Майбутній мамі 

Церемонія нагородження: як організувати та провести. Плани у різних сферах. Знайти такий самий колір

Організація великих заходів - справа клопітка, але цікава і вдячна. Приємно приймати похвали гостей та винуватця урочистостей за бездоганну його підготовку. Проте далеко не завжди все відбувається гладко, як хотілося б. У статті ми розповімо, як уникнути помилок та неприємних ситуацій під час підготовки урочистих заходів на прикладі церемонії вручення державної нагороди від іншої країни.

ФОРМАТ ПІДГОТОВКИ ЗАХОДУ

Тут можливі як мінімум три варіанти, наприклад:

■ укласти договір із генеральним підрядником «під ключ»;

■ укласти договори з кількома підрядниками, які вирішують різні завдання;

■ підготувати захід самостійно, без допомоги посередників.

У кожного варіанта є свої особливості, переваги та недоліки.

Один підрядник: зручно, але небезпечно

Непоодинокі ситуації, коли з певним підрядником змушують працювати ті чи інші обставини, наприклад дружні відносини керівника, корпоративні традиції тощо. В цьому випадку вибирати не доводиться – треба працювати з тим, хто є. Але в жодному разі не можна все пускати на самоплив!

Необхідно втручатися в кожний пункт програми підготовки, ставити масу питань та вести паралельно свою матрицю або список справ та завдань з організації заходу. Не факт, що такий підрядник нічого не забуде і не випустить з уваги. Потрібно постійно тримати руку на пульсі подій.

Плюси

Це найзручніший формат для взаємодії та контролю, в якому реалізується принцип «одного вікна» - всі питання та завдання вирішуються через одного менеджера, який відповідає за підготовку заходу з боку підрядника. Замовник, тобто ви, при цьому спокійно продовжує займатися поточною роботою, лише час від часу звіряючись із графіками та звітами з підготовки урочистостей.

Мінуси

Найнебезпечніший формат для роботи, що означає, що всі яйця ви склали в один кошик. Ніхто не дасть гарантії, що підрядник виявиться надійним на 100%. Не можна все передбачити - він може підвести замовника навіть із незалежних від нього причин. І вирішити проблему буде дуже складно, тому що виконавець, швидше за все, не розкриє контакти своїх субпідрядників, а на те, щоб розпочати всю підготовку наново, замовник може не залишитися часу.

Декілька підрядників: безпечно, але клопітно

У досвідчених персональних помічників з часом напрацьовуються корисні контакти. І це чудово, коли у вашому списку є ряд перевірених роками невеликих компаній, які без особливої ​​тяганини надають якісні послуги у вузьких сферах діяльності. Ви можете зі спокійною душею просто розподілити завдання між підрядниками, контролювати їх та координувати між собою за потребою. Але для цього підрядники мають бути надійними. В іншому випадку проблем не уникнути.

Плюси

Найбезпечніший варіант підготовки заходу. З одного боку, у вас розв'язані руки – безпосередньою підготовкою займаються підрядники. З іншого боку – ваш тотальний контроль дозволяє тримати руку на пульсі і у разі виникнення проблеми оперативно замінити одного підрядника іншим, не гальмуючи весь процес.

Мінуси

Наймутніший варіант роботи. Велика кількість підрядників означає масу паперової тяганини - потрібно укладати договір з кожним підрядником, вимагати рахунки, надсилати інші запити, вести велике листування і т.д. У разі виникнення якоїсь проблеми складно вирішити її полюбовно. Почнеться перекладання відповідальності, порушиться питання повернення чи неможливості повернення сплачених грошей тощо.

Все сама: відповідально, оперативно, складно

Самостійна підготовка заходу помічником керівника самостійно посередників - поширена практика у Росії. І ось чому - керівники перестраховуються: бояться розголошення конфіденційної інформації про майбутню подію або чекають каверзи від сторонніх організацій, які надають допомогу в підготовці заходів. А може, просто заощаджують! Так чи інакше, у цьому випадку приймається рішення про самостійну підготовку урочистостей.

Плюси

Ви знаєте кожного виконавця в обличчя та на ім'я. Більше того, це найекономічніший варіант - не потрібно платити посередникам. Частину питань можна вирішити швидко і за готівку (під розписку) - економиться дорогоцінний час! У разі тяганини з одним із виконавців питання вирішується безпосередньо та оперативно.

Мінуси

Найскладніший та клопіткий варіант підготовки заходу, оскільки вся відповідальність лежить на вас! Якщо свято намічається по-справжньому масштабне, ви ризикуєте просто потонути в морі дрібних і великих завдань і доручень, імен та назв, сум та рахунків, звітів та перевірок. У процесі підготовки виникне неабияка кількість питань абсолютно у всіх виконавців. І якщо всі вони будуть контактувати безпосередньо з вами, є ймовірність, що ви або пропустите щось дуже важливе, або через брак досвіду і знань проколетеся в дрібницях, які в свою чергу можуть по ланцюжку призвести до зриву всього заходу.

Який формат вибрати

Якщо є можливість вибирати формат підготовки заходу, керуйтесь здоровим глуздом. Тобто за наявності перевіреного, відповідального та досвідченого генерального підрядника, звичайно, логічно покластися на нього та передати всю підготовку заходу до надійних професійних рук. Собі в цьому випадку можна залишити концептуальні, дизайнерські та фінансові питання, погодження з винуватцем урочистостей, координацію та взаємодію з гостями тощо.

У разі відсутності свого підрядника краще зупинитися на другому варіанті і вибрати кілька добротних виконавців, кожен з яких реалізує своє завдання в процесі підготовки.

Однак за будь-якого вибору важливо ні в якому разі не пускати все на самоплив і неодмінно контролювати якомога більше дій з підготовки заходу або, принаймні, бути в курсі того, що відбувається!

ФОРМАТ УРОЧИСНИХ ЗАХОДІВ

Під особливо відповідальним заходом кожен має на увазі щось своє – залежно від способу життя, кола знайомств, сфери інтересів, професійної діяльності тощо. Ми розглянемо такі варіанти:

■ Масштабний публічний захід за участю медійних осіб та преси.

■ Невелике закрите свято (наприклад, сімейне) для медійної персони.

■ Масштабний захід за участю медійних осіб .

■ Масштабний публічний захід за участю медійних персон та преси розглянемо на прикладі вручення нагороди державного рівня.

Припустимо, винуватець урочистостей нагороджується орденом або медаллю з боку іншої держави, наприклад, за зміцнення міждержавних відносин.

В цьому випадку захід може відбутися:

У країні, що вручає орден;

у посольстві країни, що вручає нагороду (на території рідної для винуватця урочистості держави);

У будь-якому іншому відповідному та влаштовує всіх місці. У цьому випадку витрати на організацію заходу нагороджуваний бере на себе.

Розглянемо варіант, коли сам нагороджуваний організовує захід. Вручення державної нагороди - подія важлива та відповідальна. На такому урочистості присутні відомі люди, і воно часто висвітлюється у пресі.

Це означає, що підходитимемо питання вибору майданчика для заходу, розробки програми, підбору підрядників, забезпечення безпеки тощо. потрібно з особливою серйозністю та ретельністю.

КРОК 1: РОЗРОБЛЮЄМО КОНЦЕПЦІЮ І ВИБИРАЄМО ВИКОНАВЦІВ

Приготування до масштабного заходу починається з розробки концепції- уявлення про те, як воно має виглядати.

Другий пункт - питання виконавців: хто буде відповідальним за організацію заходу, і як здійснюватиметься підготовка - самостійно або за допомогою професійного підрядника. Про плюси та мінуси різних варіантів ми вже сказали вище.

Послідовність подальших кроків може змінюватись в залежності від різних індивідуальних факторів.

КРОК 2: ВИБИРАЄМО МІСЦЕ, ДАТУ І ЧАС ПРОВЕДЕННЯ ЦЕРЕМОНІЇ НАГОРОДЖЕННЯ

■ Вибираємо місце.При організації масштабного заходу необхідно вибрати майданчик, який не тільки вміщає всіх учасників та запрошених, але також відповідатиме певним вимогам: престижність, естетичність, зручне розташування, наявність необхідних технічних характеристик. Подібні майданчики завжди потрібні, тому про оренду важливо подбати завчасно.

Місце має відповідати тематиці урочистостей. Так, для вручення державної нагороди недоречно обирати нічний клуб.

Можна розглянути, наприклад, історичні особняки та садиби – зрозуміло, ті, що підходять для проведення заходів. Як правило, це будівлі з безліччю залів, у кожному з яких можна провести свою частину програми (офіційну, музичну, фуршет чи бенкет тощо), а також з великим паркуванням. Прикладами подібних історичних майданчиків щодо масштабних заходів є Петровський Шляховий палац у Москві чи Катерининський палац у Санкт-Петербурзі.

■ Вибираємо дату.Якщо є можливість самостійно вибрати дату проведення церемонії нагородження, необхідно погодити її з офіційними особами, відповідальними за безпосереднє вручення нагороди, а потім з усіма іншими високопоставленими запрошеними гостями.

Бажано при цьому врахувати особливості обраного майданчика та погодні умови. Якщо передбачається задіяти веранду або відкриту терасу, то не варто планувати подію на холодну пору року – краще провести її влітку. В іншому випадку захід може бути зірваний навіть через невеликий дощ.

■ Вибираємо час.Зазвичай час початку заходу обирає сам винуватець урочистостей. І зазвичай це вечірній час. Однак, якщо це офіційний прийом, то не варто забувати, що за міжнародними правилами етикету коктейль та фуршет починаються о 17:00-18:00 (коктейль триває не більше двох годин). У дипломатичній практиці існують також обіди (початок о 20:00-20:30) та вечері (початок о 21:00). Проте найпоширеніший варіант у повсякденному житті – банкет. Нерідко він завершує програму вечора. Час його початку у разі залежить від тривалості розважальної програми.

КРОК 3: РОЗРОБЛЮЄМО ДЕТАЛЬНУ ПРОГРАМУ ЗАХОДУ

Передбачається, що до цього моменту організатори вже мають загальне уявлення про те, як має відбутися урочистість, - його концепція. На цьому етапі потрібно не просто визначитися з докладним переліком тематичних частин заходу, а й з їхньою послідовністю та хронометражем.

Протокольна частина

Спочатку слід погодити з представництвом протокольну частину церемонії, уточнивши такі моменти:

Як саме має відбуватися процедура вручення ордену;

Чи потрібне спеціальне обладнання (трибуна, мікрофони, музичний супровід тощо);

Хто конкретно братиме участь у церемонії;

Як довго триватиме протокольна частина тощо.

Якщо йдеться про захід, на якому будуть присутні люди різної статі, віку чи різних національностей, програму слід складати з урахуванням їх індивідуальних та культурних особливостей. За великої кількості запрошених організувати для кожного гостя окрему програму не вийде, тому слід керуватися принципом більшості.

Забувати про країну, яка вручає нагороду, у жодному разі не можна! Навіть якщо присутніх на заході її представників зовсім небагато. Обов'язково необхідно якимось чином відобразити у програмі повагу до дружньої держави та її громадянам. Інакше може бути неприємний дипломатичний конфуз.

Розважальна частина

Програма заходу може виглядати так.

Програма церемонії нагородження

19:00-20:00 – Прибуття гостей. Вітальний коктейль (у цей час гості можуть пройти (з екскурсією або без неї) парадними залами Палацу).

20:00-22:00 – Урочиста церемонія нагородження та фортепіанний концерт.

22:00-24:00 – Фуршет (музичний супровід – джазовий квартет).

З прикладу видно, що важливо продумати культурно-розважальну частину програми.

Вона не повинна бути стомлюючою, адже на цей момент пройде вже чимало часу з початку заходу - позаду гостей офіційна церемонія і очікування її початку.

Також ця частина вечора має бути «інтернаціональною» - важливо задовольнити уподобання всіх присутніх. Можливо, це буде концерт класичної музики чи виступ оперних співаків.

Ще один важливий момент – грамотна організація банкетної частини заходу.

Частування

Спочатку необхідно визначитися з форматом урочистого обіду чи вечері. Це може бути фуршет (проводиться стоячи) або бенкет (з розсадженням за столами).

■Банкетзазвичай проходить більш урочисто і вимагає серйознішої підготовки.

План розсадження гостейможна грамотно скласти лише з урахуванням їх відповіді запрошення (про них йтиметься далі). Адже у разі офіційного прийому гостям буде заздалегідь запропоновано план розсадження із зазначенням їхнього місця за столом.

План розсаджування можна помістити в залі, де збираються запрошені та подаються напої (або перед входом до зали). Гості знайомляться з планом, знаходять своє місце, уточнюють імена сусідів праворуч та ліворуч.

При плануванні розсаджування доведеться враховувати такі «дрібниці», як сумісність окремих гостей, їх комунікабельність та інші особисті якості. Це необхідно обговорити та погодити з винуватцем урочистості. Важливо не забувати: правильне розсадження - одне з доданків успішного проведення прийому.

Кувертні картки.На банкетних столах обов'язково повинні розташовуватися кувертні картки - невеликі білі прямокутники з щільного паперу з написаними від руки (зазвичай каліграфічним почерком) або надрукованими на принтері чи друкарні іменами та прізвищами всіх учасників прийому.

Обслуговування бенкету.При організації бенкету важливо не помилитися із вибором кейтерингової компанії. Зазвичай саме менеджери компанії підказують найкращий варіант оформлення та розміщення столів, сервірування страв, пропонують меню, допомагають вирішити всі питання обслуговування - навіть у тому, що стосується форменого одягу офіціантів.

Необхідно особисто зустрітися з представниками компанії та побачити «наживо» запропоновані варіанти святкового сервірування столу, вибрати скатертини, серветки та ін., продумати розміщення столів (чи достатньо місця для проходу між столами, чи залишиться простір для танцювальної частини тощо), а також обов'язково продегустувативсі пропоновані банкетні страви та оцінити їхнє сервірування. Наприклад, якщо страва щедро приправлена ​​часником та перцем, на банкеті його подавати неприпустимо. Або якщо страва оформлена таким чином, що її дуже незручно їсти, або вона не надто естетично виглядає на тарілці.

Важливо повідомити кухарям гастрономічні уподобання гостей - хтось із них може дотримуватися посту, дієти, у когось харчова алергія або особливий план харчування.

Також потрібно сказати офіціантам заздалегідь, хто саме з гостей не має отримати страви з тими чи іншими інгредієнтами.

Банкетне меню.Що ж до вибору меню, то зазвичай у цьому питанні можна покластися на професіоналів кейтерингової компанії. Однак важливо не забувати, що за наявності іноземних гостей меню має бути міжнародним. Або ж на противагу міжнародному можна запропонувати меню російської кухні, підкресливши цим національний колорит. Такий варіант найчастіше вибирають для прийомів, що влаштовуються виключно для іноземних гостей або делегацій з інших країн.

Банкетне міжнародне меню для офіційного прийому



Окрім іншого, гостям обов'язково треба запропонувати персональні меню. Зазвичай їх наперед друкують у друкарні.

Найчастіше це невелика брошурка, на кожній сторінці якої окремо перераховані страви в порядку черговості появи на столі: холодні закуски, салати, гарячі закуски, основні страви, гарніри, десерт, напої.

Для зручності іноземних гостей всі назви страв повинні бути перекладені відповідною мовою (наприклад, французька). Зазвичай російський варіант меню представлений на лівій сторінці, а іноземний – на правій. Або можна надрукувати потрібну кількість меню окремо однією і іншою мовою.

■ Фуршет,як правило, трохи менш урочистий і який зобов'язує, але елегантний і при цьому найбільш поширений варіант прийому.

Фуршет проводять стоячи. Зазвичай розставляються високі круглі столики, до яких гості можуть підійти, щоб перекусити або випити келих шампанського, не відриваючись від світської бесіди. На фуршеті накриваються столи з різними закусками та напоями – так звані буфети, або станції – гості підходять до них та обирають собі частування.

На фуршеті в залі обов'язково мають бути офіціанти – вони стежать, щоб гостьові столики були прибрані, а станції поповнювалися стравами. Офіціанти курсують між столами, пропонують гостям охолоджене шампанське та інші напої.

Музичний супровід

Важливо заздалегідь обговорити із музикантами питання оплати їхніх послуг. Можна домовитися з ними, що якщо фуршет затягнеться, вони продовжать працювати за доплату. Інший варіант – наприкінці вечора замінити живу музику аудіозаписами. У цьому випадку заздалегідь подбайте про апаратуру та підберіть репертуар. Не можна допустити, щоб після того, як виступ музикантів закінчиться, у залі настала тиша і гості відчули себе ніяково.

Фуршетне меню для офіційного прийому

КРОК 4. СКЛАДАЄМО ПОПЕРЕДНІЙ КОШТОРІВ ЗАХОДУ

Наступним важливим кроком є ​​підрахунок майбутніх витрат, пов'язаних із проведенням урочистостей. Якщо бюджет заходу затверджено, необхідно до нього вписатися. Якщо бюджет немає, важливо зафіксувати та прорахувати всі можливі витрати.

Винуватець урочистостей має вже на цьому етапі дізнатися, скільки приблизно коштуватиме організація заходу, щоб потім не було сюрпризів при виставленні рахунків на оплату.

Важливо узгодити з керівником попередній бюджет заходу, наскільки можна в письмовій формі. Для цього попросіть керівника надіслати вам підтвердження електронною поштою, завізуйте роздрукований кошторис особистим підписом керівника або придумайте будь-який інший зручний спосіб.

Робота з великими сумами грошей – справа відповідальна. Необхідно мати страховку на випадок претензій: «А Івану Івановичу подібний захід обійшовся набагато дешевше», або «Ми з сім'єю порадилися і вирішили, що витрати явно завищені», або «А що ми обговорювали саме цю суму? Щось дуже дорого…» тощо.

Зверніть увагу!

Важливо мати чіткі та зрозумілі домовленості: хто, на яких умовах та яким чином оплачує рахунки!

Треба розуміти, що з організації такого масштабних заходів виникає незліченна кількість витрат. Частина витрат – великі рахунки, наприклад за оренду приміщення, інші – дрібніші, такі як за оформлення залу, музичний супровід.

Але буде і величезна купа незначних витрат: таксі для гостей, кур'єрська доставка тощо, а також обов'язкова частина будь-якого заходу – готівка. Готівкою можна оплачувати все, що завгодно - від послуг ведучого до чайових офіціантів.

Наші поради

Заздалегідь дізнайтеся, хто з підрядників виставляє рахунки, а хто віддає перевагу виключно готівковому розрахунку.

З'ясуйте, кому та за якою схемою слід спрямовувати рахунки на оплату. Дізнайтеся, чи потрібно їх попередньо візувати особисто у керівника, на чиє ім'я виставляються рахунки, чи ліміти сум для виставлення рахунків тощо.

Завжди майте певний запас готівки!

КРОК 5: ОФОРМЛЮЄМО І РОЗСИЛЮЄМО ЗАПРОШЕННЯ

Цей пункт - один з ключових, незважаючи на його формальність.

Саме завдяки відповідям на запрошення можна спрогнозувати кількість гостей – зрозуміло, приблизно.

Це, у свою чергу, має важливе значення при складанні плану розсадження на банкеті, замовлення частування та напоїв, розміщення гостей у залі під час проведення основної офіційної частини заходу, організації трансферів, бронювання номерів у готелі тощо.

При організації таких заходів на запрошеннях бажано не економити: дизайн, якість паперу та друку повинні бути на висоті.

Хорошим тоном вважається підписати усі запрошення. Зрозуміло, зробити це має винуватець урочистостей власноруч.

Також доречно замовити у друкарні іменні запрошення, а не вписувати прізвища від руки у порожнє поле.

По можливості хоча б частину запрошень потрібно доставити якщо не особисто, то через «своїх» людей – охоронців, водіїв чи помічників керівника. Зазвичай так приносять запрошення особливо статусним гостям.

Справа в тому, що це можуть бути персони з уряду чи структур, вхід куди відкритий далеко не для всіх. Було б дивно спрямовувати до подібних місць звичайного кур'єра! Крім того, це чудова можливість вкотре висловити свою повагу.

Для більшої впевненості в тому, що запрошення дійдуть своїх адресатів, можна продублювати повідомлення, надіславши їх електронною поштою кожному гостю. Для того, щоб підготовка, розсилка запрошень та обробка відповідей на них пройшли максимально гладко, необхідно провести ретельну попередню роботу.

Відповідальною за неї бажано призначити людину, яка вільно орієнтується у списку гостей (краще зробити це самою).

Як підготувати іменні запрошення

■ Складіть із керівником список гостей. Перевірте його, щоб переконатися, що нікого не забули.

■ Дізнайтеся, як керівник планує звертатися до кожного гостя в запрошенні (до одних - на ім'я та по батькові, до інших - тільки на ім'я, а до третіх - зі зверненням «шановний пане/пані/Mr/Ms/Madame/Monsieur» тощо) .Д.).

■ Складіть список імен для друку запрошень у друкарні.

■ Переконайтеся, що всі перелічені керівником особи та їх контактні дані вам відомі.

■ Складіть список адрес для розсилки електронних запрошень. Визначтеся, хто з гостей отримає запрошення на особисту пошту, а кому варто надіслати його через помічника/секретаря/приймальну. Це необхідно для того, щоб коректно сформулювати звернення у супровідному листі (якщо запрошення буде надіслано у вкладенні).

■ Скористайтеся опцією «повідомити про отримання та прочитання листа», щоб не турбувати потенційних гостей дзвінками з питанням, чи отримали запрошення.

■ Складіть список адрес для доставки запрошень у паперовому вигляді. Заздалегідь продумайте, які їх доставить кур'єрська служба, а які - «свої» люди. В останньому випадку заздалегідь подбайте про перепустки.

■ Визначте, через який проміжок часу доречно буде телефонувати потенційним гостям, щоб дізнатися про їхнє рішення. Виберіть того, хто саме це робитиме, оскільки список може бути величезним, а відповідальність за ввічливу, але наполегливу розмову – ще більшою. Переконайтеся, що вказані в запрошенні контакти для зворотного зв'язку актуальні: електронна скринька працює, телефон увімкнений, трубку знімають.

■ Оперативно вносьте зміни до списку запрошених.

■ Обов'язково звертайтеся до гостей, які прийняли запрошення, чи потрібна їм допомога, наприклад, з організації трансферу або проживання у місті проведення урочистостей. Уточніть, чи є у них особливі побажання щодо продуктів на банкеті з урахуванням можливої ​​харчової алергії або специфічних систем харчування (наприклад, вегетаріанство) тощо.

■ Пропишіть у запрошенні програму заходу (основні пункти) із зазначенням часу початку кожної частини та неодмінно дрес-код. А також додаткову інформацію, наприклад, якщо захід проводиться в історичному особняку, то каблуки-шпильки можуть бути заборонені (див. врізку на с. 6).

КРОК 6: ОРГАНІЗУЄМО РОБОТУ З ПРЕСОМ

Якщо захід вирішено висвітлювати в пресі, необхідно призначити відповідальних за цю частину підготовки заходу. Зазвичай це власна PR-служба, яка вирішує такі завдання:

Складає список редакторів та журналістів, присутність яких на церемонії бажана;

Пише прес-реліз та організує прес-конференцію;

Враховує кількість запрошених журналістів під час планування розміщення у залі присутніх під час офіційної церемонії, а також при замовленні напоїв та закусок;

Взаємодіє з пресою з усіх питань і стежить, щоб на прийомі журналісти не докучали гостям та винуватцю урочистостей, але безперешкодно виконували свою роботу.

КРОК 7: СКЛАДАЄМО СПИСОК ПІДРЯДНИКІВ

Коли ви визначилися з усіма виконавцями послуг та постачальниками товарів та продуктів, обговоріть умови співпраці. Переконайтеся, що всі підрядники відповідальні та перевірені.

Хто може входити до списку підрядників:

Друкарня, в якій буде надруковано запрошення, кувертні картки, програма заходу тощо. (Не забудьте про дизайнера!).

Кур'єрська служба для доставки запрошень.

Кейтерингова компанія або конкретні кухарі та офіціанти.

Організація, що відповідає за музичне супроводження (на прийомах такого рівня музика зазвичай жива).

Компанія, яка відповідає за розважальну частину програми (включаючи ведучого), або приватні особи, які надають відповідні послуги.

Перекладачі (якщо вони потребують).

Флористична компанія, яка відповідає за прикрасу приміщення.

Екскурсоводи. Якщо для проведення урочистостей вибрано історичне місце, то, можливо, є сенс запропонувати гостям приватні екскурсії. Як правило, це цікаво іноземцям.

Хостес-сервіс. Основна функція хостес - гостинно зустрічати гостей. Тут потрібно заздалегідь подумати, чи це стороння компанія, чи роль зустрічаючих візьмуть на себе свої співробітники. Якщо рівень гостей дійсно високий, то питати на вході, чи є у них запрошення, не надто чемно – потрібно знати всіх гостей в обличчя.

Послуги хостес не обов'язково може надавати спеціалізована компанія - це може бути хтось із підрядників, наприклад, кейтерингова компанія. Вимоги до представників служби стандартні: презентабельний зовнішній вигляд, володіння іноземними мовами, знання етикету, стійкість до стресу.

Фотограф/оператор. Крім преси зазвичай запрошують фотографа або оператора, який вестиме фото- або відеозйомку для особистого архіву сторони, що запрошує.

Транспортна компанія, що надає послуги трансферу, та готель, з якого укладаються домовленості щодо розміщення гостей.

Інші підрядники – залежно від особливостей конкретного заходу.

КРОК 8: ПОГОДЖУЄМО ВИМОГИ ВСІХ СТОРІН, МАЮЧИХ СТАВЛЕННЯ ДО ЗАХОДУ

Йдеться про те, щоб бажання замовника співпадало з баченням підрядника та можливостями приймаючого майданчика.

Усі сторони мають бути залучені до обговорення моментів, у яких так чи інакше беруть участь.

В ідеалі більшу частину нарад краще проводити у тому самому приміщенні, де проходитиме захід, за участю представника цього майданчика та підрядника.

Набагато простіше відразу пройти в зал для проведення урочистостей та спільно обговорити:

Чи підходить приміщення, чи може вмістити всіх гостей, чи можна організувати додаткові місця;

Де розташовуватиметься преса;

Чи потрібне додаткове оформлення;

Організаційно-технічні питання: оформлення сцени, мікрофони, звук, світло, гримерка, куліси, сценарій, таймінг та ін.

На місці легше переконатися, що всі зрозуміли одне одного правильно.

Наша порада

Після завершення наради надішліть усім учасникам лист або протокол з результатами обговорення та отримайте підтвердження.

КРОК 9: ВИЗНАЧУЄМОСЯ З ПАМ'ЯТНИМИ СУВЕНІРАМИ

Це гарний тон та мила традиція. Пам'ятними сувенірами на подібному заході можуть бути бутафорські копії медалі з вдячністю за участь від імені винуватця урочистості.

Або це можуть бути високоякісні альбоми на тему, що об'єднує обидві держави.

Як варіант, можна запропонувати гостям книги з історії того місця, де проводиться урочистість, якщо знакове місце.

Ідей багато. Головне, щоб це відповідало темі заходу та виглядало ненав'язливо.

Не потрібно пхати в руки гостям пакети з сувенірами – це не корпоратив. Достатньо розкласти їх, наприклад, у спеціально відведеному місці біля входу, щоб бажаючі могли самі вибрати сувенір на згадку.

КРОК 10: ПЛАНУЄМО РОЗСАДКУ ГОСТЕЙ ПІД ЧАС УРОЧИННОЇ ЧАСТИНИ ЗАХОДУ

Ми вже говорили про план розсаджування, але зупинимося на ньому ще. Зрозуміло, що на подібному заході планів розсадження може знадобитися щонайменше два протягом вечора: на офіційній церемонії вручення нагороди та на банкеті.

Обидва плани розсадки гостей обов'язково необхідно погодити з керівником.

Серед гостей можуть бути персони, які обіймають високі державні пости. Їм має бути приділена відповідна увага і при розсаджуванні, і протягом усього вечора.

Необхідно враховувати, що деякі з них захочуть привітати винуватця урочистості зі сцени. Це означає, що для бажаючих виступити треба зарезервувати перші лави.

Зверніть увагу!

Статус багатьох персон дозволяє їм не заздалегідь повідомляти про своє бажання публічно виступити - подібне бажання може бути спонтанним.

Тому організатору заходу треба завжди тримати руку на пульсі подій та намагатися їх передбачати. Є сенс поцікавитися у керівника його думкою з приводу того, чи хтось із гостей може виявити бажання привітати його зі сцени, і відповідно запланувати місця в залі для таких персон. Керівник знає своїх гостей краще - йому видніше, чи схильний гість до вимови промов та наскільки тісні їхні стосунки.

Можна спробувати самостійно проаналізувати список запрошених щодо того ж дослідження. Або найочевидніший варіант - зателефонувати помічникам передбачуваних вітачів та уточнити, чи немає в планах їхнього керівника такого бажання. У разі позитивної відповіді постарайтеся дізнатися про приблизну тривалість виступу. Це важливо зважати на те, щоб план вечора не вийшов з-під контролю.

КРОК 11: ЗАБЕЗПЕЧУЄМО БЕЗПЕКУ ГОСТЕЙ

Цей пункт є специфічним. Рівень заходу та його учасників вимагає того, щоб охорона, під'їзди до майданчика та доступ до урочистостей були організовані за вищим розрядом.

Зазвичай цим питанням повністю займається служба безпеки. Проте організатору заходу важливо знати всі деталі, щоб координувати дії гостей та відповідати на запитання помічників та інших наближених осіб учасників урочистостей.

Тут важливо розуміти, що кожна з ВІП-персон, які беруть участь у заході, матиме свою службу охорони. Всі ці люди захочуть заздалегідь особисто поспілкуватися з організатором урочистостей і дізнатися про всі технічні та організаційні деталі: як забезпечена охорона майданчика, як і хто контролюватиме під'їзд до входу та прохід у будівлю, де залишити машину, де знаходитимуться особиста охорона та помічники в очікуванні свого керівника, де і з ким сидітиме їхній керівник на вечорі, контакти всіх відповідальних за організацію заходу тощо.

КРОК 12: ОРГАНІЗУЄМО ТРАНСФЕР І ПРОЖИВАННЯ ДЛЯ ГОСТЕЙ

Організатори заходу, як правило, беруть на себе вирішення питань, пов'язаних із доставкою гостей на місце проведення урочистостей та розміщенням їх у готелі.

Це можливо у ситуації, якщо для винуватця урочистості та більшості запрошених рідне місто, наприклад, Москва, а церемонію вручення нагороди з тих чи інших причин вирішено проводити у Санкт-Петербурзі (або навпаки). Також це актуально у разі прибуття великої кількості іноземних гостей.

У такій ситуації бажано заздалегідь призначити співробітника, який відповідає виключно за питання трансферів та розміщення.

Потрібно простежити, щоб усі гості, яким потрібні послуги з організації проїзду та проживання, отримали контакти співробітника сторони, що відповідає за ці питання. І так, він має бути на зв'язку 24 години на добу.

Співробітник повинен мати достатній для вирішення більшості завдань рівень компетентності та вміння діяти самостійно. Крім того, він повинен мати необхідні повноваження та ресурси для надання оперативної допомоги гостям (наприклад, домовитися про заміну номера в готелі або продовження проживання). Всі ці питання швидше технічні, але від них залежить якість перебування гостя у сторони, що запрошує!

Як організувати трансфер та проживання гостей

■ Заздалегідь з'ясуйте, хто оплачує машини та готель – самі гості або сторона, що запрошує.

■ Уточніть, яким чином буде здійснено оплату: поразово або єдиним рахунком після завершення заходу.

■ Заздалегідь дізнайтеся про кількість гостей, які потребують відповідних послуг, і з урахуванням цього забронюйте номери в готелі та машини в трансферній компанії.

■ Продумайте, якого рівня номера для гостей потрібно забронювати та якого класу автомобілі замовити для трансферів. Можливо, буде потрібно скласти список.

■ З'ясуйте, за якою схемою будуть оплачені додаткові послуги для гостей - продовження проживання в готелі та/або користування трансфером, підвищення рівня готельного номера, замовлення додаткових послуг у готелі (друк документів, замовлення обслуговування в номер, оплата напоїв та закусок з бару тощо) .Д.).

■ Простежте, щоб за іноземними гостями були закріплені водії зі знанням відповідної мови.

■ Для швидкого зв'язку передайте телефонні номери водіїв тим гостям, яких зустрічатимуть в аеропортах та на вокзалах.

КРОК 13: ВЧИТУЄМО ДОДАТКОВІ ЗАПИТАННЯ ГОСТЕЙ

При великій кількості запрошених гостей, особливо якщо багато з них іноземці або інших міст, напевно виникне маса додаткових запитів і побажань: допомогти в оформленні в'їзних віз, придбати залізничні або авіаквитки, записати гостя на процедури в салон краси, підібрати місця для шопінгу , організувати індивідуальні екскурсії та ін.

Гостям, звичайно, ні в чому не можна відмовляти, але на момент надходження запитів потрібно чітко знати, хто і як це оплачуватиме і хто конкретно вирішуватиме ці питання з боку організатора.

У наступних номерах журналу ми поговоримо про те, як організувати день народження керівника у різних форматах – масштабний непублічний захід (без висвітлення в пресі) та закритий домашній (для своїх).

Спрінг-рол – весняні роли, або китайські млинці – рулетики, які формою нагадують голубці, але складаються з інших інгредієнтів. Як правило, це рисовий папір, морепродукти, локшина та різна зелень.

Сорбі (фр. sorbet) - заморожений десерт, приготований із цукрового сиропу та фруктового соку або пюре.

Із завданням складання плану заходів рано чи пізно доводиться зіткнутися з будь-яким керівником. Навіть якщо такий є в голові, перенесення його на папір іноді викликає труднощі. До того ж часто потрібно знати не лише те, як скласти план заходу, а й те, як захистити його перед начальством.

План заходів – що це таке?

Так називається документ, в якому ставляться цілі та описуються конкретні дії для їх досягнення із зазначенням термінів виконання. Крім того, їм обов'язково передбачено визначення осіб, відповідальних за виконання тих чи інших прописаних дій.

Складати план заходів можна для конкретних подій або той чи інший період роботи компанії або її підрозділу. Заходи у випадку можуть бути разовими і регулярними, для останньої категорії прийнято складати регламенти проведення. Наприклад, як скласти план заходів щодо усунення порушень дисциплінарного характеру?

Будь-який проект, що знову починається, обов'язково вимагає складання чіткої схеми. Це з труднощами у створенні роботи великої маси людей. Щоб кожен із працівників усвідомив свої обов'язки, йому потрібна докладно прописана інструкція, основи якої таки закладаються в плані заходів.

А він точно потрібний?

Це заняття - написання плану - забирає чимало часу, і часом виникають питання його доцільності. Слід чітко розуміти, що для правильності виконання будь-якого процесу необхідно врахувати всі дрібниці та передбачити можливі несподіванки.

Особливо важливо мати план заходів для грамотної організації фінансової сторони справи. Перекладаючи майбутній проект мовою цифр, ви стикаєтеся з необхідністю прораховувати кожну статтю витрат. Складаючи план, важливо дотримуватися принципів економії, використовувати наявні ресурси якомога раціональніше.

Якщо мета поставлена ​​складна, що включає цілий комплекс заходів, то відсутність заздалегідь написаного, чітко продуманого плану може призвести до повного хаосу. Кожен новий етап справи доведеться проводити локально, на що піде набагато більше сил та часу. При такому дробовому підході до справи великий ризик втратити загальний напрямок діяльності та зав'язнути у великій кількості малозначущих деталей.

Як саме він складається

Як скласти план заходу? При всьому величезному різноманітті вони мають приблизно однакову структуру і складаються з схожих пунктів з ідентичними за змістом термінами, які включають такі поняття:

  • Мета – планування заходів, конкретних результатів якого ми бажаємо досягти. Це основа всього плану, що складається.
  • До самих заходів відносяться ті дії, які мають призвести до досягнення очікуваних результатів.
  • Під результатом мається на увазі те, чого ми бажаємо досягти після виконання запланованого. Виражатися він повинен у конкретних показниках, що вимірюються цифрами та чітко прописаними досягненнями.
  • Терміни - це ті часові рамки, в які слід укласти всі заплановані заходи. Якщо йдеться про події, що регулярно повторюються, слід прописати їх періодичність.
  • Під ресурсами розуміються всі матеріальні, технічні, фінансові активи, виділені для проведення задуманого.
  • Відповідальними особами називають тих, хто керує заходом та відповідає за його результати. Як такі можуть виступати окремі співробітники чи цілі підрозділи підприємства (організації).

Важливим моментом є визначення єдиних критеріїв поставленої мети з урахуванням узгодження інтересів різних підрозділів та економічної доцільності.

Плани у різних сферах

Розглянемо як скласти план заходу на конкретних прикладах.

Припустимо, ви є керівником певної установи. Як скласти план заходів щодо охорони праці?

Алгоритм дій у разі виглядає так: роботодавцем повинна бути створена служба з охорони праці або призначено особу, відповідальну за цю роботу. Усе це фіксується відповідним наказом. План заходів є переліком того, у чому організація відчуває об'єктивні потреби відповідно до специфіки конкретного виробництва. При цьому необхідно враховувати наявні технічні можливості.

Складається план на конкретний рік із відображенням розрахункових термінів для проведення кожного з пунктів. У ньому обов'язково фіксуються прізвища та посади тих працівників, які відповідають за окремі етапи. Затверджується такий план колективним договором або угодою з охорони праці, яка приймається як додаток до нього.

Що він містить

Список може відрізнятися залежно від умов роботи тієї чи іншої організації, підприємства, установи. Пункти, що включаються до нього, можуть у загальному випадку мати такий вигляд:

  • оцінка умов трудової діяльності та перерахування необхідних заходів за її результатами;
  • заходи щодо технологічного переобладнання;
  • придбання засобів захисту працівників;
  • перевірка та модернізація засобів захисту та сигналізації;
  • встановлення автоматизованої системи контролю;
  • механізація процесів очищення та роботи з відходами, а також обробка небезпечних та шкідливих речовин.

  • модернізація вентиляційної системи;
  • перевірка та оптимізація потрібного рівня освітлення;
  • розробка та встановлення обладнання для організації відпочинку людей та забезпечення питною водою;
  • придбання необхідних засобів захисту та їх зберігання;
  • проведення інструктажів та навчання персоналу техніки безпеки та охорони праці;
  • навчання людей прийомам першої медичної допомоги;
  • проведення регулярних лікарських оглядів, а також оздоровчих та спортивних заходів для працівників тощо.

Займемося охороною природи

Інший приклад - складання плану заходів щодо охорони навколишнього середовища. При проектуванні та зведенні будь-якого об'єкта цей документ є обов'язковим і включає не тільки цифри, але й схеми і діаграми.

Розробка його ведеться на основі креслень об'єкта, схематичного планування того населеного пункту, де розташований, генпланів прилеглих підприємств. У ньому мають бути враховані вимоги закону щодо збереження природних ресурсів.

Як скласти план заходів щодо охорони природи? Основні його пункти - це список дій, мета яких - захистити довкілля, та перелік очікуваних результатів. Перша (основна) частина плану повинна включати роботу з з'ясування рівня шкоди, завданої об'єктом природі. Далі – дії, здатні ліквідувати чи звести до мінімуму дані негативні впливи.

Що ще він включає

Третій важливий пункт - докладний кошторис, що враховує всі витрати на здійснення запланованих заходів. Обов'язковим додатком цієї документації має бути карта-схема з позначенням навколишніх територій, які можуть постраждати від діяльності підприємства або внаслідок теоретично можливої ​​аварії.

Передбачувана результативність запланованих дій визначається шляхом аналітичних експертних оцінок, що приблизно визначають ступінь майбутнього шкідливого впливу об'єкта. Фахівцями також пропонуються способи зменшення очікуваного негативу, що обов'язково має визначити свій відбиток у плані.

Інший пункт документа повинен містити конкретні дані щодо розрахунку обсягу виробничих відходів із встановленням їх допустимої кількості та способи зменшення викидів.

Як скласти план заходів щодо ГО

Якщо необхідно розробити план заходів цивільної оборони, попередньо слід вивчити вказівки керівництва та уточнити розпорядження начальника ГО району. Керівнику організації перед розробкою такого документа слід зв'язатися з військовим комісаріатом та з'ясувати дані щодо постачання необхідної техніки та висновків, прийнятих для можливих випадків стихійного лиха або серйозних аварій.

На основі цих вказівок слід починати розробляти плани для конкретної установи чи організації. Головна умова - відображення реальних та обґрунтованих з наукової точки зору заходів. Слід враховувати обстановку у разі можливого застосування зброї потенційним противником, на основі чого можна буде розрахувати необхідну кількість коштів та сил для ліквідації небезпечних наслідків та налагодження трудової діяльності об'єкта.

Весь комплекс запланованих дій має бути ретельно продуманий з метою оптимізації витрат сил, часу та засобів та уникнення необґрунтованих втрат людей та техніки.

Де вони складаються

Плани можуть належати до лікарень, підприємства НС та економіки. Вони можуть стосуватися закладів освіти, культури чи охорони здоров'я. Такі плани управляють захистом населення у воєнний час або складаються на випадок аварій або непередбачених стихійних лих.

Наступний пункт - планомірність та приведення об'єкта в готовність із зазначенням послідовності виконання кожного з дій. Якщо йдеться про мирний час, слід передбачити заходи, які мають на меті попередити надзвичайні ситуації, а також ліквідувати наслідки тих, що вже трапилися.

План роботи з цивільної оборони кожного об'єкта має бути включений до переліку основних заходів щодо захисту населення на поточний рік. Мета такого планування - організований переведення до умов воєнного часу, теоретична необхідність у якому має враховуватися за визначенням.

План цивільної оборони обов'язково повинні мати в своєму розпорядженні установи, які передбачають масове перебування в них людей. Необхідність такого плану диктується можливістю терористичних загроз і спрямована на підвищення ефективності екстрених заходів та організації аварійно-рятувальних робіт.

Вирушаємо до лікувально-профілактичного закладу

Плани заходів складаються в різних сферах. Якщо, припустимо, за родом службових обов'язків вам належить скласти план дезінсекційних заходів у ЛПЗ, слід передусім проаналізувати обстановку щодо ключових моментів, що потребують уваги керівництва саме в даній сфері.

Такий план може складатися з організаційних заходів, що включають виступи та лекції для медперсоналу з профілактики інфекційних захворювань з організацією заліків, проведення та контроль якості роботи дезінфекційного та стерилізаційного характеру, генеральних прибирань у кожному з відділень, виявлення випадків інфекційних захворювань та проведення комплексу протиепідемічних заходів.

Планом мають бути передбачені адміністративні обходи всіх підрозділів з метою проконтролювати дотримання санітарно-гігієнічного режиму, складання графіку заходів щодо дезінсекції та дератизації, проведення необхідних санітарно-мікробіологічних лабораторних досліджень. До переліку дій обов'язково має бути включене забезпечення, ремонт чи заміна медичного обладнання, запровадження нових методів стерилізації та дезінфекції. Крім того, необхідно запланувати заходи щодо підготовки приміщень до опалювального сезону, систематичного знезараження повітря, провітрювання палат та дотримання температурного режиму.

Повинний бути передбачений достатній запас лікарських та дезінфікуючих засобів, проведені профілактичні бесіди серед пацієнтів щодо запобігання інфекційним захворюванням та необхідності здорового способу життя.

Як скласти план заходів загальношкільного батьківського комітету

Плани заходів часто розробляються у сферах громадського контролю. Як приклад, можна розглянути роботу шкільного батьківського комітету. Метою його діяльності є активна участь у шкільному житті, допомога педагогічному колективу, організація різноманітних заходів із дітьми.

Батьківський комітет обирається загальними зборами на період, рівний зазвичай одному навчальному році, і йому належить вирішувати завдання з виявлення потреб та інтересів школярів, визначення шляхів їх досягнення та складання відповідної програми.

Як скласти план заходу у школі? Чим саме має зайнятися батьківський комітет? Перелік може полягати у проведенні запланованих батьківських зборів у класі із формуванням шкільного активу, оформленні інформаційних стендів, роботі з неблагополучними сім'ями, що підлягають внутрішньошкільному обліку. В даному випадку завданням батьківського комітету є бесіда з тими з батьків, які не в змозі забезпечити необхідний контроль за поведінкою та навчанням дітей.

Про що не слід забувати

План має передбачити складання графіка проведення зборів, організацію шкільного харчування, питання медичного обслуговування та виконання санітарно-гігієнічних заходів. У ньому може порушуватися питання шкільних суботників із залученням батьків, а також організація круглих столів, профорієнтаційних заходів та батьківських консультацій.

Окремим пунктом обов'язково має бути включено інформування шкільного керівництва про прийняті комітетом рішення та перебіг їх виконання.

Як правило, до плану заходів батьківського комітету включаються питання підсумкової атестації старшокласників, зустрічі з вчителями з метою консультацій. Згідно з планом, батьків також залучають до позакласних заходів та спортивних змагань у рамках усієї школи чи окремого класу.

Додатковим пунктом може бути нагородження батьків за успіхи у справі виховання та активну участь у шкільному житті.

Про ключові моменти, на які слід звернути увагу організатору заходу, розповіла Ірина Прокоф'єва, операційний менеджер Програми ЄС та Східного Партнерства «Культура та Креативність».

Коли я готувала свою першу подію, мені розповіли про кумедне правило «Качиної особи» ( The Duck Face Rule ). Це означає, що зовні ви маєте бути спокійним і умиротвореним. Насправді ж ви активно гребете лапками під водою, щоб утриматися на плаву, але ніхто не повинен про це дізнатися. Досі я вважаю це найціннішим правилом.

Організація заходу – непросте завдання, але я можу виділити 10 ключових моментів, на які слід звернути увагу, щоб усе пройшло успішно.

1. Визначте цілі та формат.

Здається, очевидним, але до цього питання варто підходити критично. Сформулюйте мету максимально конкретно: ви хочете донести знання до учасників, віддячити партнерам, зібрати гроші на проект чи зробити гостям естетичне задоволення? Від відповіді залежатиме формат заходу: концепція, час проведення та тривалість, ролі у команді, оформлення залу, їжа та звук.

Намагайтеся не зациклюватися на традиційних форматах. Зверніть увагу на «(не)конференцію», формат «печа-купа», TED -формат, тематичні сніданки, онлайн події, заходи на відкритому повітрі. Головне, щоб формат сприяв досягненню цілей заходу.

2. Зверніть увагу на планування.

У плані продумайте логістику, контент та просування заходу. Створіть документ, доступний всій команді, в якому кожен зможе бачити завдання один одного та загальну картину. Спочатку підготуйте список головних завдань, а потім максимально деталізуйте у вигляді конкретних кроків, які потрібно зробити. Важливо вказати у плані час, необхідний виконання завдання. Часто його недооцінюють, і підготовка йде повільніше, ніж ви очікуєте.

Для планування можна використатишаблони Google , програми, наприклад,Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Чи не підведе і звичайний документ Excel.


3. Складіть бюджет з урахуванням непередбачених ситуацій.

Подивіться на список своїх завдань та відобразіть їх у бюджеті. Також варто подумати про резерв на випадок непередбачених ситуацій. Наприклад, у моїй практиці був випадок, коли в день проведення заходу просто неба раптово пішов дощ. Довелося терміново змінювати локацію та транспортувати всю техніку та меблі. Такі ситуації краще заздалегідь продумати і підготуватися до них фінансово.

Як варіант можна використатитакий шаблонбюджету, а можна адаптувати його або вигадати свій.

4. Він у деталях.

Якщо хочете приємно здивувати своїх гостей, продумайте все до дрібниць: як проходить реєстрація, хто і в якому вигляді зустрічає учасників, яка грає музика, чи є у вас цікавий фотокут, як оформлені ваші презентації та одягнена команда, чим заповнені перерви.

Наприклад, під час реєстрації можна надати учасникам можливість відвідати короткий майстер-клас, пограти в ігри або переглянути інформативні відео.

Намагайтеся здивувати людей і створити wow -ефект, перевищте їх очікування у звичайнісіньких речах. Саме це створює атмосферу заходу.

5. Перевіряйте локацію та продумайте план «Б».

Завжди перевіряйте локацію ще на етапі її вибору. У найнесподіваніший момент може з'ясуватися, що в залі погано працює кондиціонер, немає туалету для людей з особливими потребами або ширина дверного отвору не дозволяє занести техніку всередину. Тому тестуйте такі моменти наперед.

Якось я проводила конференцію на 50 учасників, і через годину після початку власник приміщення попросив нас піти без пояснення причин. У підсумку ми провели годинний тренінг з учасниками у парку неподалік, поки не знайшли нового приміщення. Здається, що з вами такої ситуації не станеться, але краще мати план «Б».

6. Розподіляйте зони відповідальності.

Дуже важливо розподілити завдання між членами команди не лише на етапі підготовки, а й під час проведення заходу. Розподіліть відповідальність людей за зонами. Наприклад, хтось відповідає за зону реєстрації, хтось за зустріч спікерів, хтось за техніку, хтось за кейтеринг, хтось за взаємодію з медіа тощо. У кожного має бути своя зона, яку слід контролювати весь час заходу.

Роздайте всій команді документ із розподілом обов'язків, щоб кожен знав, до кого, з яким питанням звертатися.


7. Розкажіть про захід своєї аудиторії.

Не варто недооцінювати час, необхідний успішного просування заходу. Тип події, його цільова аудиторія, внутрішні ресурси та бюджет визначать ваш маркетинговий підхід. Вибираючи інформаційних партнерів, зосередьтеся на тих, хто спілкується саме з аудиторією. Краще мати трохи партнерів, але цільових, ніж розповісти про подію всім.

Також важливо створити одне ключове повідомлення, яке транслюватиметься всіма каналами. Переконайтеся, що воно лаконічне та точно передає ідею заходу вашої аудиторії.

8. Зверніть увагу на сервіс.

Подбайте про те, щоб ваша команда дотримувалася правила «Качиної особи». Будьте привітні з усіма учасниками, спікерами та партнерами. Намагайтеся вирішити їхню проблему чи питання та задовольнити очікування, навіть якщо ви відчуваєте втому і у вас все йде не за планом. Зрештою, люди запам'ятають саме те, як до них ставилися і яку атмосферу створили, а не розповідав спікер зі сцени.

9. Зробіть фінальну перевірку протягом доби до заходу.

Переконайтеся, що ви повідомили учасників, як дістатися до локації, запросили всіх важливих гостей, підготували друковані матеріали, аудіо- та відеоконтент. Перевірте, чи всі правильно розуміють свої завдання та зони відповідальності, чи готове приміщення. Для цього складіть чек-лист, наприклад,такий.

Аналогічні чек-листи можна скласти і для перевірки готовності в день заходу: чи на своїх місцях, чи все працює, чи все йде за графіком.

Обов'язково роздрукуйте програму заходу, нехай вона буде у всіх членів команди та волонтерів. Також повідомте всім основні контактні номери для зв'язку між собою або на випадок екстрених ситуацій.

10. Попросіть зворотній зв'язок.

Швидше за все, після заходу ви будете втомленими та задоволеними, але вам буде складно об'єктивно оцінити, як усе минулося. Тому попросіть учасників заповнити роздруковані оціночні листи наприкінці події або онлайн-форму після повернення додому. Нехай вони оцінять різні аспекти: логістику, спікерів, місце проведення та роботу організаторів. Ця інформація допоможе уникнути помилок у майбутньому та покращити якість ваших подій. Якщо є можливість, зберіть відгуки за допомогою соціальних мереж або запишіть відеовідгуки наприкінці заходу. Це стане в нагоді, якщо ваша подія буде організована знову.

Хоч би який захід ви організовували, будьте налаштовані оптимістично і не бійтеся несподіванок, і тоді ваша подія пройде успішно!

---

Ірина Прокоф'єва,операційний менеджер Програми ЄС та Східного Партнерства «Культура та Креативність», сертифікований проектний менеджер ( IPMA, рівень C ), співавтор проекту Start2 Go . Працювала на глобальному та національному рівнях міжнародної організації AIESEC . Є досвід проведення заходів різного формату: від одноденних тренінгів до міжнародних конференцій та фестивалів.

Усім Здрастуйте!

У кожної людини в житті буває безліч моментів, пов'язаних з урочистістю. Свята взагалі класне проведення часу, тому до проведення свята варто підійти з розумом, і обов'язково скласти план його проведення.

Тепер приступимо до детального складання плану проведення свята, і перше, про що варто потурбуватися, — це місце його проведення.

Місце проведення свята

Залежно від місця проведення свята план організації свята слід внести свої корективи. Майданчик для проведення свята може бути організований у різних місцях.

Перший варіантце орендоване приміщення, кафе, клуб, кав'ярня чи ресторан.

Якщо ви вирішили орендувати приміщення, то слід відразу обговорити з його власниками питання його прикраси, музичної апаратури, ді-джея, меню з напоями та закусками.

Можливо, умови надання цих послуг добре впишуться до бюджету проведення заходу, і ви займетеся іншою підготовкою.

Другим варіантом для місця проведення свята може бути природа. Виїхати на захід на природу, чи то в ліс, чи на водойму, та хоч посеред поля – це чудова ідея.


Під час проведення заходу на природі слід подбати про укриття на випадок негоди, також варто продумати питання автономного енергопостачання, якщо планується організувати велике свято.

Ну і третій варіант: можна запланувати проведення свята у себе вдома, цей варіант підійде, якщо ви живете у своєму будинку, або у вас є заміський будинок. Мені він найбільше до вподоби, тому що я живу в домі.

Виберіть правильний час

Обов'язково прорахуйте початок проведенняподії. Причому при призначенні часу врахуйте такі моменти:

Перше:Зручність для гостей – сюди зважте на закінчення робочого часу, час на підготовку до походу на свято, дорогу до місця його проведення.

Друге:Обставини, від яких залежить початок заходу (у разі якщо свято прив'язане до якогось часу доби)

Третє:Час роботи транспортних організацій, адже не всі мають автомобілі, хтось поїде до вас на громадському транспорті.

Коли час початку свята запланований - обов'язково попередьте всіх гостей, наприклад, розішліть або розвезіть запрошення, або просто всіх зателефонуйте.

Тепер настав час запланувати бюджет свята

Бюджет заходу

Бюджет заходу залежить від таких факторів:

1. чисельність гостей, - Виходячи з чисельності будуть варіюватися витрати на їжу та напої, а також кількість подарунків.

2. меню свята– потрібно грамотно продумати меню свята і скоригувати фінанси в залежності від того, яку ви подаватимете їжу і що питимете (якщо будете).

3. Виходячи з програми свята та наявності та кількості конкурсів – заплануйте витрати на призи та подарункипереможцям цих конкурсів.


4. Обов'язково придумайте будь-який сюрпризна свято, не забудьте врахувати витрати на нього.

5. Прикраса майданчикатакож може вплинути на бюджет заходу.

Наступним етапом складання плану організації свята буде:

Розподіл обов'язків

При розподілі обов'язків слід вибрати ведучого,який коригуватиме хід свята і спрямовуватиме його, при необхідності, у потрібне русло.

На його плечі також ляже обов'язок дотримуватися своєрідного регламентпроведення заходу (час проведення конкурсів подача певних страв, корекція роботи ді-джея) загалом, ведучого потрібно вибрати розумного та заводного.

Призначте йому пару помічників з гостей, тільки попередьте їх заздалегідь.


Організуйте музичний супровід. Заздалегідь підготуйте необхідну музику, обговоріть, чи не потрібна ведучому музика для програми проведення свята.

Може так виявитися, що потрібні різні мінусівки або якась пісня, яку колись буде потім шукати. Також подивіться, як може вплинути на настрій.

Як варіант можна найняти діджея, але йому теж варто переговорити з ведучим за пару днів до свята, щоб він підготувався.

Найміть фотографа або попросіть когось із знайомих, які мають навички фотографування, для організації фотозйомки свята. Повірте переглядати надалі хороші фото завжди приємно.

Відеозйомку заходу теж можна організувати, але це на любителя, що часто буває достатньо фотографа.

Складання програми

Разом з ведучим розробте програму проведення свята, ретельно продумайте регламент проведення заходу.

У програму свята увімкніть взаємодію гостей один з одним, наприклад проведення конкурсів, змагань, програвання кумедних сценок, загалом проявите фантазію або скористайтеся інтернетом. Придумайте будь-який сюрприз на свято.

Після складання програми організуйте взаємодію ведучого, ді-джея та помічників ведучого.


Ну і нарешті, коли свято настало, то святкуйте його з душею, не полийте в себе тоннами алкоголю, беріть участь у всіх конкурсах, не хвилюйтеся, святкувати треба з розмахом будь-який захід.

Добре організоване свято запам'ятається надовго, і бажано, щоб це були добрі спогади. Тому обов'язково продумуйте організації майбутнього свята.

На цьому закруглююсь, не забуваємо підписуватись на оновлення блогу, з Вами був автор блогу « » Меньков Сергій.

Усього доброго щасливо провести час!

PS. Я трохи граю на гітарі, тому регулярно відвідую Youtube у пошуках цікавої гри на гітарі, послухайте заворожує!