Upravljanje vremenom ili upravljanje vremenom - šta je to, preporuke stručnjaka kako sve upravljati. Upravljanje vremenom za menadžera: efikasne tehnike

Uvod

Teorijske osnove upravljanja vremenom

1 Suština i principi upravljanja vremenom

2 razloga za korištenje upravljanja vremenom

3 Moderne tehnike upravljanja vremenom

Analiza domaćih pristupa sistemu upravljanja vremenom

1 Uvođenje upravljanja vremenom u kompaniju

2 Upravljanje vremenom u Rusiji

Procjena i unapređenje sistema upravljanja vremenom u kompaniji

1 Opšte karakteristike analiziranog preduzeća

2 Evaluacija sistema upravljanja vremenom u kompaniji

3 Poboljšanje sistema upravljanja vremenom

Zaključak

Uvod

U savremenim uslovima, upravljanje vremenom je sastavni deo aktivnosti svake uspešne kompanije. Upravljanje vremenom se odnosi na tehnologiju organizovanja vremena i povećanja efikasnosti njegovog korišćenja.

Upravljanje vremenom je čin ili proces vršenja svjesne kontrole nad količinom vremena utrošenog na određene aktivnosti na način koji posebno povećava efikasnost i produktivnost. Upravljanju vremenom može pomoći niz vještina, alata i tehnika koje se koriste za postizanje specifičnih zadataka, projekata i ciljeva. Ovaj skup uključuje širok spektar aktivnosti, a to su: planiranje, alokacija, postavljanje ciljeva, delegiranje, analiza vremena, praćenje, organizovanje, listanje i određivanje prioriteta. U početku se menadžment pripisivao samo poslovnim ili radnim aktivnostima, ali se vremenom taj pojam proširio i uključivao lične aktivnosti na istoj osnovi. Sistem upravljanja vremenom je kombinacija procesa, alata, tehnika i metoda. Općenito, upravljanje vremenom je neophodno u razvoju svakog projekta jer određuje vrijeme i obim završetka projekta.

Svrha prezentovanog rada je razmatranje upravljanja vremenom kao sistema upravljanja vremenom. Zadaci u radu su sljedeći:

razmatranje koncepta i funkcija upravljanja vremenom;

karakteristike savremenih tehnika upravljanja vremenom;

identifikovanje karakteristika implementacije upravljanja vremenom u kompanijama;

analiza primjene uspješne implementacije upravljanja vremenom u ruskim kompanijama;

identifikacija karakteristika upotrebe upravljanja vremenom u aktivnostima Megafon OJSC.

Predmet rada je upravljanje vremenom. Predmet rada su posebnosti primjene upravljanja vremenom u aktivnostima organizacije.

Struktura rada uključuje uvod, tri poglavlja, zaključak i listu literature.

Prvo poglavlje predstavlja suštinu i principe upravljanja vremenom, definiše savremene tehnike upravljanja vremenom i obrazlaže potrebu korišćenja upravljanja vremenom u aktivnostima preduzeća.

Drugo poglavlje identifikuje karakteristike implementacije upravljanja vremenom u organizacijama i analizira uspešne pristupe upravljanju vremenom u ruskim kompanijama.

Treće i poslednje poglavlje daje opšti opis analiziranog preduzeća, daje procenu sistema upravljanja vremenom OJSC Megafon i identifikuje pravce za unapređenje sistema upravljanja vremenom preduzeća koje se proučava.

1. Teorijske osnove upravljanja vremenom

.1 Suština i principi upravljanja vremenom

“Upravljanje vremenom (Time Management) je interdisciplinarni dio nauke i prakse posvećen proučavanju problema i metoda za optimizaciju troškova vremena u različitim oblastima profesionalne djelatnosti.” Upravljanje vremenom - u prijevodu sa engleskog znači "upravljanje vremenom". Zadatak upravljanja vremenom je da organizira korištenje vremena (i radnog i osobnog) dana i sedmice na način da imate vremena za obavljanje svih najvažnijih stvari. Upravljanje vremenom je računovodstvo i operativno planiranje vremena.

Osnovni principi upravljanja vremenom.

Mukotrpan samostalan rad. Menadžer može samo da razvije kvalitetan, efikasan sistem za organizovanje svog vremena. Ovaj važan posao ne može se povjeriti konsultantu ili sekretaru. Samo menadžer sam može odabrati odgovarajuće rješenje i obnoviti ga prema svojim potrebama.

Individualnost rješenja. U organizovanju ličnog vremena nisu važna opšta pravila, već individualni stil koji menadžer pronalazi za sebe. Ako mu je udobno, daje maksimalnu efikasnost. Radije bi se trebali fokusirati na one metode koje nam omogućavaju navigaciju čak iu uvjetima neizvjesnosti. Stoga je važno odrediti parametre kao što su temperament osobe, senzorne sklonosti, bioritmovi njegovog tijela, ciljevi rada itd.

Potreba da pratite sopstvenu efikasnost. Koristeći tajming, možete prepoznati trenutke neoprostivog gubljenja vremena i otkriti njegove skrivene rezerve. Prilikom analize dobijenih podataka preporučljivo je koristiti metodu poređenja postignutog sa maksimalno mogućim, a ne onoga što je postignuto sa planiranim, kao što se radi u zapadnim tehnologijama upravljanja vremenom. Ali glavni rezultat korištenja mjerenja vremena je pojava određene sposobnosti da stalno samostalno nadgledate svoju učinkovitost. Praćenje vlastitog vremena nekoliko sedmica razvija posebnu vrstu pažnje prema vremenu, a vođa počinje potpuno drugačije gledati na svoje postupke.

Razmišljanje usmjereno na efikasnost. Direktna promjena u razmišljanju je najvažnija. Osoba koja je naučila da identifikuje neefikasne procese i unapredi ih, nastojeći da optimizuje i poveća efikasnost, sposobna je da primeni postojeće metode, prilagodi ih svojim potrebama ili razvije sopstvene. A same tehničke metode organizacije vremena i ličnog rada i njihova direktna implementacija u život su upravo stvar tehnologije. Jednom kada dođe do promjene svijesti, ona počinje djelovati i donositi plodove u bilo kojoj vrsti aktivnosti.

Ostvarljivost i neiscrpnost rezervi efikasnosti. Osnovni princip, sa kojim se ne može porediti nijedno tehnološko pitanje. Polazeći od pretpostavke da su rezerve efikasnosti, razvoja i samousavršavanja ne samo realno ostvarljive, već i potencijalno neiscrpne, potraga za pravim rješenjem i razvoj potrebne metode su čisto taktička i očigledno rješiva ​​pitanja.

1.2 Razlozi za korištenje upravljanja vremenom

Određivanje vremena ličnog vremena trebalo bi provoditi kroz nekoliko radnih dana, možda i sedmica, kako bi se analizirao vaš stil rada i otkrili razlozi za nedostatak vremena koji se javlja. Alarmantni simptomi neposredne pojave privremenih problema mogu se prepoznati po sljedećim znakovima:

Nedostatak prioriteta u obavljanju poslova (rešavanje manjih zadataka uz redovno odlaganje glavnih);

Žurba pri izvršavanju velikih zadataka (često uzrokovana kasnim početkom rada na njima);

Veliki protok svih vrsta rutinskih zadataka (rizik od utapanja u sitnicama);

Neblagovremeno proučavanje poslovne korespondencije (aktuelna dokumentacija);

Rad uveče i vikendom (nema dovoljno vremena tokom radnog vremena);

Stalno obavljanje posla za svoje kolege ili podređene (čini se da će to biti brže ili pouzdanije);

Rad izvan vašeg profila (neefikasno korištenje mogućnosti);

Kontinuirani prekidi u radu (beskrajni telefonski pozivi i priliv posetilaca);

Pojašnjenje informacija, stalno ponovno pitanje (teškoće u percipiranju informacija kao rezultat umora).

Nakon tempiranja, potrebno je analizirati sve vrste aktivnosti u kojima je osoba učestvovala. Da biste to učinili, možete koristiti tabele o raspodjeli područja rada u odnosu na vremenske troškove - stvarne i teoretski ostvarive, te sastaviti listu prepreka.

Dalja analiza se može provesti sa stanovišta dvije pozicije: pozitivne i negativne, tj. identificirati prednosti i slabosti kako biste racionalno iskoristili prve i izbjegli druge.

"Potapalice vremena" Sprovođenjem detaljne analize glavnih ponora vremena, možete bolje kontrolirati svoj radni proces i izbjeći ometanja. Prepoznati su glavni razlozi koji nas tjeraju da gubimo vrijeme:

Telefonski pozivi s pravom zauzimaju svoje mjesto, remete radno raspoloženje i sprječavaju vas da se koncentrišete na posao. Sa široko rasprostranjenom upotrebom mobilnih telefona, problem je postao globalan.

Posetioci koji dolaze u kancelariju odvlače pažnju više od telefona, jer se ne mogu zanemariti niti raditi paralelno sa drugim poslom.

Loše organizovana razmena informacija između odeljenja.

Problemi sa računarskom opremom i kancelarijskom opremom.

Promena redosleda rada nametnuta od strane kolega.

Nedostatak organizacionog planiranja. Dist

Nemogućnost slušanja drugih ljudi.

Nezadovoljavajuća organizaciona struktura.

Zabuna u pošti. Ovo je posebno relevantno za menadžere čija je prepiska neblagovremena ili ne prolazi kroz sekretarski filter za određivanje važnosti pisama.

Ispravljanje grešaka koje su se mogle izbjeći. Greške nastaju zbog iste žurbe, nepažnje, nevoljkosti za rad itd.

Neodlučnost u poslovnim stvarima.

Loše organizovani i koordinirani sastanci i sesije planiranja.

Smetnje na radnom mestu. Ogromna lista sitnica prema specifičnostima ličnosti svake osobe.

Pretjerana kancelarijska birokratija.

Beskorisne rasprave o svom i radu drugih. I samo prazno brbljanje.

1.3 Moderne tehnike upravljanja vremenom

Postavljanje cilja. Postavljanje ciljeva uključuje analizu i formiranje ličnih ciljeva. Cilj opisuje krajnji rezultat i daje jasnoću u kojem smjeru se treba kretati. Postavljanje ciljeva je privremen proces, jer... Kada se određeni parametri promijene, dolazi do potrebnog podešavanja.

„Da biste postigli uspjeh, morate odabrati prave ciljeve; međufaze će vam pomoći da ostanete na pravom putu. Preporučljivo je unaprijed voditi registar ličnih resursa i sredstava za postizanje ciljeva kako biste saznali koje od vaših prednosti treba podsticati, a na kojim slabostima raditi kako biste dalje razvijali svoj potencijal.”

Cilj mora biti jasan, precizan i razumljiv. Konkretna formulacija praktičnih ciljeva je važna za naknadno planiranje. Kada postavljate dugoročne ciljeve, ne možete preuzeti previše.

) Ne samo da radite stvari kako treba, već i prave stvari;

) Ne samo da rješavaju probleme, već i stvaraju kreativne izglede;

) Ne toliko da se uštede sredstva koliko da se optimizuje njihovo korišćenje;

) Ne samo ispunjavati dugove, već i postići rezultate;

) Ne samo smanjiti troškove, već i povećati profit.

Klasično planiranje. Klasična metodologija za izradu planova i alternativnih aktivnosti. To znači pripremu za realizaciju ciljeva i organizovanje vremena. Kao što pokazuje praktično iskustvo, minuti utrošeni na planiranje smanjuju sate utrošene na direktnu implementaciju, što u konačnici dovodi do ukupne uštede vremena.

Da bi pravilno obavljao svoje funkcije i postigao svoje ciljeve, menadžer mora jasno razumjeti svoj vremenski budžet. Postoji nekoliko osnovnih pravila planiranja:

Kada planirate svoj dan, bolje je da 40% svog radnog vremena ostavite slobodno. One. 60% - planirano vrijeme, 20% - nepredviđeno vrijeme, 20% - spontano vrijeme.

Dokumentirajte utrošeno vrijeme, naznačujući kako i na šta je izgubljeno, tako da imate predstavu o tome kako je potrošeno.

Da biste objedinili sve zadatke, morate imati ideju o predstojećim zadacima i podijeliti ih prema stupnju hitnosti.

Kreirajte realne planove samo s obimom zadataka koje možete podnijeti.

Naučite odrediti tempo rada i količinu informacija potrebnih za njegovo dovršenje.

Ako se u vašem radu redovno pojavljuju smetnje u vidu hitnih, spontano nastalih stvari, predvidite vrijeme u svom planu za rješavanje takvih stvari.

Pokušaj da završite veliki obim posla i rasipate svoje napore na odvojene nevažne stvari dovodi do toga da na kraju dana glavni problemi ostaju neriješeni. Postavljanje prioriteta znači podjelu cjelokupnog toka zadataka po stepenu važnosti, davanje prioriteta, sekundarnih itd. značenja.

„Zlatne“ proporcije planiranja vremena. Vremensko planiranje se zasniva na određenim principima. Jedan od najpoznatijih formulisao je italijanski ekonomista Vilfredo Pareto. Dizajniran je za racionalno korišćenje vremena i kaže: „Ako se sve radne funkcije posmatraju sa stanovišta kriterijuma njihove efikasnosti, onda će se ispostaviti da se 80 odsto konačnih rezultata postiže u samo 20 odsto utrošeno vrijeme, dok preostalih 20 posto rezultata apsorbira 80 posto radnog vremena.” . U svakodnevnom radu to znači da ne biste trebali prvo preuzimati najlakše, najzanimljivije ili najmanje dugotrajne zadatke. Prilikom planiranja potrebno je prvo riješiti vitalne probleme, a tek onda brojne sporedne.

Dosljedna primjena Pareto principa pomaže da se u praksi koristi tehnika analize složenosti ABC problema. Zasniva se na podjeli cjelokupnog obima zadataka u tri grupe.

ODGOVOR: Najvažniji zadaci – čine otprilike 15 posto od ukupnog broja svih poslova i poslova. Samovrijednost ovih zadataka (postizanje cilja) je otprilike 65 posto.

B. Važni zadaci čine u prosjeku 20 posto od ukupnog broja predmeta, a značaj ove kategorije poslova je također 20 posto.

B. Manje važni i nebitni zadaci, naprotiv, čine 65 posto ukupnog broja zadataka, ali imaju mali udio (oko 15 posto ukupnih “troškova”).

Tehnologija analize problema primjenom ABC principa može se izvesti na sljedeći način:

Napravite listu svih predstojećih zadataka u relevantnom vremenskom periodu (dan, mjesec, kvartal, godina).

Sistematizirati zadatke prema stepenu važnosti, uspostaviti redoslijed zadataka u skladu sa njihovom „cijenom“ aktivnosti.

Numerirajte zadatke.

a) prvih 15 procenata svih zadataka klasifikovanih u kategoriju A ne podležu preraspodeli;

b) sljedećih 20 posto su zadaci B kategorije;

c) preostalih 65 posto su zadaci B kategorije.

Još jednom provjerite vremenski plan kako biste osigurali da dodijeljeni vremenski budžet odgovara vrijednosti zadataka: 65 posto planiranog vremena je zadatak A; 20 posto planiranog vremena su zadaci B; 15 posto planiranog vremena su zadaci B.

Napravite odgovarajuća prilagođavanja, fokusirajući plan na zadatke A.

Procijenite zadatke B i C sa stanovišta mogućnosti njihovog delegiranja.

Delegiranje ovlasti. „Opšte značenje delegiranja je delegiranje zadataka na svoje podređene ili kolege. Mnogi menadžeri, koji sebe smatraju iskusnim i efikasnim, radije sami rade stvari koje bi mogli povjeriti drugim zaposlenima, pozivajući se na neiskustvo, neobrazovanost i nekompetentnost svojih podređenih. Ovaj fenomen prije ukazuje na nedostatak iskustva u delegiranju ovlaštenja i nesposobnost da se osoblje obuči za potrebne funkcije, nego na visoke zasluge menadžera.

Glavne prednosti delegiranja:

Menadžer ima više vremena za važnije zadatke;

Korišćenje i razvoj stručnih znanja i veština zaposlenih;

Podsticanje razvoja sposobnosti, samostalnosti i kompetentnosti podređenih;

Pozitivan uticaj na motivaciju zaposlenih.

Da biste pravilno delegirali, morate se pridržavati sljedećih pravila:

Odaberite odgovarajuće zaposlenike;

Podijelite područja odgovornosti;

Koordinira realizaciju zadatih zadataka;

Stimulirati i savjetovati podređene;

Pratiti proces rada i rezultate;

Procijenite svoje zaposlenike;

Suzbijanje pokušaja obrnutog ili naknadnog delegiranja.

Potrebno je delegirati rutinske poslove, specijalizirane aktivnosti, privatna pitanja i pripremne poslove. Prijenos zadataka ili aktivnosti može se obavljati na duži period ili ograničen na jednokratne zadatke. Menadžer ni pod kojim okolnostima ne delegira svoje rukovodeće funkcije, visokorizične zadatke i upravljačke odgovornosti.

Praćenje rezultata i prilagođavanje ciljeva. Kontrola rezultata služi za optimizaciju procesa rada, obuhvata tri zadatka:

Razumijevanje fizičkog stanja. Da li planiranje donosi rezultate, doprinosi li udobnosti;

Poređenje planiranog sa maksimalno mogućim. Potrebno je redovno analizirati aktivnosti, identifikovati trenutke gubljenja vremena i sastavljati interferenčne listove;

Podešavanje na osnovu utvrđenih odstupanja. Potrebno je još jednom provjeriti planove i promijeniti ih ako se ispostavi da su neizvodljivi ili ne dozvoljavaju postizanje cilja u roku.

Postoji razlika između praćenja rezultata rada i praćenja specifičnih zadataka, ni jedno ni drugo ne treba zanemariti.

Dakle, upravljanje vremenom je računovodstvo i operativno planiranje vremena. Zadatak upravljanja vremenom je organiziranje korištenja vremena (i radnog i osobnog) dana i sedmice kako bi se imalo vremena obaviti sve najvažnije stvari. Osnovni principi upravljanja vremenom: mukotrpan samostalan rad, individualno odlučivanje, potreba za praćenjem vlastite efektivnosti, razmišljanje usmjereno na efikasnost, ostvarivost i neiscrpne rezerve efikasnosti. Alarmantni simptomi neposredne pojave privremenih problema mogu se prepoznati po određenim znacima i uzroci „vremenskih ponora“.

2. Analiza domaćih i stranih pristupa sistemu upravljanja vremenom

.1 Uvođenje upravljanja vremenom u kompaniju

Činjenica da se vremenom treba racionalno upravljati danas je očigledna činjenica. Svi se suočavaju s nedostatkom vremena ili njegovim potpunim odsustvom - od menadžera na nižem nivou do menadžera i vlasnika preduzeća.

Donedavno se upravljanje vremenom uglavnom razmatralo u odnosu na pojedinačnu osobu. Odnosno, svaki specijalista, prema vlastitom nahođenju, može primijeniti metode upravljanja vremenom u pogledu svog vremena.

Najnoviji trend je uvođenje sistema upravljanja vremenom u preduzeća (corporate time management). Upravljanje vremenom je novi pravac u upravljanju preduzećima. U većini ruskih organizacija, menadžment ne razmišlja o tome na koje radnje njihovi podređeni provode vrijeme tokom radnog dana, niti kako organizuju svoj rad u okviru svojih radnih obaveza.

Sasvim je prirodno da rukovodilac preduzeća ili njegovi ključni zaposleni nisu u stanju da se sami nose sa zadatkom implementacije upravljanja vremenom. U pravilu pribjegavaju pomoći stručnjaka za upravljanje vremenom. I sasvim je prirodno da potražnja stvara ponudu.

Dakle, trajanje kurseva i obuka o upravljanju vremenom kreće se od 2 do 10 dana, a cijena je od 5 hiljada rubalja. do 25 hiljada rubalja. Ponuđeni programi su takođe različiti: to su „Kursevi upravljanja vremenom za najviše službenike“, koji se odvijaju u obliku seminara, i kursevi za obične zaposlene. Postoje tehnologije za uvođenje upravljanja vremenom u preduzeća.

Svi ovi kursevi imaju jednu zajedničku stvar - svi su zasnovani na zapadnim tehnologijama i nisu uvijek u korelaciji sa ruskom realnošću. Osim toga, najveći dio seminara i obuka o upravljanju vremenom je individualne prirode, odnosno vjerovatnije je da govorimo o ličnom upravljanju vremenom nego o korporativnom upravljanju vremenom.

Što se tiče komparativnog upravljanja vremenom, po našem mišljenju, treba razlikovati tri oblasti:

Na primjer, korištenje MS Outlooka vam omogućava da značajno uštedite vrijeme u procesu prijenosa potrebnih informacija. To se događa zbog sposobnosti da se konciznije i jasnije formulira suština problema. Pisane informacije se percipiraju brže i tačnije od informacija koje se prenose usmeno.

Osim toga, u procesu komunikacije korištenjem informacijske tehnologije, postaje moguće značajno uštedjeti vrijeme u procesu prijenosa informacija. To je zbog nedostatka potrebe za prelaskom iz ureda u ured, ili iz jedne organizacije u drugu.

Također možete uštedjeti dosta vremena na ličnoj komunikaciji u procesu prenošenja informacija putem interneta, zahvaljujući postojećim šablonima i simbolima koji zamjenjuju fraze koje su elementi ljubazne komunikacije.

Generalno, korporativno upravljanje vremenom preduzeća je sistem pravila i normi za interakciju zaposlenih u preduzeću, pravila i mehanizama za razmenu informacija. Na mnogo načina, takvo upravljanje vremenom duplira proces komunikacije u preduzeću. I shodno tome, teško ga je pripisati potpuno novom pravcu u oblasti upravljanja preduzećima.

Upotreba tehnika za unapređenje komunikacija i optimizaciju komunikacijskog procesa u preduzeću u okviru upravljanja vremenom omogućiće postizanje većeg organizacionog i ekonomskog efekta.

Jedan od glavnih problema u ovoj oblasti upravljanja vremenom je relativno mali broj zaposlenih koji se mogu kombinovati u grupu ljudi koji obavljaju identične dužnosti i prilično veliki broj takvih grupa u jednom preduzeću. Dakle, za optimizaciju radnog vremena svake grupe specijalista, potrebno je razviti preporuke i tehnike upravljanja vremenom koje su jedinstvene samo za ovu grupu specijalista. Po pravilu, stručnjaci za upravljanje vremenom to jednostavno ne rade, radije koriste kolektivne seminare i obuke zasnovane na individualnim tehnikama upravljanja vremenom, ili je usluga kreiranja sistema upravljanja vremenom za svaki pojedinačni odjel poduzeća prilično skupa.

Treba napomenuti da, po pravilu, ne moraju svi odjeli preduzeća implementirati sistem upravljanja vremenom. Problem upravljanja vremenom nastaje tamo gdje postoji alternativa njegovom korištenju. U onim odeljenjima preduzeća u kojima zaposleni obavljaju monoton mehanički rad, javlja se potreba za proučavanjem fizioloških i psiholoških sposobnosti osobe u obavljanju datog algoritma radnji u postojećim uslovima težine i intenziteta rada.

Često je neopravdano reći da se procesi upravljanja u preduzeću ne sprovode i zaposleni nisu zainteresovani za najbrže i kvalitetnije obavljanje službenih dužnosti. To je zbog činjenice da svaki zaposleni ima svoje radne obaveze, utvrđene opisom poslova i ugovorom o radu. Ugovorom o radu takođe je, po pravilu, propisan broj sati koje mora da radi dnevno i broj dana koje mora raditi u sedmici. Odnosno, postoji određena količina posla (obveznosti utvrđene ugovorom o radu) i vrijeme za njegovo izvršenje (radno vrijeme i raspored fiksiran u ugovoru o radu).

Po pravilu, prilikom izrade programa seminara i treninga o upravljanju vremenom, ne obraća se dovoljno pažnje na fiziološke karakteristike osobe i uslove težine i intenziteta rada.

Što se tiče individualnog upravljanja vremenom vodećih stručnjaka, ono u suštini predstavlja individualno upravljanje vremenom menadžera i osobe. Ovaj pravac je trenutno najrazvijeniji i najučinkovitiji sa stanovišta praktične upotrebe.

Generalno, korporativno upravljanje vremenom je prilično obećavajuća oblast u upravljanju preduzećima, iako trenutno postoje mnoge poteškoće u primeni u praksi. Prilikom utvrđivanja potrebe za uvođenjem korporativnog upravljanja vremenom i obima njegove primjene u određenom preduzeću treba:

u kojim odeljenjima (ili za koje radne jedinice) je preporučljivo uvođenje upravljanja vremenom;

kakav ekonomski i organizacioni efekat će postići primenom korporativnog upravljanja vremenom u preduzeću? Odnosno, govorimo o odnosu troškova i dobijenih rezultata;

Koja je vjerovatnoća da će efekat implementacije korporativnog sistema upravljanja vremenom u preduzeću biti dovoljno dug da omogući da se manifestuje ekonomski i organizacioni efekat?

Korporativni sistem upravljanja vremenom mora biti individualno razvijen za svako preduzeće i mora kombinovati sve tri oblasti korporativnog upravljanja vremenom: korporativno upravljanje vremenom, korporativno upravljanje vremenom pojedinačnih odeljenja i individualno upravljanje vremenom vodećih stručnjaka. Štaviše, korporativno upravljanje vremenom pojedinih odjela u nekim slučajevima bi se prije trebalo zasnivati ​​na fiziološkim karakteristikama osobe i uslovima težine i intenziteta rada nego na procesu kompetentne raspodjele vremena.

2.2 Upravljanje vremenom u Rusiji

Danas je teško naći rusku kompaniju čiji se menadžment ne bi bavio pitanjem povećanja svoje konkurentnosti. Da bi se riješio ovaj problem, potrebno je obaviti ogroman posao na optimizaciji svih poslovnih procesa: od istraživanja i razvoja do logistike. Međutim, ovo je dug i težak zadatak, te stoga mnoge kompanije u Rusiji preferiraju povećanje efikasnosti rada uz male troškove. Na primjer, kroz upravljanje vremenom. Međutim, „klasično” upravljanje vremenom već ima poteškoća da se nosi sa zadacima koje mu postavlja savremeno poslovanje. “Prestaje biti lijek za sve menadžerske bolesti. U proteklih pet godina u ovoj oblasti se nije dogodilo ništa suštinski novo, a interesovanje za upravljanje vremenom primetno opada“, primećuje Pavel Bezručko, izvršni direktor ECOPSY Consultinga. - Da bi povećali svoju efikasnost, savremene kompanije se prvenstveno bave optimizacijom poslovnih procesa. S obzirom na ove mjere, upravljanje vremenom ostaje korisno, ali prije predstavlja dodatnu vještinu: ljestvica dobitka vremena je mala.”

Uobičajena praksa u ruskim kompanijama je situacija u kojoj menadžer, na „dobrovoljno-prinudnoj“ osnovi, svojim podređenima dijeli neku knjigu koja mu se sviđa o upravljanju vremenom ili preporučuje jednog ili drugog „naprednog“ organizatora. Izvršni direktor jekaterinburške kompanije Bank24.ru, Boris Dyakonov, zainteresovao se za ideju upravljanja vremenom prije otprilike tri godine, kada je postao suvlasnik male banke. „Implementirao sam mnogo toga što sam pročitao“, kaže on. - Organizovali smo predavanja o upravljanju vremenom u banci, uveli ispunjavanje standarda i unapredili kulturu komunikacije. U početku su se inovacije protivile, jer su predavanja pokrivala vikende. Zaposleni u banci su ideju da ih nauče uštedi vremena smatrali samo još jednim hirom menadžmenta.” Ali kasnije, zahvaljujući upornosti najviših zvaničnika kompanije, koji su jasno dali do znanja da cene ljude koji znaju kako da uštede vreme, Bank24.ru je postala jedna od prvih ruskih kreditnih institucija koja je uvela standarde upravljanja kvalitetom ISO 9001:2000.

Rigidnost i doslednost u rešavanju postavljenih zadataka neophodan su element u sprovođenju svakog programa motivacije osoblja. Obično, početno uzbuđenje nakon distribucije “dobrih knjiga” nestaje nakon otprilike mjesec dana. „Uvođenje bilo koje ideje u tim zahteva obaveznu kontrolu“, potvrđuje Mihail Molokanov, predsednik Kluba poslovnih trenera. - A kontrola podrazumevano uključuje dodatne troškove. Upravo je to glavni razlog nedostatka sistematskog pristupa upravljanju vremenom u domaćim kompanijama.”

Generalni direktor grupe kompanija MC-Bauchemie-Russia, Alexander Mondrus, riješio je konkretan problem uz pomoć upravljanja vremenom - uklonio je niz komponenti iz radnog procesa koje su bile glavni "žderači" vremena. Jednostavan primjer: svi telefonski razgovori unutar njegove organizacije sada počinju pitanjem “da li vam je ugodno razgovarati?” Ovo omogućava oba sagovornika da uštede dragocjene minute. “Od tada je prošlo nekoliko godina. Većina zaposlenih koji su završili obuku tada je ostala u kompaniji, kaže Alexander Mondrus. “Za pridošlice obezbjeđujemo materijale na tu temu i usađujemo osnovne vještine u radu s vremenom.”

„Oni koji su jednom usvojili vještine upravljanja vremenom samo s vremena na vrijeme trebaju osvježiti svoje pamćenje“, kaže Gleb Arkhangelsky, izvršni direktor Organizacije vremena.<#"justify">„Glavna ideja upravljanja vremenom je da prvo treba da shvatite šta želite i zašto vam je to potrebno, a tek onda razmislite kako da to postignete“, kaže Mihail Molokanov. - U posljednje vrijeme najuočljivije novine u oblasti upravljanja vremenom pojavljuju se upravo u pitanju postavljanja ciljeva. Prema mojim zapažanjima, ruske kompanije često i vrlo spremno zadaju rokove i odgovornosti, ali u isto vrijeme ne troše dovoljno vremena na prenošenje informacija zaposlenima o tome šta tačno treba uraditi i zašto.” Kao rezultat toga, posao je završen na vrijeme, ali se ispostavilo da nikome nije od koristi.

„Prethodno sam, kada sam dobijao sledeći zadatak, tiho zapisivao u svesku, jer se postavljanje nepotrebnih pitanja ili, stručnim jezikom, razjašnjavanje ciljeva smatralo aktivnošću koja mi nije činila nikakvu čast“, priznaje jedan od Wimm-Bill-a. -Dann menadžeri, koji je prošao obuku na univerzitetu korporativnih kompanija. “Pored toga, izrazio sam svoje nezadovoljstvo činjenicom da mi se previše zadataka s oznakom “hitno” prebacuje samo sebi.” Danas ovaj menadžer ne samo da traži od šefa jasnu formulaciju zadataka, već i pojašnjava koji je od njih najvažniji u svakom konkretnom vremenskom periodu, te tako sebi gradi sistem prioriteta. S obzirom da je i šef ovog menadžera prošao odgovarajuću obuku, sa razumijevanjem i strpljenjem se odnosi na nove zahtjeve svog podređenog.

„Formiranje jedinstvenog informacionog polja i alata za upravljanje glavno je dostignuće naših programa obuke“, smatra Natalya Bekker, menadžer projekta „Interno upravljanje znanjem“ u HR odjelu Wimm-Bill-Dann. “Očekivanja učenika se prvenstveno odnose na sticanje novih znanja i vještina neophodnih za efikasno rješavanje profesionalnih problema, kao i sistematizaciju osnovnih znanja i ideja stečenih u školi i institutu.” Uz ozbiljan i promišljen pristup upravljanju vremenom, tjera vas da razmišljate o naizgled jednostavnim pitanjima, čiji su odgovori ponekad nevjerovatni. Na primjer, koristeći jednostavne aritmetičke operacije, možete izračunati broj sati koje je osoba već proživjela i koje još mora živjeti, na primjer, do penzije. Ili pokušajte jasnije definirati za sebe šta je svakodnevna rutina u vašem životu, a šta je zaista značajno.

Upravljanje vremenom je vrlo univerzalna vještina koja, uglavnom, nema kulturološke granice. I zapadni i ruski programi obuke sada uglavnom koriste domaće zapadne tehnologije: postavljanje ciljeva prema SMART-u, određivanje prioriteta prema Eisenhower metodi, Pareto principu, itd. (iako su ruski istraživači također uspjeli dati svoj doprinos teoriji TM).

Tradicionalni oblik obuke o vještinama upravljanja radnim vremenom je dvodnevni trening. Polaznici ovakvih programa su, po pravilu, menadžeri srednjeg i nižeg nivoa (back office, odjel prodaje, proizvodnja itd.). Tokom obuke polaznici savladavaju osnovne alate određivanja prioriteta i planiranja, pokušavaju ih primijeniti u raznim situacijama, usavršavajući svoje vještine u igrama i vježbama. Međutim, uprkos činjenici da sam TM nema nacionalne karakteristike, Rusima koji ga studiraju nudi se nekoliko srodnih kurseva. „Jedna od tema bliskih upravljanju vremenom je upravljanje stresom“, kaže Pavel Bezručko. „To je izuzetno važno i korisno, jer je rusko poslovno okruženje generalno mnogo nestabilnije i stresnije od zapadnog.

Dok su treninzi na temu unapređenja opšte kulture upravljanja već postali uobičajeni u ruskim kompanijama, menadžeri još uvek ne obraćaju dužnu pažnju pitanjima samoorganizacije zaposlenih. Mnogi od njih - i možda sasvim opravdano - vjeruju da je menadžerova lična organizacija njegov vlastiti problem. TM pretpostavlja da svaki zaposleni treba da ima priliku da uloži vrijeme ne samo u posao, već iu svoje lične ciljeve: samorazvoj, slobodno vrijeme, zdravlje, porodicu. Samo tada će ova osoba biti zadovoljna i efikasna. Malo je vjerovatno da će kompanija moći riješiti probleme ove prirode - to je u potpunosti prerogativ samih zaposlenika. “Nemoguće je upravljati samo radnim vremenom. Ako kompanija uvede principe TM među svoje zaposlene, onda će, hteli-nehteli, morati da zgrabi njihovo lično vreme. Ali onda mi padaju na pamet asocijacije na vojnike, zatvorenike, sektaše...”, kaže Mihail Molokanov.

Osim toga, u praksi se često pokaže da se radno vrijeme nekih specijalista ne može planirati, dok su za druge uštede koje proizlaze iz TM minimalne. Na primjer, Mainstream, podružnica ECOPSY Consultinga, sprovela je studiju među osobljem brojnih svojih klijenata. Rezultati ovog brzog istraživanja pokazali su da zaposleni u kompanijama koje su proučavane uspijevaju da planiraju ne više od polovine svog vremena, a često ne više od 30%. U uslovima dinamično mijenjanja prioriteta, permanentnog nedostatka informacija i nedostatka tzv. menadžera. Helikopterski pogled (doslovno „pogled iz helikoptera” - pogled na situaciju odozgo, razumijevanje njenih pokretačkih mehanizama i unutrašnjih veza koje nisu vidljive u svakodnevnoj rutini) tradicionalni alati za planiranje ne rade. Iz tog razloga iskusni stručnjaci za upravljanje vremenom preporučuju da do 40% svog radnog vremena rezervirate za rješavanje nepredviđenih zadataka, a direktno upravljate samo preostalih 60%. Međutim, ne uspijevaju svi zaposleni planirati ni 60%. Dakle, ako govorimo o radu u help-desk modu, odnosno o rješavanju pomoćnih, na primjer, tajničkih zadataka, onda u ovom slučaju možete barem nekako upravljati ne više od 30 - 40% vremena. Ovaj omjer je tipičan za mnoge specijalitete, kao i općenito za neke klijente orijentirane poslove - na primjer, brokerske poslove. I zaista, šta kažete PR osobi da radi s tako važnom preporukom za upravljanje vremenom kao što je čitanje e-pošte samo u određenim satima? Teško je zamisliti menadžera za odnose s javnošću koji bi se toga pridržavao, jer bi na taj način ostao uskraćen za informacije koje mu pomažu da bude efikasan. Ako ne odgovori na vrijeme na zahtjev za hitnim komentarom, rizikuje da izgubi imidž kompanije. A reagovati znači odgoditi svoj raspored i odstupiti od plana. „Važno je ne zaboraviti da osoba nije kompjuter, već stvorenje sa svojim biološkim ritmovima“, dodaje Valeria Silina, direktorica PR-a i marketinga holdinga Rosinter Restaurants. - Neki ljudi su efikasni ujutru, dok drugi maksimalno efikasno rade samo uveče. Jasno je da se takve nijanse ne mogu uzeti u obzir u velikoj kompaniji.”

Direktor korporativnih finansija u kompaniji Meridian Capital Management Sergej Trofimov sumnja da će TM konsultant moći da kaže iskusnom menadžeru kako da uštedi vreme za najmanje 5-10%. "Glavna poruka upravljanja vremenom, 'vrijeme je resurs kojim se može upravljati', vrlo je tačna", napominje on. - Ipak, 80% informacija o TM-u ću pronaći na internetu i prilagoditi ih sebi. Zašto mi treba ostalih 20%, što je konsultantova harizma i raspoloženje?”

Mnogi iskusni stručnjaci uvjereni su da svako treba sam doći do potrebe da proučava teoriju upravljanja vremenom. Svaki pokušaj nasilnog poniranja u neku temu, posebno u razmjerima cijele kompanije, odiše totalitarizmom. Posebno i bolno pitanje su ljudi kreativnih profesija koji oštro protestuju protiv bilo kakvog ograničenja njihove slobode. Istovremeno, „kreatorima“ je potrebna sposobnost da efikasno koriste svoje vreme ne manje nego predstavnicima „rukotvorine“ radionice. "Rezultat takve "slobode" je često nepoštovanje obaveza i rokova projekta, što dovodi do nezadovoljstva ostatka tima", kaže Maria Timirbaeva, suvlasnica BBPG-a i glavna urednica Magazin Restaurant Business. “Vještine upravljanja vremenom neće uništiti inspiraciju, ali će omogućiti zaposlenima da realnije procijene životne situacije.” Kreativan se naziva kreativnim jer može inteligentno pristupiti korištenju dostupnih korisnih informacija i na osnovu knjiga, publikacija u medijima i – što je najvažnije – svog životnog i profesionalnog iskustva, stvoriti vlastiti sistem planiranja koji njemu lično odgovara.

„Većina današnjih bistrih poslovnih lidera razvila je za sebe optimalan režim rada bez ikakvih obuka ili seminara“, kaže Igor Minevich, vlasnik kompanije Stolichny Vkus. - Uzmite, na primjer, Andreja Bilžoa ili Arkadija Novikova - njihove aktivnosti ne mogu biti objedinjene, a njihovi projekti se ne mogu pojednostaviti. Da je Ana Ahmatova pohađala kurs upravljanja vremenom, da li bismo imali još jedan tom poezije?”

„Svaka kompanija je zajednica ljudi sa različitim nivoima inteligencije i životnog iskustva, čija efikasnost često zavisi od harizme i talenta vođe“, dodaje Minevich. - Samo oko zaista efikasnih stručnjaka formira se poslovno okruženje, pojavljuju se pametni ljudi i projekti. Kako zaposleni postižu takvu efikasnost, njihova je stvar.”

I zaista: ako čak preletite bilo koju popularnu knjigu o upravljanju vremenom, zapanjiće vas izrazito „svakodnevna“ priroda savjeta datih u njoj. Da bi ih primijenili s najvećim efektom, zaposleniku će biti korisnije da ih sam „dostigne“. Na primjer, nije dovoljno čitati o jednostavnosti korištenja elektronskog planera ugrađenog u većinu modernih poslovnih telefona. Ova informacija je očigledna i od male koristi za slučaj. Međutim, kada se čovjek jednom uhvati u koštac s jednostavnim programom, odmah će postati mnogo manje “zaboravan” na zavist kolega. Jednostavna pragmatika i nedostatak straha od nečeg novog. I kakve veze s tim ima upravljanje vremenom?”

Mnoge od danas popularnih tehnologija upravljanja vremenom razvijene su još 1970-ih u zapadnoj Evropi i Sjedinjenim Državama. Međutim, bilo bi pogrešno shvatiti upravljanje vremenom kao 100% zapadnu tehnologiju. Domaća škola naučne organizacije rada i ličnog vremena (NE) može se pohvaliti nizom vlastitih dostignuća koja nemaju analoga u zapadnoj nauci. Jedan od “očeva” naučnog menadžmenta, Frank Gilbreth, pročitavši publikacije Centralnog instituta rada (CIT), rekao je: “Rusi imaju dublje razumijevanje upravljanja vremenom od nas.”

Podsticaj razvoju NOT-a u Rusiji dali su razvoji dvojice najistaknutijih predstavnika domaće nauke o menadžmentu početkom prošlog veka. Tako je direktor CIT-a Aleksej Gastev prvi opovrgao jednu od najčešćih zamerki naučnoj organizaciji procesa rada, prema kojoj je ona nespojiva sa kreativnim razmišljanjem. Po njegovom mišljenju, standardizacija radnji i razvoj automatizma doprinose tome da se „nervna energija oslobađa za sve više novih inicijativnih podražaja, povećavajući snagu pojedinca do beskonačnosti“.

Platon Keržencev, vođa pokreta „Vreme“, postavio je glavni cilj svoje organizacije smanjenje neefikasnih vremenskih troškova. Sam pokret je započeo 1923. člankom u novinama Pravda, koji je dao podatke o neoprostivom gubitku vremena proizvodnje na generalnim skupovima. Konkretno, opisan je slučaj kada je ukupno vrijeme čekanja na zvučnik velikog broja kvalifikovanih radnika jedne fabrike aviona od strane prisutnih američkih stručnjaka ocijenjeno kao dovoljno za izradu nekoliko aviona.

Drugi talas popularnosti upravljanja vremenom u našoj zemlji započeo je objavljivanjem knjige Daniila Granina „Ovaj čudan život“ početkom 1970-ih. U njemu je bio prvi ruski istraživač koji je iznio ideju o mjerenju vremena kao osnovi osobnog sistema upravljanja vremenom, a također je predstavio svoju teoriju o "budžetiranju" vremena - mnogo fleksibilnijem alatu od tradicionalnog zapadnog planiranja.

Dakle, najnoviji trend je uvođenje sistema upravljanja vremenom u preduzeća (corporate time management). Upravljanje vremenom je novi pravac u upravljanju preduzećima.

korporativno upravljanje vremenom preduzeća;

korporativno upravljanje vremenom pojedinačnih odjela;

individualno upravljanje vremenom vodećih stručnjaka.

Korporativno upravljanje vremenom preduzeća je, pre svega, usmereno na formiranje efikasnog sistema interakcije između odeljenja i službenika preduzeća. Uključuje široku upotrebu lokalnih mreža i informacionih tehnologija u komunikacijskom procesu.

Dakle, upotreba korporativnog sistema upravljanja vremenom u preduzeću će biti efikasna samo u slučaju integrisanog pristupa procesu upravljanja vremenom u jednoj organizaciji.

3. Procjena i unapređenje sistema upravljanja vremenom u Megafonu OJSC

.1 Opšte karakteristike analiziranog preduzeća

megafon za upravljanje vremenom

Otvoreno akcionarsko društvo Megafon osnovano je 2002. godine.

Naziv organizacije: OJSC Megafon.

Pravna adresa: 115035, Moskva, Kadashevskaya nasip, 30

Glavni cilj Megafon OJSC je:

pružanje mobilnih usluga (GSM<#"justify">MegaFon posluje u sva 83 konstitutivna entiteta Ruske Federacije<#"justify">Službenici uključuju:

Generalni direktor - Tavrin Ivan Vladimirovič

Direktor interne revizije - Zheimo Yuri Antonovich

Direktor za odnose s javnošću - Lidov Petr Aleksejevič

Direktor ljudskih resursa - Likhova Irina Borisovna

Glavni računovođa - Strelkina Lyubov Nikolaevna

MegaFon je jedan od tri najveća mobilna operatera u Rusiji, koji pruža čitav niz usluga mobilnih komunikacija širom Rusije. U junu 2010. godine MegaFon je preuzeo 100% dionica Synterre, što je omogućilo jačanje vlastite mrežne infrastrukture i jačanje pozicije na tržištima daljinskih komunikacija, fiksnog i mobilnog širokopojasnog pristupa internetu, kao i konvergentnih usluga. Broj aktivnih pretplatnika kompanije premašuje 62 miliona. Međutim, atraktivnost brenda MegaFon objašnjava se ne samo njegovom pokrivenošću, koja nema analoga u Rusiji. U skladu sa sloganom „Budućnost zavisi od vas“, kompanija se uvek trudi da bude korak ispred tržišta, konkurencije i želja kupaca.

MegaFon tradicionalno implementira najnaprednije tehnologije. Svojevremeno je kompanija postala prvi sve-ruski mobilni operater standarda GSM 900/1800. A danas je MegaFon prva kompanija u Rusiji koja je pokrenula komercijalni rad mreže nove generacije, 3G, u najperspektivnijem komunikacionom standardu UMTS, čineći mobilni internet pogodnim i efikasnim alatom za korisnike. To nam je omogućilo da postanemo lideri po broju korisnika mreža treće generacije, kao i po obimu prihoda od usluga koje se u njima prodaju.

Razvoj mreža treće generacije biće prioritet kompanije u doglednoj budućnosti. Istovremeno, MegaFon ne miruje, savladavajući nove tehnologije: 2010. godine uspješno je testirana četvrta generacija (4G) bežične podatkovne mreže koja koristi LTE protokol. U novembru 2010. godine, MegaFon je postao prvi operater u Rusiji koji je implementirao u svoju mrežu podršku za inovativnu HD-Voice tehnologiju, koja omogućava prenos glasa visokog kvaliteta i značajno povećava jasnoću zvuka.

Marža sigurnosti koju je MegaFon stekao tokom godina poslovanja i izuzetno konzervativna politika finansijskog upravljanja i zaduživanja omogućili su kompaniji ne samo da samopouzdano preživi vrhunac finansijske krize, već i da ojača svoju poziciju na tržištu odgovarajući na nove izazovi.

MegaFon je 2010. godine postao pobjednik u kategoriji „Operator mobilne telefonije“ prema rezultatima popularnog glasanja „Brend br. 1 u Rusiji 2010.“, a izvršni direktor MegaFona, Tavrin Ivan Vladimirovič, proglašen je za najboljeg lidera telekomunikacija. kompanije u Rusiji u godišnjem TOP-1000 ruskih menadžera."

3.2 Evaluacija sistema upravljanja vremenom OJSCMegafon

Prema mišljenju analitičara i samih operatera, tržište mobilnih komunikacija jedno je od najbrže rastućih u Rusiji. Istovremeno, konkurencija na njemu, kako i priliči razvijenom tržištu, je vrlo velika: glavni igrači su, po pravilu, vrat i vrat, pa si stoga ne možete dati ni najmanji ustupak. Ne smijete propustiti nijednu priliku da barem na neki način budete efikasniji i bolji od drugih. Morate pronaći resurse kojima možete upravljati kako biste postigli rezultate, bili ispred konkurencije i kontrolirali vrijeme.

Menadžment kompanije je shvatio da je potrebno resurs - vrijeme - iskoristiti što efikasnije. Ovaj resurs mora biti usmjeren prvenstveno na postizanje ciljeva kompanije. Direktor Megafona OJSC i kompanije Organizacija vremena napravili su nekoliko zapaženih projekata, sproveli obuke i konsultacije u cilju uvođenja TM ideja u organizacije.

“Vremenom se ne može upravljati sam.” Ove metode je šef kompanije prvenstveno razmatrao sa stanovišta njegovog ličnog upravljanja vremenom. Svakog dana lider se suočava sa mnogim zadacima. Stoga je menadžer smatrao da se TM posebno odnosi na njega samog, jer postoje i lične stvari i stvari kompanije koje zahtijevaju vrijeme. I tek kasnije, kada je počela implementacija ovog sistema, postalo je jasno da je potrebno probleme rješavati zajedno sa cijelim radnim kadrom.

Stoga je za menadžera veoma važno da kontroliše svoje vreme – a da istovremeno upravlja i vremenskim sistemom svojih kolega. Prilikom organizovanja bilo kakvih sastanaka, sastanaka ili konferencija, menadžer mora unaprijed znati koje planove imaju njegovi podređeni, kako bi zajednički rad mogao biti koordinisan kako se procesi ne bi preklapali. Suprotno tome, kada zaposleni planiraju svoj dan, trebali bi vidjeti i povezati se s menadžerovim kalendarom. To je aksiom: ako želite efikasno upravljati svojim vremenom, to možete postići samo ako vaše kolege s vama komuniciraju jednako efikasno.

Kompanija Megafon koristi Microsoft Exchange Server i održava kalendare u Outlook-u. Sada menadžer može vidjeti gdje su kolege i gdje će biti u naredna tri mjeseca i može planirati sastanak s njima. Vrijeme je kategorija u kojoj se ne može upravljati sam, svi moraju djelovati zajedno.

Kontrola naloga. Da bi sistem upravljanja vremenom funkcionirao u cijeloj kompaniji, bilo je potrebno prije svega postaviti sistem upravljanja narudžbama u Outlooku u upravljanju poslovima menadžera. Danas kompanija ima jasan sistem instrukcija i kontrole. Instrukcije se daju usmeno, e-mailom ili na papiru, a sve su uključene u jedinstvenu listu, koja se koristi za praćenje rokova. Ako se nešto ne završi na vrijeme, menadžer dobija obavještenja, a na osnovu njih sekretarijat traži dodatne informacije o tome zašto je došlo do kvara. Zatim izvođač izvještava menadžment i donosi se odluka: ili pomjeriti raspored ili učiniti nešto drugo. Najvažnije je da se nijedan nalog ne izgubi ili zaboravi - jer je pod kontrolom, što je veoma važno.

Sljedeći korak nakon uspostavljanja sistema za praćenje naloga je uvođenje jedinstvenih standarda upravljanja vremenom u kompaniji. Kalendari i zadaci pohranjeni na Exchange serveru su sinhronizovani sa mobilnim terminalima. Na primjer, menadžer treba da zakaže sastanak. Uzima svoj komunikator, gleda brojeve, pronalazi "prozor" - i zove vrijeme. Ove informacije će odmah otići na Exchange server. Ako sastanak nije zakazan od strane menadžera, sekretarica ga planira, birajući slobodno vrijeme, a menadžer vidi ovo ažuriranje u svom kalendaru i već zna kada i s kim da se nađe. Shodno tome, možete uputiti svoje podređene da pripreme materijale za ovaj sastanak. Na ovaj način se vrijeme ne gubi. Sve je jasno, sve je planirano, vrijeme svake osobe se koristi što efikasnije. I što je najvažnije, sve informacije se pohranjuju na serveru. Ako se ranije pošta nakupljala u ličnim laptopima i mogla je slučajno biti obrisana, sada je sve na jednom mjestu, na Exchange serveru. To znači da e-pošta neće biti izgubljena - postala je punopravni dokument.

Ovaj model upravljanja može se ilustrovati:

Menadžer raspoređuje zadatke među podređenima, postavljajući prioritete i dijeleći ih na projekte. To znači da nema potrebe držati sve u glavi; modifikacije se izvode jednostavno i u svakom trenutku postoji ažurna verzija onoga što se dešava.

Slika 1 - Model dnevnika promjena stanja zadatka

Ako je potrebno, menadžer jasno vidi i napredak rada na projektu i opterećenje određenog zaposlenika. Time se značajno štedi vrijeme za sve strane, a posebno za menadžera, a povećava se i radna efikasnost.

Slika 2 - Model dnevnika promjena zadataka

Jednom unesena informacija se može koristiti više puta. Na primjer, u jednom obliku - utvrditi napredak rada na projektu, u drugom - analizirati opterećenje zaposlenih, u trećem - pripremiti izvještaje o projektu.

Slika 3 - Model dnevnika promjena zadataka

Kao rezultat, vrijeme utrošeno na neproduktivan rad se smanjuje, a više sredstava ostaje za sam projekat.

Uvođenje jednostavnih propisa za unos i prezentaciju informacija o projektu, kao i historija koju sistem automatski akumulira u toku rada, olakšavaju prebacivanje zaposlenika između zadataka, smanjenje ili povećanje broja izvođača.

Megafon, koristeći takav sistem upravljanja, najefikasnije raspoređuje radno vrijeme menadžera i zaposlenih u kompaniji.

3.3 Unapređenje sistema upravljanja vremenom OJSCMegafon

U Megafonu se javljaju neočekivana pitanja i problemi koji remete raspored, ometaju važan posao i tjeraju vas da izgubite koncentraciju i da se njima ometate. Za svaki od njih autor nudi nekoliko rješenja. Istovremeno, to nije samo hitna reakcija, već proaktivne procedure koje je potrebno provesti unaprijed kako bi se kasnije uspješno nosili s iznenađenjima.

Telefonski pozivi. Potrebno je razviti brzu kategorizaciju ovih poziva. Tako da znate odmah, od prvih sekundi, koju skriptu primijeniti na "dolazne". U nastavku nudimo niz kategorija dolaznih poziva i scenarija odgovora.

Lični pozivi

Zamolite da ukratko govorite

Zamolite da se javite nekom drugom prilikom

Odvojite vrijeme za lične pozive i upozorite sve najmilije da se jave tokom predviđenih prozora.

Postavite telefonsku sekretaricu

Profesionalni pozivi

A. Pozivi od Uprave

Fraza: "Izvinite, trenutno razgovaram sa klijentom."

Fraza: "Govorim na daljinu"

Ideja: telefonska sekretarica uzima zauzete periode iz rasporeda i javlja to glasom ili tekstom (SMS, e-mail, ICQ)! Tehnički izvodljivo.

Kao odgovor na poziv, šalje se SMS kada možete uzvratiti poziv. Da bi ovaj potez bio ekonomičan, prvo trebate konfigurirati šablone SMS odgovora. Pozivi od kolega

Odgodi poziv

Brzo shvatite suštinu teme i odgodite razgovor za neko drugo vrijeme

Odredite područja za komunikaciju (kada je najbolje vrijeme da vas nazovemo)

Predložene opcije, dva prozora ujutru i uveče

Zahtijevajte strukturiranu prezentaciju suštine. Pozivi od klijenata

Zamolite da se javite: "pozivaju nadležne na tepih..."

Slušajte strukturirano, brzo odgovorite

“Razumem zadatak, zvaću te u tom i tom trenutku...”

Primite poziv, snimite ga na dolazni formular i prenesite ga ovlašćenom licu

Odjednom dolazi čovjek. Ovo je najčešći problem u otvorenim kancelarijama. Kada svima koji nisu zauzeti i kojima je dosadno stalno pažnju ometaju komšije ili ljudi koji sede pored njih. Posjetioci koji dolaze neočekivano i neočekivano takođe smanjuju radnu efikasnost. Na ove „kradljivce vremena“ moguće je primijeniti sljedeće grane rješenja.

Odjednom dolazi čovjek (posjetilac).

Indikatori zauzetosti: zastave, znakovi, kape, itd.

Napravite crveno dugme, kada ga pritisnete, telefon zazvoni za minut i morate hitno da odete!

Napravite gostinjsku sobu u kojoj se nalazi mini biblioteka i videoteka, tako da posetilac može da sačeka sa pogodnostima

Na ulazu se popunjava lista pitanja. Neka vrsta upitnika klijenta u kojem bilježi sa čime je došao. Formaliziranje pitanja ubrzava komunikaciju

Preusmjeravanje njegove aktivnosti u vašem pravcu, prema vašim ciljevima

Preusmjeravanje na drugu osobu: "dežurni menadžer", "upravitelj prostora"

Na vizit karti naznačite radno vrijeme ureda: od... do... Na taj način ograničavate posjetitelje u nezgodno vrijeme

Raspored prijema (višekanalni telefon za lak pristup):

Kombinujte sastanke sa ručkom. Poslovni ručkovi, “putovanje na ručak”

Organizovati mesto za otvorene sastanke u kompaniji (sale za sastanke)

Unutrašnji problemi. Ovaj odjeljak sadrži horizontalne i vertikalne prekidače zadataka. Odnosno, razgovaraćemo o nadređenima, podređenima i kolegama. Kompanija Megafon ima tradiciju neplaniranih sastanaka i sednica „strateških sastanaka“ i pitanja od 15 minuta koja se vuku satima. Sa redovnim, neredovnim rasporedom, produktivnost rada se smanjuje i gotovo je nemoguće ostvariti ono što je planirano.

Menadžer je bio zakazan za "brzi sastanak".

Učestvujte na sastanku telefonom

Provedite sastanak stojeći. Na primjer, kompanija Beeline ima salu za sastanke bez stolica. Sa ovom organizacijom svi problemi se rješavaju u najkraćem mogućem roku. Nema želje da se vilama probijaju kroz vodu, jer svi žele brzo otići, u ugodnije uslove.

Napravite listu sastanaka koji nisu riješeni letcima. Rezultat: registar sastanaka, nasuprot svakom od kojih je lista pitanja koja se rješavaju.

Segmentirajte vrijeme sastanka. Postavite vremenske markere, pejsmejkere, u obliku tajmera na 10-15 minuta. Provjerite svaki vremenski period s dnevnim redom kako biste ubrzali napredak ka cilju.

Dogovorite se o formatu sastanaka. Na primjer, u kompaniji PPE Group na zidovima su posteri: „10 pravila sastanaka“. Ovo pomaže učesnicima sastanka da se pridržavaju utvrđenih procedura, stimulišući kvalitetno i brzo rješavanje problema.

U korporativnom priručniku treba navesti da se dnevni red sjednice šalje najkasnije 24 sata prije početka sastanka. Po definiciji, „sastanci iznenađenja“ nestaju i imate 24 sata da se pripremite za njih.

Uvedite pravilo zaštite sastanka. Opišite kada imate pravo da "odbijete poziv na sastanak"

Vodite zapisnike i vodite sastanke u skladu sa zapisnicima. U ovom slučaju, mora postojati vođa koji prati pravila pokrenutih pitanja.

Sastanak održati prije ručka: u ovom slučaju svaki učesnik nastoji da govori konstruktivno, jer kašnjenje rezultira kasnim ručkom i kraćim ručkom.

Neplanirani nalog menadžmenta (mešanje menadžmenta)

Organizirajte Referenta koji distribuira upute od menadžera podređenima u određenim prozorima

Dajte menadžeru povratnu informaciju u obliku obuke o tome do čega dovode neplanirani „trzaji“ osoblja

Primite „interval odgovornosti“ od svog menadžera. Vremenski period tokom kojeg rukovodilac ne ometa rad zaposlenog. Na primjer, ujutro je zaposlenik dobio spisak zadataka, a navečer se provjeravao kvalitet izvršenja. U ovom slučaju interval odgovornosti je jednak radnom danu, 8 sati. Ako zadatke postavite u ponedjeljak i provjerite ih u petak, onda je interval odgovornosti sedmica.

Kvar opreme. Kompanija Megafon ima složen sistem, pa postoji velika vjerovatnoća da će propasti. Zbog činjenice da savremeni tempo života ne dopušta da se napusti tehnologija, čovjek mora biti spreman na neuspjehe. Rješenja za ove manje i veće tehničke probleme opisana su u ovom dijelu.

Kvarovi na opremi

Izraditi raspored opreme za nadzor (redovni tehnički pregled).

Upute za rješavanje problema

U kancelariji uvek treba da postoji rezervni kertridž za štampač.

Razmislite o dupliciranju funkcija (skener, fotokopir, digitalni fotoaparat).

Provedite vježbe i vježbajte vanredne situacije

Kreirajte kognitivne mape. Opis infrastrukture u krugu ureda. Gdje mogu kupiti nešto za štampanje itd.

Uspostavite pozitivnu komunikaciju sa komšijama, čiju pomoć možete koristiti u slučaju nužde

"Pošta ne stiže"

Imajte rezervu u vidu besplatnih servera. Preporučeno: mail.ru, yandex.ru

Postavite klijenta e-pošte za brzi pristup nedavno poslanim e-porukama

Lični problemi. Ovaj odjeljak sadrži lične razloge za „neočekivane“ poremećaje u rasporedu rada. To uključuje saobraćajne gužve, probleme s tonusom tijela, invaziju rođaka i prirodne katastrofe. Ovo je danas najmanje razvijen segment prevencije gubitka vremena. Stoga smo spremni prihvatiti i razmotriti svaku vašu novu odluku koja nije opisana u nastavku. Nalazi se mogu slati na: [email protected] sa napomenom u temi: "Kradivci vremena"

Dobro rješenje su paralelne aktivnosti

Obavite niz kratkih poziva

Korišćenje slobodnih ruku za niz dugih poziva

Slušajte audio kurseve: poslovni, strani jezici, itd.

Slušajte audio knjige

Zahtijeva poznavanje toka saobraćaja. U koje vrijeme su gužve, mogućnosti obilaska. Planirajte putovanja u vrijeme bez saobraćaja

Naučite koristiti web kamere. Održavanje virtuelnih sastanaka umjesto putovanja je mnogo jeftinije

Da biste izbjegli gužve u jutarnjim satima (prije posla) - možete ustati rano prije nego što počnu gužve

Koristite „mešoviti“ način prevoza po gradu

Ako trebate nešto donijeti/ispustiti, a ne zahtijeva nužno lično prisustvo, možete koristiti kurirsku službu

Iznenadni lični problemi sa samim sobom (razboleo se, bolestan)

Obavještavajte jednog zaposlenika o projektu. Rad u parovima (model klastera)

Omogućiti mogućnost „virtuelnog posla, kućna kancelarija“

Redovno uzimajte vitamine, dovoljno spavajte i bavite se fizičkom aktivnošću.

Invazija rodbine i/ili prijatelja

Razgovarajte sa voljenima o situacijama kada je vredno pozvati, a kada je bolje sačekati

Jasno naznačite šta je hitno, a šta važno.

Imajte dogovor sa hotelom: gde da ih premestite

Djelomično učešće u komunikaciji sa njima, preusmjeravanje na druge za rješavanje problema. Učešće sa drugim resursima osim vremena

Dakle, da bi izvršio detaljnu analizu sistema upravljanja Megafon OJSC, autor je u radu identifikovao prednosti i nedostatke upravljanja vremenom i analizirao funkcije menadžera kompanije. Analiza upravljačke strukture pokazala je da ona ispunjava savremene zahtjeve, tj. jasno su raspoređene dužnosti i odgovornosti zaposlenih, prikazana je šema grupisanja za pojedina odeljenja i principi njihovog upravljanja.

Osim toga, rad je ispitao Outbook metod u upravljanju vremenom radi analize okruženja.

Zaključak

Upravljanje vremenom je računovodstvo i operativno planiranje vremena. Zadatak upravljanja vremenom je organiziranje korištenja vremena (i radnog i osobnog) dana i sedmice kako bi se imalo vremena obaviti sve najvažnije stvari. Osnovni principi upravljanja vremenom: mukotrpan samostalan rad, individualno odlučivanje, potreba za praćenjem vlastite efektivnosti, razmišljanje usmjereno na efikasnost, ostvarivost i neiscrpne rezerve efikasnosti. Alarmantni simptomi neposredne pojave privremenih problema mogu se prepoznati po određenim znacima i uzroci „vremenskih ponora“.

Savremene tehnike upravljanja vremenom: postavljanje ciljeva, klasično planiranje, „zlatne” proporcije planiranja vremena (Pareto princip), delegiranje ovlasti, praćenje rezultata i prilagođavanje ciljeva. Proučavajući uzroke vremenskih problema i koristeći osnovne tehnike upravljanja vremenom, menadžer će moći postići kvalitetne i brze rezultate.

Najnoviji trend je uvođenje sistema upravljanja vremenom u preduzeća (corporate time management). Upravljanje vremenom je novi pravac u upravljanju preduzećima.

Postoje tri oblasti korporativnog upravljanja vremenom:

korporativno upravljanje vremenom preduzeća;

korporativno upravljanje vremenom pojedinačnih odjela;

individualno upravljanje vremenom vodećih stručnjaka.

Korporativno upravljanje vremenom preduzeća je, pre svega, usmereno na formiranje efikasnog sistema interakcije između odeljenja i službenika preduzeća. Uključuje široku upotrebu lokalnih mreža i informacionih tehnologija u komunikacijskom procesu.

Dakle, upotreba korporativnog sistema upravljanja vremenom u preduzeću će biti efikasna samo u slučaju integrisanog pristupa procesu upravljanja vremenom u jednoj organizaciji.

Upravljanje vremenom u Ruskoj Federaciji još je daleko od parametara koje postavlja globalizacija na svim nivoima: od pojedinačne kompanije do društva u cjelini. Sada vodeći menadžeri aktivno raspravljaju o mogućnostima razvoja upravljanja vremenom u Rusiji po principu jednog od zapadnih „modela“. Međutim, bez uzimanja u obzir našeg nacionalnog mentaliteta, istorijskih razlika u teoriji i praksi upravljanja, niti jedan metod korišćenja vremena ne može se racionalno primeniti na ruske uslove.

Da bi se izvršila detaljna analiza sistema upravljanja OJSC Megafon, autor je identifikovao prednosti i nedostatke upravljanja vremenom i analizirao funkcije menadžera kompanije. Analiza upravljačke strukture pokazala je da ona ispunjava savremene zahtjeve, tj. jasno su raspoređene dužnosti i odgovornosti zaposlenih, prikazana je šema grupisanja za pojedina odeljenja i principi njihovog upravljanja.

Procjena upravljačke organizacije u ispitivanom preduzeću izvršena je na osnovu korištenja metoda upravljanja vremenom od strane kompanije.

Osim toga, rad je ispitao Outbook metod u upravljanju vremenom radi analize okruženja.

Za menadžere je vrijeme uvijek oskudan resurs. Kompanije ne izdvajaju poseban budžet za dodatno vrijeme, a ono se ne može dodati kao u kompjuterskim igricama. Koje tipične greške prave glavni direktori kada planiraju svoje radno vrijeme? Na šta treba obratiti više pažnje, a koje tehnike upravljanja vremenom potpuno napustiti?

Zašto uvijek nedostaje vremena?

Svaki lider se svakodnevno suočava s nizom problema i zadataka koji zahtijevaju pažnju. Jednom dnevnom krugu briga pridodaju se i nepredviđeni sastanci i događaji, o kojima obavještenja stižu u posljednjem trenutku. Sastanci traju duže nego što je prvobitno planirano, a zaposleni postavljaju pitanja koja nisu relevantna za diskusiju. Sve se to može nazvati specifičnostima rada osobe na liderskoj poziciji. Međutim, to najvjerovatnije znači da je u planiranju napravljena velika pogrešna računica.

Kako su otkrili istraživači Harvardske poslovne škole, “prosječan menadžer provede jedan od tri sata rada na dovršavanju neočekivanih zadataka i prisustvujući neplaniranim događajima”. Tako se u sedmici skupi 13 sati rada, koji u početku nisu bili upisani u dnevnik, a koji su rješavanje ostalih pitanja odlagali na neodređeno vrijeme.

Postoji nekoliko tehnika koje dovode do smanjenja uspjeha kako kompanije u cjelini tako i njenog lidera. Kevin Kruse, autor bestselera o upravljanju vremenom i predsjednik Kru Research-a, naziva vođenje liste obaveza neefikasnim jer neuspješno dovršavanje stavke dovodi do frustracije i, kao rezultat, smanjene motivacije. Sastanci na kojima je uključen veliki broj zaposlenih takođe se smatraju neproduktivnim, što dovodi do povećanja vremena za diskusiju. Među ostalim problemima u svojim knjigama, guru menadžmenta Peter Drucker ističe nedostatak slobodnog vremena za rješavanje problema i samorazvoj menadžera, kao i nepovjerenje ili nevoljkost da se delegiraju neka od pitanja kojima se menadžer mora baviti, a koja može bolje obavljati drugi zaposleni.

Efikasnost VS Upravljanje vremenom

Sve što menadžer propusti vodi do greške u planiranju. Ovaj termin su 1979. uveli Daniel Kaniman i Amos Tversky („Intuitivno predviđanje: predrasude i korektivne procedure“). Naučnici su došli do zaključka da su ponekad naša očekivanja previše optimistična i ne uzimaju u obzir dosadašnja iskustva u rješavanju sličnog problema, kao i potcjenjivanje vremena.

Još ranija mišljenja o vremenu i njegovoj upotrebi iznošena su na stranicama časopisa The Economist 1955. godine. Cyril Northcock Parkinson napisao je satirični komad koji je kasnije nazvan "Parkinsonov zakon". Kaže da „rad ispunjava vreme koje mu je dodeljeno“. To jest, ako ti spreman pisanje pisma ili pregledavanje društvenih mreža i e-pošte sat vremena znači tačno toliko potrebno je da izvršite ove zadatke. Količina posla u ovom slučaju ne zavisi od broja zaposlenih koji ga obavljaju. Ali smanjenje vremena za ovu vrstu aktivnosti za 6-7% neće značajno uticati na kvalitet rada.

“Posao ispunjava vrijeme predviđeno za njega.” To jest, ako ti spreman pisati pismo, ili pretraživati ​​društvene mreže i email, sat vremena znači tačno toliko otići će od tebe.

O vremenu provedenom na poslu govori i druga studija naučnika sa Harvarda. Pokazalo se da vrijeme koje provedete radeći nije toliko bitno. Nije bitno da li menadžer provodi tri, 12 ili više sati u kancelariji. Za produktivnost kompanije mnogo je važnije kada menadžer što bolje uđe u suštinu i pažljivije tretira zadatke.

Sličnu ideju iznosi Cal Newport u svojoj knjizi “Deep Work”. Newport piše da upravljanje vremenom općenito nije toliko važno, posebno u rutinskom radu. Mnogo je važnije pravilno postaviti prioritete. Imerzivni rad vam omogućava da se koncentrišete na specifične (pa čak i trenutne) zadatke i istovremeno ostanete fleksibilni u odnosu na utvrđeni raspored, nastavljajući da ga se pridržavate.

Kako upravljati svojim vremenom kao lider

Sposobnost upravljanja vremenom za direktore i menadžere je uvijek mač sa dvije oštrice. Očigledno je da postoji određena i neiscrpna količina vremena, a jasno je i da što je viša rukovodeća pozicija, to se manje vremena troši na obavljanje onih zadataka u koje je direktno uključen i sam menadžer. Kako piše Peter Drucker u svojoj knjizi The Effective Leader, top menadžeri rijetko imaju 25% svog ukupnog vremena da posvete važnim zadacima koji direktno utiču na uspjeh kompanije. Na šta se troši preostalih 75% jasno je iz niza problema menadžera koji su opisani nekoliko paragrafa iznad. Ali nije pitanje kako sve uraditi u četvrtini radnog vremena. Glavno pitanje je kako ga efikasnije koristiti?

Jedna tehnika koja vam može pomoći da bolje upravljate svojim vremenom je analiza vremena. Kako napominje Peter Drucker, za to direktor ne mora samostalno snimati sve prošle sastanke i obavljene zadatke, već taj posao može obaviti sekretarica ili lični asistent. Analiziranje evidencije utrošenog vremena će dovesti do plodnije raspodjele zadataka za realizaciju budućih planova, jer stvarno vrijeme utrošeno na rad nije uvijek raspoređeno kako pretpostavljamo. Često postoji veoma velika neslaganja.

Kako efikasno organizovati vreme

Nakon plodne analize vremena, morate razumjeti kako ga ispuniti. Kevin Cruz je intervjuisao više od 800 preduzetnika i direktora i otkrio da je najefikasnija tehnika striktno ograničenje vremena za obavljanje specifičnih i neplaniranih zadataka. Tako su viši menadžeri istakli da u svom radu koriste 15-minutne blokove za obavljanje zadataka (slanje pisama, poslovnih poziva i sl.), raspored sa strogo fiksiranim vremenom (30 minuta za nedeljni sastanak, 20 minuta za pregled mejlova, 10 minuta). minuta po telefonskom pozivu). Prema Peteru Druckeru, kruta podjela vremena nije toliko efikasna. On govori o dužem vremenskom periodu tokom kojeg se rješavanje problema odvija sistematičnije, odnosno za 90 minuta. Kevin Cruz također piše oko 90 minuta, ali smatra 25 i 60 minuta koncentrisanog rada, nakon čega slijedi pauza, jednako učinkovita. Upravo ovi privremeni prostori omogućavaju vam da se ne dosađujete dok obavljate zadatak.

Osim toga, Kevin Cruz u knjizi “15 tajni upravljanja vremenom. Kako uspješni ljudi uspijevaju sve” ( 15 tajni uspješnih ljudi koje znaju o upravljanju vremenom) preporučuje zakazivanje važnih zadataka ujutro, kada je produktivnost veća, kao i ostavljanje planiranog bafer vremena za neplanirane sastanke i ne otkazivanje, već ponovno zakazivanje planova. Cruz savjetuje da posvetite još najmanje 60 minuta svom jutarnjem ritualu: rano buđenje, zdrav doručak, vježbanje, gledanje vijesti ili slušanje podcasta koji će vam pomoći da se poboljšate.

1. Šta mogu da prestanem da radim?

2. Šta mogu delegirati?

3. Šta mogu učiniti drugačije?

Odgovori na ova pitanja pomoći će vam da se u budućnosti rasteretite nekih zadataka čiji neuspjeh neće dovesti do pogoršanja učinka ili koje podređeni ili vi sami možete bolje obavljati.

Izbjegavanje dugih sastanaka i smanjenje broja učesnika pomoći će poboljšanju produktivnosti menadžera. Isključivanjem “viških” zaposlenih iz rasprave, njen kvalitet će se značajno povećati. Jednako je važna i redovnost sastanaka. Mjesečni sastanci su potrebni za kreiranje timskog plana za naredne četiri sedmice, a dnevni kratki sastanci određuju trenutne zadatke na koje se danas treba fokusirati. Na taj način se fokus pažnje tima raspoređuje na određeni radni dan i povećava ukupna produktivnost i efikasnost zaposlenih i menadžera.

Ne možete samo naučiti svaku tehniku ​​posebno. Bilo koja od tajni efikasnosti menadžera zasnovana je na stavovima i navikama, što pomaže u planiranju radnih rituala na strukturiraniji način.

Sa kompletnom listom korisnih navika efikasnog lidera, možete početi da ih primenjujete na našem kursu upravljanja vremenom.

Pozdrav! Svi znaju da se termin “upravljanje vremenom” doslovno prevodi kao “upravljanje vremenom”. Ali to nije sasvim tačno - na kraju krajeva, osoba još ne zna kako upravljati vremenom. Ali možemo efikasno upravljati svojim poslovima (i ne samo poslovnim) uzimajući u obzir vremenska ograničenja!

Produktivnost je ono što odvaja uspješne ljude od svih ostalih. Nikolas Rerih je tokom svog života naslikao 7.000 slika i 30 knjiga i proputovao pola sveta. Kako trošite svoj nezamjenjivi i najvredniji resurs?

Po mom mišljenju, upravljanje vremenom je skup trikova i tehnika koje olakšavaju prevariti vlastitu lijenost. Nudim lično provjerene alate za upravljanje vremenom!

Ime je svakako smiješno, ali metoda je prilično ozbiljna. 🙂 Pomodoro alat je potreban za maksimalnu koncentraciju. Po mom mišljenju, ovo je jedan od najefikasnijih načina da se bilo koji posao završi u kratkom roku.

Koja je svrha?

• Jasno formulirajte zadatak na kojem ćete raditi
• Postavite tajmer (moguće u obliku paradajza) na tačno 25 minuta
• Radite bez ometanja do zvučnog signala
• Napravite kratku pauzu od 4-5 minuta
• Nastavite na sljedeći 25-minutni segment
• Nakon svake šeste faze, napravite dugu pauzu od 15-20 minuta

Alat je odličan za rješavanje jednog zadatka na koji se trebate u potpunosti koncentrirati: pisanje izvještaja, kreiranje izgleda dizajna web stranice, prevođenje teksta s engleskog.

Prioritetno zakazivanje

Metoda je zasnovana na Eisenhowerovoj matrici, o kojoj govorim. To je kvadrant od četiri kvadrata sa dvije ose. Matrica je horizontalno podijeljena na "hitno" i "nije hitno", a vertikalno na "važno" i "nije važno".

Svakom zadatku se dodjeljuje prioritet na osnovu dva kriterija (hitnost i važnost). Mogu postojati samo četiri opcije: A, B, C, D.

Kako metoda raspoređivanja prioriteta koristi Eisenhowerovu matricu?

1. Upišite trenutne zadatke u kolone A, B, C, D
2. Izvršavamo zadatke “A” (ako ih ima). Pravilno planiranje sugerira da bi trebalo biti što manje „hitnih i važnih“ stvari. Zadaci kategorije “A” mogu se spontano pojaviti tokom dana! Stoga se vrijeme za njih mora rezervirati unaprijed.
3. Delegirajte zadatke iz kvadrata “C” (hitne, ali nevažne) nekom drugom. Klasičan primjer: menadžer kompanije često delegira osobnom asistentu zadatke poput „pokupiti kemijsko čišćenje“, „rezervirati restorane“ ili „rezervirati avionske karte“.
4. Počnite izvršavati zadatke iz kvadrata "B" (važno, ali ne hitno). To su glavne stvari koje zahtijevaju maksimalno vrijeme i trud.
5. Zadaci iz kvadrata “D” (nisu hitni i nisu važni) mogu se završiti nakon svih ostalih ili potpuno zanemariti. Ili, u krajnjem slučaju, iskoristite ga kao kratak odmor tokom dana.

Metoda Alpa

Jedan od najjednostavnijih i najvizuelnijih alata za upravljanje vremenom za planiranje vašeg radnog dana.

• Pravljenje liste zadataka
• Određivanje prioriteta
• Izračunavamo vrijeme za završetak svakog zadatka i ukupno potrebno vrijeme
• Ukupan broj smanjujemo na 60% cijelog dana
• Delegiramo drugima sve što se može delegirati.
• Na kraju dana pratimo završetak i sve neispunjeno prenosimo na sljedeći dan

Schwab metoda

Predsjednik Bethlehem Steel-a Charles Schwab jednom je platio konsultantu Ivy Lee 25.000 dolara za kreiranje ove metode planiranja.

Kako koristiti Schwab metodu?

• Zapišite najvažnije zadatke
• Odredite redoslijed i numerirajte ih
• Radimo na rješavanju problema u datom redoslijedu
• Po završetku rada na jednom zadatku, provjeravamo da li su se pojavili novi i da li su se prioriteti pomjerili u korist drugih
• Dodavanje novih stvari na listu, poštujući prioritet
• Nastavljamo da radimo na zadacima kako se njihov značaj smanjuje

Isprobavši na sebi gomilu tehnika i alata planiranja, shvatio sam da nije sve tako jednostavno. Neke tehnike mi apsolutno nisu radile. Drugi su dali neverovatne rezultate, ali... ne odmah. Inače, Gleb Arhangelski u svojoj knjizi nudi gomilu radnih alata “Vremenski pogon. Kako imati vremena za život i rad".

• Odaberite planer za sebe

Ako vam dan nije previše zauzet (ili ne volite gadgete), onda je idealna opcija obična papirna bilježnica. Ako stalno radite za računarom, pogodan će vam elektronski planer. Pa, ako ne možete zamisliti svoj život bez gadgeta, onda su najbolji pomagači aplikacije za pametne telefone i tablete.

• Planirajte svoj dan unaprijed

Bolje je planirati naredni dan prethodne noći, nego ujutro na dan „izvještavanja“. Isto se može reći i za planove za nedelju. Preporučljivo je da ih pripremate u nedelju uveče, a ne u ponedeljak.

• Uzmite u obzir višu silu

Ranije sam uporno pravio istu grešku: napravio sam raspored u kojem su stvari tekle jedna za drugom bez ijednog „prozora“. U roku od nedelju dana shvatio sam da je stalno življenje u stanju krajnjeg roka siguran put do neuroze.

Prvo, neke stvari se nisu mogle ugurati u vrijeme koje sam im posvetio. Drugo, tokom dana su se pojavili novi zadaci koji nisu uzeti u obzir u rasporedu. Treće, viša sila se uvijek događala nekoliko puta sedmično: probušena guma, užasna saobraćajna gužva na putu do sastanka ili je prijatelj tražio pomoć oko popravke. Takve nepredviđene stvari, po pravilu, oduzimaju puno vremena i prisiljavaju vas da radikalno preispitate svoje planove za dan.

Zaključak: svaki dan ostavljajte prozore za više sile. Ako se ništa "neplanirano" nije dogodilo, vrijeme se može potrošiti na:

• Odmori se
• Stvari iz kategorije "za kasnije".

Usput, dugo sam vam želio reći o tako korisnom alatu kao što je "stvari za kasnije". U svojoj bilježnici za planiranje (ili elektronskom planeru) odvojite zasebnu stranicu.

Tamo zapisujemo sve "nehitne" stvari koje nikada ne stignemo. Odmah ih dijelimo u tri kategorije: „do jednog sata“, „dva do tri sata“ i „pola dana“. Na primjer: “sredite račune za stambeno-komunalne usluge za prošlu godinu”, “posjetite zubara na preventivni pregled” i “kupite i zamijenite slavinu u kuhinji”.

Čim se u vašem rasporedu neočekivano pojavi prozor: otvorite listu obaveza „za kasnije“ i odaberite nešto po vašem raspoloženju. Za samo šest mjeseci možete, bez naprezanja, ponoviti SVE što se godinama gomilalo!

Koje alate za upravljanje vremenom koristite? Pretplatite se na ažuriranja i dijelite linkove do svježih objava sa svojim prijateljima na društvenim mrežama!

Upravljanje vremenom za menadžera - zašto je potrebno, kako može pomoći u obavljanju svakodnevnih radnih obaveza? Što je osoba viša, to je veći raspon odgovornosti – kontrola nad podređenima, komunikacija sa kupcima, porezne revizije, pisanje izvještaja. Preduzetnici i menadžeri često rade prekovremeno i stalno osjećaju nedostatak vremena.

Kako pronaći dodatno vrijeme i naučiti raditi sve? Ovaj članak je posvećen ovom pitanju; sada se pojavila posebna nauka - upravljanje vremenom, zasnovano na psihologiji, ekonomiji, sociologiji i kadrovskom radu. Razvijeni su principi koji su postali klasični, a pojavljuju se i novi autori koji nude svoje metode. Pogledajmo glavne preporuke.

Važno je znati! Smanjen vid dovodi do sljepila!

Za korekciju i vraćanje vida bez operacije, naši čitatelji koriste sve popularnije IZRAELSKA OPTIVIZIJA - najbolji proizvod, sada dostupan za samo 99 rubalja!
Nakon što smo ga pažljivo pregledali, odlučili smo da ga ponudimo vašoj pažnji...

Upravljanje vremenom menadžera uključuje sljedeće korake:

• Naučite motivirati sebe i svoje zaposlenike da završe dodijeljene zadatke. Ovo posebno važi za složene zadatke;
• Postavljanje ciljeva - sposobnost pravilnog postavljanja dugoročnih i kratkoročnih ciljeva;
• Planiranje u vremenskom okviru - za godinu, mjesec, dan. Izrada akcionog plana za svaki radni dan;
• Prioriteti u izvršavanju zadataka, mobilnost i spremnost na promjenu zadataka, pristupi rješavanju;
• Rad sa informacijama – važno je naučiti kako pronaći informacije potrebne za rješavanje strateških i operativnih problema, pohraniti ih, koristiti ih tako da se uvijek mogu pronaći;
• Borba protiv rasipnika vremena – traženje curenja vremena, kontrola raspodjele vremenskih resursa, minimiziranje nerazumnih radnji;
• Sposobnost oporavka - pravilan odmor je ključ uspješne aktivnosti!

Pogledajmo pobliže ove korake i približimo se efektivnoj aktivnosti i kontroli nad našim životima, jer to nije samo posao, tu su i porodica, interesovanja i prijatelji. A dostupnost vremena za druge oblasti života zavisi od pravilne organizacije radnog procesa.

Uspješna motivacija

Motivacija je neophodna da bi osoba obavljala bilo koji posao. Nedostatak smisla, interesa i straha dovode do kašnjenja u izvršavanju zadataka. U upravljanju vremenom preporučuje se započeti radni dan najneugodnijom radnjom. Važno je da se motivišete da nazovete, napišete pismo ili prijavite što je neophodno, ali nema želje za to. Kako se stimulisati na akciju?

Najvažnije u poslu je početi djelovati, napraviti prvi korak. Radna etika će pomoći u tome. „Sidra“ služe kao motivacija za akciju. Svaka osoba ima svoj ritual - jutarnju kafu za stolom, cigaretu prije početka posla, slušanje inspirativne muzike usput, pisanje plana rada u dnevnik.

Kreiranje sidra je vrlo individualno, može se povezati sa školskim i studentskim godinama, kada je bilo potrebno prilagoditi se učenju. Oni izazivaju posebno emocionalno stanje, spremnost za borbu - aktiviranje unutrašnjih rezervi, koncentracija pažnje.

Većina problema se može riješiti za nekoliko minuta, potrebno je samo postaviti problem, razmisliti o opcijama rješenja, odabrati najprikladnije i implementirati ga. Ako je zadatak obiman, preporučuje se da ga podijelite na dijelove, točke i postupno ga dovršite - od jednostavnog do složenog.

Možete se motivisati metodom ohrabrenja ili kažnjavanja, kao u detinjstvu, obećavajući sebi da ćete nešto kupiti na putu kući, ako se brzo nosite sa svim zadacima, ili dogovorite sastanak sa prijateljima na kraju nedelje. Ovo je za male složene probleme. Naravno, glavni poticaj je izgradnja karijere, povećanje prihoda i poboljšanje statusa.

Morate jasno razumjeti zašto trebate završiti ovaj zadatak, kakav ćete rezultat dobiti, uradite to i zaboravite, i mirno se prebacite na druga pitanja.

Motivaciju dodaju i rokovi za izvršenje zadatka; uvijek se morate vremenski ograničiti kako biste podstakli akciju i jasno postavili zadatke.

Postavljanje ciljeva

Menadžerovo upravljanje vremenom je nemoguće bez postavljanja ciljeva. Ciljevi su pogled u budućnost, željeni rezultat, oni određuju razlog za djelovanje, zašto čovjek radi određeni posao. Ciljevi pomažu u postavljanju smjernica, tačaka težnje i privlačenja napora.

Morate naučiti kako postaviti prave ciljeve. Uporedimo odgovore različitih menadžera prema njihovim funkcionalnim odgovornostima:

• Dovršite svoje zadatke ispravno. / Postavite prave ciljeve.
• Pronađite rješenja za probleme. / Koristite kreativnost, tražite alternative.
• Uštedite resurse. / Optimizirati distribuciju materijalnih resursa.
• Radite kako treba. / Ostvarite svoje ciljeve.
• Smanjite troškove. / Povećati profitabilnost.

Kao što vidimo, sa istim odgovornostima, menadžeri postavljaju različite ciljeve, postižući različite rezultate. Druga opcija uključuje produktivniji pristup radu. Ciljevi mogu biti strateški – ciljevi rada organizacije, dugoročni ciljevi i taktički – koji postoje u određenom trenutku.

Svaki vođa i menadžer razvija svoje ciljeve, prenosi informacije svojim podređenima, a rad organizacije u cjelini ovisi o ispravnosti definiranja ciljeva. Veoma je važno odvojiti vrijeme za identifikaciju glavnih ciljeva koji vode do prosperiteta i uspjeha, kao i načina da se dođe do “zvijezda”. Poznavanje svojih ciljeva i stremljenje ka njima omogućava vam da koncentrišete sve svoje napore i energiju na važne zadatke, izbjegavajući trošenje energije.

Ciljevi se postavljaju prema sljedećoj shemi:Želje - mogućnosti - ciljevi.

Često želje prevazilaze mogućnosti, okolnosti ne dozvoljavaju da odmah dođete do rezultata, potrebno je balansirati, uzeti u obzir vanjske i unutrašnje prepreke, savladati ih i tražiti kompromisno rješenje.

Važna stvar je da ciljevi moraju biti specifični, imati indikatore obima i vremena.

Upravljanje vremenom menadžera: planiranje

Nakon postavljanja ciljeva, prelazimo na planiranje, kako utrti put od trenutne situacije do željene? Plan je sistem akcija koji nas vodi ka cilju, u poslovanju - ostvarivanju profita, uspjeha i slave organizacije.

Planiranje može biti u različitim oblastima - organizacioni razvoj, prodaja, lična dostignuća. Ako osoba ima želju za ličnim razvojem, napravljen je plan za profesionalni rast i izgradnju karijere, onda postoji i motivacija za djelovanje.

Planiranje je osmišljeno tako da uštedi vrijeme i da ga pravilno iskoristi.

Postoje dva kriterijuma planiranja:

• Maksimalno (racionalno) - nađite vremena za obavljanje važnih životnih zadataka.
• Minimalno - postići tražene rezultate uz minimalne rokove i gubitak vremena.

Planiranje uključuje pripremu za realizaciju željenih postignuća i ispravnu raspodjelu vremenskih okvira.

Svaka osoba mora planirati svoj život, inače će ići svojim tokom bez promjena na bolje. Menadžer treba da planira svoje lično vreme, načine za postizanje ciljeva, postavi ciljeve i kriterijume postignuća zaposlenih.

Morate naučiti kako napraviti dugoročni plan - od 5 godina, za godinu i za sljedeći mjesec. Zanimljivo je da se u sovjetsko vrijeme često koristio termin „petogodišnji plan“, zašto baš ovaj period? Budući da je 5 godina pogodan period za srednjoročno planiranje, to pokazuje jasan rezultat u komparativnoj analizi.

Imajući dugoročne planove, zadatke možete raščlaniti na manje periode, težeći konačnom rezultatu. Danas organizacije često dodeljuju zadatke zaposlenima po kvartalima i mesecima, što se naziva taktičko planiranje.

Upravljanje vremenom menadžera na minimalan način - planiranje radnog dana. Naravno, broj zadataka raste proporcionalno organizaciji i potrebno je dosta vremena za rješavanje svih problema.

Da bi se pojednostavilo rješavanje tekućih problema, nude se sljedeće preporuke:

Za planiranje koristite metodu Alpa

Uključuje sljedeći slijed radnji:

1. pisanje zadataka;
2. određivanje vremena izvršenja;
3. rezerva vremena (u omjeru 60:40);
4. određivanje prioriteta, preraspoređivanje zadataka;
5. kontrola realizacije (obračunavanje onoga što nije urađeno).

Prilikom pisanja plana preporučuje se korištenje skraćenica, koje će vam omogućiti da sistematizirate rad i podijelite ga u blokove. Možete napisati: V - posjete, D - delegiranje, K - kontrola, P - u toku, PC - putovanja i službena putovanja, T - telefon, H - čitanje, obuka.

Nasuprot svake stavke ispisan je zadatak (rezultat), a naznačeno je vrijeme završetka kako bi se specificirao zadatak i izbjeglo nepotrebno gubljenje vremena.

Vremenska rezerva pretpostavlja da se sa 10-satnim radnim danom planira rad za 6 sati, sa 8-satnim radnim vremenom - za 5 sati, ostatak se mora rasporediti ili rasporediti. Nepredviđeni sastanci, komunikacije, prekidi se uvijek javljaju, niko nikada nije uspio iskoristiti dan 100% po planu.

Četvrta tačka će vam pomoći da prilagodite plan kako biste dostigli željeni nivo u pogledu utrošenog vremena - postavljamo prioritete, raspoređujemo posao. Završetak dana - praćenje izvršenja zadataka od strane podređenih i vlastitog rada, izrada plana za naredni dan, ponovno zakazivanje zadataka koji se nisu dogodili iz određenih razloga i nisu imali vremena da se u potpunosti završe.

Kako odgovoriti na sljedeća pitanja za intervju: Kako upravljate svojim vremenom? Kako planirate svoj radni dan? Koje tehnike i metode koristite u planiranju? Navedite primjere kako koristite vještine upravljanja vremenom da biste uspješno obavili zadatak.

Sve odgovore na ova pitanja saznaćete čitajući ovaj članak.

Šta je upravljanje vremenom?

Vremenski menadžment- ovo je skup znanja, vještina i sposobnosti, zahvaljujući kojima osoba zna kako postaviti prioritete, precizno planira svoje vrijeme, povećavajući time svoju ličnu produktivnost u organizaciji svog radnog vremena.

"Dok ne možete upravljati svojim vremenom, ne možete upravljati ničim drugim." Peter Drucker

1. Perfekcionizam
2. Odugovlačenje
3. Nedostatak znanja
4. Nedostatak potrebnih alata i resursa

1. Perfekcionizam otežava izvršavanje zadataka na vrijeme. Mnogi smatraju da je ova kvaliteta snaga, ali je stalna želja za savršenstvom i nezadovoljstvo postignutim rezultatima jedan od razloga neefikasnog korištenja vremena. Pronalaženjem mogućnosti da prihvatite “pravi” ishod umjesto “idealnog”, štedite značajna sredstva za druge stvari. Postoji izraz: „perfekcionizam je zlo“, naravno, sve je to prilično relativno i u svakoj pojedinačnoj situaciji ova karakteristika ličnosti se može drugačije ocijeniti, međutim, nesumnjivo u okviru upravljanja vremenom: perfekcionizam je ZLO!

2. Odugovlačenje- stalno odlaganje stvari za kasnije, nespremnost za obavljanje određenih dužnosti. Riječ “SUTRA” dominira vokabularom zaposlenih koji odugovlače. Steve Jobs je vrlo dobro rekao o takvim ljudima: „Siromašan, neuspješan, nesretan i nezdrav je onaj koji često koristi riječ „sutra“.

Ne mogu vas spasiti od perfekcionizma i odugovlačenja; moj cilj je dati znanje, pružiti najbolje tehnike i metode i upoznati vas sa resursima i alatima za ovladavanje vještinama upravljanja vremenom. Bilo da koristite primljene informacije ili ne - sve ovisi isključivo o vašoj želji. Međutim, nakon što pročitate ovaj članak, više nikada nećete biti isti.

Prvo, predlažem da odredite svoje vještine upravljanja vremenom. Proći

Kognitivna disonanca leži u činjenici da s jedne strane ne možemo kontrolirati vrijeme kao takvo. Na kraju krajeva, vrijeme je koje ne možemo kontrolirati i čini se da je vrijeme ono koje kontrolira nas, a ne mi njime. Navikli smo da vrijeme doživljavamo kao nešto vječno i neograničeno. Čini se da ga uvijek ima puno. S druge strane, vrijeme je jedan od najvrednijih resursa koje svi imamo. Važno je shvatiti da vrijeme ima svoje granice, svaki dan je posuda određenog kapaciteta koju ispunjavate stvarima koje treba obaviti. Možete ga ispuniti beskorisnim stvarima, ili ga možete ispuniti stvarima koje rade za vaše zadatke i vode vas do vašeg konačnog cilja.

Možemo da kontrolišemo sebe, kako planiramo svoj dan i kako provodimo svoje radno vreme. Inteligentna, produktivna i ekonomična upotreba ovog resursa važan je dio procjene zaposlenika.

Vremenska efikasnost se može postići na dva načina:

1. Postignite značajne rezultate uštedom vremena. To znači da znate kako postići zadatak u minimalnom vremenu.
2. Efikasno planiranje radnog vremena će smanjiti broj i obim poslova koje obavljate.

U ovom članku sastavio sam sažetak šest najboljih tehnika upravljanja vremenom. Uz njihovu pomoć možete naučiti planirati i kontrolirati svoje prioritetne zadatke na dnevnoj bazi.

Kako naučiti upravljati svojim vremenom?

6 najboljih metoda upravljanja vremenom:

1. Pareto princip
2. Eisenhower Matrix
3. Mape uma
4. Franklinova piramida
5. ABCD metoda
6. Prvo pojedi žabu

1. Pareto princip

Pareto princip kaže da je mali dio uzroka, napora i ulaganja odgovoran za veliki dio rezultata. Ovaj princip je formulisao italijanski ekonomista Vilfredo Pareto 1897. godine i od tada je potvrđen kvantitativnim istraživanjima u različitim oblastima života:

20% truda daje 80% rezultata

Pareto princip u oblasti upravljanja vremenom može se formulisati na sledeći način: otprilike 20% truda i vremena dovoljno je da se dobije 80% rezultata.
Kako tačno određujete koji trud je dovoljno uložiti da biste dobili dobar rezultat? Zamislite da u knjizi tražite odgovore na pitanja koja vas zanimaju. Prema principu koji se razmatra, 80% informacija koje su vam potrebne pronaći ćete u 20% teksta. Ako tačno znate šta vas zanima, možete brzo prelistati knjigu i pažljivo pročitati samo pojedine stranice. Na ovaj način ćete uštedjeti 80% svog vremena.

2. Eisenhowerova matrica

Ovo je vjerovatno najpoznatiji koncept upravljanja vremenom danas, koji vam omogućava da odredite prioritete. Ova tehnika, čije se stvaranje pripisuje američkom generalu Dwightu Eisenhoweru, omogućava vam da sortirate stvari i po njihovoj hitnosti i po važnosti. Svi znaju da se samo ograničen broj zadataka može završiti u jednom vremenskom periodu. Ponekad, bez ugrožavanja posla, samo jedan. I svaki put moramo odlučiti, KOJE TAČNO? Američki predsjednik Dwight Eisenhower organizirao je svoje poslove u nekoliko važnih kategorija kada je planirao svoje poslove.
U skladu sa takozvanom Eisenhowerom matricom, potrebno je svaki slučaj klasificirati u jedan od četiri tipa prikazanih na dijagramu.

Eisenhower Matrix

Važnost zadatka određuje se koliko rezultat njegove implementacije utiče na vaše poslovanje. A hitnost određuju dva faktora u isto vrijeme: prvo, koliko brzo ovaj zadatak mora biti završen, i drugo, da li je završetak ovog zadatka vezan za određeni datum i određeno vrijeme. Važnost i hitnost, razmatrani zajedno, utiču na postavljanje prioriteta.

Pogledajmo pobliže koji slučajevi se mogu svrstati u svaki od četiri tipa.

Tip I: "važno i hitno."
To su stvari koje će, ako se ne završe na vrijeme, dovesti do značajne štete za vaše poslovanje (na primjer, obnavljanje licenci, podnošenje poreznih izvještaja, itd.). Određeni dio ovakvih slučajeva će neminovno biti prisutan u životu svakog čovjeka. Međutim, uz prethodnu pripremu (Tip II je važan - „važno, ali ne hitno“) mnoge krize se mogu spriječiti (na primjer, proučavanjem zakona, razvijanjem dobrih odnosa s utjecajnim ljudima).

To također mogu biti projekti sa rokom ili hitni slučajevi. Na primjer, posjet liječniku zbog zdravstvenih problema, podnošenje članka u časopis u strogom roku ili popunjavanje izvještaja o rezultatima studije. Nemamo izbora ovdje. Posao ove grupe mora biti obavljen, tačka. U suprotnom će doći do ozbiljnih problema.

Tip II: "važno, ali ne hitno."
To su stvari koje su usmjerene na budućnost: obuka, proučavanje perspektivnih područja poslovnog razvoja, poboljšanje opreme, vraćanje zdravlja i performansi. Radnje koje vode do vašeg strateškog cilja. Na primjer, naučite strani jezik da biste prešli na posao u drugu, perspektivniju organizaciju. Također se radi o sprječavanju problema – održavanju dobrog fizičkog stanja. Nažalost, takve stvari često zanemarujemo i njihovo rješavanje stavljamo u drugi plan. Kao rezultat toga, jezik se nikad ne uči, prihodi ne rastu, već opadaju, zdravlje je ugroženo.Ove stvari imaju zanimljivu osobinu - ako se dugo zanemaruju, onda postaju Važne - Hitne. Uostalom, ako stomatologu ne idete barem jednom godišnje, prije ili kasnije hitna posjeta njemu će postati neizbježna.

Tip III: "nije važno, ali hitno."
Mnoge od ovih stvari zapravo ne dodaju veliku vrijednost vašem životu. Radimo ih samo zato što nam se dešavaju (dug telefonski razgovor ili proučavanje reklame koja stiže poštom), ili iz navike (posjećivanje izložbi na kojima više nema ništa novo). To je samo ta ista svakodnevna rutina koja nam oduzima puno vremena i energije.

Tip IV: "nije važno i nije hitno."
Ovo su svakakvi načini da se “ubije vrijeme”: zloupotreba alkohola, “lagano čitanje”, gledanje filmova itd. Često pribjegavamo tome kada nemamo snage za produktivan rad (ne brkati se sa pravim odmorom i komunikacija sa voljenima i prijateljima - veoma važne stvari). Ovo je „moljac“ koji jede naše vreme.

Dok težite uspjehu svog poslovanja, prvo pokušavate ostvariti stvari koje ste identificirali kao “važne” – prvo “hitno” (tip I), a zatim “nehitno” (tip II). Preostalo vrijeme se može posvetiti pitanjima koja su „hitna, ali nisu važna“ (tip III).
Mora se naglasiti da većinu radnog vremena zaposlenika treba potrošiti na stvari „važne, ali ne hitne” (tip II). Tada će mnoge krizne situacije biti spriječene, a pojava novih prilika za razvoj poslovanja za vas više neće biti neočekivana.

Kada prvi put počnete da koristite ovaj sistem za određivanje prioriteta, verovatno ćete želeti da mnoge od ovih stavki kategorišete kao „važne“. Međutim, kako budete stekli iskustvo, počet ćete preciznije procjenjivati ​​važnost određene stvari. Trebat će neko vrijeme da naučite kako koristiti sistem određivanja prioriteta. Gdje ga mogu nabaviti? Najvjerovatnije ćete posao savladavanja tehnika upravljanja vremenom klasificirati kao „važan, ali ne hitan“.
Prema figurativnom izrazu Stephena Coveya (autora međunarodnog bestselera "Sedam navika visokoučinkovitih ljudi"), morate pronaći vremena da "naoštrite pilu", tada će priprema drva za ogrjev ići brže.

Parabola

Neki čovjek je u šumi vidio drvosječu, koji je s teškom mukom potpuno tupom sjekirom sjekao drvo. Čovek ga upita:
- Dragi, zašto ne naoštriš sekiru?
- Nemam vremena da oštrim sjekiru - moram da sječem! - zastenjao je drvosječa...

Stoga morate "dobrovoljno" izdvojiti određeno vrijeme za planiranje svojih aktivnosti, odbijajući raditi bilo koje manje važne stvari. Ako to možete učiniti, možete iskoristiti svoje nove vještine da sljedeći put oslobodite još više vremena i iskoristite ih da naučite više. Dakle, kroz vašu odlučnost da poboljšate svoju radnu efikasnost, postepeno ćete oslobađati vrijeme za razvoj vaše lične produktivnosti.

Kriterijumi za određivanje prioriteta
Obično, kada procjenjujemo važnost određenog zadatka, važnim smatramo prije svega one stvari koje je potrebno hitno (ili „juče“) uraditi. Akumulacija neispunjenih zadataka i obećanja stvara probleme vašoj kompaniji i stvara neprijatna osećanja kod vas lično. Upravo ovim „hitnim“ stvarima nastojimo da se pozabavimo prvim. Ali hitnost ne bi trebala biti jedini faktor pri pisanju liste obaveza i određivanju redoslijeda kojim bi se ona trebala ispuniti.
Iskustvo je pokazalo da iako obavljanje (ili nečinjenje) mnogo hitnih stvari neće mnogo uticati na vaše poslovanje, postoje mnoge nehitne stvari koje mogu postaviti temelje za budući uspjeh. Stoga je, pored hitnosti, potrebno razmotriti koliko ova ili ona stvar utiče na uspjeh poslovanja, odnosno utvrditi i uzeti u obzir njen značaj.

3. Mape uma

Ovo je razvoj Tonyja Buzana - poznatog pisca, predavača i savjetnika o inteligenciji, psihologiji učenja i problemima mišljenja. Postoje i takvi prijevodi izraza "Mape uma" kao "Mentalne mape", "Mentalne mape", "Mape uma".

Mape uma je metoda koja vam omogućava da:

Efikasno strukturirati i obraditi informacije;
razmišljajte koristeći svoj kreativni i intelektualni potencijal.

Ovo je vrlo lijep alat za rješavanje problema kao što su prezentacije, donošenje odluka, planiranje vremena, pamćenje velikih količina informacija, brainstorming, samoanaliza, razvoj složenih projekata, lični trening, razvoj itd.

Područja upotrebe:
1. Prezentacije:
za manje vremena dajete više informacija, dok vas bolje razumiju i pamte;
održavanje poslovnih sastanaka i pregovora.

2. Planiranje:
upravljanje vremenom: plan za dan, sedmicu, mjesec, godinu...;
razvoj kompleksnih projekata, novih poslova...

3. Brainstorming:
generisanje novih ideja, kreativnost;
kolektivno rješavanje složenih problema.

4. Donošenje odluka:
jasna vizija svih prednosti i nedostataka;
uravnoteženija i promišljenija odluka.

4. Franklinova piramida

Ovo je gotov sistem planiranja koji vam pomaže da pravilno upravljate svojim vremenom i postignete svoje ciljeve. Benjamin Franklin (1706-1790) - Amerikanac. zalivena aktivista B. Franklin se odlikovao fantastičnom sposobnošću za rad i jedinstvenim osjećajem svrhe. Sa dvadeset godina napravio je plan da ostvari svoje ciljeve do kraja života. Kroz svoj život slijedio je ovaj plan, jasno planirajući svaki dan. Njegov plan za postizanje svojih ciljeva zove se “Franklinova piramida” i izgleda otprilike ovako:

1. Temelj piramide su glavne životne vrijednosti. Moglo bi se reći da je ovo odgovor na pitanje: “S kakvom ste misijom došli na ovaj svijet?” Šta želiš da dobiješ od života? Kakav trag na Zemlji želite ostaviti iza sebe? Postoji mišljenje da na planeti ne postoji ni 1% ljudi koji bi o tome ozbiljno razmišljali. Drugim riječima, ovo je vektor smjera ka vašem snu.

2. Na osnovu životnih vrijednosti, svako sebi postavlja globalni cilj. Ko želi postati u ovom životu, šta planira postići?

3. Master plan za postizanje ciljeva je fiksiranje specifičnih međuciljeva na putu ka postizanju globalnog cilja.

4. Plan za jednu tri, pet godina naziva se dugoročnim. Ovdje je važno odrediti tačne rokove.

5. Plan za mjesec, a zatim sedmicu je kratkoročni plan. Što je promišljeniji, što ga češće analizirate i prilagođavate, to će rad biti efikasniji.

6. Posljednja tačka u smislu postizanja ciljeva je plan za svaki dan.

5. ABCD metoda

ABCD metoda je efikasan način da odredite prioritete zadataka koje možete koristiti svaki dan. Ova metoda je jednostavna i toliko efikasna da vas, ako se redovno i kompetentno koristi, može uzdići u rang najproduktivnijih i najproduktivnijih ljudi u vašem području djelovanja.
Snaga metode je njena jednostavnost. Evo kako to funkcionira. Počinjete tako što ćete napraviti listu svega što morate da uradite tokom narednog dana. Misli na papir.
Nakon toga stavite slovo A, B, C, D ili D ispred svake stavke na vašoj listi.

Tip problema "A" definira se kao stvar koja je najvažnija u datom trenutku, nešto što morate učiniti ili riskirati ozbiljne posljedice. Zadatak tipa A može biti posjeta važnom klijentu ili pisanje izvještaja za svog šefa. Ovi zadaci predstavljaju prave, zrele "žabe" vašeg života.
Ako imate više od jednog "A" zadataka pred sobom, rangirate ih po prioritetu označavajući ih A-1, A-2, A-3, itd. Zadatak A-1 je najveća i najružnija "žaba" sve sa kojima se moraš nositi.

Tip problema "B" je definisan kao onaj koji treba da uradite. Ipak, posljedice su, u slučaju njegove primjene ili neusklađenosti, prilično blage. Takvi zadaci nisu ništa drugo do "punoglavci" u vašem životu. To znači da ako ne uradite odgovarajući posao, neko će biti nezadovoljan ili doveden u nepovoljan položaj, ali u svakom slučaju nivo važnosti ovih zadataka nije blizu nivou zadataka tipa „A“. Upućivanje poziva o manje hitnoj stvari ili pregledavanje zaostalih e-poruka može predstavljati suštinu zadatka tipa B.
Pravilo koje treba da se pridržavate je: nikada ne započinjite zadatak tipa B dok još uvek imate zadatak A nedovršen. Nikada ne dozvolite da vas „punoglavci“ ometaju dok velika „žaba“ čeka svoju sudbinu da bude pojedena!

Tip problema "B" definira se kao nešto što bi bilo divno učiniti, ali od čega ne treba očekivati ​​nikakve posljedice bilo da to učinite ili ne. Zadatak tipa B može biti poziv prijatelja, šolja kafe, ručak sa kolegom ili obavljanje nekog ličnog posla tokom radnog vremena. Ovakvi „događaji“ nemaju apsolutno nikakav uticaj na vaš rad.

Tip problema "G" se vrednuje kao posao koji možete dodijeliti nekom drugom. Pravilo u ovom slučaju je da drugima delegirate sve što mogu, čime ćete sebi osloboditi vrijeme za obavljanje zadataka tipa A koje vi i samo vi možete obaviti.

Tip problema "D" predstavlja posao koji se može potpuno ukloniti sa vaše liste obaveza. Ovo može biti zadatak koji je ranije bio važan, ali sada više nije relevantan, kako za vas tako i za druge. Često je to posao koji radite iz dana u dan, bilo iz navike ili zato što vam je u tome zadovoljstvo.

Nakon što ste se prijavili ABCD metoda na svoju listu dnevnih obaveza, potpuno ste organizirali svoj posao i postavili pozornicu za brže obavljanje važnijih zadataka.

Najvažniji uslov da bi ABCD metoda zaista funkcionirala za vas je da se pridržavate sljedećeg zahtjeva: započnite zadatak A-1 bez odlaganja, a zatim radite na njemu dok se potpuno ne završi. Iskoristite snagu volje da započnete i nastavite raditi na najvažnijem zadatku za vas u ovom trenutku. Zgrabite svoju najveću "žabu" i "pojedite" je bez zaustavljanja do poslednjeg zalogaja.
Sposobnost da analizirate svoju listu obaveza za dan i istaknete zadatak A-1 poslužit će vam kao polazna tačka za postizanje zaista velikog uspjeha u vašim aktivnostima, povećat će vaše samopoštovanje, ispuniti vas samopoštovanjem i osjećajem ponos na vaša dostignuća.
Kada steknete naviku da se potpuno koncentrišete na svoj najvažniji zadatak, tj. zadatak A-1 - drugim riječima, na jedenje vaše glavne "žabe" - naučit ćete raditi dvaput, pa čak i utrostručiti, koliko i ljudi oko sebe ti.

6. Prvo pojedite žabu

Prelazak sa teškog na lako

Verovatno ste čuli ovo pitanje: "Kako biste pojeli slona?" Odgovor je, naravno, "komad po komad". Kako biste pojeli svoju najveću i najodvratniju "žabu"? Na isti način: podijelili biste ga na određene korak-po-korak akcije i krenuli od prve.

Započnite svoj radni dan najtežim zadatkom i završite ga što je brže moguće. To će vam pomoći da shvatite da imate još puno posla, a da je vrijeme vašeg radnog dana ograničeno. Ako prvo uradite najtežu stvar, to će vam pružiti veliko zadovoljstvo. Koristite ovo pravilo svaki dan i videćete koliko energije dobijate i koliko efikasno prolazi vaš radni dan. Stalno odgađanje problematičnog zadatka do kraja dana znači da ćete i dalje cijeli dan razmišljati o njemu, a to će vas spriječiti da se fokusirate na druge zadatke! Prvo pojedite žabu, a zatim nastavite jesti slona dio po dio!

Alati za planiranje vremena

Planirajte svaki dan unaprijed.
Kroz planiranje se krećemo
budućnost u sadašnjost i time imamo
prilika da se nešto uradi
u vezi njega već sada

Alan Lakin

Glavne generacije "planera"
Danas poznate tehnologije i sredstva organizacije radnog vremena mogu se podijeliti u nekoliko generacija – razlike su ovdje u principima snimanja informacija i tehnologiji korištenja.

Sve do 20. stoljeća planiranje radnog vremena provodilo se primitivnim metodama: dopisima, listama obaveza i sl. Početkom prošlog stoljeća, uz razvoj poslovanja, raširili su se novi alati koji su olakšali menadžeru planirati vrijeme.
Ideja o prilagođavanju kućnog kalendara za kancelarijski rad nastala je u 19. veku i materijalizovana u obliku stolnog kalendara 1870. godine. Za svaki dan bila je dodijeljena jedna stranica kalendara na kojoj su bili naznačeni datum, dan, mjesec i godina. Slobodni prostor za beleške omogućio je vođenje potrebnih beleški: pregovore, sastanke, troškove, sastanke. Skoro jedno stoljeće, stolni kalendar je glavni alat za planiranje vremena za menadžere.

Rezultat poboljšanja stolnog kalendara bio je dnevnik i sedmični planer. Dnevnik je neprekinuti kalendar u obliku praktične bilježnice različitih formata. Dnevnik možete ponijeti sa sobom na sastanke i poslovna putovanja.
Nedeljnik se pokazao još pogodnijim za menadžera, u kojem je bilo moguće planirati radnu nedelju i dan, pratiti realizaciju evidentiranih zadataka, analizirati utrošeno vreme (od kada se pojavio raspored radnog dana po satu), više brzo potražite informacije (na kraju krajeva, sada je grupiran u 52 sedmice, a ne 365 dana). Osamdesetih godina tjedni kalendari su praktično zamijenili stolne kalendare i postali toliko rašireni da su postali element poslovnog stila poduzeća.

Dizajnerska ideja kombiniranja kalendara, notesa i telefonskog imenika u jednom praktičnom alatu uspješno se materijalizirala davne 1921. godine u obliku "organizatora" (od engleskog organizatora). Naknadno usavršavanje instrumenta izvršeno je promenom formata, dizajna, kvaliteta papira i spoljne dekoracije. Ovdje su uređaji za pohranu informacija i tehnička sredstva (kalendar, notes, adresar i telefonski imenik, držač za vizit karte, olovka, mikrokalkulator) spojeni u jedan alat. Istovremeno, nije postojala jasna klasifikacija i sistematizacija evidencije.

Čuveni „menadžer vremena“ nastao je u Danskoj 1975. godine. Implementirao je ideju ciljanog planiranja ličnih rezultata na osnovu standardnog klasifikatora funkcija („ključni zadaci“) i tehnologije za implementaciju globalnih događaja („zadaci slona“). Istovremeno, ispostavilo se da je upotreba „menadžera vremena“ prihvatljiva samo za ljude koji su po prirodi organizovani i disciplinovani, a takođe su zahtevali značajne finansijske troškove za obuku i sticanje.
Ipak, naziv ovog tipa „organizatora” – „menadžer vremena” – postao je oduvek poznat i danas označava opšti pristup aktivnom korišćenju vremena kao resursa upravljanja.

Razvoj naučnog i tehničkog napretka poslednjih decenija doveo je do stvaranja fundamentalno novih elektronskih alata za planiranje vremena sa tehnološke tačke gledišta: elektronski notebook, razni servisni programi za PC, mobilne telefone, pametne telefone itd.

Najbolje moderne tehnologije upravljanja vremenom:

1.Trello je besplatna web aplikacija za upravljanje projektima u malim grupama. Trello vam omogućava da budete produktivniji i da više sarađujete. Trello su ploče, liste i kartice koje vam omogućavaju da organizirate i odredite prioritete projekata na zabavan, fleksibilan način koji se lako mijenja.

2. Evernote - web servis i set softvera za kreiranje i pohranjivanje bilješki. Bilješka može biti dio formatiranog teksta, cijela web stranica, fotografija, audio datoteka ili rukom pisana bilješka. Bilješke također mogu sadržavati priloge drugih tipova datoteka. Bilješke se mogu sortirati u sveske, označiti, uređivati ​​i izvoziti.