დროის მენეჯმენტი თუ დროის მენეჯმენტი - რა არის ეს, საექსპერტო რეკომენდაციები, თუ როგორ უნდა მართოთ ყველაფერი. დროის მენეჯმენტი მენეჯერისთვის: ეფექტური ტექნიკა

შესავალი

დროის მენეჯმენტის თეორიული საფუძვლები

1 დროის მენეჯმენტის არსი და პრინციპები

დროის მენეჯმენტის გამოყენების 2 მიზეზი

3 დროის მართვის თანამედროვე ტექნიკა

დროის მართვის სისტემის შიდა მიდგომების ანალიზი

1 კომპანიაში დროის მენეჯმენტის დანერგვა

2 დროის მენეჯმენტი რუსეთში

კომპანიაში დროის მართვის სისტემის შეფასება და გაუმჯობესება

1 გაანალიზებული საწარმოს ზოგადი მახასიათებლები

2 კომპანიაში დროის მართვის სისტემის შეფასება

3 დროის მართვის სისტემის გაუმჯობესება

დასკვნა

შესავალი

თანამედროვე პირობებში დროის მენეჯმენტი ნებისმიერი წარმატებული კომპანიის საქმიანობის განუყოფელი ნაწილია. დროის მენეჯმენტი ეხება დროის ორგანიზების ტექნოლოგიას და მისი გამოყენების ეფექტურობის გაზრდას.

დროის მენეჯმენტი არის ცნობიერი კონტროლის განხორციელების აქტი ან პროცესი კონკრეტულ აქტივობებზე დახარჯული დროის ოდენობაზე ისე, რომ კონკრეტულად გაზარდოს ეფექტურობა და პროდუქტიულობა. დროის მენეჯმენტს შეიძლება დაეხმაროს მთელი რიგი უნარები, ხელსაწყოები და ტექნიკა, რომლებიც გამოიყენება კონკრეტული ამოცანების, პროექტებისა და მიზნების შესასრულებლად. ეს ნაკრები მოიცავს აქტივობების ფართო სპექტრს, კერძოდ: დაგეგმვას, განაწილებას, მიზნების დასახვას, დელეგირებას, დროის ანალიზს, მონიტორინგს, ორგანიზებას, ჩამოთვლას და პრიორიტეტებს. თავდაპირველად მენეჯმენტი მიეკუთვნებოდა მხოლოდ საქმიან ან სამუშაო აქტივობებს, მაგრამ დროთა განმავლობაში ეს ტერმინი გაფართოვდა და მოიცავდა იმავე საფუძვლის პირად საქმიანობას. დროის მართვის სისტემა არის პროცესების, ინსტრუმენტების, ტექნიკისა და მეთოდების ერთობლიობა. ზოგადად, დროის მენეჯმენტი აუცილებლობაა ნებისმიერი პროექტის შემუშავებაში, რადგან ის განსაზღვრავს პროექტის დასრულების დროს და მოცულობას.

წარმოდგენილი ნაშრომის მიზანია დროის მენეჯმენტის განხილვა დროის მართვის სისტემად. სამუშაოში ამოცანები შემდეგია:

დროის მენეჯმენტის კონცეფციისა და ფუნქციების გათვალისწინება;

დროის მართვის თანამედროვე ტექნიკის მახასიათებლები;

კომპანიებში დროის მენეჯმენტის დანერგვის თავისებურებების გამოვლენა;

რუსულ კომპანიებში დროის მენეჯმენტის წარმატებული განხორციელების გამოყენების ანალიზი;

დროის მენეჯმენტის გამოყენების მახასიათებლების იდენტიფიცირება Megafon OJSC-ის საქმიანობაში.

სამუშაოს ობიექტია დროის მენეჯმენტი. ნაშრომის საგანია ორგანიზაციის საქმიანობაში დროის მენეჯმენტის გამოყენების თავისებურებები.

ნაშრომის სტრუქტურა მოიცავს შესავალს, სამ თავს, დასკვნას და ცნობარების ჩამონათვალს.

პირველ თავში წარმოდგენილია დროის მენეჯმენტის არსი და პრინციპები, განსაზღვრულია დროის მართვის თანამედროვე ტექნიკა და დასაბუთებულია საწარმოს საქმიანობაში დროის მენეჯმენტის გამოყენების აუცილებლობა.

მეორე თავი განსაზღვრავს ორგანიზაციებში დროის მენეჯმენტის დანერგვის თავისებურებებს და აანალიზებს რუსულ კომპანიებში დროის მენეჯმენტის წარმატებულ მიდგომებს.

მესამე და ბოლო თავში მოცემულია გაანალიზებული საწარმოს ზოგადი აღწერა, მოცემულია OJSC Megafon-ის დროის მენეჯმენტის სისტემის შეფასება და განსაზღვრულია შესწავლილი საწარმოს დროის მართვის სისტემის გაუმჯობესების მიმართულებები.

1. დროის მართვის თეორიული საფუძვლები

.1 დროის მენეჯმენტის არსი და პრინციპები

„დროის მენეჯმენტი (დროის მენეჯმენტი) არის მეცნიერებისა და პრაქტიკის ინტერდისციპლინარული განყოფილება, რომელიც ეძღვნება პროფესიული საქმიანობის სხვადასხვა სფეროში დროის ხარჯების ოპტიმიზაციის პრობლემებისა და მეთოდების შესწავლას“. დროის მენეჯმენტი - ინგლისურიდან თარგმნილი ნიშნავს "დროის მენეჯმენტს". დროის მენეჯმენტის ამოცანაა დღისა და კვირის დროის (როგორც სამუშაო, ასევე პირადი დროის) გამოყენების ორგანიზება ისე, რომ ჰქონდეს დრო ყველა ყველაზე მნიშვნელოვანი საქმის გასაკეთებლად. დროის მენეჯმენტი არის დროის აღრიცხვა და ოპერაციული დაგეგმვა.

დროის მენეჯმენტის ძირითადი პრინციპები.

შრომატევადი დამოუკიდებელი მუშაობა. მენეჯერს შეუძლია შექმნას მხოლოდ მაღალი ხარისხის, ეფექტური სისტემა თავისი დროის დამოუკიდებლად ორგანიზებისთვის. ეს მნიშვნელოვანი სამუშაო არ შეიძლება მიანდო კონსულტანტს ან მდივანს. მხოლოდ თავად მენეჯერს შეუძლია აირჩიოს შესაბამისი გადაწყვეტა და აღადგინოს იგი მის საჭიროებებზე.

გადაწყვეტის ინდივიდუალობა. პირადი დროის ორგანიზებისას მთავარია არა ზოგადი წესები, არამედ ინდივიდუალური სტილი, რომელსაც მენეჯერი თავად პოულობს. თუ ეს მისთვის კომფორტულია, მაქსიმალურ ეფექტურობას იძლევა. ჩვენ უფრო მეტად უნდა გავამახვილოთ ყურადღება იმ მეთოდებზე, რომლებიც საშუალებას გვაძლევს ნავიგაცია გაურკვევლობის პირობებშიც კი. აქედან გამომდინარე, მნიშვნელოვანია განისაზღვროს ისეთი პარამეტრები, როგორიცაა ადამიანის ტემპერამენტი, სენსორული პრეფერენციები, მისი სხეულის ბიორიტმები, სამუშაო მიზნები და ა.შ.

საკუთარი ეფექტურობის თვალყურის დევნების საჭიროება. დროის გამოყენებით შეგიძლიათ ამოიცნოთ დროის უპატიებელი კარგვის მომენტები და აღმოაჩინეთ მისი ფარული რეზერვები. მიღებული მონაცემების გაანალიზებისას რეკომენდებულია მიღწეულის მაქსიმუმთან შედარების მეთოდის გამოყენება და არა მიღწეულის დაგეგმილთან, როგორც ამას კეთდება დასავლური დროის მართვის ტექნოლოგიებში. მაგრამ დროის აღრიცხვის გამოყენების მთავარი შედეგი არის გარკვეული უნარის გაჩენა მუდმივად დამოუკიდებლად გააკონტროლოს თქვენი ეფექტურობა. საკუთარი დროის თვალყურის დევნება რამდენიმე კვირის განმავლობაში ავითარებს განსაკუთრებულ ყურადღებას დროზე და მენეჯერი იწყებს თავის ქმედებებს სრულიად განსხვავებულად უყურებს.

ეფექტურობაზე ორიენტირებული აზროვნება. აზროვნების პირდაპირი ცვლილება უმნიშვნელოვანესია. ადამიანს, რომელმაც ისწავლა არაეფექტური პროცესების იდენტიფიცირება და მათი გაუმჯობესება, ცდილობს ოპტიმიზაცია და ეფექტურობა, შეუძლია გამოიყენოს არსებული მეთოდები, მოარგოს ისინი თავის საჭიროებებს ან განავითაროს საკუთარი. და დროისა და პირადი სამუშაოს ორგანიზების ძალიან ტექნიკური მეთოდები და მათი უშუალო განხორციელება ცხოვრებაში სწორედ ტექნოლოგიის საკითხია. როგორც კი ცნობიერების ცვლილება მოხდება, ის იწყებს მუშაობას და ნაყოფი გამოაქვს ნებისმიერი ტიპის საქმიანობაში.

ეფექტურობის რეზერვების მიღწევადობა და ამოწურვა. ფუნდამენტური პრინციპი, რომლის გვერდით ვერც ერთი ტექნოლოგიური საკითხის შედარება შეუძლებელია. იმ ვარაუდიდან გამომდინარე, რომ ეფექტურობის, განვითარებისა და თვითგანვითარების რეზერვები არა მხოლოდ რეალისტურად მიღწევადია, არამედ პოტენციურად ამოუწურავიც, საჭირო გადაწყვეტის ძიება და საჭირო მეთოდის შემუშავება წმინდა ტაქტიკური საკითხებია და აშკარად გადასაჭრელია.

1.2 დროის მენეჯმენტის გამოყენების მიზეზები

პირადი დროის დრო უნდა განხორციელდეს რამდენიმე სამუშაო დღის განმავლობაში, შესაძლოა კვირაში, რათა გაანალიზდეს თქვენი მუშაობის სტილი და გამოავლინოს წარმოქმნილი დროის დეფიციტის მიზეზები. დროებითი პრობლემების გარდაუვალი გაჩენის საგანგაშო სიმპტომები შეიძლება გამოვლინდეს შემდეგი ნიშნებით:

პრიორიტეტების ნაკლებობა საქმის კეთებისას (წვრილი ამოცანების გადაჭრა ძირითადის რეგულარულად განრიგით);

დიდი ამოცანების შესრულებისას დაჩქარება (ხშირად გამოწვეულია მათზე მუშაობის დაგვიანებით დაწყებით);

ყველა სახის რუტინული დავალების დიდი ნაკადი (წვრილმანებში დახრჩობის რისკი);

საქმიანი მიმოწერის (მიმდინარე დოკუმენტაცია) დროულად შესწავლა;

საღამოს და შაბათ-კვირას მუშაობა (სამუშაო საათებში საკმარისი დრო არ არის);

მუდმივად აკეთებთ სამუშაოს თქვენი კოლეგებისთვის ან ქვეშევრდომებისთვის (როგორც ჩანს, ეს უფრო სწრაფი ან საიმედო იქნება);

თქვენი პროფილის გარეთ მუშაობა (შესაძლებლობების არაეფექტური გამოყენება);

სამუშაოში მუდმივი შეფერხებები (გაუთავებელი სატელეფონო ზარები და ვიზიტორების შემოდინება);

ინფორმაციის გარკვევა, ისევ მუდმივი კითხვა (ინფორმაციის აღქმის გაძნელება დაღლილობის შედეგად).

დროის დათვლის შემდეგ აუცილებელია ყველა სახის აქტივობის ანალიზი, რომელშიც ადამიანი მონაწილეობდა. ამისათვის შეგიძლიათ გამოიყენოთ ცხრილები სამუშაოს სფეროების განაწილების შესახებ დროის ხარჯებთან შედარებით - რეალური და თეორიულად მიღწევადი, და შეადგინოთ დაბრკოლებების სია.

შემდგომი ანალიზი შეიძლება განხორციელდეს ორი პოზიციის თვალსაზრისით: დადებითი და უარყოფითი, ე.ი. დაადგინეთ ძლიერი და სუსტი მხარეები, რათა რაციონალურად გამოიყენოთ პირველი და თავიდან აიცილოთ მეორე.

"დროის ჩაძირვები" ძირითადი დროის ნიჟარების დეტალური ანალიზის ჩატარებით, შეგიძლიათ უკეთ გააკონტროლოთ თქვენი სამუშაო პროცესი და თავიდან აიცილოთ ყურადღების გაფანტვა. ძირითადი მიზეზები, რომლებიც გვაიძულებს დროის დაკარგვას, აღიარებულია:

სატელეფონო ზარები სამართლიანად იკავებს ადგილს, არღვევს სამუშაო განწყობას და ხელს უშლის თქვენ კონცენტრირებას ბიზნესზე. მობილური ტელეფონების ფართო გამოყენების გამო, პრობლემა გლობალური გახდა.

ოფისში შემოსული სტუმრები უფრო ფანტავს ყურადღებას, ვიდრე ტელეფონები, რადგან მათი იგნორირება ან სხვა სამუშაოს პარალელურად შესრულება შეუძლებელია.

განყოფილებებს შორის ინფორმაციის ცუდად ორგანიზებული გაცვლა.

პრობლემები კომპიუტერულ აღჭურვილობასთან და საოფისე აღჭურვილობასთან.

კოლეგების მიერ დაწესებული სამუშაოს რიგის შეცვლა.

ორგანიზაციული დაგეგმვის ნაკლებობა. დისტ

სხვა ადამიანების მოსმენის უუნარობა.

არადამაკმაყოფილებელი ორგანიზაციული სტრუქტურა.

დაბნეულობა ფოსტაში. ეს განსაკუთრებით აქტუალურია იმ მენეჯერებისთვის, რომელთა მიმოწერა დროულად არის ან არ გადის სამდივნო ფილტრს წერილების მნიშვნელობის დასადგენად.

შეცდომების გამოსწორება, რომელთა თავიდან აცილებაც შეიძლებოდა. შეცდომებს იწვევს იგივე აჩქარება, უყურადღებობა, შრომისმოყვარეობა და ა.შ.

გაურკვევლობა ბიზნეს საკითხებში.

ცუდად ორგანიზებული და კოორდინირებული შეხვედრები და სესიების დაგეგმვა.

ყურადღების გაფანტვა სამუშაო ადგილზე. წვრილმანთა გიგანტური სია თითოეული ადამიანის პიროვნების სპეციფიკის მიხედვით.

გადაჭარბებული საოფისე ბიუროკრატია.

უსარგებლო დისკუსიები თქვენსა და სხვების საქმეებზე. და უბრალოდ ცარიელი ლაპარაკი.

1.3 დროის მართვის თანამედროვე ტექნიკა

მიზნის დასახვა. მიზნების დასახვა გულისხმობს პირადი მიზნების ანალიზს და ჩამოყალიბებას. მიზანი აღწერს საბოლოო შედეგს და იძლევა გარკვევას, თუ რომელი მიმართულებით უნდა გადავიდეს. მიზნების დასახვა დროებითი პროცესია, რადგან... როდესაც გარკვეული პარამეტრები იცვლება, ხდება საჭირო კორექტირება.

„წარმატების მისაღწევად საჭიროა სწორი მიზნების არჩევა; შუალედური ეტაპები დაგეხმარებათ დარჩეთ სწორ გზაზე. მიზანშეწონილია წინასწარ ჩაატაროთ პერსონალური რესურსებისა და საშუალებების რეესტრი მიზნების მისაღწევად, რათა გაიგოთ, რომელი თქვენი ძლიერი მხარეების წახალისებაა საჭირო და რომელ სისუსტეებზე მუშაობა თქვენი პოტენციალის შემდგომი განვითარებისთვის“.

მიზანი უნდა იყოს ნათელი, ზუსტი და გასაგები. პრაქტიკული მიზნების კონკრეტული ფორმულირება მნიშვნელოვანია შემდგომი დაგეგმვისთვის. გრძელვადიანი მიზნების დასახვისას, თქვენ არ შეგიძლიათ ზედმეტის აღება.

) არა მხოლოდ აკეთე საქმეები სწორად, არამედ აკეთე სწორი საქმეები;

) არა მხოლოდ პრობლემების გადაჭრა, არამედ შემოქმედებითი პერსპექტივების შექმნა;

) არა იმდენად სახსრების დაზოგვა, რამდენადაც მათი გამოყენების ოპტიმიზაცია;

) არა მხოლოდ ვალების შესრულება, არამედ შედეგის მიღწევა;

) არა მხოლოდ ხარჯების შემცირება, არამედ მოგების გაზრდაც.

კლასიკური დაგეგმვა. გეგმებისა და ალტერნატიული აქტივობების შემუშავების კლასიკური მეთოდოლოგია. ეს ნიშნავს მიზნების განსახორციელებლად მომზადებას და დროის ორგანიზებას. როგორც პრაქტიკული გამოცდილება გვიჩვენებს, დაგეგმვაზე დახარჯული წუთები ამცირებს პირდაპირ განხორციელებაზე დახარჯულ საათებს, რაც საბოლოო ჯამში იწვევს დროის მთლიან დაზოგვას.

იმისათვის, რომ სწორად შეასრულოს თავისი ფუნქციები და მიაღწიოს მიზნებს, მენეჯერმა მკაფიოდ უნდა გააცნობიეროს თავისი დროის ბიუჯეტი. დაგეგმვის რამდენიმე ძირითადი წესი არსებობს:

დღის დაგეგმვისას უმჯობესია დატოვოთ თქვენი სამუშაო დროის 40% თავისუფალი. იმათ. 60% - დაგეგმილი დრო, 20% - გაუთვალისწინებელი დრო, 20% - სპონტანური დრო.

დაადასტურეთ გატარებული დრო, მიუთითეთ როგორ და რაზე დაიკარგა, რათა წარმოდგენა გქონდეთ როგორ დაიხარჯა.

ყველა ამოცანის შესაკრებად, თქვენ უნდა გქონდეთ წარმოდგენა მომავალი ამოცანების შესახებ და გადაანაწილოთ ისინი გადაუდებლობის ხარისხის მიხედვით.

შექმენით რეალისტური გეგმები მხოლოდ იმ ამოცანების მოცულობით, რომელთა შესრულებაც შეგიძლიათ.

ისწავლეთ მუშაობის ტემპის განსაზღვრა და მის დასასრულებლად საჭირო ინფორმაციის რაოდენობა.

თუ რეგულარულად წარმოიქმნება ჩარევა თქვენს საქმიანობაში გადაუდებელი, სპონტანურად წარმოშობილი საკითხების სახით, დაუთმეთ დრო თქვენს გეგმას ასეთი საკითხების გადასაჭრელად.

სამუშაოს დიდი მოცულობის დასრულებას და ცალკეულ უმნიშვნელო საკითხებზე ძალისხმევის გაფანტვას იწვევს იმ ფაქტს, რომ დღის ბოლოს ძირითადი პრობლემები გადაუჭრელი რჩება. პრიორიტეტის დადგენა ნიშნავს ამოცანების მთელი ნაკადის დაყოფას მნიშვნელობის მიხედვით, მათთვის პრიორიტეტის მინიჭებას, მეორეხარისხოვანს და ა.შ. მნიშვნელობები.

დროის დაგეგმვის "ოქროს" პროპორციები. დროის დაგეგმვა ეფუძნება გარკვეულ პრინციპებს. ერთ-ერთი ყველაზე ცნობილი ჩამოაყალიბა იტალიელმა ეკონომისტმა ვილფრედო პარეტომ. იგი განკუთვნილია დროის რაციონალური გამოყენებისთვის და ნათქვამია: „თუ სამუშაოს ყველა ფუნქცია განიხილება მათი ეფექტურობის კრიტერიუმიდან, მაშინ აღმოჩნდება, რომ საბოლოო შედეგების 80 პროცენტი მიიღწევა მხოლოდ 20 პროცენტში. გატარებული დრო, ხოლო შედეგის დარჩენილი 20 პროცენტი შთანთქავს სამუშაო დროის 80 პროცენტს.“ . ყოველდღიურ მუშაობაში ეს ნიშნავს, რომ პირველ რიგში არ უნდა აიღოთ ყველაზე მარტივი, ყველაზე საინტერესო ან ნაკლებად შრომატევადი ამოცანები. დაგეგმვისას ჯერ სასიცოცხლო პრობლემების გადაჭრაა საჭირო და მხოლოდ ამის შემდეგ მრავალი მეორეხარისხოვანი.

პარეტოს პრინციპის თანმიმდევრული გამოყენება ხელს უწყობს ABC ამოცანების სირთულის ანალიზის ტექნიკის პრაქტიკაში გამოყენებას. იგი ეფუძნება ამოცანების მთელი მოცულობის სამ ჯგუფად დაყოფას.

ა. ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანები - შეადგენენ ყველა დავალების და საქმის საერთო რაოდენობის დაახლოებით 15 პროცენტს. ამ ამოცანების თვითშეფასება (მიზნის მიღწევა) დაახლოებით 65 პროცენტია.

ბ. მნიშვნელოვანი ამოცანები საერთო საქმეების საშუალოდ 20 პროცენტია და ამ კატეგორიის დავალებების მნიშვნელობაც 20 პროცენტია.

B. ნაკლებად მნიშვნელოვანი და არაარსებითი ამოცანები, პირიქით, შეადგენს დავალების მთლიანი რაოდენობის 65 პროცენტს, მაგრამ მცირე წილი აქვს (მთლიანი „ღირებულების“ დაახლოებით 15 პროცენტი).

ABC პრინციპის გამოყენებით პრობლემების ანალიზის ტექნოლოგია შეიძლება განხორციელდეს შემდეგნაირად:

შეადგინეთ ყველა მომავალი დავალების სია დროის შესაბამის პერიოდში (დღე, თვე, კვარტალი, წელი).

დავალებების სისტემატიზაცია მათი მნიშვნელობის მიხედვით, დავალების რიგითობის დადგენა მათი საქმიანობის „ღირებულების“ შესაბამისად.

დანომრეთ ამოცანები.

ა) A კატეგორიის კლასიფიცირებული ყველა დავალების პირველი 15 პროცენტი არ ექვემდებარება გადანაწილებას;

ბ) შემდეგი 20 პროცენტი არის B კატეგორიის ამოცანები;

გ) დარჩენილი 65 პროცენტი B კატეგორიის ამოცანებია.

ორჯერ შეამოწმეთ დროის გეგმა, რათა დარწმუნდეთ, რომ გამოყოფილი დროის ბიუჯეტი შეესაბამება ამოცანების ღირებულებას: დაგეგმილი დროის 65 პროცენტი არის ამოცანა A; დაგეგმილი დროის 20 პროცენტი არის დავალება B; დაგეგმილი დროის 15 პროცენტი არის დავალება B.

შეიტანეთ შესაბამისი კორექტირება, გეგმის ფოკუსირება ამოცანებზე A.

B და C ამოცანების შეფასება მათი დელეგირების შესაძლებლობის თვალსაზრისით.

უფლებამოსილების დელეგირება. „დელეგირების ზოგადი მნიშვნელობა არის დავალებების დელეგირება ქვეშევრდომებისთვის ან კოლეგებისთვის. ბევრი მენეჯერი, რომელიც თავს გამოცდილ და ეფექტურს თვლის, ურჩევნია თავად გააკეთოს ისეთი რამ, რაც შეიძლება სხვა თანამშრომლებს ანდოს, რაც ასახელებს მათი ქვეშევრდომების გამოუცდელობას, განათლების ნაკლებობას და არაკომპეტენტურობას. ეს ფენომენი უფრო მეტად მიუთითებს უფლებამოსილების დელეგირების გამოცდილების ნაკლებობაზე და პერსონალის აუცილებელ ფუნქციებში მომზადების შეუძლებლობაზე, ვიდრე მენეჯერის მაღალ დამსახურებაზე.

დელეგაციის ძირითადი უპირატესობები:

მენეჯერს მეტი დრო აქვს უფრო მნიშვნელოვანი ამოცანებისთვის;

თანამშრომელთა პროფესიული ცოდნისა და უნარების გამოყენება და განვითარება;

ხელქვეითების შესაძლებლობების, დამოუკიდებლობისა და კომპეტენციის განვითარების სტიმულირება;

დადებითი გავლენა თანამშრომლების მოტივაციაზე.

სწორად დელეგირებისთვის, თქვენ უნდა დაიცვან შემდეგი წესები:

შეარჩიეთ შესაფერისი თანამშრომლები;

პასუხისმგებლობის სფეროების გადანაწილება;

დაკისრებული ამოცანების შესრულების კოორდინაცია;

ხელქვეითების სტიმულირება და რჩევა;

მუშაობის პროცესისა და შედეგების მონიტორინგი;

შეაფასეთ თქვენი თანამშრომლები;

შეაჩერე დელეგირების მცდელობები უკანა ან შემდგომი.

აუცილებელია რუტინული სამუშაოს, სპეციალიზებული საქმიანობის, პირადი საკითხების და მოსამზადებელი სამუშაოების დელეგირება. დავალებების ან აქტივობების გადაცემა შეიძლება განხორციელდეს ხანგრძლივი პერიოდის განმავლობაში ან შემოიფარგლოს ერთჯერადი დავალებით. მენეჯერი არავითარ შემთხვევაში არ გადასცემს თავის მენეჯერულ ფუნქციებს, მაღალი რისკის მქონე ამოცანებს და მენეჯმენტის პასუხისმგებლობებს.

შედეგების მონიტორინგი და მიზნების კორექტირება. შედეგების კონტროლი ემსახურება სამუშაო პროცესის ოპტიმიზაციას; ის მოიცავს სამ ამოცანას:

ფიზიკური მდგომარეობის გაგება. მოაქვს თუ არა დაგეგმვა შედეგს, ხელს უწყობს კომფორტს;

დაგეგმილის შედარება მაქსიმუმთან. აუცილებელია აქტივობების რეგულარული ანალიზი, დროის დაკარგვის მომენტების იდენტიფიცირება და ჩარევის ფურცლების შედგენა;

კორექტირება დადგენილი გადახრების საფუძველზე. აუცილებელია გეგმების გადამოწმება და მათი შეცვლა, თუ ისინი გამოუვალი აღმოჩნდება ან არ იძლევა მიზნის მიღწევის საშუალებას ვადაში.

არსებობს განსხვავება შრომის შედეგების მონიტორინგსა და კონკრეტული ამოცანების მონიტორინგს შორის; არც ერთი და არც მეორე არ უნდა იყოს უგულებელყოფილი.

ამრიგად, დროის მენეჯმენტი არის დროის აღრიცხვა და ოპერაციული დაგეგმვა. დროის მენეჯმენტის ამოცანაა დღისა და კვირის დროის (როგორც სამუშაო, ასევე პირადი დროის) გამოყენების ორგანიზება, რათა დრო გქონდეს ყველა ყველაზე მნიშვნელოვანი საქმის გასაკეთებლად. დროის მენეჯმენტის ძირითადი პრინციპები: შრომატევადი დამოუკიდებელი მუშაობა, ინდივიდუალური გადაწყვეტილების მიღება, საკუთარი ეფექტურობის თვალყურის დევნების აუცილებლობა, ეფექტურობისკენ მიმართული აზროვნება, მიღწევადობა და ეფექტურობის ამოუწურავი რეზერვები. დროებითი პრობლემების გარდაუვალი წარმოშობის საგანგაშო სიმპტომების იდენტიფიცირება შესაძლებელია გარკვეული ნიშნებით და შეიძლება გამოვლინდეს „დროის ჩაძირვის“ მიზეზები.

2. დროის მართვის სისტემის საშინაო და საგარეო მიდგომების ანალიზი

.1 კომპანიაში დროის მენეჯმენტის დანერგვა

ის, რომ დროის რაციონალურად მართვაა საჭირო, დღეს აშკარა ფაქტია. ყველას ემუქრება დროის ნაკლებობა ან მისი სრული არარსებობა - დაბალი დონის მენეჯერებიდან დაწყებული მენეჯერებით და ბიზნესის მფლობელებით.

ბოლო დრომდე დროის მენეჯმენტი ძირითადად განიხილებოდა ცალკეულ ადამიანთან მიმართებაში. ანუ, თითოეულ სპეციალისტს, საკუთარი შეხედულებისამებრ, შეუძლია გამოიყენოს დროის მართვის მეთოდები თავის დროზე.

უახლესი ტენდენცია იყო საწარმოებში დროის მართვის სისტემის დანერგვა (კორპორატიული დროის მენეჯმენტი). დროის მენეჯმენტი ახალი მიმართულებაა საწარმოს მენეჯმენტში. რუსულ ორგანიზაციების უმეტესობაში მენეჯმენტი არ ფიქრობს იმაზე, თუ რა ქმედებებზე ატარებენ დროს მათი ქვეშევრდომები სამუშაო დღის განმავლობაში, ან როგორ აწყობენ სამუშაოს სამუშაო პასუხისმგებლობის ფარგლებში.

სავსებით ბუნებრივია, რომ საწარმოს ხელმძღვანელს ან მის მთავარ თანამშრომლებს არ შეუძლიათ დამოუკიდებლად გაუმკლავდნენ დროის მენეჯმენტის განხორციელების ამოცანას. როგორც წესი, ისინი მიმართავენ დროის მართვის სპეციალისტების დახმარებას. და სრულიად ბუნებრივია, რომ მოთხოვნა ქმნის მიწოდებას.

ამრიგად, დროის მენეჯმენტის კურსების და ტრენინგების ხანგრძლივობა 2-დან 10 დღემდე მერყეობს, ხოლო ღირებულება 5 ათასი რუბლიდან. 25 ათას რუბლამდე. შემოთავაზებული პროგრამები ასევე განსხვავებულია: მათ შორისაა „დროის მართვის კურსები უმაღლესი თანამდებობის პირებისთვის“, რომელიც ტარდება სემინარის სახით და კურსები რიგითი თანამშრომლებისთვის. არსებობს ტექნოლოგიები საწარმოებში დროის მენეჯმენტის დანერგვისთვის.

ყველა ამ კურსს ერთი საერთო აქვს - ისინი ყველა დასავლურ ტექნოლოგიებზეა დაფუძნებული და ყოველთვის არ არის დაკავშირებული რუსულ რეალობასთან. გარდა ამისა, დროის მენეჯმენტზე სემინარების და ტრენინგების უმეტესი ნაწილი ინდივიდუალური ხასიათისაა, ანუ ჩვენ უფრო მეტად ვსაუბრობთ დროის პერსონალურ მენეჯმენტზე, ვიდრე დროის კორპორატიულ მენეჯმენტზე.

რაც შეეხება დროის შედარებით მენეჯმენტს, ჩვენი აზრით, უნდა გამოიყოს სამი სფერო:

მაგალითად, MS Outlook-ის გამოყენება საშუალებას გაძლევთ მნიშვნელოვნად დაზოგოთ დრო საჭირო ინფორმაციის გადაცემის პროცესში. ეს ხდება პრობლემის არსის უფრო მოკლედ და მკაფიოდ ჩამოყალიბების უნარის გამო. წერილობითი ინფორმაცია უფრო სწრაფად და ზუსტად აღიქმება, ვიდრე ზეპირად გადაცემული ინფორმაცია.

გარდა ამისა, საინფორმაციო ტექნოლოგიების გამოყენებით კომუნიკაციის პროცესში შესაძლებელი ხდება მნიშვნელოვნად დაზოგოთ დრო ინფორმაციის გადაცემის პროცესში. ეს გამოწვეულია ოფისიდან ოფისში გადასვლის აუცილებლობის გამო, ან ერთი ორგანიზაციიდან მეორეში.

თქვენ ასევე შეგიძლიათ დაზოგოთ საკმაოდ დიდი დრო პერსონალურ კომუნიკაციაზე ინტერნეტის საშუალებით ინფორმაციის გადაცემის პროცესში, არსებული შაბლონებისა და სიმბოლოების წყალობით, რომლებიც ცვლის ფრაზებს, რომლებიც თავაზიანი კომუნიკაციის ელემენტებს წარმოადგენს.

ზოგადად, საწარმოს კორპორატიული დროის მენეჯმენტი არის საწარმოში თანამშრომლების ურთიერთქმედების წესებისა და ნორმების სისტემა, ინფორმაციის გაცვლის წესები და მექანიზმები. მრავალი თვალსაზრისით, დროის ასეთი მენეჯმენტი აორმაგებს საწარმოში კომუნიკაციის პროცესს. და შესაბამისად, ძნელია მივაწეროთ ის სრულიად ახალ მიმართულებას საწარმოს მენეჯმენტის სფეროში.

დროის მენეჯმენტის ფარგლებში საწარმოში კომუნიკაციების გაუმჯობესებისა და კომუნიკაციის პროცესის ოპტიმიზაციის ტექნიკის გამოყენება საშუალებას მისცემს უფრო დიდი ორგანიზაციული და ეკონომიკური ეფექტის მიღწევას.

დროის მენეჯმენტის ამ სფეროში ერთ-ერთი მთავარი პრობლემაა თანამშრომლების შედარებით მცირე რაოდენობა, რომლებიც შეიძლება გაერთიანდეს ადამიანთა ჯგუფში, რომლებიც ასრულებენ იდენტურ მოვალეობებს და ასეთი ჯგუფების საკმაოდ დიდი რაოდენობა ერთ საწარმოში. ამრიგად, სპეციალისტთა თითოეული ჯგუფის დროის მუშაობის ოპტიმიზაციისთვის აუცილებელია რეკომენდაციებისა და დროის მართვის ტექნიკის შემუშავება, რომელიც უნიკალურია მხოლოდ სპეციალისტთა ამ ჯგუფისთვის. როგორც წესი, დროის მენეჯმენტის სპეციალისტები ან უბრალოდ არ აკეთებენ ამას, ურჩევნიათ გამოიყენონ კოლექტიური სემინარები და ტრენინგები, რომლებიც დაფუძნებულია დროის მართვის ინდივიდუალურ ტექნიკაზე, ან საწარმოს თითოეული ცალკეული განყოფილებისთვის დროის მართვის სისტემის შექმნის სერვისი საკმაოდ ძვირია.

უნდა აღინიშნოს, რომ, როგორც წესი, საწარმოს ყველა განყოფილებას არ სჭირდება დროის მართვის სისტემის დანერგვა. დროის მენეჯმენტის პრობლემა ჩნდება იქ, სადაც არის მისი გამოყენების ალტერნატივა. საწარმოს იმ განყოფილებებში, სადაც თანამშრომლები ასრულებენ ერთფეროვან მექანიკურ სამუშაოს, ჩნდება საჭიროება შეისწავლოს პირის ფიზიოლოგიური და ფსიქოლოგიური შესაძლებლობები მოქმედებების მოცემული ალგორითმის შესრულებაში სამუშაოს სიმძიმისა და ინტენსივობის არსებულ პირობებში.

ხშირად გაუმართლებელია იმის თქმა, რომ საწარმოში მენეჯმენტის პროცესები არ ტარდება და თანამშრომლები არ არიან დაინტერესებულნი თავიანთი სამსახურებრივი მოვალეობების ყველაზე სწრაფად, ხარისხიანად შესრულებით. ეს იმის გამო ხდება, რომ თითოეულ თანამშრომელს აქვს საკუთარი სამუშაო პასუხისმგებლობა, რომელიც დაფიქსირებულია სამუშაო აღწერილობებში და სამუშაო ხელშეკრულებაში. შრომითი ხელშეკრულება ასევე, როგორც წესი, ადგენს, რამდენი საათი უნდა იმუშაოს დღეში და რამდენი დღე უნდა იმუშაოს კვირაში. ანუ არის სამუშაოს გარკვეული რაოდენობა (სამუშაო ხელშეკრულებით გათვალისწინებული პასუხისმგებლობები) და მისი დასრულების დრო (სამუშაო საათები და გრაფიკი გათვალისწინებული შრომით ხელშეკრულებაში).

როგორც წესი, დროის მენეჯმენტის სემინარებისა და ტრენინგების პროგრამების შემუშავებისას საკმარისი ყურადღება არ ექცევა პირის ფიზიოლოგიურ მახასიათებლებს და სამუშაოს სიმძიმისა და ინტენსივობის პირობებს.

რაც შეეხება წამყვანი სპეციალისტების დროის ინდივიდუალურ მენეჯმენტს, ეს არსებითად წარმოადგენს მენეჯერისა და პიროვნების დროის ინდივიდუალურ მართვას. ეს მიმართულება ამჟამად ყველაზე განვითარებული და ეფექტურია პრაქტიკული გამოყენების თვალსაზრისით.

ზოგადად, კორპორატიული დროის მენეჯმენტი საკმაოდ პერსპექტიული სფეროა საწარმოს მენეჯმენტში, თუმცა ამჟამად მისი პრაქტიკაში გამოყენებისას ბევრი სირთულეა. კორპორატიული დროის მენეჯმენტის დანერგვის აუცილებლობის და კონკრეტულ საწარმოში მისი გამოყენების ფარგლების დადგენისას უნდა:

რომელ განყოფილებებში (ან რომელ სამუშაო ერთეულებში) არის მიზანშეწონილი დროის მენეჯმენტის დანერგვა;

რა ეკონომიკურ და ორგანიზაციულ ეფექტს მოიტანს საწარმოში კორპორატიული დროის მენეჯმენტის განხორციელება? ანუ საუბარია ხარჯებისა და მიღებული შედეგების თანაფარდობაზე;

რა არის იმის ალბათობა, რომ საწარმოში კორპორატიული დროის მართვის სისტემის დანერგვის ეფექტი იქნება საკმარისად ხანგრძლივი, რათა გამოვლინდეს ეკონომიკური და ორგანიზაციული ეფექტი?

კორპორატიული დროის მართვის სისტემა ინდივიდუალურად უნდა იყოს შემუშავებული თითოეული საწარმოსთვის და უნდა აერთიანებს კორპორატიული დროის მენეჯმენტის სამივე სფეროს: საწარმოს დროის მენეჯმენტს, ცალკეული განყოფილებების კორპორატიული დროის მართვას და წამყვანი სპეციალისტების დროის ინდივიდუალურ მენეჯმენტს. უფრო მეტიც, ცალკეული განყოფილებების კორპორატიული დროის მენეჯმენტი ზოგიერთ შემთხვევაში უფრო მეტად უნდა ეფუძნებოდეს პირის ფიზიოლოგიურ მახასიათებლებს და სამუშაოს სიმძიმისა და ინტენსივობის პირობებს, ვიდრე დროის კომპეტენტური განაწილების პროცესს.

2.2 დროის მენეჯმენტი რუსეთში

დღეს ძნელად თუ მოიძებნება რუსული კომპანია, რომლის მენეჯმენტი არ შეეხოს მისი კონკურენტუნარიანობის გაზრდის საკითხს. ამ პრობლემის გადასაჭრელად აუცილებელია უზარმაზარი სამუშაოს შესრულება ყველა ბიზნეს პროცესის ოპტიმიზაციისთვის: R&D-დან ლოჯისტიკამდე. თუმცა, ეს გრძელი და რთული ამოცანაა და, შესაბამისად, რუსეთში ბევრი კომპანია ურჩევნია გაზარდოს მუშაობის ეფექტურობა მცირე ხარჯებით. მაგალითად, დროის მენეჯმენტის საშუალებით. თუმცა, დროის „კლასიკურ“ მენეჯმენტს უკვე უჭირს იმ ამოცანების შესრულება, რომლებსაც თანამედროვე ბიზნესი უყენებს მას. ”ეს აღარ იქნება პანაცეა ყველა მენეჯერული დაავადებისთვის. ბოლო ხუთი წლის განმავლობაში, ამ სფეროში ფუნდამენტურად ახალი არაფერი მომხდარა და დროის მენეჯმენტის მიმართ ინტერესი შესამჩნევად იკლებს“, - აღნიშნავს პაველ ბეზრუჩკო, ECOPSY Consulting-ის აღმასრულებელი დირექტორი. - მათი ეფექტურობის ასამაღლებლად, თანამედროვე კომპანიები, პირველ რიგში, ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაციას ეწევიან. ამ ზომების ფონზე, დროის მენეჯმენტი რჩება სასარგებლო, მაგრამ უფრო მეტიც, დამატებითი უნარია: დროის მოგების მასშტაბი მცირეა“.

რუსულ კომპანიებში გავრცელებული პრაქტიკაა სიტუაცია, როდესაც მენეჯერი, "ნებაყოფლობით-სავალდებულო" საფუძველზე, ანაწილებს თავის ქვეშევრდომებს დროის მენეჯმენტის წიგნს, რომელიც მას მოსწონს, ან ურჩევს ამა თუ იმ "მოწინავე" ორგანიზატორს. ეკატერინბურგის კომპანია Bank24.ru-ს აღმასრულებელი დირექტორი ბორის დიაკონოვი დროის მენეჯმენტის იდეით დაახლოებით სამი წლის წინ დაინტერესდა, როდესაც ის გახდა პატარა ბანკის თანამფლობელი. ”მე ბევრი რამ განვახორციელე, რაც წავიკითხე,” - ამბობს ის. - ბანკში დროის მენეჯმენტის შესახებ ლექციების ორგანიზება, სტანდარტების დაცვით და კომუნიკაციის კულტურის გაუმჯობესება. თავდაპირველად, სიახლეებს ეწინააღმდეგებოდნენ, რადგან ლექციები შაბათ-კვირას მოიცავდა. ბანკის თანამშრომლებმა დროის დაზოგვის სწავლების იდეა მხოლოდ მენეჯმენტის ახირებად მიიჩნიეს. მაგრამ შემდგომში, კომპანიის უმაღლესი თანამდებობის პირების დაჟინებულობის წყალობით, რომლებმაც ნათლად აჩვენეს, რომ აფასებენ ადამიანებს, რომლებმაც იციან როგორ დაზოგონ დრო, Bank24.ru გახდა ერთ-ერთი პირველი რუსული საკრედიტო ინსტიტუტი, რომელმაც დანერგა ISO 9001:2000 ხარისხის მართვის სტანდარტები.

სიმკაცრე და თანმიმდევრულობა დაკისრებული ამოცანების გადაჭრაში აუცილებელი ელემენტია პერსონალის მოტივაციის ნებისმიერი პროგრამის განხორციელებისას. ჩვეულებრივ, „კარგი წიგნების“ გავრცელების შემდეგ თავდაპირველი მღელვარება ქრება დაახლოებით ერთი თვის შემდეგ. "ნებისმიერი იდეის გუნდში დანერგვა მოითხოვს სავალდებულო კონტროლს", - ადასტურებს მიხეილ მოლოკანოვი, ბიზნეს მწვრთნელების კლუბის პრეზიდენტი. - და კონტროლი სტანდარტულად დამატებით ხარჯებს მოიცავს. სწორედ ეს არის შიდა კომპანიებში დროის მართვის სისტემატური მიდგომის არარსებობის მთავარი მიზეზი“.

MC-Bauchemie-Russia კომპანიების ჯგუფის გენერალურმა დირექტორმა ალექსანდრე მონდრუსმა კონკრეტული პრობლემა გადაჭრა დროის მენეჯმენტის დახმარებით - მან ამოიღო სამუშაო პროცესიდან მთელი რიგი კომპონენტები, რომლებიც დროის მთავარი „მჭამელი“ იყო. მარტივი მაგალითი: მისი ორგანიზაციის შიგნით ყველა სატელეფონო საუბარი ახლა იწყება კითხვით "კომფორტულად საუბრისას?" ეს საშუალებას აძლევს ორივე თანამოსაუბრეს დაზოგოს ძვირფასი წუთები. „მას შემდეგ რამდენიმე წელი გავიდა. თანამშრომლების უმეტესობა, რომლებმაც დაასრულეს ტრენინგი, შემდეგ დარჩა კომპანიაში, ამბობს ალექსანდრე მონდრუსი. „ახალბედებისთვის ჩვენ ვაწვდით მასალებს ამ თემაზე და ვანერგავთ დროში მუშაობის ფუნდამენტურ უნარებს“.

„მათ, ვინც ერთხელ გამოიყენა დროის მენეჯმენტის უნარები, მხოლოდ დროდადრო სჭირდება მეხსიერების განახლება“, ამბობს გლებ არხანგელსკი, Organisation of Time-ის აღმასრულებელი დირექტორი.<#"justify">„დროის მენეჯმენტის მთავარი იდეა ისაა, რომ ჯერ უნდა გესმოდეთ რა გსურთ და რატომ გჭირდებათ ეს და მხოლოდ ამის შემდეგ იფიქროთ როგორ მიაღწიოთ ამას“, - ამბობს მიხაილ მოლოკანოვი. - ბოლო დროს ყველაზე შესამჩნევი სიახლეები დროის მენეჯმენტის სფეროში ჩნდება სწორედ მიზნების დასახვის საკითხში. ჩემი დაკვირვებით, რუსული კომპანიები ხშირად და ძალიან ადვილად ანიჭებენ ვადებსა და პასუხისმგებლობებს, მაგრამ ამავდროულად არ უთმობენ საკმარის დროს თანამშრომლისთვის ინფორმაციის მიწოდებას იმის შესახებ, თუ რა და რატომ უნდა გაკეთდეს ზუსტად“. შედეგად, სამუშაო დროულად სრულდება, მაგრამ აღმოჩნდება, რომ არავის გამოადგება.

„ადრე, შემდეგი დავალების მიღებისას, ჩუმად ჩავწერე რვეულში, რადგან ზედმეტი კითხვების დასმა ან, პროფესიულ ენაზე რომ ვთქვათ, მიზნების გარკვევა ითვლებოდა აქტივობად, რომელიც არანაირ პატივს არ მცემდა“, - აღიარებს ერთ-ერთი Wimm-Bill. -Dann მენეჯერები, რომელიც სწავლობდა კორპორატიული კომპანიის უნივერსიტეტში. „გარდა ამისა, გამოვთქვი ჩემი უკმაყოფილება იმის გამო, რომ ძალიან ბევრი დავალება, რომელსაც „გადაუდებელი“ აღნიშნავენ, მხოლოდ საკუთარ თავზე მაძლევენ“. დღეს ეს მენეჯერი არა მხოლოდ ეძებს უფროსისგან ამოცანების მკაფიო ფორმულირებას, არამედ განმარტავს, თუ რომელია მათგან ყველაზე მნიშვნელოვანი დროის თითოეულ კონკრეტულ მონაკვეთში, რითაც თავად აშენებს პრიორიტეტების სისტემას. ვინაიდან ამ მენეჯერის უფროსსაც გავლილი აქვს შესაბამისი ტრენინგი, ის გაგებით და მოთმინებით ეკიდება ხელქვეითის ახალ მოთხოვნებს.

„ერთიანი საინფორმაციო ველის და მართვის ინსტრუმენტების ჩამოყალიბება ჩვენი სასწავლო პროგრამების მთავარი მიღწევაა“, - თვლის ნატალია ბეკერი, პროექტის „შიდა ცოდნის მენეჯმენტის“ მენეჯერი Wimm-Bill-Dann-ის HR დეპარტამენტში. „სტუდენტების მოლოდინები, უპირველეს ყოვლისა, დაკავშირებულია მათთვის საჭირო ახალი ცოდნისა და უნარ-ჩვევების შეძენასთან პროფესიული პრობლემების ეფექტურად გადაჭრისთვის, ასევე სკოლასა და ინსტიტუტში შეძენილი საბაზისო ცოდნისა და იდეების სისტემატიზაციასთან. დროის მენეჯმენტის სერიოზული და გააზრებული მიდგომით ის გაიძულებს იფიქრო ერთი შეხედვით მარტივ კითხვებზე, რომლებზეც პასუხები ზოგჯერ გასაოცარია. მაგალითად, მარტივი არითმეტიკული ოპერაციების გამოყენებით, შეგიძლიათ გამოთვალოთ საათების რაოდენობა, რომელიც უკვე იცხოვრა ადამიანმა და რომ მას ჯერ კიდევ უწევს ცხოვრება, მაგალითად, პენსიაზე გასვლამდე. ან შეეცადეთ უფრო მკაფიოდ განსაზღვროთ საკუთარი თავისთვის, რა არის ყოველდღიური რუტინა თქვენს ცხოვრებაში და რა არის ნამდვილად მნიშვნელოვანი.

დროის მენეჯმენტი არის ძალიან უნივერსალური უნარი, რომელსაც, ზოგადად, არ აქვს კულტურული საზღვრები. როგორც დასავლური, ასევე რუსული სასწავლო პროგრამები ახლა ძირითადად იყენებს მშობლიურ დასავლურ ტექნოლოგიებს: მიზნების დასახვა SMART-ის მიხედვით, პრიორიტეტების მინიჭება ეიზენჰაუერის მეთოდის მიხედვით, პარეტოს პრინციპით და ა.შ. (თუმცა რუსმა მკვლევარებმაც მოახერხეს საკუთარი წვლილი შეიტანონ TM თეორიაში.

სამუშაო დროის მართვის უნარებში ტრენინგის ტრადიციული ფორმა არის ორდღიანი ტრენინგი. ასეთი პროგრამების სტუდენტები, როგორც წესი, არიან საშუალო და დაბალი დონის მენეჯერები (ბეკ ოფისი, გაყიდვების განყოფილება, წარმოება და ა.შ.). ტრენინგის დროს მონაწილეები ეუფლებიან პრიორიტეტებისა და დაგეგმვის ძირითად ინსტრუმენტებს, ცდილობენ გამოიყენონ ისინი სხვადასხვა სიტუაციებში, აითვისონ თავიანთი უნარები თამაშებსა და სავარჯიშოებში. თუმცა, იმისდა მიუხედავად, რომ TM-ს არ აქვს ეროვნული მახასიათებლები, რუსებს, რომლებიც მას სწავლობენ, სთავაზობენ რამდენიმე დაკავშირებულ კურსს. „დროის მენეჯმენტთან მიახლოებული ერთ-ერთი თემაა სტრესის მართვა“, - ამბობს პაველ ბეზრუჩკო. „ეს უაღრესად მნიშვნელოვანი და სასარგებლოა, რადგან ზოგადად რუსული ბიზნესგარემო ბევრად უფრო არასტაბილური და სტრესულია, ვიდრე დასავლური.

მიუხედავად იმისა, რომ რუსულ კომპანიებში ტრენინგები ზოგადი მენეჯმენტის კულტურის გაუმჯობესების თემაზე უკვე საკმაოდ ჩვეულებრივი გახდა, მენეჯერები ჯერ კიდევ არ აქცევენ სათანადო ყურადღებას თანამშრომელთა თვითორგანიზაციის საკითხებს. ბევრ მათგანს - და შესაძლოა სრულიად სამართლიანად - სჯერა, რომ მენეჯერის პირადი ორგანიზაცია მისი პრობლემაა. TM ვარაუდობს, რომ ყველა თანამშრომელს უნდა ჰქონდეს შესაძლებლობა დადონ დრო არა მხოლოდ სამუშაოში, არამედ პირად მიზნებში: თვითგანვითარება, დასვენება, ჯანმრთელობა, ოჯახი. მხოლოდ მაშინ იქნება ეს ადამიანი კმაყოფილი და ეფექტური. ნაკლებად სავარაუდოა, რომ კომპანიამ შეძლოს ამგვარი საკითხების გადაჭრა - ეს მთლიანად თავად თანამშრომლების პრეროგატივაა. „მხოლოდ სამუშაო საათების მართვა შეუძლებელია. თუ კომპანია თანამშრომლებს შორის TM-ის პრინციპებს შემოაქვს, მაშინ, ნებით თუ უნებლიეთ, მოუწევს მათი პირადი დროის წართმევა. მაგრამ შემდეგ მახსენდება ასოციაციები წვევამდელ ჯარისკაცებთან, პატიმრებთან, სექტანტებთან...“ - ამბობს მიხაილ მოლოკანოვი.

გარდა ამისა, პრაქტიკაში ხშირად ირკვევა, რომ ზოგიერთი სპეციალისტის სამუშაო დროის დაგეგმვა შეუძლებელია, ზოგისთვის კი TM-დან მიღებული დანაზოგი მინიმალურია. მაგალითად, Mainstream-მა, ECOPSY Consulting-ის შვილობილი კომპანიამ, ჩაატარა კვლევა მისი რამდენიმე კლიენტის პერსონალს შორის. ამ სწრაფი გამოკითხვის შედეგებმა აჩვენა, რომ შესწავლილი კომპანიების თანამშრომლები ახერხებენ რეალურად დაგეგმონ დროის ნახევარზე მეტი და ხშირად არაუმეტეს 30%. დინამიურად ცვალებადი პრიორიტეტების პირობებში, ინფორმაციის მუდმივი ნაკლებობა და მენეჯერების ე.წ. ვერტმფრენის ხედი (სიტყვასიტყვით „ხედი ვერტმფრენიდან“ - სიტუაციის დათვალიერება ზემოდან, მისი მამოძრავებელი მექანიზმების და შიდა კავშირების გაგება, რომლებიც ყოველდღიურ რუტინაში არ ჩანს) დაგეგმვის ტრადიციული ინსტრუმენტები არ მუშაობს. სწორედ ამ მიზეზით, დროის მენეჯმენტის გამოცდილი სპეციალისტები გირჩევენ თქვენი სამუშაო დროის 40%-მდე დაჯავშნას გაუთვალისწინებელი ამოცანების გადასაჭრელად და უშუალოდ მართოთ მხოლოდ დარჩენილი 60%. თუმცა, ყველა თანამშრომელი როდი ახერხებს დაგეგმოს თუნდაც 60%. ასე რომ, თუ ვსაუბრობთ დამხმარე სამაგიდო რეჟიმში მუშაობაზე, ანუ დამხმარე, მაგალითად, სამდივნო ამოცანების გადაჭრაზე, მაშინ ამ შემთხვევაში თქვენ შეგიძლიათ როგორმე მაინც მართოთ დროის არაუმეტეს 30 - 40%. ეს თანაფარდობა დამახასიათებელია მრავალი სპეციალობისთვის, ასევე ზოგადად კლიენტზე ორიენტირებული ბიზნესისთვის - მაგალითად, საბროკერო. და მართლაც, რას ეუბნებით პიარ ადამიანს დროის მენეჯმენტისთვის ისეთ მნიშვნელოვან რეკომენდაციასთან, როგორიცაა ელ.წერილის კითხვა მხოლოდ გარკვეულ საათებში? ძნელი წარმოსადგენია საზოგადოებასთან ურთიერთობის მენეჯერი, რომელიც ამას დაიცავს, რადგან ამ გზით მას ჩამოერთმევა ის ინფორმაცია, რაც მას ეფექტურია. თუ დროულად ვერ უპასუხებს სასწრაფო კომენტარის მოთხოვნას, ის რისკავს კომპანიის იმიჯის დაკარგვას. და რეაგირება ნიშნავს გადადოთ თქვენი გრაფიკი და გადაუხვიოთ გეგმიდან. „მნიშვნელოვანია არ დაგვავიწყდეს, რომ ადამიანი არ არის კომპიუტერი, არამედ არსება თავისი ბიოლოგიური რიტმებით“, - დასძენს ვალერია სილინა, როსინტერ რესტორნების ჰოლდინგის PR და მარკეტინგის დირექტორი. - ზოგიერთი ადამიანი ეფექტურია დილით, ზოგს კი მაქსიმალური ეფექტურობით მუშაობა მხოლოდ საღამოს შეუძლია. გასაგებია, რომ ასეთი ნიუანსების გათვალისწინება დიდი კომპანიის ფარგლებში შეუძლებელია“.

Meridian Capital Management-ის კორპორაციული ფინანსების დირექტორი სერგეი ტროფიმოვი ეჭვობს, რომ TM კონსულტანტი შეძლებს გამოცდილ მენეჯერს უთხრას, როგორ დაზოგოს დრო მინიმუმ 5-10%-ით. „დროის მენეჯმენტის მთავარი გზავნილი, „დრო არის რესურსი, რომლის მართვაც შესაძლებელია“, ძალიან ზუსტია“, აღნიშნავს ის. - თუმცა TM-ზე ინფორმაციის 80%-ს ინტერნეტში ვიპოვი და საკუთარ თავს მოვარგებ. რისთვის მჭირდება დანარჩენი 20%, რაც არის კონსულტანტის ქარიზმა და განწყობა?”

ბევრი წარმატებული ექსპერტი დარწმუნებულია, რომ ყველამ უნდა მიაღწიოს დროის მართვის თეორიის დამოუკიდებლად შესწავლის აუცილებლობას. ტოტალიტარიზმის სუნი ასდის ნებისმიერი მცდელობა თემის ძალით ჩაძირვისთვის, განსაკუთრებით მთელი კომპანიის მასშტაბით. ცალკე და მტკივნეული საკითხია შემოქმედებითი პროფესიის ადამიანები, რომლებიც კატეგორიულად აპროტესტებენ თავისუფლების ნებისმიერ შეზღუდვას. ამავდროულად, „შემქმნელებს“ სჭირდებათ უნარი ეფექტურად გამოიყენონ თავიანთი დრო არანაკლებ „ხელოსნობის“ სახელოსნოს წარმომადგენლებზე. „ასეთი „თავისუფლების“ შედეგი ხშირად არის ვალდებულებებისა და პროექტის ვადების შეუსრულებლობა, რაც იწვევს გუნდის დანარჩენი წევრების უკმაყოფილებას“, - ამბობს მარია ტიმირბაევა, BBPG-ის თანამფლობელი და მთავარი რედაქტორი. რესტორანი ბიზნეს ჟურნალი. „დროის მართვის უნარები არ გააფუჭებს შთაგონებას, მაგრამ ისინი თანამშრომლებს საშუალებას მისცემს უფრო რეალისტურად შეაფასონ ცხოვრებისეული სიტუაციები“. კრეატიულ ადამიანს კრეატიულს უწოდებენ, რადგან მას შეუძლია ჭკვიანურად მიუდგეს ხელმისაწვდომი სასარგებლო ინფორმაციის გამოყენებას და შექმნას წიგნების, მედიაში გამოქვეყნებული პუბლიკაციების და, რაც მთავარია, ცხოვრებისეული და პროფესიული გამოცდილების, საკუთარი დაგეგმვის სისტემა, რომელიც მას პირადად შეეფერება.

„დღევანდელი ნათელი ბიზნეს ლიდერების უმეტესობამ შეიმუშავა საკუთარი თავისთვის ოპტიმალური სამუშაო რეჟიმი ყოველგვარი ტრენინგისა და სემინარის გარეშე“, - ამბობს იგორ მინევიჩი, კომპანია Stolichny Vkus-ის მფლობელი. - აიღეთ, მაგალითად, ანდრეი ბილჟო ან არკადი ნოვიკოვი - მათი საქმიანობა არ შეიძლება იყოს ერთიანი და მათი პროექტების გამარტივება. ანა ახმატოვა რომ დაესწრო დროის მენეჯმენტის კურსს, გვექნებოდა პოეზიის კიდევ ერთი ტომი?”

”ყოველი კომპანია არის სხვადასხვა დონის ინტელექტისა და ცხოვრებისეული გამოცდილების მქონე ადამიანების საზოგადოება, რომელთა მუშაობის ეფექტურობა ხშირად დამოკიდებულია ლიდერის ქარიზმასა და ნიჭზე”, - დასძენს მინევიჩი. - მხოლოდ ჭეშმარიტად ეფექტური სპეციალისტების გარშემო ყალიბდება ბიზნეს გარემო, ჩნდება ნათელი ადამიანები და პროექტები. როგორ მიაღწევენ თანამშრომლები ასეთ ეფექტურობას, ეს მათი საქმეა“.

და მართლაც: თუ კი გადახედავთ დროის მენეჯმენტის რომელიმე პოპულარულ წიგნს, გაგაოცებთ მასში მოცემული რჩევების უაღრესად „ყოველდღიური“ ბუნება. იმისათვის, რომ ისინი გამოიყენონ ყველაზე დიდი ზემოქმედებით, უფრო სასარგებლო იქნება თანამშრომლისთვის, რომ თავად „მიაღწიოს“. მაგალითად, საკმარისი არ არის წაიკითხოთ ელექტრონული დამგეგმავის სიმარტივის შესახებ, რომელიც ჩაშენებულია უმეტეს თანამედროვე ბიზნეს ტელეფონებში. ეს ინფორმაცია აშკარაა და ნაკლებად გამოსადეგია საქმეში. თუმცა, როგორც კი ადამიანი ერთხელ შეეგუება მარტივ პროგრამას, ის მაშინვე გახდება გაცილებით ნაკლებად „დავიწყება“ მისი კოლეგების შურისთვის. მარტივი პრაგმატიკა და ახლის შიშის ნაკლებობა. და რა შუაშია დროის მენეჯმენტი?”

დროის მენეჯმენტის ბევრი თანამედროვე პოპულარული ტექნოლოგია შეიქმნა ჯერ კიდევ 1970-იან წლებში დასავლეთ ევროპასა და შეერთებულ შტატებში. თუმცა დროის მენეჯმენტის 100% დასავლურ ტექნოლოგიად აღქმა შეცდომა იქნებოდა. სამუშაო და პირადი დროის სამეცნიერო ორგანიზაციის შიდა სკოლა (NOT) შეიძლება დაიკვეხნოს საკუთარი მიღწევებით, რომლებსაც ანალოგი არ აქვთ დასავლურ მეცნიერებაში. სამეცნიერო მენეჯმენტის ერთ-ერთმა „მამამ“, ფრენკ გილბრეთმა, როდესაც წაიკითხა შრომის ცენტრალური ინსტიტუტის (CIT) პუბლიკაციები, თქვა: „რუსებს ჩვენზე უფრო ღრმად ესმით დროის მენეჯმენტი“.

რუსეთში NOT-ის განვითარების სტიმული მისცა გასული საუკუნის დასაწყისში საშინაო მენეჯმენტის მეცნიერების ორი ყველაზე თვალსაჩინო წარმომადგენლის განვითარებამ. ამრიგად, CIT-ის დირექტორმა ალექსეი გასტევმა პირველმა უარყო სამუშაო პროცესის სამეცნიერო ორგანიზების ერთ-ერთი ყველაზე გავრცელებული წინააღმდეგობა, რომლის მიხედვითაც იგი შეუთავსებელია შემოქმედებით აზროვნებასთან. მისი აზრით, მოქმედებების სტანდარტიზაცია და ავტომატიზმის განვითარება ხელს უწყობს იმ ფაქტს, რომ ”ნერვული ენერგია თავისუფლდება უფრო და უფრო ახალი საინიციატივო სტიმულებისთვის, რაც ზრდის ინდივიდის ძალას უსასრულობამდე”.

მოძრაობის „დროის“ ლიდერმა პლატონ კერჟენცევმა თავისი ორგანიზაციის მთავარი მიზანი დროის არაეფექტური ხარჯების შემცირება დაისახა. მოძრაობა თავად დაიწყო 1923 წელს გაზეთ „პრავდაში“ გამოქვეყნებული სტატიით, რომელშიც მოცემულია მონაცემები საერთო კრებებზე წარმოების დროის უპატიებელი ხარჯვის შესახებ. კერძოდ, მასში აღწერილი იყო შემთხვევა, როდესაც თვითმფრინავის ქარხნის კვალიფიციური თანამშრომლების დიდი რაოდენობით სპიკერის მოლოდინის დრო შეფასდა ამერიკელმა სპეციალისტებმა, როგორც საკმარისი რამდენიმე თვითმფრინავის ასაგებად.

დროის მენეჯმენტის პოპულარობის მეორე ტალღა ჩვენს ქვეყანაში დაიწყო 1970-იანი წლების დასაწყისში დანიილ გრანინის წიგნის "ეს უცნაური ცხოვრება" გამოქვეყნებით. მასში ის იყო პირველი რუსი მკვლევარი, რომელმაც გაახმოვანა დროის აღრიცხვის იდეა, როგორც დროის მენეჯმენტის პირადი სისტემის საფუძველი და ასევე წარმოადგინა დროის „ბიუჯეტის“ თეორია - ბევრად უფრო მოქნილი ინსტრუმენტი, ვიდრე ტრადიციული დასავლური დაგეგმვა.

ასე რომ, უახლესი ტენდენცია იყო საწარმოებში დროის მართვის სისტემის დანერგვა (კორპორატიული დროის მენეჯმენტი). დროის მენეჯმენტი ახალი მიმართულებაა საწარმოს მენეჯმენტში.

საწარმოს კორპორატიული დროის მართვა;

ცალკეული დეპარტამენტების კორპორატიული დროის მართვა;

წამყვანი სპეციალისტების დროის ინდივიდუალური მართვა.

საწარმოს დროის კორპორატიული მენეჯმენტი, უპირველეს ყოვლისა, ორიენტირებულია საწარმოს დეპარტამენტებსა და თანამდებობის პირებს შორის ურთიერთქმედების ეფექტური სისტემის ჩამოყალიბებაზე. იგი გულისხმობს ლოკალური ქსელების და საინფორმაციო ტექნოლოგიების ფართო გამოყენებას კომუნიკაციის პროცესში.

ამრიგად, საწარმოში კორპორატიული დროის მართვის სისტემის გამოყენება ეფექტური იქნება მხოლოდ ერთ ორგანიზაციაში დროის მართვის პროცესის ინტეგრირებული მიდგომის შემთხვევაში.

3. მეგაფონის OJSC-ში დროის მართვის სისტემის შეფასება და დახვეწა

.1 გაანალიზებული საწარმოს ზოგადი მახასიათებლები

დროის მართვის მეგაფონი

ღია სააქციო საზოგადოება მეგაფონი შეიქმნა 2002 წელს.

ორგანიზაციის დასახელება: OJSC Megafon.

იურიდიული მისამართი: 115035, მოსკოვი, კადაშევსკაიას სანაპირო, 30

Megafon OJSC-ის მთავარი მიზანია:

ფიჭური სერვისების მიწოდება (GSM<#"justify">MegaFon მოქმედებს რუსეთის ფედერაციის 83-ვე შემადგენელ ერთეულში<#"justify">ოფიციალური პირები მოიცავს:

გენერალური დირექტორი - ტავრინ ივან ვლადიმროვიჩი

შიდა აუდიტის დირექტორი - ჟეიმო იური ანტონოვიჩი

საზოგადოებასთან ურთიერთობის დირექტორი - ლიდოვი პეტრ ალექსეევიჩი

HR დირექტორი - ლიხოვა ირინა ბორისოვნა

მთავარი ბუღალტერი - სტრელკინა ლიუბოვ ნიკოლაევნა

MegaFon არის ერთ-ერთი სამი უმსხვილესი მობილური ოპერატორი რუსეთში, რომელიც უზრუნველყოფს მობილური საკომუნიკაციო სერვისების სრულ სპექტრს მთელ რუსეთში. 2010 წლის ივნისში MegaFon-მა შეიძინა Synterra-ს აქციების 100%, რამაც შესაძლებელი გახადა საკუთარი ქსელის ინფრასტრუქტურის გაძლიერება და პოზიციის გაძლიერება საქალაქთაშორისო კომუნიკაციების, ფიქსირებული და მობილური ფართოზოლოვანი ინტერნეტის, აგრეთვე კონვერგენტული სერვისების ბაზრებზე. კომპანიის აქტიური აბონენტების რაოდენობა 62 მილიონს აჭარბებს. თუმცა, მეგაფონის ბრენდის მიმზიდველობა აიხსნება არა მხოლოდ მისი დაფარვის ზონით, რომელსაც ანალოგი არ აქვს რუსეთში. სლოგანის შესაბამისად „მომავალი შენზეა დამოკიდებული“, კომპანია ყოველთვის ცდილობს იყოს ერთი ნაბიჯით წინ - ბაზრის, კონკურენტების და მომხმარებლის სურვილებზე.

მეგაფონი ტრადიციულად ახორციელებს ყველაზე მოწინავე ტექნოლოგიებს. ერთ დროს კომპანია გახდა GSM 900/1800 სტანდარტის პირველი სრულიად რუსული ფიჭური ოპერატორი. დღეს კი MegaFon არის პირველი კომპანია რუსეთში, რომელმაც დაიწყო ახალი თაობის ქსელის, 3G, კომერციული ოპერირება ყველაზე პერსპექტიული საკომუნიკაციო სტანდარტით UMTS, რაც მობილური ინტერნეტი მომხმარებლებისთვის მოსახერხებელ და ეფექტურ ინსტრუმენტად აქცია. ამან მოგვცა საშუალება გავმხდარიყავით ლიდერები მესამე თაობის ქსელების მომხმარებელთა რაოდენობით, ასევე მათში გაყიდული სერვისებიდან მიღებული შემოსავლის მოცულობით.

მესამე თაობის ქსელების განვითარება კომპანიისთვის პრიორიტეტული იქნება უახლოეს მომავალში. ამავდროულად, მეგაფონი არ დგას, ეუფლება ახალ ტექნოლოგიებს: 2010 წელს წარმატებით იქნა ტესტირება მეოთხე თაობის (4G) უკაბელო მონაცემთა ქსელი, რომელიც მუშაობს LTE პროტოკოლით. 2010 წლის ნოემბერში MegaFon გახდა პირველი ოპერატორი რუსეთში, რომელმაც ქსელში დანერგა ინოვაციური HD-Voice ტექნოლოგია, რომელიც უზრუნველყოფს ხმის მაღალი ხარისხის გადაცემას და მნიშვნელოვნად ზრდის ხმის სიცხადეს.

MegaFon-ის მიერ მუშაობის წლების განმავლობაში მოპოვებულმა უსაფრთხოების ზღვარმა და ფინანსური მენეჯმენტისა და სესხის აღების უკიდურესად კონსერვატიულმა პოლიტიკამ კომპანიას საშუალება მისცა არა მხოლოდ თავდაჯერებულად გადარჩენილიყო ფინანსური კრიზისის პიკი, არამედ გაეძლიერებინა თავისი პოზიცია ბაზარზე ახალზე რეაგირებით. გამოწვევები.

2010 წელს მეგაფონი გახდა გამარჯვებული კატეგორიაში "ფიჭური ოპერატორი" პოპულარული ხმის შედეგების მიხედვით "ბრენდი № 1 რუსეთში 2010", ხოლო MegaFon-ის აღმასრულებელი დირექტორი ტავრინ ივან ვლადიმროვიჩი აღიარებულ იქნა ტელეკომუნიკაციების საუკეთესო ლიდერად. კომპანიები რუსეთში ყოველწლიურ TOP-1000 რუსი მენეჯერები არიან.

3.2 OJSC დროის მართვის სისტემის შეფასებამეგაფონი

ანალიტიკოსებისა და თავად ოპერატორების აზრით, ფიჭური კომუნიკაციების ბაზარი ერთ-ერთი ყველაზე სწრაფად მზარდია რუსეთში. ამავდროულად, მასში კონკურენცია, როგორც განვითარებულ ბაზარს შეეფერება, ძალიან მაღალია: მთავარი მოთამაშეები, როგორც წესი, კისერი და კისერი არიან და, შესაბამისად, საკუთარ თავს ოდნავი დათმობაც არ შეგიძლიათ. არ უნდა გაუშვათ ხელიდან არც ერთი შესაძლებლობა, რომ იყოთ მაინც რაიმე მხრივ უფრო ეფექტური და სხვებზე უკეთესი. თქვენ უნდა იპოვოთ რესურსები, რომელთა მართვაც შეგეძლებათ, რათა მიაღწიოთ შედეგებს, იყოთ წინ კონკურენტებზე და გააკონტროლოთ დრო.

კომპანიის მენეჯმენტი მივიდა აზრამდე, რომ საჭირო იყო რესურსის - დროის - მაქსიმალურად ეფექტურად გამოყენება. ეს რესურსი პირველ რიგში უნდა იყოს მიმართული კომპანიის მიზნების მისაღწევად. Megafon OJSC-ის ხელმძღვანელმა და კომპანია Organisation of Time-მა რამდენიმე მნიშვნელოვანი პროექტი გაატარეს, ჩაატარეს ტრენინგები და კონსულტაციები TM იდეების ორგანიზაციებში დანერგვის მიზნით.

"დროის მარტო მართვა შეუძლებელია." ეს მეთოდები პირველ რიგში კომპანიის ხელმძღვანელმა განიხილა მისი პირადი დროის მართვის თვალსაზრისით. ყოველდღიურად ლიდერი მრავალი ამოცანის წინაშე დგას. ამიტომ, მენეჯერმა განიხილა TM, როგორც კონკრეტულად საკუთარ თავზე, რადგან არის როგორც პირადი, ასევე კომპანიის საკითხები, რომლებიც დროს მოითხოვს. და მხოლოდ მოგვიანებით, როდესაც ამ სისტემის დანერგვა დაიწყო, გაირკვა, რომ საჭირო იყო პრობლემების გადაჭრა მთელ მომუშავე პერსონალთან ერთად.

აქედან გამომდინარე, ძალიან მნიშვნელოვანია, რომ მენეჯერმა გააკონტროლოს თავისი დრო - და ამავე დროს მართოს თავისი კოლეგების დროის სისტემა. ნებისმიერი შეხვედრების, შეხვედრების ან კონფერენციების ორგანიზებისას მენეჯერმა წინასწარ უნდა იცოდეს, რა გეგმები აქვთ მის ქვეშევრდომებს, რათა ერთობლივი მუშაობა იყოს კოორდინირებული ისე, რომ პროცესები ერთმანეთს არ გადაფაროს. პირიქით, როდესაც თანამშრომლები გეგმავენ თავიანთ დღეს, მათ უნდა ნახონ და დაუკავშირდნენ მენეჯერის კალენდარს. ეს არის აქსიომა: თუ გსურთ თქვენი დროის ეფექტურად მართვა, ამის მიღწევას მხოლოდ მაშინ შეძლებთ, თუ თქვენი კოლეგები თქვენთან ისევე ეფექტურად ურთიერთობენ.

მეგაფონის კომპანია იყენებს Microsoft Exchange Server-ს და ინახავს კალენდრებს Outlook-ში. ახლა მენეჯერს შეუძლია დაინახოს სად არიან კოლეგები და სად იქნებიან ისინი მომდევნო სამი თვის განმავლობაში და შეუძლია დაგეგმოს მათთან შეხვედრა. დრო არის კატეგორია, სადაც მარტო ვერ მართავ, ყველამ ერთად უნდა იმოქმედოს.

შეკვეთების კონტროლი. იმისათვის, რომ დროის მენეჯმენტის სისტემამ იმუშაოს მთელ კომპანიაში, პირველ რიგში საჭირო იყო Outlook-ში შეკვეთების მართვის სისტემის დაყენება მენეჯერის საქმეთა მენეჯმენტში. დღეს კომპანიას აქვს ინსტრუქციებისა და კონტროლის მკაფიო სისტემა. ინსტრუქციები მოცემულია ზეპირად, ელექტრონული ფოსტით ან ქაღალდზე და ყველა ხვდება ერთ სიაში, რომელიც გამოიყენება ვადების თვალყურის დევნებისთვის. თუ რამე დროულად არ სრულდება, მენეჯერი იღებს შეტყობინებებს და მათზე დაყრდნობით სამდივნო ითხოვს დამატებით ინფორმაციას იმის შესახებ, თუ რატომ მოხდა წარუმატებლობა. შემდეგი, შემსრულებელი ანგარიშს უწევს მენეჯმენტს და მიიღება გადაწყვეტილება: ან გადაანაწილე ან გააკეთე სხვა რამ. მთავარი ის არის, რომ არც ერთი შეკვეთა არ დაიკარგება ან დავიწყებული - იმიტომ, რომ ის კონტროლის ქვეშაა, რაც ძალიან მნიშვნელოვანია.

შეკვეთების მონიტორინგის სისტემის ჩამოყალიბების შემდეგ შემდეგი ნაბიჯი არის კომპანიაში დროის მართვის ერთიანი სტანდარტების დანერგვა. Exchange სერვერზე შენახული კალენდრები და ამოცანები სინქრონიზებული იყო მობილურ ტერმინალებთან. მაგალითად, მენეჯერმა უნდა დანიშნოს შეხვედრა. ის იღებს თავის კომუნიკატორს, ათვალიერებს ნომრებს, პოულობს "ფანჯარას" - და რეკავს დროს. ეს ინფორმაცია დაუყოვნებლივ გადავა Exchange სერვერზე. თუ შეხვედრა არ არის დაგეგმილი მენეჯერის მიერ, მაშინ მდივანი გეგმავს მას, ირჩევს თავისუფალ დროს და მენეჯერი ხედავს ამ განახლებას თავის კალენდარში და უკვე იცის, როდის და ვისთან უნდა შეხვდეს. შესაბამისად, შეგიძლიათ დაავალოთ თქვენს ქვეშევრდომებს მოამზადონ მასალები ამ შეხვედრისთვის. ამ გზით დრო არ იკარგება. ყველაფერი ნათელია, ყველაფერი დაგეგმილია, თითოეული ადამიანის დრო მაქსიმალურად ეფექტურად გამოიყენება. და რაც მთავარია, ყველა ინფორმაცია ინახება სერვერზე. თუ ადრე ფოსტა გროვდებოდა პერსონალურ ლეპტოპებში და შეიძლებოდა შემთხვევით წაშლილიყო, ახლა ყველაფერი ერთ ადგილზეა, Exchange სერვერზე. ეს ნიშნავს, რომ ელ.წერილი არ დაიკარგება - ის გახდა სრულფასოვანი დოკუმენტი.

მენეჯმენტის ეს მოდელი შეიძლება იყოს ილუსტრირებული:

მენეჯერი ანაწილებს დავალებებს დაქვემდებარებულებს შორის, ადგენს პრიორიტეტებს და ყოფს მათ პროექტებად. ეს ნიშნავს, რომ არ არის საჭირო ყველაფრის თავში შენარჩუნება; ცვლილებები ხორციელდება მარტივად და დროის ყოველ მომენტში არის უახლესი ვერსია იმის შესახებ, რაც ხდება.

სურათი 1 - დავალების მდგომარეობის ცვლილების ჟურნალის მოდელი

საჭიროების შემთხვევაში, მენეჯერი ნათლად ხედავს როგორც პროექტზე მუშაობის პროგრესს, ასევე კონკრეტული თანამშრომლის დატვირთვას. შედეგად, დრო მნიშვნელოვნად ზოგავს ყველა მხარეს, მაგრამ განსაკუთრებით მენეჯერს და იზრდება მუშაობის ეფექტურობა.

სურათი 2 - დავალების ცვლილების ჟურნალის მოდელი

შეყვანის შემდეგ, ინფორმაცია შეიძლება ბევრჯერ იქნას გამოყენებული. მაგალითად, ერთი ფორმით - პროექტზე მუშაობის პროგრესის დადგენა, მეორეში - თანამშრომლების დატვირთვის ანალიზი, მესამეში - პროექტის შესახებ ანგარიშების მომზადება.

სურათი 3 - დავალების ცვლილების ჟურნალის მოდელი

შედეგად, არაპროდუქტიულ შრომაზე დახარჯული დრო მცირდება და მეტი რესურსი რჩება თავად პროექტისთვის.

პროექტზე ინფორმაციის შეყვანისა და წარმოდგენის მარტივი რეგულაციების დანერგვა, ისევე როგორც სისტემის მიერ მუშაობის პროცესში ავტომატურად დაგროვილი ისტორია, აადვილებს თანამშრომლების გადართვას დავალებებს შორის, ამცირებს ან ზრდის შემსრულებელთა რაოდენობას.

მეგაფონი, ასეთი მართვის სისტემის გამოყენებით, ყველაზე ეფექტურად ანაწილებს კომპანიის მენეჯერებისა და თანამშრომლების სამუშაო დროს.

3.3 OJSC დროის მართვის სისტემის გაუმჯობესებამეგაფონი

Megafon-ში ჩნდება მოულოდნელი კითხვები და პრობლემები, რომლებიც არღვევს განრიგს, ხელს უშლის მნიშვნელოვან სამუშაოს და აიძულებს დაკარგო კონცენტრაცია და გაფანტო მათგან. თითოეული მათგანისთვის ავტორი რამდენიმე გამოსავალს გვთავაზობს. ამავდროულად, ეს არ არის მხოლოდ სასწრაფო რეაგირება, არამედ პროაქტიული პროცედურები, რომლებიც წინასწარ უნდა განხორციელდეს, რათა მოგვიანებით წარმატებით გაუმკლავდეთ სიურპრიზებს.

Სატელეფონო ზარები. აუცილებელია ამ ზარების სწრაფი კატეგორიზაციის შემუშავება. ასე რომ, პირველივე წამებიდანვე იცოდეთ, რომელი სკრიპტი უნდა გამოიყენოთ „შემომავალზე“. ქვემოთ გთავაზობთ შემომავალი ზარების და რეაგირების სცენარების რიგ კატეგორიას.

პირადი ზარები

სთხოვეთ მოკლედ ისაუბროთ

სთხოვეთ დარეკოთ სხვა დროს

გამოყავით დრო პირადი ზარებისთვის და გააფრთხილეთ ყველა ახლობელი, რომ დარეკოთ მოწოდებულ ფანჯრებში.

დააყენეთ ავტომოპასუხე

პროფესიონალური ზარები

ა. ზარები მენეჯმენტიდან

ფრაზა: "ბოდიში, მე ვესაუბრები კლიენტს ახლა."

ფრაზა: "მე ვლაპარაკობ შორ მანძილზე"

იდეა: ავტომოპასუხე იღებს დატვირთულ პერიოდებს გრაფიკიდან და აცნობებს ამას ხმით ან ტექსტით (SMS, ელფოსტა, ICQ)! ტექნიკურად შესაძლებელია.

ზარის საპასუხოდ, SMS იგზავნება, როდესაც შეგიძლიათ დარეკოთ. იმისათვის, რომ ეს ნაბიჯი იყოს ეკონომიური, ჯერ უნდა დააკონფიგურიროთ SMS პასუხის შაბლონები. ზარები კოლეგებისგან

ზარის გადადება

სწრაფად გაიაზრეთ თემის არსი და გადადეთ საუბარი სხვა დროისთვის

დანიშნეთ ადგილები კომუნიკაციისთვის (როდის არის საუკეთესო დრო დაგირეკოთ)

შემოთავაზებული ვარიანტები, ორი ფანჯარა დილით და საღამოს

მოითხოვეთ არსის სტრუქტურირებული წარმოდგენა. ზარები კლიენტებისგან

მოითხოვეთ დარეკვა: „ხელისუფლებას ხალიჩაზე ეძახიან...“

მოუსმინეთ სტრუქტურირებულად, უპასუხეთ სწრაფად

”მე მესმის დავალება, დაგირეკავ ამა თუ იმ დროს...”

მიიღეთ ზარი, ჩაწერეთ იგი შემოსულ ფორმაზე და გადაეცით უფლებამოსილ პირს

უცებ მოდის კაცი. ეს არის ყველაზე გავრცელებული პრობლემა ღია ოფისებში. როცა ყველას, ვინც არ არის დაკავებული და მოწყენილი, გამუდმებით იფანტება მეზობლები ან მათ გვერდით მჯდომი ხალხი. სტუმრები, რომლებიც ჩამოდიან მოულოდნელად და მოულოდნელად, ასევე ამცირებენ მუშაობის ეფექტურობას. შესაძლებელია გადაწყვეტილებების შემდეგი ტოტების გამოყენება ამ „დროის მოპარვის“ მიმართ.

უცებ მოდის კაცი (მნახველი).

დაკავებულობის ინდიკატორები: დროშები, ნიშნები, ქუდები და ა.შ.

გააკეთე წითელი ღილაკი, როცა დააჭერ, ერთ წუთში ტელეფონი რეკავს და სასწრაფოდ უნდა წახვიდე!

შექმენით სასტუმრო ოთახი, სადაც განთავსებულია მინი ბიბლიოთეკა და ვიდეო ბიბლიოთეკა, რათა ვიზიტორმა შეძლოს სარგებლის მოლოდინი

შესასვლელში ივსება კითხვების სია. კლიენტის ერთგვარი კითხვარი, რომელშიც ის აღნიშნავს, რა მოვიდა. კითხვების ფორმალიზება აჩქარებს კომუნიკაციას

მისი საქმიანობის გადახედვა თქვენი მიმართულებით, თქვენი მიზნებისკენ

გადამისამართება სხვა ადამიანზე: „მორიგე მენეჯერი“, „სივრცის მენეჯერი“

სავიზიტო ბარათზე მიუთითეთ ოფისის გახსნის საათები:...-დან... ამდენად, შეზღუდეთ ვიზიტორები არასასიამოვნო დროს

მიღების განრიგი (მრავალარხიანი ტელეფონი მარტივი წვდომისთვის):

შეუთავსეთ შეხვედრები ლანჩს. საქმიანი ლანჩები, "მოგზაურობა ლანჩზე"

კომპანიაში ღია შეხვედრებისთვის ადგილის ორგანიზება (შეხვედრების ოთახი)

შიდა პრობლემები. ეს განყოფილება შეიცავს ჰორიზონტალურ და ვერტიკალურ ამოცანების ამომრთველებს. ანუ ვისაუბრებთ უფროსებზე, ქვეშევრდომებზე და კოლეგებზე. მეგაფონის კომპანიას აქვს ტრადიცია დაუგეგმავი შეხვედრებისა და „სტრატეგიული შეხვედრების“ სესიებისა და კითხვების 15 წუთის განმავლობაში, რომლებიც საათობით გრძელდება. რეგულარული, არარეგულარული განრიგით, შრომის პროდუქტიულობა მცირდება და დაგეგმილის შესრულება თითქმის შეუძლებელია.

მენეჯერი დაიგეგმა "ვადამდელი შეხვედრა".

შეხვედრაში მონაწილეობა ტელეფონით

შეხვედრის ჩატარება ფეხზე. მაგალითად, კომპანია ბილაინს აქვს შეხვედრების ოთახი სკამების გარეშე. ამ ორგანიზაციით ყველა საკითხი ოპერატიულად წყდება. წყალში ჩანგლის გატარების სურვილი არ არის, რადგან ყველას სურს სწრაფად, უფრო კომფორტულ პირობებში წასვლა.

შეადგინეთ შეხვედრების სია, რომლებიც არ წყდება ფლაერებით. შედეგი: შეხვედრების რეესტრი, რომელთაგან თითოეულის მოპირდაპირედ არის გადაწყვეტილი საკითხების სია.

დაყავით შეხვედრის დრო. დააყენეთ დროის მარკერები, კარდიოსტიმულატორები, ტაიმერის სახით 10-15 წუთის განმავლობაში. შეამოწმეთ დროის თითოეული პერიოდი დღის წესრიგით, რათა დააჩქაროთ პროგრესი მიზნისკენ.

შევთანხმდეთ შეხვედრების ფორმატზე. მაგალითად, PPE Group-ის კომპანიაში კედლებზე არის პლაკატები: „შეხვედრების 10 წესი“. ეს ეხმარება შეხვედრის მონაწილეებს დაიცვან დადგენილი პროცედურები, ასტიმულირებს საკითხების მაღალხარისხიან და სწრაფ გადაწყვეტას.

კორპორატიულ სახელმძღვანელოში უნდა იყოს მითითებული, რომ შეხვედრის დღის წესრიგი იგზავნება შეხვედრის დაწყებამდე არაუგვიანეს 24 საათისა. განმარტებით, „სიურპრიზის შეხვედრები“ ქრება და თქვენ გაქვთ 24 საათი მოსამზადებლად.

შემოიღეთ შეხვედრის დაცვის წესი. აღწერეთ, როდის გაქვთ უფლება „უარყოთ შეხვედრის მოწვევა“

აიღეთ ოქმები და ჩაატარეთ შეხვედრები ოქმის მიხედვით. ამ შემთხვევაში უნდა არსებობდეს ლიდერი, რომელიც აკონტროლებს დასმული საკითხების წესებს.

გამართეთ შეხვედრა ლანჩამდე: ამ შემთხვევაში, თითოეული მონაწილე ცდილობს კონსტრუქციულად ისაუბროს, რადგან დაგვიანება იწვევს გვიან ლანჩს და უფრო ხანმოკლე ლანჩს.

დაუგეგმავი შეკვეთა მენეჯმენტისგან (მენეჯმენტის ჩარევა)

მოაწყეთ რეფერენტი, რომელიც ავრცელებს ინსტრუქციებს მენეჯერისგან ქვეშევრდომებს გარკვეულ ფანჯარაში

მიეცით მენეჯერს გამოხმაურება ტრენინგის სახით, თუ რა იწვევს პერსონალის დაუგეგმავ „შეშლას“.

მიიღეთ „პასუხისმგებლობის ინტერვალი“ თქვენი მენეჯერისგან. დროის პერიოდი, რომლის განმავლობაშიც მენეჯერი არ ერევა თანამშრომლის მუშაობაში. მაგალითად, დილით თანამშრომელს აძლევდნენ დავალებების სიას და საღამოს ამოწმებდნენ შესრულების ხარისხს. ამ შემთხვევაში პასუხისმგებლობის ინტერვალი უდრის სამუშაო დღეს, 8 საათს. თუ ორშაბათს დასახავთ დავალებებს და პარასკევს შეამოწმებთ, მაშინ პასუხისმგებლობის ინტერვალი კვირაა.

აღჭურვილობის უკმარისობა. მეგაფონის კომპანიას აქვს რთული სისტემა, ამიტომ დიდია იმის ალბათობა, რომ ის ჩავარდეს. გამომდინარე იქიდან, რომ ცხოვრების თანამედროვე ტემპი საშუალებას არ აძლევს ადამიანს მიატოვოს ტექნოლოგია, უნდა მოემზადოს წარუმატებლობისთვის. ამ მცირე და ძირითადი ტექნიკური პრობლემების გადაწყვეტა აღწერილია ამ ნაწილში.

აღჭურვილობის გაუმართაობა

მონიტორინგის აღჭურვილობის განრიგის შედგენა (რეგულარული ტექნიკური დათვალიერება).

პრობლემების მოგვარების ინსტრუქციები

ოფისში ყოველთვის უნდა იყოს სათადარიგო პრინტერის კარტრიჯი.

იფიქრეთ დუბლირების ფუნქციებზე (სკანერი, ქსეროქსი, ციფრული კამერა).

ჩაატარეთ წვრთნები და ივარჯიშეთ საგანგებო სიტუაციებში

შექმენით შემეცნებითი რუკები. ინფრასტრუქტურის აღწერა ოფისის რადიუსში. სად ვიყიდო რამე დასაბეჭდი და ა.შ.

დაამყარეთ პოზიტიური კომუნიკაცია მეზობლებთან, რომელთა დახმარებაც შეგიძლიათ საგანგებო სიტუაციის შემთხვევაში

"ფოსტა არ მოდის"

გქონდეთ რეზერვი უფასო სერვერების სახით. რეკომენდირებულია: mail.ru, yandex.ru

დააყენეთ თქვენი ელფოსტის კლიენტი ახლახან გაგზავნილ წერილებზე სწრაფი წვდომისთვის

პირადი პრობლემები. ეს განყოფილება შეიცავს სამუშაო გრაფიკის „მოულოდნელი“ შეფერხების პირად მიზეზებს. ეს მოიცავს საცობებს, სხეულის ტონუსის პრობლემებს, ნათესავების შეჭრას და სტიქიურ უბედურებებს. ეს არის დროის დაკარგვის პრევენციის ყველაზე ნაკლებად განვითარებული სეგმენტი დღეს. ამიტომ, ჩვენ მზად ვართ მივიღოთ და განვიხილოთ თქვენი ყოველი ახალი გადაწყვეტილება, რომელიც ქვემოთ არ არის აღწერილი. აღმოჩენები შეიძლება გაიგზავნოს: [ელფოსტა დაცულია]ჩანაწერით თემაზე: „დროის ქურდები“

კარგი გამოსავალია პარალელური აქტივობები

განახორციელეთ მოკლე ზარების სერია

უფასო ხელების გამოყენება გრძელი ზარების სერიის განსახორციელებლად

მოუსმინეთ აუდიო კურსებს: ბიზნესი, უცხო ენები და ა.შ.

მოუსმინეთ აუდიო წიგნებს

მოითხოვს მოძრაობის ნაკადის ცოდნას. რა დროს არის საცობები, შემოვლითი გზები. დაგეგმეთ მოგზაურობები უგზოობის დროს

ისწავლეთ ვებკამერების გამოყენება. მოგზაურობის ნაცვლად ვირტუალური შეხვედრების ჩატარება გაცილებით იაფია

დილით (სამსახურამდე) საცობების თავიდან ასაცილებლად - შეგიძლიათ ადრე ადგოთ საცობების დაწყებამდე

გამოიყენეთ "შერეული" ტრანსპორტის გზა ქალაქში

თუ რაიმეს ჩამოტანა/ჩაგდება გჭირდებათ და სულაც არ გჭირდებათ პირადი ყოფნა, შეგიძლიათ ისარგებლოთ კურიერის სერვისით

უეცარი პირადი პრობლემები საკუთარ თავთან (ავად გახდა, ცუდად გახდა)

განაახლეთ ერთი თანამშრომელი პროექტის შესახებ. მუშაობა წყვილებში (კლასტერული მოდელი)

უზრუნველყოს "ვირტუალური მუშაობის, სახლის ოფისის" შესაძლებლობა

რეგულარულად მიიღეთ ვიტამინები, მიიღეთ საკმარისი ძილი და დაკავდით ფიზიკური აქტივობით.

ნათესავებისა და/ან მეგობრების შეჭრა

განიხილეთ საყვარელ ადამიანებთან სიტუაციები, როდესაც ღირს დარეკვა და როდის ჯობია ლოდინი

ნათლად მიუთითეთ რა არის გადაუდებელი და რა არის მნიშვნელოვანი.

შეთანხმება სასტუმროსთან: სად გადავიტანოთ ისინი

ნაწილობრივი მონაწილეობა მათთან კომუნიკაციაში, გადამისამართება სხვებზე პრობლემების გადასაჭრელად. მონაწილეობა დროის გარდა სხვა რესურსებით

ასე რომ, Megafon OJSC-ის მართვის სისტემის დეტალური ანალიზის ჩასატარებლად, ავტორმა ნაშრომში გამოავლინა დროის მენეჯმენტის დადებითი და უარყოფითი მხარეები და გააანალიზა კომპანიის მენეჯერის ფუნქციები. მართვის სტრუქტურის ანალიზმა აჩვენა, რომ იგი აკმაყოფილებს თანამედროვე მოთხოვნებს, ე.ი. მკაფიოდ არის განაწილებული თანამშრომლების მოვალეობები და პასუხისმგებლობები, ასახულია ცალკეული განყოფილებების დაჯგუფების სქემა და მათი მართვის პრინციპები.

გარდა ამისა, სამუშაომ შეისწავლა Outbook მეთოდი დროის მენეჯმენტში გარემოს გასაანალიზებლად.

დასკვნა

დროის მენეჯმენტი არის დროის აღრიცხვა და ოპერაციული დაგეგმვა. დროის მენეჯმენტის ამოცანაა დღისა და კვირის დროის (როგორც სამუშაო, ასევე პირადი დროის) გამოყენების ორგანიზება, რათა დრო გქონდეს ყველა ყველაზე მნიშვნელოვანი საქმის გასაკეთებლად. დროის მენეჯმენტის ძირითადი პრინციპები: შრომატევადი დამოუკიდებელი მუშაობა, ინდივიდუალური გადაწყვეტილების მიღება, საკუთარი ეფექტურობის თვალყურის დევნების აუცილებლობა, ეფექტურობისკენ მიმართული აზროვნება, მიღწევადობა და ეფექტურობის ამოუწურავი რეზერვები. დროებითი პრობლემების გარდაუვალი წარმოშობის საგანგაშო სიმპტომების იდენტიფიცირება შესაძლებელია გარკვეული ნიშნებით და შეიძლება გამოვლინდეს „დროის ჩაძირვის“ მიზეზები.

დროის მართვის თანამედროვე ტექნიკა: მიზნების დასახვა, კლასიკური დაგეგმვა, დროის დაგეგმვის „ოქროს“ პროპორციები (პარეტოს პრინციპი), უფლებამოსილების დელეგირება, შედეგების მონიტორინგი და მიზნების კორექტირება. დროის პრობლემების მიზეზების შესწავლით და დროის მართვის ძირითადი ტექნიკის გამოყენებით მენეჯერი შეძლებს მაღალი ხარისხის და სწრაფ შედეგებს.

უახლესი ტენდენცია იყო საწარმოებში დროის მართვის სისტემის დანერგვა (კორპორატიული დროის მენეჯმენტი). დროის მენეჯმენტი ახალი მიმართულებაა საწარმოს მენეჯმენტში.

კორპორატიული დროის მენეჯმენტში სამი სფეროა:

საწარმოს კორპორატიული დროის მართვა;

ცალკეული დეპარტამენტების კორპორატიული დროის მართვა;

წამყვანი სპეციალისტების დროის ინდივიდუალური მართვა.

საწარმოს დროის კორპორატიული მენეჯმენტი, უპირველეს ყოვლისა, ორიენტირებულია საწარმოს დეპარტამენტებსა და თანამდებობის პირებს შორის ურთიერთქმედების ეფექტური სისტემის ჩამოყალიბებაზე. იგი გულისხმობს ლოკალური ქსელების და საინფორმაციო ტექნოლოგიების ფართო გამოყენებას კომუნიკაციის პროცესში.

ამრიგად, საწარმოში კორპორატიული დროის მართვის სისტემის გამოყენება ეფექტური იქნება მხოლოდ ერთ ორგანიზაციაში დროის მართვის პროცესის ინტეგრირებული მიდგომის შემთხვევაში.

დროის მენეჯმენტი რუსეთის ფედერაციაში ჯერ კიდევ შორს არის გლობალიზაციის მიერ დადგენილი პარამეტრებისგან ყველა დონეზე: ცალკეული კომპანიისგან მთლიანად საზოგადოებამდე. ახლა წამყვანი მენეჯერები აქტიურად განიხილავენ რუსეთში დროის მენეჯმენტის განვითარების შესაძლებლობებს ერთ-ერთი დასავლური "მოდელის" პრინციპით. თუმცა, ჩვენი ეროვნული მენტალიტეტის გათვალისწინების გარეშე, ისტორიული განსხვავებები მენეჯმენტის თეორიასა და პრაქტიკაში, დროის გამოყენების არც ერთი მეთოდი არ შეიძლება რაციონალურად იქნას გამოყენებული რუსეთის პირობებში.

OJSC Megafon-ის მართვის სისტემის დეტალური ანალიზის ჩასატარებლად ავტორმა გამოავლინა დროის მენეჯმენტის დადებითი და უარყოფითი მხარეები და გააანალიზა კომპანიის მენეჯერის ფუნქციები. მართვის სტრუქტურის ანალიზმა აჩვენა, რომ იგი აკმაყოფილებს თანამედროვე მოთხოვნებს, ე.ი. მკაფიოდ არის განაწილებული თანამშრომლების მოვალეობები და პასუხისმგებლობები, ასახულია ცალკეული განყოფილებების დაჯგუფების სქემა და მათი მართვის პრინციპები.

შესწავლილ საწარმოში მართვის ორგანიზაციის შეფასება განხორციელდა კომპანიის მიერ დროის მართვის მეთოდების გამოყენების საფუძველზე.

გარდა ამისა, სამუშაომ შეისწავლა Outbook მეთოდი დროის მენეჯმენტში გარემოს გასაანალიზებლად.

მენეჯერებისთვის დრო ყოველთვის მწირი რესურსია. კომპანიები დამატებით დროს არ გამოყოფენ სპეციალურ ბიუჯეტს და მისი დამატება არ შეიძლება, როგორც კომპიუტერულ თამაშებში. რა ტიპურ შეცდომებს უშვებენ მთავარი რეჟისორები სამუშაო დროის დაგეგმვისას? რას უნდა მიაქციოთ მეტი ყურადღება და რომელ დროის მენეჯმენტის ტექნიკას მთლიანად უნდა მიატოვოთ?

რატომ არის დრო ყოველთვის დეფიციტი?

ყოველ ლიდერს ყოველდღიურად აწყდება მთელი რიგი პრობლემები და ამოცანები, რომლებიც ყურადღებას მოითხოვს. გაუთვალისწინებელი შეხვედრები და მოვლენები ემატება უბრალო ყოველდღიური საზრუნავის წრეს, რომლის შესახებ შეტყობინებები ბოლო წუთს მოდის. შეხვედრებს უფრო მეტი დრო სჭირდება, ვიდრე თავდაპირველად იყო დაგეგმილი და თანამშრომლები სვამენ კითხვებს, რომლებიც არ არის რელევანტური დისკუსიისთვის. ამ ყველაფერს შეიძლება ეწოდოს პიროვნების მუშაობის სპეციფიკა ხელმძღვანელ თანამდებობაზე. თუმცა, ეს დიდი ალბათობით ნიშნავს იმას, რომ დაგეგმვისას მოხდა დიდი შეცდომა.

როგორც ჰარვარდის ბიზნეს სკოლის მკვლევარებმა დაადგინეს, „საშუალო მენეჯერი სამუშაოს სამ საათიდან ერთს ხარჯავს მოულოდნელი ამოცანების შესასრულებლად და დაუგეგმავ მოვლენებზე დასწრებისთვის“. ამგვარად, ერთ კვირაში გროვდება 13 საათი სამუშაო, რომელიც თავდაპირველად არ იყო ჩაწერილი დღიურში და რამაც გაურკვეველი დროით გადადო სხვა საკითხების გადაწყვეტა.

არსებობს რამდენიმე ტექნიკა, რომელიც იწვევს როგორც მთლიანად კომპანიის, ისე მისი ლიდერის წარმატების შემცირებას. კევინ კრუზი, დროის მენეჯმენტის ყველაზე გაყიდვადი ავტორი და Kru Research-ის პრეზიდენტი, უწოდებს სამუშაოების სიების შენახვას არაეფექტურს, რადგან პუნქტის შეუსრულებლობა იწვევს იმედგაცრუებას და, შედეგად, მოტივაციის დაქვეითებას. ასევე არაპროდუქტიულად ითვლება შეხვედრები, რომელშიც დასაქმებულთა დიდი რაოდენობა მონაწილეობს, რაც იწვევს დისკუსიის დროის გაზრდას. სხვა პრობლემებთან ერთად თავის წიგნებში, მენეჯმენტის გურუ პიტერ დრუკერი აღნიშნავს თავისუფალი დროის ნაკლებობას პრობლემების გადასაჭრელად და მენეჯერის თვითგანვითარებისთვის, ასევე უნდობლობას ან უხალისობას დელეგირებასთან დაკავშირებული ზოგიერთი საკითხის შესახებ, რომელთანაც მენეჯერს აქვს საქმე, მაგრამ რომელიც. სხვა თანამშრომელს შეუძლია უკეთ გაუმკლავდეს.

ეფექტურობა VS დროის მენეჯმენტი

ყველაფერი, რაც მენეჯერს გამოტოვებს, იწვევს დაგეგმვის შეცდომას. ეს ტერმინი ჯერ კიდევ 1979 წელს შემოიღეს დანიელ კანიმანმა და ამოს ტვერსკიმ („ინტუიციური პროგნოზი: მიკერძოება და მაკორექტირებელი პროცედურები“). მეცნიერები მივიდნენ დასკვნამდე, რომ ზოგჯერ ჩვენი მოლოდინები ზედმეტად ოპტიმისტურია და არ ითვალისწინებენ წინა გამოცდილებას მსგავსი პრობლემის გადაჭრაში, ასევე დროის ნაკლებობას.

ადრინდელი მოსაზრებები დროისა და მისი გამოყენების შესახებ გამოთქმული იყო ჟურნალ The Economist-ის გვერდებზე 1955 წელს. კირილ ნორთკოკ პარკინსონმა დაწერა სატირული ნაწარმოები, რომელსაც მოგვიანებით "პარკინსონის კანონი" უწოდეს. ნათქვამია, რომ „სამუშაო ავსებს მისთვის გამოყოფილ დროს“. ანუ თუ თქვენ მზადააწერილის წერა ან სოციალური ქსელების და ელექტრონული ფოსტის დათვალიერება ერთი საათის განმავლობაში ნიშნავს ზუსტად ამდენი ხანიდაგჭირდებათ ამ ამოცანების შესრულება. სამუშაოს მოცულობა ამ შემთხვევაში არ არის დამოკიდებული თანამშრომლების რაოდენობაზე, რომლებიც ასრულებენ მას. მაგრამ ამ ტიპის საქმიანობის დროის 6-7%-ით შემცირება მნიშვნელოვნად არ იმოქმედებს მუშაობის ხარისხზე.

"სამუშაო ავსებს ამისთვის გამოყოფილ დროს." ანუ თუ თქვენ მზადააწერილის წერა, ან სოციალური ქსელების და ელექტრონული ფოსტის დათვალიერება ერთი საათის განმავლობაში ნიშნავს ზუსტად ამდენი ხანიის წავა შენგან.

სამუშაოზე დახარჯულ დროზე საუბრობს ჰარვარდის მეცნიერთა კიდევ ერთი კვლევაც. ამან აჩვენა, რომ სამუშაოზე დახარჯულ დროს დიდი მნიშვნელობა არ აქვს. არ აქვს მნიშვნელობა მენეჯერი სამ, 12 ან მეტ საათს ატარებს ოფისში. კომპანიის პროდუქტიულობისთვის გაცილებით მნიშვნელოვანია, როდესაც მენეჯერი მაქსიმალურად კარგად ერკვევა არსში და უფრო ფრთხილად ეპყრობა დავალებებს.

ანალოგიურ აზრს გამოთქვამს კალ ნიუპორტი თავის წიგნში „ღრმა სამუშაო“. ნიუპორტი წერს, რომ ზოგადად დროის მენეჯმენტი არც ისე მნიშვნელოვანია, განსაკუთრებით რუტინულ სამუშაოში. ბევრად უფრო მნიშვნელოვანია თქვენი პრიორიტეტების სწორად განსაზღვრა. იმერსიული მუშაობა საშუალებას გაძლევთ კონცენტრირება მოახდინოთ კონკრეტულ (და თუნდაც უშუალო) ამოცანებზე და ამავე დროს დარჩეთ მოქნილი დადგენილ გრაფიკთან მიმართებაში, განაგრძოთ მისი დაცვა.

როგორ მართოთ თქვენი, როგორც ლიდერის დრო

დირექტორებისა და მენეჯერებისთვის დროის მართვის უნარი ყოველთვის ორმაგი მახვილია. აშკარაა, რომ არის გარკვეული და ამოწურვადი დრო, ასევე ცხადია, რომ რაც უფრო მაღალია ლიდერის პოზიცია, მით ნაკლები დრო იხარჯება იმ ამოცანების შესრულებაზე, რომლებშიც უშუალოდ არის ჩართული თავად მენეჯერი. როგორც პიტერ დრაკერი წერს თავის წიგნში ეფექტური ლიდერი, ტოპ მენეჯერებს იშვიათად აქვთ საერთო დროის 25% დაუთმონ მნიშვნელოვანი ამოცანები, რომლებიც პირდაპირ გავლენას ახდენს კომპანიის წარმატებაზე. რაზე იხარჯება დარჩენილი 75%, ნათლად ჩანს მენეჯერების პრობლემების დიაპაზონიდან, რომელიც ზემოთ იყო აღწერილი რამდენიმე აბზაცში. მაგრამ საკითხი ის არ არის, თუ როგორ უნდა გავაკეთოთ ყველაფერი სამუშაო დროის მეოთხედში. მთავარი კითხვაა, როგორ გამოვიყენოთ ის უფრო ეფექტურად?

ერთი ტექნიკა, რომელიც დაგეხმარებათ დროის უკეთ მართვაში, არის დროის ანალიზი. როგორც პიტერ დრაკერი აღნიშნავს, ამისთვის დირექტორს არ სჭირდება დამოუკიდებლად ჩაწეროს ყველა გასული შეხვედრა და დასრულებული დავალება, ეს სამუშაო შეიძლება შეასრულოს მდივანმა ან პირად ასისტენტმა. დახარჯული დროის გაანალიზება გამოიწვევს დავალებების უფრო ნაყოფიერ განაწილებას სამომავლო გეგმების განსახორციელებლად, რადგან სამუშაოზე დახარჯული დრო ყოველთვის არ ნაწილდება ისე, როგორც ჩვენ ვივარაუდებთ. ხშირად არის ძალიან დიდი შეუსაბამობა.

როგორ მოვაწყოთ დრო ეფექტურად

დროის ნაყოფიერი ანალიზის შემდეგ, თქვენ უნდა გესმოდეთ, როგორ შეავსოთ იგი. კევინ კრუზმა გამოკითხა 800-ზე მეტი მეწარმე და დირექტორი და აღმოაჩინა, რომ ყველაზე ეფექტური ტექნიკა არის კონკრეტული და დაუგეგმავი ამოცანების შესრულების დროის მკაცრად შეზღუდვა. ამრიგად, უფროსმა მენეჯერებმა აღნიშნეს, რომ ისინი თავიანთ სამუშაოში იყენებენ 15-წუთიან ბლოკებს დავალებების შესასრულებლად (წერილების გაგზავნა, საქმიანი ზარები და ა. წუთი თითო სატელეფონო ზარზე). პიტერ დრაკერის აზრით, დროის ხისტი დაყოფა არც ისე ეფექტურია. ის საუბრობს დროის უფრო დიდ მონაკვეთზე, რომლის დროსაც პრობლემის გადაჭრა უფრო სისტემატურად ხდება, კერძოდ 90 წუთში. კევინ კრუზიც წერს დაახლოებით 90 წუთს, მაგრამ მოუწოდებს 25 და 60 წუთს კონცენტრირებულ სამუშაოს, რასაც მოჰყვება შესვენება, ისეთივე ეფექტური. სწორედ ეს დროებითი უბნები გაძლევს საშუალებას არ მოიწყინო დავალების შესრულებისას.

გარდა ამისა, კევინ კრუზი წიგნში „დროის მართვის 15 საიდუმლო. როგორ ახერხებენ წარმატებული ადამიანები ყველაფერს“ ( 15 წარმატებულმა ადამიანებმა იციან დროის მენეჯმენტის შესახებ) გვირჩევენ მნიშვნელოვანი ამოცანების დაგეგმვას დილით, როცა პროდუქტიულობა უფრო მაღალია, ასევე დაუგეგმავი შეხვედრებისთვის დაგეგმილი ბუფერული დროის დატოვება და არა გაუქმება, არამედ გეგმების ხელახლა დაგეგმვა. კრუზი გვირჩევს, კიდევ 60 წუთი დაუთმოთ დილის რიტუალს: ადრე გაღვიძება, ჯანსაღი საუზმე, ვარჯიში, ახალი ამბების ყურება ან პოდკასტების მოსმენა, რომელიც დაგეხმარებათ გაიუმჯობესოთ საკუთარი თავი.

1. რისი გაკეთება შემიძლია?

2. რისი დელეგირება შემიძლია?

3. რისი გაკეთება შემიძლია განსხვავებულად?

ამ კითხვებზე პასუხები მომავალში დაგეხმარებათ გათავისუფლდეთ ზოგიერთი დავალებისგან, რომელთა წარუმატებლობა არ გამოიწვევს შესრულების გაუარესებას ან რომლის შესრულებაც დაქვემდებარებულმა ან თქვენ თავად შეგიძლიათ უკეთესად შეასრულოთ.

ხანგრძლივი შეხვედრების თავიდან აცილება და მონაწილეთა რაოდენობის შემცირება ხელს შეუწყობს მენეჯერის პროდუქტიულობის გაუმჯობესებას. დისკუსიიდან „ზედმეტი“ თანამშრომლების გამორიცხვით მისი ხარისხი საგრძნობლად გაიზრდება. თანაბრად მნიშვნელოვანია შეხვედრების რეგულარულობა. მომდევნო ოთხი კვირის გუნდური გეგმის შესაქმნელად საჭიროა ყოველთვიური შეხვედრები, ხოლო ყოველდღიური მოკლე შეხვედრები განსაზღვრავს მიმდინარე ამოცანებს, რომლებზეც დღეს უნდა იყოს ორიენტირებული. ამგვარად, გუნდის ყურადღების ფოკუსირება კონკრეტულ სამუშაო დღეს ნაწილდება და იზრდება თანამშრომლებისა და მენეჯერების საერთო პროდუქტიულობა და ეფექტურობა.

თქვენ არ შეგიძლიათ უბრალოდ ისწავლოთ თითოეული ტექნიკა ცალკე. მენეჯერის ეფექტურობის ნებისმიერი საიდუმლო ემყარება დამოკიდებულებებსა და ჩვევებს, რომელთა დაცვა ხელს უწყობს სამუშაო რიტუალების უფრო სტრუქტურირებულად დაგეგმვას.

ეფექტური ლიდერის სასარგებლო ჩვევების სრული ჩამონათვალით, შეგიძლიათ დაიწყოთ მათი დანერგვა ჩვენი დროის მართვის კურსში.

სალამი! ყველამ იცის, რომ ტერმინი "დროის მენეჯმენტი" სიტყვასიტყვით ითარგმნება როგორც "დროის მენეჯმენტი". მაგრამ ეს არ არის მთლად სწორი - ბოლოს და ბოლოს, ადამიანმა ჯერ არ იცის როგორ მართოს დრო. მაგრამ ჩვენ შეგვიძლია ეფექტურად ვმართოთ ჩვენი საქმეები (და არა მხოლოდ სამუშაო) დროის შეზღუდვების გათვალისწინებით!

პროდუქტიულობა არის ის, რაც განასხვავებს წარმატებულ ადამიანებს ყველასგან. ნიკოლას როერიხმა სიცოცხლის განმავლობაში 7000 ნახატი და 30 წიგნი დახატა და ნახევარი მსოფლიო მოიარა. როგორ ხარჯავთ თქვენს შეუცვლელ და ყველაზე ძვირფას რესურსს?

ჩემი აზრით, დროის მენეჯმენტი არის ხრიკებისა და ტექნიკის ერთობლიობა, რომელიც აადვილებს საკუთარი სიზარმაცის მოტყუებას. მე გთავაზობთ პირადად დადასტურებულ დროის მართვის ინსტრუმენტებს!

სახელი რა თქმა უნდა სასაცილოა, მაგრამ მეთოდი საკმაოდ სერიოზულია. 🙂 Pomodoro ინსტრუმენტი საჭიროა მაქსიმალური კონცენტრაციისთვის. ჩემი აზრით, ეს არის ერთ-ერთი ყველაზე ეფექტური გზა ნებისმიერი სამუშაოს მოკლე დროში დასასრულებლად.

რა აზრი აქვს?

• მკაფიოდ ჩამოაყალიბეთ დავალება, რომელზეც იმუშავებთ
• დააყენეთ ტაიმერი (შესაძლოა პომიდვრის სახით) ზუსტად 25 წუთის განმავლობაში
• იმუშავეთ ყურადღების გაფანტვის გარეშე სიგნალამდე
• გააკეთეთ მოკლე შესვენება 4-5 წუთის განმავლობაში
• გადადით შემდეგ 25-წუთიან სეგმენტზე
• ყოველი მეექვსე ეტაპის შემდეგ გაიარეთ ხანგრძლივი შესვენება 15-20 წუთით

ინსტრუმენტი შესანიშნავია ერთი ამოცანის გადასაჭრელად, რომელზეც სრულად უნდა კონცენტრირდეთ: ანგარიშის დაწერა, ვებსაიტის დიზაინის განლაგების შექმნა, ტექსტის ინგლისურიდან თარგმნა.

პრიორიტეტული განრიგი

მეთოდი ეფუძნება ეიზენჰაუერის მატრიცას, რომელზეც მე ვსაუბრობ. ეს არის ოთხი კვადრატის კვადრატი ორი ღერძით. მატრიცა ჰორიზონტალურად იყოფა "გადაუდებელ" და "არა გადაუდებელ" და ვერტიკალურად "მნიშვნელოვან" და "არა მნიშვნელოვანი".

თითოეულ დავალებას ენიჭება პრიორიტეტი ორი კრიტერიუმის მიხედვით (გადაუდებლობა და მნიშვნელობა). შეიძლება იყოს მხოლოდ ოთხი ვარიანტი: A, B, C, D.

როგორ იყენებს პრიორიტეტული განრიგის მეთოდი ეიზენჰაუერის მატრიცას?

1. ჩაწერეთ მიმდინარე ამოცანები A, B, C, D სვეტებში
2. ჩვენ ვასრულებთ დავალებებს "A" (თუ არსებობს). სათანადო დაგეგმვა ვარაუდობს, რომ რაც შეიძლება ნაკლები „გადაუდებელი და მნიშვნელოვანი“ რამ უნდა იყოს. კატეგორიის "A" ამოცანები შეიძლება სპონტანურად გამოჩნდეს მთელი დღის განმავლობაში! ამიტომ მათთვის დრო წინასწარ უნდა იყოს დაცული.
3. დავალებების დელეგირება „C“ კვადრატიდან (გადაუდებელი, მაგრამ უმნიშვნელო) სხვას. კლასიკური მაგალითი: კომპანიის მენეჯერი ხშირად პერსონალურ ასისტენტს აძლევს დავალებებს, როგორიცაა „აიღოს ქიმწმენდა“, „რესტორნის დაჯავშნა“ ან „თვითმფრინავის ბილეთების დაჯავშნა“.
4. დაიწყეთ დავალების შესრულება „B“ კვადრატიდან (მნიშვნელოვანი, მაგრამ არა გადაუდებელი). ეს არის მთავარი, რაც მაქსიმალურ დროსა და ძალისხმევას მოითხოვს.
5. ამოცანები კვადრატიდან "D" (არ არის გადაუდებელი და არა მნიშვნელოვანი) შეიძლება შესრულდეს ყველა დანარჩენის შემდეგ ან საერთოდ იგნორირება. ან, როგორც ბოლო საშუალება, გამოიყენე როგორც მოკლე დასვენება დღის განმავლობაში.

ალპების მეთოდი

დროის მართვის ერთ-ერთი ყველაზე მარტივი და ვიზუალური ინსტრუმენტი თქვენი სამუშაო დღის დაგეგმვისთვის.

• დავალებების სიის შედგენა
• პრიორიტეტების დადგენა
• ჩვენ ვიანგარიშებთ თითოეული დავალების შესრულების დროს და მთლიან დროს საჭიროებას
• ჩვენ მთლიან რაოდენობას ვამცირებთ მთელი დღის 60%-მდე
• ჩვენ ვანაწილებთ სხვებს ყველაფერს, რისი დელეგირებაც შესაძლებელია.
• დღის ბოლოს ვადევნებთ თვალყურს დასრულებას და შეუსრულებელს გადავცემთ მეორე დღეს

შვაბის მეთოდი

Bethlehem Steel-ის პრეზიდენტმა ჩარლზ შვაბმა ერთხელ გადაუხადა კონსულტანტ აივი ლის $25,000 ამ დაგეგმვის მეთოდის შესაქმნელად.

როგორ გამოვიყენოთ შვაბის მეთოდი?

• ჩამოწერეთ ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანები
• განსაზღვრეთ თანმიმდევრობა და დანომრეთ ისინი
• ვმუშაობთ ამოცანების გადაჭრაზე მოცემული თანმიმდევრობით
• ერთ დავალებაზე მუშაობის დასრულების შემდეგ, ვამოწმებთ, გამოჩნდა თუ არა ახლები და შეიცვალა თუ არა პრიორიტეტები სხვების სასარგებლოდ.
• სიაში ახალი ნივთების დამატება, პრიორიტეტების დაცვა
• ჩვენ ვაგრძელებთ დავალებებზე მუშაობას, რადგან მათი მნიშვნელობა მცირდება

საკუთარ თავზე დაგეგმვის მრავალი ტექნიკისა და ხელსაწყოების გამოცდის შემდეგ მივხვდი, რომ ყველაფერი არც ისე მარტივია. ზოგიერთი ტექნიკა აბსოლუტურად არ მუშაობდა ჩემთვის. სხვებმა საოცარი შედეგი მისცეს, მაგრამ... მაშინვე არა. სხვათა შორის, გლებ არხანგელსკი თავის წიგნში სამუშაო ინსტრუმენტებს სთავაზობს „დროის მართვა. როგორ გვქონდეს დრო ცხოვრებისა და მუშაობისთვის".

• შეარჩიეთ დამგეგმავი თქვენთვის

თუ თქვენი დღე არ არის ძალიან დატვირთული (ან არ მოგწონთ გაჯეტები), მაშინ იდეალური ვარიანტია ჩვეულებრივი ქაღალდის რვეული. თუ მუდმივად მუშაობთ კომპიუტერთან, მოსახერხებელი ელექტრონული დამგეგმავი გააკეთებს. კარგად, თუ ვერ წარმოიდგენთ თქვენს ცხოვრებას გაჯეტების გარეშე, მაშინ საუკეთესო დამხმარეები არიან აპლიკაციები სმარტფონებისა და ტაბლეტებისთვის.

• დაგეგმეთ თქვენი დღე წინასწარ

ჯობია მეორე დღე დაგეგმოთ წინა ღამით, ვიდრე „საანგარიშო“ დღის დილით. იგივე შეიძლება ითქვას კვირის გეგმებზეც. სასურველია მათი მომზადება კვირა საღამოს და არა ორშაბათს.

• განიხილეთ ფორსმაჟორი

ადრე, მე დაჟინებით ვუშვებდი იმავე შეცდომას: შევქმენი გრაფიკი, სადაც ყველაფერი ერთმანეთის მიყოლებით მიდიოდა ერთი „ფანჯრის“ გარეშე. ერთ კვირაში მივხვდი, რომ მუდმივი ვადაში ცხოვრება ნევროზისკენ მიმავალი გზაა.

ჯერ ერთი, რაღაცეები ვერ ჩავრთე იმ დროში, რაც მათ გამოვთქვი. მეორეც, დღის განმავლობაში გამოჩნდა ახალი ამოცანები, რომლებიც არ იყო გათვალისწინებული გრაფიკში. მესამე, ფორსმაჟორი ყოველთვის ხდებოდა კვირაში რამდენჯერმე: საბურავის პუნქცია, საშინელი საცობი შეხვედრისკენ მიმავალ გზაზე, ან მეგობარი დახმარებას ითხოვდა შეკეთებაში. ასეთი გაუთვალისწინებელი საქმეები, როგორც წესი, დიდ დროს ართმევს და აიძულებს რადიკალურად გადახედოთ დღის გეგმებს.

დასკვნა: ყოველდღე დატოვეთ ფანჯრები ფორსმაჟორისთვის. თუ არაფერი "დაუგეგმავი" მოხდა, დრო შეიძლება დაიხარჯოს:

• დაისვენე
• საგნები „მოგვიანებით“ კატეგორიიდან

სხვათა შორის, დიდი ხანია მინდოდა გითხრათ ისეთი სასარგებლო ინსტრუმენტის შესახებ, როგორიცაა "მოგვიანებით საქმეები". დაგეგმვის ნოუთბუქში (ან ელექტრონულ დამგეგმავში) გამოყავით ცალკე გვერდი.

იქ ჩვენ ჩავწერთ ყველა „არასასწრაფო“ საკითხს, რომელსაც არასდროს ვხვდებით. ჩვენ დაუყოვნებლივ ვყოფთ მათ სამ კატეგორიად: "ერთ საათამდე", "ორიდან სამ საათამდე" და "ნახევარი დღე". მაგალითად: „მოწესრიგეთ თქვენი საბინაო და კომუნალური მომსახურების გადასახადები გასული წლის განმავლობაში“, „ეწვიეთ სტომატოლოგს პროფილაქტიკური გამოკვლევისთვის“ და „შეიძინეთ და შეცვალეთ ონკანი სამზარეულოში“.

როგორც კი თქვენს განრიგში მოულოდნელად გამოჩნდება ფანჯარა: გახსენით სამუშაოების სია „მოგვიანებით“ და შეარჩიეთ რაიმე თქვენი განწყობისთვის. სულ რაღაც ექვს თვეში შეგიძლიათ, დაძაბულობის გარეშე, ხელახლა გააკეთოთ ყველაფერი, რაც წლების განმავლობაში გროვდებოდა!

დროის მართვის რა საშუალებებს იყენებთ? გამოიწერეთ განახლებები და გაუზიარეთ ახალი პოსტების ბმულები თქვენს მეგობრებს სოციალურ ქსელებში!

დროის მენეჯმენტი მენეჯერისთვის - რატომ არის ეს საჭირო, როგორ შეიძლება დაეხმაროს ყოველდღიური სამუშაო მოვალეობების შესრულებაში? რაც უფრო მაღალია ადამიანის პოზიცია, მით მეტია პასუხისმგებლობის დიაპაზონი - კონტროლი ქვეშევრდომებზე, მომხმარებლებთან კომუნიკაცია, საგადასახადო შემოწმება, მოხსენებების წერა. მეწარმეები და მენეჯერები ხშირად მუშაობენ ზეგანაკვეთურად და მუდმივად გრძნობენ დროის ნაკლებობას.

როგორ ვიპოვოთ დამატებითი დრო და ვისწავლოთ ყველაფრის გაკეთება? ეს სტატია ეძღვნება ამ საკითხს, ახლა გაჩნდა ცალკე მეცნიერება - დროის მენეჯმენტი, რომელიც დაფუძნებულია ფსიქოლოგიაზე, ეკონომიკაზე, სოციოლოგიაზე და პერსონალურ მუშაობაზე. შემუშავებულია პრინციპები, რომლებიც კლასიკური გახდა და ჩნდებიან ახალი ავტორები, რომლებიც გვთავაზობენ საკუთარ მეთოდებს. მოდით შევხედოთ მთავარ რეკომენდაციებს.

მნიშვნელოვანია იცოდეთ! მხედველობის დაქვეითება იწვევს სიბრმავეს!

ოპერაციის გარეშე მხედველობის გამოსასწორებლად და აღდგენისთვის, ჩვენი მკითხველი იყენებს სულ უფრო პოპულარულს ISRAELI OPTIVISION - საუკეთესო პროდუქტი, ახლა ხელმისაწვდომია მხოლოდ 99 რუბლით!
მას შემდეგ რაც ყურადღებით განვიხილეთ, გადავწყვიტეთ შემოგთავაზოთ თქვენი ყურადღება...

მენეჯერის დროის მენეჯმენტი მოიცავს შემდეგ ნაბიჯებს:

• ისწავლეთ საკუთარი თავის და თქვენი თანამშრომლების მოტივირება დაკისრებული ამოცანების შესასრულებლად. ეს განსაკუთრებით ეხება კომპლექსურ პრობლემებს;
• მიზნების დასახვა - გრძელვადიანი და მოკლევადიანი მიზნების სწორად დასახვის უნარი;
• დაგეგმვა ვადებში - ერთი წელი, თვე, დღე. ყოველი სამუშაო დღის სამოქმედო გეგმის შედგენა;
• ამოცანების შესრულებისას პრიორიტეტიზაცია, მობილურობა და მზადყოფნა ამოცანების შესაცვლელად, გადაწყვეტის მიდგომები;
• ინფორმაციასთან მუშაობა - მნიშვნელოვანია ისწავლოთ როგორ მოიძიოთ ინფორმაცია, რომელიც აუცილებელია სტრატეგიული და ოპერატიული პრობლემების გადასაჭრელად, შეინახოთ, გამოიყენოთ ისე, რომ მისი პოვნა ყოველთვის შესაძლებელი იყოს;
• დროის გაფლანგვასთან ბრძოლა - დროის გაჟონვის ძიება, დროის რესურსების განაწილების კონტროლი, არაგონივრული ქმედებების მინიმიზაცია;
• გამოჯანმრთელების უნარი - სწორი დასვენება წარმატებული საქმიანობის გასაღებია!

მოდით უფრო ახლოს მივხედოთ ამ ნაბიჯებს და მივუახლოვდეთ ეფექტურ საქმიანობას და ჩვენს ცხოვრებაზე კონტროლს, რადგან ეს არ არის მხოლოდ სამუშაო, არის ასევე ოჯახი, ინტერესები და მეგობრები. ხოლო ცხოვრების სხვა სფეროებისთვის დროის ხელმისაწვდომობა დამოკიდებულია სამუშაო პროცესის სწორად ორგანიზებაზე.

წარმატებული მოტივაცია

მოტივაცია აუცილებელია ადამიანმა ნებისმიერი სამუშაოს შესასრულებლად. მნიშვნელობის ნაკლებობა, ინტერესი და შიში იწვევს დავალების შესრულების დაგვიანებას. დროის მენეჯმენტში რეკომენდებულია სამუშაო დღის დაწყება ყველაზე უსიამოვნო მოქმედებით. მნიშვნელოვანია საკუთარი თავის მოტივაცია დარეკოთ, დაწეროთ წერილი ან ანგარიში, რომელიც აუცილებელია, მაგრამ ამის სურვილი არ არსებობს. როგორ აიძულოთ საკუთარი თავი მოქმედებისკენ?

სამსახურში მთავარია მსახიობობის დაწყება, პირველი ნაბიჯის გადადგმა. სამუშაო ეთიკის ქონა ამაში დაგეხმარებათ. "წამყვანები" ემსახურება მოქმედების მოტივაციას. თითოეულ ადამიანს აქვს საკუთარი რიტუალი - დილის ყავა სამუშაო მაგიდასთან, სიგარეტი მუშაობის დაწყებამდე, გზაში შთამაგონებელი მუსიკის მოსმენა, სამუშაო გეგმის დღიურში ჩაწერა.

წამყვანების შექმნა ძალიან ინდივიდუალურია, ის შეიძლება ასოცირდეს სასკოლო და სტუდენტურ წლებთან, როდესაც საჭირო იყო სწავლისთვის მორგება. ისინი იწვევენ განსაკუთრებულ ემოციურ მდგომარეობას, საბრძოლო მზადყოფნას - შინაგანი რეზერვების გააქტიურებას, ყურადღების კონცენტრაციას.

პრობლემების უმეტესობა შეიძლება მოგვარდეს რამდენიმე წუთში; თქვენ უბრალოდ უნდა დააყენოთ პრობლემა, იფიქროთ გადაჭრის ვარიანტებზე, აირჩიოთ ყველაზე შესაფერისი და განახორციელოთ იგი. თუ დავალება მოცულობითია, რეკომენდებულია მისი დაყოფა ნაწილებად, წერტილებად და თანდათანობით დასრულება - მარტივიდან რთულამდე.

შეგიძლიათ მოტივირება მოახდინოთ წახალისების ან დასჯის მეთოდით, როგორც ბავშვობაში, დაპირდეთ, რომ იყიდით რაიმეს სახლის გზაზე, თუ სწრაფად გაართმევთ თავს ყველა დავალებას, ან მოაწყობთ შეხვედრას მეგობრებთან კვირის ბოლოს. ეს არის პატარა რთული საკითხებისთვის. რა თქმა უნდა, მთავარი სტიმულია კარიერის აშენება, შემოსავლის გაზრდა და სტატუსის გაუმჯობესება.

ნათლად უნდა გესმოდეთ, რატომ უნდა შეასრულოთ ეს დავალება, რა შედეგს მიიღებთ, გააკეთეთ და დაივიწყეთ და მშვიდად გადახვიდეთ სხვა საკითხებზე.

მოტივაციას ასევე ემატება დავალების შესრულების ვადები; თქვენ ყოველთვის უნდა შეიზღუდოთ საკუთარი თავი დროში მოქმედების სტიმულირებისთვის და მკაფიოდ დასახული ამოცანები.

Მიზნების დასახვა

მენეჯერის დროის მართვა შეუძლებელია მიზნების დასახვის გარეშე. მიზნები არის მომავლისკენ ხედვა, სასურველი შედეგი, ისინი განსაზღვრავენ ქმედებების მიზეზს, რატომ აკეთებს ადამიანი გარკვეულ საქმეს. მიზნები გვეხმარება მითითებების, მისწრაფების წერტილების და ძალისხმევის მოზიდვაში.

თქვენ უნდა ისწავლოთ როგორ დასახოთ სწორი მიზნები. მოდით შევადაროთ სხვადასხვა მენეჯერის პასუხები მათი ფუნქციური პასუხისმგებლობის მიხედვით:

• სწორად შეასრულეთ თქვენი დავალებები. / დაისახეთ სწორი მიზნები.
• იპოვნეთ პრობლემების გადაწყვეტა. / გამოიყენეთ კრეატიულობა, მოძებნეთ ალტერნატივები.
• დაზოგეთ რესურსები. / მატერიალური რესურსების განაწილების ოპტიმიზაცია.
• იმუშავე ისე, როგორც უნდა. / მიაღწიეთ თქვენს მიზნებს.
• შეამცირეთ ხარჯები. / მომგებიანობის გაზრდა.

როგორც ვხედავთ, მენეჯერები ერთნაირი პასუხისმგებლობებით ადგენენ განსხვავებულ მიზნებს, იღებენ განსხვავებულ შედეგებს. მეორე ვარიანტი გულისხმობს მუშაობის უფრო პროდუქტიულ მიდგომას. მიზნები შეიძლება იყოს სტრატეგიული - ორგანიზაციის მუშაობის მიზნები, გრძელვადიანი ამოცანები და ტაქტიკური - არსებული დროის კონკრეტულ მომენტში.

თითოეული ლიდერი და მენეჯერი ავითარებს საკუთარ მიზნებს, აწვდის ინფორმაციას თავის ქვეშევრდომებს და მთლიანად ორგანიზაციის მუშაობა დამოკიდებულია მიზნების განსაზღვრის სისწორეზე. ძალიან მნიშვნელოვანია დრო დაუთმოთ იმ ძირითადი მიზნების იდენტიფიცირებას, რომლებიც განაპირობებს კეთილდღეობასა და წარმატებას, ასევე „ვარსკვლავებამდე“ მიღწევის გზებს. თქვენი მიზნების ცოდნა და მათკენ სწრაფვა საშუალებას გაძლევთ კონცენტრირდეთ მთელი ძალები და ენერგია მნიშვნელოვან ამოცანებზე, თავიდან აიცილოთ ენერგიის დაკარგვა.

მიზნები დასახულია შემდეგი სქემის მიხედვით:სურვილები - შესაძლებლობები - მიზნები.

ხშირად სურვილები შესაძლებლობებს აღემატება, გარემოებები არ გაძლევს საშუალებას დაუყოვნებლივ მიაღწიო შედეგებს, აუცილებელია დაბალანსება, გათვალისწინება გარე და შინაგანი დაბრკოლებები, მათი გადალახვა და კომპრომისული გამოსავლის ძიება.

მნიშვნელოვანი ისაა, რომ მიზნები უნდა იყოს კონკრეტული, ჰქონდეს მოცულობის და დროის მაჩვენებლები.

მენეჯერის დროის მენეჯმენტი: დაგეგმვა

მიზნების დასახვის შემდეგ გადავდივართ დაგეგმვაზე, როგორ გავხსნათ გზა არსებული სიტუაციიდან სასურველამდე? გეგმა არის მოქმედებების სისტემა, რომელიც მიგვიყვანს მიზნამდე, ბიზნესში - მოგების მიღება, ორგანიზაციის წარმატება და დიდება.

დაგეგმვა შეიძლება იყოს სხვადასხვა მიმართულებით - ორგანიზაციული განვითარება, გაყიდვები, პირადი მიღწევები. თუ ადამიანს აქვს პიროვნული განვითარების სურვილი, შექმნილია პროფესიული ზრდისა და კარიერის მშენებლობის გეგმა, მაშინ არის მოქმედების მოტივაციაც.

დაგეგმვა შექმნილია იმისთვის, რომ დაზოგოს დრო და გამოიყენოს ის სწორად.

დაგეგმვის ორი კრიტერიუმია:

• მაქსიმალური (რაციონალური) - გამონახეთ დრო მნიშვნელოვანი ცხოვრებისეული ამოცანების შესასრულებლად.
• მინიმალური - მინიმალური ვადები და დროის დაკარგვით საჭირო შედეგების მიღწევა.

დაგეგმვა მოიცავს მომზადებას სასურველი მიღწევების განსახორციელებლად და ვადების სწორად განაწილებას.

ყველა ადამიანმა უნდა დაგეგმოს თავისი ცხოვრება, წინააღმდეგ შემთხვევაში ის დინებით წავა უკეთესობისკენ ცვლილებების გარეშე. მენეჯერმა უნდა დაგეგმოს თავისი პირადი დრო, მიზნების მიღწევის გზები, დასახოს მიზნები და მიღწევის კრიტერიუმები თანამშრომლებისთვის.

თქვენ უნდა ისწავლოთ გრძელვადიანი გეგმის შედგენა - 5 წლიდან, ერთი წლის განმავლობაში და მომდევნო თვისთვის. საინტერესოა, რომ საბჭოთა პერიოდში ხშირად იყენებდნენ ტერმინს „ხუთწლიანი გეგმა“, რატომ ამ კონკრეტულ პერიოდში? იმის გამო, რომ 5 წელი მოსახერხებელი პერიოდია საშუალოვადიან პერსპექტივაში დაგეგმვისთვის, შედარებით ანალიზში მკაფიო შედეგი აჩვენებს.

გრძელვადიანი გეგმების გათვალისწინებით, შეგიძლიათ დაყოთ ამოცანები მცირე პერიოდებად, საბოლოო შედეგისკენ სწრაფვით. დღესდღეობით, ორგანიზაციები ხშირად ანაწილებენ დავალებებს თანამშრომლებს კვარტლისა და თვის მიხედვით, რასაც ტაქტიკურ დაგეგმვას უწოდებენ.

მენეჯერის დროის მართვა მინიმალურად - სამუშაო დღის დაგეგმვა. ბუნებრივია, ამოცანების რაოდენობა ორგანიზაციის პროპორციულად იზრდება და ყველა პრობლემის გადაჭრას დიდი დრო სჭირდება.

მიმდინარე საკითხების გადაწყვეტის გასამარტივებლად, შემოთავაზებულია შემდეგი რეკომენდაციები:

გამოიყენეთ ალპების მეთოდი დაგეგმვისთვის

იგი მოიცავს მოქმედებების შემდეგ თანმიმდევრობას:

1. წერითი ამოცანები;
2. შესრულების დროის განსაზღვრა;
3. დროის რეზერვი (60:40 თანაფარდობით);
4. პრიორიტეტების განსაზღვრა, ამოცანების გადანაწილება;
5. განხორციელების კონტროლი (აღრიცხვა იმისა, რაც არ გაკეთებულა).

გეგმის დაწერისას რეკომენდებულია აბრევიატურების გამოყენება, რაც საშუალებას მოგცემთ სისტემატიზაცია მოახდინოთ სამუშაოზე და დაყოთ იგი ბლოკებად. შეგიძლიათ დაწეროთ: V - ვიზიტები, D - დელეგაცია, K - კონტროლი, P - მიმდინარეობს, PC - მოგზაურობები და მივლინებები, T - ტელეფონი, H - კითხვა, ტრენინგი.

ყოველი პუნქტის საპირისპიროდ იწერება დავალება (შედეგი) და მიეთითება შესრულების დრო დავალების დასაზუსტებლად და დროის ზედმეტი ხარჯვის თავიდან ასაცილებლად.

დროის რეზერვი ვარაუდობს, რომ 10-საათიანი სამუშაო დღის განმავლობაში, სამუშაო დაგეგმილია 6 საათის განმავლობაში, 8-საათიანი დღე - 5 საათის განმავლობაში, დანარჩენი უნდა გადანაწილდეს ან გადაიგეგმოს. გაუთვალისწინებელი შეხვედრები, კომუნიკაციები და შეფერხებები ყოველთვის წარმოიქმნება; ვერავინ მოახერხა 100%-ით გამოეყენებინა დღე გეგმის მიხედვით.

მეოთხე პუნქტი დაგეხმარებათ დაარეგულიროთ გეგმა, რათა მიაღწიოთ სასურველ დონეს დახარჯული დროის კუთხით – ვადგენთ პრიორიტეტებს, ვანაწილებთ სამუშაოს. დღის დასრულება - ქვეშევრდომების მიერ დავალებების შესრულების და საკუთარი სამუშაოს მონიტორინგი, მომდევნო დღის გეგმის შედგენა, დავალებების გადახედვა, რომლებიც გარკვეული მიზეზების გამო არ შესრულებულა და არ ჰქონდათ დრო ბოლომდე შესასრულებლად.

როგორ უპასუხოთ ინტერვიუს შემდეგ კითხვებს: როგორ მართავთ თქვენს დროს? როგორ გეგმავთ სამუშაო დღეს? რა ხერხებსა და მეთოდებს იყენებთ დაგეგმვისას? მიეცით მაგალითები, თუ როგორ იყენებთ დროის მართვის უნარებს დავალების წარმატებით შესასრულებლად.

ამ კითხვებზე ყველა პასუხს ამ სტატიის წაკითხვით გაიგებთ.

რა არის დროის მენეჯმენტი?

Დროის მენეჯმენტი- ეს არის ცოდნის, უნარებისა და შესაძლებლობების ერთობლიობა, რომლის წყალობითაც ადამიანმა იცის როგორ დაადგინოს პრიორიტეტები, ზუსტად გეგმავს თავის დროს, რითაც გაზრდის მის პიროვნულ პროდუქტიულობას სამუშაო დროის ორგანიზებაში.

"სანამ არ შეძლებ შენი დროის მართვას, სხვას ვერ მართავ" - პიტერ დრაკერი

1. პერფექციონიზმი
2. გაჭიანურება
3. Ცოდნის ნაკლებობა
4. საჭირო ინსტრუმენტებისა და რესურსების ნაკლებობა

1. პერფექციონიზმიძალიან ართულებს დავალებების დროულად შესრულებას. ბევრს მიაჩნია, რომ ეს თვისება ძალაა, მაგრამ დროის არაეფექტური გამოყენების ერთ-ერთი მიზეზი სწორედ სრულყოფილების მუდმივი სურვილი და მიღებული შედეგებით უკმაყოფილებაა. „იდეალურის“ ნაცვლად „რეალური“ შედეგის მიღების შესაძლებლობის პოვნაში, თქვენ დაზოგავთ მნიშვნელოვან რესურსებს სხვა რამისთვის. არსებობს გამოთქმა: "პერფექციონიზმი ბოროტებაა", რა თქმა უნდა, ეს ყველაფერი საკმაოდ ფარდობითია და თითოეულ ინდივიდუალურ სიტუაციაში ეს პიროვნული მახასიათებელი შეიძლება განსხვავებულად შეფასდეს, თუმცა, უდავოდ დროის მენეჯმენტის ფარგლებში: პერფექციონიზმი ბოროტებაა!

2. გაჭიანურება- საქმეების მუდმივი გადადება მოგვიანებით, გარკვეული მოვალეობების შესრულების სურვილი. სიტყვა „ხვალ“ დომინირებს გაჭიანურებული თანამშრომლების ლექსიკაში. სტივ ჯობსმა ძალიან კარგად თქვა ასეთ ადამიანებზე: „ღარიბი, წარუმატებელი, უბედური და არაჯანსაღი არის ის, ვინც ხშირად იყენებს სიტყვას „ხვალ“.

მე ვერ გიშველით პერფექციონიზმისა და გაჭიანურებისგან, ჩემი მიზანია მოგცეთ ცოდნა, მოგაწოდოთ საუკეთესო ტექნიკა და მეთოდები და გაგაცნოთ რესურსები და ინსტრუმენტები დროის მართვის უნარების დაუფლებისთვის. იყენებთ თუ არა მიღებულ ინფორმაციას - ეს ყველაფერი დამოკიდებულია მხოლოდ თქვენს სურვილზე. თუმცა, ამ სტატიის წაკითხვის შემდეგ, თქვენ არასოდეს იქნებით იგივე.

პირველ რიგში, გირჩევთ განსაზღვროთ თქვენი დროის მართვის უნარები. საშვი

კოგნიტური დისონანსი მდგომარეობს იმაში, რომ ერთის მხრივ, ჩვენ ვერ ვაკონტროლებთ დროს, როგორც ასეთს. ბოლოს და ბოლოს, დროა, რომელსაც ვერ ვაკონტროლებთ და როგორც ჩანს, დროა, რომელიც გვაკონტროლებს და არა ჩვენ ვაკონტროლებთ მას. ჩვენ მიჩვეულები ვართ დროის რაღაც მარადიულ და უსაზღვროდ აღქმას. როგორც ჩანს, ყოველთვის ბევრია. მეორეს მხრივ, დრო არის ერთ-ერთი ყველაზე ღირებული რესურსი, რაც ყველას გვაქვს. მნიშვნელოვანია გვესმოდეს, რომ დროს აქვს თავისი საზღვრები, ყოველი დღე არის გარკვეული ტევადობის ჭურჭელი, რომელსაც ავსებ საქმეებით. თქვენ შეგიძლიათ შეავსოთ იგი უსარგებლო ნივთებით, ან შეგიძლიათ შეავსოთ ის, რაც თქვენს ამოცანებს ემსახურება და მიგიყვანთ საბოლოო მიზნამდე.

ჩვენ შეგვიძლია ვაკონტროლოთ საკუთარი თავი, როგორ ვგეგმავთ ჩვენს დღეს და როგორ ვატარებთ სამუშაო დროს. ამ რესურსის ინტელექტუალური, პროდუქტიული და ეკონომიური გამოყენება თანამშრომლის შეფასების მნიშვნელოვანი ნაწილია.

დროის ეფექტურობის მიღწევა შესაძლებელია ორი გზით:

1. მიაღწიეთ მნიშვნელოვან შედეგებს დროის დაზოგვით. ეს ნიშნავს, რომ თქვენ იცით, როგორ მიაღწიოთ დავალებას მინიმალურ დროში.
2. სამუშაო დროის ეფექტური დაგეგმვა შეამცირებს თქვენს მიერ შესრულებული დავალებების რაოდენობას და მოცულობას.

ამ სტატიაში მე შევადგინე დროის მართვის ექვსი საუკეთესო ტექნიკის შეჯამება. მათი დახმარებით თქვენ შეგიძლიათ ისწავლოთ თქვენი პრიორიტეტული ამოცანების ყოველდღიურად დაგეგმვა და კონტროლი.

როგორ ვისწავლოთ დროის მართვა?

დროის მართვის 6 საუკეთესო მეთოდი:

1. პარეტოს პრინციპი
2. ეიზენჰაუერის მატრიცა
3. გონების რუქები
4. ფრანკლინის პირამიდა
5. ABCD მეთოდი
6. ჯერ ბაყაყი ჭამე

1. პარეტოს პრინციპი

პარეტოს პრინციპი აცხადებს, რომ მიზეზების, ძალისხმევისა და ინვესტიციების მცირე ნაწილი პასუხისმგებელია შედეგების დიდ ნაწილზე. ეს პრინციპი ჩამოაყალიბა იტალიელმა ეკონომისტმა ვილფრედო პარეტომ 1897 წელს და მას შემდეგ დადასტურდა რაოდენობრივი კვლევებით ცხოვრების სხვადასხვა სფეროში:

ძალისხმევის 20% იძლევა შედეგს 80%.

პარეტოს პრინციპი დროის მენეჯმენტის სფეროში შეიძლება ჩამოყალიბდეს შემდეგნაირად: დაახლოებით 20% ძალისხმევა და დრო საკმარისია შედეგის 80%-ის მისაღებად.
როგორ ზუსტად განსაზღვრავთ, რა ძალისხმევაა საკმარისი იმისათვის, რომ კარგი შედეგი მიიღოთ? წარმოიდგინეთ, რომ თქვენ ეძებთ პასუხებს კითხვებზე, რომლებიც გაინტერესებთ წიგნში. განსახილველი პრინციპის მიხედვით, თქვენთვის საჭირო ინფორმაციის 80%-ს ტექსტის 20%-ში ნახავთ. თუ ზუსტად იცით, რა გაინტერესებთ, შეგიძლიათ სწრაფად გადაატრიალოთ წიგნი და ყურადღებით წაიკითხოთ მხოლოდ ცალკეული გვერდები. ამ გზით დაზოგავთ თქვენი დროის 80%-ს.

2. ეიზენჰაუერის მატრიცა

ეს, ალბათ, დღეს ყველაზე ცნობილი დროის მენეჯმენტის კონცეფციაა, რომელიც პრიორიტეტების განსაზღვრის საშუალებას გაძლევთ. ეს ტექნიკა, რომლის შექმნა ამერიკელ გენერალ დუაიტ ეიზენჰაუერს მიეკუთვნება, საშუალებას გაძლევთ დაალაგოთ საგნები როგორც მათი გადაუდებლობის, ასევე მათი მნიშვნელობის მიხედვით. ყველას ესმის, რომ მხოლოდ შეზღუდული რაოდენობის ამოცანები შეიძლება შესრულდეს დროის ერთ მონაკვეთში. ზოგჯერ, სამუშაოზე კომპრომისის გარეშე, მხოლოდ ერთი. და ყოველ ჯერზე ჩვენ უნდა გადავწყვიტოთ, რომელი ზუსტად? ამერიკის პრეზიდენტი დუაიტ ეიზენჰაუერი თავისი საქმეების დაგეგმვისას თავის საქმეებს რამდენიმე მნიშვნელოვან კატეგორიად აწყობდა.
ეიზენჰაუერის მატრიცის შესაბამისად, აუცილებელია თითოეული შემთხვევის კლასიფიკაცია დიაგრამაში მითითებულ ოთხ ტიპად.

ეიზენჰაუერის მატრიცა

დავალების მნიშვნელობა განისაზღვრება იმით, თუ რამდენად მოქმედებს მისი განხორციელების შედეგი თქვენს ბიზნესზე. ხოლო გადაუდებელობას ერთდროულად ორი ფაქტორი განსაზღვრავს: პირველი, რამდენად სწრაფად უნდა შესრულდეს ეს დავალება და მეორეც, არის თუ არა ამ დავალების შესრულება კონკრეტულ თარიღთან და კონკრეტულ დროსთან. პრიორიტეტების დასახვაზე ზეგავლენას ახდენს მნიშვნელობა და გადაუდებლობა, ერთად განხილული.

მოდით უფრო დეტალურად განვიხილოთ, თუ რა შემთხვევები შეიძლება დაიყოს ოთხივე ტიპად.

ტიპი I: "მნიშვნელოვანი და გადაუდებელი".
ეს ის საკითხებია, რომლებიც, თუ დროულად არ დასრულდება, თქვენს ბიზნესს მნიშვნელოვან ზიანს მიაყენებს (მაგალითად, ლიცენზიების განახლება, საგადასახადო ანგარიშების წარდგენა და ა.შ.). ასეთი შემთხვევების გარკვეული წილი აუცილებლად იქნება ყველა ადამიანის ცხოვრებაში. თუმცა, წინასწარი მომზადებით (II ტიპის საკითხები - „მნიშვნელოვანია, მაგრამ არა გადაუდებელი“), მრავალი კრიზისის თავიდან აცილება შეიძლება (მაგალითად, კანონის შესწავლით, გავლენიან ადამიანებთან კარგი ურთიერთობების დამყარებით).

ეს ასევე შეიძლება იყოს პროექტები ბოლო ვადით, ან საგანგებო. მაგალითად, ექიმთან ვიზიტი ჯანმრთელობის პრობლემების გამო, სტატიის გაგზავნა ჟურნალში მკაცრ ვადაში ან კვლევის შედეგების შესახებ ანგარიშის შევსება. აქ არჩევანი არ გვაქვს. ამ ჯგუფის მუშაობა უნდა შესრულდეს, წერტილი. წინააღმდეგ შემთხვევაში სერიოზული პრობლემები იქნება.

ტიპი II: „მნიშვნელოვანი, მაგრამ არა გადაუდებელი“.
ეს არის ის საკითხები, რომლებიც ორიენტირებულია მომავალზე: ტრენინგი, ბიზნესის განვითარების პერსპექტიული სფეროების შესწავლა, აღჭურვილობის გაუმჯობესება, ჯანმრთელობისა და მუშაობის აღდგენა. მოქმედებები, რომლებიც მიგიყვანთ თქვენს სტრატეგიულ მიზნამდე. მაგალითად, ისწავლეთ უცხო ენა, რათა გადახვიდეთ სამუშაოდ სხვა, უფრო პერსპექტიულ ორგანიზაციაში. ეს ასევე ეხება პრობლემების თავიდან აცილებას - კარგ ფიზიკურ ფორმაში შენარჩუნებას. სამწუხაროდ, ჩვენ ხშირად უგულებელვყოფთ ასეთ საკითხებს და მათ გადაწყვეტას უკანა პლანზე ვაყენებთ. შედეგად ენა არასოდეს ისწავლება, შემოსავალი კი არ იზრდება, არამედ იკლებს, ჯანმრთელობას საფრთხე ემუქრება, ამ საკითხებს აქვს ერთი საინტერესო თვისება - თუ დიდხანს უგულებელვყოფთ, მაშინ ხდება მნიშვნელოვანი - გადაუდებელი. ბოლოს და ბოლოს, თუ წელიწადში ერთხელ მაინც არ მიდიხართ სტომატოლოგთან, ადრე თუ გვიან მასთან სასწრაფო ვიზიტი გარდაუვალი გახდება.

ტიპი III: "არა მნიშვნელოვანი, მაგრამ გადაუდებელი".
ბევრი ეს რამ რეალურად არ მატებს დიდ მნიშვნელობას თქვენს ცხოვრებას. ჩვენ მათ ვაკეთებთ მხოლოდ იმიტომ, რომ ეს ხდება ჩვენთან (ხანგრძლივი სატელეფონო საუბარი ან რეკლამის შესწავლა, რომელიც ფოსტით მოდის), ან ჩვევის გამო (გამოფენების მონახულება, სადაც ახალი არაფერია). ეს არის იგივე ყოველდღიური რუტინა, რომელიც დიდ დროსა და ენერგიას ხარჯავს.

ტიპი IV: „არ არის მნიშვნელოვანი და არა გადაუდებელი“.
ეს არის ყველა სახის გზა „დროის მოსაკლავად“: ალკოჰოლის ბოროტად გამოყენება, „მსუბუქი კითხვა“, ფილმების ყურება და ა.შ. ხშირად მივმართავთ ამას, როდესაც არ გვაქვს ძალა პროდუქტიული მუშაობისთვის (არ აგვერიოს რეალურ დასვენებაში. და საყვარელ ადამიანებთან და მეგობრებთან კომუნიკაცია - ძალიან მნიშვნელოვანი საქმეები) ეს არის „თევზა“, რომელიც ჩვენს დროს ჭამს.

როდესაც თქვენ იბრძვით თქვენი ბიზნესის წარმატებისკენ, თქვენ ჯერ ცდილობთ შეასრულოთ ის საქმეები, რომლებიც დაასახელეთ, როგორც „მნიშვნელოვანი“ - ჯერ „გადაუდებელი“ (ტიპი I) და შემდეგ „არაგადაუდებელი“ (ტიპი II). დარჩენილი დრო შეიძლება დაეთმოს საკითხებს, რომლებიც არის „გადაუდებელი, მაგრამ არა მნიშვნელოვანი“ (ტიპი III).
ხაზგასმით უნდა აღინიშნოს, რომ თანამშრომლის სამუშაო დროის უმეტესი ნაწილი უნდა დაიხარჯოს „მნიშვნელოვან, მაგრამ არა გადაუდებელ“ საკითხებზე (ტიპი II). მაშინ ბევრი კრიზისული სიტუაცია იქნება აცილებული და ბიზნესის განვითარების ახალი შესაძლებლობების გაჩენა თქვენთვის მოულოდნელი აღარ იქნება.

როდესაც პირველად დაიწყებთ ამ სისტემის გამოყენებას პრიორიტეტებისთვის, თქვენ მოგინდებათ ამ ნივთების კატეგორიზაცია, როგორც „მნიშვნელოვანი“. თუმცა, გამოცდილების შეძენით, უფრო ზუსტად დაიწყებთ კონკრეტული საკითხის მნიშვნელობის შეფასებას. გარკვეული დრო დასჭირდება პრიორიტეტების სისტემის გამოყენების სწავლას. სად შეიძლება მივიღო? სავარაუდოდ, თქვენ კლასიფიცირებთ დროის მართვის ტექნიკის დაუფლების სამუშაოებს, როგორც "მნიშვნელოვანს, მაგრამ არა გადაუდებელს".
სტივენ კოვეის (საერთაშორისო ბესტსელერის ავტორი "უაღრესად ეფექტური ადამიანების შვიდი ჩვევა") ფიგურალური გამოხატულებით, თქვენ უნდა იპოვოთ დრო "ხერხის გასამკაცრებლად", მაშინ შეშის მომზადება უფრო სწრაფად წავა.

იგავი

ერთმა კაცმა ტყეში დაინახა ტყის მჭრელი, რომელიც ძალიან გაჭირვებით ჭრიდა ხეს სრულიად ბლაგვი ცულით. კაცმა ჰკითხა მას:
- ძვირფასო, რატომ არ იჭრი ნაჯახს?
- არ მაქვს დრო, რომ ცული დავლიო - უნდა დავჭრა! - დაიღრიალა ხის მჭრელმა...

ამიტომ, თქვენ უნდა „ნებაყოფლობით“ გამოყოთ გარკვეული დრო თქვენი საქმიანობის დაგეგმვისთვის, უარი თქვათ რაიმე ნაკლებად მნიშვნელოვანი საქმეების შესრულებაზე. თუ ამას შეძლებთ, შეგიძლიათ გამოიყენოთ თქვენი ახალი უნარები, რათა შემდეგ ჯერზე მეტი დრო გაათავისუფლოთ და გამოიყენოთ ის მეტის გასაგებად. ასე რომ, თქვენი გადაწყვეტილების წყალობით, გააუმჯობესოთ თქვენი სამუშაო ეფექტურობა, თანდათან გამოათავისუფლებთ დროს თქვენი პირადი პროდუქტიულობის განვითარებისთვის.

პრიორიტეტების კრიტერიუმები
ჩვეულებრივ, კონკრეტული ამოცანის მნიშვნელობის შეფასებისას, პირველ რიგში, მნიშვნელოვანად მივიჩნევთ იმ საქმეებს, რომლებიც სასწრაფოდ უნდა გაკეთდეს (ან „გუშინ“). შეუსრულებელი ამოცანებისა და დაპირებების დაგროვება პრობლემებს უქმნის თქვენს კომპანიას და ასევე უსიამოვნო გრძნობებს გიქმნით პირადად. სწორედ ამ „გადაუდებელ“ საკითხებს ვცდილობთ პირველ რიგში გავუმკლავდეთ. მაგრამ გადაუდებლობა არ უნდა იყოს ერთადერთი ფაქტორი, როდესაც წერთ სამუშაოების სიას და განსაზღვრავთ, თუ რა თანმიმდევრობით უნდა შესრულდეს ისინი.
გამოცდილებამ აჩვენა, რომ ბევრი გადაუდებელი საქმის კეთება (ან არ კეთება) დიდ გავლენას არ მოახდენს თქვენს ბიზნესზე, არსებობს ბევრი არასასწრაფო რამ, რამაც შეიძლება საფუძველი ჩაუყაროს მომავალ წარმატებას. ამიტომ, აქტუალურობის გარდა, გასათვალისწინებელია, რამდენად მოქმედებს ესა თუ ის საკითხი ბიზნესის წარმატებაზე, ანუ მისი მნიშვნელობის დადგენა და გათვალისწინება.

3. გონების რუქები

ეს არის ტონი ბუზანის განვითარება - ცნობილი მწერალი, ლექტორი და კონსულტანტი ინტელექტის, სწავლის ფსიქოლოგიის და აზროვნების პრობლემებზე. ასევე არსებობს ფრაზის "გონების რუქების" ისეთი თარგმანი, როგორიცაა "გონებრივი რუკები", "გონებრივი რუკები", "გონებრივი რუკები".

გონების რუქებიარის მეთოდი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ:

ინფორმაციის ეფექტურად სტრუქტურირება და დამუშავება;
იფიქრეთ თქვენი შემოქმედებითი და ინტელექტუალური პოტენციალის გამოყენებით.

ეს არის ძალიან ლამაზი ინსტრუმენტი ისეთი პრობლემების გადასაჭრელად, როგორიცაა პრეზენტაციები, გადაწყვეტილებების მიღება, დროის დაგეგმვა, დიდი რაოდენობით ინფორმაციის დამახსოვრება, გონების შტორმი, თვითანალიზი, რთული პროექტების შემუშავება, პერსონალური ტრენინგი, განვითარება და ა.შ.

გამოყენების სფეროები:
1. პრეზენტაციები:
ნაკლებ დროში აწვდით მეტ ინფორმაციას, მაშინ როცა უკეთ გესმით და გახსოვთ;
საქმიანი შეხვედრებისა და მოლაპარაკებების გამართვა.

2. დაგეგმვა:
დროის მენეჯმენტი: გეგმა დღის, კვირის, თვის, წლის...;
კომპლექსური პროექტების განვითარება, ახალი ბიზნესები...

3. ბრეინშტორმინგი:
ახალი იდეების გენერირება, კრეატიულობა;
რთული პრობლემების კოლექტიური გადაწყვეტა.

4. გადაწყვეტილების მიღება:
მკაფიო ხედვა ყველა დადებითი და უარყოფითი მხარეების შესახებ;
უფრო დაბალანსებული და გააზრებული გადაწყვეტილება.

4. ფრანკლინის პირამიდა

ეს არის მზა დაგეგმვის სისტემა, რომელიც გეხმარებათ დროის სწორად მართვაში და მიზნების მიღწევაში. ბენჯამინ ფრანკლინი (1706-1790) - ამერიკელი. მორწყული აქტივისტი ბ.ფრანკლინი გამოირჩეოდა ფანტასტიკური შრომისუნარიანობითა და უნიკალური მიზანდასახულობით. ოცი წლის ასაკში მან შეადგინა გეგმა, რომ მიაღწიოს მიზნებს სიცოცხლის ბოლომდე. მთელი თავისი ცხოვრების განმავლობაში ის ამ გეგმას მიჰყვებოდა, აშკარად გეგმავდა ყოველდღე. მიზნების მიღწევის მის გეგმას ჰქვია "ფრანკლინის პირამიდა" და ასე გამოიყურება:

1. პირამიდის საფუძველი არის მთავარი ცხოვრებისეული ფასეულობები. შეიძლება ითქვას, რომ ეს არის პასუხი კითხვაზე: "რა მისიით მოხვედით ამქვეყნად?" რისი მიღება გინდა ცხოვრებიდან? რა კვალი გსურთ დატოვოთ დედამიწაზე? არსებობს მოსაზრება, რომ პლანეტაზე 1% კი არ ცხოვრობს, ვინც ამაზე სერიოზულად იფიქრებს. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, ეს არის მიმართულების ვექტორი თქვენი ოცნებისკენ.

2. ცხოვრებისეული ღირებულებებიდან გამომდინარე, ყველა საკუთარ თავს გლობალურ მიზანს უსახავს. ვინ უნდა გახდეს ამ ცხოვრებაში, რის მიღწევას გეგმავს?

3. მიზნების მიღწევის გენერალური გეგმა არის კონკრეტული შუალედური მიზნების დაფიქსირება გლობალური მიზნის მიღწევის გზაზე.

4. გეგმას ერთი სამი, ხუთი წლის განმავლობაში ჰქვია გრძელვადიანი. აქ მნიშვნელოვანია ზუსტი ვადების დადგენა.

5. ერთი თვის და შემდეგ ერთი კვირის გეგმა მოკლევადიანი გეგმაა. რაც უფრო გააზრებული იქნება, რაც უფრო ხშირად გაანალიზებთ და დაარეგულირებთ, მით უფრო ეფექტური იქნება სამუშაო.

6. ბოლო პუნქტი მიზნების მიღწევის თვალსაზრისით არის ყოველი დღის გეგმა.

5. ABCD მეთოდი

ABCD მეთოდი არის ეფექტური გზა ამოცანების პრიორიტეტებისთვის, რომლებიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ ყოველდღე. ეს მეთოდი მარტივი და იმდენად ეფექტურია, რომ რეგულარულად და კომპეტენტურად გამოყენების შემთხვევაში შეიძლება აგიმაღლოთ თქვენი საქმიანობის სფეროში ყველაზე პროდუქტიული და პროდუქტიული ადამიანების წოდებაში.
მეთოდის სიძლიერე მისი სიმარტივეა. აი, როგორ მუშაობს. თქვენ იწყებთ იმ ყველაფრის სიის შედგენით, რაც უნდა გააკეთოთ მომდევნო დღის განმავლობაში. იფიქრე ქაღალდზე.
ამის შემდეგ, თქვენ აყენებთ ასო A, B, C, D ან D თქვენი სიის თითოეული ელემენტის წინ.

პრობლემის ტიპი "A"განისაზღვრება, როგორც ის, რაც ყველაზე მნიშვნელოვანია მოცემულ ეტაპზე, რაც თქვენ უნდა გააკეთოთ ან რისკავთ სერიოზულ შედეგებს. A ტიპის დავალება შეიძლება იყოს მნიშვნელოვანი კლიენტის მონახულება ან თქვენი უფროსისთვის ანგარიშის დაწერა. ეს ამოცანები წარმოადგენს თქვენი ცხოვრების ნამდვილ, მოწიფულ „ბაყაყებს“.
თუ თქვენ გაქვთ ერთზე მეტი "A" დავალება თქვენს წინაშე, თქვენ აფასებთ მათ პრიორიტეტად A-1, A-2, A-3 და ა.შ. ყველა მათგანი.რომელთანაც უნდა გაუმკლავდე.

პრობლემის ტიპი "B"განისაზღვრება, როგორც ის, რაც უნდა გააკეთოთ. მიუხედავად ამისა, შედეგები, მისი განხორციელების ან შეუსრულებლობის შემთხვევაში, საკმაოდ მსუბუქია. ასეთი დავალებები თქვენს ცხოვრებაში სხვა არაფერია, თუ არა "თათები". ეს ნიშნავს, რომ თუ სათანადო სამუშაოს არ გააკეთებ, ვიღაც უკმაყოფილო დარჩება ან არახელსაყრელ მდგომარეობაში აღმოჩნდება, მაგრამ ნებისმიერ შემთხვევაში, ამ ამოცანების მნიშვნელოვნების დონე ახლოს არ არის „A“ ტიპის ამოცანების დონესთან. ნაკლებად გადაუდებელ საკითხზე ზარის განხორციელება ან ელ.ფოსტის დაგროვილი წერილების გავლა შეიძლება იყოს B ტიპის დავალების არსი.
წესი, რომელიც უნდა დაიცვათ არის: არასოდეს დაიწყოთ B ტიპის დავალება, სანამ ჯერ კიდევ გაქვთ დაუმთავრებელი A დავალება. არასოდეს მისცეთ უფლება „ტაცებს“ თქვენი ყურადღება გაგიფანტოთ, სანამ დიდი „ბაყაყი“ შეჭამის ბედს ელის!

პრობლემის ტიპი "B"განიმარტება, როგორც ის, რისი გაკეთებაც მშვენიერი იქნებოდა, მაგრამ საიდანაც არანაირი შედეგი არ უნდა იყოს მოსალოდნელი, გააკეთებთ ამას თუ არა. B ტიპის დავალება შეიძლება იყოს მეგობართან დარეკვა, ფინჯანი ყავის დალევა, კოლეგასთან ლანჩი ან პირადი საქმის კეთება სამუშაო საათებში. ამ სახის „მოვლენებს“ აბსოლუტურად არანაირი გავლენა არ აქვს თქვენს საქმიანობაზე.

პრობლემის ტიპი "G"ფასდება, როგორც სამუშაო, რომელიც შეგიძლიათ სხვას დაავალოთ. წესი ამ შემთხვევაში არის ის, რომ თქვენ უნდა გადასცეთ სხვებს ყველაფერი, რაც მათ შეუძლიათ, რითაც გამოუთავისუფლებთ დროს საკუთარ თავს A ტიპის ამოცანების შესასრულებლად, რომელთა შესრულებაც მხოლოდ თქვენ და თქვენ შეგიძლიათ.

პრობლემის ტიპი "D"წარმოადგენს სამუშაოს, რომელიც შეიძლება მთლიანად ამოღებულ იქნეს თქვენი სამუშაოების სიიდან. ეს შეიძლება იყოს ამოცანა, რომელიც ადრე მნიშვნელოვანი იყო, მაგრამ ახლა აღარ არის აქტუალური, როგორც თქვენთვის, ასევე სხვებისთვის. ხშირად ეს არის სამუშაო, რომელსაც ყოველდღიურად აკეთებთ, ან ჩვევის გამო, ან იმის გამო, რომ სიამოვნებას განიჭებთ ამის გაკეთება.

მას შემდეგ რაც მიმართავთ ABCD მეთოდითქვენი ყოველდღიური სამუშაოების სიაში, თქვენ მთლიანად მოაწყვეთ თქვენი სამუშაო და შექმენით საფუძველი უფრო მნიშვნელოვანი ამოცანების უფრო სწრაფად შესასრულებლად.

ყველაზე მნიშვნელოვანი პირობა, რომ ABCD მეთოდმა ნამდვილად იმუშაოს თქვენთვის, არის შემდეგი მოთხოვნის დაცვა: დაუყოვნებლად დაიწყეთ დავალება A-1 და შემდეგ იმუშავეთ მასზე ბოლომდე დასრულებამდე.გამოიყენეთ თქვენი ნებისყოფა იმისთვის, რომ დაიწყოთ და გააგრძელოთ მუშაობა თქვენთვის ყველაზე მნიშვნელოვან ამოცანაზე. აიღე შენი ყველაზე დიდი „ბაყაყი“ და „ჭამე“ ბოლო ლუკმამდე გაუჩერებლად.
თქვენი დღის დავალებების სიის ანალიზისა და ამოცანის A-1 ხაზგასმის უნარი იქნება ამოსავალი წერტილი თქვენს საქმიანობაში მართლაც დიდი წარმატების მისაღწევად, გაზრდის თქვენს თვითშეფასებას, აგავსებთ საკუთარი თავის პატივისცემით და გრძნობით. სიამაყე შენი მიღწევებით.
როდესაც თქვენ გექნებათ ჩვევა სრულად კონცენტრირდეთ თქვენს ყველაზე მნიშვნელოვან ამოცანაზე, ანუ დავალება A-1 - სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, თქვენი მთავარი „ბაყაყის“ ჭამაზე - თქვენ ისწავლით ორჯერ, ან თუნდაც სამმაგად კეთებას, ვიდრე გარშემომყოფები. შენ.

6. ჯერ ბაყაყი ჭამე

გადასვლა რთულიდან მარტივზე

თქვენ ალბათ გსმენიათ ეს კითხვა: "როგორ შეჭამდით სპილო?" პასუხი, რა თქმა უნდა, არის „ნაწილ-ნაწილ“. როგორ შეჭამდით თქვენს ყველაზე დიდ და საზიზღარ „ბაყაყს“? ანალოგიურად: თქვენ დაყოფდით მას კონკრეტულ ნაბიჯ-ნაბიჯ ქმედებებად და დაიწყებდით თავიდანვე.

დაიწყეთ თქვენი სამუშაო დღე ურთულესი საქმით და დაასრულეთ რაც შეიძლება სწრაფად. ეს დაგეხმარებათ გააცნობიეროთ, რომ ჯერ კიდევ ბევრი გაქვთ გასაკეთებელი და სამუშაო დღის დრო შეზღუდულია. ურთულესი საქმის კეთება პირველ რიგში მოგცემთ კმაყოფილების დიდ გრძნობას. გამოიყენეთ ეს წესი ყოველდღე და ნახავთ, რამდენ ენერგიას იღებთ და რამდენად ეფექტურად გადის თქვენი სამუშაო დღე. დღის ბოლომდე პრობლემური დავალების გამუდმებით გადადება ნიშნავს, რომ მთელი დღე მაინც ამ დავალებაზე იფიქრებთ და ეს სხვა ამოცანებზე ყურადღების გამახვილებას შეგიშლით! ჯერ ბაყაყი მიირთვით და შემდეგ განაგრძეთ სპილოს ნაწილ-ნაწილ ჭამა!

დროის დაგეგმვის ინსტრუმენტები

დაგეგმეთ თქვენი ყოველი დღე წინასწარ.
დაგეგმვის გზით ჩვენ გადავდივართ
მომავალი აწმყოში და ამით ჩვენ გვაქვს
რაღაცის გაკეთების შესაძლებლობა
რაც შეეხება მას უკვე ახლა

ალან ლაკინი

"დამგეგმავების" მთავარი თაობა
დღეისათვის ცნობილი სამუშაო დროის ორგანიზების ტექნოლოგიები და საშუალებები შეიძლება დაიყოს რამდენიმე თაობად - აქ განსხვავებები ინფორმაციის ჩაწერის პრინციპებსა და გამოყენების ტექნოლოგიაშია.

მე-20 საუკუნემდე სამუშაო დროის დაგეგმვა ხდებოდა პრიმიტიული მეთოდების გამოყენებით: მემონები, სამუშაოების სიები და ა.შ. გასული საუკუნის დასაწყისში ბიზნესის განვითარებასთან ერთად ფართოდ გავრცელდა ახალი ინსტრუმენტები, რომლებიც აადვილებდა მენეჯერს. დროის დაგეგმვა.
საოფისე სამუშაოებისთვის საყოფაცხოვრებო კალენდრის ადაპტაციის იდეა გაჩნდა მე-19 საუკუნეში და მატერიალიზდა სამაგიდო კალენდრის სახით 1870 წელს. ყოველი დღისთვის გამოყოფილი იყო კალენდრის ერთი გვერდი, რომელზეც მითითებული იყო თარიღი, დღე, თვე და წელი. ჩანაწერებისთვის თავისუფალი ადგილის არსებობამ შესაძლებელი გახადა საჭირო შენიშვნების აღება: მოლაპარაკებები, შეხვედრები, ხარჯები, შეხვედრები. თითქმის ერთი საუკუნის განმავლობაში, სამაგიდო კალენდარი იყო მენეჯერებისთვის დროის დაგეგმვის მთავარი ინსტრუმენტი.

სამაგიდო კალენდრის გაუმჯობესების შედეგი იყო დღიური და ყოველკვირეული დამგეგმავი. დღიური არის ფოთლოვანი, უწყვეტი კალენდარი სხვადასხვა ფორმატის მოსახერხებელი რვეულის სახით. შეგიძლიათ დღიური თან წაიღოთ შეხვედრებზე და მივლინებებზე.
ყოველკვირეული ჟურნალი კიდევ უფრო მოსახერხებელი აღმოჩნდა მენეჯერისთვის, რომელშიც შესაძლებელი იყო სამუშაო კვირის და დღის დაგეგმვა, ჩაწერილი დავალებების შესრულების მონიტორინგი, გატარებული დროის ანალიზი (მას შემდეგ, რაც გამოჩნდა სამუშაო დღის საათობრივი ავარია), სხვა. სწრაფად მოძებნეთ ინფორმაცია (ბოლოს და ბოლოს, ის ახლა დაჯგუფებულია 52 კვირაში და არა 365 დღეში). 80-იან წლებში ყოველკვირეულმა კალენდრებმა პრაქტიკულად შეცვალა სამაგიდო კალენდრები და იმდენად გავრცელდა, რომ საწარმოების ბიზნეს სტილის ელემენტად იქცა.

კალენდრის, ნოუთბუქის და სატელეფონო წიგნის ერთ მოსახერხებელ ხელსაწყოში გაერთიანების დიზაინის იდეა წარმატებით განხორციელდა ჯერ კიდევ 1921 წელს „ორგანიზატორის“ სახით (ინგლისური ორგანიზატორისგან). ინსტრუმენტის შემდგომი გაუმჯობესება განხორციელდა ფორმატის, დიზაინის, ქაღალდის ხარისხისა და გარე გაფორმების შეცვლით. აქ ინფორმაციის შესანახი მოწყობილობები და ტექნიკური საშუალებები (კალენდარი, რვეული, მისამართები და ტელეფონის წიგნი, სავიზიტო ბარათის დამჭერი, კალამი, მიკროკალკულატორი) გაერთიანდა ერთ ინსტრუმენტში. ამასთან, არ არსებობდა ჩანაწერების მკაფიო კლასიფიკაცია და სისტემატიზაცია.

ცნობილი "დროის მენეჯერი" შეიქმნა დანიაში 1975 წელს. მან განახორციელა პერსონალური შედეგების მიზნობრივი დაგეგმვის იდეა, რომელიც დაფუძნებულია ფუნქციების სტანდარტულ კლასიფიკატორზე („ძირითადი ამოცანები“) და გლობალური მოვლენების განხორციელების ტექნოლოგიაზე („სპილო ამოცანები“). ამავდროულად, „დროის მენეჯერის“ გამოყენება მისაღები აღმოჩნდა მხოლოდ ბუნებით ორგანიზებული და მოწესრიგებული ადამიანებისთვის და ასევე მოითხოვდა მნიშვნელოვან ფინანსურ ხარჯებს ტრენინგისა და შეძენისთვის.
მიუხედავად ამისა, ამ ტიპის "ორგანიზატორის" სახელი - "დროის მენეჯერი" - გახდა საყოფაცხოვრებო სიტყვა და დღეს აღნიშნავს ზოგად მიდგომას დროის, როგორც მართვის რესურსის აქტიური გამოყენების მიმართ.

ბოლო ათწლეულების განმავლობაში სამეცნიერო და ტექნიკური პროგრესის განვითარებამ გამოიწვია ფუნდამენტურად ახალი ელექტრონული დროის დაგეგმვის ინსტრუმენტების შექმნა ტექნოლოგიური თვალსაზრისით: ელექტრონული ნოუთბუქი, სხვადასხვა სერვისული პროგრამები კომპიუტერებისთვის, მობილური ტელეფონებისთვის, სმარტფონებისთვის და ა.

დროის მართვის საუკეთესო თანამედროვე ტექნოლოგიები:

1.Trello არის უფასო ვებ აპლიკაცია მცირე ჯგუფებში პროექტების მართვისთვის. Trello საშუალებას გაძლევთ იყოთ პროდუქტიული და უფრო თანამშრომლობითი. Trello არის დაფები, სიები და ბარათები, რომლებიც საშუალებას გაძლევთ მოაწყოთ და პრიორიტეტები მოაწყოთ პროექტები სახალისო, მოქნილი და ადვილად შესაცვლელი გზით.

2. Evernote - ვებ სერვისი და პროგრამული უზრუნველყოფის ნაკრები შენიშვნების შესაქმნელად და შესანახად. შენიშვნა შეიძლება იყოს ფორმატირებული ტექსტის ნაწილი, მთელი ვებ გვერდი, ფოტოსურათი, აუდიო ფაილი ან ხელნაწერი ჩანაწერი. შენიშვნები ასევე შეიძლება შეიცავდეს სხვა ტიპის ფაილის დანართებს. შენიშვნები შეიძლება დალაგდეს ნოუთბუქებად, ეტიკეტირება, რედაქტირება და ექსპორტირება.