Kaizen w biurze. Chaosie, żegnaj! lub Pierwsze kroki do szczupłego biura Straty spowodowane zmiennością

31.08.2023

Kiedy firmy próbują zastosować metody odchudzonej produkcji w biurach lub w sektorze usług, wiele z nich zatrzymuje się, gdy tylko „otwierają drzwi”.

Fabuła tych historii może różnić się od tego, co opisuję poniżej, ale ogólnie wszystko przebiega według tego samego scenariusza.

Ktoś w firmie zainspirowany przykładami optymalizacji produkcji wpada na pomysł „zróbmy to równie fajnie w biurze!”

Przy śpiewie i tańcu dyrektor HR organizuje szkolenie dla pracowników biura, podczas którego zapoznają się z podstawami Lean i proszeni są o zakasanie rękawów i zabranie się do pracy. Połowa osób udaje się do nowo nazwanej gemby, aby „wdrożyć 5S”, druga zasiada do mapowania strumienia wartości. Sprawy toczą się pełną parą...

A po kilku miesiącach jeden z menedżerów pyta: „No cóż, co udało Ci się osiągnąć?”

W odpowiedzi ukazuje mu się uporządkowane rzędy ołówków, przestrzeń ścian pozbawionych fotografii motywatorów i demotywatorów, pokrytych arkuszami z niezrozumiałymi hieroglifami i strzałkami oraz trzech lub czterech niewyspanych entuzjastów, przeciwko którym zaostrzyli się dosłownie wszyscy pracownicy biura ich wieczne pióra. Nikt nie jest w stanie wykazać wyniku ekonomicznego, a menadżer bezpośrednio lub pośrednio zamyka projekt, przenosząc bezcenne zasoby na ważniejsze zadania. Wdrożenie dobiegło końca i biuro wraca do normalnej pracy.

Uporządkowanie biura nie jest bardzo trudnym zadaniem, szczerze mówiąc. I nawet taka praca może dać całkiem przyzwoity efekt. Jednak w tym procesie jest tak wiele szczegółów, że prawie na pewno wyłoni się z nich diabeł.

Organizacja porządku w biurze

Wydawnictwo ICSI opublikowało książkę „5S dla biura” autorstwa Toma Fabrizio i Dona Tappinga. Jak zorganizować efektywne miejsce pracy.” Dobra książka na rozpoczęcie wdrażania.

W tej książce szczegółowo opisano proces wdrażania 5-ek w sferze pozaprodukcyjnej: jak przygotować projekt, jak przeprowadzić analizę wyjściową, co robić na etapach sortowania i usuwania niepotrzebnych rzeczy (etap 1), racjonalne porządkowanie i definiowanie granic (2), czyszczenie i sprawdzanie (3), standaryzacja i wymiana informacji (4), utrzymywanie tego, co zostało osiągnięte i doskonalenie (5).

Jednak wdrażając 5S w biurze, bardzo ważne jest znalezienie równowagi pomiędzy tym, co rozsądne. Nie każda firma jest w stanie się do tego zastosować, a to może prowadzić do przykrych konsekwencji. W tradycji rosyjskiej opisuje to przysłowie „zmuś głupca do Boga, a rozbije mu czoło”. Kiedy nieprzygotowana firma próbuje podnieść poziom organizacji na absolutnie niewiarygodne wyżyny, ludzie eksplodują.

„To nonsens” – w tym przypadku byłoby to najłagodniejsze stwierdzenie W PRZYPADKU, gdy już na pierwszych etapach pracy domagacie się oznaczenia CAŁKOWICIE WSZYSTKICH obiektów.

Niemniej jednak neofici Lean Manufacturing często żądają, aby z miejsca pracy usunąć absolutnie wszystko, co zbędne, wszystko osobiste i wszystko, co nie jest związane z pracą.

W najgorszym przypadku może to doprowadzić do tego, że pracownicy zaczną odchodzić z pracy.

I to jest logiczne, bo warunki pracy nagle stają się zupełnie nie do zniesienia. Tam, gdzie kiedyś można było powiesić zdjęcie z wakacji, dziś powinna być pusta ściana. Tam, gdzie wcześniej w organizerze znajdowało się dziesięć zaostrzonych ołówków na każdą okazję, dziś dozwolony jest tylko jeden. A co najważniejsze, nikt tak naprawdę nie potrafi wyjaśnić, dlaczego jest to konieczne.

Wyjaśnienie „to wszystko straty” nie jest akceptowane. Może nikt nawet nie zaprzeczy, że dodatkowe ołówki w pojemniku na ołówki to dla firmy dodatkowe zmarnowane pieniądze, a mimo to wszyscy stawiają opór ze straszliwą siłą. A jeśli nie masz pojęcia, dlaczego tak się dzieje, rozejrzyj się. Podczas gdy ty odkładasz dodatkowe ołówki, ludzie marnują godziny pracy na zupełnie bezsensowną i bezużyteczną pracę: tygodniami koordynują zamówienia z sześcioma dyrektorami, biegają po działach w nadziei choć trochę przyspieszenia realizacji pilne zlecenie, piszą wielostronicowe raporty, których nikt nie czyta, wypełniają setki logów i formularzy zamiast zająć się swoją główną pracą.

I tak próba ograniczenia strat firmy poprzez zmniejszenie liczby długopisów lub wprowadzenie zasady „używaj tylnej strony papieru do drukowania wersji roboczych” zawsze wygląda tak rozlewiki.

Oszczędzanie dwóch paczek papieru miesięcznie dla dziesięciu pracowników klasy „biurowy plankton” wygląda w tym przypadku na kpinę ze zdrowego rozsądku.

Praca w biurze toczy się

W produkcji wszystko jest mniej więcej „według zasad”. Przed złożeniem gotowego produktu należy najpierw wykonać wszystkie części. I w tym celu kupuj surowce. A wcześniej opracuj projekt. W biurze wszystko zwykle toczy się losowo. Najpierw zostajesz poproszony o wystawienie faktury, potem zastanawiasz się nad specyfikacją usługi, a następnie zaczynasz zastanawiać się, skąd wziąć środki i czas na dokończenie tego, za co już zapłaciłeś z góry.

I dobrze, jeśli to wszystko.

Każdy pracownik biurowy, nawet jeśli wydaje się być „biurowym planktonem”, z pewnością będzie musiał wyrosnąć na ośmiornicę, ponieważ wykonuje trzysta czterdzieści siedem prac jednocześnie. „I Szwed, i żniwiarz, i dudziarz na wardze”. Gdy tylko ktoś siada do rozmów z najbardziej znienawidzonymi klientami, dopiero zbiera siły i właśnie w tym momencie przychodzi kolega z innego działu i pilnie żąda, aby dać mu „pięć minut” cennego czasu. A po trzech godzinach wraca do nawilżonej performerki i pyta: „No i co ci tak długo zajęło, że tam była tylko godzina pracy???”

„Dlaczego ciągniesz mnie co pół godziny? Mówiłem ci, wszystko będzie gotowe za pięć minut!”

Praca większości pracowników biurowych nie wpisuje się w produkcyjny paradygmat przepływów. Można to szybko odkryć, próbując narysować mapę przepływu. Nie ma przepływu. Ale musisz narysować mapę. Entuzjaści, szczególnie zainspirowani swoimi nauczycielami, potrafią nawet przebić się przez biurowe labirynty i wciąż rysować proces realizacji poszczególnych zadań. Ale z poprawkami do faktu, że „inne podobne zadania są wykonywane zupełnie inaczej”, „istnieją trzy kategorie złożoności”, „tylko Pietrowicz wykonuje tę pracę i tylko wtedy, gdy jest wolny” oraz „a jeśli szef jest na wakacjach, to wszystko jest zrobione całkowicie źle „Okazuje się, że . Najprawdopodobniej taka mapa strumienia wartości opisuje sferyczną mapę strumienia wartości w próżni pod nieobecność reszty wszechświata i może jedynie służyć jako strach na wróble dla kolejnych pokoleń rekrutów pod hasłem: „nie tak się powinno postępować” to w każdych okolicznościach!”

Jakie jest źródło problemów

Źródłem tych groźnych eksplozji irytacji pracowników i całkowitego zamieszania w przepływach pracy jest jedno. I mogę tylko powtórzyć to samo: dopóki nie zostanie określona wartość działań, które mają miejsce w biurze, wszelkie wysiłki mające na celu wdrożenie metod odchudzonej produkcji nie powiodą się. Nie dlatego, że metody Lean nie sprawdzają się w biurze lub nie działają bez braku wartości. Oni pracują. Ale dają wynik, którego nikt nie chce. To tak samo, jak dokręcanie śruby Phillipsa za pomocą prostego śrubokręta płaskiego: możesz ją dokręcić, ale zmarnujesz dużo wysiłku i najprawdopodobniej zerwiesz gwint.

Niestety wartość wielu biur jest bardzo trudna do odkrycia. Między innymi dlatego, że prawo Parkinsona dotyczące podwajania szczytu administracyjnego nadal działa nieubłaganie nawet w epoce cyfrowej. Dlatego też kawałki wartości tworzone przez poszczególne wybitne ośmiornice biurowe są bardzo trudne do wykrycia i zebrania w jeden strumień. A sama aktywność często nie przypomina strumienia, ale wir z silnymi prądami, w którym wszystko może zniknąć.

Aby wyizolować te elementy wartości, potrzebnych będzie kilka nietrywialnych metod, o których będę mówił na marcowym seminarium „”, m.in. rozmowa o standaryzacji, o tym, jak znaleźć elementy wartości w zagmatwanych przepływach, o zarządzaniu całą różnorodnością biur zadań, jak przyciągnąć wszystkich w biurze na swoją stronę.

Osoby chcące wziąć udział w seminarium mają jeszcze możliwość... Jednak każdego dnia liczba dostępnych miejsc powoli, ale nieubłaganie maleje. Więc pospiesz się.

Dyrektor Jakości Sp. z oo „ROTO FRANK”

Już złożony świat wymaga prostoty we wszystkim. Dla większości ludzi pragnienie prostoty staje się oczywiste, jeśli chodzi o miejsce pracy. Zaskakujące jest, że od kilkudziesięciu lat nic się w tym kierunku znacząco nie zmieniło, pomimo rewolucyjnych technologii biurowych pod hasłem oszczędności „bez papieru”, pomimo ogromnego postępu w badaniach organizacyjnych i zarządczych. Tak jak poprzednio, zdumiewająco szybko i potężnie rosną góry dokumentów, dumnie górują teczki z napisem „Pilne!”, migają żółte naklejki z numerami telefonów i adresami e-mail, wykresy, listy zadań, wszelkiego rodzaju nośniki danych od DVD po pendrive'y. USB, pamiątki biznesowe, bibeloty... Dlaczego?

Na to pytanie staramy się odpowiedzieć w ROTO FRANK. Technologie oszczędne i Lean we wszystkim, także w biurach!

Miejsce pracy to coś więcej niż miejsce, w którym pracujemy. Jest symbolem, czymś w rodzaju odzwierciedleniem treści naszych myśli. To, co masz w głowie, jest w magiczny sposób prezentowane na Twoim pulpicie. Coraz bardziej skomplikowane zadania pojawiające się z dnia na dzień na powierzchni od 1 do 2 m 2 tworzą swego rodzaju pstrokaty kolaż wyrywający się z codzienności.

Jednak gdy tylko zaczniesz celowo próbować zmieniać ten obiekt sztuki, poczujesz, jak zmienia się Twoja codzienna praca i staje się łatwiejsza.

Tak naprawdę stworzenie schludnego biura jest łatwiejsze niż myślisz. Może to być niewielki, ale znaczący wkład w jakość Twojego doświadczenia zawodowego.

Test samokontroli (jak dobrze zorganizowane jest Twoje miejsce pracy)

Czy rzeczy, których używasz na co dzień, są na swoim miejscu?
Na Twoim biurku znajdują się dokumenty dotyczące zadania, nad którym bezpośrednio pracujesz. już teraz?
Czy tylko pracujesz z jednym skrzynka odbiorcza/zasobnik poczty przychodzącej?
Czy jest zagwarantowane, że pilne (terminowe) dokumenty nie będą przechowywane na stosach lub w tacach, gdzie trzeba ich szukać i tracić czas?
Czy Twój system tymczasowego przechowywania aktualnej dokumentacji/projektów gwarantuje, że każdy niezbędny dokument znajdziesz w maksymalnie jedną minutę?
Czy Twoi współpracownicy korzystają z Twojej dokumentacji pracowniczej w przypadku Twojej nieobecności?
Czy korzystasz z list kontrolnych, które ułatwiają Ci pracę?
Czy zawsze wiesz, gdzie umieścić ten czy inny dokument?
Czy ustaliłeś spisane zasady pracy w biurze?
Czy Twoja firma uwzględnia koszty administracyjne jako część ogólnej produktywności organizacji?

Podsumujmy. Jak często odpowiadałeś „tak”?

10 razy - Jesteś już bardzo dobrze zorganizowany i wiesz, dzięki jakim technikom osiągnąłeś ten wynik. Praca z Tobą to przyjemność.

7-9 razy - Wiesz prawie wszystko o tym, jak zorganizować swoje biurko lub miejsce do pracy. Pozostaje jednak potencjał, zdając sobie sprawę, że można znacząco poprawić sytuację.

3-6 razy - Ty, podobnie jak wielu innych, masz na rękach wiele różnych rzeczy, z którymi musisz sobie poradzić w tym samym czasie. Będziesz jednak mógł zobaczyć, że istnieje szansa na usprawnienie tego procesu (zwiększenie jego wartości).

1-2 razy - Jeśli nie poświęciłeś jeszcze wystarczającej uwagi optymalizacji przestrzeni roboczej i nie zapoznałeś się z poniższymi informacjami, będziesz zaskoczony pozytywnym efektem zastosowania prostych technik i wskazówek.

Zdobyłeś niskie punkty? Nie denerwuj się! Odpowiadając na każde pytanie, dokładnie identyfikujesz, gdzie jest potencjał do poprawy - tam, gdzie odpowiedziałeś „nie”, jest szansa, aby to zrobić!

Od czego zaczynaliśmy w ROTO...

Cel: opracować plan kolejnych etapów realizacji.

Ale najpierw kilka uwag i aksjomatów na podstawie wyników monitoringu stanu rzeczy na starcie.

Ciągłe doskonalenie nieznane w biurach

„Nie ma czasu na porządkowanie, ale każdy ma czas na szukanie rzeczy niezbędnych”. Taka jest praktyka wielu biur, w tym naszego w ROTO. O ile w produkcji ciągłe doskonalenie i optymalizacja to absolutnie normalna codzienność, o tyle w biurach i urzędach zrozumienie konieczności optymalizacji bieżących procesów nie przychodzi od razu. Najczęściej popełniane są błędy najłatwiejsze do popełnienia, najtrudniejsze do wykrycia, niosące za sobą najbardziej kosztowne konsekwencje i trudne decyzje. poza zakres Produkcja.

Ogromny potencjał w biurach

Warto przyznać, że lwia część optymalizacji realizowana jest w produkcji, a w mniejszym stopniu w administracji. Jednak w biurach drzemie ogromny potencjał, natomiast w warsztatach fabrycznych poczyniono już ogromny postęp. Dlatego wiele firm dzisiaj nadal ogranicza bezproduktywną działalność biurową i ogranicza straty w tym obszarze, jednocześnie wytwarzając produkty wysokiej jakości przez długi czas.

Niezbędne do przetrwania

Kolejny argument za zmianami.

Nie jest tajemnicą, że we wszystkich branżach globalizacja odcisnęła swoje piętno, wymuszając tym samym redukcję marnotrawstwa i strat we wszystkich ich postaciach, co dziś nie jest opcją, ale warunkiem zapewnienia przetrwania firmy na konkurencyjnym rynku.

Codzienna działalność w wielu firmach

Jak wygląda typowy dzień pracy? W wielu przedsiębiorstwach jest mniej więcej tak samo:

praca w biurze nie jest regulowana żadnymi przepisami; każdy robi swoje tak jak uważa za słuszne
warunki są długie
istnieją „objazdy” i „korki”; efektywny przepływ działań przypomina raczej strużkę.

Prawie jedna trzecia wszystkich strat

Na podstawie badań przeprowadzonych na zdjęciach czasu pracy pracowników i rozkładu obciążenia pracą w ciągu dnia stwierdzono, że prawie jedna trzecia wszystkich strat w biurach i na każdym stanowisku pracy wymaga czasu na odnalezienie wymaganego dokumentu. Połowa wszystkich strat jest spowodowana źle skoordynowanymi procesami, co skutkuje długim czasem oczekiwania i przestojami w procesach. Reszta to bezproduktywna działalność biurowa. Po wykonaniu w głowach kilku prostych obliczeń byliśmy przerażeni...

70 bezproduktywnych dni w roku

Bazując na tym, że prawie 30% czasu pracy, jak wynika z badań, jest nieproduktywne, można łatwo obliczyć, ile dni w roku marnuje każdy pracownik. Oznacza to, że przez 70 dni w roku pracy każdy pracownik przychodzi do pracy, robi niepotrzebne rzeczy i wraca do domu (!).

Zrównoważony porządek

Naszym głównym celem jest to, aby za pomocą narzędzi i wskazówek, które mamy w rękach, móc przez cały czas utrzymywać porządek na naszym biurku i w naszym biurze.

Dane z praktyki światowej

Stosując proste wskazówki i zalecenia, możesz osiągnąć rezultaty w najbliższej przyszłości. Jak określić efekt wdrożenia? Ulepszenia można określić ilościowo; Średnie dane statystyczne z praktyki pokazują:

Wzrost wydajności o 10-20%.

20% uwolnienia przestrzeni

Skrócenie czasu wyszukiwania o 40%.

Skrócenie czasu realizacji zamówień o 25%.

Efekty w przyszłości

Dzięki zmianom możesz osiągnąć:

wyraźna poprawa satysfakcji pracowników
redukcja pośrednich etapów procesów, które nie dodają wartości
poprawa reaktywności zgodnie z życzeniami klientów
zwiększenie konkurencyjności

Co oznacza „kaizen”?

Kaizen to proces ciągłego doskonalenia w formie ukierunkowanego, sekwencyjnego ruchu/rozwoju poprzez małe kroki. Działania w tym procesie są łatwe do wdrożenia, nie wymagają kosztownych zaawansowanych rozwiązań technicznych i inwestycji, a ryzyko jest przewidywalne i ograniczone.

Zasady Kaizen są apriorycznie opanowywane przede wszystkim na etapie produkcyjnym. Wynikiem są ulepszenia, a także wiedza o potencjale ulepszeń. Od produkcji do biur... Zasady należy przyjąć pod hasłem „To, co jest dobre dla produkcji, może być również dobre dla administracji”. Wykorzystane narzędzia nie są nowe, opierają się na poszukiwaniu potencjału doskonalenia, ale w sektorze biurowym. Dzięki kaizen problemy, z których wcześniej nie zdawałeś sobie sprawy, stają się przejrzyste i oczywiste. Wyjątkowe jest to, że na tym zyskuje nie tylko firma, ale także pracownicy: mogą pracować szybciej, lepiej i mniej zestresowani, a firma dzięki temu staje się bardziej konkurencyjna.

Wspinaczka po drabinie Kaizen

Celem kaizen w biurze jest stopniowe i ciągłe doskonalenie.

Pierwszy etap wymaga dużo czasu i wysiłku, aby uporządkować i uporządkować swoje miejsce pracy (nie należy do nich usunięcie wszystkiego, co rozprasza Twoją uwagę i przeszkadza w koncentracji na pilnych zadaniach).

W drugim etapie ustalane są „reguły gry”. Zasady utrzymują porządek. Poza tym tam, gdzie ustalone są zasady, nie ma już potrzeby ciągłego przywracania porządku.

Trzeci etap oznacza sukces osiągnięty na podstawie wyników dwóch pierwszych. Jest jednak za wcześnie na relaks, na tym etapie procesy wymagają optymalizacji.

Na czwartym etapie pracownicy są bardziej zaangażowani w myślenie o możliwych usprawnieniach. Tutaj pracownicy pełnią rolę ekspertów.

Zadaniem etapu piątego jest nadanie wektorowi aspiracji w poszukiwaniu ulepszeń poprzez wyznaczenie celów. Cele te są bezpośrednio związane ze strategicznym rozwojem firmy. Zdefiniowanie wskaźników wydajności w tym duchu pomaga zmierzyć stopień osiągnięcia celów.

Pole bitwy jest ogromne, dlatego dzisiaj w ramach pierwszego etapu postaram się wyszczególnić jedynie niektóre rekomendacje, tzw. porady i triki. Tak naprawdę wciąż jesteśmy na granicy pierwszego i drugiego kroku. A jeszcze wiele przed nami. Jednak poświęcamy czas z rezerwą, aby każdy szczegół został zaakceptowany i dostrzeżony przez pracowników. Dlatego nie bierzemy udziału w wyścigu pościgowym. Nasza taktyka polega na mierzeniu ruchu do przodu. Więc, pierwszy krok: zorganizuj się i posprzątaj

Jak pracownik może pracować z dużą wydajnością w chaosie?

W dzisiejszych międzynarodowych zawodach liczy się każda minuta.

Nie przychodzi mi do głowy ani jedna osoba, która żałowałaby czasu zaoszczędzonego podczas codziennej pracy. Wyjaśnienie tego jest proste: stosy papierów na stole odzwierciedlają charakter człowieka - puste biurko świadczy o bystrej głowie.

Zanim utrzymasz porządek, musisz najpierw przynajmniej raz go przywrócić. Taki jest cel pierwszego etapu. Powiesz, że nie masz na to czasu (z tego możemy wyciągnąć wniosek, że doskonale rozumiesz strukturę swojego dnia pracy, a to już pierwszy krok w stronę standaryzacji!). Spróbuj jednak wyłamać się z rutyny biurowej i zacząć od tego pierwszego kroku. Niesamowitą cechą Lean Office jest to, że czas poświęcony na wprowadzanie zmian natychmiast się zwraca. Uporządkując i sprzątając, uwalniasz się od konieczności pogrążania się w chaosie w przyszłości, oszczędzając cenny czas na niepotrzebne poszukiwania. Być może Twoi koledzy, widząc Twoje biurko, uśmiechną się i powiedzą: „Nie masz pracy?” Ale poczekaj chwilę, a zobaczysz, że ci sami ludzie wrócą i zapytają, jak to zrobiłeś.

Przed podjęciem zdecydowanych działań należy najpierw wyjaśnić sytuację wyjściową. Efekt tego wstępnego etapu jest tak potężny, że zdecydowanie zaleca się takie podejście.

1. Zrób zdjęcie sytuacji początkowej: Twoje biurko, a także całe miejsce pracy: podłoga i parapety, używane szafki (szczegóły).

Sposób, w jaki widzisz swoje miejsce pracy na zdjęciu, różni się od tego, jak je widzisz, gdy siedzisz przy biurku. Fotografia pozwala spojrzeć na sytuację z dystansu, taka „terapia szokowa” jest bardzo przydatna i najlepiej pomaga otworzyć oczy na problematyczne obszary.

Nie próbuj narażać współpracowników na szwank fotoreportażem. Procedurę tę nie wszczęto po to, by narazić współpracowników na chaos panujący w ich miejscach pracy. Chaos jedynie wskazuje, że istniejące procesy nie są w pełni przemyślane i ustandaryzowane. Gdziekolwiek widzisz niespójności na zdjęciu, istnieje potencjał poprawy. Zdjęcie da obraz tego, jak wygląda Twoje miejsce pracy z zewnątrz. Dla wzmocnienia efektu można je wydrukować i powiesić pod nagłówkiem „Tak widzą nas z zewnątrz nasi klienci, goście, współpracownicy, dostawcy itp.”

2. Sortuj i organizuj

Po zarejestrowaniu stanu początkowego konieczne jest sortowanie. Pozbądź się wszystkich niepotrzebnych rzeczy. W szufladach, szafkach i półkach biurek znajduje się wiele rzeczy, do których już dawno się przyzwyczaiłeś, ale które od dawna nie są używane lub nie będą używane w przyszłości. Wszystko, co nie zostało wykorzystane, należy wyrzucić.

Ilość posortowanej dokumentacji, tacek papierowych i innych podobnych rzeczy po takim zabiegu jest niesamowita.

Rezultatem jest zwolnienie przestrzeni i obszarów, a co za tym idzie skrócenie czasu wyszukiwania. Nie powinieneś próbować ogarnąć ogromu. Zacznij od punktu początkowego przestrzeni i postępuj krok po kroku. Na przykład Twoje biurko jest epicentrum Twojej pracy. Zacznij od niego. Postulat zarządzania czasem mówi: pracownik przy „pustym stole” pracuje wydajniej niż przy „obciążonym” (jak cieśla przy samolocie). Obok stołu zwróć uwagę na następujące obszary. Zaleca się podążanie następującą trasą:

biurko
pojemniki wysuwane i szuflady biurkowe
pod stołem na podłodze
w szafkach pionowych, komodach, na półkach
na parapetach i innych poziomych powierzchniach

Co zrobić, jeśli nie masz wystarczająco dużo czasu na sortowanie

Może się zdarzyć, że nie wystarczy czasu na dobrej jakości uporządkowanie całej przestrzeni biurowej w tym samym czasie.

Przyklej naklejki na drzwi i numeruj je sekwencyjnie. Na tej podstawie zrób listę zadań. Oznacz każde zadanie imieniem i nazwiskiem osoby odpowiedzialnej za jego wykonanie oraz terminem. Spraw, aby ten plan działania był widoczny dla wszystkich pracowników. Można go usunąć po zakończeniu wszystkich czynności.

Na tym planie od razu widać, co zostało już wykonane, a co pozostaje do zrobienia.

Możesz także wykonać fotoreportaż i wysłać go wszystkim pracownikom. Jest mało prawdopodobne, że protokół pozostanie w pamięci przez długi czas. Jednak naklejki będą służyć jako swego rodzaju latarnie przypomnienia i są stale w zasięgu wzroku.

Skorzystaj z metody karteczki samoprzylepnej także wtedy, gdy wątpisz w przydatność rzeczy lub nie możesz samodzielnie podjąć ostatecznej decyzji. Uwzględnij te elementy w planie działania, a następnie w ramach wspólnej dyskusji z zainteresowanymi kolegami wspólnie zadecydujcie o losie tych obiektów lub przedmiotów. Napisz na naklejkach inicjały pracowników, dzięki temu już na pierwszy rzut oka łatwiej będzie określić, kto odpowiada za dany obiekt.

3. Na próbę przećwicz pozbywanie się rzeczy.

Ludzie z natury są myśliwymi i kolekcjonerami. Dlatego przygotowując się do rozstania z rzeczami, mogą pojawić się wątpliwości - co, jeśli będą znowu potrzebne... Przyda się eksperyment w tym kierunku, zanim podejmiesz zdecydowane działania. Przedmioty i dokumenty, które nie są potrzebne w miejscu pracy, ale których nie chcesz się jeszcze pozbyć, umieszczaj w kartonach.

Pudełka te można przechowywać w archiwum, piwnicy lub magazynie. Zwalnia to cenny obszar/przestrzeń w miejscu pracy.

Usuń opuszczone półki ze swojego biura. W przeciwnym razie wkrótce znów zostaną czymś wypełnione. Aby nie zapomnieć o zawartości pudełek, oznacz je w następujący sposób:

Zachowaj ostrożność przy ustalaniu stosowności okresu ważności archiwum.

Proszę o oznaczenie każdego pudełka numerem seryjnym. Tworząc archiwum i opakowania, zrób inwentaryzację tego, co w nich umieszczasz. Z poziomu ekwipunku możesz stworzyć listę zawartości. Do każdej konkretnej skrzynki możesz dołączyć protokół archiwalny. Możesz zachować kopię w swoim miejscu pracy - po wewnętrznej stronie drzwiczek szafki, aby w razie potrzeby mieć bezpośredni dostęp do tych informacji.

4. Zwolnij więcej miejsca w swoim miejscu pracy

Przestrzeń pracy wokół Ciebie powinna być zorganizowana w taki sposób, aby sprzyjała koncentracji na rozwiązywaniu codziennych zadań i osiąganiu celów. Twoje otoczenie powinno zawierać tylko te rzeczy, które są Ci potrzebne na co dzień. Często jednak po sortowaniu odkrywa się obecność rzeczy, przedmiotów, mebli, które nie są używane i przeszkadzają.

Czasami zdarza się, że nie można dokładnie określić zapotrzebowania na określone dokumenty. Okresowo uzyskujesz dostęp do niektórych folderów, ale nie pamiętasz, które z nich. Za każdym razem, gdy zajrzysz do teczki, umieść na grzbiecie małą karteczkę samoprzylepną.

Po około trzech miesiącach pojawi się zdjęcie, na podstawie którego będziesz mógł ocenić, które foldery cieszą się największą popularnością w Twojej pracy. Aby nie tracić czasu na każdorazowe szukanie naklejek, umieść je na jednej ze ścianek szafki na dokumenty. Ta rada przyda się, jeśli okresowo archiwizujesz rzadziej używane foldery lub się ich pozbywasz. Ustaw regularne przypomnienie w swoim kalendarzu, gdy zdecydujesz, które foldery należy usunąć z obszaru roboczego.

Alternatywny pomysł: Można zakleić teczki taśmą. Kiedy teczka jest potrzebna, odrywasz taśmę. Po trzech miesiącach zrozumiesz, które foldery należy zarchiwizować: wszystkie te, na których taśma pozostaje nienaruszona.

Niektóre biura posiadają szafy lub szafki, które nie są używane – często z argumentem, że meble kosztują dużo pieniędzy. Prawdą jest, że przejęcie zawsze wiąże się z wydawaniem pieniędzy. Jeśli mebel stoi w przejściu, powoduje niepotrzebne poszukiwania, odrywa od pracy, to wiąże się to z jeszcze większymi kosztami.

Pozbądź się takich mebli. Zaaranżuj tylko niezbędne meble i znajdź dla nich nowe zastosowanie. Niektóre firmy oferują swoim pracownikom odbiór niechcianych mebli i przedmiotów. Wyznacz miejsce, w którym umieścisz takie przedmioty, aby można je było swobodnie wyjąć.

5. Optymalizuj sortowanie odpadów

Uporządkowanie zawsze wiąże się z rozstaniem z rzeczami niepotrzebnymi. Często w miejscu pracy używa się jednego kosza na wszystko – czy to kubka po jogurcie, czy zmiętego papieru.

Zamiast tego musisz zaopatrzyć się w pudełko do recyklingu papieru. Używasz go, podając swoje imię, tylko w tym celu. Swoją drogą, lepiej mieć małe biurko i dużą szufladę na dokumenty, niż odwrotnie.

Pozostałe odpady należy segregować w pojemniku wielokomorowym lub w osobnych, oznakowanych pojemnikach. Wielkość pojemników uzależniona jest od ilości odpadów.

Ponieważ z biegiem czasu w skrzynce gromadzi się zbyt wiele dokumentów, należy ją opróżniać nie codziennie, ale przynajmniej raz w tygodniu. Ponadto: jeśli potrzebujesz dokumentu, który włożysz do pudełka, możesz go stamtąd wyjąć bez szwanku.

Pudełko na dokumenty musi mieć odpowiedni kształt i rozmiar, aby umieszczone w nim dokumenty nie marszczyły się.

Należy pamiętać, że segregacja odpadów musi być zachowana w całym łańcuchu! Zdarzały się przypadki, gdy w urzędach sortowanie przebiegało pomyślnie, jednak wieczorem pracownicy po prostu wrzucali wszystkie śmieci do jeden czołg.

Dla idealistów jedną z szuflad stołu/szafy można wykorzystać na pojemnik na papiery. Jest otwarte w ciągu dnia. Gdy przyjmujesz gości, możesz zamknąć je jednym ruchem – nie jest to widoczne dla ciekawskich oczu.

6. Utrzymuj miejsce pracy w czystości i porządku.

Jeśli wprowadziłeś porządek i czystość w swoim miejscu pracy, teraz musisz stale utrzymywać ten stan.

Wyrób sobie nawyk sprzątania biurka przed opuszczeniem biurka pod koniec dnia. W ten sposób następnego dnia możesz zacząć od zera. Inaczej gromadzisz dokumenty: pierwszego dnia leży już 5 kartek, następnego kolejne pięć, a trzeciego dnia urósł Ci już stos papierów. To sprzątanie wieczorami przydaje się, jeśli jesteś jeszcze na etapie adaptacji. Gdy opanujesz zalecenia dotyczące utrzymania porządku, zobaczysz, że na koniec dnia niewiele będzie trzeba przywrócić do normalności.

Utrzymanie czystości i porządku należy regularnie monitorować:

Możesz skorzystać z listy kontrolnej podanej na początku lub opracować własną według swoich potrzeb. Tutaj możesz również uwzględnić artykuły czyszczące do stołów, szuflad, szafek, sprzętu biurowego, podłóg, roślin, lamp, pojemników na śmieci, obszarów wspólnych itp.

Pomyślne wdrożenie

Sugeruję wypróbowanie tych technik. Zauważysz, że gdy wokół Ciebie panuje porządek, zwalnia się coraz więcej czasu na Twoje działania.

ROTO FRANK jest firmą niemiecką. Większość moich rosyjskich kolegów będzie mnie wspierać w tym, że z każdym dniem coraz bardziej wierzymy w prawdziwość niemieckiego przysłowia „Ordnung muss sein” (Porządek jest głową wszystkiego). Daje nam to motywację do dalszego doskonalenia kolejnych kroków Lean Office: opracowania zasad, optymalizacji istniejących procesów, zaangażowania pracowników w charakterze ekspertów, wyznaczenia strategicznych celów rozwoju i określenia wskaźników efektywności.

Sprawdź się ponownie, wdrażając sugerowane techniki:

Zrobiłeś zdjęcia oryginalnego stanu?
Czy uporządkowałeś i pozbyłeś się niepotrzebnych rzeczy (i nadal robisz to systematycznie)?
Czy korzystałeś z metody notatki samoprzylepnej?
Czy próbowałeś metody pozbycia się rzeczy w trybie testowym?
Czy zwolniłeś więcej miejsca w miejscu pracy?
Czy posegregowałeś odpady papierowe do osobnego pojemnika?
Czy masz już nawyk sprzątania biurka na koniec dnia pracy?

1. Innowacje i generowanie pomysłów:

Jaka jest istota procesu zarządzania pomysłami? Dlaczego jest to ważne i przydatne dla każdej firmy.
Kto głównie generuje nowe pomysły.
Jakie istnieją modele zarządzania pomysłami.
Jak działa system zarządzania pomysłami.
Jak ocenić proponowany pomysł.
Jak zachęcić pracowników do wymyślania kolejnych dobrych pomysłów na Twój biznes.
Innowacje w miejscu pracy: kiedy, dlaczego i komu są potrzebne? Tworzenie motywacji do bycia innowatorem.
Kreatywność jako podstawa do rozwijania innowacyjnych pomysłów w miejscu pracy.
Co ogranicza kreatywność?
Bariery wewnętrzne: stereotypy myślenia. Świadomość wewnętrznych barier kreatywności i znaczenia ich osłabiania przy rozwiązywaniu niestandardowych problemów.
„Zabójcy pomysłów” w pracy projektowej, czyli jak „zdusić” nowy pomysł? Świadomość czynników środowiskowych blokujących kreatywność i innowacyjność w organizacji.
Suboptymalność w miejscu pracy? Idea „słabych sygnałów”.
Nowe podejścia i optymalizacja procesów w miejscu pracy. Narzędzia generowania pomysłów.
Zasady formułowania problemu. Zrozumienie idei „słabych sygnałów” i ich roli w znalezieniu niestandardowego rozwiązania.
Przestudiowanie zasad formułowania/stawiania problemu. Zdobycie umiejętności wyszukiwania i formułowania problemu/suboptymalności w miejscu pracy.
Metoda „odwrócenia problemu”. Szkolenie umiejętności stosowania metody „Problem – Odwrotność” w procesie generowania pomysłów.
Metoda burzy mózgów. Zrozumienie kryteriów jakości generowania pomysłów w grupie. Trening umiejętności generowania pomysłów zgodnie z zasadami i bycia w nich konstruktywnym uczestnikiem.
Jak oceniać obiecujące pomysły? Metoda „3 koszy”. Tworzenie oceny pomysłów. Analiza wyników generowania pomysłów w grupie i obszarów zastosowania narzędzi w praktyce.
Jak utrzymać i rozwijać swój osobisty potencjał twórczy? Świadomość tego, jak zachować elastyczność w myśleniu. Zwiększenie motywacji do rozwijania swojego potencjału twórczego i stosowania technologii w praktyce.

Kreatywne i logiczne myślenie.

5 etapów procesu twórczego.
„Dojrzewanie” pomysłów.
Ocena i wybór pomysłów.
Analiza końcowa.
Jak „napompować” swój umysł.

Metody programowe stosowane do zarządzania pomysłami w organizacji:

Techniki stymulujące generowanie innowacyjnych pomysłów.
Techniki ich gromadzenia.
Narzędzia do współpracy w zakresie tworzenia pomysłów.
Narzędzia do nagród.
Narzędzia do monitorowania i wybierania najciekawszych pomysłów.
Narzędzia do przygotowywania raportów.

2. Przeprowadzenie skutecznego spotkania

Model (mapa drogowa) przeprowadzenia efektywnego spotkania.

Metodologia prowadzenia różnego rodzaju spotkań:

spotkanie – podsumowanie.
spotkanie w celu ustalenia planu na kolejny okres.
spotkanie twórcze: rozwój nowych pomysłów (burza mózgów).
spotkanie kryzysowe: wypracowywanie sposobów wyjścia z trudnych sytuacji.

Czynniki wpływające na skuteczność komunikacji, rola uwagi w procesie komunikacji.

Sztuka bycia usłyszanym i zrozumianym: aktywne i empatyczne słuchanie, tworzenie harmonii w komunikacji.
Pojęcie sporu, rodzaje sporów.
Ogólne zasady prawidłowego prowadzenia sporu.

Organizacja i kontrola realizacji decyzji podjętych na posiedzeniu.

Ocena efektywności i efektywności spotkania.
Protokół posiedzenia: projekty decyzji, utrzymanie, przygotowanie, rozpowszechnianie.
Zasady sporządzania raportów dla uczestników.
Wdrażanie decyzji i monitorowanie ich wykonania.
Modele grupowego podejmowania decyzji. Ich szanse i zagrożenia. Wybór optymalnego modelu.
Odpowiedzialność i zaangażowanie uczestników w proces rozwoju i podejmowania decyzji. Wybór poziomu „koniecznego i wystarczającego”.
Dekompozycja podjętej decyzji. Matryca odpowiedzialności.
Formalizacja decyzji.
Przydzielanie zadań wykonawcom.

3. Kaizen i 5C:

Toyota Production System (TPS) i jego zasady, Lean Production (Lean Production) czyli TPS w amerykańskim stylu.
Kaizen jako kluczowy element systemu produkcyjnego przedsiębiorstwa – cele, zasady, trzy poziomy kaizen, cykle.
Proces Kaizen – identyfikacja problemu, analiza danych i znalezienie pierwotnej przyczyny problemu, zaplanowanie działań mających na celu jego wyeliminowanie, wdrożenie planu, ocena efektywności podjętych działań.
Wskaźniki wydajności Kaizen.
Zespoły Kaizen – tworzenie i działanie, metody i narzędzia.
Co to jest biuro Kaize? Dlaczego ważne jest zaangażowanie całego personelu firmy w proces doskonalenia procesów biznesowych i jak to osiągnąć.
Dlaczego trzeba poprawić efektywność procesów wewnętrznych.
Łańcuch wartości produktu. Analiza procesów administracyjnych i identyfikacja strat.
W biurze 5 stopni. Co wprowadzenie 5C daje firmie?
Narzędzia 5S: sortowanie, organizowanie, utrzymywanie czystości, standaryzacja, doskonalenie i dyscyplina.
Technologia wdrożenia. Określenie zakresu wdrożenia narzędzi 5C. Metodologia klasyfikacji elementów pracy i materiałów. Technologia „Red Label” Opracowanie zasad standaryzacji, wizualizacji i planowania w biurze.
Pracuj z personelem. Zwiększanie potencjału pracowników.
7 zasad szkolenia skutecznej kadry.
Wbudowana jakość w procesach administracyjnych. Praktyka na oddziale. Zbieranie danych, koła jakości.
„5 kaizenów” w miejscu pracy: planowanie usprawnień i ich wdrażanie.
Planowanie kroków w celu wdrożenia pomysłów w praktyce.
Optymalizacja planowania w Twoim miejscu pracy.

4. Wprowadzanie innowacji. Podstawy zarządzania projektami.

Zarządzanie projektami - pojęcia ogólne.
Rozumienie pojęć projekt i zarządzanie projektami oraz procesy zarządzania projektami.
Cele i zadania analizy finansowo-ekonomicznej projektów. Podstawowe definicje.
Procesy planowania projektu.
Realizacja i kontrola projektu.

Tatiana Szustowa

Pracuje jako specjalista ds. komunikacji marketingowej w dużej firmie farmaceutycznej. Interesuję się także komunikacją wewnętrzną.

Wyobraź sobie, że jesteś osobą kreatywną, która potrzebuje własnego małego, przytulnego, inspirującego bałaganu, aby wygodnie pracować. Dzięki temu ważne notatki przeplatane będą pięknymi pocztówkami z krajów, w których spędziłeś niezapomniane wakacje, czy ulotkami z najbliższej kawiarni, a Twój ulubiony brudny kubek z pewnością stanie obok monitora.

Co możesz zrobić, taką osobą jesteś. Idealny porządek nudzi i zabija chęć tworzenia, a po prostu nie masz czasu na zapoznawanie się z papierami. Teraz wyobraź sobie, że nagle zostajesz umieszczony w ścisłych ramach dziwacznego japońskiego systemu.

Czym jest Kaizen

Kaizen to japońska filozofia mająca na celu ciągłe doskonalenie i zmianę na lepsze. Kaizen to coś, co w prostych słowach można nazwać odchudzoną produkcją. Właściwy przedmiot we właściwym miejscu i we właściwej ilości. Porządek, sortowanie, przyjęte standardy, konserwacja i czystość.

Dokumenty, materiały, środki produkcji – wszystko to jest przechowywane, utrzymywane w porządku i usystematyzowane w taki sposób, aby każdy pracownik mógł szybko znaleźć wszystko, czego potrzebuje. W dużych firmach kaizen dotyczy procesów produkcyjnych, a u pracowników biurowych przekłada się na środowisko pracy.

Dotyczy to przestrzeni roboczej na dyskach systemowych (standardowe nazwy plików), materiałów biurowych (miejsce na papier lub wkłady do drukarek) oraz przechowywania dokumentów (foldery podpisane w standardowy sposób).

Zalety systemu Kaizen

Jeśli rozważymy kaizen na poziomie firmy, to system ten okaże się użyteczny i produktywny. Podam prosty przykład. Miałem szczęście pracować w dużej fabryce, w której kaizen był maksymalnie przyzwyczajony. Przykładowo propozycja jednego z pracowników, aby załadować na palety jeszcze cztery pudła, spowodowała, że odpowiednie rozmieszczenie produktów pozwoliło zaoszczędzić znaczną kwotę na czynszu za magazyn.

Lub przykład użycia kaizen w . Miejsce przechowywania papieru jest oznaczone skalą. Jeżeli ilość papieru zmniejszy się do pewnego poziomu, to czas pomyśleć o zamówieniu nowej partii. Pomaga to z wyprzedzeniem przewidzieć sytuację, gdy czegoś będzie brakować.

Jeśli chodzi o przestrzeń osobistą pracownika biurowego, biurko powinno być zawsze czyste. Wszystkie teczki z dokumentami muszą być podpisane i ujednolicone.

Dzięki temu będziesz wiedział gdzie i w jakiej ilości znajdują się artykuły biurowe. To jest bardzo wygodne.

Osobiste doświadczenie w stosowaniu kaizen

Po raz pierwszy zetknąłem się z filozofią Kaizen, gdy dostałem pracę w japońskiej firmie. W biurze wszystko musiało być na swoim miejscu, oznaczone zieloną naklejką. Na moim biurku leżała fotografia przedstawiająca monitor, klawiaturę i mysz stojące na pustym stole. I podpis: „Tak wygląda mój pulpit na koniec dnia pracy”.

Wszystko byłoby dobrze, ale w tej „sterylności” nagle zaczęło mi brakować siebie. Jako osoba kreatywna przywykłam do otaczania się rzeczami, które kocham. Potrzebowałem „porządku w chaosie”: tego przypadku, gdy z zewnątrz biurko wydaje się zagracone, ale doskonale wiesz, co gdzie jest.

Wydawało mi się, że ułożenie przyborów do pracy na swoich miejscach zajęło dużo czasu. I pewnego dnia w duszy pozbawionego artysty zrodził się protest. A teraz ulubiony kubek, na który po prostu nie ma czasu, schowany jest w szufladzie na rzeczy osobiste. A moja dusza cieszy się z takiego buntu.

Wcześniej pracowałam jako projektant w małej agencji reklamowej. Na moim biurku leżały ulotki filmowe, najróżniejsze śmieszne obrazki, miska z orzechami, a nawet piłka antystresowa, na którą co tydzień zakładano nowy garnitur, który robiliśmy z papieru. I to było dobre.

Ale czy to naprawdę takie dobre? Znalezienie naprawdę ważnej kartki papieru zajęło mniej więcej tyle samo czasu, co uporządkowanie wszystkiego. Rozproszenie uwagi przez gazetę z leżącym horoskopem było powszechną rzeczą, a to także strata czasu.

Co jeszcze warto wybrać?

Moja decyzja była prosta: wybrałem najlepsze z dwóch podejść. Połączyłam systematykę i porządek, jaki oferuje kaizen, z moją wizją i ulubionymi rzeczami.

Główną zasadą jest to, aby nie przesadzać ani z kaizen, ani z bałaganem.

W moich szafach, szufladach i dokumentach wszystko jest ułożone według przejrzystego systemu. Ale na moim biurku zawsze jest kącik przeznaczony na inspirujące rzeczy: rysunki, kwiat doniczkowy i słonia z Tajlandii.

Nie bój się podjąć wysiłku i posegregować ważne rzeczy na kawałki. Kiedy już się do tego przyzwyczaisz, zdasz sobie sprawę, że jest to bardzo wygodne. I wydziel osobny kącik na swój bałagan.

Kaizen jest dobry, dopóki nie zaczniesz spędzać więcej czasu na formie niż na treści. Twórczy chaos jest dobry, dopóki nie zamieni się w chaos.

Do nowego miejsca pracy przyniosłem trzy rzeczy. Po pierwsze kubek. Po drugie, blok z wymiennymi kartkami w kratkę zamiast pamiętnika. Po trzecie kwiatek w doniczce, który z miłością nazywam dla siebie Georgem. Na cześć George'a Harrisona. We wszystkim innym - kompletny kaizen.