Uzorak pravilnog pravopisa slova. Uzorak pisanja poslovnog pisma

Uslužno pismo je dokument koji je sastavni dio poslovne komunikacije. Najčešće se prenosi putem pošte i služi kao poseban način razmjene informacija.

Osnovni koncepti

Poslovna korespondencija je potrebna za rješavanje raznih ekonomskih ili proizvodnih pitanja. Uz njegovu pomoć, preduzeća i organizacije komuniciraju sa eksternim okruženjem: partnerima, kupcima ili vladinim agencijama. Obično se za to koristi službeno pismo.

Ovako se općenito naziva pisani dokument, koji može biti:

• odgovaranjem na ranije primljene poruke ili upite;
• propratni papir koji se šalje primaocu zajedno sa drugim dokumentima ili materijalima;
• inicijativno pismo, u slučaju kada je drugi način komunikacije nemoguć.

Svaka od navedenih opcija ima svoje karakteristike. Ipak, postoje opća pravila prema kojima se obično sastavlja svako dopisno pismo. To je i razumljivo, jer upravo poslovnom korespondencijom, na primjer, najčešće počinje zaključivanje većine transakcija. Pravilno izrađen dokument može ostaviti povoljan utisak na primaoca potencijalnog budućeg partnera.

Vrste poslovnih pisama

U zavisnosti od informacija koje servisno pismo sadrži, može biti:

1. Prateći. U slučaju kada sadrži poruku da postoji paket aplikacija za to.
2. TVRDITI. Odnosno, izražava nezadovoljstvo određenom situacijom (tvrdnjom).
3. Poučno. U tekstu su date određene upute.
4. Garancija. Pošiljalac potvrđuje ispunjenje u budućnosti obaveza navedenih u dokumentu.
5. Informativno. Pismo sadrži informacije koje bi mogle zanimati primaoca.
6. Oglašavanje. Date su informacije za privlačenje na saradnju.
7. Pismo obavještenja. Informacije o održavanju javnih događaja.
8. Pismo potvrde. pribavljanje određenih dokumenata ili materijala.
9. Zamolbom. Tekst sadrži apel da se adresant podstakne na akciju.
10. Pismo-porukom. U njemu pošiljalac daje konkretne informacije od zajedničkog interesa za strane.

Svrha ovih dokumenata je održavanje veza između organizacija ili njenih strukturnih jedinica.

Sastavljanje reklamnog pisma

U pitanjima saradnje, ponekad se javljaju situacije kada jedna od strana, iz ovog ili onog razloga, ne ispunjava svoje obaveze. U tom slučaju partner prvo šalje pismo svojoj suprotnoj strani. U njemu on, po pravilu, iznosi svoje predloge za otklanjanje povrede njegovih zakonskih prava. Ovo je službeno pismo. Uzorak takvog dokumenta može se sastaviti proizvoljno. U ovom slučaju potrebno je uzeti u obzir sljedeće točke:

1. moraju biti formalni i poslovni sa fokusom na partnerstvo.
2. Suština tvrdnje mora biti izražena vrlo jasno.
3. Prilikom iznošenja informacija potrebno je uvjerljivo operirati konkretnim činjenicama.

Pismo reklamacije mora sadržavati:

• podaci o pošiljaocu (ime, povratna adresa i brojevi telefona za komunikaciju);
• potpune informacije o primaocu;
• opis okolnosti pod kojima je došlo do konfliktne situacije;
• upućivanje na pravne norme koje je, sa svoje strane, prekršila druga strana;
• posebne zahtjeve za otklanjanje kršenja sa naznakom vremena njihovog provođenja;
• posljedice koje mogu nastati ako suprotna strana izbjegne njihovu provedbu.

Posebnu pažnju treba obratiti na to kako se sastavlja službeno pismo. Šablon mora biti dizajniran tako da ga uljez ne doživljava kao prijetnju. Treba imati na umu da je ovo samo pravni podsjetnik.

Pravila registracije

Posebnu pažnju treba posvetiti dizajnu uslužnih pisama. Istina, zakon ne predviđa nikakva stroga pravila i propise za to.

Unatoč tome, prilikom sastavljanja takvih dokumenata potrebno je uzeti u obzir sljedeće obavezne tačke:

1. Svako službeno pismo mora biti na memorandumu. Unaprijed ga razvijaju kancelarijski stručnjaci i odobravaju ga po nalogu šefa preduzeća.

2. Dokument mora sadržavati određene detalje:

2.1. Informacije o primaocu i pošiljaocu.

2.2. Odlazni broj i datum ovog pisma. Ovo je potrebno za registraciju.

2.4. Naslov.

2.5. Informacije o dostupnosti bilo koje aplikacije, navodeći njihov naziv i brojeve.

2.6. Podaci o osobi koja je potpisala ovaj dokument (pozicija i puno ime).

3. U pismu treba razmotriti samo jedno pitanje. Prisustvo nekoliko tema će otežati odabir umjetnika.

4. Informacije treba da budu predstavljene što je moguće kraće ali jasnije. Poželjno je da tekst ne zauzima više od dvije stranice.

5. Ispravno navedite podatke o primaocu. Ako govorimo o organizaciji, morate se pridržavati sljedećeg redoslijeda:

5.1. Naziv kompanije (u nominativu).

5.2. Strukturna jedinica (ako je potrebno).

5.3. Pozicija adresata (u dativu).

5.4. Njegovi inicijali.

5.5. Poštanska adresa kompanije.

6. Ako ima više adresata, prvo se naznačuje glavni, a zatim svi ostali.

Ako uzmemo u obzir sve ove točke, tada registracija službenih pisama, u principu, neće biti teška.

Red prezentacije

Da bi dokument bio ispravno sastavljen, potrebno je uzeti u obzir određeni redoslijed prikaza informacija u njemu. Na primjer, možete razmotriti opciju kako napisati uslužno pismo odgovora. Prvo, morate imati na umu da, prema pravilima bontona, morate odgovoriti na informaciju u roku od 24 sata od trenutka kada je primljena. Ako govorimo o elektronskoj poruci, onda će optimalno vrijeme biti ne više od dva sata. U slučaju kada nije moguće pridržavati se takvog pravila, bolje je poslati odgovarajuću poruku partneru.

Samo pismo će se, u stvari, sastojati iz dva dela:

1. Uvodni. Pošiljalac objašnjava predmet, razlog i osnovu za pisanje. Ovdje se možete pozvati na normativne akte, koji, prema zakonu, služe kao osnova za davanje odgovora. Osim toga, vrijedi obratiti pažnju na neke točke u vezi sa situacijom o kojoj je riječ. Oni će pomoći da se otkrije suština problema.
2. Glavni. Ovaj dio se odnosi na pojašnjenje i uvjeravanje. Tekst treba da bude jasan, jasan i koncizan, a iznesene činjenice provjerene i objektivne. Ako je potrebno, mogu se potvrditi stvarnim brojevima.

Nakon ovog teksta obično slijedi lista aneksa. Dokument se završava potpisom pošiljaoca. Osim toga, morate znati kako napisati uslužno pismo kako ne biste uvrijedili primatelja. Prvo, preporučljivo je da mu se počnete obraćati frazom "Dragi". Drugo, možete koristiti priloge u tekstu kao što su "pažljivo proučavajući svoje rečenice" ili "pažljivo provjeravajući svoje komentare". Ovakav bonton samo će koristiti objema stranama.

Procedura

Pisanje uslužnih pisama je odgovornost službenika, sekretara ili drugih službenika kojima su povjerene ove dužnosti. Prijeći na posao, moraju se pridržavati određenog slijeda u svojim postupcima. Proces izrade takvog dokumenta obično prolazi kroz sljedeće faze:

1. Detaljno proučavanje okolnosti problema. Neophodno je u potpunosti posjedovati situaciju kako bi se pravilno procijenili mogući načini njenog rješavanja.
2. Izrada nacrta pisma. Ovdje je potrebno uzeti u obzir sve gore navedene zahtjeve.
3. Usklađivanje pripremljenog teksta. Ponekad se mora urediti uzimajući u obzir komentare menadžera. On može dati neka pojašnjenja ili pojašnjenja na temu.
4. Odobrenje od strane njegovog šefa.
5. Konačna registracija i potpisivanje dokumenta.
6. Registracija pisma.
7. Slanje korespondencije primaocu.

Tek nakon što prođe sve ove faze, pismo, koje stigne do primaoca, moći će ispuniti misiju koja mu je povjerena.

Obavezna regulacija

Za sastavljanje uslužnog pisma potrebno je uzeti u obzir da njegova prva stranica mora biti odštampana na posebnom obrascu. Za ostalo možete koristiti obične prazne A4 listove. Ovdje morate imati na umu da samo tekstualno polje ima svoje granice: gornji i donji dio su 2 centimetra, lijevo 3,5 centimetra, a desno 1 centimetar. Ne biste trebali prekršiti standardne veličine kako bi informacije stane na jedan list. Bolje je slijediti sva pravila i samo dodati dodatnu stranicu.

Također morate upisati tekst prema svim pravilima:

1. Za štampanje koristite standardni font Times New Roman. Bolje je ne koristiti druge opcije.

2. Veličine fonta su također regulirane:

• za glavni tekst - 14;
• raspored stranica i oznaka izvođenja - 12.

3. Postavljanje rekvizita se takođe vrši u skladu sa pravilima:

• prored - 1;
• poravnanje teksta vrši se "u širinu";
• crtice se postavljaju automatski;
• udaljenost od registarskog broja do naslova je 2 proreda, a od njega do glavnog teksta - 3.

Usklađenost sa ovim standardima je obavezna za ispravan dizajn pisama odgovarajućeg imenovanja.

Lokacija rekvizita

Da biste pravilno sastavili standardno poslovno pismo, morate jasno znati gdje se trebaju nalaziti njegovi detalji i komponente. Odgovori na ova pitanja sadržani su u GOST R 6.30-2003. Detaljno opisuje formu uslužnog pisma. Zapravo, ovo je uzorak u kojem se na određeni način nalazi ukupnost svih detalja dokumenta. Potreban je kako bi se:

1. Objediniti proces formalizacije uslužnih (poslovnih) pisama.
2. Biti u mogućnosti da unaprijed centralno pripremite standardne obrasce, istovremeno smanjujući potrebu da se dio posla obavlja ručno.
3. Olakšajte i skratite vizualnu potragu za informacijama.
4. Proširiti mogućnosti obrade pisama pomoću računarske i druge opreme.

Dakle, za obično poslovno pismo koristi se 30 standardnih detalja koji se nalaze u jedanaest obaveznih zona:

• amblemi i grbovi;
• autor;
• početni podaci;
• header;
• odobrenje;
• adresat;
• rezolucija;
• tekst;
• potpisi i prilozi;
• koordinacija i osiguranje;
• marks.

Postavljanje informacija u određene sektore omogućava stručnjacima da se bolje snalaze u dokumentu, a običnim korisnicima olakšava njegovo sastavljanje.

Primarni zahtjevi

Neki rukovodioci pogrešno veruju da se poslovna korespondencija može voditi na proizvoljan način, bez poštovanja ikakvih pravila i propisa. Ali stručnjaci koji su odgovorni za to trebali bi znati osnovne zahtjeve za službena pisma:

1. Prisustvo posebnog (kompanijskog) memoranduma.
2. Pravilna upotreba i postavljanje rekvizita.
3. Tekst treba da bude čitljiv i dobro uređen. Da bi se izrazila suština problema, bolje je dati prednost jednostavnim, uobičajenim rečenicama. Morate se kratko izraziti, tako da svaka riječ nosi maksimum informacija.
4. U zavisnosti od vrste, dokument mora biti sastavljen u skladu sa tim. Pismo također može sadržavati nekoliko aspekata. U ovom slučaju, prilikom predstavljanja, morate ih pokušati kombinirati.
5. Ispravno koristite norme utvrđene za kucanje.
6. Pokušajte izbjeći kategorične izraze u sadržaju pisma. Primalac može na ove fraze gledati kao na prijetnje. Prilikom konstruisanja rečenica, bolje je koristiti uvodne riječi kao što su "očigledno", "kao što je poznato", "moguće" i "kako slijedi".

Ispunjavanje ovih zahtjeva u praksi pomaže u održavanju ispravnog toka dokumenata u preduzeću.

Prema GOST R 7.0.82013 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije „Adresant je rekvizit dokumenta koji sadrži podatke o primaocu dokumenta (član 67).

Zahtjev "Primatelj" se koristi u poslovnim pismima i internim informacijama i referentnim dokumentima (izvještaji i servisne bilješke, izjave, itd.).

Neophodni "primatelj" uključuje:

• ime primaoca (primaoca pisma);
• poštanska adresa ili telefon - broj faksa, e-mail adresa.

Primalac pisma može biti:

• službeno lice / više službenika;
• organizacija;
• strukturna jedinica organizacije;
• grupa organizacija;
• pojedinac.

ADRESA - SLUŽBENIK

Prema GOST R 6.30-2003, inicijali se pišu ispred prezimena bilo kog službenika. Ako je pismo poslano šef državnog organa, tada se naziv organizacije uključuje u poziciju, puni naziv. naznačeni su u dativu, inicijali se pišu ispred prezimena:

Ako je pismo adresirano šefu komercijalne organizacije, zatim pozicija uključuje naziv organizacije sa naznakom organizaciono-pravnog oblika (u punom ili skraćenom obliku), ispred prezimena se pišu inicijali:

Ako je pismo adresirano zamjenik načelnika, naziv radnog mjesta uključuje naziv organizacije. Prezime se navodi u dativu:

Ako je adresat dokumenta šef strukturne jedinice, tada se prvo navodi naziv organizacije u nominativu, zatim u dativu naziv radnog mjesta osobe s naznakom strukturne jedinice, na primjer:

Prema klauzuli 5.15 novog GOST-a:

• prilikom upućivanja pisma službenom licu, inicijali se stavljaju iza prezimena;
• ispred prezimena je dozvoljeno koristiti skraćenicu "gospodin" (gospodin), ako je adresat muškarac, ili "gospođa" (gospođa), ako je adresat žena:

ADRESA - ORGANIZACIJA

Ako je pismo upućeno organizaciji, tada se njeno ime (puno ili skraćeno) navodi u nominativnom slučaju:

Kada se pismo upućuje organizaciji, navodi se njen puni ili skraćeni naziv, na primjer:

Obraćanje organizaciji koristi se u slučajevima kada pošiljalac ne zna ko je na čelu organizacije, njegovo prezime, inicijale.

ADRESA - STRUKTURNA JEDINICA

Dokument se može uputiti strukturnoj jedinici organizacije. Ovakav način obraćanja je po pravilu moguć ako je razmatranje pitanja kojem je pismo posvećeno u nadležnosti strukturne jedinice.

Prilikom adresiranja dokumenta strukturnoj jedinici organizacije u varijabli "Primatelj", naziv organizacije se navodi u nominativu, ispod - naziv strukturne jedinice u nominativu, na primjer:

Šta menja GOST R 7.0.97-2016? Ništa.

ADRESA - INDIVIDUALNO

Dizajn varijable "Addressee" pri vođenju korespondencije sa pojedincima ima svoje posebnosti. Prvo se navodi prezime u dativu, zatim inicijali pa poštanska adresa:

Šta menja GOST R 7.0.97-2016? Ništa.

ADRESA - NEKOLIKO ORGANIZACIJA
ILI KONSTRUKCIJSKIH JEDINICA

Poslovno pismo može imati više adresa. GOST R 6.30-2003 uspostavlja metodu generalizovanog dizajna adresata prilikom slanja pisama nekoliko homogenih organizacija ili nekoliko strukturnih podjela jedne organizacije. Postoje dvije opcije za dizajn rekvizita.

Opcija 1: navodimo nekoliko adresata u samom atributu "Addressee". Ova opcija dizajna se koristi kada je pismo upućeno organizaciji ili službeniku (ovo je glavni primalac) i za informacije - nizu drugih organizacija ili službenika.

Adresiranje je formalizovano kao i obično u gornjem desnom uglu kao lista detalja „Adresanta“ za svako telo/organizaciju ili strukturnu jedinicu organizacije.

U ovom slučaju, ukupan broj adresata ne bi trebao biti veći od četiri.

Na samom dokumentu su ucrtani svi adresati, riječ "Kopija" ispred 2., 3. i 4. adresata nije naznačena.

U ovom slučaju, sve štampane kopije pisma potpisuju se kao originali. Svaki primjerak zapečaćen je u posebnu kovertu, na kojoj je ispisana poštanska adresa određene organizacije ili strukturne jedinice.

Opcija 2: upućujemo primatelja na opći način, ako pošaljemo dokument grupi organizacija (šefovi organizacija) iste vrste ili strukturnim odjeljenjima (filijali, predstavništva i sl.) jedne organizacije:

Ako je broj adresata veći od četiri, sastavlja se dodatna mailing lista (mailing lista) u kojoj se navode konkretni primaoci i njihove adrese. Napomena o tome je napravljena u varijabli "Addressee":

Ne postoji odobren obrazac za mailing listu. Forma lista se može fiksirati u uputstvima za vođenje evidencije organizacije. U stvari, mailing lista je atribut “Addressee” koji se prenosi na posebnu listu, što znači da njen sadržaj mora odgovarati ovom atributu. Potreban "Adresant" sadrži tri informacijska bloka: naziv organizacije, poziciju, inicijale i prezime. U mailing listi za pismo reprodukujemo iste blokove informacija, ali ih postavljamo na liniju, a ne na desnu stranu lista. Podatke možete urediti i u obliku tabele. Redoslijed adresata može biti proizvoljan, ali je bolje da ih rasporedite po abecednom redu.

Podaci o broju odlaznog pisma, datumu se upisuju nakon njegove registracije (Primjer 1).

Sva pisma koja se šalju grupi adresata imaju jedan izlazni registarski broj, dolazni broj za sva pisma će biti različit.

Šta menja GOST R 7.0.97-2016? Ništa.

STAVLJANJE PODATAKA "ADRESA" NA OBRASCU

Atribut "Primatelj" nalazi se u gornjem desnom dijelu dokumenta (na obrascu sa ugaonim rasporedom detalja) ili desno ispod detalja obrasca (na obrascu sa uzdužnim rasporedom detalja). Lokacija varijable "Addressee" prikazana je u Dodatku B GOST R 6.30-2003:

• na memorandumu sa ugaonim rasporedom rekvizita - Primer 2;
• na obrascu sa uzdužnim rasporedom detalja - Primjer 3.

Šta menja GOST R 7.0.97-2016? Ništa. Neophodan "Adresant" ostaje na istom mestu.

TEHNIČKA PITANJA

• Treba li elemente atributa "Addressee" razdvojiti intervalima?

Atribut “Addressee” u pravilu zauzima nekoliko redaka.

U tački 6.1 Metodoloških preporuka za implementaciju GOST R 6.30-2003 (odobrio Rosarhiv) kaže se da se detalji dokumenta iz nekoliko redova štampaju na jednom proredu. Sastavni dijelovi rekvizita "Adresant", "Pečat odobrenja dokumenta", "Oznaka prijave", "Potpis odobrenja dokumenta" odvojeni su jedan od drugog razmakom od 1,5-2 reda.

Slična norma je sadržana u novom GOST R 7.0.97-2016 u odjeljku 3, koji utvrđuje opšte zahtjeve za izradu dokumenata: "Detalji u više redova se štampaju sa jednim proredom, sastavni dijelovi detalja su odvojeni dodatni razmak":

• Kako uskladiti varijablu "Addressee"?

Višeredni atribut "Addressee" iscrtava se sa poravnanjem duž lijeve granice zone koju zauzima atribut, ili centriran u odnosu na najduži red, na primjer:

Danas bi svi trebali moći pisati pisma. Uostalom, to je neizbježno za svaku osobu sa obrazovanjem. Nemaju svi talenta za pisanje pisma. Ali poznavanje osnovnih pravila može vam pomoći da razvijete svoju sposobnost pisanja dobrih i zanimljivih pisama. Pogotovo ako su pravila dovoljno jednostavna. U ovom članku ćete naučiti kako pravilno pisati poslovna i lična pisma. Hajde da analiziramo različite opcije za slova i važne tačke u njihovom dizajnu.

Kako pravilno pisati poslovna pisma

Formalno ili poslovno pismo je obično dizajnirano da održi poslovne odnose između firmi i njihovih zaposlenih ili kupaca. Poslovno pismo dolazi u mnogo varijanti. Na primjer:

• Hvala vam pismo
• Referentno pismo
• Prenosno pismo
• Garantno pismo
• Pismo predsedniku
• Servisno pismo
• Informativni mail
• Čestitamo pismo
• Pismo zahtjeva
• Pismo žalbe
• Pozivno pismo

Uglavnom šaljemo ovo ili ono poslovno pismo navedenim licima ili sa zahtjevom, tj. to su jasno usmjerena pisma koja se šalju sa određenom svrhom. Cilj je da se pismo na odgovarajući način shvati. Na primjer, odlučujemo kako da ispravno napišemo pismo zahvale kako bismo shvatili da smo zahvalni; razmišljamo o tome kako pravilno napisati službeno pismo, tako da bude korisno, kako bi ga primalac pravilno razumio. Stoga je veoma važno znati kako pravilno napisati pismo. Uzorak za pisanje poslovnih pisama može se naći u Professional Business Letter Templates.

U nastavku ćemo proći kroz osnovna pravila za pisanje poslovnih pisama.

Pismo ne bi trebalo da bude bezlično

Jeste li se ikada zapitali kako ispravno pisati e-poštu? Elektronska pošta poslovne osobe je vrlo često puna raznih neželjenih poruka. Prije svega, vaš zadatak, kada pišete službeno pismo, biće da budete primijećeni, a ne poslani u folder "Spam".

Za početak se raspitajte o kompaniji kojoj želite da pošaljete svoje pismo. Trebali biste imati najviše informacija o svom partneru. Nakon što budu poznati detalji o kompaniji, možete pristupiti sastavljanju pisma. Svakom poslovnom čovjeku će biti drago ako pismo bude upućeno njemu lično, a ne komercijalnom odjelu kompanije u kojoj radi, na primjer. Obraćanje primaocu imenom će pokazati, prije svega, vaše poštovanje prema osobi i, naravno, izazvati kod njega pozitivne emocije, koje jednostavno ne mogu a da ga ne raspolože vašoj osobi. Uostalom, kako započeti razgovor s potencijalnim partnerom o poslovnim prijedlozima ako niste našli vremena da saznate njegovo prezime, ime i patronim?

Ako niste uspjeli saznati ime primatelja, ni u kom slučaju nemojte pisati: „Uv. gen. direktor!"," Uv. komercijalno dir. firme!“. Ovakvim skraćenicama nema mjesta u poslovnom pismu. Riječi kao što su "poštovani", "majstor", "šef odjeljenja" itd. moraju biti napisane u cijelosti. U suprotnom, ne može biti govora o poštovanju.

Pismo mora imati naslov

Naslov je potreban kako bi se ukratko otkrio sadržaj pisma. Tako će primalac moći da obradi i sortira pismo bez ikakvih problema. Svakodnevno bilo kojoj službenoj organizaciji stižu desetine pisama o potpuno različitim pitanjima. Stoga, nema šanse da će se na vaše pismo obratiti pažnja. Stoga, ako vaš naslov sadrži korisne informacije, onda može zainteresirati potencijalnog partnera. Shvaćate li sada zašto je važno pravilno pisati službena pisma?

Kako ostaviti dobar utisak

Pokušajte da svom pismu dodate uvod koji će pohvaliti primaoca. Na primjer, kako bi vam bilo drago da imate privilegiju da radite sa tako dobrom firmom.

Stvari koje treba izbjegavati

Odbacite direktivne fraze

Umjesto fraze "Ukoliko ste zainteresovani za našu ponudu, kontaktirajte me telefonom..." bolje je napisati "Za razgovor o ponudi imate mogućnost da nas kontaktirate telefonom...". Direktiva fraza može psihološki okrenuti osobu protiv vas. Takva fraza može pokazati primaocu vašu sumnju i aroganciju. A ako napišete pismo preporuke, biće korektno da "ponudite", a ne da se namećete, da ne biste stekli utisak da pritiskate, nikome se neće svideti.

Odaberite pravilne glagole

Koristite savršene glagole. Na primjer, kreiran, završen, napravljen, razvijen, uvećan, itd. Ali glagoli kao što radimo, učestvujemo, radimo, proizvodimo ne govore o postizanju rezultata. To je teško uzeti u obzir pri pisanju pisama na stranim jezicima, pa se unaprijed raspitajte o pravilima određenog jezika da biste znali, na primjer, kako pravilno napisati englesko pismo.

Koristite memorandum

Upotreba memoranduma je obavezna čak i ako šaljete e-poštu. Šta je memorandum? Zaglavlje mora sadržavati naziv vaše kompanije, adresu, telefon, faks, logo kompanije i potpis menadžera. Ova tačka je važna za pravilno pisanje garantnog pisma, jer na taj način pokazujete da ste otvoreni i odgovorni za svoju kompaniju.

Pošaljite pismo poštom

Prilikom slanja poslovnog pisma, bolje je odbiti faks i e-poštu. Idealna opcija bi bila da pošaljete kurira sa pismom da ga lično preda menadžeru. Stoga svakako vodite računa o markiranoj koverti. Usput, ako šaljete dokumente da biste dobili bilo koju poziciju, nemojte biti lijeni da naučite kako pravilno napisati propratno pismo, poslodavac će to cijeniti.

Kako pravilno pisati lična pisma

Lično pismo može biti pismo prijatelju ili voljenoj osobi, pismo na engleskom prijatelju u inostranstvu, ljubavno pismo ili e-mail na društvenoj mreži. Primalac će uvijek biti oduševljen vašim pismom ako je napisano korektno i zanimljivo. Kada komunicirate putem prepiske, možete koristiti tople riječi koje su često oklevale da izgovore svojim najmilijima tokom razgovora. Lična pisma su mnogo lakša za pisanje nego službena, ali to ne znači da ne morate znati kako pravilno napisati pismo prijatelju ili voljenoj osobi.

Poštujte primaoca

Ako pismo šaljete poštom, za tekst nemojte koristiti komadić papira istrgnut iz sveske. Odaberite kvalitetan papir. I ne zaboravite ispravno napisati adresu!

Osnovna pravila

Pismo treba da počne porukom. Stavite adresu na sredinu reda. Glavni tekst piše se 2 cm ispod reference sa uvlačenjem na istoj udaljenosti od lijevog ruba lista. Pokušajte zadržati ovu distancu kroz cijelo pismo. Ako je list gotov, uzmite drugi prazan list papira. Nemojte pisati na obje strane lista!

Izbjegavajte popravke

Zapamtite da precrtane linije ili ispravke mogu učiniti da vaše pismo izgleda izuzetno aljkavo. Stoga, za početak, ne biste trebali biti lijeni i napisati nacrt.

Registracija

Tekst pisma treba da bude čitljiv i ne veoma mali. Koristite istu pastu ili mastilo tokom pisanja. Obavezno ostavite svoj potpis na kraju. Nakon potpisa, ako je potrebno, stavite postscript (P.S.). Slova su presavijena sa tekstom unutra!

Nakon pisanja pisma

Ne pišite pismo u lošem raspoloženju. Ako su negativne emocije već na papiru, nemojte slati ovo pismo. Bolje je prepisati sljedećeg dana. Uostalom, ispravno pisanje ljubavnog pisma znači isporučiti ugodne pozitivne emocije primaocu, a ne kvariti njegovo raspoloženje negativnim izjavama.

Zahtjevi su sastavni, važan i neophodan dio poslovne korespondencije. S jedne strane, to su taktični i diplomatski upiti o aktuelnim temama, s druge strane, oni su oruđe za postizanje određenih ciljeva adresata. Svrha svakog pisma zamolnice je da podstakne primaoca da preduzme određene radnje potrebne za autora pisma. Kako napisati pismo-zahtjev da biste dobili što bliže pozitivnom odgovoru?

Svako pismo zahtjeva treba da se sastoji od dobro osmišljenog obrazloženja i jasne izjave o zahtjevu. Osim toga, možete koristiti tehnike koje povećavaju učinkovitost pisma.

Korak 1. Kome se prijavljujete?

Kontaktirajte primaoca lično, bolje - imenom i prezimenom:

"Dragi Ivane Ivanoviču!", "Dragi gospodine Ivanov!"

Prvo, izražavate svoje poštovanje prema primaocu, a drugo, zahtjev upućen određenoj osobi nalaže mu odgovornost za njegovu realizaciju. Postoje situacije kada se zahtjev upućuje timu ili grupi ljudi. U ovom slučaju, također je preporučljivo personalizirati žalbu što je više moguće:

"Poštovani kolege!", "Poštovani menadžeri!", "Poštovani mlađi zaposleni!", "Poštovani zaposleni u HR odjelu!"

Korak 2. Zašto me kontaktirate?

Pohvalite primaoca. Kada date kompliment primaocu, odgovarate na njegovo pitanje: "Zašto ovo pitanje upućujete meni?" Prepoznajte njegova dosadašnja dostignuća ili lične kvalitete.

“Uvijek ste spremni saslušati i pronaći najbolji način da riješite problem skoro svakoga ko vam se obrati. I, moram vam odati priznanje, puno ste pomogli."

"Vi ste vodeći stručnjak u ovoj oblasti...".

"Pomogli ste mnogim ljudima da riješe najteže probleme na terenu...".

Ova tehnika će omogućiti primaocu da bliže pogleda zahtjev i pokuša pronaći priliku da udovolji budi ona.

Kompliment je prikladan kada su u pitanju nestandardni zahtjevi, kada treba pridobiti adresata, kada treba obratiti pažnju na određene zasluge i kvalitete koji su neophodni i bitni za ispunjenje vašeg zahtjeva.

Veoma je važno da ne prelazite granicu između komplimenta i grubog laskanja. Budite iskreni.

Korak 3. Obrazloženje zahtjeva

Svaki zahtjev mora biti obrazložen zbog čega podnosite ovaj zahtjev. Stavite adresata u kontekst vašeg problema.

U ovoj fazi morate odabrati tri najvažnija argumenta za primatelja. Najbolje je rasporediti argumente prema šemi: jak - srednji - najjači.

Zahtjevi su različitih nivoa težine, tako da adresat nije uvijek zainteresiran da ispuni nečije zahtjeve. On mora biti uvjeren da ispunjavanje zahtjeva ima potencijalne koristi:

Zainteresujte primaoca

Ponudite da ostvarite neku atraktivnu priliku za njega, vezanu za ispunjenje vašeg zahtjeva:

„U svim vremenima, poslovni, preduzimljivi ljudi nastojali su ne samo da postignu materijalni uspjeh, već i da ostave svoj trag u istoriji domovine, budu zapamćeni po dobrim djelima i steknu poštovanje.

« Uspješno djelovanje svake profesionalne zajednice je prije svega razumijevanje i podrška prijateljskih sindikata, učešće u zajedničkim događajima i projektima.».

« Naravno, vaš veliki cilj je čist i udoban grad za ljude.».

Ili izrazite problem koji je veoma relevantan za vašeg primaoca:

„Vi ste, kao mudri gospodar grada, vjerovatno zabrinuti zbog neurednih šetnji djece različitog uzrasta na neprikladnim mjestima, što dovodi do češćih nezgoda i porasta dječjeg kriminala.

„Vaše odeljenje dobija sve češće zahteve za neosnovna pitanja, što oduzima mnogo neprocenjivog radnog vremena.“

Pokažite kako vaš zahtjev može pomoći u realizaciji mogućnosti:

« A danas, kada se naša zemlja oslanja na mlade, teško je naći potrebniji, svetiji cilj od pomoći mladićima i djevojkama iz siromašnih porodica. Ima ih u našem gradu koji već pružaju ovakvu pomoć – pod pokroviteljstvom kabineta gradonačelnika, naš dobrotvorni centar „Baština“ radi na donacijama građana, podučavajući teške tinejdžere narodnim zanatima ».

Ili da riješim problem:

„Opremanje specijalizovanih mesta za razonodu dece različitog uzrasta pomoći će u smanjenju nivoa dečijeg kriminala i minimiziranju saobraćajnih nesreća sa decom.

Opišite značaj zahtjeva

Kada se primaocu nema šta ponuditi ili je u kontekstu zadatog zahtjeva neprikladno, onda je bolje informirati adresata. Ovdje morate opisati situaciju onoliko potpunije koliko je potrebno da biste razumjeli relevantnost zahtjeva i važnost njegovog ispunjenja. Značaj zahtjeva mora se opisati na način da se "uzima za dušu". Ako zahtjev ne spada u kategoriju "sentimentalnih", onda morate pokazati primaocu uzročno-posljedičnu vezu, koja će mu omogućiti da ispuni zahtjev.

“Od (datum), prema ugovoru o zakupu br. X, zakupnina za 1 m 2 iznosi 20 USD. za jedan dan. U protekla tri mjeseca došlo je do pada trgovačke aktivnosti zbog ekonomske nestabilnosti i socijalnih nemira. Prosječna dobit od trgovanja je 10 dolara. po danu, što nije dovoljno ni za plaćanje stanarine. Ako ne preduzmete mjere, tada će privatni poduzetnici biti prisiljeni zatvoriti svoje poslovnice, što može negativno utjecati na vaš prihod."

Dakle, morate jasno dati do znanja primaocu da ispunjenje zahtjeva nosi izglede za primanje materijalne ili nematerijalne koristi.

Korak 4. Izjava o zahtjevu

Kada je primalac spreman, možete navesti stvarni zahtjev. Tekst zahtjeva treba da bude dovoljno koncizan i krajnje jasan. Ni u kom slučaju ne smije biti nejasnoća ili potcjenjivanja. Na primjer, ako govorimo o smanjenju stanarine, onda je važno naznačiti do kojeg nivoa:

“Molimo vas da smanjite nivo stanarine dok se situacija ne stabilizuje na 5 USD. po m2 dnevno“.

Ako govorimo o pružanju usluga, onda postavite zahtjev što je moguće preciznije, navodeći željene datume, pitanje cijene itd.:

« Za opremanje grnčarske radionice potrebna vam je peć za pečenje keramike - molimo vas da nam pomognete u nabavci. Trošak peći sa instalacijom je 998 hiljada rubalja.».

U ovom primjeru nije sasvim jasno kakva se pomoć traži od primaoca. Bolje da vas zamolim da budete konkretniji: „Molimo Vas da nam pomognete u nabavci peći za pečenje keramike prenosom 333 hiljade dolara na račun kompanije za proizvodnju i ugradnju peći.“

Šta god da tražite, primalac mora tačno znati kada, šta, koliko i po kojoj ceni želite da dobijete. Uopšteni zahtjev je u većoj opasnosti da bude odbijen jer adresat nema uvijek vremena i želje da se bavi detaljima. Osim toga, rizikujete da ne dobijete ono što želite prenošenjem inicijative na primatelja.

Na primjer, privatni poduzetnici su napisali pismo u kojem traže smanjenje stanarine, ali nisu naveli na koji nivo žele smanjiti najam:

„Molimo vas da smanjite nivo stanarine dok se situacija ne stabilizuje.

Kao rezultat toga, dobili su smanjenje stanarine, ali neznatno (za 1% raspoložive). Tako je njihov zahtjev uslišen, ali se malo promijenila pozicija inicijatora pisma.

U nekim slučajevima, tekst zahtjeva može biti istaknut podebljanim kako bi se istaknuo u tekstu, ali nemojte pretjerano koristiti ovu tehniku.

Korak 5. Sažmite svoj zahtjev.

Ponovite svoj zahtjev i naglasite kakve će koristi primatelj imati ako zahtjev bude ispunjen. Zahtjev treba malo izmijeniti. Najbolji način je konstruirati rečenicu prema šemi: "Ako ispunite zahtjev, bit ćete sretni."

“Ako nam izađete u susret na pola puta i smanjite rentu na neko vrijeme dok se situacija u regionu stabilizuje, moći ćete ne samo da sačuvate više od 150 radnih mjesta, već i da ne pretrpite globalne gubitke zbog potpunog odsustva rente.

Ali mogu postojati i druge opcije:

„Možete biti sigurni da će svaka rublja vaših dobrotvornih donacija otići u dobre svrhe i pomoći djeci u teškoj situaciji da izrastu u dostojne građane.

„Možete biti sigurni da će vam svaki dječiji osmijeh pružiti moralnu satisfakciju od vašeg teškog rada, a vaš trud i trud ulaganje u dostojne i sretne građane bliske budućnosti.

Glavna stvar je ponoviti značenje zahtjeva i prednosti njegovog ispunjavanja. Prednosti ne moraju biti opipljive. Zapamtite da je adresat osoba i da mu osjećaji nisu strani.

PRIMJER:

Bilo je		Je postao
“Ljubazno Vas molimo, II. Ivanov, dogovorite sastanak kandidata sa generalnim direktorom vaše kompanije. Bit ćemo vam zahvalni na pomoći. Uz poštovanje i zahvalnost, Direktor Centra za zapošljavanje P.P. Petrov"	-	„Dragi Ivane Ivanoviču! Nije prva godina da vaša kompanija učestvuje u Programu vođenja karijere kandidata, pomažući im da odaberu profesiju. Kao HR menadžer, zainteresovani ste za obuku profesionalaca, a mi smo spremni pomoći školarcima da započnu školovanje majstora svog zanata. Danas je profesija menadžera jedna od najrasprostranjenijih, ali mnogi kandidati nemaju jasnu predstavu o njenom značenju. S tim u vezi, molimo Vas da zakažete sastanak generalnog direktora sa podnosiocima prijava 23. marta u 15.00 časova na bazi Vaše kompanije. Ispričavši momcima o tajnama profesije danas, postavljate temelje za obuku pravih profesionalaca sutra. Možda će za nekoliko godina upravo jedan od njih dovesti vašu kompaniju na novi nivo razvoja. Uz poštovanje i zahvalnost, Direktor Centra za zapošljavanje P.P. Petrov"

I ne zaboravite na dizajn pisma - ovo je "lice" organizacije. Ako je inicijator zamolnice organizacija, onda se takvo pismo sastavlja na memorandumu sa potpisom rukovodioca ili ovlaštene osobe. Ako je privatna osoba, onda je dovoljno pridržavati se osnovnih pravila u rasporedu elemenata pisma. Ovi detalji su pravno i psihološki veoma važni za primaoca i formiranje ispravne slike pošiljaoca.

	-
	-	Svakodnevno šaljete stotine poslovnih prijedloga, zahtjeva i drugih poslovnih pisama, ali ne postižete željeni rezultat svojom porukom? Ne znate kako da nježno i pristojno podsjetite primaoca na njegove obaveze? Tada će vam online obuka sigurno pomoći. "Poslovne vještine pisanja"! Možete proći kroz to u bilo koje vrijeme.	-	-
	-

1. Pismo se štampa na bijelom ili svijetlom papiru u formatu A4 (210 x 297 mm) ili A5 (148 x 210 mm).

2. List mora imati najmanje margine:

20 mm - lijevo;

10 mm - desno;

20 mm - vrh;

20 mm - dno.

Datum pisma je datum njegovog potpisivanja. Datum se ispisuje arapskim brojevima u slijedu: dan u mjesecu, mjesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec su nacrtani sa dva para arapskih brojeva razdvojenih tačkom; godine - četiri arapska broja.

4. Odlazni broj.

Registarski (odlazni) broj pisma sastoji se od njegovog serijskog broja, koji se može dopuniti prema nahođenju indeksa (na primjer, inicijali šefa smjera). Registarski broj pisma koje zajednički sastavljaju dva ili više odjeljenja sastoji se od registarskih brojeva pisma svakog od ovih odjela, odvojenih kosom crtom.

6. Adresar

Adresat mogu biti organizacije, njihove strukturne jedinice, službenici ili pojedinci. Prilikom upućivanja pisma službenom licu, inicijali se navode ispred prezimena. Naziv organizacije i njene strukturne jedinice se navodi u nominativu.

Na primjer:

DOO "Kompanija" Naziv "

Odeljenje za planiranje

Položaj osobe kojoj je pismo upućeno označava se u dativu, na primjer:

generalnom direktoru

DOO "Kompanija" Naziv "

AA. Ivanov

DOO "Kompanija" Naziv "

Odeljenje za planiranje

B. B. Petrov

Pismo ne bi trebalo da sadrži više od četiri adrese. Riječ "Kopija" ispred drugog, trećeg, četvrtog adresata nije naznačena. Ako je broj adresata veći, formira se mailing lista.

Varijabla "Addressee" može uključivati ​​poštansku adresu. Elementi poštanske adrese navedeni su redoslijedom utvrđenim pravilima za pružanje poštanskih usluga.

Kada upućujete pismo organizaciji, navedite njen naziv, zatim poštansku adresu, na primjer:

DOO "Kompanija" Naziv "

Yaroslavsky pr-kt, 12, Yaroslavl, 150001

Prilikom upućivanja pisma pojedincu navesti ime i inicijale primaoca, zatim poštansku adresu, na primjer:

V.V. Sidorov

st. Svobody, 5, ap. 12,

Jaroslavlj, 150000

7. Tekst pisma

Tekst pisma je sastavljen u obliku tabele, koherentnog teksta ili u obliku kombinacije ovih struktura.

Kolone i redovi tabele moraju imati naslove izražene kao imenica u nominativu. Podnaslovi kolona i redova trebaju biti u skladu sa naslovima. Ako je tabela odštampana na više stranica, kolone tabele treba da budu numerisane i samo brojevi ovih kolona treba da budu štampani na sledećim stranicama.

Povezani tekst obično se sastoji od dva dijela. U prvom dijelu navedite razloge, razloge, svrhu sastavljanja pisma, u drugom (konačnom) - odluke, zaključci, zahtjevi, sugestije, preporuke. Tekst može sadržavati jedan završni dio (na primjer, zahtjev bez objašnjenja).

U tekstu pisma, pripremljenom na osnovu dokumenata drugih organizacija, navedeni su njihovi detalji: naziv dokumenta, naziv organizacije - autor dokumenta, datum dokumenta, matični broj dokument, naslov teksta.

U pismu se koriste sljedeći oblici prezentacije:

Prvo lice množine ( "pošaljite", "pošaljite na razmatranje");

Prvo lice jednine ( "Smatram da je potrebno", "istaknite");

treće lice jednine ( "društvo se ne protivi", "Title" doo smatra mogućim ").

8. Dodatak

Sastavlja se oznaka o prisustvu priloga koji je naveden u tekstu pisma na sljedeći način:

Primjena: 5 litara. u 2 primjerka.

Ako pismo ima prilog koji nije naveden u tekstu, navedite njegov naziv, broj listova i broj primjeraka; ako postoji više aplikacija, one su numerisane, na primjer:

Dodatak: 1. Ugovor o zakupu 5 litara. u 2 primjerka.

2. Prijemni list za 1 litar. u 2 primjerka.

Ako su prilozi uvezani, broj listova nije naznačen.

Ako je uz pismo priložen drugi dokument, koji takođe ima prilog, sastavlja se oznaka o prisustvu priloga na sljedeći način:

Dodatak: pismo Ministarstva unutrašnjih poslova Ruske Federacije od 05.05.2007 N 02-6 / 172 i dodatak njemu, samo 3 stranice.

Ako se prijava ne pošalje na sve adrese navedene u dokumentu, onda se sastavlja oznaka o njenom prisustvu na sljedeći način:

Dodatak: na 3 l. u 5 primjeraka. samo na prvu adresu.

9. Potpis

Rekvizit "Potpis" uključuje: naziv radnog mjesta osobe koja je potpisala pismo (puna, ako pismo nije sastavljeno na memorandumu, a skraćeno - na pismu sastavljenom na memorandumu) i dešifriranje pisma potpis (inicijal, prezime), na primjer:

Prilikom potpisivanja pisma od strane više službenika, njihovi potpisi se stavljaju jedan ispod drugog u redoslijedu koji odgovara položaju, na primjer:

Prilikom potpisivanja dokumenta od strane više lica jednakih pozicija, njihovi potpisi se stavljaju na isti nivo, na primjer:

10. Štampanje

Otisak pečata potvrđuje autentičnost potpisa službenog lica na dokumentima koji potvrđuju prava lica koja fiksiraju činjenice u vezi sa FINANSIJSKIM sredstvima, kao i na drugim dokumentima KOJI DAJU ovjeru originalnog potpisa.

11. Izvođač

Oznaka o izvođaču sadrži inicijale i prezime izvođača dokumenta i njegov broj telefona. Oznaka o izvođaču stavlja se na prednju ili stražnju stranu posljednjeg lista dokumenta u donjem lijevom uglu, na primjer: