सामग्री की प्राप्ति का दस्तावेजीकरण और लेखा। सामग्री की प्राप्ति का दस्तावेजीकरण - सामग्री की प्राप्ति के लिए लेखांकन

मात्रा और गुणवत्ता के संदर्भ में सामग्री की स्वीकृति के लिए प्रक्रिया और समय सीमा विशेष द्वारा स्थापित की जाती है नियामक दस्तावेज. आने वाली सामग्रियों और कंटेनरों की स्वीकृति और पोस्टिंग को संबंधित गोदामों द्वारा रसीद आदेश (रूस की राज्य सांख्यिकी समिति दिनांक 10.30.97 नंबर 71 ए के डिक्री द्वारा अनुमोदित मानक इंटरसेक्टोरल फॉर्म नंबर एम -4) तैयार करके औपचारिक रूप दिया जाता है। आपूर्तिकर्ता के डेटा और वास्तविक डेटा के बीच विसंगतियों का अभाव।

एक ही आपूर्तिकर्ता से दिन के दौरान कई बार कई सामानों का आगमन, प्रति दिन सामान्य रूप से एक रसीद आदेश तैयार करने की अनुमति है। साथ ही, इस दिन के दौरान सामग्री की प्रत्येक व्यक्तिगत स्वीकृति के लिए, आदेश के पीछे प्रविष्टियां की जाती हैं, जिनकी गणना दिन के अंत में की जाती है और कुल आने वाले क्रम में दर्ज किया जाता है।

आने वाले आदेश के बजाय, सामग्री की स्वीकृति और पोस्टिंग को आपूर्तिकर्ता के दस्तावेज़ (चालान, वेबिल) पर एक मुहर लगाकर औपचारिक रूप दिया जा सकता है, जिसकी छाप में आने वाले आदेश के समान विवरण होता है। इस मामले में, निर्दिष्ट स्टाम्प का विवरण भर दिया जाता है, और रसीद आदेश की अगली संख्या डाल दी जाती है। ऐसा स्टैम्प रसीद ऑर्डर के बराबर है।

सड़क मार्ग से माल का परिवहन करते समय, आने वाली सामग्री की स्वीकृति कंसाइनर से प्राप्त खेप नोट के आधार पर की जाती है (खेप नोट डेटा और वास्तविक डेटा के बीच विसंगतियों की अनुपस्थिति में)।

जब यह स्थापित हो जाता है कि प्राप्त सामग्री आपूर्तिकर्ता के दस्तावेजों द्वारा निर्दिष्ट वर्गीकरण, मात्रा और गुणवत्ता के अनुरूप नहीं है, साथ ही ऐसे मामलों में जहां सामग्री की गुणवत्ता आवश्यकताओं (डेंट, खरोंच, टूटना, टूटना, रिसाव) को पूरा नहीं करती है। तरल सामग्री, आदि), आयोग स्वीकृति के लिए जिम्मेदार है, जो इसे सामग्री की स्वीकृति के कार्य के साथ औपचारिक बनाता है।

ड्रॉइंग के मामले में स्वीकृति अधिनियमरसीद आदेश जारी नहीं किया गया है।

स्वीकृति का स्वीकृति प्रमाण पत्र आपूर्तिकर्ता और (या) परिवहन संगठन के खिलाफ दावे और मुकदमे दायर करने के आधार के रूप में कार्य करता है।

सामग्री को माप की उपयुक्त इकाइयों (वजन, आयतन, रैखिक, टुकड़ों में) में शामिल किया जाना चाहिए। माप की इन इकाइयों के आधार पर, छूट मूल्य निर्धारित किया जाता है।

सामग्री माप की एक इकाई में प्राप्त की जाती है (उदाहरण के लिए, वजन से), और दूसरे के अनुसार गोदाम से जारी की जाती है (उदाहरण के लिए, टुकड़ा द्वारा), पोस्टिंग और जारी करना प्राथमिक दस्तावेजों में, गोदाम कार्ड और संबंधित लेखांकन में परिलक्षित होता है माप की दो इकाइयों में एक साथ रजिस्टर करता है। इस मामले में, पहले मात्रा आपूर्तिकर्ता के दस्तावेजों में निर्दिष्ट माप की इकाई में दर्ज की जाती है, फिर कोष्ठक में - माप की इकाइयों में मात्रा, जिसके अनुसार सामग्री गोदाम से जारी की जाएगी।

यदि आपूर्तिकर्ता के निपटान दस्तावेज संगठन (किलोग्राम) में स्वीकार किए गए माप की एक बड़ी (छोटी) इकाई (टन) को इंगित करते हैं, तो ऐसी सामग्रियों को संगठन में स्वीकार की गई माप की इकाई में शामिल किया जाता है।

यदि सामग्री सीधे संगठन के डिवीजनों को भेजी जाती है, तो गोदाम को छोड़कर, सामग्री के ऐसे बैचों को गोदाम में प्राप्त किया जाता है और संगठन के डिवीजन में स्थानांतरित कर दिया जाता है। गोदाम के रसीद और व्यय दस्तावेजों और इकाई के रसीद दस्तावेजों में, एक नोट बनाया गया है कि सामग्री आपूर्तिकर्ता से प्राप्त की गई थी और उन्हें गोदाम में लाए बिना (पारगमन में) इकाई को जारी की गई थी।

जिन सामग्रियों को सीधे संगठन के प्रभागों में लाया जा सकता है, उन्हें संगठन के प्रशासनिक दस्तावेज़ द्वारा जारी किया जाना चाहिए।

जिस दिन प्रासंगिक सामग्री गोदाम में समय पर पहुंचती है, उस दिन स्वीकृति अधिनियम और रसीद आदेश तैयार किए जाने चाहिए, लेकिन नहीं समय सीमा के बादआने वाली वस्तुओं की स्वीकृति के लिए नियामक अधिनियमों द्वारा स्थापित।

सुरक्षित रखने के लिए प्राप्त सामग्री को गोदाम प्रबंधक (स्टोरकीपर) द्वारा एक विशेष पुस्तक (कार्ड) में दर्ज किया जाता है, जिसे गोदाम में अलग से संग्रहीत किया जाता है और खर्च नहीं किया जा सकता है।

यदि सामग्री को सुरक्षित रखने के लिए स्वीकार किया जाता है, तो उनका इलाज कला के अनुसार किया जाता है। 225 दीवानी संहिता रूसी संघस्वामित्वहीन और खराब होने वाली वस्तुओं के लिए या उनके भंडारण की लागत उनके मूल्य की तुलना में बहुत अधिक है, तो संगठन इन सामग्रियों का उत्पादन उद्देश्यों के लिए उपयोग कर सकता है या उन्हें बेच सकता है। साथ ही, ये सामग्रियां संगठन के पास बाजार मूल्य पर आती हैं।

संगठन की अपनी जरूरतों के लिए सामग्री का उपयोग करते समय इन सामग्रियों या उनके बाजार मूल्य की बिक्री से प्राप्त आय, उनके भंडारण, बिक्री और इसी तरह की अन्य लागतों के लिए खर्च की राशि से घटाकर, सामग्री के मालिक को वापस कर दी जाएगी।

संगठन को सामग्री की प्राप्ति, साथ ही आपूर्तिकर्ताओं और खरीदारों के साथ बस्तियों के उत्पादन पर नियंत्रण स्थापित करना चाहिए। संबंधित विभागों, यानी लेखा सेवा, आपूर्ति सेवा या अधिकारियों द्वारा संगठन के प्रमुख के निर्णय के अनुसार आगमन माल की समय पर पोस्टिंग पर नियंत्रण किया जाता है।

संगठन के जवाबदेह व्यक्तियों द्वारा सामग्री की खरीद गोदाम में डिलीवरी के अधीन है। खरीद की पुष्टि करने वाले सहायक दस्तावेजों के आधार पर सामग्री का आगमन आम तौर पर स्थापित प्रक्रिया के अनुसार किया जाता है (खाते और दुकानों की जांच,

रसीद आदेश के लिए रसीद - नकद के लिए किसी अन्य संगठन से खरीदते समय, बाजार में या आबादी से खरीद का एक अधिनियम या प्रमाण पत्र), जो जवाबदेह व्यक्ति की अग्रिम रिपोर्ट से जुड़ा होता है।

उपखंडों द्वारा गोदाम में सामग्री की डिलीवरी को उन मामलों में सामग्री के आंतरिक संचलन के लिए वेसबिल द्वारा प्रलेखित किया जाता है जहां:

संगठन के डिवीजनों द्वारा गोदाम या दुकान पेंट्री में वापसी;

संगठन के विभागों द्वारा निर्मित उत्पादों का उपयोग संगठन में आंतरिक उपभोग के लिए या आगे की प्रक्रिया के लिए किया जाता है।

उत्पादन प्रक्रिया में उत्पन्न कचरे का वितरण, साथ ही विवाह की डिलीवरी भी की जाती है;

अचल संपत्तियों के परिसमापन (निराकरण) से प्राप्त सामग्री का वितरण किया जाता है।

सामग्री के आंतरिक संचलन के लिए एक इकाई से दूसरी इकाई में सामग्री के हस्तांतरण के लिए संचालन भी वेबिल द्वारा जारी किए जाते हैं।

महीने के अंत में रास्ते में शेष सामग्री की लागत या महीने के अंत में आपूर्तिकर्ताओं के गोदामों से बाहर नहीं ले जाने की लागत Dt.10 "सामग्री" Kt.60 "आपूर्तिकर्ताओं और ठेकेदारों के साथ बस्तियों के अनुसार लेखांकन में परिलक्षित होती है। "(इन मूल्यों को गोदाम में पोस्ट किए बिना)। यह प्रविष्टि अगले महीने उलट दी जाएगी।

सामग्री के अधिग्रहण पर अर्जित मूल्य वर्धित कर को प्राप्त सामग्री की पोस्टिंग के साथ-साथ "अधिग्रहीत मूल्यों पर मूल्य वर्धित कर" खाते में शामिल किया जाता है। मूल्य कर सामग्री और उनके रिकॉर्ड की वास्तविक लागत में शामिल नहीं है।

ऐसे मामलों में जहां प्राथमिक लेखा दस्तावेजों में कर राशि आवंटित नहीं की जाती है (चालान, वेसबिल, नकद रसीद आदेश, किए गए कार्य के कार्य) अधिग्रहीत सामग्री संसाधनों की लागत की पुष्टि करते हैं, फिर निपटान दस्तावेजों (आदेश, आवश्यकताओं-आदेश, चेक के रजिस्टर) में और साख पत्र से धन प्राप्त करने के लिए रजिस्टर) इसकी गणना निपटान द्वारा नहीं की जाती है। ऐसे मामलों में अर्जित भौतिक संसाधनों की लागत, उन पर लगाए गए कर सहित, को इन्वेंट्री के खातों में समग्र रूप से ध्यान में रखा जाता है।

सामग्री की प्राप्ति का दस्तावेजीकरण उनकी प्राप्ति के स्रोतों पर निर्भर करता है - आपूर्तिकर्ताओं से, जवाबदेह व्यक्तियों से जो उन्हें नकद के लिए खरीदते हैं, उनके उत्पादन (अपशिष्ट) से, इन्वेंट्री द्वारा पहचाने गए अधिशेष को पोस्ट करने से।

बाहर से आने वाली सभी सामग्रियों के लिए, उद्यम के गोदाम में एक रसीद आदेश तैयार किया जाता है। इस घटना में कि प्राप्त सामग्री की मात्रा और गुणवत्ता आपूर्तिकर्ता के दस्तावेजों में निर्दिष्ट डेटा के अनुरूप है, आपूर्तिकर्ता के साथ दस्तावेजों पर एक मुहर (रसीद आदेश के विवरण के साथ) के साथ स्वीकृति जारी करने की अनुमति है। यदि आपूर्तिकर्ता के चालान के डेटा और वास्तव में प्राप्त सामग्री के बीच विसंगतियों की पहचान की जाती है, तो सामग्री की स्वीकृति का एक अधिनियम तैयार किया जाता है। अधिनियम तैयार करते समय, आपूर्तिकर्ता के प्रतिनिधि, उसके अधिकृत प्रतिनिधि या तीसरे पक्ष के संगठन (विशेषज्ञ) के प्रतिनिधि को भाग लेना चाहिए। इसके बिना आपूर्तिकर्ता के विरुद्ध संभावित दावों को स्वीकार नहीं किया जाएगा। उनकी कार्यशालाओं से आने वाली सामग्री को आंतरिक संचलन के लिए वेसबिल द्वारा जारी किया जाता है।

सभी रसीद दस्तावेज इंगित करते हैं कि सामग्री किससे प्राप्त हुई थी, किस गोदाम, आइटम नंबर, नाम, मात्रा, मूल्य, प्राप्त सामग्री की मात्रा, किसने सौंपी और किसने प्राप्त की, दस्तावेज़ की तारीख और संख्या।

गोदाम से, उत्पादों के निर्माण के लिए, अन्य उद्यमों को प्रसंस्करण के लिए, पक्ष में बिक्री के लिए, उत्पादन के लिए सामग्री जारी की जाती है नि:शुल्क स्थानान्तरणअन्य उद्यमों के लिए, अन्य गोदामों में आंतरिक आवाजाही के लिए। सामग्री की खपत का मुख्य प्रकार उत्पादों के उत्पादन के लिए रिलीज है। एक व्यवस्थित उपभोक्ता की सामग्री का विमोचन सीमा-बाड़ कार्ड द्वारा जारी किया जाता है। वे आपूर्ति विभाग द्वारा एक गोदाम से एक प्रकार के उत्पाद के उत्पादन के लिए उपयोग की जाने वाली सामग्री की एक या अधिक वस्तुओं के लिए जारी किए जाते हैं। सीमा कार्ड 10-15 दिनों या एक महीने के लिए दो प्रतियों में जारी किया जाता है (पहला गोदाम में संग्रहीत किया जाता है, दूसरा - प्राप्त कार्यशाला में)। सामग्री प्राप्त होने पर, दुकान का प्रतिनिधि गोदाम के नक्शे में हस्ताक्षर करता है, और स्टोर कीपर दुकान के नक्शे में हस्ताक्षर करता है, जो रिलीज और नियंत्रण की पुष्टि करता है।

अनियमित रूप से उपभोग की जाने वाली सामग्री को आवश्यकताओं के अनुसार प्रलेखित किया जाता है। आवश्यकताएं प्रतिस्थापन के लिए सामग्री की रिहाई के साथ-साथ अति-सीमा रिलीज को भी दस्तावेज करती हैं।

पक्ष को सामग्री की रिहाई वायबिल या ऑर्डर-वेबिल द्वारा जारी की जाती है। सड़क परिवहन द्वारा सामग्री का निर्यात करते समय, एक मानक रूप का एक खेप नोट तैयार किया जाता है।

उपभोज्य दस्तावेज आइटम नंबर, सामग्री के गोदाम की संख्या, जिसके माध्यम से सामग्री जारी की जाती है, किन उद्देश्यों (उत्पाद का प्रकार, लागत आइटम), कार्यशाला प्राप्त करने, मात्रा (अनुरोधित और जारी) को इंगित करते हैं।

सामग्री का मात्रात्मक ग्रेड लेखा गोदाम में रखा जाता है। ऐसा करने के लिए, लेखा विभाग सामग्री के प्रत्येक आइटम नंबर के लिए एक गोदाम लेखा कार्ड खोलता है। कार्ड एक विशेष रजिस्टर में पंजीकृत हैं। कार्ड गोदाम संख्या, भंडारण स्थान, सामग्री विशेषताओं, स्टॉक दरों और सामग्री की आवाजाही पर डेटा को इंगित करता है। महीने के अंत में, स्टोरकीपर कार्ड से शेष राशि को गोदाम में सामग्री की बैलेंस शीट में स्थानांतरित कर देता है।

लेखा विभाग के सामग्री विभाग के लेखाकार नियमित रूप से गोदाम लेखा कार्ड में प्रविष्टियों की शुद्धता की जांच करते हैं और कार्ड के अंतिम कॉलम में अपने हस्ताक्षर के साथ इसकी पुष्टि करते हैं। उसी समय, स्टोरकीपर वितरित करता है, और लेखाकार सामग्री के लिए रसीदें और व्यय दस्तावेज स्वीकार करता है, प्रत्येक गोदाम के लिए रजिस्टर संकलित किए जाते हैं। रजिस्टरों और उनसे जुड़े प्राथमिक दस्तावेजों के अनुसार, लेखा विभाग प्रति माह सामग्री की प्राप्ति और खपत के लिए संचयी विवरण तैयार करता है।

संगठन द्वारा प्राप्त सामग्री की स्वीकृति के दौरान पहचानी गई कमी और क्षति को निम्नलिखित क्रम में ध्यान में रखा जाता है:

1) सीमा के भीतर कमी और क्षति की मात्रा प्राकृतिक नुकसानआपूर्तिकर्ता के अनुबंध मूल्य से लापता या क्षतिग्रस्त सामग्री की मात्रा को गुणा करके निर्धारित किया जाता है। परिवहन लागत और उनसे संबंधित मूल्य वर्धित कर सहित अन्य राशियों को ध्यान में नहीं रखा जाता है। कमी और क्षति की राशि खाते के डेबिट के साथ पत्राचार में निपटान खाते के क्रेडिट से डेबिट की जाती है "कीमतों की क्षति से नुकसान और नुकसान"। उसी समय, लापता या क्षतिग्रस्त सामग्री को "मूल्यवान वस्तुओं की कमी और नुकसान से नुकसान" खाते से लिखा जाता है और परिवहन और खरीद लागत या आविष्कारों के मूल्य में विचलन के खातों के लिए शुल्क लिया जाता है।

यदि क्षतिग्रस्त सामग्री का उपयोग संगठन में किया जा सकता है या बेचा जा सकता है (एक मार्कडाउन के साथ), तो उनका संभावित बिक्री की कीमतों पर हिसाब लगाया जाता है। साथ ही, इस राशि से नुकसान से होने वाले नुकसान की मात्रा कम हो जाती है।

1) प्राकृतिक अपव्यय के मानदंडों से अधिक सामग्री की कमी और क्षति का हिसाब वास्तविक लागत पर लगाया जाता है।

स्वीकृति नियमों और अनुबंध की शर्तों के अनुसार गुणवत्ता, मात्रा, वजन और पूर्णता के संदर्भ में सामग्री की स्वीकृति दर्ज करने के लिए, माल की स्वीकृति पर एक अधिनियम लागू होता है। यह एक एकीकृत फॉर्म नंबर TORG-1 है। अधिनियम सदस्यों द्वारा तैयार किया गया है प्रवेश समितिसंगठन के प्रमुख द्वारा अधिकृत।
गोदाम में सामग्री की प्राप्ति को स्वीकृति चालान, कृत्यों, विनिर्देशों और अन्य दस्तावेजों द्वारा प्रलेखित किया जाता है, जो आमतौर पर दो प्रतियों में जारी किए जाते हैं, उनमें से एक विक्रेता के लिए अभिप्रेत है, और दूसरा गोदाम में रहता है। गोदाम में प्राप्त उत्पादों के लिए एक गोदाम लेखा कार्ड दर्ज किया जाता है। वेयरहाउस से रिलीज़ एक ऑर्डर-इनवॉइस द्वारा जारी किया जाता है, जिसमें दो भाग होते हैं: रिलीज़ के लिए एक ऑर्डर और एक इनवॉइस, दो प्रतियों में जारी किया जाता है और वेयरहाउस से उपभोग के लिए उत्पादों को लिखने के आधार के रूप में कार्य करता है। उत्पादों के लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज, भंडारण क्षेत्रों में इन्वेंट्री आइटम के एकीकृत रूप हैं, जिन्हें रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

तो, आपने सामग्री खरीद ली है। आपको आपूर्तिकर्ता से कौन से दस्तावेज़ प्राप्त करने की आवश्यकता है, और कौन से दस्तावेज़ स्वयं जारी करने हैं?
सबसे पहले, बैंक हस्तांतरण और नकद दोनों द्वारा खरीदी गई सामग्रियों की किसी भी आपूर्ति के साथ एक कंसाइनमेंट नोट (फॉर्म नंबर TORG-12) होता है। आपूर्तिकर्ता द्वारा दो प्रतियों में वेसबिल तैयार किया जाता है, और उस स्थिति में जब कंसाइनर और आपूर्तिकर्ता अलग-अलग होते हैं कानूनी संस्थाएंफिर तीन प्रतियों में।
एक प्रति आपूर्तिकर्ता, परेषक के पास रहती है, खेप नोट की एक प्रति क्रय संगठन को हस्तांतरित कर दी जाती है और इन मूल्यों को पोस्ट करने का आधार है।
दस्तावेजों में निम्नलिखित अनिवार्य विवरण होने चाहिए: दस्तावेज़ का नाम (फॉर्म), फॉर्म कोड; संकलन की तारीख; व्यापार लेनदेन की सामग्री; व्यापार लेनदेन मीटर (भौतिक और मौद्रिक शर्तों में); व्यापार लेनदेन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के पदों के नाम और इसके निष्पादन की शुद्धता, व्यक्तिगत हस्ताक्षर और उनके टेप।
यदि सामग्री की स्वीकृति पर, आपूर्तिकर्ता के साथ के दस्तावेजों के डेटा की तुलना में मात्रा या गुणवत्ता में विसंगति का पता चला था, तो माल की स्वीकृति पर मात्रा और गुणवत्ता में स्थापित विसंगति पर एक अधिनियम तैयार किया जाता है। यह एकीकृत रूप है। आयातित सामग्रियों को स्वीकार करते समय, घरेलू उत्पादन की सामग्री को स्वीकार करते समय फॉर्म नंबर टीओआरजी -3 में एक अधिनियम तैयार किया जाता है - फॉर्म नंबर टीओआरजी -2 में एक अधिनियम। फॉर्म नंबर टीओआरजी -2 में अधिनियम चार प्रतियों में तैयार किया गया है, फॉर्म नंबर टीओआरजी -3 में - पांच प्रतियों में। निष्पादित कार्य आपूर्तिकर्ता, प्रेषक के साथ दावा दायर करने का कानूनी आधार है।
मात्रा द्वारा सामग्री की स्वीकृति पर अधिनियम सामग्री की वास्तविक उपलब्धता, परिवहन में निहित डेटा, साथ में या निपटान दस्तावेजों के अनुसार तैयार किए जाते हैं, और जब उन्हें गुणवत्ता और पूर्णता द्वारा स्वीकार किया जाता है, तो प्रदान की गई सामग्री की गुणवत्ता के लिए आवश्यकताएं समझौते या अनुबंध में।
आयोग के सदस्यों द्वारा स्वीकृति के परिणामों के आधार पर अधिनियम तैयार किए जाते हैं और संगठन के एक विशेषज्ञ को एक विशेषज्ञ का संचालन करने के लिए सौंपा जाता है
tyza, आपूर्तिकर्ता के संगठनों के प्रतिनिधियों और प्राप्तकर्ता या प्राप्तकर्ता संगठन के प्रतिनिधि की भागीदारी के साथ एक उदासीन संगठन के सक्षम प्रतिनिधि की भागीदारी के साथ।
एक-एक करके प्राप्त सामग्री के प्रत्येक बैच के लिए प्रत्येक आपूर्तिकर्ता के लिए अलग से अधिनियम तैयार किए गए हैं। परिवहन दस्तावेज.
कमोडिटी-भौतिक संपत्ति (सामग्री) जिसके लिए मात्रा और गुणवत्ता में कोई विसंगतियां नहीं हैं, अधिनियमों में सूचीबद्ध नहीं हैं, जिसे निम्नलिखित सामग्री के साथ अधिनियम के अंत में नोट किया गया है: "अन्य इन्वेंट्री संपत्तियों के लिए कोई विसंगति नहीं है।"
लेखांकन स्वचालन के संदर्भ में, प्राथमिक दस्तावेजों का विवरण कोड के रूप में दर्ज किया जा सकता है।
प्राथमिक दस्तावेजों में प्रविष्टियां स्याही से की जानी चाहिए, बॉलपॉइंट पेन, टाइपराइटर, मशीनीकरण और अन्य साधनों की मदद से जो संग्रह में उनके भंडारण के लिए निर्धारित समय के दौरान इन अभिलेखों की सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं।
प्राथमिक दस्तावेज़ों में निःशुल्क लाइनें अनिवार्य डैश के अधीन हैं।
लदान के बिल के अलावा, माल के शिपमेंट के पांच दिनों के भीतर, में इस मामले मेंसामग्री, आपूर्तिकर्ता को एक चालान जारी करना होगा। चालान दो प्रतियों में जारी किया जाता है, जिनमें से एक आपूर्तिकर्ता के पास रहता है, जारी चालान के जर्नल में दर्ज किया जाता है। प्राप्त चालान के अनुसार, खरीदार चालान के रजिस्टर में एक प्रविष्टि करता है। भविष्य में, प्राप्त चालान को खरीदार द्वारा खरीद पुस्तक में दर्ज किया जाता है।
इनवॉइस का एक एकीकृत रूप भी होता है और इसमें बताए गए सभी विवरण होने चाहिए। इसके अलावा, चालान में उपरोक्त कॉलम के क्रम पर ध्यान दें। दिखावट इस दस्तावेज़अक्सर परिवर्तन होते हैं, हालांकि, इसकी सामग्री और यहां तक ​​कि विवरण का क्रम भी अपरिवर्तित रहना चाहिए, अन्यथा चालान अमान्य हो जाएगा।
एक नियम के रूप में, भविष्य में, खरीदी गई सामग्रियों को संगठन के विभिन्न संरचनात्मक प्रभागों में ले जाया जाता है (उदाहरण के लिए, केंद्रीय गोदाम से गोदामों को स्टोर करने के लिए)। इस व्यापार लेनदेन को पंजीकृत करने के लिए, आंतरिक आवाजाही, माल, कंटेनर, सामग्री के हस्तांतरण के लिए एक चालान का उपयोग किया जाता है। यह एक एकीकृत रूप है - नंबर टीओआरजी -13।

यह आर्थिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा दो प्रतियों में तैयार किया गया है संरचनात्मक इकाई, कमोडिटी-भौतिक मूल्यों को सौंपना। पहली प्रति वितरण विभाग के लिए इन्वेंट्री आइटम को लिखने के आधार के रूप में कार्य करती है, और दूसरी प्रति कीमती सामान पोस्ट करने के लिए प्राप्त करने वाले विभाग के आधार के रूप में कार्य करती है।
पूर्ण किए गए दस्तावेज़ पर वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और इन्वेंट्री आइटम की आवाजाही के लिए लेखांकन विभाग को सौंप दिया जाता है।

इन्वेंटरी आपूर्तिकर्ताओं, जवाबदेह व्यक्तियों से आती हैं जिन्होंने नकद में सामग्री खरीदी, खराब हो चुकी अचल संपत्तियों के राइट-ऑफ से, स्वयं के उत्पादन से।

संगठन द्वारा प्राप्त सामग्री को निम्नलिखित क्रम में लेखांकन दस्तावेजों में प्रलेखित किया गया है।

उत्पादों के शिपमेंट के साथ, आपूर्तिकर्ता खरीदार के निपटान और अन्य दस्तावेजों को भेजता है - एक भुगतान अनुरोध (दो प्रतियों में - एक सीधे खरीदार को, दूसरा बैंक के माध्यम से), वेबिल, रेलवे बिल ऑफ लैडिंग की रसीद, आदि।

सामग्री की प्राप्ति से संबंधित निपटान और अन्य दस्तावेज लेखा विभाग द्वारा प्राप्त किए जाते हैं, जहां वे उनके निष्पादन की शुद्धता की जांच करते हैं और फिर उन्हें जिम्मेदार आपूर्ति निष्पादक को स्थानांतरित करते हैं।

आपूर्ति विभाग में, आने वाले दस्तावेजों के अनुसार, वे अनुबंध की शर्तों के साथ मात्रा, वर्गीकरण, वितरण समय, कीमतों, सामग्री की गुणवत्ता के अनुपालन की जांच करते हैं। इस तरह के चेक के परिणामस्वरूप, गणना पर या किसी अन्य दस्तावेज़ पर पूर्ण या आंशिक स्वीकृति (भुगतान के लिए सहमति) के बारे में एक नोट बनाया जाता है। इसके अलावा, आपूर्ति विभाग माल की प्राप्ति और उनकी खोज की निगरानी करता है। इसके लिए आपूर्ति विभाग आने वाले माल का लॉग रखता है। यह इंगित करता है: पंजीकरण संख्या, प्रवेश की तारीख, आपूर्तिकर्ता का नाम, परिवहन दस्तावेज की तारीख और संख्या, चालान की संख्या, तिथि और राशि, कार्गो का प्रकार, रसीद आदेश की संख्या और तारीख या कार्गो की खोज के अनुरोध को स्वीकार करने का कार्य। नोटों में चालान के भुगतान या स्वीकृति से इनकार के बारे में एक नोट बनाया गया है। आपूर्ति विभाग से सत्यापित भुगतान अनुरोध लेखा विभाग को स्थानांतरित कर दिए जाते हैं, और परिवहन संगठनों की रसीदें सामग्री प्राप्त करने और वितरित करने के लिए फारवर्डर को स्थानांतरित कर दी जाती हैं।

फ्रेट फारवर्डर स्टेशन पर आने वाली सामग्री को स्थानों की संख्या और वजन के अनुसार स्वीकार करता है। यदि उसे ऐसे संकेत मिलते हैं जो कार्गो की सुरक्षा पर संदेह करते हैं, तो उसे कार्गो की जांच के लिए परिवहन संगठन की आवश्यकता हो सकती है। सीटों या वजन की कमी, कंटेनरों को नुकसान, सामग्री को नुकसान की स्थिति में, एक वाणिज्यिक अधिनियम तैयार किया जाता है, जो परिवहन संगठन या आपूर्तिकर्ता के खिलाफ दावे दायर करने के आधार के रूप में कार्य करता है।

अनिवासी आपूर्तिकर्ताओं के गोदाम से सामग्री प्राप्त करने के लिए, फ्रेट फारवर्डर को एक आदेश और एक मुख्तारनामा जारी किया जाता है, जो प्राप्त होने वाली सामग्रियों की सूची को इंगित करता है। सामग्री स्वीकार करते समय, फ्रेट फारवर्डर न केवल मात्रात्मक, बल्कि गुणात्मक स्वीकृति भी देता है।

फ्रेट फारवर्डर स्वीकृत माल को संगठन के गोदाम में पहुंचाता है और उन्हें गोदाम प्रबंधक को सौंप देता है, जो आपूर्तिकर्ता के चालान डेटा के साथ सामग्री की मात्रा और गुणवत्ता के अनुपालन की जांच करता है। स्टोरकीपर द्वारा स्वीकार की गई सामग्री सिंगल-लाइन या मल्टी-लाइन रसीद ऑर्डर में जारी की जाती है। उनमें से पहला केवल एक प्रकार की सामग्री के लिए बनाया गया है, दूसरे में, सभी स्वीकृत सामग्री दर्ज की जाती है, उनकी मात्रा की परवाह किए बिना। रसीद आदेश पर गोदाम प्रबंधक और फारवर्डर द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

माप की उपयुक्त इकाइयों (वजन, आयतन, रैखिक, गिनती) में भौतिक मूल्यों का हिसाब लगाया जाता है। यदि सामग्री एक इकाई में प्राप्त होती है और दूसरी में खपत होती है, तो उन्हें माप की दो इकाइयों में एक साथ ध्यान में रखा जाता है।

ऐसे मामलों में जहां गोदाम में पहुंची सामग्री की मात्रा और गुणवत्ता आपूर्तिकर्ता के चालान से मेल नहीं खाती है, सामग्री आयोग द्वारा स्वीकार की जाती है और सामग्री स्वीकृति प्रमाण पत्र द्वारा तैयार की जाती है, जो आपूर्तिकर्ता के साथ दावे दाखिल करने के आधार के रूप में कार्य करती है। एक आपूर्तिकर्ता के प्रतिनिधि या एक उदासीन संगठन के प्रतिनिधि को आयोग में आमंत्रित किया जाता है। एक आपूर्तिकर्ता खाते (गैर-चालान वितरण) के बिना संगठन द्वारा प्राप्त सामग्री की स्वीकृति पर अधिनियम भी तैयार किया गया है।

यदि सामग्री सड़क मार्ग से ले जाया जाता है, तो कंसाइनमेंट नोट, जिसे कंसाइनर द्वारा चार प्रतियों में संकलित किया जाता है, प्राथमिक दस्तावेज़ के रूप में उपयोग किया जाता है। उनमें से पहला कंसाइनर से सामग्री लिखने के आधार के रूप में कार्य करता है; दूसरा - प्राप्तकर्ता द्वारा सामग्री पोस्ट करने के लिए; तीसरा - एक मोटर परिवहन संगठन के साथ बस्तियों के लिए और क़ीमती सामानों के परिवहन के भुगतान के लिए चालान के लिए एक अनुलग्नक है; चौथा परिवहन कार्य के लिए लेखांकन का आधार है और वेबिल से जुड़ा हुआ है। लदान के बिल का उपयोग खरीदार के लिए रसीद दस्तावेज के रूप में किया जाता है यदि प्राप्त माल की मात्रा और चालान डेटा के बीच कोई विसंगति नहीं है। ऐसी विसंगति की स्थिति में, सामग्री की स्वीकृति को सामग्री की स्वीकृति के एक अधिनियम द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है।

स्वयं के निर्माण, उत्पादन अपशिष्ट, अचल संपत्तियों के परिसमापन से बची हुई सामग्री आदि के गोदाम में आगमन, वेबिल्स (आवश्यकताओं) द्वारा प्रलेखित किया जाता है, जो दो प्रतियों में वितरितकर्ताओं द्वारा जारी किए जाते हैं। उनमें से एक डिलीवर से सामग्री लिखने का आधार है, दूसरा प्राप्तकर्ता को भेजा जाता है और आने वाले दस्तावेज़ के रूप में उपयोग किया जाता है।

जवाबदेह व्यक्ति व्यापार संगठनों में, अन्य संगठनों से, सामूहिक कृषि बाजार पर या आबादी से नकदी के लिए सामग्री खरीदते हैं। खरीदी गई सामग्री की लागत की पुष्टि करने वाला एक दस्तावेज एक वस्तु चालान या एक जवाबदेह व्यक्ति द्वारा तैयार किया गया एक अधिनियम (प्रमाण पत्र) है, जिसमें वह एक व्यापार लेनदेन की सामग्री निर्धारित करता है, जिसमें तिथि, खरीद की जगह, नाम और सामग्री की मात्रा का संकेत मिलता है। और कीमत। जवाबदेह व्यक्ति माल के विक्रेता के पासपोर्ट डेटा को अधिनियम (प्रमाणपत्र) में भी दर्शाता है। जवाबदेह व्यक्ति की अग्रिम रिपोर्ट के साथ अधिनियम (प्रमाणपत्र) संलग्न है।