Commande sur l'achat et la livraison de cadeaux aux employés. Comment transporter les cadeaux du Nouvel An via le service comptabilité? Rédiger une convention de don unifiée écrite

USN | REVENUS-DEPENSES

avocat en exercice

Dépenses du nouvel an

A la veille des fêtes de fin d'année, de nombreuses entreprises se posent des questions sur comment encourager les employés, comment faire plaisir à leurs enfants avec des bonbons, des billets pour les arbres du Nouvel An et quels cadeaux offrir aux clients et partenaires. Et surtout, comment inclure tout cela dans les dépenses.

La pratique montre que dans presque tous les cas, le coût des cadeaux pour le Nouvel An n'est pas inclus dans les coûts du système fiscal simplifié. Quant à l'impôt sur le revenu des personnes physiques, il ne doit être retenu que si la valeur du cadeau à l'employé a dépassé 4 000 roubles. Mais même ces nuances fiscales n'affecteront pas l'ambiance des vacances ! Et maintenant à propos de tout en ordre.

Fête d'entreprise du nouvel an

Selon les spécialistes du marketing, les événements d'entreprise et leur succès affectent toujours la performance de votre personnel et le maintien de l'esprit d'équipe. En termes simples, pour une entreprise prospère, vous devez périodiquement faire plaisir à vos employés avec des événements festifs communs.

Tout d'abord, il convient de noter que la base pour refléter les dépenses de l'entreprise dans la comptabilité d'une entreprise sont des documents primaires. Si une organisation décide d'organiser une fête d'entreprise, elle doit d'abord émettre un ordre pour l'organisation, dans lequel il est nécessaire d'indiquer le nom de l'événement, la justification, la date et le lieu, la personne responsable de sa tenue. La liste des employés participant à la fête d'entreprise, le programme de l'événement et le devis sont approuvés.

BON À SAVOIR

La décision sur le paiement des dépenses pour les événements d'entreprise et de divertissement pour les employés est prise par le chef de l'organisation, s'il a l'autorité appropriée. La décision d'allouer de l'argent se reflète dans l'ordre du chef.

Numéro de commande 75
sur la tenue d'un banquet de vacances d'entreprise
en l'honneur de la célébration du nouvel an 2015.

Irkoutsk

Je commande:

1. Organiser un banquet festif pour les employés de la société en l'honneur de la célébration du Nouvel An 2015.

2. Dates et lieu du banquet festif : Le 27 décembre 2014, le restaurant « Vieux Château », situé à l'adresse : st. Angarskaya, 13 ans.

3. Nommer le secrétaire I. G. Borisova responsable de la préparation du banquet.

4. I. G. Borisova élaborera et soumettra pour approbation avant le 1er décembre 2014 le scénario de la fête, la liste des participants au banquet.

5. Chef comptable IV Sergeeva pour planifier le montant des coûts maximum pour l'événement, préparer une estimation des coûts.

6. Nommer IV Karpov chargé d'établir un rapport financier sur les frais encourus pour le banquet.

7. Je me réserve le contrôle sur l'exécution de la commande.

Directeur général S I D O R E N Kô /UNE. V. Sidorenko /

Comptabilité fiscale sous le régime fiscal simplifié. Les coûts d'organisation des vacances ne seront pas économiquement justifiés (clause 1 de l'article 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie), car ils ne sont pas liés aux activités de production de l'entreprise. Les frais d'organisation de vacances pour les employés au paragraphe 1 de l'art. 346.16 du Code des impôts de la Fédération de Russie ne sont pas contenus. Par conséquent, à des fins de comptabilité fiscale, les frais de tenue d'un banquet du Nouvel An ne peuvent pas être pris en compte.

Impôt sur le revenu. L'alinéa 1 du paragraphe 2 de l'art. 211 du Code des impôts de la Fédération de Russie, il est déterminé que les revenus en nature reçus par un contribuable comprennent notamment le paiement (en tout ou en partie) par des organisations ou des entrepreneurs individuels de biens (travaux, services) ou de biens droits, y compris les services publics, la nourriture, les loisirs, la formation dans l'intérêt du contribuable. Ainsi, assister à un banquet du Nouvel An est un revenu d'un employé reçu en nature. Mais l'impôt sur le revenu des personnes physiques est un impôt personnifié et pour son calcul, il est nécessaire de déterminer le montant du revenu d'un employé en particulier. Par conséquent, si les dépenses de vacances dans les documents primaires sont réparties pour chacun des employés et qu'il est possible de déterminer le montant des revenus perçus par chacun d'eux, l'employeur est tenu de retenir l'impôt sur le revenu des personnes physiques. S'il n'y a pas de personnification, les employés n'ont pas de revenu imposé à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Et la définition de l'assiette de l'impôt sur le revenu des personnes physiques par calcul n'est pas prévue par la législation fiscale.

Les primes d'assurance. Paiement des frais de la fête corporative à st. 9 de la loi n° 212-FZ n'est pas nommé. Cependant, lors d'événements festifs d'entreprise entre les particuliers et l'organisation, il n'y a aucune relation énumérée dans la partie 1 de l'art. 7 de la loi n° 212-FZ, car l'obligation de les exécuter n'est généralement inscrite ni dans les conventions collectives ni dans les conventions collectives. De plus, comme dans le cas de l'impôt sur le revenu des personnes physiques, il est impossible de personnaliser le paiement. Par conséquent, le coût des événements festifs ne devrait pas être inclus dans la base de la prime d'assurance.

Comptabilité. Selon la clause 11 du PBU 10/99 en comptabilité, les coûts d'organisation d'une fête d'entreprise du Nouvel An sont liés à d'autres dépenses. En conséquence, les affichages suivants seront effectués :

BON À SAVOIR

Le gestionnaire nomme une personne responsable de la célébration et approuve le devis. Après la réalisation de l'événement, un acte est établi, sur la base duquel les frais sont amortis. Les factures et autres documents confirmant le montant des dépenses réellement engagées sont joints à l'acte.

Cadeaux pour les employés et leurs enfants

Avant de pouvoir offrir des cadeaux, vous devez les acheter. Pour ce faire, le responsable doit rédiger un ordre correspondant. La présentation des cadeaux est mieux faite avec une déclaration et un accord de don.

Société à responsabilité limitée "FORTUNA"

N° de commande 78 / org
sur l'achat de cadeaux du Nouvel An pour les employés.

Irkoutsk

Dans le cadre du nouvel an 2015, je commande :

1. Offrez des cadeaux du Nouvel An aux employés selon la liste ci-jointe et des cadeaux du Nouvel An pour enfants aux employés ayant des enfants de moins de 14 ans.

2. Au chef comptable IV Tarelkina d'allouer des fonds pour l'achat de cadeaux au taux de 5 000 roubles. par employé et 1 500 roubles. pour un enfant.

3. Secrétaire I. G. Borisova pour acheter des cadeaux et établir une déclaration sur leur reçu.

4. La livraison de cadeaux aux employés est effectuée par le chef du personnel M. A. Evtushenko sur la base de la déclaration au plus tard le 27 décembre 2014.

Directeur général A.V. Sidorenko S I D O R E N K O

Connaître la commande :

I.V. Sergeeva S E R G E E V A

I. G. Borisova B O R I S O V A

M.A. Evtushenko E V T U W E N K O

Déclaration d'émission de cadeaux du Nouvel An aux employés de FORTUNA LLC.

Directeur général S I D O R E N Kô /UNE. V. Sidorenko /

Déclaration d'émission de cadeaux du Nouvel An aux enfants des employés de FORTUNA LLC.

№ p / p	NOM ET PRÉNOM. employé	Position	Nombre d'enfants	Date de naissance de l'enfant	Cadeaux offerts
					Nombre de cadeaux	Date	Signature
1	Kirov V.A.	Directeur commercial	1	23.06.2006	1	27.12.2014	Kirov
2	Bobrova T.E.	Responsable des ressources humaines	2	16.12.2005 18.05.2009	2	27.12.2014	Bobrova
3	Demidov O.A.	Comptable	2	16.09.2002 22.07.2005	2	27.12.2014	Demidov

Directeur général S I D O R E N Kô /UNE. V. Sidorenko /

Le fait d'offrir des cadeaux n'implique pas que l'organisation perçoive des revenus. Cela signifie que ces coûts pour l'entreprise ne sont pas économiquement justifiés (lettres du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 19.10.2010 n° 03-03-06 / 1/653 et du 21.07.2010 n° 03-03-06 / 1/474). À son tour, la question se pose de l'accumulation de l'impôt sur le revenu des particuliers et des primes d'assurance pour le coût des cadeaux aux employés et à leurs enfants.

Rappelons que l'impôt sur le revenu des personnes physiques n'est pas soumis aux dons si leur valeur n'excède pas 4000 roubles. pour la période fiscale (clause 28 de l'article 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Si le don est plus cher, un particulier a des revenus en nature, soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. De plus, l'impôt sur le revenu des personnes physiques devrait être retenu sur la partie de la valeur du don dépassant les 4000 roubles. Une situation peut survenir lorsqu'un cadeau est offert à un employé et à son enfant en même temps et que la valeur totale du cadeau dépasse 4000 roubles. Dans ce cas, il est nécessaire de rédiger séparément un accord de don pour l'employé et son enfant, et ainsi "contourner" la limite de 4000 roubles. Mais dans l'accord "enfants", le nom et le prénom. l'employé doit être inscrit en tant que représentant légal. Si l'accord de don dans les deux cas indiquera le nom complet du donateur. seulement l'employé, donc un revenu imposable sera généré.

Exemple.

Au Nouvel An, OOO Fortuna a décidé de donner à son employé, le comptable S. A. Frolova, un multicuiseur d'une valeur de 3 500 roubles.

Les vacances du Nouvel An sont le moment des cadeaux. Et les employeurs adhèrent souvent à cette bonne tradition en offrant des cadeaux aux enfants des employés. Nous vous parlerons des conséquences fiscales de l'offre de cadeaux aux enfants et de leur comptabilité lors de notre consultation.

Cadeaux du nouvel an pour les enfants des salariés : fiscalité

Le coût de la propriété transférée à titre gratuit fait référence aux dépenses qui ne sont pas prises en compte aux fins de l'imposition des bénéfices (clause 16 de l'article 270 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Par conséquent, il est impossible de réduire le revenu imposable pour les cadeaux du Nouvel An offerts aux enfants des employés.

Il ne sera pas possible de prendre en compte les cadeaux du Nouvel An dans les coûts du système fiscal simplifié (article 346.16 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Aux fins du calcul de la TVA, le transfert de propriété des biens à titre gratuit est reconnu comme une vente (paragraphe 2 de la clause 1 du paragraphe 1 de l'article 146 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Par conséquent, il est nécessaire de facturer la TVA sur la valeur marchande des cadeaux du Nouvel An transférés (clause 2 de l'article 154 du Code des impôts de la Fédération de Russie). En conséquence, la TVA en amont sur les cadeaux achetés, s'il existe une facture correctement émise, peut être déduite (clause 2 de l'article 171 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Naturellement, nous parlons d'un don non monétaire. Après tout, le transfert de fonds n'est pas soumis à la TVA (clause 1 de l'article 146 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Impôt sur le revenu des cadeaux du Nouvel An des enfants

Si les cadeaux du Nouvel An transférés, ainsi que d'autres cadeaux transférés à une personne physique au cours de l'année civile, n'excédaient pas 4 000 roubles, il n'est pas nécessaire de retenir l'impôt sur le revenu des personnes physiques (clause 28 de l'article 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie) . Dans ce cas, un individu signifie un employé ou l'enfant lui-même, selon à qui le transfert du cadeau du Nouvel An est documenté.

Sinon, si le revenu du « cadeau » est supérieur à 4 000 roubles par an, il sera nécessaire de retenir l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur les revenus immédiats en espèces de la personne qui reçoit le cadeau (y compris le jour où le cadeau est offert, s'il est transféré en de l'argent).

Contributions des cadeaux du Nouvel An

Si un cadeau du Nouvel An est offert à l'enfant du salarié (ou même au salarié lui-même en tant que représentant du donataire), il n'y a pas lieu de facturer des primes d'assurance, car le cadeau n'est pas délivré dans le cadre des relations de travail ou de droit civil (clause 1 de l'article 420 du Code fiscal de la Fédération de Russie, clause 1 de l'article 20.1 de la loi fédérale du 24.07.1998 n° 125-FZ).

Si l'employé lui-même est indiqué comme bénéficiaire du cadeau du Nouvel An, alors afin d'éviter les réclamations des autorités de régulation, il est conseillé à l'employeur de conclure un accord de don avec l'employé. Après tout, le transfert de propriété dans le cadre d'un accord de donation n'est pas reconnu comme objet d'imposition par les contributions (clause 4 de l'article 420 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

L'ordre pour la délivrance de cadeaux du Nouvel An aux enfants d'employés peut être délivré sous n'importe quelle forme.

Comptabilisation des cadeaux du Nouvel An pour les enfants des employés

Considérons, à l'aide d'un exemple, comment refléter dans la comptabilité l'acquisition et le transfert de cadeaux du Nouvel An pour enfants aux employés, à condition que la valeur marchande de 1 unité. un cadeau est de 2 500 roubles (TVA 18% incluse) et l'impôt sur le revenu des personnes physiques n'est pas soumis au transfert de cadeaux, car le coût des cadeaux n'a pas dépassé 4 000 roubles par employé et par an.

À la veille des vacances, de nombreux employeurs offrent à leurs employés des souvenirs, des bouquets ou des objets plus précieux. Et vous, en tant que comptable, devez refléter correctement toutes ces opérations dans la comptabilité. Dans cet article, nous allons vous donner des conseils sans perdre de vue les recommandations des officiels.

Quels documents pour émettre l'émission de cadeaux

Afin que l'administration fiscale n'ait aucun doute sur le fait que vous avez transféré ces oud'autres choses pour les employés gratuitement et sans aucun revenunous ne l'avons pas reçu, il est important de rédiger correctement les documents. Passons en revue chaque formulaire dont vous avez besoin dans l'ordre.

Accord de don unifié écrit

En général, la loi exige qu'un accord de don écrit soit rédigé si le coût de la présentation est supérieur à 3 000 roubles. Ceci est indiqué au paragraphe 2 de l'article 574 du Code civil de la Fédération de Russie.

Les cadeaux aux employés sont-ils moins chers ? Ensuite, vous pouvez le faire sans contrat. Néanmoins, nous vous conseillons de signer un tel accord écrit avec les employés dans tous les cas. Pour l'avenir, disons que de cette façon, vous n'avez pas à facturer de primes d'assurance sur les cadeaux (en savoir plus à ce sujet ci-dessous).

Il y a trop d'employés dans votre entreprise, et vous calculez déjà mentalement combien de temps et de papier il faudra y consacrer ? Ne t'inquiète pas. Un seul traité multilatéral peut être conclu. C'est-à-dire que le donateur sera votre entreprise et le doué sera tous ceux qui recevront le cadeau. Ils peuvent être répertoriés à tour de rôle. Et aussi demander à tout le monde de signer le document.

Commande cadeau

Le directeur de l'entreprise lui-même doit ordonner l'achat de cadeaux, ainsi que les donner aux employés. Émettre la commande correspondante avec lui.

Si vous conservez des enregistrements dans un programme informatique, il génère généralement automatiquement des commandes d'encouragement des employés sous la forme n ° T-11 ou T-11a, approuvées par la résolution du Comité national des statistiques de Russie en date du 5 janvier. 2004 n°1. Et puis, il vous suffit d'établir une commande séparée pour l'achat de marchandises. Vous pouvez passer une commande sans utiliser de formulaires uniformes.

Autre option : vous pouvez signer une seule commande sous n'importe quelle forme à la fois à l'émission et à l'achat. Par exemple, comme nous l'avons montré ci-dessous. Dans tous les cas, n'oubliez pas de joindre à la commande une liste des employés qui recevront des cadeaux aux employés.

Feuille de distribution des cadeaux

Enregistrez tous les cadeaux offerts aux employés et leur coût dans un relevé spécial. Vous pouvez également concevoir ce formulaire vous-même. Vérifiez simplement qu'il y a toutes les conditions requises pour le primaire. Voici un exemple approximatif d'une telle déclaration.

Comptabilisation des dépenses pour les cadeaux aux employés

Vous considérerez les cadeaux aux employés comme des stocks. C'est-à-dire inscrire le montant réellement dépensé (hors TVA) au débit du compte 10 ou 41 (43).Et puis, lorsque les cadeaux sont remis aux employés, effacez le coût des cadeaux sur le compte 91 "Autres dépenses". Une telle indication est donnée au paragraphe 4 du PBU 10/99. Donnons un exemple.

Exemple
Les employés de la LLC "Aquatoria" ont acheté des cadeaux conformément à l'ordre du chef. Le caissier a distribué 17 700 roubles. l'un des employés visés par le rapport. Par la suite, il a déclaré le montant dépensé dans son intégralité et la TVA en amont s'élevait à 2 700 roubles. selon la facture. Le comptable a dressé une liste de cadeaux. Et aussi, sur ordre écrit du directeur, il a offert des cadeaux aux employés.

Dans la comptabilité, le comptable a effectué les écritures suivantes :

DÉBIT 71 CRÉDIT 50
- 17 700 roubles. - de l'argent a été émis contre le rapport pour l'achat de cadeaux pour les employés.

DÉBIT 41 CRÉDIT 71
- 15 000 roubles. (17 700 - 2700) - les cadeaux sont acceptés pour la comptabilité comme faisant partie des marchandises ;

DEBIT 19 sous-compte "TVA sur valeurs achetées" CREDIT 71
- 2700 roubles. - TVA réfléchie sur les cadeaux achetés ;

DÉBIT 68 CRÉDIT 19 sous-compte "TVA sur valeurs achetées"
- 2700 roubles. - La TVA est acceptée en déduction sur la base de la facture.

DÉBIT 91 sous-comptes "Autres dépenses" CRÉDIT 41
- 15 000 roubles. - les frais de cadeaux sont passés en charges ;

DÉBIT 91 sous-comptes "Autres dépenses" CRÉDIT 68
- 2700 roubles. (15 000 RUB × 18 %) - La TVA a été facturée sur le coût des biens donnés.

Impôt sur les cadeaux aux salariés

Passons aux impôts. Et disons tout de suite qu'on ne peut pas se passer de virements au budget. Et quel type d'impôts payer et à quel montant, nous vous le dirons plus loin. À propos de chacun - séparément.

Impôt des personnes physiques sur les donations

Tout d'abord, l'impôt sur le revenu des personnes physiques doit être payé aux employés sur le coût des cadeaux. Ceci est requis par le paragraphe 1 de l'article 210 du Code des impôts de la Fédération de Russie.

Il est nécessaire de calculer l'impôt uniquement si la somme de tous les cadeaux à un employé particulier au cours d'une année civile dépasse 4000 roubles. Et déjà à partir du montant dépassant cette limite, calculez l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Et vous pouvez retenir l'impôt sur le premier versement de revenu à l'employé. Si le coût du cadeau ne dépasse pas la limite, rien du tout au budget ne devra être transféré.

TVA sur les cadeaux aux salariés

Mais en matière de TVA, on ne peut compter sur aucune limite non imposable. Après tout, le transfert gratuit de valeurs est une réalisation. Cela signifie que l'objet de l'imposition de la TVA conformément à l'alinéa 1 du paragraphe 1 de l'article 146 du code.

Définissez l'assiette fiscale comme la valeur des objets de valeur donnés hors TVA. Il s'agit de la procédure établie par le paragraphe 2 de l'article 154 du Code. Prenez ce montant à partir de la même déclaration ou commande de la tête. Et, à son tour, il ne doit pas être inférieur aux prix du marché.

De plus, si les biens sont donnés, des factures devront être établies. Certes, il n'y a pas de règles spéciales pour ce cas. A moins que vous ne puissiez délivrer un document à la fois pour tous les destinataires de cadeaux. Sinon, il n'y a pas d'exceptions. Créez une facture en un seul exemplaire et enregistrez-la dans le registre des ventes.

Vous avez le droit de déduire le montant de la taxe « déductible » payée au vendeur. Bien sûr, si vous avez une facture correctement émise. Ainsi que les documents confirmant le paiement de la TVA.

Impôt sur le revenu sur les dons aux salariés

Les sommes dépensées pour l'achat de cadeaux ne peuvent être prises en compte dans le calcul de l'impôt sur le revenu. Après tout, nous parlons de biens transférés gratuitement. Et ici, les règles du paragraphe 16 de l'article 270 du Code des impôts de la Fédération de Russie fonctionnent.

De plus, les cadeaux aux employés ne sont pas liés aux paiements incitatifs, car ils ne sont pas liés aux réalisations professionnelles des employés. Cela signifie que les sommes dépensées à l'occasion de la célébration, hélas, ne peuvent être prises en compte comme coûts de main-d'œuvre.

Il s'avère que vous reconnaissez la valeur des cadeaux comme une dépense en comptabilité, mais vous ne pourrez pas le faire en fiscalité. Et si votre entreprise n'est pas petite, il y aura une différence permanente et, par conséquent, une obligation fiscale permanente (p., PBU 18/02).

Les primes d'assurance

Les primes d'assurance ne devront être imputées sur le coût des cadeaux que si ces cadeaux ne sont pas prévus par des contrats de travail ou des contrats de droit civil avec les employés. Et par ailleurs, des accords écrits de donation ont été conclus avec les salariés.

Il est peu probable que vos contrats contiennent des bouquets ou des souvenirs pour les employés. Et si c'est le cas, alors leur transfert s'effectue formellement dans le cadre d'un accord de donation - surtout si vous avez signé un tel accord avec les salariés sur papier. Par conséquent, vous n'avez pas à payer de frais. Cela découle de l'article 7 de la loi fédérale du 24 juillet 2009 n° 212-FZ. Il y a une conclusion similaire dans les lettres du ministère de la Santé et du Développement social de la Russie.

La liste des cadeaux est établie dans les cas où l'employeur a décidé de proposer massivement à ses salariés des incitations gratuites. Le document est la meilleure solution dans une situation où la signature de chaque employé est requise que le cadeau a été reçu.

Des dossiers

Important! Si les cadeaux sont précisés dans le contrat de travail et récompensent un travail consciencieux, il s'agit alors de primes de production. Une partie de la rémunération.

C'est dans de tels cas que la feuille de distribution de cadeaux est applicable. Les conditions détaillées pour le transfert d'un cadeau à un employé sont stipulées au chapitre 32 du Code civil de la Fédération de Russie.

Les raisons

Les fêtes traditionnelles dans notre pays, qui impliquent (éventuellement) la délivrance de valeurs matérielles, sont connues de tous. Nous sommes le 8 mars, le 23 février, le 1er septembre, le 1er juin - Journée des enfants. La liste peut être prolongée longtemps, puisque chaque organisation peut avoir ses propres vacances professionnelles spécifiques.

N'oubliez pas les vacances du Nouvel An. La plupart des organisations ont adopté l'émission de cadeaux du Nouvel An aux enfants des employés. Un tel geste sera un excellent indicateur d'inquiétude de la part de l'employeur.

Pourquoi émettre

Il semblerait qu'un cadeau soit un geste noble qui n'a pas besoin de preuves documentaires. Cependant, pour les personnes morales, tout est plus compliqué. Il est impératif de confirmer le fait du transfert de valeurs, car le bureau des impôts peut avoir des questions sur les bonnes intentions de l'employeur. Après tout, des coûts de main-d'œuvre peuvent être exigés des employés en échange de gestionnaires sans scrupules. Et cela déjà - au-delà de la loi, des salaires "gris". Ce qui, bien entendu, entraînera des sanctions administratives lors des inspections.

Éléments de la déclaration

Le papier à en-tête de l'entreprise sera le papier optimal pour l'enregistrement ; le nom de l'entreprise doit être situé en haut du document. S'il n'y a pas un tel formulaire, il est préférable d'indiquer en haut le nom de l'entreprise qui s'occupe ainsi des employés lors du remplissage.

Sous le nom de l'entreprise, il peut y avoir une inscription «Déclaration de délivrance de cadeaux à ...». Au lieu d'un espace, vous devez écrire quelle fête a incité la direction à offrir des cadeaux. Au-dessous de cette inscription se trouve un tableau. Chaque employé doit se voir attribuer une ligne distincte. Les colonnes du tableau doivent contenir :

• Le numéro de séquence de l'enregistrement.
• Nom complet de l'employé doué.
• Signature personnelle à réception.
• Date de réception du cadeau. Dans la même colonne, il est plus pratique d'indiquer le type de biens matériels à attribuer (par exemple, un kit cosmétique) s'ils sont les mêmes pour tout le monde. Si les cadeaux sont différents, il vaut la peine d'enregistrer les noms individuellement sur des lignes séparées et d'entrer dans une colonne séparée pour cela.

Le document est de forme libre. Chaque organisation a le droit de définir indépendamment le nombre de lignes et de colonnes qui doivent être contenues dans le document. Ainsi, dans le cas des cadeaux du Nouvel An pour enfants, le salarié peut avoir plusieurs enfants. De plus, l'âge de ces enfants peut ne pas convenir à l'accouchement. Par exemple, les adultes.

Dans une situation aussi spécifique, il vaut la peine de saisir des colonnes avec le nombre d'enfants et leur date de naissance. C'est ce que font la plupart des organisations à la veille des célébrations du Nouvel An, en offrant à leurs employés des cadeaux pour leurs enfants.

Restrictions

Aussi bon qu'un employeur soit, la loi limite le montant des cadeaux qui peuvent être offerts en une année de service. Plus précisément, il ne limite pas, mais essaie de réguler ce processus de manière à ce que l'offre de cadeaux ne devienne pas un mode de paiement systématique.

Pour cela, une taxe (en particulier - l'impôt sur le revenu des personnes physiques) est imposée sur les biens matériels donnés si leur valeur est supérieure à 4 000 roubles. par salarié pendant une année civile. Bien sûr, cela dépendra aussi de la forme du don. Tous les cas où des exceptions sont faites à cette règle sont précisés au paragraphe 8 de l'article 217 du Code général des impôts.

Saisie comptable

En comptabilité, les cadeaux aux employés sont passés en stocks. Le montant qui correspond à la valeur réelle des cadeaux n'est pas assujetti à la TVA et passe au débit du compte 10 ou 41. Ce montant est amorti dans l'organisation via le sous-compte 91 sous le nom « Autres dépenses ». Dans certains cas, il est nécessaire d'établir une facture et de l'enregistrer dans le livre des ventes.

Taxes et primes d'assurance

Selon la loi, l'argent dépensé en cadeaux ne peut pas être pris en compte dans le calcul de l'impôt sur le revenu. Surtout si l'impôt est comptabilisé sur la différence entre les revenus et les dépenses. Cela ne compte pas non plus comme salaire.

Ainsi, les cadeaux sont comptabilisés en comptabilité, mais pas en fiscalité.

Quant aux primes d'assurance, elles ne sont déduites de la valeur des cadeaux que si elles ont été précisées dans les contrats de travail ou les contrats à durée déterminée du salarié. Si un accord de don a été établi, les primes d'assurance du montant des dons ne sont pas payées.

Cas spéciaux

Si l'employeur a décidé d'offrir un cadeau à un employé individuellement à l'occasion, par exemple, d'un anniversaire, personne n'a le droit de l'interdire. Cependant, il serait illogique de commencer une déclaration dans une telle situation. Un contrat de donation suffira. Selon l'article 2574 du Code civil, un tel accord doit être établi si le montant total du cadeau dépasse 3 000 roubles.

Attention! L'accord de don ne doit pas contenir de références aux règlements de l'organisation, au poste ou aux réalisations professionnelles de l'employé.

Dans le cas contraire, les employés de l'autorité de contrôle fiscal peuvent le qualifier de récompense du travail et percevoir les taxes afférentes (plus les pénalités en cas d'inexécution).

Documents connexes

La liste de distribution des cadeaux est impossible sans l'émission d'un ordre du responsable de l'organisation. Souvent, ces deux papiers sont alignés l'un avec l'autre. Et la déclaration dans ce cas est une pièce jointe ou l'un des points de l'ordonnance. Une partie obligatoire de la commande sera une liste des employés qui recevront des cadeaux.

Nous vous expliquerons comment est formalisée la délivrance des cadeaux du Nouvel An pour enfants. Dois-je inclure le coût des dons dans l'assiette de calcul de l'impôt sur le revenu et des cotisations des personnes physiques ? Nous vous montrerons comment calculer les paiements requis.

Nous avons découvert si les autorités fiscales exigeront des primes d'assurance sur le coût des cadeaux du Nouvel An des enfants. En effet, cette année, pour la première fois, cette question sera abordée par des inspections, et non par des fondations. Pour éviter des dépenses inutiles, rédigez trois documents. Les échantillons sont dans l'article. N'oubliez pas que les règles de l'impôt sur le revenu des personnes physiques et des cotisations sont différentes. Pour l'impôt sur le revenu des personnes physiques, il existe une limite non imposable sur la valeur annuelle des dons, pour les contributions - non.

• Article important :

Délivrance des cadeaux du Nouvel An pour les enfants : enregistrement documentaire

Pour comptabiliser les cadeaux du Nouvel An des enfants, remplissez deux documents requis. Dans certains cas, vous aurez également besoin d'un contrat.

Commander. Préparez un ordre de distribution de cadeaux et signez-le avec le chef d'entreprise. Exemple 1 ci-dessous. L'entreprise offre gratuitement des cadeaux du Nouvel An pour enfants à ses employés. Pour préciser qu'il s'agit de cadeaux pour les enfants pour le Nouvel An, et qu'une commande est nécessaire. Joignez-y une liste des enfants auxquels les cadeaux sont destinés.

Déclaration. Rédigez une déclaration de cadeau. Exemple 2 ci-dessous. Une telle liste vous permettra de déterminer quels employés ont reçu des cadeaux et lesquels n'en ont pas reçu.

Accord de don. Dans la plupart des cas, vous n'avez pas besoin de signer de contrat. Habituellement, tous les cadeaux ont la même valeur et le prix par pièce est inférieur à 3 000 roubles.

Un accord de donation peut être oral ou écrit (article 574 du Code civil de la Fédération de Russie). Si le don est moins cher que 3 000 RUB, il n'est pas nécessaire de rédiger une convention de don. Ce sera oral. Et le fait du don sera confirmé par la remise des cadeaux. Alors, ne concluez des accords écrits que si vous offrez des cadeaux à des enfants plus chers que 3000 roubles. Échantillon 3.

Dois-je payer l'impôt sur le revenu des personnes physiques

Vérifiez si la valeur de tous les cadeaux à l'employé pour l'année se situe dans la limite non imposable. Ne retenez pas d'impôt si la valeur totale des cadeaux que l'employé a reçus de l'entreprise au cours de l'année est de 4 000 roubles. ou moins. Retenue d'impôt sur l'excédent (clause 28 de l'article 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Exemple:

Lorsque vous devez payer l'impôt sur le revenu d'un don.

L'entreprise a offert aux employés des cadeaux du Nouvel An pour les enfants. Le coût de chacun est de 2500 roubles.

Installateur Petrov O.M. a donné deux cadeaux - il a deux enfants. Il n'y a pas eu d'autres cadeaux en 2017.

Le coût annuel total des cadeaux est de 5 000 roubles.

Excès - 1000 roubles. (5000 - 4000). De ce montant, le comptable a accumulé l'impôt sur le revenu des personnes physiques - 130 roubles. (1000 × 13%).

L'impôt a été retenu sur les salaires.

Est-il obligatoire de payer des cotisations s'il y a eu une livraison de cadeaux du Nouvel An pour les enfants ?

Pour les contributions, la valeur du don n'a pas d'importance. Les cadeaux ne sont pas soumis à cotisations, car ils ne sont pas liés aux salaires. Après tout, l'enfant n'est pas dans une relation de travail avec l'entreprise. De tels cadeaux ne peuvent être attribués à des paiements et à des rémunérations au titre de contrats de travail ou de droit civil (article 420 du Code des impôts de la Fédération de Russie, clause 1 de l'article 20.1 de la loi fédérale du 24 juillet 1998 n° 125-FZ).

Mais parfois, les fonds, lors des inspections, facturent des contributions supplémentaires sur le coût des cadeaux du Nouvel An des enfants. La raison en est que les superviseurs considèrent les cadeaux comme un paiement en nature ou une récompense pour un travail. On peut discuter avec cela. Les tribunaux sont du côté des entreprises (arrêt de la Cour d'arbitrage du district du Caucase du Nord du 6 août 2015 n° F08-4089/2015 dans l'affaire n° A32-27379/2014 etc.).

La pratique de l'arbitrage fait référence à la période où la loi fédérale du 24 juillet 2009 n° 212-FZ était en vigueur. Récemment, l'administration fiscale a annoncé qu'elle ne prendrait pas en compte la pratique judiciaire sur les litiges anciens qui remontent aux périodes antérieures à 2017 (lettre du Service fédéral des impôts du 14 septembre 2017 n° BS-4-11/18312).

Il n'existe pas de pratique judiciaire concernant les apports de donations pour la période où ils sont passés sous le contrôle de l'administration fiscale. Mais il est peu probable que l'approche des juges change. Les normes du Code des impôts sur les cotisations sont presque les mêmes que celles de la loi n° 212-FZ.