Dokumentowanie i rozliczanie odbioru materiałów. Dokumentowanie odbioru materiałów - rozliczanie odbioru materiałów

Tryb i warunki odbioru materiałów pod względem ilościowym i jakościowym są ustalane przez specjalne dokumenty regulacyjne... Przyjmowanie i księgowanie przychodzących materiałów i kontenerów jest sformalizowane przez odpowiednie magazyny, poprzez sporządzenie pokwitowań (standardowy formularz międzybranżowy nr M-4 zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 10.30.97, nr 71a), w brak rozbieżności między danymi dostawcy a danymi rzeczywistymi.

Przyjazd kilku ładunków od tego samego dostawcy kilka razy w ciągu dnia, dopuszcza się wystawienie jednego kwitu odbioru w całości dziennie. W takim przypadku każdorazowe przyjęcie materiału w tym dniu, na odwrocie zamówienia dokonywane są zapisy, które naliczane są na koniec dnia, a całość odnotowywana jest w zamówieniu odbioru.

Zamiast paragonu przyjęcie i zaksięgowanie materiałów można sformalizować poprzez umieszczenie pieczątki na dokumencie dostawcy (faktura, faktura), którego odcisk zawiera te same dane, co w paragonie. W takim przypadku wypełniane są szczegóły określonej pieczęci i umieszczany jest kolejny numer zamówienia odbioru. Taka pieczątka jest równoznaczna z zamówieniem paragonu.

Przy przewozie towarów transportem drogowym przyjęcie materiałów przychodzących odbywa się na podstawie otrzymanego od nadawcy listu przewozowego (w przypadku braku rozbieżności między danymi z listu przewozowego a danymi rzeczywistymi).

Gdy zostanie ustalone, że otrzymane materiały nie odpowiadają asortymentowi, ilości i jakości, określonym dokumentom dostawcy, a także w przypadkach, gdy jakość materiałów nie spełnia wymagań (wgniecenia, rysy, stłuczenia, stłuczenia, wycieku materiałów płynnych itp.), odbioru dokonuje Komisja, która sporządza go wraz z aktem przyjęcia materiałów.

W przypadku sporządzania certyfikat akceptacji pokwitowanie nie jest wystawiane.

Świadectwo odbioru jest podstawą do wnoszenia roszczeń i roszczeń wobec dostawcy i (lub) organizacji transportowej.

Materiały muszą być odbierane w odpowiednich jednostkach miary (waga, objętość, liniowa, w sztukach). Te jednostki miary służą do ustalenia ceny referencyjnej.

Materiały są przyjmowane w jednej jednostce miary (na przykład wagowo), a wypuszczane z magazynu przez inną (na przykład na sztuki), kapitalizacja i wydanie są jednocześnie odzwierciedlane w dokumentach pierwotnych, na kartach magazynowych i odpowiednich rejestrach księgowych w dwóch jednostkach miary. W tym przypadku w pierwszej kolejności ewidencjonowana jest ilość w jednostce miary określonej w dokumentach dostawcy, następnie w nawiasie ilość w jednostkach miary, według której materiał zostanie wydany z magazynu.

Jeżeli w dokumentach rozliczeniowych dostawcy wskazano większą (mniejszą) jednostkę miary (tonę) niż przyjęta w organizacji (kilogram), takie materiały są odbierane w jednostce miary, która jest akceptowana w organizacji.

Jeśli wysyłasz materiały bezpośrednio do oddziałów organizacji z pominięciem magazynu, takie partie materiałów są uwzględniane w księgowości otrzymane w magazynie i przekazywane do oddziału organizacji. W dokumentach przychodzących i wychodzących z magazynu oraz dokumentach przychodzących z pododdziału odnotowuje się, że materiały zostały odebrane od dostawcy i wydane na pododdział bez ich wniesienia na magazyn (w tranzycie).

Materiały, które mogą być importowane w tranzycie bezpośrednio do oddziałów organizacji, muszą być sporządzone dokumentem administracyjnym dla organizacji.

Akty odbioru i paragony muszą być sporządzone w dniu, w którym odpowiednie materiały dotrą do magazynu na czas, ale nie późno ustanowione przez akty prawne dotyczące przyjmowania towarów przychodzących.

Materiały przyjęte na przechowanie są rejestrowane przez kierownika magazynu (magazyniera) w specjalnej księdze (karcie), przechowywane osobno w magazynie i nie mogą być wydawane.

W przypadku przyjęcia materiałów na przechowanie traktuje się je zgodnie z art. 225 Kodeks cywilny Federacja Rosyjska do rzeczy niczyich i łatwo psujących się lub koszty ich przechowywania są niewspółmiernie duże w stosunku do ich wartości, wówczas organizacja może wykorzystać te materiały do ​​celów produkcyjnych lub je sprzedać. W takim przypadku materiały te trafiają do organizacji według wartości rynkowej.

Wpływy ze sprzedaży tych materiałów lub ich wartość rynkowa przy wykorzystaniu materiałów na własne potrzeby organizacji, pomniejszona o koszty ich przechowywania, sprzedaży i inne podobne koszty, zwraca się właścicielowi materiałów.

Organizacja powinna ustanowić kontrolę nad odbiorem materiałów, a także nad produkcją rozliczeń z dostawcami i odbiorcami. Kontrola terminowego księgowania przybyłych towarów odbywa się zgodnie z decyzją kierownika organizacji przez odpowiednie działy, tj. Służbę księgową, służbę zaopatrzenia lub urzędników.

Zakup materiałów przez osoby odpowiedzialne organizacji podlega dostawie do magazynu. Odbiór materiałów odbywa się w sposób ogólnie ustalony na podstawie dokumentów potwierdzających zakup (faktury i paragony sklepów,

paragon za zamówienie - przy zakupie od innej organizacji za gotówkę, akt lub zaświadczenie zakupu na rynku lub od ludności), które są dołączone do raportu zaliczkowego osoby odpowiedzialnej.

Dostawa materiałów przez oddziały do ​​magazynu wystawiana jest faktura za wewnętrzny ruch materiałów w przypadkach, gdy:

Poddziały organizacji wracają do magazynu lub magazynu warsztatowego;

produkty wytwarzane przez oddziały organizacji są wykorzystywane do wewnętrznego spożycia w organizacji lub do dalszego przetwarzania.

Realizowana jest dostawa odpadów powstałych w procesie produkcji, a także dostawa braków;

Przekazywane są materiały otrzymane z likwidacji (demontażu) środków trwałych.

Operacjami transferu materiałów z jednego działu do drugiego są również wystawiane faktury za wewnętrzny ruch materiałów.

Koszt materiałów pozostających w drodze na koniec miesiąca lub nie usuniętych z magazynów dostawców na koniec miesiąca znajduje odzwierciedlenie w księgach rachunkowych zgodnie z Dt.10 „Materiały” CT.60 „Rozliczenia z dostawcami i kontrahentów” (bez księgowania tych wartości do magazynu). Ten wpis jest anulowany w następnym miesiącu.

Podatek od towarów i usług naliczony przy zakupie materiałów rozliczany jest na konto „Podatek od wartości nabytych” jednocześnie z zaksięgowaniem otrzymanych materiałów. Podatek cenowy nie jest wliczony w rzeczywisty koszt materiałów oraz w ich ewidencji.

W przypadkach, gdy kwota podatku nie jest alokowana w podstawowych dokumentach księgowych (faktury, faktury, wpływy gotówkowe, wykonane prace), potwierdzających koszt nabytych zasobów materialnych, wówczas kwota podatku nie jest alokowana w dokumentach rozliczeniowych ( zleceń, żądań-zamówień, rejestrów czekowych i rejestrów przyjmowania środków z akredytywy), jej naliczenie przez rozliczenie nie jest wykonywane. Koszt pozyskanych w takich przypadkach zasobów materialnych, łącznie z przyjętym od nich podatkiem, księgowany jest w całości w księgach zapasów.

Udokumentowanie odbioru materiałów uzależnione jest od źródeł ich odbioru - od dostawców, od osób rozliczających się za gotówkę, od ich produkcji (odpadu), od zaksięgowania nadwyżek identyfikowanych przez inwentarz.

Na wszystkie materiały otrzymane z zewnątrz w magazynie przedsiębiorstwa wystawiany jest paragon. W przypadku, gdy ilość i jakość otrzymanych materiałów odpowiada danym określonym w dokumentach dostawcy, dopuszcza się sformalizowanie odbioru za pomocą pieczątki (ze szczegółami paragonu) na dokumentach pomocniczych dostawcy. W przypadku stwierdzenia niezgodności między danymi z faktury dostawcy a faktycznie otrzymanymi materiałami, sporządzany jest akt przyjęcia materiałów. Przy sporządzaniu aktu musi uczestniczyć przedstawiciel dostawcy, jego upoważniony przedstawiciel lub przedstawiciel organizacji strony trzeciej (ekspert). Bez tego ewentualne roszczenia wobec dostawcy nie będą akceptowane. Materiały pochodzące z ich warsztatów wystawiane są wraz z fakturami za ruch wewnętrzny.

Wszystkie dokumenty przychodzące wskazują od kogo otrzymano materiał, do którego magazynu, numer magazynowy, nazwę, ilość, cenę, ilość przyjętych materiałów, kto wydał i kto przyjął, datę i numer dokumentu.

Z magazynu materiały są wprowadzane do produkcji w celu wytworzenia produktów, do przetworzenia dla innych przedsiębiorstw, do sprzedaży na zewnątrz, dla darowizna inne przedsiębiorstwa, na przeprowadzki wewnętrzne do innych magazynów. Głównym rodzajem zużycia materiałów jest dopuszczenie do produkcji wyrobów. Wydanie materiałów systematycznemu konsumentowi wydawane jest za pomocą kart z ograniczeniem. Wydawane są przez dział zaopatrzenia na jedną lub więcej pozycji materiałów wykorzystywanych do produkcji jednego rodzaju produktu z jednego magazynu. Karta limitowa wydawana jest na 10-15 dni lub miesiąc w dwóch egzemplarzach (pierwsza przechowywana jest w magazynie, druga w warsztacie odbiorczym). Po otrzymaniu materiału przedstawiciel sklepu wpisuje się w mapę magazynu, a magazynier w mapę sklepu, co potwierdza wydanie i kontrolę.

Materiały zużywane nieregularnie są sformalizowane przez wymagania. Wymagania formalizują również zwolnienie materiałów do wymiany, a także przekroczenie limitu urlopu.

Wydanie materiałów na stronę następuje na podstawie faktury lub zlecenia konsygnacyjnego. Przy wywozie materiałów transportem drogowym sporządzany jest list przewozowy według standardowego formularza.

Dokumenty eksploatacyjne wskazują numer pozycji, numer magazynu materiałów, przez który materiał został wydany, w jakim celu (rodzaj produktu, pozycja kosztowa), warsztat przyjmujący, ilość (wnioskowana i wydana).

Magazyn prowadzi ilościową ewidencję odmianową materiałów. W tym celu dział księgowości otwiera kartę magazynową dla każdego numeru listy magazynowej materiału. Karty są rejestrowane w specjalnym rejestrze. Karta zawiera numer magazynu, miejsce składowania, charakterystykę materiału, stany magazynowe oraz dane o ruchu materiałów. Na koniec miesiąca magazynier przenosi resztki z kart na listę resztek materiałów w magazynie.

Księgowy działu materiałowego działu księgowości regularnie sprawdza poprawność zapisów w kartach inwentaryzacji i potwierdza to swoim podpisem w ostatniej kolumnie karty. W tym samym czasie magazynier przekazuje, a księgowy przyjmuje paragony i rozchody na materiały, dla każdego magazynu sporządzane są ewidencje. Zgodnie z danymi z rejestrów i dołączonymi do nich dokumentami podstawowymi dział księgowości sporządza zestawienia zbiorcze odbioru i zużycia materiału za miesiąc.

Braki i uszkodzenia ujawnione podczas odbioru materiałów otrzymanych przez organizację rozliczane są w następującej kolejności:

1) wielkość braków i szkód w granicach naturalna utrata ustala się poprzez przemnożenie ilości brakujących lub uszkodzonych materiałów przez wynegocjowaną przez dostawcę cenę. Inne kwoty, w tym koszty transportu i podatek VAT, które można im przypisać, są wyłączone. Kwota braków i szkód pobierana jest z uznania rachunku rozliczeniowego w korespondencji z obciążeniem rachunku „Niedobory i straty z tytułu uszkodzenia kosztowności”. Jednocześnie brakujące lub uszkodzone materiały są odpisywane z konta „Niedobory i straty z tytułu uszkodzenia przedmiotów wartościowych” i odnoszone na koszty transportu i zaopatrzenia lub na rachunki odchyleń w kosztach zapasów.

Jeśli zepsute materiały mogą być wykorzystane przez organizację lub sprzedane (z rabatem), są naliczane według ich potencjalnych cen sprzedaży. Jednocześnie kwota strat z tytułu szkód zostaje zmniejszona o tę kwotę.

1) braki i uszkodzenia materiałów przekraczające normy ubytków naturalnych rozlicza się po kosztach rzeczywistych.

W celu sformalizowania odbioru materiałów pod względem jakościowym, ilościowym, wagowym i kompletności zgodnie z zasadami odbioru i warunkami umowy stosuje się akt odbioru towaru. Jest to ujednolicony formularz nr TORG-1. Ustawa jest sporządzana przez członków komisja rekrutacyjna upoważniony przez kierownika organizacji.
Przyjęcie materiałów do magazynu formalizuje się dokumentami zdawczo-odbiorczymi, aktami, specyfikacjami i innymi dokumentami, które zazwyczaj wystawiane są w dwóch egzemplarzach, jeden z nich przeznaczony jest do wydania, a drugi pozostaje w magazynie. Dla produktów przyjmowanych do magazynu wprowadzana jest karta ewidencji magazynu. Urlop z magazynu wystawiany jest na podstawie zamówienia-faktury, która składa się z dwóch części: zamówienia urlopu oraz faktury, wystawionej w dwóch egzemplarzach i stanowiącej podstawę do spisania produktów z magazynu na koszt. Podstawowa dokumentacja księgowa do księgowania produktów, zapasów magazynowych w miejscach przechowywania ma ujednolicone formularze, które są zatwierdzone przez Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej.

Więc kupiłeś materiały. Jakie dokumenty należy uzyskać od dostawcy, a jakie należy sporządzić samodzielnie?
Po pierwsze, każdej dostawie materiałów zakupionych zarówno przelewem jak i gotówką towarzyszy list przewozowy (druk nr TORG-12). List przewozowy sporządza dostawca w dwóch egzemplarzach, a w przypadku, gdy nadawca i dostawca są różne osoby prawne, a następnie w trzech egzemplarzach.
Jedna kopia pozostaje u dostawcy, nadawcy, jedna kopia listu przewozowego jest przekazywana organizacji zakupowej i jest podstawą do zaksięgowania tych wartości.
Dokumenty muszą zawierać następujące obowiązkowe dane: nazwa dokumentu (formularza), kod formularza; data kompilacji; treść transakcji biznesowej; przyrządy pomiarowe transakcji gospodarczej (w naturze i w wartościach pieniężnych); imiona i nazwiska stanowisk osób odpowiedzialnych za wykonanie transakcji gospodarczej i prawidłowość jej wykonania, podpisy osobiste i ich odszyfrowanie.
Jeżeli przy odbiorze materiałów zostanie stwierdzona rozbieżność ilościowa lub jakościowa w porównaniu z danymi z dokumentów towarzyszących dostawcy, sporządza się ustawę o stwierdzonej rozbieżności ilościowej i jakościowej przy odbiorze towaru. To jest ujednolicona forma. Przy przyjmowaniu materiałów importowanych sporządza się ustawę zgodnie z formularzem nr TORG-3, przy przyjmowaniu materiałów produkcji krajowej - ustawę zgodnie z formularzem nr TORG-2. Akt według wzoru nr TORG-2 sporządzono w czterech egzemplarzach, według wzoru nr TORG-3 - w pięciu egzemplarzach. Dokonane czynności są podstawą prawną do zgłoszenia reklamacji dostawcy, nadawcy.
Świadectwa odbioru materiałów według ilości są sporządzane zgodnie z rzeczywistą dostępnością materiałów do danych zawartych w dokumentach przewozowych, towarzyszących lub rozliczeniowych, a przy ich odbiorze pod względem jakościowym i kompletności wymagań dotyczących jakości materiałów przewidzianych w umowie lub kontrakcie.
Akty sporządza się na podstawie wyników akceptacji członków komisji oraz eksperta organizacji, któremu powierzono prowadzenie eksperta
teese, z udziałem przedstawicieli organizacji dostawcy i odbiorcy, lub przedstawiciela organizacji odbiorcy, z udziałem kompetentnego przedstawiciela organizacji bezinteresownej.
Akty są sporządzane osobno dla każdego dostawcy dla każdej partii materiałów przyjmowanych pojedynczo dokument transportowy.
Zapasy (materiały), dla których nie stwierdzono niezgodności ilościowych i jakościowych, nie są wymienione w ustawach, co zaznaczono na końcu ustawy w następujący sposób: „W pozostałej części inwentarza nie ma rozbieżności”.
W kontekście automatyzacji księgowości szczegóły pierwotnych dokumentów można ustalić w postaci kodów.
Wpisy w dokumentach podstawowych muszą być wykonane atramentem, kulkowe Długopisy, przy pomocy maszyn do pisania, mechanizacji i innych środków zapewniających zachowanie tych zapisów przez czas przeznaczony na ich przechowywanie w archiwum.
Wolne wiersze w dokumentach podstawowych należy przekreślić.
Oprócz faktury, w ciągu pięciu dni od wysyłki towaru, w w tym przypadku materiałów dostawca jest zobowiązany do wystawienia faktury. Faktura wystawiana jest w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje u dostawcy, zapisywana jest w dzienniku wystawionych faktur. Kupujący dokonuje wpisu w dzienniku rejestracji faktury na otrzymanej fakturze. W przyszłości otrzymana faktura zostanie wpisana przez kupującego do księgi zakupów.
Faktura ma również ujednoliconą formę i musi zawierać wszystkie wskazane w niej dane. Proszę również zwrócić uwagę na kolejność kolumn widniejących na fakturze. Wygląd zewnętrzny tego dokumentu dość często ulega zmianom, jednak jej treść, a nawet kolejność szczegółów musi pozostać niezmieniona, w przeciwnym razie faktura straci ważność.
Z reguły w przyszłości zakupione materiały przenoszone są do różnych działów strukturalnych organizacji (na przykład z magazynu centralnego do magazynów sklepowych). Do zarejestrowania tej transakcji biznesowej używana jest Faktura za ruch wewnętrzny, transfer towarów, kontenerów, materiałów. Jest to ujednolicona forma - nr TORG-13.

Sporządzony w dwóch egzemplarzach przez osobę odpowiedzialną finansowo jednostka strukturalna przekazywanie pozycji inwentarzowych. Pierwszy egzemplarz służy jako podstawa dla działu zdawczego do spisywania pozycji magazynowych, drugi egzemplarz dla działu przyjmującego do zaksięgowania wartości.
Wypełniony dokument jest podpisywany przez osoby odpowiedzialne finansowo i przekazywany do działu księgowości w celu rozliczenia przepływu aktywów materialnych.

Zapasy pochodzą od dostawców, osób odpowiedzialnych, które zakupiły materiały za gotówkę, z odpisu zbędnych środków trwałych, produkcja własna.

Materiały otrzymane przez organizację są sporządzane wraz z dokumentami księgowymi w następującej kolejności.

Wraz z wysyłką produktów dostawca przesyła kupującemu rozliczenie i inne dokumenty towarzyszące - wezwanie do zapłaty (w dwóch egzemplarzach - jeden bezpośrednio do kupującego, drugi za pośrednictwem banku), listy przewozowe, paragon do listu przewozowego, itp.

Rozliczenie i inne dokumenty związane z odbiorem materiałów trafiają do działu księgowości, gdzie sprawdzają poprawność ich wykonania, a następnie przekazują je odpowiedzialnemu zaopatrzeniu.

W dziale zaopatrzenia na podstawie dokumentów przychodzących sprawdzają zgodność ilości, asortymentu, czasu dostawy, ceny, jakości materiałów z warunkami kontraktowymi. W wyniku takiego sprawdzenia, na samej rozliczeniu lub na innym dokumencie, dokonuje się oznaczenia o pełnym lub częściowym odbiorze (zgodzie na płatność). Ponadto dział zaopatrzenia monitoruje przybycie towarów i ich wyszukiwanie. W tym celu dział zaopatrzenia prowadzi ewidencję przychodzących towarów. Wskazuje: numer rejestracyjny, datę wjazdu, nazwę dostawcy, datę i numer dokumentu przewozowego, numer, datę i kwotę faktury, rodzaj ładunku, numer i datę odbioru zamówienia lub akt przyjęcia wniosku o śledzenie ładunek. W adnotacjach umieszcza się adnotację o opłaceniu faktury lub odmowie przyjęcia. Zweryfikowane wezwania do zapłaty z działu zaopatrzenia przekazywane są do działu księgowości, a paragony organizacji transportowych do spedytora za odbiór i dostawę materiałów.

Spedytor przyjmuje na stację dostarczone materiały według ilości miejsc i wagi. Jeśli wykryje znaki, które budzą wątpliwości co do bezpieczeństwa ładunku, może zażądać od organizacji transportowej sprawdzenia ładunku. W przypadku braku miejsca lub masy, uszkodzenia kontenerów, uszkodzenia materiałów sporządzany jest akt handlowy, który stanowi podstawę do wniesienia roszczeń wobec organizacji transportowej lub dostawcy.

Aby odebrać materiały z magazynu dostawców nierezydentów, spedytor otrzymuje strój i pełnomocnictwo, które wskazują listę materiałów do odbioru. Przyjmując materiały spedytor dokonuje nie tylko akceptacji ilościowej, ale również jakościowej.

Spedytor dostarcza przyjęty ładunek do magazynu organizacji i przekazuje go kierownikowi magazynu, który sprawdza zgodność ilości i jakości materiału z danymi na fakturze dostawcy. Przyjmowane przez magazyniera materiały sporządzane są z paragonami jednostronnymi lub wielowierszowymi. Pierwsza z nich składa się tylko z jednego rodzaju materiału, druga - wszystkie przyjęte materiały są ewidencjonowane, niezależnie od ich ilości. Zlecenie odbioru podpisuje kierownik magazynu i spedytor.

Środki materialne są rozliczane w odpowiednich jednostkach miary (masa, objętość, liniowa, liczebność). Jeśli materiały są odbierane w jednej jednostce i zużywane w innej, to są liczone jednocześnie w dwóch jednostkach miary.

W przypadku, gdy ilość i jakość materiałów dostarczonych do magazynu nie zgadza się z fakturą dostawcy, przyjęcie materiałów następuje komisyjnie i sporządza się akt odbioru materiałów, który stanowi podstawę do wniesienia reklamacji do dostawca. Do komisji zapraszany jest przedstawiciel dostawcy lub przedstawiciel bezinteresownej organizacji. Ustawa jest również sporządzana przy przyjmowaniu materiałów otrzymanych przez organizację bez faktury dostawcy (dostawy niezafakturowane).

Jeżeli przewóz materiałów odbywa się drogą lądową, jako podstawowy dokument przyjmuje się list przewozowy, który nadawca sporządzi w czterech egzemplarzach. Pierwsza z nich służy jako podstawa do spisania materiałów od nadawcy; drugi – do zamieszczania materiałów przez odbiorcę; trzecia - do rozliczeń z organizacją przewozową i stanowi załącznik do faktury za przewóz rzeczy wartościowych; czwarta stanowi podstawę rozliczenia pracy przewozowej i jest dołączona do listu przewozowego. List przewozowy służy jako dokument przychodzący od kupującego w przypadku braku rozbieżności między liczbą odebranych towarów a danymi z listu przewozowego. W przypadku wystąpienia takiej rozbieżności przyjęcie materiałów sporządza się wraz z aktem przyjęcia materiałów.

Przyjęcie materiałów własnej produkcji, odpadów produkcyjnych, materiałów pozostawionych po likwidacji środków trwałych itp. do magazynu odbywa się na podstawie faktur (zapotrzebowań), które dostawcy wystawiają w dwóch egzemplarzach. Jedna z nich jest podstawą do spisania materiałów od doręczyciela, druga jest wysyłana do odbiorcy i służy jako dokument odbioru.

Osoby odpowiedzialne kupują materiały od organizacji branżowych, od innych organizacji, na rynku kołchozów lub od ludności za gotówkę. Dokumentem potwierdzającym koszt zakupionych materiałów jest faktura towarowa lub akt (certyfikat) sporządzony przez osobę rozliczającą, w którym ustala treść transakcji gospodarczej wskazując datę, miejsce zakupu, nazwę i ilość materiałów i ceny. Osoba odpowiedzialna odzwierciedla w ustawie (zaświadczeniu) również dane paszportowe sprzedawcy towaru. Ustawa (zaświadczenie) jest dołączona do wstępnego raportu osoby odpowiedzialnej.