Документальне оформлення та облік надходження матеріалів. Документальне оформлення надходження матеріалів - облік надходження матеріалів

Порядок і терміни приймання матеріалів за кількістю і якістю встановлюються спеціальними нормативними документами. Приймання та оприбуткування надходять матеріалів і тари оформляється відповідними складами, шляхом складання прибуткових ордерів (типова міжгалузева форма №М-4 затверджена наказом Мінстату України від 30.10.97 р № 71а), при відсутності розбіжностей між даними постачальника і фактичними даними.

Прибуття декількох вантажів від одного і того ж постачальника кілька разів протягом дня, допускається складання одного прибуткового ордера в цілому за день. При цьому кожну окрему приймання матеріалу протягом цього дня робляться записи на звороті ордера, які в кінці дня підраховуються і загальний підсумок записується в прибутковий ордер.

Замість прибуткового ордера приймання та оприбуткування матеріалів може оформлятися проставленням на документі постачальника (рахунок-фактура, накладна) штампа, в відбитку якого містяться ті ж реквізити, що і в прибутковому ордері. В цьому випадку заповнюються реквізити зазначеного штампа, і ставиться черговий номер при-перехідного ордера. Такий штамп прирівнюється до прибуткового ордеру.

При перевезенні вантажів автотранспортом приймання надходять матеріалів здійснюється на основі товарно-транспортної накладної, одержуваної від вантажовідправника (при відсутності розбіжностей між даними накладної та фактичними даними).

При встановленні невідповідності матеріалів, що надійшли асортименту, кількості і якості, зазначеним документам постачальника, а також у випадках, коли якість матеріалів не відповідає вимогам, що пред'являються (вм'ятини, подряпини, поломка, бій, текти рідких матеріалів і т.д.), приймання здійснює Комісія, яка оформляє її актом про приймання матеріалів.

У разі складання приймального актуприбутковий ордер не оформляється.

Приймальний акт про приймання служить підставою для пред'явлення претензій і позовів до постачальника і (або) транспортної організації.

Матеріали повинні оприбутковуватися у відповідних одиницях виміру (вагових, об'ємних, лінійних, в штуках). За цим одиницям вимірювання встановлюється облікова ціна.

Матеріали надходять в одній одиниці виміру (наприклад, по вазі), а відпускається зі складу за іншою (наприклад, поштучно), оприбуткування та відпуск відбивається в первинних документах, на складських картках і відповідних регістрах бухгалтерського обліку одночасно в двох одиницях виміру. При цьому спочатку записується кількість в одиниці виміру, зазначеної в документах постачальника, потім в дужках - кількість в одиницях виміру, по якій матеріал буде відпускатися зі складу.

Якщо в розрахункових документах постачальника вказана більша (дрібна) одиниця виміру (тонна), ніж прийнято в організації (кілограм), такі матеріали оприбутковуються в тій одиниці виміру, яка прийнята в організації.

Якщо направити матеріали безпосередньо до підрозділів організації, минаючи склад, такі партії матеріалів відображаються в обліку як надійшли на склад і передані до підрозділу організації. У прибуткових і видаткових документах складу і прибуткових документах підрозділу робиться відмітка про те, що матеріали отримані від постачальника і видані підрозділу без завезення їх на склад (транзитом).

Матеріали, які можуть завозитися транзитом безпосередньо до підрозділів організації, повинен бути оформлений розпорядчим документом по організації.

Приймальні акти і прибуткові ордери повинні складатися в день надходження відповідних матеріалів на склад в терміни, але не пізніше термінів, Встановлених нормативними актами для приймання вступників вантажів.

Матеріали, що надходять на відповідальне зберігання, записуються завідувачем складом (комірником) у спеціальну книгу (картку), зберігаються на складі відокремлено і не можуть витрачатися.

Якщо матеріали прийняті на відповідальне зберігання, відносяться відповідно до ст. 225 цивільного кодексу Російської Федераціїдо безхазяйним речей і є швидкопсувними або витрати по їх зберіганню незрівнянно великі в порівнянні з їх вартістю, то організація може використовувати зазначені матеріали у виробничих цілях або продати. При цьому зазначені матеріали прихо-дуються в організації за ринковою вартістю.

Виручка від продажу цих матеріалів чи їх ринкова вартість при використанні матеріалів для власних потреб організації, зменшена на величину витрат по їх зберіганню, продажу та інших аналогічних витрат, має бути повернуто власнику матеріалів.

В організації повинен бути встановлений контроль за надходженням матеріалів, а також за виробництвом розрахунків з постачальниками і покупцями. Контроль за своєчасним оприбуткуванням прибулих вантажів здійснюється згідно з рішенням керівника організації відповідними підрозділами тобто бухгалтерською службою, службою постачання або посадовими особами.

Купівля матеріалів підзвітними особами організації підлягають здачі на склад. Прихід матеріалів проводиться у загальновстановленому порядку на підставі виправдувальних документів, що підтверджують покупку (рахунки і чеки магазинів,

квитанція до прибуткового ордеру - при покупці в іншої організації за готівковий розрахунок, акт або довідка про покупку на ринку або у населення), які прикладаються до авансового звіту підзвітної особи.

Здача підрозділами на склад матеріалів оформляється накладними на внутрішнє переміщення матеріалів у випадках коли:

Ви повернетесь підрозділами організації на склад або цехову комору;

продукція, виготовлена ​​підрозділами організації, використовується для внутрішнього споживання в організації або для подальшої переробки.

Проводиться здача відходів, що утворюються в процесі продукції, а також здача шлюбу;

Здійснюється здача матеріалів, отриманих від ліквідації (розбирання) основних засобів.

Операції з передачі матеріалів з одного підрозділу в інший оформляються також накладними на внутрішнє переміщення матеріалів.

Вартість матеріалів, що залишилися на кінець місяця в дорозі або не вивезених зі складів постачальників, в кінці місяця відображається у бухгалтерському обліку по Дт.10 «Матеріали» Кт.60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» (без оприбуткування цих цінностей на склад). В наступному місяці цей запис сторнується.

Податок на додану вартість нарахований при придбанні матеріалів, враховується на рахунку «Податок на додану вартість по придбаних цінностей» одночасно з оприбуткуванням матеріалів, що надійшли. Податок ціни не включається до фактичної собівартості матеріалів і в їх облікові записи.

У випадках, коли в первинних облікових документах (рахунках-фактурах, накладних, прибутково-касових ордерів, актах виконаних робіт), що підтверджують вартість придбаних матеріальних ресурсів, не виділена сума податку, то і в розрахункових документах (дорученнях, вимогах-дорученнях, реєстрів чеків і реєстрів на отримання коштів з акредитива) числення її розрахунковим шляхом не проводиться. Вартість придбаних в таких випадках матеріальних ресурсів, включаючи передбачуваний по ним податок, враховується в цілому на рахунках обліку матеріально-виробничих запасів.

Документування надходження матеріалів залежить від джерел їх отримання - від постачальників, від підзвітних осіб, що купують їх за готівковий розрахунок, від свого виробництва (відходи), від оприбуткування надлишків, виявлених інвентаризацією.

На всі матеріали, що надходять з боку, на складі підприємства складається прибутковий ордер. У тому випадку, коли кількість і якість матеріалів, що надійшли відповідає даним, зазначених у документах постачальника, приймання дозволяється оформляти штампом (з реквізитами прибуткового ордеру) на документах супроводу постачальника. При виявленні розбіжностей даних рахунку постачальника і фактично надійшли матеріалів складається акт про приймання матеріалів. При складанні акта повинні брати участь представник постачальника, його довірена особа або представник сторонньої організації (експерт). Без цього можливі претензії до постачальнику не приймаються. Матеріали, що надходять від своїх цехів, оформляються накладними на внутрішнє переміщення.

У всіх прибуткових документах вказується, від кого надійшов матеріал, на який склад, номенклатурний номер, найменування, кількість, ціна, сума які поступили матеріалів, хто здав і хто прийняв, дата і номер документа.

Зі складу матеріали відпускаються у виробництво на виготовлення продукції, в переробку на інші підприємства, для реалізації на сторону, для безоплатної передачііншим підприємствам, для внутрішнього переміщення на інші склади. Основним видом витрат матеріалів є відпустку на виробництво продукції. Відпуск матеріалів систематичного споживача оформляється лімітно-збірними картами. Вони виписуються відділом постачання на один або кілька найменувань матеріалів, використовуваних на виробництво одного виду продукції з одного складу. Лімітна карта виписується на 10-15 днів або місяць в двох примірниках (перший зберігається на складі, другий - в цеху-одержувача). При отриманні матеріалу представник цеху розписується в картці складу, а комірник - в карті цеху, що підтверджує відпустку і контроль.

Матеріали, які споживаються нерегулярно, оформляється вимогами. Вимогами також оформляється відпуск матеріалів на заміну, а також понадлімітний відпустку.

Відпуск матеріалів на сторону оформляється накладною або наказом-накладної. При вивезенні автотранспортом матеріалів складається товарно-транспортна накладна типової форми.

У видаткових документах вказується номенклатурний номер, номер складу матеріалів, через кого відпущений матеріал, на які цілі (вид продукції, стаття витрат), цех-одержувач, кількість (затребувано і відпущено).

На складі ведеться кількісний сортовий облік матеріалів. Для цього бухгалтерія відкриває картку складського обліку на кожен номенклатурний номер матеріалу. Картки реєструється в спеціальному реєстрі. У картці зазначаються номер складу, місце зберігання, характеристики матеріалу, норми запасу і дані про рух матеріалів. Після закінчення місяця комірник переносить залишки з карток у відомість залишків матеріалів на складі.

Бухгалтер матеріального відділу бухгалтерії регулярно перевіряє правильність записів у картках складського обліку і підтверджує це своїм підписом в останній графі картки. Одночасно комірник здає, а бухгалтер приймає прибутково-видаткові документи на матеріали, складаються реєстри по кожному складу. За даними реєстрів і прикладених до них первинних документів бухгалтерія складає накопичувальні відомості по приходу і витраті матеріалу за місяць.

Нестачі і псування, виявлені при прийманні надійшли в організацію матеріалів, враховуються в наступному порядку:

1) сума нестач і псування в межах норм природного убуткувизначається шляхом множення кількості відсутніх або зіпсованих матеріалів на договірну ціну постачальника. Інші суми, в тому числі транспортні витрати і податок на додану вартість, належні до них, не враховуються. Сума нестач і псування списується з кредиту рахунку розрахунків в кореспонденції з дебетом рахунка «Нестачі і втрати від псування цінностей». Одночасно відсутні або зіпсовані матеріали списуються з рахунку "« Нестачі і втрати від псування цінностей "» і відносяться на транспортно-заготівельні витрати або на рахунки відхилень у вартості матеріальних запасів.

Якщо зіпсовані матеріали можуть бути використані в організації або продані (з уцінкою), вони оприбутковуються за цінами можливого продажу. Одночасно на цю суму зменшується сума втрат від псування.

1) недостачі і псування матеріалів понад норми природного убутку обліковуються за фактичною собівартістю.

Для оформлення приймання матеріалів за якістю, кількістю, масою і комплектності відповідно до правил приймання та умовами договору застосовується акт про приймання товарів. Це уніфікована форма № ТОРГ-1. Акт складається членами приймальної комісії, Уповноваженими на це керівником організації.
Надходження матеріалів на склад оформляється приймально накладними, актами, специфікаціями та іншими документами, які виписуються зазвичай у двох примірниках, один з них призначений для здає, а інший залишається на складі. На надійшла на склад продукцію заводиться картка складського обліку. Відпустка зі складу оформляється наказом-накладної, який складається з двох частин: наказу на відпустку і накладної, що виписується в двох примірниках і служить підставою до списання продукції зі складу за видатками. Первинна облікова документація з обліку продукції, товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання має уніфіковані форми, які затверджуються Держкомстатом РФ.

Отже, ви придбали матеріали. Які документи при цьому необхідно отримати від постачальника, а які оформити самостійно?
По-перше, будь-яке постачання матеріалів, придбаних як за безготівковим розрахунком, так і за готівковий розрахунок супроводжується товарною накладною (форма № ТОРГ-12). Товарна накладна складається постачальником в двох примірниках, а в разі, коли вантажовідправник і постачальник - різні юридичні особи, То в трьох примірниках.
По одному примірнику залишається у постачальника, вантажовідправника, один екземпляр товарною накладною передається купує організації і є підставою для оприбуткування цих цінностей.
Документи повинні містити такі обов'язкові реквізити: найменування документа (форми), код форми; дату складання; зміст господарської операції; вимірювачі господарської операції (у натуральному і грошовому вираженні); найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особисті підписи та їх розшифровки.
Якщо під час приймання матеріалів з'ясувалося розбіжність за кількістю або якістю в порівнянні з даними супровідних документів постачальника, оформляється Акт про встановлену розбіжність за кількістю і якістю при прийманні товарів. Це уніфікована форма. При прийманні імпортних матеріалів оформляється Акт за формою № ТОРГ-3, при прийманні матеріалів вітчизняного виробництва - Акт за формою № ТОРГ-2. Акт за формою № ТОРГ-2 складається в чотирьох примірниках, за формою № ТОРГ-3 - в п'яти примірниках. Оформлені акти є юридичною підставою для пред'явлення претензії постачальнику, відправнику.
Акти про приймання матеріалів за кількістю складаються відповідно з фактичною наявністю матеріалів даними, що містяться в транспортних, супровідних або розрахункових документах, а при прийманні їх за якістю і комплектності - вимогами до якості матеріалів, передбаченими в договорі або контракті.
Акти складаються за результатами приймання членами комісії та експертом організації, на яку покладено проведення експер
тізи, за участю представників організацій постачальника і одержувача або представником організації-одержувача за участю компетентного представника незацікавленої організації.
Акти складаються окремо за кожним постачальником на кожну партію матеріалів, що надійшла по одному транспортним документом.
Товарно-матеріальні цінності (матеріали), за якими не встановлені розбіжності за кількістю та за якістю, в актах не перераховуються, про що робиться відмітка в кінці акта такого змісту: «По інших товарно-матеріальних цінностей розбіжностей немає».
В умовах автоматизації бухгалтерського обліку реквізити первинних документів можуть бути зафіксовані у вигляді кодів.
Записи в первинних документах повинні здійснюватися чорнилом, кульковими ручками, За допомогою друкарських машинок, засобів механізації та іншими засобами, які забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві.
Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прочерку.
Крім товарної накладної протягом п'яти днів після відвантаження товару, в даному випадкуматеріалів, постачальник зобов'язаний виписати рахунок-фактуру. Рахунок-фактура виписується у двох примірниках, один з яких залишається у постачальника, реєструється в журналі виданих рахунків-фактур. У покупця за отриманим рахунком-фактурою провадиться запис в журналі реєстрації рахунків-фактур. Надалі отриманий рахунок-фактура заноситься покупцем в книгу покупок.
Рахунок-фактура також має уніфіковану форму і повинна містити всі позначені в ній реквізити. Крім того, зверніть увагу на послідовність наведених колонок в рахунку-фактурі. Зовнішній вигляд даного документадосить часто зазнає змін, однак його зміст і навіть послідовність реквізитів повинні залишатися незмінними, інакше рахунок-фактура втратить силу.
Як правило, в подальшому придбані матеріали переміщаються по різним структурним підрозділам організації (наприклад, з центрального складу на склади магазинів). Для оформлення цієї господарської операції застосовується Накладна на внутрішнє переміщення, передачу товарів, тари, матеріалів. Це уніфікована форма - № ТОРГ-13.

Складається в двох примірниках матеріально відповідальною особою структурного підрозділу, Що здає товарно-матеріальні цінності. Перший примірник служить здає підрозділу підставою для списання товарно-матеріальних цінностей, а другий примірник - приймає підрозділу для оприбуткування цінностей.
Заповнений документ підписують матеріально відповідальні особи і здають в бухгалтерію для обліку руху товарно-матеріальних цінностей.

Матеріальні запаси надходять від постачальників, підзвітних осіб, закупили матеріали в порядку готівкового розрахунку, від списання які прийшли в непридатність основних засобів, власного виробництва.

Вступники в організацію матеріали оформляються бухгалтерськими документами в наступному порядку.

Разом з відвантаженням продукції постачальник висилає покупцю розрахункові та інші супровідні документи - платіжна вимога (в двох примірниках - один безпосередньо покупцю, інший - через банк), товарно-транспортні накладні, квитанцію до залізничної накладної та ін.

Розрахункові та інші документи, пов'язані з надходженням матеріалів, надходять до бухгалтерії, де перевіряють правильність їх оформлення і після цього передають відповідальному виконавцю з постачання.

У відділі постачання по надходять документам проводять перевірку відповідності обсягу, асортименту, термінів поставки, цін, якості матеріалів договірними умовами. В результаті такої перевірки на самому розрахунком або іншому документі роблять відмітку про повний або частковий акцепт (згоду на оплату). Крім того, відділ постачання здійснює контроль за надходженням вантажів і їх розшук. З цією метою у відділі постачання ведуть журнал обліку вступників вантажів. У ньому вказують: реєстраційний номер, дату запису, найменування постачальника, дату і номер транспортного документа, номер, дату і суму рахунку, рід вантажу, номер і дату прибуткового ордера або акта про приймання запиту про розшук вантажу. В примітках роблять відмітку про оплату рахунку або відмову від акцепту. Перевірені платіжні вимоги з відділу постачання передають до бухгалтерії, а квитанції транспортних організацій - експедитору для отримання і доставки матеріалів.

Експедитор приймає на станції прибулі матеріали по кількості місць і масі. При виявленні їм ознак, що викликають сумнів у схоронності вантажу, він може вимагати від транспортної організації перевірки вантажу. У разі виявлення недостачі місць або маси, пошкодження тари, псування матеріалів складають комерційний акт, який служить підставою для пред'явлення претензій до транспортної організації або постачальника.

Для одержання матеріалів зі складу іногородніх постачальників експедитору видають наряд і довіреність, в яких вказують перелік матеріалів, які підлягають отриманню. При прийманні матеріалів експедитор виробляє не тільки кількісну, але і якісну прийомку.

Прийняті вантажі експедитор доставляє на склад організації і здає завідувачу складу, який перевіряє відповідність кількості і якості матеріалу даними рахунка постачальника. Прийняті комірником матеріали оформляють однорядковому або многосточнимі прибутковими ордерами. Перший з них складають тільки на один вид матеріалу, у другому - записують всі прийняті матеріали незалежно від їх кількості. Прибутковий ордер підписують завідувач складом і експедитор.

Матеріальні цінності оприбутковуються у відповідних одиницях виміру (вагових, об'ємних, лінійних, рахунком). Якщо матеріали надходять в одній одиниці, а витрачаються в іншій, то вони враховуються одночасно в двох одиницях виміру.

У тих випадках, коли кількість і якість прибули на склад матеріалів не відповідає даним рахунку постачальника, приймання матеріалів проводить комісія і оформляє актом приймання матеріалів, який служить підставою для пред'явлення претензій постачальнику. До складу комісії запрошують представника постачальника чи представника незацікавленої організації. Акт складають також при прийманні матеріалів, що надійшли в організацію без рахунку постачальника (невідфактуровані поставки).

Якщо перевезення матеріалів здійснюють автотранспортом, то в якості первинного документа застосовують товарно-транспортну накладну, яку складає вантажовідправник у чотирьох примірниках. Перший з них служить підставою для списання матеріалів у вантажовідправника; другий - для оприбуткування матеріалів одержувачем; третій - для розрахунків з автотранспортної організацією і є додатком до рахунку на оплату перевезення цінностей; четвертий є підставою для обліку транспортної роботи і додається до подорожнього листа. Товарно-транспортну накладну застосовують як прибуткового документа у покупця у разі відсутності розбіжності кількості вантажів, що надійшли з даними накладної. У разі наявності такої розбіжності приймання матеріалів оформляють актом про приймання матеріалів.

Надходження на склад матеріалів власного виготовлення, відходів виробництва, матеріалів, що залишилися від ліквідації основних засобів, і т. П. Оформляють накладними (вимогами), які виписують здавальники в двох примірниках. Один з них є підставою для списання матеріалів у здавача, другий надсилається одержувачу і використовується в якості прибуткового документа.

Підзвітні особи набувають матеріали в організаціях торгівлі, у інших організацій, на колгоспному ринку або у населення за готівку. Документом, що підтверджує вартість придбаних матеріалів, є товарний рахунок або акт (довідка), що складається підзвітною особою, в якому він викладає зміст господарської операції із зазначенням дати, місця покупки, найменування та кількості матеріалів і ціни. Підзвітна особа відображає в акті (довідці) також паспортні дані продавця товару. Акт (довідка) додається до авансового звіту підзвітної особи.