Menaxhimi i kohës ose menaxhimi i kohës - çfarë është, rekomandime të ekspertëve se si të menaxhoni gjithçka. Menaxhimi i kohës për një menaxher: teknika efektive

13.10.2023

Prezantimi

Bazat teorike të menaxhimit të kohës

1 Thelbi dhe parimet e menaxhimit të kohës

2 Arsyet për të përdorur menaxhimin e kohës

3 Teknika moderne të menaxhimit të kohës

Analiza e qasjeve të brendshme ndaj sistemit të menaxhimit të kohës

1 Futja e menaxhimit të kohës në kompani

2 Menaxhimi i kohës në Rusi

Vlerësimi dhe përmirësimi i sistemit të menaxhimit të kohës në kompani

1 Karakteristikat e përgjithshme të ndërmarrjes së analizuar

2 Vlerësimi i sistemit të menaxhimit të kohës në kompani

3 Përmirësimi i sistemit të menaxhimit të kohës

konkluzioni

Prezantimi

Në kushtet moderne, menaxhimi i kohës është një pjesë integrale e aktiviteteve të çdo kompanie të suksesshme. Menaxhimi i kohës i referohet teknologjisë së organizimit të kohës dhe rritjes së efikasitetit të përdorimit të saj.

Menaxhimi i kohës është akti ose procesi i ushtrimit të kontrollit të vetëdijshëm mbi sasinë e kohës së shpenzuar në aktivitete specifike në një mënyrë që rrit në mënyrë specifike efikasitetin dhe produktivitetin. Menaxhimi i kohës mund të ndihmohet nga një sërë aftësish, mjetesh dhe teknikash të përdorura për të përmbushur detyra, projekte dhe qëllime specifike. Ky grup përfshin një gamë të gjerë aktivitetesh, përkatësisht: planifikimin, alokimin, vendosjen e qëllimeve, delegimin, analizën e kohës, monitorimin, organizimin, renditjen dhe prioritizimin. Fillimisht, menaxhimi iu atribuua vetëm aktiviteteve të biznesit ose të punës, por me kalimin e kohës termi u zgjerua duke përfshirë edhe aktivitete personale me të njëjtën bazë. Një sistem i menaxhimit të kohës është një kombinim i proceseve, mjeteve, teknikave dhe metodave. Në përgjithësi, menaxhimi i kohës është një domosdoshmëri në zhvillimin e çdo projekti pasi përcakton kohën dhe qëllimin e përfundimit të projektit.

Qëllimi i punës së paraqitur është të konsiderojë menaxhimin e kohës si një sistem të menaxhimit të kohës. Detyrat në punë janë si më poshtë:

shqyrtimi i konceptit dhe funksioneve të menaxhimit të kohës;

karakteristikat e teknikave moderne të menaxhimit të kohës;

identifikimi i veçorive të zbatimit të menaxhimit të kohës në kompani;

analiza e aplikimit të zbatimit të suksesshëm të menaxhimit të kohës në kompanitë ruse;

identifikimi i veçorive të përdorimit të menaxhimit të kohës në aktivitetet e Megafon OJSC.

Objekti i punës është menaxhimi i kohës. Tema e punës janë veçoritë e zbatimit të menaxhimit të kohës në aktivitetet e një organizate.

Struktura e punës përfshin një hyrje, tre kapituj, një përfundim dhe një listë të referencave.

Kapitulli i parë paraqet thelbin dhe parimet e menaxhimit të kohës, përcakton teknikat moderne të menaxhimit të kohës dhe vërteton nevojën e përdorimit të menaxhimit të kohës në aktivitetet e një ndërmarrje.

Kapitulli i dytë identifikon tiparet e zbatimit të menaxhimit të kohës në organizata dhe analizon qasjet e suksesshme të menaxhimit të kohës në kompanitë ruse.

Kapitulli i tretë dhe i fundit ofron një përshkrim të përgjithshëm të ndërmarrjes së analizuar, jep një vlerësim të sistemit të menaxhimit të kohës së OJSC Megafon dhe identifikon drejtimet për përmirësimin e sistemit të menaxhimit të kohës së ndërmarrjes në studim.

1. Bazat teorike të menaxhimit të kohës

.1 Thelbi dhe parimet e menaxhimit të kohës

"Menaxhimi i kohës (Menaxhimi i kohës) është një seksion ndërdisiplinor i shkencës dhe praktikës kushtuar studimit të problemeve dhe metodave për optimizimin e kostove të kohës në fusha të ndryshme të veprimtarisë profesionale." Menaxhimi i kohës - përkthyer nga anglishtja do të thotë "menaxhimi i kohës". Detyra e menaxhimit të kohës është të organizojë përdorimin e kohës (si në punë ashtu edhe në atë personale) të ditës dhe javës në mënyrë të tillë që të ketë kohë për të bërë të gjitha gjërat më të rëndësishme. Menaxhimi i kohës është llogaritja dhe planifikimi operacional i kohës.

Parimet themelore të menaxhimit të kohës.

Punë e mundimshme e pavarur. Një menaxher mund të zhvillojë vetëm një sistem me cilësi të lartë dhe efektiv për të organizuar vetë kohën e tij. Kjo punë e rëndësishme nuk mund t'i besohet një konsulenti apo sekretari. Vetëm menaxheri mund të zgjedhë zgjidhjen e duhur dhe ta rindërtojë atë për t'iu përshtatur nevojave të tij.

Individualiteti i zgjidhjes. Në organizimin e kohës personale, nuk janë rregullat e përgjithshme ato që janë të rëndësishme, por stili individual që menaxheri gjen për vete. Nëse është e rehatshme për të, jep efektivitet maksimal. Më tepër duhet të përqendrohemi në ato metoda që na lejojnë të lundrojmë edhe në kushte pasigurie. Prandaj, është e rëndësishme të përcaktohen parametra të tillë si temperamenti i një personi, preferencat shqisore, bioritmet e trupit të tij, qëllimet e punës, etj.

Nevoja për të ndjekur efektivitetin tuaj. Duke përdorur kohën, mund të identifikoni momentet e humbjes së pafalshme të kohës dhe të zbuloni rezervat e tij të fshehura. Gjatë analizimit të të dhënave të marra, rekomandohet të përdoret metoda e krahasimit të asaj që u arrit me maksimumin e mundshëm, dhe jo atë që u arrit me atë që ishte planifikuar, siç bëhet në teknologjitë perëndimore të menaxhimit të kohës. Por rezultati kryesor i përdorimit të matjes së kohës është shfaqja e një aftësie të caktuar për të monitoruar vazhdimisht në mënyrë të pavarur efektivitetin tuaj. Ndjekja e kohës tuaj për disa javë zhvillon një lloj vëmendje të veçantë ndaj kohës dhe udhëheqësi fillon t'i shikojë veprimet e tij krejtësisht ndryshe.

Të menduarit e orientuar drejt efikasitetit. Ndryshimi i drejtpërdrejtë i të menduarit është parësor. Një person që ka mësuar të identifikojë proceset joefektive dhe t'i përmirësojë ato, duke u përpjekur të optimizojë dhe rrisë efikasitetin, është në gjendje të zbatojë metodat ekzistuese, t'i përshtatë ato sipas nevojave të tij ose të zhvillojë të tijat. Dhe vetë metodat teknike të organizimit të kohës dhe punës personale dhe zbatimi i tyre i drejtpërdrejtë në jetë janë pikërisht çështje teknologjie. Pasi të ketë ndodhur një ndryshim në vetëdije, ajo fillon të funksionojë dhe të japë fryte në çdo lloj aktiviteti.

Arritshmëria dhe pashtershmëria e rezervave të efikasitetit. Një parim themelor, pranë të cilit nuk mund të krahasohet asnjë çështje teknologjike. Bazuar në supozimin se rezervat e efikasitetit, zhvillimit dhe vetë-përmirësimit janë jo vetëm realisht të arritshme, por edhe potencialisht të pashtershme, kërkimi i zgjidhjes së nevojshme dhe zhvillimi i metodës së nevojshme janë çështje thjesht taktike dhe padyshim të zgjidhshme.

1.2 Arsyet për përdorimin e menaxhimit të kohës

Koha e kohës personale duhet të kryhet për disa ditë pune, ndoshta javë, në mënyrë që të analizohet stili juaj i punës dhe të zbulohen arsyet e mungesës së kohës që lindin. Simptomat alarmante të shfaqjes së menjëhershme të problemeve të përkohshme mund të identifikohen nga shenjat e mëposhtme:

Mungesa e prioriteteve gjatë kryerjes së gjërave (zgjidhja e detyrave të vogla duke riplanifikuar rregullisht ato kryesore);

Nxitimi në kryerjen e detyrave të mëdha (shpesh e shkaktuar nga fillimi me vonesë i punës për to);

Një rrjedhë e madhe e të gjitha llojeve të detyrave rutinë (rreziku i mbytjes në gjëra të vogla);

Studimi i parakohshëm i korrespondencës së biznesit (dokumentacioni aktual);

Puna në mbrëmje dhe fundjavë (nuk ka kohë të mjaftueshme gjatë orarit të punës);

Kryerja e vazhdueshme e punës për kolegët ose vartësit tuaj (duket se kjo do të jetë më e shpejtë ose më e besueshme);

Puna jashtë profilit tuaj (përdorimi joefektiv i mundësive);

Ndërprerje të vazhdueshme në punë (telefonata të pafundme dhe fluks vizitorësh);

Sqarimi i informacionit, pyetja e vazhdueshme përsëri (vështirësi në perceptimin e informacionit si pasojë e lodhjes).

Pas përcaktimit të kohës, është e nevojshme të analizohen të gjitha llojet e aktiviteteve në të cilat personi ka marrë pjesë. Për ta bërë këtë, ju mund të përdorni tabela mbi shpërndarjen e fushave të punës në lidhje me kostot e kohës - reale dhe teorikisht të arritshme, dhe të hartoni një listë të pengesave.

Analiza e mëtejshme mund të bëhet nga pikëpamja e dy pozicioneve: pozitive dhe negative, d.m.th. identifikoni pikat e forta dhe të dobëta për të përdorur në mënyrë racionale të parën dhe për të shmangur të dytën.

"Time Sinkers" Duke kryer një analizë të detajuar të lavamanëve kryesorë të kohës, mund të kontrolloni më mirë procesin tuaj të punës dhe të shmangni shpërqendrimet. Njihen arsyet kryesore që na detyrojnë të humbim kohë:

Telefonatat me të drejtë zënë vendin e tyre krenar, duke prishur humorin e punës dhe duke ju penguar të përqendroheni në biznes. Me përdorimin e gjerë të telefonave celularë, problemi është bërë global.

Vizitorët që vijnë në zyrë janë më shpërqendrues se telefonat, sepse nuk mund të injorohen ose të bëhen paralelisht me punët e tjera.

Shkëmbim i dobët i organizuar i informacionit ndërmjet departamenteve.

Probleme me pajisjet kompjuterike dhe pajisjet e zyrës.

Ndryshimi i rendit të punës të vendosur nga kolegët.

Mungesa e planifikimit organizativ. Dist

Pamundësia për të dëgjuar njerëzit e tjerë.

Struktura organizative jo e kënaqshme.

Konfuzion në postë. Kjo është veçanërisht e rëndësishme për menaxherët, korrespodenca e të cilëve është e parakohshme ose nuk kalon nëpër filtrin e sekretarisë për përcaktimin e rëndësisë së letrave.

Korrigjimi i gabimeve që mund të ishin shmangur. Gabimet shkaktohen nga e njëjta nxitim, pavëmendje, ngurrim për të punuar etj.

Pavendosmëri në çështjet e biznesit.

Takime dhe seanca planifikimi të organizuara dhe të koordinuara keq.

Shpërqëndrimet në vendin e punës. Një listë gjigante e gjërave të vogla sipas specifikave të personalitetit të çdo personi.

Burokracia e tepruar e zyrës.

Diskutime të kota për punën tuaj dhe punën e të tjerëve. Dhe vetëm muhabet bosh.

1.3 Teknika moderne të menaxhimit të kohës

Vendosja e një qëllimi. Vendosja e qëllimeve përfshin analizimin dhe formimin e qëllimeve personale. Qëllimi përshkruan rezultatin përfundimtar dhe jep qartësi se në cilin drejtim duhet të lëvizni. Vendosja e qëllimeve është një proces i përkohshëm, sepse... Kur ndryshohen disa parametra, ndodh rregullimi i nevojshëm.

“Për të arritur sukses, ju duhet të zgjidhni qëllimet e duhura; fazat e ndërmjetme do t'ju ndihmojnë të qëndroni në rrugën e duhur. Këshillohet që paraprakisht të bëni një regjistër të burimeve personale dhe mjeteve për arritjen e qëllimeve, në mënyrë që të zbuloni se cilat nga pikat tuaja të forta duhet të inkurajohen dhe cilat dobësi duhet të punoni për të zhvilluar më tej potencialin tuaj.”

Qëllimi duhet të jetë i qartë, i saktë dhe i kuptueshëm. Formulimi specifik i qëllimeve praktike është i rëndësishëm për planifikimin e mëvonshëm. Kur vendosni synime afatgjata, nuk mund të merrni shumë përsipër.

) Jo vetëm t'i bëjë gjërat siç duhet, por edhe të bëjë gjërat e duhura;

) Jo vetëm të zgjidhë problemet, por edhe të krijojë perspektiva krijuese;

) Jo aq shumë për të kursyer fonde sa për të optimizuar përdorimin e tyre;

) Jo vetëm të përmbushë borxhet, por edhe të arrijë rezultate;

) Jo vetëm të reduktojë kostot, por edhe të rrisë fitimet.

Planifikimi klasik. Metodologjia klasike për zhvillimin e planeve dhe aktiviteteve alternative. Do të thotë përgatitje për zbatimin e qëllimeve dhe organizim të kohës. Siç tregon përvoja praktike, minutat e shpenzuara për planifikim reduktojnë orët e shpenzuara për zbatimin e drejtpërdrejtë, duke çuar përfundimisht në kursim të përgjithshëm të kohës.

Për të kryer siç duhet funksionet e tij dhe për të arritur qëllimet e tij, një menaxher duhet të kuptojë qartë buxhetin e tij kohor. Ekzistojnë disa rregulla themelore të planifikimit:

Kur planifikoni ditën tuaj, është më mirë të lini 40% të kohës tuaj të punës të lirë. ato. 60% - koha e planifikuar, 20% - koha e paparashikuar, 20% - koha spontane.

Dokumentoni kohën e kaluar, duke treguar se si dhe në çfarë ka humbur, në mënyrë që të keni një ide se si është shpenzuar.

Për të bashkuar të gjitha detyrat, duhet të keni një ide për detyrat e ardhshme dhe t'i ndani ato sipas shkallës së urgjencës.

Krijoni plane realiste vetëm me vëllimin e detyrave që mund të përballoni.

Mësoni të përcaktoni ritmin e punës dhe sasinë e informacionit të nevojshëm për ta përfunduar atë.

Nëse ndërhyrja lind rregullisht në punën tuaj në formën e çështjeve urgjente, spontanisht, jepni kohë në planin tuaj për zgjidhjen e çështjeve të tilla.

Përpjekja për të përfunduar një vëllim të madh pune dhe shpërndarja e përpjekjeve tuaja në çështje të veçanta të parëndësishme çon në faktin se në fund të ditës problemet kryesore mbeten të pazgjidhura. Vendosja e një prioriteti nënkupton ndarjen e të gjithë rrjedhës së detyrave sipas shkallës së rëndësisë, duke u dhënë atyre përparësi, dytësore, etj. kuptimet.

Proporcione "të arta" të planifikimit të kohës. Planifikimi i kohës bazohet në disa parime. Një nga më të famshmit u formulua nga ekonomisti italian Vilfredo Pareto. Ai është krijuar për përdorimin racional të kohës dhe thotë: “Nëse të gjitha funksionet e punës merren parasysh nga pikëpamja e kriterit të efikasitetit të tyre, atëherë do të rezultojë se 80 për qind e rezultateve përfundimtare arrihen vetëm në 20 për qind të koha e kaluar, ndërsa 20 për qind e mbetur e rezultatit thith 80 për qind të kohës së punës.” . Në punën e përditshme, kjo do të thotë që fillimisht nuk duhet të merrni përsipër detyrat më të lehta, më interesante ose më pak kohë. Kur planifikoni, është e nevojshme që së pari të zgjidhen problemet jetike, dhe vetëm pastaj ato të shumta dytësore.

Zbatimi i vazhdueshëm i parimit Pareto ndihmon në përdorimin në praktikë të teknikës së analizimit të kompleksitetit të problemeve ABC. Ai bazohet në ndarjen e të gjithë fushës së detyrave në tre grupe.

A. Detyrat më të rëndësishme - përbëjnë afërsisht 15 përqind të numrit të përgjithshëm të të gjitha detyrave dhe punëve. Vetëvlerësimi i këtyre detyrave (arritja e qëllimit) është afërsisht 65 përqind.

B. Detyrat e rëndësishme zënë mesatarisht 20 për qind të numrit të përgjithshëm të çështjeve dhe rëndësia e kësaj kategorie detyrash është gjithashtu 20 për qind.

B. Detyrat më pak të rëndësishme dhe jo thelbësore, përkundrazi, përbëjnë 65 për qind të numrit të përgjithshëm të detyrave, por kanë një pjesë të vogël (rreth 15 për qind të “kostos” totale).

Teknologjia për analizimin e problemeve duke përdorur parimin ABC mund të kryhet si më poshtë:

Bëni një listë të të gjitha detyrave të ardhshme në periudhën përkatëse kohore (ditë, muaj, tremujor, vit).

Sistematizoni detyrat sipas shkallës së rëndësisë së tyre, vendosni rendin e detyrave në përputhje me "koston" e tyre të veprimtarisë.

Numëroni detyrat.

a) 15 për qind e parë e të gjitha detyrave të klasifikuara si Kategoria A nuk janë subjekt i ricaktimit;

b) 20 për qind e radhës janë detyra të kategorisë B;

c) 65 për qind e mbetur janë detyra të kategorisë B.

Kontrolloni dy herë planin kohor për t'u siguruar që buxheti i kohës së caktuar korrespondon me vlerën e detyrave: 65 përqind e kohës së planifikuar është detyra A; 20 për qind e kohës së planifikuar është detyra B; 15 për qind e kohës së planifikuar janë detyra B.

Bëni rregullimet e duhura, duke e fokusuar planin në detyrat A.

Vlerësoni detyrat B dhe C nga pikëpamja e mundësisë së delegimit të tyre.

Delegimi i kompetencave. “Kuptimi i përgjithshëm i delegimit është të delegosh detyra tek vartësit ose kolegët e dikujt. Shumë menaxherë, të cilët e konsiderojnë veten me përvojë dhe efikas, preferojnë të bëjnë vetë gjëra që mund t'ua besojnë punonjësve të tjerë, duke përmendur papërvojën, mungesën e arsimimit dhe paaftësinë e vartësve të tyre. Ky fenomen tregon më tepër mungesën e përvojës në delegimin e autoritetit dhe paaftësinë për të trajnuar personelin në funksionet e nevojshme dhe jo për meritat e larta të një menaxheri.

Përparësitë kryesore të delegimit:

Menaxheri ka më shumë kohë për detyra më të rëndësishme;

Përdorimi dhe zhvillimi i njohurive dhe aftësive profesionale të punonjësve;

Stimulimi i zhvillimit të aftësive, pavarësisë dhe kompetencës së vartësve;

Ndikim pozitiv në motivimin e punonjësve.

Për të deleguar saktë, duhet t'i përmbaheni rregullave të mëposhtme:

Zgjidhni punonjës të përshtatshëm;

Shpërndani fushat e përgjegjësisë;

Koordinon zbatimin e detyrave të caktuara;

Stimuloni dhe këshilloni vartësit;

Monitoroni procesin dhe rezultatet e punës;

Vlerësoni punonjësit tuaj;

Ndaloni përpjekjet për delegim të kundërt ose pasues.

Është e nevojshme të delegohen punë rutinë, aktivitete të specializuara, çështje private dhe punë përgatitore. Transferimi i detyrave ose aktiviteteve mund të kryhet për një periudhë të gjatë ose të kufizuar në detyra një herë. Menaxheri në asnjë rrethanë nuk i delegon funksionet e tij/saj menaxheriale, detyrat me rrezik të lartë dhe përgjegjësitë e menaxhimit.

Monitorimi i rezultateve dhe rregullimi i qëllimeve. Kontrolli i rezultateve shërben për të optimizuar procesin e punës; ai mbulon tre detyra:

Kuptimi i gjendjes fizike. A sjell rezultate planifikimi, a kontribuon në rehati;

Krahasimi i asaj që ishte planifikuar me maksimumin e mundshëm. Është e nevojshme të analizohen rregullisht aktivitetet, të identifikohen momentet e humbjes së kohës dhe të hartohen fletët e ndërhyrjeve;

Rregullimi bazuar në devijimet e përcaktuara. Është e nevojshme të kontrolloni dyfish planet dhe t'i ndryshoni ato nëse ato rezultojnë të pamundura ose nuk lejojnë arritjen e qëllimit brenda afatit.

Ekziston një dallim midis monitorimit të rezultateve të punës dhe monitorimit të detyrave specifike; as njëra as tjetra nuk duhet të neglizhohet.

Kështu, menaxhimi i kohës është kontabiliteti dhe planifikimi operacional i kohës. Detyra e menaxhimit të kohës është të organizojë përdorimin e kohës (si në punë ashtu edhe në kohën personale) të ditës dhe javës në mënyrë që të ketë kohë për të bërë të gjitha gjërat më të rëndësishme. Parimet themelore të menaxhimit të kohës: puna e pavarur e mundimshme, vendimmarrja individuale, nevoja për të gjurmuar efektivitetin e vet, të menduarit që synon efikasitetin, arritshmërinë dhe rezervat e pashtershme të efikasitetit. Simptomat alarmante të shfaqjes së afërt të problemeve të përkohshme mund të identifikohen nga disa shenja dhe mund të identifikohen shkaqet e "mbytjes së kohës".

2. Analiza e qasjeve vendase dhe të huaja ndaj sistemit të menaxhimit të kohës

.1 Futja e menaxhimit të kohës në kompani

Fakti që koha duhet menaxhuar në mënyrë racionale është një fakt i dukshëm sot. Të gjithë përballen me mungesën e kohës ose mungesën e plotë të saj - nga menaxherët e nivelit të ulët te menaxherët dhe pronarët e bizneseve.

Deri vonë, menaxhimi i kohës konsiderohej kryesisht në lidhje me një person individual. Kjo do të thotë, çdo specialist, sipas gjykimit të tij, mund të aplikojë metoda të menaxhimit të kohës në lidhje me kohën e tij.

Trendi i fundit ka qenë futja e një sistemi të menaxhimit të kohës në ndërmarrje (menaxhimi i kohës së korporatës). Menaxhimi i kohës është një drejtim i ri në menaxhimin e ndërmarrjes. Në shumicën e organizatave ruse, menaxhmenti nuk mendon se në cilat veprime vartësit e tyre shpenzojnë kohë gjatë ditës së punës, ose si e organizojnë punën e tyre brenda kuadrit të përgjegjësive të tyre të punës.

Është krejt e natyrshme që drejtuesi i një ndërmarrje ose punonjësit e tij kryesorë nuk janë në gjendje të përballojnë vetë detyrën e zbatimit të menaxhimit të kohës. Si rregull, ata përdorin ndihmën e specialistëve të menaxhimit të kohës. Dhe është krejt e natyrshme që kërkesa krijon ofertë.

Kështu, kohëzgjatja e kurseve dhe trajnimeve për menaxhimin e kohës varion nga 2 deri në 10 ditë, dhe kostoja është nga 5 mijë rubla. deri në 25 mijë rubla. Programet e ofruara janë gjithashtu të ndryshme: këto përfshijnë "Kurse të menaxhimit të kohës për zyrtarët e lartë", të zhvilluara në formën e një seminari dhe kurse për punonjësit e zakonshëm. Ekzistojnë teknologji për futjen e menaxhimit të kohës në ndërmarrje.

Të gjitha këto kurse kanë një gjë të përbashkët - të gjitha bazohen në teknologjitë perëndimore dhe nuk janë gjithmonë të ndërlidhura me realitetin rus. Për më tepër, pjesa më e madhe e seminareve dhe trajnimeve për menaxhimin e kohës janë individuale në natyrë, domethënë, më shumë ka të ngjarë të flasim për menaxhimin e kohës personale sesa për menaxhimin e kohës së korporatës.

Sa i përket menaxhimit krahasues të kohës, sipas mendimit tonë, duhet të dallohen tre fusha:

Për shembull, përdorimi i MS Outlook ju lejon të kurseni ndjeshëm kohë në procesin e transferimit të informacionit të nevojshëm. Kjo ndodh për shkak të aftësisë për të formuluar më konciz dhe qartë thelbin e problemit. Informacioni i shkruar perceptohet më shpejt dhe më saktë sesa informacioni i komunikuar me gojë.

Për më tepër, në procesin e komunikimit duke përdorur teknologjinë e informacionit, bëhet e mundur që të kursehet ndjeshëm koha në procesin e transmetimit të informacionit. Kjo është për shkak të mungesës së nevojës për të lëvizur nga zyra në zyrë, ose nga një organizatë në tjetrën.

Ju gjithashtu mund të kurseni mjaft kohë në komunikimin personal në procesin e transmetimit të informacionit përmes internetit, falë shablloneve dhe simboleve ekzistuese që zëvendësojnë frazat që janë elemente të komunikimit të sjellshëm.

Në përgjithësi, menaxhimi i kohës së korporatës së një ndërmarrje është një sistem rregullash dhe normash për ndërveprimin e punonjësve në një ndërmarrje, rregulla dhe mekanizma për shkëmbimin e informacionit. Në shumë mënyra, një menaxhim i tillë i kohës kopjon procesin e komunikimit në një ndërmarrje. Dhe në përputhje me rrethanat, është e vështirë t'i atribuohet një drejtimi krejtësisht të ri në fushën e menaxhimit të ndërmarrjes.

Përdorimi i teknikave për përmirësimin e komunikimit dhe optimizimin e procesit të komunikimit në një ndërmarrje në kuadër të menaxhimit të kohës do të lejojë arritjen e një efekti më të madh organizativ dhe ekonomik.

Një nga problemet kryesore në këtë fushë të menaxhimit të kohës është numri relativisht i vogël i punonjësve që mund të kombinohen në një grup njerëzish që kryejnë detyra identike, dhe një numër mjaft i madh grupesh të tilla në një ndërmarrje. Kështu, për të optimizuar punën kohore të secilit grup specialistësh, është e nevojshme të zhvillohen rekomandime dhe teknika të menaxhimit të kohës që janë unike vetëm për këtë grup specialistësh. Si rregull, specialistët e menaxhimit të kohës ose thjesht nuk e bëjnë këtë, duke preferuar të përdorin seminare dhe trajnime kolektive bazuar në teknikat individuale të menaxhimit të kohës, ose shërbimi i krijimit të një sistemi të menaxhimit të kohës për çdo ndarje individuale të një ndërmarrje është mjaft i shtrenjtë.

Duhet të theksohet se, si rregull, jo të gjitha departamentet e një ndërmarrje duhet të zbatojnë një sistem të menaxhimit të kohës. Problemi i menaxhimit të kohës lind aty ku ekziston një alternativë për përdorimin e tij. Në ato departamente të ndërmarrjes ku punonjësit kryejnë punë mekanike monotone, lind nevoja për të studiuar aftësitë fiziologjike dhe psikologjike të një personi në kryerjen e një algoritmi të caktuar të veprimeve në kushtet ekzistuese të ashpërsisë dhe intensitetit të punës.

Shpesh është e pajustifikuar të thuhet se proceset e menaxhimit në ndërmarrje nuk kryhen dhe punonjësit nuk janë të interesuar për kryerjen më të shpejtë dhe me cilësi të lartë të detyrave të tyre zyrtare. Kjo për faktin se çdo punonjës ka përgjegjësitë e veta të punës, të fiksuara në përshkrimet e punës dhe një kontratë pune. Kontrata e punës gjithashtu, si rregull, përcakton numrin e orëve që duhet të punojë në ditë dhe numrin e ditëve që duhet të punojë në javë. Kjo do të thotë, ka një sasi të caktuar pune (përgjegjësi të përcaktuara në kontratën e punës) dhe kohë për ta përfunduar atë (orari i punës dhe orari i caktuar në kontratën e punës).

Si rregull, kur zhvillohen programe për seminare dhe trajnime për menaxhimin e kohës, nuk i kushtohet vëmendje e mjaftueshme karakteristikave fiziologjike të një personi dhe kushteve të ashpërsisë dhe intensitetit të punës.

Sa i përket menaxhimit individual të kohës së specialistëve kryesorë, në thelb ai përfaqëson menaxhimin individual të kohës së një menaxheri dhe një personi. Ky drejtim është aktualisht më i zhvilluari dhe më efektivi nga pikëpamja e përdorimit praktik.

Në përgjithësi, menaxhimi i kohës së korporatës është një fushë mjaft premtuese në menaxhimin e ndërmarrjes, megjithëse aktualisht ka shumë vështirësi në zbatimin e tij në praktikë. Kur përcaktohet nevoja për futjen e menaxhimit të kohës së korporatës dhe fushëveprimit të zbatimit të tij në një ndërmarrje të caktuar, duhet:

në cilat departamente (ose për cilat njësi pune) këshillohet futja e menaxhimit të kohës;

çfarë efekti ekonomik dhe organizativ do të arrijë zbatimi i menaxhimit të kohës së korporatës në një ndërmarrje? Kjo do të thotë, ne po flasim për raportin e kostove dhe rezultateve të marra;

sa janë gjasat që efekti i zbatimit të një sistemi të menaxhimit të kohës së korporatës në një ndërmarrje të jetë mjaft i gjatë për të lejuar që efekti ekonomik dhe organizativ të shfaqet?

Sistemi i menaxhimit të kohës së korporatës duhet të zhvillohet individualisht për secilën ndërmarrje dhe duhet të kombinojë të tre fushat e menaxhimit të kohës së korporatës: menaxhimin e kohës së ndërmarrjes, menaxhimin e kohës së korporatës së departamenteve individuale dhe menaxhimin individual të kohës së specialistëve kryesorë. Për më tepër, menaxhimi i kohës së korporatës së departamenteve individuale në disa raste duhet më tepër të bazohet në karakteristikat fiziologjike të një personi dhe kushtet e ashpërsisë dhe intensitetit të punës sesa në procesin e shpërndarjes kompetente të kohës.

2.2 Menaxhimi i kohës në Rusi

Sot vështirë se është e mundur të gjesh një kompani ruse, menaxhimi i së cilës nuk do të merrej me çështjen e rritjes së konkurrencës së saj. Për të zgjidhur këtë problem, është e nevojshme të bëhet një punë e madhe për të optimizuar të gjitha proceset e biznesit: nga R&D tek logjistika. Sidoqoftë, kjo është një detyrë e gjatë dhe e vështirë, dhe për këtë arsye shumë kompani në Rusi preferojnë të rrisin efikasitetin e punës me pak shpenzime. Për shembull, përmes menaxhimit të kohës. Megjithatë, menaxhimi "klasik" i kohës tashmë po has vështirësi në përballimin e detyrave që i shtron biznesi modern. “Ai pushon së qeni një ilaç për të gjitha sëmundjet menaxheriale. Gjatë pesë viteve të fundit, asgjë thelbësisht e re nuk ka ndodhur në këtë fushë dhe interesi për menaxhimin e kohës është dukshëm në rënie,” vëren Pavel Bezruchko, drejtor ekzekutiv i ECOPSY Consulting. - Për të rritur efikasitetin e tyre, kompanitë moderne janë të angazhuara kryesisht në optimizimin e proceseve të biznesit. Në sfondin e këtyre masave, menaxhimi i kohës mbetet i dobishëm, por më tepër një aftësi shtesë: shkalla e fitimit të kohës është e vogël.”

Një praktikë e zakonshme në kompanitë ruse është një situatë kur një menaxher, mbi baza "vullnetare-të detyrueshme", shpërndan midis vartësve të tij një libër që i pëlqen për menaxhimin e kohës ose rekomandon një ose një tjetër organizator "të avancuar". Drejtori ekzekutiv i kompanisë Yekaterinburg Bank24.ru, Boris Dyakonov, u interesua për idenë e menaxhimit të kohës rreth tre vjet më parë, kur u bë bashkëpronar i një banke të vogël. "Unë zbatova shumë nga ato që lexova," thotë ai. - Organizimi i leksioneve mbi menaxhimin e kohës në bankë, prezantimi i standardeve dhe përmirësimi i kulturës së komunikimit. Në fillim, risitë u kundërshtuan, sepse ligjëratat mbulonin fundjavat. Punonjësit e bankës e konsideruan idenë për t'u mësuar atyre kursimin e kohës si një trill tjetër drejtues." Por më pas, falë këmbënguljes së zyrtarëve të lartë të kompanisë, të cilët e bënë të qartë se vlerësojnë njerëzit që dinë të kursejnë kohë, Bank24.ru u bë një nga institucionet e para të kreditit ruse që prezantoi standardet e menaxhimit të cilësisë ISO 9001:2000.

Ngurtësia dhe qëndrueshmëria në zgjidhjen e detyrave të caktuara janë një element i domosdoshëm në zbatimin e çdo programi të motivimit të personelit. Zakonisht, emocioni fillestar pas shpërndarjes së "librave të mirë" zbehet pas rreth një muaji. "Futja e çdo ideje në një ekip kërkon kontroll të detyrueshëm," konfirmon Mikhail Molokanov, president i Klubit të Trajnerëve të Biznesit. - Dhe kontrolli si parazgjedhje përfshin kosto shtesë. Kjo është pikërisht arsyeja kryesore e mungesës së një qasjeje sistematike për menaxhimin e kohës në kompanitë vendase.”

Drejtori i përgjithshëm i grupit të kompanive MC-Bauchemie-Rusi, Alexander Mondrus, zgjidhi një problem specifik me ndihmën e menaxhimit të kohës - ai hoqi një numër komponentësh nga procesi i punës që ishin "ngrënësit" kryesorë të kohës. Një shembull i thjeshtë: të gjitha bisedat telefonike brenda organizatës së tij tani fillojnë me pyetjen "a jeni rehat duke folur?" Kjo i lejon të dy bashkëbiseduesit të kursejnë minuta të çmuara. “Kanë kaluar disa vite që atëherë. Shumica e punonjësve që përfunduan trajnimin më pas mbetën në kompani, thotë Alexander Mondrus. "Për të sapoardhurit, ne ofrojmë materiale mbi temën dhe rrënjosim aftësi themelore për të punuar me kohën."

"Ata që dikur kanë adoptuar aftësitë e menaxhimit të kohës duhet vetëm të rifreskojnë kujtesën e tyre herë pas here," thotë Gleb Arkhangelsky, CEO i Organizatës së Kohës.<#"justify">"Ideja kryesore e menaxhimit të kohës është që së pari duhet të kuptoni se çfarë dëshironi dhe pse keni nevojë për të, dhe vetëm atëherë të mendoni se si ta arrini atë," thotë Mikhail Molokanov. - Kohët e fundit, risitë më të dukshme në fushën e menaxhimit të kohës shfaqen pikërisht në çështjen e vendosjes së qëllimeve. Sipas vëzhgimeve të mia, kompanitë ruse shpesh dhe shumë lehtë caktojnë afate dhe përgjegjësi, por në të njëjtën kohë nuk shpenzojnë kohë të mjaftueshme për të përcjellë informacionin te punonjësi se çfarë saktësisht duhet të bëhet dhe pse." Si rezultat, puna përfundon në kohë, por rezulton të jetë e padobishme për askënd.

"Më parë, kur merrja detyrën tjetër, e shënoja në heshtje në një fletore, sepse bërja e pyetjeve të panevojshme ose, në gjuhën profesionale, sqarimi i qëllimeve konsiderohej një aktivitet që nuk më bënte asnjë nder," pranon një nga Wimm-Bill. -Menaxherë Dann, i cili u trajnua në universitetin e kompanisë korporative. “Përveç kësaj, shpreha pakënaqësinë time për faktin se shumë detyra të shënuara “urgjente” po më hidheshin vetëm për veten time”. Sot, ky menaxher jo vetëm që kërkon një formulim të qartë të detyrave nga shefi, por edhe sqaron se cila prej tyre është më e rëndësishmja në çdo periudhë specifike kohore, duke ndërtuar kështu një sistem prioritetesh për veten e tij. Duke qenë se edhe shefi i këtij menaxheri ka kryer trajnime të përshtatshme, ai është i kuptueshëm dhe i duruar me kërkesat e reja të vartësit të tij.

"Formimi i një fushe të unifikuar informacioni dhe mjeteve të menaxhimit është arritja kryesore e programeve tona të trajnimit," beson Natalya Bekker, menaxhere e projektit "Menaxhimi i njohurive të brendshme" në departamentin e burimeve njerëzore të Wimm-Bill-Dann. “Pritjet e studentëve lidhen kryesisht me përvetësimin e njohurive dhe aftësive të reja të nevojshme për të zgjidhur në mënyrë efektive problemet profesionale, si dhe me sistemimin e njohurive bazë dhe ideve të marra në shkollë dhe institut.” Me një qasje serioze dhe të menduar për menaxhimin e kohës, ju bën të mendoni për pyetje në dukje të thjeshta, përgjigjet e të cilave ndonjëherë janë të mahnitshme. Për shembull, duke përdorur operacione të thjeshta aritmetike, mund të llogarisni numrin e orëve që një person ka jetuar tashmë dhe që duhet të jetojë, për shembull, deri në pension. Ose përpiquni të përcaktoni më qartë për veten tuaj se çfarë është rutinë e përditshme në jetën tuaj dhe çfarë është me të vërtetë domethënëse.

Menaxhimi i kohës është një aftësi shumë universale që, në përgjithësi, nuk ka kufij kulturorë. Si programet e trajnimit perëndimor ashtu edhe ato ruse tani përdorin kryesisht teknologjitë vendase perëndimore: vendosjen e qëllimeve sipas SMART, prioritizimin sipas metodës Eisenhower, parimin Pareto, etj. (megjithëse studiuesit rusë gjithashtu arritën të japin kontributin e tyre në teorinë e TM.

Forma tradicionale e trajnimit për aftësitë e menaxhimit të kohës së punës është një trajnim dy-ditor. Studentët e programeve të tilla, si rregull, janë menaxherë të nivelit të mesëm dhe të ulët (back office, departamenti i shitjeve, prodhimi, etj.). Gjatë trajnimit, pjesëmarrësit zotërojnë mjetet bazë të prioritizimit dhe planifikimit, përpiqen t'i zbatojnë ato në situata të ndryshme, duke përmirësuar aftësitë e tyre në lojëra dhe ushtrime. Sidoqoftë, përkundër faktit se vetë TM nuk ka karakteristika kombëtare, disa kurse të lidhura u ofrohen rusëve që e studiojnë atë. "Një nga temat afër menaxhimit të kohës është menaxhimi i stresit," thotë Pavel Bezruchko. "Është jashtëzakonisht e rëndësishme dhe e dobishme, pasi në përgjithësi mjedisi i biznesit rus është shumë më i paqëndrueshëm dhe stresues se ai perëndimor."

Ndërsa trajnimet me temën e përmirësimit të kulturës së përgjithshme të menaxhimit tashmë janë bërë mjaft të zakonshme në kompanitë ruse, menaxherët ende nuk i kushtojnë vëmendjen e duhur çështjeve të vetë-organizimit të punonjësve. Shumë prej tyre - dhe ndoshta me të drejtë - besojnë se organizimi personal i menaxherit është problemi i tij. TM supozon se çdo punonjës duhet të ketë mundësinë për të investuar kohë jo vetëm në punë, por edhe në qëllimet e tij personale: vetë-zhvillim, kohë të lirë, shëndet, familje. Vetëm atëherë ky person do të jetë i kënaqur dhe efektiv. Kompania nuk ka gjasa të jetë në gjendje të zgjidhë çështje të kësaj natyre - kjo është tërësisht prerogativë e vetë punonjësve. “Është e pamundur të menaxhosh vetëm orarin e punës. Nëse një kompani prezanton parimet e TM në mesin e punonjësve të saj, atëherë, dashur apo s'duhet, do t'i duhet të kapë kohën e tyre personale. Por më pas vijnë në mendje shoqatat me ushtarë të rekrutuar, të burgosur, sektarë...”, thotë Mikhail Molokanov.

Përveç kësaj, në praktikë shpesh rezulton se koha e punës e disa specialistëve nuk mund të planifikohet, ndërsa për të tjerët kursimet që rrjedhin nga TM janë minimale. Për shembull, Mainstream, një filial i ECOPSY Consulting, kreu një studim mes personelit të një numri klientësh të saj. Rezultatet e këtij sondazhi të shpejtë treguan se punonjësit e kompanive të studiuara arrijnë të planifikojnë në fakt jo më shumë se gjysmën e kohës së tyre dhe shpesh jo më shumë se 30%. Në kushtet e ndryshimit dinamik të prioriteteve, mungesës së përhershme të informacionit dhe mungesës së të ashtuquajturve menaxherë. Pamja e helikopterit (fjalë për fjalë "pamje nga një helikopter" - një vështrim i situatës nga lart, duke kuptuar mekanizmat e tij të drejtimit dhe lidhjet e brendshme që nuk janë të dukshme në rutinën e përditshme) mjetet tradicionale të planifikimit nuk funksionojnë. Është për këtë arsye që specialistët me përvojë të menaxhimit të kohës rekomandojnë të rezervoni deri në 40% të kohës tuaj të punës për zgjidhjen e detyrave të paparashikuara dhe të menaxhoni drejtpërdrejt vetëm 60% të mbetur. Megjithatë, jo të gjithë punonjësit arrijnë të planifikojnë as 60%. Pra, nëse flasim për të punuar në modalitetin e tavolinës së ndihmës, domethënë për zgjidhjen e detyrave ndihmëse, për shembull, sekretare, atëherë në këtë rast të paktën mund të menaxhoni disi jo më shumë se 30 - 40% të kohës. Ky raport është tipik për shumë specialitete, si dhe për disa biznese të orientuara nga klienti në përgjithësi - për shembull, brokerimi. Dhe në të vërtetë, çfarë i thoni një personi të PR të bëjë me një rekomandim kaq të rëndësishëm për menaxhimin e kohës si leximi i emailit vetëm në orë të caktuara? Është e vështirë të imagjinohet një menaxher i marrëdhënieve me publikun që do t'i përmbahej asaj, sepse në këtë mënyrë ai do të privohej nga informacioni që e ndihmon për të qenë efektiv. Duke mos iu përgjigjur në kohë një kërkese për koment urgjent, ai rrezikon të humbasë imazhin e kompanisë. Dhe të reagosh do të thotë të shtysh orarin tënd dhe të devijosh nga plani. "Është e rëndësishme të mos harrojmë se një person nuk është një kompjuter, por një krijesë me ritmet e veta biologjike," shton Valeria Silina, drejtore e PR dhe marketingut të Holding Rosinter Restaurants. - Disa njerëz janë efektivë në mëngjes, ndërsa të tjerë mund të punojnë me efikasitet maksimal vetëm në mbrëmje. Është e qartë se nuanca të tilla nuk mund të merren parasysh brenda një kompanie të madhe.”

Drejtori i Financave të Korporatave në Meridian Capital Management Sergei Trofimov dyshon se një konsulent TM do të jetë në gjendje t'i tregojë një menaxheri me përvojë se si të kursejë kohë me të paktën 5-10%. “Mesazhi kryesor i menaxhimit të kohës, ‘koha është një burim që mund të menaxhohet’, është shumë i saktë,” vëren ai. - Megjithatë, 80% të informacionit në TM do ta gjej në internet dhe do t'i përshtat me vete. Pse më duhet 20% tjetër që është karizma dhe disponimi i konsulentit?”

Shumë ekspertë të arrirë janë të bindur se të gjithë duhet të vijnë në nevojën për të studiuar vetë teorinë e menaxhimit të kohës. Çdo përpjekje për t'u zhytur me forcë në një temë, veçanërisht në shkallën e një kompanie të tërë, bie erë totalitarizmi. Një çështje më vete dhe e dhimbshme janë njerëzit e profesioneve krijuese, të cilët protestojnë fuqishëm kundër çdo kufizimi të lirisë së tyre. Në të njëjtën kohë, "krijuesit" kanë nevojë për aftësinë për të përdorur në mënyrë efektive kohën e tyre jo më pak se përfaqësuesit e punëtorisë "artizanat". "Rezultati i një "lirie" të tillë është shpesh mosrespektimi i detyrimeve dhe afateve të projektit, gjë që çon në pakënaqësi nga ana e pjesës tjetër të ekipit," thotë Maria Timirbaeva, bashkëpronare e BBPG dhe kryeredaktore e Revista Business Restaurant. "Shkathtësitë e menaxhimit të kohës nuk do të shkatërrojnë frymëzimin, por ato do t'i lejojnë punonjësit të vlerësojnë situatat e jetës në mënyrë më reale." Një person krijues quhet krijues sepse ai mund t'i qaset në mënyrë inteligjente përdorimit të informacionit të dobishëm në dispozicion dhe të krijojë, bazuar në libra, botime në media dhe - më e rëndësishmja - përvojën e tij jetësore dhe profesionale, sistemin e tij të planifikimit që i përshtatet personalisht.

"Shumica e udhëheqësve të zgjuar të biznesit të sotëm kanë zhvilluar një regjim optimal të punës për veten e tyre pa asnjë trajnim apo seminar," thotë Igor Minevich, pronar i kompanisë Stolichny Vkus. - Merrni, për shembull, Andrei Bilzho ose Arkady Novikov - aktivitetet e tyre nuk mund të bashkohen dhe projektet e tyre nuk mund të drejtohen. Nëse Anna Akhmatova do të kishte ndjekur një kurs për menaxhimin e kohës, a do të kishim një vëllim më shumë me poezi?

"Çdo kompani është një komunitet njerëzish me nivele të ndryshme të inteligjencës dhe përvojës së jetës, efektiviteti i punës së të cilëve shpesh varet nga karizma dhe talenti i udhëheqësit," shton Minevich. - Vetëm rreth specialistëve vërtet efektivë krijohet një mjedis biznesi, shfaqen njerëz dhe projekte të zgjuara. Se si punonjësit arrijnë një efikasitet të tillë është biznesi i tyre.”

Dhe në të vërtetë: edhe nëse kaloni nëpër ndonjë libër popullor mbi menaxhimin e kohës, do të mahniteni nga natyra shumë "e përditshme" e këshillave të dhëna në të. Për t'i zbatuar ato me ndikimin më të madh, do të jetë më e dobishme që punonjësi t'i "arrij" vetë ato. Për shembull, nuk mjafton të lexosh për lehtësinë e përdorimit të planifikuesit elektronik të integruar në shumicën e telefonave modernë të biznesit. Ky informacion është i qartë dhe i dobishëm për rastin. Sidoqoftë, sapo një person të merret me një program të thjeshtë një herë, ai menjëherë do të bëhet shumë më pak "harrues" për zilinë e kolegëve të tij. Pragmatikë e thjeshtë dhe mungesa e frikës nga diçka e re. Dhe çfarë ka të bëjë menaxhimi i kohës me të?”

Shumë nga teknologjitë e sotme të njohura të menaxhimit të kohës u zhvilluan në vitet 1970 në Evropën Perëndimore dhe në Shtetet e Bashkuara. Megjithatë, do të ishte gabim të perceptohej menaxhimi i kohës si një teknologji 100% perëndimore. Shkolla e brendshme e organizimit shkencor të punës dhe kohës personale (NUK) mund të mburret me një sërë arritjesh të veta që nuk kanë analoge në shkencën perëndimore. Një nga "etërit" e menaxhimit shkencor, Frank Gilbreth, pasi kishte lexuar botimet e Institutit Qendror të Punës (CIT), tha: "Rusët kanë një kuptim më të thellë të menaxhimit të kohës sesa ne".

Shtysa për zhvillimin e NOT në Rusi u dha nga zhvillimet e dy prej përfaqësuesve më të shquar të shkencës së menaxhimit vendas në fillim të shekullit të kaluar. Kështu, drejtori i CIT, Alexey Gastev, ishte i pari që hodhi poshtë një nga kundërshtimet më të zakonshme për organizimin shkencor të procesit të punës, sipas të cilit ai është i papajtueshëm me të menduarit krijues. Sipas tij, standardizimi i veprimeve dhe zhvillimi i automatizmit kontribuojnë në faktin se "energjia nervore lirohet për gjithnjë e më shumë stimuj të rinj iniciativë, duke rritur fuqinë e individit në pafundësi".

Platon Kerzhentsev, udhëheqësi i lëvizjes "Koha", vendosi qëllimin kryesor të organizatës së tij për të zvogëluar kostot joefektive të kohës. Vetë lëvizja filloi në vitin 1923 me një artikull në gazetën Pravda, i cili jepte të dhëna për humbjen e pafalshme të kohës së prodhimit në mbledhjet e përgjithshme. Në veçanti, ai përshkruante një rast kur koha totale e pritjes për një altoparlant nga një numër i madh punonjësish të kualifikuar të një fabrike avionësh u vlerësua nga specialistët amerikanë të pranishëm si e mjaftueshme për të ndërtuar disa aeroplanë.

Vala e dytë e popullaritetit të menaxhimit të kohës në vendin tonë filloi me botimin e librit të Daniil Granin "Kjo jetë e çuditshme" në fillim të viteve 1970. Në të, ai ishte studiuesi i parë rus që shprehu idenë e matjes së kohës si bazë e një sistemi personal të menaxhimit të kohës, dhe gjithashtu prezantoi teorinë e tij të "buxhetimit" të kohës - një mjet shumë më fleksibël sesa planifikimi tradicional perëndimor.

Pra, tendenca e fundit ka qenë futja e një sistemi të menaxhimit të kohës në ndërmarrje (menaxhimi i kohës së korporatës). Menaxhimi i kohës është një drejtim i ri në menaxhimin e ndërmarrjes.

menaxhimi i kohës së korporatës së ndërmarrjes;

menaxhimi i kohës së korporatës së departamenteve individuale;

menaxhimin individual të kohës së specialistëve kryesorë.

Menaxhimi i kohës së korporatës së një ndërmarrje, para së gjithash, përqendrohet në formimin e një sistemi efektiv të ndërveprimit midis departamenteve dhe zyrtarëve të ndërmarrjes. Ai përfshin përdorimin e gjerë të rrjeteve lokale dhe teknologjive të informacionit në procesin e komunikimit.

Kështu, përdorimi i një sistemi të menaxhimit të kohës së korporatës në një ndërmarrje do të jetë efektiv vetëm në rastin e një qasjeje të integruar ndaj procesit të menaxhimit të kohës në një organizatë të vetme.

3. Vlerësimi dhe përmirësimi i sistemit të menaxhimit të kohës në Megafon OJSC

.1 Karakteristikat e përgjithshme të ndërmarrjes së analizuar

megafon i menaxhimit të kohës

Kompania e hapur aksionare Megafon u krijua në 2002.

Emri i organizatës: OJSC Megafon.

Adresa ligjore: 115035, Moskë, argjinatura Kadashevskaya, 30

Qëllimi kryesor i Megafon OJSC është:

ofrimi i shërbimeve celulare (GSM<#"justify">MegaFon operon në të 83 entitetet përbërëse të Federatës Ruse<#"justify">Zyrtarët përfshijnë:

Drejtori i Përgjithshëm - Tavrin Ivan Vladimirovich

Drejtori i Auditimit të Brendshëm - Zheimo Yuri Antonovich

Drejtori i Marrëdhënieve me Publikun - Lidov Petr Alekseevich

Drejtoresha e Burimeve Njerëzore - Likhova Irina Borisovna

Kontabilistja kryesore - Strelkina Lyubov Nikolaevna

MegaFon është një nga tre operatorët më të mëdhenj celularë në Rusi, duke ofruar një gamë të plotë të shërbimeve të komunikimit celular në të gjithë Rusinë. Në qershor 2010, MegaFon bleu 100% të aksioneve të Synterra, gjë që bëri të mundur forcimin e infrastrukturës së saj të rrjetit dhe forcimin e pozicionit të saj në tregjet e komunikimeve në distanca të gjata, aksesit në internet me brez të gjerë fiks dhe celular, si dhe shërbimeve konvergjente. Numri i abonentëve aktivë të kompanisë i kalon 62 milionë. Sidoqoftë, atraktiviteti i markës MegaFon shpjegohet jo vetëm nga zona e saj e mbulimit, e cila nuk ka analoge në Rusi. Duke e respektuar sloganin "E ardhmja varet nga ju", kompania gjithmonë përpiqet të jetë një hap përpara - nga tregu, konkurrentët dhe dëshirat e klientëve.

MegaFon ka zbatuar tradicionalisht teknologjitë më të avancuara. Në një kohë, kompania u bë operatori i parë celular gjithë-rus i standardit GSM 900/1800. Dhe sot MegaFon është kompania e parë në Rusi që nis funksionimin komercial të një rrjeti të gjeneratës së re, 3G, në standardin më premtues të komunikimit UMTS, duke e bërë internetin celular një mjet të përshtatshëm dhe efektiv për përdoruesit. Kjo na lejoi të bëhemi lider në numrin e përdoruesve të rrjeteve të gjeneratës së tretë, si dhe në vëllimin e të ardhurave nga shërbimet e shitura në to.

Zhvillimi i rrjeteve të gjeneratës së tretë do të jetë një prioritet për kompaninë në të ardhmen e parashikueshme. Në të njëjtën kohë, MegaFon nuk qëndron ende, duke zotëruar teknologjitë e reja: në vitin 2010, u testua me sukses rrjeti i të dhënave pa tel të gjeneratës së katërt (4G) që funksiononte duke përdorur protokollin LTE. Në nëntor 2010, MegaFon u bë operatori i parë në Rusi që zbatoi në rrjetin e tij mbështetjen për teknologjinë inovative HD-Voice, e cila siguron transmetim të zërit me cilësi të lartë dhe rrit ndjeshëm qartësinë e zërit.

Marzhi i sigurisë i fituar nga MegaFon gjatë viteve të funksionimit dhe politika jashtëzakonisht konservatore e menaxhimit financiar dhe huamarrjes i lejuan kompanisë jo vetëm të mbijetonte me besim në kulmin e krizës financiare, por edhe të forconte pozicionin e saj në treg duke iu përgjigjur të rejave. sfidat.

Në vitin 2010, MegaFon u bë fitues në kategorinë "Operator celular" sipas rezultateve të votimit popullor "Marka nr. 1 në Rusi 2010", dhe CEO i MegaFon, Tavrin Ivan Vladimirovich, u njoh si udhëheqësi më i mirë i telekomunikacionit. kompanitë në Rusi në TOP-1000 menaxherët vjetorë rusë."

3.2 Vlerësimi i sistemit të menaxhimit të kohës OJSCMegafon

Sipas vetë analistëve dhe operatorëve, tregu i komunikimeve celulare është një nga më të shpejtë në rritje në Rusi. Në të njëjtën kohë, konkurrenca në të, siç i ka hije një tregu të zhvilluar, është shumë e lartë: lojtarët kryesorë, si rregull, janë qafa dhe qafa, dhe për këtë arsye nuk mund t'i jepni vetes as lëshimin më të vogël. Nuk duhet të humbisni asnjë mundësi të vetme për të qenë të paktën në një farë mënyre më efektive dhe më të mirë se të tjerët. Ju duhet të gjeni burime që mund t'i menaxhoni në mënyrë që të arrini rezultate, të qëndroni përpara konkurrentëve dhe të kontrolloni kohën.

Menaxhmenti i kompanisë arriti të kuptojë se ishte e nevojshme të përdorej burimi - koha - në mënyrë sa më efikase. Ky burim duhet të drejtohet kryesisht në arritjen e qëllimeve të kompanisë. Kreu i Megafon OJSC dhe kompania Organizata e Kohës bënë disa projekte të dukshme, kryen trajnime dhe konsultime për të futur idetë e TM në organizata.

"Koha nuk mund të menaxhohet vetëm." Këto metoda u konsideruan kryesisht nga kreu i kompanisë nga pikëpamja e menaxhimit të tij personal të kohës. Çdo ditë një udhëheqës përballet me shumë detyra. Prandaj, menaxheri e konsideroi TM në mënyrë specifike si të zbatueshme për veten e tij, sepse ka edhe çështje personale dhe çështje të kompanisë që kërkojnë kohë. Dhe vetëm më vonë, kur filloi zbatimi i këtij sistemi, u bë e qartë se ishte e nevojshme të zgjidheshin problemet së bashku me të gjithë stafin e punës.

Prandaj, është shumë e rëndësishme që një menaxher të kontrollojë kohën e tij - dhe në të njëjtën kohë të menaxhojë sistemin kohor të kolegëve të tij. Me rastin e organizimit të ndonjë takimi, takimi apo konference, menaxheri duhet të dijë paraprakisht se çfarë planesh kanë vartësit e tij, në mënyrë që puna e përbashkët të mund të koordinohet në mënyrë që proceset të mos mbivendosen me njëri-tjetrin. Në të kundërt, kur punonjësit planifikojnë ditën e tyre, ata duhet të shohin dhe të lidhen me kalendarin e menaxherit. Është një aksiomë: nëse doni të menaxhoni kohën tuaj në mënyrë efektive, mund ta arrini këtë vetëm nëse kolegët tuaj ndërveprojnë me ju po aq efektivisht.

Kompania Megafon përdor Microsoft Exchange Server dhe mban kalendarët në Outlook. Tani menaxheri mund të shohë se ku janë kolegët dhe ku do të jenë gjatë tre muajve të ardhshëm dhe mund të planifikojë një takim me ta. Koha është një kategori ku nuk mund të menaxhohet i vetëm, të gjithë duhet të veprojnë së bashku.

Kontrolli i porosive. Në mënyrë që sistemi i menaxhimit të kohës të funksiononte në të gjithë kompaninë, ishte e nevojshme para së gjithash të krijohej një sistem i menaxhimit të porosive në Outlook në menaxhimin e punëve të menaxherit. Sot kompania ka një sistem të qartë udhëzimesh dhe kontrolli. Udhëzimet jepen gojarisht, me e-mail ose në letër, dhe të gjitha futen në një listë të vetme, e cila përdoret për të gjurmuar afatet. Nëse diçka nuk përfundon në kohë, menaxheri merr njoftime dhe në bazë të tyre sekretariati kërkon informacion shtesë se përse ka ndodhur dështimi. Më pas, interpretuesi raporton te menaxhmenti dhe merret një vendim: ose riprogramoni ose bëni diçka tjetër. Gjëja kryesore është që asnjë urdhër i vetëm nuk humbet apo harrohet - sepse është nën kontroll, gjë që është shumë e rëndësishme.

Hapi tjetër pas krijimit të një sistemi për monitorimin e porosive është futja e standardeve uniforme të menaxhimit të kohës në kompani. Kalendarët dhe detyrat e ruajtura në serverin Exchange u sinkronizuan me terminalet celularë. Për shembull, një menaxher duhet të caktojë një takim. Ai merr komunikuesin e tij, shikon numrat, gjen një "dritare" - dhe thërret kohën. Ky informacion do të shkojë menjëherë në serverin Exchange. Nëse një takim nuk është planifikuar nga menaxheri, atëherë sekretari e planifikon atë, duke zgjedhur kohën e lirë, dhe menaxheri e sheh këtë përditësim në kalendarin e tij dhe tashmë e di se kur dhe me kë të takohet. Prandaj, ju mund t'i udhëzoni vartësit tuaj që të përgatisin materiale për këtë takim. Në këtë mënyrë, koha nuk humbet kot. Gjithçka është e qartë, gjithçka është e planifikuar, koha e secilit përdoret në mënyrë sa më efikase. Dhe më e rëndësishmja, të gjitha informacionet ruhen në server. Nëse më parë posta ishte grumbulluar në laptopë personalë dhe mund të fshihej aksidentalisht, tani gjithçka është në një vend, në serverin Exchange. Kjo do të thotë që emaili nuk do të humbasë - ai është bërë një dokument i plotë.

Ky model menaxhimi mund të ilustrohet:

Menaxheri shpërndan detyrat midis vartësve, duke vendosur prioritete dhe duke i ndarë ato në projekte. Kjo do të thotë se nuk ka nevojë të mbani gjithçka në kokën tuaj; modifikimet kryhen thjesht dhe në çdo moment të kohës ekziston një version i përditësuar i asaj që po ndodh.

Figura 1 - Modeli i regjistrit të ndryshimit të gjendjes së detyrës

Nëse është e nevojshme, menaxheri sheh qartë progresin e punës në projekt dhe ngarkesën e punës së një punonjësi të caktuar. Si rezultat, koha kursehet ndjeshëm për të gjitha palët, por veçanërisht për menaxherin, dhe efikasiteti i punës rritet.

Figura 2 - Modeli i regjistrit të ndryshimit të detyrave

Pasi të futet, informacioni mund të përdoret shumë herë. Për shembull, në një formë - për të përcaktuar përparimin e punës në projekt, në një tjetër - për të analizuar ngarkesën e punës së punonjësve, në të tretën - për të përgatitur raporte për projektin.

Figura 3 - Modeli i regjistrit të ndryshimit të detyrave

Si rezultat, koha e shpenzuar për punën joproduktive zvogëlohet dhe më shumë burime mbeten për vetë projektin.

Futja e rregulloreve të thjeshta për futjen dhe paraqitjen e informacionit në një projekt, si dhe një histori e akumuluar automatikisht nga sistemi gjatë rrjedhës së punës, e bëjnë të lehtë ndërrimin e punonjësve midis detyrave, zvogëlimin ose rritjen e numrit të performuesve.

Megafon, duke përdorur një sistem të tillë menaxhimi, shpërndan në mënyrë më efektive kohën e punës së menaxherëve dhe punonjësve të kompanisë.

3.3 Përmirësimi i sistemit të menaxhimit të kohës OJSCMegafon

Në Megafon lindin pyetje dhe probleme të papritura që prishin orarin, prishin punë të rëndësishme dhe ju detyrojnë të humbni përqendrimin dhe të shpërqendroheni prej tyre. Për secilën prej tyre, autori ofron disa zgjidhje. Në të njëjtën kohë, nuk është vetëm një përgjigje emergjente, por procedura proaktive që duhet të kryhen paraprakisht për të përballuar me sukses të papriturat më vonë.

Telefonata. Është e nevojshme të zhvillohet një kategorizim i shpejtë i këtyre thirrjeve. Kështu që ju të dini menjëherë, që në sekondat e para, cilin skenar të aplikoni në "hyrje". Më poshtë ne ofrojmë një sërë kategorish të thirrjeve hyrëse dhe skenarëve të përgjigjes.

Thirrjet personale

Kërkoni të flisni shkurt

Kërkoni të telefononi në një moment tjetër

Vendosni kohë për telefonatat personale dhe paralajmëroni të gjithë të dashurit që të telefonojnë gjatë dritareve të ofruara.

Vendosni një makinë telefonike

Thirrjet profesionale

A. Thirrje nga menaxhmenti

Fraza: "Më falni, po flas me një klient për momentin."

Fraza: "Unë po flas në distancë të gjatë"

Ideja: një aparat telefonik merr periudha të ngarkuara nga orari dhe e raporton këtë me zë ose me tekst (SMS, e-mail, ICQ)! Teknikisht e realizueshme.

Në përgjigje të thirrjes, dërgohet një SMS kur mund të telefononi përsëri. Për ta bërë këtë lëvizje ekonomike, së pari duhet të konfiguroni shabllonet e përgjigjes SMS. Thirrjet nga kolegët

Shtyje thirrjen

Kuptoni shpejt thelbin e temës dhe riprogramoni bisedën për një kohë tjetër

Përcaktoni zonat për komunikim (kur është koha më e mirë për t'ju telefonuar)

Opsionet e sugjeruara, dy dritare në mëngjes dhe në mbrëmje

Kërkoni një paraqitje të strukturuar të thelbit. Thirrje nga klientët

Bëni një kërkesë për të thirrur përsëri: "ata po i thërrasin autoritetet në qilim..."

Dëgjoni në mënyrë të strukturuar, përgjigjuni shpejt

"Unë e kuptoj detyrën, do t'ju thërras përsëri në një kohë të tillë ..."

Merreni thirrjen, e regjistroni në formularin në hyrje dhe transferojini te një person i autorizuar

Papritur vjen një burrë. Ky është problemi më i zakonshëm në zyrat e hapura. Kur të gjithë ata që nuk janë të zënë dhe që janë të mërzitur shpërqendrohen vazhdimisht nga fqinjët ose njerëzit që ulen pranë tyre. Vizitorët që vijnë në mënyrë të papritur dhe të papritur reduktojnë gjithashtu efikasitetin e punës. Është e mundur të zbatohen degët e mëposhtme të zgjidhjeve për këta "vjedhës të kohës".

Papritur vjen një burrë (vizitor).

Treguesit e zënies: flamuj, tabela, kapele, etj.

Bëni një buton të kuq, kur e shtypni, telefoni bie në një minutë dhe ju duhet të largoheni urgjentisht!

Krijo një dhomë mysafirësh ku ndodhet një mini bibliotekë dhe videobibliotekë, në mënyrë që vizitori të mund të presë me përfitim

Në hyrje, plotësohet një listë me pyetje. Një lloj pyetësori klienti në të cilin ai shënon se çfarë erdhi. Formalizimi i pyetjeve përshpejton komunikimin

Riorientimi i aktivitetit të tij në drejtimin tuaj, drejt qëllimeve tuaja

Ridrejtoni te një person tjetër: "menaxher në detyrë", "menaxher i hapësirës"

Në kartën e biznesit, tregoni orarin e hapjes së zyrës: nga... në... Kështu, duke kufizuar vizitorët në kohë të papërshtatshme

Orari i pritjes (telefon me shumë kanale për qasje të lehtë):

Kombinoni takimet me drekën. Dreka biznesi, “udhëtim për drekë”

Organizoni një vend për takime të hapura në kompani (dhoma mbledhjesh)

Probleme të brendshme. Ky seksion përmban ndërprerës detyrash horizontale dhe vertikale. Do të thotë, do të flasim për eprorët, vartësit dhe kolegët. Kompania Megafon ka një traditë të takimeve të paplanifikuara dhe seancave të "takimeve strategjike" dhe pyetjeve për 15 minuta që zvarriten me orë të tëra. Me një orar të rregullt e të parregullt, produktiviteti i punës ulet dhe është pothuajse e pamundur të realizohet ajo që ishte planifikuar.

Menaxheri ishte planifikuar për një "takim të menjëhershëm".

Merrni pjesë në një takim me telefon

Kryeni një takim në këmbë. Për shembull, kompania Beeline ka një sallë takimesh pa karrige. Me këtë organizim, të gjitha çështjet zgjidhen menjëherë. Nuk ka dëshirë për të përzënë një pirun nëpër ujë, pasi të gjithë duan të largohen shpejt, në kushte më të rehatshme.

Zhvilloni një listë takimesh që nuk zgjidhen me fletushka. Rezultati: një regjistër takimesh, përballë secilës prej të cilave është një listë e çështjeve që zgjidhen.

Segmentoni kohën e takimit. Vendosni shënuesit e kohës, stimuluesit e ritmit, në formën e një kohëmatësi për 10-15 minuta. Kontrolloni çdo periudhë kohore me axhendën për të shpejtuar përparimin drejt qëllimit.

Bini dakord për formatin e takimeve. Për shembull, në kompaninë PPE Group ka postera në mure: "10 Rregullat e Takimeve". Kjo i ndihmon pjesëmarrësit e takimit t'u përmbahen procedurave të vendosura, duke stimuluar zgjidhje cilësore dhe të shpejtë të çështjeve.

Në manualin e korporatës duhet theksuar se rendi i ditës për mbledhjen dërgohet jo më vonë se 24 orë para fillimit të takimit. Sipas përkufizimit, "takimet e papritura" zhduken dhe ju keni 24 orë për t'u përgatitur për to.

Prezantoni një rregull për mbrojtjen e takimeve. Përshkruani kur keni të drejtë të "refuzoni një ftesë takimi"

Mbani procesverbal dhe zhvilloni mbledhjet sipas procesverbalit. Në këtë rast, duhet të ketë një drejtues që monitoron rregullat e çështjeve të ngritura.

Mbajeni takimin para drekës: në këtë rast, secili pjesëmarrës përpiqet të flasë në mënyrë konstruktive, pasi një vonesë rezulton në një drekë vonë dhe një drekë më të shkurtër.

Porosia e paplanifikuar nga menaxhmenti (ndërhyrje nga menaxhmenti)

Organizoni një Referent që shpërndan udhëzime nga menaxheri tek vartësit në dritare të caktuara

Jepni komentet e menaxherit në formën e trajnimit se çfarë çojnë "dridhjet" e paplanifikuara të stafit

Merrni një "interval përgjegjësie" nga menaxheri juaj. Periudha kohore gjatë së cilës menaxheri nuk ndërhyn në punën e punonjësit. Për shembull, në mëngjes një punonjësi iu dha një listë detyrash dhe në mbrëmje u kontrollua cilësia e përfundimit. Në këtë rast, intervali i përgjegjësisë është i barabartë me një ditë pune, 8 orë. Nëse vendosni detyra të hënën dhe i kontrolloni të premten, atëherë intervali i përgjegjësisë është një javë.

Dështimi i pajisjes. Kompania Megafon ka një sistem kompleks, kështu që ekziston një probabilitet i lartë që ai të dështojë. Për shkak të faktit se ritmi modern i jetës nuk lejon që njeriu të braktisë teknologjinë, duhet të përgatitet për dështime. Zgjidhjet për këto probleme të vogla dhe të mëdha teknike janë përshkruar në këtë pjesë.

Dështimet e pajisjeve

Hartoni një plan për pajisjet e monitorimit (inspektimi teknik i rregullt).

Udhëzime për zgjidhjen e problemeve

Duhet të ketë gjithmonë një fishek printeri rezervë në zyrë.

Mendoni për funksionet e dublimit (skaner, fotokopjues, aparat fotografik dixhital).

Kryeni stërvitje dhe praktikoni situata emergjente

Krijoni harta njohëse. Përshkrimi i infrastrukturës brenda rrezes së zyrës. Ku mund të blej diçka për të printuar, etj.

Vendosni një komunikim pozitiv me fqinjët, ndihmën e të cilëve mund ta përdorni në rast urgjence

"Posta nuk vjen"

Keni një rezervë në formën e serverëve falas. Rekomandohet: mail.ru, yandex.ru

Konfiguro klientin tuaj të postës elektronike për qasje të shpejtë në emailet e dërguara së fundi

Probleme personale. Ky seksion përmban arsye personale për ndërprerje "të papritura" të orarit të punës. Këtu përfshihen bllokimet e trafikut, problemet me tonin e trupit, pushtimi i të afërmve dhe fatkeqësitë natyrore. Ky është segmenti më pak i zhvilluar i parandalimit të humbjes së kohës sot. Prandaj, ne jemi të gatshëm të pranojmë dhe të shqyrtojmë secilin nga vendimet tuaja të reja që nuk përshkruhen më poshtë. Gjetjet mund të dërgohen në: [email i mbrojtur] me një shënim në temën: "Vjedhësit e kohës"

Një zgjidhje e mirë janë aktivitetet paralele

Bëni një sërë telefonatash të shkurtra

Përdorimi i duarve të lira për të kryer një sërë telefonatash të gjata

Dëgjoni kurse audio: biznes, gjuhë të huaja, etj.

Dëgjoni libra audio

Kërkon njohuri për rrjedhën e trafikut. Në çfarë ore ka bllokime trafiku, opsionet e devijimit. Planifikoni udhëtime gjatë kohës pa trafik

Mësoni të përdorni kamerat e internetit. Kryerja e takimeve virtuale në vend të udhëtimit është shumë më e lirë

Për të shmangur bllokimet e trafikut në mëngjes (para punës) - mund të ngriheni herët përpara se të fillojnë bllokimet e trafikut

Përdorni një metodë "të përzier" të transportit nëpër qytet

Nëse keni nevojë të sillni/zbrisni diçka dhe nuk kërkon domosdoshmërisht praninë personale, mund të përdorni një shërbim korrier

Probleme të papritura personale me veten (u sëmur, nuk ishte mirë)

Mbani një punonjës të përditësuar për projektin. Puna në dyshe (modeli i grupit)

Ofroni mundësinë e "punës virtuale, zyrës në shtëpi"

Merrni vitamina rregullisht, flini mjaftueshëm dhe angazhohuni në aktivitet fizik.

Pushtimi i të afërmve dhe/ose miqve

Diskutoni me të dashurit situatat kur ia vlen të telefononi dhe kur është më mirë të prisni

Tregoni qartë se çfarë është urgjente dhe çfarë është e rëndësishme.

Lini një marrëveshje me hotelin: ku t'i zhvendosni

Pjesëmarrja e pjesshme në komunikim me ta, ridrejtimi te të tjerët për zgjidhjen e problemeve. Pjesëmarrja me burime të ndryshme nga koha

Pra, për të kryer një analizë të hollësishme të sistemit të menaxhimit të Megafon OJSC, autori në vepër identifikoi avantazhet dhe disavantazhet e menaxhimit të kohës dhe analizoi funksionet e menaxherit të kompanisë. Analiza e strukturës së menaxhimit tregoi se ajo plotëson kërkesat moderne, d.m.th. Detyrat dhe përgjegjësitë e punonjësve janë të shpërndara qartë, skema e grupimit për departamentet individuale dhe parimet e menaxhimit të tyre.

Përveç kësaj, puna ekzaminoi metodën Outbook në menaxhimin e kohës për të analizuar mjedisin.

konkluzioni

Menaxhimi i kohës është llogaritja dhe planifikimi operacional i kohës. Detyra e menaxhimit të kohës është të organizojë përdorimin e kohës (si në punë ashtu edhe në kohën personale) të ditës dhe javës në mënyrë që të ketë kohë për të bërë të gjitha gjërat më të rëndësishme. Parimet themelore të menaxhimit të kohës: puna e pavarur e mundimshme, vendimmarrja individuale, nevoja për të gjurmuar efektivitetin e vet, të menduarit që synon efikasitetin, arritshmërinë dhe rezervat e pashtershme të efikasitetit. Simptomat alarmante të shfaqjes së afërt të problemeve të përkohshme mund të identifikohen nga disa shenja dhe mund të identifikohen shkaqet e "mbytjes së kohës".

Teknika moderne të menaxhimit të kohës: vendosja e qëllimeve, planifikimi klasik, përmasat "e arta" të planifikimit të kohës (parimi Pareto), delegimi i autoritetit, monitorimi i rezultateve dhe rregullimi i qëllimeve. Duke studiuar shkaqet e problemeve të kohës dhe duke përdorur teknikat bazë të menaxhimit të kohës, një menaxher do të jetë në gjendje të arrijë rezultate cilësore dhe të shpejta.

Ekzistojnë tre fusha në menaxhimin e kohës së korporatës:

menaxhimi i kohës së korporatës së ndërmarrjes;

menaxhimi i kohës së korporatës së departamenteve individuale;

menaxhimin individual të kohës së specialistëve kryesorë.

Menaxhimi i kohës në Federatën Ruse është ende larg parametrave të vendosur nga globalizimi në të gjitha nivelet: nga një kompani individuale në shoqëri në tërësi. Tani menaxherët kryesorë po diskutojnë në mënyrë aktive mundësitë e zhvillimit të menaxhimit të kohës në Rusi sipas parimit të një prej "modeleve" perëndimore. Sidoqoftë, pa marrë parasysh mentalitetin tonë kombëtar, dallimet historike në teorinë dhe praktikën e menaxhimit, asnjë metodë e vetme e përdorimit të kohës nuk mund të zbatohet në mënyrë racionale në kushtet ruse.

Për të kryer një analizë të hollësishme të sistemit të menaxhimit të OJSC Megafon, autori identifikoi avantazhet dhe disavantazhet e menaxhimit të kohës dhe analizoi funksionet e menaxherit të kompanisë. Analiza e strukturës së menaxhimit tregoi se ajo plotëson kërkesat moderne, d.m.th. Detyrat dhe përgjegjësitë e punonjësve janë të shpërndara qartë, skema e grupimit për departamentet individuale dhe parimet e menaxhimit të tyre.

Një vlerësim i organizatës së menaxhimit në ndërmarrjen në studim u krye në bazë të përdorimit të metodave të menaxhimit të kohës nga kompania.

Përveç kësaj, puna ekzaminoi metodën Outbook në menaxhimin e kohës për të analizuar mjedisin.

Për menaxherët, koha është gjithmonë një burim i pakët. Kompanitë nuk ndajnë një buxhet të veçantë për kohë shtesë dhe nuk mund të shtohet si në lojërat kompjuterike. Çfarë gabimesh tipike bëjnë drejtorët kryesorë kur planifikojnë kohën e tyre të punës? Çfarë duhet t'i kushtoni më shumë vëmendje dhe cilat teknika të menaxhimit të kohës duhet të braktisni plotësisht?

Pse koha është gjithmonë në mungesë?

Çdo udhëheqës përballet çdo ditë me një sërë problemesh dhe detyrash që kërkojnë vëmendje. Rrethit të thjeshtë ditor të shqetësimeve i shtohen takime dhe ngjarje të paparashikuara, njoftimet për të cilat vijnë në momentin e fundit. Takimet zgjasin më shumë se sa ishte planifikuar fillimisht dhe punonjësit bëjnë pyetje që nuk janë të rëndësishme për diskutimin. E gjithë kjo mund të quhet specifikat e punës së një personi në një pozicion drejtues. Megjithatë, kjo ka shumë të ngjarë të thotë se është bërë një gabim i madh në planifikim.

Siç zbuluan studiuesit e Shkollës së Biznesit të Harvardit, "menaxheri mesatar shpenzon një në tre orë punë duke kryer detyra të papritura dhe duke ndjekur ngjarje të paplanifikuara". Kështu, në një javë grumbullohen 13 orë punë, të cilat fillimisht nuk ishin përfshirë në ditar dhe që e shtynin zgjidhjen e çështjeve të tjera për një kohë të pacaktuar.

Ka disa teknika që çojnë në një ulje të suksesit të kompanisë në tërësi dhe udhëheqësit të saj. Kevin Kruse, një autor më i shitur për menaxhimin e kohës dhe president i Kru Research, e quan mbajtjen e listave të detyrave të paefektshme sepse dështimi për të përfunduar një artikull çon në zhgënjim dhe, si rezultat, ulje të motivimit. Takimet që përfshijnë një numër të madh punonjësish konsiderohen gjithashtu joproduktive, gjë që çon në një rritje të kohës së diskutimit. Ndër problemet e tjera në librat e tij, guru i menaxhimit Peter Drucker vë në dukje mungesën e kohës së lirë për zgjidhjen e problemeve dhe vetë-zhvillimin e menaxherit, si dhe mosbesimin ose hezitimin për të deleguar disa nga çështjet me të cilat duhet të merret menaxheri, por të cilat mund të trajtohet më mirë nga një punonjës tjetër.

Efikasiteti VS Menaxhimi i kohës

Çdo gjë që i mungon një menaxheri çon në një gabim planifikimi. Ky term u prezantua në vitin 1979 nga Daniel Kaniman dhe Amos Tversky ("Parashikimi intuitiv: paragjykimet dhe procedurat korrigjuese"). Shkencëtarët kanë arritur në përfundimin se ndonjëherë pritjet tona janë tepër optimiste dhe nuk marrin parasysh përvojën e mëparshme në zgjidhjen e një problemi të ngjashëm, si dhe nënvlerësimin e kohës.

Edhe mendimet e mëparshme për kohën dhe përdorimin e saj u shprehën në faqet e revistës Economist në 1955. Cyril Northcock Parkinson shkroi një pjesë satirike që më vonë u quajt "Ligji i Parkinsonit". Ai thotë se "puna plotëson kohën e caktuar për të". Kjo është, nëse ju gati Shkrimi i një letre ose shfletimi i rrjeteve sociale dhe emailit për një orë do të thotë pikërisht kaq gjatë do t'ju marrë për të përfunduar këto detyra. Sasia e punës në këtë rast nuk varet nga numri i punonjësve që e kryejnë atë. Por ulja e kohës për këtë lloj aktiviteti me 6-7% nuk do të ndikojë ndjeshëm në cilësinë e punës.

"Puna mbush kohën e caktuar për të." Kjo është, nëse ju gati Shkrimi i një letre, ose shfletimi i rrjeteve sociale dhe email-it, për një orë do të thotë pikërisht kaq gjatë do të largohet nga ju.

Për kohën e kaluar në punë flet edhe një studim tjetër i shkencëtarëve të Harvardit. Tregoi se koha që kaloni duke punuar nuk ka shumë rëndësi. Nuk ka rëndësi nëse një menaxher shpenzon tre, 12 ose më shumë orë në zyrë. Është shumë më e rëndësishme për produktivitetin e kompanisë kur menaxheri futet në thelb sa më mirë që të jetë e mundur dhe i trajton detyrat më me kujdes.

Një ide e ngjashme shprehet nga Cal Newport në librin e tij "Deep Work". Newport shkruan se menaxhimi i kohës në përgjithësi nuk është aq i rëndësishëm, veçanërisht në punën rutinë. Është shumë më e rëndësishme të vendosni saktë prioritetet tuaja. Puna gjithëpërfshirëse ju lejon të përqendroheni në detyra specifike (dhe madje të menjëhershme) dhe në të njëjtën kohë të qëndroni fleksibël në lidhje me orarin e vendosur, duke vazhduar t'i përmbaheni atij.

Si ta menaxhoni kohën tuaj si udhëheqës

Aftësia për të menaxhuar kohën për drejtorët dhe menaxherët është gjithmonë një thikë me dy tehe. Është e qartë se ka një kohë të caktuar dhe të shterueshme; është gjithashtu e qartë se sa më i lartë të jetë pozicioni drejtues, aq më pak kohë harxhohet për të kryer ato detyra në të cilat është i përfshirë drejtpërdrejt vetë menaxheri. Siç shkruan Peter Drucker në librin e tij The Effective Leader, menaxherët e lartë rrallë kanë 25% të kohës së tyre totale për t'iu kushtuar detyrave të rëndësishme që ndikojnë drejtpërdrejt në suksesin e kompanisë. Për çfarë shpenzohet pjesa e mbetur prej 75% është e qartë nga vargu i problemeve të menaxherëve, të cilat u përshkruan disa paragrafë më lart. Por pyetja nuk është se si të bëjmë gjithçka në një të katërtën e kohës së punës. Pyetja kryesore është se si ta përdorim atë në mënyrë më efektive?

Një teknikë që mund t'ju ndihmojë të menaxhoni më mirë kohën tuaj është analiza e kohës. Siç vëren Peter Drucker, për këtë drejtori nuk ka nevojë të regjistrojë në mënyrë të pavarur të gjitha takimet e kaluara dhe detyrat e përfunduara; kjo punë mund të bëhet nga një sekretar ose asistent personal. Analizimi i të dhënave të kohës së shpenzuar do të çojë në një shpërndarje më të frytshme të detyrave për zbatimin e planeve të ardhshme, pasi koha aktuale e shpenzuar në punë nuk shpërndahet gjithmonë siç supozojmë. Shpesh ka një mospërputhje shumë të madhe.

Si ta organizoni kohën në mënyrë efektive

Pas një analize të frytshme të kohës, duhet të kuptoni se si ta plotësoni atë. Kevin Cruz intervistoi më shumë se 800 sipërmarrës dhe drejtorë dhe zbuloi se teknika më efektive është të kufizosh rreptësisht kohën për kryerjen e detyrave specifike dhe të paplanifikuara. Kështu, menaxherët e lartë vunë re se ata përdorin në punën e tyre blloqe 15-minutëshe për të përfunduar detyrat (dërgimi i letrave, telefonatat e biznesit, etj.), një orar me kohë rreptësisht të fiksuar (30 minuta për një takim javor, 20 minuta për rishikimin e emaileve, 10 minuta për telefonatë). Sipas Peter Drucker, ndarja e ngurtë e kohës nuk është aq efektive. Ai flet për një periudhë më të gjatë kohore gjatë së cilës zgjidhja e problemit bëhet më sistematikisht, përkatësisht në 90 minuta. Edhe Kevin Cruz shkruan rreth 90 minuta, por thërret 25 dhe 60 minuta punë të përqendruar, pasuar nga një pushim, po aq efektive. Janë këto zona të përkohshme që ju lejojnë të mos mërziteni gjatë kryerjes së një detyre.

Për më tepër, Kevin Cruz në librin "15 sekretet e menaxhimit të kohës. Sa njerëzit e suksesshëm arrijnë të bëjnë gjithçka” ( 15 sekretet e njerëzve të suksesshëm që dinë për menaxhimin e kohës) rekomandon caktimin e detyrave të rëndësishme në mëngjes, kur produktiviteti është më i lartë, dhe gjithashtu të lini kohën e planifikuar të buferit për takimet e paplanifikuara dhe jo anulimin, por riplanifikimin e planeve. Cruz këshillon t'i kushtoni të paktën 60 minuta të tjera ritualit tuaj të mëngjesit: zgjimi herët, ngrënia e një mëngjesi të shëndetshëm, ushtrimet, shikimi i lajmeve ose dëgjimi i podkasteve që do t'ju ndihmojnë të përmirësoni veten.

1. Çfarë mund të ndaloj së bërë?

2. Çfarë mund të delegoj?

3. Çfarë mund të bëj ndryshe?

Përgjigjet e këtyre pyetjeve do të ndihmojnë në të ardhmen të çliroheni nga disa nga detyrat, dështimi i të cilave nuk do të çojë në një përkeqësim të performancës ose të cilat një vartës ose ju vetë mund t'i kryeni më mirë.

Shmangia e takimeve të gjata dhe zvogëlimi i numrit të pjesëmarrësve do të ndihmojë në përmirësimin e produktivitetit të menaxherit. Duke përjashtuar punonjësit “ekstra” nga diskutimi, cilësia e tij do të rritet ndjeshëm. Rregullsia e takimeve është po aq e rëndësishme. Takimet mujore janë të nevojshme për të krijuar një plan ekipor për katër javët e ardhshme, dhe takimet e shkurtra ditore përcaktojnë detyrat aktuale në të cilat duhet të fokusohen sot. Në këtë mënyrë, fokusi i vëmendjes së ekipit në një ditë pune specifike shpërndahet dhe rritet produktiviteti dhe efikasiteti i përgjithshëm i punonjësve dhe menaxherëve.

Ju nuk mund të mësoni çdo teknikë veç e veç. Çdo sekret i efektivitetit të një menaxheri bazohet në qëndrime dhe zakone, ndjekja e të cilave ndihmon në planifikimin e ritualeve të punës në një mënyrë më të strukturuar.

Me një listë të plotë të zakoneve të dobishme të një drejtuesi efektiv, mund të filloni t'i zbatoni ato në kursin tonë të menaxhimit të kohës.

pershendetje! Të gjithë e dinë se termi "menaxhimi i kohës" përkthehet fjalë për fjalë si "menaxhimi i kohës". Por kjo nuk është plotësisht e saktë - në fund të fundit, një person ende nuk di të menaxhojë kohën. Por ne mund të menaxhojmë në mënyrë efektive punët tona (dhe jo vetëm ato të punës) duke marrë parasysh kufizimet kohore!

Produktiviteti është ajo që i ndan njerëzit e suksesshëm nga të gjithë të tjerët. Gjatë jetës së tij, Nicholas Roerich pikturoi 7000 piktura dhe 30 libra dhe udhëtoi gjysmën e botës. Si e shpenzoni burimin tuaj të pazëvendësueshëm dhe më të vlefshëm?

Sipas mendimit tim, menaxhimi i kohës është një grup trukesh dhe teknikash që e bëjnë të lehtë të mashtroni dembelizmin tuaj. Unë ofroj mjete të vërtetuara personalisht të menaxhimit të kohës!

Emri është sigurisht qesharak, por metoda është mjaft serioze. 🙂 Mjeti Pomodoro nevojitet për përqendrim maksimal. Për mendimin tim, kjo është një nga mënyrat më efektive për të përfunduar çdo punë në një kohë të shkurtër.

Ç'kuptim ka?

Formuloni qartë detyrën me të cilën do të punoni
Vendosni një kohëmatës (mundësisht në formën e një domate) për saktësisht 25 minuta
Punoni pa shpërqendrime deri në bip
Bëni një pushim të shkurtër prej 4-5 minutash
Vazhdoni në segmentin tjetër 25-minutësh
Pas çdo faze të gjashtë, bëni një pushim të gjatë prej 15-20 minutash

Mjeti është i shkëlqyeshëm për zgjidhjen e një detyre në të cilën duhet të përqendroheni plotësisht: shkrimi i një raporti, krijimi i një plan urbanistik të dizajnit të faqes në internet, përkthimi i tekstit nga anglishtja.

Planifikimi me prioritet

Metoda bazohet në matricën Eisenhower, për të cilën po flas. Është një kuadrant prej katër katrorësh me dy boshte. Matrica ndahet horizontalisht në "urgjente" dhe "jo urgjente", dhe vertikalisht në "të rëndësishme" dhe "jo të rëndësishme".

Secilës detyrë i caktohet një prioritet bazuar në dy kritere (urgjenca dhe rëndësia). Mund të ketë vetëm katër opsione: A, B, C, D.

Si e përdor metoda e planifikimit të prioriteteve matricën Eisenhower?

Shkruani detyrat aktuale në kolonat A, B, C, D
Ne përfundojmë detyrat "A" (nëse ka). Planifikimi i duhur sugjeron që duhet të ketë sa më pak gjëra "urgjente dhe të rëndësishme" të jetë e mundur. Detyrat e kategorisë "A" mund të shfaqen spontanisht gjatë gjithë ditës! Prandaj, koha për ta duhet të rezervohet paraprakisht.
Delegoni detyrat nga katrori "C" (urgjente, por të parëndësishme) te dikush tjetër. Një shembull klasik: një menaxher kompanie shpesh i delegon një asistenti personal detyra si "marrja e pastrimit kimik", "bërja e rezervimeve në restorant" ose "rezervimi i biletave të avionit".
Filloni të përfundoni detyrat nga sheshi "B" (të rëndësishme, por jo urgjente). Këto janë gjërat kryesore që kërkojnë kohë dhe përpjekje maksimale.
Detyrat nga katrori "D" (jo urgjente dhe jo të rëndësishme) mund të kryhen pas të gjitha të tjerave ose të injorohen fare. Ose, si mjet i fundit, përdorni atë si një pushim të shkurtër gjatë ditës.

Metoda e Alpeve

Një nga mjetet më të thjeshta dhe vizuale të menaxhimit të kohës për të planifikuar ditën tuaj të punës.

Bërja e një liste detyrash
Vendosja e prioriteteve
Ne llogarisim kohën për të përfunduar çdo detyrë dhe kërkesën totale të kohës
Ne e zvogëlojmë numrin total në 60% të gjithë ditës
Ne u delegojmë të tjerëve gjithçka që mund të delegohet.
Në fund të ditës, ne monitorojmë përfundimin dhe transferojmë gjithçka të papërmbushur në ditën tjetër

Metoda Schwab

Presidenti i Bethlehem Steel Charles Schwab dikur i pagoi konsulentit Ivy Lee 25,000 dollarë për të krijuar këtë metodë planifikimi.

Si të përdorni metodën Schwab?

Shkruani detyrat më të rëndësishme
Përcaktoni sekuencën dhe numëroni ato
Ne punojmë në zgjidhjen e problemeve në një sekuencë të caktuar
Pasi të kemi përfunduar punën në një detyrë, ne kontrollojmë nëse janë shfaqur të reja dhe nëse prioritetet janë zhvendosur në favor të të tjerëve
Shtimi i gjërave të reja në listë, duke respektuar prioritetin
Ne vazhdojmë të punojmë me detyrat ndërsa rëndësia e tyre zvogëlohet

Pasi testova një sërë teknikash dhe mjetesh planifikimi mbi veten time, kuptova se gjithçka nuk është aq e thjeshtë. Disa teknika absolutisht nuk funksionuan për mua. Të tjerët dhanë rezultate të mahnitshme, por... jo menjëherë. Nga rruga, Gleb Arkhangelsky ofron një mori mjetesh pune në librin e tij “Udhëtim në kohë. Si të kesh kohë për të jetuar dhe punuar".

Zgjidhni një planifikues për veten tuaj

Nëse dita juaj nuk është shumë e zënë (ose nuk ju pëlqejnë pajisjet), atëherë opsioni ideal është një fletore e rregullt letre. Nëse punoni vazhdimisht në një kompjuter, një planifikues elektronik i përshtatshëm do ta bëjë këtë. Epo, nëse nuk mund ta imagjinoni jetën tuaj pa pajisje, atëherë ndihmësit më të mirë janë aplikacionet për telefonat inteligjentë dhe tabletët.

Planifikoni ditën tuaj paraprakisht

Është më mirë të planifikoni të nesërmen një natë më parë, sesa në mëngjesin e ditës "raportuese". E njëjta gjë mund të thuhet për planet për javën. Këshillohet që t'i përgatisni të dielën në mbrëmje, jo të hënën.

Merrni parasysh forcën madhore

Më parë, kam bërë vazhdimisht të njëjtin gabim: kam krijuar një orar ku gjërat shkonin njëra pas tjetrës pa një "dritare" të vetme. Brenda një jave, kuptova se të jetosh vazhdimisht në një gjendje afati është një rrugë e sigurt drejt neurozës.

Së pari, disa gjëra nuk mund të shtrydheshin në kohën që u ndava. Së dyti, gjatë ditës u shfaqën detyra të reja që nuk ishin marrë parasysh në orar. Së treti, forca madhore ndodhte gjithmonë disa herë në javë: një shpim gome, një bllokim i tmerrshëm trafiku gjatë rrugës për në një takim ose një mik kërkoi ndihmë për një riparim. Çështje të tilla të paparashikuara, si rregull, marrin shumë kohë dhe ju detyrojnë të rishikoni rrënjësisht planet tuaja për ditën.

Konkluzioni: lini dritare për forcë madhore çdo ditë. Nëse asgjë "e paplanifikuar" nuk ka ndodhur, koha mund të shpenzohet për:

Pushoni
Gjërat nga kategoria "për më vonë".

Nga rruga, unë kam dashur prej kohësh t'ju tregoj për një mjet kaq të dobishëm si "gjërat për më vonë". Në fletoren tuaj të planifikimit (ose planifikuesin elektronik), lini mënjanë një faqe të veçantë.

Aty shkruajmë të gjitha çështjet "jo urgjente" që nuk i arrijmë kurrë. Ne i ndajmë menjëherë në tre kategori: "deri në një orë", "dy deri në tre orë" dhe "gjysmë ditë". Për shembull: “rregulloni faturat e banesave dhe shërbimeve komunale për vitin e kaluar”, “vizitoni dentistin për një ekzaminim parandalues” dhe “bleni dhe ndërroni një rubinet në kuzhinë”.

Sapo një dritare shfaqet papritur në orarin tuaj: hapni listën tuaj të detyrave "për më vonë" dhe zgjidhni diçka që i përshtatet disponimit tuaj. Në vetëm gjashtë muaj, ju mund të ribëni, pa u lodhur, GJITHÇKA që është grumbulluar prej vitesh!

Cilat mjete të menaxhimit të kohës përdorni? Abonohuni në përditësime dhe ndani lidhje me postimet e reja me miqtë tuaj në rrjetet sociale!

Menaxhimi i kohës për një menaxher - pse është i nevojshëm, si mund të ndihmojë në kryerjen e detyrave të përditshme të punës? Sa më i lartë të jetë pozicioni i një personi, aq më i madh është diapazoni i përgjegjësive - kontrolli mbi vartësit, komunikimi me klientët, kontrollet tatimore, shkrimi i raporteve. Sipërmarrësit dhe menaxherët shpesh punojnë jashtë orarit dhe vazhdimisht ndjejnë mungesë kohe.

Si të gjeni kohë shtesë dhe të mësoni të bëni gjithçka? Ky artikull i kushtohet kësaj çështjeje; tani është shfaqur një shkencë e veçantë - menaxhimi i kohës, bazuar në psikologjinë, ekonominë, sociologjinë dhe punën e personelit. Janë zhvilluar parime që janë bërë klasike dhe po shfaqen autorë të rinj që ofrojnë metodat e tyre. Le të shohim rekomandimet kryesore.

Është e rëndësishme të dini! Ulja e shikimit çon në verbëri!

Për të korrigjuar dhe rivendosur vizionin pa kirurgji, lexuesit tanë përdorin gjithnjë e më popullore OPTIVIZIONI IZRAELI - produkti më i mirë, tani i disponueshëm për vetëm 99 rubla!
Pasi e kemi shqyrtuar me kujdes, vendosëm ta ofrojmë në vëmendjen tuaj...

Menaxhimi i kohës së menaxherit përfshin hapat e mëposhtëm:

Mësoni të motivoni veten dhe punonjësit tuaj për të përfunduar detyrat e caktuara. Kjo është veçanërisht e vërtetë për problemet komplekse;
Vendosja e qëllimeve - aftësia për të vendosur saktë qëllimet afatgjata dhe afatshkurtra;
Planifikimi brenda një afati kohor - për një vit, një muaj, një ditë. Hartimi i një plani veprimi për çdo ditë pune;
Prioritizimi në kryerjen e detyrave, lëvizshmëria dhe gatishmëria për të ndryshuar detyrat, qasjet ndaj zgjidhjes;
Puna me informacionin - është e rëndësishme të mësoni se si të gjeni informacionin e nevojshëm për të zgjidhur problemet strategjike dhe operacionale, ta ruani atë, ta përdorni në mënyrë që të mund të gjendet gjithmonë;
Luftimi i shpërdoruesve të kohës - kërkimi i rrjedhjeve të kohës, kontrolli i shpërndarjes së burimeve kohore, minimizimi i veprimeve të paarsyeshme;
Aftësia për t'u rikuperuar - pushimi i duhur është çelësi i aktivitetit të suksesshëm!

Le t'i hedhim një vështrim më të afërt këtyre hapave dhe t'i afrohemi më shumë aktivitetit efektiv dhe kontrollit mbi jetën tonë, sepse nuk është vetëm punë, ka edhe familje, interesa dhe miq. Dhe disponueshmëria e kohës për fusha të tjera të jetës varet nga organizimi i saktë i procesit të punës.

Motivim i suksesshëm

Motivimi është i nevojshëm për një person për të kryer çdo punë. Mungesa e kuptimit, interesit dhe frikës çojnë në vonesa në përfundimin e detyrave. Në menaxhimin e kohës, rekomandohet të filloni ditën e punës me veprimet më të pakëndshme. Është e rëndësishme të motivoni veten për të bërë një telefonatë, për të shkruar një letër ose një raport që është i nevojshëm, por nuk ka dëshirë për ta bërë. Si ta stimuloni veten për veprim?

Gjëja më e rëndësishme në punë është të filloni të aktroni, të hidhni hapin e parë. Të kesh një etikë pune do të ndihmojë me këtë. "Spirancat" shërbejnë si motivim për veprim. Secili person ka ritualin e tij - kafe në mëngjes në tryezën e tij, një cigare para fillimit të punës, duke dëgjuar muzikë frymëzuese gjatë rrugës, duke shkruar një plan pune në një ditar.

Krijimi i spirancave është shumë individual, mund të shoqërohet me vitet shkollore dhe studentore, kur ishte e nevojshme të akordohej për të studiuar. Ata shkaktojnë një gjendje të veçantë emocionale, gatishmëri për betejë - aktivizimin e rezervave të brendshme, përqendrimin e vëmendjes.

Shumica e problemeve mund të zgjidhen në disa minuta; ju vetëm duhet të vendosni problemin, të mendoni për opsionet e zgjidhjes, të zgjidhni atë më të përshtatshmen dhe ta zbatoni atë. Nëse detyra është voluminoze, rekomandohet ta ndani atë në pjesë, pika dhe ta përfundoni gradualisht - nga e thjeshtë në komplekse.

Mund të motivoni veten duke përdorur metodën e inkurajimit ose ndëshkimit, si në fëmijëri, duke i premtuar vetes se do të blini diçka rrugës për në shtëpi, nëse i përballoni shpejt të gjitha detyrat, ose të organizoni një takim me miqtë në fund të javës. Kjo është për çështje të vogla komplekse. Sigurisht, nxitja kryesore është ndërtimi i një karriere, rritja e të ardhurave dhe përmirësimi i statusit.

Ju duhet të kuptoni qartë pse duhet ta përfundoni këtë detyrë, çfarë rezultati do të merrni, ta bëni dhe ta harroni atë dhe të kaloni me qetësi në çështje të tjera.

Motivimi shtohet edhe nga afatet për përfundimin e një detyre; gjithmonë duhet të kufizoni veten në kohë për të stimuluar veprime dhe për të vendosur qartë detyrat.

Vendosja e qëllimeve

Menaxhimi i kohës së një menaxheri është i pamundur pa vendosur qëllime. Qëllimet janë një vështrim në të ardhmen, një rezultat i dëshiruar, ato përcaktojnë arsyen e veprimeve, pse një person bën një punë të caktuar. Qëllimet ndihmojnë në përcaktimin e udhëzimeve, pikave të aspiratës dhe tërheqjes së përpjekjeve.

Ju duhet të mësoni se si të vendosni qëllimet e duhura. Le të krahasojmë përgjigjet e menaxherëve të ndryshëm sipas përgjegjësive të tyre funksionale:

Përfundoni saktë detyrat tuaja. / Vendosni qëllimet e duhura.
Gjeni zgjidhje për çështjet. / Përdorni kreativitetin, kërkoni alternativa.
Kurseni burime. / Optimizoni shpërndarjen e burimeve materiale.
Punoni siç duhet. / Arritni qëllimet tuaja.
Ulni shpenzimet. / Rritja e përfitimit.

Siç e shohim, me të njëjtat përgjegjësi, menaxherët vendosin qëllime të ndryshme, duke marrë rezultate të ndryshme. Opsioni i dytë përfshin një qasje më produktive ndaj punës. Qëllimet mund të jenë strategjike - qëllimet e punës së organizatës, objektivat afatgjata dhe taktike - ekzistuese në një moment të caktuar kohor.

Secili drejtues dhe menaxher zhvillon qëllimet e veta, përcjell informacion tek vartësit e tij dhe puna e organizatës në tërësi varet nga korrektësia e përcaktimit të qëllimeve. Është shumë e rëndësishme të gjesh kohë për të identifikuar qëllimet kryesore që çojnë në prosperitet dhe sukses, si dhe mënyrat për të arritur "yjet". Njohja e qëllimeve tuaja dhe përpjekja për to ju lejon të përqendroni të gjitha përpjekjet dhe energjinë tuaj në detyra të rëndësishme, duke shmangur humbjen e energjisë.

Qëllimet përcaktohen sipas skemës së mëposhtme:Dëshirat - mundësitë - qëllimet.

Shpesh dëshirat i tejkalojnë mundësitë, rrethanat nuk ju lejojnë të merrni menjëherë rezultate, është e nevojshme të balanconi, të merrni parasysh pengesat e jashtme dhe të brendshme, t'i kapërceni ato dhe të kërkoni një zgjidhje kompromisi.

Një pikë e rëndësishme është që qëllimet duhet të jenë specifike, të kenë tregues të vëllimit dhe kohës.

Menaxhimi i kohës së menaxherit: planifikimi

Pas vendosjes së qëllimeve kalojmë në planifikim, si të hapim rrugën nga situata aktuale drejt asaj të dëshiruar? Një plan është një sistem veprimesh që na çojnë drejt një qëllimi, në biznes - fitimi, suksesi dhe fama e organizatës.

Planifikimi mund të jetë në fusha të ndryshme - zhvillimi organizativ, shitjet, arritjet personale. Nëse një person ka dëshirë për zhvillim personal, është krijuar një plan për rritje profesionale dhe ndërtim karriere, atëherë ka edhe motivim për të vepruar.

Planifikimi është krijuar për të ndihmuar në kursimin e kohës dhe përdorimin e duhur.

Ekzistojnë dy kritere të planifikimit:

Maksimumi (racional) - gjeni kohë për të përfunduar detyrat e rëndësishme të jetës.
Minimal - për të arritur rezultatet e kërkuara me afate minimale dhe humbje kohe.

Planifikimi përfshin përgatitjen për zbatimin e arritjeve të dëshiruara dhe caktimin e saktë të kornizave kohore.

Çdo person duhet të planifikojë jetën e tij, përndryshe ajo do të shkojë me rrjedhën pa ndryshime për mirë. Menaxheri duhet të planifikojë kohën e tij personale, mënyrat për të arritur qëllimet, të vendosë objektiva dhe kritere arritjeje për punonjësit.

Ju duhet të mësoni se si të bëni një plan afatgjatë - nga 5 vjet, për një vit dhe për muajin e ardhshëm. Është interesante që në kohët sovjetike shpesh përdorej termi "plan pesë-vjeçar"; pse kjo periudhë e veçantë? Për shkak se 5 vjet është një periudhë e përshtatshme për planifikim për një periudhë afatmesme, kjo tregon një rezultat të qartë në një analizë krahasuese.

Duke pasur plane afatgjata, mund t'i ndani detyrat në periudha më të vogla, duke u përpjekur për rezultatin përfundimtar. Në ditët e sotme, organizatat shpesh caktojnë detyra për punonjësit sipas tremujorëve dhe muajve, gjë që quhet planifikim taktik.

Menaxhimi i kohës së menaxherit në një mënyrë minimale - planifikimi i ditës së punës. Natyrisht, numri i detyrave rritet në proporcion me organizatën dhe kërkon shumë kohë për të zgjidhur të gjitha problemet.

Për të thjeshtuar zgjidhjen e çështjeve aktuale, ofrohen rekomandimet e mëposhtme:

Përdorni metodën e Alpeve për planifikim

Ai përfshin sekuencën e mëposhtme të veprimeve:

detyra me shkrim;
përcaktimi i kohës së ekzekutimit;
rezervë kohore (në raport 60:40);
përcaktimi i prioriteteve, ricaktimi i detyrave;
kontrolli i zbatimit (kontabiliteti i asaj që nuk është bërë).

Kur shkruani një plan, rekomandohet të përdorni shkurtesa, të cilat do t'ju lejojnë të sistemoni punën dhe ta ndani atë në blloqe. Mund të shkruani: V - vizita, D - delegacion, K - kontroll, P - në vazhdim, PC - udhëtime dhe udhëtime pune, T - telefon, H - lexim, trajnim.

Përballë çdo artikulli, shkruhet një detyrë (rezultat) dhe tregohet koha e përfundimit për të specifikuar detyrën dhe për të shmangur humbjen e panevojshme të kohës.

Rezerva kohore supozon që me një ditë pune 10-orëshe, puna është planifikuar për 6 orë, me një ditë 8-orëshe - për 5 orë, pjesa tjetër duhet të shpërndahet ose të riplanifikohet. Takimet, komunikimet dhe ndërprerjet e paparashikuara lindin gjithmonë; askush nuk ka arritur ta përdorë ditën e tij 100% sipas planit.

Pika e katërt do t'ju ndihmojë të rregulloni planin në mënyrë që të arrini nivelin e dëshiruar për sa i përket kohës së kaluar - ne vendosim përparësitë, shpërndajmë punën. Përfundimi i ditës - monitorimi i përfundimit të detyrave nga vartësit dhe puna e dikujt, hartimi i një plani për ditën tjetër, ricaktimi i detyrave që nuk u zhvilluan për arsye të caktuara dhe nuk kishin kohë për t'u përfunduar plotësisht.

Si t'i përgjigjeni pyetjeve të mëposhtme të intervistës: Si e menaxhoni kohën tuaj? Si e planifikoni ditën tuaj të punës? Çfarë teknikash dhe metodash përdorni në planifikim? Jepni shembuj se si i përdorni aftësitë e menaxhimit të kohës për të përfunduar me sukses një detyrë.

Ju do të gjeni të gjitha përgjigjet e këtyre pyetjeve duke lexuar këtë artikull.

Çfarë është menaxhimi i kohës?

Menaxhimi i kohes- ky është një grup njohurish, aftësish dhe aftësish, falë të cilave një person di të vendosë përparësi, planifikon me saktësi kohën e tij, duke rritur kështu produktivitetin e tij personal në organizimin e kohës së tij të punës.

"Derisa të menaxhoni kohën tuaj, nuk mund të menaxhoni asgjë tjetër." Peter Drucker

Perfeksionizmi
Zvarritje
Mungesa e njohurive
Mungesa e mjeteve dhe burimeve të nevojshme

1. Perfeksionizëm e bën shumë të vështirë kryerjen e detyrave në kohë. Shumë njerëz besojnë se kjo cilësi është një forcë, por është dëshira e vazhdueshme për përsosmëri dhe pakënaqësia me rezultatet e marra që është një nga arsyet e përdorimit joefektiv të kohës. Duke gjetur mundësi për të pranuar rezultatin "real" në vend të atij "ideal", ju kurseni burime të konsiderueshme për gjëra të tjera. Ekziston një shprehje: "perfeksionizmi është i keq", natyrisht, e gjithë kjo është mjaft relative dhe në secilën situatë individuale kjo karakteristikë e personalitetit mund të vlerësohet ndryshe, megjithatë, padyshim brenda kornizës së menaxhimit të kohës: perfeksionizmi është i KEQ!

2. Zvarritje- shtyrje e vazhdueshme e gjërave për më vonë, mosgatishmëri për të kryer detyra të caktuara. Fjala “NESËR” dominon në fjalorin e punonjësve që zvarriten. Steve Jobs tha shumë mirë për njerëz të tillë: "I varfëri, i pasuksesshëm, i palumtur dhe i sëmurë është ai që përdor shpesh fjalën "nesër".

Unë nuk mund t'ju shpëtoj nga perfeksionizmi dhe zvarritja; qëllimi im është të jap njohuri, t'ju ofroj teknikat dhe metodat më të mira dhe t'ju prezantoj me burimet dhe mjetet për zotërimin e aftësive të menaxhimit të kohës. Pavarësisht nëse përdorni informacionin e marrë apo jo - gjithçka varet vetëm nga dëshira juaj. Megjithatë, pasi të keni lexuar këtë artikull, nuk do të jeni kurrë më të njëjtët.

Së pari, ju sugjeroj të përcaktoni aftësitë tuaja të menaxhimit të kohës. Kaloni

Disonanca konjitive qëndron në faktin se nga njëra anë, ne nuk mund ta kontrollojmë kohën si të tillë. Në fund të fundit, është koha që ne nuk mund ta kontrollojmë dhe duket se është koha që na kontrollon, dhe jo ne e kontrollojmë atë. Jemi mësuar ta perceptojmë kohën si diçka të përjetshme dhe të pakufishme. Duket sikur ka gjithmonë shumë. Nga ana tjetër, koha është një nga burimet më të vlefshme që kemi të gjithë. Është e rëndësishme të kuptoni se koha ka kufijtë e saj, çdo ditë është një enë me një kapacitet të caktuar që ju e mbushni me gjëra për të bërë. Mund ta mbushni me gjëra të padobishme, ose mund ta mbushni me gjëra që funksionojnë për detyrat tuaja dhe ju çojnë drejt qëllimit tuaj përfundimtar.

Ne mund të kontrollojmë veten, si e planifikojmë ditën tonë dhe si e kalojmë kohën tonë të punës. Përdorimi inteligjent, produktiv dhe ekonomik i këtij burimi është një pjesë e rëndësishme e vlerësimit të një punonjësi.

Efikasiteti i kohës mund të arrihet në dy mënyra:

Arritni rezultate domethënëse duke kursyer kohë. Kjo do të thotë që ju e dini se si të arrini një detyrë në një kohë minimale.
Planifikimi efektiv i kohës së punës do të zvogëlojë numrin dhe vëllimin e detyrave që kryeni.

Në këtë artikull, unë kam përpiluar një përmbledhje të gjashtë teknikave më të mira të menaxhimit të kohës. Me ndihmën e tyre, ju mund të mësoni të planifikoni dhe kontrolloni detyrat tuaja prioritare në baza ditore.

Si të mësoni të menaxhoni kohën tuaj?

6 metodat më të mira të menaxhimit të kohës:

Parimi Pareto
Matrica Eisenhower
Hartat e mendjes
Piramida e Franklinit
Metoda ABCD
Hani bretkosën së pari

1. Parimi Pareto

Parimi Pareto thotë se një pjesë e vogël e shkaqeve, përpjekjeve dhe investimeve janë përgjegjëse për një pjesë të madhe të rezultateve. Ky parim u formulua nga ekonomisti italian Vilfredo Pareto në 1897 dhe që atëherë është konfirmuar nga kërkimet sasiore në një sërë fushash të jetës:

20% e përpjekjeve prodhon 80% të rezultateve

Parimi Pareto në fushën e menaxhimit të kohës mund të formulohet si më poshtë: Përafërsisht 20% e përpjekjes dhe kohës është e mjaftueshme për të marrë 80% të rezultatit.
Si e përcaktoni saktësisht se çfarë përpjekje është e mjaftueshme për të shpenzuar për të marrë një rezultat të mirë? Imagjinoni që po kërkoni përgjigje për pyetjet që ju interesojnë në një libër. Sipas parimit në shqyrtim, do të gjeni 80% të informacionit që ju nevojitet në 20% të tekstit. Nëse e dini saktësisht se çfarë ju intereson, mund ta shfletoni shpejt librin dhe të lexoni me kujdes vetëm faqet individuale. Në këtë mënyrë ju do të kurseni 80% të kohës tuaj.

2. Matrica Eisenhower

Ky është ndoshta koncepti më i famshëm i menaxhimit të kohës sot, i cili ju lejon të jepni përparësi. Kjo teknikë, krijimi i së cilës i atribuohet gjeneralit amerikan Dwight Eisenhower, ju lejon të renditni gjërat si nga urgjenca ashtu edhe nga rëndësia e tyre. Të gjithë e kuptojnë se vetëm një numër i kufizuar detyrash mund të kryhen në një periudhë kohore. Ndonjëherë, pa kompromentuar punën, vetëm një. Dhe sa herë duhet të vendosim, CILË SAKTËSOR? Presidenti amerikan Dwight Eisenhower i organizonte punët e tij në disa kategori të rëndësishme kur planifikonte punët e tij.
Në përputhje me të ashtuquajturën matricë Eisenhower, është e nevojshme të klasifikohet çdo rast në një nga katër llojet e treguara në diagram.

Matrica Eisenhower

Rëndësia e një detyre përcaktohet nga sa ndikon rezultati i zbatimit të saj në biznesin tuaj. Dhe urgjenca përcaktohet nga dy faktorë në të njëjtën kohë: së pari, sa shpejt duhet të kryhet kjo detyrë dhe së dyti, nëse përfundimi i kësaj detyre është i lidhur me një datë dhe kohë specifike. Është rëndësia dhe urgjenca, e konsideruar së bashku, ajo që ndikon në përcaktimin e prioriteteve.

Le të hedhim një vështrim më të afërt se cilat raste mund të klasifikohen në secilën prej katër llojeve.

Lloji I: "i rëndësishëm dhe urgjent".
Këto janë çështje që, nëse nuk plotësohen në kohë, do të rezultojnë në dëme të konsiderueshme për biznesin tuaj (për shembull, rinovimi i licencave, depozitimi i raporteve tatimore, etj.). Një pjesë e caktuar e rasteve të tilla në mënyrë të pashmangshme do të jenë të pranishme në jetën e çdo personi. Sidoqoftë, me përgatitje paraprake (Tipi II ka rëndësi - "e rëndësishme, por jo urgjente"), shumë kriza mund të parandalohen (për shembull, duke studiuar ligjin, duke zhvilluar marrëdhënie të mira me njerëz me ndikim).

Këto mund të jenë gjithashtu projekte me afat, ose një emergjencë. Për shembull, të vizitosh një mjek për shkak të problemeve shëndetësore, të dërgosh një artikull në një ditar brenda një afati të rreptë ose të plotësosh një raport mbi rezultatet e një studimi. Nuk kemi zgjidhje këtu. Puna e këtij grupi duhet bërë, pikë. Përndryshe do të ketë probleme serioze.

Lloji II: "e rëndësishme, por jo urgjente".
Këto janë gjëra që janë të përqendruara në të ardhmen: trajnimi, studimi i fushave premtuese të zhvillimit të biznesit, përmirësimi i pajisjeve, rivendosja e shëndetit dhe performancës. Veprimet që çojnë në qëllimin tuaj strategjik. Për shembull, mësoni një gjuhë të huaj në mënyrë që të transferoheni për të punuar në një organizatë tjetër, më premtuese. Ka të bëjë gjithashtu me parandalimin e problemeve - duke e mbajtur veten në formë të mirë fizike. Fatkeqësisht, ne shpesh neglizhojmë çështje të tilla dhe vendosim zgjidhjen e tyre në prapavijë. Si rezultat, gjuha nuk mësohet kurrë, të ardhurat nuk rriten, por pakësohen, shëndeti është në rrezik.Këto çështje kanë një veçori interesante - nëse neglizhohen për një kohë të gjatë, atëherë bëhen të Rëndësishme - Urgjente. Në fund të fundit, nëse nuk shkoni te dentisti të paktën një herë në vit, herët a vonë një vizitë urgjente tek ai do të bëhet e pashmangshme.

Lloji III: "jo i rëndësishëm, por urgjent".
Shumë nga këto gjëra në fakt nuk i shtojnë shumë vlerë jetës suaj. Ne i bëjmë vetëm sepse na ndodhin (një bisedë e gjatë telefonike ose duke studiuar një reklamë që vjen me postë), ose nga zakoni (vizitimi i ekspozitave ku nuk ka më asgjë të re). Është e njëjta rutinë e përditshme që na merr shumë kohë dhe energji.

Lloji IV: "jo i rëndësishëm dhe jo urgjent".
Këto janë të gjitha llojet e mënyrave për të "vrarë kohën": abuzimi me alkoolin, "leximi i lehtë", shikimi i filmave, etj. Ne shpesh i drejtohemi kësaj kur nuk na mbetet forca për punë produktive (të mos ngatërrohet me pushimin e vërtetë dhe komunikimi me të dashurit dhe miqtë - çështje shumë të rëndësishme) Kjo është një “mole” që na ha kohën.

Ndërsa përpiqeni për suksesin e biznesit tuaj, së pari përpiqeni të përmbushni gjërat që i keni identifikuar si "të rëndësishme" - së pari "urgjentet" (Tipi I) dhe më pas "jourgjentet" (Tipi II). Koha e mbetur mund t'i kushtohet çështjeve që janë "urgjente, por jo të rëndësishme" (lloji III).
Duhet theksuar se pjesa më e madhe e kohës së punës së një punonjësi duhet të shpenzohet për çështje "të rëndësishme, por jo urgjente" (lloji II). Atëherë do të parandalohen shumë situata krize dhe shfaqja e mundësive të reja të zhvillimit të biznesit nuk do të jetë më e papritur për ju.

Kur të filloni të përdorni për herë të parë këtë sistem për prioritizimin, ka të ngjarë të dëshironi të kategorizoni shumë nga këto artikuj si "të rëndësishëm". Megjithatë, ndërsa fitoni përvojë, do të filloni të vlerësoni më saktë rëndësinë e një çështjeje të caktuar. Do të duhet pak kohë për të mësuar se si të përdorni sistemin e prioritizimit. Ku mund ta marr? Me shumë mundësi, ju do ta klasifikoni punën e zotërimit të teknikave të menaxhimit të kohës si "të rëndësishme, por jo urgjente".
Në shprehjen figurative të Stephen Covey (autor i bestsellerit ndërkombëtar "Shtatë zakonet e njerëzve shumë efektivë"), duhet të gjesh kohë për të "mprehur sharrën", atëherë përgatitja e druve të zjarrit do të shkojë më shpejt.

Shëmbëlltyrë

Një burrë pa një druvar në pyll, i cili me shumë vështirësi priste një pemë me një sëpatë krejtësisht të trokitur. Burri e pyeti:
- E dashur, pse nuk e mpreh sëpatën?
- Nuk kam kohë të mpreh një sëpatë - duhet të pres! - rënkoi druvari...

Prandaj, duhet të ndani "vullnetarisht" një kohë të caktuar për planifikimin e aktiviteteve tuaja, duke refuzuar të bëni ndonjë gjë më pak të rëndësishme. Nëse mund ta bëni këtë, mund të përdorni aftësitë tuaja të reja për të liruar edhe më shumë kohë herën tjetër dhe ta përdorni për të mësuar më shumë. Pra, përmes vendosmërisë suaj për të përmirësuar efikasitetin tuaj të punës, gradualisht do të lironi kohë për të zhvilluar produktivitetin tuaj personal.

Kriteret për prioritizimin
Zakonisht, kur vlerësojmë rëndësinë e një detyre të caktuar, ne i konsiderojmë të rëndësishme, para së gjithash, ato gjëra që duhet të bëhen urgjentisht (ose "dje"). Akumulimi i detyrave dhe premtimeve të paplotësuara krijon probleme për kompaninë tuaj dhe gjithashtu krijon ndjenja të pakëndshme për ju personalisht. Janë këto çështje "urgjente" me të cilat ne përpiqemi t'i trajtojmë së pari. Por urgjenca nuk duhet të jetë faktori i vetëm kur shkruani një listë detyrash dhe përcaktoni radhën në të cilën ato duhet të plotësohen.
Përvoja ka treguar se ndërsa bërja (ose mosbërja) e shumë gjërave urgjente nuk do të ndikojë shumë në biznesin tuaj, ka shumë gjëra jo urgjente që mund të hedhin themelet për suksesin e ardhshëm. Prandaj, përveç urgjencës, është e nevojshme të merret parasysh se sa ndikon kjo apo ajo çështje në suksesin e biznesit, domethënë të përcaktohet dhe të merret parasysh rëndësia e tij.

3. Hartat e mendjes

Ky është zhvillimi i Tony Buzan - një shkrimtar, pedagog dhe konsulent i famshëm për inteligjencën, psikologjinë e të mësuarit dhe problemet e të menduarit. Ekzistojnë gjithashtu përkthime të tilla të frazës "Harta mendore" si "Harta mendore", "Harta mendore", "Harta mendore".

Hartat e mendjesështë një metodë që ju lejon të:

Strukturoni dhe përpunoni në mënyrë efektive informacionin;
mendoni duke përdorur potencialin tuaj krijues dhe intelektual.

Ky është një mjet shumë i bukur për zgjidhjen e problemeve të tilla si dhënia e prezantimeve, marrja e vendimeve, planifikimi i kohës, memorizimi i sasive të mëdha të informacionit, stuhia e ideve, vetë-analiza, zhvillimi i projekteve komplekse, trajnimi personal, zhvillimi, etj.

Fushat e përdorimit:
1. Prezantimet:
në më pak kohë jep më shumë informacion, ndërkohë që kuptohesh dhe kujtohesh më mirë;
mbajtjen e takimeve dhe negociatave të biznesit.

2. Planifikimi:
menaxhimi i kohës: plani për ditën, javën, muajin, vitin...;
zhvillimi i projekteve komplekse, bizneset e reja...

3. Stuhi mendimesh:
gjenerimi i ideve të reja, kreativiteti;
zgjidhje kolektive të problemeve komplekse.

4. Vendimmarrja:
një vizion i qartë i të gjitha të mirat dhe të këqijat;
një vendim më i ekuilibruar dhe i menduar.

4. Piramida e Franklinit

Ky është një sistem planifikimi i gatshëm që ju ndihmon të menaxhoni saktë kohën tuaj dhe të arrini qëllimet tuaja. Benjamin Franklin (1706-1790) - Amerikan. ujitur aktivist B. Franklin dallohej nga një aftësi fantastike për punë dhe një ndjenjë unike e qëllimit. Në moshën njëzet vjeç, ai bëri një plan për të arritur qëllimet e tij për pjesën tjetër të jetës së tij. Gjatë gjithë jetës së tij ai ndoqi këtë plan, duke planifikuar qartë çdo ditë. Plani i tij për të arritur qëllimet e tij quhet "Piramida Franklin" dhe duket diçka si kjo:

1. Themeli i piramidës janë vlerat kryesore të jetës. Mund të thuash se kjo është përgjigjja e pyetjes: "Me çfarë misioni keni ardhur në këtë botë?" Çfarë doni të merrni nga jeta? Çfarë gjurmë në Tokë dëshironi të lini pas? Ekziston një mendim se nuk ka as 1% të njerëzve që jetojnë në planet që do të mendonin seriozisht për këtë. Me fjalë të tjera, ky është një vektor i drejtimit drejt ëndrrës suaj.

2. Bazuar në vlerat e jetës, secili i vendos vetes një qëllim global. Kush dëshiron të bëhet në këtë jetë, çfarë planifikon të arrijë?

3. Një master plan për arritjen e qëllimeve është fiksimi i qëllimeve specifike të ndërmjetme në rrugën drejt arritjes së një qëllimi global.

4. Një plan për një tre, pesë vjet quhet afatgjatë. Këtu është e rëndësishme të përcaktohen afatet e sakta.

5. Një plan për një muaj dhe më pas një javë është një plan afatshkurtër. Sa më i zhytur në mendime, sa më shpesh ta analizoni dhe rregulloni, aq më efektive do të jetë puna.

6. Pika e fundit për sa i përket arritjes së qëllimeve është një plan për çdo ditë.

5. Metoda ABCD

Metoda ABCD është një mënyrë efektive për t'i dhënë përparësi detyrave që mund t'i përdorni çdo ditë. Kjo metodë është e thjeshtë dhe aq efektive saqë, nëse përdoret rregullisht dhe me kompetencë, mund t'ju ngrejë në rangun e njerëzve më produktivë dhe produktivë në fushën tuaj të veprimtarisë.
Fuqia e metodës është thjeshtësia e saj. Ja si funksionon. Ju filloni duke bërë një listë të gjithçkaje që duhet të bëni gjatë ditës së ardhshme. Mendoni në letër.
Pas kësaj, vendosni shkronjën A, B, C, D ose D përpara çdo artikulli në listën tuaj.

Lloji i problemit "A" përkufizohet si gjëja më e rëndësishme në një moment të caktuar, diçka që duhet ta bëni ose rrezikoni pasoja të rënda. Një detyrë e tipit A mund të jetë vizita e një klienti të rëndësishëm ose shkrimi i një raporti për shefin tuaj. Këto detyra përfaqësojnë "bretkosat" e vërteta, të pjekura të jetës suaj.
Nëse keni më shumë se një detyrë "A" para jush, ju i renditni ato në prioritet duke i etiketuar ato A-1, A-2, A-3, etj. Detyra A-1 është "bretkosa" më e madhe dhe më e shëmtuar e të gjitha me të cilat duhet të përballesh.

Lloji i problemit "B" përkufizohet si ajo që duhet të bëni. Megjithatë, pasojat, në rast të zbatimit apo mospërputhjes së tij, janë mjaft të lehta. Detyra të tilla nuk janë asgjë më shumë se "tadpoles" në jetën tuaj. Kjo do të thotë se nëse nuk bëni punën e duhur, dikush do të jetë i pakënaqur ose do të vihet në disavantazh, por gjithsesi, niveli i rëndësisë së këtyre detyrave nuk është i afërt me nivelin e detyrave të tipit “A”. Bërja e një telefonate për një çështje më pak urgjente ose kalimi i një numri të madh emailesh mund të përbëjë thelbin e një detyre të tipit B.
Rregulli që duhet të ndiqni është: mos filloni kurrë një detyrë të tipit B ndërsa keni ende një detyrë A të papërfunduar. Asnjëherë mos lejoni që "furrat" t'ju shpërqendrojnë ndërsa "bretkosa" e madhe pret fatin e saj për t'u ngrënë!

Lloji i problemit "B" përkufizohet si diçka që do të ishte e mrekullueshme të bëhej, por nga e cila nuk duhet të priten pasoja nëse e bëni apo jo. Një detyrë e tipit B mund të jetë telefonimi i një shoku, pirja e një kafeje, drekë me një koleg ose kryerja e ndonjë biznesi personal gjatë orarit të punës. Këto lloj "ngjarjesh" nuk kanë absolutisht asnjë ndikim në punën tuaj.

Lloji i problemit "G" vlerësohet si punë që mund t'ia delegosh dikujt tjetër. Rregulli në këtë rast është që ju duhet t'u delegoni të tjerëve gjithçka që munden, duke i liruar kështu vetes kohë për të kryer detyrat e tipit A që ju dhe vetëm ju mund t'i bëni.

Lloji i problemit "D" përfaqëson një punë që mund të hiqet plotësisht nga lista juaj e detyrave. Kjo mund të jetë një detyrë që më parë ishte e rëndësishme, por tani nuk është më e rëndësishme, si për ju ashtu edhe për të tjerët. Shpesh kjo është punë që e bëni ditë pas dite, ose nga zakoni ose sepse gjeni kënaqësi duke e bërë atë.

Pasi të keni aplikuar Metoda ABCD në listën tuaj të përditshme të detyrave, ju keni organizuar plotësisht punën tuaj dhe keni vendosur terrenin që detyrat më të rëndësishme të kryhen më shpejt.

Kushti më i rëndësishëm që metoda ABCD të funksionojë vërtet për ju është të pajtoheni me kërkesat e mëposhtme: filloni detyrën A-1 pa vonesë dhe më pas punoni me të derisa të përfundojë plotësisht. Përdorni vullnetin tuaj për të filluar dhe për të vazhduar punën në detyrën më të rëndësishme për ju në këtë moment. Kapeni "bretkosën" tuaj më të madhe dhe "hani" atë pa u ndalur deri në kafshimin e fundit.
Aftësia për të analizuar listën tuaj të detyrave për ditën dhe për të nxjerrë në pah detyrën A-1 do të shërbejë si një pikënisje për të arritur një sukses vërtet të madh në aktivitetet tuaja, do të rrisë vetëvlerësimin tuaj, do t'ju mbushë me respekt për veten dhe një ndjenjë krenari për arritjet tuaja.
Kur e keni zakon të përqendroheni plotësisht në detyrën tuaj më të rëndësishme, d.m.th., detyrën A-1 - me fjalë të tjera, në ngrënien e "bretkosës" tuaj kryesore - do të mësoni të bëni dy herë, apo edhe trefish, aq sa njerëzit përreth. ju.

6. Hani së pari bretkosën

Kalimi nga e vështira në e lehtë

Me siguri e keni dëgjuar këtë pyetje: "Si do ta hanit një elefant?" Përgjigja, natyrisht, është "pjesë-pjesë". Si do ta hanit “bretkosën” tuaj më të madhe dhe më të keqe? Në të njëjtën mënyrë: ju do ta zbërtheni në veprime të veçanta hap pas hapi dhe do të filloni që në fillim.

Filloni ditën tuaj të punës me detyrën më të vështirë dhe përfundojeni sa më shpejt që të mundeni. Do t'ju ndihmojë të kuptoni se keni ende shumë për të bërë dhe koha në ditën tuaj të punës është e kufizuar. Të bësh gjënë më të vështirë në fillim do t'ju japë një ndjenjë të madhe kënaqësie. Përdoreni këtë rregull çdo ditë dhe do të shihni se sa energji merrni dhe sa efikase shkon dita juaj e punës. Shtyrja e vazhdueshme e një detyre problematike deri në fund të ditës do të thotë se do të jeni ende duke menduar për këtë detyrë gjatë gjithë ditës dhe kjo do t'ju pengojë të përqendroheni në detyra të tjera! Hani fillimisht bretkosën dhe më pas vazhdoni të hani elefantin pjesë-pjesë!

Mjetet e planifikimit të kohës

Planifikoni çdo ditë paraprakisht.
Përmes planifikimit ne lëvizim
e ardhmja në të tashmen dhe në këtë mënyrë kemi
mundësi për të bërë diçka
në lidhje me të tashmë tani

Alan Lakin

Gjeneratat kryesore të "planifikuesve"
Teknologjitë dhe mjetet e organizimit të kohës së punës të njohura sot mund të ndahen në disa breza - dallimet këtu janë në parimet e regjistrimit të informacionit dhe teknologjinë e përdorimit.

Deri në shekullin e 20-të, planifikimi i kohës së punës kryhej duke përdorur metoda primitive: memorandume, lista detyrash, etj. Në fillim të shekullit të kaluar, së bashku me zhvillimin e biznesit, u përhapën mjete të reja që ia lehtësuan një menaxher. për të planifikuar kohën.
Ideja e përshtatjes së një kalendari shtëpiak për punë zyre lindi në shekullin e 19-të dhe u materializua në formën e një kalendari tavoline në 1870. Për çdo ditë, u nda një faqe e kalendarit, në të cilën tregohej data, dita, muaji dhe viti. Pasja e hapësirës së lirë për shënime bëri të mundur marrjen e shënimeve të nevojshme: negociata, takime, shpenzime, takime. Për gati një shekull, kalendari i tavolinës ka qenë mjeti kryesor i planifikimit të kohës për menaxherët.

Rezultati i përmirësimit të kalendarit të tavolinës ishte ditari dhe planifikuesi javor. Një ditar është një kalendar me gjethe të lirshme, të vazhdueshme në formën e një blloku shënimesh të përshtatshme të formateve të ndryshme. Ju mund ta merrni ditarin me vete në takime dhe në udhëtime pune.
Ditari javor doli të ishte edhe më i përshtatshëm për menaxherin, në të cilin ishte e mundur të planifikonte javën dhe ditën e punës, të monitoronte zbatimin e detyrave të regjistruara, të analizonte kohën e kaluar (pasi u shfaq një ndarje për orë e ditës së punës), më shumë kërkoni shpejt informacionin (në fund të fundit, tani ishte grupuar në 52 javë, dhe jo në 365 ditë). Në vitet '80, kalendarët javor praktikisht zëvendësuan kalendarët e tavolinës dhe u përhapën aq shumë sa u bënë një element i stilit të biznesit të ndërmarrjeve.

Ideja e dizajnit për të kombinuar një kalendar, bllok shënimesh dhe libri telefonik në një mjet të përshtatshëm u materializua me sukses në vitin 1921 në formën e një "organizatori" (nga organizatori anglez). Përmirësimi i mëvonshëm i instrumentit u krye duke ndryshuar formatin, dizajnin, cilësinë e letrës dhe dekorimin e jashtëm. Këtu, pajisjet e ruajtjes së informacionit dhe mjetet teknike (kalendari, blloku i shënimeve, adresa dhe libri i telefonit, mbajtësi i kartës së biznesit, stilolapsi, mikrollogaritësi) u kombinuan në një mjet. Në të njëjtën kohë, nuk kishte një klasifikim dhe sistematizim të qartë të të dhënave.

"Menaxheri i kohës" i famshëm u krijua në Danimarkë në 1975. Zbatoi idenë e planifikimit të synuar të rezultateve personale bazuar në një klasifikues standard të funksioneve ("detyrat kryesore") dhe teknologjinë për zbatimin e ngjarjeve globale ("detyrat elefant"). Në të njëjtën kohë, përdorimi i një "menaxheri të kohës" doli të ishte i pranueshëm vetëm për njerëzit që ishin të organizuar dhe të disiplinuar nga natyra, dhe gjithashtu kërkonin shpenzime të konsiderueshme financiare për trajnim dhe blerje.
Sidoqoftë, emri i këtij lloji të "organizatorit" - "menaxher i kohës" - është bërë një fjalë e zakonshme dhe sot tregon një qasje të përgjithshme për përdorimin aktiv të kohës si një burim menaxhimi.

Zhvillimi i progresit shkencor dhe teknik në dekadat e fundit ka çuar në krijimin e mjeteve thelbësore të planifikimit elektronik të kohës nga pikëpamja teknologjike: një fletore elektronike, programe të ndryshme shërbimi për PC, telefona celularë, telefona inteligjentë, etj.

Teknologjitë më të mira moderne të menaxhimit të kohës:

1.Trello është një aplikacion ueb falas për menaxhimin e projekteve në grupe të vogla. Trello ju lejon të jeni produktiv dhe më bashkëpunues. Trello janë tabelat, listat dhe kartat që ju lejojnë të organizoni dhe prioritizoni projektet në një mënyrë argëtuese, fleksibël dhe të lehtë për t'u ndryshuar.

2. Evernote - një shërbim në internet dhe grup softuerësh për krijimin dhe ruajtjen e shënimeve. Shënimi mund të jetë një pjesë e tekstit të formatuar, një faqe e tërë ueb, një fotografi, një skedar audio ose një shënim i shkruar me dorë. Shënimet mund të përmbajnë gjithashtu bashkëngjitje të llojeve të tjera të skedarëve. Shënimet mund të renditen në fletore, të etiketohen, të modifikohen dhe të eksportohen.