Międzynarodowy Dzień Sekretarza w roku. Międzynarodowy Dzień Sekretarza. O zawodzie sekretarza

Dzień Urzędnika – jak przebiega dzień pracy fachowców i kiedy obchodzone jest święto zawodowe urzędników i sekretarek. Czym różni się urzędnik od sekretarki?

Dzień Urzędnika – kiedy obchodzone jest święto?

W Rosji i na Ukrainie nie ma oficjalnie ustanowionego święta zawodowego - Dnia Urzędnika, a często w przedsiębiorstwach Dzień Urzędnika obchodzony jest w dniu rejestracji przedsiębiorstwa lub w dniu podpisania zarządzenia o utworzeniu działu zarządzania biurem w przedsiębiorstwie.

Jak wygląda dzień pracy urzędnika?

Doba urzędnika trwa jak normalny dzień pracy wszystkich pracowników – od 9:00 do 18:00, z przerwą na lunch od 13:00 do 14:00. Oczywiście są wyjątki w postaci pracy w pośpiechu ze względu na błędy i niemożność zaplanowania pracy przez wyższą kadrę kierowniczą, ale: nie spiesz się do domu o 18:00, jeśli zostaniesz poproszony o pomoc. To się bardzo opłaci.

Po pierwsze, zawsze możesz liczyć na to, że będziesz mógł udać się do dentysty lub załatwić sprawy w godzinach pracy, więc nie marnuj czasu prywatnego po godzinie 18:00. Jak powiedział jeden z szefów: „Nie musisz w ogóle iść do pracy, ale gdybym czegoś potrzebował…”

W organizacjach, w których istnieje możliwość ustalenia godzin przyjmowania gości, odbiór korespondencji przychodzącej – pism, wniosków oraz przyjęcie gości w urzędzie planowane jest na pierwszą połowę dnia. W pierwszej połowie dnia korespondencja przychodząca jest rejestrowana i wprowadzana do ogólnej bazy danych w przedsiębiorstwie.

O godzinie 12:00 wszystkie dokumenty otrzymane rano są rejestrowane i przekazywane kierownikowi do przeglądu. Od 12:00 do przerwy obiadowej o 13:00 w dziale zarządzania biurem zazwyczaj „sprzątają wczorajsze śmieci”, przygotowują dokumenty organizacyjno-administracyjne - drukują teksty poleceń lub instrukcji, przygotowują recenzje dla kierownika.

Po zakończeniu przerwy na lunch urzędnicy ponownie rozpoczynają pracę, a po południu zajmują się tzw. „Zamykaniem” pism - ze wszystkich działów urzędnik przynosi do organizacji informację o tym, jak ten lub inny wniosek został zrealizowany lub zadowolona. Urzędnik wprowadza do bazy odnośniki do informacji o wykonaniu dokumentu – i tym samym dokument uważa się za ukończony i zamknięty. Do obowiązków urzędnika należy prowadzenie aktualnej bazy danych wszystkich dokumentów organizacji.

Plan pracy urzędnika

Praca urzędnika zależy bezpośrednio od czynników zewnętrznych - i polega na tym, że zdarzenia, które muszą znaleźć odzwierciedlenie w działalności przedsiębiorstwa, zdarzają się nieplanowane. Nie możesz jasno powiedzieć, co dokładnie będziesz musiał zrobić jutro. Jednak nadal powinien istnieć ogólny plan pracy - pomaga to uniknąć gromadzenia się niepotrzebnych instrukcji od kierownictwa.

Raz w tygodniu

Raz w tygodniu – zwykle w piątek rano – przygotowywany jest plan pracy na kolejny tydzień i przekazywany do organizacji wyższej. Jest to częściowo pozostałość po sowieckiej przeszłości, ale: przygotowanie planu można wykorzystać w firmie PR - siebie osobiście i dział zarządzania biurem. Koncentrując się na mocnych stronach swojego działu w pracy biurowej, prędzej czy później osiągniesz zaplanowane cele na arenie zawodowej.

Raz w miesiącu

Często do obowiązków urzędnika należy sporządzanie stenograficznych notatek z posiedzeń organów kolegialnych – różnych rad, komisji itp. Bogatą firmę stać na zaproszenie w tym celu stenografów, których efektem będzie sporządzenie protokołu spotkania. Na podstawie tego zapisu pracownik działu zarządzania biurem sporządza protokół ze spotkania, z którego wyciągi na koniec spotkania przesyłane są do bezpośrednich wykonawców i klientów, których wnioski zostały zgłoszone w trakcie spotkania.

Raz w roku

Raz lub dwa razy w roku przedsiębiorstwa praktykują zapraszanie studentów na studia produkcja praktyki . Chciałbym doradzić studentom: spróbuj wykorzystać tę szansę jak najlepiej i zapoznać się z pracą doświadczonych urzędników, zapoznać się z zawodem jako całością, zagłębić się we wszystkie niuanse ich pracy.

Z reguły będziesz przydzielać drobne zadania, aby odciążyć swoich pracowników - ale to da ci prawo do wypytania urzędników o wszystko, co cię ciekawi.

Skorzystaj z szansy na zdobycie pracy w tej organizacji – koniecznie przygotuj swoje CV, nawet jeśli będzie ono zawierało jedynie informacje o wyższym wykształceniu, umiejętnościach i kontaktach, i zostaw to kierownikowi praktyki. Jeśli dobrze się sprawdziłeś w wykonywaniu zadań, możesz być pewien, że zostaniesz zapamiętany. Obecnie popularne jest przyciąganie w nagłych przypadkach pracowników z zewnątrz - Twoja pomoc w przyszłości może się bardzo przydać, a oni na pewno do Ciebie zadzwonią.

Obowiązki urzędnika

Do obowiązków urzędnika należy: przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, rejestrowanie zleceń lub instrukcji dla przedsiębiorstwa, sporządzanie protokołów posiedzeń organów kolegialnych oraz sporządzanie wyciągów z protokołów dla wnioskodawców. Jeżeli w przedsiębiorstwie nie ma archiwisty, do obowiązków urzędnika należy archiwizacja dokumentów.

Jaka jest różnica między urzędnikiem a sekretarzem?

Urzędnik ma oczywiście o jeden stopień większe znaczenie w organizacji niż sekretarz, ponieważ urzędnik bierze udział w obiegu dokumentów organizacji jako całości, a nie tylko w obiegu dokumentów menedżera. Mimo wszystko wszystkie dokumenty w organizacji w ten czy inny sposób przechodzą przez głowę, ale to sekretarz wprowadza je do głowy. Sekretarz jest zatem osobą bliższą kierownikowi niż urzędnik.

Jednak kompetentny menadżer zawsze to doceni, jeśli usługa zarządzania biurem w jego przedsiębiorstwie dobrze wykona swoje zadanie.

Kursy zarządzania biurem

Kursy zarządzania biurem często dają bardzo ogólne pojęcie o zarządzaniu biurem, ale mogą sprawić, że zakochasz się w zawodzie pracownika biurowego lub mogą cię odrzucić, jest to kwestia osobistego gustu. Kursy pracy biurowej uczą podstaw pracy biurowej, wprowadzają standardowe instrukcje pracy biurowej, ustawodawstwo z zakresu pracy biurowej, uczą umiejętności szybkiego pisania bezwzrokowego (swoją drogą bardzo przydatna umiejętność, która będzie Ci dobrze służyć), a także uczy etyki i zasad prowadzenia negocjacji biznesowych.

Umiejętności zawodowe urzędnika

Uważność, wytrwałość, dbałość o szczegóły, odpowiedzialność, pracowitość, zamiłowanie do pracy z dokumentami, pedanteria, spokojne podejście do tego, że w pracy urzędnika konieczne jest ścisłe przestrzeganie instrukcji.

Międzynarodowy Dzień Sekretarza i Dzień Pracownika Administracyjnego obchodzone są w kwietniu, w środę ostatniego pełnego tygodnia miesiąca, święto zawodowe Dzień Sekretarza w Rosji obchodzony jest we wrześniu, data i data w 2016 r.

Jest słodka i urocza

Inteligentny, poprawny i uważny,

Rozwiąże każdy problem w jednej chwili,

Gdy tylko szef da jej wskazówkę.

Figurka jest krucha jak drzewo,

Ale szef ma nadzieję w każdej chwili

O jej sile i umiejętnościach,

Wyrzucić Cię z lokalu

Niepotrzebni spacerowicze-petytorzy

I nastrój szkodników.

Jego znaczenie jest niezauważalne,

I bezinteresowna lojalność wobec sprawy,

Dlatego dzisiaj jest szef

Przyniósł jej bukiet stokrotek.

Na świecie jest wiele świąt zawodowych. Jest to Dzień Nauczyciela, Dzień Pracownika Handlu i Dzień Pracownika Kolei. Każdy zawód ma swój szczególny dzień i swoje własne święto. Oczywiście tak ważny zawód jak sekretarka również powinien mieć swoje święto.

Dzień Sekretarza 2017 – data, data i kiedy obchodzony

Historia Dnia Sekretarza

Założycielami tego święta byli niespokojni Amerykanie. Mieli publicystę, Harry'ego Klemfussa, który przez całe swoje życie zrobił wiele, aby spopularyzować pracę urzędników i zmienić ich status w oczach społeczeństwa. Pracował w Dictaphone Corporation i uważał sekretarki za osoby godne uznania i szacunku oraz starał się wynagradzać ich pracę.

To Harry Klemfuss był inicjatorem ogłoszenia pierwszego Krajowego Tygodnia Sekretarzy. Zmarł w wieku 88 lat w szpitalu Hilton Memorial. Poinformował o tym jego brat Richard Klemfuss.

W Ameryce każdy urzędnik zna imię swojego „anioła stróża”, stawiają go za przykład, wspomina się o nim w przemówieniach gratulacyjnych i raportach, a nawet zamierzają postawić mu pomnik, co jest szczególnie miłe dla jego żona, córka i dwójka wnucząt.

Dzień Pracownika Administracyjnego

Dzień Zawodowych Pracowników Administracji zaczęto obchodzić w 1952 roku. Wspólnota światowa obchodzi ten dzień w kwietniu, w środę ostatniego pełnego tygodnia miesiąca. W Rosji święto to obchodzone jest we wrześniu.

Zawód sekretarza

Niektórzy uważają, że obowiązki sekretarek są więcej niż skromne – odbieranie telefonów i parzenie kawy szefowi. Cały biznes! Każdy, kto tak myśli, jest w wielkim błędzie.

Sekretarka to nie tylko osoba siedząca w recepcji, odbierająca telefony i stwarzająca problemy nieproszonym gościom, sekretarka to żywy notatnik szefa, który nie tylko zapisze jakieś wydarzenie, ale także przypomni o nim zawsze zapracowanemu menadżerowi , koordynuje wszystkie niuanse swoich spotkań biznesowych, ale często powodzenie zawarcia transakcji lub podpisania umowy zależy od drobiazgów!

Teraz sekretarki mają wiele obowiązków. Jeśli jest to kierownik sekretariatu, to powierzono mu koordynację pracy działów, prowadzenie dokumentacji, współpracę z firmą kurierską i odpowiedzialność za terminowe dostarczanie dokumentów do miejsca przeznaczenia.

Jeśli jest to asystent sekretarza, to on między innymi monitoruje także sposób, w jaki pracownicy wykonują polecenia szefa, przygotowuje dla szefa raporty z przemówień, redaguje notatki produkcyjne i tak dalej, i tak dalej.

Wymagania stawiane sekretarce są obecnie dość wysokie. Każdy, kto myśli, że to tylko sylwetka modelki i wygląd piękności, znów się myli. W wielu urzędach od sekretarki wymagane jest wykształcenie wyższe i znajomość kilku języków.

Nie ma ścisłych kryteriów dotyczących wyglądu, rolę może tu odegrać nie tyle uroda, co raczej urok, życzliwość i umiejętność prowadzenia konwersacyjnej mowy, choć wybór zależy także od osobistych priorytetów menedżera.

Nie ma również dokładnych ram dotyczących wieku. Można jedynie zauważyć (mówią bezlitosne statystyki), że w bardziej szanowanych firmach trudno znaleźć zbyt młode sekretarki. W tym przypadku granica wieku sekretarza wynosi 30 lat i więcej. W prostszych firmach na tym stanowisku często pracują dziewczyny powyżej 20. roku życia.

Jednak w prawie wszystkich firmach i urzędach obowiązują wymagania dotyczące wyglądu sekretarki, tzw. dress code. Ubiór sekretarki powinien być nie tylko czysty i schludny, ale także spełniać międzynarodowe standardy, być dyskretny i nie wyzywający.

Spódnice powinny być umiarkowanie krótkie, bluzki umiarkowanie otwarte i umiarkowanie prześwitujące. Makijaż też powinien być umiarkowany, paznokcie normalnej długości (w wielu gabinetach długość paznokci nie powinna przekraczać 3 mm od palca), pierścionki i biżuteria również powinny być umiarkowane.

Nie jest tajemnicą, że istnieje wiele różnych historii na temat relacji między sekretarkami a ich szefami. Ile jest w nich prawdy, a ile fikcji, to już indywidualna sprawa każdego człowieka. Ale faktem jest, że sekretarki i ich menedżerowie mogą płynnie przekształcić się w relacje rodzinne.

Stało się tak z Mariną i Anatolijem Kinakhiem, z Luciano Pavarotti i Nicoletta Mantovani. Nawet multimiliarder Bill Gates nie mógł się oprzeć urokowi i profesjonalizmowi swojej sekretarki Milindy i uczynił ją prawowitym multimiliarderem.

Ale niezależnie od osobistych relacji z sekretarką, w dniu jej przysługującego jej urlopu zawodowego, menedżer ma pogratulować asystentce, życzyć jej twórczych sukcesów i aby w przyszłości mogła pracować jeszcze lepiej, sprawić jej drobny prezent.

Sekretarka to pracownik, bez którego żaden szef nie wyobraża sobie swojej działalności. Radzenie sobie z dużą ilością dokumentacji, ustalanie harmonogramu spotkań biznesowych i wiele innych ważnych obowiązków spada na barki jednej osoby.

Fabuła

Dzień Sekretarza nie jest świętem oficjalnym, które powstało w 2005 roku dzięki aktywnej grupie sekretarzy z największych miast Federacji Rosyjskiej. Dodatkowo magazyn „[email protected]” zapewnił im wsparcie całej swojej załogi.

Warto wiedzieć:

1. W starożytnym Rzymie „sekretarzami” były osoby zaufane, które dochowały tajemnic.
2. Sekretarki pojawiły się wraz z odkryciem maszyny do pisania w latach osiemdziesiątych XIX wieku, a mężczyźni w tym zawodzie byli niezwykle rzadcy przed zakończeniem I wojny światowej.
3. Mimo że trudno wskazać podstawę zawodu, uważa się, że w Rosji jest to 27 lutego 1720 r. Tymczasem już w XV wieku istnieli ludzie, do których obowiązków należało monitorowanie dokumentów i prowadzenie rejestrów.
4. Formację zawodu sekretarza osobistego zawdzięczamy Piotrowi I, który w 1840 r. podniósł go do odrębnej rangi, a sekretarze rozpoczęli współpracę z kierownictwem największych fabryk tamtych czasów.

W 1868 r. otwarto w Charkowie kursy zawodowe dla sekretarzy, a od 1884 r. ukazało się 8 różnych publikacji poświęconych pracy sekretarskiej. Dużą popularnością cieszyły się kursy, podczas których specjaliści wymieniali się doświadczeniami i doskonalili swoje umiejętności.

Stanowisko sekretarza zaczęło zyskiwać na popularności w XIX wieku, ale nie trwało to długo i od 1925 roku sekretarzy zaczęto utożsamiać z posłańcami. Zawód ten zyskał nową popularność w latach 70. XX wieku. Dziś w Federacji Rosyjskiej sekretarz to obiecujący i popularny zawód, który ma około miliona przedstawicieli.

Tradycje

Zawód ten znajduje się w pierwszej piątce najpopularniejszych zawodów na świecie. Każdy stan ma swój własny Dzień Sekretarza, ale jest też święto międzynarodowe.

Ponieważ sekretarki spędzają urlop zawodowy w miejscu pracy, w tym dniu szefowie starają się nie obciążać ich pracą. Ponadto sekretarki otrzymują różne bonusy i niezapomniane upominki, a w niektórych firmach zakończenie dnia pracy to uroczysty bankiet lub bufet dedykowany wszystkim sekretarzom firmy.

Dzień Sekretarza przypada na środę ostatniego pełnego tygodnia kwietnia.

(Zdjęcie: kristian sekulic, Shutterstock)

Międzynarodowy Dzień Sekretarza lub bardziej formalnie Dzień Profesjonalnego Pracownika Administracyjnego(Dzień Profesjonalisty Administracyjnego) zaczęto obchodzić w Stanach Zjednoczonych w 1952 roku dzięki staraniom nowojorskiego publicysty Harry'ego F. Klemfussa. Tradycyjnie dzień ten obchodzony jest w ramach Tygodnia Profesjonalistów Administracyjnych, który stał się tradycją również w Stanach Zjednoczonych. Święto obchodzone jest corocznie w środę ostatniego pełnego tygodnia kwietnia.

W 1952 r. „tygodniem administracyjnym” był pierwszy tydzień czerwca i nazywano go Krajowym Tygodniem Sekretarzy, a środę tego tygodnia nazywano Narodowym Dniem Sekretarzy. Sponsorem nowego święta zawodowego było Krajowe Stowarzyszenie Sekretarzy przy wsparciu kilku korporacji.

(Zdjęcie: UnaPhoto, Shutterstock)

Obecnie pracownicy administracyjni to nie tylko sekretarki. W 1955 roku Tydzień Sekretarzy Krajowych został przeniesiony na ostatni tydzień kwietnia. W 1981 roku nazwę Tygodnia zmieniono na Tydzień Sekretarek Zawodowych, a w 2000 roku na Tydzień Zawodowych Pracowników Administracyjnych. Teraz święto to obchodzą nie tylko sekretarze, ale także wszyscy, od których zależy praca biura - są to zastępcy dyrektora, kierownicy biura, asystenci, asystenci, autorzy przemówień, stenografowie. A także specjaliści wykonujący prace biurowe, asystujący prezesom i szefom firm i przedsiębiorstw. Nawiasem mówiąc, według niektórych szacunków zawód ten jest jednym z pięciu najbardziej poszukiwanych na świecie. A dziś pracownicy administracyjni to już nie tylko sekretarki, których obowiązki obejmują jedynie odbieranie telefonów i planowanie grafiku pracy szefa, to wysoko wykwalifikowani i doświadczeni specjaliści, od których w dużej mierze zależy powodzenie biznesu.

Co ciekawe, Administrative Professionals Week (APW) jest zastrzeżonym znakiem towarowym należącym do Międzynarodowego Stowarzyszenia Profesjonalistów Administracyjnych. A podczas wakacji zawodowych wszystkie sekretarki i osobiste asystentki otrzymują od swoich menedżerów gratulacje, niezapomniane prezenty, a nawet premie. Ponadto w wielu firmach istnieje tradycja organizowania bankietów i bufetów na cześć sekretarek, a szefowie starają się w tym dniu jak najmniej obciążać swoich podwładnych.

Niektóre kraje obchodzą krajowe Dni Sekretarza: Australia – w pierwszy piątek maja; Pakistan – w trzecią środę kwietnia; Zimbabwe – pierwsza środa września.

W Rosji Dzień Sekretarza obchodzony jest w trzeci piątek września.

Teraz jest to święto nie tylko dla sekretarek, ale także dla wszystkich, od których zależy praca biura - są to zastępcy dyrektora, kierownicy biura, asystenci, asystenci, autorzy przemówień, stenografowie. A także specjaliści wykonujący prace biurowe, asystujący prezesom i szefom firm i przedsiębiorstw. Według niektórych szacunków zawód ten jest jednym z pięciu najbardziej poszukiwanych na świecie.

Obecnie pracownicy administracyjni to nie tylko sekretarki, których obowiązki obejmują jedynie odbieranie telefonów i planowanie grafiku pracy szefa, to wysoko wykwalifikowani i doświadczeni specjaliści, od których w dużej mierze zależy powodzenie biznesu.

Dziś również obchodzone Dzień uczestników likwidacji skutków wypadków i katastrof radiacyjnych i pamięć o ofiarach tych wypadków i katastrof. Pojawiła się w oficjalnym kalendarzu rosyjskich dat pamięci 26 lat po wypadku, który był niesławny na całym świecie - 26 kwietnia 1986 r. nastąpiła eksplozja w czwartym bloku energetycznym elektrowni jądrowej w Czarnobylu. W rezultacie reaktor uległ całkowitemu zniszczeniu, a do środowiska przedostały się ogromne ilości substancji radioaktywnych. Powstała chmura rozprzestrzeniła radionuklidy w większości Europy i Związku Radzieckiego. Jedna osoba zginęła bezpośrednio podczas eksplozji, a druga zmarła nad ranem. Jednak u 134 pracowników elektrowni w Czarnobylu i zespołów ratowniczych zapadło później na chorobę popromienną, a 28 z nich zmarło w ciągu następnych miesięcy.

Dziś, aby oddać hołd ofiarom wypadków i katastrof radiacyjnych oraz weteranom Czarnobyla, a także wszystkim, którzy brali udział w likwidacji skutków awarii radiacyjnych, w całym kraju odbywają się różne wydarzenia upamiętniające, wiece i akcje.

Co roku obchodzony jest 26 kwietnia Międzynarodowy Dzień Własności Intelektualnej. Data nie została wybrana przypadkowo: to właśnie tego dnia, 26 kwietnia 1970 roku, weszła w życie międzynarodowa Konwencja, zgodnie z którą powołano Światową Organizację Własności Intelektualnej (WIPO). Co roku „Dzień Własności Intelektualnej” poświęcony jest konkretnemu tematowi.

20 lat temu tego dnia w naszym kraju powstało „Rosyjskie Towarzystwo Medyczne”. Order „O miłosierdzie i uzdrowienie”. Są przyznawani za szczególne zasługi dla krajowej opieki zdrowotnej i otrzymują błogosławieństwo Hierarchii Rosyjskiego Kościoła Prawosławnego. Order „O Miłosierdzie i Uzdrowienie” to ośmioramienna gwiazda, na której emalią na medalionie odciśnięty jest patron lekarzy i wszechmiłosierny uzdrowiciel Panteleimon.