تتمكن من إدارة أي شيء آخر." بيتر دراكر

1. الكمالية
2. تسويف
3. نقص المعرفة
4. نقص الأدوات والموارد اللازمة

1. الكماليةيجعل من الصعب جدًا إكمال المهام في الوقت المحدد. يعتقد الكثير من الناس أن هذه الجودة هي قوة، لكن الرغبة المستمرة في الكمال وعدم الرضا عن النتائج التي تم الحصول عليها هي أحد أسباب الاستخدام غير الفعال للوقت. ومن خلال إيجاد فرص لقبول النتيجة "الحقيقية" بدلاً من النتيجة "المثالية"، فإنك توفر موارد كبيرة لأشياء أخرى. هناك تعبير: "الكمالية شريرة"، بالطبع، كل هذا نسبي تمامًا وفي كل حالة فردية، يمكن تقييم هذه الخاصية الشخصية بشكل مختلف، ولكن بلا شك في إطار إدارة الوقت: الكمالية شريرة!

2. تسويف- التأجيل المستمر للأمور إلى وقت لاحق، وعدم الرغبة في أداء واجبات معينة. تهيمن كلمة "الغد" على مفردات الموظفين المماطلين. قال ستيف جوبز جيدًا عن هؤلاء الأشخاص: "إن الفقير وغير الناجح والتعيس وغير الصحي هو الذي يستخدم غالبًا كلمة "غدًا".

لا أستطيع إنقاذك من الكمالية والمماطلة، هدفي هو تقديم المعرفة وتوفير أفضل التقنيات والأساليب وتعريفك بالموارد والأدوات اللازمة لإتقان مهارات إدارة الوقت. سواء كنت تستخدم المعلومات الواردة أم لا - كل هذا يتوقف فقط على رغبتك. ومع ذلك، بعد قراءة هذا المقال، لن تكون كما كنت أبدًا.

أولاً، أقترح عليك تحديد مهاراتك في إدارة الوقت. يمر

يكمن التنافر المعرفي في حقيقة أنه من ناحية، لا يمكننا التحكم في الوقت في حد ذاته. ففي نهاية المطاف، إنه الوقت الذي لا نستطيع التحكم فيه، ويبدو أن الوقت هو الذي يتحكم فينا، وليس نحن الذي نتحكم فيه. لقد اعتدنا على إدراك الوقت كشيء أبدي ولا حدود له. يبدو أن هناك دائمًا الكثير منه. ومن ناحية أخرى، يعد الوقت أحد أهم الموارد التي نمتلكها جميعًا. من المهم أن تفهم أن الوقت له حدوده الخاصة، فكل يوم هو وعاء ذو ​​سعة معينة تملأه بالأشياء التي يجب القيام بها. يمكنك أن تملأها بأشياء عديمة الفائدة، أو يمكنك أن تملأها بأشياء تناسب مهامك وتقودك إلى هدفك النهائي.

يمكننا التحكم في أنفسنا، وكيف نخطط ليومنا، وكيف نقضي وقت عملنا. يعد الاستخدام الذكي والإنتاجي والاقتصادي لهذا المورد جزءًا مهمًا من تقييم الموظف.

يمكن تحقيق كفاءة الوقت بطريقتين:

1. تحقيق نتائج ذات مغزى عن طريق توفير الوقت. هذا يعني أنك تعرف كيفية إنجاز المهمة في أقل وقت ممكن.
2. التخطيط الفعال لوقت العمل سوف يقلل من عدد وحجم المهام التي تقوم بها.

في هذه المقالة، قمت بتجميع ملخص لأفضل ستة تقنيات لإدارة الوقت. وبمساعدتهم، يمكنك تعلم التخطيط والتحكم في مهامك ذات الأولوية على أساس يومي.

كيف تتعلم إدارة وقتك؟

أفضل 6 طرق لإدارة الوقت:

1. مبدأ باريتو
2. مصفوفة أيزنهاور
3. الخرائط الذهنية
4. هرم فرانكلين
5. طريقة ABCD
6. أكل الضفدع أولا

1. مبدأ باريتو

ينص مبدأ باريتو على أن نسبة صغيرة من الأسباب والجهود والاستثمارات مسؤولة عن نسبة كبيرة من النتائج. وقد صاغ هذا المبدأ الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو في عام 1897 وتم تأكيده منذ ذلك الحين من خلال البحث الكمي في مجموعة متنوعة من مجالات الحياة:

20% من الجهد ينتج 80% من النتائج

ويمكن صياغة مبدأ باريتو في مجال إدارة الوقت على النحو التالي: ما يقارب 20% من الجهد والوقت يكفي للحصول على 80% من النتيجة.
كيف يمكنك بالضبط تحديد الجهد الكافي لبذله للحصول على نتيجة جيدة؟ تخيل أنك تبحث عن إجابات للأسئلة التي تهمك في كتاب ما. وفقا للمبدأ قيد النظر، ستجد 80٪ من المعلومات التي تحتاجها في 20٪ من النص. إذا كنت تعرف بالضبط ما يثير اهتمامك، فيمكنك تصفح الكتاب بسرعة وقراءة الصفحات الفردية فقط بعناية. بهذه الطريقة ستوفر 80% من وقتك.

2. مصفوفة أيزنهاور

ربما يكون هذا هو مفهوم إدارة الوقت الأكثر شهرة اليوم، والذي يسمح لك بتحديد الأولويات. تتيح لك هذه التقنية، التي يُنسب ابتكارها إلى الجنرال الأمريكي دوايت أيزنهاور، تصنيف الأشياء حسب مدى إلحاحها وأهميتها. يدرك الجميع أنه لا يمكن إكمال سوى عدد محدود من المهام في فترة زمنية واحدة. في بعض الأحيان، دون المساس بالعمل، واحد فقط. وفي كل مرة يتعين علينا أن نقرر، ما هو بالضبط؟ اعتاد الرئيس الأمريكي دوايت أيزنهاور أن ينظم شؤونه إلى عدة فئات مهمة عند التخطيط لشؤونه.
ووفقاً لما يسمى بمصفوفة أيزنهاور، من الضروري تصنيف كل حالة إلى أحد الأنواع الأربعة الموضحة في الرسم التخطيطي.

مصفوفة أيزنهاور

يتم تحديد أهمية المهمة من خلال مدى تأثير نتيجة تنفيذها على عملك. ويتم تحديد الاستعجال من خلال عاملين في نفس الوقت: أولا، مدى السرعة التي يجب أن تكتمل بها هذه المهمة، وثانيا، ما إذا كان إنجاز هذه المهمة مرتبطا بتاريخ محدد ووقت محدد. إن الأهمية والإلحاح، عند النظر إليهما معًا، هما اللذان يؤثران على تحديد الأولويات.

دعونا نلقي نظرة فاحصة على الحالات التي يمكن تصنيفها في كل نوع من الأنواع الأربعة.

النوع الأول: "مهم وعاجل".
وهي أمور، إذا لم يتم إكمالها في الوقت المحدد، ستؤدي إلى ضرر كبير لشركتك (على سبيل المثال، تجديد التراخيص، وتقديم التقارير الضريبية، وما إلى ذلك). حصة معينة من مثل هذه الحالات ستكون موجودة حتما في حياة كل شخص. ومع ذلك، مع الإعداد المسبق (النوع الثاني مهم - "مهم ولكن ليس عاجلا")، يمكن منع العديد من الأزمات (على سبيل المثال، من خلال دراسة القانون، وتطوير علاقات جيدة مع الأشخاص ذوي النفوذ).

يمكن أن تكون هذه أيضًا مشاريع ذات موعد نهائي أو حالة طارئة. على سبيل المثال، زيارة الطبيب بسبب مشاكل صحية، أو تقديم مقال إلى مجلة في موعد نهائي صارم، أو إكمال تقرير عن نتائج دراسة. ليس لدينا خيار هنا. يجب أن يتم عمل هذه المجموعة، هذه الفترة. وإلا ستكون هناك مشاكل خطيرة.

النوع الثاني: "مهم ولكنه غير عاجل".
هذه هي الأشياء التي تركز على المستقبل: التدريب، ودراسة المجالات الواعدة لتطوير الأعمال، وتحسين المعدات، واستعادة الصحة والأداء. الإجراءات التي تؤدي إلى هدفك الاستراتيجي. على سبيل المثال، تعلم لغة أجنبية من أجل الانتقال للعمل في منظمة أخرى واعدة أكثر. يتعلق الأمر أيضًا بمنع المشاكل – الحفاظ على لياقتك البدنية الجيدة. ولسوء الحظ، فإننا كثيرا ما نهمل مثل هذه الأمور ونضع حلها في مرتبة متأخرة. ونتيجة لذلك، لا يتم تعلم اللغة أبدًا، والدخول لا تنمو بل تنخفض، والصحة في خطر.ولهذه الأمور ميزة مثيرة للاهتمام - إذا تم إهمالها لفترة طويلة، فإنها تصبح مهمة - عاجلة. بعد كل شيء، إذا لم تذهب إلى طبيب الأسنان مرة واحدة على الأقل في السنة، فستصبح الزيارة العاجلة له عاجلاً أم آجلاً أمراً لا مفر منه.

النوع الثالث: "غير مهم ولكنه عاجل".
العديد من هذه الأشياء لا تضيف قيمة كبيرة لحياتك. نحن نقوم بها فقط لأنها تحدث لنا (محادثة هاتفية طويلة أو دراسة إعلان يأتي عبر البريد)، أو بسبب العادة (زيارة المعارض حيث لم يعد هناك شيء جديد). إنه نفس الروتين اليومي الذي يستهلك الكثير من وقتنا وطاقتنا.

النوع الرابع: “غير مهم وغير عاجل”.
هذه جميع أنواع الطرق "لقتل الوقت": تعاطي الكحول، "القراءة الخفيفة"، مشاهدة الأفلام، وما إلى ذلك. غالبًا ما نلجأ إلى هذا عندما لا يكون لدينا القوة المتبقية للعمل المنتج (يجب عدم الخلط بينه وبين الراحة الحقيقية). والتواصل مع الأحباء والأصدقاء - أمور مهمة جدًا).هذه "فراشة" تأكل وقتنا.

بينما تسعى جاهداً لتحقيق نجاح عملك، فإنك تحاول أولاً إنجاز الأشياء التي حددتها على أنها "مهمة" - أولاً "العاجلة" (النوع الأول) ثم "غير العاجلة" (النوع الثاني). ويمكن تخصيص الوقت المتبقي للأمور "العاجلة ولكنها ليست مهمة" (النوع الثالث).
ويجب التأكيد على أن الجزء الأكبر من وقت عمل الموظف يجب أن يتم إنفاقه على الأمور "المهمة، ولكنها ليست عاجلة" (النوع الثاني). ثم سيتم منع العديد من حالات الأزمات، ولن يكون ظهور فرص جديدة لتطوير الأعمال غير متوقع بالنسبة لك.

عندما تبدأ لأول مرة في استخدام هذا النظام لتحديد الأولويات، فمن المرجح أنك تريد تصنيف العديد من هذه العناصر على أنها "مهمة". ومع ذلك، مع اكتسابك الخبرة، ستبدأ في تقييم أهمية مسألة معينة بشكل أكثر دقة. سوف يستغرق الأمر بعض الوقت لمعرفة كيفية استخدام نظام تحديد الأولويات. أين يمكنني الحصول عليه؟ على الأرجح، ستصنف عمل إتقان تقنيات إدارة الوقت على أنه "مهم، ولكنه ليس عاجلاً".
في التعبير المجازي لستيفن كوفي (مؤلف الكتاب الأكثر مبيعًا على مستوى العالم "العادات السبع للأشخاص ذوي الفعالية العالية")، تحتاج إلى إيجاد وقت "لشحذ المنشار"، ثم سيتم إعداد الحطب بشكل أسرع.

موعظة

رأى رجل معين حطابًا في الغابة، وهو يقطع شجرة بصعوبة كبيرة بفأس غير حاد تمامًا. فسأله الرجل:
- عزيزي، لماذا لا تشحذ فأسك؟
- ليس لدي الوقت لشحذ الفأس - لا بد لي من التقطيع! - تأوه الحطاب...

لذلك، تحتاج إلى تخصيص قدر معين من الوقت "طوعًا" للتخطيط لأنشطتك، ورفض القيام بأي أشياء أقل أهمية. إذا تمكنت من القيام بذلك، فيمكنك استخدام مهاراتك الجديدة لتوفير المزيد من الوقت في المرة القادمة واستخدامها لمعرفة المزيد. لذلك، من خلال إصرارك على تحسين كفاءة عملك، ستوفر الوقت تدريجيًا لتطوير إنتاجيتك الشخصية.

معايير تحديد الأولويات
عادة، عند تقييم أهمية مهمة معينة، نعتبر المهم، أولا وقبل كل شيء، تلك الأشياء التي يجب القيام بها على وجه السرعة (أو "أمس"). إن تراكم المهام والوعود التي لم يتم الوفاء بها يخلق مشاكل لشركتك ويخلق أيضًا مشاعر غير سارة بالنسبة لك شخصيًا. هذه الأمور "العاجلة" هي التي نسعى جاهدين للتعامل معها أولاً. لكن الاستعجال لا ينبغي أن يكون العامل الوحيد عند كتابة قائمة المهام وتحديد الترتيب الذي يجب إكمالها به.
لقد أظهرت التجربة أنه على الرغم من أن القيام (أو عدم القيام) بالعديد من الأشياء العاجلة لن يؤثر كثيرًا على عملك، إلا أن هناك العديد من الأشياء غير العاجلة التي يمكن أن تضع الأساس للنجاح في المستقبل. لذلك، بالإضافة إلى الاستعجال، من الضروري النظر في مدى تأثير هذا الأمر أو ذاك على نجاح العمل، أي تحديد أهميته ومراعاةها.

3. الخرائط الذهنية

هذا هو تطور توني بوزان - كاتب ومحاضر ومستشار مشهور في الذكاء وعلم نفس التعلم ومشكلات التفكير. هناك أيضًا ترجمات لعبارة "الخرائط الذهنية" مثل "الخرائط الذهنية" و"الخرائط الذهنية" و"الخرائط الذهنية".

الخرائط الذهنيةهي الطريقة التي تسمح لك بما يلي:

هيكلة ومعالجة المعلومات بشكل فعال؛
فكر في استخدام إمكاناتك الإبداعية والفكرية.

هذه أداة جميلة جدًا لحل المشكلات مثل تقديم العروض التقديمية واتخاذ القرارات وتخطيط وقتك وحفظ كميات كبيرة من المعلومات والعصف الذهني والتحليل الذاتي وتطوير المشاريع المعقدة والتدريب الشخصي والتطوير وما إلى ذلك.

مجالات الاستخدام:
1. العروض التقديمية:
في وقت أقل، يمكنك تقديم المزيد من المعلومات، بينما يتم فهمك وتذكرك بشكل أفضل؛
عقد اجتماعات العمل والمفاوضات.

2. التخطيط:
إدارة الوقت: التخطيط لليوم، الأسبوع، الشهر، السنة...؛
تطوير المشاريع المعقدة والأعمال التجارية الجديدة ...

3. العصف الذهني:
توليد الأفكار الجديدة والإبداع.
الحل الجماعي للمشاكل المعقدة.

4. اتخاذ القرار:
رؤية واضحة لجميع الإيجابيات والسلبيات؛
قرار أكثر توازنا ومدروسا.

4. هرم فرانكلين

هذا نظام تخطيط جاهز يساعدك على إدارة وقتك بشكل صحيح وتحقيق أهدافك. بنجامين فرانكلين (1706-1790) - أمريكي. تسقى ناشط تميز B. Franklin بقدرة رائعة على العمل وإحساس فريد بالهدف. وفي سن العشرين، وضع خطة لتحقيق أهدافه لبقية حياته. لقد اتبع هذه الخطة طوال حياته، وكان يخطط بوضوح لكل يوم. خطته لتحقيق أهدافه تسمى "هرم فرانكلين" ويبدو كما يلي:

1. أساس الهرم هو القيم الحياتية الرئيسية. يمكنك القول أن هذا هو الجواب على السؤال: "ما المهمة التي أتيت بها إلى هذا العالم؟" ماذا تريد أن تخرج من الحياة؟ ما هي العلامة على الأرض التي تريد أن تتركها خلفك؟ هناك رأي مفاده أنه لا يوجد حتى 1٪ من الأشخاص الذين يعيشون على هذا الكوكب والذين قد يفكرون في هذا الأمر على محمل الجد. وبعبارة أخرى، هذا هو ناقل الاتجاه نحو حلمك.

2. استنادا إلى قيم الحياة، يحدد الجميع هدفا عالميا لأنفسهم. من يريد أن يصبح في هذه الحياة، ما الذي يخطط لتحقيقه؟

3. الخطة الرئيسية لتحقيق الأهداف هي تثبيت أهداف وسيطة محددة في طريق تحقيق هدف عالمي.

4. تسمى الخطة لمدة ثلاث أو خمس سنوات طويلة المدى. من المهم هنا تحديد المواعيد النهائية الدقيقة.

5. الخطة لمدة شهر ثم أسبوع هي خطة قصيرة المدى. كلما كان الأمر أكثر تفكيرا، كلما قمت بتحليله وتعديله في كثير من الأحيان، كلما كان العمل أكثر فعالية.

6. النقطة الأخيرة من حيث تحقيق الأهداف هي خطة لكل يوم.

5. طريقة ABCD

تعد طريقة ABCD طريقة فعالة لتحديد أولويات المهام التي يمكنك استخدامها كل يوم. هذه الطريقة بسيطة وفعالة للغاية بحيث يمكنها، إذا تم استخدامها بانتظام وبكفاءة، رفعك إلى مرتبة الأشخاص الأكثر إنتاجية وإنتاجية في مجال نشاطك.
قوة الطريقة هي بساطتها. وإليك كيف يعمل. عليك أن تبدأ بإعداد قائمة بكل ما عليك القيام به خلال اليوم التالي. فكر على الورق.
بعد ذلك، تقوم بوضع الحرف A أو B أو C أو D أو D أمام كل عنصر في قائمتك.

نوع المشكلة "أ"يتم تعريفه على أنه الشيء الأكثر أهمية في مرحلة معينة، وهو الشيء الذي يجب عليك القيام به أو المخاطرة بعواقب وخيمة. قد تكون المهمة من النوع "أ" هي زيارة عميل مهم أو كتابة تقرير لرئيسك في العمل. تمثل هذه المهام "الضفادع" الحقيقية والناضجة في حياتك.
إذا كان أمامك أكثر من مهمة "أ"، فإنك تقوم بترتيبها حسب الأولوية من خلال تصنيفها "أ-1"، و"أ-2"، و"أ-3"، وما إلى ذلك. المهمة "أ-1" هي أكبر وأقبح "ضفدع" على الإطلاق. كل منهم يجب عليك التعامل معهم.

نوع المشكلة "ب"يتم تعريفه على أنه ما يجب عليك القيام به. ومع ذلك، فإن العواقب، في حالة تنفيذها أو عدم الامتثال لها، تكون خفيفة للغاية. مثل هذه المهام ليست أكثر من "شراغف صغيرة" في حياتك. وهذا يعني أنه إذا لم تقم بالعمل المناسب، فسيكون شخص ما غير راضٍ أو في وضع غير مؤات، ولكن على أي حال، فإن مستوى أهمية هذه المهام لا يقترب من مستوى المهام من النوع "أ". إن إجراء مكالمة بشأن مسألة أقل إلحاحًا أو المرور عبر تراكم رسائل البريد الإلكتروني قد يشكل جوهر مهمة من النوع ب.
القاعدة التي يجب عليك اتباعها هي: لا تبدأ أبدًا مهمة من النوع "ب" بينما لا يزال لديك مهمة "أ" غير مكتملة. لا تدع "الضفدع الصغير" يصرف انتباهك أبدًا بينما ينتظر "الضفدع" الكبير مصيره أن يُؤكل!

نوع المشكلة "ب"يتم تعريفه على أنه شيء سيكون من الرائع القيام به، ولكن لا ينبغي توقع أي عواقب منه سواء قمت بذلك أم لا. يمكن أن تكون المهمة من النوع ب هي الاتصال بصديق، أو تناول فنجان من القهوة، أو تناول الغداء مع زميل، أو القيام ببعض الأعمال الشخصية أثناء ساعات العمل. هذه الأنواع من "الأحداث" ليس لها أي تأثير على عملك على الإطلاق.

نوع المشكلة "ز"يُقدر بأنه عمل يمكنك تفويضه لشخص آخر. القاعدة في هذه الحالة هي أنه يجب عليك تفويض الآخرين بكل ما في وسعهم، وبالتالي توفير الوقت لنفسك للقيام بالمهام من النوع "أ" التي يمكنك أنت وحدك إكمالها.

نوع المشكلة "د"يمثل مهمة يمكن إزالتها بالكامل من قائمة المهام الخاصة بك. قد تكون هذه مهمة كانت مهمة في السابق، ولكنها الآن لم تعد ذات صلة، سواء بالنسبة لك أو للآخرين. غالبًا ما يكون هذا هو العمل الذي تقوم به يومًا بعد يوم، إما بدافع العادة أو لأنك تجد متعة في القيام به.

بعد أن قمت بتقديم الطلب طريقة ABCDإلى قائمة مهامك اليومية، تكون قد نظمت عملك بالكامل وتمهيد الطريق لإنجاز المهام الأكثر أهمية بشكل أسرع.

الشرط الأكثر أهمية لكي تنجح طريقة ABCD معك هو الالتزام بالمتطلبات التالية: ابدأ المهمة A-1 دون تأخير ثم اعمل عليها حتى تكتمل تمامًا.استخدم قوة إرادتك لبدء ومواصلة العمل على المهمة الأكثر أهمية بالنسبة لك في الوقت الحالي. أمسك بأكبر "ضفدع" لديك و"أكله" دون توقف حتى آخر قضمة.
إن القدرة على تحليل قائمة المهام الخاصة بك لهذا اليوم وإبراز المهمة A-1 ستكون بمثابة نقطة انطلاق لتحقيق نجاح كبير حقًا في أنشطتك، وستزيد من احترامك لذاتك، وتملأك باحترام الذات والشعور بالاستقلالية. الفخر بإنجازاتك.
عندما تعتاد على التركيز بشكل كامل على مهمتك الأكثر أهمية، أي المهمة أ-1 - وبعبارة أخرى، تناول "الضفدع" الرئيسي الخاص بك - ستتعلم أن تفعل ضعف ما يفعله الأشخاص المحيطون بك، أو حتى ثلاثة أضعافه. أنت.

6. أكل الضفدع أولا

الانتقال من الصعب إلى السهل

ربما سمعت هذا السؤال: "كيف تأكل فيلًا؟" الجواب بالطبع هو "قطعة قطعة". كيف تأكل أكبر وأشرس "ضفدع" لديك؟ وبنفس الطريقة: يمكنك تقسيمها إلى إجراءات محددة خطوة بخطوة والبدء من الأولى.

ابدأ يوم عملك بالمهمة الأكثر صعوبة وأكملها بأسرع ما يمكن. سيساعدك ذلك على إدراك أنه لا يزال أمامك الكثير لتفعله، وأن الوقت في يوم عملك محدود. إن القيام بالأمر الأصعب أولاً سيمنحك شعورًا كبيرًا بالرضا. استخدم هذه القاعدة كل يوم وسترى مقدار الطاقة التي تحصل عليها ومدى كفاءة يوم عملك. تأجيل مهمة إشكالية باستمرار إلى نهاية اليوم يعني أنك ستظل تفكر في هذه المهمة طوال اليوم، وهذا سيمنعك من التركيز على مهام أخرى! أكل الضفدع أولا ثم انتقل إلى أكل الفيل قطعة قطعة!

أدوات تخطيط الوقت

خطط لكل يومك مقدمًا.
من خلال التخطيط نتحرك
المستقبل إلى الحاضر وبالتالي لدينا
فرصة لفعل شيء ما
بخصوصه بالفعل الآن

آلان لاكين

الأجيال الرئيسية من "المخططين"
يمكن تقسيم تقنيات ووسائل تنظيم وقت العمل المعروفة اليوم إلى عدة أجيال - والاختلافات هنا تكمن في مبادئ تسجيل المعلومات وتكنولوجيا الاستخدام.

حتى القرن العشرين، كان تخطيط وقت العمل يتم باستخدام أساليب بدائية: المذكرات، وقوائم المهام، وما إلى ذلك. وفي بداية القرن الماضي، ومع تطور الأعمال، انتشرت أدوات جديدة على نطاق واسع، مما سهل على المدير العمل لتخطيط الوقت.
نشأت فكرة تكييف التقويم المنزلي للعمل المكتبي في القرن التاسع عشر وتجسدت في شكل تقويم مكتبي في عام 1870. تم تخصيص صفحة واحدة من التقويم لكل يوم يُشار فيها إلى التاريخ واليوم والشهر والسنة. إن وجود مساحة خالية للملاحظات جعل من الممكن تدوين الملاحظات الضرورية: المفاوضات والاجتماعات والنفقات والاجتماعات. منذ ما يقرب من قرن من الزمان، كان التقويم المكتبي هو أداة تخطيط الوقت الرئيسية للمديرين.

وكانت نتيجة تحسين التقويم المكتبي هي المذكرات والمخطط الأسبوعي. اليوميات هي عبارة عن تقويم مستمر منزوع الأوراق على شكل دفتر ملاحظات مناسب بتنسيقات مختلفة. يمكنك أخذ المذكرات معك إلى الاجتماعات ورحلات العمل.
تبين أن المجلة الأسبوعية أكثر ملاءمة للمدير، حيث كان من الممكن تخطيط أسبوع العمل واليوم، ومراقبة تنفيذ المهام المسجلة، وتحليل الوقت المستغرق (منذ ظهور تفاصيل يوم العمل بالساعة)، والمزيد ابحث بسرعة عن المعلومات (بعد كل شيء، تم تجميعها الآن في 52 أسبوعًا، وليس 365 يومًا). في الثمانينيات، استبدلت التقويمات الأسبوعية عمليا التقويمات المكتبية وأصبحت منتشرة على نطاق واسع لدرجة أنها أصبحت عنصرا من عناصر أسلوب عمل المؤسسات.

لقد تحققت فكرة التصميم المتمثلة في الجمع بين التقويم والمفكرة ودليل الهاتف في أداة واحدة مناسبة بنجاح في عام 1921 في شكل "منظم" (من المنظم الإنجليزي). تم إجراء التحسين اللاحق للأداة من خلال تغيير الشكل والتصميم وجودة الورق والديكور الخارجي. هنا، تم دمج أجهزة تخزين المعلومات والوسائل التقنية (التقويم، المفكرة، العناوين ودليل الهاتف، حامل بطاقة العمل، القلم، الحاسبة الدقيقة) في أداة واحدة. في الوقت نفسه، لم يكن هناك تصنيف واضح وتنظيم السجلات.

تم إنشاء "مدير الوقت" الشهير في الدنمارك عام 1975. لقد نفذت فكرة التخطيط المستهدف للنتائج الشخصية بناءً على مصنف قياسي للوظائف ("المهام الرئيسية") وتكنولوجيا تنفيذ الأحداث العالمية ("مهام الفيل"). في الوقت نفسه، تبين أن استخدام "مدير الوقت" مقبول فقط للأشخاص الذين تم تنظيمهم وانضباطهم بطبيعتهم، ويتطلبون أيضًا نفقات مالية كبيرة للتدريب والاكتساب.
ومع ذلك، فإن اسم هذا النوع من "المنظم" - "مدير الوقت" - أصبح كلمة مألوفة ويشير اليوم إلى نهج عام للاستخدام النشط للوقت كمورد للإدارة.

أدى تطور التقدم العلمي والتقني في العقود الأخيرة إلى إنشاء أدوات تخطيط الوقت الإلكترونية الجديدة بشكل أساسي من وجهة نظر تكنولوجية: دفتر ملاحظات إلكتروني، وبرامج خدمة متنوعة لأجهزة الكمبيوتر، والهواتف المحمولة، والهواتف الذكية، وما إلى ذلك.

أفضل التقنيات الحديثة لإدارة الوقت:

1.Trello هو تطبيق ويب مجاني لإدارة المشاريع في مجموعات صغيرة. يتيح لك Trello أن تكون منتجًا وأكثر تعاونًا. Trello عبارة عن مجموعة من اللوحات والقوائم والبطاقات التي تساعدك على تنظيم المشاريع وتحديد أولوياتها بطريقة ممتعة ومرنة وسهلة التغيير.

2. Evernote - خدمة ويب ومجموعة من البرامج لإنشاء الملاحظات وتخزينها. يمكن أن تكون الملاحظة جزءًا من نص منسق، أو صفحة ويب كاملة، أو صورة فوتوغرافية، أو ملف صوتي، أو ملاحظة مكتوبة بخط اليد. قد تحتوي الملاحظات أيضًا على مرفقات من أنواع ملفات أخرى. يمكن فرز الملاحظات في دفاتر ملاحظات، وتصنيفها، وتحريرها، وتصديرها.