Харчування та дієти 

Документи для реєстрації шлюбу із громадянином. Реєстрація шлюбу з іноземцем у Росії та за кордоном. Загальна інформація про шлюби з іноземними громадянами

Будь-який співробітник організації під час відправлення у відрядження має зібрати певні документи для звітності. Звітні документи для відрядження повинні бути оформлені чітко за правилами, щоб їх могли прийняти. Ця стаття допоможе розібратися у цьому питанні.

Звітність потрібна у будь-якій справі, яка стосується роботи. Особливо якщо передбачається службова поїздка.

Звітні документи для відрядження - перше, про що повинен потурбуватися працівник, якого відправляють у відрядження. Але, щоб точно розібратися в даному питанні, слід чітко розуміти, що являє собою відрядження. Отже, під нею мається на увазі поїздка працівника за розпорядженням його роботодавця. Вона оформляється наказом та має чітко зазначені терміни. Метою такої поїздки є виконання відповідальним працівником певного службового завдання. Крім цього, службова поїздка не передбачає скорочення, збільшення заробітної плати або втрату робочого місця. До звітних документів входять папери, що стосуються відрядження (різних її аспектів).

Оскільки все це підприємство передбачає певні витрати на потреби працівника, то для того щоб вони були компенсовані, необхідна відповідна підтверджуюча документація. Ці документи, що підтверджують витрати відрядженого працівника, збираються ним протягом усієї поїздки. Початком робочої поїздки вважається час та дата відправлення працівника. Це може бути час відправлення поїзда або автобуса. Закінченням вважається час та дата прибуття працівника.

Відшкодування витрат, який зробив відряджений, регламентується трудовим законодавством РФ. До відшкодування включаються такі витрати:

  • на оплату проїзду у транспортних засобах;
  • оренда житла;
  • будь-які додаткові витрати, які можуть виникнути у зв'язку з проживанням поза місцем свого постійного проживання. Такі витрати можуть називатися добовими чи польовим забезпеченням;
  • всі витрати, зроблені працівником з дозволу свого роботодавця.

Виконання умов відшкодування, погодного трудового кодексу, здійснюється лише за подання певної звітної документації. Причому їхній зразок повинен бути повністю дотриманий. Які потрібні звітні документи, що підтверджують наявність витрат, можна дізнатися у співробітника відділу бухгалтерії або свого безпосереднього роботодавця.

Слід пам'ятати, що умови робочої поїздки (хто може їздити, тривалість та інші тонкощі) мають бути обумовлені колективним договором, іншими окремими угодами, і навіть деякими локальними нормативними актами.

Тепер давайте розберемося, які документи вважаються відрядження. До цих документів належить та документація, за якою працівника відправляють у службову поїздку. До них відносяться:

Крім цього, до цього переліку може входити звіт про відрядження, який становить працівник компанії після повернення з поїздки. Сюди належить і службове завдання, що складається керівником підрозділу.

Необхідно зазначити, що з кінця 2014 року (29 грудня) урядом було скасовано колишню раніше актуальну вимогу до оформлення посвідчення про відрядження, а також службового завдання. Тепер вони не обов'язкові та оформлюються за бажанням. У цьому авансовий звіт залишився обов'язковим документом. Перед наповненням необхідно уважно вивчити зразок, т.к. його треба оформляти у строго встановленому порядку. До звіту слід додати всю документацію, що підтверджує факт піднесення працівником конкретних витрат.

Якщо авансовий звіт було оформлено неправильно або неналежним чином, то відшкодування витрат за ним неможливо буде здійснити. Також цей звіт не можна буде враховувати при підготовці податкової документації та включати її до бази з оподаткування.

До внутрішньої документації з відрядження належать службове завдання, наказ та звіт про відрядження. Тому вони вважаються необов'язковими для визнання скоєних людиною витрат на відрядження.

Отже, при оформленні відрядження у працівника повинні бути взяті з місця роботи наступні звітні документи:

  • службове завдання. У ньому має бути інформація про співробітника. ПІБ, посада та інші дані, а також місце відрядження, його терміни, причини. Тут же має бути зазначено найменування фірми, яка покриває всі витрати;
  • посвідчення на відрядження. Сюди заносяться відомості про початок і кінець відрядження. Посвідчення має бути засвідчене печаткою організації. З його підставі здійснюється виплата добових витрат. Не оформляється за необхідності поїздки за кордон або при поверненні з відрядження того ж дня.

Після повернення працівник оформляє і здає авансовий звіт. Він заповнюється лише в єдиному екземплярі та віддається до бухгалтерії.

У цьому звіті, перед відправленням у службову поїздку, слід зазначати орієнтовні суми, що пішли на проживання та транспорт. Після повернення з неї відбувається порівняння суми, виданої співробітнику з розміром реально здійснених ним витрат. У ситуації, коли видана перед поїздкою сума була витрачена не повністю, співробітник залишок повертає до каси. Для цього необхідний видатковий касовий ордер, виходячи з якого відбувається повернення.

Також, після повернення, працівник зобов'язується здати не лише авансовий звіт, а й посвідчення про відрядження. Крім цього, потрібно здати документи, що підтверджують розмір понесених працівником витрат.

До звітної документації щодо службової поїздки відносяться:

  • всі проїзні квитки, придбані на транспорт;
  • документ, правомочний підтверджувати проживання у готелі. Тут зазначається кількість днів, які людина провела у готелі, а також сума оплати проживання;
  • роздруківка дзвінків, що ведуть у справах організації.

Усі чеки, які були оплачені співробітником за певні послуги, що входять до службової поїздки, він повинен складати та повернути додати до авансового звіту. Не варто забувати, що вони повинні мати нормальний та читальний вигляд. Не варто їх комкати, а потім прогладжувати. На чеках не повинні бути плями від їжі чи затерті ділянки. інформацію з яких неможливо буде рахувати. Такі чеки не прийматимуться бухгалтерією і ви не отримаєте належну за законом компенсацію.

Оплата добових витрат відбувається за посвідченням на відрядження. Розмір добових визначається, з локальних актів підприємства. Також їх розмір може визначатись колективним договором. При цьому максимальна та мінімальна сума виплат не є обмеженою, а визначається самостійно самою організацією. Так, обсяг добових при відрядженні за кордон буде приблизно в 3 рази вище, ніж по країні.

Добові, які визначені законодавством як норма (700 руб. для відряджень по країні та 2500 руб. - За кордон), не оподатковуються ПДФО. Якщо організація встановлює розмір виплат вище встановленої законом планки, вони обкладаються ПДФО.

Якщо людина в період відрядження може повертатися щоденно на місце свого постійного проживання, тоді їй добові не покладаються.

Необхідно пам'ятати, що вся звітна документація на відрядження повинна заповнюватися грамотно, оскільки найменше відхилення від встановленого та уніфікованого зразка може спричинити за собою неможливість отримання працівником відшкодування своїх витрат на відрядження.

Якщо працівник повернувся зі службової поїздки та не до кінця виконав отримане робоче завдання, то роботодавець має право йти на скорочення його середньої заробітної плати, не видавати працівникові добові та інші виплати. Якщо ж невиконання завдання сталося не через погану роботу співробітника (наприклад, через форс-мажорні обставини, з боку іншої організації), то штрафні санкції до працівника роботодавцем не застосовуються.

Таким чином, щоб правильно виконати службове завдання, а також отримати належну за законом компенсацію за супутні витрати, необхідно чітко знати, які звіти про відрядження слід оформити. Пам'ятайте, що правильне та акуратне заповнення документації дозволить вам легко повернути собі витрачені на відрядження кошти.

Відео «Відрядження документів»

Переглянувши запис, ви дізнаєтеся, які існують особливості оформлення документів, пов'язаних із відрядженням.

Будь-яке завдання, доручене працівнику, передбачає складання звітності про його виконання. І відрядження до іншого населеного пункту в цьому випадку не є винятком. Вирушаючи за межі міста з певним дорученням від керівництва, працівник повинен подбати про те, щоб після повернення мати при собі звітні документи для відрядження. Це є обов'язковим для всіх співробітників підприємства.

Необхідні документи для відрядження

Специфіка багатьох організацій (підприємств) передбачає постійне спілкування із партнерами. Але чимало їх найчастіше перебувають поза даного населеного пункту. Тому деякі працівники змушені їхати до іншого міста для вирішення важливих виробничих питань.

Щоб після прибуття підтвердити виконання конкретного доручення, вони мають оформити відповідні звітні документи для відрядження. Тільки після цього бухгалтерія зможе сплатити працівникам витрати, понесені у період виконання ними службового завдання. Список працівників, які мають право виїжджати у відрядження, а також термін та інші подробиці поїздки, зазвичай обумовлюються певними угодами, різними локальними нормативними актами або колективним договором. У будь-якому випадку, вирушаючи у поїздку, працівник повинен мати при собі:

  1. Посвідчення про відрядження. Хоча з 2015 року воно офіційно скасоване, але багато підприємств все-таки по-старому його використовують.
  2. Відповідний наказ керівника.
  3. Службове завдання.

Це - основні для відрядження, без яких будь-яка поїздка працівника не матиме під собою жодних підстав.

Оплата відряджень

Розрахунки зі співробітниками за виконані завдання бухгалтерія здійснює ступінчасто. Спочатку перед від'їздом працівникові видається аванс, сума якого розраховується на підставі наявних норм. Ці кошти передбачені для оплати проїзду, найму житла, додаткових витрат, пов'язаних з проживанням (добових) та інших потреб, дозволених наймачем. Остаточний розрахунок проводиться після того, як після повернення працівник здасть оформлені звітні документи для відрядження. Вони повинні містити в собі:

  • авансовий звіт, в якому перераховані всі витрати;
  • службову записку у разі, якщо для роботи співробітнику доводилося використовувати власний транспорт чи брати їх у аренду.

Разом з авансовим звітом у бухгалтерію необхідно також здати посвідчення про відрядження, в якому повинні бути позначки тих підприємств, які відвідав співробітник, виконуючи доручене йому службове завдання. має відповідати з того що спочатку вказувалося в наказі. Якщо у разі виробничої необхідності вимагалося відвідування компаній, розташованих у інших населених пунктах, цей факт має бути зазначений у звіті про відрядження.

Термін відрядження

Для виїзду у відрядження працівнику видається два основних документи (наказ та посвідчення про відрядження), які, в принципі, дублюють один одного. Обидва вони містять інформацію про місце призначення та терміни поїздки.

Першим днем ​​відрядження вважається від'їзд співробітника із постійного місця роботи. Дата відправлення вказана на квитку використовуваного транспортного засобу (автобуса, поїзда, літака). Причому відлік доби провадиться до 24 годин. Пізніше вже вважається наступна доба. Це обов'язково треба враховувати при покупці квитків. Останній день визначається за датою повернення, також зазначеною у квитку. До 2015 року розрахунок проводився на підставі інформації, зазначеної у посвідченні про відрядження. Але після того, як чинність набула Постанова РФ №1595 від 29.12.2014 року, для підтвердження виїзду працівнику достатньо пред'явити звіти про відрядження документи у вигляді квитків на проїзд. Саме вони будуть доказом терміну відрядження, на підставі якого бухгалтерія потім виплатить працівникові «добові» (додаткові витрати, пов'язані з проживанням). Ці засоби призначені для харчування людини, яка знаходиться далеко від дому у зв'язку з виконанням службових обов'язків за дорученням керівництва. Можливо, тому подібні витрати іноді називають «польовим постачанням», яке розраховується, виходячи з норм, затверджених Урядом Росії.

Знімне житло

Вирушаючи у відрядження, багато співробітників заздалегідь бронюють номери в готелях. Це гарантує їм можливість проживання там після прибуття. Але іноді не вдається скористатися такою послугою через відсутність вільних місць або працівник вирішив вирішити це питання на місці. У такому разі йому доведеться задовольнятися орендованим житлом. Такий варіант також можливий.

Після повернення йому необхідно буде вказати цю обставину, оформляючи звітні документи для відрядження. За проживання на квартирі він отримає компенсацію, розмір якої затверджено окремим становищем. Загальна сума складатиметься з подобової оплати, помноженої на кількість днів перебування у відрядженні. У деяких випадках керівництво підприємства орендує квартиру в тому населеному пункті, куди найчастіше виїжджають його працівники для вирішення виробничих питань. Це помітно спрощує житлове питання для працівника. Він по праву перебуває у знімному приміщенні, не витрачаючи цього власні кошти. Отже, після повернення підприємство нічого не повинно йому відшкодовувати.

Відшкодування витрат

Після повернення додому працівник може розраховувати відшкодування витрат, понесених ним під час перебування у відрядженні. Іноді вони бувають навіть непорівнянні з фактичними витратами. Це може статися в тому випадку, якщо він не представив у бухгалтерію документи, що підтверджують, або самовільно невиправдано перевищив гранично допустимі норми. У цьому випадку працівникові доведеться особисто розбиратися з керівництвом. Що має увійти до звітних документів для відрядження? Зразок підсумкового авансового звіту є переліком усіх фінансових витрат співробітника.

Як правило, відшкодуванню підлягають:

  1. Добові розмір яких залежить від кількості днів перебування у відрядженні. Вони підтверджуються проїзними квитками або посвідченням на відрядження. У Росії її встановлено єдині допустимі норми оплати, відповідно до якими протягом доби працівнику належить 700 рублів (не більше країни) і 2500 (при виїзді зарубіжних країн).
  2. Витрати транспорту підтверджуються оригіналами придбаних у касі квитків.
  3. Витрати на проживання. Відшкодування проводиться на підставі представлених чеків та рахунків-фактур.

Різницю між авансом та фактично витраченою сумою співробітник зможе отримати при нарахуванні зарплати за поточний місяць.

Проживання в готелі

Виїжджаючи за службовою потребою, працівник, зазвичай, вирішує різні важливі підприємствам питання. Багато хто з них неможливо вирішити за один день. А знаходячись в іншому місті, йому треба десь ночувати. Найпростіший варіант – це готель. Там будь-який приїжджий може знайти все, що потрібне для проживання.

Що є звітні документи з готелю для відрядження? Зазвичай, це квитанція (рахунок) на оплату послуг проживання. Вона являє собою форми 3-Г, в якому відображено таку інформацію:

  • реквізити готелю;
  • найменування документа, номер та дата його оформлення;
  • дані про відвідувача (П.І.Б. із зазначенням країни проживання, паспортні дані, адреса прописки та дата заїзду);
  • розрахунок вартості проживання із виділеною ПДВ;
  • друк підприємства.

Разом з рахунком у бухгалтерію треба подати касовий чек, який видається там же, у готелі, після оплати. Він буде підтвердженням витрат, які слід відшкодувати. В рахунок можуть бути включені також додаткові послуги (бронь, кафе, пральня, автостоянка, телефонний зв'язок, трансфер до аеропорту та інші). Але оплата їх провадиться лише у разі, коли такі передбачені колективним договором даного підприємства, або з особистого дозволу керівництва.

Поїздка у відрядження - це виїздна місце, віддалене від основного базування роботи. Співробітника відправляють у відрядження наказом директора організації.

У яких випадках виникає потреба

Для будь-якого відрядження вкрай важливою є коректно оформлена документація, вона повинна відповідати вимогам законодавства РФ. Якщо раніше в пакет документів відрядженого співробітника входило посвідчення про відрядження, службове завдання та звіт про роботу, то з 2016 року пакет включає в себе зовсім іншу документацію.

Отже, зараз відрядження, пов'язане з виконанням службових обов'язків, включає:

Таким чином, у разі коли поїздка потрапляє в розряд службових відряджень, потрібно належним чином оформити всі необхідні документи. Це потрібно для того, щоб усі витрати, які працівник зазнає під час поїздки, були обґрунтованіі мали відповідні підтвердження.

Будь-яка організація має право встановити свої правилащодо необхідної для відряджень документації. Кількість та форми необхідних документів прописуються у локальному акті організації.

Складання наказу

Наказ – це фактично розпорядження керівникапро направлення у службову поїздку будь-кого зі співробітників. Як правило, кожна організація має свою, вироблену та затверджену форму наказу, або можна використовувати уніфіковану форму Т-9 (Т-9а, якщо відрядження на кілька працівників).

У наказі має бути прописано:

  • ПІБ, посада, підрозділ співробітника;
  • куди вирушає працівник;
  • терміни подорожі;
  • мета поїздки.

Також необхідно вказати підставу складання наказу, це може бути службове завдання, якщо воно складається роботодавцем. У разі, коли службове завдання немає, підставою може бути номер договору з контрагентом чи реквізити інших документів.

Якщо потрібно видати співробітнику кошти до відрядження, то використовується авансовий звіт. Документ заповнюється в одному бланку та здається до бухгалтерії.

Заповнена форма – документ, у якому вказані зразкові суми, необхідних відрядження співробітника (проживання, проїзд). Після повернення працівник повинен скласти звіт і надати всі документи, що підтверджують витрати.

Якщо витрати перевищили суму, видану під звіт, і працівник має підтверджуючі документи на перевитрату, йому виплачуються кошти, які він витратив з особистих коштів.

Якщо витрачено на відрядження менше, ніж видано під звіт, працівник зобов'язаний внести до каси залишок коштів. Всі документи, що підтверджують, кріпляться до бланку звіту, авансовий звіт засвідчується головним бухгалтером і керівником і здається в бухгалтерію.

Відповідно до статті 168 ТК РФ, співробітнику компенсуються витрати на оренду житла, добові, додаткові витрати, пов'язані з перебуванням в іншому населеному пункті, та витрати, погоджені з керівництвом.

Оформлення в табелі

Дні, які співробітник провів у відрядженні, у табелі відзначають буквою "К", але кількість годин не записують, оскільки за працівником зберігається цей час середній заробіток.

Якщо відрядження випало на вихідний/святковий день, тоді в табелі прописується "К-В", і на цей день підлягає оплаті у подвійному розмірі. При цьому важливо пам'ятати, що працювати у вихідний день працівник може за своєю згодою та на підставі наказу керівника.

Службова записка

Службова записка складається, якщо немає інших документів, що підтверджують витрати. У такому разі в записці робиться позначкапро організацію, куди прямує співробітник, часу його прибуття та вибуття. Цей документ підтверджує факт перебування працівника на місці, фіксуючи дату та час прибуття та повернення.

Потрібно двох випадках:

  1. Якщо працівник вирушає у відрядження на особистому чи орендованому транспорті;
  2. Якщо працівник не має підтвердження про факт транспортування та проживання.

Форма службової записки не регламентована законодавствомтому підприємство має розробити форму самостійно. Співробітник заповнює бланк службової записки після повернення з відрядження.

Підтверджуюча документація для готелю

З 21.10.2015 тимчасове проживання у період відрядження можливе виключно під час підписання угоди, в якому мають бути прописані вартість та строки проживання (на добу).

Підтверджуючими документами будуть касовий чек та рахунок на оплату послуг.

Перелік для бюджетної організації

Відповідно до законодавства, роботодавець зобов'язаний сплатити працівникові витрати на оренду житла під час відрядження. З метою економії бюджетні установи компенсують проживання за мінімальними нормативами. Як правило, це не більше 2000 руб. на добу.

Для отримання цих коштів працівникові необхідно оформити документи, що підтверджують витрати(Довідка, що підтверджується касовим чеком). У документах має бути обов'язковозазначено: найменування платіжного документа, серія та номер, найменування організації, підписи та печатки.

Квитанція повинна бути роздрукована за допомогою автоматичної системи та містити необхідні позначки. Виплата відбувається у найближчий платіжний день. Оплата за оренду житла може провадитися і до від'їзду, авансом.

Оплата за проживання в готелі статтею 212 «Інші виплати»відповідно до бюджетної класифікації.

Службова квартира та оренда у родичів

За згодою з роботодавцем працівник може орендувати квартиру чи кімнату. У такому разі підтверджуючим документом буде договір орендиі розписка про отримання коштів власником житла.

Якщо компанія самостійно орендує квартиру для своїх працівників, то має сенс укласти довгостроковий договіріз власником житла. У такому разі для відрядженого співробітника підтвердженням буде акт. Важливо в акті факт оплати, інакше буде вважатися, що співробітник не поніс витрат.

Якщо працівник захотів зупинитися під час відрядження у родичів, то підтверджуючим документом може бути службова запискаабо посвідчення. Важливо, щоб там були прописані термін перебування та підтвердження приймаючої сторони.

У разі форма підтвердження не регламентована.

Порядок оплати за проживання із прикладами

У випадку, якщо роботодавець сплатив за проживання в готелі безготівковим розрахунком, працівник не включає це до авансового звіту.

Коли оплата послуг готель здійснено безготівковим розрахунком, сума не кореспондує з рахунком 71.

Приклад: співробітник Іванов А.А. був направлений у відрядження на три доби. Ціна готелю цей період становила 6000 крб. Організація сплатила проживання співробітника безготівковим розрахунком на рахунок готелю.

Бухгалтерські проведення наступні:

  1. Дт 76(60) Кт 51- Оплата готелю - 6000 руб.
  2. Дт 26(20,44) Кт 76(60)- Після затвердження авансового звіту, коли співробітник оплачує готель самостійно і прикладає відповідні документи до звіту - 6000 руб.

Приклад: Іванов А.А. був направлений у відрядження та отримав у підзвіт суму на оплату проживання в готелі у розмірі 6000 руб.

Проведення:

  1. Дт 20 Кт 71- Списані витрати на проживання - 4920 руб.
  2. Дт 19 Кт 71- Виділено ПДВ - 1080 руб.
  3. Дт 68 Кт 19- ПДВ до відрахування - 1080 руб.

Бухгалтерський облік із проводками

Кошти на витрати на відрядження співробітник отримує під звіт (після відрядження він оформлює на цю суму авансовий звіт)

Дп 71 Кт 50 - Видані кошти під звіт.

Якщо у співробітника залишилася сума невикористаної.

Дп 50 Кт 71 – Внесок у касу невикористаної підзвітної суми.

Якщо ж сталося перевитрата, і працівник витратив особисті кошти — після затвердження авансового звіту працівник отримує витрачену ним суму.

Дп 71 Кт 50 – видано суму, перевитрату підзвітної суми.

Витрати відрядження ставляться на бухгалтерські рахунки залежно від мети відрядження. Якщо за витратами виділяється ПДВ (за наявності СЧФК), суму податку можна віднести на рахунок 19 і направити до відрахування.

Буває, що витрати працівника роботодавець не може відшкодувати та змушений утримати із зарплати суму (важливо, що більше 20% утримувати не можна). Або працівник вносить суму через касу.

  1. Дт 70 Кт 71– утримано суму із зарплати.
  2. Дт 50 Кт 71- Внесена до каси сума.

Податковий звіт

Ліміт на добові у 2018 році склав 700 рублів на відрядження по Росії, 2500 рублів - для закордону. Усі суми понад ліміт піддаються відрахуванню ПДФО. Такий самий ліміт встановлено на сплату страхових внесків.

Підприємства, що працюють за УСН, розраховують відрядження за загальною системою та приймають їх у витрати. Витрати з УСН вважаються на дату оплати.

У випадку, якщо працівник перевитратив кошти, то ця сума вноситься до книги обліку доходів та витрат у момент компенсації суми працівникові.

У разі ІП без працівників на УСН: підприємець не може враховувати витрати на відрядження для своїх поїздок, бо відрядження – поїздка працівника за наказом роботодавця, а ІП роботодавця немає.

Додаткову інформацію про відрядження наведено в даному відео.

Після відрядження працівник зобов'язаний підтвердити витрати на найму житла. Подивимося, які необхідні звітні документи за проживання у готелі та як вони мають бути оформлені.

Діяльність працівника може бути пов'язана з необхідністю службової поїздки до іншого населеного пункту, де знадобиться певний час працювати та проживати. Відповідно до Постанови № 749 "Про особливості направлення працівників у службові відрядження", співробітнику заздалегідь видаються кошти, за які згодом, звичайно ж, необхідно буде звітувати. Саме для цього будуть потрібні звітні документи за проживання в готелі для підтвердження обґрунтованості витрат на відрядження, в даному випадку на оплату оренди житла: готельного номера, іншого знімного приміщення.

Законодавче регулювання

В статті 168 Трудового кодексу РФзакріплено, що відряджений працівник має право на відшкодування витрат за найм житла. Порядок і розмір відшкодування встановлюються колективним договором для підприємства чи іншими локальними нормативними актами. У ухвалі жодних роз'яснень із цього приводу не дається.

Таким чином, законодавець дає можливість адміністрації організації самостійно врегулювати питання, які документи повинен працівник надавати на підтвердження виконаних витрат. При цьому варто враховувати, що на підставі даних документів підприємству доведеться звітувати перед податковою інспекцією з податку на прибуток та підтверджувати діловий характер витрат (витрати на відрядження організація може врахувати при розрахунку податку на прибуток).

Оплата проживання у відрядженні в бюджетній організації провадиться відповідно до нормативних актів уряду, тому що в цьому випадку діяльність установи фінансується з федерального бюджету. Як правило, встановлені певні ліміти витрат на готелі (не більше 2000-3500 рублів), тому що бюджетні організації заощаджують кошти та ведуть суворий облік витрат.

Також у постанові про відрядження зазначено, що якщо працівник має можливість повертатись щодня з роботи в іншому населеному пункті до місця постійного проживання, витрати на готель, житло не відшкодовуються. Це питання вирішується у кожному разі наперед індивідуально за погодженням з керівником. Оплата проживання в готелі у відрядженні працівником повинна проводитися дуже уважно, оскільки за ці витрати доведеться звітувати, це необхідно запам'ятати.

Де працівник може проживати

Командований має право сам організовувати проживання в іншому місті та вибрати:

  • готель;
  • службову квартиру;
  • орендовану квартиру;
  • житлові приміщення у родичів.

В останньому випадку, звичайно, жодних витрат немає, тому аванс має бути повернутий.

Які документи працівник має надати

Звітні документи для відрядження з оплати проживання:

  • рахунок із готелю. Чек про оплату послуг треба надавати обов'язково, саме цей документ підтверджує надходження коштів у касу чи рахунок. У рахунку треба обов'язково вказати реквізити готелю повністю, прізвище, ім'я та по батькові проживаючого, вартість номера, час заселення та виселення. Друк та підпис на такому бланку обов'язкові. Додаткові послуги, що надаються готелем, також можуть бути сплачені, крім витрат на обслуговування в ресторані або барі, доставку в номер, користування оздоровчими об'єктами тощо, які навряд чи керівник визнає необхідними, якщо це не обумовлено заздалегідь. Так, відрядження може купити дорогі продукти з міні-бару, наприклад, але тільки власним коштом;
  • договір про оренду квартири, акт про надання послуг та розписка;
  • у разі надання службової квартири, як правило, кошти перераховуються роботодавцем у безготівковій формі.

Оплата готелю у відрядженні може здійснюватися у готівковій або безготівковій формі, спосіб розрахунку та додаткові витрати краще заздалегідь узгодити з керівником, щоб забезпечити належні докази. Звітні документи за проживання в квартирі допустимо, наприклад, якщо громадянин змінював місце проживання.

Відрядження – це поїздка співробітника за розпорядженням його роботодавця, пов'язана з вирішенням будь-яких виробничих питань в іншій місцевості. У процесі відрядження працівник несе певні витрати, які роботодавець оплачує за наявності необхідних документів, що підтверджують. Наша стаття розповість, які звітні документи за проживання у відрядженні надаються працівником для підтвердження та відшкодування його витрат.

Звітні документи щодо відрядження

Організація самостійно визначає порядок відшкодування витрат на відрядження своїм співробітникам, прописуючи його в локальному акті, але на підставі чинного законодавства РФ (ст. 168 ТК РФ). Це стосується і вимог щодо документального підтвердження витрат на проживання відряджених співробітників.

Перед відрядженням співробітник отримує авансом в касі підприємства необхідну для поїздки суму коштів - витрати на відрядження. Вони включають: оплату проїзду до місця відрядження та назад, вартість житла для відрядженого працівника, добові, а також це можуть бути будь-які інші витрати, що додатково узгоджені з роботодавцем.

Виконавши завдання та повернувшись назад, працівник протягом 3-х робочих днів повинен підготувати авансовий звіт та додати до нього всі необхідні звітні документи для відрядження, що підтверджують проживання у місці відрядження, проїзд та інші витрати, понесені у зв'язку з виробничою поїздкою (п. 26 Положення, затверджені постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749). У авансовому звіті, зокрема, вказується: П.І.Б. співробітника, дата видачі та сума отриманого ним авансу на відрядження, сума коштів, фактично витрачених співробітником, перелік усіх документів, що підтверджують вироблені під час відрядження витрати.

З 2015 року не потрібне оформлення посвідчень про відрядження . Тепер термін фактичного знаходження співробітника у відрядженні зазвичай визначається на основі проїзних документів (у тому числі електронних) на поїзд, літак, автобус та інші види транспорту. Якщо квитки з будь-якої причини відсутні (наприклад, втрачені), то період перебування співробітника у відрядженні розраховується на основі документів, що підтверджують наймання житла у місці її проведення (п. 7 Положення, утв. Постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749) .

Звітні документи за проживання у готелі

Коли відряджений співробітник знімає готельний номер, оплата готелю у відрядженні повинна підтверджуватись касовим чеком або іншим документом, оформленим на бланку суворої звітності (п. 28 Правил, утв. Постановою Уряду РФ від 09.10.2015 № 1085). Крім цього, як звітний документ за проживання в готелі необхідно додати договір про надання готельних послуг, укладений співробітником. У договорі обов'язково має бути присутня наступна інформація:

  • найменування організації (або ІП), що надає готельні послуги, відомості про держреєстрацію,
  • дані одержувача послуг готелю – П.І.Б. відрядженого співробітника,
  • відомості про готельний номер та його вартість,
  • період проживання співробітника в готелі
  • підписи сторін.

Звітні документи за проживання у квартирі

За згодою роботодавця працівник, направлений у відрядження, може знімати не номер у готелі, а квартиру чи кімнату у звичайній приватній квартирі. Як він повинен довести свої витрати на проживання в даному випадку?

У будь-якому разі витрати на оренду житла повинні підтверджуватись письмовим договором найму житлового приміщення. Договір має містити термін оренди та її вартість, також необхідно додати копію документа про право власності фізособи на квартиру. Якщо оплата проживання у готелі у відрядженні супроводжується видачею касового чека або бланка суворої звітності, то оплата фізособі – власнику квартири, зроблена готівкою, підтверджується його розпискою про отримання грошей.

У разі, коли пошук відповідного варіанту житла здійснювався за допомогою посередників – ріелторів, то для відшкодування вартості їхніх послуг знадобляться: договір з агентством нерухомості, акти виконаних робіт, чеки та квитанції, що підтверджують оплату.

Оплата проживання у відрядженні до бюджетної організації

Щодо порядку підтвердження витрат на проживання у відрядженні «бюджетників», то загалом він аналогічний вищезазначеному. Такі організації ведуть діяльність, зазвичай, некомерційного характеру, одержуючи фінансування з бюджетів різних рівнів, тому нюансом у разі буде лише зазначення джерела фінансування у наказі про направлення співробітника у відрядження.